時間：2022-08-20 08:28:29
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理學論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1.本科啟發式教學手段與方式尚待完善。面對“注入式”教學方式帶來的種種弊端，我國許多高校教師也針對自己的學科性質采用多種教學手段與方式進行教學改革。如理科教學在講授學科理論知識的同時，大量采用實驗室教學的方式提高學生的實踐技能。文科教學中也采用了隨機提問、課堂討論、師生互動、撰寫論文和實地調研等方式豐富教學手段。這些教學手段推動了我國本科教學改革的發展，但教學方式的設計與應用仍然缺乏專門的教學理論進行指導。
2.高校素質教育改革仍然處于探索階段。目前，我國高校對“啟發式”教學理論與方式進行了大量研究，也從國外引進了許多教學思想，如熊梅1998年出版《啟發式教學研究》，周興國的《“啟發式”教學的“中外”與“古今”》，辛儒的《蘇格拉底啟發式教學法及其啟示》等。這對我國本科教學改革產生了積極的推動作用。總體而言，我國高校啟發式教學與素質教育仍然處于探索階段，尚需形成更多成熟實用的教育理論進行指導，以更好地在本科教學中實施啟發式教學，全面提高學生的綜合素質。模塊教學理論就是在這一背景下，經過長期的教學實踐與理論總結而提出的。模塊教學理論的核心是以素質教育為目標，將本科課程的教學內容按素質培養目標的不同而劃分為不同的教學模塊，每個教學模塊采用系統的教學手段進行針對性教學，達到在高等院校本科課程教學活動中培養學生綜合素質的重要目的。模塊教學理論的提出基于兩個方面的思考：一是素質教育是現今高校本科教學改革的重點，素質教育應落實在具體課程的教學之中，也就是在各門本科課程的具體教學活動中實施素質教育；二是學生素質的構成是多方面的，因此，本科素質教育也應該由多個教學模塊構成。
二、模塊教學理論構建的創新性
模塊教學理論的核心是以素質教育為目標，將本科課程的教學內容按素質培養目標的不同而劃分為不同的教學模塊，每個教學模塊采用系統的教學手段進行針對性教學。其創新性表現如下。
1.將素質教育的理念與方法寓于本科課程教學之中。模塊教學理論的核心思想是全面培養學生的綜合素質，將學生綜合素質的培養落實到本科課程的教學之中，可取到事半功倍的顯著效果。大學本科學生綜合素質的構成十分豐富，有專業理論素質、實踐技能素質、科學研究素質、口頭表述素質、禮儀素質和文體素質等諸多方面，培養方法也多種多樣。培養學生的綜合素質的主體是教師，教師面對學生最多的時間是教學。本科學生在四年的學習中必須完成62學分的學習，以1學分18課時計，本科學生在四年中面對教師的學習就有1116節課（或課時）。如此可見，將學生綜合素質的培養落實到本科課程的教學之中，結合各個學科專業本科課程教學的特點，劃分教學模塊，采用針對性的教學方法，全面培養學生的綜合素質，可取到事半功倍的顯著效果。
2.模塊教學理論的運用徹底改變了傳統“注入式”的教學模式。在科技檔案管理學的教學中，我們將課程教學內容劃分為科技檔案管理理論教學、實踐教學、科研教學和表述教學等教學模塊之后，有針對性地設計教學方法，采取一種學生“參與式”的教學模式進行教學。如針對科技檔案科研素質教學內容，采用了“培養學生問題式選題思維”“；專業論文撰寫范式學習”和“指導學生進行科研項目的設計、申報與研究”等方式進行教學。將學生劃分為不同的科研團隊，各個團隊先合作提出論文選題、構建論文大綱、完成論文初稿。在3個主要環節中，各個團隊相互討論、點評和修改不同團隊的論文題目、大綱結構和論文內容，教師最后進行總體點評。這樣，學生完全參與到教學之中，極大地發揮了學生學習的主動性，學習效果顯著提高，從而徹底改變傳統“注入式”的教學模式。
3.模塊教學理論的教學實踐為實施啟發式教學開拓了廣闊的空間。模塊教學理論在教學中的運用打破了傳統的“注入式”教學模式，為啟發式教學的實施拓展了新的思路與空間。主要方法有二：一是撰寫高水平的教材。如在以往的教學活動中，很多教師的講稿實際上扮演了教材的角色，大部分學科理論知識都以講授的方式進行教學。在云南省省級精品課程《科技檔案管理學》的教學活動中，我們依據教師的講稿，結合科技檔案管理最新的學科理論與實踐方法，將講稿撰寫成高水平的《科技檔案管理學》教材。二是徹底改變學生的學習理念與模式。采用或撰寫新教材后，首先就要培養學生教材即筆記的理念；其次，在教學方法上使同學從過去“記教材”的學習模式轉化到“學習—理解—掌握”教材的有效方式；第三，學習模式的轉變并不意味著學生放棄筆記，學生的筆記主要記錄的是更新的新理論和新方法，所不同的是學生的筆記量減少了80%，從而為“啟發式”教學活動拓展了廣闊的時間與空間。
三、模塊教學理論在《科技檔案管理學》教學中的實踐運用問題
1.模塊教學的劃分與教學方法的組合問題。在科技檔案管理學課程的教學中，我們將教學劃分為理論、實踐、科研和表述教學等模塊，在各個教學模塊中采用相應的教學方法進行教學。如在理論教學模塊中，采用學科體系展示法、宏觀到微觀層次學習法、概念分解組合法、主題詞擴散記憶法、預習與復習法等；在實踐教學模塊中，采用管理流程演示法、計算機模擬管理法、實驗室模擬管理法、實習基地管理實證法等；在表述教學模塊中，采用主持復習與講課法、角色互換課堂講授法、專題討論法、模擬辯論法和主題演講法等；在科研教學模塊中，采用學科體系框架選題法、問題式思維培養法、學術規范性訓練法和團隊科研法等教學方法。由于學科不同，課程教學模塊與教學方法則要根據各個學科課程特點進行劃分與設定，以進行針對性教學。
2.參與式教學方法的實踐問題。科技檔案管理學采用的是一種參與式的教學方法，就是學生參與到各個教學環節之中，變被動學習為主動學習，徹底改變以往注入式的學習模式。參與式的教學方法有二：一是思維方式的參與，也就是角色換位思考的問題。讓全班同學轉換角色，思考“如果我是教師，我怎樣進行課程教學”的問題。思考方式由宏觀到微觀，具體而言，由整個課程的教學思考到各個章節的教學安排。其后，在討論的基礎上，將學生對整個課程的教學思考引導制作出一個完整的學科體系展示圖，以作為該課程學習的綱要與指南。二是教學活動的參與，如全班同學按順序擔任復習主持人，在每次上課之前，抽查復習學習過的教學內容。每次上課安排兩位同學講授新的教學內容，每人講授10分鐘。同時，由同學輪流擔任講課主持人，主持講課并進行點評。在此基礎上，教師再進行點評、指正和教學內容的拓展。參與式的教學方法很多，各個學科可根據其課程特點進行設定。
3.學習小組團隊學習方法的運用問題。學習小組是進行參與式教學的重要基礎，具體運作方法就是以5—6個同學為單位，將全班同學劃分為多個學習小組，以學習小組為基本單位進行教學。如在復習教學中，復習主持人可就每個學習小組提出一個問題，回答出問題的全組同學加平時成績分。在科研教學模塊的學習中，由學習小組共同提出論文題目，設計論文提綱，分工完成論文的撰寫。各個學習小組相互修改論文，指出論文中的不足，討論提出修改意見。在實踐教學模塊中，各個學習小組共同商量提出科技檔案的分類方案，設定整理流程圖，共同完成科技檔案分類、組卷、案卷排列、案卷編目和上架的整理工作。總之，學習小組是進行參與式教學的基礎，也是培養學生團隊精神的重要方式。
關鍵詞：就業需求;技術需求;檔案專業;課程體系
自2010年檔案專業達到簽約頂峰到現在，檔案專業的就業率有所下降，除了檔案崗位需求量少且比較穩定之外，檔案專業以理論為主的課程體系依然是阻礙就業的主要因素。檔案數字從技術所需的信息技術變革與發展，也對專業課程體系提出了更高挑戰。
1 檔案專業就業現狀與原因剖析
鄭州航空工業管理學院檔案專業成立較早，是河南省僅有的兩個檔案專業之一，年招生四百人左右，（含建筑工程檔案管理方向和專升本），其就業數據具有代表性。
通過調研該專業從2008年到2015年的就業情況發現，其主要的就業方向為單位辦公室8.25%，企業檔案管理部門12.875%，各航空集團、研究所等事業單位的檔案管理部門18.875%，考取研究生12.625%，檔案服務的各公司15.5%，考取公務員2.25%，其他非檔案管理崗位29.625%。
根據上述數據，分析就業去向變化的主要原因有如下方面。
1.1 就業政策拓寬就業領域。檔案專業的學生，2010年左右，就業集中于事業單位、國企的檔案部門，大約2010年以后的就業方向比較分散，表明市場經濟規律同樣適應于專業針對性較強的檔案專業，專業對口觀念有所淡化，多向就業，多向選擇的就業政策，拓寬了檔案專業學生的就業領域。
1.2 檔案崗位特點與擴招加大了對口就業難度。與其他行業相比，檔案崗位具有穩定性、長期性等特點，不管是事業單位還是企業，與檔案管理相關的崗位較少，如鄭州航空工業管理學院，專職管理全校檔案的檔案科只有兩人，專職負責學生檔案的教師1人，兼職管理教師檔案的1人。職工工作最短的16年，最長的30多年，自作者進入該單位工作到現在沒有新職工增加。但是，檔案招生人數每年卻在增加，比如鄭州航空工業管理學院的檔案專業，以往一屆學生只有檔案專業2個班級80人和專升本1個班30人左右，但2015屆檔案相關畢業生達到300余人，人數增加了三倍。
1.3 企業檔案管理工作專業意識不強。據調查，目前只有中大型的國企和事業單位，在招聘檔案管理人員時，才有限地考慮檔案專業的學生，比例非常低。而且，近幾年來，招聘的檔案專業的學生，不但要負責檔案管理工作，還要從事文員、行政管理、圖書室（館）的管理工作。
1.4 提高學歷、改變專業方向成為緩解就業壓力的新途徑。在對該校此專業大三學生的調研中，發現有接近二分之一的學生在準備考研，了解其考研動機和方向，居然有不少學生認為目前所學知識不夠，希望通過提高學歷來提高就業能力，希望通過改變學習方向，來改變知識結構，從而能更好地就業，說明提高學歷、改變專業方向的目的主要是緩解就業壓力。
2 各就業方向的技術需求
通過查閱各就業崗位的招聘要求、已就業學生的跟蹤調研和了解各單位的人力資源部門的崗位需求，獲得各就業方向的技術需求如下：
2.1 單位辦公室。檔案學專業的學生，應聘到各單位，從事辦公室管理工作，其實主要是辦公室文員的崗位，因為企業認為檔案學的同學，具備了辦公室工作的基本素養和技能需求，且不少企業并沒有為企業領導配備秘書，因此，辦公室文員也經常需要寫一些公文。該崗位與檔案相關的工作職責和技能需求包括四個方面：文件的起草撰寫、文件收發、資料整理、文檔的歸類、印章的使用和保管等行政工作;添購辦公設備、辦公用品的計劃編制和申購手續工作，辦公設備、辦公用品的發放使用的管理;企業員工的入職、請假、調動、辭職手續，全面負責員工考勤工作;企業員工人事檔案材料的建立、完善。
