時間：2023-05-23 15:45:38
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的職責，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、?輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。
2 高校檔案管理工作的作用
高校的檔案管理涵蓋了高校所有行為信息的綜合，在二級教學單位中的檔案管理，一般包過教學內容、教學管理、學術研究等等相關的內容，對二級教學單位的發展具有重要的作用。
1、教學評估
高校二級教學單位的教學評估與考量，是衡量高校二級教學單位教學成果的重要標準。這一切的評估工作，離不開的就是教學檔案的全面化與細致化，這些細化的材料不僅僅是高校開展教學評估的重要基礎和內容，也是今后高校在改革與發展過程中的重要借鑒材料，有利于高校在不斷發展的過程中，自我反思、自我管理、自我提高。
2、改革與發展
近年來，針對高校教學與管理的改革工作一直在不斷的建設和完善過程中，涉及到高校教學體制、模式、管理等方方面面的問題。改革的前提和基礎是基于對高校發展的全面認識和深入研究，而這一切的來源就是檔案資料與信息。
3、科研活動
高校的存在不僅僅是在育人，更是組織各種類型的科研活動，為國家的發展提供內在的動力。衡量一所高校能力高低與否，不僅僅是看畢業生的就業率，更是要衡量高校在科研方面的能力和結果。而高校檔案則為科研活動提供了更多的開展經驗和研究基礎，幫助更多的科研人員進行更深入的科研活動。
4、轉變教學思維與模式
中國地域廣大，高等教育發展不平衡，中西部在師資配備、教育資源整合等整個教育水平方面屬于相對落后狀態。利用高校檔案信息資源，借助互聯網絡渠道，可以更加廣泛深入地開展電視遠程高等教育，對于發揮東部高水平的教育資源，推進中西部教育發展，具有其他方面不可替代的作用。
3 當前高校檔案管理中存在的問題
1、相關檔案管理人員對于檔案管理的認識不足
一部分的高校檔案管理人員，尤其是教學單位二級學院的檔案管理人員，對于檔案管理的重要性和意義缺乏一定的認識，在實際的工作過程中無法充分的履行自己的職責，也沒有完全發揮個人的主觀能動性，這些因素都嚴重的制約了高校檔案長效提高的可能。
2、現代化的檔案管理體系還沒有完善
雖然近年來，現代檔案管理的不斷發展，對高校檔案管理事業的發展做出了重要的貢獻。然而，在很多高校中，現代化的檔案管理體系和模式還沒有建設和完善，存在一些高校二級教學單位仍然“紙上談兵”，制約了現代化檔案管理成效的發展。
3、制度與規范還需要進一步的建設和完善
很多高校在檔案管理工作缺乏一定的工作規范與制度，檔案工作人員崗位職責與職能不明確。雖然高校在檔案管理的崗位上有大的體系和制度，然而在細化的崗位職責和職能上缺乏有效的劃分。
4 提高高校檔案管理成效的幾點思考
1、深化思想認識，提高工作成效
想要提高高校檔案管理成效，最重要的就是對于每一個檔案管理人員自身的管理。高校應該重視檔案管理人員的思想教育工作，充分激發每一個檔案管理人員參與管理、科學處理、強化過程的檔案管理工作過程，以主動積極的工作作風和認識投入到高校檔案管理工作中去。
2、細化崗位職責，激發崗位職能
檔案工作是高校工作的有機載體，要細化崗位職責，在原來大的部門規章制度和崗位職責要求基礎上，進一步的區分崗位的內容和職責，細化工作內容與職責，進一步的提高檔案管理工作的工作成效，堅決避免“當一天和尚，撞一天鐘”，或者“一個和尚有水喝，三個和尚沒水喝”的現狀，進一步的提高檔案管理人員自身的主動性和積極性的工作。
3、重視對現代化檔案管理的投入
現代化的檔案管理離不開現代化的辦公設施和軟件配套。所以，高校在檔案管理現代化的過程中，應該切實的重視對基礎辦公設施、硬件、軟件配套的投入，加快高校檔案管理現代化的進行，推動數字化、信息化檔案管理模式的建設和完善，推動現代高校檔案管理的長足發展，為全面的提高高校檔案管理成效打下堅實的基礎。
4、科學的對每一個檔案管理人員進行考核和評價
人是檔案管理的核心，高校應該切實的重視對檔案管理人員的考核與評價工作。在對每一個檔案管理人員的考核過程中，應該切實的轉變傳統檔案工作中粗狂、簡單的評價體系，科學的把關乎到檔案管理全部過程的內容都納入到檔案管理的考核體系中去，全面有效的對每一個檔案管理人員進行公平、公正的考核，并且把考核的內容和結果與每一個檔案管理人員自身的待遇掛鉤，激勵每一個檔案管理人員充分的發揮個人的主觀能動性，推動高校檔案管理成效的穩定發展。
摘 要：本文著重剖析了當前醫院檔案管理工作中存在的問題，結合近年來縣級醫院在規范醫院檔案管理方面的實際，試圖探求醫院檔案管理的新思路、新方法、新途徑，以便更好地服務于醫院的發展和建設。
關鍵詞：醫院 檔案管理 創新
醫院檔案是記錄醫院各個時期發生變化的真實載體。醫院檔案主要包括黨政工群管理、行政業務管理、醫療護理質量管理、科研教學、預防保健、醫療設備、項目工程、會計統計等各項規范工作。它是領導決策制定工作標準，是年終考核的科學依據。科學規范地管理醫院檔案是現代醫院管理工作的重要組成部分，也是醫院全面科學發展的一項基礎性工作。近年來，醫院檔案的工作發展有了長足進步，但依然存在不足和不盡人意的地方，還待進一步改進和完善，針對醫院存在的問題需要采取以下對策與措施。
一、當前醫院檔案管理存在的問題
（一）領導重視程度不夠，給檔案收集管理工作造成困難
由于領導只重視醫院經濟效益的發展，對檔案管理的認識程度不夠，他們只是簡單地認為檔案管理工作就是對日常工作的文件資料、數據報表的收集保管，片面認為檔案管理工作不能夠為單位帶來明顯的經濟效益，所以不把檔案管理工作放在重要地位，一些重要的文件資料隨手存放，也不會主動將需要歸檔的文件資料交至檔案管理部門管理，等到用時查找很困難，給檔案收集管理工作造成難度，嚴重制約了當前醫院檔案管理工作的發展。
（二）硬件設施比較落后
目前各級各類醫院發展迅猛，大型醫療設備的增添、更新，患者就醫環境的不斷改善，使人們的就醫條件越來越舒適，理俱人性化。但是對檔案管理硬件設施的資金投入相對較少，甚至是不投，檔案室的設置形同虛設，使歸檔案卷長期處于狹小、雜亂、霉變、蟲蛀的惡劣環境中，極大程度上影響到檔案質量的管理，使檔案信息的不完整，導致檔案管理及檔案利用受到極大影響。
（三）檔案管理人員素質相對較低
由于單位領導對檔案管理的不夠重視，直接影響到檔案管理人員對此項工作的工作態度就是管理意識淡薄，有些長期從事此項檔案管理工作的人員年齡偏大或者多有選舉權為檔案兼職人員，未參加過檔案專業的業務技能培訓，使得這支檔案管理隊伍存在著知識老化，信息量少，學術素養不夠的缺陷，沒有受過系統的專業訓練，參加學術活動的機會相對較少，難以接受新的學術影響，形成平庸、懶散的習氣，影響了積極進取之心，也難以適應檔案管理現代化的發展。
（四）檔案管理不夠規范
目前各醫院在上述各原因的影響下，在進行檔案管理過程中普遍存在著不規范的問題。主要是：案卷標題不規范，雖然注有標題但不能正確反映主題內容，或者是標題缺少基本要素，組卷混亂現象廣泛存在，有的按時間年限組卷，既有按部門職能業務范圍組卷的，也有按文種組卷的。有的仍采用傳統的合理模式，沒有先進的管理技術和管理手段。數字化檔案盒電子文件更是少見，嚴重制約了檔案管理的發展。使得這支檔案管理隊伍存在著知識老化，信息少量，學術素養不夠的缺陷。學歷低，沒有受過系統的專業訓練，參加學術活動的機會相對較少，難以接受新的學術影響，形成平庸，懶散的習氣，影響了積極進取之心，也難以適應檔案管理現代化的發展。
二、加強醫院檔案管理工作的對策
（一）明確職責，充分發揮檔案室管理的作用
加強檔案管理要必須首先明確檔案室的管理職責。醫院領導要把檔案管理工作納入醫院院長辦公會議的議事日程。高度重視檔案管理工作的重要性，明確檔案室的工作職責與流程。對檔案管理工作中存在的問題，要及時研究，及時解決。院領導以身作則，成為檔案管理工作的典范。領導的形象無形中影響著中層及員工對檔案管理工作的認識和態度。所以形成一套完整的管理考核制度，建立一個完整的管理體系，確保各項檔案管理工作順利開展。
