時間：2022-10-02 04:35:29
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇建筑檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
中圖分類號：TM752 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791(2012)06(c)-0159-02
建筑工程檔案管理是建筑施工企業生產經營過程中不可或缺的重要組成部分,是工程建設的整體真實反映。建筑工程檔案對整個工程質量監控、日后防災抗災、基礎維修及改擴建等工作都有著不可替代的作用。因此,做好建筑工程檔案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程檔案管理實踐存在著諸多問題。
1 建筑工程檔案內容及特點
目前,業界普遍認可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監理文件、施工文件和竣工圖的統稱。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動,是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。”
1.1 建筑工程檔案內容
筆者結合上述定義,從整個工程建設的全流程出發,認為建筑工程檔案內容應包括前期準備文件、工程施工文件、完工驗收文件及監理文件四個部分。前期準備文件包括：上級審批批準文件；決策立項文件；勘察、測繪、地質等資料；工程招投標及承包合同文件；計劃任務書、項目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設備安裝工程施工管理資料；施工技術資料；施工物資資料；施工測量記錄：給排水、消防、采暖、通風等設備安裝工程記錄；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。完工驗收文件包括：竣工圖；工程質量控制資料核查記錄；施工現場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監督通知意見書；竣工報告；審計報告等。監理文件包括：監理中標文件及有關合同、協議書；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要,隱蔽工程驗收記錄；觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料等。
1.2 建筑工程檔案特點
建筑工程檔案存在于工程建設的全過程,有不同于其他檔案的特性,分析研究其特點對于管理中發現問題、解決問題有一定啟示作用。其主要特點,首先,量多類雜。建設工程項目周期長,部門多,人員雜導致產生的檔案文件繁多,類型復雜。其次,系統連續性。工程建設涉及建設、施工及監理等多個部門,各部門產生的檔案相互關聯組成一個有機整體。建筑工程檔案的保存和積累,是一個繼承和連續的過程。再者,全面真實性。建筑工程檔案產生于工程建設的實踐,全面反映記錄工程建設的各類信息,是項目工程實體的真實寫照。最后,實用性。建筑工程檔案是工程項目最原始的記錄,有很高的實用性,通過檔案,可以全面考察工程質量,協助日后防災減災、維修、改擴建等工作。
2 建筑工程檔案管理中存在的主要問題
建筑工程檔案管理存在諸多問題,如制度建設問題、管理模式問題、管理人才問題、檔案質量問題、規范化標準化問題等等,筆者通過研究把這些問題分類歸納為宏觀問題和微觀問題兩個大的方面。
2.1 宏觀問題
2.1.1 檔案管理制度缺失,管理模式缺乏統一
針對基建工程項目檔案管理工作,國家檔案局于2001出臺了《基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規范》、《國家重點建設項目檔案驗收規定》兩個檔案管理規范性文件。但是,目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規研究學習,沒有按照國家相關檔案管理規定從工程立項開始制定一整套符合項目建設實際的檔案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,檔案管理工作隨意性很大,工程建設各階段的檔案管理混亂無序。
另外,工程項目建設涉及建設、施工、監理等多個單位部門,往往各單位部門產生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門成立了專門的檔案室,工程檔案專人專管,多數單位工程檔案由其他業務部門代管或由非專業人員兼管,各個單位部門檔案管理相互缺乏溝通,檔案管理整體性較差。
2.1.2 檔案管理意識淡薄,基礎管理工作薄弱
目前,“檔案”概念還未被社會大眾廣泛認知,檔案管理意識普遍淡薄。工程建設中由于檔案管理工作繁瑣復雜,且不能產生經濟效益,工程建設部門多數精力集中于工程建設進度上,往往忽視或不重視檔案管理工作,消極被動應付檔案管理工作。從部門領導到基層檔案管理人員認識不到檔案管理對于工程建設的重要作用,很多規章制度不落實,經常出現工程項目完工即將交工驗收時,才開始應付整理檔案,敷衍相關部門檢查,這種做法給整個全流程檔案管理帶來諸多不良后果。
工程建設過程中檔案管理工作基礎薄弱,一些建設單位往往只注重工程項目的經濟效益,而對工程檔案的各階段管理很不重視,沒有成立專門的檔案管理機構。檔案基礎工作的系統化、有序化、可持續化不足,大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄,檔案收集、整理、立卷、標引、著錄及檢索利用等未按相應標準規范操作。竣工驗收檔案質量關把握不嚴,各項檔案監督監管機制不落實。
2.1.3 檔案管理人才匱乏,專業素質參差不齊
建筑工程項目組中的檔案管理人員多數沒有經過檔案專業培訓,缺乏工程檔案基本知識和工作經驗,并且常有一人多職或兼職等現象,部分項目組根本不設專職檔案管理人員。能對檔案進行日常整理、使用和維護,具有先進檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數字時代,了解和掌握電子文件形成規律、特點和管理方法,熟悉電子檔案管理技術的人才十分稀少,多數檔案管理人員仍處于手工操作階段,工作效率低,勞動強度大。
現有的檔案管理人員專業素質參差不齊,檔案管理業務知識陳舊,現代檔案管理技能和方法欠缺。并且由于檔案管理工作枯燥、繁瑣,待遇不高,很多檔案管理人員受不了外界干擾和誘惑,產生不耐煩情緒和安于現狀思想,責任心和敬業精神不強,服務水平不高。
建設工程檔案是指建設工程的立項審批、可行性驗收、項目評估、論證、勘測、設計、施工、調試、竣工驗收及改擴建等工作中形成的應當保存的各種文字、圖紙、圖標、數據、聲像等不同形式和載體的記錄。隨著工程建設規模的逐年擴大，提高和監督工程質量的手段、措施不斷完善，建設工程檔案管理主要體現在以下幾個方面:
1．建筑工程檔案具有單一獨立性、真實性、適用性等特點。檔案隨著工程建設同步完成的，反映了一個獨立建筑本身的整體性;檔案形成后需要工程質量監督單位進行竣工驗收，這就需要保證這些資料與工程實體一致;讓檔案考核工程建設、檢查工作建設，讓建筑工程檔案作為建筑的永久原始記錄。
2．建設工程檔案是建設工程質量的反映。工程檔案是建設活動的直接產物，全面的反映了工程建設的全過程，對建筑實體具有質量責任監督作用，一旦建筑工程質量出現問題，可以從工程項目資料查找原因。
3．檔案質量管理與工程管理相統一。施工單位從工程管理出發，建立健全建設工程檔案管理質量標準，隨著建筑工程的進行，資料收集工作也在進行。防止施工單位在建設初期不注重文件材料收集，到工程完工后，資料收集倉促，簽字、蓋章手續不全，影響了建設單位竣工備案和交付使用。
二、建筑工程檔案的歸檔范圍
1．綜合性文件資料。為了確保建筑工程檔案收集的全面、準確，必須首先了解檔案管理相關的法律法規，了解檔案資料中應收集的文件。在施工前，必須具有上級批準進行施工的文件，還有計劃任務書;地質勘查單位提供的地質、水文、氣象、地震等勘查文件;相關政府部門對工程開工的審批文件;工程施工、監理中標文件及有關合同等綜合性文件資料。
2．土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。在施工現場，檔案管理人員要深入施工一線，收集施工中的各項文件資料。如開工竣工報告，圖紙會審、變更、技術交底等材料，項目施工組織設計，監理規劃，工程會議記錄等;施工中所用原材料、半成品的質量檢驗證明文件和試驗文件;混凝土、砂漿配合比及試驗報告;隱蔽工程驗收記錄，沉降、位移、變形等觀測記錄等。要保證資料收集工作與施工進度同步，防止施工完成后，資料收集不全、無簽字和蓋章等問題出現。
3．竣工圖。建筑工程檔案資料中包括各種圖紙資料，如總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建筑工程竣工圖、裝飾工程竣工圖、結構工程竣工圖、給排水工程竣工圖、空調通風工程竣工圖等。
三、建筑工程檔案存在的問題及管理措施
1．存在的問題。
(1)忽視對檔案資料的使用。檔案管理部門忽視了檔案資料利用的宣傳工作，當建筑出現質量問題后，很少利用工程檔案查找原因，失去了檔案資料的作用。
(2)忽視了檔案資料對相似工程的作用。對待相似工程，管理者沒有充分發揮檔案資料的參考作用。
(3)檔案編制人員專業技能欠缺，沒有認真負責的完成工程檔案編制工作，造成檔案資料收集不規范，缺乏必要的真實性，不能達到檔案利用的效果。
(4)檔案管理人員對施工現場資料收集不夠重視。檔案管理人員對工作不負責任，不親臨現場了解一手施工資料，造成簽證資料和變更資料欠缺，對施工決預算有一定的影響。
(5)檔案管理人員收集資料倉促，整理、歸檔和移交過程不夠流暢，不能及時將檔案移交給檔案管理部門。
2．管理措施。
