時間：2023-05-17 17:47:20
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理四性原則，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
作者簡介：趙文輝（1969-），女，遼寧大連人，國網遼寧省電力有限公司大連培訓中心辦公室，館員。（遼寧 大連 116023）
中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1007-0079（2013）27-0176-02
文書檔案，即作為原始記錄保存起來以備查考的公文。它具有三個特征：一是它的形成者是黨和國家的各級機關及社會團體、企事業單位，也包括以個人名義出現而代表一定組織的負責人；二是它產生于公務活動，是公務活動實踐的結晶，具有參考性、憑證性、信息存儲性；三是它是由文件轉化而來，這種轉化是有條件的，必須是辦理完畢的文件，對日后工作有一定的參考價值，按一定規律集中存放而形成文件的組合。
文書檔案管理是企業管理這條生命線中的重要組成部分。電力企業中的文書檔案一般歸屬于企業黨政“兩辦”（黨委辦公室、行政辦公室，或稱綜合辦公室）管理。本文圍繞電力企業文書檔案管理必須堅持的原則進行了闡述。
一、堅持文書檔案管理的保密化原則
文書檔案如同科技檔案、人事檔案、財務檔案，其中的一部分具有秘密的屬性。根據國家有關規定，文書的秘密程度可分為：絕密文件——是指內容涉及國家核心機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文；機密文件——是指內容涉及國家重要秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文；秘密文件——是指內容涉及國家一般秘密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文；內部文件——是指內容雖不涉及秘密，但不宜公開或不必對社會公開，只限在國內某系統、某單位內部使用的公文。
電力企業文書檔案的秘密級別也可依據以上規定劃分，但絕密文件、機密文件極少，只是秘密文件或大量的內部文件。電力企業把自身的安全穩定當做生存發展的前提，所以電力企業文書檔案管理必須從維護企業的根本利益出發，從維護職工隊伍的穩定局面出發，堅持保密化原則。由于現代科技的發展，現代通信、辦公自動化設備的普及，使泄密渠道增多，高新技術被廣泛運用于竊密活動，保密及防范工作無論從形式到內容都面臨著許多挑戰。為此，文書檔案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必須以現代意識和創新姿態，把更多的精力用在防范工作上，也就是追蹤科技發展的步伐，不斷更新保密手段，增強技術防范能力和檢查能力。
堅持文書檔案管理保密化原則，要采取被實踐證明行之有效的保密管理措施，將保密責任制落實到人。機要秘書和文書檔案管理人員是最主要的人員，黨政“兩辦”或綜合辦公室作為保密工作的主要負責部門，這些人員和部門要進一步增強責任意識、大局意識，以促進企業發展為己任，力爭做到保密工作不出現任何紕漏。
但是在堅持文書檔案管理保密化原則的同時，也要正確處理好保密工作與企業中心工作的關系。文書檔案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文書檔案管理保密化絕不等同于封閉化。在嚴格劃分保密等級，做好保密工作的同時，要盡量公開文書檔案的范圍，該放開的一定放開，堅決破除文書檔案管理的神秘化色彩。
二、堅持文書檔案管理的標準化原則
文書檔案固然是文書，但是并不是所有的文書都是文書檔案，只能說文書是文書檔案的基礎和來源。文書檔案管理是檔案管理的分支，必須采用一整套的科學管理方法。文書檔案管理要堅持標準化原則，或者說文書檔案工作要實行標準化的管理方式。電力企業盡管有其獨特性，但是在文書檔案管理上卻不能獨出心裁，另搞一套。既要遵循《中華人民共和國檔案法》，又要遵循上級主管部門指定的各種文書檔案管理制度，或大或小，都要不折不扣地嚴格執行。即在文書檔案管理的實際工作中，對文書檔案的管理原則、方法、質量、概念、設施等，都要實施統一的標準，以求得協調統一的最佳的程序與效益。
文書檔案標準化的內容很多，可以說包羅萬象，其中主要內容包括：專業名詞術語標準、代號代碼標準、著錄標準、標引語言標準、庫房建設標準、制成材料標準以及文書檔案的收集、整理、鑒定、統計等標準。如：文書來源的標準名稱，可分為對外文件（簡稱發文，是指本單位向外單位包括上級部門發出的文件）、收來文件（簡稱收文，是指外單位包括上級部門送至的文件）、內部文件（是指限于本單位內部制定、運行和使用的文件）。按文書的行文關系和行文方向的標準名稱，可分為上行文（是指下級單位向隸屬的上級單位報送的行文）、平行文（是指同級或者不相隸屬的單位之間的行文）、下行文（是指上級領導單位對所屬的下級單位的行文）。再如：文書歸檔的標準是在企業工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文件、圖表、照片、錄音、錄像光盤等）必須立卷歸檔，歸檔的文書必須準確反映企業工作的真實歷史面貌，歸檔文書必須進行立卷管理，符合立卷的原則和要求。具體而言，供電企業職代會工作報告、黨委工作總結、黨委及總經理辦公會議紀要、企業的重要命令、決定、通報等，均符合歸檔要求，理所當然地列為文書檔案。
文書檔案管理堅持標準化原則，便于應用現代科學技術，提高管理質量和利用價值。
三、堅持文書檔案管理的信息化原則
文書按物質載體大致可分為紙質文件、感光介質文件、磁介質文件、電子文件四種。其中，紙質文件是指用紙張印刷、書寫的文件。感光介質文件是指以感光膠片、相紙等感光材料為物質載體的文件。如照片文件、影片文件、微縮膠片文件、顯微膠片文件等。磁介質文件是指以磁帶、磁盤等磁性材料為物質載體的文件。如錄音文件、錄像文件、計算機磁帶文件和磁盤文件、磁光盤文件等。電子文件是指借助于電子計算機生成、傳輸和處理的文件。
在一個相當長的歷史階段，文書檔案中幾乎全是紙質文件，充其量有少許感光介質文件。而當今是一個信息化高度發達的時代，信息網絡已經鋪天蓋地。由于信息網絡具有信息量大、覆蓋面廣、傳播速度快、使用方便、相對獨立等優勢，綜合了報刊、廣播、電視、圖書、錄音錄像等媒介的所有優點，而文書檔案中的四種物質載體都可以運行于信息化網絡中，如其中的紙質文件經過掃描，就可以形成用之不衰的電子文件。特別是在電力企業中盛行無紙化辦公，大量公文可以通過上網公布、審閱、批復等。文書檔案的信息化潮流勢不可擋，越來越廣泛地運用于文書檔案管理中。
檔案信息化管理減輕了檔案管理人員的負擔，而且可以在網絡上完成檢索查詢，也給使用者提供了方便。但是也應該清醒地認識到，由于紙質文件具有保存壽命長的優點，具有原始性、真實性、權威性以及法律地位不可替代性的特點，它在文書檔案中的主導地位是不可動搖的。
為此，堅持文書檔案信息化的出發點是要堅持管理現代化，也就是文書檔案工作技術現代化，其主要標志是文書檔案工作網絡化，具體應用于檔案的接收、編目、借閱、統計等工作。另外，可采用信息化網絡，增強與現代化技術相配套的文書檔案科學管理方法和組織手段。如紙質文件易磨損，當前許多電力企業將紙質文件全部拷貝后建成電子文件，不僅滿足了使用者的需要，而且使紙質文件得以有效保護。
四、堅持文書檔案管理的最大化利用原則
具體而言，企業文書有五個作用：一是指導作用。文書是上級單位對下級單位進行領導與指導的一種工具。上級單位通過指示、決定、通知、會議紀要等公文，對下級單位的工作進行具體的指導與領導。這些公文一經發出，下級單位必須執行。離開了公文的這一作用，各方面的管理工作很可能陷入混亂狀態。即使公文辦理完畢，仍有借鑒作用。二是規范作用。企業通過公文的法律、法令、法規、規章制度一經制定和生效，必須堅決執行。它們不僅是企業員工的行為準則，也是企業員工進行各項工作、開展各項活動的具體依據。三是溝通作用。上下級或平級單位是通過公文進行聯系、協調的。通過公文能及時處理具體問題，獲得相關信息。因此，公文在保證各單位正常而又有秩序地開展工作方面起著不容低估的作用。四是宣傳、教育作用。公文在傳達某一方針政策，或針對現實生活中普遍存在的問題或認識偏差，通過啟發誘導，使員工明白確立什么立場，堅持什么原則，應該怎么做的同時，還要說明為什么要這樣做。五是憑證和依據作用。各種公文反映了制發單位的意圖，同時也是證實這一意圖的最好憑證，具有法定的效力。受文單位則以此作為處理工作、解決問題的依據。
文書通過收集、選擇、整理而轉化為文書檔案。企業文書檔案的作用盡管不完全等同于文書的作用，但是絕不能小瞧了這些“昨日黃花”。文書檔案是企業公務活動的查考憑據，是企業管理的必要因素，是生產經營的重要依據，是企業重大活動的反映材料，是宣傳教育職工真實生動的素材，也是企業管理者與領導者依法決策的參謀。文書檔案管理的落腳點，就是充分發揮文書檔案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定現行文書，文書檔案也有著重要的借鑒作用，可使之保持連續性、可行性、一貫性。
一、輸電工程檔案管理概述
輸電施工、運檢與維護工程是電力企業檔案信息系統的必要部分，輸電工程項目檔案是工程立項、設計、施工和監理等整個工程的原始記錄，是工程進度與質量是否與合同一致、是否達到相關標準及工程運行、改造和維修的法律憑證，是工程建設交付使用的必備資料。輸電施工、運檢與維護工程具有實時性，打破了傳統檔案的特性范疇，不僅反映輸電工程施工質量和水平，還能體現工程管理水平，是企業發展過程的真實記錄與歷史見證，對于輸電企業的決策和管理以及生產的安全性有重要參考價值，特別是對于項目的合法性和隱蔽工程的維護與完善，檔案的作用與地位是十分顯著的。踐行輸電檔案管理，檔案管理制度尚需繼續健全與完善[4]81，檔案管理尚需規范，檔案保管條件與電子化程度有待改善與提高，檔案管理人員的綜合素質與學習能力尚需不間斷地通過各種方式培訓加強[5]19。信息化人才缺乏是輸電工程檔案管理普遍存在的問題，是檔案信息化的障礙。如何利用檔案信息，輔助工程項目的控制和管理，提高工程項目的管理效率，提高預測控制風險的能力，保證工程質量及降低工程成本是時下輸電工程檔案管理更高的標準與目標。