（二）加大投入，大力推進醫院檔案管理的信息化建設
完善檔案管理的設施是加強檔案管理的發黑條件。要想實現醫院檔案管理的現代化，單位應結合自身的需要，配備有復印機、電腦、防火、防盜、防潮等檔案保管所需的基礎設施及充足的檔案庫房外，還應對保管檔案進行定期的清點和檢查，確保檔案信息的完整、檔案的安全性。先進的檔案管理軟件是實現檔案現代化管理必不可少的工具之一，實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息共享，這樣不但使檔案管理工作進一步規范化，也為檔案利用者提供了方便服務。
（三）加強檔案管理人員的素質培養
加強檔案管理人員政治素養和業務學術訓練，端正工作態度，來提高檔案工作人員的政治態度，理論水平和職業道德修養能力，加強理論知識的培訓，讓檔案管理人員學習相關的檔案管理理論知識，參加檔案管理崗位業務知識培訓與檔案管理的點校、整理史料著手，為專家學者的研究做一些輔、基礎性的實際工作，擴充其知識面，自覺培養掌握現代化設備的操作能力，能夠熟練運用先進的技術處理檔案管理過程中的問題，來提高檔案管理工作的效率和水平。
關鍵詞：電子政務；檔案問題；反思
一、對前端控制和全程管理理論的反思
（一）前端控制和全程管理理論之間的矛盾
在電子文件時代，前端控制和全程管理的思想和理念已經被普遍認同，尤其是前端控制的理念更是被認作新時代、新思維的代表管理理念。筆者要在這里探討的是前段控制和全程管理的不合理之處。
首先，前端控制和全程管理理念在實施過程中遇到現實的尷尬。兩種理念都是從檔案管理的角度出發來進行理論構建和設想的，強調對電子文件整個生命周期實施全面管理，這本沒有任何缺陷，但是上述兩個理論在實施的過程中本身就存在著矛盾和分歧：如果對電子文件的生命周期實施了全過程管理，那么就意味著檔案管理部門需要對檔案管理的全過程實施參與，那么所謂的前端和后端也就沒有了意義，因為不管是前端管理還是后端管理都是檔案管理的共同部門，只是分別起到規劃和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重視程度是一樣的，強調前端和后端顯得非常沒有必要，在這種情況下重視前端管理是難以實現的一件事情，這兩個理論在實踐的過程中本身存在著邏輯上的矛盾，經事實證明，在實際運行的時候確實存在著尷尬之處。
其次，前端控制和全程管理在實踐中喪失可行性。在電子檔案時期，從電子文件形成電子檔案管理的的整個生命周期中，文件的形成這和檔案的保管者共同承擔著管理的職責，這讓檔案管理工作能夠各司其職、各有其職，也就是前端管理和后端管理是不存在誰被誰領導的問題的，不同階段的管理者分別承擔著將電子文件轉化成電子文檔的職責。我國的機關檔案室在工作流程上前邊承接文件形成部門，后邊連接檔案館，機關的檔案室和各個部門之間的關系應該是平等的，在不存在領導關系的前提下，機關檔案室是沒有權利干涉前端的文件形成工作的，與后續的檔案管理工作之間也僅僅是業務承接的關系，其對檔案館工作的干預力度幾乎可以忽略不計，讓機關檔案室對檔案管理全過程進行監督無疑是異想天開。筆者認為機關檔案室要認清自身在檔案管理整個生命周期的核心地位，發揮自身承前啟后的重要作用，做到各謀其政、相互促進，這樣才能讓電子文件和電子檔案工作管理的全過程順暢、安全。
（二）認清機關檔案室在整個電子檔案生命周期中的作用和地位
不論是從理論還是實踐上，檔案部門都難以實現對檔案管理全過程的監督和指導，電子政務系統中機關檔案室是非常重要的一環，也是接收永久電子檔案、形成數據檔案館的重要平臺。我們對其要有明確的定位。
首先，建立一個檔案管理系統，使之具有極強的包容性。電子檔案系統應該和各個業務系統之間都要有接口，這樣才能保證電子文件在形成伊始就被歸檔，將單位內部需要移交的文件最大限度地接收和保存下來，后續的檔案管理工作才有實施下去的可能性，所以機關檔案室建立的檔案系統應該具有很大的包容性，能夠將前端形成的文件完整地、真實地、可靠地接收和保存下來，并保證數據的可用性。
其次，檔案管理工作應該專業化。機關檔案室在工作中一方面提供完善的檔案檢索和檔案應用服務，讓機關的各項職能活動和管理活動能夠獲得能夠在檔案信息的支持下運行下去，發揮自身在信息化建設上的優勢，為單位內部專業化的檔案管理提供自己的見解和意見；另一方面則要負責向檔案館移交需要永久保存的檔案資料，確保移交工作的完整性和連續性，為檔案館的工作提供必要的基礎支持。當前我國數字檔案館的建設還處于起步的階段，很多問題和制度還處于設想階段，機關檔案室作為信息化檔案建設的引領者，可以為數字檔案館的建設提供一些具有參考意義的實踐經驗，使得數字檔案館建設能夠少走一些彎路。
二、電子檔案的真實性問題反思
在我國電子政務系統中所牽涉的真實性問題包含兩個方面的含義，一方面是文件在形成過程中的真實性，另一方面是文件在形成過后的真實性。兩方面真實性的要求涵蓋了對業務活動真實、客觀地進行反應的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。這也就引發了以下兩個管理問題：
第一是文件形成部門直接決定了數據真實性。前端文件形成部門負責維護文件在形成和辦理過程中的真實性和完整性，避免其被篡改和損壞。這是其系統維護和建設工作中最重要的一個環節，也就意味檔案部門是不能保證文件在形成過程中是否沒有被損壞或者篡改，只能保證文件在歸檔之后不被破壞。另外，文件內容是否和客觀真實相符更加是文件形成部門的職責，檔案部門更是難以干涉。如果前端工作部門都難以決定文件的形成是否真實、客觀地反映了業務活動的真實情況，那么檔案部門就更沒有辦法追究前端文件系統中形成文件的可信性。這就意味著各個文件形成單位給了檔案部門什么樣的文件，檔案部門在原則上就要盡自己的本分和職責將文件保持在接收來的狀態，不可因為文件在真實性上可能上的瑕疵而不予歸檔。檔案部門在文件形成部門送來的文件是真實的情況下需要接收，即便是不完全真實的，也有義務將其保存在接收的原始狀態下，不真實的電子文件歸檔工作就是當前檔案工作的真實狀況。
第二是檔案部門需要負責檔案歸檔之后的真實性。文件只有在歸檔之后，檔案部門就有責任和義務保證檔案歸檔之后的文件具有真實性，如果在其管理過程中出現了篡改和錯誤使用的情況，檔案部門需要對此全權負責。所以我們了解到保證COPY電子文件的真實性并為電子檔案的保存提供合適的環境成為檔案管理部門必須要思考的問題，也就是說維護電子檔案的原始性與真實性才是檔案部門的職責所在
在這種情況下，檔案部門需要對自身的職責進行全面地梳理。總體上來講，檔案部門需要固守檔案本來的屬性，對于電子檔案的真實性全面負責，這是檔案部門最根本的職責，電子文件的真實性與否并不是檔案部門的職責。我們在這里還需要明確的是檔案部門不僅僅需要在檔案保存的過程中維護其真實性，還需要在向客戶提供檢索服務的時候保證檔案的真實性。
參考文獻：
文獻標識碼：A
文章編號：1006-0278（2015）02-047-01
隨著醫療改革的深入發展與進行，我國各個級別的醫院都處于快速發展的新時期、在醫院的發展與管理過程中，會出現形式多樣的檔案，其中包括醫院工作檔案例如文件、圖標。包括醫院員工的人事檔案。是醫院發展過程的重要組成部分。醫院檔案對醫院的發展具有重要的意義與價值，醫生們可以從醫院檔案中學習到過去的經驗以及技術。從而推動醫院醫療衛生事業的不斷發展、因此，若想提高醫院的水平，首先要促進檔案管理不斷良好。
一、醫院檔案管理存在的問題
1.檔案管理的格局亂，并且職能劃分不明確。醫院檔案的管理過程中，檔案多是由綜合檔案室負責管理，由于沒有明確的職能劃分，各種檔案包括文件書案、會計檔案等等都由檔案室來管理。文書檔案的管理一般是由多個部門共同來管理。所以在一個醫院單位中，會有多個部門共同管理檔案的格局，比較混亂。
2.檔案管理人員素質有待提高。在當前的醫院檔案管理過程中，由于檔案管理人員學歷相對來說比較低，文化程度不高，專業素質、理論水平都達不到應有的素質，知識結構不夠合理，缺乏專業的、高層次的管理人才，無法適應新形勢下的檔案管理需要，影響檔案管理水平的提高。
