時間：2022-06-05 05:10:36
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
目前，每個行業每個領域的信息化水平都在快速提高，檔案管理的信息化也越來越受到人們的關注，其重要性也受到廣泛的認同。檔案管理的信息化，與傳統的手工管理相比，是一個劃時代的轉變，在管理和利用的高效性、便捷性上具有無以倫比的優勢。同時，也對檔案管理信息系統的定位提出更高的要求，有很多新的問題擺在面前，主要有以下內容：類型較多，檔案管理信息系統需要管理的檔案種類非常多，并且具有復雜性，涉及到的行業也很多，有實體檔案與電子檔案，這基本上把所有的檔案實體類型以及電子檔案類型都包含了，并且還要管理到位。與此同時，還要與未來可能出現的檔案實體類型與電子類型相適應并兼容。在各個行業中，很多單位都有各種信息系統建立，但是，在經過相應的產生與利用以后，就會有很多信息累計在系統中，并且，這些電子信息的出口也是一個不容忽視的問題，需要按照檔案管理的要求來進行管理。
2、現階段電子檔案管理技術分析
電子檔案管理系統功能需求的實現主要通過混合的方式，其中檔案管理的功能、收集與整編功能、系統維護功能、文件管理功能、編研開發功能、光盤制作功能以及數據導入功能等都是通過交互性的處理來實現，B/S模式通過"WEB/中間件/服務器"的J2EE技術架構實現。主要包含以下子系統：一是信息采集部分，主要是對數據采集的完成。采用數據一體化的接口，按照信息采集的相應流程和要求，把每個信息系統中等待歸檔的信息進行采集，淺談新時期電子檔案管理問題文/邢軍岐本文從探討新時期電子檔案管理的重要意義出發，詳細闡述了電子檔案管理的重要性和重要地位。接著筆者又深入分析了現階段我國的電子檔案管理技術。最后，結合自身多年工作研究經驗，筆者進行了關于電子檔案管理的完善性策略分析。摘要再通過收集整編就可以實現分散式或集中式的檔案整理，通過導入數據功能，就可達到離線數據收集或歷史數據的導入。在進行電子檔案信息收集的過程中，會有實體檔案的收集、整理、移交以及接收伴隨，在進行電子檔案業務流程的處理時，也會有與實體檔案相關的工作同時進行處理。二是檔案管理的部分，主要是對日常檔案管理工作的完成。在管理檔案數據時，主要是對檔案信息日常管理工作的完成，管理過程要與實體檔案管理過程相統一，并遵從檔案管理的基本流程和基本規則，再結合電子檔案的特點加以優化。檔案統計是完成檔案管理工作中各種統計的工作，也是管理的一部分。三是開發利用部分，主要是對檔案研發工作的完成，同時還有各種方式的檔案提供利用。不但利用與實體相關的檔案信息，還要通過網絡把各種檔案的檢索與利用提供出來，主要有信息的、全文檢索以及分類檢索等多種方式。專業檢索主要是有針對性的對各業務系統的檔案信息進行專門的開發，并能提供系統的調用，給業務系統帶來專用的信息服務，提供很大的便利。四是系統維護的部分，主要是對系統運行的相關數據維護工作的完成。主要有各種數據結構的設置與維護，權限的管理，系統參數的設置與維護等。系統設置與維護給整個檔案管理提供了非常大的支持，也給檔案管理系統提供了基礎性的平臺。不但滿足了用戶檔案資源的管理需求，同時，還使系統的擴展需求得到了滿足，使歸檔的流程變得更加標準化、規范化。除此之外，還對日常數據的維護提供了便利，對于系統管理員來講是個非常強大的工具包。
3、新時期電子檔案管理完善性策略分析
第一，建立規范的管理機制。第二，創新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。第三，統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。第四是建設復合型管理隊伍。要想實現檔案管理信息化，其成功的根本就是檔案管理人員隊伍的建設，這對于檔案信息化的發展質量與速度起著決定性的作用。無論是信息時代文件的登記與輔助立卷，還是歸檔與檢索，都是通過計算機來實現的，這也就對檔案管理人員提出更高的要求，不但要對電子文件的特征與電子檔案的全程規范非常熟悉，并且，還要對計算機系統網絡安全的防護知識進行掌握，才能保證檔案信息的安全性、完整性。另外，檔案管理人員不但要把本職工作做好，還要對自我學習的意識不斷強化，積極參加信息化教育的培訓，對專業知識不斷更新，才能使自身的業務素質與工作水平與信息化管理相適應，才能順利實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，培訓的主要內容有計算機、信息工程、網絡等方面的基礎知識。除此之外，檔案管理部門還要讓檔案管理人員對檔案發展的趨勢進行及時了解，對現代科學在檔案工作中的應用及時地了解，才能使他們的工作技能得到真正的提高。
4、結束語
通過以上的論述可以總結出，電子技術在快速的發展，并在各行各業以及各個領域得到廣泛的推廣與應用，使檔案載體從紙質向光電介質轉變，實現檔案管理質的飛躍。但電子檔案也存在自身的缺點，如安全性面臨挑戰，作為證據的原始性不如紙質檔案等等。正確面對電子檔案的優點與缺點，使檔案工作走向網絡化與數字化，給人們提供更加高效便捷的服務，是時代的需要，也是檔案科技工作者努力的方向。
作者：邢軍岐單位：陜西省寶雞峽引渭灌溉管理局
關鍵詞：檔案管理電子檔案優越性開發和利用規范措施
0引言
電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。
1電子檔案的優越性
1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。