二、輸電工程檔案管理的機遇與挑戰
信息技術為電力檔案管理的規范化、電子化提供技術支持，如何將信息技術應用到電力企業的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計算機技術的運用對工程項目檔案資料的科學利用及步入數字信息化管理起到了重要作用。利用計算機技術、網絡技術、數據庫技術，實現內部數據共享的系統工程，是系統建立數字檔案的契機，是輸電工程檔案管理系統性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統化管理納入檔案管理，擴大檔案管理范圍與功能。電力企業信息化水平和電力企業正努力實施的以信息化帶動管理，以管理促進信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機遇，是保障檔案信息的準確性與真實性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專業性，源于輸電工程檔案的構建體系，不同行業、部門、專業建立工程檔案的出發點及標準存在一定的差異，使得接收工作復雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準確性、真實性、完整性不易達到規范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規范化、電子化、數字化是未來發展的必然趨勢[8]27，輸電工程施工企業檔案管理的標準化，給企業與社會帶來諸多便利的同時，檔案信息保密問題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對的挑戰，云計算服務平臺在數據存儲安全方面具有無法比擬的優勢，可有效地解決數據安全存儲等問題[10]76。
三、輸電工程檔案管理的組卷原則
案卷是具有“關聯”的文件組合而成的檔案保管單位。來源原則是檔案的分類單元，來源原則在檔案檢索中具有重要作用，來源原則是檔案整理的基本原則。來源原則可以有效地恢復已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來源原則產生的標志。檔案管理原則在實踐中不斷演繹與發展，信息技術的廣泛應用使單一來源原則再次受到沖擊，突破了實體機關與案卷唯一對應的傳統模式，現代機構的頻繁變動也使按照機構來源劃分全宗面臨新的挑戰，新來源觀應運而生，受到業界的關注。自由來源為來源共同性基礎上的事由共同性，對專門檔案整理具有指導意義。來源原則的實質是事由原則，事由原則是專門檔案的整理原則[11]25。事由聯系沒有客觀的界限，是檔案形成過程中事由類同性所具有的聯系。廣義來源聯系與狹義事由聯系從本質上來說統一于“有機聯系”[12]84，廣義來源聯系是電子文件時代“新來源觀”的產物。檔案整理的本質是為了保持檔案材料之間的有機聯系，便于更好地保管與利用。有機聯系并不只有來源聯系，最緊密的聯系也并不只是來源聯系，在尊重檔案形成規律的前提下，任何有機聯系都可成為檔案的分類原則。來源原則與事由原則都有各自獨立的適用范圍，踐行來源聯系進行組卷，割裂了輸電建設項目檔案與其建設過程之間的聯系，應以有機聯系在整個檔案集合中最為明顯的原則為依據。輸電建設項目按照項目來組成一個案卷，是最簡便也是最理想的，當某一項目形成的科技文件超過案卷組合度時，如何將同一項目的檔案材料整理成多個案卷，需要參考建設項目檔案的特點。輸電建設項目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯系，但它不是項目檔案案卷組織的統一模式，最緊密的有機聯系是指導組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結、不拘泥于各種原則的紛爭之中，結合輸電檔案的特點組卷、建檔，充分運用來源聯系和事由聯系，編制多維聯系的實用性、安全性輸電檔案是最科學的。明確了組卷原則，建檔過程要注意區分不同的工程項目及項目階段，工程檔案收集和整理要與建設進程同步，統一歸檔要求，明確歸檔文件材料內容，在工程竣工階段，建設單位要對設計、施工、監理單位移交的文件材料進行鑒定，提出移交的時限和質量要求。在施工過程中，定期檢查施工現場，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。
四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施
面對輸電工程檔案管理的機遇與挑戰，如何更好地解決其存在的問題？尊重和維護檔案的本質特性，保持檔案之間的有機聯系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當代輸電工程檔案管理的核心前提，建立完善的管理體系，保持各建設單位與運營、維護單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發揮其作用的必要條件，而強化檔案管理的標準化、規范化，強調檔案管理的及時性是加快檔案建設步伐的正確思路，利用現代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數字化，向前看，把握未來每一個輸電工程項目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導思想能更好發揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹立檔案管理為利用服務的效益理念，向管理要效益；樹立技術為需求服務的科技理念，加強信息軟件系統升級及管理創新，實現工程檔案管理模式與管理思想與時俱進；樹立系統工程的整體理念，把系統工程的整體理念和綜合性技術人才培養貫穿于檔案建設的全過程；夯實輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達。有了正確的理念，有了開啟輸電工程檔案建設和運行之門的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設步伐？在符合國家相關法規和企業檔案管理要求的前提下，強化檔案管理制度的嚴肅性、權威性及公正性，制定適應輸電工程施工企業特點的具有較強可操作性的規章制度，在規章制度允許的范圍內，不斷完善檔案的規范化管理；加強檔案的收集、整理工作；強化教育和培訓；推進電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設檔案目錄和全文數據庫，適應電子文件歸檔的發展趨勢。電子文件帶來的挑戰要求檔案管理工作進行根本性的質變，我國當前實行的雙套制歸檔策略時間越長，越不利于電子文件管理工作的與時俱進[13]41。實現從傳統的檔案管理一步到規范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險灘與溝壑，然而跳躍的結果，會使我們的電力企業實現立項、設計、施工、維護、運營、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質的突破，成為企業的樞紐、企業的技術與成本信息與控制平臺。有了平臺，有了機遇，輸電工程項目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實踐是真理，適應變革，完善標準，與時俱進是必由之路。綜觀歷史，傳統的檔案管理原理面對專門檔案與文書檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應變革的環境中得以完善和發展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對“來源聯系”和“事由聯系”的充分運用。文件連續體理論在認識文件運動的線性、階段性、整體性的基礎上，研究了文件運動的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異常現象，盡管文件運動理論在實踐的指導性方面有一定的局限性，但這些理論的發展對增強我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應對變革，我們正積極行動，多維聯系體系的建立，標準規范的不斷出臺，使我們能夠感知領導的決心與魄力。要克服由于時間跨度造成的信息的缺失及不準確等問題，提高檔案管理工作者的技能勢在必行，掌握相關的專業知識，同時還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識的同時，還要熟悉國家及行業的法規、標準及規定。