3.在醫院檔案管理中，存在著管理制度不健全的問題。在醫院中，一般都按照衛生部的要求，建立了與本院相適應的、較為健全的管理制度，對各級各類員工的職責劃分也比較明確，但是設計到檔案管理制度的制度與職責比較少，由于缺乏相關的檔案滾利制度，同時缺乏相應的監督制度，更沒有將檔案管理放入職工的考核機制中去，致使檔案管理工作仍然存在混亂。
4.隨著社會與科技的不斷發展，醫院檔案管理中工作的硬件已經顯得過于陳舊落后現代化的設備較為缺乏。在醫院檔案管理的過程紅，需要一些新設備與現代化設備，例如計算機、復印機、刻錄機、加濕器等等。醫院檔案管理工作要做到檔案的存規范合理，查找起來方便快捷。但是在當前的醫院檔案管理中，許多醫院存著檔案管理的設施陳舊，檔案管理的空間較小，管理技術相對落后，很多醫院缺少計算機多媒體技術，甚至采用手工的方式低檔案進行管理，十分不利于檔案工作的順利開展。
二、提高醫院檔案管理水平的對策
1.建立健全檔案管理的機制，促進檔案管理的科學性不斷提高。醫院在逐步檢錄和完善檔案管理的過程中，需要考慮到醫院發展的實際情況，要以社會發展的各種因素以及檔案管理的具體情況為依據，檔案管理的過程中要合理有效的應用檔案中的信息，促進醫院水平的不斷提高，提高醫院的醫療服務水平。因此，醫院必須要建立健全檔案管理的機制，保證檔案管理促進的發展。
2.醫院在檔案管理的過程中，要采用德才兼備的人才。檔案管理人員要做到熱愛檔案管理工作。檔案管理這個工作具有高度的專業性，需要專業的知識與豐富的工作經驗，因此，管理人員要有高度的責任心。管理人員必須要檔案管理的專業知識與操作機多媒體技術的技能。因此，醫院需要重視檔案管理人員的人才培養，提高檔案管理人員的專業素質，促進檔案管理水平的不斷提高。醫院需要加強管理人員的培訓，更新其業務知識。檔案管理人員自身也要不斷地進行學習與白我學習，促進自身專業素質的不斷提升，以更好地而貌服務于醫療檔案工作。
3.促進檔案管理的與時俱進。醫院在檔案管理的過程中要逐漸的引入現代化的設備，促進檔案管理逐步實現現代化、檔案現代化管理需要重視兩個方而的內容，即檔案管理的保護設備與技術設備。通過計算機信息技術的現代化檔案管理，有利于患者對資料的查詢，可以節省人力與實踐，計算機技術對檔案實行管理，管理起來方便快捷，檔案信息也比較安全，不易被泄露。
1 實現高校藝術檔案精細化管理需轉變管理理念
1.1 將效益觀念放在首位。高校藝術檔案的精細化管理是在確保資源質量及服務質量的前提下，最大限度地減少高校藝術檔案管理過程中所耗資源，以降低管理成本為主要目標的現代化管理方式。因此，在高校藝術檔案管理的過程中，應將管理效益作為主要評價和考量標準。在具體的工作中，應在保證齊全、完整的基礎上，加大對利用率較高類型的高校藝術檔案的重視和投入，提高管理資源的效益產出率；將提供利用工作作為管理質量的試金石，改革甚至革除有礙于提供利用工作效率和質量的環節，完善和細化有利環節；提高高校藝術檔案的數字化比率和質量，利用先進的設備和系統實現信息化管理，提升高校藝術檔案的管理和服務效率。
1.2 強化以人為本的理念。精細化管理是一種管理理念和文化，它的實現需要由相應的高校檔案管理人員來完成。高校藝術檔案的精細化管理要求將相應的管理責任明確化、具體化，使得每一個管理者都能夠盡職盡責。因此，其內在的要求是對人的科學管理。傳統的管理強調對客體即高校藝術檔案本身的管理，對主體即高校藝術檔案管理人員的管理相對較弱。而要實現高校藝術檔案的精細化管理恰恰要求強化對主體的管理，以人為本，做到事事有安排、事事有標準、事事有人管、事事有考核。
2 實現高校藝術檔案精細化管理需加強制度建設
精細化管理的基本原則之一就是對管理制度的嚴格制定和執行。因此，加強制度建設是實現高校藝術檔案精細化管理的重要保障。
依據當前的管理實際并結合高校藝術檔案精細化管理的需要，加強制度建設可從以下三個方面著手：第一，在高校檔案管理制度的制定過程中應加大獎懲制度的分量，細化獎懲條款。高校藝術檔案的精細化管理不僅要求具備規范的管理制度，而且要求通過考核保證其實施，科學的獎懲制度可有效達成這一目的。當前，高校檔案館（室）的相關管理制度較為重視管理職責的明確，而相應的獎懲條款卻顯得較為模糊，即便是在《高等學校檔案管理辦法》中亦是如此。第二，編制《崗位職責指導書》。高校檔案館（室）的工作人員相對較少，因此可結合其業務工作專業化、具體性描述工作權責、制定較為詳細的考評標準，從而為每一位工作人員編制相應的《崗位職責指導書》并嚴格實施。第三，可結合各高校藝術檔案的管理實踐，依據《藝術檔案管理辦法》制定實施本校的《高校藝術檔案管理辦法》。
3 實現高校藝術檔案的精細化管理需細化管理流程
精細化管理本質上是一種對管理目標分解細化和落實的過程，要求其管理規劃能有效貫徹到每一個管理環節并發揮作用。因此，細化管理流程是實現高校藝術檔案精細化管理的核心。
由于高校藝術檔案在種類、內容、載體等方面均具有多樣性，且在2008年頒布實施的《高等學校檔案管理辦法》的分類體系中沒有獨立出來，其分散存在于教學類、科研類、產品生產類、出版物類等高校檔案類型中，因此其管理尚不能實現完全獨立。不過，由于高校藝術檔案具有獨特的功能和特點，且國家文化部和檔案局早在2002年就頒布實施了《藝術檔案管理辦法》，這就為高校藝術檔案的獨立化、系統化管理提供了切實的依據。當前，在高校檔案館（室）內部普遍實行的是職能制，即按照檔案管理流程規劃和設置檔案業務部門。筆者認為，在職能制的基礎上，每一個業務部門均制定相應精細的檔案管理流程圖，將業務管理每一個環節都納入其中，并嚴格遵照實施。在此前提下，再按照檔案類型進行分工管理方可最大限度地實現高校藝術檔案的精細化管理，如可將與之相關類型檔案的管理職責分配給固定工作人員專職負責。如此既可做到責任明確、職有專司，又可實現專業化管理，有效提升高校藝術檔案管理效率。
4 實現高校藝術檔案精細化管理需創新管理方法
隨著計算機與網絡技術在財經領域的應用與發展，會計工作逐步實現了電算化與核算集中化，生成了完全不同于傳統手工核算的電算化會計檔案，其形式和種類日益增多，同時政府及其他利益相關者對高校財務數據的關注與需求也日趨多樣化，對高校會計檔案的管理提出了更高的要求。
一、高校電算化會計檔案的特點
（1）電算化會計檔案拓展了會計檔案的內容和形式
電算化會計檔案比傳統會計檔案的內涵更廣泛，不僅包括打印輸出的紙質會計憑證、會計賬簿和會計報表，還包括了電算化系統中的所有系統軟件、會計核算軟件及其他相關財務軟件程序等全套數據與文檔資料。
（2）電算化會計檔案更方便查找，提高了數據處理和加工的工作效率
會計電算化條件下，會計數據的集成化、綜合化程度較高，各類各項數據之間的關聯度也大幅提高，使得數據的查詢方便快捷，同時對數據的收集、統計、整理和測算也可直接利用計算機來完成，大幅縮短了工作時間，提高了工作時效。
（3）電算化會計檔案對存儲技術與條件要求很高
磁性介質或光盤的廣泛應用和存在，對電算化會計檔案的存儲技術提出了更高要求，其數據資料保存受存儲時間、存儲數據結構、存儲介質質量、存儲環境及存儲時間等因素的影響很大，若保存不當很容易遭到破壞。
（4）電算化會計檔案保管的安全性與完整性要求更高
會計電算化條件下，大量會計數據都保存在相關計算機及其網絡系統中，信息數據處理合成高度集中，加之數據的非法修改可不留痕跡，一旦遭到病毒侵襲或黑客等人為破壞，很容易造成系統癱瘓或數據外泄、毀損，對會計信息的安全性與完整性帶來極大挑戰。
（5）電算化會計檔案對其管理人員素質與技能有更高要求
現代信息化財務集中核算形式下，高校會計電算化不斷深入發展，生成的電算化會計檔案的內容與形式不斷拓展，結構組成也愈發復雜和綜合，相關管理人員只有在掌握豐富會計知識及熟悉了解財務系統管理的基礎上，同時具備較強的計算機操作與管理技術以及扎實的檔案管理技能等綜合業務素質，才能適應電算化會計檔案管理工作的要求。
二、高校電算化會計檔案管理存在的問題
（一）對電算化會計檔案管理的認識不到位，沒有明確的管理和規劃目標
傳統會計檔案構成單一且格式相對統一，管理工作比較容易，相關財務主管人員已形成了固有的觀念，因此，對電算化會計檔案管理重視不夠，缺乏對電算化會計檔案的了解，沒有明確的管理和規劃目標，其工作帶有一定的盲目性，導致電算化會計檔案管理不到位，增加了相關工作的風險。