(1)建立健全檔案管理制度。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，施工單位必須根據現場施工情況建立健全檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中應該明確自己的職責，規范檔案資料的收集、整理工作，項目竣工驗收時要完成文件資料的驗收工作，建設遺留問題，保證歸檔質量。
(2)進行施工現場辦公工作。檔案管理人員必須跟著施工進度進行資料收集，在工程施工，尤其是關鍵工序和隱蔽工程施工中，必須進行現場監督，了解工程進展情況，并做好詳細記錄，使得檔案管理工作走向良性循環的軌道上來。
(3)建立檔案檢索系統。隨著計算機技術的不斷發展，檔案管理部門建立了現代化的檔案管理方法，開發了檔案檢索系統，將圖像檔案、影像檔案、電子文件檔案代替了傳統的紙質檔案資料，加大了檔案收藏的信息量，同時提高了檔案管理部門協調工作能力，方便了檔案利用效率。
(4)及時做好傳遞和變更記錄。在施工過程中，可能會遇到設計不合理，無法進行施工而必須進行變更的情況，這就需要檔案管理人員及時進行處理，保證檔案的完整性、有效性，只有充分了解工程中的變化情況，才能防止這些資料的丟失和損毀。
(5)提高檔案管理人員的素質。增強檔案管理人員的素質，嚴格履行職責。加強對檔案管理人員和有關技術人員的培訓，讓他們了解檔案收集和管理過程中會形成那些類型的文件，哪些是屬于有保存價值的檔案，使得檔案管理人員有理論、懂技術、會管理、業務精，從而提高檔案管理隊伍的管理服務水平，采用科學的管理方法，更好的服務于建設工程檔案管理工作，同時檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律法規的內容和主管部門的有關規定，在工作中靈活運用，提高檔案管理工作的水平。
(6)嚴格把好竣工驗收質量關。嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。竣工驗收時，建設單位應該按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，補缺補漏，務必使竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求。檔案驗收的重點是檢查項目前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制，必須將工程竣工驗收與檔案驗收同步，保證建筑工程檔案符合移交要求。
關鍵詞：工程設計檔案；特點；內涵；趨勢；管理
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
一、工程設計檔案的內涵
在常規意義上，工程檔案主要是指在工程建設過程中形成的，以文字、圖畫、表格、照片、視頻等為表現形式的，具有重要的歸檔保存價值的信息載體。工程檔案是對工程建設活動的歷史記錄。工程文件在不同的階段有不同的主要形式，例如，前期的報批階段文件，中期的設計文件和后期的施工文件以及竣工驗收文件。而設計院所保留的工程檔案，重點為工程的施工圖，其中又有甲方委托書、各種批文、各專業施工圖、工程造價資料、竣工報告資料、審后藍圖等。
工程設計檔案不僅具有很高的工程應用價值，還具有一定的經濟價值，是工程設計人員根據工程要求進行精心設計之后取得的成果。如果出現工程質量問題需要追究責任，或者發生與工程相關的法律糾紛，工程設計檔案是具有法律效力的有力證據之一，能夠幫助糾紛雙方理清法律責任合法解決糾紛同時，需要指出的是，設計院所保存的工程設計檔案是具有一定保存價值的檔案文件，不是工程項目開展過程產生的所有文件都必須要進行保存，而是應該加以選擇地保存一旦確定進行保存，便需要對其進行整理和歸檔處理，使這些檔案文件能夠在有效保存年限之內發揮出最大的價值。
二、工程設計檔案的基本特點
設計院工程設計檔案主要具有五個特點：
（一）、多樣化的載體形式
設計院的工程設計檔案不僅局限于文字材料、圖紙等紙質材料，目前還有各種格式的電子文檔。
（二）、種類繁多的檔案內容
設計院的工程設計檔案內容除了常見的工程施工圖紙之外，還包括甲方委托書、批文、合同、設計條件及要求、地勘報告、審查意見書、結構、節能計算書、修改設計函、工程造價書、竣工驗收報告書、審后藍圖等，由于內容繁多，在保存的時候必須要確保每項工程檔案的成套性。總之，文檔種類多，歸檔庫藏數量大，為建筑設計公司檔案管理工作增加了新難度。
（三）、數量巨大。
工程建設產品本身具有整體性的特點,不僅造型龐大,結構復雜、內容繁多,而具是由一個個單件生產的項目銜接的固定資產體系。它們千差萬別,各自有它獨特的結構、形式和要求,并相應形成多種多樣單獨設計的圖紙文件。在數量方面，普通工程所形成的具有保存價值的僅是圖紙便將近百張，如果是大型工程，便有幾百張乃至上千張。因而設計單位在設計技術活動中形成的圖紙文件必然具有數量大,遞增快的特點。
（四）、檔案的使用效率高
設計檔案是設計科技活動的記錄，承載著設計專業科學技術知識，體現了現實的長期使用功能和價值，在生產生活中應用極為普遍。設計檔案的適用性原則也使得設計成果存在共享可能，也就是無論在設計階段還是施工、竣工階段，設計成果必須及時提供給投資方或業主、施工方參考應用。設計院所保存的工程檔案不僅僅要服務本院的設計人員，同時外界的施工單位和業主單位也是重要的服務對象，因此，檔案需要頻繁地保存、查閱、調閱、加曬等。
（五）、時間跨度較長，材料變更快 。
建筑設計院檔案形成于工程項目設計技術活動之中，一方面反映了建設項目的設計水平，是建筑工業的重要史料；另一方面許多項目建設時間跨度大，基本是跨年度甚至幾個年度，設計歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。
三、檔案管理方式的基本趨勢
（一）、檔案內容由多元化向數字化轉變
通過利用電子文件、電子圖片、技術報告、聲像等多種電子信息檔案，把內容龐大的紙質形態的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務介質，使得建筑設計公司檔案管理從傳統的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進了檔案管理工作的革新。
（二）、管理手段由手工向計算機操作轉變
傳統的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運用計算機編排，開展檔案信息化建設工作，開發圖檔管理應用系統，實現了工程圖紙、設計文件等網上自動歸檔；完善了圖檔網絡整理、編目、分類、編號等功能；增強了實現建筑設計公司內部局域網在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。
（三）、 管理方式由紙質實體向信息媒介為主轉變
傳統的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設計藍圖、硫酸底圖實體為主。信息技術的普及使得建筑設計公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務工作的同時，能夠集中精力放在做好工程參考、質量追蹤、各類資質申報、職稱評聘、質量抽查、財務審計等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發展奠定了堅實基礎。
四、檔案管理的創新策略
（一）、大力推進觀念創新
一是要主動提高認識。充分認識企業信息化給檔案工作的傳統理論、方法、手段帶來的嚴峻挑戰，進一步深化檔案信息化建設的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設計公司企業信息化整體規劃中的觀念。二是要注重順應趨勢。準確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機遇、新挑戰，從思想和行動上適應當前文件形成電子化、文件管理動態化、圖紙歸檔網絡化、圖紙儲存數字化的新趨勢，進一步加快推進檔案數字化、文檔一體化、信息標準化、服務網絡化發展，構建統一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業信息化相適應的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規章制度，重點要建立電子文件歸檔管理系統，強化電子圖紙形成、流轉、接收、監控、歸檔、鑒定以及安全責任機制；加強對原有紙質檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實性。
（二）、大力推進管理創新
認真執行國家檔案局檔案信息化建設規范和“十二五”期間全省信息化建設的有關規定，堅持以企業信息化建設為載體，著力推動管理機制和手段創新。一是加強圖檔資料等的編研應用，緊密結合建筑設計公司的工作實際，探索圖書、情報、檔案一體化的管理模式，有效服務于建筑設計公司工作需求。二是創新管理內容，一方面強化原始檔案材料保管；另一方面要加強檔案信息資源建設，積極收集國內外核心專業期刊新出現的同類建筑設計公司的設計成果報道、專業研究進展情況等相關信息，特別是與本司業務有直接相關的新穎設計科學技術知識和成果為我司使用。三是加強特色檔案信息開發，根據建筑設計公司歷年形成的優秀設計成果，重點圍繞技術先進、效益顯著、適用性強的設計項目，做好編研、推介工作。
（三）、大力推進監管創新
高度重視設計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風險。實行檔案備份制制度，建立電子文件和數字檔案登記備份中心，對建筑設計公司參與的重大建設項目的設計資料、電子圖紙、電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領導負責制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實。探索多元存儲手段應用，綜合運用三維設計成果、數據管理等不同類型的檔案登記工具，按照規定格式存儲到一次光盤或磁盤等脫機載體，保證檔案數據信息的真實性、完整性和可讀性。
（四）、大力推進技術創新
