時間：2023-04-18 17:45:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案整理規范，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
本合同須加蓋甲乙雙方騎縫章有效
合同
委托方：**(以下簡稱“甲方”)
受托方：** (以下簡稱“乙方”)
甲、乙雙方在平等、自愿、合法的基礎上，根據《中華人民共和國合同法》等相關法律的規定，雙方達成如下協議，共同遵守。
序號
項目
規格/單位
數量(預計)
單價（元）
小計（元）
備注
1
120
盒
元
其他規格檔案盒折合成4cm計算；
包含需歸檔紙質文件全流程規范化整理歸檔（如編件號、蓋歸檔章、保管期限鑒定、檔案盒信息完善等）。
2
庫房基建檔案整理
4cm/盒
500
/盒
元
其他規格檔案盒折合成4cm計算；
檔案整理總計：元
一、合同價
二、開工日期：2021年 月日。
三、工作地點：甲方指定的工作地點。
四、服務周期：甲方完成需進行規范化整理檔案完整收集并移交乙方后4個月內。
五、工作內容
1、文書檔案整理：；
六、付款方式
甲方開票信息：
單位名稱：
稅號：
公司地址：
開戶銀行：
電話：
賬號：
七、質量保證：
乙方必須按甲方對人員、系統及設備的要求，按時按質按量完成本項目合同約定的所有工作。
八、項目驗收：
1.文書檔案整理必須符合國家檔案局、****相關檔案整理規定。
2.乙方在完成相關工作并提交工作成果后向甲方提出驗收申請，甲方在5 個工作日內組織驗收。
3.如需要，甲方可委托第三方機構進行驗收，乙方須全力配合，因委托第三方機構所產生的費用由乙方承擔。
4.如驗收未能達到甲方要求，乙方須進行自檢，并在在甲方規定的時間內按甲方要求完成整改，以達到驗收要求。
5.相關工作驗收合格后，由甲乙雙方共同簽字確認。
九、甲方的權利及義務
1.甲方負責向乙方介紹、解釋本項目相關工作的基本情況。
2.甲方負責向乙方提供工作場所以及住宿。
3.甲方應按合同的約定的方式按時支付合同款項。
4.甲方應負責協調項目涉及到的相關部門。
5.若無質量及使用問題，甲方應按時組織驗收。
十、乙方的權利及義務
1.乙方按照本合同確認的內容，嚴格按要求完成項目的工作。
2.負責指派專門的技術人員按時按需按質完成項目，在項目實施過程中向甲方解釋所使用的技術問題。
3.乙方有責任保證各門類檔案整理工作達到預期目標。
4.如由于乙方的原因造成工作的損失或者延誤，由乙方承擔相應的賠償責任。
5.乙方有權按本合同約定對甲方收取款項。
6.乙方須按合同要求對工作過程中接觸到的所有文件和信息的內容保密。
十一、售后服務
1.乙方提供的服務成果必須滿足檔案整理要求，對達不到要求者，根據實際情況，經雙方協商，可按以下情況處理：
（1）重做，由乙方承擔因重做所發生的全部費用，并賠償甲方損失。
（2）修改，由乙方承擔因修改所發生的全部費用，并賠償甲方損失。
十二、保密
1.雙方應當對本合同的內容、因履行本合同或在本合同履行期間獲得的或收到的對方的商務、財務、技術、產品的信息、用戶資料或其他表明保密字樣的文件或信息的內容(簡稱“保密資料”)保守秘密，未經信息披露方書面事先同意，不得向本合同以外的任何第三方披露。資料接受方可僅為本合同目的向其確有知悉必要的雇員披露對方提供的保密資料，但同時須指示其雇員遵守本條規定的保密及不披露義務。雙方應僅為本合同目的而復制和使用保密資料。
2.除非得到另一方的書面許可，甲乙雙方均不得將本合同中的內容及在本合同執行過程中獲得的對方的商業信息向任何第三方泄露。
3.本保密義務應在本合同期滿、解除或終止后仍然有效。
十三、違約責任
1.若乙方因自身原因未按時完成項目，乙方須按300.00 元/天的標準向甲方承擔遲延履行違約金，甲方有權直接從合同金額中扣除，遲延履行違約金總額不超過本合同總價款的 5%，同時甲方有權單方解除本合同，本合同因此解除的，乙方應返還甲方全部已付項目合同費用。
2.在乙方已完全按以上要求完成了乙方的義務和責任，并在各階段內按時提交合格的階段目標成果后，甲方無故終止合同，將視甲方為違約，乙方有權利向甲方提出經濟賠償要求。
3.如乙方提供檔案整理不符合合同約定要求，乙方應無償返工，并按約定承擔逾期完工的違約責任，若還未達到甲方要求，甲方有權終止合同。
4.合同履行期內，若需變更、終止本合同的，須雙方簽字代表協商一致后簽訂補充協議。
十四、合同變更及終止
1.本合同簽訂后，經雙方當事人協商一致，可以對本合同有關條款進行變更或者補充但應當以書面形式確認。上述文件一經簽署，既具有法律效力并成為本合同的有效組成部分。
2.任何一方終止合同，需提前10 個工作日書面通知對方，并說明正當終止理由，由雙方簽字代表協商一致后終止合同。
3.因不可抗力或者國家政策調整，使得本合同的履行不可能、不必要或者無意義的，任一方均可以解除本合同，雙方均不承擔責任。待條件恢復后，由雙方協商確定合同變更內容。
十五、爭議解決
執行本合同或與本合同有關事項發生的一切爭議，應由甲乙雙方通過友好協商解決；協商不成或不愿協商的，應提交甲方所在地有管轄權的人民法院訴訟解決。
十六、不可抗力
如因戰爭、嚴重火災、水災、臺風、地震、政府法令變更等不可抗拒因素造成的合同中止和其他經甲乙雙方認可的不可抗拒的因素，導致工期延誤，甲乙雙方均不負違約責任。經甲乙雙方友好協商，另行商定解決辦法。
十七、合同生效
1.本合同自雙方法定代表人或授權人簽字并加蓋公章或合同專用章之日起生效, 本合同一式陸份，雙方各執叁份，均具有同等的法律效力。
2.本合同于年月日在**（詳細地址： ）簽訂。
3.本合同附件：
附件一、項目保密協議
甲方（蓋章）：
地址：
電話：
開戶銀行：
賬號：
聯系人：
甲方代表簽字：
日期：
乙方（蓋章）：
地址：
開戶銀行：
賬號：
聯系人及電話：
乙方代表簽字：
日期：
年月日
應對聲像檔案的載體完整性、信息可讀性、運行技術環境等進行檢驗，市級各部門檔案機構在接收聲像檔案時。合格率達到100%時方可接收。市級各部門在向市檔案館移交檔案時，應按規定將聲像檔案和其他門類檔案一并移交進館。
市級各部門認真組織實施，磁性載體檔案管理與保護規范》DA/T15-95市照片檔案收集整理實施細則》渝檔發〔〕36號）等聲像檔案業務標準、規范實施以來。取得了一定成績，但也存在一些問題。如有的單位檔案意識還不夠強，對聲像檔案的收集歸檔重視不夠，聲像檔案收集不夠齊全；有的單位聲像檔案整理不夠規范，聲像檔案所反映的人物、時間、地點、事由等要素揭示不清楚，不便于聲像檔案的利用；有的單位聲像檔案安全保管條件很差，影響到聲像檔案信息的讀取。為進一步加強聲像檔案管理，現提出如下要求。
一、進一步提高對聲像檔案重要性的認識
人類在社會實踐活動中直接形成的歷史記錄，聲像檔案作為一種專門檔案。反映一個單位主要職能活動和基本歷史面貌的重要史料，國家檔案的組成部分。與其他門類檔案相比，聲像檔案具有載體特殊、內容直觀、形象生動等特點。市級各部門要進一步提高對聲像檔案重要性的認識，建立健全聲像檔案收集、整理、保管等工作制度，明確聲像檔案的歸檔責任部門和責任人員，切實加強聲像檔案的管理。
二、加強聲像檔案的收集
