時間：2023-04-10 11:03:56
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇合同檔案管理制度，希望這些內容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業(yè)在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協(xié)議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規(guī)范性和時效性。合同作為企業(yè)對外經(jīng)營活動的憑證性依據(jù)，具有規(guī)范的形式要求和嚴格的時效屬性，規(guī)范的合同管理是維護企業(yè)合法權益的重要保障，而合同檔案形成經(jīng)歷環(huán)節(jié)較復雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規(guī)范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業(yè)合法利益的有力憑證和依據(jù)，如何使合同檔案更好地開發(fā)利用，是每個企業(yè)必須重視的課題。
一、健全規(guī)章制度，明確管理責任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人；目前企業(yè)的合同管理普遍是“誰主管誰負責、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業(yè)維護經(jīng)濟利益的重要法律依據(jù)，因此為保障企業(yè)合法權益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關鍵。
在市場條件下，企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統(tǒng)一領導，分級管理的模式，企業(yè)法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環(huán)處理環(huán)節(jié)，合同管理主管部門應在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業(yè)經(jīng)營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業(yè)合同檔案管理專責要做好統(tǒng)計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規(guī)范合同檔案的分類整編，使企業(yè)檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優(yōu)質高效，具備規(guī)范性和時效性。
二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協(xié)議或變更或解除合同協(xié)議、對方資信調查資料、來往文書、會議紀要、會談記錄、現(xiàn)場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環(huán)節(jié)多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關會議紀要、簽證、變更等助證材料收集管理不規(guī)范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響了合同結算、合同糾紛的解決，部分經(jīng)濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業(yè)十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎工程抽沙回填。有關管理人員十幾年后被誣告，說當時該工程采取圍標，招投標造假，且在工程結算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關到單位進行取證，查閱了當時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標和簽署合同過程的影像檔案和會議紀要，整個工程起止過程材料十分齊全、準確，足以證明合同招投標過程主要是合法合規(guī)的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據(jù)材料（如設計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關認為該工程的合同檔案資料完整規(guī)范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規(guī)范性非常重要。
（二）明確、規(guī)范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業(yè)工程程序、工作流程中規(guī)范各部門的工作行為，保證企業(yè)工作的規(guī)范化。合同主辦部門應及時收集、整理合同簽訂、履行等相關資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應在規(guī)定時間（如10個工作日等）內取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當雙方主要權利與義務履行完畢后應及時交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內容的規(guī)范要求合同檔案的全面性與準確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質量。合同檔案的收集應及時才能保證其齊全完整，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后應實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數(shù)據(jù)資料等是確認雙方權利義務的重要憑證，合同主辦部門經(jīng)辦人應隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規(guī)范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規(guī)范明確責任單位和責任人、健全責任網(wǎng)絡外，還要明確規(guī)范收集范圍。一般情況下，一般性合同應歸檔的材料包括以下幾個方面內容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術協(xié)議，方案書等。（4）變更、轉讓、終止等合同補充協(xié)議 （有補充協(xié)議的不可缺） 。（5）合同資信資質材料，包括：對方營業(yè)執(zhí)照、資格證、特種經(jīng)營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權委托書。（6）合同簽約依據(jù)性材料，包括：詢比價及招投標資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產生的應歸檔）包括：送達回執(zhí)或確認書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發(fā)貨）確認單、驗收確認書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內容外，還包括合同形成過程中的有關上級主管部門及政府（或相關部門）報批文件、批準證書、領導批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關材料以及每份文件的頁數(shù)等方面都應保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規(guī)范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據(jù)合同統(tǒng)計臺賬與檔案移交清單認真核對，并檢查檔案質量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規(guī)定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內相關資料的有機聯(lián)系，保證合同的完整性；應當充分利用原有的整理基礎，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規(guī)范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負責合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統(tǒng)一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統(tǒng)性較強的合同（如建筑、財務等），在整編中可多設一級類目，使合同檔案間關系更加清晰。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業(yè)務人員按規(guī)范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發(fā)利用，維護企業(yè)合法權益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統(tǒng)、方便、快捷的查詢信息系統(tǒng)相當重要。檔案管理部門應及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規(guī)定設定利用者權限，并按規(guī)定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現(xiàn)代數(shù)字化管理手段建立合同管理應用系統(tǒng)，并與檔案管理系統(tǒng)通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉效率，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現(xiàn)資源共享，便于服務企業(yè)的生產經(jīng)營。
二是加強對企業(yè)管理人員業(yè)務和相關法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發(fā)展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規(guī)范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規(guī)范，對維護企業(yè)的合法權益，促進企業(yè)生產經(jīng)營持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
參考文獻：
1.根據(jù)公司實際情況，建立合理的組織架構，系統(tǒng)化管理合同。
筆者所在的公司實施總法律顧問制度，由公司一位高管擔任總法律顧問，下設法律事務管理部門，配備專業(yè)的企業(yè)法律顧問。法律事務管理部門在公司逐步實行綜合歸口與分級、分類相結合的合同管理體制。例如在公司市場營銷部、物資采購部、科技部等有合同業(yè)務的部門，設立了兼職合同管理人員，分類專項管理其本部門的合同，逐步對公司的合同進行全方位、全過程的系統(tǒng)化網(wǎng)絡管理。在管理手段上，公司的合同管理涵蓋合同管理制度建設、合同審查、合同文本管理、合同專用章管理、合同檔案管理、合同考核、合同兼職管理人員培訓等多個方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；優(yōu)化流程，強化合同管理職責分工。
法律顧問首先從合同管理建章立制開始，對原有的合用管理辦法在實施中的效果、存在的問題進行了分析和評估。在此基礎上，修訂公司《合同管理辦法》，梳理了合同管理核心流程，對合同的訂立、簽訂權限和職責審查、合同履行與評估等方面進行明確和規(guī)范。對公司合同管理制度的修訂，即是對公司合同管理內部控制的完善，旨在達成《內部控制指引》的目標要求，即規(guī)范和加強合同管理，確保合同談判、簽訂、執(zhí)行、變更、解除等過程合法有效，印章保管、使用合理規(guī)范，防止未經(jīng)授權的經(jīng)濟行為，降低運營風險，保護公司合法權益。
3.充分注重事前防范，做好合同條款法律審核、示范文本推廣。
有效的事前防范不僅可以為企業(yè)節(jié)約大量的管理成本，而且有助于企業(yè)全面提高管理水平。筆者所在公司的合同審查，由項目責任部門、歸口管理部門、財務部、法律部等各個專業(yè)部門各司其職對合同進行把關，有效地將合同訂立納入公司的各項管理之中，有效地實現(xiàn)風險的控制和事前防范。法律顧問一年中審查各類合同逾兩千份，都逐字逐句嚴格審查，重大項目則在項目前期就參與談判和論證，把好“事前防范”這一關。合同示范文本有利于規(guī)范公司某一類合同的簽訂，在合同簽訂這一環(huán)節(jié)進行法律風險的防控。法律顧問堅持開展了相關合同示范文本的推行工作，根據(jù)公司合同種類合同業(yè)務量特點，相繼制定了《采購合同》、《加工承攬合同》、《設備維修合同》及《技術開發(fā)合同》等示范文本。法律顧問首先查閱了以往大量的合同，進行歸類整理；然后提煉總結完成合同示范文本草案，再與相關部門進行了交流討論，最終修改定稿。以技術合同為例，示范文本不僅明確合同內容，還從法律專業(yè)的角度對簽訂和履行環(huán)節(jié)、技術項目進度、履行期限和方式、雙方權利義務、驗收標準和方式、價款支付以及在知識產權歸屬等重要內容上做出相應說明，包括合同簽訂內容表述指引和法律風險說明及提示。從管理的角度上，實現(xiàn)在合同內控管理流程與管理、研發(fā)的具體結合，提高合同簽訂的水平和效率。
4.細化合同專用章管理，嚴格公司合同檔案管理。
法律顧問的嚴謹與細致等優(yōu)點，還應發(fā)揮在公司合同章及合同檔案的管理工作環(huán)節(jié)之上。應明確合同專用章的用印審批相關要求，以及外帶合同專用章的原則、申請程序、攜帶使用要求。合同文本明確記載著合同雙方的權利義務，在一定時期內具有重要的保存價值，生效的合同文本應納入經(jīng)營檔案管理。建立完善的合同檔案管理制度并分類保存并不可少。正由于此，對于審結用印的合同，筆者所在的公司以書面目錄和電子文檔兩種方式建立了合同臺帳，及時記錄合同編號、承辦部門、合同名稱及對方當事人等信息，并要求各業(yè)務部門妥善保管合同訂立及履行過程中的有關資料。形成便于查找的電子信息和紙質合同檔案，使合同自始至終都處于受控狀態(tài)。事實證明，完整合同檔案的建立，也便于總結合同履行情況，吸取經(jīng)驗和教訓。
5.狠抓合同管理考核，加大公司內部合同管理檢查的力度。
為有效防范合同法律風險，公司法律事務部門形成了對各一級建制單位合同管理情況進行年度現(xiàn)場檢查的貫例。檢查內容主要涉及各單位內部的合同管理職責分工、合同審查、簽訂及履行情況、合同文本管理、合同臺帳管理、合同評估、合同印章管理以及上年度合同檢查整改等情況，并與相關負責人和兼職合同管理員進行座談交流。檢查會形成《年度合同管理現(xiàn)場檢查情況通報》，逐一分析各單位在執(zhí)行公司合同管理制度中尚存在的問題，評價相關部門合同管理工作，提出改進意見；重點是促進各業(yè)務單位對合同履行和合同評估、部門合同管理方面工作的開展和規(guī)范。對于不認真執(zhí)行公司合同管理制度和審查程序的單位和個人，給予績效考核負評價。合同考核和現(xiàn)場檢查工作，能督促各單位執(zhí)行公司合同管理制度，在合同履行中誠實守信和全面履行。合同經(jīng)辦部門逐步重視對合同執(zhí)行中的質量、安全、進度等履約情況的跟蹤處理，注意利用后履行抗辯權、同時履行抗辯權和不安抗辯權等合同履行原則，依法保障自身權益。
6.注重法律知識普及，加強合同管理人員培訓。
公司合同管理的每個環(huán)節(jié)涉及到不同部門的人員，人員的素質保證是合同管理的重點。筆者所在的公司在各單位設有兼職合同管理員30多人，法律顧問對合同兼職管理員和經(jīng)辦人員建立了培訓機制，每年組織一次集中培訓。培訓圍繞“合同法律風險防范”的主題，結合實務、配合案例宣講基礎法律知識，剖析合同從簽訂到終結的全過程，針對各環(huán)節(jié)進行風險防范提示，還制作令人喜聞樂見的PPT、動畫片在公司內部宣傳媒介上播放，以強化學習效果，增強了法律意識。法律顧問對合同管理人員培訓的加強和重視，一方面促使公司合規(guī)文化生根開花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保駕護航，從深層次地鞏固了公司的合同管理內控體系。
二、結語
Abstract:Archives of engineering construction contract management of construction enterprises are management work in legal documents and evidence. This article on the project construction of contract management of.
