時間：2023-05-26 17:33:24
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理風險，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
隨著科學技術的發(fā)展，電子計算機越來越成為人們工作和生活中不可或缺的工具，繪圖、計算、文檔、購物、娛樂……它滲透了人們生活和工作的方方面面，二十一世紀就是一個電子時代，計算機使辦公變得更加方便快捷，大大縮短了辦結時間，提高了工作效率。電子計算機儲存了大量資料，形成電子檔案，方便隨時調取，節(jié)約了檔案管理方面的物力、財力和人力，對于加強檔案管理方面的應用技術革新有著突出作用。不過，在具體的應用當中來看，電子信息檔案也存在著缺點和問題，例如電子檔案與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，在保管方面有著很大的風險。在防范風險方面，如果沒有做好防范措施和預案，那就會出現(xiàn)資料損壞、資料被盜的風險，保密信息外泄，網(wǎng)絡受到黑客攻擊，給國家或單位造成重大損失。因此，在用電子信息檔案保存重要資料的時候，需要加強檔案信息的安全，要應用一些必要的防范措施，讓信息的安全性得到更加安全的保障。
一、避免信息檔案出現(xiàn)風險的措施
預防是做好一切工作的前提，在可預見或不可預見風險的時候，就需要進行提前的遏制處理，這是當前我們桂波風險的最好的辦法，也是最為有效的辦法，更是最經(jīng)濟實惠的辦法。主要措施有：
1、使用先進技術。計算機在工作過程中要引進新的技術，新技術可以使電子信息檔案更加安全可靠。使用殺毒軟件，經(jīng)常查殺，定期設置更改密碼。
2、實施保密制度。為確保信息檔案的安全，檔案的管理單位需要制定嚴格的保密制度，并嚴格執(zhí)行保密制度，并且實行專人負責制，規(guī)定只有相關的檔案管理人員才能操作，其他人員不得擅自操作。
3、及時進行防護。為了解決電子信息檔案潛在的危險因素，設立專網(wǎng)管理，做到內外網(wǎng)分開工作，做好網(wǎng)絡的防護，既能避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞和竊取，又能使得檔案信息的安全。同時，還要對于一些存儲介質進行嚴格監(jiān)管，例如外界的U盤未經(jīng)嚴格殺毒后，不準插入存儲檔案信息的電腦或設備里，以確保存儲設備不被感染病毒，避免造成信息外泄。
二、緩解信息檔案風險的措施
對于電子信息檔案遭受到的來自外界的一些干擾，當務之急是要降低風險損害，將損失降低到最小，這樣就離不開檔案管理人員的緊急處置，需要將電子信息檔案管理系統(tǒng)中出現(xiàn)的一些問題進行及時修補，讓風險在可控范圍內，達到緩解和降低風險的目的。
對于緩解電子信息檔案管理的風險來說，主要是采取制定必要的實施應變制度、災難恢復制度、電子信息檔案資產(chǎn)重置等措施，降低和防范電子信息檔案及資產(chǎn)存在的風險問題。我們經(jīng)常采用的風險緩解措施主要有：事前防范、事中終止、事后補救等三個流程。事前防范，主要是在預見出現(xiàn)風險前，為減少相關的損失而采取的一些制度、管控的辦法；事中終止，主要是在風險監(jiān)控中看到了有可能造成信息檔案的泄漏的危險，及時采取電子信息檔案管理系統(tǒng)的維護、升級工作；事后補救，主要是在危險業(yè)已發(fā)生的情況之后，為了減少損失不再發(fā)生類似問題而及時采取的處理解決辦法。當然，對于電子信息檔案的管理來說，不管是發(fā)生哪類的危險，都要及時進行處理，確保信息檔案的安全。
三、分散信息檔案風險的措施
在電子信息檔案的管理流程中，我們經(jīng)常采取的規(guī)避風險方法是轉移策略，它在實質上對風險的一種分散，就是將風險轉換到別的地方去，以此來把業(yè)已存在或正在發(fā)生的風險降低到最低點，將損失降的越少越好。一般來說，我們可以采取多方面的方法，對風險進行轉移，如：通過購買保險、外包或簽署服務合同等做法。通過這樣的風險轉移處理后，就可以將復雜的風險問題變得簡單易行起來，簡單來說就是把危險進行分攤，層層設防，把住危險入口，確保電子信息檔案的安全。
四、評估信息檔案風險的措施
【摘要】電子檔案在發(fā)展的同時也面臨風險。本文主要從風險識別、風險評估和風險應對三個方面分析了電子檔案的風險管理。
關鍵詞 電子檔案管理； 風險管理； 風險評估； 風險應對
電子檔案管理在現(xiàn)在的發(fā)展階段還存在許多問題，如檔案信息泄漏、完整性被破壞、非授權訪問以及病毒、黑客的攻擊等。所以，對電子檔案進行風險管理研究，具有重要意義。
一、電子檔案管理中的風險
Cooper D．F 和Chapman C．B 對風險給出了較權威的定義：“風險是由于從事某項特定活動過程中存在的不確定性而產(chǎn)生的經(jīng)濟或財務的損失，自然破壞或損傷的可能性”。電子檔案管理中的風險主要是指電子檔案文件在通過網(wǎng)絡進行傳輸?shù)倪^程中很容易被網(wǎng)絡服務影響，出現(xiàn)偽造、泄密、竊聽以及篡改等問題。此外，電子檔案的信息接收與歸檔過程中還可能面臨計算機病毒與網(wǎng)絡黑客等多方面的威脅，所以電子檔案管理中風險重重，電子檔案的安全難以得到有效保障。
二、風險管理
通過對風險控制等相關內容的學習，筆者認為，電子檔案風險管理的程序設計主要包括風險識別、風險評估和風險應對三個部分。
（一）風險識別。風險識別是進行風險評估的基礎和前提，主要指“尋找”和“分類” 風險因素這兩項內容。我們希望通過風險識別對電子檔案風險源、分布、原因、關聯(lián)、后果有一個理性認知，如果把可能出現(xiàn)的各種風險列出在清單上，就能達到較好的識別效果。電子檔案風險從性質上劃分，主要有：1. 電子檔案真實性風險。電子檔案的真實性是指檔案所包含的信息在傳輸、被訪問等處理后保持不變，狀態(tài)與最初形成時的一致。電子檔案的真實性是其行政有效性以及法律證據(jù)性的基礎，是電子檔案反映歷史情況，構成社會價值，能夠作為社會記憶長期保存的前提。然而由于電子檔案的信息在形成和使用中很容易不留痕跡地被更改，而且在軟硬件平臺升級時遷移電子檔案也可能導致檔案中的某些信息發(fā)生變化或丟失，因此電子檔案面臨真實性風險。2. 電子檔案完整性風險。電子檔案的完整性風險主要是指應該歸檔保存的電子檔案數(shù)量不全以及單份電子檔案的構成要素不全，這就使利用電子檔案出現(xiàn)了障礙，也影響了電子檔案本應該有的價值。3. 電子檔案可讀性風險。電子檔案可讀性風險簡單地說就是指電子檔案不可讀，即文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、轉存載體轉換、遷移等處理后打不開，或者打開之后是亂碼或部分信息顯示不出來等。
（二）風險評估。風險評估是風險應對的前提，主要包括區(qū)分電子檔案管理過程中各種風險的發(fā)生概率、發(fā)生后的危害程度，從而找到合理的控制防范方法。Kaplan 和Garrick 提出了三元組完備集風險理論，即。其中，表示風險，表示第個不利事件，表示發(fā)生的概率，表示的結果，是一種損失指標；角標是指是一個完備集。集合中的元素只是風險的一個答案，而整個集合才是全部風險。根據(jù)這一理論，電子檔案管理的風險評估可以按照這些步驟進行：首先，構建電子檔案風險要素表，即把風險識別出來的風險因素列出表格清單。然后，確定所列出的各種風險發(fā)生的概率值。第三，評價風險程度，定量分析電子檔案管理過程中可能遇到的各種風險，確定對應風險后果值集。最后，進行綜合風險評價，劃分出幾個風險等級。
（三）風險應對。風險應對包括“防范”與“控制”兩方面內容，它直接體現(xiàn)風險管理的目標。風險規(guī)避通常有三種方法：通過應用制度來規(guī)避（允許電子檔案管理人員制定某些特定的制度），通過培訓和教育來規(guī)避（使電子檔案管理人員了解管理制度），以及通過應用技術來規(guī)避（如設置密碼）。風險轉移可以通過重新考慮如何提供服務，修改配置模式，外包給其他機構、購買保險，或者與提供商簽署服務合同來實現(xiàn)。這使檔案管理部門可以將那些與復雜系統(tǒng)管理相關的風險轉移到處理這些風險比較有經(jīng)驗的另一個機構中。風險緩解的措施總體上可以分成兩類：一類是事前措施，即在風險發(fā)生前為降低損失程度所采取的措施，它有時同時也會降低風險發(fā)生的可能性；一類是事后措施，即在風險發(fā)生后為減少損失所采取的措施，主要是指處理緊急情況，從而阻止損失程度加重。
事實上，進行風險轉移并不能從根本上規(guī)避電子檔案風險。在電子檔案管理過程中，應該從風險產(chǎn)生的源頭上就避免風險的發(fā)生，或者在風險來臨時，采取相應的措施緩解風險造成的損失，具體可做到如下幾點：1. 以人為本，培養(yǎng)檔案管理人員的風險意識，提升業(yè)務能力，更新管理知識，升華管理思想，使電子檔案管理人員在工作中增強風險意識，減少失誤，提高遵守制度的意識，避免在管理過程中發(fā)生風險。2. 建立一套合理而健全的管理制度。俗話說，“三分技術，七分管理”，組織內電子檔案管理制度的建立，往往比購買設備、提高技術還能起作用、還重要。國內外電子檔案管理的實踐經(jīng)驗表明，大多數(shù)的威脅來自組織內部，對內部威脅的防范比對外部威脅的防范更困難。而防范內部的威脅，建立行政和法律方面的管理制度就很有必要。
