時間：2023-01-20 04:49:41
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理交流材料，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1新時期*（集團）公司生產經營格局的顯著變化
近年來，隨著企業改制進程的不斷深化，企業發展步伐的加快，特別是為落實省委、省政府關于煤炭資源整合和實施煤炭企業大集團戰略指示精神，*煤業（集團）公司依靠煤炭資源優勢，引進國內外資本和戰略合作伙伴。*四礦以改擴建為主要項目與泰國萬浦集團合資成立*中泰礦業有限公司；與美國新能源投資公司簽定戰略合作意向書和2×135MW綜合利用熱電項目意向書；出資參股了豫鶴同力水泥有限公司日產5000噸水泥熟料工程項目、*興鶴發電有限責任公司2×600MW火電廠項目。圍繞做強做大煤炭主業，加強外部煤炭資源整合。與香港富拉爾等四家公司合資成立“河南華安煤業有限責任公司，共同建設*煤電十一礦；整合了*市*鄉振興煤礦、*煤礦、*井等。這些工作，對公司礦井接替及煤炭主業長遠發展具有重要意義，企業的資產結構也逐漸形成了多元化格局。
2企業多元化發展格局對檔案工作產生的影響
2.1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進行探礦權、采礦權的變更，需要進行礦區勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質勘測資料和煤炭基本建設資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當前檔案管理工作的新課題。
2.2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業的資產結構逐漸形成了多元化格局。企業資產結構的多元化格局，帶來了企業檔案管理工作的多元化。企業檔案工作內容、檔案管理體系均發生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。
面對新形勢，我認為應從以下幾方面予以關注和重點解決。
2.2.1煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題
由于煤炭資源整合的需要，*集團要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術人員，對整合礦井辦理探礦權、采礦權變更手續，對礦井進行改擴建。由于煤炭地下作業的特殊性以及五大自然災害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應當做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協議之日起，就應指定專門領導負責此項工作，設立檔案室，配備檔案管理人員負責對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學規范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎，為礦井投產后的安全生產和可持續發展提供有效的參考依據。
2.2.2外國投資企業、出資參股企業的檔案管理問題
人事檔案管理工作的重要性人事檔案區別于一般文書檔案及業務檔案，它具有現實性、動態性、真實性、完整性［1］，人事檔案的內容包括從一個人出生到死亡整個過程中形成的大量材料。而一個人的職業史材料是人事檔案中極其重要的材料，占個人職業人事檔案內容的絕大部分。一般疾控機構職工一個完整的人事檔案應歸檔的材料主要應包括10個方面內容:履歷類材料，錄用、鑒定、考核、考察、聘用類材料，學歷、學位、職稱、培訓、學分等證書類材料，業績、論文類材料，健康管理類材料，工資類材料，獎勵類材料，違犯處罰類材料，參加黨團類材料及其他可供組織參考有保存價值的材料等。作為公共衛生專業的疾控機構人事檔案，目前在績效考核、計量認證評審及職稱評審、崗位聘任等工作中體現著越來越來重要的作用。人事檔案存在的問題根據國家人事制度的有關規定，事業單位實行人事制度，其中事業單位的人事檔案交由當地人才交流中心代管。人事檔案管理的社會化，改變了人事檔案純屬單位的一些弊端。但是隨著人事制度的進一步推行，人事檔案在的過程中逐漸出現了一些問題。
1人才交流中心人事檔案的檔案材料收集制度難以有效保障檔案的完整性
由于人事檔案是一個人成長經歷的真實反映［2］，隨著單位職工的經歷不斷變化，其人事檔案的內容也需要連續不斷地補充與更新，才能真實、全面地反映其人生經歷。目前，因為職工人事檔案由人才交流中心管理，單位對存放在人才交流中心的職工人事檔案內容缺乏了解，而人才交流中心檔案管理模式側重于被動收接、保管、存放，對相關單位轉來的歸檔材料基本不進行審核，平時也不會與用人單位進行主動溝通收集檔案和提供檔案利用。另外工資類材料，鑒定、考核、考察類材料，參加黨團類材料、違犯處罰類材料等需要由相關部門轉交到人才交流中心，這個過程要經過多道環節，也很難保證這些材料能完整歸入職工的人事檔案。如果人才交流中心的制度不完善、工作效率不高、信息反饋不及時，則用人單位對職工人事檔案情況就會一無所知［3］，就會導致許多歸檔范圍內的材料流失，最終將造成職工人事檔案內容不完整，在影響了檔案信息質量的同時，也將可能會嚴重損害到職工個人切身利益。
2職工業務技術類等資料難以納入人事檔案
人事部門規定，人事機構受理的歸檔材料必須是正式、原件材料，復印件一般不可用［4］。這一規定造成職工業績論文類資料，繼續教育類資料，健康管理類材料，職稱、培訓、學分等證書類材料，獎勵類材料等難很歸入人才交流中心管理的人事檔案中，因為這些材料原件一般由職工個人保管，復印件又由于違反規定，很難歸入由人才交流中心管理的職工人事檔案中。而一個人的職業史、榮譽史是職工重要人事檔案組織部分，另外這些材料恰恰在疾控機構的日常工作及職工的職稱評審、崗位聘任等工作中利用率最高的，如果這些材料不能納入職工的人事檔案，則會對職工人事檔案完整性造成嚴重影響，也影響疾病預防控制日常工作有效開展。
3檔案調閱利用不便，影響檔案的開發利用
對于疾控機構來講，由于日常工作及職稱評審、崗位聘任等需要，要經常調閱職工人事檔案，而在人事制度下，人事檔案的調閱要經過多道手續，利用起來極不方便［5］，也增加了單位檔案管理人員的日常工作壓力。新形勢下人事檔案管理工作對策當前，政府對疾控機構的績效考核、疾控機構計量認證評審、職工個人職稱評審、崗位聘任等工作，均需要及時調閱利用人事檔案。因此，筆者認為在人事制度下，縣級疾控機構的人事檔案管理工作不但不應該放松，反而應該加強。結合日常工作經驗，認為縣級疾控機構可以采取下列措施，加強人事檔案管理工作。
