時間：2022-07-19 00:27:48
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校教學檔案，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
優化檔案管理人員素質，也是高校教學評估對高校檔案管理的作用之一。在高校教學評估中，隨著高校評估的指標體系和評價標準的提高，對高校檔案管理人員的要求也逐步提高，在一定程度上使高校檔案管理人員的業務素質和技能水平面臨著新的挑戰。面對當前高校檔案管理人員素質普遍不高的現狀，開展高校教學評估工作，可以促使廣大高校檔案管理工作人員不斷更新檔案管理業務素質和技能水平，與時俱進地采用現代管理方式開展高校檔案管理工作。
有利于完善檔案管理工作機制
檔案管理工作機制對高校檔案管理工作至關重要，高校教學評估在完善高校檔案管理工作機制方面的作用也不容忽視。當前高校檔案管理工作機制還存在著諸多亟待解決的問題，從總體上來看，當前高校檔案管理工作機制有待完善。在高校檔案管理工作中，通過開展高校教學評估，加大檔案管理工作力度，建立檔案工作自評自建的長效管理機制，使學校檔案管理的建設納入規范化、科學化、制度化的管理軌道，有利于完善高校檔案管理工作機制。
發揮高校檔案管理中教學評估作用的策略
在高校檔案管理中，發揮高校檔案管理中教學評估作用的策略，可以從充分意識教學檔案管理的重要性、建立健全高校教學檔案管理制度、配備高素質的高校檔案管理人員三個方面入手，下文將逐一進行分析。
（一）充分意識教學檔案管理的重要性
高校檔案管理工作是高校建設的重要組成部分，充分意識教學檔案管理的重要性，是發揮高校檔案管理中教學評估作用的關鍵。在高校檔案管理中，重視教學檔案工作，是搞好教學檔案管理有一個很重要的前提。充分意識教學檔案管理的重要性，可以從兩個方面采取措施，一方面從高校領導層到教學和教學管理的職能部門，要重視教學檔案材料，認真整理檔案材料并妥善保管；另一方面高校檔案室的檔案管理人員，要樹立檔案管理意識，切實把高校教學評估和高校檔案管理工作聯系起來，實施有效的高校檔案管理工作。
（二）建立健全高校教學檔案管理制度
高校教學評估和高校檔案管理工作息息相關，管理制度是教學檔案管理工作開展的基礎，建立健全高校教學檔案管理制度，使高校檔案管理工作在制度上得到保障，可以在一定程度上促進高校教學評估工作的開展，便于更好地進行高校檔案管理。目前高校教學檔案管理制度建設緩慢，在處理具體的檔案管理工作時，使得高校檔案管理沒有章法可循，按照教學評估指標體系,建立一套教學評估檔案，建立健全高校教學檔案管理制度，制定出每一教學工作環節的質量標準和要求，規范高校教學檔案管理制度，對高校檔案管理具有巨大的促進作用。
（三）配備高素質的高校檔案管理人員
高校教學水平評估推動了檔案管理升級，極大地推動了高校檔案基礎設施建設和科學化、規范化管理。隨著高校教學檔案的信息化建設的深入發展，在高校檔案管理中，對高校檔案管理人員也提出了新的要求，只有配備高素質的高校檔案管理人員，才能適應現代高校檔案管理工作的發展。在高校檔案管理工作中，建設一支業務精良的檔案管理隊伍，可以通過定期開展對高校檔案管理工作人員的業務培訓和專業技能訓練，使高校檔案管理人員成為迎評促建的骨干，進而帶動高校檔案管理工作的發展。
結語
一、高校教學檔案管理工作的特征
1.廣泛性。高校教學檔案包含了所有級別教育主管部門在教學創新、教學規劃、教學工作中的指示；學校為完成教學目標而規定的所有與教學有關的制度、章程、條例；也包含了教學過程中的所有工作審查、評估；教學任務的編輯與完成狀況；專業與學科的設定、實驗室材料；教材征訂與老師教材的編排，招生錄取、學籍管理、各種賽事、得獎狀況、畢業生相應材料等。2.多樣性。多樣性指的是高校教學檔案的類別較多。由于高校教育教學的改革，使高校學科類別設置持續增加，各個學科相互間的界限愈發模糊，學科中的門類也逐漸細化，所有學科的融合性持續提高。這些在某種程度上決定了高校教學檔案的多樣化，也使檔案的總量明顯增多。3.時間性。時間性指的是教學檔案存在相應的時間順序。教學檔案在總體教學實踐中按照時間順序及教學活動進行材料組建，可以有效展現教學活動中的過程性與階段性。
二、高校教學檔案管理模式面臨的挑戰
1.管理人員意識及水平無法適應教學檔案的管理所需。高校教學檔案作為高校教學活動主要環節與組織方式之一，依舊會對其在理解及認識方面具有誤區及不足，教學檔案管理人員在專業素養及能力方面需要提升。首先，有些教學檔案管理人員對教學檔案的地位缺乏充分的認識，也不明確教學檔案的功能及意義，僅將教學檔案視為教學材料的收集地，只是簡單地呈現教學過程，在管理及處置時也較為隨便，甚至在教學活動剛剛結束后，教學檔案就被遺棄。其次，高校檔案管理人員大多數為一線教師或行政人員，欠缺專業的管理檔案及管理教學的能力，無法確保教學檔案管理的實際效果。同時還有些人為兼職管理人員，并不能在時間和心理上符合教學檔案管理要求。2.運行機制未順應以人為本的觀念。有些高校在教學檔案管理的實際運行機制方面將辦公室管理擺在主位，具有鮮明的機關化、行政化傾向，無法很好地體現以人為本的管理服務理念。雖然大力倡導科學發展觀，深入實施群眾路線實踐教育活動，高校也在教學檔案管理人員及管理部門中逐步樹立以人為本的理念，開始在教學檔案中不只注重采集信息與信息歸檔，還更加注重服務于師生，服務于教學活動及培養人才等環節。可是在從教學檔案的管理實踐方面來講，依舊存在僅注重收集材料，而不注重材料升華的現象；僅注重管理材料，而不注重發揮其服務能力的現象；僅注重管理，而不注重發揮師生員工積極性的現象。從整體來看，學校教學檔案管理工作機制依然無法真正順應新時期新理念的標準。3.在管理現狀、科學管理、依法治校方面尚有差距。雖然大多數高校具有教學檔案管理的相應規定，有利于高校教學管理品質及辦學規范程度的提升，發揮著重要的作用。可是在教學檔案管理制度實施中，各高校并不均衡，有些高校較為科學并規范化的管理教學檔案，體現出教學核心地位。可是有些高校受傳統理念所束縛，并且在體制方面不夠完善，因此在教學檔案管理方面并不到位。也有些高校存在制度落實不明確、制度不規范、檢查不改正的現象，隨意收集或修改教學檔案，教學檔案應有的作用及地位并未得到有效的體現及肯定。有些現象與我國高等教育科學化、規范化、法治化進程存在一些距離，從某一層面而言，對我國高等教育的長期發展以及依法治理理念的執行尤為不利。
三、高校教學檔案管理模式的現狀及問題
1.教學檔案管理體制不夠完善。長期以來許多高校并未在提升教學品質上吝惜投入財力、物力及人力，可是往往卻對收集整理、研發運用教學檔案過于忽視，令教學檔案管理出現滯后的現象。這不但對高校檔案管理工作的開展不利，也對教學質量及教學管理質量的提升有所影響。有些高校雖然具備教學檔案管理章程，但卻存在許多問題。2.教學檔案管理部門工作職責模糊。教學檔案在管理方面具有較強的分散性，工作量較大，教學檔案涵蓋院校的不同部門及不同院系。職能部門、人事處、教務處、財務處、學生處等部門均直接擔負或間接擔負管理教學的工作，都會建立教學檔案。由于高校各個部門之間欠缺良好的溝通，各自執行教學檔案的管理，雖然有些院校具備檔案館，但也未在工作職責中包括所有內容，因此，具有管理教學檔案職責模糊的問題。3.管理人員欠缺專業性。以當前的狀況而言，因為強化高校檔案管理工起步行相對較晚，很多學校領導教學檔案管理意識較為淡漠，并未充分認識到教學檔案管理的重要作用，在管理體制上并不完善，人員配置也不夠專業。大多數學校并未配備專業的教學檔案管理人員，身兼數職的工作人員普遍存在，大部分均未接受過專業檔案管理工作的培訓，對檔案管理業務及要求并不熟悉，令教學檔案管理工作空有標準，實則并未嚴格執行，成為紙上談兵。4.并未真正發揮教學檔案的應用價值。教學檔案的應用價值既表現在教學評估工作中，將教學檔案資料當作主要評估資料，權衡高校教學能力，體現高校教學品質。還需在平時的教學管理當中，通過查找教學檔案，運用教學檔案深化教學內容，和教學方式改革。可是傳統教學檔案管理方式較為落后，主要進行手工操作，將紙張案卷作為載體進行采集、歸類和搜索。教學檔案收集不完整、不及時、不規范，都會降低教學檔案的水準，較難真正發揮教學檔案的應用價值。
四、構建高校教學檔案管理新模式
1.完善制度，確保教學檔案管理有理有據。做好制度建設工作尤為關鍵，完善良好的檔案管理制度成為檔案管理工作的有效保障。需確保教學檔案的完整系統，以頂層設計入手，通過有效的方法，以檔案的內容、目錄、不同級別需存檔的內容，甚至采集整理流程，不同檔案的采集方法、歸檔時間、存檔時限等不同內容著手，規定相應的教學檔案管理體制，劃分至所有檔案管理的所有環節當中，力爭所有工作均能夠有據可依。并且需創建相應的借閱、移交管理制度，將管理程序規范化，將工作人員職責進一步明確。保障所有教學檔案的完整性。2.分級管理，明確權責。當前高校執行的三級管理模式既有有利的一面，也有不利的一面。可是要想令一切教學檔案歸類至一個地方管理，在當前的環境中，并不能執行。因此如何令所有層次均各擅其職，最大程度展現出當前管理模式的優勢，需要具備明確權責的頂層規劃。依照所有級別的利弊，對所有級別需掌管的內容、范疇、職責、權利進行劃分，如此則能夠各取所需。3.提升教學檔案管理信息化。在科學技術的發展當中，運用計算機已經變成十分普遍的現象。創建數字化、信息化、網絡化的氛圍，將紙質檔案為輔的全新檔案管理模式，已經變成必然的趨勢。因此，身為學校，應當持續壯大資金、設施、管理人員等方面的投入，極力支持檔案管理建設。并且檔案管理的工作人員應當持續提升業務能力，掌握更多的計算機專業知識，快速順應當前的形式，積極融入到教學檔案管理的改革當中，較好的完成檔案管理工作，以此加快并提升學校檔案管理工作的總體能力。
五、結束語
關鍵詞:高校檔案管理教學評估
1990年10月原國家教委《普通高等學校教育評估暫行規定》出臺后,教育部明確提出高等教育要從重視規模發展向更加重視高等教育質量的提高轉變,并決定從2003年起,建立5年一輪的普通高校教學質量評估制度,旨在進一步提升我國高等教育的國際競爭力。從以往的評估工作實踐來看,評估專家組主要通過系統查閱學校在各項工作中形成的原始檔案資料來搜集學校教育的主要信息,了解各項工作的發展狀況,藉此對學校辦學水平和教育質員作出評價。因此,高校檔案承擔著重要的角色,對評估工作的順利進行與評估成績的認定起著重要作用。對此,優化高校檔案管理水平,使之在往后的教學評估中發揮更好的作用,意義重大。
一、高校檔案在教學評估中的作用分析
1.高校檔案是教學評估的重要基礎和客觀依據
高校檔案是廣大教職員工在教學、科研、管理等各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表等載體文件,從高校檔案的內容上看,它詳細地記載了一所學校的歷史全貌和發展過程,它是隨著學校的建立而產生,隨著學校的發展而逐漸積累的一種重要信息資源。從形式上看,它是教學文件有條件的轉化物,詳細地保留著形成者的親筆手稿、領導簽署、上級機關批示和起草個人的印證,以及當時形象的照片錄像或原聲聲音,是形成者的原稿、原作、原聲、原貌,是全校師生教學經驗和學校發展的總結和智慧的結晶,是知識和信息資源的儲存庫,同時也是學校自我認識自我發展,自我提高的重要依據。接受教學評估的學校,無論評估指標體系、評估程序如何確定,其基本內容都離不開大量的原始檔案材料。
2.高校檔案是教學評估的重要憑證
為保證教學評估工作的客觀真實,進行各項工作評估時必須充分依賴于檔案,因此,完整、準確、系統地收集高校檔案是搞好教育評估的基礎。目前,隨著高等教育事業的發展,各種相應的檔案材料不斷豐富,這些檔案信息不僅反映了各種教育活動的真實過程,而且記錄了高校工作中的經驗教訓和創新發展,全面體現了高校貫徹黨的教育方針、深化教學改革、提高教學質量的過程,具有很強的憑證和參考作用。在教學評估中,不僅匯報材料和自評報告必須依據真實的檔案材料,且還要將完整、規范的檔案材料提供給評估專家組查閱。在專家組實地考察過程中,也會將檔案材料和現場情況進行對照和驗證。準確、完整的檔案材料是高校教學工作水平評估中最有說服力的重要依據,如果沒有這些檔案材料,評估就會成為無源之水,無本之木。
二、高校檔案工作在教學評估中凸顯的主要問題
如上所述,準確、完整的檔案資料直接影響到評估專家對學校教學工作水平的評價,影響到評估結果和學校的聲譽,但在接受驗收檢查的過程中,高校檔案工作也凸顯出這樣或那樣的不足,主要表現在以下幾個方面:
