時間：2022-11-05 00:06:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇大學生檔案整理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
隨著時代的進步和人類辦公技術日新月異的發展，社會各項制度的改革日益加深，大學生檔案制度作為當今信息化時代不可或缺的應用技術，其改革也日益加深。面對各界信息量越來越復雜龐大的今天，大學生檔案管理工作的改革顯得尤為重要。大學生檔案管理工作該如何改革，在哪些方面改革，向哪個方向改革，才能更加完善地服務于全局工作，更加高效的應對日趨紛繁復雜的大學生檔案種類和數量，更加適應新時期大學生檔案管理工作的要求，已經成為每一位大學生檔案管理工作者面對的首要問題。
一、大學生檔案管理工作改革的困難和重點
1.大多數人對大學生檔案管理工作的重視不夠
許多人認為大學生檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把大學生檔案放在大學生檔案室里存檔和分類，定期整理和補查，需要用時取出即可。大多數人由于對大學生檔案管理工作缺乏認識和研究，誤以為大學生檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導致了大學生檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實大學生檔案管理工作并不是把資料放到資料室正確的位置就可以了。大學生檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。
2.大學生檔案交接制度不嚴謹
每年，巨大的大學生檔案變動、更新、調取和維護工作確實是大學生檔案工作的重點和難點。大學生檔案的分類和存檔并不困難，最容易出亂的環節就是大學生檔案交接時。現如今，大多數單位的大學生檔案交接制度不夠嚴謹，導致許多大學生檔案在交接時出現錯亂和丟失，這樣的局面是我們不想看到的，因為大學生檔案一旦錯亂和丟失就代表著大學生檔案管理工作失去了大半意義，而且大學生檔案的重新填寫和彌補是很復雜和費時的，會嚴重耽誤單位工作的正常進行。有關部門應著力加強大學生檔案交接制度的嚴謹性管理，在交接時，交接雙方都應認真對待大學生檔案交接工作，一絲不茍地完成交接任務。
3.許多大學生檔案管理工作者沒有切實履行宣傳大學生檔案重要性的義務
很多人由于缺乏對大學生檔案的重要性認識，在面對大學生檔案工作時只是應付而已，甚至對本人的大學生檔案都不夠重視，沒有充分考慮到大學生檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要大學生檔案時，才發現大學生檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調度，給大學生檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明大學生檔案管理人員對大學生檔案的重要性宣傳不夠，許多大學生檔案管理工作者沒有切實履行宣傳大學生檔案重要性的義務。
4.當前的大學生檔案管理工作不夠現代化和信息化
這么多年來，大學生檔案管理工作依然是以紙質做為大學生檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。大學生檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。大學生檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類大學生檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發現。大學生檔案的存儲需要大學生檔案室，大學生檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質的大學生檔案發霉或發潮，導致大學生檔案失真，大學生檔案室需要密閉，并且要防火防潮。
二、大學生檔案管理工作的對策及思考
1.強化大學生檔案管理意識，嚴格大學生檔案管理程序
強化每一名大學生檔案管理管理工作者的管理意識，養成嚴謹認真的工作作風。同時在硬件設施上完善大學生檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽的大學生檔案庫房，庫房內加裝空調、除濕機、大學生檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件。為加強大學生檔案信息化發展，應在大學生檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發揮計算機技術的應用，比如建立大學生檔案的信息存儲和檢索系統。
2.大學生檔案交接嚴格按程序進行
大學生檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致大學生檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。大學生檔案交接的正確手續應是：一是對所保管的大學生檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的大學生檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行大學生檔案交接工作，才能確保大學生檔案交接工作的順利完成。
3.健全大學生檔案管理制度
健全大學生檔案管理制度時應按照規范的操作流程，杜絕大學生檔案在操作過程中可能出現的風險。首先應加強大學生檔案管理人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使大學生檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現不該出現的漏洞。其次，應盡量統一各單位大學生檔案存儲的格式、統一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。
4.建章立制，有章可循，規范操作
論文關鍵詞：高校,學生檔案工作,問題,對策
強化學生檔案工作是提高高校學生管理水平的一個重要手段。這項工作有助于高校因材施教、人才選拔和培養，有助于促進學生的發展，提高學生的綜合素質，有助于為畢業生就業提供有效服務等等。目前，高校學生檔案管理存在的問題是：學生檔案管理意識淡薄，長期處于松軟狀態，未能彰顯出應有的活力。
一、高校學生檔案管理意識淡薄的表現
（一）學生方面
通過大量調查發現：大學生們的“學生檔案意識”非常模糊。如有61.3%的大學生不清楚“學生檔案”包括哪些內容；有47.1%的大學生對“學生檔案”的重要性持否定看法。再從大學畢業生對自己檔案的處置方式來看：有的隨意將檔案丟在學校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上或放在家里；小部分人把檔案轉到了學校所在地的人才市場，但幾年后就忘記這事，更多畢業生則完全將檔案遺忘了，不知檔案是轉回了原籍，還是留在了學校，或是轉到了人才市場。很多大學生畢業后，不清楚自己在校學習期間所形成的“學生檔案”會在自己畢業后成為干部檔案或工人檔案，也不清楚自己的檔案會隨著自己的畢業離校而發生轉遞的情況；有些畢業生雖然知道，但對此事不關注。因此可以看出：當代大學生的“學生檔案意識”淡薄甚至缺失。
（二）高校管理者方面
高校管理者“學生檔案管理意識”不強。具體表現為以下幾個方面：
1．從人員配備上講，很多高校并不是專人管理學生檔案，有的雖然配有專職人員，但數量過少或需要兼做其他工作，無論時間投入還是精力投入都不能保證工作需要，“少而不專”的問題較為明顯。
2．從業務培訓上講，多數學生檔案管理人員未接受過檔案管理專業知識和相關法律知識的系統培訓，缺乏檔案管理的基本知識和基本技能。
3．從管理制度上講，有的并沒建立完整規范的學生檔案管理制度制度，有的雖然建立了學生檔案管理制度，但并不完善，流于形式，應付上級主管部門的檢查。
4．從設施設備上講，由于資金投入少，沒有專門的學生檔案庫房，現代辦公設備不足，很多高校都沒有配套的學生檔案管理軟件及電腦，設施設備都沒有達到應有的技術要求，“舊而缺”的問題較為普遍。
這些普遍存在的問題，直接導致學生檔案工作質量不高，錯、漏、假、亂等情況時有發生。如把檔案資料“張表李裝”的情況（張三的表格裝入了李四的檔案袋中），或是錯填年齡、身份證號等基本數據，或是畢業生檔案錯寄、錯投等。還有就是本該裝入學生檔案袋中的資料卻沒有裝入，致使學生檔案資料殘缺不全。由于平時管理不規范，有的不能按照規定進行檔案資料的鑒別、整理、歸檔、裝訂，有的檔案資料無序堆放在一起，有的甚至隨意加入、抽取、涂改、圈畫、撤換檔案材料，有的借閱手續不嚴，造成檔案或檔案資料的丟失、損毀、錯亂等。
二、提高高校學生檔案管理水平的對策
1.普及學生檔案知識，增強學生的檔案意識
國家檔案局于1996年修改的《檔案法》和中華人民共和國教育部于2008年頒布的第27號令《高等學校檔案管理辦法》中明確提出要對大學生普及檔案知識的教育，組織學生學習本校結合自己實際情況制定的《高校學生檔案管理辦法細則》，讓學生知道學生檔案的歸檔范圍。因此，在學生管理實踐中，高校應發揮自身的優勢,利用系部櫥窗、班級黑板報、校園廣播、主題團日活動、舉行學生檔案知識競賽等多種形式,廣泛、深入地加強宣傳教育。
