時間：2022-07-04 10:44:22
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇電子檔案管理系統，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
信息時代的到來不僅逐漸改變著人們的生活方式和生活觀念，也改變著人們的工作習慣和工作方式。與花費整個組織約6%～15%的收入的紙質文檔相比，電子檔案的應用能夠在很大程度上提高文件檔案歸整的科學性。盡管使用電子文件檔案管理系統對檔案進行處理已然成為新時代辦公的必然趨勢，但是隨著電子文件檔案管理系統的普遍應用，電子文件檔案管理中存在的各種問題也隨之而來。
一. 電子文件檔案的概念及特點
根據2002年國家質量監督檢驗檢疫總局的《電子文件歸檔與管理規范》，可以得知電子文件是指“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”[1]。通過此定義可以看出，電子文件與其他形態的文件檔案相較而言具有其自身的特殊性。
電子文件檔案信息與載體的可分割性。電子文件檔案的儲存位置可以隨著互聯網等發生變化，但是本身的內容不會隨著復制和粘貼而發生變化，這種特性可以使得一份信息在不同的地方備份，而不會占用太多的空間和時間，同時還能保證信息的原始性和永恒性。
電子文件檔案信息的非人工識別性。電子文件檔案是以阿斯科碼的形式存儲于計算機或者硬盤中，是數字化的信息，只有通過計算機的智能解碼才能夠被轉換成人類可以識別的文字，而電子文件檔案信息不管在計算機內部還是其他載體之間進行傳遞，都是以阿斯科碼的形式進行。
電子文件檔案信息依賴于設備及環境。電子文件檔案信息的存儲、閱讀、傳遞等都需要借助于一定的設備才能實現，沒有這些計算機系統的存在，電子文件檔案信息只能是不能被解讀的且沒有利用價值的文件。同時，由于電子文件檔案信息的存儲嚴重依賴與計算機系統，所以計算機系統所處的環境，包括濕度、溫度等都將對電子文件檔案信息的完整性、可讀性造成影響。
電子文件檔案信息的可共享性和相對不安全性。因為電子文件檔案信息需要借助于計算機系統，所以互聯網的存在使得電子文件檔案信息可以實現世界范圍內的共享和利用，且共享文件的使用不受時間和空間的限制。另外，依賴于計算機系統的電子文件檔案信息也會受到計算機系統漏洞的影響，所儲存的信息有可能會被駭客竊取，這也使得電子文件檔案信息具有相對不安全性。
二. 我國目前電子檔案文件管理系統存在的問題
隨著電子文件檔案管理系統在企事業單位的普遍應用以及各機構對文件檔案信息化管理認識的不斷加深，電子文件檔案信息管理工作愈來愈受到人們的關注。雖然電子文件檔案管理系統隨著科學技術的發展而得到了一定的發展，但是在實際生活工作的應用中，依然存在許多問題。
電子文件檔案信息的原始性難以保證。電子文件檔案不同于紙質的文件檔案，它是依托于計算機技術和辦公自動化的一種數字化信息，紙質版文件的復制稿與原稿，正本與副本之間存在一定的差異，具有可區別性。但是電子文件檔案的可共享性使得，電子文件檔案信息的管理者難以區別信息的原始性，每個電子文件檔案的享有者都可以根據自身的需求和存儲的習慣，依靠自動化的辦公實現對信息的整合、分類以及修改，因此，電子文檔的管理者很難追溯文件的原始性。
電子文件檔案的安全易受威脅。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第547期2014年第15期-----轉載須注名來源電子文件檔案信息的安全性受到多方面的影響，主要包含：網絡環境的安全性，網絡環境中病毒等的存在會造成文檔信息被竊取或丟失；電子文件檔案數據更改的不可逆性；電子文件檔案信息的載體容易受到環境等影響，載體理化性質的改變會造成數據的丟失等；第四，電子文件檔案中包含的某些重要信息，會誘使利益相關者的破壞或篡改，優勢甚至吸引網絡駭客的關注。
電子文件檔案的管理缺乏高素質的管理人員。電子文件檔案管理系統的應用，不僅需要檔案管理硬件上的配備，也需要高素質的電子文檔管理人員的存在。而目前，許多機構中電子文檔的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。雖然，組織或機構中引進了先進的管理設備，但是沒有高技術人才的操作和監管，仍然不能很好的發揮電子文件檔案管理系統的最大效用。
三. 電子文件檔案管理系統的優勢
電子文件檔案存儲量大， 形式豐富。電子檔案載體的體積雖然小，但是存儲量卻異常大。一個2G的閃存盤大致可以儲存40960張A4紙資料上的全部文字信息，相比之下，電子文件檔案的儲存節省了相當大的空間。另外，依托于計算機的電子文件檔案不僅僅可以保存文字信息，也能實現對聲音、圖像、影像的存儲和處理。
電子文件檔案便于歸檔和查閱。電子文件檔案可以在任意的時間進行規整，并且根據文件內容、文件保密度、文件儲存時間進行特別的歸檔，以供不同的人員和不同的部門進行檢索和查閱。同時，電子文檔管理者可以對電子文檔添加主題詞、著錄、檔案分類號等信息，以供使用者方便快捷的查閱所需信息。另外，隨時對電子文檔進行規整，可以避免文件的缺漏。
有利于信息整合和開發利用。與紙質文件檔案相比， 電子文件檔案信息能夠實現更為快捷的傳遞，建立科學的電子文件檔案管理系統，有利于實現信息資源的流通和信息價值的共享，能使檔案信息潛在的價值得到充分發揮，并為將來檔案管理工作全面深入的信息化打下基礎。
四. 意見及建議
加快電子文檔工作的現代化進程。電子文件檔案的管理部門要轉變思維，從紙質檔案工作的思路中走出來，加大對檔案管理工作的投入和重視，優化配置現代化的電子文件檔案管理系統，配備優良的硬軟件工作環境，最大程度上確保電子文檔現代化的可實施性
確保電子文件檔案可長期使用。由于網絡安全性等問題的存在，在電子文檔的管理中應該定期對電子文檔進行復制和保存，并定期更新網絡安全固件。也可以對文件既采用電子文檔進行歸整的同時也進行紙質版歸檔，以保證數據的有效性并實現數據來源的可追溯性。另外，而對那些參考價值重大，信息價值較高的文件可以仍舊采用紙質版進行保存。
【關鍵詞】檔案管理；系統設計
隨著時間的推進，檔案管理的文件也隨之越來越多，如何對復雜多樣的檔案文件進行高效、科學的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門工作對檔案文件的需要，是現代檔案管理部門當下的首要工作內容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對于電子文件檔案來說，電子文件檔案的管理更為復雜、繁瑣，建立一個有效的電子文件檔案管理系統非常關鍵。本文將對電子文件檔案管理進行闡述，并分析如何設計并實現電子文件檔案管理系統。
對于一個國家來說，檔案管理工作的開展成果不僅會對這個國家的社會經濟發展產生影響，也會對政治和文化等方面產生影響。檔案管理工作的發展，會隨著社會經濟的發展而發展，內容也會隨之不斷增多，檔案管理的工作經驗的增多，促進了檔案管理方法的改進。隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。一般來說，檔案管理對于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統。本文將根據電子文件檔案管理的工作的特點要求，對于電子文件檔案管理系統的設計與實現提出個人建議，希望能夠對電子文件檔案管理系統的建立有所幫助。
1.電子文件檔案管理工作的概述
