時間：2023-05-28 09:24:34
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案局與檔案館的關系，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
摘要 ：本文論述了檔案行政管理部門的宏觀管理職權在業務指導工作中的定位，希望把接收檔案的工作做好，共同推動我國檔案事業的健康發展。
關鍵詞：檔案管理；業務指導
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
《中華人民共和國檔案法》第六條規定：“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業，對全國的檔案事業實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導”，同時規定“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案工作實行監督和指導?！边@就明確界定了從中央到地方我國各級人民政府的檔案行政管理部門（以下簡稱各級檔案局）對相應行政區劃內所屬單位檔案工作的宏觀管理、監督和指導權，這是保證我國檔案工作管理體制得以正常運行的法律依據，是各級檔案局代表相應行政區劃中的人民政府從宏觀上、整體上協調本行政區劃內檔案事業內部各項關系的基礎。也正是這個法律依據，為檔案事業內部各項業務工作的健康協調的發展提供了可靠的保障。可是，相當長一段時間以來，特別是我國檔案工作實施達標升級工作以來，各級檔案局對有關單位檔案工作的業務指導進入了一定的誤區，那就是因指導得太細太具體，不僅使檔案局的這種宏觀指導職能轉變為微觀指導職能從而使自己陷入瑣碎的事務中而不能自拔，而且削弱了檔案館對檔案室與檔案館工作相聯的那部分業務技術工作的指導權，影響了檔案館同檔案局、檔案室之間的關系，使檔案館接收檔案的工作陷入到比較被動的局面。
《中華人民共和國檔案法》第八條規定，“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案”。這就嚴格規定了各級各類檔案館對各分管范圍內應該移交檔案單位的檔案接收權，檔案館接收檔案，是法律賦予檔案館的權力之一，從檔案館業務工作的流程來看，它是檔案館工作的基礎和起點，對將來保證檔案的完整與安全、最大限度地提供檔案信息服務從而最終實現檔案的社會意義與價值具有重要的作用。
從法律賦予檔案館接收檔案的權力的角度來看，對各單位檔案室應該移交進館檔案所必須達到的業務技術標準與規范的日常業務指導與監督權，理應由檔案館的收集部門來行使，因為這部分檔案最終要移交到檔案館來保管，其分類、整理的質量直接關系到保管與利用的水平。過去，因為檔案館沒有充分有效地行使這種權力而使進館檔案不符合保密要求，從而必須由檔案館重新整理使檔案館的工作陷入無可奈何的被動局面的事實，就很好地說明了這一點。當然，檔案館對檔案室檔案的業務指導與監督權，只能嚴格限定在案卷的業務技術標準與規范上，具體包括如下內容：①卷內材料是否符合構成案卷的一般標準；②各種檔號的填寫是否符合國家規范；③案卷封皮是否達到了規定的要求；④有關目錄的編制是否完備；⑤檔案載體的理化狀況是否符合進館要求。另外，檔案館對檔案室上述業務工作的指導權必須以有關法規、政策、規范、標準為依據來行使才算真正有效。這是問題的關鍵所在，因為制定法規、政策、標準與貫徹實施法規、政策、標準是兩種不同的職能，必須由不同的部門來承擔，這樣才能構成一個有效工作系統。而我們檔案部門恰恰是在這個問題上犯了一個不小的錯誤。在檔案事業系統內，各級檔案局是抓宏觀的，是制定政策、法規、標準的主體，檔案室與檔案館則是實施檔案局所制定的各種政策和業務標準的具體單位，這兩種職能在我國檔案工作的有關政策及檔案學理論界似乎并沒有太大的爭議，但由于我們的政策、法規沒有嚴格區分它們的具體歸屬部門，所以在實踐中造成了檔案局業務指導權無限擴大的現象，以致于檔案局在指導基層檔案室的工作時，甚至具體到了手把手傳授如何立卷技巧的地步，類似于在業務指導過程中越權的現象，在我們檔案系統內檔案局對檔案室和檔案館以及其它部門的業務關系中還普遍存在，這就難怪我們各級檔案局總是叫喊人手不夠、工作量太大，而檔案館卻又抱怨無事可做耐不住寂寞了。
要走出檔案業務指導工作中的誤區，給檔案局業務指導工作的層面及內容進行準確的定位，各級檔案局就必須認真對自己的業務指導、監督與檢查權進行研究，在調查研究的基礎上嚴格界定自己的指導、監督與檢查的內容，因為《中華人民共和國檔案法》雖然規定了各級檔案局對本行政區域內所有單位檔案工作的監督指導權，但對監督和指導的形式和內容沒有具體的規定，《中華人民共和國檔案法實施辦法》對檔案局的監督指導權也沒有更詳細的規定，這就要求各級檔案局從實際出發，根據檔案工作的內在規律制定出具體的、可操作的監督與指導范圍與形式，以便檔案局、檔案館、檔案室各司其職，在科學合理的分工下協調地開展工作。
根據國家檔案工作的有關法律、法規的規定，結合目前我國檔案業務指導工作越來越繁重的客觀實際，我國各級檔案局對外業務指導的層面應該定位在立檔單位而不是立檔單位內的檔案室上。對立檔單位檔案工作的指導包括下述內容：1、必須建立檔案工作， 完善檔案工作制度；2、設立檔案工作機構（一般是檔案室）并配備相應的人、財、 物力保證單位檔案工作的正常開展；3、確定分管檔案工作的領導。 如果有關單位不按上述要求保證檔案工作的開展，檔案局就有權依法提出整改措施。當某個單位按照要求建立了檔案室并配備了相應的條件，對檔案內具體業務工作的開展，則由檔案室根據有關規定自行開展，考慮到檔案室的重要檔案最終要移交到檔案館去的，檔案室的業務工作都是圍繞著形成合格的進館案卷來開展的，因此，檔案室日常業務的指導工作可以交由檔案館的收集部門來承擔。這樣可以密切檔案館同檔案室的業務聯系，使檔案室提前形成符合進館要求的案卷，從而避免因館室業務脫節造成的移交進館的檔案不符合要求必須返工的巨大浪費。
立檔單位與立檔單位內檔案室，是兩個不同的概念，在機構的級別上處于不同的層次，對立檔單位進行指導，是對整個單位而言，是宏觀的，是對單位領導以及這個單位關于檔案工作所提供的條件的要求；對檔案室進行指導，是對一個單位的局部而言的，具體來說，是對檔案室工作人員的業務要求，是微觀的。過去，對立檔單位與檔案室，我們在概念上是分開的，但實際業務工作中則是混淆的，甚至是視為同一的。這在過去檔案業務指導量小的情況下是看不出弊端的，但在達標升級工作廣泛開展、檔案業務指導工作量大面廣的現在就不行了，它會嚴重影響到檔案行政管理部門宏觀指導職能的正常發揮。當然，我們說檔案局的業務指導只定位在立檔單位而不是檔案室，絕對不是要否定檔案局對檔案室的業務進行宏觀指導和監督檢查的權力，而只是想讓我們檔案工作者認識到，檔案館對檔案室屬于進館案卷質量方面的業務指導權，同檔案局對各個立檔案單位檔案工作的宏觀指導權一樣，都是《中華人民共和國檔案法》所賦予的權力，不得相互混淆，更不能由一方長期包辦而混然不覺。檔案局管宏觀、管整體（這其中就包括對檔案館的宏觀指導），檔案館根據檔案局確定的原則、技術標準與規范行使自己職能范圍內的職權，這兩個不同層次的職能的有效區分與實施，不僅能使各級檔案局從沉重的具體業務工作中解脫出來，真正發揮宏觀協調的作用，而且還能充分調動各級檔案館的積極性，發揮它們的主動權，把接收檔案的工作做好，共同推動我國檔案事業的健康發展。
明確發展思路 轉變機關工作作風
在某種意義上，切合實際的發展規劃和工作思路是事業能否繁榮昌盛的關鍵。云南省檔案局館領導班子緊緊抓住這一事關全局的核心問題，于2002年明確提出了云南省檔案工作的發展思路――“依法治檔，科技興檔，發揮效益，強化服務”。這一工作思路不僅明確了云南檔案事業發展的目標，而且提出了檔案事業發展的工作要求。
思想作風、工作作風建設是提高檔案工作凝聚力和戰斗力的重要途徑。針對檔案干部隊伍長期存在的“眼睛向上，兩手向外”，按部就班、不思進取的“等靠要”思想及工作作風“軟、懶、散、滑”的現狀，局黨組相繼在省檔案局館機關開展了“愛崗敬業教育”、“團結干事教育”、“黨風廉政教育”和“思想作風教育整頓”活動，在取得階段性成果后，又在實施“云嶺先鋒”工程的同時，在全省檔案干部隊伍中開展了與時俱進，樹立開拓創新形象；愛崗敬業，樹立樂于奉獻形象；自強不息，樹立“冷門熱心干”形象；顧全大局，樹立團結干事形象；廣開言路，樹立當家作主形象；遵紀守法，樹立清正廉潔形象；客觀公正，樹立公道正派形象；艱苦樸素，樹立勤儉節約形象等“八種形象”和增強學習意識、政治意識、大局意識、團結意識、創新意識、發展意識、服務意識、安全意識等“八種意識”的活動。這些活動使大家認識提高了，關系和睦了，心氣順暢了，紀律加強了，干勁鉚足了，作風轉變了，形象改善了，一種講團結、講干事、謀發展的良好工作氛圍已在全省檔案部門逐漸形成。
抓宣傳工作 營造良好檔案工作氣氛
針對檔案工作知名度不高，社會認知度小，有些地方對檔案工作重視不夠的現狀，云南省檔案局一是把檔案工作的建設提到了法制的高度，使各級黨委政府對檔案工作建設的嚴肅性、重要性和緊迫性的認識有了進一步的提高；二是在省長2003年和2004年政府工作報告中，分別寫入了“管好用好檔案”和“做好檔案工作，發揮檔案資源效益”的有關檔案工作的論述，并在省政府工作任務分解中列入檔案工作，使檔案工作這項各項事業發展的基礎性工作得到加強；三是加強愛國主義教育基地建設和已公開現行文件查閱中心建設，拓展服務領域，提高服務水平。云南省檔案館相繼舉辦了面向社會的“云南省建國50年成就展”、“云南省檔案館館藏名人照片檔案展”、“南洋華僑機工回國抗戰檔案史料展”，接待參觀人數近5000人次。此外，我們還編輯出版了極具收藏價值和可讀性、資料性的《中國檔案精粹?云南卷》、《清末民初的云南》、《》、《抗美援越》等畫冊和匯編，得到了省級有關部門的高度贊揚和廣大讀者的熱烈歡迎；四是注重檔案宣傳工作，圍繞中心工作積極開展宣傳，為云南檔案事業的發展營造了一個很好的氛圍。