任何單位或個人不得拒絕歸檔或據為己有。同時應明確聲像檔案的歸檔范圍，市級各部門應明確由拍攝錄制承辦機構或拍攝錄制人員負責收集、整理并向檔案機構移交聲像檔案。公務活動中形成的聲像檔案。凡是反映本機關主要職能活動、基本歷史面貌和重要工作成果的聲像檔案，均應收集歸檔。當前特別要加強對“唱、讀、講、傳”活動和“五個”建設工作中形成的聲像檔案的收集歸檔工作。收集照片時，對反映同一內容的若干照片，應選擇具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點的照片歸檔，照片、底片、說明應齊全。數碼照相機拍攝形成的數碼照片應保證未經編輯，像素不低于300萬，數碼照片同時要沖洗出紙質照片歸檔。收集錄音錄像檔案時，應簡要說明錄音錄像內容、主題、錄制時間等信息。
三、加強聲像檔案的規范整理
逐張編號、擬寫照片題名并編制目錄，聲像檔案的整理應嚴格執行國家和市的有關業務規范標準。照片檔案按照《市照片檔案收集整理實施細則》要求。使用的裝具（照片冊、底片冊和芯頁）必須符合規范標準，禁止使用普通影集、相冊整理照片檔案。錄音帶錄像帶按照《磁性載體檔案管理與保護規范》要求，錄音帶應簡要說明講話內容、講話人姓名、職務、錄制時期、錄放長度、密級等；錄像帶應簡要說明該錄像的主要內容、制式、規格和錄制日期、放映時間等；錄音帶、錄像帶應分別逐盤（盒）編制目錄。數碼錄音筆、數碼攝像機等數碼設備攝錄形成的錄音錄像檔案按照《電子文件歸檔與管理規范》GB/T188942002市電子文件歸檔與管理細則》要求整理，錄音文件應統一轉換為WAVMP3格式，一個錄音文件刻制一張光盤，并貼上標簽，標注講話內容、講話人姓名、職務、錄制時間、密級等；錄像文件應轉換為MPEGAVI格式，一個錄像文件刻制一張光盤，并貼上標簽，標注該錄像的主要內容、制式、規格和放映時間等；刻制的光盤應逐盤編制目錄。
四、加強聲像檔案的保管與保護
改善和規范聲像檔案的保管條件。各單位應配備防磁柜，市級各部門應嚴格遵循有關業務標準。以達到聲像檔案恒溫、恒濕保存要求。要定期對聲像檔案保管狀況進行檢查，發現問題及時整改，確保聲像檔案實體和信息安全。
關鍵詞:工程檔案;整理;模式
中圖分類號:C93
文獻標識碼:A
文章編號:1672-3198(2010)13-0172-01
大型工程的檔案資料,是工程在規劃、勘察、設計、施工、驗收等工作中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、數據及聲像等資料,是工程建設過程和建設成果的真實反映,加強對這些資料的收集整理,具有很強的使用價值和現實意義。
1 大型工程檔案收集整理特點
大型工程檔案的收集整理工作具有“五多兩少”的特點:一是參建單位多。大型工程是在市場經濟條件下,依托社會力量進行建設的,參與工程建設的施工、監理、物資供應單位較多。二是大型工程項目分類多。大型工程大多是綜合性的工程,有土建工程項目、安裝工程項目等。三是參與大型工程的各個單位收集整理工程檔案的標準規范多。有國家標準、企業標準、行業標準和地方標準。四是技術復雜、需攻克的科研課題多。大型工程為適應新時代社會的需要,建設質量要求高,會有許多新技術、新設備、新材料被應用,且施工工藝復雜,操作難度大,有很多不確定因素,因此,工程的設計變更可能較多,科研課題較多。五是大型工程文件資料表現形式的多樣性。工程的復雜性決定了工程文件資料表現形式的多樣性,這里的工程文件資料表現形式是指參建單位產生工程文件資料的式樣,如:文件、圖表、聯系單、報驗材料和電子聲像資料等。參建企業根據每個工程項目特點和國家行業規范,在以往的工程檔案工作中已形成了固定的模式,如:大型國企一般使用國家標準規范;民企一般使用省級制定的地方建筑標準規范;特殊行業使用行業標準規范,經過我們對這些標準規范進行深入研究后,發現他們都有很強的適用性和合理性。因此,大型工程文件資料的表現形式沒有必要統一到一種標準規范中來(實踐證明這也是不可能的),是可以呈現多樣性的,但應符合省部級以上的建筑標準規范。六是竣工移交時間緊、收集整理檔案資料的時間少。大型工程一般都有精確的時間節點,竣工后應盡快向使用單位移交,這也要求竣工時必須完成工程檔案的整理歸檔工作。通常越是大型的工程,工程檔案工作的時間節點越是緊迫(如奧運工程)。七是專業人員少。大型工程的文件資料和各種圖紙數量和種類多,工程檔案的收集整理工作相當繁重。而建設單位的檔案工作人員數量一般較少,有的單位沒有圖檔專業人員。
2 大型工程檔案收集整理的方法措施
施工單位普遍存在著重施工、輕檔案管理的觀念,有些單位沒有專人負責檔案管理工作。為此,我們反復強調,承建單位必須強化二個管理,一個是施工管理,要交一件合格的產品;另一個是檔案管理,就是交一份合格的檔案資料。為此,我們主要采取了以下措施:
2.1 明確大型工程檔案收集整理責任分工
用合同約定各單位收集整理工程檔案的責任。在與參建單位簽訂合同時,明確規定各單位收集整理工程檔案的條款。一是參建單位務必按照相關要求收集整理本單位負責的工程檔案。工程檔案同工程實體一樣,是工程竣工驗收的一項硬性指標。二是收集整理工程檔案必須參照相應的標準規范。三是工程檔案工作的時間約定。一項大型工程建成,與之配套的工程檔案收集整理完畢(工程驗收產生的資料除外),該項工程才能申請驗收。因此,工程檔案要邊施工,邊收集,邊整理,確保工程檔案工作與工程建設的時間節點相吻合。
2.2 合理地劃定立檔單位
通過合同的約定,工程文件資料的分類,建設單位的各部門和各參建企業順其自然地被劃成了若干個立檔單位。只不過這些立檔單位是人為指定的,是階段性的,他會隨著大型工程竣工驗收而自然結束。
2.3 科學地將工程文件資料進行分類
根據大型工程檔案工作的實際情況,將大型工程的文件資料分為三部分:一是建設單位產生的工程文件資料(含工程設計文件資料)。二是施工單位產生的工程文件資料(竣工文件資料)。包括施工組織設計文件;編制的預算文件;施工中間的經濟簽證;分部、分項工程驗收記錄表;分部和單位工程質量評定表;隱蔽工程驗收、評定資料;工程的主要材料、構件、設備的檢驗單、試驗報告和出廠合格證;工程的設計變更資料;本單位產生的與建設單位、監理單位來往的施工管理聯系單、會議紀要等文件;工程的竣工驗收資料及質量等級評定資料;工程竣工圖;工程竣工報告;編制的工程結算文件;施工情況總結;工程的質量保修資料;工程質量事故報告和處理情況報告;施工日志;工程的聲像資料等。三是監理單位產生的工程文件資料(監理文件資料)。包括監理規劃書;監理細則;本單位產生的與建設、設計、施工單位來往文件;監理工作日志;監理通知書;停(復)工通知單;會議記錄(紀要);監理工作月報;材料抽驗單;工程質量抽驗單;工程質量事故處理記錄(報告);專題報告;工程質量評估報告;監理工作總結報告等。
2.4 采取多種方法收集大型工程檔案
多種方法收集,是指各立檔單位從自身的實際出發,千方百計地全面收集與大型工程有關的所有工程文件資料,這是保證每個工程項目歸檔文件資料的真實、齊全和完整的基本要求,也是保證工程文件資料安全保密的需要。對全面收集來工程文件資料,一是按照職責分工的范圍,對號入座,組織鑒定。二是對于不在本單位整理范圍內的文件資料,交建設單位的檔案部門處理,重新鑒定后或歸檔,或統一銷毀。
