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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案管理員，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[關鍵詞]檔案管理人員 “三個正確對待” “兩個尊重”
[中圖分類號]G271.6[文獻標識碼]A[文章編號]1009-5349(2010)05-0042-01
所謂的檔案管理人員是指負責單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的工作人員。按照國家的有關規(guī)定,檔案管理員職責是認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案工作的法律法規(guī)及有關政策、負責對各類檔案的接收、分類、編目、編制、檢索工具進行科學的系統(tǒng)管理、定期檢查舊檔案,確保檔案材料安全、對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理、積極做好檔案信息資源的開發(fā)工作、做好文件、資料、檔案的保密、保管工作等。針對高校的實際情況,為了更好地提高高校檔案的管理質(zhì)量,充分發(fā)揮檔案管理在高校教育教學中的作用,檔案管理員在日常的工作中要細心、耐心、精心。在日常工作和生活中應當高度重視把握好“三個正確對待”“兩個尊重”。
一、所謂“三個正確對待”,是指做事的態(tài)度
一是要正確對待檔案管理工作。目前許多高校的教學管理部門都沒有配備專職的檔案管理人員,由于檔案工作人員身兼多職,往往忽視檔案管理工作,到年度歸檔立卷時敷衍了事,給檔案管理帶來很大問題。所以要正確對待檔案管理工作,除了高校的教育教學部門要配備專職的檔案管理員之外,檔案管理員更要盡職盡責,在崗一分鐘,堅持六十秒。
二是要正確對待檔案管理的法制化,做好檔案管理工作,要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本,實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革,只有堅持與時俱進,才能適應新形勢,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此,日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求,檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化,檔案管理工作才能發(fā)揮應有的作用。做為檔案工作者要認真學習《檔案法》及有關規(guī)定。
三是要正確對待管理技能,檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用,可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作,這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術,都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求,也是檔案工作者的必然方向。所以,檔案管理工作者要結合自己的崗位工作,邊學習邊操作,在提高業(yè)務素質(zhì)的同時,特別是要注重計算機知識、信息文化的學習掌握,努力使自己成為具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。
二、所謂“兩個尊重”,是指如何正確處理好與他人的關系
一是尊重同事,服務于人,這是檔案工作者的本分。做為高校檔案工作者,應熱情服務于同事,主動熱情配合同事查檔,優(yōu)化服務措施,提高服務質(zhì)量。在工作中,創(chuàng)新工作思路。傳統(tǒng)的檔案工作看門守攤,坐等上門的服務方式已經(jīng)不能適應當前的形式需要。必須更新服務觀念,改變服務方式,創(chuàng)造性開展服務。只有樹立超前的意識,超前的服務,才能夠贏得檔案服務的主動權。讓同事在涉及到自身利益的檔案方面放心,讓他們把更多的時間投入到工作中去。
二是尊重領導,為領導決策提供快速、有效的資料。高校的檔案工作為教學、科研、管理工作提供了參考依據(jù)。學校發(fā)展的歷程、各方面的經(jīng)驗總結都在檔案里。當領導就某一方面要進行改革時,作為檔案人員就要在最短的時間內(nèi),拿出最有價值的、最全面的資料和結論。同時,在學校的評估過程中,檔案工作可以為領導以及檢查團的同志提供最有價值的記錄。因為在檔案室里,有大量不同文字、不同題材,包括教學、科研、設備、儀器、聲像、圖片等豐富的檔案資料,可以客觀地反映學校每一項工作的基本面貌。
總之,學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分,我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時,又要做到主動提供服務,使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。檔案人員應秉承正確對待人和事的態(tài)度,找出工作中的不足,注重檔案的收集質(zhì)量,提高檔案的利用率,把學校檔案工作做得更好,使之發(fā)揮出更大的作用,體現(xiàn)出自身價值,從而適應社會主義市場經(jīng)濟體制的需要,跟上當今和未來世界發(fā)展的步伐。
【參考文獻】
[1]楊小紅.中國檔案史.遼寧大學出版社,2002年.
[2]陳兆,和寶榮,王英瑋.檔案管理學基礎(第三版).中國人民大學出版,2003年.
【關鍵詞】高校檔案管理員 業(yè)務素質(zhì) 培養(yǎng)途徑
一、高校檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)現(xiàn)狀
改革開放二十多年來， 各高校在檔案管理工作上， 學校的檔案意識在增強， 各部門對檔案工作的重視程度有了一定提高；不但專業(yè)檔案人員隊伍在逐年壯大， 而且檔案人員的素質(zhì)也在不斷提高。如今各高校的檔案人員中， 大專以上文化程度的人數(shù)已達一定比例， 本科以上學歷的人數(shù)也在逐年增加， 這無疑為高校檔案事業(yè)的發(fā)展注入了生機。但從整體上看， 目前高校檔案管理人員隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應新時期檔案工作的需要， 特別是進入21 世紀以后， 熟悉檔案內(nèi)容， 能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的人才仍顯得十分匱乏， 跨世紀人才嚴重短缺， 集中表現(xiàn)在：
（1）專業(yè)技術人員偏少。專職檔案員中具有專業(yè)技術職務的人數(shù)占總?cè)藬?shù)的比例還是偏低， 社會的發(fā)展對檔案工作的專業(yè)化程度提出了更高的要求， 專業(yè)技術人員占有極其微弱的比例， 是目前檔案工作急需解決的問題。
（2）檔案專業(yè)人員貧乏。幾年來， 檔案專業(yè)人員隊伍和文化水平雖普遍有所增加和提高， 但檔案專業(yè)人員卻極其貧乏， 畢業(yè)于檔案專業(yè)學校的更是少見。
（3）復合型的檔案管理人才嚴重缺乏， 極大地影響了高校檔案的信息開發(fā)和編研工作。事實表明， 如果不加強人才的培養(yǎng)， 提高檔案干部隊伍的素質(zhì)， 高校檔案的功能將受到極大制約。
二、高校檔案管理員業(yè)務素質(zhì)培養(yǎng)途徑
檔案工作是一門管理科學， 要實行檔案的科學化、標準化、規(guī)范化管理， 檔案人員除了具備良好的政治、道德素養(yǎng)外， 還應有精明強干的業(yè)務素質(zhì)和能力素質(zhì)， 只有這樣， 才能在技術上做到精益求精， 不斷提高檔案管理工作的服務質(zhì)量。針對當前高校檔案人員的實際， 筆者認為， 提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)培養(yǎng)應抓好以下幾個方面：
（一）轉(zhuǎn)變觀念， 不斷創(chuàng)新
高校檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作被動局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天， 隨著各部門工作人員的減少， 工作量的增加， 檔案工作將面臨更大的壓力。因此，高校檔案人員有必要進行相應的調(diào)整和重新定位， 要改變“守攤看點”的倉庫保管員形象， 在埋頭苦干、默默奉獻的同時， 應當多一些敏捷和睿智， 多一些膽識與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念， 摒棄“皇帝女兒不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”等舊觀念， 主動找婆家、找市場， 使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟效益， 提高檔案工作的自身價值。
社會主義市場經(jīng)濟體制的確立已為檔案工作開辟了廣闊的前景。這在客觀上決定著我們的檔案工作必須主動與市場經(jīng)濟接軌， 以直接或間接的方式參與到市場經(jīng)濟活動中去并努力為其服務。因此我們必須樹立起強烈的市場意識。市場經(jīng)濟體制是一種競爭機制，檔案人員使檔案信息進入市場首先要有質(zhì)量意識、效益意識，要根據(jù)信息市場的需求優(yōu)化服務措施， 提高服務質(zhì)量開發(fā)含“金”量高的檔案信息， 并及時把能產(chǎn)生極大社會效益和經(jīng)濟效益的檔案信息推向信息市場， 使檔案信息在市場環(huán)境的作用下找準位置發(fā)揮其作用。
（二）努力練就過硬的業(yè)務技能
檔案工作既是一項業(yè)務性工作， 又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員， 既要有扎扎實實的業(yè)務功底， 又要有較強的管理能力和服務意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡信息時代的沖擊， 以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式， 給專職檔案人員提出了更高的要求。
要適應新形勢， 敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)， 善于提出新辦法、新思路， 解決新問題， 勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式， 在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新， 有所突破。專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟， 而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法， 在務實基礎上促進創(chuàng)新， 努力使專職檔案人員成為一名掌握科學的、先進的工作方法， 一專多能的檔案工作人才。比如檔案的分類整理， 那是以檔案的內(nèi)容形式特征為依據(jù)的， 如果看不懂檔案的內(nèi)容就無法準確分類組卷；檔案保管價值的鑒定說到底它所記述的科學技術知識價值， 只有掌握相關門類的科學技術知識才有可能開展檔案的鑒定工作。
（三）拓寬視野、豐富知識
二十一世紀學科技術的發(fā)展， 大大加快了檔案工作的現(xiàn)代化管理， 如今各高校已普遍利用計算機等通信設備以及現(xiàn)代化的辦公設備進行檔案管理， 從而更加迅速準確地完成檔案信息的收集、加工、傳送處理、檢查貯存和管理等過程， 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、自動化。這不但把檔案工作人員從繁重、重復的手工勞動中解放出來， 大大提高信息的開發(fā)與利用效率， 同時還需要實現(xiàn)了檔案信息資源共享， 擴大檔案信息的利用范圍。而所有這些都要求檔案管理人員要必須熟悉和掌握復制、縮微以及電子計算機等現(xiàn)代化技術知識， 否則根本無法適應現(xiàn)代高校檔案管理的要求。因此， 檔案人員必須注重專業(yè)知識的學習與更新。要把學習作為生活中的第一需要， 把終身教育作為一種必然選擇， 努力學習， 不斷“充電”， 拓寬視野， 了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)， 運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作， 實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉(zhuǎn)變。
三、總結
當然， 在各級檔案管理人員主動努力學習， 提高自身業(yè)務素質(zhì)的同時， 高校也要為檔案人員積極創(chuàng)造一個可提供施展才華的環(huán)境， 使每個人都力有所用、才有所展。在這一點上， 最有效的方法， 筆者認為當首推競爭機制的引進和推行， 通過建立健全考核制度， 把工作實際同工資晉升、職稱評聘、評選先進等結合起來， 使人的積極性得到充分發(fā)揮， 從而激發(fā)檔案人員提高自身素質(zhì)的自覺性。
參考文獻：
[1]李志福.對高校檔案管理工作若干問題的探究[J].職業(yè)時空，2009，（05）.
