時間：2023-05-15 15:20:59
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇病人檔案管理，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：醫(yī)療檔案；管理；合法權益
在《醫(yī)療事故處理條例》出臺后，實施了全新的醫(yī)療訴訟措施，在患者的合法權益受到侵犯的時候，他們能夠拿起法律的武器維護自身的合法權益。在醫(yī)療糾紛的處理中，有一個非常重要的舉措就是“舉證責任倒置”，而醫(yī)院的檔案管理，正是舉證責任倒置的重要依據(jù)。因此，醫(yī)療單位應該對檔案管理給與高度的重視，盡量減少醫(yī)療的糾紛，維護醫(yī)院正常的工作秩序。
一、醫(yī)療機構切實加強對醫(yī)療的檔案管理
醫(yī)療檔案的內容是否完整是否能夠公平的處理醫(yī)療糾紛事件的重要依據(jù)。因此，各個醫(yī)療機構必須建立健全相關的規(guī)章制度，建立相關的醫(yī)療檔案，確保醫(yī)療檔案的管理更加科學、完整有效。
1.建立健全醫(yī)療檔案管理的規(guī)章制度。在醫(yī)療檔案管理的過程中，要建立健全相關的制度，規(guī)范醫(yī)療單位的患者檔案與病例，對患者一切資料進行詳細的手機，各個醫(yī)療機構需要根據(jù)自己的實際情況，指定行相應的管理制度，并且隨著工作的進展，不斷的對這些制度給與補充與修正。
2.醫(yī)療檔案管理中檔案的書寫要做到規(guī)范。所謂的醫(yī)療檔案管理，是指在病人就醫(yī)的過程中，醫(yī)院對病人接受醫(yī)院的檢查、政治、護理、病情、醫(yī)治？情況或者是出院、轉院的相關記錄。因此，檔案管理是由病人與醫(yī)護人員共同簽署的具有法律效應的文本。醫(yī)療檔案是舉證的重要的證據(jù)，書寫必須是規(guī)范的完整的，否則在醫(yī)療糾紛中就會產(chǎn)生舉證不力的情況，醫(yī)患糾紛很難得到公正的處理。
3.醫(yī)療檔案管理的歸還時限要被嚴格管理。當病人在醫(yī)院結束自己的治療之后，就會辦理相應的出院的手續(xù)，這個時候醫(yī)院的檔案管理部分需要將病人的全部的資料收集全，并且在限定的時間內將其歸檔。不僅僅檔案管理部門要給與高度的重視，病人的主治醫(yī)生極其相應的護理人員對此也要負責，將自己醫(yī)治過程中病人接受的診斷、治療、檢查極其護理都做到細致的記錄，并且納入到檔案管理中。醫(yī)生不要以自己工作放慢為借口，對病人的檔案管理與醫(yī)治記錄忽視，久而久之，日積月累，醫(yī)生也記不住哪些病人的具體的醫(yī)治的過程，在發(fā)生一些醫(yī)患糾紛的時候，醫(yī)生沒有證據(jù)，即使在自身沒有出現(xiàn)醫(yī)療事故的情況下，也很難得到公正的處理。
4.改善醫(yī)療檔案管理的存放條件。在當前大多數(shù)醫(yī)院的醫(yī)療檔案管理中，醫(yī)療檔案大多是放在病案室保管，醫(yī)院中缺乏專門的醫(yī)療檔案管理的系統(tǒng)，醫(yī)療檔案管理缺乏專業(yè)的人才與部門。從醫(yī)患糾紛的角度將，醫(yī)療檔案是一種法律性的證據(jù)或者是文件，如果醫(yī)療檔案管理沒有合理的保管，就是法律證據(jù)的缺失。因此，改善資料檔案管理的條件刻不容緩，不能只在口頭上給與重視，還要真正的落實到實際的行動中去，為病人、為自己保留一份證據(jù)。因此，要建立專門的管理機構，建立專門的檔案室來管理，在檔案室內，配備加溫器、消毒柜等設施，防止在管理中，文件因為環(huán)境的變化而出現(xiàn)發(fā)霉的情況。
5.醫(yī)療檔案管理要做到保護患者隱私。相關的醫(yī)療事故處理條例曾經(jīng)指出，患者對其的疾病極其診治的情況具有知情權，醫(yī)療部門對患者要知無不言，有告知的義務。患者對其疾病情況的信息要有所了解。在一般的救治過程中，病人的檔案資料一般有兩種類型，分為主觀資料與客觀資料。在客觀資料的記錄中，一般是患者的疾病特征、患病癥狀、體制特征以及檢查結果等等，或者是在對患者進行手術的時候，或者實施特殊的醫(yī)治過程的時候，病人直系親屬簽署的同意文件等等。主觀的資料是醫(yī)護人員對病人的觀察，對治療過程的分析等。病人的檔案管理是病人的隱私，只有在病人同意的情況下才可以公之于眾，也只有病人自己或者病人的委托人才能夠取得資料。因此，這些資料需要復印，一式兩份，分別留給醫(yī)院存檔與病患自己留下，以免在出現(xiàn)醫(yī)療糾紛的時候，出現(xiàn)指責彼此偽造文件的情況。在病人出院之后，檔案管理的工作人員需要將相關的檔案與資料呈現(xiàn)在主治醫(yī)生與病人及其家屬眼前，在雙方確保無誤的情況下，有專門的人員打印出兩份，醫(yī)院由專門的人員保管，囑托病人妥善保管，切實維護醫(yī)院檔案管理的有效性。總的來說，在檔案的管理過程中，醫(yī)護人員需要承擔更多的責任，醫(yī)護人員通過檔案管理維護自身的權利，保護好檔案，更有利于對患者的利益進行維護，醫(yī)護人員在管理的過程中，必須有效的發(fā)揮自身的責任，盡職盡責、愛崗敬業(yè)，將檔案等同于自己的生命，提升檔案管理的有效性。
6.對醫(yī)療糾紛的事件也要存檔，為以后的工作提供經(jīng)驗。以史為鑒、察往知今是檔案保存的意義所在。在當今的社會發(fā)展中，醫(yī)療糾紛時有發(fā)生，成為社會的熱點問題，這反映了人們群眾的維權意識逐漸增強，也有利于促進醫(yī)護人員愛崗敬業(yè)、尊重患者的生命。因此，在醫(yī)院的檔案管理工作中，要將醫(yī)療糾紛的檔案管理作為重中之重。在這部分的檔案管理中，要詳細的記錄醫(yī)療糾紛發(fā)生的時間、地點、人物、過程、原因及其最終是如何解決的，因此醫(yī)療糾紛的檔案管理也具有警示作用與借鑒意義。在這部分的檔案管理中，具體可以體現(xiàn)以下幾點內容：一是醫(yī)療糾紛的具體情況及其醫(yī)患雙方的具體情況；二是醫(yī)療機構對醫(yī)患糾紛時間的調查及其是否有明確的舉證等；三是法律部分對實踐是如何處理的；四是最終的結果及其給與人們經(jīng)驗。
總之，醫(yī)療檔案管理是對舉證制度具有重要的意義的。因此，在醫(yī)療檔案管理中，管理人員必須加強對檔案管理的重視程度，真正的提高檔案管理的服務水平。隨著社會的不斷發(fā)展，人們對物質文化的追求越來越高，人們對就醫(yī)的環(huán)境、服務態(tài)度都有更高的要求，醫(yī)療部門需要不斷地提升自己的管理水平，做好檔案管理工作，解決好醫(yī)療事故與醫(yī)療糾紛，提高管理工作的實效性。（作者單位：吉林省臨江市農村合作醫(yī)療管理中心）
[關鍵詞]醫(yī)院病歷檔案管理；患者隱私；保護
中圖分類號：R197.3；G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）06-0343-01
醫(yī)院檔案記錄著病人的疾患情況、具體的就診信息，和大量的個人信息。醫(yī)院在醫(yī)治患者的同時，有義務為患者保管好檔案資料。但在但是現(xiàn)在的大部分醫(yī)院，尤其是縣級醫(yī)院和社區(qū)醫(yī)療機構，存在著病案管理混亂，保密性較弱的情況。病歷檔案管理的缺陷為醫(yī)院的工作帶來了較大的不便，泄露了患者的隱私和個人信息，為患者帶來了很多困擾。就如何管理病歷檔案，加強隱私性和保密性，建立系統(tǒng)的制度和規(guī)章程序，我們應該做出更多的努力，從而為患者提供一個穩(wěn)定安全保密的醫(yī)療環(huán)境。
一、病歷檔案管理的重要性
1.是以人為本的醫(yī)療服務宗旨體現(xiàn)
