時間：2023-05-23 15:45:35
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理基礎知識，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】高校檔案；管理工作；思考
高校事業發展的重要組成包括檔案管理工作，它是高校履行人才培養、科學研究、社會服務功能和開展各項活動的直接記錄。檔案管理工作的重要要素包括檔案的收集、管理及創新。不斷發展創新才能實現檔案管理工作的科學化、持續化。檔案工作中需要終身學習，全面提高自身素質，才能跟上時代的步伐。
一、高校檔案管理工作中存在的問題
（一）思想陳舊，意識薄弱。許多高校的領導對學校的教育教學、科研、學生管理等非常重視，而對檔案管理工作關注意識薄弱。對檔案管理工作投入極少的經費，而對于檔案館（室）網絡化建設的經費投入更是少之又少，對于一些硬件，不能及時更新；而檔案管理的工作人員缺少利用檔案資源服務社會的意識，認為收集全檔案、保管好檔案就已經完成本職工作了。
（二）管理落后，方法繁瑣。資料的收集、整理、分類、組卷、編制目錄、保管和提供利用等一系列工作是傳統檔案管理的工作內容。因為檔案管理工作量大、任務重的特點，大多數高校的操作是以手工為主，對歸檔材料不能及時整理、分類；電腦管理的操作也只是運用基本信息及簡單檢索查詢事務，無紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案不能及時有效地建立，檔案利用率低、信息涵蓋不全的問題不能從根本上得到改變。
（三）體制滯后，制度缺失。缺乏創新，沒有活力，是現在大多數高校檔案管理工作中出現的問題，沒有建立完善的機構設置、用人制度、分配制度、獎勵制度等，與勞動報酬、晉職沒有掛鉤，沒有工作創新的氛圍，這些都是導致檔案管理工作沒有朝著良性發展的主要原因。
（四）人才缺乏，素質偏低。據調查，高校檔案管理的工作人員大多數都是兼職或者是半路出家，沒有培訓和學習系統的專業技能知識。對于不但懂得信息化技術，又精通檔案業務的復合型人才的缺失，是高校檔案工作信息化建設受到制約的根源。
二、更新觀念實現管理現代化
知識經濟時代，科學技術迅猛發展，知識量成倍增加，致使全社會自覺參與學習的動力來自知識經濟所帶來的危機感、緊迫感和責任感。終身學習已經成為檔案工作者的學習原則，最新的檔案專業知識及相關知識需要不斷地學習和熟練地掌握，只有全面提高自身素質，才能跟上時代的腳步。
（一）優化知識結構，做一專多能的復合型人才。檔案工作是一項專業性、知識性、科學性和學術性的工作。在知識經濟迅猛發展時代，檔案工作者通過優化知識結構，來適應社會的發展，是現在的當務之急。近幾年來，凸型知識結構是比較流行的知識結構，也可以叫“金字塔”模式。這個模式將人的知識結構分為三個層次，基礎知識在最低層，相關知識占據中間的位置，專業知識占領最高層。身為現代的檔案工作人員，應該讓自己處在知識的“金字塔”的最底層，也就是基礎知識，盡可能地廣博、深厚、牢固；塔尖，也就是專業知識，盡可能地高聳、精深，達到最優化，使其功能能夠得到最大限度的發揮。如果只是文化基礎知識豐厚，精深的專業知識非常匱乏，就會出現“鉆勁”缺乏的現象，專業不可能出現優秀的成績；另外，如果只是對專業知識非常精通，對相關知識缺乏，創造潛力就不會得到充分的發揮，對專業工作本身的發展造成影響。所以只有對兩者同時注重，才能達到專業上獲得佳績的成就。
（二）善于運用現代化管理手段。作為現代化檔案管理工作者，對現代化的科學知識不僅要學習和掌握，最主要的任務是將其運用到檔案管理的工作當中去，使其成為現代化管理的重要手段，使檔案工作適應時展特點。
（三）選拔人才，加強隊伍。較強的政治性、專業性和技術性是高校檔案管理工作具備的特點，簡單的歸檔和保存已經不能滿足對其的概述和理解。管理人員需要同時具備優秀的思想政治素質和良好的專業技術水平。所以，創新檔案管理工作的重中之重是建立一支高素質的檔案管理隊伍。第一，不斷提高自身的思想政治素養是合格的檔案管理工作者必須具備的素質，對政治理論和政策法規要定期學習，保密意識得到強化，在整個的檔案管理過程中要涵蓋政治觀念、政策法規意識。第二，掌握精湛的專業技能是優秀的檔案管理工作者需要具備的，建立一支業務水平過硬、工作熱情高亢的專業隊伍，需要長期堅持學習和培訓專業科學技術，一定會為高校檔案管理工作的創新發展提供源源不斷的人才。
三、結語
高校基礎工作的重要組成部分包括高校檔案管理工作，需要將檔案的收集、整理等方面的工作不斷創新，最終提高綜合管理能力。而且，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，需要做到主動提供服務，充分體現檔案的價值，完成高校綜合檔案館現代化管理水平和整體服務能力全面提升的目標。
【參考文獻】
[1]何強.關于高校檔案管理工作信息化建設的思考[J].辦公室業務，2013（21）：80-82.
一、良好的政治素質
政治素質是檔案管理人員應該具備的基本素質之一，政治素質主要包括政治理論知識、政治心理、政治價值觀、政治信仰、政治能力等。政治素質指檔案管理人員堅持用正確的理念、政治信念、政治態度和政治立場在檔案管理中通過行動表現出來的內在品質，它是個人的政治方向、政治立場、政治觀念、政治態度、政治信仰、政治技能在檔案管理過程中的綜合表現。檔案管理人員政治素質的高低是檔案管理發展水平的重要標志，這就要求檔案管理人員要不斷的學習黨的理論知識，保持先進的黨性，培養理論水平和政治修養，為檔案管理工作做出應有的貢獻。
二、高尚的職業道德素質
職業道德是指檔案管理人員在檔案管理活動中應該遵循的行為準則，是檔案管理內的特殊道德要求，即整個社會對檔案管理人員的職業觀念、職業態度、職業技能、職業紀律和職業作風等方面的行為標準和要求。良好的職業道德素質是檔案工作者應具備的最基本的素質，是做好人事檔案工作的基本條件。
檔案管理人員如何看待自己所從事的職業，是否認同和追求自己所在崗位所帶來的社會價值，是職業道德觀念的核心內容。如果一個檔案管理人員對自己所從事的職業沒有任何認同感，不珍惜自己的崗位，就不會有熱愛和忠實于檔案管理工作的敬業精神，而認同的方面不同，也會產生不同的敬業態度。當檔案管理人員從自己的實際工作中發現它的偉大歷史作用，產生工作的自豪感、光榮感、責任感的時候，他才能以其忘我的敬業與奉獻精神，盡善盡美地完成自己的工作。
檔案管理人員對檔案職業規則的信奉和檔案職業規范的遵守是檔案管理人員具有良好職業道德態度的具體表現。職業道德規則包括政治的，經濟的、行政管理的、枝術的，也包括道德等方面的行為規定，通常表現為必要的規章制度和必需遵行的道德規范。檔案管理人員能否充分的理解，正確執行這些規則，不僅表明他是否具備基本的職業道德素質，也直接反映出他的職業道德水平。一個具備著積極職業道德態度的檔案管理人員，應表現出對檔案管理工作的積極熱愛，對檔案管理中的應該遵守各項規章制度的充分理解和認真遵守，才是具有積極職業道德態度的表現。
良好的職業道德行為就是全心全意為檔案利用者提供優質服務，提代高質量，高效率的人事工作服務，所以，在日常工作中，要注意工作服務態度和工作作風，工作要積極主動、態度要誠懇熱情、言談舉止文明，要以最佳的精神狀態、飽滿的工作熱情，踏踏實實、勤勤懇懇的做好檔案管理工作。
三、過硬的專業素質
