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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書工作鑒定，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
【關鍵詞】文書檔案管理;醫院;文檔一體化;創新
【中圖分類號】197.322【文獻標識碼】B 【文章編號】1006-1959(2009)10-0029-01
文書工作和檔案工作是行政管理工作的主要組成部分,文書、檔案實施一體化管理必將極大地推動醫院辦公自動化的進程。
1 我院文書檔案管理的現狀
1.1 文書檔案管理基礎較差:多年來我院文書檔案管理一直處于封閉式管理狀態,檔案管理的主要目的在于保管并以不丟失為原則,每個時期對檔案的質量要求不同、對檔案的整理規則不統一,對檔案工作的重視和投入不足,檔案管理人員隊伍素質參差不齊,造成檔案管理基礎較差的局面。
1.2 文書工作與文書檔案工作脫節:在實際工作中,文書與檔案實行的是分塊管理制,不可避免的造成了文書工作與檔案工作銜接方面出現了許多脫節的地方。由于文書人員檔案意識淡薄,忽視檔案管理人員對他們的監督指導作用,經常會出現收集范圍不明確、收集工作不及時、用紙不規范、裝訂不規范、附件不規范、文種使用不當、辦理程序不規范、原稿不齊全、編號不規范等情況,文書處理文件工作質量的高低直接影響了文書檔案收集工作的質量、進度和檔案利用,而且對文件鑒定價值和文件之間的有機聯系等都有一定的影響。
1.3 文書檔案管理意識不強:文書檔案管理離不開文書人員和檔案管理人員的共同努力,這即是文書人員的一項重要工作,也是檔案管理人員的一項重要工作。文書人員檔案管理意識淡薄,檔案人員也很少考慮文書工作,造成文書檔案管理工作不能有效得到開展。由于對文書檔案管理工作的重視程度不夠,沒有將這項工作納入醫院檔案管理工作的重要議事日程,從而影響了醫院文書檔案管理工作的開展。
1.4 文書檔案歸檔不規范:長期以來,由于醫療文書檔案歸檔范圍不明確,造成部分工作人員對文書檔案歸檔界限認識的模糊。在實際工作中,有些文件材料在承辦人手中,不能及時歸檔。即使歸檔了,由于種種原因,也不能夠規范有效的進行。
1.5 文書管理手段落后,無法進行快速準確的查閱:我院文書檔案目前還是采用傳統手工管理,這遠遠落后于醫院的網絡化建設。在檢索、查閱、提供利用等方面都受到了極大的限制。
2 開展醫院文書檔案管理的創新性工作方法
2.1 管理理念的創新:現代化檔案管理理念對于檔案資源利用和醫院信息化全局均具有重要的指導意義。檔案事業面臨著電子檔案的出現、信息技術的應用、新型檔案載體的保管等諸多的挑戰,都亟待檔案管理者不斷學習、不斷創新。以新的觀念去迎接新的挑戰,努力從過去長期封閉、半封閉型向開放型轉變,從過去傳統的手工型向現代化管理型轉變;從被動服務向主動服務轉變;從注重保管向注重提供利用轉變。
2.2 環境的創新 :加強硬件建設, 促進文書檔案管理技術現代化是適應現代醫院建設發展的需要。因此應加大對文書檔案設施的投入,配備必需的基礎設施和辦公設備。比如,配置文書檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫房,購置必備的計算機、復印機、掃描儀、裝具、檔案密集架;解決保護檔案必需的空調、除塵器、消防器材、安全監控等設備裝置,實現電子化、自動化管理。同時,選擇適合醫院文書檔案管理的軟件,并在檔案工作人員中開展計算機培訓,以掌握檔案計算機管理運用技術,提高檔案現代化管理水平。
2.3 文書工作與文書檔案管理工作的創新:文書工作與文書檔案管理工作是密不可分的,甚至可以認為是一種工作的兩個不同階段,文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿。做好文書工作是做好檔案管理工作的先決條件,文書工作的好壞直接關系到文書檔案管理的水平。因此,文書人員必須要有較強的檔案意識,同時要具備一定的檔案管理學知識,熟悉掌握檔案工作業務環節的基本技能。這樣,在實際工作中才能確保文件收集完整、及時和準確。為此,我院檔案室副主任兼任了文書工作,并且參加醫院一些大型活動和院長辦公會,保證了文件收集的完整與安全。檔案管理部門應嚴格執行文書檔案歸檔管理制度, 做好文書檔案的基礎工作、監督指導與溝通協調工作。認真做好文書檔案的收集、鑒定、保管、利用、統計等文書檔案管理的基礎性工作,為實現文書檔案工作一體化做好準備。
2.4 利用手段的創新:醫院文書檔案管理的最終目的就是利用、挖掘其潛在的經濟價值社會價值,使之轉化為現實的經濟效益和社會效益。醫院檔案部門必須由被動服務轉變為主動服務, 拓寬服務領域、擴大服務范圍、創新服務方式[1]。目前,我院信息化建設已在全院展開。將計算機這種高效地處理龐大信息的現代先進工具引入到文書檔案的管理中,通過該技術的應用將大大簡化文件材料的收集、整理和歸檔過程,節約了時間、提高了效率。應用計算機、光盤等高科技檢索工具,借助網絡信息系統的平臺,檔案利用者通過授權可以便捷地得到所需的檔案資料,這可有效地提高文書檔案查借閱效率,豐富了文書檔案查借閱手段,這也是文書檔案管理發展的必然趨勢。文書檔案的價值只有在不斷的開發利用中才會體現。通過利用文書檔案,為醫院的醫療、教學、科研服務,為醫院創造良好的社會效益和經濟效益,體現檔案業務工作實績,提高檔案在醫院管理中的地位和作用,促進檔案建設,從而實現文書檔案資源的共享。
綜上所述,實現醫院文書檔案管理的創新,一方面,醫院領導要對此項工作給予高度重視,加大資金投入,同時,檔案部門要加大對專業檔案業務知識的培訓,全方位提升文書檔案管理人員的綜合素質;另一方面,要加強醫院內部各部門間的管理與溝通,充分利用計算機和網絡技術,改進服務方式和手段,真正實現文書檔案管理的飛躍。[2]
參考文獻
[1] 黃恩梅. 創新醫院檔案管理 提高檔案工作水平[J]. 城建檔案, 2009, (02) :46-47
1文書檔案管理的特點
1.1文書檔案載體豐富
文書檔案內容是單位工作的真實記錄，內容包括黨群管理、行政管理、會計檔案、科技檔案、特種載體檔案等，涉及的內容多種多樣。文書檔案載體的多樣性，主要體現在文書檔案包含有單位以及上級部門印發的“紅頭文件”，同時還有民主選舉時選民的登記以及選票，各類合同、協議、責任書以及照片、錄音、錄像、電子檔案等。
1.2文書檔案與文書工作聯系非常緊密
文書工作的全程是檔案的形成過程。文書工作主要是進行文件收藏、登記、轉運、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。檔案工作是在文書工作做完之后開始進行的，是在之前的工作上繼續進行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研以及提供利用。因此可以說，文書工作是檔案的主要來源，檔案工作的前提和基礎是文書。文書部門與檔案部門的工作有一定的聯系，文書部門定期將本單位形成的具有價值的文件材料整理歸檔到檔案部門。因此，文書檔案的質量一定要好，因為這影響到檔案的質量和檔案工作的進行。
1.3文書檔案管理的重點在于收集文件及完善保存資料
文書檔案多以發生的人、事、物、過程作為管理對象，如對事件中的文件、書報、合同進行管理，管理時主要使用紙質的載體記錄，最后歸檔到不同的檔案室，有用到相關檔案的時候，就可以進行查閱。檔案管理的最大作用就是記錄歷史，這不僅可以供后人查閱，了解事件發生的緣由結果，同時也可以讓后人在這些記錄中領悟到一些有益的道理，解決實際問題。
2文書檔案中存在的問題
2.1文書工作與檔案工作銜接方面存在問題
文書工作和檔案工作是不同的兩種工作，但文書工作和檔案工作又有一定的相同性，既有區分、又有聯系。既然是文書檔案管理，文書工作和檔案工作就應該在實際運轉中相互配合，形成合理的管理體系。在實際運行中，文書工作與檔案工作實行的是分塊管理，這是一種比較科學、有效的管理方式，但也在無形中拉大了文書管理與檔案管理之間的距離。主要體現在文書的檔案意識淡薄，不能夠及時有效地進行檔案的收集整理，而檔案管理也不能很好地同文書進行檔案的交流。這就導致這兩個管理之間的銜接不夠及時，很多地方未能有效地達到預期的目標；同時在進行交接管理的過程中，還會出現很多的錯誤，不利于文書檔案管理水平的提高。2.2檔案收集工作不到位文書檔案管理工作的檔案收集是一項較難進行的工作，檔案收集工作的進行一般來說遵循先收集重要的再收集次重要的原則。但由于部門與部門之間的聯系不緊密、溝通工作進行的不及時，或者是由于部門的拖延、敷衍情況發生較多，導致檔案在收集的時候遇到難以按時收集的難題。
2.3文書檔案管理人員素質不高
文書檔案管理人員的專業知識是非常重要的，如果專業水平較高，就會提高單位的文書檔案管理水平。但有的單位出于其他原因，沒有雇用具有專業知識和水平的文書檔案管理人員，工作者對文書檔案的管理知識一知半解，不能靈活運用、進行創新，或者是工作者具有文書檔案的上崗資格證，但由于時間久遠，后期也沒有進行相關的學習和培訓，沒有及時地進行知識更新，跟不上時展的腳步，特別是在計算機發展運用如此廣泛的今天。因此，要著重提高文書檔案管理人員的素質水平，這是現今檔案工作發展的重要要求，也是必需條件。
2.4各部門對文書檔案的收集工作配合力度不夠
文書檔案的收集工作主要是收集各個部門重要的文件，由于有的部門為了自己部門的方便，不愿意將部門較為重要的、經常使用的文件上交。雖然責任心較強的文書檔案管理人員會經常催交，但隨著時間的拖延，檔案管理人員也會妥協，進而導致一些重要的文件丟失，影響檔案的后期調用，同時也會拖慢檔案的收集水平。
2.5文書檔案保存方法滯后
隨著經濟的發展，科學技術也在不斷地進步，各個單位的文書檔案管理方法也在不斷地更新。計算機技術在文書檔案管理方面的應用，讓文書檔案管理的效率不斷地提高。計算機辦公無紙化與以往的紙質辦公有很明顯的不同，然而這些差異也會對檔案管理工作造成不便，如計算機保存的電子版文件沒有打印成紙質版并進行適當的保存，易造成保存工作的不完整、不一致，使得文書檔案管理陷入困境。
3提高文書檔案管理水平的方法
3.1搞好文書工作與檔案工作的規范銜接
文件是檔案的基礎，要搞好文書的質量水平，必須建立高質量的檔案。文書部門規范處理文件是建立高水平文件的基礎，因此，文書人員要具有很強的檔案意識，做好自己的本職工作。首先，工作人員在工作中要保證文書的質量，包括將紙張的大小、文件格式、文體做到規范化、標準化。其次就是及時、準確地處理文件，做到按時收發文件、按時查找文件，將缺失的文件及時地進行查找、補充。
3.2加強文書檔案收集工作的部門協作
文書檔案的主要來源是各部門的重要文件，因此，加強與各部門的協作是必不可少的。檔案管理人員要經常與各個部門進行溝通，及時了解各部門的最新信息，保證檔案收集的完整性。檔案管理人員要充分認識到檔案的重要性，認識到檔案管理能夠揭示一個單位的歷史，具有很大的價值，可以為單位的將來提供很大的指導。
3.3加強文書檔案的收集工作
文書檔案收集工作的加強，需要注意3方面的內容。首先是嚴格把關。統一管理檔案的收集工作，將文件的選用、文號編發、標題制作、標題字形、附件等各方面的細節進行規定，嚴格執行相關規定。其次是明確范圍、分類收集。按照單位文書檔案的類目進行統一分門別類的整理、組卷，保證案卷質量。第三是建立科學的目錄編號、檢索系統。在不斷完善案卷目錄、專題目錄、計算機等檢索外，還要不斷完善光盤等高科技檢索工具，不斷地加強和完善檔案的收集工作，提高檔案的收集管理水平。
4結語
關鍵詞：文書工作檔案管理教學特征教學改革
0引言
