時間：2023-01-15 04:53:14
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校檔案信息安全，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
高校教務檔案是高校檔案的重要組成部分，涉及到了信息種類的多個領域。高校教務檔案本質上是有生命的，它的生命在于它的有用性。目前，檔案信息化已成為高校檔案部門加快檔案管理現代化步伐的重要手段，同時信息化管理影響了高校教務檔案信息的安全?；诖?，本文主要針對高校教務檔案信息管理安全影響因素以及對策措施做了詳細闡述。
【關鍵詞】
高校；教務檔案；信息安全
1 高校教務檔案的類型及特點
1.1 高校教務檔案的類型
高校教務檔案主要包括三項內容：教育教學檔案、教師檔案和學生檔案。
（1）教育教學檔案包括教學管理各個環節中形成的材料。如：教學大綱、計劃、課程表，考試試卷、成績、學生名冊，教學文件、學籍管理等。
（2）教師檔案包括教師教學教案、日歷，教學研究論文、書籍，教師評教記錄，年終考核等，主要以教師在執行教學任務、業務職稱晉升等方面形成的材料。
（3）學生檔案綜合反映了學生在校期間各方面發展情況，無論是學生個人信息的登記、學期成績記錄、思想品德考核表，還是學生在校期間的日常行為規范、獎懲情況、畢業自我鑒定等皆會歸于學生檔案中。
1.2 高校教務檔案的特點
（1）教務檔案的專業性。高校的教學活動秉持的是科學嚴謹的教學理念和指導方法，是一種專門性活動，高校教學檔案則是對整體教學活動的完整記錄，而且較為明顯地體現出學科的專業特性，教學活動始終與學科的專業教學與研究活動是密不可分的。
（2）教務檔案的周期性。高校教務檔案的信息記錄都是有周期的，每一年高校都會招收大量新生，同時也會歡送各位應屆生，記錄對象的變化需要高校教務檔案周期性的記錄并不斷做出部分調整，但自始至終都應保持著極強的穩定性。高校整體教學過程始終無法脫離學生入學和學生畢業這個周期過程，因而需要按照學年和學期做出適時合理的各項安排。
（3）教務檔案的分散性。通常情況下，高校教務檔案的數據資料來源較為分散，大多數都是通過教學和管理的過程收集到的，如學生學籍檔案管理處、招生處、就業管理處、二級學院、高校所屬的分校校區等等。而且有的來自不同的教學層面，如學生的畢業設計、優秀論文、課程實驗報告、社會實踐記錄等，同時還包括來自教師的課程課件、PPT、講義、學術論文等等。龐大的數據信息量，廣泛的數據采集范圍，對于高校教學檔案的收集整理造成一定的影響，大多有價值的數據資料分散于各個部門的教師和學生手中，缺乏專門人員對各項信息統一收集、記錄，造成教務辦公室負擔加重。
2 影響高校教務辦公室檔案信息安全的原因
2.1 人為因素
人為因素是高校教務檔案信息安全受到威脅的主要原因。部門職工對于信息安全缺乏強烈的信息安全責任意識，且專業技能水平較低、對待工作存在不負責的現象，如此不僅會將檔案信息的順序、位置混亂擺放，更為嚴重的是將費盡人力、物力收集的數據信息丟失或是破壞。有些教務檔案信息一旦遭到破壞，會給高校教育教學工作帶來重大影響。為了避免該類嚴重事故的發生，高校人事管理部門在聘用檔案專業管理人員時應經過嚴格的政治審查和專業測試，被面試者需經過初試、復試以及最終測試后方可就職。嚴格的人才聘用制度有益于采用具有強烈責任心的專業人員，如此便會大大降低高校教務檔案信息受到的人為因素的影響。值得注意的是，學生的行為也會嚴重影響著高校教務檔案信息的安全，部分學生由于成績過低，不想被記錄于檔案中，會選擇入侵檔案信息系統篡改數據信息。
2.2 資金因素
資金因素也是高校教務檔案信息安全穩定的重要因素之一，教務部門對專業技術人員的培訓教育、檔案信息的日常安全管理、突發事件的應急處理、相關設備和系統的定期維護和升級等各個環節皆需要資金的投入與支持。因而，為了確保高效教務檔案的信息安全得到保障，相關部門需保證各個環節的信息安全資金經費能夠準確到位，并在相關法律和政策監督的前提下，充分利用每一筆來之不易的資金，保證其能夠得到充分、合理、有效的利用。
2.3 技術因素
信息技術在高校教務檔案管理系統的日常運行中起著至關重要的安全保障作用。由于高校教務檔案部門保存著周期非常長久的數據信息，一旦被破壞將會造成極為嚴重的后果，因而在信息安全方面除了要保障高校教務檔案管理系統的安全運行之外，同時要警惕外界非法用戶的入侵行為。如果沒有信息技術的大力支持，高校教務檔案信息將時刻受到安全威脅。
3 高校教務辦公室檔案信息安全的構建策略
3.1 人員安全意識
（1）加強人員信息安全意識。在高校內部擴大檔案信息安全的宣傳教育范圍，提高相關工作人員的信息安全意識，定期對工作人員進行信息安全法律培訓，不斷強調檔案價值的重要性，促使其在日常工作中能夠積極主動保護教務檔案信息安全。
（2）提高信息化管理水平。改善傳統高校教務檔案管理的模式，為保證能夠對高校教務檔案信息進行實時檢索，需實時信息化、數字化、網絡化的統一管理，建立安全、穩定、科學的高校教務檔案信息管理系統。為了日后便于查詢和利用各類數據信息，高校各個部門應配合教務檔案管理部門的工作，及時將日常工作中的數據資料發送到該部門，并由其專業管理人員對這些數據資料進行篩選和整理，存儲于高校教務檔案信息管理系統中。
3.2 網絡安全技術
（1）防火墻技術?，F代網絡環境下，為抵御外部網絡對管理系統進行非法訪問，高校應該設置防火墻技術。該技術是對訪問內部網絡的一種控制技術，能夠阻止外部網絡的非法用戶進入網絡內部破壞系統。
（2）入侵檢測技術。近些年，入侵檢測技術是比較流行的新型網絡安全技術，在高校教務檔案信息管理的日常工作中，入侵檢測技術能夠對訪問網絡的數據進行實時記錄，同時能夠抵御內部網絡的攻擊，有效減少外部非法用戶入侵內部網絡的時間。
3.3 安全管理建設
（1）選擇檔案載體。由于檔案信息載體存在較大差異，載體的選擇將會直接影響到高校教務檔案的信息安全，因此需制定一套完善的高校教務檔案信息備份管理機制。
（2）設備配置管理。在高校教務檔案管理工作中，設備的整體性能和安全等級需謹慎考慮，同時要考慮其儲存的位置、環境、溫濕度等等。
（3）系統安全建設。
系統的安全保障建設是確保教務檔案信息安全的有力支撐，需結合高校實際工作情況，鼓勵管理人員參與到系統開發的整個過程，為系統規劃建設提供合理化建議。
4 結語
隨著信息安全研究的不斷深入，相信高校教務檔案信息安全問題會得到及時的解決，網絡發展而發展的信息安全保障體系會被建成，從而保障高校教務檔案信息安全管理這一分支，使其在信息安全保障體系的庇護下健康發展。
【參考文獻】
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當前檔案信息化建設已成為檔案建設工作的必然趨勢．文章分析了高校檔案信息化建設中存在的一系列安全問題，在此基礎上提出強化檔案信息安全的相應措施．
關鍵詞:
檔案管理;檔案信息化建設;信息安全
隨著電子信息化時代的到來，高校檔案信息化建設已經成為高校檔案事業健康有序發展的必然要求，它為高校檔案事業的發展帶來了新的機遇．目前，高校檔案信息化建設的安全問題日益突出，如何解決這一問題是今后工作的重中之重．
1檔案信息化安全問題
1．1檔案信息化管理制度不夠健全信息安全問題是國家立法部門一直關注的問題．1992年2月國務院出臺了《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》，這是我國第一部保護計算機信息系統安全的專門條例．之后陸續出臺了《互聯網安全保護技術措施規定》(2005)、《信息安全等級———保護管理辦法(試行)》(2006)等一系列關于信息安全的相關法律法規，但是，真正關于檔案信息安全的法律法規沒有出臺，只有檔案管理部門制定的相關管理制度，這種檔案管理措施相對單一、落后，不利于檔案事業的發展，急需國家在法律層面予以保障．
1．2檔案信息化建設設施不夠完備高校要想實現檔案的信息化建設，不僅要配備技術熟練的檔案工作人員，還要擁有一定的硬件設備，二者缺一不可，任何一方出現問題都會給檔案數字信息化工作帶來困擾，甚至造成巨大損失．但就當前我國高校檔案管理工作現狀來看，檔案數字信息化建設進程中相應配套設施較落后，不能滿足日益發展的高校檔案數字化、標準化發展要求，需要加強相關軟件和硬件設施建設．
1．3檔案信息化內容難保完整檔案信息化實現需要借助計算機系統來完成，需要通過光盤、硬盤、磁帶等存儲介質進行存儲，這些存儲設備的共同點就是對檔案信息復制、修改、刪除的不可逆性，永久性保存且不留任何痕跡，難以保持原始信息的完整．同時，由于從事檔案信息化建設的工作人員技術素質不同，會導致信息化過程中原始檔案信息不同程度地受損，存儲設備管理不善也會導致檔案信息的丟失或者無法讀取．