檔案管理人員要具備豐富的檔案專業知識。檔案管理人員學習《檔案法》及其《實施辦法》、《企業檔案管理的規定》、《國有企業文件材料歸檔辦法》和各種門類、載體檔案相關規范、標準等內容。將工作中所遇到的實際問題與學習并重，增強檔案意識、法制意識，加深對檔案工作、檔案的了解，明確檔案工作的職責、任務，突出歸檔協調配合的重要性；要掌握文件材料收集齊全的要領，制成材料的注意事項，歸檔的范圍、時間、要求等等。只有具備了豐富的檔案專業知識，才能把檔案工作做好，促進檔案管理的科學化發展。
檔案管理人員要具有與檔案相關學科的專業知識。檔案管理人員除了掌握檔案學基礎知識之外.還要掌握與檔案管理工作相近的其他專業知識，例如：檔案管理人員應該掌握一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案內容有關的其他專業知識或與業務工作有關的科學技術知識，尤其應該具有基本的計算機基礎知識，基本的辦公軟件操作知識，才能適應現代科技發展的需要：檔案管理人員應該掌握一定的領導學、管理學、圖書館學、情報學等知識，只有掌握具備了相關的專業知識。才能更好地從事檔案管理工作。
四、培養和提高檔案管理工作者素質的途徑
（一）檔案管理人員要自覺提高自身素質。要從根本上提高檔案管理工作者的素質，其關鍵還在于檔案管理工作者本身，也就是說檔案管理工作者自己要深刻認識到自身素質對檔案管理工作的重要性。在當今信息化社會中，首先，檔案管理工作者要全面認識檔案重要作用，特別是當今信息化檔案的價值作用。其次，要積極主動的學習計算機技術，管理等相關知識，努力掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力和水平，并且不斷吸取各類知識，及時提高自己的知識水平，并且要堅持長期不懈的學習，只有這樣才能適應信息時展的需要。
企業檔案是企業的經營、生產、經濟活動等行為所產生的各類具有存儲記錄信息的檔案記錄。企業的檔案管理需要對各類型的檔案進行分類整理，才能夠對這些檔案進行合理的利用。
1 當前檔案管理工作的問題
（1）缺乏檔案管理意識。首先，檔案管理認識不深。一些企業并沒有將檔案管理作為企業的基礎工作進行對待，也沒有將其上升到企業的戰略層面，對檔案和業務進行了分離，兩者沒有聯系，對其聯系認識不清，不知道開展檔案管理工作的目的和方法。其次，領導對檔案管理工作比較忽略。部分企業因為無法認識到檔案管理在信息化時代下的重要作用，對檔案管理工作的認識停留于材料文件的收集整理，認為投入后得不到產出，無法提高業績，是一項沒有報酬的活動，因此對其忽略。最后，缺乏主觀能動性。對檔案管理只停留于形式上，應付上級的檢查考核，并沒有對檔案給予重視，沒有對檔案管理工作負責。
（2）檔案管理力量薄弱。首先，檔案管理隊伍水平不高，基層企業中，檔案管理人員一般都是兼職，來自于勤雜人員，變動比較大，缺乏專業性，一般都是現學現做，因此檔案管理比較散亂，沒有規范。其次，檔案管理質量低下。檔案管理人員缺乏基礎知識，也只能夠做一些簡單的工作，歸檔規程中屢屢出錯，導致檔案的類別、案卷號等混亂，使用的時候，很難根據索引來進行檔案查找，特別是年代久遠的檔案，無法滿足企業需求。最后，認識不深刻。缺乏對檔案管理重要性的認識，無法提升檔案管理質量。
（3）檔案管理觀念陳舊。第一，檔案管理模式比較老。目前的檔案管理工作停留于手工的進行檔案收集、整理、編目、檢索等工作，現代化管理模式缺乏，因此檔案管理速度不快，質量不高，利用率差。第二，資金投入不足。部分基層企業因為經費緊張，就減少檔案管理的投入，導致檔案管理工作得不到有效的開展。
（4）管理和服務聯系不緊密。第一，檔案門類簡單。部分企業對檔案文書和戶籍進行收集，卻沒有對聲像、事物相關資料進行收集，檔案缺乏完整性。第二，檔案資料流失。因為各類因素導致檔案的斷層，某個年代的檔案丟失，部分檔案管理人員將檔案自己保管，認為工作起來可以方便一些，導致檔案損壞和丟失。第三，重管理輕利用。基層企業將檔案收集起來進行管理，卻沒有對其進行使用，僅停留于保存層面上，檔案得不到利用，無法發揮價值，不能夠為企業的發展提供幫助，導致檔案信息資源的浪費。
2 加強企業檔案管理工作的對策
（1）深化認識，強化責任感。第一，提升對檔案重要性的認識，將檔案工作作為基礎工作、日常工作來開展，定期進行研究討論，加強檢查。第二，增加責任感。檔案管理部門要積極進行工作匯報，對工作中的難題進行上報，上級對檔案管理工作給予重視，增加投入，解決難題，給檔案管理工作提供便利性。
（2）強化培訓，提高業務素質。一要選準用好檔案管理人員。將較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位，企業及上級部門要從政治上愛護他們、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。在崗位調整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩定的重要性，盡量少調整檔案管理人員，確保該隊伍的專業性。二要強化檔案業務培訓。積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力。要根據企業檔案工作發展的需要，適時舉辦企業檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。
（3）規范管理，提高檔案質量。一要規范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；要創新收集手段，運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。二要規范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。三要規范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備；要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發生失竊、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。
1 檔案信息化及信息化建設的必要性
1.1 什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設導論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。
1.2 紙質檔案作為一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點，檔案數字化建設，可改善檔案管理單一的操作模式，打破檔案利用的局限，是順應時展的新舉措。電子文件實現了無紙化辦公，節省了文件周轉的流程，方便查閱。檔案數字化與電子文件的有效結合，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務職能轉變，為用戶提供高效，優質服務。
2 檔案信息化建設中存在的問題
2.1 缺乏統一標準和規范。目前，許多部門在建設檔案信息化過程中往往只重視發展先進通信設備和購置高檔計算機系統，忽視檔案信息資源標準規范化建設，具體表現在：計算機軟件開發缺乏整體規劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關設備型號各異，設備檔次參差不齊，沒有形成統一的硬件環境：檔案信息規范化統一的分類編碼標準不完善、不統一；并且由于缺乏技術組織上的支持和系統管理、網絡技術的支撐，缺乏統一明確的管理性、業務性和技術性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。