2.2 企業、事業單位的檔案管理工作。此方面的工作技能需求，符合學校的培養方案，尤其是鄭州航空工業管理學院此專業學生的培養方向主要為科技檔案管理，這也是雖然就業比例降低，但依然是主要的就業方向的原因。在此方向，除了傳統文件材料的收集、整理、歸檔工作和檔案的收集、整理、鑒定、登記、統計、檢索等基礎工作之外，現在還要求具備檔案安全的保障能力、檔案數字化與信息化工作等新的業務技能。
2.3 公務員和事業單位。近幾年來，各級政府、事業單位招收檔案專業的公務員和職工的比例略有下降，但檔案專業的學生，可以考取與專業相關的其他崗位，準備公務員和事業單位考試的學生比例，僅次于考取研究生的同學。檔案專業的學生，除了考取各級政府和政府職能單位、檔案局館的檔案管理人員之外，還可以考取上述單位文職人員。這些學生，需要掌握《憲法》、《檔案法》、《保密法》、《信息法》等涉及自身工作的法律條文，甚至包括公務禮儀、國際政治、軍事、經濟形勢等課程。考取事業單位的學生，還要熟知文書學、秘書學等相關課程。
2.4 檔案服務公司。檔案服務公司是這幾年新興的從事各機關、企事業單位的檔案整理業務的公司，具體工作主要包括8個方面：文件與檔案管理技術咨詢、交流;文秘與檔案人員實用技術傳授服務;檔案館、室信息化、智能化建設;工程文件編制與檔案整理;檔案工作達標升級業務指導;各種文件與檔案數字化技術服務;文檔管理軟件開發與技術支持;文檔用品與設備銷售等。這些企業招聘的學生，除了檔案相關技術外，還注重學生的打字速度，要求工作仔細認真，嚴謹周到，但因為大多數工作主要是檔案數字化，所以待遇不高，且需要經常長期出差，因此人員流動性比較大。
考取研究生和從事非檔案崗位的學生，則根據學位方向和崗位的具體技術要求，有不同的自我學習和培訓內容。但經調研發現，在這些非檔案崗位中，只有極少部分學生從事有技術含量的工作，其他人員主要集中在人事專員、銷售代表、客服專員、各級助理等方面。
3 檔案專業培養課程方向剖析
3.1 檔案就業市場逐漸廣闊需要全面人才。近幾年來，國家和各單位對檔案的重視程度越來越高，不但要求高級別大規模的企業應該擁有更加完善的檔案館、室，而且要求政府部門也加強檔案力量，發揮檔案作用。除了傳統的編史修志之類的工作外，認為在民生政事決策、科學發展觀建設等方面，也可以發揮其重要的憑證和參考作用。
3.2 檔案管理技術日新月異需要新技能。檔案信息化和數字化的普及，不僅僅包括傳統檔案的二次加工，還包括檔案建立伊始的數字化;數字檔案整個生命周期的管理和安全要求，需要具備信息管理、安全管理知識的檔案人員，甚至還需要具備硬件技術、軟件技術、網絡技術和數據庫技術;從檔案的多媒體展示到新媒體展示到全媒體展示，又需要檔案人員具備較強的數字檔案使用技術。
3.3 檔案服務功能提高需要貼近民生。現如今，檔案除了傳統的參考和憑證作用之外，在服務社會、服務民生方面，也開始發揮積極的作用。有價值檔案的整理;民生檔案的有償或免費提供;社會保險業務檔案、城鄉居民最低生活保障檔案、農村五保戶供養檔案、民事訴訟檔案、農村土地承包經營權確權登記檔案、集體林權制度改革檔案等群眾關切的檔案服務等工作，內容多且雜亂;檔案主動服務、上門服務、全面服務等理念的提出，等等。
4 就業與技術雙驅動的檔案專業課程體系建設方案
4.1 設置符合就業需求的課程。除了傳統的檔案學相關課程之外，應該建設少部分符合就業需求的課程，直接面向就業單位，減少就業單位在招聘之后的繼續培訓時間，提高畢業生的實際“上手”能力。根據往年就業方向和就業前景與趨勢分析，應該設置三個新的課程模塊：辦公自動化模塊、電子商務模塊和社交能力培養模塊。
4.2 設置符合技術發展需求的課程。檔案數字化和數字檔案已經成為檔案管理的主流工作，在現代檔案管理的收集、傳輸、加工、存儲、維護和使用的所有階段，都充分需要技術支撐。這需要增加三個方面的課程模塊：數字檔案加工課程、數字檔案安全管理課程和數字檔案使用技術。
4.3 提供網絡自學和考核模塊與資源庫。針對檔案專業的學生，開發專門的自學和考核平臺，除了提供檔案基本知識之外，主要培訓針對就業需求和技術發展需求的課程，這樣既提高了檔案專業學生的綜合能力，又不占用課堂時間，而且通過學號登錄，記錄學生的學習情況，在線完成考核，也可以納入到學生的畢業審核中去，提高學習動力。另外，將一些檔案資源建立成網絡資源庫，也允許已經畢業的學生，在不違反單位保密原則和不損失單位利益的情況下，將工作資源上傳，有利于學生參考學習。
4.4 增加實踐教學模塊。在檔案專業的本科教育過程中，主要還是采取理論教學為主，雖然在教學大綱中，制定了認識實習、專業實習和就業實習等模塊，但基本上還是以“聽”、“看”為主。在專業實習中，有的學生參加檔案服務公司提供的實踐學習，但主要內容也是檔案數字化中的錄入和掃描，而就業實習則主要由學生根據未來的就業情況選擇，那些被事業單位錄取的學生，因為單位性質，也不可能提前去單位進行實習。因此，除了傳統的實習模塊之外，應該增加更多的實踐教學模塊，真正發揮實習基地的作用，而不是“合同”基地。
根據鄭州航空工業管理學院檔案學專業的就業情況和就業需求，該專業的所在院系，一直積極調整課程體系，切實增加學生的辦公自動化處理能力、信息管理能力和處理能力，開設了《多媒體信息處理與檢索技術》、《信息導航與網站設計》、《信息系統分析與設計》和《計算機信息網絡》。經就業跟蹤調研，這些課程有效地提高了學生的就業能力，拓寬了就業渠道，符合專業培養體系。
摘要：教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料。本文從高校教學檔案的內容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規范化管理的重要性和必要性。
關鍵詞：高校；教學檔案；規范化；教學檔案管理
高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。
一、系部教學檔案的內容
（一）綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件；學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料；學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件；教改項目的立項報告；教學工作的數據統計、分析資料；每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
（二）教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
（三）教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。
（四）教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。
二、教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
（一）內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
（二）材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
（三）歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
（四）高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
三、教學檔案管理中存在的問題
（一）材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
（二）系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。
（三）資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
（四）人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
四、加強教學檔案的規范化管理
（一）從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
（二）檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
（三）完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。
（四）歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
（五）收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
（六）利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻：
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【關鍵詞】高校;學生檔案;管理;對策
檔案是一種具有特殊價值的信息資源，是最原始、最權威的信息，在國家經濟社會發展中具有不可替代的作用。高校學生檔案是我國檔案事業的重要組成部分，這項工作直接關系到廣大高校畢業生的切身利益和用人單位檔案體系建設的質量和效率，關系到我國檔案事業的蓬勃發展。而以計算機技術為典型代表的現代信息化技術快速發展，極大地改變了我們的思想觀念，工作、學習都離不開計算機軟件的實際應用。目前各類高校的教學與管理都發生了重大的變化，需要用各種信息手段來改造現有的軟件信息，從而提高工作效率。高校學生檔案管理尤其是畢業生檔案管理的信息化建設在傳統的手工操作方式存在大量不可預知性等問題之下就顯得尤為迫切。 然而信息化建設不是一朝一夕就能完成的，它是一項長期、艱巨的任務。本文以山西農業大學學生檔案管理的特點入手，綜合分析高校學生檔案管理過程中存在的顯著問題，進而對高校學生檔案管理提出合理化建議，為高校學生檔案管理體系建設提供規范化建議和參考。
一、高校學生檔案管理的特點