隨著互聯網信息技術的快速發展，通過互聯網技術文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門的工作人員對需要進行存儲的一些文件檔案資料通過收集整理，然后進行歸納分類，再進行收藏保管的活動，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統紙質文件檔案管理從宏觀上來講，主要工作內容大同小異，但是從微觀上來講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質材料，其形成與管理都是依靠信息技術和計算機系統，形式多種多樣又較為分散，管理起來具有一定的難度性。
一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對電子文件檔案來說，無論是從收集、儲存、保管，還是從服務于檔案利用者、交接等方面來說，電子文件檔案依附于計算機信息系統，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計算機故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問題的發生。
總的來說，電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，所以對于檔案管理部門來說，要對電子文件檔案進行有效的管理，就需要建立一個健全的電子文件檔案管理系統。
2.電子文件檔案管理存在的問題
電子文件檔案的載體是先進的現代互聯網信息技術和計算機系統等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發展的時間較短，經驗相對不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些題有待改善：
1.電子文件檔案在形成與收集過程中容易發生被篡改、刪除、遺漏等問題，對于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實性都很難得到判斷。
2.電子文件檔案的形成與收集過程中依靠的是信息技術、計算機系統、硬件設施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題都可能使電子文件檔案出現遺失、損毀、泄露等現象，所以要永久性儲存電子文件檔案面臨著一定的考驗。
3.電子文件檔案管理系統的設計與實現
為了更好地對電子文件檔案進行管理，更好地服務于檔案利用者，設計與實現一個完善、安全有效的電子文件檔案管理系統是當下檔案管理部門的一大任務。通過西方學者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個不同的生命周期，電子文件檔案管理系統的建立可以參照這三個階段的不同特點進行設計：
1.電子文檔管理系統。由于電子文檔的載體與紙質文檔的載體不同，所以在收集過程中可能會有被改動、遺失或者被惡意刪除等現象存在。所以為了保證電子文檔的真實完整性，在這一環節中要對其進行嚴格審核。
2.電子文件管理系統。在保證電子文檔的真實完整性后，檔案管理部門的工作人員就要建立電子文件管理系統，對收集的電子文檔進行合理分類、整理，然后儲存。對電子文檔的分類、整理要尊重規律符合邏輯思維，才能提高工作效率。
3.檔案信息管理系統。檔案信息管理系統主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統要對電子文件檔案進行維護、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問題導致電子文件檔案出現遺失、損毀、泄露等現象。
【論文關鍵詞】社會保險；檔案；創新
隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。
一、社會保險檔案管理現狀分析
（一）社會保險的參保人數增長迅速
我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011－2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2．23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1．2億，工傷保險參保人數超過1．4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。
（二）社會保險經辦機構實施改革計劃
近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。
（三）負責社會保險檔案管理的部門分散
我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。
（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核
社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。
（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大
社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。
二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題
（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視
由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。
（二）社會保險檔案管理體制不規范
由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。
（三）社會保險檔案存檔的條件差
由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。
（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范
社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地﹑市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地﹑市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。
三、社會保險檔案管理的解決辦法
（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔
社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。
（二）根據社保檔案類別進行分類管理
根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。
（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準
建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、it基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。
（四）在全國統一管理下設分支機構
在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。
