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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇采購管理系統，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[關鍵詞] 初始設置；采購管理；用友U8
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 11. 016
[中圖分類號] F270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）11- 0033- 04
0 引 言
采購是企業供應鏈活動中一個重要的組成部分，通過采購，企業從上游合作伙伴獲得生產所需的物資，保證企業生產經營需要。用友U8采購管理系統從供應鏈管理的角度，為企業的采購活動提供了一個良好的管理平臺，幫助企業建立一個圍繞采購活動的全面管理系統。用友U8采購系統與生產制造系統、庫存管理系統、應付款管理系統、存貨核算系統、委外加工系統等多個系統都存在接口關系，其在供應鏈中的作用非常重要。但筆者在項目調研中發現，很多工業企業圍繞采購活動的全面管理系統并未建立，或者建立后不能有效使用。有的企業應用采購管理系統總是出現這樣那樣的問題，究其緣由，竟然是采購管理系統在初始化時的某個參數設置錯誤，并導致后續一系列錯誤的發生。因此，企業應提高對采購管理系統初始化工作的重視程度，避免以后在進行業務處理時出現不必要的麻煩。本文分四個步驟對采購管理系統的初始化工作進行了闡述，企業在進行初始化時可以對照使用，從而避免出現問題。
1 系統啟用
以賬套主管的身份注冊進入企業應用平臺，在頁面左側的工作列表中打開“基礎設置”選項卡，執行“基本信息―系統啟用”命令，啟用采購管理系統。需要注意的是，執行系統啟用操作一定是在進入企業應用平臺后，且不能進行任何操作的前提下才可以。
2 錄入期初數據
采購管理系統的期初數據通常包括兩種情況：
一種是期初暫估入庫，是指采購的貨物已入庫，但是還沒有收到供應商開具的發票的業務，就是常說的貨到票未到；
另外一種是期初在途存貨，是指采購貨物的發票已經送到，但是貨物由于其他原因還沒有送到的情況，就是常說的票到貨未到。
錄入期初數據是為了將來貨、票齊全時及時進行結算。
2.1 貨到票未到――期初采購入庫單的錄入
在企業應用平臺左側的工作列表中打開“業務工作”選項卡中的采購管理模塊，執行“采購入庫―采購入庫單”命令，進入“期初采購入庫單”窗口，如圖1所示。
單擊“增加”按鈕，錄入相應信息后“保存”。如果需要修改期初采購入庫單的信息，可先打開“入庫單列表”，再雙擊打開需要修改的入庫單，單擊“修改”按鈕進行修改后“保存”。如果需要刪除入庫單，則在“入庫單列表”中雙擊打開需要刪除的入庫單，單擊“刪除”按鈕即可；或者不打開“入庫單列表”，直接在圖中單擊左右箭頭即可找到已輸入的采購入庫單，執行修改或者刪除的操作。
需要注意的是，在采購管理系統期初記賬前，通過點擊采購管理系統的“采購入庫―采購入庫單”只能錄入期初入庫單；而在期初記賬后，采購入庫單則不能在采購管理系統中錄入，而需要在庫存管理系統中錄入。此外，在采購管理系統期初記賬前，期初入庫單可以修改和刪除，但在期初記賬后，期初入庫單將不允許修改和刪除。
2.2.2 票到貨未到―期初發票的錄入
期初存貨在途，但企業已收到供應商開來的采購發票，此時需要錄入期初發票的信息。發票有編號，可以由系統自動編號，也可以由用戶自行編號。
很多企業需要自行編號，這就要求在錄入前將相應的發票設置成允許手工修改發票編號。具體操作如下：
在企業應用平臺左側的工作列表中打開“基礎設置”選項卡，執行“單據設置―單據編號設置”命令，在打開的“單據編號設置”對話框中單擊選中需要修改的單據類型（如采購專用發票），同時將“手工改動，重號時自動重取”復選框打鉤，保存后退出，完成設置，如圖2所示。
單擊“增加”按鈕，按要求錄入發票的具體信息后“保存”。如果需要修改期初發票的信息，可先點擊“采購發票―采購發票列表”，在打開的“采購發票列表”中找到需要修改的發票行，雙擊后打開，單擊上方的“修改”按鈕進行發票信息的修改后“保存”。如果需要刪除發票，則執行同樣的操作步驟，單擊“刪除”按鈕即可；或者不打開“采購發票列表”，直接在圖中單擊左右箭頭即可找到已輸入的采購發票，執行修改或者刪除的操作。
2.3 特殊業務兩種期初數據錄入
期初數據除了“期初暫估入庫”、“期初在途存貨”以上兩種常用情況需要錄入單據外，有的企業因特殊業務的需要還會錄入以下兩種期初數據：
（1）期初受托代銷商品的入庫記錄。在啟用采購管理系統后，要將之前沒有與供貨單位結算完的受托代銷入庫記錄輸入系統，以便在受托代銷商品銷售后，能夠進行受托代銷結算。
（2）期初代管掛賬確認單。在啟用采購管理系統后，要將之前已與代管的供應商進行了耗用掛賬，但還沒有取得供應商的采購發票，因而不能進行采購結算的代管掛賬確認單輸入系統，在取得發票后再與之進行結算。
3 采管理系統參數設置
采購管理系統的參數設置，是指在使用采購管理系統進行日常業務處理之前，要確定采購業務的范圍、類型以及對各種采購業務的核算要求，這是采購管理系統初始化的一項重要工作。
在采購管理模塊中執行“采購管理―設置―采購選項”命令，在彈出的“采購選項設置”對話框中進行相應的設置?！安少忂x項設置”共分“業務及權限控制”、“公共及參照控制”、“采購預警和報警”三個頁簽，應分別進行設置。
需要注意的是，在進行采購選項設置之前，企業一定要詳細了解選項開關對業務處理流程的影響，應結合企業實際業務的需要進行設置。
因為有些選項在期初記賬或開始日常業務后將不能隨意更改，所以企業最好在業務開始前進行全盤考慮，尤其是一些對其他系統有影響的選項，設置時更要考慮清楚。
4 采購期初記賬
期初記賬是指將采購期初數據記入有關采購賬，它標志著采購管理系統的初始化工作全部結束，相關的參數和期初數據將不能增加、修改和刪除，除非取消期初記賬。
期初記賬的操作很簡單，在采購管理系統中執行“設置―采購期初記賬”命令，在打開的“期初記賬”對話框中單擊“記賬”按鈕，如圖4所示，在彈出“期初記賬完畢”信息提示框后單擊“確定”，從而完成采購管理系統的期初記賬。
需要注意的是，如果企業沒有期初數據可以輸入，也必須執行期初記賬操作；如果企業期初數據是運行“結轉上年”功能得到的，則為期初未記賬狀態，同樣需要執行期初記賬。
以下情況采購期初恢復記賬按鈕是灰色的，即不能取消采購期初記賬：①采購系統月末已經結賬；②采購系統未結賬但進行了采購結算；③存貨核算系統已經期初記賬。相應的解決方法如下：①恢復采購系統月末結賬前狀態、取消采購結算；②取消采購結算；③先取消存貨核算系統的期初記賬，再取消采購系統的期初記賬。
5 結 語
至此，經過以上四個步驟，采購管理系統的初始設置工作結束。企業在開始日常的采購業務之前最好將賬套做個備份，以免意外情況發生造成數據的丟失。
主要參考文獻
[1]李震，袁巖鳳.ERP財務管理與供應鏈管理系統實驗教程[M].北京：清華大學出版社，2011.
