時間：2022-03-21 16:13:27
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇職工檔案管理工作計劃，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、做好以下幾項工作：
一是要管帶結合，抓好文書檔案管理。一方面注重提高分公司文書檔案管理水平；另一方面針對目前分公司新建單位較多，文書檔案管理質量相對較弱的實際情況，采取以下措施：一是要求各新建單位確定專人負責文書檔案工作并盡可能保持相對穩定；二是積極開展人員整訓；三是實施靠近指導，采取現場指導，手把手幫助有關單位提高文書檔案管理水平；四是開展文書檔案管理驗收制度，獎優罰劣。
二是建改并舉，抓好制度建設。配合部門經理，在各項制度建設方面，推出一批管理制度。在積極施行、多方征求意見的基礎上，匯編成冊，實現公司內部管理“有法可依”。
三是要獎罰并重，抓好交通安全管理。建立健全分公司交通安全管理制度，繼續推行風險抵押制度，確保交通安全基本穩定。
四是要嚴格程序，抓好事務管理工作（印章管理、乘車證管理、招待費使用、電話費管理等等）。強調按原則，走程序，防止出現漏洞。
五是要定標明責，抓好節支降耗工作。對機關辦公用品的管理實施定額控制，初步的想法是：建立審批制度；季度辦公用品限額等措施。
二、明確自己的發展方向，正確認識自己，糾正自己的缺點，認真聽取他人意見，更加勤奮的工作，刻苦的學習，努力提高文化素質和各種工作技能，充分發揮自己的能力，讓自己真正走上管理道路。我也會向其它同事學習，取長補短，相互交流好的工作經驗，共同進步。
三、熟悉公司的規章制度，公司在不斷改革，訂立的規定也在不停的改變，作為公司一名工作人員，必須以身作責，在遵守公司規定的同時全力做好自己的本分工作。
1、嚴格按照公司規定，管理自己和工作人員。
2、努力完成公司的每個定單。
3、做好自己的所有工作：提高產量，保證質量。
公司辦公室個人工作計劃二辦公室既是一個企業的綜合辦事機構，也是一個綜合協調部門，處在一個上傳下達，承上啟下的關鍵位置。工作繁雜、瑣碎，很多工作不可預測，也難以量化，如何做好辦公室工作對企業的快速可持續成長很是主要，下面就新的一年辦公室工作思路和工作計劃談談初步設想如下：
一、新的一年工作思路
1、在指導思想上要切實擺正位置，把握層次性、把握準確性、把握原則性、把握分寸性，樹立“以公司為家，甘于奉獻、誠實敬業”的理念，不靠一時的熱情和沖動，堅持每天從零開始，不計較個人得失，以積極熱情地態度投入工作。
2、在日常工作中，要從服務領導、協調辦理、督辦落實三個方面入手，準確、徹底的領會和貫徹領導的意圖，服務于領導決策。在承辦工作時，對于領導交辦的事項，要全力而為，注意信息的搜集，及時的整理和匯報，同時要作好信息的反饋，為領導了解情況提供準確的資料。在協調、處理各類工作矛盾、問題時，一定要相互理解，相互支持，換位思考，，抓主要矛盾，不在非原則問題上較真，不在細微末節上糾纏。在對人處事時，要格外謹慎，不能粗心大意，謹言慎行。開會發言、匯報工作、處理公文、接待來訪、現場處理協調問題，是辦公室工作人員的經常性工作，說話辦事一定要言之有據、行之有序。
3、在內部行政事務的管理上，一是文書管理，圍繞公文的擬制、處理與保管并行，格式規范，擬制準確周密，處理迅速及時，保管檢索便利。二是日常管理，要求辦公室工作人員從自身做起，嚴格制度，在工作態度上熱情，具體操作上有理有據。三是注重節儉，辦公室工作頭緒繁多，要從企業的實際出發，控制各項行政事務開支的尺度。
4、深入實踐，與方方面面的人員交朋友，建立工作友情，不放過每一個調查對象、線索、數據、情節，為工作的開展和實施的提供有益的幫助。實事求是，是職業道德，也是工作紀律。想問題、提建議、當參謀、寫文章、辦事情，都要符合客觀實際。切實做到一是一、二是二，不夸大、不縮小，真實地反映客觀事物的本來面目，特別是向領導反映情況，決不能"想當然"。
二、新的一年辦公室工作計劃
（一）、組織、群團工作計劃
1、結合公司現在的發展集團公司要求，積極籌建公司的、團、工會等組織，制定計劃措施，以籌建基層組織為突破口，使工會、共青團、婦女工作上一個新臺階。定期和不定期開展活動，增加公司員工的凝聚力和戰斗力；
2、積極做好入、團積極分子的培養工作，為公司組建支部培養后備力量，為公司的干部發展提供后備積蓄。
3、開展和完善工會組織活動，充分保障員工的合法權利和利益，增強公司員工的企業歸屬感。
4、組織公司員工進行公司相關業務專業知識學習，了解掌握公司發展的思路和方向。組織員工進行懇談與討論，積極收集公司員工好的建議，及時匯報給公司領導層以供參考。
5、“五、一”、“五、四”、“七、一”、“十、一”等重大節日期間，組織豐富多彩的文體活動，如春游、拓展訓練等。
6、積極同兄弟單位進行聯誼，開展弘揚良好風尚、弘揚企業文化為主題的企業活動，如繼續同市重點局開展乒乓球比賽等。
7、結合公司生產經營工作實際，制定方案，深入開展“崗位練兵”、“崗位先鋒”等爭創和評比活動，做到覆蓋面要廣，及時表彰兌現。
（二）、宣傳工作計劃
1、理順公司宣傳報道渠道，加強領導和管理，使宣傳內容更加豐富，貼近員工，提高新聞報導的水平。特別加強公司網絡宣傳的建設，及時更新，重點是宣傳公司業績和報導先進人物和事件，同時也及時曝光公司的不足以促進警示和整改。
2、結合公司實際，強化公司形象宣傳工作。重點理順和統一公司內部的標語、宣傳口號、標牌、宣傳欄、公告欄等，使用公司宣傳做到統一顏色、統一規格、統一徽標、統一導向。
3、為更好的體現公司良好的精神風貌和企業形象，公司員工工作實行統一著裝，服裝由公司按個人尺寸統一款式、顏色、徽標定制，作為職工福利定期發放，同時制定相關的著裝要求和著裝考核制度，定期對各部門和個人進行考核，考核結果納入年終綜合考評。
4、通過專業協會和各種媒體及活動等渠道做好公司所有產品和企業形象的系列宣傳和推介工作。
5、配合公司其他部門做好宣傳報道工作。如：公司重大活動、題材的新聞報道策劃；聯絡、接洽公司外新聞單位來公司采訪、選材；歸口管理各部門對外宣傳報道的宣傳口徑等。
1、對檔案室及檔案管理工作進行整頓，完善檔案管理系統，健全檔案管理制度，使檔案管理工作更好地服務于生產經營管理工作。
2、統一管理公司的文書、證件、合同、憑證等各類檔案，并督促、指導各歸檔部門按規定進行專人立卷歸檔。
3、組織各部門學習檔案管理業務知識，不斷提高兼職檔案員的業務能力和水平。
（四）、環境衛生管理工作計劃
1、規劃公司綠化區域，并組織實施。做好公司內綠化帶、青草、灌木和樹木的管理工作，定期組織員工澆水、施肥、噴藥及修剪樹木。
2、劃分公司內衛生區域分部門管理，制定標準和考核辦法，按現場管理要求定期進行管理考核，獎罰分明。確保公司內公共場所清潔衛生，保持地面清潔、無積水、無雜物、無堆積物。
（五）、后勤保障和管理工作
1、對娛樂室、食堂、接待場所等繼續進行規范管理，更好地服務于員工和工作開展。
2、管理維護好公共設施及公共財產，確保公共設施不被損壞，公共財產不流失。
3、加強車輛管理工作，對自行車、摩托車、及外來車輛等，實行定置管理，保持公司范圍衛生清潔，車輛擺放整齊。
4、做好職業病防治工作。結合季節特點，對員工進行衛生知識宣傳教育，組織每年一度的春季職工體檢工作。
5、開展定期和不定期的下工地及生產現場慰問和職工直系家屬特別事件慰問工作，特別是做好雨季、夏季和冬季職工的生產慰問和福利發放事宜。
6、做好公司社會捐贈和幫助的相關工作，特別做好公司捐助困難家庭兒童學習的事宜。
（六）、辦公室物品采購和消耗管理工作計劃
1、辦公物品由專人負責進行采購，同類產品要確保咨詢三家以上價格進行對比，以質好價廉的購買，大件的商品采購需兩人以上同行并征求分管領導同意后方可確定，數額巨大的可采取招標的方式購買。
2、所有購買的物品專人專庫管理，物品購買后必須立即入庫登記臺賬，方可報銷核算。
3、所有辦公室物品的領用必須要書面領用，說明用途和數量，領用人和審批人簽字后方可領用，使用后多余的物品應及時退回公司，入庫統一保管。
4、定期和不定期的組織相關人員進行核查和盤存，確保臺賬和實物相符，如有不符的情況追究專職人員責任。
（七）、車輛管理工作計劃
1、進一步加強車輛規范化管理，建全用車臺帳，合理調度，制定詳細的車輛使用消耗定額，并進行嚴格管理。
2、做好駕駛員的日常管理、教育工作，確保行車安全，文明駕駛，樹立公司良好形象。
3、做好公司零星貨物運輸車輛的租用工作。
（八）、安全管理工作計劃