1. 檔案管理意識淡薄
首先,對檔案工作的重要性認識不足。檔案工作雖然在高校的教育、評估及其他各項工作中發揮著重要的原始憑證作用,但利用檔案的過程一結束,檔案往往就被束之高閣。其次,工作進程中檔案的形成意識不強。高校檔案部門保存檔案并提供利用,但檔案部門只是檔案的管理服務部門,其管理的檔案是由各部門在日常工作中形成的文件材料轉化而來的,但一些部門沒有把檔案工作作為一項重要工作來抓,導致出現檔案材料積壓、收集不全、流失在各部門或個人手中等問題,因此在接到參加評估的通知后,不得不再次投入大量的人力、物力和財力重新整理補充材料,造成被動局面和浪費,給工作帶來很大的阻力和損失。
2.館藏檔案結構不合理
高校檔案館館藏檔案大都存在著檔案載體較為單一,特色不夠鮮明的問題,不能適應日益多樣化的檔案利用需要,具體可概括為“一多四少”。“一多”是紙質檔案多,特別是文書、教學、研究、基建、財會等檔案占據了“大半江山”,體現了傳統檔案工作的特點。“四少”一是實物檔案少,尤其是榮譽性、紀念性實物館藏少;二是歷史檔案少;三是人物檔案少;四是館藏珍貴文獻備份少。這是長期以來重單位文件歸檔、輕個人文獻實物收集歸檔,重年度歸檔、輕即時歸檔,重校內歸檔、輕校外收集等做法所致。由于檔案材料不齊全,無法滿足教學評估的需要,于是出現了偽造檔案的做法――專家檢查什么就準備什么,臨時編造材料或對原始檔案做技術處理。這種行為嚴重影響了檔案的真實性,使部分檔案不能客觀反映現實,致使評估不實。
3.檔案材料收集不齊全、不規范
由于評估所需的材料和高校檔案管理所要求歸檔的范圍不相一致,導致檔案管理中所收集的材料對評估所需往往不盡如人意,加之平時對一些有價值的檔案材料管理不規范,使材料的質量與評估標準的要求相差甚遠。主要表現在:一是必要的教學檔案材料缺項嚴重。如各科試卷的分析報告、部分實驗報告沒有存盤;二是檔案材料中不規范的現象比較普遍。如有些材料中提到的數據,前后不一致;部分統計表格式和內容不統一,相同內容的表格,前后名稱不一致,有些職能部門形成的文件材料,沒有文件形成日期和加蓋公章;有些材料的紙張大小和字體格式不統一,不符合公文的基本要求;交叉部門上報的數據分析由于統一 口徑不一致 ,導致數據失真,直接影響了評估的結果。
4.檔案管理手段相對落后
部分學校由于建設資金不足,檔案管理工作的信息化建設一直沒有實質性進展,對檔案管理實施手工操作的現象比較多,信息化的建設的缺陷導致相關的信息化設備也十分有限,并直接制約了信息化的發展。大多高校雖然已利用計算機對檔案進行管理,但基本還是屬于人工管理狀態,現代化的設備只是圖有其表。同時,一些高校雖利用現代技術建立了一些高校數據庫,但都各自為政。以上種種現象均無法適應高校快速發展中急劇增長的檔案信息的存儲需要,更無法滿足本科教學評估對檔案信息快捷檢索與利用的要求。
三、優化高校檔案管理的若干建議
1.雙管齊下,增強檔案意識
檔案意識強弱直接影響著檔案工作的質量,增強檔案意識,充分發揮高校檔案工作在學評估中的重要作用,措施如下:一是大力宣傳檔案法律法規。通過采取豐富多彩的形式,如校園廣播、宣傳欄板、院報、校園網絡等來宣傳檔案法律法規,擴大影響,讓檔案意識深入人心,提高全校檔案意識;二是加強領導對檔案工作重要性的認識程度。增強高校領導的檔案意識,促使領導干部和各級職能部門形成重視檔案工作的共識,充分調動全院師生員工積累檔案、保護檔案的積極性和自覺性,增強檔案歸檔管理的責任心。
2.完善檔案管理工作制度,加強檔案工作隊伍建設
在教學評估動力的作用下,大多數高校在接受評估前都加大了檔案建設力度,顯示出集中人力、物力、時間,全面推進檔案建設的熱情。高校檔案部門要以此為契機,完善檔案管理工作制度,措施如下:一是在貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規的基礎上,綜合規劃全校檔案工作,擬訂和落實本校檔案工作規章制度,如歸檔有范圍,立卷有標準,借閱有規定,保密有條例,庫房管理有措施,開發利用有目標等,在細節上保證檔案管理的順利開展;二是建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度,定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作,保障檔案工作正常、有序地開展;三是強化檔案行政部門對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查,提高學校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅持照章辦事,努力做到堅持原則不動搖,執行標準不走樣,履行程序不變通,遵守紀律不放松,保證高校檔案管理工作高效有序地開展;四是加強對專兼職檔案工作人員的思想教育和業務培訓,不斷提高檔案工作人員的業務素質和工作水平,保持高校檔案隊伍的相對穩定,確保高校檔案事業不斷向前推進。
3.豐富檔案利用工作的內容和手段,提升檔案工作公共服務能力
高校檔案工作要圍繞學校大局,在為學校教學、科研及各項管理提供檔案利用服務的同時,根據國家有關規定,為社會和人民群眾利用檔案創造便利條件。要制定相關的利用辦法,簡化利用手續,配備利用設施。對可開放的檔案,應專門編制利用指南和開放目錄。積極開展檔案編研工作,形成有特色的檔案編研成果,并通過檔案陳列、展覽、媒體、網站等多種途徑,開展檔案宣傳。有條件的高校,可在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。高校檔案機構要進一步豐富服務民生的手段,創新服務機制,拓展高校檔案館(室)的教育、文化和公共服務功能,讓高校檔案成為展示學校美好形象的窗口,提高學校的知名度和美譽度。
4.加快檔案信息化建設步伐
高校檔案信息化建設是以檔案資源建設為核心,以紙質檔案數字化及現行電子文件管理為重點,以計算機網絡建設為基礎,以擴大檔案信息資源開發利用為目標,確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數字化的一項重要的檔案建設。隨著辦公自動化、網絡化漸趨完善,許多日常工作可以直接在計算機和網絡上辦理,這些電子信息的歸檔管理將會更好地滿足教學評估對檔案信息檢索、利用的要求。所以,要強化專兼職檔案人員的電子信息歸檔意識,將檔案信息化建設納入校園數字化建設總體規劃。學校檔案館(室)及各職能部門,尤其是教務、科技、人事、學生工作等部門,應當盡快建設較完備的檔案信息數據庫,同時盡可能地提高計算機管理對檔案著錄和自動標引工作參與度,實現檔案計算機檢索與編目。充分利用校園網絡,將檔案信息管理同辦公自動化管理融為一體,提高信息采集、傳輸和服務的效能。
參考文獻:
【1】王峰.從高校教學評估看檔案管理工作的重要性【J】.中國市場.2009,(05)
論文摘要：在高校的建設發展中，教學工作是重點、是核心，而教師又是教學的核心資源。師資隊伍的建設關系到學校建設發展的速度，師資的水平關系著高教教育的質量。因此，加強師資隊伍的建設是高校工作的重中之重。要做好教師管理工作，激發教師的工作熱情，就必須科學規范的建立教師教學檔案，充分地利用，才能有效地發揮教師檔案的作用，才能使教學檔案不段地、更好地為教學服務。
一、教師教學檔案的內容
（一）教學內容。教學內容包括教師授課的教學日歷、授課對象的層次和專業、授課學時、教案、歷次考試測評內容等，這些均是教學授課的主題，也是教學檔案的主要內容。從中可以反映出教師的教學內容、教學水平、教學效果、教學手段和教師個人的能力，也可反映教師的基本素質和專業素質，通過這些可以了解和掌握教師教學活動的情況和發展動態。
（二）科研內容。繼承和創新是科研工作的本質特征，教學和科研相互促進、相輔相成，教學為科研提供信息，為科研打下物質基礎，而科研創新的內容又應用于教學之中，服務于教學。科研在創新的道路上，開辟了一片嶄新的區域，研究和探索著專業知識前沿的領域，對更新理論知識、提高教學質量起著決定性作用。因此，將教師的科研課題申請書、立項書及課題論證、課題研究、課題鑒定等三大階段的內容整理歸入教學檔案，以及以后的課題交流情況、發明專利情況應一同整理歸入教學檔案，在時機成熟時，加以推廣利用，提高社會影響和社會效益，這樣，對提高教師科學研究的積極性、促進教學質量的提高，推動學校發展均起著重要的作用。
（三）業績材料及學術交流。學術交流是提高師資水平不可缺少的途徑，也是教師互相學習、開拓知識的最好途徑。通過交流，教師可以取他人之長，補己之短，可以吸取和借鑒先進的教學方法，可以了解外校的教學活動、科研情況，可以針對尖端問題進行探討磋商等等。積極鼓勵和支持教師進行學術交流，并將交流的資料及教師個人的交流匯報總結作為歸檔內容存人業務檔案，同時將教師的學術論文、論著及編寫的習題集、實驗指導等業績材料．一并歸檔保存。業績材料在很大程度上反映著教師的專業素質和理論水平，是教學評估的有力見證。
（四）教學管理。教學工作離不開管理，科學的教學管理，不僅促使教學質量的提高，而且也極大地調動了教師從教、從研的積極性，教學管理應本著規范、科學的原則，將教學管理制度、教師業務學習及政治學習記錄、教師的專題講座報告會、教學檢查、評先評優等記錄、資料、證書歸入教學檔案進行管理，使教學管理為教學服務并成為教學保障的有力武器。
二、教師教學檔案的作用
高校教學檔案是教師在以教學和科研為中心的社會實踐活動中，形成的反映教師業務能力、學術水平和工作業績的信息載體，它以個人為基本單元，按歸檔制度整理和保管，隨時以備查考，是高校的人才資源信息庫。因此，對高校教師檔案的管理，就是建好高校的人才信息庫，并充分發揮人才信息庫為高校的建設和發展服務的功能。教學檔案在高校教學和科研中發揮著不可替代的重要作用。主要表現為：首先，它為正確評估教師工作量的飽和、學術水平、工作業績等提供了可靠的依據。教師教學檔案由于及時收錄了教師在一定時期內的教學工作量、作業批改、畢業指導、科研情況以及獲獎情況等記載，量化考核以及綜合評估等材料，實事求是，準確可靠，給評價教師的素質和業績提供了真實可靠的依據。其次，它為領導的決策和管理部門制定教師引進、培養等計劃提供了參考依據。因為它記載了全校教師的年齡、學歷、職稱、專業、業績等基本信息，通過統計反映出當前學校師資隊伍的各種結構比例、各學科之間的教師比例等關系。以此為依據，結合學校專業設置、學科建設及發展規模，可以制定出既切合實際又有利于學校發展的師資引進和培養計劃。再次，客觀存在為學校順利通過教學評估、課程評估、專業評估、學位授予權評估等提供基本信息資料。同時，高校教學檔案構成了高校人才信息庫。它對高校選拔各層次的管理人員，建立各類錄用、量才選拔發揮著積極作用。可以通過對教學檔案的查閱，能夠公正、客觀、全面地了解一個教師的教學、科研、社會活動等綜合情況。同時對于開發智力資源、服務領導決策，也可以起到重要的參考作用。
三、教師教學檔案的利用
建立教學檔案是為了更好地利用它所蘊含的信息資源，最大限度地利用業務信息資源為教學、科研、管理服務，不斷提高教師素質和教育質量是建立業務檔案的最終目的。教學檔案的內容來源于校內教師的各項業務活動，同時又服務于教師的各項業務活動，這些為教學改革、為學校發展、領導決策提供著可靠的依據，為選拔骨干教師、評先評優、教學質量工程等項目均提供著可靠的依據，為學校進行科學研究、教師進修培訓、課程改革、專業調整與設置，科研成果推廣應用等提供有價值的信息。
2l世紀是全世界各項事業發生重大變革和發展的時期，支撐這個世界進步最為重要的因素是人才，因此，建立并充分發揮教師教學檔案的作用，對高校的改革和發展起著推動作用。科學管理檔案、為教學服務。在教師的教學檔案中，大量有價值的信息分散在個人的案卷中，如何把這些分散的信息集中起來，最有效的方式就是做好科學編研工作，將教師教學檔案信息分專題編研，可以大大地提高其利用價值。教師教學檔案雖然對象單一，但由于教師活動領域廣泛，涉及教學、科研、學術活動、進修學習、教學管理等方面，內容非常豐富，做好編研工作，讓準確的信息資源更好地為教學管理、領導決策提供依據。
總之，建立教師教學檔案是社會的需要，是師資隊伍建設的需要，是高校建設發展的需要。做好教師教學檔案管理，科學編研，綜合利用有效開發信息資源，充分發揮檔案的社會作用，為創建一流的高校而努力。
參考文獻
[1]劉芳.論高校教師檔案意識的培養[J].蘭臺世界，2007，(9).
