時間：2023-04-10 11:03:54
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事管理工作流程，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、多校區多法人人事信息管理系統設計的特殊性
1.多地域性
多校區高校會使教職工更加重視信息系統建設，但多校區的特點也使得教職工在使用人事信息管理系統時更加困難。比如，在網絡不能覆蓋的地方將無法使用信息管理系統。再比如，人事信息系統的設計不太適宜于選擇成本較高的點狀布局，而是需要采用適應網絡化需要的C/S和B/S架構設計。同時，多地域問題使得信息的搜集、整理、處理、分析都要考慮不同地域的特殊性。
2.多類型管理模式
多法人意味著多種類型的管理模式，這會對人事信息管理系統設計造成困擾。比如，字段的設計，不同法人之間對相同的字段可能存在不同的含義，在人事日常管理，如人員調配、培訓、年度考核、薪資發放等過程中，各法人之間存在著不同的工作流程，會給人事信息系統的統一使用帶來困難。同時，各法人之間對人事政策的掌握不一致，對信息系統中字段的理解不一致，可能會導致分析數據失真，給決策帶來影響。更嚴重的困難在于，如果多法人管理體制正處于巨烈的調整期，各法人學院責權利發生變化，這會對人事信息系統建設帶來困難。
3.復雜性
多校區、多法人兩種因素相互聯系相互影響，會使人事信息系統建設更加復雜。多法人分布在多個校區，各校區功能相對完善，都有相對獨立的人事話語體系，這將會使學校的人事管理工作更加復雜。再比如，多校區分布在不同的地區，在處理人事仲裁、社會保險等與所在區域較為緊密的業務時，可能存在著流程不一樣、政策不一致的問題，這為人事信息系統設計及人事數據的統計與分析帶來困難。同時，多校區多法人的組織體系，使得我們在系統架構設計時，可能會使我們更加考慮系統設計易操作性，放松對安全性的要求，在組織架構設計過程中，校級機構院級管理等情況可能會使得人事信息統計等存在困難等等。
二、北京聯合大學人事信息管理系統的設計與建設
北京聯合大學是1978年全國高考制度恢復后，由北京市提供辦學場地，由北京大學等30多所高校分別提供師資，建立所屬高校分校，1985年后，經北京市政府批準，這些分校聯合成立了北京聯合大學。由于各分校均為獨立法人，且均依托原有高校的相應學科，因此，在分校合并后，各法人學校之間存在著機構設置重復（如各法人學院均有獨立的人事處）、學科重合的情況，需要根據高等教育發展需要和學科發展不斷調整。目前，北京聯合大學共有13個校區，6個法人學院，分布在北京的5個區，其中6個法人學院分布在北京市的3個區。針對以上情況，北京聯合大學人事信息管理系統的設計與建設情況主要是按照以下的原則和方案設計的。
1.人事信息管理系統建設的原則
（1）著眼于人的發展為系統建設的核心。高校人事信息系統建設應從高校實際出發，著眼于高校中長期發展為目標，以人力資源管理工作業務應用為核心，以信息資源開發利用為主線，以人事信息管理為依托，建成以人員管理處為中心節點，形成一個資源布局合理、業務體系完備、運轉協調高效、安全保障有力的人事管理網絡平臺。把人的發展作為系統建設的著眼點設計和建設，對多校區多法人人事信息管理系統建設具有更加重要的意義，它可以繞開學校多地域、多種管理模式造成的困擾，重視人的唯一性，具有科學性。
（2）著眼于多校區、多法人的特殊辦學體制。多校區的辦學特色決定了高校人事信息管理系統不太適合采用成本較高的點狀布局，而較為適合采用基于網絡式的開放式布局。這樣，多校區人事信息系統就不太適宜于采用C/S架構，而應該采用B/S和C/S相結合的架構。這樣，既可以降低客戶端成本，又可以便于信息的采集，同時，同在各校區設置客戶端的點狀布局相比，這種架構方式減少了各法人學院系統集成的環節，便于實時采集數據，提高了工作效率。
（3）把握事業單位人事制度改革大勢。高校人事信息管理系統的設計和建設要給后續事業單位人事制度改革留出空間，這要求高校人事信息管理系統要有較大的二次開發空間。同時，人事信息系統的再造過程實際上是對高校人事工作流程的再梳理過程，這同樣為高校人事工作提出了要求。多校區多法人人事制度改革力度相對較大，調整較為頻繁，因此，其人事信息系統建設要伴隨著學校人事制度的改革與推進，相得益彰，互相推動，才能提高效率。
2.系統框架及模塊設計
（1）采用B/S與C/S架構。B/S與C/S各有其特點，B/S最大優勢為建立在廣域網基礎上，不必是專門的網絡硬件環境，客戶端免維護，適用于用戶群龐大、分散地域或客戶需求經常發生變化的情況。北京聯合大學有3000多名在職教職工，還有近3000名離退休教職工，用戶群體龐大，同時，考慮到其用戶需求不同，且系統的使用對象分布在北京市不同的區域，學校正處于快速發展期，人事管理流程不斷優化，因此，系統設計采用了B/S與C/S雙架構模式。
（2）功能模塊。第一，組織管理。實現多維度的組織架構體系構建，提升學校組織架構統一規劃能力。支持職位說明書、組織績效考核管理、干部測評的數據聯動。實現全校的編制管理。第二，人員管理。一是人員的日常管理，包括人員花名冊管理，人員基本信息、崗位聘用、專業技術職務升、合同管理、薪酬保險管理、數據分析、預警等日常管理等。二是便捷地實現學校內部跨單位、跨部門的人員異動管理需求，提高工作效率。優化人力資源業務流程，同時輔助以豐富的預警與提醒，從根本上確保人力資源業務辦理的效率，并對人員總量、人員結構以及人員流動等關鍵指標進行精細監控。三是整合薪資結構的管理，實現學校對人力成本的規劃和控制的管理過程，能夠從源頭上規范學校薪資發放規則和發放總額的管控。可以對分校實行強弱控制，為人力成本控制提供有效的工具和手段。提供極為靈活、快捷、準確的薪資處理方法。
（3）考核模塊和專業技術聘任。第一，按照學校設定的校院二級管理體制，形成符合學校要求的考核指標體系，同時，根據各學院考核指標，由各二級學院自主設置考效指標體系、自主錄入考核結果、實現學校對全校教職工考核有效的監控管理。同時，形成考核評價報告，明確教職工工作績效。第二，專業技術職務聘任模塊實現人事管理信息系統與教務管理信息系統、科研管理信息管理的互動，調用數據，并形成人員專業技術職務分析報告。
（4）自助服務。第一，將人力資源管理信息做到全員參與、全員受益。需要讓全校職工能通過系統了解到自己的信息，積極配合、參與到學校的人力資源管理中去。需要通過在線系統，實現在線學習、在線考核，提高工作效率。第二，支持各級領導通過系統直接、方便、客觀地了解掌握自己部門的情況，做到及時掌握第一手資料。支持不同部門的領導參與到學校統一的人力資源管理工作中來。第三，需要實現功能強大的制表工具，要可以靈活、高效地定制花名冊、登記表、統計報表，以滿足學校在不斷發展中多元、科學的數據統計需求。提供全方位、立體化、動態的人事分析報表，為發展策略提供最有力的支持。
3.信息系統建設的未來規劃
在現有人事管理信息化建設的基礎上，統籌規劃、分步實施，2014年年底完成人事信息系統一起建設，建立完善全校人員基礎信息庫，實現聯合大學人事信息數據統一管理與利用。到2015年年底前，全校人事管理科學化、規范化、信息化水平進一步提高，初步建設完成人事信息系統二期建設；到2016年，校人事管理信息化運行機制順暢，進一步加強與組織部、離退休干部處、教務處、科研處、財務處信息共享，一體化管理機制比較完善，人事管理工作效率和水平明顯提高。
三、系統設計與建設中的幾點體會
1.流程設計先行
人事信息系統要求人事工作采用科學規范的流程處理方式，實現流程最優化。因此，在項目立項之初，高校人事部門就要從優化人事流程入手，按照人事工作規律，擬定人事工作流程，并按照工作流程開展系統結構設計。流程設計包括人事工作外部流程與內部流程兩個方面，外部流程主要涉及人事部門同教務、財務等部門的配合。由于傳統習慣的影響，高校各部門之間職能不同，可能造成系統設計與實際工作不相吻合的情況，這需要人事部門加強同相關部門的協調，做到部門之間相互理解與配合。內部流程關鍵在于能否按照人事工作的科學規律設計流程。人事工作是科學且有規律的，按照人事科學規律設計流程，系統的開發就會越來越順利，否則，就會慢慢陷入被動。
2.制定規范的標準，因地制宜地做好信息搜集與分析工作
多校區多法人學院要更加重視系統字段、信息規范的標準化。首先，要形成統一指導、分級負責的局面，學校負責全校人事管理信息系統數據庫建設的統一指導、統籌協調推進全校人事管理信息化建設，各副局級學院人事處負責組織實施本學院人事信息系統數據錄入、整理及分析工作。其次，要統一人事工作流程，制定人事信息說明書，形成科學規范的人事工作流程，進一步強化各學院以及人事處內各崗位的分工負責與協作。再次，要加強與組織部、離退休干部處、教務處、科研處、財務處等部門聯合，共同參與、協同推進，實現數據共享，提高數據利用效率。最后，要不斷投入，嚴格管理，確保系統運行和數據信息安全。
3.結合日常工作做好人事信息系統信息維護工作
人事信息是人事工作的信息虛擬化，是以信息的形式記載傳輸人事日常工作，為后續工作提供信息支持。因此，人事信息系統的信息維護應當結合日常工作，按照“日常工作誰負責，信息工作誰維護”的原則，做好信息維護工作。可以采用專設崗位負責協調、各崗位密切配合的原則，讓每一位工作人員參與其中的辦法，確保人事信息系統信息工作不失真，責任明確。
關鍵詞：職業院校；人事管理；業務流程優化
一、職業院校人事管理工作當中存在的主要問題
1.職業院校教學崗位人事管理業務流程中存在的問題
教師不僅是教學工作的主體，同時也是職業院校人事管理的最重要對象，人事管理工作的順利推進離不開教師的配合與支持。從職業院校目前的管理情況來看，職業院校普遍缺乏競爭機制，教師的工作積極性得不到有效的提升，許多教師認為教師的職責僅在于提高授課水平，不僅對學校規章制度缺乏執行力，亦無心于學校的科研活動，這些都直接導致了學校競爭力的減弱，降低了教師群體的綜合素質。加之職業院校的人事管理工作大多著眼于在校教師的行為管理，忽視了教師團隊的優化，導致學校的人才補給不及時，學校教師崗位缺乏新血液的注入，使得學校始終缺乏新的教學理念，影響了教學質量的提升。因此，如何在教師崗位管理中引入競爭機制，提升在校教師工作積極性的同時引入先進教學人才，已經成為了直接影響職業院校發展的重要問題。
2.職業院校管理崗位人事管理業務流程中存在的問題
管理崗位人事管理是職業院校人事管理的又一重要工作對象，而管理崗位分工模糊、組織架構不完善已經成為了直接影響人事管理工作開展的重要問題。職業院校人事管理部門依照“分工原則”對管理崗位的職責和工作進行劃分，繼而實現責任制管理。但是從目前職業院校發展實際來看，許多院校為提高自身工作效率，將具體工作不斷細化，甚至出現了多部門從多角度同時接入一項工作的現象，反而降低了學校的工作效率。不僅如此，由于學校各部門機械遵從自身管轄范圍完成任務，即便人事管理部門極力細化學校工作內容，但仍難免出現“灰色地帶”，形成管理空白，而這類工作的開展需要人事辦公室進行臨時安排與協調，增強了實際工作的復雜性，造成了不必要的工作阻礙。
