時(shí)間：2022-11-12 11:20:29
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇教師檔案管理系統(tǒng)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
關(guān)鍵詞:Visual Studio2005;SQL Server2000;數(shù)據(jù)庫;檔案管理
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1007-9599 (2010) 11-0000-02
Design&Implement of University Teachers’Archives Management System Base on WEB
Xie Zeqi,Zhang Huimin
(Sias International University of Zhengzhou University,Zhengzhou451100,China)
Abstract:In order to achieve a more scientific and efficient library management,meet the needs of teachers and allow the administrators to operate the system easily,we build this Archives Management Information System.We use Visual Studio2005 and SQL Server2000 database development platform.This system allows teachers to isearch and manage and other multiple functions related to the management.It can be applied to all small and medium university has a good promotion and basically to achieve a dynamic information management.
Keywords:Visual Studio2005;SQL Server2000;Database;Archives management
高校教師檔案管理系統(tǒng)是教育單位不可缺少的部分,對于學(xué)校的決策層和管理層來說都至關(guān)重要,所以高校教師檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能為用戶提供充足的信息和快捷的查詢方式。在此之前,高校使用傳統(tǒng)的手工方式管理文件檔案,這種管理方式存在這許多缺點(diǎn)和漏洞。例如:效率低、保密性差,另外時(shí)間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這給文件的查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難,高校教師檔案管理系統(tǒng)能有效地解決了這一難題。
一、系統(tǒng)需求分析
(一)需求分析
根據(jù)實(shí)際調(diào)查,要求本系統(tǒng)具有以下功能:
1.要求系統(tǒng)具有良好的人機(jī)界面。
2.要求有較好的權(quán)限管理。
3.要求能分類顯示教師的相關(guān)檔案信息。
4.要求能方便數(shù)據(jù)查詢,并支持多條件查詢。
5.要求本系統(tǒng)操作數(shù)據(jù)方便簡單、數(shù)據(jù)穩(wěn)定性強(qiáng)。
6.支持打印功能。
(二)系統(tǒng)功能
本系統(tǒng)主要有前臺用戶管理模塊和后臺管理員管理模塊兩大部分組成。
1.前臺功能模塊
主要包括登錄模塊、基本檔案信息模塊、科研檔案信息模塊、學(xué)術(shù)檔案信息模塊、教學(xué)業(yè)務(wù)信息模塊、師資隊(duì)伍列表和強(qiáng)大的搜索功能等模塊。
2.后臺管理模塊
主要包括管理員登陸模塊、教師基本信息管理和權(quán)限設(shè)置等功能模塊。
(三)系統(tǒng)性能要求
作為高校信息化建設(shè)的一部分,要求系統(tǒng)總體性能不僅實(shí)用、先進(jìn)、高效和具有較好的可擴(kuò)展性與可維護(hù)性,而且要求系統(tǒng)能夠跨平臺可靠運(yùn)行的能力和較好的保密性與安全性。
二、設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
(一)系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境
本系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫采用Microsoft SQL Server2000,該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在安全性、準(zhǔn)確性、運(yùn)行速度方面有絕對的優(yōu)勢,并處理數(shù)據(jù)量大,效率高;前臺系統(tǒng)要求安裝IIS及其相關(guān)組件,采用Microsoft公司的Visual studio2005作為主要的開發(fā)工具,可與SQL Server2000數(shù)據(jù)庫無縫連接。
(二)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)庫名及其對表的命名采取英文縮寫加下劃線連接的命名規(guī)則。數(shù)據(jù)庫命名為db_TFM,其中有6張表,分別是:系統(tǒng)配置表dbo.tb_config、學(xué)術(shù)檔案信息表dbo.tb_ academic、科研檔案信息表dbo.tb_reserch,基本檔案信息表dbo.tb_basic,教學(xué)業(yè)務(wù)信息表dbo.tb_teaching,用戶信息表dbo.tb_userinfo。
(三)功能模塊的實(shí)現(xiàn)
1.WebConfig配置
為了方便對數(shù)據(jù)的操作和限制,本系統(tǒng)在web.config文件中配置參數(shù),主要是數(shù)據(jù)庫的連接字符串,具體配置如下:
2.功能模塊實(shí)現(xiàn)
由于系統(tǒng)功能模塊較多,下面僅以基本檔案信息模塊為例,說明本系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)。檔案信息模塊包括基本檔案信息模塊、學(xué)術(shù)檔案信息模塊以及科研檔案信息模塊,每個(gè)模塊又由不同的頁面組成,實(shí)現(xiàn)不同檔案的管理。由于各個(gè)頁面實(shí)現(xiàn)的具體操作大致相同,這里只給出基本檔案信息模塊中的后臺功能代碼。當(dāng)頁面加載時(shí),在事件Page_Load中調(diào)用自定義gvListBind()方法,顯示用戶的教育背景,并根據(jù)用戶的操作權(quán)限顯示或隱藏控件。gvListBind()方法代碼如下:
if(Convert.ToInt32(Session[“Admin”])= =1)
{
SqlCommand myCmd=Obj.GetSRICmd();
//調(diào)用PersonRecordClass類中的自定義方法GetSRICmd,獲取SqlCommand對象
Obj.GVBind(myCmd,gvlist,”AResume”);
//調(diào)用PersonRecordClass類中的自定義方法GVBind,獲取數(shù)據(jù)綁定到GridView控件
}
else
{
SqlCommand myCmd=Obj.GetSRICmd(1, Convert.ToInt32(Session[“UID”]);
Obj.GVBind(myCmd,gvlist,”Aresume”);
}
3.疑難問題分析與解決
3.1存儲過程中實(shí)現(xiàn)多條件查詢
為了方便用戶的快速查詢,大多是提供詳細(xì)查詢功能即多條件查詢,其方法是在程序代碼中利用“if-else”語句編寫,但是這樣編寫將導(dǎo)致代碼比較繁瑣。本系統(tǒng)通過在SQL Server中創(chuàng)建存儲過程,然后在網(wǎng)頁設(shè)計(jì)過程中直接調(diào)用實(shí)現(xiàn)。在創(chuàng)建存儲過程中,首先利用declare語句聲明變量,然后利用set語句為聲明的變量指派值。
3.2解決SQL注入式攻擊
SQL注入式攻擊是指利用設(shè)計(jì)上的漏洞,在目標(biāo)服務(wù)器上運(yùn)行sql命令以及進(jìn)行其他方式的攻擊,動態(tài)生成sql命令時(shí)沒有對用戶輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證,此為sql注入攻擊得逞的主要原因。
檢查用戶輸入的最佳途徑是通過存儲過程實(shí)現(xiàn)。存儲過程可以在SQL Server中創(chuàng)建,也可以通過C#語言創(chuàng)建。本系統(tǒng)是通過在SQL Server中創(chuàng)建存儲過程,然后在網(wǎng)頁設(shè)計(jì)過程中直接調(diào)用實(shí)現(xiàn)的。
三、結(jié)束語
本高校教師檔案信息管理系統(tǒng)測試成功后,在本單位進(jìn)行使用,證明該系統(tǒng)可明顯提高人員管理的效率,實(shí)現(xiàn)了預(yù)期功能;此外,本系統(tǒng)的一個(gè)重要特點(diǎn)是廣泛的適用性,即可經(jīng)過簡單的模塊處理以及后臺數(shù)據(jù)庫的修改,轉(zhuǎn)化為其他信息管理系統(tǒng),如學(xué)生信息管理系統(tǒng)等,具有較廣闊的發(fā)展空間。
參考文獻(xiàn):
[1]張躍廷,韓陽,張宏宇.C#數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)案例精選[M].人民郵電出版社,2007
[2]李容.Visual C# 2008開發(fā)技術(shù)詳解[M].電子工業(yè)出版社,2008
關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；云平臺；大數(shù)據(jù)
一、引言
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國高校教育信息化已日趨完善。高校每天從各個(gè)信息管理平臺產(chǎn)生了大量的電子文檔，特別是教學(xué)平臺產(chǎn)生的大量音頻視頻文件，日積月累，將給高校各信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行和檔案管理帶來巨大挑戰(zhàn)。以前針對大量的電子文檔一般采用措施是：增加硬盤存貯空間、提高硬件性能或只保留規(guī)定年限內(nèi)的，其余刪除。目前，有一種新的解決方案：引入“云平臺+大數(shù)據(jù)”技術(shù)。云平臺可通過對大量普通PC機(jī)的集群，實(shí)現(xiàn)存貯空間的以快速低廉的成本進(jìn)行擴(kuò)充。大數(shù)據(jù)是以海量的信息、多種數(shù)據(jù)類型、知識密集度低等特征為高校檔案信息資源實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)挖掘提供技術(shù)上的支撐。
二、高校檔案管理現(xiàn)狀
目前高校檔案管理主要存在如下幾方面的問題：1、由于歷史原因，檔案管理信息系統(tǒng)一般都獨(dú)立存在，如：教師信息有教師信息管理系統(tǒng)、學(xué)生信息有學(xué)生信息管理系統(tǒng)、圖書館有圖書館信息管理系統(tǒng)、教學(xué)有專門的網(wǎng)站等，系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)基本獨(dú)立。2、由于技術(shù)的限制，目前一般的信息管理系統(tǒng)都采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫存貯數(shù)據(jù)，對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息存取比較方便，但對非結(jié)構(gòu)化電子文件，如文檔、表格、網(wǎng)頁、音頻視頻等存貯比較困難，所以目前這些非結(jié)構(gòu)化文件在檔案處理過程中，很多高校依然采用紙質(zhì)或統(tǒng)一以普通文件存放，造成管理不全面。3、目前國內(nèi)高校檔案管理中普遍存在“重館藏輕利用”的現(xiàn)象[1]，檔案管理員對館藏?cái)?shù)量比較重視，但對如何提高檔案信息的利用率及應(yīng)用服務(wù)不夠重視。
三、高校檔案的特性
與一般檔案相比，高校檔案有其自身的特征，大致可歸納為如下幾個(gè)方面：
1、檔案形式廣泛、內(nèi)容多樣。高校檔案包括教師個(gè)人檔案、教師教學(xué)檔案、教師科研檔案、學(xué)生個(gè)人檔案、學(xué)校行政檔案、各分院行政檔案、資產(chǎn)檔案、圖書資料檔案等。如果將目前網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺資料、學(xué)校OA平臺各類文件、各分院網(wǎng)絡(luò)平臺資料也歸入檔案進(jìn)行統(tǒng)一存貯管理，內(nèi)容將更全面、豐富。
2、檔案存貯形式多樣。由于高校檔案來源廣泛，勢必造成有多種存貯形式，如教師個(gè)人檔案、學(xué)生個(gè)人檔案、資產(chǎn)檔案等以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存貯為主；但對不少教學(xué)資料檔案、行政檔案、圖書資料檔案、各類教師學(xué)生獲獎證書等，大多還以紙質(zhì)形式存貯，或以電子掃描文件存貯；網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺、學(xué)校OA平臺等發(fā)送的文件，一般以文檔、音視頻文件等形式存貯[2]。
3、檔案調(diào)用頻繁，利用率高。高校檔案大多都需要頻繁調(diào)用，如學(xué)生每學(xué)年的評優(yōu)、每一屆畢業(yè)生的調(diào)檔；教師每年晉升職稱查檔；上級主管部門的教學(xué)評估和學(xué)校內(nèi)部教學(xué)質(zhì)量檢查調(diào)檔；學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、教師人事調(diào)動調(diào)檔等。
4、檔案價(jià)值密度較大。由于高校檔案資源主要來自校內(nèi)已有的信息系統(tǒng)，從這些系統(tǒng)中獲取的資料格式規(guī)范、內(nèi)容完整，其檔案信息的價(jià)值密度較高。
四、云平臺+大數(shù)據(jù)的應(yīng)用
云平臺分公有云和私有云[3]，主要用于解決大容量存貯問題。公有云目前常用的有阿里云服務(wù)器、騰迅云服務(wù)器、百度云服務(wù)器等，可通過租賃的方式獲取云空間。私有云目前常用Hadoop框架進(jìn)行搭建，相對公有云，私有云的優(yōu)勢在于采用自主管理，在擴(kuò)充存貯空間方面相對比較方便，并能對數(shù)據(jù)、安全性提供有效控制。
大數(shù)據(jù)技術(shù)是在合理時(shí)間內(nèi)完成海量數(shù)據(jù)的采集與處理，最后將處理結(jié)果反饋給用戶，給用戶決策提供幫助。大數(shù)據(jù)有4V特征，分別是：數(shù)量（Volume），即數(shù)據(jù)巨大，從TB級別躍升到PB級別；多樣性（Variety），即數(shù)據(jù)類型繁多，不僅包括傳統(tǒng)的格式化數(shù)據(jù)，還包括來自互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)日志、視頻、圖片、地理位置信息等；速度（Velocity），即處理速度快；真實(shí)性（Veracity），即追求高質(zhì)量的數(shù)據(jù)[4]。
根據(jù)高校檔案的特性，采用云平臺+大數(shù)據(jù)技術(shù)可以很好的解決目前高校檔案管理中存在的問題。圖1是結(jié)合“云平臺+大數(shù)據(jù)”的高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)想。在該圖中，通過建立Hadoop私有云平臺，在該平臺下，采用HDFS和Database相結(jié)合的數(shù)據(jù)庫存貯方式，將結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行分別存貯，根據(jù)需要由大數(shù)據(jù)引擎的數(shù)據(jù)處理層進(jìn)行調(diào)配。HDFS和Database相結(jié)合的數(shù)據(jù)庫處理方式有利于充分發(fā)揮關(guān)系型數(shù)據(jù)庫和非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢，使系統(tǒng)的處理效率更高。數(shù)據(jù)來源通過對已有的不同信息系統(tǒng)建立相應(yīng)的接口進(jìn)行處理，通過在休息時(shí)間由系統(tǒng)自動調(diào)用接口，更新高校檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。在應(yīng)用層，通過不同的業(yè)務(wù)訪問檔案管理系統(tǒng)時(shí)，可通過應(yīng)用接口層訪問數(shù)據(jù)庫處理層，再由數(shù)據(jù)庫處理層訪問到HDFS/Database數(shù)據(jù)庫。
五、結(jié)束語
通過結(jié)合“云平臺+大數(shù)據(jù)”的高校檔案管理系統(tǒng)，由于將高校各種檔案管理或教學(xué)網(wǎng)站等信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫集成到一起，不但能解決目前高校檔案管理各自為戰(zhàn)，信息不全，且查詢不方便的問題，而且如果能引入大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，還可找出檔案信息之間、用戶之間以及檔案與用戶之間潛在的邏輯關(guān)聯(lián)規(guī)則，從而能夠?yàn)閷W(xué)校教學(xué)、學(xué)生綜合素質(zhì)評價(jià)提供幫助與決策。
參考文獻(xiàn)：
[1]李小晨. 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013.6：48-50.