【關鍵詞】教學檔案；檔案管理；管理信息化
高等學校教學檔案是高校師生在進行教學活動、教學管理過程中的歷史記錄，是教學活動和教學管理的客觀反映和具體總結。連續、完整的教學檔案是高等學校開展教學改革和教學研究的重要依據；是提高教學質量和提高教學管理水平的重要依據；是支撐教學評估工作的重要依據。所以，加強高等學校教學檔案管理，建立完整的教學檔案管理體系，對于提高高等學校教學質量、推進教學研究、提升教學管理水平，具有重要的意義。
一、貴州高等學校教學檔案管理現狀
作為西部地區的貴州省，高等教育較中東部省份和周圍省份較為落后，到2013年6月全省共有高等院校44所，其中本科院校18所，國家級211重點大學只有貴州大學1所。近年來貴州高等教育發展較快，各學校積極加強教學管理的各項工作，在檔案管理上積極投入，各學校檔案管理條件有了較大的改善。但由于各個學校對檔案管理的認識不足，貴州高等學校檔案管理，特別是教學檔案管理依然存在以下問題。
1、對教學檔案管理的重要性認識不夠。長期以來，相當一部分學校領導對教學檔案管理工作的認識都存在著一些誤區，認為教學檔案工作就是保管的事務性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能查檔就行了。甚至有些領導認為檔案工作只是檔案部門的事，對檔案工作不聞不問，不想管也不愿管。
2、教學檔案管理分散，管理不規范，存在毀損和丟失現象。教學檔案是高校師生在進行教學活動、教學管理過程中的歷史記錄，產生于各高校基層教學單位（院系），種類繁雜，數量較多。所以，各高校基本上是將教學檔案分散在各基層教學單位（院系）進行管理，只有很少的學校進行集中管理。由于將教學檔案分散在各基層教學單位（院系）進行管理，受各基層教學單位（院系）管理場地，管理人員檔案管理水平和學校沒有統一的教學檔案管理制度的影響，教學檔案的分類、裝訂千奇百怪，甚至存在毀損和丟失現象。
3、各學校檔案管理人員配備不足，造成教學檔案管理由非專業、非專職的檔案管理人員管理。目前貴州高校只有少數幾個院校設立了獨立的檔案管理部門，多數院校都還是將檔案管理附屬于其他部門。設立了獨立的檔案管理部門的學校，對檔案管理人員配備一般在10人以下，未設立獨立檔案管理部門的學校檔案管理人員一般配備1-2人。檔案管理人員要負責學校文書、科研、基建、會計、人事等門類的檔案管理工作，即要維持大量借閱、查詢、日常維護工作，又要做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、電腦輸入、編研工作，導致了檔案人員工作量過大。所以，多數院校只好將學校最主要的檔案―教學檔案分散在各基層教學單位（院系），委托給由非專業、非專職的檔案管理人員（教學秘書）管理。
4、教學檔案管理的信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高。但目前貴州省高等院校中只有少數幾個學校引進使用了現代化的檔案信息管理系統，多數學校仍然采用傳統的手工采編管理。即使使用了現代化的檔案信息管理系統的，也主要用于人事、文書等檔案的管理。計算機技術還沒有在教學檔案管理中廣泛運用，這些不利于教學管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。
二、加強貴州高等學校教學檔案管理建議
1、加強教學檔案管理宣傳，正確認識教學檔案的重要作用。思想認識是主導人們行動的指針。貴州各高等學校要積極宣傳加強教學檔案管理的重要性，讓學校各級領導，特別是各基層教學單位（院系）領導充分認識到教學檔案是衡量教學質量和教學管理水平的重要標識之一，加強教學檔案的管理，對于提高教學質量、推進教學研究、提升教學管理水平，具有重要的意義和價值。
2、建立健全教學檔案管理制度，理順教學檔案管理流程，確保教學檔案管理科學化管理。教學檔案管理工作涉及到學校教學活動的各個環節，建立健全教學檔案管理制度，理順教學檔案管理流程，是確保教學檔案管理科學化管理的關鍵。為確保教學檔案管理按流程順利開展，各學校必需制定統一、科學的教學檔案管理制度。 其內容應包括教學檔案管理人員崗位制度和教學檔案管理流程制度。
教學檔案管理人員崗位制度是明確教學檔案管理人員配備和崗位職責制度，如檔案的搜集、保管、利用等要有專人負責，明確工作人物和職責范圍，做到責權明確。高等學校教學檔案管理內容繁多，工作量大，各高校檔案館必須配備專門的教學檔案管理人員崗位，負責全校教學檔案管理。同時，各基層教學單位（院系）辦公室主任、教學秘書、學生科科長可作為各基層教學單位（院系）兼職教學檔案管理人員崗位，負責各基層教學單位（院系）的教學檔案管理。
教學檔案管理流程制度是對教學檔案收集、歸檔和庫存管理等管理規定。教學檔案管理流程一般應包括教學檔案收集、教學檔案歸檔和教學檔案庫存管理等工作流程。
教學檔案的搜集是教學檔案管理工作的前提和基礎，是將教師、學生和教務管理人員在日常的教學活動、教學建設、教學管理等活動中，形成的諸多具有保存價值的文件資料，如文字、圖片、圖表、錄音、錄像等收集起來，為教學檔案歸檔提供依據。由于教學檔案的來源相對分散，從而使得教學材料的搜集相對難度較大。同時，因為教學活動學年性的特點，使得教學檔案的歸檔與其他檔案的歸檔工作不能同步進行，從而容易產生漏檔的情況。這些問題都是在教學檔案的搜集環節中應該著力注意和避免的問題。
教學檔案歸檔是指對收集的教學檔案進行整理、編號和立卷的過程。教學檔案的整理是一項復雜并細致的工作，同時，在教學檔案整理的過程中必須按照嚴格的標準和要求進行。每份教學檔案材料從最初的形成到最后的立卷歸檔，都需要經過十幾項具體的內容，如分類、擬寫案卷標題、卷內文件排列、編頁碼、抄寫卷內目錄等等。此外，在教學檔案歸檔的過程中，應格外注意教學檔案的歸檔材料，應反映出教學實踐活動和教學管理的全過程，尤其在歸檔的過程中，應按照教學、科研、管理等活動的各個階段來搜集材料，具體來說，一方面，要把需存檔的所有資料補齊、補全，使得相關材料合理連貫、清晰全面。另一方面，要把搜集到的教學檔案材料進行鑒別，去偽存真、去雜存整、去劣存優，從而確保教學檔案材料的準確性和有序性。
教學檔案庫存管理工作是指教學檔案的保存、借閱、返還等工作。由于教學檔案產生于各高校基層教學單位（院系），主要借閱使用為各高校基層教學單位（院系），所以，高校教學檔案庫存管理工作應按其使用頻繁程度分級管理。在一年以內的教師教學檔案，在校學生學生教學檔案，因其使用頻繁，可以由各高校基層教學單位（院系）管理，超過一年的教師教學檔案和畢業學生學生教學檔案，可以集中到學校檔案館統一管理。
3、積極開展教學檔案管理相關知識的培訓，提升教學檔案管理人員的業務素質和能力。教學檔案管理人員的業務素質和業務能力直接關系到教學檔案管理工作的水平，因此，要盡可能采取多渠道、多層次、多形式的方法，對檔案管理人員進行教學檔案管理知識的相關培訓，進而提升他們的業務水平，如案卷的整理、歸檔的內容和范圍、編研的質量等。同時，檔案管理人員應具有責任精神和敬業精神，在工作中應樹立超前意識，主動摸索教學檔案管理工作的規律，從而優化具體的教學檔案管理工作。這些對于提升教學檔案管理水平，具有重要的意義。
4、逐步建立高校檔案管理信息化系統，提高教學檔案管理工作的現代化水平。 隨著高校教育事業的不斷發展，原先舊的教學檔案管理機制已不能適應當前教學檔案管理工作的需要，甚至在某些方面制約了檔案管理工作的進步和發展。在具體工作中，我們應當更新觀念，逐步將先進的檔案管理技術和檔案管理設備引入到具體的教學檔案管理工作中，從而實現教學檔案管理的信息化。如，成績管理系統、學籍管理系統等信息系統的建立，提高了日常工作的效率，避免了人力、物力資源的浪費。同時，可建立網上檔案服務平臺，從而方便進行教學資料的檢索和查詢，進而發揮檔案管理工作的實效作用。
作為西部地區欠發達的貴州，高等學校檔案管理普遍較為落后，提高貴州高等學校檔案管理水平任重而道遠。以上問題的分析和建議，僅是我作為貴州高等學校檔案管理人員中的一員提出的較為膚淺的看法和建議。
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【關鍵詞】信息化 教學檔案 安全性
【中圖分類號】G472 【文獻標識碼】A 【文章編號】1006－9682（2011）05－0089－02
高校教學檔案是高等院校對教學實施過程、教學管理、學生管理、教師管理、實驗室管理的真實記錄，是在日常的教學活動中所形成的具有保存價值的原始記錄，可全面反映高等院校教學水平和教學管理水平，也是評估教學質量的重要依據。教學檔案管理是高校檔案管理工作的一個重要部分。隨著各個高等院校的教學水平評估的展開，教學檔案管理日趨重要。隨著信息技術的迅速發展，檔案數字化、電子化、網絡化管理方法的推進，實現教學檔案的信息化管理是提高教學檔案的管理水平，是提高高校教學管理水平的重要途徑。
一、教學檔案管理的特點
教學檔案是教學過程中形成的原始材料，其特點如下：
1．教學原始性材料分類多，數量大。
教學檔案有來自上級各主管部門對教學工作、教學改革、人才培養、實驗實習等方面的工作安排、管理制度、規定條例等，也有各教學單位對教學過程記錄的原始材料、教學工作安排的工作文件，還有教研室活動、教研室建設、學生活動、學生管理原始記錄和相關材料，分類較多；由于涉及到的內容多、范圍大、人數多，因此檔案數量相對較大。
2．教學檔案整理的周期性比較強
教學過程以學期為單位開展，原始材料的產生具有較強的周期性，因此，教學檔案整理歸檔應按學期進行，形成周期性的檔案。
3．教學檔案學科專業性強
除了學生工作有一定的共性外，高等院校的各系的專業性都比較強，在人才培養過程中，需要按不同的專業特色實施教學，各種教學活動存在很大的差異性，因此，不同學科專業院系的教學檔案的整理具有很強的學科專業特性。
4．教學檔案資料的形式多樣化
各個院系教學活動的形式多種多樣，有課堂教學、課外教學、課內實驗、校內實訓、校外實習、野外考查、社會調研等。不同的教學活動所產生的原始材料的形式也是多樣的，有紙質材料、照片、光盤、標本、樣本等，這種多樣性檔案原始資料，可以真實確切地反映多樣性教學活動的面貌，更能體現檔案的作用和價值。
