時間：2022-06-27 16:45:05
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇辦公自動化論文，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
工商管理辦公自動化系統設計的特點
工商管理OA系統可以實現重名查詢與企業登記等功能，在真正意義上實現了無紙化辦公。工商管理OA系統幫助工商管理部門解決實際工作需求與實際業務工作流程，并且順應網絡辦公系統的技術應用要求，還具有相當大的實用性與易用性。工商管理OA系統的開發設計主要是從基于瀏覽器相對應的辦公自動化來考慮，如何能夠方便地讓系統各組件靈活進行搭配成了設計重點考慮的技術問題，系統接口模塊對接與內部流程根據實際工商管理工作的變動而變動成為技術設計的最大挑戰，工商管理數據的冗余同時也成了困擾系統整體設計的重點難題。一般考慮系統功能不僅可以成為對外的網站，而且還重點在于工商管理部門內部可以實現是網上辦公，相應的數據安全可以開展實時監控與授權訪問、對數據采用雙機備份等方法力求達到相對安全，系統還能夠在遠程辦公方面獨具特色，即使工商管理領導出差在外，同樣可以通過互聯網等方式方便地實現公文的審批與流程的指派等公文處理工作。工商管理OA系統的大眾化與安全性。工商管理OA系統設立大眾化的操作接口，對大多數工商企業與用戶而言，系統的界面簡單并且易操作和易學與易用是非常重要的，而相應的web技術支持的系統設計可以集成多數辦公軟件，同是也是一個最簡單而且能夠直接獲取文檔數據的重要技術途徑。工商管理OA系統設計要求安全保障，通常采用的方式是各模塊之間進行相互監督進行設計，同時在模塊假死時可以很快促使正在操作的重要文件能夠即時恢復，同時采用雙機進行備份，系統在數據加密方面通常采取最為有效的安全策略進行設計。系統模塊之間的權限往往是通過相互之間的通訊協調來完成，針對不同的用戶可分配數據的控制權利，而且控制權利有多大都是集中在一個模塊進行控制，再另外設計一個附加模塊開展協調監控。系統使用的用戶名密碼或者是流轉文件的行為管理，系統相關的所有數據操作均可以進行反向加密，相關的用戶名與密碼全部都采用密文加密等形式進行安全管理。
工商管理辦公自動化系統的總體設計
工商行政管理部門主要從事所在轄區內的企業與個體戶工商執照注冊辦理并且對相應工商行為進行管理等事宜。工商管理OA系統對所在管轄區的個體工商戶及企業相關的注冊名稱核準以及同名企業查詢和企業經營范圍等規模開展管理，系統可以在原有的網絡辦公系統基礎上繼續開發出工商管理部門自有的網絡辦公系統，力求能夠提高我們開展信息查詢與核準的效率，盡快幫助辦理工商營業執照的企業與個人用戶能夠早日拿到自己所需要的各種證件。而且在資料審核的子系統能夠實現審核模塊與流程相應的自動判別，力求達到企業無重名以及證件號無重復這種雙重技術保證。系統的模塊可以加入常用的功能模塊，還能夠同時加入信息資料的快速存儲流轉，目的是幫助系統在部分模塊出現故障的同時工商管理部門同樣能夠正常啟用備用庫來進行信息存放與信息查詢等相應工作。工商管理OA系統公文流轉方面的設計總體上一般包含七大功能模塊，即公文發起、下達公文、已發公文、已辦公文、公文委派、流程監控模塊以及部門管理等，同時系統還具備郵件的內外網接口管理的信息。工商管理OA系統在模塊通信運行時，首先能夠判斷用戶是否真正登錄成功，倘如用戶已經成功登錄，系統則進入相應的規范操作界面，系統具備的七個子模塊立即在公文流子系統中相互平行并且通過數據庫與程序來進行控制，系統管理人員可以根據工商管理的實際情況隨意來定義公文流轉運行的路徑，從而最大程度上確保系統的實用性與安全性，真正實現設計的初衷并產生巨大的經濟效益與社會效益。總之，針對工商管理辦公自動化的現實需求情況，充分利用既定計算機語言，科學設計工商管理辦公自動化系統，不僅可以實現服務企業的各項功能，還同時實現真正無紙化辦公提升工商管理的品質與效率。
本文作者：陳蕾工作單位：雅安職業技術學院
信息辦公自動化，作為一種新型的辦公方式，是現代化辦公和計算機網絡功能的一種有效結合，是當前新技術革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域，請看下文淺談信息辦公自動化對高校的影響。
作為人才培養、科學研究、社會服務重要陣地的高校，無論教學、科研還是管理、服務工作都有大量的業務、政務、事務、信息要處理，這些都需要辦公自動化的輔助。
一、辦公自動化在高校行政管理中的作用
上傳下達科學化。辦公自動化作為信息處理與管理的數據庫。是決策的支持系統和信息工具。通常辦公室的業務，主要是進行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業務文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產生文件復件等等。所以，采用計算機文字處理技術生產各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進設備，如復印機、傳真機等復制、傳遞文檔，或者采用計算機網絡技術傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。實行辦公自動化后。秘書工作的大部分業務都可以借助先進的辦公設備進行處理，可充分利用積累的文件數據，實行文字處理、信息傳遞、存貯與檢索的現代化管理，大大地提高了工作速度和效率。 左右聯系標準化。學院辦公室是學院工作的領導進行決策的場所。領導做出決策，指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向各基層單位或校級相關部門。通過應用辦公自動化，可以將文檔格式、文檔管理編碼、信息、交換格式、名詞術語等標準化，有利于實現信息交換，擴大資源共享，提高工作效率。有效地保證信息的完整與安全性。 內外溝通窗口化。辦公自動化在高校行政秘書工作中充當著窗口的角色，辦公自動化程度的高低反映出行政秘書效率與質量的高低。首先，通過辦公自動化。行政秘書不僅能夠及時了解機關環境的變化，而且有利于機關領導及其他同事了解自身工作，拓寬對外聯系面。同時。通過郵件、聊天群等，秘書可以和單位的領導或其他同事進行信息傳遞、信息共享。使信息流動速度加快，避免因信息流動不暢而引起的矛盾，從而有效協調內部關系。其次，行政秘書通過互聯網可以不受時間和空間的限制去瀏覽網站，及時了解校內校外各類的相關信息或變化情況。
二、辦公自動化要求行政秘書必備的素質與技能
在新的辦公方式下，需使用新的辦公手段。行政秘書要適應這種快節奏和高準確度的工作，必須具備相應的素質與技能。這樣才能把部分行政工作進行有序化的管理，為領導進行決策提供科學有效的服務。
過硬的業務素質。實現辦公自動化，進行高效的辦公管理，就要求辦公人員必須具備相應的素質與技能。在高校教育改革日趨成熟的形式下，它對行政秘書的業務素質提出了嚴格要求。文件的收發、傳閱、執行完全靠計算機來完成，如沒有過硬的信息辦公自動化素質，就會在辦公室工作中出現種種失誤，使工作得不到及時有效地解決和處理。所以，要推進辦公自動化。首先要求辦公室工作人員打破傳統的思維模式，接受新的信息技術，加快自身信息化素養的提高，盡快跟上時代步伐，提高對辦公自動化的認識，走出認為辦公自動化不如手工、紙筆、容易出錯、安全性不高的誤區。
辦公自動化的實施和影響。給行政秘書的工作帶來了新的變革。
1.1數據庫的選擇
當前，存在多種形式的數據庫，包括SQLServer2005、Oracle、DB2、MYSQL等等。由于SQLServer2005具有操作簡單、可以進行大數據量管理等許多優點，基于J2EE的辦公自動化系統選擇了SQLServer2005數據庫。
1.2J2EE體系結構
J2EE（Java2EnterpriseEdition）這種體系結構能夠方便系統的開發，J2EE能夠使多層分布式企業應用系統的開發和部署得到大大的簡化，并且為系統的開發實現提供了相關的規范。Java平臺或Java2平臺的標準版J2SE是J2EE技術的基礎，J2EE不僅鞏固了J2SE中的“編寫一次、隨處運行”的特征等許多優點，而且還提供了對許多流行技術的全面支持，例如，JavaServletAPI、JSP（JavaServerPages），EJB（EnterpriseJavaBeans）以及XML等。J2EE技術的最終目的就是成為一個能夠使企業開發者大幅縮短投放市場時間的體系結構。J2EE的優越性主要表現在以下幾個方面：一是基于JAVA技術，平臺無關性表現突出；二是開放的標準，許多大型公司已經實現了對該規范支持的應用服務器，如BEA,IBM,ORACLE等；三是提供相當專業的通用軟件服務；四是提供了優秀的企業級應用程序框架，為快速高質量開發打下基礎。因此，本系統采用了J2EE體系結構。J2EE使用多層的分布式應用模型，應用邏輯按功能劃分為組件，各個應用組件根據它們所在的層分布在不同的機器上，如圖所示。J2EE的體系結構可以分為客戶層、J2EE服務器層和企業信息系統（EIS）層，其中，J2EE服務器層又可以分為Web組件層和業務邏輯層。
在實踐中，根據具體情況，可以將領域層，也就是業務邏輯層再劃分為幾層，這樣就形成了J2EE的N層體系結構。
