時間：2022-07-11 08:50:17
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文件管理制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
第一條 為了促進依法行政，使本辦起草制定規范性文件的工作規范化、程序化、標準化，根據有關法律、法規，制定本制度。
第二條 本制度適用于本辦起草制定規范性文件的工作。
規范性文件是指本辦制定或聯合其他部門制定的在全市范圍內進行行政管理,規范人民防空工作的文件。
第三條 規范性文件應當以"××××××辦公室關于......"的字樣，根據內容使用"規定"、"辦法"、"細則"、"規則"、"通告"、"命令"、"決定"等規范的名稱。
第四條 制定規范性文件必須遵守法律、法規、規章和國家政策規定，適應人防管理工作的客觀需要，符合法定權限和程序.
第五條 本局規范性文件的管理工作由人事秘書科負責，主要內容包括:
(一)組織起草調整規范性文件;
(二)負責本辦規范性文件的公布工作;
(三)負責本辦規范性文件的解釋;
(四)負責規范性文件的清理工作;
第六條 下列事項，本辦可制定規范性文件：
(一)實施人防法規、規章的具體措施和方案，需要制定規范性文件組織實施的;
(二)實施人防法規、規章的程序，需要制定規范性文件確定的;
(三)調整本辦機關對外的行政行為需要制定規范性文件的。
第七條 規范性文件制定項目，由相關責任科室擬定項目建議書后提交主任辦公會集體討論批準。
第八條 規范性文件，按各部門職責分工，由相關科室或單位負責起草，人事秘書科統一審查把關。
第九條 制定規范性文件，應當深入調查研究，總結實踐經驗，廣泛聽取有關機關、組織和公民的意見，注重本市的實際情況，借鑒吸收國內外的先進成功經驗。具體工作由相關科室負責。
第十條 起草的規范性文件涉及公民、法人或者其他組織切身利益，有關機關、組織或者公民對其有重大意見分歧的，應當向社會公布，征求社會各界的意見。也可以舉行聽證會。
起草專業性強的規范性文件，應當征求有關機構及專家的意見。
規范性文件的內容與其他部門工作關系緊密的，規范性文件草案應當進行會簽，或者與有關部門聯合起草。
第十一條 起草規范性文件的責任科室應對征集的意見進行歸納整理，作為審查、修改的參考。
第十二條 規范性文件草案經人事秘書科審查后報主任辦公會議討論決定。人事秘書科和規范性文件的起草人員，列席有關文件審議的辦公會議。
報審時，應提交下列材料：
(一)法規(草案);
(二)審查意見;
(三)起草說明;
(四)其他有關材料。
第十三條 規范性文件草案在主任辦公會議通過后，上報市政府法制辦，由市政府法制辦按照相關規定進行審查。與其他部門聯合制定的規范性文件，會簽后由主辦部門負責報送。
送審規范性文件草案應當向市政府法制辦提交下列材料：
(一)規范性文件審查表;
(二)規范性文件草案正式文本;
(三)規范性文件的制定說明(包括制定規范性文件的目的、依據、主要內容和重大分歧意見的協調情況等);
(四)制定規范性文件所依據的法律、法規、規章和政策文本。
雖然當前企業內部的信息處理網絡得到了較大程度的進步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業檔案管理工作質量的提高。企業檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業還沒有建立完善的檔案管理信息系統，缺乏強力的系統和技術支撐，即便一些企業建立了信息系統，但沒能根據檔案管理工作的實際情況及時完善，也會降低企業檔案管理的工作效率，制約企業檔案管理的科學化、創新化發展。
二、促進檔案管理科技建設創新的策略
1.轉變觀念，提高企業對檔案管理的重視度
企業管理者及檔案人員要轉變傳統的企業經營管理，將提高檔案管理工作的科技建設和創新發展納入企業的工作重點內，充分意識到檔案管理工作對企業發展的重要意義。企業管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領導要發揮引導作用，要與時俱進，利用現代化的管理手段和科學技術來技術調整和完善企業內部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎設施建設，完善管理設備，建立科學化、創新化、信息化、現代化的企業檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業素質，加強與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進的管理經驗，增強自身的工作責任感。
2.制度保障，建立健全的企業檔案管理制度
健全的企業檔案管理制度是提高企業檔案管理工作質量，促進企業檔案管理科學化和創新化發展的制度保障。企業在構建檔案管理相關制度時，要遵循《檔案管理整理規劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規，確保企業所制定的檔案管理規章制度符合國家的制度要求，達到國家規定的標準，做到有法可依。同時，企業檔案管理制度的制定需要依據企業自身的生產服務要求，通過與企業各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發現不足即可進行針對性的更改，以確保企業檔案管理制度的科學化和創新化。
3.電子化發展，重視電子文件管理
網絡化和數字化的普及發展，促進了企業檔案管理工作的發展和創新，檔案管理模式也從傳統的方式向電子化模式轉變，即由傳統的可視記錄識別轉換為機器識別代碼型發展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統的紙質文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數據中，技術人員和檔案人員即可實現信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以巨大的優勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業信息集成系統中各個流程和管理模塊的設置和發展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統中的檔案信息通過利用計算機規定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設創新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現企業檔案的數字化、科技化、信息化、創新化發展。