（二）原會計檔案管理制度陳舊，與電算化會計檔案管理的要求脫節
電算化會計檔案較之傳統會計檔案發生了很大的變化，對其管理的內容和要求也隨之發生了明顯的變化，原基于傳統會計檔案管理的制度在管理內容、管理方式及目標等方面已無法適應電算化會計的需要，以致相關工作無所適從，內容不明、職責不清，給電算化會計檔案的管理工作開展帶來極大的困難。
（三）電算化會計檔案內容不完整，保管方式不統一
（1）沒有明確規定電算化會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間
沒有明確哪些文件資料屬于紙質檔案或電子檔案的歸檔范圍，歸檔時間也未明確，以致有些應打印輸出或光盤備份的數據資料沒有按照統一時間及時收集、立卷，造成會計檔案的遺漏或丟失。
（2）沒有明確規定電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理的統一分類標準與方法
電算化會計檔案的生成、制式、收集、整理沒有統一的依據和標準，各時期的生成、收集、整理、保管方法與方式不一致，以致其會計信息所涵蓋的內容與表達方式不同，不便于查找、整理、存儲及保管，同時也增加了不同時期之間會計數據比對的難度。
（3）沒有及時保存不同版本的會計軟件及相關電子數據與資料
實行會計電算化的時間越長，其財務軟件與會計檔案的版本就越多，在對會計軟件升級后，沒有及時存儲升級前后不同版本的會計軟件與其中的會計數據資料，并歸檔保存，致使在新升級的會計軟件中無法調閱不同版本的會計數據檔案，造成會計數據檔案的不連續性，嚴重影響了電算化會計檔案的正常使用。
（4）紙質檔案及相應電子檔案的生成及收集保管方式不同步、不統一
會計電算化模式下，紙質會計檔案應與電子會計檔案并存，但相關人員不清楚哪些會計檔案必須要紙質保存、哪些會計檔案必須光盤備份，造成紙質會計檔案與電子會計檔案的生成、收集、保管方式在相同或不同會計年度的連續時間段內前后不同步、不一致，大幅降低了會計檔案數據的橫向及縱向可比性。
（四）電算化會計檔案管理內控制度不健全
（1）電算化會計崗位內控制度不健全
會計電子數據平常是實時存儲于計算機及網絡系統中，很容易被病毒攻擊或人為修改，且不易留下痕跡，電算化會計崗位內控制度又不健全，使得會計電子數據生成環節上相關人員的職責權限過大或重疊或空缺，相互之間無法有效牽制，加大了會計檔案數據不完整、不準確甚至泄漏、遺失的風險。
（2）電算化會計檔案管理的流程以及其相關部門與人員的職責權限不明確
沒有明確規定電算化會計檔案管理的流程或環節，相關部門與人員不清楚應辦理哪些手續、經過哪些環節來完成電算化會計檔案的傳遞、收集、立卷、歸檔與保管等工作，以及自身在此過程中的職責和權限，推諉扯皮事件時有發生，導致電算化會計檔案管理工作無法順利開展。
（3）電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度不規范
高校財務部門未按規定設置專門的財會檔案管理機構，由財務人員兼任檔案管理工作，為了自身查閱方便自行就地保存，所有財務人員均可自行查詢拿取，不相容崗位沒有完全分離，對應的崗位職責也沒明確；多年來未及時將會計檔案移交給檔案管理部門保管，而且只歸檔，未按定期清理，以致會計檔案毀損不能及時發現并修復，同時沒有明確各類檔案的保管期限，年代久遠已無保存價值的會計檔案也未定期鑒定后及時銷毀，占用了大量的存放空間，極易發生霉變或丟失，增加了相關管理的工作量及成本。
（4）電算化會計檔案管理查詢、借閱制度不完善
沒有建立嚴格的查詢、借閱審批制度，沒有履行必要的查詢、借閱登記與歸還查驗等手續，不便于實時監控會計檔案去向及明確相關人員責任，無法保證會計檔案的安全完整。
（五）電算化會計檔案管理技術存在安全隱患
一方面，電算化會計軟件系統升級換代加快，版本隨之不斷增多，不同版本的數據結構及其輸入輸出格式也不統一，以致電子檔案存儲結構與紙質檔案形式各不相同，只能將其分開備份與打印輸出，進一步加劇了會計檔案管理的復雜程度與工作量。另一方面，會計檔案管理人員自身的能力及素質不高，對檔案管理與計算機及信息處理的知識掌握不夠，在相關管理細節及網絡安全防范上工作不到位，這就造成電子數據很容易受到病毒攻擊或外部環境的不良影響，提高了工作錯弊或失誤及會計檔案數據丟失的可能性。
三、高校電算化會計檔案管理改進的對策
（一）提高財務人員的電算化會計檔案管理意識，明確管理和規劃目標
加強對電算化會計檔案特性及相關管理法規制度的了解，充分認識電算化會計檔案管理的復雜性、綜合性與重要性，增強管理意識，不斷提高相關管理人員的財務系統、電子檔案及計算機信息等方面的知識水平與業務處理能力等綜合素質，還需要根據時展的需要，對這一塊人員要加大培訓，以便他們所擁有的綜合能力能夠更好的適應環境變化所帶來的新要求；另外一方面應該制定相應的長期發展規劃，明確其管理的目標和任務，確保電算化會計檔案管理的有序、依法進行。
（二）建立電算化會計檔案管理的各項制度
（1）建立電算化會計檔案的收集、立卷制度
明確規定統一納入紙質檔案與電子檔案管理的會計數據及文字資料的歸檔范圍，并根據不同檔案的性質統一勘定其歸檔時間，全面、及時地收集相應的紙質檔案與電子檔案，予以統一整理、標示并立卷。
（2）建立電算化會計檔案的歸檔、保管制度
①明確規定電算化會計檔案的生成、、制式、收集、整理的統一分類標準與方法，以使各時期的會計檔案在生成至歸檔保管的方法與方式上保持統一，保證其會計信息體現的內容與方式前后一致，便于分類收集、整理、保管及實時查找與匯總處理。
②明確規定電算化會計檔案的紙質保存與光盤備份的關聯方式與關聯程度，協調統一兩大類會計檔案的同步管理，以保障電算化會計檔案相關對應的一致性及其內容的完整性。
③明確規定會計核算系統升級前后不同版本下會計軟件及其會計數據資料的存儲及保管的方式，并擬定最新升級系統調閱關聯歷史數據庫的規則與方法，以保持不同年限會計數據信息的連續性與相關性。
（3）建立電算化會計檔案的定期備份、復核制度
建立統一的電算化會計數據AB備份與復核機制，明確備份的時間間隔、備份方式與數量、備份責任人、標示制式及保管方法等相關要素，并設立備查賬簿予以登記，同時規定定期復核檢查的內容、時限及修復方式等，確保電子檔案的安全與完整。
（三）健全電算化會計檔案管理內控制度
（1）健全電算化會計崗位內部控制制度
強化電算化會計崗位權限的管理，重新設定調整會計電子數據生成環節上個相關人員的崗位職責與權限范圍，按會計數據的重要性與機密程度建立分級調閱規則，建立多用戶、分權限管理的層級約束機制，減少會計電子數據發生錯漏與外泄的幾率，確保數據的完整和安全。
（2）規范電算化會計檔案管理流程，明確相關部門與人員的職責權限
確立并規范電算化會計檔案管理的流程與環節，明確其各環節上應辦理的各項手續及對應的相關部門與人員職責和權限，以便對電算化會計檔案管理的全過程進行有效監管，以免遺漏關鍵控制點，增加電算化會計檔案錯漏或遺失的風險。
（3）健全電算化會計檔案的定期清理、銷毀制度
按照不相容崗位分離的原則，設置專門的財會檔案管理機構或指定專人來保管電算化會計檔案，并建立定期清理、銷毀制度，及時全面了解會計檔案的保存狀態，對已發現毀損的會計檔案要及時恰當修復，對已超出保管期限的會計檔案應請專業人員依法履行鑒定程序，對于符合銷毀規定的會計檔案編制銷毀清冊并依法定程序及方式進行銷毀，對于保管期限已滿但涉及未清債權債務和其他未了事項的原始憑證則不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，并在所屬相關銷毀清冊備注欄內及相關保管清冊欄內予以標示注明。
（4）健全電算化會計檔案的查詢、借閱制度
建立健全電算化會計檔案的查詢、借閱審批制度，明確規定學校內部各級部門與人員查詢、借閱會計檔案的必須填寫會計檔案的查詢、借閱申請表并由財務部門負責人審核批準簽字加蓋財務部門公章后方可辦理相關查詢、借閱登記手續；明確規定外單位查詢、借閱會計檔案的必須開具單位介紹信及證明并出示相關證件，與填寫的會計檔案查詢、借閱申請表一并交由學校主管領導及財務部門負責人審核批準簽字加蓋學校公章后方可辦理相關查詢、借閱登記手續；同時會計檔案管理人員應做好上述查詢、接閱資料的實時跟進及借還查驗等后續工作。對不符合規定的查詢、借閱事項，會計檔案管理人員有權拒絕辦理。
