時間：2023-04-10 11:03:51
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇稅務(wù)檔案管理辦法，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1、準備工作。此次稅務(wù)檔案歸集整理范圍涉及1994年至20__年10個年度，標準高、要求嚴、時間緊、任務(wù)重。為了便于領(lǐng)導、統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)這項工作，我局成立了“稅務(wù)檔案歸集整理工作領(lǐng)導小組”，抽調(diào)了4名有一定檔案管理工作經(jīng)驗的人員負責檔案歸集整理的日常工作，同時購置了大量的檔案整理所需用品，從人力、物力和財力上給予了有力的支持和保障。
2、開展過程。一是積極組織檔案管理人員進行培訓。20__年8月下旬，局統(tǒng)一對各科所推薦的46名檔案管理骨干進行了為期2天的培訓，并組織有關(guān)人員參觀了區(qū)檔案館。二是召開工作交流會。20__年9月下旬，針對大家在檔案歸集整理過程中的體會和經(jīng)驗、遇到的困難和問題，組織召開了現(xiàn)場觀摩會，推廣有關(guān)單位的做法，探討解決問題的辦法。三是及時邀請相關(guān)領(lǐng)導指導工作。先后4次邀請市局檔案處的領(lǐng)導和有關(guān)人員，來我局指導工作、解答疑難問題。主管檔案工作的副局長多次到稅務(wù)所了解檔案工作的進展情況，對稅務(wù)檔案工作進行了深入細致的調(diào)查研究。同時其他局領(lǐng)導也多次到檔案整理現(xiàn)場，同大家交流對檔案工作的認識和看法，鼓勵大家積極克服檔案整理工作中遇到的困難。同時，在科所長會議和全局干部大會上對檔案整理質(zhì)量好、進度快的單位提出了表揚，對標準不高、進度較慢的少數(shù)單位提出了明確要求，有效地調(diào)動了廣大干部對檔案工作的積極性。四是做好檔案整理階段性工作總結(jié)，樹立先進典型。根據(jù)市局檔案整理工作的部署，我局始終嚴格按照各階段要求按時、保質(zhì)、保量的完成工作，并及時將上一階段的工作進行總結(jié)，為下一階段的工作奠定基礎(chǔ)。從去年8月份開展稅務(wù)檔案歸集整理工作以來，涌現(xiàn)出了大批好人好事，全局先后利用雙休日及節(jié)假日加班加點整理檔案的有1328人次，帶病堅持工作的16人次，停止休假提前上班的5人次。
3、工作成效。這次歷時長、規(guī)摸大、標準高的稅務(wù)檔案歸集整理工作，全局有90的人員參與，他們對檔案整理工作熟悉了程序，摸索出了規(guī)律，掌握了技巧，為今后檔案工作的開展，積累了經(jīng)驗，奠定了基礎(chǔ)。稅務(wù)檔案歸集整理工作的繁雜、艱苦，鍛煉了廣大干部的毅力和意志，培養(yǎng)了吃苦耐勞的精神和一絲不茍的工作作風。截止到6月20日，全局共歸集整理出申報類、檢查類等稅務(wù)檔案26651卷，并已順利通過市局第一階段和第二階段的驗收。目前，整理出的登記類檔案12870卷，正在進行審核。從進度和標準上衡量，我局稅務(wù)檔案的歸集整理工作，走在了全系統(tǒng)的前列。
二、稅務(wù)檔案歸集整理及管理工作存在的問題
1、對稅務(wù)檔案工作的重要性認識不足
檔案和檔案工作是社會進步的產(chǎn)物。社會的每一進步，對檔案工作社會地位的提高和自身的發(fā)展都產(chǎn)生著巨大的推動作用。但就具體的檔案工作在一些領(lǐng)域和行業(yè)尚沒有得到應(yīng)有的重視，我局也存在類似的現(xiàn)象。一段時期以來，檔案工作制度落實不到位、管理不規(guī)范、工作缺乏連續(xù)性，其根本原因就是對檔案工作的重要性認識不夠。有的認為“檔案工作是一項附屬性工作”，有的認為“檔案資料是過去的事情，它只代表過去”，還有的認為“自從建局以來還沒聽說過有人查找申報表，類似劉曉慶的案例百年不遇一次，稅務(wù)檔案歸集整理是浪費人力物力，得不償失”，還有一些干部認為“檔案工作崗位是個無職無權(quán)、枯燥乏味的地方，提起檔案工作就想退避三舍”等等，這些思想的存在恰恰說明了我們的干部對檔案和檔案工作的重視不夠。
2、缺乏相對穩(wěn)定的檔案工作專（兼）職人員
檔案業(yè)務(wù)具有很強的專業(yè)性、技術(shù)性、連續(xù)性，它的性質(zhì)要求各級要有比較固定的檔案工作人員。目前，我局尚缺乏穩(wěn)定的檔案工作人員。檔案人員不穩(wěn)定，對檔案人員本身容易造成以下不良影響：一是檔案管理人員對檔案工作的責任心不強，缺乏長遠計劃和打算，安不下心來；二是不鉆研不學習檔案業(yè)務(wù)知識，認為下工夫?qū)W好了業(yè)務(wù)，也該換崗位了；三是對所保管管理的資料不熟悉，缺乏全面的、系統(tǒng)的掌握，缺乏檔案管理的連續(xù)性、銜接性。如今年5月份，在整理登記類檔案時有一個單位缺少6份主要資料，究其原因是負責檔案的人員調(diào)整頻繁、交接不認真造成的。
3、檔案資料存放零亂、丟失破損現(xiàn)象普遍存在
自去年7月份集中人力、時間開展稅務(wù)檔案歸集整理以來，在全局廣大干部的共同努力和相互配合下，經(jīng)過多方查找、收集，檔案資料得到了有效的“搶救”。盡管如此，稅務(wù)檔案資料丟失破損已成為難以彌補的損失。例如：20__年以前的申報類資料約丟失20，登記類資料約丟失9，注銷、吊銷戶留存的資料能維護不斷檔已是不易的事情。造成檔案資料丟失的原因主要有以下幾種：一是過去的稅務(wù)檔案管理辦法一直沒有得到有效的執(zhí)行，幾乎沒有檢查、評比和考核過這項工作；二是辦公自動化、信息化的建立和發(fā)展，使一些單位對稅務(wù)檔案紙制資料的保存觀念產(chǎn)生了淡化；三是辦公場所的搬遷中遺失和損毀了一些資料。
4、部分稅務(wù)檔案的歸集整理工作沒有一次到位
按照市局的計劃安排開展稅務(wù)檔案歸集整理工作以來，效果明顯。但存在不少重復勞動、事倍功半的現(xiàn)象。有的因為一份資料排錯順序而重新整理；有的因 為封面少寫一位數(shù)字要重填一遍；更值得注意的是有的問題在一個單位反復出現(xiàn)。這些現(xiàn)象的發(fā)生，造成了時間、人力和物力的浪費。出現(xiàn)上述現(xiàn)象的原因有以下幾點：一是少數(shù)人員責任心不強，工作作風不夠扎實；二是部分單位沒有理清思路就匆匆忙忙開始操作；三是直接參與檔案整理的人員變化頻繁；四是管理協(xié)調(diào)部門調(diào)整和改變了部分要求和標準。
三、加強檔案管理工作的幾點思考
1、加大對稅務(wù)檔案工作的宣傳力度
市場經(jīng)濟、知識經(jīng)濟提升了檔案工作的社會地位，法制建設(shè)強調(diào)了檔案工作的重要性，各領(lǐng)域、系統(tǒng)的檔案工作必然趨于規(guī)范化和科學化，對稅務(wù)檔案工作的要求也同樣如此。而要使稅務(wù)檔案工作有一個長足的發(fā)展，首要的任務(wù)就是大力宣傳稅務(wù)檔案工作的重要性，使地稅干部充分認識到稅務(wù)檔案工作是稅務(wù)機關(guān)、稅務(wù)人員的本職工作，推動稅務(wù)檔案工作的發(fā)展是地稅干部義不容辭的責任。同時，也要向納稅人做好宣傳，取得納稅人對稅務(wù)檔案工作的大力支持和配合。
2、建立健全稅務(wù)檔案管理機構(gòu)和機制
健全的機構(gòu)和機制是落實稅務(wù)檔案工作的組織保證。在成立相應(yīng)業(yè)務(wù)科室的基礎(chǔ)上，各科、所、室相對固定專職或兼職檔案管理人員，有人員調(diào)整時要認真做好檔案工作的交接。在專職或兼職檔案管理人員的選定上，按照相應(yīng)的標準和要求，如熟悉征管和檔案業(yè)務(wù)等。從而達到檔案工作有機構(gòu)主管，具體工作有人員牽頭。制定適合我局具體情況的稅務(wù)檔案管理辦法，明確檔案管理人員的職責，完善檔案保管制度。使大家學習有依據(jù)，操作有規(guī)程。
3、注重增強和提高稅務(wù)檔案管理人員的能力素質(zhì)
隨著地稅系統(tǒng)的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須加強學習，不斷更新知識結(jié)構(gòu)。要清醒地看到，科學技術(shù)的飛速發(fā)展使知識老化周期縮短，一個人無論學習的知識多么豐富，幾年后就會碰到相應(yīng)領(lǐng)域而言的專業(yè)知識過時問題。身為檔案管理人員，尤其要注重兩個方面：一是職業(yè)道德的修養(yǎng)。重視和加強職業(yè)道德的培養(yǎng)，樹立正確的職業(yè)道德觀念，樹立“立足蘭臺做貢獻”的思想；二是信息技術(shù)的掌握。檔案事業(yè)的發(fā)展使得檔案人員從“理論型”、“實干型”向“技術(shù)型”轉(zhuǎn)變，檔案人員運用信息技術(shù)是一個十分重要的內(nèi)容和本領(lǐng)。未來的檔案工作者，不僅是檔案管理員，也將是計算機網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)人員。
一、上半年工作情況
200*年上半年，xx地稅局辦公室結(jié)合工作職能，突出重點，狠抓落實，主要做了以下工作：
1、認真做好200*“管理年”活動組織協(xié)調(diào)工作。“管理年”活動是今年全局工作的重點，辦公室作為牽頭部門，根據(jù)局黨委的工作部署和要求，協(xié)調(diào)相關(guān)科室，就“管理年”活動的組織實施做了大量基礎(chǔ)性工作，先后制定了《xx地方稅務(wù)局200*“管理年”活動實施意見》、《xx地方稅務(wù)局2006年基層單位目標管理暨“管理年”活動檢查評比辦法》、《機關(guān)目標管理暨“管理年”活動檢查評比辦法》、《xx地方稅務(wù)局機關(guān)日常考核及“管理年”活動檢查評比項目和標準》、《星級管理辦法》等一系列規(guī)范化管理考核辦法，確保了我局“管理年”活動的順利開展。
“管理年”活動中，按照局黨委的要求，堅持高標準，組織協(xié)調(diào)相關(guān)科室結(jié)合我局實際抓亮點，搞突破，并積極主動地做好與市局管理年活動辦公室的工作聯(lián)系，及時提報我局的亮點工作，我局的星級管理考評制度、重點稅源企業(yè)納稅申報直通車管理、稽查提醒制度、干部隊伍建設(shè)等工作均被市局管理年活動辦公室列為創(chuàng)新性工作項目，受到xx市局領(lǐng)導的關(guān)注和肯定。結(jié)合“管理年”活動的開展，牽頭對以前的涉稅事項、工作流程及制度、辦法進行梳理整合和修訂完善，完成了《xx市地方稅務(wù)局崗責工作規(guī)范（試行）》初稿撰寫工作。《崗責規(guī)范》共分六大類，內(nèi)容涵蓋納稅申報、稅務(wù)登記、發(fā)票管理、納稅服務(wù)、減免稅管理、納稅評估、社會綜合治稅、重點稅源監(jiān)控等稅收工作各個環(huán)節(jié)，共六十余個崗位，對每個崗位的工作程序和工作標準、工作要求都進行了明確和規(guī)范。
2、做好星級管理考評工作。根據(jù)局黨委的要求，創(chuàng)新管理考核體系，牽頭制定了《星級（崗位明星）管理暫行辦法》、《崗位明星評選辦法》，明確星級單位和個人的考核評選標準及程序。上半年，結(jié)合目標管理考核，先后組織了三批星級單位考評，并下發(fā)了通報。通過單位推薦、考試選拔、公示等程序，組織評選了二季度崗位明星。
3、強化政務(wù)督查工作。為使督查工作走上規(guī)范化、制度化的軌道，進一步充實完善了《督查工作制度》。從督查工作任務(wù)、督查工作程序、督查方式及權(quán)限、督查組織實施等五方面進行了詳細的規(guī)范和明確，建立健全了督查立項登記、督辦、反饋和檢查制度、督查專報、通報等一系列督查工作制度和辦法，有效地保障了政務(wù)督查工作的順利開展。今年以來，圍繞全局工作重點、每月份重點工作、局務(wù)會確定的重點工作事項、局黨委的重大工作部署和決策等，加大督查廣度和深度，全面做好日常督查、目標督查、專項督查及領(lǐng)導交辦的重要事項的督查催辦。半年共下發(fā)督查通報12期，督查專報1期，有力地促進了各項工作的落實到位。
4、進一步完善目標管理考核工作。根據(jù)局黨委要求，明確分工，專人負責，結(jié)合實際，在廣泛征求局黨委和各單位意見的基礎(chǔ)上，對目標管理考核辦法進行了修訂完善，使我局的目標管理考核工作與青島市局考核辦法更加科學合理，切合市局考核要求。同時，把目標管理考核與“管理年”活動考核相結(jié)合、日常管理考核和上級各項考核相結(jié)合、單項考核和綜合考核相結(jié)合，認真做好全局日常管理考核和“管理年”活動考核，努力做到全面細致，規(guī)范周到，以考核管理促進各項工作的落實。
5、加強檔案管理和資產(chǎn)管理。在檔案管理上，立足高起點，堅持高標準，繼續(xù)加強了對全局各類檔案資料的收集整理工作，進一步提高了我局的檔案管理工作水平。
在資產(chǎn)管理方面，根據(jù)市局《財務(wù)管理辦法》，修訂完善了我局的固定資產(chǎn)管理辦法，嚴格控制固定資產(chǎn)購置、大項固定資產(chǎn)處置等審批程序，嚴把入口、出口關(guān)。建立了固定資產(chǎn)管理動態(tài)流程，杜絕管理上的漏洞。同時，加強后勤行政管理，按照高效、節(jié)約的原則，積極做好車輛管理、衛(wèi)生管理、辦公用品采購、政務(wù)值班等服務(wù)工作，為全局各項工作的開展提供了后勤保障。
6、發(fā)揮參謀助手作用，搞好信息調(diào)研工作。圍繞局黨委中心工作，發(fā)揮辦公室在信息調(diào)研工作中的主導作用，加強對全局信息調(diào)研工作的指導和協(xié)調(diào)。上半年，組織召開了信息調(diào)研工作會議，邀請市局信息調(diào)研工作人員，以以會代訓的形式，對全局信息調(diào)研員進行了培訓。制定了《信息調(diào)研新聞宣傳工作管理辦法》，調(diào)整充實了兼職信息調(diào)研員隊伍，及時做好全局信息調(diào)研文章的篩選、整理和上報工作。特別是加強了對全局經(jīng)驗性、創(chuàng)新性工作的對上提報力度。上半年，xx市局、省局等信息簡報先后對我局星級管理、重點稅源管理、干部隊伍建設(shè)“六子工程”、稽查提醒制度等重點、亮點工作進行了介紹。上半年共上報各類稅務(wù)信息80多條，被省局、市局、xx市政府及xx市委、市政府等上級部門采用30多條，采用調(diào)研文章8篇，比去年同期增加6篇。
