時(shí)間：2023-05-26 17:33:21
開(kāi)篇：寫(xiě)作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇各部門(mén)檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過(guò)程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞：高校檔案;管理;考核;實(shí)踐;機(jī)制
中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1992-7711（2015）01-091-2
《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）第三章第十四條明確提出：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平。”針對(duì)國(guó)家對(duì)高校檔案工作提出的新要求，有些高校已經(jīng)開(kāi)始嘗試將檔案工作納入年終績(jī)效考核或?qū)n案工作進(jìn)行校內(nèi)考核。但目前還沒(méi)有健全的考核機(jī)制和成熟的典型案例，大家都在摸索一條既科學(xué)合理又具有實(shí)際可操作性的檔案工作校內(nèi)考核之路。本文將以安徽師范大學(xué)檔案管理工作考核實(shí)踐為樣本，對(duì)高校檔案管理工作考核機(jī)制進(jìn)行一番梳理和探索。
一、安徽師范大學(xué)實(shí)施檔案管理工作校內(nèi)考核的實(shí)例分析
為進(jìn)一步貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《安徽省高等學(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》，推動(dòng)部門(mén)立卷、歸檔工作的制度化，規(guī)范化建設(shè)，全面提高檔案管理水平，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)，2012年筆者所在的安徽師范大學(xué)進(jìn)行了第一次檔案管理工作校內(nèi)考核。
考核緊密結(jié)合2011～2012年度全校各部門(mén)檔案工作開(kāi)展情況，嚴(yán)格依照《安徽師范大學(xué)檔案管理工作考核辦法》、《安徽師范大學(xué)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》、《安徽師范大學(xué)立卷部門(mén)檔案工作檢查評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》，從各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)重視程度、歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量、歸檔齊全完整度、系統(tǒng)著錄、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行全面考核，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、及格、不及格四個(gè)等次。通過(guò)此次考核實(shí)踐，對(duì)全校的檔案管理工作進(jìn)行了一次完整細(xì)致的梳理，暴露出有些部門(mén)在保證檔案收集的齊全完整方面、電子文件和聲像檔案的整理歸檔方面、基建檔案和儀器設(shè)備檔案的整理歸檔方面存在著或大或小的問(wèn)題，亟需整改。
雖然在考核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)里有些條款有待討論和調(diào)整，有些評(píng)分因素需要整合或修改，但基本上如實(shí)反映了全校檔案工作的總體情況，對(duì)今后全校檔案管理工作的重心和“疑難雜癥”的對(duì)癥處理具有積極的指導(dǎo)作用。
二、高校檔案管理工作考核機(jī)制探索
“定期對(duì)基層單位進(jìn)行檔案管理的考核、評(píng)比，不但可以提高基層各單位對(duì)檔案工作的重視程度，也可以加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制，檢查各單位每年的檔案工作開(kāi)展情況，推進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展，進(jìn)一步提高基層檔案工作的整體水平。”[1]如何保證高校檔案管理考核工作的順利進(jìn)行，關(guān)鍵在于建立一套科學(xué)、合理的檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制。在任何系統(tǒng)中，機(jī)制都起著基礎(chǔ)性的、根本的作用。機(jī)制的建立，一靠體制，二靠制度。檔案管理工作的考核機(jī)制應(yīng)與其它機(jī)制一樣，著眼于體制和制度的建立，明確崗位職責(zé)，出臺(tái)規(guī)章制度，并從考核方法、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核程序、考核結(jié)果的有效運(yùn)用四個(gè)方面進(jìn)行科學(xué)合理的制度設(shè)計(jì)或目標(biāo)管理。
1.出臺(tái)考核辦法等規(guī)章制度，保障考核工作的順利進(jìn)行
俗話說(shuō)：“不以規(guī)矩?zé)o以成方圓”。制約機(jī)制是保證管理活動(dòng)。有序化、規(guī)范化的一種機(jī)制，而形成這種制約機(jī)制就要靠規(guī)章制度來(lái)指導(dǎo)和約束相關(guān)工作人員。在進(jìn)行檔案管理工作考核之前，必須先出臺(tái)考核辦法等規(guī)章制度，從制度上確立考核目的、考核范圍、考核內(nèi)容、考核方式以及獎(jiǎng)懲措施等。從而實(shí)現(xiàn)考核工作的規(guī)范化，考核方法的科學(xué)化，考核結(jié)果的公正性，以期通過(guò)考核來(lái)激勵(lì)全校各部門(mén)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案工作水平。此項(xiàng)工作中需要注意，制度的制定必須以有關(guān)政策、法律、法規(guī)為依據(jù)。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧義的條款出現(xiàn)，為檔案管理工作校內(nèi)考核提供可供遵循的有力依據(jù)。
2.制定科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，保證考核工作的公正公平
考核標(biāo)準(zhǔn)的制定作為檔案管理工作考核的核心內(nèi)容，為考核提供技術(shù)保障的同時(shí)，也對(duì)檔案管理工作提出了具體的可量化的詳細(xì)要求，使考核具有實(shí)際可操作性，有利于保證考核結(jié)果的公平公正。
制定一份科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)需要分三步走：第一步：確定評(píng)分因素。即首先要確定哪些因素作為評(píng)分的內(nèi)容。通過(guò)對(duì)高校涉及檔案管理工作的各部門(mén)進(jìn)行調(diào)研，考察、走訪、咨詢專家等，結(jié)合檔案工作實(shí)際，筆者認(rèn)為把“組織領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力、案卷質(zhì)量”三個(gè)因素作為評(píng)分內(nèi)容較為合理。第二步：分配因素比重。即將評(píng)分總比重分配到各個(gè)評(píng)分因素上。案卷質(zhì)量作為檔案工作考核的主要內(nèi)容，其分配的比重應(yīng)該高些，組織領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員業(yè)務(wù)能力作為次要評(píng)分因素，應(yīng)減少得分比重。第三步：制定評(píng)分細(xì)則。即制定各個(gè)評(píng)分因素具體分值的評(píng)定辦法和評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)。以《安徽師范大學(xué)立卷部門(mén)檔案工作檢查評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》為例，三大評(píng)分因素比重為“組織領(lǐng)導(dǎo)”占20分，“兼職檔案員業(yè)務(wù)能力”占30分，“案卷質(zhì)量”占50分。又將三大評(píng)分因素細(xì)化為30個(gè)評(píng)分細(xì)則，每個(gè)細(xì)則分值1～5分不等。主要考查分管領(lǐng)導(dǎo)是否履行了崗位職責(zé)，及時(shí)學(xué)習(xí)、布置、檢查檔案工作;兼職檔案員是否熟悉本部門(mén)的歸檔范圍，獨(dú)立做好本部門(mén)文件材料的整理立卷工作，及時(shí)、齊全、完整地向高校檔案館移交檔案;各部門(mén)移交的檔案案卷是否齊全完整，是否符合檔案整理的要求，組卷是否合理，案卷標(biāo)題和保管期限是否正確，裝訂是否規(guī)范等等。
3.確定檔案工作考核程序，保證考核工作的公開(kāi)透明
（1）成立檔案工作考核領(lǐng)導(dǎo)組。在檔案管理工作校內(nèi)考核啟動(dòng)之時(shí)，為保證考核工作的公開(kāi)透明，應(yīng)成立由校長(zhǎng)、分管副校長(zhǎng)、紀(jì)委、檔案館等相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，檔案工作委員會(huì)的專家組成的檔案工作考核領(lǐng)導(dǎo)組。領(lǐng)導(dǎo)組可下設(shè)辦公室負(fù)責(zé)考核的具體工作。
（2）部門(mén)自查。各立卷歸檔部門(mén)對(duì)照考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行自查評(píng)分后連同本部門(mén)考核時(shí)間段內(nèi)的檔案工作總結(jié)和支撐材料一并報(bào)送檔案工作考核辦公室。
（3）學(xué)校復(fù)查。檔案工作考核辦公室組織有關(guān)人員采取看材料、聽(tīng)匯報(bào)、抽查移交檔案、集體評(píng)議等方式，對(duì)各立卷歸檔部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行復(fù)查，綜合評(píng)出各部門(mén)總評(píng)分，并按照分?jǐn)?shù)評(píng)定出優(yōu)秀、良好、合格、不合格等級(jí)。
（4）專家審定。考核結(jié)果報(bào)送高校檔案工作委員會(huì)的專家進(jìn)行評(píng)審。審定后給出最終意見(jiàn)并形成書(shū)面材料或報(bào)告。
（5）結(jié)果公示。將考核結(jié)果公示在學(xué)校受眾面較廣的校園網(wǎng)站或自動(dòng)化辦公系統(tǒng)等平臺(tái)上，公示期一般為一周左右。
（6）獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。公示無(wú)異議后對(duì)優(yōu)秀等級(jí)的部門(mén)進(jìn)行表彰，對(duì)不合格等級(jí)的部門(mén)予以通報(bào)批評(píng)，并限期整改。
4.及時(shí)反饋檔案工作考核結(jié)果，提高全校檔案工作水平
考核不是目的，是為了促進(jìn)各部門(mén)檔案管理工作的整改。在考核工作結(jié)束后應(yīng)將考核中暴露出的問(wèn)題及時(shí)準(zhǔn)確地反饋給各部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使他們?cè)诮窈蟮臋n案管理工作中有針對(duì)性的彌補(bǔ)不足。高校檔案館也應(yīng)利用考核結(jié)果，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。對(duì)各部門(mén)在考核中暴露出的分管領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力不足、案卷質(zhì)量參差不齊等等問(wèn)題進(jìn)行對(duì)癥解決，或加強(qiáng)檔案相關(guān)法規(guī)和制度的宣傳與學(xué)習(xí)，或就文件材料歸檔工作進(jìn)行培訓(xùn)，或增強(qiáng)兼職檔案員的積極性，提高其檔案工作理論水平和實(shí)際操作技能。或經(jīng)常性地派員上門(mén)指導(dǎo)，從源頭上保證各部門(mén)的檔案能統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，各類檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確，最終達(dá)到提高全校檔案管理工作水平的目的。
高校檔案管理工作考核機(jī)制的構(gòu)建是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，各項(xiàng)體制和制度的建立與完善需要假以時(shí)日，扎根于高校檔案管理工作實(shí)踐中不斷摸索經(jīng)驗(yàn)，提煉總結(jié)。在實(shí)踐中檢驗(yàn)機(jī)制的科學(xué)性合理性，不斷修改、完善，最終形成一套不斷促進(jìn)高校檔案管理工作良性健康發(fā)展的校內(nèi)考核機(jī)制。
一、主要成效
（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)了主管部門(mén)，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門(mén)的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)當(dāng)年形成的各門(mén)類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會(huì)堅(jiān)持開(kāi)展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評(píng)比，做到了經(jīng)常化和規(guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過(guò)年檢的形式，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門(mén)、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開(kāi)展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場(chǎng)所后，投入30余萬(wàn)元，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行了改造；市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí)，專門(mén)建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級(jí)檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃，狠抓組織落實(shí)，并且基本完成了各門(mén)類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來(lái)檔案庫(kù)房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門(mén)在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，積極開(kāi)展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問(wèn)題
在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：
一是部分單位沒(méi)有按照要求積極開(kāi)展自查活動(dòng)，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng)，不少單位沒(méi)有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。
二是個(gè)別單位文書(shū)檔案歸檔不夠齊全、完整，專門(mén)檔案及時(shí)歸檔的意識(shí)還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門(mén)檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí)，甚至幾年沒(méi)有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，對(duì)檔案工作的順利開(kāi)展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購(gòu)置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒(méi)有很好履行對(duì)所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點(diǎn)要求
針對(duì)存在的問(wèn)題，希望各部門(mén)、單位引起高度重視，及時(shí)加以整改。同時(shí)，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè)，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案，必須同時(shí)報(bào)送符合《文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對(duì)檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購(gòu)置檔案管理軟件，切實(shí)提高檔案管理水平。
（二）要加強(qiáng)新型載體檔案的管理。隨著辦公自動(dòng)化的深入推進(jìn)和辦公條件的改善，電子文件、數(shù)碼照片等在各單位大量出現(xiàn)，相應(yīng)的磁盤(pán)、光盤(pán)等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實(shí)體和檔案管理模式也有了相應(yīng)的變化，對(duì)檔案管理提出了新的要求。各單位要加強(qiáng)新型載體檔案的管理，做好對(duì)這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。
（三）要今年9月市檔案局下發(fā)《關(guān)于開(kāi)展全市檔案工作執(zhí)法檢查的通知》后，各部門(mén)、單位認(rèn)真對(duì)照檢查內(nèi)容開(kāi)展了自查，針對(duì)存在問(wèn)題，制定整改措施，如期上報(bào)了自查材料。在各部門(mén)、單位自查的基礎(chǔ)上，市檔案局于12月份抽查了市環(huán)保局、經(jīng)委、公安、檢察系統(tǒng)等14個(gè)單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來(lái)我市學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動(dòng)檔案管理工作的總體形勢(shì)較好，但也存在一些問(wèn)題。
一、主要成效
（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)了主管部門(mén)，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。
（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門(mén)的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)當(dāng)年形成的各門(mén)類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會(huì)堅(jiān)持開(kāi)展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評(píng)比，做到了經(jīng)常化和規(guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過(guò)年檢的形式，對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題，收效明顯。
（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門(mén)、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開(kāi)展的需要。市勞動(dòng)局在搬遷到新辦公場(chǎng)所后，投入30余萬(wàn)元，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行了改造；市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí)，專門(mén)建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級(jí)檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃，狠抓組織落實(shí)，并且基本完成了各門(mén)類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來(lái)檔案庫(kù)房狹小，檔案存放擁擠的難題。
（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門(mén)在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，積極開(kāi)展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
二、存在的問(wèn)題
在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：
一是部分單位沒(méi)有按照要求積極開(kāi)展自查活動(dòng)，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動(dòng)性不強(qiáng)，不少單位沒(méi)有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。