2.2 檔案管理人員知識結構“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。老的檔案管理人員對紙質檔案的管理理論、原則、方法和技術已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術，對檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經過專業學習，也沒有通過系統培訓，出現問題有時只能坐等專業技術人員前來解決。這些問題的存在，已經嚴重地制約了整個檔案事業的創新發展。
2.3 軟件系統及其應用相對薄弱，工作基礎較差。許多檔案館雖然購置了硬件設備，但其軟件應用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網上操作為主，局限于實現簡單的查詢和利用，沒有真正發揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級。
2.4 數據保護存在風險。目前，我國數據安全的保障主要依靠技術上的不斷升級，設置復雜的密碼和防火墻，但是單純從技術角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規范、保障數據安全。另外，從數據庫系統本身的防范能力來講，在快速變化的信息環境下，改進數據庫保護方案不可能與時俱進，技術的改進不能完全防止計算機犯罪的發生，這也是風險所在。
3 檔案信息化建設的重點
檔案信息化的本質就是在信息技術的武裝下，對檔案信息由保管向利用服務方向轉變，信息技術是其中的關鍵。檔案信息化建設的重點包括檔案標準規范建設，基礎設施建設，檔案信息化系統建設及人才隊伍建設等。
3.1 加強檔案工作標準規范的建設。檔案信息化的首要任務就是檔案業務要規范，完善檔案信息化制度建設，并嚴格按照制度要求貫徹實施，層層把關，責任到人。根據相關的技術標準，各級檔案部門應加強電子文件的歸檔和日常規范管理，按照電子文件管理規定要求，保證已歸檔的電子文件的真實、完整和安全。
3.2 加強檔案基礎設施建設。應配備必要的服務于檔案信息化的設備，滿足檔案信息資源開發，信息處理與傳輸對技術裝備的要求。
3.3 建立檔案信息化系統。檔案信息的建設需要強大的，功能全面的檔案數據庫做保障，建立全文信息，圖像信息，數據統計等功能，滿足檔案原文檢索，實現信息資源共享。將檔案信息化系統納入單位辦公，為用戶提供主動的、現代化、大眾化與個性化相結合的服務方式。
3.4 提高檔案管理人員的信息服務水平。檔案管理人員的觀念首先要“信息化”。檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。面對新形勢下的挑戰，檔案工作者應積極應對，逐步掌握信息技術，掌握檔案利用規律，增強服務的針對性。不斷提高服務水平，順應時展的需要。
4 檔案信息化建設的意義
檔案信息化，可遠程服務，資源共享；提高檔案信息利用的時效性。檔案人員要管好檔案，應該熟悉計算機基礎知識，這樣才能使信息發揮最大的作用。檔案管理的信息化、網絡化，可以給管理人員、職能部門帶來顯著的效果和收益。
4.1 檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。數據只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄入后，可以方便地打印出相關的收發文單據、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。
4.2 檢索查詢方便。傳統的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，極大的減輕了工作人員的負擔。
4.3 提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。
關鍵詞：地名檔案管理 數字地名管理 地名建檔工作
一、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理
1.傳統的地名檔案管理模式已不能適應數字地名管理的需求。傳統的地名檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為地名檔案的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程。因為存儲量大，地名檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，地名檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。
2.建立數字地名，完善地名檔案管理系統。當前，地名檔案管理工作的重點也應適應地名數字化管理的需要，從傳統檔案管理轉變為對信息資源的管理。檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會和社會發展的戰略資源。檔案收集是檔案管理的起點和基礎，只有及時、完整、準確、系統，收集的檔案才能充分為相關單位和人員服務。
3.必須建立一整完套的規范，克服隨意性和盲目性。一是要明確地名檔案材料的歸檔范圍，讓地名檔案管理部門做到心中有數；二是加強指導，及時反饋，避免不規范的歸檔材料產生；三是確保及時歸檔，對各類地名檔案歸檔時間要做出具體規定。在整理地名檔案分類上，要采用有序科學方法，將各類的地名檔案材料進行合理的分類。
二、充分認識地名建檔工作的意義和所體現的社會價值
1.地名檔案工作是利用檔案管理及時向社會提供有關信息，為各項事業服務。十幾年來，新疆維吾爾自治區地名標準化中心充分利用地名檔案資料，編寫出版了《新疆地名志地名通志》、《新疆地名大詞典》、《新疆維吾爾自治區行政區劃手冊》、《新疆維吾爾自治區地名錄》、《新疆地名普查和補更細則》、《地名工作基礎知識指南》等地名資料編研成果，更為加強地名管理工作，推行地名標準化，開展地名學研究打下了基礎。不僅提高了地名檔案開發工作的水平，也提高了社會對地名檔案的利用效率。
2.做好地名檔案的建檔工作，準確把握和遵循它的特點及規律，準確體現它的社會價值。地名檔案不僅反映了地名的更替變化，而且廣泛涵概了社會、民族、歷史、地理及考古等眾多學科內容。地名是具有文化品味的一種學科。它可以從不同角度全面記錄各個時代、各個地域、各個民族包括政治、經濟、文化在內的種種信息，使我們不僅能夠了解當地人民長期生息活動的規律，還可考察到社會發展的歷史軌跡，為開發本地資源進行經濟和社會建設提供了各種依據，也為相關學科科研工作提供了重要參考資料。同時地名檔案又及時有效地為各部門提供了大量相關地名信息，即保證了多部門的日常運轉，又推動了國防建設和社會主義事業的發展。
三、提高檔案管理人員的素質，實現地名檔案管理科學化
1.現代化的設備需要人要來操作，檔案工作信息化需要人來實現。由于地名檔案工作長期處于一種半封閉狀態，使相當一部分人還停留在傳統的專業知識與觀念上，其知識結構已遠遠不能適應信息時代地名檔案工作的要求，極大地制約了地名工作的創新與發展。雖然各級檔案部門在檔案工作人員的素質培養方面也做了一些努力，但隨著檔案事業的快速發展，地名檔案工作人員的素質培養工作已遠遠不能滿足檔案管理現代化的需要。
