時間：2023-04-24 08:54:11
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理基礎，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】基礎工作；檔案管理；現代化
一、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2、重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3、結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
4、范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、轉變傳統的檔案管理模式，把實體管理變為信息管理
傳統的檔案管理，就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好的的客觀環境，現代技術促使傳統的檔案管理模式面臨著新的挑戰。當前，檔案管理工作的重點也應適應數字化管理的需要，從實體檔案管理轉變為對信息資源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數字化加工，利用現代化技術手段對檔案信息資源進行管理。經過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現檔案資源信息的價值和使用價值，它能為經濟發展、科技進步、社會繁榮等諸多領域提供更全面、更高效、更快捷的服務；它能創造最佳的社會效益和經濟效益，使之真正成為未來信息社會國 民經濟和社會發展的寶貴戰略資源。
2、應建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此，人們要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；其次，依據文件處理流程來進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。
另外，在電子檔案使用過程中，我們也應注意到一是電子檔案安全性問題。因為計算機網絡化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的快速發展，隨之而來的問題就是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規范化和程序化管理；相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。
三、結語
在當代信息化迅速發展的今天，在加強檔案管理工作時，要根據檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升信息時代檔案管理的層次和工作效率。
關鍵詞：基礎工作;檔案;管理;現代化
檔案管理是一項系統的工作，不僅需要應用先進的管理技術，還需要利用專業的設備，只有對管理方法進行不斷的創新，才能提高檔案管理的效率，才能提高檔案管理的質量，保證檔案的合理利用。為了促進檔案管理的現代化發展，相關工作部門需要做好基礎工作，解決檔案管理基礎工作中存在的問題，應該建立完善的檔案保管系統，提高檔案管理人員的服務質量，保證檔案分類的合理性，增加檔案利用的途徑，以提高檔案管理水平，推進檔案管理工作的現代化。
1 檔案管理基礎工作存在的問題
隨著社會的不斷發展，檔案館中的資料越來越多，為了做好檔案的存儲工作，檔案館管理部門需要做好檔案館的擴建工作，要增加檔案館的容量。我國很多檔案館存儲的資料都比較雜，館藏的數量比較大，案卷的數量比較多，而且時間跨度比較大。但是，一些檔案館采用的管理制度比較落后，有的檔案館仍然沿用的是封閉式的管理制度，很多檔案管理人員檔案管理任務就是單純的對檔案資料進行保管。很多檔案管理員的專業性比較差，沒有經過專業的培訓，也沒有掌握檔案管理的技術與技巧，在日常工作中，缺乏創新意識，而且服務熱情不高，在工作中以不丟失案卷為工作準則，這使得我國檔案基礎工作水平比較低。
在很多檔案館中，都存在檔案管理不規范的問題，有的檔案沒有目錄號，存在一卷多冊的現象，在檔號設置時存在不規范操作的情況。有的案卷標題不規范，在制定標題時沒有考慮案卷的內容，標題無法準確反映案卷的內容，這些標題一般都存在缺少基本要素或者要素設計不準確的問題。有的檔案館中的案卷缺少目錄，案卷的標題無法涵蓋檔案的全部內容，在檢索的過程中，不利于提高檔案的利用率，而且會浪費用戶較多的時間。有的檔案還存在案卷頁碼不統一的問題，這樣很難確定案卷是否存在掉頁問題。有的檔案館組卷整理比較混亂，在排列的過程中，沒有按照統一的標準進行整理。還有的案卷薄厚不一，美觀性不強，而且不利于提高空間的利用率。一般檔案館的建館時間越長，其館藏的數量越多，而且存在的問題也越嚴重，為了改善我國檔案館基礎工作較差的現狀，管理部門應該引進先進的技術與設備，提高工作的效率與質量。
2 加強檔案管理基礎水平
2.1 做好普查以及檔案整理工作
在對檔案館的案卷進行收集與整理時，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原則，對檔案館中沒有任何利用價值的案卷進行剔除，要定期對檔案進行整理與檢查，做好檔案的更新工作，避免出現案卷重復或者檔案丟失的問題。在對案卷進行普查的過程中，需要做好更新工作，要提高檔案的利用率，還要保證檔案的價值。
2.2 保證案卷整理的規范性
檔案管理工作需要利用先進的設備，在利用計算機技術后，檔案整理的效率大大提高了，檔案館的工作人員要定期對案卷進行整理，要做好案卷的重組工作，保證案卷整理與存儲的規范性。對缺少明確信息和編碼不正確的案卷進行細致的檢查，做到案卷的形式規范化。
2.3 統一分類號
在整個檔案管理工作中，對檔案進行統一分類是非常重要的。工作人員應該在遵守相關的法律法規的前提下，根據實際情況的不同，運用不同的分類方法。這就要求檔案管理的相關工作人員對這項工作有充足的認識，加強校正工作的力度，確保檔案管理工作能夠按照統一的標準。達到相對規范的效果。這也是為以后的計算機錄入工作打好基礎。
2.4 規范題名
和檔案管理工作中的分類號一樣，對檔案的題名工作也要重視。在具體的工作過程中，一定要規范題名，將模棱兩可的檔案歸到一起進行后期的查證;將題名不規范不全面的檔案進行檢查和補充。盡量提高案卷題名的規范化要求，保證檢索的查準率。
3 推進檔案管理現代化
3.1 分清主次
進行檔案管理工作的最終目的就是更好地為社會服務，滿足人們對檔案的查閱和研究的要求。對于龐雜的檔案案卷來說，有些是利用率高，保管價值大的案卷，有些則是相對來說不是很重要的案卷。所以在檔案管理的過程中就要分清主次、輕重緩急，在應用計算機管理的時候，對重要的檔案優先處理，這樣才能提高檔案管理工作的效率。
3.2 著錄分級次
在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄;對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄;而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件，則進行文件級著錄。這樣既節約了時間、人力、與財力又提高了效率。
3.3 利用好檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時，可以直接在全引目錄上面分類標引;而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。
3.4 使用“關鍵詞”
“主題詞”雖然有規范統一的功效，卻同時存在著查找繁瑣、效率低的弊端;怎樣取其利避其弊？我們認為，可以采取以“關鍵詞”替代“主題詞”的做法。即從題名或文件主題中，靠思維歸納出提示主題內容的詞匯、關鍵詞進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題縮短查找時間，提高效率。
檔案管理事業在發展的過程中，需要提高檔案資源的利用率，在收集與整理檔案資料時，要做好剔除工作，對利用價值不高的檔案，不需要將其存入檔案館中。為了提高工作的效率，檔案館部門還需要引進先進的設備以及管理理念，一定要保證檔案基礎工作的質量，這樣才能提高檔案館的現代化發展水平。檔案管理人員要重視基礎工作，要保證操作的規范性，對傳統的管理方法進行創新，以及避免出現檔案丟失或者檔案標題不明的問題，檔案管理人員要加強日常的學習，提高專業技術，這樣才能推進檔案管理工作現代化建設。
參考文獻
[1]王赴京.探析如何做好基建檔案管理[J].河北企業，2014（4）.