在醫(yī)療服務中，“以人為本，以患者為本”是我們廣大醫(yī)務人員牢記心中的服務宗旨。以患者為本，不僅僅是在具體的治療中實行人性化的管理和優(yōu)質業(yè)務護理措施，也是對患者個人信息、個人權利、個人隱私的保護和尊重。實行優(yōu)質的病歷檔案管理措施，就可以體現(xiàn)以患者為本的服務宗旨。提供優(yōu)質的服務是醫(yī)院應盡的職責，不僅僅是提供給患者有效的治療方法，也是對患者的患病情況，個人隱私和生理指標數(shù)值進行進一步的保護。對患者病歷檔案，隱私性的保護和個人信息的尊重，不僅彰顯了醫(yī)院的思想水平和從業(yè)人員的綜合素質，也體現(xiàn)了醫(yī)院嚴格的執(zhí)行標準和嚴密的規(guī)章制度。
2.可以大幅度提高醫(yī)療效率
一份整潔清晰，井井有條的醫(yī)療檔案，可以讓為患者診斷或是安排藥物治療的醫(yī)生快速地熟悉患者的病情，了解患者的過往史，從而針對患者現(xiàn)在所患的疾病制定有效的治療方針。在具體的臨床診斷中，我們通過患者的病歷，可以了解患者的過往史，家族病史，個人過敏藥物和近期的患病情況，從而汲取病例提供的經(jīng)驗，為病人制定一份可靠安全的醫(yī)療治理方法。如，骨外科患者的x光片，心腦血管患者的頭頸部彩超以及孕婦的產(chǎn)檢記錄，都是我們臨床醫(yī)生為患者進行進一步診斷護理的重要信息。優(yōu)質的病歷檔案應該是記錄清晰，時間條理性強，記錄數(shù)值精密準確的一份信息檔案。優(yōu)質的病歷檔案可以幫助醫(yī)生快速的堆積患者進行診斷，提高醫(yī)療效率和服務質量，減少醫(yī)療情況中不安全，意外事件的發(fā)生。
3.減少醫(yī)患糾紛
緊張的醫(yī)患關系是我們如今不可忽略的重要問題，惡心離婚事故的頻頻發(fā)生，提醒著我們廣大的醫(yī)務人員應該把患者的感受擺在第一位，在為患者治療疾病的同時，尊重他們的心理體驗和個人隱私。提高醫(yī)生醫(yī)療技術水平的同時，也要提高他們的人文關懷素質，這就要求醫(yī)生和相關的管理人員對患者的檔案和個人信息進行嚴密的保護。良好的病例檔案管理系統(tǒng)，不僅僅可以幫助醫(yī)生進行高效的工作，也有利于減少醫(yī)患矛盾。
二、優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的具體方法
1.建立嚴格的規(guī)章懲罰制度
在醫(yī)療系統(tǒng)當中，絕大部分的醫(yī)務人員都有著較高的職業(yè)素質和良好的職業(yè)操守，但是這也不排除在病歷管理方面，有一些本身文化素質水平不高的管理人員或者外聘人員，利用醫(yī)院管理措施的漏洞，惡意或故意地將患者的個人信息泄露給他人，從而進行商業(yè)性的買賣。醫(yī)院對此應該制定嚴格的規(guī)章懲罰制度，嚴厲重罰與此相關的惡意泄露行為。嚴抓嚴打此類違反醫(yī)生職業(yè)道德的人員，從而進一步保護患者的個人隱私情況，考慮患者的心理感受并為他們提供穩(wěn)固可靠的制度保障。
2.利用網(wǎng)絡建立病歷檔案云平臺
紙質的病歷檔案系統(tǒng)存在著一定的缺陷，效率較低，人工性較強，存放時間較短，容易被遺失、破壞。當今的電子信息發(fā)展迅速，電腦軟件有有強大的集成性和整合性能，醫(yī)院可以利用網(wǎng)絡搭建病人的病歷檔案云平臺。設置嚴密的監(jiān)控系統(tǒng)和防盜系統(tǒng)，在確保病人檔案安全的情況下，對病人的檔案進行電子存儲和整理。網(wǎng)絡平臺有著可操作性強、人工管理成本低、自我監(jiān)控系統(tǒng)完備的優(yōu)勢，可以進一步提高病歷管理的安全性和高效性。
3.提高病歷管理相關人員的總體建設水平
空有一套完備的系統(tǒng)和優(yōu)質的管理措施是遠遠不夠的，病歷管理人員的總體水平，直接決定了病歷檔案管理的效率和質量。從思想和技術層面上提高病歷檔案，管理相關人員的總體水平可以對病例檔案管理起到直接的優(yōu)化作用。從技術層面來說，推行最先進的檔案技術管理手段，促進病理管理人員對電子系統(tǒng)和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的學習和了解，提高他們的整體技術水平和管理效率。從思想層面來說，進一步深化以患者為本的服務思想，加強病歷檔案管理相關人員的人文關懷理念。與此同時，我們還要鼓勵相關人員進行積極的探討和思考，就當今病歷檔案管理混亂，患者隱私容易泄露，患者權益得不到保障的情況和相關問題制定具體的措施和可實行的辦法。
總結
想要進一步推進醫(yī)療事業(yè)改革，保障患者的權益和醫(yī)務人員安全。我們需要從實際情況入手，進行仔細深入的思考和研究。就當今病歷檔案管理混亂的現(xiàn)狀，我們應該從醫(yī)院的管理層面，檔案管理的具體人員，檔案管理相關的懲罰措施，以及更系統(tǒng)、先進的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)為出發(fā)點，進一步解決解決，病歷管理混亂，責任制不到位，部分醫(yī)療人員素質低下的情況。從病歷檔案管理出發(fā)，我們還需要思考更多的具體辦法，在保證患者安全的基礎上，加快病歷檔案管理的工作效率，提高病歷檔案的書寫質量，從而讓病人的病歷檔案成為推動醫(yī)療效率，推動業(yè)務服務質量，緩解緊張的醫(yī)患關系的一劑良藥。
參考文獻
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對于工作的態(tài)度決定了工作的質量。在醫(yī)院檔案管理工作上，整體意識落后或者認識偏差的現(xiàn)象時有發(fā)生。在很多單位，領導為了凸顯自己的政績，相對比較注重對于一些事關單位發(fā)展的“大事”進行記錄保存，而且報喜不報憂的現(xiàn)象更是普遍存在。
這種開始于醫(yī)院管理層的思想會逐級滲透到醫(yī)院的日常工作中，從而直接影響對于不同檔案資料的不同態(tài)度。造成對于一些“虛文”的妥善保存，而真正能夠幫助醫(yī)院一線工作人員改進工作的醫(yī)療檔案卻得不到應有的待遇，導致醫(yī)院工作環(huán)境信息流動做不到閉環(huán)反饋，阻礙一線工作人員工作質量的有效提升。
對于這一問題，醫(yī)院方面應當從管理層端正態(tài)度，明確醫(yī)院的服務性質，建立健全相關的規(guī)章制度以及檔案管理體系，將醫(yī)療檔案明確地位，在保證充分重視的同時，也要注意不能僅僅重視病歷檔案，對于文書檔案、設備檔案、科研檔案等其他檔案也要進行充分的管理和利用，才能真正幫助醫(yī)院發(fā)展進步。
2.信息開環(huán)，檔案管理形同虛設。
檔案管理就是要在形成信息閉環(huán)的基礎上幫助醫(yī)院發(fā)展，但是目前很多檔案管理工作雖然在醫(yī)院有條不紊地進行著，但是并沒有形成信息閉環(huán)。各種各樣的檔案雖然得到了妥善的分類保管，但是由于各種原因，卻很少有人查看，從而使得檔案管理工作難見功績。而對于有些資料，由于需求緊迫，又不能馬上得到查實，從而使檔案管理流于形式，而沒有起到應有的作用。
針對這種狀況，醫(yī)院方面應當引入更為先進的檔案管理機制和設備。對于已經(jīng)分類保存的檔案，務必要做到查詢便捷。妥善管理檔案，就是要讓檔案成為將來工作的參考和依據(jù)，而長期封存的檔案無疑難以起到這一作用。
為此應當引入更為便捷的檔案查詢系統(tǒng)，如醫(yī)療檔案的信息管理系統(tǒng)等。只有這些系統(tǒng)切實落到實處，成為醫(yī)院中各個部門進行工作的必不可少的部分，才能真正使留存的檔案發(fā)揮應有的作用。
3.醫(yī)療行業(yè)檔案缺乏連貫性，不利于行業(yè)整體發(fā)展。
檔案管理工作在醫(yī)療行業(yè)有著特殊的作用，因為醫(yī)院檔案中有相當大的部分都是醫(yī)療檔案，而病人又不是每次都在一所醫(yī)院就診，加上病例的更換等多個因素，很容易造成病人病例以及醫(yī)療檔案的不連貫，這一點僅僅靠病人口述病史常常無法得到很好的彌補。面對這樣的情況，全社會的醫(yī)療部門都應當推行并相互配合，建立起完善的醫(yī)療信息網(wǎng)絡，真正實現(xiàn)醫(yī)療檔案以及相關信息的共享，并有效保持醫(yī)療檔案的連貫性。