基本資料
目前所在： 天河區(qū) 年齡： 30
戶口所在： 廣州 國籍： 中國
婚姻狀況： 未婚 民族： 漢族
誠信徽章： 未申請 身高： 163 cm
人才測評： 未測評 體重： 48 kg
求職意向
人才類型： 不限
應聘職位： 資料員
工作年限： 8 職稱： 中級
求職類型： 均可 可到職日期： 兩個星期
月薪要求： 面議 希望工作地區(qū)： 廣州,天河區(qū),番禺區(qū)
工作經(jīng)歷
廣州市**工程機械施工有限公司 起止年月：2012-08 ～ 2013-03
公司性質(zhì)： 國有企業(yè)所屬行業(yè)：建筑與工程
擔任職位： 資料員
工作描述： 一、有從開工到竣工驗收資料移交全過程資料收集與整理的工作經(jīng)驗，能獨立編制竣工資料。
二、施工質(zhì)量技術和安全資料收集、編輯分類、整理管理、制作填寫與篩分建檔、歸檔、立卷、竣工移交等。
技術資料方面工作：
一、負責工程項目資料、圖紙等檔案的收集、管理。
二、參加分部分項工程的驗收工作。
三.負責計劃、統(tǒng)計的管理工作。
四.負責工程項目的內(nèi)業(yè)管理工作。
安全資料方面工作：
一、認真貫徹國家有關安全生產(chǎn)勞動保護的政策發(fā)令及分公司的安全生產(chǎn)規(guī)章制度，嚴格收集、整理、保管好工程安全項目資料，做好資料收集并整理造冊入檔。
二、積極協(xié)助項目部搞好新工人班組班前安全管理和安全技術培訓教育工作，及特殊工種作業(yè)人員的培訓和復審工作，并做好真實有效地記錄;
三、參與編制重點等工程項目的專項施工方案和安全生產(chǎn)技術防范措施;
四、配合開展安全生產(chǎn)知識競賽，創(chuàng)優(yōu)達標活動，安全生產(chǎn)大檢查;
五、掌握現(xiàn)場安全生產(chǎn)情況，認真排查安全生產(chǎn)中存在的安全隱患;做好各個項目安全生產(chǎn)的檢查記錄;配合安全員發(fā)現(xiàn)違反操作規(guī)程作業(yè)的不安全因素及時制止，并通報分管安全的工程部副經(jīng)理簽發(fā)整改通知書，并按三定要求落實整改措施;
六、配合安全員制止違章作業(yè)，野蠻施工及違章指揮行為，對于經(jīng)過批評指正后仍不改正的違章行為有權暫停生產(chǎn)，做出處理決定并報告領導;
七、定期對安全、消防、機械設備、施工用具、安全用電等進行檢查并做好安全資料記錄，監(jiān)督工程項目施工現(xiàn)場做好三寶、四口、五臨邊的防護，增強安全意識;
八、總結推廣安全生產(chǎn)先進經(jīng)驗，積極向領導建議表揚和獎勵安全生產(chǎn)先進單位和個人;
九、積極完成安全資料方面的其他領導交辦等工作。
離職原因：
廣東**室內(nèi)工程設計施工有限公司 起止年月：2010-08 ～ 2012-08
公司性質(zhì)： 中外合資所屬行業(yè)：建筑與工程
擔任職位： 資料主管
工作描述： 施工質(zhì)量技術和安全資料收集、編輯分類、整理管理、制作填寫與篩分建檔、歸檔、立卷、竣工移交等。
離職原因：
廣州市**集團有限公司 起止年月：2007-08 ～ 2010-08
公司性質(zhì)： 國有企業(yè)所屬行業(yè)：建筑與工程
擔任職位： 資料員
工作描述： 施工質(zhì)量技術和安全資料收集、編輯分類、整理管理、制作填寫與篩分建檔、歸檔、立卷、竣工移交等。
離職原因：
廣東**建筑工程有限責任公司 起止年月：2005-06 ～ 2007-08
公司性質(zhì)： 民營企業(yè)所屬行業(yè)：房地產(chǎn)/建筑
擔任職位： 資料員
工作描述： 施工質(zhì)量技術和安全資料收集、編輯分類、整理管理、制作填寫與篩分建檔、歸檔、立卷、竣工移交等。
離職原因：
教育背景
畢業(yè)院校： 成都大學
最高學歷： 大專獲得學位: 畢業(yè)日期： 2005-06
專 業(yè) 一： 建筑施工與造價管理 專 業(yè) 二： 建筑施工與造價管理
起始年月 終止年月 學校(機構) 所學專業(yè) 獲得證書 證書編號
2002-09 2005-06 成都大學 建筑施工與造價管理 畢業(yè)證書
語言能力
外語： 英語 優(yōu)秀 粵語水平： 精通
其它外語能力：
國語水平： 精通
工作能力及其他專長
工作認真、細心、耐心，嚴謹、沉穩(wěn)踏實，能獨立完成，自信，服從公司及領導的安排、數(shù)字文字能力強，能積極完成工作、思維清晰、適應力強、責任心強，能承受一定的工作壓力、獨當一面、有井然有序工作的好習慣、吃苦耐勞、具備良好的專業(yè)技能和心理素質(zhì)、有很強的團隊合作精神、 熟練使用各種辦公軟件，資料軟件、CAD、廣聯(lián)達等軟件，工程資料編制經(jīng)驗豐富。
范文二
個人資料
姓名：
性別： 女
年齡： 31
體重： 45
民族： 漢族
身高： 156 cm
戶口所在地： 湖南 長沙
婚姻狀況： 已婚
出生日期：1980年7月19日
現(xiàn)工作地點：湖南 長沙
工作年限：6年
求職狀態(tài)：正在求職
教育培訓
最高學歷：中專
畢業(yè)學校：湖南廣播電大附屬中專
更新日期：2012年04月20日
專業(yè)類別：紡織類
專業(yè)名稱：行政文秘
工作經(jīng)驗
公司名稱：長沙縣工商局 2006年7月-2009年5月 公司類別：協(xié)會、社團、政府公用事業(yè)、社區(qū)服務
擔任職位：文員
工作描述：各類文書打印;開會資料準備;各類辦公設備的運用;文件的印發(fā);來人接待及其他領導交辦的事務。
公司名稱：長沙石立超硬材料有限公司 2009年7月-2011年9月 公司類別：其他
擔任職位：文秘
工作描述：公司來人接待;人員招聘;產(chǎn)品進出庫、盤存及發(fā)貨;銷售人員的業(yè)績統(tǒng)計與月底報表統(tǒng)計;文件印發(fā);各類辦公設備的維護及使用等領導交辦的其他事務。
公司名稱：青海博海煤炭開發(fā)有限公司 2011年9月-2011年12月 公司類別：其他
擔任職位：資料員
工作描述：各個工種人員制度及其他相關制度的制定;人員的考勤;人員接待;各類需驗收資料的準備與打印;領導交辦的其他事務。
發(fā)展方向
本人有行政方面相關工作經(jīng)驗6年，對辦公室事務熟悉，辦公軟件熟練，打字速度100字/分，能勝任人員考勤;考核;人員招聘;人員接待;文件處理與歸檔;報銷審核;報表統(tǒng)計，各類辦公設備的維護及使用及領導交辦的其他事務。溝通能力強;具親和力。
求職意向
希望職位： 期望職位一：計算機類
工作地點： 希望工作地點一：湖南星沙
希望工作地點二：湖南長沙市芙蓉區(qū)
求職類型：全 職
待遇要求：2000人民幣/月 (可面議)
論文摘要：在信息社會化逐步深入的今天,房地產(chǎn)檔案逐步實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)化、管理網(wǎng)絡化和服務現(xiàn)代化。這就從技術和管理兩方面對房管部門提出了新的要求,也必然要求提高檔案工作者的綜合素質(zhì),從而更好地為房地產(chǎn)事業(yè)服務。
論文關鍵詞：房地產(chǎn)檔案信息技術現(xiàn)代化管理
目前,在房地產(chǎn)管理部門中,由于房屋產(chǎn)權產(chǎn)籍檔案的管理方式相對滯后,因而積壓了大量歷史信息需要錄入。要將這些信息在第一時間內(nèi)全部錄入管理系統(tǒng)并且不能產(chǎn)生誤差,需要大量的時間和大量的人力、物力、財力來完成。如何利用現(xiàn)代化手段,加強房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設,實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的新突破,已成為當前房地產(chǎn)檔案管理工作的重要課題。利用計算機對房地產(chǎn)檔案信息進行管理,具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)點。這些優(yōu)點能夠極大地提高房地產(chǎn)檔案管理的效率,也是房地產(chǎn)管理科學化、標準化、規(guī)范化的一個重要條件。
一、確定適用標準
信息技術標準化是實現(xiàn)信息交換和資源共享的根本保證。在數(shù)字化建設中,必須建立好相應的技術標準、管理標準和工作標準,最終建立起一個標準化的數(shù)字化利用平臺,實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。
二、建設高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫
房地產(chǎn)檔案管理主要包括兩個方面:檔案原件及檔案數(shù)據(jù)的管理。檔案原件作為房地產(chǎn)檔案的原始資料有著不可替代的作用,它是檔案數(shù)據(jù)的來源。房地產(chǎn)檔案管理要實行全方位、多元化的服務模式,房地產(chǎn)檔案網(wǎng)站作為一種紐帶和橋梁,是實現(xiàn)這一多元化服務的有效手段。我們應充分利用這一點,為利用者提供一個交流平臺。一方面我們可將房產(chǎn)檔案中的建筑面積、房屋坐落以及平面圖等無條件公布在網(wǎng)上,對于有條件利用資料的各級用戶可根據(jù)自身的用戶級別查詢相關的房產(chǎn)檔案。另一方面,利用者可將自身的相關問題留在網(wǎng)頁上,房地產(chǎn)檔案管理人員可以及時了解適用者的需求,解答問題,搞好服務,方便群眾。
三、重視人員素質(zhì)的提高
檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶,檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案的利用在社會公眾心目中的形象。
四、要突出服務理念
就現(xiàn)代管理科學而言,房地產(chǎn)市場管理同時也是一種服務,是一種由我們管理部門提供給社會層面的服務。當前,社會層面越來越需要更為全面、便捷、自主的房地產(chǎn)市場信息服務,也越來越渴望通過房地產(chǎn)市場管理信息系統(tǒng)來獲取房地產(chǎn)咨詢服務和房地產(chǎn)政策指導,因此,我們只有及時、主動、積極地向新型管理服務職能轉(zhuǎn)變,才能夠順應社會的呼喚、滿足公眾的需求。房地產(chǎn)市場的信息化建設同樣需要
五、要著力強化系統(tǒng)的協(xié)作效能
在房地產(chǎn)市場的信息化建設中,需要從全社會的角度去認識和把握市場信息。一是要制定統(tǒng)一的技術規(guī)范,包括業(yè)務分類、數(shù)據(jù)分項、數(shù)據(jù)定義等技術規(guī)范與格式,為各相關業(yè)務部門、各相關業(yè)務系統(tǒng)今后進一步實現(xiàn)信息資源共享奠定技術基礎;二是要在系統(tǒng)中盡量延伸和拓寬市場數(shù)據(jù)的采集面,并規(guī)劃和設計出必要的數(shù)字化實現(xiàn)途徑;盡可能多地實現(xiàn)各關聯(lián)機構、協(xié)作部門業(yè)務數(shù)據(jù)的采集、轉(zhuǎn)換,促使更多的業(yè)務內(nèi)容轉(zhuǎn)換成房地產(chǎn)市場所需要和必備的業(yè)務信息流;三是要實現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互,新的系統(tǒng)必須支持系統(tǒng)間、部門間數(shù)據(jù)資源交互和傳遞,實現(xiàn)同類業(yè)務信息的一致和共享。
六、當前房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的幾點建議
1.提高數(shù)字化管理的認識,建立完整規(guī)范的檔案資料,房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的目的是最大限度地提供利用,滿足社會需求。
2.制定房地產(chǎn)檔案館數(shù)字化建設發(fā)展規(guī)劃,并分階段有步驟地實施在數(shù)字化建設過程中,必須充分考慮到各地房地產(chǎn)檔案管理部門歷史上形成的數(shù)量龐大的庫存檔案,以及每年數(shù)量激增的綜合反映,建立一支既懂檔案管理,又懂房地產(chǎn)管理和計算機知識的專業(yè)隊伍,是實現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權檔案信息現(xiàn)代化管理工作的關鍵。
3.檔案人員要加強學習房管部門相關專業(yè)的一般知識,如《檔案法》、《城市房地產(chǎn)權屬檔案管理辦法》等。
電子檔案管理系統(tǒng)已成為目前最流行的一種檔案管理系統(tǒng)，它結構簡單、操作方便，適合各層管理人士使用，受到各級管理層人士的青睞。檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式.ASP是一個Web服務器端的開發(fā)環(huán)境,它可以產(chǎn)生和運行動態(tài)的、交互的、高性能的應用程序。本系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的體系結構、模塊功能進行了分析與設計，系統(tǒng)在ASP的開發(fā)環(huán)境下,使用Access數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)了企業(yè)職員檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設計、具體功能的實現(xiàn)都嚴格遵循了軟件設計工程的思想。
關鍵詞：檔案管理；ASP；Web技術；管理系統(tǒng)
1引言
作為計算機應用的一部分，使用計算機對人事檔案進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優(yōu)點能夠極大地提高人事檔案信息的管理效率。檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或?qū)嵨铮侨祟惖墓餐敻弧n案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發(fā)展，科技進步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領域的進一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
(1)價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統(tǒng)對于大多數(shù)中小型檔案館來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的中小型檔案館和基層部門推廣。
(2)技術復雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發(fā)商的依賴性很大。
(3)片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際工作當中，一般檔案部門在應用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。
2檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)分析
2.1系統(tǒng)需求分析
目前為了提高檔案管理的水平，檔案管理員需要對檔案信息的錄入、修改、查詢、刪除、還原的功能一體的管理系統(tǒng)；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使工作人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入員工信息要求準確、完全；管理員和員工能夠?qū)︿浫氲幕拘畔㈦S時作更新修改，使管理員能夠得到員工的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權限和身份級別，而一般用戶不能對信息進行添加、刪除。本系統(tǒng)的目的是為了讓檔案信息管理員通過電子檔案系統(tǒng)快捷、方便的了解企業(yè)的人事信息，和收集最新的人事信息以便公司檔案的存取。
2.1.1用戶身份級別要求
根據(jù)用戶身份的不同從而對系統(tǒng)的使用權限有所不同，從權限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶。系統(tǒng)提供靈活的角色設定和權限的分配功能。
系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的檔案管理員，是權限最大的用戶，擁有管理系統(tǒng)的所有權限。主要負責對檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。
一般用戶：本系統(tǒng)的一般用戶，能夠?qū)n案信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除檔案信息的權限。2.1.2系統(tǒng)功能模塊設置
具體操作：對檔案信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設置。
檔案信息的錄入：管理員對人事信息的添加
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：檔案管理員可以在檔案庫里新加檔案信息，需按員工實際信息錄入；
檔案信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員在檔案信息發(fā)生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使員工信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的員工信息；
檔案信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的檔案信息，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規(guī)查詢，如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢；
檔案信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退員工檔案信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；
檔案信息的打印：管理員和一般用戶打印錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的員工信息，便可以直接通過Word文檔對員工信息進行打印。為方便管理統(tǒng)計員工信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有員工列表，對其員工列表進行打印。
