時間：2022-12-17 18:38:26
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書檔案管理制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
縣（區）級人力資源和社會保障部門不僅要負責單位內部的人事管理工作，而且要負責（參與）全縣（區）行政事業單位、學校、醫院、國有企業等單位的人事管理，因而其文書檔案管理必須規范化、科學化，這樣才能達到服務單位、服務全縣（區）的目標。
1、人力資源和社會保障部門的發展要求規范文書檔案管理。文書檔案管理是人力資源和社會保障部門重要工作，規范這一工作，首先，可以為人力資源和社會保障部門決策提供參考，人力資源與社會保障部門的工作特別是決策性的工作需要參閱大量的歷史資料，而詳實、規范的文書檔案管理工作，可以幫助決策主體盡快的獲取相關信息，科學的做出決策。其次，可以降低單位管理成本，提高工作效率。規范的文書檔案管理工作使得人力資源和社會保障部門在撰寫各種文件等行為有模式可以參考，這就避免另起爐灶等增加了工作難度。
2、其他主體的需求要求規范文書檔案管理。人力資源和社會保障部門要負責指導、參與全縣的人事工作，特別是，縣、區一級要出臺諸多的文件、政策，如人才引進政策、職稱評審政策、工資定級政策等，所轄區域內部各單位都需要參閱這些資料，如果文書檔案管理不規范，則在其他單位需要借閱這種資料時容易出現信息獲取難、資料借閱手續復雜等問題，相反，如果文書檔案管理規范，則可以為其他單位提供高效優質的服務。
3、文書檔案工作本身的發展要求推行規范化管理。當前，文書檔案工作正遭受信息化等帶來的挑戰，這種挑戰要求文書檔案的內容信息化，并積極利用信息化管理工具規范文書檔案管理，如開發出文書檔案信息化管理軟件等，這些工作的開展都要求規范文書檔案管理工作。
二、縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理存在的問題
雖然我國縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理工作取得了一定成績，在分類歸檔、存儲借閱等方面出臺了一些制度，但從實踐來看也還存在一定的問題，表現在制度體系不完備、管理方法相對滯后，管理人員素質有待提升等方面。
1、文書檔案管理制度體系不完備。制度是規范化管理的基礎，只有制度完備才能做到管理規范。首先，制度細化不夠，人力資源和社會保障部門制定的文書檔案管理制度多為一些宏觀性的、指導性的文件，如明確崗位職責等，但對于具體如何管理、如何規范缺乏細化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不夠，現有的制度多為定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不夠邁入沒有定量化的考核制度等。再次，制度實化不夠，現行的制度宏觀性較強，但缺乏具體的、針對崗位特征的規定，導致文書檔案管理中缺乏指導實踐的制度。
2、管理方法相對滯后。管理方法是規范化管理的有效工具，只有方法先進才能真正實現規范化管理。首先，從文書檔案管理本身來看，部分區縣人力資源和社會保障部門沒有按照國家檔案管理的相關規定科學的對文書檔案進行分類，并形成分類保管體系，導致管理不規范。其次，信息化手段的利用來看，部分區縣人力資源和社會保障沒有充分利用編碼技術等管理帶來的便利，沒有開發相應的軟件模塊完善管理，仍然依靠傳統的人工管理，導致規范中規范化難度大。
3、管理人員素質有待提升。管理人員素質的高低直接關系到規范化的難易程度，首先，部分文書檔案管理人員專業素養不高，他們多為兼職的檔案管理人員，本身并沒有接受過專門的檔案管理教育，導致其在文書檔案管理中面臨很多專業性的困難。其次，部分文書檔案人員繼續教育缺乏，由于這一崗位工作創新需求少，人力資源和社會保障部門內部對這一崗位的培訓投入相對不足，難易為規范化管理提供支持。
三、促進縣（區）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理規范化的思考
文書檔案管理規范化是必然的趨勢，也是一種必然的要求，縣（區）級人力資源和社會保障部門必須高度重視，加強人才培訓，加強文書檔案規范化管理設施建設，并制定規范化管理制度，確實推動規范化管理落到實處。
1、加強文書檔案管理人才培訓。首先，要根據人力資源和社會保障部門文書檔案管理的要求制定繼續教育方案，一方面，要明確文書檔案管理崗位所需要具備的崗位技能，包括檔案管理技能、信息化操作方面的技能等，另一方，要明確崗位職責，即文書檔案需要完成哪些工作，以此指導整個培訓工作，避免培訓虛化、表面化。其次，要加大投入積極開展培訓工作，通過與高校、檔案管理部門等單位合作，積極幫助文書檔案管理人員獲取最新的專業知識，如利用信息化手段進行管理等。
關鍵詞：現代文書檔案 工作模式 創新方法 改變措施
一、文書檔案的信息化服務體系的建立
在現代文書檔案綜合管理的過程當中，除了要有相應的工作服務機制外，還要在文書檔案綜合服務的過程當中來進行管理體系的信息化創新，也就是在文書檔案的綜合服務體系當中將信息化手段和信息綜合服務系統融合當中，實現無紙化檔案信息管理，充分的提升文書檔案管理體系的服務效率。因此在文書檔案的綜合服務體系建立的過程當中，首先就要將依據本單位檔案信息管理服務狀況的不同，建立與之匹配的信息化服務系統，將數據測算、信息存儲、信息共享、信息搜索引擎融合到檔案信息系統當中，在滿足開發者使用的條件下來實現數據化對接，保障檔案信息的及時分配、及時傳遞。從目前文書檔案信息管理信息化管理體系的發展的趨勢來看維持文書檔案信息體系高效率運轉的首要因素就是建立行之有效的數據化管理體系實現高效率精準化的檔案信息輸出服務，其數據化管理模式的主要思路是基于基礎數據庫平臺優縈氳蛋感畔⑹褂枚絲誚行數據化對接，在保障數據化信息共享的前提下將檔案進行數據化模型分析，及時的了解信息檔案的使用狀態，以此來檔案信息使用的質量。另外要以大數據運算平臺為有效載體，根據數據化的平臺預測結果來確定數據產品的產出規模，從而實現對檔案信息的有效管理，進行數據化的統籌安排。與此同時，基于檔案信息平臺的云計算優勢來建立檔案信息服務的終端，不僅是在相應的信息匹配終端而且還要建立相應的數據系統，集中滿足信息定性、定量分析、對檔案數據信息進行統一的分類整理和多元存儲，建立相匹配的信息交互模式，提升信息使用和查詢的效率。
二、文書檔案管理制度的創新
在現代互聯技術的影響下，現代的文書檔案管理體系的建設不僅要引進互聯網+的思維來建立統一的檔案信息管理系統，還要秉持創新思想對已有的文書檔案管理制度進行創新。首先就要創新自身的思想，因為現代的檔案信息傳播形式已經發生了根本性的轉變，只有在創新思想的引領下，才能夠實現文書檔案管理制度的跨越式過渡。除了要尋求管理結構上的變革之外，還要轉變觀念，創新思想，以創新思路引導自身管理制度變革；要拓寬思路，在創新和變革的基礎上進行檔案信息資源的有效整合，在滿足管理制度檔案信息高效率使用的需求上，對檔案信息進行高效率的備案及存儲。在檔案信息的應用范圍上現代的檔案管理制度更加注重的是社會公共信息的提供、使用和社會信息關系的運營。首先，在信息管理制度的影響之下，檔案信息的網絡空間也在進行著多元化的融合，不僅是在技術上眾多的網絡接口實現了信息的互聯互通，更是在網絡信息資源方面實現多元共享，可以讓信息查詢者在不同的時間和不同的地點快速便捷的查詢信息，使用信息。另外根據使用者需求的不同在不同的信息使用下，現代的文書檔案信息管理制度也要更加滿足信息多元化傳播的需要，雖然說檔案信息具有一定的保密性，但是在不同的情況下基于使用群體的不同也要保障信息的共享性，滿足信息實際使用的價值。另外現代檔案信息共享性不僅是在同時同步的更新信息，更是呈現爆炸式的信息傳播，個體信息資源不斷超越時間和空間的局限作用在網絡空間當中，不斷提升影響幅度和作用幅度實現了檔案信息的交叉融合，現代文書檔案管理制度不僅要滿足信息的實時交互，也要確保檔案信息的時間傳遞性。最后、現代的文書檔案信息管理體系更是呈現出了泛關聯的特點，在網絡的空間影響下眾多的檔案信息板塊彼此形成關聯，產生相互聯系，因此文書檔案管理制度為了滿足信息的及時傳播要符合文書檔案信息系統的特點，保障信息的高價值使用。
