時間：2022-05-23 18:11:19
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇水利工程檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進(jìn)步。
一、水利工程檔案管理
水利工程檔案管理是水利工作的主要內(nèi)容。在水利工程建設(shè)活動中,水利工程檔案管理是形成一種文件材料,即對國家和社會有保存價值的各種載體,它也是一種依據(jù)和憑證,它能夠全面反映建設(shè)竣工的真實情況,是追查事故的主要依據(jù),它在工程中起著監(jiān)督的作用,水利工程檔案管理的質(zhì)量直接影響著工程質(zhì)量。
在水利工程中,其技術(shù)含量是比較高的,質(zhì)量要求也相對比較嚴(yán)格。水利是國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)。水利工程的基礎(chǔ)設(shè)施基本上都屬于地下工程。這就是它和別的工程不同的地方,正因為它的獨特,如果出現(xiàn)質(zhì)量問題,其追查原因比較困難和復(fù)雜,水利工程檔案就是進(jìn)行檢查、管理、維護(hù)的重要依據(jù)。
《水利基本建設(shè)項目工程檔案資料管理規(guī)定》(水利部水辦[1997]275號)明確規(guī)定“進(jìn)行單位工程和分部工程等級評定和工程驗收包括單位工程與階段和竣工驗收時,要同時驗收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量,并在驗收后,及時整理歸檔。”這極大的說明了檔案的重要性。
二、水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案是從施工過程中直接提出相應(yīng)的資料并形成了以各種形式保存的材料。水利工程檔案是在水利施工的過程中形成的,它直接且真實的反映著水利工程建設(shè)的全過程,也是檢水利質(zhì)量的重要依據(jù),水利工程檔案在水利工程建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起著非常重要的作用,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:第一,在實際應(yīng)用中,在擬定計劃、水行政執(zhí)法、工作總結(jié)、水利工程設(shè)計等方面檔案可以作為考察憑證;第二,檔案在防汛搶險時起著很重要的作用,它可以對過去的水情、水利工程的情況有清楚的了解,使得決策者作出更好的決策;第三,可以借助檔案進(jìn)行水利方面的學(xué)術(shù)研究,通過前人的真實的記載資料,得出更好的研究成果;第四,水利工程會隨著實際的需要而變化,因此在對水利工程進(jìn)行維護(hù)和擴(kuò)建時,檔案可以作為合理設(shè)計和施工的依據(jù),既節(jié)省的時間,有節(jié)約了開支。總之有利于創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價值;第五,檔案也可以作為工程質(zhì)量鑒定、事故原因的查明、事故責(zé)任的追究的有效依據(jù)。
在水利工程建設(shè)中,水利工程檔案管理是重要的工作環(huán)節(jié)之一,也是保持工程質(zhì)量長期穩(wěn)定的重要環(huán)節(jié)之一,同時也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要催化劑。為了滿足水利工程項目建設(shè)管理工作的需要以及國家和水利部的共同要求,必須對水利工程檔案管理工作進(jìn)行建設(shè)和強(qiáng)化。國家水利部在檔案管理方面有明確的規(guī)定,只有在檔案管理合格的情況下,才能進(jìn)行竣工驗收,否則,不可進(jìn)行竣工驗收,水利工程檔案只有在管理的情況下才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,如果沒有建立相應(yīng)的水利工程檔案管理工作,那么就無人管理水利工程檔案,對水利工程建設(shè)和維護(hù)以及工程檔案的日常工作的發(fā)展起著阻礙作用,同時對水利工程的驗收工作也產(chǎn)生了很大的影響。因此,建立水利工程檔案管理工作是非常重要的,它為后人提供有效的、真實可靠的資料,促進(jìn)水利工程順利的發(fā)展。
三、水利工程檔案管理存在的問題
(一)檔案管理制度滯后于與水利工程項目管理體制改革
隨著水利建設(shè)工程項目在投資、建設(shè)、管理等方面的變化,對工程檔案的收集、管理、歸檔、驗收提出了新的要求,尤其是計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及,越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸,面對無紙化辦公產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等,傳統(tǒng)的檔案管理工作已表現(xiàn)出較大的滯后性和低效性,不能適應(yīng)時代的要求。隨著國家對建設(shè)管理體制改革逐漸深入,水利工程建沒項目管理體制發(fā)生了重大變化,招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善;政府轉(zhuǎn)變職能,行政審批進(jìn)行改革,系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件,使工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時做相應(yīng)調(diào)整和修改,工程檔案管理還沒有納入新的管理機(jī)制。
(二)檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差
長期以來,水利工程建設(shè)單位和責(zé)任部門重工程輕檔案、未就項目檔案管理工作開展過專項整治,對此項工作的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理力度不足,造成水利檔案管理工作處于被動和不利的局面。有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全,或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度,但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),在項目檔案管理工作上難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大,導(dǎo)致部分檔案不能及時歸檔,使得水利技術(shù)檔案得不到豐富和發(fā)展,影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高,也導(dǎo)致了水利管理人員對工程情況缺乏了解,增加了工程安全調(diào)度和消除險情的難度。
(三)對檔案管理的重視不足
隨著工程招投標(biāo)制度、竣工驗收備案制度、監(jiān)理制度、市場稽查等制度逐漸完善,工程檔案內(nèi)容、形式等都發(fā)生相應(yīng)變化,而相關(guān)的檔案法律法規(guī)和管理制度未及時做相應(yīng)調(diào)整和修改,如何盡快完善建設(shè)項目檔案法規(guī)制度,目前缺乏相應(yīng)的研究和應(yīng)對措施。水利工程檔案管理是一項服務(wù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作,需要給予高度重視。但現(xiàn)實中一些水利工程項目的建設(shè)單位和水管單位忽視了檔案資料管理的重要性,或不配專職檔案工作人員,或雖有專職人員但管理責(zé)任制流于形式。這種管理方式影響檔案工作的質(zhì)量,給工程檔案造成很大的危害,使相隔時間較長的資料零散,無法完整無誤地歸檔,由此給工程建設(shè)、管理造成重大負(fù)面影響。
(四)管理人員素質(zhì)偏低,檔案專業(yè)人才缺乏
水利建設(shè)工程大都在比較偏僻、艱苦的農(nóng)村,工程點多線長,且施工隊伍流動性大,難以形成有效的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò),“四同步”工作難以真正落實。從近幾年參與我市水利工程項目建設(shè)的施工單位檔案管理情況來看,許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,造成檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、分散保管現(xiàn)象較為普遍,在水利工程建設(shè)中,檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多,缺乏檔案專業(yè)知識,對工程檔案比較陌生,檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少,熟悉檔案法規(guī)和制度,熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用,用電腦進(jìn)行操作并對檔案進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。
四、水利工程檔案管理的應(yīng)對措施
(一)加強(qiáng)水利工程檔案工作的管理,促進(jìn)水利工程檔案管理工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展
加強(qiáng)對檔案工作的集中統(tǒng)一管理,是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證,我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則。
成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由主要領(lǐng)導(dǎo)主管檔案情報工作,成立檔案情報室,設(shè)立專職檔案員,在各業(yè)務(wù)部門指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員,形成了全部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時。完善制度建設(shè),修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度,做到職責(zé)分明,層層把關(guān),無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門,都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失,使檔案管理工作實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(二)轉(zhuǎn)變觀念,勇于創(chuàng)新,加強(qiáng)實踐,超前管理。要意識到檔案工作不是臨時性工作,制定一系列措施,對水利工程檔案進(jìn)行超前管理。
