時間：2022-05-22 20:47:02
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理資料員，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、預立卷工作及預立卷功能設計的基本概述
檔案部門負責全公司的型號產品生產研制加工、經營管理、行政業務、基本建設等活動產生的科技文件和檔案管理，檔案來源復雜、種類繁多、內容豐富，涉及12個門類，分別有文書檔案、經營檔案、會計檔案、科研檔案、航天產品檔案、質量檔案、基建檔案、設備儀器檔案、教學檔案、特種載體檔案、民品檔案、其他檔案等。根據公司的職能設置和所擔負的工作任務，由各職能部門分別負責本部門形成文件資料的收集、整理、組卷等預立卷工作，如公司辦公室負責文書檔案的預立卷，財務部門負責會計檔案的預立卷，設備部門負責設備儀器檔案的預立卷，基建部門負責基建檔案的預立卷。
檔案系統的應用是建設數字檔案館的基礎工作，檔案系統從安全性、實用性和可操作性等方面著手，進行各項功能設計，其中預立卷管理功能包括了用戶登錄、檔案案卷新建與修改、卷內文件錄入與修改、案卷（卷內文件）順序調整、案卷間文件調整、生成卷內目錄、生成脊背標簽、生成移交清單、查閱統計等功能。本系統在公司辦公網絡平臺下運行，有檔案部門系統管理員確定并設置可使用系統的部門及用戶的初始登錄密碼，預立卷部門的資料員按照文件資料收集整理和組卷規范登錄檔案信息內容。組卷完成后由檔案部門進行組卷審核，審核修改后進行后期的歸檔工作。
二、檔案系統預立卷存在的問題
（一）對預立卷功能模塊功能了解不夠。檔案系統的功能設計很靈活實用，經過3年的應用預立卷部門仍有不會使用的現象，對相關字段的適用范圍不清楚，相關字段的使用存在混淆和錯誤的情況，案卷順序顛倒時不會調整，卷內文件排列順序錯誤也不會調整，不同案卷下的卷內文件可以進行調卷的功能幾乎都不會用，也不會通過系統進行查找檢索。
（二）著錄不規范。預立卷資料員對著錄規則缺乏正確認識，特別是在案卷和文件題名上，題名不能揭示檔案內容、過于冗長、不適當省略等問題常見。以一臺設備的檔案為例，設備檔案一般包括設備采購申請審批、招投標資料、隨機資料和安裝調試驗收資料，但在組卷時資料員是按收集的順序，將資料裝入多個檔案盒，再按檔案盒數量分別建立了幾個案卷，題名分別是設備資料+（一）（二）（三）......，這樣的題名過于省略，不能揭示案卷內的內容。
（三）重點檔案未進行數字化處理。有價值、意義重大的文件未轉化為電子文件，文件為電子文件的又未利用檔案系統歸入檔案數據庫。如固定資產投資項目立項階段的項目建議書、可行性研究報告、初步設計等文件，均有紙質和電子文件，但現在只歸檔了紙質文件。
（四）預立卷資料員檔案業務能力有限。公司多年實行信息化管理，OA系統得到了迅速普及，預立卷資料員本身所具備的計算機操作技能足以勝任文件著錄的工作，但資料員多數是兼職資料員，日常工作繁雜，處理文件時間少，沒有系統的檔案專業知識，對歸檔范圍、分類整理、著錄要求等理解有限，難以專心搞好預立卷工作。
三、具體解決措施
（一）預立卷部門要了解掌握歸檔范圍、組卷原則，隨時或分階段進行預立卷工作。檔案部門根據國家檔案局、航天集團檔案館的有關標準和規則，制定下發了企業檔案的管理規范和標準，明確了各類檔案的收集范圍、分類整理、組卷的原則，對預立卷工作有很好的指導意義。預立卷部門主管領導和資料員首先要掌握這些規程和標準，根據工作實施情況按類別收集分類文件，及時在檔案系統上設立案卷和著錄卷內文件。
檔案歸檔時間一般是隔年歸或按階段歸，日常就應做好預立卷工作，避免歸檔前的突擊工作。像基建部門主要是對新建廠房和改擴建工程的基建檔案進行預立卷。資料員可按工程實施的進度進行資料的收集，如勘察設計階段的工作完成后，負責這項工作的主管工程師就應將手中的文件移交給資料員，并同資料員一起對照基建檔案管理標準中的歸（下轉第132頁）（上接第127頁）檔范圍進行查漏補缺，檢查文件是否符合歸檔的要求，再按文件的有機聯系、邏輯關系進行分類和文件排序，最后由資料員在檔案系統上進行案卷和卷內文件的著錄，并提請檔案部門對所著錄的內容進行審核把關。這樣就能全過程對基建檔案進行管理，確保基建檔案的完整、準確、系統、齊全。
（二）完善設備設施。公司的網絡體系在多年運行的基礎上已經發展完善，具有較高的安全性能，預立卷部門全部配有聯網計算機，在設施方面保障了檔案系統的穩定運行。但針對有價值的紙質檔案，需要將其轉化為數字信息，采用檔案管理軟件實現檔案歸檔，這就需要有掃描儀和鑒定電子文件有效性的設備。
（三）提高預立卷人員素質。檔案部門要不定期對預立卷人員進行檔案管理專業知識和信息化知識培訓，培訓的主要內容應當包含檔案管理系統的具體設計、檔案歸檔范圍、分類規則、檔案著錄規則，使預立卷人員既要精通檔案專業又要熟悉檔案系統功能構架。
（四）完善規則規范著錄。檔案著錄數據是檔案檢索中的重要信息，題名、責任者著錄時檔案著錄的重要部分，是進行檢索的最常用入口，題名與責任者的不規范著錄極易造成數據的不標準，導致檢索查閱的不確定。大多數檔案部門的檔案著錄時按照國家檔案局所制定的《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）進行，檔案部門應在此規則的基礎上，在工作中不斷總結經驗，結合公司的相關規定，制定出適合本公司的著錄規則或標準。
（五）檔案部門加強檢查指導。檔案主管部門設有各門類檔案的主管檔案員，他們應該經常深入實際工作，加強對預立卷部門的業務輔導，特別是協助預立卷人員按階段對文件進行收集、整理、分類，利用檔案系統建立案卷、著錄卷內文件。以保持案卷和卷內文件之間的固有聯系，及時對文件進行歸檔審核和查漏補缺，使問題解決在現場，做到心中有數，控制好日后的歸檔。同時，要落實責任制，對職能部門的主管負責人、資料員分別提出預立卷工作的不同任務和要求，并將其工作的好壞納入考評獎勵中。
【關鍵詞】資料管理；工作態度；專業技能；規范的熟悉；工作職責；
一、資料管理的重要性
隨著建筑業的發展迅速，國家對基礎設施的投入大大加強，對建筑工程的質量，進度等各方面要求的更加嚴格，也更加規范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質量的檢查以及規范，必須通過資料來體現，一個工程項目資料的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程資料的管理是一個非常重要的工作環節。建筑工程資料是記載建筑工程施工過程中的一項重要內容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件，又是對工程進行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建和擴建的原始依據。建筑資料管理工作直接反映了一個建筑施工企業的管理水平。建設部要求建立并管好城市基礎設施建設檔案，進一步加強對工程項目建設檔案管理的重要性和緊迫感的認識，并明確指出：任何一個工程，如果技術資料不符合有關標準規定，則判定該工程不合格，對工程質量具有否決權。足見資料管理的重要性。
二、資料管理工作必備的條件
1、資料管理工作的態度
一般人都認為資料員的工作看似輕松，其實做好也是很不容易的。資料員如何去完成項目交給的每一項工作，是值得深思熟慮的問題。我們要經常提醒和捫心自問，在做資料的工作中是否及時、準確、完整；怎樣配合好技術負責人做好施工組織、方案、技術交底等工作；我們是否對項目前期工作施工組織設計等進行了審核，用字是否恰當和規范，是否有遺漏和不全面；怎樣和監理、業主用虛的態度及規范的語言進行了溝通；你是否對監理、業主提出的意見和建議虛心接受了；你是否在第一時間熟悉施工圖并發現問題，你是否在第一時間和業主、設計單位進行了聯系和溝通，并在最短時間段內解決；對各條線的管理人員在工作過程中所提出的建議是否樂于接受并落實到項目管理中去；是否對以前的工作進行了總結，留下好的一面，改正了不好的一面。并用踏實、勤奮、認真及科學的態度去工作、去做好資料這些都是我們資料員都要考慮和必須考慮的問題。在項目施工資料工作中，工作的復雜性、艱巨性，相信每個人都會遇到。如何去完成好每一個施工項目的所有資料，就需要在日常工作中多思考、多交流、多學習、多協調，并用認真的態度去工作、去落實。作為一個公司的員工要有危機感、責任感，要珍惜和熱愛自己的工作。對公司各級領導交給你的工作不論大與小，都要盡己所能。仔仔細細、認認真真的去做好、完成好。在做好本職工作的同時對工作的各個環節都要有補位意識，并加強協調和配合，用團隊精神來增加凝聚力、向心力。不斷加強學習和廣泛涉獵施工資料相關的書籍和有利于文化素養的書籍。來提升我們自身的素質，讓企業整體文化素養上一個臺階，同時在工作中不斷地總結、再總結。找出不足之處，使每個工程項目的資料都能做到最好，都能得到大家的認可和好評。