【關鍵詞】高校政府采購 管理系統 研發 應用
1 項目開發背景
為適應我國高等教育快速發展和招生規模不斷擴大的需要，國家用于高校儀器設備購置和維護維修經費也成倍增加。根據政府采購和財政性資金使用的要求，完成一項采購任務需經過指標分配，用款計劃、采購申報、采購執行等一系列環節，涉及采購單位、計劃財務處、采購管理、采購執行等多個部門。傳統的手工管理方式，難以全面把握整個采購流程，難以提高采購效率，難以做到采購數據的及時性和準確性，很難適應與政府采購工作公開、透明的要求和形勢發展的需求。所以，開發高校政府采購管理系統，適應高校采購管理提出的新要求，突破傳統采購工作遇到的瓶頸，已成為當前高校政府采購必需解決的突出問題。
2 系統目標
高校政府采購管理系統是一個集采購單位、計劃財務處、采購管理部門和采購執行部門、評標專家、供應商等多方參與的一體化系統，業務流程涉及采購項目的指標分配，用款計劃、采購申報、采購執行等。因此，在設計系統時堅持“統一規劃、統一標準、分階段、分步驟、聯合建設及資源共享”的原則，確保數據創建的獨立性、唯一性和繼承性。
系統要求操作要簡便、界面要友好、并且安全實用，能對采購項目的一系列環節的全過程進行有效的控制和跟蹤；在指標分配，用款計劃、采購申報等關鍵環節對操作人員的身份進行認證，降低采購風險，增強系統的安全性能；系統需提供及時、準確和詳細的數據查詢和統計分析報表功能，為高校采購管理提供必要的數據支持，提高采購管理水平。
3 采購流程設計
采購管理系統需要構建個人辦公門戶及五大支撐平臺：采購管理基礎平臺、統一流程管理平臺、統一數據交換平臺、統一報表服務平臺、統一消息服務平臺。另構建預算管理、采購管理及采購執行等三個主要業務子系統。
采購管理的流程比較復雜，為保證采購管理系統能夠滿足整個采購流程的控制需要，通過詳細的調研，確定了該系統按圖1所示的流程進行設計。
指標分配：由計劃財務處發起，根據中央及地方經費的到達情況，在系統中進行一級經費指標分配，經費主管部門完成二級項目指標的分解并分配至項目負責人。
用款計劃：由用戶發起，各用戶根據經費主管部門分配的可用二級項目指標，在系統中發起用款計劃申報流程，經由經費主管部門及各職能部門審批后，由計劃財務處下發預算并開立經費卡。從流程中看出，項目負責人填寫采購申請后，申請單將自動流轉到下一環節，等待各級管理者審批。各級管理者同樣通過系統完成相關操作，從而縮短了審批申請的時間。
采購申報：由用戶發起，各用戶根據計劃財務處下達的可用項目預算（經費卡），在該系統中發起設備采購申報流程，經由采購管理部門受理后，根據不同的情況，交由采購中心、競價系統或招標機構等采購執行機構或系統進行采購。
采購執行：由采購執行機構負責錄入采購執行信息，即招標、合同履行等數據。另外，采購中心、競價系統負責執行的項目，采購執行信息由本系統進行自動同步，保證數據完整。整個采購過程的相關信息都永久保存在系統中，可隨時查閱、調用，便于對采購過程的監管。
4 系統設計的關鍵技術
（1）校內各系統的接口設計與數據同步。校內如已有統一身份論證平臺、財務系統、專項資源信息管理系統、采購執行系統等，應實現與其動態對接，及時更新數據，保證數據的完整性、唯一性和數據同步等。如SSO單點登錄接口：教職工用戶登錄統一身份認證平臺后，可通過系統內置的“采購管理系統”圖標直接SSO免登錄進入本系統。再如人事部門及教職工系統、專項資源信息管理系統、采購執行系統等第三方系統提供接口，由本系統數據交換服務定期實時導入數據。對項目采購信息的共享輸出：本系統提供接口，由其它對應系統定時負責導出數據。
（2）網上協議競價系統的對接。高校政府采購中，金額小的零星采購項目很多，其年均采購量達數千筆，采購管理部門很難做到單單監督。對這些項目一般通過網上協議競價采購。通過競價系統采購能從手段上徹底解決采購過程中行為不規范的問題，抑制了設備價格，降低采購成本，有效提高采購質量和管理效率。但網上協議競價的最大問題是基于校內網運行的采購管理系統的數據，如何與校外網運行的競價系統進行實時的數據交換，其接口和數據安全問題也是本次系統開發要突破的技術點之一。
（3）數據的安全性。由于高校采購管理系統是在校內網運行，而競價系統、政府采購管理系統及政府采購信息網等在均校外網運行。因此，在網絡架構上，采用采購內網和校外網物理隔離與數據交換技術，做到采購內網與校外互聯網的物理隔離，最大程度保障了采購數據的安全性，只將可對外的數據傳到政府采購外網或競價系統上，降低了采購數據泄露的可能性，同時，在網絡系統中使用防火墻及防病毒軟件等安全措施，提高數據存儲、數據傳輸及數據訪問的安全性。
（4）用戶角色。在用戶角色定義中，系統采用統一身份論證平臺，系統授權及論證的唯一憑證即職工號登錄。按各部門管理的職責在系統中設置對應的操作權限，通過系統管理員授權的用戶可以進入系統，并對指定的模塊進行操作。系統采用動態授權機制，支持角色和權限的定義，實現信息權限的合理安排和操作權限的合理分配。用戶角色有：項目負責人、采購管理部門、經費使用部門、經費主管部門、職能主管部門、計劃財務處、采購執行機構等角色。
（5）歷史數據遷移。高校采購部門在多年的管理中已經建立或采用了多種系統，積累了多年的業務數據，這些數據是寶貴的資源，應該好好加以利用。在系統開發完畢并上線后，應根據數據中心的基本數據結構和主要業務指標，對歷史數據進行整理、匯總和轉換，與當前業務相關的數據，得到數據中心甄別可以接受后，再通過必要的、正確的策略遷移到數據中心。
5 系統實現
（1）開發模式選擇。根據采購工作流程的性質，在系統結構的選擇上，充分考慮到系統分布管理的需要，采用B/S體系結構。同時，系統網絡將依托互聯網及學校內網雙網進行建設。
該系統采用多層架構即數據層、應用邏輯層、訪問層三層MVC的設計模式，使用純.NET開發，使用中間件技術，應用系統符合.NET工業標準，遵循XML數據格式。
（2）開發工具選擇。系統的數據庫服務器采用Windows Server 2008 64位操作系統，數據庫管理軟件采用MS SQL Server 2005，應用中間件采用IIS。數據傳輸平臺利用高校公共數據交換系統。
6 結束語
本系統的開發應用，實現了政府采購過程的信息化管理，大大提高了采購效率，降低了采購成本，強化了資產管理，規范了采購數據信息，確保了采購數據的及時性和準確性，方便了數據統計和查詢。同時，用戶可全面掌握采購進度，實現與采購管理部門信息互通和共享，有效解決了兩者之間信息不對稱的問題，增強了采購過程的透明度，加強了采購過程的監督管理，提高了采購工作的質量，有力地促進了高校政府采購管理工作公開、透明、公平、公正。
參考文獻
[1]劉瑩，劉祥港，黃坤.數字化校園背景下的集約化設備采購管理研究[J].中國輕工教育，2012（3）：52-56.
[2]馬春英，王剛，何成鳳，劉小敏.政府采購管理系統的設計與實現[J].遼寧工程技術大學學報（自然科學版）.2011，30（50）：788-792.
[3]張林.采購管理系統的設計和實現[J].計算機光盤軟件與應用，2011（14）：188-189.
[4]王慧.高校政府采購工作的認識與思考[J].實驗技術與管理，2013，30（6）：208-210.
作者簡介
付玉芳，女，講師，計算機科學與技術碩士學位，從事采購管理與信息化工作。
阮慧，女，浙江大學采購管理辦公室主任，副研究員，化學工程碩士。
[關鍵詞] 業務及權限控制；采購管理；用友U8
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 028
[中圖分類號] F235.19；F275.2 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）13- 0067- 04
0 引 言
用友U8采購管理系統從供應鏈管理的角度，為企業的采購活動提供了一個良好的管理平臺，因其與生產制造系統、庫存管理系統、應付款管理系統、存貨核算系統等多個系統都存在接口關系，所以采購管理系統在供應鏈中的作用非常重要。但筆者在項目調研中發現，有的企業應用采購管理系統總是出現這樣那樣的問題，究其緣由，竟然是采購管理系統在初始化時的某個參數設置錯誤，并導致后續一系列錯誤的發生。
如圖1所示，“采購選項設置”共分“業務及權限控制”“公共及參照控制”“采購預警和報警”三個頁簽，本文對其中容易出現錯誤的“業務及權限控制”參數設置進行了詳細闡述。
1 “業務選項”區域
1.1 普通業務必有訂單
為解決企業以訂單為核心的采購管理模式，采購的業務必須有采購訂單，可以通過采購訂單跟蹤采購的整個業務流程。勾選選中時，采購到貨、入庫、發票、退貨，都需要有訂單作為依據。到貨單、采購入庫單、采購發票、紅字采購入庫單，都不能手工新增，必須參照來源單據生成。
1.2 直運業務必有訂單
一些企業有直運的業務，即產品不進行入庫，企業在接到客戶訂單后向供應商訂貨，并且由供應商直接將商品發給企業的客戶；結算時，企業分別與供應商和客戶進行結算。此選項在采購管理系統中只作為顯示，如果要修改，只能在銷售管理系統中進行修改。當選擇直運業務必有訂單時，直運業務的起點為銷售訂單，在采購系統中，直運采購訂單必須參照直運銷售訂單生成，直運采購發票只能參照直運采購訂單生成，二者都不能手工新增。
1.3 啟用受托代銷
只有在建賬時企業類型選擇為商業或醫藥流通時才可以選擇此參數。此參數與庫存系統中的“有無受托代銷業務”屬于一個參數，可以在采購系統或庫存系統中進行設置，在其中一個系統設置，同時改變在另一個系統的選項。
1.4 受托代銷業務必有訂單
此選項用于選擇受托代銷業務是否必有訂單。只有啟用受托代銷后，才能編輯此選項。同樣，如果選中了受托代銷業務必有訂單，則受托代銷相關的到貨單、發票只能參照采購訂單生成，而不能手工新增。
1.5 允許超訂單到貨及入庫
用于支持企業在實際業務過程中存在到貨和入庫時，存貨的數量超過訂單中對應存貨的數量的業務。不選中，說明不允許超訂單到貨及入庫，參照訂單生成到貨單、入庫單時，不可超訂單數量。選中說明允許超訂單到貨及入庫，但超出量有一個控制，即在存貨檔案的“控制”頁簽中的“入庫超額上限”中進行設置，并保證“到貨單/入庫單的數量≤訂單數量*（1+入庫超額上限）”。具體使用方法如下：