1.加強人事檔案管理工作重要性教育。明確應歸檔的材料范圍，使每個職工知道其人事檔案應歸檔的材料，引導職工及時將相關資料移交單位檔案室。
2.檔案室為每位職工建立備份人事檔案。將檔案內容分為:履歷類材料;錄用、鑒定、考核、考察、聘用類材料;學歷、學位、職稱、培訓、學分等證書類材料;業績、論文類材料;健康管理類材料;工資類材料;獎勵類材料;違犯處罰類材料;參加黨團類材料;其他可供組織參考有保存價值的材料等10個方面內容。本單位建立的人事檔案內容側重于職工的職稱、培訓、學分等證書類材料，業績、論文類材料，健康管理類材料，獎勵類材料。歸檔材料主要以復印件材料為主。
3.建立健全人事檔案應歸檔材料的歸檔制度。建立包括外出學習登記制度、學分管理登記制度、論文版面費報銷登記制度、獎勵證書登記制度、職稱證書登記制度、繼續教育學歷學費報銷登記制度等，這些制度具體交由辦公室檔案管理人員執行，以確保這些應歸檔材料及時歸檔;另外辦公室人事管理人員及時將工資類材料、參加黨團類材料、違犯處罰類材料、健康管理類材料復印件或原件移交本科室檔案管理人員納入職工備份人事檔案。
4.檔案管理人員做好日常服務。一是對職工及相關科室提交的人事歸檔材料，盡量做到隨辦隨歸，在辦理歸檔時，要認真核實原件，確保歸檔復印件材料的真實性。二是及時為單位工作及職工個人提供人事檔案，以提高人事檔案的利用率，進而提高職工參與人事檔案管理的主動性和積極性。
關鍵詞：檔案管理；研究；高職院校科研
1.科研檔案的含義及作用
科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。
高校的科研檔案，是高校知識產權的重要載體，凝結了高校科研人員在實踐中創造的科技成果、經驗和思維，其中儲藏著大量的科學技術成果、發明創造、工藝方法等。因此認真做好科研檔案管理，合理利用科研檔案，能大大提高科研工作水平，為知識創新、技術進步發揮重要作用。
2.高等職業院校科研檔案歸檔范圍
目前，依據高職院校科研活動的內容和特點將科研檔案大致分為科研項目檔案和科研綜合檔案。
2.1科研項目檔案歸檔內容
2.1.1科研項目準備階段
準備階段收集的管理文件有：開題報告與課題論證材料，科學基金及重大項目申請報告及批件，任務書、協議書、委托任務書、合同，課題研究計劃等。科技材料有：文獻調研、綜述報告，實驗方案，應用前景調研報告，市場預測、應用前景分析報告，開發工作方案等。
2.1.2研究實驗階段
立項后的項目進入實驗階段，需要收集的管理文件有：課題研究計劃執行情況表、進展報告表，計劃調整與撤銷報告等。科技材料有：重要的實驗、測試、原始記錄，數據處理材料，設計文件和圖紙、技術說明、使用說明，階段工作小結，重要的照片、底片、錄音、錄像帶等。
2.1.3項目驗收階段
驗收階段需要收集的管理文件有：工作總結，科研投資和經費決算材料，鑒定證書或視同鑒定證書，鑒定會材料、驗收評價意見，使用意見，經濟效益和社會效益的證明材料等。科技材料有：研究報告、研制報告，論文和專著，工藝技術報告，技術訣竅報告等。
2.1.4成果推廣應用階段
推廣應用階段需要收繳的管理文件有：成果被引用情況材料，成果宣傳報到材料，轉讓合同、協議書，生產定型鑒定材料，成果推廣投產后反饋意見，技術展覽會的材料等。科技材料有：國內外學術交流材料，開發和推廣應用方案及實施情況材料，擴大生產的設計文件工藝文件，市場調查、分析報告等。
2.1.5成果申報和獎勵階段
成果申報和獎勵階段收集的管理文件有：科技成果登記表、報告表，科技成果獎勵申報書及批件，獲獎材料（獎章、獎狀、證書），專利申請書和證書等。
2.2科研綜合檔案歸檔內容
科研綜合檔案是學校科研的重要組成部分，主要包括：上級有關部門科研工作的文件及學院的上報材料，學院科研工作的規章制度，關于科研機構設置的請示、批復，學院學術委員會成員名單，學院科研成果受獎情況，上級下達的科研計劃、任務，學院上報的科研計劃、總結，學院科研成果登記表及重大科研項目執行情況，學院評選先進科技工作者的文件材料，學院召開科研專項會議的文件材料，學院組織開展的科研經驗交流活動的文件材料，學院舉辦或承辦的課題研討活動的文件材料，學院有關科研活動的交往活動、外事活動的記錄材料，學院編印或出版的科研論文集以及反映學院科研動態和成果的報紙、刊物等。
3.科研檔案管理工作存在的主要問題及原因分析
3.1科研檔案材料收集不完整
科研人員在完成科研項目后，收集的材料主要是一些結果性和部分依據性材料，項目實施性材料歸檔較少，這使得科研成果檔案在為連續性研究提高參考和使用時，出現一些科研成果檔案材料不完整的缺陷。主要是因為科研工作人員檔案意識薄弱，在收集科研成果檔案時只注重科研項目的結果性材料，重點是收集科研項目中的研究成果，諸如論文、著作等，而在科研項目實施過程中形成的材料，卻很少關注和收集。此外，科研人員將自己的科研成果視為個人私有財產，許多珍貴材料，如獲獎證書、專利證書、論著等材料不愿意上交或推遲上交，有些科研人員則認為自己的科研成果是專門用來申報專業職務所用，不愿意將原件歸檔。這些都導致了科研檔案不完整。
3.2科研檔案管理人員配備相對不足
科研檔案管理人員占主體力量的是兼職人員。一方面，大多沒有受過檔案工作的相關培訓，對科研檔案管理缺乏規范性。另一方面，科研檔案管理人員兼作其他工作，沒有充足的時間和經歷從事科研檔案管理。
3.3行之有效的科研檔案管理制度缺乏
科研檔案管理大多參照、借鑒常規性檔案管理辦法，缺乏相應的科研檔案管理制度、辦法和實施細則。檔案管理人員只能在口頭上做一些說明、解釋，而不能做硬性要求，監督力度非常小，這是因為沒有相應的制約手段。
3.4科研檔案利用價值范圍比較窄
科研檔案歸檔后，檔案管理部門一般只將科研檔案向從事項目研究的科研人員提供參考，并未將成果應用于教學等環節，使得科研成果利用價值范圍比較窄。
4.科研檔案管理的建議
4.1完善科研檔案管理制度
完善的科研檔案管理制度是檔案工作的基礎，是學院科研管理的重要部分。應結合學院實際，制定和完善科研檔案管理制度，對科研檔案的收集、整理、利用、保管、鑒定等做出明確規定。真正做到科研檔案的形成、管理與科研項目的立項、中期檢查、結題驗收的全部過程同步進行，使科研檔案具有客觀性、真實性、系統性、連續性和完整性，確保科研檔案的利用價值。
4.2強化科研檔案意識
學院可創造一系列的檔案培訓、外出學習和經驗交流機會，加強科研檔案管理人員與科研人員的檔案意識。