其次，可以通過舉辦相關講座，對學生宣傳與普及檔案知識，培養學生的檔案意識。如，充分發揮地方高校檔案館(室)的人力資源的優勢，邀請具有高、中級檔案職稱的專業技術人員和檔案工作的一線人員來我校開設講座，讓學生更多了解檔案知識，產生興趣，增強檔案意識。
再次，可以通過開設相關課程強化學生的檔案意識，如開設檔案基礎公共選修課。中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》第三十五條“有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課”。目前我校文秘專業、法律事務專業已開設檔案管理基礎課程。
只有通過多種形式，讓學生更多地、更全面地了解檔案知識，增強檔案意識，才能使他們成為熱愛、支持學生檔案事業發展的動力。只有通過宣傳學習,使全校師生員工充分認識到高校學生檔案的重要性，使大學生對自身檔案有一個正確的認識,積極主動地豐富充實學生檔案的歸檔內容。例如，參加學校的大學生文化藝術節、社團組織，競爭學生干部、獲得各種技能證書等，不僅豐富檔案內容，同時提高了大學生的綜合素質。大學生在填寫個人檔案材料時,做到準確、工整、規范、真實,從源頭上解決學生檔案歸檔材料內容少、質量差的問題。
2.樹立正確的檔案管理理念，增強高校學生管理者的學生檔案管理意識
為使學生檔案管理工作適應新形勢的需要,必須增強高校學生管理者的學生檔案管理意識，樹立正確的學生檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》,增強學生檔案管理工作人員的檔案意識，明確學生檔案管理工作的內容，充分認識到搞好學生檔案管理工作的重要性。
在學生管理實踐中，搞好學生檔案管理工作，它有助于高校因材施教、人才選拔和培養，有助于促進學生的發展，提高學生的綜合素質，有助于為畢業生就業提供有效服務等等。高校管理者在現實工作中應重視高校學生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔等，在此基礎上，做好學生檔案管理工作，并進一步合理開發和利用學生檔案的建檔工作，督促學生，提升學生的綜合素質。
3.重視學生檔案管理，加強學生檔案管理隊伍建設
要想搞好高校學生檔案工作,就必須建立一支強有力的學生檔案管理隊伍。各個系部配備具有高度責任心的專職人員從事學生檔案管理工作，并不斷提高他們的業務水平,以適應新時期檔案管理的需要。每年邀請上級檔案主管部門專家、學生檔案管理的先進單位來校介紹經驗，高校檔案室的專業技術人員每月對學生檔案管理人員進行業務學習，各系部進行學生檔案管理專題研討，使他們不僅要熟悉學生檔案管理業務工作的各個環節、步驟，還應掌握學生檔案管理方法。高校專職學生檔案管理人員應當加強自身學習，提高文化素質。新時期高校檔案面臨許多新問題，同時也給高校學生檔案管理工作提出了更高的要求。學生檔案管理人員要充分認識到學生檔案管理工作的重要性，在工作實踐中不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及學生檔案工作領域的現狀及發展動態，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進學生檔案管理工作，實現由單一專業型向多樣復合型轉變。
4.發揮學生檔案管理功能，重視學生檔案信息的研究與開發
齊全、規范、完整、有序的學生檔案，不僅能真實生動地記錄這所學校教育教學發展進程，而且能反映出其辦學質量和管理水平的優劣。這時的學生檔案，就成了歷史的見證，成了學校管理全過程中最真實、最可靠的信息來源。高校學生檔案管理工作人員應當根據現在高等教育發展的新形勢,從加強創新教育、素質教育入手,有針對性地對學生檔案資料進行分類匯編,認真研究開發大學生信息資源,在知識、能力、品德等方面發現學生的優點,為學生在大學的發展提供指導，為學生的未來發展提供豐富的檔案資料。
5.加大學生檔案管理工作的投入，更新學生檔案管理技術、手段和設備
隨著招生規模的不斷擴大,學生檔案數量逐年增加,檔案內容更加完善,傳統的手工管理已不能適應快速發展的高教事業。這就需要加大對高校學生檔案工作的硬件投入。一是實現微機化管理。當前我校各部門基本上都配有電腦,因此,開發適合我校學生管理的學生檔案管理軟件,把高校學生檔案管理從落后的手工操作轉化為現代化管理已是勢在必行。二是實現學生檔案檢索內容的數字化,使其各部門學生檔案信息資源共享,從而達到更加快速、系統、全面、準確地提供每個學生檔案材料的目錄。
綜上所述，高校學生檔案管理工作是一個系統工程。檔案管理工作者要根據當前高等教育發展的新形勢,從加強創新教育、素質教育入手,認真研究開發大學生檔案信息資源,在知識、能力、人格、素養等方面發現學生的優點和長處,以便于因材施教。這對于加強學生管理,幫助學生成才,指導學生就業等都有重要作用。只要思想上重視,制度上落實,科學規范工作,就能更好地管理好學生檔案,就能最大限度地發揮高校學生檔案的作用,從而為高校學生的教育管理起到應有的作用。
參考文獻
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關鍵詞：開放大學 學生檔案 管理工作 解決辦法
中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）04（a）-0189-01
1 開放大學學生檔案管理工作的重要性
開放大學教育對象廣泛，學生層次參差不齊，既有全日制高職學生，也有進修的開放教育學生。設置的課程種類很多，涉及的內容豐富。無論是從學生還是學校的角度看，加強學生的檔案管理工作都有很重要的作用。
（1）從學生的角度。學生檔案管理是學校的重要資源，也會加強對學生管理的重要手段。學生在接受一定階段的教育以后，可以通過檔案對比，分析其能力提升和知識增加的重要依據，是評價學校教育質量的重要方式。
（2）從學校的角度。加強對學生檔案的管理，是不斷提升學校教學質量的重要基礎。通過加強對學生檔案的管理，可以有效檢驗出學校在教學管理中是否還有漏洞，對學校的后續發展具有重要作用。此外，還可以將整個學校各個專業的教學方法和教學水平放在一個更加全面的角度進行比較，形成良性競爭氛圍。學校領導和教師在這種競爭氛圍中，將會投入更多精力轉變教學理念、教學模式、教學方法，促進學校教育教學水平和管理水平。
2 開放大學學生檔案工作中存在的問題
2.1 學生檔案管理混亂
當前，開放大學對學生檔案管理存在重視程度不夠、認識模糊等問題，在硬件檔案管理辦公條件和設施硬件投入不夠，檔案管理手段落后、管理方法混亂等問題。學生檔案的管理規范及制度、學生檔案管理的工作流程等，制度規范的不完善造成學生檔案材料內容不完整、不規范，在一些開放院校中，至今還在沿用傳統手工檔案管理方式，還沒有上升到信息化管理的高度。常常會出現檔案材料漏、亂、錯、假的情況，為學生將來就業、職稱晉升、考評等方面帶來一定影響。
2.2 學生檔案管理意識淡薄
學生檔案管理具有很強的原則性、準確性和計劃性，但是許多開放大學院校領導卻忽視了對檔案管理人員隊伍建設，其學生檔案管理意識的淡薄，重視的不到位，重要性認識的不足，很難將那些高效、先進、科學的檔案管理理念引入到成人學生檔案管理領域，檔案管理人員隊伍建設滯后，檔案管理人員素質和能力參差不齊。此外，開放大學的很多學生對檔案沒有形成正確的認識，對檔案管理法律法規、大學生檔案基本材料內容和大學生檔案功能的認知相當有限，沒有把檔案同個人未來的工作、生活緊密聯系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現象的原因之一。
2.3 學生檔案資料收集不及時
在院校的學生檔案管理實踐中，由于沒有及時搜集整理相關資料，導致檔案資料不完整現象較為普遍。第一是招生資料搜集整理的不及時。伴隨開放大學院校辦學招生規模的擴大，補錄周期的延長，客觀上為學生檔案的搜集整理工作帶來較大難度。第二是學生成績資料搜集整理不及時。在學校學生人數不斷增加，再加上現階段學生考試形式更加多樣化，為學校教務管理帶來較大難度，難以對學生成績記錄冊進行及時收集，甚至出現成績單和考試試卷丟失等。第三是學生學籍變動情況搜集整理不及時。如果對學生學籍變動情況沒有及時搜集整理的話，將會導致學生管理部門、教學部門、教學院系在對學生人數統計時候，數據不符等問題，直接影響學生檔案管理質量。
3 開放大學學生檔案管理措施
3.1 建立科學規范的學生檔案管理規章制度
當前，高校的學生檔案管理都是由不同的部門分工協作所完成的。在檔案管理的過程中，檔案管理僅僅只能起協調的作用，對相關部門不能進行制約。為了能夠使高校檔案管理的效率更高，也為了使檔案管理更加可靠，必須建立科學合理的學生檔案管理體制，明確工作人員在每一個環節的責任。通過規范的檔案管理工作流程，使部門和部門之間進行協調、配合，認真做好檔案的收集、整理、投遞工作，這樣才能使高校學生檔案管理工作更加的合理、準確。
3.2 加強檔案填寫者的檔案意識
首先，學生檔案內容多數是由學生本人填寫。因此，學生檔案的填寫者主要是學生本人。其次，學校各科室領導、具體任課老師、班主任、教務人員也會填寫學生檔案，他們也是學生檔案的填寫者。檔案填寫者檔案意識的深淺，決定檔案內在及外在質量。因此，對學生要加強檔案教育，對其他檔案填寫者要提請他們注意，使他們對學生檔案工作有較深的認識和理解，提高他們的檔案意識。
3.3 提高檔案管理人員的責任心和業務能力