文書與檔案是一種社會現象，是人類社會實踐活動的產物。文書，“經國之樞機”，“政事之先務”。文書的系統整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠”，了解歷史。檔案，歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。文書與檔案是人類社會本身發展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。
文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業的主干課程，是相關職業崗位群的關鍵技能模塊，具有很強的專業技術性和操作性。現代社會的文書工作與檔案管理課程的教學特征表現為：在理念上應盡力適應社會上相關職業崗位群對秘書人才知識和能力結構的新要求；在教學內容上要著力從學科體系建構、理論知識完整向注重實用、知識精講、側重實務操作轉變；在教學方法上從學科式、授課型教學方法向技能型、訓練式、體驗式教學方法轉變。通過該課程的學習，重點培養學生建構系統的學科體系，具備完整的理論知識，熟練掌握公務文書協作處理和檔案管理的能力，使學生畢業后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。
然而當前文書工作與檔案管理教學存在著以下問題：教學工作往往立足教材，以闡述文書學與檔案管理工作的理論知識為主，課程內容較為抽象，學生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實物，重視理論知識的傳授而輕視專業技術能力的實踐培訓。一旦參加實習或工作之后接觸實際問題，又要從頭學起，因此課程教學的目的難以達到，專業特色也無從體現。隨著改革的深入發展，文檔管理工作面臨著越來越多的實際問題，例如文件和檔案數量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統的管理方法直接影響了文件和檔案的質量等。這些實際問題要求在文書工作與檔案管理教學過程中深入開展教學改革和創新，才能適應社會不斷發展的需要。
1轉變教育觀念，完善課程體系
傳統的《文書工作與檔案管理》課程的教學理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學生聽，從理論到理論”。因此實現理論教學與實踐教學并重的首要前提是轉變教學觀念。要堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。從培養實用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎理論知識的講授前提下，加大實踐環節的力度。密切聯系文書工作與檔案管理領域最新的動態、資料和國家有關的法律法規，以崗位需求設計專業培訓能力模塊，在邊教學邊實踐的基礎上，安排理論知識學習后的集中實習周或實習月，系統訓練涉及該課程的所有操作技能，強化學生實際動手操作能力的培養，為今后的實際工作奠定扎實的基礎。
2積極探索研究，改革教學方法
文書工作與檔案管理的課程設計從總體上講要以實用為原則，以必需和夠用為尺度構建科學的教學體系。在教學方法上不局限于條條框框，強化針對性和實用性，將教、學、用三者有機地結合起來，融傳授知識、培養能力和提高素質為一體。在教學實踐過程中，我作了如下嘗試：
2.1編寫修訂教材教材是學科知識的基本載體，學科發展的程度、深度應該在教材上體現出來。傳統的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對高職院校編寫的高等職業教育規劃教材，大多是對本科教材或檔案專業教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識，對于實踐環節和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對這一現象，根據社會對文書檔案管理工作的需求特點，在傳統的教材基礎上，我主動追蹤文書與檔案工作相關知識的發展前沿，結合新時期新形勢下出現的有關電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識資源，修訂編寫了順應文秘專業特點、實用性較強的校本教材，這樣做不僅保證了知識的前瞻性，同時又拓展了學生的知識面，使學生學有所用，為學生提供職業環境所要求的知識和技能。事實告訴我們，科學知識并非一成不變，有些知識是隨著社會的發展而逐步被認識和發展的，不能用靜止的眼光來看問題。
2.2加強實踐教學在教學過程中，我按照科學規律加大了教學實踐過程中實踐訓練的比重，以此來鞏固和提高學生的專業技能操作水平，并在課程中體現“用理論指導實踐，用實踐再認識理論、發展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應改革過去純理論教學的模式，在教學過程中強化實習實踐的教學力度，實訓實踐課時數應占40％以上，將平時的所有實訓、實踐課都結合相應理論教學，在適當的時機穿插在教學過程中；同時用一個學期左右的時間，讓學生深入到文書檔案的辦公現場進行實習，實現理論在實踐中的升華。實習實踐的基本形式可以打破傳統，可以到學校的文書與檔案課程實驗室、學校綜合檔案室或用人單位頂崗實習，強化學生對文書與檔案工作的直觀認識與切身感受。除此以外，教師還要對課程以及相應的實習實踐教學進行課題分解，確定每個實習實踐課題的教學目的、教學內容和所需課時，靈活設置相應環節，從而調動學生的學習積極性和參與欲，提升實習實踐課程的教學效果。
2.3探索新型教學方法
2.3.1范本教學法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會作詩也會吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學過程中，可以通過范本學習和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機關、企事業單位和社會團體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎上適當加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學生了解當前文書工作與檔案管理工作領域最前沿的規定以及出現的新問題，從而提高學生用理論去解決實際問題的應用能力。:
2.3.2情境教學法面對沒有實踐工作經驗的學生，打破枯燥無味的教學桎梏，情境教學方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現代社會終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結合。在教學過程中，根據教學重點教師創設相關場景，模擬現實生活中的工作環境，使學生在模擬中體會知識，培養學生的動手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識點時，設置如下場景，讓學生分別扮演秘書、主管領導的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進行演練；通過組織學生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點評。通過情境模擬，使學生對收文處理工作有了直觀的認識，掌握了收文處理工作的基本處理環節，與純理論式講授相比，情景教學法更能激發學生的參與意識，能收到意想不到的教學效果。
2.3.3實物演示法俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認識客觀事物的一條規律。運用實物演示教學，正是從這一認識規律出發的。文書與檔案教學中涉及的物體，對學生來說是陌生的，一旦出示實物，學生便能豁然領悟。例如在講解“檔案保管的物質條件”這一章節的內容的時候，可以結合知識點給學生展示檔案盒、小型縫紉機、塑料螺釘、起訂器等專業工具，同時也可以充分挖掘網絡、報刊雜志等多種資源，為學生展示檔案庫房、縮微品閱讀復制設備、易耗低值物品等的相關圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動的形象演示，更加有利于教學效果的提高，為學生所接受。
2.3.4參觀學習法在課堂教學的基礎上，組織學生前往地區、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實地觀摩學習加深學生對檔案館的庫房建設、檢索工具建設、規章制度建設等基礎設施方面的切身了解。同時也可以學習現代數字化、科學化的現代檔案信息處理技術，如利用計算機技術建立檔案目錄數據庫，通過網絡為相關單位進行檔案全文信息查詢業務等服務。除此之外，通過參觀也能使學生學習檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻的精神以及對檔案工作高度的責任感和榮譽感，對于學生提高自身的素質有著良好的促進作用。
3加強“雙師型”教師隊伍建設
受到傳統觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學存在著片面性，例如重理論，輕技術，輕實踐；重知識傳授，輕能力培養和知識應用；師資隊伍建設和評價偏重于理論水平等。為了彌補這些缺陷，促使理論教學和實踐教學的正確定位和有機結合，因此，“雙師型”教師隊伍建設是文書工作與檔案管理教學改革發展的必然要求。首先要加強宣傳，轉變人們的觀念，一是要轉變教育行政部門和學校領導的觀念，使他們充分認識到培養“雙師型”教師的重要性，將培養計劃納入議事日程，制定相關的政策，將培養工作落到實處。另一方面要轉變專業教師自身的觀念，樹立競爭意識，增強危機感和緊迫感，自覺主動地投入到不斷提高自身素質的學習中去。對于從高校畢業直接進入文秘專業的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進行專業實踐，在實踐中提高他們的職業技能，并為他們獲得文秘資格證書或專業技術職稱提供實踐和機會；對于從行政轉行過來的教師，可以給予他們進修學習的機會，引導鼓勵他們開展學術研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關單位引進文書工作與檔案管理工作第一線的高素質人才，尋找、鼓勵并幫助優秀的文書工作與檔案管理人才到學校任教，通過他們把積累多年的實踐經驗、操作技能以及行業發展的信息和新觀念帶入學校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學改革的有效性，因此，積極引進高素質的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊伍質量的有效方法之一。
將先進的教學改革理念有機地融入到傳統的文書工作與檔案管理課程教學中去，使學生熟練掌握并運用與時俱進的專業技能，以適應現代社會對文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學工作者的使命。隨著社會的發展，教學改革還將繼續深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創新，教學改革之路必定會越走越寬。
參考文獻：
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[3]梁健平.淺析技校《文書與檔案管理》的教學[J].職業教育研究.2007（7）.85.
