時間：2022-10-05 17:15:38
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇會議通知，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
用英文寫會議通知，首先要在首行寫上被通知的對象，具體應該怎么寫英文版的會議通知呢?下面小編給大家介紹關于會議通知英文范文的相關資料，希望對您有所幫助。
會議通知英文范文一To: All Managers
The next Monthly Management Meeting will be held at 10:00 a.m.on Monday, April 5, in Meeting Room A.
Following is the agenda for the meeting:
1.Purchase
of New Office Computers
2.Extension
of Summer Holidays
3.Budgetary
Control
If there are any other items you would like to be placed on the agenda, let me know by e-mail by the end of this week.
Thank you.
John Doe
會議通知英文范文二To: All Managers
The next Monthly Management Meeting, previously scheduled for Monday next week, has been rescheduled for Friday, April 9, same time, same place.
John Doe
會議通知英文范文三Notice of Annual Meeting of Shareholders
年度股東大會通知
The annual meeting of shareholders of the BeijingNew Oriental Education and Technology Group will beheld at Beijing International Club,
北京新東方教育科技集團年度股東大會將于
1 Jianguomenwai Street, in Beijing, on Monday,February 13, 2013, at 10:00am,
2013年2月13日(星期一)上午10時在北京市建國門外大街1號國際俱樂部舉行。
for the following purposes:
會議目的如下：
1)To elect a full board of 8 directors of the Group;
1)選舉集團的8人董事會;
2)To consider and act upon the appointment of independent auditors for 2013;
2)遴選并任命2013年獨立審計員;
3)To transact such other business as may properly come before the meeting.
3)處理此次大會之前可能發生的其他業務。
An oral report on the affairs of the Group will be presented at the meeting,
會上講進行關于集團事務的口頭匯報。
and an audited report of the Group's financial affairs will be available for inspection by anyqualified shareholders.
任何有資質的股東均可查閱集團財務狀況的審計報告。
By order of the Board of Directors.
一、會議通知的基本作用
會議通知是把參加會議的有關事項告知與會者的會議文書。
會議通知具有如下幾個方面的作用：一是可以傳遞有關會議的性質、內容、方式、時間、地點等基本的會議信息，以便與會者提前做好充分準備，按時赴會。二是可以借助于它來收集與會者提出的議題、對會議議程的意見、提交的論文或報告以及其他需要在會議上進行交流的文件，以便進一步完善議題與議程，審定或篩選論文、報告和其他交流性文件。三是有關人員可以用它來向會議組織者反饋與會者的有關信息，如姓名、職務、職稱與人數等，為會議的接待服務工作做好準備。四是可用它來履行相關義務。在一些法定的會議中，正式成員具有出席會議的法定權利，向他們發出會議通知，是會務工作機構的法定義務，同時也是對與會者的尊重。
二、會議通知的規范格式
會議通知的告知項目必須齊全、明確、具體。會議通知的一般結構包括標題和正文兩個部分。會議性質、規模、重要性不同，會議通知的寫法也不同。
（一）小型會議會議通知的格式
小型會議會期不長，告知事項簡單，會議通知的寫法也相對簡單一些，一般結構是：
1.標題：一般寫“會議通知”，或“關于召開×××會議的通知”，不宜只寫“通知”，甚至不寫標題。
2.正文：寫明會議的時間、地點、內容、出席（列席）人及與會的有關要求等。
（二）大型會議會議通知的格式
大型會議或重要會議會期較長，內容豐富，告知事項比較多，會議通知的寫法就相對復雜一些，一般結構是：
1.標題：通常的寫法是“×××會議通知”或“關于召開×××會議的通知”。
2.正文：通常包括開會的緣由、赴會應知事項和要求等。開會的緣由要寫明會議的原因、目的、任務；赴會應知事項要寫明會議的內容、議題、時間、地點、出席人員、報到時間、報到地點及方式、應帶材料、注意事項等，有些會議通知中還要說明代表資格、名額分配等事項。
3.說明：寫明有關的聯系方式、電話、聯系人等。對外地與會者，通知中要說明接待辦法。
三、常見會議通知的寫法
