時(shí)間：2022-05-28 17:03:24
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇社保檔案，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
近年來，我國社會保障工作進(jìn)入了快速發(fā)展階段，特別是城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)與農(nóng)村新農(nóng)合的推行，各種保險(xiǎn)費(fèi)征繳范圍得到擴(kuò)大，人們參保的種類及參保人們數(shù)量逐漸增加。所以，社保業(yè)務(wù)的檔案數(shù)量也隨著增加。社保檔案的管理工作時(shí)社保工作重要基石，目前，我國社保檔案管理主要是憑借社保工作人員收工操作，社保檔案管理方面存有制度和體制不健全、相關(guān)軟硬件設(shè)備不配套、管理檔案的工作人員素質(zhì)較差、信息化程度較低等問題。社保部門需要把檔案管理工作列入社保工作的總規(guī)劃中，規(guī)范檔案管理工作，加強(qiáng)檔案的信息化、專業(yè)化管理。
一、社保檔案內(nèi)容及建立社保檔案的重要性
社保檔案通常指記有參保人員基本信息，能夠體現(xiàn)參保人社保待遇及繳費(fèi)義務(wù)的各種文件、文書及憑證等。要做好社保工作，必須先做好社保檔案的基本管理工作，社保檔案既是參保人參保的重要證明，也是社保部門科學(xué)化管理的重要條件。社保檔案管理是一個(gè)專業(yè)化管理工作，社保檔案具有數(shù)量龐大、以人為本、動態(tài)變化及規(guī)范性強(qiáng)的特點(diǎn)。社保檔案是參保人員維護(hù)其利益的重要保障，社保檔案記錄者參保單位或參保個(gè)人的參保過程中，參保者憑借此檔案可以享受對應(yīng)待遇，所以，社保檔案管理工作對參保人利益具有直接影響，特別是人口流動性較大的地區(qū)，社保檔案是否完整與安全對參保人正常利益的維護(hù)具有重要影響。社保檔案是開展社保工作的基礎(chǔ)和前提，社保檔案關(guān)系著參保人的一生，參保人從開始辦理保險(xiǎn)到享受社保待遇之間相隔很長時(shí)間，由于參保人可能工作變動、失業(yè)或變更等，涉及很多復(fù)雜內(nèi)容，社保資料必須完整，后續(xù)保險(xiǎn)工作才能正常開展。社保檔案是檔案管理工作的一部分，規(guī)范和管理社保檔案關(guān)系著我國檔案事業(yè)的建設(shè)水平。
二、目前我國社保檔案管理方面存有的主要問題
（一）社保檔案管理的有關(guān)軟硬件設(shè)施不夠配套，信息化程度低
因?yàn)樯鐣ｋU(xiǎn)業(yè)務(wù)的工作數(shù)量十分龐大，參保環(huán)節(jié)有很多，所以，社保檔案管理業(yè)務(wù)的設(shè)施需要不斷改善，有關(guān)檔案管理設(shè)備需要非常先進(jìn)，而實(shí)際社保檔案管理方面投入的軟硬件設(shè)施多數(shù)都不配套，很多管理工作處于利用人工輔助狀態(tài)，極少數(shù)單位運(yùn)用了有關(guān)檔案管理軟件，檔案管理工作未實(shí)現(xiàn)信息化管理，社保文件前段和后端不通。
（二）管理方式落后，管理制度不夠完善
我國社保管理機(jī)構(gòu)有很多層次，這些機(jī)構(gòu)層次也比較分散，總的管理方式比較落后。因?yàn)樯绫７N類有很多，各類保險(xiǎn)歸口不統(tǒng)一，每個(gè)種類保險(xiǎn)又關(guān)系很多管理部門，一些歸人力資源保障局，一些歸勞動保障度等，上面歸口部門混亂，后端檔案管理更不規(guī)范，很多社區(qū)或農(nóng)村社保機(jī)構(gòu)的基層平臺建設(shè)都十分落后。盡管我國檔案局與社會保障局制定了一些社保檔案管理方面的規(guī)定，但社保辦理機(jī)構(gòu)過多的關(guān)注怎樣方便人們和提高工作效率，因?yàn)槿藛T編制、服務(wù)場所及經(jīng)費(fèi)支持方面限制，許多業(yè)務(wù)辦理都要依靠工作人員手動操作，社保信息和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)未實(shí)現(xiàn)信息化。
（三）管理人員缺乏專業(yè)知識，操作不夠規(guī)范
我國社保業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的絕大多數(shù)經(jīng)辦人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)，缺乏檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識，不了解檔案管理工作的管理方法及有關(guān)政策，檔案管理技術(shù)水平較低，缺乏檔案意識，實(shí)際工作過程中經(jīng)常有社保人員將檔案進(jìn)行隨意處理的現(xiàn)象。如果社保檔案資料沒有及時(shí)歸檔或隨意進(jìn)行留村而導(dǎo)致檔案丟失，社保參保人受到不必要損失。除此之外，因?yàn)樯绫n案的管理人員很多是辦理社保業(yè)務(wù)的工作人員或外來兼職人員，這些人整理社保檔案，管理缺乏科學(xué)性與連續(xù)性，平時(shí)管理容易出現(xiàn)混亂現(xiàn)象，檔案查詢與更新也會非常慢，給社保檔案運(yùn)用造成一定影響。
三、規(guī)范社保檔案管理的方法
社保檔案管理是一項(xiàng)關(guān)系民生的重要工程，它在社保工作中占有重要地位。社保檔案是參保者維護(hù)權(quán)益的重要根據(jù)，是參保人員和社保機(jī)構(gòu)間的橋梁，社保部門提供民生服務(wù)離不開社保檔案。所以，社保部門要重視社保檔案的管理工作，加大檔案建設(shè)工作投入力度，把檔案管理劃入社保工作總規(guī)劃中，實(shí)現(xiàn)社保檔案的科學(xué)化、制度化管理。
（一）樹立社保檔案意識，加大軟硬件設(shè)施的投資力度
檔案管理部門要利用宣傳促使社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)認(rèn)識社保檔案的重要性，意識到開展社保工作離不開社保檔案的管理，進(jìn)而才能加大社保檔案管理方面的投資力度，投入大量資金購置先進(jìn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備，逐步改善檔案保管環(huán)境。如果投資力度足夠大，要將辦公區(qū)域、檔案庫存去和查閱區(qū)獨(dú)立劃分出來，根據(jù)庫房驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置硬件設(shè)備，把檔案管理系統(tǒng)劃入電子政務(wù)規(guī)劃中，消除后端管理軟件和前臺業(yè)務(wù)軟件間屏障，利用信息安全方法構(gòu)建信息共享平臺。
（二）完善檔案管理制度與機(jī)制
目前我國社保檔案管理的體制十分分散，這有悖于檔案管理中的集中管理原則，特別是推行五險(xiǎn)合一以后，社保檔案材料生成及運(yùn)行環(huán)境都發(fā)生了變化，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)需要調(diào)整其工作機(jī)制，成立地方社保檔案的管理中心，集中管理各類社保機(jī)構(gòu)的社保檔案和社保資料，這樣不僅便于參保人員運(yùn)用，而且能夠解決各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在管理檔案方面物力與精力不足問題。
（三）加大檔案管理人員技能培訓(xùn)
近幾年，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)開始招聘大量應(yīng)屆畢業(yè)生及設(shè)備人員，這些人很多沒有檔案管理的有關(guān)知識結(jié)構(gòu)，缺乏檔案方面的專業(yè)知識，社保部門要利用各種形式讓他們參加各種檔案專業(yè)的技能培訓(xùn)，提高社保工作人員業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)。也可以根據(jù)實(shí)際工作聘請檔案管理方面的專家開展專題講座或組織各種微課大賽，促使社保工作人員加強(qiáng)檔案方面知識的學(xué)習(xí)，彌補(bǔ)其檔案技能的不足。