關鍵詞：工程 合同 檔案
Key words: project contract archives
任何一項工程都要有業(yè)主委托設計、監(jiān)理、施工，各方之間的責任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯(lián)系和相互制約的機制，從而實現(xiàn)工程的目標。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強工程施工合同的歸檔管理和開發(fā)利用成為工程施工檔案管理部門面對的重要課題。合同管理是項目管理的核心，其始終貫穿于項目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進工程中各方維護自身的利益，確保市場上各種工程活動的協(xié)調有序地運行。
一、對工程合同檔案的理解
工程合同是工程施工單位、承包人、建設單位、發(fā)包人完成某項工程項目勘察、設計、建筑、安裝工作、建設單位接受工作成果并支付報酬的書面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進行長時間的保存。合同檔案內容包括投標、中標書、信件以及數(shù)據(jù)、合同書、電傳、電報、傳真、電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換等，其中市政工程承包合同實際包括勘察、設計、建筑、安裝合同。
二、工程合同檔案管理的任務
在工程建設的市場經(jīng)濟條件下，我們要培養(yǎng)工程合同意識，使工程各方都認識到如果不簽訂合同將不利于自身和市場的發(fā)展。首先，在合同簽訂之前施工單位應對招標文件進行分析和合同文本審查，評估合同風險，然后進行工程合同的策劃，為報價、工程預算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。其次，當合同簽訂后，應該對于合同實施情況進行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施的保證體系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加強工程合同檔案管理質量
工程合同管理對材料的收集是管理的基礎工作，對此，工程施工技術人員、監(jiān)理人員要加強對檔案管理人員的聯(lián)系，檔案管理人員也要跟隨施工進度在在收集時做到有的放矢，保證材料收集的連續(xù)性與完整性。收集的材料除了要完整，還應該確保其正確。因而工程監(jiān)理還應該檢查合同內容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書寫是否規(guī)范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業(yè)檔案部門留存的建設工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。
3.2建立健全合同檔案管理機制
21世紀是法制的社會，在工程建設過程中我們應該簽訂合同，明確了發(fā)包人和承包人在工程中的權利和義務，因而企業(yè)要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達到維護各方權益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關鍵問題是如何依法履行。我們應該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標投標法》、《建筑法》，規(guī)定合同雙方應認真履行各自的權利和義務，任何一方無權隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規(guī)定，都必須承擔相應的法律責任。這樣充實完善檔案案卷，科學地規(guī)范檔案法規(guī)，更進一步地加強檔案法規(guī)建設。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責任單位及責任人員和歸檔時限。合同管理人員要認真履行自己的職責，保證縱企業(yè)各層次關系明確，在企業(yè)《工程技術資料管理辦法》中應明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門和人員產生激勵作用，確保建設工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應學會用現(xiàn)代的科學理論完善工程合同檔案管理，進行動態(tài)性、實時性的管理，及時全面地總結經(jīng)驗教訓，并要做好必要的保密工作，維護企業(yè)自身的合法權益。
3.3建立健全合同管理網(wǎng)絡體系
建筑安裝施工企業(yè)具有跨地區(qū)跨省市、施工點多面廣、施工基地遷移頻繁等特點，因而在工程合同管理中往往會存在一些問題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統(tǒng)一領導，分級管理”的原則實行公司和分公司兩級管理，另外可建立起一個與企業(yè)組織機構及管理模式相適應的、信息暢通的、完整的、穩(wěn)固的合同管理網(wǎng)絡體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網(wǎng)絡體系就要求合同管理員經(jīng)常咨詢和查看各級合同檔案管理的工作狀況，每個季度各級合同檔案管理員將這段時期的檔案管理變化情況報道給公司合同管理員，加強雙方之間的聯(lián)系。第二，每年各級合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺帳一并移交公司經(jīng)營部門，然后由公司交企業(yè)檔案部門留存。因為完整的企業(yè)建設工程施工合同管理網(wǎng)絡是信息暢通的渠道，輔以計算機的應用則更快捷、容量大。第三，企業(yè)檔案部門收到工程合同后應該按合同臺帳、合同編號進行一一的對照，發(fā)現(xiàn)有缺的要及時進行追回。接著企業(yè)檔案部門還要對檔案進行分類，按照責任者、文件題名、時間、保管期限、文件字號、密級、檔案號制成檔案的二次文獻輸入計算機并組卷歸檔。
三、結束語
工程建設是社會經(jīng)濟發(fā)展的動力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質量，以更好的為工程各方創(chuàng)造利益，為社會發(fā)展服務。
參考文獻：
[1] 劉曉明.合同檔案的特點及其管理[J]. 科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2006年04期
關鍵詞：醫(yī)院 經(jīng)濟合同 簽訂
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.02.582
【中圖分類號】R-1 【文獻標識碼】B 【文章編號】1671-8801（2014）02-0390-02
1 醫(yī)院經(jīng)濟合同的種類和形式
經(jīng)濟合同是指企業(yè)在與外部各單位發(fā)生經(jīng)濟聯(lián)系時所簽訂的各種合同，如訂貨采購合同、協(xié)作加工合同、承包經(jīng)營合同和銷售合同等。隨著醫(yī)院管理的規(guī)范化和醫(yī)院運營環(huán)境的變化，醫(yī)院的經(jīng)濟合同已成為醫(yī)院經(jīng)濟管理的重要方面之一。合同―經(jīng)確立，就具有―定的法律效力。根據(jù)《經(jīng)濟合同法》及有關法律規(guī)定，當事人在簽訂經(jīng)濟合同時，必須遵守以下三項原則：①遵守國家的法律和行政法規(guī)的原則。②遵守平等互利、協(xié)商一致的原則。這項原則主要包含二個要素，一是經(jīng)濟合同當事人的法律地位平等。二是當事人在簽訂經(jīng)濟合同時，必須協(xié)商一致。③遵守誠實信用的原則。此項原則的核心是要求當事人在簽訂經(jīng)濟合同時，主觀上沒有損害國家、社會利益和他人利益的故意，做到不欺詐、不規(guī)避法律，恪守信用，尊重商品交易的道德和習慣，尊重社會公德。
2 醫(yī)院經(jīng)濟合同雙方的權利和義務
在合同的締結過程中，雙方可以較為充分地表達自己的利益訴求，通過協(xié)商確定的合同條款：包括違約的制裁措施，可以在兼顧雙方利益的基礎上對各自的權利義務進行更有針對性的安排，因此，合同中往往存在更為有效的激勵和問責機制。以公立醫(yī)療機構績效管理合同和私立醫(yī)療機構醫(yī)療服務購買合同為例，對于衛(wèi)生行政部門或其機構而言，這兩種合同較之傳統(tǒng)的行政命令更能明確其在醫(yī)療服務供給方面的具體監(jiān)管目標、程序和方式。
3 醫(yī)院經(jīng)濟合同簽訂中存在的問題
3.1 格式不統(tǒng)一。由于合同種類多，又各有特點，醫(yī)院對合同文本沒有做出統(tǒng)―的規(guī)定，基本上是以對方提供的樣本為合同文本，如果對方公司正規(guī)，簽訂的合同就相對規(guī)范一些；否則相反。因而導致合同頁面有大、有小，有橫、有豎，裝訂后，厚薄不勻，長短不齊。
3.2 內容不全面。《中華人民共和國合同法》對各種合同的主要條款都做出了明確規(guī)定。由于這方面知識的欠缺，以及法律意識淡薄，簽訂的合同中，不可避免地存在內容不完整、表達不準確、條款不全面等現(xiàn)象，不僅影響了合同效力，而且容易引發(fā)合同爭議。
3.3 監(jiān)控不到位。全院管理合同的科室有多個，均各自為政，相對獨立，且普遍存在重合同訂立，輕合同履行的問題。
3.4 手續(xù)不完備。簽訂的合同有的涉及需要上級主管部門審批的內容沒有報批就簽訂，有的沒有醫(yī)院公章，有的沒有法人簽字，有的沒有簽訂日期。還有的以“急事急辦”為由，先施工后簽合同或邊干邊簽，甚至有的人沒有法人授權（委托）書，而代替法人簽訂。并且變更工程沒有審批手續(xù)，隱蔽工程沒有簽證單。
4 醫(yī)院經(jīng)濟合同簽訂中要注意的幾個問題
4.1 健全制度。
4.1.1 醫(yī)院經(jīng)濟合同檔案管理制度。每―份醫(yī)院經(jīng)濟合同都必須有―個編號，不得重復或遺漏。醫(yī)院經(jīng)濟合同檔案包括醫(yī)院經(jīng)濟合同文本、副本及附件，醫(yī)院經(jīng)濟合同文本的簽收記錄，醫(yī)院經(jīng)濟合同履行情況記錄，變更、解除醫(yī)院經(jīng)濟合同的協(xié)議等相關資料，均應妥善保管。做到資料齊全，內容完整。
4.1.2 醫(yī)院經(jīng)濟合同臺賬管理制度。醫(yī)院應根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務種類，建立醫(yī)院經(jīng)濟合同總臺賬和分類臺賬。―般來講，總臺賬由掌管醫(yī)院經(jīng)濟合同專用章的部門建立為好，分類臺賬則由各職能部門建立。臺賬的主要內容包括：序號、醫(yī)院經(jīng)濟合同號、經(jīng)手人、簽訂日期、醫(yī)院經(jīng)濟合同標的、金額、對方單位、履約情況及備注等，應逐日填寫，裝訂成冊。做到準確、及時、完整。