3 統一歸檔,規范錄著,實現信息自動化管理各立檔單位將表現形式多樣的工程文件資料,采用多種方法收集齊全完整后,一定要遵照《大型工程檔案整理技術規范》的標準進行整理,做到外觀整齊化一、內容真實完整,實現數據電腦管理、檢索快捷便利。為此,可采用以下措施:
(1)根據《大型工程檔案整理技術規范》的有關規定,結合本工程項目的實際情況,制定下發《工程檔案整理實施辦法》(此文件的內容要與工程合同的有關條款相符),使工程檔案整理工作有章可循。
(2)對立檔單位的工程檔案人員進行標準化培訓。各立檔單位的工程檔案人員,有的是一直使用其它標準規范進行整理的;有的是從其它部門臨時抽調的非專業人員,從未接觸過工程檔案的整理工作。對他們進行有效的培訓是十分必要的。同時,建設單位的檔案部門最好能制作出工程檔案的標準樣品。從卷盒、案卷封面、卷內文件目錄、到備考表逐一做出樣品,供各立檔單位參考比對。通過培訓,使檔案人員從各種工程檔案整理標準規范的差異中統一起來;通過制作樣品,使檔案人員,特別是初次接觸工程檔案標準規范的人員,有更直觀的認識,更快地進入正規狀態。
(3)用工程檔案信息管理系統進行管理。各個立檔單位所使用的檔案管理系統有所不同,給參建企業下發統一的工程檔案信息管理系統。驗收后的工程檔案移交給建設單位后,使用統一的工程檔案信息管理系統將所有檔案信息錄入計算機,實現信息數據化管理。這樣,才能保證利用工程檔案自動化查詢服務。
綜上所述,這種工程檔案管理模式就是科學地利用了多種工程檔案收集整理規范,進一步明確責任分工,將繁重的工程檔案收集整理工作分攤到各參建單位和建設單位的各部門,使他們各司其職,各負其責,最后由建設單位的檔案部門統一進行驗收、歸檔和交付使用。始終使工程檔案工作與工程竣工驗收以及交付使用保持同步發展。
關鍵詞：檔案管理；規范化；標準化
一、前言
眾所周知，檔案管理的現代化是包括管理思想的現代化、業務規范的標準化、管理人員的專業化以及信息服務的高效化等四個方面的內容，其中最為重要的就是要保證各類的實體檔案信息得到最為妥善的保管和存儲，以求能夠發揮其最大的價值和作用。在信息爆炸的當今時代，各類信息的存儲顯得越來越重要，需要整理的檔案數量也極速增長，各類行業、各個單位都將檔案的搜集、整理和存儲擺在更加重要的關鍵位置。根據相關的數據顯示，就目前情況而言，我國各類檔案館以及市級以上的需要保存的檔案已經遠遠超過3億卷，并且這個數字還在持續的攀升。此外，隨著檔案的載體和記錄方式的日益豐富，檔案的形式和存儲的方法也日益多樣化，所有這一切需要現代化的檔案管理模式來與之匹配，檔案管理工作的標準化和規范化就顯得尤為迫切。
二、當前檔案管理工作存在的問題與不足
近年來，隨著我國檔案管理事業的不斷發展、人們搜集、整理和存儲信息和資料的意識明顯增強以及現代化的設備和專業化人才的不斷投入，我國檔案管理的現代化建設確實取得了許多驕人的成績。然而，細究之下仍然可以發現許多的問題和不足，具體而言，主要包括以下幾個方面：
1.檔案管理的重要性認識不夠。雖然現在的檔案管理意識相較于之前已經有了很大程度的增強，但是與西方發達國家相比，我們實際工作中對其重要性的認識仍然不足，許多單位對檔案的整理和存儲也陷入一種程式化、機械化的模式當中，只片面的注重實體資料的整理，相關的電子信息的存儲非常不到位，工作方法也遲遲沒有更新。更為重要的是，許多單位的檔案室面積狹小無法滿足日益高漲的存儲需求，相關的基礎設施也亟待更新，現代化的設施配備不足，多媒體的技術沒有得到最大程度的利用和最大價值的發揮，所有這一切都可以歸咎于其對檔案管理的現代化重要性認識不足，意識不強。
2.檔案管理的專業化人才匱乏。毋庸置疑，人力資源是各類行業、各個單位最為活躍和最能創造價值的資源，檔案管理工作自然也不會例外。然而，就目前情況而言，許多單位從事檔案管理工作的人員都不是正規的科班出身，沒有接受過這方面系統完善的教育，齊專業化素質以及相關的學科理論知識和素養已經越來越無法滿足當前檔案管理工作的需求。更為重要的是，由于單位對檔案管理工作規范化和標準化的認識不足、落實不到位，其檔案管理的工作人員并沒有得到專業化和系統化的入職培訓，定期的學習和職業技能的提升更是無從談起，這也是導致目前檔案管理工作遭遇瓶頸期的重要原因。
三、推動檔案管理規范化和標準化的相關對策
檔案管理工作因其具有信息量大、操作復雜、耗時長等特點，需要一整套的規范化和標準化的工作流程以及高效邊界的管理制度和原則，從小處入手、從細節抓起，全方位多角度地展開工作，保證檔案數據資料的價值不會有一絲一毫的受損，及時進行檔案卷宗的監督和管理，如此才能將檔案管理的標準化和規范化推向新的發展高度。具體而言，可從以下幾個方面入手：
1.嚴格細化公文制發的各項標準。所謂檔案，通俗來講就是各類公文資料的統稱。因此，檔案管理的標準化和規范化首先需要做到的就是要嚴格細化公文執法的各項標準，將其納入統一化、規范化的軌道之中。首先，要保證公文制作和發出的高效率，這也是衡量檔案管理質量的重要指標，因此在進行公文的制作之前，要對紙張、尺寸、排版形式、裝訂方式等進行細化的規定；其次，在不違背國家相關標準和原則的基礎上，制定符合本單位發展情況的公文簽發制度，保證其從標題到內容再到各項格式的正確無誤；最后，文體的選用、書寫的規范以及擬制的形式等都要確保無誤，這可以交由具體的相關簽發人員負責。
2.推動文檔一體化建設。在實際的檔案管理工作中，若能保證各類文檔的一體化那將不僅會提高檔案管理的高效和便捷，更為重要的是可以將整個單位的文書整理、文件歸檔和存儲納入統一化的管理之中，最大程度地減少中間重復環節，改變當前各個部門就檔案的管理各自為政的現象，M行各類檔案的同步管理，以求能夠將錯誤歸檔、遺漏歸檔以及重復歸檔的可能性降到最低，提升檔案管理工作的現代化水平，保證其規范化、標準化、高效化、精確化的實現。
3.杜絕重復立卷和無序歸檔現象。眾所周知，在檔案管理工作中重復立卷和無序歸檔的現象歷來層出不窮，這也往往被視為是推動檔案管理標準化和規范化向著縱深方向發展的重要掣肘，因此，為了確保檔案管理的精確性和安全性，必須全方位多角度的采取措施杜絕這種現象，近年來也不斷有研究者提出“以我為主、立卷歸檔”的標準化操作流程，筆者認為在市級的檔案管理工作中可以將其視為一種整理和存儲的指導原則，這就需要我們做好以下幾個方面的工作：
首先，在對各個部門的各項工作進行檔案的搜集和整理時，一定要能夠確保所歸檔的文件資料能夠體現出本階段本單位各項工作的完成情況和實施細節，如此來保證相關文書資料的時效性，也可方便日后備查。其次，檔案整理過程中，要注意分門別類，區分不同內容、不同工作、不同形式、不同結果的文件資料，突出重點和核心，降低相關資料的重復操作和整理，保證各項工作的高效性、便利性和有效性。最后，在確立檔案整理的重點的同時，還要注意區分主次，在保證檔案存儲完整性的同時，也要有所側重，既要防止檔案管理中內容和形式的遺漏和缺失，也要突出立卷歸檔工作的核心，形成一套系統完整的全面性、重點幸兼而有之的現代化的檔案管理系統。
四、結語
在實際的檔案管理工作中，標準化和規范化歷來是我們不變的追求，在具體的操作過程中從公文制發到文檔的一體化再到立卷歸檔的指導原則和具體的操作方法，這其中無一不需要我們對文件資料進行質量的審核以及形式的審查，既要保證檔案的完整和全面，也要明確重點核心，唯有如此，才能真正實現檔案管理工作的現代化、標準化和規范化。
參考文獻：
[1]李琳.現代信息化視閾中的檔案管理研究[J].中國社區醫生，2015.
