時間：2023-04-19 08:31:53
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇辦公室檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。
（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。
（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。
二、 辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。
（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。
（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。
督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。
（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。
【參考文獻】
[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發，2015（12）.
（一）文書檔案主要是以紙質或其他載體
記錄發生的事件、過程記載、物品存檔、關鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。分門別類的存放，此階段的工作重心應放在收集、管理、編目編冊、保存等方面。
（二）文書檔案載體的多樣性
文書檔案涉及方面眾多，是單位發展進程中的真實反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設備檔案、會計檔案等都是文書檔案所涉及的內容。由于文檔內容豐富多樣。所以文書檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協議、合同、責任書各類文件以及各種電子檔案等等。
（三）文書工作與文書檔案之間的聯系
文書工作包括文件的整理收集、立卷和歸檔，文書檔案的管理包括文件的書寫材料、文件的格式、是否及時歸檔等。文書工作可以說是檔案工作的基礎和前提條件，文書工作的全過程也是辦公室文書檔案形成的過程。
二、關于醫院辦公室文書檔案管理中存在的問題概述
（一）醫院文書檔案管理的投入過低
由于醫療用房的緊張，醫院存放檔案的地方也十分有限；醫院文書檔案職責不明,管理不完善，醫院文書檔案與醫療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫院文書管理的信息效率過低。
（二）醫院辦公室文書檔案意識薄弱
長久以來醫院多偏重病案檔案，醫院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。
（三）醫院在文書與檔案工作中存在的不規范現象現下的檔案管理模式下存在這許多的不規范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規范、原稿文件缺損、裝訂不規范等現象。
（四）醫院文書檔案管理工作人員的專業素養有待提高
目前，我國的檔案專業人員隊伍在理論水平、文化水平、專業素養等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規范準則。
三、針對醫院辦公室文書檔案管理工作的一些優化措施
（一）強化醫院文書檔案管理工作的規范銜接實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。
（二）提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和管理意識醫院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業知識。做到與時俱進，辦公現代化是社會發展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現。實現醫院文書檔案管理的現代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業辦公室文書檔案管理人才。
（三）提高醫院文書檔案管理工作人員的積極性
健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。
（四）建立醫院文書歸檔的制度
具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
四、結束語
一、加大硬件投入，擴大軟件推廣
目前數字化檔案管理工作存在硬件建設低下、軟件重復開發的問題。具體體現在大部分單位的還停留在低水平的建設上，機房、網絡設備和安全設施存在諸多問題，檔案網絡建設滯后；許多單位為了率先實現數字化管理，紛紛與軟件開發公司定制檔案管理系統，導致檔案管理系統質量參差不齊，數據類型不一致，數據庫之間不能轉換，信息共享受限，浪費資源。因此，必須有計劃有步驟地進行微機硬件配置、網絡設備更新和安全設施添置，盡可能取得財政支持，營造最大限度的檔案硬件環境；隨著信息時代的到來，檔案管理數字化已成為時展的必然趨勢，因此軟件選擇是檔案管理數字化中尤為重要的一點。好的檔案管理軟件，不僅可以提高經濟效益，而且還可以大大提高辦公效率。因此在軟件開發方面，建議盡快建立一套檔案數字化管理方面的軟件設計方案，迫使粗制濫造、不符合實際的軟件退出市場，并將優質的、符合現實需求的軟件推廣出去，建設一個相對統一的軟件環境。
二、加強數據庫建設，建立檔案網站
配置了完備的硬件和軟件之后，要本著資源利用最大化的原則，建立和完善數據庫建設。其一，為了降低電子文件種類的繁復性、確保電子文件的長期保存，應盡可能選擇少數幾種比較通用的文件格式，這一點可以通過立法來達到目的。其二，為了保證電子文件的真實性和可靠性，還要對與電子文件相關的系統要素進行規范設計和控制，例如流轉環節的規范和控制。最后，為了避免對通用信息的存在形式形成依賴，還要對軟硬件進行備份，分離數字信息的語義形式和格式形式，從而延長載體材料的使用壽命。目前，我國和組織機構的檔案網站正在不斷興建和完善，社會各界從網站上獲得了越來越多的信息資料，實現了檔案資源共享，解決了許多實際問題，在此基礎上，我們還要繼續加快檔案信息網絡化建設。
三、規范數字化建設，制定統一標準
