時間：2023-05-22 17:18:33
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理要求，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】 醫院管理 電子檔案 問題 對策
隨著信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。加強檔案管理的現代化建設，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務[1]。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。
1 醫院電子檔案管理中存在的問題
1.1 檔案管理職責不明確，管理線條多
醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。
1.2 醫院電子檔案管理的意識和制度不健全
有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。
1.3 電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍
由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。
1.4 檔案管理人員素質有待提高
由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。
1.5 檔案管理硬件不能滿足要求
醫院的電子檔案管理涉及科室面廣，計算機在醫院已廣泛應用，部分科室已經實現聯網，但全院網絡統一規范管理還有待完善，相應的檔案管理需要的硬件投入不足，能夠適合電子檔案管理的計算機及網絡技術相對較少，導致電子檔案管理往往不能滿足要求。 轉貼于
2 提高醫院電子檔案管理的對策
2.1 建立完善醫院的檔案管理網絡
醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機[2]。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。
醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。
2.2 制定相應的電子檔案管理制度
要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。
2.3 加強培訓，提高認識
檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識，要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整[3]。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。
2.4 加大檔案管理的投入
電子檔案管理的好壞，關系到醫療安全及檔案信息的完整，也是醫院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方面的投入，配置各方面性能較優越的計算機、軟件，刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。
隨著科學技術及信息技術的不斷進步和發展，醫院檔案的管理也出現了許多新的變化，醫院檔案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理手段及管理創新等方面不斷改進，緊跟時代的步伐，檔案管理人員也要不斷學習，不斷提高自己，不斷以創新的精神去改進工作，以滿足醫院對檔案管理不斷提高的需要，為醫院的檔案管理事業做出貢獻。
參 考 文 獻
[1] 蔣莉君.談醫院檔案管理.西部醫學.2008(20)02：444-445.
關鍵詞：中學；電子檔案；建設策略
本文在分析當前電子檔案建設工作形勢的基礎上，主要探討中學電子檔案管理工作存在的問題以及有效的應對策略。
1中學電子檔案管理面臨的新形勢
1.1檔案使用價值不斷增加
電子檔案的使用價值已經明顯的超出傳統的紙制檔案，電子檔案不僅可以記錄學生更豐富的數據信息，而且可以延長檔案數據信息的保存年限，并且有著極高的數據開發價值。首先，電子檔案滿足了人們的隨時查閱和使用需求，可以同時供給多方面共同使用。其次，電子檔案提供了更詳實豐富的信息，可以進行綜合的數據分析，可以實現借助互聯網渠道的快速傳遞。第三，電子檔案提高了數據信息的安全性，肩負了時代對學生檔案管理工作需要，可以說學生電子檔案正面臨著海量、多形式數據存儲、高速數據傳遞目標，全面檢查有價值信息的信息化時代。只有圍繞著信息化時代的需要，不斷完善中學電子檔案的質量，才能滿足工作需求。
1.2管理標準要求不斷嚴格
在信息技術時代，檔案的標準化要求越來越高，學生檔案已經不僅僅是由學校保存，而且還要提供給上級學校和教育主管部門進行大數據分析，為教育決策提供基礎性的數據。當代社會對電子檔案的標準化要求將不斷提高，這就要求中學電子檔案建設以標準化管理的方式進行。首先，要提高檔案整理工作的質量，突出檔案電子化的標準化水平，在保證檔案數據安全的前提下，盡可能的實現檔案的分類存儲、檢索。其次，保護檔案合理規范利用，提高檔案管理效率，嚴格保證檔案數據可以在有效數據環境下進行傳遞，可以進行相關數據信息的匯總分析。第三，實現檔案管理的統一標準，落實國家及省市相關部門的電子檔案管理要求，經得起相關部門的檢查，做到對電子檔案事業負責。
2中學電子檔案建設存在的問題
2.1領導不重視
初中電子檔案建設工作需要必要的軟硬件支持，但是，由于學校領導對電子檔案管理不重視，導致電子檔案建設工作效率較低，沒能提高中學電子檔案建設質量。首先，學校領導不能經常性的督促電子檔案管理工作，不能保證電子檔案制度落到實處，制約了電子檔案建設的發展速度。其次，還有的領導存在重管輕用的問題，沒能根據實現工作需要開發出多種實用的電子檔案功能，致使電子檔案的應用價值不高。第三，當前中學生電子檔案制作要求不斷提高，但是有的學校沒能引進必要的設備更新，領導沒能在電子檔案管理中給予必要的支持，影響了中學電子檔案建設的速度。
2.2管理人員素質不高
管理人員的專業素質是影響中學電子檔案建設工作水平的重要因素。首先，兼職的中學電子檔案管理人員不具備責任心，沒能抽出更多的精力用于電子檔案工作。其次，有些專職的電子檔案管理人員沒能經過必要的電子檔案管理培訓，電子檔案維護效率不高，嚴重的影響了電子檔案建設質量，。第三，還有的中學電子檔案管理人員的專業能力不強，沒能結合學校實際情況開展有針對性的電子檔案管理工作，導致電子檔案沒能發揮出實際應用價值，因此影響了中學電子檔案事業的發展。
2.3管理工作不規范
提高中學電子檔案管理水平，源于執行較高的電子檔案管理工作標準，形成嚴密的電子檔案管理規范。由于中學電子檔案管理缺乏必要的規范制度，因此影響了電子檔案管理效率。首先，有些中學缺少必要的電子檔案管理制度，導致電子檔案管理隨意性大，存在管理疏漏較多，導致電子檔案錄入不齊全等問題。其次，沒能根據實際情況的變化及時修訂電子檔案管理制度，電子檔案管理制度不適應實際管理工作需要，導致電子檔案管理被迫適應形勢發展，電子檔案管理沒能走在形勢前頭。特別是在當前學生擇校多、比業出路多的現實情況，學生電子檔案管理更應當完善相關制度。
2.4設備不完善
必要的基礎設備是電子檔案管理的前提，由于電子檔案管理作用沒能充分發揮，學校領導不重視電子檔案管理工作，導致學校電子檔案管理設備更新不及時。首先，有的學校沒能結合電子檔案管理工作的形勢需要使用新版管理軟件，導致電子檔案管理的兼容度低，影響了上級和相關學校的調閱。其次，有的學校軟硬件設備更新慢，不僅影響學校電子檔案管理工作效率，甚至還可能帶來電子檔案管理工作的風險，使電子檔案無法在網絡環境下安全使用。第三，電子檔案管理還需要相關輔助設備，而有的學校只配備了計算機和互聯網，沒能配備必要的掃描儀等，也沒能配置必要的專業視頻、圖片處理軟件和高配置硬件，導致電子檔案各類形式單一，沒能實現高效存儲電子檔案數據目的。
2.5上級指導不及時
中學電子檔案管理不僅要納入地方教育行政部門的監督和管轄的范圍，而且地方檔案管理部門也應當擔負起業務指導任務，全面加強電子檔案的管理工作。首先，教育行政部門還沒能加強對中學一級學校的電子檔案全面管理，往往只注重學生的電子學籍管理，沒能就學校建設的全部檔案進行電子化，導致學校電子檔案管理存在片面化發展問題。其次，還有的地方檔案管理部門沒能對學校進行必要的業務指導，導致學校電子檔案管理的專業性不強，影響了電子檔案事業的快速發展。
3中學電子檔案建設的主要策略
3.1制訂嚴格的電子檔案管理規范
為了全面提高電子檔案管理工作的質量，減少中學電子檔案建設的滯后性問題，實現系統化電子檔案管理目標，必須推行嚴格的電子檔案管理標準和程序。首先，在中學推行統一的電子檔案管理標準體系，實現電子檔案管理的標準化與規范化，做到從原始檔案到電子檔案過程的全面細化。其次，標注好電子檔案的內外部特征，保證電子檔案是有效數據的集合，提升電子檔案內容與形式的準確性，實現電子檔案高密度存儲，并且加強對電子檔案二次加工，全面提高電子檔案的質量。
3.2提高電子檔案管理軟硬件水平
做好電子檔案的管理工作，必須使用科學的電子檔案的檢索與存儲工作，要加強電子檔案的數據庫建設，要根據學校實際情況，建設自己的電子檔案數據庫，使得關鍵數據信息得到有效存儲，提高電子檔案的保存和使用能力。第三，不斷依靠行政主管部門對電子檔案管理人員進行專職培訓，提高電子檔案教師的職業素養，提升學校自身的檔案建設能力。
4結論
信息技術的快速發展，為電子檔案的管理和建設提供了更為有利的契機，只要不斷更新電子檔案管理技術，提升專業人員的能力素質，取得相關部門的大力支持，遵照相關工作制度要求，就能提高電子檔案管理質量。
參考文獻
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[2]陳寶萍.加強我國信用檔案建設的思考[J].蘭臺世界，2013(S3).