一、檔案管理基礎工作的重要性
所謂檔案管理基礎工作主要包含檔案信息的查詢、登記、裝訂、注銷和分類。其中檔案分類主要是指依據檔案管理規范，將檔案信息的內容、用途和來源進行分類整理，一般情況下來說，裝訂檔案主要采用三點一線法[2]。檔案信息進行登記時，要將常規性的冊、單、表等使用在檔案整理、利用、進出和保存等方面的記錄工作中，從而形成完整的原始檔案，并且保證檔案的安全性、完整性。在檔案管理基礎工作中，檔案健全管理是非常重要的工作項目，保證檔案的完整能夠提高檔案信息的使用效率，并且能夠節約大量的人力，使檔案信息的檢索更加快速。檔案內容主要是指企業和單位活動的過程中所產生的重要記錄，其具有時效性、重要性和獨特性等特點。有效開發檔案管理工作項目能夠為使用者提供更好的服務，并且也能夠完善檔案基礎工作，同時現代化檔案管理水平也得到提升。將現代化計算機技術和網絡信息技術應用到檔案管理中，能夠有效強化檔案基礎工作管理，從而使檔案基礎管理更加完善、全面。也能夠減少因為檔案檢索中的問題，從而提升檔案檢索的能力。
二、檔案管理基礎工作中的問題
目前，我國的綜合性檔案館數量眾多，其中的館藏內容也較為繁雜，由于檔案信息保存的跨度時間較長，所以大部分檔案信息均屬于封閉式管理狀態，主要目的在于保證檔案信息的完整性、安全性，同時不同時期的檔案管理方式和整理質量均不統一[3]，所以在檔案管理基礎工作中仍然存在不足和問題，具體體現在以下幾方面：
（一）檔案信息保存的時間較長，所以部分檔案檔號不規范，經常會出現無目錄的狀況，或者存在同一目錄號多個檔案信息的現象。
（二）檔案的全標題書寫不規范，部分標題無法反映內部檔案的具體內容，甚至部分檔案存在無標題的狀況。
（三）在檔案信息中存在檔案標題沒有涵蓋的數據信息內容，從而產生信息檢索困難的問題。
（四）檔案信息存在頁碼標記混亂的問題。
（五）部分檔案卷宗存在保存問題，時間上存在混亂，信息的種類和保存等級上也存在嚴重問題。
（六）檔案卷宗在歸檔后進行保存，但是由于沒有規范性，所以造成檔案保存沒有規律性，從而為日后的管理帶來麻煩。
檔案館的建館時間越長，檔案數據量越來越大，則問題就越多，也越嚴重，所以針對這一現象，加緊完善檔案館的管理系統，并且將計算機應用技術、網絡信息技術等全部納入到檔案管理中，從而實現現代化的檔案管理，有效提高檔案管理效率，同時能夠快速解決檔案管理信息中所遇到的問題。
三、檔案基礎管理工作在現代管理中發揮的作用
現代化檔案管理中，要促進其完整性，為人們的信息查詢工作和搜索工作提供便利，需要將創新理念應用其中，促進檔案管理工作在執行期間更為系統、更合理。并且，實現檔案的基礎管理工作，也能推動檔案管理工作的有效進步，從而為其發展提供有力決策。
（一）提高了檔案管理的標準
社會經濟的發展，促使人們提高了檔案管理的要求。隨著科技不斷更新，現代化檔案管理逐步轉向標準化、規范化的發展道路。由于檔案管理發展的較為迅速，所以在管理過程中工作人員的能力無法滿足現代化檔案管理需求，則無法讓檔案管理工作得到發展[4]，所以應該有意識的培養檔案管理工作人員的管理意識，使工作人員能夠了解檔案管理基礎工作重要性，并且也要注重培養自身的基本能力，從而使檔案保管工作得到科學、全面的監管，并且能夠有效保障檔案信息的安全性。同時應該制定專業化的管理責任制度，使工作人員能夠銘記自身的工作責任，同時能夠保障檔案管理工作的順利進行，利用獎罰制度，能夠激發員工的工作積極性，有效完善檔案管理工作。
（二）檔案管理基礎工作能夠取出雜劣信息
在進行檔案管理的時候，經常會因為檔案信息未編碼、檔案信息資料雜亂等等問題而造成檔案數據信息檢索困難，所以需要進行徹底的檔案信息資料重新整理，從而將混入到卷宗內的雜亂內容全部整理出來，有效杜絕出選卷宗過厚、未編頁碼等現象。如果在重新整理的過程中出現目錄、項目號、案卷號、頁碼、類別號、標題、件號等信息不完整狀況，則需要立即進行備注，并且進行重新整理和填寫，通過這種處理方式不但能夠提高檔案信息的使用效率，還能夠改善檔案數據信息的拓展性，讓檔案信息容量保持在適度的水平和狀態，從而有效實現規范化、科學化的檔案管理。
（三）檔案管理基礎工作能夠促進檔案管理規范化發展
現代化檔案管理工作要順利進行，必須要強化管理工作人員的工作技能和職業素養，而管理工作人員如果要想強化自身的管理能力，則需要對案卷要求、歸類要求和歸檔要求等工作內容進行全面完善，從而有效實現檔案管理工作的標準化發展。在檔案管理工作中如果出現檔案信息不正確、檔案內容不齊全等問題，即使應用計算機技術、網絡信息技術也無法提高檔案管理工作的水平[5]。所以檔案管理部門應該制定嚴格的規章制度，并且結合自身的實際情況來規劃規章制度的執行標準，并且管理工作人員的日常行為規范，并且嚴格監管檔案管理工作的各項環節，從而保障檔案管理基礎工作的順利完成，另外在檔案信息歸檔以后，還需要嚴格管理檔案信息的保存工作，保證檔案信息能夠及時的歸檔入庫，使數據信息能夠得到完整的保存，對以后的檔案信息檢索和應用都有積極作用。
（四）檔案管理基礎工作能夠使信息檢索工作順利應用
在進行檔案信息管理的過程中，檔案信息的歸檔和錄入是最基礎的檔案管理工作，只有掌握基礎的檔案管理工作，并且能夠將檔案基礎工作執行到極致，才能夠進一步提升檔案信息的現代化管理水平，保證檔案信息的準確性。做好檔案基礎管理工作，能夠為使用者提供完善的檢索功能，并且便于使用者查找有效的檔案信息[6]。社會科技的不斷進步，網絡信息化技術不斷的應用到檔案管理中，從而使檔案管理工作更具有公開性，只有不斷完善檔案管理基礎工作，才能夠使檔案管理工作與現代化技術接軌，并且迅速提高管理的效率和水平。在人們進行數據信息檢索的過程中，只有保障數據信息、案卷號等信息準確無誤后，才能夠提供完善的數據信息檢索服務。另外，應該創建專業化的檔案信息收集小組，對檔案信息進行收集、整理等工作，編制規范化的目錄，然后裝訂成冊進行保存，從而節約了檔案管理工作人員數據收集、整理的時間。
（五）提升檔案利用率
做好檔案管理工作，能夠自然而然的提升檔案利用率。檔案管理部門每年都會收集大量的檔案信息，管理工作人員依據檔案信息的重要性進行分類，將重要的檔案信息優先管理，然后在整理其他檔案，通過有效的整理不但提高了檔案的管理速度，還提升了檔案信息的使用效率。利用全新電子技術完善檔案信息檢索方法，讓使用者輸入關鍵詞即可尋找到相關檔案信息，大幅度提高了檔案的利用率，從而有效推動了檔案管理工作的發展。
[關鍵詞]檔案管理；基礎工作；現代化探析
一、檔案管理現代化建設的必要性
檔案管理現代化是檔案工作順應時展的需要。傳統檔案管理工作，主要是利用人工對檔案實體進行精細的收集、整理、保管、利用等，在科學技術突飛猛進、社會發展日新月異的今天，電子政務、電子商務日益普及，政務公開全面推行，對檔案管理工作提出更新更高的要求，傳統檔案管理方法弊端已凸顯。加快檔案管理現代化步伐，適應時代需要，成為現代檔案工作的一項重要內容，也是檔案部門順應時展的必然趨勢。
檔案管理現代化是社會主義和諧社會的要求。和諧社會建設要求檔案部門既要為政府各項工作提供基礎服務支撐，又要成為黨和政府連結廣大人民群眾的橋梁紐帶。要求檔案管理工作與時俱進，服務社會，在社會主義新農村建設、社會保障體系建設、和諧社區建設等各個方面，發揮服務效能。
檔案管理現代化是檔案事業自身發展的必然選擇。檔案事業在改革開放和現代化建設中具有十分重要的地位和作用。在檔案工作的外部條件和內部需求都在發生深刻變化的情況下，檔案管理現代化無疑是奠定檔案事業基礎性地位、實現自身發展的必然趨勢，可以促進傳統檔案管理理念的轉變，有利于新一代管理體制的建立和完善，促進檔案事業持續、協調、有序發展。
近幾年，檔案管理工作開始逐步進入規范化管理的軌道，從整體情況看，檔案工作本身還存在以下幾方面的問題：
（一）案卷標題不規范
有的案卷有標題，但不能反映主題內容；有的案卷缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；有的案卷檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊；部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；許多案卷未標頁碼，如果在使用中掉頁很難發現。
（二）檔案利用主體受到限制
長期以來，檔案利用主要是為各級領導決策、為機關各部門工作參考服務，而為科研服務則相對較弱。由于受到某些陳舊的思想觀念和檔案制度的制約，一些檔案利用主體的正當利用要求無法得到充分滿足，或者需要辦理大量復雜繁瑣的手續才能得以實現，從而大大影響了檔案的利用效率。
（三）館藏檔案門類不全，檔案利用效率受到限制
據調查，目前不少檔案館館藏門類不全，內容單一，主要以黨政、科研、財會類檔案居多，其他檔案門類不全，數量有限。例如，照片檔案、聲像檔案、實物檔案等嚴重匱乏，特色檔案寥寥無幾，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。
（四）檔案開發利用受到限制