7、加大稅收宣傳力度，不斷提升平度地稅社會形象。主動加強與有關(guān)媒體的聯(lián)系配合，積極主動的做好全局稅收宣傳工作，上半年全局在各級各類新聞媒體發(fā)表宣傳稿件50余篇。在人民日報、中國稅務(wù)報等中央級媒體發(fā)表稅收宣傳稿件四篇。五月份，在《人民日報》發(fā)表了《xx地稅局以“三化”促進稅收管理》的稿件，較好地宣傳了我局“管理年”活動，在社會上產(chǎn)生了良好反響。
根據(jù)《中華人民共和國耕地占用稅暫行條例》、《中華人民共和國耕地占用稅暫行條例實施細則》、《*市實施〈中華人民共和國耕地占用稅暫行條例〉辦法》及《國家稅務(wù)總局關(guān)于耕地占用稅征收管理有關(guān)問題的通知》的有關(guān)規(guī)定，為加強耕地占用稅的征收管理，明確征納雙方的法律責任，現(xiàn)將有關(guān)問題通知如下：
一、耕地占用稅的申報納稅
（一）耕地占用稅納稅人（以下簡稱納稅人）應(yīng)在耕地或其他農(nóng)用地所在地的主管稅務(wù)機關(guān)辦理申報納稅手續(xù)。
（二）耕地占用稅的申報納稅暫實行由納稅人到稅務(wù)機關(guān)上門申報的方式。
（三）經(jīng)批準占用耕地的，納稅人應(yīng)在收到土地管理部門辦理占用農(nóng)用地手續(xù)通知時，持批準用地文件、市發(fā)展和改革委員會批準立項文書、項目建設(shè)平面圖等申報資料原件及復印件，并如實填寫《耕地占用稅納稅申報表》（附件一），到稅務(wù)機關(guān)辦理納稅申報手續(xù)。
（四）未經(jīng)批準占用耕地的，納稅人應(yīng)在實際占用耕地時，如實填寫《耕地占用稅納稅申報表》，到稅務(wù)機關(guān)辦理申報納稅手續(xù)。
（五）各局耕地占用稅的主管稅務(wù)所為申報納稅的受理機關(guān)。
（六）對于納稅人按照規(guī)定提交申報資料并如實填寫《耕地占用稅納稅申報表》的，稅務(wù)機關(guān)應(yīng)予以受理，并在《耕地占用稅納稅申報表》上加蓋稅務(wù)所章。
（七）稅務(wù)機關(guān)應(yīng)在受理納稅人申報后開具稅收繳款書交納稅人，繳款書中“稅款限繳日期”欄填寫自開具繳款書之日起第30日的具體日期，納稅人應(yīng)在限繳日期前辦理稅款入庫手續(xù)。
二、耕地占用稅的減免稅管理
（一）耕地占用稅減免實行申報管理制度。
納稅人應(yīng)在收到土地管理部門辦理占用農(nóng)用地手續(xù)通知時，向耕地或其他農(nóng)用地所在地的主管稅務(wù)機關(guān)提出減免申報。
（二）凡屬于《*市實施〈中華人民共和國耕地占用稅暫行條例〉辦法》中第六條規(guī)定免稅情形的，納稅人可以向所在地鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府提出申請，經(jīng)審核，報經(jīng)區(qū)（縣）人民政府批準后，免征耕地占用稅。
（三）耕地占用稅減免申報暫實行由納稅人到稅務(wù)機關(guān)上門申報的方式。
（四）納稅人辦理減免稅申報時，應(yīng)持批準用地文件、市發(fā)展和改革委員會批準立項文書及項目建設(shè)平面圖等申報資料原件及復印件。減免稅情況復雜或特殊的，納稅人還應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的要求提供其他申報資料或證明材料。
（五）納稅人應(yīng)如實填寫《耕地占用稅減免申報表》（附件二）
（六）各局耕地占用稅的主管稅務(wù)所為耕地占用稅減免申報的受理審核機關(guān)，稅務(wù)所應(yīng)指定專人負責受理、審核事項、減免稅資料的歸檔工作及相關(guān)報表的填報工作。
（七）對于納稅人按照規(guī)定提交申報資料并如實填寫《耕地占用稅減免申報表》的，稅務(wù)機關(guān)應(yīng)予以受理，受理人應(yīng)簽字確認，并將《耕地占用稅減免申報表》和申報資料及時移交審核人。
（八）審核人應(yīng)對減免事項進行審核，審核同意應(yīng)簽字確認，審核人同意后，主管稅務(wù)所應(yīng)于受理當日辦理減免手續(xù)，出具《耕地占用稅減免稅證明》（附件三），并加蓋稅務(wù)所章。《耕地占用稅減免稅證明》應(yīng)制作三份，兩份交納稅人，一份稅務(wù)機關(guān)留存。
（九）占用耕地1000畝（含1000畝）以上的減免，各局應(yīng)在辦理減免手續(xù)完畢之日起20日內(nèi)將用地批準文件、《耕地占用稅減免申報表》及《耕地占用稅減免稅證明》復印件一份上報市局。
（十）由國務(wù)院或國土資源部批準占用耕地的，耕地占用稅的減免申報由區(qū)縣地方稅務(wù)局及分局耕地占用稅的主管稅務(wù)所進行初次受理及審核，各局將申報資料及《耕地占用稅減免申報表》上報市局，由市局進行初審、復核及審核，并辦理減免稅手續(xù)。出具《耕地占用稅減免稅證明》三份，并加蓋市局公章。兩份交納稅人，一份稅務(wù)機關(guān)留存。
三、耕地占用稅的檔案管理按照《*市地方稅務(wù)局關(guān)于印發(fā)〈*市地方稅務(wù)局稅務(wù)檔案管理辦法〉的通知》和《*市地方稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)檔案分級分類調(diào)整的通知》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其中耕地占用稅減免稅證明歸入減免稅（費）審批管理（4200）子類。
會計數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案管理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。
計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記帳單位的重要工作。采用電子計算機打印輸出的會計憑證、帳簿、報表應(yīng)當符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，必須采用中文或中外文對照，字跡要清晰，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
二、記帳憑證的生成與管理
電算化后，記帳憑證的生成有兩種方式：
1.根據(jù)原始憑證在計算機上直接編記帳憑證，由計算機打印輸出。在這種情況下，記帳憑證上應(yīng)有錄入員、稽核人員和會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記帳憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證，按《規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記帳憑證，向計算機錄入記帳憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記帳憑證與機制憑證皆可。
在保證記帳憑證清晰的條件下，計算機打印輸出憑證中的表格線可適當減少。
三、會計帳簿和報表的生成與管理
對電算化后的會計帳簿和會計報表的打印和保管《規(guī)范》有明文規(guī)定，即應(yīng)當打印出書面形式，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定辦理。考慮到計算機打印的特殊情況，在《會計電算化工作規(guī)范》中對會計資料生成作了一些靈活規(guī)定，包括：
1.現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳的打印，由于受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁帳頁裝訂成冊。如果每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。
2.一般帳簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印；發(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿，可滿頁打印。
3.在所有記帳憑證數(shù)據(jù)和明細分類帳數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類帳可用“總分類帳本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
4.在保證帳簿清晰的條件下，計算機汀印輸出的帳簿中表格線可適當減少。
四、關(guān)于會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料的管理
會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的1—3年。
五、關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理
存儲計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)），是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。
一般說來，為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進行保存。
采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計帳簿、報表，具有磁性化和不可見的特點。因此，必須注意以下幾點：
第一，采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計帳簿，應(yīng)征得同級財政部門的同意。
第二，保存期限同打印輸出的書面形式的會計帳簿、報表。
第三，記帳憑證、總分類帳、現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳仍需要打印輸出，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)帳簿、報表。
六、安全和保密措施
1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在兩個以上不同的地點，最好在兩個不同建筑物內(nèi)。
2.采用磁性介質(zhì)存貯會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。
3.嚴格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
對任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為，都要進行相應(yīng)的處理。
4.各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設(shè)備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導同意，不得外借和拿出單位。
5.借閱會計資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認真檢查，防止感染病毒。
七、建立檔案管理制度
檔案管理一般是通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)的。檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容：
1.存檔的手續(xù)，主要是指各種審批手續(xù)，比如打印輸出的帳表，必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管；
2.各種安全和保密措施；
3.檔案管理員的職責與權(quán)限；
4.檔案的分類管理辦法；
關(guān)鍵詞：境外企業(yè) 檔案 檔案管理
近年來，隨著經(jīng)濟全球化日益加速、我國對外開放程度不斷加深，我國企業(yè)紛紛“走出去”，在境外開展業(yè)務(wù)、設(shè)立駐外機構(gòu)、建立海外子公司，從而產(chǎn)生了大量境外企業(yè)檔案。這些境外企業(yè)檔案是我國企業(yè)檔案全宗的重要組成部分，也是我國企業(yè)境外資產(chǎn)的重要組成部分。加強境外企業(yè)檔案管理研究具有十分重要的理論價值和現(xiàn)實意義。筆者對1992年至2012年我國境外企業(yè)檔案管理研究文獻進行了調(diào)查統(tǒng)計與分析評述。
一、文獻統(tǒng)計分析
筆者于2012年7月22日，以中國知網(wǎng)（）的“中國期刊全文數(shù)據(jù)庫”、“中國博士學位論文全文數(shù)據(jù)庫”、“中國優(yōu)秀碩士學位論文全文數(shù)據(jù)庫”和“中國重要會議論文全文數(shù)據(jù)庫”4大數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，用“境外檔案”、“跨國檔案”、“境外企業(yè)檔案”、“海外企業(yè)檔案”、“跨國企業(yè)檔案”5個關(guān)鍵詞，分別進行題名檢索，檢索精度為模糊，共檢索出有效的相關(guān)文獻33篇。
從文獻發(fā)表時間來看，1992年首次有人提出境外企業(yè)檔案管理的問題，2001年之前有關(guān)境外企業(yè)檔案管理研究的文獻較少，2001年中國加入世界貿(mào)易組織之后，相關(guān)文獻數(shù)量開始增加（2002年為3篇），尤其是2010年以來增幅明顯（2011年為8篇）。可以預見，隨著我國企業(yè)“走出去”戰(zhàn)略的逐步推進，有關(guān)境外企業(yè)檔案管理研究的文獻數(shù)量將呈快速上升的趨勢。
二、主要研究成果
（一）境外企業(yè)檔案的價值
學者們都認識到，境外企業(yè)檔案作為一種原始憑證，是維護企業(yè)合法權(quán)益的重要武器，尤其在是贏得法律訴訟、規(guī)避合同風險時發(fā)揮著不可替代的作用。除此之外，一些學者還認為：
第一，境外企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營管理的重要基礎(chǔ)。王強、唐振華指出：“境外檔案工作也是加強境外單位內(nèi)部管理和控制的重要基礎(chǔ)，是檢驗境外單位整體管理水平的抓手”。[1]羅亞利提出，跨國企業(yè)參考總部和境外子公司的檔案材料可以加深對彼此的了解，促進企業(yè)內(nèi)部的文化融合，還能為企業(yè)總部管理層決策提供重要依據(jù)。[2]