二、職業院校人事管理業務流程的優化方法
1.職業院校教學崗位人事管理業務流程的優化
職業院校教學崗位依據資歷的不同，可分為助教職稱、講師職稱、副教授職稱以及教授職稱四個等級。以上四類人才占有量以及高等人才所占比例是評價職業院校綜合教學能力高低的最重要指標之一，因此人事管理部分應時刻注意學校四類人才的比例與數量，當教師人數無法滿足學校擴展要求或人才比例失衡時，應及時應用外界招聘方式來壯大學校教師隊伍，同時在教師管理當中引進競爭機制，刺激教師再學習和投身科研的積極性。
具體而言，職業院校教學崗位人事管理業務流程的優化措施有以下幾點：首先，人事管理部門應輔助學校改善現有科研環境，同時根據教師的研究類型增加學校科研項目數量，使教師能夠根據自己的興趣及專業投身到學術研究當中去，達到提升學校的科研水平和綜合實力的目的。其次，人事管理部門應當實時掌控學校教師資源情況，對其數量及質量有全面的了解，并根據學校的實際及時通過招聘等手段補充人才，為教學發展提供全新的血液。最后，人事管理部門應完善學校內部晉升渠道和教師再學習機會，鼓勵在校教師通過提升自身能力達到事業目標，全面提高在校教師的工作積極性，并配合完善的考核制度在教師中營造出公平公正的競爭環境，刺激教師不斷改進自身不足，繼而不斷優化學校師資資源。
2.職業院校管理崗位人事管理業務流程的優化
從整體上看，我國職業院校管理崗位的設置還是比較合理的，但其中的“多頭管理”和“無人管理”的兩極分化情況還是非常嚴重。綜上所述，職業院校人事管理部門盲目細化工作，導致了管理資源的嚴重浪費。因此，職業院校人事管理部門應逐漸整合學校資源和類似部門，在合理分工的前提下簡化部門配置。除此之外，人事管理部門還應放寬各部門的職能范圍，盡量減少“無人管理”的灰色地帶，同時設置人事監管和調節部門，及時發現工作漏洞并對其進行處理，從整體上提高學校管理崗位的協調性和高效性。
是否做到了人事管理工作流程的科學化制訂，直接影響著職業院校綜合競爭力的制訂，是職業院校順利完成規模擴張、贏得社會好評以及達成辦學目標的關鍵所在。因此，職業院校應適時關注人事管理工作現狀，不斷改進其工作方法，優化業務流程，讓人事管理工作切實為學校的發展做出貢獻，促進職業院校核心競爭力的提高。本文對職業院校實際人事管理工作中的主要問題進行了剖析，并在此基礎上提出了一套優化職業院校人事管理工作的方式方法，相信本次研究能夠為今后我國職業院校發展提供一定的理論幫助。
參考文獻：
[1]陳曉婷.項目管理方法在高校人事管理中的運用[J].赤峰學院學報（漢文哲學社會科學版），2011（05）.
[關鍵詞] 人力資源管理 流程重組 信息技術
當前，人力資源管理工作的有效推進能夠促進組織的發展及組織績效的提高，已得到社會的廣泛認同，這使得組織對人力資源管理工作給予了高度的重視，要求在精簡人力資源部門編制的同時，實現管理工作高效率，改善質量，加強服務。為了達到這個目的，用簡單的減少人員增加工作量的辦法很難奏效。需要對組織人力資源部門的工作內容和流程進行重新思考，重新組織，并通過數字化的應用體系予以整合，使人力資源部門能夠適應新形勢對人力資源管理工作的需求。本文擬從意義、特征、步驟和策略四個方面來闡述人力資源部門如何實施工作流程重組。
一、基于信息技術的人力資源管理流程重組的意義
“人力資源管理工作流程重組”就其本身的含義來看，是為了提高人力資源部門的工作效率和質量，進一步服務組織的戰略目標而對人力資源部門的資源、工作程序與流程進行重新設計。但就業務流程重組的步驟，方法及內容來看，又涉及到信息技術的系統介入。這一特點使人力資源管理業務流程重組既具有管理問題，又有“技術”層面的含義。兩者互相滲透，高度融合，以服務組織戰略目標為指南，建立新的人力資源管理工作業務內容和流程，開創人力資源工作的新局面。具體來說，它有如下意義：
1.建立整體目標導向
在業務流程重組的過程中，通過分析人力資源部門工作的目標，科學地論證作業流程所形成的價值量并以此為基礎對細分的工作進行重組，賦予常規的人力資源管理工作新的價值，并使部門全體人員都能從整體上把握人力資源管理工作的全面貌。在以科室為核心的流程方案中，強調的是科室的職能，完成的是“一條線”的工作目標，而通過對工作目標的梳理，數字化系統加以實現的業務流程重組強調的是作業流程所形成的價值鏈，目標是提升整個流程的價值量。比如人力資源管理工作從以前的主要體現管理的職能到逐漸增添服務的內容，在流程重組的過程中，可以有相應的內容通過數字化的整合予以體現。
2.提升作業效率
業務流程重組的一個重要目標是能提供工作的規范性和高效率。通過建立人力資源信息管理系統，實現信息共享、可以在線分析，便能為各種政策的制定提供更有價值的信息。通過透明的規范化的流程和授權機制對部門的決策體系和執行體系進行調整，推動傳統的金字塔式的管理結構向平面網絡式管理結構轉變。上級主管可以通過網絡和系統內部的業務軟件直接了解到人力資源管理業務辦理的詳情和實際進展情況,變層層審批為直接監控,省去了層層上報和批復過程中的大量中間環節,從根本上提高工作效率,使部門的執行力變得更強。同時，在信息系統的幫助下，人力資源部門內部的信息便能快速傳遞和共享，及時堵住一些因為信息缺乏而出現的漏洞。
3.優化工作過程
計算機應用系統的設計者通過對傳統人事指令、報告的單據和報表加以分析，就能明了指令、報告的產生于何處，誰會利用這些資料，其中的環節有哪些，是否會出現信息盲點。特別是發現可能需要共享這些資料的部門其他人員，觀察他們利用這些資料的方法，部門的信息流便會清晰地呈現出來。基于信息管理的組織人力資源管理工作業務流程重組通過著手分析人事信息流，找到阻礙組織決策體系和執行體系有效發揮作用的地方，找到那些使人力資源信息流不通暢的環節，便能很好地規劃出進行業務流程重組的內容，為部門信息化找到建設發展的入口，從而優化工作過程。
二、基于信息技術的人力資源管理流程重組的主要特征
根據人力資源管理工作流程范圍和重組特征，可將人力資源管理工作流程重組分為以下三類：
1.原業務范圍內的流程重組
傳統人力資源部門的界限清晰的垂直管理體制使較多的管理人員奉命而為，這些管理人員一般只執行一些非創造性的統計、測算、匯總、填表、接待等工作，這些工作很多計算機完全可以取代，而計算機的網絡化延伸，可以使一些接待工作失去繼續存在的理由。這些垂直體系在糅合了信息技術以后的業務流程重組，使人力資源管理職能機構更加扁平，運作更加高效、透明，使減員增效成為可能。
2.跨業務范圍的流程重組
傳統人力資源管理工作的劃塊管理，使得工作分類的邊緣非常明確，部門科室之間的業務有時雖然關聯程度很高，卻分裂進行。比如人員易動后的工資變動，如通過計算機程序的操作，這是瞬間可以完成的工作，但大多數人力資源管理部門還是分頭進行，所以就會出現職務變化工資沒有變化，人已調走工資還在發這樣的現象。跨越職能的人力資源管理業務流程重組就是要進一步打破條塊的分割，以更合理的目標為工作導向，以信息系統為基礎，將傳統工作條塊結合，交叉作業，使許多工作可平行處理，從而可大幅度地減少工作環節，改善工作質量，提高工作效率。
3.跨部門的流程重組
人力資源部門和其他部門的溝通，雖然有網絡可以聯接，但往往協作不夠密切，反饋不夠及時。特別是有多個分支機構的大型組織，溝通的時效就更低。采用信息化的流程重組，就可以使相關的業務溝通更加迅疾，人為程序進一步簡化。
4.形成新興業務中心
在傳統的管理中，強調專業化的部門設置，一切以部門自身運做為核心，而業務流程重組則更加注重觀察來自員工的需求和問題，并及時在部門的分工和合作中滿足這樣的需要。數字化信息系統的利用，使這種業務的生成具有不大量增添人力資源部門人手而高效實現的可能性。比如，在線咨詢中心，信息中心，員工數據服務中心，員工自助培訓中心等。通過這些新興業務的生成，促使組織人力資源管理工作由管理型向服務型轉變，塑造出一個以人為本的人力資源部門新形象。
由以上四種類型的業務流程重組可以看出，各種重組過程都需要數據庫、計算機網絡等信息技術的支持。計算機技術和人力資源管理業務的高度組織和結合，是人力資源部門工作流程重組的核心內容。進而言之，一方面，信息系統建設以流程再造為前提，為主線。隨著人力資源管理業務流程再造的深入，信息系統不斷提高其集成化、智能化,以及網絡化的程度。另一方面，面向流程的信息系統建設，驅動人力資源部門的業務流程優化和再造。信息系統的科學規劃和建設，使得信息的收集、存儲、整理、利用和共享更為方便快捷，使得人力資源管理工作的鏈狀結構的高速貫通或并行結構的順暢連接成為可能，從而打破了人力資源部門傳統的專業化分工，提高工作效率，實現質的飛躍。
三、基于信息技術的人力資源管理流程重組的主要步驟：
1.業務流程戰略規劃階段
主要是明確人力資源部門的戰略目標，認清人力資源部門的工作發展方向，并在此基礎上定義業務流程遠景和信息系統戰略規劃，以保證流程再造、信息系統目標與人力資源部門的目標保持一致，為未來工作的進行提供戰略指導。
2.業務流程分析階段
在系統分析方面的優勢使信息技術人員在這個階段發揮重要作用。在此過程中，信息技術人員和人力資源管理人員，（兩者合而為一最佳）的任務是根據上階段提出的戰略目標，將信息技術和人力資源管理業務最大化結合，以標準原則（同一內容的概念給予統一的識別標志），替代原則（技術盡可能替代人員），縮減原則（縮減不必要的操作環節）進行業務流程分析，識別出關鍵流程,以及流程瓶頸。
3.業務流程重構階段
在流程分析的基礎上分類由這些流程所產生、控制和使用的數據，對這些數據進行標準化編碼，消除數據的冗余與不一致。并以系統總體邏輯結構規劃和設計的形式對人力資源管理工作流程進行進一步優化，重組相關業務內容和程序。
4.對新的業務流程實施試運行
新的業務流程必須實施試運行，在試運行過程中對部門員工進行信息化知識和新業務流程內容的培訓。同時在實施過程要進行及時評價，評價以管理上存在問題的解決程度作為標準，建立新流程的完善機制。
人力資源管理業務流程重組和信息化實現是人力資源管理工作面臨的一次質的飛躍。這個過程不可能一蹉而就。上述四個步驟也是基礎和提高互動，核心和全面互動的過程，這個過程可以分成兩個層次：
第一層次以人力資源管理工作戰略目標為依據，建立和優化滿足日常工作需要的人力資源管理流程和信息平臺。這個層次的重點工作是以現有人力資源部門各專業分類工作為基礎,以人事戰略目標為導向,對部門工作進行條塊梳理,條塊整合,條塊搭橋,并同時搭建信息平臺,建立人員的各類基礎信息數據庫，即對人力資源部門日常大量的基本信息進行流程化的輸入、整理、歸類，納入計算機自動管理,滿足日常現代人力資源管理工作的需要。
