時間：2023-04-12 08:21:34
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇采購合同變更管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：管理信息系統；協同質量管理；采購合同；質量控制
中圖分類號：F274 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）22-0156-030 引言
船舶建造是典型的小批量、按訂單生產的建造模式，其建造過程涉及大量物料、設備和組件，跨多企業、多領域，是一個建造周期長的大型復雜過程。因為船舶建造的大型和復雜特點，其對質量要求尤為嚴格，產品質量可最終追溯為實際建造過程中每個組成部分的質量。采購作為生產活動的初始工作，承擔著對初始質量的把關。然而，也是船舶本身的特點決定了在傳統采購模式下的采購活動更著重于成本的控制，對產品的質量控制往往不盡人意，常常因為信息不對稱等導致采供雙方質量爭議、采購物資與生產需求有差異等問題，導致生產活動延期，影響生產效率，甚至可能給船廠帶來較大的損失[1]。因此，需要采用新思維方式對采購活動進行良好的質量控制，為企業建造活動提供堅實基礎保障，同時，提高企業長期質量運轉，在此背景下，協同質量管理思想便應運而生，本文運用該理論探討采供雙方的采購合同的質量控制。
1 采購質量協同管理
協同是反映事物之間、系統或要素之間保持合作性、集體性的狀態和趨勢[2]。協同質量管理是以客戶的質量需求為產品導向，圍繞核心企業的產品質量，核心企業和成員企業共享信息、知識和資源，遵循統一的質量管理標準和規范，共同完成質量方針、質量目標、質量策劃、質量控制、質量保證和質量改進等活動，以實現各個層次的協同化管理[3]。
隨著企業越來越重視核心能力的發揮，采購及外包質量控制已成為企業核心能力提升和利潤增長點挖掘的關鍵[4]，企業質量管理的重點開始由內部過程向整合供應商質量的外部過程擴展[5]。船舶產品是訂單驅動生產模式的產品，其生產采購過程種類多、物量大、涉及部門多、時間控制嚴格，因此，其采購質量控制更是企業質量控制的重要環節。鑒于船廠采購的特點和協調關系的復雜性，協同質量管理下的采購活動提倡主動的過程控制，改進與供應商的關系，注重企業間、部門間的協同合作。
采購協同質量管理按照一般采購流程可分為采購計劃質量協同控制、合同質量協同控制、監造質量協同控制、到貨質量協同控制四個部分。采用協同質量管理的思想，對產品質量信息流的控制，將影響和形成產品質量的過程連接成一個整體，以實現預期的產品質量，保證質量的持續改善，從而提高核心和成員企業的競爭能力。同時，形成采供雙方互利共惠，不但可使船廠保質按時的獲得采購品，降低質量風險，而且供應商還能獲得船廠在技術、管理上的支持幫助，加速企業的發展，形成與船廠長期穩定的合作關系，以規避激烈市場競爭中的風險。
2 采購合同質量協同管理
采購合同協同質量是采購協同質量管理的重要內容之一。采購合同協同質量可以從工作流程協同、質量信息協同、溝通質量協同三個方面進行管理。
2.1 工作流程協同 采購合同簽訂流程中可以選取供應商的評價、合同的評審、合同的變更三個流程關鍵點進行控制。
2.1.1 供應商評價 供應商資質的審核、評價、選擇與確定是進行質量控制的重要環節。船廠需求信息給合格供應商名單內成員，供應商提供相應資質信息，經過船廠多部門綜合對供應商進行資質審核，船廠下發技術說明書給通過的企業，將做出反饋的企業作為備選供應商。之后采供雙方進行議價、談判，船廠在采購質量控制文件的指導下根據需求建立供應商評價體系，并對備選供應商進行綜合評價，平衡利弊后，最終確定適合的供應商。其中重要物料供應商選擇要在船東和船級社監督下進行，如出現合同變更且偏差太大，也有可能導致供應商重新選擇。
2.1.2 合同評審 在采供雙方彼此認可，技術問題、周期、價格基本達成共識的情況下，雙方確定合作意向。船廠相關部門在對當前市場情況進行較好了解的基礎上，按質量方針草擬合同。經由法律顧問審查條款形成合乎法律規定的標準合同。質量、生產、設計等各部門相關負責人根據各部門對產品的要求標準對合同進行評審并將評審意見反饋給審批領導。
最終合同的確立根據實際情況采取不同的評審方式。按項目程度、資金多少等內容確定評審領導的級別、人員范圍和評審次數。當涉及特殊的要求或涉及合同的各階段的重大項目內容時，應進行分階段多次評審。合同評審的情況由相關部門記錄、整理和保存并最終形成標準合同，采供雙方都無異議后完成合同簽訂。
2.1.3 合同變更 合同變更是在合同執行過程中，可能出現由于需求變化、技術原因、生產進度等因素造成需要對采購合同進行變更。
合同變更發起方若為船廠，供方相關部門應詳細了解生產進度和本公司的對修改的保證能力，并及時報告相關領導主管領導審定。在船東和船級社監督下，船廠相關部門與供方就合同修改的內容進行談判、聯系，在雙方共同協商確認的情況下，簽訂有關修改合同的文件。若為供應商對合同技術規范規定和審查過的圖紙確定的材料、工藝和設備等內容發起的變更，則必須提交買方、船級社進行審查之后，再修訂合同。
關鍵詞 工程建設項目 項目管理承包 長周期設備采購
一、引言
在大型項目特別是大型石油化工工程建設項目中，材料和設備物資在工程總投資中占著極大的比重，并且涉及面很廣，變化因素多，風險較大，對工程質量、進度及經濟效益都有著很大的影響。為保證項目進度、控制項目成本，確保項目關鍵點的質量，業主通常選取項目中制造周期長、價格比重大或作用關鍵的設備作為長周期設備由業主自行采購和管理。
在長周期設備采購方面，由于業主缺少相關采購力量，一般由PMC承包商采購和管理，業主監控PMC承包商的工作，并根據PMC承包商的建議做重大決策。供貨商負責設備的制造與交貨，并需與基礎設計承包商和EPC承包商進行設計數據交流，長周期設備采購后交付EPC承包商在項目建設中安裝調試，最終與整個項目一起交業主運營。長周期設備的采購、管理、付款、設計、設計、制造監造、使用等各方面涉及到了幾乎所有的項目參與方，合同關系與工作界面復雜，如果沒有有效的管理和約束機制，很容易導致長周期設備采購工作中責任推諉、設備野蠻使用等問題，損害業主利益。
本文將分析PMC模式下長周期設備采購和管理工作中各參與方之間的工作界面，研究長周期設備采購和管理的合同機制，探討PMC承包商在長周期設備采購和管理工作中的角色和作用，達到業主利益最大化的目標。
二、PMC模式下長周期設備采購和管理工作界面及合同機制
大型工程建設項目中設備采購，特別是長周期設備采購，是一項專業性很強的工作，長周期設備采購人員需要具備一定的工程知識、設備知識、合同法律知識、國際貿易知識等，在國際工程中，還需具備相當的語言功底。業主作為投資方和運營方，很少具備這種專業的采購能力，長周期設備采購通常作為PMC工作的一部分，由專業的PMC承包商負責。業主監控PMC承包商的工作并根據PMC承包商的建議對某些重大事項作出決策，并按采購合同要求支付采購費用。設備監造、運輸等工作需要專門的監造、運輸公司，而設備的安裝、試運行則是EPC承包商的工作，供貨商負責現場的技術服務及培訓工作。如此可見，長周期設備的采購和管理工作的涉及方眾多，合同關系及工作界面關系復雜，也是一個多方博弈問題。因此，理清各參與方之間的工作界面，選擇合適的合同機制，合理分配各方的權利和職責是做好長周期設備采購工作的關鍵因素。
(一)各參與方之間的工作界面分析
PMC承包商是長周期設備采購工作執行者及管理者，業主是PMC承包商工作的監管者和批準者，兩者之間是一種基于PMC合同的委托關系。在采購工作中由業主委托或授權PMC承包商進行設備技術規格書的審查、資格預審、招標、評標等工作，并行使采購合同中業主的部分權力和職責。作為業主代表，需要選擇合適的合同機制，合理分配供貨商、設計承包商、EPC承包商、監造商、運輸商等各參與方在長周期設備采購中的權利和職責，協調各參與方的工作，保證采購、制造、運輸、安裝、調試等工作的順利進行。
業主與供貨商之間是基于采購合同的買賣關系，供貨商根據合同要求對相關設備進行設計、制造、運輸、交貨，并提供培訓、現場安裝調試指導等技術服務，業主根據合同支付設備價款。在合同執行過程中，業主委托授權PMC承包商行使采購合同中業主的部分權力。PMC承包商作為采購工作的主要協調者，在供貨商的設計制造等環節，協調供貨商與設計承包商的技術參數、圖紙的交流，協調供貨商與監造商的監造、催交工作，協調供貨商與EPC承包商的安裝、調試等工作，協調供貨商與業主營運部門的試運行、運行等工作。
業主與EPC承包商之間是EPC合同關系，長周期設備作為甲供物資提供給EPC承包商使用，EPC承包商負責長線設備在現場的保管、開箱檢驗、安裝、調試、試運行等工作。PMC承包商作為業主的代表，監督檢查EPC承包商的工作。供貨商需要根據采購合同要求，為EPC承包商的上述工作提供技術支持服務。
(二)各參與方之間合同機制研究
從以上分析可以看出，長周期設備的采購和管理合同機制主要由業主與PMC承包商之間PMC合同，業主與供貨商之間的采購合同和業主與EPC承包商之間的EPC合同構成。PMC承包商、供貨商和EPC承包商在整個長周期設備采購、安裝、調試等方面負責各自工作，同時PMC承包商作為業主代表，管理協調各方工作。
但在實際工作中，由于參與方眾多，合同關系和工作界面比較復雜，及參與各方趨利避害的本能，很容易造成各方之間的事情反復、責任推諉等問題。如果設備出現質量或交貨期的問題，EPC承包商可能會據此向業主提出工期或費用的索賠，供貨商可以推諉到EPC承包商的設計數據有問題，可能還會涉及到監造商、運輸商的責任。因此，考慮到EPC承包商對整個項目的建設、調試和試運行的責任，并更好地調動EPC承包商的積極性，減少長周期設備各環節之間的責任推諉、扯皮等問題導致的交易成本，更好地界定各方的責任，建議在長周期設備采購合同簽訂及EPC合同授標后，將長周期設備的監造、檢驗及催交工作轉交給EPC承包商，要求EPC承包商對長周期設備的質量問題和進度問題負相關責任，業主對此項工作向EPC承包商支付相關費用。
基于以上分析，建議長周期設備采購和管理合同機制如圖1所示。
三、PMC承包商在長周期設備的采購和管理工作中的角色和作用
PMC承包商的長周期設備的采購和管理工作可以合同簽訂日期為節點分為兩個階段，即招標階段和采購合同執行階段。在招標階段PMC承包商是主要的工作執行者，利用自己豐富的專業知識和工作經驗，完成從長周期設備列表的制定到合同簽訂的大部分工作，為業主的決策提供專業建議。而在合同執行階段，由于監造、催交等工作已經轉交EPC承包商，而安裝、調試、試運行等工作也是EPC承包商的工作范圍，PMC承包商在其中主要起協調作用，協調供貨商、EPC承包商等沒有合同關系的各方之間的工作，保證設備按時的制造、交貨、安裝、調試和試運。
(一)招標階段
PMC承包商的長周期設備
采購的工作應從項目的初步設計開始，根據選定的工藝方案，選擇方案中采購金額大、制造周期長和作用關鍵的設備制定初步的長周期設備列表報業主審批。
長周期設備列表制定之后，在基礎設備承包商開始編制設備技術規格書的同時，PMC承包商要開展各項設備采購的資格預審工作。在設備采購長名單確定之后，即向長名單中需要資格預審的廠商發出資格預審邀請函。根據業主批準的資格預審標準，對廠商提供的資格預審文件進行評估，評估完成后編制資格預審報告，根據資格預審的結果制定初步的短名單報業主審批。
設備采購短名單確定后，根據基礎設計承包商的設計進度，需要組織短名單中的廠商與設計承包商進行技術交流，讓基礎設計承包商了解各個廠商的制造能力，也讓廠商了解設計承包商對設備的技術要求，設備各技術參數和供貨范圍確定后，各廠商需與設計承包商簽訂技術確認書，作為下階段投標報價的依據。
設備技術規格書審查完畢后，PMC承包商要根據采購計劃組織招標和評標工作。大型復雜的非標設備的評標一般采用兩階段評標法，技術標和商務標分開密封包裝，技術標評標合格后方能有資格進入商務開評標程序。
(二)合同執行階段
長周期設備采購合同簽訂之后，則根據EPC授標情況，按EPC合同規定，將設備的監造、催交等工作移交給EPC承包商。PMC承包商起草授權函，業主確認簽字后交EPC承包商對其授權。PMC承包商的主要責任則是作為業主代表，監督協調供貨商、EPC承包商、運輸商、監造商等各參與方的工作；根據業主授權，完成采購合同中沒有授權給EPC承包商的業主的職責，如付款確認、關鍵停檢點的見證和出廠檢驗見證等。
四、長周期設備采購中其他應注意的問題
(一)嚴格控制可能出現的變更
如果基礎設計承包商編制技術規格書的時間倉促，可能會導致設備的某些技術參數、設計條件等問題考慮不完善，在供貨商制造時或EPC承包商詳細設計時發現問題，則會出現變更。如果變更問題較大，會導致較大費用增加和交貨期延長，給整個項目帶來很大被動。因此，需要從源頭嚴格控制可能出現的變更，在嚴格技術規格書審查的同時，PMC承包商需要根據自己的專業知識和工作經驗，提出可能會出現變更的問題，提醒設計承包商注意。并建議在業主與基礎設計承包商的設計合同中增加相關約束條款，讓設計承包商承擔部分的變更后果，可以激勵其盡可能完善技術規格書，減少變更的次數，降低變更的影響。
(二)重視招標前技術交流的作用
招標前技術交流，也稱采購預詢價，是設備采購活動中的重要一環。在設備開始招標前，PMC承包商應組織基礎設計承包商和短名單中的廠商進行技術交流，讓基礎設計承包商了解各個廠商的制造能力，也讓廠商了解設計承包商對設備的技術要求，是基礎設計承包商和潛在供貨商交流設計技術要求和實際制造條件的重要機會，進行了預詢價可以使技術承包商在編制技術規格書時考慮得更加全面、實際，可以減少設計和實際生產間可能出現的矛盾，減少可能的變更。
參考文獻：
王卓甫、簡迎輝：《工程項目管理――模式及創新》，中國水利水電出版社，2006年。
黃志新：基于石化設備采購工作的幾點思考，《石化技術》，2002年第3期。
需方(甲方)：_________
供方(乙方)：_________
經協商同意，根據中華人民共和國合同法的規定，訂立合同如下：
第一條 甲方向乙方訂貨總值為人民幣_________元。
第二條 產品名稱、規格、質量(技術指標)_________。
第三條 產品包裝規格及費用_________。
第四條 驗收方法_________。
第五條 貨款及費用等付款及結算辦法_________。