（一）政府會議通知
××市人民政府辦公廳關于召開全市審計工作暨表彰先進集體和先進個人會議的通知
（會議通知[20****]9號）
各區人民政府，市府各部門，各企事業單位：
市政府決定召開全市審計工作暨表彰先進集體和先進個人會議，現將有關事宜通知如下：
一、會議時間和地點
20****年3月10日（星期五）上午8：30在市黨政大樓會議廳報到，9：00準時開會，會期半天。
二、會議內容
傳達全國、全區審計工作會議精神，總結全市20****年審計工作，部署20****年全市審計工作，表彰先進。
三、參加會議人員
各區政府分管審計工作的副區長，各區財政局長、審計局長（由各區政府通知）；市政府各有關部門分管財務領導、財務科長及有關內審機構負責人；市屬有關企事業單位負責人、財務科長及內審機構負責人；駐市有關單位負責人及內審機構負責人（參會名單附后）。
四、其他事項
1.參加會議人員必須按要求準時參加會議，無特殊原因不得請假，確需請假須向市政府辦公廳提出申請。
2.邀請市人大、政協各一位領導出席會議。
3.新聞單位到會采訪，由政府新聞辦公室負責安排。
附件：參加會議名單（略）
二六年三月七日
（二）學術年會會議通知
××省高等學校計算機教育研究會20****年學術年會會議通知
根據20****年××省高等學校計算機教育研究會第一次常務理事會會議決定，××省高校計算機教育研究會20****年學術年會定于7月15日到7月17日在××大學軟件技術學院召開，請各高校、各會員單位選派有關教學管理人員和教學一線的教師參加，現將會議有關事項通知如下：
一、會議主題
創新與計算機教育。
二、研討的主要內容
1.計算機科學與技術及相關專業課程體系、教學模式改革研究。
2.計算機公修課程教學研究、計算機實踐教學研究。
3.研究會理事會換屆（本屆推薦理事請務必參加）。
4.研究會成立十周年紀念活動。
5.其他。
三、征文要求
論文應具有新思想和新觀點，并未在其他會議或國內外公開刊物上發表過。論文包括題目、作者姓名、作者單位、摘要、關鍵詞、正文和參考文獻。論文一律用A4紙打印，并復印60份，提交大會。凡符合大會會議主題的研究論文可在會上進行交流（參加會議報到時交會務組），文章作者可以申請由研究會組織的論文評獎。本次年會將評選優秀論文，向《計算機教育》雜志推薦發表。需要在大會發言的與會人員，請提前告知會務組。
四、會議費用
1.每人會務費、資料費××元，交通、食宿費用自理。
2.各團體會員單位交20****年團體會員費××元。全國高等院校計算機基礎教育研究會的會員單位交20****年全國研究會會員單位費××元。
3.參加論文評獎的文章，每篇文章交評審費××元。
4.非會員單位交費××元，安排10分鐘左右的大會發言；大會設有展臺，每個展臺費用××元。
五、報到注意事項及報到地點
××市××北街與××路交叉口御花園××賓館（原××工業大學南門向南50米路西）。乘車路線：乘6、28、1****路公交車到文化路工學院站下，沿紅磚路到工學院南門。報到時間：20****年7月15日下午6點以前。
聯系人：×××
聯系電話：0××638888××（辦）、0××686863××（小）、139385619××
電子信箱：lxx@
××省高等學校計算機教育研究會
××大學軟件技術學院
20****年6月15日
（三）年度股東大會會議通知
×××水泥股份有限公司20****年年度股東大會會議通知
（20********25）
本公司及董事會全體成員保證信息披露的內容真實、準確和完整，沒有虛假記載、誤導性陳述或者重大遺漏。
經公司第三屆董事會第十次會議決定召開公司20****年年度股東大會，現就股東大會的有關事項通知如下：
一、召開會議基本情況
1.召開時間：20****年5月25日上午8：30時。
2.召開地點：××省××縣×××賓館五樓會議室。
3.召集人：公司董事會。
4.召開方式：現場投票。
5.出席對象：（1）凡是20****年5月16日下午收市時××證券登記有限公司登記在冊的本公司全體股東均有權出席股東大會，并可以委托人出席會議和參加表決，該股東人不必是公司的股東。（2）本公司董事、監事、高級管理人員。（3）公司法律顧問。
二、會議審議事項
1.提案名稱：（1）審議《公司20****年度董事會工作報告》；（2）審議《公司20****年度監事會工作報告》；（3）審議《公司20****年度財務決算報告》；（4）審議《公司20****年年度利潤分配預案》；（5）審議《公司續聘會計師事務所議案》；（6）審議《修改〈公司章程〉部分條款的議案》；（7）審議《修改〈公司股東大會議事規則〉部分條款的議案》；（8）審議《修改〈公司董事會議事規則〉部分條款的議案》；（9）審議《修改〈公司監事會議事規則〉部分條款的議案》；（10）審議《預計公司20****年全年日常關聯交易議案》；（11）審議《×××水泥股份有限公司對外投資議案》；（12）審議《關于公司與×××水泥有限責任公司簽訂供貨服務關聯交易合同的議案》；（13）審議《關于公司與×××機電工程有限公司租賃經營合同的議案》；（14）審議《關于公司與××建筑安裝有限公司租賃經營合同的議案》；（15）審議《關于為×××水泥有限責任公司提供銀行貸款資產抵押的議案》。
2.聽取公司獨立董事20****年度述職報告。
3.披露情況：以上提案的具體內容見20****年1月5日、20****年1月24日、20****年3月21日、20****年4月25日刊登在《××證券報》和《××時報》的20****02號公告、20********號公告、20****08號公告、20****10號公告。
4.特別強調事項：《修改〈公司章程〉部分條款的議案》需特別決議審議通過。
三、現場股東大會會議登記方法