參考文獻：
【關鍵詞】電子信息檔案；風險控制；方法
目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業(yè)推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業(yè)來說更加方便和快捷，避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是由于計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業(yè)在使用電子信息檔案這一手段時也面臨著風險。因此，企業(yè)在運用此技術時一定要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。
企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營管理過程中，計算機的應用已非常普遍，其具有多種多樣的功能，為企業(yè)管理帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)點，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用電子信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統(tǒng)操控，而無關的人員沒有權利操作系統(tǒng)等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多企業(yè)開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企業(yè)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業(yè)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。
參考文獻：
[1]馮惠玲，論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005（3）
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2008（1）
一、住房公積金貸款檔案的作用
1.貸款檔案是化解防范住房公積金貸款風險的憑證。住房公積金貸款檔案是住房公積金管理機構在貸款工作中形成的文件材料,它保留了當事人的歷史真跡,具有原始性,具備法律效用。在當事人違約、不能履行貸款權利與義務,致使住房公積金貸款存在還貸風險時,當事各方均可以貸款檔案為憑據(jù),采取相應的行為,使風險降到最低限度。同時,住房公積金貸款檔案的完整程度直接決定著對逾期還款的催收力度。
2.貸款檔案是住房公積金規(guī)范化管理的需要。住房公積金涉及千千萬萬繳存者的切身利益,因此,住房公積金規(guī)范化管理就成了各項工作的重中之重。住房公積金規(guī)范管理包括歸集、支取、計息、貸款等相關業(yè)務。做好因貸款業(yè)務產(chǎn)生的各種材料而形成的貸款檔案的管理,是住房公積金貸款工作主要組成部分,是住房公積金各項工作的基礎。貸款檔案管理規(guī)范與否直接決定了住房公積金管理的規(guī)范程度。
3.貸款檔案是加強貸款后跟蹤管理的依據(jù)。由于個人住房公積金貸款跨越的時間長,經(jīng)辦人員時常變動等因素,對貸款的管理就必須始終以原始檔案為依據(jù)。否則,住房公積金貸后跟蹤管理就無從著手。為強化風險意識,目前大多管理機構普遍推行貸款責任終身制,而貸款檔案則是實現(xiàn)終身制的載體。
4.貸款檔案是社會誠信體系的一部分。貸款檔案真實地反映貸款各方,尤其是借款人履行合同的真實記錄。是借款人誠信度的具體體現(xiàn)。當前全國各行各業(yè)都在努力營造一個良好的誠信氛圍,有關部門也正在著手建設資源共享的誠信體系。住房公積金繳存和使用(包括借款),其實就是個人信用履行過程,住房公積金管理機構應該充分利用貸款檔案這一有力形式,努力建立健全這一體系。
二、住房公積金貸款檔案的特點
1.貸款檔案形成的動態(tài)性。按一般理解,檔案是在某項工作辦理活動結束后形成的,而對貸款檔案來說卻并不如此。住房公積金貸款工作由貸前、貸中、貸后三個階段組成。每宗個人住房貸款工作的完成,最長需要30年的時間 (個人住房公積金貸款最長時限為30年),假如等貸款的所有工作都結束后,再來整理該檔案,非常不現(xiàn)實。因此,貸款檔案應該是在借款人提出貸款申請到獲得借款后形成的。當然,貸款檔案形成后并不意味著此項貸款工作全部完成,它還需要不斷給該宗貸款檔案增添內容,如還款情況,擔保情況(包括抵押物、質押物狀況、保證變更等)及違約涉及訴訟等直到借款人全部履行完還款義務為止。之后,貸款檔案才可以納入一般檔案管理范疇。住房公積金貸款工作長期性的特點決定了貸款檔案形成的動態(tài)性。
2.貸款檔案材料的特殊性。貸款檔案材料的特殊性,在于一宗個人住房貸款的完成,都需要履行較多的程序,涉及較多的部門,所形成的文件材料不統(tǒng)一。以一宗住房抵押貸款為例,在借款人提出書面借款申請后,至少需要經(jīng)歷貸前調查、房地產(chǎn)評估、抵押登記等過程,有的還要辦理房屋保險、公證等。這些程序均要有書面材料。此外,貸款人還要查驗首付款憑據(jù)、銀行出具票據(jù)等。這些材料都沒有統(tǒng)一的格式、紙質、紙型及書寫工具各不相同,增加了貸款檔案的整理難度和保管難度,也決定了對住房公積金貸款檔案保護的高要求。
3.貸款檔案使用的頻率高。因為貸款工作的長期性,使該類檔案調用頻率遠遠高于其他如文書、財務、科技類檔案。。
4.貸款檔案類別的差異大。因為擔保方式不同,使個人住房貸款需要的資料不同。目前,住房公積金個人住房貸款有抵押、質押、保證三種方式,擔保形式的不同所需的資料自然不一樣,在整理、保管時要區(qū)別對待。
5.貸款檔案保管的責任大。住房公積金貸款涉及的金額大,牽涉到借款人、貸款人的切身利益,也直接牽涉到眾多住房公積金繳存人的利益,貸款風險防范顯得十分重要。而作為防范風險重要手段之一的貸款檔案管理就承擔著較大責任。另外,由于住房公積金貸款檔案形成材料復雜,保管時間長,要求高,使貸款檔案保管的責任亦加大。
三、貸款檔案歸集和管理
住房公積金貸款檔案形成的階段性和長期性的特點,決定一份個人住房貸款合同的完全履行往往需要多個部門和經(jīng)辦人共同來完成,從相互銜接,工作的連續(xù)性出發(fā),要求對貸款檔案進行規(guī)范化、制度化的管理。在檔案歸集、管理方面應遵循以下原則。
1.一宗一卷。一宗貸款歸集成一卷檔案是最基本的。不能因一些貸款材料少而將幾宗貸款資料匯成一卷,這不利于檔案的保管利用。當然在裝盒時,可將若干卷檔案集中在一個檔案盒,在檔案盒上做好記錄。
2.即時歸集。貸款工作的性質,使得信貸員在開展信貸工作時,往往要同時辦理幾宗貸款,易使貸款資料相互混淆,時間一長,一些貸款材料會丟失。要求信貸員要及時、即時收集貸款過程中形成的各種材料。需要針對各種擔保形式的貸款制定檔案收集目錄(如抵押擔保貸款、質押貸款、保證貸款等檔案歸集目錄),按目錄收集。在整理時此目錄可作為該貸款卷內目錄。
需要補充一點,因信貸員是貸款資料的第一審閱者和把關者,負有將資料收集齊全的責任,應是住房公積金貸款檔案歸集的第一責任人。
3.統(tǒng)一格式。貸款材料五花八門,給貸款檔案整理帶來難度。整理檔案時,應遵循統(tǒng)一格式的原則。在制定合同格式時要統(tǒng)一按A4紙大小。裝訂時將其他的收款收據(jù)、銀行憑證、保險單等不規(guī)則的材料統(tǒng)一粘貼在A4紙上,對以后還需要返還的材料如他項權利證等,要留下復印件備日后查詢,為減少檔案卷的拆開次數(shù),在裝訂時,可附加空白的還款情況登記表或其他需要的附表,待日后需要時填寫。
目前階段的電子計算機技術在人們生活和工作當中的作用越來越突出，并且其多樣化的功能以及突出的使用效果，使得計算機的應用層面越來越廣泛，這一點為人們的生活與工作帶來了極大的變革，使得企業(yè)很好的節(jié)約了成本，并且辦公的質量、辦公的效率得以大大的增長。就目前的信息化時代而言，最為先進的檔案管理方式，就是電子信息檔案的管理，其對于企業(yè)的發(fā)展和進步有著極為重要的作用和意義。但是，由于電子信息技術在傳輸和存儲的過程當中，存在著一定的安全漏洞，所以，還需要對相關的風險進行防范和控制，更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠。
1. 預防風險的措施研究
