時間：2023-04-27 08:27:08
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇紙質(zhì)檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
紙質(zhì)檔案管理方式在信息化時代環(huán)境之下，仍然有著其不可或缺的作用，同時其在檔案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。檔案管理工作要展現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)以及證明等首先就應(yīng)當(dāng)具有合法性、原始性等特點(diǎn)。往往紙質(zhì)檔案管理具有如下所述的特點(diǎn)：
1.檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求。紙質(zhì)檔案具有唯一性特點(diǎn)，這一特點(diǎn)能夠展現(xiàn)出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質(zhì)檔案在多年來的發(fā)展成熟過程中，逐漸形成了自身科學(xué)有效的管理機(jī)制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質(zhì)檔案是檔案資料記錄的原始內(nèi)容，是不可涂改和不可復(fù)制的。
2.紙質(zhì)檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單。紙質(zhì)檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數(shù)字化和現(xiàn)代化的設(shè)備就能直接明了的展現(xiàn)出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案管理方式是大多數(shù)檔案工作者比較容易接受的。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理無論在什么情況下都能實(shí)現(xiàn)檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。
3.紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)就是存放時間長久。紙質(zhì)檔案管理中不會出現(xiàn)檔案使用次數(shù)限制和檔案使用的期限限制的情況（排除保密檔案的解秘時間）。我國是造紙術(shù)的發(fā)明國，自從紙張出現(xiàn)就一直作為檔案資料保存的載體被廣泛使用。紙張的主要制作材料是纖維素，而纖維素具有高強(qiáng)度的耐久性，雖然纖維素制作的紙張?jiān)谀承┣闆r下會發(fā)生氧化或者電解，但是悉心管理排除化學(xué)作用的發(fā)生就可以順利延長紙質(zhì)檔案保存的期限。而且我國保存數(shù)千年的古代字畫就是紙質(zhì)檔案管理耐久性的最好證明。
二、電子檔案管理概述
電子檔案往往是指信息時代環(huán)境下人們利用計(jì)算機(jī)、計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤、大容量硬盤等化學(xué)磁性材料作為檔案管理的儲存載體，是社會科技高速發(fā)展之下的高科技產(chǎn)物。電子檔案管理作為當(dāng)今信息時代環(huán)境下的新興檔案管理手段展現(xiàn)出了其管理的智能化、現(xiàn)代化、信息化以及電子化。檔案管理工作受到信息時代環(huán)境的影響是必然的，因此其也具有一些紙質(zhì)檔案無法替代的特點(diǎn)：
1.電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大。電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現(xiàn)代信息技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子檔案資料進(jìn)行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的最大特點(diǎn)就是占據(jù)的空間面積小。以現(xiàn)在的電子檔案管理的儲存載體量來計(jì)算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機(jī)大小。
2.電子檔案管理可以多樣化進(jìn)行管理。多樣化管理是依靠貯存內(nèi)容的多樣化而實(shí)現(xiàn)的。電子檔案管理不單單是進(jìn)行文字?jǐn)?shù)據(jù)工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質(zhì)檔案管理中只可以進(jìn)行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。
3.電子檔案管理打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中時空的局限。電子檔案管理在異地也可以進(jìn)行檔案資料的管理和檔案資料的共享。由于信息時代環(huán)境的出現(xiàn)，電子檔案管理就實(shí)現(xiàn)了信息貯存、處理、傳遞的可視化和可聽化，打破了時空的限制，實(shí)現(xiàn)了異地同時的檔案資料管理。
三、紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合
（一）紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的必要性
紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點(diǎn)以及信息時代環(huán)境發(fā)展所決定的。紙質(zhì)檔案管理擁有了檔案管理的基本特點(diǎn)，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點(diǎn)。信息時代環(huán)境下電子檔案管理模式已經(jīng)深入人心，其電子化和信息化等特點(diǎn)更是社會發(fā)展的必然選擇。但是紙質(zhì)檔案管理有著長久以來科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理在當(dāng)下信息時代環(huán)境下都擁有了彼此無法替代的特點(diǎn)和作用，將紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。
（二）紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的融合
紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當(dāng)中實(shí)現(xiàn)二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進(jìn)行采用紙質(zhì)檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)通通結(jié)合起來，形成一種檔案管理的最優(yōu)方式。具體融合實(shí)施策略如下：
1.針對已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案可以通過拍照、復(fù)印、掃描等進(jìn)行信息化處理制作成為相對應(yīng)的電子檔案。
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，以及電子檔案的不斷增多，其帶給檔案管理工作更極大的挑戰(zhàn)。在新的時代背景下，檔案管理工作者已經(jīng)逐步認(rèn)識到紙質(zhì)與電子檔案管理之間的互補(bǔ)性，意識到只有實(shí)現(xiàn)兩者的共同進(jìn)步才能應(yīng)對時展帶來的挑戰(zhàn)，并有效提高檔案管理工作的有效性。
基于此，本文在此淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的紙質(zhì)與電子檔案管理，以期能夠?yàn)橄嚓P(guān)人士提供有益參考與借鑒，推動檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展與建設(shè)。
二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)與電子檔案管理存在的問題
（一）電子存檔的滯后
雖然電子檔案具有其自身無與倫比的巨大優(yōu)勢，極大的提高檔案管理工作的便捷性，但因?yàn)榉蓱{證效用的限制，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案仍舊存在其必要性。這種現(xiàn)狀已經(jīng)決定了在檔案存檔工作中，紙質(zhì)管理始終是電子檔案存在的基礎(chǔ)。
但從實(shí)踐調(diào)查的結(jié)果顯示，在部分行業(yè)中，因?yàn)闄n案數(shù)量過多以及員工工作量巨大等原因，導(dǎo)致電子存檔的工作相對滯后。在這種背景下，工作人員為了查找某一檔案不得不在大量的紙質(zhì)檔案中進(jìn)行翻閱，這容易到其他檔案被損壞和遺失，并不能發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。
電子存檔的滯后還容易造成紙質(zhì)檔案的遺失，進(jìn)一步造成電子檔案不完整，失去了寶貴的檔案資料。
（二）兩種檔案的內(nèi)容不相符
在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案憑借其更便捷的管理、存儲和輸送方式給檔案管理工作帶來了極大的便捷，極大的減少了檔案管理工作者的工作量。
在這種背景下，部分檔案管理工作者經(jīng)常在檔案管理工作中失誤，造成紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容不相符。具體的說，在檔案內(nèi)容修訂時，部分工作者僅僅是在電子檔案中進(jìn)行了修改，卻因?yàn)槠渌虑檫z忘了對紙質(zhì)檔案的修改。這就導(dǎo)致兩份檔案的內(nèi)容不一致，導(dǎo)致在最終的對證中需要花費(fèi)更多時間和精力。
三、如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的互補(bǔ)
（一）及時做好歸檔整理工作
眾多檔案管理者要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下提高工作的效率，并且實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互補(bǔ)，其首要的任務(wù)是轉(zhuǎn)變自身的意識，必須要明確兩者具有的特殊性。
首先，紙質(zhì)檔案是電子檔案的基礎(chǔ)，只有紙質(zhì)檔案才具有法律的真實(shí)效力，只有確保紙質(zhì)檔案無損壞、無遺失，才能利用電子檔案的巨大優(yōu)勢提高工作的效率。其次，電子檔案具有充分的便利性，對電子檔案進(jìn)行翻閱、查詢和拷貝能夠減少對紙質(zhì)檔案的磨損，保證檔案的真實(shí)有效。
明確這一認(rèn)識，檔案管理工作者才會督促自己正確對待兩種不同的檔案，才能在紙質(zhì)檔案建立以后進(jìn)行及時的歸檔和整理工作，才能及時將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并對紙質(zhì)檔案進(jìn)行科學(xué)的保存。
（二）要不斷提高檔案管理工作者的能力與素質(zhì)
與此同時，只有不斷提高檔案管理工作者的素質(zhì)與能力，其才能夠提高自身的工作效率，才能做好紙質(zhì)與電子檔案的管理工作。具體地說，隨著管理者能力與素質(zhì)的提升，其才會在檔案修訂時及時找出和修訂紙質(zhì)檔案，并以此為基礎(chǔ)對電子檔案進(jìn)行更新。
此外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，紙質(zhì)檔案與電子檔案將會在未來很長一段時間內(nèi)共存。這就要求檔案管理者對兩種不同類型的檔案進(jìn)行單獨(dú)的管理工作，不可將其混合管理，從而導(dǎo)致兩種檔案的管理質(zhì)量下降。
這就對檔案管理工作者的要求進(jìn)一步提高，只有不斷提高其能力與素質(zhì)，檔案管理者才能夠根據(jù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的特性優(yōu)化檔案管理工作，提高檔案管理工作的有效性。