以往的檔案查閱主要是靠手工翻閱檔案目錄，檔案管理人員經常會遇到查詢人員對檔案的形成時間、題目弄不清楚的情況，查閱起來特別困難，既耽誤時間，又浪費人力。目前多數檔案利用方式基本上仍停留在傳統的手工層面上，游離于先進的信息技術之外，雖然檔案館已普遍配備了計算機，但使用范圍仍局限于文檔目錄的錄入，檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后，嚴重影響了檔案的利用效率。
二、檔案管理基礎工作的標準化、規范化
要想提高檔案管理的水平，就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行。
（一）全面普查案卷，去粗取精
實現檔案管理標準化、規范化的第一步是普查案卷，去粗取精。因為，一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件。所以，首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
（二）重新組合案卷，實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管，而且也可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
（三）結合實際，規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。檔案規范著錄應該以《檔案著錄規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合著錄工作的著錄細則。
（四）統一分類號，保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再制定出一些具體細則。在分類的過程中加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。應盡量做到統一認識、統一標準，前后標引一致，從而達到標準化和規范化管理。
（五）規范題名，保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率，但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準。而題名準確可以保證檢索的查準率。因此，在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。我們糾正計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種(必要時加上人名、地點和時間)等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的賀詞。還要統—文種，題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等，這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
三、推進檔案工作現代化管理
面對當今社會電子檔案文件數量急劇增加，網上利用檔案文件信息的要求越來越高。為適應國家信息化建設檔案事業發展的需求，應以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標。加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續、快速、健康發展，為改革開放和現代化建設服務。
（一）加快檔案信息化基礎設施建設
推進運用計算機管理檔案，提高檔案館(室)計算機和網絡技術的應用程度，進一步提高檔案信息化水平。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實行計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率，提高社會利用的效率。
要實現檔案管理現代化，首先要用現代信息處理技術對檔案館中存儲的檔案，紙制檔案，照片底片檔案，錄音、錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現行文件行數字化處理和存儲，即進行數字化檔案館館藏建設。其次要分級次著錄，既省時，省力，即在著錄過程中可以將案卷分為二個層次進行。將那些反映問題單一或變化值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及相同內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入，既節約了時間、人力與財力，又提高了效率。
（二）加強檔案目錄數據庫建設
數字檔案館最核心的問題是信息資源庫的建設。資源庫應成為檔案資料存儲中心和檔案資料處理中心。充分運用計算機技術，加快檔案數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄。
（三）積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設
有條件的檔案館應通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數字化管理等方法，積極建設相關的全文數據庫和多媒體數據庫，盡快實現檔案全文信息查詢、不斷提高服務效率和質量。
綜上所述，檔案管理工作是永無止境的，檔案的現代化管理建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。只有不斷探索新路，做好檔案管理基礎工作，找準檔案工作的切入點，適應新時期檔案工作的需要，才能推進檔案工作現代化管理。
參考文獻：
眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的否則輸入的數據與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前處理性質的基礎工作使其充分滿足計算機工作的技術要求。那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢，總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。
二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2、重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3、結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4、統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
5、規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地（下轉70頁）（上接68頁）點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎。
三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作
不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2、分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄、對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3、分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4、用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
[關鍵詞]基層單位；檔案；管理
我們知道，檔案學是探索檔案、檔案工作的發展規律，研究檔案信息資源的管理、開發的理論、原則與方法的學科。而它的應用，則有助于提高檔案事業管理和檔案管理的科學水平，更有效地開發利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務。
基層的檔案建設工作是整體檔案的最基本的要素之一，把基層的檔案工作做好做實，才能使檔案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發、檔案應用等五個方面更加的完整，才能更有效地發揮出其應有的作用來。那么，從我們農場來說，檔案管理基礎工作究竟在哪些方面有其不足和需要大力加強的呢?哪些方面尚不能迅速適應現代管理的要求呢?
