時間：2023-05-19 17:50:55
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理的特點，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1、高校檔案管理的社會性。高校是出人才、出科研成果的地方，歷史使命決定了高校與社會的廣泛聯(lián)系。高校所招收的學生來自于社會，又在畢業(yè)后走向社會。近百年或十幾年的教學過程中，學校積累了造就培養(yǎng)人才全過程的檔案材料，反映了學生的學業(yè)、學歷、文體生活以及思想修養(yǎng)、政治素質等方面情況。高校的科研課題、技術產品設計對象都是選自社會，產生的成果服務于社會。高校保存了國家和相關單位科研項目試驗、試制全過程的檔案材料，還包括已經應用于社會的科研成果鑒定、技術專利、技術轉讓，以及新產品招投標等若干方面的檔案材料。由此而決定了高校與社會客觀廣泛的聯(lián)系，所以社會利用高校檔案是必然結果和大勢所趨。
2、高校檔案管理的綜合性。高校在培養(yǎng)人才過程中，有開展教學活動的第一課堂，還有實習工廠、研究院所的試驗室，此外，學生還要有針對性地參加社會實踐活動。高校檔案除了具有反映學校管理的文書檔案之外，還包括教學活動中形成的教育專業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財務活動中形成的會計檔案和科研活動中形成的科技檔案，以及產業(yè)檔案、房地產檔案等等。而記述上述各種校務活動的檔案材料，構成了高校檔案的綜合性。
3、高校檔案管理的系統(tǒng)性。高校檔案材料形成部門龐雜，形成的檔案載體種類多、數(shù)量大，成為一個獨特的檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括紙質載體檔案、實物檔案，還包括電子檔案、聲像檔案；除了傳統(tǒng)管理方式之外，還包括虛擬形態(tài)的網絡檔案管理系統(tǒng)。多元檔案管理及其形成的一系列文件整理、借閱利用、復制傳真等管理活動，構成了復雜的高校檔案管理的系統(tǒng)性。
4、高校檔案管理的通用性。院校檔案管理活動的基本規(guī)律決定了各個院校各專業(yè)在教育體制、理念，教育方式、方法，教學內容和標準，以及教學周期、管理制度等若干方面的共性。因此，記錄和反映這些教學活動的高校檔案和高校檔案管理，也必然存在著共同的特點。某一院校的某一專業(yè)的教學大綱、教學計劃和教材，不但在同一院校的同一專業(yè)的幾屆同年級的教學活動中可以連續(xù)使用多年，而且還可以在不同院校相同專業(yè)的同年級教學中相互借鑒，或直接加以利用。隨著我國高教事業(yè)不斷發(fā)展進步，教學改革不斷深化，教學與世界接軌的步伐不斷加快，那么，某些教學理念，管理體制等宏觀管理活動，不僅在某一個國家之內，甚至在全世界范圍之內，也可以相互借鑒，相互使用。所以，高校檔案管理的通用性，就是高校檔案管理活動的一大典型特征。
5、高校檔案管理步入市場而產生的競爭性。市場經濟體制的完善，從客觀上決定了高校各項管理活動必須與市場接軌，必須逐步適應市場競爭格局這一局面。檔案管理屬于高校管理活動的一部分，在高校以市場需求為導向而培養(yǎng)各類人才，高校教育與社會人才市場良性互動的發(fā)展過程中，學生檔案信息資源必然為社會所需，必須與人才信息數(shù)據(jù)庫相銜接。在學校科研活動緊密圍繞國家科研項目與應用技術試產開發(fā)過程中，在高校與企業(yè)“產學研”強強聯(lián)手運作中，高校科研產品、技術發(fā)明專利又將成為科技市場的“熱手貨”。高校科研檔案信息將按照市場準入法則，逐步步入市場競爭領域。這是高校檔案管理工作發(fā)展的大勢所趨。
我們探討高校檔案管理特點，就是為了發(fā)現(xiàn)和掌握高校檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律，更好多更快地發(fā)揮高校檔案的社會作用，更好地為本校及全社會服務。
二、高校檔案管理產生的作用
1、在教育評估方面的作用。開展高等教育評估是提高高校教育質量的一項重要舉措。然而，評估教育質量與檔案利用密不可分。豐富系統(tǒng)的檔案材料，全面準確的檔案信息，是高校開展教育評估工作的基礎和依據(jù)。無論評估工作日程安排、評估內容、操作程序、指標確定，最終都憑借大量的檔案材料，才能對一個高校作出全面、公正、準確地評估。
2、在教學改革中的作用。高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發(fā)展的重大活動。不管改革從哪一方面下手，進行到何種程度，取得何種成果，都與高校檔案和高校檔案管理水平密切相關。比如，全國教育資源的整合配備，高等教育發(fā)展規(guī)劃的制訂，某些高校撤并、重新組合，乃至某一高校的專業(yè)增加或更新；課程設置、教學計劃安排、師資隊伍建設、教學管理等方面改革，都是形成檔案與利用檔案之過程。而上述改革都需要在依靠檔案信息和檔案數(shù)據(jù)，在總結經驗基礎上的方案論證、修改，以確保改革穩(wěn)步推進和最終成功。
3、在科學研究工作中的作用。高校為培養(yǎng)出社會急需、專業(yè)對口、就業(yè)率高的人才，離不開科研工作。一所高校能否具備高精尖科學研究水平，也是衡量該校教育水平、教育質量的重要標準。高校科學研究工作首先得力于本校科技檔案的利用。科學技術是第一生產力。科技檔案是具有潛在利用價值的生產力要素。充分發(fā)掘利用高校科技檔案資源，將高校科技檔案中的先進科技成果，直接為發(fā)展高校科學研究工作，為積累高校科技實力，為國家科技發(fā)展、經濟建設和社會進步服好務，與企業(yè)合作，走出一條產學研良性互動的廣闊大道，都依賴于高校科技檔案價值的全面、系統(tǒng)與深入發(fā)揮。
關鍵詞：英國高校檔案；檔案管理；謝菲爾德大學；特點
Abstract：Taking the university of Sheffield，this paper introduced significant
characteristics of British university archive management. The main characteristics are unconsolidated archives management system， multiple archives source of fund， rich archives original manuscript， advanced archives management technology， high quality archives service and strict archives borrowing regulations， etc. In our country， college archives departments should on the basic of their own advantages， learn the advanced experiences from British university， and promote the development of our university archives cause in the future.
Keyword： British University Archive； Archives Management； The University of Sheffield； Characteristic
2012年7月8日至24日，作為鹽城師范學院赴英考察培訓團成員，我在考察牛津大學、劍橋大學、曼徹斯特大學、愛丁堡大學、謝菲爾德大學和謝菲爾德哈勒姆大學等高校教育管理的同時，重點考察了英國高校的檔案管理，其中，深度考察了謝菲爾德大學的檔案管理情況。
1 松散的檔案管理體制
英國檔案管理體制是典型“分散式”類型，沒有全國統(tǒng)一的檔案工作領導、指導機構。英國高校中，除劍橋大學設立檔案中心，牛津大學、利物浦大學、格拉斯哥大學等少數(shù)高校設立檔案館外，其他高校沒有統(tǒng)一的檔案管理機構，檔案分散在其他機構中。
謝菲爾德大學（University of Sheffield）是1897年由謝菲爾德醫(yī)學院（成立于1828年）、港灣學院（1879年）與謝菲爾德技術學院（1884年）等3所謝菲爾德地方學院合并而成“謝菲爾德大學學院”，后于1905年獲得皇家特許狀，晉升為“謝菲爾德大學”。該校以其一流的教育及研究成果在英國享有盛譽，共出過4名諾貝爾獎金獲得者。其杰出的科研成果吸引了來自海內外眾多的學生，學校目前擁有在校生25000多名，其中，包括來自120多個國家的3400多名海外學生。謝菲爾德大學的檔案有多家機構管理，主要有兩個機構，即信息與計算服務中心（Corporate Information and Computing Services ）和圖書館。行政檔案由隸屬于信息與技術服務中心的檔案室管理，學生成績、試卷等教學檔案以及財務檔案等由隸屬于信息與技術服務中心的記錄室管理，手稿、論文等和英國全國游樂檔案分別由圖書館的特藏檔案室和游樂檔案室管理。游樂檔案室中，館藏范圍不局限于謝菲爾德大學或謝菲爾德市，而是面向全英。游樂檔案室收藏有大量歷史上英國跑馬場的海報、圖片、畫冊、圖書、報紙、期刊和文件等，其中，有不少是19世紀的游樂檔案。謝菲爾德大學的行政檔案室、記錄室、手稿室和游樂檔案室等各檔案機構之間沒有上下隸屬關系，也無法定業(yè)務往來。但這些分散的檔案機構并不影響謝菲爾德大學各類檔案的收集和保存，各檔案機構分工協(xié)調，管理有序，確保了各類檔案的收集齊全和完整。
2 多元的檔案資金來源
英國高校的檔案經費與高等教育經費一樣，主要來自政府撥款和社會捐贈。由Ross-CASE委托英國國家社會研究中心（NationalCentreforSocialResearch）進行的調查顯示，在2008～200年度，英國大學所收到的慈善基金總數(shù)為5.32億英鎊。在所有英國大學中，牛津大學和劍橋大學獲得捐贈最多，超過所有捐贈的一半。另外，在羅素集團（RussellGroup）下的一流研究類大學得到的捐贈占捐贈總額的24%。[1]