二、教學檔案管理現狀
教學檔案管理由各個教學院系獨立完成，由于缺乏統一的應用系統協調管理，管理的信息化還處于初級階段，沒有充分利用信息技術、網絡技術來提高管理效率。
第一，以紙質檔案為中心，管理對象是紙質載體檔案，檔案的收集、整理、保管、利用等業務環節大多是手工進行。
第二，電子檔案保存不統一，通常采用按目錄整理保存的方式，缺乏系統的電子檔案管理系統，給電子檔案查詢利用帶來很大的不便。
第三，電子檔案保存比較分散，缺乏統一的標準和規范，沒有依靠強大的計算機網絡系統進行系統集成，資源不能共享，導致很多檔案重復建檔，利用率低，利用手段單一。
第四，電子檔案查詢利用過程中，沒有有效的安全保障措施，在受到計算機病毒攻擊時，會使計算機系統癱瘓，電子檔案存儲目錄結構遭到破壞，造成數據丟失，嚴重時會造成災難性的錯誤，導致數據完全破壞。
第五，教學檔案管理獨立于校園網進行，沒有采用有效手段來協調各部門統一完成，不但造成校園網資源浪費，而且浪費大量的人力資源進行重復建設。
三、教學檔案信息化管理方法
考慮到教學檔案信息化建設的現狀，結合實際工作需要，進行了初步的探索，逐步實現信息化建設。
1．構建有效多級網絡化教學檔案管理平臺，充分利用校園網絡，提高管理效率和檔案的利用率。
通過采用基于Web的網絡化檔案管理系統，實現教學主管部門、教學院系、教研室的多級管理體系。Web系統的優勢在于實施、維護簡單，特別是在校園網內運行，通過設置訪問控制列表，可較好的實施安全管理策略，保證系統運行的安全性，提高整個系統運行效率。
2．系統采用多級存儲體系，提高檔案數據存儲的安全性。
數據存儲采用磁盤、磁盤陣列、磁帶庫的多級存儲體系，實現數據的多級存儲，保證數據的安全。有效的實施RAID技術，一般情況下通過RAID 1（磁盤鏡象結構）來確保數據安全，在條件允許的情況下通過RAID 5（分布式奇偶校驗的獨立磁盤結構）方式，即可保證數據有較高的安全性，同時可以提高數據讀取的性能。
3．檢索工具多樣化，采用案卷檢索和全文檢索相結合的方式，提高檔案查詢的效率和準確度。
檔案檢索工具是記錄、查找、報道檔案材料的手段，是管理和利用檔案的工具。為了更加有效的進行檔案檢索，除了設置常用的分類目錄、專題目錄、全宗文件目錄、案卷目錄以外，還需要設置全文檢索，將檔案中的各種事物名稱、檔號、關鍵字等進行編排，通過輸入特定的詞來實現全庫數據檢索，可有效提高檢索效率，增強系統的實用性。
4．檔案數據的數字化分級實施，分學期完成。
由于教學檔案的分類多，檔案的產生涉及的部門較多，檔案數據的采集必須按不同的部門分別同步進行。對教學管理部門、教學單位、教研室等不同級別的處室分別規定數字化檔案的范圍，同步實施檔案數據采集，有效避免重復勞動或相互推諉。由于教學檔案的量較大，必須以學期為單位進行歸檔立卷，并有效的實施數據的電子化；對于類似學生活動等較為頻繁開展的活動需要縮短歸檔的周期。
5．檔案收集時，采用“雙套制”，在進行紙質、實物檔案的歸檔的同時，還要有效的完成檔案的電子化。
由于印章和簽署是文件生效的主要標示，所以對于有憑證作用的文件必須以紙質形式保存；由于電子檔案的載體不穩定性，加上電子檔案的易修改性，所以紙質檔案的保存很有必要。歸檔時采用不同的編目方法，資質檔案和電子檔案都必須在備注部分加以說明，注明對應的電子檔案和紙質檔案的檔案編號，以便利用時相互參照。
6．檔案的查閱采用分權分級流程審核方式，保證檔案的保密性。
由于教學檔案的查閱利用會涉及到教學管理的各個部門，而檔案的保密性針對不同的檔案內容會有不同的要求，所以必須進行分級別、按權限進行查閱；對于低級別權限的用戶需要查閱高保密檔案時，必須嚴格執行流程審批制度，層層落實責任，確保檔案信息的安全。
7．檔案管理采用專兼職結合，提高管理效率。
由于教學檔案的數量較大，給立卷歸檔和數字化帶來了很大的難度，如果僅有專職檔案管理員統一完成會有較大難度，必須采用專兼職結合，專職檔案員負責檔案歸檔的統一規劃、立卷、審核、指導等工作，兼職檔案員負責具體材料的裝訂歸檔，并完成檔案的數字化工作。
四、教學檔案管理信息化建設存在問題的對策
教學檔案管理信息化建設過程中，由于電子檔案建設會增加管理人員的工作量，在實施過程中存在較大阻力，我們必須克服困難，落實責任，保證建設的進程。
1．加強教學管理人員的檔案建設意識和信息化管理的意識
加強檔案意識，進一步增強做好檔案工作的責任感和使命感，教學管理者發揚兢兢業業、埋頭苦干、默默無聞的優良傳統的同時，要把檔案信息資源的利用價值與教職工的切身利益結合在一起，把檔案的服務意識貫穿在整個檔案的建設過程中，真正使教學檔案為教學服務、為教師服務、為學生服務。檔案管理信息化建設是利用最新的信息技術來服務檔案管理，信息化強調的不僅是計算機軟硬件，更強調人、管理、技術之間的有機集成，其中“人”是第一位的因素，所以管理者對信息化有正確理解和足夠重視是信息化成功實施的關鍵。
2．不斷提高教學檔案管理者的計算機應用能力
教學管理人員和教學檔案管理員計算機應用能力會直接影響教學檔案信息化的進程。特別是教學管理人員存在年齡差異性、學歷差異性，導致計算機應用能力參差不齊，對新知識接受能力也不同。因此必須針對不同人群制定不同培訓計劃，以保證管理人員團隊的綜合能力的提高。
3．加強制度建設，把電子檔案建設落實到管理人員的業務考核中。
由于電子化教學檔案建設種類多、數量大、任務重，必須要求廣大教學管理者全員參與、專兼結合。為保證實施的有效性，在信息化的過程中需要加強制度建設，把建設任務制度化，并形成可以量化或者物化的指標，作為教學管理人員的業務考核內容。把建設任務與崗位責任有機結合，這樣才能夯實任務、落實責任，確保建設任務有效完成。
4．加大計算機硬件設備投入的力度
信息化建設中，除了需要大量的計算機以外，更需要配置較好的數字化設備，包括高速掃描儀、數碼相機、數碼攝像機等，這些設備的需求也是電子化檔案建設的特色。
五、總 結
高校教學檔案管理工作是學校教學管理工作的重要組成部分，加強教學檔案管理的信息化建設是強化教學管理的需要，是深化教學改革的需要，也是提高教學質量的需要。但是教學檔案管理信息化建設是一項長期持續的工作，需要不斷提高信息化管理意識，不斷應用最新的信息技術，不斷完善基礎數據建設，提高管理效率，更好的為教學服務。
參考文獻
經過幾年的發展完善，如今我院的教學檔案已具有了一定規模，建立了專門的教學檔案室和教學庫房，寬大明亮，占地138平方米，安裝了防護網、防盜門、防光窗簾和溫濕度儀，使用了防鼠設備和防霉防蟲劑，保障了教學檔案的安全防盜；有先進整齊的密集架36組，不僅使檔案防塵、存取方便，也使整個庫房整潔美觀；有空調四臺、除濕機一臺，滅火器六個，做到了檔案的防潮防火。與庫房相隔建立了專門的閱檔室，由專人負責檔案的收集整理工作，并配有相關的閱檔桌椅兩套，便于查閱之用，整個教學檔案室設施完善、齊全、先進、安全、整潔。
教學檔案內容豐富，層次齊全，記載著有關教學的各個方面。檔案內容共分十七類，其中主要有：教務資料，記載著我院的辦學宗旨、長遠規劃、措施方法等；課堂教學課程安排包括了教學大綱和各學期計劃總結；試卷與試卷分析收集了我院歷屆各科的考試試卷七一些優秀試卷的分析點評；教師業務檔案、學歷職稱證明是教師每八學期教學工作的具體記錄及教師學歷職稱的復印件；學生檔案有錄簡表、學習成績冊、職業資格認定名冊、學籍表和畢業生檔案等；還有教師編著的教材、學術論文、備課教案、授課手冊和課題研究等大量的內容。教學檔案記錄著我院的教學成果，體現了師資力量和教師隊伍的整體素質，蘊藏著教書育人的文明與創新，反映了我院科學規范的教學方法、豐富的教學經驗和完整的體系，從中看到了一所學校的教學發展壯大過程。
我院教學檔案的收集整理工作采用的方法是：分散立卷、集中管理、定期歸檔。將零散和需要進一步條理化的檔案進行基本分類、組合、排序和編目，組成有序體系的過程就是立卷歸檔。檔案管理要分主次和時效，我們歸檔時要有選擇，講求科學規范，以全面的、歷史的、發展的觀點對待歸檔工作，保持文件之間的歷史聯系，充分利用已有基礎，分門別類保管和利用。
做好教學檔案管理的目的是為了提供利用，服務學校的發展。在這方面，教學檔案發揮了它應有的重要作用。2000年學校關申報由普通中專晉升省級重點中專學校時，其中教學工作作為評估的一個主要方面，評估材料占所有申報材料的2 / 3，為此教學檔案提供了大量的第一手詳盡資料，主要有：
1、教學方法改革，共108份資料，其中主要包括：推廣投影儀教學的實施方案；推進素質教育的實施方案；計算機輔助會計實驗系統資料；優質膠片評比活動資料；溝通課教學效果調查表及開展第二課堂活動的相關資料。
2、教學管理制度7項，內容包括：教務科管理制度；學生管理若干規定；教務科聽課評課制度；實施教學教案檢查制度的規定；關于教務管理工作的暫行規定；關于考試命題的暫行規定；河北職業技術學院學生成績考核與管理細則。
3、辦學體制改革4份：關于新學校征地集資辦法；關于新建學校集資辦法；關于教職工集資入股的可行性報告；其他可供參考資料。
4、考試考核改革46份：閱卷方法改革的效果分析及相關資料；實行無紙化考試的相關資料；教改結果的對比分析；教考分離的實施方案；組建試題庫的相關資料；加強考核管理的相關資料；考試課、考察課分離計劃；擴大操作型考試范圍實施方案；關于實施學分制管理的相關資料等內容。
這些資料對順利升為重點中專學校起了至關重要的作用，也為在2002年我院升格大專奠定了堅實的基礎，如果沒有這些內容的資料提供，升為重點中專就很困難，升大專也就不可能了。
在2007年和2012辦學水平評估中教學檔案室提供了大量的原始材料，為評估順利完成做出了貢獻。
在2010年校志編寫中教學檔案室也提供了大量的教學方面第一手材料，得以使校志編寫工作勝利完成。