第六條 交貨規定
1.交貨方式：_________。
2.交貨地點：_________。
3.交貨日期：_________。
4.運輸費：_________。
第七條 經濟責任
(一)乙方應負的經濟責任
1.產品花色、品種、規格、質量不符本合同規定時，甲方同意利用者，按質論價。不能利用的，乙方應負責保修、保退、保換。由于上述原因致延誤交貨時間，每逾期一日，乙方應按逾期交貨部分貨款總值的萬分之三計算向甲方償付逾期交貨的違約金。
2.乙方未按本合同規定的產品數量交貨時，少交的部分，甲方如果需要，應照數補交。甲方如不需要，可以退貨。由于退貨所造成的損失，由乙方承擔。如甲方需要而乙方不能交貨，則乙方應付給甲方不能交貨部分貨款總值的5%的罰金。
3.產品包裝不符本合同規定時，乙方應負責返修或重新包裝，并承擔返修或重新包的費用。如甲方要求不返修或不重新包裝，乙方應按不符合同規定包裝價值2%的罰金付給甲方。
4.產品交貨時間不符合同規定時，每延期一天，乙方應償付甲方以延期交貨部分貨款總值萬分之三的罰金。
(二)甲方應負的經濟責任
1.甲方如中途變更產品花色、品種、規格、質量或包裝的規格，應償付變更部分貨款(或包裝價值)總值_________%的罰金。
2.甲方如中途退貨，應事先與乙方協商，乙方同意退貨的，應由甲方償付乙方退貨部分貨款總值_________%的罰金。乙方不同意退貨的，甲方仍按合同規定收貨。
3.甲方未按規定時間和要求向乙方交付技術資料、原材料或包裝物時，除乙方得將交貨日期順延外，每順延一日，甲方應付給乙方順延交貨產品總值萬分之三的罰金。如甲方始終不能提出應提交的上述資料等，應視同中途退貨處理。
4.屬甲方自提的材料，如甲方未按規定日期提貨，每延期一天，應償付乙方以延期提貨部分貨款總額萬分之三的罰金。
5.甲方如未按規定日期向乙方付款，每延期一天，應按延期付款總額萬分之三計算付給乙方，作為延期罰金。
6.乙方送貨或代運的產品，如甲方拒絕接貨，甲方應承擔因此而造成的損失和運輸費用及罰金。
第八條 產品價格如須調整，必須經雙方協商，并報請物價部門批準后方能變更。在物價主管部門批準前，仍應按合同原訂價格執行。如乙方因價格問題而影響交貨，則每延期交貨一天，乙方應按延期交貨部分總值的萬分之三作為罰金付給甲方。
第九條 甲、乙、任何一方如要求全部或部分注銷合同，必須提出充分理由，經雙方協商，并報請上級主管部門備案。提出注銷合同一方須向對方償付注銷合同部分總額_________%的補償金。
第十條 如因生產資料、生產設備、生產工藝或市場發生重大變化，乙方須變更產品品種、花色、規格、質量、包裝時，應提前_________天與甲方協商。
第十一條 本合同所訂一切條款，甲、乙任何一方不得擅自變更或修改。如一方單獨變更、修改本合同，對方有權拒絕生產或收貨，并要求單獨變更、修改合同一方賠償一切損失。
第十二條 甲、乙任何一方如確因不可抗力的原因，不能履行本合同時，應及時向對方通知不能履行或須延期履行，部分履行合同的理由。在取得對方主管機關證明后，本合同可以不履行或延期履行或部分履行，并免予承擔違約責任。
第十三條 本合同在執行中如發生爭議或糾紛，甲、乙雙方應協商解決，解決不了時，任何一方均可向國家規定的合同管理機關申請調解仲裁。如一方對仲裁不服，可于接到仲裁書后15日內向人民法院起訴。
第十四條 本合同自雙方簽章之日起生效，到乙方將全部訂貨送齊經甲方驗收無誤，并按本合同規定將貨款結算以后作廢。
第十五條 本合同在執行期間，如有未盡事宜，得由甲乙雙方協商，另訂附則附于本合同之內，所有附則在法律上均與本合同有同等效力。
相關的合同范本·辦公家具采購合同·水果(蘋果)采購合同·糧食競價采購合同·農副產品采購書·茶葉采購合同·食品采購合同·政府采購合同書·建材采購合同·木材采購(訂貨)合同第十六條 本合同共一式_________份，由甲、乙雙方各執正本_________份、副本_________份，并報雙方主管部門各一份。
法定代表人：(簽名) 法定代表人：(簽名)
委托人：
(簽名) 委托人：(簽名)
合同有效期限： 至 年 月 日
開戶銀行：_________
帳號：_________
帳號：_________
關鍵詞：貨物采購 審計 監督 評價
當前的市場經濟環境下，貨物采購一直是一個熱點問題，因此，物資采購內部審計監督工作備受關注，引起了各級領導的高度重視。2013年底，廣東省監察廳、廣東省預防腐敗局、廣東省教育廳聯合制定了《加強我省高校貨物采購廉政風險防控工作的辦法》（粵教監[2013]12號），明確要求高校貨物采購要加強審計監督。本文對開展貨物采購審計，更好發揮審計監督作用進行初步探析。
一、高校貨物采購審計內容
根據《加強我省高校貨物采購廉政風險防控工作的辦法》，貨物是指計算機設備及軟件、辦公設備、電器設備、辦公消耗用品、通用交通工具、多媒體系統、圖書檔案設備、印刷設備、發電設備、燈光音響設備、電梯、通用家具、圖書資料、制服及相關用品、專用家具、專用貨物、專用設備、專用交通工具及實驗耗材等。因此，所謂貨物采購審計，就是指單位內部審計機構依據有關法律、法規對本部門、本單位及所屬部門、單位的貨物采購制度和流程的合法性、適宜性、時效性和執行效果進行監督和評價，為高校貨物采購決策、管理提出審計建議。高校的貨物采購審計監督主要有以下幾方面內容。
（一）審查貨物采購計劃。高校要依法制定貨物采購規范性制度和流程的制定程序，加強對貨物采購制度和流程的管理，保證文件、記錄的規范有效和妥善歸檔。審計應該關注：（1）貨物采購計劃的編制應該注重貨物的長期綜合效益，考慮貨物的市場成熟度、使用的效果、售后服務、維護成本和更換成本等因素，不盲目追求最低價格或者高端價格貨物，所需經費符合高校預算要求。（2）貨物采購計劃在實施前應進行貨物購置論證，論證的重點是貨物配置、技術指標及商務要求，包括貨物數量、配置、技術指標、可靠程度、可強制性、安全性和節能性以及對商務要求的合法性進行評價等。（3）高校要嚴格按照貨物采購相關法律法規確定采購方式，保證貨物采購的順利進行。
（二）貨物采購合同的審計。合同的審計是對貨物采購合同的起草、簽訂、執行過程和結果的合法性、合理性、效益性進行的審查和評價，是高校內部審計的重要環節。合同審計的范圍包括：（1）訂立的合同是否符合國家的有關法律法規；（2）訂立合同條款是否具體完備、準確，如：標的、數量、質量、價格、履行的期限、地點、方式是否明確，內容是否合法；（3）買賣雙方的違約責任是否清楚、明確；（4）供需雙方意見表達是否準確，有無內容理解上的偏差，合同中有無含糊不清、模棱兩可的措詞。
（三）合同執行效果的檢查。（1）以主要合同為主，到執行合同的相關部門，檢查合同的執行情況以及存在的問題，對于沒有執行或沒有完全執行的合同，要查明原因并督促相關職能部門提出解決辦法。（2）檢查合同的變更或解除是否符合規范，是否符合規定的條件，各種手續是否齊全。（ 3）貨物采購合同執行過程中如果發生糾紛，要及時介入，積極幫助核對事實，根據規定進行分析研究，提出意見建議和措施，維護貨物采購合同的嚴肅性。
（四）貨物采購的驗收審計。高校審計部門對貨物采購驗收要進行檢查，貨物驗收要按照文件審核、現場驗收兩個階段進行。文件審核通過后，再進行現場驗收。現場驗收的重點依據貨物采購合同或者文件，對貨物的數量、規格、型號進行查驗，并通過運行貨物檢測各項技術指標。
二、高校開展貨物采購審計的必要性
《內部審計實務指南第2號――物資采購審計》規定：物資采購審計的目的是改善貨物采購質量，降低采購費用，維護組織的合法權益，促進組織價值的增加及目標的實現。結合高校貨物采購的特點，開展高校貨物采購審計有一定的必要性。
（一）高校自身發展的需要。隨著高校近幾年的迅猛發展，校區不斷建設，規模不斷擴大，許多高校添置了各種貨物（各種設備），固定資產開支明顯上升。學校事業經費支出中除人頭費開支外，各種設備材料的支出占整個預算支出的大部分，為確保這些資金得到合理使用并收到預期效果和效益，對高校發展起較大的促進作用，必須加強對高校貨物采購的審計。
（二）學校廉政風險防控工作的要求。加強貨物采購審計，可以遏制采購活動中濫用權力、謀取私利、貪污受賄等現象，在計劃、招投標、合同訂立、驗收等各環節加強有效監督，加強高校廉政風險防控，保護高校黨員干部隊伍。
（三）內部審計工作的需要。近年來，各高校已將物資采購審計納入常規審計，從采購工作全過程出發，全面實施審計監督，提出合理化建議，已成為內審部門的基本職責。因此，審計部門必須對貨物采購的事前、事中、事后實行全面監督，督促采購部門規范運用公開招標制度，以政府采購網上招標、校內招標、網上競爭性談判相結合的方式規范采購行為，降低采購成本。
三、高校貨物采購審計項目選擇與管理
目前，高校所采購的貨物數量大、種類也比較復雜，如何合理開展貨物采購項目審計工作，一方面，要依據中國內部審計協會的《內部審計實務指南第2號―――物資采購審計》，另一方面，要結合高校內部審計工作實際，合理選擇和安排。
（一）選擇審計項目要注重科學性。高校內部審計部門在安排審計計劃時要考慮貨物采購的具體情況，其中重點考慮以下因素，選擇合適的審計項目列入審計計劃。
1.重要性原則。高校審計部門面對各種規格、型號和價格的貨物采購項目，可以依據重要性原則篩選合適的審計項目。
2.重大變更原則。高校審計部門根據貨物采購外部環境和內部條件的變化，審查貨物采購方案的時效性、適用性和合法性，針對其出現的重大變更將其列入審計計劃。
3.風險控制原則。高校審計部門需要綜合考慮政治、經濟、社會等各種風險因素，如采購數量、規模、物價變化、賬戶余額、技術參數變動、管理人員素質和能力等風險，優先考慮風險較大的項目。
（二）安排審計項目要注重合理性。高校審計部門一般人員少，任務重，為了充分發揮審計職能，提高貨物采購效益，需要對眾多的審計項目進行合理的安排。
1.經常性貨物采購。在高校中，一般常規采購貨物項目主要為：通用家具、辦公消耗用品、圖書資料等。對于這些常規項目，可以根據其重要性、變更情況、風險因素等選擇一定的周期進行審計。對于風險較高、變更較大、比較重要的項目可選擇較短的審計周期，三個月到半年。而隨著風險情況、變更情況和項目重要性的降低，審計周期則逐漸延長。
2.臨時性的貨物采購。主要是通用交通工具、多媒體系統、圖書檔案設備、印刷設備、發電設備、燈光音響設備、電梯、專用儀器或其他專用設備等。由于這些儀器設備及貨物具有一定的專用性，因此，針對此類的貨物采購項目，要按重要性原則有選擇性地選擇審計項目。
（三）其他管理部門的自我評估與審計相結合。在高校內部審計資源有限的情況下，要加強對高校貨物采購的監管力度，需要進一步調動高校其他相關部門的力量，推動貨物采購的監督范圍和審計力度，將管理部門的自我評估與審計相結合，完善內部監督機制，提高各相關部門的貨物采購的風險防范意識。
1.堅持“領導參與，全民動員”。加強貨物采購風險管理教育。高校貨物采購相關環節（如采購、招投標等）的管理部門要充分認識到貨物采購的嚴肅性，認識到各環節風險管理的意義，能夠主動有意識的自我檢查。各單位領導要抓好貨物采購的自我評估，動員本單位各級員工參與，共同完成好這項工作。高校內審人員可以采取各種辦法，如：開設培訓班，發放宣傳資料等，使有關部門領導意識到貨物采購管理的重要性和進行自我評估工作的意義，從而支持貨物采購自我評估工作。
2.建立健全貨物采購各項體系制度。為了完善貨物采購整個流程，需要建立健全貨物采購流程中各個環節的規章制度、貨物采購流程各管理人員的自我約束機制和相互約束體系、貨物采購流程的預警響應處理制度。有關人員通過自查，可以了解到各流程的風險情況，形成一套系統的、規范的體系對自查情況做出反饋，及時完善流程中的欠缺之處，及時做出反應，并對舞弊進行處理。有關部門根據規定對貨物采購的流程進行自查后，應保證有必備的配套措施和制度來規范下一步的整改和監督。
3.建立規范的貨物采購審計自我評估檢查體系。有關部門需建立規范的貨物采購審計自我評估檢查體系，對于參與自我評估檢查的領導部門、實施部門以及各部門制訂的實施辦法、處理措施等加以規范，使其成熟化、標準化、規范化，使貨物采購的自我評估工作成為一項經常性、長期性的工作。審計部門應同各有關部門擬定有關風險的識別標準，指標的選取和意義，計算方法和取值區間，規范化評判方法和標準等，使實際操作更加方便，工作更簡潔，結果更公允客觀，更容易被人接受。如果將貨物采購的自我評估和審計有機地結合起來，貨物采購審計就能做到立體化和日常化，從而提高審計監督的覆蓋面。
此外，開展貨物采購審計時，可以充分利用其他項目的審計結果，達到審計資源利用的最大化，突出審計重點開展工作。例如，利用內部控制制度評審，以及有關部門或單位領導經濟責任審計等有關審計結果，核實審計建議的落實和整改情況。
四、高校貨物采購審計實施重點
高校貨物采購審計是對采購全過程進行的審計，包含了對貨物采購的計劃、論證、預算、招投標、驗收等一系列環節內部控制制度建立及執行情況的評估和審計。不同階段不同環節的審計重點也不同。
（一）貨物采購前期準備工作審計。重點審計采購計劃的編制是否科學；是否符合規定的程序；計劃目標與實現目標是否一致；采購計劃與使用計劃是否符合教學計劃要求；有無超計劃、無計劃采購的現象等。對重大采購項目審計機構應直接參與市場調查。
（二）采購招標過程審計。重點審查招標人是否按規定編制招標文件，招標公告或招標邀請書；招標文件中所列的有關評標要求及評標標準的合理性、規范性；對招標小組成員要實行負責制，保證開標程序的規范性；評標要堅持公平、公正的原則；重點審查定標程序、方法的合規性。
（三）貨物采購合同簽約、履行、驗收階段的審計。審計時，著重審查采購合同的合規性，即是否符合《合同法》的有關規定。對采購合同的審計，應注重合同的周密性。是否按合同規定的數量、質量和價格的要求進行采購和驗收，審查是否達到招標時的技術要求。對應驗收對象的數量、規格、型號等的符合性進行檢查。審計人員從計劃到驗收、決算要進行全過程監督。
（四）貨物采購管理、效益的審計考核。重點審查所采購貨物的使用效益如何，是否達到預期目標；審查相關部門是否建立和完善資產管理制度，規范管理行為。要建立采購管理各個環節的考核制度，明確規定工作的數量和質量標準，審查是否把規定的采購任務和相關工作量化成指標，落實到相關部門和個人進行考核，提高工作效果，減少盲目、失職等行為。
參考文獻：
1.廣東省教育廳.廣東教育審計規范[M].廣州：廣東高等教育出版社，2007.