4.1.3 醫(yī)院經(jīng)濟合同專用章管理制度。醫(yī)院經(jīng)濟合同專用章由醫(yī)院統(tǒng)―刻制，嚴格按授權范圍使用，不準混用、代用、借用。醫(yī)院經(jīng)濟合同專用章的保管，由醫(yī)院視情況決定，―般交給具有醫(yī)院經(jīng)濟合同最終決定權的職能部門保管為好。
4.1.4 醫(yī)院經(jīng)濟合同管理員制度。各有關職能科室都應設立―名專（兼）職醫(yī)院經(jīng)濟合同管理員，負責建立醫(yī)院經(jīng)濟合同檔案，登記醫(yī)院經(jīng)濟合同臺賬，起蘋醫(yī)院經(jīng)濟合同文本，傳遞相關資料，協(xié)調醫(yī)院經(jīng)濟合同履行過程中出現(xiàn)的問題，按時上報本期醫(yī)院經(jīng)濟合同執(zhí)行情況的報表。
4.2 完善程序。
4.2.1 明確審批順序。為了使業(yè)務審核部門各司其職、層層把關，避免責任推卸，應明確業(yè)務部門會簽審批順序。
4.2.2 明確合同經(jīng)辦人。申請科室需指派經(jīng)辦人完成合同會簽的相關工作，以避免合同流轉脫節(jié)而導致合同擱置。
4.2.3 將法律顧問列為合同審核的固定環(huán)節(jié)。法律顧問對合同進行動態(tài)監(jiān)督管理，對有關合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜向各科室提供咨詢和指導。另外，法律顧問還應協(xié)助醫(yī)院正確執(zhí)行國家法律法規(guī)，確保醫(yī)院對外經(jīng)營行為的合法性。
4.2.4 嚴格規(guī)范檔案管理制度。院辦公室設立專人統(tǒng)一對會簽完整的《經(jīng)濟合同會簽審批表》進行存檔，以便日后核查。
4.2.5 加強培訓，加強監(jiān)管。對會簽人員進行必要的培訓指導，強化審核制度，培養(yǎng)責任心，做到層層監(jiān)督、有效監(jiān)管，對于未按規(guī)定執(zhí)行的部門和個人要嚴格追究責任，確保合同會簽的質量。
4.2.6 建立會（會議）簽制度。針對重大事宜、緊急事宜，于每周院辦公會后由各會簽部門和相關院領導進行會簽。與合同相關的各類問題均應在會上進行協(xié)調解決。
4.3 建立嚴格、有效的管理體系。院長要充分重視醫(yī)院經(jīng)濟合同管理工作，總負責，嚴把關，盡可能做到每份醫(yī)院經(jīng)濟合同親自審核簽字。并指定院長辦公室或經(jīng)管部門具體負責，建立醫(yī)院經(jīng)濟合同總臺賬。各職能科室設立一名醫(yī)院經(jīng)濟合同管理員，建立醫(yī)院經(jīng)濟合同分類臺賬。一級抓一級，層層落實。對醫(yī)院經(jīng)濟合同定期統(tǒng)計，對管理工作定期考核。對醫(yī)院經(jīng)濟合同管理員定期培訓，持證上崗。做到管理層次清晰、職責明確、程序規(guī)范、制度健全，使醫(yī)院經(jīng)濟合同從內容的協(xié)商、草擬、審核、簽訂、履行，到考核、糾紛處理、檔案管理等形成―套規(guī)范化的運作模式，既不“越位”，也不“缺位”，自始至終處于監(jiān)督到位、管理有效的控制狀態(tài)。
建章立制是合同管理的有力保障
為了捋順合同管理程序，防范合同管理風險，有效控制建設速度，減少潛在的經(jīng)濟損失，企業(yè)應根據(jù)實際情況建立相應的合同管理制度，合同管理工作做到有章可循。（一）建立企業(yè)合同管理制度要使合同管理規(guī)范化、科學化、法律化，首先要從完善制度入手。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、下達、交底、學習、責任分解、驗收、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。（二）設立合同管理機構，配備專職法律人員有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風險防范創(chuàng)造了環(huán)境，合同管理人員的業(yè)務素質的高低以及執(zhí)行力的強弱，直接影響著合同管理的質量。企業(yè)應配備思想水平、法制水平、文字水平、溝通能力和業(yè)務能力強的高素質法律人員，負責合同簽訂對方資質的審核，合同文本的合法性、嚴密性審核，合同的登記管理和監(jiān)督檢查，提高合同的簽約和有效履約率，從體系上保證了合同的有效實施。（三）加強企業(yè)合同管理檔案和企業(yè)合同專用章管理合同檔案管理是企業(yè)檔案管理的一部分，同時又是企業(yè)合同管理工作的一部分，合同檔案應設專人管理，由合同章管理人員監(jiān)管，并建立起嚴格的審核、登記、領用、發(fā)放制度，凡是經(jīng)企業(yè)加蓋了合同專用章的合同或其他文書，都必須在企業(yè)有備案資料并登記。
動態(tài)監(jiān)管是企業(yè)風險預防和控制的有力保障
合同管理是一個系統(tǒng)的管理過程，即合同簽訂準備階段的管理、合同簽訂階段的管理、合同履行階段的管理和合同履行后的管理。也就是圍繞各個階段開展的風險預防和實時控制的活動。（一）合同準備階段，調研招標雙重進行建設新的水泥生產線項目，需采購大小設備5000余套，土建安裝項目擬投資3億余元，還需有設計項目、勘察項目、工程監(jiān)理項目以及立項前期有些公文、報告、方案的報批文等等，需要簽訂大量的合同。企業(yè)應當進行市場調研、價格咨詢，判別各個項目的大致費用，確定選擇合同相對人方式。1.費用較低的服務類項目，可簡化程序企業(yè)自行選擇合同相對人。項目雖小但不可輕視，同樣應嚴肅謹慎、認真對待，針對項目進行詳細的市場調研，調研內容包括：可做項目服務的企業(yè)有哪些，其資質類別、資質級別、企業(yè)信譽、服務質量、服務費用、服務期限、近年績效等，對所調研情況都應分類比較，為企業(yè)訂立合同提供依據(jù)，確保簽約的可靠性和合同的有效實施。2.費用較大的工程類、設備類等項目，可通過招標公司服務。為了選擇性價比較高的服務、貨物及工程施工安裝單位，降低合同履約風險，委托招標公司服務是企業(yè)較為理想的選擇。招標公司通過專家對投標單位的資質信譽、產品性能、技術性能、產品（服務）質量、運行成本、售后服務、履約能力、近期績效等方面進行科學評判，經(jīng)過綜合比較推薦適合的單位中標，為企業(yè)下一步簽訂合同做好了前期準備。（二）合同簽訂階段，專業(yè)人員評審把關從合同簽訂前的準備階段到合同簽訂階段，這就意味著合同的簽訂已進入實質階段。合同一經(jīng)依法成立，就具有法律效力，當事人必須嚴格履行。為了使合同從訂立時起就具有合法性、真實性和可行性，避免和減少履行過程中的糾紛和不利因素的出現(xiàn)，必須做好合同簽訂階段的工作。新建項目需簽訂合同很多，企業(yè)應預定的最佳目標和起碼標準，擬定標準的合同文本。作為甲方，應盡量采用本企業(yè)的合同文本。用本企業(yè)的文本，起點高，順著自己企業(yè)的思路。雙方當事人協(xié)商一致擬定的合同文書，還應該進行必要的審查把關，避免合同內容的漏項和質量要求降低的風險。企業(yè)應指定相應的工程技術人員、財務人員、法律人員分類別審閱合同，避免出現(xiàn)差錯。如果是通過招標確定的中標人，合同文本應與招標文件、投標文件進行對比，選擇有利于招標人的內容。如經(jīng)審查，認為切實可行無疑義，最后雙方簽字并加蓋合同專用章，合同成立并生效。（三）合同履行階段，定期監(jiān)督檢查簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生，對合同的履行進行監(jiān)督是十分必要的，是合同管理的重要環(huán)節(jié)。通過檢查可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。企業(yè)應定期對合同履約情況進行監(jiān)督檢查：1.服務報告類檢查項目包括服務質量、報告質量是否能通過政府相關部門的審批，時間是否滿足合同約定等；2.設備類合同檢查包括貨物數(shù)量驗收，品種規(guī)格驗收、物品外觀及尺寸驗收，材質檢驗，文件資料驗收，安裝運轉驗收情況等；3.工程施工安裝合同檢查內容包括相關人員學習合同文件記錄，對施工管理人員進行詳細交底記錄，工作質量和工程進度記錄，特殊情況處理記錄，風險防范措施記錄，有關各方的溝通的信件、請示、簽字指令、會議紀要、索賠文件、合同變更文件存檔記錄等等。各類合同履約情況是否滿足合同要求，如與合同約定不符，則應調查情況查找原因，發(fā)現(xiàn)存在糾紛隱患，及時解決，避免合同風險。（四）總結履行情況，提高管理效率歸納整理和總結經(jīng)驗可以有效促進企業(yè)管理水平的提升。企業(yè)應根據(jù)不同業(yè)務合同進行分類歸檔，構建業(yè)務合同庫。合同履行完畢或合同的權利義務終止后,合同管理部門應將每份合同的背景材料，當事人主體資格及資信等證明文件，合同審查意見書，合同正本(含附件)，授權委托書，合同履行情況、爭議解決情況的說明，合同變更、解除的相關文件，合同雙方的往來電函和協(xié)商記錄，其他與合同有關的文件，分類歸檔，以備查考。建立優(yōu)良供應商、服務商名單。當每份合同履約完畢，企業(yè)應當及時對合同主體、貨物交付、產品（服務、施工）質量、售后服務等作出評價，以待日后補充備品、配件，后續(xù)服務，選擇生產商及經(jīng)銷商、服務商做好準備。合同履行評價劃分為優(yōu)、良、中、差四個等級，優(yōu)級完全按照的約定履行合同，質量優(yōu)良，質保期質量完好；良級經(jīng)督促完成合同，質量較好，質保期經(jīng)商家電話指導完善；中級經(jīng)催促二次以上完成合同項目，質量有瑕疵，質保期商家進入現(xiàn)場修改完善；差級送貨延期較長且產品（施工）質量有瑕疵反復修改完善。合同管理制度化，過程控制程序化。企業(yè)應認真對待每份合同，做到準備充分，共同把關，監(jiān)督檢查，總結提高，從而實現(xiàn)合同目的，確保建設項目的順利完成。
本文作者：智春蘭工作單位：西山煤電（集團）有限責任公司水泥廠
關鍵詞：文件材料；試聽檔案；新時期；檔案管理制度
1項目檔案管理是什么
技改大修工程項目檔案是指整個項目工程從工作開始到結束這期間所有的需要歸檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內容包括技改大修工程項目過程中的策劃、實行、完工等一系列工作生成的文字材料。項目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過程中的各個細節(jié)，也可找出為什么會發(fā)生工程事故，在很多工程建設的地方都有重要的價值。
2為什么要提升技改大修工程項目檔案管理水平
檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個方面是為什么要加強技改大修項目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項目檔案管理是工程項目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時期，做好電力系統(tǒng)技改大修項目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項目帶來美好的前景。二是提升項目工程建設的科學有效性，用文件材料將項目工程的各個工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，可以增強對工程建設的整體把握。將工程項目建成的過程形成歷史材料，可以真實的表面在工程項目建設中產生的問題，為完善工程項目建設提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項目的科學性。三是檔案服務和檔案利用的本質要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項目建設未來的發(fā)展目標提供保障。