教學檔案中收集的教師業務檔案、學歷職稱證明、教師的論文、論著為教師的晉級、職稱評定起了很重要的作用，為領導對教師的考核提供了參評依據，也使得晉級評定避免了單純的靠座談、憑印象，做到了公平公正。同時把教師的學歷、職稱、論著、教學成果等詳盡內容記錄在案，促進了教師積極努力工作，并不斷總結、提高教學水平。教學檔案室每年為各科老師、教務處提供近 65 次左右的查閱。
在教學中，各科室經常搞一些教學評估，教學檔案室也為其提供了大量的資料，如在全省高校體育教學評估中，為體育教研室提供了大量教師業務檔案以及獎杯兩個、證書八本、獎牌六個，為順利通過教學評估發揮了重大作用。
在每年學生畢業時有的學生成績出現錯誤，成績有誤就不能拿畢業證，也就不能順利畢業、工作或升學，教學檔案中的學生歷屆成績冊，給學生成績提供有效證明從而順利畢業。每年學生查閱成績80多次。
[關鍵詞]高校；檔案管理；對策
中圖分類號：G647.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）06-0363-01
隨著我國高校生源的拓招，對檔案管理工作的要求也進一步提高。高校教學檔案是指高校從事活動的直接產物等招生，教學，科研，管理，生活，學校和社會有保存價值的各種文字，圖表，聲像等不同形式，載體的歷史記錄。這是學校完成教學活動的真實記錄，同時也是進行教學研究，教學改革，教學經驗交流的重要平臺，課程建設。加強教學檔案的管理水平和使用價值，有利于提高教學質量，改進教學方法，進行教學研究服務，具有重要的指導作用，對于學校的重大決策和教學科研管理工作。
一.高校檔案管理工作現狀分析
1.1工作人員素質參差不齊，檔案管理水平高低懸殊。檔案管理，特別是重要公共機構的檔案管理都要求統一管理，而且也出臺了相應的配套措施。但是，實踐中卻仍然存在有悖這一原則的現象。原因就在于，檔案最初形成是在各個部門，各個部門的工作人員辦事手法不一，工作程序也千差萬別，這就使得檔案收集整理遇到很大的麻煩。再加上檔案管理工作人員水平層次不齊，使得檔案管理工作出現諸多混亂的局面，無法實現預先設想的統一管理。高校案管理也難逃這一現象，在實踐中也或多或少的呈現出這一特點。
1.2檔案管理機制存在弊端，出現問題難以責任到人。百密必有一疏，任何工作都不能保證純粹的正確和合理。高校案管理工作的復雜性與繁瑣性也決定了必須有一種責任機制來減少工作失誤的現象出現，避免在工作出現問題時相互推諉，消極補正。實踐中，檔案內容泄漏、檔案遺失的現象屢見不鮮。其原因不僅僅在于工作人員的疏忽與失誤，在外部制度層面也存在很多問題。因此，如何完善檔案管理的責任制度對于減少工作失誤，加強檔案管理安全來說有著至關重要的作用？1.3高校案管理作用單一，難以實現檔案制度應有功效。檔案管理在于合理利用檔案，高校案管理也不例外。現階段，我國的檔案管理工作存在諸多漏洞，使得我國的檔案存在不完整性。檔案記錄與收集的間斷使得檔案的實效性大大下降，很多檔案歸檔后也僅僅起到“裝飾作用”，很難實現最大效能的檔案利用。
二.高校檔案管理存在問題的解決辦法
2.1 完善學籍管理機制
目前分散在混亂的招生管理的變化。學籍管理是高校教學管理的一項重要內容，包括招生，課程評價，績效記錄，康復，維護，維修，暫停，恢復，改變專業，轉移，退學，畢業研究生學歷，學位的授予，等等。可以說是極其復雜的，由時間和強有力的政策內容混亂和糟糕的管理。但作為一個學籍檔案管理人員要優先考慮這一龐大復雜的事務，安排好工作程序和時間表，要求認真把握文字。例如，一些士兵學校政策要求學生保留三年，之后他們再轉班從其他學校，如，一些學生離開學校后不久，高考畢業再重復，不能方便地放置這些復雜的情況下，逐步規范管理秩序。同樣的檔案材料，有關部門也不一致，如在出勤考核，學生紀律，學生參加講座和社會活動，學生的狀態變化，如記錄統計有部門記錄的現象之間的不一致。信息中提到的一些材料和一些不一致；不一致的格式和內容的表，表名是不相同的內容不一致。以上這些是缺乏整理，管理散亂無序的表現。
2.2 提高工作人員業務能力
將強相關工作人員的工作質量，提高檔案文書處理水平。檔案的收集與整理事關檔案日后的利用效能與效果，控管理機構檔案管理更能體現出這一點。因此，不僅僅要形成統一的工作程序，使工作制度化、規范化，更需要提高相關工作人員的工作素質。工作人員的素質提高，既可以使工作技能實現飛躍。
2.3 完善教學檔案細則
建立教學檔案管理系統.明確每一級，每個崗位的職責，并建立教學檔案的具體評價指標體系，建立教學檔案管理的檢查和評價系統。通過教學檔案評價指標體系的建立和實施評估制度，將評估和考核結果作為衡量教學質量和管理水平的重要依據，保證教學工作和教學檔案管理工作同步，教材的情況和積累的程度相吻合的教學檔案產生，而將大學的教師的職稱評審及教學檔案管理部門出具檔案證明相結合，加強教學檔案的監督職能，現實將被集成到每個環節的教學檔案管理教學。
三.高校檔案管理的主要體會
3.1正確認識高校案管理中存在的漏洞才是提高工作效率的第一步，更是檔案管理制度不斷完善的基礎之所在。在這一階段，不僅相關部門領導要引起重視，各個部門的工作人員亦應當如此。在高校案管理工作中，軟件與硬件共同完善、雙管齊下才是治理之本，完善之基。
3.2加強人才培養，不斷為高校案管理工作輸入新鮮血液，同樣是提高工作效率的重要保證。高校檔案管理人員的業務素質高低往往決定著檔案管理工作的成敗，也是檔案利用效能的重要保障。因此，各級高校在加強檔案工作人員的責任性、創造性的同時，必須注重復合型檔案人才[4]的培養。這種人才不僅嫻熟的掌握專業技術知識，也對計算機只是等相關領域有這相當的了解，只有這樣才能保證檔案管理的全面合理收集。
3.3全面高效的利用檔案才是檔案制度的最終目的。不能全面的利用檔案，不僅是對資源的浪費，更是使得相關工作變的毫無價值。高校案管理工作人員不僅應當實現對檔案的精心整理與保存，更應當結合相關知識實現檔案的多次利用，系統、科學、全面的利用檔案資源，充分實現檔案制度的價值。
四.結語
高校檔案管理對我國的疾病預防管理作用有著舉足輕重的作用，我們應當正確認識其存在的不足，努力完善我國的檔案管理制度，最大限度的發揮高校檔案的作用，實現其應有的價值，更好的實現和諧社會的要求。
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一、高校教學檔案管理信息化技術的應用現狀
（一）管理重視程度的意識較薄弱
在高校中往往將教學和科研作為衡量教師工作的標準，那教學、科研管理自然就成為了高校管理工作的重點，高校在這種主流管理意識的引導下，對教學的理解僅限于“教”與“學”，關注的對象也往往落在教師和學生身上，片面的認為檔案管理像其它高校行政工作一樣并非如教學、科研顯得那么重要。
教學檔案的管理，較其它的管理工作的確具有一定的單調性，但對管理系統性和科學性的要求使其檔案工作顯得尤為重要。但目前高校中很多管理人員由于對檔案管理工作的重視程度不夠，并且對工作的標準和要求偏低，以至于在管理過程中工作人員的執行力會直接受到影響。不管是過去還是現在，時效性對高校的二級學院檔案管理來說都顯得尤為重要。在信息化應用程度不高的時代，假如高校教學文件或學生檔案不能及時做到歸類，未歸檔文件久而久之的積壓便會不知去向，對檔案保存的完整性和安全性造成一定的損失，為教學輔助工作帶來不同程度的負面影響。
隨著信息化技術在各個行業領域的滲透，對高校教學檔案管理工作的要求也在不斷提高。但檔案管理工作是否能取得成效，依然首先取決于管理者對工作的重視程度。
（二）信息化管理模式規范化的缺乏
對管理工作的規范化要求同樣適用于高校檔案管理工作，信息技術建設的不健全直接影響管理工作整體水平。目前大多數高校二級學院教學檔案的整理缺乏統一的管理標準，于是無法實現真正的信息資源的共享。正是由于教學檔案管理沒有建立統一的系統平臺，不管是在信息資源建設，應用軟件開發，還是在標準規范的建設方面，沒有建立統一的目錄檔案系統，導致每個教學環節的歸納都是各行其是，這樣一來的管理層次無法提升。高校中二級學院對教學檔案的保管，只能是停留在相對滯后的管理方法上，管理在規范性、服務性以及資源共享性方面距離信息化檔案管理的要求還存在很大的發展空間。
不僅如此，管理模式規范化的缺乏在高校的教學檔案信息化應用中，存在眾多的安全隱患。隨著網絡技術的發展給信息化技術管理安全工作帶來了一系列的問題，不注重網絡黑客或網絡病毒的防護，將會給教學檔案管理帶來不必要的損失。因此在教學檔案管理中一定要進行網絡安全部署，防止一切不利因素給信息化管理帶來的干擾。
（三）管理人員的管理技術有待提高
目前在高校對教師及管理人員學歷、能力素養需求較其它行業整體水平偏高的影響下，現在高校中負責教學檔案的管理人員在綜合素質、工作水平方面都有了很大的提升。但是要保證二級學院教學檔案工作信息化的順利開展，就必須具備相應技術管理專業的知識。但從大多數高校實際情況來看，缺乏真正掌握教學檔案信息化管理技術的人員，因為這對檔案管理的人員信息化技術的要求相對專業，不僅要熟練掌握檔案管理工作流程，還要能夠根據各自二級學院實際情況合理配備和運用教學資源。這樣一來，要求高校教學檔案管理人員必須要注重信息化管理知識的學習和經驗的積累，并對教學檔案管理水平進行科學、合理的自我評估。
二、高校教學檔案管理信息技術應用的必要性
高校的教學檔案信息包括教師課堂教學教案、教學日歷，以及教學過程中所使用的教學方法及教學成果。信息化技術在高校的檔案管理中的應用，可以有效地輔助高校實現教學改革過程，進一步改進教學質量，提高教學水平。隨著教輔工作中信息化技術的應用，教學檔案數字化管理程度的提高，使其變得更為系統化、合理化。伴隨教輔工作效率的提高，教師可以將更多的時間、精力投入到教學、科研中來，保證各種教學活動的全面開展，學術會議的順利召開。數字化技術的在教學檔案中的不斷更新、應用，使信息化可以更好地為廣大師生提供“教”與“學”的服務，使高校的教學檔案的利用率大大提高，不僅滿足了二級學院教學檔案的需要，也是高校檔案管理的必然趨勢。
（一）是檔案管理工作的內容和程序精簡化的表現形式