1.1醫(yī)院為了方便醫(yī)生查看病例,往往病人的檔案一般是單獨放在病案室進行管理,還有病人的一些檢查資料則直接放在各個科室里,這樣醫(yī)院的檔案管理就分為了多個部分,缺乏統(tǒng)一的管理,增加了后期的檔案收集和整理工作難度。
1.2現(xiàn)代醫(yī)院電子檔案管理的意識和制度落后由于電子檔案是一個較新的檔案管理方式,需要管理人員具備使用計算機軟件的能力和較強的檔案管理意識。但是,醫(yī)院的檔案管理人員在電子檔案實施以后,主動學習提高的意識較弱,這就造成了對電子檔案的使用不夠熟練。當然,這在一定程度上與醫(yī)院的管理制度也有關,醫(yī)院的管理制度沒有及時地更加電子檔案管理制度和操作規(guī)范。
1.3電子檔案管理不規(guī)范,保管措施不完善電子檔案雖然方便了醫(yī)院的管理,提高了醫(yī)院的運行效率,但是不規(guī)范的保管措施可能會產(chǎn)生安全隱患。由于,電子檔案的傳輸往往需要聯(lián)網(wǎng),管理人員如果不能及時的查殺電腦病毒,也許會造成電子檔案外漏和消失,造成無法挽救的損失。
2優(yōu)化對策
針對現(xiàn)代醫(yī)院電子檔案管理工作存在的一些不足,提出針對性措施。
2.1轉變檔案管理觀念,更新意識和管理制度檔案管理人員是檔案管理的直接執(zhí)行者,其觀念的轉變有助于提高電子檔案管理的效率和成效。為了保證管理人員規(guī)范操作檔案管理軟件,需要更新管理人員的管理意識。同時,還應該建立和更新一系列規(guī)章制度,進一步規(guī)范管理人員的操作行為。
2.2形成獨立的檔案管理機構檔案管理工作存在的一些問題往往是醫(yī)院的重視程度不夠引起的,檔案管理沒有獨立的機構,職能和權限不夠,檔案管理功能不很正常的進行。因此,需要建立的一個獨立的檔案管理機構,增加檔案管理人員,醫(yī)院的所有檔案都歸獨立的檔案管理機構管理。在此基礎上,建立一個電子檔案使用系統(tǒng),醫(yī)院的醫(yī)生都有獨立的賬號,可以隨時登陸進去進行檔案查詢,這樣既方便了醫(yī)生的檔案查詢和調取也統(tǒng)一了醫(yī)院的檔案管理職能。
2.3加強工作人員的能力培養(yǎng)和工作技能的提高,提高綜合素質檔案管理人員的綜合素質直接影響著醫(yī)院的檔案管理水平。檔案管理工作并不是單純的資料收集和整理,還包含了統(tǒng)計學和信息技術應用等應用。因此,為了提高醫(yī)院的檔案管理工作,就需要高度重視工作人員的綜合素質提高。可以定期安排工作人員進行進修,或者參加技能培訓,并加強思想道德建設,使檔案管理人員在思想上和能力上都能更進一步。
3結語
憑借先進的計算機技術，現(xiàn)如今的檔案管理水平已經(jīng)上升到了一個新的高度，比如利用人事檔案管理軟件對員工的信息進行登記與維護;利用財務軟件對日常的報表和資金往來進行跟蹤與操作等，在節(jié)省了時間的同時，對這些保密性的資料也起到了一定的保護作用。但即便是在如此便利的條件下，仍有許多問題對新農合醫(yī)療檔案管理的安全性造成了威脅:
(一)檔案管理人員管理意識不強
雖說檔案管理現(xiàn)如今可以依靠強大的科技來實現(xiàn)，但是相關的操作也需要一定的技術人員。在現(xiàn)實工作中，檔案管理人員沒有意識到這份工作的重要性，沒有工作熱情和積極性，認為這不過是一項枯燥無味的工作，無需投放過多精力。因此造成了檔案管理軟件的利用率極低。檔案管理人員的消極怠工，使得資料丟失、錯亂、外泄的現(xiàn)象時有發(fā)生，這嚴重威脅了新農合醫(yī)療檔案管理工作的安全性。
(二)門診統(tǒng)籌報賬的管理不科學
新農合醫(yī)療工作開展以來，國家確立的幾種補償模式也逐漸得到完善，門診統(tǒng)籌報賬這一形式也是為了能夠提高資金的利用率，能夠減輕農民同胞的負擔，使更多的農民朋友能夠從這一舉措中真正獲益。但門診統(tǒng)籌面臨的問題也不少，比如資金總量不充足、報銷人數(shù)眾多、細節(jié)問題等難以把握的問題，這樣的問題將門診統(tǒng)籌這一舉措推入了風險之中。這些外在風險我們已經(jīng)在努力想辦法進行改善，那么內在的問題我們卻沒有給予足夠的重視:每日接待的患者非常多，哪些是可以利用門診統(tǒng)籌報銷的，哪些是受到一定限制的，這樣的情況比比皆是，給我們的工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。而經(jīng)常出現(xiàn)的問題是，沒有將這些情況進行及時的分門別類、歸納、整理，導致信息更新不及時，資料混亂易丟失，醫(yī)院和患者的資料安全面臨著巨大的風險。
(三)關于住院病人補償?shù)馁Y料管理不善
前面提到了關于門診統(tǒng)籌給新農合醫(yī)療檔案管理工作帶來了風險，其實，在住院病人補償這部分也存在一定的危險因素。正如門診統(tǒng)籌中遇到的問題一樣，每一筆補償都沒能及時得到匯總、整理與歸檔，使得工作人員在后期進行統(tǒng)計時便會手忙腳亂，而且更容易對病人的切身利益造成影響。
二、針對新農合醫(yī)療檔案管理安全性的問題提出的幾點改善措施
(一)建立健全檔案管理制度，確定責任到人
對于新農合醫(yī)療檔案管理工作，應建立完善科學的制度和明確的管理辦法，并嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。對于檔案的保存、查閱以及銷毀幾方面都要制定相關的制度，并安排專人進行負責，做到“專人專事專辦”。在檔案管理人員方面，應配備專業(yè)人員擔任此職，此類崗位的工作人員不僅要求責任心，還要具備認真細心的特質，對于別人眼中枯燥的檔案管理工作抱有熱情，并不斷就專業(yè)知識技能和工作心態(tài)進行培訓，確保新農合醫(yī)療的檔案管理工作從內部做到萬無一失。
(二)確定門診統(tǒng)籌或住院補償檔案的具體管理辦法
根據(jù)門診統(tǒng)籌工作量大且細致的特點，應養(yǎng)成每日進行報賬與整理的習慣。在每日工作結束以后，對當天發(fā)生的門診統(tǒng)籌根據(jù)不同情況進行分類整理，對同類的票據(jù)進行有一定順序的裝訂，然后歸檔整理，妥善保存。這樣的工作結果令人一目了然，不僅讓一切事務有跡可循，在需要其中一份單據(jù)時，不管是按日期查找，還是按傷病類型查找，都會很快得出結果，另外裝訂歸檔后的資料的安全性也得到了保證，不易丟失損壞，更不可能被泄露。對于住院補償情況也是如此，相對于門診，住院部的日工作量或許沒有那么大，但我們也要進行每日整理，每日對當天發(fā)生的情況進行統(tǒng)計，之后可以按月為單位，將相關單據(jù)進行裝訂與歸檔。同時，建立完善的統(tǒng)計與匯報制度，制定科學的統(tǒng)計方法，將統(tǒng)計結果匯報給相關負責人，這樣一來，我們最為繁雜、最容易出錯的工作也變得井井有條，最容易泄露信息的工作也得到了安全的保障，不僅為自己的工作帶來了便利，也為廣大患者帶來了保障，更推動了新農合醫(yī)療工作的科學發(fā)展。
三、結束語
(一)檔案管理人員管理意識不強
雖說檔案管理現(xiàn)如今可以依靠強大的科技來實現(xiàn)，但是相關的操作也需要一定的技術人員。在現(xiàn)實工作中，檔案管理人員沒有意識到這份工作的重要性，沒有工作熱情和積極性，認為這不過是一項枯燥無味的工作，無需投放過多精力。因此造成了檔案管理軟件的利用率極低。檔案管理人員的消極怠工，使得資料丟失、錯亂、外泄的現(xiàn)象時有發(fā)生，這嚴重威脅了新農合醫(yī)療檔案管理工作的安全性。
(二)門診統(tǒng)籌報賬的管理不科學新農合醫(yī)療工作開展以來，國家確立的幾種補償模式也逐漸得到完善，門診統(tǒng)籌報賬這一形式也是為了能夠提高資金的利用率，能夠減輕農民同胞的負擔，使更多的農民朋友能夠從這一舉措