1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。
1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。
2電子檔案的整理、開發和利用
2.1電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。
2.2電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發平臺的選擇。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。六是數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案，互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。
3規范電子檔案管理的幾項措施
3.1加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。
3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。
3.2.1檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。
3.2.2設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。
3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結束時，在項目組的配合下統一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。
3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規定將軟件一并歸檔。
3.3要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。
4結語
電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。
參考文獻：
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[2]張文亮.《關于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).
筆者就現在的情況進行了研究調查，發現水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。
1硬件與軟件設施的不足
由于電子檔案受到硬件設備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設備中；二是電腦、硬盤這些存儲設備容易損壞。電子文檔和傳統通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。
2電子文檔管理人才的不足
電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業素質的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設的過程中，已經增添了電腦等現代化的辦公設備，但管理人員卻無法在短時間內完成對辦公設備操作的學習，使這些資源浪費了。
3存在一定的安全隱患
由于電子檔案的信息資源是利用網絡進行共享和傳輸的，而網絡的受眾面非常廣，任何人都可能通過網絡手段竊取信息甚至篡改，網絡本身也存在不穩定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導致電子文檔中的重要內容保密性、穩定性受到質疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。
4出現虛假信息
在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質文檔轉變為電子文檔，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現信息的錯漏，檔案的信息就在不經意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現，某種內容往往對應一種體現形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內容卻沒有關聯，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設備，以不同格式進行存儲時也會發生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。
二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策
電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎，每個檔案管理人員應養成這樣的習慣。加強單位電子文檔管理工作，應做到以下幾點。
1加強對電子文件檔案管理知識的培訓