1．4檔案信息化傳輸中信息易泄露(1)黑客入侵．黑客可以攻擊網站或者非法進入管理信息系統，以達到使系統癱瘓、篡改數據、竊取機密的目的．黑客攻擊類型有破壞性攻擊和非破壞性攻擊之分，破壞性攻擊常常是為了擾亂系統運行，導致系統癱瘓，但是并不盜竊系統資料;非破壞性攻擊則是非法侵入電腦系統、竊取保密信息．黑客可能會利用系統漏洞，強行攻入檔案網絡，偽造內容，竊取機密信息，改變檔案內容，妨礙檔案網絡的正常運行．(2)計算機病毒．在檔案信息化建設的安全問題中，發生頻率最高的就是計算機病毒．病毒所造成的巨大損失也列在所有威脅因素之首．由于病毒感染導致系統數據的大面積破壞，系統無法運行，被破壞后無法恢復數據，丟失系統中的重要檔案數據，這種災難性的損失后果不堪設想．(3)操作失誤或設備故障．由于檔案工作人員安全意識淡薄、責任心不強、技術不熟練、不遵守操作規程等原因可能會造成操作失誤，進而出現系統故障．此外，系統缺少維護，或因設備質量、損耗等原因也可造成系統故障．操作系統發生故障，這會導致檔案信息的破壞，造成巨大的損失．
1．5檔案工作人員素質亟待提高高校檔案信息化建設中的管理制度、軟硬件設施是外部條件，原始檔案資料是核心內容，檔案工作人員是實現二者有效連接的橋梁，因此，檔案工作人員的素質和安全意識在整個高校檔案信息化建設中至關重要，是檔案信息化建設的關鍵．高校要順利完成檔案數字信息化建設，就要建設一支專門的高素質檔案工作人員隊伍，應對檔案信息化建設中出現的各種問題，排除安全隱患．但目前，高校檔案人員中高學歷人員稀少，受到檔案專業培訓人員不多，素質偏低，亟待提高．
1．6檔案信息化管理認識不夠思想意識上的淡薄，在一定程度上降低了檔案工作的地位，減弱了檔案管理工作的作用，認為檔案工作只是負責收管原始檔案資料，工作沒難度、無壓力，容易完成，久而久之，造成檔案管理工作落后，檔案工作人員積極性不高，管理重視程度不高，信息化建設受阻，更談不上樹立信息安全意識．
2應對檔案信息化安全問題的策略
檔案信息化建設涉及的安全問題包含法律制度、檔案工作人員素質、網絡環境和技術等諸多方面，為了保證信息化建設過程中檔案信息的安全，要從多方面著手采取措施，防患于未然．
2．1不斷完善相關法律法規，制定完善的管理制度信息化建設步伐的逐步加快要求國家要不斷完善信息安全方面的法律法規，期待能出臺專門的檔案信息安全方面的法律法規，保證檔案信息化建設中的信息安全．與此同步，高校檔案管理部門也需要不斷完善檔案管理制度，用嚴格的管理制度約束信息化建設，減少不可預料情況的發生，努力做到高校檔案信息化工作保質保量．尤其是針對存在的影響網絡系統檔案信息化數據安全的因素，更應制定妥善的安全制度，以保證檔案信息化數據的安全．
2．2加大資金投入力度，加強軟硬件設施建設檔案信息化建設需要足夠的軟硬件設施，高校應加強對檔案信息化建設的資金投入，增加檔案信息化建設方面的資金預算，用于購置相應的軟硬件設備，借以提高檔案信息化工作的效率，提高檔案工作人員的工作積極性，為檔案信息化安全奠定物質基礎，推動高校檔案信息化安全工程的發展．
2．3注意信息安全，建立檔案信息安全管理系統建立用硬件設備作為基礎設施，網絡建設為結構，軟件技術為支撐，安全管理為最后保障的檔案信息安全管理系統．(1)硬件設備．目前檔案工作中正在流行一種采用國產自有品牌產品的趨勢，這也能夠形成軟硬件系統一體化、完全自主的具有極高的安全性的產品．想要確保檔案信息完全安全，只有使用完全自主的硬件產品．(2)網絡配置．三個最容易發生安全問題的位置是服務器、網絡傳輸和終端．其中最重要的部分就是服務器和終端的安全．保護好檔案數據的安全需要多層的保護屏障．校園網用戶想要訪問網絡檔案信息需要通過網絡終端認證系統，先通過校園網絡防火墻后經過外網服務器終端，通過檔案信息管理的網站接口系統鏈接到內網的檔案信息系統來查詢具體檔案信息．檔案館內部的計算機系統也必須要經過身份認證，防火墻系統，再訪問內網的檔案信息查詢系統．同時，也要注意檔案信息在網絡時的保密性．網絡環境中存在各種不安全因素，要保證檔案信息安全，就需要對準備到網絡上的檔案信息進行認真的篩選，準確分析檔案信息類型，將非保密性的檔案信息到網上，涉及保密的檔案信息通過IP設定、身份認證等多種措施進行限制，從而保證檔案信息不被篡改、修改、泄露．(3)軟件設置．①安全軟件．防火墻只能抵御外來的的攻擊，此外還要有殺毒軟件和防火墻才能更好地保護系統數據，除了設置殺毒軟件和軟件防火墻，還要定期對系統進行維護和升級．同時檔案信息系統還需要加裝安全軟件，修補軟件漏洞的同時，又可以查殺各種威脅檔案信息安全的計算機病毒．②管理軟件．檔案信息管理程序要對不同用戶分配不同的訪問權限，外網用戶可以登陸查詢公開信息，校園網用戶則可以憑身份驗證登陸檔案管理系統，可以查詢公開的公共檔案信息．檔案信息管理工作人員則擁有可以查詢、修改、提交檔案的工作權限．(4)管理與服務．檔案系統管理由專人負責統一調配服務器名稱，統一管理計算機IP地址，沒有負責人的授權不可以隨意更改．為確保硬件設施能夠安全運行，應加強相應的設備巡查工作，應對機房每日進行定時定點多次巡查，檢查設備的運行狀態，做到時刻保證設備的運行安全，做好記錄，及時排除隱患．注意查看電源設備的運行情況，防止突然性斷電對設備造成的損失和傷害．
2．4規范安全程序，加強信息化安全監控檔案數字信息化的交接過程應嚴格把關，未進庫房的檔案不應置于相對開放環境內，要及時做好保護措施;檔案工作人員不準離開檔案工作區域，保證檔案必須及時歸庫，不得延誤;加強管理檔案接手人員，出現檔案遺失、破損等問題時，則由指定管理人負責．檔案信息化安全管理要以做好安全保密工作為主，防止黑客通過網絡竊取檔案信息秘密，要把規范化內部管理作為工作的重要內容．同時要加強監督檢查力度，將工作落實到人，認真負責，結合檢查和獎懲，禁止在工作網絡上安裝或下載非法軟件．可以同時使用兩個服務器來進行檔案管理，其中，一臺用作連接局域網和校園網的服務器，另一臺負責檔案工作的局域網工作，同時對于非職責內上網和非法軟件可設置報警系統，這樣做既可以保證檔案信息的安全，又可以使檔案部門向社會提供服務，發揮檔案信息化的公共效益．
2．5加強學習和培訓，提高檔案工作人員的檔案安全意識在加強網絡信息管理建設中，使檔案工作人員具有較強的防范意識和較高的風險以及后果的認識．同時加強對檔案管理人員的業務培訓和繼續教育．檔案信息化建設對檔案部門來說，是從傳統的檔案管理到信息化、數字化、電子化管理的轉化．在信息化高速發展的今天，很大一部分的網絡安全泄密案件并不是由于外部的破壞引起，而更多的是來自工作人員缺少安全意識．高校檔案部門的信息化建設工作需要事業心強、專業素質高、精通業務的人才，繼續教育和培訓是提高高校檔案工作人員素質和能力的重要途徑．信息化建設是高校檔案事業的發展趨勢，既是機遇又是挑戰，信息化建設只有在保證了安全的前提下才能良好發展，所以，必須充分意識到檔案信息的安全問題，將管理和技術結合起來，加強制度建設，制定出一套完整的安全保障體系．只有在擁有了良好的軟、硬件支撐的條件下，檔案信息化的安全才能得到保障，現今的科學技術正在飛速發展，館藏檔案信息化建設工程也必會隨之進步并日漸完善，從而推動高校檔案信息化建設的發展．
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【關鍵詞】信息化 高校檔案 安全管理 對策
檔案的安全關系到個人的切身利益，它直接決定了檔案持有者的未來走向。保證檔案的安全就應該避免讓它遭受到人為侵害或自然災害。在信息化的背景下，信息技術被廣泛的運用到了各大高校的檔案管理中，使其管理模式呈現現代化和多元化的趨勢。一些傳統管理檔案的模式早已不能適應社會發展的要求，做好高校檔案的安全管理勢在必行。高校檔案安全管理存在一系列的問題，都有哪些呢？
一、高校檔案信息化管理的必要性
信息化時代的來臨給人們的生產生活帶來了極大的便利，包括在檔案的管理工作上?，F如今，社會越來越復雜，信息的多元化要求檔案在管理上需要用到信息技術。檔案的信息化管理不僅能夠準確地直觀到檔案的信息，還能方便檔案信息的其他利用。
二、高校檔案管理的現狀
學校是培育人才的地方，做好檔案方面的安全管理工作非常重要。近些年來，各大高校都在檔案的安全管理上做了很大的工作，在取得一定成效的同時也造成了一些問題的出現。
（一）安全管理檔案的意識不夠
目前，絕大多數高校都處于求進步的重要發展階段，其側重點大多都放在師資力量、人才培養和基礎設施建設方面，對于收入甚微的檔案管理工作過于疏忽，導致檔案管理工作一直都被擱置在所有工作的邊緣。從而出現松散、混亂的現狀，其安全問題一直都得不到重視。更嚴重的是有些地方高校沒有專門分管檔案工作的領導，檔案的管理直接隸屬于教務處或者校辦等部門。對于檔案的管理沒有一個健全可靠的體系，沒有相應的管理制度，也沒有制定一系列可行的方案。