中真正獲益。但門診統(tǒng)籌面臨的問題也不少，比如資金總量不充足、報銷人數(shù)眾多、細節(jié)問題等難以把握的問題，這樣的問題將門診統(tǒng)籌這一舉措推入了風險之中。這些外在風險我們已經(jīng)在努力想辦法進行改善，那么內在的問題我們卻沒有給予足夠的重視:每日接待的患者非常多，哪些是可以利用門診統(tǒng)籌報銷的，哪些是受到一定限制的，這樣的情況比比皆是，給我們的工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。而經(jīng)常出現(xiàn)的問題是，沒有將這些情況進行及時的分門別類、歸納、整理，導致信息更新不及時，資料混亂易丟失，醫(yī)院和患者的資料安全面臨著巨大的風險。
(三)關于住院病人補償?shù)馁Y料管理不善
前面提到了關于門診統(tǒng)籌給新農合醫(yī)療檔案管理工作帶來了風險，其實，在住院病人補償這部分也存在一定的危險因素。正如門診統(tǒng)籌中遇到的問題一樣，每一筆補償都沒能及時得到匯總、整理與歸檔，使得工作人員在后期進行統(tǒng)計時便會手忙腳亂，而且更容易對病人的切身利益造成影響。
二、針對新農合醫(yī)療檔案管理安全性的問題提出的幾點改善措施
(一)建立健全檔案管理制度，確定責任到人
對于新農合醫(yī)療檔案管理工作，應建立完善科學的制度和明確的管理辦法，并嚴格按照規(guī)定執(zhí)行。對于檔案的保存、查閱以及銷毀幾方面都要制定相關的制度，并安排專人進行負責，做到“專人專事專辦”。在檔案管理人員方面，應配備專業(yè)人員擔任此職，此類崗位的工作人員不僅要求責任心，還要具備認真細心的特質，對于別人眼中枯燥的檔案管理工作抱有熱情，并不斷就專業(yè)知識技能和工作心態(tài)進行培訓，確保新農合醫(yī)療的檔案管理工作從內部做到萬無一失。
(二)確定門診統(tǒng)籌或住院補償檔案的具體管理辦法
根據(jù)門診統(tǒng)籌工作量大且細致的特點，應養(yǎng)成每日進行報賬與整理的習慣。在每日工作結束以后，對當天發(fā)生的門診統(tǒng)籌根據(jù)不同情況進行分類整理，對同類的票據(jù)進行有一定順序的裝訂，然后歸檔整理，妥善保存。這樣的工作結果令人一目了然，不僅讓一切事務有跡可循，在需要其中一份單據(jù)時，不管是按日期查找，還是按傷病類型查找，都會很快得出結果，另外裝訂歸檔后的資料的安全性也得到了保證，不易丟失損壞，更不可能被泄露。對于住院補償情況也是如此，相對于門診，住院部的日工作量或許沒有那么大，但我們也要進行每日整理，每日對當天發(fā)生的情況進行統(tǒng)計，之后可以按月為單位，將相關單據(jù)進行裝訂與歸檔。同時，建立完善的統(tǒng)計與匯報制度，制定科學的統(tǒng)計方法，將統(tǒng)計結果匯報給相關負責人，這樣一來，我們最為繁雜、最容易出錯的工作也變得井井有條，最容易泄露信息的工作也得到了安全的保障，不僅為自己的工作帶來了便利，也為廣大患者帶來了保障，更推動了新農合醫(yī)療工作的科學發(fā)展。
三、結束語
1.醫(yī)院管理體制存在問題
信息產(chǎn)生價值的關鍵在于共享。導致信息不能夠共享的一個重要原因是組織內部的管理體制問題。如果部門之間缺乏流暢的溝通機制,不能很好實現(xiàn)一體化,就會使得信息無法在部門之間順暢地流動。而目前許多醫(yī)院恰恰存在這種現(xiàn)象。雖然各個科室都同處于一個醫(yī)院內部,但是各個科室之間界限分明,存在明顯的縫隙,在工作中無法實現(xiàn)連接。這直接表現(xiàn)在醫(yī)院各個科室的資料各自存檔管理,沒有統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡和管理模式,存在檔案材料缺失、混亂,或形成不規(guī)范材料的現(xiàn)象,無法實現(xiàn)檔案信息的共享,大大影響了醫(yī)院檔案的開發(fā)利用。要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化,使醫(yī)院檔案部門更好地服務于各個部門,就必須要求消除各個科室之間的界限,改變科室與科室之間獨占信息的局面。
2.信息化的建設意識較為薄弱
傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式早已深入人心，影響非常深遠，這就導致了很多醫(yī)院領導層滿足于現(xiàn)狀，并不重視檔案管理的信息化建設，另外，檔案管理人員也缺乏信息化建設重要性的認識，未能提出相關建設性的意見和建議，這些都對醫(yī)院檔案管理信息化的進程產(chǎn)生了一定程度的阻礙。
3.檔案管理人員素質不高
在醫(yī)院人才培養(yǎng)中,只重視醫(yī)療技術人員素質的培養(yǎng),并沒有把檔案人員素質的提高和繼續(xù)教育納入計劃和要求。檔案工作隊伍存在著專業(yè)知識老化、知識面窄、知識結構不合理、缺少高層次的檔案專業(yè)人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗上,思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展,缺乏創(chuàng)新和活力,這些情況已嚴重阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。
4.檔案管理信息化存在安全隱患
醫(yī)院檔案管理部門和外界暢通的聯(lián)系，是檔案信息資源實現(xiàn)共享的前提，是醫(yī)院管理工作與病人獲得良好服務的需要。因此，工作人員和病人都能自由的使用檔案管理系統(tǒng)進行查詢，并進行相關信息的獲取。這樣一來，檔案就存在一定的安全隱患，有可能會受到電腦黑客與計算機病毒的入侵，從而導致檔案信息甚至系統(tǒng)被破壞。
二、解決檔案管理工作問題的對策
1.改革管理體制
信息產(chǎn)生價值的關鍵在于共享。導致信息不能夠共享的一個重要原因是組織內部的管理體制問題。如果部門之間缺乏流暢的溝通機制，不能很好實現(xiàn)一體化，就會使得信息無法在部門之間順暢地流動。而目前許多醫(yī)院恰恰存在這種現(xiàn)象。雖然各個科室都同處于一個醫(yī)院內部，但是各個科室之間相對獨立，界限分明，存在明顯的縫隙，在工作中無法實現(xiàn)連接。這給檔案信息的收集與編研造成障礙。因此，必須淡化科室的概念，消除醫(yī)院科室之間的界限，改變各自為政的局面，加強橫向聯(lián)系，從封閉式、分散型走向開放式，形成網(wǎng)絡化、一體化，實現(xiàn)“無縫隙”管理。這樣才有利于醫(yī)院各個部門的信息能及時匯集到檔案管理部門。同時，要加大資金投入，完善信息化設備。根據(jù)實際條件，加大對檔案管理工作的投入，為檔案管理工作配備較先進的技術設備，促使檔案管理逐步從傳統(tǒng)的手工、經(jīng)驗管理向現(xiàn)代化的科學管理邁進。
2.提高醫(yī)院檔案管理與服務的意識
醫(yī)院作為社會公眾服務性行業(yè)，面向社會公眾信息資源，實現(xiàn)社會公眾個性化需求，通過良好周到的檔案服務，使檔案管理由傳統(tǒng)落后的人工管理轉變?yōu)樾畔⒒漳Ｊ健２粩鄤?chuàng)新檔案業(yè)務服務理念，全面積極提高檔案管理部門工作人員的主動性、積極性、服務性，構建科學合理的檔案服務體系，樹立以醫(yī)院為整體的檔案服務意識，做到與時俱進，以適應信息化時代科學檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展要求。
3.重視檔案信息安全的管理和防護
急救全程檔案管理的概念和定義
緊急救援工作對時效和信息的要求，決定了院前急救全程檔案系統(tǒng)與醫(yī)院門診、住院檔案管理具有極大不同。醫(yī)院檔案管理是從病人入院開始記載，記錄病人在醫(yī)院期間的治療過程。而急救全程檔案管理系統(tǒng)必須包括事前、事中和事后三個部分。