以成立“現行公開文件查閱中心”為突破口，創新檔案工作服務機制
2002年11月6日，云南省檔案局成立了“云南省現行公開文件查閱中心”，同時發出通知，要求全省各地、州、市綜合檔案館在2003年6月底前成立現行公開文件查閱中心，縣（市、區）級有條件的檔案館在2003年底前必須開展這項工作。
為保證成立已公開現行文件查閱中心的工作能在全省各地盡快貫徹落實，云南省檔案局根據先建立，后完善的方針，通過樹立典型、強化培訓等方式，按照一是要有一個向黨委政府的請示；二是要收集一批能夠提供人民群眾查閱利用的已公開現行文件；三是要將提供群眾查閱利用的已公開現行文件提交保密部門備案；四是要安排一間房間，條件好的可單獨安排，條件差的可利用現有的檔案查閱室；五是要舉行一個成立儀式，廣泛邀請新聞媒介參加，擴大知名度、增加影響力等一套符合云南實際的工作方法及程序，大力推動“已公開現行文件查閱中心”的成立工作，并將“公開現行文件查閱中心”的成立，列為2003年度檔案行政執法檢查的內容。
為保持已公開現行文件查閱利用工作的生命力，云南省檔案局還下發了《關于進一步做好現行公開文件查閱中心工作的通知》，要求各地進一步建立完善回訪制度、跟蹤服務制度、首問負責制度、承諾服務制度等規章制度，加大文件資料收集力度，拓展服務領域，積極開展“紅頭文件三下鄉”、電話代查、網上查閱、開通服務熱線、開展周六服務等活動。
截止到2004年底，全省147個綜合檔案館全部成立了“現行公開文件查閱中心”，收集已公開現行文件141720件，接待查閱者2萬余人次。
積極爭取資金 加州市縣檔案館庫建設
檔案館庫是保管保存檔案的重要基地，是保證檔案安全與完整的物質基礎與條件。目前全省共有147個州市縣級檔案館，檔案館庫建筑總面積79672m2，保存有500余萬卷（冊）的檔案資料。但是云南省的絕大多數州市縣檔案館都建蓋于上世紀80年代，存在著檔案庫房庫容飽和、館庫危舊房問題突出、部分縣級檔案館無檔案庫房或檔案庫房與縣城和辦公區分離、檔案館庫房結構不合理等問題，這些問題致使絕大多數州市縣檔案館檔案保管條件極其簡陋，檔案安全保管得不到基本的保證，存在發生檔案蟲害和安全事故的隱患，同時1993年前的已到接收入館年限的1999926卷因庫容飽和不能按時接收進館，1993年至2003年形成的4158946卷即將需要接收進館的檔案也將無法按時接收進館。州市縣檔案館館庫的這種現狀已經嚴重威脅著檔案的安全與完整，并成為云南省檔案事業發展的瓶頸。
面對困難，云南省檔案局把解決這一問題作為發展全省檔案事業的突破口。首先，立足現實，著眼未來，確定州市縣檔案館館庫建設規模為：州市檔案館3000m2，庫房不得少于2000m2，縣檔案館1500m2，庫房不得少于1000m2，這個標準可滿足今后30年州市縣檔案工作的需要；其次，經過省檔案局的積極請示、匯報和協調，徐榮凱省長親自批準的1000萬元州市縣檔案館庫建設省級補助資金已于2003年和2004年由云南省發展改革委員會發文正式下達計劃，全省共有76個地縣獲得檔案館庫建設省級補助；第三，云南省政府同意印發的《省檔案局關于實施檔案工作“八項工程”加快云南檔案事業發展的意見》明確了州市縣檔案館的核心任務、館庫規模和標準，為州市縣檔案館庫的建設提供了強大的政策支持與組織保證；第四，省檔案局和省發展改革委員會一起與獲得州市縣檔案館庫建設省級補助的州市縣的主要領導簽訂了《重大基本建設項目責任書》，明確了館庫建設的工程投資總額、建設規模和內容、資金來源、地縣配套資金數額、工程建設時間及雙方的責任，保證了建設的順利實施；第五，省檔案局領導在檢查、指導工作和調研中，積極爭取當地黨委政府領把檔案館庫建設列入當地政府的基建計劃；第六，積極推廣部分地區建蓋檔案館的成功經驗，推動全省地縣檔案館庫的建設。
2011年11月21日，國家檔案局了第9號令，公布了《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》（以下簡稱《規定》）。它標志著我國各級國家檔案館檔案資源建設步入了新的發展階段，必將對全面實施“三大戰略”，加快推進“三大體系”建設，實現檔案館“五位一體”的功能產生積極而深遠的影響。當前，正值檔案部門全面學習貫徹《規定》之際，筆者結合工作實際，談一點膚淺看法，供同行參考。
《規定》是在全面建設小康社會進程日益加快，檔案工作理論和實踐不斷發展，檔案工作領域不斷延伸，檔案的門類和載體形式不斷拓展，檔案資源結構發生了深刻變化，原《規定》已不能完全適應新時期建設覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系的需要等背景下，修訂并頒布施行的?！兑幎ā酚性S多創新點，其中擴大了檔案的接收范圍、突出了綜合檔案館的主體地位，是其最鮮明的特點。學習貫徹《規定》，應注意處理好以下幾個關系。
一、處理好與國家檔案局第8號令和《國家基本專業檔案目錄》的關系。8號令是各級機關正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限的根本依據，而機關檔案資源建設又是國家檔案資源建設的基礎，是各級檔案館檔案資源的重要來源之一。實踐中，一些立檔單位檔案人員對保管期限劃分把握尺度不一，注重紅頭文件保管期限的劃分，而把反映本單位職能活動的綜合編研材料、獲獎作品等劃為定期或作資料保存，勢必造成國家檔案資源的流失。貫徹《規定》，應做好與8號令的有序銜接，各立檔單位應對本機關制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定來一次回頭看，如發現保管期限劃分不嚴謹的，應及時修訂，使保管期限劃分更科學、更合理。檔案部門在接收檔案過程中，應對各移交單位劃分為定期的檔案進行科學鑒別，鑒定為永久或30年的部分，應重新劃分保管期限，按《規定》的要求，分別列入各檔案館的接收范圍，確保屬于接收范圍的檔案應歸盡歸，應收盡收?！秶一緦I檔案目錄》是專業檔案工作的基本指南，列入該目錄的專業檔案是發展國計民生所必須的、最重要的，也是最基本的檔案種類，是國家檔案資源核心的組成部分，《規定》把這部分檔案列入了綜合檔案館的接收范圍，并且要重點監管。貫徹《規定》，應體現在檔案館收集檔案范圍細則制定工作中，應與《國家基本專業檔案目錄》相對應，做好銜接，把移交單位專業檔案目錄在細則中加以明確，羅列清楚，確保專業檔案流向清晰。
二、處理好綜合檔案館與部門、專業檔案館的關系。實踐中，我國現有的由各級綜合檔案館與部門、專業檔案館共同構建的檔案館網布局，是不合理的。一是造成了檔案資源長期分散管理，檔案信息間有機聯系被人為割裂，不利于提高工作效率，綜合檔案館亦面臨“綜合”尷尬；二是部分檔案歸屬流向不清，容易造成重復進館或部分檔案因流向不清而無館可入，不利于館藏建設；三是容易出現部分部門把持壟斷資源，限制社會利用檔案的現象；四是無形增加了社會成本，造成了國家人財物的浪費；五是部門各自為政，檔案相關標準、法規不統一；六是距公眾較遠，利用者不能享受“一站式”服務，往往查閱一份文件而奔波于綜合檔案館與專業、部門檔案館間?！兑幎ā返男抻?，明確了綜合檔案館在國家檔案資源建設中的主體地位，有利于解決上述問題。部門和專業檔案館是根據《全國檔案館設置原則和布局方案》并經批準設置的，其中部門檔案館只收集本部門及其直屬單位的檔案，專業檔案館只收集某一專門領域或特定載體形態的專門檔案或檔案副本，二者都具有階段性、特定性和時效性特點，應定位為過渡性檔案館，不是永久保管檔案的基地，其永久檔案最終要向綜合檔案館移交。實踐中，全國省級部門很少有批準設立部門和專業檔案館的情況。貫徹《規定》，應理清關系，理順關系，統一規劃，統籌考慮，科學制定綜合檔案館收集檔案范圍細則，明確部門和專業檔案館檔案的最終歸屬和流向。
三、處理好綜合檔案館與國有企事業檔案館的關系。國有企事業檔案館是根據國家檔案局《全國檔案館設置原則和布局方案》、《企業檔案館申報登記辦法》等文件相關規定并結合企事業的發展需求設置的，收集本單位及其所屬機構形成的檔案。實踐中，國有企事業檔案館不能履行永久保管本單位檔案的職能，國有企業發生破產轉制，事業單位發生撤銷等情況，檔案館將完成使命，不復存在?！兑幎ā返男抻?，進一步明確了企事業檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是檔案行政管理部門監管的重點，屬綜合檔案館依法接收的范圍。貫徹《規定》，還應從實際出發，理解不能出現偏差，既要考慮企事業的現實需要，又要兼顧檔案資源的管理問題，有保管條件的國有企事業檔案館可自行保管本單位形成的檔案，如不具備保管條件或保管不善的應交綜合檔案館保管，檔案部門在開展接收工作中，應與這些單位做好溝通和協調，講究方法，妥善解決檔案的接收問題。
四、處理好綜合檔案館與社會組織、家庭和個人保管檔案的關系。社會組織、家庭和個人等形成的對國家和社會有利用價值的檔案，也是國家檔案資源的一部分，是檔案行政管理部門給予引導、扶持建檔的內容，但其性質有別于國家所有的檔案，其檔案的處置和流向也是多渠道的。重新修訂的《規定》，將這部分檔案列入了綜合檔案館的收集范圍，檔案部門在開展收集工作中，重點應加強宣傳和引導，告之他們檔案的重要性及最佳保管方法，鼓勵、動員他們將檔案流向綜合檔案館。這部分檔案，綜合檔案館可經協商收集或代存，或通過接受捐贈、購買等形式獲取。
參考文獻：
1.張巍平.綜合檔案館與專業檔案館關系問題探討.