提高檔案管理者的業務素質筆者調查發現，檔案管理人員中具備高技術、高素質的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應加強工作人員這方面的培訓，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學習交流，增加工作經驗，提高技能水平，掌握現代化檔案管理手段。
2加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善
水利電子檔案管理信息化建設對硬件設備和軟件設備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環節開始，增添自動化辦公設備，實現硬件設備的統一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設備等，硬件設備是水利電子檔案建設的基礎，加強硬件設施能促進水利部門檔案信息化建設。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發和應用方面，保障同網段的電腦能夠實現資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調等），在項目計劃、實施、結束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數據量也十分龐大，進行相關電子文檔建設、保存，方便以后瀏覽查詢使用。
3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權威性
檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹的進行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經濟不斷的發展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創新和改革傳統管理方式，改革和創新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業務的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內容和職責；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監管，把責任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執行。
4加強安全方面的法律保障
在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應有的法律效力。第一是要將相關的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發展趨勢和現實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現問題的部門責任人實施強力處罰。
5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎
所以說電子檔案的兩種驗證手續，其中之一就是經由身份驗證，先由用戶根據自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關人員弄虛作假和，歸檔時要有負責人簽字和在載體背面蓋章等。
三結語
一、安全保障：相關法律法規暫不完善
對于信息資源管理的重視最先興起與國外，這也就在時間上直接領先于我國，信息化程度建設尤其以歐美最為突出，這也就決定了其在電子檔案管理領域領先于世界先進水平。歐美國家之所以能夠不斷提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于國家對于信息資源的重視，以制定符合自身發展需求的法律法規來保障電子檔案的安全，確保電子檔案管理工作的有效運行。以美國為例，其制定的有關電子檔案管理的相關法律法規適用于政府、組織、個人的電子檔案信息，并督促政府對于公眾信息的公開，以《信息自由法》保障公民的信息自由和國家的信息安全，以《陽光政府法》（又名《聯邦公開會議法》）來確保政府信息的公開程度，切實保障公民的知情權和參與權；此外，針對于個人的電子信息檔案安全，政府還出臺了《信息安全法》來對“國家安全系統”進行概念界定，授權各管理部門行使國家信息安全管理職責，并嚴懲非法侵入、盜用合法信息的犯罪行為，切實保障電子檔案建設的有效推行。此外，美國還對社會電子檔案建設進行規劃引導，以撥款推行“電子政務計劃”來保護國家信息資源的安全。相比較歐美，我國的電子檔案管理相關法律法規盡管已經逐漸步入法制化進程，但對于信息的分類和界定尚不明確，現目前頒布的一系列法律法規（如《計算機病毒防治管理辦法》、《互聯網電子公告服務管理規定》、《金融機構信息計算機信息安全保護工作暫行規定》等）主要側重于對互聯網信息安全的保護，而對于大概念下的電子檔案建設管理未有具體的法律法規保障，對電子檔案的憑證依據作用沒有明確的法律規范，法律效力較弱，立法體系較不完善，并且在缺乏統一的立法指導之下，各級政府以行政立法程序的啟動促使了重行政立法、輕權力機關立法的現象產生，直接導致了法律效力的薄弱，無法以明確的法律思想來指導立法工作的展開。
二、理念指導：未能形成獨具特色的管理理念