從實際情況看,水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的,從項目申報到工程竣工的階段比較多,這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜,涉及部門和人員多,經(jīng)歷時間長,稍有疏忽,就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多,不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜,往往工程任務(wù)一完成,臨時機(jī)構(gòu)解散,檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整,我們一反過去等人將檔案送上門的做法,檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排,掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料,對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上采取以下收集方法:一是追蹤收集,這種方法適用于短期工程;二是分階段收集,這種方法適用于建設(shè)周期長的工程;三是強(qiáng)制性收集,這種方法對施工單位具有一定的約束力。可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。
(三)重視檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案管理水平
應(yīng)對各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行大量培訓(xùn),講解水利工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料,哪些是屬于有保存價值的檔案,并講解具體的歸檔范圍,同時,按照檔案整理要求,對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范需詳細(xì)講解。使大家對檔案內(nèi)容提前了解,注意積累資料,在工作中更好地發(fā)揮作用。這種培訓(xùn)使得檔案管理工作和工程同步進(jìn)行。
(四)通過開發(fā)利用檔案信息,加強(qiáng)服務(wù)意識,促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展
對于檔案工作者來說,如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者,使他們親身體驗到檔案信息的價值,就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。我們近幾年實施信息化管理,將檔案資料及時輸入電腦,隨時為業(yè)務(wù)部門提供更全面的信息資源。每當(dāng)業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息時,他們都會更積極主動地向檔案室歸檔,從而保證了水利工程檔案的完整性,促使了水利工程檔案管理工作的有序進(jìn)行。
對檔案專業(yè)知識比較缺乏，對水利工程檔案就更加陌生，且身兼數(shù)職，在收集、整理、分編檔案資料時不規(guī)范。而且水利工程檔案管理人員流動性大、資料交接不規(guī)范，還有部分工作人員缺乏愛崗敬業(yè)精神，對深入收集和整理工作視而不見，導(dǎo)致檔案資料長期堆壓、更有甚者，在工程竣工驗收的前幾天，臨時“抱佛腳”，甚至采取寫回憶錄、資料作假等極不負(fù)責(zé)的手段對工程資料突擊整理，致使檔案管理水平普遍較差，也給日后的工程維護(hù)管理帶來很大影響。
檔案管理制度不健全隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步發(fā)展，與工程建設(shè)有關(guān)的各個領(lǐng)域的制度也在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能轉(zhuǎn)變和行政審批制度改革的要求，工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式，以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地調(diào)整和修改。有些單位雖然建立了相關(guān)的制度，但大數(shù)是流行于形式。還有許多施工企業(yè)檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制。在工作中出現(xiàn)隨意查閱、把資料借出檔案室等現(xiàn)象，造成部分檔案不能及時歸檔，有的甚至出現(xiàn)丟失，致使水利工程檔案達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理的要求。
加強(qiáng)水利工程檔案管理的對策
國家水利部2006年曾出臺了水利工程建設(shè)項目檔案管理的有關(guān)規(guī)定，明確要求要加強(qiáng)對工程檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，落實好崗位責(zé)任制，加強(qiáng)檢查指導(dǎo)與監(jiān)督，提高工程檔案現(xiàn)代化管理水平。根據(jù)這些要求，針對存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)采取以下幾點對策。
健全制度，進(jìn)一步強(qiáng)化對水利工程檔案的管理要保證水利工程檔案的齊全、完整和規(guī)范管理，一是要高度重視水利工程檔案管理工作，從項目立項開始，就配備專職的檔案管理人員，把水利工程的檔案管理工作與抓工程進(jìn)度、質(zhì)量與成本控制一樣抓緊、抓好。二是要建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制，并制訂相應(yīng)的措施，把檔案管理工作目標(biāo)分解、細(xì)化，層層加以落實，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項目立項到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗收的全過程，做到職責(zé)分明，使檔案管理人員明確自己的管理職責(zé)。三是要對項目檔案的驗收要嚴(yán)格把關(guān)，歸檔時應(yīng)對文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。四是要充化利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息、技術(shù)，增加信息資源的存儲，提高信息的廣泛利用，充分做到資源共享，不斷提高水利工程檔案管理和利用的水平。
通過開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作上臺階檔案的生命在于利用，只有對檔案開發(fā)利用，才能正真體現(xiàn)它的價值。做好檔案資料的收集、整理、積累存貯是為了更好開發(fā)檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結(jié)晶，通過材料收集、整理、歸檔將它轉(zhuǎn)化為信息資源。對于檔案管理人員來說，假如某項新上的工程需要查閱相關(guān)資料時，能將檔案信息及時提供給業(yè)務(wù)部門和水利工作者利用，為水利工作者提供很大幫助的同時，使他們親身體驗到檔案信息的價值，從而激發(fā)檔案管理人員對工作的熱情，促使檔案管理工作更上一個新的臺階。
加大投入，實現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化當(dāng)今社會是知識經(jīng)濟(jì)和信息時代，信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，檔案作為信息的重要組成部分，在管理中起著重要的作用。現(xiàn)代化的檔案管理也是勢在必行。要加大投入，增加新的設(shè)施設(shè)備，在保管條件、載體材料、翻拍、復(fù)印和裝訂手段等方面實現(xiàn)現(xiàn)代化，做到咨詢業(yè)務(wù)的智能化，實現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化報送、傳遞，可滿足水利工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水利工程建設(shè)和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務(wù)，充分做到資源共享，不斷提高水利檔案管理和利用的水平。總之，隨著社會的不斷發(fā)展，對水利工作也提出了更高的要求，這給傳統(tǒng)的水利工程檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)，面對新形勢，我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，本著對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的宗旨，注意檔案管理人才的培養(yǎng)，不斷總結(jié)和完善檔案管理的經(jīng)驗，促進(jìn)水利工程檔案管理工作健康發(fā)展。
作者：閔祥玲單位：華北水利水電學(xué)院
近年來，隨著水利工程質(zhì)量管理和實施工作的不斷規(guī)范，管理模式和管理手段的不斷更新，工程檔案管理工作質(zhì)量也有了很大的提高。但是，一些水利工程檔案仍存在著整理速度慢、內(nèi)容不全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等問題。《水利基本建設(shè)項目工程檔案資料管理規(guī)定》明確規(guī)定“進(jìn)行單位工程和分部工程等級評定和工程驗收包括單位工程與階段和竣工驗收時，要同時驗收歸檔文件資料的完整程度和整理質(zhì)量，并在驗收后，及時整理歸檔。”科學(xué)地進(jìn)行檔案管理，大力開發(fā)水利工程檔案信息資源，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會提供利用，是實現(xiàn)水利工程檔案自身價值和檔案工作的根本目的。在此，筆者就如何做好水利工程檔案管理工作談一些認(rèn)識。