2基于J2EE的辦公自動化系統的需求分析
基于J2EE的辦公自動化系統涉及到企業的普通員工、部門經理和總經理從收發電子郵件到日程安排到工作計劃的制定等的全過程管理，包括一系列的功能，適用于要實現企業信息化的大型企業或者是具有一定的資金儲備的中小型企業，能夠方便企業工作人員的辦公，提高其工作效率。下面詳細介紹一下基于J2EE的辦公自動化系統的部分功能。
（1）支持任意多級部門、成員單位模式，靈活定義角色權限，全面面向集團應用。
（2）內置工作流系統，流程自定義，工作流可視化操作，自由流程，無限制嵌套流程運轉(可定義任何復雜流程)。并能清晰直觀查看任務執行狀態，實時了解工作任務的辦理情況。
（3）自定義數據庫表、字段、表單、視圖、報表等，增加新的功能易如反掌，不需要寫任何代碼。
（4）內置Office文檔在線編輯控件，支持文檔自動上傳，手寫簽名、電子印章、全文批注。
（5）集成網絡硬盤組件，提供便捷的局域網、廣域網文件共享方案。
（6）集成公告、新聞、內部郵件、外部郵件、短信、手機短信、文件柜、聊天室、論壇等模塊，提供企業內部信息交流的多種途徑。
(7)集成人事檔案、考核、考勤、辦公用品、通訊簿、日程安排、工作計劃、會議管理、車輛管理、客戶管理等模塊，提供企業管理者全新的管理工具。
(8)通過系統訪問控制、系統安全設置、系統資源管理，確保系統穩定安全運行。
(9)集成eOfficeIM即時通訊系統，類似MSN、QQ的功能。使客戶端溝通更方便。
所開發的系統應該能夠滿足大型企業或者是具有一定的資金儲備的中小型企業在當前以及在將來對信息資源采集、存儲、處理、組織、管理和利用的需求，實現信息資源的高度集成與共享，能夠集中管理和統一調度所有的信息資源。
3基于J2EE的辦公自動化系統的設計與實現
基于J2EE的辦公自動化系統實現了登錄模塊、信息錄入模塊、電子郵件模塊、電子日歷模塊、人力資源管理模塊和系統管理模塊等許多功能模塊。對于基于J2EE的辦公自動化系統的主要功能模塊，下面進行具體的闡述。
3.1登錄模塊
登錄模塊是很多應用程序都應具備的模塊，在基于J2EE的辦公自動化系統設置的登錄界面上，有兩個輸入框，分別用于輸入用戶名和密碼。輸入用戶名并輸入相應的密碼后，再選擇登陸身份（普通員工，部門經理，總經理或系統管理員），系統將判定用戶信息的合法性，若合法就進入系統，否則提示錯誤。
3.2信息錄入模塊
信息錄入模塊實現了普通員工信息錄入部門經理信息錄入和總經理信息錄入等。其中普通員工信息錄入包括：普通員工編號，姓名，年齡，性別，籍貫，家庭住址，郵政編碼，聯系電話，本科畢業院校，本科畢業專業，碩士畢業專業，所在部門，職稱（職務），崗位職責；部門經理信息錄入包括：部門經理編號，姓名，年齡，性別，所學專業，學歷，所在部門，職稱（職務），崗位職責；總經理信息錄入包括：總經理編號，姓名，年齡，性別，所學專業，學歷，職稱（職務），崗位職責等。
3.3電子郵件模塊
為了滿足企業管理者、企業員工以及與企業有合作關系的相關人員之間進行日常郵件聯系，基于J2EE的辦公自動化系統能夠實現收發電子郵件的功能，系統用戶能夠接收、發送、轉發、撰寫和管理自己的辦公郵件。
3.4電子日歷模塊
電子日歷具有為基于J2EE的辦公自動化系統的每個用戶安排個人工作日程的功能。如果員工所屬的部門有相關的活動，那么該電子日歷會提示辦公人員，這樣會避免重復、沖突的日程安排。
3.5人力資源管理模塊
人力資源管理功能劃分為人事檔案；考勤管理；勞資管理；考核管理；獎懲管理；培訓管理。其中檔案管理模塊按照我國標準的檔案管理模式，對檔案進行各個環節的管理，實現檔案歸檔、整理、查詢、借閱、銷檔等功能模塊，減輕檔案管理人員手工抄寫的工作。
3.6系統管理模塊
系統管理模塊是整個基于J2EE的辦公自動化系統的指揮控制中心，其主要是系統權限管理、用戶管理、組織機構管理、日志管理等模塊。系統管理員管理著所有的信息，包括普通員工的所有信息，部門經理的所有信息，總經理的所有信息和所有用戶對于所有功能模塊的訪問權限設置信息。管理員只是沒有修改普通員工、部門經理和總經理的密碼權限，其他任何權限都由管理員分為多個頁面對系統進行管理。
4結束語
基于J2EE的辦公自動化系統提高了工作效率，操作簡單、保密性能好；系統提供了友好的個性圖標，通俗易懂；但是，在基于J2EE的辦公自動化系統的開發過程中，由于本人在知識、經驗方面都存在著不足，開發時間比較倉促，系統存在一些缺陷和不足。具體來說，有如下兩點：
（1）由于時間的原因，本系統只實現了需求分析的部分功能。
（2）子模塊的設置不夠好。本系統是從功能上分的子模塊，如果由于特殊要求增加新的功能，必須在后臺進行設置，柔性不夠，不是特別便于操作。
關鍵詞：職業技術師范院校；辦公自動化；實訓課程
中圖分類號：TP317文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2012)26-6258-03
Design, Implementation and Evaluation of Office Automation Software Training in Normal University
SUN Dong-yan
(Jilin Project Technology Normal School, Changchun 130052, China)
Abstract: With the extensive applications of office automation software in all level schools it proposes higher demand for teach? ers’ skill of office automation level . The training of the office automation software is becoming more and more important. Aim? ing at the problem in how to design, implementation and evaluation the training of office automation software for normal univer? sity students, the author brings up his own suggestion and opinion.
Key words: normal university; office automation; training course
辦公自動化是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。隨著辦公現代化進程的飛速發展，各行政機關及企事業單位的日常辦公效率顯著提升，進而對員工的辦公自動化軟件操作能力的要求也日益提高。
目前，辦公自動化課程已在我國各類中職、高職、本科院校開設，大部分院校把該課程定位為公共基礎課，主要講授Microsoft Office組件的常用操作以及網絡辦公操作等內容，少部分院校在此基礎上增加了常用辦公設備的使用和故障排除。在辦公自動化的教學中，辦公自動化軟件實訓是學生將理論和實際進行融合的重要環節，對教學效果起著至關重要的作用。
職業技術師范院校培養的是未來職業學校的教師，學生在學校教學和管理活動中的辦公自動化水平，也是高校應該重視的培養目標之一。各師范院校即使不開設辦公自動化課程，也應該設計一個辦公自動化的實訓環節，重點訓練學生的辦公自動化軟件的應用能力。筆者所在學校就對部分院系的學生開設了辦公自動化軟件應用的實訓環節，通過幾年的實踐，教學效果顯著。下面從設計、實施和評價方面談談對職業技術師范院校開設辦公自動化軟件實訓環節的經驗。
1辦公自動化軟件實訓的設計
1.1教學目標的設計
辦公自動化是人們產生更高價值信息的一個輔助手段，其目標十分明確，是為了提高辦公效率和質量，獲得更大效益，對信息社會產生積極影響。
在設計辦公自動化軟件實訓教學目標的時候，主要側重于能力目標的設定，對于知識目標，要求的不高，我們不是要求學生掌握軟件的基本操作、基本應用，而是側重高級應用和綜合應用，使學生在面對一項具體任務的時候知道如何入手。
1.2實訓內容的設計
在辦公自動化軟件實訓內容的設計上，從教學對象和教學效果出發，主要在以下幾個方面突出其特點：
1）起點較高
在職業技術師范院校開設辦公自動化軟件實訓環節，教學對象為大學生，他們在小學、中學和大學都接受過信息技術教育，并且在日常生活中對計算機和網絡的應用已經很普遍，對計算機基本技能已有初步的掌握，在這種情況下，如果再從軟件的初級應用講起，學生就不會感興趣，另外實訓的時間一般為2到3周，從時間上來講，也不允許對軟件面面俱到的講解。所以，在設計實訓內容的時候，比如Word、Excel和PPT的工作界面、基本操作、菜單功能、常用工具不需要一一介紹和逐項設計訓練內容，而是側重高級應用和綜合應用，這樣既可以提高學生的應用水平，也符合青年學生喜歡接受挑戰的性格。
2）基于項目
在實訓內容的設計上，不是基于知識點，沒有針對每個的軟件的個別功能設計訓練項目，而是在任務驅動法的指導下，采用基于項目的設計方法，在完成一個個完整的項目的同時，訓練相關技能的綜合應用，這樣，在訓練學生的過程中，學生學習目標明確，結果便于檢驗，而且在完成項目的同時，也會有很大的成就感，有利于其學習興趣的提高。