2、資料管理必備的專業技能
當然做好資料的管理，做好資料員，不光在態度上再思想上有能動性，還必須具備一定的的建筑專業知識， 因為建筑工程資料員的工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，所以必須具備一定的建筑專業知識、工程檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力。隨著中國建設的不斷升溫，建筑資料員社會需求量逐年提高，現在資料員已成為工程行業必不可少的專業人才。首先崗位必備知識：熟悉國家、省、市城市檔案工作法律、法規、政策、規定、規范、標準；能看懂一般建筑工程施工圖，能編制修改工程竣工圖（包括重新繪制基礎竣工圖）了解各種建筑結構施工技術和方向。能正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術資料表格；熟悉城市建設工程檔案的內容、范圍。掌握工程檔案收集、編制、整理的方法；了解計算機在檔案管理中的作用及基本知識。
3、明確資料管理職責也是做好資料管理的重要前提
對于目前工程資料員來說明確自己的職責也是充分做好工作的前提。很多建筑工程資料員沒有一個很好的工作職責分析導致工作沒有目標性。所以明確資料管理職責是很重要的。工程資料應隨工程進度及時收集、整理，并應按專業、分部、分項、歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應統一采用本地區建筑行政管理部門或檔案管理部門的統一格式。工程資料應采取分級管理的方式，各單位技術負責人負責本單位工程資料的全過程管理工作，而工程資料的收集、整理和審核工作則有本單位資料員負責。首先明確建筑資料員管理的職責：負責工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理；規范工程開發、施工期間的各類圖紙、變更通知、工程合同及其他工程項目方面文件資料的收發、保管工作；檢查工程管理人員對施工單位開工前及施工過程中進度計劃的制訂和調整的審批情況；檢查工程管理人員在施工管理工程中的各管理資料的記錄、整理情況，并對現場管理人員的資料收集、管理情況進行監督；對各種工程資料進行科學的編號、登記；檢查施工部門完成工作計劃情況以及施工部人員的《施工管理日記》；檢查施工單位的資料完成情況；做好技術資料的收文登記，并根據具體情況送監理、施工單位及其他相關單位或部門；加強工程部和公司相關部門的溝和配合，協助施工部管理人員做好與設計公司的聯系，工程圖紙、設計變更聯系單要做好收支登記并及時交分管人員會簽；對施工部的聯系單、通知單、工程圖紙的發放記錄進行登記整理；嚴格控制施工部用印審核制度，加蓋工程印鑒的文件、工程資料等，須經工程項目經理簽字確認后蓋章；做好圖集、規范、標準文件保管工作，并做好借閱登記；所有工程內部資料，未經工程項目經理同意，不得借或復印外單位；經批準借閱外單位的文件，須按規定辦理借閱手續；到期歸還時，須雙方簽名確認；不允許將公司內部資料透露他人；為保證文件資料不外泄，資料員有責任控制人員進出資料室；認真做好工作筆記，完成公司安排的其它工作；資料員發送的圖紙資料必須留一份連同發放清單一起存檔。建筑工程資料員明確自己職責不是最重要的，最重要的就是關于在工程建設中很好的落實自己的職責。工程質量的保障離不開資料員對工程資料的匯總和整理。資料員做好自己的工作是工程質量得到保障的前提。
關鍵詞：項目檔案 歸檔 前期策劃
隨著企業的發展對檔案信息資源的需求日益增大，項目工程檔案歸檔完整性、系統性、準確性已迫在眉捷。因此，項目工程檔案歸檔前期策劃已形成趨勢。
一、工程項目檔案歸檔前期策劃的必要性
隨著公司的成立，輸變電工程不斷增加，工程竣工投運后，大部分工程竣工資料不能保質保量按時移交，主要體現在以下幾方面：一是檔案管理與項目建設同步進行落實不到位[1]。參建單位只抓工程建設進度，資料編寫、收集不及時閉環與工程進度未同步轉序，且80%以上工程投運后三個月都未按時移交到檔案室，有的拖到投運后一兩年才移交，甚至更久；二是移交到檔案室的工程資料無法保質保量[2]。因大部分建設單位只抓工程進度，等工程竣工驗收時才開始安排人員編寫、收集資料，以致資料無法及時、真實準確、齊全移交；三是電子文件的收集難度大。大部分參建單位在資料形成過程中無收集電子版存檔的意識，以致移交檔案室時為滿足移交要求就掃描移交，無形中增加了檔案服務器的存儲量；四是由于設計、監理、施工單位具有流動性的特點，資料員不固定，檔案管理員無法定向指導，以致資料員業務水平提升太慢，主要體現在對資料移交范圍不清晰和對檔案管理平臺系統的使用意識不到位和不熟悉兩方面。
為此，通過對公司檔案管理現狀分析，使公司檔案管理工作科學、有序、穩健發展，又能達到事半功倍的效果，為規劃電網建設項目檔案管理，結合國家電網檔案信息管理平臺離線錄入軟件，項目工程檔案提前介入，前期歸檔尤為重要。
二、工程項目檔案歸檔前期策劃思路
首先，確定工程項目檔案歸檔前期策劃思路：檔案管理部門根據建設項目文件歸檔范圍，結合項目具體情況，提前制訂項目歸檔前期策劃，明確工程建設各階段、各類文件收集整理的責任人員、歸檔時間及整理標準，作為項目各參建單位項目檔案工作的依據和指導。
其次，確定歸檔范圍[3]。項目檔案是指電網建設項目在立項、審批、采購（含招投標）、勘測、設計、施工、調試、監理、竣工驗收及試運行全過程中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等不同形式和紙質、光盤等不同載體的全部文件材料。
再次，明確檔案形成進度及要求。項目檔案管理工作要與項目建設同步進行。項目申請立項時，即開始項目文件的形成、積累和整理工作，并建立健全項目檔案管理組織體系，明確責任，統一要求，按照項目文件形成的先后順序和項目建設階段性完成情況，進行項目文件材料收集、整理、歸檔，做到有序收集、有效管理、同步驗收。項目檔案管理應納入電網建設管理程序、工作計劃、日常管理及合同管理[4]。在簽訂項目設計、施工、監理、采購（招投標）、調試等合同、協議時，應設立專門條款，明確合同相關方提交項目檔案的套數、案卷質量、移交范圍、移交時間及電子文件等具體責任要求。
此外，明確參建單位各方職責。基建管理部門（單位）落實工程檔案管理相關人員的責任。一是對資料從形成、保管、歸檔整個過程涉及的人員職責進行明確劃分，根據國網公司檔案管理的規定落實人員的職責，形成獎懲激勵制度。項目檔案管理要按照“統一領導、分級管理；統一標準、分工負責；統一驗收、分責任主體移交；明確期限，及時移交”的原則進行。公司基建部為項目的建設管理單位，公司作為項目法人建設的項目，由公司基建部全權負責項目檔案的具體管理工作。項目檔案工作按照合同要求實行分工管理，建設管理單位、設計、施工、監理、調試、采購（招標機構）及運行單位均應建立項目檔案管理組織體系，將項目檔案工作納入相關領導、相關部門、相關人員的職責范圍，按照“誰形成，誰負責”的原則，配備專人完成各自職責范圍和合同規定的文件材料的收集、整理、立卷、審核、移交、歸檔工作。
最后，根據公司項目工程檔案的實際情況，重點強調以下薄弱問題。一是工程施工過程中，涉及的資料繁雜，同時數量比較多，要求資料人員在現場收集開箱資料，如合格證、說明書、出廠試驗報告等資料時，往往產生遺漏，特別要注意即時開箱即時收集，設備安裝借閱廠家資料嚴格執行借用制度；二是對國網公司新要求收集的資料意識薄弱，如對工程數碼照片的收集、整理往往是各個工程參建單位的弱項，加強此項宣傳；三是重大建設項目工程意識淡薄，往往不能按相關辦法進行資料的監督編寫、收集、檢查，只按一般工程管理，要求資料員在確定工程資料歸檔范圍時守先要定位工程的規模；四是由于公司是近兩年才自行建設220kV電壓等級工程，對創優工程檔案要求意識很淡薄，基礎薄弱，要求資料員加強創優管理工程資料的學習。創優工程必須提前策劃，提前要求各參建單位（基建部）組織檔案員定期且加強檢查次數，以保證各環節資料有序進行。此培訓方式實用性強，有效提高了工作效率。
三、系統的實現方式
國家電網公司檔案管理信息平臺是檔案管理的綜合系統，具備管理各類檔案的功能，能將公司的各類檔案按照檔案的標準和規則進行分類存儲、集中控制、統一查詢，做到對各類檔案數據的收集、整理和充分利用。本系統的離線客戶端軟件，專門提供給工程項目參建單位檔案錄入人員進行離線的檔案數據錄入整理工作需要的。系統對于普通用戶的機器環境要求建議為瀏覽器Microsoft Internet Explorer6.0以上，操作系統WINDOWS 2000＼ WINDOWS XP以上。
