時間：2023-04-27 08:27:08
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案電子化，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
3標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。
5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。
2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
檔案信息電子化的現(xiàn)狀
檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差：檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。
檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
檔案信息電子化的益處
可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。
縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影Ⅱ向了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。檔案事業(yè)超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。
慎重選定技術路線，信息技術的飛速發(fā)展成為當代技術革命的主要特征
目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術是微機口工作站、服務器性能的提高，網(wǎng)絡技術的成熟及數(shù)據(jù)庫技術和應用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡技術的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設和開通。在信息技術發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術路線是十分重要的，應當推行適應的先進技術，使經(jīng)濟效益的合理性和技術的先進性相統(tǒng)一，技術路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進技術的發(fā)展，再進行每一項具體的決策。
實事求是地改進管理體制
集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統(tǒng)也不例外。人機結合是自動化系統(tǒng)的建設方針，其含義為檔案業(yè)務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
【P鍵詞】擴圍；會計檔案電子化；現(xiàn)狀
隨著社會技術的不斷發(fā)展，信息化革命已經(jīng)席卷了社會生活的各個方面，數(shù)字檔案因它獨特的優(yōu)勢，更加適宜會計檔案管理部門自身的發(fā)展需求。
1 會計檔案電子化發(fā)展的必要性
1.1 會計檔案管理部門自身發(fā)展的需求
互聯(lián)網(wǎng)+時代的到來，使得檔案管理部門由以往單一、有型的數(shù)據(jù)管理模式向現(xiàn)實和虛擬館藏相結合的模式轉變，在對檔案的收集管理方面也由傳統(tǒng)的單一渠道向多渠道、多載體、多接受地點等方向進行轉變。這樣做，不但對數(shù)據(jù)的收集和整理工作有了更加全面而高效的手段，還能夠提升服務質(zhì)量，提升了檔案信息服務的工作效率。
1.2 會計檔案用戶對于信息化數(shù)據(jù)的需求
大數(shù)據(jù)時代的到來，使得數(shù)據(jù)量變得非常龐大，隨之而來的，是數(shù)據(jù)價值密度的降低。用戶想要在海量數(shù)據(jù)中，尋找對于自己有用的數(shù)據(jù)，就必須依托檔案網(wǎng)站，這樣用戶在查詢數(shù)據(jù)時才更有針對性，用起來也更加的高效。由于現(xiàn)在對于信息的實效性要求越來越高，用戶想要獲得精準、新穎和全方位的信息，就需要檔案信息擺脫時間和空間的限制，為普通大眾開放更加高效的檔案查詢系統(tǒng)，而這，無疑要依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，將會計檔案信息進行電子化、數(shù)字化。
2 會計檔案電子化試點或將“擴圍”現(xiàn)狀研究
2.1 會計檔案電子化試點在企業(yè)內(nèi)部的應用
近幾年來，隨著信息技術的發(fā)展，會計檔案電子化已經(jīng)成為未來發(fā)展的必然趨勢。西門子公司作為會計檔案電子化管理的十點，受到了財政部、國家檔案局的高度重視。這說明在未來，會計檔案電子化不但會包含內(nèi)部會計原始憑證，還會向外部原始憑證進行擴展。到現(xiàn)在為止，對于會計檔案電子化試點工作的展開主要是圍繞單位內(nèi)部的原始憑證，使用范圍還非常有限，僅僅在原始憑證、記賬憑證、賬簿和銀行回單等小范圍進行實驗。在醫(yī)院中，由于檔案保管期限較長，有些檔案甚至要保存25年，數(shù)據(jù)量非常大，銷毀工作需要在院領導的審查后才能執(zhí)行，因此，會計檔案電子化勢在必行。但是試點工作的展開并不順利，需要借鑒下其他行業(yè)的優(yōu)秀成果。下面，我們將以中國聯(lián)通和中國電信兩家廣東分公司會計檔案電子化試點工作開展的狀況進行分析。
在電信公司工作開展過程中，已經(jīng)基本實現(xiàn)了電子憑證、電子賬簿等方面的應用。在實驗過程中，電信公司相關負責人介紹，未來在電信部門，將會把會計檔案電子化試點工作范圍擴大到更大的范圍，包括銀行對賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、總賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他會計檔案等方面，這對未來電信公司會計檔案工作會產(chǎn)生巨大的影響，會使得內(nèi)部業(yè)務產(chǎn)生更大的推動作用，使得企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務、財務等相關信息的處理更加便捷而高效。
為了實現(xiàn)會計檔案電子化的閉環(huán)控制，建立長效的檔案管理機制，聯(lián)通相關負責人認為，會計檔案電子化試點工作需要以檔案電子化為工作重心，逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡發(fā)票、銀行回單等的電子化，這樣能夠提高檔案管理的效率，實現(xiàn)公司上下生產(chǎn)過程的集約化和經(jīng)濟化的發(fā)展。
2.2 會計檔案電子化試點在電子發(fā)票方面的應用