這就需要眾多單位管理者定期組織檔案管理工作者參加培訓(xùn)，針對其業(yè)務(wù)能力以及基本的素質(zhì)進(jìn)行有效的培訓(xùn)，使其能夠應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的管理工作，同時建設(shè)優(yōu)秀的管理隊(duì)伍。
（三）加強(qiáng)監(jiān)督與核查工作
最后，管理者要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的有效性就應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)督與核查工作。
一方面，管理者應(yīng)該安排人員對日常的檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督。首先要監(jiān)督紙質(zhì)檔案的借閱、查詢以及修改的情況。其次要監(jiān)督電子檔案是否有被傳輸和修訂。一旦發(fā)生單方面的變換，監(jiān)督者必須要追溯其根源，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。
另一方面，管理者需要加強(qiáng)對電子檔案管理的核查工作。這就需要技術(shù)能力較強(qiáng)的員工擔(dān)當(dāng)此工作，要根據(jù)軟件和系統(tǒng)的痕跡對電子檔案進(jìn)行定時的核查，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案相一致，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用；并存發(fā)展
1 引言
檔案是記載“歷史”的原始文獻(xiàn)，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為代表，其與電子檔案的區(qū)別如表1所示。
根據(jù)表1，電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，而通過整合利用，可實(shí)現(xiàn)勢互補(bǔ)。從目前的形勢來看，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的局面會長期存在，這就要求檔案管理人員主動認(rèn)清這一新形勢，并制定全面、科學(xué)的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用，再進(jìn)一步探究其并存發(fā)展。
2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用
目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，以期實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)代檔案的高效管理。但傳統(tǒng)檔案管理的對象是紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)代檔案管理的對象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質(zhì)檔案。據(jù)此，筆者建議從如下方面來對電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合利用：
2.1 同步歸檔
無論紙質(zhì)檔案或電子檔案，在收集、檢驗(yàn)和審核以后，都應(yīng)按歸檔要求進(jìn)行歸檔，其中針對電子檔案的歸檔，其應(yīng)先存入特定的計(jì)算機(jī)硬盤中，再標(biāo)上歸檔標(biāo)記。
2.2 同步整理
電子檔案與紙質(zhì)檔案的檔案號一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質(zhì)檔案，如此可在同一時間完成電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理歸檔。
2.3 同步利用
針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步利用，具體表現(xiàn)如下：在檔案查閱時，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質(zhì)與電子形式；在檔案利用時，可重點(diǎn)選取電子檔案，而若要求選用紙質(zhì)檔案，則可按同一檔案來獲取紙質(zhì)檔案。如此一來，既可實(shí)現(xiàn)高效利用檔案，又可長期保存紙質(zhì)檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理利用強(qiáng)調(diào)的是在傳統(tǒng)檔案生命周期理論的指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)檔案的分階段電子化管理。
3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展
電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現(xiàn)在如下方面：一是電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢都能為現(xiàn)代社會所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質(zhì)檔案不可取代，究其原因是紙質(zhì)檔案的使用時間相當(dāng)長，且在法律體系范圍內(nèi)，紙質(zhì)檔案的權(quán)威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預(yù)見的時間內(nèi)取代紙質(zhì)檔案。針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，筆者提出如下建議：
3.1 完善電子檔案管理體系
為了提高電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理成效，創(chuàng)新管理思路、手段和模式是必經(jīng)之路。對此，筆者建議做到如下幾點(diǎn)：一是強(qiáng)化檔案管理意識，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發(fā)等上有所創(chuàng)新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內(nèi)容及提高其質(zhì)量；四是完善電子檔案標(biāo)準(zhǔn)及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質(zhì)文件改為電子文件的組合形式，并進(jìn)一步完善紙質(zhì)檔案的管理程序與其信息化的轉(zhuǎn)換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進(jìn)一步完善電子檔案的管理，以實(shí)現(xiàn)交叉管理電子檔案與紙質(zhì)檔案。
3.2 建設(shè)檔案保管設(shè)施
無論是紙質(zhì)檔案或電子檔案，其都需在一定的物質(zhì)條件下進(jìn)行有效保管，即要求保管條件安全及保管設(shè)施完備。對此，企事業(yè)單位應(yīng)重視對檔案保管設(shè)施的建設(shè)，即：統(tǒng)籌檔案庫房的安排，以保證檔案庫房的合理布局、檔案保存環(huán)境的保密性與安全性，亦或說檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離危險場所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業(yè)單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫房：一是檢查庫房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫區(qū)穿過；三是購置與國家標(biāo)準(zhǔn)相符的檔案保險柜、密集架等保險設(shè)施；四是配備一定數(shù)量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機(jī)、去濕機(jī)及復(fù)印機(jī)等，以保證檔案保管設(shè)施與檔案管理規(guī)范相符。
3.3 深入學(xué)習(xí)檔案管理理論
電子檔案是社會發(fā)展的產(chǎn)物，其對檔案管理理論與實(shí)踐的影響尤其深遠(yuǎn)。對此，檔案管理部門應(yīng)組織檔案管理人員開展如下學(xué)習(xí)活動：一是深入學(xué)習(xí)電子檔案管理理論，以期對電子檔案的種類、特點(diǎn)、概念及地位等進(jìn)行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認(rèn)清現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導(dǎo)對電子檔案的管理；三是在實(shí)踐中積累電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，并在分析表1的基礎(chǔ)上，整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，從而實(shí)現(xiàn)兩者的相互牽制、相互補(bǔ)充和良性發(fā)展。
3.4 健全檔案管理制度
在信息技術(shù)發(fā)展的推動下，出現(xiàn)了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對此，檔案部門應(yīng)逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的成功對接、轉(zhuǎn)化和管理。對此，首先，檔案部門應(yīng)以電子檔案的特征為依據(jù)制定電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案著錄與標(biāo)引規(guī)則等；其次，應(yīng)實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，并明確規(guī)定電子檔案的信息載體、轉(zhuǎn)換與存儲格式及硬件設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等；第三，檔案部門應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，完善紙質(zhì)檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的管理制度；第四，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內(nèi)部推定“雙套制”，即同時提交、保存和歸檔電子檔案與紙質(zhì)檔案。
4 結(jié)語
21世紀(jì)是信息化的時代，要求整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，并促進(jìn)其并存發(fā)展。其中，針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，應(yīng)從制度建設(shè)、理論學(xué)習(xí)及基建投入等上做出努力，同時還應(yīng)注重對人力資源的培養(yǎng)，即：組織檔案管理人員學(xué)習(xí)社會主義核心價值觀，以提高其使用感與責(zé)任感；培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德，使其認(rèn)清檔案管理對保密性的要求；學(xué)習(xí)專業(yè)知識，使其成為為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的專業(yè)管理人才。
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1 電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的觀點(diǎn)