3）內容實用
在具體項目的設計中，均選擇一些學生在實際工作崗位和生活上可能會遇到的問題，比如求職簡歷、辦公行文、成績管理、論文排版、產品介紹等等。從實用性角度出發，學生會充分調動自己的有意注意，全力以赴完成項目。比如論文排版，是學生畢業前馬上就要面臨的任務，而根據以往的經驗，學生對于Word簡單的應用比如文字的字體、字號設置，圖片的插入等基本應用掌握得較好，而對于頁眉頁腳、目錄設置等高級應用卻知之甚少，所以設計實用的內容，是為了讓學生經過訓練之后能真正學以致用。
4）圖文結合
在編寫實訓指導的時候，如果單純的文字敘述，會過于抽象，學生在閱讀的時候容易產生歧義也浪費時間，所以為了便于學生理解和操作，采用文字敘述步驟和截圖輔助說明的圖文結合方式，既具體又直觀，學生容易上手，另外效果圖的運用也便于學生對自己訓練成果的檢驗。
5）方法創新
針對實訓環節的特點，在實訓中融“教學、學習、創作”為一體。每次訓練開始采用教師簡單講解關鍵步驟，并提供所需素材，然后學生按照教師要求，應用教師提供素材，依據實驗指導將訓練任務完成，在完成任務的同時，已經將本次訓練的內容掌握，在此基礎上，去獨立完成在大部分實訓項目后都設計的拓展項目，在拓展項目中學生可以將本次訓練所學知識和其它項目中所學知識以及學生原有的知識經驗進行綜合運用，這樣更能強化學生能力的培養。
2辦公自動化軟件實訓的實施
學生對每一個實訓項目按實訓要求進行操作，操作之前，指導教師不必對操作步驟做面面俱到的講解，只需要對關鍵技術及步驟進行點撥即可。之后，指導教師按照之前的教學設計給學生提供所需的素材，素材盡量多一些，給學生自由選擇的機會，也避免大家用到的素材一樣，做出來的作品也一樣，不利于評價。
學生在實踐操作的過程中，指導教師可以隨時答疑，及時解決學生遇到的問題。實踐證明，當學生在實際操作過程中遇到問題而不得解的時候，老師的正確指導起到的作用是非常顯著的。
當學生經過努力，完成了自己作品的時候，可以和指導書上的實例效果進行對照，以此檢驗自己的操作是否正確，如果和指導書的效果基本一致，說明本例用到的相應技能已經掌握，若效果差別較大，說明之前的操作還是存在問題，需要重新回頭查找原因，直至達到效果要求。
若經過檢驗，學生的作品達到要求，說明其獲得了本項目預設的經驗，此時，可以讓學生接著做拓展項目，而拓展項目一般均為綜合項目，需要以本項目獲得經驗為主，再加上學生原有的經驗方可完成。
拓展項目完成后，學生完全掌握了本項目涉及的技能，那么這一項目告一段落，進行下一個項目的訓練。
每個項目實施的過程如圖1所示。
3辦公自動化軟件實訓的評價
3.1評價形式
辦公自動化軟件實訓的評價可以從四個方面進行，實訓作品、平時表現、實訓手冊和答辯，各項總計100分，具體分值分配如表1所示。
表1辦公自動化軟件實訓評價分值分配
3.2評價細則
1）實訓作品
實訓作品是評價的主要內容，總計100分，最后核算總成績的時候取其60%，根據學生完成情況，指導教師參照《實訓項目評分標準》進行評分。
表2實訓項目評分標準
2）平時成績
平時成績考核的是學生的平時表現，主要考核內容是出勤和實訓表現，平時成績總分為20分，詳細請見《平時成績考核任務與分值表》。
表3平時成績考核任務與分值表
3）實訓手冊的填寫
實訓手冊是對整個實訓的一個總結，內容涉及平時的答疑記錄和實訓總結，總分為10分，詳細請見《實訓手冊填寫內容與分值表》。
表4實訓手冊填寫內容與分值表
答辯是在實訓完成后，對學生訓練內容掌握程度的一個檢驗，指導教師可隨機提出兩個關于實訓的問題，由學生來回答和操作，總分為10分，詳細請見《答辯分值表》。
表5答辯分值表
4總結
以上就是對辦公自動化軟件實訓的設計、實施和評價的經驗介紹，經實踐檢驗，教學效果非常好。因此，對職業技術師范院校的學生來說，辦公自動化實訓是非常必要也是非常重要的一項內容，可以使學生盡早熟悉辦公自動化軟件的應用，為今后走上工作崗位打下堅實的基礎。
參考文獻：
摘要：論文介紹了WOSA/XFS標準的概念，WOSA/XFS標準的體系結構，為測試平臺的設計與實現奠定了技術基礎；在對
>> 基于虛擬化技術的自動化測試系統的設計與實現 基于大型復雜系統自動化測試平臺的設計與應用 基于Python語言的自動化測試系統的設計與實現 基于三層腳本構架的自動化測試設計與實現 基于C#的高低溫自動化測試系統設計與實現 基于AutoVue的自動化測試框架設計與實現 基于Lotus平臺的高校辦公自動化系統的設計與實現 基于組態軟件的綜合自動化平臺的設計與實現 基于IBM domino平臺的辦公自動化系統的設計與實現 基于.NET辦公自動化平臺的設計與實現 一種基于IEC 61968標準接口測試自動化的實現方法 基于Python的軟件測試自動化平臺研究 基于WEB結構自動化的嵌入式測試平臺設計 基于61850標準的數字化變電站自動化系統的設計與實現 基于移動平臺自動化測試解決方案的研究與應用 基于Java反射的APP自動化混合測試框架的研究與實現 基于關鍵字驅動的自動化測試研究與實現 基于TELNET的自動化測試系統設計 基于JAVA的測試自動化設計應用 基于某航空電子設備的自動測試系統設計與實現 常見問題解答 當前所在位置：l.
[2] 信懷義. 基于WOSA/XFS標準的ATMC軟件應用[J]. 中國金融點腦， 2007（5）： 64-65.
[3] 2004年中國銀行業信息化建設與IT應用趨勢研究報告[M]. 北京： 中國計算機世界出版社， 2005： 3-7.
[4] Dela Rue， DIEBOL，IBM，NCR，SUN，WINCOR，NIXDORF.Financial Device interface for J/XFS Administrator Guide[Z]， 2002： 20-154
[5] CEN Workgroup Agreement[Z]. Extensions for Financial Services （XFS）interface specification， 1998.
[6] 普拉達. C++ Primer Plus[M]. 張海龍， 袁國忠， 譯.6版.北京： 人民郵電出版社， 2015.
關鍵詞：辦公自動化；教學改革；教學模式；考核方式；策略
中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A文章編號：1007-9599 (2011) 12-0000-01
Courses Teaching Reform of Vocational College Office Automation
Liu Aiping
(Quanzhou Normal University Software College,Quanzhou362000,China)
Abstract:With the computer in various fields of applications,office automation has become a trend,as the hospital's professional office in which a professional,it is important.In this paper,combined with our hospital,"office automation"programs face problems,analysis of how the office automation curriculum reform,so that students can master in school during the information technology tools,competence in information technology applications in the modern office,fully mobilize students enthusiasm,advocating the use of a variety of teaching,improve teaching quality,teaching effectiveness.
Keywords:Office Automation;Teaching reform;Teaching;Assessment methods;Strategy
一、辦公自動化課程教學的現狀
目前開設的《辦公自動化》課程主要是一門專業基礎課程，其主要教學目標是培養學生掌握常用辦公設備的原理、計算機網絡、辦公自動化系統設計等信息化辦公的技巧和技能，以適應未來在信息化環境高效開展工作的能力。但從目前開設的辦公自動化課程的情況來看，或多或少地存在著以下幾個方面的問題：
首先，教學模式的設計完全按照教材進行。目前市面上的辦公自動化紙質教材有很多版本，一些教材為了偏重應用性，將教材標題定位實訓教程；個別教材為了突出計算機技術在辦公自動化中的核心地位，則將標題定位為計算機辦公自動化課程等等。但對于這一課程無論是單純地采取理論講授還是單純地開展實踐教學都不能達到教學目標的需要，必須采取理論教學與實踐教學相結合的課程模式。因此，如何根據具體的教學內容設計合理可行的教學模式是首要問題。