1.1 重要性
文書檔案所涉及的工作基本上就是對文書檔案進行立卷、收集整理、縮微、鑒定、檢索、保護利用、統計等等，這些工作不但是互為相連的，也是互為制約的。在這些工作內容中，尤為重要的就是文書檔案的利用，其余的皆是服務于文書檔案的利用工作并為文書檔案的利用創造條件。通過文書檔案管理而服務于單位、部門的中心工作是辦公室人員的主要任務，加強文書檔案的管理也是為促進文書檔案在中心工作里的參謀作用，并且也被視作宣傳教育素材以及歷史根據，其重要性不言而喻。
1.2 特征
1.文檔工作一體化。文書檔案的應用與形成都是在文書工作中促成的，文書工作的最終步驟就是整理文書檔案，是基于文件搜集、運轉、催辦、承辦來進行的，二者密不可分。文書檔案主要是在文件工作中形成的，文書檔案的質量對檔案工作及檔案管理的質量有直接影響。2.文書檔案管理的綜合性。文書檔案管理工作的開展主要是在單位辦公部門的文檔室進行，它有著一定的綜合性。它不但負責管理文書檔案，還管理著人事、財會等檔案，分類眾多、內容繁復、工作系統，為單位的各項工作及時、準確地提供參考資料，也由此提高了管理難度。當前，隨著單位的不斷發展，辦公室人員和文檔室人員身兼多職的情況較多。所以，辦公室人員必須要提高文秘工作水平，同時具備文書檔案工作意識，不斷學習相關的專業理論、業務、技能等等，才能做一個優秀的文書檔案管理者。
2 文書檔案管理現狀中出現的問題
2.1 文書檔案管理制度方面不完善
通常辦公室文書檔案資料都設置于綜合檔案室或庫房里，辦公室工作人員由于主觀上的個人原因如工作繁重、使用方便等及客觀上的存放檔案受區域限制，沒有及時將文書檔案資料歸檔。這造成管理松散，使用效率低下，在出現問題時各個部門相互推諉，十分不利于管理。加之文書檔案管理工作得不到重視，管理意識薄弱，檔案管理制度不完善，職責分工不明確等最終造成了管理成果與管理標準相去甚遠的結果。
2.2 辦公室文書與檔案工作認知不足
文書與檔案工作相輔相成，目前大多數單位采用的是文書和檔案“分塊管理”的制度。雖說這種管理制度具備一定的有效性和科學性，但文書管理人員在實際工作中對檔案意識較為單薄，對自身職責認知不清以及檔案人員對于其工作內容理解的不到位，不愿意花精力作指導，于是在某種程度上這種制度讓文書工作和檔案工作產生了分歧，無法真正做到和諧的統一。 甚至會導致管轄區內的文書檔案管理工作存在一定的滯后性。
2.3 文書檔案管理工作人員缺乏專業素養
由于文書檔案的管理人員存在專業知識與文化程度的差異。很多人員基本素質有待提高，新知識明顯儲備不足。專業知識的欠缺在實際工作中會致使歸檔文件材料質量不高，文件材料分散不利查閱和管理。再加上少數檔案人員的工作責任心不強，沒有認真記錄與整理相關的檔案文件，造成檔案文件的真偽性不明。這些均嚴重影響了文書檔案管理工作的可持續發展。
3 辦公室文書檔案管理效率提升對策
3.1 利用信息化管理提高效率
辦公室文書檔案管理需要改變以往的那種獨立、封閉的管理方式，將文書檔案和網絡、通信技術有機結合起來，建設文書檔案信息管理系統。當前，因為網絡數字技術的飛速發展，將之運用到文書檔案管理中，可以實現管理的便捷性與規范性，提升文件歸檔速度，減少文件歸檔時間，從而極大地降低了文書檔案管理者的工作強度，也有利于避免因為人為原因而導致的檔案遺漏、操作不規范等問題出現。運用信息化管理文書檔案還有助于保護和補充遺漏文件。具體來說，就是運用計算機數據庫技術讓按件歸檔效果更加穩定，最終可以更好地補充、插入遺漏文件。還有就是，在文書檔案的借閱上實行單份文件管理模式，讓借閱者不能接觸別的文件，以實現文書檔案的保密。運用數字化掃描更清楚、方便地了解文件的原始面貌，在保護原件的同時也簡化借閱工作。
3.2 提高“文檔一體化”意識
文檔一體化的最終目的就是將文書檔案的管理工作在組織制度與具體運作程序上進行有機融合，超前控制文件管理，確保檔案質量，使檔案工作程序簡化，防止出現重復工作，促進文檔工作流程更加合理化。文檔一體化的基礎工作就是文書工作，辦公室人員的檔案意識極其重要。要高度重視文書材料的立卷歸檔，處理文件時必須和檔案工作聯系在一起，讓文書、檔案管理一體化。因此，辦公室人員一定要確保文件材料的質量，使文件材料的文體、格式等要規范而標準，不能使用復寫紙、圓珠筆等起草、修改、謄印，文件要完整且齊全。
3.3 完善文書檔案管理制度
單位領導需真正認識檔案管理的重要性，重視制度的制定，完善管理中需要的配套硬件，并能深入貫徹實施文書檔案管理制度。文書是檔案的來源。遵照立檔歸檔原則，以企業形成的文書為準則，工作中嚴格統一工作流程，建立健全歸檔制度。認真學習省檔案局頒布的規章制度，擬定相應的工作計劃。并在工作中注意：1.嚴控立卷歸檔的時效。2.保證文書的完整并合理分組。3.明確分檔的重點。4.定期清理已無保存價值的文檔。
3.4 保證文書檔案齊全完整
辦公室文書檔案管理工作者在工作中不僅要將已形成的檔案收集齊全完整，而且還應關心文書檔案的形成與辦理過程中的相關情況。文書工作者在最初歸檔時要認真檢查材料，發現應有附件而未及時歸檔的要記得催要；有外借卻未按時上交的文件要跟蹤收回。在做收文登記后應甄別該文件會否具有保存價值，不具社會價值的無需歸檔。在檢閱完畢后進一步完成歸檔工作。認真完成從零散“頁”到“件”，再到裝盒為“卷”的檔案入庫工作。
【關鍵詞】新時代，文書檔案管理工作，途徑
中等職業學校文書檔案主要是中等職業學校在行政管理過程中形成的具有保存價值的資料。它是中等職業學校檔案工作的基礎組成部分，對中等職業學校檔案管理具有非常重要的意義。由此可見，檔案管理對學校的穩固發展起著至關重要的作用。本文以新時代文書檔案管理的特點為切入點，對中等職業學校文書檔案管理的現狀和做好文書檔案管理的途徑進行了詳細的闡述。
一、做好文書檔案管理工作的必要性
眾所周知，文書檔案管理工作具有非常鮮明的特點，那就是具有較強的專業性、政策性以及機密性。特別是在這個信息化的時代，做好文書檔案管理工作，對促進中等職業學校的全面發展具有非常重要的意義。
（一）文書檔案在中等職業學校的日常管理中起著憑證的作用。可以說文書檔案是中等職業學校曾經開展過的一些工作的有力憑證，這就使得文書檔案不同于其他文件，主要是由于它具有一定的法律效用。致使文書檔案如此特殊的原因是它對中等職業學校發生的事件的客觀記錄。同時，它還能夠完整的保留當事人的筆跡或視頻音頻等。
（二）文書檔案具有一定的參考價值。正如前文所述，文書檔案是對學校社會實踐活動的客觀、真實的記錄，不僅有較高的真實性，同時還能為中等職業學校開展其他工作提供正反兩方面的經驗參考，對完善學校的活動方式提供了一些借鑒和幫助，具有較高的參考價值。
二、新時代文書檔案管理的特點
（一）文書檔案管理工作非常復雜。我們知道，文書檔案管理的工作內容無非就是對各類資料的收集和保存。它主要的工作就是對一些資料的存檔管理，這些資料包括事件的資料、活動過程、文件以及人事資料等。不僅要用各類載體對資料進行記錄，在存放時也要進行分類，這是現代文書檔案管理的方法。然而文書檔案管理涉及到的資料種類非常多，致使文書檔案資料非常復雜。由此我們也不難看出，文書管理的工作不僅過程非常繁瑣，同時工作量是非常大的。
（二）文書檔案管理的基礎是文書工作。文書工作主要就是針對各類文件進行收集、記錄、整理、立卷以及歸檔等的工作。可見，文書檔案工作的開展也是文書檔案形成的過程。所以，文書工作的工作質量直接影響著文書檔案管理的質量。
（三）文書檔案種類多樣，檔案載體多種多樣。隨著中等職業學校的不斷發展，學校的文件資料越來越豐富，自然文件的種類也是多種多樣的，比如行政管理、黨群管理、特殊載體檔案等等諸多方面。同時，隨著科學技術的進步，文書檔案的載體也變得多了起來，比如照片、視頻、音頻以及電子文件等。
（四）文書檔案的管理具有公文管理的特點。公文管理的特點主要體現在標準化方面。同時，文書檔案自己也有非常鮮明的特點，比如文書檔案的服務性、保密性以及規范性。不僅如此，文書檔案管理工作對資料的完整程度要求特別高。所以，學校文書檔案管理人員在開展工作的時候要以高度負責的態度，以保障文書檔案的安全。
三、新時代文書檔案管理工作的現狀