眾所周知，在政府采購活動，中標、成交通知書發出后即就具有法律效力，不論是采購主體還是供應商都必須無條件地遵守中標、成交通知書發送后的法律義務。根據《中華人民共和國政府采購法》第四十六條規定，采購人與中標、成交供應商應當在中標、成交通知書發出之日起三十日內，按照采購文件確定的事項簽訂政府采購合同。中標、成交通知書對采購人和中標、成交供應商均具有法律效力。中標、成交通知書發出后，采購人改變中標、成交結果的，或者中標、成交供應商放棄中標、成交項目的，應當依法承擔法律責任。中標、成交通知書發送后，不論是采購主體還是中標、成交供應商，實踐中均存在拒絕簽訂政府采購合同的現象，而且是屢見不鮮，頻頻發生。在拒簽情形下，采購主體或者中標、成交供應商是應該承擔違約責任還是應該承擔締約過失責任，是應該承擔行政責任還是民事責任，眾說紛紜。司法實踐中，有的法院判決拒簽方不承擔任何的法律責任；有的法院判決應該承擔締約過失的民事責任（詳見谷遼海撰寫的《中國政府采購案例評析》，群眾出版社出版；前者案例如《中標通知書帶來什么》，后者如《邀請招標遭遇締約過失責任》）。不論是我國《招標投標法》還是《政府采購法》，雖然都對中標、成交通知書的法律效力有明確、強制性的規定。然而，如果一方不執行中標、成交通知書應該承擔什么樣的法律責任，現行法律卻都沒有給出非常明確的答案。故筆者認為，有必要對中標、成交通知書的法律效力作一些分析，不論是對于實踐還是立法都有非常重要的意義。
大家都知道，招標采購人發出的招標公告是要約邀請，投標人針對招標文件的內容進行響應是要約，招標采購人確定中標、成交供應商并發出中標、成交通知書是承諾。在承諾生效問題上，我國《合同法》采用“到達主義”。根據我國《合同法》第二十六條規定，承諾通知到達要約人時生效。承諾不需要通知的，根據交易習慣或者要約的要求作出承諾的行為時生效。采用數據電文形式訂立合同的，承諾到達的時間適用我國《合同法》第十六條第二款的規定，即：要約到達受要約人時生效。采用數據電文形式訂立合同，收件人指定特定系統接收數據電文的，該數據電文進入該特定系統的時間，視為到達時間；未指定特定系統的，該數據電文進入收件人的任何系統的首次時間，視為到達時間。我國《招標投標法》規定，開標后，評標委員對各個投標人的投標文件進行評審，從中確定合格的中標人；定標后，應該招標采購人應該向中標人發出書面的中標通知書；根據政府采購法的規定，不論是通過那種政府采購方式，定標或確定成交結果后，都應該向中標或成交供應商發出書面的中標、成交通知書。兩部法律都規定了中標通知書發出后即具有發生法律效力，這又不同于我國《合同法》的規定。根據特別法優于普通法，新法優于舊法的原則，我國的招標投標活動和政府采購活動對于承諾的生效時間是采取“發信主義”。所謂承諾的“發信主義”，是指承諾在承諾通知發出時生效。“發信主義”更適合于招標采購方式的特定情況，因為采取“到達主義”，如果中標或成交通知書在送達途中丟失或延誤，那么將影響到招標采購過程的有效性和嚴肅性，同時也不利于及時約束供應商或承包商，為了使中標人或成交供應商承擔起簽訂合同的義務，受到采購合同的約束，從而更好地保護采購主體的權利。所以，我國招標采購合同的訂立中，規定了承諾生效時間依“發信主義”，而非合同法上的“到達主義”。這也就意味著合同法中有關承諾的撤回等規定，不適用于招標采購。根據合同成立是否應以一定的形式為要件，合同又分為要式合同與不要式合同。所謂要式合同，是指應當或者必須根據法律規定的方式而成立的合同。由于政府采購涉及到財政性資金的合理使用和公共利益的維護，根據《中華人民共和國政府采購法》第四十四條規定，政府采購合同應當采用書面形式。如果雙方當事人還沒有簽訂書面的政府采購合同，說明合同關系還沒有成立，也就不能按照合同的約定要求違約方來承擔違約責任。這樣以來，我們又該如何理解中標、成交通知書發出后即生效的法律規定？筆者認為，中標、成交通知書發出后對招標采購人和中標、成交供應商所產生的法律效力并不是政府采購合同成立的約束力，更不是生效合同的法律約束力，而是拘束招標采購人和中標、成交供應商簽訂政府采購合同的法律約束力，對這種法律強制力的違反所承擔的不可能是違約責任，而是合同訂立過程中的締約過失責任。倘若我們認為，中標、成交通知書發出后即構成政府采購合同，則有悖于我國《政府采購法》第四十六條和第四十四條的規定，采購主體與中標、成交供應商應當在中標、成交通知書發出之日起三十日內通過書面的形式簽訂政府采購合同這一強制性的法律規范就徒具形式了。根據我國《合同法》第五十二條第一款第五項規定，違反法律、行政法規的強制性規定的為無效合同。所以筆者認為，從現行法律規定來看，如果發生采購主體拒絕簽訂書面合同的行為，一方面應該承擔行政法律責任，另一方面還必須承擔締約過失的民事責任。如果中標、成交供應商拒絕簽訂政府采購合同，所承擔的只能是締約過失的民事責任。
也許讀者會問，為什么采購主體與供應商所承擔的法律責任不是等同的呢？筆者認為，這要從我國政府采購的立法宗旨和采購當事人不同的權利義務開始談起。雖然政府采購當事人的法律地位是平等的，但客觀上還是存在著不平等，眾多的供應商始終是弱勢群體。由于采購主體掌握著公共權力，對于供應商的資格、采購方式、采購程序、評審專家等享有選擇的權利或稱權力和確定中標、成交供應商的權利或稱權力，為了對這種權力或稱權利有所限制，我國《政府采購法》規定了采購主體許多的義務。這些義務集中體現在法律責任這一章節里。這一點完全不同于我國《招標投標法》。在《招標投標法》這部法律中，招標采購人享受更多的是權利或稱權力，而投標人承擔更多的是法律義務。根據《中華人民共和國政府采購法》第七十一條第一款第六項規定，中標、成交通知書發出后不與中標、成交供應商簽訂采購合同的，那么根據違法情節輕重不同，采購人或采購機構應該分別承擔賠償經濟損失等民事責任和警告、罰款等行政法律責任。而對于中標、成交通知書發出后，中標、成交供應商拒絕簽訂書面政府采購合同的，法律沒有規定中標、成交供應商應該承擔行政責任。雖然我國財政部2004年8月11日出臺并于同年9月11日起施行的《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第七十五條規定了中標、成交供應商拒絕簽訂書面合同的法律責任，但這是一部行政規章，由于違反上位法的立法宗旨，根據我國《憲法》和《立法法》規定，行政規章與法律相沖突的內容無效。又根據我國《政府采購法》第四十三條規定，政府采購合同適用合同法。采購人和供應商之間的權利和義務，應當按照平等、自愿的原則以合同方式約定。由于我國立法已經非常明確地表明，政府采購合同不屬于行政合同，故中標、成交供應商不應該承擔行政法律責任，政府采購的監督管理部門無權對中標、成交供應商的違法行為作出行政處罰。否則，行政主體就違反了處罰法定原則。這樣以來，中標、成交供應商的違法行為是否就不承擔法律責任呢？回答自然是否定的。中標、成交通知書發出后，由于其所具有的嚴肅法律效力，中標、成交供應商放棄中標、成交項目的，應當依法承擔相應的法律責任。如果不是屬于政府采購項目
的中標，根據我國《招標投標法》的規定，中標人不執行中標通知書的義務，應該承擔民事責任和行政責任，即：中標人將中標項目轉讓給他人的，將中標項目肢解后分別轉讓給他人的，違反規定將中標項目的部分主體、關鍵性工作分包給他人的，或者分包人再次分包的，轉讓、分包無效，處轉讓、分包項目金額千分之五以上千分之十以下的罰款；有違法所得的，并處沒收違法所得；可以責令停業整頓；情節嚴重的，由工商行政管理機關吊銷營業執照。招標人與中標人不按照招標文件和中標人的投標文件訂立合同的，或者招標人、中標人訂立背離合同實質性內容的協議的，責令改正；可以處中標項目金額千分之五以上千分之十以下的罰款。中標人不履行與招標人訂立的合同的，履約保證金不予退還，給招標人造成的損失超過履約保證金數額的，還應當對超過部分予以賠償；沒有提交履約保證金的，應當對招標人的損失承擔賠償責任。
由于我國法律對于政府采購合同的性質已經有明確的定位，即屬于民事合同。根據我國《立法法》的規定，特別法優于普通法，新法優于舊法；特別法沒有規定的，適用普通法；新法沒有規定的，適用舊法。我國《招標投標法》和《政府采購法》頒布時間都晚于《合同法》，而《招標投標法》則早于《政府采購法》，我國《合同法》相對于前兩部法律，為普通法。我國《招標投標法》和《政府采購法》關于要約承諾的規定、民事責任、行政責任等方面規定，都不同于我國合同法，前述已經分析過，所以應該優先適用于特別法的規定，但特別法沒有規定的，應該適用我國合同法的規定。我國《政府采購法》在確定政府采購合同為民事合同的前提下，對政府采購合同適用法律問題進行了概括性的原則規定，即采購人與供應商之間在政府采購合同的訂立、合同效力、合同履行、合同變更、合同終止、違約責任等方面，必須按照合同法的規定執行。由于政府采購資金屬于財政性資金，采購的目的是為了公共事務，政府采購還具有維護公共利益、加強財政支出管理、抑制腐敗等功能，因此，政府采購合同又不完全等同于一般的民事合同。所以，政府采購法在明確適用我國合同法的前提下，對政府采購合同訂立、效力、變更、終止等有關特殊問題作出了必要的規定。對于中標、成交通知書發出后，采購主體或者中標、成交供應商不執行相應義務的，前者應該承擔行政法律責任和締約過失的民事責任或者侵權的民事責任，后者必須承擔締約過失民事責任或者侵權的民事責任
在采購主體或者供應商不執行中標、成交通知書發出后的義務，必須會侵害相對方的信賴利益和一定的財產權。相對方的損害事實和違法行為人的過錯，實際上是存在締約過失的民事責任和侵權民事責任的競合。選擇訴訟請求時，應該根據所掌握的證據材料、相關法律規定，不同的個案采取不同的方式為宜。受害人可以根據我國合同法的規定提出締約過失民事責任賠償，也可以援引我國《民法通則》有關侵權的法律規定來主張自己的財產權利和其它關聯合法權益。如果提出民事侵權訴訟，需要符合民法關于一般侵權的四個構成要件：即要有損害事實、加害人的行為違法，損害事實與違法行為之間有著直接的因果關系、違法行為人主觀上存在著故意或者過失的過錯。由于侵權訴訟，取證和舉證方面有一定的難度。因此，筆者認為，還是從締約過失責任來主張更為穩妥有效。締約過失責任，是指當事人在訂立合同過程中，因違反誠實信用原則，導致合同不成立，給對方造成損失時所應承擔的民事責任。締約當事人因簽訂合同而相互接觸磋商，至合同有效成立之前，雙方當事人應當遵循誠實信用原則。我國《合同法》第四十二條、第四十三條確立了締約過失責任制度。締約過失責任應當具備一般民事責任的構成要件：其一，行為人實施了違反契約階段所負的義務。在締約階段，通過政府采購活動，確立了當事人為締結契約而進入到一種特殊的關系即信賴關系。雙方在采購方式和采購程序中的各個環節都應遵守誠實信用原則，若當事人一方背離了這一基本義務，破壞了正常締約關系，就構成了締約過失責任。其二，必須造成對方信賴利益的損失。締約過失行為破壞了契約關系，因此而引起的損害是指相對人因信賴政府采購合同會有效成立卻由于合同最終不成立或無效而受到的利益損失，即信賴利益損失。但這種信賴利益必須是基于合理的信賴而產生的利益，即在締約階段因為一方的行為已使另一方足以相信政府采購合同能成立或生效。其三，行為人必須有主觀過錯。當事人在締約階段實施違背契約義務的行為是處于故意或過失。無論是故意還是過失，對政府采購合同最終不能成立或被確認無效或被撤銷負有過錯，就應當承擔締約過失民事責任。并且責任的大小與過錯的形式沒有任何關系，這是因為締約過失責任已造成他人信賴利益損失為承擔責任的條件，其落腳點在于行為的最終結果，而非行為的本身。其四，行為人的締約過失行為與相對人的信賴利益損失之間具有法律上的因果關系。即相對方的信賴利益損失是由行為人的締約過失行為造成的，而不是其他行為造成的。締約過失責任的賠償范圍應為信賴利益的損失。其損失包括直接損失和間接損失，而直接損失主要包括：1、締約費用，如為了訂約而赴實地考察所支付的合理費用；2、準備履約和實際履約所支付的費用；3、因支出締約費用或準備履約和實際履行支出費用所失去的利息等。間接損失主要包括：1、因信賴利益而放棄的獲利機會損失，亦即喪失與第三人簽訂合同機會所蒙受的損失；2、利潤損失，即無過錯方在現有條件下從事正常經營活動所獲得的利潤損失；3、其他可得利益損失。司法實踐中，適用締約過失責任判令締約過失方賠償損失，應實行完全賠償原則，即受損害人遭受的全部損失都應由締約過失方予以賠償。