1 電子檔案管理的作用
電子檔案可以實現智能化管理，自動實現用戶對于檔案信息的提取與開發。在管理過程中信息技術取代了大量的純勞動，檔案管理內部人員能夠將更多的精力放在檔案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優勢，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網絡平臺提供便捷的檔案服務模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。
1.1 管理電子化
在過去的管理方式下，檔案管理機構一般只有紙質檔案，紙質檔案的管理耗費人力物力財力多，保密性較差，傳遞慢，存儲時間也有限，伴隨著信息技術的迅速發展與普及，現代檔案的處理對象已經轉變為無紙化作業，這種管理模式真實性高，保存時間長，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。
1.2 資源擴展智能化
往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因為最終用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產生其他的想法，因此檔案信息資源的開發與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本，信息開發所需要的資源就占據了整個成本的很大比例，而當檔案實現電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會有更多的資源去實現檔案管理的擴展以及技術上的開發，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設節約型社會。因此，將信息技術應用到檔案管理中可以提高資源利用率，實現資源的擴展和進一步的開發。
2 從操作內容分析電子檔案管理的優勢
2.1 真實性
相對于電子檔案，傳統檔案的真實性和原始性更容易得到保障，這主要是因為其價值審定十分嚴格，一旦其價值審核成功，其形式和內容基本就不再變化，之后只要保管得當，基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導致了電子檔案的原始性和真實性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉化過程中，也極容易因為操作失誤而導致信息失真。
2.2 操作性
傳統檔案相對于電子檔案管理操作更為復雜，因為其涉及到的工作都是由人工完成，工作龐大而耗時。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時，電子檔案管理比傳統檔案管理的專業性更強，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業技能，還要能夠熟練使用相應的計算機軟件。
3 從操作環節分析電子檔案管理的優勢
3.1 鑒別整理
傳統檔案的文件材料在歸檔之前要進行價值鑒定，進行相應的資格審查，以此判明其保管期限和價值，在歸檔完成后，還需對已歸檔的檔案進行價值復審。由于其鑒別過程的嚴格，從而導致了檔案的質量和價值都比較高，相應的，相比于電子檔案，數量會比較少。電子檔案在進行歸檔之前，其價值會從電子文檔的內容和技術兩方面進行判斷，電子文檔的應用性范圍、技術狀況、可讀性、真實性都對其有直接影響，所以相比于傳統文檔，電子文檔在進行價值判斷時還要進行技術分析，以此來保證文檔的安全和準確。電子文檔主要通過計算機進行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會比傳統文檔高，但電子檔案的信息質量卻不如傳統檔案。
3.2 存貯
傳統文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統檔案需要消耗大量的資源，因為在過程中需要持續性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應用的困難程度也隨之增加。電子檔案內容的表現形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進行呈現，從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達。而且電子檔案的儲存載體都具有容納信息量大、所需存儲空間小、記錄速度快、存儲密度大的特點。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數據的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統檔案管理比電子檔案管理更有有優勢，傳統檔案更改流程繁雜，且會留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。
4 信息技術在電子檔案管理中的改進
4.1 提高電子檔案信息的安全性
將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質中，或運用數據庫儲存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統中進行存儲、查找、調用與管理，實現檔案的電子化可視化，促進檔案信息的集成化管理，從而達到方便存儲的目標，分散電子檔案的存儲位置，保證電子檔案的安全性。因為很多檔案管理系統缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機構除了分散儲存電子信息的方法之外，還可以設計可靠性實施性強的安全協議阻止黑客進攻和非法訪問，運用相關的法律法規保證電子檔案的安全。
4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率
目前信息技術應用下的電子檔案管理，更重視數據庫的建立，運用數據庫找尋檔案，但是對于大多數檔案機構內部的紙質檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計算機技術覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質檔案存儲之地可以采用現有的圖書館館藏圖書的管理制度，對各個紙質檔案進行編碼分類并貼上條形碼，從而對應數據庫中的信息，這樣也方便對紙質檔案的查找、使用和管理，降低差錯率。
關鍵詞：電子檔案；檔案管理；應用發展
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
引言
隨著我國科學信息技術的不斷發展，電子檔案已成為當前檔案管理中的重要內容，同時，電子檔案以其方便、快捷等優點在檔案管理中發揮著重要的作用，然而，不容忽視的是，由于電子檔案自身特點以及日常管理手段、理念和方法等原因，電子檔案管理工作中問題層出不窮。
一、電子檔案特點及管理要求
1、電子檔案特點
電子檔案與紙質檔案不同，其主要是通過計算機磁盤或其他設備存儲文件，
將相互關聯的電子圖像或文件集合，多以案卷為基本單位。電子檔案分為實體檔案和虛擬檔案兩種，其中，虛擬檔案主要用于區別客觀存在的檔案實體，以比特或字節等表示方式將實體檔案信息保存在電腦或網絡中，當引入硬件或與硬件相關的細節時，這些比特或字節可被定位到某個網絡終端，從而以實體符號向用戶呈現信息。隨著信息技術的不斷發展，近年來電子檔案采用光盤、磁盤等介質進行存儲。與傳統的紙質檔案不同，電子檔案具有信息存儲密度高、信息非人工識讀性強、具有多種信息媒體繼承性、信息和載體可分離以及系統依賴性等特點。
2、電子檔案管理要求