第一部分稱為預案管理系統(tǒng)。這是一個在事前就要嚴密構建的檔案信息管理系統(tǒng)，在急救任務相關的廣闊范圍內，記載各醫(yī)院急救應急能力的檔案信息資料，及緊急情況下應急處理的預案和措施。包括轄區(qū)各醫(yī)院專科特長、床位情況、急救設備、專家特長、存儲血量、高壓氧艙、護理能力、坐落位置、交通情況、專家聯(lián)絡通訊表、應急聯(lián)絡制度等資料，以及各種不同緊急情況發(fā)生時的應急處理預案和指令。
第二部分稱為事后檔案信息管理系統(tǒng)，也稱為疾病分類統(tǒng)計檔案管理系統(tǒng)。急救部門要與醫(yī)療機構采用同樣的國際疾病分類碼，建立病種分類、發(fā)病場地、年齡分布、傷病時間等檔案資料的收集分析制度，保障檔案信息資料和數(shù)據(jù)收集的及時和完整，掌握流行病學的發(fā)病規(guī)律，為急救中心醫(yī)療、教學、科研和學術交流提供數(shù)據(jù)支持，為衛(wèi)生主管部門科學管理決策提供依據(jù)。
第三部分稱為實時急救檔案管理系統(tǒng)。這些檔案資料從接報警開始建立，結合網(wǎng)絡通信技術、GPS衛(wèi)星定位技術、VIP信息等現(xiàn)代技術，涵蓋接報警、出車、現(xiàn)場搶救，直至在監(jiān)護狀態(tài)下送達醫(yī)院的全過程。急救過程中形成的所有檔案信息，包括語音信息、數(shù)據(jù)信息、文本信息以及視頻信息等不同形式載體的檔案信息，均具有嚴肅的法律效力。完整收集和利用這些檔案信息，是準確合理實施搶救必需的條件。這些檔案信息采用計算機系統(tǒng)進行管理，以支持各級管理人員和各方面工作人員，能夠采用快速查詢檢索方式進行利用。在人命關天的急救工作中，這些檔案信息不但要發(fā)揮嚴肅的監(jiān)督檢查作用，還要發(fā)揮保障各工作環(huán)節(jié)緊密銜接的作用，防止出現(xiàn)人為錯漏事故，確保搶救生命的神圣工作不出任何差錯。
實時急救檔案管理系統(tǒng)的內容
天津市急救中心采用現(xiàn)代急救技術、通信技術和保障設備，形成了復雜高效的搶救體系。在建立急救全程檔案起止時間、檔案內容要素、管理制度等方面，經(jīng)過多年探索和不斷完善，建立了一整套經(jīng)過實踐檢驗的快速收集、傳遞和處理的管理系統(tǒng)。
規(guī)范建立實時急救全程檔案的起止時間。急救部門從受理報警開始，就與報警者發(fā)生了具有法律效力的主客體關系。天津急救中心明確規(guī)定，實時急救全程檔案從接受報警開始建立,內容包括調度員在、離席狀態(tài)，振鈴摘機速度，調度員與報警者對話錄音，派車指令錄音等重要檔案資料。
規(guī)范檔案首頁登記內容。包括接報警時間、派車時間、病人姓名、發(fā)病地址、候車地址、呼叫主訴；派出出車司機、責任醫(yī)生、所屬分站等。
規(guī)范救治時效檔案內容。包括派出車型、出車時間、抵離現(xiàn)場時間、送達醫(yī)院時間、完成任務時間；急救公里數(shù)、任務類型（市郊、長途、空駛、協(xié)議）等檔案資料。
規(guī)范救治措施檔案內容。包括發(fā)病場地（家庭、道路、公共場所等）、發(fā)病病因（疾病、外傷、車禍、災害等）、救治措施（靜脈、肌注、心肺復蘇等）、用藥情況、救治效果，以及送達醫(yī)院名稱等重要檔案信息。
規(guī)范收費情況內容。包括醫(yī)療費、車費、等時費、抬擔架費等檔案資料。
由于急救管理的復雜性、時效性和嚴肅性與一般單位有很大不同，急救全程檔案信息系統(tǒng)在檔案記載內容、時效性和收集、保管、應用方式等方面，與一般單位的檔案管理也有很大區(qū)別。僅2007年一年，天津市急救中心產(chǎn)生的實時全程急救檔案就高達9萬余份。檔案數(shù)量從2003年開始，以每年12%左右的增長率高速增長。這必然要求發(fā)展電子檔案管理系統(tǒng)，利用計算機網(wǎng)絡的強大功能，使檔案的保存、檢索、統(tǒng)計和應用具有可靠的保障。
急救全程實時檔案管理系統(tǒng)的核心功能
急救全程實時檔案信息系統(tǒng)的管理功能，一是作為各急救環(huán)節(jié)科學銜接實施指令的依據(jù)；二是作為處理醫(yī)療糾紛的法律依據(jù)；三是作為考核急救參與部門和參與人員的依據(jù)。這是提高急救效率和救治效果的重要保證，也是評價急救工作的重要依據(jù)。檔案信息中的全方位錄音檔案以及數(shù)據(jù)檔案信息，客觀地記錄了受理報警摘機速度、派車速度、出車時間、到現(xiàn)場時間、完成任務時間、送達醫(yī)院時間、完成任務時間。快速平均反應時間、派車任務單質量、接警語音語態(tài)、派車準確性、公正性及有無投訴等，成為考核評價各環(huán)節(jié)工作人員績效的客觀依據(jù)。特別是其中的搶救預案、醫(yī)院應急能力專科特長等檔案信息，為合理分流病人、應對突發(fā)事件發(fā)揮了巨大的實用功能。
應用急救全程檔案信息管理系統(tǒng)的效果
顯著縮短急救反應時間。在急救檔案管理系統(tǒng)支持下，各工作環(huán)節(jié)管理水平不斷提高。調度摘機平均時間由原先的3聲振鈴接起電話合格，發(fā)展為平均12秒之內合格，再發(fā)展為平均3秒之內全部摘機。平均到現(xiàn)場時間，由原先的平均30分鐘左右，縮短到平均15分鐘左右。
促進提升急救工作效率和質量。近五年來，天津120業(yè)務量以每年12%的速度高速增長，業(yè)務量從2001年的53301次增長到2007年的102321次。
有效服務臨床科研教學。利用該系統(tǒng)的急救全程檔案信息，總結臨床經(jīng)驗，科研論文篇數(shù)大幅度提升。1997―2001年天津急救中心共完成論文10篇，2002―2006年達到25篇。
提供社會服務。在發(fā)生惡性突發(fā)事件或糾紛時，為公安、交管、社會保險等部門提供辦案依據(jù)。天津急救中心依托現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的強大功能，僅2007年就為公安刑偵辦案、交通肇事事故處理、各種保險等出具證明600多起。為醫(yī)務人員查詢借閱急救檔案檢索統(tǒng)計分析報表上千次。
急救全程檔案管理系統(tǒng)，有效推動了急救質量的提高，獲得了天津市政府“十五”期間信息化建設優(yōu)秀成果獎。
關鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 對策
【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1008-1879(2012)06-0238-01
1 當前醫(yī)院檔案管理面臨的新問題
1.1 檔案管理的內容復雜，形式多樣。我國多數(shù)醫(yī)院屬國家非營利性醫(yī)院，由于我國社會經(jīng)濟發(fā)展的現(xiàn)狀：政府無力承擔醫(yī)院建設與發(fā)展的巨大經(jīng)費，只能給予政策、的扶持，因此醫(yī)院實行事業(yè)單位性質企業(yè)化管理，自收自支，以此來維持醫(yī)院的建設與發(fā)展，由于這種關系使醫(yī)院的檔案管理兼?zhèn)淞似笫聵I(yè)機構檔案管理的內容，既有事業(yè)單位相關內容，也有企業(yè)內容。
1.2 醫(yī)患關系的變化，使病案受到前所未有的重視。由于社會意識不斷完善，人們的自我保護意識、法律意識也不斷增強，又因近年來醫(yī)療費用的普遍增長，使普通群眾無法承受，對醫(yī)院存有戒心，總認為患者作為消費者，只要出錢就一定能治好病，治療效果不明顯或不甚理想時，就怪罪醫(yī)院，要求賠償。在這種情況下，患者不需要證明自己被醫(yī)院的不當行為所害，而是需要醫(yī)院拿出自己沒有致人受害的證據(jù)，若醫(yī)院沒有證據(jù)或證據(jù)不足，對不起，敗訴。可見，作為醫(yī)院證明自己無過錯的重要證據(jù)——病歷檔案，就成了我們必須認真對待和管好的一項工作。如果管理不好，敗訴事小，影響事大，它不僅給醫(yī)院的工作造成被動，甚至還能使醫(yī)院倒閉。但從目前的情況看，絕大多數(shù)的醫(yī)院在病歷質量上還存在許多缺陷。