[2]陳峰，孫淼洋. 大數(shù)據(jù)在高校檔案信息管理中的應(yīng)用研究[J].管理信息化，2015.7：54-55.
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；構(gòu)建
1 高校檔案信息化管理體系構(gòu)建的意義
1.1 高校檔案信息化管理能大幅提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率
體系的構(gòu)建使得高校檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)得以簡化，包括檔案資料的收集、歸檔、保存階段，還包括在使用階段對檔案的檢索、查詢階段等。不再局限于紙質(zhì)版資料的查詢，而是將檔案電子化，簡化工作流程的同時(shí)提升了相關(guān)人員的工作效率。
1.2 使高校檔案資料中的科研成果實(shí)現(xiàn)共享
高校檔案中含有大量的學(xué)術(shù)、科研等成果。建立高校檔案信息化管理體系后，通過建立學(xué)術(shù)、科研研究成果的平臺，使資料共享，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)信息的傳輸亦方便教師及學(xué)生查閱、檢索，促進(jìn)高校學(xué)術(shù)科研活動的發(fā)展。
1.3 降低了高校檔案管理的工作量
高校檔案信息化管理體系的構(gòu)建，通過使用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將原有的工作模式改良為通過應(yīng)用簡單的操作系統(tǒng)而進(jìn)行檔案資料的管理，使檔案電子化，通過網(wǎng)絡(luò)檢索平臺快速的找尋到所需資料，因此檔案管理的工作人員最重要的任務(wù)就是將檔案資料的信息錄入正確，減少了原有的冗余的工作程序，降低高校檔案管理的工作量。
1.4 構(gòu)建環(huán)境友好型、資源節(jié)約型社會的基本要求之一
檔案管理的信息化，不僅降低了工作人員的勞動量使檔案資料的電子化極大的節(jié)約了紙張，保護(hù)了環(huán)境，同時(shí)虛擬化的存儲方式為高校節(jié)省了大量空間，縮減了檔案管理的各項(xiàng)開支，因此高校檔案信息化管理體系平臺的建設(shè)是構(gòu)建環(huán)境友好型、資源節(jié)約型社會的基本要求之一。
2 高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀
近些年，雖然我國高校在檔案管理信息化平臺的建設(shè)上有長足的發(fā)展，但相比于高校信息化的程度依然差距較大，建設(shè)的過程中仍然存在一些問題。
2.1 高校檔案管理之間具有差異性，檔案管理系統(tǒng)未能形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使信息化平臺的可用范圍降低
各高校間管理方式有差異導(dǎo)致了檔案管理工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)也各不相同，因此建設(shè)高校共享的統(tǒng)一平臺的難度較大。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)也隨之而生，有些高校往往忽視了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全會給高校的檔案管理帶來巨大的問題。此外，系統(tǒng)升級所需的技術(shù)要求較大，必然的要求高校投入更多的資金給予支持。
2.2 受傳統(tǒng)案案管理模式束縛，忽視檔案信息化系統(tǒng)
高校檔案管理工作普遍由年齡較大的教師擔(dān)任，這類教師的思想受傳統(tǒng)檔案管理模式所束縛，忽視檔案信息化系統(tǒng)的使用，使原本簡單的工作程序變復(fù)雜。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校構(gòu)建檔案信息化管理的平臺就是為了轉(zhuǎn)變原有檔案管理的工作模式，隨著時(shí)間的推移，高校學(xué)術(shù)工作的開展，使得檔案管理工作的難度增加，檔案的數(shù)量增加，檔案的材質(zhì)等為檔案管理工作都提出了新的要求，因此相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從傳統(tǒng)的檔案管理模向信息化的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)不斷變化的檔案管理工作要求。
2.3 片面追求檔案資料數(shù)量會間接造成檔案信息化管理系統(tǒng)的浪費(fèi)
高校檔案信息化管理為了應(yīng)對學(xué)校或上級主管機(jī)關(guān)的檢查，通常會追求檔案的數(shù)量而忽視其質(zhì)量，對高校檔案信息管理系統(tǒng)缺少分析和研究，這樣就會造成學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息資源的浪費(fèi)，應(yīng)用較高的檔案管理系統(tǒng)卻未真正的將其效能發(fā)揮出來，是一種間接資源浪費(fèi)。
2.4 檢索功能未落到實(shí)處
即使高校檔案信息管理系統(tǒng)投入到日常工作中，但是多數(shù)高校僅僅是實(shí)現(xiàn)了檔案資料的電子化，將目錄、內(nèi)容進(jìn)行掃描和上傳，重要的檢索功能卻未落到實(shí)處，在查找使用方面還未處分的體現(xiàn)出高校檔案信息化的管理。實(shí)際上如果檢索功能未落到實(shí)處，在人們使用該檔案管理系統(tǒng)時(shí)，亦不便捷、易操作。
2.5 當(dāng)今社會處在風(fēng)險(xiǎn)社會，高校的檔案信息管理系統(tǒng)也受到威脅
系統(tǒng)的設(shè)計(jì)并非毫無漏洞，若一旦被不法分子識別或被人進(jìn)行惡意操作，那么高校的檔案將會面臨巨大的破壞危險(xiǎn)，且這種破壞很難補(bǔ)救，因?yàn)闄n案資料上傳后由于其的電子屬性，代碼被篡改或數(shù)據(jù)被改變，那么該檔案資料就很難進(jìn)行修復(fù)，因此如何對高校的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)是風(fēng)險(xiǎn)社會對體系構(gòu)建提出的又一難題。
3 高校檔案管理體系信息化建設(shè)措施研究
3.1 強(qiáng)化高校檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)
系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是構(gòu)建高校檔案管理信息化體系的基礎(chǔ)，基礎(chǔ)設(shè)施包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。硬件設(shè)施是：計(jì)算機(jī)、顯示器、顯示屏、存儲器、復(fù)印、掃描等。軟件設(shè)施包括：編程、代碼的維護(hù)、系統(tǒng)的升級等。不論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)施，都需要高校投入大量的人力、物力、財(cái)力。
3.2 完善高校檔案資料信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)
高校檔案管理系統(tǒng)的信息化的最終目的是簡化檔案工作流程，便于檔案資料的查閱，實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享。因此，為了提高高校檔案資料的使用以及實(shí)現(xiàn)資源的共享，就應(yīng)當(dāng)不斷的完善高校檔案資料信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。具體而言，將高校檔案管理系統(tǒng)主要分為三個(gè)部分：檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，檔案查詢（檢索）系統(tǒng)，檔案管理維護(hù)系統(tǒng)。這三個(gè)部分就是綜合了存儲、查詢、維護(hù)于一體的高校信息化管理體系。
3.3 實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化
工作的開展應(yīng)當(dāng)履行一定的規(guī)范，管理系統(tǒng)的建設(shè)亦不能例外，高校的檔案資料管理，國家檔案局制定了相應(yīng)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》以及《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》等規(guī)范，各高校都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行，其次高校收集的科研、學(xué)術(shù)類的檔案資料較多，也應(yīng)當(dāng)遵守教育部對電子檔案管理而制定的相關(guān)規(guī)范，以實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化和檔案資料的共享。
3.4 加強(qiáng)高校檔案信息化管理的師資隊(duì)伍，對高校檔案管理的教師進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)
檔案管理信息化意味著相關(guān)的工作人員既能負(fù)責(zé)檔案資料的收集整理，又能熟練的使用信息化管理系統(tǒng)，在面對系統(tǒng)的漏洞時(shí)，能作出及時(shí)而必要的維護(hù)，從而防止高校電子檔案的不可挽回的損失，因此在檔案信息化管理體系下，對檔案工作管理人員提出了更高的要求，在上崗之前進(jìn)行必要的培訓(xùn)是不可或缺的。
4 結(jié)束語
高校檔案信息化管理體系構(gòu)建是實(shí)現(xiàn)檔案資料共享的關(guān)鍵，各高校應(yīng)當(dāng)給予充分的重視，實(shí)踐中，高校檔案信息化管理體系還存在一些問題，針對相對應(yīng)的問題，做好檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)做好必要的預(yù)防措施，按照相關(guān)部門的規(guī)定履行檔案管理工作從而實(shí)現(xiàn)工作的標(biāo)準(zhǔn)化。提高檔案信息化管理的師資隊(duì)伍建設(shè)，上崗前進(jìn)行必要的培訓(xùn)等等，以此來不斷地加快高校檔案信息化管理體系構(gòu)建的進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：電子檔案；高職院校；整合管理；路徑
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-4107（2013）08-0089-02
經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的檔案所呈現(xiàn)出的文件形態(tài)就是電子檔案，電子檔案不僅具有二進(jìn)制數(shù)字計(jì)算的信息處理方式，還具有整合信息資源的能力，同時(shí)還表現(xiàn)出管理學(xué)生檔案的能力和特色。電子檔案在數(shù)字化處理信息時(shí)，超越了傳統(tǒng)的管理紙質(zhì)文件方式，把檔案內(nèi)容如圖像、文字、數(shù)字等編寫成信息符號，進(jìn)行信息融合，形成學(xué)生檔案信息的要素，從而使檔案信息不僅能提供單一性查詢，還具有管理能力，即進(jìn)行個(gè)性化記錄和信息共享能力。電子檔案在國內(nèi)外檔案機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位專項(xiàng)管理中早有運(yùn)用，新時(shí)期，我國高職院校引入電子檔案管理系統(tǒng)，不僅是高職院校教學(xué)改革的需要，也是文件數(shù)字化管理的必然要求。
一、高職院校電子檔案管理存在的弊端
（一）管理方式封閉，缺乏共享觀念
各高職院校在各自的檔案管理上仍以封閉式管理為主，缺乏檔案信息資源的共享和溝通管理觀念。基于此，電子檔案信息資源的建設(shè)屬性沒有得到充分發(fā)揮，仍然處在形式轉(zhuǎn)變或被忽略的誤區(qū)中，一方面造成信息資源流失現(xiàn)象嚴(yán)重，另一方面造成信息資源存檔重復(fù)，浪費(fèi)資源現(xiàn)象嚴(yán)重。
（二）技術(shù)差異，成為資源共享的障礙
領(lǐng)導(dǎo)重視程度的不同，各高職院校電子檔案管理水平也隨之不同。有技術(shù)支持的檔案信息資源建設(shè)，可以直接與企業(yè)進(jìn)行技術(shù)簽約并共同開發(fā)；而沒有經(jīng)費(fèi)或缺乏技術(shù)支持的高職院校檔案管理的狀況會怎樣我們可想而知。因此，各個(gè)高職院校的電子檔案整合管理的實(shí)現(xiàn)必須有后臺技術(shù)的大力支持，而技術(shù)水平的差異，造成校際之間的技術(shù)對接的難度。目前各高職院校存在的信息孤立現(xiàn)象尚未彌合，造成校際間的信息無法鏈接，難以實(shí)現(xiàn)電子檔案的整合。
（三）割據(jù)管理，無法滿足社會需求
高職院校的學(xué)生和教師在參與社會各項(xiàng)活動中，他們所涉及的出國、推薦、評獎等方方面面，無不需要母校給予檔案資料的提供。而高職院校檔案資源的割據(jù)性、獨(dú)立性和分散管理，盡管已經(jīng)實(shí)行電子檔案管理，但仍不能使用戶的社會需求得以滿足。例如，高職院校學(xué)生的成績檔案，在學(xué)生參與就業(yè)、留學(xué)、考研等方面可以通過信息查詢而提供真?zhèn)巫C明的價(jià)值和依據(jù)，其應(yīng)用頻率極高。
二、高職院校電子檔案整合管理的現(xiàn)實(shí)意義
2003年7月28日，國家檔案局的第6號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》中，對電子公文歸檔管理工作的實(shí)施辦法和基本條例規(guī)定的非常明確，闡述了檔案數(shù)據(jù)庫和電子公文錄入與共享的合理前提。《中華人民共和國電子簽名法》于2005年4月1日正式頒布實(shí)施，突破性地闡述了電子簽名的法律效力，并提出了電子檔案管理的改革依據(jù)。因此，在政策的指導(dǎo)下，新時(shí)期加大電子檔案整合力度，實(shí)現(xiàn)信息資源廣泛共享。
（一）電子檔案的整合管理是檔案信息安全的保證
在高職院校成績錄入系統(tǒng)和學(xué)分制選課系統(tǒng)中引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為學(xué)生成績檔案的電子管理創(chuàng)造了得天獨(dú)厚的條件。考試前由教務(wù)員把學(xué)生進(jìn)行門類劃分，劃分標(biāo)準(zhǔn)是選修課、基礎(chǔ)課和必修課等，然后通過后臺錄入各門課程的基本信息，考試后，任課教師經(jīng)批卷獲得成績數(shù)據(jù)。在成績提交存檔之前，由教務(wù)員――教務(wù)管理終端來制定限制更改的權(quán)限，來限制教師和學(xué)生更改成績，從而確保學(xué)生成績檔案保存的真實(shí)性和客觀性。
（二）電子檔案的整合管理是推動信息資源共享的重要前提