一、專業(yè)性
社保檔案管理工作涉及面較廣，環(huán)節(jié)較多，專業(yè)性強(qiáng)，需要嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和業(yè)務(wù)要求開展工作，不允許管理出現(xiàn)隨心所欲，主觀妄為的現(xiàn)象，這就要求工作人員要具備扎實(shí)的檔案管理知識，自覺提高社保工作的職業(yè)素質(zhì)，同時(shí)要求完善社保檔案的具體管理制度和監(jiān)督機(jī)制，使社保檔案管理工作無處不體現(xiàn)出專業(yè)性。
我們?yōu)榱颂岣邔I(yè)性，注重業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，要求管理人員定期開會集體學(xué)習(xí)，學(xué)完后要求發(fā)言闡述學(xué)習(xí)心得與體會；每季度要撰寫相當(dāng)數(shù)量的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)筆記，并且要相互評比；鼓勵(lì)撰寫業(yè)務(wù)論文，如果發(fā)表則有獎(jiǎng)勵(lì)；還派出人員到業(yè)務(wù)優(yōu)秀的兄弟單位去學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。由于重視社保工作的專業(yè)性，在上級領(lǐng)導(dǎo)的視察工作中，我們的社保檔案管理工作屢獲肯定，也激發(fā)了我們繼續(xù)提高專業(yè)性的信心與決心。
二、嚴(yán)肅性
社保工作涉及到單位職工與群眾的切身利益，不允許有差錯(cuò)和問題，因此要保證檔案管理的嚴(yán)肅性，要抓好從采集信息到建檔入庫的各環(huán)節(jié)，保證檔案信息的正確與規(guī)范，每項(xiàng)步驟只有驗(yàn)收合格，才能轉(zhuǎn)到下面的環(huán)節(jié)。同時(shí)要抓好平時(shí)的檔案維護(hù)工作，預(yù)防自然災(zāi)害，盡量減少人為因素造成的損失。
盡管單位資金并不寬裕，在領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下，我們購買了采集、管理信息的專業(yè)設(shè)備，建立了高性能的硬件平臺，選購了先進(jìn)的檔案管理信息系統(tǒng)，并且擴(kuò)建了儲藏檔案的庫房面積，防護(hù)要求也嚴(yán)格按照制度規(guī)定，加強(qiáng)了防范意外的預(yù)防措施。總之，我們認(rèn)為不僅要強(qiáng)調(diào)嚴(yán)肅的制度化管理，更要抓好落實(shí)。
三、動態(tài)性
社保工作是運(yùn)動變化的，從而社保檔案也具有自己的生命周期，它的內(nèi)容、保存等方面不是靜止不動的，需要管理人員根據(jù)實(shí)際情況，不斷調(diào)整，才能使社保檔案能夠以最科學(xué)合理的方式發(fā)揮作用，為社保事業(yè)提供基礎(chǔ)支持。
在檢查醫(yī)保檔案過程中，我們發(fā)現(xiàn)不少檔案內(nèi)容不規(guī)范、格式不嚴(yán)謹(jǐn)、存放不科學(xué)，我們從嚴(yán)出發(fā)，立刻決定組織員工，對于醫(yī)保檔案全部重新整理，該完善的完善，該調(diào)整的調(diào)整，該清理的清理，該補(bǔ)充的補(bǔ)充，雖然費(fèi)了不少力氣，但是保證了檔案的科學(xué)保存，提高了職工的敬業(yè)愛崗意識。流水不腐，戶樞不蠹，堅(jiān)持做好動態(tài)監(jiān)管，是社保事業(yè)對我們的客觀要求，維護(hù)好社保檔案是我們管理工作的重要方面，不能掉以輕心。
四、服務(wù)性
社保工作是為人民服務(wù)的事業(yè)，社保檔案不僅要為社保工作提供數(shù)據(jù)和信息，還要為人民群眾提供參保工作的咨詢、疑難問題的解答，因此，社保檔案的管理就要提高服務(wù)意識和水平，要根據(jù)工作要求和群眾的需要，想方設(shè)法，提供及時(shí)、高效的便利服務(wù)；要做好社保政策的宣傳，要把業(yè)務(wù)術(shù)語轉(zhuǎn)換成通俗易懂的群眾語言，善于舉例說明，借助喜聞樂見的活動，闡明政策，解答疑惑，使群眾能夠了解和支持社保工作，自覺和我們建立聯(lián)系的橋梁。
我們主要通過建設(shè)信息查詢系統(tǒng)、熱線電話等方式，提供社保問題的解答；還建設(shè)了檔案閱覽室，方便群眾咨詢；在節(jié)假期間，組織管理人員，到街頭、廣場等繁華場所，發(fā)放宣傳資料，展覽工作圖片，現(xiàn)場答疑解惑，增加社保工作的社會影響。
五、信息性
社保工作需要搜集整理大量的數(shù)據(jù)，才能開展工作，但是我們要認(rèn)識到，社保檔案儲存的龐大數(shù)據(jù)資料，不僅對于開展社會保障具體業(yè)務(wù)有直接的作用，還蘊(yùn)含著更多的社會歷史與發(fā)展信息，如果我們充分的利用這些信息資源，就可能發(fā)現(xiàn)許多社會問題存在的深層原因，就可能從中找到解決社會問題的線索與思路，甚至提出與常識迥異的解決方案。因?yàn)閿?shù)據(jù)反映了客觀事物之間的聯(lián)系，只要發(fā)現(xiàn)了聯(lián)系，就找到了規(guī)律，許多棘手的社保問題可能迎刃而解，就可能極大地促進(jìn)社保事業(yè)的發(fā)展，較為徹底的解決社會民生問題，惠及民生和社會。特別是大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們的信息意識要增強(qiáng)，社保檔案天然的信息性提醒我們要把檔案數(shù)據(jù)的整理分析作為重要的業(yè)務(wù)內(nèi)容，要向以研究信息為業(yè)務(wù)的科研單位、專業(yè)的數(shù)據(jù)研究機(jī)構(gòu)等學(xué)習(xí)，掌握基本的分析本領(lǐng)，學(xué)會建立模型。善于挖掘數(shù)據(jù)背后的信息，將會更好的促進(jìn)業(yè)務(wù)水平的提高，也為政府的工作大局提供重要參考。
客觀的說，我們在這方面還做到很少，缺乏研究數(shù)據(jù)蘊(yùn)含著的信息的本領(lǐng)，更嚴(yán)重的是缺乏研究的意識，工作目標(biāo)還停留在基本的管理環(huán)節(jié)。時(shí)代形勢對于我們的工作已經(jīng)提出了要求，要看清業(yè)務(wù)發(fā)展的方向，提高工作水準(zhǔn)，無愧于我們的職業(yè)責(zé)任。
六、系統(tǒng)性
社保檔案管理工作具有系統(tǒng)性，從工作流程看，分為宣傳、采集、整理、歸檔、維護(hù)等階段；從涉及到的方面看，有人、財(cái)、物、信息等，要想把管理工作做好，就要把工作看成系統(tǒng)工程，要具備整體的、宏觀的視野，高屋建瓴，全盤統(tǒng)籌，努力做到環(huán)節(jié)銜接合理，配合協(xié)調(diào)有序，工作才會出成績、效率高。
關(guān)鍵詞：社會保險(xiǎn)；信息化管理；檔案
社會保險(xiǎn)作為社會保障的中心，對社會保險(xiǎn)檔案實(shí)施有效管理是開展社會保障活動的重要依據(jù)。筆者從大港油田公司社保檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合我國社保制度改革的實(shí)際情況，從筆者的實(shí)際工作中提出了對社保檔案實(shí)施信息化管理，確保社保檔案信息化管理的實(shí)際應(yīng)用，探討實(shí)施社保檔案信息化管理的途徑，以實(shí)現(xiàn)社保檔案科學(xué)規(guī)范的信息化管理。
一、社保檔案管理現(xiàn)狀