三.文書檔案的信息規劃體系建設
在現代信息化的文書檔案體系的建設過程當中，除了要有與之匹配的信息資源實現對接之外，還要在信息資源整合的前提下，建立相應的信息規劃體系。因為信息技術作為現代移動媒體的技術支撐，在資源共享性和信息跨度性上與傳統的信息交流傳播形式有了極大的不同，不僅是信息傳播的效率更高、傳播幅度更大、能夠有效的跨越時間和空間的局限，更是在現代媒體資源的共享方面有了有了較大的容量提升，現代檔案信息作為移動信息數字化傳播的一種手段，對現代檔案信息基礎數據處理能力和數據運算能力有著較大的要求、主要注重檔案信息的擴展和數據的基礎信息集成。現代文書檔案信息平臺作為新的的移動數據平臺有著自身的獨特屬性、不僅在基礎的信息數據處理和運算方面有著極高的效率，更是能有效的滿足現代檔案信息數據的集成和擴展，具備較強的數據整合性和信息集成性，可以隨時隨地滿足不同媒體信息數據的快速運算和處理，讓檔案信息的廣大使用者便捷的查詢信息。
四、文書檔案信息的使用規范創新
隨著現代現代信息交互程度的加快，數據化的信息共享平臺應該更加注重數據鏈的信息的有效兼容，加強信息的交互性和檔案信息的使用規范。其主要使用規范體系的創新應該在基于時間和空間接口上形成融合性的使用模式。交互性的平臺數據共享和不同數據資源對接也要形成高度的集成性，因為信息數據的交互不僅是資源的有效整合，在信息的來源分類上也要體現出了平臺數據使用的主體性地位。對不同信息資源通過數據化的詳加整理來實現資源信息的行業平臺共享，在面對多種信息的集中時，檔案信息的融合性要更趨向便捷，通過對信息集中進行分類和詳細標示讓受眾群體更加便捷化的接收和分享信息，及時獲得信息的有效價值。另外，基于規范性數據收集和數據鏈類型的不同，對于不同的檔案信息數據收集也更加可靠和準確。實現檔案信息數據平臺資源共享和數據鏈對接，不斷地增強數據化管理供應鏈的數據交互性和融合性，全方位的提升信息服務效率和信息運算機制的準確性，為使用者提供更有價值的文書檔案信息。
結語
在立足多元化檔案信息高效使用的前提下，數據化的文書檔案平臺要更加趨向集中和一體，在有效滿足檔案信息分類整合的前提下，集中實現檔案信息的高度共享，滿足不同使用者的具體使用需求，集中的處理文書檔案信息、使用文書檔案信息、高價值的傳遞文書檔案信息。
參考文獻：
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[2]淺談文書檔案管理信息的電子化應用[J].郭玉英.黑龍江史志.2014（03）
內蒙古錫林郭勒盟疾病預防控制中心 錫林郭勒盟 026000
【摘 要】隨著社會的不斷進步，科技水平蓬勃發展，人們開始越來越注重文書檔案管理工作。而文書檔案管理工作的好壞也直接影響著機關單位的發展。因此，本文主要探討如何有效完善文書檔案管理，首先對文化檔案管理當中所存在的問題進行探討，其次起初對策。
關鍵詞 文書檔案管理；研究；完善
文書檔案對一個單位的發展具有重大的意義，文書檔案包括單位的重大事件、人事檔案、歷史、行政檔案、簽訂的各種協議等，文書檔案一般一紙質為主，并且還有影響、電子檔案、照片等檔案記載。而隨著文書檔案管理的不斷改革，文書檔案管理人員應當緊隨腳步，不斷進步。
1 目前文書檔案管理當中所存在的問題
1.1 文書檔案管理制度以及人員相對落后
文書檔案管理的工作人員與檔案管理有著直接的關系，同時也決定著文書檔案管理的水平。目前，存在一些文書檔案管理人員知識缺乏并且只是單一。一方面缺乏專業的管理水平，另一方面缺乏信息化管理的知識，同時許多文書檔案管理依舊停留在傳統的管理水平上，沒有進行創新一級思考，對于新問題的出現，難以作出有效合理的文書檔案工作解決方法，致使文書檔案管理一直停留在原來的基礎上。因此，對于現代化文書檔案管理人才的培養十分重要。
1.2 文書檔案管理工作不夠科學化、現代化
目前，隨著科技的不斷進步與發展，信息化技術不斷應用到各個領域，而文書檔案管理同樣也應當采取科技技術，使得管理工作更為便捷。由于一直以來，文書檔案管理，主要是利用人工的方式對檔案實行收集、整理、保管和查閱，需要消耗大量的人力資源與時間，并且工作效率低下。而現在人們生活、工作節奏越來越快，顯然傳統的管理手法已經無法適應。因此，將信息化技術運用在文書檔案管理當中，在很大程度上提升了檔案的存儲量，并且還減少了人力資源，提升了工作效率，促進檔案信息化轉換為實際生產力。
1.3 文書與檔案工作銜接有待改進
文書和檔案管理工作，二者之間有著密切的關系，同時二者之間又存在一定的區別。在實際生活當中，文書工作人員對檔案管理不太重視，而檔案工作人員對一般情況下不太考慮文書的工作；在文書檔案管理工作中，二者需要互相合作。因此，以上所述，是文書與檔案之間應當協調和銜接的問題。而這樣的問題十分容易致使文書工作人員書寫不規范等情況出現。
2 有效完善文書檔案管理的對策
2.1 加強文書檔案管理意識
應當加強宣傳力度，加強文書檔案法的學習，增強干部、工作人員的文書檔案管理意識。
2.2 重視文書檔案管理人才的培養工作
在對文書檔案管理人員的人才培訓中，可以通過專業培訓、知識更新、進修學習等方式，將文書檔案管理人員的業務水平提高。加強文書檔案管理人員的創新能力，使其系統地了解文書檔案的新知識。無論是文書檔案專業主體知識還是對于主體知識密切相關的知識都需要進行系統的學習，只有這樣，文書檔案管理工作才能夠得到不斷的完善以及創新。與此同時，還需要加強對文書檔案管理人員的思想價值觀，使得文書檔案管理工作能夠更加深化。
2.3 加強現在化技術在文書檔案管理當中的應用
采用信息化技術，能夠使歸檔的資料格式以及紙張都保持統一的字體。因此，這樣能夠確保歸檔資料的格式以及字體等統一，如此一來不需要工作人員進行手寫，保證了資料信息的規范、整潔，便于閱讀。并且傳統的文書檔案管理工作都需要在庫房進行，從而使得庫房的占有量增加，導致浪費許多可以利用的空間，同時由于繁多的文書檔案，在需要和尋找時也耗費時間精力，為工作人員帶來極大不便。但是利用信息化技術管理，不但能夠使得服務器的空間優化，節約人力資源，并且在很大程度上改變了管理的模式，提升了工作效率。
2.4 加強部門合作，做好銜接工作
文書檔案管理需要各個部門一起合作才能夠得到更好的發展。由于檔案的基礎是文書，因此對于文書工作人員而言，應當加強檔案意識，規范書寫，及時記錄和查找文件是否有誤，及時更改。并且需要文書工作人員主動積極了解各個部門的動態、工作等，獲取一手資料。在工作的過程當中要嚴格遵守規定和程序，將文書和檔案工作進行協調和銜接。
2.5 建立完善的文書檔案管理制度
首先需要建立有效的文書檔案管理的制度，可以根據《中華人民共和國檔案法》制定保管規定、保密規定等條款。如此有利于發揮避免出現隨意管理的現象，保證文書檔案管理工作的健康、持續發展。由于文書案管理工作所涉及到的方面的內容比較多，所以，更需要根據自身的實際情況，建立有效合理的文書檔案管理制度，并且在實踐的過程當中不斷完善管理制度。同時還應該注重收集以及傳遞和登記制度的設立，一旦發現檔案遺失或者損壞，能夠第一時間查找和補救，保證其完整性。
3 結束語
目前我國科技水平不斷進步，文書檔案管理占據著越來越重要的位置。想要進一步完善文書檔案管理工作，不僅需要加強文書檔案管理意識、重視文書檔案管理人才的培養工作、加強現在化技術在文書檔案管理當中的應用，還需要建立完善的文書檔案管理制度，才能夠有助于單位或企業的建設和發展。
參考文獻
【關鍵詞】婦幼保健文書檔案；管理工作；思考
前言：作為對單位工作的真實記錄的檔案是各項事業持續發展的重要依據，婦幼保健文書檔案關系到婦女及兒童的健康資料，也記錄了一個單位的發展歷程。但當前我國婦幼保健文書檔案工作依然存在問題，這嚴重影響到婦幼保健機構的發展，主要體現在收集不全面以及收集不規范，管理人員的職業素質較低，管理水平有待提高，因此有必要重視婦幼保健文書檔案管理工作。