按照“存儲數字化、管理自動化、利用網絡化”的發展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統，即在其他計算機系統升級和功能的擴展中，檔案信息系統要同步組織實施。二是要加快紙質檔案數字化轉換工作，重點突出建筑設計公司歷年積累的紙質載體優秀設計成果、典型項目的數字化轉換，全力以赴創建名牌信息資源，為有關用戶提供特色服務，體現檔案室庫藏特色與價值，這是建筑設計公司在合作競爭并存的信息時代更好地生存與發展的重要保障。三是充分應用局域網和互聯網功能。根據網絡信息資源本身的特點和屬性，運用合適的工具和方法，進行網絡信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。
（五）、大力推進服務創新
創新服務機制，拓展服務領域，把主動服務、規范服務、滿意服務貫穿到檔案工作全過程。一是建立專業化信息服務模式。按照管理職能和設計專業領域組織檔案信息資源服務，保障對用戶需求和用戶環境的把握，不斷提高信息服務對用戶需求和用戶任務的支持水平。二是樹立個性化服務觀念。根據檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個性、使用習慣等，通過現代網絡技術，增強檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統，通過網絡向用戶提供個性化的信息服務，同時開辟設計檔案寄存服務、個體業主檔案維權服務、建設項目跟蹤服務等。
五、結束語
以上是筆者多年實踐工作的一點收獲，如何作好新世紀的建筑設計院檔案工作，筆者認為檔案管理工作是一門深奧的學問，做好檔案管理工作是無止境的。建筑設計院檔案信息資源不僅是本院各部門工作要查考利用的資源，也是整個社會廣大公眾需要關注、了解、知曉的信息渠道。但是信息化檔案館的建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程。我們相信，只要廣大檔案管理工作人員不斷探索新路，就能夠使檔案管理工作不斷向前邁進。
參考文獻：
一、檔案統計是幫助檔案管理工作人員認清檔案管理工作的重要工具
新形勢下，檔案管理工作已經與傳統的管理方式大有不用。一方面，由于信息技術的迅猛發展，各種信息不斷的流入到檔案管理工作領域，使得檔案管理工作面臨巨大的信息壓力。另一方面，檔案管理工作為了適應新形勢的發展，必須引入新的管理方式，才能符合檔案管理工作的新要求，進一步促進檔案管理工作的新發展。在這種形勢下，檔案管理工作人員如何更好的認識清楚各種信息就成為必須要解決的首先問題。在此意義上，通過合理發揮檔案統計的重要作用，就可以幫助檔案管理工作人員更好的認識清楚各種信息，為進一步做好檔案管理工作奠定前期準備工作。一方面，檔案統計發揮自身的科技優勢將復雜的信息通過形象的表格和數字表現出來；面對紛繁復雜的信息，如何能夠盡快到認識到相關的信息是檔案管理工作人員面臨的首要問題。檔案統計以其巨大的優勢，可以有效的整理各種信息，所以，一旦檔案管理工作人員掌握了檔案統計的運用方法，就可以在檔案統計的幫助下盡快的認識清楚相關信息，這就為檔案管理工作人員進一步做好檔案管理工作提供了便利。另一方面，檔案統計可以有效的幫助的檔案管理工作人員認識清楚檔案管理中存在的問題；從傳統檔案管理的模式來看，檔案管理工作人員要想進一步優化檔案管理工作，需要經過縝密的調研和思考，特別是要對相關數據的分析和研究才能得出相應的結論。而在檔案統計的作用和幫助下，檔案管理工作人員可以輕松的整理各種信息，及時的了解到信息的基本情況，包括檔案的基本信息、存在的問題等。由此可見，正是由于檔案統計的作用，才可以使得檔案管理工作人員能夠及時發現檔案管理工作中存在的問題，這對于進一步促進檔案管理工作的新進展發揮著自身的認識優勢。
二、檔案統計是提升檔案管理工作效率的重要方式
隨著科學技術的迅猛發展，各種信息接踵而至。相對于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因為如此，帶給了檔案管理工作一定的壓力和挑戰。面對浩瀚如海、復雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問題。在此境遇下，檔案統計工作以其強大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問題。一是檔案統計運用科學的統計方法將相關信息引入到檔案管理中去；檔案統計是依托計算機等高科技器材成型的統計方法，具有無比強大的技術優勢。當檔案管理需要對各類信息進行分類時，就可以充分運用檔案統計的優勢，把這些信息輸入計算機系統，在計算機系統的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類等各項工作。由此可見，在檔案統計的作用下，檔案管理工作人員只需輕點鼠標，就可以在檔案統計的幫助下輕松的完成各種信息的統計工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統計節約了檔案管理工作人員的工作時間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時間大多集中于對信息的收集和處理等方面。如果不具備科學的管理方法，不具備相應的科技條件，自然會耽誤檔案管理工作人員的寶貴時間。面對這一問題，檔案統計也可以發揮出其自身的優勢。那就是一方面充分依托檔案統計的科技優勢，利用較短的時間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務。比如，資料的發送、回收等。由此可見，科學合理的運用檔案統計，就可以有效的節約檔案管理工作人員的工作時間，從另外一種意義上來看，節約了工作時間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。
三、檔案統計是科學規劃檔案管理工作的有效方法
檔案統計在除了是幫助檔案管理工作人員認識基本信息和提升工作效率上有重要作用之外，對規劃檔案管理工作也有著科學的指導作用。從這一意義上來說，充分發揮出檔案統計在規劃檔案管理方面的作用就顯的非常重要。具體來說，檔案統計在科學規劃檔案管理方面的作用主要體現在以下三個方面。第一，檔案統計有助于在檔案管理工作中合理分工；在檔案管理工作中，工作管理人員都想做到工作的有條不紊，實際上，只有合理利用了檔案統計，就可以達到這一點。原因在于，檔案統計可以發現檔案管理中存在的問題和不足，不僅可以幫助檔案管理工作人員做好檔案管理規劃，解決存在的問題，而且還可以對相關的信息進行整理和編排，從而使得檔案管理工作人員依據檔案統計的結果去做好本職工作。由此可見，只要合理發揮出了檔案統計的作用和功能，就可以確保檔案管理工作人員在實際工作中做到合理分工。第二，檔案統計有助于促進檔案管理工作人員提高自身素質；檔案統計是高科技的產物，對于檔案管理工作人員來說，為了更好的適應新形勢的要求，更好的提高工作效率，節約工作時間，就不得不去學習檔案統計的相關知識。這也就意味著，檔案管理工作人員的自身素質就會因檔案統計的運用得以提升。從這一意義上來看，檔案管理工作對于科學規劃檔案管理工作人員的職業發展也起著一定的刺激和幫助作用。第三，檔案統計有助于幫助檔案管理工作找到合適的發展方向；檔案管理工作是一項職業，對于檔案管理工作本身來說，必須在適應新形勢的環境下才能獲得發展。對于檔案管理工作人員而言，也必須不斷的獲取知識才能贏得職業發展的新空間。在此境遇下，檔案統計不僅為檔案管理工作本身帶來了一定發展方向上的指導，而且還為檔案管理工作人員的發展帶來了一定的幫助。從檔案管理工作本身而言，在檔案統計的作用下，會發現檔案管理工作中存在的問題，因此就會積極的采取相關措施予以解決。實際上，在發現問題、解決問題的過程中，檔案統計卻在為檔案管理工作本身提供了發展方向上的指導，那就是如何避免問題、如何擴展發展空間等。從檔案管理工作的角度來看，在檔案統計的作用下，檔案管理人員不僅會提升自身的素質，而且還會考慮到適應新形勢的要求，從而采取相關措施提升自己各方面的能力，以便更好的實現自身的職業生涯發展規劃。
綜上所述，檔案統計在檔案管理工作中發揮著非常重要的作用，對于檔案管理工作人員來說，必須要適應新形勢的要求，積極的認識到檔案統計在認識檔案信息、提高工作效率、科學規劃檔案發展等方面的作用，采取相關的措施積極運用檔案統計，確保檔案統計在促進檔案管理工作中的重要作用得到充分發揮。
作者:王麗霞單位:廣東省第一建筑工程有限公司
摘要：隨著我國建筑行業的快速發展，建筑市場競爭越來越激烈，建筑企業為了在激烈的市場競爭中占取一席之地，不得不提高自身的工程質量和管理水平。本文主要從我國國有建筑企業的檔案管理的重要性以及當前國有建筑企業檔案管理面臨的問題及改進策略方面進行簡要分析和論述。
關鍵詞：國有建筑企業；檔案管理；問題；措施 建筑企業檔案管理隨著科學技術和信息技術的快速發展也在不斷地完善和更新。我國國有建筑企業一般工程項目巨大，項目的復雜程度高，其檔案管理起來也相對困難，雖然在檔案管理過程中采用了纖細的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影響使得當前國有建筑企業在檔案管理中還存在較多的問題。為了有效解決檔案管理中已經存在的問題以及面臨的問題，應該首先認識到國有企業檔案管理的重要性。
一、國有企業檔案管理的重要性分析
建筑工程竣工之后需要對工程質量進行評定，在評定過程中需要工程建設過程中的參考資料，而完整規范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設中的重要作用：1.在城市規劃、建設和管理過程中，建筑工程檔案能夠為其提供相應的依據和參考，這樣，相關單位就可以根據以往的城市建設經驗，利用工程檔案中的豐富資源，對城市進行高效、合理的規劃和管理；2.竣工之后需要對工程進行維修管理、擴建和改建等工作，在此過程中相關人員可以依據規范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數據，對后續工程進行完善和管理；3.建筑工程質量的高低以及施工質量是否達到標準要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對實際工程質量進行分析，一方面可以促使建筑工程整體質量的提升，另一個方面還可以在一定程度上提高工程項目建設的經濟效益。因此，在整個建筑工程建設中加強和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。