與一流名牌大學收到的捐贈相比，一些二流大學和一般院校所獲得的捐贈數(shù)量有限、杯水車薪。80%的捐贈人都是已經離開學校的畢業(yè)生。作為羅素集團（RussellGroup）下的謝菲爾德大學的檔案經費同樣來自學校行政經費和社會捐贈。2010年，英國聯(lián)合政府上臺后，大幅度削減高校經費，高校的辦學經費顯得越來越緊張，檔案管理經費也遭到相同厄運。謝菲爾德大學平均每年的研究經費超過7000萬英鎊，但檔案經費沒有具體的規(guī)定，根據(jù)實際情況而定，除捐贈指定用于檔案經費外，學校行政投入的檔案經費每年都在縮減。謝菲爾德大學在考慮本國學生學費上漲的同時，不得不呼吁社會人員和校友積極捐贈，提供辦學經費。
【關鍵詞】科研檔案；管理；科研工作；創(chuàng)新
科研檔案是指一些科研部門、科研人員在從事科研活動中通過各種形式和各種載體記載下的原始記錄材料，是一項重要的信息資源。隨著科技的不斷發(fā)展以及檔案法的頒布和實施，為檔案信息資源的共享和傳播流通提供了便利的條件，同時，科研檔案管理的體制得到了健全和發(fā)展，科研檔案的收集、管理、整理以及歸檔等工作逐漸被完善，改變了傳統(tǒng)科研檔案管理的被動。但是，在社會主義市場經濟環(huán)境下，科研檔案的材料不夠完整、系統(tǒng)，特別是缺少關于技術開發(fā)使用的檔案，在此情況下，有關人員要從科研活動的各個環(huán)節(jié)入手，對科研成果、課題研究、人才器械、科研統(tǒng)計等方面加強檔案管理，實現(xiàn)科研檔案管理的系統(tǒng)化、科學化、信息化和專業(yè)化，提升科研工作效率。新時期科研檔案管理的關鍵在于創(chuàng)新，因此，有關人員要加強科研檔案的管理創(chuàng)新。
1．科研檔案的特點
1.1系統(tǒng)成套性
科研活動具有一定的規(guī)律性，它的進行是一個環(huán)節(jié)接著一個環(huán)節(jié)，因此，其形成的科研材料不是一些沒有聯(lián)系的文件材料，而是具有系統(tǒng)聯(lián)系的文件組合。科研檔案其中包括科研計劃、依照科研計劃制定出的具有依據(jù)性材料、論證材料以及課題成果的總結鑒定材料。
1.2專業(yè)性
科研項目涉及的范圍和內容廣泛，既包含自然科學，也包含人文科學。科研材料中包含了不同科學的內容，對各種物質和現(xiàn)象的規(guī)律、特點進行了總結，具有很強的科學性。科研檔案材料要對這些科學規(guī)律進行準確的反映，因此就要求其具有一定的專業(yè)性。
1.3階段性
不同學科之間形成的科研檔案材料不同，但是都會隨著發(fā)展顯示出不同的階段特征，都會經歷從準備、實驗、總結到應用的階段，因此，科研檔案的歸檔工作具有階段性的特點。
2.科研檔案管理存在的問題
2.1對科研檔案材料的重視程度不同，科研檔案管理不完整
科研檔案材料主要分為成果性材料、過程性材料和原始性材料。現(xiàn)階段的科研檔案管理對這三種材料的重視程度不同，大多比較重視成果性材料，輕視原始性和過程性材料。科研檔案系統(tǒng)中對總結性、鑒定性、成果性材料的涉及內容比較多，而對一些原始材料記錄、具體的計算數(shù)據(jù)、設計文稿等方面的材料涉及較少，使得科研檔案管理不具有完整性和系統(tǒng)性。
2.2科研檔案中涉及的一般性材料多，技術性材料少
科研成果獲得的關鍵材料應該是技術性材料，技術性材料是科研人員解決科研問題、進行科技創(chuàng)新的重要材料，集中了科研人員的創(chuàng)新思想和創(chuàng)新方法，它的歸檔有著重要的現(xiàn)實意義，但現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料多是一些一般性材料，缺乏一定的技術性材料。
2.3科研檔案中涉及的紙質材料多，其他形式的材料少
科研工作中對于一些物理現(xiàn)象的記錄不能采用紙張完成，會使用到一些磁帶、硬盤、照片等，但是，現(xiàn)階段的科研檔案歸檔材料中大多是紙質材料，缺乏對其他形式材料的歸檔。
2.4科研檔案中歸檔材料記錄不規(guī)范
現(xiàn)階段科研檔案中的一些工作人員不具備專業(yè)的檔案歸檔意識，常用三色筆進行檔案的書寫，對檔案書寫的紙張沒有統(tǒng)一的規(guī)格，對于檔案的音頻文件處理不夠清晰明確。另外，由于一些檔案原件的份數(shù)有限，在檔案的調動方面只能進行復印處理，在復印的過程中對原檔案材料帶來了損壞，減少了檔案的使用壽命。
3.科研檔案的管理創(chuàng)新
3.1意識創(chuàng)新
隨著社會主義市場經濟的發(fā)展，科研檔案的管理發(fā)生了改變，這就需要相關人員加快轉變自身的管理觀念，不斷更新管理思維，增強管理的現(xiàn)代化意識，實現(xiàn)意識創(chuàng)新。意識創(chuàng)新的實現(xiàn)需要加強三個方面的意識。
3.1.1加強創(chuàng)新意識
加強創(chuàng)新意識需要科研檔案管理人員更新管理觀念，形成科研檔案管理的現(xiàn)代化管理理念，解放思想，實事求是，科學思想指導下實現(xiàn)對不合時展觀念、做法的摒棄。同時，要加強對科技的認識，實現(xiàn)現(xiàn)代科技在科研檔案管理中的應用，通過實踐不斷總結新的經驗和方法，實現(xiàn)科研檔案管理工作在制度、理論、技術等方面的創(chuàng)新。另外，要加強管理意識，建立科研檔案管理的長期實行機制，增強管理人員的責任心和熱情。
3.1.2加強服務意識
服務意識是科研檔案管理的一個重要方面，因為，科研檔案的管理是為科研人員服務的，服務質量的好壞對科研人員的工作有著直接的影響，因此，科研檔案的管理人員要樹立檔案管理的服務意識。首先，科研檔案管理的工作人員要通過對新形勢下科研檔案管理規(guī)律、特點、要求的分析，充分發(fā)揮科研檔案管理工作的信息和資源優(yōu)勢，從而實現(xiàn)科研檔案管理對經濟和社會發(fā)展的服務。其次，科研檔案管理的工作人員要不斷更新服務理念，加強服務的積極主動性，改變原有單一、被動的服務形式，形成主動、多樣的服務形式。最后，科研檔案管理的工作人員要不斷開拓檔案管理的服務領域、深度以及廣度，順應社會的發(fā)展，實現(xiàn)多元化的服務趨勢。
3.1.3加強利用趨勢
科研檔案的建立和管理就是為了被人們利用，因此，實現(xiàn)科研檔案的利用率是科研檔案管理工作的目標之一，要不斷加強檔案的利用，從而實現(xiàn)科研檔案的經濟、社會等效益。首先，要實現(xiàn)檔案的創(chuàng)新化利用，將靜態(tài)的檔案利用轉化為動態(tài)的檔案利用。其次，要加強科研檔案的信息開發(fā)，將科研檔案信息開發(fā)和市場經濟發(fā)展需求結合，實現(xiàn)科研信息資源的大眾化，充分發(fā)揮科研檔案信息在社會、企業(yè)、人才之中的利用。最后，通過一定的編研形式，并在計算機網絡技術的支持下實現(xiàn)科研檔案信息資源的共享。
3.2科技創(chuàng)新
隨著社會的發(fā)展和科技的進步，科研檔案的數(shù)量逐漸增多，社會各界對其需求也逐漸增加。而傳統(tǒng)的科研檔案管理手段和方法已經不能對現(xiàn)階段出現(xiàn)的問題進行解決，因此，要加強科研檔案管理的科技創(chuàng)新。科技創(chuàng)新主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
3.2.1實現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化
主要是利用現(xiàn)代科技理論、技術、方法來處理科研檔案管理中的問題，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和技術化。同時，計算機的應用還能提升管理工作的效率、增強系統(tǒng)性的管理技術、實現(xiàn)科研檔案信息的共享。
3.2.2實現(xiàn)科學化的科研檔案工作管理
實現(xiàn)科學化的科研檔案工作管理首先要實現(xiàn)科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)范化建設，為科研檔案額科學管理制定不同時期的規(guī)劃，加強現(xiàn)階段科研檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。其次，更新科研檔案管理的手段，實現(xiàn)科研檔案管理由傳統(tǒng)哈向現(xiàn)代化的轉變，提升科研檔案管理的效率和水平，減少科研檔案管理人員不必要的煩勞工作。最后。形成科研檔案管理的局域互聯(lián)網，從而為科研檔案管理的數(shù)字化和規(guī)模化提供保障。
3.3機制創(chuàng)新
隨著改革開放的進行以及社會主義市場經濟體制的建立，我國的法律制度逐漸完善，因此科研檔案的管理要加強其法律機制的創(chuàng)新，逐漸將檔案管理中的法規(guī)和體系滲透在我國法律建設中，實現(xiàn)科研檔案的法制化管理。同時，要求有關科研檔案管理者要知法、懂法、用法，真正將法律應用到科研檔案管理中，不斷加強科研管理工作的法律約束力。科研檔案管理工作具有系統(tǒng)性、規(guī)范性、完整性和實效性等特點，伴隨信息化、網絡化時代的到來，為了更好的發(fā)揮出科研檔案管理工作的特點，有關人員和部門要加強機制的創(chuàng)新。因為，科研檔案管理的規(guī)范化和標準化等特點是科研管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的保障，也是管理工作順利進行的基礎和前提。因此，有關人員和部門要在充分進行調查和分析的基礎上，通過符合科研檔案管理工作規(guī)律和標準制度的建立來實現(xiàn)科研檔案標準化管理，保障一切人員按照一定的管理標準來進行工作，對科研檔案管理工作的技術、方法、原則第二個進行科學規(guī)范，及時在工作中實現(xiàn)分類、記錄、復制，從而為科研檔案的現(xiàn)代化科學管理進行有效保證。
3.4人才創(chuàng)新