目前，每個行業每個領域的信息化水平都在快速提高，檔案管理的信息化也越來越受到人們的關注，其重要性也受到廣泛的認同。檔案管理的信息化，與傳統的手工管理相比，是一個劃時代的轉變，在管理和利用的高效性、便捷性上具有無以倫比的優勢。同時，也對檔案管理信息系統的定位提出更高的要求，有很多新的問題擺在面前，主要有以下內容：檔案管理信息系統需要管理的檔案種類非常多，并且具有復雜性，涉及到的行業也很多，有實體檔案與電子檔案，這基本上把所有的檔案實體類型以及電子檔案類型都包含了，并且還要管理到位。與此同時，還要與未來可能出現的檔案實體類型與電子類型相適應并兼容。在各個行業中，很多單位都有各種信息系統建立，但是，在經過相應的產生與利用以后，就會有很多信息累計在系統中，并且，這些電子信息的出口也是一個不容忽視的問題，需要按照檔案管理的要求來進行管理。
二、電子檔案在檔案管理中的作用
對多數企業、單位、部門來說，電子檔案是新鮮事物。電子檔案在日常檔案管理中發揮著重要作用，因此，從理念上轉變檔案管理模式，對加強電子檔案管理意義重大。
1、電子檔案節省人力物力
傳統紙質檔案在管理過程中，容易損壞，一般要投入大量人力、財力、物力等進行管理保存，盡管如此，紙質檔案還是存在損壞的風險。隨著計算機科學技術和網絡技術的發展，電子檔案應運而生，其作為一種快捷的檔案管理手段，一方面為獲取檔案信息提供了便捷的途徑，降低了檔案歸檔或查找的困難，另一方面，降低了檔案管理人員工作強度，從而節省了大量人力物力。
2、電子檔案有助于提升服務效率
為使用者提供高效便捷的服務是檔案管理的最終目的，采用電子檔案進行檔案管理，在實現檔案信息電子化的同時，也提升了檔案管理服務效率和質量。電子檔案不僅能為使用者提供海量信息，同時也可幫助其在海量信息里面快速查找。然而，對電子檔案進行管理，要求管理人員掌握計算機技術等新技術、新技能，從而能游刃有余地進行電子檔案的管理。
三、電子檔案在檔案管理中的應用
目前，電子檔案在檔案管理中有了廣泛地應用，其優點主要表現在以下幾個方面。
1、保證了存儲時間
為保證電子檔案長期可讀性，要及時更新其文檔結構，一旦計算機操作系統更新或應用軟
件更新，電子檔案的有效性、真實性和完整性等極有可能遭到破壞，因此，及時更新電子檔案文件結構，確保其適應“新環境”。
2、保證其完整性
采用技術措施確保電子檔案完整性、真實性、原始性以及安全性，防止一些管理人員隨意更改檔案內容或制造假檔案。
3、節約成本
電子檔案和紙質檔案根據實際情況可給予雙套制的管理模式，根據檔案內容的特點，選擇性地進行電子檔案管理或紙質檔案管理，這不僅會降低人力財力物力的浪費，同時，也可確保重要檔案的雙套歸檔管理。
4、把握準確性原則
除了要保證電子檔案管理的高效性之外，保證電子檔案管理的準確性也是提高電子檔案管理整體效果的重要措施。為此，我們應準確把握電子檔案管理的準確性原則，提高電子檔案管理的整體效果。
5、保證其安全性
隨著電子檔案依賴的計算機技術不斷發展，電子檔案管理工作難度越來越大，在電子檔案日常管理中，不僅要從思想上認識到電子檔案的重要性，而且要在技術上確保其安全性，這就要求電子檔案的制作者和管理者在日常電子檔案管理中要秉承認真負責、忠于職守、精益求精的態度，從而確保電子檔案的準確、安全、可靠等。
四、電子檔案的發展
1、計算機檔案應用范圍不斷擴展
計算機檔案從出現至今,已經擴展到各個領域其中包括各個企事業單位。在許多單位中計算機檔案甚至是在逐步取代傳統檔案的應用。計算機檔案以其操作簡單、速度快、查找方便、易于攜帶等特點為廣大使用者所偏愛。與此同時在當今計算機電子檔案亦是科學技術不斷發展的必然產物,各個單位如果不使用計算機電子檔案就意味著落后甚至是被淘汰。因此將計算機電子檔案管理工作落實到位是當前各個單位所關注的池是必須實施的。
2、計算機檔案管理工作操作更加規范
受計算機檔案各種弊端的啟示,我國在計算機檔案管理工作中也做以相應的改變和調整,有針對性地對和計算機檔案管理有關的人和事進行調整。首先從人的角度來說進行計算機檔案管理工作的工作人員的素質是計算機檔案管理工作首要保障。我國已經對計算機檔案管理的工作人員進行了相應的培訓,以提高他們在操作和管理中的專業能力和綜合素質,這在人為這關確保了電子檔案管理的規范化。同時制定規范統一的管理格式。在檔案傳輸或是轉化的時候使用統一的格式易于操作和管理能夠有效地避免信息的丟失和篡改。將檔案管理工作的規范化作為電子檔案管理工作發展趨勢更易于電子檔案的管理工作規范化完成。
3、電子檔案管理工作超安全性發展
加強電子檔案的安全性問題,是電子檔案管理發展的必然趨勢。存儲設備的安全是電子檔案管理安全的前提保證。第一加強存儲設備安全要注重對計算機病毒的清理,定時清理,以保證計算機在一個安全的環境中運行。第二及時對計算機電子檔案進行保存和備份確保一旦發生檔案丟失的情況能夠及時獲取信息彌補漏洞盡可能地挽回損失。第三加強電子檔案保密工作。要對存儲電子檔案的程序或是軟件進行加密使想進入電子檔案程序的非法分子不能夠簡單地獲取信息。通過以上幾個方面的努力我國計算機電子檔案的發展會規避許多風險,做到防范于未然安全第一。
結束語
當前，社會信息化發展步伐較快，計算機技術和網絡技術得到了空前的發展，隨之而來的，日漸增多的電子檔案成為檔案管理中的主要內容。為了適應當前社會發展，適應檔案管理工作需要，加強電子檔案管理，確保其準確、完整、可靠地歸檔及利用，意義重大。在日常電子檔案管理中，要結合檔案實際情況，運用科學管理方法，順應電子檔案管理規律，做好電子檔案管理工作，從而使其在工作需要中發揮重大作用。
參考文獻
[1]車紅梅,劉光.淺析計算機電子檔案管理的應用與發展[J].《中國電子商務》,2012,(15).
隨著現代信息技術的快速發展，電子信息的運用不斷增加，涉及到多個領域，包括電子郵件、電子文件等，這逐漸導致紙質文件退出了管理舞臺。因此，電子檔案營運而生，取代了傳統紙質檔案在企業管理中的地位，成為當前檔案管理的最主要形式。電子檔案的承載介質類型較多，包括光盤、硬盤、U盤等，當前最主要的是通過硬盤作為電子檔案的存儲載體[1]。
電子檔案的應用主要具有以下幾個方面的優點：第一，電子檔案能夠將文件本身的多媒體特性表現出來，能夠將文件所表達的內容更加形象的展現出來，方便讀者對文件的內容更加生動、直觀的進行理解，并且電子檔案的存儲空介質占用空間較小，能夠存儲大量的信息，方便長期保存、備份、復制和傳輸；第二，電子檔案能夠使閱讀者方便地進行閱讀，同時還能方便地通過關鍵詞對所需要的內容進行搜索和查詢。
電子檔案除了上述主要優點之外，還存在以下缺點：首先，電子檔案的載體具有不穩定性，壽命相對較短，容易發生氧化；其次，電子檔案對即使算計非常依賴，如果沒有計算，就無法建立與閱讀電子檔案；第三，電子檔案容易遭到篡改，同時還容易遭受到電腦病毒的入侵， 較大的安全威脅；第四，電子檔案保存難度較大，存儲介質容易受到周圍環境因素的影響而遭到破壞。
2 紙質檔案管理的優缺點
紙質檔案作為傳統的檔案記錄形式，主要包括一下幾個方面的優點：首先，紙質檔案在保存良好的情況下能夠為使用者提供更加直觀的感受，讀者能夠便捷快速地找到想要的信息；紙質檔案相對于電子檔案來說具有更高的可信度，其在修改之后就會保留修改痕跡，因此在建立之后很難進行修改，這也能夠讓人們更加容易辨別出檔案信息的真實性，因此，紙質檔案的安全性和真實性比電子檔案更高；其次，紙質檔案因為本身通過紙張進行保存，不會受到電磁環境等因素的破壞，因此，其保存壽命更長。
紙質檔案的缺陷主要包括以下幾個方面：首先，紙質檔案的保存對環境要求較高，紙質檔案以紙張作為載體，因此，在酸堿的化學試劑作用下容易遭到破壞，同時對環境的溫度、濕度等條件要求較高；其次，紙張對信息的存儲較為有限，當涉及的信息量過大時，就需要通過大量的紙張記錄信息，需要消耗極大的人力和物力資源，而且管理難度也會進一步加大。
3 電子檔案與紙質檔案的融合管理
隨著現代信息技術的不斷發展，各行各業對檔案管理工作的要求不斷提高，電子檔案相對于傳統的紙質檔案刑事來說，其在檔案管理中具有較強的優勢，但是紙質檔案本身的真實性優勢是電子檔案目前還難以實現的[2]。兩種檔案形式各有優缺點，能夠形成很好的補充，很難讓其中一種在短時間內被完全取代。因此，可以將電子檔案與傳統紙質檔案充分結合起來，實現電子檔案與紙質檔案的融合管理，一方面不僅能夠更加真實的反映出檔案依據，另一方面，則能很好的保證電子檔案有點的發揮。