（四）提升電算化會計檔案管理技術，加大軟硬件投入力度，整合優化信息系統
逐步轉變提升電算化會計檔案管理技術，不斷增強會計檔案管理人員的檔案管理與計算機及信息處理的綜合業務能力，加大各項軟硬件設施設備的投入力度，引入現代會計檔案信息化管理模式，將會計檔案管理的全過程納入信息化管理范疇，整合優化信息系統資源配置，建立集會計檔案的信息采集、自動分類、編輯統計、歸檔標識、立卷存儲、分期保管及查詢、借閱與清理、鑒定、銷毀等業務于一體的數字化系統，實現與財務管理信息系統的資源共享及同步升級，并依據“集中管理，分權調閱”的原則，構建會計數字化檔案管理體系，以期適應現代會計電算化不斷發展的需要。
1．1企業財務會計檔案管理的重要性對供電企業而言，財務會計檔案管理工作至關重要，檔案數據是企業管理者和決策者評估供電企業運行狀況的重要參考憑證，同時也是企業制定下一步工作計劃的參考。當前，傳統的經濟體制逐漸被市場經濟體制所取代，供電企業面臨著工作模式轉型的關鍵時期，因此供電企業要在優化內部管理的同時，尤其要重視對財務會計檔案的管理，保證財務會計檔案功能的發揮，提高企業決策的科學性。供電企業財務會計檔案管理工作升級有助于強化對重要檔案元件的保護，當前企業財務會計檔案管理逐漸實現了信息化，通過電子掃描的方式把檔案元件庫存到電腦硬盤中，這種管理方式有助于供電企業隨時隨刻的查詢檔案數據，從而減少了原檔案文件查詢的繁瑣環節，提高了檔案查詢的效率。再者優化財務會計檔案管理模式有助于優化管理資源配置，提高檔案管理的工作效率，符合電力企業追求“更快、更高效”的工作理念，增強了對財務會計檔案的有效利用效率。
1．2企業財務會計檔案管理的特點企業財務會計檔案管理呈現了明顯的特點：首先是其穩定性。會計檔案資料通常分為三個部門，即會計賬簿、會計憑證和會計報表，因此檔案數據呈現了穩定性的特點。其次是整體性原則，企業在管理過程中會產生大量的會計憑證、賬冊以及報表等材料，同時這些材料通常以一個年度為周期，檔案資料的相互聯系密切，會計憑證、賬冊、報表是三個密切相連的整體，從而體現了財務會計檔案的整體性。再者是特殊性，財務會計檔案是以數字為表達載體，其記錄內容都歸結為數字的規律性，這是企業衡量其階段性經營狀況的重要憑證參數。最后則是其規律性，在一個會計年中形成的會計資料反映了企業的經濟活動，當企業設計一項業務時就會隨之產生相應的財務會計數據，持續的檔案記錄著業務的進展狀況、最終結果等，從而為企業評估業務決策提供了重要的參考。
2企業財務會計檔案管理工作中存在的問題
2．1財務會計檔案管理缺乏完善的制度供電企業的最終目的是追求最大的經濟效益，企業的經營和發展和財務會計工作有著密切的聯系，因此財務會計檔案管理工作要引起企業的足夠重視。但是通過調研發現，很多供電企業的財務會計檔案管理工作沒有完善的管理制度，首先實在檔案的資料收集方面，相應的資料缺乏全面性，企業往往側重于對會計憑證等專業資料的錄入和保存，但是電算化方面的工作卻缺乏整體性。再者在管理方面，財務會計檔案數據統計工作缺乏全面性，財務會計檔案不能準確反映企業的經營狀況，無法為后續的企業決策提供良好的數據支撐。此外是缺乏專業化的工作團隊，檔案管理人員不具備專業化的知識儲備，檔案錄入、檔案保存、檔案銷毀工作都沒有規范的流程化操作，嚴重影響了財務會計檔案管理工作的效率。
2．2管理工作混亂，缺乏明確的職責分工企業財務會計管理工作具有一定的穩定性，同時也具有很強的整體性和聯系性，因此檔案管理工作人員在工作中要把會計憑證、會計賬目、會計報表等數據資料聯系起來，提高管理工作的次序性，減少工作失誤。但是部分企業財務會計檔案管理工作的細化分工不當，把檔案管理工作按照項目或者類型的不同進行了細化分類，雖然在一定程度上提高了工作效率，但是往往會造成工作主體不明確，出現工作推諉現象，在實際的工作中，財務部門、會計部門、檔案管理部門往往會發生職責糾紛，使原本系統化、整體化的管理工作變得支離破碎，甚至出現檔案資料無人負責的現象，從而嚴重影響了企業的經濟效益。
2．3財務會計檔案管理方式落后隨著我國市場經濟體制不斷完善，供電企業的管理模式不斷完善，在一定程度上也提升了檔案管理的工作水平和管理模式，但是財務會計檔案依然存在著和企業決策相脫節的現象，財務會計檔案無法直接體現企業經營狀況，再加上供電企業的業務量不斷擴張，財務會計檔案數量增多，更容易造成管理工作的混亂。當前財務會計檔案管理的信息化程度不高，檔案資料不能及時轉變為數字資料，并錄入到存儲系統中，甚至出現了重要檔案數據的積壓現象，嚴重影響了財務會計檔案的決策輔助功能的發揮。此外供電企業依然存在著設備落后的現象，檔案管理設備不能及時升級換代，系統軟件的錯誤頻發，甚至會造成財務會計檔案信息的遺失。
2．4檔案管理隊伍專業化能力不足企業財務會計檔案的數據量較大，其管理工作是一項較為繁雜的工作，因此管理人員要具備良好的檔案處理能力，才能提高檔案分類、存儲、調檔工作的工作效率。但是部門供電企業額財務會計檔案管理工作人員缺乏專業化的管理技能，尤其是缺乏即懂財務會計又懂檔案管理的相關人才，因此檔案管理工作的效率低下，從而影響了檔案管理工作的有效性。再者財務會計檔案管理的規律性和特殊性很強，管理人員要精通企業業務，同時熟悉檔案的分類和裝訂技術，但是當前我國的財務會計檔案管理工作的起步較晚，缺乏專業性的工作人員，影響了財務會計檔案管理的質量。此外部分供電企業沒有意識到財務會計檔案管理工作的重要性，對于檔案管理部門不重視，甚至出現了由其他部門人員兼職檔案管理部門工作，從而造成了管理工作混亂滯后。
3企業財務會計檔案管理策略創新
3．1提升財務會計檔案管理的多元化模式企業財務會計檔案管理工作的目的是保存檔案資料，服務企業的決策和評估，因此要不斷推動多元化模式的構建，首先要提高工作人員的工作重視程度，企業工作強化工作崗位職責，提升財務會計檔案管理崗位在企業內部的權威性等措施來提高工作人員的認知，從而把檔案管理工作和企業的經營放在同等重要的職位上。再者要促進信息的開發，對于檔案信息進行分析加工，進行深層次的數據挖掘工作，實現信息的系統性、準確性的同時，尋找權屬檔案信息背后隱藏的市場信息，充分了解市場行情的走向；最后要建立完善的信息網絡，實現檔案的網絡同步和共享，充分利用網絡的靈活性，建立多元化、全方位的網絡服務模式。
3．2逐步升級檔案管理工作的方式當前，傳統的財務會計管理工作模式已經不能適應供電企業的發展需求，信息化和數字化的管理模式是時展的趨勢，因此企業要逐步升級檔案管理工作模式，采用先進、快捷、高效的管理模式，把信息化管理模式納入到企業管理工作中。首先要完善相關的管理軟件，根據財務會計工作的特點選擇工作軟件，提高對檔案數據的管理能力。再者要側重于財務會計檔案的分類工作管理，根據項目類型不同或者是業務類型不同建立不同的數據庫，實現統一檔案庫的信息材料統一性，同時滿足財務會計信息的隨時調取，提高檔案管理工作的可操作性。
3．3財會檔案管理工作流程的規范化針對性檔案管理工作中存在的工作混亂現象，企業要積極建立規范化的管理工作流程，并創建一套完整的、系統的、綜合性的工作制度，尤其是對會計憑證、會計賬目和會計報表等關鍵檔案要規范化管理。企業的行政部門要出臺相應的管理規范流程，針對檔案文件的規格、大小、期限等內容進行細化規范，使工作人員在工作中做好有據可依，保證管理工作的科學有序。再者在國家《檔案法》的相關要求下明確各個部門的工作職責，并把工作職責明確大工作人員身上，保證每個崗位、每個人員都有序工作，同時建立賞罰分明、科學考評的激勵體系，對于表現良好、工作認真的員工進行獎勵，從而提高管理部門工作人員的工作效率。