1、從進一步完善公司安全保衛工作制度入手，做好安全保衛人員的培訓工作，提高思想、業務素質，維護好公司辦公秩序、生產秩序。
2、完善社會治安綜合治理工作制度，健全組織，開展好工作，加強綜合治理目標管理，防止意外事件的發生。
3、做好重點要害部位、治安復雜場所的管理工作，定期檢查，注意發現治安隱患，要求有關部門限期整改。
4、認真做好消防安全工作，制定消防器材的配備計劃，定期檢查、落實消防器材的使用和更新工作。
（九）、其它綜合工作計劃
1、推行管理考核制度，制定標準和措施，按現場管理要求進行定期管理考核。
2、做好行政公文的編號、打印、復印及收發、登記、呈批、傳遞、催辦、清退、立卷、歸檔工作。
3、服務熱情，細心周到地搞好接待工作。保持辦公室、會議室衛生清潔。
4、強化考勤制度的實施，按實將相關考勤信息進行匯總，及時上報財務和領導，督促獎罰的兌現。
5、推廣和實施公司各崗位及各人的工作日志制度，做到所有工作有記錄、有依據，定期和不定期進行抽查，獎罰兌現，對提高和完善工作進行促進。
6、抓好通訊費用管理，根據公司具體情況按照定額，落實到部門。
針對銀行當前檔案管理工作面臨的實際情況和工作中存在的問題，我們進行了認真研究，并制定了新一年檔案工作計劃：
一是進一步健全完善各項檔案管理制度。
在認真學習《檔案法》和《檔案管理條例》的基礎上，按照上級行要求，把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點，認真按照檔案管理的有關規定和要求，結合分行特點，從檔案人員的崗位職責，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立比較系統完善的制度。從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統一實行嚴格的登記簽字制度，有效杜絕丟失、泄密、損毀等各類事故的發生，實現檔案管理的規范化、程序化和制度化。
二是進一步提高檔案管理服務水平。
在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時，集中精力抓好業務基礎建設，通過強調、檢查和督導落實，使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。注重抓好文件的歸檔收集，特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件，進行了再收集，使檔案內容不斷得到豐富和充實。并將按照正規庫房標準配備相應設施，以確保檔案工作的正常開展，確保檔案實體的安全。
三是進一步提高檔案保密意識。
組織有關部門和人員認真學習各級保密工作會議上的講話及文件，提高對新時期保密工作重要性的認識，組織干部職工認真學習有關泄密事件的情況通報，用鐵的事實教育干部職工。進一步加強各行保密工作的投入，提高人防、技防的實際水平;加強計算機安全保密工作，密碼定期更換;加強密級文件管理;建立行長負責制，實行保密事故一票否決制，確保全轄無泄密事故。
四是進一步提高檔案管理創新能力。
我們要將檔案管理工作變被動為主動，主動去研究各類新業務所形成檔案的管理問題，實實在在的將檔案管理工作與業務發展有效結合，保證檔案工作跟上業務發展的需要，提高我們的檔案管理工作創新能力。
以前我認為檔案管理工作可有可無，因為以前檔案從來沒有專人管理，許多儀器設備都沒有建檔，丟失了、損壞了也無從查起。但現在我才明白了：檔案管理工作是本單位管理工作的一部分，是提高單位工作質量和工作效率的必要條件，也是維護歷史真實面貌的一項重要工作。
科學規范地管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。檔案不僅記載著這個單位發展過程，還在向社會各方面展示著單位的經營狀況和經營成果。作為一名檔案管理人員，必須熱愛本職工作，工作責任心要強、一定要認真做好新進設備的及時建檔，還要及時將所有準用儀器設備資料進行收集歸檔，為領導適時調整經營策略提供準確依據，還要掌握用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質檔案與現代的電子檔案結合共同管理。所以作為檔案管理人員還要不斷學習新的知識掌握新信息，來改變檔案管理工作的及時和靈活性，科學合理地優化檔案優化管理機制，提高檔案管理工作能力，逐步實現檔案工作規范化、科學化、現代化。
那么，如何做好檔案管理工作呢？
一是要做好新進儀器設備的檔案建檔工作。為了防止檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，要及時編號歸檔，提高歸檔管理意識，著力完善檔案編排和存放工作，在新購置的儀器設備拆封后，要及時向有關人員將儀器設備購置申請單、開箱驗收清單、儀器設備使用說明、儀器設備的合格證以及開箱驗收清單里備注的所有附件等收集齊全，然后將該儀器設備檔案編號，填寫卷內目錄，把收集到的資料一一認真填到卷內目錄上，填完后再把所有資料按目錄編號，然后裝盒歸檔。
二是要將所有的儀器設備檔案進行分類，并對所有準用儀器設備檔案資料做一個收集工作計劃，分發到各設備使用科室，按計劃時間向各科室收集資料，將收集齊全的儀器設備使用記錄、儀器設備運行檢查記錄、儀器設備維護保養記錄等隨收隨編號歸檔，方便平時查找。
三是要及時將不符合標準規定停用和損壞后無法修復的儀器設備及時填寫儀器設備停用申請表報批，及時告知儀器使用科室將該儀器設備貼上停用標志。
四是檔案管理者要領會和掌握政府采購檔案整理的正確方法。對于需政府采購的儀器設備，提醒項目經辦人在做好政府采購項目的同時，要按《政府采購法》要求注意收集本項目招標活動的一切資料。檔案管理工作者要配合檢查收集材料是否規范齊全，為招標工作順利進行打好基礎，也為后期的檔案歸檔工作做好準備。
五是要嚴格執行檔案閱覽登記制度，在定期接收和保管好檔案的同時，要樹立法制觀念做好檔案的保密工作。做好檔案的安全保衛工作，保證檔案環境干凈整潔，定期檢查檔案，做到防火、防潮、防蛀措施。
總之，科學規范的檔案管理可以體現一個單位的管理水平，也可以實現檔案管理工作者的自身價值。
（作者單位：喀什地區纖維檢驗所）
關鍵詞：學校；檔案管理；優化
一、中專學校檔案管理問題
一是檔案意識淡薄。在中專學校中，在檔案管理方面存在檔案意識淡薄的問題。由于中專學校主要是為各行業培養具有職業技能的人才，與普通高中院校相比，其檔案管理意識較為薄弱。在現代教育制度改革發展過程中，中專學校的人員變動較為頻繁，對于個人缺乏約束力。
二是檔案內容單調。在中專學校檔案管理中，存在檔案內容單調的問題。很多檔案重點記錄學生及教職工的教育經歷，學歷以及政治面貌等，而沒有對現階段的表現進行更新。在教職工德、能、勤、績、廉等方面的考核，缺乏個性化與創新性，絕大多數都是大同小異的。每個教職工往往使用固定的、籠統的政治性術語和套話，也不愿意發揮主觀能動性積極進行總結，對年度先進工作者也沒有特別要求，往往是領導指定或大家輪流“坐莊”，從而導致檔案材料不能具體反映每一個教職工的個性，沒有特點，有失全面、準確，不利于激發教職工的工作積極性和創造性。
三是檔案材料不完整。在中專學校檔案管理中，存在檔案材料不完整的問題，還有很多檔案歸檔混亂以及交叉的問題。在檔案歸檔中，很多將個人檔案歸類到文書檔案，尤其是學校人事與檔案分開管理的時候，在單位形成的業績材料、工資晉升、職稱晉升、職務晉升、學歷進修等手續未能及時移交檔案，出F這些人員檔案“空白”現象，使得他們這一階段的真實正作狀況無法正確反映，直接影響到人事檔案的質量及其他環節工作的開展。在中專學校個人與管理人員進行人事報表填寫中，存在較大的隨意性，沒有將檔案要素進行核實，從而不可避免的存在錯填、漏填的問題，還有一些檔案存在造假的問題。
二、中專學校檔案管理對策
一是加強宣傳，增強檔案意識。要想加強中專學校檔案管理工作，必須要提高學校檔案管理意識，將檔案管理工作與年度工作計劃以及中期規劃相結合，同時要提高學校檔案管理的法制觀念以及意識，從而為學校檔案管理工作發展創造良好的發展環境。在實際檔案管理中，需要加強對檔案相關法律法規的宣傳以及宣講，充分利用互聯網、學校廣播、宣傳欄等對檔案管理相關工作進行宣傳，從而提高全校師生員工對檔案管理工作的認識與了解。
二是要制定出具體的人事檔案。要想加強中專學校檔案管理，必須要對具體的人事檔案進行制定。一方面需要規定材料歸檔的時間、質量以及范圍，同時要加強收集、整理檔案工作的進行，并對學校人事檔案內容進行創新，制定一些能夠將教職工德、能、勤、績、廉的檔案材料，同時要重視教師的重大科研成果以及業績，能夠將各種反應教職工能力的各類材料劃入到檔案中，在確保檔案材料規范性的同時，確保檔案的質量，從而使得中專學校的檔案成為學校人才信息資源完成的儲備庫。