1.登記方式：（1）法人股東憑營業執照復印件、法人授權委托書、出席人身份證、股東賬戶卡到本公司證券部辦理登記手續；（2）社會公眾股東應持本人身份證，股東賬戶卡及證券商出具的有效股權證明辦理登記手續；（3）受托人持本人身份證、授權委托書、委托人身份證、股東賬戶卡及證券商出具的有效股權證明辦理登記手續；（4）異地股東可以用傳真或信函方式進行登記。
2.登記時間：20****年5月18日—20****年5月22日（8：30—17：00）。
3.登記地點：×××水泥股份有限公司證券部。
四、其他事項
1.本次會議會期半天，出席會議者食宿、交通費自理。
2.會議聯系方式。
通信地址：××市高新開發區京東北大道××科技園×××水泥股份有限公司證券部
郵編：3300××
聯系電話：0××81610××
傳真電話：0××81610××
聯系人：××××××
五、授權委托書
茲委托先生（女士）代表本人（單位）出席×××水泥股份有限公司20****年度股東大會。
委托人股東賬戶號：
委托人身份證號碼：
委托人持股數：
委托權限：
委托人（簽名）：
受托人身份證號碼：
受托人（簽名）：
受托日期：
現將有關事項通知如下：
一、會議內容：
二、參加人員：
三、會議時間、地點 ××廠 ×年×月×日 中涂協（XX）協字第018號 關于召開XX年顏料行業工作會議的通知 各顏料企業及涂料相關單位： XX年是我國“十一五”規劃開局的第一年。如何在新的一年乃至整個“十一五”期間進一步落實科學發展觀，優化產業結構，合理調整產品結構，把握市場定位，改變經濟增長方式，保持顏料工業健康有序的向前發展，是整個顏料行業當前亟待解決的重要課題和任務。為促進國內顏料企業在新時期有更大的進步與發展，從整體上提高行業自主創新能力和水平。
中國涂料工業協會研究決定XX年5月25 日在成都召開XX年全國顏料行業經濟工作會議。 會議由中國涂料工業協會和顏料各專業分會聯合主辦。會議的主題是“引領顏料行業走向未來”。此次會議將邀請政府有關職能部門、科研院所、專業協會以及在顏料應用領域潛心研究的專家、學者進行有針對性的專題講座和報告。
現將會議的有關事宜通知如下：
一、會議的主要內容 1、大會會議議題（一天） （1） 加強行業自律，提高責任關懷意識，提升行業環境保護整體水平； （2） XX年我國無機顏料主要行業經濟運行情況及發展趨勢； （3） 我國有機顏料工業的現狀與發展； （4） 國內主要礦產資源儲量及配置； （5） 顏料在涂料工業應用領域中的品質要求和發展趨勢； （6） 應對歐盟貿易壁壘的主要方法和措施； （7） 匯率變動與對外貿易； （8） 顏料工業的環境治理與工業衛生； （9） 顏料產品現行標準與國際標準差距對比； （10） 顏料用礦產品進口稅則、稅率亟待調整的相關情況。 2、分會年會議題（一天） 由各分會自行安排。
二、會議時間及日程安排 年 月 日全天報到， 日兩天會議（內容安排詳見日程表）。
三、參會人員 顏料生產企業、配套企業、科研院所、科工貿公司及涂料相關企業的主要領導和專業人員。
四、會議地點及乘車路線
1、會議地點：安蓉大酒店（掛牌三星，成都市茶店子正街132號）
2、乘車路線： 火車北站：乘86路、511路至茶店子站即到。乘的士約13元。 飛機場：乘303大巴至天府廣場轉4路或98路至茶店子站即可。乘的士約70元。
五、其他
1、會員單位會務費*******元/人，非會員單位會務費*******元/人（住宿費自理*******元/人·天，包間*******元/天·間。需要包間者請在回執中注明）。
2、會議期間將組織兩天考察，考察費用為500元/人。（請參加考察的代表務必在回執備注欄中注明，并將考察費用與會務費一并匯入中涂協）。 請各單位收到通知后認真組織人員參會。并將回執于XX年5 月15日前傳回中涂協。（會務費在5月20日前匯入中國涂料工業協會的單位，會員單位按*******元/人優惠，非會員單位按*******元/人優惠）。
聯系人：丁智 王晨
聯系電話： 傳真：
賓館聯系電話： （總機）
戶名：中國涂料工業協會
開戶行：工商行北京六鋪炕分理處
帳號：
1、會議主要內容
1)材料的斷裂與循環形變的晶體學
2)斷裂與疲勞損傷的微細觀方面
3)金屬材料的斷裂與疲勞行為
4)非金屬材料與新型材料(包括工程塑料、生物材料、建筑材料、陶瓷、復合材料、金屬間化合物，納米材料等)的斷裂與疲勞行為
5)環境對材料與結構的斷裂與疲勞的影響
6)載荷譜和隨機載荷下材料與結構的疲勞與斷裂
7)材料和結構的疲勞壽命估算、可靠性、延壽及老齡化分析
8)計算斷裂力學、實驗斷裂力學、概率斷裂力學及可靠性
9)線彈性彈塑性斷裂、界面斷裂、動態斷裂
10)斷裂與疲勞研究的新方法和新理論
11)材料疲勞與斷裂研究中的實驗及測試技術
12)抗斷裂與疲勞的設計技術
13)斷裂與疲勞的的失效分析
14)斷裂與疲勞理論的典型工程應用
15)斷裂與疲勞分析軟件及材料數據庫
2、會議征文
凡未經正式刊物發表，與材料的疲勞和斷裂領域相關的研究成果、學術觀點、工程經驗、設想及建議等均可以論文形式應征。應征論文必須論點鮮明、論據充分、數據可靠、文字流暢、圖表清楚，一般約為5000字以內（3頁），計量單位要嚴格執行《中華人民共和國法定計量單位》中的有關規定，并附word文件類型的軟盤、email word文件到會議秘書處或在線投稿。論文經專家審閱后給予書面答復。經評審合格的論文將在《機械強度》雜志（增刊）上正式出版。接到論文錄用通知和論文收費通知后匯交會議注冊費600元(學生400元)和版面費600元/篇到《機械強度》雜志社，每超過一頁加收200元。不交會議注冊費和版面費的論文，將不編入論文集（期刊）中。已經錄用的稿件將付一定稿酬。沒被錄用的稿件恕不退回，請自留底稿。
歡迎全國各地從事相關專業的專家學者、科研人員、高校師生踴躍投稿，同時也歡迎暫無論文但對會議感興趣的社會各界人士參加會議。
3、會議地點
會議地點在廈門市鼓浪嶼別墅酒店(廈門市鼓浪嶼鼓聲路14號，電話：0592-2062418；傳真：0592-2060165), 會議不安排接站，請注意到廈門后，一定要到廈門旅游客運碼頭上船。會議期間食宿自理。