當下，會計檔案電子化試點工作已經(jīng)席卷了現(xiàn)代社會的各個行業(yè)，例如在保險農(nóng)業(yè)利用電子化會計檔案，能夠簡化發(fā)票聯(lián)次，對公司的工作展開產(chǎn)生了極大的便利。利用網(wǎng)絡優(yōu)勢，實現(xiàn)發(fā)票在線開具，若互聯(lián)網(wǎng)不發(fā)達的地區(qū)，可以取消保費發(fā)票的記賬聯(lián)。到目前為止，保險業(yè)務中仍然存在著大量的保費發(fā)票聯(lián)次的現(xiàn)象，主要以一式三聯(lián)、一式四聯(lián)為主要形式，導致?lián)Q算保費發(fā)票的成本非常高。在未來，取消財務聯(lián)，簡化發(fā)票的聯(lián)次必將是未來發(fā)展的趨勢，若能將電子發(fā)票和電子商務納入會計檔案電子化試點工作，這些問題將會迎刃解決。
電子發(fā)票，顧名思義，能夠起到發(fā)票的作用，但是以電子記錄的形式進行顯現(xiàn)。現(xiàn)在，電子發(fā)票的形式主要是紙質(zhì)發(fā)票的電子影像，在未來，發(fā)展?jié)摿薮蟆ｋ娮影l(fā)票的應用，能夠極大的簡化納稅人在領購、開具、傳遞，申報等方面的工作，不需要再去相關部門，直接實現(xiàn)在線操作。雖然，電子發(fā)票在我國應用還不廣泛，但已經(jīng)在美國、日本、印度、智力等多個國家投入使用，并且取得了非常好的效果。要想實現(xiàn)發(fā)票的電子化大范圍應用，首先，可以借鑒國外應用的相關經(jīng)驗；其次，要增加企業(yè)電算化的應用，摒棄原有的“以票管稅”的方法，提高企業(yè)的電算化進程。電子發(fā)票的大范圍使用，已經(jīng)成為全行業(yè)的共識，在未來，必將在我國發(fā)揮更大的作用。
一.加強檔案信息電子化管理的重要性
檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。加強檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業(yè)化發(fā)展戰(zhàn)略的重要行動，具有重要的意義。
1．加強檔案信息電子化管理，是電子政務發(fā)展的需要
檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是電子政務建設不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設是電子政務建設的重要組成部分；大力開發(fā)檔案信息資源，服務社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設具有重大意義。對此，進行檔案信息化建設，加快檔案資源的開發(fā)應用，是電子政務發(fā)展的需要。
2．加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要
隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入社會信息網(wǎng)絡的新天地。而傳統(tǒng)的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～ 出版”的工作方式，從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。檔案信息電子化，建立企業(yè)信息資料庫，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，企業(yè)通過網(wǎng)絡，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場。
二、當前檔案信息電子化管理存在的問題
隨著電子信息技術的廣泛應用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰(zhàn)。當前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現(xiàn)如下：
1．硬件和軟件設施有待完善
目前，許多檔案館的計算機硬件配置高低不一，通用性較差，一些設備安裝在低配置的計算機上，無法實現(xiàn)其自身的功能。比如掃描儀、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機等一些高端設備，在比較落后的計算機上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴重制約了檔案信息電子化的進程。
2．缺乏標準化、規(guī)范化
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。
目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法
全面實施、推廣統(tǒng)一標準，制約了檔案信息工作電子化。
3．檔案人員素質(zhì)有待提高
實行檔案信息電子化，必須有高技術人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計算機操作，沒有較高的知識層次和先進的技術水平，缺乏檔案、信息處理復合型人才，無法充分使用現(xiàn)代化設備，制約了檔案信息電子化建設。
三、新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑
加快檔案信息自動化系統(tǒng)建沒，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術基礎和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認識，采取各項措施，提高檔案信息電子化管理水平。
1．完善硬件和軟件設施
檔案部門領導要有現(xiàn)代化管理意識，增強檔案信息電子化管理意識，要在基礎硬件、軟件開發(fā)、信息收集和利等方面加大投入，完善計算機、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機、掃描儀等設備配置。加大軟件開發(fā)力度，加快開發(fā)一套綜合功能強大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數(shù)據(jù)能相互轉化，使利用起來快捷方便。
2．提高檔案標準化、規(guī)范化水平
檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范。當前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件混亂，嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。因此，必須制訂《數(shù)字化聲像檔案著錄規(guī)則》《檔案資料數(shù)字化懷準》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《照片檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《縮微膠片數(shù)字化操作規(guī)程》《錄音檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《錄像檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《多媒體信息采集操作規(guī)程》等規(guī)章制度，提高檔案標準化、規(guī)范化水平。