3檔案管理工作存在的缺陷
3.1對項目檔案管理工作不夠重視
在工程項目檔案管理工作中往往存在重視設計而輕視檔案的問題。因為相關專業(yè)人員短缺，在一般的地市級只有一名人員專門負責技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計劃下達、項目管理研究等一系列工作。領導更注重經(jīng)濟方面的問題，而技術人員則注重項目工程的進度、施工質量、施工安全等，缺少對一些重要文件材料的歸檔。例如說項目工程在施工過程中的來往信函、設計變更記錄、領導批復等重要材料，都沒有專業(yè)人員對其進行系統(tǒng)的管理，導致會出現(xiàn)歸檔的難度系數(shù)大、歸檔不全問題。還會出現(xiàn)文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對于服務類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時序性也不滿足相關要求等。
3.2檔案管理制度不科學，管理人員自身素質有待提高
現(xiàn)在很多電力企業(yè)都沒有將工程項目檔案歸檔進行立項，也沒有納入工作領導小組中。企業(yè)電力系統(tǒng)一般注重提升工程項目的專業(yè)技術和項目在施工過程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對檔案進行系統(tǒng)的管理，導致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項目施工的過程中，沒有人對項目檔案材料進行跟蹤，這將導致檔案材料的收集難上加難。而且項目檔案管理本身就是一項專業(yè)性強的工作，需要一些專業(yè)管理人員對檔案進行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統(tǒng)項目工程，但是在現(xiàn)實情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴重影響了檔案管理的有效性。
3.3視聽檔案的保留不齊全
視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現(xiàn)在很多電力企業(yè)在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關注到項目工程建設的好壞。對于視聽材料的管理沒有設立專門的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設立的視聽材料管理數(shù)據(jù)庫，導致視聽材料不齊全。
4如何加強檔案管理工作
4.1加強項目檔案管理人員的工作意識
重視理念建設可以保障檔案管理的科學性、有效性，也是工程建設過程中各項管理工作能夠順利實施的保障。只有領導的意識正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責對檔案管理工作的認識度不夠，為增強各專責的歸檔意識，要加強培訓，培養(yǎng)其自身的綜合素質，鍛煉工作技巧。同時要加強管理人員學習檔案管理知識，使管理人員及時掌握先進的管理方法和技術，促進其能夠主動收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。
4.2完善項目檔案管理制度和管理內部的組織結構
電力企業(yè)內部要設立專門的檔案管理制度以維護檔案管理人員的權責，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統(tǒng)性的體制機制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門加入到工程項目的建設的組織結構中去，將檔案管理工作與實際項目工作在施工的過程中聯(lián)系起來，讓檔案管理工作融入到項目管理中去，參與到項目建設中去。
4.3加強項目工程進程與歸檔工程建設的一致性
電力企業(yè)必須加強項目工程進程與歸檔工程建設的一致性。在項目工程的施工過程中，必須做好每一個環(huán)節(jié)的項目檔案材料，因為這些材料一旦丟失就會嚴重影響到后期工程項目的開展。所以在工程項目的建設中我們要設立專門的檔案管理部門，將檔案管理的工作與項目工程的工作齊頭并進，使歸檔工作更加的系統(tǒng)，從而整個工程項目最終的驗收打下基礎。
欣悉貴局開展2005年度浙江省工商企業(yè)信用A級“守合同重信用”單位認定工作，為全面推進“信用溫州”建設，構建“和諧溫州”作貢獻，為企業(yè)長遠發(fā)展著想，樹立良好的社會信譽，我公司申請2005年度浙江省工商企業(yè)信用A級“守合同重信用”單位。
我公司前身為溫州市甌海市政工程公司，建立于1990年。由于企業(yè)改制于2005年4月30日經(jīng)貴局核準重新注冊登記，企業(yè)性質為有限責任公司，注冊資本為2600萬元，公司行政上歸甌海區(qū)建設局領導，業(yè)務由溫州市市政園林局、甌海區(qū)市政園林管理局雙重管理。公司建立以來，在上級有關部門的正確領導下，經(jīng)過全體員工的努力及社會各界的支持，企業(yè)發(fā)展較快。具有各類專業(yè)技術人員121人，高級職稱、中級職稱人員，工程技術人員占職工總人數(shù)68％。1999年12月經(jīng)浙江省建設廳核定為市政貳級資質施工企業(yè)，2002年4月資質重新就位核定為市政公用工程施工總承包貳級企業(yè)。本公司于2001年起連續(xù)6年被譽為AAA級信用企業(yè)，并于2002年1月通過ISO9001：2000國際質量認證，連續(xù)三年被評為局級先進單位，是我區(qū)重點基礎設施工程建設的排頭兵。近年來，公司承建過的代表性工程有：甌海大道三標段道路橋梁工程；大道二標段道路、排水橋梁工程；市沿江東路道路、橋梁工程；瑞安風荷三期配套工程；市高教園區(qū)北入口道路工程；溫州機場大道改造工程。其中甌海大道、溫金大道兩項工程于2000年9月被評為溫州市首屆優(yōu)秀市政工程，并受溫州市人民政府和區(qū)人民政府的通令嘉獎。
公司自建立以來，始終恪守誠信服務的理念，堅持以誠取信，以信立譽的原則，把誠信經(jīng)營作為企業(yè)的立業(yè)之道、興業(yè)之本。幾年來，公司通過不斷培育誠信服務文化，樹立了良好的社會信譽，有力的促進了企業(yè)快速發(fā)展。
1、建立了健全的誠信服務管理制度，重視合同管理工作
為把誠信服務管理貫穿到企業(yè)的日常經(jīng)營行為和發(fā)展戰(zhàn)略之中，更有效的管理合同，公司建立了健全的合同管理機構，配備了專兼職合同管理員。并先后出臺了《溫州九瑞市政建設有限公司合同管理制度》、《溫州九瑞市政建設有限公司合同檔案、合同臺帳建立制度》等管理制度。對合同的簽訂和審查，合同傳遞、運行及反饋，合同履行，合同的變更和解除，擔保，合同專用章、合同文本、授權委托書保管使用，合同臺帳設立、登記及統(tǒng)計分析，合同檔案管理，合同管理考核獎懲辦法，合同糾紛的解決辦法等作出具體規(guī)定，明確了管理人員的崗位職責、工作程序，使管理人員有章可循、有法可依。
2、加強培訓，強化誠信意識
企業(yè)領導帶頭并組織相關人員學習和掌握合同法律法規(guī)知識，注重運用合同手段改善并提高經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益。
3、能夠按規(guī)定向工商行政管理等部門如實提供企業(yè)合同簽約率、履約、履約率、合同糾紛發(fā)生率等能夠反映企業(yè)信用狀況的信息資料
4、公司訂立合同能夠符合國家法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定。
5、在履行合同過程中能夠遵守誠信原則。
6、企業(yè)在生產經(jīng)營活動中能夠遵紀守法。
［關鍵詞］編外人員 聘雇型態(tài) 雙軌制 同工同酬
［中圖分類號］D630.3［文獻標識碼］A［文章編號］1009-5349（2011）09－0016－01
［DOI］CNKI:22-1010/C.20110914.1126.003
一、“編外人員”現(xiàn)象
（一）編外人員“人事檔案管理”不完善
《勞動合同法》對編外人員的人事檔案提出了新的要求。合同檔案管理的好壞不僅影響勞動力的使用成本，而且影響事業(yè)單位服務品質和整體效率的提高。主要包括以下幾個方面：1.由于過去體制下事業(yè)單位的聘雇型態(tài)主要包括正式在編人員和編外人員（臨時工），臨時工不納入編制，單位對他們只限于你干活我發(fā)工資，沒有建立個人檔案，對他們的使用僅限于一定時期，人才流動率很大，造成人力資源浪費和單位人力使用成本浪費。2.編外人員人事檔案重視程度不夠。一方面是編外人員本身檔案意識不強，檔案在人才交流中心，或工作后不及時收集、補充、歸檔，使得檔案失去了利用價值；另一方面是檔案部門錯誤的用工觀念，認為臨時工沒有固定單位，有無人事檔案無所謂，造成人事管理模式和用工模式的混亂現(xiàn)象。3.勞資糾紛缺少憑證，沒有書面合同和用工協(xié)議。
（二）編外人員“雙軌制”弊端
雖然在一定的歷史時期內，作為一種迫不得已的變通，其對打破計劃體制下的僵化用工模式起到了重要作用，對事業(yè)單位用人制度改革產生過積極影響。但是，“雙軌制”的合理性與積極意義只限于“暫時”，一旦固化，就必然走向反面。《勞動合同》規(guī)定實施全員聘用制以來，在編制限制和成本控制下，在管理者陳舊觀念的局限下，并沒有打破編制內外的差別，而尤其是更多專業(yè)技術人員和高素質、高學歷人員加入了編外人員隊伍，對事業(yè)單位有著很大的貢獻。管理好這部分人力資源，不僅僅對于單位本身發(fā)展有積極影響，對社會就業(yè)穩(wěn)定和人才合理配置也產生助推作用。然而目前編外人員承擔著編內人員相同甚至更多的任務，卻由于身份等級的存在，得不到相同的酬勞，心理不平衡，缺乏歸屬感。“同工不同酬”現(xiàn)象嚴重，這也是造成編外人員流動性大、工作積極性受挫、整體單位服務品質下降的關鍵因素。
二、紓解對策和建議
（一）完善檔案管理制度
1.檔案管理部門和人事部門轉變觀念，建立統(tǒng)一的人事檔案管理制度，參照正式在編人員檔案管理方法，建好、管好編外人員檔案，有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用，保護用人單位的合法權益。2.結合編外人員用工特點，吸收個人繳納社會保險、醫(yī)療保險等，完善編外人員基本情況，避免因編外聘用人員檔案項目設置不完善而出現(xiàn)勞資糾紛等問題。3.規(guī)范續(xù)簽和終止手續(xù)，為了確保人事檔案轉遞的及時和安全，檔案部門加強檔案的轉遞和收集整理工作。
（二）進一步落實同工同酬制度