第二層次是根據人事戰略發展的需要，生成新的業務流程，擴大和延伸人力資源管理信息網絡的覆蓋面，建立一個扁平精干，高質高效，團結合作的團隊和人性化、智能型、安全保密的人力資源管理信息系統。
四、基于信息技術的人力資源管理流程重組策略
1.重視信息基礎設施建設
基于信息技術的高校人力資源管理流程重組應該是人力資源部門的信息技術建設和工作流程改善同步進行，沒有信息技術人員的參與，沒有高質量的系統軟件的開發，人力資源管理工作流程重構就無法有效實施。
2.取得領導的參與和支持
領導明確的支持能明顯提高工作流程重組成功的概率。因為工作流程重組涉及技術設施和技術人力的投入，同時，也是改變人力資源部門模式和人的思維方式的變革，特別是工作流程重組常常伴隨著權力和利益的轉移或崗位的撤并，會引起一些抵制，如果沒有領導的明確支持，則很難推行。
3.建立通暢的交流渠道
從人力資源部門決定實施流程重組開始，部門管理層就要與部門所有員工進行充分交流。要向職工宣傳工作流程重組帶來的機會和好處，說明工作流程重組對組織機構和工作方式的影響，取得職工的理解與支持。沒有部門員工的積極參與，就無法實施這項工作。
4.選擇適當的流程進行重組
在一般情況下，人力資源部門有不同的科室，一次性重組所有業務會導致其超出人力資源部門的承受能力。也會影響日常工作。所以要選擇好重組的對象。應該選擇那些可能獲得階段性收益或者是對實現人力資源部門戰略目標有重要影響的關鍵流程作為重組對象，使員工盡早地看到成果，積極參與變革，促進工作流程重組在部門中的推廣。
5.重視人員培訓
在信息化流程重構過程中，人力資源部門要對涉及的員工加以積極培訓，以便使他們掌握不同程度的技術知識與業務知識，實現流程重構、系統建設和傳統工作的完美交接，同時能夠獨立地使用建成的系統，維護自己的核心數據。
參考文獻:
[1]薩師宣王珊:數據庫系統概論.高等教育出版社
一、檔案工作在醫院人事管理工作中的地位
檔案的有效性是要經過人事部門相關人員的審核、簽字蓋章才具備使用價值及證明意義的。例如某醫院醫生想開份自己的檔案證明來用于出國進修，如果沒有走人事檔案工作的正常手續，該證明是不具備任何效益的，也不能為其出國進修提供相關手續證明。所以，人事檔案在一定程度上能夠反映出一個人的成長經歷，是在最短時間獲取有效信息的快捷途徑。
在人事檔案中，通過對醫療技術人員、后勤、外編等崗位的員工進行分類及管理，便可以及時有效地了解醫院人員的變動情況。同時，檔案工作在進行對醫院員工資料建立管理時，也會對其調職、離職、退休等人動的進行及時更新，這樣會讓醫院人事管理及招聘上能夠及時獲取相關信息，了解各崗位人員缺失情況及多員情況，及時作出外部招聘或內部調節等措施。例如某科室醫生在提出離職申請后，人事管理部門要對其檔案進行記錄并重新歸類，解除勞動關系后，該醫生的檔案又會成為他下一份職業的入職相關手續的證明。不僅如此，人事檔案的完整性還可以避免一些勞動糾紛的發生。以上均可說明，檔案工作在醫院人事管理工作中占據十分重要的地位。
二、檔案工作在醫院人事管理工作中的作用
（一）為人力資源管理提供有效信息與數據
人事檔案的及時歸檔，科學化的將人事數據輸入數據庫，便能夠有效掌握醫院職工的全職教育、在職教育、培訓進修、職稱評定等方面的綜合信息，為人事部門的管理工作提供有效信息及數據，同時，也讓醫院相關領導方面對員工的基本情況有一定的了解，掌握醫院內工作人員的相關真實信息。例如某科室教授要參與本年度職稱評選，人事管理部門就可以通過人事檔案所收集整理的資料提供三方證明，用來作為職稱評選依據。做好人事檔案工作，不僅有利于人力資源的充分利用及挖掘，而且還便于醫院人事部門對醫院人員結構及工作能力等方面的查漏補缺，例如科室人員分配不均，值班人員安排過少，急診室人員分配過多等問題。及時發現人事關系漏洞，采取措施補救，加強醫院人才實力，確保醫院人力資源按需分配。
（二）檔案工作為新的人事工作制度改革提供保障
人事檔案的整理與收集，包含了員工的學歷、工齡、職稱、任職時間等重要信息。隨著近年來醫改工作的不斷深入，在醫院出現人動以及薪酬改革政策時，人事管理部門便可以迅速的根據檔案內建立的信息，方便快捷的對工作人員相關信息進行完整地遞交，再由上級部門審核及校對，之后結合實際情況，做出最終決定。只有人事檔案建立的完整準確，人事管理的工作人員才能很好地完成此類型的工作。例如當員工因工齡需要調整薪酬時，檔案記錄資料就是很好的證明材料，醫院人事部門可根據檔案記錄顯示的工齡數來給員工制定新的薪酬。并且能夠及時與員工進行溝通，發現人事管理上的不合理之處，根據實際情況出臺新的人事管理制度。檔案工作的完善，為員工福利的提高提供了有效證明，調動員工工作熱情，從而使這些轉化為醫院的最終效益。
（三）為醫院人才管理與引進建立良好基礎
我國醫療水平的提升其關鍵在于專業人才的引進。專業化人才對于醫院的口碑及社會效益起到很大的影響。醫院對于專業人才的引進也十分重視，此方面的人才競爭壓力也較大。那么該如何引進專業化人才？什么時候需要引專業人才？等等一些列相關問題的解決方案就需要依據檔案工作所提供的有效數據。例如醫院在年后要開展醫療人才招聘工作，那么所招聘的職位及人數便可以根據人事檔案內統計的數據來確定。這在很大程度上減少了人事招聘工作流程，減少了人事工作人員的工作壓力。只有檔案工作準備完善，信息及時更新，人事管理才能在醫院引進專業人才時，根據醫院現有實際人才情況提供人力資源方面的可靠信息。例如某醫院要招聘海外歸來的醫學工作者，人事部門可以根本院的人事檔案來招聘相關科室的醫療工作人員，并且可根據應聘者的人事檔案來初步判斷其是否具備醫院任職資格。此時的人事檔案所記錄的個人完整資料便起到了十分重要的作用。利用好檔案工作建立的數據信息庫，人事管理工作就會順利展開，并使管理方便、快捷、高效。人事檔案的有效管理，為醫院人事管理提供良好基礎平臺，并且為醫院領導決策提供了有效參考。
關鍵詞：人事檔案管理;人力資源;信息系統;應用
1引言
人力資源管理系統包括整體的人力資源發展規劃、員工的薪酬、員工的績效考勤情況，以及工作人員的工作基本信息等多方面的內容，信息管理系統將傳統的人身檔案管理工作借助互聯網軟件技術發展為現代化、標準化的管理模式，它的應用真實地反應了企業人事管理工作的現狀。人事檔案管理在傳統的工作模式中會出現數據量巨大、檔案管理工作人員的工作強度較大、紙質檔案不便于保管或者應用等制約性問題，實現信息系統化的管理模式，有效地提升了人事檔案管理工作的工作效率，降低了管理工作的人力物力投入，同時實現了對人事檔案信息化的傳遞和應用，能夠避免檔案丟失或者失真等現象的發生，保證人事檔案管理工作實現其工作職能。
2人力資源信息系統在人事檔案管理工作中應用存在的問題
2.1人力資源信息系統缺乏標準的規劃
在企事業單位的人力資源信息系統應用過程中，普遍存在缺乏標準規劃的問題，特別是大型的企業，會設有諸多的下屬企業，但是由于企業所涉及的業務范圍、人員組成情況也不盡相同，使得各企業都會按照自己的工作需求制訂和應用信息系統，而企業集團在進行數據信息資料匯總、調查等管理措施時，便會出現數據口徑不一致等問題的出現，制約了企業人事檔案管理工作的開展。[1]
2.2人力資源信息系統還有待完善
人事檔案管理是人力資源信息系統的重要組成部分，其檔案信息也是工作人員的工作閱歷以及工作表現的最直觀反應，但是在信息系統中，還缺乏錄入、修改、存儲、瀏覽以及應用等完善的系統服務，很多企業只是將人事檔案資料進行了保存，并沒有實現動態的完善機制，在工作人員離開企業時，再進行臨時性的完善，失去了人事檔案對于工作人員的考察和評價意義，使得檔案管理工作缺乏真實性和有效性。
2.3企事業單位缺乏高素質的人事檔案管理工作人員
人事檔案管理工作雖然涉及到的工作內容相對簡單，但是環節卻相對繁復，人事檔案管理工作人員不僅要對人力資源管理工作有全面的了解，同時還要對現代的電子信息技術有深入的掌握，以便于在人力資源管理系統的應用過程中能夠應對自如，但是在實際的工作中，很多企業的人事檔案管理工作人員卻缺乏專業素質和職業素養，消極怠工、工作效率低下等問題普遍存在，嚴重制約了人事檔案管理工作職能的實現。[2]
3加強人力資源信息系統中人事檔案管理工作的可行措施
3.1建立人事檔案管理的系統化和標準化工作流程
企業在進行人力資源信息系統的應用時，首先要根據企業的實際工作需求，制訂相對完善和規范的操作流程，實現系統化和標準化的管理模式，對于人事檔案管理的收集、整理、錄入以及傳遞等工作內容都要實現規范性的工作行為，以便于企業能夠形成標準的人力資源管理模塊，不僅促進人事檔案管理工作現代化工作水平的提高，同時也能夠促進企業綜合管理水平的提升。
3.2對人事檔案管理工作進行數據信息的挖掘和整合
傳統的人事檔案管理工作中，檔案信息會隨著工作人員的工作閱歷不斷提高而逐漸增多，大量的紙質檔案使得檔案信息容易缺乏重點、也不具備明顯的應用和參考價值，而信息系統的應用，能夠打破傳統檔案管理模式的局限性，通過關鍵字等內容便能實現信息的檢索，相關工作人員要對檔案管理信息進行挖掘和整合，使檔案信息能夠有內容、有重點，便于其參考應用價值的實現。[3]
3.3加強人事檔案管理工作工作人員的職業素質培養
企事業單位要加強對相關工作人員的職業素養培養，開展多種形式的職業培訓，使得工作人員在經過嚴格的培訓之后，能夠跟隨現代化、信息化的管理工作發展步伐，對人力資源信息系統的操作能夠應用自如，并通過其個人職業素質的提高，能夠強化其工作責任意識，用認真負責的工作態度開展日常工作，保證人事檔案管理工作能夠科學有序地開展和進行，保證人事檔案信息的真實性和有效性，促進其管理職能的實現。
3.4保證人力資源管理信息系統的安全性
隨著現代企事業單位管理方式對于互聯網信息技術依賴程度的逐漸提高，網絡信息安全問題也成為人們關注的重點。企事業單位在進行人力資源管理信息系統的應用過程中，要加強對計算機網絡信息安全的安全防護工作，加強計算機的安全性能，并采用分級管理的管理模式，及時對相關數據信息進行備份管理，保證人力資源數據信息以及人事檔案數據信息的信息安全，避免病毒感染、數據信息丟失等問題的出現影響企業的人事檔案管理工作。[4]
4結論
人事檔案管理工作應用人力資源信息系統大幅提升了其工作效率，并且實現了其現代化管理水平的提高。在對其進行應用的過程中，還有很多問題制約其管理水平的實現和提高，相關工作人員要強化其自身的工作責任意識，通過建立人事檔案管理的系統化和標準化工作流程、加強工作人員的職業素質培養、進行數據信息的挖掘和整合、保證人力資源管理信息系統的安全等措施，促進人力資源信息系統應用水平的提高，進而促進人事檔案管理工作質量的提升。
參考文獻：
[1]王蕾.人力資源管理中人事檔案管理出現的問題研究[J].吉林廣播電視大學學報,2015,(3):9-10.