隨著我國社保體系在各企事業(yè)單位的完善，社保管理工作已經(jīng)達(dá)到了一定的積累，大港油田公司在社保管理過程中就形成了較大工作量的檔案材料。職工參保檔案材料真實(shí)反映了大港油田公司對社保基金的征繳、支付等管理過程，也反映了油田公司社保制度的改革發(fā)展過程。隨著大港油田公司的不斷發(fā)展，參保職工越來越多，社保管理工作越來越完善，社保檔案管理規(guī)模也越來越大，因此社保檔案管理工作越來越重要。雖然，大港油田公司社保檔案管理工作取得了較好的效果，但是就目前管理現(xiàn)狀來看仍存在較多的問題。如，大港油田公司對社保檔案管理工作重視不足。對于大港油田公司來說，社保檔案管理是一項(xiàng)較新的工作，人們對檔案管理不夠重視，而將工作的重點(diǎn)放在社保覆蓋面的擴(kuò)大、社保基金的征繳、退休職工人員的養(yǎng)老金發(fā)放等方面，致使社保檔案不夠重視，處于雜亂管理狀態(tài)，無法有效發(fā)揮社保檔案管理的作用；第二，不健全的社保檔案管理制度。現(xiàn)階段，大港油田公司的社保檔案管理并沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的制度，以至于無法有效明確的對社保檔案進(jìn)行歸檔，無法有效收齊社保檔案，導(dǎo)致社保檔案在管理過程中出現(xiàn)丟失、損毀等現(xiàn)象；第三，沒有專業(yè)性的社保檔案管理工作人員。目前，大港油田公司的社保檔案管理工作人員多是非專業(yè)檔案專業(yè)出身的職工，這在一定程度上影響了檔案管理工作質(zhì)量。
二、社保檔案信息化管理必要性
社會保險(xiǎn)作為社會保障的中心，對社會保險(xiǎn)檔案實(shí)施有效管理是開展社會保障活動的重要依據(jù)。大港油田公司的社會保險(xiǎn)包括醫(yī)療保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)，涉及到職工生活的方方面面，和職工是相伴一生的，對職工的基本生活有很大的影響作用。大港油田公司社保管理中心需要保存工作量巨大的資料文件，因此，為了實(shí)現(xiàn)社保檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、經(jīng)辦流程規(guī)范化、干部隊(duì)伍專業(yè)化、信息網(wǎng)絡(luò)科學(xué)化的目的，提出對社保檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)。因?yàn)槿绻蟾塾吞锕旧绫n案管理工作由于缺乏科學(xué)的管理機(jī)制，損害職工的合法權(quán)益，侵害職工的正當(dāng)利益，無法保障職工的基本生活，大港油田公司很可能面臨職工動蕩的局面。因此，實(shí)施社保檔案信息化管理非常必要。
三、社保檔案信息化管理途徑
實(shí)施社保檔案信息化管理主要從提升社保管理中心管理人員對檔案信息化管理的認(rèn)識、建設(shè)先進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施、建設(shè)檔案信息資源、建設(shè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、建設(shè)檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)和建設(shè)檔案管理的專業(yè)化人才六方面入手。
第一，提升對社保檔案信息化管理的認(rèn)識。實(shí)施社保檔案信息化管理是一項(xiàng)需要不斷投入建設(shè)的社保基礎(chǔ)管理工程，在建設(shè)社保檔案信息化管理過程中，并不是進(jìn)行資金投資、購買信息軟件就可以，還需要結(jié)合社保檔案信息化管理的正確思想，獲得社保管理中心管理人員的支持，邀請社保管理中心管理人員的參與，在全體社保管理中心工作人員的理解支持下，才能順利進(jìn)行社保檔案信息化管理活動。
第二，建設(shè)先進(jìn)社保檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施。主要包括對社保檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)，以及對社保檔案數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)，即以計(jì)算機(jī)為核心的，一系列包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)、存儲器和路由器，以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)和信息安全系統(tǒng)等在內(nèi)的一整套社保檔案信息網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建。先進(jìn)社保檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施是傳輸、交換和共享社保資源的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)社保檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施，才能實(shí)現(xiàn)社保檔案信息化管理的效益。
第三，建設(shè)社保檔案信息資源。社保檔案信息資源是社保檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作，主要包括社保檔案數(shù)字化、電子文件的接收等工作，其主要建設(shè)形式為社保檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)和各類數(shù)字化檔案全文。
第四，建設(shè)社保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。為了保障社保檔案信息化管理健康有序的發(fā)展，需要針對電子文件的形式、歸檔、信息資源的標(biāo)識、存儲、查詢、交換、傳輸和管理等方面制定業(yè)務(wù)規(guī)范管理、技術(shù)規(guī)范管理和標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)范。
第五，建設(shè)社保檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)。為了在技術(shù)層面對社保檔案信息資源和社保檔案信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保障，結(jié)合社保管理中心工作人員的技術(shù)力量，選擇相應(yīng)的管理軟件建設(shè)，確保社保檔案信息化管理的質(zhì)量。
第六，建設(shè)社保檔案管理的專業(yè)化人才。大港油田公司社保管理中心只有具有專業(yè)性的人才，才能確保高效的社保檔案信息化管理。
因此，針對目前大港油田公司社保管理中心工作人員的現(xiàn)狀，筆者建議開展對現(xiàn)有工作人員的針對性教育培訓(xùn)，對其實(shí)施長短期結(jié)合的教育培訓(xùn)方式，盡快提升工作人員的檔案信息化管理專業(yè)技能。建設(shè)專業(yè)化的社保檔案信息化管理人才，是實(shí)現(xiàn)社保檔案信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
總之，大港油田公司社保檔案記錄了參保職工的所有情況，是參保職工依據(jù)我國相關(guān)法律法規(guī)享受社保待遇的重要依據(jù)，實(shí)施社保檔案信息化管理對社保檔案進(jìn)行歸檔整理具有非常重要的意義。隨著大港油田公司的不斷發(fā)展，社會保障管理工作也越來越繁瑣，實(shí)施信息化管理的社保檔案工作可以取代傳統(tǒng)的人工管理模式，是與時(shí)俱進(jìn)的，是充滿生機(jī)的。
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[3]付曉紅.淺談信息技術(shù)在社保檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江檔案.2011，3.