與此同時，電網專業的檔案員培訓應常抓不懈，常年實施培訓以適應檔案管理發展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現場施工檢查與指導工作的時效性，確保歸檔的輸電電網工程項目檔案正確地記錄工程施工過程與結果，確保歸檔的輸電電網工程項目檔案的全面性與準確性、及時性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項目施工文檔所包含內容，為確保施工材料的齊全和真實性，應堅持時實構成的原則，堅持事前控制、事中控制、事后把關驗收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類，可行性研究階段的文檔、招投標文件、項目設計文檔、物資供應文檔、項目施工文檔、項目監理文檔等，由相關機構分別構成與匯聚，施工資料的組卷應嚴格按國家電網公司編制的輸變電工程檔案管理實施細則進行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來方便的同時，也給那些想方設法竊取技術機密的不法分子帶來可乘之機，稍有疏忽就會給國家的安全和利益帶來危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開發利用帶來挑戰，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識及綜合素質是關鍵；當然沒有保密意識不能勝任，只具有保密意識也是不夠的，綜合素質是解決問題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎和前提，是實現法制化、規范化管理的必要條件。加強信息化建設中保密安全應對措施，嚴格確保單位內部局域網與外部互聯網實現徹底的物理隔離，嚴禁計算機通過各種形式連接互聯網和其他公共信息網；并應嚴格落實各級人員責任制，定期進行網上信息檢查，做好網絡的動態管理。具備較強的保密意識，不斷更新的專業技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機結合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測評體系的構建與完善，是電力檔案發展和電力工程項目建設與維護的質量保障[14]57。通過合同管理強化項目檔案管理，建立健全檔案管理測評體系，利用云計算實現建設工程檔案的全過程監管，輸電工程檔案管理才會按設計的軌道前行。
五、輸電工程檔案管理的未來
在計算機管理的平臺上，利用數據庫等現代化技術手段，建立數字化、規范化、標準化的檔案體系，使多維的輸電工作產生交集，以工程檔案為樞紐，強化多維管理體系與制度的建立，這是輸電工程檔案管理的正確思路，這個過程需要一段時間，需要分步進行，對那些重要和使用頻率較高的部分檔案優先實施數字化管理是明智之舉。實現檔案管理標準與國際標準接軌，易于實現檔案、圖書、情報的一體化，彰顯檔案管理的監督、指導、關聯作用；有利于發揮檔案管理的功效，有利于實現資源共享，突破傳統檔案管理的屏障，更利于實現各個部門乃至國際合作，規避重復工作，提高效率；彰顯檔案的多功能性，凸顯技術與設計的指導意義，縮短先進技術與設計的應用時間與程序，節約成本、利于運營與維護，提高經濟效益。向檔案管理要效益，是檔案管理數字化的新功能、新方向，標準的國際化是檔案管理的發展方向。數字化檔案管理為企業直接向檔案要效益提供了必要條件，它在類似工程建設與管理中尤為突出，檔案管理數字化建設是輸電工程檔案管理的發展趨勢，是貫徹每一項企業檔案管理制度的根本，利用云計算將是實現項目的信息化，從而實現項目建設精細化管理的有效途徑，是輸電工程檔案管理的未來。
作者:劉效源 單位:國網遼寧省電力有限公司本溪供電公司
[關鍵詞]檔案管理；改革創新；事業單位
作為以社會公益為主要目的的重要組織，如今事業單位的管理工作越來越受到人們的重視。然而，就目前事業單位檔案管理工作的現狀來看，其已經嚴重落后于時代，無法滿足工作開展的具體要求。因此進一步規范事業單位的檔案管理工作，并在其基礎上進行改革與創新，對其發展而言顯得尤為迫切。
一、新時期檔案管理創新與改革的意義
首先，加強對事業單位檔案管理人員的系統教育和培訓，能強化其檔案管理技巧掌握與方法應用，這有利于提升檔案管理的效率。
其次，引入與利用現代化的網絡檔案管理工具，能夠使檔案管理工作能夠獲得更為精細的數據，這不僅有利于提升事業單位的檔案管理系統化及網絡化水平，也能夠間接提升其科學化水平。
最后，優化檔案管理人員及工具配置，能夠及時發現檔案管理過程中所存在的問題，并以科學方法高效解決。這樣既能實現事業單位檔案管理體制在理論和實踐上的不斷完善，也有利于推進事業單位檔案管理工作走向更為現代化的道路。
二、新時期檔案管理存在的問題
首先，事業單位檔案管理的基礎業務較為薄弱。該問題產生的原因在于部分事業單位其本身對檔案管理工作缺乏系統且科學的認識，加之國家相關政策以及法律貫徹力度較低，致使檔案管理得不到應有的重視，間接導致了管理混亂、流程模糊、機制殘缺等問題。另一方面，部分事業單位空有檔案管理制度卻不予以貫徹和落實，不僅沒有特定人員負責，單位領導也沒有真正發揮過自身的監督落實的職能，使得檔案管理的處境異常尷尬。
其次，方法陳舊，缺乏創新。隨著社會的發展與進步，事業單位的日常檔案信息管理工作愈發繁瑣，但面對如此局面仍舊沿用單一的管理方法，則必然導致管理效率的低下以及工作質量的落后。同時由于缺乏對現代設備的引入與運用，缺乏對管理方法和管理機制的創新，甚至導致信息更新落伍，大量資源丟失的不利結果。
第三，檔案資源開發利用率低。科技發展的日新月異，促使各行各業都在不斷引入最為先進的信息技術，并將其作用于自身的產業發展及企業管理過程之中。可是由于我國事業單位的檔案管理工作并未能被充分的重視，所以現代化設備的引入和利用率亦非常低。部分事業單位檔案管理設備不齊全、環境條件較差，直接造成了檔案資源利用率低的局面。
第四，檔案管理人員隊伍業務素質普遍不高。就事業單位來說，檔案管理人員的業務素質對其所從事的工作具有非常重要的作用。但從目前的現狀來看，真正專職從事檔案管理的專業人員少之又少，多數事業單位所采取的都是其它崗位人員兼職這一方式。專業知識以及業務素質的匱乏，導致其對檔案管理工作力不從心，久而久之消磨掉自身的工作責任心，從而在頻繁的工作變動中，影響了檔案管理工作的穩定性。
三、新時期事業單位檔案管理創新原則
事業單位作為國家機構的重要組成部分，其檔案是其所有信息的匯集中心，重要性不言而喻。故而新時期在對事業單位進行檔案管理創新的過程中，還必須堅守以下原則。
第一，規范、靈活原則。這意味著對事業單位檔案管理方法的創新必須堅持靈活性與規范性的統一，即在堅守事業單位總體相關規章制度的前提下，根據自身發展特點對檔案進行靈活管理。
第二，職責、權益原則。它是指在創新檔案管理制度的過程中，對相關領導干部以及工作人員的權利指責做到明確劃分、清晰定位，這樣做的目的在于，當檔案管理工作出現細節問題或紕漏時，能夠快速責任到人、得到公平處理。
第三，制定、執行原則。它是指檔案制度的創新既要基于科學的前提，保證其合理性與系統性，還要保證其具備可執行性。任何制度的設立，只有在具體落實的過程中才能得到進一步穩定和不斷晚上。
第四，動態、靜態原則。指的是事業單位的檔案管理，需要在保證其穩定發展的同時進行科學創新，通過與國際接軌的方式，吸納和引入最為先進的管理方法，提高其科學化水平。
四、新時期事業單位檔案管理創新與改革路徑
首先，強化檔案管理人員業務能力，創新培訓機制。
隨著信息化、數字化時代的紛至沓來，事業單位的檔案管理人員更需要不斷強化自身的業務素質，提升業務能力。這就需要建立全新的檔案管理人員培訓機制，同時結合單位以往對于檔案管理制度的落實、實施情況，打造一套集網絡和實體培訓于一身的新型培訓機制。依靠加強對其技術、知識的培訓，以提高有關理論的檔案管理實踐能力。
其次，加強檔案管理的信息化建設。
現代化信息技術的高速發展，促使越來越多的事業單位想要將信息手段作用于檔案管理過程中，以實現便捷、高效的管理過程。鑒于此，事業單位需要集合自身的實際發展現實，引入適于本單位的檔案管理的軟硬件施設；在能夠確保檔案信息準確傳遞、及時傳遞的前提下，使用掃描儀、計算機等現代科技技術對各類檔案進行電子文檔和圖片格式類的數據保存，使檔案收集集紙質與電子數據于一體。同時，事業單位在確保企業信息安全的條件下，可以利用網絡向社會提供或汲取可用的信息資源，實現資源優勢共享。
第三，加強檔案管理服務，提升利用率。
據社會調查顯示，目前我國各產業領域、事業機關當中，檔案利用率低是一種極為普遍的不利現象，事業單位也是如此。事業單位對檔案管理工作的習慣性放逐，促使其得不到足夠的重視，進而導致利用率低下；另一方面，檔案利用率低，又會反作用于檔案管理事業，促使其得不到相關領導及單位整體的重視，長此以往形成難以突破的惡性循環。鑒于此，事業單位應該創新管理服務職能，比如利用內部局域網，加強檔案的信息檢索功能；開發和建立高效的在線服務功能系統，提供優質的在線服務，借以提高檔案的利用率。
最后，從根本上創新檔案管理制度，加強檔案管理能力。
完善的檔案管理制度是保證事業單位各項工作質量以及的基本，根據我國當前事業單位在檔案管理工作過程中所呈現出的現狀和問題，創新檔案管理制度，建立并不斷完善一套適于單位發展的全新的管理制度就顯得尤為必要。具體說來需要：①結合單位檔案管理工作的自身特點，建立與之相適應且科學化的管理體系。明確檔案管理機制創新的方向和內容，尤其是對檔案管理過程中的機構和崗位設置要進行明確規定；②創新檔案管理制度，需要堅持“約束的地位平等”，即既要約束檔案管理人員，也要約束事業單位領導，以此來保證檔案管理的規范性和獨立性。③明確過失、賞罰分明，獎勵檔案管理工作過程中高度負責的員工，懲罰那些趨于自身利益對于檔案信息進行非法行為的人員，培養管理人員的工作積極性和責任感，以促進事業單位的健康發展。
綜上所述，新時期事業單位要想從根本上改變目前檔案管理過程中所呈現的各種不利因素、加強檔案管理工作，最需要的步驟就是創新。唯有從管理機制、人才培養、服務體系以及現代化技術運用等角度加大創新力度，才有可能保證事業單位檔案管理建設工作走向平穩、高效的發展道路，才能更好的服務于事業單位自身和整個社會的人民大眾。
參考文獻
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關鍵詞：新常態；人事檔案管理；探究