1.婦幼保健文書檔案管理工作中出現的問題
1.1 文書檔案管理制度不完善
由于部分婦幼保健院檔案管理中由于管理制度的欠缺，使得檔案管理不成體系，所以使得婦幼保健文書檔案工作中各部門不能協調，特別是非檔案管理部門的人員將檔案管理只歸咎于檔案管理部門，認為檔案管理職能只能由檔案管理部門的人來完成，所以使得各個科室的檔案不能很完整的送至檔案管理部門，沒有主動進行該科室的檔案的歸檔和信息及各種數據的整理，所以檔案的信息及數據不全，由于檔案工作人員工作量大，且沒有協助的情況下，使得部分檔案的收集率降低，檔案管理人員的工作制度也不是很明確，沒有實行責任制，這使得婦幼保健文書檔案管理人員之間相互推脫的現象時有發生，這使得部分檔案在管理不慎的情況下丟失。由于制度的不完善使得該項檔案管理工作不能順利進行，對檔案的質量造成嚴重的影響 。
1.2 文書檔案的歸檔不夠完善
科學技術的發展推動各行各業的發展，隨著信息化時代的到來，網絡已經深入到各項工作中，其中在檔案的管理工作中的應用更為廣泛，婦幼保健文書檔案逐漸網絡化是時展所需，文書檔案實現網絡化的管理是提高檔案管理效率的途徑之一，但是在提高效率的同時也帶來一定的問題，其中婦幼保健文書檔案的立卷銜接出現不到位。當前，婦幼文書檔案的歸檔主要有三種類型，第一種是文字性資料，這些信息不方便查閱，同時隨著時間的推移會出現信息的丟失，第二種是通過硬盤存檔，這種方式沒有進行留底保存，所以容易出現信息的遺失，第三種是整理的網絡資料，但是這種方式下并沒有對原始資料進行保存，所以使得檔案材料不完整。在檔案管理的工作中要求檔案管理中的歸檔部門進行檔案的歸檔處理，進行整理、立卷，同時按照檔案員收集的檔案均是已經整理好的，但在實際的檔案管理工作中，檔案歸檔部門沒有進行細致的整理，而是對檔案資料進行了簡單的上交，整理工作卻由檔案員進行，這使得婦幼保健文書檔案工作效率低，且檔案員對婦幼保健工作不熟悉，所以使得檔案的數量和質量均不高，所以所保存的檔案資料不能反映婦幼保健工作的原貌，有時會影響到未來關于婦幼保健的各項政策的制定。
1.3 檔案管理人員的素質及業務水平不高
在實際的婦幼保健工作中是按照三級網絡進行的，在一些地區，婦幼保健文書檔案的原始資料是由當地的村級婦幼保健工作人員負責，由于這些工作人員的文化水平低，且進行檔案收集只是其兼職，沒有檔案收集意識，沒有進行過專業的文書檔案收集及管理的培訓，因此使得婦幼保健工作在立卷時就有資料欠缺，原則不符，要求和方法均不到位的問題。婦幼保健工作人員不能只專注于自身的工作，在工作中形成的第一手原始資料被隨手丟棄的現象時有發生，由于缺乏保存意識，原始資料的丟棄是資料整體缺少信息的重要原因。檔案管理人員的專業素質，文化水平還需提高，且婦幼保健院只重視醫療人員的專業素質和文化水平，沒有對檔案管理人員的素質和水平進行重視，且檔案管理人員的責任意識有待提高，其對檔案管理的業務水平較低，使得檔案的查閱困難，且有些數據的真實性有待證明，檔案的質量低嚴重影響檔案的使用。
2.對改進婦幼保健文書檔案管理工作的建議
2.1 完善文書檔案管理制度
鑒于婦幼保健文書檔案管理工作的重要性，需要完善檔案管理制度，通過制度的明確，讓各科室及檔案管理人員明確其工作任務，通過各項規章制度，讓各科室的人員先明確其本科室的檔案如何整理，然后讓其對其科室的資料進行完善和信息與資料的整理，然后通過統一上交由檔案管理部門進行歸檔，只有這樣才能讓檔案的信息更加全面，這樣有助于提高檔案管理人員的工作效率，極大的避免了重復勞動，有利于保障檔案信息的完整性和真實性，同時有助于提高檔案的利用效率，為了保證文書檔案的規范性，需要對其格式、編號、附件等做統一要求，將不太規范化的文書檔案進行規范化處理，這樣能提高檔案的可查閱性。
2.2 努力做好電子歸檔工作
檔案資料實現網絡化是檔案管理工作適應時代所面臨的，許多檔案資料是以電子版文檔、影視資料、圖片等形式存在的，所以為了提高檔案資料的可查閱性，需要讓電子資料和紙質版資料有效銜接統一，通^歸檔處理實現電子檔案和文書檔案的一體化，這樣也有利于檔案的長期保存[2]。
2.3 提高文書檔案人員的職業素養及水平
檔案工作人員的職業素養及業務水平是決定檔案工作質量的關鍵，因此需要加強對婦幼保健文書檔案管理人員的培訓工作，隨著計算機的發展和應用，需要對管理人員進行計算機的培訓，學會利用計算機進行資料的收集、整理、保存、檢索、統計、編輯等，此外還有加強檔案管理人員對檔案管理知識及方法的學習，增強其責任意識，鼓勵相關管理人員在業余時間進行相關專業知識的學習，提高檔案管理能力，豐富檔案管理知識，能力提高自身的檔案管理技能，從而讓使檔案的質量有所提高。相關單位也要定期進行文書檔案管理人員的培訓，提高其現代辦公能力水平，要按照規章制度進行統一的管理。要提高檔案管理人員的積極性，要通過選拔制度，獎勵制度的建立，讓其承擔起應有的責任。相關領導也要重視檔案管理工作，要勤監督，促進文書檔案工作的發展。
3.結語
婦幼保健文書檔案工作的重要性值得關注，其關系到婦幼保健工作的發展現狀，對未來婦幼保健工作的各項政策等的制度具有導向意義，所以面對當前婦幼保健文書檔案管理工作中出現的文書檔案管理制度不完善、文書檔案的歸檔不夠完善、檔案管理人員的素質及業務水平不高的問題，需要通過建立健全文書檔案管理制度，做好電子歸檔，提高文書檔案人員的職業素養及水平。只有這樣才能確保婦幼保健文書檔案的質量。
參考文獻
文書檔案記載著一個單位發生事件過程的記載和一個單位的發展史，一般以紙質為主。一般單位文書檔案包括：重要手稿、人事檔案、行政檔案、活動方案及記錄、簽訂的各種協議、上級簽發的文件、各種重要時刻的照片等各種形式的檔案記載。檔案以紙張形式居多，還有影像、錄音、照片、電子檔案等多種形式的檔案記載。文書檔案的管理需要有專業的人員去管理。文書檔案管理人員需要專業的職業道德和職業素養，現今的文書檔案管理工作還需要不斷的改進。
1.1檔案管理制度及管理人員相對落后
隨著科技的不斷發展，對于文書檔案的管理工作也越來越被人關注，其中有一些問題也隨之而來。例如，檔案管理制度。如今有一些單位由于資金缺乏、上級領導的不重視所以并沒有建立單獨的檔案室、配備相應的設配、專業的管理人員和相應的管理制度。這些問題雖然小，但是卻有可能導致文書檔案資料的缺失、損害、借閱人員未定時歸還等問題。
還有沒有專業的人員，會導致文件遺漏、管理不足和裝訂錯誤等問題。而且現在的管理人員已經成為了“保管”人員，管理人員的年齡偏大、專業素質偏低、與現代化記錄方法相悖，對統計、記錄檔案會造成遺漏、存錯檔、借閱記錄有誤等問題。檔案管理人員對于文書檔案管理是很重要的，原因如下：第一、專業的保管人員經過上崗培訓。而現今的保管人員只是對文書檔案進行看管和外借等表面知識了解，對于專業的上崗知識并不了解。第二、專業管理人員會合理利用文書檔案的價值。專業的管理人員可以跟上時代的腳步，用現代化的方法進行工作，并合理運用文書檔案的潛在價值。
1.2檔案管理工作不夠科學化、現代化
現今科技的飛速發展，使各行各業的工作都更加的方便快捷。而文書管理工作也可以采用科學化、數字化的方式進行管理。文書檔案管理中可以引入一些現代化的運用，提高工作效率、減輕管理人員的工作壓力。一般文件的檔案材料都以紙質為主，時間過長紙張就不易保管，容易字體模糊、紙張變脆等。若是在檔案管理工作中采用數字化管理，運用一些管理軟件做成電子檔案，存儲空間小、易于整理、分類整理方便快捷而有直觀、節省時間，還可以避免圖書館管理人員把檔案資料存錯檔、漏存檔等問題。運用管理軟件進行文書檔案管理工作會使一個單位的管理工作更加的現代化、信息化、數字化。
1.3文書與檔案工作銜接有待改進
文書工作與檔案管理工作有著密不可分的關系又有著一定的區別。但是，在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作需要相互合作。在實際中，文書工作者對檔案意識薄弱而檔案工作人員通常情況下又不會考慮文書工作，這是文書工作與檔案工作當中的銜接問題。這樣的問題會導致文書工作者對檔案資料格式的不了解、書寫不規范等問題。
