時(shí)間：2022-06-16 13:29:37
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校檔案資源整合，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高校的社會(huì)環(huán)境發(fā)生了巨大變化，信息化、網(wǎng)絡(luò)化趨勢(shì)給檔案管理和檔案信息資源整合利用帶來了新的要求。同時(shí)，由于高校內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門所處工作環(huán)境的變化和新技術(shù)手段的廣泛應(yīng)用，促使檔案信息內(nèi)容也發(fā)生了很大發(fā)展與變化。另外，元數(shù)據(jù)理論得到不斷應(yīng)用，先進(jìn)的管理方法與管理理念不斷形成并日益成熟，檔案信息處理技術(shù)、檔案信息的管理與組織方式等方面也發(fā)生了新的變化。檔案工作進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，傳統(tǒng)檔案信息資源整合的工作觀念、意識(shí)、技能、方法均有不同程度的滯后。主要表現(xiàn)在：
⒈檔案信息共建共享意識(shí)薄弱
在高校整體管理工作中，檔案工作經(jīng)常被忽視，各部門的檔案共享意識(shí)薄弱，不能在各項(xiàng)高校工作中貫穿檔案管理思想，僅僅注重本部門或本系統(tǒng)中的應(yīng)用。檔案信息的跨部門、跨系統(tǒng)應(yīng)用形成了阻隔，各自為政，這與檔案工作在高校教學(xué)與管理工作中的弱勢(shì)地位有關(guān)。高校在布置工作時(shí)候，主要以教學(xué)、科研、招生、學(xué)科建設(shè)和基本建設(shè)為主，往往把檔案工作放在可有可無、無關(guān)緊要的次要地位。而且檔案信息在本部門也不受重視，有的兼職檔案員不重視原始檔案資料的收集和整理，造成檔案資料不能及時(shí)歸檔，這樣就造成整體檔案信息共建共享的條塊缺失，造成檔案信息的不完整;有的部門檔案管理人員因考評(píng)機(jī)制不嚴(yán)格而責(zé)任心較差，推諉、拖拉現(xiàn)象嚴(yán)重，對(duì)別部門的信息共享有抵觸心理，“多一事不如少一事”。因此，往往導(dǎo)致檔案材料歸檔不齊全，不完整，不及時(shí)，部門間檔案信息協(xié)作凝滯、割裂，各自為政，檔案信息資源整合工作難度很大。
⒉檔案工作的“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重
近年來，隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，高校各業(yè)務(wù)部門建立了自己的信息系統(tǒng)，幾乎有多少個(gè)主要職能部門就會(huì)有多少個(gè)不同的管理信息系統(tǒng)，檔案部門與各業(yè)務(wù)職能部門之間缺乏良好、順暢的文件流轉(zhuǎn)通道，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)只能各行其是，各自為政，形成系統(tǒng)之間、部門之間無法相互連接的“信息孤島”，難于實(shí)現(xiàn)檔案資源在信息化技術(shù)條件下本可以完成的整合與共享。當(dāng)前高校的檔案管理現(xiàn)狀是信息資源難以達(dá)成認(rèn)同和共享，每個(gè)部門使用這些信息時(shí)都要不斷向其他一個(gè)或者幾個(gè)部門索取，且不能隨時(shí)更新，檔案信息整合和利用過程凝滯。
⒊檔案信息資源利用效率較低
由于受傳統(tǒng)思想、思維定勢(shì)以及現(xiàn)實(shí)狀況等因素的制約，高校對(duì)待檔案工作“重保管、輕利用”的現(xiàn)象仍然比較普遍。
（1）傳統(tǒng)檔案思維影響檔案信息提供利用。檔案工作在有的高校管理者心目中，仍然是局限于“收完整”、“分好類”、“保管好”，不知道如何對(duì)其利用與開發(fā);有的部門和主管甚至不知道檔案部門的辦公場(chǎng)所和工作具體內(nèi)容，不知道檔案管理有什么資料，可以查到什么資料，更難談得上利用。部分高校也開展了一些檔案資源利用的有效探索，諸如編撰年鑒、布置校史館、展覽館等，但基本上停留在建檔、管檔上，忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導(dǎo)致許多具有很高價(jià)值的檔案材料不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
（2）檔案信息資源的加工程度影響檔案信息提供利用。檔案信息資源的加工程度是影響檔案利用的重要因素之一。檔案信息資源加工質(zhì)量高，分類邏輯清晰，則能更好地適應(yīng)檔案用戶對(duì)檔案信息的需求，檔案信息的利用率和資源共享程度也會(huì)更高。
（3）檔案信息資源的來源和利用渠道影響檔案信息的提供利用。目前，高校檔案信息資源的來源和利用渠道較為單一，較多局限于傳統(tǒng)的來源渠道，對(duì)于新興的電子檔案收集較少，這就造成了信息檔案的來源尚不夠?qū)拸V;另一方面，檔案信息的利用渠道也較為單一，多數(shù)局限于紙質(zhì)檔案，審批程序繁瑣，過程冗長，嚴(yán)重影響了檔案信息的整合和利用。
⒋檔案服務(wù)高校發(fā)展的意識(shí)和手段相對(duì)滯后
因未實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和網(wǎng)絡(luò)化管理，服務(wù)發(fā)展大局的手段有限，服務(wù)過程較為繁瑣，因此，大多數(shù)高校檔案工作人員采取了“坐等上門”的服務(wù)方式，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，有人查找就定向找一下。同時(shí)，服務(wù)手段較為單一，只能定向查找，不能觸類旁通找到更多的有價(jià)值的檔案信息，從而大大影響了檔案的利用效率。
⒌隊(duì)伍素質(zhì)不高
在檔案信息資源整合工作中，檔案工作者是最具活力、最關(guān)鍵的要素之一。檔案工作者能否充分發(fā)揮主觀能動(dòng)作用，不僅取決于檔案工作人員之間的協(xié)調(diào)，同時(shí)還取決于檔案工作隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)和人員素質(zhì)，包括檔案工作者的學(xué)歷層次、專業(yè)知識(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)等，同時(shí)還包括文化素質(zhì)、技能素質(zhì)及職業(yè)道德等水平。首先，檔案從業(yè)者要有良好的知識(shí)素養(yǎng)，要了解高校的教學(xué)和管理工作，才能準(zhǔn)確鑒定檔案價(jià)值。其次，檔案從業(yè)者要有熟練的信息處理能力，不僅要適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作的要求，還要具備運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段進(jìn)行檔案信息管理等能力。
當(dāng)前，由于高校對(duì)檔案工作重視不夠的原因，在檔案管理人員隊(duì)伍的配備上存在著整體水平偏低的現(xiàn)象。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化、信息化的發(fā)展對(duì)檔案管理水平提出了新的更高要求，檔案管理人員缺少知識(shí)更新，難以適應(yīng)新形勢(shì)、新技術(shù)的工作變化，同時(shí)，各業(yè)務(wù)部門的兼職檔案員對(duì)檔案工作的積極性不高，往往應(yīng)付差事，人員變動(dòng)快，不能保證檔案工作的穩(wěn)定性。
二、高校檔案信息資源整合的新策略
當(dāng)前高校檔案信息資源整合需要對(duì)癥下藥。元數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，能夠讓檔案部門克服電子檔案管理過程中的這些困難。元數(shù)據(jù)通過對(duì)電子文件的內(nèi)容特征、載體的環(huán)境特征以及電子檔案形成過程中的環(huán)境和背景信息的描述，記錄電子檔案的相關(guān)屬性和背景信息。元數(shù)據(jù)本身是一個(gè)系統(tǒng)，它在電子檔案管理中所存儲(chǔ)的信息與電子檔案的信息內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)等是一一對(duì)應(yīng)的，是電子檔案的原始狀態(tài)的紀(jì)錄。研究基于元數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的信息資源整合方案，更新觀念意識(shí)，加強(qiáng)部門間協(xié)調(diào)，持續(xù)提高人員培訓(xùn)和能力，形成與各項(xiàng)業(yè)務(wù)協(xié)同推進(jìn)、考核激勵(lì)機(jī)制健全、隊(duì)伍能力持續(xù)提高、管理手段豐富、技術(shù)手段與時(shí)俱進(jìn)的檔案信息管理新局面，應(yīng)從以下幾項(xiàng)措施入手。
⒈加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源整合和利用的高度認(rèn)識(shí)，提高檔案工作地位，做好基礎(chǔ)工作
檔案信息資源整合是對(duì)現(xiàn)有檔案資源空間布局和組合方式的調(diào)整，目的是使檔案資源的布局更合理、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化，更有利于保存、開發(fā)、利用，使檔案資源效益的最大化。整合檔案資源是加強(qiáng)資源管理的需要，是提高利用效率的需要，是確保檔案安全的需要，是強(qiáng)化綜合檔案功能、提高綜合檔案地位和職能的需要。因此，高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源整合和利用對(duì)高校整體發(fā)展的支撐作用，將檔案信息工作提高到與其他業(yè)務(wù)同等重要的地位，加強(qiáng)檔案信息整合的基礎(chǔ)工作，主要應(yīng)從以下措施入手。
（1）全面核查，去粗存精，提高檔案加工的效度。由于歸檔階段的不規(guī)范，或因歷史背景的變化等原因，有些檔案信息資源是重復(fù)的或者失去保存價(jià)值的，這些信息資源在整合中應(yīng)該首先剔除，以免在檔案信息資源整合中再次形成浪費(fèi)。
（2）重新梳理、分類、組卷，提高檔案信息的規(guī)范程度。對(duì)檔案信息重新梳理，分類邏輯不清晰的要重新分類，案卷組合不規(guī)范的、組卷過厚、內(nèi)容混雜的應(yīng)進(jìn)行重新組卷，盡可能將相互存在聯(lián)系的文件組合在一起，對(duì)無標(biāo)題或無頁碼的重新加工填寫。這樣不僅可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的高質(zhì)量保存，同時(shí)也為下一步檔案信息整合打下良好的基礎(chǔ)，提高整合利用的效率。
（3）加強(qiáng)各部門歸檔質(zhì)量，從源頭上提高檔案信息資源整合質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)高校各部門兼職檔案管理員的培訓(xùn)，執(zhí)行規(guī)范統(tǒng)一的收集、整理加工、分類、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，使各部門的檔案信息形成統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的接口，增強(qiáng)信息的共建共享利用程度。
⒉建立檔案信息資源整合的協(xié)調(diào)機(jī)制，利用元數(shù)據(jù)方案解決“信息孤島”問題
（1）破除信息資源整合的壁壘，形成檔案整合聯(lián)動(dòng)機(jī)制。加強(qiáng)部門間檔案信息資源整合的協(xié)調(diào)機(jī)制，建立一種聯(lián)動(dòng)機(jī)制，改變檔案信息資源整合和利用工作由單一的檔案部門進(jìn)行的現(xiàn)狀，使檔案部門的管理工作向業(yè)務(wù)部門延伸，加強(qiáng)對(duì)于業(yè)務(wù)部門開展檔案工作的指導(dǎo)，與業(yè)務(wù)部門聯(lián)合進(jìn)行檔案信息資源的整合與開發(fā)，實(shí)現(xiàn)互惠互利和優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。
（2）檔案信息整合工作前移，實(shí)現(xiàn)前端控制。檔案工作應(yīng)有前端控制思維，提前介入，防止出現(xiàn)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的割裂，減少檔案信息的壁壘。應(yīng)對(duì)各業(yè)務(wù)部門的信息工作進(jìn)行指導(dǎo)、參與、評(píng)價(jià)與驗(yàn)收，從信息整合的源頭上把關(guān)，形成規(guī)范、統(tǒng)一的檔案信息，增強(qiáng)檔案的規(guī)范性。
（3）利用檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)方案，消除信息孤島的技術(shù)壁壘，收集各系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)元素。為了打破檔案信息的“孤島”問題，高校研究制定檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)方案，利用已的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定出高校文件實(shí)體、管理信息、流轉(zhuǎn)信息等元素的元數(shù)據(jù)方案，作為捕獲檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)內(nèi)容的重要依據(jù)。開發(fā)檔案數(shù)字化信息元數(shù)據(jù)封裝功能，對(duì)收集到的元數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行批量封裝。
（4）利用元數(shù)據(jù)作為信息檢索媒介，應(yīng)建立起一定規(guī)模的聯(lián)機(jī)檔案信息檢索系統(tǒng)。元數(shù)據(jù)由于其對(duì)著錄信息的改善使得著錄的信息更加豐富和全面，同時(shí)，元數(shù)據(jù)是在電子檔案的形成、使用等過程中形成的，所以元數(shù)據(jù)在電子檔案的管理過程中具有動(dòng)態(tài)的功能。元數(shù)據(jù)可以通過相關(guān)元素建立關(guān)系，豐富了電子檔案的檢索途徑。檢索功能的增強(qiáng)會(huì)給檔案用戶查找和利用電子檔案節(jié)約成本，并且提高查準(zhǔn)率和查全率，使電子檔案的利用更加優(yōu)化。以往各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的檔案信息有一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的檢索界面，有一組適合系統(tǒng)又簡捷的檢索命令，有一定的檢索入口。通過元數(shù)據(jù)媒介，可以把高校的各自獨(dú)立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的檔案信息整合起來，實(shí)現(xiàn)利用率最大化的目標(biāo)。
⒊強(qiáng)化檔案信息資源整合的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，讓檔案工作深入一線
為了加強(qiáng)檔案信息資源的整合力度，檔案管理工作部門應(yīng)切實(shí)改變“坐等上門”的意識(shí)，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)觀念。對(duì)于業(yè)務(wù)部門的重要工作和項(xiàng)目，應(yīng)于啟動(dòng)之初即開展主動(dòng)咨詢、指導(dǎo)和督促，加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作在策劃階段的檔案工作部署，搶先一步，穩(wěn)占先機(jī)，增強(qiáng)檔案工作的主動(dòng)性;對(duì)各業(yè)務(wù)部門的信息系統(tǒng)建設(shè)，應(yīng)于立項(xiàng)時(shí)即介入，確保該系統(tǒng)中檔案信息生成、保存、收集、上交等功能的全面實(shí)現(xiàn)，增強(qiáng)信息系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)的對(duì)接，形成業(yè)務(wù)信息與檔案信息的共建共享;加強(qiáng)對(duì)各業(yè)務(wù)部門原始檔案的收集收繳，定期督促，及時(shí)歸檔;加強(qiáng)檔案信息利用的主動(dòng)服務(wù)工作，對(duì)重要工作、重要項(xiàng)目要主動(dòng)向業(yè)務(wù)部門提出檔案信息查詢和借鑒建議。通過這些措施，讓檔案信息實(shí)現(xiàn)共建共享，真正走進(jìn)一線。
⒋建立和完善檔案信息資源整合的考核考評(píng)激勵(lì)機(jī)制，讓檔案工作由“要我做”變?yōu)椤拔乙觥?/p>
為了促進(jìn)檔案信息資源整合，高校應(yīng)逐步建立和完善檔案信息資源整合的考核考評(píng)及激勵(lì)機(jī)制，增加檔案信息工作人員的動(dòng)力和成就感。為此，高校應(yīng)將檔案信息資源整合工作納入到半年、年終績效考核指標(biāo)中，加強(qiáng)對(duì)各部門、檔案管理員的考核力度，并形成退出機(jī)制，及時(shí)更換不稱職的兼職檔案管理員。同時(shí)，要強(qiáng)化激勵(lì)措施，以獎(jiǎng)為主，提高檔案信息資源整合的積極性與主動(dòng)性，讓檔案工作由“要我做”變?yōu)椤拔乙觥薄?/p>
⒌加強(qiáng)檔案信息人員培訓(xùn)，促進(jìn)檔案信息資源整合技術(shù)手段的與時(shí)俱進(jìn)
1.高校合并整合后檔案管理工作所存在的問題
1.1立卷歸檔的問題
各所高校在合并整合之前已進(jìn)行了歸檔的立卷，而且因?yàn)橛邢鄳?yīng)的管理制度或管理人員的保管，基本不會(huì)出現(xiàn)太大的問題。而關(guān)鍵是在于合并整合期間，涉及到很多部門還沒有立卷歸檔的文件材料，再加上人心的一些變動(dòng)，部分正常工作無法根據(jù)規(guī)定進(jìn)行辦理，這樣就會(huì)給檔案資料收集帶來不小的問題。一些具有責(zé)任心的工作人員會(huì)將未立卷的材料進(jìn)行收集、整理、安全儲(chǔ)放，但一些不具責(zé)任心的工作人員可能就不會(huì)對(duì)工作進(jìn)行處理，給檔案的完整性造成影響。導(dǎo)致這些問題出現(xiàn)的原因有：合并整合時(shí)期組織在管理上的不足；部分檔案工作人員無責(zé)任心；由于合并整合所要涉及事務(wù)過多，對(duì)檔案工作有所忽略。
1.2檔案集中管理問題
根據(jù)相關(guān)規(guī)定，為了方便各項(xiàng)工作的開展及檔案的積極提供，學(xué)校各個(gè)部門以及類別的檔案要統(tǒng)一進(jìn)行集中式管理。這樣就要求合并整合后，高校要將檔案集中管理。但是，實(shí)際情況卻是合并高校的組成學(xué)校因?yàn)樵诘乩砦恢蒙系牟煌偌悠渌喾N原因，幾乎無法做到統(tǒng)一的集中管理，仍是采用分校區(qū)管理的方式。在這樣的情況下，合并整合高校面臨教學(xué)硬件配備、學(xué)生住宿保障、資金管理等很多問題，所以檔案工作更會(huì)被延后。
1.3構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)的問題
高校合并整合之后機(jī)構(gòu)會(huì)進(jìn)行重新的調(diào)整，人員的劃分也有了變化，原來檔案分管領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員可能會(huì)隨著合并后出現(xiàn)崗位變動(dòng)。同時(shí)，在合并之前經(jīng)過努力構(gòu)建的檔案網(wǎng)絡(luò)也變得沒有用處，新檔案網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建因并校后分校辦學(xué)、管理分散等原因無法一時(shí)促成。造成這問題原因在于學(xué)校地址的分散再加上檔案工作不受到重視所引起的。
1.4檔案排序及重新整理的問題
合并高校多數(shù)是2個(gè)或以上規(guī)模相近的、類別接近的院校所合并而成。但因?yàn)閷W(xué)校間創(chuàng)建時(shí)間或從屬關(guān)系的不同，每個(gè)學(xué)校的職能都具不同之處。各個(gè)學(xué)校之間的檔案類別的設(shè)置、編制、排號(hào)等也不同，這樣就導(dǎo)致了檔案在排序和重新整理上存在一定的問題。此外，合并整合后，檔案管理也存在著體制不統(tǒng)一和手段多樣性的問題。例如，原各個(gè)校區(qū)的檔案有的是執(zhí)行集中式管理，而有的則是分散式管理；有的校區(qū)檔案部門已配有管理軟件，而有的還是手工管理等等。這些問題都給合并整合后高校檔案管理工作開展帶來很大的問題。
1.5檔案工作人員素質(zhì)參差不齊
因?yàn)樵诤喜⒅埃總€(gè)學(xué)校的情況不一樣，存在著檔案工作人員業(yè)務(wù)水平、工作能力、思想情況上的區(qū)別，這樣會(huì)給檔案管理工作帶來一定困難，同時(shí)制約并影響了其整合、創(chuàng)新。檔案包括自然、人、社會(huì)，包括了過去、現(xiàn)在、將來，所以，檔案管理人員只有檔案專業(yè)的知識(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，同時(shí)還要掌握好例如文獻(xiàn)學(xué)、歷史學(xué)、編研學(xué)等學(xué)識(shí)。整合合并之后的高校非常缺少這類綜合型的檔案人才。