高校學生數量大，檔案變動、更新、維護都對高校檔案管理工作提出巨大挑戰。根據2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》，對高等學校檔案工作的定義、適用范圍等有了新論述，對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高標準，充分體現了國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案管理工作在高校中的地位，為高校檔案管理工作規范和發展提供了制度保障。新《管理辦法》規定高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
具體來看，高校學生檔案管理工作具有以下特點：
1.工作量大
隨著每年學生入學、畢業，檔案數據都會發生變動，錄入、遷出、就業、繼續深造等情況的變化促使檔案變化頻繁，呈現數量大、跨界調度等特點，加上檔案的維護、保存都需消耗大量人力物力。
2.檔案變動頻繁
學生檔案變動頻繁是高校學生檔案管理的有一個顯著特點。每年校內學生的學籍異動、專業變更，校際間學生的升學，校企間學生的就業都會伴隨檔案的遷移發送，這些工作的具體實施過程中，容不得一絲疏忽。
3.涉及部門及檔案種類繁多
高校教學檔案種類繁多，來自高校內部各教學管理部門的文件材料，教師教學材料、學術論文，學生考試材料、畢業設計或論文等許多方面。檔案內容具有多學科性，且學科與學科之間也存在著交叉;檔案管理層級較多，各層級下又分屬不同的管理部門，導致教學檔案整體上又呈現出很強的復雜性。以我校為例，除了紙張等傳統檔案形式，日益增多的圖文材料、課件、電子光盤、視頻資料、各種證書等導致教學檔案的數量和類型不斷擴張，加大了高校教學檔案的管理難度。
4.檔案管理的信息化
當前，高校檔案管理中最顯著的特點就是管理的信息化。我校從2009年就對學生檔案相關資料進行了信息化處理，自行開發并應用了學生檔案信息化管理系統，同時，網絡中的一些先進技術比如城市云等都可以運用到高校檔案管理中，使得檔案管理工作越來越趨向于無紙化和集中化。
二、高校學生檔案管理存在的問題
1.檔案管理技術落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校臨時人員調動，檔案的管理技術水平較為落后。檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統的編號、索引、查詢。尤其是對于紙質材料的大學生檔案，每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。
2.安全性有待提高
學生畢業時大學生檔案一般由學校代為轉發，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉，大學生檔案的安全性難以得到保障。此外，缺乏對電子檔案管理的風險評估體系。高校的電子檔案管理除了應該有安全軟件防護，還應該建立相應的風險評估體系，預知檔案管理中將會出現的風險，減少安全漏洞，并且做出應對風險的多個應急方案。但是，目前的高校電子檔案管理很少建立風險評估體制，無形中增加了檔案管理的風險。
3.硬件設施不足
隨著科學技術的進步，計算機網絡技術在學校檔案管理中也得到廣泛的應用，但是大多數學校還是運用落后的方式來管理學校檔案，如手工收集，卻很少有學校運用計算機網絡技術來管理學校檔案。同時，檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學校檔案管理人員的工作效率也會大幅度降低。
學校檔案真實地記錄一個學校的各方面的發展足跡，但是現在許多學校沒有按照標準去建造檔案室，各種檔案設施陳舊老化，檔案室的管理條件比較差，對檔案的保管使用效果造成嚴重影響。部分檔案存放室由于不通風、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時保管檔案的設備參差不齊，難以滿足新時期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。
三、高校學生檔案管理工作建議
針對大學生檔案管理工作存在的一些缺失，國家應當硬性通知并通過財政補貼要求各高校建立專門的大學生檔案管理中心，專門負責學生檔案的存儲、查詢、接收和調離工作。并且通過競聘等形式錄取具有數字化圖書管理經驗的人員將大學生檔案管理工作數字化。建立學生電子檔案，記錄學生檔案中包含的全部材料清單及電子影印文件，方面檔案的電子查詢。引進新的大學生檔案存放制度，例如采用數字化方法，將大學生檔案全部寄回原籍，采用數字化方法記錄檔案的全部內容，相關單位需要用到大學生檔案時采用電子傳送的方式取代傳統的郵寄方式，提高檔案的存放安全性及檔案調取查閱的效率。
1.改變檔案管理模式，適應成人高等教育事業改革發展的需要
在當前科技迅猛發展，知識經濟和信息化浪潮日益臨近的背景下，高校建設出現新局面，原有的檔案門類、數量和內容遠不能滿足教育發展的需要。隨高校教育改革和發展形勢的需要，檔案工作重點應從以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主，提高檔案的利用，擴大服務功能，高校學生檔案工作是學生教育的信息資源，只有重視開發利用，不斷拓展業務范圍和服務領域，才能充分發揮信息資源的優勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設，提高檔案人員的業務素質
若要實現高校學生檔案的科學化管理，關鍵是要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養，使其熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心、責任心和良好的職業修為。同時要加強檔案管理人員的業務技能培訓，不斷為其提供接受繼續教育和提升職稱的機會，更新專業知識，通過系統學習，使其在專業的深度和廣度上有較大提高，在管理實踐中具有信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能積極開展檔案利用工作，為高校的發展和評估提供材料資源。只有這樣才能滿足新形勢下高校教育發展和改革創新工作的需要。
3.加強電子檔案存儲設備及網絡安全性
加強電子檔案存儲設備及網絡安全性，首先保障存儲設備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設備維護;定期對存儲文件更新備份;通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防、嚴格規定讀寫權限加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密。要不斷改進現代化管理手段，努力提升檔案的安全保護水平。
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【論文摘要】教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料;文章從高校教學檔案的內容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規范化管理的重要性和必要性。
【論文關鍵詞】教學檔案規范化管理
高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規范化管理是提高高校教學質量的重要保障,故加強高校教學檔案的規范化管理勢在必行。
1系部教學檔案的內容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數據統計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
(2)教學管理類:教師教學有關規程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調查表、教學質量檢查、師資建設規劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業務類:重點課程及一般課程建設的規劃、實施方案、總結等有關材料;培養方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業論文及評審意見;學生在校期間發表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業務檔案;教學儀器設備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內容廣泛:一方面學校辦學規模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業不斷涌現,使得教學檔案的內容也越來越廣泛;另,教學內容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養方案、培養目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統一的執行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統性與關聯性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發,各系部由于檔案工作規范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質量上的監控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設,據《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規律,保持歸檔材料之間的聯系,據便于保管和利用的原則進行系統整理;盡量采用原件,規格相對統一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規律和便于利用的要求,進行系統整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現代辦公技術,實現教學檔案現代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現代辦公手段,實現教務檔案的電子化、網絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社,1999年.