電子檔案建設與管理本身是一項耗資巨大、工程復雜的大工程，要做到電子檔案與紙質檔案的整合管理，以二者的優化結合的管理理念來指導管理工作，從而確保檔案信息之間的優化互補，既能確保檔案信息的原始性和真實性，又能確保其存儲壽命和無限擴大的存儲空間，實現共享、加快傳播、方便管理。整合管理有利于提取電子檔案和紙質檔案兩者的精華，實現安全的檔案屬性轉化，推動檔案管理的現代化進程，推動檔案建設信息社會化、信息公開程度地不斷提高。與國外先進的管理理念相比較，我國現階段所采用的電子檔案管理理念已經無法適應于快速發展的電子檔案建設管理的需求，其無法做到保障電子檔案信息內容的真實，無法保障電子檔案信息的安全，無法保障電子檔案快速傳播、方便管理、安全利用，因此結合國外先進的管理理念，我國在管理理念的建設上亟需革新。
1.實施前端控制和全程管理這是一種提高電子檔案建設效率和管理效率的科學管理理念，要求在建設初級階段便要對電子檔案管理進行督促和全程跟蹤規劃，并鑒定檔案的價值，以歸檔標識來確保檔案信息的安全，并方便了后期對于檔案的利用，有效地防止了紙質檔案在運輸和輸入過程中的遺失、破損、泄露等事件的發生。
2.加強檔案控制在檔案建設時就要對電子檔案進行分類規范，要明確其歸檔范圍、檔案價值、形成時間及方式等具體明細，以確保后期被管理者失誤刪除和更改等事件發生，從而保障電子檔案的信息安全，并且能夠方便管理人員的鑒別、保管和檢索尋找。
三、運行漏洞：管理模式上的弊端
機構自行分散管理模式和檔案館集中管理模式是現目前國外電子檔案管理的主要管理模式，并且無論是在機構自行分散管理模式下還是在檔案館集中管理模式之下都采用了文檔一體化的管理方式，將文件工作與檔案工作整合成一個系統，以統一的規范標準、工作制度、工作程序，以統一的控制中心來對紙質文檔進行處理并對電子檔案進行管理，從而實現了檔案管理的整體優化，減少了不必要的勞動力，切實提高了檔案建設和檔案管理的高效，并促使系統發揮其最大工效。文檔一體化系統的構建將原本分散開來的電子郵件、文件管理模塊、檔案管理模塊三者有機的結合在了一起，通過計算機實現了對電子檔案建設和管理的全程自動化管理和高度智能化。其在系統內部形成了一個精練、簡便的具有實際效益的工作流程，明確了電子檔案建設各環節間的關系，使得管理更具有條例和規范，便于管理的有效實施。我國現目前在電子檔案管理模式上尚未有明確的模式定論，側重于機構內部電子檔案管理，但對于地區乃至全國范圍內的檔案整體管理尚未有進一步的深入，因此可以看出電子檔案建設和管理工作是艱難且巨大的，現代化信息檔案建設還需要不斷的深入，并將面臨各種各樣的困難和挑戰。
作者：王芬香單位：黃岡職業技術學院
1.1電子檔案缺乏標準化管理
在現代檔案館中,應用了很多的計算機技術以及先進的設備,但是檔案管理制度卻缺乏規范化的管理標準約束,這不利于提高檔案管理的質量。也有一些經濟比較落后的地區,檔案館的管理制度比較落后,一些管理措施存在滯后性,這使得檔案管理發展進程比較緩慢。有的檔案館中并沒有應用計算機技術,使得電子檔案管理的效用無法得到最大的發揮。針對不同地區檔案館的發展現狀,必須采用因地制宜的方式優化管理機制。在檔案館中很多管理人員缺乏電子檔案的相關知識,而且沒有接受系統的教育,對電子檔案管理技術沒有很好的掌握,無法熟練的使用電子檔案管理軟件,這不利于提高電子檔案管理的效率。
1.2電子檔案信息安全存在很大問題
電子檔案管理措施具有較大的先進性,其提高了檔案管理的效率,而且提高了工作人員的工作質量,應用計算機技術以及互聯網技術,可以實現檔案信息的共享,可以使檔案資料發揮更大的價值,利用因特網技術,可以使檔案資料在因特網中自由的與傳輸。這項技術在帶來便利的同時,也帶來了一定安全問題,使得檔案信息很容易被竊取,一些網絡黑客可以潛入檔案傳輸平臺中竊取重要信息,還可以對檔案資料進行篡改與偽造,對電子檔案管理造成了較大安全威脅。
2針對電子檔案管理中出現的問題提出對策與建議
2.1建議統一的接收檔案數據格式
建立電子檔案管理中統一的接收數據格式,推廣使用相同的電子檔案管理軟件。建立統一的電子檔案模板,采用通用、統一的文件格式,形成統一的接收數據格式,并推廣應用到各個單位和各個地區,從而保證電子檔案管理建立的統一性,減小電子檔案統一化管理的難度,保證電子檔案的長期可讀。
2.2保證電子檔案管理的完整性
采用有關的技術措施,保證電子檔案管理的原始性、真實性和完整性,提高電子檔案的可信度。具體可以采取的措施有:使用背景信息和元數據,作為檢驗電子檔案管理的原始性、真實性和完整性的依據;使用簽署技術,如光筆簽名、數字簽名;實行消息認證和身份驗證,存儲該用戶的相關資料,在使用時必須進行認證;推行一種訪問控制技術———防火墻技術,在本機構和其它系統網絡之間設置障礙,防止非法訪問,盜竊機要信息和專利信息;使用加密技術和檔案備份。這些措施的采用有利于保持電子檔案文件的原始性、真實性和完整性,增加人們對于電子檔案的信任,使其能夠為更多的人、更多的單位有效利用,并且放心使用。
2.3實現電子檔案的標準化管理
提高檔案工作者的素質與能力加快培養精通計算機技術的檔案管理的專業人才,并且重視和加強對現從事電子檔案管理工作人員的培訓。培養人才時,加強他們對計算機知識、電子檔案管理專業知識和思想素質的學習,使他們精通計算機技術、熟悉檔案管理專業知識、熱愛檔案事業、素質高、責任性強,為電子檔案管理奠定堅實的人才基礎。對現從事電子檔案的工作人員進行培訓,增強他們的檔案管理專業知識,提高他們的素質,同時讓他們與時俱進,熟悉和使用計算機進行檔案管理操作,做到檔案管理現代化。
2.4保證電子檔案管理的安全性