有些領導仍然在用過去的舊觀念、舊思想去指導管理檔案的工作，對于信息化背景下管理檔案的新形勢沒有絲毫研究，只重視檔案庫房、紙質檔案的實體管理，毫不理睬電子檔案的技術管理。這種現象在一些地方高校是非常普遍的。
檔案管理的工作者存在認識上的誤區，由于分工和責任不夠明確，總是出現相互推諉的狀況。信息安全是做好一切工作的前提，管理檔案的工作人員不能僅僅只將檔案的實體管理作為檔案管理的重點，而應該對整理檔案過程中的信息安全問題有一個清晰的認識。
（二）對檔案的管理投入不夠
社會經濟文化發展的各個方面都應該緊跟時展的步伐。尤其是教育行業更應該做好與時代接軌的工作。安全管理檔案是高校的一大責任，在這個飛速發展的信息化時代，學校應該在過去實體管理檔案的基礎上結合信息管理。目前，很多高校都已經認識了這一點。可是只有認識，卻沒有行動。在具體的做法上沒有跟進。一些高校沒有意識到檔案安全管理的重要性，于是將檔案室設置在偏僻的地方，投入很少、規模較小，再加上有外來人員頻繁的出入，造成檔案被毀或是被盜的幾率大大上升，檔案的安全性得不到保證。
（三）管理人員的綜合素質不高
檔案管理是一項連續性、政策性、系統性極強的工作，需要管理人員具備較高的業務素質和思想素質。近年來，隨著信息化逐漸滲透于檔案工作之中，要求檔案管理者的專業素養越來越高?？墒悄壳埃诤芏喔咝n案管理者中，有極大一部分人的思想和業務素質還沒有達到管理檔案的標準。很多人都認為管理檔案是一門技術含量低、人人都可以干的輕松活，不需要專業的技能，也無需培訓。這種錯誤的觀念就導致了檔案的管理水平一直處于較低的狀態。
三、高校檔案安全管理的對策
高校檔案管理工作是一項長期性、系統性和全局性的工作。在不同的社會發展階段，檔案的安全也會受不同因素的影響。具體應該結合不同的實際情況來采取措施。信息化背景下，高?？梢詮囊韵路矫鎭碜龊脵n案的安全管理工作。
（一）更新觀念，提高認識
意識決定行動，更新觀念，提高認識是安全管理檔案的基礎，也是檔案管理工作應對挑戰的關鍵。各大高校應該充分地意識到，檔案信息的價值越高，面臨的風險和威脅就會越大。檔案的安全管理是保證各高校一切信息安全的前提。做好安全管理檔案的工作，首先必須要增強安全管理檔案的意識，尤其是對電子檔案?，F在，各高校的檔案不僅僅只是文字信息，而是由聲音、圖片和文字組成的綜合性信息。信息的載體不單純是紙張，還有錄像、錄音、照片和電子文檔等等。各高校檔案的管理不能只依靠信息部門，各部門都應該出一份力，共同做好安全管理檔案的工作。對于風險，應該保持一份預見性，提高對于突發事件的處理能力，防止或者減少檔案事故的發生。
（二）規范管理，健全制度
“沒有規矩，不成方圓”。很多事情的順利完成都是在一定的規則之下。在檔案的安全管理方面要想規范，就必須要健全制度。為了能夠適應信息化時展的節奏，學校在高校檔案的管理上應該頒布一些能夠幫助管理檔案的規章制度。首先，高校應該結合自身的實際，在以往檔案管理機制的基礎上進行完善和修訂。例如，電子檔案的歸檔制度、圖片資料安全管理方面的制度等等。第二，應該推行統一管理檔案的系統，制定統一管理標準，這樣便于檔案的收集、利用和管理。
（三）提升管理人員的素質和水平
檔案的管理人員對于檔案的安全管理起決定性作用。他們的管理方法、文化層次和專業水平直接決定了管理工作的效果。管理人員必須具備全面的檔案管理知識，掌握多種管理技巧和操作方法。此外，檔案的管理人員還應該有相應的計算機基礎，了解電子檔案的歸類、加密及整理的過程。同時，還應該具備創新的精神，積極吸收新技術和新觀念，讓管理工作跟上時展的步伐。
當人們剛剛適應信息時代的工作生活方式時，“大數據”時代已經以其山呼海嘯的速度改變著人們的生產、生活和思維方式。大數據是近年來隨著云計算、物聯網、社交網絡、移動互聯網等技術的發展而產生的新的科技名詞，他已經在商業、學術、科技等領域得到了應用。作為真實記錄學校在教學、科研等活動并且是各業務數據終點的檔案數據，也迎來了檔案大數據時代，檔案管理工作也面臨新的變革。面對大數據的機遇和挑戰，將“大數據”與高校檔案工作有機結合，滿足師生、社會的需求，提升檔案利用價值，是高校檔案管理部門應該面臨的重要任務。
一、大數據與大數據特性
“大數據時代”最早被麥肯錫公司提出的，自2012年開始，“大數據”一詞被越來越多的人提起與應用，人們用它來描述信息爆炸時代的海量數據，近年來已經在商界、科技界廣泛應用。但是理論界尚未對“大數據”形成統一的定義，但是一致認為大數據不是簡單的對數據量大小的描述，而是在數據量巨大，數據種類龐雜的信息中通過數據處理、數據分析來獲取有效信息的一種觀念、技術和方法的統稱。
與“大數據”定義不同，大數據的特征普遍得到業界共識，即大數據一般歸納為4V：數據量巨大（Volume），從TB級躍升到PB級甚至ZB級，而且在不斷增大；處理速度快（Velocity）主要表現在數據流和大數據移動性，此特性要求必須在第一時間處理數據；數據種類繁多（Variety），數據種類不僅包括文檔、圖片等傳統類型，還包括視頻、音頻、網頁、電子郵件等；數據價值高（Value），此特性是大數據運用的真實意義所在，其價值具有稀缺性。
二、大數據時代下高校檔案工作的新特性
大數據時代的來臨，使人們對信息資源的認識更進一步，同時也提出了新的需求，在大數據時代的大環境下，學校各個業務部門均上線各自業務系統，作為這些業務數據的終點數據，檔案數據也有了新的變化，同時對檔案管理工作也有了新的發展特征。
1、檔案數據量巨大
高校檔案記錄著高校在教學、科研等各種活動中直接形成的、清晰的原始信息。在大數據時代背景下，學校各業務系統（例如公文系統、財務系統、學生成績系統）每時每刻都在產生著數據量，這些業務系統產生一切的具有保存價值的文件、音頻、視頻、圖片均屬于檔案收集范圍。因此，檔案數據量將大的驚人。同時，科技的進步直接導致各種數碼設備的普遍使用，形成各部門各種活動的照片視頻等，也構成很大一部分數據量。
另外，檔案數據還包括檔案本身的數字化建設數據，人工方式生成的數據。最普遍的就是將館藏實體檔案通過數字化技術轉化為檔案數據，例如掃描、拍照，近幾年檔案數字化成都不斷增強，此部分檔案數據也在呈幾何級的速度增長。
2、檔案數據多源異構
高校檔案涉及高校內的眾多業務，包括教學、科研、活動等，這些業務部門的不同業務和不同業務系統直接導致產生的檔案數據是各不相同的，形成了檔案數據多源異構的態勢。如文檔、圖片、照片、音頻、視頻等，形成非結構化數據、半結構化數據、結構化數據共同存在的現象，而這些數據之間也并非毫無關聯，存在一定的內在聯系。
3、利用檔案需求多樣化
大數據時代，高校各業務系統既是檔案數據的產生者也是檔案數據的利用者，在利用檔案數據方面設計教學管理、科研管理、校園文化等各個方面。首先，廣大師生對學校的政策、規定等信息的需求正在不斷增加；其次，作為不斷發展的高校，高校的宣傳活動必不可少，而宣傳活動中用到的歷史檔案、名人檔案和特色檔案也在不斷增多。由此可見，大數據時代不同使用者對各種類型檔案的需求產生了多樣化的態勢。
4、高校檔案價值更加高精尖
大數據真正價值在于對海量數據的分析、挖掘，得出真實可靠的信息。高校檔案是記錄高校從事教學、科研、管理等活動直接形成具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，是最真實、最可靠、最權威的的信息。并且在大數據時代背景下，各業務產生的各種中間數據、重點數據均是利用者可利用數據，因此，在對這些數據進行分析、挖掘之后產生的檔案數據變成了高精尖的檔案數據。
三、大數據時代高校檔案面臨的挑戰
大數據時代的到來，使得檔案數據變得數量巨大、多源異構、需求增多、數據高精尖化，給檔案發展帶來了機遇，同時也給檔案工作帶來了新的挑戰。
1、大量數據存儲挑戰
檔案大數據化，使得高校檔案的數據必須具備大容量的存儲。對如此海量的檔案數據首先要將其保存下來，同時考慮到數據多源異構的特性，應該將檔案數據存儲在不同類型的數據中，另外存儲的數據并不是簡單的存放，應該彼此有關聯有機的進行融合，因此不同存儲空間應該有合理“連接器”。
2、檔案服務內容、方式需革新
大數據時代下的檔案利用，走向了結論化、知識化和智能化，應該改變以往簡單查閱、復制等利用方式，檔案利用者也不僅僅是對檔案信息本身的需求，更希望從大量數據中經過挖掘，得到自己想要的檔案信息。例如，隨著出國留學人員的日益增多，學生有了將中文成績單翻譯成英文成績單的需求，而并不是簡單的對中文成績的復印。
3、檔案信息安全受到威脅