教學檔案實現信息化管理是指利用高科技的信息技術對檔案的信息進行分類、存儲，由于數字化的信息存儲更加方便快捷，有效節省了教學檔案信息存儲的空間和時間，使存儲信息更加的全面和完整。電子信息化的存儲方式真正保證了檔案管理中的信息準確率，并且在保存過程中不會像紙質檔案材料那樣易損，是教學檔案質量提高的一個重大突破。
信息化技術使教學檔案管理的內容更為精簡，工作程序更為便利，大大縮短了管理人員的工作時間，保證了教學檔案存儲信息的時效性，有利提高管理的工作水平和效率。
（二）實現校務管理工作公正化、清晰化的有效途徑
高校教學檔案信息化規范化建設，目前體現在校務管理平臺尤其是公告欄，例如高校辦學、教師的聘任、招生及畢業生就業和出國留學的條件都會通過校級網絡平臺信息公告欄里進行通知，以便全校師生對信息的全面接收。作為二級學院教學檔案的管理，需要將其有效的信息作為電子檔案文件分類存儲，有效的擴大了校級網絡平臺的功能，是提高教學檔案管理工作的水平，真正實現高校的校務管理公正化、清晰化的有效途徑。
（三）提高教學檔案的利用率的客觀需要
信息化的技術在高校的檔案管理工作中的引入，使教學資源配置得到充分優化，減少檔案管理工作所用的時間，并且節省高校人力、物力、和財力。為學院師生提供全面信息資源，降低檔案信息查找的難度，使檔案管理的工作程序更為規范，并且提升了檔案管理的水平和管理者服務的能力。加強了檔案信息資源的開發，使檔案資源的利用率增加。教學檔案的利用率的提高意味著檔案管理工作對教學工作的影響越來越明顯，所以，提高教學檔案的利用率也是發展高校教學工作的客觀需要。
（四）促進高校教輔工作發展的必然趨勢
網絡技術不斷的發展，使社會和經濟都取得了巨大的發展和進步，在這種形勢下，高等學校既面臨著機遇也面臨著挑戰。在社會結構的轉型期間，高校教育所面臨的重大挑戰就是面對高等教育的大眾化以及產業化應如何提高教學質量，如何讓教輔工作更科學化的發展，從而對促進教學工作起到更為積極的作用。對教輔工作現代化改革的首要目標就是實現高校教學檔案的信息化管理，這是高校教輔工作發展的必然趨勢，也是決定高校全面推行現代化教育理念的客觀需要。
三、高校教學檔案管理信息化技術的應用
（一）構建數字化信息的檔案系統
檔案管理數字化是檔案管理發展的必然趨勢，利用寬帶數據的通信傳輸技術，使教學檔案的資源和信息實現數字化。教學管理的數字化作為先進的管理體系，其系統眾多，例如，多媒體網絡技術，TCP/IP等技術，還有數據庫管理系統（Oracle，300GB的PH光盤庫，以及各種各樣的掃描儀器，利用軟件的開發工具），將高校教學檔案建立成一個目錄庫，以及電子化的信息系統。甚至部分教學檔案，即便非檔案資料管理的人員，同樣可以根據需要使用管理號碼，直接上網瀏覽，這樣一來，方便了查閱的教師，豐富了檔案管理的手段，提高了檔案管理的效率，使高校教學檔案的管理工作更加的規范、便捷。
（二）信息技術的主要應用體現
首先，通過網絡平臺及管理軟件的使用，部分教學、科研信息更為公開，使教學人員與教輔人員之間的溝通變得高效。直接影響就是提高管理工作的效率，使其查閱更加方便、快捷且準確，降低在管理中由于人為因素而所引發的檔案存儲失誤，使高校檔案管理的工作更加的規范化、高效化、精準化。其次，通過信息技術的培訓，能夠使相關人員掌握最新的信息化管理手段，進一步提高綜合管理能力，使其更好地適應信息化檔案管理工作的要求。
（三）建立高校教學檔案信息安全保障體系
社會網絡化的應用發展給教學檔案管理帶來高效的同時，也增加了檔案信息的不安全因素，因此，高校教學檔案管理的信息保密性就顯得尤為重要。建立信息化的安全保障體系，在高校教學檔案信息化管理的工作中，對信息造成安全威脅的網絡黑客以及網絡病毒等要有充分的防范意識。因此，必須相應具備完整的安全防范系統，將重要的電子檔案信息做好備份，在安全性的基礎上確保教學檔案信息的完整性。
四、高校教學檔案信息化管理的發展趨勢
（一）檔案信息呈現多元化發展趨勢
隨著社會現代化程度的提高，檔案信息也呈現出了多元化發展的趨勢。雖然教學檔案資料，各雖然各種電子的文本、網絡、還及音像資料已成為教學檔案資料的重要組成部分，但是二級學院所要整理的學生檔案和試卷檔案的保存形式是紙質為主的。雖然電子化管理模式已經滲透于檔案信息的管理過程，但不同的教學檔案信息，對存放的空間、存儲的時間都有著更為細化的要求。針對這種資料種類多元化的趨勢，要對檔案的存儲結構進行信息合理配置。將電子資源作為檔案管理主要手段，做好專業性的電子檔案信息存儲，將已擴大的教學檔案的接收內容進行及時的歸類、調整，使教學檔案信息管理實現真正的多元化發展。
（二）檔案資料種類的多樣化趨勢
隨著檔案信息的多元化發展，在曾經的紙質、電子及影像等教學檔案資料種類的基礎上，也呈現出更加多樣化的趨勢。以符號形式存在的信息資料，包括各類信息符號構成的文本，在學校高效能的管理體制下，簡單的紙質信息載體已經不能適應教學檔案管理的需求。尤其在電子技術的廣泛應用的今天，檔案信息的載體越來越多，于是檔案資料的種類便呈現多樣化的趨勢。
在教學檔案管理過程中，通過擴大教學資料信息的采集的范圍、縮短信息錄入及輸出的時間，強化管理工作的服務意識，使檔案管理能夠更適合教學工作的需求，為其它教輔工作順利開展提供便利條件，只有加快科學的信息化的檔案管理手段，將多樣化的現代檔案資料的應用于教學，才能實現真正的信息化技術管理。
關鍵詞： 信息化； 教學檔案管理； 電子文檔； 措施
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2011）01-0094-02
隨著信息技術的迅猛發展，信息化從思維觀念和工作實踐上都深刻影響著高校檔案管理事業的發展。“十一五”建設期間，各高校檔案館（室）的信息化建設引起了領導的高度重視，并取得了較大成績，但高校院（系）教學檔案信息化管理建設還不容樂觀。目前各高校正在制定“十二五”建設規劃，在此之際筆者就院（系）教學檔案信息化管理建設作些探討：
一、高校院（系）教學檔案信息化管理建設的重要性
（一）高校檔案信息化管理建設的主體和核心
教學檔案是教學管理和教學活動過程中直接形成的，具有保存價值的教學文件材料總稱。目前隨著辦學規模的擴大，各高校教學管理重心下移，院（系）不僅是實施教學活動的主體，也成為教學管理的主體。教學檔案材料主要由院（系）負責收集、整理、歸檔、保管，其中需永久保存的檔案移交給學校檔案館（室）保管。因此，院（系）教學檔案是高校檔案的主體和核心，院（系）信息化管理建設程度直接影響學校檔案信息化管理建設的發展[1]。
（二）推進院（系）教學信息化管理的迫切需要
隨著高校教學管理重心的下移，院（系）教學管理包含的內容越來越多，如課堂管理、學籍管理、專業建設管理、教研管理等等。為了提高管理效率和管理水平，大都院（系）使用了教務管理系統、實現了辦公自動化、教師授課用多媒體等等。在現代化、信息化的教學管理中會產生大量、形式多樣的電子文件，如文字、圖表、錄音、影像等等，這些電子文檔需要做到及時、科學、高效的收集、整理、匯總、編目、歸檔，靠傳統的手工操作已無法適應，需要采用現代信息管理技術，提高管理效率。另一方面，現代教學及管理中也需要檔案管理者為其提供高效、全面、準確的服務。因此信息化時代下的教學管理正呼喚著信息化的教學檔案管理的出現。
（三）網上教學評估和項目申報、評審的重要依據
院（系）教學檔案承載著大量的教學、管理、研究的信息，通過教學檔案材料可以對院（系）的各項工作做出比較客觀全面的評價。隨著教育改革及教育信息化管理的深入發展，高校教學水平評估、專業（學科、課程）建設申報驗收等都將采用信息化和網絡化管理，如：國家級、省級精品課程建設現在已經采用網上申報和網上評審。專家和有關主管部門在網上評估、評審主要通過看申報單位在網上提供的數字化的真實的檔案信息材料。而齊全、完整、系統、科學的教學檔案材料才能全面、真實、系統地展示自己的工作情況，是獲得專家好評的重要依據。因此，加強教學檔案信息化管理建設已成為迫切需要。
二、高校院（系）教學檔案信息化管理建設的現狀
檔案管理信息化是指檔案部門運用現代信息技術，加強檔案信息資源的收集、整理、開發和利用，實行檔案信息化存儲、標準化管理、網絡化利用等等。高校院（系）實現教學檔案信息化管理是一個系統工程，目前還存在許多問題：
（一）無明確的領導和業務管理部門
院（系）教學檔案管理往往只作為教學行政管理工作的一部分，沒有引起領導的高度重視，在領導分工中，沒有指定負責人，也無明確管理職責。教學檔案信息化管理是一個業務性很強的工作，而院（系）從行政領導到檔案管理人員都不是業務出身。大都高校沒有確定對院（系）教學檔案信息管理進行業務指導的管理部門，即使有的指定了管理部門，但管理職責也不具體，導致院（系）教學檔案信息化管理處于不規范的、自成一體的自然發展狀態。
（二）無科學的管理手段
目前，各高校院（系）大都配備了計算機設備，引進或自行開發了教務管理、實驗管理、論文管理等多個應用系統，逐步在推進辦公自動化，這些使教學管理在信息化建設方面取得了較好成績。但是檔案管理沒有專門的管理系統，卻還停留在傳統的手工處理階段，沒有實行網絡化管理，辦事效率低，與正在發展的院（系）信息化教學管理不相適應。
（三）無統一的管理規范和標準
教學檔案管理是獨立于行政管理之外的一門專業性學科，從文件的收集、整理、鑒別、歸檔、編目、保存、檢索等都應有專門的管理規范，大都高校只對檔案館（室）制定了管理辦法，但對院（系）教學檔案管理沒有制定相應的規章制度。另外隨著信息技術應用于教學檔案管理，各院（系）檔案管理者面對形式多樣的電子文檔，沒有統一的標準，導致保存的電子檔案從形式到內容都各不相同，即使實現網絡化管理，也無法實現檔案信息資源共享。
三、高校院（系）教學檔案信息化管理建設的措施
（一）加強組織領導，完善管理建設
目前部分高校院（系）檔案管理處于一種既無具體領導管理，又無業務部門指導的不規范、自然發展的狀態。導致院（系）檔案管理工作停滯不前，跟不上學校和院（系）教學、科研、管理的發展需要。
首先，成立學校檔案信息化建設領導小組，組長由學校管教學的副校長負責，成員由各院（系）主管教學的領導組成，辦公室設在學校檔案館（室）。領導小組負責整個學校的檔案信息化管理建設，檔案館（室）負責院（系）教學檔案管理的監督和管理。這樣院（系）檔案信息化建設既有統一領導，又有業務部門指導業務和監督檢查工作[2]。