1水利工程檔案管理存在的問題
1.1工作人員缺乏驗收資料的實踐經(jīng)驗，致使驗收資料整理不夠全面水利工程是系統(tǒng)工程，這一因素決定了建設(shè)工程檔案的復(fù)雜性、科學(xué)性和系統(tǒng)性，它必須具備真實性、完整性和原始性這三個條件。檔案人員對工程檔案缺少管理經(jīng)驗，不知所收集上來的資料是否齊全，只是被動地從工程項目負(fù)責(zé)人員那接收移交過來，往往是有多少接多少，往往存在著內(nèi)容缺項、漏項、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗收記錄不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。沒有把工程項目同工程技術(shù)資料的歸檔有機(jī)的結(jié)合起來，直接影響了檔案的齊全完整。
1.2缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，檔案管理水平普遍較差。工程項目資料管理人員大都是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，文化層次低，業(yè)務(wù)能力較差且大多數(shù)身兼數(shù)職，精力有限。在工程建設(shè)項目中，檔案管理人員一般是新參加工作的同志多，這些人員缺乏檔 案專業(yè)知識，對工程檔案比較陌生，對檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和制度不熟悉，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題，嚴(yán)重影響著歸檔質(zhì)量。
1.3檔案管理工作的前期投入和管理不足。檔案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程項目建設(shè)的后期，才開始著手進(jìn)行檔案資料的收集、整理工作，從而造成檔案資料的復(fù)印件較多，原件很少，特種載體檔案嚴(yán)重缺失。這是因為：①負(fù)責(zé)工程項目的領(lǐng)導(dǎo)及工程管理人員，檔案意識淡薄，認(rèn)識不到位。有的僅在口頭上說一下，并不落實在具體工作中，平時只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作。②施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作不是按照施工過程中每一個環(huán)節(jié)來產(chǎn)生資料，往往是工程施工快束了，才突擊搞竣工資料。
1.4檔案管理體制和制度不健全。①目前，部分重點工程建設(shè)單工作服務(wù)。位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些建設(shè)單位雖然制訂有，但也不健全。②檔案行政管理部門忙于各項業(yè)務(wù)工作，對工程檔案管理法規(guī)宣傳、貫徹不夠，對工程檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)缺乏應(yīng)有力度，對工程檔案專項執(zhí)法檢查工作也沒有沒抓起來。③檔案資料流向制度不健全，使得工程建設(shè)中技術(shù)、施工人員調(diào)動、變更，出現(xiàn)人走檔案走、人走檔案沒人管的現(xiàn)象。
1.5工程建設(shè)項目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究。近年來，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的建立，在工程建設(shè)領(lǐng)域，工程招投標(biāo)制度、竣工驗收備案制度、監(jiān)理制度、市場稽查制度正在逐步完善。為適應(yīng)政府管理職能的轉(zhuǎn)變、行政審批制度的改革，工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生了相應(yīng)變化，但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)卻未能及時地作出相應(yīng)的調(diào)整與修改，工程建設(shè)項目檔案工作還沒有納入到新的管理機(jī)制中去。如何盡快建立完善工程項目檔案法規(guī)制度，目前還缺乏系統(tǒng)的研究。
2加強(qiáng)工程檔案管理的對策
2.1提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。針對工程檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高的實際，必須以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍。工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精，并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗;對外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時做好各種文件、標(biāo)準(zhǔn)的講解、培訓(xùn)工作。
2.2加大投入，實現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化。檔案管理手段的現(xiàn)代化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本標(biāo)志，它包括以下幾方面:保管條件的現(xiàn)代化，載體材料的現(xiàn)代化，翻拍、復(fù)印、裝訂手段的現(xiàn)代化，檔案工作手段現(xiàn)代化，咨詢業(yè)務(wù)智能化等方面。要實現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化的報送、傳遞，滿足水利工程建設(shè)者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水利工程建設(shè)和管理者提供了方便、快捷、高效的檔案服務(wù)。
2.3健全制度，強(qiáng)化管理，落實崗位責(zé)任制。企業(yè)應(yīng)建立完善工程檔案管理制度，強(qiáng)化工程管理部門及施工單位、質(zhì)檢及監(jiān)督、審計等部門的實施力度，并制定相應(yīng)的措施，使檔案部門可以進(jìn)行有效地監(jiān)督和制約。同時，建立內(nèi)部管理激勵機(jī)制，把檔案管理工作目標(biāo)分解細(xì)化，層層加以落實，列入年度崗位目標(biāo)責(zé)任制中，既要列入分管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)責(zé)任制，更要具體落實到有關(guān)人員的職責(zé)中，年終要有總結(jié)，嚴(yán)格考核獎優(yōu)罰劣，真正地把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項目立項到工程建設(shè)結(jié)束，檔案資料管理通過驗收全過程。
2.4資料分類科學(xué)化，實行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是對檔案工作進(jìn)行科學(xué)管理的一種手段，也是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作科學(xué)管理的重要內(nèi)容，也是提高檔案工作管理水平的必由之路。所以我們要遵循水利工程文件材料自然形式的規(guī)律和相互間的有機(jī)聯(lián)系，按照《檔案法》、《水利基本建設(shè)項目工程檔案資料管理規(guī)定》、《水利水電建設(shè)工程驗收規(guī)范》等水利工程檔案法律和規(guī)章，結(jié)合單位的實際情況，制定一個統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，完善標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)章制度，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)檔案編制、收集、整理、編目、保管及提拱利用的系統(tǒng)性、完整性、實用性。
結(jié)束語
水利工程是一個復(fù)雜而系統(tǒng)的項目建設(shè)工程，關(guān)系到國家國民建服務(wù)經(jīng)濟(jì)的提高，這也就進(jìn)一步促使了其發(fā)展需求程度的提高，也就是說，水利工程本身在隨著國民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，與計劃經(jīng)濟(jì)體制下的時代要求，也就造就了其在不同階段的發(fā)展需求與管理水平標(biāo)準(zhǔn)都不盡然相同，所以說，雖然目前水利工程的各方面工作都開展與進(jìn)行的實施建設(shè)程度還都不錯，但是這也必然會在管理中面臨著各種各樣的問題，就如檔案管理工作隨著管理模式與管理手段的不斷強(qiáng)化與改進(jìn)，就會發(fā)現(xiàn)水利工程檔案管理這一塊仍然存在一些問題，諸如內(nèi)容不健全、不規(guī)范、質(zhì)量不高等。因此，水利工程當(dāng)管理工作如何能夠反映出各個工程單位部門的技術(shù)水準(zhǔn)與能為水庫安全運行狀況作出有利分析，已經(jīng)成為了當(dāng)前水利工程管理工作所要解決的關(guān)鍵與重點。
一、水利工程檔案管理的特點
（一）真實性與完整性。水利工程單位的檔案完善程度，一般是以各個部門單位工作活運作體系的技術(shù)資料，以及相關(guān)部門工作活動的運作經(jīng)驗積累的基礎(chǔ)之上，所逐步形成的；具體由商機(jī)下發(fā)和本單位職能相關(guān)并要求貫徹執(zhí)行的具有重要保管價值的文書，即財會、水利建設(shè)、科技發(fā)展等方面作為特種載體的檔案。而對于這種載體檔案來說，它的有效真實性與完整性記錄，至關(guān)重要。這是由于它是反映水庫系統(tǒng)安全運作情況以及肩負(fù)著防洪、灌溉與城市供水等方面的重要參考標(biāo)準(zhǔn)資料與憑證。
（二）系統(tǒng)性。一般，直接利用水利工程檔案做當(dāng)前水利工程建設(shè)階段性的方案研究的保管時間大概為1―2年時間，之后就交由單位部門的綜合檔案管理室。而具體歸集、歸檔工作除了涉及到做好裝訂與存放，還要做好檔案內(nèi)容、移交時間、參考借閱手續(xù)、過期檔案銷毀等的程序處理過程工作，這是由于檔案的參考技術(shù)價值往往涉及到的方面較為綜合、多元，也由于此，其管理流程就相對更為系統(tǒng)。