檔案工作的標準化、規范化是實現數字化的必要前提和基礎，但目前我國電子檔案的標準化、規范化程度卻不高。首先，沒有形成統一的硬件環境，具體體現在計算機的型號各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開發也缺乏整體規劃性，嚴重降低軟件使用的廣泛性和實用性。其次，檔案信息本身也沒有形成一個完善、統一的分類編碼，降低了信息的規范性。最后，在技術方面，仍然沒有形成一個完整的集網絡技術和系統管理為一體的技術支持系統，進而導致業務性、管理性和技術性標準不統一。這些標準的不統一在不同程度和范圍內影響著信息交流的質量，阻礙著檔案管理數字化建設的步伐。因此，必須規范數字化建設，制定統一標準。具體做法是檔案管理部門必須遵循標準化原則，嚴格按照統一的標準，規范收集、編目及檢索等基礎性工作。此外，國家還要加強立法工作，出臺系列相關標準，為檔案管理數字化的標準化提供法律依據。
四、提高人員素質，增強業務水平
提高人員素質，增強業務水平要從兩個方面努力。一方面是加強組織領導。具體措施是成立以主要領導為核心的工作領導小組，增強決策落實力度；明確分工，落實任務和責任；銳意進取，不斷開拓，凝聚各部門合力，從而提高科學決策、處理問題的能力，從而確保任務完成。另一個方面是加強人才隊伍建設。人才隊伍的建設分兩個方面，一是給組織內具有扎實專業知識功底和發展潛力的人才提供施展才華的舞臺，并對已經確定的重點培養人才加強培訓，促進其業務素質的提高；其二是根據檔案管理數字化的需要，組織還要積極引進具有技術專長并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。
五、結語
信息時代背景下，辦公室檔案的數字化管理已是大勢所趨，是一項全面、長期而具體的工程，需要充分調動各種資源，與檔案管理人員一起，加快檔案管理的數字化進程。
作者：李盼 單位：陜西延安市第二社會福利院
關鍵詞：互聯網；辦公室；檔案管理；新思路
當今，互聯網迅猛發展，電子信息技術也蓬勃發展起來，對人們的生活和工作帶來了極大的方便。在辦公室檔案管理工作中也開始運用網絡電子技術，使檔案管理工作更加快捷、高效和科學。畢竟互聯網是一種新生的事物，在辦公室檔案管理中需要一段時間的適應，辦公室檔案管理工作受傳統模式的影響很深，在運用互聯網技術過程中，會存在很多問題。因此，積極探索辦公室檔案管理工作新思路成為一種必然。
一、互聯網下辦公室檔案管理出現的新特征
（一）逐步向信息化轉變
隨著互聯網技術的不斷發展，信息化程度不斷提高，傳統的檔案管理模式已經跟不上時展。傳統模式都是使用手工，工作量非常大，而且工作非常繁瑣，都是重復性工作，容易出現錯誤，工作人員面對繁瑣工作沒有工作熱情，效率也不高。隨著網絡化的不斷發展，已經深入到每個方面，辦公室檔案管理已經廣泛運用先進設備。辦公室都普遍建立起先進的檔案管理機制，開始向信息化檔案管理轉變。
（二）服務模式更加多樣化
這種多樣性主要體現在：辦公室檔案管理逐步走向信息化，與傳統的進行比較，不但檔案管理的范圍逐步擴大，而且辦公室檔案管理轉向智能化和多樣化。比如，以前的檔案都是手動進行登記和匯總，現在引進了管理軟件，對其進行電子操作，功能更加齊全，而且非常便捷。
（三）載體有了很大發展
傳統的檔案管理就是用紙張進行記錄，而現在檔案都是在電腦上進行登記，實行的是電子檔案，解決了傳統檔案的很多弊端，使檔案的信息存儲量更加豐富。
二、面臨問題
（一）管理人員缺乏
信息化的推動之下，計算機和互聯網普遍運用到檔案管理中來，已經成為主要辦公手段。然而，新的技術需要高素質的人才，但是很多的管理者都是從傳統的管理工作人員向現代的管理人員過渡，雖然經過了培訓，但是計算機和互聯網技術不精通，一知半解，所以，運用起來就顯得非常生澀。這就決定了在檔案管理上需要注入新的活力，需要引進一批計算機精通的管理人員，改變管理人員缺乏現狀。
（二）組織不得力
很多機關辦公室都沒有結合自身的實際特點建立起獨立的檔案管理機制，在很大程度上依賴于領導的意圖，自己沒有創新意識和主動性，這就不能夠從根本上做好檔案管理工作。雖然，建立起檔案管理組織，但是并沒有真正發揮作用，沒有得到足夠重視。
（三）安全意識缺乏
信息時代之下，互聯網技術廣泛運用到檔案管理中，雖然實現了高效化，但是也不能夠忽視檔案管理的安全性。一些非法分子利用互聯網的缺陷，對檔案進行竊取，竊取各單位的機密。因此，檔案管理存在很大的不穩定因素，需要加強安全防范意識。
三、創新思路
創新是發展的根本，也是推動發展的動力。對于創新，一定要重視起來。要抓住互聯網這個新生事物，抓住互聯網的新特征，針對互聯網下出現的問題，對檔案管理工作要找出新思路。另外，要把數字化管理工作融入到檔案管理中去，是辦公室檔案做到數字化，實現辦公檔案管理的新思路。
（一）管理模式要進一步健全
第一，辦公室要對檔案管理機制不斷健全，而且要逐步完善，在標準制定上一定要嚴格，要實行高標準。對檔案管理工作要進行全面監督，做到檔案的規范化管理，使管理工作得到有效落實。第二，要重視人才的作用。要面向社會，引進一批科技人才，對信息管理非常精通，而且對計算機和網絡技術也相當熟練，給辦公室檔案管理注入活力。還要對現有的管理人員進行培訓，使他們在思想上跟上時代的步伐，逐步接受新鮮的事物，對計算機技術和網絡技術要不斷加強培訓，使他們熟練掌握，盡快投入到信息化潮流中來，為檔案管理改革做出一份貢獻。
（二）進行數字化和信息化管理
通過先進的電子技術，把紙質的檔案和電子檔案有機結合在一起，建立起一套完整的數據庫和信息庫，然后，進行數字化存儲。另外，對檔案管理上，要做到層次化，從低到高，層層進行管理。
（三）建立檔案信息資源管理系統
把各種紙質的檔案信息逐漸錄入電腦，轉化為數字化資料，然后，把這些電子資料存儲在檔案管理系統中，這樣就可以進行高效傳輸、檢索和共享。另外，在進行檔案管理過程中，要充分認識創新的重要性。在了解自身情況的基礎上，緊緊依托互聯網，對檔案管理系統不斷進行調整和更新。
總之，在信息化潮流的推動之下，互聯網和數字化技術運用到了很多地方，尤其是在辦公室檔案管理中運用的更加廣泛，推動了檔案管理從傳統管理向現代管理轉變。檔案從紙質開始先電子化轉變，實現了檔案管理的便捷高效，為檔案管理工作開辟了新的途徑。在檔案管理中，要緊跟形勢，要充分利用互聯網的優勢，把互聯網融入到檔案管理中去，促進檔案管理工作的晉檔升級。當然，在運用互聯網的過程中，需要一個非常長的過程，需要不斷的去探索，去契合，使之與互聯網充分融合在一起，促進檔案管理更好更快發展，使檔案管理工作向著更加宏偉的目標邁進。
參考文獻：
[1]王紅利，郭連鋒.對辦公室檔案管理的幾點建議――由某企業發現檔案“缺失”引發的思考[J].重慶交通大學學報（社會科學版），2013，3（04）：194-196.
