時間：2022-07-17 22:21:00
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案保管利用股，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、上市公司會計檔案的屬性和特征
會計檔案作為專門檔案的一種，除了具有原始性、記錄性、文化性、信息性、知識性、有機聯(lián)系性、憑證性、真實性等一般屬性以外，還具有自身的一些特征，主要包括專業(yè)性、時序性、平衡性、規(guī)范性、責任性、公開性等。其中，專業(yè)性主要源于會計專業(yè)活動，時序性主要源于會計檔案的形成次序，平衡性主要源于多種形式會計檔案的相互符合，這三個屬性歸屬所有會計檔案，而規(guī)范性、責任性、公開性則為上市公司會計檔案的特征。
1．規(guī)范性。對于我國上市公司，《證券法》、《會計法》、《審計法》、《公司法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)已經(jīng)對其會計檔案生成和管理的規(guī)范性作出了具體的規(guī)定。實行會計電算化以后，監(jiān)管部門一般采用強化生成和修改權(quán)限、限定統(tǒng)一軟件或文件格式、指定權(quán)威媒體等方式來規(guī)范電算化會計檔案的管理。
2．責任性。上市公司會計檔案無論在形成程序還是信息內(nèi)容方面都必須嚴格符合相關(guān)法規(guī)和客觀事實，它直接關(guān)系到成千上萬投資機構(gòu)和個人的利益，間接關(guān)系到證券市場的穩(wěn)定乃至整個國家的經(jīng)濟秩序。為此，各上市公司都從健全相關(guān)管理制度、明確目標責任、完善內(nèi)控系統(tǒng)等方面強化會計檔案的管理責任。一般來說，財務(wù)部門對會計檔案內(nèi)容的準確、完整承擔直接的責任，而檔案部門對會計檔案的安全保管、利用負責。在公司外部，國家往往通過嚴格的會計立法、審計立法、市場監(jiān)管立法等建立和健全管理制度，任何個人和法人的相關(guān)違法行為均將受到嚴懲。
3．公開性。普通公司的會計檔案是有一定的私密性的，而作為一家上市公司，首先必須對公眾投資者負責，這也就決定了你必須放棄原來的私密性，轉(zhuǎn)而公開你的會計檔案，接受公眾(不論是否股東)的監(jiān)督。一般來說，對于公眾應(yīng)公開會計報表，而對于審計和監(jiān)管部門則公開全部會計檔案。
二、我國上市公司會計檔案管理的主要問題
自20世紀80年代后期，我國證券市場起步，上市公司就已存在會計檔案管理不善的問題。因為當時上市公司數(shù)量不多且證券市場管理極不規(guī)范，該類問題還未受到足夠的重視。隨著證券市場的發(fā)展，問題的嚴重性越來越凸現(xiàn)出來。近年來，我國上市公司中發(fā)生的與會計檔案有關(guān)的案件層出不窮，比較著名的有銀廣夏、藍田股份的虛假陳述案，通海高科、麥科特的股票發(fā)行欺詐案等，而且都是采用會計檔案造假的方式虛構(gòu)利潤以騙取貸款、融資以及證券市場交易差價。下面我們就來分析一下我國上市公司會計檔案管理的主要問題。
1．上市公司對會計檔案管理態(tài)度的二重性。一些上市公司以為，只要季報、半年報、年報等按時編制完成，會計檔案的作用就不大了，有的甚至無專門的檔案館(室)而由控股公司的檔案館(室)代管，會計檔案被看成是累贅。與這一現(xiàn)象形成鮮明對比的是，上市公司在財務(wù)造假或利潤操控時卻非常“重視”會計檔案。上市公司麥科特通過偽造出口設(shè)備融資租賃合同、材料和產(chǎn)品購銷合同、進出口發(fā)票和海關(guān)印章等手段，于1997年虛構(gòu)利潤0．4億港元，1998年虛構(gòu)利潤0．38億港元，1999年虛構(gòu)利潤0．13億港元,2000年虛構(gòu)利潤0．93億港元。麥科特如此“重視”會計檔案就是為了上市融資。
2．會計檔案的保管期限不當。關(guān)于會計檔案保管期限的問題應(yīng)該區(qū)別對待：有的上市公司存在無意或有意(掩蓋違法犯罪事實)提前銷毀或隱匿會計檔案的問題。如上市公司圣方科技在2006年年初的一則董事會公告中稱，公司價值1．1億元的二號發(fā)電機組被公安機關(guān)確認為涉案贓物，而公司8年前用來收購發(fā)電機組的1．16億元配股募集資金去向不明。公司關(guān)于收購該發(fā)電機組的會計檔案全部遺失。也有的上市公司存在超期保管會計檔案的問題，給公司帶來不必要的負擔。需要特別強調(diào)的是，現(xiàn)有的會計檔案最低保管期限(會計憑證15年)小于《刑法》和《民法通則》的最長訴訟時效(20年)，而過早地銷毀會導致相關(guān)司法取證的困難。
3．會計檔案的相對獨立性難以保障。這包含會計檔案本身的相對獨立性以及會計檔案管理機構(gòu)的相對獨立性兩部分。它們理應(yīng)是超然于各種利益因素之外的。然而，當前上市公司普遍存在內(nèi)部人及利益關(guān)聯(lián)者通過對會計檔案的干預和控制來牟取私利的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象發(fā)生在會計檔案收集――保管――利用的各個環(huán)節(jié)上，甚至影響到上市公司的監(jiān)事會、獨立董事以及公司外的審計機構(gòu)和監(jiān)管機構(gòu)。在銀廣夏造假事件中，銀廣夏通過虛構(gòu)交易對象、偽造銷售合同及出口報關(guān)單、虛開增值稅發(fā)票、偽造免稅文件和金融票據(jù)等手段，虛構(gòu)巨額利潤達7．45億元。深圳中天勤會計師事務(wù)所卻出具了無保留意見的審計報告，關(guān)聯(lián)利益機構(gòu)肆意拉抬股價，整個事件完全是一場徹頭徹尾的騙局。
4．會計檔案信息開發(fā)利用不足。美國檔案學者謝倫伯格系統(tǒng)地闡述了檔案的“雙重價值論”，認為檔案具有兩種不同的價值，一是對原形成機關(guān)的第一價值，具體體現(xiàn)為行政管理價值、法律價值、財務(wù)價值和科技價值；二是對其他機關(guān)和個人利用者的第二價值，具體包括證據(jù)價值和情報價值。從上市公司角度，充分開發(fā)利用會計檔案的第一價值可以更多更好地創(chuàng)造財富。而對于第二價值來說，證券法規(guī)禁止上市公司用來牟取私利，要求上市公司及時面向公眾會計檔案信息。這兩方面目前上市公司的表現(xiàn)均不佳，主要原因既有管理素質(zhì)的問題也有道德和法律責任的問題。
三、完善上市公司會計檔案管理的措施和建議
1．更新認識，推進制度建設(shè)。加強學習和調(diào)研，認識會計檔案對公司、公眾和監(jiān)管部門的重要作用，嚴格按照法律法規(guī)的規(guī)定進行會計檔案整理和保管。在公司內(nèi)部，應(yīng)設(shè)立獨立的檔案管理部門，其負責人的任免也應(yīng)報請檔案行政管理部門核準，甚至可由檔案行政管理部門直接委派。獨立董事除了具有適當?shù)姆珊徒?jīng)濟資質(zhì)外，還應(yīng)具有適當?shù)臋n案監(jiān)管素質(zhì)，再強化監(jiān)事會的監(jiān)督職能，以此制衡財務(wù)和檔案部門的工作。另外，上市公司的董事長、總經(jīng)理、董事會秘書也應(yīng)納入會計檔案責任人的行列。
在公司外部，首先建議改由證監(jiān)會或證交所委托會計師事務(wù)所對上市公司進行審計，從中挖掘信息、尋找問題。這樣可以打破會計師事務(wù)所和上市公司之間的畸形委托關(guān)系，保證會計師事務(wù)所地位的獨立性，便于其公正、客觀地開展工作，審計費用可由監(jiān)管部門統(tǒng)收統(tǒng)支，也可由證交所各會員單位的會費或由投資者保護基金中支付。其次，還應(yīng)適當增加證監(jiān)會法律、財會和檔案專業(yè)人員數(shù)量，強化人員專業(yè)素質(zhì)，并充分發(fā)揮各級財政部門和檔案行政部門的監(jiān)督指導作用。最后，還應(yīng)該強化對檔案管理人員法律責任的追究制度。上市公司會計檔案的完整性、安全性一旦出現(xiàn)問題，無論檔案人員是工作失誤還是違法犯罪，均應(yīng)以立法形式嚴厲追究責任。
2．保證會計檔案適當?shù)谋９芷谙蕖！稌嫏n案管理辦法》規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉外及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出，保管到事項完結(jié)時為止。單獨抽出的會計檔案，應(yīng)當在銷毀清冊的備注欄內(nèi)和保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時效以及調(diào)查取證的延時，應(yīng)將會計檔案的最低保管期限適當調(diào)整為22～25年，使之更好地為社會主義法制建設(shè)服務(wù)。
3．加強會計檔案的信息資源開發(fā)利用。會計信息的潛在利用價值必須通過利用實踐來實現(xiàn)，除傳統(tǒng)的查閱、展覽、制發(fā)副本及證明、目錄信息、咨詢等服務(wù)方式以外，建議檔案人員積極主動地開展主題編研，采用靜態(tài)分析、趨勢分析和同業(yè)對比等財務(wù)分析技術(shù)，深入進行數(shù)據(jù)挖掘工作，這樣既方便公司管理層及公眾的利用又可能發(fā)現(xiàn)一些隱藏較深的問題。根據(jù)電子會計檔案逐漸普及以及信息時代的效率要求，各上市公司還應(yīng)改革并加強會計檔案的編目、檢索等工作，推行實用、高效的會計檔案檢索、分析以及決策支持系統(tǒng)，不斷提高會計檔案利用的服務(wù)效率和質(zhì)量，并強化相關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息資源的開發(fā)利用。另外，建議將檔案管理作為上市公司信息資源管理的核心，推行文檔一體化，完善前端控制和后端監(jiān)管。
參考文獻：
①符少華，淺析新時期的會計檔案管理，《湖北財稅》，2003．12
2015年,我局檔案管理工作在縣委、縣政府及縣檔案局的指導和幫助下，在局各股室密切配合下，通過檔案人員的努力，較好地完成了檔案的收集、整理、歸檔工作及各項制度的建設(shè)和落實工作。根據(jù)《根據(jù)寶委督發(fā)（2015）2號《關(guān)于認真做好2015年度目標考核工作的通知》及縣檔案局《縣檔案局關(guān)于印發(fā)2015年度檔案工作考核細則的通知》文件精神，現(xiàn)將我局2015年度檔案管理工作自查如下：
一、加強領(lǐng)導，細化管理
（一）建立了檔案工作領(lǐng)導小組。我局建立了檔案管理工作領(lǐng)導小組，由局長任領(lǐng)導小組組長、分管副局長為副組長、辦公室主任及各股室為成員，把檔案工作列入了單位年度和中長期工作計劃或規(guī)劃，組織有關(guān)人員學習了《檔案法》、《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)，積極配合縣檔案局的工作，支持檔案人員參相關(guān)檔案部門組織的業(yè)務(wù)培訓班，提高本單位檔案人員業(yè)務(wù)水平和業(yè)務(wù)技能。
（二）檔案管理。一是建立健全檔案管理制度，結(jié)合我局實際制定了《縣審計局檔案管理制度》，將檔案管理工作納入全年重點工作內(nèi)。二是編制了檔案分類大綱和方案。編制了案卷目錄、案卷文件目錄、歸檔文件目標、業(yè)務(wù)檔案總目錄、分類目錄、會計檔案目錄、聲像檔案目錄等檢縈工具。三是編制了各種門類檔案保管期限表，嚴格執(zhí)行了檔案鑒定、銷毀制度，檔案管理基本情況統(tǒng)計比較齊全，并按規(guī)定及時上報。四是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已引起局領(lǐng)導的高度重視，并列入了局機關(guān)的工作計劃。