綜上所述，在我政府采購活動中，中標、成交通知書發出后，對于采購主體和中標、成交供應商均具有法律約束力，但不屬于政府采購合同的約束力，違者所承擔的不是合同違約責任。由于政府采購合同為要式合同，采購主體或者供應商拒簽書面的政府采購合同，前者承擔的是行政責任和民事責任，后者僅承擔民事責任。由于政府采購合同適用合同法的規定，根據我國《合同法》第三十七條規定，采用合同書形式訂立合同，在簽字或者蓋章之前，當事人一方已經履行主要義務，對方接受的，該合同成立。這是我國《合同法》對要式合同的例外規定，體現了民事合同意思自治和鼓勵交易原則。然而，法律的這一例外原則與我國《政府采購法》所強調的要式合同又存在著矛盾。類似沖突的還有，作為民事合同，雙方當事人在履行過程中經過協商，可以變更、終止合同等。如果政府采購合同適用合同法，那么履行過程中應該充分體現合同自由原則。但這又有悖于政府采購法的立法宗旨。為了化解這些矛盾和沖突，我國政府采購法在立法技術上需要進行一些處理和突破。
關鍵字：物資計劃；物資管理；物資采購
【中圖分類號】G712
一、物資計劃管理
物資計劃工作是物資管理的基礎性工作之一，是做好物資采購供應、控制工程成本的依據；編制物資計劃應做到科學、合理、真實、準確。
物資計劃包括：物資需用量計劃和物資采購（申請）計劃。
物資計劃實行“物資總需要計劃”和年度、半年、季度、月“物資計劃”與“應急補充計劃”相結合的管理模式。
（一）物資需用計劃的編報：
1、工程部門負責編制主要物資及主要周轉材料需用量計劃；安質部門負責確定安全環保設施及勞保用品需用量計劃；機械管理部門負責編制機械配件及油料需用量計劃；班組負責編制主要物資以外的其他材料需用量計劃。需用量計劃應經總工審核。
2、主要物資需用計劃：
（1）“主要物資總需用計劃”和“單項工程總需用計劃”是項目主要物資的控制依據，應由項目工程部門依據工程施工圖紙、施工組織設計、施工配合比、規范及公司頒布的物耗標準（損耗率）編制。原則上應于項目開工后三個月內編制完畢；如遇設計變更，應于圖紙到達十五個工作日內完成調整及通知物資部門。
（2）月（年、半年、季）主要物資需用計劃和應急補充需用計劃：
月（年、半年、季）主要物資需用計劃是當期物資供應的依據。工程部門應按照施工進度計劃安排，在前月的某日前編報；對于臨時變更的工程，應提前三個工作日，編報應急補充需用計劃。
3、安全環保設施及勞保用品需用量計劃、機械配件及油料需用量計劃及其他材料需用量計劃應在前月的某日前編報。
（二）物資采購（申請）計劃的編報：
1、物資采購（申請）計劃應由物資部門根據相關部門提供的物資總需用計劃或分期、分工號物資需用計劃，將同品種物資按型號分類匯總，核減適用庫存，考慮適當儲備編制而成；采購（申請）計劃應經財務會簽、主管領導審批后組織實施。
2、對于“應急補充需用計劃”，物資部門應在接受計劃的當日對物資采購（申請）計劃進行調整，以確保現場施工，防止庫存積壓。
二、物資采購管理
采購管理模式：集團公司對物資采購實行授權制和全覆蓋，對于大批量主要物資實行“分級授權、集中采購、多方監督”的采購管理模式，小批量零星料可分權自購。
物資采購原則：物資采購應堅持“比質、比價、比服務”的宗旨確定供應方案，以“質量合格、服務優良、低價中標”的原則選擇供應商。
民爆物品的采購按《民爆物品管理條例》和《公司民爆物品管理辦法》等相關規定執行。
合格供方評價和選擇：
1、對供方的調查評價由實施采購單位組織。
2、主要物資的供方評價：
（1）評價內容包括：營業執照、經營范圍；產品所使用或依據的質量標準；生產條件、運輸條件；產品檢測機構和檢測設備情況；履約情況及服務質量方面情況；產品質量管理體系及環保、安全法規和標準的執行情況。屬于行政許可和強制認證的產品，應查驗行政許可或強制認證證書、試驗室出具的取樣試驗報告或具有相關資質的檢測機構出具的最新產品檢測報告。
（2）經評價合格的主要物資合格供方方可列入《合格供方名錄》，合格供方實行動態管理，定期評價（不少于1次/年），并及時呈報上一級管理部門備存。
對供應物資存在嚴重質量問題而影響集團公司聲譽或服務極差、不能及時履約的供方，應逐級呈報，并列入集團公司供應廠商“黑名單”，三年之內集團公司各單位均不得從這些單位實施采購。
（3）對于招標物資，符合資格審查條件的投標人均視為合格供方，其招標文件、評標資料視為評價資料，無需重復評價，可直接列入《合格供方名錄》。
3、主要物資的采購應在《合格供方名錄》中按照“比質、比價、比服務”的宗旨選擇最終供方。
4、對于小批量現場零星用料的采購，以市場采購時的性價比較做為供方評價依據。
三、物資合同的管理
（一）采購合同的簽訂原則
為規避采購風險，維護企業合法權益，每批采購物資金額達20萬元以上及與同一供應商預計累計采購金額超過20萬元以上的或采購對工程安全、質量有重要影響的物資，均應簽訂書面采購合同，格式參照《工礦產品購銷合同》。
集采物資采購合同履行規定評審程序和審批程序后由授權單位簽訂，合同文本須報指揮（經理）部等上級管理部門備案；單品種采購金額在5000萬元以上采購合同須報集團公司采購管理中心辦公室（物資部）備案。
（二）采購合同的內容
采購合同的簽訂必須符合有關法律、法規的要求，具體應包括以下內容：
（1）物資的名稱、規格、型號、材質、計量單位、數量、價格，有關費用的分擔及結算方式、結算銀行及帳號。
（2）合理的損耗及計算方法，包裝物的供應、回收及費用分擔方式。
（3）供貨時間、運輸方式、交貨地點、接貨單位或提貨人、驗收的質量標準及驗收方法。
（4）出現分歧的解決方式。
（5）雙方的違約責任。
（三）合同的評審
（1）簽訂物資采購合同前必須履行合同評審程序。
（2）合同評審內容包括：合同條款表述的準確性、合法性，內容完整性，物資質量要求的合規性，供應時限要求的適應性，服務承諾的實現性，是否切實維護企業合法權益。
（3）對于自采物資的合同評審，應由項目主管領導組織，物資、工程、財務等部門參加評審。
四、物資運輸管理
1、采購供應部門應合理組織物資運輸，確保運送及時、經濟，運輸物資安全、無損。
2、對于需要委外運輸的物資，要對承運單位進行評價，并簽訂運輸合同，合同內容應嚴謹規范。
3、民爆物資運輸按《民爆物品管理條例》和公司的相關規定執行。
4、危險化學品和易燃易爆物資的運輸應符合國家和行業的相應規定，不具備相應條件的應委托給具有相應資質的企業開展運輸業務。
五、倉庫技術管理
（一）物資倉庫管理的基本任務：
（1）因地制宜，合理布局，并有效利用倉庫及各種倉儲設施。
（2）科學地完成以物資收發、保管為中心的物資驗收、進貨檢驗和試驗、入庫、保管、出庫、物資技術證件、單據、帳卡、計量器具、倉庫安全的管理。
（3）強化服務觀念，自覺遵守職業道德，為現場施工生產任務的完成和超額完成提供優質服務。
（二）倉庫管理人員的基本要求：
（1）熟知倉庫技術管理標準、業務流程、所管物資的性能和保管保養等知識。
（2）達到“四懂”，即懂材料名稱、性能、規格和用途；懂保管保養常識；懂業務手續；懂消耗規律。
（3）具備“三會”，即會換算、會保管保養、會識別常用標志；
（4）做到“十過硬”，即收發、識料、寫算、報表、保管保養、四對口、五五化、四號定位、使用度量衡、執行制度過硬。
倉庫技術管理包括物資入庫，物資驗收，物資保管，物資發放，物資信息管理，計量器具管理，倉庫安全管理等。各環節相關規定參照執行《鐵路物資倉庫技術管理規定》。
參考文獻：
1、陳剛《鐵路施工企業項目責任成本管理》[D]西南交通大學；2011年。
摘要：企業合同管理的重要性越來越明顯,財務部門作為合同管理的重要一環,應積極參與企業的合同管理。本文從財務管理的角度分析了合同管理中存在的問題，并討論了企業如何加強合同管理，從而不斷提高經營管理水平。
關鍵詞 ：合同；合同管理；財務管理
一、加強合同財務管理的意義
隨著市場經濟的蓬勃發展，企業間的交易越來越頻繁，也越來越規范，更多地采用訂立合同的方式來進行。在這種大背景下，企業合同管理的重要性也越來越明顯。通常意義下的合同管理指的是企業對于與交易對手的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。
加強企業合同的財務管理具有非常重要的意義。首先，企業合同本身蘊含了大量的財務信息。常見的企業合同包括銷售合同、采購合同、轉讓合同、租賃合同等，構成了財務會計核算與財務報表編制的原始憑證，加強合同的財務管理有助于保證信息的準確。其次，由于企業與外部單位和個人的交易通常是通過合同來進行，所以加強合同的財務管理可以在一定程度上降低企業交易的風險，有利于維護企業的經濟利益。第三，加強合同的財務管理，可以增強合同在財務上的合規性，更準確地滿足企業自身財務制度以及外部監管部門的要求，維護企業形象，避免聲譽受損。
財務部門參與合同管理應該是全流程的，從合同簽訂前的起草與談判，到合同的簽訂，再到合同執行階段變更事項管理，最后到合同的后評價等各個環節都需要積極參與。財務部門需要做的工作包括但不限于參與合同管理辦法的制定、合同簽訂時的財務合規性審核，合同檔案的整理、合同變更事項的財務管理等。
二、企業合同中管理中存在的問題
1.財務人員不能充分參與企業合同管理
財務人員應參與到企業合同管理過程中，但很多企業并沒有很好的做到這一點。造成這種局面的原因有兩方面：財務人員自身的原因。包括財務人員參與合同管理的意識不強，對業務知識掌握不足，無法有效了解合同內容等；合同歸口部門的原因。包括沒有認識到財務管理對企業合同管理的重要意義，擔心財務人員的介入會影響業務拓展等。種種原因的背后其實是企業文化的問題，認為財務人員就只做會計核算工作，但事實上對于以盈利為目的的企業來說，財務管理涉及到企業管理的方方面面，當然也包括合同管理，財務人員可以從財務的角度保證業務合規，并為企業積極爭取經濟利益，降低企業經營風險。
2.缺乏有效的財務管理制度
企業合同涉及財務管理內容一般包括企業合同管理制度、委托授權制度、合同審查制度、印章管理制度、檔案管理制度和統計報表制度等。有效的企業合同管理應該是制度規定明確，執行落實到位，監督問責機制健全。但很多企業根本就沒有制定這些制度規范，或者制定的內容很不系統，導致實際操作中做不到有規可循、有據可依，且在實際工作中對制度的監督和落實不到位，導致制度流于形式，效果大打折扣。
3.合同管理不規范
很多企業在合同管理方面做得不夠系統和科學，隨意性比較強，缺乏統籌安排。比如有的企業合同沒有統一的格式，各個部門在簽訂合同時以對方企業的文本為主，條款不全面，容易遺漏本企業關注的重要條款。有些企業的經濟業務早已經發生然后來補簽合同，使合同簽訂流于形式。有些企業的合同分類管理做的不好，比如所有的合同沒有按照銷售合同、采購合同、轉讓合同、租賃合同等類型進行分類，甚至對合同都沒有登記編號，這樣就無法形成比較成體系的合同檔案，無法及時提供給使用者查閱。也有的企業對合同的保管不當，在交易完成后遲遲不轉交合同副本給財務部門，使財務人員無法及時登記交易信息，及時進行會計處理，并向決策者傳遞相關信息，向稅務機關及時納稅。還有的企業合同財務管理的信息化水平比較低，財務人員對合同進行登記、變更事項管理時全部依賴手工，這樣不僅會使得管理效率低下，出錯的概率也會大大提高。
三、加強企業合同管理的措施
（一）實施有效的財務管理
1.合同審核制度
企業財務部門要參與合同的審核，包括前期的制定和后期的執行，審核內容包括涉及企業經濟利益的財務關鍵問題以及合同是否符合國家和企業財務制度規定。其中涉及企業經濟利益的財務關鍵問題包括：價格是否合理以及企業在稅務方面的考慮、支付方式及發票的開具與收取等。涉及財務合規性的問題包括：合同內容是否符合國家投資要求，是否符合監管部門的行業限制條件，是否符合企業上級部門及自身的管理要求，合同的具體細節是否滿足會計核算要求等。在合同的具體執行過程中，財務人員也要審核承辦部門是否按照合同的相關規定執行，并保留好相關財務會計核算憑證。
2.合同檔案管理制度
企業合同檔案是企業非常重要的商業機密，是企業經營管理的重要參考資料，也是企業進行財務會計核算的重要原始憑證。企業應該高度重視合同檔案管理，承辦部門應該在合同簽署后的第一時間將合同副本送交財務部門；如果公司規定由財務部門歸檔的，財務部門則應該做好合同的登記、編號、建檔工作，歸檔時要注意分類的原則，具體分類標準可按照合同承辦部門、簽署合同主體、合同業務類型、合同簽署時間、合同生效時間、合同履行進度等。企業還應該對合同檔案的查詢、借閱、復印等工作做出明確規定，并做好查詢登記工作。