不論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，從本質(zhì)上來看都是檔案，都具有檔案的特點(diǎn)，但因?yàn)樗麄兊妮d體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應(yīng)的缺點(diǎn)和有點(diǎn)，將兩者綜合起來，才能在應(yīng)用過程中取長補(bǔ)短，保證檔案管理工作的順利發(fā)展。在實(shí)踐活動方面來看，電子檔案和紙質(zhì)檔案均是以人的基本實(shí)踐為依據(jù)，對人們在社會各階段的生活信息進(jìn)行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲存時間要比紙質(zhì)檔案儲存的實(shí)踐要長，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數(shù)比較低。紙質(zhì)檔案的載體是紙質(zhì)文件，安全系數(shù)相對就高，能有效保證檔案的真實(shí)性，使檔案在使用的過程中更清晰。但是紙質(zhì)檔案的載體很容易在保存過程中遭受破壞，不易保存，使用的時候檢索也很慢，有一定的排他性。通過分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發(fā)揮各自的優(yōu)勢，更好的為使用者服務(wù)，就要對兩種檔案進(jìn)行整合管理，相互之間各取所長，補(bǔ)己之短。
要想達(dá)到電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應(yīng)新形勢的變化，積極創(chuàng)新，制定科學(xué)合理的檔案管理方案。首先，要順應(yīng)時代的變化，積極地應(yīng)對檔案電子化的轉(zhuǎn)變，從管理方法、管理制度等技術(shù)層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩(wěn)中求進(jìn)，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發(fā)揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動性，做好自身的職責(zé)工作。當(dāng)前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時，還要對紙質(zhì)檔案一同保存，既保存了安全可靠真實(shí)性強(qiáng)的紙質(zhì)檔案，又發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢，檢索快，利用效率高等優(yōu)勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對其進(jìn)行有效的整合管理。
無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個檔案管理系統(tǒng)中，運(yùn)用自動采集的方式對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，運(yùn)用人錄入的方式進(jìn)行紙質(zhì)檔案的錄入方式。同時，對一些重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使其在利用時更方便快捷。在檔案系統(tǒng)中，還要將兩種檔案進(jìn)行統(tǒng)一的組合，維護(hù)檔案之間的相關(guān)聯(lián)系，便于使用。
2 電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求
現(xiàn)如今，數(shù)字化信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也要利用電子技術(shù)建立一個網(wǎng)絡(luò)的信息辦公平臺。現(xiàn)代化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的模式有所不同，前者針對的是電子檔案管理，后者針對的是紙質(zhì)檔案管理。當(dāng)然，在現(xiàn)代化檔案管理中也要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的管理，那么，要想有效的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案和紙質(zhì)檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。
2.1 同步歸檔工作
在對所收集到的紙質(zhì)文件進(jìn)行詳細(xì)的檢驗(yàn)和審核之后，需要及時的將紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔處理。而利用網(wǎng)絡(luò)所收集的電子信息，在進(jìn)行有效的審核之后，也要及時的進(jìn)行歸檔。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關(guān)的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進(jìn)行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計(jì)算機(jī)硬盤中進(jìn)行存儲，并且要注意標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。
2.2 同步整理工作
要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實(shí)現(xiàn)對電力檔案和紙質(zhì)檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質(zhì)檔案都具有檔案的共同入特點(diǎn)，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，確保在整理歸檔紙質(zhì)檔案的同時電子檔案也可整理完成。
2.3 同步鑒定工作
對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計(jì)算機(jī)自動鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時鑒定，即時歸檔。
2.4 同步利用
在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時，可按同一檔號提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。
3 加快檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)變革
加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才是共存期檔案工作最根本的對策。由于電子檔案的來源廣泛，檔案人員要對電子檔案生成的全程監(jiān)控，就必須具備良好的計(jì)算機(jī)知識。現(xiàn)在不少單位的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員不了解檔案，檔案管理人員不懂計(jì)算機(jī)技術(shù)，這就要求檔案工作者加強(qiáng)學(xué)習(xí)，更新知識，提高電子檔案的管理能力，盡快掌握電子檔案管理方面的基本知識和技能，對電子檔案管理涉及到的設(shè)備和技術(shù)，做到會操作、會管理、會使用，切實(shí)擔(dān)負(fù)起電子檔案管理的工作職責(zé)，做好開放教育電子檔案的管理工作。
人事檔案管理是人力資源管理中的重要部分，對于企業(yè)選人用人、崗位配置、職級核定有著不可替代的作用。人事檔案詳細(xì)記錄了職工本人學(xué)歷教育、家庭組成、工作履歷、業(yè)務(wù)能力、性格愛好、獎勵處分、信用評級等重要信息，為職工的提拔任用、職級升遷提供了第一手的真實(shí)資料。
一、鐵路人事檔案管理現(xiàn)狀
（一）檔案管理基礎(chǔ)薄弱。檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分。檔案因其歷史性、確定性和原始記錄性，使其具有極強(qiáng)的法律依據(jù)作用。但因檔案本身無法產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，在效益最大化的經(jīng)營理念下，部分企業(yè)管理者不重視檔案管理工作，從而導(dǎo)致檔案日常管理松懈，基礎(chǔ)薄弱。因此，在大多數(shù)企業(yè)認(rèn)知中：人事檔案只是一份人員的履歷，保存即可，無須再進(jìn)行后期管理。其實(shí)不然，“以銅為鑒,可以正衣冠；以人為鑒,可以明得失；以史為鑒,可以知興替”，要想充分發(fā)揮職工的能力，最大化地提高企業(yè)人員勞動效率，就必須建立完善的人事檔案管理機(jī)制，準(zhǔn)確掌握每一名職工的詳盡資料，人盡其才，避免張冠李戴，影響工作質(zhì)量與效率。（二）人事檔案管理方式老舊。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到社會生產(chǎn)、生活的各個方面，但是鐵路人事檔案管理方式卻沒有得到有效改進(jìn)，仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體管理存放，縱然應(yīng)用了一些信息化的手段，也只是簡單地對人事檔案進(jìn)行了編目，沒有開展人事檔案的信息化、智能化管理。（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊。在大多數(shù)人眼中，檔案管理工作就是簡單地對資料進(jìn)行收集、整理、保管，這是對檔案管理工作的片面理解。實(shí)際上，檔案管理是業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)知識要求高的工作。人事檔案管理人員，除了具備人力資源管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識、檔案管理業(yè)務(wù)技能及一定的文字功底外，鐵路人事檔案管理人員還要熟知鐵路運(yùn)輸生產(chǎn)組織、各系統(tǒng)的基本業(yè)務(wù)范圍及相關(guān)法律法規(guī)。因此，要從事人事檔案管理工作，必須具備較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)知識。但因?yàn)橹匾暢潭炔蛔恪⑷粘I(yè)務(wù)知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)不到位，造成了檔案管理人員業(yè)務(wù)能力水平參差不齊，工作開展停滯不前。
二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)
（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)。1.原始記錄性、安全性。紙質(zhì)檔案因其材質(zhì)特征，很難做到修改后不留痕跡，這在很大程度上確保了檔案的真實(shí)性與原始性，對于檔案信息的保護(hù)更加安全，具有第一手材料的價值。2.憑證性。質(zhì)檔案作為現(xiàn)今使用最廣泛的記錄載體，其所具備的法律效應(yīng)和憑證作用是無可替代的。雖然電子簽名、電子檔案已得到法律的認(rèn)可，但電子檔案是以計(jì)算機(jī)為載體保存的，而計(jì)算機(jī)容易受到病毒、黑客等的破壞，使得司法部門對其憑證作用依然持謹(jǐn)慎態(tài)度。（二）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點(diǎn)。1.紙質(zhì)檔案保管成本偏大。紙質(zhì)檔案保管需要極大的空間，而且保管條件要求嚴(yán)格。檔案庫房需要防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，同時還有符合檔案存放的承重要求，這使得檔案庫房的建設(shè)成本較之一般建筑偏高。同時紙質(zhì)檔案在進(jìn)入檔案庫房前，還需要經(jīng)過去酸、消毒、除塵等工序，日常保管需要定期進(jìn)行防蟲、防潮處理，人工及設(shè)備成本較高。2.紙質(zhì)檔案易損壞，不易傳播。紙質(zhì)檔案因材質(zhì)原因，受溫度、濕度、光照、時間等因素影響，容易出現(xiàn)紙張老化變脆、發(fā)霉等現(xiàn)象，且紙質(zhì)檔案通常都是唯一的，使得其利用不方便，不易傳播。3.查閱檢索耗時長。雖然我們在紙質(zhì)檔案整理時，已經(jīng)對其進(jìn)行編目有序存放，但在查詢的過程中還是比較費(fèi)時費(fèi)力，如果要多次查閱則更為不方便。