（一）建立兩套相互獨立又彼此聯系的檔案管理系統
由于電子檔案與紙質檔案在收集時間、方式、存儲、保護以及利用等方面都存在極大的差異，因此，要想實現電子檔案與紙質檔案的融合管理，需要針對電子檔案與紙質檔案各自的特點建立兩套管理系統，兩套管理系統獨立操作、獨立管理、獨立利用，但是又需要實現兩個系統之間的信息共享，從而能夠通過一種文件找到相同內容的另一種形式存儲的文件，從而能夠使兩個系統在業務處理方面保持一致，方便進行檔案的利用。在電子環境下，將一些重點的檔案和需要永久保存的檔案，及時制作成紙質檔案并進行常規保存，通過吃還童的紙質檔案形式確保檔案的原始性、證據性和權益性；同時，可以將一些通過紙質檔案形式利用繁瑣的檔案信息制作成電子檔案形式，從而實現這些檔案信息的高效利用。
（二）檔案部門對電子檔案實行集中管理
通過對電子檔案的集中化管理，能夠實現檔案管理的規范化、專業化以及檔案信息資源的一體化。檔案部門通過對電子檔案實行統一的管理，能夠進一步規范電子檔案從收集到歸檔在到存儲保護的各個環節的管理程序，避免人為因素破壞檔案文件，同時還能夠使電子檔案與紙質檔案之間建立相互的聯系。同時，還能夠通過對電子檔案的專業開發，使其信息資源能夠得到充分的利用。因此，檔案管理部門需要積極承擔電子檔案的管理工作，實現電子檔案與傳統紙質檔案的一體化管理模式。
（三）建立科學合理的檔案管理制度
因為電子文件本身具有可復制和刪改無痕的特性，因此，對于電子檔案的管理和保護工作需要嚴格落實到電子文件從建立到后期的使用、修改、刪除等整個生命周期的各個環節[3]，在整個過程中，檔案管理的重點是過程管理，而不是檔案本身的管理。因此，需要建立一套完善的檔案管理制度，實現對電子檔案整個生命周期過程各個環節的管理，從而確保電子文件的及時收集，避免在分散狀態下出現信息丟失或者信息泄露等問題。同時，電子文件在建立之后由于載體或者格式的轉化會不斷改變自身的存在形式，如果缺乏相關的證明信息來證實文件的內容在載體或格式轉化過程中沒有發生任何變化，就很難保證電子檔案信息的真實性和完整性。因此，需要針對每一份電子文件建立相應的記錄制度，記錄電子檔案生命周期各個環節管理的具體情況，確保電子檔案信息的真實性和完整性。
（四）提高檔案管理人員的綜合素質
當前，很多企業的檔案管理人員都是過去的老員工，其更多的是涉及到傳統檔案的管理工作，電子檔案管理作為檔案管理方法，其涉及到信息技術、網絡技術、計算機技術等多方面的應用，其對技術要求比傳統紙質檔案管理工作的技術要求更高。因此，需要提升檔案管理人員的專業能力，使其能夠基本滿足計算及操作、網絡使用等方面的技術要求。另外，為了更好地進行電子檔案管理系統的應用，管理人員一般還要求具備一定的外語基礎，從而更好地掌握管理系統的各種功能。所以檔案管理人員需要在傳統紙質檔案管理技能的基礎上積極提升自己的專業能力，從而更好地參與電子檔案管理工作，實現電子檔案與傳統紙質檔案的融合管理。
隨著現代科學技術的不斷發展，以及電子檔案的不斷增多，其帶給檔案管理工作更極大的挑戰。在新的時代背景下，檔案管理工作者已經逐步認識到紙質與電子檔案管理之間的互補性，意識到只有實現兩者的共同進步才能應對時展帶來的挑戰，并有效提高檔案管理工作的有效性。
基于此，本文在此淺談網絡環境下的紙質與電子檔案管理，以期能夠為相關人士提供有益參考與借鑒，推動檔案管理工作的進一步發展與建設。
二、網絡環境下紙質與電子檔案管理存在的問題
（一）電子存檔的滯后
雖然電子檔案具有其自身無與倫比的巨大優勢，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因為法律憑證效用的限制，導致紙質檔案仍舊存在其必要性。這種現狀已經決定了在檔案存檔工作中，紙質管理始終是電子檔案存在的基礎。
但從實踐調查的結果顯示，在部分行業中，因為檔案數量過多以及員工工作量巨大等原因，導致電子存檔的工作相對滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質檔案中進行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發揮電子檔案的優勢。
電子存檔的滯后還容易造成紙質檔案的遺失，進一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。
（二）兩種檔案的內容不相符
在網絡環境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲和輸送方式給檔案管理工作帶來了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。
在這種背景下，部分檔案管理工作者經常在檔案管理工作中失誤，造成紙質檔案與電子檔案的內容不相符。具體的說，在檔案內容修訂時，部分工作者僅僅是在電子檔案中進行了修改，卻因為其他事情遺忘了對紙質檔案的修改。這就導致兩份檔案的內容不一致，導致在最終的對證中需要花費更多時間和精力。
三、如何在網絡環境下實現紙質檔案和電子檔案管理的互補
（一）及時做好歸檔整理工作
眾多檔案管理者要在網絡環境下提高工作的效率，并且實現紙質檔案與電子檔案的互補，其首要的任務是轉變自身的意識，必須要明確兩者具有的特殊性。
首先，紙質檔案是電子檔案的基礎，只有紙質檔案才具有法律的真實效力，只有確保紙質檔案無損壞、無遺失，才能利用電子檔案的巨大優勢提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對電子檔案進行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對紙質檔案的磨損，保證檔案的真實有效。
明確這一認識，檔案管理工作者才會督促自己正確對待兩種不同的檔案，才能在紙質檔案建立以后進行及時的歸檔和整理工作，才能及時將紙質檔案轉變為電子檔案，并對紙質檔案進行科學的保存。
（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質
與此同時，只有不斷提高檔案管理工作者的素質與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質與電子檔案的管理工作。具體地說，隨著管理者能力與素質的提升，其才會在檔案修訂時及時找出和修訂紙質檔案，并以此為基礎對電子檔案進行更新。
此外，在網絡環境下，紙質檔案與電子檔案將會在未來很長一段時間內共存。這就要求檔案管理者對兩種不同類型的檔案進行單獨的管理工作，不可將其混合管理，從而導致兩種檔案的管理質量下降。
這就對檔案管理工作者的要求進一步提高，只有不斷提高其能力與素質，檔案管理者才能夠根據紙質檔案與電子檔案的特性優化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。
這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓，針對其業務能力以及基本的素質進行有效的培訓，使其能夠應對網絡環境下紙質檔案與電子檔案共存的管理工作，同時建設優秀的管理隊伍。
（三）加強監督與核查工作
最后，管理者要確保紙質檔案與電子檔案管理工作的有效性就應該進一步加強監督與核查工作。
一方面，管理者應該安排人員對日常的檔案管理工作進行有效監督。首先要監督紙質檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發生單方面的變換，監督者必須要追溯其根源，確保檔案內容的真實性。
另一方面，管理者需要加強對電子檔案管理的核查工作。這就需要技術能力較強的員工擔當此工作，要根據軟件和系統的痕跡對電子檔案進行定時的核查，確保電子檔案與紙質檔案相一致，提高檔案管理工作的質量和效率。
關鍵字：信息時代；電子檔案；管理
電子檔案是通過查找、傳遞、加工、存儲具有一定社會價值的材料來達到目的的一種記錄方式，利用現代科技手段替代傳統紙質檔案管理，這也是檔案管理的一次技術上的飛躍，對于檔案管理者來說這也是一次全新的挑戰，檔案管理人員需要認真研究檔案管理技術，使檔案管理盡快實現現代化和自動化。
