時間：2023-01-14 23:47:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇紙質(zhì)檔案論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。
電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。
2環(huán)境條件影響的差異
2.1溫濕度影響的差異
不適宜的溫濕度對磁性載體、光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實驗證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃-24℃，相對濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對濕度為40％±5％，可見，溫濕度對電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。
2.2灰塵影響的差異
灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機酸會損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對其產(chǎn)生實質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會局部丟失，在計算機系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價值。因此，防止灰塵對電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。
2.3外來磁場和機械震動影響的差異
磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。
2.4光線和有害氣體影響的差異
光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強度的降低。而有害氣體和光線，特別是紫外線對電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。
3技術(shù)壽命的差異
紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料—紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對技術(shù)過時，歐美國家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時性辦法，因為隨著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時的新途徑。
4信息保護的差異
關(guān)鍵詞：紙質(zhì)圖書，除酸處理
1紙質(zhì)圖書的酸化危機
自古以來，圖書的材質(zhì)歷經(jīng)了甲骨、金石、竹木簡、縑帛、紙張等各類基材，特別是珍貴的古籍文獻大都是以紙質(zhì)為傳播媒體。論文參考。為了能夠使其長久流傳，以提供鑒古知今的功能，保存、維護紙質(zhì)文獻則是圖書館工作者責(zé)無旁貸且刻不容緩的工作。
紙質(zhì)文獻屬于有機類材質(zhì)，而自然界的有機物，皆會隨時間之延長而呈現(xiàn)各種的劣化現(xiàn)象；在圖書館紙質(zhì)文獻的劣化現(xiàn)象中，“酸性紙”特別需要引起我們的重視與解決。紙張是植物纖維均勻分散于水中，經(jīng)過抄紙網(wǎng)濾水作用得到平面薄片構(gòu)造，在除水干燥處理之后，纖維間相互結(jié)合交織而成者。由于紙中之纖維呈現(xiàn)毛細管現(xiàn)象（一般印刷用紙之孔隙率約40～65％），且制紙用纖維為親水性物質(zhì)，故在以墨水書寫或用印墨印刷時，墨水溶液會因為毛細管現(xiàn)象而滲入紙層中。
早期，歐洲多采用上膠方式以防止墨水暈散、滲透。自1807年德國發(fā)明了以松香－明礬為原料的上膠法后，十九世紀(jì)之后所制造的紙張皆采用此法處理，即松香－明礬抄紙。但這種紙張存在著一個問題，即其紙層的纖維呈酸性狀態(tài)，在空氣污染物的作用下，容量引起紙張變質(zhì)而無法完好地保存。1964年美國維吉尼亞州立圖書館圖書修補專家的研究報告證實了酸性紙是紙張劣化的主要原因，他曾收集1425年至1900年歐洲及美國的文化用紙，測定其耐折強度、破裂強度及紙張的酸堿值，而由其測定的結(jié)果顯示，1700年至1900年所制紙張的酸堿值平均為4.0～4.9，紙張的耐折強度隨著酸度增加而呈直線下降，只不過經(jīng)過100年，紙張之耐折強度已下降到零；15世紀(jì)到17世紀(jì)的紙張強度則相對的較高，劣化程度較低，由此可見酸性紙自然劣化一直在進行著。這就是所謂的“酸性紙”危機。
2紙張的酸化過程
經(jīng)調(diào)查，導(dǎo)致紙張酸化的主要原因有兩種：
首先，是因為采用了酸性上膠法。由于紙中含有硫酸鋁（明礬）的酸性，使纖維素引發(fā)酸加水分解所致。論文參考。在造紙過程中所添加的上膠劑：松香－硫酸鋁，因鋁易與其他化合物作用，而使硫酸根殘留在紙層中，此種離子性硫酸不易揮發(fā)，因此會隨著紙的干燥而濃縮，引起強脫水作用而引發(fā)紙中有機成分的變質(zhì)。
其次，是經(jīng)過自然劣化的氧化作用。例如與空氣污染物的硫化物、氧化物或酸化物發(fā)生作用，甚至是微生物新陳代謝作用引起，這些均會導(dǎo)致紙質(zhì)文獻的酸化劣解而破壞。
3紙張的除酸處理法
酸性狀態(tài)下制造的紙張，經(jīng)長時間后或與大氣中的污染物接觸，將使紙張的酸度提高。在此狀態(tài)下，一些酸會攻擊纖維壁的碳水化合物組織，且增加酸性成分的大量沉積，時間過久則纖維素受酸水解作用而降解。因此，對于逐漸酸化的圖書、文獻之保存方法，是將酸性紙中殘存的硫酸根予以固定或是進行除酸處理。論文參考。此類圖書的除酸、中和處理法多采用各種中和藥劑如：氫氧化鋇、氫氧化鈣、碳酸鈣、碳酸鎂、醋酸鎂等。在此，筆者特介紹三類紙張除酸處理方法，以供同行參考。
3．1水溶液除酸法（Aqueous Deacidification）：為濕式處理法，主要為水溶液的應(yīng)用。常用者為水、氫氧化鈣、重碳酸鈣、碳酸鈣、碳酸鎂、重碳酸鎂等。
3．2非水溶液除酸法（Nonaqueous Deacidification）：為干式處理法，主要采用有機溶劑替代水溶液。常用者有醋酸鎂、氫氧化鋇、甲醇鎂及甲基碳酸鎂等藥劑。
3．3氣體除酸法（Vapor Phase Deacidification）：用氣體蒸發(fā)方式的去酸法。常用者為氨、碳酸環(huán)己胺、嗎啉、二乙基鋅等。
4小結(jié)
酸性抄紙法是造成目前紙張文獻酸化最主要因素之一，為挽救世界各地因酸化問題而陷于腐朽、潰散狀態(tài)的古籍文獻，除了除酸處理之外，其根本之道，便是無酸紙張（Acid－free paper）的發(fā)展與使用，用以保存珍貴的紙質(zhì)類文獻。
隨著造紙趨勢的中性化，相信紙張文獻的劣化會較以前減輕。但問題在于十九世紀(jì)末起，迄近年來以酸性紙制印刷的圖書、文獻，其已劣化的紙質(zhì)應(yīng)如何處理呢，這是我們目前急于解決的問題。而對于尚未劣化的圖書數(shù)據(jù)，其保存與維護更是重要。為防患紙質(zhì)文獻的酸化于未然，應(yīng)立即針對尚未發(fā)生酸化的酸性紙張進行中性化的除酸處理，以延緩紙張酸性劣化的發(fā)生。
我們不但要用除酸處理法治標(biāo)，還要用生產(chǎn)中性紙取代酸性造紙治本，希望雙管齊下，盡快解決紙張酸化的問題，這樣才能減緩紙質(zhì)文獻的劣化速率，而達于延長珍貴文獻的目的。
參考文獻：
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2.王玉玲.現(xiàn)代古籍保護技術(shù)的進展與應(yīng)用.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2008(19)
1學(xué)校檔案與文獻管理的特點
1.1學(xué)生信息檔案數(shù)量巨大
學(xué)校的檔案大多數(shù)都是以紙質(zhì)形式進行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質(zhì)為準(zhǔn)。規(guī)模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學(xué)生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學(xué)校每三年就畢業(yè)一批學(xué)生，而高等院校與較大的中高職校動輒就是數(shù)千人的在校生規(guī)模。因此，學(xué)校需要保存的學(xué)生檔案的數(shù)量巨大。綜合類的高校以及較大規(guī)模的高中等學(xué)校，基礎(chǔ)教育與專業(yè)教育對教育資源的需求量也十分巨大。
1.2檔案及文獻的重要程度高
規(guī)模較大的學(xué)校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學(xué)歷檔案與科研資料。當(dāng)前雖然教育部也有電子數(shù)據(jù)可以查詢學(xué)歷信息，但是一旦學(xué)歷學(xué)位證書遺失，最終回到學(xué)校補辦時，還是要以學(xué)校存底的檔案信息為依據(jù)。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項目資料、科研成果等，因此更是不容有失。
1.3重要文獻資料使用頻繁易破損
學(xué)校的文獻資料主要集中在圖書館，尤其是高等院校，其圖書館的藏書規(guī)模往往很大，老牌院校還保存著一部分?jǐn)?shù)十年甚至上百年歷史的珍貴文獻和圖書。當(dāng)前中學(xué)以下的學(xué)校圖書館基本是完全開架，學(xué)生們能夠隨意借閱，不過多數(shù)都是較為常見的普通書籍。高等院校圖書館則采取開閉架并行與研究層次權(quán)限分級的方式。不過，紙質(zhì)的重要文獻還是直接借閱，因此依舊容易使之破損。
1.4檔案與文獻查閱不便
由于檔案與文獻的數(shù)量巨大，為了有序保存與整理，往往需要一套復(fù)雜的分類與存放管理制度。因此在查閱時，往往需要耗費較多的時間進行查找。而直接借閱紙質(zhì)檔案與文獻，當(dāng)歸還時需要重新入庫，又需要逐冊進行歸類，一去一回十分繁瑣，不僅查閱者不便，還需要檔案管理人員大量的精力。
2檔案與文獻信息化管理系統(tǒng)概述
國家在1997年召開了全國第一次的信息化工作會議，并于2006年以后開始全面大力推廣，其信息化管理體系主要是包括以下幾個方面的內(nèi)容：
2.1檔案及檔案信息數(shù)字化
將借閱頻率高、信息量大、重要程度高的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化保存與借閱。主要還分為兩個方面，即人事方面的檔案信息和教育科研方面的文獻資料。人事檔案如教職工履歷信息、職稱信息、畢業(yè)學(xué)生的學(xué)歷、學(xué)位信息等；教育科研方面的文獻資料包括利用率極高的通識基礎(chǔ)教育書籍、專業(yè)書籍、科研資料、科研成果、論文等。數(shù)字化的形式有多種，常利用掃描技術(shù)、計算機圖形文字處理技術(shù)等將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存儲。檔案資料進行數(shù)字化后，還必須將檔案資料的信息進行數(shù)字化，即建立目錄與索引，才能將體系完善。