（一）首先由檔案管理員在檔案系統平臺中創建參與此項目的各參建單位，并給每個參建單位創建至少一名檔案數據的錄入員，即定義此錄入員的登陸用戶名和密碼。完成此步驟后如果在施工現場具備網絡環境則參建單位的錄入員可以用上述定義好的用戶名密碼直接登錄檔案系統平臺進行數據的錄入整理，如果不具備則需要用上述的用戶名和密碼登陸離線客戶端軟件進行如下所述的操作。檔案管理員從檔案系統平臺中導出自己所需要的XML配置文件，此配置文件中包含相應項目的所有配置信息（項目名稱、項目代號、此項目的全部參建單位、此項目所用的整個分類表或歸檔模版等）[5]。
（二）由檔案管理員從系統中導出各參建單位的XML配置文件（文件中包括項目名稱、項目代號、該參建單位對應的分類表或歸檔模版節點、該參建單位登陸的用戶名和密碼等），并通過網絡或存儲介質分別發送給各參建的檔案錄入員。
（三）各參建單位的檔案錄入員在項目施工現場用得到的用戶名和密碼登陸離線客戶端軟件進行該項目本單位職責范圍內的檔案數據收集整理工作，保證數據收集的完整性和準確性。
（四）各參建單位的檔案錄入員在項目結束后陸續將本單位收集整理的項目歸檔數據導出成文件形式，通過網絡或存儲介質移交給檔案管理員，由檔案員進行項目歸檔數據的匯總整合。
（五）由檔案管理員將匯總整理好的項目歸檔數據通過離線客戶端軟件內提供的功能導入檔案系統平臺中繼而歸檔進入正式的檔案庫進行保存。
四、增強資料審核環節
該環節主要增加了竣工檔案移交簽證書。共分四次審核，由基建部組織、督促各參建單位（部門）向公司辦公室（運行單位）移交項目檔案和辦理移交手續。各參建單位編制移交清冊一式二份，交接雙方按照移交清冊認真核對、逐項交接。交接完畢后，雙方在移交清冊上簽字蓋章，公司辦公室（運行單位）、移交單位各存一份，以備查考。公司辦公室（運行單位）匯總各參建單位的移交清冊形成一套本項目完整的檔案移交清冊存檔備查。
其次，要求基建部繼續加強落實工程項目檔案同步管理問題。一是提前策劃，及時執行，采取定期與隨時抽查檔案相結合的檢查方式。基建部定期組織人員對各項目部的資料進行檢查，檢查內容包括資料的齊全性、準確性。同時，根據工程實施推進的具體情況，在工程轉序的各階段、竣工驗收階段，組織檔案人員對工程資料進行檢查驗收。二是電子文件及時收集、歸檔。基建部和辦公室共同監督各參建單位利用“國家電網檔案信息管理平臺”及“離線錄入系統”的使用情況。
關鍵詞:建筑工程施工資料;問題;建議
建筑工程施工資料是由施工過程中逐漸形成的，是全面反映記載工程施工活動的全過程，尤其是全面客觀反映工程施工質量的重要文件，與完成的工程實體有著同樣的重要性，建筑工程施工資料的形成，整理、歸檔，工程施工資料的編制和報送等工作，國家和地方都有相應的法規和規范。而且隨著改革的不斷深入，針對建筑工程的各種規范、規程也進行了相當大的調整和改進，建筑工程的施工活動的方方面面應該說都是有法可依，有章可尋的，為工程建設的發展和工程質量的提高發揮了重大的作用。相較于改革開放之前的工程施工資料而言，由于有了相應的法規和規范約束，建筑工程的施工資料從某種意義上說也有了很大的進步，從形式和內容上看與法律法規及規范的要求差距也不大，但實際上由于各種原因，建筑工程的施工資料存在著許許多多的實質性的問題，甚至嚴重偏離了建筑工程資料所應具有的“真實性、完整性、有效性、復雜性”的特征。筆者曾作為施工單位的資料員、項目經理、房地產項目的總工、建設單位的業主代表，對目前建筑工程資料尤其是施工資料存在的諸多問題有較深入的認識和了解。下面是筆者對建筑工程施工資料管理中存在的問題及如何加強建筑工程施工資料管理提出的看法和建議。
1存在問題
1．1對資料管理的認識存在問題
(1)政府有關職能部門不夠重視。首先根據．建設部令90號關于修改《城市建設檔案管理規定》的要求，建設單位“列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，在組織工程竣工驗收前，應提請城建檔案管理機構對工程檔案進行預驗收，預驗收合格后，由城建檔案管理機構出具工程檔案認可文件”，“建設單位在取得工程檔案認可文件后，方可組織工程驗收。建設行政主管部門在辦理竣工驗收備案時，應當查驗工程檔案認可文件”。而實際上政府有關職能部門在對工程實施監督管理的過程中，并未按照這一規定進行監督，工程驗收基本上都是在未取檔案管理部門對工程檔案預驗收許可文件的情況下實施了驗收程序。其次，國家一再強調各種執業資格，持證上崗，然而在建筑企業各種崗位證書中卻唯獨沒有資料員這一崗位證，由此看出政府有關職能部門，對建筑工程資料的管理并不夠重視，由此產生的后果也是不言而喻的。(2)施工企業不夠重視。在我國現有的大多數施工企業尤其是二、三級施工企業中，企業根據招投標的有關規定，通過各種渠道，也取得了各種崗位－五大員崗位資格的人員證書及有與此相關“掛名”的人員，然而唯獨沒有資料員資格的崗位證書和缺乏從事資料管理的專業人員。現場的資料通常都是由施工現場的施工員等臨時充當，常常是工程開工一段時間后才發現資料欠缺嚴重，這才不得不到社會上找一些所以所謂的“資料專業戶”來整理。而這些資料專業戶常常是承包多個工程，并不是常住工地，資料與現場往往是兩張皮，資料也往往滯后，所制作或編制的資料大多也都有違建設工程檔案所要求的“真實性”原則。(3)監理單位不夠重視。在實施對工程的監理過程中，監理單位或由于監理人員不足，或由于監理人員自身對建設工程資料管理業務不熟悉，或由于對監理職責的認識不清等種種原因，對施工單位提交審核的資料大多沒有進行認真的審核，任由施工單位“編制”甚至是“造假”也都照單簽收，例如在“檢驗批質量驗收記錄、隱蔽工程驗收記錄、原材料見證取樣及送檢、試塊的制作和送檢”，等程序上都普遍存在這種問題。就拿檢驗批來說吧，不客氣的說工程中所有的檢驗批的檢查數據幾乎都由電腦自動生成而非現場的實際情況，監理人員重現場，輕資料的現象普遍存在。
1．2項目管理本身問題
企業質量管理體系不健全，質量管理不嚴格，一些企業質量管理體系存在漏洞，相關人員責任不落實，根據工程需要應配備的管理人員不到位，特別是一些中小型施工企業，出于企業資質認證的需要及從企業成本利益出發，聘任的許多技術崗位都是機關事業單位的人員，投標中標之后根本無法到崗履職，有些工程甚至項目經理長期不在崗，只是偶爾開會或應付有關部門檢查工作時才露一下臉。現場管理實際上由工程承包人自聘的一些人員在行使職權。使得相關的一些職責無人承擔，為了應付檢查驗收，資料造假、代簽也就不足為怪了。
1．3資料員素質與能力問題
建筑工程資料管理，尤其是施工資料的管理，是一個系統工程，從檢驗批的驗收、分項工程的驗收、分部(子分部)工程的驗收、最后到單位工程的驗收，環環相扣，而且，每一份資料都是相關法律、法規、施工質量驗收標準和規范、工程合同與設計文件的具體體現，既便是最小的驗收單位檢驗批的驗收，也與其之前的如原材料的進場檢查驗收、原材料的送檢、隱蔽工程的驗收、施工試驗、工序質量的檢測等都有相互關聯，這就要求對檢驗批的驗收不僅只是某道工序的質量是否符合規范要求的問題，還要檢查與其相關的原材料質量、半成品及實體質量、施工質量等，還要在時間和空間、容量與樣本上符合規范的要求。包括資料的填寫內容和要求的標誰化，用詞用語尺度的把握等等，要使資料的填寫符合規范要求，只有熟悉相關法律、法規、及施工質量驗收標準和規范，才能將其靈活運用到資料的填寫中。因此，資料員往往要懂得更多的規范、規程。不夸張的說，資料員在施工現場管理中是一個不可的或缺角色，施工現場的管理如果缺一個施工員、或缺一個質檢員甚至或缺一個技術負責人，讓一個素質好一點的資料員可頂上毫無問題，可是如果缺一個資料員，讓一個施工員甚至讓一個技術負責人來頂恐怕都未必能勝任，這就要求資料員必須具備較高的素質與能力。然而由于在工程管理的需持證上崗的“五大員”崗位中，有項目經理、施工員、質檢員、預算員、材料員，唯獨沒有資料員這一崗位，也因此資料員在工程施工管理中地位較低，在施工現場，資料員的工作往往要做許多根據相關法規、規范或規程規定本應該由項目經理、技術負責人、質檢員、安全員甚至是材料員應該做的事，包括諸如編制施工組織設計、編制各種專項施工方案及各種整改方案、安全技術交底之類凡是與文字有關的事務都成了資料員的任務，也因此資料員工作是最沒有人愿意干的。所以許多工程場現上的資料管理工作，一般都只好招一些剛從學校來的對施工還不太熟悉的大中專畢業生來擔任，而指導他們的恰恰大多是那些剛從資料員崗位上下來，基本上對資料管理還一知半解的通過“跳槽”走馬上任的一些施工員。也因此許多二、三級的企業里真正熟悉和掌握施工資料的人員少之又少甚至根本就沒有專職的資料人員。
1．4對規范與規程的執行與理解問題