（1）如果企業的所有采購都必須根據訂單入庫，則此選項最好與“必有訂單”選項聯合使用。即選中“必有訂單（根據不同的業務類型選擇）”，不選“允許超訂單到貨/入庫”，這樣，所有的采購業務必須通過采購訂單執行，而且到貨/入庫的數量要小于或等于訂單數量。
（2）如果企業只是對一些重要存貨進行到貨/入庫數量的控制，其他存貨不進行控制，但不允許接收沒有訂單的存貨，可以選中“必有訂單”，并且選中“允許超訂單到貨/入庫”。同時，對于允許超訂單到貨/入庫的存貨，在存貨檔案中設置可以超的上限值；對于不允許超訂單到貨/入庫的存貨，在存貨檔案中將“入庫超額上限”值設置為0或不設置（默認為空）。
如果企業對于存貨的到貨/入庫數量不進行控制，則做業務時也可以直接手工增加到貨單，不走訂單環節。
1.6 允許超計劃訂貨
用于對參照MRP/MPS計劃和ROP計劃中的計劃量生成訂貨時的訂單量能否超計劃量的控制。選中說明允許超計劃訂貨，但超出量有一個控制，即在存貨檔案的“控制”頁簽中的“訂貨超額上限”中進行設置，并保證參照MRP/MPS計劃生成的請購單或采購單時“累計訂貨數量≤對應MRP/MPS計劃的計劃數量*（1+訂貨超額上限）”。若參照ROP計劃則不控制數量。1.7 允許超請購訂貨
選中說明允許超請購訂貨，但超出量有一個控制，即在存貨檔案的“控制”頁簽中的“請購超額上限”中進行設置，并保證在允許超請購訂貨時“累計訂貨數量≤請購單數量*（1+請購超額上限）”。
1.8 供應商供貨控制
下拉框有“不檢查”“檢查提示”“嚴格控制”三個選擇，具體說明如下：
（1）不檢查。在錄入單據和保存單據時不檢查供應商與存貨的對應關系；采購單據選擇供應商后，可以參照到所有外購屬性的存貨。
（2）檢查提示。在錄入單據和保存單據時檢查供應商與存貨的對應關系，給出提示，讓用戶來決定“是否繼續”，系統不嚴格控制；采購單據選擇供應商后，只能參照到供應商存貨對照表中該供應商對應的存貨。
（3）嚴格控制。在錄入單據和保存單據時檢查供應商與存貨的對應關系，如果不在供應商存貨對照表范圍內，則單據嚴格控制不允許保存；采購單據選擇供應商后，只能參照到供應商存貨對照表中該供應商對應的存貨。
2 “入庫單是否自動帶入單價”區域
勾選則表示由系統自動帶入單價，用戶可自選手工錄入、參考成本、最新成本幾種取價方式。
3 “訂單/到貨單/發票單價錄入方式”區域
3.1 手工錄入
若選擇，則在錄入訂單、到貨單、發票時，價格需手工錄入。
3.2 取自供應商存貨價格表價格
若選擇，則在錄入訂單、到貨單、發票時，根據當前增加的單據的供應商與存貨，到供應商存貨價格表查詢是否有相應的記錄，如果有相應的記錄，則帶入相應供應商存貨的無稅單價、含稅單價、稅率，可修改；如果供應商存貨價格表中沒有相應的記錄，則讓用戶錄入。
3.3 最新價格
系統自動取最新的訂單、到貨單、發票上的價格，包括無稅單價、含稅單價、稅率，可修改。取價規則參見以下“歷史交易價參照設置”。
4 “歷史交易價參照設置”區域
在單據中錄入存貨價格時，系統提供了參考以前的一些采購交易價格的功能。此選項用來設置價格參照時，要參照哪類單據，顯示多少次的交易價，并可以選擇是否要根據供應商進行取價。
4.1 來源
用戶可選擇在業務中作為價格基準的單據，在參照歷史交易價和最新價格時取該單據的價格。選擇內容有訂單、到貨單和發票。
4.2 按供應商取價
選中則按照當前單據的供應商帶入歷史交易價。
4.3 顯示最近歷史交易價記錄次數
在此錄入參照時所顯示的記錄數，默認為10。
5 “權限控制”區域
此區域設置對采購管理是否進行存貨、部門、操作員、供應商、業務員和金額審核的權限控制。
以“檢查金額審核權限”為例。此選項解決一些企業對采購訂單的金額進行審核控制，而且要求不同的級別有不同的審判權。如果“訂單金額≤操作員可審核金額”，采購訂單審核成功；如果“訂單金額>操作員可審核金額”，則系統提示“對不起，您的訂單審核上限為××××元，您不能審核××號單據”，采購訂單審核不成功。具體使用時，除勾選“檢查金額審核權限”外，還需在企業應用平臺左側工作列表的“系統服務―權限―金額權限分配”中選擇操作員與級別，并設置每個級別的金額。需要注意的是，此選項并不控制賬套主管的權限。
6 “最高進價控制口令”區域
系統默認為“system”（小寫），可修改，可為空。設置口令表示在填制采購單據時，若貨物本幣無稅單價高于最高進價，則系統會提示并要求輸入控制口令，口令不正確不能保存采購單據。
系統按規則取最高進價（先從供應商存貨對照表中取值，后從存貨檔案中取值）；對于參照來源單據生成的采購單據，如果對來源單據也進行最高進價控制（比如根據采購訂單生成采購到貨單），則最高進價來自來源單據中的最高進價（不再從供應商存貨對照表或存貨檔案中取值）。
7 “修改稅額時是否改變稅率”區域
在單據中，稅額一般不用修改，即根據金額和稅率計算得到。但在有些情況下，比如發票，系統計算出的稅額和用戶手工開票的稅額相差幾分錢，為保證手工票據與系統中的票據的一致性，用戶可以調整稅額尾差。選項說明如下。
（1）“修改稅額時是否改變稅率”與“容差控制”（單行容差、合計容差）是互斥的，即當用戶選擇修改稅額時改變稅率，則在單據中修改稅額時，系統會反算稅率。此時容差控制不允許修改，即不進行容差控制。
（2）如果不選中“修改稅額時是否改變稅率”，此時用戶可以錄入容差（單行容差、合計容差），在單據中修改稅額時，系統不反算稅率，而是根據選項中錄入的容差，檢查當前稅額的變化是否超過了容差。單行容差用于檢查每一行的稅額的變化是否超過容差，合計容差用于檢查本單合計的稅額的變化是否超過容差。
（3）單行容差默認為0.06，合計容差默認為0.36。用戶可以修改。設置了容差后，在單據中用戶修改稅額后，稅額的變化超過容差時，對于單行容差系統提示，取消修改，恢復原稅額。對于合計容差，保存單據超過合計容差時，系統提示，返回單據，讓用戶重新修改。
另外需要注意的是，若單據表體存在多種稅率，則系統不進行合計容差控制；若啟用應付管理，則應付管理選項中的容差會讀取采購選項中的容差的值，且在應付系統中不可修改。
8 “結算選項”區域
（1）在商業企業中，有些用戶希望把采購時發生的運費、郵費等費用分攤到采購存貨的成本中?！吧虡I版費用是否分攤到入庫成本”選項就是讓用戶選擇是否要將費用分攤到采購的存貨的成本中。如果選中，則對于采購發生的費用，可以在采購系統的手工結算和費用折扣結算中，將填制的費用發票分攤到對應的入庫單上。
（2）如果選中“選單只含已審核的發票記錄”，則自動結算和手工結算時只包含已審核的發票記錄。
9 結 語
需要注意的是，企業在進行參數設置之前，一定要詳細了解各個選項開關對業務處理流程的影響，并結合本企業實際業務的需要進行設置。由于有些選項在期初記賬或開始日常業務后不能隨意更改，企業最好在業務開始前進行全盤考慮，尤其是一些對其他系統有影響的選項設置更要考慮清楚。建議企業在開始日常的采購業務處理前將賬套做個備份，以免意外情況發生造成數據的丟失。
主要參考文獻
[1]毛華揚，鄒淑.會計業務一體化實驗教程（用友ERP-U8 V10.1版）[M].北京：清華大學出版社，2014.
電力建設物資管理系統主要包括三大子系統，它們分別是采購管理系統、合同管理系統和庫存管理系統。采購管理主要包括采購計劃管理和申購計劃管理；合同管理主要包括合同簽訂管理和廠商信息管理；庫存管理主要包括出入庫管理和材料盤點管理。在電力建設物資管理中，應使用ERP等物資管理軟件進行物資管理，以實現管理與現代信息技術的有效結合，并開發真正適合電力企業發展的物資管理系統。電力建設物資管理系統是一種功能全面的管理系統，可實現建設全過程管理。而在電力建設物資管理系統外部，還可通過接口與子系統有效連接，進而實現系統數據共享。此外，電力建設的物資管理系統還可生成采購單，以控制材料的領取，并監控各個部門的費用情況。
2子系統物資管理
2.1采購管理
在電力建設中，采購管理是一種基于供應鏈的管理模式，是電力企業供應鏈管理中的重要組成部分。在電力建設采購管理系統中，采購部門應對材料采購的全過程進行控制，并協調好企業與廠商之間的關系；電力項目建設技術部門要根據項目工程的進展和需求，制訂適合企業發展的物資供應方案；廠商要定期與電力企業交流和溝通，了解電力企業的物資信息和物資需求，并確定發貨時間，從而做到按時發貨。此外，還要保證貨物的質量和完整性。在電力建設物資采購管理中，必須實現信息交流，降低物資成本和庫存，并優化庫存管理。因此，在采購管理中，廠商與企業之間的信息交流是必不可少的。物資采購管理中的物資信息交流不僅包括企業內部物資信息的交流，還包括企業外部的信息傳遞。企業應掌握內部物資需求的變化情況、物資價格的變化情況等，以此制訂相應的回復單，發送至物資供應商，并實時更新企業內部的物資量變化信息庫。在企業外部信息的傳遞中，企業要為廠商提供必要的信息和技術支持，還要考慮信息平臺的兼容性，并為廠商提供優良的信息平臺，從而為加強交流溝通和提高采購管理系統的穩定性提供技術支持。此外，還要與物資供應商簽訂長期合同，制訂長期契約，且明確契約中的條款和規定，從而完善企業和供應商之間的認證制度，穩定電力企業與供應商之間的長期合作關系。
2.2庫存管理
電力企業庫存管理是物資管理中的主要工作。企業的庫存量決定了物資量，由于庫存量會不定期變化，因此，在企業庫存管理中，應根據不同的實際情況，采取不同的庫存管理方法。對于長期給電力企業提供物資的廠商，應按照自身的物資需求在倉庫進行長期代儲，并在使用物資后定期付款，這種方法主要應用于一類物資；對于二類物資和三類物資而言，可根據電力企業的實際需求，由單位按照計劃送貨，以實現企業“零庫存”；對于企業中第三產業組織生產的產品，應充分利用其優勢，遵循“用多少、提供多少”的原則，直接運送至使用單位，運達后再結算；對于供應正常的電力物資，應應用期貨合同運送模式，以減少庫存量。
2.3合同管理