2.高校合并整合后檔案管理工作的三步驟
2.1淺層整合
在高校進(jìn)行合并早期主要在行政管理部門的指導(dǎo)下實(shí)現(xiàn)學(xué)校的機(jī)構(gòu)、制度、財(cái)務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃的統(tǒng)一。此時(shí)期的特點(diǎn)在于參加到合并的高校仍是獨(dú)立辦學(xué)體，在干部職級(jí)、從屬關(guān)系、人事關(guān)系等都保持不變。檔案管理工作的淺層整合指的是參加合并的高校為獨(dú)立實(shí)體，職能未有變化，所以仍是以自身為單位進(jìn)行管理。
2.2深入整合
實(shí)質(zhì)性合并階段的特點(diǎn)指的是參加合并的高校其相對(duì)的獨(dú)立性被瓦解，統(tǒng)一由高校主管部門進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，取消原來各個(gè)高校的法人地位。合并整合后，新學(xué)校對(duì)于全校的人財(cái)物執(zhí)行統(tǒng)一管理，校長是學(xué)校的唯一法人代表。原各個(gè)學(xué)校職能從全面管理轉(zhuǎn)變成單一科研、教學(xué)。檔案管理工作的深入整合主要批指的是原合并前的各個(gè)高校不具有立卷成檔的條件，由新合并學(xué)校取代，同時(shí)形成新的檔案全宗。這一時(shí)期的改革力度是是非常大的且工作量重，還會(huì)影響到全校各部門以及所每一個(gè)人，這種變化是內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整及人員方面的變化，學(xué)校基本職能未生根本性改變。
2.3核心整合
核心整合主要指的是面對(duì)新管理形勢(shì)與學(xué)習(xí)的規(guī)模進(jìn)行檔案管理工作的管理觀念、組織、制度、方式上的創(chuàng)新與調(diào)整。針對(duì)合并整合高校特點(diǎn)，檔案整合時(shí)要注意對(duì)實(shí)質(zhì)性合并階段所產(chǎn)生的問題進(jìn)行處理（包括全宗調(diào)整、檢查錯(cuò)漏、重歸等）。同時(shí)，還要注意組織檔案的館藏，以全宗作為基礎(chǔ)單位進(jìn)行分類、編目、上架。
3.加快并促進(jìn)合并整合后高校工作的實(shí)質(zhì)性融合對(duì)策
3.1明確新檔案管理思想
（1）構(gòu)建科學(xué)檔案管理思想。檔案管理思想是高校管理工作的精神表現(xiàn)，主要體現(xiàn)在檔案活動(dòng)的工作主體對(duì)管理工作規(guī)律的掌握，但這并不是完全不變的，是一個(gè)時(shí)代價(jià)值反映，不單起到指導(dǎo)檔案工作，同時(shí)也表明了今后檔案工作的發(fā)展方向。對(duì)合并融合后的高校來說，檔案管理思想所要遵守的以事實(shí)說話，以促進(jìn)發(fā)展為原則。在高校檔案管理工作的發(fā)展過程當(dāng)中，要以事實(shí)為基礎(chǔ)，吸取合并之前各學(xué)校的優(yōu)點(diǎn)，除去糟粕，重新明確自己管理思想與理念。
（2）以人為本促進(jìn)管理融合。合并融合后的高校檔案部門需要明確新的管理思想，檔案人員要經(jīng)過幾個(gè)階段的適應(yīng)。這也是因?yàn)槿怂枷氲男枨蠖鄻蛹皬?fù)雜性。如果過于強(qiáng)硬的融合可能會(huì)造成工作人員的人心不攏聚。所以檔案部門管理者要構(gòu)建起以人為本思想，努力創(chuàng)造人與工作的適應(yīng)性，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，盡可能排除各類因素干擾，提升人員的合作意識(shí)。此外，檔案工作人員還需要提升對(duì)高校合并認(rèn)識(shí)，自覺接受新管理思想，在相互理解、接受、適應(yīng)中找到認(rèn)同感，達(dá)到思想和感情上的融合，用主角的態(tài)度來處理學(xué)校檔案工作，也只有這樣才可讓合并整合后的高校檔案工作更加健康的發(fā)展。
3.2加快檔案業(yè)務(wù)工作融合促進(jìn)實(shí)質(zhì)性的融合
（1）加快檔案管理方式融合。檔案管理方式融合一般要通過比較分析、交流、重新再造三個(gè)階段。比較分析指的是發(fā)掘各校檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)，通過分析融合可行性；交流融合是采用有效措施分離各校檔案管理方式的不合理部門進(jìn)行初步的融合；重新再造指的是最困難也是最高階段，指的是不斷進(jìn)行改革、創(chuàng)新，與時(shí)代相適應(yīng)。所以需要打造出一個(gè)不同思維模式、不同需求與工作方式的工作氛圍。通過新管理理念、管理技術(shù)，讓各校區(qū)檔案管理方式形成統(tǒng)一整體。構(gòu)建以學(xué)校檔案部門為主及各處、系兼職檔案員為輔助管理網(wǎng)絡(luò)。規(guī)模小的可采用統(tǒng)一管理，規(guī)模大的可采用統(tǒng)一與分散管理結(jié)合的方式，在院或各系構(gòu)建起檔案二級(jí)機(jī)構(gòu)。
（2）對(duì)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整合。合并整合后，高校要根據(jù)國家檔案的法規(guī)、法律以及教育部門所頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》及《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》來擬定新的方法與分類方案，這也是實(shí)現(xiàn)新檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)重要保證。要在充分論證基礎(chǔ)上構(gòu)建起科學(xué)的管理體系。首先需要對(duì)館藏和全宗進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的論證和調(diào)查，正確明確檔案全宗的劃分，統(tǒng)一各類檔號(hào)設(shè)置、編研材料的選題和實(shí)體排架標(biāo)準(zhǔn)，充分考慮適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展、要求。這些制度和規(guī)范是新高校檔案管理體系科學(xué)、有序進(jìn)行的保障，同時(shí)讓新檔案管理體系得到原有的制約與導(dǎo)向。
（3）促進(jìn)檔案信息資源整合。物力資源整合是一種簡單行為整合，而檔案信息資源整合是非常復(fù)雜的行為式整合，是合并高校檔案管理工作實(shí)質(zhì)性整合的關(guān)鍵。這要有利于合并高校檔案管理目標(biāo)以及任務(wù)的實(shí)現(xiàn)，讓高校檔案信息資源在合并之后達(dá)到新的擴(kuò)張狀態(tài)，方便檔案信息資源整合所追求的效能。所以，一定要加快檔案場(chǎng)所的建設(shè)，合并整合高校需要根據(jù)學(xué)校的規(guī)模來增加檔案館的用室，讓其可與學(xué)校的規(guī)模相配合。這是做好檔案信息資源整合的一個(gè)物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)，高校檔案部門要抓住機(jī)會(huì)，加強(qiáng)信息資源的開發(fā)工作。還要做好合并后高校檔案的編研荼，圍繞學(xué)校中心工作，結(jié)合教學(xué)、科研等工作開發(fā)檔案信息資源。
3.3優(yōu)化檔案人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)
不難看出，檔案工作的主體是人，所以人對(duì)于檔案工作而言起著決定性的作用。所以，構(gòu)建起一支忠實(shí)事業(yè)、業(yè)務(wù)突出、結(jié)構(gòu)合理的檔案人才隊(duì)伍是檔案工作走出困難的重要根本。因?yàn)椋欢ㄒ獦?gòu)建好檔案館的團(tuán)隊(duì)，保證一定數(shù)量的專職檔案人員，同時(shí)在團(tuán)隊(duì)的年齡結(jié)合、專業(yè)水平及結(jié)合上進(jìn)行合理、科學(xué)配比，充分發(fā)揮整體作用。同時(shí)，還要加大檔案網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，充分發(fā)揮各部門的實(shí)質(zhì)性作用。
[關(guān)鍵詞]地方高校；區(qū)域經(jīng)濟(jì)；人才檔案；信息整合
1. 概述
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，高校已經(jīng)步入社會(huì)的中心，成為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的源動(dòng)力。高校通過向社會(huì)輸送高層次人才來展示其為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)服務(wù)的功能，同時(shí)地方高校的辦學(xué)條件和畢業(yè)生就業(yè)也嚴(yán)重依賴并受制于區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平。通過整合地方高校培養(yǎng)人才檔案信息，可以使高校與地方人才供求形成互惠互利的良性循環(huán)，既提高了高校畢業(yè)生就業(yè)率和就業(yè)質(zhì)量，促進(jìn)了高校人才培養(yǎng)和教育教學(xué)水平的提高，也緩解了地方政府和企事業(yè)單位用人難的困境，幫助用人單位節(jié)約了背景調(diào)查的成本，規(guī)避了用人風(fēng)險(xiǎn)。因此，地方高校培養(yǎng)人才檔案信息的整合，對(duì)于實(shí)現(xiàn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)的快速、高效、健康發(fā)展具有重要的作用。
2. 地方高校人才培養(yǎng)與區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展
2.1 地方高校培養(yǎng)的人才是區(qū)域經(jīng)濟(jì)快速健康發(fā)展的重要推助力量
當(dāng)前，由于各區(qū)域經(jīng)濟(jì)體的不平衡發(fā)展以及氣候、環(huán)境等種種因素，使得許多相對(duì)落后的區(qū)域難以吸引和留住外來的高等級(jí)人才，因此，地方高校培養(yǎng)的人才，成為這些地方區(qū)域經(jīng)濟(jì)體獲取人才的主要來源。相對(duì)于河北省來說，其發(fā)展速度與實(shí)力強(qiáng)于一些中西部地區(qū)，但其核心競(jìng)爭(zhēng)力相較于沿海發(fā)達(dá)區(qū)域經(jīng)濟(jì)體還顯得比較弱小。從這個(gè)意義上說，其高級(jí)人才的獲得途徑仍然以河北省地方高校培養(yǎng)的應(yīng)用型人才為主流。與此相應(yīng)，地方高校大多以培養(yǎng)應(yīng)用型人才為立校之本，大量輸送符合社會(huì)需要的應(yīng)用型人才。相較于發(fā)展水平相近的其他地區(qū)，由于畢業(yè)生聯(lián)系就業(yè)和用人單位招聘的便利，大學(xué)生在學(xué)校駐地就業(yè)的概率大大高于外地。近年來，駐張家口高校平均每年為社會(huì)輸送逾萬名各類學(xué)科人才，其中大部分留在了張家口或河北省其他地方，為區(qū)域經(jīng)濟(jì)建設(shè)注入了大批優(yōu)質(zhì)的人才資源。
2.2 辦學(xué)及就業(yè)壓力迫使高校關(guān)注人才供求趨勢(shì)
隨著我國高等教育體制改革的不斷深化，高等學(xué)校將逐步走向社會(huì)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)優(yōu)勝劣汰的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制中，高校面臨著極大的辦學(xué)及學(xué)生就業(yè)壓力。區(qū)域經(jīng)濟(jì)的健康、快速發(fā)展可以為地方高校的發(fā)展提供更多的物質(zhì)基礎(chǔ)，提出更高的人才要求，從而促進(jìn)地方高校的結(jié)構(gòu)調(diào)整、質(zhì)量和效益的提高乃至規(guī)模的擴(kuò)大，緩解地方高校的生存壓力。因此，地方高校必須主動(dòng)參與區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展，充分了解經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)高等教育人才的需求狀況，密切關(guān)注人才供求趨勢(shì)，從而及時(shí)調(diào)整人才培養(yǎng)的目標(biāo)和方式，形成有效的教育產(chǎn)品供給，實(shí)現(xiàn)教育的供求平衡，提高畢業(yè)生的就業(yè)率和就業(yè)質(zhì)量，為地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷注入活力。
3. 整合地方高校培養(yǎng)人才檔案信息的必要性
3.1 高校人才信息供給現(xiàn)狀
目前，用人單位獲取高校培養(yǎng)人才信息的主要渠道是查閱畢業(yè)生檔案。高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，它作為大學(xué)生個(gè)人綜合信息的記錄，是各級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位選拔、聘用人才的主要參考和重要依據(jù)。
3.1.1 人才信息供給渠道不暢。由于檔案管理機(jī)制、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案信息的私密性等原因，高校學(xué)生檔案的利用仍以傳統(tǒng)方式為主，學(xué)生檔案信息不流通，無論是學(xué)生本人還是用人單位都不可能輕易接觸到，造成查詢困難。
3.1.2 高校學(xué)生檔案內(nèi)容單一。高校學(xué)生檔案形成周期較長，變動(dòng)性很大，加上材料比較分散，很容易造成材料不齊全；高校學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容僅涉及“高校招生錄取材料”、“學(xué)籍成績”、“黨團(tuán)材料”、“獎(jiǎng)懲”、“政治表現(xiàn)”等僵化單一的內(nèi)容，不能完全或如實(shí)反映學(xué)生的綜合素質(zhì)和個(gè)性特長。
3.2 高校人才信息供給不足導(dǎo)致的問題
3.2.1 高校學(xué)生檔案起不到應(yīng)有的作用，加上現(xiàn)代企業(yè)用人觀念的變革，使人、檔分離，造成了檔案管理部門對(duì)于學(xué)生工作的疏忽和大學(xué)生檔案意識(shí)的淡薄，不少畢業(yè)生主動(dòng)或被迫成為了“棄檔族”。學(xué)校學(xué)生管理部門積壓了大量無人領(lǐng)取的畢業(yè)生檔案，很多畢業(yè)生工作幾年了仍沒有轉(zhuǎn)走其個(gè)人檔案，直到因?yàn)槌鰢魧W(xué)、移民、退休等不得不提供檔案信息的時(shí)候，才想到來學(xué)校尋找或補(bǔ)全其個(gè)人檔案。另一方面，學(xué)生檔案造假現(xiàn)象日益嚴(yán)重，有的假造成績單，有的假造教育背景。由于沒有可靠的人才信息來源，越來越多的用人單位為了規(guī)避用人風(fēng)險(xiǎn)，需要付出高額成本對(duì)求職者進(jìn)行背景調(diào)查，浪費(fèi)了大量人力、物力和財(cái)力。要解決這對(duì)矛盾，就需要我們對(duì)高校培養(yǎng)人才檔案信息進(jìn)行整合，建立高校培養(yǎng)人才信息查詢平臺(tái)，為人才供求雙方提供更周到、細(xì)致的服務(wù)。
3.2.2 高校人才培養(yǎng)結(jié)構(gòu)與區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展不協(xié)調(diào)。一方面，長期的信息不對(duì)稱導(dǎo)致高校缺乏對(duì)所培養(yǎng)人才的市場(chǎng)調(diào)查、行業(yè)分析與就業(yè)前景預(yù)測(cè)，在專業(yè)設(shè)置、課程安排、教材使用、教學(xué)實(shí)訓(xùn)等方面與用人單位的要求不一致，人才培養(yǎng)結(jié)構(gòu)與區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展脫節(jié)，對(duì)地方經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起不到有力的支撐作用；另一方面，由于無法對(duì)就業(yè)形勢(shì)與用人單位需求實(shí)施持續(xù)跟蹤，地方高校的教育成果與與行業(yè)、企業(yè)結(jié)合不緊密，使得行業(yè)、企業(yè)缺乏參與和支持高等教育的積極性，從而制約了地方高校的生存與發(fā)展。為打破這一僵局，就需要我們整合高校培養(yǎng)人才檔案信息，收集齊全、豐富的高層次人才供求信息，加強(qiáng)高校人才培養(yǎng)的針對(duì)性和服務(wù)社會(huì)的能力。
4. 進(jìn)行高校培養(yǎng)人才檔案信息整合的內(nèi)容構(gòu)架
對(duì)高校培養(yǎng)人才檔案的信息資源整合，要以現(xiàn)代信息技術(shù)和相關(guān)法律法規(guī)作為依托，聚合高校、地方政府和社會(huì)的力量，將分散的大學(xué)生實(shí)體檔案、電子檔案和離散信息等資源進(jìn)行融合，多渠道、多層次采集信息，實(shí)現(xiàn)高校培養(yǎng)人才檔案信息齊全完整、高效利用和社會(huì)共享的目標(biāo)，從而達(dá)成高校、地方與用人單位的“三贏”，有力推動(dòng)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。
4.1 建立地方高校培養(yǎng)人才信息數(shù)據(jù)庫
4.1.1 創(chuàng)新學(xué)生檔案管理機(jī)制
（1）抓好高校學(xué)生檔案管理和評(píng)估。高校要把大學(xué)生檔案管理工作當(dāng)做一項(xiàng)重要任務(wù)，制定相關(guān)制度，積極主動(dòng)地收集、歸檔和利用，對(duì)學(xué)生檔案施行動(dòng)態(tài)管理，定期進(jìn)行評(píng)估；（2）培養(yǎng)學(xué)生建立檔案的意識(shí)。從新生入學(xué)開始，向?qū)W生宣傳個(gè)人檔案的重要性，對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案意識(shí)的培養(yǎng)；（3）轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)的模式。高校學(xué)生檔案不同于其他類型的檔案，有效利用才是高校學(xué)生檔案的價(jià)值所在。把傳統(tǒng)的信息不流通的檔案服務(wù)模式轉(zhuǎn)變成開放利用、高效能利用的新模式勢(shì)在必行。
4.1.2 豐富高校學(xué)生檔案內(nèi)容
用人單位和畢業(yè)生不重視學(xué)生檔案的原因之一是它能提供的信息過于單一，滿足不了用人單位的需要。因此，必須在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，根據(jù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，多渠道、多層次采集高等教育人才信息，豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容，要全面反映學(xué)生在校期間的各項(xiàng)表現(xiàn)和個(gè)人綜合素質(zhì)。
（1）增加學(xué)生專業(yè)學(xué)習(xí)方面的內(nèi)容，包括課堂筆記、作業(yè)、考試試卷、論文、獲得的獎(jiǎng)學(xué)金等；（2）增加學(xué)生科學(xué)研究方面的內(nèi)容，包括實(shí)驗(yàn)報(bào)告、發(fā)表的科研論文、獲得的專利及科研成果；（3）增加學(xué)生社會(huì)實(shí)踐方面的內(nèi)容，包括參加社團(tuán)、社會(huì)服務(wù)、實(shí)習(xí)實(shí)踐、組織策劃活動(dòng)和校內(nèi)外兼職等情況及評(píng)價(jià)；（4）增加學(xué)生個(gè)人能力方面的內(nèi)容，包括外語水平、計(jì)算機(jī)水平、勞動(dòng)能力、文字能力、個(gè)人特長、各類證書和表彰獎(jiǎng)勵(lì)等內(nèi)容；（5）增加學(xué)生身心健康方面的內(nèi)容，包括健康體檢卡、體育課情況、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力、責(zé)任意識(shí)、敬業(yè)精神、心理測(cè)試和職業(yè)測(cè)評(píng)結(jié)果等；（6）增加學(xué)生誠信方面的內(nèi)容，包括違紀(jì)情況、助學(xué)貸款償還情況等。
4.1.3 建立畢業(yè)生跟蹤反饋檔案信息庫
目前的高效學(xué)生檔案只是單純歸檔了大學(xué)生在校期間的表現(xiàn)材料，缺乏畢業(yè)生走向社會(huì)后的跟蹤反饋材料信息。建立畢業(yè)生跟蹤反饋檔案信息庫，通過聯(lián)合社會(huì)力量，建立有效的反饋機(jī)制，持續(xù)跟蹤畢業(yè)生走向社會(huì)后的職業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和社會(huì)評(píng)價(jià)情況，使地方高校了解其所培養(yǎng)人才是否符合社會(huì)需要，從而提高培養(yǎng)人才的針對(duì)性，改革和完善人才培養(yǎng)模式，輸送更多“適銷對(duì)路”的高層次人才。
畢業(yè)生跟蹤反饋檔案可以包括如下內(nèi)容：