2.2檔案文獻管理的自動化
主要的方式是建立檔案數(shù)據(jù)庫，方便人事檔案信息的查詢、傳輸、存儲。現(xiàn)在已經(jīng)建立較完善信息化檔案管理系統(tǒng)的學(xué)校，一般是利用數(shù)字圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫的形式進行自動化管理實現(xiàn)查詢、借閱的自助化。數(shù)字圖書館一般只在校內(nèi)可用，為了防范社會上的破壞與惡意利用，一般配合權(quán)限、賬戶與登錄線路的限制。利用計算機搜索技術(shù)，實現(xiàn)快速查詢，利用VPN通道等實現(xiàn)安全下載與上傳，配置專門的服務(wù)器進行數(shù)據(jù)的存儲。
3當(dāng)前學(xué)校檔案文獻信息化管理中存在的問題及對策
3.1管理制度落后
當(dāng)前，有不少學(xué)校，即使已經(jīng)引入了信息化管理系統(tǒng)，仍然采用陳舊的管理系統(tǒng)，多數(shù)情況下還采取傳統(tǒng)模式與信息化體系并存的方式，尤其是借閱登記等管理，紙質(zhì)登記與電子記錄并存，常常發(fā)生兩者不符的現(xiàn)象。因此，應(yīng)該在管理制度上，將能夠信息化的手續(xù)實現(xiàn)信息化的管理。
3.2管理人員計算機技術(shù)水平較低
利用信息化系統(tǒng)進行檔案的管理，要求具備一定的計算機技能，比如熟悉電腦數(shù)據(jù)庫軟件的操作，維護人員更要有信息安全與計算系統(tǒng)維護方面的專業(yè)技能。同時，他們還應(yīng)該具有較高的職業(yè)操守，對待檔案管理的工作能夠認(rèn)真細致、耐心謹(jǐn)慎。不過，當(dāng)前多數(shù)學(xué)校數(shù)字化圖書館與檔案數(shù)據(jù)庫依舊是原來管理傳統(tǒng)檔案的人員進行管理，計算機數(shù)據(jù)庫技能上普遍偏低，難以發(fā)揮信息化系統(tǒng)管理上的優(yōu)勢，而且在信息安全上存在一些漏洞。
3.3缺少通用性較強的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)軟件
論文摘 要:高校繼續(xù)教育培訓(xùn)工作的快速發(fā)展，使得各類公文、檔案數(shù)量激增。且由于教育培訓(xùn)的特殊性質(zhì)，需要很頻繁快速地調(diào)用各類文檔，這增加了管理的難度。而引入電子文檔有效地解決了這一問題。由于種種原因，電子文檔在高校并沒有統(tǒng)一規(guī)范。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入發(fā)展和教育培訓(xùn)工作的需求，相信必然會一步步實現(xiàn)完全的電子化、信息化。
近年來，高校繼續(xù)教育培訓(xùn)進入了一個快速發(fā)展期，隨著其規(guī)模的不斷擴大，在其內(nèi)部產(chǎn)生了大量的公文和檔案。由于教育培訓(xùn)領(lǐng)域自身所獨有的特點，使得管理者對公文、檔案的存取、調(diào)用要求更高。如何高效地處理這些公文以及有效、及時地使用這些檔案，是目前高校教育培訓(xùn)工作中面臨的一個重要問題。由此，文檔的電子化成為迫切的需要。而隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子文檔以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，具有傳統(tǒng)文件無法比擬的優(yōu)勢。在電子文檔大量產(chǎn)生的同時，如何保障電子文檔的有效利用，已經(jīng)成為人們所關(guān)注的重要問題。
一、概念及特性
文檔，即公文和檔案，公文是檔案的前身，檔案是公文的終結(jié)。電子文檔即電子公文和電子檔案，電子公文是由辦公自動化系統(tǒng)生成，電子公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后就進入了歸檔環(huán)節(jié)，形成電子檔案。電子文檔就是單位在日常運作中創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)和最終生成的能為計算機識別和處理，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列，包括文字、圖表和圖像等電子化文件。電子文檔存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以在極短的時間里從任意地點進行查閱、調(diào)用，管理方便。但電子文檔必須以計算機為媒介，對設(shè)備依存度較高，而且易于修改、復(fù)制、傳播。
二、教育培訓(xùn)文檔電子化的意義
(一)高校教育培訓(xùn)公文電子化的意義
高校教育培訓(xùn)的公文包括請示、資產(chǎn)請示、收文、報文、大型活動審批、合同審批及管理、信息審核及、通知、各類函件等，要求時效性強，需要準(zhǔn)確、快速地完成。如果使用傳統(tǒng)的手工方式完成，則費時費力，且易出差錯。依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對文檔進行高效有序的電子化處理，通過電子公文傳輸、交換、共享，加快了公文流轉(zhuǎn)速度，提高了辦公效率和資源利用率，實現(xiàn)了跨平臺的數(shù)據(jù)信息交換和信息共享，使各個層面的工作有機地聯(lián)系起來。
1．辦公效率大幅提高
電子公文與紙質(zhì)公文的種類、要素、工作流程、歸檔等基本相同。高校教育培訓(xùn)工作的日常內(nèi)部公文處理流程包括擬稿、審稿、定稿、簽發(fā)、分發(fā)、催辦、歸檔等，上級來文則有收文、登記、傳閱、催辦、督辦、歸檔等，原來依靠傳統(tǒng)的流轉(zhuǎn)程序時，就擬稿、審稿、定稿程序就會反復(fù)幾次修改，若是碰到領(lǐng)導(dǎo)出差的情況，只能等到領(lǐng)導(dǎo)出差回來才能簽批，出差幾天等幾天，再呈報到下一位領(lǐng)導(dǎo)時，可能又因為別的原因而延誤了批閱。這些嚴(yán)重地影響了公文流轉(zhuǎn)的進程和速度，制約了教育培訓(xùn)工作的開展。而電子公文相比紙質(zhì)公文來說方便、快捷、智能，依靠計算機強大的信息處理能力以及網(wǎng)絡(luò)，不受時間和地點的限制，只要有互聯(lián)網(wǎng)，隨時隨地就可簽批。即使領(lǐng)導(dǎo)在大洋彼岸出差，也可以使用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)及時登錄辦公自動化系統(tǒng)簽批公文。而且辦公自動化系統(tǒng)具備了提醒和催辦功能，從而極大地提高了辦公效率。
2．加快了文件傳遞的速度和提高了安全性
傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)方式在向上報文或向下級部門發(fā)送紙質(zhì)公文時，中間要經(jīng)過很多人工操作環(huán)節(jié)，才能到達相關(guān)部門。因受時間、空間限制，阻礙了公文信息的效用。而且靠人工在傳遞過程中，遺失的情況時有發(fā)生。而電子公文通過辦公自動化平臺，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功能，無論是在制發(fā)上傳文件還是向下級信息，都會在短時間內(nèi)以點帶面的形式信息，減少了中間環(huán)節(jié)，大大縮短了公文流轉(zhuǎn)的時間，及時地傳遞了信息，其時效性能高的優(yōu)勢是紙質(zhì)公文不可比擬的。而且杜絕了文件在傳遞過程中丟失的情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。
3．響應(yīng)低碳、環(huán)保、節(jié)約的號召
采用無紙化辦公的方式進行電子公文的流轉(zhuǎn)，除了讓大家“省力”，極大提高工作效率之外，還大大減少了紙張的使用。除此之外，還大大減少其他如印刷、筆墨等辦公費用。這無疑是對倡導(dǎo)低碳環(huán)保生活的響應(yīng)，為建設(shè)環(huán)保型、節(jié)約型社會貢獻了一份力量。
(二)高校教育培訓(xùn)檔案電子化的意義
1．提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平
傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，這種管理會因人的水平、能力、責(zé)任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異。而電子公文轉(zhuǎn)化為電子檔案后，其管理雖然也依靠人的作用，但這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規(guī)范的要求進行編制開發(fā)的專用數(shù)據(jù)庫，任何人進行操作和管理，其差異都很小，從而提高了檔案管理工作的質(zhì)量和水平。
2．文件信息得到充分交流與共享
多年來，高校檔案一直采用柜架式保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，而且查閱、利用非常不便。其管理、查詢與利用需要在庫房中進行，無法做到信息共享，更談不上交流。這使得大量信息閑置于文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，而且原件容易損毀，還造成文件和信息查找困難。同時，由于傳統(tǒng)意識的影響，國人對檔案的重視程度不夠，大部分人忽略了它的意義，而高校教育培訓(xùn)的檔案管理有其獨特的特點，即查詢調(diào)用的需求非常頻繁。檔案電子化后，檔案管理由案卷級可以深入到文件級甚至內(nèi)容級，可以多用戶共享檔案信息，通過辦公自動化平臺，根據(jù)用戶的不同職責(zé)設(shè)置不同的權(quán)限，分級共享信息。而且足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。
3．便利的檢索功能提高了檔案文件的利用效率
在查閱紙質(zhì)公文時要根據(jù)時間和空間順序在公文檔案中進行查找，如果年代久遠則十分麻煩和費力。而高校教育培訓(xùn)檔案電子化后，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)功能，鍵入相關(guān)內(nèi)容的關(guān)鍵字、詞或類目、時間、地域等進行模糊或精確檢索，就可以在幾分鐘內(nèi)搜索到相關(guān)檔案信息，并且可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率。
三、存在的問題及當(dāng)前應(yīng)對方法
電子文檔的普及為我們的工作帶來了極大的方便，為高校的持續(xù)發(fā)展做出了貢獻，但是在應(yīng)用中還存在諸多問題尚需解決。以清華大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院為例，在向上級報文時，還是只能使用傳統(tǒng)的手工流轉(zhuǎn)程序，整個高校在整體上并沒有實行電子公文，也沒有統(tǒng)一規(guī)范，二級院系只是各自為戰(zhàn)，電子公文僅僅在院系內(nèi)部使用，出了院系的文件流轉(zhuǎn)還是只能依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)方式完成。在財務(wù)方面，報銷憑證還是需要紙質(zhì)文檔且需領(lǐng)導(dǎo)簽字才可生效完成報銷，電子文檔不具效力。另外，由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。