電子檔案的電子計算機管理軟件，通常是在商品軟件基礎上進行二次開發集成的應用程序系統，其中絕大多數使用/數據庫管理系統。數據庫是在電子計算機的外件儲器上，按一定組織方式存儲在―起的數據，相互有關的最小冗余度、可共享的數據，有較高數據獨立性和易擴展性，能確保數據安全和完整的數據融和。數據最小冗余度是指數據庫中的數據盡量能不重復；數據共享是指數據庫中的數據可以同時為多個用戶利多個應用程序服務；數據獨立性和易擴展性是指數據庫的數據與應用程序不存在依賴關系，而且便于擴展；數據安全性是指保護數據庫以防止非法使用；數據完整性是指獲取數據庫中數據的過程要確保其正確性、一致性和有效性。這個數據集合的一系列特性，是由數據管理系統的軟件提供通用的存取和控制方法加以實現的。對于一個特定的數據庫來說，它是集中統―地保存、管理某一單位或某一領域所有差別的數據。按照所存數據的應用領域，可分為商用數據庫、管理數據庫、工程數據庫、科學數據庫、檔案數據庫、圖書數據庫、情報數據庫和智能數據庫等等。根據數據存儲的物理分布，可分為集中式數據庫和分布式數據庫。
數據庫系統是用于組織和存取大家數據的管理系統，它是有關的電子計算機系統、數據庫及其描述機構、數據庫管理系統、用戶及其應用程序、數據庫管理員，而組成有高度組織的總體。數據庫系統是以最小的冗余度和較高的數據獨立性，管理系統中大量、持久、可靠、共享的數據，并能提供數據安全性、完整性。
二、存儲及輸出設備
（一）存儲設備與存儲載體
電子檔案管理，主要技術工作包括信息的收集、整理、存儲和提供利用等。信息處理所依賴的數據庫系統裝入電子計算機及信息數據的存儲，都需要相應的電子計算機設備和存儲載體。
（二）數據輸出設備
信息數據的利用需要相應的輸出設備。作為早期電子計算機系統的輸出設備主要是：
終端是通過通信信道發送和接收數據的裝置，以聯機方式工作。通常由一個鍵盤和一個顯示裝置所組成。打印機是將電子計算機輸出的信息以字符形式在紙上打印出來的裝置。常用的有針式機械打印機、噴墨式打印機、激光打印機等。
（三）軟件與程序
軟件、即電子計算機系統中使用的各種程序和文檔。各種電子計算機程序可被自動轉換成代碼化指令序列和符號化指令序列或符號化語句序列。文檔是用自然語言或形式化語言編寫的文字資料和圖表，用來描述程序的內容、組成、設計、功能格式、開況、測試結果及使用方法，如程序設計說明書、流程圖、用戶手冊等。軟件又可區分為系統軟件、支撐軟件和應用軟件。系統軟件是指支持程序一并運行的操作系統、數據庫管理系統等；支撐軟件是作為程序開發的工具，僅提供支持服務，不參與程序的運行，如文本編輯程序、屏幕編輯程序；應用軟件是為了解決某一特定的應用問題而專門編制的用戶程序。
1.操作系統
軟件中最重要的是操作系統，它是對電子計算機硬件和軟件資源進行管理和控制的程序集合，也是用戶和電子計算機系統的接口。在電子計算機系統中是用操作系統統一管理電子計算機的全部資源，合理組織電子計算機的工作流程，為用戶提供方便靈活的操作；任何用戶都是通過操作系統來使用電子計算機，各種系統程序和應用程序都是在操作系統控制下運行。根據系統所管理的資源不同以及提供服務方式的差別，大致分成多道處理操作系統、分時操作系統、實對操作系統、網絡操作系統和分布式操作系統等五類。電子計算機同時為幾個用戶使用，用戶只要把程序、數據以及作業說明書交給操作員，由操作員把許多作業成批地輸入電子計算機，由操作系統逐個處理，稱為多道批處理方式。允許多用戶同時通過各自的終端與電子計算機交流，隨時修改測試程序，控制作業的進行，而每個用戶感覺不到別人同時使用計算機.稱為分時方式。對外部輸入的信息在規定時間內能處理完并做出反映，這個規定時間的長短，由實際控制對象決定，稱為實時方式。當用來管理計算機網絡上的多個電子計算機資源，它們之間的通信都要按照協議規定進行，稱為網絡方式。由多個處理機結合構成具有并行和同步功能的電子計算機操作系統，各個處理機可以進行分布計算，再協同完成一項任務，稱為分布方式。不論那一類方式的操作系統，從資源管理的觀點出發，它們都具有處理機管理、存儲管理、文件管理和設備管理等基本功能模塊。
2.應用程序
【關鍵詞】檔案管理系統軟件 實際應用 困惑與思考 分析
檔案管理軟件的主要涵蓋行文管理、收文管理、檔案管理、合同管理、用戶管理、查詢管理、系統維護等七各方面的內容。檔案管理軟件具備打印格式，可進行自定義打印模式。同時，能設定為網絡版，完成廣域網或局域網多臺計算機數據庫的資源共享，給檔案管理工作帶來了許多的便捷[1]。
一、實際應用過程中檔案管理系統軟件存在的問題
通過改革開放以來的發展，現階段我國檔案管理軟件的開發和利用不斷地革新化，已經慢慢地邁入成熟。對于電子文件管理的方式、標準、方法、規范等實際內容的探索，同時也不斷提升化，已初步完成各行各業的滲透和廣泛應用，包括社會經濟、政治、科研、文化、生產等行業當中，進而推動整個檔案信息管理的進步，有利于各企業單位的運營和服務[2]。
（一）本單位經歷的階段
于檔案管理操作當中，因檔案管理系統于我國發展時間段相較于西方發達國家仍然屬于較為落后的狀況，同時我國缺乏一套完善的檔案管理機制，導致許多企業于檔案管理過程中缺乏統籌規劃。現以本單位的檔案管理情況進行分析，本單位的檔案管理信息系統建設一共經歷了兩個階段的改革：1.計算機普遍使用于辦公之時，我們開始嘗試使用超星檔案管理軟件，花費半年多的時間才實現所有工程檔案的數字化和改革化，完成了電子檔案為輔和傳統檔案為主的檔案管理，該雙管齊下的管理方法能有效地幫助系統化。2.現階段我們使用SEAS系統軟件進行管理，已完成檔案數據的導入、錄入、刪除、導出、修改、檢索、打印、統計、銷毀、鑒定、組卷、版本管理等，使檔案管理工作達到了數字化、信息化、智能化與網絡化的層次。
（二）檔案管理系統軟件存在的問題
根據工作過程中進行經驗性總結，檔案管理系統軟件存在的問題主要歸為幾個方面的內容：1.于檔案管理系統軟件的開發和利用得不到整體的了解，單位內部管理缺乏一個統籌兼顧的方法，造成初期開發各項系統內容無法兼容，誘發系統軟件的二次開發，亦或者造成需更換開發商以及軟件。2.因本單位應用檔案管理系統的初期，了解內容并不透徹，于軟件開發操作當中對開發商限定文件掃描格式和數據庫格式等問題并沒有較深的認識，由于開發商針對系統軟件的后期升級維護服務的捆綁需要額外的費用收取，才能進行系統的升級，導致檔案管理軟件后期的升級維護未到位，亦或者開放商的維護資費收取較高，造成單位需更換管理軟件[3]。3.檔案管理軟件出現信息數據未能利用與共享的威脅。由于各個開發商于軟件開發操作中，針對其內部的文件格式和數據庫格式實施了特殊的設定，造成各數據庫相互間未能實現資源共享，不能較好的導出和導入所需訊息的數據，倘若實施數據信息的整合，將能進行大面積的重數據加工或者復性錄入[4]。4.為檔案管理更好地構造本單位服務，單位也曾嘗試許多套檔案管理系統軟件，但由于軟件與系統之間的兼容問題或者維護費問題，均導致之前使用的系統軟件停止應用，造成單位原有數據丟失而無法檢索，增加了信息資料以及檔案管理系統的管理難題。
二、檔案管理系統軟件實際使用中的思考
對于現階段檔案管理系統軟件出現的問題，本文將綜合個人工作經驗進行深思，然后提出幾個方面的建議，進而加強檔案管理系統軟件的開發與應用。
（一）加強管理工作的風險評估
由于市場經濟的發展，市面上出現了許多電子文件管理，各式各樣的檔案管理系統平臺慢慢地被大面積使用。現階段，處理各類檔案管理系統軟件對于信息安全也日趨急迫，所以需在全國區域進行電子文件風險評估，解決電子文件于安全和保密、保存和使用、安全效率和安全成本等方面的關系，探究科學合理的檔案管理系統軟件，促進檔案管理系統軟件之間的相互溝通和聯系，完善電子文件的安全保障、資源整合和證據保全工作，共同推進整個檔案管理系統軟件的應用，進而促進社會經濟的發展。
（二）完善檔案管理工作
由于世界上第一臺計算機被研究出來，加快了現代化的發展步伐，隨著計算機信息化的不斷加深，電子檔案的長時期存貯、集合利用以及有效管理等將組合成檔案管理工作。電子文件的管理需根據我國經濟發展的戰略實施，各個企業單位需著眼國家的各個層面，準確地了解到電子檔案管理工作的重要性，于檔案管理工作過程中，將電子檔案管理工作當做為一個現代化管理建設工作執行，調節各個電子文件管理和檔案信息化建設、電子政務建設以及數字檔案館建設的聯系，完善各類管理機制[5]。