3.合同變更事項管理制度
很多時候，企業合同會由于各種原因導致原合同無法繼續履行，需要進行合同變更或者終止。如果出現這種情況，財務人員需要快速反應、迅速行動，詳細了解合同變更事由，判斷變更的性質及其對企業經濟利益的影響。如無正當理由，不得隨意變更合同；如理由恰當，審批手續完備，則要及時更新合同檔案，并做好登記工作，涉及會計處理變更的要及時恰當處理。
（二）強化合同執行中的財務管理
1.銷售合同的管理
企業的銷售合同一般有現貨交易、賒銷、分期收款等多種結算方式。其中最需要關注的就是賒銷合同。因為賒銷合同中雖然與貨物相關的經濟利益和風險已經轉移，但是企業并沒有收到實際的現金，有一定的壞賬風險。在銷售合同的管理中，財務部門要做好以下工作：一是提醒業務部門催收貨款，把企業的經營成果落袋為安；二是認真審核相關合同憑證是否與真實的交易背景相符，并及時恰當地進行賬務處理；三是根據企業財務制度的規范和客戶的要求準確開好發票。
2.采購合同的管理
企業的采購合同一般有現貨交易、預付貨款、分期付款等多種結算方式。其中最需要關注的就是預付貨款合同。因為預付貨款合同中企業并沒有收到實際的貨物，有一定的違約風險。在采購合同的管理中，財務部門要做好以下工作：一是提醒業務部門催收貨物，確保企業采購的物資在規定的時限內運輸到位；二是認真審核相關合同憑證是否與真實的交易背景相符，并及時恰當的進行賬務處理；三是催促交易對手開好發票，并審核發票真偽、金額、科目、抬頭等關鍵要素的準確性。
3.轉讓合同的管理
企業的轉讓合同需要關注兩種，一種是預付交易款但沒有收到對價資產的合同，這一點與采購合同中的預付貨款合同類似，財務人員要做好提醒業務部門催收對價資產、認真審核相關合同憑證并及時恰當進行賬務處理、催促并審核發票等工作。另一種是發出對價資產但沒有收到交易款項的合同，這一點與銷售合同中的賒銷合同類似。財務人員要做好提醒業務部門催收貨款、審核合同憑證并進行賬務處理、及時準確開好發票等工作。
（三）提高合同管理水平
企業要努力提高合同管理的系統性和科學性，要盡量統一合同格式，規范簽署流程，實現對合同的分類管理，并做好合同檔案的整理和保管。企業要努力提高合同管理的信息化、自動化水平，建立起合同管理的數據庫。企業的合同管理應該達到這樣一種水平，就是財務人員能隨時根據相關要求，按照合同承辦部門、簽署合同主體、合同業務類型、合同簽署時間、合同生效時間、合同履行進度等維度統計并查詢到每一個合同，形成電子化的合同檔案，并可對每一個合同進行實時執行追蹤和后評價。合同到期時，能自動提醒續簽，避免企業重大業務因為沒有簽訂合同而導致的經營風險和稅務風險。財務部門可定期對數據庫進行橫向或縱向對比分析，為企業決策層提供智力支持。
四、結束語
企業要切實加強合同的管理，一是財務人員積極參與企業的合同管理，發揮出應有的專業作用；二是制定嚴格規范的合同管理相關制度，并且加強監督落實，保證實際執行到位；三是企業要提高合同財務管理的系統性和科學性，以及合同財務管理的信息化、自動化水平。從根本上講，就是要形成企業財務部門積極參與合同管理并發揮充分作用的企業文化。企業財務人員不僅僅要做好合同的會計核算工作，還要審核合同的經濟效益和合規性，并監督合同的進度執行，還要能夠通過研究分析合同相關數據，為管理層提供決策支持。
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關鍵詞：EPC工程；總承包合同；管理
中圖分類號：U455 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）6-0149-02
1 EPC工程總承包的概念及特點
在工程建設中所謂EPC工程總承包是指工程的承包商按照工程業主的委托，然后對工程承包合同中關于工程的設計。所需材料采購以及施工全過程的承包。它是一種以向業主交付最終產品和服務為目的，對整個工程項目實行整體構思、全面安排、協調運行、前后銜接緊密的承包體系。與傳統的工程承包方式相比，它有利于克服工程設計、設備采購、項目施工和開車等環節的相互脫節現象，能有效的控制工程的質量、工期、投資。
在工程總承包項目中，參與方涉及到業主、總承包商和分包商等，它們均以合同關系為紐帶相互協作，使得工程總承包合同的合同管理具有如下特點：
1.1 合同管理任務的雙重性
總承包商一方面需要以承包人的身份加強與項目業主之間的總承包合同的管理。另一方面需要以發包人的身份，加強對分包項目的分包合同管理。這使得工程總承人的合同管理具有雙重性。
1.2 合同參與方多，管理的風險大
在項目實施過程中，由于受資質與能力的限制，總承商需將自身資質與能力以外的項目分包給其它單位來實施，這就增加了項目的參與方，過多的參與方增加了項目實施過程中不可控性，使項目的管理風險也明顯提高。
1.3 合同的管理過程復雜
從總包項目合同的談判簽約到合同的履行結束，要經歷許多過程。除需加強對總包合同的管理外，還需要進行設計、采購和施工等分包合同的簽訂、實施與管理。
2 EPC總承包合同管理的重點
總承包合同簽訂后，總承包商為保證總承包項目目標的順利實現，并獲得相應的經濟效益，必加強總承包項目的合同管理。EPC總承包商的合同管理工作應重點做好以下幾方面的工作：一是關于合同的簽約管理工作，二是關于合同的履行工作。三是，關于合同的收尾管理工作。
2.1 關于合同的簽約管理工作
在EPC總承包合同的管理中，關于合同的簽約管理首先要做到簽訂合同時文字要嚴謹，這主要是因為，在合同簽訂時如果文字不嚴謹很容易造成合同出現誤解，進面影響了合同該履行的義務，引起不必要的爭議。所以，這就要求在簽訂合同時，文字一定要嚴謹，要依照法律規定來訂立有效的合同，以此來體現合同雙方的真實意圖。其次，對于合同中列到的條款一定要清晰完整，以此避免簽訂合同后出現合同不全面、不完整的現象，特別應注意各分包合同的接口關系，如設計、采購和施工合同的接口。在設備采購合同中應明確設備基礎圖提交設計的時間和設備交貨的時間。這樣設計不但能根據安排及時出具施工圖，而且施工合同條件也能與之對應，避免提前或延期交貨對工程的費用與進度產生影響。另外，供貨商是否提供設備的備品備件，以及提供的數量及規格類別，都應在合同中加以約定。
最后應合理選擇合同的計價模式。合同的計價模式分為單價合同、總價合同及成本加酬金合同，其中單價與總合同又可分為固定價與可調價合同。不同的計價模式有不同的特點，合同中所面臨的風險也不盡相同。固定總價合同把變更的風險從發包方轉移到了承包方，承包方在合同報價時應合理的考慮圖紙變更等風險因素，合同中應含有相應的風險費。固定單價合同中承包方承擔了價格的風險，而發包方則承擔了工程量的風險。在成本加酬金合同中，發包方則承擔合部的風險。對于可調價格合同，承包方承擔的風險相對較少。
2.2 合同的履約管理
在合同簽訂后，安排合同的執行人把關于合同中提到的要求進行閱讀，然后，把整理好的合同讓項目部的所有人員都作一個了解，熟悉合同中的內容和要求，并根據合同要求明確自己的工作職責。另外，項目部還應根據合同要求制作工程管理流程，將合同中提到了共同目標進一步細化，分階段進行落實。重點做好如下工作：
2.2.1 合同的工作范圍與責任劃分管理
在合同執行過程中為了避免發生對工程工作范圍的誤解，在工程建設前，合同雙方一定要將合同在進行明確，將合同中的要求進一步明確，然后將之貫穿在整個合同中，這一過程對于工程完工后的結算及工程的順利進行有著很大的作用，所以，在合同建立時一定要進行科學。合理的規范管理，保證合同的真實與完整。
①關于工程總承包合同。是指合同的總承包范圍，其總承包合同一般是指總價合同，對于合同中的額度一般是對應工作中的每項內容，這就要求在總承包合同中關于工作的范圍標準一定要明確，然后，將每項的價格表都要做好。另外，在工程項目施工前，工程合同的管理人員要與業主做好交流與溝通工作，以此來明確合同中的范圍，以此讓雙方在工程建設中能夠有效的履行合同中的要求及相關約定，以免因合同不完善造成不必要的損失，在工程施工過程中，對于業主提出的要求，要及時與業主做好溝通工作，然后對于要求做成書面形式的文字記錄，在規定的時間內請業主簽字確認要。對于合同范圍外的大額工作，可以與業主簽定協議后以書面的形式對合同進行變更。
②關于工程分包合同。工程分包合同一般出現在大型的總承包項目中，其在項目建設前，往往要進行多個的分包過程，在分包完成后，然后在進行合同的簽訂，比如，工程的設計、施工、咨詢等方面，由于這些分包在合同簽訂時，在時間和空間上都是相互聯系的，這也進一步形成了分包合同管理的問題，加大了其管理的難點，比如，在土建工程中對于安裝中基礎建設的移交。保管等工作.范圍和責任的劃分應與預算定額相對應，這樣有利于工程費用的核算.合同在執行過程中經常會發生交叉施工的現象，交叉施工的現象造成了合同在分包方責任發生分歧的重要因素，這就要求在合同簽訂以后，工程項目部的合同管理人員要同分包方一起進行合同的交底工作，然后明確合同中的范圍及工程責任的劃分，比如，在施工過程中，由主要單位來負責工程中處理垃圾的問題。然后，對于合同中存在遺漏問題要及時做好變更工作。
③關于采購合同。關于采購合同，它是工程項目建設中最重要的合同項目，其主要特點是合同數目多。合同類型多，管理工作量大等。在采購合同范圍管理中設備配件及設備間的接口是管理中存在的主要問題。如果在合同簽訂中沒有對項目的價格表進行計列，造成了在工程施工中供應商拒絕提供配件的現象，造成了在施工中緊急采購的現象，同時也直接影響了工程工期的質量和期限。因此，在工程施工中，對于這種問題一定要注意在合同簽訂時的范圍制定，由其要做好設備的接口問題。
2.2.2 關于合同的工期管理工作
在總承包合同中，一般要對施工過程進行節點的控制，然后對完成的狀況再進行申請支付，，在支付完成后，相趕緊向業主申報相關證書。并作為總包進度款支付申請的直接依據。對于分包合同，應及時記錄工程各節點的完成時間。當影響工程進度的因素出現時，承包方應組織相關方面的專家對其進行書面形式的確認，對于那些在工程施工中的材料記錄要加以保存，對于施工中發生的一些問題要做好詳細的記錄，并作好保存工作，以免影響工程費用的結算管理。
2.2.3 關于合同費用管理工作
項目部要做好施工中費用的控制問題，這就要求項目部在工程施工中，一定要按期去結算總包款，形成進度款支付要以周期為節點，對于施工中的工作量要進行定期的核算，在核算的過程中一要注意不能讓進度款發生超付款現象，對于施工中的材料要進行定期的整理和歸檔，方便以后結算。
2.2.4 關于合同變更管理工作
在總承包施工過程中，關于合同會經常出現變更問題，這主要是因為合同簽訂的設計深度和管理水平所造成另外，在合同變更的過程中，一定要在一定的條件之下進行變更，這樣才能有法律效力，關于合同的變更問題一般包括兩個方面的內容一是約定變更，二是法定變更兩種。其主要容易發生變更內容是工程的范圍。工程質量的要求以及工程性能的要求等，而對分包合同而言其變更的主要內容有工程范圍。工程質量的標準以及工程項目中的單價；此外，在合同進行變更時，一定要按照相關程序和規定進行更改，以保證合同的有效性。
2.2.5 關于合同違約索賠管理的工作
在工程建設往往建設時間比較長、施工過程比較復雜，這就造成了在工程施工中容易發生違約現象，所以，這就要求我們在合同簽訂時一定要做好關于違約索賠及爭議處理的問題。總包單位在發生違約事件時，應立即收集相關證據，證據要以書面或圖片等形式為主，并盡量留有業主或在于監理簽審的關于合同違約事實的相關意見。然后對其違約證據包括違約的時間、數量、費用等進行詳細的記錄，以此來承擔相應的責任，違約索賠應在合同規定的時間內處理，要其時效性。
3 合同的收尾管理
合同收尾管理包含兩個方面，即合同文檔資料的管理和合同管理工作的后評價。
合同文檔資料的管理包括文檔的收集、分類、整理、儲存、使用和移交等環節。合同文檔資料的管理，要符合公司內部的管理制度要求，符合檔案管理和項目驗收備案的要求，符合工程管理規范和文檔管理規范的要求。在總承包項目結束時，要按有關規定向有關單位移交。
合同管理工作的后評價是指合同執行完畢后對合同執行情況的評價，以總結合同管理的經驗，便于合同管理工作能力的提升。合同管理工作的后評價是項目部全員參與的活動，應重點對合同的分包方式、簽訂、相關方的責任劃分及執行過程中出現的問題進行原因分析，對合同的管理工作進行全面的評審，并將評審中總結出的改進經驗運用到下一個項目的管理工作中。