為了實現(xiàn)編外人員工作穩(wěn)定、促進就業(yè)，調動編外人員積極性，提高服務品質，積極實施同工同酬制度，保障事業(yè)單位的更好更快發(fā)展。1.結合人力資源崗位分析，根據(jù)工作崗位、工作內容、工作業(yè)績的一致性，對編外人員所在崗位進行客觀評價，對于符合標準人員執(zhí)行視同工制度（報酬待遇與市場接軌人員除外）。2.待遇到位。同酬是落腳點和關鍵點。對于視同工的人員，兌現(xiàn)同崗同工待遇，引入公平競爭機制，是能者居上，能者爭優(yōu)。尤其通過考核對于高學歷、硬技術的優(yōu)秀人才給予享受編內待遇，而對于未享受編內待遇的人員除基本工作外，獎金、各項社會保險、福利待遇與編內人員一致。縮小差距，調動工作熱情，穩(wěn)定編外隊伍。3.加強培養(yǎng)。隨著編外人員主人翁意識的增強，為了加強單位人員的向心力，增加編外人員歸屬感，對于編外人員進行業(yè)務培訓，滿足他們對自我價值的實現(xiàn)，給予一定政策參與單位的發(fā)展當中，進行評優(yōu)、推薦入黨等。4.單位主管要轉變思想，重視對編外人員的重視、管理和考核，對于能者居上的人員，給予入編的機會，充分利用人才，鼓勵編外人員工作的積極性和主動性。
（三）事業(yè)單位公開招聘編外人員
完善相關管理程序和審核程序，單位自己禁止隨意聘用編外人員。事業(yè)單位編制外用工必須公開招聘。按照“公開、平等、競爭、擇優(yōu)”的原則，向社會公開招聘。事業(yè)單位新進人員必須通過考試、考核公開招聘，擇優(yōu)錄用。經(jīng)核準招用的編外工，用人單位應將招聘人數(shù)、招聘崗位、資格要求等招聘信息公開。
（四）加強事業(yè)單位編制管理
加快編制改革和人事改革的同步發(fā)展，編制是人力資源的關鍵之處，對于單位人事管理有重要的實踐意義。
關鍵詞 教育裝備 政府采購 提高效益
中圖分類號：G484 文獻標識碼：A 文章編號：1002-7661（2016）09-0117-02
當前社會和商品市場上仍然存在不公平競爭現(xiàn)象，教育系統(tǒng)政府集中采購部門還不同程度存在角色定位不清的弊端，對集中采購的性質、操作模式、采購標準等認識不足，有時既當裁判員又當運動員，容易產生私下交易等不規(guī)范行為，發(fā)生腐敗現(xiàn)象。那么，如何科學規(guī)范政府采購行為，有效提高教育裝備的采購效益呢？
一、嚴格按規(guī)定程序操作，提高政府采購的規(guī)范化水準
1.指導采購申請。學校是需求的發(fā)起人，也是整個采購過程的最終用戶。學校應該根據(jù)自身發(fā)展情況，列舉出需要購買的設備，包括多媒體設備、課桌椅等。然后學校根據(jù)自身發(fā)展情況填寫教育裝備采購申請報告，并在學校內公示后提交教育局。當然，勤工儉學辦公室應該指導學校注意需求的合理性和適切性，在財務預算合理的情況下設立采購標的，切不可盲目追隨其他學校。
2.嚴格采購審核。教育局勤工儉學辦公室的任務是根據(jù)各個學校提交的采購申請計劃表格進行統(tǒng)一分類，并根據(jù)政府財政預算對各校教育裝備采購計劃進行初步把關。在審核環(huán)節(jié)，勤工儉學辦公室作為采購整個過程中的控制者，需要及時明確各校采購情況，對不同學校提出的采購行為進行預判，控制采購金額、規(guī)范采購數(shù)目，做到合理審批、規(guī)范采購等行為，堅決否決不切實際的過高要求的采購行為。當然，學校在采購計劃設定的同時還要注意自身的教育裝備的管理，如教育設備使用規(guī)章制度，教育裝備管理制度，維護、更新負責制度等。只有這樣才能切實促進教育裝備對教學的發(fā)展、教育效率的提高起到作用。
3.規(guī)范招標形式。根據(jù)采購的具體情況，擬定采購招標，經(jīng)過核實便可在政府網(wǎng)站或者相關采購平臺，如中國教育裝備網(wǎng)等進行招標。然后，根據(jù)供應商提供的招標信息進行分析評比，得到最終的供應商方案。在此環(huán)節(jié)中，需要盡可能地擴大招標范圍，尤其在達到采購需求的同時選取性價比高的供應商。選擇供應商一直是采購環(huán)節(jié)中的重要問題，也是采購成敗的關鍵因素。因此，招標辦需要考核供應商的資質、品牌效應、服務、產品質量、環(huán)境等一系列指標。招標過程包括招標信息、發(fā)售招標文件、開標、評標、定標、中標信息、文件歸檔等。開標過程應由公證機構公證，評標工作由專家組（從政府采購專家?guī)熘须S機抽取）完成，教育局勤工儉學辦公室配合招標機構制定招標文件，并與監(jiān)管部門（政府采購管理辦公室）一起全程進行監(jiān)督，通過創(chuàng)新公平的競爭環(huán)境來提高政府集中采購的效益。
4.嚴格合同管理。依據(jù)采購機構出具的成交通知書、投標文件及其它書面承諾，由教育局勤工儉學辦公室代表學校與供應商簽訂采購合同。規(guī)范貨物清單、優(yōu)惠條件、售后服務、付款方式和履約保證金等。合同簽訂后，通知財務部門將資金匯入政府采購專用賬戶。執(zhí)行合同時，供應商組織貨物，申購學校配合安裝、調試，教育局勤工儉學辦公室協(xié)助并監(jiān)督合同的執(zhí)行過程。
5.強化采購管理。在采購環(huán)節(jié)中涉及的主體較多，會產生復雜的管理關系，應當注意處理驗收、入庫、跟蹤、控制等環(huán)節(jié)。⑴嚴格驗收、入庫和報銷。驗收分兩部分：一是設備驗收，清點貨物數(shù)量，檢查質量；二是整體功能驗收，察看是否達到合同規(guī)定的性能指標要求。驗收過程中教育局勤工儉學辦公室、申購學校、供應商都應到場，復雜的項目驗收還需要組織專家進行。驗收合格后，辦理固定資產入賬手續(xù)，教育裝備逐一入庫。財務處報銷并簽發(fā)提貨通知單給供應商辦理付款手續(xù)。驗收合格3個月后（依合同約定），無質量和售后服務問題，退還履約保證金，教育局勤工儉學辦公室和使用學校一起繼續(xù)監(jiān)督售后服務情況，并作為考核供應商信譽度的一個重要指標，為將來政府采購中對供應商資質的審查、評標提供依據(jù)。⑵做好政府采購的控制與跟蹤管理。由于采購所牽扯的財力、人力較多，政府為達到采購目標應當采取監(jiān)控措施。在整個環(huán)節(jié)中，學校基本上不需要對采購流程進行監(jiān)控，教育局勤工儉學辦公室、招標辦及政府相關部門都會對采購進行必要的控制和跟蹤管理。定時匯報制度、采購管理制度、采購環(huán)節(jié)負責制、設立監(jiān)督平臺、成立評議小組這些措施都能有效地對采購流程進行監(jiān)控。⑶做好合同檔案管理工作。由于學校、政府、供應商在采購過程中涉及教育裝備的信息較為繁雜，因此需要重視合同檔案的管理。對于政府與供應商簽訂的購買合同、學校向政府提交的采購申請檔案、政府采購決策、政府控制評定檔案等一系列涉及合同檔案管理的工作，需要專人、專部對此進行整理，并進行存檔，定期上繳檔案館。這樣可以約束供應商和政府的相關行為，做到有法可依，有據(jù)可查。合同檔案的管理工作還能促進政府通過教育裝備的采購情況了解學校教育水平，對促進教育教學發(fā)展起到推動作用。
二、優(yōu)化機制與時俱進，提高政府采購的科學化水平
1.強化和細化采購預算及計劃。政府采購預算和計劃的編制是整個政府采購工作鏈條中的首要環(huán)節(jié)，它的合理性和準確性將直接影響政府采購項目的到位率和政府采購工作的效益。教育系統(tǒng)實行政府采購制度后，將在計劃管理、預算編制、資金支出等方面引起深刻變革和提出更高的要求。因此在編制過程中，要針對不同的采購項目組織相關的專業(yè)人員制定詳細的項目需求、完整的收支范圍，設立政府采購專用資金賬戶，做到專款專用。在執(zhí)行過程中，要建立高效、嚴密的預防控制系統(tǒng)，強化采購約束，使之具有全面性、合理性和有效性。
2.科學合理地編制采購目錄。集中采購目錄的編制應“抓大放小”，確定的項目和限額標準不但要符合實際情況，也要與政府采購機構的運作能力相適應。集中采購項目少，限額標準高，會使許多理應集中招標的項目未納入政府采購；反之，集中采購項目多，限額標準低，又會使政府采購“無所不包”，使政府采購機構疲于應付，無法集中做好重要的政府采購項目。當前各地教育系統(tǒng)的政府集中采購目錄，幾乎無所不包，連打印紙、書寫紙一類的“小件”都包括其中，幾乎沒有任何政府采購項目可以實行分散采購，這有悖于《政府采購法》的精神。而且往往將教學設備歸為一類，沒有按照設備的具體類別再進行細化分類，這樣即使政府采購的限額標準定得再高，也將使學校的幾乎所有儀器設備，無論其單價高低，都無一例外地納入政府集中采購范疇，這十分不利于學校儀器設備的采購，也是許多學校不愿意納入政府采購的主要原因之一。因此，為進一步規(guī)范采購行為，建議政府采購管理部門在編制集中采購目錄時，特別注意按照《普通學校儀器設備固定資產分類》細分確定教學設備的政府采購項目及限額。
3.科學制定評標標準，規(guī)范評標方式。不同的儀器設備應制定不同的評標標準，采取不同的評標方法。例如對于技術指標明確、統(tǒng)一的通用設備，可將價格及服務作為主要的評標指標；對于無統(tǒng)一技術參數(shù)的專用設備，或技術含量較高的系統(tǒng)集成設備，應將整體方案的技術先進性、經(jīng)濟合理性，投標商的技術實力，以往類似項目的經(jīng)驗等作為評標的主要指標，而價格則退居次要地位。
4.健全機制、強化監(jiān)督。教育局勤工儉學辦公室應該組織成立政府采購領導小組；制定出一套適合本地實際的采購程序和辦法；以明確采購任務、范圍、程序及操作規(guī)程。對限額項目，必須由政府采購小組集體研究決定，采取公開招標方式進行，這樣既有利于實施政府采購制度、提高政府采購工作的效益，又有利于創(chuàng)造公平競爭的環(huán)境，有效滿足學校教學的實際需要。應該設立主管機構、執(zhí)行機構、監(jiān)督機構這樣的“三權分立”的采購組織結構，以形成內部各個行為主體之間責權明晰、相互制衡的制度約束機制，提高政府采購的科學化水平。
5.因地制宜推進政府采購工作。教育局勤工儉學辦公室應該從實際出發(fā)，具體情況具體分析，加強與政府主管部門的協(xié)調，積極穩(wěn)妥地推進教育系統(tǒng)的政府采購工作。（1）對通用性強、技術指標相對簡單的儀器設備，如辦公用品、計算機、打印機、復印機、傳真機、課桌椅等，有一定采購量且不是急需的科研儀器應直接交由政府采購，以便充分發(fā)揮政府集團采購的優(yōu)勢，為學校節(jié)約資金；（2）對于單價高于限額標準的儀器設備原則上必須納入政府采購，而單價低于限額標準且年采購總量也低于限額標準的儀器設備可由各個學校根據(jù)自己的采購管理制度自行決定采購方式實施采購，不必層層上報審批。（3）對教學、科研急需，但數(shù)量、價格都較大的儀器設備，可采取先與政府主管部門協(xié)商、取得主管部門同意后由學校按照政府部門的要求組織招標采購的方式，以便贏得寶貴的時間，使投資盡快產生效益；（4）對數(shù)量很小、來源單一的儀器設備可由學校自行采購，報政府部門備案。
三、結語
對學校而言，采購質量、規(guī)格是否符合要求，是衡量學校政府采購成功與否的重要標準。受教育局勤工儉學辦公室采購人員專業(yè)水平的限制，采購信息和手段相對薄弱的影響，采購人員難以對學校大量的設備技術、圖書資料的要求進行精確的描述，導致采購質量難以保證。因此，必須加強對政府采購人員專業(yè)知識的培訓，強化招標訓練，借鑒成功的經(jīng)驗，提高運作技巧，進一步提高教育裝備的政府采購效益。
參考文獻：
[1]尹恩德，秦福忠.鎮(zhèn)海區(qū)教育裝備政府采購項目實踐[J].中國教育技術裝備，2010，（2）.