（1）就業(yè)率。包括一次就業(yè)率和年終就業(yè)率；（2）就業(yè)質(zhì)量。就業(yè)質(zhì)量是反映學(xué)生就業(yè)實(shí)際情況的重要指標(biāo)，包括就業(yè)環(huán)境，就業(yè)單位規(guī)模、實(shí)力，薪資水平，福利待遇，發(fā)展前景等；（3）供需比。指社會(huì)的需求數(shù)與學(xué)校提供的專業(yè)對(duì)口畢業(yè)生數(shù)的比例，可以反映出社會(huì)對(duì)學(xué)校的認(rèn)可程度和學(xué)校學(xué)科專業(yè)設(shè)置的適用性；（4）就業(yè)結(jié)構(gòu)。主要包括重點(diǎn)單位和企業(yè)對(duì)口就業(yè)，自主創(chuàng)業(yè)，繼續(xù)深造和一般就業(yè)及待業(yè)情況。（5）社會(huì)評(píng)價(jià)材料。指畢業(yè)一年后用人單位反饋的評(píng)價(jià)信息，包括工作態(tài)度、專業(yè)知識(shí)、動(dòng)手能力、創(chuàng)新能力和誠信情況等方面的評(píng)價(jià)。
4.1.4 建立高級(jí)人才信息庫。與社會(huì)及用人單位合作，每隔3-5年對(duì)畢業(yè)生職業(yè)發(fā)展情況進(jìn)行追蹤調(diào)查，選取有代表性和高等級(jí)的專業(yè)技術(shù)人才，建立高級(jí)人才信息庫。
4.2 建立地方高校培養(yǎng)人才信息共享平臺(tái)
在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，借助互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，整合校內(nèi)外資源，通過校企合作，建立功能強(qiáng)大的高校培養(yǎng)人才信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)地方高校培養(yǎng)人才信息數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)共享，最大化信息平臺(tái)的作用和效率。
4.2.1 完善基礎(chǔ)功能。這一網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)應(yīng)該具有如下基礎(chǔ)功能：（1）有儲(chǔ)存提取和及時(shí)更新人才與職業(yè)需求信息的功能；（2）后臺(tái)可以根據(jù)使用者的不同身份設(shè)定訪問權(quán)限，提供相應(yīng)的服務(wù)。如學(xué)生本人可以實(shí)名制登陸，查詢個(gè)人所有信息；用人單位可以按照學(xué)生本人或?qū)W校的授權(quán)查詢相應(yīng)信息等。
4.2.2 拓展延伸功能。（1）人才信息專項(xiàng)檢索服務(wù)。根據(jù)重大項(xiàng)目人才、企業(yè)應(yīng)用人才、基層實(shí)用人才等不同需求，開展人才信息專項(xiàng)檢索服務(wù)；（2）實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)移接收功能。可以根據(jù)學(xué)生本人和用人單位的要求，通過網(wǎng)絡(luò)把學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移到用人單位或人才市場(chǎng)，方便快捷；（3）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析功能。可以根據(jù)需要進(jìn)行數(shù)據(jù)的綜合統(tǒng)計(jì)分析和分類統(tǒng)計(jì)分析，為高校和用人單位提供參考。
5. 實(shí)現(xiàn)地方高校培養(yǎng)人才檔案信息整合的條件保障
5.1從領(lǐng)導(dǎo)層面（包括地方和高校兩方面）高度重視這項(xiàng)工作，充分認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要意義，投入相應(yīng)的人力、財(cái)力和物力，加大對(duì)人才檔案信息管理的宣傳和保障力度，協(xié)調(diào)各職能部門，各司其職，齊抓共管。
5.2建立功能強(qiáng)大、便捷、高效的計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)地方高校培養(yǎng)人才檔案信息資源整合的硬件基礎(chǔ)。
5.3建立存儲(chǔ)數(shù)據(jù)量宏大的人才電子檔案信息是實(shí)現(xiàn)地方高校培養(yǎng)人才檔案信息資源整合的軟件基礎(chǔ)。
5.4培養(yǎng)高素質(zhì)的專門檔案管理人才是實(shí)現(xiàn)地方高校培養(yǎng)人才檔案信息資源整合的人才基礎(chǔ)。
5.5實(shí)現(xiàn)地方高校培養(yǎng)人才檔案信息資源整合需要學(xué)生本人和用人單位的積極配合，主動(dòng)及時(shí)提供及更新信息。
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[關(guān)鍵詞]信息時(shí)代；高校檔案信息化；數(shù)字資源建設(shè)
信息化時(shí)代已經(jīng)以驚人的速度推動(dòng)著人們生產(chǎn)、生活和傳播方式的變化，在歷史發(fā)展過程中，作為具有承載信息、記錄高校在教育、教學(xué)、科研、建設(shè)等工作進(jìn)程的高校檔案也在悄然朝著信息化管理方向發(fā)展。
檔案信息資源建設(shè)的檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，在信息時(shí)代下，檔案數(shù)據(jù)勢(shì)必具有新的特點(diǎn)，正是如此，對(duì)信息時(shí)代下檔案信息資源建設(shè)的探討關(guān)系著檔案信息化建設(shè)事業(yè)的前途，意義非凡。
1、檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)容及重要性
2002年12月25日，國家檔案局通過的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中將檔案信息化建設(shè)內(nèi)容概括為6部分，即：檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案洗洗資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)和檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。其中，高校檔案信息資源建設(shè)是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵和核心。
高校檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括：高校館藏檔案的數(shù)字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設(shè)。
高校檔案信息化建設(shè)的主體即為檔案資源，只有將檔案資源準(zhǔn)確的、高效的、有機(jī)的建設(shè)起來，才能高水平的完成檔案信息化建設(shè)。高校檔案信息化建設(shè)如果沒有豐富的、合理的、有機(jī)結(jié)合在一起的、優(yōu)質(zhì)的數(shù)字檔案信息資源，那么，檔案信息化建設(shè)就會(huì)成為“無本之木、無源之水、無米之炊”，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和作用就無法實(shí)現(xiàn)，失去了檔案信息化建設(shè)的意義。因此檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心內(nèi)容，是檔案信息化建設(shè)的“內(nèi)在貨源”保障，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗。
2、信息時(shí)代檔案數(shù)據(jù)特點(diǎn)
信息時(shí)代的變革減輕了手工勞動(dòng)，規(guī)范了工作流程，其使得多種人工勞動(dòng)發(fā)生了質(zhì)的變化，同時(shí)影響著人們的思維方式。高校中的各業(yè)務(wù)也在這一時(shí)代中發(fā)生了翻天覆地的變化，均擁有著各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)為之服務(wù)。作為在高校教學(xué)、科研、黨政管理以及其他活動(dòng)中形成的歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄，是學(xué)校各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的終點(diǎn)，檔案數(shù)據(jù)勢(shì)必呈現(xiàn)出了新的時(shí)代特征。
（一）數(shù)據(jù)量大，增長迅速
高校檔案記錄著學(xué)校在教學(xué)、科研等各種活動(dòng)中直接形成的、清晰的、確定的原始信息。在信息時(shí)代下，學(xué)校各業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不斷增多，進(jìn)而產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)、信息有很大一部分屬于歸檔范疇，直接導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)量增大；同時(shí)檔案數(shù)據(jù)種類也不斷增多，不僅包括傳統(tǒng)的文檔，還包括圖片、視頻、音頻、網(wǎng)頁、日志等。再者，檔案信息化資源建設(shè)還包括將館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，這部分也是數(shù)量眾多的部分。另外隨著工作的推進(jìn)，在信息時(shí)代下，檔案資源還包括在紙質(zhì)保管年代，因條件所限未能很好保存的數(shù)據(jù)信息，例如：瀏覽軌跡、訪問日志、操作日志等。因此，在信息時(shí)代下，檔案數(shù)據(jù)量將會(huì)以高速的速度增長。
（二）分布廣泛，多源異構(gòu)
學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)不同、開發(fā)工具不同、開發(fā)人員不同、采用數(shù)據(jù)庫類型不同、上線時(shí)間不同，直接導(dǎo)致在此過程中各系統(tǒng)間產(chǎn)生的數(shù)據(jù)多樣性增加，同時(shí)數(shù)據(jù)不可避免的分布在不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同的數(shù)據(jù)庫中。由此可見，在信息時(shí)代高速發(fā)展的今天，數(shù)字資源將廣泛的存在于諸多不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，作為眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)終點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)勢(shì)必會(huì)帶有明顯的異構(gòu)性，呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化信息、半結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)構(gòu)化信息融合的態(tài)勢(shì)，形成分布廣泛的大量異構(gòu)數(shù)據(jù)。
（三）真實(shí)可靠、準(zhǔn)確度高
信息時(shí)代，數(shù)據(jù)來源變得龐雜，對(duì)于學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的過程數(shù)據(jù)及結(jié)果數(shù)據(jù)，利用者更需要精確的信息來源，而并非在眾多龐雜的數(shù)據(jù)中尋求自己的需求數(shù)據(jù)。檔案信息資源建設(shè)就是一個(gè)將眾多龐雜的數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則、格式進(jìn)行組合，是對(duì)原始數(shù)據(jù)的保存，同時(shí)也對(duì)原始數(shù)據(jù)重新整合，當(dāng)使用者根據(jù)外部環(huán)境進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇時(shí)，可精確的將所需檔案信息進(jìn)行鎖定。因此，在信息時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)必將得到更大關(guān)注，因?yàn)樗笆且环N最真實(shí)、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源”。具備真實(shí)可靠，準(zhǔn)確度高的特性。
3、信息時(shí)代下檔案信息資源建設(shè)面臨的改變
高校檔案信息資源建設(shè)主要包括：高校館藏檔案的數(shù)字化、電子文件的采集和接收檔案信息資源建設(shè)。
（一）高校館藏檔案的數(shù)字化：是檔案資源建設(shè)的很重要一個(gè)基礎(chǔ)部分，主要包括目錄錄入、檔案數(shù)字化加工。就高校來說，檔案信息的數(shù)字化主要包括：紙質(zhì)檔案數(shù)字化；照片、底片、圖紙等紙質(zhì)檔案數(shù)字化；錄音錄像檔案數(shù)字化。
在信息時(shí)代下，這些原本的紙質(zhì)文件本身是由業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件進(jìn)行了紙質(zhì)化處理，因此，一部分?jǐn)?shù)字化工作可以省略，例如：沖印的數(shù)碼照片無需進(jìn)行數(shù)字化加工，只需留存電子版即可。
（二）電子文件的采集：是檔案資源建設(shè)的主要內(nèi)容，主要包括將各業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的最終的電子文件進(jìn)行收集整理，電子文件的采集首先要求的是積累那些經(jīng)過審批的“最終版本”的電子文件。
在信息時(shí)代下，無紙化辦公已經(jīng)成為常態(tài)，諸多歸檔的文件本身即是由業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的報(bào)表，在進(jìn)行收集時(shí)需按照固定格式將報(bào)表生成電子版并轉(zhuǎn)化為檔案固定不可修改格式進(jìn)行保存，同時(shí)收集方式可以采用網(wǎng)絡(luò)在線接收和介質(zhì)移交接收。
（三）接收檔案信息資源建設(shè)：各種具有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題資源庫。各種具有檔案性質(zhì)的政府和行業(yè)信息及專題資源庫也是檔案館數(shù)字資源建設(shè)的重要采集內(nèi)容。
在信息時(shí)代下，可通過網(wǎng)絡(luò)在線采集網(wǎng)現(xiàn)有的各種信息資源庫，也可以根據(jù)使用需求，采購一些全文光盤數(shù)據(jù)庫補(bǔ)充檔案館數(shù)字資源建設(shè)的不足。
4、信息時(shí)代下檔案信息資源建設(shè)的實(shí)施策略
信息時(shí)代背景下，檔案信息資源建設(shè)必須考慮到時(shí)代的特征性，充分利用時(shí)代特征，以建設(shè)精準(zhǔn)、豐富、有機(jī)的檔案信息資源為目標(biāo)，進(jìn)而圓滿完成檔案信息化建設(shè)工作。
（一）有序、規(guī)范、有機(jī)的進(jìn)行數(shù)字化加工
信息時(shí)代下對(duì)檔案數(shù)字資源建設(shè)分為“增量檔案電子化，存量檔案數(shù)字化”，對(duì)存量檔案的數(shù)字化加工，首先應(yīng)該有原則、有順序進(jìn)行加工，例如根據(jù)利用率高低進(jìn)行數(shù)字化，根據(jù)檔案保存難以程度進(jìn)行數(shù)字化，根據(jù)檔案重要程度進(jìn)行數(shù)字化等等。
信息時(shí)代下檔案數(shù)字化加工更應(yīng)該遵守統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化加工是一個(gè)技術(shù)性、規(guī)范性工作，應(yīng)該嚴(yán)格遵守?cái)?shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。目前用于檔案信息資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范由如下有《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.2―1999）、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》（GB/Tl8894―2002）、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31―2005）、《中國檔案機(jī)讀目錄格式》（GB/T20163―2006）、《版式電子文件長期保存格式需求》（DA/T47―2009）等。
信息時(shí)代下，有機(jī)的完成數(shù)字化加工工作。數(shù)字化加工絕不是簡單的將非電子數(shù)據(jù)經(jīng)過計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備轉(zhuǎn)化為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單存儲(chǔ)，更為重要的是要與目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相結(jié)合，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)有聯(lián)系、有對(duì)應(yīng)、有組合，只有形成一套完整的、系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的有機(jī)整體，才是真正的數(shù)字化。
（二）整合資源，統(tǒng)一數(shù)據(jù)
信息時(shí)代背景下，學(xué)校各業(yè)務(wù)部門均有自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在本系統(tǒng)內(nèi)有統(tǒng)一性、規(guī)范性，不同系統(tǒng)間卻有多樣性。例如學(xué)校辦公室OA系統(tǒng)、教務(wù)處成績管理系統(tǒng)、科研處科研成果管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)處財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)等采用的可能是不同的數(shù)據(jù)庫，可能有Oracle、Informix、SQL sever、mysql等數(shù)據(jù)庫，在尚無一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口下，可開發(fā)不同的轉(zhuǎn)入工具使得不同數(shù)據(jù)庫通過各自轉(zhuǎn)入工具轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，分別與檔案系統(tǒng)做借口，將各業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)需要?dú)w檔字段與檔案系統(tǒng)的字段做統(tǒng)一對(duì)應(yīng)，則可完成數(shù)據(jù)高效利用，一定程度上消除信息屏障。另外，需提前做好調(diào)研，檔案工作前端化，通過前端控制和全程管理，對(duì)其產(chǎn)生、使用、失效等過程進(jìn)行有效管理，做到工作上主動(dòng)性和前瞻性。
（三）以目標(biāo)為導(dǎo)向，理清數(shù)據(jù)邏輯
檔案的重要目的是利用，構(gòu)建檔案系統(tǒng)，完成信息化建設(shè)的首要思考問題應(yīng)該是此系統(tǒng)的使用目的。由此根據(jù)理清數(shù)據(jù)間的關(guān)系進(jìn)而去完成系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與構(gòu)建，“盤活”已有數(shù)據(jù)，最大限度優(yōu)化系統(tǒng)。
例如在外語外貿(mào)類院校中出國學(xué)生比例較大，成績翻譯是檔案利用工作的很重要的一個(gè)內(nèi)容。采用手動(dòng)錄入、手動(dòng)翻譯當(dāng)然可以解決問題，但是增加了勞動(dòng)，重復(fù)建設(shè)數(shù)據(jù)，為此，可直接利用在務(wù)處成績管理系統(tǒng)中已有學(xué)生的中文成績，但是需與其中文成績庫做英文成績庫對(duì)應(yīng)，理清其中學(xué)生學(xué)號(hào)、課程號(hào)、分?jǐn)?shù)、課程的邏輯關(guān)系后，就可以很輕松的完成成績英文翻譯工作。
在完成中英文數(shù)據(jù)庫一一對(duì)應(yīng)之后，一份中文成績單便成功翻譯成了一份英文成績單。
5、今后工作展望
（一）加強(qiáng)信息安全管理
信息時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)是重中之重，訪問系統(tǒng)首先要建立IAM（身份和訪問管理）和隱私保護(hù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證、單點(diǎn)登錄和訪問權(quán)限控制，達(dá)到用戶安全集成管理目標(biāo)；其次，通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全；再次，要建立完善的備份機(jī)制，提高系統(tǒng)容災(zāi)能力；最后要加強(qiáng)安全意識(shí)培訓(xùn)。