二是個(gè)別單位文書(shū)檔案歸檔不夠齊全、完整，專門(mén)檔案及時(shí)歸檔的意識(shí)還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門(mén)檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí)，甚至幾年沒(méi)有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動(dòng)頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，對(duì)檔案工作的順利開(kāi)展造成了影響。
三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購(gòu)置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒(méi)有很好履行對(duì)所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。
三、幾點(diǎn)要求
針對(duì)存在的問(wèn)題，希望各部門(mén)、單位引起高度重視，及時(shí)加以整改。同時(shí)，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè)，提出如下要求：
（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案，必須同時(shí)報(bào)送符合《文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對(duì)檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購(gòu)置檔案管理軟件，切實(shí)提高檔案管理水平。
一、檔案收集工作現(xiàn)狀
自《檔案法》頒布實(shí)施以來(lái)，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)及人民銀行上級(jí)行下發(fā)了多項(xiàng)檔案管理收集方面的規(guī)章制度及措施，解決檔案工作中收集不全的問(wèn)題，取得了重大成果。但目前就基層行而言，由于檔案人員兼職工作過(guò)多，檔案管理不專業(yè)，辦公室事務(wù)又繁雜，且檔案的作用又不十分明顯，檔案人員沒(méi)有精力、時(shí)間收集到本單位產(chǎn)生的各類檔案資料，各級(jí)、各部門(mén)檔案意識(shí)薄弱，致使檔案人員及相關(guān)人員忽視了收集各類檔案這一最基本的檔案基礎(chǔ)工作，收集不全仍是整個(gè)檔案工作存在的一個(gè)突出問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）歸檔門(mén)類不全
檔案收集只注重文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案的收集，科技檔案和專門(mén)檔案、實(shí)物檔案、各類磁介質(zhì)、信息公開(kāi)檔案等相對(duì)較少。
（二）歸檔文件不齊全、不完整
表現(xiàn)在各部門(mén)在日常工作中形成的沒(méi)有紅頭文件的各類材料，如各部門(mén)編發(fā)的簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、典型（先進(jìn)）材料、各專業(yè)會(huì)議材料、電話（會(huì)議）記錄、各類合同、協(xié)議書(shū)、公證書(shū)、責(zé)任書(shū)、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)新聞宣傳報(bào)道、網(wǎng)絡(luò)輿情監(jiān)測(cè)、綜合信息網(wǎng)站的信息、各類匯報(bào)、交流材料、各部門(mén)各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、集中采購(gòu)資料、車輛管理、固定資產(chǎn)管理相關(guān)材料等等。這些本單位、本部門(mén)形成的文字材料、臺(tái)賬、圖片、音像等對(duì)今后的金融工作查考中有著不可替代的獨(dú)特作用，保存及使用價(jià)值極高，也應(yīng)有所選擇地進(jìn)行收集、整理、歸檔。
（三）科技檔案收集不全
在2005年中國(guó)人民銀行印發(fā)了《中國(guó)人民銀行信息化建設(shè)檔案管理辦法（試行）》、《中國(guó)人民銀行基建檔案管理辦法》等，但在實(shí)際工作中，多數(shù)科技檔案因建設(shè)工期長(zhǎng)、人員更換頻繁、多部門(mén)管理、檔案意識(shí)薄弱、有的因日常查找、使用方便為由不愿意把技術(shù)資料移交檔案部門(mén)等原因，沒(méi)有形成按期移交的制度，造成科技檔案資料的流失、不齊。
（四）檔案收集范圍窄
隨著時(shí)代的變化，新業(yè)務(wù)、新技術(shù)不斷運(yùn)用到金融工作中，各項(xiàng)金融創(chuàng)新業(yè)務(wù)、服務(wù)功能不斷推出，對(duì)以下檔案缺乏有效收集：突出事件檔案的收集，如抗震救災(zāi)、應(yīng)急演練等；實(shí)物檔案收集，如獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、題詞、字畫(huà)、詞曲、有價(jià)值的各種設(shè)備等；口述檔案、傳記檔案、家庭檔案等；重要紀(jì)念活動(dòng)、匯編材料、學(xué)術(shù)交流、各類報(bào)刊、雜志等。
二、影響檔案收集的因素
（一）檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案執(zhí)法不嚴(yán)
由于檔案意識(shí)淡薄，檔案收集重要性仍不被一些人認(rèn)識(shí)，檔案材料在人們手中不知不覺(jué)丟失。有些部門(mén)和個(gè)人為自己使用方便，特別是聲像、圖片和與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料不愿意交到檔案室，人員變動(dòng)也沒(méi)有做好檔案資料交接工作，致使單位檔案收集不全。該歸檔不歸檔，私自保管或任其丟失，制度不健全，檔案部門(mén)依法行政、執(zhí)法力度不夠。
（二）人員綜合素質(zhì)不高是影響檔案收集工作的主觀因素
一是檔案人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)不夠，工作沒(méi)有活力，存在“等、靠、要”的思想觀念，二是各部門(mén)之間協(xié)調(diào)、配合、溝通少，檔案人員沒(méi)有機(jī)會(huì)事前參與收集各類檔案資料，造成收集工作處于被動(dòng)局面。
三、加強(qiáng)檔案收集工作的措施
（一）強(qiáng)化檔案收集工作宣傳力度，增強(qiáng)檔案意識(shí)
檔案部門(mén)及檔案人員要通過(guò)多種渠道宣傳檔案收集的目的、意義及重要性，引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。從“等、靠、要”的狀態(tài)中走出去，使檔案收集工作關(guān)口前移，與檔案資料生成部門(mén)進(jìn)行溝通、交流，得到各個(gè)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)的理解、支持，從而使檔案收集工作常態(tài)化、制度化，增強(qiáng)檔案意識(shí)。
（二）堅(jiān)持做好檔案的主動(dòng)服務(wù)工作，獲得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持
檔案的收集、整理、歸檔，最終目的是在實(shí)際工作中發(fā)揮作用，利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策和金融工作提供服務(wù)。檔案作為一種信息資源，在機(jī)關(guān)工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視程度高，對(duì)檔案投入多，包括人力、物力、財(cái)力，單位的收效就高。因此，基層檔案人員一方面要積極主動(dòng)為利用者以及領(lǐng)導(dǎo)決策參考提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，主動(dòng)宣傳黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策，抓住重點(diǎn)以書(shū)面或口頭形式向領(lǐng)導(dǎo)反映，另一方面用檔案的價(jià)值說(shuō)話，讓檔案在反映機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌和維護(hù)機(jī)關(guān)合法權(quán)益等發(fā)揮其不可替代的原始憑證作用，提高檔案工作在機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作中的威信，獲得領(lǐng)導(dǎo)支持，從而促進(jìn)檔案的收集工作。
（三）健全各項(xiàng)歸檔制度，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平逐步提升，我國(guó)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部深化體制改革，企業(yè)的檔案管理在信息傳播速率日益加快的今天成為企業(yè)管理的重要組成部分，注重對(duì)企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新升級(jí)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要保障，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理形式創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部深化改革，輔助企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)利益。
二、現(xiàn)代企業(yè)當(dāng)前檔案管理模式形式
現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息―體化管理模式三種模式[1]。檔案分散管理模式是指企業(yè)的檔案管理分散下在企業(yè)的各個(gè)部門(mén)手中，企業(yè)的檔案管理沒(méi)有明確的固定管理模式，企業(yè)的信息資源和檔案管理以部門(mén)為劃分原則，例如：財(cái)務(wù)檔案管理在會(huì)計(jì)部門(mén)，人員檔案管理在企業(yè)的人力資源部等等。這種管理模式能夠保障企業(yè)檔案管理按照不同的部門(mén)進(jìn)行分化管理，檔案信息明確，但由于企業(yè)檔案管理分布在企業(yè)的不同不同，因此企業(yè)對(duì)內(nèi)部檔案的總體管理性不明確，檔案應(yīng)用時(shí)程序繁雜，需要多個(gè)部門(mén)同事配合才能完成，降低了企業(yè)的運(yùn)行效率；檔案集中管理模式是指企業(yè)將所有檔案進(jìn)行企業(yè)集中管理，這種管理模式實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體檔案的運(yùn)行和管理，但由于企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間的內(nèi)容發(fā)雜，信息種類多樣，經(jīng)常出現(xiàn)企業(yè)信息檔案管理資料混雜，各部門(mén)檔案管理無(wú)頭緒，也為卻也的檔案管理造成了麻煩；信息―體化管理模式，這種企業(yè)檔案信息管理模式中將互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)檔案管理的手段相融合，形成企業(yè)內(nèi)部人力資源信息，數(shù)據(jù)信息以及財(cái)務(wù)信息管理的綜合掌控，即實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部各部部門(mén)資料管理合理有序，依據(jù)各部門(mén)的特點(diǎn)進(jìn)行劃分，又能夠使企業(yè)內(nèi)部信息資源掌控的整體需求，信息―體化管理模式是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的主要模式。
三、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思維
（一）注重把握企業(yè)檔案管理傳統(tǒng)模式與創(chuàng)新思維的結(jié)合
培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)追中傳統(tǒng)檔案管理模式與創(chuàng)新思維能力的結(jié)合，一方面依據(jù)企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式經(jīng)行檔案管理，注重對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中的將檔案分門(mén)別類進(jìn)行管理，依據(jù)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)檔案分散化管理中企業(yè)管理中的優(yōu)勢(shì)，如企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)對(duì)資源管理依據(jù)部門(mén)的內(nèi)部職責(zé)細(xì)致劃分，促進(jìn)部門(mén)企業(yè)檔案管理，保障了檔案管理的邏輯性要求；另一方面，應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新模式，將先進(jìn)的技術(shù)手段作為企業(yè)信息資源管理的重要保存手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源管理“雙重性”[2]，一份保存在企業(yè)的總體檔案管理中，另一份保存在企業(yè)的各個(gè)部門(mén)手中，形成檔案資源信息的雙重保險(xiǎn)，這種檔案管理辦法能夠確保企業(yè)檔案管理信息的真實(shí)性，盡量降低企業(yè)檔案信息失真帶來(lái)企業(yè)信息丟失，造成企業(yè)產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)損失。
（二）形成企業(yè)整體檔案管理思維模式
企業(yè)的檔案管理其企業(yè)信息資源管理的重要組成部分，注重把握企業(yè)檔案管理中的整體性是促進(jìn)企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的重要手段。從企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r出發(fā)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源管理整體劃分，使企業(yè)的檔案管理?yè)碛忻鞔_的整體性，在總體上把握了企業(yè)檔案的管理方向，最后實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案分部管理，形成整體把握，部分運(yùn)行的檔案管理形式，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間檔案的綜合管理與信息資源的暢通發(fā)展，為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展提供了有力的檔案管理保障。
（三）企業(yè)檔案管理立足于當(dāng)今社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)
我國(guó)經(jīng)濟(jì)逐步發(fā)展，綜合國(guó)力的逐步提升促使我國(guó)企業(yè)的發(fā)展逐步向著國(guó)際化水平邁進(jìn)。對(duì)于企業(yè)檔案管理應(yīng)當(dāng)立足于當(dāng)今社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，注重把握社會(huì)的發(fā)展動(dòng)向也是促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和企業(yè)檔案創(chuàng)新管理的重要趨勢(shì)，企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下運(yùn)行，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻將企業(yè)信息資源管理與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展好協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展模式與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式相協(xié)調(diào)，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案管理模式創(chuàng)新發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部深化改革的深入進(jìn)行，為企業(yè)綜合發(fā)展提供良好的內(nèi)部資源保障。
（四）用發(fā)展的眼光看待企業(yè)檔案管理工作
企業(yè)的發(fā)展是不斷向前發(fā)展的，因此，注重對(duì)企業(yè)的檔案管理采用發(fā)展的眼光對(duì)企業(yè)對(duì)方案進(jìn)行管理。進(jìn)行企業(yè)檔案整理時(shí)，注重把握企業(yè)的總體發(fā)展方向和企業(yè)的潛在發(fā)展方向，依據(jù)企業(yè)規(guī)劃，將企業(yè)的、檔案進(jìn)行綜合分部整理，一方面促進(jìn)企業(yè)的管理合理有序，保障企業(yè)當(dāng)前的運(yùn)行發(fā)展順利進(jìn)行；另一方面也促進(jìn)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的檔案管理有可調(diào)控性，為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展方向能夠有充足的理論信息作為企業(yè)項(xiàng)目發(fā)展和產(chǎn)品生產(chǎn)的理論保障[3]，用發(fā)展的眼光看待企業(yè)檔案管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的重要理論途徑。
（五）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)
提升企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)是保障企業(yè)檔案管理模式追不更新的重要基礎(chǔ)，一方面，檔案管理人員通過(guò)自身的經(jīng)驗(yàn)積累，不斷地豐富自身專業(yè)知識(shí)，依據(jù)企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，制定合理的檔案管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)實(shí)際發(fā)展協(xié)調(diào)發(fā)展；另一方面，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)加大對(duì)員工專業(yè)能力的培訓(xùn)，通過(guò)定期的企業(yè)管理能力培訓(xùn)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)視野逐步提升，管飯吸收各個(gè)檔案管理手段中的優(yōu)勢(shì)，形成一套適合本企業(yè)發(fā)展的企業(yè)檔案管理模式，保障企業(yè)管理模式創(chuàng)新發(fā)展。
（六）形成完備的企業(yè)檔案管理機(jī)制
不斷完善企業(yè)檔案管理機(jī)制，促進(jìn)企業(yè)檔案管理體制能夠有明確的制度保障，形成完備的制度管理理念作為企業(yè)檔案管理的重要約束力，形成完備的企業(yè)管理機(jī)制有助于保障企業(yè)檔案管理的真實(shí)性，促進(jìn)企業(yè)管理的信息資源的安全管理，形成完備的企業(yè)管理模式也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源管理的重要理論支持，擁有明確的檔案管理機(jī)制是保障企業(yè)檔案管理與企業(yè)運(yùn)行發(fā)展軌道相融合的重要規(guī)范性保障。
（七）提升企業(yè)檔案管理服務(wù)水平
注重企業(yè)檔案管理向著多元化，服務(wù)化方向發(fā)展是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的重要模式的轉(zhuǎn)變[4]。提升企業(yè)檔案的服務(wù)機(jī)構(gòu)，提升企業(yè)檔案管理熱辦公效率，實(shí)現(xiàn)服務(wù)領(lǐng)域，服務(wù)模式，服務(wù)態(tài)度，服務(wù)環(huán)境以及服務(wù)時(shí)間的多重性發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的檔案管理與企業(yè)運(yùn)行發(fā)展提供多重服務(wù)的模式，真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)檔案管理的實(shí)際價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)檔案管理創(chuàng)新推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展模式與經(jīng)營(yíng)模式的創(chuàng)新[5]。
四、結(jié)論
關(guān)鍵詞：地質(zhì)資料；檔案管理；信息化；建設(shè)
Abstract：the geological work is a basic work, its main task is for economic and social development to provide comprehensive service, along with the development of the informatization construction, all walks of lifeprompts information management, including geological department. This paper will simply discuss geological data files management.