學生檔案雖不是永久或長期保存的檔案，但它與學生的未來工作、生活息息相關。檔案管理人員應有較高的思想政治素質、職業道德和工作責任心，嚴格按照相關規章制度認真做好學生檔案管理工作。同時，檔案管理人員要鞏固專業知識，注重知識更新，不斷提升業務素質和檔案管理理論水平，在理論學習和實際操作中，不斷發現新問題、探索新方法，變被動服務為主動服務，擴大學生檔案服務范圍，深化學生檔案服務內容。
3.4 要強化學生檔案管理投入
第一，要強化對學生檔案管理的硬件資金投入。在辦公條件和辦公設備配置上，給予更多資金投入。院校必須要投入更多的資金，改善其硬件辦公設備，增添路由器、網絡服務器、復印件、打印機、電腦等辦公設備，提高信息化管理水平。第二，要強化學生檔案管理的軟件資金投入。學生檔案管理信息化，不僅是要配置專業的辦公設備和儀器，同時還要有相應配套的學籍檔案管理軟件，這也是提高學生檔案管理的關鍵所在。院校必須要加大對學生檔案管理軟件的資金投入，強化軟件開發，提高檔案管理效率和信息化水平。
4 結論
學生檔案基本上囊括了學生從入學到畢業離校期間的所有第一手資料，因此，科學、合理地利用和管理學生檔案，有利于學生的管理，有利于學校的長遠發展。鑒于此，開放大學應該從多方面大力提升學生的檔案管理工作力度，增強工作人員責任意識和崗位能力，增進資金的投入，更好的開展學生檔案管理工作。
參考文獻
關鍵詞:高校；學生檔案管理；以人為本；問題；措施
學生檔案是對學生在校期間各方面表現的綜合反映,也是學生未來升學、就業等過程中尤為重要的憑證依據。特別是一些特殊單位和崗位,在招聘入職時必須要用到學生檔案,因此,加強高校學生檔案的管理工作是尤為重要的。下面,文章就當前我國高校學生檔案管理工作的現狀進行簡單分析,并就如何在以人為本視域下加強學生檔案管理工作提出自己的建議和看法,從而更好的提高學生檔案的管理水平和效果,為學生今后的升學、就業提供充分、有力的保障。
1高校學生檔案管理的現狀
目前,我國高校在學生檔案管理工作中普遍存在以下幾個方面的問題和不足,具體表現在:
1.1對學生檔案管理工作的重視不足
目前,我國大部分高校尤其是大專院校對學生檔案的管理工作重視不足,新生入校后,雖建立了個人檔案,但仍然存在高考報名表、體檢表以及其他材料缺失問題。同時,有些院校由于對學生檔案的重視不足,導致部分學生在校期間獲得的一些評優評先材料未被歸入檔案中,給學生的就業造成一定的隱患和阻礙。
1.2缺乏健全的學生檔案管理體制
目前,我國大部分高等院校在進行檔案管理時,往往偏重于對科研檔案、教學檔案等的管理,這就導致對學生檔案管理的關注和投入不足,學生檔案管理缺乏健全、完善的管理制度和體制,大部分仍然沿用落后、過時的傳統管理制度和機制,在崗位配置、職責劃分、人員素質以及監督檢查等方面均存在嚴重的不足,導致學生檔案管理在收集、整理、歸檔以及服務各工作上不全面、不及時、不到位,缺乏科學、統一、合理、有效的管理,也使得高校學生檔案管理工作的水平偏低,無法真正發揮其在高校辦學中的意義和作用。
1.3高校學生檔案信息承載的內容較為傳統
目前,我國大部分高等院校的學生檔案管理工作仍然嚴重傳統模式,這就導致檔案中的信息承載內容也延續了計劃經濟下的基本設置,存在傳統、空洞等問題。學生檔案中的材料通常只包括入學登記表、招生報名表、學籍入冊表、團(黨)材料以及成績記載表等,而對學生的個人特質、心理狀況、發展潛質、創新能力以及誠信度等方面缺乏必要的記錄和反映,導致學校及用人單位無法從檔案中較為全面的了解學生的真實情況,從而導致學生檔案在大學生求學期間及畢業發展中的積極作用大打折扣。
1.4缺乏完善的學生檔案轉遞管理
我國現行的法律制度規定,大學生畢業后其學生檔案由本人保管或由學校畢業生分配辦公室統一寄往生源地人事局,再加上目前學生檔案存放、管理的多元化趨勢,導致學生檔案在轉遞過程中缺乏、科學、完善的管理,經常出現檔案丟失、保管地不明等問題,給大學生的升學、就業造成了一定的不良影響。
2以人為本視域下加強學生檔案管理的措施
針對當前我國高校在學生檔案管理工作中存在的諸多問題,在今后的管理過程中,各地高校應在以人為本的視域下,通過采取多種有效的措施和方法,不斷提高學生檔案的管理水平,從而更好的為學生提供升學、就業保障。具體措施如下:
2.1加強領導重視,樹立以人為本的學生檔案管理新觀念
各地高校要與時俱進,嚴格遵循當前國家教育改革的要求和原則,通過會議學習等途徑加強領導層對學生檔案重要性的認識和重視,提高他們的工作責任感和使命感,解放思想、創新觀念,明確學生在檔案管理中的主體地位,樹立“以人為本”的學生檔案管理觀念,使管理工作緊緊圍繞為學生成長及學校、社會發展服務展開,從而更好的提高學生檔案管理服務的質量。
2.2以人為本,創新學生檔案管理機制
高校應在以人為本思想的指導下,對學生檔案的材料內容進行積極的優化和豐富,即在原有資料內容的基礎上,將學生的個性、知識、素質、特長、技能、誠信、潛質、心理以及綜合能力等情況也納入到歸檔材料中來,擴大學生檔案的材料內容,使學生檔案能夠更加全面、充分、有效的反映學生的在校實際情況。同時,還應該大力加強學生檔案信息化管理建設,提高學生檔案管理的智能化、網絡化水平,創新檔案管理模式,實現學生檔案管理的現代化、信息化,進而更好的為大學生未來的升學、就業服務。
2.3提高學生檔案管理人員的素質水平
高校要積極加強學生檔案管理人員的素質培養,通過講座、會議、宣傳等渠道,使管理人員牢固樹立以人為本的思想理念,并將其貫徹落實到實際工作中去,積極圍繞為學生服務展開工作,不斷提高自身的管理知識、技能水平以及計算機應用水平,從而真正打造一批思想認識高、素質能力強的復合型檔案管理人才。
3結語
綜上所述,面對當前社會發展新形勢,各地高校應該加強對學生檔案管理的重視,與時俱進、以人文本,創新學生檔案管理觀念,樹立學生的主體地位,優化和改革管理模式,提高管理人員素質水平,從而更好的提高學生檔案管理工作的質量和水平,促進和推動高校檔案管理工作的穩健發展。
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關鍵詞: 高校學生 檔案管理 建議
檔案是個人信息的重要載體,在求學和求職中發揮著重要的作用。大學生檔案更是記載著大學生在校期間學習和生活的情況,反映了大學生的思想品德、學習成績、個人特點、獎懲情況、身心素質、專長愛好等信息,是衡量大學生綜合素質的重要依據;同時也是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據。大學生檔案的管理是高校學生管理的重要一環,直接影響大學生的切身利益,但目前大學生檔案管理存在不少如檔案材料混淆、檔案材料不完整和轉遞不及時與不準確等不足,因此在高等教育改革不斷深入及高校招生規模不斷擴大、大學生就業日益市場化的新形勢下,加強和完善大學生檔案管理是必須且必要的,我們可以從以下幾個方面加強大學生檔案管理。
一、加強大學生戶籍檔案管理
戶籍管理是學校安全保衛的一項基礎性工作,是高校管理工作的重要組成部分。按照公安部門的規定,高校學生戶口屬于城鎮集體戶口的一部分,且存在一定的特殊性,它緊密聯系著高校的招生、教務、思想政治教育及畢業分配工作。近年來,隨著社會市場化的深入,市場需求的出現人才多樣化和復雜化,同時高校的辦學模式、招生辦法、教學體制和就業管理諸方面的改革逐步深入,有必要對戶籍管理進行加強和深入。首先建立嚴格的收集制度,以保證戶籍檔案的真實和完整。高校每進出一個人,因為需要經過許多部門和好幾道程序,往往會出現材料不全或不材料失真的情況,因而必須有嚴格的收集制度作保證。其次建立科學的立檔和整檔制度,保證戶籍檔案管理的有序開展。每年新生入學時對新生進行立檔,嚴格檢查新生檔案的真實性和完整性;然后根據院系分學年分卷建檔制度,即根據高校自身的特點和檔案工作的規律,先分學年度,再按院系按專業然后按學號逐人建檔,并分正副卷。可以依法公開的材料,立為正卷;尚不能公開的材料,立為副卷,只供內部參考。最后建立轉退修學和畢業生檔案卷。每一學年結束后,把本年畢業生的畢業生名冊、戶口遷移證存根、常住人口登記表等整理歸檔;對中途退學、轉學者的戶籍檔案進行及時的整理,注明時間、去向及原因,以備查考。
二、加強大學生成績與活動檔案管理
大學生成績和活動的記錄最能反映大學生在校期間表現的好壞。當前高校學生檔案的歸檔形式仍很傳統,主要是政治表現(學生獎懲材料、入黨入團材料、畢業鑒定表等)、學籍和學習成績(入學成績表、學籍變動材料、畢業成績卡片、授予學位證書及各種獎勵證明)、身體狀況(入學學生體檢表、畢業生體檢表及各種疾病史等)和家庭政治及經濟狀況的少量材料等,不能全面反映學生的素質和水平。大學生成績與活動檔案主要包括如下幾個方面:(1)學校對學生的考察、錄用、培養、教育和學生德、智、體、美、勞等方面的第一手材料;(2)大學生英語四六級證書,計算機等級考試證書等吸引用人單位的證書;(3)大學生心理測試成績,發明、創造證書,能力、技能競賽證書,社會實踐活動材料等。
三、加強大學生心理健康檔案管理
大學生因心理問題而無法正常學習和生活從而退學、休學的學生人數呈現上升的趨勢。學生心理問題或心理障礙的形成往往是長期的,如果能定期測查學生的心理健康狀況并建立學生心理健康檔案,對有問題的學生進行及時有效的指導、干預與防治,大學生的心理健康狀況就會有一個很大的改觀。加強大學生心理檔案管理可以從這幾個方面著手:(1)在恰當的時間建立學生心理健康檔案。新生入學軍訓結束后進行心理測試,測試前安排有關的心理學知識教育活動,讓學生明白建立心理健康檔案是了解自身、獲得心理幫助的有效途徑。測試過程的組織要嚴謹,包括場地布置、時間安排、指導語標準化、組織秩序等方面;(2)規范心理檔案的內容和形式。大學生心理檔案不僅僅要涉及學生的基本狀況、心理健康狀況、既往病史,還要包括學生的人格特征、智力狀況、學習心理、職業能力傾向等;(3)建立多種方法相結合的信息收集機制。心理檔案信息的收集不同于一般文書檔案、人事檔案等的資料歸集,很難通過讓學生填寫“心理檔案表”的單一方式掌握學生心理狀態。因此,必須綜合運用心理測查、問卷調查、觀察法、訪談法等,從多角度、多層面了解學生的內心世界;(4)建立暢通的檔案資料采集渠道。暢通的原始檔案資料收集渠道是檔案資料建設的必要前提,心理健康檔案原始資料的采集主要有三條渠道:一是校醫院,即學生在醫院就診的病歷;二是心理咨詢室,記學生的咨詢紀錄及個人心理資料;三是班主任、輔導員等專門人員采集的學生信息。