4 結 語
工程總承包是工程發承包的一種管理模式，其合同管理的實踐與探索對提升總承商的項目管理水平和實現總承包商的管理目標具有重要的意義。總承包商只有做好合同的管理工作，在合同簽訂前制定好相應的管理措施，只有這樣才能管理好總承包項目中的眾多合同，順利的實現項目的目標。
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第一條為了加強對政府采購非招標方式的管理，規范政府采購當事人的行為，依據《中華人民共和國政府采購法》(以下簡稱《政府采購法》)和其他有關法律法規，制定本辦法。
第二條采購人及采購機構(以下統稱“采購機構”)采用政府采購非招標方式采購貨物、工程和服務的政府采購活動，適用本辦法。
第三條采購人是指依法進行政府采購的國家機關、事業單位、團體組織。
采購機構是指集中采購機構以及經過省級以上財政部門審批或確認的具有政府采購業務資格的社會中介機構。
本辦法所稱政府采購非招標方式，是指公開招標和邀請招標之外的競爭性談判、單一來源采購、詢價和財政部認定的其他采購方式。
第四條達到公開招標數額標準以上的貨物、工程和服務采購，因特殊情況需采用非招標采購方式的，應當在采購活動開始前獲得縣級以上財政部門的批準。
第五條市、縣級人民政府財政部門應當依法履行對貨物、工程和服務等非招標采購方式采購活動的監督管理職責。
第六條任何單位和個人不得阻撓和以其他方式非法干涉非招標采購方式的采購活動。
第二章競爭性談判采購
第七條競爭性談判采購，是指采購機構按照規定的程序通過與符合項目資格的供應商就政府采購項目進行談判，最后確定成交供應商的采購方式。
第八條符合下列情形之一，可以依照本辦法采用競爭性談判方式采購：
㈠招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；
㈡技術復雜或者要求特殊，不能確定詳細規格或具體要求的；
㈢采用招標采購方式所需時間不能滿足用戶緊急需要的；
㈣不能事先計算出價格總額的。
第九條競爭性談判采購應當遵循下列基本程序：
㈠成立談判小組。談判小組由采購人代表及有關專家共三人以上的單數組成，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二，專家按照政府采購評審專家管理的有關規定在談判前確定。
㈡制定談判文件。談判文件必須包括談判程序、談判原則、談判內容(項目的商務和技術要求等)、合同草案條款及格式、評定成交的標準等事項。談判文件從發出之日起至規定截止之日止，一般項目不得少于十日。
㈢確定邀請參加談判的供應商名單。談判小組從符合項目資格條件的供應商中隨機確定或者推薦不少于三家供應商參加談判，并向其提供談判文件。
㈣開展談判。談判小組全體人員應當集中與單一供應商分別進行談判。在談判中，談判的任何一方在未征得另一方同意的情況下，不得透露與談判有關的其他供應商的一切技術資料、價格和其他信息。在具體談判活動中應遵循如下規則：
1、供應商在規定時間內遞交相關文件及報價。
2、談判小組確定成交或淘汰參加談判的供應商時，必須按談判文件事先規定的標準進行。
3、談判小組需對談判文件作實質性變動的，應當以書面形式告之所有參加談判的供應商。
4、談判小組可根據供應商的報價，響應內容及談判的情況，按談判文件規定的談判輪數，要求各供應商分別進行不超過三輪報價，并給予每個正在參加談判的供應商相同的機會。
㈤確定成交供應商。
l、談判結束后，談判小組應當要求所有參加談判的供應商在規定時間內最后確定其報價及有關承諾。
2、談判小組根據談判文件規定的評定標準進行評議，按照符合采購需求，且質量、報價和售后服務綜合評議最優的原則確定成交供應商。
3、采購機構在確定成交供應商后三日內，以書面形式通知成交供應商，以電話或其他方式通知所有參加談判未成交的供應商。
4、談判工作完成后五日內，采購機構要編制談判采購報告，并作為檔案備查。談判采購報告主要包括談判小組人員組成、參加談判供應商的確定、談判過程記錄、成交和淘汰的供應商名單及原因等。
第十條采購人與成交供應商應當在成交通知書發出之日起三十日內，按照談判文件確定的事項簽訂政府采購合同。
第十一條政府采購合同自簽訂之日起七個工作日內，采購人應當將合同副本報同級政府采購監督管理部門備案。
第十二條政府采購合同的雙方當事人不得擅自變更、中止或者終止合同。
第十三條談判小組在談判過程中，如果發現供應商有報價明顯不合理，有降低質量、不能誠實履約或其他特殊情形的，應限期通知其作出書面說明并提供相關證明材料，該供應商未在規定的限期內作出合理說明并提供相關證明材料，不能確定為成交供應商。
第十四條在談判文件及談判程序符合法律規定的前提下，符合項目資格條件的供應商不足三家并不少于兩家時，經同級財政部門同意，可以繼續按照公平、公正和競爭原則進行談判采購。
第十五條采購機構有充足理由說明貨物的制造商或服務的提供商只有兩家時，報經同級財政部門批準后，可比照競爭性談判方式采購。
第三章單一來源采購
第十六條單一來源采購，是指因采購機構經財政部門批準按規定向單一供應商直接購買的采購方式。
第十七條屬于下列情形之一的，可以采取單一來源采購方式：
㈠只能從唯一供應商處采購的；
㈡發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；
㈢必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原有供應商處添購，且添購金額不超過原合同采購金額百分之十的。
第十八條采購人在采購活動開始前，應當進行市場調查，確定技術規格和合理的采購預算。其中，采購項目屬第十七條第一款情形的，采購機構應當將有關采購信息在財政部門指定的政府采購信息媒體上公示五日，并組織專家論證確認。
第十九條第十七條㈠、㈢款情形的單一來源采購應當遵循下列程序：
㈠成立采購小組。采購小組由采購人代表和有關專家共三人以上的單數組成，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二，專家按照政府采購評審專家管理的有關規定在談判前確定；
㈡開展采購。在具體談判活動中，采購機構與供應商應當遵循《政府采購法》規定的有關原則，在保證采購項目質量和合理價格的基礎上商定有關成交事項。成交金額不得超過采購項目預算。
㈢采購工作結束后五日內，采購機構負責編制有關采購報告作為采購文件備查。
第二十條采購人與成交供應商應當在成交通知書發出之日起三十日內，按照談判文件確定的事項簽訂政府采購合同。
第二十一條政府采購合同自簽訂之日起七個工作日內，采購人應當將合同副本報同級政府采購監督管理部門備案。
第二十二條政府采購合同的雙方當事人不得擅自變更、中止或者終止合同。
第四章詢價采購
第二十三條詢價采購，是指采購機構直接向三家以上供應商就政府采購項目發出詢價采購文件或詢價函讓其報價，在此基礎上確定成交供應商的采購方式。
第二十四條采購規格、標準統一、市場資源充足且價格變化幅度小、采購活動需要在短時間內完成的貨物或服務項目，可以依據本辦法采用詢價方式采購。
第二十五條詢價采購應當遵循下列程序：
㈠成立詢價小組。詢價小組由采購人代表及有關專家共三人以上的單數組成，其中專家人數不得少于成員總數的三分之二，專家依據政府采購評審專家管理的有關規定在詢價前確定。
㈡制定詢價采購文件。詢價采購文件應當明確詢價采購項目的技術和商務要求、合同條款、評定成交的標準等事項。
詢價采購文件從發出之日起至規定截止之日止不得少于五日。
㈢確定被詢價的供應商名單。詢價小組根據采購需求，從符合相應資格條件的供應商中確定不少于三家的供應商作為被詢價對象并以書面形式將選擇理由報同級政府采購監督管理部門備案。
㈣詢價。在具體詢價采購活動中應遵循如下規則：
1、供應商在詢價采購文件規定的報價截止時間前遞交報價文件。
2、被詢價的供應商只能一次報出不得更改的價格，并對詢價采購文件所列出的全部商務、技術要求做出承諾。
3、詢價小組需對詢價采購文件作實質性變動的，應以書面形式告知所有被詢價的供應商。
4、詢價小組對在報價截止時間內供應商提交的報價進行評審，如有疑問的，可以書面形式或者當面向供應商進行質詢，質詢內容不得涉及對詢價采購文件或報價作實質性的變更。
㈤確定成交供應商。
1、詢價小組按照詢價采購文件規定的評定標準進行評議，根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。
2、詢價采購工作完成后五日內，采購機構要編制詢價采購報告并作為檔案備查，詢價采購報告主要包括詢價小組組成、供應商的確定、詢價采購過程記錄、成交供應商等。
3、在確定成交供應商后一日內，采購機構以書面形式將成交結果通知成交供應商，以電話或其他方式通知所有被詢價未成交的供應商。
第二十六條采購人與成交供應商應當在成交通知書發出之日起三十日內，按照談判文件確定的事項簽訂政府采購合同。
第二十七條政府采購合同自簽訂之日起七個工作日內，采購人應當將合同副本報同級政府采購監督管理部門備案。
第二十八條政府采購合同的雙方當事人不得擅自變更、中止或者終止合同。
第二十九條詢價小組在詢價過程中，如果發現供應商有報價明顯不合理，降低質量、不能誠實履約或其他特殊情形的，應限期通知供應商作出書面說明并提供相關證明材料，該供應商未在規定的限期內作出合理說明并提供相關證明材料，不能確定為成交供應商。
第三十條在詢價采購文件及詢價采購程序符合法律規定的前提下，符合項目資格條件的供應商不足三家且不少于兩家時，經同級財政部門同意，可以繼續按照公平、公正和競爭原則，進行詢價采購。
第三十一條采購機構有充足理由說明貨物的制造商或服務的提供商只有兩家時，報經同級財政部門批準后，可以比照詢價方式采購。
第五章質疑與投訴
第三十二條供應商認為政府采購非招標采購方式的采購文件、采購過程和成交結果使自己的權益受到損害的，可以在知道或者應知其權益受到損害之日起七個工作日內，以書面形式向采購人提出質疑。
第三十三條采購人應當在收到供應商的書面質疑后七個工作日內作出答復，并以書面形式通知質疑供應商和其他有關供應商，但答復的內容不得涉及商業秘密。
第三十四條采購人委托采購機構采購的，供應商可以向采購機構提出詢問或者質疑，采購機構應當依照本辦法第三十三條的規定就采購人委托授權范圍內的事項作出答復。
第三十五條質疑供應商對采購人、采購機構的答復不滿意或者采購人、采購機構未在規定的時間內作出答復的，可以在答復期滿后十五個工作日內向同級政府采購監督管理部門投訴。
第三十六條政府采購監督管理部門應當在收到投訴后三十個工作日內，對投訴事項作出處理決定，并以書面形式通知投訴人和與投訴事項有關的當事人。
第三十七條政府采購監督管理部門在處理投訴事項期間，可以視具體情況書面通知采購人暫停采購活動，但暫停時間最長不得超過三十日。
第三十八條投訴人對政府采購監督管理部門的投訴處理決定不服或者政府采購監督管理部門逾期未作處理的，可以依法申請行政復議或者向人民法院提起行政訴訟。
第六章法律責任
第三十九條采購機構違反本辦法規定，未經財政部門批準，采用非招標采購方式進行采購的活動，屬違法違規行為，財政部門將視情況，按有關規定給予處罰。
第四十條采購機構有下列情形之一的，責令限期改正，給與警告、通報批評：
㈠違背采購文件要求，允許不符合項目資格的供應商參與采購活動的；
㈡未按照規定程序進行非招標方式采購的；
㈢不依據采購文件規定的評定標準進行評審，未按照本辦法規定的原則確定成交供應商的。
第四十一條任何單位或者個人非法干預、影響采購過程或成交結果的，由政府采購監督管理部門責令改正。情節嚴重的，由有關機關給予單位負責人或者個人處分。
關鍵詞：合同審計；審計理念；增值型內部審計；應用
企業常常出現因經濟合同簽訂、履行而遭受損失的現象，把經濟合同，特別是支出性經濟合同納入審計工作的重點，可以把住資金收支的關口，提高企業的管理水平和經濟效益。增值型內部審計是國際內部審計發展的新思維和新方向，國內學者對增值型內部審計應用研究方面探討較少，本文以物資采購合同為例，從提升合同審計工作的效率和效果出發，以增值型內部審計理念為指導，探討了新形勢下物資采購合同審計的重點與方法。
一、增值型內部審計的提出