（三）加強檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、提高服務(wù)水平。根據(jù)上級檔案行政管理部門和縣級檔案局的規(guī)定結(jié)合本單位實際，建立了齊全、完整、符合規(guī)范的全宗卷；制定了科學的檔案分類方案或分類大綱，并能嚴格執(zhí)行；確定了本單位文件材料的歸檔范圍和不歸檔范圍，制定了各門類的保管期限表，檔案保管期限劃分準確,各門類檔案經(jīng)過系統(tǒng)化整理，按規(guī)定實行了本單位集中立卷或部門立卷制度。近十年的檔案、文件中沒有用鉛筆、圓珠筆等書寫的不符合檔案保護技術(shù)要求的字跡。收集、保管了與單位主要業(yè)務(wù)有聯(lián)系的資料齊全、完整、并進行規(guī)范整理。成立了檔案鑒定領(lǐng)導小組，并按有關(guān)規(guī)定和規(guī)章定期進行檔案鑒定工作。檔案和資料柜、架排放符合規(guī)定要求，編制了檔案、資料存放示意圖。檔案和資料收進、移出有嚴格的登記、審批手續(xù)。建立了檔案庫房溫、濕度紀錄，庫房溫、濕度達到國家規(guī)定標準。對近五年內(nèi)保管的檔案、資料進行過全面清查，對存在的問題有處理意見和處理結(jié)果。檔案保管安全，有“八防”措施。檔案統(tǒng)計內(nèi)容全面，統(tǒng)計數(shù)字準確。嚴格執(zhí)行《檔案法》與有關(guān)規(guī)章制度，確保檔案的安全和完整。
二、檔案信息資源的開發(fā)和利用
建立了“檔案借閱登記簿”、“檔案利用效果登記薄”，檔案信息資源得到開發(fā)利用。近幾年來，局領(lǐng)導對檔案開發(fā)利用已高度重視，將它視為領(lǐng)導決策的可靠依據(jù)和服務(wù)于局機關(guān)工作的一項重要工作。
總之，我局十分重視檔案工作，一是建立了檔案管理領(lǐng)導小組，為檔案工作提供了可靠的組織保證；二是把檔案工作列入全局的年度目標考核之中，同其他工作一起檢查、一起考評；三是不斷加強了基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案提供了安全保證；四是確定了政治可靠、責任心強、有工作能力的專職檔案管理人員，并為檔案室工作營造了寬松的工作環(huán)境；五是制定和完善了各項規(guī)章管理制度，使檔案工作逐步走上了了制度化、科學化、規(guī)范化管理的軌道。并積極動員全局人員，進一步加強檔案工作標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理，充分強化了檔案管理工作，發(fā)揮了檔案資源的服務(wù)作用，為社會各界和本單位的發(fā)展提供良好的服務(wù)，為領(lǐng)導決策和信息利用提供了可靠詳實的依據(jù)。
一、當前上市企業(yè)檔案管理存在的問題
1、公司重業(yè)務(wù)輕管理的現(xiàn)象普遍存在，不少企業(yè)檔案工作尚未規(guī)范化。相對于行政事業(yè)單位，上市企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少，因而更加不受重視。沒有認識到上市企業(yè)在實際操作中，企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度的改革必然引發(fā)企業(yè)重視固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)等有形資產(chǎn)的評估，而對企業(yè)品牌、商標、專利、生產(chǎn)技術(shù)等無形資產(chǎn)則少有涉及，對真實記錄和反映這些無形資產(chǎn)的檔案及其價值，在資產(chǎn)評估中多數(shù)沒有作為一項內(nèi)容來認真對待，認識不到這些無形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。這就給上市企業(yè)檔案資料的收集、整理、保管、移交、歸屬和流向等方面都帶來不少新問題。
2、企業(yè)沒有專門的部門和人員管理檔案。檔案管理人員不懂檔案管理，以為檔案只是簡單的收集、分類，人員的責任心不強，專業(yè)心不高；沒有專門的庫房，庫房安全性較差，或兼作檔案室。據(jù)不完全統(tǒng)計，目前，我國共有上市企業(yè)近兩千，其中，20%的上市企業(yè)無專人管理檔案；雖然有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。10%的上市企業(yè)未建檔案室。
3、沒有建立切實可行的企業(yè)檔案管理辦法。制度不合理，企業(yè)檔案管理.cn制度形同虛設(shè)的現(xiàn)象屢見不鮮；有一家上市企業(yè)，各業(yè)務(wù)部門檔案工作開展根本沒有形成制度。這一問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是業(yè)務(wù)部門沒有把檔案工作納入部門職責范圍，導致部分檔案信息的流失。二是在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。公司檔案信息的流失問題主要表現(xiàn)在：業(yè)務(wù)部門研究人員對企業(yè)的調(diào)查論證、申報立項、洽談協(xié)議、審批登記等檔案大多掌管在相應(yīng)的當事人手中，不能及時歸檔。即便歸檔也不注意歸原件，經(jīng)常歸復印件。
4、各企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不統(tǒng)一，致使一些該保存的資料未保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學界定，大量沒有保存價值或沒有長久保存價值的資料也被長期保管，嚴重增加了經(jīng)營成本。
5、企業(yè)檔案管理極不規(guī)范，隨意性強。例如：有存在隨意涂改現(xiàn)象，越往基層越亂；而且還有任意抽取檔案資料案例。
6、檔案的鑒定和銷毀工作隨意性大。主要原因是：領(lǐng)導不夠重視，沒有制度約束，受人為因素影響大。例如，檔案管理人員有責任心的公司，檔案管理稍好些，否則，就比較混亂。
7、企業(yè)檔案管理的技術(shù)手段跟不上形勢發(fā)展的需要。從表面上看，以上問題是一個企業(yè)的檔案管理混亂。實際上是給企業(yè)利用檔案管理薄弱之機，進行違法、違規(guī)經(jīng)營制造條件。例如：個別機構(gòu)就利用檔案管理薄弱的機會披露虛假信息。還有的企業(yè)在經(jīng)營中存在的埋單、抽單、涂改、非正常交易、原始資料不齊全的現(xiàn)象，都與檔案管理不規(guī)范有關(guān)。這些已經(jīng)給我們敲響了警鐘。可見，加強上市企業(yè)檔案管理，維護檔案的嚴肅性是規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為的有效手段。內(nèi)部控制是上市企業(yè)風險防范的第一道防線，只有切實提高企業(yè)內(nèi)部控制水平才能從根本上防范化解企業(yè)的經(jīng)營風險。上市企業(yè)檔案管理的好壞是企業(yè)內(nèi)控水平好壞的直接體現(xiàn)。從一個企業(yè)的檔案管理情況可以從一個側(cè)面反映企業(yè)的內(nèi)控管理水平。也就是說，加強企業(yè)檔案管理，可以使企業(yè)建立風險事前防范、事中控制、事后監(jiān)督及糾正的動態(tài)過程和機制，有助于為防范化解企業(yè)風險提供根本保證。
二、規(guī)范上市企業(yè)檔案管理的有效措施
1、提高企業(yè)檔案管理意識
在文件、圖紙、資料等轉(zhuǎn)化為檔案工作者的活勞動和物化勞動過程中，企業(yè)進行了大量人力、物力的投資。但是在企業(yè)產(chǎn)權(quán)改革中，有些地方對企業(yè)檔案管理 流于形式，存在著管理不善，使檔案資產(chǎn)的開發(fā)利用效益沒有充分發(fā)揮出來。沒有認識到檔案作為有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)的原始憑證和記錄，其本身就是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分。具體對策：檔案部門必須重宣傳、重造勢，在積極探索改制企業(yè)檔案處置工作的同時，加大宣傳工作力度，通過新聞媒體，強勢宣傳推介企業(yè)檔案管理工作，引起領(lǐng)導的極大關(guān)注，贏得社會各界的大力支持和監(jiān)督，為檔案工作的順利推進創(chuàng)設(shè)良好的氛圍。
2、解決檔案的歸屬問題
目前，不少大中型企業(yè)在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中，由于產(chǎn)權(quán)出資主體的多元化，如國家股、法人股、個人股及外資股等對資產(chǎn)的共有權(quán)，也就是說，多元化的投資主體對企業(yè)檔案同樣存在一種資源共享權(quán)，企業(yè)產(chǎn)權(quán)雖然出售了，但企業(yè)檔案資產(chǎn)歸誰所有，由誰管理的問題至今尚無明確規(guī)定。這一問題在破產(chǎn)企業(yè)拍賣中，表現(xiàn)尤為突出。具體對策：檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)換機制，轉(zhuǎn)變職能打破原有管理模式，強化檔案工作的現(xiàn)代化管理；建立健全上市企業(yè)的資產(chǎn)管理體系。即企業(yè)改組為股份制公司后形成的檔案，由過去單一的歸國家所有，變?yōu)榛旌闲偷乃兄菩问健铱毓傻墓煞萜髽I(yè)，檔案資產(chǎn)的所有權(quán)以國有為主體；國有企業(yè)進行股份制改組前后形成的檔案應(yīng)分別構(gòu)成全宗。
3、拓寬歸檔范圍
目前不少企業(yè)依舊按原來工業(yè)企業(yè)十大分類規(guī)定的內(nèi)容來制定歸檔范圍收集檔案，而忽視了建立現(xiàn)代企業(yè)制度歸檔工作的新要求，沒有及時將企業(yè)在產(chǎn)權(quán)制度改革中進行資產(chǎn)評估、產(chǎn)權(quán)界定、行使、交易、保護等活動中產(chǎn)生的檔案及時收集整理，歸檔立卷，認識不到這些無形資產(chǎn)既是深入企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的依據(jù)，又是解決后來企業(yè)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛的原始憑據(jù)。針對這些問題，檔案部門應(yīng)擴大歸檔范圍，增加歸檔內(nèi)容，增加股份制企業(yè)檔案部門庫存種類的信息。
4、控制檔案流失
在企業(yè)改革過程中，由于檔案資產(chǎn)觀念淡薄，管理不善，導致國有檔案資產(chǎn)流失現(xiàn)象時有發(fā)生，有的未經(jīng)申報評估就將檔案資產(chǎn)無償轉(zhuǎn)讓，有的雖然評估，卻忽視其收益的市場價值，只重視檔案資產(chǎn)的賬面成本價格，造成價值低估等現(xiàn)象。具體對策：組建檔案資產(chǎn)評估機構(gòu)。不僅要把檔案資產(chǎn)作為企業(yè)有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)價值評估中的原始憑證，更要包括對檔案資產(chǎn)自身價值的評估，從而使企業(yè)和國家的權(quán)益不受影響，杜絕國有資產(chǎn)的流失。檔案資產(chǎn)評估具有專業(yè)性、特殊性、復雜性等特點，必須組建專門的檔案資產(chǎn)評估機構(gòu)。
一般而言，技術(shù)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，有具體事務(wù)的技術(shù)文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內(nèi)容包括任務(wù)書、協(xié)議書、技術(shù)指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術(shù)措施、調(diào)查材料、設(shè)計資料、試驗和工藝記錄等等。技術(shù)檔案一般為內(nèi)部使用，不公開出版發(fā)行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用？譼？訛？譽？訛。這一點在機械動力制造行業(yè)尤為明顯，技術(shù)檔案的利用價值是它的固有特點，使得它在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展體現(xiàn)出不可替代的地位。如何使技術(shù)檔案的利用價值變?yōu)槭褂脙r值，使科學技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益，最終要歸結(jié)于技術(shù)檔案的有效管理？譾？訛？譿？訛。