1電子檔案的優點
1.1減少了檔案管理人員的工作量
通過現代信息系統對檔案進行智能化和自動化分析、歸類管理，實現了文檔的一體化管理，降低了檔案管理者的勞動強度，使檔案管理人員真正從繁重的腦力和體力勞動中解放出來，檔案管理人員可以從事其它方面的研究與創造，彰顯更大的社會價值。
1.2確保了電子檔案的完整性
由于電子檔案管理是通過計算機進行檢索、錄入，可以減少傳統人工管理中存在的文件收錄不全進行二次整理的工作。運用電子檔案管理的方式，利用微機就可以自動完成分類歸檔管理，改變了需要人工查找、補缺、重新錄入的不便，節省了大量的人力物力，節約了時間，提高了工作效率，充分實現檔案管理的社會價值。
1.3提高了文檔的保密性
在過去較長時期內，人們在使用檔案材料時都是調用整卷內容，雖然使用人員只需利用其中的一部分，但同時也可以看到其它內容，這種做法導致大量的文檔內容外泄。利用電子檔案的電子化管理則可以解決這一問題，可以將電子檔案分為不同的單份文件，使用人員在提出自己的需求時，只需提供相應文件即可，可以有效保證文件的安全。
1.4提高了工作質量和效率
檔案管理工作是為了方便人的使用，為了提供高效的閱讀服務與使用服務，就需建立高水平的文檔卷宗。但在過去較長時期內，檔案的立卷工作都是人工操作的，也就是工作人員根據自己對立卷的認識進行管理，因此工作人員會把自己的主觀理解帶入到立卷工作中，導致立卷標準不統一，導致案卷質量不一致，也不利于今后的檔案使用。利用計算機對文書檔案進行管理，也就是建立電子化檔案，不但可以解放大量的檔案工作人員，降低勞動強度，也可以在檔案編研與開發二次信息方面充實人才，同時保證了文書檔案管理工作不斷提高正確率，工作效率也得到了明顯提升，使文書檔案可以在短時間內創造更大的價值。
2做好電子檔案管理的策略
2.1健全電子文件管理標準
第一，保證統一領導文件管理與檔案管理工作，實現二者的共同進行；第二，檔案部門要負責文件管理的一部分工作，保證檔案部門參與文件的形成、歸檔、查閱、利用等各種環節；第三，利用最短時間盡快出臺科學有效的、完善一致的電子文件歸檔標準；第四，檔案部門在搜集電子資源時，應該準確核對電子文件信息的真實性與原始性。
2.2做好電子檔案安全工作
電子文件具有存在于不同載體上的特性，相互間也可以實現轉換，文件的字體、簽名、印章都可以變換，在計算機操作中只有利用復制與粘貼功能就可以做到這一點，因此很多電子文件具有真實性但并不一定具備原始性。但還需發揮計算機各種高級功能的作用嚴格保護電子文件的安全，如可以將文檔設置為只讀模式，也可以對電子文件加密，這些操作都可以保護電子文件的安全。同時利用計算機操作中信息的獨立性與操作環境的特性，雖然修改、刪除、增加了一些信息，但由于修改后又形成了一個新的文件，因此不易于分辨文件的真假。在這種情況下，假如沒有對文件進行備份操作，在改動了數據的情況下，那么原來的文檔就會消失，同時也不易于發現。所以對于檔案室來說，要在收到第一手電子文件與電子資料后馬上備份，才能使其在今后的應用中正確無誤。
2.3嚴格管理電子檔案的使用規程
第一，確定使用權限，要在確定不同人員的基礎上設置使用級別，分別給予不同的使用權限，要求其進行系統注冊與登錄。第二，要及時回收各種拷貝。要收到使用者的要求后，要進一步審核其使用權限，然后再進行拷貝。只需拷貝載體上的所需信息，同時利用各種技術手段對其處理，防止使用人員復制拷貝上的內容。第三，增加使用電子檔案的安全手段。要對不同的電子檔案內容給予不同的密級分級，同時系統還需全程監督電子資料的使用，同時自動生成電子文件，一旦日后出現各種問題可以及時查證。
2.4建設高質量的人員隊伍
隨著電子文件的快速發展，對工作人員提出了更高的要求，迫切需要擁有一批精通電子技術、善于檔案管理的工作人員，檔案部門要重視管理人員的培養與引進。第一，利用各種措施引進高素質與高能力的管理人員，推薦那些責任心強、具備較高道德水平的工作人員擔任文書。第二，積極培訓當前工作人員，尤其是要求工作人員盡快掌握現代科技知識與電子技術。隨著檔案工作的快速發展，要求具備高質量、高能力的檔案工作人員，實現檔案工作的現代化，不但與工作人員當前的知識水平有關，而且也決定于工作人員的學習與知識的更新。所以檔案管理部門還需進一步做好機構精簡工作，努力建設一支高能力、高水平的新型檔案工作人員隊伍，使其在信息快速發展的時代中發揮重要的作用。總之，隨著信息化的快速發展，在管理電子檔案過程中，要認真研究電子檔案具有的特性，不但要及時引進先進硬件，引進先進的計算機技術與網絡技術，而且也需認識到軟件開發的重要性，建立完善的電子資料管理體制，利用各種措施提高電子檔案管理人員的綜合素質與能力，共同推動電子檔案管理工作的順利開展。
參考文獻
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1.1與傳統的紙質文檔相比，電子商務文檔的管理相對復雜，加大了檔案管理人員的工作難度
一是由于很多電子檔案管理人員的觀念落后，思想守舊，接受新事物速度較慢，沒有意識到電子商務檔案的重要性，還是認為紙質文檔才是主要的歸檔管理對象。二是心存顧慮，擔心加重自己的工作負擔，從思想上沒有主動的去注意電子商務文檔的管理。三是目前仍有部門檔案管理人員沒有熟練掌握計算機操作，不會正常使用計算機，這就影響到電子商務檔案的管理，無法解決電子商務檔案管理中遇到的問題。
1.2對原始檔案屬性的影響
檔案管理的基本要求就是保證它的原始記錄性，主要表現在檔案的內容和形式兩個方面。正是因為檔案具有原始記錄性這個基本屬性，才使得檔案具有法律憑證小勇。但在電子商務活動中形成的檔案，不僅檔案內容容易被改動，而且其形式也可能發生變化，所以很難正確認定其原始性。主要原因如下：電子商務檔案容易被改動，并且不會留下痕跡，這是與紙質檔案相區別的地方。隨著現代電子信息技術的飛速發展，電子商務檔案依存的環境也在不斷變化，只有通過調整電子文件才能適應不斷變化的環境，這就導致電子檔案很難一直保持其原始記錄性。電子商務檔案可以根據需要，采取不同的方式進行輸出。人們可以采用不同的字體、字號輸出電子文件，這樣也就失去了其最原始和最真實的字跡。目前，電子簽章技術尚未完全普及，在電子商務檔案文件上簽章依然難度較大，所以很難用簽章去鑒別電子商務文檔的真假。電子商務文檔的這些特點，使得我們無法用紙質文檔的標準和方法去判斷它的原始記錄性，必須為其建立新的原始性概念。
1.3對檔案學理論的影響
電子商務文檔出現，也增加了檔案學理論研究的內容。傳統檔案學的研究對象主要是如何管理紙質文檔。電子商務文檔的出現，不僅會補充和完善原先的檔案學研究內容，也會補充和完善檔案管理的原則和方法。原先檔案管理的相關理論和管理方式都將會被重新審計，將會出現許多與電子商務檔案管理相關的研究課題。比如：如何保證電子商務檔案的原始記錄性、如何維護電子商務檔案的來源原則、如何防止計算機病毒的侵入、如何利用網絡信息安全技術保護電子商務檔案以及如何對電子商務檔案進行歸集和整理等，這些都是檔案學理論面對的新的課題。
2電子商務檔案管理應采取的對策
2.1采取有效手段，保證電子商務檔案的原始記錄性
目前，保證電子商務檔案原始記錄性主要的技術手段有：信息加密技術、簽章認定技術、信息識別、身份認證、網絡防火墻等等。當然，僅僅依靠企業檔案管理人員利用這些技術手段是無法保證電子商務檔案的原始記錄性的，還必須依賴企業信息技術人員的支持和配合。與此同時，還應盡快建立和完善電子商務檔案相關的管理制度，并將電子商務檔案管理納入到企業的辦公自動化和信息管理系統，確電子商務檔案的及時歸檔和管理。因為在電子商務文件處理、形成、歸檔、保管以及利用的各個環節，其信息隨時都可能會被修改或者丟失，及時采取了先進的計算機網絡保護技術和手段，也必須有完善的電子商務檔案管理制度配合。實踐證明，只有建立并嚴格執行科學的電子商務檔案管理制度，才能從根本上保證企業電子商務檔案的原始記錄性。。
2.2提高企業的檔案管理人員的業務水平和專業素質