第二，境外企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源和知識資產(chǎn)。張斌指出，境外企業(yè)檔案“不僅記錄了境外企業(yè)經(jīng)營管理的活動過程，同時也沉淀了境外企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)驗，是企業(yè)不可或缺的知識資源和財富”。[3]王強、唐振華認為，境外檔案是境外單位的重要知識資產(chǎn)和核心信息資源，為境外單位提供了可靠的信息資源保障，在服務(wù)國際化經(jīng)營上發(fā)揮著重要作用。[4]
第三，境外企業(yè)檔案對促進我國境外企業(yè)的整體發(fā)展意義重大。李向群認為，“加強境外企業(yè)檔案管理是加強境外資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容，檔案工作對境外中央企業(yè)資產(chǎn)保值增值意義重大。”[5]吳廣平認為，管理好國有境外企業(yè)檔案，不僅是國有境外企業(yè)自身經(jīng)營和發(fā)展的需要，也是國家政策研究及經(jīng)濟戰(zhàn)略發(fā)展的需要。[6]
（二）境外企業(yè)檔案的特點
境外企業(yè)在資產(chǎn)屬性、經(jīng)營模式、管理方法等方面，與境內(nèi)企業(yè)相比存在諸多不同之處，相應(yīng)地作為境外企業(yè)活動伴生物的檔案也有著不同的特點：
第一，形成與保管的分散性。許多學者提到，跨國企業(yè)的境外企業(yè)或駐外機構(gòu)點多面廣，涉及多個國家、地區(qū)，檔案的形成地域很分散，檔案保管也是分散的，基本上是誰經(jīng)辦誰保管，甚至留存在個人手中。
第二，來源及內(nèi)容的單一性。高衍[7]、郭潤華[8]、林阿娜[9]等認為：境外企業(yè)在文件來源上，基本上是本公司形成的，境內(nèi)主管機關(guān)的文件一般不發(fā)至境外企業(yè)，文件來源比較單一；在文件內(nèi)容上，主要以商貿(mào)往來文件為主，黨群類的文件較少。
第三，語言文字的多樣性。檔案記錄語言文字的多樣性，一直是困擾跨國企業(yè)檔案管理的一大難題。郭潤華指出，中石化公司的駐外機構(gòu)檔案材料語種復雜多樣，不僅僅有中文，還有相當一部分涉及駐在國的語種，如英語、德語、法語、日語等。[10]王強、唐振華也指出：“石油企業(yè)境外單位較多分布在非母語英語國家，文件檔案記錄的文字往往涉及多語種問題，如果這些外文文檔得不到及時翻譯，就容易造成利用上的困難”。[11]
（三）境外企業(yè)檔案管理現(xiàn)存的問題及原因
學者們認為，目前我國境外企業(yè)檔案管理主要存在以下問題：境外工作人員檔案意識淡薄，檔案工作沒有得到足夠的重視；國內(nèi)檔案法規(guī)對境外企業(yè)檔案管理缺乏有效制約，境外企業(yè)檔案管理制度不健全；文件形成和保管分散，檔案收集困難；缺乏有力的檔案業(yè)務(wù)指導，檔案專業(yè)人才不足。境外企業(yè)檔案的知識產(chǎn)權(quán)歸屬、價值鑒定，電子文件的收集、保管與利用等也是困擾檔案部門的難題。究其原因，學者們認為主要在于以下幾個方面：
一是國內(nèi)有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的法規(guī)不健全。目前，我國已頒布的有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的部門規(guī)章或規(guī)范性文件主要有《關(guān)于加強境外投資、承包工程、設(shè)計咨詢科技合作和勞務(wù)合作項目檔案工作的通知》（國家檔案局、國家計劃委員會、對外經(jīng)濟貿(mào)易部1993年）、《關(guān)于加強駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》（國家檔案局2005年頒布）、《關(guān)于加強在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定》（2009年證監(jiān)會、國家保密局和國家檔案局頒布）。此外，一些地方了一些相關(guān)的地方性法規(guī)制度，如《廣州市境外企業(yè)檔案管理辦法》（廣州市政府1994年頒布）、《廣東省駐境外及港澳地區(qū)國有企業(yè)檔案管理辦法》（廣東省人民政府2002年頒布）等。但總體而言，國內(nèi)有關(guān)境外企業(yè)檔案管理的法規(guī)不夠健全，使得境外企業(yè)檔案工作面臨無法可依的困境。鄧達宏認為：“企業(yè)‘走出去’戰(zhàn)略實施后，境外國有企業(yè)檔案的監(jiān)管仍缺少明確的法律法規(guī)。我國的檔案法規(guī)中涉及到關(guān)于境外國有企業(yè)檔案管理的條款太少，且規(guī)定不甚明確。”[12]
二是受所在國家或地區(qū)的法律限制。境外企業(yè)所在國家或地區(qū)對于企業(yè)檔案有著不同于國內(nèi)的法律規(guī)定，從而增加了境外企業(yè)檔案管理的復雜性。例如，郭潤華論及，英國規(guī)定，與企業(yè)稅務(wù)有關(guān)的檔案材料最少要保存6年以上，以備稅務(wù)部門檢查；也門、沙特等國不允許將地質(zhì)檔案材料帶出國境。[13]任鳳仙指出：對于企業(yè)財會檔案，日本的民法、商法、稅法中明確規(guī)定，在規(guī)定的保管期限內(nèi)，企業(yè)有保管這些檔案材料的義務(wù)，而超過保管期限的檔案材料如何處置由企業(yè)自己決定；有的國家或地區(qū)規(guī)定企業(yè)形成的財會文件材料須交由當?shù)芈蓭煒潜９埽幌愀鄣貐^(qū)的法律對有裝訂痕跡的證據(jù)材料是不承認其法律效力的。[14]孟秀麗提到，中原油田對境外項目產(chǎn)生的會計檔案要按當?shù)貒叶悇?wù)審計的要求而存放在境外，接受當?shù)貒叶ㄆ诨虿欢ㄆ诘亩悇?wù)審計和稽查。[15]
三是受分散式管理體制的制約。張斌指出：“我國企業(yè)檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理原則，實行企業(yè)檔案綜合管理。而一些國家的企業(yè)檔案大多處于分散管理狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的管理體系和制度加以約束，我國一些境外企業(yè)的管理模式或組織設(shè)計基本上模仿所在國的企業(yè)管理模式，這樣往往會帶來文件檔案流向不清、管理缺失的問題，而一些境外企業(yè)卻沒有認識到這種管理上的漏洞，極有可能造成企業(yè)知識的流失以及國有資產(chǎn)的流失。”[16]
四是跨區(qū)域、遠距離的障礙。王勤[17]、孟秀麗[18]認為，由于距離遙遠、境外企業(yè)駐地分散，母公司檔案部門對境外檔案的業(yè)務(wù)指導難以開展。張斌指出，跨區(qū)域是企業(yè)境外檔案管理的兩大難題之一，跨國企業(yè)的境外企業(yè)往往涉及多個國家或地區(qū)，使文件檔案具有明顯的分散性。[19]
五是檔案人員多為兼職且流動頻繁。中石油檔案室指出：“針對資源國對外籍員工勞務(wù)簽證的嚴格限制，以及嚴峻的政治、安全風險，同時為提高海外業(yè)務(wù)國際化程度，境外基層檔案隊伍一般都是兼職人員。”[20]
（四）加強境外企業(yè)檔案管理的策略
第一，強化檔案意識培養(yǎng)。鄧達宏指出，要樹立“大檔案”的理念，提高境外國有企業(yè)檔案意識，把大檔案的理念貫徹到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售的始終，貫徹到企業(yè)的檔案工作中。[21]任鳳仙認為，要將檔案工作列入境外企業(yè)國內(nèi)主管單位舉辦的境外企業(yè)管理人員培訓內(nèi)容，培訓工作應(yīng)重點提高境外企業(yè)專兼職檔案人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及語言素質(zhì)。[22]中石油檔案室認為，針對公司人員輪換頻繁和基層檔案隊伍兼職的特點，加強培訓工作成為培養(yǎng)員工檔案意識、規(guī)范公司檔案管理的有效途徑。[23]潘艷敏等提出應(yīng)有計劃地實施檔案培訓，對海外項目員工采取“普及”培訓的方式，側(cè)重檔案宣傳教育；對海外兼職檔案員采取“一對一”培訓的方式，側(cè)重檔案工作操作規(guī)范和技術(shù)標準。[24]
第二，完善檔案法規(guī)體系。吳廣平認為，要加強對國有境外企業(yè)檔案管理的立法，以法律的規(guī)范約束國有境外企業(yè)檔案工作行為。[25]鄧達宏認為，要分階段進行立法，檔案行政管理部門要加強調(diào)研，研究新情況、新問題，搞好規(guī)劃、現(xiàn)行試點，制定地方關(guān)于境外國有企業(yè)檔案方面的規(guī)章制度。[26]
第三，理順檔案管理體制。郭潤華指出：應(yīng)堅持“統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理”的檔案管理體制，形成檔案管理部門、外事管理部門、駐外機構(gòu)主管單位齊抓共管、分工負責的運行機制；應(yīng)確立駐外機構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作由主管單位的檔案部門指導和監(jiān)督的原則。[27]許多學者提出，境外企業(yè)檔案管理應(yīng)制定專人負責并與領(lǐng)導責任及經(jīng)濟利益掛鉤。中石油明確了各級領(lǐng)導的檔案業(yè)務(wù)管理職責，公司建立了以國內(nèi)總部檔案室、海外單位檔案機構(gòu)為業(yè)務(wù)管理主線，以各專業(yè)系統(tǒng)和海外項目兼職檔案員為基層工作隊伍的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。[28]中國交通建設(shè)集團規(guī)定由駐外辦事處總經(jīng)理、項目負責人負責檔案工作，檔案部門提供的各駐外機構(gòu)工程項目歸檔情況作為年終獎金發(fā)放的依據(jù)之一。[29]中原油田對外經(jīng)濟貿(mào)易總公司規(guī)定，項目經(jīng)理為境外項目檔案管理的第一責任人，實行檔案“一票否決”權(quán)，將檔案歸檔情況與項目經(jīng)理工作業(yè)績和經(jīng)濟效益掛鉤。[30]
第四，健全檔案管理制度。王勤建議，將“實施檔案檢查”的內(nèi)容加入到對下屬境外企業(yè)的內(nèi)部審計工作中。[31]宋瑩認為：對于境外項目檔案管理，“‘項目經(jīng)理負責制’是最好的辦法，以項目經(jīng)理為主，如何操作則由其根據(jù)工程的具體情況指定專人或兼職人員管理，就可加強境外檔案管理。”[32]許多企業(yè)針對境外企業(yè)檔案的特點與管理要求，制定了因地制宜、針對性強的規(guī)章制度。例如，中原油田對外經(jīng)濟貿(mào)易總公司修訂了《關(guān)于加強境外項目檔案的管理辦法》，并建立健全了境外企業(yè)（項目）檔案管理制度和辦法。[33]中國石油天然氣勘探開發(fā)有限公司制定了《關(guān)于加強海外檔案管理工作的意見》《關(guān)于加強海外檔案工作的通知》《境外檔案工作管理實施細則》和《中國石油海外勘探開發(fā)公司境外檔案工作考核辦法（試行）》等。[34]中國交通建設(shè)集團制定了《駐外機構(gòu)工程項目科技文件資料歸檔辦法》。[35]
第五，創(chuàng)新檔案管理機構(gòu)。一者建立信息中心。鄧達宏認為：“境外國有企業(yè)應(yīng)建立起檔案信息資料中心，統(tǒng)一、動態(tài)地管理本企業(yè)的文件信息，并定期地傳送給境內(nèi)企業(yè)總部，以便總部的監(jiān)督。”[36]任鳳仙認為，要以企業(yè)檔案工作為依托，成立海外市場信息服務(wù)中心，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，為企業(yè)搜集情報，提供咨詢服務(wù)。[37]二者建立寄存中心。張斌指出：“可以將非核心機密的文件檔案交由當?shù)匦抛u度較高的文件中心，文件檔案寄存或保管機構(gòu)代為保存。”[38]任鳳仙[39]、吳廣平[40]認為，可以嘗試采用托管方式，在境外成立服務(wù)性的檔案托管機構(gòu)保管企業(yè)檔案資源。
第六，應(yīng)用先進信息技術(shù)。境外機構(gòu)與境內(nèi)機構(gòu)相距遙遠，使得境內(nèi)母公司對境外子公司的指導和監(jiān)督比較困難，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用有助于克服這一難題。例如，2010年國資委對駐港澳臺地區(qū)的中央企業(yè)的檔案工作進行調(diào)研后，認為要“確立中央企業(yè)檔案信息化和企業(yè)信息化的關(guān)系，將檔案信息化納入企業(yè)信息化總體規(guī)劃，通過技術(shù)手段推動境外中央企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和制度化。”[41]中國中化集團公司在集團公司 IT 部的支持下，通過全集團的局域網(wǎng)，在 NOTES 平臺上建立了“檔案專欄”，使境內(nèi)外機構(gòu)的檔案人員可以了解到檔案工作的政策法規(guī)、行業(yè)標準、檔案知識等方面的內(nèi)容，并與集團公司檔案部門進行業(yè)務(wù)交流。[42]中國石油海外勘探開發(fā)公司總部機關(guān)搭建了檔案資源管理遠程檢索信息平臺，建立了檔案管理系統(tǒng)，各境外單位可以通過網(wǎng)絡(luò)遠程把數(shù)據(jù)上傳到服務(wù)器，實現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理。[43]中原油田外經(jīng)貿(mào)總公司的檔案人員用內(nèi)部管理系統(tǒng)登錄公司網(wǎng)站，在“業(yè)務(wù)往來”中對境外公司進行業(yè)務(wù)指導。[44]