作為一名在機械動力行業(yè)從事技術(shù)檔案管理工作多年的工作人員，下面我將談?wù)勎以谶@方面的一些心得和體會。
一、完善的歸檔和保管制度
新產(chǎn)品開發(fā)、產(chǎn)品試制、課題研究或其它科技項目中形成的應(yīng)歸檔文件材料，在任務(wù)完成或告一段落時（如已通過評審鑒定、驗收）， 凡是有保存價值的，都必須由研發(fā)管理部歸檔，比如，底圖在首次曬圖時歸檔；設(shè)計、工藝變更通知隨時歸檔；科技成果轉(zhuǎn)化及高企申報材料結(jié)束后立即歸檔。歸檔的文件材料必須遵循一定的原則：首先要能準確地反映企業(yè)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程，對重要的文件材料內(nèi)容要經(jīng)當事人審定。其次，歸檔的文件材料在形成保管單位時，要按文件材料形成的時間順序系統(tǒng)排列，做到層次分明，有機聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。然后，歸檔原稿用紙和書寫要符合要求，須用黑色或藍黑墨水書寫，字跡清楚、工整、圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆或純藍墨水書寫。最后，電子檔案歸檔，一個產(chǎn)品經(jīng)過評審鑒定小批量生產(chǎn)后，全套圖紙電子檔導入PLM系統(tǒng)（或拷貝給檔案室歸檔）。
技術(shù)檔案的類型各種各樣，包括各種載體和形式，有底圖、藍圖、表格、文字材料、機讀材料和實物模形等，為了便于查閱，在進庫房保管前需要將它們合理地分類。在機械動力行業(yè)，技術(shù)檔案可以按內(nèi)容劃為產(chǎn)品、工藝工裝、科技成果轉(zhuǎn)化、高企申報等。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整和安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，同時也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的任務(wù)就是做到不亂、不壞、不失。因此，技術(shù)檔案保管工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、庫藏各類檔案要分別排列保管，比如，文字材料裝盒保管，底圖專庫保管，用底圖柜平放，并且除修改、送曬外，不得外借；光盤、移動硬盤單獨存放。技術(shù)檔案大多屬于易燃物品，所以在日常的保管工作中，防火是庫房的第一大要事，為了防止火災(zāi)的發(fā)生以造成不可估量的損失，必須遵循以下原則：檔案庫房嚴禁非工作人員入內(nèi)；庫房內(nèi)嚴禁存放易燃物、食物和其它與檔案工作無關(guān)的雜物；消防器材應(yīng)放在方便、易見處，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙或點明火。同時為了防蟲防盜，庫房內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，按要求施放藥物，做到無蟲、無霉、無灰；離開庫房時應(yīng)拉好窗簾、關(guān)閉電燈，進出庫房隨手關(guān)門，嚴禁敞門離開庫房。
二、合理的查閱和修改制度
企業(yè)技術(shù)檔案要以原始記錄為依據(jù)，定期作出準確可靠的統(tǒng)計，其統(tǒng)計范圍主要有：檔案管理基本情況統(tǒng)計；分類檔案數(shù)及庫藏量統(tǒng)計（包括卷數(shù)、底圖張數(shù)、科技資料總數(shù)）；歸檔率、完整率、準確率、查全率、查準率的統(tǒng)計；檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計。檔案室要編制檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，并且要根據(jù)需要編制檢索工具，認真做好企業(yè)技術(shù)檔案信息開發(fā)利用工作，便于查閱和資源共享。
為了保障檔案的準確性和時效性，需要對于技術(shù)檔案進行一些修改：對于已歸檔的圖紙、技術(shù)文件，要有經(jīng)過領(lǐng)導批準的圖紙及技術(shù)文件更改通知單、產(chǎn)品圖紙及技術(shù)文件由產(chǎn)品研發(fā)部門負責，工藝及工藝文件由工藝管理部門負責，如需借出修改，必須辦理登記手續(xù)，限期歸還；對于常年生產(chǎn)的定型產(chǎn)品圖紙和工藝技術(shù)文件，由研究院研發(fā)管理部按有關(guān)規(guī)定發(fā)放，一般每年換發(fā)一次，如不需要更換的直接加蓋章印，換發(fā)新圖的同時，要收回舊圖，并辦理登記手續(xù)，設(shè)計、工藝部門必須在換發(fā)新圖前按規(guī)定手續(xù)做好底圖的整頓工作；零散曬制藍圖及技術(shù)文件或復印管理類文件材料，應(yīng)由申請部門向研究院研發(fā)管理部申請流程提交曬圖、復印申請單，操作人員收到申請單后進行下面的工作。
為了促進學習和交流，公司員工和外單位人員按照相關(guān)規(guī)定可以查閱技術(shù)檔案。對于一般檔案，除開架提供閱覽的以外，應(yīng)辦理登記借閱手續(xù)，并限在閱檔室查閱，用畢當即歸還，要求把檔案拿出閱檔室使用，按借出手續(xù)辦理，查閱密級文件，須持所在部門介紹信并經(jīng)研究院研發(fā)管理部門同意。外單位要求查閱檔案，必須持單位介紹信，說明目的，并通過有關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人簽署意見后方予接待。
三、健全的保密和銷毀制度
技術(shù)檔案記錄著企業(yè)的科研生產(chǎn)活動，有些屬于企業(yè)的絕密資料，這些材料如果被競爭對手得到會對公司的利益造成極大的損失。應(yīng)該盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。其實，根據(jù)公司的政策和檔案的作用，準確地判定檔案的保密級別，公司技術(shù)檔案密級分為機密、秘密、一般三類，一般類檔案可以在廠內(nèi)開架提供閱覽和借出使用。秘密以上屬保密檔案，一般不予外借和復制，須經(jīng)規(guī)定的審批手續(xù)方可查閱。對于保密檔案，立卷部門在立卷時應(yīng)準確標明密級，注意妥善保存和及時歸檔，另外，檔案室對機密檔案應(yīng)單獨保管，機密檔案柜的鑰匙平時應(yīng)予封存。最后，檔案人員不得擅自將檔案帶出庫房，不得私自摘錄或復制所管的檔案，不得以檔案內(nèi)容作談話資料，閑談議論，以致外傳。接待查閱檔案須認真履行登記手續(xù)，不得違反規(guī)定擅自借出檔案；經(jīng)鑒定剔出的文件材料和超過保管期限待銷毀的檔案，都必須妥善保管直至按規(guī)定方式銷毀，不得造成散失。
技術(shù)檔案保管期限分永久、長期、短期三種，各類檔案分別根據(jù)國家有關(guān)部門的規(guī)定和公司的需求劃分保管期限。銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，對于經(jīng)過鑒定剔出的文件要分別造清冊再保管一年以上，不得當時銷毀；對于已經(jīng)超過保管期限經(jīng)鑒定確定不再繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)造具清冊，提出銷毀報告經(jīng)分管領(lǐng)導審批，緩期一年執(zhí)行銷毀；銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，應(yīng)有綜合管理部和安保部派人送造紙廠銷毀，監(jiān)銷不得少于二人。檔案銷毀后，監(jiān)銷人須在清冊上簽字。
引文注釋
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第一條
為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案的科學管理，有效地保護和開發(fā)利用，更好地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)法》，結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)實際情況，制定本辦法。
第二條
本辦法主要適用于農(nóng)村集體經(jīng)濟組織或者農(nóng)民投資為主，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)（包括所轄村）舉辦的承擔支援農(nóng)業(yè)義務(wù)的中小型企業(yè)。大型鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)，參照《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
第三條
鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基本建設(shè)以及各項管理等活動中形成的，對企業(yè)具有查考保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；是維護鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)歷史真實面貌、合法權(quán)益的歷史憑證，是提高產(chǎn)品質(zhì)量、增長經(jīng)濟效益的重要條件。
第四條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案屬企業(yè)所有，由企業(yè)管理。企業(yè)安全保管條件暫不具備、檔案安
全無保障的，可由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門或縣、市檔案館代管。
第五條
鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案工作管理和檔案管理的總稱，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)應(yīng)當加強對檔案工作的領(lǐng)導，將其列入企業(yè)工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，切實解決檔案庫房、設(shè)備等實際問題，保障檔案工作與企業(yè)各項工作同步發(fā)展，更好地為企業(yè)服務(wù)。
第六條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案工作在企業(yè)內(nèi)實行統(tǒng)一管理，維護檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安
全，便于企業(yè)各方面利用的原則。
第七條檔案工作所需經(jīng)費納入企業(yè)財務(wù)預算和計劃，并予以保障。
第二章檔案機構(gòu)與人員
第八條根據(jù)企業(yè)規(guī)模和需要，建立檔案機構(gòu)，配備檔案人員。檔案工作由一名企業(yè)負
責人分工領(lǐng)導。具備條件的企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)檔案館。
企業(yè)檔案機構(gòu)主管全企業(yè)的檔案工作，對企業(yè)內(nèi)各部門的檔案工作進行監(jiān)督和指導；統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案及有關(guān)圖書、資料和信息，形成企業(yè)檔案信息中心。
企業(yè)各部門應(yīng)開展檔案工作，配備檔案人員，形成企業(yè)檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。
第九條
檔案管理人員應(yīng)具有高中以上文化程度，政治素質(zhì)好，并經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓，熟悉企業(yè)職能任務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案管理人員參照國家有關(guān)規(guī)定評定專業(yè)技術(shù)職務(wù)，享受和其它專業(yè)技術(shù)人員同等待遇；保持相對穩(wěn)定。