三、鐵路人事檔案管理的改革方向
（一）加強(qiáng)對人事檔案管理的力度。無論是單位還是個人，對人事檔案的重視程度，是決定人事檔案管理水平的先決條件，專業(yè)的管理人員和必要的經(jīng)費(fèi)投入是做好人事檔案管理的重要條件。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案的研究和利用，為企業(yè)選人用人、發(fā)揮人才優(yōu)勢提供第一手資料，使領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用，自覺加強(qiáng)對人事檔案管理的力度。（二）完善人事檔案管理配套設(shè)施。人事檔案管理工作在鐵路運(yùn)輸部門尤為重要，它對鐵路運(yùn)輸部門優(yōu)化人才資源配置發(fā)揮著不可替代的重要作用。在交通強(qiáng)國、鐵路先行的大形勢下，鐵路運(yùn)輸部門應(yīng)當(dāng)加大對人事檔案管理的投資力度，確保人事檔案管理工作得到長足發(fā)展。隨著鐵路建設(shè)的飛速發(fā)展，紙質(zhì)檔案逐年增加，因此科學(xué)的管理系統(tǒng)、完備的配套設(shè)施，是提高人事檔案管理水平、確保人事檔案管理安全的必要手段。（三）健全電子人事檔案安保措施。信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的不斷發(fā)展，給人事檔案管理的改進(jìn)帶來了新的契機(jī)。電子鐵路人事檔案創(chuàng)新管理模式之探析文/翟華敏本文以當(dāng)前鐵路人事檔案管理現(xiàn)狀為依據(jù)，通過對紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)的分析對比，結(jié)合信息技術(shù)給人事檔案管理帶來的變化，從當(dāng)前鐵路運(yùn)輸企業(yè)對人才的實(shí)際需求，就做好鐵路人事檔案管理工作提出了切實(shí)可行的改革建議人事檔案的建立，為我們方便、快捷地利用人事檔案提供了條件，但健全電子人事檔案安保措施非常重要。為確保電子檔案安全、完整，我們可以通過制度約束、技術(shù)卡控等措施來排除檔案內(nèi)容人為修改的可能。同時，還可以采取人事檔案異地備份、信息設(shè)備實(shí)時監(jiān)控、木馬病毒定時查殺等措施來避免電子檔案遺失、損壞。（四）實(shí)現(xiàn)電子人事檔案與紙質(zhì)人事檔案的有機(jī)結(jié)合。紙質(zhì)人事檔案與電子人事檔案因其自身的優(yōu)缺點(diǎn)，要實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)結(jié)合，就必須揚(yáng)長避短，既要發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始性和安全性，又要凸顯電子檔案的便捷性。建立完善的人事檔案綜合管理系統(tǒng)，是改進(jìn)鐵路人事檔案管理模式，提高管理質(zhì)量與使用效率的有效途徑。（五）人事檔案管理向大數(shù)據(jù)發(fā)展隨著云技術(shù)的發(fā)展、人力資源管理的變革，人事檔案管理也不能固步自封。要充分應(yīng)用新技術(shù)發(fā)展的紅利，將大數(shù)據(jù)應(yīng)用到人事檔案管理中去，對人員學(xué)歷、職稱、性格、征信等數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總梳理，利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為企業(yè)發(fā)展輸送適合的人才資源，做到人盡其才。
總而言之，隨著鐵路建設(shè)的不斷加強(qiáng)，鐵路人事檔案管理模式的改革與創(chuàng)新也勢在必行。我們要高度重視人事檔案管理工作，加大人力、物力的投入，及時解決好人事檔案管理工作中遇到的問題，努力提高人事檔案管理水平，為鐵路事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮好人事檔案的作用。
作者:翟華敏單位:陜西省鐵路投資（集團(tuán)）有限公司
一、普通高中學(xué)籍檔案雙套制管理的簡要概述
我國普通高中對于檔案管理所采用的傳統(tǒng)方法是在專門的環(huán)境中對檔案采取保管措施和手段，來加強(qiáng)對于檔案的監(jiān)督管理工作。而隨著社會不斷發(fā)展，社會經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，科技飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及為我國傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理帶去了一種嶄新的檔案管理方式。在科學(xué)技術(shù)的推動之下，我國檔案從紙質(zhì)朝著電子化和數(shù)字化的方向發(fā)展。這樣不僅提高了電子檔案的共享性，同時還能減少檔案在收集和整理過程中所浪費(fèi)的大量時間以及做的許多無用功，這對于整個檔案管理和發(fā)展來說起著十分積極的作用。它不僅對于保存場地要求少，更是對于整個環(huán)境的干凈與否要求低，但是卻強(qiáng)調(diào)整個環(huán)境之中對于電磁的要求卻極高，因?yàn)殡姶拍軌蛴绊懻麄€計(jì)算機(jī)的具體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，容易產(chǎn)生波動。
即便是電子檔案呈現(xiàn)出極高的優(yōu)越性，但在一段時間內(nèi)電子檔案無法完全取代我國傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。因此以紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)為基礎(chǔ)出發(fā)，要求我們要采取專門的手段和措施來做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和電子檔案工作的管理，在這一要求之下，出現(xiàn)了“雙套制”的檔案管理方式。
所謂的雙套制檔案管理指的是將電子信息檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案共同歸檔，隨之形成了兩種不同介質(zhì)的檔案的管理方式。這種管理方式采取了一種融合的態(tài)度，將紙質(zhì)檔案所具有的優(yōu)勢和電子檔案所具有的優(yōu)勢結(jié)合起來，即可以在管理過程中使用高效的專用搜索系統(tǒng)，又可以發(fā)揮紙質(zhì)檔案作為憑證的一種價值。這在整個檔案文件的管理過程中，介質(zhì)變化蘇采取的一種主要管理方式。
二、普通高中學(xué)籍檔案雙套制管理方式的具體使用
現(xiàn)階段我國許多省市自治區(qū)已經(jīng)開始建立了普通中小學(xué)學(xué)生學(xué)習(xí)檔案電子信息化管理的專用系統(tǒng)，并且出臺了多種規(guī)定，表明電子檔案成為學(xué)生升學(xué)和就業(yè)等具體工作的主要依據(jù)，并且改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的遞交方式，逐步的實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案退出歷史舞臺。正是這些標(biāo)準(zhǔn)，使得學(xué)校不得不將檔案一式兩份，采用雙套制的管理方式來滿足各方面的具體要求。學(xué)生在入學(xué)期間，建立紙質(zhì)檔案，并且要建立兩份，一份學(xué)校留底，一份要學(xué)生在學(xué)習(xí)畢業(yè)之后帶走，無論是去參加工作還是到大學(xué)中去學(xué)習(xí)。而面對這樣的管理方式，只有雙套制的檔案管理方式才能滿足現(xiàn)階段的社會要求，才能更好地展開檔案管理的具體工作。
學(xué)校在使用雙套制的檔案管理方式時，需要做好這樣幾個方面的工作：
（一）提高學(xué)籍內(nèi)容的完整性
根據(jù)筆者的走訪發(fā)現(xiàn)，有些學(xué)校根據(jù)具體社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況以及學(xué)籍檔案實(shí)際要求，不斷的補(bǔ)充完善整個學(xué)籍檔案內(nèi)容的完整性。許多學(xué)校充分發(fā)揮班主任和任課教師的主觀能動性，不定期地請他們結(jié)合實(shí)際對完善學(xué)籍檔案的保管內(nèi)容提出合理化建議。
以前的學(xué)校紙質(zhì)學(xué)籍檔案內(nèi)容包括學(xué)籍卡、思想品德考核表、；高中畢業(yè)證書存根；高考成績單等。隨著時間的推移增加了畢業(yè)生鑒定表和綜合素質(zhì)評價基本信息表。而又根據(jù)社會發(fā)展的具體要求，將學(xué)籍檔案內(nèi)容調(diào)整為學(xué)籍卡、畢業(yè)生鑒定表、綜合素質(zhì)評價基本信息表、高中畢業(yè)證書存根、考生報(bào)名登記表、體檢表、高考加分登記表。與此同時，電子學(xué)籍檔案的保存內(nèi)容也根據(jù)上級有關(guān)部門的規(guī)定不斷調(diào)整與完善。
（二）明確工作流程，提升工作質(zhì)量
紙質(zhì)材料由原先定時歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)合電子文件即時歸檔。學(xué)校檔案室同步整理紙質(zhì)檔案與電子檔案，賦予同一內(nèi)容的兩套檔案統(tǒng)一的檔號，編制相同的著錄信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)有機(jī)對應(yīng)。慈溪中學(xué)教務(wù)處學(xué)籍管理人員把同樣內(nèi)容的紙質(zhì)檔案和電子檔案按時匯總上交學(xué)校檔案室，由檔案工作人員按檔案整理要求把紙質(zhì)學(xué)籍檔案匯入學(xué)校文書檔案中，把電子學(xué)籍檔案匯入學(xué)校多媒體檔案中，這一做法可以充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案與電子檔案的各自優(yōu)勢，有利于檔案查閱利用。
（三）提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，確保工作成效
較之于傳統(tǒng)的檔案管理工作，普高學(xué)籍檔案雙套制管理的專業(yè)性更強(qiáng)，提升普高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)十分重要。首先，檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，打破傳統(tǒng)的工作思維定勢，充分發(fā)揮主觀能動性，積極適應(yīng)學(xué)籍檔案雙套制管理的需要。其次，檔案管理人員應(yīng)努力改善自身知識結(jié)構(gòu)，主動學(xué)習(xí)與信息自動化管理相關(guān)的基本知識，著重掌握電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)操作與維護(hù)等技能。再次，檔案管理人員應(yīng)充分了解電子檔案管理的特點(diǎn)及風(fēng)險隱患，認(rèn)真貫徹落實(shí)國家、省、市及本校應(yīng)對電子檔案管理風(fēng)險的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案安全。
電子檔案逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展方向，這也可以說是劃時代的變化，這項(xiàng)檔案管理系統(tǒng)，對于管理人員來說，也算是一種挑戰(zhàn)，能更有效的提高管理人員的管理水平。
（一）電子檔案呈現(xiàn)計(jì)算機(jī)的數(shù)字化信息形態(tài)
電子檔案都是以代碼如入的形式形成在光盤、磁盤、磁帶、U盤、軟盤等等存在的。從多張紙質(zhì)檔案關(guān)系文件轉(zhuǎn)變成為一個小小的光盤、磁盤等幾億字的數(shù)據(jù)，可見這般變化可謂驚人。
（二）電子檔案管理信息是獨(dú)立的
紙質(zhì)的檔案載體和內(nèi)容是不可分離的一個整體但是，伴隨著電子檔案的出現(xiàn)，使得檔案管理的信息已經(jīng)呈現(xiàn)更大的獨(dú)立性。并且其內(nèi)存的位置還不是固定的，可以從一個儲存載體轉(zhuǎn)換到另一個載體，并且，其中的內(nèi)容信息不會發(fā)生改變，卻可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