一、加強(qiáng)社保檔案管理對社保系統(tǒng)思想政治工作的作用
一是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)思想政治工作經(jīng)常化。檔案工作包括檔案的收集、接收、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目、排放、保管、著錄標(biāo)引、技術(shù)保護(hù)、開發(fā)利用等一系列科學(xué)的管理，是一項(xiàng)大量的、經(jīng)常性的工作。社保檔案工作頭緒多，業(yè)務(wù)量大，規(guī)范性要求高，做好社保檔案工作是提升社保管理水平的重要手段。社保檔案要求一事一記、一人一記，做好社保檔案工作，必將促進(jìn)社保系統(tǒng)的思想政治工作經(jīng)常化、制度化。二是推動系統(tǒng)內(nèi)思想政治工作實(shí)踐化。思想政治工作作為經(jīng)濟(jì)和其他一切工作的生命線，是在尊重人、尊重事實(shí)的基礎(chǔ)上，研究人的思想問題的產(chǎn)生、變化和如何解決的規(guī)律。社保管理檔案是以具體的內(nèi)容反映社保管理的歷史演變及形成，是對社保工作歷史的一個(gè)真實(shí)寫照，其最大的特點(diǎn)就是真實(shí)地再現(xiàn)歷史。同時(shí)，加強(qiáng)社保檔案管理，也為未來進(jìn)一步做好社保工作提供了實(shí)踐基礎(chǔ)，為提升社保工作水平提供了基本依據(jù)。三是促使系統(tǒng)內(nèi)思想政治工作制度化。社保檔案的建立和完善，既是社保管理工作的真實(shí)記錄，也是有效開展思想政治工作的基礎(chǔ)和結(jié)合點(diǎn)，必將推動社保管理工作制度化。建立檔案，業(yè)務(wù)工作成了客觀實(shí)在記錄，給眾多業(yè)務(wù)人員的一個(gè)壓力就是要不斷加強(qiáng)自我修養(yǎng)，提升自身綜合素質(zhì)，即使在工作中出現(xiàn)一些小問題，也要自我批評，主動整改，促進(jìn)思想升華。因此，加強(qiáng)社保管理檔案建設(shè)，能有效推進(jìn)思想政治工作規(guī)范化、制度化建設(shè)，提升社保系統(tǒng)內(nèi)部管理水平。四是提升系統(tǒng)內(nèi)思想政治工作整合力。隨著社會事業(yè)的改革深化，各種體制性、結(jié)構(gòu)性矛盾日益突出，加之利益格局的調(diào)整也帶來了許多新問題。社保檔案管理工作具有淡泊名利、任勞任怨、無私奉獻(xiàn)的特點(diǎn)，需要潛心鉆研業(yè)務(wù)，客觀、真實(shí)地記錄每一個(gè)細(xì)節(jié)，認(rèn)真對待，加強(qiáng)分析。而思想政治工作本身也是無時(shí)不有、無處不在，需要業(yè)務(wù)人員具備一個(gè)始終不渝、鍥而不舍的精神。這兩者的切合，為建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)正的社保管理工作隊(duì)伍，起到了推動的作用。
二、當(dāng)前做好思想政治工作中社保檔案建設(shè)存在的難點(diǎn)和問題
一是認(rèn)識不夠到位。隨著改革開放的不斷深入，新舊體制的交替，人們的價(jià)值取向、思維定勢、生活方式隨之發(fā)生變化，思想政治工作的難度也不斷增大，對從事檔案管理工作存在著一定的沖擊。針對這一形勢，只有進(jìn)一步創(chuàng)新方式、拓展服務(wù)、強(qiáng)化職能，進(jìn)一步提高檔案管理的思想認(rèn)識，將社保檔案管理工作做實(shí)、做細(xì)、做精，發(fā)揮好思想政治建設(shè)對社保檔案管理的服務(wù)和保證作用。二是工作經(jīng)驗(yàn)不夠豐富。雖然社保檔案管理已有多年的歷史，但由于政策的變化、形勢的變遷、內(nèi)容的拓展等，許多業(yè)務(wù)發(fā)生了新的變化，需要不斷更新社保檔案管理手段。對于一些新進(jìn)人員來講，對一些社保檔案管理工作比較生疏，加之能力不夠強(qiáng)，經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，容易影響到社保檔案工作質(zhì)量，影響到整體工作水平。三是管理創(chuàng)新力度不夠大。由于諸多客觀原因，比如社保管理機(jī)構(gòu)創(chuàng)立的時(shí)間不長，部分人員對檔案工作的重視度不夠高，軟件建設(shè)投入力度不夠大等原因，社保檔案管理的手段不夠新，機(jī)制不夠活，一定程度上制約了檔案管理水平的提高。
三、以加強(qiáng)思想政治建設(shè)為主線，提高社保檔案管理水平的途徑
一是建立組織，明確職責(zé)。加強(qiáng)思想政治工作，組織是核心，必須要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)，從組織層面上提高思想政治工作的保障水平，促進(jìn)社保檔案管理工作有效開展，全面提升社保工作水平。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，建立以管理中心主要負(fù)責(zé)人為組長，分管負(fù)責(zé)人為副組長，業(yè)務(wù)科室為成員的領(lǐng)導(dǎo)體系，主要負(fù)責(zé)人親自抓，分管負(fù)責(zé)人直接抓，成員具體抓，一級分一級，層層落實(shí)責(zé)任。明確職責(zé)，圍繞思想政治工作水平的提高，結(jié)合社保檔案管理工作，科學(xué)制定方案，明確工作職責(zé)，細(xì)化目標(biāo)任務(wù)，分解落實(shí)責(zé)任，把社保檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)任務(wù)都要分解到位、落實(shí)到人，做到有人理事、有人擔(dān)責(zé)任。二是強(qiáng)化管理，創(chuàng)新方式。社保管理檔案種類多，如果理不清，容易造成混亂，影響工作質(zhì)量。因此，做好社保管理檔案，必須從加強(qiáng)思想政治建設(shè)的高度出發(fā)，通過思想認(rèn)識的提高，增強(qiáng)責(zé)任感、使命感，賦予開拓創(chuàng)新的精神，才能從根本上將這項(xiàng)工作做好做優(yōu)。一方面，要加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案管理，將社保機(jī)構(gòu)的組織制度建設(shè)、職責(zé)、主題教育、文明創(chuàng)建、先進(jìn)典型事跡等做好入檔，完善機(jī)關(guān)內(nèi)部的檔案管理。另一方面，還要?jiǎng)?chuàng)新手段，改進(jìn)方式，加大先進(jìn)軟件的應(yīng)用力度，完善社保檔案工作的機(jī)制，提高社保管理水平。三是加強(qiáng)考核，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲。社保檔案的考核可與思想政治工作一并進(jìn)行，突出對責(zé)任制的執(zhí)行情況、任務(wù)的完成情況、檔案的管理情況等進(jìn)行考核，其中檔案管理主要包括工作資料收集、分類保管、保密及提供利用等方面。考核的方法可結(jié)合年終工作總結(jié)和目標(biāo)管理考核、民主評議、年終測評等組織落實(shí)，并把檔案工作成效納入考核干部職工工作實(shí)績的重要內(nèi)容，作為職務(wù)升遷、職稱晉升等依據(jù)。四是強(qiáng)化服務(wù)，發(fā)揮功能。社保檔案是對歷史、當(dāng)前的真實(shí)寫照，是未來進(jìn)一步做好社保工作的重要指明燈。通過提高社保檔案管理的水平，來提升思想政治工作水平，需要發(fā)揮好社保檔案的社會應(yīng)用價(jià)值。重點(diǎn)要把檔案管理與應(yīng)用作為惠民生的一個(gè)重要環(huán)節(jié)來抓，拓展其應(yīng)有的社會應(yīng)用功能，讓廣大群眾能夠通過社保檔案，感受到社會的變遷、改革的成果、幸福感的增強(qiáng)，切實(shí)凝聚起堅(jiān)定方向、堅(jiān)定信念、堅(jiān)定信心的工作活力。同時(shí)，要發(fā)揮好檔案的教育作用，為年輕的職工提供最直接的培訓(xùn)教材，為社會各界提供良好的學(xué)習(xí)素材。
作者：吳靜工作單位：揚(yáng)州市江都區(qū)退休職工管理中心
關(guān)鍵詞：社保;檔案;管理;建設(shè);社保;服務(wù)
社保檔案管理是對社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理，做好這項(xiàng)工作可以更好的維護(hù)公眾的利益，可以保障人們的合法權(quán)益。在對社保檔案進(jìn)行管理時(shí)，一定要采用先進(jìn)的技術(shù)，要提高工作的效率，還要提高檔案管理部門的服務(wù)水平。社保檔案管理部門要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的隊(duì)伍，要提高檔案管理人員的技術(shù)水平，還要激發(fā)工作人員的工作熱情，在平時(shí)的工作中要重視檔案管理工作，還要為檔案使用者提供良好的服務(wù)。
1 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍
社保事業(yè)發(fā)展很快，很多企業(yè)都為員工辦理了社會保險(xiǎn)，隨著參保人數(shù)的增多，社保檔案管理部門的工作任務(wù)加重了，管理人員要對檔案進(jìn)行收集與整理，還要做好立卷與歸檔工作。為了提高檔案管理的水平，檔案部門需要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的隊(duì)伍，要對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其認(rèn)識到檔案管理的重要意義，還要提高其檔案管理的水平，提高工作的效率，避免在整理的過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，要掌握整理的技巧，避免出現(xiàn)檔案丟失或者損壞的情況。培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，可以促進(jìn)檔案管理事業(yè)更好的發(fā)展，可以提高檔案資料的利用。檔案管理人員需要具有較強(qiáng)的責(zé)任心，還要具有良好的業(yè)務(wù)能力。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)要做好人員的調(diào)配工作，對業(yè)務(wù)水平比較低，年齡偏大的人員要及時(shí)調(diào)出，并為其安排其他工作。檔案管理人員要經(jīng)常參加培訓(xùn)，還要多進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，要熟悉日常工作的流程，了解檔案管理的規(guī)章制度，明確自身的職責(zé)，保證管理操作的規(guī)范性。
檔案管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，檔案管理人員需要掌握專業(yè)的技術(shù)，還要不斷的學(xué)習(xí)，提高工作的效率，在平時(shí)的整理工作中，還要總結(jié)出快捷的工作方式，在平時(shí)交流的過程中，可以向其他同事傳授管理的技巧，這樣才能提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作質(zhì)量。檔案管理人員還要掌握計(jì)算機(jī)知識以及外語知識，要提高工作的使命感，還要具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，要做到干一行、鉆一行、愛一行，這樣才能促進(jìn)社保檔案行業(yè)更好的發(fā)展。總之，加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，有利于提高我國社保檔案管理單位的工作水平。
2 加強(qiáng)對檔案管理設(shè)備的更新
檔案管理工作還需要利用專業(yè)的設(shè)備，有的檔案管理單位應(yīng)用的設(shè)備性能比較低，管理人員不重視對設(shè)備的更換，沒有引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施、設(shè)備，這不利于提高檔案管理的水平。檔案管理需要做好檔案的分類工作，如果采用人工手動的方式進(jìn)行整理，需要花費(fèi)大量的時(shí)間，而且容易出現(xiàn)操作失誤問題。只有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，才能提高工作的效率，才能避免出現(xiàn)失誤問題。檔案管理需要建立完善的體系，要保證操作的規(guī)范性，加強(qiáng)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)，才能為檔案管理奠定基礎(chǔ)。另外，檔案管理單位還需要擴(kuò)大檔案庫的容量，避免出現(xiàn)檔案無處存放的問題。要對檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新與維護(hù)，要保證設(shè)備功能的正常發(fā)揮，還要對老化的設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，這樣才能保證工作的效率。
加強(qiáng)檔案管理設(shè)備更新需要做到：第一，檔案庫房要合格。庫房的面積不能太小，要能夠容納本單位全部檔案，并留有一定的發(fā)展余地。庫房選址盡量不靠近海邊，也不要靠近工業(yè)區(qū)或高大建筑群。辦公樓若是多層或高層，檔案庫房宜設(shè)在一層，但要適當(dāng)加高地面。第二，檔案庫房要配置溫度計(jì)、空調(diào)、去濕機(jī)、消毒滅菌機(jī)、滅火器等達(dá)到防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強(qiáng)光、防塵、防鼠等“九防”要求的設(shè)施設(shè)備，以確保檔案存放的完全和完整。第三，要購置符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案櫥、檔案卷盒、卷皮等檔案專用裝具。第四，要設(shè)置能滿足查閱和辦公需要的閱覽室和辦公室，也就是要做到辦公室、閱覽室、庫房“三分開”。
3 強(qiáng)化檔案利用服務(wù)意識