鑒于以上原因，文檔實行“兩套制”是有必要的，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。對于只能是紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的工作，事后再利用掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子文件進行存儲。這也是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。從歷史和現(xiàn)實兩個角度看，以紙張為主要載體的傳統(tǒng)型檔案和以電子文件為代表的新形式檔案，都會同時并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。
四、結(jié)語
總之，文檔電子化是信息時展的必由之路，是高校教育培訓(xùn)發(fā)展的需要，是高校檔案向信息化管理的必然趨勢，也是提高高校管理水平和管理質(zhì)量的重要手段。它革命性地改變了延續(xù)幾千年的傳統(tǒng)公文傳遞方式，其應(yīng)用亦必然會越來越深入和普及，必能大力促進高校教育培訓(xùn)工作信息化的快速發(fā)展。而其完全電子化不可能一步到位，在工作中要力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展和實現(xiàn)。
參考文獻
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一、計算機業(yè)務(wù)檔案實行計算機管理的必要性
教師業(yè)務(wù)檔案，是學(xué)校教師在教育、教學(xué)過程中取得具有價值的材料。它真實反映出教師的教學(xué)水平和自身的素養(yǎng)，以及教學(xué)管理部門和學(xué)生對教師的教學(xué)水平的評估、評價等。隨著社會不斷發(fā)展，對每位教師教學(xué)水平、教研成果、評審考核業(yè)績越來越嚴(yán)格，評估項目越來越細致。導(dǎo)致檔案的收集、整理等歸檔工作越來越重要、越繁瑣。為使教師業(yè)務(wù)檔案管理更有效率，不可再用以往只有紙質(zhì)的工作方式，而應(yīng)采用結(jié)合紙質(zhì)檔案和計算機管理的教師業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)軟件。以手工為主的檔案管理不僅消耗人力、物力，而且查找率低。實行計算機管理，大大地提高檔案加工、存貯、傳遞的速度和質(zhì)量，對于檢索更為方便、快捷，很大程度上提高了檔案的查找率。如，一旦上級部門要提取符合某一條件的所有教師的信息，我們可以通過教師業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)，非常方便地查詢出符合相關(guān)條件的教師資料，使得工作效率提高很多，而且不易出錯。只有用先進的計算機科學(xué)管理思想，用現(xiàn)代技術(shù)裝備檔案工作，才能使學(xué)校教師檔案管理適應(yīng)現(xiàn)在的社會需求。
二、教師業(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容
教師業(yè)務(wù)檔案是教師教學(xué)水平的真實記錄，是衡量教師能力的重要依據(jù)。檔案的內(nèi)容必須經(jīng)過嚴(yán)格的審查，并留復(fù)印件做為紙質(zhì)文檔。結(jié)合我校開發(fā)的教師業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)，談?wù)劷處煒I(yè)務(wù)檔案的基本內(nèi)容。
1.基本信息
真實地反映教師最基本的個人信息，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、工作時間、簡歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、最高學(xué)歷、最高學(xué)位、學(xué)術(shù)專長、職稱、職稱評定時間、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、教師資格證書、年度考核、家庭成員等內(nèi)容。從基本信息中可以看出一名教師的從教歷程，充分了解教師最根本的信息，讓使用者一目了然。
2.教學(xué)情況
每學(xué)期所帶班級期中期末考試成績情況、學(xué)生的評價、學(xué)期評價。更為細致地反映教師教學(xué)成績及態(tài)度。
3.培訓(xùn)情況
教師是終身學(xué)習(xí)制的，因此繼續(xù)教育是教師學(xué)習(xí)的主要途徑，是教師業(yè)務(wù)水平的參考資料。
4.教學(xué)論文
凡是在報刊、雜志上發(fā)表，參加各種論文競賽獲獎的都應(yīng)歸檔。它們是衡量教師教研非常有份量的見證。
5.科研成果
除論文外的科研，如，課題研究、獲獎作品等，經(jīng)有關(guān)部門認(rèn)可后，也都應(yīng)入檔。它們是教師科研最有份量的憑證。
6.獎勵與榮譽
教師在教學(xué)過程中、在社會活動中所獲得的獎勵及榮譽，是對教師在教學(xué)過程和社會活動中的肯定，得到大家的認(rèn)可。
7.教學(xué)檢查情況
不定時地對教師的教案、聽課本、作業(yè)批改的檢查。可以有效地反應(yīng)教師的工作態(tài)度，更好地促使教師全身心地投入工作。
8.評優(yōu)課情況
公開課是教師每學(xué)期都要開展的活動，它是評價教師教學(xué)水平、提高教法及經(jīng)驗的重要措施，具有觀摩和參考作用，因此公開課的情況應(yīng)系統(tǒng)的收集。
三、教師業(yè)務(wù)檔案的價值
1.教師業(yè)務(wù)檔案為教師職稱評審提供了有用的資料
教師的職稱評審是一種專業(yè)技術(shù)評審制度，是對教師在一段時間內(nèi)所取得成績及表現(xiàn)的總體評價。教師所取得的以上內(nèi)容的成績及表現(xiàn)，都會由專人來記錄到教師業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)，電腦資料可以及時、快速得到更新。它真實地反映了教師的教學(xué)情況、培訓(xùn)情況、教學(xué)論文、科研成果、獎勵與榮譽、教學(xué)檢查情況及評優(yōu)課情況等相關(guān)信息。因為每次職稱評審的名額有限，我校每年教師申報職稱之時，都會先通過學(xué)校內(nèi)部的評審，而教師業(yè)務(wù)檔案可為之提供至關(guān)重要的相關(guān)資料，作為他們業(yè)績的憑證，客觀反映教師的相關(guān)情況。由此可見，教師業(yè)務(wù)檔案是很重要的，是一個教師業(yè)績體現(xiàn)的基礎(chǔ)，也為教師提供了一個公平競爭的平臺。
2.教師業(yè)務(wù)檔案是學(xué)校學(xué)術(shù)水平的體現(xiàn)，同時為學(xué)校教科研提供必要的資料
教師業(yè)務(wù)檔案中客觀記錄了在職及退休教師所取得的教科研成果情況，是學(xué)校學(xué)術(shù)水平的總體體現(xiàn)，不僅為學(xué)校積累和保存了歷史文化財富，也是學(xué)校軟實力的象征。通過教師業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)軟件，可以快速反映出學(xué)校整體的軟實力。學(xué)校教師業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)版的，故而只要有網(wǎng)絡(luò)，可以隨地隨用。每次上級部門來檢查，學(xué)校必將教師業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)呈現(xiàn)出來，這樣可以非常方便，非常快速地體現(xiàn)出學(xué)校的學(xué)術(shù)水平，以及統(tǒng)計相關(guān)的資料，如，統(tǒng)計獲得省級以上獎勵的教師情況等。
3.教師業(yè)務(wù)檔案提高了教師的積極性及教師之間的競爭意識
教師業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)可以全面地反映學(xué)校教師所取得的各類成績及教科研情況，而教師們都可以通過上網(wǎng)，來查詢和統(tǒng)計自己和別人所取的成績。可以清晰地看到自身一路發(fā)展的歷程，從中提取經(jīng)驗，促使自己更加進步。一旦落后于別人，無形之中產(chǎn)生了一種壓力，這樣才會不斷地去提升自己，充實自身的實力。特別是這個激烈的競爭時代，教師實行了聘任制，如果落后就會被淘汰。而教師業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)，就像一塊明鏡，時刻提醒自己，衡量著自己的能力和成績。
四、結(jié)束語
教師業(yè)務(wù)檔案是學(xué)校檔案的不可缺少的一部分，同時也是學(xué)校軟實力的有力表現(xiàn)，是學(xué)校一筆重要的財富，也是教師本身的財富。對于現(xiàn)在的信息時代，把計算機技術(shù)應(yīng)用于教師業(yè)務(wù)檔案中，是社會發(fā)展的需要，是一種趨勢。通過信息技術(shù)，形成教師業(yè)務(wù)檔案系統(tǒng)，可以將教師業(yè)務(wù)檔案最有效率地發(fā)揮出最大的作用。
參考文獻
關(guān)鍵詞：電子檔案，問題，對策
信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用使人類生活的各個方面發(fā)生了巨大的變化。計算機應(yīng)用與辦公自動化和自動化工程設(shè)計，已產(chǎn)生了大量的CAD或公文性電子文件。由此引起的對電子文件和電子檔案的管理，是檔案工作者面臨的新問題。電子文件被廣泛地認(rèn)識和應(yīng)用，成為勢不可擋的潮流。計算機的普遍應(yīng)用，電子文件的大量產(chǎn)生、信息高速公路的建成，為縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息，搞好信息服務(wù)，實現(xiàn)信息共享，無疑將會帶來極大的方便，同時也給檔案工作帶來了一系列的新情況新問題。
1.與傳統(tǒng)相比較，現(xiàn)代的檔案工作發(fā)生如下的主要變化
1.1檔案載體的轉(zhuǎn)變
在管理活動中，電子文件以其快捷的進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需要產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。免費論文。
1.2企業(yè)檔案的分類變化
舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學(xué)、更規(guī)范。
1.3檔案接收和保管上也有所改變
在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分其至接收不到檔案。
無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行駛檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。
2.電子檔案工作面臨的問題
2.1電子檔案原件的真實性問題