二、電子檔案管理
（一）現(xiàn)在，很大部分的檔案室都會將電子文件的檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件進(jìn)行保存
主要是因?yàn)殡娮游募n案的管理制度、管理設(shè)備、證據(jù)性、管理技術(shù)與方法、通訊設(shè)備等各個方面還依舊存在問題。當(dāng)然，在這些問題沒有得到更好的解決辦法之前，對于這種電子文件和紙質(zhì)文件雙套的歸檔狀況，一定會存有必要性和合理性：第一方面，在檔案管理系統(tǒng)中，如果沒有技術(shù)過硬的員工，優(yōu)越的科學(xué)管理制度的條件下，在檔案室管理的工作人員不能輕易的使用電子文件檔案來替代紙質(zhì)文件檔案管理保存；第二方面，在使用電子文件方式來做檔案管理保存，也是非常有著積極的作用意義，依據(jù)這樣的方式就可以實(shí)現(xiàn)雙套歸檔的局面形成。可說在相當(dāng)長的一段時間里，電子文件檔案和紙質(zhì)文件檔案雙套歸檔的管理局面依舊繼續(xù)存在。隨著社會的不斷進(jìn)步，檔案管理技術(shù)的成熟以及各個方面的條件一應(yīng)俱全時，將會有越來越多的電子文件逐漸轉(zhuǎn)換成為電子檔案。在建立起的雙套歸檔管理中，會對管理人員增加較大的工作量，而且，在兩種管理檔案系統(tǒng)要建立起準(zhǔn)確的標(biāo)識關(guān)系。如：在電子檔案管理中的每個內(nèi)容都要詳細(xì)的標(biāo)注相互對應(yīng)的紙質(zhì)檔案管理庫的目錄、柜號、編號等詳細(xì)信息；同樣，在紙質(zhì)檔案中也要同樣詳細(xì)標(biāo)注相互對應(yīng)的電子檔案的編號、存放的地址等信息。兩者之間必須保證相互對應(yīng)，內(nèi)容相互一致。
（二）可靠性的原則
電子檔案管理是必須準(zhǔn)確無誤的，可靠性可為是電子檔案管理的根本。雖然說電子檔案管理要比紙質(zhì)檔案管理有著很多的優(yōu)勢，紙質(zhì)檔案管理在修改內(nèi)容上是有著明顯的很急的，而電子檔案管理的缺點(diǎn)卻在于此，在電子檔案管理中要進(jìn)行修改或者文件簽署上都是直接在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行更改和錄入的，卻不能留下任何痕跡，而數(shù)據(jù)的可靠性和證據(jù)性確是電子檔案管理的生命，這也是人們?yōu)槭裁磿陔娮訖n案管理的可靠性和證據(jù)性有著過多的疑慮。這個問題也是困擾著眾多在職電子檔案管理的工作人員，所以，在關(guān)于電子檔案管理也采用了很多種措施，電子檔案管理的可靠性是必須遵守的。在歸檔電子檔案管理的過程中，要嚴(yán)格的規(guī)范工作人員嚴(yán)格遵循工作制度，不僅要對收集的資料嚴(yán)格檢查把關(guān)，確保歸檔的電子文件的數(shù)據(jù)要有著真實(shí)性、有效性、可靠性，還要注意在管理電子檔案中的調(diào)閱、復(fù)制、鑒定、整理等各個環(huán)節(jié)都要保證依照正規(guī)的流程走，并且，在電子檔案歸檔完成后，還有建立相應(yīng)的備份文件，防止日后檔案中的信息丟失而導(dǎo)致的損失，所以，電子檔案的可靠性一定要嚴(yán)守遵循的。
（三）效率原則
一、會計(jì)電子檔案信息管理平臺的搭建
1.利用會計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)整合會計(jì)檔案信息
以會計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺，整合SAP系統(tǒng)、共享報(bào)賬服務(wù)平臺、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺等的報(bào)賬流程報(bào)賬和影像信息、自動收集各種信息，保留調(diào)閱其它業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的能力，全方位提供會計(jì)檔案電子信息。
2.利用會計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)管理全生命周期紙質(zhì)會計(jì)檔案
通過電子檔案管理系統(tǒng)和影像子系統(tǒng)管理紙質(zhì)檔案制作、接收、流轉(zhuǎn)、出入庫、調(diào)閱等工作，借此將會計(jì)檔案電子信息和紙質(zhì)會計(jì)檔案對應(yīng)，使電子檔案管理系統(tǒng)成為管理全部周期會計(jì)檔案的信息平臺。
3.形成統(tǒng)一的電子會計(jì)檔案信息管理平臺
形成1個門戶、2個子系統(tǒng)、3個應(yīng)用層面構(gòu)成的統(tǒng)一的會計(jì)檔案管理平臺，會計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)與影像子系統(tǒng)統(tǒng)一按門戶、集中存儲、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安全規(guī)則，影像子系統(tǒng)數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案歸檔完成后轉(zhuǎn)移至電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。
二、形成基礎(chǔ)會計(jì)檔案影像化整體方案
1.借助報(bào)賬流程直接解決報(bào)賬類原始憑證影像化
通過掃描前置到報(bào)賬發(fā)起環(huán)節(jié)直接對報(bào)賬類原始憑證影像化，為后續(xù)管理和業(yè)務(wù)審批、會計(jì)處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過提升流程效率補(bǔ)償掃描環(huán)節(jié)發(fā)生的勞動耗費(fèi)。
2.利用信息自動收集手段解決非報(bào)賬類原始憑證影像化
直接獲取非報(bào)賬類原始憑證所涉及轉(zhuǎn)固和預(yù)轉(zhuǎn)固、資產(chǎn)、省代、稅費(fèi)、收入等業(yè)務(wù)及相應(yīng)業(yè)務(wù)管理平臺生成的會計(jì)檔案電子信息，方便會計(jì)電子化處理及非報(bào)賬類原始憑證電子數(shù)據(jù)的直接生成。
3.通過現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理流程改造引入影像化
對基于紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)管理模式進(jìn)行改造，在業(yè)務(wù)管理流程初期引入影像化操作，使業(yè)務(wù)管理模式由基于紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的處理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛诩堎|(zhì)檔案的電子處理模式，如采購類物料模塊憑證影像化管理試點(diǎn)問題。
三、尋求銀行電子回單解決方案
1.尋求對直聯(lián)銀行回單進(jìn)行電子化對接
取得工行、招行、農(nóng)行、建行等主要直聯(lián)銀行配合，推進(jìn)銀行回單電子化對接，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過稽核確認(rèn)的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關(guān)聯(lián)，支持后續(xù)電子會計(jì)檔案信息利用。
2.建立資金業(yè)務(wù)稽核機(jī)制，保證資金支付安全性
考慮到銀行業(yè)目前尚未形成可認(rèn)證的銀行電子對賬單，電子回單數(shù)據(jù)完整性無法直接核對確認(rèn)，需依靠保證電子支付業(yè)務(wù)安全的及時稽核機(jī)制確認(rèn)資金支付電子回單數(shù)據(jù)完整性。
3.與第三方支付公司合作實(shí)現(xiàn)非直聯(lián)銀行回單電子化
除主要直聯(lián)銀行外，剩余非直聯(lián)銀行全部采用直聯(lián)方式進(jìn)行銀行回單電子化成本過高，且費(fèi)時費(fèi)力。通過將剩余銀行賬戶交易轉(zhuǎn)移到第三方支付公司、交易最終結(jié)果直接進(jìn)入主要直聯(lián)銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。
四、會計(jì)檔案“去紙質(zhì)”整理方案
1.形成記賬憑證電子化應(yīng)用模式
提出基于紙質(zhì)原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)取消打印保管紙質(zhì)記賬憑證，僅保管紙質(zhì)原始憑證的做法，同時在電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)保管記賬憑證完整的電子信息。
實(shí)際操作中，原始憑證成檔在電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)中依舊以記賬憑證為基本單位，同時通過電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)及紙質(zhì)檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關(guān)系表管理卷內(nèi)紙質(zhì)原始憑證。
2.推動賬簿及銀行回單電子化應(yīng)用工作
在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎(chǔ)上取消紙質(zhì)的打印、處理和保管工作，僅在電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)中保管對應(yīng)電子信息；利用電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)合成相關(guān)檔案信息滿足各項(xiàng)調(diào)閱需求。
五、開展業(yè)務(wù)協(xié)作，簡化會計(jì)檔案相關(guān)操作流程
1.完善流程
通過與法律、檔案管理部門協(xié)作，將現(xiàn)有合同管理流程進(jìn)一步延伸到合同接收保管環(huán)節(jié)，形成合同閉環(huán)管理。在此基礎(chǔ)上將報(bào)賬過程直接應(yīng)用電子合同，節(jié)省合同報(bào)賬過程中反復(fù)提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質(zhì)合同的勞動，堵塞報(bào)賬過程中利用未簽字、未審批合同報(bào)賬、利用不同合同版本取得報(bào)賬利益的漏洞。
2.引入影像化模式
與采購、工程等部門合作，在業(yè)務(wù)管理流程中引入影像化模式，通過業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)掃描提升業(yè)務(wù)管理流程審批效率，通過自動獲取業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成影像化原始憑證，減少基于紙質(zhì)收集和流轉(zhuǎn)的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費(fèi)，為將來壓縮不必要的紙質(zhì)原始憑證流轉(zhuǎn)和保管打好基礎(chǔ)。
六、精心打造立體式會計(jì)檔案信息質(zhì)量管控模式
對電子會計(jì)檔案信息產(chǎn)生和處理過程的責(zé)任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質(zhì)量予以控制，并通過相關(guān)制度體系予以落實(shí)。
1.依托報(bào)賬流程建立多元化信息質(zhì)量責(zé)任體系
明確報(bào)賬流程中報(bào)賬單位、報(bào)賬人及財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（以下簡稱“FSSC”）之間的責(zé)任關(guān)系，落實(shí)報(bào)賬人在信息申報(bào)、報(bào)賬單位和FSSC在電子會計(jì)檔案信息流轉(zhuǎn)與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責(zé)，形成三位一體的信息質(zhì)量責(zé)任體系。