二、改進文書檔案管理的方式
文書檔案管理在一個單位中是很有必要的，檔案資料中有很多的“紅頭文件”、合同協議、珍貴的照片等，這些檔案都有著重要意義和潛在的價值。對文書檔案管理要打破傳統模式，增強管理制度、加強領導對文書檔案管理的重視、運用科學的方法進行管理。
2.1引起領導重視，加強制度管理
想要完善文書管理工作就必須引起領導對文書檔案管理的重視，只有這樣文書檔案管理工作才可以順利開展。首先，要設立一個單獨的文書檔案管理室存儲各類檔案資料；其次，要進行一次大規模的檢查、分類、統計、調查、從整，把檔案資料從新整理、分類，從新記錄；然后要招聘一些專業管理人員進行管理，要求管理人員專業素質和管理技術過硬、受過專業的上崗培訓；最后，要制定一套完善的管理規定，規范每一位管理人員的工作流程和工作態度。從而，建立一套完整的文書管理工作體系。
2.2制定相應的管理規定，完善管理工作
文書管理工作有著專業性和服務性，工作中需要有相應的條令規范管理人員。單位可以依據《中華人民共和國檔案法》制定一些關于工作時間及要求、保管規定、保密規定、借調規定等規定。這要的規定可以讓工作人員有跡可循，從而讓管理人員更加信服、工作更加規范，還可以跟好的開展文案管理工作。
2.3加強部門合作，做好銜接工作
文書檔案管理需要各個部門共同合作才能更好的開展。文件是檔案的基礎，這就需要文書工作者加強檔案意識，使用正確的紙張、格式書寫文書，及時記錄并查找文件是否有誤保證文件的準確性，規范文書的質量。要求文書管理人員積極主動了解各個部門的工作、活動，獲得一手信息。在工作中嚴格按照規定流程，對文件進行核實、檢查整理、記錄在案，完善好文書工作與檔案管理工作的銜接，從而達到文書工作于管理工作一體化。
一、醫院文書檔案管理存在的主要問題
根據我國醫院文書檔案管理的情況可知，文書檔案管理是一項具有較高標準、比較規范和保密性極強的工作，需要不斷轉變管理模式、管理方法，才能提高文書檔案管理水平，從而推動我國醫療事業長遠發展。目前，醫院文書檔案管理存在的主要問題有如下幾個方面：
（一）對文書檔案管理工作的重視不夠
目前很多醫院的高層領導不夠重視文書檔案管理工作，認為文書檔案管理不會產生直接經濟效益，故而忽視在其管理方面的投入，致使醫院文書檔案管理出現設備不齊全、管理機制不完善、管理技術落后等問題。市場經濟體制下，各行業迅速發展，在醫院日常管理工作中，管理人員只注重企業經濟的發展和基礎設施的建設，對文書檔案管理的認識嚴重不夠，導致管理人員的文書檔案管理意識不強，影響文書檔案管理的信息化發展。在實際工作過程中，檔案資料不齊全、不準確等帶來嚴重后果，大大降低醫院的服務質量和服務水平，從而影響醫院未來的長遠發展。
（二）現代化的文書檔案管理制度不夠完善
由于文書檔案管理相關的各種制度得不到有效完善，使得醫院文書檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當前醫院文書檔案管理中存在的最主要問題之一。以各部門的協調制度來說，文書檔案管理工作涉及到的內容比較廣、要求較高，醫院各部門必須要積極配合文書檔案管理機構的工作，加強溝通和交通、相互協作，才能提高文書檔案管理的工作效率和質量。但是，大部分醫院缺乏這方面的管理制度，致使各部門不能有效的配合工作，使醫院文書檔案管理的質量和效率不斷下降。另外，部分醫院甚至未設立專門負責文書檔案管理工作的部門，一般都由其他相關部門代替，致使文書檔案管理工作比較滯后，先進的設備和管理方法都沒得到合理應用，很多檔案資料無法得到完整保存，嚴重制約了醫院的進一步發展。
（三）文書檔案管理的信息化程度不夠高
隨著信息技術的全面發展，社會各行業都開始利用信息技術促進自身的發展。對于醫院來說，必須要跟上時代步伐，充分利用現代科學技術，提高自身服務質量和醫院的醫療水平，才能更好的迎接各種挑戰。在實踐過程中，醫院不僅要利用信息技術改進自身的醫療服務方式，同時還要利用信息技術改進文書檔案管理的工作方式，才能真正提高文書檔案管理水平，促進醫院不斷發展。但是，大部分醫院只將信息技術應用于醫院的服務方面，沒有在文書檔案管理的各方面靈活運用，使得文書檔案管理的信息化建設滯后，信息化程度不夠高，無法有效的促進醫院不斷發展。另外，部分醫院雖然重視將信息技術應用于文書檔案管理的工作中，但是因為缺乏既精通文書檔案管理，又熟悉信息技術的復合型人才，不能滿足文書檔案管理的相關實際需求，使得醫院文書檔案管理信息化發展非常緩慢。
（四）文書檔案管理隊伍的整體素質不高
目前，大多數醫院都存在文書檔案管理隊伍素質不高、管理人員綜合技能不高等問題，導致文書檔案管理工作的質量和效率無法得到快速提升，給醫院文書檔案管理工作創新造成極大阻礙。在安排人員時，醫院將一些工作能力不強或是年老的員工放置在文書檔案管理的工作崗位上，致使文書檔案管理隊伍素質普遍不高。隨著醫院文書檔案管理信息化建設腳步的不斷加快，很多醫院都開始對文書檔案資料進行信息化管理，但是原有的文書檔案管理工作人員因為缺乏信息技術方面的能力，故而無法適應新時代文書檔案管理工作的需求，造成醫院文書檔案管理隊伍整體素質水平無法快速提升，給醫院文書檔案管理創新造成嚴重阻礙。
（五）信息不完整，文書檔案利用率低
在漫長的發展過程中，醫院文書檔案管理遺留了很多檔案信息方面的問題，文書檔案管理工作人員沒有進行整理和收集，造成文書檔案相關信息的缺失，使醫院檔案信息的有效管理存在很多困難。在實踐過程中，文書檔案信息的整理、收集和歸納沒有得到真正落實，使醫院文書檔案信息出現不完整問題，給醫院各部門工作帶來嚴重影響，致使文書檔案利用率非常低，失去存在的真正價值。另外，文書檔案管理考核標準的不完善，使文書檔案管理工作人員缺乏責任感，忽略網絡平臺的建設和與有關網絡信息的收集，從而降低企業其它部門工作人員的工作效率，嚴重影響醫院文書檔案管理創新。
二、醫院文書檔案管理的創新策略
（一）創新管理意識，提高服務質量
我國現代化建設中，醫院管理人員要改變觀念和經營理念，創新管理意識，提高對文書檔案管理重要性的認識，才能確保文書檔案管理相關工作得到真正落實，從而提高醫院文書檔案管理水平。在根據醫院文書檔案管理的實際情況，制定文書檔案管理相關工作考核標準的同時，增強文書檔案管理工作人員的服務意識，提高他們的專業水平，可以有效提高醫院的服務質量，從而推動醫院文書檔案管理不斷創新。在實踐過程中，將文書檔案管理工作與醫院核心競爭力相結合，可以促進企業市場競爭力的不斷提高，從而提升醫院的經濟效益和社會效益。在日常工作中，醫院文書檔案管理相關工作的不斷創新，還必須要加強對文書檔案管理工作人員的全面監督，嚴格按照國家規范標準執行，確保醫院文書檔案信息的準確性、可靠性和完整性，才能真正促進醫院文書檔案管理創新。
（二）創新管理機制，提升管理水平
在創新管理機制方面，醫院必須積極學習各行業在文書檔案管理方面的先進經驗和國內外的先進管理技術，以根據醫院的實際情況、工作性質和特點，制定出符合本醫院需求的文書檔案管理制度，從而保障文書檔案管理工作有法可依、有章可循。與此同時，注重先進管理技術的應用，提高計算機應用水平，不斷提高醫院文書檔案管理的信息化水平，才能更好的適應社會發展。另外，在制定文書檔案管理制度時，還必須將該項工作與醫院的經營制度、經營模式、經濟水平、企業文化等有效結合起來，確保該制度能夠有效的協調各部門之間的合作，從而提高醫院文書檔案管理效用，共同推進醫院文書檔案管理不斷創新。
（三）創新管理隊伍，提高整體素質
醫院文書檔案管理的不斷創新，必須要加強文書檔案管理人員的培養，注重專業管理人才吸收，才能有效提高文書檔案管理隊伍的整體素質。在實踐過程中，首先，必須要強化文書檔案管理人員對這項工作的認識，端正自己的工作態度，在思想上重視這項工作；其次，必須要加強文書檔案管理人員基礎知識、信息技術能力、業務能力等方面的培訓，以不斷提高文書檔案管理人員的綜合能力。在實踐過程中，想要逐步實現醫院文書檔案管理的自動化、信息化和現代化，醫院必須注重全體員工的綜合素質能力提升，增強醫院的市場競爭力，促進醫院社會效益和經濟效益不斷提升。只有這樣才能真正滿足社會發展需求，推動醫院文書檔案管理不斷創新，從而促進醫院長遠發展。根據醫院實際發展情況，文書檔案管理工作人員必須提高服務意識，增強責任感，注重自我綜合素質能力的提升，在實際工作中，加強與同事之間的溝通，不斷學習新的檔案管理知識，熟練掌握和運用現代信息網絡技術，才能真正推動醫院文書檔案管理信息化進程，真正實現醫院文書檔案管理創新。