二、國有企業檔案管理的現狀和面臨的問題
（一）國有企業檔案散、亂、缺、散
由于我國國有企業中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式，原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方，這樣就導致檔案資料的分散；目前我國國有企業的分公司在收集檔案時，收集人員往往是固定在辦公室中對工程檔案進行收集的，由于其對建筑工程的施工流程等各方面實際情況不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企業在工程建設之前不進行適當的檢驗，工程竣工之后也不進行驗收，而是將工程過程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員，從而導致檔案收集散亂、不規范；有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低，在整理檔案時缺乏相應的能力，使得管理的檔案不集中，較分散。
（二） 國有企業檔案管理的制度不夠健全和完善
國有企業檔案管理是企業管理的重要組成部分，為了確保檔案管理與企業管理水平協調一致，檔案管理過程中應該采用信息化的管理方式，管理人員應該樹立新的管理觀念，采用新的管理體制，這樣才能提高企業檔案的管理水平和管理效率。然而，當前國有企業的檔案管理人員仍然沒有擺脫守舊的管理思想，在實際管理中不能將檔案管理工作融入到企業所有部門中去，相應的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。
（三） 人員設備不足
國有企業檔案管理過程中熱暖設備不足問題是一個較為普遍的問題，現行的工程檔案管理體制是由三個層次組成的，分別是：總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門和工程項目部資料室。其中總公司檔案管理部門和分公司檔案管理部門人員配備的較少，相應的設備也較為陳舊，甚至有些單位出現檔案庫房不足的問題，這將會在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項目部雖然配備了充足的人員，但是專業的資料管理人員卻幾乎沒有，相應的專業設備也甚是缺乏，這就可能導致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。
（四） 檔案質量差
國有建筑企業檔案管理一般是有嚴格的質量規定的，但是就目前的實際情況來說，很多檔案質量并沒有達到規定質量的要求，甚至還有相當大的差距。例如，有的項目部為圖一時的簡單，在填寫原始資料時偷工減料，使得填寫的資料不完整；有些歸檔的資料沒有辦理完備的法律手續；有些工程項目的檔案資料與實際資料不符等。
三、國有企業檔案管理的改進措施
（一）依法治檔，不斷加強國有企業檔案管理
加強國有企業的檔案管理工作，應從三個方面著手：首先，檔案工作者應加強對檔案工作的認識，深入學習和掌握國家關于檔案的法律標準，經常與領導溝通，獲得領導的理解和重視，而企業也用加強對檔案工作的重視和領導，對檔案管理的人員配置、設備配備等予以保證；其次，應不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力，在加強自身法律法規培訓和學習的同時，加強檔案管理工作隊伍的建設；再者，建立完善的企業檔案管理制度，結合企業的實際情況，對檔案管理工作加強考核，從企業基層中貫徹落實依法治檔。
（二）建立對國有企業檔案損失責任追究制度
建立國有企業檔案損失責任追求制度，實質上就是針對國有企業檔案的重要性，在加強檔案管理工作的同時，重視檔案管理對公司各項建設的服務，全方位完善企業檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過程中，向下屬公司推行二級檔案管理制度，通過在綜合檔案室實行年檢考核制度，而在二級檔案管理制度部門實行年度考核，這樣，便可以及時發現檔案中存在的問題并及時采取措施對問題加以解決。
（三）不斷強化建檔工作是檔案管理的基礎
針對目前國有企業檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問題，應該采取相應的解決措施，針對“散”的問題可以采用“收”的方法，通過構建檔案管理機構對現有檔案和新建檔案進行接收和保管；針對“亂”的問題可以通過聘用檔案管理專業技術人員對國有企業信息資源進行整合和整理，可以稱之為“整”的方法；針對“缺”的問題，可以采用“查”的方式對問題加以解決，具體做法是由相關檔案管理負責行業檔案的收集、整理、鑒定的指導工作，然后相關單位做好檔案移接工作，相互之間明確責任。
（四） 提高檔案質量
檔案質量的提高可以從三個方面著手，首先是項目經理的檔案質量提高的意識，其次是建立健全相應的規章制度，最后是加強檔案管理過程的監督。在檔案管理工作中，項目經理的主要責任是組織、協調和管理各部門的工作，由此項目經濟的檔案質量意識的提高是非常關鍵的；工程檔案管理作為一個動態的管理過程，僅僅依靠單個部門或者個人是不可能對這一過程進行全面管理，必須建立建立健全相應的工作制度和加強檔案管理的全過程監督，保證全過程檔案的連續性和完整性。
結語：總而言之，國有建筑企業檔案管理工作是企業管理的重要組成部分，在實際管理工作中，檔案工作者必須認識到檔案管理的重要性，及時發現檔案管理中已經存在和即將面臨的問題，并針對這些問題及時采取相應的解決策略和方法。
參考文獻：
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摘 要：近些年來，隨著我國建筑行業的深入發展，我國的工程項目建設的規模越來越大，施工工藝越來越復雜，工程建筑檔案作為建筑單位進行施工和管理活動中形成的具有價值的各種題材和形式的文件資料。但是隨著建筑行業的深入發展，產生的工程建筑檔案越來越多，傳統的工程建筑檔案管理方式顯然已經無法滿足現今我國經濟發展社會建設的需求，本文就目前我國工程建筑檔案管理現狀及存在的問題進行了系統的分析和探討，并針對如何在基于信息化的背景下，提高工程建筑檔案管理建設提出了幾點建議。力求能為加快我國工程建筑檔案信息化管理建設的進程提供適時的參考。
關鍵詞：信息化 工程建筑 檔案管理
當今社會是信息化社會，信息傳遞的速度高速發展，人們的生活越來越離不開信息的快速傳遞，計算機和網絡技術的出現和普及解決了這一難題。越來越多的資料可以不經過打印而直接在電腦上顯示，大大簡化了辦公時間。提高了傳遞信息的效率，給工作人員帶來了便利。但是我們了解技術是一把雙刃劍，電腦辦公對于一些人而言是挑戰，工程建筑檔案管理也不例外。近年來，工程建設的檔案管理為了適應信息化的發展有一些新的變化，需要工作人員不斷的創新發展。在文中我們看一下當前我國在工程檔案管理的工作中存在的問題，并對此提出了一些自己的意見。
1目前工程檔案管理工作中出現的一些共性問題
工程建筑檔案在建筑工程項目中有著舉足輕重的地位，因為他直接記錄著相關數據，反映著工程建設以及建筑物的質量好壞。我們可以這樣說，工程建筑檔案是對工程實施的最全面的檔案記錄，工程建筑檔案的存在對于工程建筑質量的安全性和可靠性有著重要的指導作用。
1.1工程建筑檔案管理信息化建設速度緩慢
科學技術在不斷發展進步的同時，我們也在與時俱進，加快了工程建筑檔案信息化建設的進程，對其加以關注的同時也加大了資金的投入，但是這些只是杯水車薪。查閱資料后發現，目前我國的工程建筑檔案信息化建設的發展速度遠遠落后于經濟建設的步伐。在工程建筑檔案信息化建設過程中，工程建設的相關標準沒建立好，加之檔案源于各地，使得信息相對分散難于整理。同時，在平時的工程建筑檔案管理建O過程中，仍有許多單位只注重實體的檔案，忽略了建筑檔案的信息化建設，在相關方面存在缺陷。
1.2對于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠
雖然我們很清楚這個事實，我國的工程建筑檔案管理在信息化建設這一塊仍是開始階段，必然會暴露許多的不足。這些是情有可原的，檔案的歸納整理不到位，紙質的檔案轉化為電子存檔面臨著各種各樣的問題。目前存在著這樣一些問題：大量的案卷質量不高，缺乏完整的檢索工具，相關工作人員也沒能按規定處理事務，同時相關專業人才不僅質量不達標甚至數量也不夠，更有甚者對于信息化建設不屑一顧。這也嚴重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設。當然，也不能忽視信息安全這一重要話題，黨和國家也要不斷地完善相關的法律制度和專業技能，確保信息的安全。
2信息化工程建筑檔案管理方法
隨著建筑行業的不斷發展，在行業內的競爭力不斷加強，為了提高工程單位的競爭力，應當加強對建筑工程檔案的信息化管理，如規范檔案信息的儲存方式、提高檔案信息的查詢速度等，這些都能夠加強檔案信息的管理。所以工程單位應當注重檔案信息的管理力度，加快檔案信息化進程，不斷提高我國建筑行業對檔案信息的管理。
2.1確保原始數據的采集與歸檔
在加強建筑行業的檔案信息化建設的進程中一定要注重檔案信息資料的采集和歸檔。首先將檔案信息資料收集采集，然后再通過計算機的掃面設備輸入相應的數據信息，將有關建筑信息的資料、圖紙以及各種文件資料進行存檔，以數據信息的形式儲存在計算機中，這種檔案信息化建設能夠在一定程度上避免資料信息的丟失和損壞。將檔案信息資料存檔之后，還應當對這些檔案信息進行分類，這樣有利于工作人員查詢信息資料，提高建筑工程的工作效率，避免由于數據信息的僵乏而不能順利完成工程項目，所以應當加強建筑工程的檔案信息化建設，確保原始數據的采集和歸檔。
2.2加強檔案庫的信息化管理