電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。免費論文。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進行刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。
2.2電子檔案內(nèi)容的保密性問題
用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。
2.3電子檔案保管的長久性問題
隨著辦公自動化的不斷深入，好多單位將會實現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。
2.4檔案管理軟件的統(tǒng)一性問題
計算機軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠不適應(yīng)各方面存儲的需要，檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。
3.建議采取的對策
3.1盡快培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案專業(yè)人才
培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計算機專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強全員計算機知識培訓(xùn)的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計算機管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計算機技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè)，不僅會操作而且會設(shè)計程序，能夠開發(fā)軟件。
3.2建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī)
在電子文件的形成、處理、歸檔、電子檔的保管、利用等各個各環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完美的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來，使人們能夠自覺的遵守這些規(guī)定。免費論文。同時要通過立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
3.3制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范的管理。這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。
3.4研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件
建議由國家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化軟件，并在全國檔案系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。
辦公自動化的廣泛實現(xiàn)，信息高速公路的建成，對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形式，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來一次大儲備，以勇敢地應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)。
關(guān)鍵詞：檔案管理；高校檔案；歸檔；利用
一、問題提出
檔案是最早產(chǎn)生的文獻之一，是現(xiàn)代社會信息的重要門類。高校檔案是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分，是學(xué)校發(fā)展的一部分，又要與學(xué)校發(fā)展共進，同時在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮獨特的作用。它由具有保存價值的各種文字，圖表，聲像等構(gòu)成，因此作好檔案管理工作，是檔案利用的前提。檔案實體管理分為收集、整理、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)，隨著檔案的信息化發(fā)展，很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案替代。檔案機構(gòu)在收集檔案之后，須對檔案進行詳細的整理， 對檔案信息進行有效的整合， 并采取多元化的利用方式，為社會提供良好的實踐服務(wù)，因此檔案的收集及立卷就成了一項非常重要的工作。
二、高校檔案分類具體工作
檔案工作由校長領(lǐng)導(dǎo)，納入高校整體規(guī)劃，建立健全的檔案機構(gòu)、檔案庫房，由高校各部門選出兼職檔案員，每年由兼職檔案員整理移交給檔案機構(gòu)的檔案工作者，并立卷入庫。
高校檔案主要分為五大類：學(xué)生成績、論文、名冊等為教學(xué)類；學(xué)校行政、黨群部門產(chǎn)生的文件、會議紀(jì)要歸為黨政類；財會檔案、學(xué)校申請的科研項目及基建部門的相關(guān)資料；學(xué)校派遣相關(guān)人員出席的國際會議，考察、講學(xué)，聘請的境外專家、中外合作辦學(xué)，港澳臺專家、學(xué)生等材料歸為外事類；其次為出版及聲像類。下面，分別對各類檔案的歸檔進行詳細探討。
（一）教學(xué)檔案
教學(xué)工作是學(xué)校工作的重心，它擔(dān)任著重要角色，教學(xué)檔案是反映教師和學(xué)生教學(xué)的情況及對學(xué)術(shù)成果的肯定，具有一定的保存價值。由于過去學(xué)校對檔案的不重視，使得學(xué)生成績混亂、缺失等不規(guī)范化的歸檔，給檔案的利用帶來了極為不便，也給學(xué)校及學(xué)生造成了負(fù)面影響。隨著檔案知識的普及，高校各部門對檔案工作逐漸重視，通過檔案管理工作者對各學(xué)院的指導(dǎo)及協(xié)助，教學(xué)檔案形成了一套規(guī)范化的歸檔流程。各學(xué)院每年對學(xué)生成績按班歸至檔案館，學(xué)位論文以學(xué)院為單位進行歸檔，最后由檔案工作者對成績進行編目、裝盒、輸機；學(xué)位論文則實行一人一盒制。在利用教學(xué)檔案時，直接在檔案管理系統(tǒng)里輸入相應(yīng)的信息，查詢到檔號，取出檔案，從而提高了檔案利用的效率。
（二）黨政檔案
黨群行政檔案包括學(xué)校各行政單位每年產(chǎn)生的文件，是評價黨群、行政工作和檔案工作的依據(jù)。黨政檔案包括人事處的聘用合同，審計處審計資料，黨政機關(guān)形成的文件，會議材料，政府部門頒發(fā)的文件、法律法規(guī)以及一些有參考價值的文件。具有永久和長期保存價值的文件材料必須準(zhǔn)確、簽章手續(xù)完整，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。
黨政檔案的文件資料為原始件，按時間順序排列。批復(fù)在前，請示在后；正文在前，附件在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后的歸檔原則。
（三）基建、科研、財會檔案
基建檔案是高校校園中各種建筑物，地上、地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、施工等活動的記錄，是評估基建工作和檔案工作的依據(jù)，是反映項目建設(shè)的全過程。包括基建文件、施工技術(shù)文件，施工合同、設(shè)計圖紙、投標(biāo)文件等。基建檔案按項目組卷，剔除重份，圖紙采用“手風(fēng)琴”式折疊。
科研檔案是反映高校科研成果的依據(jù)，包括科研管理、科研準(zhǔn)備、申報獎勵等文件。與國內(nèi)外合作的研究課題，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)申報所獲得的各項成果，均應(yīng)由兼職檔案員整理移交給檔案工作者。
財會檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等材料，是記錄學(xué)校經(jīng)濟業(yè)務(wù)的史料。由專人按照財會檔案移交清冊所列的內(nèi)容逐項交接，并簽名蓋章，任何人都不得私自拆封或抽換。最后檔案工作者對財會檔案的保管期限定期對舊的財會檔案進行專業(yè)銷毀，銷毀單位出具銷毀憑證。
（四）外事檔案
外事檔案是學(xué)校對外合作的橋梁，它由出國、出境資料，專家聘用合同，學(xué)術(shù)交流涉外教育等材料組成。高校外事檔案能真實反映學(xué)校對外合作與交流的全過程，是支撐本科教學(xué)水平提高的依據(jù)。在歸檔過程中需去粗取精，概括整理出高層次的檔案信息，分類整理、裝盒，對同一性質(zhì)的檔案進行文摘匯編，以便于不同的利用。外事檔案的查閱須由單位開介紹信，持本人身份證，登記后方可允許閱看。
（五）出版、聲像檔案
由學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、學(xué)術(shù)刊物以及出版的樣書、審稿單交由檔案工作者統(tǒng)一編制目錄，對于出版合同、原稿則由部門建立出版社檔案分室，高校檔案館指導(dǎo)協(xié)助。
聲像檔案是指被計算機識別，按一定格式存儲在磁盤、光盤上的電子檔案，如照片、視頻等。電子檔案能節(jié)約能源，節(jié)約檔案占用空間，易于管理，不易丟失，可以提高工作效率。隨著檔案信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，電子檔案已成為高校檔案歸檔的趨勢。因此聲像檔案應(yīng)選擇聲音、圖像清晰、完整，體現(xiàn)主題內(nèi)容等因素的材料，按載體類別、年度、保管實體順序編號，打印或粘貼實體說明標(biāo)簽、檔案目錄、保管期限、制作單位及時間。
三、結(jié)語
高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)，因此做好檔案的歸檔是檔案利用的支柱。檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為了不可缺失的信息資源，加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)資源共享。檔案工作者需指導(dǎo)各部門形成一個規(guī)范的歸檔流程，在立卷中，編制好目錄、檔號、備考表等，這將有利于檔案的高效利用。同時，應(yīng)加強檔案的數(shù)字化建設(shè)，將重要的紙質(zhì)檔案制作成電子檔案，方便查詢，為紙質(zhì)檔案的不確定因素提供了備份。在人才資源開發(fā)上，成立熟悉檔案業(yè)務(wù)及計算機操作的復(fù)合型人才，加強檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督工作。各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，使高校得以穩(wěn)定、健康的發(fā)展。
參考文獻：
一、電子文件定義及其特點綜述
二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響