使用檔案是檔案管理和保存的最終目的。各高職院校由于存在技術(shù)上的差異，所以各校的電子檔案數(shù)據(jù)庫的保存形態(tài)各不相同，如大多處于全文數(shù)據(jù)庫、條目數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫三種形態(tài)，從而造成院校間對接難，用戶的社會需求服務(wù)難以滿足。新時(shí)期，電子檔案要實(shí)現(xiàn)整合管理，可以建立檔案聯(lián)盟委員會，各高職院校間的電子檔案管理進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的技術(shù)，優(yōu)化信息資源，從而提高高職院校電子檔案的服務(wù)能力和利用率，推動信息資源共享。
（三）電子檔案的整合管理有利于提高檔案教育與培訓(xùn)的針對性
各高職院校培養(yǎng)的檔案人員就業(yè)以后，在崗的檔案人員培訓(xùn)大多培養(yǎng)教育各單位的骨干群體。由于各高職院校檔案管理人員的實(shí)際管理能力和學(xué)歷水平存在差異，其培訓(xùn)層次和內(nèi)容往往無法完全滿足檔案人員的不同需求。然而電子檔案整合管理后，檔案管理人員的崗位、學(xué)歷背景、工齡的差異就清楚的呈現(xiàn)在我們面前，這樣，檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)在確立培訓(xùn)方式和培訓(xùn)選題時(shí)就更具有針對性，從而使檔案人員的客戶應(yīng)對服務(wù)能力提高，提升電子檔案管理的管理水平。
（四）電子檔案的整合管理有利于檔案的開放利用
檔案保管的核心和根本目的就是利用。要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理共享和有效配置，最有效的做法就是實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。當(dāng)前各高職院校檔案館都存在各自為政現(xiàn)象，數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)化程度低、規(guī)模小、不規(guī)范、又缺乏整體性，其利用率受到嚴(yán)重影響。當(dāng)前高職院校檔案館建立的數(shù)據(jù)庫多數(shù)是條目數(shù)據(jù)庫，極其缺少多媒體數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，用戶的個(gè)性化需求無法滿足。
三、高職院校電子檔案整合管理的路徑
當(dāng)下，縱觀國內(nèi)外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，檔案管理的信息化模式不外乎分散和集中兩種管理模式。我們當(dāng)前主張的整合管理類似于集中管理模式，整合管理對電子檔案的負(fù)載形式不做任何要求，只對電子檔案的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和形態(tài)做要求，電子信息資源的聯(lián)系是通過檔案機(jī)構(gòu)的控制和組織能力來實(shí)現(xiàn)[1]。美國一直以來以運(yùn)行集中式電子檔案管理為主，美國政府將州政府與中央政府之間的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)運(yùn)用集中式管理的方式來整合，然后通過保管、歸檔的方式建立數(shù)據(jù)源并統(tǒng)一口徑，建立直觀形象的搜索引擎供社會用戶使用，實(shí)現(xiàn)靈活多樣的個(gè)性化檔案服務(wù)。
（一）構(gòu)建檔案協(xié)調(diào)管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)電子檔案整合管理
電子檔案實(shí)現(xiàn)整合，就要在各高職院校間建立關(guān)聯(lián)，然而要實(shí)現(xiàn)服務(wù)能力的社會化，并非是某個(gè)院校能解決的問題。究其原因，必須由教育主管部門方能解決這個(gè)問題，授權(quán)一個(gè)能制定政策、調(diào)配資源、協(xié)調(diào)院校的永久管理機(jī)構(gòu)。具體實(shí)施辦法是，由教育部下達(dá)指示，各高職院校響應(yīng)組建成員機(jī)構(gòu)，重點(diǎn)院校建立永久組織機(jī)構(gòu)，促進(jìn)高職院校網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和電子檔案資源體系的構(gòu)建。依據(jù)我國高職院校當(dāng)前情形，具有檔案專業(yè)學(xué)位授權(quán)和教育的高職院校，不僅能進(jìn)行檔案培訓(xùn)，還能召開和承辦檔案會議，這種具有資深調(diào)動和協(xié)調(diào)能力的院校應(yīng)成為電子檔案整合管理的中心，應(yīng)以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建權(quán)益和職能明晰的各級檔案管理機(jī)構(gòu)。
（二）加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)，構(gòu)建電子檔案整合管理系統(tǒng)
電子檔案管理系統(tǒng)是一種計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其功能是具有接收電子文件歸檔、變動通知檔案、組卷整理、電子查閱復(fù)制、檔案檢索編目。能自主使用的多元化的電子檔案管理系統(tǒng)，其技術(shù)水平必須是較強(qiáng)的。電子檔案管理系統(tǒng)一般由多個(gè)互相聯(lián)系的子系統(tǒng)構(gòu)成，在其數(shù)字化過程中還包含知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、文件的格式標(biāo)準(zhǔn)等問題，并綜合運(yùn)用文字識別技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案管理技術(shù)[2]。高職院校應(yīng)依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與本校校園網(wǎng)連接，架構(gòu)高職院校電子檔案局域網(wǎng)，對外部和內(nèi)部數(shù)據(jù)庫實(shí)施全面管理；并加大技術(shù)研發(fā)力度，構(gòu)建高職院校檔案信息交流平臺――電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)收集、整理、統(tǒng)計(jì)和利用電子檔案，其系統(tǒng)技術(shù)包括檔案文件存儲格式兼容技術(shù)、OCR 實(shí)現(xiàn)技術(shù)，海量數(shù)據(jù)儲存技術(shù)、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)呈現(xiàn)技術(shù)。
（三）樹立社會化服務(wù)理念，實(shí)現(xiàn)電子檔案整合管理
要從檔案的內(nèi)涵上真正明確電子檔案的服務(wù)方向和價(jià)值，信息資源自身優(yōu)勢是確保電子檔案集中管理的重要條件，從高職院校在科研和教學(xué)中應(yīng)用電子檔案的過程中體會到電子檔案的作用和價(jià)值，由此把高職院校檔案管理傳統(tǒng)思維打破。傳統(tǒng)上認(rèn)為，高職院校檔案的作用是在學(xué)生就業(yè)、離校和調(diào)動單位等方面時(shí)需要查詢使用證明，然而，實(shí)際上，在知識產(chǎn)權(quán)認(rèn)證和各類公用文書等方面的使用與歸檔，對科學(xué)研究和教學(xué)上的輔助作用是很大的。現(xiàn)在以職業(yè)院校為例，師生的發(fā)明和科研經(jīng)由國家的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證以后，往往形成書面的證明材料就馬上歸檔，其他教師即使在同一個(gè)學(xué)校如果聯(lián)系不密切是無法知道這個(gè)信息的。各高職院校教師的科研成果、教學(xué)改革、課題方面大多都是如此，所有取得的科研和教學(xué)成果都會在各自院校的檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)中孤立保存，這些成果對社會普通用戶來說是無法使用和調(diào)用的，也不利于相同領(lǐng)域科研、教學(xué)的交流和提高，這就為電子檔案集中管理提出了迫切要求。為此，高職院校應(yīng)樹立社會化服務(wù)理念，建立校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的整合集中管理[3]。
（四）加大經(jīng)費(fèi)投入，提高電子檔案系統(tǒng)安全防護(hù)能力
檔案在進(jìn)行數(shù)字化、電子化的過程中，來自互聯(lián)網(wǎng)的安全問題很多，不光是高職院校的成績檔案，只要有網(wǎng)絡(luò)共享和信息服務(wù)的行為產(chǎn)生，就會有非正規(guī)渠道獲取信息的行為出現(xiàn)。可以建立對抗病毒入侵的防火墻、對教務(wù)網(wǎng)絡(luò)、軟件和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，采取系統(tǒng)跟蹤維護(hù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)殺毒來進(jìn)行安全防護(hù)，但這些都是目前高職院校在電子檔案管理上十分缺失的。在檔案管理中，高職院校應(yīng)加大經(jīng)費(fèi)投入，確保檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，由此引發(fā)我們對高職院校檔案管理工作是否重視的思考，高職院校的教學(xué)和科研的確重要，經(jīng)費(fèi)開支自然向教學(xué)和科研開綠燈，而學(xué)生成績檔案與教學(xué)、科研關(guān)系密切，也是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。因此，高職院校應(yīng)充分考慮教學(xué)和管理的結(jié)構(gòu)平衡，加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全管理，提高系統(tǒng)防護(hù)能力。
參考文獻(xiàn)：
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（一）系統(tǒng)調(diào)查
1.現(xiàn)在許多學(xué)校基本還是依靠文本這一類紙質(zhì)介質(zhì)來處理相關(guān)信息，不僅工作效率不高，對于檔案的管理也不科學(xué)。
2.系統(tǒng)的維護(hù)功能不強(qiáng)，可以通過增加一些適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目來彌補(bǔ)。
3.數(shù)據(jù)比較容易丟失，安全性還不高。
4.各個(gè)部門之間的交流相對較少，這樣對于開展工作是不利的。綜上所述，可以通過建立起完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)使得學(xué)校的檔案管理更加科學(xué)化，提高工作效率，便于以后查找數(shù)據(jù)，提高檔案系統(tǒng)的安全性，一個(gè)完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)對于提高教學(xué)質(zhì)量是至關(guān)重要的。
（二）系統(tǒng)可行性分析
1.技術(shù)可行性。就現(xiàn)在的情況來看，計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展，可以說每個(gè)學(xué)校都有計(jì)算機(jī)，這就為設(shè)計(jì)這個(gè)系統(tǒng)提供了很好的硬件環(huán)境。在建立了校園網(wǎng)之后，校園網(wǎng)在學(xué)校的基本場所都有所覆蓋，比如，教學(xué)樓、圖書館、學(xué)生宿舍、教職工宿舍等等，這些都可以作為信息通道。同時(shí)，其他部門的一些系統(tǒng)也在不斷建立起來，比如說教務(wù)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等等，在這一系列的系統(tǒng)建立之后，也在一些方面為設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)提供了或多或少的幫助。
2.用戶可行性。在應(yīng)用該系統(tǒng)之后就可以在極大的程度上提高工作效率，一旦數(shù)據(jù)輸入到網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫之后就可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，也可以快捷的完成查詢工作，這樣不僅提高了工作效率，也保證了工作的準(zhǔn)確性。與此同時(shí)，工作人員也都可以熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在使用新的系統(tǒng)之后，他們也可以比較迅速的進(jìn)入工作狀態(tài)，開始新的工作。在使用新的系統(tǒng)之后，學(xué)生可以更加便利的查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，在操作方面也更加簡單，只需要按照頁面的提示，選擇自己所需要的功能，就可以查找到需要的數(shù)據(jù)，而至于系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)以及運(yùn)行也不是使用者將會關(guān)心的事情。對于管理者來說，該系統(tǒng)的操作也并不復(fù)雜，管理者只需要將需要的數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，在平時(shí)負(fù)責(zé)一些簡單的管理工作即可。而這些功能都是可以再以后的操作過程中實(shí)現(xiàn)的，也就是說，該系統(tǒng)在使用可行性方面上不存在問題。
3.經(jīng)濟(jì)可行性。在使用這種新的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)之后，不僅僅可以提高檔案管理工作的工作效率以及工作質(zhì)量，并且還可以極大的節(jié)約人力物力，節(jié)約資源，在加快處理學(xué)生信息之后，對于學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量也將會有極大的提升。
（三）功能需求
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)主要就是為了實(shí)現(xiàn)高效科學(xué)管理學(xué)生檔案的目的，該系統(tǒng)還可以對學(xué)生的個(gè)人信息、課程信息以及試卷情況等等這一系列的信息進(jìn)行整理和維護(hù)。學(xué)生在這個(gè)系統(tǒng)的幫助下也可以隨意地瀏覽所需的資料，并且還支持下載以及打印功能，這對于學(xué)生來說無疑會有很大的幫助。而系統(tǒng)管理員對于班級、成績、學(xué)生、教師、畢業(yè)設(shè)計(jì)選課、試卷、公告及留言信息等等可以進(jìn)行統(tǒng)一管理。