其次，當前大多數開設該課程所使用的教材在內容體系上存在著過時守舊脫離實踐的問題，如學生反映相當部分內容在計算機文化基礎課程中已經學過，并且編寫教材過程中相應的軟件推薦版本已經不是當前市面的熱門版本，造成了教材內容滯后的現象。而且從以往的教學經驗來看，學習者即便掌握了基本的辦公軟件使用技巧，由于實踐經驗上的不足，在面臨具體的實踐問題時還是表現出束手無策的尷尬局面。因此，如何推進該課程教學內容的數字化、網絡化和實用化，也是開展教學之前面臨的一個重要問題。
再者，由于本課程的開設是為了幫助學習者適應未來高效開展工作的需要，但是，未來的環境是一個信息化的環境，它不僅需要掌握信息化技術的人，更需要具備信息化分析、表達和應用能力的人。因此，如果只是簡單地傳授信息化辦公的技巧和技術，這并不能從根本上提高學習者在辦公自動化領域的綜合素質。
最后，從該課程傳統的考核方式來看，仍然呈現出考核方式單一片面的特點，如單純地以課堂實踐任務或期末的課程論文作為整個課程唯一的考核方式，而沒有涉及對利用信息技術開展調查到應用全過程的評價。因此，無論如何這對于提高該門課程的教學質量還是培養學習者的綜合素質和能力方面都是無所裨益。
二、教學改革的策略
根據《辦公自動化》課程的特點，該課程教學改革的目標應集中在突出應用、提高學生解決問題的能力與提高學生自學能力等方面。與傳統的具有實踐環節課程的教學相比，必須從以下方面做出調整。
（一）改變教學模式。為了更好地掌握教學效果，組織整個教學過程，通過調查大量收集了學生與用人單位的反饋信息。學生反映，理論課占用過多課時，上機操作時間過少；用人單位表示，大多數畢業生動手能力較差。針對以上問題，可以將理論教學與實踐教學移至機房進行。這與傳統的教學方式相比，教師在課堂上增加了實踐操作的講授力度，把以學生聽與操作分離的傳統教學模式變為教師邊講學生邊操作的教學模式。
（二）面向應用，重組教學內容。辦公自動化的開放性與編寫教材的周期性決定了很難找到一本能夠適應當時教學需要的教材。比如，在眾多《辦公自動化》教材中，很大篇幅涉及到工作原理的內容，由于辦公自動化應用性強的特點，教師應減少這部分內容的講解，把講授重點放在應用性強的內容上來。例如在教材中關于打印機的介紹較為全面，包括技術指標、基本原理、分類、使用、選購等。其實，從應用角度來看，值得注意的應該是打印機與電腦如何連接、驅動程序的安裝以及打印屬性的設置等。因此，在實際的教學中，教師必須根據具體情況，及時對教學內容做出調整，并補充一些新知識。
關鍵詞： 畢節學院；辦公自動化；B/S模式；技術
中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）07-0187-02
1 研究背景
隨著科技的發展，傳統的辦公室工作方式已不再適應雪崩式的信息增長，這造成了高校對信息的更大依賴性和信息需求的迫切性。簡單的說，辦公自動化通過因特網技術，利用先進的科學技術，使辦公人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作，改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為高校管理知識資源提供了良好的平臺，將辦公活動中的信息共享、校園管理等進行重新整合，可以讓用戶在不同時間不同地點進行辦公，提高辦公的效率及決策能力[1]。
辦公自動化經歷了三個階段[2]，從辦公自動化的出現，利用辦公軟件、辦公設備，將各類文件數字化處理，對文件進行各類編輯操作，以提高工作效率；到協作性辦公自動化的發展，利用辦公自動化系統來完成文檔的傳閱與審核等協作性工作；到辦公自動化系統的協作與知識的大力發展，在完成了辦公的協作的同時，提供信息輔助領導的決策，達到提高效率和協同辦公的效果，最后實現決策效能的目標。通過建立內部可以方便快捷通信的平臺，校園內部信息，完成工作流程自動化、文檔管理自動化及資產管理、會議管理等輔助辦公。
2 相關開發技術
畢節學院辦公自動化系統的設計與開發中主要是基于B/S（瀏覽器/服務器）開發模式，用到的技術有、數據庫、工作流。
技術提供了統一的Web開發模型，無縫使用所見即所得的HTML編輯器和其他編程工具[3]，在這個系統開發中，采用技術設計的頁面在用戶訪問時只需進行一次編譯，而為技術提供了巨大的幫助，如包含的DataGrid等數據庫元件可以和數據庫進行直接聯系。并且技術采用了一種“Code.Behind”（代碼后）的新型代碼編寫方式，可以使程序編寫的工作變得更加簡單，所設計的程序結構也更加清晰與合理，極大提高了系統的性能和安全性。
SQL Server 2005是一個完全支持WEB的數據庫產品，提供了對可擴展標記語言（XML）的核心支持，以及在Internet上和防火墻外進行查詢的能力。從數據管理和分析角度看，將原始數據轉化為商業智能和文化娛樂活動析利用Web帶來的機會非常重要[4]。
工作流技術（Workflow）就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規則在計算機以恰當的模型進行表示，并對其實施計算[5]。工作流解決的主要問題是：為實現某個業務目標，在多個參與者之間，利用計算機，按某種預定規則自動傳遞文檔、信息或是任務。
B/S結構（Browser/Server，瀏覽器/服務器模式），是隨著WEB的興起在C/S結構的基礎上進行改進的一種網絡結構模式。B/S結構最大的優點就是運行維護比較簡便，能實現移動辦公，并且維護和升級簡便，成本降低，安全可靠。
3 畢節學院辦公自動化系統設計
3.1 系統結構模塊設計 本系統主要包括以下五個功能模塊：個人辦公，公共信息，組織管理，公文流轉，權限管理。
功能模塊設計的具體說明：
3.1.1 個人辦公 我的辦公桌可以鏈接到每個功能模塊，公布最新消息讓登陸用戶查看；我的便簽模塊實現添加便簽、修改便簽、刪除便簽、查看便簽等功能；通信錄模塊能夠添加、刪除、修改、瀏覽和查詢通信信息。
3.1.2 公共信息 授權登陸用戶能夠、刪除和修改公共信息，而普通登陸用戶只能夠查看公共信息。
3.1.3 組織管理 組織管理的設計首先選擇要采用的組織架構。組織架構的形式可以分為：集權型組織架構、職能型組織架構、混合型組織架構和網狀型組織架構。
在辦公自動化系統我們選擇職能型的組織架構，機構下可以掛子機構也可以掛員工。機構設計為樹型結構。
3.1.4 公文流轉 在這個功能模塊中，我們將使用工作流引擎JBPM。利用JBPM的流程設計器設計流程，授權登陸用戶能夠上傳流程文件、流程圖片，刪除流程，普通登陸用戶能夠查看流程定義文件、圖片，審批公文，查看待審批公文、公文審批歷史等。
3.1.5 權限管理 通過權限管理，能夠設置不同用戶的訪問權限，而且要控制到CRUD（增刪改查）的操作級別。可以單獨對用戶授權，也可以統一授權。
3.2 系統安全性設計
3.2.1 數據庫安全需求 由于本系統是面向Internet開放的，所以說數據庫的安全是非常重要的。為了確保數據庫的安全可靠，本系統將應用服務器和WEB服務器以及數據庫服務器分開隔離。將應用服務器和數據庫服務器安置在第二級防火墻的內部網絡上，這樣用戶就無法直接訪問到網站數據庫。對于數據庫本身，還需要設定好用戶密碼級別和用戶權限。數據庫的備份和恢復是必不可少的一份工作，備份和恢復對于維護數據庫十分重要。在面對系統故障造成數據丟失或損壞時，可以通過備份的數據庫快速地恢復數據，可以有效地減少或者減免損失。
3.2.2 網絡安全需求 網絡安全是指網絡系統的硬件和軟件以及系統中的數據信息受到保護，不因意外或者人為惡意的破壞，系統能連續正常地運行，網絡服務不中止。網絡安全不僅僅包括網絡安全產品，是一個比較復雜的系統工程。具體到某一個網站上還涉及到它的功能和需求以及與之相配套的安全策略。從網絡安全產品的多種多樣，除了防火墻外，還包括安全評估系統、入侵檢測系統、和防病毒產品等等。而每一種安全產品都是構建在一種或幾種安全技術之上的[6，7]。
3.3 工作流引擎的系統結構的設計 本論文設計的工作流引擎被劃分為了兩個功能子系統：Executor和 Monitor.Executor實現了絕大多數的復雜工作流程的流轉功能，該部分不僅要完成流轉這一基本功能，還牽涉到工作流實體對象的持久化，工作流事務等方面。Monitor主要判斷是否有超時的過程實例或者節點實例存在，但Monitor不對發現的超時對象進行處理，而是采用消息通信的方式，通過引擎消息隊列通知Executor來處理這些超時的對象[8，9]。
參考文獻：
[1]馮棟.淺談高等院校辦公自動化系統構建的必要性[J].電腦學習，2010年8月.
[2]盛宇華，朱曉鋒.企業辦公自動化管理系統[M].科學出版社，2004年7月.
[3]汪維清主編 Web程序設計與應用[M].清華大學出版社，2011：08.
[4]王能斌.數據庫系統原理[M].北京：電子工業出版社，2010.
[5]傅勇，王兒珍.工作流技術在辦公自動化系統中的應用研究[J].小型微型計算機系統，2001，6.
[6]元春欣，江建慧主編.安全關鍵計算機系統[M].中國鐵道出版社，2003.
[7]夏昕，曹曉鋼，唐勇主編.深入淺出Hibernate[M].電子工業出版社，2005：6.