三、結語
關鍵詞：醫院檔案；管理
中圖分類號：F27
文獻標識碼：A
文章編號：1672-3198（2013）14-0093-01
醫院檔案管理工作是一項艱辛、繁雜的工程，也是醫院管理工作的重要組成部分，只有加強檔案管理，建立一個科學的檔案管理體系，使檔案管理的規范化，制度化，以便有效地促進檔案管理水平發展，為患者提供更優質的服務。完美的、有序的檔案管理系統，能促進和規范管理檔案工作的提高。
1 醫院檔案管理現狀
隨著社會的發展方面，目前醫院檔案工作已經具有了一定的規模。但是醫院的檔案工作還存在著諸多的問題，檔案收集歸檔過程緩慢，檔案的利用和開發率低，檔案管理現代化差距較大。醫院雖然設立了檔案管理，但它的運行效果目前不是很理想，不少檔案管理人員保密意識較淡薄，甚至個別人員為了方便，將檔案材料隨意存放在自己的辦公抽屜里，歸自己所有，導致檔案材料的丟失或損壞。加上平時也很少組織管理人員學習相關的檔案法規、規章制度以及有關檔案業務知識。檔案管理重要性的宣傳力度也不夠，沒能使管理人員乃至全院職工充分認識到檔案是不可再生資源，是一種特殊的，有價值的信息，也是社會的財富。管理和保護這一資源，是每個檔案管理人員和醫務人員的義務和職責。
2 檔案管理工作的改進
針對醫院檔案工作中存在的疏忽和漏洞，我們要完善檔案收集、管理等制度，加強檔案管理工作，進一步改進醫院檔案管理體系和檔案管理網絡體系。
2.1 加強醫院檔案的收集工作
從醫院的整體方向來說，小到醫院的領導、工作人員和衛生技術人員，大到醫院的臨床、醫技科室，行政職能部門，多少都會遇到資料分散，不足，歸檔困難等問題，這就給檔案的收集工作帶來阻礙。因此需要醫院加強檔案的收集管理。全院工作人員應提高檔案管理意識，積極配合檔案管理人員對檔案進行檔案收集和歸檔，同時醫院還應該建立系統的檔案查找制度，如果發現檔案遺漏或者丟失，可以通過系統進行再收集和查找，保證檔案的完整性。此舉的維護醫務人員和患者的利益，不僅為患者提供了醫療服務，也保護了患者的隱私。
2.2 完善檔案管理制度
在醫院管理中，一般都是按照衛生行政部門的要求，以開發適用于醫院的強大的管理制度和人員崗位職責，而文件管理方面的制度和責任是寥寥可數的。如果醫院檔案資料收集不全，檔案破損、殘缺、模糊，檔案存放無序、混亂等會給檔案管理工作帶來許多麻煩。因此必須建立健全檔案管理制度，完善檔案管理體系。醫院中患者的檔案，記載了患者們的病案史，對患者就醫起到了很大的作用，對醫學研究也提供了重要的數據，但是有些科室往往因為疏忽，丟失患者的病歷檔案，使患者造成很大的損失。造成這些工作的疏忽，就是因為醫院的制度要求不嚴格，工作人員的意識不夠強，近年來，醫院因為這些地方的疏忽，導致因病歷的丟失的訴訟案件逐漸增多。因此，應該提高檔案管理制度，如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用和保管制度，制訂檔案保管期期限、歸檔范圍等規定。這些規章制度是醫院的工作職責和考核辦法之一，以使醫院增強檔案管理的意識，加強檔案管理。
2.3 加強對醫院檔案管理人員的培訓
醫院檔案管理人員的素質決定了醫院檔案管理的專業性和保密性。因此對醫院檔案管理人員有較高的要求。檔案管理人員不僅要懂得紙質文件的收集、歸檔，同時還要會操作電腦檔案管理系統，所以在今后的培訓計劃中，醫院要重視檔案管理人員的電子文件管理規范、計算機基礎知識及實際操作能力的培訓，使檔案管理人員成為一個具有專業性強的高素質的團隊。同時，還要提高全院工作人員的檔案意識和法制觀念，使他們全面了解醫院檔案管理現代化的具體內容，對全院職工定期進行檔案管理和相關法律法規的培訓。讓每個人知道檔案對醫院的重要性，能夠自覺維護患者的個人信息和病歷檔案。
2.4 實現醫院檔案的電子化管理
使用計算機管理檔案信息的采集，傳輸和利用是最重要和最基本的手段，現代化的管理，按電子文件檔案具有紙質文件、檔案無法比擬的優勢，將其分文別類的保存到電子管理系統中，通過建立完善的電子文件管理系統，快捷，方便，有效地獲取相關信息，使原來的檔案材料從原來工作費力的檢查，變成現在幾分鐘甚至幾秒鐘內就可以解決的問題。加強醫院管理和電子檔案的推廣，可以使電子文件管理系統中的文件信息能更為快速，準確，易于復制被人們利用，這樣的文件信息處理，傳輸進入到了前所未有的積極作用，因此要充分發揮電子計算機在文件管理器中的作用。
為了使醫院更好的發展，首先做好檔案工作是一項必要的任務。作為一名醫院檔案管理人員，既要為醫院的發展做貢獻，又要維護患者的利益，因此要做好醫院檔案管理的工作，不僅需要建立一個科學的檔案管理體系，更要樹立人人有責的保密意識，這樣才能使檔案管理工作順利進行。
參考文獻
一、行政辦行政管理實施和目標考核情況
一是做好了ISO9001：2000貫標工作。按照ISO9001：2000《質量管理體系—要求》，結合我局工作實際，制定了《機關事務管理工作規程》、《機關政務管理工作規程》并積極組織實施。
二是嚴格執行機關管理制度，堅持原則，確保了相關制度的落實。認真執行上班簽到制度、清潔衛生檢查制度、財產物資采購制度、公產公物領用管理制度、來人來客接待制度、公車派用制度等，執行制度中，堅持原則，敢于逗硬，不分親疏，促進了職工遵守制度的自覺性，促進了管理制度的落實。
三是認真做好了社會治安綜合治理、安全、保密、和“平安射洪”創建工作，維護了地稅機關穩定。