第十條
企業(yè)對管理、保護和開發(fā)利用檔案工作做出突出貢獻的人員，應(yīng)給予表揚和獎勵；對危害檔案安全的行為應(yīng)按《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定給予處理。
第三章文件材料的形成與歸檔
第十一條鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)文件材料的歸檔范圍，主要有以下幾方面：
一、黨、群工作文件材料
二、行政管理文件材料
三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)文件材料
四、勞動人事文件材料
五、經(jīng)營管理文件材料
六、生產(chǎn)技術(shù)管理文件材料
七、產(chǎn)品文件材料
八、科學技術(shù)研究文件材料
九、基本建設(shè)工程文件材料
十、設(shè)備儀器文件材料
十一、會計核算文件材料（詳見附件）
第十二條凡歸檔的文件材料，必須字跡工整、圖像清晰、簽字等手續(xù)完備，便于長期
保存。
第十三條歸檔時間
1、各項管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前組成保管單位，由產(chǎn)生文件的職
能部門負責人審定簽字后歸檔。
2、產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研等方面的文件材料，在任務(wù)完成后或告一段落時組成保管
單位，由項目負責人審定簽字后歸檔。
3、產(chǎn)權(quán)方面的文件材料，在工作進行完畢或文件正式生效后歸檔。
4、會計核算方面的文件材料，由財會部門整理立卷，保管一年后向檔案部門移交。如
有特殊情況，也可以分階段歸檔。
第十四條建立文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，并列入管理工作程序，列入
企業(yè)有關(guān)部門的職責范圍和有關(guān)人員的崗位責任制。
第十五條
檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品試制定型、創(chuàng)優(yōu)、科研成果鑒定或評審、基建工程竣工驗收，以及引進技術(shù)資料驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，指導、監(jiān)督文件材料歸檔工作。
第十六條企業(yè)工作人員，因公外出參觀學習、考察和參加會議獲得的文件材料，按照
歸檔范圍的規(guī)定，及時向檔案部門歸檔。
第四章檔案的管理與利用
第十七條建立健全各類檔案的登記、交接、保管、統(tǒng)計、保密、利用、鑒定、銷毀及
圖紙更改補充等管理制度。
第十八條編制檔案及其有關(guān)圖書、資料、信息等總目錄、分類目錄和底圖目錄等檢索
工具，完善信息查詢體系。
第十九條
鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)檔案分類，依據(jù)文件材料形成情況，參照國檔發(fā)（1991）20號《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進行。檔案形成數(shù)量少的，可將有關(guān)類目適當合并；歸檔的案卷質(zhì)量要符合國家標準。
第二十條進行檔案收集、管理、利用、鑒定、銷毀等情況的統(tǒng)計。
第二十一條
根據(jù)國家及中央有關(guān)部門的規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的基本原則是：對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應(yīng)永久保存；對企業(yè)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的檔案其保管期限一律從長。
檔案鑒定工作，由企業(yè)領(lǐng)導、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負責進行，逐卷、逐件鑒定檔案的價值，并形成鑒定報告。該銷毀的檔案，編造銷毀清冊，提出銷毀報告，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導審核批準后銷毀，并由檔案鑒定小組人員監(jiān)銷。
第二十二條
逐步改善檔案保管條件，檔案庫房有防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防潮、防高溫等安全設(shè)施，并定期檢查檔案的保管狀況，對破損或褪變的檔案進行修復，確保檔案的完整與安全。
第二十三條
開發(fā)檔案信息資源，實行檔案、有關(guān)圖書資料和信息一體利用，為改善企業(yè)經(jīng)營管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗、提高經(jīng)濟效益等各項活動提供檔案信息服務(wù)；積極配合技術(shù)部門參與信息市場和技術(shù)市場交流；保護知識產(chǎn)權(quán)；嚴格執(zhí)行國家和本企業(yè)的保密制度。
第二十四條檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入企業(yè)現(xiàn)代化管理的統(tǒng)籌規(guī)劃中，逐步采用先進技術(shù)
和現(xiàn)代化管理方法管理檔案。
1、組織架構(gòu)變化對檔案工作的影響。按照新《公司法》的要求，改制企業(yè)要建立完善的公司治理結(jié)構(gòu)和規(guī)范的母子公司體制。與此相適應(yīng)，國有建筑企業(yè)紛紛創(chuàng)立了由股東會、董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層組成的公司治理模式，采用了股份有限公司(或集團有限公司)為母公司、以產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶管理控股(或全資)子公司的管理體制。與按《企業(yè)法》設(shè)立的公司相比，全新的公司治理架構(gòu)必然衍生新的檔案資源，產(chǎn)生新的檔案需求；全新的母子公司體制也必然帶來檔案管理體制、檔案資源權(quán)屬相應(yīng)的變化，帶來結(jié)構(gòu)調(diào)整和管理傳承等方面的一系列課題。
2、產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)調(diào)整對檔案工作的影響。國有企業(yè)的改制最本質(zhì)的是產(chǎn)權(quán)制度改革，產(chǎn)權(quán)清晰是對公司制企業(yè)的基本要求。為了做到產(chǎn)權(quán)清晰，改制企業(yè)必須對原來負無限責任的企業(yè)進行清產(chǎn)核資，經(jīng)中介機構(gòu)評估后注入新創(chuàng)立的母、子公司。在這個過程中，公司的各原股東應(yīng)明確各自出資的范圍，辦理產(chǎn)權(quán)過戶手續(xù)；母子公司之間也要明確注入資產(chǎn)的數(shù)額和性質(zhì)，及時辦理產(chǎn)權(quán)變更手續(xù)。這些資產(chǎn)的評估、確權(quán)、過戶、變更不僅需要檔案部門提供真實可靠的原始依據(jù)，而且由于檔案是無形資產(chǎn)，需要隨公司母體參與產(chǎn)權(quán)變更過程。在國有企業(yè)實行檔案集中統(tǒng)一管理原則下，如何服務(wù)企業(yè)改制并保證改制前后檔案的有機聯(lián)系，成為檔案工作的必然課題。
3、管理關(guān)系變革對檔案工作的影響。現(xiàn)代企業(yè)制度下的公司治理結(jié)構(gòu)和普遍建立的董事會決策、監(jiān)事會監(jiān)督、經(jīng)理層執(zhí)行的機制徹底改變了原來企業(yè)領(lǐng)導機構(gòu)既是決策者又是執(zhí)行者的管理關(guān)系。如何把決策、監(jiān)督、執(zhí)行機構(gòu)在各自工作過程中產(chǎn)生的檔案分門別類地收集、整理、提供利用，成為檔案工作遇到的新問題。在新的母、子公司體制下，母公司對子公司已不再是原來意義的行政管理關(guān)系，而成為了基于股權(quán)管理和政策指引為主的新型管理關(guān)系。在行政管理權(quán)弱化的情況下，如何保證檔案管理的集中統(tǒng)一和齊全完整，也是我們必須考慮的問題。
二、改制后建筑企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的滯后
1、管理力量相對不足。受計劃經(jīng)濟體制慣性影響，目前國有建筑企業(yè)的檔案工作仍然是以滿足企業(yè)內(nèi)部需要為主，顯示不出檔案的經(jīng)濟價值和社會價值，因而難以引起單位領(lǐng)導的重視。更有甚者在公司制改造過程中把檔案部門作為撤并、精簡的首選部門，或是安排一些不具備相應(yīng)素質(zhì)的人員湊合了事，使得檔案工作的領(lǐng)導力量、作業(yè)力量以及其他投入都被弱化。
2、管理方式相對分散。由于建筑施工企業(yè)特殊的流動性質(zhì)，產(chǎn)生檔案的項目和負有檔案收集、移交責任的生產(chǎn)指揮機構(gòu)經(jīng)常變動，散存在項目上的檔案資料常因地域和機構(gòu)人員的變化無法保全。企業(yè)改制重組，涉及的產(chǎn)權(quán)單位和部門多，相關(guān)的程序復雜，所產(chǎn)生的檔案資料多家保管、多處存放，極易導致檔案資料的流失。
3、管理手段相對落后。在建筑施工企業(yè)的檔案管理中，雖然不同程度地運用了計算機，但單機應(yīng)用的情況比較普遍，紙質(zhì)載體和手工作業(yè)為主的管理方式仍占很大比重。
4、管理制度相對缺失。改制后的建筑施工企業(yè)，對檔案工作提出了一系列的新任務(wù)和新要求。如公司治理結(jié)構(gòu)中“三會一層”的檔案如何區(qū)別管理并保持有機聯(lián)系、有相關(guān)關(guān)系但又權(quán)屬不同的檔案如何管理并保證正常利用、母子(分)公司和施工項目上的檔案如何集中統(tǒng)一并做到資源共享等，都需要我們認真研究，通過建立規(guī)章制度加以規(guī)范。
三、建立適應(yīng)型國有建筑企業(yè)檔案管理體系
1、恢復健全組織體系，增強檔案管理力量。首先，要根據(jù)公司治理結(jié)構(gòu)和組織結(jié)構(gòu)的變化，調(diào)整原有的檔案工作領(lǐng)導機構(gòu)和專兼職檔案管理隊伍，特別要注意吸收決策、監(jiān)督機構(gòu)的領(lǐng)導和新設(shè)部門的同志參與檔案工作的領(lǐng)導和管理，消除系統(tǒng)性“缺位”和管理“真空”。其次，要恢復健全專門的檔案管理部門。符合國家檔案局關(guān)于建立企業(yè)檔案館條件的母公司，可以恢復或建立綜合檔案館，對全公司的檔案工作統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理，并負起日常的指導、監(jiān)督、檢查責任；子公司也要視檔案規(guī)模設(shè)立專門機構(gòu)。第三，努力提高檔案從業(yè)人員素質(zhì)。在進口關(guān)要建立檔案崗位任職標準，嚴格按標準選拔學有專長的人員；對現(xiàn)有人員要有計劃、有重點地進行自培或送培，更新知識，增長才干。