為了實現工程建筑檔案的規范化、系統化，使得檔案信息能夠共享，應當建立檔案信息資料庫，同時加強檔案信息資料庫的管理。檔案信息資料庫將輸入的數據信息進行分類存檔，同時也可以建立統一格式檔案信息管理系統，這樣能夠實現檔案信息的自動歸檔，有利于檔案信息的管理。這些經過統一處理過的檔案信息可以通過數據庫這樣一個平臺實現共享，這樣能夠提高檔案信息資料的利用效率，在一定程度上也提高了搜尋的效率。
2.3提高工作人員的業務能力
隨著建筑行業的不斷發展，建筑行業的檔案信息管理工作也發生了較大的變化，這就要求工作人員要具有一定程度的業務能力，所以建筑工程單位要提高工作人員的業務能力，提高工作人員的個人素質。所以建筑工程檔案的管理人員不僅要熟練掌握各種現代化、數字化的管理設備，同時還必須掌握有關檔案信息資料的管理知識，嚴禁一些兼職人員從事這項工作，必須保證建筑工程檔案數據資料的準確性、有效性、與時俱進，只有這樣才能滿足實際的需要，所以應當加強工作人員業務能力培訓。
管理單位在進行工程建筑檔案的信息化建設過程中，忽視了對檔案的機密性和安全性和相關設置，導致部分的工程建筑檔案出現丟失后或泄密的問題，給相關的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國建筑行業的健康持續發展。針對這種情況，相關的管理部門在進行工程建筑檔案的信息化建設過程中，需要結合工程建筑檔案中的具體內容的機密性對部分工程建筑檔案進行加密設置，通過運用相關的計算機操作技術提高機密工程建筑檔案的安全性和可靠性，將工程建筑檔案的信息化管理和實際運用進行有機的結合； 同時，在工程建筑檔案管理信息化建設過程中，還需要加大對工程建筑檔案紙質文件的保管力度和維護工作，從而進一步提高我國工程建筑檔案管理的科學性和有效性。
3 總結
總而言之，基于信息化的工程建筑檔案管理建設具有十分明顯的優勢，對提高工程建筑物的安全性和可靠性具有十分積極的作用和影響。
我國的工程檔案管理信息化現階段還處于起步階段，在今后的發展過程中還需要繼續遵循我國對建筑行業信息化發展的有關規定，在不斷的學習過程中吸收知識總結經驗，推進我國工程建筑檔案管理信息化建設的深入發展，提高工程檔案在工施工管理的過程中發揮更大的作用。
綜上所述，在建筑工程中科學、有效的檔案信息化管理對建筑工程項目的實施具有重要的作用，為了保證檔案信息的安全性、可靠性，應當加強檔案信息化建設。雖然我國檔案信息化建設還處于初級階段，但是經過不斷的研究和學習，在實踐中不斷總結經驗，就能夠推動我國檔案信息化的不斷發展。
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關鍵字：建筑工程檔案；模式；管理措施
1工程檔案管理存在問題的原因分析
1.1經濟方面的原因
工程檔案管理困難中的一個重要因素就是經濟方面的原因，經濟方面的三大要素是：市場、產品服務以及資金。
一是市場競爭日益激烈對工程檔案管理的挑戰。在日益激烈的市場競爭中，導致建筑公司不得不在資金、人員的分配過程中減少對工程檔案部門的投入，追求更多的經濟效益。檔案管理機構由于還沒有化發揮應有的作用，甚至喪失獨特的價值，通常成為被精簡的對象，甚至一些企業干脆撤銷了專門的檔案部門。工程文件、檔案管理部門在建筑公司組織體系中不被重視，制約了工程文件、檔案管理工作的發展，也影響了工程文件、檔案人員的工作熱情及其積極性、創造性的發揮。
二是傳統的檔案服務不能滿足需求。傳統的檔案服務模式是工程項目建設在竣工后，檔案部門開始全面開展工程建設項目的檔案管理工作，對于項目竣工前的工程文件在形成和歸檔以及整理過程中，檔案部門并不直接參與，而只是起到監督和指導的作用。這種傳統的服務思想在信息快速傳播的時代已經不能滿足各方面的需求。
三是資金等資源的投入不足。經濟是基礎，是推動一個事物前進發展的必要條件。也是各種資源是構成經濟的重要因素。由于工程檔案整理不被領導重視，資金投入不足會嚴重阻礙工程文件、檔案管理工作的順利開展。資金投入不足導致工程文件、檔案管理多以手工操作為主，沒有真正實現工程檔案資源的信息化建設，工作量十分繁重，人是勞動力中活的因素。資金的不足也表現在工程文件、檔案管理人員的工資普遍較低，致使他們缺乏工作熱情，喪失了提供服務的積極性和主動性。
1.2技術方面原因
任何一個企業如果要在激烈的市場中立于不敗之地，都必須立刻行動起來，加快信息化建設，第一時間內掌握市場信息，占有市場。工程建設公司也不例外，工程檔案是其最寶貴的資源，也是其進行市場競爭的最有力的財富。但是在工程項目建設單位，除了一些國家重點工程項目，工程檔案的管理仍然以手工操作為主，最多也是利用Word進行檔案目錄輸入的工程檔案管理的工作，工作效率非常低，對相關數據的查找、分析都十分困難，即使最后能夠成功，也造成時間、資源、成本的浪費。可見，在大多數的工程建設公司，對工程檔案管理的信息技術的開發和應用已迫在眉睫。
在國家重點工程項目建設過程中，雖然不是以手工操作為主，但是從軟件系統的需求分析到數據庫數據的更新和信息的搜集、分析處理與，通常還是采用傳統的信息技術，一般只是具有信息匯集和的功能，并未建立統一的平臺，無法提供多層次、全方位的數據參考等等。
工程項目文件、檔案管理系統中信息技術應用、網絡管理系統的建設不普及、也未充分利用現代先進的科學技術，因此，目前很多工程文件、檔案管理系統還遠遠不能滿足信息化時代、知識經濟時代的要求。
2工程檔案管理模式運作的保障措施
2.1建立有效的項目組織文化
項目組織文化是一個組織和團隊能否實現高效運行的重要條件，建立有效的工程檔案項目的組織文化可從以下幾方面進行：明確目標，促使各成員方向一致、各有分工、利用專長、形成合力，培育良好的工作氛圍；建立獎勵機制，提高團隊成員熱情，為他們自由地去創新和施展自己的才能創造條件；工程文件、檔案的收集、整理等工作以及人員資金的調配都圍繞工程文件、檔案管理的各環節展開，提高工作效率。制定全員參與工程文件、檔案收集、保管制度，以使組織內部的溝通順暢，尤其是完善工程文件、檔案人員與檔案形成者間的交流與溝通渠道，從而樹立“人人都是兼職檔案人員”的理念。
2.2完善監督、反饋體系
監督和反饋體系的建立對于建設高效的工程文件、檔案管理團隊具有非常重要的意義。良好的監督、反饋機制應該是多角度、雙向的、多級別的。應該在工程文件、檔案管理組織機構內部建立全方位的溝通機制，保持溝通渠道的暢通，包括反饋流程和反饋登記表的設計。信息反饋目的是檢驗輸出的信息是否符合需要和準確無誤，對于深入開發工程文件、檔案信息資源具有重要意義。這就要求運用科學的方法，對用戶實行跟蹤服務。工程檔案信息開發利用后，各類用戶的意見通過借閱制度登記、信息反饋調查等形式收集、匯總、統計，進行“去粗取精、去偽存真、由此及彼、由表及里”的定量和定性分析，及時調整開發利用計劃和方向，使工程信息服務減少盲目性，增強信息輸出準確度，取得工程檔案信息資源開發的最佳效果。工程檔案工作者還要進一步研究用戶需求和利用狀況，及時處理反饋意見，關注社會，提供更有效的滿足個性需求的信息。具體來講，工程檔案借閱登記就是一項非常好的反饋方式，這就要求科學制作反饋登記表，詳細記錄用戶利用某份檔案的原因、利用過程中發現的問題、遇到的難題以及解決方案、用戶的滿意度、要求等等。
2.3人力資源
無論任何一項工作，管理的核心就是處理好人際關系，而人是管理的第一要素。工程文件、檔案管理人員屬于核心資源，很多工程文件、檔案管理部門設置的臨時性就是因為缺少工程文件和檔案管理人員，基層工程文件、檔案管理人員的頻繁調動，導致工程文件、檔案管理缺乏持續性、質量不高。因此，必須加強工程文件、檔案管理人力資源建設。如定期對在職的工程文件、檔案管理人員進行培訓，不僅包括檔案管理方面的業務培訓，而且包括工程項目建設方面的專業培訓；引進高校工程文件、檔案專業人員，提高檔案管理人員的綜合素質；高校有責任培養高素質的檔案方面人才。因此，高校應與工程項目建設單位建立工程文件、檔案管理實習基地；努力實施“工程文件、檔案管理人員年輕化、現代化工程”，培養符合工程文件、檔案管理要求的復合型人才。
2.4建立嚴格的保密制度
工程檔案是一種非常重要的科技檔案，其中的各類合同和專利技術以及產品的研發、生產等等，都是其形成者的最重要的財富。因此，必須建立嚴格的保密制度，以保證工程檔案信息的安全。
3結語
在信息化飛速發展的今天，相信檔案資源對于每個單位的作用會越來越重要，貢獻也越來越突出。隨著市場經濟和建筑業的發展，工程檔案管理將越來越受到重視，我們要充分發揚我們已有的優勢， 重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善， 不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。
參考文獻：
關鍵詞：建筑工程檔案；重要性；管理Abstract: With the rapid development of China's economy, the construction industry development more and more quickly, the management of the construction project work is being paid more and more attention. Archives management of construction engineering is an important part of the construction project management. But on the current situation of our country, construction engineering archives management in our country still exist many problems. This paper analyses the difficulties of construction engineering archives management and the importance of construction engineering archives management, and puts forward the solution to the problem.