（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)
信息時(shí)代背景下，多樣化業(yè)務(wù)系統(tǒng)、多樣化數(shù)據(jù)已經(jīng)成為常態(tài)，要消除信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息資源共享與整合就要協(xié)調(diào)各方利益，建立兼顧實(shí)用性、穩(wěn)定性和國際性的檔案數(shù)字資源整合的標(biāo)準(zhǔn)體系，完成不同協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的整合。
（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)
信息時(shí)代的快速發(fā)展，迫使檔案從業(yè)者要加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，在檔案數(shù)字資源整合中承擔(dān)起專家的角色，成為檔案數(shù)字資源的提供者、組織者和領(lǐng)航者。要求檔案從業(yè)者不僅具有過硬的檔案專業(yè)知識(shí)，更要具備信息技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)跟隨時(shí)代，才能做好檔案資源建設(shè)，最終完成好檔案信息化建設(shè)。
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電子政務(wù)是現(xiàn)代信息技術(shù)與政府機(jī)構(gòu)建立信息資源共享的重要平臺(tái)，既包括信息化資源、信息網(wǎng)絡(luò)、信息化人才，也包括政府信息化建設(shè)中的各類法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系等。在今天，信息資源已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源，檔案信息資源尤為關(guān)鍵。就當(dāng)前的檔案信息管理而言，主要有檔案原件以及基于檔案的可利用的信息成果。電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理綜合運(yùn)用，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是從檔案管理的內(nèi)涵及外延上，其包含的信息不斷增多，并呈現(xiàn)社會(huì)化趨勢(shì)；二是電子政務(wù)對(duì)檔案管理的綜合運(yùn)用涉及面更廣、更深。作為現(xiàn)代檔案信息資源開發(fā)的有效平臺(tái)，電子政務(wù)環(huán)境是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來整合各個(gè)信息孤島，以實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)孤立的檔案資源進(jìn)行跨庫連接、信息共享。對(duì)于該平臺(tái)的運(yùn)行及發(fā)展，需要從保障信息資源暢通互動(dòng)中，促進(jìn)各檔案管理機(jī)構(gòu)間的互補(bǔ)、吸收。同時(shí)，借助于檔案信息平臺(tái)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索、整理、閱讀、輸入、輸出以及綜合加工，從其開發(fā)及應(yīng)用上來滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的多種應(yīng)用。如利用4G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成隨時(shí)隨地的接入，實(shí)現(xiàn)快速檢索及應(yīng)用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案及以手工為主的檔案管理方式，局限于區(qū)域性、部門內(nèi)的使用，且在互聯(lián)互通管理上需要花費(fèi)更多的時(shí)間和物質(zhì)成本。電子政務(wù)環(huán)境下突破了時(shí)空局限，并從信息資源、技術(shù)資源和人力資源的協(xié)同開發(fā)上提高了檔案信息管理綜合效益。
二、電子政務(wù)環(huán)境下我國檔案信息綜合運(yùn)用現(xiàn)狀
檔案信息是人類智慧的結(jié)晶，匯聚著認(rèn)識(shí)世界和改造世界的豐富歷史記錄。在電子政務(wù)環(huán)境下，我國檔案管理綜合運(yùn)用工作也取得了一定成就。一是對(duì)于數(shù)字化檔案管理框架基本形成，自1999年開展“政府上網(wǎng)工程”以來，經(jīng)過多年的發(fā)展，對(duì)于電子政務(wù)環(huán)境下的信息資源整合已經(jīng)初具規(guī)模，特別是隨著政府機(jī)關(guān)職能轉(zhuǎn)變和深化機(jī)構(gòu)改革中，各級(jí)政府在信息化資源綜合運(yùn)用中提高了管理的透明度，提升了辦公綜合效率。當(dāng)前，98%的政府機(jī)關(guān)建成了網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，并在政務(wù)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的協(xié)同發(fā)展中，最大化地整合了各類業(yè)務(wù)資源系統(tǒng)。如在宏觀管理上，金稅、金卡、金財(cái)、金盾、金審、金農(nóng)等12個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立了關(guān)聯(lián)，以統(tǒng)一化信息平臺(tái)規(guī)范了我國電子政務(wù)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效對(duì)接。二是在政府與公眾之間的溝通與互動(dòng)基本實(shí)現(xiàn)，以檔案管理信息化服務(wù)為主體的電子政務(wù)環(huán)境，將網(wǎng)絡(luò)信息、政府信息公開等檔案資源進(jìn)行了分層開發(fā)，特別是對(duì)政府網(wǎng)站，從對(duì)公眾的開放上，逐步形成了機(jī)構(gòu)政策條文、公告等窗口，這些窗口不僅為公眾提供了檔案信息咨詢機(jī)會(huì)，也從檔案信息服務(wù)中加強(qiáng)了政府與公眾間的互動(dòng)。可見，電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息綜合管理，應(yīng)該從構(gòu)建良性的、滿足政府與公眾雙向互動(dòng)的有效平臺(tái)，并借助于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化平臺(tái)，最大化地滿足公眾對(duì)檔案信息資源的需求。如在個(gè)人交稅、護(hù)照辦理、車牌辦理等檔案信息查詢中，提升了檔案資源管理的便捷性和效益性。
三、電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息綜合運(yùn)用中的問題及改進(jìn)方向
電子政務(wù)環(huán)境為實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化資源整合創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件，但在檔案信息整合與電子政務(wù)信息資源互聯(lián)互通上，還存在一些問題。一方面從信息資源的內(nèi)容上來看具有重合性，特別是傳統(tǒng)政府機(jī)構(gòu)在中對(duì)各類文件的存儲(chǔ)與記錄，既有法律法規(guī)等政策性文件，還有涉及各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)類信息，這些信息在數(shù)字化過程中又產(chǎn)生了更多信息衍生資料，在鑒定其政務(wù)信息價(jià)值上增加了難度；另一方面在信息互通中面臨共同的數(shù)字化難題，隨著政府信息化建設(shè)及各類檔案館信息化建設(shè)的加快，其信息資源都面臨著數(shù)字化的共同難題，如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字化掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，以及紙質(zhì)文件與聲像圖文文件的歸檔問題等等，這些系統(tǒng)化資源在重組及編制上因數(shù)據(jù)源的差異性，還存在較多的標(biāo)準(zhǔn)化難題；再者，對(duì)于政務(wù)信息與檔案信息在信息化分層管理上，依據(jù)全宗理論，對(duì)于隸屬不同信息部門的檔案信息資源需要結(jié)合時(shí)間、價(jià)值、內(nèi)容等不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類，從而實(shí)現(xiàn)信息資源共享的智能化管理。另外，電子政務(wù)環(huán)境下數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，由于經(jīng)費(fèi)等因素的影響，整個(gè)建設(shè)進(jìn)度較為緩慢，對(duì)于已經(jīng)建成的檔案類網(wǎng)站，其互通能力受到影響，特別是一體化建設(shè)規(guī)劃缺乏明確性，多數(shù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)采用相關(guān)站點(diǎn)的簡單鏈接，以致于分散性、孤立性較強(qiáng)。對(duì)于檔案信息數(shù)字化規(guī)范及轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)的制定相對(duì)混亂，其因素源自社會(huì)各檔案信息所有者，未能從建設(shè)伊始就加強(qiáng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一化管理，以致于檔案信息結(jié)構(gòu)模式較多，格式不統(tǒng)一，如異構(gòu)數(shù)據(jù)庫現(xiàn)象嚴(yán)重、對(duì)于各檔案信息網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)缺乏有效的規(guī)范，也加劇了檔案信息資源重組整合的難度。隨著網(wǎng)絡(luò)化、開放性互聯(lián)環(huán)境的形成，對(duì)于電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息資源管理中的安全問題尤為突出。開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使得檔案信息收到更多的網(wǎng)絡(luò)安全威脅，如病毒、黑客入侵、各類間諜行為等，對(duì)于檔案信息資源的破壞及竊取行為的打擊是確保檔案資源安全穩(wěn)定的關(guān)鍵。從我國檔案信息管理綜合運(yùn)用實(shí)踐來看，需要從三個(gè)方面加以應(yīng)對(duì)。一是做好數(shù)字化檔案信息資源的有效整合，特別是從法律、制度、規(guī)范等方面進(jìn)行整合，優(yōu)化電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源管理需求配置不均衡問題。如對(duì)于數(shù)字化檔案信息特點(diǎn)及作用的明確，從數(shù)字化檔案信息管理中構(gòu)建統(tǒng)一的信息資源交換平臺(tái)，切實(shí)從分散異構(gòu)的檔案信息資源庫中進(jìn)行技術(shù)優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)有效組合和銜接，增強(qiáng)檔案信息資源的可控性、動(dòng)態(tài)性和可持續(xù)性；針對(duì)檔案信息資源與社會(huì)其他信息的集成問題，要從信息資源配置體系上，積極協(xié)調(diào)各檔案信息管理部門間的融合，利用統(tǒng)一用戶界面及檢索方法，實(shí)現(xiàn)各類用戶隨時(shí)隨地獲取有效信息，發(fā)揮數(shù)字檔案信息的服務(wù)效益。二是注重對(duì)檔案信息部門與圖書、情報(bào)信息的融合，對(duì)于數(shù)字檔案信息資源在統(tǒng)一建設(shè)中，不僅要從自身進(jìn)行整合，還要兼顧電子政務(wù)環(huán)境下，圖書、情報(bào)信息的資源整合，以構(gòu)建政府行政與檔案信息一站式服務(wù)格局。同時(shí)，針對(duì)信息資源整合中，政府檔案信息與檔案館、各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)以及圖書、情報(bào)機(jī)構(gòu)間數(shù)字化信息的非統(tǒng)一現(xiàn)狀，要強(qiáng)化各部門間的互通與交流，著力從信息收集、整理、分工、協(xié)同、統(tǒng)一中，強(qiáng)化信息交換，構(gòu)建暢通的信息資源共享機(jī)制，以便于各類檔案信息數(shù)據(jù)庫的有效融合與集成。三是要強(qiáng)化對(duì)數(shù)字檔案網(wǎng)站與政府網(wǎng)站的銜接與整合，隨著各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)自身網(wǎng)站建設(shè)的推廣，在對(duì)外進(jìn)行檔案信息服務(wù)的同時(shí)，應(yīng)該多與政府網(wǎng)站建立信息共享，特別是在提供政府信息服務(wù)及網(wǎng)絡(luò)辦公方面，要從現(xiàn)階段政府網(wǎng)站與數(shù)字檔案網(wǎng)站的有效對(duì)接中，提升民眾對(duì)檔案信息資源的便捷、快速、有效檢索的水平。
四、以某高校為例來探討檔案信息管理的綜合運(yùn)用對(duì)策
在進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)及綜合運(yùn)用上，高校憑借其自身信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)及電子政務(wù)信息化發(fā)展契機(jī)，通過多方調(diào)研和利弊分析，逐步形成了多層次、多任務(wù)、高效率的檔案信息管理模式。其主要舉措表現(xiàn)在五個(gè)方面。
（一）注重專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，深化校企合作
2008年江蘇鹽城師范學(xué)院檔案館通過參觀考察等活動(dòng)，立足自身檔案信息化管理實(shí)際，從構(gòu)建高效數(shù)字化檔案資源建設(shè)中，積極組建專業(yè)隊(duì)伍，并成立了由館長為首的數(shù)字檔案管理開發(fā)與建設(shè)小組。一方面組織人員參加專業(yè)培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)信息化檔案業(yè)務(wù)知識(shí)及技能的學(xué)習(xí)，提升團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)水平；另一方面注重與軟件公司及政府檔案管理部門建立協(xié)作，通過技術(shù)服務(wù)來優(yōu)化工作重心，促進(jìn)整個(gè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序進(jìn)行。
（二）積極組建軟硬件平臺(tái)，創(chuàng)造檔案信息化管理綜合運(yùn)用環(huán)境
檔案信息資源綜合管理工作離不開先進(jìn)的軟硬件平臺(tái)環(huán)境的支撐，在硬件平臺(tái)建設(shè)上，該院檔案館全面分析當(dāng)前檔案管理業(yè)務(wù)需求，配置了2臺(tái)HP服務(wù)器，1臺(tái)Juniper防火墻，3臺(tái)Cisco路由器，高性能計(jì)算機(jī)8臺(tái)，多功能一體機(jī)3臺(tái)，A3、A4掃描儀各2臺(tái)，復(fù)印機(jī)2臺(tái)，為全校檔案信息化建設(shè)提供了硬件保障。在軟件建設(shè)上，結(jié)合當(dāng)前高校檔案管理實(shí)際，從軟件的先進(jìn)性、靈活性、可移植性等方面開發(fā)了新系統(tǒng)，使其體系結(jié)構(gòu)更加開放，系統(tǒng)維護(hù)更加安全、可靠，特別是在功能模塊設(shè)置上，以現(xiàn)代數(shù)字化信息管理綜合運(yùn)用為指導(dǎo)，涵蓋檔案的采集、處理、歸檔、存儲(chǔ)、利用和管理，并支持文件批量處理，PDF格式轉(zhuǎn)換與利用，以多字段為檢索條件的模塊化結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，既兼顧了傳統(tǒng)用戶的使用習(xí)慣，又可以滿足未來用戶的自定義需求。
（三）檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)與實(shí)施
依據(jù)全宗管理理念，對(duì)于檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)流程進(jìn)行全面優(yōu)化，特別是針對(duì)全宗館藏檔案信息進(jìn)行清理與統(tǒng)計(jì)，借鑒各兄弟院校的檔案管理成效和對(duì)策，結(jié)合自身實(shí)際來進(jìn)行靈活運(yùn)用。如針對(duì)歷屆新生錄取名錄進(jìn)行逐年掃描與統(tǒng)計(jì)，對(duì)歷屆畢業(yè)生的學(xué)習(xí)成績、登記表進(jìn)行掃描與統(tǒng)計(jì)，對(duì)相關(guān)文件的索引目錄進(jìn)行掃描與統(tǒng)計(jì)，完成數(shù)據(jù)的銜接與管理。在信息檢索上，借助于檔案信息數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)模糊查詢。如輸入學(xué)生信息上的某一關(guān)鍵詞，將會(huì)顯示與之相關(guān)的錄取名冊(cè)、畢業(yè)登記表及成績等信息。對(duì)院校相關(guān)的各類重要文件、項(xiàng)目文檔等資料進(jìn)行掃描并統(tǒng)一管理，便于各部門管理人員進(jìn)行快捷檢索與應(yīng)用。需要強(qiáng)調(diào)的是，在新數(shù)據(jù)庫建設(shè)上，針對(duì)舊數(shù)據(jù)庫中的信息與館藏紙質(zhì)文件的對(duì)照與核實(shí)，依據(jù)《高等院校檔案實(shí)體分類法》要求，分別對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和轉(zhuǎn)換，特別是對(duì)于原館藏資料中未錄入的紙質(zhì)案卷，重新進(jìn)行整理與核實(shí)，以實(shí)現(xiàn)館藏信息資源的全面數(shù)字化。
（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息管理應(yīng)用與學(xué)校OA系統(tǒng)的在線對(duì)接
檔案管理系統(tǒng)軟件平臺(tái)建設(shè)，在與院校OA系統(tǒng)的拓展與對(duì)接上，更好地實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享與開發(fā)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)與OA接口的開發(fā)，并通過構(gòu)建中間庫來滿足校園內(nèi)外其他系統(tǒng)對(duì)檔案信息資源的檢索與訪問。特別是中間庫技術(shù)的應(yīng)用，便于檔案管理員從定期采集的檔案信息臨時(shí)庫中進(jìn)行篩選，直接存儲(chǔ)到檔案管理信息庫中。新軟件系統(tǒng)平臺(tái)在提升檔案資源利用效率上，更好地將各類信息資源進(jìn)行了全面整合，突破了傳統(tǒng)采編人員低效、重復(fù)的工作強(qiáng)度限制，利用計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的選題、材料加工、利用，為整個(gè)編研工作節(jié)省了時(shí)間，降低了勞動(dòng)量，提升了工作效率。
（五）構(gòu)筑安全、可靠的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫平臺(tái)
一、“碎片化”整合現(xiàn)狀
在網(wǎng)絡(luò)信息資源整合的過程中，由于大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源的品種、門類相當(dāng)廣泛、豐富，這就要求資源整合的過程要分類詳細(xì)、體系完善、技術(shù)成熟，不能丟三落四、掛一漏萬。目前，許多高校大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源開發(fā)、整合的程度尚淺，沒有認(rèn)識(shí)到各個(gè)整合要素之間的內(nèi)在邏輯聯(lián)系，也沒有很好利用整合平臺(tái)，資源聚合度不高，呈現(xiàn)“碎片化”狀態(tài)。“碎片化”整合現(xiàn)象的表現(xiàn)如下:
1．整合要素不集中，網(wǎng)絡(luò)信息資源分散。各高校之間、高校內(nèi)部獲取大學(xué)生思想政治教育信息資源的渠道不暢通，網(wǎng)絡(luò)信息資源管理主體較多元化、資源要素不集中，各資源版塊與教師、學(xué)生、家長、社會(huì)之間缺乏合作，形成網(wǎng)絡(luò)信息資源的各自獨(dú)立、分散、不鏈接狀態(tài)。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的指揮棒下，資源早已從“平均分配”走向“按需分配”、“效益分配”。許多高校最新的大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源主要掌握在專職學(xué)生輔導(dǎo)員、班主任、團(tuán)委、學(xué)生干部手中;而教務(wù)處、黨校、宣傳部、專任教師等通常掌握的是傳播后的思想政治教育信息的二手資料，不能及時(shí)、迅速地把握信息。在這種情況下，資源豐富的部門如果不能與資源匱乏的部門在整合系統(tǒng)中策略一致，協(xié)作互補(bǔ)，則直接影響工作效率。例如:在大學(xué)生就業(yè)市場(chǎng)中，網(wǎng)絡(luò)信息資源配置不均，會(huì)直接導(dǎo)致大部分學(xué)生涌向大城市和熱門行業(yè)，造成這個(gè)行業(yè)和城市的門檻越來越高。而相對(duì)冷門的城市、職位無人問津，形成就業(yè)市場(chǎng)的“冰火兩重天”現(xiàn)象。因此，大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源占有與配置的失衡、整合要素的不集中，就會(huì)影響教育合力作用的發(fā)揮。
2．整合結(jié)構(gòu)不合理，低水平重復(fù)建設(shè)。有的學(xué)校內(nèi)部大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源的重復(fù)建設(shè)率很高，橫向、縱向溝通少，不少網(wǎng)絡(luò)信息資源類似、雷同、過時(shí)、乏味，缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性。高校各部門、各學(xué)院、各年級(jí)各自為政、各自為網(wǎng)，學(xué)校資源大量的低水平重復(fù)建設(shè)，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、費(fèi)錢。而真正有用的網(wǎng)絡(luò)信息資源少之又少。大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源在整合的過程中，不僅要內(nèi)容豐富、詳實(shí)，更要有一定的廣度和深度，獲取有質(zhì)量、有價(jià)值的資源，提升學(xué)生的審美鑒別力，拓寬知識(shí)面。如果僅僅只是對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源在數(shù)量上的簡單搜集、羅列、粗加工，整合時(shí)沒有進(jìn)行深度開發(fā)、提煉，沒有開拓性、前沿性的資源，那么這些思想政治教育資源將變成無水之魚、無本之本，久而久之，會(huì)失去生機(jī)和活力。
二、大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源整合路徑
網(wǎng)絡(luò)給大學(xué)生思想政治教育工作帶來了一定的“沖擊”和“整合機(jī)遇”。互聯(lián)網(wǎng)的全球性特征，對(duì)大學(xué)生的道德觀念、價(jià)值觀念產(chǎn)生影響和沖擊。信息的多元化、開放性會(huì)讓一些學(xué)生迷失在網(wǎng)絡(luò)中，受一些錯(cuò)誤思想的引導(dǎo)。然而，互聯(lián)網(wǎng)也帶來了整個(gè)高等教育思想、模式和方法的深刻變革，并為現(xiàn)代教育的發(fā)展提供歷史機(jī)遇。網(wǎng)絡(luò)這個(gè)具有潛力的兼容性大平臺(tái)給大學(xué)生思想政治教育信息資源整合帶來了很大機(jī)遇，大大拓寬了大學(xué)生思想政治教育主體素質(zhì)的開發(fā)途徑，改變公共信息資源占有不均的現(xiàn)狀。由于“沖擊”與“機(jī)遇”并存。因此，我們?cè)谡现幸浞滞诰蚺c整合全社會(huì)資源體系中與大學(xué)生思想政治教育有關(guān)的各類網(wǎng)絡(luò)信息資源，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)高效的邏輯結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，切實(shí)增強(qiáng)實(shí)效。
(一)“量”的聚集，建立“網(wǎng)絡(luò)信息資源庫”要占領(lǐng)大學(xué)生思想政治教育的至高地，首先要建立最吸引學(xué)生的“大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源庫”，在“庫”中可建立各大“版塊”。例如:“就業(yè)創(chuàng)業(yè)”、“心靈雞湯”、“時(shí)政熱點(diǎn)”、“國學(xué)精粹”、“學(xué)術(shù)論壇”等。在建立網(wǎng)絡(luò)資源庫的過程中，調(diào)動(dòng)教育管理者多主體、匯聚多渠道的主觀能動(dòng)性，將分散的資源形成各力;以改變網(wǎng)絡(luò)信息資源“量”上的良莠不齊和“質(zhì)”上的聚合度不高。我國自古就有“和則一，一則多力，多力則強(qiáng)，強(qiáng)則勝物”的說法。對(duì)大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行系統(tǒng)整合，建設(shè)成內(nèi)容豐富、運(yùn)轉(zhuǎn)高效、載體多樣的資源庫，將為學(xué)校節(jié)約很多成本，節(jié)省人力物力。通過各學(xué)校的內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，思想政治教育工作者可以及時(shí)各類信息、召開各項(xiàng)活動(dòng)、宣傳各種思想、進(jìn)行各種引導(dǎo)。學(xué)生還可以從資源庫里下載有關(guān)思想政治教育的學(xué)習(xí)資料、專業(yè)文獻(xiàn)、PPT、應(yīng)用文書等等，不僅省時(shí)省力，更有助于大學(xué)生開闊視野、互通有無。別是每個(gè)學(xué)術(shù)活動(dòng)、每年的就業(yè)季到來時(shí)，學(xué)生輔導(dǎo)員將各類就業(yè)招聘信息每天更新，即時(shí)在思想政治教育信息平臺(tái)上，會(huì)給學(xué)生帶來機(jī)遇。面對(duì)龐大、分散、虛幻的網(wǎng)絡(luò)信息資源，在整合的過程中，有必要對(duì)各類資源進(jìn)行系統(tǒng)的、專業(yè)的去粗取精、去偽存真。一些有害信息會(huì)對(duì)大學(xué)生的世界觀、人生觀造成不良影響。例如:一些煽動(dòng)顛覆國家政權(quán)、破壞憲法和法律、煽動(dòng)分裂國家、破壞祖國統(tǒng)一、煽動(dòng)民族仇恨、宣揚(yáng)民族歧視、破壞民族團(tuán)結(jié)的網(wǎng)站，甚至，應(yīng)該迅速清理，予以屏蔽。中國科學(xué)院已于2005年開發(fā)“互聯(lián)網(wǎng)有害系統(tǒng)實(shí)時(shí)過濾報(bào)警系統(tǒng)”，將它運(yùn)用于大學(xué)生思想政治教育的資源整合中，有效避免青年學(xué)生接觸到互聯(lián)網(wǎng)上的各類不良信息，避免教師和家長對(duì)學(xué)生上網(wǎng)的擔(dān)憂。還可以跟蹤每個(gè)用戶的上網(wǎng)記錄，分類郵件，分別查找，提升效率。因此，只有先設(shè)計(jì)好高效、便捷、安全的思想政治教育的信息資源整合體系，才能獲得最大收益。
(二)“質(zhì)”的改變，打造科學(xué)高效的大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源運(yùn)轉(zhuǎn)體系整合后的大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源庫的“高質(zhì)量”體現(xiàn)在運(yùn)轉(zhuǎn)速度快、專業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)覆蓋面廣、知識(shí)含量高。同時(shí)，融知識(shí)性、理想性、趣味性、生動(dòng)性、服務(wù)性于一體，呈現(xiàn)出一個(gè)穩(wěn)定協(xié)調(diào)的大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源整合數(shù)字環(huán)境。因此，我們?cè)谡稀⑴渲脮r(shí)，要巧妙規(guī)劃，合理布局，規(guī)避零散;整合時(shí)要比較客觀地把握各種思想政治教育信息資源的性質(zhì)、特點(diǎn)及內(nèi)在關(guān)系，充分考慮到整合的時(shí)間、空間、成本、功能、效率等因素，依據(jù)“人盡其才、物盡其用”的原則，相互比較，相互鏈接。及時(shí)增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息資源的系統(tǒng)性，改變學(xué)校內(nèi)部各資源體系間各自為政、重復(fù)建設(shè)的局面，對(duì)不同層級(jí)、不同區(qū)域的大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源加以整合和配置，達(dá)到效益最大化。科學(xué)高效的整合體系，會(huì)促進(jìn)整合質(zhì)理的不斷提升、資源與知識(shí)的不斷融合、創(chuàng)新與發(fā)展。
(三)技術(shù)的提升，將“物聯(lián)網(wǎng)”等新科技運(yùn)用到大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源整合中物聯(lián)網(wǎng)的興起大大推動(dòng)著人類社會(huì)生活方式、學(xué)習(xí)方式、工作方式的變化。“物聯(lián)網(wǎng)”是指物品通過各種信息傳感設(shè)備如射頻識(shí)別(RFID)、紅外感應(yīng)器、全球定位系統(tǒng)、激光掃描器等信息傳感設(shè)備，按約定的協(xié)議，把物品與互聯(lián)網(wǎng)連接起來，進(jìn)行信息交換和通訊，以實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理的一種網(wǎng)絡(luò)［3］。物聯(lián)網(wǎng)智能化地將“物”與“網(wǎng)”聯(lián)系在一起，便于控制、管理。例如:清華大學(xué)、南京郵電大學(xué)在國內(nèi)高校中率先將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用到大學(xué)生思想政治教育資源整合的過程中，如學(xué)生檔案管理、就業(yè)信息、師生網(wǎng)絡(luò)交流互動(dòng)、遠(yuǎn)程控制教室、宿舍等等。它將創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)大學(xué)生思想政治教育的服務(wù)功能，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)大學(xué)生思想政治教育資源整合和環(huán)境建設(shè)，并將變革教育模式和學(xué)習(xí)模式。在物聯(lián)網(wǎng)這個(gè)龐大的“資源池”(又稱“云”)中，它能夠使各類應(yīng)用系統(tǒng)根據(jù)需要獲取相應(yīng)信息、存儲(chǔ)空間、計(jì)算能力。通過“云計(jì)算”，大學(xué)生思想政治教育工作者可以整合海量而零碎的國內(nèi)外大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源，并進(jìn)行分類、評(píng)判、查找、過濾、排序、建庫……學(xué)生則可以根據(jù)自己的需求，通過輕松的鼠標(biāo)點(diǎn)擊，向資源庫申請(qǐng)各項(xiàng)服務(wù)。例如:南京大學(xué)2013年大學(xué)生“挑戰(zhàn)杯”課外創(chuàng)業(yè)作品競(jìng)賽活動(dòng)，充分發(fā)揮信息資源、信息手段的優(yōu)勢(shì)。以往都要將作品印制成冊(cè)再提交，聲像作品、“微電影”的成本都較高。因此，校團(tuán)委特別開辟了一個(gè)“挑戰(zhàn)杯”版塊，參賽者將不同類型的作品分類提交、分類展示。在效果上圖像生動(dòng)、公開透明、方便瀏覽，學(xué)生參與的積極性很高。運(yùn)用信息手段處理比賽結(jié)果，科學(xué)統(tǒng)計(jì)，方便投票，這也是響應(yīng)建設(shè)“節(jié)約型社會(huì)”的要求，節(jié)約活動(dòng)成本，提升青年大學(xué)生的創(chuàng)新精神和實(shí)踐能力，是開展大學(xué)生思想政治教育工作的創(chuàng)新形式。
(四)拓展資源渠道，合理引導(dǎo)訴求不同的群體有不同的訴求，網(wǎng)絡(luò)已成為當(dāng)代大學(xué)生的一種主要訴求渠道和平臺(tái)。并且，大學(xué)生在網(wǎng)絡(luò)上的各種訴求呈多元化發(fā)展態(tài)勢(shì)。要提高網(wǎng)絡(luò)信息資源整合效應(yīng)就必須要拓展大學(xué)生群體利益表達(dá)和政治參與的渠道。為此，需要我們做到:一是建立大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源整合的參與機(jī)制。將大學(xué)生政治參與民主化、制度化、法制化。二是加強(qiáng)大學(xué)生基層民主建設(shè)，加強(qiáng)老師與家長、老師與學(xué)生之間的對(duì)話和溝通，切實(shí)了解、關(guān)心、解決大學(xué)生的實(shí)際問題。三是對(duì)大學(xué)生群體在網(wǎng)絡(luò)上的公民政治參與合理引導(dǎo)，提高大學(xué)生政治參與的理性程度，即引導(dǎo)他們以理性、合法的形式表達(dá)利益訴求，并在政策制定上能夠充分考慮到他們的合理要求。綜上所述，整合大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源任重而道遠(yuǎn)。當(dāng)前，我們要加強(qiáng)大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源“質(zhì)”、“量”、技術(shù)、平臺(tái)的全面提升，努力發(fā)掘和整合更為廣泛的大學(xué)生思想政治教育網(wǎng)絡(luò)信息資源，從中凝練整合出新的特色領(lǐng)域，進(jìn)一步提升整合水平，為高校全面實(shí)現(xiàn)人的自由和全面發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
作者：錢曉田陳赟暢單位：蘇州大學(xué)政治與公共管理學(xué)院南京郵電大學(xué)社科處
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隨著人們對(duì)檔案的重視程度不斷提升，檔案信息資源開發(fā)利用的形式不斷增多。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、進(jìn)行檔案編研。在檔案管理工作中，檔案人員通過原始檔案信息，從繁雜的信息中進(jìn)行精心提煉，使其以出版物及內(nèi)部參考等形式編撰成編研成果，這對(duì)于檔案利用者可以有效的節(jié)省時(shí)間，提高了利用效率，而且也使檔案的利用有效的體現(xiàn)出來，充分的體現(xiàn)了檔案保管工作的重要意義。
2、加強(qiáng)檔案室的服務(wù)功能。利用檔案室為使用者提供利用服務(wù)，這是檔案管理工作是最為傳統(tǒng)的工作方式，也是檔案部門最為基本的工作之一。
3、利用當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的便利性，來為使用者提供檔案信息。這是網(wǎng)絡(luò)普及以來檔案信息資源開發(fā)的新形式，也成為當(dāng)前檔案服務(wù)方式的主要形式。
4、建立現(xiàn)行文件查詢利用中心。這是近幾年檔案部門在檔案開發(fā)利用方面的重要舉措，而且也受到社會(huì)各界的廣泛好評(píng)。
5、利用檔案展覽來加強(qiáng)對(duì)檔案的宣傳，以檔案原件或復(fù)印件為材料，利用展覽的形式將信息進(jìn)行傳遞。
二、檔案信息開發(fā)利用工作中存在不足之處
1、編研成果存在信息衰減和質(zhì)量參差不齊現(xiàn)象
由于編研成果自身要小于檔案原件信息，而且編研過程中編制人員的專業(yè)水平和素質(zhì)高低也存在著差異，所以目前編研成果存在著信息的衰減已是特別普遍的問題。
2、檔案室在提供檔案信息的服務(wù)上，由于缺乏服務(wù)意識(shí)，所以在服務(wù)方式上存在著不科學(xué)的地方，導(dǎo)致服務(wù)效率低下，不利于查找及保存，特別是對(duì)檔案原件的安全性帶來較大的隱患。
3、網(wǎng)站雖然作為一種新興的檔案服務(wù)方式，但其實(shí)質(zhì)是編研成果的另一種利用方式，無論是建立和后期的維護(hù)工作都屬于編研工作的利用形式。
4、文件查詢利用中心的時(shí)效性較差，因?yàn)閺氖占嚼眯枰欢ǖ臅r(shí)間，所以對(duì)檔案部門現(xiàn)行文件的利用必然存在著滯后性。
三、加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的具體建議
1、通過合作來加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用
由于檔案開發(fā)人員存在著專業(yè)素質(zhì)不高的問題，所以通過外引內(nèi)聯(lián)來加強(qiáng)檔案的開發(fā)利用。同時(shí)還要使檔案工作與社會(huì)各方面加強(qiáng)聯(lián)系和溝通，使其更好的貼近于社會(huì)，采取獎(jiǎng)勵(lì)的方法來調(diào)動(dòng)檔案開發(fā)利用優(yōu)秀的單位和個(gè)人開展檔案信息利用的積極性，從而使廣大檔案工作者積極的投身于檔案資源的開發(fā)利用工作中。
2、加快檔案數(shù)字化建設(shè)
檔案數(shù)字化建設(shè)工作是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)性工作，所以為了使其能夠更好的提供網(wǎng)上服務(wù)，則需要建立健全數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)質(zhì)量控制體系，以數(shù)字的信息技術(shù)為基礎(chǔ)，通過向用戶提供檔案信息、檔案信息加工產(chǎn)品及咨詢等網(wǎng)上服務(wù)。同時(shí)在當(dāng)前各類檔案網(wǎng)站廣泛建立的情況下，需要將檔案同站服務(wù)有效的開民起來，這將是一種新型的檔案利用方式，具有非常好的發(fā)展前景。另外，作為檔案管理部門，還南要充分的利用高校及科研院所的資源，使檔案網(wǎng)站更具廣泛性、交互性，為用戶提供更好的檔案信息服務(wù)。
3、結(jié)合政務(wù)信息公開工作
加大檔案開放力度隨著我國經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的快速發(fā)展.檔案利用的范圍、利用者的成分都呈多元化趨勢(shì)。在繼續(xù)堅(jiān)持開展現(xiàn)行文件閱覽中心工作同時(shí)，還要加大檔案的開放力度。分期分批向社會(huì)開放檔案信息。并同時(shí)公布開放檔案的目錄。要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，使形成滿三十年的檔案及時(shí)向整個(gè)社會(huì)開放。正確處理檔案開放與保密的工作.制定合理、科學(xué)的檔案開放、保密范圍。要正確把握好檔案開放、保密工作.檔案館的工作人員應(yīng)當(dāng)著重培養(yǎng)兩種能力，一是科學(xué)管理檔案的能力。二是閱讀和解析檔案文本的能力和習(xí)慣。我們應(yīng)吸取國外檔案工作較為成熟的經(jīng)驗(yàn)，配備一定數(shù)額的高級(jí)職員專門負(fù)責(zé)解讀檔案文獻(xiàn)，為檔案開放工作服好務(wù)，把好關(guān)。
4、加強(qiáng)資源整合
計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案信息資源管理，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源數(shù)字化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中化，提高了整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案信息資源的利用程度。在進(jìn)行檔案信息資源數(shù)字化轉(zhuǎn)化的同時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檔案信息資源整合。所謂檔案信息資源整合，就是圍繞特定的主題，對(duì)分散形式的檔案進(jìn)行信息資源集中.以集中反映某一領(lǐng)域或?qū)ο蟮幕厩闆r。檔案信息資源整合包含傳統(tǒng)式和數(shù)字式兩方面的整合內(nèi)容。這種整合可以更加提高開發(fā)利用檔案信息資源的水平，并可為將來建立數(shù)字化檔案館打好基礎(chǔ)。
5、全面提高檔案人員的綜合素質(zhì)
檔案員的角色之一就是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當(dāng)信息中介，擔(dān)負(fù)組織管理和信息傳播的重要職能。因此，要提高檔案員的自身素質(zhì)。作為信息時(shí)代的檔案工作人員，要使自己成為一名“雜家”。
6、要加大檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新力度
檔案部門要根據(jù)不同時(shí)期的工作重點(diǎn)，加強(qiáng)與其他行業(yè)的聯(lián)系，走出“孤獨(dú)”，了解各行各業(yè)對(duì)檔案信息和檔案工作的需求，積極主動(dòng)地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