大數據時代背景下，檔案數據的安全受到了很大的威脅。各個業務系統的上線，并未遵循統一標準，但是均需要與檔案系統進行對接；同時，檔案數據價值變得越來越高，越容易受到各種不法分子的共計；另外，在對結構型數據和非結構型數據進行融合時，可能會對傳統檔案信息安全體系帶來較大沖擊。
4、對檔案從業人員提出較高要求
在大數據時代背景下，檔案的收、管、用方面均有了新的時代特征，新的檔案管理業務對檔案從業人員提出了更高的要求，不僅要通曉檔案業務，更要具備計算機相關知識，并且具備較高的學習能力，才能不斷跟隨時展，做好檔案工作。
四、大數據時代檔案管理工作思路
大數據時代，高校檔案工作要有新的工作思路，充分整合利用檔案資源，以服務為宗旨，不斷改進工作方式，適應時展要求。
1、建立數據規范，整合資源
高校各業務部門間的業務系統可能采用不同的數據庫，而產生不同格式的數據，大量異構數據形成信息孤島，建立標準化、規范化的體系，消除信息孤島，形成資源共享是大數據時代背景下首要解決的數據問題。
對結構化數據和非結構化數據合理整合，結構化數據和非結構化數據合理整合，努力實現對結構化數據和非結構化數據的合并管理，云計算、大數據技術的運用才能成為可能，分析挖掘海量數據才能成為可能。
2、改善工作模式
大數據時代背景下，各業務系統的建立，各業務數據的歸檔，對傳統的收、管、用，均提出了新的要求。
檔案的“收”要做到貫穿全流程，做到前端控制，提前做好各個業務系統的調研，要針對不同數據類別采取不同的處理方法，與檔案系統建立接口；檔案的“管”要做到全技術支持，大數據時代背景下，檔案管理已經不可避免的涵蓋了計算機知識，同時海量的檔案數據處理也需要計算機技術處理，在檔案安全方面也需要做到備份與系統日志管理；檔案的“用”要做到全智能服務，大數據時代，檔案數據不應該是簡單的存放在那里的“死”數據，應該“活”起來，而“活”即是對數據的分析與挖掘，應該具備智能化的服務，真正為檔案利用者服務。
3、增強檔案信息安全管理
大數據時代檔案安全性不言而喻，高校檔案工作需特別強調檔案信息安全。首先要以技術為支撐，加強檔案信息安全全程管理。包括身份認證、單點登錄、密碼技術給數據加密、設置權限、做好備份機制、保留操作日志等。其次，要建立安全規章制度，確保各項工作有章可循。特別要做好檔案開放標準和保密制度，在信息安全的前提下實現數據共享利用。
4、建立高質量的人才隊伍
大數據時代下的檔案工作，已經不是簡單的把檔案收集起來，裝裝訂訂，檔案利用也不在是簡單查閱、復印，檔案從業人員應該以大數據的思維去管理檔案。這就對檔案從業人員提出了更高的要求，要具備專業的檔案知識，還要有數據分析能力、數據建模分析能力和處理數據能力，最重要的是要具備較高的自學能力，緊跟不斷出現的時代要求，才能更好的做好大數據時代下的檔案工作。
參考文獻
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隨著教育環境的不斷發展和變化，高校的檔案管理工作也迎來了新的改革局勢。在信息化時代的大背景下，許多高校開始大力推進檔案管理的信息化建設，這是21世紀信息技術高速發展下檔案管理工作的一個必然發展過程，也是高校檔案管理工作的一項重要任務。當前高校檔案管理信息化建設過程中還存在著許多問題，嚴重阻礙了高校檔案管理信息化建設的正常發展，我們只有認真總結分析其中的緣由，并制定出具有針對性的解決措施，才能從根本上促進高校檔案管理信息化的建設進程。本文首先分析了當前高校檔案信息化建設的必要性以及信息化建設中存在的問題，在此基礎上提出了高校檔案管理信息化建設的策略，希望可以為當前高校檔案管理信息化的建設工作提供參考。
【關鍵詞】
高校;檔案信息化管理;建設
《高等學校檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)由教育部和國家檔案局以中華人民共和國教育部第27號令的形式共同簽發公布，已于2008年9月1日正式施行?！掇k法》不僅對高校檔案管理工作進行了規范，而且對高校檔案管理信息化建設做出了明確要求?！掇k法》的施行必將加快高校檔案管理信息化建設，有力推動檔案信息資源建設，促進高校檔案基礎業務建設，對高校檔案事業的健康發展無疑具有重要的現實意義。
一、高校檔案管理信息化建設的必然性
高校檔案管理信息化建設是指在檔案管理工作中利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術，把文字、圖紙、聲像、表格等檔案資源信息進行處理、管理、開發等，實現檔案信息資源的有效利用和共享，達到為社會發展提供現代化服務的目的。高校檔案管理信息化建設不改變檔案的根本價值，而對檔案價值的實現具有極大的推動作用。檔案信息利用效益越好，其價值實現程度就越高，檔案越有價值。當前，隨著信息時代的到來，檔案管理信息化是高校檔案工作的必然選擇，高校檔案管理工作的重心必須轉向信息化建設。高校檔案管理信息化建設是數字化校園建設的重要組成部分，也是國家信息化建設的重要組成部分，應納入到國家信息化建設體系內。高校檔案管理信息化建設必須以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以檔案信息化資源開發利用為目標，加快檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化建設，促進高校檔案事業的發展。
二、高校檔案管理信息化建設進程中出現的問題
1、基礎設施配備不到位
信息化建設所需的硬件設備和專業軟件是檔案管理信息化建設的前提與基礎。高校檔案機構沒有生產和接受電子文件的工具和網絡，也就根本無法實現檔案管理的信息化。硬件設備主要是計算機、掃描儀交換機、網路設備，軟件方面主要包括檔案信息處理系統、檔案信息數據庫以及相關軟件和程序等。筆者調查發現，我國多數高校檔案館不僅缺乏檔案管理信息化的必要硬件設備，而且也缺乏相應的配套的軟件。很多高校檔案管理人員對檔案信息化存在誤區，認為僅僅是擺設幾臺電腦就算是具備了基本條件，認為這樣就可以算是信息化了。
2、館藏檔案信息數字化進展緩慢
對日常教學、科研和行政管理工作中直接生成的電子文件全文數據庫的接收和管理比較容易，但是如果把高校幾十年形成的全部的紙質檔案進行數字化，建立起一套檔案全文數據庫，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物力。
3、沒有統一的檔案管理信息化標準
要實現高校檔案信息資源的共享，必須制定檔案管理信息化的標準，這個標準不是單一某個方面的，而是一個標準體系，既要有高校檔案管理網站信息系統設計和管理軟件的應用標準，也要有紙質檔案的數字化標準，還要有電子文件的接收、管理標準，此外，高校檔案數據庫與地方檔案館數據資源庫互聯的工作標準等也需要統一。目前，國家至今沒有統一的發展規劃和標準，各高校檔案館各自為政，檔案管理信息化發展存在著很大盲目性。這種狀況如果長期持續下去，勢必給檔案網絡化建設和資源共享造成隱患，嚴重阻礙檔案管理信息化的進程。
4、嚴重缺乏檔案信息化專業人才
當前，各高校檔案管理人員中普遍缺乏檔案專業和信息技術專業的人才?，F在的檔案管理人員要么是轉行做檔案管理工作，要么是兼職做檔案管理工作，導致高校檔案人員普遍缺乏非常系統的檔案和信息技術專業理論知識和基本技能。檔案管理人員隊伍中專業人才不足，是制約檔案管理信息化的主要因素之一。
三、推進高校檔案管理信息化建設的策略
1、認識到高校檔案管理信息化的重要性
要帶頭學習有關檔案管理的法律法規，學習上級檔案管理部門對檔案管理信息化的文件要求，組織全體檔案管理人員開展檔案管理信息化大討論，結合工作實際，進行專題研究，理清發展思路，不斷提高檔案管理人員對檔案管理信息化工作重要性的認識。
2、加強檔案管理硬件建設
《辦法》規定，“高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。”加快高校檔案管理信息化建設，必須加大資金投入，購置計算機、掃描儀、縮微設備等現代化設備，開通內部局域網，連接外部互聯網。另外，由于電子新產品的開發周期越來越短，要及時進行多媒體設備的更新換代、升級，確保信息化建設的順利進行。
3、完善檔案數據庫管理
數據庫建設是檔案管理信息化建設的重要基礎。要實現檔案管理信息化，必須做好數據庫建設。首先進行文件目錄數據庫建設，再做好檔案的數字化工作，建設高質量的全文信息數據庫，最后建成數字化檔案館。
4、加強防范，確保信息安全性
信息安全性是指檔案管理系統中信息和數據的完整性、可用性、保密性。要保證信息安全，必須采取切實可行的技術措施。
(1)數據加密。數據加密是維護網絡安全的有效措施之一，其過程就是利用某種公式算法將敏感檔案信息進行處理，成為不可讀的系列代碼，通常稱為密文或密碼。用戶只有在輸入相應的密鑰后才能對密文進行解密，使其還原為本來面目。