4.3明確科研檔案分工
明確科研檔案管理部門的職責與分工，對相關人員，如科研管理部門（包括科研部門和系部管理人員）和項目負責人，分別建立科研檔案規定職責，制定科研檔案歸檔范圍，及時做好科研檔案收集、整理、歸檔，形成職責明確的科研檔案管理工作機制。
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企業人事檔案管理工作中存在的問題
1人事檔案管理意識薄弱
人事檔案管理意識薄弱主要體現在三個方面：①領導不重視。現在很多企業領導注重短期的經濟效益，認為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現經濟效益，大多沒有給檔案管理工作設置足夠的經費、配備先進的檔案管理設備。②檔案管理部門責任意識差。檔案管理部門認為自己所從事的工作對企業及社會的貢獻較小，對自己的責任性認識。由于領導的不重視，許多民營企業、中小企業沒有設置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權威性大大下降。③員工檔案意識差。員工對檔案的認識比較模糊，認為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識的淡化。
2封閉式的管理模式
封閉式的管理模式適合本企業內部人事檔案來源比較單一的情況。雖然說封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作，但現在隨著經濟的發展，企業類型不斷發展，企業員工層次的多樣性不斷的發展，這種單一封閉性的檔案管理模式已經不能與企業的發展、員工的發展、員工的多樣性相適應了。另外，企業檔案保存在內部企業人事部門，過分強調保密，一般不對外開放，且手續十分復雜，不能實現各部門之間的人事信息交流，阻礙了人事檔案的利用。
3檔案內容質量不高
目前部分企業人事檔案存在以下問題許多不規范的地方，使人事檔案價值大打折扣。一是檔案材料內容不完備。很多企業人事檔案的內容不符合國家檔案局的《企業職工檔案管理工作規定》，能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等內容。二是檔案材料內容質量不高。企業的人事檔案材料多內容空洞，反應個人經歷的多，而缺少細致的，講述員工道德品質、能力專長的少。人事檔案造假現象使得人事檔案在對人們職業信譽維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規格不符合要求，書寫不規范，字跡不耐久。很多企業現存的人事檔案材料規格大小不一，材料用筆不規范，使得檔案材料不利于保存，有的檔案材料書寫字跡潦草，難以辨認，不利于檔案的利用。
4企業人事檔案管理人員素質有待提高
良好的綜合素質和業務能力的管理人員是做好企業人事檔案工作的基礎和保證。由于檔案管理專業較冷門，全國高校設此專業較少，所以很多企業的檔案管理人員是“半路出家”，對檔案管理工作缺乏系統的認識，也沒有受過專業的訓練，工作以后，參加檔案管理工作的學習交流機會少，再加之企業人事檔案管理工作人員很多位兼職，經常變動，造成了人事檔案管理工作基礎薄弱，不利于檔案管理水平的提高，不能保證檔案管理的質量。
完善企業人事檔案管理工作的對策建議
1加強檔案管理意識
檔案意識已成為制約企業人事檔案管理工作的關鍵，強化相關領導的檔案意識。加大資金投入、完善檔案管理設施、定期檢查指導檔案管理工作，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，只有領導加強檔案意識，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認識到自己工作的重要性，樹立責任感，及時、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質量。普通員工也要有良好的檔案意識，明白檔案與自身利益息息相關，自覺遵守檔案管理制度。
2建立社會化開放式的企業檔案管理模式
傳統的人事檔案管理制度，一定程度上降低了人力資源的開發度，限制了人才的流動。建立社會化開放式的企業檔案管理模式應加強對企業流動人員人事檔案的管理，建立健全人才流動服務機構。應該倡導人事檔案知情權，檔案管理部門要加強對檔案宣傳工作，使員工正確認識自己的檔案，提高對自己檔案的關注度，使人事檔案工作向更高水平發展，提高檔案利用率，實現人力資源的優化配置。建立社會化開放式的企業檔案管理模式，可以使各類人才更清楚的認識自身的價值，企業也能有機會獲得企業所需要的各類人才，個人和企業之間實現雙贏，促進企業的迅速發展。
3更新手段，完善內容
企業人事檔案管理工作應與時俱進，引入科學的管理理念，采用新的管理手段，建立企業人事檔案信息數據庫，提高人事檔案管理工作的效率，實現企業人事檔案科學管理。完善企業人事檔案的內容，應摒棄傳統的人事檔案內容單一重復、政治性強、不具有個性化記錄；應有所側重地收集人事檔案的內容材料，既要反映過去，更要說明現在；應遵循“適應社會需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內容；應與時俱進，增加能真實反映人才的能力、特長的內容，體現個人信用記錄的內容。
4提高人事檔案管理人員的素質
企業應注重人事檔案管理人才的培養，注重管理隊伍的建設，提升檔案管理水平。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質和保密意識，所以應該加強人事檔案管理人員的思想學習，提高其思想認識和政治水平。其次，要保持和維護固定的企業人事檔案管理人員，檔案管理工作的熟練自于長期經驗的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業務能力，提高檔案管理工作效率。再次，加強對檔案管理人員的業務培訓。檔案管理人員通過參加培訓、學習交流，掌握堅實的檔案管理的論知識、學習先進的檔案管理方法，提升管理水平和技術能力，推動本單位人事檔案管理工作的進步與發展。
1.1醫院外事檔案管理人員的非專業化
檔案管理人員應具備較高的專業水平、信息管理能力及相關的現代科學知識，深入了解檔案的形成過程，科學地鑒定檔案的保存價值，以便做好檔案的收集、保管、檢索、利用工作等。然而，許多醫院外事檔案人員并非檔案專業出身，對文件目錄、歸檔號、保管期限、案卷目錄等檔案專業工作無法進行正規操作，導致檔案工作無法實現完整性及系統性。