要做好檔案信息服務(wù)工作，關(guān)鍵是要牢固樹立檔案利用服務(wù)意識。首先，要明確服務(wù)方向和服務(wù)對象。服務(wù)方向從大的方面來說，是適應(yīng)社會各方面對檔案信息的利用需求，為物質(zhì)生產(chǎn)、精神文明、政治建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。至于社保檔案室的服務(wù)對象，目前主要是社保機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員及各業(yè)務(wù)科室，主要圍繞本單位的主要職能任務(wù)和中心工作開展檔案信息服務(wù)活動。隨著政府信息公開制度的實(shí)施，檔案室也要面向社保機(jī)構(gòu)以外的人員和單位提供利用服務(wù)。其次，要堅(jiān)定服務(wù)思想。檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，即使工作做得好，有成績，也不易被社會所關(guān)注。所以要做好檔案服務(wù)工作，無論是檔案室領(lǐng)導(dǎo)還是普通檔案工作者，都必須加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，培養(yǎng)甘為人梯、熱心服務(wù)、愿為他人做嫁衣的精神，千方百計(jì)地為本單位及社會各界提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使檔案信息服務(wù)工作始終處于最佳狀態(tài)。最后，要處理好利用與保密、利用與保護(hù)的關(guān)系。利用和保密是矛盾的統(tǒng)一體，檔案要利用，否則就不必保存;檔案內(nèi)有機(jī)密，不能隨便借閱。利用和保密都要遵循的原則是：要對黨和國家及社會有利而不是有害。當(dāng)然，檔案保密有一定的范圍，不是所有檔案，對任何人都保密;檔案保密有一定的期限，超過期限就不成為密，甚至可以開放利用。哪些檔案可以提供利用，哪些檔案需要保密或控制使用，何時(shí)可以降密、解密，這些都要根據(jù)《檔案法》和《保密法》等法律法規(guī)來妥善處理。利用和保護(hù)也是辯證統(tǒng)一的關(guān)系，保存檔案的目的是為了利用檔案，而保護(hù)檔案的安全，維護(hù)歷史真跡，最大限度地延長檔案壽命，是為了更長久、更廣泛、更有效地利用檔案。
結(jié)束語
檔案管理是社保單位日常工作的重要組成，提高檔案管理的效率，可以保證檔案資料的有效利用，社保單位的領(lǐng)導(dǎo)者，要做好檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)工作，要建設(shè)一支高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)，要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高其自身的素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平，這樣才能提高社保檔案管理的質(zhì)量。另外，社保檔案管理單位還要做好設(shè)備的更新工作，要應(yīng)用先進(jìn)的設(shè)備提高工作的效率。社保檔案管理單位還要提高自身的服務(wù)水平，管理人員要具有良好的服務(wù)意識，這樣才能提高用戶的滿意度，才能促進(jìn)檔案管理事業(yè)更好的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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一、開拓進(jìn)取，努力創(chuàng)新服務(wù)手段
1.建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。
目前，國內(nèi)許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時(shí)歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。
2.建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館（室），是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。
3.電子文件的自動上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。
例如：為了方便下級或管理部門、互聯(lián)網(wǎng)上用戶通過網(wǎng)站傳送自己單位非保密的檔案全文，檔案館（室）自行開發(fā)了“電子文件全文自動上傳歸檔系統(tǒng)”。該軟件可以利用身邊聯(lián)入網(wǎng)站的計(jì)算機(jī)，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務(wù)器歸檔，而不需跑到檔案館（室），也不必交任何光盤或軟盤。
4.開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。
5.開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員逐年增多。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益，社保的各級檔案館（室）應(yīng)做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，向廣大用戶提供現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。
二、牢固樹立服務(wù)意識，努力拓展服務(wù)領(lǐng)域
1.信息服務(wù)的社會化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因?yàn)闄n案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
2.興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實(shí)體。
3.加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。在上級主管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各級社保檔案管理員硬積極主動地密切聯(lián)系各級主管部門、企事業(yè)單位，甚至是廣大居民。及時(shí)了解他們所需，尤其是他們對相關(guān)信息的關(guān)切，力所能及地保證在第一時(shí)間向廣大用戶提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)社保業(yè)務(wù)檔案管理
一、維護(hù)社會保險(xiǎn)檔案，保護(hù)職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險(xiǎn)意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費(fèi)日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險(xiǎn)歷史繳費(fèi)記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費(fèi)權(quán)益無法得到保障，并在實(shí)踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時(shí)技術(shù)手段比較落后，加上對業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費(fèi)記錄存在很多不完善的地方。市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費(fèi)工資和繳費(fèi)年限確認(rèn)工作的過程中，對一些缺少以往繳費(fèi)年限和繳費(fèi)基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡、補(bǔ)繳繳費(fèi)分解表、歷年繳費(fèi)記錄表等相關(guān)材料，確定繳費(fèi)事實(shí)，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實(shí)記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)權(quán)益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關(guān)系、中斷繳費(fèi)情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費(fèi)資料顯得尤為重要，如果不及時(shí)開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的**，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，**成為市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月**參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險(xiǎn)。1998年**離開去了新疆打工。2009年，**從新疆特地趕回到市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？**的心里忐忑不安。來到社保所，檔案員根據(jù)**的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載**詳細(xì)繳費(fèi)情況的職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡。**一直懸著的心終于踏實(shí)了下來，心里有說不出的高興。市社保所依據(jù)**的養(yǎng)老保險(xiǎn)卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊，恢復(fù)了繳費(fèi)情況。
二、社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在市，類似**的情況非常的多，在養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊丟失的情況下，市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補(bǔ)辦養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設(shè)、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個(gè)月的時(shí)間，檔案目錄全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時(shí)對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)多。改制時(shí)，職工強(qiáng)烈要求其補(bǔ)繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)分解表，社保機(jī)構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補(bǔ)繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
三、社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個(gè)人繳納社會保險(xiǎn)費(fèi)、計(jì)發(fā)社會保險(xiǎn)待遇的重要憑據(jù)。實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實(shí)際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。:
3.2統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，市社保所建立了一個(gè)具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實(shí)現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備。
3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項(xiàng)，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢服務(wù)工作。
一、社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)
（一）標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范
將社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等要求以軟件的形式編制在社會保險(xiǎn)檔案電子管理系統(tǒng)中，不按規(guī)定流程整理便無法歸檔，從而使社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案化管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范。解決了目前紙質(zhì)檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全，整理的規(guī)格不統(tǒng)一、質(zhì)量不高等問題。
（二）即時(shí)采集，隨時(shí)歸檔
實(shí)行電子檔案管理可以在參保對象業(yè)務(wù)辦結(jié)后立即將紙質(zhì)資料掃描錄入微機(jī)，不僅避免了手工錄入造成的差錯(cuò)，提高了工作效率，而且解決了有些單位平時(shí)不注意紙質(zhì)資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時(shí)，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時(shí)編號歸檔，解決了紙質(zhì)資料平時(shí)無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了紙質(zhì)資料的歸檔率和完整率。