3．4強化財會檔案管理人員的專業性培訓財會檔案管理人員的工作能力直接決定了檔案工作效率，因此管理工作的創新要從工作人員入手，企業要積極開展檔案管理課程的培訓，讓管理人員升級工作觀念，學習最新的檔案管理工作模式，并積極應用到實際工作中。再者企業要重點強化檔案管理、數據統計、財務會計等方面的培訓，提高檔案管理人員工作能力。此外財務會計檔案管理人員要加強和財務部門、會計部門的交流和溝通，及時了解檔案管理需求的變化情況，確保工作內容的科學性和針對性。財務會計檔案是企業決策的重要依據，因此企業要強化管理人員的檔案數據分析能力，檔案管理不僅僅是完成檔案的錄入和存儲，更重要的是進行數據的分析，從繁雜的數據中得出規律性的數據，從而為企業決策提供支撐。
3．5完善發票存檔管理發票是財務會計工作中重要的報銷憑證，同時也是稅務稽查管理的重要依據，因此發票的存檔管理是財務會計檔案管理的重中之重。因此企業要加強對發票存檔的監督和管理力度，保障合法的發票報銷程序，避免虛假發票報賬現象的出現。企業財務會計檔案管理工作人員要嚴格審查發票的編號，在發票存檔時保證發票編號和賬目的對應，同時要保證金額數目的統一，提高發票存檔工作的準確性，減少工作錯誤。
4結語
基層路政檔案記錄了公路管理機構所形成的具有價值的文字、影像及其他具有參考價值的各種方式和不同載體的資料，包括路產路權的維護、國省道兩旁的整治和許可文書、路政執法過程的訴訟案件等內容。
（一）基層路政檔案的特點
1、專業性。路政檔案是在公路的巡查和執法過程中產生的，具有行業特點的專門檔案。
2、需長期保存。路政事案從發生到處理再到結案，整個過程中既有基層公路部門獨立辦案結案的，也有和法院聯合執行的案件，還有和公安等部門配合勘查和取證的案件。所以有的路政事案時間跨度長，辦案環節復雜。相應的路政案件檔案就會整理時間長，保存時間久。
3、連續性。隨著我國基層政府新建道路的增加和舊道路的改建，公路的產權和附屬設施會發生相應的改變，這就需要在原來路政檔案的基礎上，不斷增加和完善路產和路權，以保證路政產權檔案的連續性。
（二）基層路政檔案的作用。
基層路政檔案是路政人員維護路產路權，嚴格執法的第一手資料，是公路管理的憑證，更是路政管理工作的重要法律憑證，真實記錄和反映了基層路政機關依法辦案客觀情況；路政檔案可為當地政府的道路規劃和改擴建提供原始依據。在涉及道路規劃、公路建設拆遷用地和用地賠償等工作，以及公路控制區的穿埋管線、增設平交道口等項目時，都需要以路政檔案中的許可檔案為依據；規范路政檔案管理工作，提高技術含量，有助于加快基層路政管理科學化和現代化進程。
2 基層公路路政檔案管理工作存在的問題
（一）路政檔案管理的相關規范制度不健全。由于基層路政檔案管理的相關規章制度在系統性和規范性方面還比較欠缺，路政?n案管理沒有統一的歸檔標準，實際工作中檔案歸檔不及時、檔案管理不系統、檔案不完整、檔案分類不明晰、檔案保管不規范等問題普遍存在，如一些檔案屬于多個部門進行管理的情況，有些保存于公路管理機構的檔案室，還有些則存于路政執法部門的檔案室；路政執法檔案包括大量的影像資源和電子文檔，而基層管理部門則為路政檔案的管理機構，這些基層部門分散于各個公路沿線上，導致了檔案信息不對稱、缺乏系統性有的基層路政部門雖然建立了電子業務管理系統，但電子檔案數據與紙質文件的數據卻存在出入，電子系統的錄入工作存在著明顯的滯后現象。
（二）領導的重視程度和檔案從業人員的綜合素質不能滿足實際工作需要。基層路政部門領導對檔案工作不夠重視，業務部門對檔案管理工作也不夠支持和配合，甚至本應由外業干的事也推給內業人員，造成互相扯皮、工作不協調。基層從事路政檔案管理工作的人員普遍綜合素質偏低，沒有專業的專職人員，一般都是兼職，檔案管理工作相對枯燥乏味，基層業務骨干都傾向于從事外業工作，工作性質導致檔案管理從業人員以對工作也缺乏積極性和主動性。
（三）基層路政檔案管理服務的手段較為落后。在省市級的交通系統，辦公自動化已經普及，檔案管理業務系統軟件和信息化手段也都得到了大力的推廣和應用。但基層路路政部門對基礎設施的投入力度比較小，尤其是路政檔案管理設施還是較為落后，路政檔案管理人員要整合各類信息，并要把信息進行電子化歸檔，其工作量相對繁雜；路政檔案管理的信息軟件缺乏通用性，信息技術設備型號不統一、檔次參差不齊，硬件環境也不具有規范性，導致案卷歸檔、信息使用缺乏系統性，這在很大程度上阻礙了基本路產和路權的維護水平，不利于提高公路執法人員依法辦案的水平和實效。
3 進一步規范基層路政檔案管理工作的幾點建議
（一）完善制度，推行統一的管理機制。首先，我們應加大對公路路政檔案的宣傳力度，明確內業和外業的職責分工，并且獲得外業工作人員的支持和理解，將公路路政外業工作的處理情況也錄入到電子信息系統中，保證歸檔材料的完整性；其次，要在基層路政部門推行執法工作與檔案管理同步進行、相互融合，使執法工作和檔案管理的流程相互銜接。要明確執法工作和檔案管理的責任分工，使工作人員明白檔案管理是路政執法的重要環節，必須要把檔案管理工作納入相關路政執法負責人的職責內，改變以往路政執法負責人只執法、不負責檔案的情況。要對路政執法人員實行“一崗雙責”，要讓一線路政執法人員認識到既要執法又要收集檔案信息，在執法的同時要認真收集和整理信息資料，把檔案管理納入路政執法人員的考核評價之中，真正做到執法和歸檔同步。
（二）統一認識，提供從業人員的整體素質。基層路政部門的領導層應應高度的重視路政檔案管理工作，將路政檔案工作作為一項重要內容納入年度目標，與路政各項工作同部署、同組織、同考核，使之更加規范化、標準化。充分認可內業人員的作用和地位，協調好內業和外業之間的關系和工作職責。要通過各種形式切實加強檔案管理人員的業務基礎知識培訓，使其熟悉國家有關法律、法規，正確的掌握國家的方針政策，熟悉路政功能管理中各種公文、事務公文的書寫格式，理解和掌握路政管理、基本原則、工作任務、職責范圍和路政處罰、復議程序等，提升綜合素質。
檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。
一、以檔案服務于教學發展
教育教學相關檔案在教育事業的發展過程中，具有重要的社會屬性和使命，是反映??地教育發展的重要材料和依據。教育類檔案同樣也是未來教育部門研究相關的政策、發展局限突破等重要的參考資料，也為各項教育工作提供了更多鮮活的案例。總之教育教學檔案管理的成效不僅僅是單位檔案管理人員自身的專業素養與能力的體現，更是檔案信息在現代教育發展下的現代化過程。教育教學檔案資料的管理可以有效地為教育部門領導層的科學決策提供原生態的信息資料。面對很多重大事項討論沒有結果時，歷史檔案中一些有價值的信息資料可以為整個決策的進行提供一些現實性的參考和依據，所以說教育教學檔案資料的有效管理對于當前教育教學的現狀、未來發展都具有重要的意義。
對于教學行為來說，教育教學檔案在教學過程中也發揮著重要的作用。在相關部門對于教學行為進行管理和監督的過程中，難免會碰到各種各樣的情況，這樣的情況下教育教學的檔案管理可以成為教育部門在處理各種問題的參照表。此外，當很多教育部門在制定相關的教學措施、制度、政策時，需要全面縱觀整個教育事業在制度上的改革路程，達到全局的觀念，這樣能夠讓制度的制定和落實沒有漏洞，同時有了之前制度的基礎和落實，新制度的制定和完善將會更加輕松和簡單。
二、規范化與科學化的管理
提高單位檔案管理成效，首先就是要健全相應的工作制度。良好的制度是保障各項工作內容都在一定的工作秩序和流程上得以有效的開展，這是單位管理的前提和出發點、立足點。所以，我們必須要進一步完善好每一個檔案管理的步驟，并且在制度的創新上做好相關的改革與創新工作，以嚴謹的工作內容和規范來約束每一個檔案管理工作人員，杜絕出現各類檔案信息外流、泄密的情況。此外，單位還應該切實重視檔案管理部門的硬件投入，以現代化、科技化的檔案管理設施保障檔案管理成效的長足提高。比如良好的計算機、工作站、合理的溫度與濕度控制區。俗話說，好馬配好鞍。單位的檔案管理能力離不開相關配套設施的配合，所以基礎的工作設施和現代化的控制方式，需要給予后續的幫助和支持。
三、強化檔案管理人員責任意識
近年來，隨著國家通過多種形式學習宣傳《檔案法》及上級業務主管部門、檔案部門的有關規定，對相關的檔案管理人員自身的崗位意識和職責意識也提出了更高的要求。所以，單位應該不斷強化檔案管理熱源的責任意識，以崗位職責和意識來約束檔案管理工作人員的行為。