（四）性能需求
在設(shè)計(jì)系統(tǒng)的時(shí)候就應(yīng)該考慮全面，不僅需要考慮到現(xiàn)在系統(tǒng)的“標(biāo)準(zhǔn)性、安全性、兼容性、高效性、保密性、可維護(hù)性”，更加需要為以后系統(tǒng)的升級考慮，同時(shí)還需要注意系統(tǒng)在什么樣的環(huán)境下使用，所以系統(tǒng)還需要具備以下幾個(gè)功能即全面性、可靠性、安全性、兼容性、高效性、可維護(hù)性。
二、高職院校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵技術(shù)和工具
（一）ASP技術(shù)
在這個(gè)信息技術(shù)高速發(fā)展的社會，社會大眾對于信息技術(shù)要求越來越高，同時(shí)Web頁面技術(shù)也在不斷的發(fā)展，增強(qiáng)了Web站點(diǎn)的功能性，供給大眾使用的功能也在增多。從HTML、ClientScript到CGI,再由JAVA到ActiveX,Web頁面設(shè)計(jì)一直在受到?jīng)_擊，微軟公司對之前的設(shè)計(jì)作分析討論，從新出發(fā)，設(shè)想Web頁面設(shè)計(jì)的真正目的，最后，設(shè)計(jì)出了Ac-tiveServerPages(ASP)來替代CGI(Com-monGatewayInterface，通用網(wǎng)關(guān)接口)的技術(shù)。
（二）ODBC技術(shù)
ODBC（開放數(shù)據(jù)庫互連，OpenDat-aBaseConnectivity）是Microsoft公司開發(fā)的一套開放的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應(yīng)用程序接口規(guī)范，這樣一來的話就可以更好的規(guī)范該軟件可以使用的環(huán)境，在ODBC操作技術(shù)的開發(fā)進(jìn)程中，最常使用到的就是ODBC接口、SQL語言，至于另外的一些操作的話可以借助數(shù)據(jù)庫的一些相關(guān)驅(qū)動來幫助實(shí)現(xiàn)。這樣一來的話就使得應(yīng)用程序有著更加全面的功能。
（三）B／S模式
B/S模式已經(jīng)采用了新型的MIS系統(tǒng)的平臺模式，以WEB技術(shù)為模板共同完成對于系統(tǒng)的任務(wù)。B/S模式的客戶端對于客戶端的簡化工作有著很大的幫助，不但可以免除許多的硬盤存儲的問題，還可以保證整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的靈活性和簡便性。B/S使得傳統(tǒng)的MIS的功能有所擴(kuò)大，其中最主要的特點(diǎn)就是網(wǎng)上信息的工作，可以大大的提高了工作的效率，減少了人力和物力，提高了經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。
（四）SQLServer2005
SQLServer2005具備兩種重要的特性，一方面能夠以強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行有效地工作，另一方面，數(shù)據(jù)庫引擎也可以用于本地的存儲獨(dú)立數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)行數(shù)據(jù)的快捷運(yùn)行和提高工作效率。
三、高職院校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)
（一）系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)
1.系統(tǒng)管理模塊
系統(tǒng)管理模塊主要分為以下幾個(gè)部分：系統(tǒng)登錄設(shè)計(jì)、用戶賬戶管理、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置和系統(tǒng)維護(hù)功能。
2.學(xué)生信息模塊
學(xué)校對學(xué)生資料都需要進(jìn)行詳細(xì)的登記，而這些重要的資料也是以后學(xué)生參加各項(xiàng)活動的基礎(chǔ)，一定需要進(jìn)行定時(shí)的維護(hù)。主要信息有學(xué)生的專業(yè)、學(xué)號等等。
3.學(xué)生成績模塊
在每個(gè)學(xué)期期末的時(shí)候都會將學(xué)生的成績錄入到系統(tǒng)中，以便于學(xué)生查找自己的成績，對于考試沒有提高的學(xué)生來說也可以盡早做好準(zhǔn)備，報(bào)名參加補(bǔ)考，而老師要做的就是將成績匯總到教務(wù)科。
4.公共管理模塊
在這個(gè)模塊中主要有留言管理、通告管理等等。如系統(tǒng)功能模塊圖1：
（二）系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖
數(shù)據(jù)流圖由以下元素組成：數(shù)據(jù)流(DataFlow)，處理(Process)，數(shù)據(jù)存儲以及數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)流(DataFlow)：為有名稱以及流向的數(shù)據(jù)，一般通過箭頭表示。處理(Process)：對已有的數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)的處理，表示方式為矩形。輸入的數(shù)據(jù)將指向已有的數(shù)據(jù)，輸出的數(shù)據(jù)則指向相反的位置。數(shù)據(jù)存儲：以文件方式或者通過數(shù)據(jù)庫存儲方式保存的數(shù)據(jù)，主要的表示方式也是借助于箭頭。數(shù)據(jù)源以及數(shù)據(jù)終點(diǎn)：主要的作用就是為了表示數(shù)據(jù)的去向，在一般狀況下只在起點(diǎn)或者在終點(diǎn)出現(xiàn)，它還可以被叫做外部實(shí)體。該系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖如圖2：
（三）系統(tǒng)E-R圖
數(shù)據(jù)庫概念概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)要建立在需求分析的基礎(chǔ)之上，然后設(shè)計(jì)出可以滿足客戶需要的實(shí)體，這樣也可以為接下來的邏輯設(shè)計(jì)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。所謂的E-R模型之間的聯(lián)系主要是建立實(shí)體之間的聯(lián)系。在需求分析之后，便需要對不同的實(shí)體進(jìn)行相關(guān)的考察，然后才能夠發(fā)現(xiàn)其中所存在的聯(lián)系。這樣一來的話就能夠的出實(shí)體之間是以1:N，M:N，或者是1:1。在此之后還需要進(jìn)行一項(xiàng)工作，就是需要考察一個(gè)實(shí)體，兩個(gè)實(shí)體，或者是多個(gè)實(shí)體之間存在怎樣的聯(lián)系。E-R圖為實(shí)體-聯(lián)系圖，可以用來表示實(shí)體型的屬性以及聯(lián)系。這也是用來描述顯示世界的概念模型。在E-R圖中表示方法如下所示實(shí)體型：可以通過矩形來表示，在矩形內(nèi)輸入的實(shí)體名；屬性：用橢圓表示，要將實(shí)體連接起來的話就需要用到屬性。聯(lián)系：用菱形來表示，可以在菱形內(nèi)輸系名，并且還可以和實(shí)體連接起來。與此同時(shí)在旁邊標(biāo)明聯(lián)系的類型（1:1，1:n或m:n）。“學(xué)生檔案管理系統(tǒng)”的全局ER模式：見學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的全局E-R圖3
（四）數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)
在充分完成對學(xué)生管理系統(tǒng)的分析以及對數(shù)據(jù)流圖、E-R圖的研究之后就可以得出數(shù)據(jù)庫的相關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)以及相關(guān)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。學(xué)生信息表見下表1：在該表中主要涉及到的有以下一些數(shù)據(jù)：學(xué)號、姓名、民族出生日期、家庭情況、入校成績、進(jìn)入學(xué)校的政治面貌、實(shí)際住址、相關(guān)專業(yè)、郵政編碼等等類似的信息。不僅如此還需要收集學(xué)生家長的相關(guān)信息，其中就包括：父母親的工作崗位、父母親的具體職位、父母親的文化程度、父母親的具體聯(lián)系方式。表名稱標(biāo)識：student
四、高職院校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
（一）系統(tǒng)管理模塊的實(shí)現(xiàn)
（1）系統(tǒng)的登錄設(shè)計(jì)
在登錄設(shè)計(jì)的過程中，一般分為兩個(gè)小的模塊，分為管理者登錄以及學(xué)生登錄兩種。管理者想要進(jìn)入系統(tǒng)中的話，在登錄界面需要先選擇登錄用戶的類型，然后按照具體要求輸入正確的用戶名以及密碼之后就可以進(jìn)入系統(tǒng)。
（2）用戶賬戶管理
系統(tǒng)的管理員一般可以憑借對用戶的管理實(shí)現(xiàn)對新用戶的注冊，或者是刪除等等相關(guān)操作。
（3）權(quán)限管理功能實(shí)現(xiàn)
在單擊界面菜單之后，通過“用戶管理->權(quán)限管理”就可以進(jìn)入權(quán)限管理界面，根據(jù)界面的提示先需要輸入用戶編號，之后可以借助界面中間的兩個(gè)向左向右鍵，幫助選擇權(quán)限，最后在操作基本完成之后只需要點(diǎn)擊“確定”鍵即可完成全部操作。
（二）學(xué)生信息模塊的實(shí)現(xiàn)
對于學(xué)生信息窗體來說，其功能就是可以對學(xué)生的信息進(jìn)行一定的操作。只需要點(diǎn)擊錄入按鈕，然后于光標(biāo)所在地添加需要的信息。
（三）學(xué)生成績管理模塊的實(shí)現(xiàn)
學(xué)生成績管理模塊主要包括以下幾個(gè)模塊，考試課程信息的設(shè)置，考試成績查詢，考試成績錄入及考試成績的統(tǒng)計(jì)匯總等等。需要查詢成績的是時(shí)候可以通過進(jìn)入系統(tǒng)的“成績管理”然后點(diǎn)擊“學(xué)生成績查詢”菜單項(xiàng)，然后就會出現(xiàn)一個(gè)對話框，我們可以依照需要查詢的范圍，輸入需要的信息，就可以查詢到所需要的成績了。
（四）公告管理模塊的實(shí)現(xiàn)
一、大學(xué)生心理健康檔案的建立
2004年，教育部曾要求在直屬高校秋季入學(xué)的所有大學(xué)新生中都建立心理檔案，到目前為止，全國很多高校都為學(xué)生建立了心理健康檔案。但是，這其中也存在一些問題，比如：學(xué)生的心理健康檔案在學(xué)生入學(xué)的時(shí)候建立起來，保存一些學(xué)生的基本信息，之后便成為一個(gè)無人問津的“死庫”等等，這些問題使得學(xué)生的心理健康檔案有名無實(shí)，浪費(fèi)了人力、財(cái)力、物力資源，卻沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。筆者認(rèn)為，要想對大學(xué)生心理健康檔案“才盡其用”，首先是要建立起完善的大學(xué)生心理健康檔案。
在建立大學(xué)生心理健康檔案的過程中，首先涉及的一個(gè)問題是“由誰建”，也就是由誰牽頭的問題。一般來講，學(xué)生學(xué)習(xí)生活在班級、學(xué)院、學(xué)校這樣一個(gè)三級體系之中，在這個(gè)體系中的每個(gè)層級，都會產(chǎn)生學(xué)生的心理健康檔案。而且，從目前情況來看，很多學(xué)校都成立了專門的心理機(jī)構(gòu)，解決學(xué)生的心理問題，這個(gè)過程中又會產(chǎn)生大量的心理健康檔案。學(xué)生的心理健康檔案雖大量形成，但卻散亂在不同的層面上。要想解決這一問題，首先必須確定一個(gè)主體，把這些散亂的檔案集中起來。各學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況來確定這一主體，比如，對于學(xué)生比較多的學(xué)校可以以學(xué)院為主體，對于心理機(jī)構(gòu)比較完善的學(xué)校則可以以心理部門為主體。
其次面臨的問題是“怎么建”。從目前情況來看，多數(shù)學(xué)校是以心理檔案系統(tǒng)為依托的。現(xiàn)在大學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)很多，如教育部牽頭開發(fā)的“中國版”學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)、安人大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)、北森大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)等等，各具特色。值得注意的是，在大學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)中，除了需要包括在線形成的以及直接生成的數(shù)字化的檔案信息外，還要注意對其他載體（比如紙質(zhì)等載體）檔案信息的數(shù)字化，這樣建立起來的檔案管理系統(tǒng)才是完整的、合理的。
二、大學(xué)生心理健康檔案的管理
對大學(xué)生心理健康檔案的有效管理是心理健康檔案發(fā)揮作用的必由之路，管理工作的優(yōu)劣直接決定著檔案發(fā)揮作用的大小。在對大學(xué)生心理健康檔案的管理過程中，首先，要確保大學(xué)生心理健康檔案的齊全、完整。如果檔案殘缺不全，檔案發(fā)揮作用將無從談起。當(dāng)前的大學(xué)生心理健康檔案，主要包括學(xué)生個(gè)人的基本情況、家庭背景、心理健康測評及結(jié)果等等各種反映學(xué)生心理健康狀況的記錄。這些記錄形式多樣，其形成有些是定期的、有些是不定期的，但無論是哪種類型的記錄，都將為做好大學(xué)生心理健康工作提供必要的依據(jù)和憑證。所以，要及時(shí)收集整理各種形式、各種載體的學(xué)生的心理健康記錄，及時(shí)更新和維護(hù)學(xué)生心理健康檔案管理系統(tǒng)，使之處于一種動態(tài)狀態(tài)，從而確保系統(tǒng)的活力，為這些檔案發(fā)揮作用打下良好的基礎(chǔ)。這里也有一個(gè)需要注意的問題，強(qiáng)調(diào)檔案的齊全完整，并非要求有“文”必檔，玉石不分，所有關(guān)于學(xué)生心理的記錄一并入庫，而應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，根據(jù)工作需要，有選擇的入庫。