1.秘書工作與檔案管理工作存在的問題
伴隨著科學技術的發展，特別是計算機技術的快速發展，檔案管理日益朝“一體化”的方向發展，實現了“文檔一體化”。所謂“文檔一體化”，指的是從秘書工作和檔案管理的角度出發，公文從生成、制發到歸檔管理的過程中，需要通過運用計算機管理系統，實現文檔的生成一體化、利用一體化、規范一體化以及管理一體化，實現秘書工作與檔案管理信息資源的共享。但是在具體的工作過程中，秘書工作和檔案管理運用的是分塊管理制度。雖然其具有一定的科學性，但是也存在一定的缺陷，從某種程度來說，加大了秘書工作與檔案管理的距離。因此，通過對目前秘書000工作與檔案管理存在的關鍵問題，也就是公文的格式與處理方法等方面存在著一些不足。
1.1紙質檔案的標準與裝訂規范問題
我國相關的規范標準對公文的規定為：公文所運用的紙張定量在60g/m2～80g/m2范圍內的膠版狀態的印刷紙或者復印紙，紙張的型號為國際上通用的A4紙；在裝訂時，要求從左側裝訂，不能出現漏頁、壞釘、散頁或者脫落的現象，并且還要確保后背平整等。但是通常情況下，公文所使用的紙張不會著重于關注克度的要求，進而容易造成紙具有質量差、耐折度低的特點，最終導致公文的紙張保存時間不長，就出現發黃的現象。除此之外，公文在進行印刷和裝訂的過程中，還容易出現掉頁、壓字、釘腳不齊以及漏頁的現象，進而導致公文不具有美觀性和嚴肅性、檔案信息不具有完整性。
1.2公文版記設計與附件要求規范問題
公文版記的規范有利于促進“文檔一體化”，實現秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是在日常工作中，秘書往往對其沒有足夠的重視。例如在公文中存在著有主題詞內容，卻沒有表明抄送和抄發單位；由于主題詞自擬自編、選用不準確，給文件的歸檔管理、寫案卷標題等方面帶來麻煩，加大了“文檔一體化”操作的難度。在我國的相關規范標準中，對于公文的附件也做出了相應的規定，但是在目前的公文制發過程中，還存在著部分單位企業沒有對其進行正確處理的現象，例如，部分公文的附件字樣標志不恰當，正文與附件的名稱、序號等信息不相同。另外，在對附件進行單獨裝置時，沒有對正文的字號、排列序號進行正確的標識，這對于公文的規范立卷、規范歸檔，進行檔案管理具有一定的阻礙影響。
1.3檔案的規范程序與文種利用問題
我國的相關規范規定的公文檔案有13類，但是在實際的工作過程中，秘書人員容易將“決定”和“意見”、“通知”與“通告”等意思相近的詞混淆。其中，混淆率最高的兩個文種是“請示”與“報告”，在應該使用“請示”的情況下，使用了“報告”；在應該使用“報告”的情況下，使用了“請示”，嚴重者還出現將這兩個文種互相結合的現象，例如“請示報告”。一系列的文種錯誤，不僅給公文的受理機關造成了不便，而且還對公文文件的歸檔管理帶來了影響。公文辦理程序是一個具有嚴密性特點的體系，但是在日常工作中，越級行文、簽發，公文的有校對無復核以及沒有登記就進行印發的現象卻屢屢存在，不可避免，就會給公文的檔案管理工作留下一定的隱患。
1.4公文原稿與規范編號問題
對公文進行處理的過程中，進行原稿的收集和整理工作是其中最重要的環節。在公文辦理的過程中還存著公文的辦理過程規范，但是在進行歸檔時，只有公文的定稿，沒有原稿或者修改稿。從某種程度上來說，修改稿，特別是經過領導批示的具有很高的存檔價值。另外，還存在著歸檔材料沒有進行復印，就對其進行存檔，在短期時間內字跡容易變模糊，進而給公文的質量造成影響。
2.秘書工作中對檔案管理的處理措施
以上針對秘書工作的檔案管理關鍵問題進行分析，為了有效的避免這些問題，需要采取以下幾個方面的措施進行解決：
2.1秘書對檔案管理要樹立質量管理意識
為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要對檔案管理工作樹立質量管理意識。在對待檔案工作的每個環節，管理檔案的工作人員都要樹立在檔案管理上，檔案的管理質量窯器必須是第一的思想觀念，對自身的檔案管理工作崗位、責任和義務要進行明確。
2.2秘書對檔案管理要制定規范的質量標準
在我國的相關法律規范中，例如《檔案法》、《辦法》等規范，對于我國的機關公文進行處理時，需要遵循相關規范所制定的公文格式、原則、收發程序、行文規則以及公文管理的要求和歸檔工作等內容。要求秘書000工作人員要認真的學習，并熟練掌握。
2.3公文檔案管理要建立組織機構
實現公文的全過程管理，要通過理順管理體制，健全組織機構以及建設優秀的隊伍等方式來加強管理。秘書000工作和檔案管理要求工作人員必須具備專業性和技術性，建立一支優秀的工作隊伍。
2.4公文檔案管理要制定嚴格的公文辦理程序
通過建立嚴格的管理制度和工作程序，確保工作人員依據嚴格的標準規范來對公文進行辦理。所制定的公文辦理程序，要具有細化、簡捷以及操作性強的特點。為了有效的執行公文的行文規則，要對審核簽發制度進行嚴格規范，例如公文在印制前所辦理的審核手續是否規范、附件和格式是否齊全、規范等。除此之外，在對公文的用紙方面，例如紙質、紙型、紙張尺寸、字體字號、分布規范以及裝訂要求等方面進行嚴格的把握。
2.5公文檔案管理要運用先進的設備技術
目前我國已經進入了信息化時代，先進的科學技術的得到了越來越廣泛的應用。以往的公文文件設備和檔案管理工具已經不能適應現代社會的發展潮流。因此，通過充分利用先進的計算機技術，使檔案管理實現電子化，并配置相應的先進設備工具，對秘書工作人員進行定期的培訓，使其能夠熟練、規范的操作設備。
一、我國醫院辦公室檔案管理工作中存在的問題
盡管我國大部分醫院領導部門對辦公室檔案管理工作都給予了高度重視，并采取了一系列措施提高管理水平，但整體結果卻顯得有些不盡人意。究其原因，主要是因為當前檔案管理中仍然存在一些問題尚未解決，這些問題歸納起來，大致包括以下幾個方面：
（一）檔案管理工作缺乏足夠重視
從我國醫院辦公室檔案管理工作的整體水平來看，較之一些發達國家相比，仍然有很大差距。究其原因，主要是因為部分醫院領導部門對辦公室檔案管理工作缺乏足夠重視，
（二）醫院辦公室檔案管理現代化水平不高
隨著我國科學技術飛速發展，越來越多的先進設備和技術被引入到醫院辦公室檔案管理中，但由于對這些設備和技術缺乏充分利用。從而導致當前我國醫院檔案管理工作的現代化水平仍然相對較低，檔案管理機構的設置較為混亂，導致檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標以及管理手段。此外，也沒有結合醫院的實際情況制定標準規范的檔案管理模式，而且對于檔案資料的開發利用也相對較為薄弱，這些問題造成了醫院檔案管理工作水平得不到有效的提升。