三是提高檔案管理人員素質。要想加強中專學校檔案管理工作，必須要提高檔案管理人員的素質。作為一項政策性與業務性較強的工作，檔案管理工作具有保密性與服務型。因此，中專學校必須要加強檔案管理隊伍的建設，選擇一些綜合素質較高，專業水平較好的人員來從事檔案管理工作。同時，要加強對現有檔案管理人員的培訓，拓展其管理技術以及專業水平，從而從根本上提高中專學校的檔案管理工作水平。
四是開展現代化和信息化建設。一方面，需要加強利用計算機來進行檔案管理工作，通過利用掃描儀等現代化設備來將檔案資料輸入計算機，同時運用相關的技術來將文字、圖片以及聲像資料等轉為數據資料，從而實現檔案的紙質化與電子化并存的模式；另一方面要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行非保密范圍內的檔案信息的社會資源共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務。
三、結束語
從上述分析中可以看得出來，在中專學校發展中，檔案管理工作起到了重要的作用。在信息化發展背景下，中專學校檔案管理工作存在很多的問題，包括檔案意識淡薄，內容單調，材料不完整以及信息化程度低的問題。為了加強中專學校檔案管理，可以加強宣傳，增強檔案意識、要制定出具體的人事檔案、提高檔案管理人員素質以及開展現代化和信息化建設，只有這樣才能全面提高中專學校的檔案管理水平，從而促進中專學校更快更好的發展。
參考文獻：
1、強化、細化內部管理運行機制，規范辦公室管理，營造團結、合作、和諧的工作氛圍。
2、重點協助局領導抓好制度建設及全局工作程序運行等工作，督察工作落實情況。
3、協助局領導做好宣傳、人事等工作。
4、協助各科室完成上級部門及局黨委安排的其他工作。
5、重點抓好內部文件制發、通知、文件管理、上報材料把關等規范管理工作。
6、完成領導交辦的其他事務。
7、迎接各項檢查，包括目標管理、檔案管理、黨建等各項檢查，做好準備工作。
（一）嚴格按照檔案管理制度，認真做好檔案管理工作
1、加強對局機關檔案工作目標管理。積極做好檔案材料的收集、分類整理、歸檔工作，力爭檔案規范完備。做好局機關檔案工作目標管理的各項工作。
2、加強對文書檔案的管理。做好上級文件、本局文書資料的收集、分類、編號歸檔及卷案整理工作。
3、根據《檔案法》的具體要求，負責管理各類文件資料，按規定把文件資料及時整理、分類、裝訂、保管，發揮檔案的作用，力求做到檔案管理規范化，科學化。根據工作需要，及時向局長及有關部門提供需查閱的文檔資料。進一步規范文書檔案，提高檔案的查閱效率，努力為本局工作服務、為監督對象服務；要及時做好各類材料的準備和歸檔工作；要認真仔細正確地做好各類報表數字的統計、核對工作，及時報送，統一存檔。
（二）加強本局精神文明創建活動
進一步提高全局干部職工的思想道德素質為核心，以構建文明城市為目標，鞏固和提高創建精神文明、環境衛生、綠化、等各項工作力度，積極開展群眾性精神文明創建活動，做好精神文明創建活動的各項資料的收集、整理、歸檔工作。
（三）安排會議，作好記錄
在局領導的指示下，認真做好行政例會和全局干部職工大會的組織工作，做好局行政會議、職工會議和其它重要會議的記錄工作，做好重大節日慶?；顒右约俺修k各項活動的準備工作和組織工作，及時出好會議通知、工作安排通知、節假日放假安排等通知, 記好考勤，作好總結。
（四）做好文件的各種登記處理工作
1、做好接受、傳送、催辦及文件管理工作，信息采集、上報、保密和檔案管理工作，對來文的閱批、領導批示的督辦、重要文件的核稿、接聽電話、收發文件、打印文件、會議記錄等日常工作，做到嚴謹有序，不出差錯。及時收發書面和網上文件，并交局領導審閱，
根據審閱意見，及時轉達給相關職能科室辦理或通知相關職工。各項文件材料，力求及時、準確、高效。
2、負責本局文字材料的起草工作，通知、計劃、總結、匯報等，按照上級要求和工作需要，編寫有關行政文件、表格，同時把好保密關。作好文件的登記、編號、收發等相關工作，文件及時上報，按規定作好文件的上報保存等工作。
（五）做好干職工考勤工作
1、嚴格執行考勤制度，做好簽到、考勤和政治學習會議的考勤工作，考勤情況做到每周一公示、每月一匯總。
2、嚴格請假制度。務必持假條請假，嚴格執行本局的請假程序。
（一）深入開展局務公開工作
1、進一步完
善“局務公開宣傳欄”，對涉及干部職工切身利益的事項及時予以公示。2、積極參與局的各種會議，采集干部職工寶貴意見，并及時上報局領導，加強與職工之間的思想溝通。
3、積極利用省、市、縣網站、電視臺、宣傳欄等媒體，加大宣傳和監督力度。
（二）做好宣傳及信息反饋工作
1、 進一步做好各部門的統籌協調工作。上情下達，下情上報及時、準確；做各部門之間溝通的橋梁，維護好局班子的團結，提高工作效率。
2、建立重要的來信來電來件的登記制度。及時將全局的工作動態、典型人事、重要工作向上級進行匯報。對于上級布置的各專項工作要以文字形式及時向上級反饋，根據信息來源和內容恰當及時地進行處理，及時與相關部門進行溝通，準確掌握實際情況，合理地做好反饋工作。
（三）完成好局領導交辦的其他工作，完成好上級布置的急辦任務和各項臨時性工作。
1、負責協調局黨政各科室共同辦理的綜合性工作，經常了解各科室的工作情況，協調關系，做上情下達，下情上報。
2、注意調查研究，掌握局內外信息，主動了解與局有關的情況和問題，積極為局領導決策提供參考意見。
[關鍵詞] 檔案管理；評審；作用；探討
[中圖分類號] R197.322[文獻標識碼] B[文章編號] 1674-4721（2014）04（c）-0135-04
Effect discussion of archives management review for the promotion of hospital archives management
FENG Zhen-yu LIU Wei-de
The Office,Affiliated Hospital of Weifang Medical University in Shandong Province,Weifang 261031,China
[Abstract] At present,the rapid development of cause of Chinese medical health and archives puts forward new and higher requirements for the level of hospital archives management.Because the file management level of our hospital is lagging behind,there is not enough,it has problems and shortcomings,such as the leadership do not pay enough attention,lack of effective and unified management,and the overall level is not high in staff and so on.In combination with the practice of archives management review job in the Affiliated Hospital of Weifang Medical University,this paper explores archives management review promoting the improvement of archives management level from 5 aspects of the organization and the system construction,team construction and business training,software and hardware construction in record room,basic business archives construction and archives compilation,exploitation and utilization of archives resource.