1.3 高科技發(fā)展，使醫(yī)院信息化管理勢在必行。信息化是知識經(jīng)濟的先導，隨著信息化進程突飛猛進的發(fā)展，醫(yī)院信息化、現(xiàn)代化管理越來越重要，但從目前看醫(yī)院檔案門類較多，須保留大量的業(yè)務歸檔材料，如病歷、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統(tǒng)的方案貯存，將占用很大的庫房。醫(yī)院運用檔案信息化可大大地減少貯存庫房的容積，且檢索方便。
1.4 系統(tǒng)完整的醫(yī)德檔案，對醫(yī)務人員具有極強的監(jiān)管制約效益。醫(yī)德是醫(yī)務人員的道德素質在職業(yè)上的具體表現(xiàn)，有好的道德素質，才能有高尚的醫(yī)德。醫(yī)德檔案是醫(yī)務工作者的醫(yī)德醫(yī)風實踐的真實記錄，為防止和克服醫(yī)務工作者在工作中出現(xiàn)某些不正之風，建立醫(yī)務人員的醫(yī)德檔案勢在必行。
2 及時調整醫(yī)院檔案管理的方法和思路
2.1 加強專業(yè)知識學習，改進檔案管理方法。
2.1.1 加強《檔案法》等規(guī)章制度的學習，明確分管領導，增強醫(yī)院干部、職工的檔案意識。因為醫(yī)院以醫(yī)療服務為根本任務，長期以來對檔案管理可有可無的模糊認識，并且受到人員、設施、經(jīng)費等方面的限制，檔案管理很容易被冷落，加強宣傳，提高全體人員的檔案意識，才能使檔案工作順利開展。
2.1.2 制定相關的制度。檔案管理是一項長期工作，要使檔案管理系統(tǒng)化、全面化、就要各級嚴格把關，責任到人，須建立一定的考核制度，將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科主任對科室檔案工作的管理責任，要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理，以促進檔案管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化。
2.2 加強病案的規(guī)范化管理。
2.2.1 要明確分管領導，列入分管領導崗位職責，納入其工作范圍，確保病歷檔案有人管。
2.2.2 根據(jù)病歷檔案來源“三多”的特點(產(chǎn)生部門多、經(jīng)過環(huán)節(jié)多、經(jīng)手的人多)，為確保病歷檔案的齊全、完整，在配備專職檔案人員的同時，各科室及有關部門還必須配備兼職檔案人員，建立其完善的檔案工作網(wǎng)絡，確保病歷檔案工作有人做。
2.2.3 加強宣傳，提高全體人員的檔案意識，使全院人員充分認識到做好檔案工作的重要性和必要性，為做好病歷檔案工作創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。
2.2.4 提高質量認識，做好病案管理工作。利用多種形式在全院反復強調病案質量的重要性，使各科室的醫(yī)務人員增強病案質量意識，提高他們的病案書寫水平及病案質量管理水平。另外，病案室要嚴格把關，在進行病案整理時，始終堅持不漏、不誤的嚴謹工作態(tài)度，確保資料的完整準確。定期召開病案質量研討會。同時還要進行病案評比，以促進醫(yī)院病案管理和醫(yī)療水平的提高。
3 更新觀念，提高對醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化
3.1 加強大力宣傳力度。宣傳檔案現(xiàn)代化管理的必要性、重要性、優(yōu)越性，必須認識到管理是科學、是生產(chǎn)力，管理出效率。轉變檔案管理現(xiàn)代化可搞可不搞的思想。充分認識醫(yī)院檔案信息實行計算機管理的重要意義。
3.2 選擇適應性強的管理軟件。醫(yī)院檔案信息主要來源于住院病人的診療活動，住院檔案信息管理和住院病人管理是一個緊密聯(lián)系的有機整體，因此在軟件的設計或引進上，首先要考慮兩個系統(tǒng)中有關信息的共享使用問題，要提供良好的相互轉換的接口，從而達到一次輸入多次輸出，一處輸入多次享用的效果，提高工作效率；在醫(yī)院業(yè)務檔案信息軟件設計的同時，也要將醫(yī)院辦公自動化軟件合并考慮，防止一個單位多種軟件運行的局面發(fā)生。
3.3 注重人才的培養(yǎng)，建立一支能與實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化相適應的檔案隊伍，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本途徑。檔案工作者僅僅掌握專業(yè)知識是不夠的，還必須掌握各種相關學科知識，主要指計算機應用知識，光盤和縮微技術等。
關鍵詞：事業(yè)單位；檔案；規(guī)范；管理
隨著效能建設的穩(wěn)步推進，現(xiàn)代的事業(yè)單位工作節(jié)奏也不斷提高，對各個方向的規(guī)范性要求不斷提升。事業(yè)單位的檔案管理有很多種類，有人事檔案管理、文書檔案管理、會計檔案管理、業(yè)務工作檔案管理等，這些檔案是一個單位及職工的歷史反映，加強事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化建設，為今后查閱相關資料提供依據(jù)。
一、檔案管理的問題分析
（一）人才知識老化
事業(yè)單位檔案管理工作的人員基本都是現(xiàn)代單位中資歷較高的人，他們從事檔案管理時，操作具有專業(yè)性不是很強。隨著時代的發(fā)展，單位檔案精細化程度越來越高，需要從事人員具備高度的責任感，就檔案整理、調閱等方面有著清晰的制度概念，這些都是需要認識認識檔案管理工作的人不斷掌握和了解，然而現(xiàn)實情況就是很多單位從事檔案管理的人員知識老化，年輕人較少，他們從事這一崗位的責任心相對較強，但是專業(yè)化的管理、標準化的操作很難做到，需要不斷進行培訓，一些剛剛從事這一崗位的年輕同志更是需要有一個系統(tǒng)化、專業(yè)化的培訓過程中，才能有效地開展單位檔案管理工作。
（二）制度化建設有待提高
單位檔案管理的關系到每一個職工的切身利益，需要強化制度管理在單位檔案中的作用。然而單位檔案管理的制度化建設存在一定的問題。例如，調閱相關人員的認識檔案的時候，一些單位沒有作做到兩個人同時在場。這樣制度化建設的松散大大降低了檔案管理的嚴肅性、客觀性、可靠性，檔案是一個單位或職工歷史資料的再現(xiàn)，一旦出現(xiàn)單位檔案管理制度化的松懈，將直接影響一個單位管理。例如，當需要提拔領導干部時，需要對其人事檔案進行調閱，檢查其是否存在年齡等方面的問題，這樣可以更加客觀的選拔干部，制度化的松懈將使得這種認識檔案的調閱出現(xiàn)問題，使得單位檔案失去了客觀性。
（三）現(xiàn)代化手段應用力度不高
信息化技術是當今社會發(fā)展的重要內容，這一技術開始滲入不同的行業(yè)領域。單位檔案管理工作也需要借助這一技術，實現(xiàn)管理的便捷性、高效性。然而由于一些單位對檔案管理工作的重視力度不足，現(xiàn)代化的管理手段很難使用在檔案的管理之中。從事單位檔案管理工作人員對現(xiàn)代化手段不是很熟練也是這一手段很難實現(xiàn)應用的主要原因。這種現(xiàn)代化手段應用水平不高的現(xiàn)狀使得一些單位在檔案管理中工作效率較低、管理水平不高。
二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案規(guī)范化的幾點建議
（一）提高單位檔案管理的認識