認真做好安全保衛工作，加強安全檢查和管理，多次召開辦公室成員、門衛、電工參加的確保地稅辦公大樓及宿舍安全工作及小區安全的會議，做到警鐘長鳴。督促基層所做好車輛、票證等安全管理工作，節日期間將基層所的車輛統一收回，確保了人車安全。機關現金、印章保管良好；嚴格值班制度，凡法定節假日均堅持親自安排值班并檢查值班到位情況；加強消防管理，無一次火警發生；加強了保密工作，認真執行保密制度，無失密事件發生；認真開展“平安射洪”創建工作，按照“屬地管理”和“誰主管、誰負責”原則，層層落實責任制，健全了平安建設工作保障機制，積極開展了平安創建活動宣傳工作；做好了調研工作，地稅機關接待室已接受人民群眾來信來訪13件（批）次，全部辦結，辦結率達100%。
四是做好了綜合協調工作，充分發揮了參謀助手作用。
加強與電臺、電視臺的協調配合，確保地稅工作情況及時向社會報道，確保了地稅工作中的重要通知、政策法規及時向全縣傳達；；加強與直屬、縣直相關部門和基層征收單位聯系，發揮了承上啟下，聯系左右，溝通內外的紐帶作用。
四是領導、督促做好了信息、調研、檔案和督查工作。
加大實施市局督查督辦重要工作力度，對局長會等確定的組織收入、維護穩定等重要工作及時協調督辦，確保了政令暢通，確保了市縣重要工作任務的順利推進和完成；上半年搜集整理上報信息20余條，被省局采用1條，被市局采用6條，被縣委辦采用1條、縣府辦采用1條、被《國防時報》（經濟導刊）采用1條，被《中國稅務網》采用5條，被市、縣報刊、電臺等媒體采用20余條次。
五是認真做好后勤接待工作和會務工作。
本著熱情周到，耐心細致和盡量節約的原則認真做好后勤接待工作和會務工作。成功接待省局領導的檢查，受到了市、縣領導的好評；認真做好了年度工作會、效能革命等各種會議的會務工作。
六是做好了目標管理工作。加強目標責任制的管理和落實，重新修訂完善了《季（半年）年度工作目標考核辦法》，加大月、季度考核力度。對稅收收入完成情況實行按月逗硬考核；確保了黨政網及時收文和上傳資料，積極按要求參加縣委、縣政府各種會議，未被縣委、縣政府通報批評；認真組織廣泛發動地稅職工無償獻血40人（任務40人），完成了義務獻血任務。
二、行政辦行政管理實施和目標考核存在的問題
文件管理為完全按照《文件管理控制程序》和《行政辦公室政務管理工作規程》（4.7行政辦公室公文處理流程）進行，部分行政發文行政辦公室為參與審核。
關鍵詞：建筑施工 工程管理 施工技術
技術管理工作落實到位，就能對預期的施工目標起到保障作用。建筑工程施工管理的目標就是在確保合同規定的工期和質量要求的前提下，力求降低工程施工成本，追求施工的最大利潤。要達到保證工程質量、保證按期交工，同時，還要力求降低工程施工成本，就要在工程施工管理過程中抓好技術管理工作。
1 建筑工程技術管理概述
所謂建筑工程技術管理，包括技術管理制度、檔案管理、技術培訓、圖紙會審、編制施工組織設計、技術交底、安全技術、“四新”技術開發應用等。我們一般可從內業和外業兩個方面進行分類。內業包括制定技術管理制度，完善技術標準規范規程、崗位技術培訓以及技術檔案管理外業包括施工前技術準備、施工過程中技術實施以及施工技術的更新。施工技術管理實施原則要講究從企業實際情況和需求出發，正確貫徹國家和地方規定的技術政策、規范和規程：要實行按科學規律和實事求是辦事。對“四新”技術的應用推廣要堅持經過試驗鑒定的原則；所有施工技術工作都要全面考慮其經濟效益狀況，合理擇優選取；日常技術管理工作和生產實踐過程緊密結合。
施工技術管理工作的重點是做好基礎工作，既要全面又要重點控制。根據不同項目的具體情況具體分析落實，分工協作力求最大程度為工程施工提供服務。當前施工競爭日益激烈，技術管理水平所反映出的競爭勢力也較為突出。不少企業，盡管擁有雄厚的物質技術力量，但由于技術管理的薄弱，管理制度的不健全，而在競爭中卻處于被動的境地。
2 建筑施工技術管理優化措施
2.1 建筑工程整體管理制度優化
落實并完善與工程施工相關的各種技術標準、規范、規程和文件要求。建立和健全技術管理組織機構和技術責任制度。實行技術責任制的目的是保證各技術崗位都有技術負責人，防止和杜絕施工中責任不清或無人負責現象。同時可以充分發揮技術人員的積極性和創造性。
認真落實技術交底和技術檔案管理制度。圖紙會審要求要有組織、有領導、有步驟地進行。未經會審的施工圖紙不得用于施工。技術交底工作可分級進行，分級管理，目的是使全體參與職工做到心中有數，避免盲目施工。對于重點工程、重點部位、特殊工程、“四新”技術應用工程更需要做詳細的施工技術交底。技術檔案管理包括交建設單位保管的竣工資料部分和施工單位保存的施工組織與管理方面的技術檔案，均應按照檔案管理要求進行搜集、整理和歸檔。測量、試驗和工程變更管理。
2.2 施工階段技術優化管理措施
在施工準備階段，所做的技術準備工作是為了創造有利的施工條件，從而保證施工任務得以順利進行，它的主要工作內容及基本任務是了解和分析建設工程特點、進度、要求，摸清施工的客觀條件，編制施工組織設計，并制定合理的施工方案，充分及時地從技術、物資、人力和組織等方面為工程創造一切必要的條件，使施工過程連續、均衡地進行，保證工程在規定的工期內交付使用，使工程施工在保證質量的前提下，做到提高勞動生產率和降低工程成本。而施工組織設計是指導工程項目進行施工準備和施工的基本技術條件，具體應采取以下措施：
2.2.1 加強施工組織設計編制的組織工作，對參加編寫的人員明確分工，責任到人，最后匯總，修改定稿。
2.2.2 施工組織設計的編制依據、編寫格式、基本內容應有統一規定，實行標準化管理。施工過程中的技術管理也就是施工現場的技術管理，是施工技術管理的主要內容，作為項目部，為了實現質量、工期、成本、安全目標，必須加強施工過程的技術管理。
2.3 技術文件管理措施
2.3.1 變更文件管理。工程變更作為工程施工中不可或缺的一部分。其后果也直接影響甚至左右著施工效益的高低。工程變更與否主要應參考是否對工程進展有利。是否可以節約成本，是否可以增加施工利潤，是否損害其他方利益，是否會使工程受阻等因素。設計是否符合有關技術規范的規定。圖紙及設計說明是否完整、齊全、清楚，圖中尺寸、坐標、標高、軸線，各種管線等是否準確。一套圖紙前后是否一致；互相聯系的各套圖紙設計是否有矛盾。主要結構的設計在強度、穩定性方面有無問題；主要部位的結構構造是否合理。