建筑工程各分部分項施工質量驗收規范，是我們進行工序程施工、質量驗收和資料編制和整理的依據，但由于人們對規范的理解的差異，使得資料人員在進行資料的編制、收集與整理過程中無所適從的現象時有發生。筆者就曾遇到過類似的問題，在同一省份的某地一個工程，時任項目經理，根據設計要求，為增強粉刷層與加氣砼砌塊墻面的粘結強度，在砌塊與粉刷層這間要刷一道界面劑。則根據建筑節能工程施工質量驗收規范，理應對界面劑的粘結強度;及增強網的力學性能、抗腐蝕性能性能進行復驗，復驗應為見證取樣送檢。當地的檢測單位當時還無法做這兩種材料性能的檢測，質檢部門就曾到工地強調，必須要做，當地不能做就送到省會城市相關單位進行檢測。可是同樣的問題，我在之后在同一省的另一城市某一工程，當時作為業主現場代表，筆者要求施工單位要將界面劑及增強網送到檢測單位去檢測，卻被施工單位婉拒，理由是只要有出廠合格證各證就行了，并坦言是質檢部門說的，后來筆者電話落實得到同樣答復。類似這樣的問題在工程管理及資料管理中還有許多，例如內外墻涂料，外墻面磚等是否需做進場復驗，各地也都有所不同的要求，也因此給資料的收集整理帶來一定的困難。
2加強建筑工程施工資料管理的建議
2．1強化對資料管理重要性的認識
建筑工程施工資料是工程質量合格的證明文件，是竣工使用的必備文件。政府有關部門應重新審視建筑工程資料尤其是施工資料的重要性，加強依法依規對工程進行監督，強化工程驗收的法定程序，包括強化檔案管理部門對工程資料的預驗收程序，嚴格審查施工技術管理資料，確保工程資料的真實性、完整性和有效性。另一方面，政府要為資料員崗位造勢，要使建設工程的各方責任主體包括施工企業的領導和相關人員都了解施工資料的重要性。要強化資料員持證上崗制度。甚至可以將對施工管理的“五大員”改為“六大員”納入工程招標的資格審查內容，并納入項目備案人員名單，杜絕“人證分離”。制定資料員的相關職責和權限，對違法違規，制假造假等的行為給予相應的處罰，唯如此，才能引起上自政府有關部門，下至施工企業，施工現場各級責任人對資料人員崗位的重視，才能真正提高資料管理人員的地位。
2．2加強對項目管理的監督檢查力度
針對存在的問題找到建筑施工監督管理的對策，做好依法監督、長效管理，除了要繼續加強施工資料的管理，還要從源頭做起，嚴格監督管理，嚴格責任落實，嚴格責任追究，強化隊伍建設，嚴格落實項目負責人責任。加大對總監、專業監理工程師、項目負責人等履職情況的檢查力度，強化個人執業管理，規范從業行為，嚴肅查處“人證分離”等行為。開展注冊執業人員個人信用評價，擴大信息采集覆蓋面，有效實現建設注冊執業人員個人信用評價系統與工程項目建設監管、企業資質、人員資格等信息互聯互通，研究信用評價成果運用，建立和完善注冊執業人員執業檔案信息。及時公布項目負責人責任追究情況，將其違法違規等不良行為及處罰結果記入個人信用檔案，給予信用懲戒。通過建立項目管理責任制，把管理工作落實到各個部門、各個工作崗位，使項目管理工作事事有人管，人人有職責，辦事有標準、工作有檢查、檢查有考核，從而形成一個嚴密的項目管理工作系統。
2．3加強對資料員的培訓和培養
加強對資料員的培訓和培養可以從下面幾點出發:第一，以地方政府建設主管部門為主，通過以辦培訓班的形式培訓，并通過考試合格后發給崗位證書，讓更多的人通過這種方式了解到工程資料的重要作用，及愿意加入到資料員隊伍中來。第二，建立健全長效機制，加強對資料員工作的考核，通過考核來強化隊伍建設，對考核不合格的人員，必須通過辦學習班重新取得崗位證書后才能重新上崗。第三，加強資料員繼續教育，通過開展定期和不定期的繼續教育，將最新的法律法規及規范等及相關政策及時的傳達到資料人員，使得資料員素質和能力得以不斷的提高。
2．4進一步完善規范與規程
眾所周知，建筑工程的各項規范和規程，是我們進行建筑工程管理、施工、監理、工程驗收及進行資料的制作收集和整理的規范性文件，隨著建筑業改革的不斷深入，建筑工程各種相關法規，規范更新的步伐也在不斷加快，但是，隨著我國建設工程體量和規模的快速發展、新結構和新樣式以及新材料、新技術、新工藝的不斷涌現，對舊有的規范出臺模式也提出了新的挑戰。此外，由于我國地域遼闊，東西南北地域差別較大，工作中遇到的各種矛盾和問題仍然時有發生，因此加快規范與規程的更新步伐，仍然十分必要。其次，應大力開展進行新規范與新規程的培訓，通過各種形式的培訓和宣講等活動，使所有相關執業、從業及監督人員都能統一認識，統一行為。最后，可以通過互聯網平臺，建立統一的規范與規程的權威解釋通道，使大家在遇到問題時能夠第一時間通過網上查詢獲得答案。
關鍵詞：建筑工程；檔案資料管理；重要性
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
0、前言
隨著高新區的開發帶來了無數的建筑工程，首先是交通道路的開發到園林綠化，到辦公大樓、研發大樓、商業基礎設施配套，小到路邊崗亭，種類繁多、風格各異的建筑工程充滿了整個開發區。這些工程給我們留下了數目龐大的工程文檔，并且越來越多地以電子數據的形式記錄下來。如何對這些文檔進行管理和利用，成為監管者和從業者關注的重點的問題。建筑工程中,檔案資料管理是重要的組成部分之一,同時它也是工程竣工的必備文件,對工程的建設施工起著重要的監督指導作用。我國建設部門對于工程的檔案資料管理也是相當重視,并明確提出：任何一項建筑工程如果檔案資料不符合標準規定,貝一判定該項工程不
合格,對工程質量具有否決權。2013年中國建筑業高峰論壇，對我國未來的建筑業進行了定義：新興的信息技術與智能建筑技術結合，造就智能建筑。可以預見，未來的建筑業不僅僅涉及建筑物建造，還更多滴融入了高科技的元素。與建筑實體功能密切相關的智能化設施和設計，給建筑文檔數據庫增添了更多更復雜的內容。因此，加強有效的建筑文檔管理是大勢所趨。
1、我國建筑工程資料管理的背景
社會的發展使得國家對于基礎設施的投入大大增加,同時對于建筑工程的質量也提出了更高的要求。建筑工程的資料管理是整個工程施工的整體縮影,資料的完整與真買與否,是整個工程項目施工質量優劣的重要依據。由此可見,作為建筑工程重要的組成部分之一,工程檔案記錄著施工活動的全過程,是工程竣工時必備的交付文件。它對于整個建筑過程發揮的作用不可小覷,記載著建筑物、構筑物、地下管線的鋪設等相關建設項目,是投資計劃、建筑安排、施工過程、改建擴建等建筑活動不可缺少的檔案文件,它構成了建筑工程過程中不可或缺的重要因素,關系到工程是否能夠按期完成及完成的質量優劣。
2、建筑工程檔案的內容和作用
建筑工程檔案具有一個不斷變化的內涵，隨著建筑工程的智能化，許多新建的建筑工程文檔進入人們的視野，其重要性甚至超過了傳統的工程文檔。因此，工程文檔的作用也不僅僅是簡單的記錄功能，它還是樓宇運營和生存必不可少的一部分。
2.1、建筑工程檔案的內容
工程文檔的一般定義是從工程項目的開發、立項、報批、設計勘察、施工準備，到施工、監察、驗收等建造和管理過程中形成，并通過圖表、文字、聲像等形式保存下來的材料。傳統的工程文檔包括主要包括工程準備階段文件、監理文件和施工文件三類。工程準備階段文件主要有立項文件、用地文件、勘察設計文件、招投標文件等等；監理文件主要有監理計劃、監理報告、監理工作總結等等；施工安裝文件包括土建、施工技術、施工現場、進度記錄、工程圖紙及材料文檔等等。而隨著信息技術的發展，建筑工程文檔中出現了許多新面孔，如通信設施規劃圖紙、監控設備相關文檔、門禁感應等設施管理數據庫等等。同傳統的文檔一起，這些工程文檔越來越多地被記錄在計算機中，并能夠隨時進行調用。因此，建筑工程檔案的作用從記錄工程建造信息，開始成文工程運轉的一部分。
2.2、建筑工程檔案的內容
建筑工程檔案的最基本作用是記錄工程信息。無論是施工單位、監管者還是投資者、業主，都希望工程的相關信息能夠被記錄下來。作為工程交付的核心要素，完備的工程文檔是施工單位完工驗收的必要條件之一。監管者對工程造價、安全等等負有監管責任，工程檔案是重要的考察依據。同時對于投資者和業主而言，工程文檔能夠為其使用和進一步加工工程提供信息支撐。而隨著智能樓宇的興起，樓宇中的信息如建筑用料壽命記錄、工程結構變化檢測、通信監控設備實時數據等等，在工程的日常管理監測中發揮著越來越重要的作用。建筑工程文檔不在靜靜地躺在數據庫中，而是為工程運轉提供實時的信息支撐。
3、建筑企業資料管理人員的必備條件
一般認為建筑企業資料管理員的工作看似輕松,其買要做好也是
需要一些必備的條件的,具體包括：(1)踏買、勤奮、認真的工作態度是資料員工作的必要前提。工程施工的資料搜集和管理具備一定的復雜性和艱巨性,這就要求資料員在日常工作中多思考,用積極認真的態度去工作、去落買,具備高度的責任感,在做好自己本職工作的同時,對于工作的各個環節都要有補位意識,加強自我協調和配合的能力。(2)一名合格的資料員,不光在思想上具有能動性,還必須具備扎買的建筑專業知識。建筑工程的資料員工作是一項集工程管理和檔案管理為一體的復合型工作,對于人員的要求也相對比較高。
4、我國建筑工程檔案資料管理的現狀分析
當前,我國建筑工程檔案資料的管理現狀令人堪憂,存在著不少問題。主要表現為以下幾個萬面。