（三）管理人員素質參差不齊
就我國目前醫院辦公室檔案管理人員的素質現狀來看，很多人員的業務技能和管理能力都無法滿足檔案管理的根本需求，尤其是一些鄉鎮醫院的檔案管理人員，無論是專業水平還是文化程度，都相對較低，甚至還有些管理人員是從其他部門轉借來的，這類人員往往身兼多職，無法將全部精力放在辦公室檔案管理上，從而導致檔案管理水平等低下，檔案利用率不高。除此之外，醫院發展對辦公室檔案管理人員素質要求的不斷提高，但對員工的培訓工作卻并沒有得到有效開展，從而使得員工的業務水平和技術能力落后，在開展管理工作的時候顯得力不從心，無法提高檔案管理的整體質量。
二、醫院辦公室檔案管理工作中問題的對應策略
辦公室檔案管理工作中存在的問題直接影響了醫院整體管理水平的提升，同時對企業可持續發展目標的實現也會在一定程度上造成阻礙。所以，結合醫院發展的實際情況，采取針對性的措施將問題解決非常重要。
（一）完善醫院檔案管理制度體系
任何一項管理工作都需要有健全的制度作為支撐，辦公室檔案管理也不例外，越是完善的規章制度，對檔案管理水平的提升越有利。所以，醫院若想要從根本上提高辦公室檔案管理水平，就需要結合醫院發展的實際情況和根本需求，制訂科學完善的管理制度體系，并確保各項制度能夠在實際工作中得到切實落實，做到責任明確，量化到人，實行績效考評和工效掛鉤的考核機制，以此來對員工日常工作的實際情況進行全面了解和掌握，對工作中存在的不足之處進行不斷完善，以此來確保辦公室檔案管理工作有序、高效的進行，最終達到促進醫院良性運作的根本目的。
（二）強化辦公室檔案管理意識，提高檔案管理信息化水平
隨著我國科學技術的飛速發展，管理信息化也成為了辦公室檔案管理的一個必然趨勢。為了順應時代的發展潮流，必須注重檔案管理信息化的實現。首先，醫院應該從辦公室檔案管理的內容出發，加大對先進設備和技術的投入力度，將計算機技術和網絡技術充分利用起來，實現各項管理工作的自動化、數字化。同時，要強化辦公室檔案管理意識，從管理者到基層員工，都要從根本上認識到辦公室檔案管理的重要性，從而在工作中不斷對檔案管理工作進行完善。
（三）提高管理人員的綜合素質
提高檔案管理人員的綜合素質也是提高辦公室檔案管理工作的一項重要措施，隨著我國醫院發展腳步的不斷加快，對辦公室檔案管理人員的綜合素質也提出了更好的要求，企業若想要從根本上實現檔案管理人員綜合素質的提升，一方面要加強檔案管理人員的專業素養培訓工作，提高工作人員的專業知識和業務水平，另一方面則是要建立健全的獎懲制度，以此來提高檔案管理人員的工作效率，促進企業的可持續發展。
關鍵詞 辦公室人員 文書檔案 解決策略
文書檔案管理是機關事業單位辦公活動中對實際工作進展情況的真實記錄，是確保單位持續穩健發展的重要依據，有助于規范單位業務行為，提升單位服務水平，同時也可以實現“古為今用”，更好地指導單位現實工作的開展。其重要性不言而喻。因此，辦公室人員必須要從思想層面上意識到文書檔案管理工作對單位發展的重要性。然而，在當前的文書檔案管理工作開展的過程中，依舊存在一些制約管理水平提升的因素。如何才能有效地提升辦公室人員的文書檔案管理水平，是當前辦公室管理工作亟待解決的問題。
一、文書檔案管理概述
（一）文書檔案管理的含義
文書檔案實際上就是反映行政或者黨務等活動的檔案，主要包括布告、命令、信函、指示、決定、通知、簡報、會議記錄、批復、計劃和總結等。而文書檔案管理則是將已經發生過的事件及其具體過程記錄下來，并以電子文件或者紙質形式載體加以儲存，具體主要包括對這些文書檔案信息進行收集、整理、檢索、堅定、統計、利用以及保護等工作。同時，這些工作環節之間大都有緊密的聯系性，特別是利用環節更是文書檔案管理的核心。
（二）文書檔案管理的特點
文書檔案管理工作的特點包括“一體化”和“綜合性”兩個主要特點。其中的“一體化”特點是指文書檔案整理是在文件搜集、運轉、催辦和承辦基礎上所進行的一個文書檔案管理環節，二者相輔相成，共同決定著文書檔案管理工作的質量。而“綜合性”特點是指文書檔案管理工作除了負責管理文書檔案工作外，也涵蓋了會計、人事以及科技等方面檔案的管理，內容比較豐富、復雜，所以綜合性很強。
（三）文書檔案管理的重要性
在現代企事業單位管理中，文書檔案管理也是管理中一個重要的環節。文書檔案管理不僅是確保事業單位工作質量和效率得以提升的重要條件，同時也是衡量事業單位管理水平的關鍵尺度。而就文書檔案管理工作重要性的具體內容而言，其主要包括兩個方面：一方面，文書檔案的憑證作用，其可以記錄下企業的真實發展情形，具有一定法律效用，同時由于其大都是當事人的聲音文件、影響文件或者親筆手稿，所以真實性比較強；另一方面，文書檔案的參考作用，其是企業以前發展過程的完整記錄，也是企業發展的第一手資料，所以可以為企業未來的發展提供必要的參考數據，具有重要的作用。特別是隨著信息技術的迅猛發展，企業每天的發展過程中均會產生大量的文檔信息，加之人們對于文檔服務的質量提出了更高的要求，所以文書檔案管理工作亟待完善、創新和改革。
二、當前文書檔案管理工作中存在的問題
（一）管理制度有待完善
在當前大多數的企事業單位工作中，文書檔案管理工作大都在行政辦公室中的綜合檔案室內來進行，行政辦公室負責的工作任務比較繁重，沒有將其分散給其他部門或科室的文書檔案資料來進行合理歸檔；或者部分辦公室人員為了辦公方便而沒有將那些使用完畢的文件進行及時的歸納；又或者部分辦公室人員沒有從思想層面上意識到檔案歸納的重要性，所以在使用后隨意放置而造成丟失問題等等。這些問題均可以歸根于管理制度不完善。
（二）人員素養有待提升
目前，部分企事業單位大都沒有充分意識到文書檔案管理工作對單位事業發展的重要性，具體主要表現為企業內部的辦公室人員的管理水平、文化程度、理論水平以及專業素質等參差不齊，同時他們所具備的管理意識、知識儲備量、知識結構以及工作效率等已經無法滿足新形勢下現代企事業單位業務開展的需求，所以相關的企事業單位文書檔案管理人員的素養有待提升。
（三）部門協作有待加強
基于上述所述，文書檔案管理工作本身具有“一體化”和“綜合性”等特點，要求辦公室人員必須在具有較強檔案管理意識的基礎上統籌單位各部門的工作，以確保文書檔案管理工作的質量。然而，在當前的文書檔案管理工作過程中，辦公室人員大都對各部門間的業務不熟悉，所以他們無法科學、準確地確保文書檔案管理工作的質量。
三、當前文書檔案管理工作中存在問題的解決策略