2.以事前稽核體系保證電子會計(jì)檔案信息的真實(shí)性和一致性
建立省市一體的兩級事前稽核體系，在防范報(bào)賬風(fēng)險、健全內(nèi)部管理和控制的同時，保證縱向流程紙質(zhì)和電子會計(jì)檔案信息真實(shí)性和一致性，健全保障電子會計(jì)檔案信息品質(zhì)的長效機(jī)制。
3.形成各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換與校驗(yàn)機(jī)制
統(tǒng)一電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)界面，建立標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換模式，設(shè)置系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換后的校驗(yàn)復(fù)核機(jī)制，保證檔案數(shù)據(jù)獲取過程的一致性、完整性和安全性。
關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化 建設(shè) 問題 探討
檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。隨著電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、信息時代的到來，各行各業(yè)都大量使用了電腦辦公。這不但極大地提高了工作效率，節(jié)約了時間、成本，而且減少了工作人員的勞動量。數(shù)字化檔案將紙質(zhì)版檔案輸入電腦進(jìn)行管理，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相融合，不但實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化、遠(yuǎn)程化管理，而且實(shí)現(xiàn)了異地共享檔案查閱信息，極大地方便了相關(guān)部門的工作。雖然數(shù)字化檔案有很多優(yōu)勢，但是要完全做好檔案數(shù)字化建設(shè)仍然存在著很多問題。檔案管理人員對檔案數(shù)字化管理沒有進(jìn)行專業(yè)的知識培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使得檔案數(shù)字化建設(shè)難以進(jìn)行和提高。
一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的幾個問題
（一）紙質(zhì)版檔案的完善程度影響檔案數(shù)字化建設(shè)
雖然紙質(zhì)版檔案工作量大、管理麻煩，但是要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，首先必須借助紙質(zhì)版檔案，才能將檔案中的各種信息輸入電腦進(jìn)行存儲。因此，紙質(zhì)版檔案成了數(shù)字化檔案輸入的依據(jù)；其正確性和完整性將影響數(shù)字化檔案管理的正確性和完整性。即有了完善的紙質(zhì)版檔案，才有高質(zhì)量的數(shù)字化檔案，而紙質(zhì)版檔案的完善程度將影響檔案數(shù)字化建設(shè)。特別是對于一些對檔案管理知識不熟、業(yè)務(wù)不專業(yè)的管理者來說，做好紙質(zhì)版檔案的正確性和完整性是其面臨的一大問題。
（二）沒有形成統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件
現(xiàn)在各行各業(yè)的檔案管理，雖然是用電腦進(jìn)行管理，但僅僅是建立文件夾進(jìn)行管理，并沒有正式的軟件管理系統(tǒng)。因此，用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯(lián)網(wǎng)識別，也就失去了數(shù)字化建設(shè)的意義；進(jìn)而也就無法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息共享和遠(yuǎn)程操控。此外，有些行業(yè)和部門雖然使用了檔案數(shù)字化管理軟件，但是由于是出于本行業(yè)、本部門的需要而進(jìn)行的軟件開發(fā)。這種管理軟件使用范圍窄，軟件內(nèi)容和格式單一，通常只適合本行業(yè)、本部門的檔案管理。甚至有的管理軟件與本行業(yè)的計(jì)算機(jī)相匹配，一旦離開本行業(yè)的計(jì)算機(jī)，則其他計(jì)算機(jī)無法打開或者查閱，嚴(yán)重限制了管理軟件的作用。
（三）計(jì)算機(jī)病毒始終是檔案數(shù)字化建設(shè)中的困擾
計(jì)算機(jī)病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能通過設(shè)置防火墻和安裝殺毒軟件進(jìn)行預(yù)防。事實(shí)上，計(jì)算機(jī)病毒對檔案管理會造成毀滅性的損害。一旦計(jì)算機(jī)感染病毒，不但會使檔案無法打開，而且易造成永久性的檔案數(shù)據(jù)和信息丟失；檔案數(shù)字化建設(shè)將毀于一旦、功虧一簣，造成很大的經(jīng)濟(jì)損失。此外，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的[私權(quán)被破壞，不僅會給單位造成嚴(yán)重的損失，而且會給個人造成不可估量的傷害。因此，計(jì)算機(jī)的安全問題是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)必須要解決的問題。
（四）檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)知識單一
要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息管理人員必須具備檔案管理的專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)知識；只有融合兩者，才能勝任數(shù)字化檔案管理工作。事實(shí)上，很多單位和部門的檔案管理人員不具備對以上兩門知識的把握，其大多是由單位委任的。單位領(lǐng)導(dǎo)直接派遣與檔案管理工作性質(zhì)相近的職工，或者計(jì)算機(jī)專業(yè)的職工進(jìn)行檔案管理，這樣既不利于檔案數(shù)字化建設(shè)，也不利于單位的檔案管理。嚴(yán)格來說，具備兩門知識的人才甚少，現(xiàn)任的檔案管理人員的檔案管理水平不高，數(shù)字化檔案的建設(shè)越發(fā)困難。
二、針對檔案數(shù)字化建設(shè)問題的幾點(diǎn)思考
（一）做好紙質(zhì)版檔案
雖然紙質(zhì)版檔案管理工作量大、管理效率低，但是鑒于數(shù)字化檔案的弊端，以及為了管理安全起見，檔案管理部門還需完善紙質(zhì)版的檔案建設(shè)。對此，一是要做好紙質(zhì)版檔案管理的正確性，包括檔案中的日期、個人信息、文件內(nèi)容、數(shù)字標(biāo)點(diǎn)等。只有確保紙質(zhì)版檔案的內(nèi)容正確無誤，輸入電腦的檔案信息才會正確，具有數(shù)字化建設(shè)的意義。否則錯誤的數(shù)字化檔案不僅會給他人造成損失，還會誤導(dǎo)管理者一錯再錯。二是要做好紙質(zhì)版檔案的完整性和延續(xù)性。個人檔案或者單位檔案，因職工調(diào)動或者單位搬遷建設(shè)等容易導(dǎo)致紙質(zhì)版檔案丟失，且一旦丟失，就再也找不回來。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的完整性，從而保護(hù)單位和個人的資料信息，使數(shù)字化檔案查詢紙質(zhì)版信息有據(jù)可依。三是要保障紙質(zhì)版檔案的安全。檔案信息關(guān)系到個人和單位的隱私，關(guān)乎他人和單位的安全。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的安全，不僅要防止其發(fā)生損毀和丟失，更要防止發(fā)生篡改檔案的行為。
（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理
數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個完備的數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理。有關(guān)部門應(yīng)該應(yīng)用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進(jìn)的過程。要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就必須要求單位上下統(tǒng)一認(rèn)識，充分認(rèn)識數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性；堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點(diǎn)，打破傳統(tǒng)思想的束縛，實(shí)現(xiàn)由單一的數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫發(fā)展；在數(shù)據(jù)庫的管理過程中，要能夠重點(diǎn)面向應(yīng)用、建立活庫，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和效率來考核數(shù)據(jù)庫的活性等。
（三）提高管理人員的技術(shù)水平
鑒于數(shù)字化檔案的重要性，必須建立專門的管理人員隊(duì)伍進(jìn)行管理。為此，檔案管理人員應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：一是要強(qiáng)化自身的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)越性。管理者不僅要熟練地操作計(jì)算機(jī)，還必須懂得如何利用數(shù)字化檔案管理軟件，加密隱私和設(shè)置計(jì)算機(jī)防火墻，識別和防范計(jì)算機(jī)病毒，安全清除計(jì)算機(jī)病毒，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。二是要熟悉檔案管理知識，將檔案管理知識充分應(yīng)用到計(jì)算機(jī)管理中；能用檔案數(shù)字化管理軟件識別檔案信息的正確性、完整性以及數(shù)字的邏輯性，使檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量高、效率好。三是要努力提高管理者的職業(yè)道德素質(zhì)。不管是對紙質(zhì)版檔案還是數(shù)字化檔案來說，管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)都至關(guān)重要。其管理水平和責(zé)任態(tài)度決定了檔案管理的質(zhì)量以及檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。因此，有關(guān)部門必須加強(qiáng)管理者的道德修養(yǎng)，嚴(yán)格做好對檔案管理者的管理。
（四）要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件
管理軟件作為檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)，必須與計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)升級同步，即必須讓管理軟件進(jìn)行相應(yīng)的升級更新。否則隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的發(fā)展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網(wǎng)絡(luò)升級使得管理軟件在互聯(lián)網(wǎng)中無法識別，從而影響檔案的數(shù)字化建設(shè)。此外，要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，加快和促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的更新升級，促使數(shù)字化檔案管理能夠更加順暢，應(yīng)用更加方便，從而真正達(dá)到數(shù)字化檔案管理的目的。