建筑工程的檔案管理缺乏統一的管理模式和有效的管理措施,通常都是想到了才去做這件事情,要不就是放在那邊不理,缺乏從根本上對這一工作的重視程度。(2)1.檔案管理意識淡薄。檔案管理意識淡薄主要體現在兩個方面，一方面是對檔案價值的輕視，二是對數據真實性追求的喪失。許多人的觀念里，工程數據的作用僅僅是記錄，隨著工程的完工，工程數據便完成其使命。因此，在許多情況下，許多工程文檔只記錄了工程中主要的內容，如工程圖紙、施工進度、用料等等，而遺漏了大量的信息。許多工程在后續的追查中，往往找不到具體的工程信息，無法追蹤到人和物的來源。此外，大量的工程信息造假或偏差較大。工程中設計的監管者、測繪人員與投資者和施工者，往往勾結在一起，為了更快更好地完工驗收，往往大量造假和隱瞞。最終對于無論是使用方、監管單位還是施工者而言，工程檔案只是一個形式而已，沒人有會去認真考察里面的數據，因為那些根本禁不起考察。(3)完成工作任務的目的性不夠明確,往往是為了搜集而去搜集,考慮的是盡快完成這個任務。出于這樣的工作目的,建筑資料的搜集往往缺少了原本的真買性和有效性,喪失了這一工作環節的重要意義。這一做法歪曲了工程施工的買際內容,失去了資料搜集和檔案記載的價值,包含著極大的不確定性,對于施工過程也起到了消極的阻礙作用。(4)檔案管理技術落后。我國的許多工程檔案還停留在紙張時代，尤其是較為落后地區的工程。傳統載體的檔案不僅容易損壞丟失，還無法實現高效的管理利用，保存和使用非常繁瑣。在相對發達的一些地區，工程文檔實現了全部或部分電子化。但盡管如此，對于檔案的安全備份和保存，缺乏延續和統一，各類文檔管理部門和數據庫混亂，互相缺乏互通，大大削弱了工程文檔的價值挖掘的能力。
5、加強工程檔案有效管理的措施建議
5.1、完善建筑工程檔案資料的管理制度
項目工程的管理負責人應親自督查工程檔案資料的搜集和管理情況,積極制定完善的檔案管理制度,并按照計劃和規定有效地進行保管工作。
5.2、充分利用建筑工程的相關資料
工程的檔案資料涉及到建筑施工的整個過程和具體細節的把控,對于該資料的合理利用就顯得至關重要。它是縮短工程施工周期、保證工程完成質量的有效保障。同時,真買可靠的檔案資料對于后期的工程建設也有積極的借鑒作用。
5.3、建立追求真實誠信的風氣
工程記錄無論好壞，都應當真實地被記錄下來，真實的數據才具有保存和利用的價值。當由于工程的真實記錄肯定會成為部分利益相關者的把柄，因此并不是所有人都愿意主動去追求真實。監管單位必須保持獨立，真正做到引導正確的價值觀，對造假行為進行嚴懲。施工單位也必須加強施工人員的素質和能力培養，力求最真實地記錄工程信息。
5.4、資料員應深入施工現場完成資料的記載
要想搜集到真買可靠的檔案資料,建筑企業的資料管理員應深入施工現場進行勘查和記錄,從而保證檔案資料的真買性和完整性。只有參與到工程建設的全過程,才能算是較好地完成了檔案資料的管理工作。
5.5、提升檔案管理的能力
通過信息化進行工程文檔的管理是可行的途徑，利用計算機技術，能夠將各種類型的文檔統一管理在數據庫中。通過軟件，能夠對各區域各時期的數據進行統一編排，實現區域間的聯網。另外，建筑企業應深刻認識到，加強培養工程文檔管理分析的專業人才，是工程信息的價值得以挖掘的必要條件，因此建筑企業應積極加強對于資料管理人員的培訓和拓展,提升資料員的工作能力,確保資料搜集的真實有效，完善資料管理人員的專業素質,使其具備足夠的專業知識和專業技能進而促進工作的順利完成。
6、結束語
確保建筑工程資料的完整性，有助于工程竣工后的項目工程質量審核，對后期可能出現的工程問題提供借鑒，并據此可以盡快找出問題的原因，進而可以及時制定處理措施。因此，建筑企業對資料檔案的管理應提起足夠的重視。
參考文獻：
關鍵詞：建設工程檔案；原因；措施
建設工程檔案是城建檔案的重要組成部份。它是建設工程在建設施工全過程中直接形成的具有保存價值的原始記錄，真實地反映了工程施工全過程的實際情況，是對建設工程質量的真實寫照，具有依據、憑證、參考等重要作用。這些問題的存在嚴重削減了建設工程檔案應有的保存和利用價值，也將對建設工程本身今后的管理和維修帶來嚴重影響。
一、建設工程檔案目前現狀
1.1 完整性、成套性差。
一套完整的工程檔案是伴隨著工程項目的建設過程遵照基本建設程序形成的。從立項到竣工驗收投入使用的整個建設過程中涉及的部門、專業多，除與工程建設有關的部門外，還涉及到很多專門業務。工程準備階段文件一般具有立項批文、規劃審批、征地、勘察設計、招投標、施工及監理合同、施工許可證等文件，這些文件具有工程項目的依據性作用，可是建設、施工單位往往不注重這些前期文件的收集保管，工程竣工檔案驗收時才發現文件材料不完整、內容缺失的現象。在分部工程資料收集中，通常只注重基本的六個分部：基礎、主體、屋面、裝飾裝修、水暖、電氣，而一些配套的智能、消防、電梯、節能工程等技術資料卻沒有完整地收集歸檔，工程檔案完整性、成套性差。
1.2 技術資料不真實。
真實性是工程檔案的生命。虛假的工程技術資料不僅給工程質量評定帶來錯誤的結論，還會給工程今后的維修改建帶來誤導，造成麻煩和不良后果。工程檔案的編制不與工程同步進行，施工技術資料中一些重要的檢測記錄，是根據允許誤差范圍編造一個數據造假出來的，填寫虛假數據，與工程實際情況不符；分部分項的檢驗批驗收記錄更是按工程名稱套改而成，只把幢號和層次更改一下，資料內容完全類同，技術資料失去真實性。
1.3 簽章手續不到位。
履行簽章手續是為確保技術文件的真實可靠，明確施工監理人員相應責任。在工程技術文件形成過程中，一些重要內容本應由施工、監理負責人來簽字蓋章確認，如隱蔽工程驗收記錄、基礎及主體結構的驗收記錄、分部（子分部）驗收記錄等，但是在技術資料中，建設、施工、監理各方簽字都是同一人的筆跡到底，只是資料員一個人代簽，有的是用印章代替簽字，技術資料未經簽字者本人確認，簽章手續不到位、不規范，簽章手續失去應有的意義和作用。
1.4 竣工圖編制不準確。
竣工圖是工程檔案的重要內容，是今后工程維修改造的重要依據。但在報送歸檔的工程竣工圖中，多數是施工圖上直接蓋上竣工章充當竣工圖，在圖上不作任何更改；有的雖作更改，但施工人員未根據實際施工情況進行規范更改、編制，或改動的地方不注明變更依據，或只注明變更單編號而不作修改，有的是工程竣工后施工人員憑記憶補編而成，造成竣工圖不準確、不真實。
二、對以上存在問題原因的分析
上述問題的存在，嚴重影響了建設工程檔案的質量，不能為今后工程的維修改造提供準確的依據，不能為工程質量安全事故原因分析、責任追究提供有力的證據。分析這些問題的
存在，主要有以下幾方面原因：
2.1工程檔案不重視。
目前，全社會城建檔案意識還不是很強，雖然隨著城建檔案法律法規的相繼出臺和完善，大部分單位對建設工程檔案的管理普遍得到重視，但仍有一些建設、施工單位檔案意識薄弱，存在“重工程建設、輕檔案管理”觀念，沒有建立相應檔案管理制度和落實檔案專職管理人員，管理欠缺，沒有做到及時記錄、收集工程竣工檔案資料，造成工程竣工后檔
案卻不能完整地向城建檔案機構報送移交。
2.2 施工管理不規范。
在當前建筑行業施工隊伍中，有很多施工單位不重視工程資料的管理，只顧工程進度質量和安全，忽視工程檔案的管理。有的項目為了節省開支成本根本不設專職資料員，而是由其他技術人員兼任，一人多職，由于非專業資料員缺乏檔案及相關專業知識，導致資料編制不規范，質量下降；有些資料員專業素質低，對工程文件的編制要求不甚了解，缺乏建設工程基本知識，對工程施工流程和部位不熟悉，被動收集資料，造成資料不完整、不規范的情況。
2.3 監理職能不到位。
建設工程監理，本來是監理單位受工程項目建設單位的委托，對工程建設實施的專業化監督管理。但是，一些監理單位在對施工項目監理時，沒有認真履行好職責，沒有對工程技
術資料的同步編制進行監督，更不去核查資料真實可靠性，對施工現場原材料、設備的進場報審，工程施工重要工序部位的報驗申請等不認真把關，監理只是形同虛設，旁站監理記錄多是空白，監理文件也是殘缺不全、內容不齊，更談不上對編制工程技術資料的監管。
三、改進提高工程檔案質量的建議和措施
建設工程檔案是工程建設的重要科技成果，它與建設工程實體一樣，具有重要的利用價值。如何避免和改進存在的上述問題和原因，不斷提高建設工程檔案質量，本文從工程前
期、施工過程和竣工驗收等方面提出一些建議和措施。
3.1 加強宣傳，提高社會檔案意識。
提高全社會的檔案法律意識， 是實施依法治檔、提高建設工程檔案質量的前提。《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等法律法規的相繼出臺和建設工程竣工備案辦法的實施，使全社會城建檔案意識普遍有所增強，城建檔案工作也得到很大的發展。開展不同形式的宣傳，宣傳城建檔案的價值、作用，擴大城建檔案的社會影響，增強對工程檔案重要性的認識，提高大家做好建設工程檔案的