3．提高檔案人員素質(zhì)
推進檔案信息自動化的關鍵是人才。當前，許多檔案人員素質(zhì)不高，提高檔案人員的知識素質(zhì)迫在眉睫。因此，要有針塒性地對檔案人員進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；要有計劃地組織進修培訓，讓他們綜合學習檔案學、信息技術、計算機技術、網(wǎng)絡技術等知識，掌握信息化技術。
總之，檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，是一項長期而又復雜的系統(tǒng)工程。要進一步完善硬什和軟件設施，加強管理，提高檔案人員素質(zhì)，不斷拓展服務領域，提升檔案事業(yè)發(fā)展質(zhì)量和水平，促進檔案事業(yè)科學發(fā)展。
參考文獻：
【關鍵詞】文書檔案；信息；電子化
中圖分類號：G275文獻標識碼： A
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案。目前國家提出了文書檔案管理的改革文書檔案管理信息的電子化應用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。
一、文書檔案電子管理的現(xiàn)狀
隨著我國辦公自動化逐步普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，完全實現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，主要表現(xiàn)在以下方面：
1.1 辦公自動化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動化，而辦公自動化雖然已聲勢浩大地推廣，已有相當單位的在內(nèi)部實行辦公自動化，但畢竟還未完全普及。而在機關單位辦公自動化則要求一體化，行政機關事業(yè)單位的業(yè)務往往與上下級密切聯(lián)系，對上履行職責任務，匯報上級下達任務的完成情況，答復上級機關或管理部門的業(yè)務范圍的問題；對下達任務和傳達上級指示精神；同級兄弟部門之間的業(yè)務聯(lián)系也相當密切。而業(yè)務信息在很大程度上還需依賴紙質(zhì)文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。
1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理當成一項緊迫的任務來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個過程中的應用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實的“高檔打字機”。人們只看到伸手可及的有限的紙質(zhì)文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費，也造成了檔案電子化管理進程緩慢。
1.3電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉換，這些問題丞待解決。
1.4檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進程。
1.5標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
1.6文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復合型人才奇缺的尷尬局面。
二、關于做好文書檔案電子化管理的對策
檔案電子化管理必須是在辦公自動化條件下，將如何應對日益增多的電子文件進行更科學、更準確及時地歸檔并保證其安全性呢？我認為必須把握好幾個環(huán)節(jié)：
2.1文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來說分為兩部分，一部分是電子文件形成過程中的管理，另一部分是電子文件的歸檔處理。劃分出不同的保管期限。同時編制文件索引，供查詢調(diào)閱使用。
2.2建立電子檔案管理制度。為了保證信息資源的安全性，建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度是必不可少的，可以根據(jù)需要授權檔案管理人員自己制定制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負責、妥善保管，避免因機構改革、個人工作崗位調(diào)整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。
2.3嚴格執(zhí)行電子文檔的安全管理制度，及時進行預防和保護，消除風險。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。保密文件需加密碼。密碼文件的管理，應該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機人員的相互制約。就是要通過采用多級權限和密碼管理，多層結構，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。
2.4針對安全性問題，積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，使得文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。再有一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾等。
2.5分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉移策略，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正。此外，還可以與網(wǎng)絡供應商互相協(xié)調(diào)，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。所以為了預防人為因素而造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