2、探索新型管理模式，保持檔案有機聯(lián)系。首先，可以嘗試集中統(tǒng)一、區(qū)別管理的模式，即全公司的檔案工作規(guī)劃、制度規(guī)范和管理標準要統(tǒng)一，但不同權(quán)屬的檔案可以區(qū)別管理。對母公司綜合檔案館而言，要集中管理權(quán)屬公司本部以及子公司的檔案，各子公司將檔案定期向母公司檔案館移交；同時對子公司或其他相關(guān)單位的有關(guān)檔案實行目錄管控，建立檔案的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。其次，對重組演變過程中的檔案進行特殊處理。為方便利用，對公司兼并、合并、分立等重組所涉及的企業(yè)，具有獨立法人資格的存續(xù)企業(yè)檔案仍存原單位，重組過程中形成的檔案相關(guān)方各存一套，重組后的檔案與重組前的檔案分庫保管，業(yè)務(wù)上接受母公司檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)管；不具有法人資格的存續(xù)單位，重組前后的檔案全部移交母公司檔案部門統(tǒng)一保管；消亡企業(yè)的檔案按歸屬主體進行集中和承繼。第三，建立責任傳導機制，解決檔案管理分散問題。由于檔案的產(chǎn)生過程不在檔案部門，所以要確保改制重組和各個項目上的檔案資料能夠完整的收集起來，必須把檔案的收集、立卷、移交責任進行分解，并明確地傳導給參與改制重組的部門和所有項目管理機構(gòu)，通過責任分解，并與獎懲結(jié)合，確保這部分檔案的齊全完整。
我局檔案管理工作的發(fā)展與業(yè)務(wù)建設(shè)，既有上級業(yè)務(wù)主管部門的支持，又有局領(lǐng)導的關(guān)心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領(lǐng)導小組，確定了領(lǐng)導責任制，并明確工作人員，劃定階段性任務(wù)、目標，規(guī)定對各股室、各基層單位檔案工作實行目標管理，實現(xiàn)了檔案管理制度化、規(guī)范化。同時，局黨委和局長辦公會把學習貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，提高機關(guān)的檔案管理水平，列入了機關(guān)工作的重要議事日程，對檔案工作進行了多次的專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進一步做好檔案管理和服務(wù)的辦法措施，對相關(guān)工作進行認真的部署安排，促進工作的落實。同時從經(jīng)濟投入、人員配備、設(shè)備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉(zhuǎn)和安全。
二、完善各項規(guī)章制度，加強檔案宣傳工作。
為了把檔案工作落到實處，我們將檔案負責人的職責納入經(jīng)濟責任制考核范圍之內(nèi)，進一步完善了檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關(guān)領(lǐng)導的負責下貫徹落實。同時，檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強調(diào)對檔案的管理、使用和愛護，并組織全局干部職工結(jié)合“四五普法”學習了《檔案法》、《檔案法實施辦法》，取得了較好的效果，一名同志上班時間玩芭比娃娃受到了處分，全局檔案管理法律意識明顯加強。
三、嚴格做好檔案收集、保管、利用、設(shè)備管理工作。
嚴格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
對于各基層單位的檔案管理，我們經(jīng)常深入基層，要求嚴格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
全系統(tǒng)現(xiàn)藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了機關(guān)檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標準化、檢索科學化。水利系統(tǒng)已有12個單位的檔案室達到了省級檔案管理一級標準，4個單位達到了國家二級管理標準。
局機關(guān)檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案1961卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財務(wù)檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設(shè)、旱澇災(zāi)害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設(shè)中發(fā)揮了很大的優(yōu)勝。1992年局機關(guān)檔案室達到了省級檔案管理一級標準；1999年被市委、市政府評為全市檔案工作先進集體；2004年被省檔案局評為全省檔案工作先進集體。
四、加大投入，嚴肅紀律，確保檔案安全。
檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的高度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。在自查的基礎(chǔ)上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發(fā)生。建立健全檔案安全規(guī)章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規(guī)章制度，真正做到責任到人，措施到位。檔案室內(nèi)配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設(shè)備，達到檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，目前未發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀現(xiàn)象，確保了檔案的安全。增強了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。
五、今后檔案工作設(shè)想
今后檔案工作的目標是，以“三個代表”重要思想為指導，貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，堅持依法治檔，依法監(jiān)督；立足現(xiàn)實，著眼未來，強化服務(wù)意識，創(chuàng)新服務(wù)機制；積極開發(fā)檔案信息資源，充分利用現(xiàn)代化手段，為水利建設(shè)提供更方便、快捷的服務(wù)。重點做好以下幾項工作：
1、繼續(xù)學習宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》，堅持依法管理檔案。
2、做好檔案日常管理工作。采用科學先進的管理手段管理檔案，逐步實現(xiàn)檔案管理、檢索微機化。
一、影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及原因分析
1.標準多樣化制約企業(yè)檔案信息化建設(shè)。現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理標準有國家標準、行業(yè)標準和企業(yè)標準，由于各企業(yè)執(zhí)行的標準不統(tǒng)一，既有執(zhí)行國家標準、又有執(zhí)行行業(yè)標準，還有執(zhí)行企業(yè)標準，這在一定程度上制約了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案管理標準化是檔案信息資源集成和共享的前提條件，檔案信息化建設(shè)需要統(tǒng)一規(guī)范的管理方法和技術(shù)手段。
2.信息多元化影響企業(yè)檔案信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案主要是以紙質(zhì)檔案為載體模式，隨著計算機的飛速發(fā)展和普及，企業(yè)檔案管理發(fā)生了深刻的變化，主要表現(xiàn)：一是檔案的載體形式呈現(xiàn)多樣性，一般分為紙質(zhì)、磁盤（帶）、光盤、膠片；二是檔案格式多樣性，從一維空間發(fā)展到三維空間，從文字、圖像到聲音、三維模型；三是企業(yè)檔案的內(nèi)涵不斷豐富，不再是單純的科技、會計、文書等傳統(tǒng)的種類；四是軟硬件不斷地升級換代，成為影響檔案信息化的一個主要因素。
二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢
1.檔案管理理念的改變。企業(yè)檔案管理理念將由“前端管理、全程控制、協(xié)同運營和電子文檔”取代“末端收集、分段管理、獨立展開和紙介文檔”管理理念。
2.檔案業(yè)務(wù)流程的再造。企業(yè)檔案管理將對檔案資源進行整合和深度挖掘，通過統(tǒng)一的管理平臺，及時有效地提供檔案信息為企業(yè)服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案的收集整理、科學保管、開發(fā)利用、信息服務(wù)全過程的網(wǎng)絡(luò)化管理。
3.檔案人員素質(zhì)的提升。企業(yè)檔案管理需要具有檔案學、管理學和數(shù)據(jù)庫管理的綜合型人才，高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人員隊伍，能夠在加快檔案信息化建設(shè)的進程中起到?jīng)Q定性作用。4.檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。企業(yè)檔案管理實現(xiàn)傳統(tǒng)的手工管理模式向計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子辦公模式轉(zhuǎn)變以及檔案管理人員從保管服務(wù)型向提供利用型轉(zhuǎn)變。
三、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探索與實踐
1.長遠規(guī)劃法。企業(yè)檔案工作與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營密切相關(guān)，如何確保企業(yè)檔案系統(tǒng)、完整、準確和安全，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)開發(fā)和科學研究服務(wù)，是開展企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重中之重。因此，我們從檔案工作實際出發(fā)，制訂企業(yè)檔案工作長遠發(fā)展規(guī)劃，并列入企業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃，按照檔案信息化長遠發(fā)展規(guī)化，推進檔案信息化建設(shè)的實施。
2.定性分析法。根據(jù)企業(yè)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，我們堅持以企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營為中心，通過對各類檔案分析對比，找出企業(yè)中利用率最高、利用最廣泛，利用需要最迫切的檔案類型，本著急用先上的原則，率先實施檔案數(shù)字化建設(shè)，為全面推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)邁出堅實步伐。
3.實踐驗證法。一是實現(xiàn)檔案多全宗管理，除對母公司各類檔案實現(xiàn)全面管理外，實現(xiàn)對子公司和異地檔案的管理；二是實現(xiàn)檔案效率的提升，檔案人員可直接利用相關(guān)數(shù)據(jù)進行檔案編目，節(jié)省了檔案整理時間，提高了檔案利用效率；三是實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化，節(jié)省檔案存儲空間，有利于檔案的異地備份；四是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的借閱審批，最大化地為檔案使用者提供最優(yōu)質(zhì)、最方便的服務(wù)；五是實現(xiàn)檔案遠程查詢利用，各個部門根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限，可在任何地方進行檔案的查借閱。