自覺性。
3.2 加強培訓，提高隊伍業務素質。
建設管理部門要加強對從事工程檔案人員的管理，實行工程資料員持證上崗。城建檔案管理機構應定期不定期組織對工程檔案資料員的專業培訓和業務指導，通過培訓來提高他們的業務水平和工作能力。加強對建設、施工、監理單位管理者和工程檔案人員的檔案業務培訓，一方面能促進工程管理者對工程檔案工作的重視，另一方面也能使工程檔案人員更好地掌握建設工程竣工檔案的編制、收集方法及竣工圖的編制要求，從而為保證工程竣工檔案質量奠定基礎。
3.3 健全體制，確保施工資料同步。
在建設工程項目管理中，建設單位應把檔案管理工作納入工程項目管理之中，建立健全檔案管理體制，明確工程項目檔案主管領導，配備專職檔案人員，同時把工程檔案的收集
移交列入工程施工合同中，明確工程檔案的編制要求和責任。及時做好工程技術資料的記錄與收集工作，是確保工程技術資料真實、準確的前提和基礎，同時也能有效地避免工程竣工后“閉
門造車”補做資料的現象。
3.4 各司其職，加強監理監督檢查。
監理單位對建設工程的監理不只是對工程施工的監理，在對工程項目進行監督檢查時，不僅要對施工的質量、造價、進度進行控制和管理，要查質量、查安全，城建檔案機構要深入施工現象進行跟蹤指導服務，隨時了解工程進度及現場施工文件材料的形成情況，要定期不定期檢查，發現問題及時解決，確保工程技術資料是隨著工程的實際進度同步形成，形成能夠反映工程本身實際情況的技術資料。
3.5 準確編制，確保竣工圖紙質量。
竣工圖是建設工程施工過程中形成的反映工程施工結果的圖紙，是工程建成后的真實寫照。竣工圖章內容要填寫完整，由施工單位編制人、審核人、技術負責人及監理單位總監、現場監理人簽名，不能代簽，以示對竣工圖編制負責。
3.6 履行職責，把關檔案質量認定。
關鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
引言：隨著城鎮化進程的加速發展，城市建設規模的不斷擴大，道路、市政配套、房屋建設較之前有了巨大變化。住宅及商業用地不斷推出，商品房及商業辦公用房的建設工作已經成為城鎮化發展的主要表現。在此建設過程中，房地產企業作為投資建設的業主方，有著重要的地位。房地產企業作為業主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗收需要通過，一是工程實體驗收，二是工程檔案驗收。由此可見，工程檔案與工程實體同等重要，兩者密不可分。房地產企業作為一個企業來說，不單單只有工程檔案，在運行過程中還會形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營銷檔案、財務檔案等。本文以項目公司為例，就如何做好這些專業檔案的管理工作來進行探討。
1、房地產企業項目公司檔案管理現狀
1.1制度執行力度不夠，領導重視不夠，各部門檔案未能集中統一管理。集團檔案管理制度下發已經較長時間，制度培訓也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個人能力，無法完成集中統一管理，公司領導對檔案管理工作沒有切實的重視，對集中統一管理沒有要求，對一些財務檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒有集中統一管理。其實說白了，就是專職檔案管理員，只有責任，沒有權利。公司賦予專職檔案管理員有對接集團及外部相關單位一切檢查及制度執行的責任，但對下，卻沒有管理各部門兼職檔案管理員的權利，致使制度執行不下去。
1.2由于辦公條件的限制，要實現檔案的集中統一管理難度較大。檔案室過小，辦公地點不固定。往往很多項目公司，辦公地點根據項目地點來定，無法長期固定在一個辦公場所，經常搬遷，導致檔案資料在搬遷過程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環境限制，公司無法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無法容納公司所有專業檔案的入庫保管工作。分配給各部門僅是較小的一個個的檔案室，各部門自行保管部門檔案。
1.3兼職檔案管理員專業知識不夠，人員變動較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負責本部門檔案業務工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業，招聘時也未注明需有檔案管理業務知識。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動機率較大，移交工作較頻繁，導致移交不細致，有檔案遺漏現象。
1.4資料繁多，歸檔不及時，尤其工程施工過程資料。房地產企業檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財務檔案、成本檔案、營銷檔案等，這些檔案分別由責任部門負責收集整理歸檔，經辦部門由于考慮到資料的后續利用問題，往往不會移交到專職檔案管理員處保存。施工過程中形成的施工資料，往往是現場施工完成后補，等工程竣工后才能完整移交。
1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來講，大家對電子檔案的歸檔意識不強，電子檔案都放在經辦人電腦里，兼職檔案管理員對電子檔案的內容及數量并不清楚，造成收集不及時，不完善，從而導致公司電子檔案歸檔工作的嚴重缺失。更有一些對電子文件隨意進行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來源對待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價值。
2、就目前檔案管理的現狀，解決辦法
2.1加強制度學習，嚴格貫徹落實制度要求集中統一管理。確定檔案收集整理歸檔的統一標準，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認真學習檔案管理制度，加大各部門負責人對部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導大家嚴格按制度執行。建立獎懲措施，對檔案整理較好移交及時的個人予以獎勵，對未按照規定整理移交的予以處罰。
2.2克服辦公地點不固定的弊端，搬遷過程中切實做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時拆箱整理。不定期對各部門檔案歸檔工作進行檢查，督促及時整改，對各部門檔案室進行定期檢查，對檔案整理不規范情況進行整改復查，對檔案庫房里設備不合要求情況進行整改。每年定期對各部門檔案室檔案歸檔情況進行統計，切實掌握各部門檔案狀況。
2.3定期組織兼職檔案管理員進行檔案管理制度培訓，加強業務知識學習。公司定期組織兼職檔案管理員進行集中培訓學習，相互溝通，對資料收集過程中產生的問題進行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。
2.4針對各專業檔案內容繁多，歸檔不及時現象，制定統一的標準，明確歸檔的時間節點和歸檔范圍。公司專門設置兼職檔案管理員，負責各部門歸檔資料的收集整理工作，對經辦人員進行催收，及時整理歸檔入庫。施工過程中的資料，需由施工單位資料員進行收集整理，過程中督促施工單位資料員，不定期對施工過程資料進行現場檢查，發現問題及時整改落實，對資料不及時現象進行嚴肅處理，杜絕事后補資料。
2.5電子檔案的收集主要靠經辦人自覺移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經常組織全員培訓，讓大家養成電子檔案自覺移交檔案管理員的習慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無障礙使用的優質只讀光盤，索尼、三菱等進口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對每份光盤檔案進行說明。
3、總結
針對目前大多數房地產項目公司來說，要徹底解決檔案管理方面的問題，歸根結底是制度的制定和貫徹落實。房地產企業根據自身情況及條件，制定一套切實可行的檔案管理制度及獎懲措施，根據企業發展的程度不斷完善各項檔案管理制度，堅持走依法治檔的道路。引導企業領導重視檔案管理工作，明確領導的職責要求，形成企業領導主管，各部門協同，檔案部門檔案管理員具體負責的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實處，才能保證房地產企業檔案的完整性、準確性。企業保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準確性，才可能對最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無意義的。