[Key words] Archives management;Review;Effect;Discussion
隨著我國新醫改方案及配套政策的陸續出臺，醫療改革日益深化，對醫院臨床及管理工作提出了新的要求和挑戰[1]。檔案管理是醫院各項工作的重要組成部分之一，是醫院建設與發展歷史最真實面貌的反映，對于提高醫院的醫療、教學、科研、預防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用[2]，但是由于多方面的原因，當前的醫院檔案管理水平還不能滿足醫療衛生事業快速發展的需要。檔案管理考核是檔案主管部門按照檔案管理科學化、規范化、現代化的要求，對醫院檔案管理工作進行的全面考核和評價，對于規范醫院檔案管理，提升醫院檔案管理水平具有十分重要的意義和價值。
1 當前醫院檔案管理工作中存在的問題和不足
1.1 醫院領導對檔案工作的重視程度不夠
個別醫院的領導對檔案工作認識不到位，認為檔案工作可有可無，經常是“說起來重要，用起來必要，忙起來不要”[3]。在醫院長期規劃和短期計劃中，一般只對規模效益、科學技術、人才隊伍和儀器設備等進行了較為詳細的規劃和設計，而對檔案的科學管理、設備投入和業務培訓等涉及較少或未納入規劃計劃中，從而導致檔案管理缺乏頂層設計，檔案管理制度不夠完善[4]，軟硬件設施經費投入不足，檔案管理水平明顯滯后于醫療業務發展水平。
1.2 檔案多頭管理，缺乏統一的管理機構
醫院檔案管理一般是由辦公室下設的綜合檔案室負責，但是由于整體檔案意識欠缺和部門“各自為戰”等歷史原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等[5]，而醫療文書檔案、人事檔案、科研檔案、基建檔案等則分屬相應的職能部門管理，從而形成多部門分頭管理檔案的格局，影響了醫院檔案管理的總體效能。
1.3 檔案專業人員整體水平不高，難以適應檔案事業發展的新要求
隨著我國醫療衛生事業的快速發展，醫院檔案管理的專業化、信息化以及檔案資源的編研和開發利用都離不開一支高素質的檔案人才隊伍。我國醫院從事檔案工作的人員大部分是從醫護人員轉崗而來，其沒有經過系統地檔案管理培訓，專業知識缺乏，年齡老化，學歷偏低，人員結構不合理，甚至出現檔案人員不會整理、立卷、不懂檔案編研的現象[6]。除專職檔案管理員外，各科室的兼職檔案員常身兼數職，幾乎沒有更多的時間和精力從事檔案管理工作以及參加檔案專業知識的學習和培訓。
2 我院檔案管理考核評審工作開展情況
我院是山東省衛生廳直屬的集醫療、教學、科研、預防和保健等功能為一體的大型綜合性三級大學醫院。目前醫院現有職工1490名，有臨床科室48個，醫技科室13個，曾獲“全國衛生系統先進集體”“山東省醫院管理先進集體”“全省衛生行業文明單位、誠信建設先進單位”等榮譽稱號。1975年建院，1985年起開始了比較規范的文件收集和整理歸檔工作，1993年建立綜合檔案室，隸屬院長辦公室管理，現有專職檔案員4人，專職分管副主任1人?，F存文書檔案469卷，財務檔案1644卷（冊），基建檔案214卷，招標檔案95卷，黨群類檔案56卷，人事檔案760多卷，教學檔案20卷，科研檔案13卷，設備檔案29卷，各類聲像檔案26269件。
2011年，我院按照山東省衛生廳下發的衛生檔案工作要點和檔案管理考核書的各項考核內容，堅持高起點、高標準、嚴要求，認真研究學習考核標準，加強組織領導，完善規章制度，強化軟硬件建設，通過逐項逐條對照檢查、貫徹落實和補充完善，使我院檔案管理工作更加規范化、科學化。12月，我院在山東省衛生廳組織的檔案管理考核評審中成績優秀，綜合檔案室達到省一級水平。近兩年來，以檔案達標評審為契機，我院檔案管理水平不斷提高，對醫教研等主要業務工作的開展發揮著越來越重要的作用，也得到了上級主管部門的充分認可和肯定。實踐證明，開展檔案管理考核評審不失為一種推動醫院檔案規范化和現代化建設行之有效的辦法。
3 以檔案管理考核評審促進和改善醫院檔案管理工作
3.1 醫院檔案管理的組織領導和制度建設進一步加強
醫院領導高度重視檔案管理工作，把檔案管理工作列入領導工作的議事日程[7]，納入醫院“十二五”發展規劃和年度工作計劃，納入職能科室質量考核標準，與醫院重點工作同部署、同檢查、同考核、同落實，使全院上下進一步統一了思想，保證了檔案管理各項工作落實到位。成立了檔案管理工作領導小組，由分管院領導任組長，辦公室主任任副組長，形成了分管院領導親自抓，辦公室具體抓，各職能科室、臨床醫技科室配合抓的良好格局，為做好檔案管理工作提供了有力的組織保證。檔案管理領導小組還定期召開專題會議，聽取檔案工作匯報，實地檢查指導工作，給檔案工作以必要的財力、物力和人力支持，切實解決了檔案工作中出現的困難和問題，為做好檔案管理工作打下了堅實的基礎。根據《山東省衛生檔案管理實施細則》《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》《檔案法》等法律法規要求，我院進一步理順了檔案管理體制，建立了檔案管理網絡，制訂了檔案工作管理制度、檔案收集整理歸檔制度、檔案查閱借閱利用制度、檔案庫房管理制度、檔案閱覽室管理制度、檔案保管制度和檔案保密制度等一系列檔案管理規章制度，做到制度上墻、工作上心。
3.2 醫院檔案管理的隊伍建設和業務培訓進一步增強
通過加強檔案人才隊伍建設，我院綜合檔案室現配有專職檔案員4人，院內兼職檔案員95人，建立了檔案人員崗位責任制，做到檔案工作層層有人抓，有人管，有效地保證了醫院檔案工作的順利開展。專兼職檔案人員中具有大專及以上學歷的達100%，檔案管理人員都是醫院的正式職工，同樣可以參加職稱、職務晉升，在工資、休假及福利方面享受與其他專業技術人員同等的待遇。為增強全院干部職工檔案意識和兼職檔案員的業務素質，更好地適應新時期檔案工作的需要，我院堅持“以人為本”的原則，采取多種方式，重視對專兼職檔案員隊伍的培養和培訓[8]。一是集中組織學：在堅持自學為主的基礎上，舉辦培訓班，組織兼職檔案員參加管理知識集中學習，廣泛宣傳學習有關檔案管理的政策、法規，統一思想，提高認識，更新觀念，不斷強化檔案管理意識。二是走出去學：積極選派人員參加山東省衛生廳舉辦的檔案管理專業培訓3次，有效提高了我院專、兼職檔案管理人員的業務水平；多次組織人員到山東省立醫院、千佛山醫院等檔案管理先進單位參觀學習，取長補短，進一步提高我院檔案管理工作水平。三是請進來講：采取邀請山東省衛生廳檔案管理專家來院現場指導或舉辦講座等方式，有針對性地改進我院檔案管理工作，提高了檔案人員的綜合素質。
3.3 醫院綜合檔案室的軟硬件條件進一步改善
我院根據年度檔案工作計劃和科室布局調整方案，將綜合檔案室整體搬遷到辦公樓七樓，實現了庫房、閱檔室、辦公室三分開。新建庫房符合《檔案館建筑設計規范》要求，庫房面積能夠滿足各類檔案存儲的需要。設置了獨立的人事檔案庫房，干部人事檔案工作目標管理達到省委組織部二級標準。醫院在財力、物力都比較緊張的情況下，為確保醫院檔案管理工作，院領導及時召開專題會議，加大了資金投入，引入現代化的技術和設備[9]，更換辦公設施、改善辦公條件等。檔案室新配置了新式檔案柜18組，防磁柜1個，消毒滅菌機2臺，電動鉚管打孔機1臺，溫濕度記錄儀3臺，除濕機1臺，切紙機2臺，碎紙機1臺，微機3臺，激光打印機1臺，1000 G移動硬盤1個，空調3臺，新安裝了防盜門窗，防爆燈管等硬件設施，具備了防盜、防火、防光、防蟲、防塵等條件。設置了專門的榮譽室，室內陳列了建院以來醫院獲得的各類錦旗、牌匾、獎杯、獎狀和證書等70余面（件）。醫院檔案管理工作現代化是衡量醫院管理工作是否現代化的一項重要指標，是檔案管理考核評審的重要內容之一[10]。根據山東省衛生廳加快檔案管理信息化、規范化建設步伐的要求，我院還申請安裝了澤信檔案管理軟件，為加強院內電子文件歸檔和檔案管理奠定了基礎。下一步將逐步對室存檔案進行數字化處理，逐步實現數字化檔案室和網絡化服務，同時實現院內所有科室檔案信息網絡連接，為科室和個人提供更加優質、快捷的服務。近年來，醫院為加強檔案的基礎設施建設，累計投資20多萬元，極大地改善了我院檔案室的庫房環境和辦公條件。
3.4 醫院檔案管理的基礎業務建設進一步規范化
按照檔案管理考核的要求，醫院綜合檔案室每年定期對上一年度的各類文件材料進行整理歸檔，檔案歸檔率、完整率、準確率達到100%。各類文件材料移交檔案室時，均有完備的登記交接記錄。檔案室嚴格按照國家和行業標準要求，制訂了明確的檔案分類方案，確保流水號暢通，分類準確[11]，卷內文件、材料目錄、編號規范、清晰，檔案內無金屬裝訂物殘留。建立并完善檔案全宗卷，確保案卷封面及標題簡明、準確，案卷排列規范、有序。建立了檔案管理基本情況統計臺賬和檔案利用及反饋情況統計表。檔案保存完好，無霉變、褪色、污損或蟲蛀等情況發生。