2.6建設專職隊伍，提高管理水平。隨著當今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設備為依托的知識密集型工作。這就要求管理者應具有很強的分析能力，對一些專業(yè)性強的檔案要做到精確把握。此外，還根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任 ，保證信息的安全可靠。
3、結 語
文書檔案電子信息化平臺建設應用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復印，或資料收集，均可自行快捷完成。但也有一定的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性。針對在文書檔案管理信息的電子化應用中實際出現(xiàn)的問題，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，有效規(guī)避風險和降低損失。隨著現(xiàn)代科學技術的進步，實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位文書檔案工作者都要有緊迫感，努力學習和掌握現(xiàn)代科學知識，把文書檔案管理提升到一個全新的水平。
【參考文獻】
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1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。
2在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
3標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務基礎差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能完全適應。
5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
三、檔案信息電子化的益處
所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：
1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。
2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。
3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。
1 水文行業(yè)檔案電子化的特點
水文行業(yè)除與建筑、電力、機械、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密外，還牽涉農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、通信、生態(tài)環(huán)境等各個方面，水文檔案在種類上也具有多樣性，包括水文基建檔案、文書檔案、財務檔案、聲像檔案，等等。這類檔案涉及各機關部門正式發(fā)文的文件及各類科研項目在規(guī)劃、咨詢、勘察、設計、招標投標過程中形成的電子文件，如項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評估報告、試驗報告、總體規(guī)劃、方案設計、初步設計、施工圖設計、招標投標文件、設計修改等有關文件。可行性研究階段的文件材料主要由設計單位提供給管理單位歸檔，工程投產(chǎn)運行管理階段的文件材料由管理單位歸檔。施工建設階段涉及的文件材料比較多，有設計文件、建設管理文件、監(jiān)理管理文件、施工管理文件、設備文件等。這些檔案包括了紙質(zhì)和電子兩種文件。其中，有些文件只有紙質(zhì)形式，如收到外單位的來文、驗收簽證等，有些文件只有電子形式，如郵件、外界報道、各種類型的數(shù)據(jù)庫文件、聲像、照片等，也有些文件同時以兩種形式存在，兩種檔案歸檔形成了兩種介質(zhì)的一套檔案。對于紙質(zhì)文件按照傳統(tǒng)的做法將其歸檔保存，對于各種電子檔案則根據(jù)電子文件檔案管理規(guī)范管理，為了保證有效利用，應根據(jù)電子檔案特點，對電子檔案采用兩種格式歸檔的方式。
2 水文行業(yè)電子檔案的移交
在電子文件歸檔過程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關說明歸檔（移交），填寫電子文件登記表，電子文件載體要求為光盤，并刻錄為一次性只讀。這是因為光盤既具備大容量和低成本的優(yōu)點，又是一種可以移動的存儲介質(zhì)，并且不能被修改。存儲歸檔電子文件的載體中除存有歸檔的電子文件外，還應同時存有相應的說明文件和電子文件目錄，說明文件內(nèi)容包括案卷名稱、檔號、形成時間、電子檔案份數(shù)、歸檔時間等。
3 電子檔案的利用
根據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范，“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存”。為了更好地使用，應采用“一檔三存”的辦法管理電子檔案，即一種電子檔案三種保存辦法，既保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盤多次使用易磨損，易造成無法讀取數(shù)據(jù)。如果使用大容量移動硬盤，不僅能減少光盤的磨損，也不用從大量的光盤中查找，而且硬盤容易組織數(shù)據(jù)，體積小，還可以節(jié)約大量的查找時間。
4 水文行業(yè)檔案電子化的長處與不足
電子文件實現(xiàn)了快速檢索查詢，提供重復利用，減少檔案利用人員工作時間，提高生產(chǎn)，同時減少對紙質(zhì)檔案造成的磨損，有利于保護紙質(zhì)檔案。減輕電子檔案管理人員的勞動量，提高檔案管理的工作效率和水平。但電子文件具有不穩(wěn)定性，①所依賴的軟硬件不穩(wěn)定性。現(xiàn)在計算機軟、硬件系統(tǒng)更新?lián)Q代快，尤其是軟件系統(tǒng)，幾年的時間就出現(xiàn)新的電子文件存儲的數(shù)據(jù)結構變化而需要轉換的問題。②載體的不穩(wěn)定性。從磁帶到磁盤、光盤電子檔案的載體也在發(fā)生變化，有的載體壽命短，不易長久保存。③電子檔案具有可改性，經(jīng)更改后除與原文對照，否則，不能確定是否更改。④容易被損壞。如碰撞、電磁干擾等都易造成全部數(shù)據(jù)的不可用。
5 水文行業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)有待提高
檔案部門缺乏現(xiàn)代高端技術人才，其中，檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平偏低。要加強培訓學習，以提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)。
6 水文行業(yè)檔案電子化管理的作用
現(xiàn)狀分析
傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理模式，工作量大、步驟繁瑣，且難以對已經(jīng)歸檔的檔案材料進行信息提煉與加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、多媒體等新技術的快速發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，檔案信息的快速共享成為可能。在養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險等人社業(yè)務搭乘“信息高速公路”逐漸實現(xiàn)異地信息共享的背景下，檔案管理業(yè)務卻仿佛“信息高速公路”上的“減速帶”，受限于紙質(zhì)載體的特性而發(fā)展滯后，限制了人事檔案信息資源價值的最大化發(fā)揮。人事檔案電子化可以使信息資源實現(xiàn)跨區(qū)域流動，提升服務質(zhì)量和群眾滿意度，創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，意義重大。
人事檔案電子化管理存在的問題
由于現(xiàn)代信息技術在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，對人事檔案電子化提出了新的挑戰(zhàn)。
電子檔案的原始性、真實性易被破壞。原始性、真實性是檔案所具有的本質(zhì)屬性，紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性和真實性很容易確認，而電子檔案具有可變性以及載體可分離屬性，計算機內(nèi)存儲的電子檔案無個人筆跡特征，無書寫墨跡和新舊區(qū)別，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，更沒有極具權威性、可辨識真?zhèn)蔚墓珓沼谜拢坏┍粍h改，復制或篡改內(nèi)容都很難被識破，給日后檔案材料真實性和權威性認定帶來很大困難。
電子檔案的安全性問題日益突出。用網(wǎng)絡的任何終端設備都能索取到存儲在網(wǎng)絡某一個設備上的電子文件，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端，這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。電子政務系統(tǒng)中大量的政府公文通過網(wǎng)絡、高效流轉，電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防，使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。
沒有統(tǒng)一的檔案管理軟件，電子檔案法律效力低。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及材料認定工作，加之電子檔案沒有固定載體，制定相應的法律認定條文就有一定困難，致使電子檔案難以被法律認定。
人事檔案電子化管理實施策略
面對大量的電子文件，檔案工作者要解決電子文件檔案管理過程中存在的問題，可采取以下主要措施：
建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結構標準。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性鑒定，而“保護體系”的實現(xiàn)正是為解決該問題而提出的一個重要途徑與方法，制定科學、合理及符合我國實際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結構標準，是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎。
多措并舉提高檔案管理的安全性。一是提高檔案管理者的信息素養(yǎng)。檔案信息安全是檔案管理工作的生命線，而檔案工作電子化需要人來實現(xiàn)，這就要求檔案管理者必須具備計算機、檔案學等多元化知識背景。因此，建立一支具有現(xiàn)代科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的。這就要求檔案管理人員不斷學習相關知識，同時上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃地選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，并通過以老帶新、以強帶弱、互幫互學等方式建立復合型人才群體和梯隊型人才結構。二是讓檔案管理工作者提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設計。把原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多后控制手段提到最前端，盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。三是對電子檔案實行備份制度。保證用作處理和存儲電子檔案的計算機專人專用，并對電子檔案進行加密，最大限度防止計算機病毒感染、文件破獲等。對電子檔案實行分布式雙機備份制度，當工作計算機出現(xiàn)問題時，另一臺備份機立即開始工作，使存儲和處理電子檔案的計算機不會發(fā)生崩潰，電子檔案不會丟失，保證電子檔案的安全性。
加強立法，確保電子文件的法律效力。通^立法給予電子文件充分的證明力，在已有相關立法的基礎上，如《檔案法》中，進一步明確電子文件的法律地位，并制定與《檔案法》相配套的切實可行的電子文件管理法規(guī)及實施細則，保證電子文件的關聯(lián)性、真實性、憑證性作用，從而保證電子文件的法律效力。
本文作者：王權民張顏作者單位：福建省廈門市城建檔案館
大部分城建檔案以電子文檔的形式生成
在城建檔案的形成過程中，有很大一部分直接以電子文件的形式產(chǎn)生，就已經(jīng)是數(shù)字化了的城建檔案。如由勘察設計企業(yè)形成的地質(zhì)勘探報告、工程設計圖、施工圖和竣工圖，勘察設計、監(jiān)理和施工等合同，甚至施工日志、驗收記錄等建設工程檔案的重要組成部分，最初也是以電子文檔形成，只是為便于歸檔、直觀利用、親筆簽字的傳統(tǒng)習慣等原因，又將其打印為紙質(zhì)。這部分檔案在一個工程項目的全部城建檔案里，約占90%以上。有城建檔案的學者提出，引入電子簽章等技術，城建檔案實際上便可直接以電子檔案的形式歸檔。
城建檔案信息與載體的可分離性
歷史檔案，其載體本身具有很高的價值，并且不可復制。珍貴的歷史檔案，載體的價值甚至超過了信息的價值，例如該份檔案使用的能反映當時工藝水平的紙張或絹帛、竹簡，書寫使用的墨、筆，書寫人的筆鋒、力道等，這些因素無不構成該檔案所包含的全部價值。對于這樣的檔案，載體和信息密不可分，妥善保管、盡可能延長其載體壽命是首要的。對于城建檔案來說，情況有所不同。城建檔案是在城市規(guī)劃、建設和管理活動中形成的、對國家和社會具有保存價值的一類科技檔案。有利用價值的信息可以全部轉化為電子數(shù)據(jù)，或者說城建檔案的價值在于其信息的重要性和真實性，而與載體形式無關。另一方面，隨著計算機、數(shù)字信息技術的發(fā)展，記錄信息的載體和方式都顯示出與當今電子信息技術相一致的特點，即信息與載體的可分離性。如前所述，一部分城建檔案形成之初就是電子文檔的形式，而隨著城建檔案數(shù)字化管理的全面開展，城建檔案信息與載體的可分離特點，使其實現(xiàn)全電子化接收、管理成為可能。