（三）易于管理，查閱方便
電子檔案是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲紙質(zhì)檔案資料，幾百甚至幾千本紙質(zhì)資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設(shè)施，節(jié)約了人力和財(cái)力，管理起來十分方便。聯(lián)機(jī)后凡是在經(jīng)過授權(quán)的微機(jī)上，都可以方便、快捷地查閱自己想要的各類社會保險(xiǎn)檔案資料，提升了社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)管理水平，解決了多年來傳統(tǒng)檔案管理一直處于封閉式的局面，提高了資料檔案利用價(jià)值。
（四）監(jiān)控前移，方便考核
由于采用高清晰度掃描，參保人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個(gè)細(xì)節(jié)你都看得清清楚楚，在微機(jī)中審核社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)資料，可以方便地找出哪些申報(bào)表未審核簽字，哪些報(bào)表審核不認(rèn)真，哪些登記表填寫或資料不全等，將監(jiān)控工作前移到受理錄入環(huán)節(jié)，有效地提高了各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的質(zhì)量。同時(shí)為內(nèi)部考評提供了新的途徑和依據(jù)，想查書面資料情況直接在計(jì)算機(jī)上就可實(shí)現(xiàn)，無需再到業(yè)務(wù)員或檔案室調(diào)取資料檢查。
二、實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的可行性
（一）取材容易，采集便捷
對于社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理來說，需要的是將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)。紙質(zhì)資料可通過掃描儀掃描進(jìn)入微機(jī)，只需要設(shè)計(jì)出實(shí)用的社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來，再配以適當(dāng)?shù)牟樵儜?yīng)用系統(tǒng)便可順利運(yùn)行。
（二）投資不大，技術(shù)不難
社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的難點(diǎn)是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結(jié)合本身社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作的要求，借助外部技術(shù)人員的力量，可以成功地解決這一難題。同時(shí)，高速掃描儀的價(jià)格不高。
（三）容易普及，實(shí)用性強(qiáng)
軟件的前臺應(yīng)用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質(zhì)檔案掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進(jìn)行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)版的社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理軟件，通過授權(quán)可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中的任何一臺計(jì)算機(jī)都可以方便地檢索和查閱社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資料，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享，根本不需要再到指定的檔案室去，十分實(shí)用而又容易普及。其中工作量最大的是初期資料的掃描錄入，但使用高速掃描儀可解決這一問題。
三、實(shí)行社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題
（一）加強(qiáng)紙質(zhì)資料審核
資料整理是檔案數(shù)字化工作中的一個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，準(zhǔn)備不充分會造成數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容與名稱不對應(yīng)或資料殘缺不全等現(xiàn)象。這要求在檔案掃描前，必須加強(qiáng)審核，對裝訂物影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物，拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，不允許裁切檔案紙張。破損嚴(yán)重?zé)o法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)；折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行處理（壓平或熨平）后再進(jìn)行掃描。
（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制與管理
對于掃描好的數(shù)據(jù)信息，由質(zhì)量檢查人員把關(guān)，檢查掃描數(shù)據(jù)質(zhì)量是否符合最終存儲歸檔標(biāo)準(zhǔn)。對在高速掃描過程中出現(xiàn)的不合格數(shù)據(jù)，做人工處理。如果發(fā)現(xiàn)漏頁、重張等問題，要求及時(shí)補(bǔ)掃或在系統(tǒng)中刪除重張那頁。對于掃描數(shù)據(jù)不清晰的，在數(shù)據(jù)信息問題記錄單上記錄并重新掃描。當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)則的數(shù)據(jù)，利用系統(tǒng)提供的功能，對掃描好的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或更正。
數(shù)據(jù)檔案信息雖然不怕蟲蛀、霉?fàn)€，但也有其缺點(diǎn)，一旦發(fā)生中毒、計(jì)算機(jī)硬盤損壞等情況，將會造成數(shù)據(jù)的丟失。因此要加強(qiáng)對已錄入的數(shù)據(jù)的保存，在加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)安全管理的同時(shí)，可定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)不丟失；還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密處理，防止人為破壞。
（三）加大相關(guān)人員的培訓(xùn)
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)變?yōu)橐袁F(xiàn)代化辦公設(shè)備為依托的知識密集型的工作模式，檔案數(shù)字化建設(shè)的過程與新知識、新技術(shù)的普及和應(yīng)用密不可分，所以，人才隊(duì)伍是關(guān)系到檔案數(shù)字化建設(shè)成敗的關(guān)鍵因素。因此，應(yīng)加大有關(guān)人員的崗位培訓(xùn)力度，重點(diǎn)學(xué)習(xí)與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)化加工與管理、數(shù)據(jù)庫運(yùn)行管理等，以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。
近年來，不斷增加的社保覆蓋范圍，增多了社保檔案數(shù)量，而傳統(tǒng)的社保檔案管理模式已無法與當(dāng)前社會發(fā)展需求相適應(yīng)，且還滋生了諸多問題。因此，急需利用現(xiàn)在社會上最為普遍的信息化技術(shù)來管理社保檔案。所以，相關(guān)部門需在保檔案管理的信息化上進(jìn)一步加強(qiáng)，通過有效措施對信息化管理模式進(jìn)行完善，借以保證今后社會保險(xiǎn)視野的良性發(fā)展。
一、社保檔案管理信息化的重要性分析
社會保障中的一個(gè)重要組成部分就是社會保險(xiǎn)，社會中的諸多方面均包括其中，直接影響著人們的權(quán)益。但目前，我國社保檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，檔案知識知之甚少，信息洞察力也不敏銳，所以在管理中就會有各種問題出現(xiàn)，進(jìn)而阻礙我國社保檔案管理工作的發(fā)展。同時(shí)，受我國社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的影響，需長時(shí)間保存社保檔案資料，但隨著時(shí)間的流逝，我國社保文件在長時(shí)間的保存中極易出現(xiàn)檔案缺失等問題，以致于無法正常進(jìn)行社保檔案管理。在此基礎(chǔ)上，我國需實(shí)行社保檔案管理信息化，以順利進(jìn)行社保檔案管理，促進(jìn)社保檔案管理服務(wù)水平的提高，快速發(fā)展我國社保檔案管理。
二、社會保險(xiǎn)檔案信息化管理
（一）樹立社保檔案信息理念。就現(xiàn)階段社保檔案建設(shè)的實(shí)際情況來看，各級領(lǐng)導(dǎo)與管理者還沒有重視社保檔案管理，以致于社保檔案管理信息化建設(shè)的效果不佳。若要將這一情況徹底改變，則社保檔案管理信息化勢在必行，而如果要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)就必須要具備社保檔案信息化理念。相關(guān)管理者與領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)與工作人員一起學(xué)習(xí)、了解社保檔案信息化管理的重要性、作用、內(nèi)容以及理念，重新認(rèn)識社保檔案管理，使之將社保檔案管理理念樹立起來，最終讓管理人員、管理者與領(lǐng)導(dǎo)均積極參與到社保檔案管理信息化建設(shè)過程中。
（二）構(gòu)建社保檔案管理框架。如果想真正實(shí)現(xiàn)社保檔案管理信息化，就必須構(gòu)建社保檔案信息化管理的框架，在統(tǒng)一的模式中慢慢實(shí)現(xiàn)社保檔案的信息化建設(shè)。首先，規(guī)范社保檔案的基本內(nèi)容，嚴(yán)格參照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)采集社保檔案的數(shù)據(jù)信息，以讓社保檔案信息的通用性得到保證，加強(qiáng)社保檔案的交換應(yīng)用于信息化存儲。其次，不斷完善與發(fā)展社保檔案的信息化建設(shè)模塊，以讓社保的續(xù)接、支出、繳費(fèi)信息在相應(yīng)的模塊中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的收集與傳遞功能。最后，創(chuàng)新與簡化社保檔案信息化操作軟件，讓開發(fā)出的操作軟件更為簡便，效率更高，促進(jìn)社保檔案信息檢索有效性的提高，對社保信息進(jìn)行更充分地匯總。
（三）構(gòu)建社保檔案的信息化體系。社保檔案信息化體系的構(gòu)建，加快建設(shè)社保檔案的信息化，離不開相關(guān)部門的共同努力，以使社保檔案信息化建設(shè)的配套系統(tǒng)更加完善。第一，社保部門和軟件開發(fā)公司、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營部門之間建立密切合作關(guān)系，將供多部門使用的社保檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)出來。第二，真正將基層單位的社保檔案信息化建設(shè)水平提高，進(jìn)一步規(guī)范社保部門的信息化操作，切實(shí)在我國社保法律法規(guī)中納入社保檔案的信息化建設(shè)，從而更加完善社保檔案的配套體系。
（四）創(chuàng)新社保檔案信息化管理技術(shù)。雖然現(xiàn)階段社保檔案信息化管理取得了穩(wěn)健發(fā)展，但為促使其進(jìn)一步發(fā)展，需進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新。比如，在社保檔案信息化管理中運(yùn)用條形碼和二維碼。近年來，“掃一掃”因其便捷的特點(diǎn)而被推廣到多個(gè)領(lǐng)域，包括購買、支付、投票等。在社保檔案信息化管理過程中，可為每位參保人員制定一個(gè)二維碼，并整合其全部社保信息，這樣參保人員只需輕輕一掃二維碼便可將自己動態(tài)變化的社保現(xiàn)狀掌握。而針對檔案本身，則可為其編制條形碼，如此一來，就能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子檔案之間的關(guān)系建立起來，打印出每份檔案的條形碼，并粘貼條形碼讓電子信息對應(yīng)紙質(zhì)檔案，之后利用掃碼在互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)上傳信息，最終形成索引。在對資料進(jìn)行調(diào)用時(shí)，只需在索引中搜索就可在短時(shí)間內(nèi)將所需文件找出。
（五）注重培養(yǎng)專業(yè)的社保檔案管理人才。完善檔案管理體系的一項(xiàng)基礎(chǔ)條件就是培養(yǎng)人才，而提高工作質(zhì)量與效率最有效的手段就是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，由于實(shí)現(xiàn)檔案資料信息化處理的基本前提就是對業(yè)務(wù)辦理與檔案信息化管理的創(chuàng)新型人才予以培養(yǎng)，最終無縫對接業(yè)務(wù)辦理的檔案材料和經(jīng)辦數(shù)據(jù)。