民營企業(yè)檔案是指民營企業(yè)在籌建、生產、經(jīng)營管理等社會活動中直接形成的對自身以及國家、社會具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。相對于國有企業(yè)，民營企業(yè)的檔案工作除具有非公共性和封閉性外還有著以下幾種鮮明的時代特點：
1、自主性。眾所周知，在計劃經(jīng)濟時代國有企業(yè)只能在政府意志下嚴格按照國家計劃從事各項活動，企業(yè)自主發(fā)展權極為有限，這也決定了企業(yè)檔案工作自主發(fā)展權有限。在社會主義市場經(jīng)濟初步確立的今天，國有企業(yè)普遍建立了法人治理結構，企業(yè)自主發(fā)展權有了極大的提高，但由于所有權國有，企業(yè)仍不可避免地留下一些計劃經(jīng)濟的烙印，企業(yè)管理中處于從屬地位的檔案工作也是如此。與國有企業(yè)不同，在市場經(jīng)濟條件下產生發(fā)展起來的民營企業(yè)，對自身的資產具有完全的所有權和支配權，它與政府不存在被領導與領導的關系，它完完全全以市場為導向，走自我約束、自我抉擇、自負盈虧和自我發(fā)展的道路。自然，作為企業(yè)儲備技術、儲備文化、內含大量商業(yè)密秘和知識產權的企業(yè)檔案，民營企業(yè)對它的自也是不言而喻的。首先，企業(yè)對自身的檔案具有獨立支配權，企業(yè)檔案非依法律不受他人使用和干涉。這意味著企業(yè)對檔案享有獨立占有和獨立收益的權力，這兩項權力正是企業(yè)檔案工作自主發(fā)展的最基本條件。其次，民營企業(yè)在檔案工作上依法享有根據(jù)自身情況和市場變化選擇適合自身發(fā)展的檔案管理組織形式和工作方式的權力。
2、效益性。企業(yè)是以賺取利潤為目的的經(jīng)濟組織，民營企業(yè)尤甚。相較于國有企業(yè)，民營企業(yè)在機構設置和人員配置上更加注重效益性。市場經(jīng)濟本質上是一種競爭經(jīng)濟，從整個經(jīng)濟環(huán)境看，市場競爭對企業(yè)提出了更高的管理機制要求。精簡機構，精簡管理人員，降低管理成本，集中資源、強化發(fā)展核心事業(yè)是民營企業(yè)面臨市場競爭的必然選擇。因此，民營企業(yè)在內部事務上總是追求以最少的代價獲取最好的效益。具體到檔案的管理上，當企業(yè)規(guī)模很小，形成的檔案材料有限時，企業(yè)往往只指定專人或兼職人員負責保管檔案；當企業(yè)規(guī)模很大，或發(fā)展時間較長，企業(yè)在管理、經(jīng)營、生產和科研活動中形成的文件材料很多，且門類復雜，整理、保管和提供利用的工作量很大時，企業(yè)才會成立專門的機構來負責這項工作。
3、多元性。一是民營企業(yè)檔案管理的主體呈多元化。不僅對科技檔案，其它如經(jīng)營銷售檔案、合同檔案、知識產權檔案、民主管理檔案、企業(yè)資產檔案以及企業(yè)文化檔案也越來越受到關注。二是檔案載體呈現(xiàn)多樣性，不僅有紙質檔案，還有照片、軟盤、光盤、錄音、錄像檔案，隨著信息技術的發(fā)展，以網(wǎng)絡為載體的檔案也呼之欲出。三是管理模式上的多樣性。正如國家檔案局長毛福民指出的哪樣：“企業(yè)檔案實行統(tǒng)一管理是企業(yè)內的檔案工作要統(tǒng)一領導，統(tǒng)一制度，檔案部門和檔案人員要統(tǒng)一管理企業(yè)的全部檔案”。民營企業(yè)與民營企業(yè)之間、民營企業(yè)與國有企業(yè)之間是有很大差別的，檔案管理模式也是千差萬別，哪種整個行業(yè)或整個地區(qū)的統(tǒng)一領導和統(tǒng)一模式在民營企業(yè)中不可能存在。
4、隨意性。這是與民營企業(yè)檔案工作的自主性相伴生的一種特性。民營企業(yè)在對其自身檔案具有獨立支配權的同時，由于其管理者素質的差異和對檔案工作重視程度的差別，在檔案工作上往往存在很大的隨意性。這導致不少問題，例如檔案管理人員不專業(yè)、經(jīng)常變動，缺乏嚴格的檔案管理制度，檔案法制觀念薄弱，硬件設施不配套等，最終導致民營企業(yè)整體檔案管理水平低下。
二、如何加強對民營企業(yè)檔案工作的監(jiān)管
針對民營企業(yè)檔案工作的這些特點，檔案行政管理部門應如何加強監(jiān)管呢？筆者認為，應提高一種意識，抓住兩個重點，搞好三項服務，探索社會化協(xié)作之路。
（一）提高法制意識。依法監(jiān)管是加強民營企業(yè)檔案工作的有效手段，應從三個方面入手：一是大力開展《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳工作，增強民營企業(yè)管理者的法制意識，使他們認識到建立和管好檔案的重要意義，認識檔案的潛在效益和長遠價值，從而自覺做好檔案工作，自覺接受監(jiān)管。二是針對性的制定民營企業(yè)檔案管理實施細則，以便在工作中有所遵循。三是要對民營企業(yè)檔案工作實施登記管理，定期進行執(zhí)法檢查，對其建檔、保管條件、檔案工作人員資質認證、檔案出賣與轉讓、檔案銷毀等進行全程監(jiān)督和檢查，依法對違反《檔案法》的情況進行查處。
（二）抓住兩個重點。民營企業(yè)規(guī)模不一，變動頻繁，無主管部門，檔案管理相對滯后，給監(jiān)管工作帶來諸多不便，必須堅持抓重點監(jiān)管。一是抓住有一定規(guī)模的民營企業(yè)作為監(jiān)管重點。規(guī)模企業(yè)毫無疑問對經(jīng)濟和社會發(fā)展具有更大的影響力，其檔案對于國家、社會的價值普遍更大。二是要把重要檔案作為監(jiān)管重點，維護企業(yè)利益。民營企業(yè)要在激烈的市場競爭中要保持競爭力，必須維護自身商業(yè)密秘和商業(yè)利益。尤其是在加入wto后，隨著市場的開放和關稅壁壘的拆除，企業(yè)將面臨空前激烈的市場角逐和前所未有的競爭壓力，這又集中在產品競爭上，因此加快新產品研發(fā)具有十分重要的意義，科技檔案將是不可缺少的文獻。同時，競爭中還經(jīng)常涉及到知識產權、商標、信譽等無形資產的保護問題，在報章雜志上經(jīng)常可以看到，許多企業(yè)忽視商標、專利保護，商標被人搶注，專利被人侵害，造成重大損失。因此，管理好企業(yè)的商標檔案、專利權檔案、知識產權檔案以及關乎企業(yè)商業(yè)機密的檔案，在必要時候能夠發(fā)揮憑證價值，維護好企業(yè)的利益。此外，企業(yè)在經(jīng)營活動中，往往又不可避免地會涉及到商業(yè)糾紛，合同檔案和財務檔案也就必不可少。
關鍵詞：合同管理 考核 體系
合同是企業(yè)從事經(jīng)濟活動，取得經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶，同時也是產生糾紛的根源。合同管理工作作為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要一環(huán)，越來越受到重視。建立一套適合我局自身需要又能反映合同管理工作水平的考核體系愈發(fā)重要。
一、建立合同管理考核體系的意義
（一）評價單位管理水平
企業(yè)業(yè)務開展就是合同準備、合同簽訂、合同履行的全過程，因此，合同管理就成為現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要組成部分，是單位領導對企業(yè)有效管理的重要著力點和落腳點。對一個單位管理水平高低的評價中，合同管理內容的評價應該是一個重要指標。因此建立一套有效的合同管理考核評價體系對評價一個單位管理水平具有重要的現(xiàn)實意義。
（二）法務機構的考核依據(jù)
合同管理機構是從事合同管理的核心部門，它的有效運行對降低企業(yè)法律風險，提高運行效率具有重要意義。合同管理考核體系是對該機構及其工作人員，如企業(yè)法律顧問、合同管理員等工作業(yè)績考核的依據(jù)。
（三）指導工作查缺補漏
評價不是目的，只是手段。有效的合同管理考核體系既能夠用于指定合同管理日常工作，又能及時有效的發(fā)現(xiàn)合同管理工作中出現(xiàn)的問題，提醒相關部門和人員進行整改，為今后的工作順利開展提供保障。
二、我局原有合同管理考核體系存在的問題
原有合同管理考核作為年終經(jīng)濟責任制考核的一項內容，在年底組織實施。考核內容涉及臺賬是否完整；合同是否按規(guī)定及時上交等七個方面，每項如未完成扣除2%-10%分數(shù)。但隨著我局合同管理制度的不斷完善，尤其是OA系統(tǒng)和合同履行跟蹤制度的建立，原有的合同管理考核體系已經(jīng)不能完全適應目前合同管理的需求，主要存在以下幾方面問題：
（一）考核內容不夠全面