關鍵詞：網絡隔離技術；軍隊辦公自動化；網絡內部防護
中圖分類號：TP393.08
互聯網技術的使用越來越普及，但是網絡上也存在諸多的安全隱患。軍隊信息對于國家安全十分重要，軍隊在實現辦公自動化給軍隊內部帶來方便的同時，也給信息的安全帶來了隱患。網絡隔離技術在對軍隊網絡內部防護問題上帶來了福音，補缺了網絡不良行為對軍隊辦公網絡的不利影響。這種技術的目標是隔離對網絡進行的不良攻擊，在可信網絡之外和保證可信網絡內部信息不泄露的條件下實現網絡數據信息的安全交換。
1 網絡隔離技術
網絡隔離技術是在進行信息交換使對網絡進行隔離的技術。這種技術在在兩個以上計算機使用上，網絡斷開的條件下實現信息的傳送和資源共享。網絡隔離技術對于網絡用戶的安全提供有力的保障。網絡隔離技術一般由三個部分組成：內外網處理單元、外網處理單元和隔離交換控制單元。內外網處理單元擁有各自的接口和IP，隔離交換單元主要是受電路的控制。網絡隔離技術的原理是：切斷網絡協議，對數據進行分解或者重組為靜態數據，審查靜態數據，數據流入內部單元供用戶使用[1]。網絡隔離技術有較高的安全性和防護性，能夠對攔截的病毒進行查殺，用戶要經過一些的身份認證后才能獲取信息。關于這種技術的研發比較晚，因此在研制時產品之間會出現差別。但是，網絡隔離技術不能提供透明的安全技術，因此在保護網絡信息安全上發揮了重要作用。目前，該技術已經廣泛的用于軍隊辦公自動化網絡中。
2 軍隊辦公自動化
軍隊單位在網絡技術發展的時代也開始對軍隊的管理模式進行創新，在改革傳統的管理模式上實現了軍隊管理信息化和自動化的發展。軍隊辦公自動化系統一般采用B/S對整個軍隊的信息進行管理。這種系統盡管簡單但是其功能十分強大，而且有很好的擴展能力。軍隊辦公自動化采用的結構能夠不受地域的限制實現網絡通信，但是其存在的缺點是：處理數據的速度慢。軍隊自動化辦公采用的另外一種技術是JSP技術[2]。這種技術能夠處理動態網頁，對網頁的設計和顯示進行分離。
軍隊實現辦公自動化是其管理的內在要求。在信息時代，傳統的辦公模式已經無法滿足軍隊管理的需求。目前，辦公自動化在提高辦公效率和實現協同工作上發揮著積極的作用[3]。利用網絡通訊實現軍隊安全有效地信息網絡對于軍隊管理水平和辦公效率也有重要意義。因為網絡技術的使用，工作人員可以在不同的時間，不同的地點實現交流和共同工作。辦公自動化和軍隊的工作十分密切，在采集信息、查詢信息等工作上提供支持，極大了方便了軍隊日常的領導和管理。
3 辦公自動化網絡內部面臨的問題
意識淡薄：軍隊十分注重對網絡安全的防護和管理，平時制定了很多好的政策和相關的法規條文，極大地增加了辦公的安全性，但仍有部分公勤人員安全意識淡薄，有的甚至在工作時沒有關注網絡安全問題，不經常進行病毒的查殺，這就為黑客攻擊留下了隱患。
人才缺乏：現在軍隊中還沒有足夠的網絡安全專業人才。軍隊使用網絡技術的時間較短，內部缺乏專業的人才。
重視不足：一些單位在對待網絡辦公問題上還不夠重視。同時，軍隊領導層沒有建立一定的網絡安全管理制度，沒有對辦公人員進行安全意識教育和培訓。在硬件上，人為安裝了防火墻等就可以防治信息的的泄露，因而沒有對新的安全技術進行更新和升級，從而導致一些低級別的數據出現安全問題，影響整個核心信息的安全。
內部人員惡意破壞：網絡辦公的一些辦公人員別有用心對網絡信息進行嚴重的破壞。防火墻能夠對一些行為進行阻攔，但是，對于人為的破壞不能進行組織。有的辦公人員隨意瀏覽網頁和玩游戲會帶來病毒。甚至有的同志不顧軍隊網絡管理的限制私自用辦公電腦上互聯網，這也給網絡安全帶來了巨大的安全隱患。有的同志還自行用地方U盤下載軍隊信息導致信息流失外部釀成大錯，這些事情的發生都是人為的，對網絡信息安全帶來安全隱患。
4 網絡隔離技術的防護應用
網絡隔離技術對于軍隊辦公自動化網絡內部的防護主要是實現辦公內網的多安全域劃分。這種技術是根據內網的需求把不同的網段進行劃分，這些網段被劃分成獨立的安全區域[4]。然后對這些區域進行訪問控制來限制網絡間的訪問。這樣的話，如果某個網絡區域出現了問題，其他的安全域就不會受到影響了。
網絡隔離技術對安全區域的劃分內容如下：首先，根據軍隊辦公內網的情況劃分區域，然后劃分不同的安全等級，如果安全等級越高，那么信任度也就越高。之后對安全區域進行網絡技術設備的安全，管理員在設置網絡隔離技術設備連接方向時要根據區域的安全度來定。網絡內網單元作為高級安全區域是為網絡用戶提供服務請求的。外網處理單元則是負責安全級別低區域的數據，然后通過隔離的硬件把外網數據傳送到內網處理單元中去。內網用戶就可以通過網絡隔離系統來訪問外網的郵件以及網頁等。另外，內網的管理員也可以在內外網之間進行數據的傳輸，在這個過程中外網的用戶是無法對內網的資源進行訪問的。這種訪問的不對稱性不僅能夠實現不同區域的數據交互，還能實現信息的安全隔離和傳輸。
由于網絡隔離技術是對內網進行區域安全和信任度的劃分，這樣軍隊辦公的內網就更加的安全，在內網出現的安全問題也就容易控制。其防護效果如下：
首先，安裝網絡隔離設備后劃分安全區域能讓單位領導形成內網安全級別意識，對網絡的各種情況有所了解。對內網安全的關注有利于提醒軍隊內部的同志足夠的重視，同時更加注重對技術的培訓，從而建立相應的網絡安全崗位和安全管理制度。
其次，在網絡隔離技術的防護下，對那些安全意識薄弱和惡意破壞網絡的人進行防護。因為隔離防護，使這些人無法拷貝和修改網絡內部信息，因為網絡隔離設備隔離了他們對信息的訪問。即使黑客進行攻擊，在網絡隔離技術下，也會被隔離到低安全區域從而遏制其不法行為。
5 結論
本文對網絡隔離技術以及軍隊的辦公自動化進行了闡述，在此基礎上分析了網絡隔離技術對軍隊辦公自動化網絡內部的防護作用。在軍隊廣泛使用網絡的今天，為了保證軍隊高密級信息的安全，不僅需要技術的支持也要軍隊網絡辦公人員安全意識的提高。網絡隔離技術具有的特點為其提供了良好的前景。
參考文獻：
[1]Jiehong.Digital power grid information security protection design[A].Proceedings of the 2nd Asia-Pacific Conference on Information Network and Digital Content Security[C]，2011：04.
[2]王金波，吳鋒濤.辦公信息化內部網絡防護――網絡隔離技術（GAP）的應用[J].計算機安全，2010，09：26-28.
[3]袁軍，黃曉波，張敏，王曉華.電子政務安全中的網絡隔離技術及應用[A].中國系統仿真學會、中國儀器儀表學會微型計算機應用學會、中國系統仿真學會復雜系統建模與仿真計算專業委員會籌備處.計算機技術與應用進展?2007――全國第18屆計算機技術與應用學術會議論文集[C].2008：4.
[4]張野，劉苗輝，潘文良.網絡隔離技術（GAP）及其應用研究[J].科技咨詢導報，2009，26：175-176.
《辦公自動化高級應用》是主要面向文科、藝術類學生開設的一門計算機基礎課程，主要講解Office等辦公軟件的高級應用和操作技能，使學生能熟練掌握辦公軟件的使用和高級技巧等。
多元化立體化教學模式是利用豐富的教學資源、現代化教學手段、科學合理的評價體系，建立傳授和學習知識的立體網絡，最大限度地滿足高校教與學的需要的一種教學模式[1]。在《辦公自動化高級應用》課程中推行多元化立體化教學模式，其原因主要有以下幾個：一是因材施教的需要。由于大一新生的計算機應用水平參差不齊以及學生接受新知識的能力水平也不盡相同，教師迫切需要提出一種新穎的適合不同學生的因材施教的教學模式。二是教學資源多元化的需要。傳統的教學資源單一化，使得學生只能利用有限的資源去學習和理解知識。而立體化的教學資源則不同，它可以讓教學更靈活，更有針對性。三是學生學習主動化的需要。在多元立體化教學模式中，學生能從被動的看、聽中解放出來，讓他們利用豐富的資源自覺主動的參與到學習中。四是學習評價科學化的需要。傳統的單一模式的考核評價體系不符合計算機基礎課程教學的要求，而立體化的評價體系使得學生對學習的評價更加規范化、合理化和科學化。
從報考計算機等級考試的情況來看，這幾年學生報考二級辦公軟件高級應用技術非常踴躍，其報名人數一般都占我校總報考人數的60%以上，這也充分說明這門課程的內容越來越受到廣大學生的熱衷和喜愛。具體數據詳見表1。
因此，對該門課程的教學方法、教學手段以及教學模式等進行改革與實踐是非常有必要的，為此我們提出在該門課程中實施多元化立體化教學。其具體教學手段主要包括以下幾方面的內容：
構建科學立體化多元化的教學資源庫
課程教學資源的整合是以采用先進的教學思想和一體化的教學設計為目標，以現代化的多媒體技術和網絡技術為手段，以多種媒體素材為基礎，以自主式、開放式、交互式學習為主體，適用于多層次教學對象，覆蓋教學的全過程各個環節而構建的立體化教學資源[2]。
現階段，《辦公自動化高級應用》課程的多元立體化教學資源建設主要包括網絡教學平臺、教學資源庫等。教學資源庫的建設是多方面的，其內容主要包括實驗指導書、電子教案、多媒體課件、試題庫、案例庫、教材等內容[3]。網絡教學平臺包括實驗教學平臺既能方便學生和老師查找課程資源等，也便于師生進行互動、交流、討論以及作業和上交等[4]。