四、加強大學生畢業檔案管理
20世紀90年代末,高校畢業生就業由計劃分配轉入雙向選擇,就業渠道多種多樣,畢業生的檔案管理也就出現了新的變化,形成了單位管理與社會化管理的模式。各地的就業指導中心和人才交流中心作為專門從事畢業生就業服務的機構,一方面為畢業生搭建完善的就業信息服務、指導、培訓和研究等的平臺,另一方面為畢業生檔案管理提供保障。就業指導和人才交流中心在前一方面的工作做得很盡心,也取得了一定的成績,但對后一方面的工作卻存在不少問題,如檔案的缺失、去向及異動等方面。因此,對高校學生畢業后,特別是沒馬上找到工作檔案需要進入人才交流中心的檔案必須加強管理。管理可以主要從以下幾個方面著手:首先,對檔案定時的進行檢、閱和編號,發現材料缺漏及時標注和通知到個人;其次,盡量對檔案進行信息化管理,最好建立網上查詢系統,方便查詢個人檔案的狀態;再次,每到畢業生離校之際,派專人到各高校講述檔案的重要性,并提供管理服務等;最后,對幾年還未找到工作的畢業生的檔案的管理費用適當降低或先免費后補交的政策,給暫時經濟困難者提供幫助。
五、結語
隨著招生、就業制度的改革和人才市場的完善,大學生培養與就業隨之發生了改變,與大學生密切相關的人事檔案也直接受到了影響,人事檔案必須加強管理。因此,我們在檔案的日常管理工作中要不斷更新理念,改進工作方法,積極與學校信息化建設接軌。當然大學生檔案的管理不僅僅是檔案管理人員或高校的事,還需要教育行政部門、高考招生部門和各地中學等部門的協助和配合,只有這些部門相互協作,才能將大學生檔案工作做到科學化、制度化、規范化。
參考文獻:
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關鍵詞：檔案管理 問題 利用率
【中圖分類號】G【文獻標識碼】B【文章編號】1008-1216（2015）09C-0013-02
一、高校學生檔案管理中出現的問題
近幾年高等學校擴招，高校在校生人數急劇增加，由此引發的檔案問題日益增多，主要分為以下幾個方面：
（一）學生對檔案的認識欠缺
通過調查，相當一部分學生認為學校對學生檔案缺少宣傳;即使有了宣傳，內容形式也很單一，學生對檔案內容了解甚少，對檔案的重要性認識不到位，加上現在就業形式多樣，有的學生畢業后進入私營、外資、合資企業不需要檔案，導致學生認為檔案可有可無，檔案意識淡薄，致使許多學生檔案滯留在校多年。
（二）學生檔案信息含量不足
目前學生檔案管理主要內容是把學生在校期間形成的、分散在教育和教學等各部門的材料歸類保存，主要包括三方面內容：第一，政治表現方面：入團、入黨申請書，黨、團組織調查審批表及評議鑒定，政審材料，家庭主要成員和社會關系調查書，學生獎懲材料，畢業鑒定等;第二，學籍方面：高考成績、大學歷年學習成績單、獎學金證明、學位證明等;第三，身體狀況方面：入學體檢表、畢業體檢表等。
隨著我國教育制度由以往的應試教育向素質教育轉變，原有的歸檔內容表現出明顯的弊端：政治色彩濃厚，注重學習成績，缺乏反映學生特征的個性化內容，很難反映學生的綜合素質狀況。尤其在學生就業指導時，用人單位急需了解的個人素質、職業能力、信用狀況等方面材料比較少，難以為其提供參考。因此，更新觀念，擴大歸檔范圍，豐富學生檔案內容勢在必行。
（三）學生檔案管理不透明，利用率低
在傳統的檔案管理中，過分強調檔案的特殊性、保密性，人為地剝奪了學生對自己檔案的知情權，嚴重降低了學生的積極性，加上缺少專業檔案管理人才、專門的現代設備和管理軟件，導致檔案材料從入學時臨時收集，堆積放置，到畢業時突擊整理，完成傳遞。豐富的檔案資源，幾乎沒有被開發和利用過。在雙向選擇的就業過程中，學生檔案更是沒有發揮畢業生“推薦表”的作用。一方面，檔案材料內容缺乏，不能為用人單位提供有效的參考;另一方面，落后的查詢方式使用人單位放棄這種需求。總之，學生檔案的利用率很低，沒有發揮應有作用。
通過以上調查分析，目前學生檔案管理狀況嚴重落后于高等教育發展和社會用人制度改革的步伐。應結合高校發展和社會需求，推進學生檔案管理改革。
二、高校學生檔案管理改革的對策
（一）制定規章制度，加強宣傳，強化學生檔案意識
由于國家缺少學生檔案管理制度，而檔案材料的形成涉及很多管理部門，這就需要學校制定符合檔案管理要求必要的規章制度。強調檔案工作的性質、任務、特點，使學生的檔案管理工作有章可循、有責必究，走上規范有序的軌道。從新生入校宣傳著手，在寄發新生錄取通知書的時候，附帶檔案宣傳材料，并利用學校給新生發放的手機號碼，通過短信平臺，提前宣傳;另外，強化校內宣傳，利用現代媒體手段如校園網絡、校內廣播、宣傳櫥窗等讓學生明白檔案管理是加強素質教育和向社會輸送人才的大事，從而強化檔案意識。
（二）完善學生檔案信息的類別
在當今強化素質教育和培養復合型人才的教育背景下，應根據大學生學習生活的特點，擴大歸檔范圍，通過檔案材料反映其個性化發展特征，為用人單位提供參考，使學生在激烈的就業競爭中順利走向工作崗位。建議增加一些內容。
誠實守信是個人發展的重要品德之一，也是用人單位的基本要求。學生信用檔案是學生個人職業生涯的信用資本，可以通過積累學生在校期間誠實守信方面材料形成，準確反映學生的信用行為和品行，關注學生的能力。檔案材料不僅要關注學生的學業成績，而且要發現學生的多方面潛能，特別是學生的創新能力和實踐能力。應注意收集反映學生成長進步的材料，包括學生的個人作品、榮譽證書、資格證書等，建立心理檔案反映學生的心理狀況。近年來，隨著高校學生心理健康教育的開展及學生心理健康狀況的跟蹤調查，形成了很多關于大學生、心理素質的材料，應對這些材料加以收集和整理，形成學生的心理檔案。從學校教育管理看，通過學生心理檔案能夠準確地分析學生的個性特征，及時采取心理疏導措施促進學生健康成長;從用人單位選拔人才看，可以通過心理檔案了解畢業生的心理健康狀況，選擇最合適的人才。因此，應注意收集和利用心理檔案這一重要的信息資源。
（三）改變模式，加強信息時代的學生檔案管理
學校可以根據實際情況，建立相對“集中統一”的模式，指定學生管理機構負責，有條件的可以配置專業人員，這樣既可以節省資源，又可防止責任推諉。另外還要利用電子計算機技術，實行檔案的“雙套制”管理模式，所謂“雙套制”指電子文檔的同時，要將其內容以紙制的形式加以歸檔管理，形成兩種介質、兩套內容同一檔案，電子、紙質文檔相結合，確保歸檔材料的安全性。
參考文獻：
【關鍵詞】高校;學生檔案;管理;對策
檔案是一種具有特殊價值的信息資源，是最原始、最權威的信息，在國家經濟社會發展中具有不可替代的作用。高校學生檔案是我國檔案事業的重要組成部分，這項工作直接關系到廣大高校畢業生的切身利益和用人單位檔案體系建設的質量和效率，關系到我國檔案事業的蓬勃發展。而以計算機技術為典型代表的現代信息化技術快速發展，極大地改變了我們的思想觀念，工作、學習都離不開計算機軟件的實際應用。目前各類高校的教學與管理都發生了重大的變化，需要用各種信息手段來改造現有的軟件信息，從而提高工作效率。高校學生檔案管理尤其是畢業生檔案管理的信息化建設在傳統的手工操作方式存在大量不可預知性等問題之下就顯得尤為迫切。 然而信息化建設不是一朝一夕就能完成的，它是一項長期、艱巨的任務。本文以山西農業大學學生檔案管理的特點入手，綜合分析高校學生檔案管理過程中存在的顯著問題，進而對高校學生檔案管理提出合理化建議，為高校學生檔案管理體系建設提供規范化建議和參考。
一、高校學生檔案管理的特點
高校學生數量大，檔案變動、更新、維護都對高校檔案管理工作提出巨大挑戰。根據2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》，對高等學校檔案工作的定義、適用范圍等有了新論述，對高等學校檔案的管理體制、制度建設和工作要求提出了更高標準，充分體現了國家對高等學校檔案工作的高度重視和檔案管理工作在高校中的地位，為高校檔案管理工作規范和發展提供了制度保障。新《管理辦法》規定高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
具體來看，高校學生檔案管理工作具有以下特點：
1.工作量大
隨著每年學生入學、畢業，檔案數據都會發生變動，錄入、遷出、就業、繼續深造等情況的變化促使檔案變化頻繁，呈現數量大、跨界調度等特點，加上檔案的維護、保存都需消耗大量人力物力。
2.檔案變動頻繁
學生檔案變動頻繁是高校學生檔案管理的有一個顯著特點。每年校內學生的學籍異動、專業變更，校際間學生的升學，校企間學生的就業都會伴隨檔案的遷移發送，這些工作的具體實施過程中，容不得一絲疏忽。
3.涉及部門及檔案種類繁多
高校教學檔案種類繁多，來自高校內部各教學管理部門的文件材料，教師教學材料、學術論文，學生考試材料、畢業設計或論文等許多方面。檔案內容具有多學科性，且學科與學科之間也存在著交叉;檔案管理層級較多，各層級下又分屬不同的管理部門，導致教學檔案整體上又呈現出很強的復雜性。以我校為例，除了紙張等傳統檔案形式，日益增多的圖文材料、課件、電子光盤、視頻資料、各種證書等導致教學檔案的數量和類型不斷擴張，加大了高校教學檔案的管理難度。