電子商務的飛速發展，產生了大量的電子商務文件，這就要求企業的檔案管理必須進行變革，以適應電子商務檔案管理工作的要求。企業檔案管理人員必須努力提高自己的業務水平和專業素質，學習電子商務檔案管理知識，熟練掌握計算機日常操作，這樣才能滿足電子商務檔案管理工作的要求。因此，企業的檔案管理部門應當通過各種途徑，更新企業檔案管理人員的知識體系和知識結構，培養現代企業檔案管理人才，以適應現代電子信息時代電子商務檔案管理發展的趨勢。
2.3建立科學、合理的檔案管理體制
一個文件是否生效，其主要標志就是是否具有有效的簽章。目前，具有法律憑證效用的文件，都是以紙介形式保存的。因此，企業應將重要的電子商務文檔備份存檔，這其中的原因在于電子文件容易修改，并且不穩定性。因此，將電子商務文檔備份是保證其原始記錄真實性的一種有效手段。目前，主要采取的方式是在電子文件轉化為檔案后，歸檔保存兩套內容相同、載體不同的檔案，把紙質文檔與電子文檔同時歸檔。檔案管理人員在實踐操作中，可以在紙質檔案的卷內目錄備注項標明相應的電子商務檔案的編碼及存放地址，同時在電子商務檔案目錄的備注項中注明相應的紙質文件的檔號及存放地址。
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1.1電子檔案管理權限問題
電子文件都保存在電子設備中,很容易被刪改,而且修改后很難發現修改留下的痕跡,一切操作都在計算機中完成,且形成的文件材料上無法進行實際的簽字確認,這樣就使得擬稿者無法留下自己的筆跡,企業的負責人也無法在形成的文件材料簽發,影響電子檔案的有效性,同樣影響了它的真實性,如果在當事人不知情的情況下進行操作也是很難有所發現的。
1.2電子檔案管理的安全性問題
現代科技發達,各種病毒橫行于網絡,如果稍微不注意就會使得電腦中毒,由于電子檔案都保存在電子存儲設備中,傳輸便捷,在信息化的今天,可能瞬間就造成檔案資料的在網絡上的大量傳輸,如果沾染相關的病毒將造成不可估量的后果,如果電子檔案端麗不善或者安全管理重視程度不足,就會造成材料的改動或丟失,給國家和個人造成很大的影響。
1.3電子檔案掛歷標誰統一問題
由于電子檔案管理進行時間不久,沒有成熟的相關法規章程,而且文件涉及的技術環境較復雜,采用標誰的不統一,這就造成管理方法的混亂,但我國計算機技術的標誰化工作還剛剛起步,各種存貯信息、記錄介質、軟件和編碼方式的標誰各異,各廠家的產品也很難做到兼容,互控性差。這就使得電子檔案管理工作的相互兼容性很差,沒有充分利用電子檔案的方便快捷,無法做到實現信息資源共享,檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件,勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。
1.4電子檔案管理人員管理出現的問題
新時代的電子檔案管理的方式也發生了很大的變化。很多現代電子檔案管理人員仍然以過去的相關管理辦法去操作著新時期的電子檔案管理,對于相關的章程不熟悉,特別是電子設備的操作達不到相關要求,不懂得電子資料的存盤、刻錄復制以及傳輸等計算機技術,綜合能力要求達不到。電子檔案的管理方法混亂,沒有明確的規章制度,工作人員無章可循,缺少責任制度,使得工作達不到要求
2相應的解決措施
2.1建立健全法規體系,完善相關的制度
目前我國的電子檔案管理規范陳舊,沒有相應的更新,造成電子檔案管理大都沿用傳統紙質文檔管理的模式,因此,我國要想檔案管理能夠穩定的發展下去,那么就必須建立我們自己的規章制度,建立健全相關的法律法規,通過相關法規和管理制度,對于維護電子檔案的原始性、真實性,保證其安全具有重要的意義。使人們能夠自覺地遵守這些規定。
2.2培養緊缺人才,適應時展需求
由于電子檔案相對傳統檔案的掛歷方式的重大變化,電子檔案的管理工作也出現的巨大的變化。這就要求我們的管理人員能夠繼續學習新的技術知識,如果仍然用管理傳統的相關方法去管理電子檔案,那么電子檔案的管理會出現巨大漏洞,造成無法挽回的損失,檔案人員除了傳統的檔案學知識外,必須掌握電子檔案的相關存儲,傳輸的技術,特別是安全性能方面的知識。并建立現代化管理意識。
2.3加強電子檔案硬件系統的管理
在選擇相關的硬件設備時,要選擇質量可靠,性能穩定,特別是對電子檔案的安全性能的要求不能放松,安全才是檔案管理的重中之重,不能隨意選擇某些設備隨意應付了事,同時應該安裝相關的殺毒軟件,提升防病毒等級,對檔案管理不能放松相關的保護措施。對于引進的硬件設施要進行維護,不能將買回的設備隨意丟棄不管,要做到經常維護,將硬件設施的保修也作為日常工作的一項,達到滿足電子檔案長期保存的相關需要。
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【關鍵詞】房地產檔案 電子檔案 信息化管理
一、房地產電子檔案管理的羈絆性因素分析
傳統房地產檔案管理，采用兩級管理的方式，隨著信息化社會的發展，檔案管理的外部環境產生了巨大的變化，給檔案管理工作帶來以下幾方面的羈絆性因素：
（一）傳統檔案管理對象是紙質的檔案，以手工檢索為主要的管理方式，而隨著檔案數量和類型的增加，需要管理的檔案信息量急劇上升，尤其是在計算機普遍應用之后，檔案信息內容中出現了各種無紙化資料、CAD制圖等，手工方式基本無法進行有效管理。
（二）檔案管理人員長期以來習慣于傳統的管理方式，思想、理念、業務水平等方面，都停留在傳統管理的階段。在應用信息化管理技術之后，要求檔案管理人員采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，就被迫接受新的管理理念，并要求在短時間內提升業務管理水平，由此產生的諸多不適應性，形成檔案管理工作的瓶頸因素。
（三）檔案的數字化和網絡化，對檔案的形成提出了新的要求，傳統檔案的形成是“先文后檔”，這種模型的檔案形成，很難進行超前管理和跟蹤管理，尤其是在檔案機構精簡之后，會出現檔案人員身兼數職，不利于工作的開展，因此傳統檔案管理的形成方式亟需進行改變，以提高歸檔和利用的效率。
二、房地產電子檔案管理創新突破口的尋求
綜合以上幾方面的房地產電子檔案管理羈絆性因素，我們不難看出新形勢下房地產檔案信息化管理的必要性和必然性，而電子檔案管理的創新，必須以下面幾個方面作為突破口：
（一）一體化信息資源平臺的建立
根據房地產檔案信息化建設的基本要求，檔案信息化資源平臺的建立，需要開發資源計劃、數據管理、辦公自動化、項目管理、數據采集等系統，作為前端控制平臺規范化的條件。其中一體化信息資源平臺的建立，必須在開發檔案管理軟件的基礎上，根據電子文件整理標準，再行信息資源的整合，該平臺的建立必須開發以下三種數據庫：首先是文件級和案卷級檔案目錄數據庫，通過公文管理網站，將館藏檔案的目錄數據公布；其次是重要檔案內容數據庫，主要包括文書檔案和科技檔案，通過掃描的方式，轉換成為數字化的檔案資料，需要通過檢索獲取；再次是多媒體檔案數據庫，根據檔案歸檔制度的基本要求，收集和整理檔案的電子光盤資料。通過以上數據庫的建立，以統一的電子檔案儲存格式、流程等，形成電子檔案的統一化管理，便于電子檔案的歸檔、鑒定等管理工作，同時能夠有效確保檔案信息的及時性和完整性。
（二）便捷查詢利用手段的開發
房地產電子檔案的歸集以數字檔案管理系統平臺作為“基地”，而歸集之后的電子檔案，需要通過便捷查詢利用手段的開發，對檔案的利用管理流程進行優化。在這里，我們同樣需要基于數字檔案管理系統平臺，對電子檔案進行分類編號，建立規則的歸檔程序，在檢查和比對之后，生成檔案文件的目錄清單，我們通過條件檢索的方式，迅速在目錄清單當中找到目標檔案，然后快速鎖定紙質檔案的存儲位置，或者可以直接調用紙質檔案的掃描件，以此提高檔案查詢利用的效率水平。在這里，我們必須進一步明確檔案的檢索功能，即與檔案目錄相關的文字、字母等信息，通常以檔案名稱每個字的字母作為檢索條件，或者可以直接輸入檔案名稱中的某個關鍵詞，系統自動過濾之后，彈出所需相關檔案的目錄。這種便捷的查詢和利用方式，改變了以往紙質檔案查找的繁瑣程序，是目前房地產電子檔案管理創新的重要手段之一。
（三）軟硬件基礎設施建設