第七，多種收集方法相結(jié)合。田巧玲認為，境外項目檔案不方便帶回時，可以按照年度向國內(nèi)主管部門移交當年的歸檔目錄，如所在國不同意帶回的，應(yīng)將復印件或備份件報國內(nèi)主管部門統(tǒng)一備案后歸檔移交。[45]宋瑩認為，可以采取定期收集、隨時收集與重點收集、跟蹤收集相結(jié)合的辦法進行資料收集工作，采用光盤或電子文件的形式是境外項目檔案接收最有效的方式，針對其中重要的、最有法律效力的紙質(zhì)文件進行接收。[46]楊琦認為，對于境外企業(yè)檔案的管理，要有適當?shù)撵`活性，重點要求境外企業(yè)做到重要文件，如企業(yè)注冊登記、業(yè)務(wù)檔案、法律文書、合同協(xié)議、資產(chǎn)權(quán)屬證明、業(yè)務(wù)經(jīng)營權(quán)的批準文件等重要文件予以歸檔。[47]
三、總體評價
（一）研究不足
總體上，國內(nèi)在本領(lǐng)域已取得一定成果，但仍存在如下不足：
第一，視野高度不夠。多數(shù)學者僅從企業(yè)檔案部門的自身業(yè)務(wù)或者從本行業(yè)，如檔案收集、項目檔案、會計檔案等出發(fā)，著眼于確保境外檔案完整齊全開展研究，未能從服務(wù)企業(yè)整體經(jīng)營戰(zhàn)略，促進企業(yè)全面發(fā)展的角度出發(fā)進行研究；亦未能順應(yīng)全球化趨勢，從國家推進“走出去”的戰(zhàn)略高度出發(fā)，立足于維護國家與企業(yè)權(quán)益和安全進行審視。
第二，研究深度不足。許多論文僅從表面論述境外企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題和應(yīng)對策略，沒有透徹分析問題背后的深層次原因，未能提出一套科學有效的境外檔案管理體系。
第三，思想理念陳舊。多數(shù)學者未運用現(xiàn)代檔案管理理論來指導實踐工作，或者試圖套用舊的檔案學理論分析新出現(xiàn)的境外企業(yè)檔案問題，未能“跳出檔案圈看檔案”，運用新的管理理念開展研究。
（二）研究方向
筆者認為，將來可從著重以下幾個方面進行探索：
第一，加強境外國家或地區(qū)企業(yè)檔案法律研究。跨國企業(yè)檔案管理的基本原則之一是“雙重遵從”，即既遵從母公司所在國家或地區(qū)的檔案法律，同時又遵從子公司所在國家或地區(qū)的檔案法律。因此，我國應(yīng)加強對“走出去”的重點國家或地區(qū)檔案法律的研究，深入了解這些國家或地區(qū)對于其管轄范圍內(nèi)企業(yè)的檔案管理有哪些具體的規(guī)定和要求，從而才可能提出在“雙重遵從”原則下境外檔案管理的可行解決方案。
第二，運用先進的管理理念。應(yīng)該突破原有理論框架，“跳出檔案圈看檔案”，從企業(yè)檔案作為企業(yè)核心信息資源、重要知識資產(chǎn)，作為內(nèi)部控制、國有資產(chǎn)監(jiān)管重要工具的角度出發(fā)開展研究。
第三，開展案例分析及實證研究。鑒于目前本領(lǐng)域內(nèi)宏觀研究較多、具體研究較少，理論研究較多、實證研究較少，可以選擇幾個中國企業(yè)“走出去”的重點國家或地區(qū)的幾家具有代表性的境外企業(yè)作為典型個案，開展案例分析和實證研究。通過分析這些境外企業(yè)檔案管理面臨的問題，提出因地制宜、具有針對性的解決方案，進而探索我國如何建立境外企業(yè)檔案管理體系。
本文為國家社會科學基金項目“國有企業(yè)境外檔案監(jiān)管體系研究”（批準號：12CTQ036）階段性研究成果之一。
注釋：
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[45]田巧玲.如何做好有天境外項目檔案工作[J].檔案管理，2009（5）：80.
1 會計檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題
實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案的范圍擴大了，管理的內(nèi)容也增加了，除了按照《會計檔案管理辦法》對紙質(zhì)會計檔案進行管理外，還要對電子會計檔案進行管理。電子會計檔案管理需要檔案管理人員不僅懂會計知識，還要具備較高的計算機軟硬件操作技能。目前，我國絕大部分企事業(yè)單位都實現(xiàn)了會計電算化，會計檔案的管理工作比以前更加繁重，管理成本也提高了，具體表現(xiàn)在會計檔案的內(nèi)容增加，管理難度加大，需要的管理人員也相應(yīng)增加，并且對管理人員的素質(zhì)要求也提高了，會計檔案所占用的庫房面積也增加，生成、打印和保管會計檔案的機器設(shè)備投入更大。也就是說，實現(xiàn)電算化后，會計檔案管理的人力、物力和財力等相應(yīng)增加，管理范圍增加了，難度加大了。會計電算化只是將會計人員從繁重的會計核算等工作中解放出來了，會計檔案管理的工作不但沒有減輕，反而更重了，難度更高了。
目前的會計檔案管理工作存在哪些問題？我們?nèi)绾尾拍軠p輕會計檔案管理工作的任務(wù)，提高會計檔案管理工作的效率呢？
1.1 會計檔案保管期限規(guī)定不切實際。1999年1月1日施行的《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定了會計檔案的保管期限分為3年～25年的定期保管和永久保管。現(xiàn)在的市場競爭越來越激烈，很多企業(yè)存續(xù)的時間很短，根據(jù)2013年8月份國家工商總局的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，中國企業(yè)的平均壽命6.09年，60%的中國企業(yè)平均壽命僅5年，中小企業(yè)的壽命就更短，平均壽命僅2.5年。而我們目前的法規(guī)規(guī)定會計檔案要保管15年、25年乃至永久，其實際意義究竟何在？作為法律責任的主要承擔者的企業(yè)已經(jīng)不復存在，檔案留著還有什么用？即使有法律責任要追溯，向誰追溯？這一規(guī)定顯然與目前的經(jīng)濟形勢不符，特別是對中小企業(yè)和民營企業(yè)更是不切實際。國有企業(yè)和大型的企業(yè)集團存續(xù)時間稍長，平均壽命也不過7年～8年，當然也不排除像“同仁堂”、“六必居”這樣的百年企業(yè)，但這樣的企業(yè)在中國屈指可數(shù)。
同時，《會計檔案管理辦法》第十三條規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。很多中小企業(yè)沒有業(yè)務(wù)主管部門，那么，這些已經(jīng)終止的中小企業(yè)的會計檔案應(yīng)該由檔案館代管，或者由財產(chǎn)所有者代管。但保管這些會計檔案是需要成本的，這個成本由誰來承擔？檔案館的人員和空間也是非常有限的，已注銷企業(yè)的會計檔案全部由檔案館來代管顯然是不現(xiàn)實的。財產(chǎn)所有者通常認為企業(yè)已經(jīng)沒有了，與企業(yè)有關(guān)的法律責任也應(yīng)該終止了。會計檔案“是扔還是留”也是很多業(yè)內(nèi)人士的困惑，實際情況是，隨著企業(yè)的注銷，很多企業(yè)的會計檔案也就慢慢散失了。
1.2 會計檔案管理方式不統(tǒng)一。盡管很多會計人員都知道紙質(zhì)會計檔案和電子會計檔案應(yīng)該并存，但是究竟哪些會計檔案需要紙質(zhì)保存，是原始憑證？還是會計報告？或者是全部的紙質(zhì)會計檔案？實際的情況是，有的企業(yè)保留了所有的紙質(zhì)會計檔案和對應(yīng)的電子會計檔案，有的企業(yè)只保留了電子會計檔案，當稅務(wù)部門來檢查時，再把所有的紙質(zhì)會計檔案打印出來。但是，有的企業(yè)又反映稅務(wù)局查賬的時候根本不看打印的賬本，只看手工賬。還有電子會計檔案要定期備份，哪些電子會計檔案需要定期備份？用什么介質(zhì)備份？多久備份一次？眾說紛紜，這就給企業(yè)的會計人員造成很大困惑，不知何去何從。
1.3 會計檔案銷毀工作不及時。《會計檔案管理辦法》第十條規(guī)定，保管期滿的會計檔案可以進行鑒定后銷毀。但是在實踐中，保管期滿的會計檔案進行鑒定銷毀的企業(yè)寥寥無幾。以鄭州市的二十幾家大型企業(yè)為例，廠齡40年左右的有6家企業(yè)，超期保存的會計檔案占所有會計檔案的60%左右，廠齡在30年左右的12家企業(yè)，超期保存的會計檔案占所有會計檔案的40%左右。這些占用了大量庫房和檔案管理人員的檔案平時也很少被利用，被調(diào)查企業(yè)都希望銷毀這些期滿的會計檔案以節(jié)約管理成本。但是會計檔案的銷毀要按規(guī)定的程序進行，在銷毀前要申請、造冊和鑒定等一系列繁雜的程序，特別是鑒定工作，不僅工作量大，而且沒有統(tǒng)一的鑒定標準，如果會計檔案一旦鑒定不當而銷毀，法律責任誰來承擔？這一系列問題不僅使期滿會計檔案不能及時銷毀，占用大量庫房，而且使得查找和利用會計檔案也變得十分困難。
1.4 會計檔案管理成本過高。一張張的光盤、磁盤等電子會計檔案日益增加，并且還要定期備份，這些電子會計檔案的保管對庫房環(huán)境和管理人員的素質(zhì)要求更高。另外，還要再把這些電子會計檔案打印出來，不僅耗費電腦、打印機、紙張，勞力費神，而且厚厚的紙質(zhì)會計檔案也占用大量的庫房。特別是那些公共服務(wù)行業(yè)，比如銀行、保險公司和通訊行業(yè)每年的業(yè)務(wù)量巨大，需要大量的紙質(zhì)會計憑證。僅以中國人保財險為例，僅2012年其資金支出業(yè)務(wù)量就超過3000萬筆，使用發(fā)票數(shù)量超過7000多萬張，再加上相應(yīng)的紙張、倉儲、運輸、打印裝訂和人工成本，管理成本超過千萬元。推及開來，整個保險行業(yè)的會計檔案管理成本會有多高，整個中國企事業(yè)單位的紙質(zhì)會計檔案管理成本又有多高呢？耗費巨大的財力、物力和人力，而這一切與我們目前一直倡導的“低碳會計”、“綠色會計”背道而馳。目前，會計檔案管理存在上述諸多問題，那么，會計檔案管理該何去何從？會計檔案數(shù)字化將解決以上這些問題，是會計檔案管理的未來趨勢。
2 會計檔案數(shù)字化的優(yōu)勢
會計檔案數(shù)字化就是將所有的原始憑證通過影像掃描、電子簽名、OCR等先進的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成電子文件，通過會計軟件而隨之生成的記賬憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計檔案都以電子文件的形式出現(xiàn)和管理。只保留極少數(shù)重要的原始憑證紙質(zhì)檔案，原始憑證也不再附在記賬憑證后面作為附件來裝訂，不需要打印紙質(zhì)會計檔案。即從原始憑證的輸入開始一直到最后的財務(wù)報告的生成，整個流程都通過電腦來完成，全程實現(xiàn)數(shù)字化采集和數(shù)字化處理。日常活動也都通過計算機和網(wǎng)絡(luò)來獲取、查找、利用和管理會計檔案。會計檔案數(shù)字化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
2.1 數(shù)字化的會計檔案節(jié)省空間。會計檔案實現(xiàn)全程數(shù)字化后，每年的會計檔案只有幾張光盤（或磁盤等）和一本原始憑證，數(shù)字化前每個月的會計檔案都比這個要多不知多少倍。以一個小型企業(yè)最低限度來估算，每年至少也需要12本憑證，一本總賬，兩本日記賬和一本活頁式的明細賬，財務(wù)報告幾十頁吧。相比之下，是不是節(jié)省了很多存放空間，這里只是列舉了一個小型企業(yè)，那么大中型企業(yè)的會計檔案更多，可能是小企業(yè)會計檔案的幾倍到幾十倍。數(shù)字化會計檔案為我們節(jié)省了巨大空間，一間庫房存放幾十年的會計檔案都綽綽有余，不像現(xiàn)在很多企業(yè)的會計檔案室爆滿，需要好幾間甚至十幾間庫房來存放，而且成堆的檔案，很難查找和管理。
2.2 數(shù)字化的會計檔案方便查找和管理。會計檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，一切會計檔案都可通過計算機和網(wǎng)絡(luò)進行查找、統(tǒng)計分析、計算和管理，實現(xiàn)了資源共享，大大提高了工作效率，也提高了檔案的利用率，同時也避免了紙質(zhì)會計檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。比如需要查找一張2年前的原始憑證，我們只需要通過計算機設(shè)定查找內(nèi)容，就可以看到這張憑證的具體內(nèi)容和存放地點，只需幾分鐘的時間便可做到。同樣，對于保管到期需要銷毀的會計檔案，可以先在電腦上進行銷毀前的鑒定，不需要一本本地翻閱紙質(zhì)憑證和賬本，節(jié)省了大量時間和勞力。
2.3 數(shù)字化的會計檔案大大節(jié)省了管理成本。數(shù)字化會計檔案不但節(jié)省存放空間，方便查找和管理，而且也節(jié)省了大量的人力、物力和財力。由于土地資源的稀缺，房價不斷上漲，在這個寸土寸金的時代，節(jié)省了存放空間就等于節(jié)省了資金。會計檔案數(shù)字化可以減少大量紙質(zhì)憑證、賬簿和報表的打印、傳遞、裝訂和保管成本，也符合國家“十二五”規(guī)劃提出的綠色、低碳發(fā)展理念。2012年底，中國電信廣東省分公司和中國聯(lián)通兩家企業(yè)率先開展了會計檔案數(shù)字化管理的試點工作，中國電信廣東省分公司已從中嘗到了甜頭，每年帶來直接經(jīng)濟效益約1000萬元，眾多企業(yè)都翹首以盼實行檔案數(shù)字化管理。2013年12月，財政部印發(fā)了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，從2014年1月開始實施，這一法規(guī)的實施也加快了會計檔案數(shù)字化的進程。
3 會計檔案數(shù)字化需要解決的問題
3.1 數(shù)字化會計檔案的安全性。會計數(shù)據(jù)的保密性、安全性非常重要，試想，正在傳輸數(shù)據(jù)突然出現(xiàn)死機，內(nèi)部會計信息對外泄露，未經(jīng)授權(quán)的人可以輕易獲取、篡改企業(yè)的會計檔案，計算機遭受病毒侵襲，這對企業(yè)將是多大的損失。目前，財政部和國家檔案局已經(jīng)鼓勵中國聯(lián)通等企業(yè)開始了這方面的嘗試，我們也可以借鑒各商業(yè)銀行的經(jīng)驗，銀行系統(tǒng)已經(jīng)在會計檔案數(shù)字化方面先行了一步，取得一定的成績，可以采取統(tǒng)一身份認證、設(shè)置權(quán)限、密碼保護、數(shù)據(jù)監(jiān)控等措施確保數(shù)字化會計檔案的安全性和保密性，同時還可以嘗試建立“災難恢復中心”確保會計檔案數(shù)據(jù)萬無一失。