Keywords: geological data; file management; information; construction
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)
地質(zhì)檔案是地質(zhì)勘探工作的真實(shí)記錄，反映了地質(zhì)勘探業(yè)發(fā)展的全過(guò)程，是地質(zhì)勘探業(yè)管理工作的重要組成部分。地質(zhì)檔案以地質(zhì)科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括文書(shū)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、干部檔案和其他方面的檔案。做好地質(zhì)檔案工作，提升地質(zhì)檔案管理水平，對(duì)促進(jìn)地質(zhì)勘探業(yè)的快速發(fā)展，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供礦產(chǎn)資源保障具有十分重要的意義。
1.地質(zhì)勘查技術(shù)部門(mén)檔案管理的重要性
1.1地質(zhì)部門(mén)檔案管理的責(zé)任
地質(zhì)部門(mén)檔案管理有四個(gè)方面的責(zé)任：根據(jù)國(guó)家和上級(jí)主管機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的具體情況，制定統(tǒng)一的歸檔制度，統(tǒng)一本單位的檔案管理和歸檔工作方法和做法，使各個(gè)技術(shù)部門(mén)在檔案管理和歸檔工作中有所遵循；經(jīng)常深入各個(gè)技術(shù)部門(mén)，督促與協(xié)助他們做好立卷歸檔工作。密切與各個(gè)部門(mén)立卷人和有關(guān)工程技術(shù)人員的關(guān)系，幫助他們建立正常的工作秩序，貫徹本單位的立卷歸檔制度，深入了解和熟悉各部門(mén)技術(shù)文件材料的內(nèi)容和成份，具體幫助各部門(mén)做好立卷工作；經(jīng)常宣傳技術(shù)檔案工作，組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案工作方針和檔案業(yè)務(wù)的理論與實(shí)踐知識(shí)，提高大家的認(rèn)識(shí)水平和實(shí)際工作能力；做好立卷的物質(zhì)條件準(zhǔn)備工作，隨時(shí)為各立卷單位提供立卷所需要的卷皮、袋、盒、目錄、工具等。
1.2部門(mén)檔案管理的重要性分析
部門(mén)檔案管理的重要性可以從如下六個(gè)方面來(lái)分析：技術(shù)文件材料實(shí)行技術(shù)業(yè)務(wù)部門(mén)檔案管理，就是“一個(gè)單位的內(nèi)部各機(jī)構(gòu)，都必須將需要?dú)w檔的文件材料加以系統(tǒng)整理，根據(jù)技術(shù)檔案保管期限的有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)保管期限并組成保管單位（卷、冊(cè)、盒），隨時(shí)或定期向綜合檔案室移交歸檔；技術(shù)部門(mén)熟悉技術(shù)文件材料的形成過(guò)程，了解內(nèi)在聯(lián)系和保管價(jià)值，由他們檔案管理效率高，又能提高案卷質(zhì)量和增強(qiáng)技術(shù)部門(mén)及有關(guān)人員的責(zé)任感，有助于歸檔文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確；技術(shù)業(yè)務(wù)部門(mén)檔案管理，必須堅(jiān)持技術(shù)文件材料平時(shí)的形成、積累和管理，確保技術(shù)文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。實(shí)行技術(shù)業(yè)務(wù)部門(mén)檔案管理，必須建立必要的文件形成和修改制度：設(shè)備的檢修、設(shè)計(jì)的變更、施工中的更改、科學(xué)試驗(yàn)等等，都要作紀(jì)錄并形成必要的文件，確保實(shí)物與檔案相符和反映生產(chǎn)過(guò)程的歷史面貌。為了保管和利用這些技術(shù)文件材料，還要建立平時(shí)的積累和管理制度。例如，可以設(shè)立“文件積累袋”，對(duì)于一項(xiàng)工程的設(shè)計(jì)、一個(gè)專題的研究、一臺(tái)設(shè)備的安裝和維修過(guò)程中形成的技術(shù)文件材料，都要隨時(shí)裝入袋內(nèi)，等任務(wù)完成后加以系統(tǒng)整理，隨時(shí)或定期歸檔。平時(shí)的利用和借閱都要有手續(xù)，確保技術(shù)文件材料不丟失；通過(guò)檔案管理使技術(shù)業(yè)務(wù)部門(mén)和有關(guān)人員熟悉了技術(shù)檔案的組成情況，便于以后查找利用；技術(shù)部門(mén)經(jīng)過(guò)對(duì)技術(shù)文件材料的系統(tǒng)整理，也就對(duì)技術(shù)活動(dòng)成果進(jìn)行了一次檢查，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，有利于工作的改進(jìn)；檔案室通過(guò)協(xié)助技術(shù)部門(mén)的檔案管理歸檔工作，了解了技術(shù)業(yè)務(wù)，熟悉了檔案內(nèi)容，有利于開(kāi)展檔案室的工作并能使檔案人員集中力量做好檔案室的其他各項(xiàng)工作。
2.地質(zhì)資料管理存在的問(wèn)題
2.1保管狀況的問(wèn)題
地質(zhì)檔案資料，按照其載體和記錄形式劃分，可以分為以傳統(tǒng)紙張為載體的傳統(tǒng)地質(zhì)檔案資料和以磁、光盤(pán)為存儲(chǔ)介質(zhì)的電子地質(zhì)檔案資料兩大類。相當(dāng)一部分地質(zhì)檔案資料由于保存時(shí)間較長(zhǎng)，紙質(zhì)老化、產(chǎn)生退色，文字和圖件會(huì)逐漸變得模糊不清，造成信息丟失而無(wú)法正常使用。成果資料、原本檔案以及巖心等實(shí)物地質(zhì)資料的可利用程度極低，保管和維護(hù)條件有惡化趨勢(shì)。
2.2地質(zhì)檔案管理工作定位不準(zhǔn)
長(zhǎng)期以來(lái)，檔案資料工作給人的印象都是“鋼筆抄抄、漿糊刷刷、繩子扎扎”，只要檔案資料不丟不壞、不發(fā)生重大事故，似乎任何人都可以從事這項(xiàng)工作。檔案資料部門(mén)長(zhǎng)期處于一個(gè)“說(shuō)起來(lái)重要、干起來(lái)不要”的尷尬局面。這種傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)導(dǎo)致了地質(zhì)檔案管理工作缺乏合理的定位，造成了各級(jí)檔案室、資料室人才配備不合理的現(xiàn)象，人員素質(zhì)整體不高。這種素質(zhì)不高主要表現(xiàn)為工作責(zé)任心不強(qiáng)、對(duì)地質(zhì)檔案信息化管理缺乏興趣、計(jì)算機(jī)操作技能掌握不足、安于現(xiàn)狀、懶于學(xué)習(xí)、對(duì)地質(zhì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的能力不足等等。
2.3對(duì)地質(zhì)資料工作管理力度不夠
地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)階層主要考慮其單位的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益，而對(duì)地質(zhì)檔案、資料管理這類不產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)工作重視不夠。這種不重視具體表現(xiàn)在配備人員的數(shù)量與質(zhì)量、工作經(jīng)費(fèi)和資料人員的待遇等方面。
2.4地質(zhì)資料匯交工作難度大
《全國(guó)地質(zhì)資料匯交管理辦法》修訂工作滯后，新時(shí)期地質(zhì)資料的管理工作因法規(guī)不適應(yīng)、不配套而產(chǎn)生了許多問(wèn)題，導(dǎo)致不少匯交單位擔(dān)心成果資料外借后，其自身的合法權(quán)益受到損害，因而推遲或不匯交資料。
3.加快地質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策
3.1加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)
除派送管理人員進(jìn)行新方法、新理念的科學(xué)培訓(xùn)外，鼓勵(lì)檔案管理人員自學(xué)成才，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍，形成一種推崇創(chuàng)新、追求創(chuàng)新，以創(chuàng)新為榮的氛圍，造就一批敬業(yè)、勤業(yè)、精業(yè)的檔案管理人才。
3.2做好地質(zhì)檔案資料匯交工作
檔案人員應(yīng)對(duì)評(píng)審合格的匯交成果地質(zhì)資料目錄，在數(shù)字化檔案中匯交。每個(gè)季度對(duì)成果地質(zhì)資料匯交情況進(jìn)行清查核對(duì)，使應(yīng)交的成果地質(zhì)資料全部匯交齊全，合格為止。年終將成果地質(zhì)資料匯交情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，并且每年及時(shí)完成對(duì)口各單位成果資料匯交任務(wù)。因?yàn)榈刭|(zhì)檔案與原油生產(chǎn)聯(lián)系緊密、單井檔案形成過(guò)程長(zhǎng)等特點(diǎn)，加之油田各地質(zhì)單位分散，相距路途較遠(yuǎn)，形成單位多，使用頻率高，所以，很有必要建立地質(zhì)檔案資料匯交中心，行政上是檔案室的一個(gè)業(yè)務(wù)組，受油田地質(zhì)處領(lǐng)導(dǎo)。中心主要任務(wù)有三條：第一，執(zhí)行地質(zhì)檔案資料分發(fā)匯交規(guī)定。每年由地質(zhì)處組織對(duì)各單位需要?dú)w檔材料和有關(guān)資料的份數(shù)，進(jìn)行平衡確定，制出分發(fā)份數(shù)表，交中心執(zhí)行。各有關(guān)單位按分發(fā)份數(shù)，將自己?jiǎn)挝恍纬傻牟牧习磪R交時(shí)間期限進(jìn)到中心，由中心負(fù)責(zé)組織各單位交換。第二，承擔(dān)向中石油、省地質(zhì)資料局及兄弟油田、本單位領(lǐng)導(dǎo)、研究室等上報(bào)、轉(zhuǎn)送符合要求的地質(zhì)檔案資料。第三，對(duì)地質(zhì)檔案資料的分發(fā)、匯交、報(bào)送等情況，及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、總結(jié)和情況反映，以便改進(jìn)工作，解決存在的問(wèn)題。
3.3建立本地檢索數(shù)據(jù)庫(kù)
建立原本地質(zhì)檔案目錄檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行地質(zhì)檔案資料信息檢索服務(wù)。地勘單位可根據(jù)國(guó)土資源部《地質(zhì)資料檔案著錄細(xì)則》，參照成果地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)著錄要求，結(jié)合原本地質(zhì)檔案的具體構(gòu)成，盡快對(duì)原本地質(zhì)檔案進(jìn)行著錄，以建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)適合本單位原本地質(zhì)檔案目錄檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)原本地質(zhì)檔案的計(jì)算機(jī)管理。地勘單位地質(zhì)資料管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，只要輸入任意一項(xiàng)關(guān)鍵詞，如資料名稱、類別、礦種、勘查程度、編著者或幾項(xiàng)關(guān)鍵詞的組合等，均可從數(shù)據(jù)庫(kù)中，檢索出有關(guān)的地質(zhì)檔案信息，方便快捷地為利用者提供服務(wù)。
計(jì)算機(jī)技術(shù)在新一輪國(guó)土資源大調(diào)查的地質(zhì)勘查開(kāi)發(fā)中的廣泛應(yīng)用，大量的數(shù)字化信息資料也應(yīng)運(yùn)面生。根據(jù)國(guó)土資源部關(guān)于開(kāi)展“數(shù)字國(guó)土工程”建設(shè)的要求，地質(zhì)勘查單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)這些數(shù)據(jù)庫(kù)資料的收集、整理、歸檔和管理，盡快建立完善的基礎(chǔ)地學(xué)資料數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)可根據(jù)《地質(zhì)資料電子文檔匯交格式》等標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)新的地質(zhì)勘查項(xiàng)目形成的原始地質(zhì)資料，除收集保管紙介質(zhì)資料外，還應(yīng)收集與之相對(duì)應(yīng)的電子文檔，實(shí)現(xiàn)新地質(zhì)項(xiàng)目原本地質(zhì)檔案的雙套制管理，為計(jì)算機(jī)檢索奠定基礎(chǔ)。
3. 4檔案保密管理
地質(zhì)檔案資料通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸，可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查閱，起到快速，便利的作用，同時(shí)也存在地質(zhì)資料泄密的安全隱患。如何做到地質(zhì)資料的安全高效服務(wù)，是地質(zhì)勘查單位檔案信息化建設(shè)的一個(gè)核心問(wèn)題。對(duì)此，可實(shí)行密級(jí)管理，根據(jù)地質(zhì)資料的密級(jí)程度，分類分級(jí)分層次進(jìn)行設(shè)密管理，建立查閱人員的訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)需要復(fù)印下載的地質(zhì)資料履行申報(bào)手續(xù)，達(dá)到規(guī)定要求，檔案管理人員才能解密放行。
總結(jié)
隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，地質(zhì)檔案資料管理手段也必須更加現(xiàn)代化，必須不斷更新設(shè)備，不斷用新知識(shí)、新理論武裝地質(zhì)檔案資料工作人員的頭腦，以求用先進(jìn)的技術(shù)、科學(xué)的方法管理、利用地質(zhì)檔案資料。
參考文獻(xiàn)
[1]劉義英.地質(zhì)資料管理與利用應(yīng)關(guān)注的幾個(gè)問(wèn)題[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2005
關(guān)鍵詞： 機(jī)關(guān)檔案工作 存在問(wèn)題 對(duì)策
一、機(jī)關(guān)檔案工作存在的問(wèn)題
近幾年來(lái)，在區(qū)委、區(qū)政府的正確領(lǐng)導(dǎo)和省市檔案局的關(guān)心指導(dǎo)下，南京市江寧區(qū)機(jī)關(guān)檔案部門(mén)認(rèn)真履行職能，各單位認(rèn)真貫徹推行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》和《南京市檔案條例》，檔案工作呈現(xiàn)了良好的發(fā)展勢(shì)頭，機(jī)關(guān)檔案工作取得了顯著的成績(jī)，檔案干部隊(duì)伍思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)有了明顯增強(qiáng)，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作更加重視，截至2009年底，機(jī)關(guān)檔案管理中除區(qū)檔案館達(dá)國(guó)家一級(jí)綜合檔案館外，基層檔案室達(dá)行業(yè)國(guó)家級(jí)的有2家（煙草局、供電公司），達(dá)江蘇省五星級(jí)的有6家（法院、地稅局、檢察院、財(cái)政局、規(guī)劃局、建設(shè)局），達(dá)省四星級(jí)的有1家（東山街道財(cái)政所），達(dá)省三星級(jí)的有21家，達(dá)省二星級(jí)的有27家，達(dá)省一星級(jí)、市級(jí)的有82家，形成了常抓不懈的管理體制，基本達(dá)到檔案管理工作制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的要求。但縱觀全區(qū)檔案管理工作，形勢(shì)并不樂(lè)觀，仍存在對(duì)檔案工作不夠重視的現(xiàn)象，有的部門(mén)檔案管理意識(shí)相當(dāng)?shù)。率箼C(jī)關(guān)檔案工作還存在各種問(wèn)題。
（一）檔案工作的重視程度不夠平衡。
機(jī)關(guān)檔案工作的重視不平衡，個(gè)別單位對(duì)檔案工作重視不夠，檔案意識(shí)薄弱、力度不強(qiáng)，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保證，雖然各部門(mén)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，也有專人負(fù)責(zé)抓落實(shí)，但在真正把檔案管理工作作為部門(mén)工作長(zhǎng)效機(jī)制來(lái)抓方面還存在缺陷。在日常工作指導(dǎo)和行政執(zhí)法檢查中，我們發(fā)現(xiàn)有的部門(mén)重要的業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有及時(shí)整理、裝訂、歸檔，移交綜合檔案室，而是放置在各職能科室。客觀上講，行政執(zhí)法檔案、重要的業(yè)務(wù)檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，歸入檔案室保管給調(diào)閱利用確實(shí)造成不便，但按照檔案管理要求，不符合檔案法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定。
（二）檔案室保管條件參差不齊。
多數(shù)單位還達(dá)不到檔案管理“八防”要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備老化、不齊全，檔案柜也五花八門(mén)不統(tǒng)一，比較零亂。個(gè)別單位綜合檔案室防護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，保護(hù)設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。檔案室保管條件差的原因，從客觀因素上看，有些單位辦公用房比較緊張，單獨(dú)拿出一間房子作為檔案室的確存在困難，而有些相對(duì)有條件的部門(mén)設(shè)置的綜合檔案室整體上也不規(guī)范。甚至有極個(gè)別的單位根本沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行保管，檔案資料堆放在某一角落，勢(shì)將造成檔案資料的嚴(yán)重毀壞和遺失。這些問(wèn)題的產(chǎn)生，究其根本原因則是對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，檔案管理制度落實(shí)不夠。