[2]李宏寬.基于人事檔案信息化的醫院人力資源信息系統設計與實踐[J].人力資源管理,2017,(2):175-177.
[3]萬瓊.企業人事檔案管理分析[J].合作經濟與科技,2015,(18):115-117.
關鍵詞:人力資源管理;人事保險;工作流程
中圖分類號：C93文獻標識碼： A
一般來說,人事保險就是指有關企業、公司的社會保險工作,它不僅是人事管理制度改革中的重要組成部分,也是企業各項人事管理制度改革的輔助措施。近些年,隨著企業管理模式的不斷變革和創新,人作為一種資源在企業可持續發展中發揮著越來越重要的作用。以人力評估測試、績效考核以及績效工資等制度為核心的人力資源管理在企業日常管理運中有著越來越重要的作用。因此在企業未來發展過程中,只有對人力資源管理進行正確、合理重新定位,才能發揮其在企業管理過程中的真正作用和意義。
一、參與人事保險的范圍
所謂社會保險是指政府通過立法等方式對勞動者因病殘、年老、失業、死亡等原因永久性或者暫時行喪失勞動生存能力以及失去工作時,給勞動者本人或者是其親屬等提供物質援助的社會保障制度,主要包括醫療保險、養老保險、失業保養等。(1)已達法定退休年齡的工作人員,與原企業或者公司仍保持勞動關系的,由原企業或者公司相關的社會保險費用,個人自理保險費用時應出具同原企業或者公司依法簽訂的聘任合同以及相關的社保參保證明。(2)與原用人企業或者公司終止或者解決勞動關系且已參保的工作人員,要補齊所欠保險費用之后才能交社保依流程轉至新用人企業或者公司的參保地。(3)對于已經簽訂相應的勞保合同,但又未參與社保的工作人員,應依據國家的相關法律、法規在其參保之日起,開始辦理。
二、人事保險工作流程
1.申報要求。用人企業或者公司在通過社會保險費登記審批之后,依據國家有關的法律標準和規定對企事業單位的養老保險、失業保險、醫療保險等各種保險費用進行正式繳納。(1)繳費比例。各項保險費用的基本繳費基數是由用人企業或者公司上月的實際發放的工人薪資總額同員工上月的實際工資收入依據一定的比例組成的。如果企業員工的每月平均工資要低于去年每月平均工資的60%,就要依照去年每月平均工資的60%進行繳費。此外,如果企業員工的每月平均工資要高于去年同年度平均月工資的300%,就要依據與去年月工資的300%進行相應的繳費。但是因為我國各地方的平均工資標準、繳費比例以及繳費項目等均不相同,所以用人企業或者公司必須相關法律和規定來籌劃工資。(2)申報、繳費的時間。每個月月初,用人企業或者公司應依據相關國家法律規定到有關保險經辦機構去申報和審批各種社會保險費用。有關機構在進行審核和批準之后,用人企業或者公司應在每月10號之前按照比例繳納足額的各項保險費用。(3)申報材料。對已經參保的用人企業或者公司如果沒有出現人員調動或者增減手續之后,應按時到有關部門機構去申報。同時,企業還需出具當月各項保險費用的申報表以及申報盤表。其中要確保有關報表一次三份,以方便有關保險經辦機構進行實時的檢查和審核。
2.申報流程。對于用人企業或者公司,在出現更改、注銷或者成立的情況之下,應及時到有關部門去辦理相應手續。(1)參保登記。對于繳納費用的用人企業或者公司應在取得營業執照之日起,一個月之內,依據有關規定和標準向保險經辦機構正式申請辦理社會保障登記,它的分支機構也可以作為一個相對獨立、有效的繳費機構,依據當地的基本管理原則去辦理相應的社會被保險登記。在辦理各種保險登記手續時,繳費企業或者公司必須提供本企業的營業執照,相關證件以及復印證件等,此外也要出具國家質檢監督部門頒發的相關代碼證書和有關復印件以及其他有關文件和資料,并確保填寫保障登記表的真實性。
勞監部門應做好對繳費企業填寫的社會保障登記表的檢查和審核工作,并依據相關要求,建立登記檔案,做好存檔工作,在對其審批通過之后,依據程序發放社會和勞動保障證。保險經辦機構對已經審批通過的繳費企業、公司設立相應的登記檔案,明確該企業、公司的參保時間以及參保類型,并依據相關標準對其進行檢查和核對,通過之后,按照要求發放社會保險登記證。
2.變更登記。繳費企業或者公司在需要變更以下資料時,必須要按照標準和規定向原保障登記機構進行變更辦理申請:變更企業名稱;變更企業地址或者通信地址;變更企業法人或者負責人;變更企業類型;變更企業代碼;變更上下級隸屬關系;變更參保類型。繳費企業或者公司應在公司部門辦理變更登記一個月之內,填寫相應的變更登記報表,同時出具營業執照、變更登記報表、相關執照以及相關批準證明等文件到原保險登記機構進行社會保險變更登記。此外,社會保險辦理機構需要對相關企業填寫的變更登記報表進行檢查和審批,變更其有關材料,在回收原有的保險登記證之后,發放變更之后的保險登記證。
3.注銷登記。當繳費企業或者公司遭遇破產、倒閉、重組、解散時,在依法停止繳納社會保險費用的同時,向原經辦機構申請依法辦理注銷登記。
三、繳費方式
對已經參與社會保險的用人企業或者公司的繳費方式可以是現金、銀行卡、支票等,征繳部門在確認參保費用繳納完成以后給予相應的發票,用人企業或者公司憑票到企業或者公司財務部門報銷。
【關鍵詞】人事管理；溝通；運用
在公立醫院深化改革和事業單位人事制度改革不斷深入推進的大環境下，公立醫院人事管理存在著諸多難點和困擾，比如如何全面宣傳、貫徹人事政策法規，如何有效落實規章制度，如何切實高效完成人事管理目標任務……總之是人事工作效率和成效有待提高。究其原因主要是各級人員對人事政策法規及規章制度不了解、不理解，或理解不一致、貫徹不徹底等。如有些人事政策沿用時間長，新人不知道，老人已忘記；有些政策更新變化快，需要理解、適應的過程等。作者在實踐中加大了溝通在人事管理工作中的深度和廣度，運用溝通作為橋梁，助力解決人事管理中的難點和困擾。
一、擴展人事溝通的廣度
人事管理的重點是人力資源的開發和利用，需要醫院自上而下、自下而上地參與。溝通是人事管理者的重要工具，從基層員工、班組到院方，都是人事管理流程中的不同環節。通過溝通，既宣傳了政策法規要求，又充分調動科室、員工參與人事管理工作。針對不同的溝通對象，采取不同的溝通方法，意義和作用各不相同。
（一）與單位領導的溝通。通過口頭或書面請示匯報，讓領導了解人事工作的內容范疇、向領導宣傳政策法規。除認真辦理領導批復，還要找機會向領導進一步介紹具體情況，與之交換意見和觀點，讓領導了解員工的真實信息和想法，同時幫助自己更好地領會領導的意圖。有些工作不僅要向分管領導匯報，還要主動向其他領導通報信息、征求意見、尋求指導，以獲得理解和支持。
（二）與其他部門的溝通。征求各科室對人事工作的評價、建議和需求，提出人事管理方面的合理要求。主動與其他部門溝通有利于實現資源共享，去除因渠道不同、信息不對等而造成的信息失真、理解偏差等不利影響，從而對人事政策法規的認識理解趨于一致，對人事管理目的達成共識，形成彼此相互理解和支持的局面，提高工作效率和質量。
（三）與擬引進人才的溝通。馬斯洛的需求層次理論指出，大多數人都存在著較高層次的需求。人才正是有條件達到較高層次需求的群體。了解擬引進人才的行為動機和高層次需求，坦陳本單位的優劣、未來戰略發展和目標，有針對性地進行溝通。人事部門既要代表院方的意志和利益，同時要搭建橋梁，向有意向人才和院方反饋各自的需求，以求一致，溝通尤為重要。
（四）與專業技術人員的溝通。專業技術人員是醫院的一線主力軍，他們思想、情感的波動、職業生涯的規劃實施，與醫院的發展有著重要的關聯。與專業技術人員，特別是高層次專業技術人員的溝通交流要以加強聯系、協調關系、情感交流為主，關心他們的工作，主動幫助他們解決如事業瓶頸、職稱晉升等問題，調動他們的積極性、主動性、創造性。
（五）與普通員工的溝通。溝通時要做到平等、真誠，注意聆聽，盡量給一些具體指點、要求，能夠切實指導他們的日常工作。通過溝通讓他們感受到被關注、被尊重，獲得歸屬感、存在感。
二、擴大人事溝通的深度
溝通的關鍵是要確保溝通對象全面、正確接收到人事部門要傳遞的信息，認同并有所反饋。通過使用多種溝通方式和技巧，反復宣傳，擴大人事溝通的深度，取得較好效果。
（一）上傳下達，當面指導。事業單位人事政策法規很多、很復雜、也很敏感，人事工作者首先要讀懂政策，結合醫院實際情況擬定執行的方案或提出相應的建議，貫徹執行情況做到公開透明，上傳下達。社會保險政策、勞動合同法對事業單位人事管理具有較強的約束力，令基層管理者感到諸多不適，執行的主動性不高；有些新任職的管理者對政策法規的要領掌握不到位。人事部門采取會議集中傳達、布置，會下單獨溝通指導的方式，結合基層實際情況，解讀政策、指導操作。如此上下聯動，基層管理者得到服務和幫助，完善了工作機制，人事管理的質量相應得到提高。
（二）組織培訓，廣泛宣傳。除干部培訓、崗前培訓，還要組織如考勤員培訓等專題培訓，通過培訓，反復宣傳相關政策法規、規章制度、工作流程，提出人事管理的要求和標準。
人事管理工作計劃一
時光荏苒，20xx年即將過去，回首過去的一年，內心不禁感慨萬千……時間如梭，轉眼間又將跨過一個年度之坎。回首望，雖沒有轟轟烈烈的戰果，但也算經歷了一段不平凡的考驗和磨礪。對于我們每一個追求進步的人來說，免不了會在年終歲未對自己進行一番“盤點”，也算是對自己的一種鞭策。
行政人事部是公司的關鍵部門之一，對內管理水平的要求應不斷提升，對外要應對稅務、工商、藥監、社保等機關的各項檢查。行政人事部人員雖然少，但在這一年里任勞任怨，竭盡全力將各項工作順利完成。經過一年的磨練與洗禮，行政人事部的綜合能力相比2014年又邁進了一步。