3.5 醫院檔案編研和檔案資源開發利用工作進一步強化
檔案管理的根本目的在于開發利用。近年來，隨著醫院發展速度日益加快，建設規模不斷擴大，綜合檔案室以其豐富完整的檔案資源為醫院的建設發展提供了各類重要的歷史檔案資料。年內共向科室和個人提供各類圖紙、合同、請示、批復等文件查閱達數百次。檔案人員熟悉檔案及相關業務，調卷迅速、準確，查全率、查準率達100%。能夠及時根據利用者需要，通過采取分發目錄、電話調卷、開架閱覽、網絡提供利用等多種服務形式主動提供檔案信息服務，受到了檔案利用科室和借閱人的一致好評。我院堅持把加強編研工作，提高利用效益作為進一步做好檔案管理的重中之重，及時開展編研和開發利用工作。近年來，我院將現行的規章制度、崗位職責進行了整理匯編，促進了檔案開發利用和編研工作的開展。利用檔案資料，編印醫院、科室、科研成果簡介，制作宣傳畫冊等，加大對外宣傳。在門診候診大廳，將各專家照片、特長、出診時間制作成電子屏幕，為患者提供咨詢服務，方便了患者選擇醫生[12]。另外，以辦公室的同志為主，開發利用檔案資源制作完成了精美的醫院形象宣傳片，續修了醫院院志（1985～2005年），這兩項工作分別獲得了山東省檔案局開發利用檔案信息資源優秀成果一等獎和二等獎。
總之，檔案管理在醫院的發展過程中，有著重要的作用，因此對檔案管理的進一步加強，有助于醫院的長遠發展[13]。我院以檔案管理考核評審為契機，按照集中統一管理檔案的原則，從組織領導和規章制度、隊伍建設和業務培訓、軟硬件條件建設、基礎業務建設和檔案編研及開發利用等5個方面，進一步推進了醫院檔案管理工作的制度化、規范化和科學化建設，使醫院檔案管理工作又邁上了新的臺階，真正使檔案成為醫院決策者的依據、利用者的幫手和醫院管理工作的亮點。
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一、高度重視，加強領導
為了適應新時期發展要求，進一步加強我鄉檔案工作，我鄉在年初把檔案工作列入黨建、經濟目標考核，列入全鄉工作計劃和發展規劃，準備用1—2年時間，從管理入手，以培訓為重點，逐步規范鄉綜合檔案管理。積極向廣大干部職工宣傳有關檔案工作的法律法規，并收到較好的效果，例如干部職工都能自覺配合檔案管理工作人員提交有關資料、信息等，站辦所都能將各自的存檔資料歸檔上交檔案室。在檔案工作中我們深深地體會到，領導重視是做好檔案工作的關鍵。
二、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作
為使我鄉檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化。我鄉結合實際情況，建立健全和完善了檔案管理的制度。制定了檔案工作人員崗位職責、檔案保密、檔案保管、檔案查閱、檔案鑒定銷毀等制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。我們在實際工作中，嚴格執行檔案工作的各項制度，保證了我鄉檔案工作的有序開展。使我們更加清晰地認識到檔案工作的重要性。
三、加強制度建設，完善管理措施，認真抓好落實，嚴防泄密
繼續加強工作人員崗位職責的建設，貫徹執行《檔案法》以及國家有關檔案工作的方針政策,定期做好檔案工作的法規、制度、規定的宣傳工作,增強各單位工作人員的檔案意識。依照相關法規，切實加強對文件材料收集和鑒定銷毀工作的監督、檢查和管理，使我鄉的檔案管理更趨合理化、規范化、科學化。我們制定并實施了較為有效的措施：一方面，加強對歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統一集中管理，任何個人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認真做好傳閱和保存工作；另一方面，做到以人為本，努力提高檔案管理人員的業務素質，積極參加檔案專業技術和業務知識培訓。檔案工作人員認真做好文件的收、發工作，做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作,對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統計,有計劃、有步驟地進行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發利用,保證辦各項工作提供優良的服務；嚴格按照保密法和檔案法管理檔案，保證檔案的安全和利用。主動接受主管部門的業務指導和督促檢查，積極完成與檔案相關的其它工作。
我們充分認識到檔案工作的最終目的是為了提供利用，今年我們繼續堅持檔案工作為全鄉發展服務的宗旨，遵循檔案資料查（借）閱制度，主動對外界提供服務，積極開發檔案信息資源，為領導決策提供依據，為現實工作提供參考、借鑒、憑證作用。
四、存在問題
1、檔案意識淡薄，思想未到位。盡管現在把檔案列入我鄉責任制考核中，但部分人員對檔案工作意識仍不夠重視，一定程度上影響了檔案工作的開展。
2、基礎設施差，經費緊缺。由于財政困難，檔案裝具、材料、消防設施等達不到上級部門對檔案管理的要求，使檔案保管利用受到影響，特別是隨著社會發展，辦公自動化技術的應用、電子文件應運而生，傳統的歸檔方式已不能滿足社會需要，但受到經濟制約，我鄉的檔案管理工作只能依據傳統的方式進行歸檔。
3、檔案收集不齊全。鄉里許多召集會議布置工作往往只是口頭形式，各辦公室形成的文件材料，各自存放，特別是一些專業檔案和照片檔案易散落在各個辦公室，收集、整理它們也就特別難，造成檔案收集完整率、歸檔率低。
4、檔案人員專業知識不強，隊伍不穩定。一直來沒有專業檔案員，而由辦公室文秘人員兼任，由于人員變動現任檔案管理人員沒有經過檔案管理相關的業務培訓，所掌握的檔案知識不夠，平時工作比較繁忙，工作人員變動大，檔案工作缺乏連續性，致使檔案管理質量不高。
5、200*年前檔案管理混亂。200*年以前我鄉無專兼職人員管理檔案，致使有的檔案遺失、有的沒有按類別裝訂等極其混亂。由于我鄉沒有專職的檔案管理相關人員，不具備對原來的老檔案進行整理規范的能力，因此至今的檔案室仍是一片混亂。
五、整改措施
1、進一步加大《檔案法》的宣傳教育工作，使全局職工樹立“依法治檔”的意識，把檔案法制化建設抓好做實。
2、把檔案工作列入黨組考核的目標責任，統盤安排，認真落實。
3、加大對檔案管理的投入。積極向上級各部門爭取資金改善檔案硬件設施，配齊配強專業檔案管理人員，逐步使我鄉的檔案工作走上規范化、制度化軌道。
4、進一步開發和利用好檔案。積極主動為現實工作提供參考、借鑒、憑證。同時積極對檔案信息資源加以開發，使之為領導決策提供依據。
1.對檔案管理缺乏重視，制度不健全目前，成人教育的學生主體大部分是社會在職職工，學生生源比較復雜，且學校對成人教育檔案工作的重要性沒有認識到位，因此，在檔案管理機構中檔案員多為兼職，檔案管理人員檔案意識不強，檔案管理不規范，沒有對成人教育檔案工作進行必要的檢查和創新，只是采用傳統的管理模式，這在一定程度上制約了檔案管理工作的深入開展和利用，成為成人教育檔案管理工作很難適應教育發展的重要原因。同時，成人教育檔案管理工作缺乏一套完善的檔案管理制度。學校對成人教育的檔案管理工作有很大的隨意性，歸檔材料不明確、管理工作不規范等現象都制約著成人教育有關資料的整理歸檔工作。
2.成人教育檔案管理隊伍薄弱，管理人員缺乏專業知識學校成教學生檔案管理隊伍普遍比較薄弱，大多數的學校沒有設置專門的成教檔案管理部門，負責檔案管理工作的人員往往兼職其他工作，大多數未受過專門的檔案管理培訓，缺乏檔案業務知識，在實際工作中無法鑒定材料的價值，如永久材料、長短期材料混合歸檔，還有一些需要歸檔的成教材料沒有及時歸檔，這都給檔案管理帶來困難。由于成教檔案管理人員多數兼職其他工作，無法投入較多的時間和精力來完成檔案管理工作，大大降低了檔案的質量。
3.成教檔案管理模式陳舊、效率低下學校成教檔案材料普遍隨意放在幾個柜子里，容易丟失。還有部分歸檔材料內容不全，不按照檔案管理中規定要求去做?，F代教育是一種信息化教育，目前成教檔案管理軟件很少，嚴重影響檔案的查閱和利用，難以形成服務功能的多元化以及檔案管理者和信息需求者之間的良好互動。
二、改進成人教育檔案工作的建議