論文摘 要: 科研檔案是高校檔案的重要組成部分，反映了一所高校具備的學術水平和實力，但是新建本科院校由于自身發展過程中的諸多問題，使得科研檔案管理水平滯后。本文在分析新建本科院校科研檔案管理存在的問題的基礎上，提出了加強新建本科院校科研檔案管理的有效對策，以期能提高科研檔案的管理水平。
高校科研檔案是高校在科研管理和實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，是高校科研活動的真實記錄，在科研工作中發揮著知識儲備的作用。隨著高校科研事業的不斷深入和發展，科研檔案在高校發展和建設中的作用地位越來越突出。但對于20世紀末后建立或升格起來的普通本科院校來說，由于本科辦學歷史不長，科研能力和學術水平較低，對科研檔案管理的重要性認識不足，使得科研檔案管理水平滯后，無法保證科研檔案價值的實現。因此，研究分析科研檔案管理中存在的問題，探討解決問題的途徑，對于提高新建本科院校科研檔案整體管理水平，發揮科研項目檔案的利用效益，更好地為教學和科研服務有著積極的意義。
一、高校科研檔案管理的作用
1.有利于促進高校科研工作的發展。在知識經濟背景下，信息與知識成了發展的最重要的因素。無論哪個行業，能否持續發展，在很大程度上取決于是否擁有足夠的知識，只要擁有足夠的知識，就能夠更快地獲取知識，就會在知識經濟時代獲得成功。高校是創造知識和傳播知識的場所，是教學科研中心，而高校科研檔案又是教學、科研知識資源的存儲載體，詳細記載了高校科研活動的全過程和具體成果，是學校教育改革與科技知識資源的重要組成部分。它匯集了學校教育、科研的最新成果，為學校科研人員開展科研提供了背景資料和所研究領域的最新成果。從這個意義上說，完整、系統、準確的科研檔案對科學研究是必不可少的。
2.有利于促進高校科研管理的決策。科研檔案具有依據憑證的功能，它直接反映了高校科研活動的原貌與進步，真實反映了學校的科研水平及辦學實力，是高校提高科研管理水平的基礎和前提。有效地管理好科研檔案，可以為學校領導和科研部門的工作決策提供重要憑證和依據，實現科研管理的科學化、規范化、現代化，促進高校科研工作的持續發展。
3.有利于促進科研成果的利用和推廣。科研檔案管理不僅僅是將科研材料整理、分類和保管，而是歸檔后的再利用，以實現科研成果的經濟效益和社會效益。有效地管理好科研檔案，既可以完整、準確、系統地記錄科研活動的全過程，更為重要的是也為進一步的項目研發和成果推廣提供技術資源，從而實現科研成果的經濟效益和社會效益。
二、新建本科院校科研檔案管理存在的問題
高校科研檔案具有成套性、階段性、集體性、專業性強、載體多樣、內容多、范圍廣等特點。這些特點對科研檔案的管理提出了很高的要求。但是，由于新建本科院校基礎弱、管理意識不到位等原因，雖然科研工作得到了快速發展，但是科研檔案管理工作卻存在著種種弊端，影響了科研檔案的質量及開發利用。
1.檔案意識薄弱，科研檔案管理的重要性認識不足。為提高競爭力，新建本科院校都把大量的精力集中用于校園基礎設施建設，提高教學質量和科研水平之上，卻忽視了檔案工作的發展，檔案意識薄弱，沒有認識到檔案工作在學校發展中的作用，使得學校檔案事業嚴重滯后于其它各項工作。在這種環境影響下，各級領導、科研人員和科研管理部門往往忽視了科研檔案管理的重要性，沒有認識到科研檔案管理在整個科研工作中占著舉足輕重的作用。首先，受傳統觀念的影響，部分科研人員認為只有學校管理性的文件才能作為檔案管理，從而輕視研究過程中檔案資料積累、歸檔工作，往往把它們排斥在檔案管理之外。其次，部分科研人員沒有認識到自己是科研檔案的主體，只重視科研項目的申報、立項及科研成果的發表、獲獎，認為歸檔是檔案管理人員的事，與己無關;或者認為在科研過程中形成的材料屬于個人資源，是否歸檔無關緊要，擔心交到檔案部門后給自己查找利用帶來不便而不愿意上交。再次，科研管理部門重視的是項目的申報、評比，追求的是項目數量、經費的增加，只要科研材料不會影響到項目的申報、鑒定、評比即可，并不對科研檔案的歸檔提出明確、具體的規定和要求，從而使得科研人員只片面強調科學研究的重要性，對科研檔案工作的投入不足，重視不夠。
2.歸檔材料質量不高，科研檔案原始性、完整性、系統性差。高校科研檔案收集的準確性與完整性是保證歸檔材料質量的前提。一套完整齊全的科研項目檔案應包括科研準備階段的項目申請書、審批文件、論證材料、項目計劃任務書、開題報告和相關協議等文件材料，研究實驗階段的原始記錄、實驗報告、計算材料等文件材料，總結鑒定驗收階段的工作總結、結題報告、論文、專著、結題鑒定等材料。部分科研項目檔案還包括申報獎勵階段的成果材料、獎勵申報與審批材料、獲獎材料、推廣應用階段的轉讓協議、推廣應用方案及推廣應用的經濟效益和社會效益證明材料等。然而，在新建本科院科研檔案的實際歸檔中，無論是縱向科研項目，還是橫向科研項目，其歸檔的材料都普遍存在著依據性、結果性文件多，科研記錄少;文字材料多，磁盤、光盤、照片、實物少;復印件多、原件少等的問題。這些問題直接影響了科研檔案的系統性、完整性、原始性，使得科研檔案的價值大打折扣，最終不能有效地開發和利用科研檔案。
3.管理制度缺失，科研檔案歸檔工作的職責不明確。目前，新建本科院校大都根據《中華人民共和國檔案法》、《科學技術檔案工作條例》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規，結合各單位實際，制定了相應的科研檔案管理辦法，堅持由科研課題(項目)立卷的制度，再由科研管理部門對項目檔案進行檢查驗收，然后在一定期限內由科研管理部門統一向學校檔案部門移交。這種模式也是比較易于落實科研檔案的“三納入”、“四同步”管理。但是，在實際工作中，各高校制定的管理辦法往往不具體，未明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理員、課題負責人的職責，科研管理部門對課題文件材料的形成和積累的管理把關不嚴，科研人員不配合，科研檔案管理員交什么收什么。有的學校雖然也有“三納入”、“四同步”的制度，但在實際操作上困難重重，科研管理部門、檔案部門之間缺乏統籌協調，科研管理部門把工作的重點和核心放在立項、經費及成果管理上，科研檔案的管理往往由于事務性、瑣碎性的特點而不受重視;檔案部門由于不是科研工作的管理主體，又缺乏相應的配套措施和有效的制約手段，對科研檔案的監管力度很小甚至無力監管，使得科研檔案“三納入”、“四同步”制度形同虛設，科研檔案歸檔管理處于失控狀態。
4.工作意識落后，科研檔案歸檔工作的業務指導不到位。長期以來，高校檔案部門都處于封閉狀態，“藏在深閨人未識”，內無動力，外無壓力，工作缺乏競爭和創新，只注重移交后科研檔案的管理，忽視了對移交前的科研材料建檔工作的業務指導、監督和檢查，基本上處于你交多少、我管多少的情況。而科研人員、科研檔案管理員沒有經過正規檔案管理教育與培訓，專業性不強，業務素質偏低，對科研檔案歸檔的內容不明確，對歸檔范圍把握不準，再加上他們還要承擔其他大量的工作，投入到檔案管理的時間有限，而檔案部門業務指導又不到位，難免不影響到項目材料歸檔的質量和數量。
三、加強新建本科院校科研檔案管理的對策
為確保科研檔案的完整、準確、系統，提高科研檔案質量，針對目前新建本科院校科研檔案管理中存在問題，我們必須采取一系列的措施加強科研檔案的管理，充分發揮科研檔案為教學和科研工作服務的重要作用。
1.增強檔案意識，提高科研檔案形成者歸檔工作的主動性。檔案意識是人們對檔案及檔案工作的認識，以及以這種認識為基礎形成的對檔案和檔案工作的思想觀念，它是檔案工作存在和發展的基礎。因此，科研檔案管理水平的提高，增強全校師生檔案意識尤為重要。首先，檔案部門要經常向學校領導匯報檔案工作，爭取學校領導和科研管理部門領導的支持，將科研檔案管理納入科研工作的程序和檢查內容，增強科研人員對科研檔案的責任意識。其次，學校檔案部門要利用各種場合和機會深入宣傳《檔案法》、《科學技術研究檔案管理暫行規定》、《普通高等學校檔案管理辦法》等檔案法規及檔案基本知識，讓檔案貼近教職工，提高科研人員檔案法制觀念，使大家認識到科研檔案管理工作的重要性，從根本上理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動承擔科研檔案歸檔的職責。再次，檔案部門要改變“重藏輕用”的舊觀念，積極開發科研檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科研人員利用提供方便。“潤物細無聲”，科研人員逐步認識到科研檔案在教學、科研中的重要作用，就不會產生抵觸情緒，反而會主動支持和配合科研檔案歸檔工作。
2.完善管理制度，促進科研檔案工作的規范化。《高等學校檔案工作規范》中明確規定:“科研檔案必須實行集中統一管理，確保完整、準確、系統和安全，便于開發利用。”《高等學校檔案管理辦法》也規定:“科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，并且個人對其從事科研活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。”為此，新建本科院校應堅持集中統一管理的原則，理順檔案部門、科研管理部門、科研人員之間的工作關系，明確各級各類人員在科研檔案工作中的職責，建立行之有效的科研檔案歸檔制度和模式，使“三納入”、“四同步”真正落實。制度應包括科研項目從開始到結題的過程材料的管理，明確所有科研項目檔案歸檔的操作方式，如項目檔案的收集內容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個業務環節都有章可循，從而促使科研檔案管理工作朝著制度化、規范化方向發展。此外，還應該采取一定措施，把科研檔案的歸檔情況與科研項目的驗收、成果申報掛鉤，在課題驗收時，要由檔案部門對歸檔材料進行審查，凡是歸檔材料不完整的不予項目驗收、報獎，從而保證科研檔案的質量。
3.加強跟蹤收集，實現科研檔案歸檔工作的全程監督。在實際工作中，由于大部分科研人員還肩負著繁重的教學任務，投入到檔案管理的時間有限，難免在科研檔案的材料積累和收集上有遺漏或對應歸檔的材料把握不準，導致歸檔材料的不完整、不準確。因此，檔案部門不能只注重移交后的檔案管理，而應根據科研檔案形成的特點，堅持前端控制的原則，提前介入，將科研檔案的跟蹤收集工作貫穿于科研活動的全過程，才能真正保證科研檔案的完整、準確、系統。在計劃管理、課題管理、成果管理等階段，檔案部門應同科研管理部門、科研項目人員加強聯系，密切配合，及時了解和掌握科研課題的整體進程，指導和協助科研人員將整個科研活動中有價值的文件材料收集齊全，確保科研檔案的質量。