4、重要日期
提交論文摘要截止日期： XX年3月30日
提交論文全文截止日期： XX年5月1日
論文錄用通知： XX年6月1日
匯交版面費截止日期： XX年7月15日
會議召開日期： XX年11月10-13日
5、技術展示和產品宣傳
歡迎在本次會場內設置與會議內容相關的宣傳廣告（以材料、圖片、樣品和軟件為主）。
6、特別提示
本次會議將邀請日本和我國知名專家學者就疲勞與斷裂的研究現狀和發展動態等方面作若干專題報告。
7、應征論文參考格式
“機械強度”的論文格式：題目、作者、工作單位、摘要（250字），關鍵詞（5-8個），中圖分類號，英文題目，作者名字的漢語拼音和工作單位的英文譯文，以及文章的英文摘要和關鍵詞，引言，正文，參考文獻。
由于“機械強度”被美國工程索引和英國的“科學文摘”等收錄，為了便于國際著名檢索刊物和其它信息機構采用，英文摘要應詳細，盡可能反映文稿的主要內容，具有獨立性和自含性，即不閱讀全文就能獲得所論述的主要信息；避免使用第一人稱，應包括目的、過程及方法，結論三部分。字數不得少于900個印刷符號。
參考文獻格式如下：
編號 作者（姓列名前）. 論文題目.刊名，出版年，卷號（期號）：起-止頁碼
編號 作者（姓列名前）. 書名.版本，出版地：出版單位，出版年. 起-止頁碼
文中圖表附最具代表性的,并一律安排在正文中.圖表題請附中英文對照稿。
稿末寫明作者的性別、出生年月、民族、籍貫（包括省、市、縣名）、單位、職稱、職務、學位、學術簡歷、研究領域和主要成就；詳細通訊處、e-mail、電話及傳真號。
8、會議主辦：
（一）加強農村安全是社會主義新農村建設的迫切需要，是各村“兩委”的一項重要職責。農村安全關系廣大人民群眾的切身利益，在構建社會主義和諧社會的進程中具有重要的作用。鎮黨委、政府一直高度重視。農村的安全生產工作量大面寬，基礎較為薄弱，安全知識的普及與教育等工作必須引起各村“兩委”的高度重視。村支部書記、村主任是本村農村安全生產第一責任人，村“兩委“成員要履行相應的職責，在鎮安監辦的指導下開展工作。一定站在構建社會主義和諧社會的高度，充分認識加強農村安全工作的重要性、緊迫性和長期性，把農村安全工作放在各項工作的重要位置，全面推進，協調發展。
（二）各村對該項工作年初要有安排，年底要有書面總結。在召開村組干部大會、村民會議等會議上必須講安全。要開展經常性的農村安全檢查（要有記錄）。在檢查中發現的隱患，并督促整改，及時消除隱患，隱患消除情況必須有文字記載，重特大隱患消除情況要報鎮安監辦，由鎮安監辦報市安監局備案。如遇緊急情況，鎮安全生產委托執法人員應先行果斷處理，再向市安監局等職能部門匯報，確保人民生命、財產安全。
二、抓住重點、搞好預防性工作
農村安全工作的重點是指那些容易發生重特大事故的方面，主要包括：鼠藥、農藥的妥善保管，正確使用；婚喪嫁娶等紅白喜事舉行宴會時防食物中毒；預防沼氣、秸稈氣化、煤氣中毒；農村防火。特別是油庫、液化氣庫、秸稈氣化站、酒庫、酒精庫、煙花爆竹門市及倉庫、炸藥庫、糧油庫、竹木市場等易燃易爆倉庫周圍的農田，必須嚴格禁止火種。林區必須搞好森林防火、預防山體滑坡；要完善本轄區內道路的安全防護設施設備，公路沿線鎮鄉必須教育農民群眾遵守交通規則，嚴禁在公路上打場曬糧，拖拉機、收割機械、貨三輪、
農用汽車等各類行走機械，嚴禁違章超載、超速、非法載客；機動車無牌無證的，要清理出名單，勸其完善手續，拒不辦理的，要向市交警、農機等部門報告。搞好排灌機械、農副產品加工機械等固定作業機械的安全管理；電工、焊工等特種作業人員必須經過安監部門的專門培訓，領取特種作業操作證，并持證上崗；農村及場鎮舊房拆、建和修建，維修塘、庫、堰、機沉井等水利設施時，必須按安全要求，搞好防護，在作業中要預防垮塌、摔傷、物體打擊和高空墜物事故；龍蟒河、付家河、干河子和太平水庫、陳家灣水庫以及各村的較大塘庫在汛期要預防洪災造成人員傷亡事故、各村必須要在轄區內的塘庫、溝渠、河道、機沉井顯著位置樹立安全警示標志；村小學校舍、食堂要預防垮塌；學生食堂防止食物中毒；管好農村用電安全，臨時用電的拆、裝、架設必須向供電部門申請，并由有資質的單位和特種作業人員按規范操作。加強農村房屋安全建設，加大對中小學校、幼兒園、衛生院、診所、敬老院、寺廟等危房的排查力度。在高壓電線、電桿、水源、道路交通設施附近建房必須依法經過有關職能部門批準。農村（含場鎮）的大型集會應當按照誰主管、誰負責的原則，制定安全方案和應急救援預案，并在集會期間組織有關職能部門和民兵搞好安全值勤和防護。
三、搞好安全宣傳教育，提高農民群眾的安全意識，增強自我保護能力
通過大型標語、墻報、廣播、會議等形式搞好安全宣傳教育，廣播宣傳的安全內容要存檔并注明播出時間次數；在有重大危險源的地方，必須設立安全警示標牌、標志。
四、按照農村村民自治的原則
充分發揮村委會、村民小組的管理作用，讓其在管好生產的同時做好安全生產工作。
經研究，決定于7月19日下午召開集團公司半年度工作總結會議。現將有關事項通知如下：
一、會議內容
1、各部室、公司匯報半年度工作情況、存在問題、下半年工作打算（各匯報時間控制在15分鐘之內）；
2、總結通報集團公司半年度工作情況，研究部署下半年工作，明確任務和要求。
二、參加對象
集團公司黨政班子全體成員，部室和所屬公司負責人（名單位附后，由各公司負責通知）。
三、時間、地點
會議定于7月19日（星期一）下午3：00在集團公司306會議室舉行。會期半天。
四、其他事項
請各部室、公司將半年度總結匯報材料一式12份，于7月16日（星期五）下班前送集團公司辦公室。
請集團公司各副總經理做好半年度工作匯報準備。
1、確定會議名稱，會議名稱也就是會議的題目，如“全國衛生工作會議”“全國新型農村合作醫療試點工作會議”等。規范的會議名稱一般由三部分組成：一是會議范圍，二是會議內容，三是會議性質。其中會議性質包括“現場會”“啟動會”“工作會”“座談會”“研討會”等。