4.檔案管理的信息化
當前，高校檔案管理中最顯著的特點就是管理的信息化。我校從2009年就對學生檔案相關資料進行了信息化處理，自行開發并應用了學生檔案信息化管理系統，同時，網絡中的一些先進技術比如城市云等都可以運用到高校檔案管理中，使得檔案管理工作越來越趨向于無紙化和集中化。
二、高校學生檔案管理存在的問題
1.檔案管理技術落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校臨時人員調動，檔案的管理技術水平較為落后。檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統的編號、索引、查詢。尤其是對于紙質材料的大學生檔案，每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。
2.安全性有待提高
學生畢業時大學生檔案一般由學校代為轉發，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉，大學生檔案的安全性難以得到保障。此外，缺乏對電子檔案管理的風險評估體系。高校的電子檔案管理除了應該有安全軟件防護，還應該建立相應的風險評估體系，預知檔案管理中將會出現的風險，減少安全漏洞，并且做出應對風險的多個應急方案。但是，目前的高校電子檔案管理很少建立風險評估體制，無形中增加了檔案管理的風險。
3.硬件設施不足
隨著科學技術的進步，計算機網絡技術在學校檔案管理中也得到廣泛的應用，但是大多數學校還是運用落后的方式來管理學校檔案，如手工收集，卻很少有學校運用計算機網絡技術來管理學校檔案。同時，檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常繁瑣，這樣學校檔案管理人員的工作效率也會大幅度降低。
學校檔案真實地記錄一個學校的各方面的發展足跡，但是現在許多學校沒有按照標準去建造檔案室，各種檔案設施陳舊老化，檔案室的管理條件比較差，對檔案的保管使用效果造成嚴重影響。部分檔案存放室由于不通風、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至缺失。同時保管檔案的設備參差不齊，難以滿足新時期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。
三、高校學生檔案管理工作建議
針對大學生檔案管理工作存在的一些缺失，國家應當硬性通知并通過財政補貼要求各高校建立專門的大學生檔案管理中心，專門負責學生檔案的存儲、查詢、接收和調離工作。并且通過競聘等形式錄取具有數字化圖書管理經驗的人員將大學生檔案管理工作數字化。建立學生電子檔案，記錄學生檔案中包含的全部材料清單及電子影印文件，方面檔案的電子查詢。引進新的大學生檔案存放制度，例如采用數字化方法，將大學生檔案全部寄回原籍，采用數字化方法記錄檔案的全部內容，相關單位需要用到大學生檔案時采用電子傳送的方式取代傳統的郵寄方式，提高檔案的存放安全性及檔案調取查閱的效率。
1.改變檔案管理模式，適應成人高等教育事業改革發展的需要
在當前科技迅猛發展，知識經濟和信息化浪潮日益臨近的背景下，高校建設出現新局面，原有的檔案門類、數量和內容遠不能滿足教育發展的需要。隨高校教育改革和發展形勢的需要，檔案工作重點應從以往收集、整理、保管為主轉向以開發、利用和服務為主，提高檔案的利用，擴大服務功能，高校學生檔案工作是學生教育的信息資源，只有重視開發利用，不斷拓展業務范圍和服務領域，才能充分發揮信息資源的優勢。
2.加強檔案管理人員的隊伍建設，提高檔案人員的業務素質
若要實現高校學生檔案的科學化管理，關鍵是要提高檔案管理人員的素質。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質和職業道德修養，使其熱愛檔案管理工作，有強烈的事業心、責任心和良好的職業修為。同時要加強檔案管理人員的業務技能培訓，不斷為其提供接受繼續教育和提升職稱的機會，更新專業知識，通過系統學習，使其在專業的深度和廣度上有較大提高，在管理實踐中具有信息收集、加工、存貯、傳遞的能力，能積極開展檔案利用工作，為高校的發展和評估提供材料資源。只有這樣才能滿足新形勢下高校教育發展和改革創新工作的需要。
3.加強電子檔案存儲設備及網絡安全性
加強電子檔案存儲設備及網絡安全性，首先保障存儲設備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設備維護;定期對存儲文件更新備份;通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防、嚴格規定讀寫權限加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密。要不斷改進現代化管理手段，努力提升檔案的安全保護水平。
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一、高職院學生檔案管理的特點
高職院學生檔案有其自身的特點，主要表現在：（1）工作量大。隨著高職院的擴招、校園的合并，每年需要接收的新生檔案數量不斷增加；（2）時間集中。每學年開始是新生檔案的集中收集歸檔時間，每學年底是在校學生檔案材料集中收集管理時間，也是學生畢業離校前檔案集中轉遞時間；（3）涉及部門多。學生學籍檔案材料的形成、歸檔涉及到各院系、教務處、招生就業辦和學生管理處等多個部門；（4）檔案傳遞情況復雜。按照規定，學生檔案必須通過機要局轉遞或派專人送達，但往往因用人單位急于獲得學生檔案，要求學生自帶或用郵政快遞寄檔，這給學生檔案的遞送增加了許多難度。下面是針對高職院檔案管理的特點，分析了目前高職院學生檔案工作中存在的不足，并提出了相應的改進措施。
二、高職院學生檔案管理工作中存在的問題
1、學生檔案管理未受到應有的重視
學生檔案是學校檔案的一個分支，但是，高職院往往只重視教學、人事和其它管理的檔案工作，對學生檔案工作的重要性缺乏認識，認為只是一項附工作，沒有將學生檔案管理工作提到議事日程上，沒有將學生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業績掛鉤。許多學生檔案意識薄弱，檔案知識缺乏，認為只要不進國家機關，在私企、外企等單位工作要不要檔案無所謂，對檔案的作用、轉遞方式一無所知，對檔案漠不關心，若干年后需要時又不知檔案“身在何處”，有的畢業生認為學校會把檔案直接轉到工作單位，對檔案是否收到不聞不問，自身“棄檔”現象越來越嚴重；有的因為超過了機要局的查詢期限，檔案一旦丟失則無法查找。
2、學生檔案管理不規范
一些高職院缺乏完善的學生檔案管理制度，工作中往往以相對隨意的臨時通知代替科學嚴謹的管理制度；或者有規章制度，但不能認真執行，形同虛設，造成無章可依或有章不依的局面。學工處、招生就業處或各個院（系）都有可能是學生檔案的管理部門，造成學生檔案歸口不一。檔案主管部門與相關部門職責范圍劃分不準，分工不明確，造成互相推諉，不能各盡其職。由于檔案管理沒有統一的規定，使學生檔案歸檔時間不統一，不能保證檔案材料及時歸檔；由于檔案管理標準不統一，造成歸檔材料不統一，手續不完備，紙張規格不一，內容填寫不完整，材料不齊全等弊端。
3、管理隊伍建設薄弱
日前，很多高職院專職檔案管理人員很少，管理隊伍的學歷結構、知識結構、年齡結構、職稱結構都不盡合理，其中相當一部分還是“半路出家”，轉行從事學生檔案管理工作，專業知識很有限。另一方面，兼職檔案員幾乎未接受過任何檔案管理方面的專業培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本知識和基本技能，且往往一身多任，投入檔案管理工作的精力十分有限，無法對學生檔案進行科學有效地管理，只是滿足于將檔案裝入袋子、鎖進柜子，停留在你查我調的單一階段。在受到人員編制限制和僅以手工操作為主的檔案管理模式下，人才的匱乏很大程度上影響了學生檔案管理工作的有效開展，也阻礙了工作層次和工作水平的提高。
三、加強高職院學生檔案管理工作的對策
1、統一認識，加強領導，完善管理機制
正確的理念是做好檔案管理的思想基礎。首先學校領導和廣大教職工都要強化檔案意識，大力宣傳《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》，使大家認識到，做好學生檔案工作是關系到高職院全面推進素質教育、向社會輸送合格人才和涉及高職院學生畢業就業的大事。要加強學生檔案管理工作的領導，校領導和院系要把學生檔案工作納入議事日程，切實落實責任制，把學生檔案建設當作全校一項基礎性的工作常抓不懈，并納入有關職能部門的目標管理，樹立全校一盤棋，上下聯動，全員參與的工作格局。不論當前各高職院對學生管理采取何種模式，都要根據學校工作的實際，落實大學生檔案管理組織機構；不論當前學生檔案存放何處，都必須專人負責學生檔案的管理工作；要根據學生檔案的數量，配備適當編制的專業人員；若是采取按院系的分散式管理模式，也要配備專職或兼職學生檔案管理人員。
2、加強制度建設，規范管理行為
為了確保學生檔案的管理質量，必須根據有關法律法規，結合當前高等教育改革和大學生就業工作的整體形勢和實際情況，制訂出臺具有較強針對性和操作性的高職院學生檔案管理辦法、實施細則和評價體系，使學生檔案管理工作有法可依、有章可循。要提出明確的任務目標和全面的歸檔范圍，細化學生檔案的收集、鑒別、整理、保管、轉遞與利用等各個環節的基本規范和工作要求，從根本上保證學生檔案的連續性、完整性和安全性。檔案管理制度主要可分為三個方面，一是要建立嚴格的檔案登記、轉遞制度。管理人員對新生檔案要認真登記、整理、核對，發現問題及時解決，以保證檔案的完整性；二是要建立檔案材料的收集補充、定期移交制度，明確歸檔材料的內容、標準和時間，確保學生檔案材料的真實性和準確性，使大學生檔案工作規范有序地進行；三是要制定學生檔案管理、借閱制度，嚴格履行登記借閱手續，防止學生檔案損毀、丟失，從而為高職院校的學生檔案管理工作提供合法、科學、有效的指導。