回顧2015年，在公司領導的正確領導下，我們的工作著重于公司的經營方針、宗旨和效益目標上，緊緊圍繞重點展開工作，緊跟公司各項工作部署。在管理方面盡到了應盡的責任。為了總結經驗，繼續發揚成績同時也克服存在的不足，現將2016年的工作做如下簡要回顧和總結。
年行政人事部工作大體上可分為以下三個方面：
一、人事管理方面
根據部門人員的實際需要，有針對性、合理地招聘一批員工，以配備各崗位。
規范了各部門的人員檔案并建立電子檔案，嚴格審查全體員工檔案，對資料不齊全的一律補齊。
配合采購和財務部門，嚴格把好促銷員的進、出關。
有步驟的完善培訓機制，不斷的外派員工學習并要求知名公司來培訓員工，同時加強內部的培訓管理工作。
二、行政工作方面
⒈辦理好各門店的證照并如期進行年審工作。
⒉和相關職能機關如工商、稅務、藥監、社保、銀行等做好溝通工作，以使公司對外工作更為通暢。
⒊聯系報刊、電視臺等媒體做好對外的宣傳工作。
⒋對內做好辦公用品的采購，嚴格審查各部門的辦公用品的使用狀況，并做好物品領用登記，以節約降低成本為第一原則，合理地采購辦公用品。
三、公司管理運作方面
⒈順應市場的發展，依照公司要求，制定相應的管理制度。完善公司現有制度，使各項工作有法可依，有章可尋。在日常工作中，及時和公司各個部門、門店密切溝通、聯系，適時對各部門的工作提出些指導性的意見。
⒉逐步完善公司監督機制。有一句話說得好：員工不會做你要求做的事情，只會做你監督要做的事情。基于這個原因，本年度加強了對員工的監督管理力度。
⒊加強團隊建設，打造一個業務全面，工作熱情高漲的團隊。作為一個管理者，對下屬充分做到“察人之長、用人之長、聚人之長、展人之長”，充分發揮他們的主觀能動性及工作積極性。提高團隊的整體素質，樹立起開拓創新、務實高效的公司新形象。
⒋充分引導員工勇于承擔責任。以前公司各職能部門職責不清，現逐步理清各部門工作職責，并要求各人主動承擔責任。
人事管理工作計劃二
作為行政人事部負責人，我充分認識到自己既是一個管理者，更是一個執行者。要想帶好一個團隊，除了熟悉業務外，還需要負責具體的工作及業務，以身作則，這樣才能保證在人員偏緊的情況下，大家都能夠主動承擔工作，使公司各項工作正常進行。
新的一年意味著新的起點、新的機遇、新的挑戰。隨著大參林、北京同仁堂的進駐，對我們來說，既是壓力也是動力，我們決心再接再厲，迎接新的挑戰。××年行政人事部將從以下幾個方面著手工作：
一、完善公司制度，向實現管理規范化進軍。
成功的企業源于卓越的管理，卓越的管理源于優異、完善的制度。隨著公司的不斷發展，搞好公司管理制度無疑是其持續發展的根本。因此，建立健全一套合理而科學的公司管理制度便迫在眉節，為了進一步完善公司制度，實現管理規范化，年工作將以此為中心。
二、加強培訓力度，完善培訓機制。
企業的競爭，最終歸于人才的競爭。目前公司各門店及部門人員的綜合素質普遍有待提高，尤其是各店長及部門負責人，他們身肩重責。需根據實際情況制定培訓計劃，從真正意義上為他們帶來幫助。另外完成新員工入店手冊。
三、協助部門工作，加強團隊建議。
繼續配合各門店及部門工作，協助處理各種突發事件。年是百姓拓展并壯大的一年，擁有一支團結、勇于創新的團隊是為其發展的保障。所以加強團隊建議也是年行政人事部工作的重心。
其實正所謂“天下難事始于易，天下大事始于細”。只要我們工作更加細致點、溝通多一點、責任心強一點，我相信百姓會越做越強。
人事管理工作計劃三
(一)充分深入地了解公司情況。
我要了解的公司信息主要包括公司的愿景、發展戰略、管理理念、企業文化等，公司的主營業務、各項工作流程、組織結構等。獲取信息的方式如下：
1、在征得人力資源部經理批準的前提下，從文件檔案室調閱有關公司愿景、發展戰略、管理理念、企業文化、公司的主營業務、內部管理流程、組織結構等的文件資料。
2、在征得人力資源部經理同意的前提下，到企業內刊主管部門查閱企業重要內刊及最近一段時間的內刊文章，進一步了解企業的愿景、發展戰略、管理理念、企業文化、公司的主營業務等。
3、查閱公司所在行業協會的重點刊物和外界相關主要媒體對公司的報道，來了解行業發展情況、企業在行業中所處的地位以及媒體公眾對企業的看法等。
4、通過公司的新員工入職培訓等培訓活動來獲取信息。通過公司的新員工入職培訓，我可以對公司的企業文化、管理制度等有初步的了解。
5、請教老員工，與老員工交流。通過和老員工的交流，可以了解公司的發展背景、發展路徑等，熟悉公司的發展脈絡。
(二)深入認識和領會自己的工作職責。
了解了公司的基本情況后，我還需要了解人事主管這個職位在公司的職位序列中所處的位置。
1、在征得人力資源部經理同意的前提下，查閱人事主管的職位說明書，并就其中載明的相關職責、權力、工作匯報關系、溝通方式等和人力資源部經理進行溝通。
2、同時，還需要了解下屬的職位說明書，并就下屬職位說明書中載明的相關要求和其日常工作方面進行充分的溝通。
3、查閱人力資源管理的相關制度和工作流程，進一步明確自己在工作中的主要職責。
(三)在以上兩方面的基礎上，找準自己的工作定位，進而制定工作目標和工作重點。
在了解了公司的愿景和發展戰略等基本情況、深入領會了自己的工作職責的基礎上，對自己的工作進行定位，按照人事主管職位對公司的重要程度來明確工作重點，并就這些工作重點制定工作計劃方案和備選方案。
(四)具體業務開展。
1、在征得人力資源部經理同意的前提下，找文件檔案室領取人事主管的職位說明書和前任人事主管的離任工作交接清單，對照職位說明書對人事主管的日常性工作進行熟悉，對前任人事主管已經完成的各項工作計劃進行了解，對其未完成的工作計劃按照其工作計劃方案來進行完成。
2、對照人事主管的職位說明書，就人事主管工作范圍內人力資源管理工作中某些環節發現的問題，按照輕重緩急進行分等，對最重要的、需要迅速解決的問題擬定提案，和人力資源部經理進行溝通，征得人力資源部經理的同意。
3、根據上述提案制定多項工作計劃方案，包括計劃目標、計劃對象、計劃的參與人員及各人員的工作分配、計劃時間表、計劃中可能出現的問題及其解決辦法、計劃是否達到目標的評估標準等。
4、和下屬溝通這些工作計劃方案，對這些工作計劃方案的各個環節進行講解并征取下屬的意見，修改完善這些工作計劃方案，獲取下屬的支持。
5、和人力資源部經理就提案涉及的多項工作計劃方案進行討論，并征求其意見，征得人力資源部經理對其中某一方案的批準。
6、召集下屬開會，在了解其各自職位說明書的前提下，明確各自的工作任務，及其在人力資源部經理已批準工作計劃方案中所扮演的重要角色、工作的時間表等，共同推進工作計劃的實施。
7、對該工作計劃方案的實施過程中出現的各種問題進行反饋，及時調整修改工作計劃，記錄下屬員工在工作計劃實施中的工作表現，并向人力資源部經理匯報工作進度。
8、對該工作計劃方案的實施成果按照事先制定的評估標準進行評估，并將評估報告上報給人力資源部經理審閱。
9、對該工作計劃方案進行總結并形成書面報告提交給人力資源部經理審閱，批準通過。
10、進行下一個工作計劃。
注意：在實施上述工作計劃的過程中，該人事主管所負責的各項日常工作以及其下屬負責的日常工作都要照常進行。
(五)定期總結和改進工作。
1、對上述的各項工作計劃按照先后順許進行工作總結，并提交給人力資源部經理審閱，充分聽取其對工作的各項指導意見。
2、按各項工作計劃的具體進度審閱下屬的工作計劃，審閱報告報備人力資源部經理，聽取其對報告的指導意見。
(六)注重與上級、其他部門以及員工的溝通。
人力資源工作在公司內部屬于一項服務支援性工作，對主要的業務流程提供人力資源規劃、招聘配置、培訓開發、薪酬管理、績效管理、員工關系管理等方面的支持，保障主要業務流程順利進行，實現公司的保值增值。
1、注重和上級領導的溝通，深入了解上級領導對自己各項工作的看法，讓上級領導對自己的工作多多提出意見，讓自身工作中盡量少范錯誤、不范錯誤。
2、注重和公司內部其他部門的溝通，充分聽取各部門對人力資源部門各項工作的意見，有則改之，無則加勉。
3、注重和下屬以及中基層員工的溝通，了解他們對公司的看法，對人力資源工作的各項看法，讓他們多提意見、多提建議。
人事管理工作計劃四
一、人員調配管理
本年度重點做好新興工業園投運期間的人員調配工作。
1、根據公司新的體制設置及人員定編，抽調部分優秀管理人員及生產骨干到工業園工作，使技改項目投運后，能夠正常的安全經濟運行。
2、根據公司各部門、單位人員崗位定編、缺編情況，隨時作好調配工作。及時、準確下達人事調令和人事指令，力爭使人力資源達到最佳合理配置。
二、勞動合同管理
做好勞動合同的簽訂、解除及勞動合同檔案管理等工作。本年度重點做好xx年6月30日194人勞動合同到期員工的續訂工作。針對本次續簽工作，在今年勞動合同管理工作的基礎上，需進一步運作新的管理辦法，對生產工人及其他工作人員擬采用中期(2年)、短期(1年)合同，對部分人員采取不再續簽合同的管理辦法。
三、人事考核評價
為進一步加強對員工在一定時期內工作能力等方面的評價，正確把握每位員工的工作狀況，建立公司正常、合理的人事考核評價制度，從而為員工的獎懲、晉升、調整等提供客觀依據。根據公司目前生產經營狀況，制定人事評價制度，進行人事考核評價。對不合格人員實行在崗試用、待崗培訓或轉崗，以保證員工隊伍的高效率、高素質。
四、獎懲管理
結合公司實際，對在生產、科研、勞動、經營管理等方面，成績突出、貢獻較大的，分別給予獎勵。對有違反勞動紀律，經常遲到、早退，曠工;完不成生產任務或工作任務的;不服從工作分配和調動、指揮，或者無理取鬧，聚眾鬧事，打架斗毆影響生產秩序、工作秩序和社會秩序等情況的員工，分別給予行政處分或經濟處罰。
五、人才儲備工作