關鍵詞：國有林場；檔案管理；問題；對策
隨著國家生態文明建設和“美麗中國”的提出，林業的作用也越來越重要。作為林業建設諸多工作中的檔案管理工作，其基礎性作用也越發突顯出來，因此，新時期的林業檔案管理工作必須跟上時展的要求。
1 國有林場檔案管理工作面臨的新形勢
由于受地域環境的限制，林業工作者常年工作、生活在山區，受交通、通訊等條件的制約，處于偏遠地區的國有林場職工對林業的認識還很膚淺，認為林業是個“粗科學”。受歷史條件因素的影響，林業檔案管理工作未得到足夠的重視，有的林場連檔案室都沒有，統歸辦公室集中管理而已。隨著時代的發展和對林業的重視，國有林場的檔案管理工作發展步伐日益加快，資金投入逐年增多，設備逐步得到更換，條件得到顯著改善。與此同時，國有林場的管理逐步規范，涉及到的門類日益增多，檔案管理工作的任務更加繁重，需要進一步的改善和提高。
2 國有林場檔案管理工作存在的主要問題
2.1 基礎設施需要進一步改善
有些基層林場檔案室不夠規模，個別檔案室陰暗潮濕，不能夠做到通風透氣，極不利于檔案的保管；有的林場沒有配備必要的辦公設備、火災報警設備及消防設備。
2.2 隊伍建設需要進一步加強
由于工作調動、退休等原因，造成檔案員更替頻繁，檔案員隊伍相對不穩定，造成檔案管理工作的脫節。
2.3 管理水平需要進一步提升
檔案管理隊伍主要是以辦公室文秘兼職，這些人對檔案專業知識缺少了解，對程序、分類歸檔、數據庫的建立、基礎知識和電腦軟件的應用，都沒有及時掌握。
3 提高國有林場檔案管理水平的建議與對策
3.1 加大投入，加強基礎設施建設
（1）建立專門的檔案室，配備相應的檔案櫥柜；建立檔案庫房，檔案員要有專門的辦公室。（2）在檔案室安裝防光、防潮窗簾；在檔案庫房安裝滅火消防設施以及火災報警系統。（3）檔案室庫房配備消磁柜、消毒機、除濕機、空氣凈化器、吸塵器、裝訂機等設備；購置高配置電腦、專業掃描儀、復印機、打印機等辦公設備。
3.2 加強領導，提升管理水平
（1）加強制度建設。國有林場的檔案工作要成立專門組織機構，建立健全各項規章制度，上級主管部門要把檔案工作列入考核的重要目標。（2）加強隊伍建設。為適應新時期檔案管理工作的需要，必須配備專業、專職的檔案管理人員。每個國有林場至少要培養1～2名責任心強、文化素質較高的年輕同志為專職檔案員，專職檔案員的工作要相對穩定，沒有特殊情況不進行工作調動和調整，同時，還要配備1～2名兼職檔案員，負責林業生產、賬務等專業技術檔案的整理。
3.3 注重軟件的提升
目前，國有林場使用的是科怡軟件，檔案文件級目錄全面實現了計算機檢索，加快了國有林場檔案信息化建設步伐。但是，當前國有林場面臨著一些歷史遺留的林權糾紛，需要廣泛搜集有利證據，但無法通過科怡軟件的檢索工具來實現，這給工作造成了不便。鑒于當前檔案工作的管理現狀，需要對現有軟件進一步提升或研發出一種更適合國有林場實際的“檔案信息管理系統軟件”，實現檔案數據的計算機管理，真正實現快速地檢索檔案，統計檔案數理，準確地提供給利用者，減少人工操作。
3.4 進一步規范檔案管理
【關鍵詞】規范化管理；醫療保險；業務檔案；措施
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）07-040-02
醫療保險是建設有中國特色社會主義保障體系的重要組成部分，對于構建和諧社會起著重要作用，醫療保險檔案管理是具體落實國家醫療保險政策重要手段和方法，醫療保險檔案管理的適當與否、效率的高低都直接關系到每個參保人員的切身利益，影響著醫療保險事業的健康發展。近年來興化市醫療保險管理處以《社會保險業務檔案管理規定（試行）》（以下簡稱《規定》）的頒布實施為契機，克服種種困難，從加強隊伍建設、加強檔案基礎建設、健全體制機制等方面加強了醫療保險檔案管理，提高了檔案管理水平。
一、歷史背景
興化地處蘇中里下河腹地，是一個農業大市、人口大市、經濟薄弱市，城鄉居民有150多萬。早在2006年，市政府著眼管、辦分離，醫、保制衡，將新農合經辦職能由衛生部門劃歸勞動保障局，與城鎮職工醫保、城鎮居民醫保一起統一由興化市城鎮職工醫療保險處經辦，三大醫療保險從而初步實現了“管理并軌”，但問題也隨之而來，尤其是檔案管理方面的問題，主要表現在：一是專業人員缺乏，當時三大醫療保險參保人數有140多萬，而工作人員只有20多人，根本抽不出人手專門管理醫療保險檔案，檔案管理都是由各股室人員兼任；二是辦公場地擁擠，沒有專門存放檔案的庫房，業務檔案資料散放在各業務股室，極易造成丟失或損毀；三是沒有建立檔案管理制度，管理標準不明確，缺少有針對性和可操作性的業務檔案分類方法和歸檔范圍標準，業務檔案主要根據工作慣性來開展，如對重要的公文、財務檔案相對規范，對參保登記、特遇審核、社會保險賬戶管理等環節的業務檔案管理不夠規范；四是經費保障不足，可調劑的業務檔案管理經費極少，只能用于購買檔案柜、卷宗、卷盒等最基礎的設施和物資。
二、加強檔案管理的措施
2009年7月《規定》頒布實施后，領導意識到了醫療保險檔案是參保單位和參保人員履行繳費義務和享受醫療保險權益的原始憑證，是醫療保險經辦、管理和服務工作的客觀記載，是醫療保險經辦機構落實對參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的基本前提，是研究醫療保險事業運行軌跡和發展規律的珍貴史料；認識到醫療保險檔案管理是加強醫療保險經辦管理服務最重要的一項基礎性工作，于是將醫療保險檔案管理工作定位于“醫療保險經辦最重要的基礎管理工作，加強經辦能力建設重點工作”，將檔案管理工作與業務經辦工作同時部署，采取了以下措施加強醫療保險檔案管理，使得我市醫療保險事業取得了健康、長足的發展。
（一）加強隊伍建設，不斷提升檔案管理人員素質，提高醫療保險檔案管理水平
醫療保險檔案管理工作是一項政策性、業務性很強的工作，要求檔案管理人員必須具備較高的政治思想素質、較強的專業技術知識和熟練的操作技能。因此我們首先在選配專兼職檔案管理人員時嚴把入門關，力求把精通業務、工作扎實、善于協調、敢于管理的干部調配到檔案管理崗位，目前已有專職檔案管理人員5人，學歷均在大專以上；其次，針對部分人員缺乏經驗、檔案業務不熟的實際，先后派到泰州市人力資源和社會保障局、市檔案局參加崗位培訓，學習檔案的專業理論、法律基礎知識，以及醫療保險業務檔案歸檔范圍、管理流程和軟件操作等，有效地增強了檔案管理人員的業務素質和專業技能；最后還多次組織醫療保險檔案人員到省廳、泰州市參觀學習，派員參加全國檔案學會的學術研討活動，了解最新檔案管理理論和管理技術設備，提高認識，開闊眼界。
（二）夯實基礎建設，全面推進檔案安全集中管理
檔案管理最重要的是確保安全，要不斷加大資金投入，完善檔案用房，特別是檔案倉庫的基礎建設，擴大庫房面積，全力推進檔案集中管理。為確保檔案存放安全，我們按《檔案室建設規范》，將原技工學校用房進行了改造，為檔案用房安裝了防護門窗、監控設備、消防器材、密集架等，配備溫濕度測量、除濕、空氣調節、滅火等設備，將原散放在各股室的醫療保險業務檔案進行集中管理。
（三）從建章立制入手，促進醫療保險檔案管理工作規范化
制度建設是檔案工作的基礎，加強制度建設，嚴格依法做好檔案工作，使檔案管理工作朝著規范化、制度化方向發展，是新形勢下對檔案工作的迫切要求。為此我們在2010年7月制訂了《興化市城鎮職工醫療保險管理處檔案管暫行規定》，建立、健全了檔案收集、整理、移交、保管、利用、統計、銷毀等方面的檔案管理制度；2011年5月制訂了《興化市城鎮職工醫療保險管理處檔案歸檔范圍和保管年限》，明確了檔案分類方法、歸檔范圍標準和保管年限。