（三）綜合性參考價值高。對于水庫的正常運行管理中，水利工程檔案往往涉及到的主要內(nèi)容包括為：指導(dǎo)性文件、水工類、閘門電氣化、水能源利用類、勘探地質(zhì)類、水文類、科研技術(shù)類、施工建設(shè)類、安全生產(chǎn)類、以及運作管理類等。這些系統(tǒng)綜合性的類別資料，就構(gòu)建而出了水利工程建設(shè)與發(fā)展過程中的各個門類文檔材料，它們?nèi)娣从沉怂こ踢\行管理的詳細(xì)情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價值。
二、當(dāng)前水利工程檔案管理的狀況
（一）檔案管理意識淡薄，管理制度不夠完善。水利工程檔案形成貫穿于日常的文件收集和數(shù)據(jù)記錄、新建工程的前期準(zhǔn)備、工程運行管理質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護(hù)等，是日常業(yè)務(wù)和工程項目的重要依據(jù)，也是水庫運行管理體系中的一個很重要的方面。但是，作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工程管理人員，在思想上普遍對水利檔案管理的重要性認(rèn)識不足、重視程度不夠。在水庫管理工作人員少、工作繁雜的情況下，水利工程檔案的收集、整理工作往往被忽視，缺乏相應(yīng)的制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。
（二）專人負(fù)責(zé)的管理力度較差。一是對水利工程檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關(guān)部門主動聯(lián)系。二是沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長期以來各自為政，給檔案的整理歸檔帶來了困難。這對日后的工程管理和維護(hù)，以及對新建工程的準(zhǔn)備存在不利的影響。
三、提高水利工程檔案管理的改進(jìn)措施
（一）強(qiáng)化管理人員的業(yè)務(wù)技能與素質(zhì)。由于水利工程檔案管理工作是一個系統(tǒng)性與規(guī)范性的管理工作，要求管理人員的綜合業(yè)務(wù)技能與素質(zhì)都要加強(qiáng)，保持不斷創(chuàng)新、勇于進(jìn)取、積極踏實以及科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。而且能夠在此基礎(chǔ)上，熟悉水利管理部門的崗位職責(zé)；同時對于當(dāng)代信息產(chǎn)業(yè)設(shè)備、技術(shù)等都要進(jìn)行科學(xué)的電算化系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，開展繼續(xù)教育、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)等，施行業(yè)務(wù)技能考核，從而使得水利檔案管理的實際工作能力大幅度提升。
（二）加強(qiáng)水利電子檔案的管理。水利工程監(jiān)測數(shù)據(jù)往往總是需要進(jìn)行頻繁備份，加以保存。同時要重視電子檔案系統(tǒng)的維護(hù)與升級；年終形成工程測量數(shù)據(jù)電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成電子檔案時應(yīng)當(dāng)實行雙備份；注意在對檔案信息記錄與備份時，要對異地相關(guān)科室檔案進(jìn)行額外備份，也就是對紙質(zhì)檔案與電算化的電子檔案等都要完全施行檔案歸集、歸檔等類的工作，有效防止意外事故發(fā)生引起整個工程監(jiān)測數(shù)據(jù)的毀滅與不可恢復(fù)性。同時，保存電子檔案的位置要遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防火等，定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使水利檔案丟失，造成無法挽回的損失。
【關(guān)鍵詞】水利工程;檔案管理；存在問題；應(yīng)對措施
一、水利工程檔案管理的重要性
水利工程檔案管理是水利工程建設(shè)與管理的重要組成部分，是在水利工程前期準(zhǔn)備、工程實施、竣工驗收等各個階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，是整個工程建設(shè)的縮影。水利工程檔案是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，水利工程檔案管理工作對水利工程建成后的維護(hù)與管理將會起到積極地指導(dǎo)作用，同時有利于提高水利工程的設(shè)計、施工及管理水平，促進(jìn)水利工程建設(shè)又好又快的發(fā)展。借助檔案，人們可以查尋需要了解掌握過去的資料與情況，尤其是在建立工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制的今天，檔案的憑證作用更為重要。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案資料作用的發(fā)揮。因此，對每一個工程項目不管是建設(shè)法人的甲方，承建項目的乙方以及設(shè)計、監(jiān)理等任何一個單位，對工程設(shè)計、報批立項、建設(shè)與竣工的全過程、務(wù)須高度重視各個階段的檔案資料的原始記錄、保存與管理。加強(qiáng)工程檔案管理，是加強(qiáng)工程建設(shè)與管理工作的重要內(nèi)容。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。檔案事業(yè)是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)。可見檔案管理工作的重要性與肩負(fù)的神圣責(zé)任。
二、水利工程檔案管理中存在的問題
（一）思想意識淡薄，資料管理意識不強(qiáng)。沒有完善健全的檔案管理制度，重視技術(shù)工作,忽視檔案管理,認(rèn)為資料管理只是資料管理人員的事，甚至建設(shè)單位的部分技術(shù)人員缺乏資料入檔意識，對形成的原始資料不注意及時存檔，致使工程完工后資料短缺，不夠完善。
（二）專業(yè)人員缺乏，管理人員素質(zhì)不高。在水利工程建設(shè)中, 檔案資料, 經(jīng)手人員多、檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn),且兼職現(xiàn)象多,知識層次低,精力有限。資料分散，造成工程完工后.資料不能及時收集、整理和移交；檔案人員只是被動地從工程項目負(fù)責(zé)人員那接收、移交過來,往往是有多少接多少,存在著內(nèi)容缺項、漏項、簽章手續(xù)不齊、隱蔽工程驗收記錄不準(zhǔn)、整理不規(guī)范等現(xiàn)象。案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題,嚴(yán)重影響著歸檔質(zhì)量。
（三）檔案管理粗放，檔案價值發(fā)揮不夠。對檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性認(rèn)識不足，資料不規(guī)范，使工程檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。
三、水利工程建設(shè)項目檔案管理的建議
（一）完善管理，適度創(chuàng)新。繼續(xù)建立、完善水利檔案法規(guī)體系,修訂現(xiàn)有的水利檔案各種規(guī)章、辦法。要定期對國家制定適應(yīng)建設(shè)管理體制改革的檔案管理制度和法規(guī)進(jìn)行研究學(xué)習(xí),及時制定既符合工程檔案自身發(fā)展規(guī)律,又適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)要求,也符合我國國情又兼容國外先進(jìn)管理經(jīng)驗的檔案法規(guī)規(guī)章。
（二）高度重視，責(zé)任到人。領(lǐng)導(dǎo)要使檔案管理工作在制度上、裝備上、人員配備上得到支持和保證。一定要專門設(shè)立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,由單位最高領(lǐng)導(dǎo)任組長,有關(guān)科室負(fù)責(zé)人任成員,并明確專職和兼職檔案管理員,具體負(fù)責(zé)工程項目資料的整理歸檔工作。把科技檔案的形成、積累、整理工作形成制度,并與個人的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤,使科技資料從產(chǎn)生和形成的那一刻起就有人對它的收集、整理、歸檔以及完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
（三）規(guī)范管理，提高質(zhì)量。我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題,以提高檔案實體質(zhì)量,為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)，歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,避免相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序，必須一方面要注意解決好立卷方法問題,另一方面,要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題。
四、水利工程檔案有效管理的措施
(一)健全檔案管理制度，夯實檔案管理的基礎(chǔ)
加強(qiáng)檔案管理,建立完善的檔案管理制度是做好水利工程檔案工作的重要保證。為了加強(qiáng)對水利工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合水利工程實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
（二）把關(guān)竣工檔案質(zhì)量,確保發(fā)揮憑證作用
工程竣工驗收時,建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員,按照水利工程檔案歸檔范圍的要求,對水利工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決,補(bǔ)缺補(bǔ)漏,務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時,歸檔范圍符合要求，把好竣工驗收關(guān),把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。