（三）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)相對(duì)薄弱。
檔案管理工作不僅是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，而且是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任檔案管理工作。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)和執(zhí)法檢查過(guò)程中我們發(fā)現(xiàn)：首先有的單位檔案人員因一崗多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒(méi)有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致在歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問(wèn)題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生。其次，個(gè)別檔案人員對(duì)檔案工作重要性和責(zé)任性認(rèn)識(shí)還不夠，存在隨意應(yīng)付了事思想，對(duì)各科室必須形成的檔案資料及時(shí)整理歸檔監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，思想上存在著畏難情緒。最后，一些部門(mén)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案人員思想、工作、生活上的關(guān)心、支持、了解不夠，使檔案人員對(duì)本職崗位工作熱情降低，影響了檔案工作發(fā)展。
二、做好機(jī)關(guān)檔案工作的對(duì)策
上述問(wèn)題不同程度地影響了機(jī)關(guān)檔案工作與時(shí)俱進(jìn)地開(kāi)展，影響了檔案工作為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)服務(wù)功能的發(fā)揮。當(dāng)前，在新的歷史條件下，檔案工作必須緊緊聯(lián)系時(shí)展的新任務(wù)、新特點(diǎn)、新要求。因此，創(chuàng)造性地開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案工作，是檔案工作者實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀，檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步，這是時(shí)展的必然要求，也是檔案工作維護(hù)好、保管好、服務(wù)好主要職能的體現(xiàn)。要搞好今后的機(jī)關(guān)檔案工作，我認(rèn)為必須強(qiáng)化以下幾個(gè)方面的工作。
（一）提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，是做好檔案工作的保證。
“檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要組成部份，機(jī)關(guān)檔案工作是開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的具體真實(shí)的記錄，是反映各個(gè)歷史時(shí)期最珍貴的史料，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和推動(dòng)社會(huì)文明進(jìn)步起到重要促進(jìn)作用”。隨著時(shí)代進(jìn)步，改革開(kāi)放的深入發(fā)展，人們的法制意識(shí)、檔案意識(shí)也與日俱增，檔案的查借閱利用明顯增多，這對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理、拓展檔案服務(wù)新領(lǐng)域、加快檔案信息數(shù)據(jù)化建設(shè)等提出了更高的要求。
機(jī)關(guān)各部門(mén)一定要重視、關(guān)心、支持檔案工作，進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，一是要加強(qiáng)檔案工作宦傳力度，利用各種有效載體，抓好《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳教育，通過(guò)宣傳，擴(kuò)大檔案工作的影響力，使廣大干部群眾充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，落實(shí)好依法治檔的工作機(jī)制；二是要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把檔案工作列入年度工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍，擺上議事日程，要定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)分析研究解決檔案工作遇到的問(wèn)題，并把檔案工作列入本部門(mén)年度考核范圍，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個(gè)良好的內(nèi)部環(huán)境；三是要做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作，解決他們的實(shí)際問(wèn)題，為他們提供良好的發(fā)展平臺(tái)，使他們能安心本職工作，從而促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。
（二）提高檔案人員的素質(zhì)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作新進(jìn)展。
做好機(jī)關(guān)檔案工作，首先要有一支相對(duì)穩(wěn)定而有發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍。隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案工作所面臨的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理模式都在發(fā)生變化，高科技也應(yīng)用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質(zhì)，加快檔案工作科技進(jìn)步，是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。一是要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的教育培訓(xùn)，在注重實(shí)用性上下功夫。在檔案培訓(xùn)過(guò)程中，要結(jié)合新時(shí)期檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，按照采用不同層次不同的需求，按需施教，注重實(shí)效，采取“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”等培訓(xùn)方式，使檔案人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作效率的提高。二是要圍繞檔案“及時(shí)、完整、統(tǒng)一”的要求，做好檔案收集及管理工作，完善歸檔檔案的內(nèi)容。檔案人員要注重平時(shí)檔案收集工作，了解有關(guān)本部門(mén)各科室檔案收集、立卷歸檔及工作動(dòng)態(tài)規(guī)律，爭(zhēng)取檔案收集工作的主動(dòng)權(quán)，以便及時(shí)將有關(guān)科室形成的檔案立卷歸檔，統(tǒng)一管理，確保檔案種類、內(nèi)容真實(shí)完整。三是要加強(qiáng)對(duì)檔案人員再教育，促使他們努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)和科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理的水平，對(duì)本單位檔案的數(shù)量、內(nèi)容、種類、史料價(jià)值等做到心中有數(shù)。四是要結(jié)合檔案工作實(shí)際，創(chuàng)造性地開(kāi)拓檔案工作新思路，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展需要，積極做好檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，提高檔案利用率，更好地為部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為中心工作服務(wù)，為基層群眾服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。
（三）加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案保管條件。
（一）思想上高度重視，將檔案管理工作置于十分重要的位置
領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視首先體現(xiàn)在：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)能從思想上充分認(rèn)同檔案是歷史的再現(xiàn)，是人類記憶的寶庫(kù)，是不可缺少的精神財(cái)富。檔案材料收集不齊全帶給單位的是重大的損失，沒(méi)有檔案對(duì)歷史的記載，無(wú)法對(duì)過(guò)去進(jìn)行評(píng)價(jià)，更無(wú)法對(duì)未來(lái)進(jìn)行預(yù)測(cè)。
（二）檔案工作網(wǎng)絡(luò)保持穩(wěn)定，使檔案工作的發(fā)展具有連續(xù)性
領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視還體現(xiàn)在：建立健全本單位的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，并保持檔案隊(duì)伍的基本穩(wěn)定，打造―支業(yè)務(wù)素質(zhì)良好的檔案工作隊(duì)伍，使檔案工作的可持續(xù)性得以保障。積極支持檔案干部參加各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工作會(huì)議和研討會(huì)議，鼓勵(lì)登門(mén)拜訪其他企業(yè)、事業(yè)單位，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)提高本單位檔案的管理水平，并對(duì)兼職檔案干部的業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)。
（三）對(duì)檔案經(jīng)費(fèi)的大力支持，充分滿足檔案工作的發(fā)展需要
領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，還表現(xiàn)在最大限度地給予檔案事業(yè)的發(fā)展提供必要的物質(zhì)保障，具體體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
第一，保證檔案工作用房以滿足檔案工作持續(xù)發(fā)展的需要。檔案工作用房應(yīng)符合檔案建筑規(guī)范，為保障檔案材料的安全，同時(shí)還應(yīng)安裝紅外線報(bào)警系統(tǒng)和防盜門(mén)窗，配備相適應(yīng)的消防器材。
第二，保證設(shè)施設(shè)備的配置以適應(yīng)檔案工作不斷提高的需要。檔案工作配備的設(shè)備應(yīng)滿足檔案工作的發(fā)展需求。
第三，保證檔案工作必要的日常經(jīng)費(fèi)支出。要盡力解決檔案工作的各種實(shí)際問(wèn)題，必要的日常開(kāi)支應(yīng)得到充分保證。
二、制度建設(shè)，提供檔案事業(yè)發(fā)展基礎(chǔ)保障
“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”。《檔案法》及其實(shí)施辦法賦予檔案部門(mén)的職能，需要一系列規(guī)章制度加以落實(shí)和保證。業(yè)務(wù)規(guī)章制度的建立有利于保證案卷質(zhì)量，業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度的建立有利于保證隊(duì)伍建設(shè)適應(yīng)發(fā)展，部門(mén)立卷制度的建立有利于保證檔案工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)，獎(jiǎng)勵(lì)制度的建立有利于保證檔案規(guī)范化管理水平不斷提高。
（一）建立規(guī)章制度，保證文件材料的收集和案卷質(zhì)量
制度建設(shè)使檔案工作有法可依，有章可循。堅(jiān)持制度上門(mén)，責(zé)任到崗，落實(shí)到人，強(qiáng)化管理人員和科研人員的檔案意識(shí)；歸檔通報(bào)強(qiáng)化各部門(mén)的責(zé)任意識(shí)，有效促進(jìn)各部門(mén)分管負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)檔案工作的督促和檢查；檔案工作檢查評(píng)比活動(dòng)促進(jìn)各項(xiàng)制度的落實(shí)，充分調(diào)動(dòng)各部門(mén)的積極性。
（二）檔案部門(mén)立卷制度，充分發(fā)揮兼職檔案人員的作用
任何一個(gè)單位檔案專職工作人員的配備總是有限的，隨著檔案工作要求的不斷提高，檔案工作的業(yè)務(wù)量與日俱增，要保證檔案工作規(guī)范化管理的有效正常運(yùn)轉(zhuǎn)，僅靠為數(shù)不多的專職檔案干部是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。必須充分挖掘兼職檔案人員的潛力，實(shí)施部門(mén)立卷制度。兼職檔案工作者的作用不容忽視。充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，不僅可以保證檔案材料收集齊全、完整和整理規(guī)范，而且可緩解檔案部門(mén)的工作壓力，為專職檔案干部騰出更多的時(shí)間和精力從事檔案信息的開(kāi)發(fā)利用和學(xué)術(shù)研究等工作，更重要的還在于使檔案工作形成一個(gè)充滿活力的有機(jī)體，造就一個(gè)良性循環(huán)的局面，實(shí)現(xiàn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。專職檔案干部的監(jiān)督、指導(dǎo)作用不可忽略。立卷工作的事前指導(dǎo)，事中監(jiān)督，事后總結(jié)是專職檔案干部必不可少的功課；對(duì)存在的問(wèn)題要反饋到各立檔部門(mén)，并通過(guò)舉辦培訓(xùn)班的方式，予以討論和研究，集思廣益，尋求解決良方。
（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)能力
好的規(guī)章制度最終必須通過(guò)具體的人來(lái)落實(shí)。只有兼職檔案員具有較高的業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案工作規(guī)范化管理才能得以實(shí)現(xiàn)。因此，對(duì)兼職人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)是十分必要的。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度可保證每一個(gè)兼職檔案員都能明確白己的工作職責(zé)和本部門(mén)檔案工作的情況。對(duì)新上崗和換崗的兼職檔案員堅(jiān)持實(shí)地指導(dǎo)立卷歸檔制度，使之盡快了解和掌握本部門(mén)檔案的收集和立卷范圍、方法等。編印《工作手冊(cè)》和《制度匯編》，配以法律法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程和分類表及保管期限、收集范圍等，便于兼職檔案員掌握業(yè)務(wù)技能。吸收兼職檔案員參與檔案工作檢查評(píng)比活動(dòng)，此舉一方面增加評(píng)比的透明度和公正性，另―方面可使兼職檔案員進(jìn)一步熟悉業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平，同時(shí)也是一種特殊的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式。
（四）建立健全激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)各立檔單位的積極性
建立激勵(lì)機(jī)制是推動(dòng)檔案工作必不可少的一環(huán)。檢查評(píng)比制度，堅(jiān)持從組織領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)能力和案卷質(zhì)量三方面進(jìn)行量化考核，有效調(diào)動(dòng)各立檔部門(mén)的積極性。各量化指標(biāo)隨檔案工作的發(fā)展和要求予以調(diào)整。并對(duì)為檔案事業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)的部門(mén)、分管負(fù)責(zé)人和兼職檔案員予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，促使各立檔單位搞好本部門(mén)的檔案工作。
三、開(kāi)發(fā)利用，提供檔案事業(yè)發(fā)展服務(wù)保障
檔案部門(mén)是檔案信息儲(chǔ)存、開(kāi)發(fā)利用的服務(wù)中心，在各項(xiàng)管理活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用。檔案工作的核心和目的是對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，檔案人應(yīng)立足于樹(shù)立提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的意識(shí)，不斷完善服務(wù)方式和手段，開(kāi)展多種形式的咨詢查詢服務(wù)，以此開(kāi)拓檔案工作的新局面。
在信息化的建設(shè)中，人們對(duì)于信息的需求量也在逐漸的增加，因此基層政府部門(mén)的檔案管理工作愈發(fā)被人們所重視，加強(qiáng)其檔案信息化建設(shè)也顯得十分的必要。需要針對(duì)當(dāng)前基層政府部門(mén)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行客觀分析，以便于更加有效的制定相應(yīng)的措施來(lái)加以改進(jìn)。就基層政府部門(mén)檔案信息化建設(shè)展開(kāi)簡(jiǎn)要的論述。
關(guān)鍵詞：
基層政府部門(mén)；檔案信息化建設(shè)；問(wèn)題；措施