原有考核對合同管理除了上述七個方面工作外，對制度建設、OA系統(tǒng)建設、合同用章等方面均未有涉及，不能覆蓋合同管理工作的全部內容。
（二）考核指標不夠細化
如“合同跟蹤是否到位”，這項指標沒有客觀的評價標準；“合同簽訂是否存在明顯不規(guī)范的情況”，這項指標包括合同文本質量、合同是否按合同管理機構審核意見進行修改、是否及時簽訂書面合同等多項內容，這些指標如不細化，實際考核過程中不易操作。
（三）扣分標準不能夠體現(xiàn)各項具體工作的重要程度
原有考核指標除“合同管理工作是否存在由于工作失誤造成較大損失的問題”扣5%-10%外，其余各項均扣2%。但各項指標在實際執(zhí)行過程中重要程度和完成的難易程度等是不同的，應根據(jù)具體情況在制定扣分標準時予以區(qū)別。
（四）考核組織不夠完善
原有考核僅在年終組織一次，時間間隔過長。此外，原有考核僅針對各單位進行考核，沒有很好地體現(xiàn)合同管理機構，尤其是合同管理的中心人物——合同管理員的勞動成果。
三、合同管理考核體系建立的建議
（一）完善考核內容
合同管理考核體系可根據(jù)合同管理工作內容，從機構制度、資信調查、合同送審、文本質量、履行跟蹤、電子系統(tǒng)、檔案資料、合同報表、合同用章、特殊加分十個方面組織開展。
具體考核內容如下：
1、合同管理機構、制度是否完善
（1）是否能夠結合本單位實際制定合同管理辦法。有適合單位自身特點的合同管理辦法是進行合同管理的前提條件，否則接下來的工作將無章可循。
（2）當年是否在合同管理制度上出臺新制度。鼓勵制度創(chuàng)新，結合自身具體問題，提出有針對性的制度對策，對完善企業(yè)合同管理制度有重要意義。
（3）是否有合同管理員，以及合同管理員發(fā)生變更后能否及時向局合同管理機構通報。合同管理員是合同管理的中心人物，單位必須設立專職或兼職合同管理員，負責合同管理事宜。
（4）是否有文件明確合同管理員職責。只有明確了職責，才能讓他們明白該做什么，怎么做，有的放矢的做好管理工作。
（5）合同管理員是否取得企業(yè)法律顧問資格。國家設置了企業(yè)法律顧問制度，并規(guī)定大型國有企業(yè)應當設置專門的法律事務機構；中小型國有及國有控股企業(yè)可以設置專門的法律事務機構，也可以由某一業(yè)務部門同事承擔法律事務機構的職責，或者由企業(yè)法律顧問來履行期職責；非國有或國有控股企業(yè)根據(jù)經(jīng)營管理和企業(yè)法律事務工作的需要設置法律事務機構或者配備企業(yè)法律顧問。
2、合同資信調查材料是否詳實
合同資信調查材料是否詳實、可靠，并能及時更新。資信調查是對合同相對人從事經(jīng)營事務的主體資格、履行能力和履行信用情況的動態(tài)調查。它除了能為合同順利履行提供保障外，還能起到收集企業(yè)業(yè)務來源信息，并保證信息延續(xù)的功能，避免出現(xiàn)業(yè)務人員離職或流動導致業(yè)務無法接續(xù)的問題。
3、合同是否及時送審
（1）合同是否能夠及時送審或備案。合同送審和備案是合同日常工作的內容，它能保證單位領導和合同涉及的職能部門了解單位經(jīng)營情況，并結合各自觀點就合同文本提出修改意見。
（2）對合同管理機構實質性審查意見未予采納的是否予以解釋、反饋。對管理機構的意見執(zhí)行情況要及時反饋，這樣才能避免合同審核流于形式，走過場。
（3）因特殊情況并經(jīng)分管領導同意后未簽訂合同先進場施工的，能否盡快補簽合同。
（4）是否存在未簽訂合同并未經(jīng)分管領導同意而進場施工的情形。
4、合同文本質量情況
（1）合同內容是否合法、合理，條款完整，不會產生歧義。本項主要是要督促合同起草人員提升法律知識和合同寫作水平，盡可能避免因文本表述不清、不完善引起的合同糾紛。
（2）合同是否均有與對方名稱相對應的簽字、蓋章、簽訂日期、工期等。細節(jié)決定成敗，一些很簡單的問題如果不注意也有可能導致重大的損失。
5、合同履行跟蹤情況
合同管理不能僅就文本和檔案進行管理，而應該是以合同為中心，簽訂前、簽訂時、簽訂后三個時間段的立體管理。合同管理機構不能簽了合同放到一邊，要深入跟蹤合同的履行情況。因此我局建立了重點合同的履行跟蹤制度，要求各單位每月至少就2個合同進行重點跟蹤，深入工地，了解合同履行情況，提醒相關單位或人員注意催收相應款項，并及時參與合同履行過程中糾紛、矛盾的化解工作。這樣合同管理工作才能“接地氣”，才能真正為企業(yè)經(jīng)營保駕護航。
（1）是否及時上報重點合同履行跟蹤情況。
（2）每月重點跟蹤的合同是否達到2個或2個以上。
（3）能否及時提醒相關款項的催收。
（4）對履行過程中出現(xiàn)的糾紛能否妥善處理。
（5）是否到工地現(xiàn)場跟蹤合同履行情況。
6、合同管理電子系統(tǒng)是否完善
目前，我局合同主要內容的登記、送審等工作均已通過合同管理OA系統(tǒng)進行。該系統(tǒng)的建立對縮短的合同審核時間，提高工作效率都有重要意義。下面兩項指標就是針對該系統(tǒng)管理情況評價而設定的。
（1）是否實現(xiàn)全部合同均納入合同管理電子系統(tǒng)進行管理。
（2）合同管理電子系統(tǒng)中應填內容是否完整。
7、合同檔案資料是否齊全
與合同相關的合同文本、資信調查資料、履行資料、變更解除合同資料、糾紛處理資料等是否齊全，并歸檔管理。合同檔案的管理十分重要，因為一旦發(fā)生糾紛沒有這些材料，訴訟甚至協(xié)商就將變成無源之水。這里要提醒的是，檔案資料除了包含合同文本外，合同履行過程中產生的結算、對賬、說明、會議紀要等函件、文本也應納入合同檔案管理的內容。
8、上報合同報表是否及時、準確
合同管理報表是合同統(tǒng)計工作的重要內容，它能夠讓合同管理機構和單位領導動態(tài)了解單位合同的整體情況。因此完整、規(guī)范的填寫報表，并及時上報也應列入合同管理的評價體系。
（1）能否上報合同月報表。
（2）能否及時上報紙質半年報、年報。
（3）上報的合同報表填寫是否完整、規(guī)范。
9、合同用章的管理是否規(guī)范
隨著各單位經(jīng)營交往的日益頻繁，合同簽訂數(shù)量也逐漸增多，如果均使用單位公章將有諸多不便。因此單位應根據(jù)具體情況刻制合同專用章，并建立管理制度，指定專人進行管理。
（1）是否制作合同專用章并指定人員進行管理。
（2）是否出臺合同用章管理制度。
10、特殊加分
（1）在制度創(chuàng)新、追討欠款、挽回損失等方面有突出表現(xiàn)的可適當加分。對理論創(chuàng)新或合同管理中取得直接經(jīng)濟效益進行獎勵是十分有必要的。
（2）當年撰寫合同管理相關論文獲得獎項或在刊物上發(fā)表可適當加分。鼓勵合同管理人員將心得體會以論文的形式進行交流，借以提升各單位合同管理人員的理論水平和解決實際問題的能力。
（3）能夠組織合同管理培訓活動或參加合同管理培訓活動的可適當加分。普法是合同管理機構和合同管理人員的工作職責之一，在全局營造學法、用法的環(huán)境對合同管理機構順利開展工作是十分有益的。政策法規(guī)的不斷更新，對合同管理人員的繼續(xù)教育工作提出了很高的要求。除了合同管理人員自學外，單位也應積極組織參加各類培訓交流活動，提升管理人員的各項能力。
（4） 份數(shù)和金額加分。結合各單位考核期間內管理的合同份數(shù)和金額予以加分。
（二）科學確定指標評分
結合合同管理工作具體情況科學確定各考核內容的分值，并予以動態(tài)調整，具體應遵循以下原則：
1、區(qū)分主次
根據(jù)各指標的重要程度確定具體分值。如合同是否及時送審和備案、合同檔案資料是否齊全等關系合同質量及糾紛發(fā)生時是否持有相關證據(jù)的指標應加大分值。
2、區(qū)分難易
有些指標雖然很重要，但各單位已基本完成或比較容易完成，可適當降低分值。如制定合同管理辦法、出臺制度等。
3、區(qū)分工作量
如份數(shù)和金額加分，就應按各單位合同管理工作量的大小確定。我局有些單位一個季度可能只有幾份合同，有些單位則可能有幾百份合同；有些單位一個季度的合同幾十萬元，有些單位則會達到幾千萬甚至上億元，管理難度差別巨大，應區(qū)別對待。
4、體現(xiàn)工作重點
評分標準可依據(jù)考核周期內合同管理工作重點予以動態(tài)調整，如某個時期需要重點督促OA系統(tǒng)的完善，該部分就可加大分值比例；另一時間段，需要重點進行合同履行跟蹤，就可調整這部分指標分值。
5、嚴格懲罰
如施工后補簽合同或無書面合同的，應加大扣分分值，并不設扣分上限，對無視合同風險的行為進行嚴格懲罰。只有嚴厲的懲罰才能從制度上提高單位及相關人員的法律意識，切實降低經(jīng)營風險。
6、提供加分依據(jù)
有些指標如是否現(xiàn)場跟蹤，應要求提供進行跟蹤的照片等證明材料。特殊加分的應要求提供加分的具體書面材料等。
（三）優(yōu)化考核組織
1、考核組成員