（三）加強(qiáng)施工過程管理，強(qiáng)化檔案規(guī)范編制
【關(guān)鍵詞】在建水利工程；檔案管理；管理方法與措施
在建水利工程檔案，就是指水利工程在建設(shè)中直到驗收前，所形成的以及應(yīng)當(dāng)歸檔進(jìn)行保存的文件，文件的內(nèi)容包括了文字，圖表，圖紙，聲音影像，計算材料等其他形式和載體的歷史記錄，涉及到的過程包括項目提出，工程研究，工程設(shè)計，方案決策，招標(biāo)，施工，質(zhì)檢與建立等日常工作活動。
1 在建水利工程檔案的內(nèi)容
1.1 工程前期的檔案
工程前期的一些工作材料，其中包括了可行性的研究報告，水文水利的分析報告，環(huán)境評估報告，當(dāng)?shù)氐纳鐣?jīng)濟(jì)與社會效益的調(diào)查報告，設(shè)計委托書，工程設(shè)計圖紙以及審批記錄等相關(guān)文件。
1.2 工程報批的檔案
工程報批的一些工作材料，其中包括了基礎(chǔ)建設(shè)的請示文件，計委與主管部門以及流域機(jī)構(gòu)的批件，建設(shè)用地的批件，經(jīng)批準(zhǔn)的移民方案等相關(guān)文件。
1.3 工程施工的檔案
工程施工的一些工作材料，其中包括了開工報告，施工合同，施工圖紙，設(shè)計變更的文件與圖紙，建筑材料的化驗單與試驗報告，機(jī)電設(shè)備的合格證，施工記錄，質(zhì)量檢查報告，事故等級評定與處理記錄，施工單位與技術(shù)人員的資質(zhì)證明的復(fù)印件，以及監(jiān)管人員對各個施工階段做出的結(jié)論報告等。
1.4 竣工驗收的檔案
竣工驗收期的一些工作材料，其中包括了單項工程的驗收報告，整體工程的驗收報告，以及驗收會議的原始記錄等。
2 在建水利工程檔案的特點
2.1 法制性
根據(jù)國家頒布的相關(guān)法律文件，對在建水利工程檔案的建立工作作出了嚴(yán)格的規(guī)定，以此來保障工程建設(shè)的質(zhì)量。因此，其第一個特點就是法制性。相關(guān)法律文件，使在建水利工程的檔案管理具有了完整的法律關(guān)系，也就是說，按照要求進(jìn)行工程檔案的建立工作，是在履行法律，一旦違背規(guī)定進(jìn)行操作，就是違法行為。而且，工程的檔案材料需要按照法律的要求進(jìn)行整理，對收入的一些批準(zhǔn)性文件，許可證書以及工程的施工圖紙，都要經(jīng)過有關(guān)政府部門批準(zhǔn)或者資質(zhì)鑒定部門的認(rèn)可，否則不予收入檔案，以此來彰顯工程項目的合法性。
2.2 同步性
對于在建的水利工程項目，在立項階段，就要進(jìn)行相關(guān)材料的收集與整理，制定成檔案要求的格式；然后在現(xiàn)場勘測，設(shè)計施工，監(jiān)察管理等這些合同的簽訂的時候，要對水利工程檔案的質(zhì)量，份數(shù)以及移交事項做出明確的要求；而且在對工程進(jìn)度與工程質(zhì)量進(jìn)行檢查的時候，要對檔案材料的收集與整理工作進(jìn)行同時檢查。這樣可以保證在建水利工程檔案反映工程進(jìn)展的全過程。
2.3 實用性
在建水利工程檔案，是具有實用性的檔案材料，在工程的建設(shè)時期，它可以作為施工單位的施工依據(jù)，而在工程驗收時期，它又可以作為驗收依據(jù)，并且在工程建設(shè)完成后，投入使用的時候如果出現(xiàn)了問題，又可以作為維修與養(yǎng)護(hù)的依據(jù)。所以，在建水利工程檔案是最具實用性的歷史材料。
2.4 成套性
由于水利工程是一個很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，所以對應(yīng)的檔案也自然由若干個單項工程的檔案組合而成，形成的檔案具有成套性，每個單項工程的檔案都是不可或缺的。
3 在建水利工程檔案管理方法與措施
3.1 提高認(rèn)識
要提高檔案管理工作者的思想覺悟，讓其明白檔案管理的重要意義。促使其在日后的工作中認(rèn)真積極，盡量不出現(xiàn)差錯。并且嚴(yán)格落實《檔案法》與《水利基本建設(shè)項目（工程）檔案資料管理規(guī)定》中的相關(guān)內(nèi)容。
3.2 檔案材料收集
進(jìn)行檔案管理，首先要加強(qiáng)檔案材料的收集工作。首先是工程的前期，檔案的管理部門應(yīng)主動參與到和其他部門的溝通交流中去，并且去得到這些部門中人員的支持與幫助，及時的了解他們的工作動態(tài)，然后將一些批件與資料及時的收錄到檔案中去。其次是在工程的施工階段，檔案管理部門要主動和施工單位取得聯(lián)系，然后將檔案材料的整理要求告知這些工作單位的人員，促使其將施工環(huán)節(jié)中的檔案資料整理齊全，方便在日后進(jìn)行檔案交接的時候不出現(xiàn)差錯。最后是在驗收階段，檔案管理部門需要指派專人參與到驗收與交接的工作中去，并且在現(xiàn)場對移交的檔案資料進(jìn)行仔細(xì)審查，認(rèn)真核對，來實現(xiàn)水利工程建設(shè)與水利工程檔案同時驗收，如果任何一方出現(xiàn)了問題，都不予決算。
3.3 檔案材料整理
因為水利工程的建設(shè)周期較長，涉及的方面較廣，參加建設(shè)的施工單位多，建設(shè)的項目也錯綜復(fù)雜，所以在建設(shè)中形成的檔案一定很多。雖然上文中所說的檔案材料收集工作可以在一定程度上減輕檔案材料的整理工作，但是實際操作起來，仍是很繁瑣的。比如在檔案材料整理工作中第一個會遇到的就是分類組卷的問題，目前大多數(shù)檔案管理部門都是采用按照單項工程項目來進(jìn)行分類，例如對在建的水利樞紐工程進(jìn)行檔案整理，可以分成大壩，溢洪道，輸水洞，電站和船閘等幾大類。而在此之下，又可以按照專業(yè)不同設(shè)置不同小類。分類的編號使用工程代號與阿拉伯?dāng)?shù)字相互混合的編碼方式。這樣可以保證檔案材料的完整性，而且管理起來簡單，查閱起來還方便。其中，針對工程前期的檔案，尤其是一些報批文件，可以使文字材料在前，圖紙材料在后，同時正式批件在前，請示報告在后的順序進(jìn)行整理排列。而對施工階段與驗收階段的檔案，按照工程的程序與專業(yè)進(jìn)行排列，要保證檔案資料之間的聯(lián)系性，前后的關(guān)系不要弄混，然后裝訂成冊，形成規(guī)范的工程檔案。
3.4 制定檔案管理制度
需要檔案管理部門，依照相關(guān)的法律和政令，建立健全的規(guī)章制度，以此來規(guī)范檔案管理工作。規(guī)章制度涉及的范圍應(yīng)當(dāng)包括：檔案的收集與整理制度，檔案的管理制度，檔案的借閱制度，檔案的保管與保密制度，檔案員的崗位責(zé)任制度等。
3.5 管理人員的培訓(xùn)
需要各級的水利部門經(jīng)常對水利工程檔案進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，健全機(jī)構(gòu)與體制，實行專人負(fù)責(zé)制。而且要定期開辦水利工程檔案培訓(xùn)班，采用不同的培訓(xùn)形式，來提高檔案管理人員的專業(yè)知識以及檔案管理法規(guī)的理解，提升檔案管理人員的工作的素質(zhì)與水平。
3.6 基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)
在建水利工程檔案的重要性與其他檔案一樣重要，同樣需要投入資金進(jìn)行一些基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，比如建設(shè)專用的檔案室，購買專用的檔案柜與檔案盒，以此來為檔案工作者提供檔案管理的工作條件，促使其更好的完成工作。
參考文獻(xiàn)
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1、編制要求
根據(jù)拉西瓦水電站工程建設(shè)情況，原《水電廠企業(yè)檔案分類表（6～9大類）》（簡稱6～9類）中的類目設(shè)置不能滿足工程檔案分類的需要。因此，為能準(zhǔn)確的反映工程科技活動，管理工程檔案，以“類別劃分明確，分類層次清楚、類別設(shè)置靈活、適應(yīng)計算機(jī)管理，能夠準(zhǔn)確地反映本工程的性質(zhì)和特點。”為編制要求，對類目做了相應(yīng)的設(shè)置和調(diào)整。
2、編制過程及分類依據(jù)
2.1編制過程
為了使檔案分類大綱編制的具有科學(xué)性和完整性，達(dá)到既貼近施工過程中的收集、方便組卷，同時能滿足水電廠在生產(chǎn)運行中的檔案管理需要，編制工作從兩個方面入手，一是針對拉西瓦工程施工過程中管理的特性；二是根據(jù)科技檔案管理的原則，進(jìn)行了科技檔案分類大綱的編制工作。
2.2主要依據(jù)
根據(jù)黃河水電公司科技信息標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)，使科技檔案更好地為工程建設(shè)、生產(chǎn)運行以及未來發(fā)展服務(wù)，考慮到公伯峽、蘇只水電站已經(jīng)形成了統(tǒng)一的科技檔案分類大綱基本模式，故將《拉西瓦水電站科技檔案分類大綱》中的檔號結(jié)構(gòu)形式確定為“目錄號（代號）+分類號（一）+分類號（二）+案卷號”。
3、檔號組成說明
依照拉西瓦水電站工程檔案分類的需要，科技檔案號由目錄號和分類號（一）、分類號（二）搭配與案卷號一并組成，各號之間用“―”分隔。
檔號結(jié)構(gòu)形式：4段16位，用0～9標(biāo)識。
目錄號（代號）+分類號（一）+分類號（二）+案卷號
既1021―0000-0000-0000
案卷號
分類號（二）
分類號（一）
目錄號（代號）
4、各大類檔案號形式
4.1 6大類：產(chǎn)品（生產(chǎn)）類
檔號為：1021+6大類+年度+案卷號
4.2 7大類：科學(xué)技術(shù)研究類
檔號為：1021+7大類+課題號+案卷號
4.3 8、9大類：8大類“基本建設(shè)類”，9大類“設(shè)備儀器類”
例如：8022施工圖（按合同標(biāo)段組卷）
檔號為：1021+8022+（單位工程+分部工程）+案卷號（四位號均為案卷順序號）。
關(guān)鍵詞：水利工程；施工建設(shè)檔案；檔案管理；評價指標(biāo)；管理流程 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
中圖分類號：G271 文章編號：1009-2374（2017）06-0262-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.06.131