人是一切管理活動的主體，對科研檔案管理發(fā)揮著重要的作用，因此，要加強科研檔案管理人才的積極性和主動性，提升科研檔案管理人才的能力。同時，隨著科技進步以及其在科研檔案管理中的應用，科研檔案管理實現(xiàn)了管理設備的現(xiàn)代化、管理手段的多樣化以及管理載體的改革。因此，對科研檔案管理人員的素質提出了更多的要求，要求科研檔案管理人員的能力和素質都要進一步提高，并要建立一支具有現(xiàn)代科技知識技術以及業(yè)務知識、富有創(chuàng)新精神、與時俱進的科研檔案管理隊伍。基于很多科研檔案管理人員素質較低、缺乏對現(xiàn)代化科研檔案管理認識、管理專業(yè)技術差不重視科研檔案管理工作、科研檔案管理人員身兼數(shù)職等問題，需要加強科研檔案管理人員的素質來實現(xiàn)科研檔案管理的科學化、現(xiàn)代化發(fā)展，從而提升管理效率和水平，促進我國科研檔案管理工作的發(fā)展。新時代科研檔案管理事業(yè)的發(fā)展，要求科研檔案管理工作者不僅要掌握專業(yè)的檔案管理知識和簡單的計算機操作，還要通過建立網絡系統(tǒng)來實現(xiàn)科研檔案管理的資源共享。這就需要科研檔案管理員工要熟悉掌握現(xiàn)代通訊技術、辦公室自動化、計算機網絡知識等，并要會使用復印、光盤儲存、計算機檢索、多媒體課件制作等有關技術，實現(xiàn)現(xiàn)代化手段的科研檔案管理。另外，在人才培養(yǎng)上，基于科研檔案管理工作的專業(yè)化、現(xiàn)代化發(fā)展特點，要求培養(yǎng)具有多學科技術綜合能力的人才，要求他們了解現(xiàn)代化的科研檔案管理技術和手段，不斷加深自我的知識和技能學習能力。除了培養(yǎng)人才現(xiàn)代化的科研管理理念，還要不斷更新科研管理人員的知識體系，建立一種以需求為導向的培訓機制，從而不斷打造具有現(xiàn)代化管理能力的科研檔案管理隊伍。
4.總結
科研檔案管理工作的創(chuàng)新是一個不斷探索的過程，需要有關管理人員在思想上充分重視，在行動上積極主動，在實踐中開拓創(chuàng)新，從而實現(xiàn)科研檔案管理工作的與時俱進，適應新經濟形勢發(fā)展需求，實現(xiàn)其在傳承的基礎上的創(chuàng)新發(fā)展，不斷開創(chuàng)科研檔案管理工作的新局面。
【參考文獻】
［1］龐尊麗.關于新時期基層檔案管理模式的思考[J].檔案天地,2011(05)．
關鍵詞： 公路檔案管理創(chuàng)新
中圖分類號： X734文獻標識碼： A
一、公路檔案管理的特點
(一)轉換性。轉換性是公路檔案管理過程中的一個重要特點。由于公路檔案管理中的信息要處于不斷傳遞的動態(tài)之中，因此檔案管理的過程中，必須按總的管理目標和要求，不斷對信息進行加工、處理，從而使其轉換為既方便管理又便于使用的檔案信息。
(二)效益性。在公路檔案管理中，效益性也是其重要特點之一。由于在檔案管理中要耗費一定的人力、物力和財力，這勢必要求在管理中不但要考慮管理的實際效用，還要時刻以取得最大效用為出發(fā)點，即要本著少花錢、多辦事的原則，做到能從多方面提供大量的、有價值的檔案信息。
(三)總分合性。公路檔案在管理過程中，還存在一個明顯的特點即總分合性。所謂總分合性，就是從檔案管理的總體出發(fā)，對檔案管理系統(tǒng)進行整體規(guī)劃和優(yōu)化；所謂分，是指在把握整體的前提下，將檔案管理科學的分解為若干個組成部分或基本要素并據(jù)此進行明確分工，實現(xiàn)檔案管理工作的專業(yè)化、程序化和規(guī)范化；所謂合，主要指在科學分解的基礎上，按各個部分特點或各個要素的特點及要素間聯(lián)系，組織為一個嚴密有效的協(xié)作體系。
(四)發(fā)展性。另外，公路檔案管理還有一個基本屬性是其發(fā)展性。公路檔案管理隨著機關、組織、國家及社會等的發(fā)展，在不同時期和不同情況下會對檔案管理提出不同的要求。如隨著社會水平的不斷發(fā)展，檔案管理要求在收集、加工及傳遞上加大技術含量，這勢必要求檔案管理系統(tǒng)不斷從手段、方法等方面去改進和完善檔案管理體系。
二、公路檔案創(chuàng)新的內容
(一)觀念創(chuàng)新是公路檔案管理創(chuàng)新的思想保證
觀念是行動的先導，要實現(xiàn)公路檔案管理的創(chuàng)新，全面履行檔案事業(yè)行政管理和檔案保護利用兩種職能，必須轉變觀念，增強知識觀念，迎接知識經濟的挑戰(zhàn)。因此公路檔案工作者首先要強化知識觀念，把檔案管理和知識管理有機結合起來，把檔案館、室變成知識信息的管理機構。其次，檔案工作者還必須采用現(xiàn)代化管理手段，改變傳統(tǒng)工作方式，提高工作效率。例如：公路事業(yè)在發(fā)展，而公路檔案管理工作卻沿襲著幾十年的管理方法和落后的技術設備，根本不能滿足現(xiàn)代管理的需要，所以檔案工作者應采用計算機及網絡通訊設備強化服務手段，開拓服務渠道，以適應知識經濟的需要，逐步將檔案管理由實體管理轉向信息管理，參與信息市場。
(二)技術創(chuàng)新是公路檔案管理創(chuàng)新的內在驅動力
公路檔案管理的技術創(chuàng)新包括兩方面內容：一是檔案工作者將社會科技成果創(chuàng)造性地應用于檔案管理與保護，防止檔案損毀，延緩檔案老化；另一方面就是要求檔案工作者針對檔案工作操作技術方面存在的弊端和缺陷，研制出新的檔案工作技術和方法，以提高工作效率和質量。因此廣大檔案工作者應積極開動腦筋，大膽設想，勤于動手，在平凡瑣碎的檔案管理工作中創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績。
(三)管理創(chuàng)新是公路檔案管理創(chuàng)新的重點
公路檔案的管理創(chuàng)新，不僅體現(xiàn)在宏觀指導思想、戰(zhàn)略目標、政策制度上，還體現(xiàn)在檔案館、室的微觀管理業(yè)務上，需要多種因素的有效組合才能實現(xiàn)。
三、公路檔案創(chuàng)新的措施
(一)加速公路檔案管理的信息化和網絡化
在信息化時代，檔案管理在信息收集、傳播及使用等方面都離不開先進的信息技術和科學的管理手段，公路事業(yè)的不斷發(fā)展，其檔案管理更離不開計算機技術和通訊網絡技術的使用。
1．建立檔案管理信息庫。要加速檔案管理的技術化和網絡化，
必須要建立和完善檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，這樣可在很大程度上拓寬信息渠道，快速提供信息服務，從而實現(xiàn)國家對檔案管理的宏觀調控。首先，要及時補充、維護數(shù)據(jù)信息庫，對掃描的材料及補充的數(shù)據(jù)能相互轉換，迅速生成各種數(shù)據(jù)表、登記表、審批表等，減少重復勞動，確保檔案信息的管理及時有效；其次，系統(tǒng)軟件的設計要有實用性、快捷性和前瞻性，主要信息項也要統(tǒng)一，在錄入數(shù)據(jù)時要仔細核實，確保檔案信息的完整性和有效性；最后，要強化對檔案信息管理安全保護，不僅要在同種載體上復制，還要建立在異種載體上備份制度，檔案信息管理系統(tǒng)不得將涉及個人隱私的信息錄入數(shù)據(jù)庫，以保護個人隱私權。
2．建立網絡互聯(lián)，實現(xiàn)資源共享。要加速檔案管理的技術化和網絡化，還需強化互聯(lián)網建設，實現(xiàn)資源共享。在建立檔案管理信息庫的基礎上，應進一步提高計算機管理水平，充分運用網絡技術連接用人單位、公路上級主管部門、行業(yè)內部的局域，使不同范圍內的利用者都能共享到檔案管理信息庫。
3．充分運用激光掃描等先進技術。在公路檔案管理過程中，還應充分運用激光掃描等先進技術。對于紙質檔案中較大的信息項可運用激光掃描技術，有效將紙質檔案轉化為電子檔案，以有效保證重要檔案的安全，減少因檔案原件頻繁使用而造成的磨損，真正實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
(二)提高公路檔案人員的素質
1．培養(yǎng)新型的公路檔案管理人才，要切實提高公路檔案管理人員素質，必須適應檔案專業(yè)人才培養(yǎng)規(guī)律的多層次性，進一步完善公路檔案教育體系，加強學科建設，建設與公路檔案事業(yè)相適應的檔案專業(yè)人才培養(yǎng)體系。同時，要綜合考慮素質教育和社會需求，設計合理的培養(yǎng)層次結構，確立培養(yǎng)目標，優(yōu)化專業(yè)結構，以有效拉近檔案管理學習個體與實踐操作間的距離。另外，還應認識到在現(xiàn)代社會的信息化技術條件下，公路檔案學的研究對象和檔案管理的實際工作日益呈現(xiàn)出其綜合性、交叉性和應用性的特點，因此要不斷豐富和發(fā)展檔案管理科學，培養(yǎng)能從事公路檔案信息服務與管理的專業(yè)人才。
2．建立人才開發(fā)的激勵機制。提高公路檔案管理人員素質，還要建立有效的人才開發(fā)的激勵和約束機制，這體現(xiàn)在三個方面：一是建立按業(yè)績考核的制度。在市場經濟條件下，科學有效的激勵機制，必然以一定的物質利益為基礎。公路檔案管理系統(tǒng)可本著獎勵先進、懲罰落后的原則，真正使獎懲制度發(fā)揮其評判檔案人員社會地位和價值的尺度；二是建立積極向上的精神激勵機制。通過精神文化機制的建設，營造開放、向上、積極的工作氛圍，增強整個公路檔案管理系統(tǒng)的凝聚力，從而使公路檔案管理人員對其職業(yè)產生自豪感和滿足感；三是建立責任到人的工作目標激勵機制。通過將一定時期內的工作任務設立為目標，并以此作為考核確定每一個人的獎懲標準，充分發(fā)揮公路檔案管理人員的工作積極性，使其將目標轉化為動力，進而激發(fā)其工作熱情，調動其工作積極性。
3．建立健全用人制度。公路股檔案管理工作的性質決定了其管理人員必須具備過硬的理論知識和專業(yè)技能，因此，要打造高素質的公路股檔案管理人員隊伍，首先要改變以往的用人制度，實行競爭上崗的用人機制。對于新調入的公路檔案管理人員，要堅決破除根深蒂固的“鐵飯碗”意識，堅持學歷與能力相結合并且以能力為主的用人原則，在職務晉升時則應建立公開、公正、公平的用人制度；其次，應逐步實行持證上崗制度，使職業(yè)資格證書成為人事檔案專業(yè)的標準和依據(jù)，進而提高公路檔案管理人員的整體素質；最后，應重視公路檔案管理人員的繼續(xù)教育，通過定期開展崗位培訓和在職學習等方式，針對檔案工作的不同環(huán)節(jié)及崗位側重安排培訓內容。
(三)加強檔案管理的保密工作
在公路檔案管理過程中，還必須加強檔案管理的保密工作。第一，要對檔案管理人員進行保密教育，強化其保密意識。作為檔案管理保密各項工作規(guī)章制度的執(zhí)行者和實施者，檔案管理人員理所當然要成為保密教育的重點對象，不斷提高檔案保密的警惕性，如不得在公共場所談論涉及檔案中的秘密內容，嚴格執(zhí)行檔案借、查、閱制度，不得擅自透露所存重要檔案的內容、數(shù)量、存入位置等；第二，必須做好檔案的編制、檢索工作，檔案管理人員應對檔案進行綜合分析、分類、排序、選擇等。最后，嚴格按要求制訂保密期限表。檔案管理人員應嚴格按程序指定檔案保管保密期限表，并認真做好檔案鑒定工作，及時完成對保密檔案的降密、解密工作。
[關鍵詞]預防醫(yī)學檔案；檔案管理；科學化