檔案學告訴我們，檔案學是以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務是：在研究檔案和檔案工作發展規律的基礎上，提出檔案工作的科學理論、原則與方法，指導檔案工作實踐。提高檔案管理的科學水平，以便充分實現檔案的價值，為各項社會實踐服務。總體來講，我們農場的檔案工作是一種綜合性的，其大多內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。
主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容，或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍：三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用：四是許多案卷未標頁碼。如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。
總之。像農場這樣的基層檔案管理工作，其綜合性較強，內容十分龐雜，檔案征集的時間越長，藏量越大，其存在的問題就越多。從以上情況來看，農場的這種綜合性檔案的管理工作需要盡快地、科學地加以解決這些，尤其是要解決好基礎建設問題。為此，引龍河農場領導高度重視檔案工作，農場黨委全面加強了檔案的管理工作，并成立了由場領導親自掛帥的領導小組，配備了專門的人員和設備，實行了標準化、規范化的工作程序和方法。提高檔案管理基礎工作水平，并嚴格要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
一是全面普查案卷，去糟取精。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以，我們首先剔除一些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。二是重新組合案卷實現案卷規范化。將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中，還對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。三是結合農場實際規范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作。也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。四是統一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。在分類的過程中，我們還加強校審力度，以便及時校正分類人員的錯誤，并且還應經常組織大家統一認識，統一標準，盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。五是規范題名保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準。因此。在著錄時，我們統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是，在填寫題名項過程中，要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。我們還結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種及必人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊。如果題名冗長，則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現以免影響檢索的準確率。所以，我們規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件，則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
由于我們在推進檔案管理現代化的進程中。通過實行標準化、規范化的工作，提高了檔案管理基礎工作水平，并初步建成了計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎。
一、加強人事檔案管理基礎工作的意義
高校人事檔案管理工作是高校人事工作的重要組成部分，是一項集政治性、政策性、專業性、技術性為一體的工作，涉及集體和個人雙重利益，在學校人事管理工作及學校發展中起著重要的作用。隨著國家人事制度改革的深化，人才市場的不斷擴展，對人事檔案管理規范化要求更加迫切，人事檔案基礎工作規范化，是實現干部人事檔案管理規范化、信息化的前提，能真正使檔案在組織人事工作中達到“觀其卷，知其人，用其長”之效果，為高校的人才選拔和人才交流提供祥實的信息，進而有利于高校干部人事管理工作的順利進行。基礎工作的規范能提升干部人事檔案的價值，人事檔案作為“人的管理”的基本信息的主要依據，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心，是“人”的歷史和現狀的一個真實反映，二十一世紀的競爭是人才的競爭，真實準確、完整系統的人事資源信息，有利于進一步與社會接軌，加快人才流動頻率，提高人們的就業自由度。
二、做好高校人事檔案基礎工作的方法
1.健全和完善人事檔案工作的各項規章制度
按照干部人事檔案管理工作的條例、規定，結合實際制訂和完善本校干部人事檔案工作的規章制度，如《高校干部人事檔案管理工作實施辦法》、《高校干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《高校干部人事檔案整理工作細則》，制定材料的審核、檔案的保管和保護、查（借）閱、轉遞等工作的規定、辦法、制度，實行依法治檔，依法管檔。
2.規范人事檔案材料的收集工作
人事檔案材料收集要做到完整、齊全。在具體收集工作中要明確人事檔案材料的形成來源，理清收集渠道，這是做好檔案材料收集工作的前提條件。材料形成來源有組織人事部門形成的，有個人形成的；基層單位形成的，上級機關形成的；本部門形成的，其他部門形成的。檔案管理人員要根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，盡可能將各級層、各部門、社會群團組織等形成的材料，如：干部履歷表、年度考核表、晉升工資審批表、干部調動審批表、干部轉正定級審批表、職稱評審呈報表、教師資格審批表、優秀教師、教育工作者登記表、（離）退休審批表、教師公開招聘錄用、聘用干部、續聘解聘、辭職、干部任免、入黨入團、政審、公派出國、出境、各類獎勵、處分、學歷學位、教育、教學、科研材料，以及記載干部個人德、能、勤、績、廉等各方面材料。這些方面材料形成量大，有規律，時間性強，檔案管理人員必須抓住時機，第一時間收集齊全，成套材料必須保持其完整性，不可缺頭少尾，對于因歷史原因而無法收集完整的材料要按規定寫出書面說明。要建立人事檔案材料收集工作網，確保檔案材料收集的保障性，各部門在材料形成之日起一個月內及時歸檔，做到隨辦、隨收、隨審、隨歸。所收集的材料數量要精選，內容質量要好，有一定保存價值。
人事檔案材料收集要真實準確。人事檔案材料必須是由法定作者形成，材料文字清楚、所指對象明確，材料內容符合檔案人的客觀實際，材料內容沒有涂改造假，沒有模棱兩可的語言。凡頭尾不清、來源不明，又查不清或對象不明確的材料不能歸檔。
收集的人事檔案材料要規范，手續要完備。收集的材料必須是辦理完畢的正式材料，凡規定需由組織蓋章的必須有組織蓋章，審查結論、處分決定、組織鑒定、民主評議、年度考核和干部考察中形成的綜合性材料，要求本人簽署意見者，本人必須簽署意見或由組織注明本人已閱知。任免、評審等之類的審批表須注明任免或評審職務的批準機關、批準時間及批準文號。出國出境審批表須注明出去的任務、目的和往返時間等。
3.做好人事檔案的整理工作
首先，整理人事檔案時要根據材料形成的歷史條件、主要內容、用途，辯證唯物的甄別材料的真偽和保存價值，并確定其是否屬于歸檔范圍。其次，對鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂六個步驟，嚴格遵循《干部檔案整理工作細則》，嚴格把關，既不能整“欠”也不可整“過”，做到嚴格審核、準確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。
檔案材料審核鑒別工作必須以《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案收集歸檔規定》等有關規定為依據。
一是審查檔案材料是否齊全、完整。對原已歸檔且歷史上形成的材料可維持原狀，對新歸檔的材料屬于成套的必須齊全，屬于單份的必須完整。凡時間、來源和對象不明確或查不清的材料，一律不得歸檔。
二是審查材料手續是否完備。凡不符合歸檔要求或手續不完備的材料不可歸檔，要審核登記后統一到材料形成部門補辦手續后方可歸檔。