1對檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。
2對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機關(guān)、組織、機構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。
3對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響
檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護技術(shù)、計算機病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。
四、檔案界所應(yīng)采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。
3使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。
關(guān)鍵詞：醫(yī)療機構(gòu) 電子文件 檔案信息化管理
中圖分類號：C93 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0745（2013）05-0338-01
一、醫(yī)療機構(gòu)實行檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點
一個典型的事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)包括文字報表處理系統(tǒng)、公文處理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、會議管理系統(tǒng)、輕型印刷系統(tǒng)、行政事務(wù)管理系統(tǒng)、系統(tǒng)維護等幾個主要模塊。而文書檔案管理系統(tǒng)做為其一部分，在醫(yī)療機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)療機構(gòu)管理和業(yè)務(wù)處理等方面發(fā)揮著日益強大的功能：
1.檢索快捷，提高了工作效率。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了方便快捷的管理手段和檢索工具，在文件歸檔、信息檢索利用、檔案立卷等方面極大地減輕了文書檔案管理人員的勞動強度，增加了歸檔質(zhì)量，提高了檢索速度和準(zhǔn)確度。在手工操作中存在的文檔積存現(xiàn)象，立卷缺漏問題，可以得到即時修改。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件具有信息與載體的相分離性，信息流包含著更廣泛、更快速的邏輯關(guān)系在四通八達、緊密聯(lián)結(jié)的網(wǎng)絡(luò)載體上高速運行。
2.實現(xiàn)信息共享，提供高效服務(wù)。在原始的手工操作管理中，往往存在大量信息閑置在文件柜中，文件和信息查找費時費力。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理提升到文件級，管理更加體系化，文件的內(nèi)容屬性和目錄屬性可以合并存在，調(diào)閱文件保證了較高的查全率和查準(zhǔn)率。
3.電子文檔較紙質(zhì)文件的優(yōu)越性。隨著大容量移動硬盤的開發(fā)，電子文件的無紙化儲存成為現(xiàn)實，新的文件載體存取方便快捷，具有可復(fù)制性，傳輸速度快，傳輸距離不受限制。儲存時間長，對溫度、濕度、氧化等外部條件要求相對降低，易于保存。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存檔相比，儲藏占地也極大壓縮。
4.成本節(jié)約。醫(yī)療機構(gòu)文書檔案擔(dān)負(fù)著各級領(lǐng)導(dǎo)公文分類、轉(zhuǎn)遞、歸檔以及醫(yī)療機構(gòu)重大事件、重要活動原始資料記載收集等工作，是醫(yī)療機構(gòu)管理歷程的見證和有效憑據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的傳閱方式、手工操作費工費時，儲藏、保養(yǎng)均要占用較多建筑、電力和人力；遠程傳輸、傳閱成本較高，且在傳閱過程中易將公文損壞或遺失；還要相應(yīng)地建設(shè)大規(guī)模的檔案館并配備恒溫恒濕設(shè)備以及防護措施。網(wǎng)絡(luò)電子收發(fā)文、微機建檔立卷則大大提高了辦公效率，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的“串行”傳閱變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的“并行”甚至是“放射狀”模式，節(jié)約了時間，減少了人力、紙張等成本支出，極大地方便各部門之間公文的傳送與信息共享，醫(yī)療機構(gòu)各部門的聯(lián)系更加簡便快捷，高效低耗。
二、目前醫(yī)療機構(gòu)檔案信息化建設(shè)面臨的問題
1.電子文件保密性能弱化。在形式上，電子文件對儲存軟件有較大依賴性，在不同載體相應(yīng)有不固定的的形式；在內(nèi)容上，反復(fù)復(fù)制、粘貼、存盤的過程中很容易造成誤操作，而且人為修改電子文件不但簡便，而且修改過程沒有任何記錄。在技術(shù)上，為每一份電子文件加蓋公章或簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的親自簽名也難以操作，判斷電子文檔是否原件也就無法完成。在網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)碾娮游募矔艿接嬎銠C病毒、黑客入侵等干擾，保密性無法達到紙質(zhì)文檔的水平。
2.醫(yī)療機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)平臺的維護不足。醫(yī)療機構(gòu)檔案具有較大復(fù)雜性，目前的網(wǎng)絡(luò)平臺在兼容性上難免顧此失彼。加之缺乏高水平的網(wǎng)絡(luò)管理員，或者檔案管理者的水平還不能適應(yīng)日新月異的計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)展水平。在微機終端、網(wǎng)絡(luò)傳輸、服務(wù)器存儲等過程中，計算機黑客的入侵、網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)事故都對檔案信息安全構(gòu)成嚴(yán)重的威脅。
3.電子公文、電子簽名等法律問題。公文電子簽名、電子簽章、電子指紋認(rèn)證等在技術(shù)上已經(jīng)日趨發(fā)展成熟，但其法律效力的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化還遠遠沒有達成共識。導(dǎo)致目前電子公文權(quán)威性、公信度受到影響，尤其是在將其作為法律、法規(guī)、政策依據(jù)提供使用時效力更難以認(rèn)定。在醫(yī)療機構(gòu)管理的實際工作中，雖然文件的網(wǎng)絡(luò)傳輸、歸檔、立卷逐漸成為現(xiàn)實，但仍無法擺脫對紙質(zhì)文件的依賴。
三、醫(yī)療機構(gòu)文書檔案信息化建設(shè)的問題解決方案
1.規(guī)范體制，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)是信息共享的前提，它關(guān)系到檔案工作能否良性、持續(xù)地發(fā)展。沒有標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)是難以與其它管理信息系統(tǒng)相銜接并共享信息。因此，要做好醫(yī)療機構(gòu)檔案的信息化管理工作，首先必須規(guī)范文檔管理體制；電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé)，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。目前我院檔案如文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、科技檔案等前期管理屬于不同的管理部門，檔案室對文件的前期控制往往難以開展。我院傳統(tǒng)的檔案接收方式是逐年接收，很多合同、協(xié)議在形成文件的部門分散保管時往往容易遺忘丟失。而在辦公自動化的文檔管理系統(tǒng)，電子文件向檔案部門移交以邏輯歸檔形式，在網(wǎng)絡(luò)上實時進行，有效地保證了電子文件的及時歸檔。其次要制定業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)。建立健全電子檔案管理制度，明確文件處理、歸檔管理流程和著錄要求，統(tǒng)一電子文件格式，確保電子文件的有效性和完整性。三是統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。在進行系統(tǒng)設(shè)計時，應(yīng)使用兼容性強、應(yīng)用性能好的軟件系統(tǒng)，并對相關(guān)技術(shù)參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范。
2.加強系統(tǒng)維護和安全措施執(zhí)行。主要按以下環(huán)節(jié)展開：（1）估計威脅。（2）明確需要保護的資源。（3）信息安全要達到的目標(biāo)，解決保險性、完整性、可用性、可控性等諸問題。（4）選擇安全原則。（5）估算為安全受到損害所付出的代價。
3.提高醫(yī)療機構(gòu)檔案人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)適合信息時展的復(fù)合型人才。檔案管理人員應(yīng)熟悉本機關(guān)地位、職能、聯(lián)系范圍、部門設(shè)置和工作分工，了解各部門業(yè)務(wù)活動和有關(guān)業(yè)務(wù)知識，真正做到根據(jù)實際工作發(fā)揮檔案服務(wù)效能。
綜上所述，醫(yī)療機構(gòu)檔案是醫(yī)療機構(gòu)歷史全貌的真實記錄，醫(yī)療機構(gòu)檔案管理與醫(yī)療機構(gòu)的基礎(chǔ)管理密不可分。充分利用檔案信息資源，將為制定醫(yī)療機構(gòu)工作質(zhì)量評價、醫(yī)療、護理、教學(xué)、科研、論文撰寫等打下堅實基礎(chǔ)，并配合重點專科、學(xué)科帶頭人選拔、科研課題確立等工作順利完成。作為檔案信息人員，應(yīng)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，拓寬知識面、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握計算機軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等，變過去被動接收檔案為主動干預(yù)和控制醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部信息的形成和傳遞，使公文與檔案互相滲透、融合，最終趨于統(tǒng)一，直接為醫(yī)療機構(gòu)的醫(yī)教研工作服務(wù)。
參考文獻：
[1]葉曉風(fēng)，《辦公自動化》，河海大學(xué)出版社，2005，6.