1.2醫院外事檔案人員的“非外事化”
外事活動是醫院展示外在形象的重要平臺，是提高醫院管理水平、醫療技術和科研能力，加強學科建設和人才隊伍建設的重要推動力量，更是拓展視野、開闊思路、促進醫院可持續健康發展的重要手段。作為專業性的學術和科研機構，不斷提高醫療技術水平是醫院建設的重點。
1.3醫院外事檔案管理人員的“非熱情化”
思想指導行動，認識不足必將導致行動的滯后性。醫院外事檔案管理普遍存在醫院領導對其的不重視性，導致醫院外事檔案管理人員工作意識的淡薄，服務意識的不足。
2信息化背景下醫院外事檔案管理人員的培養
為了在信息化背景下進一步做好醫院外事檔案管理工作，針對醫院外事檔案管理人員的非專業化、非外事化及非熱情化，需從意識上提高對醫院外事檔案工作的重視性，從專業水平上加強醫院外事檔案工作人員的業務素質及從外事方面對醫院外事檔案管理人員進行方向性教育。
2.1提高對醫院外事檔案工作的重視性
在醫學知識不斷更新、新技術新療法不斷涌現的背景下，迫切需要加強與國際間的學術與科技交流，以提升醫院的科研學術水平，推進醫院現代化管理進程，提高醫院的影響力和競爭力。醫院外事檔案是真實記錄醫院在與外國政府、組織以及個人進行友好往來、學術交流等活動中所形成的具有保存價值的圖表、文字和錄像等，是醫院檔案工作的重要組成部分，不僅客觀、真實地記錄了醫院在對外交流上的所有發展過程，也給醫院的持續發展提供了歷史依據。醫院外事檔案管理人員也應提高自身對檔案管理工作的重視，增強服務意識，端正積極工作的態度，更好地進行醫院外事檔案管理工作。
2.2強化醫院外事檔案管理人員的專業性
醫院外事檔案管理人員的非專業性使醫院外事檔案管理工作無法在信息時代得到完整性、系統性的進行，這就要求醫院對外事檔案管理人員進行專業性的強化。首先，需挑選檔案專業人才進行檔案管理工作。醫院外事檔案管理人員大多由醫院外事部門的專辦員或其他部門的檔案管理人員兼任。此外，在吸取傳統檔案工作優點的基礎上，可利用已有的檔案信息網絡平臺，完整無缺地錄入醫院外事檔案相關信息，做好醫院外事檔案的信息搜索等工作，真正從根本上保證醫院外事檔案管理工作的完整性，實現醫院外事檔案工作的系統性、持續性。其次，加強醫院外事檔案管理人員的專業性繼續教育。充分學習最新的檔案工作技術，進一步充實自我的檔案專業知識，以便更好地為醫院外事檔案進行管理工作。
2.3加強醫院外事檔案管理人員的外事教育
（1）醫院外事檔案工作的特殊性要求其管理人員在掌握檔案專業知識的基礎上，還應進行適當的外事教育。醫院外事活動的多樣性以及辦理程序的復雜性都給醫院外事檔案管理工作帶來一定的影響。
（2）醫院外事活動的特殊性帶來大量的外語材料，這就要求醫院外事檔案管理人員需具備一定的外語水平，能充分閱讀并理解外文材料，甄別外事活動中材料歸檔的必要性及重要性，避免檔案管理過程中出現材料錯誤、丟失等問題，影響醫院外事檔案工作的完整性。
（3）醫院外事檔案管理人員需時時加強保密教育。
3結語
1.1現代預防醫學檔案管理體系，是預防醫學研究的基礎設施
預防醫學是一門實踐性很強的學科體系，需要有大量的真實案例和實踐材料作為研究對象，預防醫學檔案真實記錄了疾病預防與控制的全過程，為現代預防醫學研究提供了寶貴的第一手的研究資料，是預防醫學理論發展的重要基礎。因此，建設科學的現代預防醫學檔案管理體系，就是建設現代預防醫學研究的基礎設施，一個國家現代預防醫學檔案管理體系建設的先進程度，將直接決定了這個國家預防醫學的發展水平。
1.2現代預防醫學檔案管理體系，是國家公共衛生管理機構制定疾病預防控制政策的重要指導
預防醫學檔案是對人類疾病預防控制活動的真實記錄，是人類醫學實踐的寶貴結晶。疾病的預防控制體系，不僅需要醫療工作者的全程深入參與，更需要公共衛生政策的制定者、以及人民群眾的廣泛參與，因此具有很強的社會體系屬性。建設科學有效的預防醫學檔案管理體系，能夠幫助公共衛生政策制定者總結過去的經驗教訓，激發群中的參與熱情，提高公眾的認知水平和重視程度，動員全社會的力量，構建全面高效的疾病預防控制體系。
2現代預防醫學檔案管理體系的核心要素
2.1動態記錄
建設現代預防醫學檔案管理體系，首先應注意對預防醫學檔案信息進行動態記錄和動態處理。同時，預防醫學檔案管理還應注重資料獲取和管理的時效性。疾病防治的規律告訴我們，很多類型的疾病，尤其是地區重大的傳染疫情，其發展速度和變化速度都是非常快的，因此需要我們建立動態監測和觀察體系，以求能夠及時、高效、真實的記錄疾病發展變化的每個階段。因此，我們應該建立經常性檢測記錄、突發性檢測記錄、跟蹤記錄等記錄方式相結合的動態監測記錄體系，并能夠根據疾病發展的階段不斷調整記錄方法。所以，建立一個動態監測記錄體系，是建設現代預防醫學檔案管理體系的核心之一。
2.2注重基礎數據的整合
建設現代預防醫學檔案管理體系，另一個核心就是對預防醫學檔案基礎數據的處理和整合。預防醫學檔案的存在形式多種多樣，有文字、聲音、標本等等，但是，隨著現代信息處理技術的發展，人們已經可以將這些材料整理成基礎性的數據進行存儲和交流，以方便進行進一步的研究。在數據處理和整合的過程中，尤其要注意較少的運用醫學理論對原始材料進行處理，而需要運用數學和統計學的語言去客觀描述一個原始材料，這是因為醫學具有很強的證偽性和擴展性，隨著現代醫學理論的不斷發展，很多過去的理論已被證明是不科學的甚至是錯誤的，而數學和統計科學具有較強的理論上的穩定性和傳遞性，有利于保證預防醫學檔案基礎數據的利用率和使用價值的穩定性。
2.3信息系統的構建和交流
一、醫院流動人員人事檔案管理存在的問題
首先，管理意識較為淡薄。就目前情況來看，很多醫院注意力集中于醫療，忽視了檔案的建立、管理及服務。在管理流動人員人事檔案時，常出現輕視、簡化政審程序、思想滯后、檔案材料不完整、更新不及時等問題，給流動人員留下不被重視的印象。而流動人員自身對人事檔案的認識也不足，對人事檔案的歸檔、整理配合度不高，往往在提拔、調動、離職等人動時才會意識到人事檔案的重要性。
其次，管理機構尚未健全。就醫院檔案管理機構還不夠健全，換句話說，不少醫院并未設立專門管理流動人員的檔案資料。此外，與流動人員檔案存有聯系的部門并未落實好檔案完善、轉移和交接工作，導致出現檔案沒有連貫性、檔案材料過于粗略等問題。
再者，管理規范化有待提高。流動人員的存在，在一定程度上加大了醫院人事檔案建立、管理的工作量。不規范的工作方式、模糊的管理目標、界定不清的管理制度等皆會引發一系列問題：檔案缺失材料、檔案建立及管理工作較為被動等。此外，落后的設施與經費投入不足皆會阻礙檔案服務質量的提高。