參考文獻：
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【摘要】工程建設項目檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。工程建設項目檔案是進行城市規劃工作的基礎；是城市建設和管理的重要依據；是城市防災、挽災、減災和戰爭破壞后恢復重建的重要依據。工程建設項目檔案全面反映了建筑工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等都具有重要的利用價值。是工程建設中不可缺失的組成部分，做好工程建設項目檔案管理工作必然是建設單位、施工企業、監理單位等各個相關部門不容忽視的工作。【關鍵詞】工程建設項目檔案；管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A緒論：
隨著我國經濟的飛速發展，工程建設規模也在不斷擴大，建筑工程檔案也隨之日益顯現出其在基本建設中的地位和作用。
目前工程建設項目檔案管理，特別是施工單位工程資料管理過程中主要存在以下幾個問題：（1）資料填寫內容不規范；（2）資料報審不及時，不能與工程實體進度同步；（3）竣工后資料移交不及時等諸多問題。下面談一下我對如何做好工程建設項目檔案管理工作的粗淺觀點：
1、加大宣傳力度。檔案管理人員要通過多種方式加大對檔案工作的宣傳力度，增強社會的檔案意識，營造濃濃的檔案事業發展大環境，促進工程建設項目檔案工作的自主能動性。
2、建立完善組織機制。各相關單位要明確分管工程建設檔案工作的領導，建立健全工程項目檔案管理計劃和管理制度，配備專職或兼職檔案人員并具體負責項目檔案的統一歸檔、接收、編目和申報專項驗收等工作。同時要建立建設單位、設計單位、施工單位、監理單位等項目相關單位專兼職檔案人員參加的項目檔案管理網絡，承擔項目檔案管理的組織協調檢查等工作。
3、將檔案工作納入管理機制。將項目檔案的管理機制和項目的整體管理機制有機結合起來，把項目檔案管理的要求納入到項目招標、設計、施工、監理、竣工、試生產、生產的各個環節中去，落實在項目實施的全過程，真正實現工程建設項目檔案工作與項目建設工程同布置、同安排、同檢查。
4、建立完善項目控制機制。通過制定和實施項目檔案的規章制度以實現對項目檔案管理的控制。上級檔案管理部門要加強業務培訓指導控制。通過開展對工程管理人員、技術人員和工程建設項目檔案管理網絡人員的業務培訓，提高相關人員的檔案意識和業務素質，使他們了解掌握有關項目檔案管理的法規、標準，以實現對工程建設項目檔案管理的控制，加強檢查驗收控制，即在工程進度檢查和工程質量檢查時，同時檢查工程建設項目檔案管理情況，發現問題及時改進，在項目的中間驗收、單項工程驗收、工程質量驗收和工程交工驗收、工程竣工驗收備案時，同時驗收相關檔案，以實現對項目檔案管理的有效控制。對于施工單位要明確施工管理人員執業資格、崗位職責及資料管理流程。管理人員要持證上崗，專人專崗，其中資料員、試驗員各自獨立設崗，不能兼職；利用資料管理流程明確各管理人員之間工作的銜接、交互配合。各管理人員依據資料管理制度和流程負責填寫各自工作中形成的資料，使工作井然有序，資料員及時收集形成資料，避免施工資料與工程進度不同步，不及時，不真實，忙中出亂的現象。
5、工程建設項目檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精。工程建設項目檔案管理人員必須全程跟蹤服務于工程，特別是在項目建設初期．遵循項目建設和檔案形成的規律，工程建設項目檔案管理人員應盡早加入工程，對項目檔案工作進行統籌規劃，盡早收集。加強公司對項目部進行資料交底。會同監理、建設單位召開資料會議，明確工程施工資料要求，形成會議記錄，作為資料整理依據。各相關部門要密切配合，對項目的開竣工及進展情況及時溝通、協調運作，促進項目檔案收集齊全、分類科學、管理規范。如：加強竣工后移交前的資料整理的檢查和督導工作、資料移交監督工作。工程竣工驗收完成后，施工單位與建設單位聯系做好竣工資料移交工作，根據合同及城建檔案館歸檔要求整理移交竣工資料，辦好移交手續，并協助建設單位進行城建檔案館備案工作。
結語：隨著經濟建設和城市快速發展，建筑工程越來越多，在工程建設過程中形成的各類檔案有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維護檢修記錄等。這些文檔材料全面反映了建筑工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。認真做好建筑工程建設項目檔案管理工作不僅對本身工程有指導利用作用，而且對其他同類工程設計建設有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復多次利用，并促進建筑工程科學技術的研究發展。
參考文獻 [1]gb／t50328-2001《建設工程文件歸檔整理規范》 [2]jgj／t185-2009《建筑工程資料管理規程》
8月13日，湖南省鳳凰縣堤溪大橋發生坍塌事件，在對此事故的調查中，大家從各類報紙上都可以看到，國務院事故調查領導小組首先采取的一項措施是：封存大橋項目所有檔案資料以及工程監理資料待查。從這項措施中我們不難看出建設工程檔案資料是何等的重要。
一個具體的建設工程包含實體和資料兩個不可分割的組成部分，而工程檔案資料則是工程實體的圖、文記載，是工程施工全過程的真實寫照。因此，相關責任人要以對社會、對歷史高度負責的態度，來保證檔案資料的完整、規范、準確、真實，并按有關規定向城建檔案館移交工程竣工檔案資料。但是，在這里應該認真提出的是，目前建筑市場有相當一部分建設工程竣工檔案，從形成、整理、編制到管理上都存在嚴重問題，缺乏檔案的真實性、規范性。主要表現在以下方面：
1．檔案資料的編制與工程進度不同步。在建設過程中重視施工，忽視檔案資料的現象嚴重存在，工程竣工資料的編制工作往往成為工程完工后的“回憶錄”，從而缺乏完整性和真實性。
2．檔案資料的編制不規范。一些資料員在工作中，沒有按照國家標準《建設工程文件歸檔整理規范》(GB／50328－2001)的規定編制工程竣工資料，資料中復印件、傳真件、“三色筆”(鉛筆、圓珠筆、彩色筆)字跡普遍存在。沒有認真履行資料員工作職責，代替項目相關管理人員簽署施工文件。更為嚴重的是個別項目負責人置法律而不顧，私刻行政管理部門驗收專用印章，企圖逃避職能部門的監管。
3．工程竣工圖編制內容不齊全。工程圖編制是一項技術性很強的工作，必須按照國家檔案局頒發的《基本建設項目檔案管理暫行規定》進行編制。許多資料員沒有經過專業培訓，在編制竣工圖時，不能領會有關設計變更和技術參數的要求，對設計變更只是簡單線性的進行表示。
4．工程相關檢測結果不真實。如：“建筑物垂直度觀測”成果，不是由具備測量資質的檢測部門觀測，而通常由施工單位自己實施；施工單位自己攪拌混凝土的“混凝土配合比”記載不真實。這些都嚴重影響工程施工質量。
5．監理單位沒有認真履行職責。存在對材料報驗不現場檢查、設計變更不及時簽發認可(核實)文件、監理日志不逐日填寫等現象。
6．不按照規定的時限向城建檔案管理機構報送工程竣工檔案。試想假如鳳凰縣堤溪大橋工程的檔案資料也存在上述問題，這樣的建設工程資料，將如何能夠真實反映工程建設的實際情況，一旦工程出現嚴重的質量問題，又如何以此為據調查事故發生的原因，如何追究違法、違規者的責任，如何給人民一個滿意的答復。
國務院頒發的《建設工程質量管理條例》第十七條規定，“建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集、整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工后，及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案”。第十六條對工程竣工驗收規定，“有完整的技術檔案和施工管理資料”，主要包括以下方面：工程項目竣工報告；分項、分部工程和單位工程技術人員名單；圖紙會審和設計交底記錄；設計變更通知單，技術變更核實單：工程質量事故發生后調查和處理資料：隱蔽工程驗收記錄及施工日志；竣工圖；質量檢驗評定資料。國家標準《建設工程文件歸檔整理規范》(GB／50328－2001)規定，建設工程檔案的質量必須滿足六個方面的要求：一是工程文件內容及深度符合國家有關勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程；二是工程文件的內容真實、準確，與工程實際相符合；三是工程文件采用耐久性強的書寫材料；四是工程文件字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續完備；五是工程文件中文字材料幅面規格為A4幅面，圖紙采用國家標準圖幅；六是建設工程竣工圖必須加盞竣工圖章、設計單位出圖專用章、注冊建筑(結構)設計師章、施工圖設計審查章，等等這些都集中說明建設工程檔案資料的編制工作在建設過程中的重要地位，說明收集、編制符合規范要求的檔案資料在工程建設中的重要作用，說明我們所從事的檔案工作是一項功在當代，利在千秋，為人民對歷史負責的偉大工程。