關(guān)鍵詞：文秘工作 檔案管理 組合
引言：文秘工作多是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)服務(wù)的，是一項具有輔、事務(wù)性和參謀性的工作，主要包括企業(yè)的會議、行政事務(wù)以及文件處理等方面的工作。文秘工作不是領(lǐng)導(dǎo)工作，也不是業(yè)務(wù)工作，有其自身獨特的規(guī)范性。文秘工作和檔案管理有著互相依存、互相促進的關(guān)系，良好的文秘工作能夠促進檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。將兩者有機組合，能夠進一步提升辦公效率。
1、文秘工作和檔案管理中存在的問題
在計算機技術(shù)的推動下，檔案管理正朝著“一體化”的方向發(fā)展，逐步實現(xiàn)了“文檔一體化”。所謂“文檔一體化”，指的是從文秘工作和檔案管理的角度出發(fā)，公文從生成、制發(fā)到歸檔管理的過程中，通過運用計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的生成一體化、利用一體化、規(guī)范一體化以及管理一體化，實現(xiàn)文秘工作與檔案管理信息資源的共享。但是在具體的工作過程中，文秘工作和檔案管理運用的是分塊管理制度。雖然其具有一定的科學(xué)性，但是也存在一定的缺陷，從某種程度來說，加大了文秘工作與檔案管理的難度。
1.1公文原稿不夠齊全，沒有規(guī)范編號
對公文進行處理的過程中，進行原稿的收集和整理工作是其中最重要的環(huán)節(jié)。在公文辦理的過程中還存著公文的辦理過程規(guī)范，但是在進行歸檔時，只有公文的定稿，沒有原稿或者修改稿。從某種程度上來說，修改稿，特別是經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批示的具有很高的存檔價值。另外，還存在著歸檔材料沒有進行復(fù)印，就對其進行存檔，在短期時間內(nèi)字跡容易變模糊，進而給公文的質(zhì)量造成影響。
1.2版記設(shè)計的不夠全面，附件不夠規(guī)范
版記有利于促進“文檔一體化”，實現(xiàn)文秘工作和檔案管理部門的互相銜接。但是在日常工作中，文秘工作人員往往對其沒有足夠的重視。例如在公文中存在著有主題詞內(nèi)容，卻沒有表明抄送和抄發(fā)單位；由于主題詞自擬自編、選用不準(zhǔn)確，給文件的歸檔管理、寫案卷標(biāo)題等方面帶來麻煩，加大了“文檔一體化”操作的難度。我國的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對于公文的附件也做出了相應(yīng)的規(guī)定，但是在目前的公文制發(fā)過程中，還存在著部分單位企業(yè)沒有對其進行正確處理的現(xiàn)象，例如，部分公文的附件字樣標(biāo)識不恰當(dāng)，正文與附件的名稱、序號等信息不相同。
1.3紙質(zhì)沒有達到標(biāo)準(zhǔn)，裝訂不夠規(guī)范
我國相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對公文的規(guī)定為：公文所運用的紙張定量在60g/～80g/范圍內(nèi)的膠版狀態(tài)的印刷紙或者復(fù)印紙，紙張的型號為國際上通用的A4紙；在裝訂時，要求從左側(cè)裝訂，不能出現(xiàn)漏頁、壞釘、散頁或者脫落的現(xiàn)象，并且還要確保后背平整等。但是通常情況下，公文所使用的紙張不會著重于關(guān)注克度的要求，進而容易造成紙具有質(zhì)量差、耐折度低的特點，最終導(dǎo)致公文的紙張保存時間不長，就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。除此之外，公文在進行印刷和裝訂的過程中，還容易出現(xiàn)掉頁、壓字、釘腳不齊以及漏頁的現(xiàn)象，進而導(dǎo)致公文不具有美觀性和嚴(yán)肅性、檔案信息不具有完整性。
1.4缺乏熟悉的計算機技術(shù)
目前，大部分公文資料還是采用紙張書寫的形式，為提高保存質(zhì)量，公文用紙在材質(zhì)、大小以及裝訂方面都有專業(yè)要求，實際文秘工作或檔案管理工作中，很容易出現(xiàn)此類問題，如紙張質(zhì)量不合格，易折易破等。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，檔案管理或文秘工作開始向計算機化過度，降低管理難度的同時，提高了工作效率。文秘或檔案管理人員由于缺乏必要的計算機操作技術(shù)，影響了工作質(zhì)量。
2、如何實現(xiàn)文秘工作和檔案管理的有效組合
2.1強化文秘的檔案意識
文秘是檔案管理的前提，加強文秘對檔案管理的重視，有利于提升檔案管理質(zhì)量。文秘和檔案管理有機結(jié)合，是指應(yīng)該意識到兩者在工作程序上的緊密銜接，而不是將兩者具體地合二為一。具體工作中，兩者還是要各司其職。若兩者沒有默契的合作意識，都將會受到影響，加大了檔案管理的難度，同時文秘工作缺乏規(guī)范性，質(zhì)量也難以提升。
2.2制定嚴(yán)格的公文辦理程序
通過建立嚴(yán)格的管理制度和工作程序，確保工作人員依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來對公文進行辦理。所制定的公文辦理程序，要具有細化、簡捷以及操作性強的特點。為了有效的執(zhí)行公文的行文規(guī)則，要對審核簽發(fā)制度進行嚴(yán)格規(guī)范，例如公文在印制前所辦理的審核手續(xù)是否規(guī)范、附件和格式是否齊全、規(guī)范等。除此之外，在對公文的用紙方面，例如紙質(zhì)、紙型、紙張尺寸、字體字號、分布規(guī)范以及裝訂要求等方面進行嚴(yán)格的把握。
2.3完善組織機構(gòu)，制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
實現(xiàn)公文的全過程管理，要通過合理的管理體制，健全的組織機構(gòu)以及建設(shè)優(yōu)秀的隊伍等方法來加強管理。文秘工作和檔案管理要求工作人員必須具備專業(yè)性和技術(shù)性高的特點，進而組成一個優(yōu)秀的工作隊伍。此外，在我國的相關(guān)法律規(guī)范中，例如《檔案法》、《辦法》等規(guī)范，對于我國的機關(guān)公文進行處理時，需要遵循相關(guān)規(guī)范所制定的公文格式、原則、收發(fā)程序、行文規(guī)則以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。要求文秘工作人員要認(rèn)真的學(xué)習(xí)，并熟練掌握。
2.4運用先進的設(shè)備技術(shù)
目前我國已經(jīng)進入了信息化時代，先進的科學(xué)技術(shù)的到了越來越廣泛的應(yīng)用。以往的公文文件設(shè)備和檔案管理工具已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展潮流。因此，通過充分利用先進的計算機技術(shù)，使檔案管理實現(xiàn)電子化，并配置相應(yīng)的先進設(shè)備工具，對文秘工作人員進行定期的培訓(xùn)，使其能夠熟練、規(guī)范的操作設(shè)備。
3、結(jié)束語
總而言之，無論文秘，還是檔案管理人員，都應(yīng)認(rèn)識到文秘和檔案管理的重要性，將二者銜接好，同時提升自身素質(zhì)，做好本職工作，以提高工作效率，從而促進檔案管理朝科學(xué)性和規(guī)范性的方向發(fā)展。
參考文獻：
[1]張艷玲.試論文秘工作與檔案管理的相互促進[J].山東檔案，2012，19（6）：173-175
研究生學(xué)位檔案主要是指高校或科研機構(gòu)在培養(yǎng)研究生的過程中產(chǎn)生的有價值的材料和歷史記錄。它包含的內(nèi)容很多，大致有：研究生學(xué)籍卡片（或叫作研究生學(xué)籍總表）、研究生科研計劃書、研究生中期進度及考核表、研究生課程學(xué)習(xí)記錄、研究生社會實踐和科研實踐書、研究生學(xué)位論文開題報告、發(fā)表高水平科研成果目錄、達到授予相應(yīng)學(xué)位的外語水平等級證書、學(xué)位論文、學(xué)位申請書、答辯情況表、評閱意見表（含匿名評審意見）、答辯決議等。研究生學(xué)籍卡片記錄了研究生的個人綜合信息和學(xué)緣結(jié)構(gòu)，是研究生整體信息的“晴雨表”。它記錄了在學(xué)習(xí)期間的各類必修課及選修課的成績和學(xué)分完成情況，是研究生學(xué)習(xí)過程的直觀反映。研究生科研計劃書是研究生攻讀碩士或博士學(xué)位的基本目標(biāo)和研究方向，是學(xué)位論文的標(biāo)桿和前奏，一般有導(dǎo)師和研究生的共同參與，是研究生在校期間學(xué)習(xí)和科研的重要指導(dǎo)思想。研究生中期進度及考核表是對研究生完成必修環(huán)節(jié)的客觀考核，包含對思想政治狀況和科研進度的綜合考察。研究生課程學(xué)習(xí)記錄是對研究生學(xué)習(xí)成績的記載。研究生社會實踐和科研實踐是對研究生實踐能力的考察。研究生論文開題報告、學(xué)位論文、評閱意見和答辯決議都是研究生學(xué)位水平的直接反映，也是研究生能否獲得相應(yīng)學(xué)位的綜合反映。