（四）強化檔案管理先進辦公意識
關鍵詞：基層；檔案管理人員；素質；策略
基層檔案管理人員素質的高低直接決定了檔案管理工作效率的高低。隨著社會經濟和信息技術的發展，檔案管理工作對基層檔案管理人員提出了更高的素質要求。這是因為基層檔案管理人員的綜合素質，直接影響著檔案工作的效率和質量，對發揮檔案的功能具有非常重要的作用。要想提高基層檔案管理工作的效率，必須要提升基層檔案人員的綜合素質，使他們具有良好的政治素養、高尚的職業操守、過硬的職業技能，這樣才能保證檔案工作發揮其應有的效率。本文會重點針對當前基層檔案管理工作中出現的問題，提出相關的解決策略。
一、基層檔案管理人員應該具備的基本素質
（一）良好的政治素養。基層檔案管理人員首先要具有良好的政治素養，這是因為當前社會上存在很多不良風氣，嚴重影響了檔案管理人員的世界觀、價值觀，使他們的思想觀念，政治立場都發生了變化。因此，我們必須要堅持黨的領導，要遵紀守法，熟悉黨的方針、政策、路線，自覺抵制社會上一些拜金主義、享樂主義等不良社會風氣的影響，努力做好自己的本職工作。
（二）高尚的職業操守。基層檔案管理工作人員除了要具備良好的政治素養之外，還要具備高尚的職業操守，這是因為基層檔案管理人員是最直接接觸檔案的工作者，只有他們具備較高的職業操守，才能使檔案發揮最大的功能，才能實現自己的人生觀、價值觀，才能夠做到全心全意為人民服務，才能夠在工作中實現自己的人生價值和社會價值。
（三）過硬的職業技能。從事基層檔案管理工作的人員還必須要具備過硬的職業技能。首先應該具有檔案管理的專業知識，這樣才能夠將檔案進行很好的歸檔、整理；其次還要具備一些文學、文秘、社科情報、目錄學、計算機等方面的相關知識，這樣才能更好地輔助檔案管理工作的進行，使基層檔案管理工作者更好地適應檔案工作，促進基層檔案工作的順利進行。
（四）嚴肅的工作態度，嚴謹的工作作風。正是因為檔案管理工作的繁瑣，所以需要檔案管理人員必須具有嚴肅的工作態度，嚴謹的工作作風。在實際工作中，必須始終保持學術上嚴肅、負責的態度，認真對待每卷檔案，在整個工作流程中尊重歷史，尊重事實，做到穩妥精準，一絲不荀，任何時候不受情緒和情感左右。
二、提升基層檔案管理人員整體素質的策略
（一）提高領導對檔案管理工作的重視，是提升檔案管理人員素質的關鍵。加強領導對檔案管理工作的重視，才能夠提升檔案管理人員的素質。這是因為，只有領導重視檔案管理工作才能在本單位加強對檔案管理人員的培訓和學習的機會，從而為基層檔案管理工作者創造一種良好的學習氛圍，形成一種良性循環。同時，只有加強領導的重視，也才能在社會中形成一種關注、熱愛和支持的氛圍，讓人們認識到檔案管理工作的重要性。
（二）檔案管理工作者要樹立嚴謹的工作態度。態度決定一切。檔案工作是一項非常嚴謹的管理工作，在進行檔案管理的過程中，要嚴格按照工作標準和工作程序進行，切不可馬虎、大意，更不可敷衍了事，這就要求工作人員要具有嚴謹和負責的工作態度，盡量做到精益求精、一絲不茍，這樣才能保證檔案管理工作科學、有效的進行。
（三）檔案管理工作者要具有愛崗敬業的職業精神。基層檔案管理工作是一項復雜的工作。要做好檔案管理工作必須要具有愛崗敬業的職業精神，這是做好檔案管理工作的前提條件。對于檔案管理工作人員來說，他們每天的工作量很大，且工作繁瑣、復雜，這就要求工作人員要熱愛本職工作，具有無私奉獻的精神，要耐得住寂寞。檔案工作者要做好平常的收集、整理、編目、裝訂、保管、查閱等具體工作，要全身心地投入到檔案工作中去。
（四）掌握過硬的檔案業務技能，全面提升檔案管理質量。檔案管理員只有掌握過硬的檔案業務技能，才能更好地開展檔案業務工作，全面提升檔案管理質量，為單位的全局工作打好基礎數據保障工作。
1、掌握檔案管理基礎知識和管理流程，提升相關科學技術知識。檔案管理工作是一項技術性、服務性很強的工作，基層檔案管理工作人員要嚴格按照《檔案法》的有關規定，做到不壞、不丟、不散、不亂，加強檔案管理工作，做到嚴格執法。首先，基層檔案管理人員要具備相關的基礎理論知識，包括歸檔、借用等最基本的常識和操作流程，另外還要掌握其他學科的相關知識，比如目錄學、文秘學、計算機等相關的專業知識，這樣能夠有效地促進檔案管理工作效率的提升，使基層檔案管理工作者更好地適應檔案工作，促進新形勢下基層檔案工作的順利進行。
2、掌握現代信息技術，實現檔案電子化管理。隨著信息時代的到來，檔案的信息化管理成為一種重要手段，通過多媒體計算機技術或相關檔案管理軟件的輔助，實現了檔案電子化、規范性管理，從而大大提高了檔案管理工作效率和質量。這就要求檔案人員要跟上現代化發展的步伐，不斷學習新技術、新方法、掌握新的技巧，要熟練操作計算機，盡快地適應信息環境，提高數宇化管理能力和信息技術操作技能，要善于用現代科學管理手段來管理檔案，懂得規范、準確地使用檔案軟件，把分散的片斷檔案信息組合、整理出完整的新檔案信息提供給使用者，也可以通過網絡技術實現檔案的共享，方便用戶根據自身需求通過網絡系統快捷地獲取檔案信息，實現高質量、高效率的電子化檔案管理。
三、結語
綜上所述，基層檔案管理工作是一項長期且復雜的工作。要提升檔案管理工作的效率必須要提升檔案管理人員的整體素質。首先要提高單位領導對本單位工作的重視程度；其次，基層檔案管理工作者要樹立嚴謹的工作態度和愛崗敬業的精神；最后要掌握過硬的檔案業務技能包括檔案管理基礎知識、管理流程和現代檔案技術，實現現代化的科學管理，保證檔案管理工作在新形勢下適應檔案管理工作的有效進行。
參考文獻：
[1]李小瑩.如何提高基層檔案管理人員的整體素質[J].現代交際，2016，02：132.
[2]李小瑩.如何提高基層檔案管理人員的整體素質[J].現代交際，2016，01.
一、高校實現檔案信息化建設的重要意義和作用
在當今信息時代的形勢發展需求下，高校檔案信息化建設擺在了十分突出的位置，只有實現檔案信息化建設和科學管理，建立多功能管理的信息化檔案體系，才能為本單位和社會各界、廣大公眾提供準確、有效、全面、權威的檔案信息，實現檔案信息資源的開發和利用價值。
（一）實施檔案信息化建設，有利于提高檔案信息收集的完整性和時效性
建設一個科學和完善的檔案信息化體系，原始信息資料的采集是關鍵，隨著現代互聯網以及高校內部局域網絡建設的日趨完善，各部門和院（系）之間相互聯通，信息資源的收集由點及面，不斷增大信息資源數據容量，確保信息收集的完整性，電子文件的收集直接通過郵件或本單位局域網等網絡手段傳輸匯集，是一種相當普及與便捷的方法。
（二）強化檔案信息化管理，有助于提升檔案管理工作的規范化、標準化水平。
實現檔案信息化，主要目的是通過現代高科技的網絡手段為信息利用者提供快速、準確和全面的信息，提高檔案的利用率和利用價值，促使檔案工作的管理方法、工作方式、信息處理等環節不斷改進，從而推動檔案管理工作流程更加科學化、規范化和制度化。
（三）完善檔案信息化體系，有利于實現高效快捷的信息檢索
隨著社會經濟的不斷發展和時間的推移，高校的檔案數量與日俱增，如果僅僅依靠傳統的查找方法和落后的檢索工具，難于適應當今社會的發展需要，阻礙了檔案管理工作的現代化進程，只有不斷完善檔案信息化體系，找出適用于本單位局域網信息組織與管理的方法，及時解決好各方面技術的銜接問題，不斷優化計算機應用技術，實現網絡檔案信息檢索系統，將促進檔案的服務質量大大提高。
（四）加強檔案信息化建設，有利于更好地開發和利用檔案信息資源