4.循序推進法。為了推進檔案信息化建設(shè)，我們公司按照循序推進的原則，分階段實施檔案信息化建設(shè)。2011年，建立檔案信息化管理平臺，設(shè)立公司檔案網(wǎng)站，填補公司檔案信息化建設(shè)空白；2012年，開展產(chǎn)品底圖數(shù)字化，提升產(chǎn)品底圖利用效率，實現(xiàn)檔案資源由保管服務(wù)型向主動提供利用型號轉(zhuǎn)變；2013年，開展數(shù)字化檔案館基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一期建設(shè)，引進數(shù)字檔案館模型理念，提出238檔案數(shù)字化工作法；2014年，實施數(shù)字化圖書館建設(shè)，提高科技圖書期刊利用效率，實現(xiàn)為公司生產(chǎn)經(jīng)營和技術(shù)研發(fā)提供方便、快捷和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)；2015年，檔案信息化管理平臺優(yōu)化與完善，適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理工作的實際需要。
四、企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得的初步成效
全文如下：
關(guān)于印發(fā)《會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》的通知
財會[20xx]1號
各省、自治區(qū)、直轄市財政廳(局)、檔案局，深圳市財政委員會、檔案局：
為規(guī)范會計師事務(wù)所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計檔案的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關(guān)規(guī)定，財政部、國家檔案局制定了《會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法》，現(xiàn)予印發(fā)，自20xx年7月1日起施行。
財政部 國家檔案局
20xx年1月11日
附件：
會計師事務(wù)所審計檔案管理辦法
第一章
總 則
第一條 為規(guī)范會計師事務(wù)所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發(fā)揮審計檔案的重要作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。
第二條 在中華人民共和國境內(nèi)依法設(shè)立的會計師事務(wù)所管理審計檔案，適用本辦法。
第三條 本辦法所稱審計檔案，是指會計師事務(wù)所按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則要求形成的審計工作底稿和具有保存價值、應(yīng)當歸檔管理的各種形式和載體的其他歷史記錄。
第四條 審計檔案應(yīng)當由會計師事務(wù)所總所及其分所分別集中管理，接受所在地省級財政部門和檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
第五條 會計師事務(wù)所首席合伙人或法定代表人對審計檔案工作負領(lǐng)導責任。
會計師事務(wù)所應(yīng)當明確一名負責人(合伙人、股東等)分管審計檔案工作，該負責人對審計檔案工作負分管責任。
會計師事務(wù)所應(yīng)當設(shè)立專門崗位或指定專人具體管理審計檔案并承擔審計檔案管理的直接責任。審計檔案管理人員應(yīng)當接受檔案管理業(yè)務(wù)培訓，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)技能。
第六條 會計師事務(wù)所應(yīng)當結(jié)合自身經(jīng)營管理實際，建立健全審計檔案管理制度，采用可靠的防護技術(shù)和措施，確保審計檔案妥善保管和有效利用。
會計師事務(wù)所從事境外發(fā)行證券與上市審計業(yè)務(wù)的，應(yīng)當嚴格遵守境外發(fā)行證券與上市保密和檔案管理相關(guān)規(guī)定。
第二章
歸檔、保管與利用
第七條 會計師事務(wù)所從業(yè)人員應(yīng)當按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則的要求，及時將審計業(yè)務(wù)資料按審計項目整理立卷。
審計檔案管理人員應(yīng)當對接收的審計檔案及時進行檢查、分類、編號、入庫保管，并編制索引目錄或建立其他檢索工具。
第八條 會計師事務(wù)所不得任意刪改已經(jīng)歸檔的審計檔案。按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則規(guī)定可以對審計檔案作出變動的，應(yīng)當履行必要的程序，并保持完整的變動記錄。
第九條 會計師事務(wù)所自行保管審計檔案的，應(yīng)當配置專用、安全的審計檔案保管場所，并配備必要的設(shè)施和設(shè)備。
會計師事務(wù)所可以向所在地國家綜合檔案館寄存審計檔案，或委托依法設(shè)立、管理規(guī)范的檔案中介服務(wù)機構(gòu)(以下簡稱中介機構(gòu))代為保管。
第十條 會計師事務(wù)所應(yīng)當按照法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則的規(guī)定，結(jié)合審計業(yè)務(wù)性質(zhì)和審計風險評估情況等因素合理確定審計檔案的保管期限，最低不得少于十年。
第十一條 審計檔案管理人員應(yīng)當定期對審計檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)損毀、遺失等異常情況，應(yīng)當及時向分管負責人或經(jīng)其授權(quán)的其他人員報告并采取相應(yīng)的補救措施。
第十二條 會計師事務(wù)所應(yīng)當嚴格執(zhí)行審計檔案利用制度，規(guī)范審計檔案查閱、復制、借出等環(huán)節(jié)的工作。
第十三條 會計師事務(wù)所對審計檔案負有保密義務(wù)，一般不得對外提供;確需對外提供且符合法律法規(guī)和執(zhí)業(yè)準則規(guī)定的，應(yīng)當嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。手續(xù)不健全的，會計師事務(wù)所有權(quán)不予提供。
第三章
權(quán)屬與處置
第十四條 審計檔案所有權(quán)歸屬會計師事務(wù)所并由其依法實施管理。
第十五條 會計師事務(wù)所合并的，合并各方的審計檔案應(yīng)當由合并后的會計師事務(wù)所統(tǒng)一管理。
第十六條 會計師事務(wù)所分立后原會計師事務(wù)所存續(xù)的，在分立之前形成的審計檔案應(yīng)當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一管理。
會計師事務(wù)所分立后原會計師事務(wù)所解散的，在分立之前形成的審計檔案，應(yīng)當根據(jù)分立協(xié)議，由分立后的會計師事務(wù)所分別管理，或由其中一方統(tǒng)一管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構(gòu)代為保管。
第十七條 會計師事務(wù)所因解散、依法被撤銷、被宣告破產(chǎn)或其他原因終止的，應(yīng)當在終止之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構(gòu)代為保管。
第十八條 會計師事務(wù)所分所終止的，應(yīng)當在終止之前將審計檔案交由總所管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構(gòu)代為保管。
第十九條 會計師事務(wù)所交回執(zhí)業(yè)證書但法律實體存續(xù)的，應(yīng)當在交回執(zhí)業(yè)證書之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構(gòu)代為保管。
第二十條 有限責任制會計師事務(wù)所及其分所因組織形式轉(zhuǎn)制而注銷，并新設(shè)合伙制會計師事務(wù)所及分所的，轉(zhuǎn)制之前形成的審計檔案由新設(shè)的合伙制會計師事務(wù)所及分所分別管理。
第二十一條 會計師事務(wù)所及分所委托中介機構(gòu)代為保管審計檔案的，應(yīng)當簽訂書面委托協(xié)議，并在協(xié)議中約定審計檔案的保管要求、保管期限以及其他相關(guān)權(quán)利義務(wù)。
第二十二條 會計師事務(wù)所及分所終止或會計師事務(wù)所交回執(zhí)業(yè)證書但法律實體存續(xù)的，應(yīng)當在交回執(zhí)業(yè)證書時將審計檔案的處置和管理情況報所在地省級財政部門備案。委托中介機構(gòu)代為保管審計檔案的，應(yīng)當提交書面委托協(xié)議復印件。
第四章
鑒定與銷毀
第二十三條 會計師事務(wù)所檔案部門或檔案工作人員所屬部門(以下統(tǒng)稱檔案管理部門)應(yīng)當定期與相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同開展對保管期滿的審計檔案的鑒定工作。
經(jīng)鑒定后，確需繼續(xù)保存的審計檔案應(yīng)重新確定保管期限;不再具有保存價值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的審計檔案應(yīng)當?shù)怯浽靸裕?jīng)會計師事務(wù)所首席合伙人或法定代表人簽字確認后予以銷毀。
第二十四條 會計師事務(wù)所銷毀審計檔案，應(yīng)當由會計師事務(wù)所檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。銷毀電子審計檔案的，會計師事務(wù)所信息化管理部門應(yīng)當派員監(jiān)銷。
第二十五條 審計檔案銷毀決議或類似決議、審批文書和銷毀清冊(含銷毀人、監(jiān)銷人簽名等)應(yīng)當長期保存。
第五章
信息化管理
第二十六條 會計師事務(wù)所應(yīng)當加強信息化建設(shè)，充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段強化審計檔案管理，不斷提高審計檔案管理水平和利用效能。
第二十七條 會計師事務(wù)所對執(zhí)業(yè)過程中形成的具有保存價值的電子審計業(yè)務(wù)資料，應(yīng)當采用有效的存儲格式和存儲介質(zhì)歸檔保存，建立健全防篡改機制，確保電子審計檔案的真實、完整、可用和安全。
第二十八條 會計師事務(wù)所應(yīng)當建立電子審計檔案備份管理制度，定期對電子審計檔案的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
第六章
監(jiān)督管理
第二十九條 會計師事務(wù)所從業(yè)人員轉(zhuǎn)所執(zhí)業(yè)的，離所前應(yīng)當辦理完結(jié)審計業(yè)務(wù)資料交接手續(xù)，不得將屬于原所的審計業(yè)務(wù)資料帶至新所。
禁止會計師事務(wù)所及其從業(yè)人員損毀、篡改、偽造審計檔案，禁止任何個人將審計檔案據(jù)為己有或委托個人私存審計檔案。
第三十條 會計師事務(wù)所違反本辦法規(guī)定的，由省級以上財政部門責令限期改正。逾期不改的，由省級以上財政部門予以通報、列為重點監(jiān)管對象或依法采取其他行政監(jiān)管措施。
會計師事務(wù)所審計檔案管理違反國家保密和檔案管理規(guī)定的，由保密行政管理部門或檔案行政管理部門分別依法處理。
第七章
附 則
【關(guān)鍵詞】會計師事務(wù)所；會計檔案；管理；風險控制
在目前日益發(fā)達的經(jīng)濟活動中，會計師事務(wù)所的業(yè)務(wù)量越來越大，隨著各項經(jīng)濟法規(guī)的不斷健全完善，對會計師事務(wù)所的執(zhí)業(yè)要求也越來越高，會計師事務(wù)所面臨的執(zhí)業(yè)風險也越來越大，對于會計師事務(wù)所來說，會計檔案的保管無疑是風險控制中重要的一環(huán)節(jié)，也是會計師事務(wù)所內(nèi)控管理的重要措施。