（三）提高檔案管理系統軟件的規劃
檔案管理工作屬于一種長時間的系統性、難度大、復雜性的工作，其具備非常重要的歷史意義和歷史價值。我國的檔案管理系統需要全國各區域或者行業的檔案部門主動參與，積推進整個社會的檔案管理工作，并且必須與國家相關部門相互調節合作，將國家檔案館作為核心店，構成一個系統的網絡服務的集中管理與電子文件集合管理的方式。此外，需經國家檔案館進行實際管理與調節全國范圍內的電子文件管理系統，將其形成一個完善的信息數據網絡，統籌規劃檔案管理系統軟件的開發利用，進一步執行標準化和系統化的戰略方式，強調和諧統一管理，增強系統相通、格式統一、資料共享，防止混亂的管理情況出現。從基礎中有效地管理各地區企業的電子文件工作，避免低水平和重復建設的局面出現，明確提升檔案管理的經濟效益，降低資源的大量耗費，降低企業單位于檔案管理工作中的強度。
（四）減少檔案管理系統軟件的成本
檔案管理系統軟件的成本控制屬于檔案管理工作的重要內容，其能更好的促進檔案管理系統軟件的開放和應用，推動整個檔案管理工作的發展步伐。據調查發現，隨著生活和互聯網的聯系不斷加深，網上的各種威脅則不斷提升，例如：熊貓燒香、木馬病毒、蠕蟲等。因此，網絡上出現了各種修復系統漏洞、打擊木馬、殺毒的軟件，由于應用成本問題，許多軟件需不能解決網絡的安全的威脅。而奇虎公司開發的免費“360”安全類上網輔助工具軟件后，得到了迅速的普及和推廣，導致全國范圍內的電腦網絡減少了惡意的攻擊，降低了病毒入侵的概率。
隨著現代化科學技術的進步，各類資料檔案屬于無形的財產，屬于社會、國家和個人的財富。由于國家對各方面的改革創新，全面推動了電子文件的法制化、規范化和科學化的發展。因此，也許把各方面的信息資源以及優勢綜合起來，促使完善和健全各類系統功能作用，降低檔案管理工作的風險[6]。
參考文獻：
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【關鍵詞】檔案管理；電子信息化；管理模式
一、新時代下發展檔案管理電子信息化的必然性
電子信息化模式下的技術發展改變了傳統的檔案管理模式，互聯網時代有大量的辦公軟件被開發出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進行的工作方便快捷，準確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統管理方式。新的電子信息化的管理模式已經成為了新時代信息管理的主要模式。
二、電子信息化下的新檔案管理模式的優勢
計算機是互聯網時代必不可少的生產力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機，可以使檔案變為數字形式，即快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統檔案管理模式優勢極大。
（一）檔案的共享與辦公自動化
在全社會進入辦公自動化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統可以輕松與檔案管理系統對接，實現資源實時共享，信息一體化，同時，檔案的歸檔也可以實時進行，實現檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發展，增加了工作效率。
（二）更快的檢索檔案
電子信息化最大的優勢，便是效率。傳統的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時間上，也表現在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準確，極難出現錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時，也減少了工作人員的負擔。
（三）時效性和管理效率
傳統檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產生到使用精確迅捷。因為減少了大量人工操作環節，利用檔案管理系統實現了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質量。
（四）簡化了管理流程，加大了信息存儲能力
檔案管理工作是一項非常復雜的工作，涉及到許多方面，傳統的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經過反復整理和查閱在復雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時效性差，也浪費了大量時間。在檔案進行存儲的時候，也會因為傳統檔案管理系統的復制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統，可以高效精準的查閱和錄入資料。并且因為電子信息化的檔案管理系統讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統當中。
（五）優秀的存儲媒介
傳統的檔案管理的存儲媒介大都是紙質的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉移的問題。容易出現火災或自然災害后檔案丟失的現象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲體積小，重量輕，發生災害時易轉移。即使是水浸或者被切割，也有技術手段可以修復。而且可以利用互聯網進行備份，資料很難丟失。
三、電子信息化下檔案管理的新職責
（一）收集信息
借助計算機系統為載體，收集需要的信息錄入網絡，存儲電子檔案。完成建立網絡電子檔案的工作，建立檔案的信息庫，形成移動檔案庫。
（二）整理信息
在收集電子檔案的時候，將收集到的檔案進行整理，進行編號，進行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。
（三）系統維護
在檔案管理的計算機系統當中，硬件問題較少出現但出現后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經常調試，有專業人員維護，以此保持檔案管理系統的高效運轉。
（四）對檔案信息系統的保密
保密工作，一部分是因為隱私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統的保密性十分重要。
（五）增加利用環節效率
利用環節是檔案管理中的根本環節，利用電子信息化系統，可以使檔案管理與互聯網結合起來，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式。總而言之，在當今社會互聯網的沖擊下，傳統的檔案管理已經難以跟上時代，互聯網在給其巨大幫助的同時也對傳統檔案管理提出了新的要求。復雜多樣且難度較大的檔案管理系統肯定會被電子信息化的檔案管理系統所取代。所以，建立電子信息化的檔案系統是新時代下的必然趨勢。而順應趨勢，建立新的順應時代的電子信息化的檔案管理系統是我們行業貢獻社會的職責及必然要求。
一、我校電子圖片檔案管理現狀