檔案載體的歷史發(fā)展
我國最早的檔案是商代的甲骨檔案，之后西周出現(xiàn)金石檔案，即鑄刻在青銅器上的文字檔案。在隨后漫長的歷史過程中，又先后出現(xiàn)了簡牘、縑帛，一直到今天仍廣為使用的紙張。紙張作為檔案的載體材料，距今已有1600多年的歷史了。工業(yè)革命后，檔案載體呈現(xiàn)多樣性特點，出現(xiàn)了照片、錄音、錄象等檔案。20世紀中后期以來，檔案的載體材料又接連發(fā)生了革命性的變化，出現(xiàn)了以代碼和激光等為介質(zhì)的磁性載體檔案、光盤以及電子檔案等。縱觀檔案載體材料的發(fā)展演變過程，每一次改變都是人類生產(chǎn)力水平隨技術進步而發(fā)生的一次大跨越、大革命，都對檔案從制作、形成，到保管、提供利用等一系列工作產(chǎn)生完全不同于以往的、深遠的影響。基于計算機和數(shù)字信息基礎上的電子檔案，作為異軍突起的新型檔案，已經(jīng)而且必將給檔案工作帶來一場新的革命。
技術進步
1、“原始記錄性”是檔案界元老吳寶康教授提出并已被社會普遍接受與認同的檔案的本質(zhì)屬性，正是因為這一本質(zhì)屬性，才使得檔案具有憑證價值，這是檔案與同為信息范疇內(nèi)的其它事物，如圖書、情報、資料等最根本的價值區(qū)分。失去原始記錄性，就失去檔案存在的價值。關于電子檔案的原始性、真實性和完整性引起了檔案界的廣泛關注和激烈討論。由于電子數(shù)據(jù)的易改性，使得電子檔案的原始性、真實性和完整性難以得到保證，這是電子檔案最薄弱、最致命的軟肋。隨著電子信息技術的不斷發(fā)展，電子檔案這一軟肋問題已經(jīng)有了解決方案。2002年12月，國家檔案局了國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002），適用于黨政機關產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標準。元數(shù)據(jù)這一概念首次出現(xiàn)在有關電子文件歸檔的國家標準規(guī)范里。元數(shù)據(jù)描述和記錄了電子文件在形成和發(fā)送階段的背景、內(nèi)容、結構及其整個管理過程的諸多信息，并在描述與記錄的同時，將元數(shù)據(jù)與電子文件通過數(shù)字簽名固化為一體，建立起與電子文件真實性相關的元數(shù)據(jù)結構，這些元數(shù)據(jù)一旦形成就不能更改，由此元數(shù)據(jù)能說明和保證電子文件的真實性。2、在防止電子檔案載體的物理性能變化和設備故障而信息丟失方面，備份是目前已有的、比較成熟的對策。城建電子檔案的備份要從硬件級備份、軟件級備份和異地級備份三個方面考慮、多層次綜合應用才能做到萬無一失。城建檔案的異地備份惟有采用電子檔案才可行，此舉為城建檔案的安全保管又增加了有一道防線。3、在防止非法訪問和病毒入侵方面，運用“防火墻”技術。運用“防火墻”這種訪問控制技術，在專用網(wǎng)絡和公用網(wǎng)絡之間構筑起一到保護墻，對符合預先設置的安全規(guī)定的信息允許通過，否則拒絕。由此杜絕外來非法訪問和內(nèi)部信息被非法輸出。4、在防止無權限者操作系統(tǒng)方面，采取身份驗證技術。在確保文檔信息的傳輸過程中的安全方面，使用文檔加密技術，將公共密匙和私人密匙結合使用。5、消息認證技術。用分組解碼的方法進行消息認證，可以判定電子檔案在存儲或傳輸過程中是否被篡改或替換過。
關鍵詞：檔案管理；信息化；電子化；信息檢索
檔案電子化指的是利用電子計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代信息手段對檔案、文獻等進行收集、整理、存儲和加工，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供高效信息檢索功能。現(xiàn)代科技的不斷進步，信息數(shù)據(jù)的不斷更新且呈爆炸式增長，為企業(yè)發(fā)展長遠計，檔案電子化管理是必然趨勢，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，節(jié)約檔案管理成本，還能為檔案二次開發(fā)打下良好基礎[1]。然而檔案電子化也會帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標準等。筆者將結合本單位檔案電子化管理的實際情況進行探討。
一、 檔案電子化管理的優(yōu)勢
1、 管理便利
檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲，都是通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實現(xiàn)的，檔案的內(nèi)容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進行保存。在信息錄入的過程中，可以進行復制、黏貼、剪切等操作，大大節(jié)省時間，有些內(nèi)容還可以直接導入，避免人工輸入時的疏忽大意而產(chǎn)生錯誤。利用網(wǎng)絡技術，可以進行遠程操作，在檔案館外面也可以進行檔案管理。
2、 查閱簡易
檔案電子化管理以數(shù)據(jù)庫的方式來對檔案進行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網(wǎng)絡登陸數(shù)據(jù)庫，這樣管理員就可以在任何時間、任何地點對檔案信息進行查閱。
3、 傳遞和保密
電子化的檔案都在系統(tǒng)里面可以進行獨立查詢，避免了傳統(tǒng)檔案傳遞中單個檔案傳遞困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會對檔案本身造成任何影響，也不會擔心檔案會丟失。另外檔案管理系統(tǒng)可以設定檔案管理權限，大大提高檔案保密性。
4、 存儲和共享
電子檔案的存儲要相較于傳統(tǒng)檔案的存儲更為便利和長久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進行存儲，其保存時間可以達到幾百年，而紙質(zhì)文檔則不可能存儲這么久。存儲空間和存儲量也是傳統(tǒng)檔案不可比擬的。電子檔案的存儲相較紙質(zhì)文檔更為便利也就促進了檔案的共享，為檔案共享提供了堅實基礎。筆者所在企業(yè)由于技術性比較強，檔案信息中存在著大量的技術檔案，比如有關設備的技術改造方面的、有關設備維修方面的信息，就要求檔案管理系統(tǒng)能夠提供強大的共享功能，利于檔案的二次利用。
二、 檔案電子化管理面臨的問題
1、安全性問題