（作者單位：湖南省檔案局）
一、提前介入，變被動為主動
檔案館對機關撤并、企業破產的信息，一般只能從官方文件的渠道獲得。特別是破產企業，雖然《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第六條第四款規定：“資產與產權變動的國有企業，按隸屬關系及時報告企業主管部門和當地檔案行政管理部門，申請檔案處置事宜。”可在實際工作中，有些資產與產權變動的國有企業并沒有及時向檔案局提出申請，只是在一切事情都處理完畢后，才向檔案局詢問檔案應如何處置。這就導致檔案部門不能在第一時間介入、指導、監督其檔案處置工作。對此，結合平谷區檔案館實際工作經驗，筆者認為可以從以下幾方面入手。
（一）建立制約機制，依法行使檔案管理部門監督職能
檔案部門積極與負責機構改革的主管部門或企業主管部門協調，向他們反映情況，提出檔案的重要性，確保檔案移交工作納入改革方案，必須把檔案人員列入清算小組，對撤并機構或破產企業的檔案進行清理并建立移交的程序和標準，確保進館檔案的完整、規范，保證進館檔案的質量。如果沒有行之有效的制約機制，在機構撤并或企業破產、重組過程中，由于工作頭緒很多，檔案管理很難進入領導視野，檔案往往處于失控狀態，極易發生損毀、丟失。例如，平谷區化肥廠在企業破產倒閉后，檔案無人管理，若干年后，因有人查閱檔案，才與檔案館聯系，想把檔案交到檔案館。檔案館接收人員發現這部分檔案有的已經發霉、有的被蟲咬鼠嗑，損毀現象嚴重。如果依法建立了制約機制，充分發揮檔案局執法監督作用，把撤并單位檔案接收納人依法治檔的軌道，就能保證這部分檔案的齊全完整。
（二）主動與撤并單位聯系，變被動為主動
在有關提前介入制度沒有建立的情況下，不坐等撤并單位找上門來，一旦得到消息后，就要引起足夠重視，馬上與該單位進行聯系，把工作做在前頭，將指導的全部力量投入到此，避免因監督、指導不到位致使檔案丟失、毀壞事情的發生。例如：平谷區檔案局指導科的工作人員從區衛生局檔案員口中得知平谷區第二醫院要撤并的消息后，馬上到平谷區第二醫院監督指導檔案業務工作，及時收集整理零散文件，按標準要求進行立卷歸檔，并會同管理科對案卷的數量和質量進行了檢查，為順利接收進館打下了良好的基礎。又例如，為保證平谷區國有企業檔案齊全完整，平谷區檔案局對全區國有企業進行一次摸底調查，對區國有企業在資產與產權變動中檔案的處置情況做到了如指掌，視不同情況，進行分類指導。這樣一旦企業破產或重組，就避免了檔案的散失。
（三）對撤并單位加強檔案宣傳，引起領導重視
檔案是一個單位歷史的延續，其歷史價值、經濟價值和社會價值都是無法估量的。在編寫史料過程中，最怕遇到無檔可查的情況，以致給編史修志留下遺憾。因此，我們要加強對撤并單位檔案的清理工作，在宣傳中可以通過檔案法制宣傳和檔案利用實例宣傳，使撤并單位領導認識到檔案的重要性，以加強檔案工作。例如，平谷區藥材公司撤并后，單位人員進行了分流，檔案工作無人管理，平谷區檔案局的工作人員多次找到原藥材公司經理，向他宣傳檔案是一種無形資產，記載著企業的歷史，價值不可估量，使原藥材公司的經理深刻認識到檔案的重要性，親自把檔案交到平谷區檔案館，確保了藥材公司檔案的齊全完整。
二、嚴把進館檔案質量關，不符合標準不進館
在機構改革和破產清算中，工作非常繁雜，加之人心浮動，工作消極渙散，特別是破產企業的檔案，更存在收集不全、整理不規范情況。如將此類檔案接收進館，由檔案館重新整理，僅憑檔案館的人力、財力、物力是很難做到的，同時也影響到日后的利用效果。因此，從檔案和檔案館的長遠利益考慮，必須嚴把質量關，不符合進館標準的檔案不允許進館。筆者認為可以從兩方面入手：
（一） 加強日常監督指導工作，搞好館室銜接，為檔案進館打好基礎?；鶎訖n案室業務工作的好壞，不僅關系著檔案進館工作的順利進行，而且還關系著檔案館整體工作的質量和水平，這就需要檔案局業務指導人員在對基層進行指導時，嚴格按照檔案行政管理部門制訂的規范要求辦，注重館室業務標準的連續性和一致性。日常基礎工作抓得好，發生突發事件時，就不會眉毛胡子一把抓，檔案質量就會有保證。
（二）加強接收與指導的配合，統一質量要求，既分工又合作。對撤并機構或破產企業檔案的接收工作中，普遍存在兩種矛盾：一是指導科為保證檔案齊全，存在“一窩蜂”全部進館的要求；而管理科為保證進館檔案質量， 檔案館接收人員嚴把質量關，不符合要求，堅決不允許進館。二是撤并單位人心惶惶，找到人已經很困難，更不要說要求他們對檔案進行整理；而檔案館人員也沒有精力在這部分檔案全部進館后再進行整理。為解決這兩種矛盾，就需要注意兩個結合，即接收與指導相結合，把關與幫辦相結合，加強指導與接收的合作，既保證機關檔案的質量，又保證接收工作順利進行。我們仍以平谷區第二醫院為例，檔案部門在第一時間介入后，首先指導科會同管理科對案卷質量進行檢查，由管理科接收人員提出整改方案，由指導科負責案卷整改工作的監督。一段時間以后，指導科工作人員與管理科接收人員進行了二次驗收，對一些小問題，當檔案館接收人員會同撤并單位檔案員一起，能當時改正的當時就改正，減少撤并單位檔案員的工作量，同時確保進館檔案質量。
三、 根據撤并單位實際情況，選擇接收各門類檔案
檔案館容納能力有限，撤并機關和破產企業都要向檔案館移交檔案，那是無法容納的。因此，檔案館對上述單位檔案采取“一窩蜂”統統接收的辦法，是不妥的。應該區別對待，避免盲目進館。應根據撤并單位實際情況，確定不同的接收范圍。
（一）對于只改變企業性質，而不改變經營內容和場所的撤并單位，考慮不接收進館的情況
1、根據《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第十二條第四款規定：“生產技術管理、經營管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館。”對于只改變企業性質，而經營內容、經營場所不變的企業，我們認為，改制后的企業應使用原全宗號，改革前后的檔案應一起放在該企業繼續保管。如我區的化工廠，在2000年由國有改為股份制，由于在改制后，原國有企業部分有關征地、占地、借貸款合同以及涉及接工齡等相關內容的檔案，利用率比較高，所以，為方便檔案的利用和統一管理，我們決定，該企業改制前后的檔案統一放在該單位保管，并繼續使用原全宗號。
另外，對一些規模小、沒有特色的企業，檔案館可以不接收，其檔案交上級主管部門保管。如平谷區印刷廠、機械廠、長城鞋廠、五金廠等破產企業的檔案移交到經委進行保管，檔案館不必接收進館。
（二）根據檔案保管期限的長短及利用情況，考慮將檔案部分接收進館的情況
撤并單位，都有大量的短期檔案和會計檔案，這些檔案保管期限短，利用率低，一旦接收進館，占據大量空間，進館不久，就要面臨鑒定、銷毀。對一些一般性職能的機關以及臨時機構，只接收永久和長期檔案，對一些短期檔案由并入的單位代為保存，全宗號、目錄號、案卷號不變。例如，我區靠山集鄉和韓莊鎮合并為金海湖鎮后，接收靠山集鄉會計檔案965卷，其中會計憑證685卷，占會計檔案的71%，接收韓莊鎮會計檔案1354卷，其中憑證1031卷，占會計檔案的76%，這些會計憑證，占據平谷區檔案館庫房大量空間。而且，2006年中央決定給企業退休人員增加養老津貼及2007年事業單位工人身份人員辦理養老保險過程中，需查閱大量的會計憑證，致使許多單位都集中到檔案館查閱有關工資檔案，不但需要等候，而且金海湖鎮到平谷區檔案館路途較遠，途中還要花費較長時間，影響了工作進度。如果當時只接收會計報表、賬簿這部分永久保存的檔案，而將保管期限短的會計憑證由金海湖鎮代為保管，這樣不僅減少了占用庫房空間，而且可以防止出現上述弊端。從以上實際情況出發，對于保管期限短卻又經常需要查閱的檔案，我們可以考慮只接收永久和長期這部分檔案。
（三）根據撤并單位的性質、職能，考慮全部接收進館的情況
根據《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第十二條第四款規定：“生產技術管理、經營管理檔案由雙方商定，可移交接受方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館?！睂σ恍﹪衅髽I，如果規模大、層次高，其產品曾是反映地方特色的名優產品，有一定的代表性和典型意義，檔案有較大利用價值和憑證作用，其檔案就必須接收進館。如平谷區區黃金公司，平谷區當年曾是萬兩黃金產出縣，黃金曾經是平谷區具有代表性的拳頭產品，對黃金公司的檔案，就全部接收進館。
另外，對一些具有特殊職能的機關，對其所形成的檔案也要全部接收進館。例如，我區一商局被撤并后，它所具有的商業管理職能就不存在了，但它又代表了我區一定歷史時期的商業發展過程，對一商局的檔案就采取全部接收進館的方法。
2010年以來，江蘇檔案部門全面貫徹落實省委十一屆九次全會和全國檔案局館長會議精神，自覺圍繞黨和政府工作大局，確立“全國領先、全面領先”的工作目標，夯實檔案工作基礎，提高公共服務能力，努力實現全省檔案工作面上指導和省檔案館內部業務建設“兩翼齊飛”，推動檔案工作又好又快發展。正是在這樣的背景下，《數字檔案館建設規程》(DB32／T1892-2011)、《電子檔案基礎元數據數據庫結構和封裝格式》(DB32／T1893--2011)和《檔案數字化操作規程》(DB32／T1894--2011)等三個標準通過不懈努力應運而生!這三項標準是江蘇省為推動“十二五”時期全省檔案信息化建設，貫徹落實國家檔案局《數字檔案館建設指南》等―系列標準規范，切實解決江蘇檔案信息化建設中疑難問題而采取的重要舉措。
標準編制目的
2010年5月江蘇省檔案局聯合江蘇省標準化技術研究院，按照江蘇省質量技術監督局下達的標準編制計劃，在標準化處指導下，抓住數字檔案館建設中存量檔案數字化和增量歸檔電子文件管理兩個重要環節和主要內容，結合實際，組織全省相關力量，研制完成圍繞數字檔案館建設的三個系列地方標準。主要目的是：
1 規范和指導“十二五”時期全省數字檔案館建設。數字檔案館是國家和地區實施信息化帶動戰略和江蘇實施創新驅動核心戰略的重要實現形式。江蘇《電子文件管理細則》(試行)，明確省級數字檔案館為全省電子文件集中異地備份中心。屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子文件，各單位應當按照同級國家綜合檔案館明確的時限進行移交。2011年《江蘇省國民經濟和社會發展第十二個五年規劃綱要》第十二章“繁榮發展文化事業和文化產業”第三節“完善公共文化服務體系”明確“適應群眾文化需求的新變化新要求，創新文化內容形式和生產傳播方式，加快發展手機報、數字出版、數字圖書館、數字檔案館……”。標準的制定是為切實保障江蘇的數字檔案館建設按照國家和省的要求，與區域電子政務和信息化建設相銜接，著眼于黨政機關、社會公眾遠程在線利用數字檔案信息資源的需求，把握方向不偏離。