重大、重點科研項目及高級別獲獎成果最能反映出一所高校的科研能力，但由于新建本科院校缺乏科研競爭力，爭取到的重點、重大科研項目鳳毛鱗角，其所形成的科研檔案資源既是學校科研能力的歷史見證和進一步提升科研能力的基礎，又是新技術、新創新的基礎，對學校有重大意義。這些科研項目，往往研究周期長，涉及范圍廣，研究人員多，檔案內容復雜多樣，甚至還包括若干科研子課題，如果仍按一般課題一樣進行收集歸檔，極易造成檔案材料割裂的現象。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，配備專門的檔案管理員參與全程，從科研材料形成之始就注意收集整理，以免遺漏，確保重點、重大科研項目檔案的完整、系統、準確。
4.提升檔案管理者綜合素質，強化為科研檔案工作服務的能力。人的素質是關系到工作成敗的最重要的因素，因此科研檔案人員綜合素質的提高是做好科研檔案管理工作的根本保證。一方面，科研檔案的特點，要求檔案人員要有較為廣博深厚的知識基礎，系統學習檔案學概論、檔案管理學、科技檔案管理學等理論知識，還要不斷擴展知識領域，優化自身的知識結構和能力結構，掌握國內外先進的科研檔案管理方法和技術，具備科研項目管理知識，熟悉科研項目檔案的來源情況和產生工作規律。唯此，檔案人員才能具備較高的綜合素質，增強科研檔案工作服務能力。另一方面，檔案部門要轉變觀念，克服“坐等上門”等傳統封閉的工作意識，樹立服務意識，積極開展對科研人員、科研管理部門兼職檔案員的業務培訓，使他們熟悉科研檔案管理工作的各個業務環節的基本技能;主動加強與課題組、科研管理部門的溝通協調，指導科研人員、兼職檔案員做好平時的預立卷歸檔，定期檢查或抽查立卷歸檔工作，逐步提高科研人員、兼職檔案員的業務水平和工作能力。
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論文摘要：由于人事檔案真實地記載和反映干部個人經歷、政治思想，品德作風、業務能力等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為學校黨的組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據，為學校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，學校人事檔案出現了許多新情況，新問題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰，檔案工作如何與時俱進，加快發展，更好地為黨的組織、人事工作服務，筆者結合幾年來檔案管理的實踐，就學校人事檔案的管理工作談談幾點體會。
一、人事檔案的定義
人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。
二、人事檔案管理存在的問題
人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規性的公共管理工具對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。但隨著改革開放的進程加快和社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多，其“二元化人事體制結構”所形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、”身份阻隔“等負功能愈加顯現，在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發尷尬。因此，傳統人事檔案制度必將走向終結，新的、科學的人事檔案制度必將走向前臺。根據全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制，發展人事業務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。作者認為，人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。
內容上，立卷不夠規范，案卷質量不高。一是檔案材料內容填寫前后不一。“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規格不一。雖然規定檔案材料要統一使用16開辦公用紙，但現行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時代的發展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內容已不能滿足企業發展的需要。如記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的內容少，這些都會直接影響到案卷質量。
使用上，技術手段滯后，運行效率較低。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。
三、筆者關于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質量，就必須要有科學的管理方法。傳統的管理方法在一定時期有它的科學性，但隨著形勢的發展和干部工作對人事檔案管理工作要求的變化，就會顯現出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實現管理的規范化和信息化：
1、實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化。干部人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集到的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。
2、改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。對干干部人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方式進行，這兩種方法均有一定的科學性，但用記起來費時，用起來繁鎖，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順序號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為提高檔案管理水平，可以采用計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行干部人事檔案原件管理系統，使查檔人員利用計算機在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時也有利于干部人事檔案的保密和安全。
3、分類管理。國家公務員的檔案由組織人事部門按管理權限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學歷、職稱、行業、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機構建立并統一管理。
4、人事檔案管理機構實行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標準，并加強執法檢查；同時，檔案管理人員也要進行培訓并實行資格證制度，并定期考試更新知識。統一服務標準和收費標準。
5、利用現代化管理手段。人事檔案管理也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，開拓創新，開發新手段，加大投入，對人事檔案實行動態化管理和維護，開發研制人事檔案管理軟件，建立數字檔案和多媒體檔案，并實行聯網，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統。
只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，牽一發而動全身，人事檔案管理制度的改革、信用業績檔案的建立必將使人事檔案煥發新的生機與活力，必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。
參考文獻：
（1）王云慶苗壯《現代檔案管理學》青島：青島出版社2002年220
關鍵詞：學生檔案； 信息管理系統
中圖分類號：G434 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2013）02-129-002
數字檔案館具有館藏資源數字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。隨著信息技術日新月異的發展，高校建立數學檔案館勢在必行。信息數字化能夠使檔案管理更加現代化、檔案電子及信息查詢更加便捷等。而檔案信息管理系統作為數字檔案館的基石，更發揮著不可替代的作用，可以說數字檔案館的大多數服務都是建立在檔案信息管理系統之上的。
所謂系統，就是在一定條件下，由相互作用、相互依賴的若干組成部分結合而成的，并具有特寫功能的有機整體。從一般意義上講，系統由輸入、處理、輸出、控制與反饋的四個基本部分組成。在系統理論中，系統分析是指對系統性能的理解。系統最佳化是系統設計成綜合的內容。系統工程即用教學方法進行系統分析或優化，把傳統的組織管理工作總結成技術并使之數值化。用系統工程來分析系統問題是比較科學的，利用系統工程這門學科的概念和原則，來進行人事組織管理方面的工作，是實現人事管理現代化的重要途徑和有效手段。
河北金融學院學生綜合信息檔案管理系統開發，對學生端口的服務進行了增加，學生不僅可以方便的查看自己的成績單，還可以打印出自己的成績單，也可以直接查看自己的檔案信息。對于管理員而言，實現了批量導入的功能，方便管理員管理。
一、河北金融學院學生檔案系統可行性分析
河北金融學院學生綜合信息檔案管理系統采用的環境是MySQL，MyEclipse和tomcat6.0，需要的技術是JAVA，JSP，SSH開源框架的開發。JSP對于在Web應用中集成JavaBean組件提供了完善的支持，SSH開源框架，分為action層，Dao層，pojo層和service層，他們各個層控制和執行屬于自己范圍內的功能，彼此之間互相調用。本系統的頁面是JSP頁面，只有在登陸的時候用到了靜態頁面的特效。同時作為一個開發人員，需要熟悉JDK和JRE的路徑配置。由此可見，該系統在技術上具有可行性。系統的開發基于本人對程序開發以及學生的實踐學習而來，無需資金投入，并且系統開發過程投入的成本不高，因此經濟上是可行的。