不管是傳統(tǒng)的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們在建立檔案電子化管理系統(tǒng)時，由于客觀或主觀的原因而沒有及時的為檔案電子化系統(tǒng)提供強有力的安全保障，缺乏專門的人才來對檔案安全性進行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計算機技術和網(wǎng)絡技術，在這方面的欠缺也會導致檔案管理系統(tǒng)的安全性缺乏保障，檔案管理系統(tǒng)漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準確性和保密性[2]。
2、管理標準問題
建立于數(shù)據(jù)庫基礎之上的檔案管理系統(tǒng)，在建設的過程中就會要求考慮檔案信息管理標準，以方便檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用。但是我國由于檔案電子化管理起步晚，相關標準相對落后，盡管國家相關部門也出臺了檔案管理標準，但是各個企業(yè)都會針對自身特點而去重新建立一套管理標準，造成管理標準相對混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。
3、二次利用問題
檔案管理的目的不僅僅只是存儲檔案，更為重要的是對檔案信息的二次利用，發(fā)揮檔案的信息價值，特別是像我們這樣的技術性強的企業(yè)，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標準的混亂，也對檔案的二次利用產(chǎn)生了極大的影響。
4、法制問題
我國現(xiàn)有檔案方面的法律法規(guī)還不能滿足快速發(fā)展的檔案電子化管理的需求，法律依據(jù)不足，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理方面的違紀違法事件而無法進行處理，如檔案沒有及時更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規(guī)范性和安全性。
三、 檔案電子化管理優(yōu)化對策
1、加強檔案電子化管理的重視力度
檔案電子化管理系統(tǒng)的建設需要企業(yè)的高度重視，只有企業(yè)所有人都認識到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實。企業(yè)應該加大投入，不僅在物質(zhì)資源上，更要在人力資源上，加強檔案管理隊伍的建設，提高檔案管理隊伍素質(zhì)，才能實現(xiàn)檔案電子化管理的放好發(fā)展。
2、加強檔案電子化管理的安全建設
安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統(tǒng)建設的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強的檔案管理系統(tǒng)，加強網(wǎng)絡監(jiān)管，降低被攻擊的可能性；更要加強檔案管理隊伍安全方面的培訓，不斷提高檔案管理人員的安全防護能力和意識。另外，對于檔案管理，要設立有效的管理權限，對于不同的用戶采用分級管理方式，設定其可以進行的操作，通過權限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風險。
3、加強檔案電子化管理的標準建設
檔案電子化管理系統(tǒng)建設是一項復雜的工程，檔案管理系統(tǒng)的高效使用，有賴于所有用戶在同一個管理標準下進行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理標準，將企業(yè)的各個部門都銜接到一起，防止脫節(jié)。并且盡量與國家標準相吻合，以提高本系統(tǒng)的普適性。
4、加強檔案電子化管理的法制建設
為了促進檔案電子化管理的規(guī)范性、安全性和高效率，國家相關部門必須針對檔案電子化管理建立相關法律法規(guī)，企業(yè)必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規(guī)來進行檔案管理，并結合企業(yè)自身檔案管理中出現(xiàn)的問題和漏洞，在國家制定的法律法規(guī)上進行補充和修正，以確保檔案管理科學地、高效地開展。
四、 結語
綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢，但是其健康成長還要依靠企業(yè)所有的檔案管理人員的積極貢獻，不斷提升自身的檔案管理能力和意識，在科學的管理標準和體系下進行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現(xiàn)各類疑難問題，加快企業(yè)檔案電子化管理進程，為企業(yè)發(fā)展打下更好的基礎。
參考文獻
中圖分類號：G275.2；G270.7文獻標識碼：A文章編號：1003-2738（2011）12-0291-01
摘要：文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。文書檔案管理信息的電子化應用對提高文書檔案管理的水平，及時提供準確、完整的檔案信息具有重要作用，但是在電子化的過程中也遇到了一些問題。筆者將探討文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)缺點，同時對其劣勢提出解決辦法。
關鍵詞：文書檔案；電子化
文書檔案重要的內(nèi)容是社會發(fā)展歷史。它通過歷史的客觀記錄，來反映在某一時期領導的決策、部門建設、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。隨著信息化的到來，使人們進入了電子網(wǎng)絡時代，許多的信息通過電子網(wǎng)絡管理和傳輸。目前國家提出了文書檔案管理的改革――文書檔案管理信息的電子化應用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。
一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點
首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準確性。電子檔案使得人們在進行檔案管理的時候，按照資料的分類進行收集、統(tǒng)計和查閱，時間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
第二，信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力。所以，它的特點是存儲時間長，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。