三、結(jié)語
總而言之，社保檔案管理應(yīng)將現(xiàn)代化社會的需要結(jié)合起來展開改革，摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方式，實(shí)施社保檔案信息化管理，讓社保檔案管理工作與現(xiàn)代社會的需求相符，快速穩(wěn)定地發(fā)展我國社保檔案管理事業(yè)。
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn) 社保業(yè)務(wù) 檔案管理
1 維護(hù)社會保險(xiǎn)檔案，保護(hù)職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險(xiǎn)意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費(fèi)日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險(xiǎn)歷史繳費(fèi)記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費(fèi)權(quán)益無法得到保障，并在實(shí)踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時(shí)技術(shù)手段比較落后，加上對業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費(fèi)記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費(fèi)工資和繳費(fèi)年限確認(rèn)工作的過程中，對一些缺少以往繳費(fèi)年限和繳費(fèi)基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡、補(bǔ)繳繳費(fèi)分解表、歷年繳費(fèi)記錄表等相關(guān)材料，確定繳費(fèi)事實(shí)，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實(shí)記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)權(quán)益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關(guān)系、中斷繳費(fèi)情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費(fèi)資料顯得尤為重要，如果不及時(shí)開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險(xiǎn)。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費(fèi)情況的職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實(shí)了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險(xiǎn)卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊，恢復(fù)了繳費(fèi)情況。
2 社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補(bǔ)辦養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設(shè)、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個(gè)月的時(shí)間，檔案目錄全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時(shí)對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)多。改制時(shí)，職工強(qiáng)烈要求其補(bǔ)繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)分解表，社保機(jī)構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補(bǔ)繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
3 社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個(gè)人繳納社會保險(xiǎn)費(fèi)、計(jì)發(fā)社會保險(xiǎn)待遇的重要憑據(jù)。實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1 統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實(shí)際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。
3.2 統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，保定市社保所建立了一個(gè)具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實(shí)現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備。
3.3 統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項(xiàng)，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢服務(wù)工作。
保定市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還要求對社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照先收集后篩選、保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料、文件集中起來，進(jìn)行鑒定整理、組卷歸檔。
培訓(xùn)也是必不可少的。為了做好社保業(yè)務(wù)檔案整理、歸檔工作，確保業(yè)務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保定市社保所組織各縣（市、區(qū)）專兼職檔案管理人員參加市檔案局舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，使檔案管理人員全面、系統(tǒng)地了解檔案專業(yè)知識。并采取走出去、請進(jìn)來的方法進(jìn)行輔導(dǎo)。走出去，就是組織各縣社保檔案員到典型示范單位取經(jīng)，通過現(xiàn)場觀摩提高其感性認(rèn)識；請進(jìn)來，就是邀請市、縣檔案局的專業(yè)人員，針對社保業(yè)務(wù)檔案的具體情況，手把手地從應(yīng)歸檔的文件材料的收集整理、立卷、歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，提高實(shí)際操作能力，確保檔案資料收集齊全，整理規(guī)范。
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn) 社保業(yè)務(wù) 檔案管理
1 維護(hù)社會保險(xiǎn)檔案，保護(hù)職工權(quán)益
隨著群眾養(yǎng)老保險(xiǎn)意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費(fèi)日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來越多。由于社會保險(xiǎn)歷史繳費(fèi)記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費(fèi)權(quán)益無法得到保障，并在實(shí)踐中產(chǎn)生了不少爭議。
我市自1987年就開始實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時(shí)技術(shù)手段比較落后，加上對業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費(fèi)記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費(fèi)工資和繳費(fèi)年限確認(rèn)工作的過程中，對一些缺少以往繳費(fèi)年限和繳費(fèi)基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊、企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡、補(bǔ)繳繳費(fèi)分解表、歷年繳費(fèi)記錄表等相關(guān)材料，確定繳費(fèi)事實(shí)，重新整理、歸集參保數(shù)據(jù)，真實(shí)記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)權(quán)益。
隨著國有企業(yè)重組兼并、倒閉，職工下崗、中斷勞動關(guān)系、中斷繳費(fèi)情況大量出現(xiàn)，如何記錄、保存每一位參保人員的繳費(fèi)資料顯得尤為重要，如果不及時(shí)開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。
1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險(xiǎn)。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費(fèi)情況的職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實(shí)了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險(xiǎn)卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊，恢復(fù)了繳費(fèi)情況。
2 社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)范化管理
在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補(bǔ)辦養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊，保證其繼續(xù)參保。
社保業(yè)務(wù)檔案對參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來說還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫房建設(shè)、文件材料收集、歸類、整理、立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫房從無到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同組織、同考核。短短幾個(gè)月的時(shí)間，檔案目錄全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。
為規(guī)范社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令和河北省人力資源和社會保障廳、河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號文件）》要求，我市社保所出臺了《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時(shí)對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開展。
社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)多。改制時(shí)，職工強(qiáng)烈要求其補(bǔ)繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)分解表，社保機(jī)構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補(bǔ)繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。
3 社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化
社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個(gè)人繳納社會保險(xiǎn)費(fèi)、計(jì)發(fā)社會保險(xiǎn)待遇的重要憑據(jù)。實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。
3.1 統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實(shí)際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級管理、便于查詢、集中保管、確保安全的原則，做到有章可循、有制可依、有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。
3.2 統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，保定市社保所建立了一個(gè)具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實(shí)現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計(jì)、空調(diào)、計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備。
3.3 統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會保障部、國家檔案局》第3號令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項(xiàng)，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集、積累、整理、保管、應(yīng)用、查詢服務(wù)工作。