中圖分類號：F24
文獻標識碼：A
文章編號：16723198（2015）1309802
1人事檔案管理問題分析
1.1錯誤認識
長期以來，相當一部人對人事檔案管理認識模糊：有人認為檔案是人的一份經歷明細報告單，記錄著人生的瑣瑣碎碎；有人認為檔案管理指向是唯上級論，只對上級負責，不對下級負責，對下級只能守口如瓶，檔案顯出不可彈指的神秘色彩；有人認為檔案管理是通過自已勞動打造，裝飾了別人，自已血本無歸，充當了無價值的獻身福，太不平等了；還有人認為只要檔案不丟失、不泄秘，查檔、調檔、增補不出差錯就是責任到位，工作好，在這里檔管責任成了遮人耳目的招牌；更有少數領導對檔案管理不研究發展創新，有關檔案場所、管理、設施、保養等經費不按計劃撥付、慢拖久拖，久而久之，到了非解決的火口上也是蜻蜓點水，在他們那里的從業人員，對檔案重地的確有一種空曠感。
1.2手段落后
改革開放，我國發展對人才需求考核的材料取之兩條道，一條是由人才資源管理部門通過面試、筆試過關后提供的陽光化硬性材；一條是經人事部門的檔案管理機構提供的歷史的、原形態的隱形材。但是，目前有的檔案提供的材料與人才考核要求很不相符，反應不了人才的全貌，主要是檔案管理手段落后，檔材破碎，殘缺不齊頻現。如存在檔案室潮顯、不通風，材發黃、霉爛的問題；存在檔材登記、歸檔錯位越位，錯人的檔案，錯檔案的材料張冠李戴；存在檔材轉入、轉出不規范，漏缺、空擋、遺失等隱患。手段落后的檔案管理，影響人才資源儲藏，制約人才資源開發，阻礙市場人才交流，顯然，檔案重地形同虛設。
1.3改革不力
隨著市場經濟發展，人才頻繁流動的趨勢日益突出，凸顯人才資源溢出效應。然而，人才資源溢流，引發的高效配置需求，成為人事檔案管理的一種當然選擇。高效配置人才資源，檔案管理市場化改革最關緊要。但是，由于檔案管理市場化改革不力，檔案管理沒有市場化角逐力，成為人才資源市場化配置的短板。尤其是在人力資源配置的檔案審核中，調檔走人的檔案人，人檔不走的單位人、隱性記錄的檔案神秘人難以化分定性，三人一體化不分的局面繼續存在，進一步制約了檔案管理對人才資源的市場化配置。所以，把檔案管理納入人才資源配置的市場化改革是一種必然趨勢。
1.4登記失范
當前，人事檔案登記約束性差、真實性少、不規范性多。像優點和表楊多寫的放大記載，缺點和批評少寫的縮水登錄；像工作時間往前寫，出生時間向后寫的畸型記錄；像培訓、調研多目填寫，檢討、處分少項登記；像優異經歷多登錄、不良經歷少填寫的閱歷斷檔；像近親少填、遠親多記的親屬斷層；像用放大鏡填成績、一生一世紅到底，用望遠鏡寫差錯、一生一世\到根。檔案填寫不把關，多目、少項、畸型、縮水，遏制人才資源開發，關鍵問題是登記制度失范。
2人事檔案管理對策研究
2.1強化領導和認識
人事檔案管理工作發展，加強領導，提高認識是要義。加強領導，檔案管理部門的主要負責人，親臨工作現場指導檢查，調查研究，著力解決檔案管理中的實際問題。其工作是：擬訂檔案管理發展目標，規劃設施的添置、維修和保養；啟動投資計劃，安排費用預算：有關計算機、掃描儀、監視器硬件更新換代要走到位；對電子檔案、紙質實物檔案等現代科學技術軟件開發，要加大投入。
提高認識，以“四個全面”新常態為契機，開展思想政治教育和業務素質集訓等活動，使檔案管理工作人員光明正大的工作，不泄密、不失密；不改檔、不失檔，保持檔案管理的高度原則性。引導他們學習檔案法律法規，進行檔案法律思想研究、理論探索、方法創新，把檔案管理提升到一個新臺階。
2.2建立科學的管理制度
一個優質、真實、陽光的人事檔案，需要完備的管理制度作支撐。作為制度，檔案管理須制定噴藥、殺蟲的定期維護保養制度，避勉檔案材料蟲蛀、缺損發生；制定打開門窗通風、采光的定期陽光化制度，避勉檔案材料枯黃、退色變腐；制定日曬、電溫的定期脫水制度，避勉檔案材料潮濕、霉爛發生；制定材料收集、整理、歸檔的嚴格填報制度，避勉檔案材料疏漏、空缺登記。只有完備的管理制度，才有陽光的檔案管理。
2.3打造高效的人才配置機制
檔案管理機制卓有成效，旨在人才資源有效轉化、合理配置。根據目前人才市場釋放的信息流，人才高效配置，關鍵在操作檔案運作，鎖定人才資源，界定人才需求。所以，營造檔案管理配置人才機制：一是分析人檔不流，棄檔不用，用人不調檔的深層次原因，找準有人無檔，有檔無人的病癥，以此鎖定人才源和需求量，看到配置空穴，制定彌補配制。二是人才配置要用好人檔合流，用人調檔，不用存檔的原則，堵住檔案人、單位人向社會人轉化的誤區。三是從檔案填寫、內容審查、存放要求、傳送程序上，為人才配置提供條件和基礎。
2.4建設嚴格的登記制度
一、民營企業檔案管理的分類
第一種是骨干型的民營企業，這類企業的法人代表非常重視檔案管理的工作，在企業內部有專門的人做這方面的工作，也設有專門的綜合檔案管理室，并實行三室分開，關于檔案管理這方面的綜合設施也比較齊全，并制定了一整套的檔案管理制度。
第二種是中小型民營企業，這一類的企業存在著一定的檔案意識，他們也有固定的工作人員和檔案室，在日常的運營過程中，也做一些文字的歸檔工作。他們也知道檔案在企業經營中的主要作用，但是他們和缺少系統的理論學習，也沒有接受一些專業性的指導，在平時的檔案管理工作中存在一定的盲目性，也不知道關于檔案管理的一些技術和標準，缺乏現代化的檔案管理手段，檔案信息量的應用也得不到有效地利用。
第三種是個體、私營者，這一類的企業對待檔案管理的態度是可有可無。在企業內部既沒有固定的人員也沒有專門的檔案室，并且他們還對檔案法規了解的比較少，也不知道《檔案法》規定的檔案集中統一管理原則，更沒有相應的檔案管理制度。
二、民營企業在檔案管理方面的問題
第一，民營企業對檔案管理不太重視。一個東西只有有價值，才會有地位。檔案管理工作的地位，是由檔案管理的服務價值確定的。但是，現實的情況卻是很多的企業內部的檔案管理工作只是停留在收與管的層面。
第二，民營企業內部的檔案管理工作比較松散，這方面的材料也不太安全。現在的很多民營企業把大部分的精力放在了生產經營以及產品銷售上，這就會導致很多的民營企業尤其是中小型企業檔案管理比較松散，甚至有些沒有依照相關的法定程序進行管理。
第三，民營企業的檔案管理工作的方式方法比較陳舊，管理意識也比較淡薄。民營企業內部檔案管理部門沒有改變自身的管理職能，還是采用原來的管理理念和方法，并沒有真正從陳舊的工作方式和思維中走出來。這樣并不能適應新時期的企業檔案管理工作的步伐。
三、民營企業檔案管理問題的解決方案
1、運用和新時代相適應的檔案管理辦法
隨著市場經濟的不斷發展，我國民營企業也面臨著復雜多變的環境，這時候就要求民營企業要有新的思路和方法去面對這些。他們要學者運用檔案學最新的理論，提出新的觀點和問題，開拓一個新的領域。和要結合民營企業在工作中的實際情況，做好服務機制的創新，刺激他們工作的活力，充分的適應民營企業檔案工作現狀的需要。
2、提升檔案管理人員的專業素質
在民營企業內部，我們可以依據檔案工作的特點，需要我們配備一定的專業檔案的人才，并且還要對這些人員進行檔案專業知識的培訓，同時要組建檔案專業隊伍，加強企業檔案管理團隊工作建設。我們可以從兩個方面去做：一方面我們要為民營企業管理者的決策服務，企業檔案管理部門要能準確把握黨和國家的政治大局，緊緊抓住企業檔案管理工作的重心，及時的為領導提供各種方針政策和資料。另一方面還要為企業各個部門工作，檔案管理部門要加強自身的服務意識和與各部門的聯系，了解各個部門所需要的檔案信息，積極主動地提供優質服務。
3、要做好檔案的開發利用工作，為企業更好的服務
現階段，民營企業內部面臨著一個很重要的問題和任務即怎樣更好的利用企業檔案。我們企業實施檔案管理的目的就是開發和利用企業檔案信息資源。因此，這就要求企業的檔案管理人員要根據企業的發展，利用檢索工具，關注市場信息，開發企業所需要的新產品和新技術，變被動服務為主動服務。
4、民營企業要找到最佳的檔案管理模式
民營企業要選擇一個合適的檔案管理模式，最適合自己的才是最好的。而企業檔案管理模式就是指為了實現科學管理的利用檔案的目標所采用的基本方法方式。檔案管理模式按照管理對象分為：檔案綜合管理，文檔一體化管理，信息一體化管理。檔案綜合管理就是依據統一管理的原則，借由專業的結構實施統一的開發。文檔一體化管理是指企業內對文件、檔案實行統一管理。信息一體化管理是指對企業檔案、資料、情報工作實行一體化管理。
關鍵詞：信息技術；檔案管理；信息化
檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。在企業日常的工作活動中，檔案也指企業在日常的工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體，是企業非常重要和寶貴的資源。隨著我國信息技術穩步而高速的發展，計算機信息技術已運用到檔案資源管理當中，運用信息技術是檔案管理順應時代需求的必由之路。
一、在檔案信息管理中應用信息技術必要性
檔案信息是企業的重要資源之一，檔案管理電子化成為檔案管理工作的一種趨勢，計算機信息技術具備存儲量大、可靠性高、檢索迅速、查找方便、有效性長、成本低廉等優點，與傳統的管理方法相比較，它既高效，也在現代檔案管理工作中占據越來越重要的地位。在檔案信息管理中，計算機信息技術的優點不但大幅度提升了檔案管理有效性也給檔案管理員帶來極大的方便，更重要的是它使檔案部門得到了更為科學、正規的管理，為我國的檔案信息管理技術與世界接軌創造了條件。因此，要想更好地為企業服務，提高企業檔案管理水平，就必須將計算機技術融入檔案管理工作，不斷提高檔案信息的現代化和智能化管理水平。
二、檔案信息化應遵循的原則
1.規范性原則
制定檔案管理工作的標準和規范，這不僅是檔案工作信息化的要求，而且也有利于提高工作質量。所以，我們一定要堅持規范性原則，如：數據處理格式標準、檔案輸出格式標準、數據交換標準等等。這樣有利于使傳統介質檔案數字化、電子文件的歸檔、數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現標準化、規范化和有序化，避免互不兼容，重復建設等現象的發生。