二、河北金融學院學生檔案系統功能設計
通過對目標系統的分析和研究，做出了河北金融學院學生綜合信息管理系統的總體規劃，這是全面開發系統的重要基礎。在對河北金融學院學生綜合信息管理系統全面分析調查的基礎上，制定出河北金融學院學生綜合信息管理系統的總體規劃。
1.院系管理模塊
院系管理模塊包括了院系的瀏覽，可看見院和系的瀏覽。院系的添加，在添加的時候對其進行了一下限制，就是所添加的系必須從屬于已經存在的院，在添加系的時候不可以手動輸入院的名字。院校的添加，就是單純的增加一個新的院。
2.學生信息管理模塊
此模塊的信息并非是學生信息的全部，其和學生的信息放在一起才是學生信息的全部。在這個部分實現了圖片和論文的上傳，而且還可以對上傳的論文進行下載。實現的時候，強制了上傳的論文的格式為“.zip”的形式。這個模塊的信息顯示的時候，不是單一從數據庫中一個表調出來，而是分為幾個表一起調出來，其滿足的條件就是所調的表中的studentID和im_student_info表中的fid一致。
3.課程管理模塊
這個模塊的信息是針對課程而言，對所開的課程進行了一個大體的瀏覽，為了方便顯示學生的英文成績單，在新添課程的時候，要求輸入該課程的英文名字。同時可以實現對課程的查詢，其中部分查詢是模糊查詢。
4.成績管理模塊
此模塊單純的就是為了管理學生的成績。其中管理員模塊實現了密碼的修改，數據的批量導入。而且為了方便，把每頁顯示的信息顯示數設置成一個固定的數值，存放在util下。
三、河北金融學院學生檔案綜合系統的實現
1.數據批量導入
在batch.jsp的頁面對其上傳的頁面進行的編輯，同時調用
s：form action="uploadExcel.action"，當點擊上傳時，BatchAction.java類控制上傳：
"application/vnd.ms-excel"是控制上傳的數據必須為excel表格。
InputStream in=new FileInputStream（upfile）； String uploadPath=ServletActionContext.getRequest（）.getRealPath（UPLOADDIR）；
String fileNewName=new Date（）.getTime（）+"_"+this.getUpfileFileName（）；
File uploadFile = new File（uploadPath， fileNewName）；
OutputStream out = new FileOutputStream（uploadFile）；
然后執行讀文件，讀文件的時候是一條循環的語句，然而令循環的語句中的i從1開始，因為excel表格中第一行是屬性。把數據讀進來后先對其進行數據類型的轉化，即實體化，然后把數據封裝成對象。同時注意了在轉化數據類型時，注意double和string的區別，而時間一般為data。在把數據封裝成對象時，和其在service層對應的類是相關聯的，注意大小寫的問題。最后保存在數據庫中。
2.課程查詢服務
這是一個模糊的查詢，令選擇框為其賦的值為selectvalue。當你沒有選擇查詢的條件時，selectField的值為0，當你對其賦值后。并在value中給予其值。點擊查詢后，就會讓dao層的數據庫進行查詢。if（"3".equals（selectField.trim（）））{
hql += （" where imc.chiName like '%"+selectValue.trim（）+"%'"）；
}
這里的3代表著課程的中文名稱，因為是模糊查詢。所以用like進行查詢。
最后通過service層的classservice.java中的getAllCount，返回其查詢的值。
資助信息：保定市科技計劃資助項目（11ZC001）。
參考文獻
[1]陳小春.淺議高校檔案信息系統建設[J]群文天地，2012年5月，5期：125-126
【關鍵詞】 技術人員； 業務檔案； 疾病預防控制
南平市疾控中心在職職工133人(實有編制160人)，其中衛生技術人員105人，占中心人員的78.9%。高級職稱31人，中級職稱38人，中級職稱以上技術人員占衛生技術人員的65.7%，大專以上學歷92人占全中心在職職工的69.1%。設3個職能和11個業務科室。目前承擔著疾病預防、控制，預防性健康檢查工作及健康相關衛生質量檢驗，涉及公共衛生相關場所的衛生學評價；負責疾病預防控制信息的收集整理、統計分析、綜合評價及疫情報告；開展疾病預防控制相關監測技術的科研、培訓、咨詢、疾病指導和開展公眾的健康教育與促進；負責對生物性、社會性、職業性等因素所致疾病流行病學調查；指導社區衛生服務和初級衛生保健工作；制訂南平市疾病控制技術對策和措施，并負責指導和組織實施；參與公共衛生事件調查處理，承擔救災防病工作。因此，要求疾控機構必須擁有一支各類專業人才齊全、技術全面、能快速應對突發公共衛生事件的隊伍。如何科學管理和規范建設這支隊伍是疾控機構面臨的一項重要問題。而加強專業人員技術檔案的管理，是實施疾控隊伍專業技術人員信息儲備和人才發展戰略的基礎。現將本人就專業人員技術檔案收集、應用和管理的一些做法和體會進行探討。
1 加強檔案收集整理是做好檔案工作的基礎
1.1 建立歸檔制度，使歸檔工作有章可循 歸檔工作是在正常途徑下保證檔案齊全完整的第一關，歸檔制度的確立使歸檔范圍、歸檔時間、歸檔材料的質量要求得以明確，從制度上建立健全并保障了收歸檔材料，起到一定的制約作用。
1.2 專業技術人員檔案的收集渠道及內容 專業人員技術檔案實行個人專檔、動態管理，檔案管理人員應及時為在編的專業人員建立技術檔案。(1)專業技術職務、執業資質證書。(2)學歷、學位、職稱證書。(3)培訓、進修、參加各級培訓班取得的各種鑒定及繼續醫學教育學分證書。(4)社會和學術兼職材料。(5)科研成果、論文、論著、獲獎、業績材料，個人拿到相應刊物及證書，遞交辦公室存入其個人技術檔案。(6)專業技術人員檔案材料的收集工作，還要堅持做到兩個結合，一是堅持平常收集和集中收集相結合。平時收集，就是注意日常原始材料的積累。集中收集，主要集中在年終考核以及各種考試形成的材料一次性收集；二是組織收集與個人收集相結合。組織堅持日常收集外，對個人取得的一些歸檔材料如證書、鑒定證書、論文、專著等要及時送辦公室歸檔。
1.3 加強檔案管理的設施設備建設 有檔案專用庫房，實現辦公用房與庫房“兩分開”，庫房留有至少3年的檔案存放的余地。單位配備了滅火器、空調、密機架等設施。檔案柜符合國家和省有關規定，中心還購置了檔案軟件，使用檔案軟件對文書檔案等信息進行管理，對中心業務檔案分為18類，有黨群、行政、人事、財務、質量、免疫規劃、地方病防治、慢性病防治、鼠防、消殺、學校衛生、環境監測、皮膚病防治、職業病防治類等，具有手工管理所無法比擬的優點。例如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等[1-2]。
2 專業技術人員檔案的整理工作
專業技術人員檔案的價值就是為職稱評定、評先、評優工作服務的，在整理工作中，必須按檔案的要求嚴格規范。檔案整理是檔案管理的一項重要內容，就是將處于零亂或零星狀態的材料進一步條理化，具體為分類、組合、排列和編目，使之系統化，便于檔案的管理和查找。根據平時工作體會，專業技術人員檔案的整理應掌握以下原則。
2.1 目錄分類清晰詳盡 反映專業技術人員技術水平的材料種類較多，大致可分為學歷、職稱類、技術考核、繼續教育、論文、論著類等，按獲得的時間順序將各類中的相應材料排好、歸檔。
2.2 便于保管和利用 一人一檔，并在封面上標明姓名、所在科室、職稱，便于保管和利用是檔案整理工作的基本出發點和最終要求。整理后的專業技術人員檔案應簡明清晰，能方便快捷地為職稱晉升、考核評先、評優、崗位設置等提供信息服務。
2.3 連續性 從技術人員分配進中心見習期開始，到轉正定級、初、中、高技術職務的評定；從執業規范化培訓、歷年業務水平考核，到歷次外出進修學習；從到科研立項、鑒定等各階段的業務活動，真實地反映了專業技術人員個人專業技術水平的連續變化過程。
2.4 及時性 平時收集的論文、學分、獲獎情況等要及時登記，做到專業技術人員檔案能夠隨時反映個人情況。
3 專業技術人員技術檔案在疾控工作中的應用
3.1 為疾控機構提供人才信息 這是專業技術人員技術檔案賴以存在和發展的基礎，領導可以根據人員配置情況，調整或引進充實人才，來滿足疾病預防控制的需求。
3.2 做好專業人員技術檔案工作 能便于領導及時了解和掌握疾控隊伍各類專業人員現有狀況，以技術檔案為依據，分析技術隊伍的專業結構，為制定培訓和開發利用各類專業需求人才，實現單位崗位設置提供重要的參考依據，從而可有的放矢地對專業人員進行培訓，以提高專業技術隊伍的整體素質，提高預防控制疾病、處理各種突發公共衛生事件能力。
3.3 幫助單位人才管理，促進單位改革 要做好單位管理工作，尤其是做好人才管理工作。人才管理的重要支撐就是專業人員技術檔案管理。專業人員技術檔案管理可幫助單位人才管理。此外人是最具創新力的生產力，單位的每一位員工都是改革發展的寶貴財富，因人而異、用人所長，因此，應在實踐中發現人才的同時，也應充分發揮專業人員技術檔案的優勢，發掘人才，為單位管理者提供參考和依據。
3.4 為實驗室能力認可與實驗室資質認定等提供服務 中國合格評定國家認可委員會CNAS/CL01：2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》中5.2.5實驗室應保留所有技術人員(包括簽約人員)的相關授權、能力、教育和專業資格、培訓、技能和經驗的記錄，并包含授權和(或)能力確認的日期。這些信息應易于獲取。國家認證認可監督管理委員會《實驗室資質認定評審準則》中5.1.5實驗室應保存人員的資格、培訓、技能和經歷等的檔案。而這些專業技術檔案均是由本單位專業人員技術檔案資料提供。本中心的這些資料在平時就由專業人員負責收集、整理、裝訂成冊，比較全面規范。在實驗室認可、計量認證及職業衛生資質認證、現場評審過程中，受到了考評組專家的好評[3-4]。
隨著社會的發展，專業技術檔案管理工作也不再是簡單的資料保存，有著豐富的內涵，根據專業人員技術檔案自身的特點，在實際工作中不斷探索，找一條真正適合本單位情況的管理模式。總之，專業人員技術檔案管理是疾控機構綜合檔案管理的一個重要組成部分，技術檔案管理工作展示人員的專業技術水平，體現疾控隊伍的醫德醫風建設，合理開發技術檔案的存儲及利用價值，實現檔案信息資源共享。
參考文獻
[1] 鄧紹興，和寶榮.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1989:1.