（一）中等職業學校對文書檔案工作缺乏規范的管理。一直以來，很多學校和企業都對文書檔案管理沒有給予足夠的認識，致使文書檔案工作缺乏規范的管理，具體表現為：檔案標題不準確、案卷內容不完整、檔案不規范等現象。
（二）文書檔案檢索效率很低。我們知道，檔案的檢索方式無非就兩種，一種是手工檢索，另一種就是計算機檢索。一直以來，大部分中等職業學校檔案的檢索方式還是沿用手工檢索，這種檢索方式相對于計算機的檢索方式費時費力了很多。所以，加快推進中等職業學校檔案檢索傳統模式的改革越來越有必要。
（三）文書檔案管理人員的工作能力有待提高。隨著中等職業學校管理的方式逐漸向著電子信息化的方向發展，特別是在電子信息技術已經充分應用在中等職業學校管理各個方面的情況下，以往文書檔案管理人員的專業水平已經不能適應時展的需求。所以，文書檔案管理人員操作計算機的能力水平，也是現階段中等職業學校文書檔案管理工作存在的主要問題之一。
（四）文書檔案管理人員開發檔案資源的力度不夠。傳統的文書檔案管理的工作模式是工作人員只會被動地處理工作，一般停留在對檔案的收集和保管上。對工作的熱情不夠，積極性也不高。這樣的工作態度容易導致學校文書檔案管理工作人員無法對文書檔案的資源進行深層次開發和利用。
四、新時代做好文書檔案管理工作的途徑
（一）提高文書檔案管理人員的責任意識。我們知道，文書檔案管理是促進中等職業學校穩定發展的基礎。所以，它對檔案管理人員有著非常高的要求，檔案管理人員不僅要有高度的責任感，良好的職業素質，專業的技術水準，同時還要有吃苦耐勞的精神。更為重要的是，檔案管理人員的職責范圍也是非常廣泛的，比如要對資料進行收集、整理、記錄、積累、鑒定以及歸檔等等。另外，還要具備使用電子信息技術的能力，以便提升自己的專業素質，從而促進自身工作能力的提高。
關鍵詞 文書與檔案管理課程 課程建設 文書工作 檔案管理工作
中圖分類號：G424 文獻標識碼：A
Instruments and File Management Course Construction
Based on Training Applied Secretarial Personnel
WANG Yinglu， PANG Mingxiu， GUO Ning
（College of Applied Arts and Technology， Tianjin University of Science & Technology， Tianjin 300457）
Abstract This paper discusses the building application-oriented secretarial personnel training programs， "Instruments and File Management" course. Mainly elaborates the overall design of the course concepts and ideas， this course is set in personnel training programs， teaching the implementation of this course， the process of evaluation of the course content. Fully discussed in various parts of the organic combination， and discusses the "Instruments and File Management" course rationality and importance in the administration of professional secretarial direction curriculum system， making it the key of training applied secretarial personnel.
Key words "Instruments and File Management" course; course construction; paperwork; file management work
我國高等教育從精英教育到大眾化教育的進程中，應用型本科人才的培養是其中重中之重的一部分。如何提高應用型高級專門人才的培養質量就擺在了所有應用型本科教育工作者的面前。無論多么好的教育理念和構想，最終都要通過人才培養方案的制定及課程教學的實施來實現。在這一過程中，課程建設就是最關鍵的環節。
文秘專業方向的應用型高級專門人才的培養不是一蹴而就的，在其課程建設的系列環節中需要科學的課程理念、適用的人才培養方案、優秀的教材、合理的教學實施、完善的課程評價等。
1 科學的課程理念
結構主義課程觀是應用型本科課程很好的指導思想和理念。看應用型本科人才的培養效果如何，不是看老師教了多少而是看學生掌握了多少，會運用多少。結構主義課程觀很好地解決了傳統教學中老師什么都懂，卻不知學生會多少的困局。其理念認為老師教的是結構，學生學的也是結構，教師把新的知識鑲嵌在學生已有的知識框架結構中，既便于學生的學習和記憶，又有助于學生靈活運用已學到的知識去改造世界。
具體到文秘方向文書與檔案管理的課程實際中，如何把課程的主要內容以框架結構的方式傳授給學生呢？我們將在教學實施環節討論。
2 適用的人才培養方案
在應用型本科發展的初始階段，很多應用型本科專業的人才培養方案是照搬照抄研究型大學本科專業的人才培養方案的，沒有自己的特色和專長。在本部分中，我們將討論文書與檔案管理課程在文秘人才培養方案中的設置，以此為例說明要想培養出優秀的應用型高級專門人才，適用的人才培養方案是必要的，沿襲舊有的人才培養方案是沒有出路的。
2.1 文書與檔案管理課程在人才培養方案中的設置②
行政管理專業文秘方向培養方案初稿確定的文書檔案類課程為檔案學，定稿中的文書檔案類課程為文書與檔案管理。兩相比較，我們認為文書與檔案管理課程的確定更加切合學生的實際。
對于行政管理專業文秘方向的同學來說，文書的撰擬、文書的處理、檔案的管理等是文秘人員的核心技能，需要單獨開設文書寫作和文書處理方面的課程，才能解決這一問題。所以在文秘方向的人才培養方案中，把文書的擬寫和處理分別開設在兩門課中。在征求了有關專業教師、學者及相關企事業單位從事文秘崗位群工作的資深從業者之后，確定關于文書擬寫的課程定為實用文書寫作，關于文書處理的課程定為文書與檔案管理。
2.2 文書與檔案管理課程的重要性
（1）社會的需求決定本課程在人才培養方案的重要地位。社會對文秘崗位群中從事文書檔案工作的人才需求從來都沒有缺少過，但是現在社會上的企事業單位從事文書檔案工作的人員出現了斷層。企事業單位中從事該類工作的人員中，專業知識扎實、技能熟練的人員一般年齡相對較大，年輕人一般知識不系統，技能不專業。由于文書檔案工作本身所具有的枯燥性、程式性，辦文的人員需要嚴格按照文書檔案的流程辦理，沒有太多樂趣可言，所以造成愿意做該工作的人員稀少。（2）文書檔案工作的性質決定了本課程的重要地位。文書檔案工作是一份技術性專業性非常強的工作，需要從事該工作的人員具備嚴謹、細致、規范的專業素養。所以，對文秘人才，尤其是對具備文書檔案專業知識的人才的培養很有必要。
2.3 本課程與其它課程的關系
由于文書與檔案管理課程的重要地位，所以在修訂的文秘人才培養方案中把其放在該專業方向學生第六學期的課程中，在整個人才培養方案中起到承前啟后的作用。
2.3.1 本課程與先修課程的關系
（1）本課程與實用文書寫作的關系。實用文書寫作是行政管理專業文秘方向學生第四學期開設的課程，與本課程有著最為密切的關系，學生在修學了文書的撰擬之后，才有可能明白文書的處理工作。不學習實用文書寫作，文書與檔案管理課程就無從談起。把文書的撰制與處理分別放在兩門課中講授，使得文秘方向的學生在文書的寫作與處理方面擁有更加扎實的基本功。
（2）本課程與秘書理論與實務的關系。秘書理論與實務是行政管理專業文秘方向學生第二學期開設的課程，與本課程也有著極為密切的關系。因為文秘工作是由三個模塊組成的，分別是辦文、辦事、辦會，文書的撰制與擬寫貫穿在這三個環節當中，尤其是辦文的模塊，更體現了本課程與秘書理論與實務課程不可分割的聯系。