深入并且細致的對預防風險的措施方案進行研究和分析，是開展一系列工作的基礎性環(huán)節(jié)，也是一項重要的工作步驟。防患于未然，是避免風險的最為有效的措施方案，而提前性的對存在的風險進行防范，則可以使得風險的代價降至最低。首先，需要建立起嚴格的限制權限，各個級別的工作人員需要在權限的范圍之內進行工作，并且使用檔案。同時，還需要進行逐級別的審批，保證審批工作的嚴格與可靠，進行工作權限的認定，注意針對信息進行管理和保存。最后，則是需要針對使用的規(guī)范，對使用的權限進行確認，對備份的文件進行必要的技術處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現(xiàn)信息的整理復制備份。在檔案信息使用的過程當中，也需要對其安全性進行研究與探討，避免錯誤的操作、避免外界的干擾對操作造成不利的影響。對于整個檔案信息的使用過程，進行監(jiān)督和控制，做好相應的記錄。
2. 避免風險的措施研究
針對檔案的風險避免，需要從以下幾個方面做起：
（1）加強最新技術的獲取，同時全面的保證安全的可靠性。在計算機時代當中，信息的發(fā)展和安全技術不斷的發(fā)展，相關的技術手段也是日新月異，而信息的檔案規(guī)避風險，最為有效的方式，就是針對技術進行創(chuàng)新，只有通過這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關的安全保護。首先，需要對加密的技術進行提升，分級別、分層次的對檔案信息進行加密處理，同時保證密碼不會在一定的時間之內被更改，這樣的操作方式更加有利于進行風險的防范。其次，還需要對適合的檔案軟件進行制定，選擇最佳的軟件進行數(shù)據(jù)的加密處理，并且保證用戶安全的級別以及訪問的授權、密碼的設置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。
（2）培養(yǎng)工作人員的安全管理意識。培養(yǎng)并且提升工作人員的安全管理意識，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過程當中的多樣性，相關的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規(guī)范和標準，同時避免檔案的管理工作變得更加復雜。所以，必須要在實踐的工作當中加強工作人員的安全管理意識以及檔案管理的能力，這一點對于當前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。
（3）風險的防范必須要做到及時的發(fā)現(xiàn)和及時的處理。檔案信息的管理工作，是數(shù)據(jù)安全性的核心部分，而對于電子信息檔案的使用過程之中出現(xiàn)的風險問題，也需要做到及時的發(fā)現(xiàn)和及時的處理，針對在計算機維修時期之內的風險，有關的企業(yè)還需要重點的注重對于可能存在的風險進行防范和控制，采取一系列主動的措施方案進行應對。尤其是對于當前階段安全信息異常敏感的時代而言，還需要采取必要的、有針對性的并且切實可行的防范措施進行風險的控制和管理。
3. 分散風險的措施研究
根據(jù)上文的詳細闡述和分析，可以對現(xiàn)階段檔案信息管理過程當中預防風險的措施技術以及避免風險的措施方案有著全面的了解和細致的掌握。接下來，將針對分散風險以及評估風險的措施進行深層次的研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。
將檔案信息管理的風險降至最低，最為常用的是轉移的策略，其實質，是對風險進行分散，并且將風險轉移至其他的地方，達到降低風險的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對配置的基本模式進行修改，并且購買相關的保險、外包至其他的機構等等，都可以達到分散風險的目的和效果，并且這一手段方式也是未來對于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過這樣的方式，可以使得檔案的風險變得更加簡單化，對于原來的電子信息進行必要的改進，使得電子信息的管理系統(tǒng)更加的先進，保證檔案信息的安全和可靠。
4. 評估風險的措施研究
針對風險進行評估，是非常有效的降低風險的方式和技術，一旦風險發(fā)生，如何對風險進行評估，并且如何將風險所導致的損失降至最低，同時找到最佳的處理技術方案，是一項重點性的工作。針對風險進行評估的基本目的，是全面的保證風險的控制計劃更加的合理、更加的科學與可靠，而在現(xiàn)階段電子信息檔案實施的基礎之上，全面的針對風險所帶來的影響進行分析和研究，并且對其后果進行探討，是非常有必要的。對風險所帶來的成本的損失進行探析，同時對檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現(xiàn)階段的工作當中，部分檔案的管理者認為電子信息檔案的操作是無危險性和風險的，所以，這樣的觀點就為風險管理工作帶來巨大的阻礙。相關的工作人員，需要時刻的提醒自己，對于風險進行評估和防范，并且采取切實可行的措施手段，對風險進行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個細小的工作環(huán)節(jié)，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴格的監(jiān)督控制。最后，在風險評估的工作過程當中，還需要對安全意識進行提升，對于各種類型的安全隱患，需要盡早的發(fā)現(xiàn)，及時的進行處理，保證在風險發(fā)生之時，將其所帶來的危害降至最低。
5. 結束語
綜上所述，根據(jù)對電子信息檔案的風險管理與控制進行全面的分析和研究，從實際的角度出發(fā)，深入并且細致的對具體的風險控制和防范的措施方案，進行了深層次的論述，同時，對于分散風險的方式、評估風險的方式技術等，都進行了研究，力求以此為基礎，更進一步的為有關工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎。
參考文獻
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關鍵詞:房地產(chǎn)檔案管理風險管理
房地產(chǎn)檔案是城市房屋管理部門在房地產(chǎn)權屬登記、調查測繪、權屬轉移、變更等房地產(chǎn)權屬管理工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記載，是城市房地產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記錄。房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的資料，這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革發(fā)揮了重要的作用。它為解決長期以來城鎮(zhèn)房屋產(chǎn)權不明、產(chǎn)籍不清的問題提供了法律依據(jù)。房地產(chǎn)檔案也在利用過程中彰顯了它的作用和地位。
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案在社會經(jīng)濟活動中發(fā)揮著越來越重要的作用，推動了房地產(chǎn)檔案管理水平的大幅度提高，同時對房地產(chǎn)檔案的管理也提出了更高的要求。然而，房地產(chǎn)檔案在管理和使用的過程中，也存在許多被人們忽視的風險，缺乏對房地產(chǎn)檔案的風險管理認識和風險管理措施。加強房地產(chǎn)檔案的風險管理，可使許多寶貴的檔案得到及時、合理的開發(fā)、利用和保護，同時滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用需求，對于發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的作用和服務社會具有重要的意義。研究房地產(chǎn)檔案的風險和對策，增強檔案管理的風險管理意識，對于提高房地產(chǎn)檔案的管理水平具有迫切的現(xiàn)實意義。
1 房地產(chǎn)檔案存在的風險
1.1 突發(fā)風險
房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料，房地產(chǎn)檔案的抗風險能力比較低。由于受到經(jīng)濟水平的制約和觀念的影響，房地產(chǎn)檔案的抗風險意識低。雖然在檔案管理過程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰(zhàn)爭等不可抗力因素時，房地產(chǎn)檔案的抗風險能力差的問題就暴露無疑。去年的汶川大地震其巨大的破壞作用，使很多地方被夷為平地，造成了巨大的財產(chǎn)損失和人員傷亡，很多房地產(chǎn)所屬物化為烏有，有些房地產(chǎn)檔案也毀于一旦，給諸如財產(chǎn)保險的理賠工作帶來了很大的難度。
1.2 房地產(chǎn)檔案信息化風險