水利工程施工建設(shè)檔案是保證水利工程質(zhì)量安全和可維護(hù)性的重要參考資料，所以水利工程施工建設(shè)檔案管理工作一直以來都是承建單位在施工建設(shè)中的重要內(nèi)容。某工程渠道長68.46km，設(shè)計引水流量350m3/s，最大引水流量500m3/s，該渠道1標(biāo)段長5.848km（樁號4+085～9+909）。渠道縱穿多條支流、公路和居民區(qū)，施工復(fù)雜度高，地質(zhì)條件復(fù)雜。在建設(shè)過程中參與單位眾多，包含了勘察設(shè)計單位、承建單位、材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、監(jiān)理單位等，工程資料類型眾多、結(jié)構(gòu)復(fù)雜，所以對于資料的收集、整理、分類、歸檔等一系列的檔案管理工作對于工程的開展與后期的維護(hù)具有非常重要的意義。
1 檔案管理工作的內(nèi)容
1.1 檔案管理組織
檔案管理要有獨立的辦公室和專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理辦公室要符合檔案管理要求，包括檔案保管要求，防水、防火、防潮等，還包括檔案應(yīng)用要求，配置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、計算機(jī)等。檔案管理人員要具備檔案專業(yè)管理技術(shù)資格，熟悉水利工程施工建設(shè)全過程業(yè)務(wù)的開展順序與流程，通常配置兩名以上工作人員，可做到相互幫助與監(jiān)督。
檔案管理制度是檔案規(guī)范化管理的有效保證，包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案統(tǒng)計制度等。檔案的分類與歸檔要具體到項目的個體單位，設(shè)立檔案保管期、責(zé)任人和工作節(jié)點目標(biāo)。檔案管理經(jīng)費由各項目的工作單位提供，將其納入單位工程年度經(jīng)費預(yù)算中。
建立檔案管理保障措施，明確檔案管理工作流程：（1）明確工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)、移交審批制度；（2）檔案管理的收集與整理工作要與水利工程施工進(jìn)度和施工質(zhì)量控制同步；（3）單元工程質(zhì)量驗收時，驗收資料歸檔要具備完整性；（4）已驗收的部分工程檔案，在十日內(nèi)必須完成歸檔、整編；（5）建立自查制度，將其納入部門考核。
1.2 檔案管理整理、分類與歸檔
檔案的管理、分類與歸檔要保證文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。在水利工程施工建設(shè)開始前，就要收集工程開工建設(shè)的有關(guān)資料，其中包括施工技術(shù)資料、材料與設(shè)備資料、質(zhì)量評定與驗收資料等。施工建設(shè)過程中，要及時對文件的施工圖、施工合同、施工規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行收集，保證文件材料與施工進(jìn)度同步。檔案的保存形式多種多樣，對于紙質(zhì)文件要保證材料的字跡清晰、圖表整潔，簽字審核手續(xù)完備。電子資料要進(jìn)行備份，可采用刻盤等方式進(jìn)行保管。標(biāo)注的案卷名稱要簡潔準(zhǔn)確，目錄編制規(guī)范，便于快速定位檔案位置。檔案的分類要根據(jù)水利工程施工建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，如綜合類檔案、合同類檔案、進(jìn)度控制資料檔案、質(zhì)量控制黨刊、施工管理檔案、生產(chǎn)控制檔案等。
要求工程建設(shè)的參與單位各職能部門要按時、按要求歸檔，移交各完成的工程檔案或者是根據(jù)施工需要調(diào)取檔案時要建立嚴(yán)格的審批制度，按照用戶需求移交有關(guān)工程檔案。使用完畢后，要及時歸還。工程檔案的收集與整理要根據(jù)工程節(jié)點設(shè)置考核辦法，保證完成各節(jié)點的檔案整編目標(biāo)。
1.3 檔案后期管理
檔案從工程部門接收后到檔案室要進(jìn)行檔案的保存與統(tǒng)計，保存時要在檔案柜架上清晰的標(biāo)出檔案的內(nèi)容，根據(jù)檔案歸屬分類保存。檔案柜及檔案柜上的資料要整齊擺放，統(tǒng)一間距，檔案數(shù)量要與目錄數(shù)量相吻合，定期進(jìn)行檔案檢查，落實三防工作，保證檔案的保管安全性。
檔案利用時要根據(jù)目錄進(jìn)行檔案定位，在信息化檔案管理過程中，可通過軟件系統(tǒng)通過關(guān)鍵詞定位，找到檔案所在位置。檔案的編研工作是對水利工程施工建設(shè)過程中的重要事記、科研成果、基礎(chǔ)資料等進(jìn)行匯編，使檔案更加規(guī)范，做到能夠合理開發(fā)和利用。
目前的檔案管理中，使用檔案管理軟件輔助管理已經(jīng)成為了一種重要的檔案管理手段，將檔案的案卷目錄、文件級目錄、檔案簡介等建立數(shù)據(jù)庫，歸檔的電子文件直接存儲在服務(wù)器中，建立雙活數(shù)據(jù)中心，保證電子文件的安全性和7*24小時可利用性。
2 檔案管理評價
2.1 評價方法
檔案管理評價是以《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》和《水利工程項目檔案管理規(guī)定》等文件為依據(jù)，根據(jù)水利工程施工建設(shè)項目的具體情況建立檔案管理評價指標(biāo)體系，擬定評價閾值、指標(biāo)等參數(shù)，并采用層次分析的方法M行綜合評價。層次分析結(jié)構(gòu)可劃分為三個層次結(jié)構(gòu)，包括目標(biāo)層、準(zhǔn)則層和指標(biāo)層。其中目標(biāo)層A作為檔案管理的綜合評價，準(zhǔn)確層B1為檔案管理組織機(jī)構(gòu)，B2為檔案整理、劃分與歸檔，B3為檔案接收后的管理。指標(biāo)層是以實際情況確定管理指標(biāo)，Cij（i，j=1，2，…，n），指標(biāo)內(nèi)容包括：檔案管理組織機(jī)構(gòu)下分的管理機(jī)構(gòu)人員、檔案管理設(shè)施、檔案管理制度、檔案管理經(jīng)費、檔案管理保障措施；檔案整理、劃分與歸檔下分的文件資料完整性、文件資料的準(zhǔn)確性、文件材料的系統(tǒng)性、歸檔與移交、節(jié)點目標(biāo)完成情況；檔案接收后的管理下分的檔案保管與統(tǒng)計、檔案利用、檔案信息化和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化等。
2.2 指標(biāo)系數(shù)
指標(biāo)系數(shù)依據(jù)檔案管理工作檢查過程中的實際情況，以及管理規(guī)范文件的評分標(biāo)準(zhǔn)，采用了等間距分級法確定系數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。評價指標(biāo)與分值如表1所示：
檔案管理的評價方法與指標(biāo)系數(shù)對某工程渠道的檔案管理工作進(jìn)行權(quán)重分析，得到檔案管理綜合評價指數(shù)G=0.92，評價為優(yōu)良；準(zhǔn)則層中檔案管理組織結(jié)構(gòu)G1=0.89，評價為合格；檔案整理與歸檔G2=0.93，評價為優(yōu)良；檔案歸檔接收后的管理G3=0.92，評價為優(yōu)良。
3 結(jié)語
水利工程施工建設(shè)檔案是水利工作中不可或缺的重要資料，它不僅能夠輔助工程建設(shè)順利完成，而且是竣工后的維護(hù)與保養(yǎng)的重要參考依據(jù)。所以作為水利施工企業(yè)在進(jìn)行水利工程建設(shè)時，必須要完善檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案管理水平，保證所建設(shè)的水利工程有檔可查、有據(jù)可依。
參考文獻(xiàn)
[1] 嚴(yán)杰.淺談大型水庫水利工程建設(shè)檔案管理[J].工業(yè)b，2015，（31）.
一、檔案管理本質(zhì)
（一）核心。檔案管理的核心是對工程建設(shè)過程中的相關(guān)事宜進(jìn)行記錄。水利工程建設(shè)主要包括以下幾部分：一是工程前期。在該階段主要包括水文水利分析報告、可行性研究報告、當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟(jì)及效益調(diào)查報告、工程設(shè)計圖、環(huán)評報告、設(shè)計委托書以及審批記錄等相關(guān)資料。二是工程審批。這就包括了相關(guān)部門的審批文件、計劃請示文件、經(jīng)批準(zhǔn)的移民方案以及建設(shè)用地批件等。三是工程施工。主要包括開工報告、施工圖、施工合同書、建筑材料化驗單、設(shè)計變更文件及圖紙、機(jī)電設(shè)備合格證、試驗報告、質(zhì)量檢查、施工記錄、評定和事故處理記錄、施工單位法人、施工單位資質(zhì)、監(jiān)理報告、施工單位技術(shù)人員、各施工階段結(jié)論報告以及監(jiān)理文件等。四是竣工驗收。該階段主要是指各單元工程、單項工程、單位工程驗收和竣工驗收所產(chǎn)生的驗收報告和會議原始資料等。
（二）檔案應(yīng)用。1、施工依據(jù)。水利工程檔案在建設(shè)期間，施工的關(guān)鍵在于批復(fù)與立項；而施工的依據(jù)則主要是圖紙、設(shè)計、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；而合同和文件則主要起明確施工責(zé)任和分配施工任務(wù)的作用。2、竣工驗收的必要條件。根據(jù)水利部門所頒發(fā)的《關(guān)于印發(fā)水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定的通知》（水辦【2005】480號）中第二十四條規(guī)定要求：未經(jīng)過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不能夠通過或進(jìn)行工程驗收。由此可知，水利工程檔案驗收是工程竣工驗收中非常重要的環(huán)節(jié)。與此同時，水利工程檔案還可作為工程質(zhì)量監(jiān)督部門以及行政主管部門的驗收依據(jù)。3、運行與維護(hù)依據(jù)。水利工程檔案在維修養(yǎng)護(hù)以及調(diào)度運行中同樣占據(jù)著重要地位。其可對水利工程的防洪能力以及設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)等方面提供最直接、可靠的信息，便于對工程的抗旱輸水和防洪調(diào)度等方面的能力進(jìn)行評估和實施；同時，檔案還能提供技術(shù)參數(shù)、設(shè)備工程安裝以及操作手冊等相關(guān)信息，是工程設(shè)備使用的必備資料。4、改建、擴(kuò)建依據(jù)。由于各種原因需對水利工程進(jìn)行擴(kuò)建或改建時，首先應(yīng)對原工程的設(shè)計、地基情況以及設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)等各方面進(jìn)行初步的評估，通過查閱檔案資料，不僅能使改建或擴(kuò)建設(shè)計與原工程更加貼合，還可大大提高工程的耐用性和安全性。5、事故處理依據(jù)。水利工程本身就是較為特殊的工程，一旦發(fā)生事故，其波及范圍非常廣，且損失數(shù)額也非常巨大，這就需要對責(zé)任方進(jìn)行追究，為其他項自工程的實施拉起警戒線。在對工程事故進(jìn)行調(diào)查的過程中，理清責(zé)任非常關(guān)鍵，而檔案中白紙黑字留下的信息在此時就成為了最重要的證據(jù)。