關(guān)鍵詞：高校科技檔案 利用 水平
高校科技檔案作為高校科研的重要組成部分，反映了高校的綜合實(shí)力，對(duì)高校教學(xué)和科研工作的可持續(xù)性發(fā)展起著重大作用。特別是在現(xiàn)代化過程中，隨著我國高等教育改革的日益加深，高校科技檔案管理也發(fā)生了巨大的變化。雖然各個(gè)高校都逐步規(guī)范了科技檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)了專人管理，但是科技檔案的利用水平仍然不高。究其原因，主要是信息化水平不重制約了科技檔案的利用水平。
一、高校科研檔案利用水平的現(xiàn)狀。
（一）信息資源綜合建設(shè)方面。目前，雖然大部分高校檔案館已實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，但許多檔案館沒有把豐富的網(wǎng)絡(luò)資源整合于信息系統(tǒng)之中，沒有把網(wǎng)絡(luò)信息和檔案館的文獻(xiàn)資源建設(shè)結(jié)合起來，沒有把網(wǎng)絡(luò)信息、資源服務(wù)和信息服務(wù)結(jié)合起來，缺乏對(duì)網(wǎng)絡(luò)資源的有效篩選與統(tǒng)一整合。
（二）信息技術(shù)方面。雖然大部分高校科技檔案已引進(jìn)了相對(duì)先進(jìn)的信息服務(wù)技術(shù)，但整個(gè)檔案館信息化服務(wù)的實(shí)現(xiàn)依賴于成熟穩(wěn)定的技術(shù)支撐，而目前大部分檔案館的信息技術(shù)工作人員結(jié)構(gòu)不甚穩(wěn)定，或者信息技術(shù)知識(shí)更新緩慢，無法適應(yīng)日新月異的信息技術(shù)變化，一定程度上影響了檔案館的信息化服務(wù)與整體信息化進(jìn)程。
（三）服務(wù)觀念和管理理念方面。傳統(tǒng)的檔案館工作主要是對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行收集、整理、保存、傳播，往往只能為讀者提供同一層面和同一標(biāo)準(zhǔn)化的信息或產(chǎn)品的“粗放型”服務(wù)。大部分工作人員的服務(wù)觀念和管理理念也僅僅停留于此，沒有對(duì)信息時(shí)代高校科技檔案館的發(fā)展趨勢(shì)及發(fā)展前景進(jìn)行系統(tǒng)的分析與探討，這在一定程度上阻礙了高校科技檔案發(fā)揮其應(yīng)有的功能和作用。
二、提高高校科技檔案利用水平，推動(dòng)檔案工作邁上新臺(tái)階。為更加有效的發(fā)揮科技檔案的成果性、資料性的作
用，使科研工作少走彎路,產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。針對(duì)科技檔案領(lǐng)域存在的問題，科技檔案管理工作必須創(chuàng)新理念，在提高高校科技檔案利用水平上面狠下功夫。
（一）樹立科學(xué)發(fā)展觀，推動(dòng)高校檔案館信息化建設(shè)的全面協(xié)調(diào)發(fā)展。
1、制定科學(xué)的信息化建設(shè)的目標(biāo)及發(fā)展規(guī)劃。信息化建設(shè)的重要意義是實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，要實(shí)現(xiàn)高校檔案館信息化的可持續(xù)發(fā)展，就需要一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)劃。由于在都檔案館信息化建設(shè)中涉及各個(gè)部門，他們之間計(jì)算機(jī)水平參差不齊，且現(xiàn)代化的程度千差萬別，從而產(chǎn)生了各部門信息資源如何共享的問題。這就要求制定科學(xué)的建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，重點(diǎn)推進(jìn)，分布實(shí)施，分工合作，以避兔重復(fù)建設(shè)、資源浪費(fèi)現(xiàn)象的出現(xiàn)。
2、因地制宜，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)特色信息化建設(shè)。高校科技檔案的信息化建設(shè)必須因地制宜，發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，形成自己的特色，有特色才能形成優(yōu)勢(shì)。信息化建設(shè)要充分考慮針對(duì)性、有效性等因素，在信息資源的采集時(shí)要結(jié)合讀者的實(shí)際需求，充分考慮當(dāng)前需求與潛在需求，針對(duì)用戶群進(jìn)行有組織、有目的地搜集信息，做到有的放矢，突出特色信息資源的優(yōu)勢(shì)。
（二）與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)高校科技檔案的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。信息化時(shí)代，信息的更新與變化一日千里，只有樹立與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化理念，及時(shí)高效的與先進(jìn)的信息平臺(tái)接軌，加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，才能為讀者提供特色先進(jìn)的信息，發(fā)揮科技檔案應(yīng)有的功能與作用。
1、努力實(shí)現(xiàn)高校科技檔案管理自動(dòng)化。目前，我國檔案館工作人員的計(jì)算機(jī)管理總體水平還比較低，缺少高水平的技術(shù)人才，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中心的整體功能得不到發(fā)揮，還有的檔案館仍停留在手工為主的管理階段。因此，要提高高校科技檔案現(xiàn)代化建設(shè)水平必須加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)科技檔案管理自動(dòng)化。
2、努力實(shí)現(xiàn)高校科技檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使檔案館之間、檔案館與其他信息機(jī)構(gòu)間的信息資源共享得以實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)首先需要在服務(wù)區(qū)域內(nèi)部實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)的共享，讀者可以隨時(shí)登陸圖書館的網(wǎng)上主頁、進(jìn)行圖書信息查詢、資料下載，還可以通過鏈接其他圖書館和一些其他信息資源網(wǎng)站，并且可以自由下載網(wǎng)站中提供的數(shù)字圖書資源，這樣既最大限度地發(fā)掘了資源的共享，同時(shí)又節(jié)省了檔案館自身許多不必要的重復(fù)建設(shè)。同時(shí)也是信息交流的平臺(tái)，為讀者之間，讀者與作者之間提供了交流和相互學(xué)習(xí)的場(chǎng)所，更大限度地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化的作用。
3、努力實(shí)現(xiàn)高校科技檔案信息多媒體化。檔案多媒體化和多元化是信息社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，其特點(diǎn)是存儲(chǔ)量大、傳播速度快、信息表現(xiàn)形式靈活多樣、檢索方便、成本低廉、普及性強(qiáng)等。隨著網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的加快和電子出版物的迅速發(fā)展，高校科技檔案應(yīng)該逐步建立和完善多種媒體匯集的電子閱覽室，使讀者可以獲取文字、圖像、語音、視頻等多種媒體效果，有效地實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)現(xiàn)代化。
（三）以人為本，打造專業(yè)個(gè)性的服務(wù)團(tuán)隊(duì)。加快高校科技檔案信息化建設(shè)，必須努力建設(shè)現(xiàn)代化信息平臺(tái)，發(fā)揮科技檔案的特色優(yōu)勢(shì)，更好地為讀者提供信息服務(wù)。信息化的特點(diǎn)是大量使用各種新技術(shù)，而這些新技術(shù)必須要有專業(yè)的人員來操作。因此，館員只有具備了精湛的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了自身的專業(yè)現(xiàn)代化，才能有效地開展現(xiàn)代化信息服務(wù)。高校檔案館需要加大館員繼續(xù)教育和技能培訓(xùn)的力度，使館員在熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、外語翻譯等高科技知識(shí)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步了解掌握?qǐng)D書情報(bào)學(xué)的專業(yè)知識(shí)。
最后，高校科技檔案館還應(yīng)當(dāng)積極建立館員與讀者之間交流和溝通的橋梁，虛心聽取讀者的意見和建議，并以此作為改進(jìn)工作的重要依據(jù)，不斷改進(jìn)和完善自己的工作，推動(dòng)高校的檔案館建設(shè)乃至高校的整體發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；信息資源共享
高職院校是高素質(zhì)技能型人才的培養(yǎng)搖籃，同時(shí)也是我國崗位實(shí)踐領(lǐng)域信息的重要來源。高職院校的檔案管理工作作為日常管理工作的一部分支撐著學(xué)校教研工作的順利進(jìn)行，輔助著人事工作的正常開展，對(duì)于高職院校信息化發(fā)展具有十分重要的意義。尤其是在網(wǎng)絡(luò)科技高速發(fā)達(dá)的現(xiàn)在，高職院校檔案管理工作更應(yīng)順應(yīng)形勢(shì)作出積極的變革，以更快捷、更優(yōu)質(zhì)、更準(zhǔn)確的信息服務(wù)助力院校發(fā)展。
一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高職院校檔案信息資源共享模式
（一）校內(nèi)共享模式。校內(nèi)共享模式要求高職院校檔案部門建立局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息在線共享與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。從建設(shè)基礎(chǔ)條件上講，高職院校要協(xié)同網(wǎng)絡(luò)通信專業(yè)人事與檔案管理工作者成立平臺(tái)建設(shè)隊(duì)伍，在充分考慮院校地理布局、樓層結(jié)構(gòu)、組織狀況、檔案信息資源現(xiàn)有狀況、計(jì)算機(jī)設(shè)備使用狀況等諸多因素的情況下開展平臺(tái)建設(shè)。從實(shí)現(xiàn)手段上講，高職院校檔案信息校內(nèi)共享平臺(tái)的開端與基礎(chǔ)應(yīng)為院校檔案館或檔案辦公室，平臺(tái)將以此為信息源借助通信軟件和網(wǎng)絡(luò)連接校內(nèi)其他計(jì)算機(jī)終端，從而實(shí)現(xiàn)校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)檔案資源共享與信息快速傳輸。從共享類型上講，校內(nèi)共享模式是典型的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，設(shè)計(jì)前院校可依據(jù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)費(fèi)用、系統(tǒng)靈活性要求從星型、環(huán)型或是總線型三種拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)中選擇一種，以滿足高職院校的實(shí)際需求，通常總線型符合大部分院校檔案局域網(wǎng)情況，應(yīng)用最為廣泛。
（二）校際共享模式。高職院校檔案信息校際共享模式是借助校外網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)不同高職院校之間檔案信息資源共享的一種模式，其依據(jù)地緣因素與高職院校類型不同又可具體分為兩種模式：1. 同一區(qū)域內(nèi)高職院校共享。如省級(jí)教育部門以及檔案管理部門可以對(duì)區(qū)域內(nèi)所轄高職院校檔案進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)統(tǒng)籌管理，搭建覆蓋全域的檔案信息資源共享平臺(tái)，促使院校間的互助合作。2. 同類高職院校共享。可由省級(jí)主管單位嘗試將醫(yī)學(xué)類、計(jì)算機(jī)類、機(jī)械類、護(hù)理類等同一類型高校檔案信息進(jìn)行整合，方便同類院校間檔案資源共享。無論是上述何種類型的校際共享模式均需依托省級(jí)主管機(jī)關(guān)電子政務(wù)平臺(tái)作為依托，利用電子政務(wù)網(wǎng)為各高職院校提供信息通道和網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息主干通道功能。
（三）社會(huì)共享模式。社會(huì)共享模式是指在高職院校檔案部門聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上，利用云技術(shù)等先進(jìn)理念，以專業(yè)檔案網(wǎng)站為節(jié)點(diǎn)向用戶提供檔案資源的服務(wù)模式。這一模式是檔案信息資源共享模式的最高層級(jí)，其能夠突破時(shí)空與地域限制向任何擁有權(quán)限的用戶提供檔案資源，具有共享主體多、應(yīng)用范圍廣的優(yōu)勢(shì)，但其也同時(shí)具有檔案資源安全風(fēng)險(xiǎn)大、實(shí)現(xiàn)方式復(fù)雜等劣勢(shì)。具體來講，檔案資源的社會(huì)共享模式需要以檔案網(wǎng)站為核心站點(diǎn)，所謂檔案網(wǎng)站則是指檔案局、檔案協(xié)會(huì)、學(xué)院內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)在互聯(lián)基礎(chǔ)上建立的公共信息站點(diǎn)，其以主頁的方式提供相關(guān)信息和服務(wù)，是整個(gè)平臺(tái)的信息來源。整個(gè)模式以檔案網(wǎng)站為核心，將高職院校檔案聯(lián)通到一個(gè)服務(wù)器上，組成檔案集群式網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)用戶與檔案信息網(wǎng)站之間、檔案部門與其他部門之間的互動(dòng)與溝通。
二、高職檔案信息資源共享策略研究
（一）構(gòu)建高職院校檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)機(jī)制。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享機(jī)制，主要是指借助現(xiàn)代化的信息資源和科技手段來避免不利因素，以順利構(gòu)建起信息資源共享機(jī)制，從而實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息共享。具體而言，高職院校檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)機(jī)制主要包括以下兩個(gè)方面：其一，運(yùn)行保障機(jī)制。運(yùn)行保障機(jī)制是最基礎(chǔ)的實(shí)現(xiàn)機(jī)制構(gòu)成要素，它能夠確保高職院校檔案信息在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的持久、有效、健康、有序運(yùn)行。“標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范機(jī)制”“法律法規(guī)機(jī)制”以及“利益平衡機(jī)制”是運(yùn)行保障機(jī)制的三大核心要素，它們相輔相成、缺一不可。其二，合作與激勵(lì)機(jī)制。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息管理工作雖然解放了不少勞動(dòng)力，但對(duì)成員的合作意識(shí)要求卻越來越高了。高校檔案信息資源雖具有一定的公共性，但并非可以自由獲取，需要借助一定的規(guī)章協(xié)議以及合作機(jī)制來明確各個(gè)成員、組織的權(quán)利和義務(wù)。同時(shí)，還要確定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)成員之間的合作交流、學(xué)習(xí)，激發(fā)成員的積極性，從而為共享機(jī)制的形成奠定良好的基礎(chǔ)。
（二）加強(qiáng)高職院校的檔案信息資源建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高職院校檔案信息資源共享模式十分強(qiáng)調(diào)檔案信息資源建設(shè)，其主要包括兩方面內(nèi)容：第一，特色數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，即建立起具有學(xué)校特色、資源合理配置、利用率較高、使用較為便捷的高職院校檔案信息數(shù)據(jù)庫，然后將這些數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在信息系統(tǒng)中，并設(shè)置不同類別的檢索詞。第二，對(duì)特色資源進(jìn)行整合，即對(duì)高職院校的特色數(shù)據(jù)庫、特色資源進(jìn)行科學(xué)地整理組合，將分散的資源逐步統(tǒng)一到一起，這便于資源的共享和利用。特色資源的整合是一項(xiàng)較為復(fù)雜的過程，其包含多個(gè)層次的內(nèi)容，既包括硬件環(huán)境整合，也包括軟件環(huán)境整合、人力資源整合等方面的內(nèi)容。
（三）建立檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系。在現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景之下，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的構(gòu)建是檔案信息資源共享模式的重要內(nèi)容之一，其屬于檔案信息化頂層建設(shè)，包括檔案信息基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、采集標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)等多種構(gòu)成形式。在建立檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系的過程中要注意遵循以下幾個(gè)原則：首先，要做好信息標(biāo)準(zhǔn)體系的頂層設(shè)計(jì)，嚴(yán)格按照科學(xué)的模型進(jìn)行構(gòu)建，以確保檔案信息的規(guī)范性和科學(xué)性。其次，要立足于我國國情，與國際接軌。作為我國教育教學(xué)事業(yè)的重要組成部分，高職院校在促進(jìn)我國整體教育水平方面發(fā)揮著重要的作用。鑒于此，高職院校檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化體系要充分借鑒國內(nèi)外相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，取其精華、去其糟粕，這樣才能夠加快高職院校檔案信息資源建設(shè)步伐。
（四）加強(qiáng)檔案信息立法工作。我國高職院校檔案信息資源共享建設(shè)起步較晚，很多方面尚未成熟，相關(guān)的法律法規(guī)還不健全，加之網(wǎng)絡(luò)這一特殊的環(huán)境，亟須我們加快檔案信息立法工作進(jìn)程。一方面，我們要對(duì)現(xiàn)有檔案信息資源的法律、法規(guī)、政策等進(jìn)行清查，廢除不符合當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)社會(huì)現(xiàn)狀的方針政策，對(duì)有關(guān)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息資源建設(shè)的法律法規(guī)進(jìn)行修改完善。另一方面，根據(jù)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，重新制定一些檔案信息資源整合方面的法律法規(guī)，重點(diǎn)解決信息壟斷、信息犯罪、信息污染、信息泛濫等方面的問題，推動(dòng)檔案信息資源建設(shè)與現(xiàn)代社會(huì)的同步發(fā)展進(jìn)步。
三、結(jié)語
在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，高職院校檔案信息資源的共享與構(gòu)建是一項(xiàng)較為繁瑣的工程，其涉及到多方面的問題，不可一蹴而就，需要相關(guān)工作人員和學(xué)者的共同努力。本文中，筆者在潛心研究前人研究成果以及實(shí)踐考察的基礎(chǔ)之上，對(duì)高職院校檔案信息資源建設(shè)進(jìn)行了深入的剖析和論述，并提出幾種有效模式與保障策略。鑒于學(xué)識(shí)有限，研究中可能存有一些不足之處，希望大家能夠及時(shí)提出指導(dǎo)意見，以共同促進(jìn)高職院校檔案信息資源建設(shè)。
【參考文獻(xiàn)】
[1]程煥文，潘燕桃.信息資源共享[M].北京：高等教育出版社，2004.