[中圖分類號]G275.9[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）5-0056-02
1預防醫(yī)學檔案特點的概述
1.1點多面廣
就預防醫(yī)學檔案的內容來看，點多面廣是其最主要的特點，例如既有疾病的防治和衛(wèi)生監(jiān)測檢測以及科教培訓、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理以及重點業(yè)務活動的記載等。而做好這些工作，有的是長期的，有的是階段性的，有的是周期性的或者中斷后反復開展的工作，尤其是其開展的范圍在涉及本系統(tǒng)的同時還涉及其他相關部門或專業(yè)，在地區(qū)上來看，不僅有本地的，還有相鄰省份、全國和全球性的，由此可見，預防醫(yī)學檔案的內容具有點多面廣的特點。
1.2種類繁多
就預防醫(yī)學檔案的內容來看，種類繁多是其另外一個特點。這是因為其對社會上出現(xiàn)的各種群體性預防活動進行了真實的記錄，且所制成材料以及存在的形式來看也具有多樣性。例如甲骨文、紙質材料、聲像材料、硬盤、光盤、磁帶以及采集的樣品和珍貴的標本。因此預防醫(yī)學檔案的另一個特點就是種類繁多。
1.3形成周期長
人類在同病魔開展斗爭的歷史長河中，使得我們對一些疾病有了一個新的認識，而這個過程十分漫長，尤其是一些對人類健康危害性較大的傳染病，從出現(xiàn)到消滅需要全球人類的共同努力達一個多世紀之久。例如以前最常見的“天花”疾病，雖然目前在我國已經消除，但從出現(xiàn)到消除經歷了170年之久。由此可見，要形成一套完整的檔案必須經過漫長的周期，并非一朝一夕就能完成。
2預防醫(yī)學檔案的作用分析
一是有助于對預防醫(yī)學發(fā)展規(guī)律的研究，從而對疾病進行監(jiān)測和預控，從而為確保人類健康奠定基礎，因而在對預防醫(yī)學研究過程中具有不可或缺和不可替代的作用；二是為預防醫(yī)學試驗的開展提供科學的依據(jù)，在研究預防醫(yī)學過程中，其具有繼承性和可傳遞性以及連續(xù)性較強的學科，因而必須在預防醫(yī)學檔案內容里對預防醫(yī)學進行進一步深入的研究；三是為有關衛(wèi)生法規(guī)和標準決策的制定以及預防為主方針貫徹提供有力的依據(jù)，這是由于在這些法規(guī)制定和方針政策實行過程中必須查閱大量的檔案，才能進一步作出技術性和科學性的決策。
3如何促進預防醫(yī)學檔案管理的科學化
3.1常規(guī)性措施
3.1.1致力于檔案管理體系的健全和完善
在意識到完善檔案管理體系在檔案管理中的重要性的基礎上，疾控檔案作為疾病預控、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理以及疫情的處理的重要依據(jù)。因而必須致力于檔案管理體系的健全，做到任務分解的同時確保職責得到有效的明確，在疾病預控制度和工作手冊制定過程中，應加強對各檔案室在檔案收集和整理以及歸檔過程中自身職責的所在，并由每個業(yè)務科室選派一位檔案員負責對本科室的業(yè)務工作檔案的收集，并將其移交綜合檔案室，再由綜合檔案室的檔案管理員對其進行收集和整理以及歸檔，且加強與各科室的檔案管理人員的溝通和交流，并加強業(yè)務指導，從而促進管理體系的健全和完善。
3.1.2致力于檔案管理信息化的建設
隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理往往只是采取紙質化的方式進行記錄，而這一記錄方式已經難以適應時展的需要，因而在經濟適用的前提下，加強對現(xiàn)代信息技術與設備的應用，例如設置專業(yè)的計算機用于檔案的管理，并選用相應的檔案管理系統(tǒng)加強檔案的管理，以最佳的查詢方式，確保各種檔案能在第一時間查詢和利用，并在互聯(lián)網平臺下建立局域網，每個業(yè)務科室就能與檔案室實現(xiàn)信息資源的共享，從而更好地滿足疾病預控工作的要求。
3.1.3致力于檔案信息反饋及時性的提升
一旦發(fā)展重大傳染病，不僅會給廣大人民群眾的健康帶來重大的威脅，還會給社會與經濟的穩(wěn)定造成難以估量的損失，因而在對其進行處理時形成的文字和光盤以及照片等相關檔案信息，實際就是對這一過程進行真實的記錄，在積累疫情預控經驗的同時為科學決策提供合理和科學的依據(jù)，從而為科學研究提供相應的數(shù)據(jù)資料。因此在發(fā)生重大疫情時，作為檔案管理人員必須在整個過程中加強對檔案資料的收集，將收集的數(shù)據(jù)資料進行及時有效的更新，確保反饋的及時性，為疫情的控制提供科學的決策和依據(jù)。
3.1.4致力于自身專業(yè)技術和綜合素質水平的提升
隨著時代的發(fā)展，對預防醫(yī)學檔案管理人員的專業(yè)技術和綜合素質水平的要求也在不斷的提升，因而作為檔案管理人員必須緊密結合時展的需要，致力于自身專業(yè)技術知識的學習，切實做好在職學習和業(yè)務培訓工作，致力于自身業(yè)務水平和理論素養(yǎng)等綜合水平的提升，成為懂得檔案管理和預防醫(yī)學知識的新型復合人才，并積極參與單位的培訓工作，在強化自身技能的同時做好表率工作，形成良好的檔案管理氛圍。
3.2創(chuàng)新性措施
3.2.1致力于檔案管理意識的創(chuàng)新
良好的檔案管理意識是做好檔案管理的根源。因此，作為領導，首先必須轉變傳統(tǒng)的意識，充分意識到加強檔案管理的重要性，并引導全員加強有關檔案方面的法律法規(guī)的學習，促進全員檔案意識的提升，從而形成從上到下共同努力和支持的檔案工作氛圍，與此同時，作為檔案管理人員必須數(shù)量良好的信息觀、時效觀、協(xié)作觀和競爭觀，致力于自身觀念的提升，充分意識到檔案管理在整個疾病預控工作中的重要性，從傳統(tǒng)的管理型職能轉向服務型職能。從而形成良好的檔案管理意識，以檔案管理意識的創(chuàng)新為檔案管理的科學化的實現(xiàn)注入活力。
3.2.2致力于檔案管理內容的創(chuàng)新
雖然檔案管理內容較多，但隨著時代的發(fā)展，其涉及的內容將會更廣，因而為了更好地適應發(fā)展的需要和管理的科學化，就必須對檔案管理內容進行創(chuàng)新。一是對管理制度進行創(chuàng)新，做好制度的創(chuàng)新為檔案管理成效提升奠定基礎，有助于衛(wèi)生疾病的預防和協(xié)調，并嚴格按照檔案管理要求致力于制度體系的完善，確保整個檔案管理工作井井有條、有法可依，尤其是疾病預控重心應制定相應的檔案接收到銷毀等一系列程序的執(zhí)行制度，促進檔案管理科學化和制度化的實現(xiàn)。二是加強對館藏信息資源的分析和研究，結合預防醫(yī)學的需要，精心編制檢索目錄，從而為檔案查找的準確性和及時性的提升奠定基礎，尤其是在學術論文撰寫的過程中提供重要的依據(jù)，因而必須對檔案館內的資料進行分析，找出價值較高的信息內容，編制開放利用的檔案資料信息，從而更好地為檔案查詢提供便利，最終為檔案管理的科學化的實現(xiàn)注入活力。
3.2.3致力于檔案管理方式的創(chuàng)新
檔案管理的科學化離不開有效的管理方式，因而為了科學化地管理預防醫(yī)學檔案，就必須致力于管理方式的創(chuàng)新，尤其是在當前網絡信息時代下，因而對檔案管理方式的創(chuàng)新的重要渠道就在于檔案管理的網絡化，因此在檔案管理過程中作為管理人員應利用現(xiàn)代檔案管理方式，加強網絡信息技術的應用，建立檔案的開發(fā)和檢索以及應用的服務系統(tǒng)，在網絡信息技術的支持下創(chuàng)新管理方式和服務理念，從而更好地滿足檔案查閱的需要，最終確保各種疾病得到及時地預防和治理，確保管理的科學化。
3.2.4致力于服務方式的創(chuàng)新
實現(xiàn)檔案管理的科學化的目的就在于利用，因而在做好上述工作的同時，還應加強服務方式及創(chuàng)新。一是要拓寬收集面，防止檔案材料的流失，使檔案更完整、準確地反映出實際情況，為檔案利用打好基礎。二是改變長期以來單一的借閱模式，擴充服務內容，更新服務方式，開展多種形式的檔案信息開發(fā)利用工作。改變以往坐等上門的封閉式服務方式，積極主動、熱情為疾病預防控制工作服務，配合研究任務，分工收集、整理有關課題的檔案資料。
3.2.5致力于宣教方式的創(chuàng)新
檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，應大力開展檔案法律法規(guī)知識宣傳，增強全員檔案意識和檔案法制觀念。預防醫(yī)學檔案還是普及衛(wèi)生防疫知識、開展宣傳、培訓專業(yè)人才的有力工具。利用檔案可以編寫衛(wèi)生科普讀物和教材，繪制衛(wèi)生宣傳圖畫、舉辦各種展覽和講座、編寫衛(wèi)生年鑒等。在宣傳中，不僅要說明檔案的重要性，而且說明其在實際工作中的作用的典型事例加以宣傳，提高領導及預防醫(yī)學專業(yè)技術人員對檔案重要性的認識。
4結論
綜上所述，對如何促進預防醫(yī)學檔案管理的科學化進行探討具有十分重要的意義。作為新時期背景下的預防醫(yī)學檔案管理人員，必須認識到預防醫(yī)學檔案科學化實現(xiàn)的重要性，認真分析預防醫(yī)學檔案特點和作用，致力于檔案管理體系的健全和完善、檔案管理信息化的建設、檔案信息反饋及時性的提升以及自身專業(yè)技術和綜合素質水平的提升，并致力于預防醫(yī)學檔案管理意識、管理方式、服務方式、宣教方式的創(chuàng)新，最終實現(xiàn)預防醫(yī)學檔案管理的科學化，以促進我國預防醫(yī)學事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為我國的疾病預控工作成效奠定堅實的基礎。
參考文獻：
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關鍵詞：研究生 檔案管理 現(xiàn)代化
近年來，我國研究生大規(guī)模擴招，社會就業(yè)壓力突增，報考研究生人數(shù)越來越多，越來越多的人選擇深造，各個研究生培養(yǎng)單位的研究生規(guī)模不斷增加，無形當中對研究生的檔案管理提出了嚴峻的挑戰(zhàn)，研究生檔案管理手段現(xiàn)代化越來越被各研究生培養(yǎng)單位需求，同時，各個研究生培養(yǎng)單位也在不斷摸索檔案管理現(xiàn)代化之路。
一、研究生檔案管理的特點
1.研究生檔案管理的社會性。研究生教育的目的是培養(yǎng)人才，研究生來自社會，畢業(yè)后又要走向社會。研究生的檔案資料，反映著研究生的學業(yè)、學歷、思想政治素質等方面情況。