2.3.2 竣工文件管理。竣工文件指在建設項目建設過程中形成的、如實反映施工過程和建設項目實體狀況的、具有保存利用價值的各種文件材料、圖紙、錄音、錄象等，是建筑建設項目的真實記錄，是對建設項目進行審計、監督、管理、驗收以及養護和破損后修復的依據。真正工作的技術難點在資料的搜集上，因為問題總是出現在組卷時和移交時，組卷時東拼西湊，移交時才發現類似于同一工作實體的各種資料日期前后不一、填寫內容與規范要求自相矛盾的現象。
有效的竣工文件管理，必須做到：
（1）把握工程竣工圖上沒有的項目，對工程數量的增減，做到心中有數，不要遺漏任何相關技術項。
（2）詳細檢查實驗資料，因其建筑施工環節緊密相連，加上同一實體各種資料日期對不上，后期整改的難度可以想象。這就需要在填寫資料時認真、及時、準確、符合規范，特別是實驗人員要監督把握。
關鍵詞 電力企業 保密工作 問題 應對策略
在新形勢下，網絡技術飛速發展，不同類型的辦公軟件被應用到電力企業中，極大地提高了其自動辦公程度，提高了電力企業和外部合作的程度，辦公效率大幅度提高。但在運營管理中，由于受到各種主客觀因素的影響，電力企業保密工作開展中存在各種問題，必須通過不同途徑采取有效的措施加以解決，確保保密工作順利開展，提高電力企業運營效益。
一、電力企業保密工作的問題
（一）電力企業硬件設施存在安全隱患
在運營管理中，電力企業采購人員沒有根據相關規定，購置性價比較高的硬件設施，對相關信息設備沒有進行必要的技術檢驗，為了獲取更多的經濟利潤，過分關注硬件設施的價格，并沒有意識到其保密性能高低的重要性，存在安全隱患，導致在開展保密工作中，存在漏洞問題，重要的電力數據信息被不法分子竊取，造成嚴重的經濟損失。
（二）電力工作人員保密意識薄弱，文件管理不規范化
站在客觀的角度來說，在運營管理中，部分企業管理者并沒有將保密工作落到實處，流于形式，部分工作人員保密意識薄弱，覺得保密工作并不重要，不需要進行保密，為不法分子提供了新的機會，竊取相關數據信息，獲取更多的經濟利潤。同時，在管理類文件中，電力企業管理者并沒有根據各方面實際情況，優化完善已有的文件管理手段，導致文件管理不規范化，極易導致重要數據信息被泄露。
（三）網絡運行維護力度較低
在運營過程中，部分電力企業還需要綜合分析主客觀影響因素，結合自身運營情況，進一步加強維護力度，優化完善維護手段，加大對存儲價值、計算機方面的管理力度，避免相關管理存在漏洞問題。同時，管理者沒有根據計算機乃至網絡保密管理具體情況，優化完善已有的管理制度，無法有效指導一系列相關管理工作，計算機信息無法得到有效的保護。
二、應對策略
（一）優化完善管理制度
在運營中，電力企業管理者必須根據自身特點、性質，結合相關規定，優化完善已有的管理制度，有效指導開展的各類業務活動，完善秘密事項管理程序，制定可行的責任制，層層劃分，落實到具體的工作崗位上，使不同崗位崗位工作人員意識到其重要性。在此基礎上，電力企業管理者要從不同角度入手構建合理化的保密小組，根據小組成員各方面能力，分配相關的保密任務，做好日常一系列保密工作，有效防止“權、責、利”混淆，將保密工作落到實處。
（二）加大保密工作宣傳力度，強化工作人員保密意識
電力企業管理者必須全方位分析主客觀影響因素，加大保密工作宣傳力度，比如，保密方面、保密制度，促使工作人員全面、正確認識保密工作，逐漸意識到其重要性。在此過程中，電力企業管理者要采用多樣化的宣傳形式，比如，張貼海報、借助節假日宣傳保密工作，可以定期給員工發放和保密工作相關的資料、雜志，正確認識保密工作。在日常管理中，電力企業要定期對工作人員進行系統化培訓，借助具有代表性的事例，對其進行再教育學習，學習保密基礎知識，相關法律法規等，完善他們已有的知識結構體系，具備扎實的保密理論，提高他們的專業技能，具備較強的保密意識，在實踐中積累豐富的工作經驗，認真做好各類保密工作。
（三）注重計算機與網絡保密管理，做好重大會議與活動保密工作
在管理計算機與網絡中，采購人員必須根據相關的管理要求，購置性價比較高的計算機以及網絡設備，要具備較高的保密性能，相關人員要做好日常的保密管理，有效防止文件被不法分子竊取。電力企業要定期安排專業人員檢查計算機、網絡設備等，及時解決存在的安全問題，使其處于高效運行中，具有較高的保密性能，要優化完善信息的上網查詢功能，避免文件泄露。同時，電力企業要意識到重大會議以及活動保密工作的重要性，要對參會人員進行必要的保密教育，必須嚴格遵循相關規定，不能借助通訊設備等，向外傳達文件信息，不能將通訊設備帶入會場，登記之后才能進入會場，避免重要文件和資料丟失，造成嚴重的經濟損失。
（四）加強核心環節的保密力度
在管理過程中，電力企業要加強核心環節的保密力度，明確重要文件相關對象，在沒有得到領導批準情況下，相關人員無法查閱文件，必須將其放在規定的位置，及時收回借閱者手中的文件，借閱者不能隨意復制文件，避免事件被泄密，確保保密工作更加規范化。電力企業管理者要安排專業人員管理電力檔案資料，避免存在安全問題，要根據各方面情況，結合主客觀影響因素，健全已構建的檔案管理制度，使其更加規范化、合理化。進入檔案室的相關人員必須簽好字，工作人員要進行相應的記錄，避免非相關人員進入檔案室，單獨包裝秘密檔案，裝訂保存，不得給偷盜者留下竊取的機會。此外，工作人員必須根據具體要求，合理使用存儲介質，加強文獻復印室管理，不得隨意復制文件，不得隨意使用移動磁盤，避免密碼文件信息被泄露，將其更好地應用到實際工作中，確保電力企業一系列經濟活動有序開展，降低運營成本的基礎上，實現最大化的經濟效益。
三、結語
在運營管理過程中，電力企業必須意識到保密工作開展的重要性，管理者必須與時俱進，樹立全新的管理理念，加強內部保密人員培訓管理，加大保密工作宣傳力度，注重計算機與網絡保密管理，優化完善已有的管理制度等，有效解決保密工作開展中出現的各類問題，確保各方面信息更加準確、完整，提高其利用率。以此，降低運營成本的基礎上，促使新時期電力企業獲取更多的經濟利潤，提高其核心競爭力，走上健康持續發展道路。
（作者單位為國網成都供電公司）
參考文獻
[1] 呂旭芬，譚瀟.我國電力信息保密工作存在問題及對策研究[J].中國電力教育，2014（03）：244-245.