（一）完善檔案管理制度
文書檔案管理制度是辦公室人員開展文書檔案管理工作的行為準則和標準，可以規范辦公室人員的管理工作，提高管理的水平，所以在平時的文書檔案管理工作中，相關單位領導要結合單位發展的實際情況來不斷完善檔案管理制度，從而促進檔案管理工作向現代化管理方面發展，同時還要為辦公室人員提供良好的工作環境和條件，以使他們可以安心地進行檔案管理工作。
（二）提升檔案人員素養
辦公室是文書檔案管理工作的主體，直接關乎文書檔案管理的整體質量，所以必須要切實提升辦公室檔案人員的管理能力。文書檔案管理看似重復、枯燥、無趣、乏味，但是其內容卻與各項業務的辦理過程息息相關。所以，辦公室人員必須要對文檔管理工作有充分的了解和認識，以幫助他們更好地開展文檔管理工作。另外，要從思想層次上幫助辦公室人員樹立牢固的責任意識，使他們可以自覺、認真地做好文件資料的收集、歸納、整理和保管工作，以便于后期更快捷、更便利地查找和利用，從而全面提升文書檔案管理的水平。
（三）加強部門協作管理
辦公室文書檔案管理工作實際上與其他各項業務直接大都有緊密的聯系，其質量直接關乎辦公室的整體業務質量和效率，同時也會影響文書檔案管理工作開展的效率。但是辦公室文書檔案的種類比較多，所以為了確保企事業單位所用檔案信息的質量，辦公室人員必須要加強部門協作管理，切實做到“三勤”，即嘴勤、腳勤和腦勤。其中的嘴勤實際上就是要求辦公室人員要積極主動去了解各業務部門所擁有的各項新工作、新進展；腳勤是要求辦公室人員要積極主動地到各個業務部門去了解有關的信息；而腦勤則是要求辦公室人員以自身單位的工作實際情況來思考圍繞單位中心的工作，切實加強部門間的協作與溝通，以確保檔案信息收集渠道的暢通性。
正所謂：“機遇與挑戰并存。”在信息技術快速發展的新時期，文書檔案管理工作在遇到了前所未有的發展機遇的同時，也面臨著嚴峻的挑戰。因此，為了提升文書檔案管理工作的質量和效率，辦公室人員必須要從思想層面上意識到文書檔案管理工作對于單位事業發展的重要性，不斷提升自身的管理水平，切實做好文化工作與檔案工作之間的銜接工作，同時要加強各部門間的協作管理，從而切實提高文書檔案管理的質量，確保單位建設的順利開展。
（作者單位為國網吉林省電力有限公司經濟技術研究院）
參考文獻
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【關鍵詞】醫院；辦公室文書；檔案管理；缺陷；對策
文書檔案管理是指以書寫文件的形式對醫院的日常工作及管理活動進行記錄，包括認識管理記錄、財務管理記錄、業務管理記錄等。其工作難點在于文書檔案的收集整理和分類保管。
一、醫院辦公室文書及文書檔案管理的現狀及存在缺陷
（一）文書檔案管理制度不完善。文書檔案管理制度不完善或管理制度不貼合實際管理工作需要，是各大醫院在文書檔案管理工作中普遍存在的現象。文書檔案管理工作的重點和難點是文書檔案的收集整理和分類保管。需要制定明確的規范制度，對需要進行收集的文書檔案進行規定，避免重要文書檔案被遺漏，也需要明確地整理分類辦法，保證檔案文書的妥善保管，方便日后調用。但各大醫院目前的狀況是缺乏詳細的文書檔案管理制度。
（二）文書檔案管理工作缺乏重視。在醫院也加入市場化經營的當下，醫院的工作人員普遍存在重視業務效益、輕視檔案管理的意識。也有部分工作人員認為文書檔案管理工作可有可無，意義不大。其工作內容沒有什么技術含量，只是比較繁瑣。檔案文書被收集整理后也很少被調用，利用價值低。在這一系列觀念引導下，文書檔案管理工作缺乏重視，工作質量得不到保障，由此造成的檔案缺失、混y的現象不在少數。
（三）管理人員整體素質有待提高。醫學知識和醫療技術是醫院招納人才的主要衡量標準以及日后培訓的主要內容，醫院的文書檔案管理人員通常不是檔案管理的專業人才，只是由其他科室臨時抽調組成的管理團隊。可想而知，這樣的文書管理團隊缺乏專業的文書管理辦法，只是以生活經驗和傳統的管理思想進行文書檔案管理工作，難以實現文書檔案的規范化管理和高效調用。醫院文書檔案管理人員整體素質有待提高。
二、文書檔案管理工作整改策略
（一）建立健全文書檔案管理的規章制度，提高對檔案管理工作的重視。建立健全文書檔案管理的規章制度、對文書檔案的收集整理規定，嚴格制定文書檔案等級劃分標準，明確每一等級的文書檔案的處理辦法。對文書檔案實施分類存儲，根據其內容性質保管到相應部門。同時制定相應的人事管理制度和考核措施，將文書檔案管理的職責落實到個人，在工作過程中實施監督，其考核結果與績效掛鉤，不能達到標準的要采取相應的處罰措施。通過文書檔案管理制度、人事管理制度與考核制度的全面落實，提高工作人員對文書檔案管理工作的重視，保證文書檔案管理的工作質量。
（二）加強管理人員的素質培訓工作，提高文書檔案管理能力。在制定文書檔案管理制度的同時，要積極開展管理培訓工作，提高管理人員的工作能力，使其能達到考核制度中的工作標準。首先要提高領導干部對文書檔案管理的重視，加大文書檔案管理工作的宣傳力度，帶動中層干部、基層職工積極開展文書檔案管理培訓工作。文書檔案管理確實不能給醫院帶來直接的經濟效益，但只有做好文書檔案管理工作，才能給醫院其它工作的正常開展提供保障，同時也對醫院工作進行記錄，日后可以有檔可查。在文書檔案管理培訓中，要注意先進管理理念和新管理辦法的引入，通過開展培訓切實提高文書檔案管理人員的整體素質和工作能力。
（三）改善文書檔案管理的硬件配置。醫院要加強文書檔案管理工作的資源投入，不僅是人力資源投入，還包括引進新技術和新設備，采用現代化的管理辦法和設備進行檔案管理。在技術上包括采用信息技術和電子技術等，實行文書檔案的信息化管理，提高檔案利用率。在設備上可以采用先進的電子設備，豐富文書檔案的形式，實現文書檔案的音像化和影像化。另外對文書檔案的存儲保管要格外注意，做好防火、防潮、防蟲等工作，同時加強信息安全管理，防止檔案失竊造成重要信息泄露。
三、結語
醫院辦公室文書與文書檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，醫院領導和相關工作人員應加大對文書管理工作的重視、建立健全管理制度、提高管理人員的素質能力、優化管理設施，全面提高文書檔案管理工作的質量和效率。在文書檔案管理工作過程中積極總結存在的問題和不足，隨時更新管理理念和管理辦法，讓醫院文書檔案管理工作跟得上醫院的發展需要。
【參考文獻】