（四）創新管理模式，提高信息化程度
信息技術在醫院文書檔案管理工作中的應用，對于提高文書檔案管理的效率和質量有著不可估量的作用。在實踐過程中，不斷創新醫院文書檔案管理模式，注重信息技術的合理應用，可以將以前紙質檔案的管理方式逐漸轉化為電子檔案管理方式，不論是檔案收集、檔案編輯，還是檔案存儲、檔案調用等工作的程序都得到了極大的簡化，從而大大提高文書檔案管理工作人員的積極性。與此同時，信息技術的應用，大大降低文書檔案管理工作人員的工作量，使文書檔案資料變得更加準確和完整，有效避免了傳統管理方式中手動管理造成的各種錯誤，最終大大提高醫院文書檔案的利用價值和有效利用率。
關鍵詞：文書檔案管理 問題 對策
一、文書管理檔案中存在的問題
1.檔案工作人員的專業素質問題。大多數的檔案工作人員都是持有檔案管理上崗證，而真正掌握檔案管理知識的確實少之又少，尤其是在文書檔案管理中，對檔案的立卷、分類等都了解的不夠透徹，極易在工作中出現問題，造成檔案信息丟失等現象，不利于檔案管理工作的順利進行。而且，隨著社會的進步，檔案管理工作也在逐漸的發展，檔案管理工作也邁出嶄新的一步，但是，還依舊有很多檔案管理工作人員的專業素質仍然停滯不前，沒有得到更好的檔案管理培訓。逆水行舟，不進則退，仍然保持著傳統觀念的檔案管理工作人員，容易阻礙檔案管理工作的順利進行。就近幾年對檔案管理工作人員分析，有很大一部分工作人員，由于專業素質差，使得檔案管理工作已經偏離了標準化的規范，所以，檔案管理工作人員的素質是有待提高的。
2.文書工作與檔案工作銜接上存在的問題。文書工作和檔案管理工作是相輔相成的，兩者之間有區別也有聯系，有分工也有統一。從實際工作中，文書工作和檔案管理可以說是執行著分塊的管理制度，文書工作與檔案管理工作應該進行相互之間的配合，通過這樣的一種分體式實現檔案的管理。但是，如果從某種角度上說，文書工作和檔案管理工作產生了間隙，兩者之間的銜接漸漸的出現了眾多的脫節現象，其造成這樣的主要原因在于文書管理的工作人員忽略了文秘的工作。
二、提高文書檔案管理工作水平的對策
1.建立有效的工作程序和管理制度，嚴格按照規范程序辦理公文。無規矩不成方圓，文書檔案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。為了避免途中會再次有人員發生誤差，在建立工作程序和管理制度時，要詳細的說明，使其簡捷明確，操作性強。在操作過程中，不管任何人員、任何領導等員工都要嚴格按照規范制度來執行，尤其是在公文審核簽發的制度上，要禁止一切工作人員發無效公文、濫發文件等。在審核公文時，要仔細閱查，文件的文體格式是否符合標準，文件附件是否齊全，簽發手續是否完善，都符合簽發標準之后，再進行下一個流程，而且，在簽發前還需再次復核，以免文件發生問題。如果出現修改文件內容的情況，也應跟之前一樣進行嚴格的復審程序。公文用紙要滿足裝訂要求、排布規則、字體字號、負面尺寸、紙張類型等標準。
2.搞好文書工作和檔案工作的規范銜接。檔案都是建立在文件的基礎上的，而且，文件質量決定著檔案管理的質量。所以，沒有優質量的文件管理，就沒有高質量的檔案管理。在執行文書管理的工作人員，一定要具備著較強的檔案意識，對于工作中需要的文書材料要做好整合有效的立卷歸檔，而且，在執行文件處理工作時，還要時刻關注檔案管理工作，進一步完善文書和檔案工作一體化的效果。做好這些，需要文書的工作人員一定要對文件材料的質量有著絕對的保證。比如：文書紙張的大小、書寫的格式、文體格式等要統一化、標準化、規范化等，不能弄得花俏，而且還禁止使用復制紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等對文件材料進行批閱、譽印、修改、起草等。另外，對于文件材料要做到有效的收集，在處理文件上要準確、及時，并且，在收發文件材料時，工作人員要做到及時的記錄，在發現文件材料缺少時，可以及時的對應查找。尤其是在帳外材料上，一般的領導外出開會都會帶一些所需的材料，對于這部分材料，工作人員要做到及時的整理等。
3.加強文書檔案的收集工作。文書檔案管理的收集工作是一定要做好的，而且，還要在此基礎上加強文書檔案管理的收集工作。在文書檔案的收集中，要把收集范圍明確，收集的分類，文書檔案載體的字跡要統一規范，利用立卷管理有規范，文書檔案的整理、案卷、組卷等都要保證其質量。審核收集過程要嚴格把關資料是否達到標準。對于標題制作、正文提煉、附件、印發科室、文件選用、發文范圍、文號編發、標題字形等都要制作詳細的規范流程，工作人員要嚴格執行相應的規定。除了基本的信息收集工作外，還要借助于計算機網絡等擴大搜集材料范圍，使其盡早地跨入網絡系統化，盡可能收集更多的有效信息，進而來豐富擴充文書檔案管理的經驗。
參考文獻
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【關鍵詞】文書檔案 檔案管理
一、做好文書檔案管理工作的重要性
文書檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。所以，要充分認識到文書檔案管理工作的重要性。特別是在新時期醫療改革發展中，管好用好文書檔案，對醫院建設和醫療衛生事業發展起著重要的作用。
1.文書檔案具有憑證作用。文書檔案是歷史的真賃實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。文書檔案之所以具有憑證作用，是由其形成的特點和本身的特點所決定的。因為，文書檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀性。所以，文書檔案是令人信服的歷史證據。醫院文書檔案是醫院歷史原貌的真實反映，其涉及醫院在醫療、教學、科研、管理、公共衛生等各項工作及活動情況，包含醫院各項工作活動的原始記錄，各種規章制度的管理文件，以及上級部門對醫院各項工作的規范要求和批復文件，為醫院各項日常管理及臨床科研提供必要的依據。同時，從文書檔案自身的物質體態上看，它保留了當事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當事人的聲音、形象等等，這些都反映了文書檔案是確鑿的真憑實據。
2.文書檔案具有參考作用。文書檔案是國家檔案的重要組成部分，作為一種歷史記錄，不僅具備憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。在醫院建設中醫院文書檔案的重要作用也突顯出來，如編寫醫院志史、制度匯編、制作活動展板都離不開醫院文書檔案的查閱，甚至是某些重要決策也提供了重要參考依據。這是因為文書檔案不僅真實地記錄和反映了社會實踐活動的濃度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認識自然、改造自然提供了正反兩方面的經驗。
二、當前文書檔案管理工作中存在的問題
1.對文書管理工作不夠重視，收集不完整。文書檔案工作不易體現其成績，因此使單位領導不大愿意投入更多和關注，“重醫療、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作，在收集文件資料時往往不太配合和協作，一些科室覺得自己留檔方便工作，致使文書檔案的收集難以完整，進而影響到文書檔案管理工作的開展。
2.文書檔案管理不夠規范。主要表現為檔號不規范、案卷標題不規范、大部分案卷缺少卷內目錄、組卷混亂現象比較嚴重等情況。