管理用戶的設置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權限的設置
操作對象：管理員
關鍵詞：檔案管理 信息化建設 檔案管理員素質(zhì) 完善措施
在科技高速發(fā)展的今天，信息技術的發(fā)展使檔案管理從信息采集、管理和利用上發(fā)生了翻天覆地的變化，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著很大的區(qū)別，從而帶來檔案管理模式、運作程序、技術方法上的變革。而高校檔案是學校建設、改革和發(fā)展的真實記錄，作為國家檔案事業(yè)的一個重要組成部分，可以為未來提供寶貴的信息資源，其工作的質(zhì)量也事關國家檔案事業(yè)的發(fā)展[1]。所以，高校只有加強檔案信息化建設，才能適應高校改革和發(fā)展的要求，更好地為學校的各項建設及社會服務。檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設五個方面的內(nèi)容。其中，檔案管理隊伍的素質(zhì)的高低決定著高校檔案管理事業(yè)是否能快速地發(fā)展。
1.檔案管理員在高校檔案信息化建設中的重要性
高校由于人員編制的限制，檔案管理人員一般由校檔案館專職人員和各個部門的兼職檔案員組成。在檔案信息化建設過程中，人們?nèi)菀仔纬梢粋€誤區(qū)，認為兼職檔案員不重要，其實兼職與專職檔案員在檔案管理的工作上同等重要。
兼職檔案員是指不專做檔案工作，但肩負一定的檔案工作任務的檔案員。“收集”和“整理”是高校檔案工作的八個主要環(huán)節(jié)中最根本的兩個，它們占了檔案工作的大部分，但這兩個至關重要的環(huán)節(jié)僅僅依靠專職的檔案員是不可能完成的。因為兼職檔案員多由校內(nèi)各部門的秘書擔任，他們對自己所在單位的情況非常了解，多數(shù)檔案都是經(jīng)他們手收集、整理而成，所以可以確保重要文件的歸檔率。這樣，就可避免珍貴資料的流失并提高歸檔效率。只有兼職檔案員平時做好檔案文件材料的收集和整理工作，檔案業(yè)務管理其他環(huán)節(jié)的工作才可以有條不紊地進行。可見，兼職檔案員在高校檔案工作中不僅是不可或缺的，而且是高校檔案工作隊伍的主力軍。
2.高校檔案管理員工作中存在的主要問題
首先，高校兼職檔案管理隊伍不穩(wěn)定。比如兼職檔案員的不斷更替、任用一些不熟悉本單位的兼職檔案員、人員調(diào)動更替頗繁。兼職檔案員不能安心從事檔案管理工作，培訓上的滯后，管理上也存在極大瑕疵。這使得兼職檔案管理隊伍極不穩(wěn)定，在實踐中必然導致歸檔文件材料的質(zhì)量難以保證。其次，由于高校兼職檔案員沒有受到專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理教育，對檔案工作重要性的理解不深，工作缺乏激情，缺少責任心。對《檔案法》等法律法規(guī)不了解，有的甚至不了解基本的檔案管理知識。隨著檔案數(shù)字化建設的推進，部分知識落后，計算機操作能力不強的兼職檔案員，就無法把現(xiàn)代化的電子操作系統(tǒng)應用到檔案的管理當中來。第三，兼職檔案員素質(zhì)不高，也同基層領導對兼職檔案員重視不夠，影響了高校兼職檔案員的工作熱情和積極性，甚至有的單位不設兼職檔案員，文件資料不及時整理，隨處丟棄，給學校帶來不必要的損失。第四，在目前，高校大多采用辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation，簡稱OA系統(tǒng)），然而，隨著OA電子文件的大量產(chǎn)生，后期的歸檔工作涉及到許多以前紙質(zhì)文件管理未遇到過的問題。并且，高校要歸檔的材料不只局限于文書材料，還有大量的教學、科研、出版等專門材料，高校兼職檔案員也不一定全都是收、發(fā)文件的管理員或OA系統(tǒng)的操作員，高校檔案管理系統(tǒng)也不可能僅與OA系統(tǒng)相融合，而是還要考慮大量紙質(zhì)卷宗檔案的管理使其與OA系統(tǒng)相容[2]。這些問題的出現(xiàn)，都需要檔案管理隊伍進行重新的調(diào)整。
3.現(xiàn)代化檔案管理員應具備的素質(zhì)
隨著檔案信息化的建設與發(fā)展，檔案管理會出現(xiàn)很多新情況新問題，由于檔案工作者大多數(shù)是長期從事紙質(zhì)檔案的管理，他們中大多數(shù)人憑原有的知識結構已不適應電子文件管理的需求，這就對檔案工作者提出了更高的要求[3]。特別是高校的檔案工作涉及教學、科研、基建等多個方面，內(nèi)容龐雜，涉及面較廣，在進行檔案信息化建設后，原來的紙質(zhì)文件歸檔的辦法已經(jīng)不適用于電子文件的歸檔，因為電子文件歸檔需要采取人為干預措施和一定技術手段保證背景信息和元數(shù)據(jù)同時歸檔確保歸檔的電子文件真實、完整有效[4]。隨著我國科技的進步、經(jīng)濟的發(fā)展，檔案工作涉及的領域越來越寬，培養(yǎng)政治思想素質(zhì)高、業(yè)務及檔案管理能力強、有創(chuàng)新立業(yè)意識的檔案管理員尤為重要[5]。
3.1 較高的政治覺悟
檔案員直接管理著全校的重要資料，工作的政治機要性很強，沒有較高的政治素質(zhì)和強烈的責任感無法擔任好此項工作[6]。隨現(xiàn)代信息技術在校園的廣泛應用，一旦由于檔案管理員因為工作疏忽或經(jīng)不住誘惑而造成機密文件丟失、泄露，將給學校、國家造成不可估量的影響和損失。所以，做好檔案的保密及管理工作，是高校從事檔案管理員首要的政治素養(yǎng)。
3.2 良好的思想素質(zhì)
由于檔案管理員的工作性質(zhì)，長期處于局限性和封閉性的環(huán)境中，他們的工作容易被忽視，在職務提拔、獎金分配、外出進修等方面都與老師、校務管理人員有一定差距，因此，高校檔案管理工作者應正確客觀地認識這一現(xiàn)實情況，樹立高度的責任感和敬業(yè)精神，以嚴肅認真的工作態(tài)度和良好的服務意識開展檔案管理工作。在實際工作中，潔身自好，踏踏實實，工作認真負責，熱誠地全心全意為用戶提供檔案服務。
3.3 較高的專業(yè)水平
隨著高校檔案信息化建設的進行，現(xiàn)在的檔案館主要以網(wǎng)站為基礎，與以往的紙質(zhì)檔案管理方法相比有很大的差異性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理呈平面狀態(tài)，而檔案信息化后，大量電子文件的介入，使檔案種類增加，其中包括檔案信息載體內(nèi)容的加入、檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務利用網(wǎng)絡化，檔案管理工作自動化，從而形成了立體化的管理結構。高校檔案管理員要適應信息技術檔案事業(yè)的發(fā)展，積極主動更新自身現(xiàn)有的知識結構。特別是能夠熟悉電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用。做到能靈活地運用信息管理軟件，對信息進行多種方式的查詢、統(tǒng)計、交換，根據(jù)使用目的采用不同的格式輸出，能完成各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)和統(tǒng)計報表的自定義、統(tǒng)計報表的自動生成、信息報送等相關業(yè)務。
3.4 檔案信息化管理能力
高校學生人數(shù)逐年增加，人事檔案流動性大，對檔案管理工作現(xiàn)代化的要求不斷加強，對管理人員要求也相應提高。高校中檔案管理員必須樹立起現(xiàn)代化管理意識，根據(jù)學校的工作規(guī)劃，結合機構改革，運用現(xiàn)代的科技設備和手段來管理檔案，改變傳統(tǒng)手工為主的管理方式，使學校檔案管理知識化、網(wǎng)絡化和社會化。而且，在信息大爆炸的今天，檔案管理人員還應思考如何對數(shù)字化的檔案加以篩選和利用需求的分析，避免大量無價值或低價值的檔案數(shù)據(jù)占據(jù)有限的存儲空間[7]。基于此，檔案員平時要勤于管理檔案、勤于收集整理，做到數(shù)字信息清楚準確、內(nèi)容充實，并存儲到電子檔案里，以備查實[8]。因此，檔案專業(yè)管理員也就要不斷地學習和應用計算機管理檔案的知識與技能，提高自己對檔案信息化的管理和分析能力，實現(xiàn)檔案信息的有效管理與共享。
3.5 電子檔案的保護意識
電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)，其壽命遠不如紙張，容易產(chǎn)生靜電吸塵而導致卷曲變形、消磁等，直接影響信息的再現(xiàn)。電子檔案載體材料的壽命一般僅為5-15年，比紙質(zhì)檔案要短得多。值得注意的是，紙張的損壞很容易被發(fā)現(xiàn)，而電子檔案存儲載體的質(zhì)變只能通過一定設備的檢驗才能被發(fā)現(xiàn)。所以，做為現(xiàn)代檔案管理員，不僅要重視這個問題，還要對電子檔案的物理保護和技術保護有充分的認識和操作技能[9]。
3.6 創(chuàng)新意識