(2)設置訪問權。限根據用戶層級不同，設置用戶訪問權限，使高校檔案管理系統成為相對安全的有選擇的開放系統。高校不同檔案的保密要求是有差別的，將檔案數據庫中的數據劃分為不同等級，對不同等級的數據設置不同的訪問權限。另外，對訪問檔案數據庫的用戶進行身份驗證，防止無關人員隨意進入。
(3)設置防火墻。防火墻是指在兩個網絡之間加強訪問控制的一道保護墻，是局域網唯一的信息出口。防火墻起到監測、過濾過往信息、防止外來非法訪問及內部信息非法輸出的作用。
(4)做好數據備份。建立容災系統容災系統是指應用信息技術、管理手段及相關資源確保既有的關鍵數據、關鍵數據處理系統和關鍵業務在檔案管理系統發生災難后可以迅速恢復的數據備份系統。影響信息安全性的因素很多，有人為的因素如網絡病毒、網絡黑客，有軟、硬件的缺陷如存儲器損壞，還有自然災害等，而容災系統可以有效防止這些因素對系統造成損害。
(5)提高檔案管理人員的安全意識。檔案信息管理系統的安全隱患大多來自人為的因素。安全管理的內容之一就是要加強對人的管理，最大限度地減少人為的不安全因素。高校檔案管理信息化建設有著豐富的內涵，具有廣闊的發展前景。檔案管理信息化是高校檔案管理工作的發展方向和根本出路，就目前而言仍面臨著許多困難和挑戰，需要全體教職工的共同努力。高等學校應當以《辦法》的施行為契機，秉持與時俱進的檔案管理理念，順勢而為，加快檔案管理信息化建設步伐。
綜上所述，當前高校檔案管理信息化建設還面臨著許多困難和挑戰，我們必須充分認識到高校檔案信息化建設的重要性和意義，通過采取各種措施積極推進高校檔案信息化的建設，為高校的可持續發展打下堅實的基礎。
作者：解詠晉 單位：山西省朔州農業學校
【參考文獻】
［1］張學．淺談高校檔案管理信息化建設［J］．辦公室業務，2013(21)
【關鍵詞】：檔案工作者；信息安全；素質
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質，有利于拓寬檔案管理保護領域、發展檔案管理學的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進檔案信息化建設和檔案管理事業的健康、有序、可持續發展具有重要意義。
一、信息安全素質
信息安全素質是指社會成員在信息安全領域所具備的基本信息素質。對于信息社會環境中的檔案管理工作者，信息安全素質更是集中于在網絡環境中管理電子文件的信息安全的意識、能力。
二、檔案管理工作者信息安全素質現狀
1.信息化管理意識欠缺。
當今社會，科學技術發展的日新月異，特別是計算機，網絡技術在檔案領域的廣泛應用，使的檔案管理的方法和手段也隨之發生了根本性的改變，從傳統的紙質檔案管理向紙質檔案及電子檔案管理并重的新模式邁進，并向網絡化管理方向發展，思想觀念的陳舊使部分檔案工作者滿足于傳統的檔案管理方式，即使裝備了現代信息設備，也僅僅將其視為對傳統工作方式的補充。有些人對檔案信息化的認識仍然停留在較低的層次，沒有將電子文件看作我國重要的戰略信息資源，尚未意識到檔案信息網絡安全的重要性、緊迫性。對具體到自身工作環境中應當怎樣預防、發現和應對網絡信息安全風險往往無所適從，信息化管理的意識相對比較緩慢。
2.信息化管理專業基礎知識相對薄弱。
信息技術的日新月異，已經掌握的技能方法如果不及時更新就會很快就會過時。檔案工作者不是信息技術專業人員，信息安全意識的缺乏使他們雖然意識到自身信息安全技能的不足，但由于缺乏強制性的提升專業水平的制度要求和定期的培訓機制，使他們的信息安全能力與實際工作要求的差距越來越大。對于老的檔案管理者雖然掌握了檔案管理知識，但是缺乏信息技術能力，不少掌握信息技術的年輕檔案工作者有的雖然掌握信息技術，但是又缺乏檔案管理知識，而有的年輕的檔案管理者由于在待遇、職稱、前景等問題上的偏差認識而主動改行從事其他工作，使得整體信息技術水平偏低的檔案部門更加缺乏掌握信息技術的人才。
3.信息化管理制度不健全。
目前，我國還未全面實施檔案工作者從業資格制度等準入制度，因此缺乏對新進的檔案工作者的計算機能力、信息安全素質等方面的的限制。這使得各級檔案部門在選拔培養檔案干部時只能由主管機關、主管領導來掌握調入人員的各項素質要求，而缺乏明確的專業指向性。對于己經從事檔案工作時間較長的老同志，他們的年齡、專業和其他原因造成其自身現代信息技術能力比較欠缺，相對來將他們的信息安全素質的不足就更加明顯。同時檔案工作者技術職級晉升的各項考試中，缺乏有關信息安全技能方面的考核內容，因此部分人事管理部門缺乏提高和激發檔案工作者自身信息安全素質的主動性的激勵機制。
三、提高檔案工作者信息安全素質的對策
1.加強檔案管理者對工作的敏銳感、責任感。
隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要認識到檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。
2.加強檔案管理專業技能培訓。
對全體檔案工作者進行信息安全素質教育。無論是新入的人員或是已經從業多年的老檔案管理者都應根據掌握的檔案管理知識的不同進行相關培訓。其次，檔案工作者的工作崗位、職責和承擔的任務不相同，進行培訓時應當對檔案工作者區別對待，從培訓的時間、內容、考核等多方面體現出培訓差異。
檔案工作者在掌握了信息安全技術后，應當明確自己承擔的社會責任和義務，遵守國家的相關法律法規，自覺抵制違法行為，尊重他人的知識產權和個人隱私，合理地使用信息安全技術，提高信息檔案管理質量。
3.完善檔案信息管理制度。目前，我國雖已頒布了一些涉及信息安全的標準和規定，但這些標準和規定都還處于探索階段，其中直接與檔案工作者信息安全素質要求相關的內容幾乎沒有，這使得對實際問題的解決缺乏針對性和規范性，從根本上無法改變我國檔案工作者信息安全素質的現狀，因此首先應該建立健全檔案信息安全的標準和規定，完善檔案管理工作者的準入制度，結合我國檔案管理工作的實際情況，選撥綜合信息素質水平較高的人員進入檔案管理隊伍，其次，將信息素質考核納入到檔案工作者專業技術職務調整的政策規定中.將信息安全素質方面的內容加入到各級職稱考試當中，用以引導和督促檔案工作者積極主動地學習檔案信息管理的相關內容。同時，根據實際情況，以崗位不同的工作內容為依據，在法規制度的具體管理實施中應充分考慮到崗位的差異，細化具體操作，以便于具體實施。
4.檔案工作者的信息技能培訓。網絡媒體改寫了傳統的平面媒體一統天下的局面，占據越來越多的傳播市場，檔案工作者需要借助現代的傳播媒介進行有效的檔案信息傳播。首先，作為傳播者的檔案工作者在工作中必須掌握必要的軟件操作和維護技能，提高辦公速度，更好地促進檔案信息的傳播。其次，網絡知識的學習和培訓，可以使檔案工作人員及時捕捉社會信息，針對受眾需求進行組織，提高傳播效率。此外，檔案管理信息系統、電子文件的發展和計算機病毒等知識的培訓，都有利于檔案工作者正確應用現代技術，在安全與保密的條件下，進行更有效的檔案信息傳播。
一、高校檔案數字化建設過程中存在的問題
1.高校檔案數字化建設資金投入不足
在我國很多高校里面，校級領導注重學校的科研工作以及教學任務，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會投放在科研工作以及教學任務上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數字化的資金就更少。這就嚴重影響了高校檔案數字化的建設進程。
2.高校檔案數字化的建設缺乏依據的標準和規范
高校檔案數字化建設，需要有明確的標準和規范，這也是高校檔案數字化建設的一個基礎條件。目前高校數字化相應的電子文件標準、多媒體信息標準、數字化著錄標準以及全文數據庫標準等還沒有形成規范。應參考國內已有的檔案數字化技術標準，來規范高校檔案數字化工作。高校檔案數字化應用軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校的實際，統一規劃，創新機制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進行多種形式研發，形成符合高校檔案數字化發展趨勢的管理軟件。
3.高校檔案數字化建設工作人員技術水平不高
高校檔案數字化建設，需要有一定檔案業務水平和熟練掌握計算機技術的復合型人才。但是就現在大多數高校檔案管理工作人員的分析與調查發現，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業務知識陳舊，對計算機的運用也不熟練，對于信息化的快速發展，無法適應。這就嚴重制約了高校檔案數字化建設的開展。
二、高校檔案數字化建設問題解決對策
1.加大對高校檔案數字化建設的資金投入