第三，電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡的發(fā)展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應現(xiàn)代社會快節(jié)奏的工作特點。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟效益是無法估量的。網(wǎng)絡化的應用更是擴展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡為載體進行資料的傳輸，并且相關資料存放在相應的資料庫內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。檔案管理實現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強了業(yè)務聯(lián)系。
第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，不免會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點
首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
其次，網(wǎng)絡化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。
第三，文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉換，這些問題丞待解決。
三、改革措施和解決辦法探討
針對在文書檔案管理信息的電子化應用中出現(xiàn)的實際問題，筆者提出以下舉措。第一，針對安全性問題，在文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡中設置隔離帶。通過這個隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡內(nèi)傳輸，帶防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設置防火墻的方法，對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強工作人員的教育培訓。通過在工作中的培訓，讓管理人員及時掌握最新的電子化管理方法。同時，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計算機操作水平等。
參考文獻：
[1]張寧紅. 淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案, 2011,(01) .
[2]騫麗萍. 文書檔案管理辦公自動化[J].經(jīng)營管理者,2010,(19) .
[3]殷素芬. 電子檔案應用中的利與弊[J].現(xiàn)代醫(yī)院管理,2006,(04) .
[4]張桂珍. 關于人事檔案工作改革的設想[J].河北科技圖苑,1998,(01) .
[5]趙思媛. 淺談文書檔案計算機管理的利弊[J].沿海企業(yè)與科技,2010,(12)
一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點
首先，使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高。電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲在上面。計算機的運算速度極高，具有強大的信息處理能力，這是計算機參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準確性。電子檔案使得人們在進行檔案管理的時候，按照資料的分類進行收集、統(tǒng)計和查閱，時間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。
第二，信息易于保管。與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，解決了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的現(xiàn)象。電子檔案但它最大的有點是存儲在DVD、光碟、硬盤等電子設備上占用的空間小，操作簡單，不需要占用大量的人財物力。所以，它的特點是存儲時間長，不易受損，節(jié)省資源，穩(wěn)定性好，易于保管。
第三，電子傳輸，實現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個單位和部門之間的信息無法達到及時的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡的發(fā)展，方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡傳輸資源。電子傳輸可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，適應現(xiàn)代社會快節(jié)奏的工作特點。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟效益是無法估量的。網(wǎng)絡化的應用更是擴展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡為載體進行資料的傳輸，并且相關資料存放在相應的資料庫內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。
檔案管理實現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時期的信息。電子傳輸，資源共享，提高了部門之間的了解，增強了業(yè)務聯(lián)系。
第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，不免會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。
二、文書檔案管理信息的電子化的缺點
首先，檔案真實性難以保障。因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關單位也無法鑒別真?zhèn)巍Ｔ谶@種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
其次，網(wǎng)絡化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權用戶侵犯了他人的合法權益。這些問題對電子檔案的安全性構成了嚴重的威脅。
第三，文書檔案管理信息的電子化應用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術水平有限，不能適應電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復合型人才奇缺的尷尬局面。
第四，電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉換，這些問題丞待解決。