Keywords: construction project ；archives； management; importance;
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：
一、建筑工程檔案管理的重要性
經濟與社會的快速健康發展推動著建筑業的快速發展，這有利于社會的發展，人民生活水平與質量的提高，對和諧穩定社會的建設和發展同樣意義重大。因此建筑工程檔案管理的重要性首先必須得到充分認識。建筑工程檔案是城市救災及災后重建的依據，還可以防災和減少損失。建筑工程檔案真實客觀的記錄整個建筑過程并反映建筑施工過程各個環節的本質、規律與聯系，對日后的檢測與維修、改建擴建甚至拆除等相關活動具有指導借鑒作用，同時也能加快建筑以及檔案管理的學術研究的進程。建筑工程檔案的活力和價值主要還體現在以下兩個方面：
1、建筑工程檔案與工程使用管理息息相關，工程的使用管理永遠離不開檔案管理的支持與引導；
2、建筑工程檔案不僅被自身工程所利用，而且被其他同類甚至不同類的工程設計建設參考與借鑒，甚至被反復地利用，它引導著建筑科學技術研究的發展。
建筑工程檔案如此重要，因此建筑工程檔案管理的重要性也是顯而易見的。
二、建筑工程檔案管理的難點問題
1、檔案收集難。檔案收集是工程檔案管理工作的基礎和核心內容之一，如果在工程建設過程中沒有及時做好檔案的收集工作，工程檔案歸檔的系統、完整和準確便無從談起。建筑工程的規模大、建設周期長，建筑工程的環節多，工程檔案多而分散。整理工程檔案是一項需要仔細認真對待和花費時間的工作。很多建筑工程管理人員只重視工程進度管理和資金管理，反而輕視了最基本的工程檔案管理。
2、對分包單位檔案工作的指導和監督難。現在一般工程單位都有幾個分包單位，一個完整的工程被分成若干個小工程分別承包給幾個單位。這樣就給工程檔案記錄和管理造成一定難度。由于分包單位多，檔案的收集和管理工作不好進行，加上很多分包單位不重視建筑工程檔案的管理，這就給工程檔案管理工作又增加了一定難度。
3、檔案信息失真。由于建筑工程檔案管理工作難度大，過程復雜，所以在檔案的填寫中很容易出錯。我國目前很多建筑工程單位并沒有建立完整的檔案管理體系。很多單位的檔案管理只是表面工作，信息填寫混亂，不真實。有的建筑工程單位甚至在工程快完工時集中填寫所有檔案信息，這些信息與工程實際進度情況是不相符的，所以不能真實準確的反應工程的狀況。
4、竣工時檔案移交不及時。工程后期大部分的技術人員已經離開現場，很多施工單位在工程施工中又沒有進行檔案整理，這時工程檔案便不能及時移交，還有些工程單位在工程施工中對內部部門或人員進行過調整，導致檔案材料分散、缺失甚至丟失，不完整不準確的檔案信息會對檔案移交造成一定影響。
三、解決上述難點問題的措施分析
1、健全檔案管理體系，落實崗位責任制
合理完善的檔案管理體系能夠有序的指導建筑工程檔案管理工作的順利進行，是建筑工程檔案管理工作開展的依據。所以在工程項目開展的同時，建筑單位一定要建立一個合理科學的檔案管理體系。其次，實行檔案管理崗位責任制，把檔案管理工作落實到建筑工程的每個部門甚至每個負責人的身上，檔案管理工作也可以與個人業績掛鉤，讓他們認識到自己有責任有義務進行檔案管理。這樣不僅可以調動大家實施檔案管理工作，還可以督促負責人認真貫徹檔案管理工作。
2、制定切實可行的檔案管理辦法
建設、總包、監理單位要依據《東莞市城市建設檔案管理辦法》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《建筑工程資料管理規程》等規章和規范，建立健全合理科學的建筑工程檔案管理方法。規范檔案管理工作的各個環節，包括檔案的形成、檔案資料的收集、對收集的資料進行整理歸類、把整理好的檔案資料進行歸檔等。除此之外，還應明確檔案資料的收集范圍、資料收集以及編制組卷的方法、歸檔的內容及流程等。這樣檔案管理者的工作就有章可循，而且內容標準一樣，可以提高工作效率和檔案管理的準確性。
3、科學組織檔案交底工作項目
開工前系統和全面的檔案交底是保障檔案收集、整理、歸檔工作規范有序開展的重要手段。特別是建筑工程，建設單位更要抓好這一關鍵環節，組織施工、監理、設計等相關單位的檔案工作主管領導、各專業技術負責人、技術員、檔案員等共同參與交底大會，并就交底會的內容形成會議紀要。
4、強化過程監督檢查和指導
建筑工程的檔案管理工作很容易被忽視，要認真落實建筑工程的檔案管理工作，強化檔案管理過程的監督檢查和指導很有必要。針對建筑工程檔案收集與工程進度不一致的局面，建設工程單位應該發揮主動性，與監理單位建立密切的合作關系，共同對建筑工程的檔案管理工作進行嚴格的監督和檢查，一旦發現問題，及時指出，及時解決，做到不影響工程的進度和質量。在對建筑工程進行監督檢查時應該注意以下兩個方面：
（1）時間選擇要恰當。從始至終對建筑工程檔案管理工作實行嚴格的監督檢查不是一件簡單的工作，我們可以在監督檢查的時間選擇上稍有側重，例如：選擇工程開工期、工程施工中的重要時期以及竣工時期等建筑工程檔案收集的薄弱環節。
（2）監督檢查的內容也可以有所側重，例如：檔案收集是否與工程季度同期、難收集的檔案一定要更加注意監督檢查（外來物資合格證和檢測報告以及各種實驗報告等）。
5、加強和細化對分包單位的指導與檢查
分包單位的建筑工程檔案管理是不可忽視的重要部分。針對分包單位的建筑工程檔案管理薄弱的情況，建筑工程單位應該加強與分包單位的聯系，細化分包單位的建筑工程檔案管理工作，做好嚴格的監督檢查工作。做好分包單位的建筑工程檔案管理工作有以下三點：
（1）要準確掌握項目各分包單位的信息。掌握分包單位的開工時間、竣工時間、施工內容、檔案管理人員的聯系方法等。
（2）提高分包單位建筑工程檔案管理人員的專業素質，組織他們參加業務培訓和觀摩學習，定期對分包單位建筑工程檔案管理人員進行技術指導。
（3）加強對分包單位退場前的指導與檢查。分包單位的施工隊伍流動性大，一旦他們離開施工現場，再進行建筑工程的檔案監督很難。所以在分包單位的施工隊伍離開施工現場前，總包單位務必要做好各分包單位的建筑工程檔案監督檢查工作。以便發現問題可以及時分析和解決。
6、建立并推行檔案管理的激勵與考核機制
有了良好的監督機制可以促進建筑工程的檔案管理工作，那么建立一套合理的激勵與考核制度就可以提高員工的積極性，更主動的做好建筑工程的檔案管理工作。定期對員工進行考核，實行獎優罰劣的制度；對建筑工程檔案管理工作表現突出的集體或者個人進行表彰獎勵。通過這樣的方式激勵員工投入極大的熱情參與到建筑工程的檔案管理中來。
結束語
綜上所述，建筑工程檔案管理對城市建設和管理意義重大，檔案管理也面臨很多難點問題，做好工程檔案的管理工作關鍵在于：檔案管理機構要嚴格執行標準化，科學化，現代化的管理體系，只有在標準管理的基礎上才能不斷的提高檔案管理水平，才能更好的為工程檔案事業服務。檔案管理工作者應該不斷地朝著標準化的方向努力，進步。
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關鍵詞:建筑工程; 檔案管理; 處理措施
Abstract: the construction of the file is truly reflect the panorama of enterprise engineering, construction project file management, enterprise's foundation is one of the important contents of management. To ensure the project file complete, accurate, not only for the enterprise is the basic construction of cultural inheritance fortune, but also for enterprise future construction of the follow-up service and the file using also provides an important basis. So, strengthen the management of the project file, is both the need of file management itself, but also the need of basic construction enterprise management. This paper construction project file management problems and treatment measures are analyzed.
Keywords: building engineering; File management; Processing measures
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
引言:
現代企業的發展需要企業檔案工作提供全面的服務,企業工程檔案真實記錄了企業發展過程中的每一個環節和步驟,反映了企業基本建設和發展的軌跡和過程。隨著建筑工程規劃、設計、施工等過程的進行，建設工程檔案就要實時記錄，在建設工程檔案的整理過程中涉及到了眾多部門和人員，對日后工程維修、改建、擴建起著十分重要的作用，所以說做好建筑工程竣工檔案管理工作是十分重要的。
1.建筑工程檔案資料的內容
1.1土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。
1.2.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。
1.3.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。
2.當前建設工程檔案管理中存在的問題
2.1近年來，隨著建筑市場的不斷規范化，國務院、建設部分別頒發《建設工程質量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我圍建筑企業的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，如一些建設單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設工程檔案移交滯后。
2.2檔案材料填寫不真實
建設工程檔案由于其本身的復雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過程中難度打，容易出現失誤等問題，加上有些建設單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴，或對工程施工現場不了解，根據建設單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應付交檔而做的，不能做到與工程同步進行，所以往往采用虛假數據，導致建筑工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產生誤差，由于不能與工程進度同步，造成了各種建材的質保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設和質量。
2.3竣工檔案移交不及時
由于施工到了后期，大多的技術人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設單位、施工單位及建材供應單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都會造成了施工檔案移交不及時。
3.建筑工程檔案有效管理的措施
3.1建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。
為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。
3.2嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關,使工程竣工驗收檔案充分發揮其憑證作用。
工程竣工驗收時,建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核,發現問題,及時解決,補缺補漏,務必使得竣工材料做到真實、完備、及時,歸檔范圍符合要求,認真貫徹執行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文,把好竣工驗收關,把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的,由建設單位發給《建設工程檔案合格證》,不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的,不發給《建設工程檔案合格證》,建設單位不結清尾款,以確保工程建設檔案的完整、準確、系統。