三、結(jié)語
要做好檔案數(shù)字化建設(shè)，必須從根本上抓起。如引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，強(qiáng)化對管理者檔案管理知識和計(jì)算機(jī)知識的培訓(xùn)，使其能夠熟練地操作先進(jìn)的管理軟件；充分應(yīng)用好計(jì)算機(jī)知識，避免病毒感染和黑客攻擊、破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數(shù)字化檔案建設(shè)才有意義，才能順應(yīng)數(shù)字化檔案信息管理的發(fā)展趨勢。
（作者單位為國土資源信息院）
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：數(shù)字化時代；檔案
數(shù)字化時代，基層檔案工作從傳統(tǒng)的、專人檔案規(guī)整、分類、編碼等逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮有畔⒓夹g(shù)主導(dǎo)的開放化、共享化，智能化、網(wǎng)絡(luò)化。
一、數(shù)字化時代基層檔案工作的時代新要求
1.信息化社會大背景下，基層檔案工作要開放化、共享化。
在信息大爆炸的時代，信息交換成為社會交往主要形態(tài)，基層檔案工作越來越突現(xiàn)出其信息屬性，人們對于其關(guān)注也日漸加強(qiáng)。信息開放化、共享化狀態(tài)存在就為基層檔案工作信息提出了杜絕“重藏輕用”的要求。基層檔案工作就要改變過去封閉、僵化的工作模式，實(shí)現(xiàn)真正的共享，要求基層檔案信息更好的與社會相融合，要盡可能優(yōu)化與豐富檔案庫藏，以實(shí)現(xiàn)基層檔案物質(zhì)基礎(chǔ)的充分積累。同時，檔案信息的查閱形式應(yīng)多樣化，通過完善體制實(shí)現(xiàn)電話、傳真及信函查詢等。
2.順應(yīng)時展，實(shí)現(xiàn)基層檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、自動化 。如今，知識經(jīng)濟(jì)多依靠高新技術(shù)為主要發(fā)展形態(tài)，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑為當(dāng)前核心領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)，對于信息處理的便捷性不可小覷。當(dāng)前基層檔案工作要做的就是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榇笕萘俊⒌蛣趧訌?qiáng)度、高效率性。在@一過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)是實(shí)現(xiàn)自動化管理的基礎(chǔ)，在信息存儲、處理方面能力巨大，尤其是在建設(shè)紙質(zhì)檔案數(shù)字化模式、大容量、高精確度信息數(shù)據(jù)庫方面。另外，現(xiàn)代通信技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收、發(fā)的便捷化，在互聯(lián)網(wǎng)日漸普及的大趨勢下，基層檔案信息網(wǎng)絡(luò)化成為必然。
二、數(shù)字化時代基層檔案工作開展新思路
1.在整體發(fā)展規(guī)劃中充分納入檔案工作
基層檔案工作的順利開展，首先要實(shí)現(xiàn)對于檔案工作的充分優(yōu)化，制定科學(xué)、合理的檔案策劃方案，然后再將目標(biāo)細(xì)化為若干小任務(wù)，并逐步落實(shí)，有效整合，從而實(shí)現(xiàn)基層檔案工作的終極目標(biāo)。從檔案工作規(guī)范化角度來看，計(jì)劃的制定非常關(guān)鍵，他能保證與基層發(fā)展步調(diào)一致，通過各個部門的密切配合和全體相關(guān)人員的有效參與，能夠有效保障檔案資源的全面收集與科學(xué)規(guī)整，是基層穩(wěn)步、長遠(yuǎn)發(fā)展的重要保障。
2.有條不紊的落實(shí)對于基層檔案目標(biāo)的管理
在最近幾年，很多基層都開始實(shí)施“檔案工作的目標(biāo)管理”，即將檔案工作具體任務(wù)分解，并安排到各相關(guān)部門。在這一過程中，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制的構(gòu)建十分必要，它建立在檔案館基礎(chǔ)上。其次，通過教育、宣傳及培訓(xùn)，發(fā)展壯大檔案工作責(zé)任隊(duì)伍，強(qiáng)化相關(guān)部門中檔案管理者專業(yè)化乃至綜合素質(zhì)。另外，健全檔案管理制度也是必要項(xiàng)，這一點(diǎn)主要是針對諸如歸檔規(guī)范性、統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確、全面性而言。最后，要采取措施充分調(diào)動廣達(dá)參與者的工作積極性，例如在進(jìn)行基層基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的檔案工作中，可以將群眾力量充分調(diào)動起來，使工作整體質(zhì)量有效改善。
3.積極推薦基層檔案檔案雙套制管理體系
讓電子檔案與紙質(zhì)檔案從根本上融合在一起，從而認(rèn)真做好檔案雙套制管理的銜接工作。
（1）充分運(yùn)用數(shù)字檔案基本理論考察檔案雙套制管理模式
在當(dāng)前檔案管理過程中實(shí)施雙套制管理模式，紙質(zhì)檔案和電子檔案在應(yīng)用過程中都受到傳統(tǒng)檔案管理基本知識影響。在當(dāng)前檔案信息自動化的管理過程中，檔案管理的信息內(nèi)容更加準(zhǔn)確可靠。一般情況下，檔案管理強(qiáng)調(diào)電子檔案管理體系的原始性，而這里提及的原始性主要是指檔案資料記載內(nèi)容的原始性，而并不是指管理檔案資料載體的原始性。因此，在當(dāng)前檔案管理過程中，我們應(yīng)該緊跟時展的步伐，不斷創(chuàng)新管理理念，根據(jù)實(shí)際情況采用檔案雙套制管理模式，有條不紊的開展基層檔案工作。
（2）結(jié)合基層檔案資料管理內(nèi)容，初步限定雙套制模式管理范圍。為了有效提高基層檔案管理的水平，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況明確規(guī)定雙套制檔案管理的范圍，從而確保檔案資料內(nèi)容能夠永久性保存。一般情況下，針對需要保存時間較長的檔案資料可以不用雙套制管理模式。其中，各個基層可以根據(jù)自身檔案資料的實(shí)際情況，探究多種載體保管形式，并提出具有較高應(yīng)用價值的管理措施。尤其是在檔案管理過程中，應(yīng)該合理的將電子檔案和紙質(zhì)檔案有效結(jié)合起來，構(gòu)建完善的管理模式。同時，基層檔案管理部門應(yīng)該定期整理檔案資料，進(jìn)行分類處理，對于一些具有較高應(yīng)用價值的檔案資料采取掃描措施，實(shí)行雙套制保管方式。
（3）對基層檔案“雙套制”模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安排。在檔案管理過程中，實(shí)施雙套制管理模式其主要是針對檔案管理資料的內(nèi)容而定。根據(jù)檔案資料的合理情況，對檔案雙套制模式管理的內(nèi)容進(jìn)行合理安排，有利于提高檔案資料的應(yīng)用水平。在現(xiàn)代化檔案管理過程中，為了有效提高檔案資料的利用效率，需要檔案管理工作者切實(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，將檔案資料管理的重點(diǎn)放在檔案資料的利用中。在實(shí)行檔案雙套制管理模式的過程中采取循序漸進(jìn)的模式，制定明確的檔案管理目標(biāo)以及檔案管理計(jì)劃。根據(jù)不同檔案資料內(nèi)容的利用程度，從實(shí)際情況出發(fā)最大限度提高檔案資料的利用價值。
數(shù)字化時代，基層檔案工作新模式還要有很長的路要走。在當(dāng)前基層檔案管理的過程中，積極大膽采用電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套制管理模式是推動檔案事業(yè)發(fā)展最為有效的改進(jìn)措施。
參考文獻(xiàn)：
所謂民政社會救助中心檔案，指得是社會救助工作中的待遇申請、復(fù)審、停止審批以及日常管理當(dāng)中產(chǎn)生的具備保存價值的電子數(shù)據(jù)、聲像、圖表以及文字等資料。隨著信息技術(shù)在各行各業(yè)的不斷普及，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，民政社會救助中心檔案管理工作自然也不例外。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案在創(chuàng)建、儲存以及管理方面都存在較大的差異性，再加上民政社會救助中心檔案資源的復(fù)雜性，導(dǎo)致民政社會救助中心電子檔案管理工作仍然存在許多問題，如何解決這些問題，從而有效推動民政社會救助中心檔案信息化發(fā)展成為當(dāng)前急需解決的重要課題。
一、民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題
（一）電子檔案歸檔存在缺失。由于民政社會救助中心在以往的工作中保留的紙質(zhì)檔案資料庫極為龐大，再加上紙質(zhì)檔案裝訂、整理的過程中也沒有進(jìn)行科學(xué)分類，導(dǎo)致民政社會救助中心在全面實(shí)施電子檔案管理以后，許多紙質(zhì)檔案都沒有得到及時、合理地利用。將紙質(zhì)版的檔案歸納成電子檔案是一件極為復(fù)雜、繁瑣的工作，因?yàn)殡娮訖n案歸檔的不完整性，以致電子檔案本身檢索便捷、快速的優(yōu)勢沒有得到充分的發(fā)揮，檔案管理的效率相對較為低下。
（二）電子檔案缺乏資金保障。因?yàn)槊裾鐣戎行臋n案管理信息化建設(shè)缺乏有效的資金保障，導(dǎo)致其在硬件設(shè)施方面的投入明顯不足，全國各個地區(qū)的民政社會救助中心檔案管理部門仍舊采用配置相對較為過時的計(jì)算機(jī)，導(dǎo)致民政社會救助中心電子檔案管理工作的效率大打折扣。民政社會救助中心檔案管理工作如果要實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理，先進(jìn)的硬件設(shè)施是必備的保障，例如：高配置的電腦、掃描儀、打印機(jī)以及復(fù)印機(jī)等等。
（三）檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提升。現(xiàn)階段，民政社會救助中心檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)不合理，許多年齡較大的檔案管理人員適應(yīng)能力相對較差，其在檔案管理信息化操作方面則存在不精通、不熟練的情況，自然也就難以掌握電子檔案的分類、流程以及歸檔等相關(guān)工作，導(dǎo)致民政社會救助中心電子檔案管理工作受到一定程度的影響。
二、優(yōu)化措施與建議
（一）完善電子檔案管理體系。一套科學(xué)、合理的制度是保障電子檔案管理工作能有序開展的先決條件。這就需要民政社會救助中心嚴(yán)格按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)范，充分結(jié)合民政社會救助中心的實(shí)際情況，制定一套具有科學(xué)性、合理性的電子檔案管理體系，使得電子檔案的形成、積累流程的管理工作以及檢查鑒定、歸檔責(zé)任等相關(guān)流程更為規(guī)范化、合理化，切實(shí)保障各項(xiàng)工作的開展實(shí)現(xiàn)有章可循、有矩可循。針對審查完成的電子文件實(shí)施統(tǒng)一的收集管理，要產(chǎn)生對應(yīng)的紙質(zhì)文件，并且要針對紙質(zhì)文件實(shí)施集中核查，從而有效保障紙質(zhì)檔案文件能夠與電子檔案保持一致。此外，民政社會救助中心應(yīng)當(dāng)逐漸規(guī)范電子檔案管理工作所使用的軟件與平臺，從而有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。