不斷更新教學內容，實現教學內容模塊化，教學案例課題化，實施立體化教學模式
根據《辦公自動化高級應用》課程的特點，我們提出建立該課程的立體化的教學模式，主要包括：教學內容模塊化[5]；教學案例課題化；教學手段多樣化等。
針對教學內容與技術發展、實際應用脫節的問題，我們在該課程的教學過程中，要將課程內容分為若干個模塊，每個模塊的內容采用案例教學方式，在課程內容結束時還要對所學模塊進行匯總和融合，要求學生完成綜合大作業等。模塊設計如表2所示。
教學手段多樣化是指在課程的教學過程中，我們應采用啟發式、互動式、案例式等多種教學手段來調動學生學習的興趣和注意力。
案例教學法是一種將實際問題引入到教學過程中的方法，通過分析和解決實際問題，使得老師能把抽象的原理、概念等具體化，使得學生們能夠清楚地認識到這些原理、概念在現實生活中的用處、表現，增進其學習興趣和動力。例如，在講解Word高級應用內容時，可以利用畢業論文排版的案例講解樣式、目錄、題注、頁眉頁腳等內容；在講解Excel高級應用的內容時，可以通過學生成績管理系統的案例分析統計函數、數據透視表等內容。
啟發式教學是根據課程的教學目的、內容以及學生掌握知識的程度等，采用啟發誘導或者提問的辦法向學生講解課程內容，使學生能根據教師提出的問題一步步地深入問題的全過程，并最終解決問題的全部。老師在講課時很好地運用啟發式教學方法，可以充分調動學生自主學習的熱情，提高學生自主學習的能力，而且通過對解決問題方法的逐步分解及探究，可以激發學生的創造熱情，培養創新能力，提高學生自身分析問題和解決問題的能力。在每堂課的內容中，教師應多設計一些提問環節和互動環節，引導學生一步步地正確解答出問題。
同時，在《辦公自動化高級應用》課程的教學中，我們也將課堂教學全搬進了機房進行。教師通過教師機一邊演示以便講解，然后由學生模擬操作，教師從旁指導，再由教師提出一些引導性問題，誘發學生自己去思考、去探索。這樣，教師就可以及時了解學生的學習狀態，實現師生雙向交流，改灌輸模式教學為互動式教學。在機房授課時，教師也可安排部分課程內容由“老師講，學生聽”的教學形式改為由“學生講，老師與學生共聽”的教學形式。在學生對本章節內容的教學模式有了一定的了解、熟悉的基礎上，教師將某一教學內容提前布置給學生，讓學生單獨或以小組為單位進行集體“備課”，然后抽取一位學生在講臺上給包括任課教師在內的其他同學“上課”，教師對學生講解過程進行補充和評價[6]。
構建立體化的教學評價體系
目前，《辦公自動化高級應用》課程的考試方法基本上還是傳統教育下的應試考試模式，考試內容以知識為主，過于重視學生對書本知識的記憶，忽視了對學生的獨立思考能力的培養以及對知識的運用能力，更談不上對學生創新能力的培養。為此，建立適應于本課程特點的科學評價體系是非常必須的[7]。
平時成績考核中，我們要充分利用網絡教學平臺中的作業管理、在線測試等功能了解學生平時的學習過程；在最后的期末考核中，亦可采用多維度進行評價和考核的方式，例如通過課堂提問、大作業成績、考試成績、實驗測試成績等綜合手段，多種成績相結合的方式，全面、客觀、真實的評價學生學習的效果和掌握知識的程度。
加強實踐環節，注重能力培養
加強實踐教學環節的目的是培養學生的上機動手能力、解決實際問題的能力以及知識綜合運用能力。辦公自動化高級應用課程是一門實踐性非常強的課程，加強實踐環節，改革實踐內容和形式是非常必須的，課程的很多教學內容都可以通過實驗課教學形式講授。
改革實驗教學內容，提高實踐動手能力。
根據《辦公自動化高級應用》課程的相關特點，我們在設計實驗任務時，可以提出驗證型實驗、設計型實驗和綜合型實驗相結合的實驗安排。
驗證型實驗：老師講解實驗的主要內容，學生通過模仿手段驗證實驗內容，理解課程相關知識。
設計型實驗：教師以項目形式提出實驗的具體要求，學生通過綜合利用學過的知識來設計、開發并最終完成實驗項目。例如，讓學生完成一個簡歷或者宣傳冊的制作等，教師布置主要要求，學生根據要求自由設計簡歷形式和宣傳冊等。
綜合型實驗：教師結合現實問題布置綜合案例，要求學生綜合前面所學知識獨立提出解決相關問題的相關方案并付諸實踐，同時提供實驗的分析與研究報告等。
通過以上各種實驗類型的綜合訓練，學生得到的不僅是這門課的知識，而是分析問題和解決問題的能力。
實驗教學平臺的開發。為了更好的提高實驗教學效果，方便學生學習和教師輔導，在網絡教學平臺中同時設計一個該課程的實驗輔助模塊是非常有用的。實驗輔助模塊應主要包括課程實驗教學計劃、實驗指導、實驗案例、網絡課件、作業布置與提交、實驗安排與提交、學習討論區、在線答疑等功能。學生通過實驗教學平臺在網上瀏覽課件，做習題，提交實驗，模擬考試，網上討論和答疑；教師通過教學平臺布置、批改實驗與作業，檢查、統計完成情況。同時，平臺也在實踐教學監控、管理上發揮了積極的作用。
通過多元化立體化教學模式在《辦公自動化高級應用》課程的實施，我校非計算機專業的辦公自動化應用水平得到大幅度提高，表現在計算機二級辦公軟件高級應用技術的考試通過率中，我校考生的平均通過率由2010年的不足50%提高到2011年的60%以上。運用多元化立體化教學模式進行授課，提高了學生的學習興趣，也加強了教師的執教能力。
[1]陳芳勤，彭國星，朱文球.高校計算機基礎課程中多元立體化教學的研究[J].企業科技與發展，2010.10
[2]饒正禪.計算機實用技術課程立體化教學的構建[J].計算機時代，2010.04
[3]蔣桂梅.多元立體化教學平臺在高職院校計算機基礎課程中的應用[J].電腦學習，2010.12
關鍵詞:網絡;辦公自動化;公文流轉
中圖分類號:TN711 文獻標識碼:A 文章編號:1009-3044(2010)04-1016-02
Document Flow System of the Network Preliminary Study
PU Shao-zheng
(Daluo Border Defense Inspection Station, Meihai 666212, China)
Abstract: Network Document Flow System is to achieve the core of office automation. This paper describes the structure of the official document circulation and workflow system introduced to achieve the transfer of official documents related technologies.
Key words: network; office automation; document flow
計算機網絡信息技術的迅猛發展,對傳統的行政辦公模式產生了深遠的影響。基于數據庫技術、網絡技術、軟件工程技術的辦公自動化系統(OA),在提高工作效率,降低行政成本的同時,將人們從傳統、繁雜的辦公事務中解脫出來。目前,OA已經從最初的文字排版編輯、資料查詢檢索等單一功能逐漸發展成為現代化的網絡辦公系統。
作為OA的重要內容,公文流轉利用計算機網絡的高速迅捷和控制的嚴格準確性,實現公文無紙化、網絡化處理。
1 公文流轉系統基本功能
公文流轉系統一般含有六個功能摸塊,分別是收文管理、發文管理、公文審批、文檔管理、公文動態追蹤和系統設置。
收文管理。主要是對新收公文、歷史公文進行查看、刪除和歸檔。
發文管理。新建公文、編輯并提交審批;查詢數據庫中還未審批的公文,請求審批;查詢被棄審公文,按批示再處理。
公文審批。確審公文:查看公文并填寫審批意見,并流轉到下一個審批人手中;棄審公文:查看棄審公文、填寫原因,把公文傳回到擬文人。
文檔管理。按用戶要求查詢、顯示文檔,對已辦結公文的歸檔管理。
公文追蹤。完整地顯示公文的擬辦情況。
系統設置。對員工、部門、權限等項目進行添加、修改、刪除等。
2 公文流轉模式
公文流轉模式可以歸納為四種:直流模式、分流模式、合流模式和回流模式。
直流模式是最簡單的流轉模式,表示文檔在人員之間一對一的傳送,通常用于請示類流程,如一份公文由部門領導批示后,直接交由下一個經辦人即辦理完結。
分流模式表示單位中人員之間一對多的傳送,比如通知類公文。
合流模式表示單位中人員之間多對一的送達,如單位主管分發給多個下級部門經辦人的信息,經不同的經辦人員處理完成后,再匯總到單位主管進行查看批示。
回流模式表示公文流轉過程中可能會出現退回、重做等情況,從而在流程中形成回路。
3 公文流轉系統結構模式
根據終端操作人員與應用服務系統的相對關系,公文流轉系統可分為B/S(瀏覽器/服務器)和C/S(客戶端/服務器)兩種模式。它們各具特色,是當前公文流轉系統開發的主流。
3.1 B/S模式
B/S 模式以服務器為核心,程序處理和數據存儲基本上都在服務器端完成,用戶無須安裝專門的客戶端軟件,只要通過網絡中的計算機連接服務器,使用瀏覽器就可以進行事務處理。B/S模式具有易于升級,便于維護,客戶端使用難度低、可移植性強等特點,同時也受到靈活性差、應用模式簡單等問題的制約。B/S模式系統主要的應用平臺有 WindowsServerFamily、LotusNotes、Linux等,其采用的主要技術手段有Notes編程、ASP、JAVA等,同時也使用 COM+、ActiveX控件等技術。