根據公司現狀，結合先進企業的管理經驗，參加全國性或區域性的大型人才交流洽談會，直接引進高層次、高學歷人才獲得技術過硬、品德優秀的人才隊伍。擬在xx年招聘應屆大學本科生10名左右，專業主要有：熱能與動力專業5-7人，電氣專業2-3人，化學專業2-3人。
六、員工職稱評定、職業資格證年審工作：
隨著對人才資源的進一步重視，職稱評定等項工作已得到社會的普遍承認與重視。
1、做好xx年度公司員工申報職稱工作的辦理，重點做好申報初級及中級職稱人員的手續辦理。
2、做好公司員工職業資格證書的年審與辦理工作。按照勞動部門要求，做好職業資格證書年審工作，同時根據實際適時做好職業資格證的申報及辦理。
七、其他人事管理工作：
1、做好員工季度勞保及勞動用品發放及管理工作，及時做好員工勞保用品的補充及相關制度修訂工作。
關鍵詞：人工考勤；考勤機；刷卡記錄；考勤管理
中圖分類號：TP319文獻標識碼：A文章編號：1672-7800（2013）006-0045-03
基金項目：廣西高校科研項目（201204LX409）
作者簡介：韋慶進（1974-），男，碩士，河池學院物理與電子工程系實驗師，研究方向為電路系統設計與計算機應用。
0引言
隨著現代科學技術的發展，越來越多的公司和企業對員工考勤實行了信息化管理，使用計算機系統代替復雜的手工方式來管理考勤事務。人事管理系統結合考勤機可以有效地管理公司員工的出勤情況，規范人事制度管理，保證公司的正常工作，是人事管理的重要組成部分。因此，研究人事管理系統與考勤機接口的設計與實現有著十分重要的意義。人事管理系統與考勤機的結合使用，最終使得從讀取員工的考勤信息、當日考勤結果整理直到考勤結果統計的一系列操作能夠順利完成。對比傳統考勤統計方法，可知它對提高企業工作效率有著重要貢獻。
傳統考勤管理一般采取手工簽到的方式，這種方式一方面存在很多缺陷，比如：補簽、代簽、漏洞、簽到數據不準確、不真實等問題，數據的準確性和真實性依賴于員工的自覺性；另一方面，對考勤數據進行統計處理增加了考勤管理人員的工作強度。人事管理系統與考勤機接口實現增強了考勤管理的準確性、公開性和公正性。用戶根據員工上下班在考勤機上的刷卡登記記錄，結合員工的基礎信息進行匹配和處理，最后形成員工的考勤管理表，用戶可以批量統計員工的遲到、早退和缺勤情況，也可以查看指定員工的考勤信息。解決了公司和企業人事管理中考勤管理工作強度大的問題，也解決了手工簽到管理中的代簽、補簽及簽到時間不準確等問題。
1系統考勤管理功能分析
1.1考勤管理功能結構
基于越來越多的公司和企業對員工考勤管理的需要，要實現員工的日常考勤管理，人事管理系統與外接的考勤數據要有數據接口，實現數據的共享與交互式應用。通過指紋式或人臉識別等類的外接考勤設備采集到用戶的考勤信息后，形成考勤信息數據庫。系統設計時要建立數據接口，能夠識別和處理員工的考勤數據信息，完成員工的日常考勤、加班信息、出勤信息、請假信息等的編輯、統計和打印輸出報表，實現數據共享。同時提供查詢功能，根據員工的姓名、編號、部門等信息，實現信息查詢。
1.2考勤管理工作流程
考慮到用戶在考勤管理工作中的一般流程和需求，基于系統上位軟件的設計，考勤管理工作主要分3個層次：采集層、管理層、數據層。第一層次負責考勤機采集數據；第二層次是將考勤數據下載到人事管理系統軟件上，主要包括數據處理模塊、數據查詢模塊、報表生成模塊，這三大模塊是考勤管理模塊的核心，實現了考勤管理的主要功能；第三層次主要由數據庫管理系統組成，完成各類考勤數據的管理工作。具體管理流程如下：系統用戶進入考勤管理界面后，切換到簽到明細表頁面，點擊【導入】按鈕，用U盤下載存儲考勤機采集到的數據，把U盤插入電腦中，導入U盤里員工的考勤記錄表，雙擊某個員工記錄，進入“考勤信息編輯”窗口，這里用戶只能編輯員工的考勤類型、考勤制度、入職日期、出生日期、聯系電話等基礎信息，而對簽到時間、部門、編號、卡片號碼不能進行修改操作，從而確保了考勤數據的公正性、準確性、透明性進而使整個人事管理系統實現高效、準確地管理目標。其總體流程如圖1所示。
1.3用戶界面
從人事管理系統軟件如何獲取處理考勤機采集的數據角度進行分析，設計用戶界面如圖2所示。用戶界面采用標準工具欄設計方法，使用戶能夠很容易地看清楚考勤管理結構，工具欄列出了系統的主要功能，使用戶很方便快捷地進行操作管理。通過用戶界面窗體，用戶在查詢框中輸入姓名、編號或者部門后，在員工考勤表中即可快速顯示所查找的員工考勤信息，也可打印輸出報表。
2系統考勤管理功能模塊設計
2.1數據處理模塊
此功能模塊主要是對原始考勤數據的維護和處理。因考慮到數據安全性，原始考勤記錄只能增加信息不能刪除和修改原有數據。從指定或全部考勤機采集員工的考勤原始數據，可為考勤處理提供數據基礎。由于考勤原始數據隨著時日的增長其數據量會變得非常龐大，為了加快系統的考勤處理速度，需要將已經處理過的考勤原始數據進行存檔備份，清除已處理過的數據，在需要時可以從備份數據重新調出進行處理。根據采集的考勤原始數據、員工證件號、角色、識別模式和對員工指派的考勤方案對采集來的考勤數據進行加工處理，生成員工的出勤情況表。
2.2報表生成模塊
可以查詢一定時間內員工的正常上班、遲到、早退、缺勤情況并輸出報表，以供人事管理部門對員工進行考核，為發放工資提供依據及參考。也可以對全部員工或指定部門的員工進行查詢并打印輸出報表。
2.3數據查詢模塊
所有用戶都具有對統計處理后的考勤數據進行查詢的權限。用戶可以查詢指定時間內本人的出勤情況，并導出報表；可以指定日期范圍進行查詢，可以對全部員工或指定部門的員工進行查詢。查詢指定員工在一定時期內的考勤數據，該功能主要為員工對出勤情況有異議時提供數據幫助，可以按日期時間輸出詳細的考勤打卡記錄。
3系統考勤管理功能模塊實現
3.1數據表設計
從用戶需求及人事管理系統與考勤機接口實現角度考慮，對需要保存的信息進行分析，然后設計出合理的表。其結構如表1所示。
3.2可行性分析與實現
系統的一個難點是如何對員工的指紋登記和日常出勤記錄進行篩選、如何進行出入刷卡記錄的匹配以及如何從大量刷卡數據中高效、快捷地提取數據，即如何對考勤數據進行篩選、匹配算法和統計處理。系統首先批量導入刷卡記錄，按工具欄的【統計】按鈕，將自動在表單框的最后追加“備注”一列，并計算出員工的出勤情況，標明是遲到、早退或缺勤。其主要算法設計思路如下：適用于上下班（兩個時間點）的公司，例如：9：00上班，開始考勤時間為7：00，18：00下班，結束考勤時間為23：00。上班后超過10分鐘簽到記遲到，上班后超過60分鐘簽到記缺勤，下班前提前10分鐘簽退記早退，下班前提前60分鐘簽退記缺勤。
該系統的另一個難點是如何解決與考勤機硬件的接口問題，即如何通過考勤機的USB接口直連電腦，將考勤數據下載到人事管理系統軟件上。系統采取了彩屏指紋考勤機的標配通訊方式（U盤下載），使用U盤導入員工信息，具體實現如下：
（1）把U盤插入考勤機，按考勤機上的MENU進入考勤機菜單，選擇3或通過方向鍵把光標移至【U盤管理】進入U盤管理下級菜單，選擇1或是【下載數據】、【下載最近出入記錄】、【下載歷史出入記錄】或是【下載全部登記數據】，下載成功后U盤自動生成“UserData”和“LogData”文件夾。
（2）把下載好員工信息的U盤插入電腦。
（3）登錄人事管理系統，點【日常考勤】按鈕進入考勤管理界面。
（4）點【導入】按鈕，打開U盤下載全部登記信息，打開文件夾，選擇文件名為NewGlog_0001_20130130082302、HisGLog_0001_20130130或是UserList，將員工登記信息批量導入到人事管理系統軟件中。
（5）編輯員工信息并保存。可雙擊需要編輯和保存的登記號碼，在彈出的窗口編輯用戶基本信息，比如用戶姓名、性別、默認考勤等。
（6）編輯保存后的信息會保存到本數據庫的考勤管理表中，點【刷新】按鈕，會在員工考勤表界面窗口顯示。對于經過處理過的考勤數據，用戶可以打印輸出報表，也可以對全部員工或指定部門的員工進行查詢。
系統從符合操作簡便、界面友好、靈活、實用、安全的要求出發，完成了考勤管理的全過程，包括考勤數據統計處理、報表生成、數據查詢等管理工作。系統實現了讀取指紋考勤機的考勤記錄，并按照管理者設定的考勤規則進行了統計處理，生成了考勤統計報表。人事管理系統與考勤機接口的實現，關鍵在于利用指紋的唯一性，以杜絕員工上下班代打卡的行為，保證了考勤數據的準確性和安全性，也樹立了良好的企業形象。
4結語
長期以來，繁瑣的考勤記錄整理、統計、查詢等工作，一直困擾著企業行政部門的工作人員，可以說考勤管理在生產管理過程中充當著重要角色，考勤管理的效率對企業工作效率的提高起著舉足輕重的作用。隨著現代化科學技術的發展，越來越多的公司和企業對職員的考勤管理都實行了信息化管理，使用計算機系統代替繁瑣的手工方式來管理考勤事務。基于此，開發一套能夠與考勤機進行接口實現的人事管理系統，不僅能夠管理員工考勤信息，也能更好地提高企業的工作效率。
參考文獻：
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關鍵詞：簡政放權；高校行政管理體制；學術權力；行政權力
目前，一些高校面臨辦學自主權落實不到位、高校與政府的關系不協調、社會經濟發展與高校教育活動聯系不緊密等問題，因此，高校行政管理體制的“簡政放權”已成為高校改革的主要方向，也是推動高校“雙一流”建設的必經之路。同時，多個省份的教育廳也制定、頒布了高等教育領域簡政放權的相關指導文件，高校辦學的自主性大為增強。在此背景下，高校如何提升管理效率、提升辦學水平成為備受關注的問題。