高校檔案數字化工作是高等院校事業發展的重要組成部分，高校領導應該充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，高校檔案信息資源對經濟社會發展和教育事業具有重要的、不可替代的作用。高校領導層應予高度重視，加大人力、財力的投入，滿足檔案數字化建設所需經費，給予檔案數字化建設提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數字化建設的開展。
2.建立健全高校檔案數字化建設的標準和規范
建立健全高校檔案數字化建設標準和規范，對于高校檔案數字化的建設有著非常重要的推動作用，高校檔案數字化標準是進行檔案數字化建設的重要基礎和必要條件，進行高校檔案數字化建設，沒有標準化，檔案數字化就難以實現。高校檔案數字化管理部門應根據國際、國內和行業的標準規范，結合高校自身的發展需要制定共同遵守的檔案數字化管理制度和業務標準，讓檔案信息從采集、存儲、傳輸等全過程都有章可循，為規范檔案數字化管理奠定基礎，使高校檔案數字化工作有共同的衡量標準、協作依據，為建設高校檔案信息網絡做好準備，真正走檔案信息資源共享之路。
3.做好高校檔案數據庫建設
高校檔案數據庫建設是發展高校檔案網絡的基礎，也是發展新型數據庫的必要條件。網絡環境下，“資源共享，共同發展”是大趨勢，做好高校檔案數字化檔案信息庫建設，把網絡技術和數據庫技術緊密地結合起來，引領高校檔案數字化向信息資源網絡化的方向發展。高校檔案在推進高校館（室）藏檔案數字化的進程中，要建立高校檔案目錄中心，豐富高校檔案數據資源儲備，提供高校檔案數字化后臺數據庫支持，實現高校館（室）藏檔案信息的傳輸網絡化和利用在線化。高校檔案信息只有在傳遞使用的過程中才能體現出自身的重要價值，高校檔案信息存在于網絡數據庫時，網絡系統就成為高校檔案信息最主要的傳輸平臺，為高校檔案信息的快捷傳遞提供了重要條件?，F代信息技術的使用，使高校檔案信息能夠以數字化的形式存儲、傳遞和被使用。提高對高校檔案數字化信息的有效管理和使用，需要建立高質量的高校檔案數據庫來存放。高校檔案管理部門要加大高校檔案數字化與現代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數據的真實性、完整性，真正實現高校檔案數字化管理，發揮高校檔案數字化信息資源的重要價值。
4.提高高校檔案數字化管理工作人員的技術水平
高校檔案進行管理的重要組成部分就是進行檔案管理的工作人員，所以，高校要想做好檔案數字化建設工作，就必須要提升檔案管理工作人員自身的技術水平。通過集中的方式進行培訓，還可以通過網絡的方式進行培訓。如高校在培訓每位工作人員時，要求其在輸入檔案內容的過程中，掃描以及錄入等工作的錯誤率不能超過1%。此外，還需要安排核查人員，按照30%的比例進行抽檢，督促工作人員更好的完成高校檔案數字化工作。高校檔案數字化過程中，還可以臨時招聘一些能夠熟練掌握計算機基本操作、了解檔案管理基礎知識的人才，進行檔案數字化工作。
5.加強高校檔案數字化建設中的檔案安全工作
【關鍵詞】高校檔案 管理工作 創新策略
隨著高校的進步與發展，以往的檔案管理模式暴露出眾多的問題，影響著檔案管理工作的順利進行。因此，高校應當重視創新檔案管理工作方式，進一步提高檔案管理工作的質量與效率。
一、高校檔案管理工作面臨的主要問題
（一）落后的管理方式
現階段，大部分高校未能夠提高對檔案管理工作的重視，未能夠形成統一的標準，具體而言，包括以下幾點內容，一是學校的領導對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，無論是機構設置，還是經濟投入方面，都無法滿足目前檔案管理工作的需求；二是全校教職工未能夠從思層面上重視檔案管理工作，無法及時地歸檔部分的文件資料，導致各個科室檔案資料的存放過于分散，以至于造成檔案積壓與丟失等問題，給高校檔案的完整性帶來嚴重的不利影響；三是現階段，高校在開展檔案管理工作過程中，依舊采用落后的管理方式。然而，傳統的手工作業方式存在較多的缺點，不僅勞動量較大，而且需要花費較多的時間。各種因素的影響下，阻礙著高校的檔案管理工作的順利進行。
（二）管理人員素質有待提升
現階段，我國高校的檔案管理工作人員隊伍數量上比較充足，且學歷層次有所提升，能夠滿足日常的檔案管理工作。然而，部分檔案管理工作人員并非是科班出身，對于專業檔案管理知識了解較少，檔案業務的能力也有待提升。由于缺乏高素質的檔案管理工作人員，導致檔案管理工作一直得不到深化。近些年，科學技術快速發展，相應的為檔案工作是配備現代化的管理軟件與設備設施。然而，由于檔案管理工作人員缺乏使用與操作新技術的經驗，導到難以在檔案管理工作中推廣使用新技術，無法進一步的細化檔案卷級與文件等，檔案管理工作中未能夠發揮出信息技術的作用。
（三）數字化建設有待加強
當前，高校檔案主要是紙質文件的形式，相對來說類似于光盤、錄音等數字化的檔案形式較少。然而，近些年網絡技術與聲像技術快速的發展，如何實現檔案的數字化，成為高校檔案管理工作人員應當思考的問題。然而，高校檔案管理數字化的建設中受到多種因素的阻礙，如第一，學校領導缺乏對數字化檔案管理足夠的認識；第二，學校存在經費不足與基礎設施建設不配套等問題，使得高校檔案管理工作一直停滯不前，影響著高校檔案管理工作的順利進行。
（四）安全管理模式問題
在檔案管理工作中，最為重要的是檔案安全管理，引起相關部門的廣泛關注，相應的制定出各種制度與監督檢查方案。高校檔案室應當相應的配備各種檔案安全保護設備以及器材等，如第一，自動報警設施；第二，防火設施；第三，消毒設施等，尤其是針對于部分的重要檔案文件，采用異地備份管理方式，避免造成丟失重要的檔案資料。近些年，隨著檔案的信息化建設不斷的發展，對于現階段的發展來說，以往的安全管理模式已不相適應。安全問題在數字化檔案管理中日益凸顯，比如計算機病毒等，嚴重影響著高校檔案安全管理工作的順利進行。
二、高校檔案管理工作的創新策略
（一）采用現代化的管理方式
高校在開展檔案管理工作過程中首要完成任務是提高對檔案管理工作的重視，構建統一的標準。因此，高校在創新管理模式的過程中，應當完善目標管理機制、明確檔案管理的目標，開展定期的檢查，完善獎懲制度，認真落實人才選拔與聘用工作。此外，高校檔案管理工作人員應當轉變落后的思想觀念，不斷的創新管理方式與理念，積極的應用現代化管理方式。在檔案管理工作中融入現代化的計算機技術，推動檔案管理工作的數字化，從而實現資源的共享。
（二）提高檔案人員的素質
高校應當重視對人才的優化配置，提高檔案管理人員的業務能力，為檔案管理工作注入新鮮血液。與此同時，高校應當重視為檔案管理人員創造更多的交流機會，組織檔案管理人員參加定期的培訓與繼續教育，不僅提高檔案管理人員專業素質，使其能夠熟練的掌握檔案管理工作的基本方式，更要提高對檔案管理人員的法律意識。此外，檔案管理人員自身應當加強對現代化信息技術學習，在檔案管理工作的進行過程中應用現代化信息技術，充分的挖掘信息資源，深層次的整合各種檔案信息資源，構建檔案的數據庫，為檔案管理工作的質量與效率提供重要保障。
（三）推進檔案的數字化建設
高校在進行檔案管理的數字化建設中，高校領導應當率先提高對數字化檔案建設的重視，解放思想、與時俱進，重視加大對數字化的檔案管理建設的投入，配備相應的計算機軟硬件系統，搭建網絡平臺，整合檔案信息資源等。與此同時，通過數字庫資源與網絡設施的應用，為社會提供優質服務，相應的收取部分收益，解決經費不足的問題，推進檔案數字化建設的進程。
（四）建立健全安全管理保障體系
高校的檔案管理工作應當始終將安全擺在第一位，因此，對于國家所頒發的相關信息安全的法律法規，高校務必要嚴格的執行，相應的制定關于電子檔案的安全管理規范與標準，提升網絡安全的意識。通過應用身份識別認證，加密重要文件、異地備份文件以及更新防護病毒庫等方式，為檔案的信息安全提供重要保障。
結語：綜上所述，高校的檔案管理工作的開展，需要工作人員多探索、多實踐、多總結，不斷的創新檔案管理工作的方式與理念，滿足新時期高校檔案管理工作的需求，充分的發揮出高校檔案管理為教科研活動提供服務的作用。
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一、目前學校檔案信息化管理中存在的問題
(一)學校檔案管理人員的信息化識薄弱，對信息化管理的重要性認識不夠。
長期以來，許多檔案人員對信息化檔案管理工作認識不足，意識中的檔案管理工作仍然局限于紙質檔案的建立和保管層面上，認為檔案管理就是人員手工裁剪、裝訂、保管等事務工作，只要紙質材料不丟失、不泄密，能存檔，可以應付日常的查檔工作就行。沒有意識到信息化的重要性。
（二）學校檔案管理人員的信息化、現代化水平不高。