2 總結江蘇實踐經驗，細化國家標準。為規范電子檔案的采集、管理、保存和利用，維護電子檔案信息資源的完整和安全，江蘇省檔案館和蘇南一些市縣檔案館進行了電子檔案實時采集、長久保存和有效利用的探索，2007年和2010年國家檔案局電子文件中心建設經驗交流會和《數字檔案館建設指南》宣貫會分別在江蘇召開。江蘇省電子檔案中心、市級縣級數字檔案館的建設實踐，獲得國家檔案局優秀科技成果三等獎的《省、市、縣三級數字檔案館建設模型》等課題研究，為更高層次的數字檔案館建設提供了直接經驗。在國家相關行業標準基礎上，按照館室一體化原則，細化數字檔案館軟硬件技術指標和評估細則，細化電子檔案元數據與封裝模型和房產、公證等30個實用型電子檔案目錄數據結構，細化紙質、照片底片、錄音錄像、縮微膠片和實物檔案等多載體檔案數字化標準，提高可操作性和實用性。
3 突出標準在檔案信息化建設中的基礎和主導地位。數字檔案館、電子文件(檔案)備份中心等檔案信息化項目投資大、涉及面廣、見效慢，標準先行是保證投入能夠獲得有效回報的重要前提。作為歸檔電子文件源頭的各立檔單位、電子檔案管理的各級各類檔案館以及負責電子政務和檔案管理系統開發的IT企業，在開展信息化建設過程中都急需應用檔案信息化技術標準。在國家法規標準的框架內進一步制定地方標準相配套，有利于全省在“十二五”時期建設數字檔案館的實踐中，進一步統一軟硬件基礎、元數據、數據結構和數據格式，為數字檔案館實現檔案信息資源共建共享、永久保存和高效服務提供規范化、標準化的依據。
標準編制過程
1 《數字檔案館建設規程》(DB32／T1892-2011)的編制。《數字檔案館建設規程》結合江蘇實際，引進國際先進經驗，明確了基本技術框架，規范了數字檔案館建設中軟硬件平臺的技術方法和途徑，創造性地建立了較為完整的數字檔案館和數字檔案室評估體系，制定了詳細的評估細則及評分標準，成為市縣切實推進數字檔案館建設的依據。標準由十四章、兩個資料性附錄和四個規范性附錄構成。主要內容包括建設原則和總體要求、建設目標、建設內容、建設步驟、數字檔案館系統架構、數字檔案管理系統功能要求、數字檔案服務平臺建設要求、軟硬件配置要求、數字檔案資源建設要求、安全管理與制度建設和驗收與績效評估。
該標準遵循國家檔案局《數字檔案館建設指南》，編制時結合江蘇實際，按照“客觀科學、總體把握、便于操作”的原則，對什么是數字檔案館、怎樣建設數字檔案館、如何評估數字檔案館做出詳細規定，并且通過結構圖、表格等形式，對數字檔案館總體架構、網絡架構、硬件配置、軟件功能等建設中必然遇到的技術問題，做出了切實可行的規定，便于本省各級各類檔案館、檔案室和其他社會組織機構在建設數字檔案館和數字檔案室時遵照執行。
編制中充分考慮了國家的相關法律、法規及標準以及國際標準；融合了《省、市、縣三級數字檔案館建設模型》研究成果、省信息化重點工程江蘇省電子檔案中心的建設成果，以及本省蘇州、太倉等多個市縣數字檔案館和云南、江西、青島、紹興等省、市數字檔案館的建設成果；參考了美國數字檔案館ERA項目的有關建設經驗。通過深入細致的技術論證、專題研究、會議討論、征求意見等形式，形成了與本省經濟社會發展實際情況相適應，具有適度前瞻性和領先性的標準內容。
2 《電子檔案基礎元數據數據庫結構和封裝格式》(DB32／T1893-2011)的編制?！峨娮訖n案基礎元數據數據庫結構和封裝格式》基于國家相關標準，以共建共享的思想，規定了電子檔案基礎元數據模型以及涉及公共館藏和民生的30個基礎電子檔案專題數據庫結構和目錄數據格式。標準由六章和一個資料性附錄構成，為便于執行和在辦公自動化等相關系統中應用，關于電子檔案的元數據具體描述均提供了技術模型。主要內容包括元數據的表示方法、基礎結構元數據、基礎結構元數據摘要表示、基礎結構元數據的字典表示、電子檔案封裝格式、電子檔案封裝結構模型、封裝新增的元數據、封裝元數據元素的描述、電子文件的封裝及江蘇省基礎電子檔案專題數據庫結構表等規范性附錄。
電子檔案基礎元數據是數字檔案館建設檔案基礎數據庫、實現電子檔案數據共建共享和長期永久保存的核心基礎。起草中重點調研了電子文件連續體理論、永久保護真實的電子文件國際項目(InterPARES)、開放檔案信息系統參考模型(OAIS)、《ISO15489-1-2001信息和情報一記錄管理一第一部分：總則》、
《ISO／TR 2308I-2-2001信息和情報一記錄管理―第二部分：導則》、美國電子文件檔案館(ERA)項目、澳大利亞《維多利亞電子文件策略(VERS)》等國外理論、標準和項目實踐。研究了我國《電子文件歸檔與管理規范》(GB／T 18894-2002)、《信息技術?元數據注冊系統(M D R)》(GB／T 18391.1-6-2009)、《文書類電子文件元數據方案》(DA／T 46-2009)、《基于XML的電子文件封制裝規范》(DA／T48-2009)等標準規范，并與國家推薦標準參與制定單位安徽省檔案局標準起草組進行了深入交流和研討。
同時緊密結合江蘇省信息化基礎性、標志性、公益性重點工程――江蘇省電子檔案中心的實踐，對如何利用信息技術手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對電子檔案信息資源進行收集、管理，傳輸和提供利用的技術環節和要素進行了全面考察，通過建立綜合檔案基礎數據庫的過程開展實質性應用。
3 《檔案數字化操作規程》(DB32／T1894-2011)的編制。《檔案數字化操作規程》規定對現有的紙質檔案、錄音錄像檔案、照片檔案、縮微膠片檔案、實物檔案進行數字化轉換的操作要求。標準對原始檔案準備、交接、轉換設備選擇、技術參數設定、存儲格式、數據校驗等做出詳細規定，并且對操作規程、數字化文件存儲、數據驗收、數據備份、數字化成果管理、安全保密要求等做出了相應規定，通過規范性附錄和資料性附錄提供檔案數字化轉換流程等，可操作陛和實用性較強。
標準的編寫充分考慮了國家對檔案管理的各項法律、法規規定及國家與行業標準相關要求。主要依據《中華人民共和國標準化法》，《數字檔案館建設指南》、《檔案交接文據格式》(GB／T 13968―1992)、《照片檔案管理規范》(GB／T11821-2002)、《電子檔案文件歸檔與管理規范》(GB／T 18894-2002)、《檔案著錄規則》(DA／T18-1999)、《紙質檔案數字化技術規范》(DA／T 31-2005)、《縮微膠片檔案數字化技術規范》(DA／T43-2009)等。
檔案事業發展的人本化
以人為本是的基本觀點，也是黨的十六屆三中全會提出的科學發展觀的核心理念。黨和國家各項事業發展根本目的都是為了實現人的自由全面發展。因此，檔案事業發展要把促進人的發展、滿足人的需求、提高人的素質放在更加重要的位置，突出強調人在檔案事業發展中的主體地位和作用。
一是圍繞人的全面發展調整檔案事業發展的價值取向。堅持以人為本，就要強調尊重人，解放人、依靠人，為了人和塑造人。根據黨委、政府編制“十一五”規劃的指導思想，即從以單純增加GDP為出發點轉向以人的全面發展為出發點，特別是更加重視擴大城鄉就業、改善城鄉二元結構、縮小收入分配差距、健全公共服務、保護生態環境、加強防災減災等方面的工作。因此，檔案事業發展規劃的內容也應隨之轉變，既堅持以經濟建設為中心，又注重社會和人的全面、協調和可持續發展。
二是檔案服務要在滿足人的需求方面不斷拓寬。在服務創新中，檔案部門做了大量工作，比如現行文件開放、民營企業檔案、社區檔案及家庭檔案的服務指導等，雖然有不同的看法，但我們認為舉措能適應人的不同層次需要和不同類型人的需要，因而受到了人們的歡迎，顯示出檔案服務滿足現實需求和激發潛在需求的功能。隨著生產力的發展和人們生活水平的提高，人們對屬于精神文化范疇的檔案服務需求會越來越多。通過開展貼近實際、貼近生活、貼近群眾的檔案服務，有利于消除檔案在人們印象中的神秘感，增強檔案工作的親和力。
三是著眼于提高檔案工作者的綜合素質。檔案事業發展的一大突出矛盾是：人們對檔案事業發展日益提高的社會需求與檔案部門提供的社會供給不足之間的矛盾。檔案部門不能及時提供與社會需要相適應的有效供給，勢必遭人冷落，這一點從圖書館的門庭若市與檔案館的門可羅雀的鮮明對照中可以感受得到。我國檔案部門的社會認知度、影響力都不足以吸引較高層次的人才加盟，檔案工作者的綜合素質成為制約檔案事業跨越式發展的一個瓶頸問題。所以，編制檔案事業“十一五”規劃要把“人才工程”計劃納入其中，明確引進一批、調整一批和培養一批的目標。
檔案事業發展的法制化
我國《檔案法》頒布實施以來，我國檔案法制建設取得了顯著成績，依法治檔出現了新的局面，但檔案依法行政還存在不少的差距，檔案事業行政管理體制沒有理順，依法行政面臨諸多體制；法律制度建設滯后，難以全面、有效解決檔案工作的實際問題；有法不依、執法不嚴、違法不究現象時有發生；檔案事業行政管理部門的工作人員依法行政的觀念和依法行政的能力水平還有待進一步提高，這些問題妨礙了檔案事業的全面發展?！笆晃濉逼陂g，檔案部門應全面貫徹國務院《全面推進依法行政實施綱要》，繼續大力推進檔案依法行政，針對以下檔案法制建設的突出問題，重點突破，重點解決。
一是檔案事業依法行政的體制障礙。從檔案事業行政管理主體性質看，按照《檔案法》精神，縣以上地方各級政府檔案行政管理部門應是行政機構，履行行政職能。但分析現狀，全國大多數檔案局被設置為事業單位，大多數檔案局的工作人員被確定為事業或依照公務員管理人員。在這種情況下檔案局賦予檔案行政管理職能名不正言不順，一些地方授權事業性質的檔案局行使法定職能缺乏法律依據。從檔案事業管理機構設置看，隨著檔案局和檔案館機構職能的日益明晰和分化，局館決策主體的同一性導致的局館職能界限不清，責任混淆的情況難以避免。如在近幾年發生的涉檔訴案中，不時發生檔案局、檔案館誰是被告的爭執。從檔案事業管理部門和部門、專業檔案館之間的關系看，有的地方兩者資源力量實現整合如深圳，有的地方各自為政、分庭抗禮，有的地方求大同存小異，關系處理靠人際勝于靠制度。