3、加強管理隊伍建設，提高管理人員素質
高職院檔案管理人員是檔案管理工作的業務骨干，其素質的高低直接影響到檔案管理工作能否順利開展。建立一支強有力的學生檔案管理專兼職人才隊伍，是提高檔案管理質量的重要保證。學生檔案管理人員必須具有良好的思想政治素養和高尚的職業道德，具備較深厚的檔案管理理論知識，
檔案保管技術等相關的專業知識。學校可以每年邀請上級檔案主管部門專家、學生檔案管理的先進單位來校介紹經驗，并積極為檔案管理人員的業務培訓創造條件，經常組織校內外學習交流，相互取長補短，達到共同提高的目的。同時學校檔案主管部門要對學生檔案管理工作進行有效的指導和監督，促使學生檔案管理人員不斷提高業務水平。
4、充分利用信息化、網絡化等現代科技手段
目前大部分高職院招生、學籍、就業等都已基本實現信息化和網絡化管理，這就為學生電子檔案的建設創造了條件。所以高職院應逐步開發一套完整的學生檔案管理信息系統和電子檔案庫，運用現代化的手段管理學生檔案，將每個學生可以規范化的檔案材料錄入到學生檔案信息庫中，在建好基本信息的基礎上，隨時錄入學生的最新信息，并及時對錄入的信息進行維護和更新，確保信息完整、真實和準確。依托互聯網建設學生檔案管理與服務網站，可以為學生和社會提供便捷、準確的咨詢、查詢、檢索、認證和檔案轉接投遞管理等服務，有效提高學生檔案管理工作的效率和質量。
總之，高職院學生檔案管理工作是一項系統工程，需要國家、社會、高職院等各方面的廣泛關注和支持。作為學生檔案管理工作者，面對高職院學生檔案管理工作的諸多問題，有必要對學生檔案管理工作進行重新審視，積極探索適應社會發展的學生檔案管理的之路，充分發揮高職院學生檔案管理工作的重要作用，真正做到學生檔案服務于學生、服務于企業、服務于社會。
參考文獻：
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【關鍵詞】學生工作；大學生；電子成長檔案
長期以來，整理學生檔案一直是高校學生工作的重要工作內容之一，包括每年新生報到時的檔案接收和整理以及畢業生的檔案規整。但是，一直以來，學生檔案僅僅是作為高校學生工作中的一項工作內容而已，而沒有成為學生工作中的資源、工具和手段。在傳統學生檔案工作中，檔案內容比較有限，主要是學生的成績單、登記表、學歷學位證明材料、獎懲材料、黨員材料等等，而檔案形式也非常單一，只是純粹紙質檔案的收集和整理。而由于學生檔案重要性的存在，出于安全考慮，這些檔案并不能成為高校輔導員學生工作中隨時調用的手段和資源，當然，紙質化的檔案也并不便于輔導員隨時的調用，更談不上對檔案內容便捷的統計分析。眾所周知，一個輔導員通常要面對兩百甚至更多的學生，依靠傳統手段，一個輔導員要想全面了解、監控所有學生的成長狀況，似乎成為不可完成之任務。而大學生電子成長檔案的建構，卻有可能使這一切得以實現。
一、大學生電子成長檔案的現實意義
1.大學生電子成長檔案的構建，便于學生對自我在校期間的成長情況作出較為客觀的自我認識、自我評價和自我規劃。
通過建立大學生電子成長檔案，大學生能夠將在校期間生活、學習、任職等方面的點點滴滴記錄在檔案系統里，通過檔案系統詳實地記錄學生成長的每一步足跡。學生在每天添加、完善自己成長檔案的過程中，可以直觀地感受著自己的成長，回顧自己過往的成長足跡，從而讓大學生客觀的認識自我，反省自我，對自我過往的成長給出評價。大學生通過這種今昔的對比既可以看到自己的進步，獲得成功的體驗，又可以發現自己的不足和缺陷，自己給自己就會施加一種無形的壓力和積極向上的動力，促進他們積極的進行自我成長路徑上的矯正，自我進行學習生涯、職業生涯的規劃，不斷更新自己的奮斗目標，調整自己的成長步伐，從而達到自我管理、自我約束和自我教育的目的。
2.大學生電子成長檔案的構建，便于高校輔導員對學生成長狀況的了解和監控，便于對大學生的綜合素質情況進行自動化的測評。
通過建立大學生電子成長檔案，可以借助網絡信息技術非常方便地詳實地記錄學生在校的各種現實表現，包括其學習成績、學生任職、黨員發展、獎懲助貸、活動參與、課堂表現甚至宿舍進出等等情況，而檔案形式可以是文本、照片、音頻、視頻，可以是正式的文件材料，也可以是碎片式的信息，這樣有助于輔導員全方位的了解每個學生立體化的成長狀況和現實表現。通過電子成長檔案，輔導員借助系統中這些立體化的檔案記錄了解到的是一個個有血有肉活生生的大學生，而不是冷冰冰無感情無生氣的純粹檔案，這就突破了過去只能通過與大學生面對面的接觸來了解學生的局限。另外，在輔導員的現實工作中，綜合素質測評已成為對學生進行評價的主要方式，而電子檔案的構建，使綜合測評的自動化測算有了實現的可能，能夠最大限度的節省人力和避免測算的人為誤差和干擾，實現對學生全面、客觀的科學評價。
3.大學生電子成長檔案的構建，便于家長對學生在校成長狀況的獲取和了解，從而與學校的高校輔導員加強溝通，形成合力，共同促進大學生的健康成長。
通過建立大學生電子成長檔案，可以很好地實現大學生檔案信息的共享，讓家長實時了解學生在校的現實表現，幫助家長與學校、與輔導員針對學生的成長狀況進行有效的溝通和交流。在以往的工作經歷中，由于大學生大部分都是在校園內獨立的生活、學習，與家庭聯系的緊密性有所欠缺，家長甚至對學生在校的表現完全不知情，甚至出現學生挪用、揮霍學費而父母不知情的情況。而由于輔導員本身工作內容的繁雜，而且要面對人數如此眾多的大學生，學生們又來自五湖四海，在現實管理工作中，輔導員無精力、也無動力去與家長針對大學生的在校表現進行深入有效的溝通。而電子成長檔案的構建，可以實現成長檔案對家長、輔導員、大學生三者的開放，讓家長及時方便地了解大學生在校期間的種種表現，從而使得家長、輔導員、大學生三者形成合力共同幫助大學生健康成長的美好愿望變成可能。
4.大學生電子成長檔案的構建，便于院校對學生成長信息的統計和分析，從而反思人才培養和學科建設工作。
長期以來，對于大學人才培養績效的考核，往往缺乏來自于對學生成長狀況的統計和分析，而更多地依賴于所謂的就業率、保研率、數量等比較單一剛性化的結果，而這些結果更多地只能作為純粹的評價結果，而對于如何反思、完善人才培養和學科建設工作沒有太多的參考價值。而大學生電子成長檔案的構建，無疑將大大便于對在校大學生的成長狀況進行統計和分析，及時了解大學生具體的實時發展狀況，包括大學生的學習成績，社會實踐，講座參與，競賽獲獎等等情況，對這些情況進行統計和分析，就能很好的發現人才培養的成效，為檢討反思人才培養計劃、制度、方法等等提供確實的依據，從而為更加合理有效的人才培養和學科建設提供反饋。
二、大學生電子成長檔案的內容設計
大學生電子成長檔案的內容應當包括大學生在高校學習、生活、工作中多維度多角度的成長信息，借助這些信息必須能夠足以勾勒出大學生清晰的成長足跡。本文認為，電子成長檔案應當包括以下多方面的內容。
1.思想政治方面。包括學生入黨或入團申請書、志愿書、參加黨校或團校培訓情況、入黨入團時間、轉正報告、是否按時交納黨費或團費、關心國內國際時事情況、個人思想匯報情況等等能反映學生思想政治發展軌跡的信息材料。
2.專業學習方面。包括課堂筆記、作業、各種基礎課和專業課及選修課等考試試卷的答卷情況，參加講座的學習體會、論文和報告等，以及任課老師對學生在學習、性格等諸方面的較為客觀的指標性評價以及主觀性的文字評價，還包括一些專業學習方面的獎懲材料，如考試有無違紀情況等。
3.學術科研方面。包括參與各種學術科研項目從申報到最終結項的所有過程性材料、在項目科研過程中的表現性材料等等，還包括科研的情況或者獲得專利及其它形式科研成果的情況，還有獲各級各類科研獎項的情況，等等其它能夠反映學生學術科研經歷和成績的相關信息材料。
4.身心健康方面。包括健康體檢卡、體育課情況、體能特征、記錄個人醫療保健狀態的材料、能反映學生價值觀和人生觀及職業觀的個性心理特征測試表等等。
5.社會實踐方面。包括學生干部任職、參與勤工助學、參加各種社團、參加策劃和組織活動、參與志愿者服務活動、校內外兼職、實習、暑期社會實踐等情況及評價和獲獎材料。
6.能力水平方面。包括大學英語四、六級等級證書、計算機合格證書、普通話合格證書、各種職業技能資格證書等。
7.生活行為方面。包括見義勇為行為、勇于制止不良行為、做好人好事、上課情況（課假情況）、聽講座情況、參加集體活動情況、宿舍進出以及請假情況、宿舍清潔及在宿舍的表現情況等等。也包括在大學期間與父母及親朋好友的書信往來以及網絡上的博客、微博、微信、QQ等其它社交網站上的網絡交往情況、日常生活的收入開支情況記錄等。還包括對大學生個人生活有影響的重大社會生活事件，如家庭成員的死亡、父母離異、與教師同學關系緊張、生活條件改變、影響生活的重大挫折等等。
8.其他方面，包括自己對自我的評價、反省材料，學業規劃和階段性目標，職業生涯規劃，成長日記等等。
以上所有內容的信息材料都以電子化的形式保存于檔案系統中，可以是照片、掃描件，可以是文本、音頻或者視頻，也可以是網頁、思維導圖等等，（下轉第106頁）（上接第104頁）以此實現檔案的豐富性和靈活性，以此構建大學生立體化的成長檔案。
三、現代網絡信息技術在構建大學生成長檔案中的作用
1.創建交流新平臺，大學生成長檔案信息收集方式多元化