3.2 會計檔案數(shù)字化的IT人才。會計檔案數(shù)字化不僅需要專業(yè)的會計知識，還需要較高水平的計算機技能，而我國目前這方面的人才非常短缺。全國各大高校至多設(shè)置了會計電算化這樣的常規(guī)課程，僅僅具備這一知識還遠遠不夠，在一般的企業(yè)中，基本沒有這方面的人才，只有很少數(shù)的大型企業(yè)通過自己研發(fā)，才培育出會計檔案數(shù)字化的專業(yè)IT人才。不過我們可以通過社會培訓等方法來培育這方面的人才，為會計檔案數(shù)字化的早日實現(xiàn)鋪平道路。
2015年12月11日，新修訂的《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局令第79號）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實施，本刊從第二期開始連續(xù)四期刊登國家檔案局經(jīng)科司蔡盈芳同志的文章，就《會計檔案管理辦法》進行全方位解讀，本期對《會計檔案管理辦法》保管期限的修訂內(nèi)容進行解讀。
向單位檔案管理機構(gòu)移交時間更加靈活
原《辦法》要求會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。實際工作中，很多單位會計機構(gòu)的需要應(yīng)對會計師事務(wù)所的審計以及業(yè)務(wù)主管部門、審計部門、稅務(wù)部門等的檢查，通常近三年的會計憑證、賬簿、報表需要隨時查閱。為此，新《辦法》第十一條規(guī)定，“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由會計機構(gòu)臨時保管一年后移交單位檔案管理機構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。會計機構(gòu)臨時保管會計檔案最多不超過三年。”
明確會計檔案出境要求
對于會計檔案能否攜帶出境，原《辦法》規(guī)定“我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境”。1999年經(jīng)國務(wù)院批準，國家檔案局的《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國家檔案局令第5號）規(guī)定檔案出境實行分級審批制度。據(jù)此，新《辦法》第二十四將其修改為“單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。”
《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十九條：“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當保密的檔案及其復制件，各級國家檔案館以及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準，海關(guān)憑批準文件查驗放行。”
會計檔案出境根據(jù)其等級不同由不同級別的檔案行政管理部門審查批準，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人的會計檔案需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準。有關(guān)辦理方法可參見各地檔案行政管理部門主頁有關(guān)行政審批事項辦理方法。
《關(guān)于加強在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定》第三條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機構(gòu)和境外監(jiān)管機構(gòu)提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應(yīng)當依法報有審批權(quán)限的主管部門批準，并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應(yīng)當報有關(guān)保密行政管理部門確定。”第四條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機構(gòu)和境外監(jiān)管機構(gòu)提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應(yīng)當依法報國家檔案局批準。”
對單位間會計檔案交接的修改
會計檔案的移交有可能發(fā)生在以下兩種情況中：
第一種情況是因單位分立、合并等變動而引起的檔案移交。新《辦法》第二十一條規(guī)定“單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。”上述要求中“復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案”和“單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存”均會發(fā)生會計檔案交接。
第二種情況是單位業(yè)務(wù)移交而引起的移交。新《辦法》第二十一條規(guī)定“單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。”第二十三條規(guī)定“建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給建設(shè)項目接受單位的，應(yīng)當在k理竣工財務(wù)決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。”上述業(yè)務(wù)移交和建設(shè)項目移交也會發(fā)生會計檔案交接。
對于上述發(fā)生會計檔案交接，根據(jù)新《辦法》第二十四條規(guī)定，紙質(zhì)會計檔案的交接，“移交會計檔案的單位，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負責人負責監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。”會計檔案交接文據(jù)的格式可參照《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T 13968-1992）中第三條和第四條相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行；新《辦法》對會計檔案交接最大的修改是電子會計檔案的交接，電子會計檔案的交接的有關(guān)要求解讀請參照《中國檔案》2016年第3期《修訂內(nèi)容要點解讀（之二）》
對違反《會計檔案管理辦法》處罰的修改
原《辦法》并沒有對違返其管理規(guī)定進行處罰的條款，給會計檔案管理責任追究帶來了困難，不利于規(guī)范會計檔案的管理。對原《管理辦法》修訂征求意見過程中，不少單位提出需要增加罰責的意見。為此，新《辦法》增加了第二十七條，規(guī)定“違反本辦法規(guī)定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。”盡管新《辦法》并沒有對違反有關(guān)規(guī)定如何處罰作出具體的規(guī)定，但由于違返新《辦法》均屬檔案違法違紀，可依據(jù)以下法律法規(guī)進行處罰。一是依據(jù)《刑法》第三百二十九條 “搶奪、竊取國家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役”，“違反檔案法的規(guī)定，擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國家所有的檔案，情節(jié)嚴重的，處三年以下有期徒刑或者拘役”的規(guī)定。二是依據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條、第二十五條的規(guī)定；三是依據(jù)監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（國家檔案局令第30號）中有關(guān)規(guī)定；四是依據(jù)《中華人民共和國會計法》第四十二條、第四十四條規(guī)定。
其他修改內(nèi)容
一是完善會計檔案利用的有關(guān)要求。原《辦法》規(guī)定，“各單位保存的會計檔案不得借出”。實際工作中，在業(yè)務(wù)主管部門的檢查、國家審計部門的審計中或者司法工作中，會計檔案會被借出。因此新《管理辦法》規(guī)定，“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。”
二是對不具備設(shè)立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規(guī)定。針對小微企業(yè)等不具備設(shè)立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位以及依法應(yīng)當建賬的個體工商戶，新《辦法》規(guī)定“其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。”（第二十八條）。此外，隨著我國會計服務(wù)外包發(fā)展迅速，很多小微企業(yè)委托中介機構(gòu)記賬，因此，新《辦法》明確了記賬中涉及的會計檔案管理問題，規(guī)定“單位委托中介機構(gòu)記賬的，應(yīng)當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責任。”
三是對委托記賬機構(gòu)的檔案管理責任明確了要求。新《辦法》第二十六條規(guī)定，委托人委托記賬機構(gòu)記賬，應(yīng)當在相互協(xié)商的基礎(chǔ)上，訂立書面委托合同。委托合同除應(yīng)具備法律規(guī)定的基本條款外，應(yīng)當明確下列內(nèi)容：（1）雙方對會計資料真實性、完整性各自應(yīng)當承擔的責任；（2）會計資料傳遞程序和簽收手續(xù)；（3）編制和提供財務(wù)會計報告的要求；（4）會計檔案的保管要求及相應(yīng)的責任；（5）終止委托合同應(yīng)當辦理的會計業(yè)務(wù)交接事宜。記賬機構(gòu)接受委托對單位的會計檔案進行管理的，應(yīng)當遵照《辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。記賬機構(gòu)如滿足新《辦法》第八條、第九條規(guī)定條件的，可以利用信息化手段管理委托人的電子會計檔案。
公司財務(wù)審計部工作總結(jié)
一、2019年度完成主要工作內(nèi)容
1、公司初建配合完成相關(guān)登記工作
配合公司綜合管理部完成公司注冊相關(guān)資料，公司取得營業(yè)執(zhí)照，已完成工商注冊。完成公司基本帳戶、一般銀行帳戶開立工作。按區(qū)稅務(wù)局要求完成稅務(wù)報道等相關(guān)工作。
2、公司財務(wù)會計核算管理方面工作
（1）按集團等相關(guān)規(guī)定，財務(wù)審計部履行部門職責及工作內(nèi)容，從公司會計核算、資金、資產(chǎn)、財務(wù)管理、融資、法律風險管理方面著手，草擬財務(wù)管理相關(guān)制度等14個財務(wù)會計、融資等相關(guān)制度。公司財務(wù)融資部相關(guān)制度已匯總綜合管理部，通過公司辦公會議審核通過。
（2）按集團及公司實際情況完成對新入職財務(wù)人員進行崗前培訓。并按國家及集團要求組織完成相關(guān)財務(wù)以及融資報表的對內(nèi)對外及時準確報送。并按集團財務(wù)管理部要求，配合成都華強事務(wù)所完成 2019年年度審計工作，并出具2019年年終審計報告。依審計報告數(shù)據(jù)保質(zhì)按時地開展2019年財務(wù)決算工作。
（3）財務(wù)審計部在公司領(lǐng)導統(tǒng)一安排下，聯(lián)合公司各部門本著實事求是、積極穩(wěn)妥、短期和長期利益相結(jié)合的原則，對2020年的業(yè)務(wù)進行了認真梳理、分析和討論，以業(yè)務(wù)預算、投資預算、資金預算和費用預算為基礎(chǔ)，以利潤預算為目標，編制了2020年財務(wù)預算預案，并提交公司辦公會審議通過后提交集團。
3、公司融資方面工作
（1）XXXXXXX公司啟動項目專項債券XX億元融資工作。按計劃完成專項債券融資二書一案并向市發(fā)改委、市財政提交資料，目前已通過評審并入庫。集團統(tǒng)一的項目方案調(diào)整，依據(jù)集團財務(wù)融資要求，與銀行保持溝通，及時收集財政局融資信息，為公司工程項目推進提供資金保證。
（2）目前與四家銀行進行2020年項目貸等融資業(yè)務(wù)接觸，收集相關(guān)融資信息。并按相關(guān)規(guī)定進行資金管理，為下一步工程項目及投資做好融資準備。
4、法務(wù)、審計方面工作
（1）依據(jù)集團統(tǒng)一規(guī)定，接合公司實際情況已制定公司法律事務(wù)管理相關(guān)制度、公司內(nèi)控內(nèi)審相關(guān)制度。
（2）按功能區(qū)相關(guān)采購辦法選聘了公司常年法律顧問，建立常年法律工作臺帳，加強公司各部門與法律工作聯(lián)系，保證公司法務(wù)事務(wù)合規(guī)合法地開展工作。
（3）依據(jù)公司目前實際情況，建立合同履約臺帳，定期與公司各部門就合同履約情況進行跟蹤檢查。
二、2020年計劃開展主要工作內(nèi)容
XXXXXXX公司新成立，財務(wù)審計部部門新成員團結(jié)合作，快速熟悉和適應(yīng)集團財務(wù)管理方面的各項規(guī)定及要求，按時保質(zhì)完成各項報表報送工作。財務(wù)審計部成員將進一步加強業(yè)務(wù)學習，提高自身的業(yè)務(wù)技能，將知識更好地服務(wù)于公司業(yè)務(wù)，發(fā)揮財務(wù)審計部的職能，為公司決策提供高質(zhì)量的數(shù)據(jù)支持。202年計劃從以下方面更好地開展工作：
1、公司財務(wù)會計核算管理方面工作