第四，管理信息化程度不夠全面。在實際調查中，筆者發現現代信息技術在醫院分類、排序、歸檔保存流動人員檔案中并未得到充分利用，盡管耗費了大量人力物力，檔案建立及管理工作質量無法得到有效提升。與此同時，醫院對流動人員檔案持漠視態度，弱化了其的功能，以致自存檔、死檔、棄檔現象層出不窮。
最后，管理人員素質不高。毋庸置疑，管理人員在流動人員檔案管理中發揮著重要的作用。由于培訓機制尚未建立及完善，很多管理人員管理知識與技能較為匱乏，對檔案管理工作成效具有嚴重的負面影響。
二、加強醫院流動人員人事檔案管理的相關建議
其一，強化流動人員人事檔案管理意識。對流動人員人事檔案管理意識加以強化，通過宣傳，創設良好的檔案管理氛圍。此外，提供大量交流、開會、培訓等機會，以促使檔案建立及管理所有環節更好地銜接，進而加強醫院各部門、人員之間的交流、溝通。同時，也要提高流動人員對人事檔案重要性的認識，配合檔案管理部門做好材料的收集、整理。
其二，完善管理機構。施行權責統一制度，對檔案管理機構加以建立及完善。在此過程中，須落實好各方面的工作，例如：經費籌措、人員配置、安全保密等。注重監督、管理非在編人員的人事檔案，當其離職時，應做好檔案交接、轉移等工作。同時，重視檔案在公共服務方面所具有的利用價值，通過合理收費，以避免檔案被閑置。
其三，加強檔案管理的規范化。將醫院檔案工作特點及國家現行的法律法規相結合，對醫院檔案管理實施辦法加以編制。醫院建立流動人員人事檔案時，所有與之牽涉的人員、部門須嚴格遵循有關規定及標準，以為檔案管理提供有力保障。另外，在填寫檔案材料過程中，流動人員及院方須依照相關審核程序及規范。
其四，充分利用現代信息技術。通過現代信息技術，分類、排序、歸檔保存流動人員人事檔案，為查詢及應用提供便利，以促使檔案管理工作質量得以提升，提高應用效率。根據現行規定，積極鼓勵檔案管理技術人員對管理思路進行拓展。與此同時，將各方面資料安納入檔案，主要包括醫德醫風考評、服務質量、技術水平等，不斷對其內容進行更新。
一、當前企業檔案管理工作現狀
（一）文件歸檔存在問題
隨著現階段人們檔案意識的提升，很大一部分檔案材料可以第一時間的完成歸檔工作，但是還是有少部分企業管理人員檔案意識薄弱，很多有價值的檔案材料無法及時的收集歸檔，嚴重的影響了檔案材料的完整性和全面性。在檔案材料的歸檔過程中普遍存在的問題有：文字資料使用不耐久的筆書寫、文件表格不規范、使用格式不統一、檔案材料裝訂不結實、歸檔時無法區分材料的輕重緩急和歸檔順序等。
（二）檔案管理基礎較差
就我國當前企業的實際情況而言，很大一部分都對自身的盈利能力十分的注重，關注與自身財務目標的實現與達成，在檔案管理工作這方面卻未曾在意，不論是工作投入還是檔案工作所創造的效果都不能很好的體現出來。有些企業雖然配備了檔案管理工作人員，但是很多都是處于兼職或者一崗多職的狀態，難以清晰的劃分責任，管理者也沒有重視這方面的情況，導致了檔案管理工作缺少穩定性，檔案管理工作水平也無法得以切實提高。
（三）檔案管理工作混亂
當企業處于破產改制的狀態下，很多企業并沒有將檔案管理工作劃分到破產清算程序中，這些企業的檔案材料不但沒有進行系統的整理，更沒有對檢索工具進行編制就把檔案材料混亂的放到編織袋中或者倉庫內，檔案材料完全處在無人管理的狀態之下。有少數一部分企業的職工個人檔案材料通過其他社會保障部門代管，但是還有很多企業的職工個人檔案材料依舊屬于企業主管部門保存或者根本就無人管理。
（四）檔案存在丟失現象
企業檔案管理工作僅僅停留在歸檔和管理的層面之上，因為管理人員綜合素質不高，檔案企業發生產權變動時，往往會導致檔案材料流失等問題，企業有些重要的檔案材料隨意堆放，在檔案材料的借出過程中不重視相關手續的辦理，還有很多有價值的檔案材料被企業員工無故帶走，造成檔案材料不能得到很好的利用，給企業帶來嚴重的損失。
（五）檔案利用水平較低
對于企業單位檔案管理工作者而言，不管是檔案材料的收集歸檔，還是保存工作，最終都是為了讓檔案材料能夠更好的為企業的生產經營活動服務，為企業管理者的決策提供依據，其最終目的在于對檔案的高效率的利用。但是當前很多企業在進行檔案管理工作的過程中存在重保密、輕利用的問題，檔案利用率很低，雖然部分企業也進行了檔案服務的開發，但是依舊會有檔案利用形式單一、查閱范圍有限等問題，檔案管理工作處于一種被動服務的狀態。
二、新時期加強企業檔案管理工作的思考
（一）提高對管理工作的認識
企業管理人員必須認真對待檔案管理工作，將其放在企業的戰略高度上來對待，把檔案管理工作納入企業議事日程中去，根據檔案管理工作的要求對其進行科學的管理，對于企業各項生產經營活動所產生的檔案材料要進一步完善，在收集歸檔的過程中要進行嚴格的把關，確保檔案的完整性和準確性，逐漸推動檔案管理工作科學化和規范化。
（二）做好檔案材料收集工作
要做好企業單位管理材料的收集工作，將一些重要的有極大利用價值的檔案材料第一時間進行收集歸檔，并及時的提供給企業的科研部門，讓其能夠從這些檔案材料中提煉出有價值的信息，幫助企業研究和開發更好的產品，為促進企業經濟效益的提升作出貢獻。企業檔案管理部門必須要站在整個企業的角度出發做好檔案材料收集工作。
（三）企業內部部門相互合作
企業檔案部門應該努力加強和企業內部其他部門之間的溝通和交流，形成齊抓共管的局面，從而保證各種檔案材料能夠第一時間的受到科學的管理。檔案管理部門要結合企業發展的實際情況以及自身特點，采取有針對性的合理的管理方法，積極和工商、稅務等部門合作，將企業檔案管理工作納入到行業檢查范圍進行實時的監督，會同其他部門共同做好檔案管理工作的監督檢查，對檔案流向、檔案管理等具體情況及時的進行指導和管理。
（四）組建高素質的檔案管理隊伍
企業要把檔案管理工作納入到企業的年度工作計劃中，積極組建高素質的檔案管理人才隊伍，選擇思想認識高、專業水平高、檔案管理經驗豐富的員工擔任檔案管理工作，同時要確保檔案管理人員的穩定性。此外，企業還應該積極的開展檔案管理知識培訓教育課程，組織檔案管理人員外出學習交流，提升他們的業務水平和理論素質，增強他們的檔案管理能力。
（五）開發多種檔案管理服務
作為一項服務型的工作，檔案管理工作的服務應該是多樣化綜合性的，檔案管理人員必須要對企業各個部門對檔案服務的需求有充足的了解，主動的去搜集檔案信息和其他編研材料，同時有針對性的開發一些檔案服務，為企業各項生產經營活動服務，擴大檔案工作的影響力，提升企業職工對檔案材料服務功能的認識。
關鍵詞：高校 學生檔案 管理 就業