二、“三個工程”
檔案管理，以時間為縱向主線對工程建設(shè)過程進(jìn)行記錄；橫向上則對應(yīng)實物水利工程。筆者認(rèn)為檔案工作應(yīng)分為三大工程，分別是財務(wù)工程、文字工程（包括了合同、文件、圖紙以及審批等資料）以及影像工程。
（一）財務(wù)工程。財務(wù)工程主要是指在水利工程建設(shè)的過程中，所涉及的財務(wù)檔案資料，而財務(wù)也是制約工程的主要因素，通過對財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行查閱可清楚地掌握工程的進(jìn)度及花費量。這里所說的財務(wù)工程主要是對預(yù)算、概算、各類保證金、決算、月支付清單以及備用金等相關(guān)信息的統(tǒng)指。
（二）文字工程。檔案管理的主體就是文字工程，無論是水利工程的初步擬定、施工階段以及竣工驗收等各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的文字內(nèi)容。通過文字工程，可使水利工程各環(huán)節(jié)更加準(zhǔn)確、全面、翔實地展現(xiàn)。
（三）影像工程。影像工程主要是通過多媒體技術(shù)，例如，攝影機(jī)和照相機(jī)等設(shè)備，對工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的重要事件通過圖像的形式進(jìn)行記錄。截至目前為止，影像技術(shù)主要用于領(lǐng)導(dǎo)檢查、工程重大會議、完工后工程實景等。通過影像技術(shù)對工程進(jìn)行記錄，使工程記錄信息更加真實、直觀。目前，不少隱蔽工程紛紛通過多媒體技術(shù)來記錄和拍攝工程概況，使隱蔽工程驗收突破了時間地域的限制，在影像的基礎(chǔ)上輔以文字說明，大大增強(qiáng)了工程的客觀性、真實性和形象性。隱蔽工程主要是指鋼筋、地基、設(shè)備安裝以及電氣管線等需要掩蓋和覆蓋的工程。一旦隱蔽工程無法得到有效落實，可直接導(dǎo)致工程返工，延長工程時間。為此，要提高工程質(zhì)量，保證工程能夠順利完工，就必須確保隱蔽工程檢查合格后才可繼續(xù)施工。
三、事件的時間對應(yīng)
水利工程檔案管理主要從工程建設(shè)與檔案的同步性、工程建設(shè)流程的對應(yīng)性來體現(xiàn)。無論是何種水利工程，在立項時。首先需要對相關(guān)文件資料進(jìn)行收集整理。其次，設(shè)計、勘測、監(jiān)理以及施工等相關(guān)協(xié)議，均會產(chǎn)生大量的文字信息，此外，這些環(huán)節(jié)對檔案的份數(shù)、質(zhì)量以及移交工作均有明確要求，這就對檔案管理提出了進(jìn)一步指示；在對施工質(zhì)量進(jìn)行檢查以及了解施工進(jìn)度時，需同時對工程檔案管理情況進(jìn)行收集整理，沒有檔案的參與無法準(zhǔn)確掌握施工的全過程。在建設(shè)水利工程的過程中，若需要對設(shè)計進(jìn)行變更，則必須以施工圖紙為基礎(chǔ)；監(jiān)理單位批復(fù)、施工單位申請以及業(yè)主單位同意，一定要保證時間的先后順序。
四、電子版與紙版
伴隨著電子技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)成為了當(dāng)前檔案管理工作的重要依靠，可大大提高水利工程檔案管理工作效率。但紙質(zhì)版仍然在檔案管理中占據(jù)著重要地位。一是，紙版檔案材料是以實物形式存在，更加具有說服力和不可替代性。二是電子檔案可將相關(guān)信息記錄到數(shù)據(jù)庫中，在統(tǒng)計和查詢上具有更強(qiáng)的優(yōu)勢，且隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案在工程建設(shè)中的作用更加突出，尤其是異地查閱，其優(yōu)勢是不言而喻的。近兩年來，國家制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，標(biāo)志著電子檔案在CAD光盤技術(shù)的推動下逐步朝著光盤庫載體的模式快速推進(jìn)，未來這就成為項目檔案管理的主要方向。三是紙版檔案與電子版檔案內(nèi)容一致，無論是內(nèi)容、時間還是結(jié)構(gòu)，均必須保持一致。
五、多方協(xié)調(diào)
摘要:水利工程檔案管理的質(zhì)量決定著水利工程的質(zhì)量,因此,水利工程檔案管理在水利工程建設(shè)申占有非常重要的作用。本文通過對水利工程檔案管理、水利工程檔案管理的重要性、水利工程檔案管理存在的問題、水利工程檔案管理的應(yīng)對措施分析來闡述水利工程檔案管理。關(guān)鍵詞:水利工程;檔案管理;措施
Abstract: Water conservancy project archives management quality determines the quality of water conservancy projects; therefore, water conservancy project archives management in construction of water conservancy project occupies a very important role. This article through to the water conservancy project archives management of water conservancy project, the importance of water conservancy project archives management, problems in archives management of water conservancy project archives management, the countermeasures to the water conservancy project archives management.
Key words: water conservancy project archives management; measure;
中圖分類號：G271
一、水利工程檔案管理水利工程檔案管理是水利工作的主要內(nèi)容。在水利工程建設(shè)活動中,水利工程檔案管理是形成一種文件材料,即對國家和社會有保存價值的各種載體,它也是一種依據(jù)和憑證,它能夠全面反映建設(shè)竣工的真實情況,是追查事故的主要依據(jù),它在工程中起著監(jiān)督的作用,水利工程檔案管理的質(zhì)量直接影響著工程質(zhì)量。在水利工程中,其技術(shù)含量是比較高的,質(zhì)量要求也相對比較嚴(yán)格。水利是國民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)。水利工程的基礎(chǔ)設(shè)施基本上都屬于地下工程。這就是它和別的工程不同的地方,正因為它的獨特,如果出現(xiàn)質(zhì)量問題,其追查原因比較困難和復(fù)雜,水利工程檔案就是進(jìn)行檢查、管理、維護(hù)的重要依據(jù)。二、水利工程檔案管理的重要性水利工程檔案是從施工過程中直接提出相應(yīng)的資料并形成了以各種形式保存的材料。水利工程檔案是在水利施工的過程中形成的,它直接且真實的反映著水利工程建設(shè)的全過程,也是檢�水利質(zhì)量的重要依據(jù),水利工程檔案在水利工程建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中起著非常重要的作用,主要表現(xiàn)在以下幾個方面:第一,在實際應(yīng)用中,在擬定計劃、水行政執(zhí)法、工作總結(jié)、水利工程設(shè)計等方面檔案可以作為考察憑證;第二,檔案在防汛搶險時起著很重要的作用,它可以對過去的水情、水利工程的情況有清楚的了解,使得決策者作出更好的決策;第三,可以借助檔案進(jìn)行水利方面的學(xué)術(shù)研究,通過前人的真實的記載資料,得出更好的研究成果;第四,水利工程會隨著實際的需要而變化,因此在對水利工程進(jìn)行維護(hù)和擴(kuò)建時,檔案可以作為合理設(shè)計和施工的依據(jù),既節(jié)省的時間,有節(jié)約了開支。總之有利于創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價值;第五,檔案也可以作為工程質(zhì)量鑒定、事故原因的查明、事故責(zé)任的追究的有效依據(jù)。在水利工程建設(shè)中,水利工程檔案管理是重要的工作環(huán)節(jié)之一,也是保持工程質(zhì)量長期穩(wěn)定的重要環(huán)節(jié)之一,同時也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要催化劑。為了滿足水利工程項目建設(shè)管理工作的需要以及國家和水利部的共同要求,必須對水利工程檔案管理工作進(jìn)行建設(shè)和強(qiáng)化。國家水利部在檔案管理方面有明確的規(guī)定,只有在檔案管理合格的情況下,才能進(jìn)行竣工驗收,否則,不可進(jìn)行竣工驗收,水利工程檔案只有在管理的情況下才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,如果沒有建立相應(yīng)的水利工程檔案管理工作,那么就無人管理水利工程檔案,對水利工程建設(shè)和維護(hù)以及工程檔案的日常工作的發(fā)展起著阻礙作用,同時對水利工程的驗收工作也產(chǎn)生了很大的影響。因此,建立水利工程檔案管理工作是非常重要的,它為后人提供有效的、真實可靠的資料,促進(jìn)水利工程順利的發(fā)展。三、水利工程檔案管理存在的問題1、檔案管理制度滯后于與水利工程項目管理體制改革隨著水利建設(shè)工程項目在投資、建設(shè)、管理等方面的變化,對工程檔案的收集、管理、歸檔、驗收提出了新的要求,尤其是計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及,越來越多的文件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸,面對無紙化辦公產(chǎn)生的電子文件、圖像文件、圖形文件等,傳統(tǒng)的檔案管理工作已表現(xiàn)出較大的滯后性和低效性,不能適應(yīng)時代的要求。