一、檔案規范化管理存在的問題
（一）個別單位領導對檔案規范化管理工作認識不到位，存在敷衍的態度。單位工作中，領導重視程度直接關系到該工作的地位和發展。檔案工作作為一項基礎性的工作，已經有越來越多的單位將檔案工作列入了目標考核，對檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數單位為應付考核，完成規范化管理示范認定要求，采取聘用臨時人員和借調下級單位人員來完成檔案工作。聘用和借調人員本來是機關企事業單位工作中常見的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長期性和基礎性的特點，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎業務知識和技能，不熟悉單位各部門工作情況和文件形成狀況及相互之間聯系，加之不同的工作態度，無法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質量，必將對以后檔案工作帶來很多缺陷。（二）部分單位檔案歸檔立卷制度貫徹不到位，未實現部門歸檔立卷。部門歸檔立卷制度是指在機關檔案工作中，各所屬部門必須自己收集、整理、編目本部門所產生的各門類載體檔案，并按時向機關綜合檔案室移交的制度?！吨腥A人民共和國檔案法實施辦法》和《機關檔案工作條例》中都明確規定應當歸檔的材料必須由業務部門或文書部門（也就是文件材料形成部門）收集，并完成整理立卷工作，然后交檔案部門集中統一保管。機關企事業單位在履行職能工作活動中形成的大量具有保存價值的文書檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等不同載體形式的檔案，以及會計、人事、基建、紀檢等專業檔案，都要要求由單位文書部門或業務部門兼職檔案員進行整理和立卷，再移交檔案室。而實際工作中，我們發現，相當一部分單位未推行部門歸檔（立卷）制度，專職檔案員大量精力和時間都花在與各處室索要檔案以及檔案整理、編目、錄入、掃描、裝盒等具體工作上，往往去年的檔案剛剛整理上架完畢，又要開始進行今年的檔案收集、整理工作，突然某個部門又送來往年的檔案材料，專職檔案員每年陷入收集檔案、整理檔案、再收集、再整理的無限循環工作中。而省級單位的檔案部門還負有對市（縣）同系統機構檔案業務工作的監督和指導職責，省直機關專職檔案員對自身單位的檔案工作都疲于應付，自然沒有時間和精力對下級單位進行指導和監督，對本機關檔案進行宏觀管理，易造成系統整體工作水平的下降。（三）多數單位檔案管理制度不健全，無法滿足檔案工作發展需要。機關事業單位處科室數量多，但專職檔案員人數少，兼職檔案員具有人數多、流動快的特點。僅靠業務主管部門日常的幾次培訓很難提高其業務水平，依靠專職檔案員進行手把手的一個個教也不現實。因此，將檔案業務技能編制成業務文件進行指導能有效解決這個問題。在眾多的業務文件中，《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》、《歸檔文件整理規則》以及《檔案分類方案》、《各門類檔案整理工作流程》、《檔案室基礎業務工作手冊》等是機關企事業單位檔案工作的基礎，是指導專兼職檔案員在檔案規范化管理中做好檔案工作的必要知識。但在實際工作中，我們發現，許多單位的專兼職檔案員不僅沒有按照上述規定執行并制定適合本部門檔案管理工作的相關業務文件，甚至對以上文件的具體內容規定都不掌握，又如何來指導和做好檔案工作。（四）檔案利用手續繁瑣，難以滿足服務社會的需要。目前利用檔案的方式主要有案室現場查閱、電話查閱、網絡查閱，而機關事業單位保管的文書檔案、民生檔案、電子檔案、專業檔案、科技檔案、知識產權檔案等等，涉及的種類和專業涵蓋各個領域，各種不同門類的檔案都有各自的利用范圍、法律效力、保密規定及利用權限，如何正確有效的提供利用是擺在各部門目前亟待解決的問題。（五）檔案信息化管理程度底，未實現文檔一體化要求。隨著辦公自動化（OA）系統的推進，電子政務系統形成的電子檔案的收集、整理、保管、利用等也給檔案工作帶來新挑戰。一方面新的電子政務推行，產生的大量電子數據，這些電子數據俗稱電子文件還不是嚴格意義上的電子檔案，他們怎么區分、如何歸檔、標準要求是什么等等都需要在實踐工作中不斷探索研究；再加之實際上，各部門機關電子文件格式與檔案數據格式不統一、辦公自動化（OA）系統與檔案管理系統數據接口不一致，無法實現無縫對接，文檔一體化要求無法實現，電子文件收集、加工、整理、保管、鑒定、利用等環節新問題層出不窮，導致檔案信息化建設嚴重滯后于現實社會需要。（六）檔案專兼職人員素質不高，隊伍不穩定，缺乏創新意識。由于受工作本身在單位內部實際地位、作用影響，以及單位領導主觀意識認識等影響，在挑選檔案專兼職人員和安排經費時，僅以能保管好檔案不至于丟失泄密為目的，導致檔案專職人員隊伍年齡偏大、知識老化，工作方式理念陳舊，進取心和創新能力不強，缺乏計算機等專業知識，難以適應新形勢下的檔案工作管理需求；而兼職人員隊伍雖然年紀輕，知識結構層次較高，但不熟悉檔案工作基礎知識，流動性快，思想不穩定，難以靜下心來鉆研業務，造成檔案工作服務水平偏低，檔案工作進一步被邊緣化，綜合檔案室成為弱勢階層。
二、解決問題的對策
（一）進一步完善檔案工作機制，加強檔案工作制度建設，用機制和制度來保障和規范檔案工作人員、編制、經費、項目、設施設備和數字化建設等的投入，確保開展檔案工作所必需的人財物不因領導意識的不重視或是領導的更替而影響，同時創新檔案工作的激勵機制，讓熱愛工作的人有勁頭、有奔頭。（二）重視檔案專兼職人員的隊伍建設，穩定檔案干部隊伍，加大基礎業務和現代化技術知識技能培訓力度，使培訓制度化、專業化，著力培養和儲備專業人才隊伍。機關事業單位必須采取措施，穩步提高檔案工作人員的待遇，關心他們的成長，統籌解決涉及他們切身利益的職務級別等問題，不能讓埋頭干事的檔案員吃虧，著力提高他們的政治素質和業務素質，充分調動工作的積極性和創造力，以適應檔案工作的新常態新形勢，從而提高工作和服務水平。（三）認真貫徹執行部門歸檔（立卷）制度，積極推行文檔一體化要求。單位應該建立主要領導或分管領導負責制、各處室負責人對各自處室檔案負總責，各兼職檔案員負責檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。將文件材料歸檔工作列入各處室目標責任并簽訂目標責任書以強化責任意識。同時要使檔案人員不但要熟練掌握計算機專業知識，而且要通曉電子文件的收集、整理、傳輸和歸檔工作要求，實現機關檔案文檔一體化要求。（四）要根據國家檔案局出臺的相關檔案工作規定及行業技術標準，制定適合本部門檔案工作發展需要的業務制度。要注重平時歸檔立卷工作，應對檔案收集過程、整理結果提出明確要求，在文件制作的質量、文件處理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文書處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、保管利用、安全管理等方面的規定、制度和辦法，通過業務文件進行指導，能減少培訓時間，節省人力、物力和財力，即使兼職檔案員流動較快，也能迅速讓新從事檔案工作的檔案員盡快掌握基本的檔案業務技能。（五）在機關檔案信息化進程中實施標準化、規范化、科學化管理，加強軟件和硬件建設力度，建立健全機關檔案信息安全保障體系。必須嚴格執行國家相關技術標準，滿足數字檔案資源數據和格式規范統一，數據共享安全等要求。目前國家檔案局已正式出臺《電子文件元數據方案》、《電子文件長期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個檔案行業標準，為信息化建設打下初步基礎。辦公自動化（OA）系統以及檔案管理系統應該在前期開發時就應該以這些標準為依據，從數據的最前端規范，讓檔案專業人員參與OA系統開發，按檔案管理要求和特點提出系統需求，真正實現辦公自動化（OA）系統與檔案管理軟件的無縫對接，實現文檔一體化。（六）要加強檔案工作創新服務，強化檔案服務意識，提高檔案工作為機關各項重點工作服務的能力。檔案工作者只有轉變保守思想，開拓檔案工作利用新方式，創新積極服務觀念，充分利用檔案網絡快捷、方便的優勢，積極開發網絡利用、自助査詢等新模式，充分發揮檔案的信息作用，保證檔案信息及時、有效地為領導及機關各項重要工作服務，才能體現檔案工作的核心價值競爭力。