[2] 薛麗倩.新安全環境下電力施工企業保密工作的實踐和思考[J].辦公室業務，2016（18）：115+123.
【關鍵詞】核電工程；竣工文件；過程管理
0.前言
核電作為一種清潔能源，其機組運行技術已十分成熟，安全可靠性得到了實踐驗證，已成為國家能源電力戰略的重要組成部分。加快核電發展，發揮核電在電力供應中的更大作用，是國內電力發展的必然選擇，是滿足經濟和社會發展的重要保障。為此，火力發電施工單位也積極參與到核電建設工程中，由于核電項目施工對安全要求比火電項目高，核電項目竣工文件管理要求也相對比火電項目更加嚴格，如何做好核電工程的竣工文件的管理尤為重要。通過在建三門核電項目的竣工文件的過程管理，得出了一些要領。
1.事先做好溝通、協調
在建的三門核電項目采用美國西屋公司開發的第三代壓水堆核電技術AP1000，建設規模為6臺1250MW的核電機組。1號、2號機組建設是國務院批準實施首個三代核電自主化依托項目，其中1#機組是全球首臺AP1000核電機組，因此如何做好竣工文件過程管理，對最后工程結束時竣工文件移交歸檔起著舉足輕重的作用。
核電工程竣工文件是隨著建設項目的開始而建立，又隨著建設項目的竣工投產、交付使用而告終，與工程項目建設進程同步。它既是核電工程建設全過程的綜合反映，也是一份對后續工程寶貴的工程建設資源。這就需要在工程建設的初期業主、監理、施工單位進行相互溝通，理解標準的要求，并逐條加以細化，根據本工程的特點，找出最佳的竣工文件編制方案，并形成具體的實施細則。將需實施的細則及時發放到相關參建單位，使各項施工記錄在工程一開始就能有一個統一的標準，使移交的竣工檔案符合核電工程要求，避免日后不必要的返工。
2.建立完善的竣工文件管理制度
核電工程竣工文件需編制兩種不同方式的竣工文件，即按檢查和試驗計劃（ITP）模式及按照檔案行業標準《國家重大建設項目文件要求與檔案整理規范》模式的竣工文件。與常規火電工程相比較，從文件資料的形成、份數、收集、整編及移交保管更需要形成一套更加完整的管理制度。因此，從工程施工開始，項目部就需要按核電工程要求編制《竣工文件管理程序》，在程序中明確項目總工程師、施工技術部、資料信息部、質量控制部、物資供應部、質量保證部及各專業技術人員的職責，明確竣工文件歸檔范圍、組卷框架、組卷要求，案卷質量、整編要求、移交份數等，做到分工明確、責任到人。對參與編制竣工文件的專業技術人員由項目資料信息部組織對竣工文件組卷進行定期或不定期的專項培訓。
3.竣工文件的收集、過程檢查和整理
3.1 按《《竣工文件管理程序》要求，核電工程竣工文件的收集范圍按以下四類進行收集：
（1）施工管理類
施工組織設計、質量保證大綱；開工報告、施工方案、工作程序、質檢計劃；特殊工種人員資質焊工、測繪工、熱處理工無損檢測工等；供貨商資質、試驗室資質；與質量、技術相關的重要函件、現場專題技術會議紀要等。
（2）工程質量控制文件
① 質量控制類公用卷：包括工程測量文件（區域性跨ITP的）、原材料報驗及質保書、原材料復試報告等；
②質量控制類ITP資料：ITP模式，包括ITP的工序選點、消點表的ITP關閉驗收表，ITP工序施工過程中產生的檢驗批和相關施工記錄，組成ITP資料包；
③質量控制類國標驗收資料：國標驗收模式中，包括單位（子單位）工程、分部（子分部）工程、分項工程驗評資料、檢驗批的驗收記錄，及其相關的施工記錄。
（3）工程交工驗收文件
施工單位提交的土建、安裝工程完工與質量自檢報告、保修證書、交工驗收申請、交工驗收證書、監理預驗收與質量評價報告等。
（4）特殊介質
① 竣工圖（包括設計變更修改通知單、現場變更申請FCR、材料代用申請MSR、技術澄清單RFI等）
②無損檢測拍片資料以及底片
③工程照片（包括安全管理、質量管理、設備到貨、設備開箱過程，設備倉儲、設備、材料/器材的外觀缺陷情況、項目重要會議和黨政工等重要活動，重要里程碑、重大節點施工活動、單位工程施工過程照片等）。
3.2 竣工文件的過程檢查
工程竣工文件的形成貫穿在整個工程建設過程中。因此，加強竣工文件過程管理是提高核電工程檔案內在質量的重要途徑。竣工文件管理人員需及時了解工程建設動態，參與工程建設項目的單項驗收、評審活動。將施工過程中產生的竣工文件按歸檔要求把好質量關，及時發現問題并及時提出整改要求，有計劃、有步驟地開展核電工程竣工文件過程檢查。
由于核電項目施工周期較長，為了保證竣工文件與施工現場同步，資料信息部根據施工實體預計完成情況編制資料整理和檢查計劃，每季度根據實體完成情況滾動更新。施工過程中由資料信息部門會同質量控制部門，對ITP資料包及國標資料進行定期或不定期地檢查，每次檢查出的問題寫在文件包檢查整改單上，將整改單的復印件發給相關的專業技術員并在項目共享，要求在規定時間內整改完畢并在規定時間內對整改完成情況進行驗證，目的是為了核電項目建設投產時能將完整、準確、符合歸檔要求的竣工文件移交業主單位。在核電工程中與常規火電一樣，推行了文件包管理制度，收到了顯著的成效。
3.3 竣工文件的整理規則
核電項目竣工文件需按兩種模式進行組卷，即ITP和國標資料（包括竣工圖編制）。
ITP模式：以 ITP資料包作為基準進行整理，再按機組、專業、區域或系統、物項碼進行組卷。
國標資料模式：工程開始之初確定單位工程的劃分，根據單位工程劃分一覽表，明確落實文件包責任人。內容包括單位（子單位）工程、分部（子分部）工程、分項工程、檢驗批的驗評資料以及其相關的施工記錄；施工記錄從屬于檢驗批的跟在檢驗批后組入，國標資料按每個單位工程的質量驗收計劃排列整理，再按機組、專業依次進行組卷。