高校學生檔案是大學生在校期間學習生活的真實記錄、它不僅包括學生的原始高中升學檔案，還包括在校期間的成績單、畢業生登記表、獎罰材料、三好學生和優秀學生干部登記表、健康體驗表等，它是高校在校期間各項表現真實記錄。總之，在新的就業形勢下，檔案對每一位同學有著重要的作用。學生檔案是畢業生的重要憑證，它記錄了各種組織選拔、任用及考核的結果，在大學生就業中起著不可替代的作用，所以加強學生檔案管理并切實發揮學生檔案作用，為大學生就業提供更好的服務顯得尤為緊迫。
一、學生檔案的主要內容：
1.學籍檔案材料：中學期間的升學檔案、大學階段的各門考試成績，反映學生學習狀況。
2.社會活動表現記錄：參加社團、文體活動經歷。
3.黨團材料：特別是黨員發展不同階段記錄指學生思想政治體現。
4.獎罰情況：在校期間獲得獎學金、三好等各種獎勵材料的登記表。
5.體檢表：反映學生身體狀況的記錄。
二、高校學生檔案的特點：
1.多樣性
高校學生檔案的內容多樣，包含學生在校期間的各種表現及相關情況，如新生入學登記表、健康登記表、留級、入黨、獎罰材料、成績表等，還包含畢業分配等有關材料。
2.真實可靠性
高校學生檔案材料反映的是學生在校學習的過程，以及在校期間的品德表現和身體健康狀況等，這些內容是由相互獨立的學校內部主管部門逐步形成的。新生入學后隨著學生學習狀態的變化，要求及時做好記錄，通過完整的檔案體系，保證學籍檔案的真實可靠。
3.分散性和頻繁性
高校學生檔案材料來自不同的部門，而不同的生源地區又決定了高校學生檔案的多樣性，這些分散來自不同部門的材料頻繁被使用，例如升學、參軍、出國、報考公務員等活動中，學籍檔案利用頻率最高。
三、高校學生檔案的功能
1.信息記錄功能
高校學生檔案是學校向社會和企業推薦人才的依據，也是學生思想品質、專業技能記錄中最詳實的材料，是一個人從中學到大學畢業的真實記錄，在以后的就業、深造、調資等很多方面都有重要作用，是高校向人才市場推薦優秀大學畢業生的重要手段之一。
2.學生管理促進功能
高校學生檔案真實詳細記載了高校開展思想教育、道德教育等過程，記錄了學生許多方面的情況，如學生年齡、家庭情況等，積累了學生的大量信息，通過這些我們可以了解每個學生的學習和生活基本情況，為我們學生管理工作有利進行提供依據。檔案可以更好地為學生管理工作服務。
四、學生檔案管理不足
1.畢業生檔案意識淡薄，學校管理難度加大
就業觀念和就業方式形成多樣化，學生進入一些外資、合資、私營企業工作比比皆是，而這些企業不具有檔案管理權。二是對企業而言，從利潤追逐角度考慮，聘任用人不管學生檔案是經濟的。因此，出現許多畢業生不要檔案的現象，形成人檔分離，無人問津的局面，久而久之，出現越來越多死檔給學校帶來很大負擔，一方面要投入人力對這些檔案進行保管，另一方面還要有合適的設備場地存放檔案。
2.檔案人員知識結構不合理
高校檔案管理人員的學歷結構及職稱結構不盡人意，專職檔案管理人員大多是半路出家，檔案管理人員缺乏專業知識和理論功底，更缺乏從事學術研究的能力。另外，檔案人員由于自身的知識技術管理水平有限，無法勝任檔案管理，以致管理中出現很多問題。
3.高校學生檔案資料收集不全
網上招生普遍存在這一問題，最原始、最重要的紙質檔案材料無法完整收集并積累。如高中檔案、中學成績單、入團志愿表、高考體檢表等殘缺不全。既給學生檔案管理帶來一定難度，也給學生管理部門考查學生綜合素質帶來不利影響。加上各個部門之間協調困難使高校學生檔案不夠完整，而這些資料對學生來說是以后升學、報考公務員的依據。
五、解決學生檔案管理的辦法
1.加大宣傳力度，強化檔案意識
針對畢業生檔案意識薄弱，學校要加大畢業生檔案的重要性宣傳力度，提高他們的檔案意識。另一方面高校應引導學生采取合適的方式保管自己的檔案。
掛靠人才交流市場是檔案管理方式之一。人才交流服務機構可以為畢業生辦理掛靠手續，負責管理委托方的個人人事關系及檔案材料。
學校保管方式。少數畢業生沒有合適就業單位，可暫由學校保管，待確定接受單位后再將檔案移出。
2.提高檔案管理人員的技術水平
建立專職化、專業化的學生檔案管理隊伍。一方面高校投入人力、物力成立專門的職能部門，配備專職檔案管理人員為學生檔案管理服務，另一方面定期組織檔案管理人員進行專業培訓，組織人員進行相關知識的學習，交流經驗，提高他們的業務水平。
3.加強學生檔案材料的收集，科學規范學生檔案的管理
不斷提高高校學生檔案管理工作水平,主要通過制度建設及評估等手段，形成完整的、全面的學生成長、成才過程的記錄；逐步完備檔案信息，為用人單位提供翔實的用人信息，提升市場選擇效率，使高校學生順利就業。
參考文獻：
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［2］杜文娟.對高校學生檔案管理的工作思考.教育理論研究
藝術檔案是在各類文化藝術工作和活動中形成的,有著極高的使用價值和保存價值。
(一)藝術檔案是文化藝術傳承的重要載體。藝術檔案是從事文化藝術活動的反映,它真實記錄了文化藝術的產生、形成和發展,是文化藝術智慧的結晶,凝集了許多藝術家的心血和時代藝術成就。所有文化藝術活動的成就都是通過文字、聲像、實物、圖表以及電子數據等多種形式保存下來的。從某種意義上說,是藝術檔案使文化藝術的生命得以延續。反之,如果沒有藝術檔案,文化藝術活動的歷史就有可能被阻斷。
(二)藝術檔案對傳播群眾文化藝術有著重要作用。群眾文化藝術通過各種形式得以傳播和流傳的,文化藝術傳播的好壞直接影響到文化藝術生命延續的長短。在各種文化傳媒中,藝術檔案以其原始性和真實性而最具有權威性和感染力。可以說,以藝術檔案為媒介面的文化藝術,生命力相對旺盛。如極具影響的電影《梅蘭芳》,其巨大影響就與藝術檔案中關于京劇檔案的傳播有著密切聯系。
(三)藝術檔案對發展藝術事業有重要作用。藝術檔案是記錄著大量豐富生動文化藝術活動信息的重要載體,它所儲存的藝術資料是藝術的寶庫。我們開展藝術活動可以從中去尋找材料,開拓思維,啟發靈感,進行藝術再創新。藝術檔案又是物態化的文化藝術活動歷史,許多與文化藝術有關系的活動等,都必須依托藝術檔案來佐證。尤其是申報藝術類非物質文化遺產,必須到藝術檔案中尋找珍貴的文化藝術記憶,往往藝術檔案中的一張照片、一份手稿、一份記錄就是散落在歷史塵埃的一顆顆珍珠,通過藝術檔案就可以形成一串串閃閃發光的非物質文化遺產的項鏈。
加強藝術檔案管理的重要性
藝術檔案管理工作是文化藝術管理工作的基本內容之一,是記錄文化藝術事業發展歷史、保存藝術成品、造福后世的重要手段。在新的歷史形勢下,我們要充分認識藝術檔案管理的重要意義,引進先進的管理理念和手段,面向社會、面向大眾,實現藝術檔案管理工作的良性發展。