一、以制度建設(shè)促進(jìn)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的管理工作
成都市市、縣兩級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照《規(guī)定》的要求，通過制定業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作方案、檔案管理實(shí)施辦法、實(shí)施細(xì)則等措施，不僅將社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作納入了年度工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃之中，而且納入了目標(biāo)管理。市、縣兩級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還成立了由局領(lǐng)導(dǎo)為組長、相關(guān)處（科）室負(fù)責(zé)人為成員的業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和組織單位社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作。根據(jù)工作方案和管理辦法，結(jié)合社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作實(shí)際，各單位都配備了政治可靠、忠于職守、熟悉業(yè)務(wù)、相對穩(wěn)定、文化水平高（大專以上學(xué)歷）的專兼職檔案管理人員，建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)檔案工作流程，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)檔案人員的崗位職責(zé)，并將業(yè)務(wù)檔案工作列入社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作程序，與業(yè)務(wù)工作同布置、同落實(shí)。在實(shí)際工作中，則由領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室主任和專職檔案管理人員對各處（科）室業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，各處（科）室兼職檔案管理員負(fù)責(zé)對本部門形成的業(yè)務(wù)檔案材料進(jìn)行收集、整理。此外，成都市檔案局、市社保局、市醫(yī)保局聯(lián)合成立了社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理驗(yàn)收工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由雙方領(lǐng)導(dǎo)為組長，相關(guān)處室負(fù)責(zé)人為成員，指導(dǎo)開展全市社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作。
二、以制度建設(shè)促進(jìn)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的設(shè)施建設(shè)
成都市根據(jù)《規(guī)定》的要求，結(jié)合社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案設(shè)備設(shè)施的投入，為業(yè)務(wù)檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業(yè)務(wù)檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數(shù)縣（市、區(qū)）社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案庫房也達(dá)到了40平方米/萬卷的標(biāo)準(zhǔn)，能夠容納近期應(yīng)接收的社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。其中，龍泉驛區(qū)人社局建立了檔案管理中心，集中統(tǒng)一管理社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，中心建筑面積達(dá)400余平方米，除做到“三室分開”外，還設(shè)置了檔案整理等業(yè)務(wù)用房。在檔案設(shè)備設(shè)施配置上，各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防盜門窗等設(shè)備設(shè)施；配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。這些設(shè)備和設(shè)施，從物質(zhì)上確保了社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的安全保管和有效利用。
三、以制度建設(shè)促進(jìn)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)
為提升社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的專業(yè)化水平，成都市本著對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的宗旨，按照《規(guī)定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的有關(guān)要求，市人社局和市檔案局聯(lián)合印發(fā)了《成都市〈社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）〉實(shí)施細(xì)則》，要求市、縣兩級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通過建立社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、保密、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、移交等制度，加強(qiáng)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)工作。在收集方面，該《實(shí)施細(xì)則》要求各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)定期對各種門類、載體檔案和相關(guān)資料進(jìn)行收集，確保各種業(yè)務(wù)檔案材料歸檔及時(shí)、完整。在整理方面，按照《實(shí)施細(xì)則》的要求，全市統(tǒng)一制定了社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強(qiáng)督促指導(dǎo)，嚴(yán)把業(yè)務(wù)檔案整理質(zhì)量關(guān)。在保管方面，《實(shí)施細(xì)則》要求全市各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對各門類、載體業(yè)務(wù)檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業(yè)務(wù)檔案存放位置的指引標(biāo)識清楚。同時(shí)，各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員還須定期對業(yè)務(wù)檔案的保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的規(guī)范、安全管理。
四、以制度建設(shè)促進(jìn)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的利用服務(wù)
為方便群眾查閱利用社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，成都市市、縣兩級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照《規(guī)定》的要求，修訂完善了社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案查閱利用制度。目前，全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)已全部使用統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)對社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，都建立了業(yè)務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，編制了規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案檢索工具，實(shí)現(xiàn)了快速、準(zhǔn)確查閱業(yè)務(wù)檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)網(wǎng)上經(jīng)辦系統(tǒng)，參保單位和個(gè)人不僅可以在網(wǎng)上辦理參保登記、信息變更、網(wǎng)銀繳費(fèi)等業(yè)務(wù)，還可以查詢社保信息、歷年繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)辦理情況等。
五、以制度建設(shè)促進(jìn)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的問題整改
2013年1月至12月，按照國家人社部、國家檔案局《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收內(nèi)容和得分標(biāo)準(zhǔn)》，成都市社保局、醫(yī)保局分別與市檔案局聯(lián)合對16個(gè)縣（市、區(qū)）社保局、15個(gè)醫(yī)保局業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理情況進(jìn)行了檢查驗(yàn)收。雖然被檢查驗(yàn)收的31個(gè)單位社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作均被評為優(yōu)秀等級，但部分單位也不同程度地存在著一些問題。一是歸檔文件材料收集不齊全，導(dǎo)致室藏檔案資源單一。部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只重視紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案的收集與管理，對業(yè)務(wù)工作中形成的聲像檔案、電子文檔等其它門類和載體檔案，沒有進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。二是全宗卷編制不規(guī)范，不能完整揭示全宗概貌。部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對編制全宗卷的重要性和必要性的認(rèn)識不夠，雖然建立了全宗卷，但各類別的材料少、內(nèi)容簡單，不能反映全宗管理的基本情況。三是檔案數(shù)量巨大，整理質(zhì)量參差不齊。截至2013年末，成都市參加醫(yī)療保險(xiǎn)人數(shù)1231.93萬人，參加城鎮(zhèn)基本養(yǎng)老保險(xiǎn)人數(shù)514.5萬人。由于形成的社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)量巨大，人手少，檔案整理任務(wù)繁重，部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對這些檔案的整理采取了業(yè)務(wù)外包的方式。但一些承接外包業(yè)務(wù)的檔案整理公司對社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、環(huán)節(jié)不熟悉，對檔案整理標(biāo)準(zhǔn)把握不夠準(zhǔn)確，且公司內(nèi)部工作人員頻繁變動，導(dǎo)致檔案整理質(zhì)量得不到保證。四是硬件不足，檔案保管條件不能滿足檔案工作的需要。部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的新增業(yè)務(wù)檔案只能暫時(shí)存放于各業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)下沉形成的檔案也不能及時(shí)收回。針對上述問題，全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在各級黨委、政府的支持下，在各級檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，按照《規(guī)定》的有關(guān)要求，通過對照《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收內(nèi)容和得分標(biāo)準(zhǔn)》，進(jìn)一步細(xì)化了業(yè)務(wù)檔案管理工作方案、完善了實(shí)施辦法，對社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中存在的問題進(jìn)行了整改。通過制度建設(shè)，成都市社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理水平明顯提高，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案為社會保險(xiǎn)工作服務(wù)，為參保單位和參保群眾服務(wù)，為規(guī)范化服務(wù)型政府建設(shè)服務(wù)的作用得到了極大發(fā)揮。
作者:付麗琴單位:成都市檔案局