竣工圖：由有效版次的施工圖及相關基礎文件組成。相關基礎文件包括：設計變更單、現場變更申請、材料代用變更申請、技術澄清；
三門核電項目竣工圖的編制由業主單位委托施工單位進行編制，打破了以往由設計單位負責編制竣工圖的慣例。因施工單位沒有可編輯的電子版施工圖，故竣工圖編制是在有效版次的紙質施工圖基礎上進行描繪。三門核電一期工程1#機組是全球首臺AP1000核電機組，各項技術也是在施工中逐步完善，相對常規火電設計變更單更多，為了保證在施工結束時將完整、準確、規范、修改到位，真實反映工程竣工狀態的實際竣工圖移交給業主單位，資料信息部加強了對設計變更單的管理，在施工過程中產生的設計變更、材料變更單等技術性文件及時放入相關的施工圖中，為工程技術人員正確編制竣工圖提供一些方便。
4.結論
綜上所述， 為了在項目合同規定時間內將符合歸檔要求的竣工文件移交給業主單位，在施工前期需高度重視竣工文件的過程管理工作。建立完善的竣工文件管理制度，編制竣工文件歸檔范圍，明確各部門職責，責任落實到人。加大對竣工文件過程檢查的力度，將竣工文件編制工作納入到各專業施工單位、專業技術人員的考核范圍，才能做到竣工文件與施工同步，從而確保項目結束將完整、準確、系統，符合歸檔要求的竣工文件移交給業主單位。
1.1 重要性
文書檔案所涉及的工作基本上就是對文書檔案進行立卷、收集整理、縮微、鑒定、檢索、保護利用、統計等等，這些工作不但是互為相連的，也是互為制約的。在這些工作內容中，尤為重要的就是文書檔案的利用，其余的皆是服務于文書檔案的利用工作并為文書檔案的利用創造條件。通過文書檔案管理而服務于單位、部門的中心工作是辦公室人員的主要任務，加強文書檔案的管理也是為促進文書檔案在中心工作里的參謀作用，并且也被視作宣傳教育素材以及歷史根據，其重要性不言而喻。
1.2 特征
1.文檔工作一體化。文書檔案的應用與形成都是在文書工作中促成的，文書工作的最終步驟就是整理文書檔案，是基于文件搜集、運轉、催辦、承辦來進行的，二者密不可分。文書檔案主要是在文件工作中形成的，文書檔案的質量對檔案工作及檔案管理的質量有直接影響。2.文書檔案管理的綜合性。文書檔案管理工作的開展主要是在單位辦公部門的文檔室進行，它有著一定的綜合性。它不但負責管理文書檔案，還管理著人事、財會等檔案，分類眾多、內容繁復、工作系統，為單位的各項工作及時、準確地提供參考資料，也由此提高了管理難度。當前，隨著單位的不斷發展，辦公室人員和文檔室人員身兼多職的情況較多。所以，辦公室人員必須要提高文秘工作水平，同時具備文書檔案工作意識，不斷學習相關的專業理論、業務、技能等等，才能做一個優秀的文書檔案管理者。
2 文書檔案管理現狀中出現的問題
2.1 文書檔案管理制度方面不完善
通常辦公室文書檔案資料都設置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相去甚遠的結果。
2.2 辦公室文書與檔案工作認知不足
文書與檔案工作相輔相成，目前大多數單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責認知不清以及檔案人員對于其工作內容理解的不到位，不愿意花精力作指導，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產生了分歧，無法真正做到和諧的統一。 甚至會導致管轄區內的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。
2.3 文書檔案管理工作人員缺乏專業素養
由于文書檔案的管理人員存在專業知識與文化程度的差異。很多人員基本素質有待提高，新知識明顯儲備不足。專業知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明。這些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續發展。
3 辦公室文書檔案管理效率提升對策
3.1 利用信息化管理提高效率
辦公室文書檔案管理需要改變以往的那種獨立、封閉的管理方式，將文書檔案和網絡、通信技術有機結合起來，建設文書檔案信息管理系統。當前，因為網絡數字技術的飛速發展，將之運用到文書檔案管理中，可以實現管理的便捷性與規范性，提升文件歸檔速度，減少文件歸檔時間，從而極大地降低了文書檔案管理者的工作強度，也有利于避免因為人為原因而導致的檔案遺漏、操作不規范等問題出現。運用信息化管理文書檔案還有助于保護和補充遺漏文件。具體來說，就是運用計算機數據庫技術讓按件歸檔效果更加穩定，最終可以更好地補充、插入遺漏文件。還有就是，在文書檔案的借閱上實行單份文件管理模式，讓借閱者不能接觸別的文件，以實現文書檔案的保密。運用數字化掃描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保護原件的同時也簡化借閱工作。
3.2 提高“文檔一體化”意識
文檔一體化的最終目的就是將文書檔案的管理工作在組織制度與具體運作程序上進行有機融合，超前控制文件管理，確保檔案質量，使檔案工作程序簡化，防止出現重復工作，促進文檔工作流程更加合理化。文檔一體化的基礎工作就是文書工作，辦公室人員的檔案意識極其重要。要高度重視文書材料的立卷歸檔，處理文件時必須和檔案工作聯系在一起，讓文書、檔案管理一體化。因此，辦公室人員一定要確保文件材料的質量，使文件材料的文體、格式等要規范而標準，不能使用復寫紙、圓珠筆等起草、修改、謄印，文件要完整且齊全。
3.3 完善文書檔案管理制度