3.文書檔案管理人員專業能力偏低。目前，單位雖然有了穩定而發展的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入信息化時代以來，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。在醫院人才培養中，一般都只重視醫療技術人員的教育培訓，卻忽視了對檔案管理人員的業務培訓。而有些還是兼職檔案員，缺少專業的檔案管理知識，嚴重影響到醫院文書檔案管理水平的提高。
三、新時期做好文書檔案管理工作的對策和措施
1. 加強文書檔案管理人員專業素質的提高
文書檔案人員的專業素質是提高檔案管理水平的一個重要因素。因此加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務，讓他們參加各種培訓學習，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識，學習新技術，學習檔案管理的新方法，更新觀念，使專業知識得到提高和更新，改變知識老化和知識面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時俱進地搞好文書檔案管理工作。
2.文書規范管理是做好檔案管理工作的基礎
公文的種類、格式、處理程序是否規范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動化迅速發展的今天，這種關系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接，做到把文書工作與檔案管理有機地聯系起來。比如平時對文件的鑒定、分類以及歸檔編號等，在文件形成之初就已經確定并做登記，且檔案管理的相關工作都已經完成。這樣不僅減少了工作環節，避免了重復勞動，降低了差錯，同時也保證了文書和檔案的統一及協調，提高了辦公效率。
3. 進一步完善文書檔案管理制度
檔案制度的健全與否關系著文書檔案管理工作的發展，健全的檔案管理制度是醫院開展文書檔案管理工作的準則和保證。既要根據形勢發展的需要，對已經過時的制度規范進行修訂，又要盡快制定補充原來欠缺的檔案管理制度。
4.如何做好文書檔案管理積累工作和細節工作
平時積累是做好文書檔案管理工作的有效途徑。檔案材料的收集工作是文書檔案管理中的重點，是整個文檔整理中最重要的第一環節。所以注重平時的收集整理，這對歸檔工作起到事半功倍的效果。另一方面做好細節工作，主要從訂制度、選好人、詳記錄、分好類、備好案、存好檔、易查閱這幾方面入手，只要從這幾方面把好細節關，才能將文書檔案管理工作做好，從而保證文書檔案工作的順利進行。
5. 加快推進文書檔案管理信息化和現代化建設
應用計算機技術，加快文書檔案管理的現代化、信息化進程。將計算機技術、網絡技術充分運用檔案信息資源的處置、保存和管理活動中，提高檔案管理的信息化、網絡化水平。要從以下三個方面進行工作：①要重視各類紙質檔案數字化和信息數據的建庫工作，確保數字檔案格式統一、數據規范、安全可靠、長期管用，為開發利用檔案信息資源打下堅實基礎；②要在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實現計算機管理，提高自動化水平；③要加快醫院信息網絡平臺建設，將各類檔案信息納人其中，構建醫院信息中心，進行檔案信息的網上數據傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為醫院各部門提供更加便捷優質的服務。
四、結論
文書檔案管理工作是衡量單位管理水平的一個重要標準和重要組成部分，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性，在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用。因此需要提高醫院文書管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規范化銜接，從根本上切實提高文書檔案的利用率，以符合醫院文書檔案管理工作實際情況的運行模式，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的需要，促進醫院和醫療衛生事業建設又快又好地發展。
參考文獻：
一、醫院文書管理的的特點
醫院文書檔案是醫院重要公文、重大事件活動的資料匯總，是醫院歷史見證的有效憑據，對醫院的管理和發展有重要的作用。醫院文書檔案管理有三大特點。其一是規范性，文書檔案多數都屬于醫院領導部門的公文，醫院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理，它的規范性集中體現在公文的用紙、文種、字跡、檢查、傳遞方面都規定嚴格。其二是服務性，醫院 文書檔案主要是為醫院領導進行決策或相關部門提供參考資料，只有重視其服 務性，才能進一步優化醫院領導工作效率以及文書檔案信息化管理，便于患者進行 更好的查詢服務。其三是保密性，因為很多的文書檔案涉及到醫院內部、領導和患者的信息資料，要杜絕 這些信息資料的外泄，以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當，損害醫院的形象與聲譽。可信的文書管理工作，是醫院實現可持續發展的重要保障。
二、現階段醫院文書管理工作存在的問題
1.文書檔案的收集分類存在問題
醫院檔案是醫院歷史財富，搞好文件材料收集是 確保檔案材料齊全完整的前提和基礎。醫院檔案室的檔案主要是通過“接收”的方式進行原始材料積累，沒有其他收集途徑，存在著較強的被動性。另外，檔案的分類是檔案管理的基本方法，也是對檔案進行科學、系統、有序管理的有效手段。國家檔案管理部門對此有明確的規定，但現在的醫院普遍不重視文書檔案的分類工作，或者他們沒有采取合理的分類方法。而且有的醫院由于辦公用房緊張，沒有專用檔案室，存在資料多處存放，“八防”配套不齊，引起檔案材料霉變、蟲蛀、灰塵多，影響檔案的美觀整潔及完整，造成資料裝訂不規范、查找困難和丟失的現象。
2.文書管理人員的工作意識淡薄且專業素質水平不高
首先從醫院領導來說，一些醫院的領導沒有對文書檔案管理工作給予足夠的重視。因此，醫院對文書檔案管理工作的經費投入低，設備設施陳舊，信息化程度低，嚴重影響了文書檔案管理的現代化進程。由于領導的不夠重視，有些醫院的文書檔案管理人員也未認識到文書檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識和相關法律知識，認為文書檔案管理工作很簡單[1]。這種不重視就導致醫院檔案管理人員在專業素質、理論水平和文化程度等方面參差不齊，缺乏責任心，導致文書檔案內容不全、裝訂混亂、頁碼編排不準確、分類不規范，致使文書檔案管理工作相當滯后。遠遠不能滿足現代醫院的真正發展需求。
3.文書檔案管理的制度不夠完善
一些醫院在長期運行過程中形成了一套完善的醫療管理制度，但檔案管理相關制度卻不健全，未明確文書檔案管理部門、 人員工作職責，檔案管理標準及流程，缺少考核措施，未形成規范的醫院文書檔案管理體系。這樣的檔案管理不利于綜合開發利用，造成管理松散，使用效率低下，在出 現問題時會造成各個部門相互推諉，不利于醫院的管理。
三、加強醫院文書檔案規范化管理的措施
1.優化文書檔案的基礎工作
因文書檔案牽涉多個部門（ 科室） 。不同部門又有不同的文書檔案資料收集任務，所以必須落實好各部門的責任，提高相關科室清理移交檔案資料的自覺性，方便專職檔案管理人員對各科室的檔案收集，提高文書檔案的完整性。另外，醫院文書檔案管理工作主要是為醫院領導、相關人員和患者提供相關資料查詢、提供方便，隨著現代科學技術和計算機技術在醫院管理中的廣泛應用，醫院文書檔案管理人員加強自身文化素養，充分利用計算機技術對醫院文書檔案進行科學管理，在方便相關管理人員和患者查詢資料的同時，還能提高醫院文書檔案管理的效率。加強資金投入、引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理的必備條件[2]。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用，因此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。讓檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中發揮重要作用，提高檔案在醫院管理中的地位，為促進醫院的可持續性發展服務。