2.安全性原則
可以采取一些有效策略，如物理安全策略，訪問控制策略，信息加密策略，網絡安全管理策略等，以確保檔案信息的安全。
三、 實現應用信息技術在檔案信息資源建設的方法
1. 加強企業的內部建設。（1）提高檔案工作者的責任感。在企業檔案管理過程中，企業要營造嚴格、謹慎的檔案工作氛圍，充分調動檔案從業人員的工作積極性，讓他們每一個人都樹立起強烈的責任感，認真整理好檔案資料。而檔案從業人員也一定要充分認識到自己所從事的工作對于企業的正常運行是非常重要的，要建立堅持高效、實用的理念。 （2）構建科學化檔案管理體系。構建科學化、信息化的檔案管理體系是企業健康快速發展的重大舉措之一。檔案工作者在嚴格執行檔案管理制度的同時，要注重企業檔案資料收集的連續性、完整性、保密性、安全性，充分做好檔案資料的價值分析，或幫助領導快速找到需要的資料，或為企業的決策做出參考，充分提高檔案管理和使用效率。（3）發揮信息化技術優勢。隨著我國信息化技術的快速發展，企業也越來越多注重辦公自動化系統的運用，因此檔案信息化工作是檔案管理中的重中之重。實現檔案信息化管理，除了要購置計算機、強大的存儲器等硬件設施以外，還需要選擇適合企業發展、工作內容、工作量的檔案管理軟件，為檔案的方便檢索、安全存放提供技術支持。同時，加強檔案管理者的計算機技術運用與技能培訓，對現代檔案管理來講就顯得更為重要。
2.做好統籌規劃。要把企業的檔案運用電子信息技術有序的儲存起來，這是一個巨大的系統工程。首先我們需要對館藏的基本情況進行徹底調查，包括檔案的類型、載體形態與狀態、館藏數量、檔案信息利用等情況。然后根據調查所得的具體情況來合理科學的制訂檔案數字化，包括掃描儀等硬件的購置計劃和數字化處理規劃。要全面實行檔案數字化是一個復雜而又漫長的過程，硬件的購置不可能一下就做到齊全，在購置的過程中必須考慮到企業的實際情況，要為長遠打算，確保掃描儀等重要硬件設施配套且兼容性好，具有良好的支撐能力和擴展能力，為日后的檔案管理工作提供保障。檔案數字化規劃需要堅持“突出重點，分步進行”的原則，對館藏中的重點檔案和利用率高的檔案在先進行數字化，方便利用者的使用需求。
3.加強檔案保管設施建設。企業的檔案館（室）面積過小，達不到檔案管理的基本標準，想要檔案館（室）能夠實現現代化、信息化、智能化的管理，企業就必須重視檔案館（室）的建設工作，加大這方面的資金投入，并且要重視檔案的保管設施建設，如建立專門的檔案館（室），完善安全保管設施，運用現代化計算機信息技術，購置先進的硬件設備，真正實現檔案現代化、信息化管理。同時還要加強檔案保護設備的配備，如檔案館（室）的去濕設備、滅蟲設備、滅火設備等等，這些保管設施建設和技術是實現檔案信息化管理不可缺少的內容。
4.檔案信息化管理的標準化、規范化。標準化和規范化是實施企業檔案信息化管理中的一項內容，企業要重視這項內容的建設，可以參照國家推薦的信息化管理標準，然后根據自身的特點、發展方向、信息需求，總結出可以適應企業內部需要的標準，在實踐過程中，在根據具體情況和需求進一步豐富和完善檔案信息化管理的標準與規范，加快企業檔案管理的進程和質量，減少因檔案管理中因人員、設備、格式、項目等的變化引起的信息傳遞的障礙。
5.信息化檔案的安全防范。隨著檔案管理信息化在越來越多的企業得到運用實施，檔案信息技術也得到了大幅度的開發與利用，同時信息技術也讓企業的檔案資料面臨著嚴峻的安全威脅，企業必須采取一些有效措施如建立健全安全規章制度、制定保密條例、建立信息安全規范、實施好信息的備份和異地存儲來防治這種威脅。
四、結論
把現代計算機信息技術合理的運用到檔案管理工作當中去，是提高檔案管理工作效率與質量重要手段，更是順應企業發展和時代進步的需要，把這一技術的運用是實現檔案管理現代化和現代信息技術更加完善的雙贏之策。是企業快速發展，與世界接軌的重要手段，為企業帶來更大利益。
參考文獻：
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1 高校科研檔案管理實施模式研究
1.1 統一管理制度。在保護知識產權以及促進教學研究檔案開發的基本原則之下，建立高校科研檔案管理中統一的管理制度是現階段提升高校檔案管理質量的有效途徑。第一，統一高校科研檔案管理制度不僅能夠全面、完整地對所有知識產權問題進行及時記錄與轉讓，同時這一過程對于知識成果的有效管理也大有裨益。第二，檔案管理部門與使用者之間并不存在利益關聯，因此，檔案管理工作的開展在保密性方面就得到了充分體現。第三，對于知識產權問題的及時記錄與保存在有效保護高校檔案信息與資料的同時也實現了檔案管理工作的統一化開展，這對檔案管理工作質量也是一種保證。第四，統一管理制度的建立一定程度上還是一種知識產權保護意識的體現，這對相關知識產權法律的普及與推廣有著重要的推動作用。需要注意的是，高校檔案管理工作的開展是對高校科研研究過程與成果的及時記錄，這一真實運行軌跡有著不可忽視的歷史價值，同時也是對高校自身科研成果的重視，因此，這一保護機制的構建就顯得尤為重要。
1.2 高校科研檔案管理中的“四同步”。科研檔案作為高校科研工作者的智慧凝聚，需要在檔案管理過程中體現必要的檔案管理責任意識，珍惜廣大教職工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就顯得尤為必要。“四同步”管理是一種檔案管理責任制度的集中體現，這一管理制度也是基于對知識產權的有效保護，其基本內容主要包括以下幾點：①計劃任務的傳達以及科研文件的歸檔必須同步實施；②計劃任務的查詢以及相關科研文件與資料的搜集也必須同步開展；③對于科研成果的驗收以及相關課題材料的整理也需要同步；④高校檔案管理部門在證明材料搜集以及上報資料登記方面也需要表現出一定的同步性特征。基于“四同步”檔案管理原則指導下高校科研檔案管理工作的開展需要針對文件材料的形成與積累進行必要的立卷與整合，確定文件管理期限，做好科研檔案的封面簡介，突出高校本身在科研檔案管理過程中的主動性。這一較為完整的科研檔案管理模式在實際運行過程中需要高校檔案管理各部門通力配合，在加強自身宣傳工作的同時也需要切實保障自身科研資源的完整性，促進知識產權問題的有效解決。
1.3 物質獎勵與精神獎勵并舉。高校科研檔案管理工作的開展也需要對應必要的考核和評比措施，針對科研材料以及科研成果進行定期的課題質量評選，對于其中課題研究存在重大突破的教職工給予必要的物質獎勵和精神獎勵。相反的，對于破壞高校科研檔案管理秩序的個人或是集體也應對其追究相關事件責任，并給予適當的批評以及懲罰。對于科研檔案管理過程中存在杰出貢獻以及取得較大進步的科研人員作出表揚以及物質獎勵。物質獎勵與精神獎勵并舉不僅能夠促進高校科研檔案管理工作不斷得到優化，同時也能針對其中存在的問題給予及時糾正，做到獎懲分明，促進科研工作者工作積極性的提高，也推動高校科研檔案管理工作不斷得到優化與完善。
1.4 人才隊伍管理與建設。基于知識產權保護的管理核心已經成為當前高校科研檔案管理的主要發展趨勢，而其中專業人才隊伍的建設與管理問題直接關系到高校科研檔案管理的質量，是體現科技元素以及時展對于檔案管理重要促進作用的主要方面。在這樣的發展背景下，高校科研檔案管理工作的開展更應該重視對人才的培養，提升專門科研檔案管理人員的知識產權保護意識，樹立以人為本的管理理念，促進科技手段在科研檔案管理中的有效運用。傳統科研檔案管理模式過分注重對人員專業知識與技能的培養，而忽視了服務性本質在科研管理工作中的體現，這與當前終身教育的思想顯然是不相適應的。因此，只有不斷強化高校科研檔案管理人員的綜合素養，才能更好地促進檔案管理模式的構建。
2 高校科研檔案管理的利用途徑
2.1 實現高校科研檔案管理的多渠道開發。高校科研檔案管理中檢索手段的更新是對信息管理系統的有效運用，而這一信息管理系統不僅包括了相關信息的處理與加工過程，同時也在輸出和利用方面實現對檔案信息的及時編輯與歸檔。作為高校科研檔案管理多渠道開發的主要環節，信息檔案管理制度的建立從編研速度以及信息目錄建立等多方面形成了有效的系統框架，而這些功能在現階段資源使用過程中顯然是不夠完善的。現代化信息檢索系統的建立對于當前高校科研檔案管理工作開展而言無疑是系統功能的呈現過程，這對提高信息檢索的速度極為有利。現代化網絡通訊手段在高校科研檔案管理中的應用還是對高校現有檢索系統的有效更新，通過網絡信息的使用來合理促進檔案管理工作的開展。第一，從信息管理中心角度實現對高校科研檔案管理的全方位查詢，這對于高校科研信息的有效整合意義重大。第二，強化圖書情報與高校科研檔案管理之間的聯系，在高檔設備使用方面解決科研檔案管理過程中的經費不足問題，這也是現代化制度與體系在高校科研檔案管理工作中的有效體現。隨著當前網絡通訊技術的飛速發展，高校在科研檔案管理方面也形成了必要的校園網絡系統，將辦公自動化內容移入高校科研檔案管理工作當中，這是高校檔案管理工作的重要組成部分，而這一信息系統的完善對于檔案資料的開發與利用也勢必產生深遠影響。
2.2 重視高校科研檔案管理過程中的法制建設。社會主義市場經濟發展下高校科研檔案管理工作的開展面臨著前所未有的機遇與挑戰，這一新問題的出現使得法制建設問題在高校科研檔案管理工作開展中顯得尤為重要。高校科研檔案管理在實施監管過程中應切實加強對科研成果及商業秘密的安全保護，通過各種法律手段的運用來突出法制建設對于高校檔案管理工作的重要意義。知識產權問題是高校科研檔案管理過程中尤其需要重視的問題，因此，必要的產業管理工作開展以及信息中心加工就顯得尤為必要，這是體現科研檔案管理價值的重要方面，同時也是體現科研檔案管理市場化格局形成的有效依據。法制建設的核心在于從信息市場的構建方面體現高校科研檔案管理的優勢，及時關注市場發展動態，在促進高校科研成果創新的同時也要關注科研檔案管理對于高校管理領域的重要指導作用。