科學技術的進步，給房地產(chǎn)檔案的管理帶來了新的技術手段，給房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設和管理提供了可靠的保證。網(wǎng)絡、計算機和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎，同時也是信息安全風險存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術落后、制度不健全、管理不規(guī)范、措施不到位、治理不及時是產(chǎn)生不安全因素的根源。網(wǎng)絡的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全，面臨著客觀侵害行為的風險和主觀漏洞的風險。
在信息化的管理過程中，大量數(shù)字信息都儲存在硬件設備中，設備的安全性會給信息安全和完整性帶來威脅。如電腦、硬盤、光盤設備如果保管不當，就有可能發(fā)生損壞及老化等現(xiàn)象，從而導致大量數(shù)據(jù)的損壞，造成損失。存儲設備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新，更新不及時，也可能造成損失。
信息化的操作要求技術性比較強，一旦操作失誤就有可能帶來損失，比如設備的損壞、錯誤的格式化、刪除操作、錯誤運行程序等都有可能破壞電子數(shù)據(jù)。當電子化的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)或內聯(lián)網(wǎng)進行傳輸?shù)臅r候，就會遇到傳輸風險，如網(wǎng)絡黑客的入侵和攻擊、計算機感染病毒和木馬、遭遇非法竊取檔案信息等，如果沒能很好地防范，就有可能造成嚴重損失。
1.3 投資風險
為了應對突發(fā)的事故，進行異地檔案備份，需要投入大量的人力和物力，投資與回報如何達到平衡，投資控制在什么樣的幅度值得探討。同時，信息化管理不同于傳統(tǒng)的手工操作管理，它是建立在計算機網(wǎng)絡技術基礎上的現(xiàn)代化管理，進行信息化建設，特別是初期建設需要投入大量資金用于購置計算機、復印機、打印機、掃描儀等硬件設備，購買應用軟件、咨詢技術專家、培訓員工及日常管理等，都要花費不少資金。為應對突發(fā)的事故和信息化建設，大量資金的投入無疑存在投資風險。
1.4 知識產(chǎn)權風險
檔案信息化建設的最終目標是實現(xiàn)檔案數(shù)字信息在網(wǎng)絡中達到資源共享，這個共享引發(fā)知識產(chǎn)權的風險。同時，由于我國關于網(wǎng)絡信息方面的法律、法規(guī)、標準、制度并不完善，也使得檔案數(shù)字信息在充分發(fā)揮其憑證作用和參考作用的過程中存在很大風險。如在現(xiàn)實中，科技成果都擁有知識產(chǎn)權，具有專有性，而網(wǎng)絡上應受到知識產(chǎn)權保護的信息則是公開的、公用的，而產(chǎn)權人往往要求信息非公開化，這就造成一個矛盾，也給檔案部門在公開信息的時候帶來知識產(chǎn)權上的風險。
1.5 技術風險
房地產(chǎn)檔案部門在引進技術和應用技術兩個方面都存在風險。一方面，引進的技術不一定能對房地產(chǎn)檔案管理產(chǎn)生積極效果，或者很難完全轉化為實際應用的技術。另一方面，由于信息技術比較復雜，在應用技術的過程中會產(chǎn)生風險，許多房地產(chǎn)檔案工作人員會因為自身技術水平的限制而操作不當，進而影響房地產(chǎn)檔案信息的安全性、完整性和真實性。
1.6 人才風險
檔案信息化的建設和實施，需要既懂計算機網(wǎng)絡技術又精通業(yè)務的復合型人才，因為無論是系統(tǒng)軟件的選購、研發(fā)，還是信息化的具體實施、維護，都需要這些人才的支撐。國家信息化測評中心的統(tǒng)計結果顯示:我國信息化指數(shù)為38.46時，我國信息化人才資源指數(shù)僅為13.43。信息化人才匾乏是導致檔案信息化項目實施失敗的主要原因之一，尤其是專業(yè)性復合型人才的缺乏，致使房地產(chǎn)檔案部門很難真正開展檔案信息化建設。如何挖掘和培養(yǎng)信息技術人才，留住復合型人才并充分發(fā)揮出他們的潛力，也是房地產(chǎn)檔案信息化實施過程中面臨的重要風險。
2 房地產(chǎn)檔案風險管理對策
2.1 樹立房地產(chǎn)檔案風險意識
當前，房地產(chǎn)檔案的風險問題尚沒有得到足夠的重視。主要表現(xiàn)在檔案部門管理領導和工作人員對房地產(chǎn)檔案的風險認識不足，缺乏應對房地產(chǎn)檔案的風險管理措施。要應對房地產(chǎn)檔案的各類風險，就必須樹立正確的風險意識。信息化管理作為一種全新的管理方式，正處在初步實踐的階段，必然會存在各種風險，為此，我們既要有風險意識，積極宣傳教育，又要有防范意識，采取有效措施，積極應對。房地產(chǎn)檔案管理應對不可抗力風險意識非常差，目前需要大力宣傳。
風險意識的淡薄會在很大程度上導致房地產(chǎn)檔案管理上的盲目，只顧當前效益，缺乏前瞻性，給房地檔案建設帶來隱患。當突發(fā)的風險出現(xiàn)時，由于對房地產(chǎn)檔案管理的風險認識不夠，缺乏應對突發(fā)風險的管理措施，帶來的后果可能是災難性的，損失將無法挽回。汶川地震表明，房地產(chǎn)檔案的破壞，給財產(chǎn)損失的評估和理賠帶來很大的困難，加強房地產(chǎn)檔案的風險管理，提高房地產(chǎn)檔案的抗風險能力已經(jīng)刻不容緩。
2.2 加強檔案風險教育
由于認識的偏見和房地產(chǎn)檔案管理崗位對人才的吸引力不夠，從事檔案管理的人員綜合素質相對其他部門而言，存在不小的差距。檔案管理人員普遍對房地產(chǎn)檔案的風險認識不夠。對檔案管理人員進行教育培訓，提高他們對房地產(chǎn)檔案的風險認識，對規(guī)避房地產(chǎn)檔案風險有良好的效果。教育培訓能夠提高檔案建設參建人員和管理人員對檔案風險的認識，確保房地產(chǎn)檔案建設的安全開展和順利進行。
2.3 增強房地產(chǎn)檔案的風險評估
風險評估是應對風險的前提。風險評估就是對房地產(chǎn)檔案在使用和管理過程中可能出現(xiàn)的風險進行預測，給定某一風險的概率。風險評估就是風險量化，通過比較風險的大小，來決定是否需要采取相應的應對措施。具體的風險的評估可以結合實際情況，聘請相關的評估專家來進行。
2.4 加強房地產(chǎn)檔案的風險管理
從政府層面來說，必須充分研究房地產(chǎn)檔案存在的風險，做好統(tǒng)籌規(guī)劃，做好房地產(chǎn)檔案的風險防范。國家應該制定相關的法律和政策，對房地產(chǎn)檔案的資金風險、知識產(chǎn)權風險和技術風險進行控制。房地產(chǎn)檔案管理要求的復合型技術人才，崗位對人才的吸引力不夠，檔案管理的人才風險也就時刻存在。需要從政策和薪酬等方面給予檔案管理優(yōu)惠。
不同地域，不同的單位房地產(chǎn)檔案面臨的風險也不一樣。避免房地產(chǎn)檔案管理的重復投資，保證資金的合理利用，預留風險保證金，制訂建設規(guī)劃，防范資金風險。一定要結合本單位實際情況，根據(jù)風險評估結果，采取提前進行規(guī)劃，避免檔案建設重復投資，采用逐步更新、持續(xù)改進的技術措施，規(guī)避技術風險，引入信息監(jiān)理方，緩解管理、人才方面的風險等等，靈活運用各類應對策略及時有效降低風險。
2.5 提高房地產(chǎn)檔案的抗風險能力
提高房地產(chǎn)檔案的抗風險能力，需要不斷提高認識。這種抗風險意識需要提高到國家戰(zhàn)略層面上來。比如國家對金融和股市風險的控制采取了很多切實可行的方法，也取得了很好的成效。在房地產(chǎn)檔案的管理上也可以進行借鑒和創(chuàng)新。比如在股市中，客戶交易的資料采取了異地備份的方法以應對不可抗力帶來的風險。房地產(chǎn)檔案如何實現(xiàn)異地備份呢?隨著計算機技術的發(fā)展和普及，檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲提供了可能。一方面要對庫存檔案電子化，另一方面新入庫檔案資料需要進行電子化工作，辦理完畢的房地產(chǎn)檔案在進行紙質檔案歸檔的同時，要進行電子文件歸檔，將該電子文件拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保管。
關鍵詞：房產(chǎn)；檔案；風險；對策
中圖分類號：F29 文獻標識碼：A 文章編號：1003-2851（2011）03-0184-02
房產(chǎn)檔案是城市建設和管理的基礎，它是確認房屋產(chǎn)權的重要依據(jù)。房產(chǎn)檔案管理是一項信息量大、變動關系復雜、事務性很強的行政管理工作。房產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料, 由于受到經(jīng)濟水平的制約和觀念的影響，房產(chǎn)檔案的抗風險能力比較低。房產(chǎn)檔案存在以下風險：