需要營造檔案管理重要性的宣傳氛圍。在日常工作之余，邀請專家給單位職工普及相關單位檔案管理的知識和內容，實現(xiàn)單位職工對自己單位檔案管理工作的重要性認識。例如，需要調閱相關人員的人事檔案的時候，需要出具相關的調閱函，對調閱人事檔案的事由、單位進行明確。在進行調動一個人工作的時候，用人新單位需要出具調檔函，要求用人原單位將其人事檔案發(fā)送給現(xiàn)在單位，沒有調檔函，任何人都不可能拿走相關人員的人事檔案。只有強化全員對單位檔案管理的認識，事業(yè)單位的檔案管理才能有發(fā)展基礎。
（二）強化單位檔案人員業(yè)務能力
剛剛從事單位檔案管理工作的同志有時明顯感到經(jīng)驗不足，在上崗之前需要對其進行上崗前的業(yè)務培訓，這樣才能更好地開展單位的認識檔案管理，在自己的崗位上實現(xiàn)更加精湛的工作成績。首先需要規(guī)劃單位檔案管理工作的培訓計劃。成為一個合格單位檔案的管理人員需要具備很多素養(yǎng)，對單位的發(fā)展，人員變動等深入了解，這些都是單位檔案管理者需要具備的基本能力，在培訓的計劃階段需要設計相關的課程教學方案和實施手段，對培訓的方式進行有效整理和梳理，系統(tǒng)化的培訓方案可以全面提升單位檔案管理人員的崗前業(yè)務技能。然后就是培訓。按照崗前培訓計劃和方案，開展有針對性就檔案的整理、保存、調閱等制度進行全面系統(tǒng)的培訓。
（三）制度化的管理
單位檔案管理有著自己的一些規(guī)定，這些規(guī)定都是為了進一步避免出現(xiàn)的現(xiàn)象，實現(xiàn)單位檔案管理的有效開展。制度化建設是一項工作開展好壞的關鍵，需要不斷突出制度設計的合理性，可操作性。與此同時也需要進一步落實相關制度的執(zhí)行，保證制度的建設落到實處。例如，在調閱相關人員的單位檔案的時候需要進一步明確需要兩個人同時在場，這樣才能進行相關檔案的查閱。單位檔案的管理需要一些相關的設備配套，配備必要的樟腦丸等，避免蟲蝕現(xiàn)象的發(fā)展。例如人事檔案出現(xiàn)使用A4紙取代16開的紙張要求，就必須在人事檔案管理的過程中進一步落實這種管理制度。
（四）現(xiàn)代化技術應用
隨著計算機網(wǎng)絡技術的發(fā)展和滲透，各行各業(yè)都開始使用這一技術，在管理過程中，需要進一步突出計算機在單位檔案管理過程中的作用。計算機管理可以實現(xiàn)單位檔案管理工作量的壓縮，工作效率的提升。同時可以進一步建立電子檔案或者電子目錄，方便檔案查閱工作。這種計算機信息化的單位檔案管理進一步提高了其保存的質量，當紙質資料出現(xiàn)破損之后，可以調閱相關的電子檔案，同時電子檔案的存儲空間相對比較寬裕。同時進一步拓展了單位檔案的形式，可以將一些圖片、視頻、音頻資料進行有效保存，這些資料也是可以說明相關人員的歷史問題的一些材料，電子檔案的建立就可以實現(xiàn)這種非紙質資料的有效整理。
三、結語
事業(yè)單位檔案管理具有嚴肅性，需要從業(yè)人員具有高度的責任感和使命感。需要提高單位職工對檔案管理的認識，開展專業(yè)人才培養(yǎng)和制度化建設，不斷引入現(xiàn)代技術的應用，才能有效提高事業(yè)單位的檔案管理工作質量和效率。
參考文獻：
[1]梁鼎琪，林曉晨.事業(yè)單位人力資源管理信息化的必要性研究[A].決策論壇――系統(tǒng)科學在工程決策中的應用學術研討會論文集（下），2015，11：182-183.
關鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；檔案管理；問題；對策
一、醫(yī)院文書檔案管理的重要性
（一）為醫(yī)療科研創(chuàng)新提供基礎
文書檔案是為醫(yī)院提供服務的部門之一，它的存在為醫(yī)療提供了很好的可查詢的資料和相關的數(shù)據(jù)，存有很多對科研有用的書籍和資料，是醫(yī)院的資料庫。醫(yī)院的檔案中對每一項手術以及疑難雜病的治療方法和過程都有精確記錄，所以當遇到同類病癥患者或者衍生病變患者，可以采取相同的治療方法，再結合患者自身情況，研究或開創(chuàng)出新的治療方法，推動醫(yī)療科研創(chuàng)新。
（二）為患者提供完善的醫(yī)療記錄
文書檔案室存有醫(yī)院的很多的數(shù)據(jù)的，對于病人的一些相關的數(shù)據(jù)和病人的病情的跟蹤記錄都會存儲，當患者接受治療后又出現(xiàn)一些并發(fā)癥，可以通過醫(yī)療記錄本對患者的病況、病因以及解決方法進行記錄，這樣會方便后期需要的時候進行查閱。
（三）為管理決策提供依據(jù)
醫(yī)院也是在不斷的經(jīng)營中完善和發(fā)展的，也會定期舉辦大型的醫(yī)療座談會以及派遣相關人員出去進修，或者醫(yī)院發(fā)展轉型與創(chuàng)新，這些行政類的管理決策往往也是需要依據(jù)和支持的，醫(yī)院的文書檔案對歷年來醫(yī)院發(fā)展的歷程以及相關活動和成果進行記錄，為后期醫(yī)院開展不同的行政部門以及做出重大會議決策提供參考。
二、醫(yī)院文書檔案管理存在的問題
（一）文書檔案工作人員的素質匱乏
在很多的醫(yī)院中對人才的培養(yǎng)有著自己重點培養(yǎng)的對象和人群，與此同時在醫(yī)院的人才培養(yǎng)方案中一般對技術人員的培養(yǎng)和培訓較為重視，但是卻忽略了醫(yī)院檔案室檔案文書人員的培養(yǎng)和學習。文書檔案管理人員的管理水平一般都停留在傳統(tǒng)方法和傳統(tǒng)經(jīng)驗上，以這種管理水平和思想方式受到束縛，這樣也追不上了時代的發(fā)展潮流。有些醫(yī)院的檔案管理人員自身的大學專業(yè)和文書檔案管理的崗位不符合，很多管理人員都是從事計算機行業(yè)、護理行業(yè)和行政工作，后來轉為檔案管理工作。由于他們缺少專業(yè)的文書檔案的管理知識，所以對從事這個行業(yè)的工作做的不是很完善、很完整，不能完完全全的按著規(guī)定來進行規(guī)范標準化來執(zhí)行和完成工作。
（二）檔案管理制度不健全
檔案資料重要性不言而喻，妥善的保管和使用檔案資料的前提就是需要完整的檔案管理制度，目前，在醫(yī)院單位中，都有明文規(guī)定，設立領導一系列的檔案管理制度，在很多的醫(yī)院里面都沒有對檔案管理有著正規(guī)的規(guī)定和規(guī)章制度，表現(xiàn)出規(guī)章制度不明確，所以人員在工作中會出現(xiàn)錯誤，很多應該處理的資料沒有及時的統(tǒng)一、高效的進行收集和處理，檔案室的管理不嚴密，管理規(guī)定脫節(jié)，這樣一來檔案室的工作不夠完善，這樣就產(chǎn)生了文檔的存儲較為混亂，這樣一來久而久之檔案的管理制度就很不健全。
（三）檔案管理基礎設施欠缺
在很多醫(yī)院都會出現(xiàn)這種情況，醫(yī)院里面的消防設備、檔案管理設備和檔案管理都非常的欠缺的，很多都不符合規(guī)定和標準的。同時醫(yī)院的檔案管理技術和設備較為落后，限制了文檔管理向前發(fā)展。隨著社會不斷的進步和科技經(jīng)濟的不斷的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的應用和計算機的應用都在醫(yī)院的管理中得到了廣泛的應用和發(fā)展。同時傳統(tǒng)的文書檔案的管理的模式較為落后已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)在的醫(yī)院的發(fā)展需要，我們必須要對傳統(tǒng)的文書檔案管理模式進行更新?lián)Q代。但是受到了經(jīng)濟的制約和限制醫(yī)院對檔案的管理的投入資金有著不足，所以迫使很多醫(yī)院的檔案管理不夠完善，不能實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。
三、完善醫(yī)院文書檔案管理的對策
（一）提升檔案管理人員的素質