單位領導需真正認識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以企業形成的文書為準則，工作中嚴格統一工作流程，建立健全歸檔制度。認真學習省檔案局頒布的規章制度，擬定相應的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點。4.定期清理已無保存價值的文檔。
3.4 保證文書檔案齊全完整
辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應關心文書檔案的形成與辦理過程中的相關情況。文書工作者在最初歸檔時要認真檢查材料，發現應有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進一步完成歸檔工作。認真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。
針對銀行當前檔案管理工作面臨的實際情況和工作中存在的問題，我們進行了認真研究，并制定了新一年檔案工作計劃：
一是進一步健全完善各項檔案管理制度。
在認真學習《檔案法》和《檔案管理條例》的基礎上，按照上級行要求，把建立和完善各項檔案管理制度當作加強檔案管理工作的重點，認真按照檔案管理的有關規定和要求，結合分行特點，從檔案人員的崗位職責，到檔案的保管、查詢、移交、保密、安全、統計、鑒定、銷毀、接收、利用等各個方面都建立比較系統完善的制度。從收藏、借閱、利用，到保管接交，都統一實行嚴格的登記簽字制度，有效杜絕丟失、泄密、損毀等各類事故的發生，實現檔案管理的規范化、程序化和制度化。
二是進一步提高檔案管理服務水平。
在不斷建立完善檔案設施和管理制度的同時，集中精力抓好業務基礎建設，通過強調、檢查和督導落實，使全行每個單位的檔案用房、安全設施、檔案裝具等管理設備不斷完善。注重抓好文件的歸檔收集，特別是對積存文件中一些應歸檔而未歸檔的重要文件，進行了再收集，使檔案內容不斷得到豐富和充實。并將按照正規庫房標準配備相應設施，以確保檔案工作的正常開展，確保檔案實體的安全。
三是進一步提高檔案保密意識。
組織有關部門和人員認真學習各級保密工作會議上的講話及文件，提高對新時期保密工作重要性的認識，組織干部職工認真學習有關泄密事件的情況通報，用鐵的事實教育干部職工。進一步加強各行保密工作的投入，提高人防、技防的實際水平;加強計算機安全保密工作，密碼定期更換;加強密級文件管理;建立行長負責制，實行保密事故一票否決制，確保全轄無泄密事故。
四是進一步提高檔案管理創新能力。
我們要將檔案管理工作變被動為主動，主動去研究各類新業務所形成檔案的管理問題，實實在在的將檔案管理工作與業務發展有效結合，保證檔案工作跟上業務發展的需要，提高我們的檔案管理工作創新能力。
1、嚴格遵守工作制度，堅守工作崗位，負責院內文件、資料的打印，復印、掃描工作。
2、熟練掌握計算機的基本技能，保證迅速、準確、及時地完成任務;努力學習業務，不斷提高操作技能，不斷提高工作效率和工作質量。
3、認真做好保密工作，對打印的機密文件不得泄露、外傳，經同意應及時將底稿銷毀。
4、對各種文件、資料、表格，必須經科室主任和主管領導或辦公室主任同意，簽字后方可打印、復印、掃描;單獨核算的科室打印2元/頁、復印0.2元/頁、掃描2元/頁，非單獨核算的科室納入辦公用品消耗，個人算入科室行為，任務完成后必須做好記帳登記，備案核對;所扣費用用來維護機器和維持器材消耗，每季度與科室結清一次。
5、保證文字質量和速度，清楚整齊美觀，一般要求每小時打2019—2500字，錯字率在0.3%以下。
6、認真做好室內各種機器的保養工作，愛護機器設備，對復印機、打印機、掃描儀做到定期保養、檢修，保證機器正常使用，做到日小掃、周大掃，經常保持機器的衛生，保持良好的工作環境。
7、積極完成主管領導及辦公室臨時交辦的工作任務。
8、本制度自2019年1月22日起實行。
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局黨組，各位同事：
來到發改這個大家庭三年多了，全局年終工作總結大會這是第一次，這段時間對辦公室的工作怎么匯報，從3月底到現在，在辦公室工作將近9個月了，做了些什么，以后怎么做，回想了很多、思考了很多。
第一句話：說一聲工作上的感謝。一是感謝局黨組。眾所周知，辦公室是一個綜合部門，對于一個單位特別是像我們這樣綜合性政府單位甚為重要，局黨組安排我擔任辦公室主任對我是一種信任，更是對我成長的一種培養。二是感謝各位同事。我年紀還比較小，參加工作以來一直在項目辦工作，辦公室工作經驗淺，是在座的各位同事一直以來支持我，幫助我，有時候對我工作上的不足給予了諒解但更多是幫助，特別是很多老同事還跟我交心談心，讓我從你們身上學到了好多工作經驗。
第二句話：談一點工作上的感受。一是從信心滿滿到壓力重重。一開始聽說局黨組要將我安排在辦公室，我心里是十分高興的，也對自己到辦公室做好工作充滿信心，但是后面才發現辦公室的工作量很大，一些工作很復雜，一些工作很沒有經驗，感覺壓力很大。二是從情緒繁雜到心情明朗。辦公室的工作一多，壓力加大后，這個心情就很不順，有時候覺得辦公室的工作咋個做都做不完，有時候還因為做不到位挨批評，更是難過，有時候覺得自己已經很努力了，這個事情永遠就不完，有時候想換個股室，甚至換個單位，情緒繁雜。后面我睡覺的時候想了想，如果辦公室一個綜合崗位都做不好，不要說別的，現在剛剛到辦公室一年都不到就把所有的工作搞好不可能，也說明自己還需要學習的很多，想想心情就明朗了。三是工作從千頭萬緒到把到一些脈。現在辦公室的工作只能說把到一些脈，理清了一些工作，方法和思路有點。