3.3加強建筑工程檔案管理工作,建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。
3.4加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業務條件。一個施工隊不會編制工程內業材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。開發公司要加強對施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
3.5及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
3.6充分利用現代化手段,多角度、多層次開發建筑工程檔案信息資源,做好檔案信息統計工作。
4.結束語:
要做好工程竣工檔案資料的管理工作，不僅需要加強對工程檔案人員的培養，更需要施工單位和檔案管理人員共同努力來建立健全的工程竣工管理體系，我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態度，充分發揚我們已有的優勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。
參考文獻:
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關鍵詞:建筑;施工現場;檔案管理;經濟效益
中圖分類號:F284文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2009)15-0198-02
建筑施工企業工程項目多、施工工期長、涉及面廣,工程檔案從現實材料到立卷歸檔有一個漫長的周期,檔案工作成效和質量難于保證,也拉長了建筑企業從工程開工到工程竣工的經濟周期,影響了建筑企業的經濟收益。如何有效開展工程項目施工現場的檔案工作,促進建筑企業合情合理合法獲取最大限度的經濟效益,是困擾建筑施工企業管理工作的難題之一。結合在建筑企業的工作實踐,筆者認為,要做好工程項目施工現場的檔案管理工作,爭取企業經濟效益,必須準確把握和執行法律法規及管理規范,切實做到“及時學習領會”、“認真貫徹落實”、“切實嚴格執行”三個方面。
一、及時學習領會好法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益提供信息支持
建筑施工企業有其特殊的行業特點,加之建設工地分散、點多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業開展檔案管理工作的難度不小,給企業爭取經濟效益增加了難度。
建設項目的報建、開工、施工、結算、驗收等各個環節,以及建設工程竣工資料的編制、結算的確認、建設項目的創優申報都離不開工程資料。工程項目的質量保修、經濟糾紛的處理與解決,建筑施工企業的生存、發展和壯大,同樣離不開工程資料。建設項目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對于建筑施工企業的生產管理全過程,都起到至關重要的憑證和證據作用。如果工程項目施工現場的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時、歸檔不完整等等,勢必造成工作重復,影響工期,增加工程成本。
檔案法律法規和管理規范,是政府和建設、檔案主管部門對建筑企業檔案管理工作的強制要求,同時也是企業開展檔案工作的指引。法律法規和行業規范,可以使檔案管理工作規范化和常規化。因此,學習好、領會好檔案法律法規和行業規范,是做好建筑施工企業檔案工作的關鍵。對于每一個檔案管理文件或行業規范的出臺,我們都要認真研讀,加強理解,準確領會把握規范、制度和管理文件的主要內容及其精神要點。企業和檔案工作人員只有正確領會、透徹理解了法律法規和管理規范的實質,才有可能正常開展工作。
首先,建筑施工企業的檔案工作人員要及時知悉檔案法律法規的頒布和行業規范的實施,及時開展工作。其次,企業在具體執行法律法規和行業規范過程中,要結合企業的實際,落實貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報送的資料必須及時報送,應該備案的資料必須及時備案。由我司總承包施工建設的廣東電信廣場,在多年的施工建設過程中,先后經歷了三次工程檔案歸檔標準的變更。每一次工程檔案歸檔標準變更后,項目部都及時組織檔案工作人員學習領會和理解新標準,并根據新標準的要求進行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標準變更的順利過渡和實施,檔案管理工作中減少了大量的重復工作,為企業節省了不少的人工成本,爭取到了可觀的經濟效益。
二、認真貫徹落實好法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益提供政策保證
做好建筑施工企業檔案管理工作,在學習領會檔案法律法規和行業規范的基礎上,還必須抓緊抓好檔案法律法規和行業規范在實際工作中的貫徹落實。建筑施工企業和檔案工作人員要把握好重點,了解檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規范的目的和要求,認真做好檔案法律法規和行業規范的傳達貫徹和落實工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規和行業規范作為開展工作的依據。在施工現場的具體工作實踐中,要使檔案管理部門及建設主管部門出臺管理文件或規范的目的和要求真正體現、落實在管理的每一個環節,力爭工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進下一階段的工程施工創造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業爭取時間、創造效益。
貫徹落實檔案法律法規和行業規范,建筑施工企業和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業生產管理這一中心,結合施工現場的實際條件,充分發揮人的能動性和積極性。要克服工作中的困難,嚴格貫徹落實檔案法律法規和行業規范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質量。要力爭施工現場工程資料一次合格,減少重復工作,為工程竣工后的項目創優、工法申報、企業資質申請等工作打好基礎,為企業創造間接利潤,獲取經濟效益。
貫徹落實檔案法律法規和行業規范,不僅要依靠發揮檔案工作人員的工作能動性和積極性,還要有檔案組織機構的推進和監督。設立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業的生產管理基本上在施工現場進行,90%以上的工作量可以在施工現場完成。另一方面,建筑施工企業有其便利條件,就是按照施工現場人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現場都配備了專職的資料員。按照一人兩職責的要求,將專職資料員設置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時,按照檔案法律法規和管理規范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國有大型建筑企業,我司設立了專門的綜合檔案室,負責工程資料及工程檔案工作的開展、推進和監督工作。在人員設置上,綜合檔案室只設專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現場的資料員)。這也是我司結合企業具體實際,貫徹國家檔案集中統一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業業務工作的特點和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復工作。實踐證明,我司的做法,較好地促進了施工現場的資料收集和工程檔案管理工作,為企業節約了大量的人工成本,間接創造了經濟效益。
三、切實嚴格執行好檔案法律法規和行業規范,為企業獲取經濟效益保駕護航
工程資料的準確性,對于工程施工過程及生產管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯誤,對于施工企業將會是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業要在及時學習領會、認真貫徹落實的基礎上,至關重要的一點,就是必須切實嚴格執行檔案法律法規和行業規范。也只有這樣,法律法規和管理規范的威力及作用才能充分發揮,否則就會成為一紙空文。因此,起著推動和監督作用的檔案管理部門,要對工程資料嚴格把關,做好審核工作,并將相關資料及時歸檔。建筑企業要根據建筑形勢的發展變化,根據檔案管理的工作要求以及施工現場的實際,不斷調整工作方式方法,針對工作中出現的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。
切實嚴格執行檔案法律法規和管理規范,為企業爭取經濟效益,一是要注意處理好生產管理與檔案工作的關系。建筑企業的生產管理與企業開展檔案管理工作是異途同歸的兩個方面,兩者相得益彰、互為促進。以檔案法律法規和管理規范為工作依據,做好、管好施工現場檔案資料管理工作,正確處理好企業生產管理與檔案工作管理的關系,不僅不會削弱企業生產管理的力度,而且有助于促進企業的生產管理工作,促進企業“向管理要效益”。
二是要注重發揮好工程檔案資料的真實憑證的作用。施工現場的檔案管理工作,要以檔案法律法規和管理規范為依據,為工程項目管理提供準確數據,及時有效地為企業生產、經營和管理服務。工程檔案資料具有參考借鑒價值,對工程技術的推廣和應用有啟迪助推作用。如,在生產管理過程中甲乙雙方就工程量產生意見分歧或發生經濟糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業“作證”,作為甲乙雙方確認工程量的證據,為企業爭取經濟效益。
三是要高度重視信息技術環境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規和管理規范學習和貫徹落實,抓好檔案工作隊伍的教育管理和檔案崗位責任制的落實。對于特殊的工程項目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強對檔案工作人員的保密意識教育,增強人員責任意識,不斷推進檔案管理工作制度化和規范化,切實做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業爭取經濟效益。
四是要加強與建設主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質監、安全、建協等部門的溝通和聯系。按照各專項工程的要求,以檔案法律法規和管理規范為標準及依據,分類做好消防、城建等分項資料,及時收集整理歸檔,為工程項目的分步分項驗收及早做好準備工作,減少因分步驗收緊急做資料趕任務而發生的加班工資,減少人工費用。
在現行的建筑企業運作機制下,企業檔案管理特別是施工現場的檔案管理工作不能循規蹈矩、墨守成規,必須在學習領會好、貫徹落實好、高效執行好檔案法律法規和行業規范的基礎上,及時解決施工現場檔案管理工作中的實際問題,不斷深化創新管理方式方法,推進管理工作逐步發展完善,一定會扭轉施工現場檔案管理工作的被動局面,建筑企業獲取最大經濟效益的目標一定會得以實現。
參考文獻:
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關鍵詞：建筑工程，檔案管理，重要性
城市建設的發展日新月異，大量的建筑工程檔案，一文一字記載著這個每個工程的發展過程。它不僅是城市發展研究的依據，更是城市經濟建設與社會生活中的憑證與參考價值的體現。建筑工程檔案管理創新與發展是一個相對的、動態的、發展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內容，新時期檔案管理創新與發展是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容。
1、 建筑工程項目中檔案資料監控及管理中的常見不足
對建筑工程中的檔案資料進行管理，實際上即對工程施工整個過程中涉及到的相關資料進行收集、整理、合理編制后歸檔、保管。因工期較長，因此資料的形成也需要較長時間。項目方面有些工程較多，且分散面廣，由于動態管理而使人員流動性高，相關責任較難落實。
1.1資料收集不夠全面