隨著經濟發展和教育普及，高校學生的人數逐年增多，面對龐大的學生人數和教職工人數，各高校檔案管理系統存在一定問題。目前，我國高校檔案管理系統存在以下問題，具體情況如下:①工作量大:高校檔案管理所處環境較為特殊，每年都會面臨著大量學生進校和畢業，這就意味著學生數據需隨時進行變動，因此高校檔案管理系統會存在數量大，變動頻繁目_復雜等難點，加上檔案管理系統應用時需配用大量專業人員對系統進行維護和應用，這對學校都是來說必不可少的巨額開支;②電子信息化應用程度及范圍較低:目前，各大高校仍以紙質檔案為儲備學生數據的主要方式，電子管理系統僅被簡單應用于學生信息檢索、交換、備份等低級功能上，電子檔案管理應用仍處于初級階段，未達到充分使用的層次;③檔案管理操作無一定標準綱領:因各個高校的實際情況不同，其管理系統也各不相同，因此各高校所設定的制度和規范也存在一定差異，因此各檔案管理系統大不相同，急需規定范圍，形成統一規范;④檔案管理在各高校中地位普遍較低:目前檔案工作在學校的地位普遍較低，在學校機構改革中，不少檔案的地位又被削弱，只看到其服務功能，而忽視了其行政協調、監督指導的職能。
二、我校電子圖片檔案管理系統分析
電子圖檔管理系統能夠自動、實時、完整、準確的收集歸檔CAD電子文件，對收集歸檔的電子文件施行有效的管理和控制，實現CAD電子文件從設計、打印、收集歸檔、統計、在線瀏覽圖形、檢索借閱、文件管理等全過程的信息化管理圖。在高校電子圖片檔案管理系統中，圖片在歸檔的過程中應包含管理信息、內容信息、屬性信息和歸檔信息4個方面的內容。管理信息應當包括存放地點、保管期限等等;內容信息包括文字說明、拍攝者、拍攝口期等等;屬性信息應當包括圖片類型、分辨率等等;歸檔信息包括歸檔人、歸檔日期等等。
三、高校電子圖片管理系統的應用
1.電子圖片檔案具有的優點
①操作過程簡便，能夠極方便的對其進行增加、刪除、修改等操作，且進行修改后并不會留下修改痕跡，有效保證整個檔案頁面完整、整潔;②資源傳輸方便快捷，能夠實現資源的共享。在現實的閱讀過程中，若是紙質檔案就只能提供給能夠接觸該紙質檔案的人進行閱讀，而針對電子圖片的管理檔案，由于此類電子檔案是由計算機以及網絡技術進行處理的，因此能夠避免受到該限制，擺脫紙質檔案在時間以及空間上存在的制約;③不會占用較大的存儲空間，紙質文件數量會不斷增長，但實際的存儲空間確實有限的，兩者之間一直以來都存在著激烈的矛盾，但若使用電子圖片檔案進行管理，電子檔案不會占用較多的空間，便能很好的將矛盾有效解決;④文件進行復制的過程中，電子文件能夠有效避免信息和數據的丟失。由于在實際操作中，紙質文件進行復制或是縮微品進行拷貝時，經常會導致清晰度的下降、畸變、信息的丟失等等問題，與電子圖片檔案進行比較，紙質文件具有較大的不足之處。因為電子圖片檔案進行復制時，由于信息處理過程是信息化的，極少出現該類問題，因此電子檔案在文件進行復制和拷貝的過程中，更能避免文件信息、內容、數據等的丟失和缺損。
2.電子圖片檔案缺點
首先是其儲存的安全性，安全性對于系統的正常運行和內部資料的保密極為重要，電子檔案采用的錄入方法完全相同，各文件之間差異性較小，特征性較差，因此文件一旦受到侵害則不易被發現;其次技術支持不全面，電子檔案的特殊性使文件的保管條件和保管期限等存在局限性，需重視解決;最后高校的檔案管理人員專業知識掌握程度較低，不能完全掌控檔案管理的相關工作，為其應用帶來極大影響。
3.解決措施
針對以上系統在我校應用時存在的問題進行總結并采取相應措施，具體如下:①規范化原則:是電子圖檔應用中的重要原則，我校要制定規范、嚴格、科學、合理的管理制度，以便系統正常運行，同時我校的原有檔案的數據化工作應按特定規格進行，確保其真實性;②確保檔案的安全:由于電子圖片檔案能在不同載體上進行相互轉換，雖能保證圖片的真實性，但不能保證其原始性，因此，我校的檔案管理人員應詳細了解計算機功能以便對檔案系統進行全面維護;③加強控制和管理工作:首先要對權限關系進行劃分，分級管理，避免越級管理;其次是加強拷貝的嚴密性，使用者在使用權限后，系統要對使用者得到的信息進行及時拷貝，以便查詢，最后是加強安全措施，保證系統的使用安全;④加強人才隊伍建設:我校現存系統技術人員較少，目_水平較低，大多只會使用電子圖片檔案的簡單功能，我校要加強對相關人員的技術培養，定期學習，以便更好地使用系統，為我校學生及教職工服務。
【關鍵詞】會計檔案管理金融系統應用
一、會計檔案管理系統
會計檔案管理系統是通過掃描儀的掃描，將紙質的會計檔案轉化成電子式的會計檔案，然后再用OCR技術將會計檔案的電子化影像建立精確的索引，實現檔案的電子化，最后采用容量大的存儲設備對會計電子檔案進行長久的保存。
借助現代的網絡技術，可以將會計檔案的信息進行分享，提高會計檔案保管與其他環節的工作效率。比如，會計檔案管理系統還可以根據實際的需要，提取相關的管理數據，然后對其進行加工、處理、生成有關管理信息。
二、會計檔案管理系統中與金融系統有關的兩個特點
2.1形成過程的嚴密性
每一項經濟業務的發生，都是要取得憑證的。會計人員在接到原始憑證的時候，要對其合法性、真實性、合理性進行一系列的審核，并根據原始憑證填制記賬憑證，在根據原始憑證和記賬憑證來登記賬簿，接著是根據賬簿來定期地在銷存軟件中形成了有機整體，所以說，會計檔案的形成過程是十分的嚴密的，會計檔案管理系嚴密性遠遠超過了其他的一般的管理系統。
2.2記載事物的連續性強
資金的運轉是一個無休止的過程，她的具體的內容的表現形式是多種多樣的。會計為了完整地反映和監督資金的運轉全貌，必須系統、連續地予以記錄、計算、分析和評價。所以，會計工作中所產生的會計檔案本身就具有連續性，從會計憑證到會計賬簿，再到進銷軟件中的財務報表，時間上依次連接，內容上組成了一個連續不斷的整體。
三、什么是金融系統
金融管理系統是關于資金流動、集中和分配的一個綜合體系。是一個由連接資金盈余者和資金短缺者的金融市場和金融中介機構一起構成的有機體。廣泛被家庭、公司、政府為了執行金融決策而使用的機構，囊括了股票、證券和債券的市場，當然還涵蓋了保險公司和金融中介機構。金融系統的資金是通過金融系統從資金盈余者流向資金短缺者的。
四、會計檔案管理系統在金融系統中的應用
（1）在金融系統建設中，要形成的文件數量是很多的，而且系統建設必備文件又不是同于一般的技術文件。在系統建設的每一個階段，為了總結和協調的需要，要產生很多詳細的技術文件，而且還得在這些文件的基礎上總結系統建設的每一個階段的必備文件。（2）著眼于成本差異分析的傳統管理會計理論已經不能適應新時代的經濟環境，金融系統決策者所要考慮的不僅是數據化的指標核定，更加需要著眼于成本的分析與執行者行為的結合。金融系統的性質決定了它是一個盈利性的系統，通過資金的安全性、流動性和效益型的三者結合，實現凈利潤的最大化。膨脹不斷的經濟使業務和會計信息量大大增加，所以，會計檔案管理系統變成了金融系統內部管理機制首要選擇。（3）會計檔案管理系統具有用戶管理的功能，可以實現對系統管理用戶的維護，比如說是新增系統用戶，對系統用戶信息進行修改過著刪除，這些都是可以用在金融系統上面的，金融系統是一個中介機構，里面有證券、債券、保險等的市場，設計道德用戶也是很多的，所以在這一點上，利用會計檔案系統的用戶管理功能可以對金融系統里面的大批量的用戶信息進行保護。（4）機構維護也是會計檔案管理系統的一個不可忽視的作用。它可以讓用戶按照ABIS中的機構隸屬關系，從而來進行增加機構的操作，或者是用于機構信息的修改以及機構撤并后機構的刪除和隸屬關系變更后的維護。（5）會計檔案管理系統可以提供一定的統計功能，便于管理。用戶可以根據范圍、檔案的種類或者是保管的狀態對會計檔案進行統計，計算出檔案的記錄數。而金融系統里面是有資金盈余者的資金流向資金短缺者的一方，中途肯定時候金額的交易，那么利用窺覬檔案管理系統的統計功能可以更為清楚地記載交易的數量和情況。
五、結語
本文大概講述了會計檔案管理系統在金融系統中的應用，只有將會計檔案好、管理系統的功能和優點真正運用到金融系統當中，才能真正地發揮其作用。
參考文獻