第三句話：作一個工作上的匯報。今年我覺得辦公室做了十個方面的工作：一是規范了差旅費報銷制度，出差派遣制度，駕駛員油費報銷制度。二是服從黨組，認真做好黨的群眾路線教育實踐活動日常工作，包括收集、整理、歸檔材料工作。三是加強了收文管理工作，兩次調整了收文處理簽。四是規范了印章管理，指定了一名人員專門管理。五是積極組織好各項組織活動，如植樹節節植樹活動，“七一”建黨節到扶貧聯系村開展慶“七一”系列活動。六是做好了群眾來訪工作和人大政協提案回復工作。七是認真做好了老干部工作，離退休干部職工信息采集、老職工慢性病病種和所需常用藥上報工作。八是扎實籌辦各類會議，努力做到會前準備全面，會中服務到位，會后落實到位。九是認真完成各項考核工作，目前完成了黨風廉政、計劃生育、綜治維穩、610、平安創建暨黨政領導班子綜治維穩政績考核等等。十是完成了在職職工信息管理和報送工作，完成了2014年度公務員考核工作。十一是完成了2015年我局部門財政預算工作，清資入庫工作。十二是規范了老城鄉企業局單位停車場，保證了我單位車輛停車也方便了住戶出行。
第四句話：檢一下工作上的不足。“檢”就是檢討一下辦公室做的不足。一是督促各項行政管理制度的落實力度不夠。我局已制定了很多切實可行的管理制度，但在落實問題上存在一些問題。辦公室肩負著各項制度落實、檢查的重任，執行的力度不夠，這方面的工作有待進一步加強。二是由于工作量大而繁雜，辦公室分工作分工還是很不明確。三是發文管理不到位。單位發文沒有完善和執行發文審批制度，很多發文主要領導甚至分管領導沒有過目，文件就上報或發送，發文審批制度需要進一步加強。四是辦公室文件管理還不夠規范，歸類不夠明確。局領導和同事來找一份文件很難快速找到，甚至有些文件找不到。五是來電來文登記不夠規范，來人來訪來人辦事沒有登記等等。
第五句話：說一說工作上的想法。（文件管理、衛生制度、發文審批、請銷假制度、外出管理制度、來人來訪登記制度、公章管理、來電登記、來文處理）.
機要文書是國家秘密的一種存在形式。因為它數量大，內容多，所以涉及秘密的范圍也廣。獲取一個國家的機要文書，便可掌握對方一個方面或幾個方面的秘密信息。這種信息當然要比那些道聽途說的東西更豐富、準確、可靠，因而更帶權威性。機要文書保密，包括機要文書、資料、圖表等的保密和密碼電報傳真的保密。這是秘書部門保密工作的重要內容。在現實生活中有些人未認識到機要文書保密的重要性。
一、把好認識關，思想上高度重視
把好認識關，是做好機要文件管理工作的前提。機要文件管理水平的好壞，直接影響領導決策的效果，決定著黨政機關工作效率的高低，機要文件管理人員必須做到：一要有高度責任感。要科學理論武裝頭腦，保持高度的政治敏銳性，及時掌握了解黨和國家的方針、政策，把上級的精神和領導意圖貫徹到工作之中。二要有主動精神。要強化創新意識，爭取主動。要有新思路、新方法，想在前，做在先，想人之未想，做人之未做。三要周到細致，精益求精。強化機要文件管理 “天下大事必做于細，古今事業皆成于實”。文件工作無小事，要大力弘揚求真務實的作風，腳踏實地不漂浮，埋頭苦干不張揚，大力倡導雷厲風行、急事急辦、特事特辦的工作作風。力爭把機要文件工作做得更好。堅持不以事多而懶為，不以事小而不為，不以事雜而亂為。
二、抓好制度關，工作上嚴格要求
抓好制度關，是做好機要文件管理工作的重要保障。首先要建立健全各項制度。對各項具體工作都要作出明確而嚴格的規定。一是要建立文件登記制度。《收文登記本》、《發文登記本》、《轉辦登記本》、《借閱登記本》、《機要文件夾走向登記本》，一個不能少。二是針對機要文件管理工作的各個環節，制定《機要文件分發制度》、《機要文件轉辦制度》等制度，并裝框上墻，使各項工作職責分明，操作有序。其次，要嚴格執行制度，以制度管人、辦事。做到有章可依，違章必究，執章必嚴，以各項工作制度的建立健全促進規范化建設。三是實行督促檢查制度。堅持以自查為主，領導督促為輔的方針，具體做到三查：一是查崗，就是定期不定期檢查在崗在位情況，確保一直處于待命狀態，做到能夠隨時向領導提供文件資料；二是查勤，就是堅持檢查記錄本登記情況、文件的運轉情況以及相關制度的落實情況。并將檢查結果作為年終考評依據，對于成績優秀的實行獎勵，對于成績較差的進行通報批評；三是查漏，就是檢查一次上級來文有沒有漏登現象，傳閱件有沒有漏傳現象，受文單位有沒有漏領現象，文件回收有沒有漏繳現象。
三、走好程序關，細節中精益求精
走好程序關，是做好機要文件管理工作的關鍵。要按照 “規范、精細、嚴密”的總體要求，嚴密細致做好每一項工作，精益求精完成好每一個程序，堅決確保機要文件辦理做到及時、準確、規范。收發報、登記、遞送、批辦都要做到及時，要有很強的時間意識，隨到隨收。收取公文后要認真閱看，分清急緩程度、主送機關等，認真檢查內容是否完整、有無缺頁、字跡是否明顯清晰等，發現問題就要及時采取相應補救措施，保證送閱的文件沒有差錯。要做到規范有序、有條不紊。緩急不同的文件，必須按照不同的辦理要求區別辦理。提高效率，避免貽誤時機，影響工作。
四、做好保密關，安全上萬無一失
做好保密關，是做好機要文件管理工作的重點。機要文件，顧名思義，有一定的發放和閱讀范圍，有相應的保密要求，特別是其中的內容，機要文件管理人員要特別注意，一定要確保安全。一旦泄密，造成的后果將十分嚴重，必會給工作帶來極大的被動和阻力，因此，務必嚴防死守，過好安全關。硬件方面，要選用先進、安全的硬件設施，并根據技術發展進步，及時增添更新，軟件方面，要按照上級要求裝配好應用和防毒軟件，確保電子公文傳輸中不發生泄密事故。從紀律上強化安全，要用鐵的紀律進行約束，安全紀律是高壓線，任何人都不能碰，對違反保密安全的，要嚴懲不貸，處理到底，決不姑息遷就。