一、會計師事務(wù)所面臨的主要風險
會計師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過程中面臨的主要風險是訴論風險，經(jīng)常被作為第二被告要求承擔民事責任。會計師事務(wù)所的審計業(yè)務(wù)和驗資業(yè)務(wù)都可能帶來訴訟風險。如某些企業(yè)想從銀行騙貸，銀行要求必須有會計師事務(wù)所提供的審計報告，企業(yè)就會利用較高的審計費誘惑，要求會計師事務(wù)所出具虛假的審計報告，虛列企業(yè)的盈利和資產(chǎn)總額，使企業(yè)的財務(wù)指標符合銀行的貸款要求，在銀行放貸后，企業(yè)將資金轉(zhuǎn)走，等到貸款到期，企業(yè)可能人去樓空，給銀行造成壞賬損失，這樣銀行將會把企業(yè)和會計師事務(wù)所作為第一第二被告，要求承擔賠償損失，如上世紀九十年代沈太福非法集資案，北京長城會計師事務(wù)所就因此而作為第二被告要求賠償損失，最后事務(wù)所被迫解散。
除了企業(yè)銀行騙貸外，還可能因出具不實審計報告，通過虛假的盈利信息，誘導投資者購買股票，結(jié)果因股票暴跌而被股民索賠，早期如銀廣廈案，近期的綠大地，萬福生科等股民索賠案。為其承擔審計業(yè)務(wù)的會計師事務(wù)所除了要承擔民事賠償外，還被證監(jiān)會處以高額罰款，損失極其慘重。
驗資業(yè)務(wù)的風險也不容小覷，現(xiàn)在有很多不法之徒為了詐騙錢財，通過注冊虛假的公司，進行虛假的購銷業(yè)務(wù)，在注冊公司的過程中，客戶會將公司注冊手續(xù)外包給公司，由公司墊資進行注冊，再由公司找一家會計師事務(wù)所出具驗資報告，并給予較高的驗資費用，一旦這些皮包公司詐騙成功，受騙方在找不到對方的情況下，會要求出具驗資報告的會計師事務(wù)所承擔連帶責任，這種案例已屢見不鮮。
由于會計師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過程中會接觸到企業(yè)的商業(yè)秘密，負有對知曉的商業(yè)秘密保密的責任，如客戶的重要客戶、重要的供應(yīng)商、重要的配方、采購價格、成本購成及管理模式等，都負有為客戶保密的責任，一旦泄露給客戶造成重大損失，在客戶弄清泄露源頭后，會對會計師事務(wù)所進行索賠。
所以會計師師事務(wù)所在開展審計和驗資業(yè)務(wù)時，除了要求具有業(yè)務(wù)勝任能力外，還必須盡職盡責，做好審計基礎(chǔ)工作，通過檢查、監(jiān)盤、觀察、查詢及函證、分析性復核等手段獲取充分必要的審計證據(jù)，做好審計工作底稿并保存好審計證據(jù)，形成能獲得審計證據(jù)支撐的審計或驗資結(jié)論，一旦發(fā)生風險，如果所獲證據(jù)真實充足，在訴論過程中也會減輕自己的責任。
二、目前會計師事務(wù)所檔案管理存在的一些問題
我國從1991年恢復注冊會計師統(tǒng)一考試以來，到現(xiàn)在已有二十多年時間，注冊會計師的業(yè)務(wù)也有很大的發(fā)展，會計師事務(wù)所的檔案管理也取得了很大的進展，但也存在一些問題，主要有以下幾方面：
1、檔案管理投入不足
會計師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)過程中，由于過份重視經(jīng)濟利益，對需要費時費力的檔案管理往往不重視，如一些規(guī)模較小的會計師事務(wù)所會計檔案無專人管理，檔案存放無專門的檔案室，而是隨意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起會計檔案的損毀，給檔案安全帶來了隱患，使檔案的質(zhì)量及壽命受到影響。
2、檔案管理不規(guī)范
有些會計師事務(wù)所在上半年審計業(yè)務(wù)繁忙的季節(jié)，只注重出報告，而不注重會計檔案的收集整理工作，而是等到下半年業(yè)務(wù)淡季時才專門抽時間進行會計工作底稿的整理，往往由于時間太長，在整理過程中會出現(xiàn)缺少各種審計證據(jù)的情況，如關(guān)鍵的詢證函沒有，企業(yè)的銀行對賬單不齊，重要的合同沒有復印，有的甚至連企業(yè)提供的未審報表都沒有蓋公章，要補的太多，再要求客戶提供又感覺不好意思，只要聽之任之，有多少就整理多少，沒有的就算了。對檔案的借閱也沒有記錄，有的目錄中記載有哪些檔案，但后來被人借出未歸還，但又未登記借閱記錄，結(jié)果不知道是哪一環(huán)節(jié)把檔案弄丟了，曾經(jīng)有一個會計師事務(wù)所在從事司法鑒定業(yè)務(wù)時，原告方提供了會計憑證之類的會計檔案，事務(wù)所注冊會計師在叫來被告詢問某些細節(jié)時，被告要求看對方會計憑證的附件，被告利用注冊會計師缺少經(jīng)驗，趁注冊會計師有事不在場的幾分鐘時間，將某些重要證據(jù)撕下帶走，有些進行涂改，造成在開庭質(zhì)證時，原告方證據(jù)效力受到影響。會計師事務(wù)所在執(zhí)業(yè)時還會將一些自相矛盾的審計證據(jù)一同保存，比如說本期確認了收入，但發(fā)貨單之類的審計證據(jù)卻又不是當期的，有的驗資報告的出資單據(jù)如銀行繳款單或進賬單上款項用途寫的是借款，但又作為實收資本的依據(jù)。這些無疑存在很大的風險。
3、重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他檔案管理
作為法律取證材料，一份完備的業(yè)務(wù)檔案可以挽救一個事務(wù)所，而存在重大缺陷的業(yè)務(wù)檔案又足以讓一個事務(wù)所關(guān)門。所以，業(yè)內(nèi)人士將會計師事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案形象地稱為“命根子”，而把存在問題的業(yè)務(wù)檔案則比喻為“定時炸彈”，普遍存在著重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他門類檔案管理的問題。各事務(wù)所對于業(yè)務(wù)檔案收集比較齊全，形成了一套自己的整理方法，對其他門類的檔案管理則各行其是，有的還嚴重散失，處于無人管理的狀態(tài)。
三、加強檔案管理、防范風險的應(yīng)對措施
會計師事務(wù)所如何化解在執(zhí)業(yè)過程中遇到的風險，除了加強自身專業(yè)知識學習，提高專業(yè)勝任能力，對明顯有風險的業(yè)務(wù)規(guī)避外，在會計檔案管理方面，還要采取以下措施：
1、制定會計檔案管理制度、規(guī)范會計檔案保管
每個會計師事務(wù)所為了規(guī)避風險，規(guī)范管理，都應(yīng)該制定會計師事務(wù)所檔案管理制度，對檔案的整理，保管等工作進行分工，明確各部門的責權(quán)利。如檔案的接收、移交、歸檔、保管、借閱和銷毀等作出詳細的規(guī)定，防止檔案的毀損或泄露。
2、加強培訓和學習，提高執(zhí)業(yè)人員對會計檔案重要性的認識
有許多注冊會計師在執(zhí)業(yè)過程中，會帶一些助理人員一起去企業(yè)，其中審計證據(jù)的搜集工作交由助理人員去完成，但有些助理人員沒有這方面的經(jīng)驗，對審計證據(jù)也難判斷真假，這樣，就必須事先對助理人員進行有關(guān)審計工作底稿相關(guān)知識的培訓，使他們對審計證據(jù)的范圍和重要性有明確的認識，對審計證據(jù)的真假能進行適當?shù)谋鎰e，同時，執(zhí)業(yè)的注冊會計師對助理人員搜集的證據(jù)的完整性和真實性要負有主要責任，不能一旦出事就將責任推卸給助理人員。
3、對重要的證據(jù)要重點保存
在進行審計業(yè)務(wù)時，對企業(yè)重要資產(chǎn)的權(quán)證，如銀行存款的對賬單，房產(chǎn)和土地的產(chǎn)權(quán)證、應(yīng)收賬款的函證以及重大交易的合同，交易記錄等，必須重點保存；對驗資業(yè)務(wù)中的投入資本的單據(jù)，如貨幣資金出資的繳款單或進賬單，實物資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證明及移交記錄等，都必須重點保存。
4、注冊會計師對會計檔案要嚴加審核，保證審計證據(jù)的真實性
注冊會計師在執(zhí)業(yè)時，對證據(jù)的來源一定要親自獲取，不要讓客戶代為提供，有些行為如詢證函回函寄到客戶處，由客戶代為轉(zhuǎn)交會計師事務(wù)所，貨幣資金出資的詢證函由客戶代為提供，自己不去銀行親自獲取，這些都會形成很大的隱患，存在重大的訴訟風險。曾有個會計師事務(wù)所在做驗資業(yè)務(wù)時，客戶與銀行人員串通一氣，由客戶將詢證函交給非柜臺的銀行人員，在詢證函上蓋個假章，后來產(chǎn)生訴訟案件，在訴訟中因詢證函屬偽造，造成會計師事務(wù)所因工作失職承擔連帶責任。另外對自相矛盾的證據(jù)要運用替代程序進行審核，甄別取舍，不要一并保存，以免自己打自己嘴巴。
5、加強職業(yè)道德建設(shè)，做好保密工作
檔案干部隊伍是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵因素。近年來，我局結(jié)合開展作風建設(shè)集中整治“庸懶散奢貪”活動，圍繞“提高整體素質(zhì)，增強創(chuàng)新能力”的要求，加強檔案干部隊伍建設(shè)，為促進檔案事業(yè)又好又快發(fā)展提供可靠的人力支撐。
（一）抓作風、強隊伍
我局檔案干部參照公務(wù)員管理后，對檔案干部隊伍建設(shè)提出了更高的要求。今年是作風建設(shè)活動年，我們“以抓作風、促轉(zhuǎn)變、強隊伍、促提高”為工作目標。從工作制度，工作紀律和崗位職責上加強檔案干部隊伍建設(shè)。一年來，全局各股室充分發(fā)揮自身職能作用，依照局里制定的作風建設(shè)集中整治“庸懶散奢貪”的工作方案和市局的指導意見，嚴格實行上下班簽到制度、請假審批制度、崗位AB制和崗位責任制。在檔案服務(wù)、檔案編研、檔案管理和檔案指導上開展爭優(yōu)創(chuàng)先活動，使檔案工作更加規(guī)范化。
（二）抓培訓強業(yè)務(wù)一年來，我局先后組織5批共51名區(qū)、鎮(zhèn)檔案工作者參加省、市檔案局在省內(nèi)外舉辦的檔案業(yè)務(wù)工作培訓；同時，我局還在三月份召開一次全區(qū)各鎮(zhèn)（街道）辦公室主任檔案工作座談會，采取座談加培訓的做法，直接部署抓好農(nóng)村檔案歸檔工作，有效的加強檔案干部間的感情溝通和業(yè)務(wù)交流，提高檔案干部的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。
二、加強檔案資源建設(shè)
（一）檔案資源是檔案部門的立身之本。為了豐富檔案館藏資料，加強大檔案資源建設(shè)，認真貫徹執(zhí)行《市重大活動照片音像檔案管理暫行辦法》，努力構(gòu)建館藏豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理，特色鮮明的檔案館。今年我局新購置了專業(yè)照相機和三部臺式電腦，兩臺溫濕度儀，一臺粉碎紙機；并把庫房和資料室內(nèi)外門全部改造，安裝堅固的不銹鋼防盜門；全面改造整幢檔案館樓的電路電線，實現(xiàn)照明和空調(diào)用電分開設(shè)計使用。設(shè)置一個精品室，特制專門的不銹鋼資料柜，安裝一部變頻直流空調(diào)和溫濕度儀。此外，還注重發(fā)揮音像設(shè)備作用，積極參與區(qū)召開的黨代、人大兩會等實況拍攝，并編研音像資料存檔。今年來征集了260多張圖片資料和60多冊書刊資料（其中黃氏、周氏、林氏等宗譜18冊，張云逸將軍的畫冊、年譜、生平事跡資料3冊）。并把館藏的1500冊資料重新進行編目；還對進館的區(qū)委辦、組織部檔案109盒，目錄2980條著錄。每年制作一期瓊山重大事項圖片紀實專欄。
（二）對未進館的檔案做好指導安全保管工作
由于我區(qū)檔案館藏庫房容量受到限制。我區(qū)許多機關(guān)部門的檔案無法及時進館。為了保護好檔案資源，確保檔案存放安全有效。我局多次派出管理股和指導股的工作人員分別下到的33個區(qū)直機關(guān)單位指導，幫助他們采取科學有效的措施，切實做好檔案安全保管工作，確保未進館的檔案得到有效的保護。
三、加強檔案工作的指導和檢查