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一、做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的重要性
（一）有利于辦公室其他各項工作的順利開展。辦公室文書檔案是對辦公室工作的重要記錄，因此辦公室中收集和歸檔文書檔案是非常重要的一項工作，也是辦公室的重要職能。通過做好辦公室文書檔案收集和歸檔處理，能夠使辦公室各項工作有序開展，對提高辦公室各項工作的效率具有非常重要的作用。
（二）?錄各單位發展歷程。通過對辦公室文書檔案資料進行收集、記錄和歸檔，更好地記錄單位的發展歷程，科學和規范地對單位運營中產生的書面材料進行整合，能夠為單位相關人員對資料的查閱和使用提供更多的便利條件。
（三）便于管理者進行決策。辦公室文書檔案記錄了單位的發展情況，能夠為單位各項決策提供重要的參考，而且通過辦公室文書檔案能夠更好地了解和掌握單位實際運營情況，并與單位的發展方向有效結合，從而為單位發展計劃的制定及各項重要事件決策提供重要的依據。
二、做好辦公室文書檔案收集和歸檔工作的措施
（一）加強文書檔案收集和歸檔的宣傳工作。通過對文書檔案收集和歸檔工作進行宣傳，可以為后續工作的開展奠定良好的基礎。在文書檔案管理工作中，可以采用多種方式來強化檔案收集和歸檔工作的宣傳，努力提高檔案管理人員的檔案管理意識和工作積極性。同時單位管理層也要充分利用多媒體宣傳手段，加大對文書檔案重要性的宣傳力度，進一步對文書檔案管理方法進行規范，強化文書檔案核查力度，進一步提高文書檔案管理的質量。而且通過做好宣傳工作，可以使員工對文書檔案的重要作用有一個深入的了解，從而在日常工作中能夠更好地協助檔案管理人員做好檔案的收集和歸檔工作，提高文書檔案的真實性和完整性，確保辦公室文書檔案收集和歸檔水平的全面提升。
（二）完善文書檔案的收集和歸檔工作管理制度。為了更好地做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作，需要對文書檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍和注意事項等進行細化和明確，針對單位實際情況進一步對文書檔案的歸檔范圍進行明確，制定合理的職責分工制度，實現辦公室文書檔案的統一集中保管。同時各單位還要根據自身發展的實際需要來對文書檔案管理制度和管理方法進行更新和改進，從而更好地滿足文書檔案收集和歸檔的需求。
（三）加強臨時性檔案文件材料的收集。在部分人員調動或是離職過程中，會有少量文件遺留在這些人手中，導致文件資料無法及時歸檔，甚至出現丟失的情況。因此文書檔案管理人員要定期對上一年度的文書檔案進行收集和整理，特別要重視日常工作中臨時性檔案資料的收集工作。在人員調動或是離職時及時做好文件材料的移交和接收工作，并將收集完整的檔案文件打印移交清單和移交目錄，移交人與接收人簽字，確保文件材料及時歸檔，為檔案文件的后續利用奠定良好的基礎。
（四）全面提高文書檔案管理人員的素質。做好辦公室文書檔案的收集和歸檔工作，需要構建完善的管理體制，同時還要努力提高文書檔案管理人員的整體素質。通過定期培訓和繼續教育，努力提高檔案管理人員的專業知識水平和管理能力，全面提升文書檔案管理人員的自身素質，增強檔案管理人員的責任意識和使命感，使檔案管理人員能夠全心全意地做好辦公室文書檔案管理工作，努力提高文書檔案管理水平，為文書檔案工作的順利開展起到積極的促進作用。
三、結束語
在辦公室文書檔案收集和歸檔工作中，由于受到傳統文書檔案管理工作的制約，當前辦公室文書檔案收集和歸檔工作中還存在許多不足之處，如管理人員自身素質不高、檔案管理意識和材料收集意識不強，這些問題的存在都給辦公室文書檔案收集和歸檔工作帶來了較大的影響，造成辦公室文書檔案工作質量下降，影響了辦公室文書檔案的利用效率。因此單位管理人員要提高對辦公室文書檔案管理工作的重視度，強化文書檔案管理人員的培訓工作，使其在工作中端正態度，充分的利用先進的技術和手段來提高辦公室文書檔案收集和歸檔的質量，為文書檔案的利用打下堅實的基礎。
關鍵詞：辦公室；檔案文書；管理對策
辦公室作為管理機構的一個重要組成部分，扮演著上傳下達的角色，不僅是上下級部門之間溝通的橋梁，也是處理各類事件的主要部門。這就對辦公室檔案文書管理工作提出了更高的要求，能否做好檔案文書的管理，將直接影響到整個辦公室的管理水平。不斷的創新辦公室檔案文書管理工作方式，提高其工作效率，對于實現組織的長期發展有著至關重要的作用。
一、辦公室檔案文書管理工作的特征概述
辦公室檔案文書管理工作主要具備以下幾個特征：第一，收集相關資料，并完成存檔工作；第二，相關類的文書檔案的形成與管理工作；第三，工作內容繁瑣復雜。以下是針對三個特征的具體分析。
（一）資料收集與存檔
辦公室檔案文書管理工作通過記載過去所發生的事情的信息，保存好第一手資料，為以后資料的引用提供了很好的借鑒價值。同時，檔案的管理對于資料的安全性以及完整性有著更高的要求，必須要將事件發生的詳細過程以及涉及到的相關人員都進行詳細的記載，再通過相關的紙質檔案呈現出來，緊接著安排相關人員進行分類處理，并做好存檔工作。檔案文書管理工作主要包括的流程為：資料的收集、編輯成冊、分類保存、提供借閱。
（二）相關類文書檔案形成與管理工作
該特征主要包括以下內容：第一是對相關的較為分散的文件來進行收集與整合；第二是根據文件的等級來進行分類；第三是對文件的實施進行計劃與監督；第四是對文件的落實進行督促；第五是在末期進行文件的整理與歸檔。一方面，檔案是從文書中產生的，另一方面，檔案也能夠反作用于文書。所以，文書與檔案的質量是相互影響的。
（三）工作內容繁瑣復雜
檔案的文書管理工作相對于一般工作而言都會更加的復雜，因為檔案的內容較多，也較為繁瑣。如果想要將相關的信息能夠真實完全的記載，完全依托于人工是無法完成的，還需要借鑒相關的現代化技術，來實現科學化的管理。同時文書檔案的形式也較為豐富，不僅有相關政府以及上級所下達的紅頭文件，也有單位內部的合同、責任書與協議書等等文書資料。
二、加強辦公室檔案文書管理工作的對策建議
現代化發展對于辦公室檔案文書管理工作的水平、效率與質量都提出了更高的要求，在整個辦公室的管理中，檔案文書管理是一個極為重要的組成部分，它能否順利的完成直接關系到辦公室能否正常運作，進而直接影響到整個單位的發展。正如上文所分析的，檔案文書管理工作內容繁瑣復雜，要進行合理科學化的管理存在著一定的難度。如何能更好的提高辦公室檔案文書管理工作的水平與效率，以下作出具體分析。
（一）科學化的檔案文書管理系統的建立