1.不可抗力的風險
在平常檔案管理過程中，我們基本采取了防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施，一旦遇到山洪、地震、海嘯、泥石流、戰(zhàn)爭等不可抗力因素時，房產(chǎn)檔案的抗風險能力差的問題就暴露無疑。汶川大地震其巨大的破壞作用，使很多房屋被夷為平地，造成了巨大的財產(chǎn)損失和人員傷亡，很多房地產(chǎn)所屬物化為烏有，不少房產(chǎn)檔案也毀于一旦，毀損了大量寶貴歷史資料。事實上，不只是地震，其他如洪澇災害、特大臺風、雪災、冰雹、等自然災害，以及火災、戰(zhàn)爭等突發(fā)事件，都有可能威脅到檔案的安全和利用。
2.房地產(chǎn)檔案信息化風險
在信息化的管理過程中，大量數(shù)字信息都儲存在硬件設備中,設備的安全性會給信息安全和完整性帶來威脅。如電腦、硬盤、光盤等設備，如果保管不當，就有可能發(fā)生損壞以及老化等現(xiàn)象，從而導致大量數(shù)據(jù)的損壞、損失。存儲設備都有一定的保存年限，需要不斷的拷貝和更新。如果更新不及時，也可能造成損失。
信息化的操作要求技術性比較強，一旦操作失誤就有可能帶來損失，比如設備的損壞、錯誤的格式化、刪除操作、錯誤運行程序等都有可能破壞電子數(shù)據(jù)。如果和銀行、稅務等部門通過互聯(lián)網(wǎng)或內聯(lián)網(wǎng)進行電子化的檔案信息傳輸?shù)臅r候，就會遇到傳輸風險。如網(wǎng)絡黑客的入侵和攻擊、計算機感染病毒、遭遇非法竊取檔案信息等，如果沒能很好地防范，就有可能造成嚴重損失。
網(wǎng)絡、計算機和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎，同時也是信息安全風險存在的地方。黑客攻擊、信息竊取、病毒蔓延、技術落后、措施不到位、制度不健全、管理不規(guī)范、治理不及時是產(chǎn)生不安全因素的根源。網(wǎng)絡的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全，面臨著客觀侵害行為的風險和主觀漏洞的風險。
3.人才風險
檔案信息化的建設和實施，需要既懂計算機網(wǎng)絡技術又精通業(yè)務的復合型人，因為無論是系統(tǒng)軟件的選購、研發(fā)，還是信息化的具體實施、維護，都需要這些人才的支撐。國家信息化測評中心的統(tǒng)計結果顯示：我國信息化指數(shù)表明，信息化人才匾乏是導致檔案信息化項目實施失敗的主要原因之一，尤其是專業(yè)性復合型人才的缺乏，致使房產(chǎn)檔案部門很難真正開展檔案信息化建設。由于信息技術比較復雜，在應用技術的過程中會產(chǎn)生風險,許多房產(chǎn)檔案工作人員會因為自身技術水平的限制而造成操作不當，進而影響房產(chǎn)檔案信息的真實性、安全性和完整性。如何挖掘和培養(yǎng)信息專業(yè)技術人才，留住復合型人才并充分發(fā)揮出他們的潛力，也是房產(chǎn)檔案信息化實施過程中面臨的重要風險。
房產(chǎn)檔案風險對策。
目前，房產(chǎn)檔案管理應對不可抗力風險意識非常差，房產(chǎn)檔案的風險問題尚沒有得到足夠的重視。主要表現(xiàn)在房產(chǎn)管理部門領導和工作人員對房產(chǎn)檔案的風險認識不足，缺乏應對房產(chǎn)檔案的風險管理措施。要應對房產(chǎn)檔案的各類風險，就必須樹立正確的風險意識。
1.加強檔案風險教育
由于認識上的偏見，房產(chǎn)部門領導對檔案管理崗位需要吸引人才不夠，從事檔案管理的人員綜合素質相對較低，檔案管理人員普遍對房產(chǎn)檔案的風險認識不夠。應對檔案管理人員進行教育培訓，提高他們對房產(chǎn)檔案的風險認識，對規(guī)避房產(chǎn)檔案風險有良好的效果。房產(chǎn)檔案管理要求的復合型技術人才，檔案崗位對人才的吸引力不夠。檔案管理的人才風險也就時刻存，需要從政策和待遇等方面給檔案管理人員以優(yōu)惠，通過教育培訓能夠提高檔案管理人員對檔案風險的認識，確保房產(chǎn)檔案建設的安全開展和順利進行。
2.增強房產(chǎn)檔案的風險評估
提高房產(chǎn)檔案的抗風險能力，需要不斷提高認識，這種抗風險意識需要提高到國家戰(zhàn)略層面上來。風險評估就是對房產(chǎn)檔案在使用和管理過程中可能出現(xiàn)的風險進行預測, 風險評估是應對風險的前提給定某一風險的概率。風險評估就是風險量化，通過比較風險的大小，來決定是否需要采取相應的應對措施。具體的風險的評估可以結合實際情況，聘請相關的評估專家來進行。
3.加強房產(chǎn)檔案的風險管理
不同地域，不同的單位房產(chǎn)檔案面臨的風險也不一樣。國家應該制定相關的法律和政策，對房產(chǎn)檔案的資金風險、知識產(chǎn)權風險和技術風險進行控制。必須充分研究房產(chǎn)檔案存在的風險,做好統(tǒng)籌規(guī)劃，做好房產(chǎn)檔案的風險防范。避免房產(chǎn)檔案管理的重復投資，保證資金的合理利用，預留風險保證金，制訂建設規(guī)劃，防范資金風險。一定要結合本單位實際情況，根據(jù)風險評估結果，采取提前進行規(guī)劃，避免檔案建設重復投資，采用逐步更新、持續(xù)改進的技術措施，規(guī)避技術風險，緩解管理、人才方面的風險等，靈活運用各類應對策略及時有效降低風險。
4.增強房產(chǎn)檔案的抗風險能力
科學技術的進步,給房產(chǎn)檔案的管理帶來了新的技術手段, 只有投入大量的人力和物力，才能使房產(chǎn)檔案管理的信息化建設提供了可靠的保證。隨著計算機技術的發(fā)展和普及，檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲提供了可能。一方面要對庫存檔案整理掃描，另一方面新入庫檔案資料需要進行整理掃描，辦理完畢的房產(chǎn)檔案在進行紙質檔案歸檔的同時，也要進行電子文件歸檔，將該電子文件拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保，一套供查閱使用，一套異地保管。只有不斷增強房產(chǎn)檔案的抗風險能力，才能更好地發(fā)揮房產(chǎn)檔案作用。
5.建立房產(chǎn)檔案異地備份
針對汶川地震造成當?shù)貦n案資料嚴重損失的情況，住房和城鄉(xiāng)建設部2009年曾發(fā)出通知，要求各地建設主管部門開展本地重要檔案的電子化、數(shù)字化載體在異地備份的相關工作，以確保檔案的安全和應急利用。
隨著信息技術和網(wǎng)絡的不斷發(fā)展，電子檔案管理已成為越來越多的部門采取的檔案管理方式。相對于傳統(tǒng)的紙質檔案管理，電子檔案具有紙質檔案無法比擬的優(yōu)勢，不過實際的情況說明，電子檔案也不是都是完美的，由于其對電子設備和電子系統(tǒng)依賴性強、數(shù)據(jù)可變性大，相對于紙張檔案來說，其風險更大，如不加以措施進行防范，O易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、被盜、篡改，因此，必須加強電子檔案的管理，減少或杜絕風險因素，這樣才能確保信息的安全。
一、影響電子檔案安全的因素
信息技術就是一柄雙刃劍，在給用戶帶來方便的同時，也給電子檔案的安全帶來更多的威脅。結合目前電子檔案的安全管理現(xiàn)狀，筆者認為，影響電子案信息安全的因素主要包括環(huán)境因素、人為因素和技術因素。
二、傳統(tǒng)電子檔案管理方式的弊端
就目前我國電子檔案傳統(tǒng)安全管理的實際工作情況而言，電子檔案安全管理主要還是依據(jù)傳統(tǒng)載體檔案的保護方法，“以防為主，防治結合”，其主要的關注對象是電子檔案載體本身的安全，對其周圍環(huán)境及管理方面的影響涉獵較少，更接近于傳統(tǒng)保管措施針對數(shù)字化發(fā)展態(tài)勢的一種延伸和改造，目前尚未建立一個完善的體系。具體情況分析，主要是存在著以下問題：一是管理效率低下，對于電子檔案的保護成本過高，對電子檔案風險的防范并不能取得相應的效果，兩者不能形成一種正比關系，從而造成人力、物力、財力上的巨大浪費。二是風險處置被動。對于可能發(fā)生的風險，囿于技術人員和檔案人員出現(xiàn)信息鴻溝，使電子檔案在風險發(fā)生之前往往不能采取有效的措施加以預防，只待風險成為現(xiàn)實之后，才采取相應的措施進行補救，出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象，最終還是不能避免電子檔案風險的發(fā)生。三是措施制度不完善。一方面電子檔案的安全管理在實施過程中缺乏完善的制度和標準的保障，存在很大的操作隨意性。另一方面國家對于電子檔案安全管理缺乏相應的法律法規(guī)進行規(guī)范。
三、電子檔案風險的管理和控制方向