3.2 C/S模式
C/S模式系統以服務器作為數據處理和存儲平臺,在終端設計有專門的應用程序進行數據的采集和初次處理,再將數據傳遞到服務器端,用戶必須使用客戶端應用程序才能對數據進行操作。C/S模式具有專業化程度高、開發手段靈活、運行速度快等特點,但受到維護成本大、適應性弱等問題的影響。C/S模式系統幾乎可以適應任何的操作平臺,開發技術也多種多樣,大部分計算機語言都能開發出C/S模式的應用系統。
4 實現公文流轉的主流系統
目前,實現公文流轉的技術較多,它們具有不同的特點,在不同領域發揮著各自的優勢。
4.1 基于Lotus Notes的公文流轉系統
Lotus Notes被視為最成熟的公文流轉平臺,由于其本身具有強大的工作流(workflow)設計能力,與公文流轉復雜的工作流相適應,因而成為大型公文流轉系統開發的首選技術手段。利用Lotus Notes既可以實現B/S模式的公文流轉系統,也可以使之適應C/S的應用模式,其完善的文檔數據庫和權限管理系統為公文流轉的順利實現提供了強有力的保障。但Lotus Notes的靈活性較差,外在表現形式單一,開發成本較高。
4.2 基于Exchange Server的公文流轉系統
Exchange Server與Lotus Notes有相似之處,都具有強大的工作流設置能力,在早期的辦公自動化系統中,Exchange Server 被廣泛使用,在客戶端使用OutLook等電子郵件系統進行操作,但是在使用上不直觀,靈活性差,同時基于Exchange Server的二次開發難度也較大,系統之間的兼容性和擴展性差,目前在市場上單純地基于Exchange Server的公文流轉系統比較少見。
4.3 基于Windows .Net框架的公文流轉系統
框架具有很強的靈活性和擴展性,能夠與操作系統平臺進行良好的結合,與各類應用程序可進行數據傳遞,其系統同時可用于B/S和C/S兩種模式,外在表現形式上十分靈活,開發難度和成本低,能夠方便的使用各類中間件。
Windows .Net框架下的開發工具很多,主要有VB、VC、ASP等,作為一種通用的開發手段,Windows .Net框架的應用范圍很廣,但它的專業性不強,在開發公文流轉系統時需要進行復雜的重定義工作,同時在規模大的應用過程中穩定性一般。目前廣泛使用的基于瀏覽器,使用ASP開發的辦公自動化系統一般具有簡單的公文流轉功能,從技術手段上分可將其劃為本類。
4.4 基于JAVA的公文流轉系統
JAVA具有很強的數據處理功能和穩定性,在大規模數據處理和安全性方面占優勢,適合開發瀏覽器形式的應用系統,J2EE的開發模式適合工作流性質的軟件開發,有比較強的靈活性,在開發模式上與ASP相似。目前市場上還沒有完全基于JAVA的公文流轉系統,由其實現的公文流轉功能主要表現在一些有JAVA開發的辦公自動化系統中。目前使用的Struts框架及MVC模式,結合JSP開發出來的公文流轉系統在市場上具有很強的挑戰性。
5 公文流轉系統中應用到的技術
公文流轉系統涉及到比較復雜的辦公流程,開發、設計時受到諸多方面的制約和影響。一個功能齊全的公文流轉系統,必須要解決和實現好身份驗證、數字簽名與傳輸加密、工作流定義、審批應用、電子簽章和痕跡跟蹤等技術環節和問題。
5.1 身份驗證技術
由于公文處理工作具有保密性、嚴肅性的特點,因而公文流轉系統必須使用與之相適應的身份驗證技術,并基于此形成完備的用戶權限體系。身份驗證技術主要有簡單用戶密碼匹配、物理地址識別、智能卡等硬件識別和生物識別等,它們的安全程度不同,開發和應用成本也有很大差別。目前的公文流轉系統大多采用用戶名和密碼的身份控制機制,少量系統采用智能卡身份驗證體系。
5.2 數字簽名與傳輸加密技術
公文流轉過程中嚴格的保密性是公文流轉系統的基本要求之一,也是政務類應用軟件驗收的硬性指標。數字簽名與傳輸加密技術是實現這一要求的主要技術手段。數字簽名用來識別用戶身份,確定公文責任,加密傳輸確保公文辦理的保密性。目前,一些公文流轉系統中已應用了小型的CA數字簽名認證系統。
5.3 工作流定義技術
公文流轉的一個重要特征就是流程復雜,難以用標準的程序化語言解釋,因而公文流轉系統必須有與之相適應的工作流程定義系統,使使用人員能夠自主地設定公文流轉流程。目前一些基于LotusNotes的公文流轉系統借助于Notes系統強大的工作流設置引擎實現了一般的流程設定,但整體效果與實際工作仍存在一定的差距。有無靈活的工作流定義體系成為影響公文流轉系統功能實現的關鍵因素。
5.4 審批應用技術
公文處理中,有著大量的審批修改過程,而且大部分操作者是機關單位的領導者,所以,公文流轉系統的審批技術是否適合領導的辦公習慣就顯得尤為重要。目前流行的審批技術是利用手寫板對公文進行全文批注,再以矢量圖形的形式保存,接下來由具體的文書人員對審批后的公文進行處理。隨著計算機操作使用基礎的普及提高和新型硬件設備的使用,審批應用技術將會產生質的變化。
5.5 電子簽章技術
“紅頭+公章”是確定公文是否有效的傳統模式,由于沒有明確的法律規定,電子簽章的合法性還存在很大爭議。在一些公文系統中,使用模擬化的電子簽章,在公文上直接加蓋,再由高精度打印設備打印,或作為二次加蓋傳統公章的憑據。在政府機關未形成大范圍的無紙化辦公的前提下,電子簽章技術的發展趨勢呈現以數字化的虛擬簽章使公文在系統中生效,一旦需要出現紙介質公文時,在輸出后對公文的合法性進行數字與人工的混合驗證,并加蓋傳統的公章。
5.6 痕跡跟蹤技術
公文處理過程中要經過多個部門、多名工作人員,還有大量的修改行為,為確定公文責任,需要跟蹤這些原始信息,并存儲備查。目前的公文流轉系統大多實現了這一功能,或在數據庫中、或在文檔上保留公文處理的痕跡,以備審核。
6 結束語
公文流轉系統具有廣闊的市場需求,當前,沒有一種公文流轉產品具有壓倒性的優勢,對公文流轉系統的研究、開發雖然已經初步處于成熟階段,但其理論和方法還有待于進一步完善,以下三個方面將是公文流轉系統的重點研究和關注方向:
系統的集成性。就是要能夠集多種功能于一體,增強公文流轉系統的綜合功能和通用性。
完全基于網絡。就是能夠開發出完全基于網絡的公文流轉系統,既便于操作使用,也有利于系統的維護和管理。
合理優化公文流轉流程。以更新的流程管理模式,組合、優化工作流程,提高公文流轉效率。
參考文獻:
[1] 沙海燕,崔浩.辦公自動化系統中工作管理系統模型[C].OA'99全國學術會議論文集,1999.
[2] 蘇新宇,吳鵬,朱曉峰.電子政務技術[M].北京:國防工業出版社,2003.
【關鍵詞】高校管理；管理人員；職業化
一、我國高校管理現狀分析
1．人員結構不科學，整體素質偏低。（1）管理層人員結構不合理。我國的管理人員隊伍學歷普遍較低，甚至低于教師隊伍。與國外發達國家相比，也有很大差距。美國的學歷要求較為嚴格，甚至基礎教育的管理人員都要具有碩士或碩士以上的學歷。通常情況下，學歷等同于一個人的知識、能力以及素質水平。如果讓學歷不高的人位居管理層，無疑會降低管理層的工作效率，甚至關系著學校的教育質量和辦學水平。所以，管理層的低學歷狀況是我國高校管理隊伍職業化的一個難題。（2）管理人員專業結構不合理。高校日常管理工作是圍繞學校的發展目標而展開的，管理者要結合豐富的管理工作經驗，運用管理理論知識，掌握各種管理手段，有效配置教學資源，認真執行教學任務，并對過程加以控制，充分的配合領導和關心下屬，激發教職員工的積極性，使得全校教職工齊心協力的以學校的發展目標為自己的工作目標。然而，現實情況是，管理層的領導中，具有教育管理專業知識和管理學學歷的人才不多。以往經驗告訴我們，掌握了教育管理知識和實際操作能力的管理者，在處理管理事務時，具有較高的工作效率，對實現學校的發展目標有巨大的促進作用。
2．管理制度不合理。有些管理工作者在進行日常的崗位職責、方案所需物品數量設置等事務方面，不能給出具體的量化指標，詳細的任務分配也不清晰，由于管理層的安排不夠科學，直接導致了學校內部各部門以及不同職位級別的工作職責分工不明，容易出現政令不一，相互推諉現象，這樣不僅有損同事之間的關系，也影響了各個部門的工作效率。另一方面，高校機關人員設置方面比如機構設置、任職條件、考核提升和薪酬待遇等方面因為長期沿襲黨政機關的管理辦法，而受到社會文化的影響，存在不可忽視的“官本位”思想。在大學的管理層中，一些管理部門決定著學校的人力、財力和權力的歸屬問題，有了這些特權，官僚思想也暗中滋生，出現了不應出現的官僚作風。甚至出現了權利至上，學術反被嚴重忽視的現象，這些不良之風導致一些管理者不思考如何做好管理工作，反而鉆研如何一步一步的往上爬，這不僅扭曲了原有的價值觀，而且對學校的管理工作造成了嚴重的危害。
借著計算機信息技術的快速發展，高校的辦公自動化也逐漸提上了高校的會議議程，為了緊跟時代步伐，提高辦公效率，做好管理工作，大多學校都引進了辦公自動化這個概念，并全面升級學校的日常事務的處理方式，這固然促進了工作效率，但是在一些行政管理層中，有些老師計算機操作水平欠缺或者不懂計算機技術，同時，有些年輕老師有著較高的計算機應用水平，但因人微言輕，工作積極性不高，得不到重用，這一系列因素導致了辦公自動化程度不高，工作效率較低，也存在資源閑置的現象。