2.3 在反饋機制中突出高校科研檔案管理的整合功能。高校科研檔案管理中反饋機制的構建從信息的整理與搜集等方面突出了對科研檔案管理的整合功能，這也是必要的管理體制在檔案管理工作中的體現。從高校科研檔案信息管理的側重點出發，不同信息反饋機制的構建對于科研檔案管理的利用途徑也提出了有價值的參考建議，類似科研檔案的編碼與信息搜集，或是相關檔案管理制度的構建都在一定程度上促進了高校科研檔案管理工作中反饋機制的有效構建。值得注意的是，高校科研檔案管理工作中反饋機制的構建應當是具體且具備一定的針對性特征的，如此反饋機制的構建才能從根本上促進高校科研檔案管理工作的有效開展。從反饋機制當中所獲得的反饋信息可以輔助高校科研檔案管理工作進行必要的分析與數據調查，這是高校自身管理機制的優化過程，同時也是其整合與實踐功能在具體檔案管理工作中的有效體現。
2.4 從配套設施方面促進科技手段的融入。當前高校科研檔案管理工作中對于先進科學方法的掌握顯得不夠到位，現代化檔案管理配套設施并沒有在高校科研檔案管理中發揮重要作用，這就需要高校科研檔案管理工作能夠從配套設施建設方面突出檔案管理工作與現代化科學技術手段的有效融合，切實提高科研檔案管理工作的質量與效率。第一，檔案信息資源當中檢索工具的使用能夠最大限度體現高校科研檔案管理工作中的科技元素，信息編制過程的完成、檔案信息的檢索等都是體現科技手段的重要方面。各種檢索工具的使用，像全引目錄或著錄卡片使用等，都是技術手段在檔案管理工作中的有效運用。第二，互聯網技術及網絡通訊技術的快速發展也為檔案資料的搜集與整體提供了便捷途徑，電子檔案的建立或是計算機網絡輔助檔案管理工作的開展都使得高校科研檔案管理工作的開展在彰顯自身信息化發展趨勢的同時也表現出一定的智能化特征，這是數字化處理方式對于高校科研檔案管理工作的積極影響。
摘 要 檔案管理系統緊扣中華人民共和國《檔案法》和《保密法》法律條文，以企業檔案的“收、管、用”業務應用為基礎，對檔案管理業務進行整體規劃全面梳理，使得公司內檔案管理人員和利用人員能有效而安全地傳遞與共享各種檔案信息。
關鍵詞 檔案 安全 管理 服務 體系 分析
一、緒論
檔案是各企事業單位在依法行政和開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是各單位的核心信息資源與重要資產，檔案管理工作是維護自身經濟利益、合法權益的重要工作之一。隨著中國移動通信集團吉林有限公司（以下簡稱“吉林移動”）信息化建設的日益發展應用范圍越來越廣，文件種類日益繁多電子文件數量劇增，這些變化推動了文件檔案管理由傳統紙質模式向現代數字檔案管理模式的演進。
檔案管理系統的開發研制與功能設計嚴格在國家有關檔案工作和計算機信息系統管理的法律法規和業務技術標準指導下，遵循“規范、先進、實用”的原則，針對吉林移動的檔案業務管理工作，結合當今計算機技術與網絡技術開發一套檔案綜合信息管理系統。系統提供了基本覆蓋檔案各項工作的全部功能，包括檔案接收、檔案管理、檔案利用、開放檔案鑒定、多全宗管理、特種載體檔案管理、全宗檢索、查閱利用等功能模塊。
二、檔案管理系統的設計
（一）檔案管理系統技術架構設計
檔案管理系統要有不同層面的隔離，實現存儲層、數據層、業務層、表現層之間分離。界面層支持Client/Server和Browser/Web Server/RDBMS體系結構，可根據用戶要求定制主頁及其內容，適合不同單位個性化要求。
（二）檔案管理系統安全管理架構設計
檔案管理系統是通過內部網絡系統構建檔案數據中心并配備與之相應的網絡管理平臺，在數據中心和網絡管理基礎上，通過將各方面資源的整合構建一個信息完備，資源豐富的資源中心，依托這個檔案資源中心可以為各部門提供服務支持并進行信息共享，各部門網絡通過瀏覽器基于B/S模式訪問吉林移動檔案數據中心的相關資源。
1.檔案管理系統安全需求分析
建立完整的系統管理和安全體系是非常復雜的系統工程，這個體系涉及以設備為中心的信息安全，技術涵蓋網絡系統、計算機操作系統、數據庫管理系統和應用軟件系統；涉及以用戶（包括客戶，內部員工和外部相關機構人員）為中心的系統和安全管理，包括用戶的身份認證、授權、審批等；涉及信息傳輸的保密性、完整性、不可抵賴性；涉及計算機病毒的防范等等。為了解決這一復雜的信息系統的安全，必須對其可能涉及的所有系統和安全風險有一個清醒的認識。
2.安全系統設計原則
吉林移動檔案管理系統的安全解決方案時應遵循以下原則：
（1）安全可靠原則：吉林移動檔案網絡系統服務于辦公需要，為了保障平臺系統的安全運行，必須有一套完整的安全保障措施，確保信息及系統的安全。
（2）易操作性：安全措施要由人來完成，如果措施過于復雜，對人的要求過高，本身就降低了安全性。另外，采用的措施不能影響系統正常運行；
（3）適應性、靈活性：安全措施必須能隨著網絡性能及安全需求的變化而發展，要容易適應、容易修改；
（4）多重體系保護原則：任何安全保護措施都不是絕對安全的。應建立多重保護系統，各層保護相互補充，當一層保護被攻破時，其它層仍可保護信息安全；
（5）有針對性的適度安全原則：吉林移動檔案網絡系統具有較高的安全性要求，要盡量考慮安全機制的合理性。對重點信息資源，一定要實現重點保護。在保證安全的前提下，應盡量減少安全機制的規模和復雜性，使之具有可操作性，避免安全措施過于復雜而導致安全制度難以執行。應作到有針對性的等級保護，根據系統的安全級別制定相應的安全保護措施。
三、檔案管理系統建設總結
截至目前，吉林移動檔案安全管理服務體系一期建設完成省公司機關及直屬單位數字檔案全宗5個，擁有數字檔案12大類34824件，其中檔案21972，約占檔案總量的63%，月均歸檔檔案約1000件，借閱檔案約30件次。通過按照不同門類、不同載體、不同保管期限、不同密級保護進行了科學管理，完善了案卷級、文件級的檢索體系同時制定了檔案的分類標準，形成了門類齊全、制度完善、網絡健全、安全有序的檔案安全管理服務體系。
通過建設吉林移動檔案安全管理服務體系實現了以下建設成果：
（一）堅持一個原則，服務企業全局
我們在建設吉林移動檔案安全管理服務體系時堅持以改善檔案管理服務質量，實現檔案數字化、規范化、自動化管理為基本原則，通過對公司內部文件、合同、工程等方面的檔案管理，著力為公司全局的經營、管理及決策提供準確、高效的服務。
（二）夯實二個基礎，促進健康發展
吉林移動的每一個功能出發點都以中華人民共和國《檔案法》和《保密法》中相關法律條文為基礎，通過認真解讀“檔案管理”與“檔案保密”二者緊密關聯而又相輔相成的關系，從而使各項業務服務與安全管理互為補充，推動系統整體向良性、健康、可持續方向發展。
（三）聚焦三大領域，提升支撐能力
吉林移動檔案安全管理服務體系重點聚焦檔案管理工作中收集、管理、使用三大基礎領域中的薄弱環節，采用先進技術和管理手段對薄弱環節進行改造，提升整體服務管理水平邁向新臺階。
【關鍵詞】科研檔案；現狀；問題；解決措施
武漢市內具有研究生招生資格的科研院所共有23家，本文通過對這23家科研院所進行調研，總結出一些科研檔案管理中存在的問題，并提出相應的對策。
一、科研檔案管理的現狀
大多數科研院所在《科學技術研究檔案管理暫行規定》《科學技術研究課題檔案管理規范》（1992年檔案行業標準）和《中國科學院檔案管理標準》基礎上都建立了一套本機構科研檔案管理規范。科研檔案的組織管理一般由院所領導總指揮，由科研處、檔案室兩大部門共同負責，由科研項目課題組具體負責實施。科研處負責提出歸檔要求、督促歸檔過程、審核驗收歸檔成果；檔案室負責復審驗收歸檔成果、整理保管歸檔文件、提供科研檔案的開發利用；科研項目課題組組長直接負責科研檔案的收集整理，兼職檔案員負責科研檔案收集整理的具體實施。
二、科研檔案管理中存在的問題
（一）制度建設過于陳舊，空談理論不重實踐。作為科研檔案工作者的工作準則，已有的“三規范”雖然在實際工作中發揮了很大的作用，但由于編制年代久遠，已經非常不適應現代科研檔案工作的信息化建設和流程化管理。它對于歸檔的流程、時間、要求等等都是從傳統檔案管理方式出發，在加快電子檔案建設的今天，不具有較強的指導作用。從科研角度看，“三規范”沒有考慮到科研的跨國度、跨部門、跨機構以及科研文件本身的復雜性。且“三規范”中部分條款雖然具有很強的理論指導作用，卻很難在實際操作中得到貫徹和執行。
（二）科研工作者輕視檔案建設，檔案意識淡薄。事實是，科研工作者往往并不重視科研檔案的收集，歸檔意識非常淡薄。原因大致如下：首先，科研工作者隸屬科研部門，科研部門領導看重科研成果，對檔案建設不甚重視。其次，科研工作者對檔案管理的原則、規定知之甚少，更不會在實踐中踐行相應規定和原則。再次，科研工作者很少感受到科研檔案管理對他們實際科研工作帶來的便利與好處，將科研檔案的收集整理看作是一種負擔，因此主觀上輕視科研檔案的建設。
（三）科研檔案收集困難。 由于文件載體、文件內容、文件重要性等方面的不同，往往會影響該文件最終的收集效果。在文件收集過程中存在的問題主要是歸檔材料不完整和歸檔文件缺乏可靠性。造成這種現象的原因很多：有些科研人員出于一己私利，可能會利用科研檔案謀取獎勵或是有意隱瞞、更改文件內容；也有些科研人員認為自己具有對科研文件材料的知識產權，因此不愿移交。
（四）科研檔案實際歸檔率低，歸檔工作滯后科研工作。在實際工作中，大部分科研院所對于科研檔案的歸檔工作存在“頭重腳輕”的情況，重視前期準備工作，忽視后期總結工作。在科研準備階段，絕大多數科研院所都實現了預立卷工作，能夠做到從大體上實現對某次課題文件的整理歸檔的規劃。但隨著項目的進行，檔案工作往往會滯后于科研工作，“四同步”原則在實際操作過程中的執行效果并不理想。
（五）科研檔案利用水平不高。對檔案的管理最終是為了實現其利用。就目前來看，科研檔案的利用水平不高。對科研檔案的開發目前僅停留在編制案卷和卷內目錄階段；原有紙質檔案的數字化進程較慢，大多只實現了檔案目錄的數字化，檔案原文多以紙質方式存在，查詢利用麻煩；對檔案的查詢利用服務以現場查詢為主，沒有開展電子查詢服務、定制查詢服務等。科研檔案的橫向跨館信息交流過少，合作存儲機制難以建立，不能為科研工作者提供更豐富可靠的科研信息。