三是要審查鑒定檔案中的材料是否屬于所管人員的材料及應歸入人事檔案的內容。有同名異人、張冠李戴者，及時糾正調整。有不屬于歸檔范圍的內容和重復的材料，要清理出去，并在《剔除檔案材料登記表》中登記后，按照銷毀規定集中銷毀，不得擅自處理。
四是審查人事檔案歸檔材料的載體和記錄材料是否符合檔案保護要求。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，歸檔材料必須統一使用16開規格的辦公用紙，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，不采用噴墨打印件、傳真件歸檔，應選用激光打印件或靜電復印件歸檔，歸檔材料采用原件，一般不得使用復印件。對歷史上形成的且已歸檔的有保存價值的材料，可在維持原貌下進行必要的裱糊或復制。
干部人事檔案分為十大類，即：履歷；自傳；考核鑒定材料；學歷學位、職稱、職業資格、個人科研學術水平、培訓材料；政審、三個時間認定；黨、團組織材料；獎勵；處分；工資待遇（轉正定級、招聘、任免調動、退（離）休、、辭職、退職、出國（境）、黨代會、人代會、政協、派、群團會議等形成的審批表、登記表）；其他材料。排列順序為：干部（專業技術）職務變動表、目錄、檔案材料、備考表。而每類檔案材料要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料形成的時間排列順序。一般情況下第一、二、三、四、七、九、十類適用于按時間排序，但特殊情況可特殊處理，如第四、九類中含有不同性質的材料，采取二級分類法排序，先將性質相同的材料集中后，再按時間順序排列。而第五、六、八類適用于按材料內容和材料之間內在聯系排序。分類是檔案整理工作的重要一步，要做到認真鑒別，準確歸類。
技術加工即對一些字跡材料不符合要求或紙張破損，以及紙張不規則或卷角、折皺等的檔案材料，在保持其原貌狀態下采用復印、掃描、拍攝、拆剪、補粘、折疊的方法進行復制、加工。在技術加工過程中不得損毀文字、照片，不得涂改、圈劃、污損、撤換。
4.規范高校人事檔案的日常管理工作
人事檔案的日常管理是檔案基礎工作的環節之一。如檔案的傳遞、接收、保管和保護、查借閱、檔案檢索等，要嚴格按照干部人事檔案管理八項制度操作，實行依法管檔，科學管理。
檔案歸檔入庫后排架是一個重要環節，科學合理的排架有利于檔案管理人員快速準確的查閱到檔案，提高工作效率。目前高校人事檔案均根據各自實際選擇其排架方法，常用的有：部門+姓氏筆畫排架法、籍貫+姓氏筆畫排架法、姓氏拼音排架法、漢字結構排架法、新的拼音排架法五種方法。筆者單位總結各方法利弊后采用的方法是：部門+姓氏編碼排架法，即以學校各學院或部門劃分為類區，再采用四角號碼對姓名進行編碼，取每字四碼中的任意碼組成一組x位數的號碼（依習慣而取），用阿拉伯數字表示，兩字姓名用0補齊，從0—9的順序往下排。重名重姓者可通過部門區分，另外可在檔案盒脊附上標簽，除編碼、姓名外，再加上籍貫，查閱起來更加科學方便快捷，此方法簡單明了，只要掌握四角號碼編碼口令即可，案卷間不必預留空余，易于隨時增加或減少，便于Excel下操作。
【關鍵詞】疾控中心；檔案管理；弊端
疾控中心檔案管理工作任務量大、工作復雜、內容多樣、保管周期長，做好疾控中心的檔案管理工作并非易事，需要大量人力、物力和精力的投入。雖然我們疾控中心檔案管理工作經過實踐檢驗已經取得了豐碩成果，但面對時下瞬息萬變的疾控環境，我們的疾控中心檔案管理工作在很多方面做的依然不到位，我們必須重視當前疾控中心檔案管理工作中存在的問題，并想方設法的予以解決。
一、當前疾控中心檔案管理工作中的弊端
（一）基礎設施建設不足
一方面，疾控中心檔案管理工作中硬件設施建設不足。疾控中心承擔著較多的疾病防控職能，每年所要開展的工作難以計算，每年所要積累下來的檔案資料十分可觀，要做好疾控中心的檔案管理工作，必要的硬件設施的建設是必不可少的。但從當前地方疾病防控中心檔案管理工作開展現狀來看，大多數的疾病防控中心硬件設施建設方面遠遠難以滿足現實檔案管理工作的需求，比如檔案柜的缺失導致許多檔案資料隨地丟棄，比如缺少除濕設備導致各種檔案資料返潮損壞等。
另一方面，疾控中心檔案管理工作中軟件設施建設不足。如果說設備是疾控中心開展檔案管理工作的硬件設施的話，那么制度就是開展疾控中心檔案管理工作的軟件設施。地方疾控中心的檔案管理工作，更多的是依附在辦公室日產辦公業務下開展的，沒有制定針對性的檔案管理規章制度，造成疾控中心檔案管理工作秩序混亂。
（二）檔案管理人員綜合素質較低
檔案管理崗，是一個需要有專業技術資格的檔案管理專業畢業人才來擔任的，但是就目前檔案管理行業現狀來看，沒有像會計崗位那樣對于從業者有著硬性規定，準入門檻偏低。在一些地方疾病防控中心，檔案管理崗多為領導干部子弟，或者是由辦公室、財務室的相關人員兼職任職，這些人員都是半路出家，缺少檔案管理專業知識，對檔案的分類管理、分類存放及檔案檢索等一竅不通，造成疾控中心檔案存放混亂，使用難度大等。
此外，檔案管理人員不僅僅要求有檔案管理專業知識，同時還應該具備良好的溝通能力，良好的心理素質等，這樣才方便檔案管理室為其他各科室開展工作提供高質量資料。
（三）檔案管理信息化水平低
信息技術在生產生活各個領域內的運用所取得的成功為我們疾控中心檔案管理工作指明了未來發展方向，國家衛生部、檔案局在《衛生檔案管理暫行規定》中提出：“檔案信息化建設要與本單位的信息化建設同步發展，逐步實現檔案管理信息化、服務網絡化、不斷提高檔案的現代化管理水平”。信息化建設，被看做是檔案管理現代化的一個象征，更是提高疾控中心檔案管理工作質量的有效途徑。當下，對于信息化建設認識不足、信息化基礎設施建設不足、信息化人員隊伍建設不足等問題的存在，地方疾控中心檔案管理信息化建設步履維艱。
二、解決疾控中心檔案管理工作中現存弊端的出路
（一）加快疾控中心檔案管理基礎設施建設
基礎設施建設是開展疾控中心檔案管理工作的基礎，也是決定疾控中心檔案管理工作工作質量的決定性因素，正所謂巧婦難為無米之炊，沒有完善的基礎設施做后盾，我們疾控中心檔案管理工作就很難真正滿足日常疾控工作開展的需要。
一方面，加強疾控中心檔案管理工作的硬件設施建設。既要加強基礎的用于檔案保管的設施的建設，如檔案儲藏架、檔案擺放臺等，滿足最基礎的檔案保管所需，又要加快對于檔案管理配套硬件設施的建設，比如除塵設施、通風設施、除濕設施等等，保證保管的檔案資料不會由于屬于維護而發生損失。
另一方面，加強疾控中心檔案管理工作的軟件設施建設。具體來講，就是要加快疾控中心檔案管理工作的規章制度，確保疾控中心檔案管理工作的有序開展，保證檔案資料的真實性。
（二）全面提升疾控中心檔案管理人員隊伍素質
人員隊伍是做好疾控中心檔案管理工作的基礎，只要提高了疾控中心檔案管理工作人員的整體素質，才能夠把這份平淡的工作做成偉大。
一方面，要提高疾控中心檔案管理工作崗位的準入門檻。盡管當前行業范圍內沒有對疾檔案管理工作崗位提出明確的從業資格要求，但是疾控中心作為一個關乎群眾健康的敏感部門，必須認真負責做好每一個環節的工作，這就要求疾控中心應該建立自己的檔案管理崗準入門檻，專業對口、人盡其用。
另一方面，提升檔案管理人員的綜合素質。要對檔案管理人員開展綜合培訓，既要提高他們的專業技能，也要提高他們的交際能力、計算機能力和心理素質，滿足未來檔案管理崗位的時代要求。
（三）加快推進疾控中心檔案管理工作的信息化建設
加快推進疾控中心檔案管理工作的信息化建設，是疾控中心與時俱進的開展各項工作的具體體現，也是做好疾控中心檔案管理工作的時代要求。加快推進疾控中心檔案管理工作，首先就是要加快信息化建設的基礎設施建設，配套信息化所需的計算機網絡設備等；其次就是要加快信息化隊伍建設，每個部門都應該對從業人員開展信息化培訓，確實提高全單位工作人員的信息化素養，方便參與信息化檔案管理；最后，建立系統內部的信息流通機制，與系統內其他疾控中心合作，共同開發系統信息共享軟件，將一些可供本單位外部使用的信息放置在平臺之上，這就實現了1+1>2的信息共享理念。
參考文獻：
[1]萬蓉.設備檔案在疾控中心檔案管理中的重要性探討[J].職業衛生與病傷，2013（05）
【關鍵詞】檔案管理；基礎工作；現代檔案管理
引言
檔案是企業重要的資料，在社會發展，網絡信息技術高度普及的形勢下，檔案管理也逐步實現了現代化，網絡技術的引入大幅度的提高了檔案管理的工作效率，但是與此同時，企業管理部門以及工作人員，對于檔案管理的基礎性工作也不能忽視，做好基礎工作，才能夠更好的促進現代化的實現，將現代化建設與基礎工作相結合進行，才是目前企業現代化管理的正確途徑。
一、檔案管理基礎工作現狀分析
1.目前很多單位中，有一部分領導對于檔案管理工作不夠重視，并且根本沒有意識到檔案資料對于單位發展的重要性，可以說檔案資料是單位信息資料的重要來源，對于單位的文化的發展與繼承都有著非常積極的意義。但是單位檔案部門與其他部門相比來說，往往得不到足夠的重視，因此常常會其他部門兼并，甚至還有可能被撤銷，即便是有負責檔案管理的人員，數量上也往往不夠，并且流動性很大，對于檔案管理方面的專業知識也不夠豐富，待遇也不高，工作人員的工作積極性不高，綜上所述內容就是導致我國機關單位中檔案工作開展效果一直不理想的主要因素。