加強檔案室人員的學習和素質是非常必要的，同時對我們醫(yī)院的管理層，例如文書、檔案室人員進行專業(yè)的培訓，對專業(yè)的知識和整理文案的能力進行提高。這樣會相應的提高了檔案室的材料的規(guī)整度。也要提高領導層和文員的檔案意識，要讓他們了解規(guī)章制度，同時要加大對檔案管理的宣傳力度，要讓醫(yī)院的領導們和職工對文書檔案有進一步的認識和了解。所以，要提高文書檔案相關的管理人員的專業(yè)水平，對其進行系統(tǒng)的培訓，這就要將文書檔案的管理歸納到醫(yī)院的重要發(fā)展戰(zhàn)略里進行重點關注，最好要每年派管理人員進行專業(yè)的培訓和學習，不斷的加強文書檔案基礎知識的培訓，只有通過不斷的專業(yè)的培訓和知識不斷的更新、不斷的進修學習，才能夠更好的提高管理人員的水平，讓其更好高效的完成管理任務，這樣會讓文書檔案穩(wěn)定有序的發(fā)展。
（二）建立健全檔案管理制度
社會在進步和發(fā)展，現(xiàn)代社會的科技發(fā)展與日俱新，文書檔案的發(fā)展也要進行科學化的管理，醫(yī)院要設立相應的檔案管理體系，將醫(yī)院各科室、各部門進行統(tǒng)一考核和統(tǒng)一管理，所以對文書檔案進行制度性管理是非常有必要和有效的措施。
（三）完善檔案管理基礎設施建設
現(xiàn)在對文書檔案管理的硬件設施進行更新和資金的投入，對技術和設備進行翻新，對文書檔案進行現(xiàn)代化的管理，如辦公設備、檔案室的用房，要進行防火、防盜、防潮、防蟲等防護措施來減輕檔案的消耗。更要引進計算機軟件技術對文件進行歸類和整合，進行合理的搭配利用。經(jīng)過計算機的整合和整理遠程信息的技術實現(xiàn)了文字和圖片聲像等信息進行系統(tǒng)化、科學化的管理，同時可以方便與管理人員利用算機進行以最快最方便省時省力的進行查找和搜索，這樣就可以大大提高了工作效率，利用互聯(lián)網(wǎng)還可以整合醫(yī)院的各個系統(tǒng)的自愿共享功能，很好的滿足了各科室和科研的很多需求，從而這樣會將檔案管理的基礎設施記性優(yōu)化的同時也實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。
總結：
綜上所述，通過對醫(yī)院工作性質的了解，可得出文書檔案在醫(yī)院的發(fā)展建設中發(fā)揮著很大的重要作用，對醫(yī)療技術的改進、對醫(yī)院發(fā)展過程中的重大決策都有影響，所以對當前醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題進行總結和研究是一件具有研究價值的事項，結合醫(yī)院發(fā)展定位以及社會地位，對醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題提出解決對策，對醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展具有促進作用。
參考文獻：
檔案學的傳統(tǒng)面貌
最早的檔案是甲骨檔案。商代、西周時又出現(xiàn)了簡牘檔案，春秋戰(zhàn)國時期出現(xiàn)縑帛檔案，西漢發(fā)明了紙張，近現(xiàn)代檔案類型基本成型。檔案學通俗地說就是把需要長期保存的相關資料和信息通過收集和整理，使之能夠更好地保存、備查以及日后供利用者更加方便、迅速地查找相關信息。
在檔案學的專業(yè)學習中，也有很多傳統(tǒng)性的課程實用性是較強的，例如：《文書學》主要學習政務方面的公文寫作，學好該課程，那么你以后擬寫公文就不用愁了；《檔案保護學》《秘書學》對于以后從事秘書、助理等文職人員的同學來說幫助挺大的。從中學習相關工作技能和注意事項，能提高在工作中的保密意識；《信息檢索》能提高自己在信息搜索方面的能力，在搜索中不僅僅局限于對百度、谷歌等搜索工具的依賴，更多的會運用到相關的數(shù)據(jù)庫去檢索更專業(yè)、更具代表性的信息，讓我們收集的信息更加全面和廣泛，同時通過編制檢索語言能更快、更準地查找到所需信息。
脫胎換骨的檔案學
以上估計就是同學們對檔案學的基本認識了，是不是覺得這個專業(yè)老氣橫秋、沒有朝氣，完全不是咱們“90后”所渴望的前衛(wèi)專業(yè)？正是因為大家的此番認識，愿意報考檔案學專業(yè)的同學成了“稀有物種”，檔案學也自然成為了冷門專業(yè)。
現(xiàn)代的檔案逐漸由紙質文件向電子文件轉變。與紙質文檔相比，電子文檔是指以計算機光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、視頻等等。大家這時候可以盡情發(fā)揮一下想象力了，還記得《碟中諜4》里面的眼鏡掃描儀、《全面回憶》里的身份識別儀嗎？它們所記錄的信息都屬于電子檔案的一種。這么一解釋，大家是不是頓時覺得檔案學變得高端起來了？
隨著信息時代的到來，以手工管理為主的檔案管理手段正在發(fā)生變化，逐漸向利用現(xiàn)代先進技術的方式、方法過渡。以網(wǎng)絡技術為支撐的計算機技術，促進了檔案管理模式的改變，促進了檔案信息的收集整理、檢索利用管理等的網(wǎng)絡化，極大地提高了檔案管理的應用水平和利用質量，為社會經(jīng)濟建設發(fā)展提供了服務。隨著計算機技術應用的進一步發(fā)展，電子檔案管理的發(fā)展趨勢將不可阻擋。
我國檔案部門從20世紀80年代初開始，在檔案管理工作中采用計算機技術進行了積極的探索，積累了大量的經(jīng)驗，到20世紀90年代，檔案計算機管理得到廣泛的推廣和應用。目前，其應用范圍也已由單機運行向網(wǎng)絡化、由單一載體向多媒體等檔案現(xiàn)代化管理領域擴展。
計算機技術運用于檔案管理工作的主要方面有：檔案計算機著錄與自動標引、檔案計算機編目與檢索、文件檔案一體化管理、縮微技術與檔案信息縮微膠片數(shù)字化、檔案光盤存儲技術、檔案全文存儲與檢索、計算機局域網(wǎng)與檔案信息資源共享、計算機檔案保護及庫房管理、檔案信息多媒體技術、計算機人工智能技術在檔案部門中應用等。
這樣說來未免也太籠統(tǒng)太枯燥了，我以醫(yī)院為例，介紹一下現(xiàn)代化檔案管理在行業(yè)中的作用。大家都知道，大型綜合性醫(yī)院，每天都會接待成千上萬的病人，如果還用傳統(tǒng)紙質檔案保存病人信息的方式，很有可能造成資料缺失或者弄錯的現(xiàn)象，如果用電子檔案的方式就極大地降低了出錯的風險。病人到醫(yī)院后都會建立一個自己的電子檔案。并有一個專屬的ID號，不管你去這家醫(yī)院多少次，只要輸入ID號，就能查到自己的所有病歷。不管你在哪個科室看病，醫(yī)生都會把你的診斷信息、開藥信息、化驗結果等輸入你的信息庫，這樣，你的個人病歷檔案就逐漸建立起來了。這樣的電子化檔案管理有保存時間長、便于查詢、出錯率低的特點。
當然。并不是說紙質檔案就完全一無是處了，電子檔案最終取代紙質文檔將有一個相當長的過程，比如現(xiàn)在醫(yī)院同樣會給病人開具紙質檢查結果，目的是便于保存和隨時查看。在這段時期內，電子檔案和紙質檔案將、優(yōu)勢互補、共同發(fā)揮“歷史記憶”的作用。
冷門專業(yè)高就業(yè)
檔案學專業(yè)就業(yè)去向主要有：檔案館、史志辦、黨政機關、科研單位以及企、事業(yè)單位等，當然還有前幾年才興起的“檔案寄存中心”。檔案學的畢業(yè)生大部分選擇去了企業(yè)工作，其中有的進入國企，有的進入三資企業(yè)，還有進入世界500強的。用我們老師的話來說就是“檔案學每年總會造福一部分人”。隨著國家對檔案管理工作的重視，政府部門和事業(yè)單位對檔案人才的需求也更加旺盛。總的來說檔案學的就業(yè)方向廣而多。
檔案學專業(yè)一次性就業(yè)率高于教育部公布的全國平均值近10個百分點。比如武漢大學檔案學專業(yè)近年來一直是所在學院就業(yè)率最高的專業(yè)。各學校檔案學就業(yè)率基本上達到90%以上，相對于一般的文科類專業(yè)來說，排名是比較靠前的。
報考須知
該專業(yè)更適合女生報考。因為在具體的檔案工作環(huán)節(jié)中有些繁瑣，女生比較有耐心而且細心，因此更適合這方面的工作，同時此專業(yè)也與文秘工作相近，所以在就業(yè)中女生的優(yōu)勢大于男生。