其次，在對大學(xué)生心理健康檔案進(jìn)行管理的過程中，要及時(shí)對檔案信息進(jìn)行分析整合。大學(xué)生心理健康檔案紛繁復(fù)雜，對于其的管理，不僅僅是把這些數(shù)據(jù)集中起來，更重要的是要使這些數(shù)據(jù)產(chǎn)生1＋1>2的效果，并直接作用于大學(xué)生的心理健康工作，這就離不開對檔案的分析整合。比如，大學(xué)生心理健康檔案系統(tǒng)保存了大量的學(xué)生心理測試量表，在管理過程中，把這些量表集中起來并不難做到，但是，應(yīng)該考慮到，對這些量表進(jìn)行什么樣的“加工”，才能使利用者利用起來更直觀、更方便。所以，在整理的過程中，可以從縱橫兩方面來考慮，一方面，保證一定時(shí)期一個(gè)學(xué)生各類量表的連續(xù)性，另一方面，應(yīng)該力爭使其能夠體現(xiàn)在同類一量表中，不同學(xué)生的比較，只有這樣，才能更有利于利用者全方位的做好學(xué)生的心理健康工作。
當(dāng)然，在對大學(xué)生心理檔案管理的過程中，不免會涉及很多心理學(xué)的知識，需要心理學(xué)專業(yè)人才的配合，但檔案工作者憑借自身的專業(yè)知識，在這其中所發(fā)揮的重要作用是不可代替的。所以，筆者認(rèn)為，大學(xué)生心理健康檔案能否發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值，與我們檔案工作者有直接的關(guān)系。
三、大學(xué)生心理健康檔案的利用
第一，重視對大學(xué)生心理健康檔案的利用，有利于促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展。首先，從學(xué)生個(gè)人角度而言，在大學(xué)校園里，很多學(xué)生往往對“我是誰”“我究竟是一個(gè)什么樣的人”等問題感到困惑，學(xué)習(xí)和生活中會出現(xiàn)過于自信或自卑的現(xiàn)象，諸如此類問題都根源于學(xué)生對自己沒有一個(gè)很好的了解，對自己的心理特點(diǎn)沒有一個(gè)準(zhǔn)確的認(rèn)識。學(xué)生通過對自己心理健康檔案的利用，能夠更好地了解自我、認(rèn)識自我、正視自我，并能夠有意識的調(diào)節(jié)自我，使自己的心理狀況沿著健康的道路發(fā)展。其次，從學(xué)校的角度來看，大學(xué)生心理健康檔案是教師管理學(xué)生的重要依據(jù)。每個(gè)學(xué)生的成長經(jīng)歷和生活環(huán)境的不同，造就了學(xué)生不同的心理特點(diǎn)，不同的心理特點(diǎn)使得教師在教育過程中不可能有一把“萬能鑰匙”，而必須做到“一把鑰匙開一把鎖”，心理健康檔案恰恰為教師提供了這樣的捷徑。教師根據(jù)學(xué)生的心理健康檔案，可以對學(xué)生有一個(gè)全方面、相對真實(shí)的了解和認(rèn)識，便于教師因材施教。比如，我校的心理健康檔案管理系統(tǒng)，記錄了學(xué)生成長中對其影響最大的事，我們了解了這些“大事”，便不難對本不理解的學(xué)生的想法和做法做出更好的解釋，便可以更好的和學(xué)生進(jìn)行交流，更合理地引導(dǎo)學(xué)生，做到防患于未然。
第二，關(guān)于大學(xué)生心理健康檔案利用中的開放與保密。大學(xué)生心理健康檔案，涉及學(xué)生的很多隱私。所以，心理健康檔案工作者必須要做到尊重學(xué)生的隱私，為其做好保密工作。在利用過程中，對于不同的用戶，開放的程度和內(nèi)容也應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況而定，要嚴(yán)格做好對用戶身份和權(quán)限的驗(yàn)證。比如，學(xué)生只可利用其本人的檔案；對于班級的輔導(dǎo)員，其有權(quán)查閱本班學(xué)生的檔案；專門的心理機(jī)構(gòu)，根據(jù)需要，其可以對全校學(xué)生的心理健康檔案進(jìn)行查閱，等等。對于在一定范圍內(nèi)利用學(xué)生心理健康檔案的任何人，都必須做好保密工作，尤其不可將學(xué)生心理健康檔案的內(nèi)容當(dāng)作談資，否則帶來的危害是難以預(yù)料的。
第三，大學(xué)生心理健康檔案應(yīng)成為高校學(xué)生檔案的重要組成部分。目前，多數(shù)高校學(xué)生檔案主要包括政治表現(xiàn)方面（如入團(tuán)、入黨的申請書、政審材料等）、學(xué)籍和學(xué)習(xí)成績方面（如各種成績單、學(xué)位證書等）、身體健康狀況方面（如入學(xué)體檢表、畢業(yè)體檢表）等內(nèi)容。我們可以看到，學(xué)生的身體健康狀況記錄是學(xué)生檔案必不可少的一部分。在現(xiàn)代社會，身心健康同樣重要。將心理健康檔案作為學(xué)生檔案的重要組成部分，不僅對學(xué)生、學(xué)校有重要作用，對學(xué)生走上社會，立足社會，為祖國和社會做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)更具有重大意義。比如，現(xiàn)在很多單位在招聘的過程中都加入了心理測試環(huán)節(jié)以更加全面地了解學(xué)生，心理健康檔案無疑更好地滿足了招聘單位的這一需求，用人單位通過學(xué)生的心理健康檔案能夠更加全面、具體地了解學(xué)生的心理特點(diǎn)，可以更好地判斷出學(xué)生是否適合某職位。對于學(xué)生，這就是在幫助其找準(zhǔn)位置，找到一個(gè)適合自己工作，有利于減少今后走上工作崗位后的諸多不適應(yīng)；對于整個(gè)社會，這是人盡其才，才盡其用的一種有效途徑。
參考文獻(xiàn)：
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4、河北大學(xué)心理健康教育中心，
關(guān)鍵詞：廣播電視大學(xué) 招生檔案 規(guī)范化管理 檔案信息資源
“一個(gè)國家如果沒有檔案，它將失去歷史而變成傳說”；檔案的重要性不言而喻。招生檔案是招生工作的真實(shí)記錄，是錄取結(jié)果的重要依據(jù)，也是存檔憑據(jù)的有效證明。隨著電大招生改革的逐步深化以及互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的深人和發(fā)展，廣播電視大學(xué)已經(jīng)建立了一個(gè)以數(shù)據(jù)庫服務(wù)器為核心，以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為依托，覆蓋全國電大系統(tǒng)的、科學(xué)可行的、方便靈活的、通過網(wǎng)絡(luò)操作的招生管理平臺。實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上遠(yuǎn)程錄取、電子檔案、無紙化辦公、工作效率極大提高等飛躍。作為基層電大，如何盡快適應(yīng)新的招生形勢、開拓創(chuàng)新電大招生檔案的管理是擺在電大人面前新的課題、是電大招生人員的當(dāng)務(wù)之急。
1 招生檔案的重要性
1.1 為電大的科學(xué)管理提供決策依據(jù)
建好學(xué)生招生檔案，能為學(xué)校的科學(xué)管理提供依據(jù)，它可以及時(shí)準(zhǔn)確地掌握和了解學(xué)校的招生規(guī)律、特點(diǎn)及發(fā)展趨勢。如可以從個(gè)體檔案中探尋出學(xué)校教育、管理的方法；可以為實(shí)現(xiàn)電大因材施教目標(biāo)提供科學(xué)、全面的參考消息；還可以為豐富課外活動、滿足學(xué)生的個(gè)體需求提供決策依據(jù)；可以采取恰當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行教育與管理工作，有助于教師客觀地了解學(xué)生在道德認(rèn)識和道德情感及行為上的發(fā)展水平；為社會上評價(jià)電大的教育水平提供科學(xué)的評估系統(tǒng)；可以幫助教師有效地了解學(xué)生在特定社會環(huán)境下的政治態(tài)度、思想問題和意見要求等。
1.2 為教師的教學(xué)科研提供原始信息
教師要提高教育教學(xué)質(zhì)量，必須了解學(xué)生個(gè)體間的差異；學(xué)生招生檔案的建立有助于教師更好地貫徹因材施教的原則。能為教師提供學(xué)生的相關(guān)信息，可以使教師全面了解每個(gè)學(xué)生的能力差異、個(gè)性特點(diǎn)、學(xué)習(xí)欲望等，為教師科學(xué)地管理和教育學(xué)生提供直接的方法，從而使教師在教育工作中做到有的放矢，減少盲目性，提高針對性，進(jìn)而提高教育教學(xué)質(zhì)量。同時(shí)，它有助于教師了解學(xué)生的個(gè)性特點(diǎn)個(gè)別差異；有助于教師發(fā)現(xiàn)和診斷學(xué)生個(gè)人或班集體存在的問題。同時(shí)，學(xué)生招生檔案還可以揭示教師教育教學(xué)工作中的問題，反映學(xué)生的發(fā)展軌跡，能促進(jìn)學(xué)校和教師更新教育觀念、轉(zhuǎn)變教育思想、改革教育方法、創(chuàng)設(shè)良好的學(xué)校環(huán)境，進(jìn)而通過各種手段去進(jìn)行教育和訓(xùn)練，提高學(xué)生的品質(zhì)，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。
1.3 為學(xué)生的健康成長提供監(jiān)測手段
學(xué)生可以通過檔案了解自己的各個(gè)時(shí)期發(fā)展?fàn)顩r及整體成長軌跡，建立學(xué)生招生檔案為學(xué)生當(dāng)前健康發(fā)展乃至整個(gè)學(xué)習(xí)期間與將來的職業(yè)規(guī)劃提供十分重要的依據(jù)。如在發(fā)現(xiàn)自己有心理問題時(shí)，就可以積極尋求心理輔導(dǎo)和咨詢，學(xué)生通過檔案的原始記錄比照自己的心路發(fā)展過程，它對每位學(xué)生個(gè)人的心智成長和潛能開發(fā)可以提供相應(yīng)的幫助和重要保證，更加有利于幫助學(xué)生了解自己的性向、興趣、能力以及所處的環(huán)境，有利于學(xué)生充分發(fā)揮自己的主觀能動性，同時(shí)協(xié)調(diào)自己的學(xué)習(xí)行為，以達(dá)到自我發(fā)展的目的，在這個(gè)過程中，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和化解自己在發(fā)展過程中的障礙。
2 電大招生檔案管理的措施
2.1 完善招生檔案管理系統(tǒng)
學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)教育單位不可缺少的部分，它的內(nèi)容對于學(xué)校的決策者和管理者都至關(guān)重要，學(xué)生檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍W(xué)生檔案管理系統(tǒng)能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵儯膬?nèi)容對于學(xué)校的決策者和管理者都至關(guān)重要，它是一個(gè)教育單位不可缺少的部分。一是換擋提速，效果明顯。如能夠?yàn)閷韺W(xué)校評估、上網(wǎng)做好準(zhǔn)備；可以迅速查到所需信息；只需一到二名檔案錄入員即可操作系統(tǒng)，節(jié)省大量人力；存儲量大，可以存儲歷屆的學(xué)生檔案，確保安全與高效。二是立足創(chuàng)新，開拓進(jìn)取。要善于運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)與工具，彰顯手工管理無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，使用計(jì)算機(jī)對學(xué)生檔案信息進(jìn)行管理，這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等方面。它是學(xué)校科學(xué)化、正規(guī)化管理和與國際接軌的重要條件。三是深刻剖析，揚(yáng)長避短；知己知彼，百戰(zhàn)不殆。要充分剖析和查找過去使用傳統(tǒng)人工方式管理學(xué)生檔案中存在的缺點(diǎn)，它們給儲藏、查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。最常見的就是，時(shí)間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，經(jīng)常出現(xiàn)效率低、保密性差等問題。
2.2 把握建檔信息主要內(nèi)容
招生檔案是揭示或了解到的有關(guān)學(xué)生狀況、特點(diǎn)等的材料。學(xué)生招生檔案的內(nèi)容，應(yīng)盡可能全面反映學(xué)生的特點(diǎn)，從而為學(xué)校教育提供可靠準(zhǔn)確的信息。學(xué)生招生檔案一般包括兩大方面：一是影響學(xué)生招生發(fā)展的基本資料，亦即學(xué)生基本情況，包括個(gè)人基本情況、家庭生活情況、學(xué)校學(xué)習(xí)生活情況及對個(gè)人生活有影響的重大社會生活事件等。二是反映學(xué)生狀況和特點(diǎn)的資料，包括智力水平、個(gè)性特征、健康狀況、學(xué)習(xí)情況、職業(yè)能力等。如學(xué)生基本情況中包括個(gè)人簡介、家庭生活環(huán)境、個(gè)體身心健康狀況等。再如能力狀況及其教育建議包括學(xué)生的智能水平、言語概括、言語推理、解決問題的能力、能力傾向鑒定及創(chuàng)造力測量等。
2.3 依照招生平臺規(guī)范管理
一是試行報(bào)名一張紙。改變過去招生簡章、報(bào)名表、承諾書相對分立的做法，試行報(bào)名一張紙（即在一張A4紙的正面印制電大招生平臺錄入中必填的相關(guān)信息及承諾書，在反面印制我校的招生簡章；學(xué)員入學(xué)前在正面張貼1張照片的同時(shí)把相關(guān)信息一次性填好，反面直接粘貼身份證、畢業(yè)證、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告等復(fù)印件，生源介紹人及我們招辦人員當(dāng)場在核對無誤的情況下簽字把關(guān)）。既節(jié)約紙張、避免散發(fā)和傳遞過程中的零亂和丟失，又節(jié)省過去要求學(xué)員交兩張照片的成本和整理過程中的忙中出錯(cuò)機(jī)會，還可減少網(wǎng)上錄入時(shí)因過多無用信息干擾可能導(dǎo)致的失誤。二是認(rèn)真填寫登記表。在收取核對無誤的一張紙后，招辦人員認(rèn)真填寫招生登記表，并按照專本科分開的辦法將一張紙裝入相關(guān)的資料袋。尤其是在填寫招生登記表時(shí)寧慢勿亂，填后認(rèn)真核對學(xué)員信息，確保準(zhǔn)確無誤。三是搞好網(wǎng)上錄入。網(wǎng)上錄入是注冊之前的最后一道工序，也是電大招生工作中最嚴(yán)謹(jǐn)、最細(xì)致、最準(zhǔn)確的工作，它關(guān)系到上級電大的注冊、錄取與審核，更關(guān)系到后續(xù)教務(wù)系統(tǒng)和班主任管理工作的需要。做到在錄入前認(rèn)真核對學(xué)員報(bào)名一張表和招生登記表，環(huán)環(huán)相扣、萬無一失。必須以“零失誤、零差錯(cuò)”的原則和服務(wù)宗旨確保網(wǎng)上錄入精準(zhǔn)無誤。采取及時(shí)性錄入辦法，避免注冊前夕因事務(wù)過多造成的“忙亂慌和打爛仗”。在到省電大注冊前將所有錄入后的網(wǎng)上信息打印后一一核對。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊凱.《新時(shí)期高校檔案管理工作研究》《科技信》2008.23.