2.研究生檔案管理的綜合性。除了學術教育，還有針對性的社會實踐活動。研究生檔案除了反映研究生個人信息，還包括實踐活動等各種綜合檔案。
3.研究生檔案管理的系統(tǒng)性。研究生檔案材料種類過多、數(shù)量大，能夠成為一個獨特的檔案管理系統(tǒng)。既有紙質載體，又有音像材料和電子檔案材料。
4.研究生檔案管理的通用性。研究生教學檔案管理存在著共同的特點，某一專業(yè)的教學大綱、教學計劃和課程設置可在不同培養(yǎng)單位同時使用，還可以對其他專業(yè)起到一定的借鑒和指導作用。
5.研究生檔案管理的復雜性。由于研究生招生規(guī)模不斷擴大，研究生檔案越來越呈現(xiàn)出數(shù)量急劇增長、內容逐漸豐富、類型日趨復雜、需求日益提高等現(xiàn)象，給研究生檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。
二、研究生檔案管理的現(xiàn)代化之路存在的問題分析
（一）學生檔案內容不統(tǒng)一，規(guī)范性較差
1.研究生分為學術型和專業(yè)型兩類，研究生的檔案管理內容側重點也應有所不同。
2.研究生生源不同于本科生，既有應屆的本科畢業(yè)生，也有著往屆畢業(yè)的在職人員。研究生來自不同學校，在其檔案最初記錄時期有著很大的差異性，檔案管理花費的成本更多。
3.研究生檔案中包括研究生的學籍、培養(yǎng)、學位、思想品德和實踐創(chuàng)新能力等信息，而這些信息同時涉及研究生培養(yǎng)單位的多個部門，很難做到及時歸檔、存儲。
（二）研究生檔案管理人員的素質有待提高
研究生檔案管理人員是檔案管理的主體，直接決定著研究生檔案管理的水平和績效。研究生檔案管理既具有服務性和科學性，同時也有著復雜性和煩瑣性。
（三）研究生檔案管理方式相對落后
目前大部分的檔案仍然是紙質材料，一方面不利于保管，另一方面給檔案的查詢設置了障礙。
（四）研究生檔案管理的單向性
研究生檔案填寫由研究生管理部門完成，研究生檔案的交接也是直接通過調檔函進行公對公的發(fā)送與接收，這就導致了研究生并不能完全了解其檔案里面的內容和信息，與研究生緊密相關的個人檔案似乎與本人一點關系也沒有，透明度不夠，這一點是目前檔案管理過程中存在的通病。
三、研究生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展建議
第一，統(tǒng)一建檔標準，明確研究生檔案的內容和范圍
研究生檔案是研究生未來走向工作崗位的人事檔案的基礎，國家相關部門應該制定適合研究生使用的統(tǒng)一建檔標準、統(tǒng)一的檔案內容，并進行規(guī)范化管理。
第二，提高研究生檔案管理人員的綜合素質
研究生檔案管理人員首先要有高度的責任感和職業(yè)道德修養(yǎng)。其次要提高檔案管理的業(yè)務水平，學會利用現(xiàn)代化科技知識應用于檔案管理。
第三，完善研究生檔案管理體制
研究生檔案管理人員應定期考核業(yè)務工作。檔案管理工作人員的調動不應該過于頻繁，確需調動的工作人員，應做好工作交接。還應該定期讓研究生查看了解其檔案內容，這樣可以防止一些不必要的失誤。
第四，充分利用辦公自動化和網絡，實現(xiàn)檔案管理的信息化檔案管理
信息化也是檔案管理之路上的一個里程碑，是檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢。
由于我國特有的情況，導致我國研究生檔案管理還存在著巨大的地區(qū)差異。但是，檔案管理現(xiàn)代化是檔案發(fā)展的必然趨勢，隨著我國對檔案管理工作越來越重視，研究生檔案管理工作必將迎來一個新的時期，但是，不可否認，研究生檔案管理現(xiàn)代化之路仍然任重道遠，這就要求檔案管理人員在新時期要不斷利用新科技提升業(yè)務水平，提高自身業(yè)務素養(yǎng)。
參考文獻：
[1]李潤紅.研究生新生檔案管理中主要問題及對策思考.云南農業(yè)大學學報，2011（5）
關鍵詞：學校檔案管理 規(guī)章制度 員工培訓
中圖分類號：G47 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（c）-0241-01
1 學校檔案管理的重要意義
首先，學校檔案是學校成立發(fā)展的一個記錄，是最原始的文件。學校檔案開始與學校的成立，經歷了學校發(fā)展的各個過程，全面記錄了學校的教學組織管理活動，對學校各部門的工作都有最原始的記錄。學校的檔案能夠反映學校的成長經歷，便于了解學校的管理水平，為學校的改進工作提供數(shù)據(jù)支持。通過對學校檔案的分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)學校的特點和規(guī)律，對于總結學校管理的成敗有重要意義。其次，學校檔案記錄了學校的管理記錄，可以成為評價學校管理水平的重要依據(jù)。學校檔案記錄了學校組織工作和優(yōu)秀員工的工作經歷，對檔案的管理和總結，可以更好地發(fā)掘學校精神，也是學校自身形象的一種建設，形成一種集體觀念。學校檔案中包含了很多的教學經驗和成果，是教師們辛勤勞動的成果，也是教學水平整體體現(xiàn)。總之，學校檔案涉及到學校各個階段的成長歷程，是學校組織管理水平，教學水平、教學經驗、教學成果的客觀記錄，一方面便于對學校的總結，形成學校自己的精神和價值觀。另一方面也為學校的改革提供信息支持，為學校更好的發(fā)展提供幫助。
隨著課改的深入進行，學校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點。首先，學校檔案的信息量越來越大，越來越復雜。主要的原因有兩點：一是學校教學活動涉及的內容逐步增多，除了正常的教學活動外，現(xiàn)在學校增加了對學生實習、學生實訓、實驗室管理、學生社會實踐等內容，這些反應教學過程和學生經歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學校管理的檔案以外，更多的關注了教學活動，包括各專業(yè)的建設、各專業(yè)導員的工作，以及一些學科的教學科研成果等等。學校檔案信息內容越來越寬泛，越來越全面。其次，學校檔案信息的應用更加多元化。以前學校的檔案是獨立出來的，主要是對檔案的保存，檔案信息的利用很少。現(xiàn)在由于學校各項教學活動的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對檔案信息進行綜合利用，尤其是涉及學校科研、學科建設、學生檔案信息資源等問題時，往往需要多個部門緊密配合。現(xiàn)在學校開始走產學研結合的道路，需要更多與社會信息接觸，學校資源的開發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對于學校檔案呈現(xiàn)的新特點，在檔案管理上必然要采取對應的措施，保證檔案信息的擴大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。
2 規(guī)范學校檔案管理的措施
2.1 加強領導的重視
檔案管理部門一直是學校的一個獨立部門，但是檔案管理也長期不受重視，被認為是可有可無的部門。一方面檔案管理長期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認為是沒有什么技術含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領導不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向學校闡述檔案管理的重要性，爭取領導的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網絡化管理，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，服務學校管理，并將檔案管理設定為日常的工作項目。
2.2 完善管理的規(guī)章制度
任何工作都需要完善的規(guī)章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規(guī)章制度，嚴格工作流程，保證檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化和標準化。學校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴格的流程，也沒有規(guī)章制度，導致一些資料存檔出現(xiàn)問題。因此，今后要加強檔案管理部門規(guī)章制度的完善，嚴格要求工作流程。可以與學校的其他部門進行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實施中進行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進行的同時能夠服務其他部門。規(guī)章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進行完善。
2.3 提高檔案管理人員的業(yè)務素質
由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領導安排，而且很少對工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務素質提出要求。由于部門沒有激勵機制，員工的不到升遷機會，很少有員工主動提高業(yè)務素質。因此，一方面盡快完善部門的激勵機制，另一方面采取措施提高工作人員的業(yè)務素質。目前提高業(yè)務素質主要有兩個措施，一是對員工進行培訓，立竿見影；二是提高選拔要求，引進具有專業(yè)技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現(xiàn)在檔案管理越來越信息化和網絡化，引進具有專業(yè)技術的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業(yè)務精良，具有專業(yè)技能的高素質檔案管理隊伍。
2.4 更新檔案管理的設備