2.3.2 本課程與后續課程秘書綜合實訓的關系
秘書綜合實訓課是對文秘方向學生核心技能的綜合實訓。該課程會對學生的辦文、辦事、辦會能力進行綜合培訓。綜合實訓中的辦文環節包括文書的擬寫與處理、文件的整理與歸檔、檔案的管理等方面的工作。這些環節當中，除了文書的實際擬寫工作非本課程授課范圍，其他都是本課程的講授重點。可見，本課程與綜合實訓中的辦文工作密不可分。
3 優秀的教材
有了科學的課程理念作為支撐，適用的人才培養方案作為保證，培養應用型文秘高級專門人才課程建設的第三個環節就是要有優秀的，遵循課程理念的教材。按照結構主義課程觀的理念，我們將本課程轉換成如下結構。
3.1 文書與檔案管理課程的總體知識框架
文書與檔案管理分為：紙質文書工作與檔案管理工作;電子文件與電子檔案。電子文件和電子檔案工作是在紙質文書與檔案管理工作理論和實踐的基礎上形成的。
文書工作包括文書概述、文書的撰擬與制發、文書的處理、文書的整理歸檔。
檔案管理工作包括檔案概述、檔案的鑒定、檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管、檔案的提供利用。
在文書與檔案管理的課程結構中，文書的整理與歸檔工作是整個文書與檔案工作的連接部分，起著至關重要的作用。它不是單位中檔案室的工作，不能等到文件統一歸檔的時候再做。由于它的核心作用，這一章處于整個課程體系的中間環節。
3.2 基于課程結構的教材
目前，適合于培養應用型本科文秘人才的文書與檔案管理課程的教材不多，更多的是高職高專類關于該課程的教材。在僅有的大學本科的關于該課程的教材中，基本上還是沿用研究型大學或高職高專類院校教材的底本。在條件成熟的情況下，我們將編寫更加適合應用型文秘高級專門人才培養需要的課程教材。
4 合理的課程實施
文書與檔案管理課程是行政管理專業文秘方向大三學生的專業必修課程，其重要性毋庸置疑。這就要求在課程實施過程中從教師和學生兩方面共同努力，構筑學習共同體，才能取得預期的效果。我們將以課程結構中的實用文書寫作與文書與檔案管理課程的結構融合來說明本部分內容。
4.1 教師方面
實用文書寫作是文秘學生大二第二學期的課程，文書與檔案管理是文秘學生大三第二學期的課程。兩門課程都是為了培養該專業方向學生辦文能力，如果只開設其中一門課程，對于辦文工作來說是有極大缺陷的。按照課程指導理念，教師若將兩門課程囊括在一個結構中，將大大提高學生的學習和運用知識的效果。
文書與檔案管理課程包括文書工作與檔案工作。文書工作包括收文處理程序和發文處理程序。發文處理程序又包括草擬、審核、簽發、復核、繕印、登記和分發等環節，而《實用文書寫作》中的文書擬寫只是發文處理中的一個環節，即草擬的環節。這樣，教師在學生舊有知識框架的基礎上，將新的內容不費吹灰之力就鑲嵌進去了，就會起到事半功倍的作用。
教師在課程內容整合的同時，要注意對學生進行課程理念的滲透，運用各種教學方法和手段，在授課之初就指導學生建立自己的知識結構。
4.2 學生方面
學生作為學習共同體的另一部分，必須從自身做起，積極主動地通過各種形式學習和運用知識。對于沒有建立自己知識體系的學生，要在教師的帶領下，盡快建立文書寫作與處理的知識結構;對于已有自己知識體系的學生，要在教師的指導下，將文書工作與檔案管理工作的內容和相關課程的內容有機地結合，盡快構筑更加完善的網狀知識結構。
5 完善的課程評價
要改變傳統大學課程評價中一次考試定成敗的模式，必須采用過程性考核的綜合課程評價體系。完善的過程評價體系是和教學實施緊密聯系在一起的。學生每一次的積極參與，每一次的小作業，每一次的階段考核都應在最后的分數中占有一定比例。這樣，就避免了部分學生平時不重視，臨到考試抱佛腳的現象;同時也避免了個別同學鋌而走險，用作弊的方式來彌補平時學習中的不足。如此，促使學生抓住平時的每一堂課，變被動為主動，這才真正達到了課程建設的目的。
注釋
① 本文基于天津科技大學行政管理專業文秘方向學生人才培養方案中《文書與檔案管理》進行教學設計。
② 行政管理專業文秘方向學生的人才培養方案是在原行政管理專業學生的人才培養方案的基礎上修改調整形成的。
參考文獻
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關鍵詞 文書檔案 檔案管理 檔案工作 原則 方法
文書檔案是機關團體、企事業單位進行科學管理、經營決策、問題處理、信息交流、研究開發等活動的重要載體。文書檔案為學校管理、教學、科研等實踐活動提供了第一手資料，也為學校領導決策提供了科學依據。做好文書檔案工作是提高工作質量和工作效率的必要條件，也是維護歷史真實面貌的重要工作。隨著教育改革的不斷深入，學校文書檔案工作的內容和范圍也在擴大。文書檔案工作需要不斷適應工作變化的需要，如何以更加科學、合理、高效的原則和方法開展文書檔案工作，是擺在文書檔案管理工作人員面前的重要課題。本文通過分析當前文書檔案管理工作的現狀和不足之處，探討了做好文書檔案管理工作的原則和方法。
1 文書檔案管理工作的現狀和不足
1.1 對文書檔案管理工作的重視程度還不夠
文書檔案工作不像其他工作那樣容易出成績，因此一些領導也不大愿意更多地投入和關注，僅僅要求保管好文件，確保檔案信息不外泄、無遺失，需要時可以及時提供參考即可。這些想法造成文書檔案管理工作不被重視，也直接影響到檔案管理工作人員的積極性，導致工作質量不高。
1.2 文書工作與檔案管理存在脫節現象
文書工作與檔案管理，在實際工作中實行分塊管理，這無形中拉大了兩者之間的距離，導致文書工作人員檔案管理意識薄弱，而檔案工作人員也很少關注文書工作，使兩方面的工作存在脫節現象。公文格式和處理方面也存在著不合理、不規范的情況，使現有的文件檔案內容繁瑣、形式多樣，不利于分類、保管。
1.3 各部門之間對檔案工作缺乏配合和協作
文書檔案分散在各個科室部門，歸檔時需要廣泛收集，但各部門往往不太配合和協作。一些部門覺得自己留檔方便工作，于是不愿意將文件資料交付檔案管理人員統一保管。由于得不到相關部門的配合和支持，也影響到一些檔案管理人員的工作積極性，導致一些重要文件檔案不能及時歸檔，長期下來，一些重要文件檔案容易流失和不能歸檔。
1.4 檔案收集整理不規范
一是所收集材料不規范，文書人員文件處理、版記和用紙不規范。不按照《國家行政機關公文格式》規定，如錯用文種，格式不對，無標題、著名、編號、時間；文件用印不當；無主題詞或主題詞不準確；行文不規范；公文紙張克度不夠，紙張大小、裝訂不符合要求；底稿書寫用紙不規范等。
二是歸檔文件整理不符合規范和材料不完整。《中華人民共和國檔案行業標準歸檔文件整理規則》對歸檔有明確規定，但文書人員在實際操作過程中不按照要求，如歸檔材料使用字跡易消失的傳真紙，不用復印紙；只重視收集紙質材料，忽視其他材料，只收集正文，不收集附件和說明等。
以上問題，給檔案管理工作帶來許多不便，也直接影響到檔案的質量和使用效果。
1.5 檔案“重藏輕用”的習慣未得根本改觀
受傳統思維習慣的影響，許多單位重視檔案的收集、整理、鑒定和保管等環節的業務，而忽視對檔案資源的開發和利用，使文書檔案的價值未得到充分的發揮。
2 做好文書檔案管理工作原則和方法
2.1 提高文書檔案管理工作的地位和認識水平
提高文書檔案管理工作的地位和認識水平，是做好文書檔案工作的前提和保證。檔案工作者應積極主動地向教職工尤其是學校領導做好檔案管理工作重要性的宣傳工作，提高大家對檔案工作的了解和認識水平。學校領導需要足夠重視文書檔案管理工作，一是要建立健全相應的規章制度，加強文書檔案管理工作的監督和檢查；二是增加物質投入，提高文書檔案管理的信息化和規范化水平；三是將文書檔案管理工作納入到學校正常事物工作中，提高文書檔案管理工作的地位和影響力。
2.2 推動和實現“文檔一體化”
“文檔一體化”是把文書工作與檔案管理工作融合在一起，加強檔案部門對文件管理的超前控制，既保證檔案質量，也簡化檔案部門的工作流程，提高工作效率[2]。其做法是在公文生成制發至歸檔管理全過程都使用計算機管理系統，生成公文部門按檔案管理及歸檔要求以統一格式輸入和輸出，從而實現文書檔案生成一體化和管理一體化。現階段紙質文件和電子文件并存，檔案部門需要同時收集紙質檔案和電子文件檔案，兩者共同管理。