(一)加強藝術檔案管理是文化藝術傳承的重要環節。藝術檔案是文化藝術事業可持續發展的基礎,藝術檔案管理是進行文化藝術傳承中的一項重要工作和具體手段,建立藝術檔案,管理好珍貴的藝術檔案,是文化系統藝術業務和檔案業務的新發展,也是文化系統業務建設中的一項重要內容。只有擁有全面、完整的藝術檔案,才能充分發揮藝術檔案對文化藝術研究、文化藝術教學、文化藝術交流的積極作用。
(二)加強藝術檔案管理是文化藝術事業創新發展的重要條件。藝術檔案管理最終目的就是為文化藝術創新服務,文化藝術事業創新發展要有其精彩的內容做支撐,文化藝術工作的主要內容是文化藝術生產,只有擁有適應市場、順應時代、與時俱進的藝術作品,我們的藝術團隊才能立于不敗之地,才能形成自己的個性、品牌和形象。藝術創作、藝術生產的生命在于藝術作品的推陳出新、發揚光大,而豐富完整的藝術檔案和及時有序的藝術檔案管理就能讓藝術檔案發揮超出其形成單位及其專業內涵的重大作用,為文化藝術教學、文化藝術交流、文化藝術活動、文化藝術傳承和文化藝術創新服務,從而發展和繁榮文化藝術事業。
(三)加強藝術檔案管理是保護文化藝術產品、發揮藝術檔案最大作用的客觀要求。當前,藝術檔案管理工作還存在不少問題,有的甚至危及文化藝術產品的保護,影響了藝術檔案的使用價值和保存價值。如有的文化藝術單位的領導同志和檔案管理人員對文化檔案的重視程度不高,藝術檔案收集和歸檔一定程度上處于放任自流狀態,造成一些藝術檔案散落在創作者或演出者手中,未能及時完整地歸檔到檔案管理部門;有的單位保管條件較差,藝術檔案難以長期保存,造成文化藝術作品、創作設計圖稿遺失或受潮、起皺、甚至霉變,破壞了作品本身的完整性,以致部分藝術檔案無法利用;有的藝術檔案建立得不完整、不系統,有遺漏、缺失現象,有的單位卻把所有文件材料都裝入藝術檔案,有的沒有明確歸檔范圍、保存期限、歸檔時間和收集文化藝術材料的方法、步驟,致使藝術檔案不規范。這些迫切需要采取措施,加強對藝術檔案的保護、收信和管理。
加強藝術檔案管理工作的措施
加強藝術檔案管理工作,首要的是提高文化藝術管理部門對藝術檔案重要性和迫切性的認識,把檔案管理工作放在更加重要的位置,加大資金資源投入,強化工作力量,解決有人辦事、有錢辦事問題。同時,要進一步強化工作措施,不斷提高藝術檔案管理的質量和水平。
(一)完善管理制度。加強藝術檔案的管理,必須建立和完善藝術檔案管理的規章制度,對藝術檔案的收集、歸檔、移交保管、借閱、利用作出明確規定。檔案管理部門要嚴格執行《檔案法》《著作權法》等相關法規,防止藝術檔案分散流失,杜絕歸為己有。要將藝術檔案工作納入文化藝術單位工作計劃,并把其作為考核的重要內容。還要給提供檔案者出具收藏證書和補償一定的制作成本費用,通過不定期舉辦優秀藝術檔案展覽等,提高文化藝術工作者上交檔案的積極性,建立健全保存、上交藝術檔案資料的激勵機制。
(二)明確歸檔范圍。藝術檔案材料的歸檔范圍應當包括:文學創作,藝術表演,美術、攝影,社會文化,藝術研究,藝術教育,文化交流以及個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料(如文字、聲像、照片、實物等載體形式)。另外,業務人員在職務活動中形成的具有保存價值的藝術材料,也屬歸檔范圍。而那些為藝術創作、研究、教學和文化藝術活動參考而收集的圖書、報刊、音像帶、照片、劇本和有關文章材料等,均作為資料保存,不應歸檔。在文化藝術活動中形成的屬國家所有的各種載體的藝術材料和實物,任何個人不得據為己有。
(三)強化收集與整理。收集整理藝術檔案材料時,應遵循文化藝術材料的形成規律,保持文化藝術材料之間的有機聯系和完整,便于保管和利用。要根據不同內容和載體分別進行歸類和立卷。藝術檔案應分為大類和屬類,大類設業務類、個人業務類、綜合類等,具體屬類應按照歸檔范圍設置。要按照藝術檔案材料的內容、種類立卷,其中戲劇材料按劇目分類立卷,音樂歌舞演出材料按節目分類立卷,文化藝術科研材料按科研專題分類立卷,藝術教育材料按各專業課程分類立卷,社會文化、文化交流材料按業務活動進行立卷。對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的藝術檔案材料歸檔時,應將每一單項作為一個保管單位,單獨編排檔號,并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。反映和記錄本單位的文化藝術活動并對以后藝術創作、藝術研究有重要參考借鑒作用的藝術檔案材料,應永久保存。在本單位組織或參與的重大的藝術活動中形成的,并具有一定藝術參考價值的藝術檔案材料,應長期保存。
醫院集團的建立，給檔案管理工作提出了新課題，增添了新內容。檔案管理模式合理與否，直接關系到醫院集團內檔案工作的成效，也在一定程度上體現醫院集團內部的管理水平。
根據我院檔案工作的經驗和實踐，筆者認為醫院集團的檔案工作可從以下幾個方面入手：
1采用統一領導、分級管理的模式
在醫院集團的領導層成立檔案管理中心，制定統一的檔案管理制度，然后各級分院根據檔案管理中心的統一管理模式，管理各自的檔案。這種模式比較適合醫院集團的檔案管理工作需要，有利于集團內部檔案的集中管理，實現檔案信息資源的共享，便于圍繞醫院集團的中心工作開展各種形式的檔案服務，為醫院集團的決策和發展提供各種科學的檔案信息，從而充分實現檔案的價值，更好地為廣大人民群眾服務。事實證明，統一領導、分級管理的模式是一種行之有效的科學的模式。
2增強醫院集團員工的檔案信息意識
首先要強化檔案工作者自身的檔案信息意識。隨著經濟建設的不斷發展，社會各方面對檔案信息的需求也將出現許多新動向，檔案工作者應經常觀察、了解和把握這些動向，注意醫院各方面對檔案信息的需求變化，并結合院藏、室藏內容，制定具有針對性的開發計劃和服務措施，使檔案信息資源的開發有的放矢。其次，要增強職工群體的檔案信息意識。檔案信息在現代社會各行各業的生存發展中起到了越來越重要的作用，但有些領導和職工還不能充分認識到檔案信息的價值與作用，遇到需要檔案提供信息解決問題的時候，不會找檔案這一真憑實據。可見，全方位、多層次地開展宣傳工作，包括宣傳《檔案法》，對增強人們的檔案信息意識是十分必要的。
3加強醫院集團檔案管理，提高檔案人員的素質
醫院集團的檔案管理要求檔案管理人員必須有較高的政治素質，職業道德素質和創新素質，要有樂于奉獻、主動服務、積極創新的精神。