高校檔案管理員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在。特別是在機構改革、人事制度改革的今天，各部門工作人員減少，工作量隨著增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，高校檔案管理員有必要進行相應的重新定位，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，解放思想，摒棄舊觀念，提高檔案工作的自身價值。創(chuàng)新意識不僅是檔案管理員觀念的創(chuàng)新，還應包括多樣性檔案載體的創(chuàng)新和服務方式的創(chuàng)新。只有以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強高等學校的檔案管理，才能開辟學校檔案管理發(fā)展的全新途徑。
4.提高檔案管理員素質(zhì)的對策
高校檔案管理信息化建設進程中管理隊伍的完善，需要校領導及管理員自身引起充分的重視，積極采取措施，提高管理隊伍的素質(zhì)，加快校園檔案信息化的建設。
4.1 注重思想教育和引導
高校領導應重視檔案管理工作，強化領導，加強檔案兼職與專職管理員的政治思想學習、職業(yè)道德教育，為其樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，提倡愛崗敬業(yè)，抵制拜金主義、享樂主義和極端個人主義[10]。并配備思想政治素質(zhì)好、文化水平、高業(yè)務能強的同志從事干部檔案工作。因地制宜，結合本校實際情況，營造校園和和諧氛圍，激發(fā)檔案管理隊伍的活力，引導他們?yōu)閷W校的管理目標努力工作。
4.2 加強檔案理論學習與實踐
檔案管理部門根據(jù)需要及時召開會議研究檔案管理工作，督導目標管理工作按計劃進行；通過會議加強交流和研討，提高實踐能力與理論研究水平。樹立教育持續(xù)化和終身教育的觀念，加強檔案管理信息化技能培訓。
作為檔案管理員，首先要學習和鉆研自己本職業(yè)務的基礎理論和專業(yè)知識，掌握檔案工作各個環(huán)節(jié)的技能技巧，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項方針政策、檔案工作法規(guī)、標準、范圍、性質(zhì)及職能等，以便準確、及時有效地提供服務。其次，學習科學知識和文史知識，及時了解國內(nèi)外檔案工作的新進展和經(jīng)驗，注重結合實踐。同時，還要學習與檔案專業(yè)相近學科的知識。
總之，高校在檔案信息化建設中還有很長的路要走，檔案管理者只有掌握技術，加強管理，不斷地實踐創(chuàng)新，探索總結，緊抓檔案信息化建設的發(fā)展目標，才能掌控檔案信息化建設進程。
基金項目：國家自然科學基金（10771076）和廣東省自然科學基金（07006700）資助項目，華南農(nóng)業(yè)大學理學院教改項目（LXJG0903）。
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【摘 要】針對部分行政事業(yè)單位賬外固定資產(chǎn)檔案管理存在的問題，從健全資產(chǎn)檔案管理體系、促進賬外資產(chǎn)歸檔長效化等四方面入手，規(guī)范和加強資產(chǎn)檔案管理。
關鍵詞 賬外固定資產(chǎn)；檔案；行政事業(yè)單位
賬外固定資產(chǎn)是指各單位以各種形式形成的未在賬內(nèi)核算的各種固定資產(chǎn)。隨著固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的廣泛應用和電子檔案建設步伐的加快，固定資產(chǎn)檔案管理逐漸走向網(wǎng)絡化、規(guī)范化、標準化、動態(tài)化，但對賬外資產(chǎn)管理的重視不夠、制度缺失等問題影響了檔案工作的規(guī)范化、科學化進程。通過對部分行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)清查結果調(diào)研，引發(fā)本文對改進和加強賬外固定資產(chǎn)檔案管理途徑的探討。
一、行政事業(yè)單位賬外固定資產(chǎn)檔案管理問題分析
本次調(diào)研發(fā)現(xiàn)，賬外固定資產(chǎn)檔案管理通常不被重視，再加上資產(chǎn)來源復雜、管理難度較大，檔案管理存在不少突出問題。
（一）缺乏嚴謹?shù)臍w檔要求和程序。在購置賬外固定資產(chǎn)時，沒有注意收集原始資料，部分單位房屋建筑物無資產(chǎn)項目建議書、項目批文、可行性研究報告、竣工驗收報告等檔案資料；對歸檔后的檔案資料沒有及時跟蹤管理，致使維護、修理、改建等使用過程中的信息不能及時歸檔，導致歸檔資料不完整或檔案與實際情況不一致；沒有按照檔案的價值和真?zhèn)芜M行歸檔，在檔案鑒定時把將來有可能發(fā)揮作用的檔案排除在外。
（二）缺乏對賬外資產(chǎn)檔案管理的規(guī)定。不少單位的資產(chǎn)管理制度較多，但涉及賬外資產(chǎn)檔案管理的卻寥寥無幾。對固定資產(chǎn)檔案管理的全過程缺乏規(guī)劃，責任不清；在資產(chǎn)檔案管理技術標準、歸檔要求、責任主體權責、資產(chǎn)檔案評估、監(jiān)督檢查等方面缺少針對性的規(guī)定。
（三）缺乏專業(yè)人員間的溝通協(xié)作。資產(chǎn)管理員、財務管理員及檔案管理員的知識結構、專業(yè)技術水平直接影響資產(chǎn)檔案的科學規(guī)范歸檔。據(jù)調(diào)研，檔案管理員、資產(chǎn)管理員多來自后勤部門，而財務管理員多來自計財部門，他們各自承擔著較繁重的事務性工作，往往缺乏溝通與協(xié)作，導致賬外資產(chǎn)檔案散存于不同部門；有的檔案管理員即是資產(chǎn)管理員，沒有接受系統(tǒng)的檔案業(yè)務培訓，憑著主觀意識歸檔。
二、賬外固定資產(chǎn)檔案管理途徑
賬外固定資產(chǎn)檔案是固定資產(chǎn)檔案管理的一部分，要完善資產(chǎn)檔案管理，筆者認為應考慮下面幾點：
（一）促進賬外資產(chǎn)歸檔長效化。重視賬外固定資產(chǎn)管理工作，對遺漏、虛假的資產(chǎn)信息要督促盡快正確歸檔；加強支出管理，規(guī)范核算，杜絕違規(guī)購買賬外資產(chǎn)；定期考核、評價賬外檔案管理情況，促進賬外資產(chǎn)歸檔長效化。
（二）健全資產(chǎn)檔案管理體系。認真貫徹執(zhí)行《檔案法》等相關法律法規(guī)，研究和制定本單位資產(chǎn)檔案收集、整理、歸檔、評估、出租等規(guī)章制度、專業(yè)標準，將賬外資產(chǎn)納入賬內(nèi)，實現(xiàn)資產(chǎn)檔案統(tǒng)一管理；由于特定原因，不能納入賬內(nèi)的，建立專門的賬外資產(chǎn)檔案管理規(guī)章，并嚴格管理、形成科學規(guī)范的資產(chǎn)檔案管理體系。
（三）嚴格賬外資產(chǎn)檔案管理程序。建立全過程的賬外固定資產(chǎn)管理程序，按申購、審批、購置、驗收、入庫、使用、變更、領用、清理、盤點、外借、歸還、轉(zhuǎn)讓、維修、出租、報廢等全生命周期建庫管理，建立固定資產(chǎn)卡片檔案，將固定資產(chǎn)按類分項進行統(tǒng)一編號，落實責任，及時歸檔，保證資產(chǎn)檔案真實可信。同時，強化對實際運行環(huán)節(jié)的管理，促進資產(chǎn)檔案管理與資產(chǎn)管理部門間的協(xié)調(diào)，確保資產(chǎn)檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性和科學性。
（四）建立專業(yè)化的資產(chǎn)檔案管理團隊。專業(yè)化的資產(chǎn)檔案團隊既精通檔案管理工作、掌握現(xiàn)代化的檔案管理技術，又是熟悉資產(chǎn)申報、驗收、登記、保管、檢查等環(huán)節(jié)的多面手。采取對資產(chǎn)檔案管理人員進行培訓，充分發(fā)揮業(yè)務骨干“傳、幫、帶”作用等渠道推動資產(chǎn)檔案管理逐步走向?qū)I(yè)化。
參考文獻：
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一、企業(yè)人事檔案管理存在問題
1.員工個人和企業(yè)對人事檔案意識薄弱
目前，在人事檔案管理工作中，不少企業(yè)對員工的人事檔案認識不足，認為人事檔案管理工作僅僅只是一項保管的事務性工作,只要求做到不丟失,不泄密,能應付外調(diào)、查檔就可以了。員工個人秉著對人事檔案無所謂的態(tài)度，意識不到自己也有積累和維護檔案內(nèi)容安全的義務，對相關檔案材料的填寫比較簡單、隨意。更有甚者對自己人事檔案的去向漠不關心，或者是委托當?shù)厝瞬胖行墓芾砗缶烷L期失去聯(lián)系，使自己的檔案變成“休眠檔案”。
2.人事檔案管理員的素質(zhì)和管理水平不高
由于最初的企業(yè)不夠重視或其它原因，導致企業(yè)人事檔案管理員在素質(zhì)水平和管理能力上都有所欠缺[1]。部分人事檔案管理員在工作過程中不夠細致認真，缺乏責任心，只是簡單地做好檔案接收、檔案編號、庫房防火、防蛀等倉管工作，沒有及時將人事檔案材料收集歸檔，更沒有對檔案材料內(nèi)容進行標準化分類及嚴格審核，導致員工個人檔案信息不完善，檔案材料缺乏真實性。此外，由于企業(yè)員工流動性大，檔案管理員的轉(zhuǎn)檔不及時，造成原單位有檔無人，新單位有人卻無檔，就使檔案陷入了“人檔分離”狀態(tài)，從而影響了新單位的用人決策，同時又增加了原單位檔案保管的壓力。
3.人事檔案的管理手法相對落后