其次，制定一套科學、合理、嚴密的管理制度。很多高校教學檔案管理不完善，特別是對院（系）教學檔案管理還沒有具體管理辦法，另外隨著教學信息化管理建設的發展，如電子文件、多媒體文件、聲像文件等信息資料不斷出現，對于它們的管理還沒有制定規范、科學的管理制度等等。學校檔案信息化建設領導小組應該組織相關人員和部門制定操作性強、管理明確的管理制度。如《XX學校教學檔案管理辦法》、《XX學校檔案管理人員管理辦法》《XX學校檔案信息化標準》，還有具體的《文檔一體化制度》、《查閱利用制度》、《網絡安全管理制度》、《電子檔案備份制度》、《監督管理制度》、《院（系）檔案管理職責》等等，做到從學校檔案館（室）到院（系）檔案信息化管理都有具體的管理制度、責任明確。
（二）加大經費投入，開發或引進相應的系統
首先，引進或開發檔案信息化應用系統。檔案信息化應用系統應與辦公自動化系統在功能上做到有機對接，使文書處理與檔案管理工作融合起來，即從文件的撰寫、修改、簽發、接收、批閱、歸檔、著錄、檢索、借閱、編研等文件處理和檔案管理的全過程，能在應用系統上按統一標準順利進行，即實現文檔一體化管理[3]。院（系）檔案管理人員大都是教學秘書兼任，采用檔案信息化應用系統，將大大減輕他們的工作量，并且使他們工作得心應手，同時應用系統操作中產生的各種信息資料是實現檔案信息化管理的前提基礎。
其次，建立統一的檔案管理平臺和網絡系統。真正實現檔案信息化管理還要建立統一的檔案管理平臺和網絡系統，實現檔案信息利用的網絡化。隨著高校信息化建設的推進，學校建立了校園網，各院（系）也建立了自己的網站。但是院（系）還要建立自己的檔案管理系統網，上與學校檔案館（室）相連，下與院（系）各教研室、實驗室、學生工作辦公室等相連，左右與其它院（系）和職能部分相連，實現檔案信息上下左右貫通，建立起學校檔案系統網絡。不過開發建立統一的檔案管理平臺和網絡系統是一個系統工程，需要靠學校和院（系）共同努力才能完成。
（三）加強檔案管理的規范化建設
檔案管理的規范化建設是實現檔案信息化管理的迫切要求。只有把檔案管理規范化、標準化，才可能實現檔案網上整理、存儲、檢索、利用等。院（系）檔案管理要做到規范化、標準化，首先要建立專門的檔案信息化管理室。管理室配有專門的電腦、網絡系統、電子存儲設備、檔案柜、檔案盒等等，實行專人管理。只有這樣才能使分散在系辦公室、系學生工作辦公室和各個專業教研室、實驗室的檔案材料實行集中統一管理，才有可能做到專業化、規范化管理[4]。其次，紙質文檔和電子文檔過程管理實行規范化、標準化。如教案、試卷、實習材料、開課計劃、畢業論文等，這些檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作都在院(系)完成，各院（系）檔案工作者應該遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規律，嚴格按照學校的《檔案管理辦法》、《檔案信息化標準》等要求去管理。否則，不僅嚴重影響院（系）檔案信息化管理建設，也阻礙學校檔案館（室）的檔案信息化管理建設。如：新生錄取名冊、在校生名冊、畢業生名冊是學籍檔案的一部分，如果有的院（系）長期保存，有的短期保存，甚至有的不保存等，這不符合檔案管理的完整性、統一性、科學性的原則，檔案信息資源也難以實現網絡共享。
總之，院（系）檔案信息化管理建設是一個系統工程，需要領導高度重視，也需要第一線的每個檔案管理工作者與時俱進，開拓進取，充分應用現代信息化技術，提高院（系）檔案管理和利用水平。
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關鍵詞：教學檔案；電子文件；歸檔工作
一、教學檔案是檔案的一種，是學校檔案的一個組成部分。它與黨群類、行政類檔案一樣，都是歷史的真實記錄，具有查閱利用價值和憑證作用，對于一個學校的教學質量、評估、經驗、理念都起到了支撐作用，完善教學檔案工作才能保證教學管理工作的正常進行。由于教學檔案有著時間劃分特殊、文件來源分散、形成材料多樣化、形成復雜內容豐富等特點，紙質教學文檔向電子文檔轉換有利于延長檔案壽命實現價值最大化。
二、信息化下高校教學活動模式也發生著很大的變化，選課、排課、成績、學籍、教材管理等教務管理系統軟件已經普及，電子文檔、光盤、多媒體等形式成為儲存教務信息的重要渠道。高校在教學管理、教學實踐、和教學研究中所取得的成果都能夠客觀的體現在檔案中，其中凝結著廣大教育工作者的辛勞和智慧。在網絡普及的時代背景下，教學檔案管理需要順應時展。如果不重視電子文件的管理就會使有關教學檔案的完整性收到損害[1]。為此應當適時的開展電子教學檔案的歸檔工作，并通過制定相應的歸檔管理細則，明確提出電子教學文件的歸檔范圍、方式、時間、手續等方面的要求，以保證教學檔案的完整性和教學“記憶”的清晰性。首先要對教學檔案要進行數字化加工與處理，教學檔案數字化、電子化處理要有規劃、有目的的進行。轉換前要對全部教學檔案認真分析，根據教學檔案的具體價值，制定出計劃確定那些檔案應該優先那些逐步進行[2]。一般而言，教學檔案中招生管理、學籍管理學位工作和畢業生工作等永久和長期保存的檔案應該優先電子化，比如，學生錄取名冊、成績表、畢業資格審核表、學位檔案等，是教學檔案電子化加工的重點；利用率高的教學檔案則采用邊用邊電子化的方式，邊用邊掃描對檔案而言是比較有效的處理方式；破損或者老化的檔案也要列入電子化處理范圍，在修復的同時進行電子化加工，以保護檔案信息資源的留存。其次要制定教學檔案電子化的標準和制度，統一標準和規范，特別是要規范電子化加工的工程，在掃描、圖像處理、數據錄入、圖文編輯和存儲格式等工作流程上嚴格按照標準進行。例如，電子教學文件的各種支持文檔，以及表達其格式和相關元數據的文檔。在信息化建設中，不同于介質數字檔案的存儲、參數指標和載體形式必須遵照國家規定的統一標準格式，形成的電子化教學檔案要注意保持其元數據和背景信息的完整性[2]。紙質檔案電子化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫、批量掃描、數據處理、信息存儲、檢索利用等工序[3]。文件資料按照要求先立卷后掃描，掃描的內容包括案卷封面、卷內目錄、卷內文件材料、備考表；一般選用jpg或者gif等通用圖片格式，分辨率一般大于等于200dpi，彩色深度24位以上。選擇電子轉化的方法針對不用檔案內容分別采用計算機鍵盤手工錄入、機器掃描輸入、計算機多媒體輸入三種方法[4]。建立基礎目錄數據庫、學籍數據、成績數據等索引部分的文件采用手工方式輸入。對于原文件和全文，如教學綜合文件、學籍檔案中錄取表、成績單畢業生照片等采用掃描或者數碼相機以圖形方式存入相應數據庫中；多媒體教學錄像等采用計算機多媒體處理方式轉換，在選擇電子化數據庫格式標準方面，盡量采用統一、常用的文件格式。電子文件歸檔也有很多需要注意的情況，如利用計算機終端直接訪問和利用歸檔的電子教學文檔，當載體處于聯機狀態時也許不會出問題，這種方式可以分為網絡傳輸方式歸檔和以介質傳遞方式歸檔兩種具體形式[5]。前者是指把符合歸檔條件的電子教學文檔，經由網絡傳輸到檔案管理機構指定的節點，并存儲在學校檔案機構的載體上的過程。介質歸檔就是把電子教學文檔先按檔案管理機構的要求，存儲在一定的物理介質上，再向檔案管理機構移交的過程。由于目前電子文件的安全問題尚未得到較好解決，所以各學校可以考慮采用物理歸檔方式，并注意備份。
三、電子教學文檔的歸檔，應當首先做好必要的前端控制工作，保證電子教學文檔的齊全完整、格式規范、備份充足。第一，歸檔的電子文檔一般經過著錄和鑒定，這是保證歸檔后的電子教學文檔的歷史真實性及其質量的必要手段。第二，歸檔的電子教學文檔必須填寫《歸檔電子教學文檔移交檢驗表》和《歸檔教學文檔教學接收檢驗登記表》[6]。第三，歸檔的電子教學文檔應搜集齊全，即列入歸檔范圍的電子教學文檔都要及時地向學校的檔案管理機構移交。由于電子教學文檔的存取具有較強的系統依賴性，所以在歸檔過程中，必須十分注意將有關的支持軟件和數據文檔收集齊全，否則歸檔的文字教學文檔就可能成為死文檔。第四，歸檔的電子教學文檔必須真實有效。目前除了實行“雙套歸檔制”即同時歸檔紙質文件外，有條件的教學單位還可以采用電子數字簽名技術、水印技術、加密技術等，確認電子教學文檔的有效性。第五，歸檔的電子教學文檔應有學校的檔案管理機構統一的協調，規范電子教學文檔的格式，以保證其可讀性的實現。第六，為了保證歸檔電子教學文檔的安全性和可據性，凡是采用物理歸檔方式的學校，均應對電子教學文檔實行多套制保存。一般情況下，可以將教學檔案歸檔兩份一份使用一份備案。凡是邏輯歸檔的電子教學文檔，應由形成單位賦予文件以歸檔標記，然后計算機網絡系統將自動把歸檔信息提示給學校的檔案管理機構，學校檔案管理機構應當給歸檔的電子教學文檔配以分類號、檔案號，之后歸檔的電子教學文檔及相關的管理信息可以進入數據庫，電子教學文檔便進入了檔案管理狀態。采用網絡歸檔方式的電子教學歸檔，其具體的歸檔手續與邏輯歸檔相似。在完成上述手續后，計算機系統應自動按程序設計要求生成并打印出《歸檔電子教學文檔登記表》，該表格經過交接雙方核準認定后，作為電子教學文檔歸檔憑證。
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關鍵詞：二級學院 教學檔案管理 問題對策
教學檔案是指運用文字、圖像、聲像等介質對教學實踐及其教學管理的相關資料進行收集、保存的，具有檔案保存查考價值的教學資料的統稱。教學檔案真實地記錄了學校所有的教學實踐和教學管理過程，是一所學校成長與發展的真實的記錄。因此，一般來說，教學檔案是具有歷史查考和證實的效用與價值，同時也是高校檔案的有機組成部分。隨著學院學科和專業建設的快速發展，各二級學院教學檔案資料的數量隨之快速增加，因此對教學檔案收集和管理就至關重要。