2、初定會議步驟，會議步驟包括會議的議程、程序、日程等。議程是會議議題的先后順序，是會議程序的基礎。程序是對會議各項活動，如各種儀式、領導講話、會議發言、參觀活動等，按照先后順序做出安排。日程是對會議的活動逐日作出的安排，是程序的具體化。會議的步驟是會議有條不紊進行的保證，一旦經過領導批準，切不可隨意變動。
3、草擬會議通知，會議通知一般包括會議的名稱、開會的目的和主要內容、會期、會議地點和食宿地點、與會人員、報到的日期和地點、需要攜帶的材料和數量及材料的打印規格、個人支付的費用、主辦單位、聯系人和聯系電話等要素。會議通知最好由與會議主題相關的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報請上級單位批準的會議，報送請示時，要附上會議通知的代擬稿。
4、會議經費預算，會議經費預算開支的項目一般包括與會人員的食宿費、會場的租用費、會標的制作費、會務組和工作人員的房費、膠卷購買和沖洗費用等。如果需要邀請專家學者講課、作報告，還要將專家的講課費、交通費和食宿費等預算在內。
5、辦理會議報批，重要的會議必須報請領導審批。會議的請示要講清開會的理由、會議的議程、會議的時間及會期、地點、參加會議的人數和人員級別、會議的經費預算和準備情況等。
6、下發會議通知，會議通知務必經過處室領導審核，主管領導簽發。下發會議通知要專人負責，避免遺漏、錯發和重發。下發會議通知應注意兩點：一是會議通知下發要及時。下發過早，參會人員容易遺忘；下發太遲，與會人員收不到會議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會降低會議的出席率。二是會議通知發出后要抓反饋。涉及多個部門、內容重要的會議要隨會議通知附會議回執，內容包括參加會議人員的姓名、性別、民族、職務（職稱）、聯系電話、到會的日期、車次和航班號以及返程的日期、車次和航班號等。會前1～2天還要再次聯系，以確保與會人員能夠按時參會。
7、準備會議材料，會議材料主要有三種：一是會議文件，包括下發的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是講話材料，包括領導講話材料、書面交流材料和會議發言材料；三是會議主持詞。在這里筆者重點談談如何準備會議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會議期間的講話來體現會議的程序。主持詞的起草要注意三點：一是要力求文字口語化。因為主持詞僅供主持人使用，其他與會人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結前面發言人的講話要點，順理成章地引出下一個發言人。語言要力求簡潔，避免重復和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內容要提綱挈領，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會議的主題。
8、選擇布置會場，開會要借助于一定的場所。會場條件的好壞、舒適程度的高低，對與會人員的心理會起到不可忽視的作用，直接影響到會議的效果。因此，要重視會場的選擇和布置。會場的大小要根據參會人數的多少來定，還要根據會議的需要考慮會場的設備，如會場的照明、空調、音響、錄音、多媒體等設備。會場的布置是辦會工作的一項重要內容，主要有：一是會標的布置。會標應與會議的名稱一致，字數要少而精，如“全國衛生工作會議”。二是席位卡的擺放。主席臺上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺上就座的人數最好為單數，最主要的領導居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺高于臺下的座位。適用于人數多、比較重要的會議，如報告會、工作會等，會場顯得比較莊重、嚴肅、正規；其二，主席臺與其他座位處于同一平面。適用于人數較少的會議，如座談會、研討會等，會場顯得較隨和，與會人員之間的關系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據會議的性質，如果是座談會，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團匯報情況的匯報會，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據會議的氣氛和會場的本身條件安排座位。
9、明確人員分工，會議的會務人員可分三個小組，一是秘書組，負責會議文件、領導講話稿等材料的起草、整理會議記錄、編發會議簡報和會議材料的歸檔等工作；二是材料組，負責會議材料袋的購買、材料的裝袋和分發，以及會議的簽到等工作；三是接待組，負責與會人員的食宿安排、會場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務人員和攝影人員等，此外還要做好會議經費的預決算工作。
10、會前全面檢查，會前的全面檢查是進一步落實會議準備工作的重要環節。會前檢查一般分為三個步驟，一是聽取會議所有籌備人員的口頭匯報；二是到現場實地檢查，包括會議材料的準備情況和會場的布置工作；三是針對可能出現遺漏的問題，進一步采取補救措施。會前檢查一般要邀請有關的領導親臨現場給予指導。
（來源：文章屋網 ）
為進一步改進會風，嚴肅會議紀律，提高會議效率，確保政令暢通，結合省、市、縣《關于改進會風嚴肅會議紀律的通知》精神，現就有關事項通知如下：
一、進一步規范會議。會議審批、會議數量、會議質量、會議方式、會議開銷等要嚴格按照有關要求執行。
二、及時收取會議通知。各校各單位要及時從網上下載收取會議通知，電話通知必須完整準確地做好記錄，并及時報告相關負責人。因不及時收取會議通知而貽誤參會的，視為缺席。