[2] 莫若琦.健全疾病控制機構專業人員技術檔案的對策與作用[J].醫學動物防制，2008，25(8)：23.
[3] 中國合格評定國家認可委員會.CNAS/CL01：2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》[S].2006.
關鍵詞：計算機網絡化；醫院；檔案管理；對策
中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 19-0000-01
How to Make the Hospital File Management Meet Computer Network
Wang Bingyu,Song Wei
(Daqing Longnan Hospital,Daqing163453,China)
Abstract:In recent years,with the computer and the rapid development of network technology,the hospital management of archival work gradually shifted from the manual operation of computer network management,this network of hospital records management application status and content of a brief introduction on how to strengthen its records management in the hospital in the application of proposed countermeasures.
Keywords:Computer network;Hospital;File management;Measures
醫院檔案計算機網絡化管理經歷了一個從無到有、功能單一向多媒體、網絡化發展過程，一定程度上推動了醫院檔案管理的現代化進程，對醫院檔案信息資源共享起到重要作用。但由于各種各樣的原因，我國醫院檔案計算機網絡化管理方面還不能完全適應我國醫療衛生事業發展形勢的需要。
一、醫院檔案計算機網絡化管理應用現狀
（一）醫院管理人員及醫務人員對檔案管理工作思想意識上認識不足，重視不夠，認為檔案管理工作不僅消耗資源，又不能創造直接的經濟效益。
（二）傳統的手工檔案管理過程中檢索困難、查準率不足，同時缺項、漏項現象嚴重，導致計算機錄入時導致大量有價值的科研成果不能及時歸檔。
（三）當前醫院檔案網絡化管理從軟件、硬件到管理方式上都存在諸多不足，造成部分珍貴資料遺失。同時檔案數據錄入工作量大，人手不夠，造成大量文件及數據不能及時保存。
（四）部分醫院計算機應用水平較低，雖然配備計算機、多媒體并形成網絡，但對計算機的應用也只是在手工檔案管理基礎上進行簡單的目錄錄入，并未真正實現計算機網絡化管理。
（五）醫院內既懂檔案管理，又懂計算機網絡管理的專業人才缺乏。
二、醫院檔案實行網絡化管理的內容
（一）文件處理和歸檔實現網絡化管理。把每天收到的各種文件用計算機錄入，按照批辦程序在醫院局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間，大大減少了檔案管理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。
（二）病歷檔案實現網絡化管理。隨著醫學事業的發展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，各種創傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網反饋到各臨床科室，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經驗，找出問題，及時改進，進一步提高醫務人員的醫療服務水平。
（三）人事檔案實現網絡化管理。運用現代化手段，準確、迅速地實現人事檔案信息尤為重要，根據人事檔案的特點，建立和完善人事檔案網絡化管理，從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。
（四）醫院圖書館實現網絡化管理。隨著圖書館業務的拓展，業務檔案作為知識的結晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經驗和認識以及在各個環節中自然形成和產生的知識、數據、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網絡傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉化為顯性知識，最大限度地實現檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業務檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。
三、檔案管理實現計算機網絡化的建議和方式
（一）領導重視是關鍵。檔案綜合管理是醫院現代化管理的組成部分。盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分，但卻是醫院領導決策所依據的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識；調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要領導重視和支持，通過檔案人員的學習和努力，醫院檔案管理計算機網絡化完全可以實現。
（二）網絡設備先行是基礎。網絡化發展，硬件先行。硬件建設要有前瞻性，要建立一套先進的計算機網絡系統和靈活的結構化布線系統。考慮到醫院檔案管理以數據保存、處理和應用為主，在選擇技術和產品時應選擇具有一定的先進性、可即時擴展且易于維護的。醫院普遍建立了微機局域網絡，但微機局域網的建立要立足高起點，富于規劃，不但方便內部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。建立醫院局域網。因為局域網適用范圍小，網絡獨立性強，故其安全性最高。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網上公布、檔案查閱等內容，即醫院信息中心檔案管理網絡。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協議，互相遵循規則，共享檔案網絡信息。
（三）人員素質的提高是必備條件。計算機技術的發展，特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。現代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。而目前醫院現有的檔案專業人員知識結構較為單一，尤其是計算機網絡技術的應用能力較低，知識面較窄。因此，檔案專業人才的培養也是日益顯得重要了。只有通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，才能適應計算機技術、信息技術不斷發展的需要，才能充分發揮檔案計算機管理的優勢，這也是當今檔案管理現代化發展必須解決的問題。轉
參考文獻：
關鍵詞：高職院校 教學檔案 分類
教學檔案是指學校在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和。科學、系統、規范的教學檔案既是高校教學規律的基本要求，也是衡量學校教學質量和管理重要標志。因此， ，對教學檔案實體分類進行必要的修訂，以適應檔案管理現代化的需要。
一、 教學檔案分類標準
1、遵循教學工作的規律：高等職業教育辦學的明顯特點和培養目標，就是培養技能型、應用型人才，由此決定了它的一切必須按教學規律辦學，教學檔案同樣應遵循和反映教學規律。
2.教學檔案的特點：教學檔案不同于其它類型的檔案，它具有很強的專業性和多樣性的特點。這是由于教學管理和教學活動是一種很復雜的實踐活動，它記錄這一實踐活動的教學檔案內容和載體也是十分龐雜的、形式也是多樣的。它不僅除了紙制的教學計劃、教學大綱、教材等外，還有錄音、幻燈片、課件等記錄材料。每個學校在專業設置、課程設置、教學內容、方法等方面各有各的不同之處，它的教學與教學管理活動是一種專業性極強的活動，其書面及其他形式也表現出不同學科教學活動與教學管理的專業性。
二、 教學檔案分類
教學檔案的框架，設計為九個一級條目，各條目之間既相對獨立，又有聯系，每個一級條目下面，設有二級條目若干個，有的二級條目下面還設有三級條目若干。按學年度，由院、系、教研室三級分別按電子文件和紙質文件的不同載體進行收集、整理和歸檔。
具體分類如下表：
第一級 第二級 第三級——教學檔案的主要方面與具體內容
教學工作綜合類 總體工作 上級文件，本校教育（教學）工作中、長期發展規劃、學年（期）教學工作計劃、年度目標任務與考核、教學工作總結、獎勵、教學工作會議組織方案、籌備情況、會議文件、會議資料、教學工作水平評估方案、實施意見、落實情況
教學改革類 教學改革 上級文件、教改信息、本校教學改革方案、教改課題立項、結項、教改成果、成果鑒定、獲獎、推廣應用等
教學基本建設類 學科建設 上級文件，本校學科建設發展規劃，我校設置的工學、文學、教育學、醫學、法學、經濟學、管理學、農學、理學等各個學科、學院，以及德育、體育、藝術教育等業務管理部門的有關文件、請示與批復、機構設置、組織名單、重點學科、學科帶頭人、學科骨干的引進與培養、學術梯隊建設、學科建設成就等
專業建設 上級文件，本校專業建設與發展規劃、專業教學計劃、改革方案、專業設置（變更）的請示與批復，各專業特別是重點（特色）專業的建設發展情況
課程建設 上級文件、本校課程建設規劃、制度、課程教學基本要求、教學大綱、試題庫、省級和本校（院）優質課建設、課程建設獎勵情況
教材建設 上級文件、本校教材建設規劃（計劃）與實施情況
實驗室建設 上級文件、本校實驗室建設與發展規劃、實驗室建設與改造、重點實驗室建設、校企（所）合作建設的實驗室情況
實習基地建設 上級文件、本校實習基地建設規劃、合作協議、合作情況、社會調查報告
教育信息化建設 上級文件、本校教育信息化建設規劃、投資情況、設備更新情況；教育技術培訓、多媒體教學、網上教學、電子教務、網上辦公、人員培訓等
師資隊伍建設 上級文件、本校師資隊伍建設規劃、師資培養、進修、引進、獎勵等；學校職稱評審委員會機構設置及其工作情況
教學管理隊伍建設 上級文件、教學管理機構的設置與調整、教學管理人員培訓、進修、考核
教學管理類 教學計劃管理 上級文件、本校規章、校歷、教學計劃、教學執行計劃教學任務的安排與統計、課程教學進度表、課程表、考試安排表