關(guān)鍵詞：多媒體設(shè)備；設(shè)備維修；檔案管理
0 引言
隨著現(xiàn)代信息和多媒體技術(shù)的飛速發(fā)展，多媒體教學(xué)設(shè)備已成為各院校日常教學(xué)的必備工具。[1]多媒體教學(xué)設(shè)備是將基礎(chǔ)設(shè)施、軟件資源結(jié)合為一體的現(xiàn)代化教學(xué)設(shè)備，是教育教學(xué)現(xiàn)代化的一種手段。科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得現(xiàn)代教育裝備產(chǎn)品呈現(xiàn)智能化、網(wǎng)絡(luò)化、微型化、集成化、芯片化等特點(diǎn)，以上特點(diǎn)也決定了高校多媒體教學(xué)設(shè)備的維修工作將更趨復(fù)雜化和個(gè)性化，由此對教學(xué)設(shè)備的維修工作提出了更高要求和嚴(yán)峻挑戰(zhàn)[2]。
多媒體設(shè)備是教師上課展示和講解多媒體課件的平臺。多媒體設(shè)備的管理得當(dāng)與否， 密切關(guān)系著教師的課堂教學(xué)效率和學(xué)生的學(xué)習(xí)效果。[3]多媒體設(shè)備的使用是教育教學(xué)改革發(fā)展的趨勢，多媒體設(shè)備管理的核心是維護(hù)好設(shè)備，服務(wù)于教學(xué)。多媒體設(shè)備的管理是一項(xiàng)繁紛復(fù)雜的工作，多媒體管理員在設(shè)備的管理和維護(hù)工作中起著很重要的作用。[4]
因此，分析高職院校教室多媒體設(shè)備維修檔案存在的問題，建立多媒體設(shè)備維修檔案管理系統(tǒng)，對于減少設(shè)備故障、加強(qiáng)教室多媒體設(shè)備管理和維護(hù)以及學(xué)校的教育教學(xué)工作將起到很好的推動作用。
1 高職院校教室多媒體設(shè)備維修檔案存在的問題
高職院校教室多媒體設(shè)備檔案主要由設(shè)備購置、安裝調(diào)試、運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)、檢修、報(bào)廢等各個(gè)階段的資料、說明和記錄數(shù)據(jù)等組成。其設(shè)備維修檔案是在教室無課時(shí)，對設(shè)備進(jìn)行檢查、維修和維護(hù)后，將故障時(shí)間、原因、現(xiàn)象、運(yùn)行正常時(shí)間和狀態(tài)的文字、圖表等科技資料記錄歸檔。目前，教室多媒體設(shè)備使用檔案在建立過程中主要存在以下幾個(gè)方面的問題：
1.1 設(shè)備使用記錄漏記、不完整
設(shè)備使用人員不重視設(shè)備使用記錄的填寫，有時(shí)太忙或忘記了，存在漏記情況，有些項(xiàng)漏記或有些內(nèi)容漏記。
1.2 設(shè)備日常管理記錄漏記、不完整
由于記錄工作每天重復(fù)且單調(diào)，管理員沒有給予足夠的重視，設(shè)備日常管理記錄存在漏記情況，即使記錄了有的內(nèi)容也不完整。
1.3 維修和維護(hù)記錄內(nèi)容不完整
有的維修和維護(hù)人員的注意力只在機(jī)器上，而忽視記錄機(jī)器發(fā)生故障的時(shí)間、原因、現(xiàn)象、運(yùn)行正常時(shí)間和狀態(tài)等，造成維修和維護(hù)記錄內(nèi)容和設(shè)備檢修存檔不完整。
1.4 記錄堆積
設(shè)備使用人員和管理人員不能及時(shí)地將記錄進(jìn)行整理和存檔，經(jīng)常發(fā)生檔案不及時(shí)移交的現(xiàn)象，造成原始記錄堆積。
1.5 維護(hù)資料歸檔不及時(shí)、不規(guī)范
有些檔案部門存在"你交我存，你來我借"的情況，新購設(shè)備的使用說明、故障判斷等驗(yàn)收資料收集不到位，造成在設(shè)備檢修期間，常發(fā)生現(xiàn)用現(xiàn)找，現(xiàn)場混亂現(xiàn)象。
以上所述使用記錄存在的問題、日常管理記錄存在的問題、維護(hù)資料等歸檔不及時(shí)、不規(guī)范方面存在的問題均是教室多媒體設(shè)備維修檔案管理方面應(yīng)改進(jìn)的問題。
2 加強(qiáng)教室多媒體設(shè)備維修檔案管理的應(yīng)對策略
目前學(xué)校配置的一種教室多媒體設(shè)備主要有，計(jì)算機(jī)、DVD、 中控、音響、功放、投影、擴(kuò)音系統(tǒng)、實(shí)物展臺、教師顯示器等。[4]。針對這些設(shè)備開展維修、維護(hù)及管理工作需要采取的措施是：
2.1 成立面對全校的多媒體設(shè)備維修檔案管理組
該小組負(fù)責(zé)教育技術(shù)理論指導(dǎo)和技術(shù)支持，并制定相關(guān)規(guī)章制度，同時(shí)落實(shí)到專人負(fù)責(zé)。尤其是對任課教師及相關(guān)教室管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和宣傳工作，使接觸到多媒體設(shè)備的人員清楚自己在使用和管理多媒體設(shè)備的工作中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和所盡的義務(wù)，做到責(zé)任明確。
2.2 制定相關(guān)規(guī)章制度
根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，制定相關(guān)規(guī)章制度，如：《教室多媒體設(shè)備管理方案》、《教室多媒體設(shè)備的操作流程》、《教室多媒體教學(xué)設(shè)備管理和使用規(guī)定》、《教室多媒體設(shè)備故障登記簿》和《教室多媒體設(shè)備使用記錄簿》
2.3 培訓(xùn)教師和管理人員
在每學(xué)期開學(xué)之前對教師及管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括：宣傳《教室多媒體設(shè)備管理方案》、《教室多媒體設(shè)備的操作流程》、《教室多媒體教學(xué)設(shè)備管理和使用規(guī)定》等文件，講解多媒體設(shè)備各部分是如何工作、如何連接在一起的，哪些地方容易出現(xiàn)問題，應(yīng)如何解決，舉例說明教室多媒體設(shè)備故障登記和使用記錄的正確填寫等，為規(guī)范教室多媒體設(shè)備維修檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。
2.4 建立簡單易查找的使用手冊
將常見故障處、解決方法，找管理人員的方法總結(jié)成小冊子，簡單易查，降低設(shè)備故障發(fā)生率，特別是人為使用不當(dāng)所帶來的損失，減少設(shè)備維修和維護(hù)人員的工作強(qiáng)度，延長設(shè)備的使用壽命。
2.5 及時(shí)收集和歸檔
對教室多媒體設(shè)備故障登記和使用記錄及時(shí)整理歸檔，對設(shè)備的故障原因進(jìn)行分析，對設(shè)備的故障登記和使用記錄可通過網(wǎng)上的教室多媒體設(shè)備維修檔案系統(tǒng)完成。
3 建立教室多媒體設(shè)備維修檔案系統(tǒng)的必要性
目前，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)應(yīng)用非常普遍。利用Microsoft公司推出的 Access數(shù)據(jù)庫，建立高校多媒體設(shè)備維修檔案數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)多媒體設(shè)備維修管理信息化工作的開展，不僅可以提高設(shè)備維修檔案的管理水平，而且還能及時(shí)保存維修數(shù)據(jù)，縮短設(shè)備的維修周期，使各類設(shè)備的故障具有可參考性、對比性和統(tǒng)計(jì)性，使維修人員可以隨時(shí)了解設(shè)備的常見故障和使用狀況，尤其是對大型設(shè)備的跟蹤監(jiān)控。這樣有了先進(jìn)的教學(xué)設(shè)備，再加上具有高技能的教育技術(shù)人員和先進(jìn)的管理模式，就可對多媒體設(shè)備的正常運(yùn)行起到良好的監(jiān)督作用，減少設(shè)備故障率，提高教師利用多媒體教學(xué)的積極性。
多媒體設(shè)備維修檔案管理信息系統(tǒng)的建立目標(biāo)是：通過實(shí)時(shí)記錄設(shè)備及其維修的基本情況，使工作記錄成為維修人員的工作參考， 由此進(jìn)行的積累和總結(jié)，將成為今后制定維修和改進(jìn)計(jì)劃的主要依據(jù)。
4 結(jié)束語
目前，教師利用教室多媒體設(shè)備開展教學(xué)活動已成為一種常態(tài)。隨著各院校對多媒體教學(xué)設(shè)備投資規(guī)模的不斷增大，加強(qiáng)教室多媒體設(shè)備的維修檔案管理和建立統(tǒng)一有效地檔案管理系統(tǒng)迫在眉睫，這對于減少機(jī)器故障率，提高教室多媒體資源的利用率，維護(hù)正常的教學(xué)工作將有重大意義。
參考資料
[1]焦軍宏.高校多媒體設(shè)備管理與發(fā)展[J].教師探索，商情，2014（36）：214-215.
[2]楊再明，張凱，王志怡.基于RCM理論的高校多媒體教學(xué)設(shè)備維修工作探析[J].中國現(xiàn)代教育裝備，2015，（17）：4-7.
關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化；管理
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)開展了關(guān)于信息化管理模式的改革。在檔案管理中，運(yùn)用信息技術(shù)可有效提高單干管理效率及質(zhì)量，而進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)又是國家信息化戰(zhàn)略提出的要求。面對這樣的趨勢，高校檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)已成必然趨勢。
1 當(dāng)前時(shí)期下高校檔案信息化管理存在的問題
1.1 檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施較為落后
檔案信息化管理需要一些基礎(chǔ)設(shè)施的支持，如計(jì)算機(jī)等，而現(xiàn)階段，很多高校并沒有加大檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，使基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，滿足不了現(xiàn)代檔案信息化管理的需要，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）很多信息化基礎(chǔ)設(shè)施并沒有配置，如用于進(jìn)行檔案信息化管理的服務(wù)器等。同時(shí)，很多基礎(chǔ)設(shè)施都已經(jīng)使用了很多年，如計(jì)算機(jī)還是“大頭機(jī)”，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)也相對落后。（2）很多高校并沒有實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式，如檔案管理用的計(jì)算機(jī)并沒有連入網(wǎng)絡(luò)，很多辦公軟件還是單機(jī)版本。（3）有些高校檔案管理雖然在原先的基礎(chǔ)上連入了局域網(wǎng)絡(luò)或互聯(lián)網(wǎng)，但各方面設(shè)置并沒有進(jìn)行系統(tǒng)的完善，使其存在很多缺陷，無法用于現(xiàn)代化的檔案信息化管理中[1]。
1.2 高校檔案信息化管理缺乏規(guī)范性
高校檔案信息化管理缺乏規(guī)范性具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）檔案信息化管理的規(guī)范并沒有進(jìn)行統(tǒng)一，這就導(dǎo)致在實(shí)際工作過程中，工作人員沒有一個(gè)完整的標(biāo)準(zhǔn)作為行為的依據(jù)。同時(shí)，存在多檔案管理系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)無法兼容的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致在數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換時(shí)，可能出現(xiàn)信息失真問題[2]。（2）在實(shí)際操作中，檔案信息化管理系統(tǒng)還應(yīng)該和高校其他類型的管理系統(tǒng)存在聯(lián)系，如教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)等，這些管理系統(tǒng)生成出來的數(shù)據(jù)最終會流入到檔案管理系統(tǒng)中。但由于這些管理系統(tǒng)又相對獨(dú)立，所生成出來的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不一，無法有效的完成與檔案管理系統(tǒng)的對接。
1.3 檔案信息資源質(zhì)量不高
大多數(shù)高校檔案信息資源存在以下幾點(diǎn)現(xiàn)狀：（1）很多高校的檔案信息資源只是記錄了各類檔案的目錄，而并沒有檔案全文數(shù)據(jù)。（2）在高校進(jìn)行檔案資源整理時(shí)，只考慮檔案的數(shù)量，沒有對檔案資源的有用性進(jìn)行合理分析，這就導(dǎo)致高校檔案信息庫存在大量毫無作用的檔案，不僅占用了檔案數(shù)據(jù)庫的庫存，同時(shí)還增加了管理成本[3]。
1.4 信息化管理人才專業(yè)素質(zhì)不高
高校檔案信息化管理最終還是需要人來進(jìn)行基礎(chǔ)操作，而在這一過程中，工作人員的素質(zhì)直接決定檔案管理的質(zhì)量及效率，很多高校沒有認(rèn)識到這一點(diǎn)問題，沒有加大這方面的資源及精力投入力度，這就導(dǎo)致檔案信息化管理工作人員的素質(zhì)普遍不是很高。具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（1）很多檔案管理人員還沒有掌握現(xiàn)代信息化檔案管理的相關(guān)技能，不能順利使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各類檔案管理操作。（2）信息技術(shù)人員對檔案管理相關(guān)知識了解較少，不能有效的把信息技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作中[4]。
1.5 缺乏有效的安全保障措施
在檔案信息化管理系統(tǒng)下，存在很多安全風(fēng)險(xiǎn)。如因工作人員不正當(dāng)?shù)牟僮鲗?dǎo)致的數(shù)據(jù)信息遺失、損壞等問題，如因黑客及不法分子攻擊導(dǎo)致的系統(tǒng)癱瘓或數(shù)據(jù)信息失竊等問題。而高校缺乏有效的安全保障措施取決于高校領(lǐng)導(dǎo)這方面意識的匱乏，認(rèn)為檔案不具備直接經(jīng)濟(jì)效益，所以不會發(fā)生安全風(fēng)險(xiǎn)。很多高校檔案管理系統(tǒng)都沒有配置相應(yīng)的殺毒軟件等安全防范措施，甚至沒有對工作人員進(jìn)行安全教育，從而使工作人員樣成了很多不良習(xí)慣，加大了安全風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的幾率[5]。
1.6 館藏檔案信息數(shù)字化發(fā)展步伐十分緩慢
目前，我國大多數(shù)高校開始了一項(xiàng)這樣的工作，即：將原本紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化的版本進(jìn)行保存、館藏，這也是高校檔案信息化的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。眾所周知，對日常科研以及教學(xué)、行政管理等文件直接生成電子版過程比較容易，然而若將高校數(shù)十年甚至是百余年的所有紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化版本，并將其存于光盤或者硬盤之中，構(gòu)建全套的檔案全文數(shù)據(jù)庫，那么這就需要花費(fèi)大量的時(shí)間與代價(jià)，這就相當(dāng)于一個(gè)非常大的宏偉工程，需要大量的人、財(cái)、物等的支撐。當(dāng)前時(shí)期下，各個(gè)高校在該方面的工作進(jìn)展十分緩慢，且投入不足。
2 改善高校檔案信息化管理問題的對策
2.1 加強(qiáng)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
高校想要做好檔案信息化管理，首先需要加強(qiáng)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，具體可從以下幾點(diǎn)出發(fā)：（1）加大資金投入力度，高校應(yīng)該在力所能及的范圍之內(nèi)，不斷擴(kuò)大基礎(chǔ)設(shè)施購買的經(jīng)費(fèi)，并合理利用資金，不斷提高資金的利用效率，把每一筆資金都花在“刀尖”上[6]。（2）加強(qiáng)高校檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)力度。可聘請外界專業(yè)的制作團(tuán)隊(duì)，結(jié)合高校實(shí)際檔案管理需求，設(shè)計(jì)出功能齊全、操作簡便、安全性能高的信息花冠里系統(tǒng)。（3）在建設(shè)好硬件和軟件之后，高校還需要建立檔案信息化管理專用網(wǎng)站，通過網(wǎng)站來收集、整合各類數(shù)據(jù)。同時(shí)，還應(yīng)該加入檢索和咨詢功能，檔案使用人員只需要通過該網(wǎng)站就可以獲取所需要的檔案數(shù)據(jù)，從而提高檔案利用效率。
2.2 建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)