三、科研檔案管理的問題解決策略
（一）加快制定新的科研檔案管理制度。切實可行的制度和規范是一個行業得以進步和發展的前提，隨著國家各項科研事業和檔案信息化建設的開展，有必要重新修訂或制定相關科研檔案工作規范。新的科研檔案管理制度應充分考慮到現代科研工作的國際化、信息化和規范化，更多地從電子文件管理出發，將科研文件的管理納入整個科研項目活動管理中去，充分體現集成的理念。此外，新的科研制度還需改變以往“重管輕用”的理念，將客戶需求放在管理的前面，從科研工作者的實際情況出發，使得科研檔案為科研工作者服務，為社會民眾服務，為未來發展與建設服務。最后，新的科研檔案管理制度應在“文件連續體”理論的基礎上，更注重文件管理的動態過程，控制科研文件從形成到銷毀的全過程。
（二）加強對科研工作者檔案管理能力的培訓。科研工作者除了是科研項目的直接參與者，也是科研檔案管理的第一手經辦人。因此，科研課題組需要設立兼職檔案員，專門負責科研文件的歸檔與整理。針對兼職檔案員和其他科研工作者檔案意識淡薄，檔案業務水平不過關等問題，各科研院所應建立定期培訓制度，強化科研工作者的檔案業務能力和檔案意識，使科研工作者充分認識到科研檔案在科研工作中可能發揮的重大作用，從思想上改變科研工作者對待檔案管理的態度，同時鼓勵各科研院所之間、科研院所與省市級檔案局之間進行學習交流，借鑒優秀經驗，提高自身工作效率。
（三）改進宣傳方式，加強檔案工作者和科研工作者溝通。科研檔案收集不力，很大一部分原因在于科研檔案管理人員，尤其是科研工作者對科研檔案的認識不夠，包括科研檔案保存的意義、科研檔案利用方式、科研檔案知識產權等等。因此，有必要對開展科研檔案管理的重要性進行重點宣傳。檔案工作人員應在宣傳上承擔主要責任，立足國家有關法律范，創新宣傳方式，幫助科研人員認識到科研檔案管理在保護知識產權保護、避免重復性研究、節約科研經費方面的重要作用。
（四）加強檔案管理頂層設計，實現科研檔案全流程、信息化管理。實現科研檔案的全流程、信息化管理，必然要加強科研檔案管理的頂層設計，將科研活動管理和科研檔案建設納入一個項目體系，以項目管理的方式統籌進行，實時進行電子科研文件的規范化和檔案化管理。“四同步”原則其實從某種程度上包含了全流程管理的思想，運用“前端控制”的思想，將科研檔案的信息化建設與科研項目的全流程管理聯系起來，將科研文件檔案管理納入科研項目資源管理及資源配置的最優化管理。在實際操作中，全流程管理的要求又是信息化建設的保障，而信息化建設增強了全流程管理的實際可操作性。只有在科研活動過程及其管理中實時地進行電子科研文件的歸檔和管理，才能最大程度地發揮檔案信息化建設的作用；也只有打破目前科研檔案信息化建設與科研項目全過程管理之間的孤島關系，才能實現科研檔案的全流程管理，將“四同步”原則真正落到實處。
（五）以用促管，挖掘科研檔案的利用價值。一方面可以通過編制必要的檢索工具，提高本單位內科研檔案信息的查詢和利用效率；另一方面，應加強科研院所與社會企業、政府機關、社會大眾以及各科研院所之間的橫向交流，以合作存儲或共同開發等方式促進科研檔案信息的流動。科研檔案的管理不能只靠檔案工作者的單方面監督，只有充分發揮科研檔案在實際科研工作中的作用，才能更有效地提高科研工作者的檔案意識，使他們認識到科研檔案的重要性，從而促進科研檔案的收集、整理與歸檔。
【參考文獻】
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關鍵詞:成人教育教學檔案；信息化管理；途徑；檔案素養；檔案編研
一、優化信息化資源建設
根據國家檔案局《全國檔案信息化建設實施綱要》有關精神，檔案信息化建設的核心是資源建設，主要包括現有教學檔案目錄數據庫和部分全文數據庫建設，用于文件歸檔與電子檔案管理等方面，從而實現檔案信息資源共享。要實現成人教育教學檔案信息化管理，信息技術的應用是必不可缺的條件，同時已經成為教學檔案管理必然的發展趨勢。因此，在成人教育教學檔案管理的各個環節中要充分應用信息技術，通過采用計算機網絡技術處理和保存檔案信息，進一步挖掘教學檔案的利用價值，提高其服務水平，使成人教育教學檔案以更快捷、更生動、更形象的方式為成人教育整體現代化水平的提高創造條件。為成人教育的教學改革服務。優化信息化資源建設必須把成人教學管理與普通高等教育的現代化建設放在同等地位加以研究和開發，加強對成人教育教學檔案管理現代化設備、設施的投入，保證現代化的基礎設施建設。譬如，開發出一個切實可行的計算機檔案管理軟件系統，建立檔案信息網站；利用成熟的數據庫技術分類建立教學檔案目錄數據庫，把各類教學檔案的目錄信息數字化，等等。為利用計算機技術更好地管理維護和開發利用教學檔案奠定基礎。
二、界定教學檔案內容的范圍
1．招生方面的信息，主要包括招生工作文件、招生政策、招生計劃、招生專業、招生簡章、招生宣傳、招生工作總結、錄取名冊、入學考試成績等錄取材料、入學安排表、入學登記表及有關招生活動的記錄等。
2．日常教學方面的信息，主要包括教學工作計劃、專業教學計劃和教學大綱、學期教學進度表、課程表、授課教師個人信息、教學檢查、教學考勤、各專業課程考試安排、試題庫、試卷、試場記錄表、試卷分析表、記分冊、漢語普通話水平測試和大學英語四、六級考試的組織情況等及其各項教學活動記錄。
3．學籍方面的信息，要求新生入校后認真填寫有關學籍卡片和學生卡片上的個人信息，注明某屆、某專業，為今后查找利用、驗證學歷真偽提供最真實準確的憑證。另外，還包括在校學生學籍材料、學生的學籍卡、成績冊、學籍變更材料（即留級、轉學、退學等）、學生獎懲材料。
4．學位方面的信息，主要包括上級有關成人教育學位工作的文件、學位申報名單、學位考試安排、學位論文及評審意見、學位授予通知等、學位證書的辦理等。
5．畢業方面的信息，包括畢業生名單、成果性的畢業論文設計、畢業生成績總冊、畢業照、畢業學員通訊錄、畢業證領取簽收冊、優秀畢業生評選材料、畢業生去向資料、供需計劃及合同、畢業生質量跟蹤調查資料、信息反饋材料等。
6．教學文書方面的信息，主要包括上級下達的有關成人教育工作的文件，教學改革、培養目標、培養規格、學制等方面的文件，成人教育規劃、實施計劃、規章制度、會議記錄、調研報告、簡報、總結，成人教學檢查、評估及反饋材料，各級優秀教學質量評獎材料，對成人教育工作的請示和批復、各類統計報表等。
三、嚴格遵循建檔原則
第一，規范性原則。建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉遞送交和管理職責各項規章制度，做到有章可循、有據可依、照章辦事。建立各級檔案網絡組織，落實各級管理工作者的崗位職責，在收集、整理、移交、歸檔到開發利用的過程中，嚴格遵循歸檔制度和規范的歸檔程序，對所有應歸檔的材料，按照嚴格的歸檔程序及分類方法進行歸檔。
第二，科學性原則。嚴格按國家標準準確提示檔案文件的外形特征和內容特征，并在案卷目錄、卷內目錄、全引目錄、文件字號目錄、專題目錄等方面實行計算機編制，案卷封面、備考表及脊背均按國家標準填寫。要根據成人教育學籍檔案的特點進行科學歸類，設置的類目要盡量準確，以便對來“料”及時接納，對號入座。教學檔案類目排列、檔號結構的確定要符合檔案學基礎理論和邏輯原則。
第三，真實性原則。教學檔案的內容一定要真實地反映教學活動的情況，以其特有的原始性，真實性記錄所發生的事實、人員的情況及教學的過程，要維護檔案的歷史原貌，避免私自刪改、涂寫，絕不可以各種需要為由對記錄摻雜某些不真實的內容。
第四，實用性原則。借助現代化信息技術和計算機網絡等先進管理手段，對教學過程中形成的文件材料實物進行歸檔整理時，要求分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。可將電子文件加工、整理，轉化為電子檔案，為利用者提供遠程服務，使其可以在不同的區間享受到優質、便捷的信息服務。
第五，保密性原則。由于檔案信息的特殊性，在教學檔案管理中，無論是紙質檔案還是電子檔案，都應該對檔案信息進行嚴格的保密。凡涉及個人秘密的檔案信息，或不能公開的檔案信息，因其合法的權益受到法律保護，均屬于限制利用的范圍。尤其是在檔案信息直接進入網絡系統的條件下，應按保密法，嚴格對用戶界定使用權限。另外，每學年要定期歸檔，減少移交檔案材料在時間上的隨意性，杜絕檔案材料長時間積壓甚至于散落流失，確保材料能夠及時接收、立卷、歸檔、錄入。
四、提升檔案管理者的檔案素養
檔案管理工作既是一項基礎性、服務性的工作，又是一項業務性強、程序復雜、質量要求高的工作。這就要求檔案管理者要提升檔案素養，包括責任意識、服務意識、規范意識、收集意識、整理意識、保密意識和價值意識等。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養，使之能夠熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心、高度的責任感和良好的職業道德規范。其次，要加強對檔案管理人員的業務技能培訓。通過學歷再教育、學術講座和會議交流、崗位培訓和專業培訓等方式，不斷為其提供接受繼續教育的機會，來更新、擴充檔案管理工作者的檔案專業知識，提高其信息技術能力，使之在專業的深度與廣度上都有較大的提高。第三，檔案管理者自身要不斷學習和提高運用先進技術解決問題的能力，并借助現代化的管理手段，加大對信息資源的開發，為成人教育工作的不斷發展提供高效能的檔案信息支持。第四，要建立切實可行的人才管理制度和獎懲規章制度。選派那些有過硬的信息化業務技能和良好的職業道德規范、協作精神好、吃苦精神強、具備扎實的檔案學基礎理論知識、檔案管理的政策理論要求、基本專業業務素質和實際工作能力的人充實到教學檔案管理崗位，以保證教學檔案管理和利用工作的正常進行。把年度考評與工作實績結合起來，對認真、負責、有突出貢獻的工作人員應實施獎勵，以提高檔案管理人員的工作積極性，使成人教育教學檔案管理水平得到真正的提高。