作者:周知勇 單位:云南省檔案局
參考文獻:
[1]姚美榮.對加強機關檔案規范化管理的幾點思考[J].檔案，2009（1）
[2]熊莉萍.淺談機關檔案開發利用工作現狀和對策[J].城建檔案，2012（12）
[3]呂海梅.機關檔案管理工作中的問題與對策[J].山東檔案，2010（08）
一、《歸檔文件整理規則》的出臺
對高校檔案整理工作的影響
《歸檔文件整理規則》（以下簡稱《規則》）于2001年1月1日起實施，為立卷改革提供了解決方案。它沒有全面否定傳統做法，而是在借鑒傳統立卷方法合理性的基礎上，對歸檔文件整理工作的原則和具體方法做出規定。《規則》推行文件級整理，取消了案卷，讓檔案人員從繁重、復雜、主觀隨意性大的立卷整理工作中解脫出來，簡化了整理工作程序，提高了工作效率，達到了“簡化整理，深化檢索”的目的。
《規則》實施后，高等學校檔案整理工作也發生了變化，試行立卷改革。部分高等院校在整理黨群、行政類檔案時執行《規則》標準，其余類仍按立卷方法整理。只有部分院校試行全面實施《規則》標準。高等學校沒有完全執行《規則》標準，主要原因是高等學校檔案包含了文書檔案和科技檔案，而《規則》的適用范圍是文書檔案。那么，高等學校檔案整理工作能否執行《規則》標準？又該如何施行？筆者在《規范》的基礎上，比較《規則》標準，發現高等學校檔案十大類歸檔范圍中均包含“應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料”，其中黨群、行政、教學、外事、財會等五大類的引用標準是GB3792.5-85《檔案著錄標準》、GB9705―88《文書檔案案卷格式》、《文書檔案案卷質量標準》。這五大類的各種紙質文件材料，應作為文書檔案保存，可參照《規則》標準執行整理。余下的五大類即科學研究、產品生產與科技開發、基本建設、儀器設備、出版的適用標準雖然是《科學技術檔案案卷構成的一般要求》，但是《規范》在每一類檔案的二級類目中均設有綜合類。這一類檔案的歸檔范圍包括上級有關文件材料，學校有關工作的規章制度、規劃、計劃、總結、統計報表等。這部分管理性的文件也應屬于文書檔案的范圍，因此可以參照《規則》標準執行。這五大類的其他二級類目，其歸檔流程、分類編號、編目、排架、保管、鑒定和銷毀等，同前五大類是完全一致的?？萍紮n案與文書檔案比較，前者突出成套性、系統性，歸檔文件比較集中，查找利用也較方便，實施《規則》比文書檔案還要簡化。因此，筆者大膽對高等學校檔案實施文件級整理，并利用計算機輔助管理。經過近幾年的研究和實踐證明，高等學校在《規范》的基礎上實施《規則》標準，既不影響高等學校檔案的科學性、適用性和穩定性，又能達到“簡化整理，深化檢索”的目的。本人在實踐基礎上撰寫《高校檔案實施〈歸檔文件整理規則〉的研究與實踐》和海南大學黃天明同志撰寫《高校檔案也適用〈歸檔文件整理規則〉》的文章，獲2006年中國檔案學會第五次檔案學優秀成果檔案學術論文類三等獎。由此可見，高校檔案實施《規則》標準整理檔案，是受到檔案同行專家的認可的，實踐也是可行的。新時期高校檔案工作者渴望立卷改革，《規范》已不完全適應高校檔案工作的需要，有修訂的必要性。
二、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案
保管期限規定》高?？蓞⒄請绦?/p>
2006年12月18日，國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》（以下簡稱《規定》），文件的施行，對正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分文書檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，以及開展檔案價值鑒定工作等都具有重要意義。它改革了文書檔案保管期限的劃分方法，將原有的“永久”、“長期”、“短期”的保管期限劃分方法修改為“永久”、“定期”，定期中又分為30年、10年；突出了立檔單位的主體特色，機關文件材料歸檔時體現以本部門為主的思想；加大行政管理力度，將原來的“備案制”改為“審批制”，即“各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意后執行”?！兑幎ā返氖┬?，明確了機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限改革的發展方向，是向建立科學合理的檔案價值鑒定體系、系統完善的檔案保管期限體系邁出的重要一步。
《規定》高等學?？蓞⒄請绦?。筆者認為，《規范》的十大類檔案中的黨群類、行政類、外事類的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限可完全按《規定》標準執行；其余的教學類、科學研究類、產品生產與科技開發類、基本建設類、儀器設備類、出版類、財會類等文件材料歸檔范圍和檔案保管期限必須修訂后才能執行。此外,《規范》中檔案保管期限也存在明顯偏長或偏短的情況，如財會類檔案將“上級有關財務會計工作的文件材料”保管期限定為“永久”，時間過長應修訂；再如，教學類檔案中的新生錄取名單，是學生進入高等學校的重要依據，也是學生畢業后回訪、查閱利用率最高的檔案，如畢業證丟失，需補辦畢業證明時，必須提供錄取名單；用人單位驗證核對時，也需要錄取名單，等等。錄取名單、在校學生名冊、學生成績總冊、畢業證簽領冊等構成學生在校學習的全過程記錄，應相輔相成。然而，“錄取名單”的保管期限為“長期”，其他那些檔案則為“永久”。筆者認為“錄取名單”的保存期限應與其他檔案一致。總之，《規范》中的保管期限劃分需要修訂。
三、《規范》存在不合適的方面需要修訂
（一）檔號結構、模式，不便于“插卷”,應修訂
檔號是存取檔案的代號，排架的依據，也是反映高等學校檔案的分類體系和物理位置?！兑幏丁分械臋n號結構、模式為：年度號+分類號+案卷號。分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成，也可僅由一級類目組成。案卷號是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由此可見，檔號結構不考慮保管期限，因為分類中最下位類包含有永久、長期、短期三個保管期限的案卷，案卷號是順序編碼，具體操作時把三個不同保管期限的案卷編為一個順序號。這種跨保管期限的大流水號編制方法不便于插卷，沒有充分擴展余地。筆者經過研究和實踐，認為合適的檔號結構、模式應修訂為：年度號+分類號+保管期限號+案卷號或件號，即在編定檔號時，將分類號中最下位類不同保管期限的案卷,按永久、長期、短期分別順序編碼。這樣既能方便插卷，又能解決跨保管期限大流水號編制問題，同時也能與《規則》協調，同時保證了檔號編制必須符合唯一性、合理性、穩定性的要求。
（二）一個卷內有不同保管期限的文件材料，不便于統計,應修訂