（1）繼續(xù)完善財務(wù)核算工作，按要求及時準確完成財務(wù)核算稅收報表對內(nèi)對外市財政、國資的報送工作。加強財務(wù)管理工作，為公司決策提供財務(wù)數(shù)據(jù)，保證公司資產(chǎn)保值增值。
（2）及時準確完成公司納稅工作，按照稅務(wù)相關(guān)制度，依據(jù)公司實際業(yè)務(wù)情況，進行科學納稅。
（3）加強公司財務(wù)檔案管理工作，按照會計檔案管理辦法，接合公司實際情況規(guī)范科學進行會計檔案 歸案管理，保證財務(wù)相關(guān)資料合規(guī)合法、依據(jù)充分。
2、加強財務(wù)預算管理工作，
（1）嚴格履行公司預算管理要求，及時跟蹤預算開支業(yè)務(wù)情況，并充分與各部門溝通，發(fā)現(xiàn)問題及時向公司領(lǐng)導匯報，提出建議意見并落實公司領(lǐng)導制定的相關(guān)決議。
（2）按照相關(guān)制度要求及時報表更新預算執(zhí)行報表，做好分析總結(jié)工作，保證資金按預算計劃指標運行，保證資金使用的高效。
3、保證公司融資與項目進度科學匹配
（1）與公司工程技術(shù)、合約部配合，按時保質(zhì)地完成相關(guān)報送融資方面報表工作。
（2）多維度的開展公司融資工作，完成銀行的預期授信工作。著手與多方銀行以及金融機構(gòu)進行接洽，做好流動貸款、項目貸款的準備。
（3）據(jù)公司實際情況，與投資運營部配合，及時與各方股東溝通，合理安排股東注冊資本的實繳金額及期限；保證項目工程資金合理使用。
4、做好公司內(nèi)審風控工作
（1）落實公司內(nèi)審風控管理，依據(jù)相關(guān)制度，落實內(nèi)審的自查自糾工作，防范公司風險。
（2）配合集團等各部門單位的審計工作，并按照審計后建議意見，進一步規(guī)范完善制度相關(guān)改進方案，保證公司運營工作高效健康。
（3）針對性地開展專項內(nèi)審內(nèi)控工作，根據(jù)公司經(jīng)營管理特點，就預算、內(nèi)控管理、經(jīng)濟責任考核等有針對性開展工作，重點問題重點突破。依照“審后要分析、審后要整改、審后要運用”的原則，建立審計結(jié)果落實反饋制度，加強對審計意見落實情況的跟蹤，并定期組織開展審計成果運用執(zhí)行情況的檢查。加強審計人員培訓，進一步提高審計工作質(zhì)量。
［摘 要］我國中小企業(yè)發(fā)展迅速,在國民經(jīng)濟中起著重要作用,許多中小企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了會計信息化,會計檔案的產(chǎn)生與保管發(fā)生了根本性變化,但是檔案管理卻仍然滯后。中小企業(yè)需要結(jié)合自身特點,改變思想觀念,完善檔案管理制度以及硬件設(shè)施建設(shè),提高檔案管理水平,讓會計檔案更好地為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。
［關(guān)鍵詞］ERP；中小企業(yè)；會計檔案；管理
［中圖分類號］F230［文獻標識碼］A［文章編號］1005-6432（2011）39-0071-02
隨著會計信息化在我國的不斷普及、推廣,現(xiàn)在很多企業(yè)包括中小型企業(yè)都已不同程度地運用了企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resource Planning,ERP)系統(tǒng),利用信息技術(shù)對資源合理調(diào)配，改善業(yè)務(wù)流程,不斷提高企業(yè)競爭力。隨著現(xiàn)代技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會計檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,但由于對會計檔案的重要性缺乏正確的認識,以及人才的匱乏等原因,一些已實施了ERP系統(tǒng)的中小型企業(yè)仍然沿用原來的手工會計方式的會計檔案管理制度,這必然造成原有的管理制度不能適應(yīng)會計信息化管理的需要,同時也制約了中小企業(yè)會計信息化作用與效率的發(fā)揮。
1 ERP環(huán)境下會計檔案的特點
ERP系統(tǒng)的實施,使企業(yè)會計工作的方式、流程等發(fā)生了一系列的變化,由此產(chǎn)生的會計檔案也有了一些新的特點。
1.1 會計檔案的范圍更廣
根據(jù)財政部、國家檔案局財會字(1998)32號文件,1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定,采用電子計算機進行會計核算的單位,不僅要有電子會計數(shù)據(jù),而且應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體,既包括傳統(tǒng)意義上的會計檔案,還包括電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其存儲在計算機硬盤中、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的全套文檔資料,擴大了會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域。
1.2 會計檔案的處理效率更高
電子會計檔案的載體是磁盤和光盤等磁性介質(zhì),具有占用空間小、調(diào)用速度快、查閱方便等優(yōu)點；另外對會計檔案進行預測、核算和分析等數(shù)據(jù)深加工處理時,可直接利用電子檔案、利用計算機的功能完成信息加工程序,縮短了檔案編研利用的加工時間,提高了利用效率,還可以保證數(shù)據(jù)的真實性、準確性,節(jié)省人力、物力、時間。
1.3 會計檔案的技術(shù)要求更高
會計檔案的保管不僅有作為會計資料信息載體的紙張,而且包含磁性介質(zhì)或光盤,磁性介質(zhì)對環(huán)境依賴性較強,既要防水、防火、防潮、防磁，還要防止被人惡意篡改。電子檔案被修改后不易留下痕跡,難以使數(shù)據(jù)恢復原狀,這樣就使會計數(shù)據(jù)失真。因此要加強數(shù)據(jù)安全管理,否則可能會造成很大的損失。
2 中小企業(yè)會計檔案管理的現(xiàn)狀
中小企業(yè)在國民經(jīng)濟中占有十分重要的地位。目前,全國工商注冊登記的中小企業(yè)占全部注冊企業(yè)總數(shù)的99%。中小企業(yè)工業(yè)總產(chǎn)值、銷售收入、實現(xiàn)利稅分別占總量的60%、57%和40%。特別是當前,中小企業(yè)在確保國民經(jīng)濟適度增長、緩解就業(yè)壓力、實現(xiàn)科教興國、優(yōu)化經(jīng)濟結(jié)構(gòu)等方面,均發(fā)揮著越來越重要的作用。
在全球信息化時代,利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理企業(yè),提升競爭力是中小企業(yè)的必然選擇。但是在信息化推進的過程中,很多企業(yè)卻不注重會計檔案管理的現(xiàn)代化,使得會計檔案對于經(jīng)濟發(fā)展的推動作用不能得以發(fā)揮。
2.1 單位領(lǐng)導對會計檔案的認識不足
從我國當前實際看,中小企業(yè)以私營、個體居多,企業(yè)的投資者同時就是經(jīng)營者,企業(yè)領(lǐng)導集權(quán)現(xiàn)象嚴重，所以領(lǐng)導對于一個問題的看法往往成為事情成敗的決定因素。而很多中小企業(yè)管理者由于文化水平、見解的限制,僅僅將電算化看成記賬、算賬、報賬的工具,而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會計分析、預測、決策等功能,從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。認為電算化會計檔案工作單一、管理簡單,無須為此投入人力、物力,造成會計檔案管理不規(guī)范，更難于保證電子會計檔案的安全。
2.2 會計檔案管理制度滯后
目前,我國會計檔案管理方面的法律法規(guī)僅有《會計法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容及不具備法律效應(yīng)的《會計檔案管理辦法》，管理對象也僅限于傳統(tǒng)手工會計產(chǎn)生會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案資料,而對單位實施會計信息化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的磁介質(zhì)的會計檔案沒有相應(yīng)的管理辦法,各企業(yè)往往根據(jù)自己的情況來制定相應(yīng)的檔案管理辦法,但也造成了目前很多中小企業(yè)無法可依、無章可循、管理混亂或者無管理狀態(tài)。
2.3 硬件設(shè)施條件落后
其一,《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計算機進行會計核算的單位應(yīng)當保存打印出紙質(zhì)會計檔案。但多數(shù)中小企業(yè)沒有配備激光打印機或噴墨打印機,會計憑證多由針式打印機打印,色帶的墨汁濃度不夠,易褪色,打印出的紙質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的至少15年的保存期限。
其二,按照國家檔案局規(guī)定庫房的溫度應(yīng)保持在15℃～25℃、相對濕度保持在45%～60%為宜,否則容易損壞電子檔案,但多數(shù)中小企業(yè)無法達到這個要求。
其三,未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,或者進行了備份,但備用盤與存儲盤未分開保管,一旦出現(xiàn)被盜、泄密、損害等情況,無法補救。
2.4 檔案管理人員欠缺專業(yè)知識
中小型企業(yè)經(jīng)營活動單一,經(jīng)營規(guī)模小,人員配置往往一人身兼兩職甚至身兼數(shù)職,檔案管理往往沒有專人負責,而兼職的檔案管理人員往往缺乏會計檔案管理知識,電子檔案管理意識薄弱,導致不能及時按規(guī)定將財務(wù)系統(tǒng)中的會計資料備份到外存儲器中保存,或不能正確進行電子文檔的備份和檢查,造成會計資料的假備份,出現(xiàn)磁盤上的標簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,影響電算化系統(tǒng)的正常工作。
3 加強中小企業(yè)會計檔案管理的措施
對于中小企業(yè)的檔案管理,我們不能要求它們像大公司那樣建立完善的管理制度和控制程序,要根據(jù)中小企業(yè)自身的特點,針對企業(yè)的薄弱環(huán)節(jié),區(qū)分輕重緩急,逐步建立和完善會計檔案管理制度。
3.1 思想上要重視
思想決定行動。領(lǐng)導重視是搞好電算化會計檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵；會計人員的職業(yè)道德和勝任能力決定了會計檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化的進程。所以一方面要加強中小企業(yè)管理階層對會計檔案重要性的認識,提高他們規(guī)范、利用會計檔案的意識；另一方面必須做好人員選拔和業(yè)務(wù)培訓工作,提高檔案管理人員的素質(zhì),逐步推動會計電算化檔案管理由簡單型向智能型轉(zhuǎn)變,由單一管理型向多效用型轉(zhuǎn)變。
3.2 制度上要適用
(1)備份制度。電算化會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息。同時,由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。
(2)歸檔制度。會計信息化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。
(3)保管制度。根據(jù)國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。對磁性介質(zhì)會計檔案應(yīng)以只讀形式保管,做雙份備份,并且分兩個地點存放。防止磁盤損壞、丟失數(shù)據(jù),防止人為因素破壞。
3.3 硬件上要安全
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光打印機或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具；對磁性介質(zhì)或光盤檔案而言,最重要的是在選用存儲介質(zhì)時,要選用質(zhì)量好、可靠性高的存儲介質(zhì),絕不能選用價廉質(zhì)次的不良介質(zhì),以免因小失大造成不可挽回的檔案損失；鑒于會計信息化檔案載體的物理特性,應(yīng)采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)備份,備份應(yīng)存放在兩個不同的地點,以防止因火災等意外情況發(fā)生引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅；對采用磁性介質(zhì)或光盤保存檔案的,尤其是存放往年會計檔案的,還應(yīng)定期進行檢查、復制,防止由于介質(zhì)的損壞而造成無法挽救的損失。
3.4 運用上要有效
由于檔案管理需要發(fā)生一定的費用,中小企業(yè)因規(guī)模大小不同,在檔案管理上所能承擔的費用也不一樣。只有當檔案管理帶來的收益大于它所發(fā)生的費用成本時,才是企業(yè)管理者所能接受的。
好的會計檔案管理,能夠利用歷年的數(shù)據(jù)對比分析,為單位制訂中長期發(fā)展規(guī)劃及領(lǐng)導決策提供可靠依據(jù)。好的會計檔案記載的會計數(shù)據(jù)更具準確性、可靠性和誠實性,使得財務(wù)報告披露的內(nèi)容在深度和廣度上得到了極大擴充,提升企業(yè)的社會信用,從而具有更高的利用價值,為中小企業(yè)帶來更多的機遇。
參考文獻:
［1］馮俊彥.中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題及解決措施［J］.中國集體經(jīng)濟,2010(7):61-62.