在現有的管理體系中，分別由兩個部門來進行檔案和文件的管理，這樣的管理模式在操作中存在著許多的不便，不僅難以進行文件的前期管理，而且給檔案文書后期的整理工作也帶來了許多不便。所以建立一個更加科學化、規范化的管理體系在檔案文書的管理中顯得尤為迫切。首先，安排檔案的專門管理者來進行文件的前期收集，這樣才能保證責任到人，利于文件的系統形成，并且給查閱帶來很大的便利。其次，將管理程序安排的更加規范化和科學化，將管理的流程也安排的更加細致化。最后，還要嚴格遵守國家和公司相關的法律規定，以及已經制定的審核和簽發制度，避免出現肆意濫發無用文件的現象。這樣才能保證整個檔案文書管理工作系統化的形成，便于進行統一協調的管理。
（二）不斷提升檔案文書資料的收集能力
相關檔案文書資料的收集是進行檔案文書科學化管理的首要基礎，所以要提升檔案文書的管理水平與質量，就必須著眼于提升檔案文書資料的收集能力，其具體的提升對策表現為以下幾個方面：第一，對檔案文書按照標準進行分類，其中格式必須保證統一規范，分類的層次清晰明朗；第二，規定相關的收發文書的具體程序；第三，對已經收集到的資料進行相對應的編號，保證入庫資料的完整性。這種過程中，特別值得注意的是針對那些保存價值較大的公文、會議資料、圖表、音頻和照片應在使用完畢后，進行綜合整理歸檔，進行統一管理，以保證有價值資料的保存效率。
（三）加強相關工作人員的專業水平
檔案文書處理工作是辦公室管理的一項基本工作，要建立一個完善的檔案文書管理體系，只是單純的依靠制度和規定的約束是不夠的，必須不斷的加強相關工作人員的專業水平，提高工作團隊的整體素質。在現實工作中，存在著部分工作人員并無相關工作經驗，同時給人也未經過專業的培訓，對檔案管理的相關知識并不熟知，使得工作人員的素質與崗位的要求存在著較大的差距。所以，必須從以下幾個方面來提升工作人員的素質：第一，要保證工作人員態度上的重視，使其認識到檔案文書管理工作的重要性，在必要的情況下可以采取一定程度的激勵措施；第二，要不定期的舉行相關的培訓，不斷的豐富工作人員的專業知識，可以加強計算機知識的學習，將現代化的技術引入到檔案文書管理工作中，例如防止病毒入侵對檔案的安全性產生隱患。
結束語
辦公室作為管理機構中的一個重要組成部分，其工作內容豐富多樣，不僅需要處理部門內部的本職工作，還肩負著上傳下達、統籌協調的職責，這樣也就提升了辦公室檔案文書管理工作的復雜度。因此在現實的管理工作中，重視科學技術的引進，使之能在管理模式和管理形式上到一定的創新，才能緊跟時代的步伐；同時相關工作人員素質的提高也是刻不容緩的，人力資源是基礎，只有保證了人員的素質，才能更好的健全辦公室檔案文書管理體系，不斷的提升其管理水平，進而促進單位長久健康的發展。
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夠幫助煤礦企業做好綜合辦公室工作。【關鍵詞】煤礦企業；綜合辦公室；工作；研究
隨著社會經濟發展的不斷加快，煤礦企業在發展過程中，也面臨著嚴重的挑戰和機遇。在煤礦企業中，綜合辦公室工作的開展能夠更好地協調煤礦企業，所以我們必須真正地認識到綜合辦公室工作的重要性，并采取措施做好綜合辦公室工作，推動煤礦企業更好地進步和發展。
一、煤礦企業綜合辦公室工作開展的實際情況
（一）管理制度不夠健全和完善。在煤礦企業中，綜合辦公室往往是煤礦領導直接領導的，所以，平時工作的時候，事情比較繁瑣，并且必須保證每一件事情都考慮到企業全局，從而給企業各項工作順利地開展奠定良好的基礎。現在，很多煤礦企業已經進行了綜合辦公室規章制度的建立，但是完善程度并不夠，沒有將其作用真正地發揮出來，對綜合辦公室工作的開展非常不利。所以煤礦企業必須從制度上出發來進行完善，做好綜合辦公室管理工作。
（二）服務意識比較差，并且服務人員本身的素質沒有保證。在煤礦企業中，辦公室人員必須進行大局服務意識的樹立，給其他部門更好的服務，從而推動煤礦企業更好地發展。但是就現在而言，煤礦企業的綜合辦公室人員，在開展各項工作的時候，畏懼那些繁重和艱難的工作，自身的大局服務意識比較差，并且自身素質也沒有保證，給其工作更好地開展造成了很大的影響。
（三）增強團隊意識。煤礦企業綜合辦公室負責的工作是和企業有關系的接待工作，也是對外展示煤礦企業的一個窗口，這便要求辦公室人員注意自身的團隊形象。但是現在很多煤礦企業的綜合辦公室僅僅重視平時的工作，沒有根據需要做好團隊的建設，這也給煤礦企業的形象造成了一定的影響。
（四）檔案管理工作開展的時候，系統性以及完整性嚴重缺乏。煤礦企業的綜合辦公室平時的工作都比較復雜，比如說進行會議記錄、歸檔重要文件和管理重要文件等等。但是現在煤礦企業綜合辦公室在進行檔案管理的時候，完整性以及系統性存在很多的問題，必須加強這方面的工作。
二、煤炭企業加強綜合辦公室工作的策略
隨著社會經濟的發展，不但給煤礦企業發展帶來了機遇也帶來了挑戰，這便要求煤炭企業必須根據需要不斷完善綜合辦公室工作，幫助煤礦企業真正實現跨越式的發展。
（一）完善綜合辦公室工作制度，切實提高工作效率。首先，應該完善辦公室制度，通過制度來切實提高工作的質量，這便要求在制定辦公室制度的時候，必須根據實際需要進行，并根據制度來提高工作的實際質量，推動煤炭企業更好地發展。其次，煤炭企業應該根據需要對配套制度進行完善，不斷細化各項規章制度，保證管理手段的科學性，優化資源，這樣能夠讓辦公室工作更加科學化和規范化。
（二）重視辦公室工作人員素質的提高，不斷提高服務意識。在綜合辦公室開展工作的時候，必須認識到辦公室工作人員素質提高的重要性，并有針對性地采取措施加強工作人員素質。首先應該做好宣傳工作，通過宣傳，真正讓辦公室人員認識到服務的重要性，提高其大局意識。其次，應該提供更多的機會，給辦公室人員更多接受培訓的機會，不斷提高其業務素質和綜合素質。最后，還應該重視辦公室人員工作的主動性和積極性，這樣能夠讓其更好地為煤礦企業服務，推動企業更好地發展。
（三）重視團隊建設。團隊建設對于煤炭企業綜合辦公室而言是非常重要的，要求企業必須重視綜合辦公室工作人員自身團隊意識的增加，不斷的提高團隊合作的效率，將其真正打造成一個團隊。
（四）進行檔案管理方式的創新，保證辦公室工作運轉的高效性。在煤炭企業中，辦公室人員應該根據需要進行檔案管理方式的創新，逐步從以往的手工管理、經驗管理轉變成為電子管理，在管理的時候將現代信息技術使用進去，保證檔案管理的有效性。此外，信息技術的使用不但能夠保證檔案管理的有效性，還能夠更加精確地歸檔，切實實現資源共享，給領導的查閱提供一定的方便。