在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展的當(dāng)下，多個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域都逐漸向著科學(xué)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，對(duì)于基層政府部門(mén)的檔案管理工作更應(yīng)該如此。由于基層政府部門(mén)日常的工作比較繁雜，所以如果能夠采取信息化的方式，便能夠大幅度的提高辦事的效率。所以，在今后的基層政府部門(mén)的發(fā)展中，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的重視和研究，以此來(lái)促進(jìn)我國(guó)基層政府部門(mén)的發(fā)展和進(jìn)步。
1基層政府部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)中的不足
1.1意識(shí)上的不足。
在檔案管理信息化的建設(shè)中，部分工作人員并未在管理意識(shí)上有所轉(zhuǎn)變，僅僅將完成部門(mén)內(nèi)檔案整理、收集及存檔等工作落實(shí)好就行，并未意識(shí)到信息化建設(shè)下的檔案數(shù)據(jù)分析的指導(dǎo)作用。同時(shí)在信息化建設(shè)的過(guò)程中，因工作內(nèi)容過(guò)于繁雜，檔案遺失、系統(tǒng)性較差等現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，需要針對(duì)這一問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。
1.2工作人員綜合能力有待提升。
受基層檔案管理人員自身能力的限制，在信息化的建設(shè)中無(wú)法靈活的運(yùn)用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，致使信息化的進(jìn)程較為緩慢。在實(shí)際的工作中依然采用傳統(tǒng)的方法來(lái)進(jìn)行檔案的管理，這些對(duì)于檔案參考與借鑒作用的實(shí)現(xiàn)也十分的不利，可以通過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)等方式來(lái)進(jìn)行改進(jìn)。在信息化的推動(dòng)下，大部分的工作都可以用計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)進(jìn)行管理，值得注意的是仍然要重視原件的保存，盡可能的通過(guò)電子備份與原件的妥善保存來(lái)同步進(jìn)行，但是這些往往在實(shí)際的工作中得不到落實(shí)，需要相關(guān)的檔案管理人員予以重視。
1.3基礎(chǔ)設(shè)施的不足。
受基層政府財(cái)政狀況的影響，部分地區(qū)的基層檔案管理設(shè)施存在較大的不足，無(wú)法為信息化建設(shè)提供營(yíng)造的環(huán)境，因而極大的降低了檔案管理信息化的推進(jìn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作現(xiàn)狀得不到有效的改進(jìn)，該地區(qū)檔案信息資源的共享也無(wú)法得到實(shí)現(xiàn)，都極大的制約了當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、文化的有序發(fā)展。
2基層政府部門(mén)檔案信息化建設(shè)的措施
在當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展中，檔案信息化無(wú)論是對(duì)于哪一個(gè)領(lǐng)域來(lái)說(shuō)，都是十分重要的，特別對(duì)于像基層政府部門(mén)這樣的機(jī)構(gòu)。所以，加強(qiáng)政府部門(mén)檔案信息化的建設(shè)研究是十分有必要的。在此對(duì)如何加強(qiáng)基政府部門(mén)檔案信息化的建設(shè)進(jìn)行了一定的研究，希望能夠?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)水平的提高而做出一些貢獻(xiàn)。
2.1基層政府機(jī)構(gòu)要高度重視。
檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。檔案材料無(wú)序零散保存，勢(shì)必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī)，造成管理上的被動(dòng)，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。同時(shí)，檔案是機(jī)關(guān)單位信用管理的重要保證，它是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。檔案管理的重要性不言而喻。但基層政府機(jī)構(gòu)的檔案管理重視程度卻普遍不高。這往往與各單位重財(cái)務(wù)重人事重組織為原則的管理模式有關(guān)，基層機(jī)構(gòu)工作內(nèi)容多為執(zhí)行性，被動(dòng)型。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不重視，基層政府更不以為然。造成大多數(shù)基層機(jī)關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫(kù)。檔案部門(mén)作為“冷衙門(mén)”，極易成為精簡(jiǎn)或兼并對(duì)象。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)偏低，待遇較低，再加之檔案機(jī)構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。這就要求基層政府要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，切實(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并結(jié)合本地本單位實(shí)際，制定行之有效的實(shí)施檔案管理信息化的規(guī)劃和保障措施，把檔案管理工作做到實(shí)處。
2.2加大資金、技術(shù)扶持力度。
一直以來(lái)，各級(jí)政府都只是重視對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的扶持力度，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)直接發(fā)揮著創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富、加快經(jīng)濟(jì)發(fā)展，推進(jìn)制度創(chuàng)新，承載社會(huì)發(fā)展的重要作用。投資回報(bào)立竿見(jiàn)影。但檔案管理如果能夠沿著正規(guī)化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的道路發(fā)展，它必將發(fā)揮其極大的潛力，起到節(jié)能源、促穩(wěn)定、促和諧的重要作用。因?yàn)闄n案是全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)機(jī)關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機(jī)關(guān)提高績(jī)效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。基層政府部門(mén)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際設(shè)立扶助檔案管理建設(shè)專項(xiàng)資金，可以通過(guò)政府投入有效引導(dǎo)和推動(dòng)資金、項(xiàng)目、人才、創(chuàng)新資源等向檔案管理方面傾斜，并研究制定相應(yīng)的財(cái)政支持政策，認(rèn)真研究設(shè)立該專項(xiàng)資金的政策目標(biāo)、資金籌集渠道、資金使用方法及資金監(jiān)管制度等方面的內(nèi)容，加大對(duì)檔案管理的支持力度。
2.3加大宣傳力度，加強(qiáng)考核監(jiān)督。
檔案行政管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)基層的檔案管理工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查活動(dòng)，促進(jìn)基層檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門(mén)加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營(yíng)造建檔氛圍，使更多單位認(rèn)識(shí)到建立健全檔案的重要意義，增強(qiáng)基層政府機(jī)構(gòu)做好檔案工作的自覺(jué)性。
2.4建立高水平的檔案管理系統(tǒng)。
基層政府檔案管理主要包括兩個(gè)方面：檔案原件和基層統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。檔案原件在基層政府部門(mén)多為上級(jí)機(jī)關(guān)的下發(fā)文件，它作為上級(jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)下級(jí)工作的原始資料憑證，具有不可替代的作用，特別是大部門(mén)文件為聯(lián)合發(fā)文，印章為多單位共同簽署，是基層政府部門(mén)必須認(rèn)真存檔的文件，也是基層政府部門(mén)檔案的基本構(gòu)成。基層政府檔案管理要實(shí)行全方位、多元化，首要問(wèn)題就是要建立一個(gè)高水平的檔案管理系統(tǒng)。例如建立一個(gè)基層檔案網(wǎng)站，網(wǎng)站作為一種紐帶和橋梁，是實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化服務(wù)的一個(gè)有效手段。一方面可以為信息需求者提供一個(gè)交流平臺(tái)，把上級(jí)文件、政策、精神指示等需要政府信息公開(kāi)的內(nèi)容公布于眾，對(duì)于有條件利用資料的各部門(mén)用戶可根據(jù)自身的用戶級(jí)別查詢相關(guān)的政府機(jī)構(gòu)檔案信息，另一方面，需求者可將自身的相關(guān)問(wèn)題及資料留在這個(gè)平臺(tái)，基層政府檔案管理人員可及時(shí)搜集更詳盡的數(shù)據(jù)與信息，做好整理與回報(bào)工作。
2.5提高基層相關(guān)人員的職業(yè)素質(zhì)。
檔案行政管理部門(mén)要采取切實(shí)措施提高基層檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，確立檔案實(shí)用效益觀念后，才會(huì)用心做好檔案管理工作。加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其更快更好地獨(dú)立開(kāi)展檔案工作，深入基層機(jī)關(guān)單位，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，自覺(jué)接受檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動(dòng)抓好檔案工作。使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。基層政府部門(mén)的檔案管理對(duì)于本地區(qū)經(jīng)濟(jì)的有序發(fā)展影響是比較大的，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)自身職能的重要參考依據(jù)，需要在具體的工作中加以重視。逐步的加深信息化建設(shè)的意識(shí)，并付之實(shí)踐，這樣才能充分的發(fā)揮出基層政府部門(mén)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)。努力的提升檔案管理工作團(tuán)隊(duì)的綜合能力，加強(qiáng)基層政府部門(mén)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，從而真正的做到服務(wù)群眾、奉獻(xiàn)社會(huì)。
參考文獻(xiàn)
[1]陳艷華.淺談基層單位檔案工作信息化建設(shè)[J].科技資訊，2015（7）：9.
(一)專業(yè)檔案的特點(diǎn)
專業(yè)檔案是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織，在某一專業(yè)職能活動(dòng)中形成的具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的檔案。具有專業(yè)性強(qiáng)、獨(dú)立性與現(xiàn)行性強(qiáng)以及動(dòng)態(tài)性強(qiáng)的特點(diǎn)。專業(yè)檔案不僅形成規(guī)律、內(nèi)容性質(zhì)有明顯的專業(yè)性，文件名稱、格式、整理方法等也有其專業(yè)特點(diǎn)，同時(shí)其作用范圍、作用對(duì)象和作用時(shí)效也有特定的專業(yè)局限性；是專業(yè)職能活動(dòng)的必要管理工具和解決問(wèn)題的手段，具有突出的現(xiàn)實(shí)使用價(jià)值，可以相對(duì)獨(dú)立地支撐有關(guān)專業(yè)活動(dòng)，且工作查考期長(zhǎng)，查考的實(shí)時(shí)性、連續(xù)性要求高，往往作為立檔單位全宗內(nèi)相對(duì)獨(dú)立的部分由形成部門(mén)保管和使用；記錄的數(shù)據(jù)和信息需要同記錄對(duì)象的現(xiàn)實(shí)情況保持動(dòng)態(tài)一致，隨著記錄對(duì)象的變化隨時(shí)補(bǔ)充和變更記錄，直至對(duì)象的消亡。這也是部分專業(yè)檔案需要由形成部門(mén)相對(duì)獨(dú)立地保管和使用的重要原因。
(二)區(qū)縣專業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題
2006年北京市西城區(qū)檔案局通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查方式，對(duì)區(qū)屬44個(gè)立檔單位專業(yè)檔案的形成、整理、保管、利用及歸屬流向情況進(jìn)行了調(diào)查。經(jīng)統(tǒng)計(jì)匯總，44個(gè)立檔單位分別由其所屬的217個(gè)專業(yè)科室(所屬單位)形成各類專業(yè)檔案378種(文種)。根據(jù)全區(qū)各類專業(yè)檔案不同的整理、保管單位統(tǒng)計(jì)，2004至2006年這三年中，平均每年形成專業(yè)檔案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。這些專業(yè)檔案由各單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的有180種、由專業(yè)檔案室保管的有40種、由形成科室自行保管的有158種。從整理方法上看，這些專業(yè)檔案按記錄對(duì)象(事項(xiàng)、單位、戶、人)整理的有223種，按時(shí)段整理的有138種，按其他特征整理的有17種，其中整理后需要隨時(shí)增減內(nèi)容的有47種。整理后，編制紙質(zhì)檔案目錄的有304種、編制電子目錄的有91種、未編制檔案目錄的有58種。這些專業(yè)檔案中，有查閱控制規(guī)定的有324種，僅對(duì)當(dāng)事人提供利用的有92種，能夠提供社會(huì)公眾利用的只有14種。這些專業(yè)檔案中，沒(méi)有具體規(guī)定歸屬流向的有256種，檔案從未銷毀的有367種。
由于是首次對(duì)專業(yè)檔案作較大范圍的調(diào)查，以上調(diào)查數(shù)據(jù)和情況不盡準(zhǔn)確，但可以看出，當(dāng)前專業(yè)檔案管理主要存在以下問(wèn)題：
1、形成量大而保管空間不足。由于檔案的歸屬流向不確定，銷毀期限不明確，造成檔案只有進(jìn)口沒(méi)有出口，檔案存儲(chǔ)空間嚴(yán)重不足。其中勞動(dòng)和社會(huì)保障、法院、檢察院、工商、城管監(jiān)察等系統(tǒng)尤為突出。
2、整理、編目的規(guī)范化程度低。很多專業(yè)檔案的整理、編目方法是立檔單位或形成科室根據(jù)專業(yè)特點(diǎn)和基礎(chǔ)條件自行設(shè)計(jì)的，采用的檔案裝具也各行其是，一旦需要向上級(jí)檔案館移交，立檔單位和檔案館都必將面臨巨大的工作量，難度可想而知。
3、歸屬流向和接收范圍模糊。這是區(qū)縣檔案管理部門(mén)長(zhǎng)期以來(lái)感到困惑和棘手的問(wèn)題。一方面，由于專業(yè)檔案自身特點(diǎn)，立檔單位往往不能將專業(yè)檔案隨文書(shū)檔案一同向檔案館移交。另一方面，許多專業(yè)檔案的歸屬流向問(wèn)題并無(wú)明確、具體的規(guī)定。如設(shè)在區(qū)縣由市主管部門(mén)垂直管理的各職能局(分局)，其文書(shū)檔案一般按規(guī)定向區(qū)縣檔案館移交，其專業(yè)檔案則按專業(yè)實(shí)行統(tǒng)一管理，由市各業(yè)務(wù)主管部門(mén)監(jiān)督指導(dǎo)。
4：規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)工作滯后。在44個(gè)立檔單位中，沒(méi)有制定規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)的占38％。其中，許多規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)或由上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)單獨(dú)制定，或由立檔單位、形成科室自行制定。在沒(méi)有上級(jí)檔案行政管理部門(mén)和業(yè)務(wù)主管部門(mén)聯(lián)合制定管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的情況下，區(qū)縣檔案部門(mén)無(wú)法對(duì)專業(yè)檔案管理進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)和服務(wù)，并得到立檔單位的認(rèn)可。
存在上述問(wèn)題的主要原因，一是專業(yè)檔案的數(shù)量和內(nèi)容伴隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的改革與發(fā)展出現(xiàn)了前所未有的增長(zhǎng)和變化，缺乏成熟的管理經(jīng)驗(yàn)；二是檔案行政管理部門(mén)與各專業(yè)主管部門(mén)協(xié)調(diào)不夠，對(duì)專業(yè)檔案的條塊交錯(cuò)管理存在缺位、錯(cuò)位或越位現(xiàn)象；三是缺乏對(duì)專業(yè)檔案歸屬流向的總體設(shè)計(jì)，導(dǎo)致專業(yè)檔案管理中出現(xiàn)了一定程度的無(wú)序。