3．隊伍不合理。（1）對高校管理層不夠重視。一般情況下，高校對于建立一支高素質的師資隊伍的熱情往往大于對高素質管理人才的培養和建設，而事實上，管理人才對于高校發展具有重要意義，但是在高校運行的現實環境中，同教學和科研等學校的重點建設項目而言，管理工作顯的就不是很重要了，因從也不被重視，一味的認為“管理就是服務”，只是對其他部門或任務起著一些支持輔助的功能。除了管理工作被忽視以外，還有就是擁有管理工作知識或深厚經驗的管理人才容易產生一種“學無用武之地”的精神上的失落感，使得工作激情喪失。如何提高管理層的工作積極性就更是無從談起。（2）薪酬待遇不合理。國家工資制度的相關設計中，就有技術人員的工資標準高于管理人員的工資標準這一規定，在潛意識里，人們就認為管理工作對學校的貢獻不如技術人員。在傳統的崗位津貼制度中，多數高校的津貼分配方案的天平都明確的傾向于科研工作者，因此，這些老師的工資“水漲船高”，隨著承擔的科研目標的多少和重要性而進行按勞取酬。而管理人員的崗位津貼則是按照規定中的職務等級確定的一個固定標準，實際獲得的津貼少之又少。在教育改革這些年當中，這些問題不僅沒有得到改善，反而呈現出一種差距逐漸擴大的態勢。（3）發展空間不夠廣闊。在高校頒發的一些人才培養文件里，大多看不到針對于管理人才隊伍建設制定的方案和計劃。沒有關于管理人員成長培訓和支持學校目標發展的建設規劃，就是將“管理和執行”作為一個低層次的目標。管理者通過高校管理工作不能得到滿足感和工作成就感，使高校管理人員面對眼前的工作會產生一種困惑，甚至陷入到這種矛盾之中，對于將來的工作沒有把握和信心，成為工作隊伍不穩定的一大因素。
二、關于我國高校管理隊伍職業化的建議
1．完善管理人才的相關制度。不論是對于短期的任務還是長遠規劃而言，管理人才對于一個學校的發展都有著舉足輕重的影響，重視管理人員的技能培養、薪酬標準和考核選拔會極大的提升管理層的工作熱情，激發工作興趣，這最終會讓學校的發展目標收益。“兵馬未動，糧草先行”，為了確保有一個標準來規范和引導管理人才隊伍建設，就需要制定一個全面、完善和科學的人才培養制度。這個制度的基本板塊應當包含以下內容：管理人員的選拔晉升；工作職責；績效考核以及獎懲標準。這些制度用來嚴格監督和處理日常工作中遇到的問題和工作事務。只有做到有法可依，有法必依才能明確職責，獎罰分明，使工作效率得到提高。
2．廣攬賢才進入管理隊伍。人才的力量是不可估量的，為了加強管理隊伍的建設，應當唯才是用，甚至引進高層次人才來提高管理隊伍的平均水平。具體方案可以有以下幾點：第一，內部提升，通過考核選拔出具有扎實的管理水平或工作經驗的人員進入學校管理層；第二，對外交流，同其他兄弟學校或有著豐富經驗的大學達成協議，相互交流管理經驗，協助對方對管理隊伍進行培訓和建設；第三，引進人才，通過海外人才計劃或其他渠道引進海外高級人才或國內領航型的人才加盟自身管理層，借助他們的知識經驗進行相關方面的建設。以上不僅是“以人為本”的體現，更是對學校發展的重視，只有充分的重視人才的作用，才能收獲到人才帶來的好處。
3．重視辦公自動化和先進理論的積極意義。上面一點主要的對象是人才，古語有云：君子性非異也，善假于物也。人才固然重要，但是只有借助好的工具，人的主觀能動性才得以展示。所以，就要全面的辦公自動化，當前的辦公自動化程度幾乎已經滿足了學校的發展要求，但是信息技術的使用卻沒有完全跟進，此處所說的辦公自動化不單單指多媒體等硬件配備了多少，更重要的是這些機器能否充分的被利用，即是否有足夠的人員來使用和維護設備。其次是要引進當前國內的或者國外的先進管理理念，先進的管理理念不僅能加強管理效率，甚至可以顛覆傳統的管理辦法，促進管理體制的改革。
高校管理隊伍的體制建設和工作效率不僅關系著辦學水平和辦學目標，也間接的影響著廣大學生們的學習和就業問題，基于以上因素，高校管理人員職業化就顯得尤為必要，這不僅需要校領導的全力支持，也需要管理層人員的多方配合。相信經過認真的分析和對解決方案的探討，一定可以制定出具體的措施，使我國高校管理人員職業化上升到一個新的層次。
參 考 文 獻
[1]鄭雪琳．高校管理隊伍專業化建設研究［D］．福州大學碩士論文.2005
[2]劉哈蘭．角色理論視角下高校管理干部“雙肩挑”現象研究［D］．華中師范大學碩士論文.2006
[3]譚萍芬，蔡少華，章新友．淺談加強高校教學管理隊伍建設[J]．企業導報．2009（5）
論文關鍵詞：酒店培訓;行政人員;能力
培訓部是品牌高星級酒店必不可少的重要部門，肩負保證員工服務質量標準統一，酒店管理規范有序的重要職責。酒店培訓管理的主要工作由培訓部門所屬行政人員來完成，除基本行政工作以外，還包括培訓日常管理和培訓講授等，這就要求酒店培訓部行政人員具備更多方面的素質和能力。
1 酒店培訓部行政人員的主要工作內容
培訓部行政人員通常由培訓部經理（主管）直接領導，日常工作主要包括：
（1） 日常收發文件管理：培訓部相關辦公文件的接收整理存檔及發放呈遞記錄。
（2） 文稿撰寫：培訓部相關備忘、制度、文件等應用文稿的編寫。
（3） 培訓管理工作：包括各部門培訓計劃的催繳、檢核、記錄；培訓現場檢查；部門培訓支持等。
（4） 酒店產品知識資料更新收集：匯集員工應掌握的全部本酒店相關知識，并不斷更新完善。
（5） 建立并不斷更新員工培訓記錄：建立酒店全體員工培訓檔案并根據參加培訓課時、酒店人員變動不斷更新。
（6） 培訓資料收集：酒店各專題培訓相關支撐參考資料的不斷收集整理學習。
（7） 組織員工培訓及課程教授：組織定期新員工入職培訓及不定期專題培訓，準備教案、道具，制作課件并擔任培訓講師。
（8） 員工儀容儀表服務現場稽查：不定期高密度地到員工工作現場進行員工儀容儀表、服務操作標準化規范化檢查。
實際上可以將酒店培訓部行政人員的工作歸結為三大部分：一是部門文書工作；二是培訓管理督察工作；三是培訓教授工作。判斷一名酒店培訓部行政人員工作是否合格，也應主要從這三方面進行考察。
2 文書工作能力
文書工作是行政人員最基本的工作，主要包括文字處理、辦公自動化操作、資料整理等。
2.1 文字處理
酒店培訓行政人員應具有良好的文字組織和語言表達能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆輸入等漢字輸入法。掌握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。熟悉酒店公文統一格式要求，熟悉通知、紀要、總結、計劃等應用文寫作。
2.2 辦公自動化操作
酒店培訓行政人員應能獨立操作計算機，熟練操作word、excel、powerpoint、outlook等辦公自動化軟件及internet郵件收發和處理技巧，并能熟練運用各類辦公自動化設備，打印機、復印機、傳真機、掃描儀、刻錄機等。
2.3 資料整理
辦公資料繁亂紛雜，作為行政人員應具備良好的資料整理、分類、歸檔能力。掌握酒店培訓信息管理系統，負責系統信息的更新與維護。
3 培訓管理督察能力
培訓管理督察主要包括培訓效果檢查與部門培訓的督促跟進協調。
培訓部行政人員在對員工進行行為檢查時，必須明確掌握檢查標準，并保證檢查的公開公平。首先行政人員自身應對各項規章制度掌握的非常清楚，并嚴格按照標準來規范自身行為；其次應對待所有員工一視同仁，保證酒店服務的規范與統一。
做好部門培訓的督促跟進協調工作需要有良好的溝通協調能力，很強的抗壓能力與專業的職業素養。由于酒店各部門的工作任務都很繁重，部門管理者可能會忽略培訓工作，使得部門培訓工作開展不完全或不到位。因此，培訓部行政人員需要積極與酒店各部門包括上至酒店總經理，下至普通員工進行有效溝通，使他們明白培訓的重要性，支持培訓工作，保證培訓體系的有效建立與完善運轉。培訓部行政人員應善于溝通，能夠對不同對象采用不同的溝通方法，在專業禮貌的前提下進行部門之間的斡旋，在保證本部門工作的前提下盡量給予對方以體諒，面對難題不后退不沮喪，在任何時候都不喪失耐心和微笑。溝通能力的強弱是工作能否順利開展的重要前提，在酒店這個需要時刻與人打交道的行業體現的更為突出與深刻。
4 培訓教學能力
酒店培訓部行政人員通常還要在員工培訓項目中擔任部分課程的講授，這就要求培訓部行政人員具備相應的語言能力、知識水平和培訓技能。
標準的普通話、流利的口頭表達和為人師表的氣質風范是一名培訓講師站上講臺的基礎條件。語言表達，是將知識傳授給學員的必要手段，表達能力的強弱將很大程度決定教學效果的好壞與培訓目標的達成。此外，個人氣質風范也會影響學員對于講師專業度、親和度的判斷，因此培訓部行政人員應當衣著正式、舉止得體，表情自然。
酒店培訓的對象當中很多都是從業多年的老員工，其學歷或知識含量也并不見得比培訓講師低，如何才能使他們學有所獲？要求培訓人員除了熟練掌握崗位技能、技巧以及與之相關的實踐和理論知識以外，還要不斷的更新、創新，從實踐工作中總結出精華理論再回頭去指導學員怎樣運用到實際崗位上。酒店員工培訓實質是一種成人教育，員工希望所學能夠立刻應用到工作中，能夠立即解決實際問題。因此在培訓中需要更加注意給出員工實際可行的方法，與員工本職工作密切結合，才能得到員工的認可與興趣。這也要求培訓部人員更多的深入到各部門工作一線，了解每個工作崗位的基本工作狀態。