人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性的工作。人事檔案管理工作必須配備具有專業(yè)知識的人員全職管理，而在現(xiàn)實情況中存在部分企業(yè)把人事檔案管理工作交給了其他部門工作人員負責，這些人一是沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，不具備專業(yè)的檔案管理能力，二是由于分心其他崗位的工作，在進行檔案管理工作過程中沒有引起足夠重視，往往無法滿足人事檔案管理工作職責需要。另外大多企業(yè)人事檔案管理手法相對落后，還在采用比較傳統(tǒng)的老辦法進行人事檔案管理，跟不上社會發(fā)展的步伐，滿足不了企業(yè)發(fā)展的形勢需要。例如企業(yè)沒有運用專業(yè)的人事檔案管理軟件，還在采用手工編輯、檢索的手段進行管理，這種管理方式既浪費時間又不能夠保證質(zhì)量，大大降低了企業(yè)管理工作的效率。人事檔案由于不能引起個人和企業(yè)的重視，衍生出人事檔案內(nèi)容陳舊、利用價值不高；檔案管理人員配備不足，專業(yè)性不強；落后的管理模式難以滿足用人單位和社會的需要等等一系列的問題，這些問題制約了人事檔案對人力資源開發(fā)、配備與管理潛在作用的發(fā)揮。只有轉(zhuǎn)變觀念、加強管理，才能充分發(fā)掘人事檔案對人力資源管理工作的潛在作用。
二、企業(yè)人事檔案管理工作的應對措施
1.要正確認知檔案管理工作的意義及重要性
企業(yè)要做好人事檔案管理工作首先必須從思想上認識到檔案管理并不是簡單的資料整理、保管工作，它對員工個人和企業(yè)都有著重要的作用。主要體現(xiàn)在：它是人力資源部和組織部門對員工進行考察、選拔任用的基礎；它能幫助企業(yè)做好招聘、錄干、調(diào)動、出國材料、福利待遇、離退休、死亡撫恤等方面的事情；它能為員工個人或其子女提供實際生活中所需的類似親屬關系證明、入黨政審、工作證明等檔案材料。有了這樣的思想認識，才能讓人事檔案管理工作得到重視。其次，企業(yè)可通過內(nèi)部報刊、知識講座等方式加強人事檔案管理的宣傳力度，讓員工認識到檔案與自身的發(fā)展有著休戚相關的作用。此外，企業(yè)在布置員工填寫相關檔案材料的時候，要告訴檔案人檔案存檔后會發(fā)揮怎樣的作用。這樣，可以樹立員工個人和企業(yè)共同參與檔案維護與管理工作的理念。
2.提高檔案管理人員的素質(zhì)和管理水平
作為檔案管理員，首先必須具備基本的政治素質(zhì)。即堅持四項基本原則，了解黨和國家的各項方針政策，并遵紀守法。同時，檔案工作又是一項具有一定機密性的工作，要求工作人員必須嚴守國家秘密，堅決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。其次，檔案管理員要有一定的專業(yè)理論知識和熟悉的業(yè)務技能。因此，企業(yè)可以通過教育培訓提高檔案管理員的專業(yè)知識或者是通過學校招聘吸引高層次檔案專業(yè)人才到檔案部門工作。再次，檔案管理工作還特別要求檔案管理員要有很強的服務意識和高度責任感。要自覺樹立為人民服務、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。工作中要細心處理每個業(yè)務環(huán)節(jié)，耐心保管每卷檔案，防止檔案損壞或丟失，特別是做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞和接收工作，做到“檔隨人走，人檔不分離”。
3.優(yōu)化檔案管理模式，實現(xiàn)信息化管理
實現(xiàn)檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然要求。企業(yè)可根據(jù)本單位人事檔案管理的現(xiàn)實情況自行開發(fā)檔案管理信息軟件或者是對外購買專業(yè)檔案管理軟件，建立和完善人事檔案信息化管理。讓人事檔案管理從實體管理向網(wǎng)絡管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的信息化管理。這種替代傳統(tǒng)人事檔案管理的新模式可以為企業(yè)選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮更大的作用。
結束語：
一、檔案信息化管理存在的問題
目前，縣級公安機關檔案信息化管理還存在著許多問題，有個人主觀上的原因，也有信息化建設中存在的問題，普遍存在的問題大致可歸納為四類。
（一）信息化意識不強。少數(shù)檔案管理員思想觀念守舊，對檔案工作的認識還停留在看門守攤、被動服務的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于“整理憑經(jīng)驗、利用提案卷、查閱翻檔案”的工作模式，對學習應用檔案信息化存在畏難情緒，片面認為信息化管理既難學又不可靠，且加大了檔案員的工作量，學習應用檔案信息化知識的積極性不高。
（二）信息化素質(zhì)不高。多數(shù)檔案管理員專業(yè)不對口，大部分檔案管理員應用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，能夠熟練操作微機，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、編輯、檢索、利用等工作的實用“復合型”人才不多。
（三）檔案信息化投入不多。多數(shù)基層派出所的檔案信息化管理設備相對落后，不能滿足檔案信息化管理需求。
（四）信息化利用不廣。由于缺乏健全、規(guī)范的管理流程，使得縣級公安機關檔案信息化管理不能收到應有的或最佳的實戰(zhàn)效能。一是研判少。大多數(shù)單位編研成果質(zhì)量不高，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策作用。二是應用少。有的單位忽視了檔案資料服務實戰(zhàn)的作用，不會用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源的閑置。
二、產(chǎn)生問題的主要原因
（一）認識上存在誤區(qū)。少數(shù)單位領導對檔案工作重視不夠，存在“說起來重要、干起來不要”的現(xiàn)象，檔案員政治待遇低，個人發(fā)展前途面窄，經(jīng)濟待遇不高，導致檔案管理人員缺乏工作積極性。
（二）檔案隊伍不固定。受警力不足制約，基層派出所檔案管理人員基本上由內(nèi)勤兼任且變動頻繁，有的檔案員剛剛學會立卷歸檔等基本知識，就被調(diào)整崗位，難以形成專業(yè)性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的專門力量。
（三）經(jīng)費上缺乏保障。公安機關經(jīng)費緊張是普遍現(xiàn)象，用于檔案收集、整理、保管、信息化應用的資金投入更是杯水車薪，不利于檔案在各項工作中發(fā)揮應有的作用。
（四）機制落實不到位。有的單位檔案信息化管理方面雖然制定了許多的制度和機制，但沒有一個統(tǒng)一的、完整的、系統(tǒng)的、規(guī)劃性的機制，管理與服務存在脫節(jié)現(xiàn)象。在實際工作中，檔案工作成效在績效考核中比重很少，檔案信息化考核更是少之又少，導致一些制度、規(guī)定難以落實到位。
三、加強縣級公安機關檔案信息化管理的幾點淺見
加強檔案信息化管理，必須緊密結合公安工作實際，研究、找準結合點、切入點和著力點，從警務運作、公安執(zhí)法，到隊伍管理，將信息化應用深入到公安檔案管理工作的方方面面。
（一）提高認識，轉(zhuǎn)變觀念。一要強化正面引導。充分利用會議、談心等方式，教育檔案管理員深刻認識到警務信息化是形勢發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱職，就會丟掉工作崗位，切實提高其工作的主動性。二要穩(wěn)定檔案隊伍。要挑選一批懂公安業(yè)務、懂檔案工作、懂信息化操作技能的民警，充實到檔案隊伍中來，并保持人員相對固定。對表現(xiàn)突出的檔案民警，要在表彰獎勵、提拔使用中優(yōu)先考慮，提高檔案隊伍的向心力。
（二）加強培訓，提高素質(zhì)。一要強化專題培訓。要針對檔案信息化管理要求，有針對性地組織檔案管理人員系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識、計算機基礎知識、文字處理技術、檔案管理軟件應用，通過專題培訓和實際操作，進一步提高檔案管理員信息化能力和檔案管理工作水平。二要強化崗位培訓。要利用集中培訓、不定期考核等方式，組織檔案管理人員加強對檔案業(yè)務知識和相關公安業(yè)務知識的學習，使檔案管理員做到“懂公安業(yè)務、懂檔案工作、懂信息技術”。三要強化交流互補。要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學習，實地考察，使檔案人員自覺地進行業(yè)務交流、研究，取長補短，拓寬視野，更好地適應新形勢下檔案信息化管理的需要。
（三）科學建設，加強保障。一要積極爭取，保障經(jīng)費到位。檔案信息化建設投入大、效果不直接顯現(xiàn)。檔案部門要積極宣傳檔案利用的成果，爭取領導的重視和支持，將檔案信息化建設經(jīng)費納入單位財政經(jīng)費預算之中，加強對資金的合理使用，提高資金的使用效益。二要打破壁壘，保證高度共享。要根據(jù)公安實戰(zhàn)工作需要和檔案信息化建設實際，逐步將各業(yè)務部門相關檔案信息系統(tǒng)整合進檔案管理應用平臺，實現(xiàn)檔案基礎信息在各部門、各警種之間互聯(lián)互通、高度共享，為基層實戰(zhàn)應用提供更大的便利和信息支持。