電子檔案的風險管理，應實現(xiàn)在風險沒有出現(xiàn)時，通過各種風險識別技術，降低風險發(fā)生的概率或轉移風險；當風險出現(xiàn)時，通過各種有效措施或解決方法快速做出反應，緩解或減小風險造成的損失；在風險過后，總結經(jīng)驗教訓，改進管理。從具體看，建立電子檔案風險管理體系，應至少實現(xiàn)對電子檔案的前段控制、全程管理，完善險評估機制以及實行動靜結合管理。
一是要進行前端控制。前段控制是指從電子文件形成之時甚至形成之前就對文件從形成一直到歸檔整個過程給予通盤規(guī)劃，把可能預先設定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并對文件形成和維護進行監(jiān)督。其實質就是在電子文件形成時就采取保障措施，對風險提前防范。由于電子檔案和電子文件的同源性，對于電子檔案風險的防范應該在電子文件產(chǎn)生時就進行，防止電子檔案出現(xiàn)錯誤、控制差錯的最佳時機應放在所有可能出現(xiàn)錯誤和差錯的環(huán)節(jié)之間。電子檔案管理系統(tǒng)應該本著更科學、更合理、更有效的原則對以往的文件、檔案管理進行“業(yè)務流程重構”，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個管理環(huán)節(jié)的重復、疏漏，從而達到功能合理，效率最高。
二是實行全程管理。全程管理就是指整個電子文件的形成、積累和管理機制檔案化并且在管理的前端，即從文件生成開始就對電子檔案的整個生命周期進行控制，實施全程檔案化管理，整個過程不允許隨意割斷。為確保形成的電子檔案能有效地推動社會實踐活動的開展以及電子檔案成為電子檔案后能發(fā)揮應有的證據(jù)價值，在電子檔案正式形成后的整個生命運動過程的任何一個階段和環(huán)節(jié)中，必須確保電子檔案信息內容不允許有任何改變，保證電子檔案正式形成后在其整個生命運動過程中始終擁有相同的信息內容，這也要求必須對電子檔案及歸檔進行全程管理。全程管理對電子檔案生命周期內各個階段所有的管理活動和管理要素統(tǒng)籌兼顧，能在一定程序上避開風險或發(fā)現(xiàn)風險隱患。
數(shù)據(jù)挖掘技術是指從大量的數(shù)據(jù)中通過算法搜索隱藏于其中信息的過程，它是通過統(tǒng)計、在線分析處理、情報檢索、機器學習、專家系統(tǒng)和模式識別等諸多方法來實現(xiàn)。
一、數(shù)據(jù)挖掘的功能
數(shù)據(jù)挖掘通過預測未來趨勢及行為，做出預測性的、基于知識的決策。數(shù)據(jù)挖掘的目標是從數(shù)據(jù)庫中發(fā)現(xiàn)隱含的、有意義的知識，按其功能可分為以下幾類。
1、關聯(lián)分析
關聯(lián)分析能尋找到數(shù)據(jù)庫中大量數(shù)據(jù)的相關聯(lián)系，常用的一種技術為關聯(lián)規(guī)則和序列模式。關聯(lián)規(guī)則是發(fā)現(xiàn)一個事物與其他事物間的相互關聯(lián)性或相互依賴性。
2、聚類
輸入的數(shù)據(jù)并無任何類型標記，聚類就是按一定的規(guī)則將數(shù)據(jù)劃分為合理的集合，即將對象分組為多個類或簇，使得在同一個簇中的對象之間具有較高的相似度，而在不同簇中的對象差別很大。聚類技術主要包括傳統(tǒng)的模式識別方法和數(shù)學分類學。
3、自動預測趨勢和行為
數(shù)據(jù)挖掘自動在大型數(shù)據(jù)庫中進行分類和預測，尋找預測性信息，自動地提出描述重要數(shù)據(jù)類的模型或預測未來的數(shù)據(jù)趨勢，這樣以往需要進行大量手工分析的問題如今可以迅速直接由數(shù)據(jù)本身得出結論。
4、概念描述
對于數(shù)據(jù)庫中龐雜的數(shù)據(jù)，人們期望以簡潔的描述形式來描述匯集的數(shù)據(jù)集。概念描述就是對某類對象的內涵進行描述并概括出這類對象的有關特征。概念描述分為特征性描述和區(qū)別性描述，前者描述某類對象的共同特征，后者描述不同類對象之間的區(qū)別。生成一個類的特征性只涉及該類對象中所有對象的共性。生成區(qū)別性描述的方法很多，如決策樹方法、遺傳算法等。
5、偏差檢測
數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)常有一些異常記錄，從數(shù)據(jù)庫中檢測這些偏差很有意義。偏差包括很多潛在的知識，如分類中的反常實例、不滿足規(guī)則的特例、觀測結果與模型預測值的偏差、量值隨時間的變化等。偏差檢測的基本方法是尋找觀測結果與參照值之間有意義的差別。這常用于金融銀行業(yè)中檢測欺詐行為，或市場分析中分析特殊消費者的消費習慣。
二、數(shù)據(jù)挖掘在企業(yè)檔案管理中的應用
1、資源類數(shù)據(jù)包括館藏檔案經(jīng)過數(shù)字化加工而產(chǎn)生的各類電子檔案、電子文件中心中存儲的各類電子檔案、檔案軟件收集的信息、檔案信息網(wǎng)建設和維護信息。我們從企業(yè)檔案用戶的信息需求出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘為企業(yè)檔案館全面掌握和準確理解檔案用戶的信息需求提供了方法。
（1） 利用Web訪問信息挖掘技術發(fā)現(xiàn)其中的關聯(lián)模式、序列模式和Web訪問趨勢等，構建多維視圖的用戶興趣模型。從而可以確定檔案信息或服務受歡迎的程度，發(fā)現(xiàn)用戶訪問模式和用戶需求的趨勢，從不同側面來研究用戶的信息需求，為優(yōu)化檔案館的檔案信息資源建設提供了科學依據(jù)。
（2） 收集企業(yè)檔案網(wǎng)web服務器保留的用戶注冊信息、訪問記錄，以及有關用戶與系統(tǒng)交互的信息等原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過清洗、濃縮和轉換形成便于統(tǒng)計分析的用戶查閱數(shù)據(jù)庫、日志數(shù)據(jù)庫、用戶定制信息庫、用戶反饋信息等各種數(shù)據(jù)集合。
2、從建設企業(yè)檔案館館藏信息資源出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘為企業(yè)檔案館提供了選擇一條科學發(fā)展道路的重要依據(jù)。
（1） 利用檔案網(wǎng)和檔案管理軟件訪問信息的挖掘分析出檔案資源的利用率，將利用率高、需求量大的傳統(tǒng)載體檔案優(yōu)先數(shù)字化。例如：通過對檔案信息的訪問記錄、檢索請求中用戶請求失敗的數(shù)據(jù)進行分析，按類統(tǒng)計檔案拒用集和頻繁利用集，結合聚集算法發(fā)現(xiàn)館藏資源的缺漏，有針對性地補充和豐富檔案信息資源。
（2） 在企業(yè)檔案管理過程中利用文本挖掘，運用關聯(lián)、分類、聚類等方法，從海量檔案信息中按照相關專題進行挖掘、分類、加工、整理和有序化重組，構建特色檔案信息庫及各類專題檔案信息庫等。
3、從做好企業(yè)檔案館信息管理工作的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘為優(yōu)化館藏信息和對未來工作的預測發(fā)揮重要作用。
（1） 在提供利用環(huán)節(jié)中，對用戶每次借閱的信息進行關聯(lián)分析，發(fā)現(xiàn)各類檔案信息之間的關聯(lián)規(guī)則或比例關系，這樣可以進一步優(yōu)化館藏信息。
（2） 開展企業(yè)檔案館館藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集縮減和模型評價工作，實現(xiàn)對大量文檔集合的內容進行總結、分類、聚類、關聯(lián)分析、分布分析，通過歸納與總結，發(fā)現(xiàn)的知識可以為未來檔案工作的趨勢進行預測。
三、企業(yè)檔案管理信息數(shù)據(jù)挖掘技術應用的風險控制
提前預防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最經(jīng)濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，保證內部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進最新技術。數(shù)據(jù)挖掘技術應用在工作過程中存在很多風險，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術可以使電子信息檔案更加安全可靠。
2.規(guī)范管理，提高檔案質量。一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。三要規(guī)范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。
4.及時進行預防和保護。為了及時消除危險電子信息檔案的因素，有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。要組織檔案管理人員定期或不定期地深入企業(yè)檢查指導檔案工作，發(fā)現(xiàn)問題，要及時通報，督促整改，力促規(guī)范。