目前檔案管理主要仍保持實體管理，沒有隨著科學技術的進步而實現高校檔案的電子化管理。檔案管理人員也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓，部分檔案管理者自身的電子系統操作水平也十分有限。這些都導致高校檔案管理只能在低水平層面上進行。
（三）學校檔案管理系統硬件條件的缺失。
檔案的信息化管理離不開整套完整、有效的信息管理網絡系統，而放眼目前高校的情況，基本的硬件及系統都處于缺失狀態。檔案室所配備的電腦也大多只限于打印檔案目錄，無法進行信息的查詢和檢索，更無法實現信息篩選、排序、分類、匯總等操作，因此導致很多檔案管理工作只能靠低現代化的手工操作來完成。
二、學校檔案人員在信息管理新時期中工作改革的幾點建議
（一）建立完善的檔案信息管理網絡系統。
當今社會，信息、網絡和通訊技術對檔案工作者的角色既提出了挑戰，又帶來了相應的解決方案，依靠現代化科技手段實現檔案的現代化管理。利用目前的網絡條件及數據庫處理技術，選用適合本校檔案管理工作的管理軟件，實現檔案管理的信息化。檔案人員應該積極接受并鼓勵信息管理網絡系統的建立，同時更應該意識到不應局限于已經使用的網絡系統及信息操作平臺。隨著技術發展日新月異，會不斷產生新的文件處理和信息傳遞的方法，檔案人員應該與時俱進，不斷學習和適應新的系統規則和操作方式。
（二）健全檔案管理信息化的各項規章制度。
不斷健全并認真貫徹落實檔案管理方面的各項規章制度，使檔案管理信息化的工作制度化、規范化。在信息化轉變的過程中，結合學校檔案管理工作的實際，進一步完善各項相關制度，對檔案信息的接收、傳遞、審核、整理、保管、查閱等的收集、審核、整理等環節做出明確而嚴格的規定。檔案工作者必須嚴格遵守相關制度，不斷規范現代化信息管理的過程。
（三）提高檔案人員的文化知識和素養。
作為一個能夠適應信息管理轉變的新時期檔案管理工作者，積極介入信息流程的意識，其知識水平和文化素養都需要有相應的提高。檔案工作者不僅應具有較高的檔案專業知識水平，還要熟悉與檔案工作相關的文化與科學技術知識。在新時期中，科技的發展決定了計算機與網絡必將成為今后信息傳播的主要途徑，經濟全球化的發展也勢必將學校推向多種語言檔案管理的先鋒行列。學校的檔案工作者做為多語言信息的收集者和傳播者，必須掌握一定的計算機知識和外語知識。
（四）提升檔案人員的信息處理技能。
首先檔案工作者在從事檔案工作實踐活動中需要對信息進行搜集、理解、分析、處理等操作，才能對檔案進行一系列處理，使其形成檔案信息資源為人所用。因此，檔案工作者需要具備信息收集、選擇、信息加工的能力。其次，在學校檔案管理的過程中，不同群體對檔案信息有不同的要求，不同科目有著不同的教研成功檔案，師生的需求也就更有不同。對不同類型受眾的需求進行分析，分類整合、系統梳理和操作，將有利于提高檔案信息的管理和使用的效率。第三，學校作為新一代人才孕育和成長的地方，檔案工作者也必須時刻關注外界信息，并學校的實際工作相聯系，將一手的信息存檔，作為有價值的資料提供給全校師生參考。
（五）培養檔案人員的信息安全意識。
關鍵詞：高校圖書館；網絡安全；病毒防護；解決方案
【分類號】TP393.08
隨著計算機技術與網絡技術的飛速發展，網上信息查詢和網絡資源共享已經成為現代圖書館工作的主要方式，但是，也正是因為開放性的資源共享，使得圖書館的計算機網絡頻頻出現安全問題。高校圖書館如何確保網絡信息安全成為迫在眉睫的任務。本文結合筆者自身的工作經驗，詳細的分析了影響高校圖書館網絡安全的相關因素，同時，從技術和管理的角度出發，提出關于圖書館系統網絡安全的問題的解決措施。
1.高校圖書館網絡信息安全
圖書館網絡信息安全指的是網絡系統的硬件、軟件以及系統的數據收到保護，使其不受偶然因素和惡意的破壞、更改、泄密，從而使圖書館的工作能夠維持正常運行狀態，保證網絡服務不中斷。網絡安全涉及到計算機網絡、操作系統、數據庫以及應用系統等信息技術硬件設施，它包括了網絡信息內容的安全、網絡系統傳播安全以及系統運行安全等，隨著互聯網的普及與發展，圖書館的信息資源也走向了數字化與網絡互，給廣大用戶帶來更大的方便和更廣闊的學習空間。圖書館的信息系統是一個開放服務、資源共享的系統，只有保證圖書館網絡化進程中的網絡設備與系統的安全，才能確保圖書館的各項工作正常開展[1]。
2.影響高校圖書館網絡信息安全的因素
2.1病毒傳播根據計算機病毒應急處理中心的數據表明，自2003年起，計算機病毒出現異?；钴S的跡象，2007年計算機病毒的感染率已經高達91.47%。對于高校圖書館的網絡而言，病毒的危害極大，首先，病毒會破壞計算磁盤上原有的文件分配表，自行修改、刪除或生成文件，甚至將磁盤格式化，導致數據丟失或無法訪問。其次，病毒對計算機內存中的常駐程序的運行有一定影響，使得系統無法響應，嚴重時還會造成整個網絡癱瘓，例如，蠕蟲病毒會不停的進行自我復制，大量消耗內存，直至死機。最后，病毒還會造成計算機硬件借口異常，破壞硬件本身的功能，使得系統癱瘓。例如CIH病毒會入侵計算機主板的BIOS。[2]
2.2黑客攻擊黑客對網絡攻擊大多是以漏洞作為突破口，通過操作系統或通信協議的安全漏洞攻擊網絡，常見的的有拒絕服務攻擊、預攻擊探測、非授權訪問嘗試等。而對于圖書館而言，黑客的對網絡的主要有惡意破壞和數據丟失兩方面。黑客出于特殊的目的，對圖書館的網絡設備進行惡意攻擊，會造成服務中斷，也可能會入侵WEB或其他的文件服務器，進行篡改或刪除數據，造成系統癱瘓或崩潰。黑客通過控制圖書館的網絡新系統，能夠無限制免費的使用計算中的資源及網絡連接服務資源，由于圖書館會建立特色的數字館藏，花費巨額的資金購買數據庫，而這些有償的數字服務都會成為黑客竊取的目標[3]。
2.3管理缺陷高校圖書館的網絡系統是一項復雜的網絡工程，如果沒有完善的管理制度，對網絡系統的危害是難以想象的。而目前的圖書館管理工作中仍然存在很多問題，第一，網絡安全管理人員缺乏專業的安全知識，無法及時的發現和應對隨時出現的安全問題，對突發事件不能妥善處理。第二，網絡系統沒有建立科學的安全管理制度，使得網絡安全體系與控制措施無法充分的發揮其功能。四散，系統管理人員或使用人員的安全意識淡薄，系統管理人員的安全意識淡薄，使用脆弱的口令或密碼，易被人輕易破解，而使用系統的人員輕易地泄露賬號，或未經安全審查隨意安裝軟件。第四，缺少對學生的安全管理教育，沒有建立健全的制度嚴格規范學生文明的使用圖書館網絡資源[4]。
3.圖書館網絡信息安全問題的解決方案
3.1采用先進的安全技術①防火墻技術：提供網絡用戶訪問控制及數據過濾功能，同時添加認證服務。②防病毒技術：病毒的防治應該從單機防毒殺毒專項為網絡防毒殺毒，對殺毒軟件及時進行更新換代，增加特征代碼檢測、靜態廣譜掃描、行為判斷、啟發式掃描等先進的反病毒技術，保證網絡系統的安全。③加密技術與認證技術：采用公共的密碼及數字簽名對數據進行加密處理，避免被破解或盜用，通過注冊口令、用戶分組口令以及設置文件訪問權限等方式進控制訪問權限，進而增加數據麗娜姐的安全性。④數據備份技術：使用雙機熱備和服務器RAID技術進對數據進行備份，提高稻荽⒋嫻陌踩性。⑤漏斗檢測技術：定對數據庫、操作系統繼續擰掃描，關閉非必須開放的端口，進行日志審核，對路由器和防火墻的配置定期檢測[5]。
3.2加強圖書館網絡信息安全專門人才的培養
圖書館網絡信息安全的專業人才十分匱乏，根本無法滿足現有的網絡信息安全需求，因此，應加大力度培養圖書館網絡信息安全的專業人才，使其具有掌握圖書館網絡信息安全技能。
3.3建立完善的圖書館網絡信息安全制度
建立完善的圖書館網絡信息法律法規、管理機構以及制度，在國家規定的法律基礎上，建立管理圖書館信息安全的專門機構，負責制定圖書館的網絡信息安全政策，對圖書館的信息安全管理進行規劃設計，使圖書館在面對突發網絡信息安全問題時，能夠快速的做出反應與對策，提出圖書館網絡信息安全規劃，審核重點工作的信息安全技術路線與方法，制定和審核圖書館網絡設備硬件和團建的采購計劃，組織制定網絡新消息安全的密碼算法。各級的圖書館還需要根據自身發展建立管理制度。
參考文獻：
[1]譚世芬.高校圖書館網絡信息安全體系構建--以河北醫科大學圖書館為例[J].產業與科技論壇，2014，（8）：229-230.
[2]楊鈺曼.高校圖書館網絡信息安全淺論[J].無線互聯科技，2014，（12）：196-196.
[3]譚輝軍.淺談高校圖書館的網絡信息安全建設[J].中小企業管理與科技，2016，（5）：251-252.
[4]曾紅燕.高校圖書館的網絡信息安全建設[J].中國現代教育裝備，2015，（19）：97-98.
[5]冷玉林.網絡環境下圖書館網絡信息安全問題探究[J].科技視界，2012，（23）：313-314.