一、現階段高校行政管理存在的問題
（一）學術權力行政化
高校大部分資源都掌握在行政管理部門，內部權力多集中在行政群體，學術群體的正常權力受到了不同程度的束縛和壓制[1]。與此同時，行政人員越來越熱衷于參與職稱評定、課題申報、教學任務、科研工作等學術事務，學術組織無法行使學術自主權，造成學術權力行政化，這就嚴重制約了高校的有序發展。
（二）組織運行效率低
簡政放權背景下，高校二級管理結構逐漸成形，一些日常性的管理事務逐漸由基層院系包攬，無形中增加了廣大教職員工肩上的壓力。如今，各大高校招生數量逐年遞增，各種考核評估和材料申報工作日趨煩瑣，加大了學校管理工作壓力。由于院系一級管理的工作重心大多放在教學方面，行政管理人手相對不足，很多事務不能在第一時間得到處理，造成組織運行效率下滑。
（三）人事管理機制不健全
目前，高校在人事管理制度方面存在一些問題，特別是在職級設置、編制管理、用人機制等方面的問題較為突出。多年以來，高校在人事管理制度方面一直沿用政府機關管理模式，雖然在選拔、引進、辭退和評選人才等方面都履行嚴格的人事管理程序，但是缺乏相應的人才退出機制，不少教職員工都抱有一定的“鐵飯碗”心理，嚴重缺乏工作自主性和創造性[2]。此外，高校的人事管理分配機制僵化，沒能充分考慮學校自身的實際情況，導致人力資源得不到充分有效的利用，高度控制、僵化的人事管理制度也對高校教育與社會的銜接造成了嚴重影響，導致高校活力不足。
二、簡政放權視角下高校行政管理體制的優化策略
（一）妥善處理黨、政、學之間的關系
首先，學校應實行黨委領導下的校長負責制，明確劃分黨委和校長的職責權限，利用權力清單的形式使權責關系更趨規范、具體、法治。其次，正確處理學術權力和行政權力的關系。高校在加強行政管理的前提下，也要逐漸地將行政事務從學術事務中剝離開來，彰顯高校以學術為主的辦學原則和特色，凸顯學術人員在高校發展中的主導作用。最后，完善高校章程治校機制。高校應依法制定章程，章程應當切合學校實際，并明確賦予其法定地位，還應定期對章程執行情況進行檢查，以章程統領高校的治理體系。
（二）優化內部管理組織結構
第一，精簡組織機構。高校應大力推動組織機構改革，提高組織運作效率。在此基礎上，高校還應加快行政機構設置的統一化、精簡化，把管理職能相似、業務相近的部門整合，并通過合理設置機構、結構性調整，使高校后勤、機關和教輔單位的職能責任、機構設置更加合理。第二，科學處理院系與學校的關系。高校主要從大方向上把握學校發展的戰略、規劃等，學院承擔科研和教學職責，系重點負責學術管理，落實科研和教學目標。院系級教學單位要不斷優化工作流程，并采取與之配套的機構設置，妥善解決機構扁平化與垂直化之間的矛盾。
（三）加快人事管理體制改革
在學校人事管理方面，高校應全面落實自主權，結合自身戰略定位和發展實際管理人力資源，按照實際情況制定和調整學校內部組織崗位設置、機構設置、考核評價和人員聘用等有關的制度和政策，構建靈活的、動態的人員調整和人才流動機制。對于高校人力資源配置和機構編制管理方式，可推行教職員工崗位聘任制和教師分類管理制度，還要加強職業化導向，積極探索不同類型職員的發展通道[3]。
三、結語
在簡政放權視角下，高校要通過妥善處理黨、政、學間關系、優化內部管理組織結構、加快人事管理體制改革等措施不斷優化行政管理工作，提升高校行政管理工作水平，使高校行政管理工作更適應社會發展的需要。
參考文獻：
[1]問卷調查組.簡政放權:高校有哪些期盼[N].中國教育報,2014-05-04(9).
關鍵詞：人事檔案資料；創新；高職院校
在數據信息重要性日益提升的今天，當前人事檔案管理工作雖然受到了更多的關注，但也同樣存在著很多的不足與缺陷。因此，要想讓人事檔案資料在高職院校人事管理活動中發揮出更大的作用，未來就必須要對人事檔案管理工作展開全面創新，而針對高職院校人事檔案管理創新意義與路徑的相關研究，自然也同樣是十分具有現實意義的。
一、高職院校人事檔案管理的創新原則
（一）服務性對于高職院校來說，人事檔案資料既是對教職工人員自然狀況的抽象記錄，同時也是開展人事管理工作的重要依據，其實際應用價值是非常強的，但從目前來看，由于很多高職院校對人事檔案資料的認知存在偏差，未能正確認識到人事檔案的重要性，因此在開展人事檔案管理時，往往只是為了應付上級要求或是盲目效仿其他高校，對于人事檔案管理的實際作用則并不關注，而人事檔案管理本身也因此變得缺乏實效。針對這一現象，未來高職院校對于人事檔案管理的創新還需堅持服務性原則，高度重視人事檔案資料本身的應用價值，以滿足人事管理實際需求為目標，對人事檔案資料收集、歸檔、保存、查詢等工作進行完善，保證每一項人事檔案管理工作都能夠發揮出應有的作用，并為高職院校人才使用、管理與流動提供支持。另外，由于人事檔案資料與教職員工的個人利益直接相關，因此高職院校人事檔案管理同樣也要加強對教職員工個體的服務，堅持人事檔案信息的適當公開原則，對非保密性檔案資料予以公開，這樣既可以發揮外部監督作用，保證人事檔案信息的真實性，也能夠為教職員工的個人應有權益提供保障。
（二）繼承性從高職院校長期發展的角度來看，當前國內高職院校在人事檔案管理方面雖然存在著很多普遍性問題，但由于以人事檔案資料為基礎的人事管理模式已經建立起來，因此在實際工作中仍然有著很多可取之處。例如很多高職院校雖然未能充分認識到人事檔案管理工作的重要作用，但對于人事檔案的保管卻比較嚴格，能夠有效保證教職員工個人隱私信息的安全；有些高職院校的人事檔案雖然真實性不足，但對于人事檔案資料的應用卻比較多。這意味著高職院校對于人事檔案管理的創新不能盲目推翻原有管理模式與制度體系，而是要堅持繼承性原則，以現有人事檔案管理模式為基礎，針對人事檔案管理中的實際問題展開深入分析與創新改進，在繼承當前工作優點的同時，將更加適合人事管理需求的新模式確立下來，這樣才能夠取得更大的創新成果[1]。
（三）技術性在信息時代下，現代檔案管理工作得到了非常迅速的發展，而各種先進科學技術在檔案管理工作中的應用也都比較廣泛，并發揮出了十分關鍵的作用。因此對于高職院校來說，針對人事檔案管理的創新還需順應時展趨勢以及檔案管理行業的信息化趨勢，堅持技術性原則，對大數據、移動互聯網等各類先進技術進行積極應用，并借助這些先進技術來展開工作模式、工作流程、工作形式、工作要求、工作手段的創新，使人事檔案管理能夠在先進技術的支持下實現工作效率、工作質量等多方面的有效提升。例如通過對現代辦公軟件的應用，可以大大提高人事檔案信息歸檔整理的效率，減少檔案管理人員的工作量，而對大數據技術的應用，則可以將海量人事檔案信息以數字文件的形式分類存儲起來，保證檔案信息的安全性。
（四）開放性當今市場經濟環境下的人才交流已經變得十分密切，無論是專業人才的流動，還是現有職工的任用與管理，其復雜性都隨之大大提升，而高職院校作為專業人才需求較大的用人單位，自然也同樣需要迎合市場經濟下人才市場的發展趨勢，主動尋求與政府教育部門或其他高校進行合作，對人事檔案信息進行開放共享，這樣既可以為高職院校專業人才引進提供更多的數據信息，適應當前的人才流動趨勢，同時在激烈的人才競爭環境下，也能夠促使高職院校加強人事管理工作，為更好的留住優秀人才而展開持續創新。
二、高職院校人事檔案管理創新的有效策略
（一）關注檔案信息安全開放式的人事檔案管理模式雖然能夠有效提升人事檔案信息真實性，適應專業人才流動頻繁的時代特點，但在復雜的網絡環境下，也同樣會引發一系列的檔案信息安全問題，如果高職院校未能做好對電子化人事檔案資料的保護工作，那么就很可能會導致丟檔、檔案信息泄露等情況，進而對學校人事管理及教職工個人隱私安全造成影響。因此在針對人事檔案管理的創新中，高職院校雖然需要堅持開放性原則，建立開放的檔案管理模式，但也同樣需要重視對人事檔案信息的保密、保護，而不可為了加強檔案信息交流而盲目進行人事檔案資料的傳輸、共享。從具體措施上來看，高職院校一方面需要從網絡信息安全防護入手，將防火墻、數據加密、數據備份等信息安全技術應用到檔案信息系統中來，對電子化的檔案資料進行嚴格防護，避免信息因黑客攻擊、病毒入侵等問題而出現遺失、泄露問題[2]。而在另一方面，則需要強化對人事檔案管理人員的培訓教育，提高其信息安全意識，并對日常檔案管理操作加以規范，以免因操作不當而引起檔案資料信息的丟失、泄露。
（二）加強主動用檔意識人事檔案管理的主要作用并非是對人事檔案資料的歸檔整理或分類存儲，而是在完成一系列檔案管理工作后，能夠為人事管理提供重要數據信息支持，如果缺少了對人事檔案的應用環節，那么即便歸檔、整理等工作環節完成的再好，也都是毫無實際意義的[3]。因此，當前高職院校的人事檔案管理工作必須要轉變被動的工作模式，樹立主動用檔的工作意識，在日常工作中，即便人事管理部門或角質員工不需要對人事檔案進行應用，也同樣需要經常性的展開查檔、用檔，通過現實考察與檔案內容分析相結合的方式，找出真實性、完整性或是內容格式存在問題的檔案，并圍繞問題檔案進行責任追究與檔案信息修正、補充，這樣既可以避免“不考察不查檔”、“不提拔不用檔”等工作現象的出現，提高檔案應用效率，同時也可以保證人事檔案信息的真實性、完整性，為人事管理工作提供重要參考。
（三）規范檔案管理要求高職院校人事檔案管理具有著較強的專業性，對于各方面工作細節的要求通常都十分嚴格，因此為保證人事檔案管理工作質量，高職院校還需在工作創新過程中提高檔案管理要求的規范化，將檔案收集、檔案整理、檔案查詢等各環節的具體要求細化明確下來。例如在檔案收集與歸檔管理工作中，需要將工作職責落實到人，各部門教職員工在人事檔案管理中的責任都要加以明確，一旦檔案收集、歸檔程序出現問題，都需要立即進行責任追究。而基礎設施方面，則要明確軟硬件設施的建設要求，并建立標準化的設施管理尺度，保證打印機、計算機、數據庫等各類設施都能夠得到嚴格的管理[4]。