食品安全信用檔案
8月7日，國家食藥監(jiān)總局了《嬰幼兒配方乳粉生產(chǎn)企業(yè)食品安全信用檔案管理規(guī)定（征求意見稿）》，公開向社會各界征求意見，截至8月31日。征求意見稿明確，食藥監(jiān)總局負責組織建立全國嬰幼兒配方乳粉生產(chǎn)企業(yè)食品安全信用檔案。縣級以上食品藥品監(jiān)管部門要按照“一企一檔”的原則，建立本行政區(qū)域所有嬰幼兒配方乳粉生產(chǎn)企業(yè)的食品安全信用檔案。食品藥品監(jiān)管部門可以根據(jù)嬰幼兒配方乳粉生產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量安全信用檔案記錄的信息，評定企業(yè)信用等級，作為對企業(yè)分類監(jiān)管的依據(jù)并進行公布。
新能源車9月起免購置稅
中國政府網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)的《國務(wù)院辦公廳關(guān)于加快新能源汽車推廣應(yīng)用的指導意見》中指出，2014～2016年，中央國家機關(guān)以及新能源汽車推廣應(yīng)用城市的政府機關(guān)及公共機構(gòu)購買的新能源汽車占當年配備更新車輛總量的比例不低于30%，以后逐年擴大應(yīng)用規(guī)模。根據(jù)意見，2014年9月1日至2017年12月31日，對純電動汽車、插電式混合動力汽車和燃料電池汽車免征車輛購置稅。
意見稱，將制定新能源汽車充電設(shè)施發(fā)展規(guī)劃和技術(shù)標準，明確建筑物配建停車場、城市公共停車場預留充電設(shè)施建設(shè)條件的要求和比例，研究在高速公路服務(wù)區(qū)配建充電設(shè)施。
45項行政審批事項被取消和調(diào)整
近日，中國政府網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于取消和調(diào)整一批行政審批項目等事項的決定》，再次取消和下放45項行政審批事項，取消11項職業(yè)資格許可和認定事項，將31項工商登記前置審批事項改為后置審批。本次取消的專業(yè)技術(shù)人員準入類職業(yè)資格，涉及國際商務(wù)、質(zhì)量、稅務(wù)、資產(chǎn)評估、土地登記、礦業(yè)權(quán)評估、品牌管理等多個專業(yè)領(lǐng)域。同時，國務(wù)院決定取消各地區(qū)自行設(shè)置的各類職業(yè)資格。
2016年起全國取消檔案管理費
據(jù)媒體報道，從2016年1月1日起，全國都將取消檔案管理費。屆時檔案管理費用將由國家財政統(tǒng)一撥款，具體的撥款方案仍在探討中。目前，人社部正在進行調(diào)研，測量各地檔案管理標準。標準一出，各地就會根據(jù)此標準進行財政撥款。許多人認為，人事檔案屬于公共服務(wù)部門提供的公益服務(wù)，產(chǎn)生的管理費用理應(yīng)由國家財政承擔。目前，北京、大連、成都等城市在財政支持下已初步建立了電子檔案系統(tǒng)。據(jù)專家估算，全國每年人事檔案收費至少達數(shù)十億元，尚無省份公開使用支出細目。
第二條市地稅局是全市城區(qū)房屋出租稅收征管的主體，市地稅二分局具體負責，按照“政府主導、稅務(wù)主管、委托代征、協(xié)控聯(lián)管、績效共建、信息共享”的管理原則，委托慶云山街道辦事處和瓊湖街道辦事處代征各自轄區(qū)范圍內(nèi)的城區(qū)房屋出租、房屋自營、房屋裝修稅收工作。
第三條房屋所有權(quán)人（單位或個人）為出租房屋應(yīng)稅行為的納稅義務(wù)人，是納稅主體。無法確認房屋所有權(quán)人的出租房屋由實際取得租金的出租人代為履行納稅義務(wù)。因承租人原因無法與房屋所有權(quán)人取得聯(lián)系的，由承租人代為繳納相關(guān)稅費。
第四條下列行為為房屋出租行為：
（一）將自有房屋出租給承租人，由出租人向承租人收取租金或者獲取其他經(jīng)濟利益。
（二）承租人將租入的房屋再出租的轉(zhuǎn)租行為。
（三）以房屋產(chǎn)權(quán)投資入股不承擔經(jīng)營風險，從被投資方取得固定收入的。
（四）以承包、租賃經(jīng)營或以其他名義提供房屋使用權(quán)，并取得固定收入的。
第五條根據(jù)屬地征收的原則，所有在城區(qū)范圍內(nèi)的房屋出租戶都屬于本辦法委托代征的范圍，房屋出租稅收代征范圍包括：
（一）非住宅出租房屋，包括商業(yè)用房、產(chǎn)權(quán)商鋪、寫字樓和廠房、倉庫、車庫等非住宅房屋。
（二）住宅出租房屋。
第六條委托代征稅種包括：房產(chǎn)稅、營業(yè)稅、土地使用稅、個人所得稅、印花稅、城建稅、教育費附加等。
第七條委托代征的期限以地稅部門與街道辦事處簽訂的“委托代征稅款協(xié)議書”為準，一般期限為一年，每年簽訂一次。
第八條房屋出租稅收根據(jù)簡并征收的原則按以下征收標準執(zhí)行：
（一）個人出租住房，不分地區(qū)與用途，月租金收入1000元以下(含1000元)，按4%的綜合征收率征收；月租金收入1000元以上，按6%的綜合征收率征收。
（二）個人出租非住房，月租金收入1000元以下(含1000元)，按6%的綜合征收率征收；月租金收入1000元以上者，按12%的綜合征收率征收。
（三）對單位取得的房產(chǎn)租金收入依稅法規(guī)定按實征收。
第九條計稅租金收入的確定以簽訂的房屋租賃合同、協(xié)議租金收入額為計稅依據(jù)。租賃合同、協(xié)議租金收入額低于租金最低標準的，按租金最低標準確定的租金收入為計稅依據(jù)。
第十條納稅人有下列情形的，稅務(wù)機關(guān)可以核定其應(yīng)納稅額：
（一）納稅人申報的計稅依據(jù)明顯偏低，又無正當理由的。
（二）房屋出租人未按照規(guī)定的期限辦理納稅申報，經(jīng)主管稅務(wù)機關(guān)責令限期申報，逾期仍不申報的。
（三）房屋所有人將自有房屋以無償使用的名義交給其他個人或單位用于居住或從事生產(chǎn)經(jīng)營的。
（四）拒不向主管稅務(wù)機關(guān)提供房屋租賃合同、協(xié)議等納稅資料的。
第十一條核定征收計稅價格、租金最低標準的確定及應(yīng)納稅額的計算：
（一）按照《征管法》規(guī)定，對列入核定征收范圍的，按照相同地段、相同類別租金標準確定計稅價格。對無標準參照的，按租金最低標準確定計稅價格。不同區(qū)域、不同地段的房屋租金最低標準由主管地稅機關(guān)參照有關(guān)部門相關(guān)規(guī)定確定，并根據(jù)地價變動情況，每年做出調(diào)整。
核定月租金收入計算公式為：
月租金收入=每平方米月租金標準×房屋使用面積
（二）出租房屋應(yīng)納稅額的計算：
應(yīng)納稅額=租金收入×綜合征收率（或法定稅率）
第十二條房屋出租稅款征收根據(jù)納稅人實際情況，征收期限可實行簡并征期，按年一次性征收或分次征收。
第十三條街道辦事處應(yīng)采取以下代征方式征收稅款：
（一）代征人員排查登記，對轄區(qū)內(nèi)的出租房屋逐街、逐戶、逐間進行登記造冊，摸清稅源底子。
（二）房屋出租稅收的納稅義務(wù)發(fā)生時間，為出租人收訖房屋租金收入或取得索取收入憑據(jù)的當天。
（三）出租人應(yīng)自發(fā)生出租行為之日起日內(nèi)，到房屋所在地的街道辦事處辦理出租房屋的申報登記，并提供以下申報資料（原件及復印件，原件經(jīng)核對后退還出租人）：房屋租賃合同、房屋所有權(quán)證、土地使用權(quán)證或者其他合法權(quán)屬證明（房屋轉(zhuǎn)租的，提供承租時簽定的租賃合同）；出租人的身份證、護照或其他合法證件；稅務(wù)機關(guān)要求的其他相關(guān)納稅資料。
（四）代征人員審核其資料是否齊全，內(nèi)容是否一致，確認無誤后確定應(yīng)征稅款，由代征人員開票征收的方式進行代征。
（五）申報登記后，出租人變更租金或終止租賃行為，應(yīng)在變更租金或終止租賃行為30日內(nèi)，到街道辦事處辦理變更登記手續(xù)。
（六）出租人在完稅后應(yīng)將完稅憑證保留年，作為房屋出租已完稅的依據(jù)。
第十四條街道辦事處應(yīng)按照規(guī)定做好完稅證的管理工作：
（一）街道辦事處必須使用地稅部門提供的《完稅證》代征稅款，不得以其他票據(jù)代替。開錯作廢的《完稅證》要加蓋《作廢》戳記，同時要根據(jù)《稅收票證管理辦法》的有關(guān)要求，專門指定一名會計人員，負責《完稅證》的領(lǐng)用、保管和票款結(jié)報。會計人員要按規(guī)定到市地稅局領(lǐng)取并保管《完稅證》，指導代征人員正確填寫，并于每日下班前統(tǒng)一存放保險柜內(nèi)，嚴禁私自攜帶外出。建立票據(jù)管理制度，送主管稅務(wù)機關(guān)備案，確保票據(jù)安全。
（二）街道辦事處每月15日前要與市地稅局結(jié)算上月《完稅證》使用情況，辦理票證繳銷手續(xù)，將稅款及時繳入國庫。
（三）市地稅二分局負責對街道辦事處代征稅款工作進行政策業(yè)務(wù)輔導、《完稅證》的使用實施日常監(jiān)督、檢查等，每季度至少檢查一次《完稅證》領(lǐng)、用、存情況。
第十五條房屋出租的納稅人在街道辦事處繳清稅款后，確需向承租人提供發(fā)票的，主管稅務(wù)機關(guān)應(yīng)予開具。代開發(fā)票的程序是：納稅人到街道辦事處領(lǐng)取《代開發(fā)票申請表》，按表內(nèi)項目要求填寫，經(jīng)街道辦事處代征人員在稅款欄內(nèi)按稅種填寫已納各稅，加蓋“街道辦事處委托代征稅款專用章”及經(jīng)辦人章后，攜帶《完稅證》原件及復印件、房屋所有權(quán)證、土地使用權(quán)證原件及復印件、房屋出租合同原件及復印件、房屋產(chǎn)權(quán)人（經(jīng)辦人）身份證復印件，經(jīng)市地稅二分局審核后到市地稅局辦稅服務(wù)廳窗口辦理。市地稅局辦稅服務(wù)廳窗口人員開具發(fā)票后要在《完稅證》原件上加蓋“發(fā)票已開具專用章”，留存《代開發(fā)票申請表》、《完稅證》復印件、房屋產(chǎn)權(quán)證明復印件、房屋出租合同復印件和房屋產(chǎn)權(quán)人（經(jīng)辦人）身份證復印件。
第十六條街道辦事處應(yīng)按照如下規(guī)定建立檔案，加強代征工作的管理：
（一）代征人員有義務(wù)將代征稅款過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向上級部門和稅務(wù)機關(guān)報告。
（二）代征人員應(yīng)按稅務(wù)機關(guān)規(guī)定，及時向主管稅務(wù)機關(guān)申報并解繳全部代征稅款。街道辦事處要在銀行設(shè)立“委托代征稅款專用賬戶”，稅款征收后要按期分稅種打印《稅收匯總繳款書》繳入國庫。
（三）稅務(wù)機關(guān)定期對街道辦事處檔案管理情況進行檢查指導，使檔案管理規(guī)范化，街道辦事處應(yīng)依法接受稅務(wù)機關(guān)對代征稅款工作的監(jiān)督檢查。
（四）街道辦事處對納稅人登記、申報、征稅、繳庫等環(huán)節(jié)的資料要及時整理、逐戶建檔，帳表冊要實行紙制資料和電子檔案雙重管理，妥善保管，嚴禁丟失。