增值型內部審計并非一種新的審計形式，而是一種新的內部審計理念[1]。增值型內部審計的理論基礎源于國際內部審計師協會對內部審計概念的新詮釋。國際內部審計師協會（IIA）在1999年對內部審計提出了最新定義，“內部審計是一種獨立、客觀的保證和咨詢活動，其目的是增加組織的價值和改善組織的經營，它通過系統化和規范化的方法，評價和改進風險管理、控制和治理過程的效果”，其中價值增值(value-added)是1999年修訂內部審計定義時首次提出的，與IIA1990年的《內部審計師職責說明書》相比，內部審計的目的由“監督和評價”改變為“增值和改善”，其中增值是核心[2]。這標明內部審計進入了一個新的發展階段，為組織“增加價值”成為引導內部審計活動的方向性旗幟。
企業的目標是價值最大化，企業的一切資源和活動都應該圍繞這一目標，內部審計作為企業管理過程中的一部分，有參與價值創造的需求和條件。價值是從生產和銷售過程中創造出來的，內部審計雖然不參加生產和銷售活動，但它可以通過保護企業資產、減少組織風險、降低自身審計成本、提出有價值的建議、增加組織獲利機會等活動來為企業增加價值。
增值型內部審計與傳統內部審計在價值增值方面不同的是：第一，傳統的內部審計不注重為組織增加價值，它開展的許多活動相對于增值型內部審計來講是不增值，或者雖然增值，但由于所耗費的資源和成本大于增值所帶來的價值，所以從整體上來說是不增值的；而增值型內部審計全面轉變審計觀念，不增值的審計業務盡量少做，能增值的傳統審計業務盡量提高工作效率，減少資源耗費和成本，重點在大力拓展高增值的審計業務。第二，傳統的內部審計部門是一個資源消耗者，是一個費用中心，它不直接給組織增加價值[3]；而增值型內部審計致力于價值增值，它在消耗資源的同時，通過給組織提供有意義的審計結果或有價值的建議，直接給組織增加價值；第三，傳統的內部審計為組織間接增加價值的事實往往受到忽視，由于它的定位只是一個費用中心，不計量收入，人們的計量記錄只有內部審計花出去的錢；而增值型內部審計有所不同，它的定位是一個利潤中心，成本的耗費有記錄，為組織增加的價值也有衡量和記錄。
二、企業物資采購合同中存在的問題及審計現狀
經濟合同是法人、經濟組織等相互之間為實現一定的經濟目的，明確雙方權利和義務關系而以書面形式簽訂的協議。隨著我國市場經濟體制的逐步完善，經濟合同在企業的生產活動中發揮著獨特的作用。而物資采購合同是以材料、設備等為標的支出性經濟合同，無論是數量上還是金額上都占經濟合同中的絕大部分比例，其簽訂是否合理合法，履行是否到位，在一定程度上會引起企業成本與資金的波動，從而影響到企業的經濟效益。
物資采購合同在簽訂、履行、結算等方面容易存在著一定的漏洞，主要表現在以下幾個方面。
1．簽訂虛假經濟合同，套取資金。物資采購合同主要是由企業的計劃部門和物資、生產、維修、科研等相關職能部門負責簽訂的，如果缺乏監管，有些企業內部的合同經辦人員可能會為了謀求私利與合同的對方當事人相互串通，簽訂虛假的經濟合同，套取企業資金，給企業造成不必要的損失。
2．價格虛高，合同條款表述不清。很多企業在簽訂合同時缺乏必要的市場調研，對市場信息掌握不夠，未按市場行情及時調整價格，應該采取招標方式而未進行招標，對價款組成部分的包裝費、運輸費缺乏明確約定等等。此外，合同條款內容未按規范進行表述，容易使合同雙方在供貨時間、標的物規格及費用的負擔上引起不必要的糾紛。
3．合同條款執行不嚴，違約責任未能有效追究。有些企業物資采購合同條款中違約責任的規定形同虛設，不能嚴格予以執行，有些企業由于計劃、倉儲與驗收、生產部門脫節，導致合同履行不力，甚至出現對方單位沒能完全履約或者在貨未到全的情況下全額付款的現象，給企業造成很大的經損失。
4．將自身具有加工能力的業務外包，導致資金外流。有些合同標的物的技術含量不高，在企業內部完全有能力完成，沒有必要進行外包，但由于在合同審批管理環節上并不嚴密，出現企業現金流逆轉現象。
我國大多數企業開展合同審計的時間不長，在實際工作中經常會遇到一些矛盾和問題，要作好物資合同審計工作，迫切需要處理好三個關系：
一是合同審計的需求與供給關系。事實上，企業內審機構對合同審計的重視程度不夠，合同審計的力量薄弱，很多企業偏重于財務審計和基建審計，沒有單獨開展合同項目審計。因此，需要處理好有限的審計人員與大量、繁雜的合同審計工作量之間的關系。
二是事前審計與事后監督的關系。內部審計機構大多只是在物資采購合同履行完畢后進行事后監督，只起到一般性的檢查作用，沒有起到預防和控制的作用[4]，對經濟合同實施事后審計，不僅發現問題難，而且處理問題難，挽回損失更難。因此，需要處理好事前發現控制與事后監督處理之間的關系。
三是審計效率與效果的關系。經濟合同，特別是物資采購合同的審計作為一種新的審計事項，財務收支、財經法規和經濟效益三方面的內容兼而有之，科學的審計技術和審計方法尚在不斷探索之中。因此，需要處理好保證審計質量、提高審計效率、減少內耗之間的關系。
三、對企業物資采購合同實施增值型審計的重點和方法
針對物資采購合同中存在的問題以及在審計時需要處理好的幾個關系，借助增值型內部審計理念，對物資采購合同審計的重點和方法可就以下4個層面予以探討。
（一）合同審計重心前移
增值型內部審計的目的是實現“改善和增值”，與提出并實施審計建議進而影響公司整體價值相比，為企業減少資金的流失，降低生產成本，進而提升產品價格競爭力，是一種更直接的增值途徑。就物資采購合同而言，物資采購合同一經雙方當事人簽字蓋章，法律生效，任何人難以更改。審計人員對合同的審計，必須在合同產生法律效力前進行。由事后審計向事前審計轉變，能夠體現內部審計的增值服務職能，是企業對內部審計的客觀需要，也是內部審計的發展趨勢。因此，重新設計審計程序，將合同審計重點從后端評價移向事前把關，具有及時性、主動性、預防性的特點，有利于發現問題，并及時進行更改，無疑是獲取審計效果的最有力、最可行的途徑。在物資采購合同審計中，應
采取事前、事中審計與事后專項審計相結合的審計策略。
簽約審計——事前審計。其一，針對物資采購合同中盲目采購、虛假采購和擴大消耗、虛增成本等問題，為防止不合理的采購造成庫存積壓和損失浪費現象，按照先平庫、后采購的原則，審查采購計劃的真實性、合理性，提高資金使用效率；其二，貫徹訂貨選廠、產品選型、質量選優、價格選廉、運距選近、供貨選快、服務選佳的宗旨，作好合同條款和價格的審計。
結算審計——事中審計。結算審計是物資采購合同價款或酬金支付之前的最后一關，針對經常容易出現的高于合同約定結算、不按合同條款履行、結算手續不完善、結算多付款等問題，應該以合同約定為依據，作到物資驗收單、運貨單、發貨票與合同書約定“四相符”；入庫產品的品種、規格、質量、價格與合同約定“五相符”。
消耗審計——事后審計。作為一種跟蹤審計手段，主要目的是監督真實消耗，通過核實計劃量與實際用量之間的差距，防止實物短缺、物資散失及變賣行為，實施專項審計并提出相關的管理建議。
總之，內部審計全面介入物資采購合同的簽訂過程，將審計重點前移，有利于將經濟合同中隱蔽的權力公開化，集中的權力分散化；有利于成本費用的控制，最大限度地堵塞經濟合同漏洞，有利于實現企業利益的最大化。
（二）實施信息化審計技術
物資采購合同審計涉及物流全過程，點多、面廣、渠道繁多，這些都在客觀上增加了審計工作的難度。隨著網絡技術的發展和計算機的普及，要在人員有限的情況下完成大量繁重的審計工作，必須采用信息手段為物資采購合同審計創造優越的條件，建立起具有較強操作性的審計工作平臺。針對合同審計的特點，一方面，應進一步統一合同示范文本，實現實質性合同條款局域網絡數據傳輸，建立合同審計部門與合同簽訂單位關于合同條款的網絡接口，確保合同條款及時、準確的網絡信息傳遞；另一方面，建立合同簽審網絡操作運行管理系統，實行網上合同簽審制度，構建“不經審計，不得簽訂合約；不經審計，不得結算付款”的內部控制體系。
通過構建閉環回路，使簽約審計和結算審計工作實現網上瀏覽，網上查閱，變人工核對為網上查看，變手工簽字為網上點擊，增加業務的公開和透明度，將審計人員從繁忙的工作中解脫出來，確保合同審計時效和審計結果客觀公正。再進一步，合同審計職能還可以鑲嵌在物資管理信息系統之中，物資管理信息系統中可建立計劃管理、經營業務管理、庫存管理、價格管理、供應商管理、配送管理、物資編碼管理以及系統管理等模塊。包括物資編碼、物資需求信息、物資商情信息、合同文本、物資價格、庫存物資信息等數據庫。主要實現計劃的網上傳遞與審核、采購方式的網上確定、訂單的自動形成、價格的自動比對、合同及結算審批的網上控制、供應商信息的自動控制、網上招投標業務、各種信息的查詢統計及報表的生成等工作。
（三）重點關注合同價款審計
增值型內部審計在確定審計對象時，往往關注高風險領域，不在低風險領域浪費時間，其出發點是，隨著內外部經營環境的變化和新的審計技術的采用，原先一些潛在的經營風險已隨著時間的推移而消散了。一個動態的企業應該有一個動態的風險態度，審計人員應該對非程序性、非常規性的事項更感興趣，并通過實施審計來增加價值。正如ITTHartford保險集團總審計師HowrdMasbacher所說，其審計部“正努力對商業事務更加敏感”，“除非有商業風險，否則我們不會審計。我們的審計部要通過具體的、真切的披露為本公司創造價值[4]”
物資采購合同是一種支出性經濟合同，從風險分析上看，在審計過程中，合同的標的、數量、質量、履約時間、地點以及履約方式等，基本上要按照《合同法》的規定，進行程序化的文本性審查，在采用合同文本網上傳輸和網上簽審等信息化手段審計技術后，審計功能將作為物流過程的一個必經環節，虛假合同、履約不力等問題能夠被內部控制系統發現并很好解決。同時，由于物資采購合同的履行將導致經濟利益流出企業，價格的高低將直接影響著企業的經濟利益，而合同的價格受供求關系以及市場行情的影響，變動比較頻繁，是敏感因素，因此，也是審計中的高風險因素。
為確保物資采購合同價格審定的科學、合理與公平，可以根據實際情況，采取以下價格審查方法。
1．價格咨詢法。對于價格變動頻繁且市場用量較大的通用材料，以及價格相對公開的產品，利用上網咨詢、電話咨詢等方式，掌握當期價格的升降幅度以及變動因素，從而提供合理的市場參考價格。
2．中標價格法。按照《招投標法》的規定，對大宗物資、大宗材料，采取貨比三家的招標采購方式，落實中標價格和中標品種。
3．最高限價法。對政府定價的產品，價格相對穩定且價值較低的物資，根據歷史資料，直接實行最高限價。
4．價格庫應用法。在建立管理信息系統的企業，凡是已經簽約過的價格全部存放在價格數據庫中，隨時調閱、隨時修正，實行自動比價。
5．成本測算法，對新產品和特殊加工制作產品，實施成本測算，依據產品科技含量和技術標準，測算人工、材料、機械費用，科學確定產品價格。
（四）發揮部門間協同效應
物資采購合同審計涉及的敏感問題較多，為減少內耗，適應開展具有建設性的增值型審計工作的需要，合同審計部門必須拋棄以往以查處問題為宗旨的審計理念和居高臨下的審計方式，實行參與性的審計策略，既不可放任自流，也不能越俎代庖，注意原則性和靈活性的合理運用，以取得被審計單位的支持和理解，與被審計人員建立良好的人際關系，一起探討改進問題的可行性和應采取的措施，及時將審計成果轉化為經濟效益，并帶動企業內部管理的同步發展。
首先，要正確處理審計部門審計與合同主管部門審查的關系。審計部門與合同主管部門兩者是相輔相成的關系，共同的目標是把企業的物資采購合同管理工作做好。在具體工作上，應各有側重。合同主管部門主要負責合同的談判、起草，負責合同條款內容的審查；審計部門作為經濟監督部門重點應放在合同價款、標的金額的審計上，對有問題的合同條文有修改建議權，對合同價格不合理的有權建議變更，同時對合同主管部門的合同管理工作進行監督。
其次，要正確處理審計部門與經辦單位（物資供應、建筑施工等）的關系。合同經辦單位是經濟合同的當事人，最了解物資產品的性能、用途及消耗使用各環節。在審計過程中，應讓經辦單位人員參與到內部審計中來，充分聽取并尊重經辦部門、經辦人員的意見，避免主觀武斷和。審計部門的審計目標與經辦單位的組織目標也是一致的，通過審計，不僅要善于發現問題，更要善于解決問題，為經辦單位降本增效提供服務。
參考文獻：
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[3]詹姆斯.羅瑟,四個革新型審計部門的增值方法[M].倪衛紅,賈文勤,譯.北京:石油工業出版社,2002.