2.3 加強各部門之間的溝通與協作
檔案部門和文書生成部門都應當圍繞文書檔案管理工作的大局，加強各部門之間的溝通與協作，才能確保文書檔案管理工作的質量和效率。檔案管理工作人員應經常主動同其他科室部門的同事保持溝通，既要明確文書檔案收集的范圍和要求，也要盡量幫助其減輕工作量，以獲得對方最大限度的理解與支持，從而共同把文書檔案管理工作做好。
2.4 檔案管理工作規范化和標準化
檔案管理工作的規范化和標準化是實現檔案管理現代化的重要環節，其原則是：⑴堅持和貫徹“檔案工作實行集中、統一管理”的原則；⑵在上級和本單位主管部門統一規劃和指導下進行；⑶提高檔案工作標準化的科學性。檔案工作標準化應在硬件建設和做好文書處理環節的規范化、標準化建設上下功夫。“文書部門立卷”是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節，要做好及時歸卷、及時收集、及時分類工作，避免積壓。
2.5文書檔案管理要注重創新
墨守成規是不能使文書檔案管理工作進步和完善的，改革發展和信息化使文書檔案工作面臨新的機遇，所以應抓住機遇力求創新。可在以下幾方面創新：⑴機制創新，建立主動參與機制、自我營銷機制及互動、銜接、協調機制。⑵優化文書檔案隊伍建設。一是要加強文書檔案管理隊伍培養，首先是提高檔案人員的業務素質和綜合素質；二是要建立優勝劣汰的用人機制。⑶提高創新意識，變等、靠、要為主動進取。⑷通過技術創新，提高工作效率。
2.6加快檔案信息化建設，提高檔案現代化水平
文書檔案信息化建設，是適應當前信息化發展和檔案管理現代化的必由之路，學校檔案管理工作應當抓住這個機遇，大力推進。從以下幾方面開展信息化建設：⑴按照系統論和集成化的要求，提高系統的整體水平。⑵建設系統數據庫。⑶選擇合適的技術路線，滿足經濟合理和技術先進的原則。⑷做好相關人才隊伍的建設。⑸實行統一管理和人機結合的原則。
3 結語
在新的發展形勢下，學校文書檔案管理工作需要克服和改變陳舊落后的觀念和行為，不斷創新和提高管理效率，采用規范化和標準化的工作方式，加強各部門之間的協調與配合，加快學校檔案信息化建設的步伐，提高文書檔案管理的現代化水平，以適應新時期檔案事業發展的需要。
參考文獻：
[關鍵詞]醫院；文書檔案；管理；特點；現狀；策略
近年來，醫療體制改革的不斷深入，醫院在經營管理工作中所面臨的內部環境和外部環境發生了較大的變化，這就對醫院的管理工作提出了更高的要求。醫院公文檔案管理作為醫院管理工作中的基礎性工作，醫院文書檔案是對醫院發展歷史的重要記載，是確保醫院能夠良性發展的重要信息依據，這就對文書檔案的完整性提出了更高的要求。因此，需要強化醫院文書檔案的管理工作，使其為醫院的健康、持續發展起到重要的保障作用。
一、醫院文書檔案管理的特點
醫院文書檔案不僅記載著醫院的發展史，更是醫院重要事件與公文活動資料的匯總，因此在醫院發展和管理工作中發揮著非常重要的作用。新時期醫院文書檔案管理工作具有以下特點：
（一）規范性。文書檔案多以領導部門的公文為主，因此在管理工作中需要嚴格對公文的類型、檢查和傳遞等方面進行嚴格規定，確保實現對公文的規范性管理。
（二）服務性。醫院文書檔案作為醫院及部門各項決策的重要依據和參考，其具有較強的服務性，因此需要在文書檔案管理工作中更好的對其服務性進行重視，進一步對文書檔案管理工作進行優化，提供工作效率，從而更好的為患者提供便利的查詢服務。
（三）保密性。文書檔案是對醫院重要事件的真實記錄，同時也是各項公文活動資料的匯總，可以說醫院內部的許多重要信息都會由文書檔案記錄下來，這些信息作為醫院的內部信息資料，具有一定的保密性，一旦發生信息的泄露，則會對醫院帶來不良的影響，不利于醫院的健康、持續發展。
二、當前醫院文書檔案管理的現狀
（一）文書檔案管理基礎較差
長期以來醫院文書檔案管理都處于封閉的狀態，更重視于保管工作。而且不同時期對文書檔案管理質量要求也不同，檔案缺乏統一的整理規則，再加在醫院發展過程中，對檔案工作缺乏重視，經費嚴重不足，檔案管理人員整體素質較低，這就導致醫院文書檔案管理基礎較差，不利于各項檔案工作的順利開展。
（二）文書工作與文書檔案工作脫節
在醫院管理工作中，文書和檔案處于分塊管理的狀態，這就導致文書工作與檔案工作存在許多脫節的情況，無法實現有效的銜接。同時醫院文書人員由于自身檔案意識淡薄，在日常工作中，往往存在著不能及時進行收集，收集范圍不明確等問題，同時還存在著用紙、裝訂、附件、辦理程序及編號不規范等情況，文書處理的質量不高，這就文書檔案收集工作的質量帶來了較大的影響，不利于文書檔案利用工作的開展，同時還會對文件價值鑒定及文件之間的有機聯系帶來較大的影響。
（三）文書檔案管理意識不強
文書檔案管理工作需要由文書人員和檔案管理人員共同完成，但在實際工作中，文書人員自身檔案意識淡薄，檔案人員也沒有履行對文書人員的指導和監管職責，這就導致文書檔案存在許多不規范的地方，不利于文書檔案管理工作的開展。
（四）文書檔案管理不規范
醫院發展過程中，對于文書檔案的歸檔一直沒有明確其范圍，這就導致工作人員對于文書檔案歸檔界限在認識上較為模糊，在實際工作中，檔案不能及時歸檔的現象較為常見，檔案極易發生毀損和丟失。同時在當前文書檔案管理工作中信息化技術應用水平不高，管理手段較為落后，這就導致醫院文書檔案在檢索、查閱過程中受到諸多的制約，對檔案的服務性帶來不利影響。
二、新時期提高醫院文書檔案管理水平的策略
（一）提高醫院文書檔案現代化管理意識
醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領導做起，只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識，才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。在現代化科技信息發展過程中，醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理，既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助，又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以，作為文書檔案管理者，應該具有高度服務意識，認真收集、整理、管理醫院文書檔案，加強檔案的匯編與分類工作，讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。
（二）優化文書檔案管理工作
在科學技術的發展影響下，醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行，在目前形勢下，醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率，以促進文書檔案管理科學化。醫院應該完善文書檔案信息管理系統，利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容，對文書檔案的全文進行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索，以節省醫院文書檔案管理資源，節省檢索時間，將檢索中的認為失誤率降低，保證檢索準確率，優化醫院文書檔案管理效率。
（三）以制度保證醫院文書檔案管理質量
規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策，從自身的實際情況出發，對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定，通過正確界定范圍、準確劃分管理期限，使醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況。加強文書檔案管理的工作執行力，使文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處，院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責，加強文書檔案管理的監督考核，以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。