硬件方面配置：HP DL580（G2）服務器1臺，序列號347904-AA1；HP MSA500磁盤陣列1臺，支持14硬盤接口；HP原裝SCSI硬盤7塊，每塊容量36G；ADAPTEC29160適配器卡1個；Evolution Pro工程掃描儀2臺；虹光AV6000高速文檔掃描儀1臺；HP Colorlaserjet 3700激光打印機1臺；聯想開天M400PC機4臺；筆記本電腦4臺；不間斷電源1個；數碼攝像機1臺；數碼相機1臺，加1G內存。軟件方面配置：Windows2000 Server標準版10用戶操作系統；Oracle 9i標準版10用戶數據庫軟件；清華紫光軟件，用于網站建設、全文檢索、OCR應用軟件升級。
（四）應用系統開發
首先是信息的采集，該系統功能是通過對檔案信息的在線整理和編目，分類建立電子文檔，并錄入到系統數據庫當中。其次是日常管理，根據檔案管理在鑒定、編制、移交等方面的基本工作內容，通過軟件的功能，為用戶提供便捷的日常管理模式，譬如檔案的統計、利用、借閱等。再次是系統設置，根據檔案管理的需求，以及結合檔案管理的工作結構，為適應用戶的需求而不斷完善的系統功能，這也是檔案事業長久發展的舉措。最后是數據的安全，檔案應用系統的數字化，在為檔案提供更加方便管理環境的同時，面臨越來越多的檔案信息威脅性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻擊等，在此要求檔案在數字化加工的時候，提高數據的安全系數水平，而檔案管理人員本身也需要按照相關的管理要求，在日常管理當中保證數據環境的安全。
三、結束語
綜上所述，由于傳統檔案管理方式習慣于傳統的思想和理念，在數字化和網絡化的背景下，房地產檔案管理信息量不斷增多，很多人基本還沒有做好管理方式轉變的思想準備，因此很難進行超前管理和跟蹤管理，由此產生的諸多不適應性，影響檔案管理工作的有效開展。為此，筆者認為房地產檔案管理工作應該通過開發檔案信息化管理系統，并通過軟硬件基礎設施建設和應用系統開發，方可為檔案管理工作的開展，創造有利的條件。
參考文獻：
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關鍵詞：學校電子檔案;管理;安全性
中圖分類號：G712文獻標識碼：A文章編號：1005-1422（2015）10-0086-02
隨著計算機技術和網絡技術的飛速發展與大量普及，人類社會進入信息時代，各個學校對電子信息的利用與日俱增，在辦公自動化、教學、科研、后勤等方面的日常管理中產生了大量的電子檔案。如何保障學校電子檔案的原始性和真實性，并在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子檔案的非法訪問和隨意改變。因此，加強學校電子檔案管理安全就顯得尤其重要。
一、電子檔案的特點
電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與相對應紙質檔案，相互關聯的通用電子圖像文件集合，是現代社會檔案的主要形式，適應于計算機技術高速發展及滿足人們對于檔案快速高效運用的需求。而電子檔案管理是指針對電子檔案的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。不同于傳統紙質檔案的繁瑣而低效的管理存儲手段，電子檔案管理需要依靠專業的電子檔案管理系統實現有效的管理，要求其能提供完整的解決方案，可以自成系統，為用戶提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位信息管理系統相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡，具有系統設置、權限管理、數據錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、制作標準光盤、統計報表、數據轉換等功能，實時瀏覽檢索到的檔案文件、圖像、圖形等，還可在權限允許范圍內下載檔案。
二、電子檔案的安全性問題
1.電子檔案對載體依賴
電子檔案的存儲和傳輸必須依靠數據存儲介質和通訊介質。存儲介質主要有硬盤、軟盤、光盤、閃存等幾種，這些介質與傳統介質相比，穩定性較差，容易受到周圍環境如氣溫、磁場灰塵等影響。載體結構稍微有變化或受損，存儲在其中的信息便會丟失或無法讀出，網絡通訊介質一旦中斷也無法傳輸和共享。
2.電子檔案容易被修改
電子檔案與其他任何電子文件一樣，具有易更改性，而且改動后不留任何痕跡。從紙質檔案轉化為電子檔案的過程中可能出現檔案信息失真，電子檔案使用操作過程中也容易導致信息失實，遇到篡改或者偽造之徒更會導致檔案的失實，造成不可挽救的后果。電子檔案經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失，電子檔案的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使無法準確辨別電子檔案原件。
3.電子檔案管理的專業人員參差不齊
電子檔案安全管理工作需要高素質的專業人員為技術支持，從而確保電子檔案安全管理的水平。而許多學校并沒有單獨設立電子檔案管理部門，還有許多管理人員缺乏專業的電子檔案管理專業知識，或對計算機操作并不熟練，沒有接受過專業的技能培訓，造成電子檔案安全管理工作的被動局限性，嚴重阻礙電子檔案的安全管理工作正常運行。
4.校園網絡條件下的電子檔案管理制度不健全
在校園網絡中電子檔案的收集、形成、轉換、處理、存儲、整理、傳輸和共享等環節，檔案信息可能被盜取、攻擊、病毒感染，更有被更改、破壞和丟失的可能。由于計算機應用于檔案管理和校園網中運行檔案管理系統時間不長，傳統的檔案管理制度占主要方面，還沒有形成一套系統的電子檔案管理制度。
三、學校電子檔案管理的安全措施
1.保護存儲和網絡傳輸介質安全
電子檔案的特性不同于紙質檔案，要建立可靠并且永久于可準確提供利用的狀態。要建立一個合適存儲介質保護的環境、規范保管條件，比如濕度的控制，存放載體的空間應達到有關標準的要求，滿足避光、防潮、防潮、防震、防塵、防變形等的要求。鑒于校園局域網絡容易受到計算機病毒感染，安裝網絡防火墻。防火墻技術一種訪問隔離控制技術，是在某個平臺網絡與外界網絡之間設置障礙，防止非法用戶對本平臺信息資源的非法訪問。在校園網與互聯網之間配備防火墻，防止互聯網上的非法用戶、網絡攻擊、病毒等對校園網絡的侵害。并建議有條件的學校可購買企業云服務平臺，防止現有的網絡防火墻等技術仍無法抵擋“黑客”高手的入侵，可做到電子檔案數據本地、云端等多方備份，來應對突發的緊急狀況，確保學校檔案信息得到最好保護。
學校電子檔案管理安全性探析
2.加強電子檔案載體的保管
電子檔案形成后，因載體轉換和格式轉換而不斷改變自身的存在形式，如果沒有相關信息可以證實文件的內容沒有發生任何變化，就無法確認它的真實性。因此，對形成檔案的材料進行電子檔案與紙質檔案雙套管理模式，將電子檔案和紙質檔案分別存儲保管，并采用檔案管理系統結合人工記錄的方式，利用檔案管理系統以電子的形式記錄檔案產生、加工、轉換、傳輸及共享利用的全過程，同時輔以人工記錄，用這些記錄來證實電子檔案內容的真實性和使用情況。
3.提升電子檔案安全管理人員專業素質
電子檔案安全管理人員的專業素質是電子檔案管理工作有效展開的決定性因素，因此學校因著力加大現有檔案管理人的崗位培訓力度。通過培訓、自學、赴兄弟學校參觀交流等方式，重點培訓檔案管理人員學校與信息化相關的系統開發與維護、數字化加工與管理、標準化建設、數據庫運行管理等方面內容，培養電子檔案管理的復合型人才，為學校電子檔案管理工作提供人才保障。
4.建立電子檔案在校園網上應用全過程的管理制度
電子檔案從形成到開發利用，中間經過多個環節，只要一個環節的職責不清，制度不明就可能造成電子檔案的安全性構成威脅。建立電子檔案信息安全評價標準體系，開發電子檔案管理專用系統，將所有電子檔案通過系統平臺進行歸檔分類處理，明確歸檔流程和歸檔環節，對各科室的歸檔責任、工作內容和管理權限明確的劃定，統一對每一份電子檔案實行標準化、規范化管理。
參考文獻：
[1]溫懷玉.校園網條件下的電子檔案安全體系研究[J].瀘州職業技術學院學報，2008（1）：43～46.