一、環(huán)境監(jiān)測檔案管理發(fā)展的主要制約因素
1.檔案管理人員業(yè)務能力難以適應檔案管理的要求
在環(huán)保基層部門（例如，三級監(jiān)測站），雖然建立了檔案管理制度，設立了專門的檔案管理員，但是檔案管理員大多不是檔案專業(yè)畢業(yè)，也未接受過專業(yè)的培訓，是在完成日常監(jiān)測任務的同時兼職負責檔案管理，缺乏系統(tǒng)掌握檔案管理、信息技術的復合型人才，做不到標準化、規(guī)范化的管理檔案，更談不上對檔案的開發(fā)和利用。
2.檔案管理工作受重視不夠無法與監(jiān)測工作平衡發(fā)展
監(jiān)測單位往往首先考慮的是監(jiān)測力量（如儀器設備和技術水平）的軟硬件保障，對檔案管理工作的重要性和意義認識不足，在日常工作中不注意檔案資料的收集和整理。在實踐中，無法改善和加強檔案室的軟硬件設施建設，實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標準化，最終造成檔案管理工作與監(jiān)測工作不能在同一水平線上均衡發(fā)展。
二、提高環(huán)境監(jiān)測檔案管理能力的建議
1.落實檔案管理制度化，強化檔案管理員能力
各單位要針對監(jiān)測技術檔案的范圍，對檔案管理人員進行專業(yè)規(guī)范的檔案管理培訓工作，并結合監(jiān)測工作實際需要，制定《檔案室管理制度》《檔案室借閱登記制度》《檔案室保密制度》等。檔案管理人員是制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須嚴格遵守《檔案管理員職責》，善于做檔案利用者的工作，能獨立處理檔案利用中出現(xiàn)的問題。同時要堅持不斷地學習信息技術檔案管理方法，緊跟社會經(jīng)濟高速發(fā)展的步伐，不斷提高檔案管理水平。
2.環(huán)境監(jiān)測檔案的歸檔范圍主要包括以下方面
（1）監(jiān)測技術檔案，包括國家規(guī)定的技術方法標準、環(huán)境質(zhì)量標準、污染物綜合排放標準、環(huán)境監(jiān)測計量認證基礎資料和《質(zhì)量管理手冊》等。
（2）監(jiān)測工作檔案，包括大氣、水體、噪聲、廢氣、廢水等監(jiān)測原始記錄材料，監(jiān)測報告，環(huán)境影響評價材料，“三同時”驗收等方面的監(jiān)測數(shù)據(jù)，以及污染事故應急監(jiān)測材料等。
（3）儀器設備檔案，包括監(jiān)測、分析的各種儀器設備臺賬、說明書、檢定書，使用、維修情況說明等。
3.利用信息技術，做好環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理工作
關鍵詞：電子檔案；存貯；索引；快捷查找；信息系統(tǒng)；檔案管理
中圖分類號： TP311 文獻標志碼： A 文章編號：1009-3044（2017）05-0201-03
Abstract： Now， is becoming an information based society the era of big data， is the age of sharing resources. The same is true of the archives management modernization， the traditional file box label installed paper documents one by one year after the classification of tank storage way already moss-grown， instead it is through the computer software to establish the corresponding file index catalog， hard disk storage backup paper files by using electronic scanning and set the associated with the index directory， and to touch with multimedia storage and query system to points in classification indexing more intuitive for the application of electronic file， this way properly to ensure the integrity of the document， save paper， convenient search， improved the efficiency of the radio archivist， the use of this approach is now gradually be radio modern archives management application.
Key words： Electronic File； Storage； Index； Quickly Find； Information Publishing System； File Management
1 前言
P者所在單位屬兩地辦公，以往臺辦公室檔案管理員對單位各部門的檔案主要以傳統(tǒng)的用檔案盒貼標簽后裝紙質(zhì)文檔逐一分年分類分柜兩地存貯，早些年的不常用的檔案放在異地，近年的常用的檔案放在本地，但偶爾又要查找早些年的檔案，這樣單位的檔案管理員又要坐車到外地的檔案室查閱，浪費大量時間和精力，辦事效率也得不到提高，這種落后的不直觀的檔案查閱方式帶來的是檔案信息查閱不及時，浪費大量紙張、時間和人力，有時檔案紙張遺失，損壞，也導致檔案信息的不完整性，這種檔案管理方式的弊端迫切要求筆者所在單位必須改革電臺檔案資料存貯并索引的方式，而用計算機從內(nèi)網(wǎng)控制多媒體觸摸查詢系統(tǒng)來分年分類存貯并索引查找電子檔案的應用正好能滿足筆者所在單位的需求。
2 多媒體觸摸查詢系統(tǒng)簡介
2.1 觸摸屏查詢系統(tǒng)應用
觸摸屏查詢系統(tǒng)是集先進的觸摸屏、工控、計算機等技術于一體，可實現(xiàn)公眾信息查詢，配以指紋儀、掃描儀、讀卡器、微型打印機等外設，可實現(xiàn)指紋考勤、 刷卡、打印等特定需求。觸摸屏查詢系統(tǒng)通過先進的多媒體制作工具，將文字，圖像，動畫、高清晰視頻，音頻，電子文件，Internet 信息等多媒體資料多種信息進行整合應用，用國際最先進的觸摸技術，集成手寫功能及計算機網(wǎng)絡技術，以多媒體觸摸屏方式交互查詢，使用方便、快捷，形象生動。讓用戶能夠在短時間內(nèi)查到自己所需的資料，它觸摸精確度高，反應靈敏，結合液晶顯示器優(yōu)異的超大顯功能，生動地一體地展現(xiàn)給公眾，帶給觀眾最大的視覺沖擊和前所未有的觸摸感覺。
2.2 觸摸屏特點
觸摸屏查詢系統(tǒng)采用全新進口工業(yè)級液晶屏，全五金+型材外框設計，工業(yè)級烤漆工藝；超寬視角，高對比度、高亮度、高分辨率，畫面色彩的層次感強，體現(xiàn)圖像細節(jié)；16.7M 色彩，色彩顯示準確、豐富、逼真，響應時間短，畫面無拖影；節(jié)能環(huán)保能耗低、發(fā)熱量低，適合于長時間連續(xù)工作；采用靈敏度高，速度快，精度高以及超高透光率的紅外觸摸屏；觸摸屏防塵，防靜電，防眩光，防干擾及耐磨設計，支持多點觸摸；結構設計適合壁掛式、桌面支架方式安裝。
2.3 觸摸屏查詢系統(tǒng)基本參數(shù)
3 電臺檔案索引并存貯系統(tǒng)設計方案
3.1 筆者所在單位早期檔案索引并存貯的方案
筆者所在單位早期采用Word2003軟件分年分類建立檔案索引目錄；再用掃描儀掃描文檔保存為.jpg 或.pdf格式的圖片；將掃描的圖片插入新建的Word2003文檔中，另存為相應檔案的抬頭名稱以方便索引查找；最后在檔案索引目錄上建立超鏈接指向，指向?qū)牟迦霋呙鑸D片的Word2003文檔中。一般電臺檔案管理員都會用移動硬盤定期備份兩份所有檔案的文件以備災難性恢復。當電臺檔案管理員要查找某年某類的檔案時，首先通過Word2003軟件打開相應年份的檔案索引目錄，找到相應分類，打開Word2003軟件查錄功能搜索關鍵字就能找到相關的檔案索引目錄，用鼠標點選自己要找的那條檔案目錄，就能超鏈接到指向的插入掃描圖片的Word2003文檔，這樣就能了解該檔案的內(nèi)容同時也可進行在線打印。但這種方法不夠直觀。
3.2 筆者所在單位現(xiàn)在采用的檔案存貯并索引的方案
近年來觸摸屏查詢系統(tǒng)被各行各業(yè)廣泛應用，其功能也十分強大，筆者結合本單位兩地辦公的特點，設計了方便兩地快捷、直觀查閱的檔案存貯并索引的方案。如下圖1：
在本地檔案室，檔案管理員首先在本地檔案服務器1上安裝飛揚綜合檔案管理軟件。接著進行第一步，將紙質(zhì)檔案清理分年分類再分為相應年份的永久或30年或10年保存期限檔案，30份裝一盒。然后檔案管理員用飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)進行如下操作：第二步，在檔案管理中建好每年的文書、科技、會計、特載檔案等收發(fā)文庫；第三步，先進行文件登記，建好每年的收文庫、發(fā)文庫，再從臺辦公室拷貝出每年的收發(fā)文目錄導入到文件登中。第四步對每年收發(fā)文進行立卷歸檔，打開已導入的相應年份的檔案目錄，按檔案保存規(guī)定劃分為相應年份的永久或30年或10年保存期限檔案。第五步，根據(jù)立卷歸檔的劃分，將每年的目錄導入第二步中建好的文書、科技、會計、特載檔案等收發(fā)文庫。最后是進行檔案的掛接，打開裝檔案盒，用掃描儀掃描出檔案的圖片，然后在飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)中的所有業(yè)務下，檔案管理中的掃描路徑設置中操作檔案掛接。這些準備完成后，如圖1連接好設備，并按圖1設置各設備IP地址在同一網(wǎng)段。進行如下操作：