二是檔案事業依法行政缺乏統一的法制保障。從立法環節看，《檔案法》頒布實施對我國檔案事業的發展起到重要法律保障作用，但進入21世紀，新情況、新問題層出不窮，檔案事業規范性文件之間的相互協調還有不少問題，包括《檔案法》在內的一些檔案法律法規顯得過時，亟待修改、補充和完善，使檔案工作的方方面面有法可依、有章可循。如檔案局與城建檔案館對重點工程進行具體業務指導的法律依據、標準不盡相同，矛盾問題反映在下面，但根子出在涉檔上位法、下位法和同位法之間的不統一上。從執法環節看，檔案事業行政管理部門比較重視一年一度的聯合執法檢查。聯合人大、政府法制部門開展規模大、聲勢大的執法檢查，對于解決檔案部門存在的人、財、物等實際問題，促進國家和地方檔案事業的發展起到了關鍵作用。但是，針對具體單位存在的問題發出執法通知書卻了了無幾，現實工作中我們很缺少典型執法的案件，檔案執法的嚴肅性和權威性沒有充分體現，執法效能必然會打折扣。
三是檔案事業依法行政的領域存在新舊轉換的薄弱點。我國目前人均GDP已達到1000美元，進入了現代化建設和體制變革的關鍵時期，社會轉型劇烈，使檔案事業依法行政的真空不斷出現。從“破”的方面看，以國有企業改制為例，隨著國有經濟將從一般競爭性行業和領域退出?熏 我們原來熟悉的對國有企業檔案工作的一套行政管理模式和機制，已不能適應國有改制企業資產和產權變動處置的新形勢。舊的模式和機制在沖破，新的模式和機制尚未形成，必然會生成大量的問題，如檔案未如期移交、保管條件惡劣甚至損毀丟失等。對此，檔案行政管理部門往往應接不暇。而原國有企業行政主管理部門由于與國有改制企業之間關系變得松散，依靠行政命令推動工作的辦法已不太管用。從“立”的方面看，政府職能轉變和國有企業改制，會促進民營企業、社團、非企業單位和社會中介組織的發育和壯大，從而為檔案事業行政管理開辟新的領域。怎樣加強檔案事業宏觀管理職能，同時將一些標準化、事務性、重復性的職能將交由具有相應資質的社會服務機構承擔，是當前檔案事業發展的薄弱環節，也是必須解決的重大問題。
檔案事業發展的現代化
檔案事業發展現代化內涵十分豐富，這里著重強調思想觀念、檔案館建設和檔案資源開發三個方面的現代化。
一是思想觀念的現代化。在類似條件下，為什么有的地方檔案工作開展得生機勃勃，有的地方卻是死氣沉沉，很重要的區別來自思想觀念。凡事不能唯條件論或人云亦云，既要看到在現有條件下能辦成什么事，又要看到在條件暫不具備的情況下準備辦成什么事；既要看到別人做了什么，更要看到別人沒有做什么。只有思想觀念超前領先，檔案事業發展才能體現時代性、把握規律性和富于創造性。要樹立和強化依法治檔、科教興檔、改革強檔、開放辦檔、成本效益、特色品牌等一系列現代化的思想觀念，并以此指導檔案事業“十一五”規劃的編制。
濟南的章丘市是一個農業大市，有22個鄉鎮，908個行政村，98萬人口，其中農村人口占80％以上，耕地面積113萬畝。自1991年至今，章丘市共建立村級檔案室879個，市檔案局多次獲得全國、全省先進集體和農業農村檔案工作先進單位等榮譽稱號。但是，隨著農村改革的深化?熏也給村級檔案的管理工作提出一些新問題、帶來一些新挑戰。如：有些村“兩委”班子不穩定，干部調整頻繁，影響了村級檔案的正常歸檔和管理；農村經濟體制改革的深化，使許多原屬村集體所有的企業改制為私人所有，導致部分村集體收入減少，辦公條件差，檔案缺乏基本的保管條件，個別的甚至放在村干部家中，霉變、蟲蝕、鼠咬等隱患不同程度地存在；村級檔案管理人員絕大多數是兼職，平時工作頭緒較多，難以保證檔案的規范管理與安全；個別村干部將村級檔案尤其是涉及經濟和財務的檔案視為私有，不能按村務公開的要求，定期向群眾公布，甚至弄虛作假，侵占集體利益。據有關部門調查，近三年，章丘市發生的各類上訪案件中，因農村經濟和財務問題而引發的上訪案件占全市總量的72％。這些問題的出現，不僅影響了村級檔案的完整與安全，而且在一定程度上損害了群眾利益，影響了農村發展和穩定的大局。
圍繞如何解決這些問題，章丘市檔案局進行了深入調查研究，并從市委、市政府推行的農村會計集中記賬管理工作中得到啟示。
普集鎮的做法：從“村賬鎮管”到“村檔鎮管”
在章丘市普集鎮的記賬中心大廳，人們除了可以看到一字排開的納稅、記賬的電腦，還可以看到靠墻站立的檔案柜和墻上張貼的會計檔案管理辦法及各村分管會計檔案的責任人。來這里繳納稅款的農民若對稅額或村中賬目有不明之處，當時便可要求從電腦或檔案中查找核對。就是說，記賬中心負責所有獨立核算的村級收支、結算、分配的集體財務管理并辦理和代保管各村的會計賬簿、會計憑證、會計報表等會計檔案。
經過分析研究，章丘市認為這種“村賬鄉建鄉管”的模式，對建好管好村級檔案也很有借鑒意義，認為在現階段實行“村檔鄉（鎮）管”，是保證村級檔案安全管理和利用的有效方法。于是他們首先在建立小城鎮檔案館較早的普集等鎮進行了村檔鄉（鎮）代管的試點，目前，在普集鎮檔案館，共代管了全鎮68個行政村中55個行政村的文書檔案。來此學習和參觀者被告知，自2000年8月份開展“村檔鎮管”至今，避免了因村干部換屆造成的檔案缺失，保持了村級工作的連續性，鎮檔案館共接待干部群眾借閱檔案1000余人次，為群眾解決實際問題350多件次。
章丘市的經驗：規定代管范圍、移交時間和檔案所有權
為保證“村檔鄉（鎮）管”工作規范化開展，章丘市委辦公室、市政府辦公室向各鄉鎮黨委、政府轉發了章丘市檔案局制訂的《關于進一步完善“村檔鄉（鎮）管”工作的意見》。該《意見》在以下方面做出了規定：一是“村檔鄉（鎮）管”的代管原則、范圍。各鄉鎮按照有利于農村經濟發展，有利于農村社會穩定，有利于保護農民切身利益，有利于依法治村、建立和諧的農村干群關系的原則，主要代管各村的重要文書檔案和會計檔案。文書檔案主要包括：村級區劃、村名、街名、村史、家族譜及重要的村規民約檔案；村委會、黨支部工作計劃、會議記錄、總結、報告及換屆選舉、人員任免、獎懲檔案；計劃生育、人口普查、民事調解、治安保衛、文教衛生、評先表彰、救災撫恤及公益活動檔案；村級費改稅、確定農業稅檔案；土地、村辦企業、山林、水塘、果園等承包、租賃、確權的協議、合同、證書檔案；村建規劃、農業開發、土地管理、宅基地使用、房屋普查檔案；招商引資、經貿洽談等活動中形成的談判記錄、來往函電、契約、協議、合同等檔案。會計檔案主要包括：會計報表、會計賬簿、會計憑證（上述材料由鄉鎮記賬中心整理歸檔，定期向鄉鎮檔案館移交）。二是代管檔案的移交時間。村級檔案一般由行政村歸檔保管3年后移交鄉鎮檔案館代管?穴原則上在每屆村委會換屆前移交?雪；經濟實力強、保管條件好的村，可適當延長保管時間；人員不穩定、保管條件差、檔案安全無保障的應在每年集中立卷后直接移交鄉鎮檔案館代管。三是村級檔案的所有權不變。雖由鄉鎮檔案室（館）代管，但各村可隨時查閱本村的檔案。四是鄉鎮檔案館及工作人員和村檔案人員的職責。
目前，章丘市22個鄉鎮檔案館，共代管700多個行政村的1．5萬余卷檔案，代管比例占全部行政村的80％以上。
章丘市在實踐中體會到，“村檔鄉（鎮）管”，有利于維護農民群眾的切身利益；有利于村務公開和基層民主建設；有利于維護農村社會穩定；有利于鞏固行政村建檔成果，推動農村檔案工作的持續發展。
行政村是我國農村組織體系中最基層的單位，也是與農民群眾生產生活關系最直接、最密切的一級組織。無論是從全國、全省，還是全市看，農村面積和人口都占大多數，農村是否穩定，是影響穩定大局的一個重要方面。行政村在其經濟、政治、文化及其他各項活動中形成的很多檔案，如村規民約、土地承包和經濟合同檔案等往往直接涉及到村民的切身利益，這些檔案一旦散失或被人為涂改，不但會妨礙村里工作的正常開展，而且會直接損害村民的切身利益。實行“村檔鄉（鎮）管”，財務檔案直接由鄉（鎮）記賬中心統建統管、將反映村委會工作的各種檔案由鎮檔案館（室）完整真實地代為保管好，定期向群眾公布，使村務公開的內容真實可靠，不僅有利于監督和約束村干部，建立和諧的干群關系，便于農民群眾和上級組織對村“兩委”成員及工作的監督和考評，有助于換屆選舉工作的正常進行，也有利于鄉鎮、村及時調解和處理經濟糾紛、社會保障及突發性、等，從而有利于保持農村社會穩定，促進農村改革和經濟、社會的全面發展。
濟南市的思路：肯定創新、確立原則、穩步推行
從1991年章丘市開展行政村建檔工作以來，濟南市的農業農村檔案工作已走過了十幾年的歷程。
―――濟南市率先制定了全國第一個由地方人大通過并公布實施的《濟南市行政村檔案管理辦法》，全市4700多個行政村中，93％以上開展了檔案工作，行政村建檔工作走在了全國前列。
―――1999年開始，濟南市重點抓了小城鎮建檔工作，初步探索、建立了以鄉鎮檔案館為中心、包括鎮屬企事業單位和行政村的“一館多室”的小城鎮檔案管理體系。
―――圍繞服務農村經濟，濟南市還開展了農業科技檔案信息網建設工作，形成了以縣級檔案局館為中心、涉農主管部門為主體，以鄉鎮為紐帶，以行政村及科技示范戶為基礎，縣鄉村三級聯通，集收集、儲存和利用為一體的農業科技檔案信息工作服務網絡，實現了農業科技檔案信息收集、保存、利用的一體化。
新上任的濟南市檔案局局長任建新在了解了濟南市農業農村檔案工作的光榮歷史后，認為十幾年來，濟南市先后開展的上述工作，為推動全市農業和農村工作的發展，做出了積極貢獻。但他也同時敏銳地發現了妨礙工作繼續發展的問題：全市還有300多個行政村沒有建立正常的檔案工作，已建檔行政村中，有專門檔案庫房的村不到20％，有的縣只占0．6％，檔案人員更換頻繁，很多檔案散失。如何鞏固行政村建檔成果，進一步深化和提高農村檔案工作水平，使之更好地為農業農村各項工作服務，成為擺在濟南市檔案部門面前的一個緊迫問題。
通過調查研究，任建新和濟南市檔案局一班人發現，章丘市檔案局進行了有益的、富有創新性的探索和嘗試，他們對行政村檔案實行代管的方法，較好地解決了村級檔案工作出現的一些新問題。濟南市檔案局認為，行政村檔案工作是整個農業和農村檔案工作中離農民群眾最近、也最具有活力和廣闊發展前景的重要組成部分。實行“村檔鄉（鎮）管”，有助于解決目前村級檔案工作中由于人員不穩定、保管條件差的問題，為村級檔案提供一個有利的保管和利用環境；可以減少行政村對檔案工作的投入，減輕農民負擔。這一做法，體現了“三個代表”重要思想和與時俱進的創新精神，符合全市農村檔案工作發展的現狀，是值得各縣區學習和借鑒的。為此，2003年11月28日，濟南市檔案局在章丘市召開了“濟南市村檔鄉（鎮）管工作現場會”，推廣章丘市的經驗并對下一步工作進行了部署。
“村檔鄉（鎮）管”工作是濟南市在農村檔案工作實踐中的一個創新，沒有現成的模式和經驗可借鑒。在認真學習相關法規的基礎上，他們特別強調開展這項工作要明確服務宗旨。村檔鎮“代管”不是“直管”，關鍵是理解好“代”字。“代為管理”強調的是服務的概念，輸出的是具體服務方式，它是利用上一級檔案管理（保管）機構的人員、設備、業務優勢，幫助行政村管好用好檔案，是要在服務中進一步加強對行政村檔案工作的業務指導，提高行政村檔案工作水平，而并不是要取代和代替行政村建檔。