（二）加大財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展力度。民政社會救助中心電子檔案管理工作要想更好地發(fā)展，就必須要進(jìn)一步增加硬件方面的投入力度，全面更新電子檔案管理的軟件與硬件，配齊自動打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)以及計(jì)算機(jī)等，切實(shí)滿足現(xiàn)代化電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案存儲介質(zhì)的多元化發(fā)展。此外，民政社會救助中心還應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案自動化管理的目標(biāo)，必須要改變傳統(tǒng)管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會救助中心檔案的“利用”性質(zhì)，比如：構(gòu)建社會救助工作的信息管理系統(tǒng)，使得民政社會救助中心電子檔案工作的檢索更為便捷、內(nèi)容更為準(zhǔn)確，從而有效促進(jìn)民政社會救助中心電子檔案規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)民政社會救助中心電子檔案的價值。
（三）提升檔案管理人員專業(yè)能力。隨著信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)日新月異的變化，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作未來的必然發(fā)展趨勢。所以，民政社會救助中心應(yīng)當(dāng)依照檔案管理的實(shí)際需求，針對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，切實(shí)保障檔案管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)的合理性。進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)教育工作，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓(xùn)教育，根據(jù)當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍的實(shí)際情況，組織多形式、多渠道的培訓(xùn)教育方式，進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識體系與信息素養(yǎng)，全面提升檔案管理隊(duì)伍的電子信息知識，力爭打造一支綜合素質(zhì)過硬、專業(yè)結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。
三、結(jié)語
處在當(dāng)前這個信息技術(shù)高速發(fā)展的社會，民政社會救助中心電子檔案管理工作要想更好地發(fā)展，就必須要正視當(dāng)前存在的問題，針對這些問題制定相應(yīng)的優(yōu)化方案，并且要不斷加大電子檔案的管理力度。如此，才能保障民政社會救助中心各項(xiàng)工作的有序開展。
一、社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)
（一）標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范
將社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在社會保險檔案電子管理系統(tǒng)中，不按規(guī)定流程整理便無法歸檔，從而使社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案化管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范。解決了目前紙質(zhì)檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全，整理的規(guī)格不統(tǒng)一、質(zhì)量不高等問題。
（二）即時采集，隨時歸檔
實(shí)行電子檔案管理可以在參保對象業(yè)務(wù)辦結(jié)后立即將紙質(zhì)資料掃描錄入微機(jī)，不僅避免了手工錄入造成的差錯，提高了工作效率，而且解決了有些單位平時不注意紙質(zhì)資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時編號歸檔，解決了紙質(zhì)資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了紙質(zhì)資料的歸檔率和完整率。
（三）易于管理，查閱方便
電子檔案是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲紙質(zhì)檔案資料，幾百甚至幾千本紙質(zhì)資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設(shè)施，節(jié)約了人力和財(cái)力，管理起來十分方便。聯(lián)機(jī)后凡是在經(jīng)過授權(quán)的微機(jī)上，都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類社會保險檔案資料，提升了社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)管理水平，解決了多年來傳統(tǒng)檔案管理一直處于封閉式的局面，提高了資料檔案利用價值。
（四）監(jiān)控前移，方便考核
由于采用高清晰度掃描，參保人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個細(xì)節(jié)你都看得清清楚楚，在微機(jī)中審核社會保險業(yè)務(wù)資料，可以方便地找出哪些申報(bào)表未審核簽字，哪些報(bào)表審核不認(rèn)真，哪些登記表填寫或資料不全等，將監(jiān)控工作前移到受理錄入環(huán)節(jié)，有效地提高了各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的質(zhì)量。同時為內(nèi)部考評提供了新的途徑和依據(jù)，想查書面資料情況直接在計(jì)算機(jī)上就可實(shí)現(xiàn)，無需再到業(yè)務(wù)員或檔案室調(diào)取資料檢查。
二、實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的可行性
（一）取材容易，采集便捷
對于社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理來說，需要的是將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)。紙質(zhì)資料可通過掃描儀掃描進(jìn)入微機(jī)，只需要設(shè)計(jì)出實(shí)用的社會保險業(yè)務(wù)資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來，再配以適當(dāng)?shù)牟樵儜?yīng)用系統(tǒng)便可順利運(yùn)行。
（二）投資不大，技術(shù)不難
社會保險業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的難點(diǎn)是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結(jié)合本身社會保險業(yè)務(wù)檔案工作的要求，借助外部技術(shù)人員的力量，可以成功地解決這一難題。同時，高速掃描儀的價格不高。
（三）容易普及，實(shí)用性強(qiáng)
軟件的前臺應(yīng)用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質(zhì)檔案掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進(jìn)行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時，網(wǎng)絡(luò)版的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理軟件，通過授權(quán)可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中的任何一臺計(jì)算機(jī)都可以方便地檢索和查閱社會保險業(yè)務(wù)檔案資料，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享，根本不需要再到指定的檔案室去，十分實(shí)用而又容易普及。其中工作量最大的是初期資料的掃描錄入，但使用高速掃描儀可解決這一問題。
三、實(shí)行社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理應(yīng)注意的幾個問題
（一）加強(qiáng)紙質(zhì)資料審核
資料整理是檔案數(shù)字化工作中的一個基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，準(zhǔn)備不充分會造成數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容與名稱不對應(yīng)或資料殘缺不全等現(xiàn)象。這要求在檔案掃描前，必須加強(qiáng)審核，對裝訂物影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物，拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，不允許裁切檔案紙張。破損嚴(yán)重?zé)o法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)；折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行處理（壓平或熨平）后再進(jìn)行掃描。
（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制與管理
對于掃描好的數(shù)據(jù)信息，由質(zhì)量檢查人員把關(guān)，檢查掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量是否符合最終存儲歸檔標(biāo)準(zhǔn)。對在高速掃描過程中出現(xiàn)的不合格數(shù)據(jù)，做人工處理。如果發(fā)現(xiàn)漏頁、重張等問題，要求及時補(bǔ)掃或在系統(tǒng)中刪除重張那頁。對于掃描數(shù)據(jù)不清晰的，在數(shù)據(jù)信息問題記錄單上記錄并重新掃描。當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)則的數(shù)據(jù)，利用系統(tǒng)提供的功能，對掃描好的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或更正。
數(shù)據(jù)檔案信息雖然不怕蟲蛀、霉?fàn)€，但也有其缺點(diǎn)，一旦發(fā)生中毒、計(jì)算機(jī)硬盤損壞等情況，將會造成數(shù)據(jù)的丟失。因此要加強(qiáng)對已錄入的數(shù)據(jù)的保存，在加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)安全管理的同時，可定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)不丟失；還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密處理，防止人為破壞。
（三）加大相關(guān)人員的培訓(xùn)
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識密集型的工作模式，檔案數(shù)字化建設(shè)的過程與新知識、新技術(shù)的普及和應(yīng)用密不可分，所以，人才隊(duì)伍是關(guān)系到檔案數(shù)字化建設(shè)成敗的關(guān)鍵因素。因此，應(yīng)加大有關(guān)人員的崗位培訓(xùn)力度，重點(diǎn)學(xué)習(xí)與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)化加工與管理、數(shù)據(jù)庫運(yùn)行管理等，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。