建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，可有效規(guī)范各項(xiàng)管理操作，提高管理效率和質(zhì)量。具體如下：（1）制定一套完善的電子檔案、文件、數(shù)據(jù)信息的生成標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)據(jù)編碼、信息轉(zhuǎn)換等。這樣就可以解決過去階段中，各類數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換無法兼容的現(xiàn)象。同時(shí)，格式統(tǒng)一的各類數(shù)據(jù)信息，可提高轉(zhuǎn)換效率，便于檔案信息化管理工作的開展。（2）做好檔案信息化管理系統(tǒng)和校園其他管理系統(tǒng)的對接工作。一方面，加強(qiáng)各管理系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)，尤其是員工工作上的配合。另一方面，數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)要進(jìn)行同意，從而使各類數(shù)據(jù)信息在不同系統(tǒng)間有效傳遞[7]。
2.3 優(yōu)化檔案資源管理，提高檔案資源質(zhì)量
目前，我國很多高校檔案資源數(shù)據(jù)庫只是單單的目錄庫，針對這一現(xiàn)象，高校可在目錄庫的基礎(chǔ)上增加檔案資源全文數(shù)據(jù)庫。而優(yōu)化檔案資源管理的對策如下：（1）做好電子文件的收集工作。一方面，高校其他各類管理系統(tǒng)中生成出來的數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行整合，使其規(guī)范化后再納入檔案數(shù)據(jù)庫中。另一方面，非管理系統(tǒng)文件的收集可在紙質(zhì)文件的基礎(chǔ)上，提出收集電子文件的需求，即各管理部門在上交紙質(zhì)文件的同時(shí)，還需要上傳電子稿。這種機(jī)制下，可有效減輕檔案資源整合的負(fù)擔(dān)。最后，還需要重視對非文字資料的收集，如圖片、聲音等，這類非文字文件可單獨(dú)建立一個(gè)特殊數(shù)據(jù)庫進(jìn)行歸檔，以便今后需要時(shí)快速取出。（2）對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化加工，如一些社會價(jià)值高的檔案。同時(shí)，還需要對高校檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行清理工作，一些沒有實(shí)質(zhì)用處的可及時(shí)清理，避免這類文件占用數(shù)據(jù)庫庫存，同時(shí)也減少管理成本。數(shù)字化加工工作可以打包給外界先進(jìn)的數(shù)字化制作團(tuán)隊(duì)，這一做法可緩解高校檔案信息化管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)也提高數(shù)字化加工的質(zhì)量[8]。（3）高校還可以把一些尚未被納入到檔案信息庫且對高校管理有用的數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)整，并納入到數(shù)據(jù)庫中，以備將來的不時(shí)之需。如教師方面的業(yè)績數(shù)據(jù)，高校科研成果數(shù)據(jù)，學(xué)生考試成績數(shù)據(jù)等。
2.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)
加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)也是高校做好檔案信息化管理的關(guān)鍵所在，只有一直專業(yè)素質(zhì)過硬、作風(fēng)優(yōu)良的管理團(tuán)隊(duì)，才能促進(jìn)高校檔案管理水平的提高。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該改善傳統(tǒng)觀念，不斷提高對高素質(zhì)人才的重要性認(rèn)識，并不斷加大人才隊(duì)伍培養(yǎng)的精力、資源投入力度。首先，建立崗位責(zé)任制度，明確在檔案信息化管理中各工作人員的職責(zé)，并以職責(zé)來約束工作人員的行為。改善用人機(jī)制，實(shí)行“能者上、庸者下”的崗位任免機(jī)制，摒棄過去“講資歷、論輩分”的思想。其次，建立長期的、系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)制，定期開展信息化知識、技能的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容要從現(xiàn)代先進(jìn)的檔案信息化理論、技能中篩選。同時(shí)，還需要幫助管理人員樹立終身學(xué)習(xí)思想，倡導(dǎo)員工加入到繼續(xù)教育，通過不斷的學(xué)習(xí)來提高自身專業(yè)素質(zhì)。再次，建立激勵制度和獎懲機(jī)制，每月對員工績效進(jìn)行考核，并科學(xué)評價(jià)考核結(jié)果，分析出員工上一階段的工作情況，并以此作為依據(jù)實(shí)施獎懲措施，從而提高員工工作的積極性，最后，加大對外界先進(jìn)人才的引入，尤其是現(xiàn)代檔案信息化管理需要的復(fù)合型人才。提高高校檔案管理崗位的薪資待遇，優(yōu)化工作環(huán)境，從而吸引人才并留住人才[9]。
2.5 做好安全風(fēng)險(xiǎn)防范工作
做好安全風(fēng)險(xiǎn)防范工作可從以下幾點(diǎn)出發(fā)：（1）建立保密制度，即檔案管理人員不得在任何時(shí)間以任何形勢來泄露高校檔案信息，從而避免一些管理人員為了利益而泄露高校機(jī)密的行為發(fā)生。（2）健全檔案管理人員行為規(guī)范，并樹立安全意識，改正工作人員不良的操作習(xí)慣。（3）做好高校檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，引入先進(jìn)的系統(tǒng)安全保護(hù)軟件，定期開展殺毒工作，避免病毒潛伏在管理系統(tǒng)中。（4）對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份，從而避免數(shù)據(jù)丟失無法找回。（5）信息系統(tǒng)管理人員要結(jié)合實(shí)際工作需要，來設(shè)定各崗位和檔案使用人員的訪問權(quán)限，對于系統(tǒng)核心及最重要的文件，應(yīng)該是除管理員以外不允許任何人訪問的。（6）對檔案管理過程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)，在發(fā)生危險(xiǎn)操作時(shí)，及時(shí)提醒員工或管理人員，使其在第一時(shí)間制止風(fēng)險(xiǎn)，防止風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)散[10]。
2.6 加強(qiáng)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)
檔案信息化首先要從相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)做起。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基礎(chǔ)和前提。高校檔案館為了早日實(shí)現(xiàn)管理信息化，首先要加強(qiáng)相關(guān)硬件建設(shè)，從實(shí)際出發(fā)，在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ)上，適當(dāng)購置適合的先進(jìn)設(shè)備。購置時(shí)要充分發(fā)揮專家的作用，聽取專家的意見。既保證設(shè)備的先進(jìn)性，又避免不必要的浪費(fèi)[11-12]。
3 總結(jié)
當(dāng)前形勢下，我國高校檔案信息化建設(shè)中任然存在很多問題，這些問題不僅影響了檔案管理的效率及質(zhì)量，還降低了各類數(shù)據(jù)資源的利用效率。只有不斷加強(qiáng)檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立統(tǒng)一的檔案管理各類標(biāo)準(zhǔn)，并優(yōu)化檔案資源管理提高檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，同時(shí)還要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，做好安全風(fēng)險(xiǎn)防范工作，才能有效解決現(xiàn)階段高校檔案信息化管理存在的問題，并提高高校檔案管理水平。
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【關(guān)鍵詞】 學(xué)生檔案管理 信息技術(shù) 高校 影響
【中圖分類號】 G47 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1006-5962（2013）02（b）-0242-01
學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分，是記錄和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日漸成熟，人工管理檔案的手法效率低、保密性差以及不便于查找、更新和維護(hù)等問題日益暴露，面臨著改革和更新。現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和普及促使高校學(xué)生檔案管理從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向現(xiàn)代化的電子檔案轉(zhuǎn)變。高校為了適應(yīng)這一轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化了檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，并改革檔案管理模式，促使檔案管理工作的觀念、手段和方式出現(xiàn)了重大變化。
1 提高了對高校學(xué)生檔案管理的重視程度
現(xiàn)代化信息技術(shù)更新了高校的檔案管理技術(shù)條件，檔案管理理念也隨之而逐步完善。國內(nèi)越來越多的高校改變了“檔案管理只是輔工作”的傳統(tǒng)觀念，把學(xué)生檔案管理等工作作為學(xué)生管理體系的重要組成部分。同時(shí)，信息技術(shù)管理復(fù)雜性的提高促使高校針對檔案管理工作，建立了一套較為健全的培養(yǎng)、考核機(jī)制，完善了檔案管理的配套設(shè)施。在這一系列條件和機(jī)制的影響下，檔案管理人員更加認(rèn)識到檔案管理對促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展、完善高效人才培養(yǎng)制度、促進(jìn)學(xué)生就業(yè)擇業(yè)等方面的重要作者用，提高了重視程度。此外，現(xiàn)代化信息技術(shù)轉(zhuǎn)變了學(xué)生檔案管理工作的思路，增強(qiáng)了工作人員的創(chuàng)新意識。各高校為了適應(yīng)電子檔案管理的需要，提高了對人員的專業(yè)素質(zhì)考核，要求管理員具備靈活操作電子檔案管理系統(tǒng)的能力，并切實(shí)履行工作職責(zé)。工作條件和工作要求的變化促使管理員調(diào)整管理理念，適應(yīng)檔案來源、工作方法、檔案載體等方面的變化，從而提高了管理員對工作的重視程度。
2 強(qiáng)化了高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化程度
檔案管理工作對細(xì)節(jié)有著極為嚴(yán)格的要求。管理員不僅要對學(xué)生的學(xué)籍信息、學(xué)歷材料、處分記錄、畢業(yè)成績等進(jìn)行歸類整理，而且要在保存、維護(hù)、傳遞等環(huán)節(jié)中都要注重細(xì)節(jié)性操作，確保檔案信息的準(zhǔn)確無誤。這些細(xì)節(jié)要求在紙質(zhì)檔案管理中容易出現(xiàn)混亂，即耗費(fèi)大量的人力，又難以保障信息的準(zhǔn)確性。而利用信息化技術(shù)建成的電子檔案則能夠很好地彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理的不足和弊病，可以在建立學(xué)生的檔案的時(shí)候即進(jìn)行信息的有效篩檢，并在系統(tǒng)中歸類、保存信息，創(chuàng)建檢索詞條，提高信息篩選、查找的速度和效率，最大限度地減少人為翻找的所耗費(fèi)的人力和時(shí)間，使得管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。同時(shí)，現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展擴(kuò)大了高校學(xué)生檔案建立和管理的范圍。具備技術(shù)條件的高校可以從學(xué)生人校時(shí)便發(fā)給新生入學(xué)登記卡，由學(xué)生本人填寫過、院系鑒定審核后進(jìn)行歸檔，把學(xué)生的檔案信息直接錄入管理系統(tǒng)中，從根源開始加強(qiáng)高校學(xué)生電子檔案的建立工作。此外，高校還可以通過建立電子檔案來擴(kuò)大信息的存儲量，記錄更多的學(xué)生信息，如活動記錄、考場記錄、宿舍情況、畢業(yè)生信息反饋等，使得檔案信息更全面、更規(guī)范。
3 增加了高校學(xué)生檔案的時(shí)效性和安全性
信息化的高校學(xué)生檔案管理不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化，而且可以在一定程度上增加高校學(xué)生檔案的時(shí)效性，提高檔案的利用程度。相關(guān)管理員可以運(yùn)用信息技術(shù)及時(shí)、快速地輸入學(xué)生的信息，并借助發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)同時(shí)傳播和分享，使得其他管理員、教師、學(xué)生等不同身份的人員能夠在第一時(shí)間獲取有用信息，真正發(fā)揮了高校留存學(xué)生檔案的作用。此外，現(xiàn)代信息技術(shù)還能完善高校的檔案管理模式和制度，并通過信息技術(shù)的落實(shí)來提高學(xué)生檔案信息的安全性，維護(hù)學(xué)生的隱私權(quán)。管理員依照工作規(guī)范，憑借專業(yè)素質(zhì)和安全管理意識，努力完善學(xué)生檔案的存儲、利用環(huán)境，能夠最大程度地減少因粗心等因素而造成的信息錯(cuò)漏現(xiàn)象，提高檔案的管理效率。
4 打破了高校學(xué)生檔案管理的時(shí)空限制
信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案信息的擴(kuò)大化，突破了傳統(tǒng)人工檔案管理的時(shí)間、空間限制，最大程度地促進(jìn)了信息的時(shí)空交流和共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息利用的最大化。電子信息技術(shù)分離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體和檔案內(nèi)容，為檔案管理中的分別管理奠定技術(shù)基礎(chǔ)。這將減輕高校的信息管理壓力，促進(jìn)電子檔案館中的內(nèi)容進(jìn)行豐富及更新，以實(shí)現(xiàn)資源需求者對于資源共享的要求。同時(shí)，信息技術(shù)還消除了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理障礙，如檔案管理工作太過零碎、難以及時(shí)更新管理等。目前我國部分高校的學(xué)生檔案信息仍通過學(xué)生處等社團(tuán)機(jī)構(gòu)來收集、上報(bào)，并由學(xué)院輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)整理。信息的收集是檔案管理的開端，具有十分重要的意義。但這些工作一直沒有得到院系的充分重視而匆匆完成，甚至到了學(xué)生畢業(yè)之際才以突擊的方式進(jìn)行信息收集整理。這樣的工作方式和態(tài)度往往使得高校學(xué)生檔案管理工作變得十分倉促，檔案混亂且容易出現(xiàn)缺失遺漏問題。現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用則能夠很好地克服這一問題。檔案管理員需要根據(jù)電子檔案的特征來逐步建立數(shù)據(jù)庫，在格式規(guī)范下逐步填寫具體的信息內(nèi)容。此外，電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)間能夠避免和杜絕各院系工作人員以突擊整理的方式上報(bào)學(xué)生信息，要求各院必須在固定的時(shí)間內(nèi)匯總學(xué)生的相關(guān)信息。這些工作的落實(shí)能夠最大程度地保證了高校學(xué)生檔案管理工作的順利進(jìn)行，為檔案信息的時(shí)空交流奠定基礎(chǔ)。
5 結(jié)語
現(xiàn)代信息技術(shù)在高校學(xué)生檔案管理工作上的應(yīng)用能促進(jìn)管理員對工作的重視程度，提高檔案管理工作的規(guī)范性、時(shí)效性和安全性，并打破時(shí)空限制，擴(kuò)大信息交流共享的范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的最大化。高校應(yīng)充分重視檔案管理的信息化，通過引入先進(jìn)數(shù)據(jù)庫技術(shù)、提高人員素質(zhì)、改革管理模式等途徑，全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，促進(jìn)高校人才培養(yǎng)系統(tǒng)的完善。
參考文獻(xiàn)