基于此，濟南市檔案局進一步要求在進行這項工作時，注意把握“圍繞中心、服務大局，實事求是、從實際出發，抓點帶面、循序漸進，服務為先、代管與利用并重”的幾項原則。要緊密配合黨委、政府在農村的中心工作，配合農村村務公開、財務管理體制改革等有機進行，避免就業務抓業務。要以最大限度地方便行政村工作和滿足農民群眾對檔案的利用需求為工作目的。要根據實際情況，提出要求，不搞“一刀切”，省政府命名的13個中心鎮經濟實力較強，對所轄行政村的檔案要盡量實行代管。要有的放矢地開展細致的工作，成熟一個鄉鎮部署一個鄉鎮，成熟一個村代管一個村，避免急躁和簡單化。要爭取在2～3年內把鄉鎮、村檔案人員輪訓一遍，建立一支適應當前農業、農村檔案工作發展要求的鄉鎮、村檔案人員隊伍。
值得深入研究的問題
濟南市將實行鄉鎮代管行政村檔案，不僅看做行政村檔案保管地點、管理權限的轉移，更視為鄉鎮檔案工作乃至整個農村檔案工作水平提高的一個標志。為達到此目標，要進一步解決和研究的問題還不少：
首先是管理載體。他們意識到目前全市的鄉鎮檔案館仍處于起步階段，還很不規范。是否要固定為“鎮檔案館”這一名稱也不一定。因此下一步根據農村城市化、工業化步伐加快的新形勢，結合鄉鎮自身發展和實行“村檔鄉（鎮）管”工作的雙向需求，積極探索建立、完善適應當地生產力發展水平、適應綜合管理與開發鄉鎮檔案信息資源的管理機構的新形式、新路子是工作中要研究的重點。
其次是代管內容。行政村檔案不可能也沒有必要全部由鄉鎮代管。因此要在堅持有利于農村經濟發展和社會穩定，有利于保護農民切身利益，有利于全面反映和維護行政村主要工作和歷史發展原貌的原則基礎上，考慮到鄉鎮的條件和承受能力，精心研究、有針對性地確定代管范圍。
關鍵詞：檔案編研職務作品法人作品
檔案編研是有效開發檔案信息資源、實現其參考和利用價值的重要途徑，所產生的編研成果大多為職務作品和法人作品。檔案編研成果劃歸職務作品還是法人作品，直接影響到檔案部門及檔案工作人員的切身利益。本文在對著作權法職務作品與法人作品相關概念進行辨析的基礎上，探討在檔案編研工作中如何加強對職務作品與法人作品的管理。
一、檔案編研成果中職務作品與法人作品的概念辨析
檔案編研是檔案部門為充分實現檔案參考和利用價值，根據部門檔案管理和社會檔案利用需求，在研究檔案內容的基礎上，進行匯編檔案文件、編寫參考資料、編史修志、撰寫論文專著等一系列檔案文獻編纂和研究活動。檔案編研成果大多歸為“職務作品”或“法人作品”的范疇?！吨腥A人民共和國著作權法》對上述作品著作權歸屬作出了不同的規定，但是如何區分卻語焉不詳。然而，對于直接完成創作的自然人以及檔案機構而言，其作品究竟是“職務作品”還是“法人作品”，直接關系到其是否享有著作權、享有何種著作權。因此，筆者在對職務作品和法人作品界定的基礎上，對檔案編研工作中職務作品或者法人作品的法律屬性進行梳理，以便更好地理解相關概念。
（一）職務作品和法人作品的界定
1.職務作品是公民為完成法人或者其他組織工作任務所創作的作品。根據創作中智力投入者和財力投入者對作品貢獻程度的不同，職務作品分為一般職務作品和特殊作品。一般職務作品的著作權由作者享有，但法人或者其他組織有權在其業務范圍內優先使用，作品完成兩年內，未經單位同意，作者不得許可第三人以與單位使用的相同方式使用該作品。特殊職務作品包括兩類，一是主要利用法人或者其他組織的物質技術條件創作，并由法人或者其他組織承擔責任的工程設計圖、產品設計圖、地圖、計算機軟件等職務作品。二是為法律、行政法規規定或者合同約定著作權由法人或者其他組織享有的職務作品。特殊職務作品著作權主要歸屬于單位，創作人只享有署名權，單位可以給予作者獎勵。
2.法人作品是指由法人或者非法人單位主持，代表法人或者非法人單位意志創作，并由法人或者非法人單位承擔責任的作品。作品滿足“由其主持”“體現其意志”“由其承擔責任”這三個要件，法人或其他組織視為作者。
3.職務作品與法人作品的區分。第一，是否存在勞動或者人事法律關系，即在職務作品中，創作者與單位之間必然存在勞動或者人事法律關系，法人作品則不對此作要求。第二，作品反映意志不同，前者是作者個人思想或情感的反映，后者是法人組織意志的體現。第三，責任承擔上的區別，職務作品一般情況下由作者本人承擔責任，特殊職務作品由法人或其他組織承擔責任，法人作品則由法人或其他組織承擔法律責任。[1]不過，由于職務作品與法人作品直接創作者都可能與單位存在勞動或人事法律關系，且著作權法規定，對于特殊職務作品和法人作品，均由單位承擔責任，因此，兩者的區別更多地在于作品是否體現法人或者其他組織的意志。
（二）檔案編研成果具有職務作品或者法人作品的法律屬性
檔案人員為履行工作職責、完成工作任務，利用檔案管理單位物質條件，在檔案文獻的日常收集和整理的基礎上進行各類檔案編研活動，形成大量的檔案文獻編研作品，具有鮮明的職務行為特征。一般而言，從檔案及其內容的加工層次和性質角度，將檔案編研成果分榧燜饜?、晕男汀⒃募庸ば?、考證研究型四種類型。通常認為檢索型編研作品不具有著作權，不受著作權法的保護。[2]而檔案原文型和原文加工型編研作品則視為法人作品或特殊職務作品，原因在于：一是檔案法律法規明確賦予檔案部門進行檔案編研活動的法定職責。二是原文型、原文加工型編研作品的發表為檔案及其內容公布的一種方式，如涉及檔案原文或部分原文首次公開，其發表就是檔案及其內容的公布。根據《檔案法實施辦法》第二十四條規定，只有檔案館和檔案保存單位才有國家所有檔案的公布權，從而上述部門才具有檔案原文型和原文加工型編研作品的發表權，加上一般職務作品的作者享有包括發表權在內的一切著作權，因此上述兩種編研作品只能是法人作品或特殊職務作品。此外，考證、研究型作品大量使用了檔案館藏文獻資料，在不涉及檔案及內容公布的情況下，通常為一般職務作品。需要注意的是，在檔案編研人員利用業余時間，在工作職責范圍之外使用開放資料創作完成的作品，屬于檔案編研人員的個人作品。如果涉及檔案及內容公布，則為特殊職務作品，直接創作者僅享有署名權，其他著作權則歸屬于其所屬的檔案部門。
二、檔案編研中職務作品與法人作品存在的實踐誤區
在實踐中，對于檔案編研中職務作品或者是法人作品的判定，大多數情況下，可以從“法人主持”“法人意志”“法人責任”三個要件上進行判定，同時也需要結合案件的具體情況綜合分析。筆者選取如下案例，對此進行詳解。
（一）王XX與XX市檔案館、XX市XX區檔案館侵犯著作權糾紛案
XX區檔案館員工王XX接受該館編寫《李墨林年譜》的工作任務，通過對本館館藏與館外資料的收集、分析、核查、論證，獨立執筆完成了《李墨林年譜》（草稿）的編寫，經館領導提出意見修改后署名為XX檔案館定稿并歸檔，后因發表署名及著作權歸屬等問題產生爭議。本案主要爭議在于涉案稿件為法人作品還是職務作品。原告王XX認為涉案稿件為自己獨立完成的職務作品，著作權歸其所有。檔案館則認為，編寫《李墨林年譜》是單位工作計劃，主題思想、資料收集都由單位組織完成，王XX最終執筆，單位領導審閱把關，立卷歸檔?！独钅帜曜V》反映單位意志，由單位承擔責任，是法人作品，著作權歸單位所有。
法院最終認定，《李墨林年譜》是王XX為完成單位任務，在收集分析館藏資料，走訪、調查的基礎上執筆完成，內容的真實與否直接關系到單位的利益，最終由單位領導審閱批準定稿，責任只能由單位承擔，因而判定作品為特殊職務作品，王XX享有署名權，其他權利歸檔案館享有。法院主要從以下三個方面否認作品《李墨林年譜》為法人作品：其一，檔案館簡單的任務下達，不能構成法人主持，亦不能說明體現了法人意志。其二，非集體創作。其三，沒有著作權屬約定。本案中，王XX為檔案館的工作人員，認為作品是職務作品在主體上并無障礙?！柏熑巍币?，由于作品內容真實與否直接關系到單位利益，由單位承擔責任，因此不是一般職務作品。但是由于“特殊職務作品”和“法人作品”都由單位承擔責任，因而并不能以此直接認定“特殊職務作品”屬性，還需要排除作品的“法人作品”屬性。?？紤]到上述要件后，法院結合“簡單的任務下達”否認了“法人主持”，進而認為作品未體現“法人意志”，以此排除了“法人作品”屬性，并最終確認其為職務作品。
（二）趙XX與XX省XX縣檔案局著作權糾紛案
為宣傳該縣歷史文化，XX縣檔案局與趙XX商定拍攝反映該縣歷史和文化的DV片，趙XX主張該DV片的策劃、拍攝、腳本創作、后期制作、配音等由自己負責完成，享有該片的著作權。檔案局未經自己同意擅自公開發行侵犯其著作權。檔案局則認為制作DV片是在其領導下有計劃、有組織、有步驟地進行的，目的是發揮檔案局（館）愛國主義教育基地的功能，檔案局是本片的制作者與著作權所有者。法院最終認定涉案作品為法人作品：其一，作品由被告XX檔案局有計劃、有組織安排，體現法人意志；其二，本案原告趙XX并非被告XX縣檔案局的內部職工，其創作性質自然不屬于職務行為。實際上，本案的“法人作品”屬性頗為明顯：被告XX縣檔案局對于拍攝該片的提議以及拍攝過程有計劃、有組織地安排均能體現“法人主持”要件；發揮檔案局（館）愛國主義教育基地功能的創作目的也明顯體現了法人意志。作品宣傳的是該縣的歷史文化，其責任決非自然創作者能夠承擔，只能由作為被告的法人，即該縣檔案局承擔。由此，涉案作品滿足了構成法人作品的三個要件。
三、現有著作權體系下如何管理檔案編研作品
為切實保護檔案部門以及編研人員的切身利益，促進和推動檔案編研工作的開展，發揮檔案編研活動服務社會價值，在現有法律框架下，檔案管理部門可以采取以下措施，理順檔案編研作品著作權屬管理制度，減少檔案編研工作中的著作權屬爭議。
（一）明確檔案編研作品的著作權屬性
1.檔案機構應當根據立法及編研工作實際，建立檔案編研作品著作權管理制度，對構成一般職務作品、特殊職務作品、法人作品以及個人作品的具體情形作出明確規定，并予以公布。
2.對于職務作品，檔案機構需明確下達具體創作任務。如果僅簡單規定工作人員的工作任務為編研，那么編研作品將難以納入職務作品范疇。檔案機構下達檔案編研創作任務時宜通過正式文件、會議記錄等方式形成書面記錄，確保編研作品的職務作品屬性。
3.在現行法律制度下，將特定作品納入法人作品范疇，應采取以下措施使作品具有鮮明的法人作品特征：一是與本館職工、館外受托人及受托單位簽署著作權合同明確約定法人作品屬性。二是通過發文的方式明確創作計劃、組織創作，在創作動議上突出單位主導地位。三是設定專人或專職機構對具體創作行為進行指導和跟進。最后，通過召開集體會議、研討會等方式討論創作內容和表達形式，對創作過程進行有效控制，及時糾正偏離創作主旨的行為，并注意將創作形成和控制過程通過會議記錄等方式留存證據。