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當前，我國已將電子政務建設作為今后一個時期國家信息化的重點，這為檔案管理信息化的發展提供了極好的機遇。但是必須看到，檔案管理信息化不單純是工程項目，它是檔案管理不斷創新的過程，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，檔案管理信息化仍面臨著諸多困難和挑戰，任重道遠。
創新與安全的矛盾
由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術與管理制度。近代檔案學已經是一門完善的、體系嚴密的科學。雖然檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰。
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務院辦公廳的檔案管理系統就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。
檔案管理系統向深層應用發展時，會出現與其它應用系統整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統的設計復雜化。采取管理創新和合理技術是檔案管理與其它信息系統整合的可行的解決方案。
標準化、法制化的挑戰
在我國，檔案管理信息范的標準化程度相對比較低，造成應用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點:
一是管理體制、管理方式不同，難于實現標準化。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。
二是在具體管理細節上，各級政府和政府各機構間，缺少必要的協調機制，使本來能夠實現標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協共用的、相對統一的檔案分類主題詞表都很難提出。
三是信息技術飛速發展造成的應用技術體系不斷升級、換代，標準不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風險，加大了投入和建設難度。例如，每次存儲介質的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經數字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數據的兩難境地。
四是關于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據，造成大量檔案因密級問題無法發揮其應有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據等方面都還是空白。標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發展進程，造成大量低水平的重復建設；相關法律的滯后則令計算機檔案管理系統只能停留在輔助管理的位置上無法繼續向前發展。
電子政務的更高要求
當前，我國正在加緊實施電子政務建設。值得注意的是，電子政務并不完全是過去OA、信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。利用計算機開展OA應用早已有之，亦發揮了很大的作用。但電子政務的鮮明時代特征表現在兩個方面。
一方面電子政務系統構建在國際互聯網平臺上，因而能夠直接為社會和公眾提供服務，履行政府職能。這改變了以往的OA系統，由于建立在政府專用網絡上，只能為自身業務服務的應用目標，使政府實現了直接通過計算機網絡為社會、公眾服務的更高層應用目標。
另一方面應用于互聯網上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術得到廣泛應用。這構建了在互聯網上的最基本的電子信任體系，在網上進行有關社會活動便有了可信的安全保障。正因為如此，國際上電子政府建設成為新一輪公共行政管理改革的標志，使推進電子政務成為政府管理領域里不可避免的一場深刻的革命。
推進電子政務必將邁向電子政府。從這個意義出發，今后開展政府檔案管理信息化建設應更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。在政府檔案管理信息化建設上確實需要創新。
從跨國企業人力資源管理上看，人才檔案的管理與應用已經實現了信息網絡化。美國9.11事件發生后，不少大公司的資料、檔案信息系統雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數據備份系統和災難恢復系統的支持下，業務全面恢復。說明當前檔案管理系統已經發展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰地建設，不從中總結經驗，接受教訓，就不可能加速這項建設的進度，就會事倍功半，還會給國家造成巨額浪費。
電子政務建設中的檔案管理系統必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發，構建檔案管理系統。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統建設至少需要考慮增加以下任務并及時部署。一是應用信息安全基礎設施——PKI/CA，建立可信任和可授權的應用系統。在互聯網條件下，電子檔案的應用和管理需要電子證書以規范權限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數據備份、事故應急響應和災難恢復系統的建立。電子文檔和數據是所有信息化建設投資最終獲得的幾乎唯一的回報，是極寶貴的數據資源。我們應該以全新的理念、審慎嚴密的措施、科學的方法，從建設之初就構建電子檔案堅固的安全屏障。
新形勢下的基本策略
必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設應該按照國家電子政務建設的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設的出發點和目標，除了自身建設任務外，還應推動國家電子政務建設。因為，電子政務的實施將帶來政府管理創新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現只有各種電子政務建設共同發展才能真正實現電子政務的情況。所以，新形勢下搞好電子政務建設需要采取一系列重要策絡。實踐經驗表明以下策略十分重要。
1、積極納入國家信息化領導、協調機制。所有電子政務建設都應當自覺納入國家信息化領導小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務成敗的關鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應在國家的統一領導、協調下構建和應用。
2、與時俱進，觀念創新。在推進電子政務建設中，采用信息技術引發的工作方式、管理方法的變化將會層出不窮，必須創新才能解決這些問題。例如政府文檔數據備份問題，可以毫不夸大地說，我國政府機構信息系統中還幾乎沒有符合嚴格意義的數據備份系統，數據安全性十分脆弱。但是要求每個政府機構都建立復雜、昂貴的數據備份系統是不可能的。采用市場的方法可以解決企業和相當一部分機構的問題。但是黨政等重要機構如何解決值得很好地研究。這就要求我國各有關機構必須結合國情，從實際出發，轉變觀念，從管理理念、管理制度、機構職能等方面全面創新。
信息化產生的一些問題，可能現行各有關部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創新。在電子政務建設中，我們的許多機構有可能通過分析、研究，從拓展業務工作的范圍出發，主動承擔起新職能。或者在國家有關主管部門協調下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級政府的文檔數據備份中心，在電子政務建設中發揮重大作用。