如果說信息采集是基礎，管理是過程，開發利用并提供服務則是檔案管理工作的最終目標，“檔案工作的目的之一是開發利用，利用工作開展得好壞是檢驗檔案工作的最佳尺度”[2]。檔案信息化建設管理目標是實現信息的開發與利用，檔案信息資源共享成為信息社會中檔案利用工作的新要求。檔案信息資源的開發利用是檔案工作矛盾運動的必然結果，是滿足檔案信息利用社會化的實際需要，是時展的客觀要求，為此，加強檔案信息化建設是為社會提供強有力的信息保障。
二、當前檔案信息化建設進程中存在的問題
近年來，高校在實現檔案信息化建設過程中取得了很大的進步，特別是電子檔案的出現給傳統的檔案管理工作帶來了一場革命，檔案信息化的管理優勢亦為人們所認識，但在日常的檔案管理工作中還存在一些問題亟待進一步解決。
（一）檔案信息化建設意識淡薄
長期以來，傳統的檔案管理觀念在一些人的意識之中根深蒂固，檔案材料的書寫和形成中就存在不規范、不統一問題，特別是原始資料交接不及時，往往造成大量的信息資源被丟失。同時，由于檔案信息化管理意識淡薄，某些部門、院（系）還自行保管紙質檔案資料，造成檔案信息收集不齊全與滯后問題，嚴重地影響了檔案信息數據庫的建設，阻礙檔案管理信息化的發展進程。
（二）檔案安全意識薄弱
高校實現檔案信息化管理，大大地突破了檔案利用的時空限制，使檔案信息資源利用變得更加方便和快捷，但由于某些檔案工作人員的檔案保密意識和檔案安全意識嚴重滯后，使用未經殺毒的外來移動磁盤、鏈接互聯網等等，極容易造成檔案信息系統數據錯亂、丟失、病毒入侵、重要文件資料在網絡上流傳等等的問題。
（三）檔案管理人員業務能力薄弱
檔案信息的管理和利用很大程度上受到檔案工作人員業務水平的制約，不少部門、院（系）的檔案管理人員由辦公室管理員兼任，未經過專業的業務培訓，人員崗位流動性頻繁，部分管理人員在工作中只能是“摸著石頭過河”。由于檔案管理人員不熟悉信息技術，有的檔案管理人員還只滿足于使用計算機管理檔案目錄，未能掌握相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識，未能使檔案信息多元化、拓展檔案應用領域。近年來，隨著檔案載體向著檔案數字化的方向發展，高校普遍對紙質檔案進行了電子化處理，并在此基礎上建立了電子閱覽室，隨著檔案軟硬件設備的更新換代極大地改變了傳統的檔案管理工作的方式方法，但從目前情況看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更是缺之又缺，檔案隊伍不穩，人才流失嚴重的境況。
三、推進高校檔案信息化建設的幾點建議
目前，高校的檔案管理工作已逐漸向制度化、規范化、標準化、信息化方向發展，但在發展的進程中仍要不斷改進檔案管理工作模式，穩步、扎實地推進檔案信息化的建設。
（一）建立一支人員穩定、業務綜合素質高的檔案隊伍
推進檔案信息自動化的關鍵是人才，隨著計算機和信息網絡技術在檔案管理工作中的應用和發展，對檔案管理人員的業務知識、管理能力、操作能力等方面提出了新的、更高的要求。任何先進的設備和技術應用都離不開人去掌握運用，因此，高校檔案信息化建設程度的高低很大程度上取決于人的素質，沒有一支知識結構合理、人員穩定的檔案隊伍，難于適應現代檔案管理工作的發展需要。要不斷通過各種渠道、多種形式加強檔案管理人員再教育，促使檔案管理人員不斷更新業務知識，特別是計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡化技術知識、現代管理技術知識的培訓。只有努力培養和打造一支具備現代檔案管理知識的高素質檔案隊伍，才能切實擔當起實現檔案管理現代化的重任。由于電子檔案信息內容的數字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就要求檔案管理隊伍要相對穩定，要具有熟悉的電子計算機操作的信息技術專業人才，使之能適應當前高校檔案工作現代化管理之需要。
（二）加大宣傳力度，增強隊伍的檔案信息化建設意識，加強檔案人員的事業心和責任感
長期以來，由于人們特別是某些領導同志對檔案管理工作重要性認識不足，使得檔案工作經常處在可有可無的輔質的尷尬境地，嚴重阻礙了檔案工作的健康發展。因此，搞好檔案管理工作關鍵在領導，領導思想通了、認識深刻了，做好檔案工作就能起到事半功倍的效果；其次要逐步提高檔案工作人員對檔案實現信息化管理重要性的認識，這就要求檔案工作人員在收集檔案資料時，做到口勤、手勤、腳勤，收集齊全完整、內容真實可靠的檔案材料，及時追補和不斷補充新的資料，將收集的紙質資料迅速進行電子化處理，提高檔案工作的效率和水平。
（三）建立和完善檔案信息化管理的規章制度
檔案信息化的建設離不開一套嚴謹的規章制度，沒有一套行之有效的規章制度，難以保證檔案管理工作的順利開展。因此，要根據工作的實際需要，制定和完善檔案管理規章制度，例如制訂一套如《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《數字檔案備份制度》、《網絡安全管理制度》、《檔案人員崗位責任制》等等，通過規章制度管人，使檔案管理工作做到有章可循。同時要規范操作標準和流程，如歸檔電子文件（檔案）存儲要按照《電子文件歸檔與管理規范》操作，存儲歸檔電子文件信息數據的計算機設備一定要安全可靠，并且要不斷更新備份設備，嚴防電子檔案被清洗、丟失，確保信息化檔案信息安全及資源的有效利用，通過一系列的規章制度和規范化管理，使檔案信息化管理工作逐步走上良性的循環軌道。
（四）建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制
要充分為信息利用人提供準確、完整、有效的信息資源，必須加強對計算機檔案管理系統的管理和維護，確保檔案數據庫的安全。一是檔案部門的內部局域網必須切實與公共網絡實行物理隔離，確保檔案信息網絡傳輸的安全；二是要加強檔案數據庫的管理，應對數據進行異地脫機備份；三是為信息利用人提供優質服務的同時，要認真采用身份認證、密鑰管理、防火墻等安全防護措施，確保檔案信息在網絡傳輸和利用過程中的系統安全。
（五）加大專項資金的投入，不斷更新軟硬件設備
俗語說：“巧婦難為無米之炊”，檔案信息化建設離不開軟硬件的更新換代，檔案管理專用軟件、電子計算機、服務器、高速掃描儀、縮微機、刻錄機、開通內部局域網、配套信息安全防護措施等等，都需要投入大筆的資金，如果沒有一定的設備投入，檔案信息化建設只能是紙上談兵。
總之，檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與和配合，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，使檔案信息化建設工作達到質的飛躍。
參考文獻：
關鍵詞：檔案保護；技術工作；性質
在檔案管理工作中，檔案保護技術工作是非常重要的組成部分，同時也是非常特殊的部分。檔案是對歷史真實的記錄，因此，檔案具有一定的歷史性，同時也是具有一定的真實性。檔案是人們在生活和工作中不斷實踐活動形成的，因此，是對人們的生活和工作進行真實反映的資料。檔案信息的真實性和歷史性主要表現在檔案的內容上，同時在檔案的保存介質上也是能夠進行很好的反映。任何檔案都應該具有一定的內容，同時，其價值通常是由內容來進行決定的。檔案的內容無論是多么的重要還是珍貴都是要通過一定的物質材料來進行反映，因此，檔案的存儲物質如果出現老化的情況也是會導致檔案中的內容出現消失，這樣就會導致歷史的痕跡出現消失，因此，要保證檔案的歷史性和真實性，一定要對檔案的保護技術工作進行必要的分析，保證檔案不會受到損壞。
1 檔案保護技術工作的特點和性質