（二）平衡創作者和單位利益，合理劃分作品的職務作品或法人作品屬性
1.為鼓勵創作和促進傳播，著作權法以保護創作者的合法權益為第一要義。然而現今包括資金、物質技術條件等在內的資本投入也是作品創作的關鍵因素，因此，資本投入者的利益也是著作權立法所必須考慮的。著作權法對一般職務作品采用不分割著作權的方式，即作者享有著作權，而賦予撾揮畔仁褂萌ǖ姆絞嚼雌膠饉方利益。當物質條件構成作品完成的關鍵因素，為最大限度地促進作品傳播和利用考慮，需要將作品規定為特殊職務作品，如我國著作權法列舉的工程設計圖、產品設計圖、地圖、計算機軟件等法定特殊職務作品，均屬于主要目的是工業利用的作品，由單位享有署名權以外的其他相關經濟權利更有利于促進作品的傳播、利用和推廣。在作品由個人署名無法達到預期創作目的和實現預期社會意義的情況下，應當視為法人作品。
2.檔案編研作品具有很強的公益性，難以直接帶來經濟效益，且大多具有職務性特征，對于創作者而言，往往更看重作品的人身權，特別是署名權。為提高檔案編研人員的創作積極性，在檔案編研作品著作權屬管理中，不妨更多地保障直接創作者的署名權，僅在需要以單位署名達到預期創作目的、實現特定宣傳效果和預期社會意義的情況下，才將編研作品納入法人作品管理范疇。
（三）針對不同性質的檔案編研作品，準確界定著作權歸屬
1.將明顯具有公益性、單位作用突出的檔案編研作品劃歸法人作品。例如，對于未公布檔案的原文型和原文加工型編研作品，如果作品公益性突出且單位對作品創作完成起到主要作用，考慮到只有檔案館和檔案的保存單位才享有發表權，應將這兩類檔案編研作品劃歸法人作品，具體執行編研任務的工作人員則不享有著作權。
2.公益性色彩不明顯、個人創作作用突出的檔案編研作品，宜認定為職務作品。未公布檔案的原文型和原文加工型編研作品，在個人作用突出，且不強調宣傳推廣等公益作用時，以及涉及檔案及其內容公布的考證、研究型作品均應認定為特殊職務作品。個人對于作品形成的作用可以通過署名權得到認可，檔案的公布權等則可以通過法人（檔案機構）對特殊職務作品的發表權及其他一切除了署名權的相應著作權益得到體現和保障。不涉及檔案及其內容公布的考證、研究型作品則屬于一般職務作品。對檔案文獻進行考證、研究活動為檔案人員履行工作職責行為，盡管考證、研究型作品的形成需要大量利用檔案機構館藏檔案材料，但是其完成更主要是基于編研人員對檔案信息的分析、綜合和總結等大量創造性勞動，由于不涉及檔案及其內容公布，應屬于一般職務作品，即檔案編研人員享有著作權，單位在其業務范圍內享有優先使用權。
3.檔案編研人員利用業余時間，在工作職責范圍以外使用檔案機構已經公布開放的檔案資料所撰寫的論著或論文，屬于檔案編研人員的個人作品。
注釋及參考文獻：
1 新鄭市檔案執法情況
1.1 檔案執法組織建設情況。1991年成立了檔案工作執法責任制領導小組，1992年根據《河南省檔案執法監督檢查工作實施辦法》，成立了檔案執法監督檢查領導小組，建立起執法隊伍。2009年4月成立了政策法規科，負責檔案行政執法日常工作。
1.2 檔案執法工作情況。從1994年至2013年的20年中，新鄭市檔案局對市直各單位、各鄉（鎮、街道辦事處）的檔案執法檢查共25次，累計檢查1681個單位，與人大法工委、法制局聯合執法檢查3次，累計檢查68個單位。對二級機構檢查8次，累計檢查72個單位。對村（居）委會檢查9次，累計檢查200個村（居）委會。對同級檔案館檢查9次?？偣怖塾嫏z查2030個單位，平均每年近102個單位。下發《檔案執法監督檢查整改通知書》154份。檔案行政處罰立案2次，處罰1次。2011年開展1次檔案登記，共登記43個單位。
從調查統計看，檔案執法檢查逐步成為常態化的工作，對鄉（鎮、街道辦事處）、市直單位的執法檢查已成為檔案執法的主要工作。但是，對二級機構及村（居）委會的檔案執法開展得很少，對同級檔案館的執法開展得較晚又少；檔案執法項目比較單一，檔案行政處罰較少，檔案登記較少且不全面。
2 新鄭市檔案執法情況分析
2.1 檔案執法模式的分析。我市的檔案執法模式是檔案執法檢查與業務檢查“合二為一”地進行，一般每年一次。這樣的執法模式有利也有弊。利：業務指導人員對所指導的單位情況熟悉，與被檢查單位檔案員便于溝通，在執法時，對指出的業務問題被檢查單位容易接受整改，在整改時檔案員也從中學習到一些業務知識。弊：一是沖淡檔案執法的嚴肅性。從檔案執法檢查的內容和實際操作看，名為檔案執法檢查，但更多的是業務指導。被檢查單位往往把執法檢查當作一般的業務指導來對待，無形中沖淡了檔案執法的嚴肅性。二是角色混亂，莫衷一是。由于檔案執法與業務指導人員身兼二職，在檔案執法檢查中是以業務指導人員的身份來指導，還是以檔案執法者的身份來執法呢？什么問題是以業務指導人員的身份來指導？什么問題是以檔案執法者的身份來執法？怎樣在一次執法中不斷變換角色？對被檢查方來說，是聽你來業務指導，還是來接受你的執法檢查呢？會使雙方都不知所措。
2.2 不同類型單位的執法情況分析
2.2.1 對同級檔案館的執法問題的分析。在《檔案法》中，對檔案館工作的規范有10條之多，應該說，檔案館是檔案執法的重點單位。但是，對同級檔案館執法在前十幾年都沒有開展，究其原因是實行局館合一的體制造成的。無論是領導還是一般執法人員都認為哪有自己對自己執法的。況且，局館人員統一分配，此時你在局里干，彼時說不定讓你到館里來；今天你是執法人員，明日說不定是執法的對象。所以，對同級的檔案館執法工作無法真正開展下去。
2.2.2 對二級機構和村（居）委會的檔案執法問題的分析。對二級機構和村（居）委會的檔案執法開展得很少，其主要原因：一是重視不夠，表現在安排多，行動少。雖然每年都把二級機構和村（居）委會列入檢查范圍，但是并沒有作為重點，落實在執法檢查中，只是抽查幾個單位了事。二是二級機構和村（居）委會單位數量多，而檔案執法人員較少，很難開展對每一個單位有效的檔案執法檢查。
2.3 對檔案登記工作的分析。對于檔案登記工作，也是很少進行。20年中有記錄的僅2011年登記過一次，當時全市90個立檔單位，只有43個單位的記錄。對于沒有登記的單位也沒說明具體情況。究其原因：表面上是負責檔案登記的法規科與業務科之間相互推諉，實質上是由于執法檢查與業務檢查“合二為一”檔案執法模式造成的，長期的執法檢查與業務檢查的“合二為一”，使法規科的職能嚴重退化。
石瑩在《中國檔案》2013年第9期撰文，指出隨著新檔案館的落成，很多檔案館面臨搬遷新館問題。如何在最短的時間內制作細致的搬遷方案和組織得當的實施是完成這一任務的關鍵。整個搬遷過程如下：一是搬遷前規劃設計。1.組建搬遷領導小組；2.考察新館布局，首先，根據新館功能定位，將其分為庫區、辦公區、借閱區、業務管理區等區域，其次，調試安裝配套服務設備，最后，做好防災準備；3.進行檔案資源和固定資產清點，然后對檔案進行打包、裝箱、編號和設備登記造冊。二是搬遷過程控制。1.選擇搬遷方法；2.組織搬運人員；3.確定搬運路線；4.制訂搬運安全預案。三是搬遷后上架整理。1.確定館藏空間；2.確定庫內檔案管理新標識，與登記目錄一一對號，做到實體與排架、編號一致；3.做好設備調試工作。
論數字檔案信息資源建設
金波在《檔案學通訊》2013年第5期撰文，指出數字檔案信息是數字檔案館建設的主體。數字檔案信息資源建設是數字檔案館一項經常性的重要業務工作。談到數字檔案信息資源建設必要性時，作者認為，要有利于檔案信息資源開發利用；有利于檔案事業創新發展；有利于推動社會信息化進程。而談到當前數字檔案信息資源建設存在的主要問題，作者歸納為：1.缺少規則和標準；2.數字檔案信息資源不足，結構不合理；3.技術力量薄弱，開發利用能力低。關于數字檔案信息資源建設的內容，作者認為有三個方面：1.館藏檔案資源建設；2.數字檔案資源庫建設包括目錄數據庫、檔案全文數據庫、多媒體檔案數據庫（如照片檔案、音頻檔案、視頻檔案等）、元數據庫等；3.數字檔案信息資源的開發利用。
改進國有企業檔案資源建設的新思路
李立明在《檔案學研究》2013年第4期撰文，指出企業檔案是企業信息資源的基本形式，改進國有企業檔案資源建設是完善企業資源、豐富國家檔案資源的重要舉措。作者指出，走多元化的道路是改進國有企業檔案資源建設的新思路：一是企業檔案鑒定標準與保管期限精細化；二是檔案載體的多樣化；三是檔案管理體制的多樣化（一方面，企業成為無主管組織，企業間靠股權、產權關系維系，企業檔案機構失去了行業歸屬；另一方面，企業內部主要采取職能分工與項目管理相結合的形式。單一的、一成不變的檔案管理體制無法適應國有企業的多元化特點，只有根據國有企業的實際情況等因素綜合考慮，分別確定各個企業最適宜自身的管理體制）；四是檔案庫房的選擇多元化（可自建庫房和租賃檔案庫房）。
新時期人事檔案優化措施的思考
郭懷珍在《北京檔案》2013年第7期撰文，作者認為，人事檔案既具有其他檔案的共性，也有區別于其他檔案的個性，做好人事檔案管理優化，在人事管理工作中占有很重要的地位。作者發現人事檔案歸檔材料不規范是目前影響檔案質量的主要因素。其存在的主要問題是：1.歸檔材料內容更新不及時；2.歸檔材料內容不完整、不真實；3.歸檔材料規格不統一；4.歸檔材料內容書寫不規范；5.歸檔制度不落實，缺乏有效的制約機制。要做好人事檔案工作，必須做好人事材料歸檔工作，這是提高人事檔案質量的關鍵。其做法是：1.要完善人事檔案歸檔制度；2.挖掘人事檔案信息資源，豐富人事檔案內容；3.加強人事檔案管理人員的服務意識；4.明確人事檔案材料的具體要求（歸檔材料必須是完整、規范的正式材料，必須手續完備，材料歸檔要統一，內容必須真實、準確，如年齡、工齡、黨齡及學歷前后不一致，要經本人簽字后再歸檔）。
檔案部門與新聞媒體合作共贏的嘗試與思考
劉鳳偉在《檔案與建設》2013年第6期撰文，談了檔案部門與新聞媒體合作共贏的幾點嘗試和思考：一是宣傳先行，及時征集編硏信息。2012年，蘇州市檔案局征集進展和編研成果經《蘇州日報》、《姑蘇晚報》、蘇州電視臺等本地新聞媒體報道26次，社會反響很好。二是文教引領，全力打造文化精品欄目。2012年，蘇州市檔案局在《蘇州日報》每周五《老蘇州》版開設“珍檔解密”專欄，每期1500字左右，每年44期；同年還在《姑蘇晚報》周日《人文周刊》開設“檔案”專版，每期3800字左右，以圖文并茂的形式介紹近現代名人。三是優勢互補，共同記錄社會發展歷程。新聞媒體對新聞事件、社會熱點的報道，是對社會發展歷程的實時記錄，而檔案部門是歷史性、長期性的記錄。檔案部門需要新聞媒體對收集聲像檔案材料的支持，新聞媒體需要檔案部門提供報道重大活動、重大事件的背景材料。四是資源共享，深度弘揚優秀文化。近幾年，蘇州市檔案局和《蘇州日報》在文化名人的檔案收集和采訪報道方面合作，互相提供線索，以“文化訪談”欄目形式聯合采訪文化名人、收集名人檔案。