3、遵循標準，推進標準，加強法律建設。在檔案管理系統建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。曾有過高層政府機關，采用僅憑經驗管理檔案的方法，連續數十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。
采用標準意味著系統性的進步，對信息系統的長遠發展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如電子檔案的標準，不但涉及數據格式，還將涉及運行環境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應積極創造條件，早日實現。這是檔案管理信息化建設健康發展的根本保證。
一、辦公自動化系統和檔案管理系統對接的必要性
高校電子文件主要來源就是辦公自動化系統，但是電子文件的多樣多樣性、易更改性、結構的復雜性和對系統依賴性等一些特殊性，使得在對電子文件的管理方面出現了許多不規范的現象。當前，將OA系統與檔案管理流程能夠統一起來不多，特別是早期兩個系統各自發展，許多公司開發的是各自獨立的OA系統和檔案管理系統，很少統一設計，統一建設。辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，各自為政，電子文件到了歸檔這一步，其原始性、產生的過程、保密性都不能達到檔案管理歸檔要求，導致很多信息的檔案化處理仍然處于手工工作階段，無法實現OA系統數據庫和檔案信息數據庫的共享。所以連接好OA系統和檔案管理能夠通過網絡對電子類的文件進行系統、科學的保持以及記錄，在及時快速的對電子文檔保存、歸檔，保持所有文件的真實性和完整性，使得原始的電子文件不會無緣無故丟失。
二、高校OA系統與檔案信息管理一體化建設需求分析
1.全文對接需求。將OA里的文檔對應掛接到檔案系統目錄的“全文”。“全文”包括每一次登記的文件的正文的簽發稿（或者傳閱登記表）、正本及相關附件和文件的背景信息（流轉信息、簽轉意見等）以及辦理情況文檔上傳的附件。
2.協同辦公管理需求。通過一體化管理的相關處理可以對OA中的已有數據信息進行提取和重新組合，達到相關規則的要求之后重新生成有用的數據，從而減少冗余操作，提高檔案管理工作的效率和質量，同時也體現信息化校園建設優化設置的目的。在歸檔紙質版資料的打印方面，文件管理員可以直接在OA打印傳閱表或者簽發表、正文所有附件內容、文件辦理情況文檔。打印的效果要求公文涉及的紅頭和落款公章以及領導簽名跟原版保持不變。
3.穩定性和安全性需求。在數據的轉換和傳輸過程中，必須保證OA系統和檔案信息管理系統的穩定性和系統中數據的安全性，既確保兩系統原有數據的安全，不影響原有數據庫的正常工作，又能保證數據傳輸過程中的安全，確保公文信息的準確性，不影響檔案工作的根本屬性。
三、辦公自動化系統與檔案管理系統對接的方法與措施
1.以“文件生命周期理論”作為OA環境中文件與檔案流程設計的指導理論。“文件生命周期理論”是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程、研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件―檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。它試圖使文件的整個生命運動過程都得到全貌控制，實現文件管理的高效化，因此也是指導文件―檔案全過程管理的基本理論。事實上，文件與檔案都是文件在生命周期中的某個階段的表現形式，文書流轉和形成檔案的過程中，有許多重復信息和操作環節。文件生命周期理論符合現實工作中對文件和檔案的一體化管理，使OA環境中的文件與檔案管理流程，得到重新組合設計，使辦公信息流得到完整銜接，也保留了文件產生的完整、清晰的過程，有助于提高檔案的完整性和檢索率，充分提高學校檔案資源充分開發和利用的綜合能力，實現了檔案的資源共享最大化。
2.規劃設計一套完善的文件與檔案管理流程。對于學校的電子文件，其數量非常巨大，有關于學生的，有老師教學的，有行政辦公的等等，所以這些文章在各個部門都以不同的形式被管理著，很多都毫無規范，所以對如此雜亂的文件進行整理歸檔很重要。從電子文件的形成、鑒定到保管、利用等每個環節，以制度、工作流程以及各督辦環節建立起一套完整的體系，而且要責任到人，互相制約，進行有效的監督。當中最重要的就是制定好適合本單位使用、具體的可操作的電子文件歸檔與管理標準。在設計辦公自動化系統與檔案管理系統對接，將OA里的文檔對應掛接到檔案系統目錄的“全文”里，“全文”包括每一次登記的文件的正文的簽發稿、傳閱登記表等，正本及相關附件和文件的背景信息（流轉信息、簽轉意見等）以及辦理情況文檔上傳的附件）。文件在OA系統里流轉完畢后的數據對接檔案管理系統，要抓住以下兩個重點：一是OA系統流轉后，文件本身以及產生過程的數據要完整地轉入到檔案管理系統中，并能夠對著相應字段，放到不同的檔案類型及其相應數據項位置上，實現文檔一體化管理的功能。如所有辦公室形成的公文及其產生過程中擬文、修改、審核、會簽、簽發等等有關數據項共同歸置于行政類的檔案及其相應的位置上，而教務處形成的教學各類文件及二級院系數據項則在教學類檔案及其相應的位置上。二是要將相應的正文完整地轉入到檔案管理系統中。所有OA系統中的應歸檔文件的每一條具有上述數據內容的記錄，都應按排列次序由OA系統自動生成歸檔數據文件，要包括年度、文號、題名、責任者、正文內容、保管期限、案卷號、部門、附件等，就可以將OA系統產生文件及其相關數據實時轉入到檔案系統。
在當前網絡環境下，隨著我國高校的擴招，高校辦學規模不斷擴大，高校檔案管理也隨之變得復雜起來。原有的傳統意義上的檔案管理在如今環境下影響了檔案管理的工作效率的進一步提高。在這樣的背景下，經過大量的調查研究、實際考察，初步實現網絡環境下高校檔案管理系統設計與實現。本文首先對高校檔案管理系統進行分析，查出現有系統存在的不足，提出網絡環境下高校檔案管理系統的目標系統；其次是網絡環境下高校檔案管理系統的設計，功能設計和模塊設計；最后通過測試，檢驗系統設計的合理性和實際運行的效果。
【關鍵詞】
網絡環境；高校檔案管理系統；網絡管理
在當前網絡環境下，隨著我國高校的擴招，高校辦學規模不斷擴大，高校檔案管理也隨之變得復雜起來。原有的傳統意義上的檔案管理在如今環境下影響了檔案管理工作效率的進一步提高。在這樣的背景下，經過大量的調查研究、實際考察，初步實現網絡環境下高校檔案管理系統的設計與實現。
一、當前我國高校檔案管理系統的現狀
我國很多高校檔案管理已經實現了大量數據檔案信息數字化，在保護檔案、提高檔案利用效率上有了很大進步，但這些基本上都是使用獨立數字化系統實現的，并沒有與現有檔案管理系統相結合，這在一定程度上給檔案檢索利用有效管理帶來了一定限制。近些年來，很多高校還在使用上一代甚至是上幾代檔案管理系統，相比網絡環境下其他信息系統建設，檔案管理系統還存在很大不足，其主要表現在以下幾個方面：1.管理范圍窄：多數高校檔案管理系統對于檔案信息管理只是實現到了目錄級別，對于電子信息檔案文件無法很好地進行有效管理，歸檔功能實際上只是單純數據錄入。2.維護成本高：高校檔案管理系統大多使用C／S模式應用系統，需要安裝專用客戶端應用軟件，對于軟件硬件環境要求比較多，在很大程度上依賴操作系統版本，一旦用戶計算機出現軟件硬件故障，就極有可能需要重新安裝操作系統，這樣維護工作量和時間成本都比較高。除了以上不足之處外，有些高校檔案管理系統還存在權限沖突問題、檢索功能不足等一系列問題，這些都需要我們在設計高校檔案管理系統時重點注意。