要想提高合同管理的效率，就要掌握供貨合同的具體內容、電力項目建設施工的具體情況和物資生產的運輸情況，并將了解到的工程材料的生產和運輸情況定期傳達至業主；采用先進的管理設備，選取專業的管理人員代保管合同管理；物資管理人員要定期獲取真實的合同備料，了解生產和運輸情況，定期開展設備管理會議，并將物資信息通報給業主；合同管理人員應及時與廠商取得聯系，順利完成設備的生產和發運，及時統計和整理匯報給業主的相關信息，定期與廠商交流設備的發運情況；根據設備標志選取不同的隔離管理方式，將專業設備和工具隔離存放；加強廠商管理，對供應商進行全面評估，從而建立長期、穩定的合作關系，降低采購成本。
3結束語
為解決目前采購存在的問題，實現高質量、低成本的采購，本文在深入分析原有采購管理模式的基礎上，對采購管理方式進行了全面優化，增加了采購計劃功能，梳理了采購申請審批流程，并通過我所實驗室管理系統開發平臺，以JAVA為開發語言，對設計并優化的功能全部進行代碼實現，實踐證明優化后的采購流程提高了我所采購效率，滿足了實際應用需求。
［關鍵詞］
采購管理；流程優化；實驗室管理系統
1研究問題的提出
當前企業信息化程度日益提高，我所內部已經運行實驗室管理系統，該系統的設備采購模塊集成了采購申請的審批、詢價比價單審批、合同的審批、付款的審批。但是采購計劃的填報與、供應商管理等功能未實現集成，信息化建設還需要加強。另一方面，計量課題的研究周期越來越短，往常5年的研究周期，現如今一個課題項目從立項到驗收，通常為2～3年的時間，因此采購周期也進行了縮短。同樣，航天產品研發速度越來越快，以往十幾年研發一型產品，現在研發周期也大大縮短。由于研制周期的降低，有時甚至要求采購周期縮短為原來周期的十分之一。我所采購流程中的采購申請審批環節通常審批時間較長，效率較低，無法滿足采購周期急劇縮短的現狀。
2存在的主要問題
2．1采購作業信息化覆蓋面不全
隨著對采購管理要求的提高，采購作業規范性要求也越來越高。原有的采購模塊沒有采購計劃填報和詢價比價單功能，實際工作中的采購計劃填報和比價詢價審批環節仍然通過紙質或電子表格形式進行處理，這就存在管控不規范、可能出現采購填報信息不準確、審批過程緩慢、有效信息無法保存和重復利用等問題。
2．2采購審批時間過長
我所采購流程中的采購申請審批環節通常審批時間較長，而且不區分是計劃內采購還是計劃外采購。該采購審批是對申請部門提交的采購信息進行初審，主要考查的是采購需求是否已經列入了年度采購計劃，采購信息的內容是否符合計劃要求，比如采購需求是否是在項目中列支的，預算是否在項目的規定經費中，填報的型號是否符合項目要求，采購人員進行初步詢價和采購需求的核對。
3設備采購管理流程的優化措施
針對采購管理中存在的兩個主要問題，對其產生的成因進行分析，我們給出了以下解決方案，促進采購管理水平不斷提升。
3．1加強采購全過程的信息化和規范化
3．1．1采購全過程信息化和規范化設計
原有的采購模塊沒有采購計劃管理功能，這就存在管控不規范、可能出現采購填報信息不準確、審批過程緩慢的問題，針對這些問題，我們在實驗室管理平臺上新增了采購計劃填報、采購計劃功能。
3．1．2采購模塊信息化和規范化設計效果
首先，在實驗室管理系統的采購流程中增加采購計劃填報和采購計劃表單。將采購計劃的填報實現網上填報，流程審批結束后由采購管理員進行初步匯總。最終確定年度的采購計劃。有助于企業內控及資產的合理利用，降低成本。采購計劃的填報在準確性、統一性、及時性都有很大的提高，增加了歸口部門的職責，對采購計劃的填報進行了初審，大大提高了采購計劃的準時性及準確性，為后續采購工作的開展打下了堅實的基礎。其次，增加了計劃內采購備選庫對后續的采購申請流程優化提供了數據來源基礎，不需要重復錄入。
3．2優化采購申請流程
3．2．1采購申請流程設計
采購申請中約80％以上的申請是計劃內采購，其他是計劃外采購。因此我們把原采購流程區分為計劃內和計劃外兩種類型。對于計劃內采購流程步驟重新設計，精簡冗雜的審批過程，縮短審批時間，同時計劃外采購審批流程不變。由程序根據申請人選擇的計劃類型來判斷后續流程步驟。
3．2．2優化后的采購申請流程的效果
通過此流程的優化，可減少審批的環節，避免了領導因工作忙碌或不在，而導致無法及時審批通過的情況發生，以及重復審批的過程，使采購申請平均審批周期縮短30％以上，大幅加快了審批速度。另外，對可以并行審批的部門實現會簽，節省審批時間，縮短了串行審批的時間，縮短采購管理周期，提高采購效率。
4結語
本文在深入分析原有采購流程的基礎上，增加了采購計劃填報、采購計劃、計劃內采購備選庫，同時優化了原有采購申請流程，把采購申請流程區分為計劃內采購和計劃外采購，并精簡了計劃內采購流程。實踐證明優化后的采購管理方式使我所的采購業務工作流程更加科學、更加規范，并且大大縮短了審批時間，提高了我所采購效率和規范化，滿足了實際應用需求。
作者：郭根 琚小琳 單位：北京無線電計量測試技術研究所
主要參考文獻
［1］中央企業管理提升活動領導小組．企業采購管理輔導手冊［M］．北京：北京教育出版社，2012．
［2］徐杰，鞠頌東．采購管理［M］．北京：機械工業出版社，2009．
關鍵詞：東風集團；采購管理；規模效應
采購管理是企業為了保障企業所需要的物資供應而對企業采購活動進行規范化、科學化的一種約束管理，對企業采購經營活動進行計劃、組織、指揮、協調和控制[1]。企業采購管理在企業生產活動當中起著重要的作用；一方面企業采購管理能夠保障正常的企業物資供應，促進企業生產趨于正?；?，降低因缺少物資供應而產生的經營風險。二方面對于采購管理規范化、科學化手段的實施，能夠保證有效的控制物質生產的成本；三方面企業進行采購管理能夠幫助企業降低物資庫存，提高企業資金周轉率；四方面對采購行為、過程的管理能更有效的控制采購物資的質量。五方面企業通過采購流程的管理，能夠在企業整體管理上實現企業自身管理結構的重組優化，對企業長期穩定的發展產生有利的影響。
一、東風集團采購管理存在的問題
1.采購管理宏觀整體規范化程度低
東風集團是中國四大汽車集團之一，位居中國企業500強第30位，年銷售額達到三千億元左右，是我國具有一定影響力的大型企業。目前東風集團在汽車工業大力發展的政策推動的契機，能夠使得采購活動得到“買方市場”的待遇。但是從整體而言，由于科學化的采購管理發展時期較短、經驗較少，整體采購管理發展在國內還處在中端的水平，仍需要不斷地提高[2]。欠缺的主要方面在于兩點，一是宏觀上在于采購管理尚不能在規模、服務和水平上形成較有國內影響力的大公司、大企業的形象，因而缺乏市場的采購完全競爭力和市場聯動效應，二是微觀上采購信息化硬件配套設施當前還存在欠缺，相關的采購平臺的建設質量和建設周期還缺乏有力的計劃和手段，這間接制約了采購信息化管理的流暢性。同時針對采購物資和采購服務兩大管理內容，還缺乏有效的管理手段，對采購管理服務績效目的性還不明確，沒有形成有效的科學管理機制和流程。
2.采購管理創新能力不夠且沒有制度保障
采購管理對企業的采購計劃進行制定和管理，為企業提供及時準確的采購計劃和執行路線。雖則東風集團在采購管理整合上均有很大的突破，但是如果將東風集團采購功能對企業的促進作用量化來看，我們不難發現其效果甚微。針對于企業而言，采購管理創新獲得能力、采購管理創新決策能力、采購管理創新共享能力、采購管理創新轉化能力、采購管理創新運用能力和采購管理創新管理能力是采購管理環節提升企業工作績效的基本能力。其關鍵發展還是在于采購管理發展模式更新和大膽嘗試。如果東風集團一味的把采購的目的當做為庫存而采購、將質量控制通過事后控制、并缺乏對供應商的有效評價與管理的問題、對采購管理的細節和力度不能把握就喪失了創新發展的機遇。采購管理的方式和管理運作的模式也需要進行探索和總結。另外東風集團在采購管理體制、運行機制等綜合管理的考評上還缺乏相應的綜合考慮，沒有貼近實際采購管理的情況的總結與研討，在采購工作管理目標、采購管理系統、采購管理工作內容、標準采購作業程序、標準采購作業細則、公司采購規程、采購工作實施辦法均存在欠缺，由此東風集團在采購管理運行的評價上還缺乏相應的制度保證。
3.采購管理手段缺乏核心支撐
采購管理手段來源于眾多方面的控制和影響，針對于東風集團而言最主要的還是采購市場、采購供應成本、采購物流運輸等方面的問題。東風集團采購管理手段整體上呈現弱勢的原因就在于沒有采購管理核心來支撐整個體系的運行：一是采購管理核心框架建立不完善；采購管理產品的結構存在混亂，體現在為了短暫利益而盲目采購行為沒有受到約束，沒有進行事先的評估和綜合的定位，致使采購服務層次結構重復，沒有形成高低層次、錯落有致的采購管理分類。一方面在零部件缺乏統一有效的管理體系，對科學化合理采購手段內涵挖掘不夠、導致采購混亂、分散采購眾多，致使采購產業鏈沒有形成。二方面落后的采購價格管理手段，缺乏相對的綜合管理，挖掘不足，沒有形成想對應的流暢產業鏈，缺乏快速響應市場需求變化的能力。三方面定價管理方式落后，只是追求采購短期的利益。四方面關鍵性環節的欠缺，采購部門與其他部門相互獨立、分離，影響作業流程的協調性不能進行縱橫的相互聯系。
4.采購管理資源開發項目不明確
采購資源包括采購計劃、采購信息、采購項目、采購統計數據、招投標流程等項目，只有針對每一個項目進行必要的實踐活動，把握住管理的關鍵、簡化程序、實行高效管理才能夠達到規范的采購行為[3]。沒有進行充分的準備，缺乏一定市場調研，致使采購方式方法的形式老套，不僅不能形成采購規模效應，也使得企業采購成本加大。采購管理資源主要從供應商管理、專家管理采購、資金管理、系統管理幾方面展開。針對供應商管理要解決幾個問題：一是如何選擇優秀的供應商呢？二是如何與供應商保持穩定的戰略合作關系呢？三是如何防范采購過程的風險？針對于專家管理采購需要對專家資源進行采集、分類、加工、入庫，并建立一套行之有效的項目評審專家庫管理系統。針對于資金管理、系統管理要著實考慮資金的合理調配、管理的協調兩個方面。東風集團采購管理沒有能夠明確采購資源的利用與開發，并未形成采購高效管理而產生對企業有利的經濟價值，使得采購管理存在盲區和漏洞。
二、東風集團采購管理對策
1.加強采購管理規范化的運行