二、關(guān)于區(qū)縣專業(yè)檔案歸屬流向的分析
(一)歸屬流向面臨的問(wèn)題
1、改革開(kāi)放以來(lái)，區(qū)縣屬機(jī)關(guān)、單位各類專業(yè)檔案大量涌現(xiàn)，而檔案歸屬與流向的有關(guān)規(guī)定不明確、不具體或原來(lái)的規(guī)定不符合基層業(yè)務(wù)工作實(shí)際，導(dǎo)致各類專業(yè)檔案大量積存在形成單位，只有進(jìn)口沒(méi)有出口。一方面，給形成單位的檔案管理以至業(yè)務(wù)工作造成很大困難。另一方面，也影響了區(qū)縣綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)的豐富與優(yōu)化。
2、部分區(qū)縣行政機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系發(fā)生變化，由隸屬區(qū)縣政府轉(zhuǎn)為由市業(yè)務(wù)主管部門(mén)垂直管理，而檔案的歸屬流向尚未重新明確。目前，這些機(jī)關(guān)形成的文書(shū)檔案，區(qū)縣檔案館一般仍按過(guò)去的規(guī)定接收，形成機(jī)關(guān)也比較配合。而對(duì)于各類專業(yè)檔案在垂直管理前就未隨文書(shū)檔案向區(qū)縣檔案館移交，垂直管理后其歸屬流向問(wèn)題更加突出。目前一些市級(jí)專業(yè)主管部門(mén)已經(jīng)設(shè)立或正在醞釀部門(mén)檔案館，其檔案接收范圍是否涉及區(qū)縣檔案資源尚不明確。“屬于地方和上級(jí)主管部門(mén)雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位形成的以反映地方某項(xiàng)事業(yè)或建設(shè)活動(dòng)為主的檔案”應(yīng)納入地方綜合檔案館收集范圍的規(guī)定，一直以來(lái)并未得到較好的貫徹實(shí)施，在新的形勢(shì)下實(shí)施將更加困難。
3、隨著一些地方整合國(guó)家檔案資源以及綜合檔案館與若干專業(yè)檔案館的合并，區(qū)縣專業(yè)檔案歸屬流向的調(diào)整和區(qū)縣綜合檔案館接收檔案范圍的界定有了新的可能。然而，各類檔案資源是一律按區(qū)縣行政區(qū)劃整合，還是分門(mén)別類按不同級(jí)別行政區(qū)劃整合，至少在大城市的核心功能區(qū)及城市功能拓展區(qū)，需要從國(guó)家檔案資源配置的全局出發(fā)，合理設(shè)計(jì)、科學(xué)規(guī)劃和審慎決策。
(二)設(shè)計(jì)專業(yè)檔案歸屬流向的原則
規(guī)劃區(qū)縣專業(yè)檔案的歸屬與流向要在遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用”的基本原則和“重點(diǎn)發(fā)展原有各級(jí)國(guó)家綜合檔案館，根據(jù)需要適當(dāng)建立部門(mén)檔案館，把國(guó)家檔案館網(wǎng)建設(shè)成為結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學(xué)、具有安全保管與充分開(kāi)發(fā)檔案信息能力、為社各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的有機(jī)整體”的檔案館設(shè)置與布局原則基礎(chǔ)上，遵循以下具體原則。
1、明確檔案的終極歸屬，維護(hù)國(guó)家記憶
區(qū)縣檔案館作為國(guó)家長(zhǎng)久保管檔案的基地，承擔(dān)維護(hù)本行政區(qū)各項(xiàng)事業(yè)歷史真實(shí)面貌的職能，自然也是各類具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值檔案的終極歸宿。市級(jí)專業(yè)檔案館是收集、管理某一領(lǐng)域或特殊載體檔案的國(guó)家檔案館，具有終極保管某一領(lǐng)域檔案的職能，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要設(shè)置。部門(mén)檔案館是各專業(yè)主管部門(mén)為收集、管理本部門(mén)及直屬單位有關(guān)檔案、資料的檔案館，是國(guó)家檔案館網(wǎng)布局的組成部分，可以由省、自治區(qū)、直轄市或特大城市根據(jù)需要在形成專門(mén)業(yè)務(wù)或科技檔案數(shù)量大的專業(yè)主管部門(mén)設(shè)置。按照國(guó)家現(xiàn)行規(guī)定，
部門(mén)檔案館中記錄黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)的具有永久保存價(jià)值的檔案，保存50年后應(yīng)向各級(jí)綜合檔案館移交。部門(mén)檔案館是檔案的過(guò)渡性保管機(jī)構(gòu)，不是永久保存檔案的最終歸宿。
當(dāng)前，針對(duì)各類專業(yè)檔案大量涌現(xiàn)以及專業(yè)檔案在形成、保管、利用上的特點(diǎn)，應(yīng)合理規(guī)劃我市的檔案館網(wǎng)布局，建立一批專門(mén)檔案館和部門(mén)檔案館，規(guī)范各類檔案的歸屬與流向，明確各類檔案的終極歸屬及過(guò)渡性保管職責(zé)，促進(jìn)全市國(guó)家檔案資源的整體建設(shè)和管理。
2、創(chuàng)新專業(yè)檔案管理體制，服務(wù)現(xiàn)實(shí)工作
專業(yè)檔案數(shù)量龐大、類型復(fù)雜、分布廣泛，具有專業(yè)性、獨(dú)立性、動(dòng)態(tài)性和現(xiàn)實(shí)工具性強(qiáng)的特點(diǎn)。應(yīng)根據(jù)專業(yè)檔案形成、保管、利用上的特點(diǎn)和業(yè)務(wù)部門(mén)的實(shí)際工作需要，建立多層次、多模式管理的新格局，以適應(yīng)各類專業(yè)檔案管理與建設(shè)的需要，更好地為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。
(1)由專業(yè)檔案形成科室保管的模式。對(duì)于獨(dú)立性、動(dòng)態(tài)性、現(xiàn)實(shí)工具性都比較強(qiáng)的專業(yè)檔案，可以在檔案形成之后，由形成科室管理和控制，以維系專業(yè)工作的正常進(jìn)行。形成科室應(yīng)承擔(dān)積累、整理、編目、保管、到期鑒定和處置的任務(wù)，并承擔(dān)將其中已失去現(xiàn)實(shí)管理工具功能、需要作為歷史記錄長(zhǎng)久保存的檔案向單位綜合檔案室或通過(guò)綜合檔案室向檔案館移交的職責(zé)，接受本區(qū)縣檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)。
(2)由專業(yè)檔案形成單位的專業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心保管的模式。對(duì)于形成數(shù)量大，增幅快，整理、鑒定和利用方式特殊，必須由專業(yè)人員直接控制和使用的專業(yè)檔案，可以成立專業(yè)檔案室或?qū)I(yè)文件管理中心，實(shí)施過(guò)渡性和集約化保管。
(3)由專業(yè)檔案形成單位綜合檔案室統(tǒng)一保管的模式。根據(jù)歸檔、整理、編目、鑒定和利用的特點(diǎn)，可以隨同文書(shū)檔案一并管理的專業(yè)檔案，應(yīng)納入本單位綜合檔案室統(tǒng)一保管，隨同文書(shū)檔案定期向檔案館移交。
(4)由市級(jí)專業(yè)主管部門(mén)的專業(yè)檔案管理中心或部門(mén)檔案館保管的模式。對(duì)于市級(jí)專業(yè)主管部門(mén)需要按行業(yè)整合的專業(yè)檔案特別是垂直管理單位的專業(yè)檔案，可以按照規(guī)定向?qū)I(yè)主管部門(mén)的專業(yè)檔案管理中心或部門(mén)檔案館集中，實(shí)施過(guò)渡性和集約化管理。市級(jí)專業(yè)檔案管理中心和部門(mén)檔案館應(yīng)具備安全保管和充分開(kāi)發(fā)檔案信息的條件和能力，承擔(dān)向社會(huì)提供檔案利用的職責(zé)，保證本行業(yè)專業(yè)性活動(dòng)以及專門(mén)用戶群體利用檔案的需要。
建立多層次、多模式的專業(yè)檔案管理體制，是為了扭轉(zhuǎn)當(dāng)前專業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)的無(wú)序狀況，更好地服務(wù)于現(xiàn)實(shí)工作，發(fā)揮專業(yè)檔案對(duì)于形成者的突出作用、對(duì)于利用者的定向作用和為科研、決策服務(wù)的整體效應(yīng)。各個(gè)管理層次及各類管理模式的具體確定，應(yīng)由檔案行政管理部門(mén)和專業(yè)主管部門(mén)做出統(tǒng)一規(guī)定。同時(shí)，無(wú)論是采取哪種模式，都應(yīng)接受檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)，并按規(guī)定向綜合檔案館移交記錄黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)的具有永久保存價(jià)值的檔案。
3、按地域整合與按行業(yè)整合并舉，方便社會(huì)利用
實(shí)施檔案資源整合是強(qiáng)化檔案集中統(tǒng)一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社會(huì)各方面利用檔案的有效措施。檔案資源整合既可以按地域整合，也可以按行業(yè)整合。對(duì)于特大城市而言，城市基礎(chǔ)設(shè)施、公用事業(yè)以及一些需要垂直管理的專業(yè)性工作，往往不是按區(qū)縣行政區(qū)劃來(lái)設(shè)置和管理的。對(duì)于這些行業(yè)形成的檔案資源應(yīng)當(dāng)首先按照專業(yè)管理的需要進(jìn)行行業(yè)性整合，而后再按照維護(hù)國(guó)家歷史記憶的需要向同級(jí)綜合檔案館整合。區(qū)縣檔案館主要應(yīng)整合本區(qū)縣行政區(qū)劃內(nèi)具有行政隸屬關(guān)系的立檔單位及其所屬部門(mén)的檔案資源和按區(qū)縣行政區(qū)劃管理與建設(shè)的其他各類國(guó)家檔案資源。
隨著國(guó)家行政管理體制的改革，出現(xiàn)了越來(lái)越多的全國(guó)性和全市性縱向管理系統(tǒng)。為加強(qiáng)本行業(yè)、本系統(tǒng)管理的需要，縱向系統(tǒng)的檔案資源整合應(yīng)運(yùn)而生，專業(yè)主管部門(mén)的行業(yè)性檔案管理機(jī)構(gòu)也將隨之得到強(qiáng)化和發(fā)展。面對(duì)檔案資源整合新的發(fā)展趨勢(shì)，各級(jí)檔案行政管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)各專業(yè)主管部門(mén)，更新檔案管理理念，排除部門(mén)利益紛爭(zhēng)，共同站在加強(qiáng)國(guó)家檔案資源整體建設(shè)的高度，對(duì)各級(jí)各類專業(yè)檔案資源的歸屬與流向進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)一規(guī)劃。
三、加強(qiáng)專業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議
(一)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)檔案監(jiān)督管理的建議
1、定期開(kāi)展檔案資源普查。由國(guó)家或市級(jí)檔案行政管理部門(mén)在檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)之外，定期(如5年或10年)組織各級(jí)檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)主管部門(mén)開(kāi)展對(duì)專業(yè)檔案資源的全面普查，在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定專業(yè)檔案資源管理與建設(shè)的對(duì)策與措施。
普查應(yīng)著重了解各類專業(yè)檔案形成、整理、保管、利用以及歸屬流向的情況。普查項(xiàng)目應(yīng)盡可能詳細(xì)、具體，如形成情況應(yīng)了解每類專業(yè)檔案的具體文種、形成部門(mén)、年均形成數(shù)量、現(xiàn)有數(shù)量等；整理情況應(yīng)了解整理特征、所用裝具、如何編目、整理歸檔后是否需要?jiǎng)討B(tài)管理等；保管情況應(yīng)了解專業(yè)檔案庫(kù)房設(shè)置、保管條件、管理機(jī)構(gòu)及人員等；利用情況應(yīng)了解利用對(duì)象的控制、利用方式及利用時(shí)效的特點(diǎn)等；歸屬流向應(yīng)了解各類專業(yè)檔案有無(wú)歸屬流向的具體規(guī)定、專門(mén)檔案館或部門(mén)檔案館設(shè)置情況、有無(wú)銷毀到期檔案的具體規(guī)定或處置辦法等；監(jiān)督指導(dǎo)關(guān)系應(yīng)了解檔案管理部門(mén)和業(yè)務(wù)主管部門(mén)在哪些管理環(huán)節(jié)存在缺位、錯(cuò)位并廣泛征集形成部門(mén)的意見(jiàn)、建議。只有搞好普查，全面、深入地把握情況，才能科學(xué)合理地制定專業(yè)檔案建設(shè)規(guī)劃和管理措施。
2、切實(shí)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)檔案的監(jiān)督管理。專業(yè)檔案管理是各行業(yè)、各部門(mén)文件與檔案管理的重要組成部分，是國(guó)家和社會(huì)的重要信息資源。面對(duì)數(shù)量龐大、類型復(fù)雜、分布廣泛的專業(yè)檔案，必須站在國(guó)家檔案資源建設(shè)的高度，從管理體制、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等方面，按照檔案工作的基本原則，充分考慮專業(yè)檔案的特點(diǎn)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)專業(yè)檔案資源的管理與建設(shè)。
要針對(duì)各類專業(yè)檔案管理的缺位、錯(cuò)位、越位問(wèn)題，全面梳理各級(jí)檔案部門(mén)與專業(yè)主管部門(mén)、綜合檔案館與專業(yè)檔案館、監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)關(guān)與檔案形成部門(mén)的職責(zé)分工，形成覆蓋完整、分工明確、制度健全、密切協(xié)調(diào)、共同管理的管理體制。要依法健全、完善專業(yè)檔案管理的政策、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)各類專業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，維護(hù)專業(yè)檔案的連續(xù)性和整體性，有效地支持專業(yè)活動(dòng)的正常開(kāi)展，積極發(fā)揮專業(yè)檔案的社會(huì)作用。要在繼承專業(yè)檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，注重制度創(chuàng)新，根據(jù)各類專業(yè)檔案形成、保管、利用的新情況、新特點(diǎn)，創(chuàng)新管理理念和模式，既要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、維護(hù)檔案完整與安全、方便社會(huì)各方面利用的原則，又要尊重專業(yè)檔案的自身屬性和特點(diǎn)，創(chuàng)造有利于各類專業(yè)檔案資源建設(shè)、管理、利用的新形式。當(dāng)前加強(qiáng)專業(yè)檔案管理的重點(diǎn)是要從國(guó)家檔案資源建設(shè)的全局出發(fā)，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，全面梳理各類專業(yè)檔案的歸屬與流向，落實(shí)市、區(qū)、縣檔案局(館)和專業(yè)主管部門(mén)監(jiān)督、指導(dǎo)、接收專業(yè)檔案的職責(zé)和檔案形成部門(mén)積累、整理、移交專業(yè)檔案的職責(zé)，推動(dòng)各類專業(yè)檔案管理活動(dòng)的有序開(kāi)展。
(二)關(guān)于專業(yè)檔案歸屬流向的建議
以各級(jí)國(guó)家綜合檔案館為主、專業(yè)檔案館和部門(mén)檔案館(檔案管理中心)為輔，健全、完善我市檔案館網(wǎng)布局，合理設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃全市專業(yè)檔案資源的歸屬與流向。從全市檔案事業(yè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、條塊結(jié)合的層面，構(gòu)建“結(jié)構(gòu)合理、分工明確、關(guān)系協(xié)調(diào)、管理科學(xué)、具有安全保管與充分開(kāi)發(fā)檔案信息的能力、為社會(huì)各方面提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案館群，形成各類國(guó)家檔案資源建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展的格局。
1、設(shè)立若干專業(yè)檔案館
專業(yè)檔案館是按專業(yè)設(shè)置的，收集和永久保管特定領(lǐng)域或者特殊載體檔案，并向社會(huì)提供利用的檔案保管機(jī)構(gòu)。《全國(guó)檔案館設(shè)置與布局方案》規(guī)定，省(自冶區(qū)、直轄市)以及計(jì)劃單列市、特大城市設(shè)置哪些專門(mén)檔案館，按照重點(diǎn)加強(qiáng)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的原則，由同級(jí)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃，報(bào)同級(jí)人民政府批準(zhǔn)，并報(bào)國(guó)家檔案局備案。
目前，我市設(shè)置的城市建設(shè)檔案館，是收集、管理和永久保存城市規(guī)劃、建設(shè)有關(guān)檔案的專業(yè)檔案館。還可以根據(jù)需要設(shè)立若干專業(yè)檔案館，收集、管理和永久保存特定領(lǐng)域或者特殊載體的檔案，以加強(qiáng)專業(yè)檔案的管理與建設(shè)。
2、設(shè)立若干部門(mén)檔案館(檔案管理中心)
部門(mén)檔案館是專業(yè)主管部門(mén)所屬的，收集、管理本部門(mén)及其直屬機(jī)構(gòu)檔案的檔案館。《全國(guó)檔案館設(shè)置與布局方案》規(guī)定，省(自治區(qū)、直轄市)以及計(jì)劃單列市、特大城市的有關(guān)專業(yè)主管部門(mén)，根據(jù)實(shí)際情況需要設(shè)館的，由同級(jí)檔案行政管理部門(mén)按照重點(diǎn)加強(qiáng)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃并報(bào)同級(jí)人民政府批準(zhǔn)。