從館藏研究生學(xué)位檔案的內(nèi)容看，學(xué)位檔案內(nèi)容存在“多樣性”和“學(xué)術(shù)性”的特點。所謂多樣性是指研究生學(xué)位檔案所包含的內(nèi)容涉及教和學(xué)兩方面的記載，涉及研究生指導(dǎo)教師、研究生指導(dǎo)小組、匿名評審專家、校院兩級學(xué)位評定機構(gòu)等，學(xué)位檔案的參考價值大，能夠客觀地反映出研究生綜合能力和學(xué)術(shù)水平。所謂學(xué)術(shù)性是指研究生學(xué)位檔案基本上都是圍繞研究生學(xué)術(shù)論文的學(xué)術(shù)價值而產(chǎn)生的，無論是開題報告還是中期篩選，都是對研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學(xué)位論文正是研究生對所研究課題的創(chuàng)新性思考和實踐，無論是基礎(chǔ)理論的推進還是現(xiàn)實命題的發(fā)掘，都是科研成果的重要資源，都是科學(xué)研究的重要積淀和學(xué)術(shù)積累，是推動科技創(chuàng)新的重要信息來源，具有重要的借鑒作用。
二、館藏研究生學(xué)位檔案管理中面臨的困境
1.周期性存儲的限制。館藏研究生學(xué)位檔案一般都是在研究生完成整個培養(yǎng)過程后才能逐漸形成，目前研究生培養(yǎng)年限最低需要兩年的時間，一般都需要三年甚至四年的時間，研究生學(xué)位檔案的形成是逐漸形成的，如學(xué)籍卡片是對研究生整個培養(yǎng)過程的記錄，只有在順利通過答辯后才能形成，而科研計劃書則往往在研究生培養(yǎng)之初就完成了，兩者相隔的時間很長。有的檔案材料是不斷完善并逐漸形成的結(jié)果，如學(xué)位論文的撰寫和定稿。而學(xué)位檔案材料之間是互相銜接的，缺少任何一個環(huán)節(jié)，都會對學(xué)位檔案的真實性產(chǎn)生不良的影響。一份完整的學(xué)位檔案材料需要完成研究生培養(yǎng)的整個過程才會形成，因此，研究生學(xué)位檔案形成的周期較長，很多原始的檔案材料很容易因保管不善出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。在館藏研究生學(xué)位檔案的實踐中，經(jīng)常會出現(xiàn)因為丟失而不斷補充材料的情況，造成數(shù)據(jù)的真實性缺失。
2.存儲方式單一。研究生學(xué)位檔案的存儲一般都是以紙質(zhì)版的形式存儲，受存儲時間和空間的限制較大。現(xiàn)狀是：一方面隨著研究生教育規(guī)模的擴張，研究生人數(shù)不斷增多，由此造成了大量的學(xué)位檔案的產(chǎn)生。另一方面研究生學(xué)位檔案包含內(nèi)容繁多、門類復(fù)雜、材料眾多，需要大量的人力物力長時間地分類整理才能存儲妥當(dāng)，而手工管理的傳統(tǒng)方式也約束了學(xué)位檔案的有效利用，館藏方式單一給相關(guān)檔案管理部門造成很大的壓力，有很多高校和科研機構(gòu)因為受到時間、空間的約束，放棄存放學(xué)位論文，只存放部分清單，缺失了學(xué)位檔案本身的嚴(yán)密性和真實性。
3.開發(fā)利用不足。長期以來，受到傳統(tǒng)觀念的影響，研究生學(xué)位檔案的管理存在重收集輕利用的現(xiàn)象。很多檔案管理部門對研究生學(xué)位檔案的管理存在誤區(qū)，認(rèn)為是學(xué)術(shù)研究的重要內(nèi)容，主觀地加入了保密的籌碼，只允許查看，不允許借用，甚至不允許復(fù)印和傳播。研究生學(xué)位檔案是對研究生所從事的研究課題的直觀反映，而學(xué)位論文正是研究生對所研究課題的創(chuàng)新性思考和實踐，無論是基礎(chǔ)理論的推進還是現(xiàn)實命題的發(fā)掘，都是科研成果的重要資源，都是科學(xué)研究的重要積淀和學(xué)術(shù)積累，是推動科技創(chuàng)新的重要信息來源，具有重要的理論價值和實際借鑒作用。因此，對研究生學(xué)位檔案的有效利用非常重要，這項工作在高校完成研究生培養(yǎng)過程后幾乎無人問津，只是停留在對相關(guān)數(shù)據(jù)的簡單統(tǒng)計中，沒有通過內(nèi)部的加工處理和信息化建設(shè)，造成了大量學(xué)位檔案的資源浪費。
三、館藏研究生學(xué)位檔案管理創(chuàng)新的建議
1.加強管理，提高檔案意識。對研究生學(xué)位檔案的重視必須從全方位多角度進行宣傳和教育入手，既要提高檔案管理人員的責(zé)任意識，更要面向研究生和指導(dǎo)教師進行檔案管理的專題教育，使他們將對檔案的認(rèn)識和重視提高到科學(xué)研究的水平，重視研究生培養(yǎng)過程中檔案材料的積累和整理，保證研究生學(xué)位檔案材料的真實性和完整性。對專門從事學(xué)位檔案管理的人員定期進行培訓(xùn)，實行“雙崗考核”和“持證上崗”，加強管理水平和有效利用先進手段進行檔案管理的能力，強化服務(wù)意識和責(zé)任意識，不斷提高檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化。加大監(jiān)督檢查，成立院校兩級檔案管理督查小組，對檔案的管理工作進行有效監(jiān)督，通過制定詳盡的考評機制，提高檔案管理的綜合水平。
2.創(chuàng)新管理，逐步實現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的不斷普及，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)廣泛地運用于研究生培養(yǎng)的全過程，目前，全國各大高校的研究生培養(yǎng)部門都使用了研究生教育信息系統(tǒng)，這一教育信息平臺有效地促進了研究生培養(yǎng)過程的科學(xué)化和規(guī)范化水平。研究生教育信息系統(tǒng)包含了研究生培養(yǎng)過程中產(chǎn)生的所有信息，科學(xué)的整理和有效的儲存，可輕松地建立研究生學(xué)位檔案電子信息庫，研究生檔案管理部門可在此基礎(chǔ)上，設(shè)計更優(yōu)化的流程，編制更有效的檔案管理軟件，設(shè)計有效利用檔案信息的程序，除一些必要的環(huán)節(jié)如論文結(jié)題、答辯決議要保留紙質(zhì)原始檔案信息外，其他信息可逐漸做到數(shù)字化存儲，不斷推進并實現(xiàn)研究生學(xué)位檔案信息的數(shù)字化。
3.深化管理，不斷開發(fā)研究生學(xué)位檔案資源。研究生學(xué)位檔案內(nèi)容豐富，具有很高的利用、開發(fā)和傳播價值。高校研究生學(xué)位檔案管理部門應(yīng)充分利用這一資源，創(chuàng)新現(xiàn)有的管理體制，建立可供分享的資源平臺，實現(xiàn)學(xué)位檔案資源共享和有效利用。一方面，在圖書館或者閱覽室開辟研究生學(xué)位檔案專柜，對優(yōu)秀研究生學(xué)位檔案進行宣傳報道，鼓勵研究生在有效利用學(xué)位檔案中提高學(xué)位論文的學(xué)術(shù)水平和科研實力。另一方面，要充分利用校園網(wǎng)、無線網(wǎng)絡(luò)等新媒體手段，在教師和研究生教學(xué)和科研過程中，提高閱覽、訪問和使用的效果。在學(xué)校主頁上開辟學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)學(xué)位論文電子存檔及開放查詢。另外，應(yīng)該加強與兄弟院校學(xué)位檔案開發(fā)和利用的合作，在保證知識產(chǎn)權(quán)和開放共贏的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)的共享和使用。還需要進一步加強研究生學(xué)位檔案信息的開發(fā)和傳播，通過評聘專業(yè)的技術(shù)人員和高級開發(fā)人員，對有效資源進行深入的加工和編研，將龐雜的研究生學(xué)位檔案信息系統(tǒng)化、有序化處理，提高產(chǎn)、學(xué)、研的效果，不斷促進科技和經(jīng)濟的深度融合，提高科技生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化。
關(guān)鍵詞：無紙化辦公，檔案管理，方法