例如，某些工程上的設計有變更，在編制資料的時候，只將變更通知書進行記錄，卻未對相應的施工進行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見；部分交接驗收記錄沒有簽認手續等。
1.2資料不夠準確
資料上的隨意性比較嚴重，對相同工序檢查出的數據，按照其相似的數據填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查；部分監測數據在所允許的誤差范圍內，害怕數據受到質疑，而引起不必要的麻煩，便填了一些留有余地的數據。
1.3資料收集與整理不夠及時
對建筑工程相對應的檔案資料進行管理應當從合同簽訂完成后準備開工時就著手，如圖紙會審紀錄以及開工報告等。對于施工過程，根據規定對其及時予以規范記錄，努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續、驗收有根據、施工有記錄、對照有標準，每一個環節都應當及時、到位。實際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補“回憶錄”的現象較為普遍。
2、 建筑工程項目中檔案管理應關注的要點
2.1注重收集未被采納的方案資料，這是由未被采納的方案資料本身的價值性和工程檔案完整性、連續性等特點決定的。
2.2注重收集設計基礎資料
設計基礎資料中的地質、地形、水文、氣象以及各種技術咨詢服務等是設計、施工和工程實施過程的重要依據，具有實用價值大、份數少、利用率高的特點，應列為檔案管理的重點。
2.3注重完整、準確的竣工圖紙
檔案管理部門須對移交來的工程檔案文件特別是對竣工圖紙的完整性進行審核。竣工圖的完整性和準確性具體體現在真實的反映項目竣工時的實際情況和過程、圖物相符、技術數據準確可靠、簽字手續完備等方面。工程檔案管理人員要廣泛涉獵各專業，對竣工圖紙與現場實際情況進行比照核對，這樣才能保證竣工圖紙的完整性、準確性和歸檔的質量。
3、 建筑工程項目中檔案資料管理及監控措施
3.1與工程建設同步，進行全程監控
3.1.1及時對相關人員進行培訓，提高工作質量
一切工程合同中都對其檔案的移交進行了明文規定，施工單位作為檔案的最直接的接觸方，其能否適應檔案管理相應的要求及標準，樹立檔案意識等都會對檔案的質量產生很大影響。
3.1.2立項時應當加強資料監控
工程項目在立項、審批、勘察之前，相應的管理部門并沒有成立，自然就缺少檔案管理者。而工程準備時相關材料往往比較分散，同時，招投標以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關資料進行及時收集，久而久之，會使收集上述文件的難度加大，甚至可能導致文件丟失。所以，在工程項目立項的前期，就應當及時介入檔案的收集以及整理，由專人負責。
3.1.3對新設備的檢驗加強監控
新設備到貨后，隨之會有相應的圖紙資料，值得注意的是，進口設備對應的外文資料往往是與其設備一起放置，而國產設備所提供的使用手冊又不足，這些環節時常會出現漏洞。缺乏細致認真的態度，就可能丟失設備資料。所以，必須建立合理的設備開箱檢驗制度并貫徹執行，對開箱權限予以明確。
3.1.4發揮合同的法律效應
檔案管理部門應當參與起草合同的相應管理工作，將文件材料的歸檔以及積累當作合同中的重要內容獨立為一條款，明確要求竣工文件材料相應的驗收時間、質量以及份數、副本內容、歸檔范圍，使相應的承建單位也對檔案管理有足夠的認識與重視，這樣以來，就以法律形式保證了歸檔工作的落到實處。
3.2建筑工程檔案的管理措施
3.2.1建立現場辦公制度
要在主動做好對建筑工程業務指導、現場跟蹤服務，檔案接收工作的同時，對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠的工程，不但深入現場進行業務指導，而且還與建設單位就工程的有關特殊事項進行現場勘查，了解工程的實際情況，在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現場指導、實地操作，及時解決疑難性問題，并做好該工程的跟蹤服務工作。
3.2.2加強工程檔案管理隊伍建設
在建筑工程建設中加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質。首先，要配備檔案管理專業水平高、工作能力強的專職人員，負責文件資料的收集整理工作。其次，要保持工程檔案人員的相對穩定，且對檔案管理人員進行大量業務指導和培訓，使其掌握建筑工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔和具體的歸檔范圍。
3.2.3加強檔案管理法制建設，提高依法治檔的意識
目前工程檔案法規主要有《中華人民共和國檔案法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》、《城市地下管線管理辦法》，我館要嚴格依法治檔，及時催交收集不按時歸檔的 建設檔案，對檔案丟失、偽造、及未及時移交的現象提出書面的整改意見。
3.2.4 竣工驗收備案與檔案管理工作相結合
工程竣工驗收備案工作是工程建設項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設行政主管部門日后管理工程的重要依據，而且工程備案和工程檔案管理的性質和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結合起來，委托各級城建檔案管理機構管理，對深化建設管理體制，規范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長期監督機制是十分必要的。
3.2.5 推進工程檔案信息化建設，實現網絡化的信息運輸
“數字化檔案館”被更多的加入日程，完善紙質檔案文件級目錄數據庫和聲像檔案目錄數據庫建設；逐步實現檔案的全文數字化、檔案的在線接收、在線管理。檔案館在自己建立的網站上舉辦展覽，開放檔案目錄，公布政府部門的現行文件，開展檔案的全文檢索和閱覽服務，接受社會廣大群眾提交的查檔預約單，及與用戶之間的互動和交流，將有效滿足利用者的需求。
4 結語
建筑工程檔案管理工作在城市建設中發揮著極其重要的作用，有著極其重要的基礎性地位，是加快城市現代化建設進程、構建和諧社會的重要手段之一。因此，認真做好建筑工程檔案管理工作非常必要。同時，保證建筑工程檔案信息化建設與社會信息化同步發展，為促進國民經濟和社會發展，提供快捷有效的檔案信息服務。
參考文獻：
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關鍵詞:建筑工程；完工檔案；管理
中圖分類號：TU198 文獻標識碼：A文章編號：
建筑工程完工檔案資料是由總承包單位在建筑工程施工過程中直接形成的有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是工程承包合同包含內容的一部分；是工程質量評定驗收備案的依據之一；它是工程建設和管理的依據，它讓工程質量有據可查，尤其是建筑單位進行維修、管理、使用、改建和擴建的依據。
一、目前施工單位完工檔案管理中存在的問題：
1、項目部重視程度不夠
在建設過程中，更多的精力都放到了建設上，抓進度，抓質量，抓關鍵目標的實現。經常是等到面臨驗收了，才抽調人員，加班加點進行突擊。由于先天不足，靠后天的彌補是難以達到滿意的效果的。由此可見，竣工資料整編工作能否作好，主要取決于項目部及有關部門的領導思想重視程度，及有關專業技術管理人員的思想重視程度。
2、資料管理制度不健全
資料管理方面的制度不健全，難以保證資料整編工作的有效開展。如在文件、技術通知的管理方面沒有統一規定，編號不系統甚至混亂，其規格大小也往往不統一，給整編造成困難；沒有定期的資料整理、分類制度，沒有規范的資料查詢、索引體系，沒有資料的保管與移交專門制度，由于建設周期長、人員變動較頻繁，人員變動時資料交接手續不到位，往往造成資料的遺失，造成歸檔工作難上加難。
3、施工中日常資料管理不規范
在工程實施過程中，主要是圍繞工程的實施，側重于滿足日常工作的需要，并未將其與最后的整編歸檔有機結合起來，資料的管理深度不夠，規范程度較低。很多資料由于保存不當，或是管理人員變動，在竣工資料歸檔時，發現資料不全、遺失。有些資料在生成時就不符合竣工歸檔要求，如資料簽名用藍色簽字筆、圓珠筆書寫，資料紙張大小、材質不符合要求等。在竣工整理時，補做、重做歸檔資料，造成時間、人力、物力浪費。
4、施工原始驗收簽證資料填寫不規范
原始驗收簽證資料，也有樁號、高程、工程量等項目與實際施工情況不相符，驗收項目有空白欄出現，簽字筆跡龍飛鳳舞和隨意涂改等現象，降低了竣工資料的使用價值。
二、做好建筑工程完工檔案管理的幾點建議：
近幾年隨著工程科學化管理水平的提高，工程竣工檔案要求越來越高，施工單位竣工資料整理在工程施工管理過程中越來越顯得尤其重要。以下是關于施工單位做好施工工程資料的幾點建議：
1.做好施工工程資料的前提就是制定工程資料管理制度及工程資料標準化細則
（1)工程資料管理制度要明確施工管理人員執業資格、崗位職責及資料管理流程。管理人員要持證上崗，專人專崗，其中資料員、試驗員各自獨立設崗，不能兼職；資料管理流程更好的明確了各管理人員之間工作的銜接、交互配合。
（2)工程資料標準化細則依據《建設工程文件歸檔整理規范》及各地方建設工程資料管理規程編制，對施工資料的收集、編制、整理 、備案、移交等具體工作內容進行標準化要求，資料員編制整理資料工作會更加明晰。
2.提高管理人員素質，施工單位應定期進行培訓： （1)培養資料管理人員愛崗敬業精神
建筑工程資料涉及分部、分項、檢驗批及工程管理資料等工作項目繁多，工程資料編制、整理工作比較繁瑣。工程資料的整理必須做到及時、真實、準確、完整，工作要做到認真負責一絲不茍。 （2)保持竣工資料編制人員穩定性
施工企業技術人員流動力性大，人員變動時，資料交接不清楚，不齊全，資料失散嚴重，使資料的準確性，完整性得不到保證。施工企業應力保人員組成穩定，如有特殊情況需要工作調動，必須將其所負責的全部資料移交清楚，并辦理交接手續，否則不得離開。
3. 分階段對竣工資料進行整理歸檔
（1）注意施工準備階段的資料整理。
①熟悉施工圖紙，提出疑問并解決。②填寫和準備工程開工必備的資料。填寫工程施工安全開工條件驗評表、工程文明施工開工條件驗評表、工程質量保證體系審查表、開工報告、見證取樣計劃表、施工組織設計、安全施工組織設計，資料準備齊全后就找相關單位辦理簽字、蓋章、審核的手續。③分類存放各種資料。為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過程中就按照檔案館的工程竣工檔案檢查清單順序分類歸檔。工程資料分為施工技術管理材料、工程質量保證材料、工程質量檢驗評定材料和竣工圖四部分。對于施工中與業主、監理等相關單位的來往資料雖不歸檔，也應分類整理。
（2）加強施工過程中收集和填報資料的力度。
①收集材料質量證明文件。在施工過程中不斷會購進各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測報告（有CMA標志的），必須是原件。②填報資料。對于質檢資料的填報需填寫監理規范用表，書寫要求規范，不能涂改，采用耐久性強的書寫材料。按照規范標準的相應工序驗收內容填寫表格，不同的監理對資料的要求不完全一樣，填寫報驗資料前應積極與監理溝通，達成一致后填寫。③收集試驗報告。試驗報告是工程資料的重要組成部分，屬工程質量保證材料，70％的試驗報告為自檢報告，30％為見證取樣報告，由質監站委托的檢測中心出據，這30％為強制規定，在進入每道工序施工前后都有相應的試驗，需要熟悉各種試驗，試驗完成后的試驗報告應收集完整，跟資料中的樁號、時間、混凝土澆注記錄、施工記錄等相符合。
（3）施工后期可提前進行的竣工資料整理工作。
①匯總資料。檢查報驗資料中有無報漏、書寫錯誤等情況；將所有工序評定表的點數匯總并計算填寫工序質量評定匯總表、部位質量評定表、單位工程質量評定表，所有工序、部位和單位工程的合格率都在這三種表格中反映，完成后需監理及業主方的簽字蓋章手續。②復印裝訂。復印所需的套數裝訂成冊。送備案館的一套需用牛皮紙裝訂，送檔案館的一套為不裝訂的原件，且檔案館對竣工固有特殊要求，編制竣工圖目錄，有監理蓋章。③竣工圖的編制要求。竣工圖應畫出所有變更內容，如實反映竣工后的現狀，道路所處地段若有大型設施的也須標注，完成后加蓋竣工圖章，簽字手續完備。
（4）做好工程竣工資料整理及后續外業及相關資料的整理。
工程竣工后，按工程實際重新繪制竣工圖。重新繪制時，要求原圖內容完整無誤，修改的內容也能準確、真實的反映在竣工圖上。繪制竣工圖要按照建筑制圖的規定和要求進行，同進參照原施工圖和該專業的統一圖示，必須在底圖的右下角繪制竣工圖圖簽。
總之，
在工程管理過程中施工單位要重視工程資料的管理工作，資料記載的不僅是工程的施工過程，更體系拿出了企業的管理水平和人員素質。施工單位不僅對工程實體結構的安全質量負責也對資料的真實性、完整性、有效性負責，只有合格的資料和實體質量，才是一項合格的工程。參考文獻：