1.加強領導，增強檔案管理意識成人教育的檔案工作是學校辦好和發展成人教育事業的重要基礎，學校領導重視檔案工作是搞好檔案管理的關鍵，學校領導應將檔案工作納入到教學工作計劃中，加強業務指導，及時解決檔案中遇到的問題。增強檔案管理意識就是增強領導及成教檔案管理者在成教工作中所處地位和作用的認識，增強成教相關資料都必須存檔的意識，充分認識檔案管理在成人教育工作中的重要意義。
2.建立完善的檔案管理規章制度為保證檔案的規范、完整，應根據國家檔案管理的有關規定制定一套適合自己學校的規章制度，從而規范學校的成人教育檔案管理方法和程序，使成人教育檔案資料在收集與歸檔得到制度的保證，使成人教育檔案工作進程與學校保持同步發展。
3.加強隊伍建設，提高檔案人員綜合素質加強檔案隊伍建設是做好成教檔案工作的重要保障。針對成人教育檔案工作的基本內容，必須專人管理、職責分明，以加強檔案管理人員的工作責任心。對成人教育的檔案管理人員可通過請專家講課、定期培訓、參觀學習規范化的檔案管理等形式開展業務培訓，使他們具備專業的檔案管理知識，掌握過硬的專業技能。
4.改革傳統管理模式，加快檔案管理的信息化建設當前成人教育檔案工作落后速發展的時代，隨著教育改革和發展形勢的要求，成人教育檔案必須應用現代化信息技術實現對成人檔案的管理，實現成人教育檔案的信息化管理，提高成人教育檔案的利用率，更好的為成人教育工作服務。
三、結束語
關鍵詞：檔案宣傳；宣傳形式；全員參與
企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，它能綜合反映企業的基本面貌和全部活動。本文結合實際經驗，談談如何加強企業檔案宣傳，提高全員參與意識。
一、企業檔案宣傳內容要有說服力
要提高企業檔案的宣傳效果，應該力求宣傳內容的鮮活、增強吸引力。首先，要重視檔案法律法規。檔案法律法規對檔案宣傳活動中的相關內容進行了規定，從國家行業的高度對檔案管理活動內容提出了明確的要求，所以要加強檔案法實施辦法、國有企業文件材料歸檔辦法、企業檔案工作規范、會計檔案管理辦法等法律法規的宣傳。特別是結合一些檔案違法案例來進行，增強全體員工對檔案法律法規權威性的認識。其次，要重視利用事列的宣傳。把提供利用的事列進行再加工，形成鮮活生動的案例，再現檔案在企業生產和管理工作中的價值和作用。從企業角度，可以通過檔案證據作用為企業挽回巨大經濟損失；從員工角度，可以提供財務檔案、工資檔案、人事檔案維護職工的合法權益等。通過對檔案的考察利用、價值宣傳，可以使員工對檔案及檔案工作有個全新的認識，為檔案的收集和提供利用工作的開展奠定基礎。另外要重視企業檔案的規章制度宣傳。企業內部的規章宣傳能夠使職工明白企業的激勵導向倡導什么約束什么。為最終實現“工作有標準檢查有依據改進有方向”奠定基礎。
二、企業檔案宣傳要注重時機和宣傳形式的多樣化
企業的檔案工作應與企業的發展和各崗位工作緊密聯系起來的。抓住時機、搞好與企業其他工作的結合，會使宣傳工作更有成效。在實際運用中，可以將檔案宣傳與企業重大活動相結合。檔案部門應積極參與，通過會議形式抓住時機、有針對性的做好領導層面的宣傳工作。還可以與企業的日常管理工作相結合，如將檔案宣傳工作以月度辦公例會、站長會議、專題會文件、面談等形式。通過日常工作的參與，抓住時機進行檔案宣傳，為檔案的齊全、完整提供保證。此外還應注重檔案的收集和提供利用，這是與企業員工密切相關的兩個環節，檔案宣傳工作應專注這兩個環節的有利時機開展宣傳工作。
當前，大部分企業檔案宣傳形式單一，影響力和影響面不夠。要提供企業的檔案宣傳效果，還應創新企業的宣傳形式。比如，在公司的周年慶典活動中，利用聲像照片、文檔撰寫專題片、文本等原始素材制作公司的發展歷程回顧專題片以及成果展等。在這樣的活動過程中，上級行政主管、行業主管、同行業領導和企業職工共同出席參加，在行業內引起較大反響。對外樹立了企業形象，對內鼓舞了全體員工的士氣，充分體現了檔案工作的價值。
三、提高領導層的檔案意識
領導層是全員檔案意識中的關鍵。作為企業管理的領導層，應對企業與檔案的關系進行研究、增強檔案意識，始終將檔案工作擺在全司工作的重要位置，并納入每年整體工作計劃與公司中心工作同部署、同推進、同考核。企業領導層的檔案意識對于推動企業檔案管理的全面展開起到了推動作用，應把檔案工作列入各級領導的行為規范，各職能部門負責人主管本部門檔案管理工作。財務部經理主管財務檔案的建檔和歸檔工作、統一建立固定資產臺帳，做好財會檔案的整理歸檔工作等;綜合事務部負責公司信息收集和建檔，向領導提供各種經濟、技術、政策信息。領導層的檔案意識決定了一個企業的管理水平，領導決策離不開檔案工作，當生產發展到一定規模，加上越來越激勵的市場競爭、信息競爭和科學技術競爭，在激烈的競爭環境中怎么保證領導決策的正確，體現出了檔案工作的重要性。
四、檔案工作的全員參與
一個企業的檔案工作，不僅需要分管領導、專兼職檔案員的不懈努力，而且有賴于企業內各個部門和全體人員的整體配合。
1. 加強機構和人員的配備
為加強檔案管理工作，應設立檔案室負責統籌、協調、組織、管理本公司的全部檔案工作?？梢酝ㄟ^成立檔案工作領導小組和檔案鑒定銷毀小組，明確由公司領導分管檔案工作、公司各職能部門負責人為小組成員，建立起統一領導、分級負責、責任到人、層次分明、運轉高效的檔案管理機構。為保持檔案工作人員的穩定性，配備專職檔案員負責全公司的檔案管理工作；在各職能部門兼職檔案員協調負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，形成檔案管理工作網絡。
2.加強制度建設，使檔案工作有章可循
根據企業的發展實際，按照國家、省檔案工作規范的有關法律、法規和標準對已有的檔案管理制度進行了修訂制定完善的企業檔案管理制度。將檔案工作滲透到各個領域、每項工作中，并以嚴格的規章制度來約束員工。增加電子文件管理工作標準，完善檔案保密、借閱、鑒定銷毀等制度，編制文書、會計等文件材料的歸檔范圍及保管期限。將檔案工作納入企業行政管理、經營管理和生產技術管理之中，列入各有關的合同、章程、協議、會議紀要等，促使每位員工在工作中都時刻注意文件材料的形成和積累。建立以崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統計、應急預案為主要內容的檔案制度體系，使檔案管理工作行之有據、有章可循，從制度上保證檔案管理工作規范有序。
3.加強檔案管理隊伍，建設提升業務素養
檔案管理人員的素質對于檔案管理水平的提升影響巨大，加強培訓有利于提高專兼職檔案員的檔案管理素質。企業可以通過舉辦企業檔案管理和照片檔案、計算機管理檔案，檔案、圖書、情報、資料一體化管理，檔案信息的深層次開發等專題培訓班，讓學員在培訓中全面、深入地感受、體味檔案工作并化為自覺的行動。
五、小結
要做好企業檔案的管理，不僅要依靠專職的檔案管理人員，還需要全員共同參與才能保證檔案收集齊全，完整提高檔案的利用率，為企業創造效益。通過全員檔案宣傳的教育、培訓和參與，提高全員參與檔案工作的自覺性，加強檔案工作的整體配合與協調，從而形成濃厚的檔案管理氛圍、滿足企業對信息的高標準需求，塑造良好的企業形象。
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前言：事業單位是我國行政機構的重要組成部分。檔案資料管理在事業單位工作中占據著重要的位置，它關系到每個工作人員的切身利益，是領導考察，選拔干部的主要依據。但由于事業單位傳統的檔案管理工作體系不健全，檔案管理技術水平不高，使如今，在檔案管理工作過程中存在許多遺留的問題，如何規范檔案管理管理工作，實現檔案管理的科學化、現代化，是事業單位內部管理的工作重點。因此，事業單位要完善檔案管理體系，提高人事管理人員的業務水平，深刻意識到檔案管理的重要性。
一、檔案管理人員處理工作時存在的現象
1.管理人員對檔案管理工作的忽視
現事業單位普遍存在一種現象，檔案管理工作得不到事業單位領導足夠充分的重視，管理人員對檔案管理不重視，管理水平不到位。這造成事業單位檔案管理體系不夠完善，檔案管理人員在人事管理體系中不能充分地發揮作用，給事業單位的人事管理工作帶來不可避免的損失。
2.檔案管理人員的專業技能水平不強
由于檔案管理部門領導對檔案管理的忽視，檔案管理人員自身素質能力有限，沒有專業，統一系統化的管理方法，使得人事檔案管理制度不規范，因此導致檔案資料的丟失，整理混亂等問題。要健全事?I單位檔案管理體制，需強化檔案管理人員的專業素質，提高自身的管理水平，進一步學習和掌握檔案管理方面的專業知識，不斷總結，認真做好自己的本職工作[1]。