在現代網絡環境下，IM（即時通訊）、微博、飛信、微信、播客等網絡信息技術為大學生、教師、家長交流提供了一個全新的交流平臺，使之成為大學生成長檔案信息收集的新方式。通過這種非面對面的交流，老師和學生、家長和學生都可以進行平等的交流和溝通，難以傾述的情感、學習、生活等問題得以在這里提出、交心，從而能夠全面了解學生的家庭情況、成長背景，以及學生心理等，動態記錄大學生的有關成長信息。
2.構建管理新模塊，實現大學生成長檔案信息管理自動化
現代網絡信息技術的應用，為學生檔案管理提供了極大的方便，幾乎所有的文字、圖像、聲音等各種信息形式都可以進入網絡。老師可通過網絡進行學生信息采集和核對，學生也可以直接將數據信息錄人檔案數據庫，這樣既方便又省力，確保了檔案信息的齊全。如果增加了基于RSS的學生管理模塊，大學生成長檔案信息管理功能將會更加全面和自動化。使用RSS技術，可使老師自動跟蹤學生，在聚合器中了解學生的各種情況，不再需要一個一個地收集他們的信息，就可以自動獲得每個學生最近更新的內容，并收集整合學生的行為進行評論，通過評論進行個性化指導和實現大學生成長檔案信息管理自動化。
3.增加成長記錄新載體，實現大學生成長檔案內容多樣化
大學生的成長檔案材料可以不是為了檔案而去準備，而去制作。現在大學生喜歡的博客、QQ空間、飛信空間、微博、微信朋友圈、播客等多種形式都可以方便快捷地實現記錄大學生成長足跡的功能，也非常便于高校輔導員備查備份。如：博客，其特性就是以日記的方式來組織文章的，借此大學生可以記錄下自己在學習、思想、紀律、衛生等方面的情況及周圍發生的對自已有影響的事，并會用簡練的語言表述自己的收獲、失誤及感想。與博客相比，微博、微信打通了移動通信網與互聯網的界限，方式趨于多樣化、簡單化。這些網絡通訊形式都可以成為大學生成長記錄的新載體，通過這些形式會更加豐富、生動成長檔案，實現大學生成長檔案內容的多樣化。
基于學生工作的大學生電子成長檔案，可以依托現代信息技術搭建高校輔導員、大學生、家長更為暢通互動的交流平臺和信息共享系統，構建了更加完善、豐富、生動的大學生成長檔案，促使學生在回眸中看成長歷程，在發展中審視自身，及時反省和糾正，理清撥正自己的人生規劃；促使高校輔導員隨時隨地能夠調閱、統計、分析學生的成長信息，監控學生的成長狀況，合理、有效地對學生進行教育管理；促使家長密切地關注學生在學校的現實表現和成長狀況，為大學生的健康成長多提供一份來自家庭的保障和推進。而最終高校輔導員、大學生、家長將形成教育合力，共同為每一個大學生的人生發展保駕護航。
參考文獻：
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【關鍵詞】“三化”理念；學生檔案；過程管理
高校學生檔案是向用人單位全面推薦和介紹畢業生情況。目前學生檔案材料包含的內容主要有：畢業生登記表、入團入黨材料、體檢表、學生成績表、各種獎勵材料、處分材料、綜合測評表等。它是以紙張作為檔案的載體，具有實體性、原始性和唯一性等特點，是一種寶貴的信息資源，有利于用人單位對學生進行客觀、真實而全面的了解。檔案是人事檔案部門對當事人進行轉正、定級、職稱評定、計算工齡等問題時的重要依據。每個人在職業生涯中會遇到職稱評定、工齡計算、工作更換等情況，由于近幾年畢業生工作流動性較大，人事檔案部門只能依據檔案的記載情況進行相關核算，另外，在辦理養老保險、出國深造手續和考研、考公務員時，也要用到檔案。
一、高校學生檔案管理的創新思路
檔案管理看似一個程式化刻板的工作，其管理卻應該是一個不斷動態更新的過程。本人的創新思路便是將刻板的工作動態化，全過程、分階段的對檔案進行超前的、過程的、追蹤的管理。具體分以下三個階段：
（一）檔案超前管理階段。以“三化”理念為指導，強化學生檔案管理基礎性工作。面對當前的就業形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學生就業中所起的特殊作用，改變過去畢業生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學生進校起就做好建檔工作，杜絕因臨時突擊行為，造成錯裝、漏裝和檔案轉遞不及時、不準確的情況發生。
（二）檔案過程管理階段。強化服務功能，通過設計完善誠信檔案、臺帳、建立檔案借閱登記表、專遞交接表等方式，創新學生檔案管理模式。
（三）檔案追蹤管理階段。發揮檔案管理功能，設計2010屆、2011屆《宿遷學院五系畢業生信息反饋調查問卷》及《宿遷學院五系畢業生就業市場反饋調查問卷》，作調查、統計、分析，構建畢業生信息反饋檔案系統。
二、創新舉措——以宿遷學院五系學生檔案管理為例
（一）提出并運用檔案“三化管理”、“超前管理”、“過程管理”、“追蹤管理”理念，加強學生檔案管理，充分發揮學生檔案在就業服務中的作用。學生檔案管理的“三化”，即規范化、精細化、動態化。規范化是以統一的辦法和標準對學生檔案進行管理；精細化是在規范化的前提下精益求精和創新，完善檔案管理；動態化是對學生檔案進行及時更新，隨時能夠體現學生現實的表現情況。
（二）制定實施《宿遷學院五系學生檔案管理辦法》、建立《五系學生檔案管理臺帳》、建立《學生檔案借閱登記表》、建立《五系畢業生檔案轉遞交接表》。具體的做法為：按照宿遷學院學生檔案管理的要求，結合五系一直以來學生檔案管理的做法，經系部例會討論，制定《宿遷學院五系學生檔案管理辦法》。本辦法共五章，二十五條，從總則、系部檔案管理職責、歸檔材料、檔案管理要求、學生檔案查（借）閱五個大的方面作了規定。建立學生檔案柜標簽，按年級、專業、班級順序存放學生檔案，便于識別及統一管理。從2005級開始建立全系學生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內容，以班級為單位學號為順序制作全系每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數。建立學生檔案借閱登記表。因用人單位政審、應征入伍等情況需使用時，在“檔案借閱登記表”上說明理由，并經借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續后借出，并按期歸還。建立五系畢業生檔案轉遞交接表。使檔案保管轉遞責任到人，確保學生檔案的安全。實行對學生檔案的動態管理。臺帳及檔案的更新通常在在每次評獎評優以后、學生受處分后、以及畢業班畢業前幾個時段。
（三）設計《五系學生誠信檔案》，并動態記錄，最終歸檔。誠信檔案包含學生親筆簽名的誠信承諾書，個人基本情況（專業班級、政治面貌、貧困生認定信息、助學貸款信息等），誠信記錄（四學年的學風考風情況、拖欠費用情況、償還貸款情況、日常行為情況、其他表現情況及誠信情況總記錄）。
（四）設計2010屆、2011屆《宿遷學院五系畢業生信息反饋調查問卷》及《宿遷學院五系畢業生就業市場反饋調查問卷》，并作調查、統計、分析，給系部學生檔案管理、教學及就業指導工作作參考，為進一步完善各項工作提供依據。
三、創新效果—以宿遷學院五系學生檔案管理為例
（一）自系部檔案考核以來，五系學生檔案2008屆—2011屆畢業生檔案考核出錯率為0。
（二）五系在2008—200年、2009—2010學年獲學生檔案管理條塊工作先進。
（三）目前，已完整保存五系2005級—2008級四屆全體畢業生檔案臺帳，正更新完善2009級—2012級四屆在校學生檔案臺帳。建立2010屆、2011屆畢業生信息反饋電子檔案系統。
（四）根據本人幾年學生檔案管理工作實際，2012年5月《淺談高校學生檔案管理創新》。
四、高校學生檔案過程管理的推廣價值
對學生而言，高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會活動中的真實歷史記錄，它真實而具體地體現學生在校期間的品德作風、學識水平、綜合能力及健康狀況等，是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。本著真實、誠信為本的建檔原則，以方便就業、服務用戶為導向，加強高校學生檔案管理，零出錯率保證了檔案的真實準確性，給學生人事檔案的完整性和學生的切身利益提供了保障。在現今嚴峻的就業形勢下給學生順利就業提供一些便利。充分發揮了學生檔案在就業服務中的作用。
對就業市場而言，動態化管理保證了學生檔案的及時更新，體現學生入學以來的現實表現情況，為用人單位政審、了解情況及畢業生檔案的完備轉遞提供保障。根據《畢業生就業市場反饋調查問卷》反饋，適時的加入單位共需了解的誠信檔案等信息，使檔案管理與時俱進，符合當今用人單位的需求。
對輔導員而言，《學生檔案管理辦法》的制定實施，使檔案管理規范，有章可循。在基礎工作做好后，檔案常規管理會輕松、有條理。專門檔案室及檔案柜的設置，使學生檔案存放安全可靠。檔案借閱登記制度的建立，使檔案管理安全規范、以學生為本。臺帳的建立，能夠對全系學生的檔案信息一目了然，可以準確迅速的查詢全系每個專業、每個班級、每位學生的檔案信息，無需翻閱檔案袋就可以了解每一位學生目前檔案袋內容的完備程度。便于統一管理、查找、調閱等，這種優勢在畢業班學生政審時體現的尤為明顯。即使在學生畢業后，也可以作為檔案查詢的依據，是一份極有意義的存檔。
對學院、系部而言，完備的畢業生檔案在就業市場可以提升學院的形象，反應學院扎實的基礎性工作。畢業生信息反饋檔案系統的構建，及時反饋畢業生信息，根據所反饋的畢業生工作后的知識結構、思想道德、專業技能、心理素質等的具體信息。了解用人單位對人才的標準和需求，及時調整招生計劃、專業設置、教學計劃、教學內容、教學方法和手段，主動適應人才市場，培養學生基本技能和綜合素質。