二、網絡環境下高校檔案管理系統的設計
在具體設計中，主要采用面向對象和面向過程相結合的設計方法。首先，將系統分解為若干個具有某種聯系組成功能模塊。其次，對每一個功能模塊采用面向對象設計的方法，以數據為中心進行程序設計。
（一）功能模塊劃分。高校檔案管理系統設計過程中，一般采用“上下結合、分級編制、逐級匯總”程序進行。最大限度使程序和數據相對獨立，應用軟件與計算機硬件相對獨立，以便于系統擴充和檔案信息資源共享，也便于系統移植。通過分析，我們預計將網絡環境下高校檔案管理系統劃分為以下幾個功能模塊：系統初始化、數據錄入、數據查詢、數據統計、數據打印、借閱管理、成績交流、系統維護及幫助等功能。
（二）數據庫設計。高校檔案管理系統模塊劃分以后，需要將各種存放數據類型進行分析分類，各類數據的結構形式需要轉換為適合于管理系統所依賴計算機存儲數據結構，這就是我們所說的數據庫設計。數據庫設計是整個系統數據處理成功的重要保障。在整個數據庫設計中，既要遵循數據庫設計原則，又要考慮數據庫需要的數據處理平臺，還要重點研究數據庫的安全性。由于數據庫中存放著檔案管理中的大量數據，在網絡環境下數據庫為許多用戶直接共享信息資源，所以安全性問題尤為重要。
三、網絡環境下高校檔案管理系統的實現
在系統進入實踐測試階段，高校應該根據自身實際情況、獨特系統要求來制定系統數據結構，這樣各個高校可以制定具有自身特色的檔案管理系統，其中包括編輯目錄格式和報表打印。檔案分類要在國家對檔案分類要求原則之下有序完成。檔案管理系統要支持多媒體對數據的管理以及對數據存儲，例如圖像數據的壓縮處理與存儲，各類電子文檔存儲等。就網絡環境下高校檔案管理系統的功能來說，特點：第一，要符合高校檔案管理的流程，信息輸入輸出要求的多樣性，用戶界面清晰。第二，用戶要采用分級管理的模式，設置訪問權限，來保證數據庫的安全。第三，檔案信息數據查詢要有多樣性，因為數據分類的多樣性，要求系統的輸入輸出具有靈活性，這樣有利于保證系統管理的正常有序的運行。
四、結語
在當前網絡形勢下，采用高效檔案管理系統對檔案信息進行管理，一方面可以進一步提高工作效率，另一方面也可以實現檔案的長久保存、統計和查詢，有利于發現檔案信息中有價值的信息，有利于為重大決策提供數據支持。在網絡環境下高校檔案管理系統的實現會為我國高校檔案管理水平的提高做出貢獻。
作者：姚樹靜 單位：山東廣播電視大學
【參考文獻】
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隨著計算機技術的飛速發展，計算機在企事業單位管理中應用的普及，利用計算機實現企事業單位人事管理勢在必行。人事檔案是企事業單位人事管理制度的一項重要工作，它是個人身份、學歷、資歷等方面的資料留檔，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據，針對其重要性，開發了《人事檔案管理系統》，實現了關于檔案的借閱、查詢、歸還等一系列工作的電子化管理。
【關鍵詞】人事檔案 管理制度 電子化 紙質檔案
1 人事檔案管理的目的和意義
進入二十一世紀，社會生產力迅速發展，科學技術突飛猛進，人們對信息的認識不斷提高，各種管理的信息量日益增長，對信息的處理要求越來越高，致使傳統的紙質、手工等信息處理手段和方法，遠遠滿足不了現代管理的需要。
為切實減輕人資部工作壓力，人資部要求對全局約9000人員的檔案信息實現檔案無紙化管理，自動記錄各種查閱、借閱、歸還、專遞信息。借助現代信息技術和管理理論，建立企業信息管理系統是每個企業的重要趨勢，在企業管理中，人力資源是企業最寶貴的資源，也是企業的“生命線”，因此人事管理是企業計算機信息系統的重要組成部分，而人事檔案管理又是人事管理的重要工作，實現電子化的人事檔案管理，可以讓人力資源管理人員從繁重瑣碎的案頭工作中解脫出來，去完成更重要的工作，人事檔案管理系統的實現可以減輕比較繁瑣的手工人事檔案管理工作。
2 人事檔案管理的實際功能
2.1 功能結構圖
如圖1所示。
2.2 用戶登錄
功能：用戶登錄人事檔案管理系統。系統啟動后，首先要做的就是用戶登錄。用戶在登錄系統后，根據分配好的權限，可以進行一定的操作。
操作：系統啟動后，要求輸入用戶的登錄名及口令，只有登錄名和口令完全正確，才能登錄人事檔案管理系統。系統會根據為用戶分配的權限，顯示對應的功能菜單，用戶可以操作該功能。
2.3 檔案管理
檔案管理模塊中有5個子模塊，包括人員建檔、檔案查閱、檔案借閱、檔案歸還以及借閱延期等功能。這些功能因管理員的權限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數據修改及刪除的權利。在這些功能里詳細的記錄了所有單位員工的資料。
檔案的電子化查閱，去年省公司已經組織將在職人員檔案進行了電子化掃描，本次制作系統時計劃將系統與掃描件進行關聯，對于簡單的檔案查閱可無需調用檔案，直接在系統中查閱復印件。
2.3.1 人員建檔
建立及維護人員檔案信息，包括增加、刪除、修改及導入檔案信息的功能。系統可以上傳掃描件，一個人員的檔案信息可以關聯多個掃描件。
2.3.2 檔案查閱
將所有人員建檔后，可以進行檔案查閱；提供靈活方便的查詢方式，實現在系統中查看掃描件的功能（可以上下翻頁查看各種電子檔案），記錄查詢人員信息，包括查詢人、查詢時間、備注信息等。
2.3.3 檔案借閱
檔案借閱與檔案查閱不同，用戶可以在電腦上查看檔案的掃描件（查閱），也可以把紙質檔案借出使用（借閱），需要記錄借閱信息，包括借閱人，借閱時間，預計歸還時間，借閱人聯系電話等。
檔案借閱除管理員賬號權限外，還需輸入借閱密碼方可進行操作。
2.3.4 檔案歸還
管理員拿到歸還的紙質檔案后，需要在系統中進行檔案歸還。先根據ERP編號，檔案號，姓名等信息查詢出借閱記錄，選中記錄進行歸還操作。需要記錄歸還時間、歸還人、備注等歸還信息，并更新檔案狀態
檔案歸還除管理員賬號權限外，還需輸入歸還密碼方可進行操作。
2.3.5 借閱延期
借出檔案逾期未還時，系統可以進行借閱延期，延期需要有負責人審批。
2.4 檔案查詢
檔案查詢模塊中有5個子模塊，包括檔案查詢、查閱記錄查詢、借閱記錄查詢、歸還記錄查詢以及借閱延期查詢等功能，分別對應檔案管理中的各個模塊。
2.4.1 檔案查詢
功能：人員檔案的快速檢索，通過姓名及編號等信息進行快速查詢。
在查詢框中輸入規定的范圍即可查到相關的人事信息，當查詢的條件填寫完畢，點擊查詢按鈕，頁面會顯示用戶所要查詢的符合條件的所有員工的資料。查出的記錄默認為員工檔案基礎信息列表方式瀏覽，雙擊表格可以顯示該員工的檔案卡片、個人簡歷等掃描資料。
2.4.2 查閱記錄查詢
功能：檔案查閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及查閱時間等信息進行快速查詢。
在查詢框中輸入查詢條件，點擊查詢按鈕，頁面會顯示符合條件的查閱記錄，雙擊查閱記錄可以進入人員檔案的詳細信息頁面，顯示被查閱的員工的詳細資料。
2.4.3 借閱記錄查詢
功能：檔案借閱記錄的快速檢索，通過姓名、編號及借閱時間等信息進行快速查詢。
2.4.4 歸還記錄查詢
功能：檔案歸還記錄的快速檢索，通過姓名、編號及歸還時間等信息進行快速查詢。
2.4.5 借閱延期查詢
功能：檔案借閱延期記錄的快速檢索，通過姓名、編號及延期時間等信息進行快速查詢。
3 結語
通過開展人事檔案管理系統的研究與應用，建立了一套科學的、先進的人事檔案管理系統，此軟件將公司約9000多名員工檔案信息納入其中，實現了以個人檔案為管理單位的電子化檔案查詢、檔案借閱、檔案歸還等功能，并在查詢、借閱、歸還等過程中自動形成記錄信息。該軟件的推廣應用簡化了工作流程，提高了工作效率和精益化管理水平。