1 電子檔案的特點優勢
1.1 保密性強
相較于傳統紙質檔案的整卷查閱所帶來的風險，現在所使用的電子檔案可以實現部分查閱，這就在一定程度上降低了檔案被泄露的風險性。在進行紙質檔案查閱時，因為所有的檔案信息都是連在一起的，所以，不可避免的會看到一些所查閱資料之外的信息，不利于檔案的保密[1]。檔案查閱時，只能夠接觸所需的單份文件，而無法了解其他內容，實現了文件的保密。同時，電子檔案的查閱是利用計算機的技術，改變了紙質檔案查找時的困難。
1.2 高效、快捷
電子檔案是電子信息技術在檔案管理中的應用，不但能夠降低工作人員的工作負擔，提高工作效率，也能讓查閱檔案的人高效、快速的獲取信息。網絡技術的應用，極大的方便了檔案管理，避免了檔案歸檔和查找的繁瑣，讓工作人員從人力的耗費中解脫出來[2]。同時，可以分散工作量，實現隨機歸檔，減少了歸檔和整理的時間，更方便進行檢索，提高了信息的獲取效率。因此可看出，高效；便捷是電子檔案最大的優勢。
1.3 提高檔案的使用效率
對檔案的進一步加工、利用是檔案管理工作的主要目的，電子檔案可復制、能重復使用的特點，更能滿足檔案加工的需要。傳統的紙質立卷工作是有檔案管理人員按照自己的認識水平進行操作的，由于每個人的認知是不一樣的，這就造成了檔案標準的不統一，既影響了檔案整體的質量，又不利于檔案今后的使用[3]。同時，在進行人工歸檔時會浪費掉大量的時間，從而導致了管理人員沒有時間進行編研工作，不利于管理水平的提高。
電子檔案的使用既可以提高工作人員的工作質量和工作效率，又能夠減輕工作人員的壓力，讓工作人員把更多的時間和精力投入到編研工作之中，從而提高檔案管理的水平。
1.4 及時補漏增缺
傳統文書在資料收集時，如果出現漏記、漏交的情況，為了及時的增缺補漏，就要把文書進行拆卷重做，這樣既浪?M了人力、物力、財力，又降低了工作效率。如果電子檔案中出現了問題，可以直接利用計算機進行修改、更正，更加方便、快捷，省時省力，讓檔案隨時保持在最新狀態。
2 電子檔案管理中存在的問題
2.1 管理不規范
紙質檔案的使用時間較長，管理人員已經逐漸形成了保存紙質檔案的意識。而由于電子檔案的使用時間不長，檔案人員單純的認為只要將檔案信息錄入系統等存儲設備就可以，疏忽了對于電子檔案載體U盤、移動硬盤、光盤等的管理，沒有對其中的數據進行備份，隨意進行放置，最終導致設備丟失，檔案資料的外泄。另外，在技術安全方面，沒有采用一定的防復制技術，不利于檔案的安全。同時，管理者對于文件備份的要求太過籠統，沒有明確具體備份的文件、備份所采用的設備等，給工作人員的工作帶來了一定的困擾，導致電子檔案備份管理混亂。最后，電子檔案的管理比較分散，沒有建立一個完整的體系，不利于信息的獲取和交流。
2.2 檔案管理人員素質不高
新的檔案管理方式的使用給事業單位檔案管理人員提出了更高的要求，為了充分發揮、利用電子檔案的優勢，檔案管理人員必須要在具備高的職業道德水準和自我約束力的前提下，熟練操作計算機以及相關的應用軟件。結合實際情況，我國現階段的檔案管理人員由于日常工作量比較大，無法集中進行電子檔案管理工作，并且部分人員對于計算機操作存在著一定的障礙。另外，現在的崗位人員具有較強的流動性，頻繁的人動不利于電子檔案管理工作的長期進行。
2.3 電子檔案安全問題
電子檔案是依托于計算機信息技術而發展的，具有信息技術資料健全、高效、便捷特點的同時，也相應的傳承了計算機信息技術的缺點，即安全性問題。在進行電子檔案的發送、接收、保管和歸檔時，可能會被篡改、偽造、泄密、竊聽，或者遭到病毒入侵、黑客攻擊等。由于電子檔案的保護措施不到位，相關人員資料信息被泄露的情況頻頻發生，給這些人員的安全帶來了一定的隱患。
3 電子檔案管理的創新性對策
3.1 建立健全相關的規章制度
建立健全電子檔案的各項規章制度，實施高效、科學、規范的管理，讓電子檔案管理走出無序化狀態。電子檔案在事業單位中的應用已經非常普遍，但是由于缺乏檔案之間的聯系，導致無法進行集中管理。為了充分的開發利用電子檔案，發揮其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善電子檔案的管理制度。詳細規定電子檔案的制作、審查、收集、保管、整理等環節，并且結合事業單位的特點對檔案進行補充和完善。電子檔案管理制度是檔案管理工作的依據，有利于規范工作人員的行為，實行檔案的統一集中管理。
3.2 培養專業的檔案管理人員
電子檔案的管理水平是由檔案管理人員所決定的，因此，在進行電子檔案管理時，必須采用專業的管理人員。首先，在進行人員聘用時，要選用一些專業知識強，并且計算機技術過硬的高素質復合型人才。其次，對于已有的檔案管理人才要進行定期的培訓教育，提高他們的計算機技術和職業道德。之后，由于電子檔案管理是一項內容復雜、專業性較強的一項系統性工作，所以，要盡量避免人員的流動或將人員流動控制在合理的范圍內，以保障工作的延續性和長期性。
3.3 提高電子檔案的安全性
電子檔案的安全是電子檔案管理中的一大重點，首先，要設置訪客權限，根據檔案的保密程度設置權限，劃分讀取人群，保障電子檔案的機密性。其次，對一些保密性較強的檔案設置使用期限，控制使用范圍。另外，電子檔案的管理人員要開啟電子檔案管理系統的監控和自動記錄功能，防止檔案的外流。
3.4 加大資金投入
檔案管理中所使用的設備軟件的質量好壞，在一定程度上影響了檔案管理的水平，要想改善這種情況，必須加大資金的投入。檔案管理人員可以向相關部門申請經費，改善檔案管理的設備和工作條件，現代化設備的使用可以極大的提高工作效率，降低工作人員的壓力。另外，使用一些保密性強的應用軟件，提高檔案管理的安全性。