五、注重教學檔案編研
1．要做好編研的選題。要結合成人教育發展趨勢，選取成教工作急需的、可以為現實工作服務的有利用價值的題目為編研對象。要有明確的目的，必須圍繞成教工作的發展和社會需求，編研出有利于成人教育發展的、系列性的、有價值的參考資料。切忌編研工作與實際需求相脫節，只有這樣，才能選擇出既有現實意義又有完成條件的題目作為編研目標，編研成果才能服務于我們的工作。
2．編研內容要宏觀與微觀相結合。要立足于本單位工作實際，一方面認真研究成人教育檔案的規律和特點，另一方面全面了解本校成人教育事業發展的歷史軌跡、實際現狀、存在的優勢與不足等。在宏觀層面與微觀層面有機結合的基礎上，既要突出成人教育綜合管理方面的研究，又要兼顧諸如教學計劃等專題性方面的研究；既要重視成人學歷教育，又要重視成人非學歷教育；既要研究成人面授教學工作，更要加強學生自學管理的研究；既要突出主管部門的領導作用，又要兼顧地方單位的作用；既要研究經濟因素制約辦學的方面，更要研究教學質量與科學管理在辦學中的主導地位。
3．編研應關注學生信息。不僅要把學生在校期間的所有信息收集、歸檔，還要拓寬信息來源，多調查走訪，搜集與學員有關的材料，力求全面真實反映成人教育學生的學習、品行、能力等。
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關鍵詞：電力企業;文書檔案管理;管理原則
我國電力行業對文書檔案的管理還在摸索階段，要想通過文書檔案的有效管理促進電力企業的運營，必須清楚管理的基本原則和如何高效的利用這些原則達到管理目的。文章從文書檔案的涵義、其對電力企業的意義、管理中應堅持什么原則這三個方面入手，并就檔案管理人員如何正確運用此原則進行指導，確保電力企業有效的利用文書檔案進行企業管理，希望對電力企業管理者有所幫助。
一、文書檔案的涵義
文書檔案或管理性檔案，是將具有保存與備查價值的原始資料文件有規律的留存下來形成的文件組合，它一般是國家機關、企事業單位、社會團體或其他社會組織等在行政管理等工作活動中形成的文件檔案。
二、對電力企業發展的意義
文書檔案是企業管理重要的一環，是推動企業運行的重要資源，對于企業發展有著至關重要的作用。而電力企業的文書檔案因其特殊的行業性質，使得它在電力企業的作用更加突出，企業可以通過文書檔案分析自身的問題、調整企業運營、傳達上級決策、準確定位目標、方便職工協調溝通，還在對檔案的不斷更新中了解企業的發展及吸收更多的經驗教訓，促進企業更穩更快的前進。
三、對其管理原則的分析
（一）規范化原則
文書檔案在概念、管理原則、管理制度、歸檔標準等要規范化，因為企業眾多，如果沒有統一的標準，就會讓執行者和使用者頭痛。其中主要涉及：檔案收集、整理、審核、鑒定、統計的標準;專業術語詞匯的標準;代碼代號標準;編著、收錄標準等，這些都要進行詳細的規定，而且要求企業規范執行。
規范化就要求檔案的建立人員要熟知檔案建立的各種制度、知識與原則，嚴格遵守規定，每一步都進行規范處理，形成較強的職業素養，這樣既方便統一管理，又可以讓管理者快速的查詢到所需的信息，提高企業管理效率。
（二）保密化原則
文書檔案除了日常的企業信息外，還有一些涉及企業內部的保密信息，特別是電力企業，對于檔案的保密管理更加的重要，這不僅保障了企業的利益，還確保國家能源信息的安全得以維護。根據國家規定，按照機密程度文書可分為絕密、機密、秘密及內部文件4種，而電力企業中絕密和機密文件較少，只包括一定的秘密文件（涉及國家一般秘密）和大量內部文件（僅限內部使用，不必對外公開），所以保密原則一定要嚴格執行。
而面對日益發達的通訊搜索技術，信息的隱秘性逐漸消失，這對于檔案的保密工作帶來了考驗，這就要求我們的執行人員要認識到保密工作的重要性、增強責任意識，并將責任劃分落實到人，對主要人員嚴格要求，責任與處罰都要明確。當然，要掌握好保密的度，我們的最終目的是使用檔案，所以不能因為保密而將檔案封閉化，這樣就失去了建立檔案的目的。
（三）科學化原則
由于現代技術的發展，文書檔案的形式也產生了變化，由過去的紙質文件演變為現在的紙質、電子、感光介質（如影片、照片、膠片等）、磁介質（磁帶錄音與錄像、磁盤等）文件，這就要求我們的檔案管理也要科學化、現代化，運用信息化網絡和技術進行檔案的建立、存儲、更新、管理、編排、統計，既減輕管理人員工作負擔，也方便隨時隨地快速搜索，無紙化操作還可以節約成本。
科學信息化的管理雖然減少了工作人員錄入、編排、統計工作的任務量，但與此同時，對其電腦的操作技能、熟練掌握科學軟件、科學管理檔案等提出了要求，因此，檔案管理人員要不斷吸收、更新先進的科學管理知識，學習電腦操作流程;相應的，對于使用者也提出同樣的要求，這樣才能有效快捷的發揮科技在管理中的作用。
（四）有效利用原則
文書檔案對于企業有著多重作用，它記載著企業的重大活動、為企業生產經營提供依據、為職工的宣傳教育提供真實素材、為企業領導與管理者提供決策指導，同時它還具有歷史性、政治性、行業推動性，是企業一筆非常寶貴的財富，必須將其有效利用，發揮它最大的效用。
有效利用原則就要求檔案從業者和使用者都要清楚文書檔案建立的目的，了解電力企業文書檔案的設置，懂得檔案查詢的方法和技巧，學會利用合理利用文書檔案，上面的三個原則都是為最后一項原則服務的，因為我們建立檔案的目的就是供企業管理者使用的。
四、結語
綜上所述，文書檔案管理的四項基本原則對企業管理有著非常重要的作用。電力企業作為更加特殊的企業，它的管理和發展不僅關系到本行業，還關系到國家的穩定，而我國電力企業的文書檔案管理仍處于探索嘗試階段，面臨很多問題和困境，但只要以基本原則為基礎，不斷的完善下去，將它的積極作用發揮出來是指日可待的。
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（一）檔案信息的數字化
檔案信息的數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫[1]。檔案信息數字化的原則：規范性原則、安全性原則、效益性原則。
（二）檔案網站建設
檔案網站是檔案機構在公共信息服務網站上建立的站點，它一般是以主頁方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。檔案網站建設是檔案信息化建設的重要步驟，是檔案部門聯系社會的重要窗口。檔案網站的功能有：服務功能、宣傳功能、交流功能。檔案網站的主要內容：檔案工作信息、檔案機構信息、檔案資源信息、檔案利用服務信息。
（三）數字檔案館建設
數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調的是在數字化檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。數字檔案館的主要特點：A存在方式上的特點，是一種無形的信息組織與利用環境；B運行方式上的特點，存取檔案信息的網絡化；C功能定位上的特點，以存取為中心。[2]
二、高校檔案信息化建設存在的問題
（一）對高校檔案信息化建設重視不夠
1、在人員配備上不夠重視。
目前專職從事高校檔案信息化建設的人員比例比較低，很多人從事高校檔案工作多是半路出家。高校領導在思想上對檔案信息化建設重視不夠，覺得檔案管理不需要很高的學歷和技能，就可以從事這個專業。所以往往讓高校一些閑雜人或一些快退休的老同志從事檔案管理。所以就造成了檔案管理隊伍，缺乏素質、結構不合理，影響了高校檔案信息化建設。
2、在資金投入上不夠重視。
目前高校的資金投入重點放在學校的教學樓、學生宿舍、教學及科研方面，而對于檔案管理的資金投入幾乎沒有。這樣就造成了很多高校的檔案基礎設施設備相當落后，有的檔案室甚至沒有計算機，檔案數字化管理更是無從可談。即使配備了相應的有計算機，實現了內部數字化管理，但與外界沒有聯網，檔案數字化管理水平還比較低，談不上真正的數字化管理。
(二)管理體制不到位
地方政府還沒有完全將高校的檔案管理工作納入到政府工作中來，政府檔案管理機構與高校檔案管理聯系較少，一般聯系多為有關檔案管理的會議和培訓，具體很少過問學校檔案工作，甚至很少對學校檔案管理進行檢查和指導。有的高校仍沿用傳統的管理模式管理檔案，并且在分配機制、獎懲機制等均不夠完善，影響著檔案工作人員的主動性、積極性。
（三）檔案信息化建設所帶來的安全問題
檔案信息化建設中不可避免與網絡有著非常緊密的聯系，網絡再給檔案信息化建設帶來諸多好處的同時，也存在著檔案信息中涉及國家秘密、工作秘密、個人隱私等其他一些不得公開的信息，存在被竊取的可能。
三、解決對策
（一）加強檔案信息化人才建設
在人才建設方面采取引進和培養并重的原則，加強人才隊伍建設。高校要為檔案部門配備具有較強能力的計算機專業人員，專門負責檔案信息化建設工作，檔案部門要對計算機專業人員進行檔案專業知識培訓，使之既精通計算機和網絡知識，又熟悉檔案業務，從而更好地對電子文件進行管理。同時要加強對在職檔案人員的業務培訓，特別是計算機和網絡知識方面的培訓，提高檔案人員掌握和運用現代化技術的技能。
（二）檔案信息化安全保障體系建設
堅持利用和保密并重的原則，最大限度地提供開放檔案網絡化利用，增強檔案信息安全和網絡安全意識。采取切實有效的技術手段和管理措施，加強計算機網絡檔案管理系統的監控，嚴格身份認證和密鑰管理，內部局域網要與一切外部網實行物理隔離，對各種數據庫要及時進行備份，保存到符合保管要求的脫機載體上。[5]
（三）檔案信息化基礎設施建設
要加大對檔案信息化基礎設施建設的投入，高校檔案部門要建設和完善局域網，并與校園網連通。繼續推進運用計算機管理檔案，提高檔案部門計算機和網絡技術的應用水平，提高計算機管理檔案的普及率。