三、嚴格會議報名制度。通知要求確定參會人員有報名要求的，必須在規定的時間前將參會人員名單等情況上報。
四、嚴格會議請假制度。教育局組織召開的各類會議原則上不得請假。明確了參會對象，特別是明確要求主要負責人參會的，一律不得擅自安排他人代會。因參加上級其他會議、應急搶險等特殊情況確需請假的，必須在會前向教育局主要領導書面請假說明原因（已在外地學習或出差的，必須電話請假），征得同意后方可指派主持工作的負責人代會。
五、嚴格會議報到制度。參會人員必須嚴格按照通知要求的時間、地點報到，因特殊情況不能按時報到的，應主動向會議承辦單位說明原因。直接于會前簽到的，參會人員必須主動按時簽到，未簽到的一律視為缺席。
六、嚴格遵守會場紀律。參會人員應提前進入會場，自覺按規定就座，不得無故遲到、早退。進入會場前自覺將手機調整為振動或靜音狀態，會場內不準吸煙。有明確時限要求提前進入會場的，按規定時間提前進入會場；因特殊情況需提前退會的，應經會議主持人批準后有序離開。需佩戴證件或有著裝要求的，必須按規定執行。會議期間嚴禁來回走動、大聲喧嘩、打瞌睡等，特殊情況確需打接電話的，應安靜地離開會場于會場外進行。會議期間參會人員應詳盡地做好會議記錄。
七、嚴格會議保密制度。參會人員必須嚴格遵守各項保密規定。應妥善保管會議材料，不得遺失；會議傳*貫徹應按規定范圍進行，不得擅自擴大；會議，不得將移動通訊工具帶入會場，未經許可不得對會議內容錄音錄像，不得將會議材料帶離會場，因工作需要確需將文件或材料帶離的，必須經過批準并進行登記。
八、嚴格會風會紀考核。教育局將各校各單位參加縣教育局會議情況納入年度綜合目標管理，對不遵守會議紀律的單位和個人予以通報，被通報批評的單位和個人要及時向教育局主要領導作出書面說明，并按規定實行倒扣記分。通報兩次及以上的實行誡勉談話。對違反會議紀律，造成失職瀆職、失泄密等嚴重后果的，嚴格按有關規定追究責任，構成犯罪的依法移交司法機關追究責任。
成為辦公室的一名干事，來自歷史學院06級旅游管理（2班的年10月有幸加入小社團聯合會。從此與社團聯合會有了千絲萬縷的關系，從此有了很多的故事。有了與社聯一年多的聯系，有了很多很多的故事。
10月份的時候，從進入社聯到現在已經一年多了而作為一名帶領干事的部長也有一個多學期了部員也從原先的10名到現在剩下的6名。那時部員剛來，心中有喜悅也有膽怯，因為自己不久前也是一個在部長手底下干活的干事，現在一下子從干事提升帶一名部長，一來我沒有帶部員的經驗，二來自己本身的思想也還沒有上升到作為一個部長的高度。因此我摸索中，會問問其他部長，但是這一階段我卻沒有問主席，因此在這方面是失誤。這個階段我并沒有很好的與部員處理好關系，沒有把他推出去，讓他很好的享受這份工作。
而現在秘書處存在最大問題是與人交流不夠，作為秘書處這樣一個負責自身建設、協助主席團工作的職能部門。其實上學期秘書處并沒有很好的發揮其職能。對于秘書處部員，可以說，只要是力所能及的事，肯定可以很好的完成。但是可能是這個部長沒有帶好他經過上一學期他似乎還是沒有明白或理解秘書處的工作是什么，有哪些，該干些什么，而且上學期對與部員的工作任務沒有分得很清楚，導致有些工作要不是很多人在做，要不就是沒有人在做，沒有明確，非常的混亂！活動前，沒有很好的宣傳活動，而在活動后，更是不能及時的上傳新聞，導致不能更好的宣傳社團聯合會和它舉辦的活動，使之受到損失！
這學期之始，鑒于以上情況的出現。召開了秘書處部門會議，把秘書處工作大致分為通知、活動、文字三個方面：
一、這不固定人員，通知分為全體例會通知、部長級會議通知、社團部會議通知、協會會議通知、部門會議通知等。只是輪流進行，讓部員與其他人進行聯系，以便更好的開展活動。
二、而秘書處本身沒有自己的活動，本學期社聯基本上每個部門都有12個活動。只能作為一個輔助參與各種活動，因此把每個部員分配到各個活動中，讓他參與其中，并且這樣也可以了解秘書處在活動中所起的作用，且每個部門的活動的方案、通知、總結等也由負責此活動的部員進行整理、存檔，如有少一些活動的材料，則可以直接找到負責該活動的人，少去了一些麻煩。而對于此項活動的宣傳，也是由負責人負責，送交網站、簡報、廣播站等宣傳媒體，使此項活動能夠很好的進行宣傳，并且在活動中要及時與各種宣傳媒體取得很好的聯系！
，三、文字是秘書處的基礎秘書處說到底就是一個處理文字方面的部門。因此，秘書處的文字必須要抓好。現今，秘書處中文筆好的部員有，寫新聞稿、通知等一般性文章是可以，但是如果要寫一些有一定高度的文章卻是有一定的難度，這個困難將在這學期盡量克服，盡量解決！
如上報下周活動到學生處，還有一些秘書處的工作。已經交到指定部員那里，這項活動已經開始了正在執行！
只是部長沒有給部員機會去展現自己的能力，以上就是換屆之前秘書處的總體計劃和方針。不要認為部員干不好。這就是現在最真實的想法，換屆之前，把秘書處慢慢德交到手中，相信他會好好的把秘書處給撐起來！
會議通知是會議準備工作的重要一環。會議通知由標題、正文和落款三部分組成。標題要簡明扼要,可用一句話準確概括地反映通知的主要內容。以下是小編為大家推薦的關于一些通知客戶短信模板，希望能幫助到大家!
通知客戶短信模板1各位領導和同事：
由工程部召集的關于還建房墻體開裂專題會將于___月___日(周___)上午8：30在會議室(2)召開，請大家準時參會。
辦公室
20___年___月___日
通知客戶短信模板2各位領導和同事：
“定位61中國10年”高峰論壇分享將于今天(9月14日)晚上18:30在培訓室舉行，請大家務必準時到場。分享人：王_、黃_。參加人員：解__、張__、蔣__......。所有參加人員不得請假，同時歡迎其他人員前來參加。
辦公室
20___年___月___日
通知客戶短信模板3各位領導和同事：
接總經理最新通知，原定于___月___日(周_)_:00-_:00的關于____會暫時取消。給大家帶來不便敬請諒解!