目前，我市設(shè)有國(guó)家安全局檔案館，收集并永久管理本部門(mén)及直屬單位形成的檔案。《北京市檔案館設(shè)置和布局方案》規(guī)定，市高級(jí)人民法院、高級(jí)人民檢察院、公安局可以設(shè)置本部門(mén)檔案館，收集管理本部門(mén)及其直屬單位形成的檔案。其中具有永久保存價(jià)值的檔案，在本部門(mén)檔案館保存50年后向市檔案館移交。某些形成專門(mén)業(yè)務(wù)和科學(xué)技術(shù)檔案數(shù)量大的市專業(yè)主管部門(mén)，可以成立本部門(mén)檔案館，收集管理本部門(mén)及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，但其在行使國(guó)家行政管理職能活動(dòng)中形成的黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等具有永久保存價(jià)值的檔案，按規(guī)定向市檔案館移交。
可以考慮設(shè)立市公、檢、法部門(mén)檔案館，并在其他實(shí)行垂直管理的市專業(yè)主管部門(mén)，如工商行政管理局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、藥品監(jiān)督管理局、國(guó)土資源管理局等部門(mén)，設(shè)立部門(mén)檔案館，收集、管理本部門(mén)及其直屬單位形成的有關(guān)檔案和資料，以及由所屬區(qū)縣分局形成的需要按行業(yè)整合的專業(yè)檔案。其所屬的各區(qū)縣分局在行使國(guó)家行政管理職能活動(dòng)中形成的黨政領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等具有永久保存價(jià)值的文書(shū)檔案，仍按原規(guī)定向區(qū)縣綜合檔案館移交。
3、在區(qū)縣專業(yè)主管部門(mén)設(shè)立專業(yè)檔案管理中心
一、新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作的特點(diǎn)
（一）涉及面廣，檔案類型豐富從檔案的形成部門(mén)看，新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)不但涉及各級(jí)相關(guān)行政監(jiān)管審批部門(mén)、鎮(zhèn)鄉(xiāng)、行政村，還涉及工程建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位；從檔案形成的門(mén)類來(lái)看，既產(chǎn)生大量的文書(shū)檔案，還產(chǎn)生大量的基建、會(huì)計(jì)、聲像等類型的檔案；從檔案形成的載體看，既有紙質(zhì)載體的檔案，還有電子檔案、實(shí)物檔案等。（二）更加強(qiáng)調(diào)時(shí)效性新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)往往采取的是政府和大型企業(yè)合作建設(shè)的方式，在建設(shè)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)上，體現(xiàn)了時(shí)間緊、節(jié)奏快、環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)。具體到檔案管理工作上來(lái)說(shuō)，由于相關(guān)檔案材料都是隨著建設(shè)過(guò)程的推進(jìn)而產(chǎn)生的，因此同樣體現(xiàn)出較強(qiáng)的時(shí)效性。這就要求文件材料的收集歸檔要及時(shí)跟進(jìn)，否則就很有可能造成永久性的遺失。（三）對(duì)專業(yè)性的要求更高在新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中，無(wú)論是文書(shū)、基建、設(shè)備檔案，還是聲像、會(huì)計(jì)、電子、實(shí)物檔案，每一門(mén)類檔案都有其特定的形成規(guī)律和特點(diǎn)，而且這些規(guī)律和特點(diǎn)往往隱藏在一定現(xiàn)象的背后，需要實(shí)踐者要具有一定專業(yè)知識(shí)。具體來(lái)說(shuō)，這些檔案的收集整理不但需要掌握較強(qiáng)的專業(yè)基礎(chǔ)，而且需要檔案管理人員把相關(guān)的專業(yè)知識(shí)與具體的工作實(shí)踐相結(jié)合。
二、新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作存在的問(wèn)題
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度有限，檔案管理力度尚待提升。當(dāng)前，北京市一些地區(qū)的鎮(zhèn)鄉(xiāng)將新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)作為最緊要的任務(wù)去落實(shí)，但是他們并沒(méi)有將檔案工作列入其中，沒(méi)有把通過(guò)檔案驗(yàn)收作為新社區(qū)竣工驗(yàn)收的前提。從行政村的情況看，部分行政村的檔案工作尚未形成正常領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制，行政村領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)檔案相關(guān)法律法規(guī)不了解，檔案工作沒(méi)有得到應(yīng)有的重視和關(guān)注，檔案管理所需的人、財(cái)、物均無(wú)法得到很好保障。新社區(qū)建設(shè)時(shí)，由于原行政村拆除，臨時(shí)的辦公條件有限，檔案保管的設(shè)施設(shè)備跟不上，普遍存在檔案管理措施不力，保管條件差的現(xiàn)象。如有的行政村檔案室地方狹小，致使檔案無(wú)法實(shí)行集中統(tǒng)一管理，只能分散保管在各辦公室，遺失、廢棄、蟲(chóng)蛀等風(fēng)險(xiǎn)較大；有的行政村檔案無(wú)專人管理，柜子不上鎖，誰(shuí)都可以隨意查閱和利用檔案；有的行政村檔案資料零散存放，日常工作中檔案資料誰(shuí)用誰(shuí)管，中間如果出現(xiàn)人員變動(dòng)，很容易造成檔案資料遺失。（二）缺乏有效監(jiān)督，檔案收集不到位。新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中的檔案工作與日常的農(nóng)村檔案工作存在較大差別，無(wú)論是產(chǎn)生的文件材料數(shù)量，還是檔案的門(mén)類都遠(yuǎn)超過(guò)日常農(nóng)村檔案工作中產(chǎn)生的文件材料。由于缺乏有效的監(jiān)督指導(dǎo)，這些行政村并沒(méi)有根據(jù)工作情況的變化及時(shí)調(diào)整本單位的《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》，導(dǎo)致許多有歸檔價(jià)值的文件材料都散落在各部門(mén)中，沒(méi)有能夠及時(shí)地收集歸檔。此外，新社區(qū)建設(shè)過(guò)程中，由于缺乏明確的任務(wù)分工，相關(guān)部門(mén)對(duì)合并村鎮(zhèn)的地物、地貌、重要建筑、文物古跡等原貌，沒(méi)有足夠的記錄存檔意識(shí)，致使這些重要的信息不能較好地留存下來(lái)，造成永久的遺憾。（三）檔案移交不規(guī)范新型農(nóng)村社區(qū)建成后，無(wú)論是由一個(gè)行政村轉(zhuǎn)化而來(lái)的，還是由幾個(gè)行政村聯(lián)合建成的，原行政村的所有檔案都應(yīng)該移交給新成立的社區(qū)保管，然而目前仍存在檔案移交不按程序辦事，交接時(shí)檔案底數(shù)不清，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的也不簽字，交接手續(xù)不嚴(yán)密、監(jiān)交工作不嚴(yán)格等問(wèn)題。甚至出現(xiàn)相關(guān)檔案不移交或不按期移交，移交的檔案不完整等現(xiàn)象，這樣很容易造成移交的檔案既不能真實(shí)全面地反映原行政村的基本職能和歷史全貌，又不能把新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程進(jìn)行全程留痕。
三、做好新型農(nóng)村社區(qū)試點(diǎn)建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作的對(duì)策
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善制度，做好新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中的檔案管理工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)的牽頭單位，從開(kāi)始就應(yīng)把檔案工作列入新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)工作計(jì)劃中，與社區(qū)建設(shè)的各項(xiàng)工作統(tǒng)籌規(guī)劃，保障檔案工作與社區(qū)建設(shè)各項(xiàng)工作同步開(kāi)展。區(qū)檔案局與鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)指導(dǎo)參與新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)各單位、各部門(mén)建立健全檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，使工作制度覆蓋新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中檔案收集、保管、利用、移交等各個(gè)環(huán)節(jié)，形成制度體系，主要包括檔案管理人員崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案保管制度等規(guī)章制度。各單位、各部門(mén)要切實(shí)增強(qiáng)工作責(zé)任感，認(rèn)真分析并及時(shí)解決新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中檔案管理工作中存在的各種困難和問(wèn)題；加強(qiáng)對(duì)新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)文件資料及照片、音像、實(shí)物和電子文件的收集力度，集中統(tǒng)一保管，確保新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效；要把新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中的檔案管理責(zé)任落實(shí)到崗、到人，切實(shí)加強(qiáng)社區(qū)檔案保管工作，檔案庫(kù)房應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)管理，檔案管理人員要切實(shí)履行管理職責(zé)；要根據(jù)工作需要配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，采取各種防范措施，切實(shí)做好防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害生物（霉菌、蟲(chóng)、鼠）、防火、防盜等工作，確保檔案的安全保管。（二）加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，保證新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中。文件材料的完整收集區(qū)檔案局可以聯(lián)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)，依照“提前著手、提前介入、減少散失”的原則，即根據(jù)新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中檔案工作的特點(diǎn)，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案規(guī)范管理基本要求，編制一些易懂、易操作的教材，可以通過(guò)微信、QQ等手段，采用一對(duì)一指導(dǎo)等方式，積極幫助各單位、部門(mén)檔案管理人員學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握專業(yè)技能，做到全程督查，隨時(shí)指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，確保在新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中，各門(mén)類、載體文件材料收集的齊全完整。同時(shí)，區(qū)檔案局要指導(dǎo)行政村科學(xué)編制新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中的文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表，將新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料全部納入歸檔范圍，科學(xué)劃分保管期限，使各單位、各部門(mén)檔案管理人員有章可循、有法可依，知道哪些文件材料應(yīng)該被收集。行政村的檔案管理人員，以及新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中各臨時(shí)機(jī)構(gòu)的兼職檔案管理人員，要依據(jù)修訂的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，認(rèn)真做好本單位、本部門(mén)產(chǎn)生的文件材料的收集工作。如鄉(xiāng)鎮(zhèn)牽頭負(fù)責(zé)部門(mén)，重點(diǎn)加強(qiáng)收集諸如市、區(qū)縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）有關(guān)新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)的方案、辦法、通知，新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)工作中形成的建設(shè)規(guī)劃平面圖、鳥(niǎo)瞰圖、宣傳資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作小結(jié)、工作臺(tái)賬及有關(guān)新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)各種信息等；參建施工部門(mén)要重點(diǎn)加強(qiáng)收集諸如新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)的地質(zhì)勘探、規(guī)劃設(shè)計(jì)、圖紙報(bào)表、工程質(zhì)量管理等；行政村要重點(diǎn)加強(qiáng)收集諸如群眾入戶登記、房屋丈量評(píng)估、征求意見(jiàn)書(shū)，新住宅樓的建筑與結(jié)構(gòu)施工測(cè)量記錄、施工記錄、施工試驗(yàn)、過(guò)程驗(yàn)收、竣工圖，新住宅樓的電、暖、水、煤施工記錄、施工試驗(yàn)、過(guò)程驗(yàn)收、竣工圖，太陽(yáng)能熱水系統(tǒng)工程、陶瓷等施工材料構(gòu)配件檢測(cè)報(bào)告、進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)、設(shè)備開(kāi)箱檢查的文件材料等。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)牽頭部門(mén)還應(yīng)指定相關(guān)部門(mén)人員注意拍攝留存好行政村拆遷及新型農(nóng)村社區(qū)建設(shè)過(guò)程中有關(guān)聲像和照片資料等歷史原貌等資料。（三）嚴(yán)格把握移交全流程，做好檔案的移交工作。原行政村所形成的檔案移交給新成立的社區(qū)前，主要做好以下五項(xiàng)工作：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數(shù)；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還；三是要注重收集散存在各部門(mén)工作人員手中的文件材料；四是按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；五是撰寫(xiě)檔案移交說(shuō)明。在正式移交過(guò)程中，要做好檔案交接監(jiān)督工作。檔案交接監(jiān)督工作對(duì)檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，檔案交接監(jiān)督人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。交接雙方在交接監(jiān)督人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。移交文據(jù)一式三份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、交接監(jiān)督人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。
作者:錢海峰 單位:北京市檔案局
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關(guān)鍵詞:檔案保護(hù) 現(xiàn)代檔案 網(wǎng)絡(luò)化 安全
中圖分類號(hào):G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1672-3791(2012)05(a)-0242-01
檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn),是具有憑證價(jià)值屬性和保存價(jià)值的歷史記錄。區(qū)別于圖書(shū)情報(bào)資料和文物,檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。近些年來(lái),隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)生活的方方面面,現(xiàn)代檔案的形式和載體在信息化基礎(chǔ)上呈現(xiàn)多樣性,其制作手段和表現(xiàn)方式也日趨多樣化。檔案保護(hù)工作是開(kāi)展檔案工作的有力后備保障,但是現(xiàn)行檔案保護(hù)的技術(shù)手段和覆蓋范圍難以滿足現(xiàn)代檔案保管的要求,數(shù)字信息環(huán)境下檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)的缺失,更是加劇了新形勢(shì)下檔案保護(hù)工作的困難。
1 我國(guó)現(xiàn)行檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)缺失的具體表現(xiàn)