采購管理的目的就是為了保障供應、加強供應鏈管理和信息管理。宏觀上不能形成采購管理的規模和采購信息建設的滯后，必將嚴重影響到企業的績效。東風集團績效管理在采購供應鏈管理中具有核心功能，其目的就是使得供應鏈的管理成本降低，與此同時不能降低物資供應的品質。這兩個方面關系到市場競爭的問題，沒有科學化的管理的規模和采購信息建設，就不能為企業提供高質量的采購服務和低成本的供應鏈運行，完全使得采購管理的市場競爭力下降，造成采購管理在市場經濟條件下面臨困境。在采購管理過程當中，要充分發揮采購人員的服務熱情和積極性，做到以人為本，構建良好的內部機制，來保證采購管理的有效性。采購管理管理與開發是一個較為復雜的系統，需要各個方面進行合理的配合和科學化的指導，用市場來進行效果的檢驗，進行不斷的探索。
2.加強制度建設促進采購管理創新
企業創新是企業的生命活力，針對與采購管理而言也是如此。東風集團需要建立完善的采購制度，在采購管理創新獲得能力、采購管理創新決策能力、采購管理創新共享能力、采購管理創新轉化能力、采購管理創新運用能力和采購管理創新管理能力有所突破。據此建立完善的采購工作管理目標、采購管理系統、采購管理工作內容、標準采購作業程序、標準采購作業細則、公司采購規程、采購工作實施辦法，并將將評價機制至始至終融入采購管理當中，形成了評價的有效性和采購管理的完整性，使得服務供應鏈能夠最大化的發生起作用，為采購管理打下了堅實的基礎，達到采購管理創新的目的。由于采購管理使得采購活動得以規范，滿足了企業生產的要求，使得采購管理的正規化程度大大提高，這直接導致企業生產效率的提高。
3.增強采購管理手段
企業的需求是采購管理必須要重視的問題，采購管理要增強采購管理手段，首先要對企業采購的需求進行分析整理和研究；針對于東風集團，要堅持以企業需求為導向、提高服務質量為目標的采購管理方式方法。一方面在零部件建立統一有效的管理體系，科學合理化對采購產業鏈形成的機理進行探討研究，找出短板并加強整改工作。二方面對采購價格管理充分挖掘，橫向比較力求數據的完備性。三方面在定價管理方式上，放棄追求短期采購的利益的做法，積極尋求綜合性的定價策略和手段。對不同類型的、不同結構形態的、不同特征的、不同區域的、不同發展的物資商品進行詳細的研究和歸類，利用信息整合手段和資源調配以有效手段來進行分析研究和實施，從企業實際出發加以合理的采購安排；對于空間分布、時間分布、運輸特征進行詳盡的研究和探討，在此過程當中還需要加入成本精細的考慮。
4.加強采購資源開發管理建設
資源管理在某種程度上說與采購供應和采購需求有著密切的關系。采購行為要從多種途徑上進行分析和考慮，既與社會效益與經濟效益有人密切的關系，也與市場高峰期的要求和低峰期的需求相互掛鉤，通過兩種不同的需求，來合理的安排采購項目和內容等等方式和手段，達到資源管理的有效性。其中東風集團應在采購計劃、采購信息、采購項目、采購統計數據、招投標流程等項目環節落實好，在集中采購方式的引導下，建立完備的硬件設施和高效率的信息化處理方式，對數據處理采取集中化的管理手段，建立包括初步采購預算、采購規劃和實施方案在內的采購管理創新手段，有效地將整個采購管理過程當中的每一個細節、每一個過程、每一個信息的反饋形成通暢的流動系統，這對于信息的收集、信息的成立、資源的調配、資源的整合完整性有較大的提高和完善，能夠將管理作用職能發揮到極致。
三、結語
當前汽車行業產值高、利潤率低、行業競爭激烈，為了企業的生存和發展，必須努力降低成本。東風集團需要針對采購管理中存在的問題進行了詳細的分析，找出了問題根源，并針對問題提出了解決方案。本文針對東風集團采購管理進行認真的研究，相信會對其采購管理有一定的指導和借鑒作用，可以提高采購的效率，增加東風集團的經濟效益，增強東風集團在市場競爭中的優勢。
參考文獻：
[1]鄭新.企業采購管理發展趨勢研究[J].管理觀察.2009（07）
[關鍵詞] 印刷企業 ERP 采購管理
目前中國的印刷業中,隨著競爭的激烈和工藝的日趨成熟，印刷企業的利潤已相當微薄。采用ERP(Enterprise Resourse Planning)系統進行管理,可以降低庫存量、減少延期交貨、縮短采購提前期,使企業在信息化的競爭中占據優勢。這使得ERP在印刷業逐漸升溫,越來越多的印刷企業開始采用ERP管理系統。面向訂單生產的中小型印刷企業，其生產模式為多品種、小批量、系列化，按訂單組織生產,按計劃采購原料。面對不同的訂單,所需采購的原料可能各異,供應商也不相同,但印刷企業一般對印品交貨期要求很高,這就要求嚴格控制原料采購交貨期和質量等指標。而從物流管理的角度看，最初采購執行的是否成功將直接影響后繼的生產和企業利潤,因此采購在印刷企業中是必須控制好的一個環節。
一、印刷企業傳統采購方式及其弊端
印刷業屬于加工型行業，采購物資的質量直接決定印品質量的好壞。在印刷企業各項支出中，采購對印品成本影響較大，采購費用約占成本的10％～30％。因此采購在印刷企業中占有重要的地位和作用。
印刷業在傳統的采購模式中，采購的目的很簡單，就是為了補充庫存，即為庫存而采購。采購部門并不關心企業的生產過程，不了解生產的進度和產品需求的變化，因此采購過程缺乏主動性，采購部門制定的采購計劃很難適應制造需求的變化。在傳統的模式中，采購職能通常相對分散，采購信息零散，采購單價高；采購部門龐大，占用較多人力而效率低下，錯誤率高；不透明的采購流程造成暗箱操作，導致企業資本流失；供應與采購雙方在信息的溝通方面缺乏及時的信息反饋，在市場需求發生變化的情況下，易出現庫存原料積壓和采購不到的問題。在印刷企業利潤最大化過程中，有效的降低采購成本已經刻不容緩。因此，不少中小型印刷企業已經采用了ERP系統進行企業采購管理。本文淺議了在ERP環境下中小企業實施采購管理的優勢。
二、ERP環境下印刷企業采購管理模塊的實施及其優勢
印刷業ERP系統一般包括系統維護、人力資源管理、生產管理、物流管理、財務管理、報價管理及訂單管理。采購管理子系統是企業資金流的重點，所以采購子系統必須要能夠做到合理的價格分析和制定準確的計劃采購。這樣,才能使得企業以最低的價格購入合理數量的物料。一般情況下,印刷企業采購管理流程如下:
1.制定采購計劃。印刷企業制定采購計劃分為兩種情況，一是根據庫存量和各部門的申請計劃制定所需基本輔料采購計劃;二是在接到客戶訂單后，根據客戶提供的訂單物料需求量、庫存系統提供的實際庫存量、采購系統提供的在途采購量等數據為依據，計算出為滿足計劃生產所需的物料，并以此作為采購計劃的依據。采用采購管理系統制定采購計劃，可以節省大量的時間，同時可降低企業非合理庫存。
2.確定供應商。確定采購計劃后,通過采購管理子系統的供應商管理模塊查詢是否有合適的供應商。若有合適的供應商,根據供應商檔案記錄的相關信息對供應商進行綜合評價和分析,選擇合適的供應商進行洽談。若沒有合適的供應商,進行貨源調查，通過評審確定新的供應商并將其基本資料添加到供應商基本信息中。對供應商信息維護,主要是實現供應商信息的歸檔管理，將供應商的基本信息統一記錄在系統中,建立合格的供應商列表，并為各種采購物料指定是否要求采用合格的供應商。通過系統提供一系列供應商的評估報表,可以通過定期運行“供應商價格績效分析報表”、“供應商質量報表”、“供應商服務表現分析報表”、“供應商過期發貨報表”和“過量發貨報表”來考核供應商業績。統一的供應商管理可以使提供的供應商信息全面、準確,也便于對供應商進行考核和分析，使下一次采購時供應商的選擇更加科學。
3.制定采購訂單。根據實際的生產計劃，核準采購的必要性和采購條件的正確性，并與供應商簽訂供貨協議，以確定交貨的日期、數量、地點和付款方式等。核準并制定采購訂單，將所需信息錄入系統。各部門的物料需求請購單要由采購部門編寫采購訂單，經過主管審核后，下達給供應商所需的采購物料。采購訂單下達時，系統會自動將請購單的狀態轉化為“已確認”。當采購的物品入庫時，系統會自動將采購訂單狀態轉化為“已完成”。入庫單被財務部門結清貨款時，系統會自動將采購訂單狀態轉化為“已結清”。在采購訂單管理窗口中，首先會以紅色警示急需的物料，采購人員要注意跟蹤，以免造成生產線因缺料停工。系統可以依據供應商、物料名稱、時間段、采購訂單的審核狀態、下達狀態、完成狀態等條件非常方便的進行查詢和統計分析，使采購訂單的制定更加準確省時。
4.訂單跟蹤。采購過程中，通過控制采購的進度和抽檢貨物質量等方法進行采購訂單跟蹤。系統可以對執行該訂單的各個環節可實現即時跟蹤和監控，同時還可以設置各個環節的完成時間限制,并實現預警功能。每一個任務和環節做出變動時,相關人員都能接到通知，便于做進一步的查詢和確定下一步的操作準備等。通過訂單的跟蹤,可以將采購過程中的差錯降低到最低程度。
5.采購收貨。采購部門在接到收貨單據后,查找要貨記錄并核對(或填寫)本次進貨價格,在要貨記錄上進行標記，修改庫存管理系統中的庫存記錄,以備察看。系統要記錄每個供應商的到貨情況,同時還要把供應商資料及相關聯的收貨數據關聯起來,提供查詢統計功能。對采購收貨的數字化管理,為準確的評價供應商提供了合理的依據,也使采購過程中供應商的確定更加科學。
總之，在ERP環境下，印刷企業如果能積極的實施采購管理模塊的功能，企業必將最大程度實現零庫存，企業的采購成本也一定能得到較大幅度的降低。
關鍵詞：客車裝配 采購管理 基礎數據
Purchasing management solution of an airbus enterprise
Abstract： In view of the existing problems of an airbus assembly enterprise， the system demand analysis was carried on. And the system functional requirements were proposed. A solution based on data management of purchasing management system. It helps the enterprise to realize the information management of the business of purchasing.