當(dāng)人們剛剛適應(yīng)信息時(shí)代的工作生活方式時(shí)，“大數(shù)據(jù)”時(shí)代已經(jīng)以其山呼海嘯的速度改變著人們的生產(chǎn)、生活和思維方式。大數(shù)據(jù)是近年來隨著云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、社交網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新的科技名詞，他已經(jīng)在商業(yè)、學(xué)術(shù)、科技等領(lǐng)域得到了應(yīng)用。作為真實(shí)記錄學(xué)校在教學(xué)、科研等活動(dòng)并且是各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)終點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)，也迎來了檔案大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作也面臨新的變革。面對(duì)大數(shù)據(jù)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，將“大數(shù)據(jù)”與高校檔案工作有機(jī)結(jié)合，滿足師生、社會(huì)的需求，提升檔案利用價(jià)值，是高校檔案管理部門應(yīng)該面臨的重要任務(wù)。
一、大數(shù)據(jù)與大數(shù)據(jù)特性
“大數(shù)據(jù)時(shí)代”最早被麥肯錫公司提出的，自2012年開始，“大數(shù)據(jù)”一詞被越來越多的人提起與應(yīng)用，人們用它來描述信息爆炸時(shí)代的海量數(shù)據(jù)，近年來已經(jīng)在商界、科技界廣泛應(yīng)用。但是理論界尚未對(duì)“大數(shù)據(jù)”形成統(tǒng)一的定義，但是一致認(rèn)為大數(shù)據(jù)不是簡單的對(duì)數(shù)據(jù)量大小的描述，而是在數(shù)據(jù)量巨大，數(shù)據(jù)種類龐雜的信息中通過數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)分析來獲取有效信息的一種觀念、技術(shù)和方法的統(tǒng)稱。
與“大數(shù)據(jù)”定義不同，大數(shù)據(jù)的特征普遍得到業(yè)界共識(shí)，即大數(shù)據(jù)一般歸納為4V：數(shù)據(jù)量巨大（Volume），從TB級(jí)躍升到PB級(jí)甚至ZB級(jí)，而且在不斷增大；處理速度快（Velocity）主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)流和大數(shù)據(jù)移動(dòng)性，此特性要求必須在第一時(shí)間處理數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)種類繁多（Variety），數(shù)據(jù)種類不僅包括文檔、圖片等傳統(tǒng)類型，還包括視頻、音頻、網(wǎng)頁、電子郵件等；數(shù)據(jù)價(jià)值高（Value），此特性是大數(shù)據(jù)運(yùn)用的真實(shí)意義所在，其價(jià)值具有稀缺性。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校檔案工作的新特性
大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，使人們對(duì)信息資源的認(rèn)識(shí)更進(jìn)一步，同時(shí)也提出了新的需求，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的大環(huán)境下，學(xué)校各個(gè)業(yè)務(wù)部門均上線各自業(yè)務(wù)系統(tǒng)，作為這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的終點(diǎn)數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)也有了新的變化，同時(shí)對(duì)檔案管理工作也有了新的發(fā)展特征。
1、檔案數(shù)據(jù)量巨大
高校檔案記錄著高校在教學(xué)、科研等各種活動(dòng)中直接形成的、清晰的原始信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)（例如公文系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生成績系統(tǒng)）每時(shí)每刻都在產(chǎn)生著數(shù)據(jù)量，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生一切的具有保存價(jià)值的文件、音頻、視頻、圖片均屬于檔案收集范圍。因此，檔案數(shù)據(jù)量將大的驚人。同時(shí)，科技的進(jìn)步直接導(dǎo)致各種數(shù)碼設(shè)備的普遍使用，形成各部門各種活動(dòng)的照片視頻等，也構(gòu)成很大一部分?jǐn)?shù)據(jù)量。
另外，檔案數(shù)據(jù)還包括檔案本身的數(shù)字化建設(shè)數(shù)據(jù)，人工方式生成的數(shù)據(jù)。最普遍的就是將館藏實(shí)體檔案通過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)化為檔案數(shù)據(jù)，例如掃描、拍照，近幾年檔案數(shù)字化成都不斷增強(qiáng)，此部分檔案數(shù)據(jù)也在呈幾何級(jí)的速度增長。
2、檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)
高校檔案涉及高校內(nèi)的眾多業(yè)務(wù)，包括教學(xué)、科研、活動(dòng)等，這些業(yè)務(wù)部門的不同業(yè)務(wù)和不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接導(dǎo)致產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)是各不相同的，形成了檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的態(tài)勢(shì)。如文檔、圖片、照片、音頻、視頻等，形成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)共同存在的現(xiàn)象，而這些數(shù)據(jù)之間也并非毫無關(guān)聯(lián)，存在一定的內(nèi)在聯(lián)系。
3、利用檔案需求多樣化
大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)既是檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生者也是檔案數(shù)據(jù)的利用者，在利用檔案數(shù)據(jù)方面設(shè)計(jì)教學(xué)管理、科研管理、校園文化等各個(gè)方面。首先，廣大師生對(duì)學(xué)校的政策、規(guī)定等信息的需求正在不斷增加；其次，作為不斷發(fā)展的高校，高校的宣傳活動(dòng)必不可少，而宣傳活動(dòng)中用到的歷史檔案、名人檔案和特色檔案也在不斷增多。由此可見，大數(shù)據(jù)時(shí)代不同使用者對(duì)各種類型檔案的需求產(chǎn)生了多樣化的態(tài)勢(shì)。
4、高校檔案價(jià)值更加高精尖
大數(shù)據(jù)真正價(jià)值在于對(duì)海量數(shù)據(jù)的分析、挖掘，得出真實(shí)可靠的信息。高校檔案是記錄高校從事教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是最真實(shí)、最可靠、最權(quán)威的的信息。并且在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種中間數(shù)據(jù)、重點(diǎn)數(shù)據(jù)均是利用者可利用數(shù)據(jù)，因此，在對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、挖掘之后產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)變成了高精尖的檔案數(shù)據(jù)。
三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案面臨的挑戰(zhàn)
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得檔案數(shù)據(jù)變得數(shù)量巨大、多源異構(gòu)、需求增多、數(shù)據(jù)高精尖化，給檔案發(fā)展帶來了機(jī)遇，同時(shí)也給檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。
1、大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)挑戰(zhàn)
檔案大數(shù)據(jù)化，使得高校檔案的數(shù)據(jù)必須具備大容量的存儲(chǔ)。對(duì)如此海量的檔案數(shù)據(jù)首先要將其保存下來，同時(shí)考慮到數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的特性，應(yīng)該將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同類型的數(shù)據(jù)中，另外存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)并不是簡單的存放，應(yīng)該彼此有關(guān)聯(lián)有機(jī)的進(jìn)行融合，因此不同存儲(chǔ)空間應(yīng)該有合理“連接器”。
2、檔案服務(wù)內(nèi)容、方式需革新
大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案利用，走向了結(jié)論化、知識(shí)化和智能化，應(yīng)該改變以往簡單查閱、復(fù)制等利用方式，檔案利用者也不僅僅是對(duì)檔案信息本身的需求，更希望從大量數(shù)據(jù)中經(jīng)過挖掘，得到自己想要的檔案信息。例如，隨著出國留學(xué)人員的日益增多，學(xué)生有了將中文成績單翻譯成英文成績單的需求，而并不是簡單的對(duì)中文成績的復(fù)印。
3、檔案信息安全受到威脅
大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案數(shù)據(jù)的安全受到了很大的威脅。各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的上線，并未遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，但是均需要與檔案系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接；同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)價(jià)值變得越來越高，越容易受到各種不法分子的共計(jì)；另外，在對(duì)結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù)進(jìn)行融合時(shí)，可能會(huì)對(duì)傳統(tǒng)檔案信息安全體系帶來較大沖擊。
4、對(duì)檔案從業(yè)人員提出較高要求
在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案的收、管、用方面均有了新的時(shí)代特征，新的檔案管理業(yè)務(wù)對(duì)檔案從業(yè)人員提出了更高的要求，不僅要通曉檔案業(yè)務(wù)，更要具備計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，并且具備較高的學(xué)習(xí)能力，才能不斷跟隨時(shí)展，做好檔案工作。
四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作思路
大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案工作要有新的工作思路，充分整合利用檔案資源，以服務(wù)為宗旨，不斷改進(jìn)工作方式，適應(yīng)時(shí)展要求。
1、建立數(shù)據(jù)規(guī)范，整合資源
高校各業(yè)務(wù)部門間的業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能采用不同的數(shù)據(jù)庫，而產(chǎn)生不同格式的數(shù)據(jù)，大量異構(gòu)數(shù)據(jù)形成信息孤島，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的體系，消除信息孤島，形成資源共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下首要解決的數(shù)據(jù)問題。
對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)合理整合，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)合理整合，努力實(shí)現(xiàn)對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的合并管理，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用才能成為可能，分析挖掘海量數(shù)據(jù)才能成為可能。
2、改善工作模式
大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建立，各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔，對(duì)傳統(tǒng)的收、管、用，均提出了新的要求。
檔案的“收”要做到貫穿全流程，做到前端控制，提前做好各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)研，要針對(duì)不同數(shù)據(jù)類別采取不同的處理方法，與檔案系統(tǒng)建立接口；檔案的“管”要做到全技術(shù)支持，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理已經(jīng)不可避免的涵蓋了計(jì)算機(jī)知識(shí)，同時(shí)海量的檔案數(shù)據(jù)處理也需要計(jì)算機(jī)技術(shù)處理，在檔案安全方面也需要做到備份與系統(tǒng)日志管理；檔案的“用”要做到全智能服務(wù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)不應(yīng)該是簡單的存放在那里的“死”數(shù)據(jù)，應(yīng)該“活”起來，而“活”即是對(duì)數(shù)據(jù)的分析與挖掘，應(yīng)該具備智能化的服務(wù)，真正為檔案利用者服務(wù)。
3、增強(qiáng)檔案信息安全管理
大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案安全性不言而喻，高校檔案工作需特別強(qiáng)調(diào)檔案信息安全。首先要以技術(shù)為支撐，加強(qiáng)檔案信息安全全程管理。包括身份認(rèn)證、單點(diǎn)登錄、密碼技術(shù)給數(shù)據(jù)加密、設(shè)置權(quán)限、做好備份機(jī)制、保留操作日志等。其次，要建立安全規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作有章可循。特別要做好檔案開放標(biāo)準(zhǔn)和保密制度，在信息安全的前提下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享利用。
4、建立高質(zhì)量的人才隊(duì)伍
大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作，已經(jīng)不是簡單的把檔案收集起來，裝裝訂訂，檔案利用也不在是簡單查閱、復(fù)印，檔案從業(yè)人員應(yīng)該以大數(shù)據(jù)的思維去管理檔案。這就對(duì)檔案從業(yè)人員提出了更高的要求，要具備專業(yè)的檔案知識(shí)，還要有數(shù)據(jù)分析能力、數(shù)據(jù)建模分析能力和處理數(shù)據(jù)能力，最重要的是要具備較高的自學(xué)能力，緊跟不斷出現(xiàn)的時(shí)代要求，才能更好的做好大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作。
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[關(guān)鍵詞]專利信息 專利文獻(xiàn) 高校 共享平臺(tái) 圖書館
[分類號(hào)]G255
1449年，英國亨利六世授予彩色玻璃制造方法發(fā)明者以專利，此后經(jīng)過500多年的發(fā)展，專利已成為當(dāng)今世界技術(shù)創(chuàng)新的重要標(biāo)志之一。專利文獻(xiàn)中包含了大量的技術(shù)信息、經(jīng)濟(jì)信息、法律信息，幾乎涉及了人類生產(chǎn)活動(dòng)的全部技術(shù)領(lǐng)域，其量約占世界每年科技出版物的1／4。據(jù)世界知識(shí)產(chǎn)權(quán)組織(WIPO)的研究報(bào)告，全世界最新的發(fā)明創(chuàng)造信息，90％以上首先通過專利文獻(xiàn)反映出來。專利作為自主技術(shù)創(chuàng)新的重要標(biāo)志，體現(xiàn)了一個(gè)國家科技成果的核心和最富經(jīng)濟(jì)價(jià)值的部分，是技術(shù)創(chuàng)新的重要信息源。
高等學(xué)校是我國基礎(chǔ)研究、高新技術(shù)研發(fā)的主力軍，發(fā)揮著知識(shí)供給、創(chuàng)新和傳播的核心作用，其整體科研水平高，是專利信息資源的主要使用用戶。由于長期的學(xué)術(shù)積累和人才儲(chǔ)備，高校知識(shí)產(chǎn)權(quán)創(chuàng)造能力不斷提升，形成并擁有的自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)總量不斷增加，截至2008年底，我國高校共獲授權(quán)專利7萬多件，專利授權(quán)量年平均增長率為23.8％，對(duì)我國自主創(chuàng)新能力提升作出了重要貢獻(xiàn)。
由于專利自身的特點(diǎn)，從社會(huì)需求、課題立項(xiàng)、文獻(xiàn)調(diào)研、科技查新、課題跟蹤到申請(qǐng)、轉(zhuǎn)化實(shí)施、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，專利需要一系列信息服務(wù)。目前，我國高校專利信息服務(wù)較單一薄弱，服務(wù)部門分散，服務(wù)部門之間缺乏必要的溝通協(xié)調(diào)，跟不上高校日益增長的自主創(chuàng)新對(duì)專利信息的需求。本文提出整合高校專利信息的設(shè)想，把高校各個(gè)部門從事的專利信息服務(wù)整合在一個(gè)信息平臺(tái)上，為用戶提供一站式專利信息服務(wù)。
1 高校專利信息服務(wù)狀況
1.1 專利信息服務(wù)在高校不同部門展開
高校專利信息服務(wù)由學(xué)校的科研管理部門(以下簡稱科研處)、圖書館、檔案館提供，一般而言，用戶的專利文獻(xiàn)檢索、專利數(shù)據(jù)庫使用培訓(xùn)等方面問題由圖書館提供服務(wù)，專利申請(qǐng)、轉(zhuǎn)化等有關(guān)問題由科研處提供，科技檔案管理由科研處或檔案部門負(fù)責(zé)。圖書館開展的業(yè)務(wù)工作如科技查新、課題咨詢部分涉及專利信息服務(wù)，專利使用培訓(xùn)、專利檢索、專利網(wǎng)站鏈接是完全針對(duì)專利信息開展的服務(wù)，一般高校圖書館均不同程度地開展以上各項(xiàng)信息服務(wù)。科研處承擔(dān)對(duì)本校師生專利申請(qǐng)及轉(zhuǎn)化的相關(guān)工作，專利檔案有的高校歸科研處管理，有的高校歸檔案部門管理。綜觀我國高校專利信息服務(wù)，管理相對(duì)松散，部門之間缺乏必要的溝通和銜接，這種狀況不利于專利信息服務(wù)工作的有效展開。
1.2 圖書館的專利信息服務(wù)沒有得到教師重視
高校圖書館是學(xué)校教學(xué)科研的文獻(xiàn)保障基地，是學(xué)生自學(xué)的第二課堂，它負(fù)責(zé)收集、整理加工和提供文獻(xiàn)信息服務(wù)。隨著高校自主創(chuàng)新對(duì)專利信息需求的增強(qiáng)，高校圖書館也日益重視專利信息服務(wù)，如購買專利數(shù)據(jù)庫、整合專利網(wǎng)站并提供鏈接、提供專利查新、開展專利數(shù)據(jù)庫使用培訓(xùn)等。但一項(xiàng)針對(duì)高校教師專利利用情況的調(diào)查顯示，表示沒有使用過圖書館專利數(shù)據(jù)庫的教師占94.5％，認(rèn)為圖書館沒有必要開設(shè)專利數(shù)據(jù)庫培訓(xùn)的教師占71％。這表明圖書館還要加強(qiáng)專利信息的宣傳，提高教師對(duì)圖書館專利文獻(xiàn)服務(wù)重要性的認(rèn)識(shí)。
1.3 專利轉(zhuǎn)化困難