【關鍵詞】工程資料；質量監督管理；具體方法
1 建筑工程資料管理與工程質量的關系分析
1.1 建筑工程資料管理的作用
《建設工程質量管理條例》于2000 年由國務院頒布施行，把建設項目文件資料的管理納入到建設工程質量管理的范圍，明確規定建設單位應嚴格按照國家有關檔案管理規定，及時收集和整理建設項目各環節的文件資料，建立、健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后，及時向建設行政主管部門移交建設項目檔案。將建設工程竣工檔案的管理提升到建設工程質量管理的同等高度，賦予建設工程竣工檔案質量以新的內涵。
工程資料是工程建設的一個縮影，工程建設期間各個環節都會形成大量的文件、圖紙和資料，它們是工程建設的真實記錄和重要組成部分；是展示工程項目管理水平和體現規范標準的載體；是項目成果的重要展示形式；是工程建設及檢查驗收的主要內容和依據，也是對工程進行竣工驗收、交接、維護、管理、使用、改擴建、項目后評價和質量事故調查的重要原始憑證。
由于檔案具有完整性、一致性、有效性以及可追溯性的本質屬性和職能，同步收集積累和整理編制好建設全過程產生的圖紙、文件資料，對工程建設有著重要的歷史價值和現實意義。
1.2 工程資料管理與工程質量的關系
工程資料是工程質量的依據，工程質量離不開工程資料，二者相互依存。工程質量管理包含工程資料管理，工程質量監督管理是對包含工程資料在內的監督管理。工程記錄、竣工圖等經過整理、立卷、歸檔、形成建設工程資料，工程資料是反映工程內在質量的重要依據，所以工程資料質量與工程施工質量同等重要。
2 建筑工程資料管理的現狀分析
2.1 工程管理人員對工程資料作用認識不夠
隨著建筑業的迅猛發展，建設工程資料發揮著越來越重要的作用。但工程管理人員特別是施工單位項目管理人員對工程資料在工程建設中的重要作用還沒有十分清楚的認識，并存在職責不明、分工不清、管理混亂等現象。
2.2 工程質量管理人員業務素質還有待提高
建筑工程基層施工組織中的資料員肩負著重要的職責，資料員的工作在很大程度上制約著工程項目施工現場能否有序、高效、高質量的按期完成任務。資料員對現行標準規范的了解程度不夠，缺乏必要的工程資料管理經驗；對種類繁多、數量巨大、來源廣泛、用途不一的工程資料無法科學的分類整理等，使施工技術資料的檢索和利用增加了難度。
2.3 地方性工程資料管理制度缺失
雖然國家有關建設工程技術資料管理的規范和標準不斷推陳出新，但結合建設工程中施工資料整理的標準或規范目前尚屬空白，許多建設單位或施工、監理單位都只能按照對國家規范規程的個人理解來開展工作。施工現場容易造成施工資料收集不全、歸類不清的現象，難以保證施工資料的規范完整。工程竣工驗收時，對竣工資料整理進行重復性、繁瑣性的拆卷、組卷工作，資料返工不僅造成大量的人力、物力和精力的浪費，也破壞了施工過程的原始性并降低了工程資料的真實性和有效性，不利于將來的檢索使用，也不利于保證工程檔案質量。
3 某建設工程資料管理經驗分析
某特大工程建設項目，該工程分部、分項和專業工程較為齊全，工程資料種類齊全，檔案、資料管理規范。
該工程資料管理工作情況如下：
1）根據國家重點工程建設項目檔案的分類標準，該項目檔案共分為：設備檔案、會計檔案、文書檔案、聲像檔案、實物檔案和工程檔案。
2）項目建設指揮部領導高度重視工程檔案資料管理工作，自指揮部成立以來，將工程檔案資料管理工作納入工程建設的管理范疇，力求工程資料的形成和歸檔與工程建設同步進行。
3）全員參與，建設單位、監理單位、勘察設計單位、施工單位均有專人參與工程檔案資料管理工作，使工程檔案資料管理工作有序進行，確保工程檔案資料全面、完整。
4）工程項目檔案資料實施規范化、標準化和數字化管理，工程建設伊始便制定了工程檔案資料管理規定和實施細則。撥付專款，組織經驗豐富的施工、監理單位和技術力量過硬的軟件企業編制工程檔案資料管理系統。
5）檔案行政管理部門加強監管，同步參與督促檢查、指導培訓和參與竣工驗收，保證了工程檔案資料質量。按照工程資料形成、收集整理、編目移交等階段進行操作，實現了從“三同步”到“全過程”嚴格管理。
4 加強工程資料管理的具體方法分析
4.1 提高認識，加強前端控制
提高工程管理人員對工程資料管理重要作用的認識，明確工程建設中形成的工程資料內容，掌握工程資料分類標準。從建設前期就對施工資料整理，分類設置歸類，保障將來收集施工資料的完整性，按照“三同步”的管理原則，保證施工資料管理與工程建設“同步收集、同步整理，同步竣工”，提高各參建單位資料員的工作效率和竣工資料整理的進度，避免因竣工資料整理不及時而影響工程竣工的現象。
4.2 實現“工程項目文檔一體化”的工程資料管理模式
這是近年來國際先進工程公司普遍采用的項目文件控制理念。其核心思想是加強項目工程資料管理的前端控制，通過“資料形成、收集整理、編目歸檔”的三個階段管理，從“三同步”到“全過程”，加強資料員的工程技術知識和檔案管理知識，通過各種層次的檢查整改后，最后達到竣工資料直接歸檔入庫的標準。這樣，可以實現對工程質量的實時控制，提高了工作效率。
1）配備高素質的資料管理人員
1、資料員是負責工程項目資料的編制、收集、整理、檔案管理等內業管理工作的技術人員。具體工作為：負責工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理。
2、參加分部分項工程的驗收工作。
3、負責計劃、統計的管理工作。
4、負責工程項目的內業管理工作。
5、完成工程部經理交辦的其他任務。
（來源：文章屋網 ）
1 頂層策劃階段
項目檔案管理人員要時刻關注本單位建設項目動態，一般從年度計劃、項目工作簡報、新聞報道等渠道可以獲得項目進展情況。一要注意及早介入，從項目批復立項后，檔案管理人員就要介入，積極與項目管理人員溝通，掌握項目進度；二要注意建立制度，項目啟動前，會形成一系列管理制度的匯編，項目檔案管理人員要關注檔案管理制度，并適時修改完善，使前端控制有章可循。
2 登記備案階段
項目初步設計完成后，勘察、設計、施工、監理等單位確定后，要及時向當地檔案行政管理機構備案，為項目檔案管理注射“強心劑”，借助外力加強前端控制。一要注意知悉概況，在項目檔案管理登記備案過程中，要掌握項目投資、工期、選址等一系列重要信息，以便有針對性加強管控；二要注意制定計劃，要借助監理方力量編制項目檔案查驗計劃，如制定聲像檔案拍攝計劃和措施，有計劃地開展前端控制事半功倍。
3 檢查指導階段
施工、監理方進場后，項目檔案管理人員要及時協調項目管理人員召開首次會議，明確項目檔案形成的大致程序，建立各方工作人員聯系通道。一要注意召開交工資料技術交底會議，要明確交工資料的套數、整理標準等要求，并對建設單位執行的標準進行詳細培訓，并要求各參訓人員簽字留證；二要注意跟蹤指導，項目檔案管理人員要定期（每周或每月不等）到施工現場監督施工、監理文件資料積累情況，防止項目進度與文件資料脫節的情況發生，特別是隱蔽工程等驗收記錄要重點檢查。并要跟蹤各方資料員工作情況，一旦發現人員流動或更換新人的情況，要及時培訓，確保文件資料積累工作不斷檔。
4 初步審查階段
項目檔案審查一般按項目階段開展，如樁基工程完工后，要督促施工方、監理方整理文件資料，初步驗收審查。一要注意全面審核案卷，在各階段文件量不大的情況下，力求全部全面清理審查，不留死角；二要注意復查整改問題歸零情況，在檢查中發現問題要及時書面提出整改要求，直至整改歸零、復查后才能通過初步審查。
5 歸檔驗收階段
歸檔驗收階段是項目檔案成型的關鍵階段，各階段已通過初步審查的文件資料在驗收階段一般來說不會再有太多問題，但仍然要嚴慎細實地做好把關工作。一要注意竣工圖、聲像資料等竣工文件的審查，確保竣工圖的內容與項目實體相符，形式與歸檔要求一致，要確保項目聲像檔案能全面、客觀反映項目建設過程并符合歸檔要求；二要注意借助城建檔案館等專業隊伍的力量審查把關，要適時邀請城建檔案館或檔案行政管理部門的專家親臨現場審查。一方面，有利于促進移交城建檔案館的檔案的進館進度，另一方面，有利于提高項目檔案質量，以更好地服務于項目實體運行。