為了做好檔案的收集、整理、歸檔工作，我局每年都向全區(qū)各鎮(zhèn)（街道）村（居）委會、直機關(guān)企業(yè)事業(yè)單位。部署做好上年度的文書歸檔工作。一是跟蹤指導。我局多次指派出指導股人員對各單位的文書歸檔工作進行督促指導，跟蹤抓落實，指導覆蓋率達到96%；二是深入指導。我局成立專門指導組，深入各鎮(zhèn)（街道）村委會、居委會，每個鎮(zhèn)選定一個農(nóng)村檔案管理示范村，召集各村委會資料員，采取“一對一”、“面對面”和“動手做”、“大家學”的歸檔指導方式對他們進行現(xiàn)場指導，至今已全面完成新農(nóng)村檔案整理歸檔的指導工作。三是經(jīng)費幫扶。今年我局經(jīng)費困難的情況下?lián)芸?000元作為專項經(jīng)費，幫助三門坡鎮(zhèn)整理原譚文鎮(zhèn)合并三門坡鎮(zhèn)前的檔案，使原撤并后的檔案得到統(tǒng)一管理。此外還支持4000元幫助潭口村委會做好建檔示范工作。四是考核檢查。我局通過與區(qū)效能辦溝通協(xié)調(diào)，把全區(qū)8個鎮(zhèn)和48個機關(guān)單位文件歸檔整理工作納入各機關(guān)單位效能建設(shè)共性工作考核目標這種辦法從根本上改變了各單位對文書歸檔整理工作不重視、不規(guī)范的狀況。年終由區(qū)政府辦發(fā)文，并抽調(diào)機關(guān)優(yōu)秀檔案員，對鎮(zhèn)（街道）以及機關(guān)單位開展檔案整理歸檔工作進行全面考核檢查，全區(qū)文書整理歸檔工作完成率從去年的85%提高到今年的96.5%。通過考核檢查、評比，各單位歸檔材料收集齊全；整理質(zhì)量提高，對歸檔工作有了新的認識，有效地促進全區(qū)檔案工作健康發(fā)展。
四、加強檔案利用服務(wù)工作
我局積極發(fā)揮檔案為社會和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的特殊作用，加強服務(wù)窗口建設(shè)，在作風建設(shè)中轉(zhuǎn)變服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，今年，共接待檔案利用人數(shù)892人次，查閱利用各類檔案486卷，為利用者復印檔案資料2406頁，為查閱檔案者出具證明560張。發(fā)揮檔案的開發(fā)利用價值及為民排憂解難的作用。
五、圍繞中心，服務(wù)大局
今年，我局緊緊圍繞區(qū)委區(qū)政府的重點工作，出色完成區(qū)委區(qū)政府安排的各項任務(wù)。在局（館）經(jīng)費緊張情況下，仍然支持聯(lián)系點單位——大坡鎮(zhèn)樹德村委會30000元，解決樹德村委會辦公環(huán)境，文明生態(tài)村建設(shè)和助學助教活動。積極參與區(qū)“五大工程”整治活動并很好的完成任務(wù)。我局負責的鼓樓街衛(wèi)生門前三包責任區(qū)全年沒有被曝光批評。還主動配合區(qū)委組織部開展聯(lián)村進企幫扶工作，指派一名檔案干部長期進駐聯(lián)系點做好幫扶和黨建指導工作。為瓊山重點項目建設(shè)的土地權(quán)屬爭議提供相關(guān)服務(wù)；收集區(qū)重點項目建設(shè)相關(guān)的資料進館存檔，發(fā)揮檔案工作在建設(shè)新瓊山中的重要作用。
六、存在的問題和原因
今年來，我局的檔案工作雖然取得一定的成績，檔案工作基礎(chǔ)也較為扎實。但是我們也清楚地看到，檔案工作仍然存在一些問題。一是檔案管理跟不上時代的步伐，缺乏規(guī)范化管理；二是檔案館樓陳舊，庫房容量有限，造成多個單位到期檔案無法進館；三是農(nóng)村檔案工作基礎(chǔ)薄弱，重視程度不夠，發(fā)展不平衡等。存在這些問題的主要原因：一是檔案工作經(jīng)費投入不足，硬件設(shè)施和設(shè)備及人才隊伍專業(yè)化、年輕化跟不上檔案事業(yè)的發(fā)展要求；二是原有的檔案館由于建造年限長久，設(shè)計不合理，庫房面積過小，達不到縣級一類館的標準要求，庫房容量早已飽和；三是新農(nóng)村檔案建設(shè)，缺少有知識懂業(yè)務(wù)的檔案員，檔案隊伍不穩(wěn)定，責任心不強，業(yè)務(wù)水平有限，鎮(zhèn)一級指導不到位影響農(nóng)村檔案工作的發(fā)展。在今后的工作中，必須繼續(xù)強化鎮(zhèn)、村一級檔案業(yè)務(wù)隊伍建設(shè)，加大檔案經(jīng)費投入，加強業(yè)務(wù)的指導，在檔案工作中重點抓好檔案規(guī)范化建設(shè)。使檔案工作跟上時代的步伐。為國際旅游島建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2014年工作設(shè)想
一、全面加強進館檔案的安全管理，采取更加有效的措施做好館藏檔案的“十防”工作。
二、調(diào)整檔案庫房的現(xiàn)有布局，整事檔案館庫房資源，合理使用庫房，繼續(xù)完善庫房設(shè)備配套，全面安裝安全有效的電子監(jiān)控設(shè)備。
三、全面整理期間的階級檔案和實物檔案，使各門類檔案得到規(guī)范、有效的保存。
我局歷來對檔案管理工作非常重視，近幾年來我局檔案工作大局黨委領(lǐng)導下，在區(qū)檔案局的指導下，一步一個臺階，逐步走向科學化、規(guī)范化，實現(xiàn)了檔案管理的跨越發(fā)展，2004年被省檔案局評為全省檔案工作先進集體。現(xiàn)將有關(guān)情況匯報如下。
一、高度重視，落實責任，確定責任制
我局檔案管理工作的發(fā)展與業(yè)務(wù)建設(shè)，既有上級業(yè)務(wù)主管部門的支持，又有局領(lǐng)導的關(guān)心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領(lǐng)導小組，確定了領(lǐng)導責任制，并明確工作人員，劃定階段性任務(wù)、目標，規(guī)定對各股室、各基層單位檔案工作實行目標管理，實現(xiàn)了檔案管理制度化、規(guī)范化。同時，局黨委和局長辦公會把學習貫徹《檔案法》和《檔案法實施辦法》，提高機關(guān)的檔案管理水平，列入了機關(guān)工作的重要議事日程，對檔案工作進行了多次的專題研究，重點查找了檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進一步做好檔案管理和服務(wù)的辦法措施，對相關(guān)工作進行認真的部署安排，促進工作的落實。同時從經(jīng)濟投入、人員配備、設(shè)備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運轉(zhuǎn)和安全。
二、完善各項規(guī)章制度，加強檔案宣傳工作。
為了把檔案工作落到實處，我們將檔案負責人的職責納入經(jīng)濟責任制考核范圍之內(nèi)，進一步完善了檔案的接收、整理、修改補充、保管、借閱、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關(guān)領(lǐng)導的負責下貫徹落實。同時，檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作，許多人對檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強了檔案宣傳工作，在全局職工大會上多次強調(diào)對檔案的管理、使用和愛護，并組織全局干部職工結(jié)合“四五普法”學習了《檔案法》、《檔案法實施辦法》，取得了較好的效果，全局檔案管理法律意識明顯加強。
三、嚴格做好檔案收集、保管、利用、設(shè)備管理工作。
嚴格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
對于各基層單位的檔案管理，我們經(jīng)常深入基層，要求嚴格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對檔案文件嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。
全系統(tǒng)現(xiàn)藏有檔案4萬多卷（冊），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時，購置了實物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動化管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了機關(guān)檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標準化、檢索科學化。水利系統(tǒng)已有12個單位的檔案室達到了省級檔案管理一級標準，4個單位達到了國家二級管理標準。
局機關(guān)檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊，其中：文書檔案1961卷（永久856卷，長期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財務(wù)檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設(shè)、旱澇災(zāi)害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設(shè)中發(fā)揮了很大的優(yōu)勝。1992年局機關(guān)檔案室達到了省級檔案管理一級標準；1999年被市委、市政府評為全市檔案工作先進集體；2004年被省檔案局評為全省檔案工作先進集體。
四、加大投入，嚴肅紀律，確保檔案安全。
檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對黨、對國家、對人民負責的高度，深刻認識檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動上確保把檔案安全放在首位，要求時刻牢記“檔案安全，責任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。在自查的基礎(chǔ)上，對重點部位和可能存在安全事故隱患的地方進行重點檢查。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，采取了有力措施，及時整改，堅決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發(fā)生。建立健全檔案安全規(guī)章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的規(guī)章制度，真正做到責任到人，措施到位。檔案室內(nèi)配有滅火器、防蟲劑、溫度計等設(shè)備，達到檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，目前未發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀現(xiàn)象，確保了檔案的安全。增強了檔案利用的安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。
五、做好服務(wù)利用工作。
檔案工作的目的就是為了方便提供利用，我們對于前來查檔利用者，熱情接待，不怕麻煩，想法設(shè)法為其排憂解難。2005年已經(jīng)接待利用者人次，查閱檔案資料卷冊，出具證明份，復印檔案資料頁。為全區(qū)水利建設(shè)做提供了重要依據(jù)和可使節(jié)借鑒的資料。
六、今后檔案工作設(shè)想
今后檔案工作的目標是，以“三個代表”重要思想為指導，貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，堅持依法治檔，依法監(jiān)督；立足現(xiàn)實，著眼未來，強化服務(wù)意識，創(chuàng)新服務(wù)機制；積極開發(fā)檔案信息資源，充分利用現(xiàn)代化手段，為水利建設(shè)提供更方便、快捷的服務(wù)。重點做好以下幾項工作：
1、繼續(xù)學習宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》，堅持依法管理檔案。
2、做好檔案日常管理工作。采用科學先進的管理手段管理檔案，逐步實現(xiàn)檔案管理、檢索微機化。
3、加大聲像實物檔案的收集力度。