《規范》在考慮了高等學校檔案的歸宿、它的成套性特點、它們彼此之間的有機聯系之后，“大膽在一個卷內把文件材料劃定不同的保管期限，在不影響自然形成規律的情況下按永久、長期、短期順序排列。將來鑒定時，只需把該銷毀的部分清出來即可，這樣既方便插卷調整，又不缺號，不空檔”。把不同保管期限的文件材料放在同一個案卷內，其優點是保持同一事由文件材料的集中。但其缺點也是很明顯的，如檔案統計時，這個案卷是歸哪個保管期限？當插卷材料比較多而原卷又裝不完，需要另立卷時，如何編卷號？鑒定銷毀時雖不缺號、不空檔，但如何修改案卷封面內容等。筆者認為，不能把不同保管期限的文件材料裝在同一個卷內或一個盒內，應分別裝盒。同一事由的文件材料按不同保管期限分別裝盒，并不影響其成套性，如本單位的黨代會文件材料：會議文件是永久保管，會議工作人員名單、工作證、代表證、列席證及選票式樣等材料是短期保管，將其分別裝盒，不會影響其提供利用效率，也不會拆散其成套性，因為不同的保管期限的檔案分別裝在不同的盒內，但其排列均在同一類目內。
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料,是記錄和反映單位財務的重要史料和證據。目前,會計委派制下的會計檔案管理存在的主要問題如下:
一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案,不符合《會計檔案管理辦法》的規定。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出,“當年形成的會計檔案,在會計年度終結后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的,盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更,但其所有權仍是委托單位,屬于委托單位全宗的一個門類,應當保持一個單位全宗的完整性和連續性。
二是紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬,會計核算形式發生了變化,財政部頒發的《會計電算化工作規范》第四章第7條明確指出:“電算化會計檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來書面形式的會計數據?！薄稌嫽A工作規范》第45條規定,“實行會計電算化的單位,有關電子數據、會計軟件資料等應當作為會計檔案進行管理”。然而實際工作中,會計委派制核算的地區或部門,基本都實行了電算化會計,形成的大量磁介質會計檔案都保存在會計核算中心,即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心,也只移交紙質會計檔案。
三是會計工作與會計檔案管理脫節。會計檔案是會計核算的產物,它產生于會計業務工作之中,是會計工作的延伸,也是會計工作的終結。但在實際工作中,會計委派制管理下的會計人員對會計業務非常熟練,經常參加會計業務的培訓和學習,但對檔案知識,特別是會計檔案規范化整理標準知之甚少,也沒有參加過會計檔案管理的培訓與學習。各單位普遍重會計業務,輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調了會計業務,卻忽視了制定詳細的具有可操作性的會計檔案管理制度,沒有把會計檔案的規范化管理納入會計人員崗位職責中。在會計人員上崗前,沒有邀請檔案專業人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能,造成會計檔案整理質量不高,封面內容填寫不全,裝訂不整齊,有的分類、排列不規范,無目錄等現象,使整理出的會計檔案沒有達到規范化標準,更談不上科學管理。
四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式,其業務主要接受同級財政部門的監管。然而從其成立至今,無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規定,檔案部門也沒有主動地介入其中進行業務指導與監督。財政部門只強調會計業務規范與否,而對會計檔案規范與否少有問津,使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態。
五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度,對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間,整理標準,移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規定。只突出強調了會計業務工作,忽視了會計檔案管理,沒有把會計檔案規范化管理納入會計人員崗位責任制中,也沒有配備專人管理會計檔案。
針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題,筆者認為應強化以下方面工作:
一要加強會計檔案管理,理順會計檔案管理體制。實行委派制管理的會計檔案,應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定,明確會計檔案的所有權是委托單位,將委托單位的會計檔案整理規范,在核算中心暫保管一年,期滿后編制會計檔案的案卷目錄,連同打印出的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案,向委托單位的檔案機構移交。
二要加強會計人員崗位培訓,提高會計檔案的案卷質量。會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入會計人員崗前培訓,從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
三要讓財政部門與檔案部門共同加大對新會計管理體制下形成的會計檔案的監管。結合實際,聯合制定包含新會計體制下會計檔案工作內容的《會計檔案管理實施細則》,進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務工作檢查中,將會計檔案的規范化管理納入其中,加大對會計工作整體性和連續性的檢查與監督。
四要完善會計檔案管理工作的各項規章制度,嚴格辦理會計檔案移交手續。實行會計委派制的地區和部門,除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外,還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》并結合實際,制定出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時,交接雙方的監交人、會計、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續,加蓋公章,清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符,案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份,雙方單位各自保留一份,存檔一份。
編者按：本欄目今年將推出“地方檔案法規集萃”，旨在為各地搭建制訂、實施地方檔案法規的交流平臺。請各地檔案部門將近期出臺的有特點的檔案法規推薦給我們，本刊將有選擇地進行介紹。本期介紹的是《青島市專門檔案管理規范》。
青島市檔案局2006年9月出臺了《青島市專門檔案管理規范》(下稱《規范》)，對專門檔案的管理做出了明確規定?！兑幏丁贩譃榭倓t，專門檔案的積累、整理與歸檔，專門檔案的保管和統計，專門檔案的利用，專門檔案的鑒定銷毀，檔案的移交，附則等七章，共計二十八條。現將有關條款介紹如下：