四、凸顯崗位職責意識，服務教育教學
筆者所在的檔案管理部分，主要是為教育決策和教育改革提供服務；為教育科研工作標準規范制定、教學質量評估工作服務；為教育科研成果推廣等工作服務。為各項教科研活動、教育教學質量評價、各學段學科組織名師送教送學等服務。所以在檔案管理的過程中，應該切實利用當前的檔案管理信息與資源優勢，切實為教育教研服務，凸顯崗位職責意識，充分發揮檔案管理員本身的主觀能動性，服務單位發展。
關鍵詞：監理工作,檔案資料,檔案管理
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
引言
監理檔案資料是工程建設監理活動的真實記錄，它體現監理工作的痕跡和成果，是寶貴的經驗財富和重要的信息資源。因此，監理檔案管理是監理管理工作的重要環節，是監理標準化建設的重要組成部分，是體現監理管理水平的重要內容。檔案資料管理作為監理管理的一部分,其重要作用也越來越被監理管理人員所重視。
一、監理檔案管理工作中存在的問題
1、對檔案資料的重視程度不夠
長期以來，相當一部分監理人員對監理檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是傳遞、保管的事務性工作，技術含量低，不是監理項目部的主要工作，只是其它工作的輔助，只是在工程日常檢查、工程收尾中突擊一下就能應付，能滿足外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現代管理的需求。
2、缺乏統一的管理模式
從檔案管理機構上看，有的監理項目部成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的監理部因工程規模、資源和人員的配置等原因，工程檔案由其他專業人員代管和兼管，形成的檔案材料五花八門。
3、檔案資料管理力量薄弱
大部分檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且部分檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。甚至一些歸檔的材料還不夠真實和準確。
4、項目部檔案管理制度不健全
項目部檔案檔案管理不能做到對公司體系文件充分學習，沒有完善的檔案室管理制度，導致對資料的傳遞、存放、查閱、檢索，更新、檢查等不能完全控制。
二、改進監理檔案資料管理的措施
1、要提高對檔案工作重要性的認識
工程建設監理過程中中普遍存在對工程檔案資料管理工作不太重視，到上級檢查或工程完工即將交工驗收時，才突擊應付整理，這給檔案管理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，對監理檔案在思想上重視程度不夠。項目部主要負責人要重視檔案工作，充分認識到檔案管理對監理工作提供重要的信息資源作用。監理檔案充分體現了它的特殊的、不可替代的特性。要不斷提高對檔案工作重要地位的認識，切實加強對檔案工作的管理，將檔案工作納入監理管理和建設的工作計劃上，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有計劃，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。
2、項目部建立與工程相適應的檔案管理模式
根據工程項目特點，監理部建立與工程項目實際相適應的監理檔案管理模式，明確相關的職責，確保基本的資源配置，增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更新觀念，提高認識，變被動為主動，實現檔案資料的規范化管理。
3、提高檔案管理人員素質，實施精細化管理、發揮主觀能動性；
（1）一個合格的檔案管理人員，應具備一定的理論水平和管理素養；具備一定的工作能力和文字表達能力。隨著電力工程建設建設和信息的飛速發展，社會對監理的要求也越來越高，監理檔案隊伍中需要一批現代化信息管理技術方面的人才。在檔案管理現代化建設中，人是最關鍵的因素，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案管理人員的積極有效的工作才能發揮作用。
1）提高檔案人員的思想覺悟
檔案工作是一項服務性很強的工作，監理檔案工作人員要發揚吃苦耐勞、無私奉獻的精神，對檔案工作有高度的責任感和榮譽感，以及正確的行為。要注重職業道德修養，業務上精益求精，要有主動性、自覺性。要適應監理檔案管理現代化的需要，必須提高認識，認清檔案工作的意義和價值，努力調整心態，澄清觀念,振奮精神，強化職業道德，愛崗敬業。
2）掌握科學化、規范化、現代化的管理技能
計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，有利地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，一份文件不論是從起草、修改、刪減、檢索和打印，還是登記、匯集統計等各個環節都離不開現代信息技術，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。利用計算機等現代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發揮計算機管理優勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。
（2）通過精細化管理把檔案管理的職責落實到人，使檔案管理的各項工作落到實處。檔案工作涵蓋面廣，若分工不夠明確，則易造成工作遺漏，且出現了問題往往無人承擔責任。因此，在實際工作中，要將每一個人的崗位職責落實在紙面上，實現崗位職責的精細化管理，如誰負責施工單位資料報審，誰負責輸變電管理系統的維護，誰負責監理內業的管理，誰負責會議紀要、圖紙會審紀要等等。甚至可以細致到誰負責某家施工單位的資料報審，誰負責輸變電系統的影像資料，誰負責輸變電系統公文流轉等。
除了做到工作職責分工明細外，還要做到工作的連貫性，當有人因休假或其他原因不在時，其所負責的工作細致地分配給其他人。
相同的工作，如果以更積極的工作態度，更高標準的要求，就會把工作做地更加出色。舉例來說，檔案資料工作可以在日常細節上做的更加細致和全面：
1）檢查報審表格式是否正確，編號、流水號是否正確，保證表中無錯別字。
2）檢查報審表和附件份數是否符合規定。
3）檢查附件是否齊全、附件中的各項內容包括表號、蓋章、編審批等是否符合。
這些例子都反映了精細化管理、發揮主觀能動性在檔案資料管理工作中的突出作用。
4、建立檔案管理制度，檔案工作做到有章可循
由于檔案管理工作面廣，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。同時還應傳達項目文件歸檔制度說明的信息，在收集和編制竣工資料時做到有章可循、標準一致、職責分明，從而提高檔案的歸檔質量。
【關鍵詞】檔案管理；檔案質量；相關對策
完善行政事業單位的檔案管理制度，更好的利用科學、民主、系統地建造龐大的檔案管理系統，行政事業單位許多方面的工作內容需要順利有序的完成都離不開完善的檔案管理。在保證檔案管理質量和效率的前提下建立規范科學的檔案工作制度，其主要的工作目的是更好的與行政事業單位協調互相監督等作用。
1 影響事業單位檔案質量的因素
1.1重視程度
想要更好的完成檔案管理工作就要負責管理檔案的人員重視起這項工作。可是就目前看來，我國行政事業單位管理人員普遍認為他們的工作結果對單位沒有什么意義，他們認為只要對檔案的信息保護好不損壞、不泄密，需要相關信息的時候可以查閱復印就可以了，他們對檔案管理工作都抱著應付的心理，他們也就沒有把檔案管理列入管理的范疇，即使有些單位將檔案工作列入了管理范疇，但是還是缺乏相關部門真正有效的運用實踐。
1.2人員素質