由局合同管理機構牽頭成立考核組，有條件的可隨機抽取部分被考核單位合同管理機構負責人或合同管理員參與考核。最終評分結果由考核組成員得分的算術平均數(shù)為準，其中抽取到的被考核單位合同管理機構負責人或合同管理員應回避對本單位的考核。
2、考核周期
可結合實際情況每季度組織評價一次，可采用日常抽查和定期檢查相結合的方式組織實施。
3、考核結果反饋
考核結果除了上報領導外還應通報各單位。考核結果應包含各單位最終得分及排名情況、存在的主要不足、下一階段合同管理工作的重點及可能出現(xiàn)的分數(shù)調整事項等。
4、明確獎懲
要各單位明確列出一名合同管理員作為考核對象，依據(jù)考核結果對考核對象予以獎懲。同時，考核結果作為局年終對各單位合同管理考核的依據(jù)。
我于10月就任公司行政人事部經(jīng)理以來，由于本人有行政工作經(jīng)驗及地產行政人事管理經(jīng)驗，能很快介入到實際工作中。兩個月來，在董事長及總經(jīng)理的幫助下工作得以順利開展，工作中有成績也有不足，下面我從兩大方面進行述職，請公司領導給予幫助和指正。
對于一個新成立公司而言，行政人事部是非常重要的基礎工作，也是需要公司上下通力合作的工作。要各部門配合共同做好的工作較多，因此需要公司領導予以重視和支持。觀念轉變與否，各部門配合程度如何，都是行政人事部工作成效的關鍵，需要公司領導及部門予以大力協(xié)助。
第一部分年度工作總結
行政管理工作
1、公司規(guī)章制度及文字材料的擬定
根據(jù)公司組織機構，草擬和制定相關制度并下發(fā)遵照執(zhí)行。有人把制度比喻成游戲規(guī)則，我更覺得制度像是尚方寶劍。有了尚方寶劍是讓大家有章可循、有法可依。因此根據(jù)公司實際情況制定了《薪資制度》、《資產管理制度》、《檔案管理制度》、《會議制度》、《辦公用品管理制度》、《印章管理制度》、《建筑工程檔案管理制度》、《員工離職審批流程》、《企業(yè)文化用語》、《詢價制度》、《車輛管理制度》等等。
2、加強溝通，做好上傳下達、內外協(xié)調
搞好各部門間相互配合、綜合協(xié)調工作是我工作的重點。在與上級溝通中充分領悟上級領導的意思，做好上、下聯(lián)絡溝通工作，及時向領導反映情況、反饋信息；搞好各部門間相互配合、綜合協(xié)調工作；對各項工作和計劃的督辦和檢查。把握方向、分析觀察，有效傳達到各部門；在與各部門溝通中嚴格貫徹執(zhí)行上級決定，并收集整理各部門信息意見，做到及時反饋與完善。同時本著“真誠、謙虛”的原則，與合作單位部門和外界政府機關做好溝通協(xié)調工作。
3、固定資產、辦公用品管理
行政主管就相當于一個管家。要想把所有的費用降到最低，首先要了解太原本地的市場價格。我特地跑去市場多家詢價，貨比三家，在保證商品質量的情況下，最終在低價格的三家中確定最低價。為使公司對內對外溝通更便捷，對程控電話進行了重新布線安裝、按照公司科室分部情況制作了公司科室標牌，保障公司的正常辦公秩序。
為有效管理公司內固定資產、更好的控制辦公消耗成本，規(guī)范辦公用品的發(fā)放、領用及管理工作，我目前已將公司內固定資產、辦公用品歸類、編號、粘貼標識并責任到人。同時按照《資產管理制度》每月進行一次資產抽查，年底與財務部門聯(lián)合進行一次清查，共同點、監(jiān)督，并建立電子臺賬與明細帳，做到帳物相符。
4、車輛管理
為加強公司車輛使用管理，合理安排調度車輛，保障正常公務用車，行政人事部制定了《車輛管理制度》及使用了《車輛派車單》，對車輛使用情況做到了如指掌。辦理了包括公司汽車的證照、年審、保險、日常維護、保養(yǎng)、檢驗、清潔、派車等事項，過程中嚴格按照制度執(zhí)行，做到管理有序。
在接手工作兩個多月以來，對行政管理事務做到統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一管理，積極想辦法降低各種成本費用。當好“管家”是我對自己的要求，為公司開源節(jié)流、創(chuàng)造好的辦公條件是我最終的追求。
人力資源管理工作
1、人員配置與檔案建立
招聘工作是人事管理工作中的一項重要工作，首先是分析公司部門人員合理配置需求。在招聘工作中，挖掘應聘人員的潛能，分析應聘人員、整體 特征。在原有一個招聘網(wǎng)站的基礎上，擴大了招聘范圍，加強了招聘力度，并與三晉就業(yè)、智聯(lián)招聘簽訂了招聘合同。本月22號、23號參加了山西人才網(wǎng)舉辦的現(xiàn)場招聘會。截止目前為止，雖然有關崗位人員還沒有到位，但對太原本地專業(yè)人員就業(yè)情況有了一定了解。相關崗位不需要即日上崗的，都做了儲備資料。為公司發(fā)展經(jīng)營提供了動力支持，適時調整招聘用工管理。
除此之外，每月對公司員工檔案進行整理完善，對新進、離職人員情況登記造冊。做好人力資源儲備及檔案管理工作，提高辦公效率。
2、薪資體系的建立
通過薪酬的導向作用，實現(xiàn)人員合理調配和價值的體現(xiàn)，真正建立起適合企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略性的薪酬體系。根據(jù)太原本地的薪資水平狀況制訂了本公司的薪資體系，使企業(yè)的薪酬水平與本地區(qū)同行業(yè)相似規(guī)模的企業(yè)比較，以及本地區(qū)同行業(yè)的市場平均薪酬水平，以確保企業(yè)的薪資在市場中保持競爭力，能吸引并留住所需要的核心人員。
3、組織企業(yè)資質所需的證件
辦理資質需要專業(yè)人員資質證件，積極想辦法，通過自有的人脈關系和員工的努力已基本完成了資料的準備工作。
后勤保障工作
1、辦公環(huán)境秩序維護
對現(xiàn)有的辦公區(qū)域進行衛(wèi)生區(qū)的劃分和檢查；對辦公區(qū)域的用電繳費及使用水票情況進行臺賬管理；對工作時間內員工的工作狀態(tài)進行巡視和檢查；下班后對辦公區(qū)域電源及空調情況進行檢查是否關閉電源。維護辦公環(huán)境的正常秩序。
2、宿舍管理
為使外地員工更踏實和專心的工作，積極為外地員工找房源并置辦相應的家具和設施，為他們在生活上排憂解難，使他們工作之余有回家的感覺。
3、接待工作
熱情接待公司董事會成員及合作單位的到來。安排好董事會成員的吃、住、行，認真聽取董事會成員的意見和建議。堅持勤儉節(jié)約、熱情周到的原則，根據(jù)來賓的身份和任務執(zhí)行不同檔次的接待標準，杜絕鋪張浪費。
第二部分工作計劃
行政管理工作
1、制度的推行實施
規(guī)章制度是維持企業(yè)正常運轉、良性發(fā)展的重要保障，是企業(yè)內的“法律”，必須嚴格執(zhí)行。制度完善了，即定目標有了，關鍵就是要做好。在公司領導的悉細心領帶下，在各部門的協(xié)助配合下，我相信我們會建設一支規(guī)范有序的地產鐵軍。
2、檔案文書管理工作
所有檔案都涉及商業(yè)機密，如果檔案工作沒有統(tǒng)一管理和保密意識，不但對于查找歷史數(shù)據(jù)受到影響，而且會給企業(yè)造成不可估量的損失。檔案工作的管理對推動工作、提高辦公效率和質量起著重要作用。目前已對公司內現(xiàn)有的文書、檔案、通知、制度做了編號歸類整理。已經(jīng)制定《建筑工程檔案管理制度》，并按照執(zhí)行。
人事管理工作
1、完善勞動合同簽訂統(tǒng)籌落實社保工作
為了保障職工權益，消除后顧之憂，公司為工作轉正的員工辦理四險一金的繳費。已經(jīng)與太原市勞動與社會保障局對接，詳細了解了本地四險一金繳費情況。目前一至四月份太原市在計算社平工資所以停辦養(yǎng)老保險的開戶手續(xù)。五月份將對該工作全面展開。
2、完善企業(yè)內訓建設團隊精英
根據(jù)企業(yè)特點和發(fā)展狀況“量身定制”相關培訓。目標就在于使得員工的知識、技能、工作方法、工作態(tài)度以及工作的價值觀得到改善和提高，從而發(fā)揮出最大的潛力提高個人和組織的業(yè)績，推動組織和個人的不斷進步，實現(xiàn)企業(yè)和個人的雙重發(fā)展。
重視人才，用企業(yè)的發(fā)展凝聚人，用榜樣激勵人，用員工成才教育人。在給員工發(fā)展平臺的同時，注重給提供學習機會。在充實大腦的同時，讓每個員工都能對未來充滿信心，對公司有認同感和歸屬感。
3、建設傳播企業(yè)文化
企業(yè)文化是現(xiàn)代企業(yè)軟性競爭力。構建適合地產企業(yè)的文化，是增強企業(yè)凝聚力、控制力和向心力的基礎保障，是提升公司軟性競爭力的根本措施。不僅要有近期目標，還要有長遠計劃。下一步要根據(jù)公司發(fā)展實際情況，內部規(guī)范行為、外部統(tǒng)一形象，打造一個精干專業(yè)的團隊，從而形成企業(yè)獨特的發(fā)展戰(zhàn)略、價值觀念以及道德規(guī)范。
4、建設績效考評工作