在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務器1經(jīng)交換機1遠程訪問控制觸摸屏查詢系統(tǒng)1，在觸摸屏查詢系統(tǒng)1上安裝多媒體觸摸查詢系統(tǒng)服務器軟件，這樣檔案管理員就可以通過多媒體觸摸查詢系統(tǒng)建立角色、用戶及授權，然后進行觸摸互動節(jié)目制作，分年分類建立好檔案的索引目錄和顯示版塊，然后再上傳相應檔案掃描的圖片，設置好觸摸顯示的關聯(lián)。這樣檔案管理員不僅可以遠程訪問觸摸屏查詢系統(tǒng)1上的內(nèi)容，其授權的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統(tǒng)1這個顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案了。
同樣，在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務器1經(jīng)交換機1，經(jīng)電信專網(wǎng)（內(nèi)網(wǎng)），經(jīng)異地檔案室的交換機2，遠程訪問控制觸摸屏查詢系統(tǒng)2，進行如上同樣的操作，使得經(jīng)檔案管理員不僅可以遠程訪問觸摸屏查詢系統(tǒng)2上的內(nèi)容，其授權的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統(tǒng)2這個顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案。
為了數(shù)據(jù)安全，檔案管理員在異地檔案室還安裝了一臺備用的異地檔案服務器2，其上數(shù)據(jù)與本地檔案室服務器1上一樣，都可通過專網(wǎng)相互訪問控制同網(wǎng)段的設備。
4 結束語
筆者通過設計，讓檔案管理員可以通過本地檔案服務器1或異地檔案服務器2，經(jīng)內(nèi)網(wǎng)訪問控制同網(wǎng)段的觸屏摸查詢系統(tǒng)1或2這兩個顯示終端，并在其上進行對相應的檔案索引目錄和檔案原件掃描圖片間的觸摸互動節(jié)目制作，既分年分類存貯檔案圖片又可以直觀地索引查找想查閱的檔案，這一方式妥善保證了文檔的完整性，節(jié)約了紙張，方便快捷查找，提高了電臺檔案管理員的辦事效率。
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關鍵詞： 高職院校 檔案管理人員 素質(zhì) 提高對策
自國家啟動示范性高職院校建設計劃以來，示范建設院校在高技能人才培養(yǎng)、工學結合人才培養(yǎng)模式改革等方面取得了明顯成效，提高了高職教育的社會影響力，但是示范院校驗收工作的展開，尤其是2008年教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》的頒布實施，不僅給高職院校檔案工作帶來了前所未有的變化和挑戰(zhàn)，而且給高職院校檔案管理人員在素質(zhì)上提出了新的、更高的要求。
1.高職院校檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀
1.1高職院校檔案工作人員數(shù)量、學歷水平及性別比例失調(diào)。
隨著高職院校對檔案工作重視程度的不斷增強，檔案管理工作的隊伍也不斷壯大，但是高職院校檔案工作人員還存在人員數(shù)量不足，學歷水平較低，性別比例不協(xié)調(diào)的現(xiàn)狀。從教育部對72所教育部直屬高校的調(diào)查中可見一斑：高校檔案館（室）專職人員750人，兼職人員379人，專職人員數(shù)量不足，兼職人員數(shù)量過大;在專職人員中，檔案專業(yè)畢業(yè)的為459人，其中，博士研究生2人，碩士研究生22人，本科79人，大專48人，中專8人，受過檔案專業(yè)在職培訓教育的300人。由此可見，高校檔案館（室）工作人員的學歷水平遠遠低于專任教師的學歷水平，文化程度整體還是處于偏低的情況。同時，在這72所高校的專職檔案工作人員中，女性所占比例高達70.80%。這些失衡現(xiàn)象對于高等學校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展都會造成一定的影響。高職院校目前檔案管理人員與教育部直屬高校還是存在較大差距的。
1.2高職院校檔案管理人員政治素質(zhì)低，法律意識不強。
高職院校的檔案管理工作具有很強的政策性，因此對檔案管理人員要有較強的法律意識，必須按照國家的有關法律規(guī)定進行科學、規(guī)范管理。但是目前高職院校的檔案人員理論水平普遍不高，思想政治覺悟和辨別是非的能力還有待提高，行動上得過且過，責任心不強，影響了檔案工作的順利開展。還有部分檔案管理人員檔案意識和法制觀念淡薄，依法治檔、依法辦事的自覺性不強，沒有把依法治檔工作落到實處，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。
1.3檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，人員流動性大。
目前高校檔案管理人員中兼職的多，專職的少，流動性大。尤其在部分高職院校檔案員都是兼職的，沒有專職的檔案管理人員，他們身兼多職，工作頻繁調(diào)動，奉獻精神和敬業(yè)精神不強，認為檔案工作并非自己的主要工作，建檔意識不強，極大地影響了檔案資料的收集、整理、歸檔。而檔案工作的性質(zhì)、特點要求檔案管理人員隊伍必須具有一定的穩(wěn)定性和連續(xù)性。
1.4業(yè)務素質(zhì)低，缺乏創(chuàng)新和服務精神。
受人員編制、經(jīng)費等多方面限制，目前高職院校一般都安排秘書、內(nèi)勤人員擔任兼職檔案員，他們多數(shù)身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案業(yè)務學習和培訓，檔案業(yè)務素質(zhì)較低。真正能在業(yè)務上熟悉，特別是能熟練運用現(xiàn)代信息技術開展檔案管理工作的人才更是少之又少。部分檔案管理人員因工作受到領導忽視而處于邊緣化的境地，因此在工作上因循守舊、滿足現(xiàn)狀、不思進取、管理手段落后、服務效率低下。更有部分檔案管理人員對檔案工作缺乏熱情，沒有創(chuàng)新進取精神。這些都不利于高職院校檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
2.提高高校檔案管理人員工作素質(zhì)對策
我國高職教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，對檔案的管理工作提出了新的更高的要求，要在新形勢下提高高職院校檔案管理工作素質(zhì)，就應從以下幾個方面來加強檔案管理工作。
2.1加強制度建設，完善檔案管理人員制度建設。
沒有規(guī)矩，不成方圓。檔案管理工作也一樣，沒有完善的管理制度，就會導致檔案管理工作始亂終棄。要順利開展檔案管理工作，首先，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。如建立檔案管理員工作職責、檔案室管理規(guī)定、檔案調(diào)閱審批規(guī)定、檔案保密規(guī)定、檔案室安全保衛(wèi)制度、衛(wèi)生制度、檔案管理員目標考核辦法等。其次，有關職責部門和分管領導還要定期檢查各項制度的執(zhí)行情況，賞罰分明，目標考核的指標量化，并直接與年終考核掛鉤。
2.2加強隊伍建設，提高檔案管理人員業(yè)務水平。
首先，應明確檔案管理的職能部門，并由一位部門領導具體負責，并且要配備一定數(shù)量的專職、兼職檔案管理員，學校規(guī)模較大的，可以設人事、教學、基建、校產(chǎn)設備和綜合檔案管理員。
其次，要對檔案管理員提出明確的要求，因為檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)水平直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量。應做到熱愛本職工作，忠于職守，既有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度，又有耐得住寂寞、樂于奉獻的工作精神；既有扎實的檔案管理的理論知識和檔案管理的基本技能，不斷創(chuàng)新的意識，又全面掌握辦公自動化技術，能夠?qū)F(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術熟練運用于高校檔案管理工作中。
2.3加大資金投入，提高檔案管理人員的積極性。
高職院校檔案管理的現(xiàn)狀不容樂觀，遠遠落后于其他處室的建設，高職院校在編制年度預算時，要列出專項經(jīng)費保證檔案管理現(xiàn)代化建設，如計算機、掃描儀、數(shù)碼攝像機、專用錄入設備、打印機等設備，為檔案管理工作提供良好的物質(zhì)基礎。同時加強培訓的資金投入，提高檔案管理人員的積極性。