建立健全維護電子檔案文件真實和安全的法律法規,制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范,使各單位、各地區統一使用,推進電子檔案管理的標準化進程。在電子文件的形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環節,信息都有可能被更改或者丟失,所以通過法律形式將電子檔案管理和利用標準進行規定,使人們能夠自覺地遵守這些規定,建立健全相關的法律法規和管理制度,者有利于維護電子檔案的原始性、真實性,保證其安全性。同時在各地區、各單位,電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、分類、排列、保存等各個環節用標準和規范確定下來,使電子檔案得以科學、有序、規范地管理,為電子檔案的統一化管理奠定基礎。
3結論
關鍵詞： 病案管理 光盤病歷 電子病案
我院是一所開放床位756張，年門診人次約46萬，年出院病人近4萬的大型綜合性醫院，每年產生的歸檔病案材料是大量的，如果依靠傳統的歸檔方法 ，不僅占用大量的庫房空間，也增加了病案調閱、查找的難度。真對這一難題，近幾年來，我院對病案信息采取了計算機和電子化管理，不但節約了大量的庫房空間，也使病案信息管理脫離了純手工操作，減輕了勞動強度，提高了檢索速度、病案利用率和工作效率。
一、實行電子病案檔案的重要性
病案信息是醫院管理的重要組成部分，病案信息不僅能為醫院管理、臨床、教學、科研提供幫助，也能對公安、司法、保險等部門提供幫助。隨著社會的發展，人們對法律意識、保險意識的增強，對病案資料的真實性和科學性的認識都有很大提高，各方面對病案信息的需求也不斷增強。隨著《檔案法》的貫徹執行，醫院檔案意識的提高，醫院病案檔案實行規范管理已成為共識，人們對反映病人診療情況的病歷、檢查影像等特種信息資料已經納入檔案系列管理的一個種類。
目前 ，我院共保存著45萬人次的病案檔案材料，和們把1976年—1990年這部分病歷采取縮微膠片的形式進行保存，把1990年—2000年的病歷變成了光盤病歷，即對這十年的病歷進行逐個掃描，再制成光盤，做成備份，拷備到計算機的硬盤里，把原始的病人檔案資料移交到院里進行統一管理，這樣即節約了空間，也為醫務人員撰寫論著提供了第一手材料，間接地為提高醫務人員技術水平提供了詳實的服務。
二、實行電子病案檔案的方法
病案是一種寶貴的信息資源，利用計算機技術建立功能完善的病案信息系統，深入開發信息資源，對提高醫院的醫療、科研和管理都具有重要意義，病案是病人在醫院整個醫療過程的珍貴資料，它不僅具備歷史見證的一般檔案性質，還具有總結醫學規律、探索研究疾病的病因、發展過程的醫療檔案，它具有特殊的含義。病案電子化需要解決電子文件的法律效應、證據、原始性等問題。電子病案主要體現在病歷首面上，首頁共有約70項選擇或填空問題，其中選擇性的12項，它包含了病人家庭情況、入出院診斷、手術與病理、住院費用等五方面內容。 病案首頁實行電子化管理具有幾個特點：1、病歷首頁是病案中最集中、最重要、最核心的部分，無論是統計報表、醫院管理、病案檢索等到都離不開病案首頁提供的信息。首頁反映的病人基本情況，在實際工作中經常會遇到查找、詢問等情況，因此，首頁的電子化管理對電子檢索和統計都具有實際意義。2、在沒實行電子病案前，首頁中的內容是由醫生用手工來填寫的，在書寫上會出現字跡潦草，甚至無法辨認，還可能出現漏填的現象。實行首頁電子化后，規范了書寫，也在一定程度上降低了漏填現象的發生。
三、實行電子病案檔案的對策
1、必須建立完善的信息網絡系統，實行網絡化管理，必須進行全面的規劃。由于各種資料在采取存貯、檢索等方面由不同的系統組成，因此必須對此進行整合，從而規范醫院電子病案檔案。
2、建立完善的備份機制。電子檔案最大的特點是較易遭受黑客、病毒攻擊侵犯或發生設備故障。實行備份制可以防止數據丟失或系統癱瘓造成負面影響，對于保障電子病案的完整性是十分必要的，同時應安裝網絡安全隔離設備或軟件，防止病毒侵犯。
3、要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和病毒軟件實現全天侯升級，搞好病案上傳、下載的安全等級和訪問權限，要進一步完善電子病案和計算機設備的保管設施和使用環境，同時強化防磁化設施的完善和維護。
4、提高病案管理人員的素質是病案管理信息化建設的重要保證，病案管理者不但要掌握臨床醫學知識，還要熟煉掌握病案專業知識和計算機的操作技術、網絡技術和現代化管理知識等，對此，一方面要培養一批即懂醫學知識又懂病案管理和計算機應用的復合型人才，另一方面，不斷完善現有在崗人員的培訓。病案管理是一門多學科邊緣的科學，涉及的范圍廣，它包括基礎醫學、臨床醫學、疾病分類、醫院管理、檔案管理、統計學及計算所應用等知識，因此，病案人員應通過不同的途徑獲得新理論、新技術、新知識、新方法和完善知識結構，在工作中提高自身的業務素質和管理水平。加強各醫院病案管理人員之間的交往，使病案管理隊伍的整體素質得到全面提高，只有掌握一定的計算機操作技能，懂得檢索的基本技能，才能有效地進行信息的收集、電子建檔、日常維護和數據庫管理等。因此，提高病案管理人員的整體素質是一項任重道遠的艱巨工作。
隨著電子計算機和數字化技術的迅速發展，醫療領域信息化的必然趨勢，電子病案作為醫療信息化建設的重要組成部分，將面臨一個嶄新的階段，如何管理好電子病案，發揮電子病案的最大作用，作為病案管理人員還將要在各方面提高自我管理水平，完善管理措施，真正實現電子病案信息共享和網絡化服務。
參 考 文 獻
[1]馬家潤.《中國病案管理論文精選》.