3.檔案管理體制缺乏創新
檔案管理工作無法給單位帶來直觀的效益，同時，檔案管理工作繁瑣復雜，需要投入足夠的時間和人力資源，因此，得不到事業單位領導對檔案管理工作的重視，導致管理體制不健全。要完善檔案管理體制，需嚴格落實管理工作人員的職責任務，分工合理，充分發揮利用各個職責人員將工作內容落實到每個人頭上，科學地布置任務，將管理進行網絡化，將所涉及的各個資料進行準確的管理，嚴格遵守事業單位檔案管理制度，創新健全檔案管理工作體系，提升檔案管理水平。事業單位的檔案管理工作應根據自身是實際情況，制定出符合自身發展需求的管理體系，要求管理人員嚴格地依據管理制度進行檔案管理工作，不得擅自違背其規章制度，統一遵守檔案管理部門制定的任務，制定明確的工作計劃，實施高效的管理措施，全方位地健全事業單位檔案管理制度，能夠合理，有效的開展今后的工作。
二、創新事業單位在檔案管理工作的制度管理
1.提高單位領導對檔案管理的重視度
由于事業單位現存條件有限，沒有完善的檔案管理設施，使得原有檔案資料存在缺失，沒有統一的歸納整理，資料分散。隨著社會發展的不斷需求，檔案資料逐漸體現其重要性，它記載著事業單位的工作內容，主要事件，對以后工作的發展起到借鑒、促進和指導作用。事業單位領導對檔案管理工作的重視程度關系到檔案管理工作的開展進度，因此，事業單位領導對檔案管理引起必要的重視，才能夠在時間和人力資源上得到充分的支持，激勵人事管理人員對工作的熱情和積極的態度。
2.增化管理人員的自身素質、提升管理技能水平
為了實現事業單位檔案管理的高效性，管理人員的綜合素質和管理水平勢必成為重要條件。創建擁有高學歷和專業化的管理團隊力量，提高整個管理團隊的綜合素質。相對于檔案管理者來說，事業單位檔案資料管理不僅僅是簡單對資料進行整理封存，檔案管理員應進行專業素質教育的培養，提高其業務水平，能夠結合本單位的自身性質進行歸納總結和整理。同時，需要加強經濟投入，引進先進的設備，不斷增強提高職員的操作水平和專業技能。規劃資料管理人員的職責權限，強化管理人員對檔案管理的意識，充分了解檔案資料現有的收集、記錄和整理情況，進而能夠和其他部門進行有效的準確的溝通與交流[2]。
3.進一步實現檔案管理的現代化、專業化、系統化
全球一體化發展使得互聯網技術得到廣泛的運用，有效避免了因紙張丟失，管理漏洞而引起的信息不完善，資料不準確等問題，從而加快了檔案管理工作的進展。要想對現有的問題得以充分的改善，需要進行專業化、現代化、科學化的管理理念?，F如今，電腦是實用性很高的工具設備，可充分利用電腦軟件系統來提高工作效率，實現信息化管理。要加快檔案管理實現現代化進程，需不斷提高檔案管理人員的業務能力和操作技能水平，增強檔案信息化觀念的意識。檔案管理工作是事業單位工作的重要組成部分，對事業單位的發展起到積極發展的作用，加快檔案管理建設的步伐使檔案管理得到充分的開發利用是現檔案資料管理工作者的工作重點[3]。
關鍵字：事業單位，檔案，模式，探究
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
檔案是事業單位整體記憶的一部分，是對單位在一段時期的真實管理活動的記錄，是單位實現科學管理的基礎，同時，檔案又是一項社會資源，來源于社會實踐，也服務于社會實踐。狹義上講，檔案的社會化服務是檔案管理界的“內部事務”，而且檔案管理工作也是為事業單位提供服務的重要措施。事業單位是國家機構的重要組成部分，事業單位的持續健康發展，對維持國家正常運轉有著舉足輕重的作用，而事業單位對檔案進行科學有序的管理是保證事業單位持續健康發展的重要保證之一；事業單位檔案是記載行政事業單位各項業務的重要信息資料，也是記載行政事業單位內部人員的文檔信息資料，可以說事業單位檔案就是行政事業單位所有信息的匯聚地。因此，做好行政事業單位的檔案管理十分重要。
一、事業單位檔案管理職責
1．認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案工作的法律法規及有關政策。制定檔案的工作計劃，進行工作總結，指導，監督，檢查。
2．按照《檔案管理工作規范條例》，負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統管理。借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全、完整。
3. 按照《檔案庫房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。
4．積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理。
5．積極做好檔案信息資源的開發工作，不斷提高工作質量和工作效率。
6．樹立和加強保密觀念，做好文件、資料、檔案的保密、保管工作。
事業單位檔案管理職責圖
二、事業單位檔案實體管理的內容
檔案系統工作的基礎工作是檔案實體管理，信息的開發和反饋是在檔案實體管理的前提下進行的，檔案實體管理就是對檔案進行集中、安全、統一、高質量的管理，檔案實體管理分收集、 整理 、鑒定和保管四個環節：
2.1 檔案的收集工作
檔案的收集是豐富檔案資料的重要工作環節，是實現檔案集中管理的前提?？茖W技術的發展，使檔案的載體記錄方式出現了多樣化趨勢，伴隨著計算機網絡技術的產生，以聲像、圖片等多媒體方式進行保存記錄，完成檔案收集工作，確保檔案收集的完整性。
2.2 檔案的整理工作
檔案的整理是將各種各樣的零散文件根據一定的規律進行系統的整理的過程。將文件的零散狀態轉變為系統狀態，對檔案原件實行有序管理，然后計算機利用 WPS、WORD 等軟件參與整理編目工作。
2.3 檔案的鑒定工作
檔案的鑒定是鑒別檔案的價值大小，確定檔案的保管期限，決定檔案保存和銷毀的一個工作環節。將檔案由龐雜狀態轉化為優質狀態，使檔案存貯優質化。
2.4 檔案的保管工作
檔案的保管工作是保護檔案安全，延長檔案壽命的一個工作環節。保護檔案的完整與安全，保證檔案存儲井然有序，提高檔案傳遞效率，及時提供利用科學技術的發展為檔案的管理工作提供了新的手段。通過網絡，檔案人員可以直接進行信息采集與核對，有關部門可
隨時將本部門形成的重要電子文件通過網絡發送到檔案室，或直接將數據信息向檔案室數據庫錄入。
事業單位檔案實體管理圖
三、事業單位檔案管理工作模式現狀及不足
3.1對檔案管理工作的重要性認識不夠
從事業單位檔案管理工作實際來看，很多單位由于思想上沒有認識到檔案管理的重要性，無論是單位領導還是普遍檔案管理員，都缺乏對檔案管理工作所能產生的經濟效益的正確估量，在對管理職責和年度考核上，也沒有將檔案管理工作指標列入考核項目中。因此，由于在對檔案管理工作缺乏應有的重視，對其監督管理工作缺乏必要的資金投入和軟硬件配備，使得事業單位檔案管理工作一直處于日常管理的窠臼。同時，從檔案管理工作人員自身的工作來看，由于從心理上沒有認識到檔案管理的重要性，更是對工作的責任心和態度不夠端正，對于檔案文件，本著不丟失、不泄密的基本原則，僅僅從完成任務的角度來應付，最終導致事業單位檔案整理與收集工作不齊全，歸類分檔不規范，將資料往檔案柜里一堆就算完事，嚴重制約了檔案管理工作效率和經濟效益的提升。另外，一些干部職工從檔案管理工作與自身的聯系上存在消極情緒，對于日常管理工作中的文件材料和資料支差應付，不僅讓檔案管理工作陷入被動，還難以從規范化、標準化檔案管理中獲得有價值的檔案信息。
3.2 事業單位檔案管理基礎設施相對落后
隨著社會的不斷進步與發展，尤其是隨著信息化時代的到來，計算機技術已經開始作為一門基本的技術應用在各行各業的發展中，但很多事業單位并沒有普及計算機技術，很多單位只是簡單的將檔案信息錄入到計算機中，但并沒有實現檔案的信息化管理，很多事業單位依然存在基礎社會老化的現象，嚴重影響了事業單位的持續發展。
3.3 事業單位檔案管理人員隊伍業務素質欠缺
從檔案學來進行分析，檔案管理作為一門專業性、技術性較強的工作，其對檔案管理人員的綜合素質要求較高，而當前在事業單位人事改革工作中，由于機構調整和重組，很多崗位與工作人員之間的變動，從而導致了有專業能力、素質高的檔案管理人員被調走，而新上任的檔案管理人員由于對檔案管理工作不熟悉，或者沒有經過專門的培訓和指導，對檔案管理工作中的管理意識和態度存在消極懈怠的情緒，從而影響到工作的積極性和責任心，如對檔案進行收集、整理、歸類、分檔、裝訂等工作不認真，常常出現歸類不合理、立卷歸檔不及時等問題。
3.4 對現代檔案管理信息化技術的應用不夠