辦公室
20___年___月___日
通知客戶短信模板4各位領導和同事：
由___部召集的'____會將于___月___日(周_)_:00在會議室(3)召開，請大家準時參會。注：會議資料已發大家OA郵箱，請自行下載查詢。
辦公室
20___年___月___日
通知客戶短信模板5各位領導和同事：
因參會人員有會議沖突，原定于___月___日上午11:00召開的會議管理制度宣講會推遲至___月___日11:30在會議室(2)召開，請大家準時參會。
注：《會議管理制度》(會議資料)已發大家OA郵箱，請大家自行下載查閱。
關鍵詞：協同辦公；會議管理系統；數據共享；信息孤島
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）03-0095-03
隨著協同辦公系統的應用，企業和政府部門在開會的效率以及協同上提出了新的需求，會議管理系統也要求能夠實現在人員以及資源上的協同。協同辦公系統能夠消除“信息孤島”[1][2]，加強部門、人員之間的交流[3]，整合優化審批流程。而基于協同辦公的會議管理系統則需要充分繼承協同辦公系統的優點。
基于此，設計并實現了本會議管理系統，其具有以下特點：1）與協同辦公系統的個人日程模塊進行了集成，在會議報名時自動同步個人日程；2）與短信發送平臺集成，能夠根據報名時同步的個人日程自動發送短信進行參會提醒；3）與RTX（企業即時通訊系統）系統集成，能夠根據報名時同步的個人日程自動發送RTX信息進行參會提醒；4）與CMS（內容管理系統）系統進行了集成，能夠直接通過會議系統在CMS系統會議通知，使用戶能夠在CMS系統進行會議報名，報名數據同步并保存在會議系統；5）實現了與其他各系統之間數據共享與協同，如：會議審批的待辦能夠在門戶系統顯示，與其他系統單點登錄等等；6）能夠高效率、低成本地將會議系統的申請和審批流程進行了重組和優化。
2 系統分析和設計
2.1 設計原則
2.1.1 開放性原則
系統開放各種應用接口，以方便與其他應用系統進行數據交換，便于系統未來的擴展。
2.1.2 實用性/易用性原則
本系統完全使用B/S結構，系統界面應簡單并清晰，容易操作，使用戶能夠輕易地上手使用。
2.1.3 先進性原則
采用業界公認的先進和標準的軟件技術，符合信息技術發展的未來趨勢，保證系統在可預見的階段內有相當強大的生命力，包括技術的先進性和架構的先進性。
2.1.4 可靠性/穩定性原則
基于成熟的系統平臺和技術進行開發，并可根據用戶的實際應用需求進行相應的配置和調整，從而保證系統的穩定、可靠。
2.1.5 容錯性原則
系統應具有檢錯、糾錯能力，具有完善的備份措施。在一個系統服務器出現故障時，能夠在較短的時間內恢復運行。
2.1.6 擴展性原則
系統采用基于B/S模式的三層體系結構及松散耦合的插件技術，無須對系統的體系結構做較大的改變即可實現功能擴展。
2.1.7 安全性原則
安全性是系統設計的關鍵，系統設計時應首先梳理系統安全體系，確保系統安全，并通過設置不同的人員權限來實現系統的安全運行。
2.2系統技術架構
架構平臺是應用系統建設的地基[4]，強健的架構平臺為系統的可擴展、可維護提供了基礎保障[5]。本會議系統基于成熟的協同辦公系統架構，并結合當今主流的、跨平臺、跨操作系統、可伸縮、分布式的J2EE技術，按照面向服務的架構思想將分布式的應用系統采用服務的方式集成到平臺上，形成底層應用支撐平臺，如圖1所示。
基于此底層支撐平臺，使會議系統更容易開發，不用擔心其成為信息孤島，并且能夠利用協同辦公系統提供的工作流引擎、表單引擎，使會議申請、會議紀要的審批能夠統一在協同辦公系統流轉并統一在協同辦公系統的待辦列表顯示。工作流引擎可以使會議系統的流程很靈活的進行配置。
支撐平臺向CMS系統、RTX系統、短信發送系統等外部系統提供統一的基于SOA的標準接口，同時也對內部各應用提供了接口，內部應用通過調用內部接口同外部各個系統通信。其具有完好的封裝性和松散的耦合性，使會議系統、CMS系統、RTX系統、短信發送系統及流程審批系統不但在邏輯上是獨立的，而且在數據上能夠共享、交互，這樣就既消除了信息孤島，同時又互不干涉，具有良好的可擴展性和可維護性。
3 系統功能實現
本會議管理系統具有會議室管理、會議申請、會議紀要督辦、會議通知、會議報名、同步個人日程、會議簽到等基本功能，如圖2所示。
3.1 會議室管理
會議室的管理包括會議室的添加、修改、刪除、查詢會議室，會議室的使用情況。
在會議申請的時候能夠讀取會議室的使用情況，并能將申請情況數據保存進數據庫。在選擇會議室的時候，自動過濾掉在該時間段使用以及不可使用的會議室，同時，在申請成功后，該段時間自動添加到會議室使用情況列表里。
3.2 會議申請
會議申請為本系統的核心，會議申請被審核通過或者被主要領導審核通過后即可進行會議通知、會議報名、會議簽到和會議紀要督辦等操作。其基于協同辦公的表單引擎和工作流引擎，可以通過配置很方便地實現和編輯表單和審批流程。
會議申請表單上的項目包括：會議名稱、會議類別（即會議形式，包括：普通會議、視頻會議和電話會議）、申請時間、召開時間、結束時間、是否為多部門會議（四個部門以上）、是否會議通知，是否需要會議報名、召開地點、報名截止時間、會議目的和主要內容、臺簽內容、大屏幕內容、大屏幕開始時間、大屏幕結束時間、部門（自動獲取申請人部門）、聯系人（自動獲取申請人）、聯系電話、部門負責人意見、辦公室意見、主管領導意見、備注。