5.分散風險的措施
一、重視檔案管理體制改革的必然性
檔案管理者必須正視檔案管理體制創(chuàng)新的必然性，針對檔案管理中存在的問題采取有效措施來加以改進。1.提高管理認識。強化檔案管理工作和其他各個部門的積極配合，加大檔案管理工作的宣傳力度，強化信息資源意識，規(guī)范檔案工作中的具體行為，加強對工作專業(yè)性質的認識，提高自身水平，對其進行不同類型的宣傳，提高效果，可是試著采用多媒體技術對檔案信息進行搜集、分析以及利用。檔案管理要創(chuàng)新宣傳形式，運用現(xiàn)代高科技制作以不同的載體形式和傳播媒介向公眾展示展覽檔案資源，突出專題和典型宣傳。2.掌握相關檔案管理知識。檔案工作者應有重點地學習和掌握相關學科知識，必須熟悉和掌握復印、縮微等現(xiàn)代化技術知識，不斷適應檔案工作發(fā)展的需要。檔案管理工作手段決定了它本身是一項服務性、條件性很強的工作，它不能通過服務對象直接產(chǎn)生效益而取得經(jīng)濟效益。
二、風險應對策略
檔案的原始性和文化傳承性決定了檔案信息安全管理的特殊性，要保障檔案內容的長期性和持續(xù)性，就要充分認識風險，采取安全防范體系，增強對風險的抵抗能力。1.技術方面的風險管理，，需要從網(wǎng)絡訪問、信息傳輸、操作系統(tǒng)及其應用軟件系統(tǒng)等各個方面加固網(wǎng)絡訪問控制，避免內網(wǎng)數(shù)據(jù)的流失，采用入侵檢測技術動態(tài)監(jiān)控網(wǎng)絡，防治數(shù)據(jù)加密技術信息泄露，利用查殺技術防止系統(tǒng)文件遭破壞，防治規(guī)避設備故障風險等。2.管理方面的風險管理。建立治理措施，制定安全操作規(guī)程，推行各類檔案信息的組織、保存和管理策略，按照使用要求采取分級存儲策略進行管理，采取制作紙質拷貝的方式實施格式轉換以及版本跟蹤管理，定期輪換崗位和降低單人集中管理之安全風險。3.技術和管理的動態(tài)監(jiān)控管理。按照檔案管理制度、標準規(guī)范不斷修訂、改進和完善管理制度，在充分了解技術防護產(chǎn)品和使用方法的基礎上，實施安全管理手段加以實施落實。建立監(jiān)督執(zhí)行體系。化過程跟蹤與控制，確保檔案管理措施的落實到位，實現(xiàn)信息化工作的總體要求,，通過過程跟蹤、分析和管理，確保各項措施標準規(guī)范的完善與升級擴展。
三、檔案管理實現(xiàn)信息化
1.建立檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制。信息自動化是檔案管理系統(tǒng)的建設目標，要把高度集中管理和方便使用相結合。重點解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務技術規(guī)范硬軟件的選用，把各個層次檔案信息自動化系統(tǒng)實行集中統(tǒng)一管理，不避免自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費，組建一個規(guī)范化的“檔案信息系統(tǒng)”，建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)。2.資源的有效化利用。檔案信息化管理就是為了提高檔案資源的有效利用率，擴展利用空間。因此在檔案管理上要密切注意優(yōu)化使用程序，提高資源的使用率，對于檔案資源的掃描以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準確性，資源信息化系統(tǒng)建設之前要固定人員，在信息的錄入過程中監(jiān)督人員應履行相應的職責，同時仍需要大量人力物力的投入，對于檔案的更新也應得到一定的技術支持，同時還應配備相關的專門的部門開展檔案的更新工作3.建立檔案管理信息化的管理系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代多媒體技術以及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，充分利用現(xiàn)代信息的手段，推進信息化進程，不斷順應信息時展的客觀要求。確立一個總體規(guī)劃，然后逐步實現(xiàn)檔案管理在信息搜索。
四、檔案管理要實現(xiàn)高利用率
隨著網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，利用計算機進行檔案管理工作已經(jīng)是大勢所趨。不但可以提高管理工作的效率和準確性嗎，還可以增強檔案管理的適用性和兼容性，實現(xiàn)了完成檔案的自動化、電子化。1.充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡優(yōu)勢，擴大檔案輻射層面。調動職能部門、社會團體形成自覺支持檔案管理工作的風氣。提高對檔案功能的認識。以多元化的活動積淀下來的歷史印記，有效促進檔案文化傳播、發(fā)展以及創(chuàng)新的發(fā)展，滿足社會文化建設日益增長的檔案利用需求。2.加快檔案數(shù)字化建設，推進現(xiàn)代化管理。檔案信息數(shù)字化是推進檔案現(xiàn)代化管理的基礎，檔案管理技術要與社會先進水平同步。進行檔案信息的現(xiàn)代化管理，不斷提升服務能力。利用網(wǎng)絡的可共享資源，可供人們在與局域網(wǎng)聯(lián)通的計算機檢索查閱，如果基本具備檔案信息數(shù)字化的客觀物質條件，不需另行大的投入，只需檔案信息的數(shù)字化加工。可以大量存儲、管理、利用數(shù)字化檔案資源，提高檔案服務水平，實現(xiàn)資源優(yōu)勢共享。
五、加強檔案管理工作建設
建立完善的人才培養(yǎng)機制，加強崗位培訓工作，提高檔案管理人員整體素質和能力水平，創(chuàng)建有理想、有現(xiàn)代科學技術的綜合型人才以及專業(yè)人才的檔案管理團隊，有效地提高管理工作的效率，建設好兼職檔案管理隊伍，加強培訓，掌握文史知識，了解檔案的作用，熟悉檔案信息資源。尊重檔案尊重歷史，不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，要實事求是原則，尊重歷史忠于職守；建立健全人才競爭激勵機制，培養(yǎng)成具有全面專業(yè)知識及技能的檔案管理團隊，成為加快檔案數(shù)字化建設，推動現(xiàn)代化管理工作的人才保障。
作者：崔勇工作單位：富裕縣民政局低保中心
【關鍵詞】電子文件檔案；優(yōu)越性；風險性；管理舉措
說到電子文件檔案，其發(fā)展勢頭是十分迅猛的，隨著自動化的發(fā)展，電子技術應用在檔案的管理過程中，這使得檔案管理的效率得到了顯著的提升，檔案的發(fā)展不僅體現(xiàn)在載體的變化上，如紙質檔案向電子檔案的轉移，同時也體現(xiàn)在相應技術手段的創(chuàng)新上，并且與檔案相關的軟件也隨之出現(xiàn)，為這項工作的進一步發(fā)展起到了積極的意義。但是電子檔案的發(fā)展并不是十全十美的，其中也存在一定的不足之處，尤其是相應的劣勢更應該引起人們的關注，讓檔案朝著更好的方向發(fā)展。
1.電子檔案相較于紙質檔案具有的優(yōu)越性
相比較于傳統(tǒng)的紙質檔案，電子檔案是具有一定優(yōu)越性的，其集中體現(xiàn)在以下幾個方面。首先是減輕了檔案管理人員的工作負擔，讓工作效率得到進一步的提升，在當前的科學發(fā)展環(huán)境下，科技手段的創(chuàng)新進一步簡化了檔案的管理程序，并且在存檔以及保存等環(huán)節(jié)上也降低了難度，對于檔案文件，可以實現(xiàn)更長時間的保存。
其次是對檔案進行整理以及檢閱的過程中，可以讓檔案中的文字更加準確，語句也相對流暢，實現(xiàn)對檔案的進一步完善，在修訂好檔案文件以后，不需要重新訂做，而是運用計算機的相關技術對問題查缺補漏，起到了高效便捷的效果，同時也可以避免檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象。
第三是在保密性方面更勝一籌。對于傳統(tǒng)的紙質檔案，經(jīng)常會容易讓他人窺見其中的秘密，而在現(xiàn)代化的電子檔案中，主要是采用了加密保管的方式，只有查閱人員可以審閱電子檔案，每個檔案都是單獨存放的，并不會出現(xiàn)檔案外泄的現(xiàn)象，這樣也就進一步提高了檔案文件的保密性。
最后，采用電子檔案的方式可以讓人們更加方便的進行閱讀以及查閱。在進行傳統(tǒng)紙質檔案的管理過程中，主要是采用人工的方式對檔案進行編輯以及進一步整理的，而在立卷的過程中，通常都是建立起個人的意志基礎上，所以主觀意愿比較強烈，在這種情況下，如果讀者想要查閱相關的檔案信息，就會具有一定的難度，因為不同的人在主觀意識方面是不同的，他們對于事物的理解也會存在很大的差異性，但是將其編譯成電子檔案的形式就有所不同了，一方面可以減輕檔案管理人員的工作負擔，另外一方面，也可以將更多的精力放在對檔案進行二次開發(fā)的工作上，進一步提高了檔案管理的工作效率以及相應的利用率，將檔案自身所具有的價值真正的發(fā)揮出來。