2.檔案的管理模式落后。目前的很多機關單位中，通常檔案部門都是先對封閉的，并且工作狀態都會是處于中無序的狀態，另外，還有一部分的管理人員管理知識并不豐富，也沒有經過正規的訓練，因此在管理工作中，一旦遇到問題，處理起來也會比較苦難，檔案管理通常采用的就是信貸式，這樣的管理模式非常不利于其他工作人員的對于資料信息的查閱和使用。
3.檔案管理科學化水平低下。在各個領域都相繼進入信息化的趨勢下，檔案管理也需要實現辦公自動化，這樣才能夠順應時代的發展以及要求，而目前從我國檔案管理的狀況來看，其科學化，自動化的程度還不高，很多工作依舊是人工進行，因此工作效率與質量都無法得到有效的保障，信息丟失的問題也時有發生。因此，構建信息化的檔案管理系統已經成為目前檔案管理工作者所面臨的重要課題。
二、檔案管理基礎工作完善措施
1.提高檔案管理工作人員素質
檔案管理基礎工作質量與工作人員專業性有著直接聯系，所以提高工作人員的整體素質是必要的。首先從管理人員隊伍的年齡結構調整入手，積極接納年輕力量，注入活力，年輕人干勁足，精力充沛，最為主要的是年輕人基本是大學畢業，掌握著現今的管理思想以及管理技能，因此會給檔案管理質量提供更大的可能性。同時也不能忽視隊伍中老員工的力量，要鼓勵這些老員工積極參加培訓活動，主動學習現今的管理經驗，并且要發揮其帶頭作用，在行動上給予年強人示范以及引導。另外，還要組織員工進行管理知識以及信息技術的學習活動，以科技促發展。
2.加強檔案管理工作
首先，強化檔案管理，是促進檔案基礎工作質量得以的有效手段，管理的目的在于規范，規范員工行為，同時也明確了領導的責任，確保將監督工作落到實處。企業內部必須構建專業化的管理體系以及管理機構。然后，需要從實際情況出發，具體問題，具體分析，將檔案管理的各項環節和內容進行明確，進而達到強化管理的目的。
3.加快檔案基礎工作的現代化步伐
計算機信息技術在檔案基礎管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎工作的配合，通過目錄、索引、關鍵詞檢索等方式，進一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎工作的現代化步伐，首先，應該將數字網絡技術引入檔案管理中，提高工作質量和效率，然后是不斷引入多元化的計算機信息技術，實現不同案卷的分類和儲存，建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統。
4.重新組合案卷，實現案卷規范化
重新將所有的檔案整理和分類，進行組卷，進行的原則就是將有聯系的檔案規范在一起，將缺少目錄，標題或者標題不清楚重新填寫，整理，規范。確保管藏的規范性，完整性。在利用的時候，能夠順利找到。借助信息化的手段，建立信息化檔案，構建電子文檔和目錄，做好備份，確保檔案管理安全性。
三、結束語
提高企業檔案管理的效果和力度，首先就應該從基礎性工作入手，以基礎促發展，企業內部管理部門以及管理人員不斷提高自身的綜合組織，借助信息化的手段，全面提高檔案管理工作的質量，才能夠有效推動企業現代化檔案管理工作的發展與進步。
參考文獻：
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（1.赤峰學院 科技處；2.赤峰學院 學報編輯部，內蒙古 赤峰 024000）
摘 要：高校檔案管理信息化建設，是如今高校管理中必不可少的一個部分。本文就高校檔案管理信息化建設進行分析，通過對其內涵的闡述，根據其面臨的問題，有針對性地提出相應的解決措施，力求為提高各大高校檔案管理信息化建設作貢獻，實現高校可持續發展。
關鍵詞 ：高校檔案管理；信息化建設；相關對策
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2015）03-0155-03
隨著社會的發展，科技的進步，辦公自動化逐漸普及到各大高校，這也在一定程度上改變著高校檔案管理的方式，由原本的傳統化逐漸向信息化演變，這不僅給高校檔案管理帶來更大便利，還能與時俱進，使其不被社會淘汰，促進高校檔案管理的可持續發展。因此如何高效、合理地將信息化建設利用到高校檔案管理中去，成為各大高校管理員的主要任務。
有效的檔案信息化管理，不但可以增加檔案資源的可利用率，而且能提高管理者的工作效率，減輕他們的工作量。但是，由于目前的高校檔案管理信息化建設還面臨著不少的阻礙和問題，因此有針對性地對這些問題進行相應地解決很有必要，這也是本文論述的重點。
1 高校檔案管理的基本概念及內涵
1.1 基本概念闡述
高校檔案管理是高校管理中必不可少的一部分，它對高校管理的可持續發展起決定性作用。高校檔案管理主要由教學檔案、招生活動、科研管理檔案等部分組成。它將生動形象的事物變成抽象的圖表和文字等等，方便保存，且可供恒遠流傳。高校檔案，是學校歷史的完整記錄；是學校教育的實時寫真；是校園活動的紀實。它既可以幫助學校的教育教學積累豐富的經驗，還能最大程度地為學校的可持續發展奠定基礎，貫穿于學校的每一項工作中，具有深遠的意義。
高校檔案管理信息化的含義是，在進行高校檔案管理時，將檔案管理信息化，利用網絡等技術化手段將高校檔案資料進行合理分類、利用、開發，實現其社會共享的目的，提高其可利用價值。高校檔案管理信息化利用現代化技術手段，將高校檔案資源進行整合、分類、管理、二次利用，實現資源共享。
高校檔案管理信息化蘊含豐富的內涵，具體內涵如下：
（1）它的實現可以充分收集高校各類檔案資源，把數字、網絡化技術作為載體，實現高校檔案管理數字化。
（2）采用計算機、網絡等技術，實現高校檔案一體化、自動化管理。集閱覽、記錄、儲存、傳遞、搜索等管理功能于一體。
（3）運用計算機、網絡等技術，實現資源高度共享，充分體現高校檔案資源的價值。
（4）它是一個將信息技術進行高度應用和推廣的過程；是一個將高校檔案信息、資源進行開發和二次利用的過程；是一個實現信息服務最大化價值的過程。
2 高校檔案管理信息化建設的作用和必要性
隨著社會的進步和科技的發展，高校檔案管理建設面臨著不少的問題和挑戰。由于數字化、信息化時代的到來，計算機、網絡等技術影響著人們的日常生活，逐漸成為人們生活、工作以及學習的重要工具。而為了實現高校檔案管理的現代化，進行高校檔案管理信息化建設很有必要，它不僅能夠記錄學校的歷史演變過程，還能對學校活動進行紀實，這在一定程度上全面、真實、客觀地體現了學校的發展歷程和教育成果，及時進行檔案管理和保存。同時還能夠提高學校的管理效率，對學校教育具有深遠影響和意義。
3 高校檔案管理信息化建設面臨的問題分析
隨著高校檔案管理信息化建設的普及，高校檔案管理得到不斷進步和發展，但是在高校檔案管理信息化建設的過程中還面臨著不少問題。其問題主要體現在如下幾個方面。
3.1 基礎設備不完善
高校檔案管理信息化建設的基礎是齊全的檔案管理設備，但是根據高校現狀來看，大部分高校的檔案管理設備不夠齊全。一套完善的高校檔案管理設備是由硬件、軟件設備兩個部分組成的，其中硬件設備包括計算機、網絡、掃描儀、打印機等，軟件設備包括數據庫、信息處理系統等。
在高校檔案管理信息化建設中，由于相關檔案管理人員對其缺乏認知，且重視度不夠，導致高校檔案管理信息化建設的基礎設備無法及時更新，這種情況的出現，阻礙了高校檔案管理信息化建設的發展進程。
3.2 高校檔案管理信息化建設發展進度緩慢
由于受傳統化檔案管理方式的影響，導致無法進行系統的信息化管理。在信息化管理普遍應用之前，我國都是采用紙質管理的方式進行檔案保存，因此難以適應信息化管理的進程，加之我國進行高校檔案管理信息化建設起步太晚，缺乏基礎建設，基礎設備不足，這在一定程度上阻礙了高校檔案管理信息化建設的進程。
3.3 缺乏有針對性的系統管理標準
信息化管理系統標準作為高校檔案資源高度共享的基礎前提，由于高校檔案管理缺乏有針對性的系統管理標準，且沒有完整的管理規劃，造成檔案管理人員存在盲目性，這對高校檔案管理信息化建設產生直接影響，使之無法實現資源共享，從而阻礙其發展進程。
3.4 專業人才不足
在高校檔案管理信息化建設的過程中，專業人才作為必不可少的一個因素，是促進其發展的關鍵部分，而專業的檔案管理人才不僅需要具備扎實的基本知識，還需要擁有熟練的計算機操作技能。但是就目前的高校人才現狀而言，他們在專業領域存在太多不足，不僅基礎理論知識認知度不夠，還缺乏相關專業技能，無法將基礎理論與專業技能進行巧妙地融合，阻礙高校檔案管理信息化建設發展進程。
3.5 領導認知度不夠
就目前大多數高校而言，檔案管理作為高校管理過程中的一部分，缺乏高校領導的重視，他們認為不需要在檔案管理上特意花時間、花精力，應該順其自然，按照以前的傳統管理進行即可，不愿意將資金花在檔案管理上。由于他們對檔案管理信息化建設缺乏認知和了解，造成上述現象的發生，影響了高校檔案管理信息化建設的發展。
4 高校檔案管理信息化建設的有效措施
綜上所述，高校檔案管理在行信息化建設的過程中面臨著不少的問題，其中主要的問題包括，基礎設備不完善、發展進度緩慢、缺乏有針對性的系統管理標準、專業人才不足、領導認知度不夠等，為了使高校檔案管理信息化建設有效進行，本文針對這些問題，提出了相應的解決措施。