（四）重視檔案內容建設從目前來看，由于當前人事檔案在高職院校中的用途發生了改變，因此高職院校在主動用檔的同時，還要堅持多樣化的用檔原則，根據實際用檔需求來對不同類型檔案的收集、歸檔整理等工作展開創新，以滿足多樣化用檔需求。例如對于教師與行政管理人員，由于其工作性質與工作要求不同，因此在檔案信息的記錄上，就自然就需要作出相應的調整[5]。個人人事檔案中除了要記錄學歷、職稱、思想、工作表現等常規信息，教師應更多的記錄其教學科研成果與學科專業素養，而行政管理人員則要更多的記錄其工作表現、工作失誤情況、是否存在違法亂紀現象等。這樣的人事檔案內容更加全面、客觀，能夠充分反映出教職員工的實際工作情況，而學校在進行人才選用、培養與管理時，自然也就會更加作出更為合理的決策。
本文作者：胡旭亮 單位：湖南師范大學
高校人事管理信息化建設的必要性
高校人事管理信息化建設是工作實踐的現實需要盡管經過前一個時期的建設，我國高校的信息化程度獲得了一定的提高，但由于種種原因，高校人事管理工作的信息化建設依然存在一些問題：第一、人事信息的管理存在部門分割化現象.。如教師的教學任務信息則由學院教務辦負責具體維護，匯總統計到學校教務處，而其科研業績歸屬科研部門管理。由于各部門對信息庫維護的標準不一致，掌握的各項關鍵數據互不共享，導致了人事基礎信息的多頭建立、標準化程度低和信息管理的零亂，嚴重影響了人事信息管理的工作效率和信息的準確率。第二、人事部門內部各職能科室之間資源共享程度不夠。目前大多數高校的人事管理部門均依照業務劃分各職能科室。職能科室分工負責各自業務相關信息項，管理權限不同，數據變化更新頻率不一致，實現人事信息管理的系統化的標準不明確，使得各個科室各自為政，數據通用性能低下，資源分散，重復勞動。第三、信息技術的日益更新和不斷優化使得原有管理軟件逐步落后于工作需要。大多數普通高校目前自行開發或主管部門頒發推廣的管理信息系統軟件的使用對人事管理工作發揮了一定的輔助作用，但也存在不足之處，比如，職稱評審專用申報系統依舊為單機系統，各二級單位之間沒有集成，數據不能共享。各類信息管理系統并存且種類繁雜，數據在不同系統中重復冗余，不能有效地發揮信息共享的價值。
高校人事管理信息化建設的基本內容
隨著人事制度改革的不斷深化，作為事業單位重要組成部分的高校也不斷完善自身人事管理制度和管理手段。人事管理信息化建設向著科學化、專業化、集成系統化方向發展。工作職責范圍明確，內部分工合理，組織機構逐步發展完善。高校人事業務范圍主要包含以下幾方面內容：人員公開招聘和考察、人員調離及退休、機構編制的核定，崗位類別及數量的科學設置，校內人員的調配及考核，師資隊伍的建設培養，專業技術職務聘任，工資福利待遇的管理，職工保險繳納，人事紙質檔案管理，各級各類報表的統計上報。針對高校人事管理信息化建設的現狀和人事管理信息化的主要內容，必須建立統一的數據交換平臺，整合在一個高效的信息化系統之內。數據資源應規范、標準、通用性好、項目齊全的，可實現各部門應用之間的共享集成。高校人事、財務、教學科研等部門要從更好地服務于學校的總體戰略發展目標的角度出發，協助配合、資源數據共享，力促人事管理信息化建設與財務管理系統、教學管理系統，科研申報系統之間的無縫兼容。這樣，高校人事管理信息化建設不僅可以提升人事工作的水平，使工作效率大大提高，而且可以極大地促進財務、教務、科研等相應領域的信息化建設。加大投入，重視基礎網絡、數據軟件、硬件設備的建設，依托現有校園網絡平臺，建立人事管理信息化基礎數據庫。傳統的單機系統的數據庫維護已不再適應日益復雜的高集成度的人事管理信息，并且容易出現數據分散、多頭數據采集等問題。為此，構建網絡化的通信平臺，建立可靠穩定的數據庫服務器，大量的數據存儲、后臺管理任務由服務器完成，而終端客戶機則運行各類應用程序，運行完成前臺任務，將數據處理與應用程序相互分離，解決單機系統的網絡瓶頸。
建立完善、系統、科學的人事管理信息化功能。人事管理數據分類復雜，人員種類多樣，工作流程嚴格，為實現系統目標，系統必須具有以下基本功能：系統管理：系統初始化和系統備份;系統用戶的訪問權限管理，確保信息不被非法使用及修改；系統主要操作的日志管理。人員公開招聘及內部調配：人力資源開發辦公室使用。主要操作是新增教職工的基本信息采集、在職人員信息更新管理、辭職調離人員的刪除，離退休教職工的管理，可以根據動態的組合條件查詢各種相關信息，進行各種常用項目的統計分析。專業技術資格聘任管理：職稱改革辦公室使用。主要用于專業技術資格的評審工作:匯集申請人信息，統計分析各項教學科研考核指標，生成評審時所需的各類報表，建立評審專家庫，實現分學科評議，搜集并分析專業技術資格聘任的現狀。薪酬及績效考核管理：勞資辦公室使用。接收人事部門各相關辦公室的信息通知，進行薪酬變動、校內津貼調整、績效考核量化等。院系人事管理：各院系人事秘書使用。用于查詢本單位人員的人事信息、向人事處提交人事信息的變動情況等。輔助決策管理：處領導使用。查詢統計全校教職工的信息，掌握決策時所需要的參數，預測分析決策結果。整合各部門資源優勢，統一協調基礎數據的采集，最大限度的實現數據共享及信息交互。人事管理的信息化，并不是封閉的、孤立的，必須要服務于高校的總體戰略發展目標，同時，財務部門、教學科研部門等各職能科室要根據業務分工劃分相應管理模塊，職工所有數據維護。因此，人事管理信息化還必須考慮跨部門數據采集的問題，使各相關部門能從自己部門的數據庫中定制數據并生成文件供人事處使用。
高校人事管理信息化建設的措施
高校人事管理工作的信息化建設是一個長期積累、循序漸進的過程。從長遠來說，加強高校人事管理的信息化建設又是必然趨勢，將新興的云計算技術、3G通訊技術、射頻識別技術等手段引入高校的人事管理領域是前景廣闊的。從人事管理工作服務者的視角，可從如下方面進行改進：更新觀念，深刻理解“信息化”的內在涵義及作用。信息化建設是一個技術需求，更是人事管理理念和高校發展思路的革新。由于區域經濟發展不平衡、人員技術水平差異，我國高校將來很長一段時期將處于手工操作與信息化管理交織并存的局面。原因在于傳統的手工操作及紙質方式，具有長期或永久保存的效用，“白紙黑字”，也有較強的法律效力。然而隨著存儲介質的多樣化和電子政務方面的立法逐漸推進，電子媒介將日益融入人事管理的方方面面。信息化并不是以“技術”為其特征。信息化是技術變革與制度變革以及用戶需求等各種觀念變化有機結合。既然是各種觀念構成的體系，就必須要求管理者更新理念，創新手段，構建多元的管理體制。以人事檔案信息化為基礎，依托現有網絡平臺，大力加強人事管理數據庫建設。“欲求木之長者，必固其本；欲求水之遠者，必浚其源”，無論技術手段如何先進，沒有扎實可靠的原始數據準備都無從談起。以人事檔案信息化為突破口來啟動整個高校人事管理工作的信息化建設，實現：原始紙質檔案——》人事信息數據庫——》人事管理信息化——》數字化校園網這一發展模式。以各個高校現有的校園網絡為基本的硬件平臺，建設學校的公共數據庫，在硬件設計時考慮如下幾個方面的問題：①存儲容量設計及長遠的升級擴容;②服務器對并發訪問量，吞吐量，最大延時要求等各種具體指標的設計;③訪問安全和系統管理控制方面的考慮。#p#分頁標題#e#
系統軟件平臺的核心是數據庫軟件。由于高校人事信息管理系統建設在應用中的數據類型較復雜，數據種類豐富，數據的標志性、延續性要求高，因此在數據庫選擇方面應考慮以下要求①支持并行技術;②支持多CPU、多機Cluster（集群）結構;③透明、完全分布式數據庫技術;④市場份額最大的成熟產品。為滿足這些要求，我們可以采用基于B/S的體系結構設計（支持SQL標準）。B/S結構，即Browser/Server(瀏覽器/服務器)結構，與C/S結構相比，它大大簡化了客戶端，客戶端只要裝上操作系統、網絡協議軟件以及瀏覽器即可。這時的客戶機成為瘦客戶機，而服務器端則集中了幾乎所有的應用邏輯，開發、維護等工作也都集中在服務器端。同時，所有的操作只需要針對服務器進行，從而減輕了系統維護與升級的成本與工作量。3）必須嚴格保證人事管理數據資料的保密性和安全性。信息化建設為人事管理工作提供了快捷、高效的管理手段，但也給人事數據的保密與安全帶來了隱患。電子數據具有易復制，易遷移，易網絡化擴散等特性，而存儲介質及載體材料又有易損毀、易受電磁干擾、可隱蔽移動等特性。這都給人事管理信息化建設提出了挑戰。
為保障信息的安全，一方面建立科學、嚴格的信息化管理制度，從制度層面防范信息泄密事件；另一方面，要提高信息管理人員的職業素質，嚴格操作規程，采取分散多人負責的模式，實行信息管理人員任期輪換，從技術層面上保證數據的安全性及保密性。比較普遍的安全訪問控制方式有以下兩種：①登錄驗證：人事管理信息化系統必須提供了權威的身份認證機制，用戶密碼必須在數據庫中進行了轉換加密，遠程訪問任意內部文件服務器上的數據文件也必須是加密的私人訪問，確保WEB應用的可靠性。②權限級別驗證：人事管理信息化系統的使用者不僅僅是人事部門的人事工作者，還廣泛的包含校級領導、其他相關職能部門、廣大教職工等等。針對不同的用戶，必須合理的配置訪問權限。合法的用戶登錄系統之后，只能看到自己權限范圍內的信息。并且按照組織機構進行劃分，下一級用戶不能看到上一級用戶的信息和資源，給系統的保密性提供安全保障。