2.電子檔案存在的風險
雖然電子檔案為人們的查閱以及管理等工作帶來了極大的便利，但是在實際的工作中，還是存在一定風險的。這些不安全的因素嚴重威脅了電子檔案的進一步發(fā)展，造成電子檔案存在不真實的隱患，無法確保電子檔案的可靠性。在這種情況下，就需要進一步對電子檔案存在的風險隱患進行研究，并且加以有效的預防。
2.1 計算機和網(wǎng)絡技術方面存在著不安全因素
由于網(wǎng)絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網(wǎng)絡，電子檔案的內容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。
2.2 制度管理方面的不安全因素
電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網(wǎng)絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務水準參差不齊，因此經(jīng)常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。
2.3 電子檔案的保存上不穩(wěn)定
電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。
3.風險防控措施
3.1 應做好電子檔案使用中的控制與管理
首先，要進行使用權限的審核，根據(jù)各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容根據(jù)密級層次進行有效管理，系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依，從而保證電子文檔的原始性和真實性。
3.2 要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制
首先，應實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性，真實性進行鑒定。
3.3 應優(yōu)化專業(yè)結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍
檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術和管理人員，盡量使用素質高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。
4.結束語
電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質文檔所無法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風險性，我們不僅要充分利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環(huán)節(jié)的溝通管理。只有這樣，才能順應時代的發(fā)展，使電子檔案更好地為社會大眾服務。
參考文獻：
[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊，2005（3）.
檔案信息安全不僅關系到相關的人員利益，而且對整個社會的穩(wěn)定發(fā)展都具有非常重要的作用，當前檔案管理已經(jīng)進入了新的階段，在這一體系中不斷建立高效合理的現(xiàn)代意義上的檔案風險控制體系是社會發(fā)展的必然性趨勢。
一、檔案信息安全管理的重要性
與一般意義上的資源利用形式不同的是，檔案作為一種特殊的現(xiàn)代資源，其利用狀況直接關系到社會經(jīng)濟的整體穩(wěn)定運行，相應的檔案信息管理也要在社會經(jīng)濟的快速發(fā)展中才能夠發(fā)揮其內在的作用和價值。在當前社會科學技術快速發(fā)展的進程中，信息技術已經(jīng)被應用到社會發(fā)展的各個行業(yè)中，在這種背景下，檔案信息化建設已經(jīng)成為必然趨勢，借助高科技手段進行檔案信息化建設能夠形成高效合理的管理利用模式。
實踐發(fā)展已經(jīng)充分證明在多樣化的現(xiàn)代市場體系條件下，檔案信息化建設有其內在的作用和發(fā)展?jié)摿Γ瑐鹘y(tǒng)意義上的檔案管理已經(jīng)很難適應目前的經(jīng)濟社會發(fā)展需求，相應的優(yōu)化創(chuàng)新是必然趨勢，借助現(xiàn)代高新技術可以實現(xiàn)節(jié)省檔案管理儲存空間的同時，還能夠有效提升檔案信息管理質量，例如在檔案信息安全管理中，通過網(wǎng)絡傳輸與共享機制，更快更廣泛地為公眾所用，最大限度地實現(xiàn)自身價值，轉變檔案人員的角色扮演，檔案人員不再是單純的保管者，檔案工作由邊緣走向中心，這種建設已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢，相應的市場供應模式也會發(fā)生相應的轉變。檔案信息化建設在我國取得了一些顯著成果，全國范圍內的檔案信息建設已經(jīng)全面開展，各級政府以及企業(yè)積極參與到檔案信息安全建設工作中去，從而形成了高質量的現(xiàn)代檔案管理方式，例如通過網(wǎng)站一些檔案信息，有效地發(fā)展檔案部門的工作檔案信息安全管理已經(jīng)成為推動社會經(jīng)濟發(fā)展的必要性手段之一，但是從社會整體運行的角度來看，也存在著一些風險性問題，需要在發(fā)展中進行針對性的改進和優(yōu)化。
二、檔案信息安全體系構建
檔案信息安全體系構建是要重點解決的問題，在風險控制機制下對國內檔案信息安全管理體系進行構建和完善是一種必然性要求，風險性問題的存在影響了檔案信息化建設的質量與進程，其中安全問題不容忽視，極大地阻礙與影響了信息檔案的保管與利用，對檔案信息安全進行完善是時展的要求。
（一）確保檔案信息完整。檔案管理中存在的一個潛在性風險就是信息保存的不完整，這是很難在實際中有效完全避免的，但是從社會發(fā)展的角度來看，風險性控制是非常必要的，這就需要重視檔案信息采集的完整性。從眾多的檔案管理中可以看出，由于缺少標準指導，原生電子文件元數(shù)據(jù)采集不完整的問題相當普遍，對于文件生命周期內的背景信息、流轉過程等關鍵性元數(shù)據(jù)采集不足，不能切實保證電子文件的真實性、完整性及有效性。完整的檔案信息管理可以在實際中發(fā)揮巨大的作用，是規(guī)范檔案信息管理的必要手段這一，在不規(guī)范、不完整的檔案信息利用中很難發(fā)揮其內在的作用和價值，對社會的發(fā)展帶來的影響也是難以估量的，借助風險評估體系可以對現(xiàn)階段的檔案信息安全體系進行完善，在風險意識的控制下可以全面高效地進行現(xiàn)代化構建，形成高效合理的現(xiàn)代檔案信息風險控制意識和控制能力。
（二）明確檔案信息可控性。風險控制理念下，檔案信息的建立和完善要在靈活多樣化的環(huán)境中才能夠發(fā)揮其內在的作用，在這個過程中要充分認識到檔案信息管理的可控性，可控性主要是指在檔案信息控制過程中相應的信息是處于受控制狀態(tài)的，對各個構成環(huán)節(jié)進行適當?shù)目刂疲源_保訪問檔案信息的主體、內容、方式和過程的合理性。現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)時代下，各種類型的信息控制都是在復雜的社會環(huán)境中實現(xiàn)的，各項檔案信息管理也要從社會整體運行的角度才能發(fā)揮其內在的作用和外在價值，例如系統(tǒng)需要能夠控制誰能夠訪問系統(tǒng)或網(wǎng)絡上的數(shù)據(jù)，以及如何訪問，即是否可以修改數(shù)據(jù)還是只能讀取數(shù)據(jù)，系統(tǒng)性的信息控制對降低外來風險干擾是非常有利的。
（三）建立風險控制制度。檔案信息的重要性決定了在社會發(fā)展中要采取適當?shù)膽獙Υ胧源藖硪?guī)范檔案信息安全管理的作用和目的，檔案信息系統(tǒng)的復雜性、開放性及其面臨威脅的多面性等多方面因素決定了在現(xiàn)代社會發(fā)展的過程中，要充分認識到現(xiàn)代檔案管理的系統(tǒng)性和整體性，在此基礎上建立相應的安全管理制度，從計算機系統(tǒng)的每個元素出發(fā)，全面、認真、細致地考察安全問題，提出系統(tǒng)化的解決方法，同時建立相關的人員控制管理制度和運行模式，充分預估可能存在的潛在性風險問題，這也是提升國內檔案信息安全管理質量的有效方式之一。
三、結語
本文從風險控制的角度提出了相應的安全管理制度規(guī)范建設，希望利用這種方式能夠對當前的國內檔案信息安全管理建設起到一定的推動和優(yōu)化作用，形成高效合理的現(xiàn)代檔案管理運行機制。