4.1 加強基礎設備建設
4.1.1 基礎設備的組成和作用
高校檔案管理信息化建設的基礎設備分為網絡系統和數字化設備兩部分，網絡系統主要包含計算機、路由器、服務器等等硬件設備，數字化設備主要包含數據庫管理系統、操作系統等等虛擬化信息資源。計算機網絡設備是基礎設施的核心內容，它是實現資源共享、進行檔案傳輸、信息交換的基礎。所以，建立一個高效的信息化檔案管理具有重大意義，它不但能夠有效地進行資源共享，還能將檔案信息化的優點充分體現，實現檔案管理價值最大化。
4.1.2 以完善局域網為前提，實現基礎設備價值最大化
為了讓高校檔案管理信息化建設有效進行，高校需雖其原有的局域網進行高度完善和修改，且做到與相鄰高校或者其他的高校實現資源共享、進行聯通，進一步優化原有的網站內容和模式，提高網站信息量和網絡服務能力。同時，根據學校基本情況，進行資源整合、規劃，在原有設備的基礎上，購置全新的軟件設備，包括系統軟件和硬件設備兩部分，前者包含網絡服務、文檔一體化等等，后者包含文件服務器、掃描儀等等。
4.1.3 完善高校檔案管理信息數字化建設
高校檔案管理信息數字化建設，依附于網絡教育平臺，而這個平臺是全省統一的，為了完善高校檔案管理信息數字化建設，需先建立全省高校檔案信息網，實現各大高校網絡信息資源共享，使高校信息網成為成為全省信息網的一部分。
4.1.4 資源設置建設
（1）建立檔案信息數據庫，方便檔案信息化查詢，這在一定程度上能夠有效地提高檔案管理的工作效率和服務水平，達到資源共享的目的。
（2）采取電子文檔形式進行文檔的保存，提高人們的信息化意識，常常舉辦相關講座和培訓，提高相關人員信息化技術水平，推動高校檔案管理信息化建設的發展。
（3）加強檔案管理信息化意識，從工作入手，加強電子文檔的收錄、分類等工作，并保證其準確性，促進高校檔案管理信息化建設的快速發展。
4.2 提高相關人員認知性
4.2.1 提高領導對高校檔案管理信息化建設的認知度
根據高校的具體情況，制定高校檔案管理信息化建設的可行性方案，讓高校領導意識到檔案管理信息化的必要性和重要性，讓高校檔案管理信息化建設順利進行。因此高校領導對檔案信息化的認同和支持是高校檔案管理信息化建設的關鍵，也是其有效進行得保障。
4.2.2 提高高校相關部門的認知度
這就需要在一定程度上消除各相關人員對檔案信息化建設的認知偏差，營造正確的認知氛圍，提高所有人員的積極主動性，配合檔案管理者的基本工作。檔案管理信息化工作的職責，不僅僅局限于檔案管理人員，它也是整個高校人員的職責所在，在此過程中需要每個成員利用不同的方式去進行宣傳，達到提高檔案資源、信息可利用率的目的。在宣傳的過程，為高校營造積極主動的工作氛圍，同時提高學生、老師們對檔案管理信息化的認知意識。
4.3 培養專業人才
檔案管理工作人員是高校檔案管理信息化建設過程中的重要部分，它是維持檔案信息及時傳遞給用戶的橋梁，它是檔案管理信息化建設的操作者。隨著社會的進步、科技的發展，社會的人才需求越來越大，對人才的要求也越來越高，因此，在高校檔案管理信息化建設的過程中，管理人員的素質高低，決定他在高校的地位高低。若他們無法與時俱進，依舊以原來的管理方式和思維方式去進行相關工作，那么他們終究被該行業所淘汰。所以，檔案管理工作人員應隨著時代的變化而變化，將其自身的專業技能進一步強化，適應信息化的進程，采用全新的思維方式積極主動地投身于新型管理模式中去。
為了促進高校檔案管理信息化建設的可持續發展，需培養較多的專業人才，而人才的培養工作應做到如下幾個部分：
4.3.1 加強專業知識的培訓
完善高校檔案管理工作人員相關培訓制度，開展進一步強化培訓課程，把計算機、網絡等技術與現代化管理知識相結合，并列入培訓課程，提高檔案管理人員的專業技能。
4.3.2 定期組織學習交流會
高校應進行定期的學習交流會，與其他高校進行信息、知識交流，取長補短，引進先進的思想和學習方法，提高人員的專業水平。
4.3.3 設置績效考核制度
將高校檔案管理人員的培訓狀況加入考核內容，調動檔案管理人員在培訓過程中的積極主動性，為整個團隊樹立良好的榜樣，同時提高整個團隊的專業水平。
4.3.4 培養集管理、技術與一身的人才
高校檔案管理相關部門，需通過不同渠道招攬優秀的計算機網絡人才，之后，開設專業的檔案管理課程，對他們進行相關的管理培訓，培養集管理、技術于一身的高質量人才。
4.4 制定合理的系統管理標準
（1）根據國家檔案局的相關準則，嚴格進行高校檔案管理信息化建設，在此基礎上，根據高校的實際情況制定符合學校發展的系統管理標準，對對高校檔案管理進行規范化和系統化。
（2）高校檔案管理部門需積極配合，主動參與到系統管理標準相關規范的研究和制定中，加快研究進程，提高相關規章的制定效率。
4.5 高校檔案管理信息化資源設置建設
4.5.1 完善信息數據庫建設
檔案管理信息化建設，有利于實現檔案查詢的信息化，這樣可以提高檔案管理人員的工作效率，減輕他們的工作負擔，實現資源共享。
4.5.2 強化電子文檔保存意識
電子文檔較紙質文檔而言，保存性更久，查詢更方便，閱覽更直觀。因此，提高高校人員電子文檔保存意識很有必要。可以通過采用培訓和講座的方式，提高高校人員的信息化技術水平，實現檔案管理信息化。
4.5.3 從檔案管理部門人員開始，逐一進行信息化培訓和講座，提高全員的檔案管理信息化水平。
4.6 建立健全的安全保障體系
隨著信息化建設的不斷發展，檔案管理信息化在各大高校得以普及，然而越是受到普及的事物，越容易存在安全漏洞。因此，建立健全的安全保障體系很有必要。
由于高校檔案內容包含學校的完整信息、資料和即時動態，有些信息甚至處于高度機密狀態，對學校的發展有重大意義，其安全性顯得尤其重要。因此在檔案管理信息化建設的過程中，高校檔案管理必須做到以計算機管理為主，以人工管理為輔，兩者相互結合，進行同時管理力求保障所有檔案信息的安全，促進高校檔案管理的發展。
5 結束語
根據全文論述可得，高校檔案管理信息化、自動化已經取代傳統的紙質管理方式，逐漸成為高校檔案管理的主要管理方式。因此，高校檔案管理信息化建設很有必要，為了提高檔案管理者的工作效率，實現高校檔案管理的可持續發展，讓高校的管理實現最大價值化，需對檔案管理信息化進行不斷完善和改進，根據其現狀存在的問題，提出相應的解決對策，力求高校檔案管理信息化建設的有效進行，促進高校檔案管理的管理科學化，加快高校的整體發展進程。
參考文獻：
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關鍵詞：傳統檔案管理；現代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎工作的不斷完善，加快建立完整有效的現代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業的整體水平。
1.幫助建立更加標準和規范的檔案管理機制。規范化、標準化和現代化是檔案管理工作的重要目標。高效率的檔案管理基礎工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎工作，加強這些工作的細節管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎工作時要注意區分檔案內容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區分，并組成一定的體系。根據涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內容重要的、急迫的檔案優先處理，優先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達到檔案使用價值的最大化。
二、傳統檔案管理與現代電子檔案管理的對比研究
傳統檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統檔案管理所儲存的主要是紙質資料；電子檔案管理的儲存介質為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網絡實現資料處理與傳送，電子檔案的表現形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統檔案管理很大程度上不能滿足當前的需求，一方面，計算機網絡與現代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統檔案具有不可替代的優勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統檔案管理原理為基礎，電子檔案采用信息化技術將之進行了有效的整合與優化，電子檔案是傳統檔案管理發展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統檔案不可分離：傳統檔案所管理的信息屬于社會實踐數據，這些數據具有極大的真實性，傳統檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；