學校要搞好檔案管理工作，設備設施建設尤為關鍵，因為齊全的設施是做好檔案管理工作的物質基礎。學校一定要把檔案設備設施建設作為校園基本建設的一項重要內容，根據(jù)學校規(guī)模和經濟狀況設置檔案管理辦公室。管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調溫和通風等設施，盡可能做到“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨立。對于音像、實物等特殊而有長期保存價值的檔案，確保它們的保存質量。
2.5 加強檔案資源的開發(fā)利用
學校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值，利用它來正確指導學校教育教學各方面工作的發(fā)展和進步。因此，在檔案管理過程中，切不可流于形式，整理一些毫無價值的劣質檔案，也不能將大批優(yōu)質檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發(fā)揮檔案的服務作用，學校領導應該高度重視教職工用檔意識的培養(yǎng)，讓大家認識到，正確用檔就是在提升自我素質和提高工作效益，就是在為學校的進步發(fā)展做貢獻。
參考文獻
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關鍵詞：企業(yè)；人事檔案；規(guī)范化；管理
中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：
一 引言
當前，企業(yè)的人事檔案管理對于現(xiàn)代企業(yè)的科學化管理具有重要的作用。人事檔案能夠詳細記錄個人的學歷、技能以及工作經歷等信息，這樣可以讓企業(yè)對于人才培養(yǎng)與選拔有了資料基礎。人力資源部門可以更全面掌握員工的能力特長，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮充分的價值。企業(yè)的人事檔案管理能夠提高人力資源管理的規(guī)范性，更好地發(fā)揮企業(yè)員工的才能。因此，企業(yè)要加強對人事檔案管理的規(guī)范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企業(yè)對人事檔案管理缺乏規(guī)范化管理，沒有建立完善的人事檔案的管理制度，對該項工作也沒有較強的管理意識，認為該項工作不能直接創(chuàng)造經濟效益，對其投入的資源和精力也比較少，企業(yè)的人事檔案管理信息化建設比較落后，人事檔案的保存、轉遞的安全性、員工信息的健全性，都存在管理的不規(guī)范問題。這些都阻礙了企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理進程，也抑制了人事檔案管理的職能發(fā)揮。
二 新時期企業(yè)人事檔案管理的特點與新問題
（一）企業(yè)人事檔案管理的特點
企業(yè)人事檔案管理重點就是要將員工的相關崗位信息資料進行全面收集，為開展人力資源管理奠定基礎，因此，企業(yè)人事檔案管理就具有長期性和累積性特點。它是根據(jù)企業(yè)員工的個人職業(yè)經歷、工作能力以及崗位培訓進行的資料整理，能夠客觀反映員工的職業(yè)經歷。企業(yè)員工的人事檔案的收集整理要依靠相關部門共同協(xié)作完成。企業(yè)人事檔案管理的工作負擔比較重，要對企業(yè)全體員工進行職業(yè)信息的長期動態(tài)化記錄，這樣不斷進行信息的收集整理、歸檔等工作。同時，還要對人事檔案的轉接和歸檔等工作進行記錄。信息化社會要求企業(yè)人事檔案管理必須進行變革，僅僅依靠手工記錄已經不能滿足人事檔案管理的需要，企業(yè)人事檔案管理的信息化成為時展的客觀要求。
（二）新時期企業(yè)人事檔案管理的新問題
隨著市場經濟的不斷完善，企業(yè)作為經濟主體，參與的市場經濟競爭更為充分。這樣帶給企業(yè)員工的工作崗位變動和企業(yè)人才流動十分頻繁，也給企業(yè)人事檔案管理帶來了難度。企業(yè)人事檔案管理在員工的流動管理、人力資源優(yōu)化配置、人才培養(yǎng)規(guī)劃以及崗位績效考核等方面，都面臨著挑戰(zhàn)。企業(yè)人事檔案管理必須解決好信息化管理和提高工作效率等問題。
首先，企業(yè)人事檔案管理意識比較淡化，管理制度不健全。在市場經濟環(huán)境背景下，企業(yè)的人事檔案更多地服務于企業(yè)自身的發(fā)展和調配人力資源，也幫助企業(yè)員工能夠更好地進行流動，使員工能夠在合適的崗位上面發(fā)揮自己的價值。但是，一些企業(yè)還沒有意識到人事檔案管理的重要性，沒有給予管理上應有的重要地位。對于企業(yè)人事檔案管理還存在沿用陳舊的管理制度，沒有根據(jù)社會和企業(yè)的發(fā)展進行制度完善，這樣就滯后于企業(yè)和員工的發(fā)展實際，造成了企業(yè)人事檔案管理的粗放化。缺乏現(xiàn)代管理與信息化管理的工作內容與工作方法。
其次，企業(yè)人事檔案管理缺乏專職人員，管理不規(guī)范。一些企業(yè)為了能夠節(jié)約人力成本，因此將人事檔案管理工作分派給相關部門進行兼職管理，沒有專職人員進行管理，造成了人事檔案管理的非專業(yè)化和非規(guī)范化。這樣也使得企業(yè)的發(fā)展遠遠快于相應的配套人事檔案管理，人事檔案管理處于混亂狀態(tài)、沒有專業(yè)人員對檔案進行科學管理，相關管理人員缺乏責任意識，不能嚴格按照檔案人事管理制度進行管理，造成了檔案查找困難等問題。
最后，企業(yè)人事檔案管理內容不充分，管理模式比較滯后。根據(jù)一些企業(yè)的管理現(xiàn)狀，這些企業(yè)的人事檔案管理成為內向型的，封閉的管理模式。由于一些企業(yè)的人事檔案管理內容方面，沿用的是傳統(tǒng)人事檔案管理內容，缺乏與市場經濟相適應的內容，例如：缺乏具有人文關懷的檔案信息，個人健康類檔案、誠信類檔案、動態(tài)業(yè)績檔案等。這樣就不能準確地對員工進行任用選拔與績效考核，也不利于建立規(guī)范化的人事檔案信息管理系統(tǒng)。企業(yè)的人事檔案管理模式在實際運用中，還缺乏創(chuàng)新使用人事檔案管理現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據(jù)化的管理。
三 加強企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化措施
（一）提高企業(yè)人事檔案管理制度的規(guī)范化
企業(yè)人事檔案管理必須健全相關的管理制度，促使其得到規(guī)范化管理，才能為企業(yè)的發(fā)展提供真實可靠的檔案信息資源。要能夠保護好檔案資料的安全性，同時帶動人事檔案管理信息的發(fā)展。企業(yè)人事檔案管理制度的規(guī)范化還應體現(xiàn)在人事檔案材料文體要統(tǒng)一、裝訂整齊、書寫規(guī)范、管理規(guī)范等方面。企業(yè)要不斷對人事檔案管理的規(guī)章制度進行完善，學習和創(chuàng)新應用人事檔案管理的規(guī)范化理論與方法，為企業(yè)的人事檔案管理創(chuàng)新奠定基礎。
（二）提高企業(yè)人事檔案管理的信息化
由于社會發(fā)展的不斷細化，對于企業(yè)的人事檔案管理就應加強現(xiàn)代化、規(guī)范化和標準化管理工作。企業(yè)要建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫、管理系統(tǒng)等，通過規(guī)范化的管理工作貫穿人事檔案管理的全流程，奠定了人事檔案載體標準、格式標準、管理標準體系的建立與完善。在網絡時代，檔案管理的信息化十分重要，解決了檔案管理遇到地域制約，提高了時效性，為企業(yè)的相關部門實現(xiàn)了檔案信息高度共享。這也有利于人事檔案管理人員減輕了重復性和簡單性的操作，使他們能夠有更多的精力進行人事檔案資源的開發(fā)與利用。
（三）完善企業(yè)人事檔案的管理內容，增強管理人員的專業(yè)化管理水平
根據(jù)市場經濟宏觀發(fā)展狀況和企業(yè)微觀發(fā)展的實際需要，要完善企業(yè)人事檔案的管理內容，增強管理人員的專業(yè)化管理水平，這樣才能滿足企業(yè)人才流動和人力資源合理優(yōu)化配置的要求。對于企業(yè)急需的人才錄用選拔方面，人事檔案信息要提供員工的科研成果、專利技術材料；業(yè)績考核、健康狀況檢查等，這樣才能準確反映員工的工作能力與綜合素質。另外，企業(yè)應加強對人事檔案管理人員的培養(yǎng)與培訓，提高相關管理人員的檔案管理專業(yè)化水平與能力。增強他們的工作職責意識，合理運用先進的管理方法，規(guī)范化操作人事檔案業(yè)務與流程，確保人事檔案管理的完整、機密和安全。
四 結論
通過對加強企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理，得出新形勢下企業(yè)的人事檔案要實現(xiàn)科學化和信息化管理，這樣才能發(fā)揮企業(yè)人事檔案管理的功能，開發(fā)和利用好檔案資源，為進一步完善企業(yè)的人事管理發(fā)揮作用，使企業(yè)在人才任用上提供服務價值，也使得企業(yè)的人事檔案管理能夠動態(tài)化地適應企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)要加強信息化檔案管理建設，投入更多的資金、設備和資源用于人事檔案管理信息的數(shù)字化、網絡化。企業(yè)還應重點關注人事檔案管理的安全問題，要提高相關管理人員的網絡安全意識，加強人事檔案管理的審查與管理制度；升級人事檔案信息化管理技術，確保企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化與安全性。
參考文獻
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[2] 楊宇.加強企業(yè)人事檔案管理對策的分析[J].企業(yè)技術開發(fā).2013,(16)
[3] 武輝芳.企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策——以F公司為例[J].科技創(chuàng)新與應用.2012,(28)
【關鍵詞】電子檔案；管理；利用
1 電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，關于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1.1 提供拷貝
拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權威性。當向利用者提供載體拷貝時，應將文件轉換成通用標準文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復和顯示的軟硬件平臺。當利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
1.2 通信傳輸
通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網絡傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉換數(shù)字通信或互聯(lián)網絡來實現(xiàn)。
1.3 直接利用
直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構的電腦，在檔案部門的網絡上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網絡系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
2 加強電子檔案管理的意義
2.1 加強電子檔案管理，可以節(jié)省人力物力
為夯實檔案基礎管理，堅持嚴把“四關”：第一，嚴把資料形成關。認真規(guī)范公文處理、業(yè)務辦理、行政執(zhí)法等各項工作程序，嚴格按照檔案管理的要求把關，嚴格程序控制，加強質量管理，從源頭上保證歸檔材料質量的嚴肅性。第二，嚴把資料收集關。第三，嚴把檔案整理關。對當年的檔案資料，嚴格按照機關檔案“三合一”制度，統(tǒng)一檢查、指導、歸檔，確保檔案整理的規(guī)范性。第四，嚴把檔案管理關。檔案室實行專人負責，專人管理，定期檢查，形成記錄。檔案借閱實行臺帳管理，嚴格實行保密規(guī)定，確保檔案安全性。
2.2 加強電子檔案管理，有利于提高服務質量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯(lián)網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應有的社會效益和經濟效益。
3 加強電子檔案管理的重要意義
3.1 加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力
為夯實檔案基礎管理，堅持嚴把“四關”：第一，嚴把資料形成關。認真規(guī)范公文處理、業(yè)務辦理、行政執(zhí)法等各項工作程序，嚴格按照檔案管理的要求把關，嚴格程序控制，加強質量管理，從源頭上保證歸檔材料質量的嚴肅性。第二，嚴把資料收集關。第三，嚴把檔案整理關。對當年的檔案資料，嚴格按照機關檔案“三合一”制度，統(tǒng)一檢查、指導、歸檔，確保檔案整理的規(guī)范性。第四，嚴把檔案管理關。檔案室實行專人負責，專人管理，定期檢查，形成記錄。檔案借閱實行臺帳管理，嚴格實行保密規(guī)定，確保檔案安全性。
3.2 加強電子檔案管理，有利于提高服務質量
檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質中，通過互聯(lián)網進行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質量的服務，要求我們必須拓寬知識面，努力學習新技術，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應有的社會效益和經濟效益。
[關鍵詞]科技檔案；管理和利用；規(guī)范化
科技檔案是在各項生產、基建、科研設計、工程勘察和測量等科研過程中直接形成的應當歸檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件資料，記載了相關內容的基本構思方案和設計方法。其種類較多，如工程技術檔案、基建檔案、設備檔案、科研檔案、測繪檔案等。它具有知識儲備功能、依據(jù)憑證功能，情報功能、促進生產力發(fā)展和提高效益功能。科技檔案的有效管理和設計方案、實驗開發(fā)及項目研究之間存在一定的聯(lián)系，其管理內容具有多樣性，在實踐中必須以科學技術為依托，重視科學信息技術的利用，達到提升檔案管理與有效利用之目的。
一、科技檔案的特點與重要性
科技檔案具有專業(yè)性強、種類多樣、成套性、現(xiàn)實性的特點。首先，不同專業(yè)形成的科技檔案管理體制、整理分類各不相同；其次，專業(yè)門類繁多、類型復雜，多樣化特點鮮明；第三，科技檔案圍繞一個科研項目進行，有規(guī)律地形成一系列成套的相關科技文件資料；最后，科技檔案具有較強的現(xiàn)實使用性，它記錄和反映著科技、生產、建設等活動，即使在歸檔后，也依然有很高的利用價值。
在生產領域、科學研究、工程設計、基礎建設、或企業(yè)管理中，科技檔案在整個檔案中所占的比例顯著增加，在科學管理中所處的地位也越顯重要。它是科技發(fā)展的催化劑，是知識形態(tài)的生產力，同時它也是一個單位實力的重要組成部分，是項目成功的金橋。
二、科技檔案規(guī)范化管理的內容分析
根據(jù)科技檔案管理的特點，在實踐中必須明確任務要求，從科技檔案規(guī)范化管理的內容著手進行分析。
1.建檔管理規(guī)范化
科技文件材料歸檔管理對提升管理的有效性至關重要。由于材料自身的形成規(guī)律各不相同，為了達到有效管理，必須按照科技材料的形成過程、積累量和信息資源的開發(fā)條件對其進行規(guī)范化管理[1]。
2.科技檔案信息資源的應用
不同的歸屬部門間涉及到不同的管理內容，必須保證信息資源的內容面向社會和大眾，所有的服務方式都必須重視科技檔案的開發(fā)和利用建設。根據(jù)實際情況，積極為利用者提供信息資源，并做到及時發(fā)現(xiàn)問題，總結問題，進而達到檔案管理的規(guī)范化[2]。
3.管理崗位與制度規(guī)范化
科技檔案管理除了包括常規(guī)性信息資源管理外，檔案管理崗位必須明確，只有責任落實到人，才能做好管理。不同單位受自身發(fā)展因素和外部因素的雙重影響，頻繁的對人事進行調整，有些科研項目資料收集了一半，換了人員，前后若銜接不暢，則容易造成資料缺損。又比如在進行電子化檔案管理過程中，人員操作不規(guī)范，信息錄入不全面，沒有統(tǒng)一標準，也沒有校對，則又會使科技文件資料出錯。為了提升管理的有效性，必須遵循在規(guī)范化的發(fā)展理念，提供內容真實、詳盡的科技成果材料，從而推動科技成果轉化。
二、科技檔案的管理方式及利用服務
規(guī)范的管理目的在于更好地提供利用服務。重視科技檔案管理，加強利用服務，從而促進科技生產活動。
1.加強業(yè)務建設
科技檔案業(yè)務建設是根本，檔案開發(fā)利用的效果直接反映了檔案資源規(guī)范化管理的水平。要從管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和歸檔等方面，針對基礎性業(yè)務的重要性，要求相關工作人員做好日常管理工作，禁止出現(xiàn)內容單一、管理不規(guī)范的情況，要不斷豐富館藏，擴大進館檔案范圍，并保證檔案材料的齊全、準確和完整[3]。
2.提升管理人員的素質
科技檔案管理現(xiàn)代化是規(guī)范化管理的前提，管理人員應接受專業(yè)的培訓后再上崗。在當前管理實踐中，有些管理人員對檔案管理的規(guī)范制度欠缺了解，有些科研人員對檔案意識淡薄，資料保存不全。或者只重視科研活動的過程和科技成果的鑒定與報獎，而忽視科技文件材料的保存和積累，為了減少此方面的不良影響，要求檔案管理人員必須靈活應用現(xiàn)代管理學方面的知識，在最短的時間內，優(yōu)化自身知識結構和能力水平。同時要積極學習計算機和網絡技術，將電子化、網絡化現(xiàn)代辦公技術和檔案管理結合起來，進而達到優(yōu)化管理形式的目的。
3.創(chuàng)新服務方式
科技檔案管理也需要不斷創(chuàng)新，與時俱進，提供服務利用更要充分體現(xiàn)以人為本、以最大化利用為目的，利用現(xiàn)代信息技術建立檔案管理中心，充分利用網絡技術、實現(xiàn)無紙化科技檔案管理，可設置專業(yè)的控制中心，并將全部的電子檔案集中納入電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，通過電子檔案數(shù)據(jù)中心對其進行分類處理，進一步提高科技檔案管理效率和實現(xiàn)檔案信息資源的共享。可根據(jù)實際情況，設計信息訪問權限，設置免費電子文件的查找形式。該方式不僅能為相關科技人員提供豐富的在線資源，同時提升了單位時間內利用效率。通過可實行的在線服務方式來提高檔案資源的利用服務，從而實現(xiàn)檔案資源管理上的創(chuàng)新，并不斷擴展應用領域，把科技檔案管理工作提高到一個新的層次。
4.擴大服務領域
隨著信息技術的不斷發(fā)展，信息技術在各個領域中有關鍵性的作用，包括工作、學習和生活中，檔案管理最大的作用是為人所用，因此在實踐中必須不斷擴大服務領域。科技的方案管理已經逐漸滲透到各個領域，在社會中的作用也越來越明顯。如果仍然采用原有的單一性的管理模式，會在很多程度上限制各個服務領域的發(fā)展需要。在知識經濟的發(fā)展背景下，為了實現(xiàn)信息化管理，必須建立實體管理中心，將檔案管理落到實處，使檔案管理更好的面向社會服務。
結束語
科技檔案管理正逐漸滲透到各個領域，為了突出其本質作用，在實踐中根據(jù)其發(fā)展情況，對資源進行有效的利用和分析。在信息化技術的影響下，實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新是擺在檔案管理人員面前的重要難題，必須發(fā)揮檔案管理的功能，實現(xiàn)資源共享，進而推動科技檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。建立規(guī)范的科技檔案管理流程，為后續(xù)管理保留較大的空間，檔案工作人員要立足于實踐，從現(xiàn)有的發(fā)展趨勢入手，不斷突破，不斷擴展科技檔案的應用范圍，充分利用檔案信息的指導性作用，讓大家及時了解動態(tài)進展。科技檔案的有效管理與利用，將對社會發(fā)展起到推動化作用。
參考文獻
[1]汪志遠.淺談科技查新檔案的管理與利用[J].青春歲月，2012（2）：255-256.