作者簡介：
姓名：李茜丹，出生年月：1989.06，籍貫：湖南長沙，漢族
主要研究方向：圖書情報與檔案管理
關鍵詞：ASP；查詢系統；設計；實現
中圖分類號：TP311.52
目前，絕大多數大學生畢業離校后，其檔案管理幾乎都是依靠人工完成，尤其是畢業生離校后，想要查詢本人檔案狀態，必須電話咨詢或到學校就業部門現場查詢。除了耗費相關部門工作人員大量的時間與精力，也給畢業生們增添了不必要的經濟和時間上的負擔。如果僅是依靠當前的人工操作，那么畢業生的檔案管理工作量會極大，高效管理將很難實現。因此，充分利用因特網所擁有的特點，開發一套能使畢業生在常用的瀏覽器上，簡單操作，就能準確查詢派遣及檔案去向信息，又利于管理工作人員操作，還能實現畢業生派遣及檔案去向信息匯總與統計的高校畢業生檔案去向查詢系統，成為就業管理的當務之急[1]。
1 系統設計與實現
1.1 系統功能模塊設計
檔案去向查詢系統定位于高等學?；驒n案管理部門在網上對畢業生檔案流轉情況進行在線登記和管理，基于ASP技術，采用MS SQL Server的數據庫開發技術和瀏覽器服務器模式，方便了高校畢業生檔案的歸檔和不受地域限制的遠程查詢。
瀏覽器服務器模式的數據庫體系是利用Web服務器和ASP作為數據庫操作的中間層，將客戶機/服務器模式的數據庫結構與WEB技術密切結合，從而形成具有三層WEB結構的瀏覽器/服務器模式的數據庫體系，其先進的操作方式顯而易見[2]。
為此，根據以往畢業生對檔案信息查詢的要求及檔案管理的需求，檔案去向查詢系統的功能模塊設計如下：
為保障檔案去向查詢系統中最重要的數據信息，系統設計兩種數據備份方式，系統提供數據備份功能，也可以直接操作數據庫對數據進行備份。
為方便用戶查詢信息，在不用登陸的情況下輸入多個查詢字段信息即可完成信息查詢。同時，多個查詢字段條件的設置在一定程度上也防止了惡意查詢，保證了檔案信息安全。
設置留言功能，方便畢業生和檔案管理工作人員交流。為防止非法信息的出現，留言信息及其回復內容需經系統管理員審核后方可顯示。
1.2 數據庫設計
1.3 詳細設計
檔案去向查詢系統主要分為兩個部分，一個是查詢界面，一個是管理界面。查詢界面上顯示查詢主題及公告信息，設置不少于一個的查詢條件，都滿足后可查看到查詢結果。如果有需要咨詢的問題，在不需要注冊登錄的情況即可留言，方便問題反饋。對于查詢人的訪問IP做記錄，如果是非法用戶，可屏蔽改IP用戶訪問查詢系統。管理界面功能相對復雜一些，實現對用戶信息的管理，包括添加、刪除、修改、禁用某個查詢主題、權限管理等功能；靈活設置檔案信息需要查詢、顯示的字段，實現檔案信息的導入。留言管理模塊實現基本的信息編輯功能以外，還可以回復留言、審核是否顯示該留言信息及回復內容。從系統安全角度考慮，管理員還可以對訪客IP地址進行管理。
考慮文章篇幅限制，具體代碼在此就不羅列了。
2 結束語
利用ASP技術開發設計的檔案去向查詢系統已經投入使用，運行效果很好，在一定程度上改善了我校畢業生檔案管理的工作方式，提高了工作效率，方便了畢業生對自己檔案流轉情況的及時了解，加強了身處各地的畢業生與我校畢業生檔案管理部門的交流。但系統個別地方還有待于進一步提高和完善，如不支持圖片格式字段自定義等，隨著編程技術及業務流程的不斷優化，基于瀏覽器服務器模式的檔案去向查詢系統必能更好的為我校的畢業生服務。
參考文獻：
[1]韋冰，王穎杰，李世棟.高校畢業生派遣及檔案去向查詢系統的設計與實現[J].天津農學院學報，2013（20）.
[2]周新邵.基于ASP技術的網上高校畢業生檔案管理系統的設計與實現[J].湖南科技學院學報，2007（28）.
作者簡介：包學文（1968-），內蒙古人，招生就業處處長，副教授；許江東（1982-），男，江蘇連云港人，碩士研究生，工程師，研究方向：計算機應用、信息安全。
引言
人類文明發展有文字之后，檔案便開始了漫長的保存與利用過程。?檔案，是整個人類的寶貴財富。
檔案的開放和安全保障是信息保存和開展相關工作的重要保障。目前檔案的開放和信息的保護遭到多方面的干擾，電子檔案的興起更對信息安全提出了更高的要求。因此，加強檔案安全利用是檔案部門需要重點研究和建設的項目。
一、檔案開放與信息安全的必要性
檔案開放是順應市場經濟發展的必然，是政府實施“信息公開”制度和“政務上網工程”的要求。
檔案開放能夠推動民主政治的實現，并能推動其發展?？傊苿又鐣黜椢拿鹘ㄔO。
檔案信息必須附著于不同的載體上，在保存過程中，遇到破壞在所難免，而因此造成的信息的丟失對社會的影響非常大。
另外，隨著信息時代的發展，檔案管理電子化，即電子檔案的應用普遍開來。網絡巨大開放性更是威脅著檔案信息的安全使用。
無論是從自然環境還是社會人文環境來看，加強檔案信息安全的研究和保護刻不容緩。
二、檔案開放利用的現狀
目前，已經有大量的檔案公開給社會公眾利用。但是，由于種種原因，我國檔案信息資源的開放程度仍然較低，開放的檔案僅占國家檔案保存總量的28%。
首先，外部環境的巨大變動嚴重威脅保存檔案的硬件設備。
其次，網絡安全直接影響著電子檔案的安全。在虛擬的網絡環境里，黑客、病毒等的惡意篡改和攻擊嚴重毀壞了檔案的完整性和準確性。
網絡一旦癱瘓，所有的信息可能會消失殆盡。另外，信息安全的相關法規存在漏洞、執行能力差，安全管理上工作細致性不足，風險評估體系和水平不足。
三、檔案開放與信息安全的辯證關系
作為檔案工作的核心和最終目的，檔案開放必須有嚴格的工作標準和規定。
檔案工作者利用多種渠道獲得相關信息，進行統一的加工整理形成檔案，交給檔案使用人員同時加以保存。
非保密檔案可以依法向社會和人民大眾公開，提供給民眾參與社會化服務與政策的機會，保障知情權的行使。檔案的開放極大的促進了信息的共享和資源的高效利用，能有效的促進相關工作的順利進行。在檔案的開放過程中，信息的安全保護相當關鍵。
檔案信息必須附著于不同的載體上，在保存過程中，遇到破壞在所難免，而因此造成的信息的丟失對社會的影響非常大。
另外，隨著信息時代的發展，檔案管理電子化，即電子檔案的應用普遍開來。網絡巨大開放性更是威脅著檔案信息的安全使用。
無論是從自然環境還是社會人文環境來看，加強檔案信息安全的研究和保護刻不容緩。
檔案的開放極大的促進了信息的共享和資源的高效利用，能有效的促進相關工作的順利進行。但是，在檔案的開放過程中，信息安全保障是現階段高校檔案不容忽視的一項工作。
檔案具有歷史性，真實性和唯一性，一旦損毀，勢必給社會造成難以挽回的重大損失，影響檔案工作的發展。因此，如何健康安全地開放檔案是檔案工作的關鍵。
四、檔案安全保障措施及防范體系
(一)建立完善的法律法規
當前我國涉及檔案安全的法規主要是信息安全和保密管理。它可以幫助檔案開放工作的健康、科學的發展。但針對信息安全重點建設的等級保護、風險評估、應急響應等內容在法規里仍是空白。這阻礙著檔案信息安全系統的完善和對信息的保護。
因此，建設完整的法律法規體系，加強檔案部門工作人員的法律意識和責任感，保障法規的執行力度。同時，針對電子檔案的法規也需建設和完善起來，以指導和規范電子檔案的安全使用。
(二)加強檔案基礎環境建設
對于實體檔案，如紙質、膠片、磁帶檔案要嚴格控制材料的選擇，并根據不同的環境需求分開保存，分別配備相應的庫房設備。?電子檔案的保存硬件設備即服務器、終端、存儲設備和網絡設備。這需要保證設備的物理條件，相關單位需定期檢修保障設備的正常運行。
電子檔案安全更重要的環節是網絡的安全保障，網絡的安全管理、漏洞檢測和病毒查殺都需要網絡安全技術的保障。
(三)加強安全技術能力建設
1、實體檔案信息安全保障技術。主要有保存技術和修復技術。保存技術重點對庫房的環境建設和裝幀技術展開。修復技術用于解決在檔案的保存、利用過程中受不可抗外力作用，如紙張老化、膠片斷折、光盤磨損等。加固技術、去酸去污技術，修裱技術都是常用的修復技術。
電子檔案安全保障技術就是從系統安全，數據安全，網絡安全，用戶安全等角度進行安全保護。
2、檔案信息安全保障手段。通過安全審計保障系統安全;利用數據加密技術、備份技術、應急響應技術保障數據安全;利用防病毒技術、防火墻技術、漏洞掃描技術保障網絡安全;利用身份認證、權限控制技術保障用戶安全。
3、檔案信息安全保障措施。對檔案員工進行安全教育是保障信息安全的重要措施。首先，應該大力推廣信息安全觀。將個人電腦設定防毒措施，加強資料備份觀念。防止在檔案信息公開的過程中無意帶入電腦病毒。
檔案部門需要在檔案服務器上安裝殺毒工具，建立起基本的的防毒安全環境。在工作過程中，養成重要資料備份的習慣，將檔案信息備份到服務器中，并備份到光盤或磁盤中。另外，制定文件信息安全防護和應急計劃，定期進行修訂。
(四)完善檔案安全管理體系建設
檔案的管理工作是真正實現檔案安全的重要部分。好的管理思想和制度，負責的管理人員和到位的工作程序是保障檔案信息安全的靈魂。建立起檔案信息安全組織體系，設立信息安全管理部門，規劃組織，明確職責。制定檔案信息安全保障工作的整體規劃確立明確的目標，擬定長期規劃。同時加強管理制度的執行力度，成立安全工作領導小組，定期對檔案信息進行檢查。
(五)大力推廣應用電子檔案
從安全角度來看，電子檔案較傳統紙質檔案有較大的安全性。首先電子文件對環境條件、氣候條件耐受性較高，不易被破壞，因此較安全。第二在文件保管使用的整個環節都可以憑借高科技手段加以安全保護。第三影響電子文件信息安全所需智力、技術、設備、環境等條件較高。
第四我們一直在不懈努力大幅提高電子文件的安全技術研發功效，努力杜絕文件信息泄露的可能性。