第十七條稅務(wù)機關(guān)的權(quán)利和義務(wù)：
（一）稅務(wù)機關(guān)按照國家法律、行政法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定與街道辦事處簽定《委托代征稅款協(xié)議書》，發(fā)放《委托代征稅款證書》，明確雙方的權(quán)利、義務(wù)、責任。
（二）稅務(wù)機關(guān)有責任對街道辦事處的代征工作進行指導和監(jiān)督。
（三）稅務(wù)機關(guān)應(yīng)依法及時向街道辦事處提供代征稅款所需要的稅收票證《完稅證》。
（四）稅務(wù)機關(guān)根據(jù)征管需要，依法組織對房屋出租納稅申報情況進行檢查，出租人或承租人有義務(wù)配合，并提供與納稅相關(guān)的資料。有權(quán)隨時檢查街道辦事處代征稅款的情況。
（五）因國家稅收法律、法規(guī)、規(guī)章的廢止或修訂致使《委托代征稅款證書》失效或部分失效時，稅務(wù)機關(guān)要及時通知街道辦事處并要求終止或修改協(xié)議。
第十八條街道辦事處的權(quán)利和義務(wù)：
（一）街道辦事處應(yīng)當遵守國家法律、行政法規(guī)、規(guī)章關(guān)于委托代征稅款的規(guī)定，按照協(xié)議規(guī)定的稅種、范圍、標準、期限代征稅款。
（二）街道辦事處要做好稅法及各項稅收政策法規(guī)的宣傳、教育、解釋工作，加強對代征納稅人的日常管理，認真做好排查登記工作，輔導納稅人填寫納稅申報表，督促納稅人如實申報，足額繳稅。
（三）街道辦事處依據(jù)與稅務(wù)機關(guān)簽定的《委托代征稅款協(xié)議書》條款履行職責，在授權(quán)征收的范圍內(nèi)正確使用《完稅證》，并按照稅務(wù)機關(guān)的票證管理規(guī)定，做好完稅證領(lǐng)取、使用、保管、報繳工作。
（四）街道辦事處于每月日前將上月登記、申報、征稅、繳庫情況報市稅收協(xié)控聯(lián)管工作領(lǐng)導小組辦公室備案。
第十九條財政部門要加大對房屋出租稅收管理的投入力度，保障房屋出租稅收管理中必要的工作經(jīng)費和代征、協(xié)征經(jīng)費；公安、人口和計劃生育、房產(chǎn)等部門要加強房屋出租稅收協(xié)控聯(lián)管工作力度，要與稅務(wù)部門實行房屋出租信息共享，積極協(xié)助稅務(wù)部門加強稅收管理；監(jiān)察部門要嚴肅查處國家工作人員出租房屋逃、抗稅行為；
關(guān)鍵詞： 會計信息化;會計造假;內(nèi)部控制;防治措施
以計算機技術(shù)、通信技術(shù)和感測技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的相繼問世及其在會計信息處理中的廣泛應(yīng)用,不僅減輕了會計人員的工作強度,加快了會計信息的處理速度, 提高了會計信息的效益和質(zhì)量,更重要的是它拓寬了會計的研究領(lǐng)域、深化了會計理論探索的內(nèi)涵和外延,同時,為會計實踐提供了有利條件,也為加強會計內(nèi)部控制提供了便利的方法。但是隨著會計電算化事業(yè)的長足發(fā)展,在中外企業(yè)、上市公司實行會計信息化的過程中,利用計算機會計系統(tǒng)客觀存在的安全缺陷進行的違紀、違法和犯罪活動也有所增加,給企業(yè)和社會造成了嚴重的損失。信息化條件下財務(wù)造假與舞弊更具有隱蔽性和欺騙性,那么,如何有效地預防和治理就顯得尤為重要了。
一、會計信息化過程中的舞弊和主要作法
會計信息化過程中的舞弊是指某些人員為了達到個人或小團體的目的,在使用和管理會計信息系統(tǒng)時,利用業(yè)務(wù)便利或者不按操作規(guī)程或未經(jīng)允許上機操作, 對會計電算化系統(tǒng)進行破壞、惡意修改、偷竊等故意違反會計職業(yè)道德的行為。
會計信息化過程中的舞弊作法主要包括: 非法篡改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù), 在經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入計算機之前或輸入過程中, 通過虛構(gòu)、修改、刪除會計數(shù)據(jù)等手段來達到舞弊目的;非法篡改財務(wù)軟件應(yīng)用程序或數(shù)據(jù)文件;非法修改、截留、銷毀輸出的財務(wù)報表;其他非法手段, 如冒名頂替、盜取密碼或利用網(wǎng)絡(luò)黑客程序非法進入、拍照、拷貝、仿造或利用終端竊取會計信息等。
二、會計信息化過程中舞弊現(xiàn)象產(chǎn)生的原因分析
(一)財務(wù)軟件自身并不完善, 存在著一定的技術(shù)缺陷
由于各單位所使用的財務(wù)軟件開發(fā)方式不同,種類繁多,給會計信息化的舞弊行為創(chuàng)造了便利條件。就通用商品化會計軟件而言,目前市場上就有數(shù)百種之多,開發(fā)水平參差不齊,功能結(jié)構(gòu)和用法各不相同,其內(nèi)容設(shè)計和售后服務(wù)存在諸多問題。尤其是網(wǎng)上交易、網(wǎng)上會計還存在一些漏洞,容易造成會計信息外泄或財務(wù)系統(tǒng)遭到攻擊。有些單位自行開發(fā)或委托開發(fā)的財務(wù)軟件在系統(tǒng)的安全性和保密性上更是存在很多不足和隱患,如:系統(tǒng)源程序缺少必要的加密措施,容易被修改和盜用;財務(wù)軟件系統(tǒng)功能不全,很多都缺乏完整的操作日志,權(quán)限混亂、責任不清等。
(二)會計信息化過程中的內(nèi)部控制制度存在缺陷
一是單位領(lǐng)導對會計信息化工作認識不足。很多單位領(lǐng)導也知道會計工作信息化的優(yōu)越性和必然性,但是對具體的信息化過程不甚了解,對會計信息化給單位財務(wù)工作帶來的新方式、新問題認識不足,甚至有些領(lǐng)導認為,會計信息化也是換湯不換藥,不加改革,還用以往的財務(wù)管理辦法和管理制度,結(jié)果使財務(wù)工作一團混亂,漏洞頻出。二是缺乏有效地系統(tǒng)操作管理制度和系統(tǒng)維護管理制度。財會部門不能做到專機專用,財務(wù)人員不能正確操作計算機,造成系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)的破壞或丟失, 影響整個會計信息系統(tǒng)的正常運行。三是財務(wù)人員崗位分工不清, 沒有嚴格的授權(quán)制度。實行信息化后, 一些傳統(tǒng)的核對、計算、存儲等內(nèi)部會計控制方式均被計算機和程序所替代, 應(yīng)該及時調(diào)整,按照軟件的要求和單位需要,重新設(shè)置會計人員的崗位和權(quán)限,做到分工明確、權(quán)責清晰,否則就會給別有用心的人以可乘之機。由于內(nèi)部控制制度薄弱, 操作人員可能超越權(quán)限或未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件, 篡改、復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù), 以達到舞弊目的。如總賬和明細賬都由計算機根據(jù)審核后的會計憑證自動登記和歸集, 取消了手工條件下兩者的核對工作等等。而不少單位沒有及時建立與之相配套的新的內(nèi)部控制制度對此加以約束。四是會計信息化檔案管理制度不完善。信息技術(shù)條件下的會計檔案管理有其特殊方式,應(yīng)該建立完善地管理制度,采取新的保密措施。常見的會計信息備份不及時,存儲會計檔案的磁盤和會計資料不能及時歸檔, 或已經(jīng)歸檔的內(nèi)容不完整, 或沒有及時制定相應(yīng)的會計信息化檔案保管人員職責等, 都可能造成會計檔案被人為破壞和自然損壞,乃至單位會計信息泄密。
(三)財務(wù)人員計算機和網(wǎng)絡(luò)知識欠缺
會計電算化事業(yè)發(fā)展到今天,會計信息的獲取與傳遞大多以網(wǎng)絡(luò)形式進行,這要求財務(wù)人員既要掌握一定的會計專業(yè)知識, 還要掌握相應(yīng)的計算機和網(wǎng)絡(luò)知識、財務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護技術(shù)。而目前一般會計人員對財務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握的不夠透徹和熟練, 對計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的認識不足, 對財務(wù)軟件運行過程中出現(xiàn)的故障不能及時排除, 對違規(guī)行為不能及時發(fā)現(xiàn)、這些都為舞弊提供了便利。
(四)內(nèi)部審計監(jiān)管不力
單位內(nèi)部審計人員工作疏忽大意或?qū)ο到y(tǒng)了解不透, 不能及時發(fā)現(xiàn)軟件操作中存在的問題, 使會計工作中存在的隱患不能及時解決。尤其是上市公司或集團公司,由于組織龐大、系統(tǒng)繁雜、會計信息來往頻繁,更容易出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。主要體現(xiàn)在審計人員對會計電算化、信息化工作本身不是太了解, 對計算機系統(tǒng)的運行不熟悉, 或?qū)h程審計等手段陌生,因此對出現(xiàn)的問題無法做出正確的職業(yè)判斷。
(五)財政、稅務(wù)機關(guān)等業(yè)務(wù)主管部門監(jiān)管不力
目前看來,一些業(yè)務(wù)主管部門對會計信息化及其帶來的一系列問題缺乏有效的管理辦法。以稅務(wù)機關(guān)為例,只是利用現(xiàn)代化手段部分地實現(xiàn)了網(wǎng)上或遠程報稅,卻沒有啟動遠程監(jiān)管或遠程稽查,對網(wǎng)上交易、電子商務(wù)和網(wǎng)絡(luò)會計存在的問題缺乏有效的管理辦法,對一些單位的舞弊行為不能做到及時發(fā)現(xiàn)、及時提醒和警告。
三、會計信息化過程中舞弊的防治措施
現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)管理、財務(wù)管理中廣泛應(yīng)用,給組織帶來更多發(fā)展機遇的同時,利用ERP系統(tǒng)或電算化會計信息系統(tǒng)的舞弊現(xiàn)象必然會有所增加,甚至花樣翻新。雖然這些舞弊手段具有一定的隱蔽性且有較高的智能化, 但是只要我們采取正確的防治措施, 就可以起到提前預防和控制的作用。
(一)選擇適合自己單位特點的財務(wù)軟件
在購買財務(wù)軟件或管理軟件時,結(jié)合本單位自身的特點和國家的有關(guān)規(guī)定, 盡量購買市場上開發(fā)比較成熟的通用商品化軟件。 購買后, 應(yīng)先進行一段時間的不間斷試用,尤其注意整個系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置、初始化設(shè)置、安全性和保密性等關(guān)鍵因素,進行系統(tǒng)完善和維護,發(fā)現(xiàn)問題及時與商家聯(lián)系解決。