Keywords： airbus assembly； purchasing management； base data
一、引言
某客車股份有限公司產品以中、高端客車為主，制造能力達到國內領先水平。但該企業的采購管理仍采用紙質單據的人工管理模式。這樣的管理模式難以有效系統地跟蹤供貨情況，使企業資源不能有效循環，進而引起工期延長等問題，對生產造成極大影響。因此，將信息化技術引入企業的采購管理迫在眉睫。
ERP作為管理軟件的“代名詞”，代表著集大成和全面管理形象，往往被認為是高層次用戶的“專利”。為了獲得未來競爭的優勢，國內外大型企業紛紛在企業內部進行信息化改革和業務流程再造，引入企業管理軟件，實施標準的ERP產品等。但對于大多數企業來說，地域和行業差異顯著，標準的ERP產品不可能解決所有問題。因此，將ERP系統直接引入所有企業是不現實的，為適應各個企業實際需求，需要根據具體情況構建自身的管理系統[1-3]。
本文以某汽車裝配企業的采購管理為背景進行闡述，根據企業需求構建一個物資采購的管理系統，從而實現采購流程的動態管理。
二、需求和功能要求
本客車裝配企業采購業務環節基本采用人工記賬的傳統方法，這種方法即容易出錯又會導致物資賬目混亂，同時對在庫存查詢和統計也非常不便。而且這種傳統方法費時又費力，嚴重時甚至會給企業造成難以挽回的經濟損失。如何管理好企業的采購業務，使整個企業協調一致，高效率地運轉，是企業急待解決的問題。該企業目前采購業務的需求和功能要求如下。
（一）供應商主數據維護。目前用紙質單據管理供應商目錄，無法將相關數據用于供應商管理評估，并且難以有效系統跟蹤供應商的供貨情況。
（二）采購策略及合同的管理。價格無周期管理，對長期未采購的物料無法控制其價格的有效性，對于修改的價格無歷史記錄可查詢。
（三）采購計劃管理。目前采購計劃依據生產計劃手工分解、制定。
（四）采購訂單管理。目采購訂單的執行情況分析對比都是手工工作，費時比較多，不能通過系統展現。目前部分低值易耗類物料采購及庫存沒有進行系統管理。
三、系統解決方案
采購系統管理實際上是從對基礎數據管理上，實現供應商、采購計劃、采購訂單等信息的管理。
（一）采購計劃管理
系統中采購件的計劃可以通過內部運行產生，不在系統中的物料，可以通過設置安全庫存再通過系統運行產生計劃或手工創建采購申請進行申購。要求系統基礎數據輸入必須準確。數據不準確將會造成缺料，以至于影響生產。采購員分配采購申請并根據采購申請創建采購訂單，下達到供應商，并跟蹤到貨情況，最后進行發票校驗。系統管理流程如圖1所示。
系統在統一參考生產計劃、安全庫存、供貨周期及檢驗周期的基礎上，通過運行系統，自動生成建議的采購計劃。在系統中通過做計劃預測方案，系統自動給出長周期采購物資采購建議。
（二）采購定價管理
由于供應商的報價是含稅價格，因此通過例程類函數的增強實現在系統中輸入含稅價格，系統可根據稅碼自動計算出稅額，然后得出凈價返回到采購訂單的行項目。對于運費等采購附加成本，通過條件類型做成計劃交貨成本。如果實現某個人管理采購含稅價格，另外一個人做采購訂單，采購訂單中不能手工維護價格，需要建立物料在多個工廠的信息記錄，在工廠下達采購訂單時自動帶出物料單價。對于裝卸費等其他費用，在訂單中不體現，供應商開來發票，直接校驗到物料的相應存貨科目中。
系統建立采購合同實現對采購業務流程的統一管控，建立業務鉤稽關系，實現價格控制、貨源、采購執行及跟蹤、采購分析等業務的閉環管理?？筛鶕少徍贤y計物料采購情況。
（三）標準采購訂單管理
【 關鍵詞 】 SAP；物采系統；融合銜接；數據對照轉換表；中間數據庫
1 前言
SAP與物采系統（中國石油物資采購管理信息系統）融合設計是為了解決集團公司及下屬地區公司、分公司SAP與物采系統采購數據傳遞的解決方案。融合銜接設計很好地聯接了SAP與物采系統，使SAP與物采系統得到了實時數據的傳遞。
通過解決方案，實現數據一次性錄入，多方共享，保證公司SAP系統、物采系統數據的完整性，滿足企業物資采購管理的需要。
2 SAP和物采系統介紹和問題
物采系統是中國石油天然氣集團公司開發的一套中國石油物資采購管理信息系統。物采系統就是為了滿足物資采購管理和采購交易為一體的業務管理需要，促進業務處理自動化、業務管理規范化、決策支持智能化，支撐“集中采購、分散操作”。實現中石油集團公司信息化的發展目標，在“一個全面、三個集中”要求下，按照中石油企業物資采購管理制度，為提高物資采購管理水平、開發的集成物資采購管理信息系統（簡稱物采系統）。
物采系統的應用范圍包括總部及所屬企事業單位和供應商。主要以采購供應鏈為主線，覆蓋采購管理和交易全過程，實現采購業務全流程、全覆蓋。業務分級授權管理，采購物資品質覆蓋中的60大類所有物資。架構包括了系統門戶、交易平臺、業務管理平臺、基礎管理平臺及決策支持平臺。
物采系統是基于i2采購交易軟件進行客戶化開發的，并與SAP、公共數據編碼平臺等系統通過企業服務總線（ESB）實現異構系統間有機集成。
SAP系統是國外一套先進的企業信息管理系統，而物采系統是根據B2B交易方式創建的物資采購管理信息系統，它是根據企業自身特點創建的一套物資采購管理信息系統。而SAP系統在物資采購方面功能不是特別突出，與企業自身物資采購特點也不是銜接得特別好。這就造成了在物資采購方面，企業只應用了主數據創建和維護、創建采購訂單、發票校驗、物資采購申請、貨源清單創建和維護這幾個功能。而物采系統主要功能就是在物資采購方面集中統一采購管理，特別突出采購方面功能，結合了企業物資采購管理自身特點。
物資采購管理信息系統主要功能包括了計劃管理、采購交易管理、合同管理、結算管理、物料管理、價格管理等相關功能。SAP系統和物采系統之間就好像SAP系統負責創建采購訂單、物資入庫與結算。而物采系統負責物資招標、供應商管理、價格管理、合同管理等功能，它主要突出了采購管理功能。
怎么樣才能更好地把SAP系統與物采系統這兩套設計功能不同的系統融合銜接到一起，組成一個完善的物資采購管理信息系統？
3 融合銜接流程設計
作為中國最大的跨地區集團公司，它下屬地區公司繁多，轉換數據量大，各個地區公司業務也有差異，所以不能簡單地使用SAP與物采系統接口轉換技術進行數據傳遞。為此經過調研特此進行了設計方案。
根據企業下屬地區公司繁多，需要轉換數據量大，各個地區公司業務有差異等特點采用在企業總部建立統一的數據管理系統，服務于SAP采購數據與物采系統數據形成對照及轉換；數據對照轉換表統一維護，只有一套對照轉換表，維護后自動保存到SAP和物采系統中。在物采系統進行采購計劃申請、采購、審批、采購談判、采購招標、采購訂單、訂單查詢等相關業務，當這些業務進行完成后，物采系統自動生成訂單。
當生成訂單的同時，根據數據對照轉換表在SAP系統中自動生成采購訂單，并且物采系統訂單和SAP系統采購訂單形成對應。而后由SAP系統進行采購訂單審批、入庫發貨、采購結算等后續的工作。通過“訂單轉化接口”物采系統實時向SAP系統轉換采購訂單。
通過上述方案，采購數據由物采系統錄入，傳遞到SAP系統中進行處理，保證了企業物資采購業務流程的完整性，加強了企業物資采購業務管理的需要。
而在SAP和物采系統的供應商和物資編碼都通過由編碼申請平臺申請要求進行申請，編碼申請平臺將申請下來的編碼同時傳遞到SAP和物采系統中。這樣就形成了編碼及物資單位的唯一性、一致性、及時性，更好 地保證了SAP和物采系統的融合銜接。而對這些編碼的管理全部由物采系統進行管理，并對供應商管理更加科學細化。
結合企業及下屬地區公司繁多、數據量大特點，在SAP與物采系統數據庫里分別建立了SAP與物采系統數據對照轉換表，根據數據對照轉換表建立了中間數據庫，從而進行物采系統訂單和SAP系統采購訂單字段之間相互轉換，保存到中間數據庫。如圖1所示。
數據對照轉換表主要保存在中間數據庫，數據對照轉化表主要根據SAP和物采系統數據形成一一對應的邏輯關系。數據對照轉換表主要包含主數據和訂單轉換表。物采系統根據數據對照轉換表把相關數據轉換成SAP系統所需要的數據，從而使SAP系統隨機生成采購訂單進行相關業務操作。然后SAP系統把創建的采購訂單業務操作完成后，在物采系統就可以進行采購訂單查詢等相關操作。
這樣就使SAP和物采系統的采購業務銜接在一起，使物資采購業務流程形成了完整性。加強了企業物資采購業務管理的需要，實現了管理與交易一體化的統一物資采購信息平臺，促進了物資采購業務處理自動化、業務管理規范化、決策支持智能化的要求。
4 結束語
通過SAP與物采系統融合銜接設計，很好的完善成了企業物資采購業務流程，使企業物資采購管理信息系統與SAP系統形成一體，實現了管理與交易一體化統一的信息平臺。很好地滿足了SAP與物采系統融合要求。通過SAP與物采系統融合銜接設計，它為今后一些系統的融合銜接提供思路，更重要的是也為今后其它系統與SAP系統的融合提供了參考與借鑒。