（四）提高醫院文書檔案管理者的素質
醫院需要全面加強檔案管理者的職業素質，通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業能力以及管理素質。引導他們通過現代化的新管理方法來落實文書檔案管理，同時可以利用現代電子技術管理方式來優化文書檔案管理效率，使文書檔案管理和醫院的可持續發展同步進行。
三、結束語
加強醫院文書檔案的管理，不僅需要醫院領導要對此項工作給予高度重視，加大資金投入，同時，檔案部門要加大對專業檔案業務知識的培訓，全方位提升文書檔案管理人員的綜合素質；另一方面，要加強醫院內部各部門間的管理與溝通，充分利用計算機和網絡技術，改進服務方式和手段，真正實現文書檔案管理的飛躍。
參考文獻
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關鍵詞：中職學校；文書檔案；管理現狀；解決對策
引言
檔案管理工作實施起來較為繁瑣、復雜，且需要很長的時間來整個各項資料，文書檔案管理作為檔案管理工作的一個重要部分，對于管理中各項資料收集、整理起到很大促進作用。而檔案開發、收集、整理等作為中職學校開展管理工作的核心內容之一，尤其是文書檔案對學校教學、科研、發展等均起到重要作用，對學校的管理、建設工作也會產生很大影響。因此，本文從當前中職學校文書檔案工作的現狀著手分析，針對存在的問題，重點探究具體的應對措施，以進一步提升文書檔案管理工作質量及工作效率。
1.關于中職學校文書檔案管理工作現狀分析
1.1中職學校的檔案管理制度還需不斷完善
中職學校管理工作中，文書檔案管理工作是其中一個部分，其管理不當直接反映出學校的管理工作不夠嚴謹、制度不夠健全，缺乏高效的管理制度行為約束，易降低管理工作效率。如：學校管理人員在收集、整理文書期間，各個部門管理人員未及時溝通，造成合作不順暢等，均會影響管理工作進度及水平；在調取、使用文書的過程中，其管理條例、程序等不夠成熟，使文書調取過程較混亂，會造成文書遺失的現象，從而影響學校文書檔案管理工作的有序開展。
1.2中職學校文書檔案資料收集較分散
目前很多中職學校的高層管理者，對于學校內部的文書檔案管理工作并未引起重視，且關注度非常小，他們更多的注意力都集中于提升學校的教學水平方面。此種管理狀態長此以往，將影響各業務部門文書檔案收集整理的重視程度，以致沒把檔案收集、整理等過程直接納入到主要工作組成中，這就容易降低管理人員的工作主動性，且易引發文書檔案收集、整理不夠完整，很多資料較分散等問題，嚴重的使文書檔案的收集和檔案管理工作間的銜接出現問題[1]。這主要因為文書檔案管理和普通檔案管理之間即有聯系又有區別，若二者難以較好地銜接，則會導致檔案管理工作相互脫節，從而影響中職學校的整個檔案管理工作的開展。
1.3中職學校對文書檔案管理工作者培訓不足
中職學校在開展文書檔案管理工作時，未對有關管理工作者提出較嚴格的要求，且日常管理工作中缺乏對檔案管理工作者的重視程度偏低，未對其做相應的培訓，僅僅把培訓重心轉移到學校教師培訓上。更有甚者，很多中職學校的文書檔案管理工作主要由學校教師兼職，在未經專業培訓的情況之下，使得文書檔案管理者的工作效率、工作質量等受很多影響，這就很難滿足學校日常文書檔案管理工作。
1.4中職學校文書檔案管理信息化程度偏低
中職學校因受資金投入、管理方式等因素限制，使學校開展文書檔案管理工作時，常常出現檔案室基礎設備與標準不符、安保標準地、現代化、信息化水平低等，從而影響文書檔案管理現代化程度，尤其在互聯網技術、計算機技術等方面，文書檔案管理部門的現代化水平較落后，而上述因素會大大降低學校文書檔案管理工作效率。
2.改善中職學校文化檔案管理的核心措施
2.1完善中職學校文書檔案管理制度
制度作為一種使各項工作按照計劃達到預期設定的目的、需人們一同遵守的行為準則，對人們的日常行為起到一定的規范作用。首先，在開展文書檔案管理工作的過程中，中職學校應堅持以制度作為管理規范，仔細熟知各檔案法、不同種類公文的處理辦法，按照相關部門的公文管理規定，提出相應的管理方法，并整合以往的規定，構建一體化、規范化的文書檔案管理策略。同時要將文書檔案管理辦法納入單位部門規章，進一步提高管理人員對檔案管理執行程序的統一性，提高辦事效率和辦事質量，減少工作復核量。
其次，制定規范、統一的管理方法，可使整個文書檔案工作做到有據可依，有章可循，且制定可文書檔案管理方法后，管理者需在文件形成初期，嚴格檢查、鑒定、分類、歸檔文書編號，以做好檔案管理有關工作，縮減重復工作量，確保檔案和文書協調；最后，中職學校文書檔案管理者需全面、細致地檢查案卷，將學校中無用的文件完全剔除，重新整理、歸類案卷，盡可能地把有聯系的文件整理在一起，以使案卷更加規范化。同時文書檔案管理者需規范文書題名，在記錄各資料的簡稱時，需規范有效，保證檢索文書資料的準確度，在管理文書檔案時健全規章制度，使工作流程更加規范化，從而提升學校文書檔案管理工作水平。
2.2促進中職學校檔案管理和文書檔案工作間的協調
中職學校內部的檔案管理和文書檔案管理工作即存在一定的聯系又互相區別，對此，想要提升文書檔案管理效率，就需先做好學校普通檔案管理工作。文件作為檔案基礎，檔案屬于文件的歸宿，學校文書工作水平對于文書檔案管理水平會產生直接的影響，因此，學校的文書工作者需具備相應的檔案管理意識，在執行歸檔制度的過程中，應保證整個檔案文件完整、準確，并以文件資料收集、整理工作為準，促進檔案室內工作人員和管理者之間的聯系，使各個工作者做好各自的檔案審查職責，從而做好學校的文書檔案管理工作[2]。
2.3加強對中職學校文書檔案管理人員的培訓
針對中職學校的文書檔案管理者，其職業技能、檔案管理意識施做基本的要求，這就需學校加強對檔案管理者的培訓，以增長其見識，同時多思考一些問題，以提升其認知能力，同時學校需告知檔案管理者不斷學習、思考，以培養管理者的各方面能力及提升其綜合素質。現在大多數中職學校教師、各部門管理者入職后，均會對其做相應的培訓，時間在15-30天左右，主要便于相關工作者盡快地熟悉自己的工作環境，同時也為進一步培養及鍛煉工作者的工作能力。中職學校的文書檔案管理工作雖然表面上看比較簡單，但是內容較多，所涉及的數據資料也非常多，管理起來任務較繁重，需綜合素質高且專業技能較強的管理者才可勝任。
2.4促進中職學校文書檔案現代化管理
中職學校以往的文書檔管理方法，盡管確保文件和文件間互相聯系，這樣能確保單份的文件不會磨損、遺失，其保密性、安全性均能保障，但在互聯網普遍運用的環境下，學校以往的管理方法在文書管理中的缺點慢慢凸顯出來，這就難以確保案卷質，對學校文書檔案銷毀、利用及鑒定等方面會產生很大影響，且難以適應互聯網管理需求。
對此，以互聯網技術實現中職學校文書檔案現代化管理非常關鍵，首先，中職學校文書檔案管理者應選取與學校文書管理工作相符的軟件，以計算機對文書檔案做相應的整理、編號、立卷等，并構建檢索、查閱引擎，并對接好文書檔案管理系統和OA系統，以實現兩系統間無縫對接，確保電子文件中的數據信息可錄入系統當中[3]；其次，文書檔案的計算機的檢索工具運用較多樣化，能使檔案由文件級順次向檔案專題、案卷等級別發展，利用多角度、多層次檢索體系，可加大檢索工具的覆蓋率，從而使檢索工具及時、快速、準確地提供所需文書檔案，最終提升文書檔案利用率。最后，應計算機技術在中職學校構建相應的文書檔案管理網絡系統，進一步規范管理各種文書檔案，且運用檔案系統于各部門間較好地傳遞文件、資料，以實現文書檔案資源共享。
3.結語
綜上闡述，中職學校的文書檔案管理是學校展開各方面管理工作的關鍵部分，也是學校朝著規范化、制度化發展的重要標志，只有做好文書檔案管理工作，不斷健全管理制度，提升管理者的管理意識，運用現代化技術構建文書檔案管理系統等，才能進一步提升中職學校文書檔案管理效率及管理水平，最終適應當前學校文書檔案管理事業發展需要。
參考文獻
[1]王山.學校人事檔案管理工作的規范化與數字化[J].環球市場信息導報，2013，24（4）：23.