（3）子檔案的出現使傳統檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現資源共享，在進行資料調用時具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質特性來說有著很大的特殊性，它能夠實現檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標注，而傳統檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統的檔案管理具有信息紙質備份，通常不會出現檔案信息丟失情況，也不用承擔病毒或網絡風險。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優點在于消除了最初檔案歸類時出現錯誤的擔憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內容存在一定的失真性；傳統檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關的聯系，管理人員進行歸檔時還必須根據相應的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優點。
（1）電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質文件的使用數量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環保事業。
（2）電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數據傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質與老化危機，如果長期使用，可能出現資料無法讀取現象，因此，電子檔案管理模式下，應該做好相關的安全備份工作，保護手段可以采用云技術等。
（2）企事業單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復雜，對檔案管理人員的專業要求較高，因此，必須要配備以高技術人才，同時，還應該加強管理人員技術培訓，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進行數據共享與傳輸時，面臨復雜的網絡風險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數據信息安全管理，可以采取建立網絡防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是對于一些具體的細則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關部門應該退出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
三、結語
相比傳統檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現也有利于環保事業的開展。但是傳統檔案管理也有著它不可替代的地方，在現階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統檔案管理兩者會相互協調著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統檔案管理，檔案管理工作人員應該充分利用二者的優勢，來提高檔案管理質量。
參考文獻：
關鍵詞：檔案管理；企業發展；優化創新；策略分析
當前，企業在市場競爭日益嚴峻的情況下，若想保證自身的長足發展與科學創新，注重完善企業檔案管理工作十分必要。因此，注重企業發展中創新完善檔案管理工作的重要性，在踐行注意事項的基礎上，打造管理新策略是當前企業發展需注意的重點，亦是本文研究探討的課題。
1企業創新完善檔案管理的必要性
為保證創新完善檔案管理工作，率先了解企業創新完善檔案管理工作的必要性十分重要。對此，站在企業發展的視為視角之上，以提升工作效率，確保工作開展進行討論，明確檔案管理工作創新完善的必要性包括以下兩點：其一，檔案管理工作創新完善可增加檔案管理的科學性。企業不斷發展的過程中，資料檔案的留存至關重要，其是企業發展的證明，亦是企業規劃設計發展之路的重要參考。因此，科學有效的管理與規劃相應資料，妥善保管與留存重要文件至關重要。完善與優化檔案管理工作，可確保檔案管理科學留存文件，為企業未來發展需求而妥善報關文件。其二，有效提升檔案文件的利用及處理率。檔案管理工作不僅對檔案的留存與保管起到了至關重要的作用，同時也可用于提升檔案的利用率與處理率，以便協助企業工作效率提升，保證企業在發展中可盡快制定發展方案，以便促進企業的科學發展。總體來說，提升檔案利用率與處理率，對推進企業發展有良好作用，對改善檔案管理效率也有至關重要的作用，是檔案管理發展優化的必然選擇。
2企業創新完善檔案管理的注意事項
認知企業創新完善檔案管理的必要性基礎上，若想開展科學的創新完善檔案管理工作，應注意以下注意事項的科學踐行：首先，優化檔案管理意識。確保檔案管理創新完善的基礎是是扭轉現階段檔案管理的思維意識，將傳統的檔案認知徹底抹殺，以全新的思維視角，定位檔案管理價值，將其作為提供企業發展所需資料的關鍵部門，敦促其加大利用檔案資料，科學管理檔案資料，有效提升資料利用率，才能確保檔案管理工作完善創新，真正符合企業發展的實際需求。其次，加大檔案管理投入。確保檔案管理意識的優化基礎上，企業管理者在檔案管理的投入中也不能吝嗇，不僅是優秀人員的選拔，技術人員的聘用，在相應的數字硬件設備上也不能馬虎，選擇穩定且質量上乘的服務器系統，優質的硬盤及品牌主機，以便檔案管理的數字管理環境穩定，檔案的保存與調用科學。
3企業創新完善檔案管理的科學方案
科學踐行檔案管理創新完善注意事項的基礎上，擬定科學的創新完善檔案管理方案，可從以下兩方面進行考量：第一，借助數字技術思維完善管理檔案。當前，隨著數字科技的不斷完善，許多原本需要人工處理的工作都可以借助數字技術完成，其不僅大大降低了人工成本，而且也使信息儲備與調用變得十分科學。對此，現代企業發展要創新完善檔案管理工作，應注重數字設備的應用。利用數字設備歸類整理企業資料，確保企業資料按照關鍵詞、日期、重要程度分類留存，并根據資料的重要程度分檔管理，根據資料的執行到期時間設置定時通知，可大大提升檔案管理效率，并保證檔案內容的利用率。此外，根據關鍵詞進行檔案內容標注，有助于不同部門人員調閱相關檔案內容，并以此為基礎開展相應的進一步工作，對不同部門應用管理檔案也能起到良好幫助。當然，以上所有的檔案處理與調用方式都可以通過數字網絡的無界性與交互性完成，檔案管理人員可定期維護檔案，其他普通員工也可利用網絡傳遞契約、工作內容及設計資料等文件，共同豐盈并充實檔案庫，減少檔案管理人員工作負擔，提升檔案管理效率。第二，立足于資料保密的檔案安全維護。數字技術固然是檔案管理的創新方法，但為保證檔案資料的有效留存，創新完善檔案管理工作在創新的基礎上應注重對于檔案管理工作的完善處理，即備份重要文件，維護檔案管理系統安全，注意增建防火墻、定期查殺病毒，并維護檔案管理系統安全。也就是說，檔案管理雖然可借助數字技術加以優化，但為確保重要文件不會丟失，在數字網絡儲備資料的過程中，檔案管理人員應定期備份重要文件，包括其他網盤備份與紙質文件備份，以便現有服務器受損時重要文件不會丟失。目前，在備份檔案資料時，除硬盤備份外不能忽視的備份形式便是紙質文件備份，其是在數字設備無法起到作用的情況下能夠繼續保證重要資源留存的方法。因此，在進行紙質資源保存之時，要結合數字資源的整理方式，以關鍵字進行標識，并按照資料成立時間進行整理，并對到期時間進行科學標注，以便在數字資源無法調取之時，可通過傳統方法來盡快獲得資料信息。總體來說，保密及維護檔案管理內容是在日常服務器維護與定期的病毒查殺的科學踐行下，篩選上傳文件內容，確保上傳文件安全，科學有效的維護數字檔案管理系統。在此基礎上，注重備份方式的多樣化，做到利用電子設備但不依賴電子設備，從而保證在關鍵時刻可更高效的利用資料信息，真正科學有效的提升檔案管理應用率。綜上所述，現代企業發展中完善創新檔案管理工作的重要手段是利用數字技術來優化檔案管理工作，但在此基礎上，針對數字設備的定期維護及相關資料的科學備份也十分必要。目前，科學利用數字設備，但不依賴數字設備是現階段企業檔案管理創新完善的關鍵。因此，保證檔案管理系統的科學構建，日常安全維護的有效開展，紙質資料的備份與管理，才能實現檔案管理工作的科學完善，輔助現代企業長足發展。
參考文獻
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