行政事業單位的檔案管理工作不僅具有很強的專業性和技能性，同時還有很大的政策性。所以它就更需要有思想素質和專業方面素質的工作人員參與進來。可是目前的工作不太理想，從人員本身素質來說，他們不具備較高的素質，從工作方面來講，他們有太多的時間都用于處理日常繁雜事務，也就無暇顧及檔案的管理工作，這對檔案管理工作造成了很大的阻力。再加上從事檔案工作的人員專業性不強，歸集整理分類文檔、保管文件期限等其他問題處理不當，造成文檔歸納立卷不及時或者沒有按時交送綜合檔案室這些情況經常發生。更有些檔案工作人員根本意識不到他們本職工作的重要性，所以就不負責任，隨意應付，不給自己找麻煩，遇到問題不思考如何解決就直接掩蓋。
2 提高檔案質量的基本原則
2.1明晰職責
提高檔案質量從制定檔案管理制度開始，而制定檔案管理制度就應該考慮到職責和權利義務的方面。首先應該把崗位職責和相關權限明確起來，比如說管轄檔案的管理者應該監督指導檔案工作室的工作。檔案管理制度也應該保證工作者的合法權益。因為當工作人員的利益受到侵害時，會打消他們對于自己這份工作的熱忱，他們工作不好直接牽連到檔案管理工作的質量和發展事業。
2.2關注制度的執行
重視檔案管理制度的重要性，建立起科學化合理的檔案管理信息制度，其實最重要的還是更有效的實行檔案管理制度。單位管理人員應該特別關心有關制度規范的實施，而且在實施這些制度的同時不斷進行完備，這樣不僅可以激發起管理人員管理的斗志，保障管理制度的順利實施，而且還讓這些管理制度更加的合理和規范。
3 保證檔案管理質量的基本策略
3.1提高對檔案管理的重視
行政事業單位的管理人員必須充分的重視起來檔案的管理，把它安排在日常的管理活動中。第一建立起來檔案管理工作的相關機構，定時監察和指揮檔案工作的實施。第二建立起考核制度，及時對檔案管理人員的考核，使檔案管理人員自覺的遵循檔案管理的制度，意識到檔案管理是十分重要的工作部分。但是考核機制需要根據各個單位的具體情況而定，可以利用職位的級別進行管理活動，考核管理人員的工作能力可以通過定量的方式。第三依照國家檔案管理的一些制度，建立起行政事業單位適合自己的管理標準，加上行政事業單位積極地實施，這樣就使檔案管理工作更加的規范和準則。
3.2提高人員的綜合素質
檔案管理工作具有它特別的地方，所以它就要求有更高業務水平和政治思維的管理人員，我們必須把檔案管理的隊伍壯大起來。我們選用檔案管理人員的時候，要考慮到兩個方面：一是管理工作選用高政治素質的人員，二是提高工作人員的積極性，時刻關注他們的一切動態。有了這些具有思想素質和專業方面素質的工作人員參與進來，相信我們的檔案工作一定可以順利的完成。
4 結束語
通過以上對影響行政事業單位檔案質量的因素進行分析，并提出相關解決的措施。這就需要管理檔案的人員重視起這項工作，引進專業性和技能性較強的人才，工作人員充分的明確自身的職責，重視到檔案管理制度的重要性，建立起科學化合理的檔案管理信息制度。相信在不久的將來，我們行政事業單位檔案工作的質量一定會提升許多。
參考文獻：
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學校檔案主要是對學校各項活動的真實記載，以其真實性和權威性在學校發展過程中發揮著非常重要的作用，作為學校領導決策、學科建設、教學改革及提高教學質量的第一手資料，學校需要加強檔案管理，充分的發揮學校檔案的重要價值，更好的將學校檔案專業化和個性化的服務體現出來。在當前學校檔案管理工作中，需要以學科專業檔案作為突破口，針對學校的長遠規劃來加強對檔案的宣傳工作，充分的利用網絡優勢來挖掘學科檔案資源的潛在價值，及時對學校檔案的服務方向進行調整，使其與學校發展需求相適應，為更好的推動學校檔案的發展奠定良好的基礎。
一、學校檔案管理的現狀
（一）檔案管理缺乏現代化觀念。在當前學校管理工作中，普遍缺乏檔案意識，特別是對專業檔案重要性認識不到位，無論是領導還是學科帶頭人對于檔案工作都缺乏配合度，對檔案工作人力和物力投入也嚴重不足。同時在檔案人員配備上也存在隨意性，部分學校教師兼任檔案管理人員現象十分普遍。部分學校學科研究人員缺乏檔案歸檔意識對于研究過程中積累資料和相關信息資料往不能及時歸檔，導致學校科研檔案完整性很難保證。
（二）檔案管理制度不完善。學校檔案管理制度不僅缺乏完善性，而且部分立卷制度執行力度不夠，檔案收集不及時、不到位，對檔案管理人員職責規定不明確，責任劃分不明，從而影響了檔案管理水平的提高。
（三）檔案資源建設缺乏規劃性。學校檔案更重視保管工作，對于檔案的開發利用缺乏有效的規范，學校檔案管無法為學校教學改革及學科建設提供科學、詳細及專業的檔案信息，而且檔案管理工作中對于一些相關文件重視度不夠，這必然會對檔案利用價值帶來較大的影響。
二、做好學校檔案管理工作的具體途徑
（一）做好學校檔案的基礎工作。1、做好檔案收集工作。對材料進行收集是當前學校檔案管理工作中非常重要的一項內容，在收集材料過程中需要保證材料收集的齊全性、及時性和有效性，保證收集到的材料具有使用價值，能夠成為學校改革及學科建設的重要依據，會對學校的健康發展提供起到重要的信息支撐作用。2、理順檔案管理體系，建立規章。作為學校檔案管理工作員，需要在檔案管理工作中建立健全檔案管理規章制度，進一步理順檔案管理體系，使檔案工作更加規范，使檔案管理工作走上規范化和制度化的道路。在制定檔案管理崗位職責時，需要明確規定檔案收集、整理和利用的職責，在對檔案材料進行整理過程中，需要明確專職檔案管理人員及兼職檔案管理人員自身的職責，并嚴格按照各種工作規范來履行職責，以此來引導全校員工對檔案工作的重視，更好的配合檔案管理工作，為檔案管理水平提升奠定良好的基礎。
（二）提高檔案工作人員綜合素質。為適應檔案管理的要求，確保檔案管理工作者的綜合素質的不斷提升也是一個重要的前提。對于檔案管理者素質的提升，需要有計劃、有組織。（1）檔案管理人員需要不斷的吸收新知識。在如今科學技術不斷發展的21世紀中，檔案管理人員也需要擁有廣博的見識、擁有一技之長。為了滿足新時期對于學校檔案管理工作的要求，就需要從計算機的角度入手，實行網絡化的檔案管理，這樣不僅能夠確保檔案管理的服務質量以及提升工作效率，還能夠讓檔案工作邁入嶄新的發展平臺，從而讓管理工作更好的服務于學校的教育教學。（2）檔案管理人員需要懂得創新素質。在社會經濟快速發展的新形勢下，檔案管理工作面臨著一些新情況及新問題。學校檔案也隨著學校工作的轉變及社會的發展出現了一系列新的變化，因此作為檔案管理人員需要在工作中不斷進行創新，以創新思維來加快推動檔案管理工作的順利開展，使其能夠更好的滿足新形勢的發展需求，更好的推動學校檔案管理的開發利用，使學校檔案的重要價值更好的發揮出來。
（三）創新檔案的開放服務。1、切合學校各項工作的需求，主動提供服務。在提供服務的時候，首先要了解學校各項工作的實際需要，充分的將主觀能動性發揮出來，并且詳細的了解服務的指向，不僅僅是要服務于學科帶頭人，更多的是要服務于廣大的學科教師們。例如：對于檔案管理工作的水平、規模等等方面的了解，都能夠通過對于檔案的開發進行收集、歸類、保管，也可以對于檔案進行詳細的調查統計以及調查分析。2、創新服務模式需要現代化手段的有效運用。在檔案管理當中，我們也可以進行各種各樣的現代化手段，例如：設置專題索引目錄、查詢幫助服務等等功能，從而提高對于學科檔案的查詢效率。當然，為了在使用條件上為檔案的利用創造一定的便利，在相關的檢索工具的編制當中，也需要考慮到各種學科之間存在的不同之處，編制不同的工具對于信息進行搜索。除此之外，為了提高檔案的利用率，還需要將科學化的技術手段運用到檔案的管理中來（例如計算機信息技術）。3、研究開放方法，重視保密工作。學校的檔案中不少涉及到科研項目，因此加強服務的同時，檔案保密問題應當引起重視。包括嚴格檔案開放的步驟。
三、結束語
在社會發展和時代變遷過程中，學校檔案也發生了一系列的變化，擁有自身的優勢和特色，學校在發展過程中也更加重視檔案管理工作，學校檔案加快開放化的步伐。特別是在當前信息技術的廣泛應用過程中，學校檔案也加快了數字化的建設和發展，在這種情況下，學校檔案管理工作中需要探索新的管理方式和服務手段，努力提高學科專業檔案資源的管理水平，促進信息資源的有效利用，使學校檔案信息資源更好的服務于學校的各項工作，為學校的健康發展奠定良好的基礎。