1.文書和文書檔案。
文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。文書檔案是辦理完畢，且具有保存價值的文書。其重點在于“具有保存價值”，這就說明，有一部分的文書可以成為文書檔案，而余下的那部分，就只是“文書”。這就存在文書檔案歸檔范圍和文書檔案鑒定的問題。企業的實際操作過程中“，有文必檔”的現象普遍存在。“有文必檔”帶來的是人力、物力、財力和時間的浪費。將很多不需要歸檔的文書歸為文書檔案，忽視了檔案的有用性。檔案學理論一直強調檔案是有價值、有用的文件，是留存以備查考的歷史文件。企業文書檔案的歸檔范圍必須明確，必須是那部分由查考利用價值的文書。2006年頒布的國家檔案局八號令本著“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的原則，明確規定了機關文書檔案歸檔和不歸檔的范圍。其中指出“上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等”不屬于歸檔范圍。此外“，本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿”也屬不歸檔范圍。很多企業認為檔案的齊全完整就是文件的歷次修改稿都要留存，因此，在企業文書檔案的整理過程中，一份文件的修改稿都放入其中。這是不必要的，文件的修改稿只是文件制作活動的反映，真正有價值、促進實踐活動開展的是文件的最終稿。故文書檔案只歸文件的最終稿即可。從文書到文書檔案需要檔案整理人員的鑒定，這對檔案人員的素質要求是較高的。檔案人員要清楚地知道文書和文書檔案的界限，熟悉文書檔案的整理規則，認真參照國家和企業的文書檔案整理分類方案，剔除不屬于歸檔范圍的文書，保留有價值、有參考的文書，保證文書檔案“收集齊全、整理規范、安全保管、合理使用”。
2.文檔一體化。
文檔一體化已不是一個新的概念，很早就有人提出文檔一體化，而它的實踐卻不盡如人意，往往是文書工作和文書檔案工作脫節。在企業的文書檔案管理中，文檔一體化能起到簡化流程、提高效率的作用，文檔一體化的呼喚應該更加強烈。在文件生命周期理論中，文件從其形成到最終銷毀都叫文件，無論是現行文件、半現行文件還是非現行文件。文件所呈現的價值有第一價值和第二價值之分，由于大多數企業檔案不進館，企業的文書檔案就保存在企業的檔案室，因此其呈現的價值就只是第一價值。一份被判定有價值的文書，其成為文書檔案之后，只是在稱呼、保管方式等發生了改變，最重要的是，這份文件的內容并沒有改變。無論其是在文書處理處理系統還是檔案系統中，它的內容始終是一樣的，一樣都具有價值，一樣都是對本企業而言的第一價值。只是其價值的呈現方式不同而已：在文書系統中，它推動的是文件中所指活動的開展；在文書檔案系統中，它的現行價值已經結束，它呈現的是為類似的活動提供參考的價值。為提高文書檔案的整理效率，就要實施文書檔案的“前端控制”，也就是說，把文書檔案的管理要求納入到文書處理程序中，以保證檔案的齊全、完整。文書檔案管理過程中，要重視檔案人員對文書人員監督作用，以明確文書檔案收集范圍；保證文書檔案及時收集、用紙規范、裝訂規范、原稿齊全、附件不殘缺等。借此把好了文書檔案的質量關，為文書檔案的整理工作打下堅實的基礎，減少文書檔案整理中不必要的麻煩，最終促成了文書檔案的有效管理。
3.電子文件和數字化文件。
計算機的普遍應用，帶來了電子文件的出現。電子文件形成于電腦之中，是以數字代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。在文書檔案的整理流程中，要求檔案數字化，掃描成為工序之一。數字化文件是利用掃描儀等設備將文件進行掃描，并以tif、jpg等圖片格式存儲于電腦之中而形成的。由于電腦是企業必不可少的辦公設備，文件都是在電腦中形成，而后打印成紙質稿進行文書處理的。可見，文書檔案的內容與形成于電腦之中的電子文件是沒有區別，與掃描后形成的數字化文件也沒有區別，那么，數字化是不是一道多余的工序呢？筆者認為，既然企業文書檔案整理的最終目的是為了便于企業的查找、利用，那么，與數字化文件內容一致的初始電子文件也可以與文書檔案的錄入數據進行相應掛接，當然，這需要技術上的可行性。如果這種技術是可行的，就可以省略掃描這一工序，簡化企業文書檔案的管理流程，提高企業文書檔案的整理效率，更方便了企業文書檔案的有效利用。
4.單機版軟件與網絡版軟件。
企業文書檔案管理軟件有單機版和網絡版之分。目前，大多數企業所使用的是單機版軟件，單機版軟件的優勢在于可以用vfp命令來對掃描后形成的數字化文件與系統中的錄入數據進行掛接。而其缺點也是顯而易見的：單機版軟件容錯能力差，可以毫不留痕跡的將其中的數據刪除；分錄在幾臺電腦中的數據，需要用命令來合并、排序，稍有不慎，容易引起數據丟失；單機版軟件雖然也有文書處理這一菜單，但企業大多還是采用自己的辦公自動化系統來處理文書。經過對比分析，網絡版軟件具有更大的優勢，尤其是在網絡覆蓋率高的今天，企業應該推崇使用網絡版檔案管理軟件，以便于多人同時查閱文書檔案、提高企業文書檔案的利用效率。
企業文書檔案是企業各項活動的真實歷史記錄，對企業來說，具有重要的憑證和參考作用。筆者從理論上分析其可行性，提出了其在實踐中的合理性，以期能夠推動企業文書檔案管理流程的簡化、管理方式的實用與利用效率的提高。
本文作者：劉靜 單位：阜礦集團五龍煤礦檔案室
【中圖分類號】G272.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】1004-7484(2010)08-0b-02
收集工作是整個檔案工作的基礎和關鍵,收集工作的好壞,直接關系到檔案形成的完整與否。俗話說:“巧婦難為無米之炊”, 在最初的檔案收集過程中,如果收集不全,何談日后的鑒定、 整理及提供利用?所以,收集工作是整個檔案工作的基礎和關鍵。文件材料收集不全的現象仍或多或少地存在著,并且直接影響文書立卷的質量。這個問題應當引起我們大家的重視。要解決這個問題,首先應分析造成材料收集不全的原因,接下來才有的放失,把問題解決好。
1 當前收集工作存在的主要問題
單位領導是檔案管理現代化建設的決策者,決定著該單位檔案工作管理的命運和前途。然而,有些單位領導在歸檔意識上不重視,很容易造成重要文件不能及時歸檔的問題出現。如開會帶回的文件材料不及時交文書保管,而是把經常需要參考的文件帶在自己身邊,不注意對其進行妥善保管,更有甚者,隨手便將文件材料扔進紙簍。這樣,稍不注意,就會把文件損壞或將其丟失。勢必造成文件材料歸檔不夠齊全完整。文件缺件較多,不能按時移交歸檔,造成案卷無法編號、輸入微機,影響檔案工作其他環節的正常展開。針對這些問題,文檔人員有必要從對工作高度負責的角度出發,向領導講明道理,講明立卷歸檔范圍及其檔案的作用和意義。而對于領導經常用的文件材料可提供復印件給他們,這樣用起來放心大膽,用舊了可以再復印,丟失了可以再補。同時還要嚴格落實立卷規章制度管理。檔案部門和業務部門要按規定,對應立卷歸檔的文件材料進行認真清理,由承辦部門立卷完畢,經檔案部門審核無誤后辦理交接手續。這是在正常情況下進行歸檔工作的主要形式,也是檔案部門開展歸檔工作的經常性任務。在歸檔過程中,檔案人員要按收發文登記督促,指導文書立卷人員按登記如數移交。確保單位文件材料收發處理的總記錄。
2 內部機構各自為政的問題
加強組織領導。檔案管理現代化建設是一項系統工程,決不能各自為政,必須加強組織領導,搞好宏觀管理。加強檔案意識和法制觀念,認真貫徹《檔案法》。現實中,有的單位領導依法治檔的自覺性不高,對檔案工作沒有引起足夠重視,依然存在“說起來重要,做起來次要,忙起來忘掉”的現象,致使出現該歸檔的文件材料沒有歸檔等違法現象發生。筆者在整理基層文件材料過程中發現,有些歸檔的文件材料只有復印件而沒有原件。問明情況才知道,是內部科室將文件的原件留了下來。他們認為,這類文件與本科室關系密切,自己保存原件放心,而沒有認識到原件交到檔案室集中統一管理是最有效、最安全的。在這種情況下, 文檔人員應主動協調好科室與科室之間的關系,講明集中統一管理檔案的好處,并把有關檔案管理的規定反復說給他們聽,讓他們引起足夠的重視。同時,抓住關節點及時歸檔,文件材料的立卷歸檔是文書工作的最后環節,同時又是檔案工作的起始環節。可以說,立卷歸檔有保存價值的及時移交檔案室歸檔 。對于本單位召開的重要會議,因涉及多個部門承辦,承辦人員應主動整理立卷移交檔案部門,對于密級較高的會議,為了使會議文件技能按時立卷歸檔,又不泄密,歸檔后要嚴格控制利用范圍。在文書立卷之前,要下好通知,讓各科室把已經形成的或已閱辦的文件材料(原件)及時送交檔案室集中立卷,以確保文件材料的完整與齊全。做好利用工作,打消利用者的顧慮。主動地為利用者提供檔案信息服務。
3 基層文檔人員業務不熟或責任心不強的問題
檔案人員專業素質不高,業務技能不強,也是造成檔案工作不能健康發展的主要原因。有些新上崗的文檔人員,由于對文書立卷的基礎知識掌握不牢,平時的收集工作就沒有做好。如請示、批復不在一起,底稿與正稿分家,正件與印件不完整。如果遇上不負責任的文檔管理人員,文件材料不能及時理順歸檔,就會隨著時間的推移而將其丟失,人為地造成立卷工作中的“脫節”現象。解決這個問題的辦法除了檔案行政管理部門在文檔人員上崗之前加強業務培訓外,還要建立健全管理制度。設立檔案人員崗位責任制,確保有關法規和制度落到實處,制定有效措施明確責任,依法管理,做到有章可循,有法必依,使之逐步變成自覺行為,確保檔案管理工作跟上單位進程。
總之,基層檔案收集不全的問題是多方面的,需要我們廣大檔案工作者共同努力,這項工作既需要檔案行政管理部門的宣傳、指導、監督,更需要各單位文檔人員不斷學習新知識,提高業務能力,把可能在立卷過程中出現的問題,消滅在平時的工作中。只有這樣,才定能提高工作效率,有效地保證立卷工作的質量,以此贏得利用者對立卷歸檔的支持。
作者單位:山東省青州市人民醫院262500
關鍵詞：文書；檔案工作；管理技術；現代化
文書檔案是反應社會各個時代，各個階層的主要政治活動和制度的記錄過程，是隨著社會發展過程中逐步完善和形成的對社會發展的各個階段進行合理記錄的主要載體。各文書檔案記錄了一個社會組織在生產過程中各個階段的重要管理活動和各個業務開展狀況，是社會發展過程中主要的體現形式。文書檔案管理是通過由各種已經完成的活動中能夠具有保存價值的文書整理形成的，是歷史的客觀記錄，是用來來反映在某一時期領導的決策、部門建設、研究開發、問題處理等的過程和成果。
一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提
1、愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發揮主觀能動性，干出業績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。
2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上險惡機關和檔案部門下發的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。
二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路
隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質量等，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。
1、掌握現代化管理技能，提高綜合素質。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各個環節與自動化辦公相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這種現代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。
2、利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。
三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質
文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。
1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。一是通過各種形式宣傳各種國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。
2、加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業技術職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業知識培訓的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強參加在職教育的主動性和積極性。極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。提高了文書檔案傳輸的安全性。傳統的檔案傳輸是靠人力，不免會出現在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費時費力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸的出現解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現象。