2.提高文書檔案管理者的專業素質
檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提。醫院 管理者要通過院內培訓、業務講座的形式提高全院工作人員對文書檔案管理的認識，增強法制觀念，使中層干部、每位員工充分認識文書檔案的重要性，自覺形成參與文書檔案管理的意識。另外，要提高醫院文書檔案管理工作的效率，充分利用文書檔案管理為醫院創造經濟效益，就要提高醫院文書檔案管理人員的綜合素質和專業技能。 所以，醫院管理人員要加強醫院管理人員的培訓，全 面提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和綜合素質;提供機會讓他們外出學習和進修，了解檔案管理的最新進展，掌握新理論、新技能;引導他們自學英語、計算機、法律知識，不斷拓展知識面，以適應檔案管理現代化發展的需要;提高醫院文書檔案管理的工作效率，促進醫院的現代化發展。
3.建立完善的文書檔案管理制度
醫院各項工作的有序、高效開展必須以完善的規章制度作為保障。醫院要以相關法律法規等為依據，結合醫院實際，建立健全文書檔案管理相關制度，對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定， 通過正確界定范圍、準確劃分管理期限，使 醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況， 且保管方面、利用有效。對醫院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發利用、保密與銷毀、管理職責等進行更為完善的規定。并將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任進行考核，進一步規范文書檔案工作行為，推動醫院文書檔案管理工作的高效開展。
一、文書檔案收集與歸檔工作的重要意義
文書檔案收集與歸檔在企業的各項管理工作中起到基礎性和輔的作用，是完善檔案管理工作的前提基礎和重要環節。文書檔案所涵蓋的內容相當龐雜，其中不乏涉及到企業的發展進程和重大事件，這些材料并不是塵封于檔案室的陳年舊事，而對于企業的戰略發展與重大決策有著重要的參考意義和依據價值。文書檔案中的重要文件材料，如計劃任務書、審計報告、考核評定辦法等，對其進行收集、歸檔，確保形式完整、內容準確，則會對企業處理日常事務、調整發展戰略提供事實依據。因此，文書檔案收集與歸檔工作重要性明顯、意義重大，需在日常檔案管理中給予高度重視。
二、文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題
1.文書檔案管理人員管理意識薄弱
文書檔案管理在整個檔案管理工作中屬于基礎性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文書檔案的收集與歸檔工作并未受到相關部門以及工作人員的重視，主要體現在工作人員綜合素養有待提高，缺乏對文書檔案的管理意識。如，將文件按級別劃分，只關注重要文件，對于普通文件的重視程度遠遠不夠，致使文書檔案管理工作的質量大打折扣，維持在低效率運行水平，更為嚴重的后果是珍貴的檔案材料收集不完整，出現缺失和破損的現象，無法確保檔案的真實性。
另一方面，文書檔案管理工作人員缺乏崗位責任感和工作責任心。工作人員是檔案管理的執行者，人員要素出現問題，勢必會拉低檔案管理工作的質量，文書檔案資源無法得到高效利用。如，工作人員在處理檔案資料時，并未對檔案資料的來源和出處進行核實，真實性和可靠性有待考證，類似于這樣的檔案資料處理方式，喪失了檔案的嚴謹性、規范性，利用價值更是微乎其微。加之，檔案管理人員未能與時俱進、順應技術變革，及時更新和學習檔案管理技術，在識別檔案真實性和有效性上缺乏應有的技能和措施，一定程度上阻礙了檔案管理的順利開展。
因此，針對文書檔案收集與歸檔中所涉及的管理問題及實際操作問題，應引起相關部門的重視，并及時采取行之有效的措施，確保文書檔案工作的有序開展，進而提升檔案管理工作的整體水平。
2.文書檔案收集與歸檔力度不足
就目前的文書檔案管理工作而言，需進一步加強收集和歸檔的力度，從以下幾個方面進行探索：（1）流程的規范性。文書檔案的收集與歸檔工作的流程比較混亂，缺乏規范的操作流程，如，在給文書檔案歸類時，文件資料的處理方式較隨意，不按既定規則擺放，不成章法，并存在歸檔不及時的現象；（2）歸檔模式的綜合性。傳統的文字檔案運用廣泛、歷史悠久，目前較多的檔案資料都是以文字檔案的形式進行存檔。而檔案管理技術的不斷完善，電子文書檔案已日漸成為重要的存檔形式，而相關工作人員尚未扭轉對于電子文書檔案的看法，缺乏對電子文書檔案收集和歸檔的意識，經驗不足。在實踐中，文字檔案與電子文書檔案相輔相成，互為補充，因而要對這兩種歸檔模式加以綜合運用，進一步加強文書檔案收集和歸檔的力度；（3）信息的可靠性。檔案資料是對歷史信息的統計和記錄，只有作為真實信息的載體時，才能發揮應有的參考、備查效用，檔案管理實踐中仍存在一些篡改檔案信息的事件，檔案信息的真實性、權威度受到極大的挑戰；（4）文書檔案的完整性。完整性包括時間的連貫性，頁碼的連貫與完整等。在文書檔案收集與歸檔過程中，未錄入相應的時間，或者缺頁，都破壞了其完整性，進而對真實性和可靠性產生負面影響。
3.文書檔案的收集與歸檔不全面
文書檔案收集與歸檔的全面性是衡量檔案管理工作效率的一個重要指標。一方面，檔案管理工作需要處理的文件數量大、內容龐雜、來源豐富，加之一些文件資料的重要性和唯一性，如果出現遺失和錯誤歸檔，將加重文書檔案收集與歸檔的工作量，為后續工作的開展設置了無形的障礙。另一方面，一些文書檔案管理人員在進行日常工作時，由于職責劃分的模糊性以及個人經驗的制約力等綜合因素的影響，導致文書檔案收集與歸檔工作無法在既定的軌道上有序運行，往往會出現收集與歸檔不全面的問題。
三、文書檔案收集與歸檔工作的改進措施
1.提升檔案管理人員的業務能力和綜合素養
對于檔案管理人員的評價，應從兩個維度來衡量：業務能力和綜合素養。（1）業務能力，包括檔案管理人員系統掌握專業領域的管理知識，并能夠熟練、靈活的將其運用于日常檔案管理實踐中，從而將知識與技能相結合，進一步形成檔案管理核心能力。優秀的檔案管理人員除了要掌握自身領域內的知識與技能外，還應具備檔案管理的主動性等職業習慣，充分調動管理人員自身的積極性，確保文書檔案收集與歸檔工作順利開展。業務能力的實現有賴于內部培訓，相關部門主管人員針對檔案管理人員的階段性績效目標和業務能力指標，制定出相應的專項培訓計劃，通過培訓的方式，促使檔案管理人員在較短的時間內，熟練掌握領域內的知識與技能，并于培訓結束后進行考核，在培訓的終端把握檔案管理人員的培訓效果。（2）綜合素養，綜合素養涵蓋了工作態度：敬業精神，責任心，使命感；文化修養：學識、文化層次、主動學習的能力；心理狀態：積極樂觀、熱情友善、堅毅果敢；價值理念：奉獻工作，熱愛集體等。檔案管理人員的綜合素養是其內在狀態，而業務能力是其外在表現，內心狀態與外在表現之間是相輔相成，相互作用的，亦即良好的綜合素養彰顯管理人員積極健康的狀態，為業務能力的培育提供良好的素質條件；而過硬的業務能力使得管理人員在優秀的績效激勵下，保持積極進取的內在狀態。
2.優化文書檔案管理制度