人員素質的提高可以通過以下幾個方法：(1)加強對檔案工作者的繼續教育，檔案管理部門和有關領導要在單位內部營造良好的學習氣氛，創造“尊重知識、尊重人才”的內部環境，盡可能地為檔案工作人員提供接受繼續教育的機會，調動他們刻苦學習和鉆研業務的積極性，在檔案工作崗位上建功立業。檔案工作人員在爭取、珍惜繼續教育機會的同時，也可以通過自學和互學交流的方式不斷豐富、更新自己的知識結構，全面提高自己的綜合素質，適應時代對檔案工作者的要求。(2)建立科學的檔案工作者素質評價體系，有利于檔案工作者素質培育與促進檔案工作人員整體素質的提高。檔案工作素質評價體系主要包括基本素質評價、職責評價與績效評價。績效是檔案管理與利用活動的結果，因為只有在檔案利用活動中檔案工作者才能履行職責、展現綜合素質，這就要求建立能夠檢驗檔案工作者績效有效性與可行性的評價標準，并在其素質評價過程中嚴格執行。(3) 建立檔案工作者終身學習制度，以新的知識信息學習為主要內容，以系統進修、培訓、講座或自學為主要形式的素質教育，將成為檔案工作者任職的繼續教育與“終身”教育。
4踏踏實實地做好檔案的收集和編研工作，做好信息反饋
檔案資料的收集、整理和立卷歸檔等基礎工作是很重要的，而編研工作是給利用者提供更加系統、完整、精煉的檔案資料，及時、有針對性地提供有效服務。集團檔案管理者要注重對檔案尤其是業務檔案的收集，保證檔案資源的齊全、完整。并對收集來的材料根據其內容、特點以及相互關系，加以排列和分類處理，使之從材料的結構和內容上形成一個完整的、符合干部人事檔案管理要求的邏輯體系。同時要重點開展檔案的編研利用工作，圍繞集團內部中心工作需要編制有關參考資料，編制多種形式的能滿足醫院集團內部各級各類人員利用需求的檔案檢索工具等。
5加強醫院集團檔案的規范化建設
根據國家檔案局、地方檔案行政管理部門的有關規定制定集團內部檔案管理質量標準，制定統一的分類、編號規則，整理保存檔案的目的，就是提供檔案為各項工作所用，發揮檔案在醫院集團管理中的作用。要編制各種索引，如重要文件目錄、分類目錄、專題目錄等。同時還要保證各類檔案材料的齊全、完整，使之便于利用，以促進集團內部檔案基礎工作的規范化、標準化和科學化。
6加強醫院集團檔案的信息網絡化建設
加強檔案信息網絡化建設，充分利用現代化設備的高速、準確和資源共享的特點，提高檔案利用的工作效率。引進或自行設計符合醫院集團檔案管理軟件，建立醫院集團內部檔案管理網絡，采用現代化的管理手段，把醫院集團的各個分院，各個部門甚至每一個科室的大量的檔案信息資源溝通起來，逐步實現醫院檔案管理現代化，使檔案工作更好地為中心工作服務，為醫院業務工作多出效益。
7加強醫院集團檔案的法制化建設
隨著我國社會主義法制化進程的不斷深入和發展，醫院作為和人民群眾的切身利益息息相關的特殊行業，依法行醫、依法管理已經成為本行業的行為準則。無論從醫學方面的學術研究、科技交流，還是到醫院的行政管理、法律糾紛，無不依賴于醫院的檔案管理工作，所以，必須高度重視醫院檔案的依法管理工作，醫院檔案部門在促進檔案業務建設過程中，應抓住國家加強法制建設這個契機，在檔案工作中認真抓好《檔案法》及實施辦法以及相配套的有關檔案工作的行政法規、條例的實施。要適應衛生體制改革的發展，醫院檔案部門在認真執行國家檔案局、衛生部《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》、《醫學科學技術檔案管理辦法》的前提下，聯系衛生改革實際，制訂本單位的規章制度體系，將檔案工作諸環節通過科學的規章規范，使醫院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。
8加強醫院集團檔案的內部交流
定期開展集團內部檔案工作經驗交流，推廣一些先進的管理方法，并吸收各個分院在檔案管理工作中的新的、比較好的方法，并向全集團推廣，對管理不當或管理松懈的部門要給予指正，不斷提高集團內檔案管理水平，以適應醫院集團的高要求。
一、立卷歸檔受政策法規變化的影響大
近年來，國家、省、市組織部門都對干部人事檔案管理工作進行統一法規性文件指導，這些文件的實施使得干部檔案的管理工作在一定時期、一定程度上基本實現了制度化、規范化。但有的法規文件要求不統一、變化相對快，有的條款只是暫時的并多次改變，如工資級別登記表1992年以前立卷歸檔時沒放，1992年以后要放，并只須放九類1-1號，可是20__年又發文規定新整檔案工資級別登記表不要放。這不僅給檔案立卷工作造成一定難度，也在一定程度上影響了檔案的美觀。如審計材料，入黨積極分子考察表，預備黨員考察表，20__年下文要求歸檔，而要求從1996年收集，這樣收集起來就有一定難度。
二、干部檔案立卷不規范
1、歷史遺留問題多。以前大部分管檔人員專業程度普遍偏低，且又多屬兼職，有的自身要求不嚴，對立卷歸檔的材料沒有認真把關、鑒別，再加上部分單位領導干部對檔案管理工作重視程度不夠，使許多該歸檔的材料，有的沒歸檔，有的填寫不全，不該歸檔的材料混入了檔案內，造成了案卷質量低。近年來對干部檔案進行目標考核，干部檔案管理部門為保證檔案材料的完整，雖多次催交，但有的材料年代本文來源：文秘站 久遠，原件無法找到。責成有關部門補辦的材料雖經認真鑒別，但有失歷史原貌，影響了檔案的完整性、系統性和真實性。
2、紙張不統一，表格不規范。雖然明文規文秘雜燴網定檔案材料要統一使用十六開規格辦公用紙，不得使用圓珠筆、紅筆、鉛筆等書寫，但材料形成過程中，有的紙張大小不一，大的要切，小的要糊，有的表格印制超過裝訂線等，無形中給干部檔案立卷歸檔工作帶來了麻煩。檔案目標管理要求紙張必須19×26.5規格，組織部門印制的表格都達到了此要求，但人事、教育、公檢法等部門形成的材料大部分用a4紙，如報送的學歷材料絕大部分都是用a4紙。凡此種種問題的出現，又必將影響到將來的檔案立卷工作，影響案卷質量。
3、檔案意識淡薄，部分材料散失嚴重，歸檔不及時。隨著人們檔案意識的增強，大多數檔案都能及時立卷歸檔，但立卷中發現，有的檔案材料短缺，如表彰材料散失嚴重。
三、檔案管理人員不穩定，素質有待提高
干部檔案立卷工作是一項專業性、知識性較強的工作，需要有一定業務知識的人才能做好。但現實并非如此，檔案管理人員身兼數職，疲于應付，沒有足夠時間和精力從事檔案管理工作，再加上有的基層領導重視程度不夠，還有些檔案人員認為“政治上沒奔頭、搞檔案無盡頭”，導致了干檔人員調整頻繁，剛剛熟悉業務，又被調到其它崗位。新的檔案管理人員又開始新一輪熟悉業務的過程。
以上問題已經影響到干部檔案立卷工作和案卷質量。為切實加強理檔案立卷工作，提高檔案管理水平，針對檔案立卷管理工作中出現的問題，基層檔案管理部門和上級部門要高度重視。
首先，統一標準，強化管理。要建立健全各項規章制度，統一標準，強化管理。文件的類別、條款等盡量少改動。要求形成干部檔案材料單位的紙張規格要用a4紙，特別是高校的一些學籍材料。這樣會避免少拆卷，少改動，少切紙，避免浪費過多的人力、物力，同時也有助于保持檔案的美觀，使干部檔案立卷工作在統一的法規文件指導下，走上健康發展的道路。