三、結語
煤炭企業想要運轉的井井有條和綜合辦公室人員的工作情況是分不開的，辦公室工作情況，會影響煤礦企業的實際運轉效率。所以，煤炭企業必須真正認識到綜合辦公室工作的重要性，并根據企業的需要做好綜合辦公室建設，提高其工作效率，讓其更好地為煤炭企業服務。
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在進行學校管理工作時，最基礎的工作就是管理檔案，此項工作反映出了學校管理水平的高低。隨著信息時代的到來，各高校對檔案的管理工作做出了改革和創新。采用信息化的方式進行管理，采用電子介質管理檔案，管理的方式逐漸自動化，逐步實現改革創新。面對此類管理方式與當前時代特點，創新管理檔案的工作也變得尤為重要。針對當前我國各類學校辦公室的檔案管理工作來看，管理檔案的相關設備被更換成了符合當前社會條件的技術設備，為創新管理檔案方式提供了有利條件，但是檔案管理因為傳統觀念的限制無法實現創新，這明顯已經跟不上時展的腳步。
一、信息時代高校檔案管理工作存在的不足
（一）信息風險意識差
受到信息時代的影響，高校逐漸改變了傳統的檔案管理工作理念，檔案管理工作的環境更加透明。但是隨著互聯網技術的發展，黑客等危險因素的增加，使高校檔案管理的信息風險也隨之增多，直接導致了信息安全受到威脅。上級部門文件、各機關部門政策方針等此類信息文件都屬于辦公室檔案管理的重要部門的重要文件。此類文件分為學校、省級等文件，其特征是單一性與保密性較高。目前參與辦公室檔案館的工作人員大部分是兼職，特別是檔案管理的內容較多，強度較大，這就使得工作人員不重視信息安全管理。另外，就算是管理人員按正常信息保存和管理，但是由于受到了技術與能力的限制，不能很好地保護信息安全，不具備完整的風險意識，容易泄露檔案信息。
（二）信息化管理人員素質不高
計算機在信息時代背景下逐漸被應用與普及，提高了高校辦公室檔案管理的水平與質量。但是如果管理檔案的方式是用現代化技術，那么專業的理論知識與全面的管理方法也是非常重要的，逐步實現對知識的管理，使信息管理更加智能化、科學化、自動化。比如說，管理人員在管理檔案的過程中必須依靠專業技能建立和管理數據庫。由于目前管理檔案的人員大都不是本職工作，當遇到技術水平高的管理要求時，其本身的綜合素質就限制了信息化管理的進步與發展。
（三）管理組織不健全
通過調查各高校檔案管理工作發現，行政部門成為了高校檔案管理的主要部門，沒有建立獨立的管理組織，而且不具備完整的制度體系，崗位責任制也形同虛設，就算是某些高校設立了此類獨立的組織，但往往也是形式使然，不關心內在管理的重要性。由于不具備完整的管理組織，使檔案管理工作缺乏保密性，容易使資料流失，降低了檔案使用效率。
二、學校檔案管理工作創新的現實意義
（一）節約時間，提高工作效率
在傳統的檔案管理形式與檔案信息服務上，手工管理與服務成為了主要形式，此類形式的工作質量與效率并不是十全十美的，也有一定的缺陷。傳統的管理方式無法對電子檔案產生影響，電子檔案也不能實現采集、收集與利用的作用，手工管理與服務相較于電子檔案，其速度遠沒有電子檔案快，這就浪費了信息使用者與管理人員的時間，降低了檔案管理的工作效率，達不到信息使用者的要求。改革創新檔案管理工作，不僅增加了學校檔案信息的利用率，而且提高了管理工作的透明度，使檔案信息資源得到充分利用與合理分配，增加了檔案管理工作的質量與效率。
（二）檔案管理事業發展的必由之路
很多現代化的設備在信息時代的發展下也逐漸被普及應用，使學校在管理檔案時更加方便。采用新設備與技術來進行檔案管理工作，為檔案管理帶來了新的面貌，促進了其事業的發展。在學校的實際使用過程中，即使很多新設備被制造出來，但是并沒有得到普及，信息使用者還是使用傳統的方式來查閱，難度大，效率低。隨著互聯網的普及，數字化檔案出現在了人們面前，網絡檢索為檔案管理帶來了很大的幫助，檔案管理工作必須進行創新來適應信息技術的發展與服務對象的多元化，這也促使了檔案管理事業向更便捷更有效的方向發展。
（三）促進資源共享，更好地為信息使用者服務
目前，計算機網路逐漸得到普及，網絡信息技術不僅應用于科研，學校教學也開始使用此類技術，其先進的技術與網絡環境逐漸改變了學校檔案管理的工作中心。信息技術能搜集和整理檔案信息，使其具有共享性，檔案管理部門通過校園網可以將學校的檔案文件、信息與服務全部提供給使用者，信息使用者不再用傳統的查閱方式，檔案信息共享為使用者提供了更為便利的條件，使服務質量得到很大程度的提升。值得注意的是，必須加強管理某些保密的檔案信息，保證能安全有效地進行資源的共享。
三、信息化時代下學校檔案管理工作創新路徑
（一）創新管理機制
完善的管理機制是改革傳統辦公室檔案管理工作最基本的保障機制。完整來說就是制定出一套統一的規范和標準，使辦公室檔案建設的更加標準，監控和管理檔案材料的全過程，即材料的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等過程，逐步實現更加標準的管理方式。另外，綜合檔案室是否達到規定標準也是非常重要的，標準的綜合檔案室能合理地存放硬件設備與歸檔信息材料。
（二）創新服務理念
檔案管理也能為使用者提供服務，因此創新檔案管理必須創新服務。檔案管理人員必須有一個正確的服務理念，創建的服務體系更為科學性，服務機制更具創新性，提供讓使用者更為滿意的服務水平。第一步就是更加專業地提供信息服務，根據不同的專業領域來提供不同的信息服務，逐步增加服務的質量，確保使用者能滿意。第二步，除了專業服務外，應提高服務的個性化，根據不同用戶對信息的不同使用習慣，提高檢索的性能與功能，讓使用者有更多的方式來進行信息查詢，使信息服務更具個性，更符合使用者的要求。由于使用者在使用信息的過程中所處的環境與所需信息不同，檔案管理者通過對信息進行采集和管理，搜索捕獲內部信息，跟蹤搜索外部信息，分出不同的知識體系，然后根據這些信息進行管理提供服務，創建出一套服務方式來管理各類知識，使用戶能檢索得更為便利有效。
（三）人才隊伍建設
辦公室管理人員的專業一般為計算機或是非檔案專業的，沒有很高的積極性來參與檔案管理工作。在當前信息時代背景下，檔案管理人員的使命感與責任感是非常重要的。因此可通過學習交流、教育培訓與學術研究等方式來提高辦公室管理人員的整體素質，優化其知識結構，提高辦公人員對信息安全、重要保密材料等的重視程度，增加對新技術與知識的渴望，全面提升人員的職業素質與業務水平，從而完善管理體系的建設。