在檔案室和檔案館中，檔案保護技術工作是非常重要的組成部分，同時也是檔案管理中非常重要的組成部分。檔案工作中，檔案保護技術具有一定的特殊性，因此，要想做好這方面工作一定要對其工作特點和工作性質進行必要的研究。檔案保護技術工作和檔案工作中的其他環節是有著一定的差別，檔案的收集、整理以及利用都是要以檔案文件的內容來作為依據，但是，雖然在工作中都是對檔案文件進行利用，但是主要研究的方向還是存在著一定的不同。檔案在制定成為材料以后是要使用一定的物質來進行保管，檔案保護技術工作主要是對保存的物質變化運動的規律進行掌握，同時對物質出現的物理、化學以及變化規律進行掌握，這樣能夠更好的找到科學的技術方法對檔案進行保護。因此，檔案保護技術工作是一項科學技術工作。
2 檔案保護技術工作在國內外的廣泛性應用
檔案工作在不斷地發展過程中解決對檔案保護技術方面存在的問題進行了解決，同時對涉及到的學科領域也進行了很好的研究，這樣就使得科學技術成果在檔案保護技術工作中得到了很好的應用。在對檔案進行保護時，主要是防止存放的物質出現損壞的情況，因此，很多的研究機構在研究除氧劑方面都在不斷的進行努力，主要是這種物質能夠更好的防止物品出現氧化的情況，同時也能更好的運用到其他的領域中。在檔案保護技術工作方面國內外的發展都是非常好的，對保存的介質進行除氧試驗能夠更好的解決試驗中出現的更多問題，同時也能在技術方面得到更好的發展。
放射性同位素是一種非常新的技術，主要是在工業和農業中得到了很好的試驗，這樣對能夠更好的解決檔案和圖書出現害蟲的問題，同時，也能更好的利用相關的技術對出現的蟲害進行解決，這樣能夠在一定時期內將出現的害蟲在一定范圍內都進行處理，這樣也說明了輻射效果是非常好的，同時應用的實際價值也是非常高的。
3 檔案保護技術工作目前存在的問題
檔案保護技術在國內外的應用是非常廣泛，但是，在檔案管理工作中還是存在著一些問題，很多的檔案管理工作在實施過程中并沒有建立專業的管理機構，同時在進行檔案保護工作的時候并沒有形成完整的體系；在檔案保護管理中存在著專業技術人員過少的問題，同時，在保護管理工作開展過程中是缺乏一定的技術指導的，這樣也使得檔案技術保護工作中是沒有行業技術交流的，同時，在檔案管理過程中經常會出現獨立作戰的情況，也是對檔案技術保護工作的整體發展有很大的阻礙作用。
4 檔案保護技術工作如何進一步發展
4.1 建立專門機構
在檔案館中針對保護技術工作建立專業的機構，同時要保證其能夠對檔案進行修復和經常性的保護工作，同時要保證檔案保護技術工作能夠做到與時俱進，這樣能夠更好的對出現的問題進行解決，同時使在保護技術方面也能做到不斷發展。在對檔案保護技術工作進行進一步的研究時要建立專業的機構，這樣能夠更好的實現檔案保護技術工作的任務，同時機構在運行過程中也能進行不斷的充實，這樣能夠得到更好的發展。
4.2 配備專業技術人員
在進行檔案管理時，要配備專業的技術人員，在很多情況下，檔案保護工作要使用經驗非常豐富的人員，同時在對人員進行培訓時要對其自身的特長進行掌握，這樣能夠更好的在工作中實現配合，同時也能更好的進行學習。通過不斷地實踐，這樣能夠更好地對檔案保護人員的技術水平進行提高，在掌握專業知識和技能是非常重要的，同時，在進行檔案保護的時候也是對自然科學基礎知識進行掌握，同時對檔案學的基礎知識也要進行掌握，這樣在開展檔案保護工作時能夠更好的對保護的環境進行研究，同時也能更好的對檔案信息進行保護。自然科學基礎知識是非常重要的，因為檔案保護技術人員如果只有檔案學基礎知識而沒有一定的自然科學基礎知識和技能，那么就會在檔案保護技術問題面前束手無策，或無法深入到保護技術問題當中去解決問題。
4.3 適時進行技術交流
建國以來特別是黨的以來，檔案保護技術工作有了一定的發展，采取了一些行之有效的辦法，取得了可喜的成果，因而迫切需要組織技術交流。檔案保護技術工作的性質決定了檔案保護技術的交流與檔案管理方面的經驗交流具有不同的特點，管理方面的經驗常常通過一些書面材料或參觀、訪問等就可以學到手，而保護技術的交流僅限于此就遠遠不夠。因此，保護技術方面的經驗不是單憑一些書面材料或參觀訪問就能夠學會，特別是在當前我們的知識水平還普遍較低的情況下，往往花了時間，也不一定能弄懂弄通，更談不上使用，因而有領導地進行技術交流十分重要。技術交流本身就意味著這種技術是較為成熟可靠的，這就可以避免盲目搬用某些技術而造成不必要的浪費。
4.4 技術協作
技術協作問題是一項十分有意義而且非常緊迫的工作。目前我們一方面需要把本行業有限的技術力量組織起來，另一方面也需要有效地組織社會上有關的技術力量，加強和他們的技術協作，只有這樣才能更好地研究和解決當前迫切需要解決的問題，才能對某些關鍵性的問題組織力量去攻關。為使這項工作有計劃有步驟地進行，我們必須在調查的基礎上制定出規劃，并組織專門的會議進行討論、研究、落實，這足進行技術協作。體現業務指導和領導的重要環節，有了規劃，就可以按照輕重緩急統籌安排，互相協作，減少矛盾，發揮各地區、各部門的特長，使有限的人力資源為檔案工作發揮更大的作用。
5 結束語
檔案保護技術工作在檔案管理中是非常重要的內容，同時也是非常特殊的內容。檔案保護技術工作是為了更好的對損壞的檔案進行修復，同時也能在日常的保護中避免出現檔案損壞的情況，這樣能夠更好的保證檔案得到有效的利用，同時，也能更好的對檔案的歷史性和真實性進行保護。檔案保護技術在發展過程中是要對先進的技術進行應用的，這樣能夠更好的促進相關技術的發展，同時也能更好的保證保護技術工作的質量。檔案保護技術工作在發展過程中也存在著一些問題，對出現的問題進行解決，才能更好的對檔案進行保護。
（一）在檔案工作的編研上缺乏時效性
當前很多的專題匯編資料基本都是來自于內部的信息，很多都是一些原始資料、統計數據以及對基本事實的簡單羅列與堆砌，缺乏足夠的外部信息，很難與外部形勢發展相接軌，并且因為在平時的工作中缺乏足夠的主動積累意識、主動服務意識以及超前意識，編研工作的時效性不足，很多時候都是需要使用的時候才會去進行編制，因此編研成果的使用效率往往都不會高。出現這種情況的主要原因有以下的幾點：（1）檔案編研工作沒有遠見性與計劃性，不同的科室往往都是各自為戰，被局限到了較狹窄的范圍中；（2）相關的檔案人員對于檔案編研工作沒有深刻的認識，基本知識將其作為足一時之需的工作，沒有長期的思想準備；（3）對于編研工作操作原則沒有進行明確和規范，沒有能夠制定出符合本單位的實際情況的近期和遠期的操作計劃，難以滿足單位改革、建設、發展的需要。
（二）管理規范化需要進一步的提升，管理力量還存在不足
當前的檔案管理工作還存在著管理不規范的問題，特別是在企事業單位上這個問題更為嚴重。主要有以下幾方面的表現：（1）缺乏規范的檔案號；（2）檔案案卷標題不夠規范；（3）很多案卷都沒有卷內目錄；（4）組卷較為混亂。之所以會出現這些問題是因為有很多的人員都沒有進行過專業的檔案知識培訓，對于檔案的重要性、管理要求、檔案的收集整理、歸檔和裝訂等都沒有進行過深入的了解，缺乏良好的檔案收集意識。并且很多的檔案人員都是身兼數職，而對于檔案工作不能夠全身心的投入，在日常事務中往往都只是將各種材料放入到檔案盒中，而沒有進行過及時的整理歸檔，對檔案管理水平與歸檔的材料真實性及準確性都產生了嚴重的影響。
（三）不夠重視檔案
一直以來，在檔案工作中都存在著一些認識上的誤區，特別是將檔案工作當做是文字抄寫以及保管事務性工作，而不是單位的主要工作，認為檔案工作無法為單位創造出經濟效益，往往都是認為，只要能夠讓檔案不出現丟失和泄密就可以了，最多就認為可以勝任外調與查檔就可以了。這樣的想法只會進一步的導致對檔案缺乏正確的認識，影響到檔案管理人員自身專業素質的改善以及檔案管理工作的繼續發展。