一、高校二級學院教學檔案管理的意義
一般來說，教學檔案、學籍檔案、教師業務檔案一起構成了二級學院的教學檔案，其中，又以教學檔案最重要，數量最多。程衛民、劉音認為，教學檔案是指：“高校二級學院在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、音像等載體材料”[1]，包括：關于高等教育的規定、途徑、專業培訓課程、教學大綱、課程和實施細則、每學期教學任務分配表、專業見（實）學習表、教師工作量計算、使用教料、題庫、試卷、考試記錄、試卷分析、論文答辯和其他材料。
一般來說，高校有了教務和檔案管理部門，對于二級學院教學檔案的設立與否存在爭議。然而事實是，各高校二級學院的教學檔案材料是平日教學工作材料的收集，是檔案收集和管理的基礎和根本，是處于一線的檔案管理工作單元。其對學院正常的教學秩序的維持、高校檔案建設和管理發揮著不可或缺的重要作用。這些檔案資料是二級學院進行教學改革和教學管理的重要參考和主要依據，是對提高教學水平、推動教學改革和提高教書育人的有力保障。
（一）教學檔案管理是維持教學秩序和發揮教學功能的重要保障
學校最基本也是最主要的功能是教學，教書育人是其根本宗旨。但是要維持日常正常的教學秩序，有效發揮學校的教書育人的功能，就離不開日常教學檔案的收集和整理。每學期初的教材訂購、課程安排、課表制作以及教學計劃收集等，缺少教學檔案的支撐就無法高效合理的運行。而每學期末教學檔案的收集又是一個學期師生教學活動的記錄和憑證，為下一年教學工作的開展提供借鑒；對良好的教學手段的學習和成功經驗的借鑒，提高學校教學質量具有重要作用。
（二）教學檔案是二級學院教學工作和高校教學質量評估的基礎
高校二級學院教學檔案是評估提供重要資料和依據，教學檔案管理的優劣很大程度上直接關系到評估的好壞。教學檔案作為教學管理的綜合材料，是反映和衡量整個教學質量的一個重要基礎，是重要的學術和管理水平的依據。“高校實際教學評估指標體系的各個條目的評分標準，都以教學檔案作為評估的依據，每個條目的內容都是教學檔案的具體體現[2]。”
教學檔案在教學評估中的重要作用，還可以體現在教學管理的年度考核、教師的教學記錄、學生的學習成績查詢等等方面。只要保存完整的教學檔案就可以成為追溯歷史的原始憑證，能為學校的教學管理、教學質量和教學改革等方面的評估提供數據支持。
（三）教學管理需要教學檔案的信息支持和反饋
建立和管理教學檔案是對日常教學工作的原始資料的收集，其主要內容不僅涉及教學管理的評估，而且對教學質量的高低好壞也具有直接的信息參考價值，是高校進行教學管理改革的重要依據和信息來源。這種信息幫助和信息回應，能為教學改革出具無數的教學案例材料，可以反映出教師的教學水平、教學效果；尤其是師生的反饋信息對今后的教學改革能否準確反映實際情況、合乎教學改革的基本規律和學校教學發展的基本趨勢具有重要意義。同時，為提高教學水平和教學質量給予支持。
二、二級學院教學檔案管理存在的問題
我國高校教學檔案經過近40年的發展取得了巨大發展，并隨著高校二級學院的迅速發展，各二級學院的教學檔案建設也取得了較大發展，對高校的教學改革和教學管理發揮著重要作用，但也存在不少困難與問題。
（一）二級學院的領導和教職員工對教學檔案歸檔意識淡薄
二級學院的教職員工對教學檔案材料的歸檔意識淡薄，對教學檔案建設的重要性以及教學檔案歸檔范圍、如何歸檔和管理都不明確。
首先，二級學院的領導在對待教學檔案的建立和管理上認識不夠，既沒有建立相應的資料收集保管規章制度，也沒有設立專門的二級學院教學檔案管理人員崗位，導致二級學院大部分都是兼職檔案員，兼職的檔案管理員工作職責難以明確，增大工作難度；而且，兼職檔案管理人員缺乏相應的補償機制，因此很多時候也是敷衍了事，工作積極性不高。
其次，教師基本不會主動移交教學資料，每年歸檔時都要催交，有的老師對教學資料的歸檔存在抵觸態度，認為教學經驗和科研成果是自己的教學成果，有一定的保密性，所以不愿意作為公共資源來保存；還有的教師工作中本來就比較拖拉形成習慣，再加上在對待自己教學檔案的提供和建立上認識不足，導致教學檔案管理人員在資料收集上存在困難。
（二）教學檔案管理缺乏專業人員，整體素質不高且不穩定
目前高校很多教學檔案管理人員并不是專業的專職檔案人員，他們不是檔案管理學專業出身，缺乏必要的檔案管理知識。首先大部分二級學院教學檔案管理員都是由教學秘書兼任，而教學秘書平時要處理煩瑣的教務教學、實踐等事物的工作，根本沒有多余的時間和精力去學習專業的檔案管理知識，平時學校也不會安排他們去參加相應的培訓，因此對教學檔案的收集整理和歸檔不熟悉，很多時候是應付了事；其次二級學院的教學秘書經常更換，這就導致檔案管理人員也經常變動，有的二級學院的檔案管理人員幾乎每年都在變動，隊伍極不穩定。
（三）教學檔案沒有形成規范的體系制度
對檔案材料的整理沒有明確的范圍和要求，許多不同種類的教學檔案管理人員按照工作習慣來組織、整理，因此各二級學院保存的教學檔案資料不統一。二級學院除了教學檔案還有科研檔案、學生檔案、行政檔案等等，這些檔案基本是誰收集誰存放誰管理。由于二級學院辦公場所有限，所有檔案都放置在一起，又沒有專業人員統籌管理，因此檔案存放比較凌亂。二級學院幾乎沒有專門的獨立的教學檔案室，教學檔案管理環境差，難于進行集中管理。
（四）二級學院檔案教學及檔案利用率不高
教學檔案資料的保存與管理的目的是為了日后能利用，能作為教學改革和教學管理的參考和憑證。由于檔案收集、建設和管理需要人員、場所和資金，而大多數高校二級學院領導和教師們還不能完全理解教學檔案的重要性，加之建設資金嚴重缺乏，使得教學檔案管理未能實現網絡化收集和管理，信息化建設嚴重不足，只能限于目錄檢索上，實際利用年率不高；而且由于教學檔案的現代化建設水平不高，基本的設施和人員不足，使得檔案的文件目錄及文件的重要內容未能及時錄入計算機，連接上互聯網，增加了教學檔案的信息檢索難度，致使教學檔案的利用耗時長、查準率與查全率較低，難以滿足教學管理的需求和難以適應現代教育的發展要求。
（五）教學檔案的數字化建設意識薄弱
教學檔案數字化“是指利用計算機、掃描設備、圖像處理技術等現代化信息技術將傳統介質的教學檔案，根據需要進行數字化處理，形成數字檔案資源的過程[3]。”教學檔案數字化建設是在當代網絡技術尤其是數字化網絡技術的飛速發展的基礎上，隨著我國高校快速發展和現代化管理發展的產物。雖然檔案數字化發展是未來檔案建設的發展趨勢，對高校教學和管理具有重要意義，但是我國高校檔案數字化起步晚，學校領導對檔案數字化建設不夠重視，無論在建設資金或專業人員配置等方面均存在嚴重問題。因而目前大多數高校的二級學院教學檔案依然采用紙質檔案管理方式，這必然不能滿足日益發展的網絡化數字化教學發展的需求，也不能適應當今全球經濟社會的數字化發展趨勢。這不得不是一個需要相關領導引起高度重視的現實問題。
三、提高二級學院教學檔案管理的對策
（一）提高領導、老師和檔案管理員的檔案管理意識
首先，二級學院的領導要高度重視教學檔案的管理工作，盡量配備專業的專職人員負責，至少也要保持管理人員的相對穩定，并做好人員更換時的銜接工作，確保教學檔案的完整性和延續性。
其次，強化教學檔案管理人員的服務意識，要求教學工作的教師積極配合和支持檔案管理人員的工作，從根本上改變教學檔案管理的不利局面。
最后，學校應派檔案室的專職人員經常去二級學院宣傳檔案工作的重要性、最新動態和學科前沿的一些理論實踐知識，還可依據《普通高等學校檔案管理辦法》和《中華人民共和國檔案法》，結合二級學院實際情況，制定相應的規章制度和管理辦法，明確相關內容，提高大家的檔案意識。
（二）加大資金的投入，規范檔案管理
各高校對學校的發展和教學管理改革投入大量的資金，而對各二級學院教學檔案管理的資金投入非常之少。為規范教學檔案管理，加強檔案管理的標準化、現代化，充分發揮教學檔案的作用，更好地為二級學院的建設和發展服務，學校應加大對教學檔案管理的基礎設施進行資金投入；增加或者引進專業的教學檔案管理人員，派出學院的兼職檔案管理人員外出進行檔案類專業的培訓。此外，學院還可以制定一些針對教學檔案建設的扶持政策，強化檔案管理人員工作的積極性和主動性等，從而提高二級學院教學檔案的現代化管理水平。
（三）提升二級學院教學檔案管理人員的素養
檔案利用和檔案資源開發與管理人員的素養密切相關，提高檔案管理人員的專業素質是檔案工作的性質決定的。為提高檔案管理人員的服務意識，端正思想認識和專業水平，二級學院應加大力度提高教學檔案管理人員的專業素養。如通過對檔案管理人員進行檔案知識的業務培訓，或安排到省、市舉辦的檔案培訓班學習，或到其他高校參觀取經等方式，使檔案管理人員的素養盡快達標，從而更好地服務于二級學院的教學與管理。
（四）學校應建立完善教學檔案規章制度并加強監管
學校必須建立行之有效的管理體制，明確教學檔案的內容和各教師的責任，由各二級學院主抓教學的副院長主管教學檔案管理工作，配備工作認真并有奉獻精神的專兼職檔案員。同時，還應當對二級學院的檔案管理人員或者兼職檔案管理人員的補助和獎勵進行制度化規定，從制度上支持和鼓勵教學檔案管理人員工作的積極性和主動性，從而為更好地進行教學檔案建設和管理服務。此外，對于二級學院的檔案管理工作要定期按照規章制度，由管教學的副院長和相關人員進行監管督促和檢查，以保證教學檔案管理工作的順利有效地開展。
（五）加強教學檔案的網絡化數字化管理的建設
隨著網絡和科技的快速發展，高校的教學檔案也應跟上時展的腳步，逐步由原來的紙質檔案轉變為電子檔案，建設檔案信息化。目前，大學的數字化信息網絡平臺，加強并推動了教學檔案和資料管理的現代化進程。例如，現在高校實行的數字化校園信息平臺，全校師生可以隨時進入學分制系統查詢成績、課表、課程安排和考試安排等信息，而且這些信息都是永久的保存。因此我們應加大力度建設校園信息平臺，將更多地教學檔案錄入校園網的數據庫，利用網絡技術來實現良好的快速的檔案管理，輕松地為教師和學生提高資源共享服務。
參考文獻：
[1] 程衛民，劉音.淺議高等學校二級學院教學檔案的作用及其管理[J].陜西教育：高教版，2009（10）.