關鍵詞：高速公路；建設項目；工程檔案；檔案控制與管理
高速公路建設項目檔案是一種準確反映項目建設總體過程的重要資料，對于項目竣工驗收、管控以及維護等均有著十分重要的作用，所以，保證檔案資料的可靠性與準確性，是高速公路檔案管理工作的基本內容，也是必然要求。然而，由于高速公路建設項目對應的檔案存在數(shù)量大、涉及領域多、跨度長等特點，使得編制一套準確、可靠的檔案資料有著很大的難度。
1 高速公路建設項目檔案控制與管理的主要特點
1.1 系統(tǒng)性與完整性
在常規(guī)的檔案管理工作中，占據(jù)較大分量的是科技檔案和專業(yè)檔案，在檔案分類、組卷需求等方面存在著不同的具體要求，這和工程的業(yè)務性質、管理等有著十分密切的聯(lián)系，因此高速公路建設項目檔案具有系統(tǒng)性與完整性特點[1]。
1.2 流轉復雜性
檔案的類型較為繁多，工作人員在進行劃分時程序十分復雜，實際情況中必須由專業(yè)的機構或部門負責，并根據(jù)檔案的特點等實際情況制定一套有效且具有足夠專業(yè)性的管理辦法，以此提升檔案管理工作的效率。
1.3 檔案數(shù)量龐大
建設項目檔案的主要作用是收錄與記載建設管理過程和結果，由于高速公路本身會涉及到眾多學科和內容，所以與其相關的檔案數(shù)量較為龐大。此外，從項目立項開始，一直延續(xù)到項目使用，檔案形成的時間很長，需要經過許多單位，工作量與難度都很大，想要做好檔案的編制與管理需要付出很多的努力和實踐。
1.4 檔案的載體具有多樣性
除了基本的紙質形式，高速公路建設項目檔案還包括各種媒體檔案和實體檔案，這在很大程度上也增加了檔案整理與管理的難度，相關管理部門應給予足夠的重視。
2 高速公路建設項目檔案控制管理措施分析
2.1 建立可靠的管理機構
項目檔案編制需要按照接收流程，如圖1所示，收集建設過程中的所有材料，但由于高速公路工程跨度較長，使得工程建設單位很容易在前期忽視檔案管理工作，主要體現(xiàn)在對應機構未及時落實、人員配置不完整等方面，使得重要材料的收集不能及時開展，不僅增加了工作量和難度，還無法保證項目檔案的真實性與完整性[2]。因此，作為高速公路工程的建設方，首先應對檔案管理給予足夠重視，在此基礎上，建立一個可靠的檔案管理專業(yè)機構，配備足夠的專業(yè)人員和技術設備，從而在第一時間收集項目資料。另外，項目建設方還需同時配置專職管理人員，如今委托咨詢單位對檔案編制與管理進行負責較為常見，雖然這種管理辦法可以為建設方提供有效幫助，但這并不代表可以完全取代建設方所具有的管理職能。作為建設項目專職管理人員，除了要具備完整的專業(yè)知識，還要對高速公路工程有一定的認識和了解，首先要能在實際工作中及時發(fā)現(xiàn)問題，工程檔案是一個復雜且龐大的整體，如果管理人員的專業(yè)知識掌握不到位，可能無法準確定位檔案中潛在的問題，進而對檔案管理的效果和作用造成不利影響。
2.2 借助合同關系明確各方權責
在正式開展施工作業(yè)時，工期通常十分緊張，此時，施工單位與監(jiān)理單位無暇顧及檔案管理，將其視作“軟任務”，使得檔案材料收集和編制與施工出現(xiàn)嚴重的脫節(jié)，進而對檔案的實效性與真實性造成不必要的影響。因此，項目建設方應借助合同關系與制約，設立與檔案管理直接相關的專項條款，明確項目各方的具體責任和權力，與此同時將檔案編制的時間要求融入到施工管理主體中，必要時和工程款支付形成掛鉤，以此來提升各參建方的積極性和主動性，確保檔案編制可以和施工同時進行，保證其實效性與真實性。
2.3 完善檔案控制管理計劃與目標
完善檔案控制管理計劃與目標是切實做好檔案管理工作，使其發(fā)揮應有作用和效果的重要前提。為確保工程檔案達到優(yōu)質標準，從項目建設初期就應該制定一個科學的計劃和目標，然后所有的工作都需要圍繞這個計劃和目標展開，環(huán)環(huán)相扣，有序推行工程檔案的目標管理。尤其是省級重要建設項目檔案評比的“金冊獎”，其注重檔案形成與管理過程中的質量控制，這是因為將檔案管理融入到工程建設全過程可以起到提升檔案管理質量的作用。
2.4 不同階段選定對應的檔案管理重點
總的來說，無論實際的管理水平如何，用于檔案管理的主體力量始終都是有限的，考慮到高速公路工程點多、線長、面廣的實際特點和要求，檔案管理需要在不同的階段選定對應的管理重點，具體內容如下：
（1）高速公路建設項目籌建時期，檔案管理的重點為及時對項目立項方面的資料進行收集和整理，以便為后續(xù)管理工作奠定良好的基礎。
（2）正式開始施工前，檔案管理的重點為對及時對地質勘察等方面的資料進行收集和整理，對于一式多份的相關資料，可以先保留一份進行歸檔[3]。
（3）項目建設施工階段，檔案管理的重點為檔案與施工同步進行，簡單來說就是對施工的各項行為和成果進行記錄，同時確保檔案的真實性和完整性。除此之外，全部已經形成的施工與監(jiān)理資料，應滿足檔案預立卷提出的實際要求，這一要求主要指除了要進行頁碼打印和裝訂外，還要達到指定的專項驗收標準。
3 結束語
總而言之，檔案形成及其管理是工程建設的主要內容之一，想要切實做好管理工作，需要從立項開始，認識到檔案管理的重要作用，并建立完善的規(guī)章制度，構建健全的管理網絡。施工過程中，根據(jù)不同階段，劃分不同的管理時期，明確該階段下的檔案管理重點與計劃。工程完工后，要及時進行檔案整理，盡量在最短的時間內完成專項驗收，以保證工程檔案可以實現(xiàn)完整性、系統(tǒng)性等根本目的，從而為高速公路運營以供可靠、優(yōu)質的服務。
參考文獻
[1]彭鹿. 淺談高速公路建設項目檔案控制與管理[J]. 公路交通科技（應用技術版），2010，S1：138-140.
【關鍵詞】煤礦企業(yè)，檔案管理，問題及對策
煤炭企業(yè)作為國家的重工業(yè)企業(yè)，推動著國民經濟的發(fā)展以及國家的基礎建設，同時想要做好煤炭企業(yè)的發(fā)展工作，就需要檔案部門做好基礎信息輸送工作，保證檔案信息得到良好的開發(fā)利用。如今國家和人們都對煤礦安全生產問題更為重視，也為煤礦的安全投入了越來越多的資金來完善其設備等，這樣使煤礦檔案工作內容更加多樣化，也為煤礦檔案管理提出了更高的要求和標準。
1煤礦檔案的特點
煤礦檔案是對煤礦的生產和管理工作做的一個詳細記載，是圍繞煤礦開采的一系列生產過程形成的，與一般的文檔檔案相比具有以下特點：
1.1多樣性。由于煤礦生產的過程十分復雜，擁有眾多井上、井下的部門，所以煤礦檔案更具有綜合性。從煤礦開采、地質測量、采煤、維修、地面運輸、銷售等一系列過程，還要包括井上的各行政管理部門，煤礦的發(fā)展越來越壯大，檔案的數(shù)量也隨之增加。
1.2廣泛性。煤礦檔案是對生產活動的各個環(huán)節(jié)以及地面管理工作的詳細記載，包括位于井下的生產一線的各種工作活動，以及地面上的各種生產活動和管理部門的管理工作等都會被記載下來；同時還包含著上級部門下達的指令，制定的規(guī)定、條例以及進行的檢查和驗收等，還包括從外單位進購的設備等的產品信息。
1.3技術資料利用較為頻繁。煤礦企業(yè)的生產安全是煤礦生產的重點，所以要經常進行相應的安全管理工作，比如經常對巷道進行支護，監(jiān)護地下煤層的開采過程，定期維護和檢修機械設備，對上級下達的安全生產章程、標準等經常學習和查閱，這些都要頻繁地用到檔案中的技術資料和圖紙。
2檔案管理中存在問題
2.1檔案管理制度不夠完善。近年來我國出臺了《檔案法》等一系列檔案法規(guī)，這也推動了煤礦的檔案法規(guī)制度建設，但是目前煤礦檔案管理中還有許多問題，管理制度不夠健全，尤其是沒有有效的機制來制約基層檔案管理。井下的各生產部門忙于生產工作忽視了檔案管理工作的重要性，沒有及時對檔案進行歸檔，沒有一個規(guī)范的部門立卷制度遵循，更沒有安排專人去做文件的收集和歸檔工作，以至于到了每年立卷的時候要臨時安排人員突擊制作，造成了資料的混亂和遺失等。
2.2檔案收集不夠系統(tǒng)和齊全。一方面煤礦的檔案收集和管理是沒有安排專人來進行的，另一方面檔案都是煤礦部門的技術工作人員在生產工作現(xiàn)場，一邊工作一邊形成了相關的數(shù)據(jù)和圖紙等，企業(yè)沒有給這些人員培訓專業(yè)的檔案管理知識，所以這些技術人員并不明白檔案管理的相關知識以及要求，影響了檔案管理標準的執(zhí)行，更嚴重的影響了煤礦檔案的規(guī)范程度和標準程度，并且由于沒有專人管理，頻繁換人的情況導致檔案會有遺失，收集不夠系統(tǒng)和完整。
2.3基層人員對于檔案的認知不足。由于每個部門都會比較頻繁的使用煤礦技術資料，所以對于這種每年度形成的技術資料，很多部門都不愿意進行歸檔，覺得將資料放在自己部門使用更為方便。同時資料管理人員往往是兼職并且經常調換，所以對檔案管理工作不夠重視，給每年的歸檔立卷工作帶來了很大困難，也給煤礦檔案管理帶來了諸多不便。
2.4對檔案管理工作的安全化和法治化意識不夠。安全性方面主要有某些檔案管理人員沒有什么保密意識，對紙質檔案的保管不夠嚴密，而檔案信息網絡的安全性也存在很大隱患；法制方面主要是一些領導干部或者專業(yè)技術人員的自覺性和檔案意識不足，不能按照檔案法規(guī)來執(zhí)行，例如使用鉛筆等進行文件的起草和簽發(fā)等；或是一些領導在文檔移交等方面不能符合規(guī)定操作等。
3加強煤礦檔案管理的對策
3.1進一步規(guī)范和健全煤礦檔案管理制度。煤礦企業(yè)的檔案管理具有自己的特殊性，所以在制定、完善煤礦檔案管理的各種規(guī)章制度時要充分的考慮到各部門的實際情況，同時確定個部門進行檔案管理工作的人員，讓他們明確自己的職責范圍，通過專業(yè)的檔案管理培訓，一方面讓檔案管理人員樹立起強烈的責任感，更好地調動他們的工作積極性，另一方面增加他們檔案管理的專業(yè)性。通過徹底貫徹執(zhí)行檔案管理制度，來對煤礦檔案工作進行規(guī)范，讓其真正走入制度化的前進道路，形成良好的運行機制。
3.2提高全員的檔案意識，建立檔案管理新理念。目前對于煤礦企業(yè)的檔案管理工作來說，首先要制定出一套合理的歸檔范圍，要符合煤礦檔案管理工作的特點，至少保證在全礦范圍內可以統(tǒng)一執(zhí)行并且具有較強操作性，管理人員要提高對檔案管理工作的重視程度，定期展開研討會進行檔案工作的討論，檔案部門應該多向基層職工宣傳相關的檔案工作的政策法規(guī)，普及檔案管理以及保護煤礦檔案的重要性，尤其是針對那些生成檔案的技術管理人員更要加強對其的宣傳力度，讓他們從思想上進行改變，明白檔案的重要性。
3.3改進煤礦檔案的管理水平和管理技術。檔案管理工作是一項專業(yè)性較強并且需要需要細致和耐心的工作，而煤礦檔案相比起普通的文檔檔案來說，包含的信息更為復雜多樣，所以對檔案人員的業(yè)務能力和管理技術上有更高的要求和標準。所以煤礦企業(yè)應該重視業(yè)務培訓工作，創(chuàng)造更多的機會來增加檔案人員尤其是其他部門監(jiān)制的檔案人員的業(yè)務素質，同時采取激勵措施等多種方法讓檔案管理人員樹立起強烈的責任感和使命感。
結束語：總之從事檔案管理的人員應該多抓住各種培訓和教育機會，積極地對自身的檔案專業(yè)知識進行完善，掌握檔案法規(guī)標準，通過對自身工作水平和工作能力的提升來更好地滿足煤礦檔案管理的要求。同時結合煤礦檔案管理的特征采取相應的措施，真正將煤礦檔案信息資源進行開發(fā)和利用，解決煤礦檔案管理中存在的問題，做好煤礦檔案管理工作。
參考文獻：
[1]劉宏. 談煤礦檔案管理存在的問題及對策[J]. 蘭臺世界，2012，S4：95.