《規范》第二條對專門檔案的含義做出明確規定：專門檔案是指機關、團體、企業、事業單位及其他社會組織(以下簡稱“單位”)，在從事某些專業性較強的活動中，為了實現相關職能目標而形成和使用的，具有查考、利用和保存價值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態的歷史記錄。
對專門檔案的形成、積累、整理與歸檔，《規范》是這樣規定的：
第六條各單位應根據有關規定，確定落實本單位專門檔案的種類及其歸檔范圍，建立健全專門檔案文件材料的形成、積累和歸檔制度，確保各種專門檔案的齊全完整。第七條專門檔案的整理，應按照上級業務主管部門、檔案行政管理部門統一制定的標準進行；沒有標準的，應會同同級檔案行政管理部門，制定本單位專門檔案管理規范。第八條專門檔案應分別保管期限編制案卷流水號，案卷號到“999”自動終止，重新從“1”另編。實行以“件”為單位整理的，分別保管期限每年從“1”編制流水件號。第九條專門檔案應由形成部門進行系統整理，編制相關目錄，經形成部門負責人審核后。于每年六月底前將上年度整理完畢的檔案向本單位檔案部門歸檔。第十條檔案人員應對歸檔的專門檔案案卷質量進行檢查，對符合標準的予以接收。第十一條各單位檔案部門應采用青島市檔案行政管理部門認可的檔案管理軟件，實現專門檔案計算機管理。永久、長期保存的專門檔案應逐步數字化。以方便利用，提高效率，為實現專門檔案信息共享奠定基礎。
對專門檔案的利用，《規范》第十七條規定：各單位應對需要保密的專門檔案標注保密等級和保密時間，未標注的視為無密級；專門檔案移交進館后。對形成將滿30年的檔案，原檔案形成單位認為仍屬國家秘密的，應當自該檔案形成屆滿30年之日前的6個月，通知(以文書形式)同級檔案行政管理部門：逾期未通知延長保密期限的，由有關綜合檔案館按照《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》，進行開放審查，依法向社會開放。
對專門檔案的鑒定銷毀，《規范》第十九條規定：各單位應根據上級業務主管部門、檔案行政管理部門制定的專門檔案保管期限表確定保管期限：上級無規定的，應會同同綏檔案行政管理部門制定本單位專門檔案保管期限表。第二十條對已超過保管期限的專門檔案，應由分管領導、辦公室負責人、有關業務人員和檔案人員組成鑒定小組，逐卷審查、鑒定，提出存毀意見。 《規范》第二十三條還對屬于進館范圍的專門檔案的移交做出了明確的移交規定。
《規范》最后以附件的形式，公布了專門檔案的名錄和形成單位。第一批列入名錄的專門檔案包括：檔案、紀檢監察案件檔案、市管干部檔案、民主人士檔案、訴訟檔案、行政復議檔案、勘界檔案、地名檔案、涉外婚姻登記檔案、國有資產產權登記檔案、國有資產評估檔案、審計檔案、招投標檔案、會計檔案、事故處理檔案、戶籍檔案、統計檔案、普查檔案、科技成果檔案、職稱檔案、社科優秀成果檔案、稅收征管檔案、企業法人登記檔案、商標檔案、測繪檔案、房地產檔案、土地檔案、銀行業務監管檔案、仲裁檔案、行政處罰檔案、環境監測檔案、社團登記檔案、民辦非企業單位登記檔案、拆遷檔案、文物檔案、社會保險檔案、公積金貸款檔案、公證檔案、教學檔案、學籍檔案、藝術檔案、病案檔案、出生檔案、律師業務檔案等44項。
(《青島市專門檔案管理規范》由青島市檔案局 劉朋云提供)
關鍵詞：城市建設；檔案整理
城建檔案在提供公共服務、維護城市安全、社會管理、保障城市正常生產生活秩序以及應對城市突發事件等工作中起了重大作用，城建檔案就是城市建設的真實記錄，是城市發展不可或缺的重要資源，為建設行政主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監督和執法監督提供了重要依據。因此，保證城建檔案的整理工作順利有效進行必須進行合理優化，完善城建檔案管理系統。
當前城建檔案整理工作中存在的問題
城建檔案管理體制落后
隨著城市發展越來越迅速，城建檔案的管理難度也隨之提升，要想保證城建檔案的管理工作順利穩定進行必須完善城建檔案的管理體制。而當前城建檔案的管理仍然是按部就班的進行著，不能推陳出新即不能創造出更高的價值。城建檔案整理速度緩慢，查找困難，遇到緊急情況不能及時解決，管理人員落實不到位即體現出了當前城建檔案管理體制的滯后情況，我們應從實際出發改善落實城建檔案管理體制的改革。
城建檔案隊伍整體素質不高
工欲善其事，必先利其器。城建檔案隊伍是整個城建檔案管理系統的核心人員，城建檔案隊伍的職業素質好壞將直接影響到檔案整理的效果。然而，城市建設的速度不斷提升，城建檔案整理系統起步不久，跟不上城市建設的進度，再加上城建檔案隊伍的職業素養得不到專業提升，在城建檔案的整理過程中必然做不出好的成果，更有人利用職權之便做出腐敗瀆職行為，產生了不少“小金庫”，因此提升城建檔案隊伍的整體素質迫在眉睫。
城建檔案整理不夠規范
城建檔案的開發利用在當今城市發展中取得了顯著的經濟效益和社會效益，但城建檔案的整理還存在著不少問題，檔案資源結構失衡，信息化建設步伐緩慢等等已經限制了城建檔案整理體系的發展。城建檔案的整理是需要很多環節的，包括城建檔案的收集、接收工作等等，在這一系列的環節中如果不能保證城市建設項目的完整性、安全性，那么城建檔案的整理就是多余的，起不了作用整理了也沒用，所以城建檔整理一定要規范。
完善城建檔案整理工作的具體措施及應用
切實加強對城建檔案工作的領導，完善城建檔案管理體制
各級建設行政部門應該重視城建檔案的整理工作，將城建檔案事業的發展納入到城市建設事業的發展規劃中，列入日常工作職責范圍，定期聽取檔案整理的工作情況匯報，實時了解城建檔案的發展動向，及時研究和解決城建檔案整理工作中存在的重大問題。設立監督小組，對各個城市建設項目設立監督小組，督促該項目的城建檔案整理工作，及時向領導匯報情況，保證城建檔案整理過程能及時有效完成。深化城建檔案機構改革，強化城建檔案的機構管理職能，推進信息化建設的進程，為城建檔案整理的順利進行提供必要的保障。
加大教育培訓工作力度，注重人才培養
我們應針對目前國內的城建檔案整理團隊進行一些必要的教育培訓工作，提升城建檔案事業的發展進度。首先，開展多層次的教育培訓，定期召集城建檔案整理人員進行業務知識教育，如有條件的可以舉辦培訓班，定期舉辦檔案業務、現代化管理的相關知識講座，建立起一支集專業知識和現代化管理為一體的先進城建檔案整理團隊，拉動其他人共同進步。其次，加強新生代檔案事業的人才培養，年青人的接收能力比較強，積極發展高級職稱人員的數量，保證檔案事業緊跟時代不落后。最后，多次開展業務交流和專題學術研討及專業崗位業務觀摩等活動，介紹先進管理方法和手段，提高領導和業務人員的管理水平。
加強業務建設，規范城建檔案，提高現代化管理水平
整理城建檔案，質量是關鍵。加強業務制度建設，做好城建檔案的收集、接收工作，進一步規范工程檔案驗收、建設工程檔案保證金退款、檔案利用等一系列重要事宜，使這些工作有理可據，防止出現腐敗瀆職行為。采用高新科技智能化現代管理軟件，對城建檔案進行系統的歸類，將城建檔案做的井井有條才能保證城建檔案的質量。就拿南通市來說吧，2006年即邁入了檔案數字化、信息化的新階段，經過3個多月的的加班加點，將以前的工程檔案進行了著錄，共著錄建設工程規劃檔案6583個項目，建設用地規劃檔案4442個項目，整理完后對檔案信息的集中統一管理提供了方便。對于紙質版的檔案整理應當更加重視，置放紙質版城建檔案的室內應保持空氣流通，并做好防火防潮的相應措施，以免產生不必要的損失。
總結
總而言之，城建檔案是城市規劃、建設及管理的真實記錄和重要依據，是城市可持續發展的重要條件，城市建設離不開城建檔案的管理，完善城建檔案的整理工作對城市發展有著重要意義。我們只有完善城建檔案管理體制、注重人才培養、提高現代化管理水平才能不斷優化城建檔案的整理工作，更好的為城市建設服務。
參考文獻：
[1]王傳雷;李大心;祁明松;;地質雷達技術在城市基建特殊工程地質問題勘察中的應用[A];1995年中國地球物理學會第十一屆學術年會論文集[C];1995年.