進入20世紀(jì)以后，隨著以電子計算機為核心的數(shù)字化辦公技術(shù)的普及和運用，電子文檔及部分音像制品進入了檔案領(lǐng)域，盡管沒有能夠動搖傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的地位。但是，我們可以看到，數(shù)字化檔案已經(jīng)越來越多地代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，辦公逐步實現(xiàn)了無紙化。美國未來學(xué)家托夫勒在《在第三次浪潮》里預(yù)言：“后工業(yè)社會將必然進入無紙化辦公的時代”。這是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在辦公領(lǐng)域的一次革命，帶來了人們觀念、制度、乃至生活和工作方式上的巨大變化，無紙化辦公已然成為現(xiàn)代化辦公的一種標(biāo)志。現(xiàn)有的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作的管理體制及其收集、整理、鑒定、保管和提供利用等工作模式，已經(jīng)很難適應(yīng)新技術(shù)下檔案管理工作的新要求。本文結(jié)合齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院無紙化辦公與檔案管理工作實際情況探討如何在無紙化辦公條件下開展檔案管理工作。
一、實現(xiàn)無紙化檔案管理的好處
（一）無紙化辦公與檔案管理實現(xiàn)無縫連接，能夠減少檔案管理工作成本，提高檔案管理工作效率。
（二）檔案資料的收集、整理等工作變得非常方便，使得檔案資料實現(xiàn)高密度永久保存。
（三）檔案資料的目錄和索引生成快捷，在查詢和利用方面也是傳統(tǒng)檔案管理所不能比擬的。。
（四）能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料更加安全的加密保護。
（五）可以實現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的快速統(tǒng)計和分析。
二、齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀分析及實現(xiàn)無紙化條件下檔案管理的途徑
（一）檔案管理現(xiàn)狀分析
今天數(shù)字技術(shù)的高度發(fā)展，電腦日趨普及，互聯(lián)網(wǎng)全面開通，人們在逐漸習(xí)慣電腦上辦公，政府機構(gòu)、社會團體、企業(yè)單位都已逐步建立起自己的電子政務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公系統(tǒng)和門戶網(wǎng)站，數(shù)字化電子文件在現(xiàn)代化辦公中大量出現(xiàn)，辦公越來越多的實現(xiàn)了無紙化，人們可以在互聯(lián)網(wǎng)上非常便捷地查詢和閱讀所需要的文件檔案。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)開創(chuàng)了電子文件生成和閱讀的多元化以及文檔合一的全新管理方式，為適應(yīng)這一發(fā)展方向，齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院在2008年下發(fā)了《關(guān)于實行無紙化辦公的通知》，文件要求根據(jù)學(xué)院辦公特點，推進辦公現(xiàn)代化和辦公自動化水平，提高工作效率，節(jié)約辦公成本，決定從2008年3月1日起所有部門的各類文件材料，通過辦公平臺，實行無紙化辦公，根據(jù)工作實際情況盡量采用電子存檔、網(wǎng)上傳送、網(wǎng)上交換等形式，一般不得再印制紙質(zhì)文件進行流轉(zhuǎn)。在此種情況之下，勢必會對檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響，各部門產(chǎn)生的檔案的形式會變的更加復(fù)雜。在工作程序、工作方法、管理制度上都是對傳統(tǒng)檔案工作的挑戰(zhàn)，隨然現(xiàn)在顯現(xiàn)的還不是很明顯，但隨著辦公現(xiàn)代化程度逐漸深入，由此產(chǎn)生的矛盾和工作瓶頸會逐步加劇。。
傳統(tǒng)的檔案管理方式難以適應(yīng)現(xiàn)代化辦公方式，做到檔案收集、檔案管理、檔案利用等方面能夠適應(yīng)新形式，那么只是探索一套新的檔案管理模式，如管理制度、工作程序、工作方法、利用手段等，為齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院教育教學(xué)工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。。
（二）實現(xiàn)途徑
1.必須擁有一支適應(yīng)時展的檔案管理人才隊伍。我們傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)載體為主的檔案管理工作，按照檔案管理相關(guān)工作制度和工作方法開展工作，通過多年的工作已經(jīng)建立了一套完善的檔案管理制度，積累了豐富的工作經(jīng)驗。而在現(xiàn)代化辦公條件和方法下，檔案管理工作也已逐步向著現(xiàn)代化和數(shù)字化方向發(fā)展，面對檔案管理工作中產(chǎn)生的新問題，那么能夠擁有一支適應(yīng)時展的檔案管理隊伍是更好地完成檔案管理工作的關(guān)鍵。因此，當(dāng)前檔案管理工作需要培養(yǎng)一批年輕化、專業(yè)化隊伍。一是要做好專門人才的引進、吸納；二是對原有檔案管理人員進行定期專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)掌握新知識，盡快適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作；三是合理的組織形式。
2.修訂完善檔案管理制度是保證檔案管理工作有序開展的基礎(chǔ)。現(xiàn)在齊齊哈爾職業(yè)學(xué)院檔案管理各項制度共十四個，主要包括《檔案管理制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱管理制度》、《檔案室工作制度》等，這些工作制度都是建立在紙質(zhì)載體為主的形式之下，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作。需要我們根據(jù)檔案管理工作現(xiàn)狀，充分進行調(diào)研和分析，建立和完善一套適合檔案管理工作現(xiàn)狀制度體系，保證在學(xué)院推進無紙化辦公條件下檔案管理工作順利開展。主要面向電子文檔、聲像、圖片等數(shù)字信息，要從形成、收集、鑒定、管理、利用等環(huán)節(jié)入手，依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定和已成熟的經(jīng)驗，自上而下逐步展開。規(guī)范制度不能自搞一套，要建立科學(xué)化、規(guī)范化和兼容性強的工作制度來指導(dǎo)檔案管理工作實際。
3.檔案載體的變化給檔案工作方法和程序帶來了新問題。自從紙張的誕生檔案載體就從原始的石頭、行簡、青銅等逐步轉(zhuǎn)向為紙質(zhì)載體，并形成了現(xiàn)在的關(guān)于紙質(zhì)檔案的一套完整的管理體制與工作程序。過去我們一直著重檔案的實體性，因其作為歷史的見證，它具有原始性、唯一性,可以說“原件”就是傳統(tǒng)檔案的靈魂。但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無紙化辦公以高工作效率、低成本逐步推廣開來，以至于在日常工作中大量的產(chǎn)生電子文檔等以磁盤和光盤等介質(zhì)保存的文件，這些以虛擬形式存在的文件，在編輯、修改、傳遞、復(fù)制等方面相當(dāng)方便和快捷。
四、具體工作方法
一、以人為本，注重人才引進和培養(yǎng)。并將電子文檔的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用納入文字處理人員崗位職責(zé)之中。按照電子文件處理的要求保證歸檔電子文件的真實性。
二、檔案管理應(yīng)是實行紙質(zhì)檔案與電子檔案并存管理。紙質(zhì)檔案具有直觀性和法律效力的原始憑據(jù)。而電子檔案具有不確定性，但其形成、傳遞和數(shù)據(jù)共享相對于紙質(zhì)檔案更加便捷，能夠大大提高我們的工作效率。作為現(xiàn)代化辦公發(fā)展的方向，我們應(yīng)該加強對紙質(zhì)檔案的管理，同時要更好的開發(fā)電子檔案的價值。
三、電子檔案的形成應(yīng)有一套規(guī)范的制度和程序。在電子檔案形成時就應(yīng)確定其是否在歸檔范圍，在歸檔時將電子檔案制成光盤或其它數(shù)字承載形式，上交檔案室進行歸檔，上交時要上交二份，一份進行永久保存，一份備查利用。
四、檔案室在接收時要認(rèn)真檢查。檢查電子檔案的完整性、有效性和原始性，保證接收電子檔案是否有信息破損或是被非正常改動。
五、電子檔案保管應(yīng)符合國家相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。配備電子檔案保管設(shè)施和設(shè)備，達到防寫處理，豎立存放，避免擠壓，遠離磁場和強熱源，并與有害氣體隔離，環(huán)境溫度和相對濕度達到國家標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的安全與完整。
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