大學(xué)生是一個(gè)特殊的社會群體。大學(xué)生年紀(jì)輕輕，卻被家庭和社會寄予厚望，這種厚望也許能成為學(xué)習(xí)的動力，也許讓其不堪重負(fù)。此外，一些大學(xué)生還面臨貧困、就業(yè)、情感等問題困擾，心理問題較為嚴(yán)重。不健康的心理必然會導(dǎo)致不健康的行為。有的學(xué)生沉迷于網(wǎng)絡(luò)，有的學(xué)生與老師、學(xué)校甚至社會對抗。甚至于，有的學(xué)生產(chǎn)生罪惡的念頭，最后走向犯罪的深淵。因此，對大學(xué)生進(jìn)行心理疏導(dǎo)實(shí)屬必要。如果能夠加強(qiáng)對大學(xué)生心理檔案的管理，就容易發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。目前很多高校都設(shè)有心理咨詢室，但大多是學(xué)生有了問題自己去找老師。大多數(shù)高校僅在新生人校時(shí)對學(xué)生進(jìn)行心理測評，之后就將心理檔案束之高閣，不再對資料進(jìn)行更新，測評結(jié)果缺乏系統(tǒng)性。這種管理具有粗放性和隨意性，使得發(fā)現(xiàn)問題和解決問題滯后，很難針對問題采取一些預(yù)防措施，做到防患于未然。很多高校也建設(shè)了大學(xué)生心理檔案，但這些高校建立心理檔案的主要目的就是排查出有心理問題的學(xué)生，而忽略了絕大多數(shù)正常學(xué)生的心理需要。大學(xué)生心理檔案應(yīng)該是普適的，如果過于重視大學(xué)生心理檔案的診斷功能，就可能忽視大學(xué)生心理檔案的預(yù)測價(jià)值，忽視正常大學(xué)生的心理發(fā)展，忽視對大學(xué)生心理檔案全面的、有價(jià)值的、有效率的研究和開發(fā)。
二、完善大學(xué)生心理健康檔案的可行性
(一)高素質(zhì)師資隊(duì)伍為心理檔案的建立提供專業(yè)知識保障2005年教社政1號文件及時(shí)提出了對大學(xué)生進(jìn)行心理健康教育的意見和建議。文件要求各高校要建設(shè)一支高素質(zhì)的大學(xué)生心理教育和心理咨詢工作隊(duì)伍。這種要求反映了高校擴(kuò)招的實(shí)際和高校自身建設(shè)和發(fā)展的需要。如果不及時(shí)解決大學(xué)生心理健康問題，高校的質(zhì)量和聲譽(yù)將受到影響。目前絕大部分高校都建立了大學(xué)生心理咨詢室，有專業(yè)的心理咨詢老師，高素質(zhì)的專業(yè)化師資隊(duì)伍已初具規(guī)模，這為大學(xué)生心理檔案管理的完善和發(fā)展提供了可靠的專業(yè)知識保障。
(二)計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為心理檔案提供技術(shù)支持隨著科技的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)、多媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)融入社會生活的各個(gè)領(lǐng)域，并不斷發(fā)展壯大，這為進(jìn)一步完善心理健康檔案的管理系統(tǒng)，提高其使用效率提供了技術(shù)支持。檔案管理的現(xiàn)代化程度不斷提高，各種各樣的心理檔案管理軟件得到開發(fā)應(yīng)用。目前出現(xiàn)的心理檔案管理軟件一般分為單機(jī)型和網(wǎng)絡(luò)型兩種：單機(jī)型仍然依賴紙筆測試，將所得的團(tuán)體數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，然后通過軟件進(jìn)行分析，并將統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果存儲在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中；網(wǎng)絡(luò)型是通過計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)個(gè)人及團(tuán)體的心理測驗(yàn)、分析統(tǒng)計(jì)與評估工作。
三、完善大學(xué)生心理健康檔案的建議
(一)加強(qiáng)相關(guān)師資隊(duì)伍建設(shè)
1．?dāng)U大師資規(guī)模一定的專職師資規(guī)模是加強(qiáng)心理健康管理的保障。在發(fā)達(dá)國家，學(xué)校心理服務(wù)人員一般都占一個(gè)較高的比例。為了解決學(xué)生心理問題，加強(qiáng)學(xué)生心理研究，日本國立大學(xué)專職心理咨詢老師與大學(xué)生的比例是1：5000—1：10000，而私立大學(xué)則為1：30O0～1：50O0。我國高校一般只有1～2名心理健康管理人員，與學(xué)生的比例約為1：15000，但是高校為數(shù)不少的思想政治輔導(dǎo)員應(yīng)當(dāng)成為心理健康管理隊(duì)伍的強(qiáng)大后備軍，根據(jù)《教育部關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校輔導(dǎo)員班主任隊(duì)伍建設(shè)的意見》中“專職輔導(dǎo)員總體上按1：200的比例配置”的要求，經(jīng)過近l0年的發(fā)展，高校輔導(dǎo)員隊(duì)伍已形成規(guī)模，而且他們直接面對學(xué)生，容易與學(xué)生建立友誼和加強(qiáng)溝通，更有利于了解學(xué)生的心理問題。
2．強(qiáng)化專業(yè)培訓(xùn)大學(xué)生心理健康管理人員需要具備專業(yè)的心理學(xué)、教育學(xué)、管理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、檔案學(xué)等相關(guān)知識，掌握心理咨詢、統(tǒng)計(jì)歸檔、跟蹤服務(wù)的技巧和方法，因此強(qiáng)化心理健康檔案管理人員的專業(yè)知識和技能，才能保證心理健康檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性。在美國，心理輔導(dǎo)人員必須符合美國人事指導(dǎo)協(xié)會制定的標(biāo)準(zhǔn)，一般要求學(xué)校心理輔導(dǎo)人員具有碩士或者博士學(xué)位，要在心理學(xué)和教育學(xué)兩方面都受過專業(yè)的訓(xùn)練。
(二)加快大學(xué)生心理健康檔案系統(tǒng)開發(fā)
1993年北京理工大學(xué)開發(fā)出單機(jī)版學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)，2000年王建中開發(fā)了心理測驗(yàn)與統(tǒng)計(jì)軟件系統(tǒng)，目前應(yīng)用比較廣泛的是2004年開發(fā)出的金海大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)，這些都是單機(jī)版的大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，便于檔案的統(tǒng)計(jì)與分析，但建檔和管理不方便。北京心知章文化交流有限公司1999年出版發(fā)行“心海學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)”和北京安人測評技術(shù)有限責(zé)任公司2003年發(fā)行的“京湘學(xué)生心理檔案系統(tǒng)(安人軟件)”都是網(wǎng)絡(luò)版，但這些系統(tǒng)重點(diǎn)在心理測試上，不便于高校心理健康工作者的歸檔、管理和操作，且在同時(shí)段測試人數(shù)過多時(shí)，容易出現(xiàn)癱瘓。2008年南昌大學(xué)碩士羅亮亮采用Application+XML緩存機(jī)制，以XML作為數(shù)據(jù)的傳輸格式，開發(fā)了一套網(wǎng)頁版的大學(xué)生心理健康檔案管理系統(tǒng)，但這套系統(tǒng)還沒有得到充分的實(shí)踐檢驗(yàn)和推廣。大學(xué)生心理健康檔案系統(tǒng)的開發(fā)仍是一件任重而道遠(yuǎn)的工作。
(三)深入挖掘大學(xué)生心理檔案的應(yīng)用價(jià)值
建立心理健康檔案的目的是為了更好地使用它，而目前許多數(shù)高校對心理檔案的利用仍停留在診斷和篩查有心理障礙的學(xué)生層面，而忽略了絕大多數(shù)正常學(xué)生的心理需要。心理學(xué)家認(rèn)為，心理疾病的形成大致經(jīng)歷心理危機(jī)、心理障礙、精神疾病、心理衰退四個(gè)階段。心理危機(jī)是心理疾病的肇始，詳盡、準(zhǔn)確的心理檔案資料，能夠幫助心理健康工作者及時(shí)了解大學(xué)生身邊發(fā)生的危機(jī)事件，有助于及早開展心理危機(jī)干預(yù)，防微杜漸。除此之外，心理健康檔案還有更多使用價(jià)值。如法國，學(xué)校心理檔案的利用更趨于綜合化，把實(shí)踐的重心放在三個(gè)方面：定向、預(yù)防、綜合。心理健康專家通過建立學(xué)生心理檔案了解和分析學(xué)生的心理狀況，以幫助教師和管理者確定未來的教學(xué)方向，給家庭提出建議，幫助學(xué)生ca我評價(jià)。德國學(xué)校心理檔案除用于特殊教育、行為矯治和學(xué)業(yè)指導(dǎo)外，還在學(xué)生的職業(yè)指導(dǎo)和定向工作中發(fā)揮巨大作用。這些國家的學(xué)校心理健康檔案管理經(jīng)過長期摸索，逐漸成熟，為我們提供了頗有價(jià)值的參考。
(四)建立成長性心理健康檔案
關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；檔案信息化；信息化建設(shè)
隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的中學(xué)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代的要求 ，因此中學(xué)檔案管理工作的信息化改革迫在眉睫，這不僅是時(shí)展的趨勢，也是學(xué)校管理工作不斷發(fā)展的客觀要求。然而中學(xué)檔案信息化建設(shè)給我們帶來便捷的同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)，如何解決這些困境成為我們思考的重點(diǎn)。
1 中學(xué)檔案信息化建設(shè)的意義
檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。
檔案信息化建設(shè)相對比傳統(tǒng)模式有以下意義：（一）、便于管理，有效提高中學(xué)檔案管理的工作效率。檔案信息化建設(shè)的過程中，所有檔案信息的存儲都依靠數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)，存儲形式可以包括文字、圖像、音像等多媒體形式。利用數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行管理可以有效提高工作效率。（二）、便于利用，有效提高中學(xué)檔案的利用率。檔案的信息化管理通過數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行檢索查閱，方便快捷，改善了紙質(zhì)檔案利用受時(shí)間地點(diǎn)限制的缺點(diǎn)，大大提高了檔案的利用率。（三）、便于存儲和共享，有效降低存儲空間和有利于檔案的二次利用。檔案信息化后存儲的時(shí)間相對傳統(tǒng)檔案更為長久，從存儲空間上來講，也更加有效降低存儲空間。同時(shí)電子檔案也便于共享，促進(jìn)檔案的二次利用。
2 中學(xué)檔案信息化建設(shè)過程中面臨的困境
（一）、中學(xué)檔案管理觀念落后，對檔案信息化管理的認(rèn)識程度不足。在學(xué)校的日常管理中，檔案管理工作一直是一個(gè)無足輕重的角色，目前許多學(xué)校雖然有建立綜合檔案室，但是由觀念不強(qiáng)，重視程度不夠，導(dǎo)致檔案室成為一個(gè)保管資料的倉庫。學(xué)校管理層領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化管理意識更是欠缺，使得檔案利用率不高，成為制約檔案信息化建設(shè)發(fā)展阻礙因素之一。
（二）、中學(xué)檔案管理投入資金有限，硬件設(shè)施陳舊落后。檔案信息化建設(shè)離不開對硬件設(shè)施的大力投入，目前中學(xué)管理工作的重心主要集中在教育教學(xué)及學(xué)校的整體發(fā)展，對檔案管理需要的現(xiàn)代化設(shè)備投入是相當(dāng)有限，有些單位連綜合檔案室配備的基本要求都難以達(dá)到，更別提要滿足相關(guān)設(shè)備（比如刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等）的更新?lián)Q代。
（三）、高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才匱乏。目前，中學(xué)人員編制緊張，檔案管理員多半是“身兼數(shù)職”，沒有經(jīng)過業(yè)務(wù)培訓(xùn)直接上崗，兼職管理員的教師日常教學(xué)任務(wù)繁重，根本無暇關(guān)注這個(gè)崗位。即使學(xué)校招聘專業(yè)檔案人員，極少是檔案管理專業(yè)，也缺乏業(yè)務(wù)的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)檔案管理人員也需要兼職其他任務(wù)教輔工作，導(dǎo)致檔案管理員這個(gè)職位形同虛設(shè)。檔案信息化管理人員，首先要具有檔案專業(yè)知識和管理經(jīng)驗(yàn)，掌握多媒體等信息技術(shù)，同時(shí)具備以上條件的高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才可謂是少之又少。
（四）、檔案信息存在保密及安全風(fēng)險(xiǎn)。在檔案信息化實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)也面臨檔案信息保密和安全問題的挑戰(zhàn)。一是人為因素，檔案管理人員檔案保密意識和安全意識不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案泄密。二是技術(shù)因素，檔案管理系統(tǒng)容易出現(xiàn)漏洞，極可能感染病毒或遭受攻擊，存在安全隱患，這對檔案工作造成威脅。
3 加強(qiáng)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的策略構(gòu)建
（一）、強(qiáng)化檔案信息化管理意識。首先學(xué)校管理層領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)檔案管理意識培養(yǎng)，意識到檔案信息化建設(shè)的意義和重要性。首先要成立檔案建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并將檔案建設(shè)工作納入學(xué)校工作計(jì)劃和目標(biāo)管理中。同時(shí)，建立檔案建設(shè)工作網(wǎng)絡(luò)，形成以副校長掛帥，檔案室具體負(fù)責(zé)，各部門協(xié)助抓的三級檔案建設(shè)網(wǎng)絡(luò)。
（二）、加大對中學(xué)檔案信息化管理建設(shè)的資金投入。檔案信息化建設(shè)需要軟件及硬件設(shè)施的大力投入，這需要上級主管政府撥款還有學(xué)校管理層領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。有了資金保障，學(xué)校才能擁有規(guī)范的綜合檔案室，才能采購相關(guān)的硬件及軟件設(shè)備。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，不僅僅是基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)施，還要跟隨電子信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，對網(wǎng)絡(luò)、檔案管理系統(tǒng)、安全防火墻等進(jìn)行升級，對電子產(chǎn)品更新?lián)Q代，使之適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。
（三）、引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才。學(xué)校要設(shè)立檔案專業(yè)管理人員崗位，招聘引進(jìn)具有檔案管理專業(yè)的人才。檔案管理人員同時(shí)要具備強(qiáng)烈的責(zé)任心、良好的職業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)意識等職業(yè)要求。學(xué)校也要提供檔案管理人員外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會，更新檔案管理理念，掌握多媒體等信息技術(shù)，使其不斷提升專業(yè)技能和信息化知識，將檔案管理人員打造成具有雙重知識機(jī)構(gòu)的高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人才。
（四）、加強(qiáng)檔案信息化的安全管理，建立完善的安全管理制度。檔案管理的最終目的是要實(shí)現(xiàn)其利用的最大化，實(shí)現(xiàn)資源共享。為了杜絕安全隱患，必須制定一套完善的安全管理制度，從每個(gè)環(huán)節(jié)保障檔案信息的安全。第一要建立保密制度，如電子文檔借閱審批制度、檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使用權(quán)限制度等等。第二要設(shè)置電子文件借閱權(quán)限。在制作電子文件時(shí)要保證借閱人只能以只讀方式查看，以防被篡改或誤操作，造成文件失真或損壞。第三要對定期對電子文件進(jìn)行異地備份，避免因人為、自然災(zāi)害等因素造成檔案丟失。第四要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，保持溫度和濕度，防止存儲介質(zhì)的磁化。第五要升級計(jì)算機(jī)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，保證檔案信息數(shù)據(jù)庫在保存和運(yùn)輸過程中穩(wěn)定、安全。
4 總結(jié)
綜上所述，中學(xué)檔案信息化建設(shè)是今后檔案管理的趨勢，要成功推行，需要政府部門、單位擁有高度贊同的態(tài)度，相互配合，上下一心，克服困難。逐步實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案信息化建設(shè)的科學(xué)發(fā)展和創(chuàng)新進(jìn)步。
參考文獻(xiàn)
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