會議申請的審批流程如圖3所示。
3.3 會議紀要督辦
會議申請審核通過后，可以啟動本流程。本流程也是基于協同辦公的表單引擎和工作流引擎，通過配置而實現。
會議紀要督辦單表單項目：會議名稱（從會議申請單映射）、召開時間（從會議申請單映射）、結束時間（從會議申請單映射）、會議紀要標題（手輸）、經辦人（自動取得當前登錄用戶）、擬稿時間（自動獲取當前服務器時間）、電話（手輸）、處（室）審核、辦公室審核、局領導意見、主辦部門意見、協辦部門意見、辦公室主任意見、備注。
會議紀要督辦的審批流程如圖4所示：
3.4 會議通知
會議申請通過后，會自動走一個會議通知的審批流程，審批通過后系統會自動和CMS系統進行數據交互，在CMS系統會議通知。
3.5 會議報名
會議通知后用戶即可在CMS系統進行會議報名操作，報名數據保存在會議管理系統。具有會議管理權限的人員能夠查看報名情況，并可將報名情況導出和打印。
3.6 同步個人日程
會議報名成功后系統會根據會議的時間安排自動同步個人日程。同步日程后，系統會在開會前自動通過RTX系統和短信系統對會議報名者進行參會提醒，以免忘記參加。
3.7 會議簽到
能夠和會議簽到系統進行交互。參加會議者通過會議簽到系統進行打卡簽到，簽到數據會同步到會議管理系統的會議簽到模塊。會議簽到模塊能夠導出和打印會議簽到情況報表。
4 結束語
基于協同辦公的會議系統不同于傳統意義上的會議管理系統，傳統的會議管理系統只是針對會議和會議室的管理和維護，而基于協同辦公的會議管理系統則更加看重人員之間的相互協作和相互溝通以及和其他系統之間的互通、協同和數據共享。
本系統能夠對會議審批流程重組和優化，能夠在會議申請時自動根據開會時間及所選會議室對會議室進行鎖定，從而避免會議室使用上的沖突，會議室管理人員可以隨時了解會議室的使用情況，會議報名者在報名時系統會自動同步數據到報名者的個人日程，而個人日程模塊則會在會議前自動向參會者發送RTX和短信提醒，避免忘記參會的情況。因此，本系統實現了人員之間的協同，實現了與其他系統間的協同和數據共享，消除了信息孤島，極大提高了會議管理效率和質量。
參考文獻：
[1] 王永剛. 淺析電子政務的信息孤島現象及一些解決辦法[J]. 電腦知識與技術， 2014， 10（27）： 6555-6556.
[2] 羅正軍， 沈洋. 協同辦公環境下企業信息化集成研究[J]. 信息技術， 2011（7）： 8-11.
[3] 康永， 唐巍. 基于SOA 架構的協同辦公平臺[J]. 計算機系統應用， 2011， 20（3）： 129-144.
上級來訪，接待要周到。對領導交待的工作要認真聽、記；領導了解情況，要如實回答；如領導是來慰問，要表示誠摯的謝意。領導告辭時，要起身相送，互道“再見”。
下級來訪，接待要親切熱情。除遵照一殷來客禮節接待外，對反映的問題要認真聽取，一時解答不了的要客氣地回復。來訪結束后，要起身相送。
(二)電話接待禮儀
電話接待的基本要求：
(1)電話鈴一響，拿起電話機首先自報家門，然后，再詢問對方來電的意圖等。
(2)電話交流要認真理解對方意圖，并對對方的談話作必要的重復和附和，以示對對方的積極反饋。
(3)應備有電話記錄本，重要的電話應做記錄。
(4)電話內容講完，應等對方結束談話再以“再見”為結束語。對方放下話筒之后，自己再輕輕放下，以示對對方的尊敬。
(三)引見時的禮儀
到辦公室來的客人與領導見面，通常由辦公室的工作人員引見、介紹。在引導客人去領導辦公室的路途中，工作人員要走在客人左前方數步遠的位置，忌把背影留給客人。在陪同客人去見領導的這段時間內，不要只顧悶頭走路，可以隨機講一些得體的話或介紹一下本單位的大概情況。
在進領導辦公室之前，要先輕輕叩門，得到允許后方可進入，切不可冒然闖入，叩門時應用手指關節輕叩，不可用力拍打。進入房間后，應先向房里的領導點頭致意，再把客人介紹給領導，介紹時要注意措詞，應用手示意，但不可用手指指著對方。介紹的順序一般是把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的；把男同志介紹給女同志；如果有好幾位客人同時來訪，就要按照職務的高低，按順序介紹。
介紹完畢走出房間時應自然、大方，保持較好的行姿，出門后應回身輕輕把門帶上。
(四)乘車行路
辦公室的工作人員在陪同領導及客人外出時要注意：
(1)讓領導和客人先上，自己后上。
(2)要主動打開車門，并以手示意，待領導和客人坐穩后再關門，一般車的右門為上、為先、為尊，所以應先開右門，關門時切忌用力過猛。
(3)在乘車的座位上很講究，我國一般是右為上，左為下。陪同客人時，要坐在客人的左邊。
(五)遞物與接物
遞物與接物是生活中常用的一種舉止。
禮儀的基本要求就是尊重他人。因此，遞物時須用雙手，表示對對方的尊重。例如遞交名片時，雙方經介紹相識后，常要互相交換各片。遞交名片時，應用雙手恭敬地遞上，且名片的正面應對著對方。在接受他人名片時也應恭敬地用雙手捧接。接過名片后要仔細看一遍或有意識地談一下名片的內容，不可接過名片后看都不看就塞入口袋，或到處亂扔。
(六)會議禮儀會議的通用禮儀，主要有以下幾點：
(1)發放會議通知時應闡明日的。
(2)擬發好會議通知。會議通知必須寫明開會時間、開會地點、會議主題及參加者等內容。要提前一定的時間發通知，以便使參加者有所準備。
(3)安排好會場。會場的大小，要根據會議內容和參加者的多少而定。如果會場不易尋找，應在會場附近安設路標以作指點。