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隨著科學技術的發展，計算機數據處理技術已在會計領域廣泛運用。而會計電算化的產生，也使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，各種會計軟件的應用大大提高了會計工作質量和會計工作效率。因此，會計軟件的教學過程逼近真實的企業使用環境成為已成會計教學中迫切需要解決的問題。
二、AH公司導入用友會計軟件示例
1.AH公司簡介
AH公司是專門從事水質測試的高新技術企業。公司從事水質分析、水質分析儀器設備供應、水質環境保護技術支持、水華產品新技術推廣、測試服務、維護和培訓等。AH公司建立了全國性產品銷售和技術服務網絡。
2002年，AH公司通過ISO9000：2000質量體系認證。
2004年，AH公司成為美國HACH公司的中國授權商。包括：在線實驗室分析系統，在線檢測、控制類儀表，應用于飲用水、污水處理、環境監測、水利、工程建設、衛生監督、科研教育等水測試分析領域。公司在北京、遼寧、重慶、山東、浙江、江蘇、福建、內蒙古等地設立辦事處，為廣大用戶提供便利和專業的水質分析和測試服務。
綜上，AH公司是從事產品銷售和技術服務為一體，多種經營相結合的中等規模的企業。
2.公司導入用友會計軟件的必要條件
AH公司是中等規模的企業，它的年銷售額12億元人民幣左右，具有比較復雜的供應鏈系統和財務會計系統。隨著公司業務的不斷發展，導入合適的會計管理軟件勢在必行。經過權衡，公司決定選用用友會計軟件。
一般而言，復雜的供應鏈系統和財務會計系統是公司導入用友會計軟件和必要條件。具備這兩個條件一般都是中大型企業。
供應鏈系統包括：采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算四個方面。
財務會計系統包括：總賬、應收款管理、應付款管理、固定資產管理四個方面。
企業的財務系統與其管理戰略是相輔相成的，企業若想在供應鏈管理的實踐中取得成功，必須建立起與之相匹配的財務管理系統?；诠溗枷氲钠髽I財務管理系統，始終貫穿于企業的物流、資金流和信息流三大循環之中。在此系統中，外環是企業的物流環，它以客戶和訂單管理為入口，根據訂單下達生產計劃，制訂采購計劃，采購管理系統根據一定的準則選擇合適的供應商，原材料經過質量檢驗后入庫投入到車間進行生產最后，產品通過分銷系統的管理方法送給客戶，實現實物的循環流動。系統的內環是企業的資金流，它具有與企業物流循環相同的流動方向，從付款到收款，實現企業資金的循環，利益創收。在這個內環中，還包括了人力資源管理、設備管理和成本管理三個企業內部管理的重要環節。
明白企業的財務系統與供應鏈系統的關系，才能理解企業導入用友會計軟件的必要性。
3.合作導入過程簡介
2009年，AH公司從本公司的發展現狀和實際需要出發，決定在會計管理中導入用友會計軟件，提高會計工作質量和效率。
從軟件安裝到最終調試完成，歷時一個半月。在使用前，AH公司對會計人員、銷售管理人員、采購管理人員、庫存管理人員和存貨核算人員進行專門培訓。人員培訓依據AH公司用友用戶守冊進行。
AH公司用友會計軟件的導入過程充分說明，用友軟件的用友技術人員和精通會計專業的公司會計人員，在用友軟件導入過程需要通力配合。最終成果的取得是艱難、艱苦的奮斗歷程。
下面采擷實施過程的部分內容作闡述，是為引玉之舉。
三、項目總體解決方案
這是項目的宏觀整體規劃。是實施過程的高瞻遠矚部分。在用戶手冊中，用流程圖和流程描述兩個基本方面進行闡述，做到容易理解和操作方便。
圖1 項目總體解決方案流程圖
流程描述：①采購管理的采購訂單作為庫存管理系統的入庫依據，采購發票作為確認應付的依據。②銷售管理的銷售訂單作為銷售業務的起點，銷售發貨單作為銷售出庫的來源單據，銷售發票作為處理收入的依據。③庫存管理審核各種單據，并作調撥單及調整單。④存貨核算審核并處理所有的出入庫單據，并生成憑證傳到總賬系統。⑤應付管理審核采購發票生成應付憑證。⑥應收管理處理銷售發票和收款單，生成憑證傳到總賬。
過程描述部分是在開發成果體現在用友用戶手冊中。市場營銷人員和會計人員都擁有用友用戶手冊。
四、供應鏈系統
這是兩大系統之一，是企業的經營部分，直接縱橫于市場。
1.采購管理流程
適用范圍：大供應商采購、其他采購業務。
流程描述：①由商務部人員將紙質采購合同傳遞給財務部人員，財務部人員打印清單并審核。②商務部接到供應商的到貨通知后，將詳細信息通知財務部人員，財務部人員根據采購到貨通知信息，在U8系統根據“采購訂單”生成“采購到貨單”并審核。③商務部收到供應商的紙質采購發票后及時傳遞給財務部人員，財務部人員參照此在U8系統中根據“采購入庫單”生成“采購發票”并結算。④財務將采購入庫單在存貨核算模塊記賬，并在月末生成憑證。⑤對于生成的采購發票系統自動傳遞到應付管理模塊，需財務人員審核。⑥在應付系統，財務人員將采購發票、付款單生成憑證自動傳遞到總賬系統。
2.銷售管理流程
以分期發出業務的流程圖和流程描述作為示例闡述。與分期發出業務相對應的是期貨開票業務，其適用范圍是先開發票后發貨的業務。本部分將盤點業務單列說明。
（1）分期發貨業務
適用范圍：先發貨后開發票的業務。
圖3 分期發貨業務流程圖
流程描述：①銷售部業務員與客戶簽訂新的銷售合同后，財務部人員在U8銷售系統輸入“銷售訂單”并審核。（二次開發完畢后，可將銷售部在AH公司內部網系統輸入的銷售訂單直接導入U8系統，由財務部人員審核銷售訂單）；②發貨時，財務部手工將需要發出的存貨從實倉庫調撥到發出庫；再根據“銷售訂單”生成“銷售發貨單”并審核。由財務人員再對“銷售出庫單”進行審核，可批量完成；③需要開票時，根據“銷售發貨單”生成“銷售發票”，系統自動傳遞到應收系統，以“銷售發票”確認銷售收入及成本等；④若收到客戶款項，由財務部人員根據“銷售發票”生成“收款單”，并進行核銷；
（2）盤點業務
盤點業務是及時了解庫存情況，也是及時掌握采購和銷售的差量問題。在生產和運作管理中，對庫存有專門的研究。簡而言之，庫存過大和過小都不適合。
圖4 盤點業務流程圖
流程描述：（略）
以上是公司的供應鏈管理部分的擷珠。這部分是企業在市場中獲取利潤的重要部分。其實供應鏈管理本身就是一門實踐性強的學問。
五、財務處理
在月末時，財務部在存貨核算、應收、應付模塊對所有的業務單據處理并生成憑證。日常發生的各種費用支出在總賬模塊直接輸入憑證處理。
在本部分應該包括存貨核算模塊。文章略去本部分。
1.應收管理系統
適用范圍：企業實現收入，收取款項的過程。重在客戶回款的管理。應收管理系統對企業了解市場狀態，調整企業經營策略有輔助作用。
流程描述：①財務收到銷售部門的發貨單后，在銷售管理系統中參照銷售發貨單生成銷售普通發票并輸入結算信息。確認無誤后，復核。②在應收管理系統審核銷售發票，確認應收賬款。③財務部門還需要對已有發票并收到款項的客戶在應收管理系統進行核銷操作。④財務部門對銷售發票和收款單生成憑證。⑤月末，以上業務處理完畢后，將應收管理系統進行月末結賬。
2.應付管理系統
適用范圍：企業依采購行為結果，支付款項的過程。重在采購供應商的管理。應付管理系統對企業經營狀況，調整企業采購策略有輔助作用。
圖6 應付管理系統流程圖
流程描述：①財務部對每一張采購入庫單和供應商對賬后，參照“采購入庫單”在采購管理系統生成“采購發票”并結算。②財務部在應付管理系統對“采購發票”進行審核，確認應付賬款。③啟用期后，當給供應商付款時，財務部門在應付管理系統根據審核后的“采購發票”生成“付款申請單”并審核，系統自動生成“付款單”，需審核。④如果供應商是預付款，則財務部門在應付管理系統生成“預付款單”并審核。⑤月末，以上業務處理完畢后，財務部門需對應付管理系統進行月末結賬。
應付管理系統、應收管理系統與庫存管理系統三方緊密配合，相互溝通信息，及時反映企業的經營狀況。
3.總賬系統
主要用來進行憑證處理、賬簿管理、個人往來款管理、部門管理、項目核算和出納管理等，是財務系統的核心模塊，與多個系統集成應用，包括應付款管理、應收款管理、存貨核算、UFO報表、財務分析。
圖7 總賬系統流程圖
流程描述：①對于應收業務、應付業務及存貨核算生成的憑證自動傳遞到總賬系統。②除此之外的憑證，比如費用支出憑證等需要在總賬系統手工填制憑證。③月末，還需要結轉期間損益，期間損益結轉生成的憑證也需要審核及記賬。④待各模塊的業務都處理完畢，且其他模塊都已結賬后，總賬系統便可進行月末結賬。
以上是會計管理系統的擷珠。會計管理系統一方面服務供應鏈系統，另一方面控制供應鏈系統。
商務部、物流部、銷售部和會計部之間需要密切配合，不能相互拆臺。
六、用友會計軟件教學實施
現在，高職院校的辦學條件極大提高，校企合作成績斐然。課堂有了大課堂的概念。大課堂包括教室、實訓室、企業。
教學實施過程中，應該2至4學時在教室講理論，12學時以上在實訓室進行操作，有條件的到企業進行觀摩學習。