申請(qǐng)專利不是最終目的，轉(zhuǎn)化實(shí)施才能發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。專利實(shí)施困難，不僅不能實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化并帶來經(jīng)濟(jì)收益，甚至相當(dāng)一部分連研發(fā)和實(shí)施成本也難以收回。對(duì)接企業(yè)的科研成果轉(zhuǎn)化步履艱難，有數(shù)據(jù)表明，我國高校每年取得的科技成果在6 000項(xiàng)至8 000項(xiàng)之間，但真正實(shí)現(xiàn)成果轉(zhuǎn)化與產(chǎn)業(yè)化的還不到十分之一，遠(yuǎn)低于發(fā)達(dá)國家60％-70％的轉(zhuǎn)化水平。
2 高校專利信息整合的必要性
2.1 專利信息資源龐大，需要整合
提供專利信息服務(wù)的網(wǎng)站數(shù)量眾多、資源龐大，需要鏈接、甄選、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等一系列整合，才能方便用戶使用。經(jīng)過整合的專利信息資源，可為用戶節(jié)省許多甄選資源、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的工作，可提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的查詢準(zhǔn)則，可將不同數(shù)據(jù)源中彼此聯(lián)系的信息整合在一起，從而方便用戶對(duì)信息資源的深層次挖掘，促進(jìn)信息資源共享。
2.2 用戶一站式檢索的需求
目前高校專利信息服務(wù)部門分散、資源分散，不便于用戶從企業(yè)需求、課題查新、數(shù)據(jù)庫查詢、申請(qǐng)、實(shí)施等方面獲取專利信息。而自主創(chuàng)新活動(dòng)要求專利信息服務(wù)以系統(tǒng)化、數(shù)字化的信息資源為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)分布異構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)資源、本地資源同一檢索，用戶希望獲得綜合化、系統(tǒng)化、集成化的知識(shí)信息，要求服務(wù)者能夠針對(duì)他們的需求，量身定做提供全程性、全方位靈活多樣的一攬子信息服務(wù)。
2.3 節(jié)約科研經(jīng)費(fèi)，避免無效勞動(dòng)
專利文獻(xiàn)技術(shù)覆蓋范圍廣泛，幾乎囊括了人類應(yīng)用技術(shù)領(lǐng)域的一切發(fā)明，記錄了科學(xué)技術(shù)從無到有、從低級(jí)到高級(jí)的發(fā)展歷史，清晰直觀地反映出技術(shù)發(fā)展的動(dòng)向和趨勢(shì)；在科研申報(bào)中，人們?nèi)绻紫葟恼{(diào)查專利文獻(xiàn)人手，在前人已有技術(shù)基礎(chǔ)上再進(jìn)行新的創(chuàng)新，可避免重復(fù)勞動(dòng)、提高科研起點(diǎn)、節(jié)約科研經(jīng)費(fèi)。據(jù)世界產(chǎn)權(quán)組織研究表明：全世界最新的發(fā)明創(chuàng)造信息有90％～95％是通過專利文獻(xiàn)反映出來，在專利研發(fā)過程中充分利用專利文獻(xiàn)信息可節(jié)約40％的開發(fā)時(shí)間和60％的研發(fā)經(jīng)費(fèi)。
2.4 便于用戶了解地方企業(yè)需求信息，為專利實(shí)施提供便利
專利實(shí)施困難其中一個(gè)重要原因，是高校科研和地方需求、企業(yè)自主創(chuàng)新需求嚴(yán)重脫節(jié)，高校教師在課題立項(xiàng)時(shí)就缺乏了解地方企業(yè)需求，因而在課題結(jié)題申報(bào)專利時(shí)，導(dǎo)致專利實(shí)施困難。整合高校專利信息資源可以讓高校用戶方便了解地方企業(yè)需求，有針對(duì)性地開展科研工作，使科研成果直接轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展。
3 整合高校專利信息資源的總體思路
目前高校專利信息服務(wù)部門分散，導(dǎo)致資源分散，即提供專利信息服務(wù)的部門主要有科研處、圖書館、檔案館，它們按職能提供相應(yīng)的服務(wù)，有時(shí)會(huì)重復(fù)服務(wù)，更多時(shí)候服務(wù)不到位，因而需整合才能有效開展服務(wù)。整合涉及多個(gè)部門的資源和服務(wù)，規(guī)劃、協(xié)調(diào)、管理很重要，需要專門機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)，筆者認(rèn)為這個(gè)專門機(jī)構(gòu)有圖書館來擔(dān)當(dāng)較合適：①圖書館本身就是高校文獻(xiàn)信息保障基地，整合資源也是其保障資源工作的一部分；②“用戶第一，服務(wù)之上”的理念在圖書館已深入人心，“用戶服務(wù)是圖書館發(fā)展戰(zhàn)略的核心，是重中之重”，鑒于發(fā)展的需要，圖書館對(duì)于用戶信息資源需求的關(guān)注度、與用戶的交流、反映用戶使用特性等方面都優(yōu)于其他部門；③圖書館是高校文獻(xiàn)信息管理和服務(wù)中心，在長期的實(shí)踐中，鍛煉了一批熟悉信息服務(wù)、數(shù)據(jù)庫資源建設(shè)和管理的專業(yè)人才，能承擔(dān)起整合、建設(shè)和維護(hù)高校專利信息資源的責(zé)任。
具體的整合思路為：將圖書館、科研處、檔案館提
供的專利信息服務(wù)整合在一個(gè)平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)信息流互通有無，服務(wù)分工清楚明了，用戶使用一目了然。圍繞專利數(shù)據(jù)庫使用、文獻(xiàn)提供等相關(guān)問題，圖書館負(fù)責(zé)專利數(shù)據(jù)庫鏈接、使用培訓(xùn)、課題跟蹤查新及參考咨詢等；科研處負(fù)責(zé)相關(guān)政策信息、地方企業(yè)需求信息、項(xiàng)目制定、專利申請(qǐng)轉(zhuǎn)化等服務(wù)；檔案館負(fù)責(zé)專利歸檔和加工宣傳等相關(guān)事宜。各部門負(fù)責(zé)的信息隨時(shí)維護(hù)，實(shí)時(shí)更新，在這個(gè)平臺(tái)上，圖書館工作人員可以方便了解學(xué)校科研狀況、科研難題，及時(shí)提供文獻(xiàn)保障，用戶可方便了解學(xué)校專利信息，獲取專利文獻(xiàn)，得到專利申請(qǐng)、實(shí)施幫助及使用指導(dǎo)等信息，如圖1所示：
4 高校專利信息共享平臺(tái)整合建設(shè)的內(nèi)容
4.1 圖書館負(fù)責(zé)專利文獻(xiàn)宣傳、提供、培訓(xùn)等服務(wù)功能建設(shè)
圖書館負(fù)責(zé)的內(nèi)容建設(shè)分兩個(gè)層面：①數(shù)據(jù)資源層，提供與專利相關(guān)的信息資源，主要解決專利信息來源和專利信息組織問題，實(shí)現(xiàn)專利信息資源導(dǎo)航、專利數(shù)據(jù)庫檢索、專利說明書提取等服務(wù)功能；②知識(shí)服務(wù)層，滿足用戶個(gè)性化需求的信息服務(wù)功能，主要解決專利信息的利用問題，為用戶提供數(shù)字參考咨詢、在線培訓(xùn)、個(gè)人定制與信息推送、專利分析與跟蹤等服務(wù)，如圖2所示：
4.1.1 館藏專利書目數(shù)據(jù)資源 整合本館的專利相關(guān)信息，提供與專利相關(guān)的法律、專業(yè)方面的圖書、期刊、專利說明書目錄、專利公報(bào)、專利數(shù)據(jù)庫資源目錄，向師生揭示館藏專利資源。
4.1.2 專利數(shù)據(jù)庫集成檢索系統(tǒng)
?專利數(shù)據(jù)庫集成檢索系統(tǒng)。專利數(shù)據(jù)庫一般有兩種類型：一種是各國(地區(qū)或組織)政府建立的官方數(shù)據(jù)庫，如SIPO專利數(shù)據(jù)庫、USPTO數(shù)據(jù)庫、EPO數(shù)據(jù)庫、JPO數(shù)據(jù)庫、WIPO數(shù)據(jù)庫等；另一種是商業(yè)性的專利數(shù)據(jù)庫，如Delphion數(shù)據(jù)庫、Derwent數(shù)據(jù)庫、IN-PADOC數(shù)據(jù)庫等。官方數(shù)據(jù)庫一般是免費(fèi)提供給用戶使用，而商業(yè)性的數(shù)據(jù)庫都是收費(fèi)的，其檢索系統(tǒng)較一般的官方數(shù)據(jù)庫在功能上更強(qiáng)大，其檢索結(jié)果也較一般的官方數(shù)據(jù)庫更準(zhǔn)確。高校圖書館要盡量多地收集免費(fèi)專利數(shù)據(jù)庫，制作成網(wǎng)頁，提供詳細(xì)的簡介、使用說明，同時(shí)有條件的適當(dāng)購買商業(yè)性的數(shù)據(jù)庫，以方便不同層次用戶的需求。圖書館把免費(fèi)的專利數(shù)據(jù)庫和購買的收費(fèi)數(shù)據(jù)庫整合為一個(gè)檢索平臺(tái)，以滿足用戶單庫檢索和跨庫檢索的不同需求。
?專利說明書全文獲取系統(tǒng)。專利檢索的結(jié)果是要獲取專利說明書全文，這個(gè)系統(tǒng)包括免費(fèi)下載系統(tǒng)、付費(fèi)下載系統(tǒng)，并鏈接文獻(xiàn)傳遞系統(tǒng)(如國家科技文獻(xiàn)中心、中國科學(xué)院國家科學(xué)圖書館等)，為讀者提供多途徑的全文獲取方式。
4.1.3 使用培訓(xùn) 相比其他科技文獻(xiàn)，專利文獻(xiàn)的格式統(tǒng)一而規(guī)范，對(duì)發(fā)明創(chuàng)造的揭示完整而詳盡。但它也存在一些問題，如著錄復(fù)雜、符號(hào)繁多、文獻(xiàn)重復(fù)性大等，從而使得專利文獻(xiàn)檢索成為一項(xiàng)復(fù)雜的專業(yè)工作。一般用戶對(duì)檢索手段不熟悉，會(huì)造成通過網(wǎng)絡(luò)檢索專利信息的不充分，而圖書館服務(wù)人員具有專業(yè)的檢索技能，可以幫助用戶提高檢索能力，因而圖書館要經(jīng)常舉行專利數(shù)據(jù)庫使用培訓(xùn)，為廣大師生使用專利數(shù)據(jù)庫提供便利。根據(jù)不同院系需求，圖書館在培訓(xùn)頁面定期公布舉辦專利數(shù)據(jù)庫講座培訓(xùn)通知，內(nèi)容包括各種數(shù)據(jù)庫使用、收錄范圍、說明書下載格式等，并把課件制作成在線培訓(xùn)，供用戶自由下載學(xué)習(xí)。
4.1.4 參考咨詢服務(wù) 專利信息集法律信息、技術(shù)信息、經(jīng)濟(jì)信息于一體，對(duì)專利信息的咨詢，除了涉及專業(yè)知識(shí)、檢索技巧外，更多涉及法律、市場(chǎng)等方面知識(shí)，對(duì)咨詢?nèi)藛T的綜合素質(zhì)要求較高。圖書館應(yīng)聯(lián)合相關(guān)專業(yè)的教師進(jìn)行合作咨詢，或加入到高校虛擬參考咨詢服務(wù)網(wǎng)，為用戶進(jìn)行虛擬培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助他們掌握查找和利用信息的方法、途徑和技巧。
4.1.5 個(gè)人定制、信息推送服務(wù) 為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)，用戶可根據(jù)研究需要或感興趣的專題定制專利信息。
4.1.6 專利查新 這個(gè)頁面設(shè)置查新簡介、對(duì)象、范圍、步驟等。查新需經(jīng)授權(quán)才具有查新資質(zhì)，不具查新資格的高校圖書館可聯(lián)系有查新資格的圖書館為其查新，為本校師生專利申請(qǐng)、課題立項(xiàng)提供便利。
4.1.7 專利信息統(tǒng)計(jì)分析 專利分析是指對(duì)有關(guān)的專利文獻(xiàn)進(jìn)行篩選、統(tǒng)計(jì)、分析，使之轉(zhuǎn)化成可利用信息的方法，即對(duì)專利說明書、專利公報(bào)中大量零碎的專利信息進(jìn)行分析、加工、組合，并利用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法和技巧，使這些信息轉(zhuǎn)化為具有總攬全局及預(yù)測(cè)功能的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)，從而為企業(yè)的技術(shù)、產(chǎn)品及服務(wù)開發(fā)中的決策提供參考。本頁面介紹國內(nèi)外相關(guān)專利分析軟件的優(yōu)缺點(diǎn)，整合一些重要主題的專利分析文檔，將它們集成到平臺(tái)中，幫助政府、用戶開展專利情報(bào)研究及專利情報(bào)分析，實(shí)施正確的專利戰(zhàn)略。
4.2 科研處負(fù)責(zé)相關(guān)政策信息、項(xiàng)目制定，搭建專利轉(zhuǎn)化平臺(tái)
科研處是高校科研活動(dòng)的組織、管理和服務(wù)的職能部門，負(fù)責(zé)有關(guān)專利的政策信息、本校科研獎(jiǎng)勵(lì)方案、專利知識(shí)培訓(xùn)、專利項(xiàng)目申請(qǐng)與管理、推廣轉(zhuǎn)化等內(nèi)容建設(shè)。
4.2.1 政策信息這個(gè)頁面主要國家和本省等有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專利方面的法律法規(guī)、政策信息等，如科技部、發(fā)展改革委、教育部、財(cái)政部《2004―2010年國家科技基礎(chǔ)條件平臺(tái)建設(shè)綱要》，科技部、教育部《關(guān)于充分發(fā)揮高等學(xué)校科技創(chuàng)新作用的若干意見》(國科發(fā)政字[2002]202號(hào))，教育部、國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)高等學(xué)校知識(shí)產(chǎn)權(quán)工作的若干意見》(教技[2004]4號(hào))，國務(wù)院關(guān)于《國家知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略綱要》(國發(fā)[2008]18號(hào))的通知等法律法規(guī)及政策信息，以及本省的專利發(fā)展情況、戰(zhàn)略布局、本省市關(guān)于專利申請(qǐng)的相關(guān)扶持政策等，本校的專利管理實(shí)施細(xì)則、專利基金管理試行細(xì)則等。
4.2.2 科研規(guī)劃 本校的學(xué)科重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容、近期科研任務(wù)、中長期科研規(guī)劃，本地區(qū)工農(nóng)業(yè)特點(diǎn)、特色，存在那些待解決的問題等。
4.2.3 有關(guān)專利的基礎(chǔ)知識(shí) 主要包括專利的基本概念，申請(qǐng)專利的重要性，專利種類及特性，專利申請(qǐng)的途徑和原則，專利審批程序，專利糾紛、假冒及處理，專利侵權(quán)及其法律責(zé)任，專利職務(wù)發(fā)明和非職務(wù)發(fā)明的區(qū)別。
4.2.4 專利知識(shí)講座 這個(gè)頁面主要講座信息，整理講座課件，以滿足師生的不同需求。科研處應(yīng)經(jīng)常邀請(qǐng)一些知識(shí)產(chǎn)權(quán)方面的專業(yè)人士、專利人、專利獎(jiǎng)評(píng)審專家等，請(qǐng)他們?yōu)楸拘熒e辦講座，例如關(guān)于學(xué)校專利侵權(quán)案例及其對(duì)專利申請(qǐng)的啟示，關(guān)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)及其主要內(nèi)容，知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要性(和國內(nèi)外形勢(shì))，知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略的運(yùn)用等。如2010年6月，中山大學(xué)科學(xué)技術(shù)處舉辦學(xué)術(shù)報(bào)告會(huì)，題為“專利侵權(quán)案例及其對(duì)專利申請(qǐng)的啟示”，2011年5月又有題為“美國藥物專利的實(shí)踐和操作指導(dǎo)”的報(bào)告會(huì)；2010年6月，廣東石油化工學(xué)院舉辦學(xué)術(shù)講座，主題為“創(chuàng)新――將全世界聯(lián)系在一起(知識(shí)產(chǎn)權(quán)專題講座)”。這些講座增強(qiáng)了學(xué)校師生員工的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)，增強(qiáng)了他們的知識(shí)產(chǎn)權(quán)運(yùn)用能力，促進(jìn)了學(xué)校自主創(chuàng)新的良好氛圍。
4.2.5 搭建產(chǎn)學(xué)研合作平臺(tái) 高校具有豐富的人力資源和技術(shù)資源，是科技成果的主要發(fā)源地，但不是科技成果的吸收者，而企業(yè)既是高校科研的投資者，又是科技成果的吸收者。科技處要搭建高校與企業(yè)合作平臺(tái)，以設(shè)立產(chǎn)學(xué)研合作辦公室、合作基金、聯(lián)合研發(fā)機(jī)構(gòu)等多種形式，積極與地方政府及企業(yè)緊密合作，收集企業(yè)需求信息，組織專家、教授研究企業(yè)難題，提出解決方案。同時(shí)，及時(shí)提供學(xué)校和國內(nèi)外最新科技成果信息，讓企業(yè)了解本校的科研情況，加強(qiáng)雙方合作，建立科研院所、高校和企業(yè)之間長期穩(wěn)定的產(chǎn)學(xué)研用合作關(guān)系，指導(dǎo)高校教師在進(jìn)行科研時(shí)多考慮市場(chǎng)因素，針對(duì)企業(yè)需要進(jìn)行技術(shù)、產(chǎn)品開發(fā)，以科研成果的產(chǎn)業(yè)化為目標(biāo)，在科研項(xiàng)目選題、申報(bào)及項(xiàng)目研究過程中密切高校與企業(yè)的合作關(guān)系，提高科研成果的轉(zhuǎn)化率。
4.3 檔案館
專利檔案是科技檔案的一部分，而專利檔案管理屬于知識(shí)產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略中的“科學(xué)管理”范疇。要想在競(jìng)爭(zhēng)中處于有利地位，高校必須發(fā)揮自己的科研優(yōu)勢(shì)，合理使用和保護(hù)本單位、本行業(yè)的尖端技術(shù)和科研成果。
4.3.1 及時(shí)將專利歸檔 專利一般是科技人員在完成某一科研項(xiàng)目之后，又據(jù)此進(jìn)行更深入的研究，將科技成果再度擴(kuò)展、修改、完善后而申報(bào)專利，這就使得申請(qǐng)專利后形成的這部分文件材料，如果不重視管理，容易游離于已歸檔的科研成果材料之外。檔案管理人員要重視這部分科技檔案的管理，及時(shí)歸檔，方便本校師生查詢。
4.3.2 加工專利檔案信息，促進(jìn)專利轉(zhuǎn)化 將歸檔后的專利文件加工、宣傳，讓專利技術(shù)、專利產(chǎn)品進(jìn)入市場(chǎng)，使科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，促進(jìn)高校形成自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
5 平臺(tái)整合建設(shè)中的幾個(gè)問題
5.1 平臺(tái)的管理中心應(yīng)設(shè)在圖書館
圖書館是高校文獻(xiàn)信息管理和服務(wù)中心，又是專利信息資源整合的協(xié)調(diào)管理機(jī)構(gòu)，平臺(tái)的管理中心應(yīng)設(shè)在圖書館，由圖書館統(tǒng)一維護(hù)和管理，其他部門按各自的分工與職能，分擔(dān)建設(shè)、更新和維護(hù)工作。
5.2 平臺(tái)的整合應(yīng)遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，體現(xiàn)先進(jìn)性和易用性
平臺(tái)建設(shè)應(yīng)使用有利于長遠(yuǎn)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，盡量采用通過認(rèn)證的軟件平臺(tái)和系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)格式上應(yīng)以國際和國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，遵照數(shù)據(jù)交換協(xié)議和數(shù)據(jù)加工整理所采用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則。平臺(tái)還應(yīng)嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)質(zhì)量，不同類型和不同層面的應(yīng)用系統(tǒng)遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，采用相同的加工規(guī)則來建設(shè)符合數(shù)據(jù)質(zhì)量要求的資源，使其具有兼容和互操作性，用戶界面友好易用，確保讀者能夠準(zhǔn)確、完整、迅速地檢索到所需信息資源。
5.3 平臺(tái)應(yīng)提供盡可能多的檢索功能
平臺(tái)的一大優(yōu)點(diǎn)是集成了數(shù)量眾多的專利數(shù)據(jù)庫，因而需要建立一個(gè)友好的用戶界面，實(shí)現(xiàn)跨庫檢索功能，免除用戶一個(gè)一個(gè)數(shù)據(jù)庫檢索的繁瑣。與此同時(shí)，平臺(tái)也要保留單庫檢索功能，因?yàn)榭鐜鞕z索的實(shí)現(xiàn)必須以犧牲單個(gè)數(shù)據(jù)庫的某些檢索功能為代價(jià)，使得跨庫檢索的結(jié)果往往不盡如人意――事實(shí)上，僅有部分免費(fèi)專利數(shù)據(jù)庫可以實(shí)現(xiàn)跨庫檢索。因此，平臺(tái)建設(shè)應(yīng)保留單庫檢索功能，為用戶提供盡可能多的檢索便利，同時(shí)鏈接文獻(xiàn)傳遞系統(tǒng)，以方便用戶獲取全文。