1．1管理制度不健全
制度建設是檔案管理工作的保障，建立健全檔案管理制度能夠保障檔案資料及時、準確與完整地歸檔。個別水土保持部門沒有建立健全的工程檔案管理制度，致使在檔案管理過程中原件資料丟失與損壞現象時有發生。
1．2檔案管理不規范
規范的水土保持檔案管理必須做到及時、完整、準確、系統，歸檔的資料首先經過分類整理，并按照要求組成案卷，再按檔案管理規定的原則和方法，將有保存價值的資料系統整理并編制目錄，最后經過詳細核對后裝訂成宗卷。部分地區的水土保持工程檔案資料缺少統一的編碼管理，致使個別地區檔案資料調閱、調集或查詢的難度增加，降低了檔案信息利用效率。
1．3個別地區無“專人專屋專柜”管理
個別地區水土保持管理人員不足，做不到水土保持檔案的專人管理，致使部分應歸檔材料未能及時完整地歸檔。個別地區檔案沒有專門的檔案存放地點和書柜，致使檔案資料無處存放，或保管過程中丟失、破損。
1．4管理人員素質亟待提高
檔案管理人員的業務高低直接決定了檔案管理工作的好壞，特別是信息化和數字化的深入發展對檔案管理人員在信息化設備操作能力方面提出了更高的要求。目前，個別地區檔案管理人員傳統的業務知識和操作能力沒有得到及時的更新和提高，不能很好地適應信息化檔案管理的新形勢和新要求。
2建議
針對目前檔案管理工作中存在問題，在總結已有的成功經驗的基礎上，結合自己參加檔案管理工作的實踐，談談加強水土保持工程檔案管理工作一些體會。
2．1領導重視，統籌安排
為了確保水土保持工程檔案資料完整、準確與系統地歸檔，水土保持部門應成立由領導班子組成的檔案工作小組負責日常工作的組織協調。在日常管理過程中，將檔案管理工作視為內業管理的重點，并從經費投入和制度建設等方面上保證日常管理的需要。加強與專業檔案管理機構的交流，探索水土保持信息有償服務反哺檔案建設等事宜，從而不斷提高水土保持檔案管理水平和檔案利用率，使檔案管理過程得以順利實施，為建檔工作的順利開展創造良好的組織保障。
2．2建立規章，規范管理
近年來國家制定了完整的檔案工作規章制度與標準規范，對歸檔文件材料的整理原則和具體做法做出了明確的規定，遼寧省很多地區也都結合本地區的特點制定了細化與可操作性較強的管理制度。如朝陽市水土保持局不斷的探索過程中，規范了包括收集﹑整理﹑分類與歸檔等環節的任務和要求，從而規范水土保持工程檔案管理工作的各個環節，使檔案管理工作有章可循。在檔案管理過程中，針對檔案本身的特點和檔案管理工作的特殊性質進行科學安排，合理歸類。建立完備的借閱制度，做到借閱登記，歸還簽字，避免丟失，充分保證全部檔案資料安全有效地服務于各項工作。
2．3統一標準，科學管理
日常管理嚴謹細致，統一編號。按年建檔，嚴格分類，認真整理，及時歸檔，定期整理，確保所有重要資料能夠及時歸檔并妥善管理。規范操作流程和分類標準。首先將全部檔案分類:文書檔案、業務檔案、會計檔案、電子檔案、聲像檔案和特殊載體檔案7大類。每一類又分為若干小類，例如，業務檔案又分為:小流域綜合治理規劃設計、建設項目水土保持方案、坡耕地治理實施方案、水土保持監測、“四荒”資源出讓與治理和水土保持行政執法等7類。每一小類再按照年度細分，同年度的再按照“永久、長期、短期、10a和30a”等5類保管期限分別整理。先錄入軟件，再打印目錄，裝入標準的檔案盒，盒外按統一格式貼好標簽，按照順序存入檔案柜。
2．4專人負責，全員參與
各類檔案資料分別由各科室分類整理，待資料全部齊全后移交給檔案專管員統一保管。移交時雙方分別簽字，落實責任，實行層級負責制。各類檔案均齊備后移交檔案專管員，專管員負責登記、歸檔，錄入檔案軟件。在檔案由專人負責的基礎上，每個人將代表單位參加的重要會議材料等資料及時收集、整理、分類、歸檔，形成了人人參與、人人有責的制度。檔案管理時充分發揮單位職工專業技術特長。技術檔案及重要技術資料均由多年從事水土保持專業的技術人員負責收集、整理。文秘檔案、文件資料及音(影)像資料由辦公室人員負責收集、整理。圖片和照片由擅長攝影技術的專業技術人員負責收集、整理。電子檔案(備份資料)一應俱全，由微機室專門技術人員隨時整理，隨時歸類、存儲于專門電腦，并加設密碼，嚴格執行保密制度，其他人員禁止使用。
2．5加強培訓，完善設施
加強檔案管理人員的現代信息處理技能培訓，提高檔案管理工作的技術含量。不斷補充和完善信息規范化技術采集數據，形成紙質檔案庫、計算機數據庫及查詢系統為一體的互動管理模式，逐步實現水土保持檔案管理信息化，并根據實際情況和工作利用的需要實時更新檔案總目錄、編制必要的檢索工具。加強基礎設施建設，完善檔案存儲條件，設立專門的檔案室，增添電子信息設備，安裝檔案軟件，裝備布置檔案室，使空調、溫濕度計、滅火器等設備齊全，落實防火、防盜、防潮、防塵、防蟲等措施，有效改善檔案室的軟硬件條件。
3結語
我校創建于年，是一所專門招收外來民工子弟的民辦學校，建校至今已8年，年至年我校處于籌建階段各項工作不規范，對檔案工作不了解，所以未能收集檔案資料，只留存一些教師業務和照片資料。年市區學校成立后，，檔案資料收集也不完整，整理不規范。逐年積累了學校的檔案資料。由于學校在檔案管理上缺乏經驗和標準要求，在類別的保管期限上模糊不清，不分主次地一概收集、整理、組卷，沒有組卷的散亂成堆，對上級文件也是如此，不分保存價值，一律收集，永久保管，而且按學年裝訂成冊。
年2月校長參觀了實驗學校、學校檔案工作后，看到學校檔案工作的癱瘓現狀，十分著急，先后幾次召開班子會議進行研究，并把檔案工作列入學校的議事日程，安排以余春千為分管領導，組織力量進行全面的收集、整理、立卷工作。
二、整理后檔案的分類及要求
1、從原來的三大類到目前的九大類：黨群類，目錄號1號；行政類，目錄號2號；教學管理類，目錄號3號；學生學籍類，目錄號4號；教師業務類，目錄號5號；基建類，目錄號6號；設備類，目錄號7號；會計類，目錄號8號；特種載體類，目錄號9號。
2、以“件”的形式整理裝訂
（1）把建校以來所有原先不分保管年限的各級各類文件以年度為單位分為永久、長期、短期三類進行歸檔裝訂。
（2）把建校以來所有的教學管理類材料，以學年為單位，按問題排列分為永久、長期、短期三類進行歸檔裝訂。
（3）基建類、設備類、照片類從文書檔案中抽出單獨編目錄號。
（4）完善和充實教師業務類、特種載體類。
三、體會
1、認真領會有關文件精神，熟悉檔案業務知識，對我校年來的檔案資料進行重新整理，使我?，F有檔案更加規范化、標準化。目前的檔案根據不同的類別，編寫目錄號，分柜安放，改變以前封面標題的隨意性，注重作者、時間、內容、文體四要素完備。
2、學校領導的重視，教師的支持和上級主管業務部門的指導是搞好檔案工作的保證。在這次檔案工作的達標過程中，學校領導充分認識檔案工作的重要性，并召開會議成立檔案領導小組，校長任組長，副校長任主管，制訂計劃，專人整理，增添設備，并提出高層次的要求。還在教師會議上強調搞好檔案工作的必要性。所以在建立教師業務檔案時，要求教師把應歸檔的證書，各類評比、比賽中獲獎的榮譽證書復印件上交，由于教師們配合支持，使這個工作完成較快。
學校檔案從開始到結束，教育局老師、檔案局老師來我校指導工作，同時也得到檔案局監督指導科老師的多次指導，使檔案工作逐步趨于規范化、標準化。
一、會計檔案的定義和內容
會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：
（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證；
（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬??；
（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；
（四）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊；
二、會計檔案管理中存在的問題
（一）會計檔案保管不規范
有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。
（二）會計檔案立卷不規范
有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。
三、會計檔案管理存在問題的解決措施
（一）加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制
由單位檔案機構統一管理的會計檔案，應嚴格按照會計檔案整理的有關規定，明確會計檔案的所有權是單位，單位會計機構將會計檔案整理規范，在會計機構暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。
（二）規范會計檔案立卷
裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。
（三）規范會計檔案保管
已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。
（四）規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理
各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。
（五）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量
會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。
（六）完善會計檔案管理的各項規章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續
實行會計委派制的地區和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規范》，結合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質量是否規范。交接憑據應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
（七）加大會計檔案的監管力度
結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程。在各項會計業務檢查中，將會計檔案的規范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。
參考文獻：
[1]《中華人民共和國檔案法》.
[2]《中華人民共和國會計法》.