負責用友會計軟件教學的老師應該至少在一家企業實際觀摩學習過。
學生在實訓室的實際操作，應該以某一企業作為樣本，如果擁有用友會計用戶手冊則更好，能達到接近真實環境的效果。
另外一個更高的境界是學校與企業合作導入用友會計軟件。學生可以參與，報酬相對少些。
一、信息技術的優勢特點
在信息技術發展迅速的社會中，各個行業的發展都離不開信息技術，信息技術憑借著其強大的信息綜合處理功能，實現了信息管理的新方式，利用各種軟件實現了信息綜合，可以按照操作者的意愿進行信息處理。同時互聯網技術的應用，實現了信息之間的互通，將世界變得很“小”，可以實現遠距離的信息傳遞，這對于物資采購管理而言很關鍵，通過互聯網信息收集實現物資對比，最終選擇合適的產品，這對現代物資管理有很大便利性。
二、物資采購管理面臨的問題
（一）供求信息缺乏針對性。一是存在著多批次小批量的問題。二是物資供應生產廠家的批量生產存在著高批量的問題，實際需要與供應量不匹配。三是未對供應商資料進行實時檔案化管理，對供應商的推薦、考核、使用不規范。
（二）供求信息有效性不足。供求信息是物資采購管理的基礎，可靠的供求信息便于石油企業和物資供應商之間進行溝通和買賣，同時有效的信息是采購管理的基礎，現階段物資供求信息可靠性不足，經常會出現完整性、實時性等方面的問題。例如對于同一種物資，有多個供應商，物資信息提供不全，在采購過程中會造成物資質量與要求不符等情況；對供應商的實際情況不了解，導致在選擇供應商時僅根據檔案記載情況對供應商進行選擇，缺乏對供應商現階段的調查了解。
（三）缺乏科學的物資采購管理體系。一個科學有效的管理體系對物資采購很重要，在激烈的市場競爭和飛速發展的科技面前，專業的管理人員、規范的采購形式和統一的采購渠道都需要一個科學的管理體系支撐?，F階段物資采購管理中缺乏專業的管理人員，由于企業對物資采購工作不重視，忽視對相關人才的引進和培養，使得工作人員技術、思想等方面都受到影響。同時采購形式和采購渠道管理不到位，造成了物資采購工作問題不斷，影響工作的穩定性。
三、信息化在物資采購管理中的應用措施
石油企業要充分認識到信息技術的重要性，將其運用到企業管理的各個方面，尤其是物資采購這種工作量大且復雜的工作，更需要信息技術的輔助。
（一）建立物資采購管理平臺。采購管理平臺的建立是實現信息化的關鍵一步，石油企業要針對物資采購管理的特點進行分析，設立科學有效的物資采購平臺，充分利用互聯網的優勢進行信息收集整理，將管理平臺打造成集物資信息、供應商信息等為一體的自動化平臺，實現平臺訂單管理系統，實現物資采購管理自動化。要注重信息平臺的宣傳，讓更多供應商參與到平臺的建立中去，實現信息平臺的建立完善。
（二）實現內部管理信息化。物資采購不僅需要和供應商之間進行溝通，還要與企業其它部門保持密切溝通，對各部門物資需求情況進行了解，以便更好地進行物資采購。針對這種情況建立信息化檔案，利用物資精細化管理系統對各部門物資詳細情況進行記錄分析，通過系統平臺實現信息對比，進行信息調用，確保信息可靠性。也便于對各個部門物資需求情況進行詳盡分析，制定分析表、分析圖，便于資金管理等工作的進行。同時能夠有效避免因為物資剩余或者采?過多造成的物資浪費。
［關鍵詞］連鎖店；物流；采購管理；問題；最優化
［中圖分類號］F252［文獻標識碼］A［文章編號］1005-6432（2012）23-0019-02
1 前 言
連鎖店的物流采購涉及面廣,管理難度大。因而,在實際的物流采購管理中存在諸多的問題,諸如利益沖突、結構鏈不完善、管理信息化程度不高等,都嚴重影響著管理的有效性。因此,采取有效的管理優化措施,尤其是管理制度的完善,對管理流程起到創新性的作用。所以,面對現代化的物流環境,實現良好的物流采購管理,是連鎖店經營發展的基礎。
2 連鎖店物流采購管理的問題
隨著我國改革開放的不斷深入,各類連鎖企業成為經濟發展的重要組成部分。連鎖店經營過程中,物流采購是整個經營鏈的核心環節。我國的連鎖店的形成比較晚,尤其是現代物流體制還不夠完善,連鎖店在物流采購管理中存在諸多的問題,尤其是管理信息程度低,嚴重影響著采購管理的有效性。
2.1 企業與供應商的利益沖突
連鎖店的有效經營需要基于有效的采購供應鏈。而基于企業與供應商的利益沖突,兩者的關系緊張,尤其是在市場的占有競爭中,出現惡性競爭問題的存在,這勢必影響到整個采購鏈的有效運行。同時,在連鎖企業的采購活動中,形成了零售商與供應商的對立關系,以至于零售商的生存空間越來越狹窄。
2.2 采購鏈不完善,缺貨情況嚴重
連鎖店在物流的采購中,往往出現缺貨的情況,而且基于采購鏈的不完善,其在采購的過程中,出現采購混亂的問題。我國的物流采購鏈,在物資分配上存在嚴重的缺陷,以至于一些暢銷產品不能及時的上架,這點對于連鎖店的經營帶來巨大的損失。同時,采購鏈上的產品質量缺乏合理的控制,諸多偽劣產品被上架出售,造成連鎖店的經營困境,
2.3 缺乏有效的物流采購管理,尤其是管理流程的不合理連鎖店物流采購鏈復雜,其涉及多個領域。因而在物流采購管理中,采購鏈的管理流程不合理。各環節的采購機構,在職能設置上出現一定程度的交叉。同時,采購人員的職責不明確,造成物流采購管理工作,低效率、受賄嚴重的問題。
2.4 物流采購的信息化程度不高
連鎖店在物流采購的管理中,管理的信息化程度低,尤其是對于采購貨物不能進行具體的追蹤,造成管理上的不足。同時,在管理的信息處理上,缺乏有效的管理機制,加大了管理信息,諸如產品質量、交貨日期的控制。而且,在管理平臺的系統構建上,也相對缺乏,尤其是數據庫管理、產品管理、協作計劃等的信息技術。因此,連鎖店的物流采購效率比較低下,而且缺乏可靠性。
3 物流采購管理的優化原則
我國連鎖店在物流采購管理中,存在諸多的問題,尤其是管理信息程度化低下,嚴重制約著采購管理的有效性。因而,實現采購管理的最優化,是連鎖店經營管理的重要方面。以下論述優化管理的幾大原則。
31 物流采購的信息管理
連鎖企業的連鎖店分布廣泛,因而在物流資源的優化管理中,需要做到管理的信息化。基于有效的信息管理平臺,可以對連鎖店采用統一管理、統一收發的采購鏈。同時,在管理過程中,做到資源的有效管理,尤其是連鎖店中各分店的銷售情況,有一個良好的管理鏈。而且,物流采購的管理過程中,要對各資源數據建立資源庫,這樣便于物流采購管理方案的優化處理,以至于制定良好的采購方案?；诂F代管理技術的發展,基于ERP管理系統的管理平臺構建,是建立企業信息化的有效途徑。同時,對于大型的連鎖店,采用ERP的管理系統,有助于各分散物流資源的管理。而且,實現管理的信息化,有助于采購管理的方案調整,尤其是價格市場的動態分析,是連鎖企業控制采購成本的有效舉措。
32 物流采購的產品規劃
連鎖店的物流采購,涉及面廣,產品的種類繁多。因而,在管理的優化過程中,需要做到產品的有效規劃。對于連鎖企業而言,有效的產品規劃,有助于產品資源的整合,這點對于物流采購鏈的規范管理,起到重要的作用。
物流管理中的產品規劃工作,涉及多方面的工作,其中物流的采購計劃,以及物流分配,都是產品規劃的核心內容。做好產品規劃工作,其前期工作很重要,也就是,基于各連鎖分店的情況,做好產品的銷售分析,諸如哪種產品的銷售量大,哪種產品銷量差等,都需要做好良好的分析工作。同時,物流采購的季節性波動較大,尤其是節假日之際,要做好產品的規劃方案,而且適合于節假日的各種產品要做好提前采購計劃。
33 物流采購的制度化管理
物流采購管理的制度化,是規范采購鏈的重要舉措。因而,在物流采購管理的優化中,做到管理的制度化,對于采購鏈上的各個環節,進行規范和約束。同時,各物流采購管理部門的協調工作非常重要,尤其是市場部與財務部的協調工作,是提高管理效率的重要方面。
物流采購管理的制度化,體現于采購部門的管理,尤其是采購鏈的流程操作和行為規范,都是制度化的重要方面。連鎖店的各產品銷量都要做好統計工作,建立好一系列的管理機制。同時,物流采購鏈中,其利潤下的腐敗因素,是制度管理的重要方面。因而,對于采購人員的操作,以及采購價值核算都是制度化管理的重要途徑。
4 物流采購管理的最優化措施
在競爭激烈的市場經濟下,優化采購管理,是連鎖店實現良好經營效益的重要途徑。在進行管理的優化中,遵循上述三大原則,進行全面的優化處理。以下就針物流采購管理存在的問題,闡述其最優化的有效措施。
41 完善采購制度,尤其是采購制度的創新
連鎖企業的物流采購涉及面廣。因而,在優化管理的過程中,需要完善管理制度,在制度上規范連鎖店的采購管理。在制度的完善中,主要針對采購流程、采購準則、采購價格體系等方面展開。而且這些方面的制度完善中,還要做到創新性發展,以便使用現代化的物流采購模式。
(1)規范采購流程。物流采購的過程中,涉及多個方面,而且流程比較繁雜。因而,在管理的優化中,需要規范采購流程,尤其是對于采購人員的行為規范非常重要,制定科學的采購行為準則,對采購流程進行有效管理。同時,對于采購鏈的各個環節,做到責任到人的管理機制,強化物流管理的力度。