現代信息技術的發展，特別是網絡技術的應用，對現代檔案管理工作提出了新的要求，如何將信息技術、計算機技術應用到現代檔案管理實踐中，以獲得對檔案信息資料的充分挖掘和整理，最大化的促進事業單位檔案管理的效率和效益。為此，檔案信息管理軟件的開發與應用，將原本固化的檔案資料實現了信息化和數字化，并結合網絡技術能夠從紛繁的檔案資料中獲得有益的信息決策和分析，促進事業單位檔案管理信息化和現代化水平的提升。
3.5 對事業單位檔案檢索效率的提升不夠
檔案檢索主要有計算機檢索和手工檢索，在傳統手工檢索過程中，由于檔案信息資料繁雜，相對檢索效率就低下，而計算機技術的應用，實現了對計算機檢索的創新，各類檔案信息的檢索效率大大提升。而許多部門的檔案管理人員由于對現代信息技術的了解不夠，還難以實現對檔案軟硬件設施的靈活運用，同時對檔案資料的檢索軟件和工具的開發，有些過于精細，不利于對相應檔案信息的全面掌控，因此，檢索效率的提升成為制約檔案管理的重要指標而沒有受到應有的重視。
四、事業單位檔案管理工作模式創新研究
4.1 完善檔案管理規章制度環境
制度的完善是提高事業單位檔案管理的有效途徑和方法，作為單位管理工作的重要環節，檔案管理效率的提升與檔案工作制度密切相關。必須從檔案管理的實際工作中來建立相應的管理制度，從制度上來改進和促進檔案管理的規范性與科學性，以實現對事業單位檔案管理工作的需要。同時，從事業單位的整體人員上要加強對檔案管理工作的重視程度，并從相應的約束機制中來加強對檔案管理工作的重視，嚴格遵守檔案管理的制度規范，并從規范性與靈活性上來實現對檔案管理制度體系的探索欲實踐，構建與完善。
4.2 充分提高檔案管理工作人員自身對工作的認知程度
有效提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的科學意識與認知狀況，提高對事業單位檔案管理工作的宣傳力度，保證工作人員正確的認識到自身的工作范疇與工作責任，提高檔案管理人員的基本檔案管理意識，能夠有效促進事業單位檔案管理工作的發展。因此本文提出要推動對檔案管理工作范疇、檔案法律法規等內容的宣傳，以充分提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的認識程度。
4.3 不斷完善檔案管理工作環境
目前，很多事業單位并不十分重視檔案管理工作，因此存在檔案管理工作環境相對較差的狀況，很難有效的開展檔案管理，提示事業單位要突出強調檔案管理工作的重要性，不斷加大對檔案管理工作的投入，改善檔案管理工作環境， 加大檔案管理基礎設施建設， 以更充分的利用檔案資源推動事業單位實現新的發展。
4.4有效提高檔案管理人員的自身素質
檔案管理工作的開展需要檔案管理工作人員積極認真的完成自身的工作職責， 某種程度上講， 檔案管理工作人員自身的素質狀況很大程度上決定了檔案管理工作的狀況，因此使用單位有必要積極開展多種形式的、針對檔案管理工作人員的業務素質與技能培訓，及時更新檔案管理工作人員的專業知識，提高工作人員的工作技能與綜合素質，以更好的事業檔案管理工作的開展。
4.5 推動檔案管理現代化水平的提升
檔案管理信息化是未來檔案管理的發展趨勢，也是實現檔案管理現代化的重要方向，必須將檔案管理信息化工作作為檔案管理人員的首要任務來抓，切實從網絡技術、計算機技術等管理中來提升事業單位檔案管理數據資源的現代化水平。比如借鑒國外的檔案管理經驗，借助于光盤技術、縮微技術，以及聲像技術等，來實現對事業單位檔案管理工作的數字化發展，并從加快檔案管理的現代化管理進程中，充分發揮信息社會對各項檔案資源的參考價值與服務價值。
1、缺乏檔案管理的意識。
社會保障制度相關體系的完善，使得相關部門加強了對合同制工人養老保險相關工作的認識，加大了資金和人員的投入力度。但我國很多企業大多重視養老保險業務的工作，忽略了對其檔案管理的重要性，缺乏一定的宣傳，從而導致對合同制工人養老保險檔案進行管理的意識仍然薄弱。再加上我國目前企業缺乏專門的保險管理部門，管理人員也缺乏一定的專業知識，沒有全面掌握養老保險檔案管理的相關知識和技能，對檔案管理的質量和工作效率造成了嚴重的影響。
2、管理方法和手段較為滯后。
目前合同制養老保險檔案管理中面臨的最大難題就是多頭管理。多頭管理的形成主要是由于檔案管理涉及內容較為繁雜，環節較多，例如：合同制工人的養老保險資料保存在多個部門中，工人要想全面查詢自己檔案信息，必須查找多個部門，非常麻煩。再加上我國現在企業保險部門大多采用紙質來管理檔案，這樣使檔案查詢工作更加困難。近些年來，隨著計算機技術的不斷發展，電子化的計算機檔案管理系統越來越受到相關機構的青睞，但目前由于專業技術人員和設備的短缺，在實際工作中仍無法充分發揮出現代化技術的優勢。
3、管理工作人員整體素質不高。
檔案管理人員整體素質的高低直接影響著檔案信息的質量，目前很多企業為了節約成本，很少聘用具有較高專業技能的管理人才。很多檔案管理人員往往身兼數職，一方面缺乏足夠的檔案管理知識，沒有熟練保險業務；另一方面企業對合同制工人養老保險管理的投入力度不夠，無法及時整理和歸檔工人的保險資料，從而很大程度上損害了工人的利益，并大大降低了企業檔案管理的整體水平。
4、執行力度不足，缺乏制約。
一是由于保險經辦部門沒有投足足夠的力度來管理檔案，落實不力。一些控制制度逐漸趨于形式化，僅為了應付相關部門的抽查，當遇到實際問題時無法靈活、有效地解決。與此同時，企業內部監管部門受多方面因素的影響，無法充分發揮其重要職能，所以使內部控制制度更加流于形式化。
二、幾點建議
1、健全完善制度，樹立牢固的檔案意識。
養老保險在我國經過多年發展，已積累了大量的業務資料，例如參保職工的個人賬戶、參保企業的歷年繳費資料等，這些資料不僅表現了合同制工人養老保險的發展過程，還是用于處理各種保險關系的現實依據和歷史依據，直接影響著參保職工、參保單位等的切身利益。因此，無論是企業的領導還是普通工作人員，都應重視檔案管理的工作，并將其納入企業全體員工的崗位職責和全局工作計劃的范圍內
2、更新管理觀念。
在對合同制工人的養老保險檔案信息進行收集過程中，要拋棄傳統陳舊、單一的被動觀念，主動與相關渠道建立聯系，全面、真實、準確地對工人各項信息進行記錄。
3、科學歸檔，理清條理，提高檔案質量的整體水平。
對合同制工人的養老保險檔案進行管理時，必須注意其條理性。由于企業養老保險檔案管理信息眾多，管理工作較為復雜，所以必須確保分門別類工作的科學性，并據此來進行歸檔，以便于為日后利用和管理工作提供更多便利。
4、提高管理人員的整體素質。
由于養老保險內容具有較高的變動性、廣泛性、規范性及權益性的特征，所以對管理人員提出了更高的要求。所以，企業必須加強對已有員工的培養和提升，高度重視企業人才的引進?？梢詤⒄找幌聨c：一是建立完善用人機制，聘用專業技能強的檔案管理員工；二是加強對已有員工的培訓力度，從而為提高企業工作效率和質量提供更多便利；三是提高檔案管理員工的職業道德，從而培養他們愛崗敬業、樂于奉獻的工作精神，從而為參保員工提供更加優質的服務。如果管理人員具有精湛的業務又掌握計算機技術，那么會使檔案管理工作更加智能化。
5、運用科學化的管理手段。
隨著社會信息化和科技化的不斷發展，企業檔案管理動態化、數字化及網絡化的實現勢在必行，也是社會發展對企業提出的要求。企業養老保險檔案管理硬件設施環境的改善，計算機先進設備的引進及專業管理人員對程序軟件的開發，使養老保險檔案管理工作更加信息化和科學化。而檔案庫的建立，使管理人員能夠利用計算機軟件歸檔參保人的資料，從而為準確查找資料信息提供了更多便利，可隨時將變動后的參保人信息歸入檔案中。并且該管理手段的運用能夠使各級養老保險的管理機構和相關企業逐漸實現聯網目標，從而很大程度上節省了時間，提高整體工作效率。
6、加強內部基金財務的管理。
加強企業內部保險經辦部門管理的關鍵工作就是建立完善企業基金財務管理。企業內部保險經辦部門的管理工作需要內部相關制度的保障，該制度應讓所有參與工作的人員遵守。必須以職務的分享原則、審批業務經辦的分享原則、資金財務的分離原則為基礎，來明確財務工作人員的具體責任。有關基金財務管理的決策應由全體工作人員來做出，嚴格根據職責權限進行分級審核，完善授權批準的手續，杜絕各種越權行為的出現。
7、加強企業內部組織結構的管理。
加強企業內部組織結構的管理使企業層次順序足夠明確，協調及合作體系足夠有效。企業辦理養老保險的部門根據養老保險的業務流程、企業內職能部門的實際情況、內控管理的基本要求設計出相應的組織體系，劃分出合理的管理層次，從而為企業監督管理工作提供了更多便利。
三、結語