教學秩序管理 上級文件、本校制度、教學巡視與檢查記錄、教學日志、考勤表、學生記分冊、教學活動場所的分配與管理 教學質量管理 上級文件、本校規章、教學督導、聽課記錄、學生評教、教師評教、教師評學；教學研究、教學觀摩、考試管理（試題及答案、試卷分析、成績統計與分析）；英語四六級考試、計算機等級考試成績和其它社會認證的職業資格考試成績
師資管理 上級文件、本校制度、教師名單、教師分類信息、教研室組織建設與活動；教學任務的安排與統計、教師酬金（津貼）管理、教師服務
教材與教學資料管理 上級文件、本校規章、征訂教材目錄、自編（合著）教材、講義；普通教材、電子教材、輔助教材、教學參考書、實驗指導、實習指導；教學資料、習題集、優質教案、優秀畢業論文（設計）集、作業（作品）集
實踐教學管理 上級文件、本校規章、實踐教學環節（實驗、生產實習、社會調查、課程設計、畢業實習、畢業設計、畢業論文）的組織與管理、實驗與實習記錄、實驗教學設備登記、財產帳目、實驗教學評估
招生類 招生工作 上級文件、本校規章、招生計劃（含申請增加計劃）、招生簡章（廣告）；錄取新生名單（含首錄、補錄、特殊錄取等）、新生入學檔案、新生入學調查
畢業生類 畢業生工作 上級文件、本校規章、畢業生資格審查記錄、就業協議書、派遣名單、學歷學位證書管理、就業安置情況、畢業生調查、畢業生意見、校友會
學籍管理類 學生注冊
分類信息
管理辦法 上級文件、本校規章、每學期注冊學生名冊、學生基本信息分類統計；學籍卡、學籍索引表、學業成績、操行鑒定、獎懲記錄、撤消處分記錄；學籍變動情況[升留級、轉系（專業）、輟學、休學、退學、復學、參軍]獎學金、助學金、貸學金、勤工儉學的文件、實施辦法及學生名單；各類第二課堂培訓、面向社會培訓的學生（學員）名單
課外教育類 科技、文化、藝術、體育、衛生、法制、外語、計算機等多種課外教育 上級文件、本校規章、工作計劃（方案）、工作總結；學生素質教育、各類課外教育、校慶、節日（紀念）活動、講座、學術報告的詳細記錄（文字、圖片、音像）、獎勵（含上級、校外和本校獎勵的集體獎、個人獎的文件、獎狀、證書、獎杯、獎旗等）
體育運動會
活動通知、組織名單（含組委會、運動員、裁判員、工作人員）、競賽規程、秩序冊、開（閉）幕式記錄（文字、圖片、音像）、競賽過程、競賽成績（含破紀錄）、頒獎等
根據高職高專院校人才培養工作的要求，科學地構建教學檔案的分類，形成教學檔案管理的長效機制，極大地提升了高職高專院校教學檔案的水平。
參考文獻
[1] 國家教委《高等學校檔案工作規范》[z]（1993）
關鍵詞：信息化；檔案管理。
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
與傳統的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業的方方面面，與各個不同的專業信息系統的數據都有密切聯系，例如辦公自動化系統等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業信息系統的數據，實現電子文件與電子檔案一體化管理。
一、企業檔案信息化發展前景
近年來，送變電工程公司信息化建設發展很快。辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化。諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和網絡中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著企業將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。在企業管理中，生產調度、安全監察、工程建設、招標投標、技術圖紙、人事管理、企業文化等方面，產生的大量的信息需要歸檔，對這些檔案信息及時搜集整理，是檔案工作者義不容辭的責任。 在此基礎上，“去粗取精，去偽存真”，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性，不失時機地為企業管理者提供有價值的檔案信息，為企業又好又快地科學發展提供更為完善的服務，這是信息化條件下企業檔案管理工作發展的新趨勢。
二、企業檔案信息化建設的意義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。 但是要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。筆者認為，企業檔案信息化的內容應該有兩方面:一是，狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是，廣義上的信息化，是將企業檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。 所以，企業檔案信息化建設的目標就是在現代化的技術條件下，一方面促進企業檔案本身信息進入社會交流系統，在社會中廣為傳播，另一方面就是將企業檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用， 在社會中傳播，廣泛地服務于企業和社會。當然這兩個方面的目標并不是孤立的，而是相互聯系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發生普遍的聯系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
三、信息化推動傳統的檔案管理模式轉變
為做好企業檔案信息化建設，這里面有一個對現代化、信息化與數字化的理解問題。其實，對于現代化很早就提出來了，但是對于現代化至今也沒有一個權威性的解釋。我們國家要實現工業、農業和國防現代化。但是，現代化到底是個什么樣子并沒有一個嚴格的界定，隨著社會的發展、科技的進步，有一點是大家所共識的，即：早期的現代化是以實體管理為中心，而現在的信息化是以信息管理為中心，前者對應的是工業化社會，后者應該對應信息化社會。前者以工作自動化為特征；后者則以全文信息化為特征。其實這也就是現代化與信息化之間的關系。1997年召開的首屆全國信息化工作會議，對信息化和國家信息化定義為：“信息化是指培育、發展以智能化工具為代表的新的生產力并使之造福于社會的歷史過程。國家信息化就是在國家統一規劃和組織下，在農業、工業、科學技術、國防及社會生活各個方面應用現代信息技術，深入開發廣泛利用信息資源，加速實現國家現代化進程”。由此，也可以看出來，信息化是包含與現代化當中，是現代化發展的一種必然形式。
隨著電子檔案的大量產生，檔案工作也必將隨之而進入新的歷史發展階段，即：檔案管理現代化，而現在的檔案管理現代化與過去相比較又賦予了新的含義：那就是以檔案管理信息化為核心的檔案管理現代化。現在現代化的核心應該是信息化。因此，提倡現代化的同時也提倡信息化。但必需強調的是：檔案管理現代化是以檔案管理信息化為核心的檔案管理現代化。即：適應信息化建設的發展要求，基于檔案工作的基本原理，對信息系統中形成的電子文件、數據進行歸檔、存儲和管理，提供有效的全文檔案信息網絡化服務的新型檔案管理模式。有了全文，沒有網絡，就好比有了馬沒有鞍一樣。所以，我們要提倡提供有效的全文檔案信息網絡化服務。
在提倡信息化的同時，現在也提倡數字化。但目前有一種觀念認為，提倡信息化已經過時了，而應該轉為提倡數字化。其實不然，數字化是信息化發展的一種具體形式，現在的文檔則多是以數字形式形成文件、在磁光介載體上的保存、在局域網和互聯網上運行的模式。同時，將過去的紙制文件轉換成電子的數據，我們將其這樣一項工作、一種形式稱之為數字化。實際上信息化與數字化兩者關系應該是信息化大于數字化這么個關系。這就好比路與車的關系一樣。
四、企業檔案信息化要確保安全性和真實性
實現企業檔案信息化，必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統，為此要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案管理工作的需要；其次，依據文件處理流程進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。企業在電子檔案使用過程中，應當充分注意到電子檔案的安全性問題。因為隨著信息化的快速發展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數量也急劇增加，特別是計算機網絡化的發展，隨之而來的問題是如何在網絡下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。與此同時，還要高度重視電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺乏規范化和程序化管理，相當數量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數電子檔案與其相對應的紙質檔案之間未建立統一的管理方法；加之儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性，企業檔案部門要采取切實的技術和管理措施保證檔案真實性。
五、提高人員素質適應檔案信息化管理的要求
現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。企業檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應要求，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的檔案專業隊伍是至關重要的。首先，企業檔案工作者必須具有多元化的知識結構，現代科學成果在檔案管理中的大量運用， 迫使檔案工作人員必須學習和掌握理論、文化和管理等有關知識，其中尤為重要的是計算機、網絡方面的知識，它們對檔案管理實現現代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員應當學習、學習、再學習，企業領導和檔案管理部門要積極創造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，離崗培訓，還可以采取以老帶新、以師帶徒的辦法，互幫互學建立復合型人才群和梯隊型人才結構。
六、結語
企業的檔案工作也應該是以企業檔案信息化的促進、完善企業信息化和提升檔案管理現代化水平作為企業檔案工作發展的總目標。無論是企業的領導者，還是企業的從業人員都應明確的認識到，企業信息化里如果缺少檔案的信息化，那么企業信息化就是有缺陷的。所以說，企業檔案信息化是對企業信息化的促進和完善。這既是企業檔案信息化建設的意義所在，也是企業檔案信息化的總體目標之一。同時，檔案信息化也是檔案工作發展的方向和趨勢，企業開展檔案工作也應該把企業檔案信息化建設，提升企業檔案管理現代化水平作為企業檔案發展的目標。
參考文獻：