【關鍵詞】 合同；采購；審查；管理
《中華人民共和國合同法》第2條規定：“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。”采購的買方代表的是企業實施采購行為，貨物的質量、價格等等關系到本機關或組織的利益，一旦忽視合同的審查和保管，直接危害到企業的利益。因此，在整個采購合同簽訂的過程中，不僅要審查供應商提供的物品是否符合要求，還要核實物品的質量是否符合采購標準，不能以次充優，濫竽充數。除此之外，還要審查供應商本身的資質，以及采購程序是否合法等。要做好采購合同的審查和管理必須做到以下幾點：
一、認識采購合同
采購合同的主要條款包括主體、標的、數量、質量、價格、價款支付方式、違約責任、爭議解決等。
（1）主體
在合同當中必須明確雙方的基本情況和資質要求。如最基本的審查供應商的法定代表人、地址、年檢等基本信息，保證其基本信息準確合法。以明確供應商的資質要求符合法律規定和合同要求。
（2）明確物品的質量、數量、價格
明確物品的名稱、數量、品牌、型號、質量、品質要求、價格、含稅單價（稅率明確）等要素，以避免發生不必要的糾紛。同時，還需要明確標的物的數量計算方法、執行的技術資質和要求。
（3）交付方式
交付方式包括了貨物的交付方式，如由哪一方負責運送，承擔運送費用，另一方如何配合等；還包括了價款的支付方式，即給付現金還是票據，何時以何方式給付等。
（4）違約責任
如果合同的一方發生了合同約定或者法律法規規定的違約行為，那么必須承擔相應的違約后果。合同中應明確約定違約后責任的承擔方式和救濟方法。
（5）爭議解決條款
在采購合同的簽訂中，必須約定合同雙方發生爭議的解決方式，“先小人后君子”，約定解決方法，一旦發生糾紛，就有了處理的依據。如約定仲裁庭仲裁或特定法院訴訟的解決方式。
二、明確對合同審查的內容范圍
1. 基本內容的核對
對合同的審查，最基本的要求是審查合同的語句表達是否有錯別字、是否通暢、是否有歧義，以及合同內容是否和競標、補充約定的內容相一致；合同內容的約定是否有違法違規的情況發生等。這項工作也許是最枯燥和乏味的，但卻是合同審查中最重要和最基本的要求。
2. 主體資格
審查合同的主體資格，主要包括兩個方面。第一，合同雙方的基本情況。如供應商的營業執照、行業許可證明、簽約人的身份資格等。第二，合同的簽訂符合法定的程序。像大批量的涉及金額比較大的采購合同需要通過招標形式確定供應商，擇優選擇合格的供應商。為了防止商業賄賂等不公平競爭情形的出現和維護企業的利益，合法的程序才能帶來實質的公正。
3. 履約能力
合同雙方的履約能力是合同實質審查的重要方面。所謂履約能力，就是合同雙方履行合同約定內容的能力。對采購方而言，主要是指對財政資金的使用是否有授權，可以是概括性的職能授權，也可以是特別事項的臨時授權。對供應商而言，主要是指供應商本身的經營狀況，銀行資信、審計情況等，以判斷供應商的資產負債情況和產品質量擔保情況。
三、合同履行過程中的監管
在合同的履行過程中需要加強合同的監督和管理。例如在合同簽訂成功后，加強對供應商的督促，不斷跟進合同的最新進展，對于需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工周期長、監控過程復雜且變數多的現象，要求供應商提供進度安排，方便聯絡和協商，確保物料能及時運送。另外，要做好貨物的驗收和入庫工作。如果出現問題，及時和供應商溝通，協商解決的辦法，使損失最小化。
四、合同審查及管理的后續工作
1、 合同的存檔
首先，從合同的訂立到合同的履行整個階段中，做好一切資料的收集和整理。一方面，有利于保證合同雙方的義務能很好的得到履行；另一方面，可以在發生糾紛的時候作為證據使用。其次，在合同存檔中，需要建立一套完整高效的存檔制度，不要根據個人的習慣隨意留存合同。應該嚴格按照公司或單位的檔案管理制度，做好合同的分類和及時更新、存檔。第三，在合同的存檔中，要做好核實工作，注意存檔的合同具有原始的文件證明效力，印章簽名清晰，不要出現存檔文件是復印件或未經簽署的文件等。
2、合同臺賬
負責采購的部門、機構或公司，在合同的履行過程中，應建立合同的履約臺賬管理制度。詳細的書面記錄雙方的履約情況，并配合保留履約的原始憑證。適當的時候，取得對方負責人員的簽字蓋章確認，以更好的督促合同的履行和提供救濟的證據鏈條。
3、恰當的處理合同糾紛
若單位與供應商所簽訂的合同出現糾紛時，可先與供應商協商解決，以求盡快和平的處理，或者請第三方協調解決。若仍無法解除糾紛，則可通過法律途徑或者由仲裁機關進行仲裁。
4、 管理人員要遵守合同管理紀律
人是管理的決定性因素。合同的簽訂人員與合同的審查管理人員都要遵守合同的管理紀律，不泄露合同內容，不私自更改合同內容，在合同簽訂及資料保管中充分考慮本機關和單位的切實利益，并妥善保管和維護合同。
五、結束語
近年來，*市財政局積極探索和改進政府采購工作全方位監管的途徑和方式，不斷完善政府采購工作體制機制，用制度強化對政府采購行為的約束，較好地履行了政府采購法賦予的政府采購監管職能。
一、圍繞政府采購項目實施過程，對采購項目實行事前事中事后三個環節全過程監管
1、嚴格預算采購和方式管理，公開采購
信息，做好采購項目實施的事前監管。嚴格政府采購預算管理，對預算項目的必要性、可行性以及經費來源、實施步驟等全面進行審核，對采購計劃的申報、審批、實施全過程監控，從源頭上規范采購行為。嚴格采購方式變更審批，對于采購人因特殊情況申請變更采購方式的，要求提供相關文件依據，或召開專家論證會對特殊需求進行論證，依法從嚴審批。規范采購信息披露，建立了*市政府采購網，將所有政府采購方面的政策法規、辦事程序以及招標文件、評分標準、中標結果等信息在指定的媒體上，提高采購透明度。2、加強評審專家的管理，重大項目現場監管，對采購執行過程實時監控。政府采購評審對整個采購活動起著決定性作用，而作用的發揮必須依靠政府采購評審專家，為此市財政局建立和使用評審專家庫，實施對政府采購評審過程的間接監管。通過自主開發專家管理軟件實現了專家資源共享和隨機抽取。通過擴充專家數量、實施動態管理，提高專家的“數量”和“質量”。加強政府采購現場監管，對政府采購監管工作人員進行內部分工，各自負責對口單位采購項目的政策咨詢、采購指導和項目現場監督，及時發現采購過程中的問題，并采取相應措施。3、加大國庫集中支付力度，加強資金監管，建立政府采購合同鑒證備案制度，完善采購項目事后監管。進一步增強國庫集中支付的力度，將政府采購資金直接支付給供應商，減少支付環節。加強資金審核，對采購人違反政府采購規定發生的支出拒絕支付。通過對國庫集中支付系統數據的分析，對年度內政府采購支出發生極少或違規采購項目較多的采購人進行專項檢查。針對合同簽訂環節可能出現的擅自變更合同等行為，市財政局制定了合同示范文本，規范合同必備條款，同時要求市政府采購中心對合同內容、價格進行鑒證，并在合同簽訂后送財政部門備案。
二、大力推行電子化政府采購系統，努力提高采購工作的透明度和績效
1.強化服務、加強監管，構建政府采購電子化管理系統。政府采購管理系統的特點是按照采購項目的流程和步驟，圍繞資金全過程流轉進行管理和監控，并著力體現監管與服務并重的原則：采購人網上報送計劃、委托，財政部門網上審批，采購中心網上分解計劃，采購實施后及時將采購結構錄入系統。此系統的實施，不僅省去了采購人過去紙質傳輸的程序，而且監管部門可以查詢相關單位的采購信息和采購執行情況，使采購過程更加高效、透明。2.公開透明、規范高效，開發政府采購電子化操作系統。在采購的操作環節，*市政府采購中心積極嘗試網上采購，一是網上詢價系統。將規格型號標準、市場貨源充足的貨物如汽車、計算機等，通過網站采購信息，供應商網上報價，計算機自動確認最低價供應商成交。二是網上公開招標系統，通過互聯網技術，實現網上在線招標、供應商網上遠程投標、評標專家網上評標。該系統通過了科技成果鑒定，并取得了國家版權局計算機軟件著作權。
三、建立履約驗收制度，高度重視供應商質疑投訴工作，強化政府采購質量監管
1.建立聯動機制，加強履約驗收。市財政局將政府采購質量監管作為一項專項工作，建立與工商、質監等部門的聯動機制，共同加強對政府采購合同履約和質量驗收管理工作，制定了《*市政府采購合同履約和驗收管理辦法》、《*市政府采購產品質量監督管理辦法》，對采購人驗收、付款進行了規范和指導；建立財政和質監部門對政府采購產品質量監督檢查的聯動制度，共同構筑政府采購產品質量安全保障網絡。市政府采購中心也出臺了《加強政府采購貨物抽查驗收措施》，設有專門的部門負責接受質量和服務方面的反映，對違規違約供應商進行處理。2.通過投訴處理，保護相關當事人的合法權益，加強對違規采購行為的監管。我們十分重視政府采購供應的投訴處理工作，安排專人負責處理供應商質疑投訴，處理過程中做到講程序、重事實、依法律。幾年來共協調處理各類糾紛三十多起、投訴7件，保護了政府采購當事人的合法權益，保障了政府采購活動規范有序進行。同時，通過投訴處理過程中發現的典型問題，分析原因，總結經驗，并對薄弱環節加強和完善制度建設，促進采購行為進一步規范，發揮以點促面的作用。
下一步，政府采購工作要針對改革過程中存在的一些亟待解決的矛盾和問題，在今后的工作中采取措施不斷加以改進。
1、以治理商業賄賂為契機，加強監管，促進廉政建設。繼續抓好政府采購領域不正當交易行為，自查自糾商業賄賂案件的查處工作，以治理政府采購領域商業賄賂為契機，依法行政，規范管理，構建防治政府采購領域商業賄賂的長效機制，推進政府采購事業健康發展。2、堅持科學發展，促進政府采購規模協調增長。根據全市經濟和財力發展狀況，按照“循序漸進、量力而行、抓大放小”的原則，科學合理地制定政府集中采購目錄和限額標準，不斷擴大政府采購項目實施范圍和采購品種。3、發揮政府采購政策功能，為經濟建設和社會發展服務。從經濟社會發展戰略全局出發，將政府采購工作的重心逐步向發揮政策功能、服務政府中心工作等方面轉變，切實落實國家和省市有關產業政策。4、加強宣傳培訓和交流，提高政府采購工作整體水平。根據區縣經濟發展情況，有針對性地對區縣政府采購監管部門加強指導。針對政府采購改革實踐中的難點熱點問題，積極開展調研和交流，提升我市政府采購管理水平。5、建設政府采購誠信體系，營造和諧政府采購氛圍。加大對違法違規供應商的處罰力度，增加供應商違法違規成本。加強評審專家隊伍建設，不斷完善政府采購評審專家考核辦法，全面提高評審專家隊伍整體水平。6、優化采購方式，切實解決采購活動中存在的問題。進一步完善協議供貨制度，修改完善招標文件，統一政府采購產品與市場一般產品的配置，便于監控供應商報價。嚴格價格監管，對違反合同約定擅自提高供貨價格的行為，給予罰款、扣除履約保證金、開除出政府采購市場等處罰。加強協議供貨制度的宣傳，讓采購人熟悉了解協議供貨制度的“最高限價”和“二次競爭”規則，保障自身的合法利益。與有關部門研究制訂公務用計算機等電子設備配置標準，把政府采購協議供貨與節約行政開支有機結合起來。