文書檔案的收集與歸檔工作制度的完善，為相關檔案管理工作的開展提供了有利的制度保障。（1）歸檔期限，明確設置歸檔期限，更便于將不同期限類別的材料分類保管，防止遺失，為檔案管理人員收集與歸檔工作提供了便利，更省時、省力、高效的完成工作，減輕了工作負荷，無形中提高了檔案管理人員的工作積極性與滿意度；（2）歸檔范圍，科學、合理的歸檔范圍應具有一定的適應性和針對性，以企業的整體發展戰略為依據，立足于實際需要，依照相關制度規范、工作職責范疇，綜合考量這些因素之后，制定最佳的文書檔案的歸檔范圍；（3）制度更新，文書檔案收集與歸檔管理制度如果滯后于現實需求，就失去了存在的意義和價值，甚至會阻滯檔案收集與歸檔工作的順利開展，因此，相關部門應在考量現實需求和自身發展的基礎上，及時調整文書檔案管理制度中的不適應性，及時更新制度，來適應不同時期、特定條件下對于文書檔案收集與歸檔的需要。
3.調整文書檔案收集與歸檔工作方式
文書檔案收集與歸檔工作在傳統的軌道上積弊已久，多體現為缺乏主動性、檔案資料的遺失與不完整性。因此，改變以往的文書檔案收集與歸檔工作方式，有助于檔案管理工作取得更高的效率、實現新的突破。（1）問題反饋的及時性，在文書檔案收集與歸檔過程中，最大限度的規避可能出現的紕漏，但問題的出現在所難免，如不及時處理，會造成巨大的管理成本，降低企業的運營管理效率，因此，出現問題應及時反饋并處理；（2）工作的主動性，在檔案收集與歸檔工作中，化被動為主動，相關管理人員主動開啟與別的部門的聯系，統籌安排檔案收集與歸檔工作的開展進程，定期實行檢查，確保檔案材料的真實性、可靠性、連續性，主動做好每一個細節工作，滿足各部門乃至整個企業對于檔案資料的需求；（3）硬件設施的完備性。檔案管理人員在進行檔案收集與歸檔工作時，容易因短期內無法克服的人員特質因素，而導致工作失誤，如：人員素質、業務能力、工作態度、工作疲勞度等。在信息技術如此發達的當下，充分利用高科技設備，可以有效規避人員特質因素而產生的工作失誤和潛在危機，還能節省人力成本，提升文書檔案收集與歸檔工作的效率。
（一）醫院文書檔案管理的投入過低
由于醫療用房的緊張，醫院存放檔案的地方也十分有限；醫院文書檔案職責不明,管理不完善，醫院文書檔案與醫療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫院文書管理的信息效率過低。
（二）醫院辦公室文書檔案意識薄弱
長久以來醫院多偏重病案檔案，醫院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。
（三）醫院在文書與檔案工作中存在的不規范現象
現下的檔案管理模式下存在這許多的不規范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規范、原稿文件缺損、裝訂不規范等現象。
（四）醫院文書檔案管理工作人員的專業素養有待提高
目前，我國的檔案專業人員隊伍在理論水平、文化水平、專業素養等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規范準則。
二、針對醫院辦公室文書檔案管理工作的一些優化措施
（一）強化醫院文書檔案管理工作的規范銜接
實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。
（二）提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和管理意識
醫院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業知識。做到與時俱進，辦公現代化是社會發展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現。實現醫院文書檔案管理的現代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業辦公室文書檔案管理人才。
（三）提高醫院文書檔案管理工作人員的積極性
健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。
（四）建立醫院文書歸檔的制度
具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。
三、結束語
關鍵詞：文書檔案績效考評實踐探討
醫院將文書檔案管理納入職能科室的績效考評體系，對23個職能科室從公文管理、歸檔立卷、檔案開發利用等指標進行考核，切實將文書檔案規章制度落到實處，進一步提高對文書檔案的重視程度，充分挖掘文書檔案的有效價值。
一、健全醫院文書檔案管理制度
是檔案管理績效考核的基礎
第一，做好公文管理工作與檔案工作的規范銜接，從源頭規范管理公文的水平和質量。醫院各類公文是文書檔案的來源，同時檔案是有效文書的歸宿，因此要提高文書檔案的完整性、準確性，規范性，必須從公文處理的各個具體環節。我院采取的是相關職能部門負責起草文書，醫院辦公室統一印發。所有以醫院名義形成的向上級單位的請示、報告等以及醫院內部形成的公文，均由醫院辦公室統一歸檔，確保文書檔案完整性和連續性。公文的擬制是公文形成的關鍵環節，針對各職能部門負責人對公文寫作的理解存在差異的問題，我院每年度進行公文管理的培訓，對公文格式、公文程序、公文文種、公文內容等嚴格要求，真正使公文成為文書檔案管理的基礎和前提。
第二，規范文書立卷歸檔，嚴格借閱制度。各職能科室按照文書檔案立卷要求，每年8月份前將上一年度的檔案進行歸檔，歸檔的文件材料應收集齊全完整。歸檔文件的整理應遵循文件材料形成的基本規律，以“件”為單位，按照年份和保管期限劃分，還要保持文件材料的有機聯系，便于保管和使用。同時，文書檔案的保密性要求嚴格執行借閱制度。本單位檔案室保管的檔案主要提供本單位利用。查閱本科室立卷檔案，須由經辦人填寫《檔案借閱申請》，部門負責人簽字；查閱非本科室立卷檔案，須由經辦人填寫申請，立卷部門負責人同意方可借閱；外單位查閱本單位檔案，須持介紹信，經主管領導同意后方可查閱。查閱檔案應在檔案室內完成，如工作需要外借，借期一般不超過一周。檔案查閱者必須遵守保密性，負責維護被查閱檔案的完整性與安全性。
二、提高醫院文書檔案管理意識
是檔案管理績效考評的保障
第一，加強領導的管理意識。醫院將檔案管理工作納入“十二五”規劃中，與醫院業務建設同步規劃，同步發展，并作為醫院發展及爭創全國優質醫院的重要內容來抓。本單位檔案工作由院領導直接分管，辦公室主任主管，院領導充分認識到檔案作為信息資源在醫院建設中發揮的重要作用，使檔案工作有了信心和保障。醫院為檔案管理配備了專用檔案庫房和必要的安全保管設施，配備了業務技術強，政治思想好，綜合素質好，工作有責任心的黨員同志負責，實行職能科室一檔案室一主管領導三級管理體制。
第二，提高歸檔科室的責任意識。醫院在綜合檔案管理專職人員的基礎上，在每個職能科室設立一名兼職檔案管理員，通過加強宣傳、組織業務培訓等方式，提高職能科室負責人及兼職檔案管理員的業務素質。文書檔案管理人員的歸檔意識和業務能力直接影響著檔案管理工作的質量。兼職檔案管理人員專門負責本科室檔案材料的收集工作，醫院檔案室專員定期到各科給予業務指導，提高實際操作的業務水平，規范文件歸檔的每個環節。通過醫院院報、醫院網站、中層干部例會等渠道，宣傳檔案的重要性，增強全員檔案意識和法制觀念。
第三，樹立檔案專職人員的服務意識。檔案專職人員的服務意識體現在要關注醫院建設發展大局，主動了解醫院各項業務工作，搞清服務方向、服務對象和服務重點，用好用活檔案，為醫院發展獻計獻策。檔案專職人員要做到醫院的中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務意識的強弱、服務質量的高低，關系著檔案工作自身的發展和檔案開發的成效。
三、醫院文書檔案的開發和利用
是檔案管理績效考評的動力
作為三級甲等腫瘤專科醫院，醫院注重醫療技術發展的同時，隨著電子信息化程度的提高，同時機關單位無紙化辦公的推進，對文書檔案的管理意識日漸淡薄，檔案資料存在散失的現象。如何扭轉這一局面，醫院著重在檔案的利用與開發方面動腦筋、挖潛力，通過展示檔案工作的價值，進一步加強對檔案工作的重視和認可程度。