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一、大學生心理健康檔案的建立
2004年，教育部曾要求在直屬高校秋季入學的所有大學新生中都建立心理檔案，到目前為止，全國很多高校都為學生建立了心理健康檔案。但是，這其中也存在一些問題，比如：學生的心理健康檔案在學生入學的時候建立起來，保存一些學生的基本信息，之后便成為一個無人問津的“死庫”等等，這些問題使得學生的心理健康檔案有名無實，浪費了人力、財力、物力資源，卻沒有發揮應有的作用。筆者認為，要想對大學生心理健康檔案“才盡其用”，首先是要建立起完善的大學生心理健康檔案。
在建立大學生心理健康檔案的過程中，首先涉及的一個問題是“由誰建”，也就是由誰牽頭的問題。一般來講，學生學習生活在班級、學院、學校這樣一個三級體系之中，在這個體系中的每個層級，都會產生學生的心理健康檔案。而且，從目前情況來看，很多學校都成立了專門的心理機構，解決學生的心理問題，這個過程中又會產生大量的心理健康檔案。學生的心理健康檔案雖大量形成，但卻散亂在不同的層面上。要想解決這一問題，首先必須確定一個主體，把這些散亂的檔案集中起來。各學校應根據自身的實際情況來確定這一主體，比如，對于學生比較多的學校可以以學院為主體，對于心理機構比較完善的學校則可以以心理部門為主體。
其次面臨的問題是“怎么建”。從目前情況來看，多數學校是以心理檔案系統為依托的。現在大學生心理檔案管理系統很多，如教育部牽頭開發的“中國版”學生心理檔案管理系統、安人大學生心理檔案系統、北森大學生心理檔案系統等等，各具特色。值得注意的是，在大學生心理檔案管理系統中，除了需要包括在線形成的以及直接生成的數字化的檔案信息外，還要注意對其他載體（比如紙質等載體）檔案信息的數字化，這樣建立起來的檔案管理系統才是完整的、合理的。
二、大學生心理健康檔案的管理
對大學生心理健康檔案的有效管理是心理健康檔案發揮作用的必由之路，管理工作的優劣直接決定著檔案發揮作用的大小。在對大學生心理健康檔案的管理過程中，首先，要確保大學生心理健康檔案的齊全、完整。如果檔案殘缺不全，檔案發揮作用將無從談起。當前的大學生心理健康檔案，主要包括學生個人的基本情況、家庭背景、心理健康測評及結果等等各種反映學生心理健康狀況的記錄。這些記錄形式多樣，其形成有些是定期的、有些是不定期的，但無論是哪種類型的記錄，都將為做好大學生心理健康工作提供必要的依據和憑證。所以，要及時收集整理各種形式、各種載體的學生的心理健康記錄，及時更新和維護學生心理健康檔案管理系統，使之處于一種動態狀態，從而確保系統的活力，為這些檔案發揮作用打下良好的基礎。這里也有一個需要注意的問題，強調檔案的齊全完整，并非要求有“文”必檔，玉石不分，所有關于學生心理的記錄一并入庫，而應根據實際情況，根據工作需要，有選擇的入庫。
其次，在對大學生心理健康檔案進行管理的過程中，要及時對檔案信息進行分析整合。大學生心理健康檔案紛繁復雜，對于其的管理，不僅僅是把這些數據集中起來，更重要的是要使這些數據產生1＋1>2的效果，并直接作用于大學生的心理健康工作，這就離不開對檔案的分析整合。比如，大學生心理健康檔案系統保存了大量的學生心理測試量表，在管理過程中，把這些量表集中起來并不難做到，但是，應該考慮到，對這些量表進行什么樣的“加工”，才能使利用者利用起來更直觀、更方便。所以，在整理的過程中，可以從縱橫兩方面來考慮，一方面，保證一定時期一個學生各類量表的連續性，另一方面，應該力爭使其能夠體現在同類一量表中，不同學生的比較，只有這樣，才能更有利于利用者全方位的做好學生的心理健康工作。
當然，在對大學生心理檔案管理的過程中，不免會涉及很多心理學的知識，需要心理學專業人才的配合，但檔案工作者憑借自身的專業知識，在這其中所發揮的重要作用是不可代替的。所以，筆者認為，大學生心理健康檔案能否發揮出其應有的價值，與我們檔案工作者有直接的關系。
三、大學生心理健康檔案的利用
第一，重視對大學生心理健康檔案的利用，有利于促進學生的全面發展。首先，從學生個人角度而言，在大學校園里，很多學生往往對“我是誰”“我究竟是一個什么樣的人”等問題感到困惑，學習和生活中會出現過于自信或自卑的現象，諸如此類問題都根源于學生對自己沒有一個很好的了解，對自己的心理特點沒有一個準確的認識。學生通過對自己心理健康檔案的利用，能夠更好地了解自我、認識自我、正視自我，并能夠有意識的調節自我，使自己的心理狀況沿著健康的道路發展。其次，從學校的角度來看，大學生心理健康檔案是教師管理學生的重要依據。每個學生的成長經歷和生活環境的不同，造就了學生不同的心理特點，不同的心理特點使得教師在教育過程中不可能有一把“萬能鑰匙”，而必須做到“一把鑰匙開一把鎖”，心理健康檔案恰恰為教師提供了這樣的捷徑。教師根據學生的心理健康檔案，可以對學生有一個全方面、相對真實的了解和認識，便于教師因材施教。比如，我校的心理健康檔案管理系統，記錄了學生成長中對其影響最大的事，我們了解了這些“大事”，便不難對本不理解的學生的想法和做法做出更好的解釋，便可以更好的和學生進行交流，更合理地引導學生，做到防患于未然。
1、重視接收、輕視開發利用
從目前來看，社會性人才檔案管理中心在流動性大學生檔案管理方面取得了一定成績，然而，其中的一些問題也不可忽視，那就是大多數人才中心存在著嚴重的功利化思想，只重視流動性檔案的接收，收取檔案接受金，卻實行封閉式管理，忽視流動性檔案的開發利用，使得很多流動性檔案失去了存放的意義，大學生的就業問題依然得不到關注和重視。在這種情況下，就出現了很多社會不良現象，例如：一些私企用人單位在不查閱人事檔案資料的情況下就隨便招聘用人，使得一些假學歷、假文憑泛濫，嚴重擾亂用人單位的人事管理；由于流動性檔案得不到開發和重視，導致棄檔現象不斷出現，甚至出現了大學生私藏檔案、私拆檔案的問題，嚴重損害了檔案管理的嚴肅性。
2、出現了嚴重的人檔分離問題
由于缺乏健全完善的制度與科學有效的管理，使得流動大學生的檔案管理無法有效銜接，個別地方在執行人才選聘制度時，在沒有檔案的情況下，同樣接收一些流動大學生，這種不合理的做法就昭示著未來的檔案管理會問題重重，一些被接收的流動大學生經過若干年的打拼出現了離職、跳槽等現象，加入新單位后不是有人無檔，就是原單位有檔無人，形成了嚴重的人和檔案相分離的問題，容易造成假文憑、假學歷等的泛濫。
3、流動檔案管理不規范
當前社會上的流動大學生數量較多、范圍較廣，所以，其檔案數量、類型也是五花八門，不同流動大學生有不同的檔案內容，成千上萬的流動性檔案集中到社會性檔案管理機構，由于缺乏健全的檔案管理制度的約束，檔案管理中心沒有做好流動性檔案的分類、歸類與整體，使得這些檔案依然處于混亂狀態，檔案沒有得到真正的管理，后期出現查找不利、轉遞不及時等問題，甚至出現了檔案丟失、遺漏等現象，嚴重違反了人事檔案管理紀律。
二、流動大學生人事檔案管理的有效對策
1、建立健全流動人員檔案管理規章制度
針對目前流動人員檔案管理混亂不堪的現狀，國家應該先從規章制度上下功夫，建立健全流動人員檔案管理方面的制度法規，實現流動檔案的制度化、規范化管理。當前我國依然未形成健全完善的檔案管理法律法規系統，也正是因為缺乏完善的法律法規約束，才使得一些檔案管理人員放松自我，出現了不負責任、勉強應付的局面，所以，我國必須重點針對流動人員檔案的管理制定嚴格的法規制度，確保流動人員檔案管理有法可依、有法必依。
2、加強流動檔案的規范化管理
流動檔案的管理必須依照統一的規范和規定，流動檔案必須收集齊全、內容要確保真實準確，實行分類歸檔、分層管理，信息化檢索等制度。為了達到這些標準，要從以下方面做起：（1）要規定只有縣級以上的國家行政性人事機構才具備流動檔案管理的資格，其他任何社會性閑散機構都無權依靠打理流動檔案獲取利益。（2）任何合法性的流動人員檔案管理機構都必須本著“集中統一、歸口管理”的原則進行流動檔案管理，要嚴禁分散管理的現象出現。（3）對于數量巨大、結構復雜的流動性檔案要進行逐層分類、分檔規范化管理。
3、積極采用現代化技術和方法
檔案管理必須迎合現代化的發展形勢，積極采用現代化的技術、設備、手段和方法，流動檔案管理機構要引進現代化的計算機設備，創建流動人員人事檔案信息數據庫，實現流動人事檔案的信息化管理，并選擇現代化的信息檢索系統，加大信息管理軟件的開發力度，加快實現流動檔案的現代化管理，其中對于一些非保密性的流動性檔案可以采取網絡服務式管理模式，為流動人事檔案的開發和利用創造機會。
4、重視人事檔案的開發和利用
流動大學生檔案的管理工作并非只局限于接收、存放、分類與歸檔，更重要的是要注重其開發和利用。所謂人事檔案管理服務，其服務對象既包括檔案的主體，也就是這些流動性大學生，又包括那些社會用人單位以及人才招聘選拔機構等等，流動檔案管理部門必須明確自身的職責和義務，在保管好流動大學生檔案的基礎上，也要重視這些流動檔案的開發和利用工作，例如：可以采用網絡鏈接的形式同用人單位、社會人才招聘機構等建立聯系，同時，也要同存檔的流動大學生建立聯系，為流動大學生實時提供求職、就業方面的相關信息，使流動性大學生掌握用人單位的用人招聘等信息，這樣才能促使他們更好地抓住機遇，迎接挑戰。
5、全面提高檔案工作人員的素質與水平
必須提高流動檔案管理人員的素質與水平，首先他們應具備合格的思想素質、道德素質以及職業精神，能夠帶著一份責任心、責任感投入到流動大學生人事檔案管理工作中來，同時，也要加強對她們的檔案管理法律法規方面的教育，使他們掌握流動大學生人事檔案管理的相關方法、規定與程序等等，從檔案歸檔、整理的原則，到鑒別與歸類、檢索方法等等，都要逐步落實、逐步提高，這樣才能真正意義上地確保流動大學生人事檔案管理的科學性、規范性。
三、總結