1.1 檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范體系的建設(shè)缺乏統(tǒng)一性
1.1.1 缺乏對(duì)不同存留場(chǎng)所中的統(tǒng)一保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)
重視業(yè)務(wù)活動(dòng)的承辦單位在留存檔案的過(guò)程中,輕視檔案的保存工作,將檔案工作當(dāng)做業(yè)務(wù)活動(dòng)的輔助品,導(dǎo)致檔案保護(hù)工作的積極性大大降低。檔案文件在承辦單位階段得不到應(yīng)有的重視,不利于后續(xù)檔案工作進(jìn)行全程管理和控制。
另一方面,中間檔案館、總檔案館和專門(mén)檔案館偏重于保管一些經(jīng)過(guò)篩選的具有重要保存價(jià)值的檔案,檔案工作人員的保護(hù)意識(shí)和專業(yè)知識(shí)相對(duì)較強(qiáng),在工作中極易產(chǎn)生過(guò)度的保護(hù)措施,導(dǎo)致工作效率低下、管理效益不盡如人意。
1.1.2 各類檔案保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)體系未能規(guī)范化
《檔案法》的頒布,帶動(dòng)了《磁性載體檔案管理保護(hù)與規(guī)范》、《檔案微縮品保管規(guī)范》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái),這一系列的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)雖然在一定程度上指導(dǎo)了實(shí)際工作,但是仔細(xì)研究其層次內(nèi)容和結(jié)構(gòu)體系,我們可以看出現(xiàn)有的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)涉及主體權(quán)益保護(hù)權(quán)益不明、數(shù)據(jù)控制籠統(tǒng)化、各標(biāo)準(zhǔn)之間分散割裂等不足之處。有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)注重保護(hù)的要求,卻忽略了檔案利用時(shí)的便利性,有些規(guī)定甚至直接與實(shí)際工作相悖,造成了現(xiàn)行規(guī)章制度與時(shí)間的不一致。
1.2 檔案保護(hù)觀念陳舊,缺乏前瞻性保護(hù)措施
1.2.1 檔案保護(hù)專業(yè)人才在現(xiàn)有條件下無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值
據(jù)有關(guān)部門(mén)統(tǒng)計(jì)顯示,從我國(guó)創(chuàng)辦檔案教育延續(xù)至今,全國(guó)共33所普通高等院校和14所成人高等院校設(shè)立了檔案系,開(kāi)設(shè)了檔案保護(hù)課程,并另有近50個(gè)中等檔案教育培訓(xùn)點(diǎn),為國(guó)家檔案部門(mén)輸送了大批高層次的保護(hù)專業(yè)技術(shù)人員。盡管如此,在實(shí)際檔案管理工作中,受過(guò)系統(tǒng)教育的的高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才在我國(guó)檔案部門(mén)現(xiàn)行的傳統(tǒng)低效率的工作環(huán)境下,往往顯得格格不入。檔案保管單位整體管理水平低下,工作氛圍淡薄都制約了高素質(zhì)人才專業(yè)價(jià)值的發(fā)揮。
1.2.2 檔案保護(hù)技術(shù)落后,無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求
檔案保護(hù)的技術(shù)方法直接作用與文件載體,我國(guó)現(xiàn)有檔案保護(hù)技術(shù)的科技含量不高,對(duì)于不同文件載體的個(gè)性化保護(hù)力度不足,先進(jìn)工藝引進(jìn)力度不夠,特別是基層檔案館儲(chǔ)存濕度較大、運(yùn)用傳統(tǒng)的淀粉修復(fù)方式等現(xiàn)狀,更是對(duì)紙質(zhì)檔案的二次破壞。
1.2.3 相關(guān)職能部門(mén)缺乏前瞻性認(rèn)識(shí)
電子文件越加廣泛地應(yīng)用于檔案管理工作,借助先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息與載體的分離變得切實(shí)可行,電子文件的在信息技術(shù)的普及下已經(jīng)逐漸實(shí)現(xiàn)了前瞻性控制。但是不可否認(rèn)的是,紙質(zhì)檔案依然是檔案工作的主體。紙制品具有容易受損的特質(zhì),但是在歸檔初期,工作人員的不規(guī)范操作往往對(duì)原始文件造成不可修復(fù)的人為性毀害,增加了后續(xù)檔案保護(hù)工作的難度。
1.3 重要檔案保護(hù)機(jī)制和災(zāi)害預(yù)防工作欠缺完善
我國(guó)對(duì)重要檔案的保護(hù)工作,目前還停留在各單位自主進(jìn)行的階段,缺乏行之有效的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。相比之下,雖然各部門(mén)已經(jīng)意識(shí)到災(zāi)害預(yù)防在檔案管理保護(hù)中的重要作用,但是,災(zāi)害預(yù)警組織結(jié)構(gòu)不完備、突發(fā)災(zāi)害問(wèn)責(zé)制不完善、突發(fā)災(zāi)害應(yīng)對(duì)流程不規(guī)范等現(xiàn)象依然長(zhǎng)期存在,使得災(zāi)害預(yù)警形同虛設(shè)。
2 解決檔案管理問(wèn)題的對(duì)策
2.1 制定統(tǒng)一保護(hù)標(biāo)準(zhǔn),指導(dǎo)檔案保護(hù)工作順利開(kāi)展
2.1.1 開(kāi)展常規(guī)管理工作的同時(shí),注重各個(gè)檔案留存環(huán)節(jié)的同步執(zhí)行度
無(wú)論是在檔案創(chuàng)建的承辦單位初期或是檔案轉(zhuǎn)以后的中間檔案館、專門(mén)檔案館階段,常規(guī)的檔案安全防護(hù)工作都應(yīng)是每一個(gè)檔案工作人員的職責(zé)所在,充分重視日常工作中的細(xì)節(jié),才能杜絕檔案文件在不同留存產(chǎn)所遭受區(qū)別化待遇。
2.1.2 制定可操作性強(qiáng)的統(tǒng)一保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)
各行業(yè)、各系統(tǒng)、各單位下屬檔案館,都應(yīng)在國(guó)家檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下,根據(jù)具有宏觀指導(dǎo)意義的檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,制定既符合大方向發(fā)展、又適應(yīng)小團(tuán)體現(xiàn)狀的操作規(guī)范,形成自上而下的標(biāo)準(zhǔn)體系,促使具體措施的擬定,保障檔案保護(hù)工作在政策上的宏觀統(tǒng)一性。
2.2 更新檔案保護(hù)理念,加強(qiáng)檔案保護(hù)意識(shí)
2.2.1 增強(qiáng)人才實(shí)踐技能
檔案保護(hù)工作的技術(shù)性和操作性強(qiáng)度大,這就要求工作人員不僅需要熟悉各檔案館不同的環(huán)境條件,更要熟悉實(shí)際工作中用到的硬件設(shè)備。因此,在我國(guó)檔案保護(hù)專業(yè)人才的培養(yǎng)方面,立足現(xiàn)有條件,強(qiáng)化其實(shí)踐技能是相當(dāng)必要的,與此同時(shí),單位應(yīng)加強(qiáng)檔案保護(hù)工作人員的思想教育,促使其產(chǎn)生工作積極性,自覺(jué)增強(qiáng)保護(hù)意識(shí),有針對(duì)性培養(yǎng)應(yīng)用型的專業(yè)人才。
2.2.2 職能部門(mén)加強(qiáng)前瞻性措施
針對(duì)紙質(zhì)文件的保護(hù)管理,為避免人為操作不當(dāng)導(dǎo)致的二次破壞,檔案工作工作人員要在檔案建立初期就積極介入,從源頭開(kāi)始進(jìn)行檔案保護(hù)工作,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的全程控制和全面管理。職能部門(mén)的前瞻性控制措施,能夠有效保障檔案文件、特別是紙質(zhì)文件的完整度,提高其利用價(jià)值。
2.3 完善災(zāi)害預(yù)警和重要檔案保護(hù)機(jī)制
災(zāi)害預(yù)防是檔案保護(hù)工作的重要組成部分,做好災(zāi)害預(yù)警可以有效降低可預(yù)見(jiàn)性災(zāi)害帶來(lái)的損失。各檔案管理單位應(yīng)該在日常工作中明確規(guī)定突發(fā)災(zāi)害緊急處理方案、預(yù)案操作標(biāo)準(zhǔn)以及突發(fā)災(zāi)害相關(guān)問(wèn)責(zé)制度。無(wú)論災(zāi)害是否發(fā)生,對(duì)重要檔案的保護(hù)都應(yīng)該得到有效穩(wěn)妥的保管,結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù),將檔案信息通過(guò)掃描、拍照、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等方式進(jìn)行特殊保管,確保重要信息的長(zhǎng)期有效保存。
3 結(jié)語(yǔ)
我國(guó)檔案保護(hù)工作是歷史賦予的一項(xiàng)長(zhǎng)期性工作,其管理方式的改革并非一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)。各單位、各部門(mén)應(yīng)該在權(quán)威的管理體系下,通過(guò)自上而下的方式規(guī)范檔案保護(hù)工作的實(shí)際操作過(guò)程,使得檔案管理人員在工作中有法可依、有跡可循,從而提高管理效益,促進(jìn)檔案保護(hù)工作向更加規(guī)范化、合理化的方向發(fā)展,為我國(guó)人力資源相關(guān)工作提供有力支撐,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)同國(guó)際先進(jìn)國(guó)家的接軌。
參考文獻(xiàn)
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當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，信息技術(shù)早已被應(yīng)用到社會(huì)生產(chǎn)的諸多領(lǐng)域，促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步。然而，基層電視臺(tái)的檔案管理信息化程度并不高，檔案管理的方式和手段依然比較落后，這與快速發(fā)展的信息化進(jìn)程相差甚遠(yuǎn)。檔案管理的重要性毋庸置疑，運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理的質(zhì)量和效率是基層電?臺(tái)檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的必然選擇。
一、實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，提高信息化水平
現(xiàn)階段，信息化水平成為衡量當(dāng)代檔案管理工作的重要標(biāo)尺。基層電視臺(tái)檔案管理的首要工作就是要在規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上提高自身的信息化水平。為此，基層電視臺(tái)必須將信息化建設(shè)作為當(dāng)前檔案管理的重點(diǎn)突破口，不斷提高檔案管理的信息化水平。長(zhǎng)期以來(lái)，基層電視臺(tái)確保統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有實(shí)時(shí)更新檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法有效發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。為此，基層電視臺(tái)有必要統(tǒng)一和規(guī)范信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案信息化系統(tǒng)，將分散在個(gè)人手中的檔案資料收回，及時(shí)地對(duì)資料進(jìn)行記錄，完善數(shù)據(jù)庫(kù)資料，為以后資料的查詢、開(kāi)發(fā)、利用做好準(zhǔn)備。再者，當(dāng)前基層電視臺(tái)檔案管理需要逐步完善信息化建設(shè)，引入先進(jìn)的信息管理軟件，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，確保歸檔資料的真實(shí)、具體、全面。基層電視臺(tái)在推行檔案信息化管理的過(guò)程中，還需要重視相關(guān)信息安全機(jī)制的建立，在建檔、查檔、歸檔、調(diào)檔等過(guò)程中，必須增強(qiáng)安全防范意識(shí)，防止出現(xiàn)丟當(dāng)、失密現(xiàn)象。為了提高檔案資源的利用效率，可以建立檔案信息資源目錄，同時(shí)采用加密措施，做好防火墻的設(shè)置和數(shù)據(jù)備份工作，確保檔案信息的安全使用。
二、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理，做好檔案的分類
基層電視臺(tái)檔案管理需要從實(shí)際工作需要出發(fā)，針對(duì)檔案管理的各個(gè)流程與環(huán)節(jié)，建立信息化檔案管理系統(tǒng)，以便于強(qiáng)化檔案管理的功能，更好地實(shí)現(xiàn)信息共享，提高檔案資料的查詢、使用效率。基層電視臺(tái)檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)，能夠在各部門(mén)之間建立一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)框架，編輯室、欄目組等各部門(mén)之間可以通過(guò)信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)相互間檔案信息的有效利用，有助于提高基層電視臺(tái)的整體工作效率。與此同時(shí)，傳統(tǒng)的人工查詢檔案資料特別慢，而且由于檔案管理工作量大，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案資料亂放一氣的情況。信息時(shí)代基層電視臺(tái)檔案管理工作可以借助信息化手段，做好檔案的分類管理。分類管理是檔案系統(tǒng)化管理的前提和基礎(chǔ)，基層電視臺(tái)的工作面寬，涉及到的檔案資料較多，有來(lái)自各部門(mén)的視頻資料、音像資源、照片資料、紙質(zhì)資料等，為了方便大家檢索，就需要做好檔案的分類管理，將素材檔案、新聞檔案、節(jié)目檔案進(jìn)行分門(mén)別類，并存儲(chǔ)到檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)中，方便人們及時(shí)查詢和使用檔案資料。
三、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提升自動(dòng)化程度
信息時(shí)代基層電視臺(tái)需要不斷提高檔案管理的自動(dòng)化程度和現(xiàn)代化水平。一方面，要配備現(xiàn)代化設(shè)備，完善信息化設(shè)施建設(shè)。基層電視臺(tái)應(yīng)該將配備現(xiàn)代化設(shè)備作為自身發(fā)展規(guī)劃中非常重要的一個(gè)項(xiàng)目，滿足檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)條件基礎(chǔ)。基層電視臺(tái)需要引進(jìn)檔案管理的硬件和軟件系統(tǒng)，及時(shí)更新落后或損壞的計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，安裝先進(jìn)的檔案管理軟件，做好各種檔案文件資料的接收、整理、存儲(chǔ)、檢索工作，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化發(fā)展，充分利用先進(jìn)的設(shè)備和軟件開(kāi)展檔案資源管理工作。同時(shí)，基層電視臺(tái)應(yīng)統(tǒng)一配備軟硬件設(shè)備和系統(tǒng)，防止出現(xiàn)各部門(mén)檔案數(shù)據(jù)不兼容等問(wèn)題，消除檔案信息化管理中的各種障礙，采用自動(dòng)編目檢索、自動(dòng)標(biāo)引、計(jì)算機(jī)輔助立卷等現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理的自動(dòng)化程度。另一方面，要不斷優(yōu)化電子檔案。電子檔案相對(duì)來(lái)說(shuō)要比紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f速度快、存儲(chǔ)密度大且易于復(fù)制和使用。電子檔案也是檔案管理信息化建設(shè)的核心，電子檔案有助于人們搜集、篩選以及反復(fù)使用，所以，基層電視臺(tái)應(yīng)該利用先進(jìn)技術(shù)通過(guò)掃描、照相等手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以便于完善檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案的齊全。此外，基層電視臺(tái)所產(chǎn)生的音頻、視頻資料應(yīng)該按照電子文件檔案管理規(guī)范進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)，做好電子檔案的檢驗(yàn)和審核，確保電子檔案的真實(shí)性。為了確保電子檔案的安全性，還可以采用云技術(shù)，將重要的檔案資料上傳到網(wǎng)絡(luò)空間站，同時(shí)做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份工作。
四、實(shí)現(xiàn)人性化管理，培養(yǎng)信息化人才
基層電視臺(tái)應(yīng)該多關(guān)注檔案管理人員的工作情況，給予檔案管理更多的鼓勵(lì)和支持。在引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備和軟件后，還需要及時(shí)安排檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，增強(qiáng)檔案管理人員信息加工和處理的能力。與此同時(shí)，作為檔案管理人員，也應(yīng)該加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)，積極參與單位組織的信息化培訓(xùn)，不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，迅速成長(zhǎng)為一名既懂信息技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才。