二、改善檔案管理工作的對策
（一）對檔案的開發利用工作進行重視
對于檔案，如果不進行有效的開發利用，那么其價值就難以得到體現，為此，檔案工作者必須要充分的利用檔案信息，編出具有深度的編研材料。必須將編研工作納入到重要工作中去，進行常抓不懈。將編研工作納入到單位工作計劃中去，不僅僅是需要進一步的落實檔案信息開發的專題匯編數據，還必須要對編研成果的利用情況和利用效果進行嚴格的考核，將考核結果作為開發利用成效以及檔案管理水平考核的重要內容。單位的各個分管領導必須要對本部門的檔案編研工作進行重視和支持，將其放在重要位置上，作為本部門的一項重要工作，對其進行落實。同時還必須要避免出現編研工作只是檔案人員個人行為的這種思想。必須要在制定年度工作計劃的過程中，結合單位自身的發展規劃以及當前的工作重點，制定出一套合力的、科學的、行之有效的檔案編研、信息開發計劃，以及在不同時期的編研規劃。
（二）構建完善檔案管理制度，促進檔案管理工作規范化
在對檔案工作制度進行規范時需要注重以下幾個方面的要求：（1）制度本身必須要能夠體現出合理性、科學性，所構建的制度必須要能夠滿足自己單位的特點以及檔案管理的實際需要；（2）要簡明實用，做制定出的制度比具有良好的可操性，喲啊方便實用、簡便易行，這樣才能夠有效的進行貫徹落實，發揮出其指導和規范作用；（3）制度約束需要具有雙向性，不僅僅是要能夠對職工進行約束，還要能夠約束領導，在很多時候領導的形象與行為會直接影響到制度的是否能夠順利的執行，而職工則是單位的主要群體，是制度的具體執行者；（4）制度需要具有嚴肅性，在對規章制度執行的過程中必須要能夠做到有功必賞、有過必罰。
（三）加強檔案管理培訓，提高整體認識水平
必須要加強整個單位所有人員的檔案管理知識培訓，而不能夠僅僅只對檔案管理人員進行培訓，檔案管理工作的開展需要整個單位上下所有人員的支持。只有通過合理的培訓，才能夠幫助他們提高認識水平。而對于檔案管理人員在提高檔案管理基礎知識的基礎上，還需要加強專業性知識的培訓。通過這樣的培訓可以讓單位上下都認識到檔案管理工作的重要性，進而可以樹立起正確的工作態度。
【關鍵詞】:檔案管理 信息技術 學校
一、傳統學校檔案管理方式的缺點
學生檔案管理系統是一個教育單位不可缺少的部分,它的內容對于學校的決策者和管理者來說都至關重要,所以學生檔案管理系統應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點：
（1）效率低。傳統人工的方式管理文件檔案，由于信息大使檔案的檢索極為煩瑣，嚴重影響著檔案管理工作人員的工作效率。
（2）保密性差。傳統人工的方式管理文件檔案，檔案所接觸的主體較多，這給檔案的保密工作帶來了很大的威脅。
（3）檔案查找、更新和維護困難。在傳統檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長,將產生大量的文件和數據,這對于檔案的查找、更新和維護都帶來了不少的困難。
二、信息化檔案管理系統的特點
隨著新世紀的到來，科學技術日新月異地發展，一場以科技進步為主題的信息化浪潮席卷全世界，電腦的普及迅速地推動著社會和經濟的發展，高科技正深刻地影響著人們工作和生活的方方面面。隨著辦公自動化的普及，檔案管理工作也越來越多的運用網絡技術進行信息化管理。筆者認為，針對傳統檔案管理方式所存在的問題學校應當建立起信息化的檔案管理體制，實現檔案管理信息化、自動化。信息化的檔案管理系統應具備以下特點：
（1）現代檔案管理系統具有處理迅速、存儲量大、查閱方便的特點。信息化檔案管理系統應用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對檔案分門別類，并組成學校檔案管理系統，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用。
（2）信息化的學校檔案管理工作需要高素質的專職工作人員擔任。學校檔案工作人員必須熱愛自己所從事的檔案工作，掌握館藏檔案的內容，這樣，才能做好學校檔案管理的各項工作。從當前全國的情況來看，檔案人員隊伍普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現象。21世紀是信息時代，要跟上社會發展，解決檔案事業發展中的問題，必須重視整個檔案工作者隊伍素質的提高，不斷調整更新檔案人員專業結構和知識結構。如何進一步提高檔案工作者整體知識水平以適應檔案事業的迅速發展，已成為檔案管理工作迫在眉睫、刻不容緩的問題。信息化檔案管理存在的不足和需要改進之處。
（3）信息化檔案管理方式作為現代科學技術的一項新生事物，仍有諸多不夠完善和亟待改進的地方：（1）隨著計算機技術在各項工作中的使用，產生了大量電子文件，檔案載體大部分變為磁介材料或其他載體，信息記錄方式也由原來的筆寫文字或圖形變成了只有機器才能識別的數碼，新型檔案載體的產生，提出了新型檔案載體歸檔和保管的新問題。（2）國家目前尚沒有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規范標準，也沒有從法律上予以明確規定。（3）電子文件易修改性、拷貝性、真實性和完整性、歸檔管理及檔案信息載體的原始性，要求檔案管理學理論予以深入研究并做出指導。
三、建立信息化學校檔案管理系統的意義
現在我國的中小學校中檔案的管理水平還停留在紙介質的基礎上，這樣的機制已經不能適應時代的發展，因為它浪費了許多人力和物力，在信息時代這種傳統的管理方法必然被計算機為基礎的信息管理所取代。建立信息化學校檔案管理系統有著重要的意義。
（1）信息化學校檔案管理系統有著很大的容量， 可以存儲歷屆的學生檔案，并且能夠安全、高效地實現學校師生的檔案日常管理；
（2）信息化學校檔案管理系統只需一至二名檔案管理員可以大大節省人力，從而減少檔案管理的成本；
（3）信息化學校檔案管理系統可以隨時迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。
四、實現學校師生檔案管理信息化的路徑
為適應當前社會經濟發展的需要，學校應盡快建立起信息化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。本文筆者認為實現學校檔案管理信息化應從以下途徑進行：
（1）著力提高檔案標準化、規范化水平。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件紛雜。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
（2）抓好學校檔案數據庫的建設。目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。
（3）加強辦公自動化建設，提高檔案管理工作的質量。 微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志。利用微機進行文書檔案的管理，其優點是： ①以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優勢。如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作時效。②微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。有利于文檔的保密。