論國家檔案館的有限公共性
王艷珍、曹航在《浙江檔案》2013年第6期撰文，認為檔案館由于自身的諸多特點，不像“近鄰”的公共圖書館、博物館那樣具有純粹的公共性，并對檔案館的有限公共性從三個方面進行了論述：一是檔案館體制影響公共性。主要為檔案館的特殊管理模式（局館合一）阻礙其公共服務功能的發揮；檔案工作人員的公務員（或“參公”）編制影響了其公共服務的積極性。二是檔案館工作對象限制其公共性。主要為館藏結構單一和館藏檔案開放利用限制條件較多。三是檔案館的服務理念和社會形象拉大了其與公民的距離。
低保檔案工作探微
孟冬在《蘭臺內外》2013年第3期撰文，從三個方面論述了低保檔案工作：一是低保檔案的形成及特點。1.低保待遇申請審批的程序，決定了低保檔案的多層面性（涉及村、居委會，街道、鄉鎮，縣級民政部門三個層面）；2.低保工作的管理方式，決定了低保檔案的動態性。二是低保檔案的管理原則。1.分級分類管理（縣，鄉鎮、街道，村、居委會三級管理）；2.一戶一檔動態管理。三是低保檔案管理的一般方法。1.低保材料的歸檔；2.低保材料的整理；3.劃分低保檔案的保管期限；4.低保檔案的利用。
1 地方文獻的征集范圍
麗水市檔案局根據麗水市目前存世和出版的地方文獻的數量、種類、內容等特點，制定了《麗水市檔案館地方文獻館管理辦法》，征集范圍包括：麗水地區歷代地方志、文史資料；碑刻、摩崖拓片和其他文物相關資料；民間的宗譜、族譜、契約、歌本、手抄本等民間文書；記錄麗水發展和具有時代特色的照片、錄影、錄音；在麗水工作、生活或原籍在麗水的知名人士、作家、詩人等創作的作品；工作、生活或祖籍在麗水的各界著名人士的照片、手稿、日記、信函、傳記、回憶錄及其主要著作； 我國臺灣、港澳，以及海外資料中有關麗水的資料；其他具有歷史檔案價值的地方文獻。
2 檔案館地方文獻征集工作現狀
2.1 地方文獻征集意識不強。長期以來，檔案部門征集對象主要為各類檔案，對地方文獻征集工作重視不夠。大多數檔案館，特別是基層檔案館，一直將地方文獻和其他類別的圖書資料混合收集和保存，沒有進行專門的分類和著錄，也沒有作為一項單獨的工作進行開展，造成地方文獻數量少，內容單一，存放分散，不便查找和利用。與圖書館、博物館等單位相比，檔案部門的地方文獻征集工作起步晚、時間短，沒有形成一定的規模。
2.2 缺乏長遠而科學的規劃。市縣級檔案館對地方文獻的征集缺乏長遠規劃，很大程度上帶有盲目性、隨機性和不確定性。常常是四處出擊，找到什么是什么、收集多少算多少。因此，很難征集到數量較多或具有較高存史價值的地方文獻，使文獻出現缺漏，難以形成科學的館藏體系。
3 地方文獻的征集方式
征集工作是做好地方文獻工作的基礎，作為市縣級檔案部門，在“無專職人員、無專項經費”的條件下，必須因地制宜，發揮人的主觀能動性，開展征集工作。
3.1 征集人員要練好四個基本功。腦清：要對本地的歷史文化有一定了解，知曉主要歷史文獻的名稱和收藏情況，多閱讀地方文史書籍，努力提升自己的文化修養，做到腦中時刻裝著地方文獻征集工作。耳靈：就是關于地方文獻的信息要靈，隨時關注方志辦、文聯、社科聯、政協文史委和地方知名作家、文史專家的工作動態，了解其研究和著作進展情況。嘴甜：要和相關部門和人士，甚至是出版社印刷機構搞好關系，多交朋友，經常聯系或上門探望。腳勤：在得知哪個人士或單位有收藏或新的地方文獻要出版后，要及時上門去了解情況，力爭第一時間將其征集入館，同時，可動員作者將原始手稿或收集的原始資料一并移交檔案館保存。
3.2 建立征集網絡。要善于發現和團結一批對本地歷史文化較有研究的專家和收藏家，聘請其中熱愛檔案事業，熱心公益的人為征集顧問，發動其代為征集或提供征集線索，建立一個覆蓋面廣泛的征集網絡，以彌補檔案部門人員少、信息滯后的不足。為此，麗水市檔案館于2015年6月，聘請了第一批共12名檔案征集顧問，其中既有地方文史專家，又有熱心群眾，也有已將個人檔案全部捐贈檔案館的市民。
3.3 設置專庫或專柜。為地方文獻設置單獨的庫房或專用柜，做到集中管理，方便查和利用，同時做好分類、編號和編目工作。麗水市檔案館成立了麗水地方文獻館，并騰出單獨的庫房，專門用于存放地方文獻。
3.4 做好宣傳動員。麗水市檔案館印制了《地方文獻征集啟事》，通過單位網站、微信公眾號、展覽等途徑進行，并利用檔案人員外出進行業務指導、工作交流等途徑進行宣傳、動員。通過各縣、市、區檔案館代為征集。同時，主動與新聞媒體聯系，及時報道地方文獻征集情況，提高檔案部門的知名度，動員市民主動捐贈地方文獻，并向捐贈者頒發收藏證書，如果捐贈的地方文獻數量較大或史料價值高，可舉行捐贈儀式，擴大宣傳面。
一、開展已公開現行文件服務的主要做法
1． 創新服務機制，規范服務行為。我們根據開展文檔服務的特點，提出以“讓您滿意”作為服務的基本要求。制定了文明服務行為規范，實行服務承諾制度，嚴格按照承諾開展限時服務；實行首問責任制，不推諉服務責任；要求文明著裝，掛牌服務，規范文明服務用語；建立監督機制，通過設立監督投訴電話、市民留言簿、意見反饋卡等形式，自覺接受社會監督。
2． 完善服務形式?熏提高服務水平。2002年起，我們根據用戶的不同需求，在做好常規服務的同時，采取了多種服務形式，如：（1）提供函電代查服務。解決外地利用者及本市年齡較大、行動不便或工作繁忙等特殊群體利用中的實際困難。三年來，共提供函電代查405人次。（2）開展跟蹤服務。對因種種原因查不到文件的利用者，我們及時與有關部門聯系，并在承諾時限內向利用者反饋情況。（3）開通服務熱線和網上查閱服務。對于相對簡單的問題，用戶打個電話就可以了解有關情況，到今年五月，通過服務熱線答復利用者咨詢3194人次；已經聯網用戶，還可以通過網上利用全部已公開現行文件和檔案。（4）實施親情服務，想利用者所想，急利用者所急，切實為利用者排憂解難，以親切的話語，耐心周到的服務，使每一位利用者真正感受到親情般的溫暖，許多利用者與我們的工作人員成為朋友。（5）建立回訪制度。我們定期通過電話等方式，詳細了解利用效果和利用需求，增強服務的主動性和針對性，三年來，回訪達500余人次。（6）開展周六服務，滿足上班族和學生們的利用需求。（7）先后11次開展文檔服務進社區、到街頭、送下鄉宣傳服務活動，把與老百姓關系密切的政策文件免費送到他們手中，同時借助媒體的宣傳，擴大已公開現行文件服務的知曉度。（8）開展利用輔導服務，針對不同類型利用者的需求，分別提供學術型、查考型、檢索型輔導。?穴9?雪開展VIP直通車服務，面向黨政領導和首腦機關處理重要事件的需要，實施首問責任、即到即辦、及時回復的直通車服務。
3． 夯實服務基礎，改善服務條件。青島市檔案局積極探索現行公開文件收集的有效途徑，首先認真落實市委、市政府“兩辦”有關文件，并將報送已公開現行文件作為考核各單位檔案工作的重點內容和評先條件之一。在此基礎上，又進一步采取多種收集形式：一是關注社會熱點、重點收集。如房改、醫療保險、養老保險、集中供熱等；二是利用新聞媒體及時收集。有些紙質文件尚未收到媒體就公布了，我們就將有關文件先復印提供查閱，待正式文件到了再替換下來；三是利用現代化手段網上收集。除了在金宏網上將文檔服務中心單列發文戶頭外，我們和市委計算機中心協議實現文件資源共享；四是根據利用需求定向收集。對于出臺和群眾利益相關文件較多的單位，我們主動聯系收集；五是不僅收集青島的現行公開文件，而且收集國家和省有關政策性文件。目前，已經收集與人民群眾有關系的各類已公開現行文件13000余件（冊），基本滿足了社會的需求。
為了方便人民群眾查閱復制檔案文件，我們不斷增加各種服務設備，如計算機、復印機、打印機、閱讀復印機等，其中供用戶自行檢索的計算機由原來的5臺增加到20臺；編印了《利用手冊》和《走近檔案館》，引導和幫助利用者更好地利用檔案文件；配備了各種工具書、常用資料、查閱文檔專用箋、專用書簽等；設置了休息區和便民角，為老年人準備了老花鏡等，千方百計給利用者營造一個文明、舒適、溫馨的閱覽環境。最近，又在全市兩級文檔服務中心實施已公開現行文件資源網絡共享，在每一個檔案館都可以查到中央、省、市和12個區（市）的現行政策性文件，大大地方便了人民群眾。
二、開展已公開現行文件服務的效果與影響
檔案部門開展已公開現行文件服務，是一項利國利民的工作。第一，開辟了一條黨務政務公開的重要途徑，人民群眾可以更方便及時地了解黨和政府的方針政策，有利于加強黨和政府與人民群眾的聯系與溝通。正如前來送匾的宋師傅所言：“黨和政府制定了許多好政策，這些政策要想辦法讓人民群眾知道，要有一個交流與溝通的場所。媒體上報道往往一帶而過，用時找不到，我覺得檔案館就是一個理想的場所。”第二，人民群眾通過查閱檔案文件，有利于維護自己的切身利益。在非公務查閱檔案文件的利用者中，為了維護切身利益來查閱檔案文件的約占80％，例如為了工資福利、社會保險、醫療保險、獨生子女、住房拆遷、離退休待遇查閱相關政策和依據等。第三，通過查閱檔案文件，有利于克服群眾對某些政策的疑慮和誤解，化解各種矛盾，維護社會穩定。第四，通過已公開現行文件利用，可以增加施政的透明度，便于社會對政府實施監督。有一位利用者由于經常到檔案館來看一些政策性文件，被戲稱為“政策通”，周圍的居民遇到問題，經常向他咨詢，向他請教，當他發現有些部門制定或執行政策與上級政策或法律法規不一致，就主動給有關部門打電話或主動上門咨詢或反映。
開展現行文件服務，創建服務品牌，不僅給人民群眾帶來好處，而且對全市檔案工作和檔案部門自身機關建設也產生了推動作用。主要表現在：
1． 推動了各級檔案館館庫和設施條件的改善。開展已公開現行文件服務之前，由于檔案利用率不高，市、區（市）兩級檔案館的閱覽室一般都比較小。隨著已公開現行文件服務的開展，利用人次明顯增加，原有閱覽條件已不能滿足利用需要，促使兩級政府和檔案部門千方百計改善閱覽條件。青島市檔案館先后兩次改造和擴建閱覽室，使閱覽室面積達到400平方米，最近市政府已經批準市檔案館近5800平方米的二期工程擴建計劃，主要包括展覽廳和供利用者點播、觀看音像檔案的演播廳，屆時檔案館的利用閱覽條件將得到大幅度的改善。為了滿足城鄉人民群眾查閱已公開現行文件的需求，我們在全市檔案系統全面開展現行公開文件服務，所屬12個區（市）檔案館都已建成文檔服務中心，或在政府政務大廳開設文件查閱服務窗口，其中有9個區（市）為此已經或正在新增、改建和擴建館庫，檔案館的服務設施也得到大幅度的改善。