隨著國家對建設(shè)管理體制改革逐漸深入,水利工程建沒項目管理體制發(fā)生了重大變化,招投標(biāo)制度、監(jiān)理制度、竣工驗收備案制度和市場稽查制度逐步完善;政府轉(zhuǎn)變職能,行政審批進(jìn)行改革,系統(tǒng)清理、修訂了部分規(guī)章和規(guī)范性文件,使工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)容、形式、規(guī)定、制度、以及各種檔案載體都發(fā)生相應(yīng)變化。但與之相對應(yīng)的各種檔案管理制度、法規(guī)未及時做相應(yīng)調(diào)整和修改,工程檔案管理還沒有納入新的管理機(jī)制。2、檔案管理制度不健全,管理水平普遍較差長期以來,水利工程建設(shè)單位和責(zé)任部門重工程輕檔案、未就項目檔案管理工作開展過專項整治,對此項工作的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理力度不足,造成水利檔案管理工作處于被動和不利的局面。有些單位檔案管理規(guī)章制度不健全,或雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度,但沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),在項目檔案管理工作上難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化。工作中隨意性大,導(dǎo)致部分檔案不能及時歸檔,使得水利技術(shù)檔案得不到豐富和發(fā)展,影響了技術(shù)檔案質(zhì)量的進(jìn)一步提高,也導(dǎo)致了水利管理人員對工程情況缺乏了解,增加了工程安全調(diào)度和消除險情的難度。4、管理人員素質(zhì)偏低,檔案專業(yè)人才缺乏水利建設(shè)工程大都在比較偏僻、艱苦的農(nóng)村,工程點多線長,且施工隊伍流動性大,難以形成有效的檔案組織管理網(wǎng)絡(luò),“四同步”工作難以真正落實。從近幾年參與我市水利工程項目建設(shè)的施工單位檔案管理情況來看,許多施工企業(yè)檔案管理體制上不健全,檔案規(guī)章制度形同虛設(shè),沒有形成有效的管理和監(jiān)督機(jī)制,造成檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、分散保管現(xiàn)象較為普遍,在水利工程建設(shè)中,檔案人員一般是新參加工作的同志多、工程技術(shù)人員多,缺乏檔案專業(yè)知識,對工程檔案比較陌生,檔案專業(yè)畢業(yè)或者有檔案館員中高級職稱的人很少,熟悉檔案法規(guī)和制度,熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件應(yīng)用,用電腦進(jìn)行操作并對檔案進(jìn)行開發(fā)再利用的專業(yè)人才更是奇缺。四、水利工程檔案管理的應(yīng)對措施1、加強(qiáng)水利工程檔案工作的管理,促進(jìn)水利工程檔案管理工作全面協(xié)調(diào)發(fā)展加強(qiáng)對檔案工作的集中統(tǒng)一管理,是水利工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證,我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級管理的原則。
成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由主要領(lǐng)導(dǎo)主管檔案情報工作,成立檔案情報室,設(shè)立專職檔案員,在各業(yè)務(wù)部門指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員,形成了全部的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時。完善制度建設(shè),修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度,做到職責(zé)分明,層層把關(guān),無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門,都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失,使檔案管理工作實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2、轉(zhuǎn)變觀念,勇于創(chuàng)新,加強(qiáng)實踐,超前管理。要意識到檔案工作不是臨時性工作,制定一系列措施,對水利工程檔案進(jìn)行超前管理。從實際情況看,水利工程建設(shè)是比較復(fù)雜的,從項目申報到工程竣工的階段比較多,這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜,涉及部門和人員多,經(jīng)歷時間長,稍有疏忽,就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建設(shè)周期短、形成的文件數(shù)量不多,不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復(fù)雜,往往工程任務(wù)一完成,臨時機(jī)構(gòu)解散,檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整,我們一反過去等人將檔案送上門的做法,檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排,掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料,對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上采取以下收集方法:一是追蹤收集,這種方法適用于短期工程;二是分階段收集,這種方法適用于建設(shè)周期長的工程;三是強(qiáng)制性收集,這種方法對施工單位具有一定的約束力。可以保證檔案資料不會由于人為因素而流失。3、重視檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案管理水平應(yīng)對各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行大量培訓(xùn),講解水利工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料,哪些是屬于有保存價值的檔案,并講解具體的歸檔范圍,同時,按照檔案整理要求,對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范需�詳細(xì)講解。使大家對檔案內(nèi)容提前了解,注意積累資料,在工作中更好地發(fā)揮作用。這種培訓(xùn)使得檔案管理工作和工程同步進(jìn)行。
五、結(jié)束語
水利工程建設(shè)中的檔案收集與管理工作具有十分重要的意義,檔案管理人員要充分認(rèn)識到工程檔案管理的重要性，確保工程建設(shè)過程中檔案的完整性和及時性，使工程檔案更好的為工程建設(shè)服務(wù)。
1 水利工程建設(shè)項目檔案管理中存在的問題
由于水利工程一般規(guī)模較大,其信息資料也相對數(shù)量較多且十分繁雜,在管理中也出現(xiàn)了許多問題,具體有以下幾點:①檔案資料收集不及時、資料的全面性及真實性不佳工程的參與單位會由于各種原因在建設(shè)的過程中未完全收集相關(guān)資料或者信息,而是在竣工驗收時才開始進(jìn)行該項工作,或者僅僅為了應(yīng)對驗收才進(jìn)行檔案的管理事宜,資料收集不及時,會直接造成資料的不全面、完整性不佳,真實性無法保障;②人員對檔案工作的意義沒有深刻的認(rèn)識,許多管理人員僅僅注重工程的施工質(zhì)量,而認(rèn)為檔案管理是工程的附屬工作,對其不重視,管理態(tài)度也較為隨意,僅僅為了應(yīng)對檢查而采取突擊整理的方式,給檔案的管理工作造成了較大的阻礙與困難;③管理水平較低,設(shè)備落后檔案管理部門的設(shè)備較為落后,計算機(jī)性能不佳,無法適應(yīng)現(xiàn)代工程建設(shè)的發(fā)展,使得許多檔案的分類、管理等存在許多漏洞,管理水平較低;④管理人員的技能素質(zhì)有限許多單位由于人員配置及人力資源管理的原因,許多單位并沒有配備專業(yè)的檔案管理人員,由其他部門的人員進(jìn)行該項工作,事實上,該類人員并不具備相關(guān)的專業(yè)知識及技能,或者對于資料并不熟悉,降低了檔案整理的效率及質(zhì)量[1]。
2 相應(yīng)管理措施
2.1 完善檔案管理制度
根據(jù)工程項目的各種情況及基本管理規(guī)律,制定出完整的檔案管理制度,檔案管理的各項均受到該制度的有效約束,貫穿整個檔案管理的過程,包括信息的收集、整理、建立檔案、分類管理、檔案的使用、安全保密等。在一個工程竣工驗收完畢后,即將該項目的各種檔案資料歸檔,并建立專門的項目,使水利工程建設(shè)項目的檔案管理工作逐步實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化,提高檔案管理水平,并制定相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制,如建立專門的監(jiān)督小組,對檔案管理工作進(jìn)行檢查,或者不定期核查檔案等,保障制度的落實到位,使之能夠真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用[2]。
2.2 明確各個單位職責(zé)范圍
水利工程項目需要在各個單位的共同努力與協(xié)調(diào)配合下才能完成,水利工程建設(shè)項目的檔案也是來自于該類參與單位,因此對其的管理也需要各個單位一同參與,做好四納入工作,完善檔案管理工作的責(zé)任制度。先根據(jù)工程項目的各項信息及所屬關(guān)系,將檔案管理工作根據(jù)其形成的環(huán)節(jié),包括信息收集、資料整理、核查、鑒別、歸檔、分類管理等,將責(zé)任細(xì)化,分別劃分至行政人員、項目經(jīng)理、財務(wù)人員、質(zhì)量監(jiān)督人員、工程技術(shù)人員、建設(shè)資料專門管理人員等各個部門工作者的工作范圍,并將該責(zé)任直接收作項目經(jīng)濟(jì)合同書的條款內(nèi)容,建立完善的檔案工作責(zé)任制度,從責(zé)任機(jī)制上來提高檔案管理工作的水平,保障工程檔案的質(zhì)量。
2.3 保持檔案管理工作與工程建設(shè)工作的同步性
由于水利工程的形成特點,其是在工程建設(shè)的工作過程中產(chǎn)生的,且其各類信息會隨著水利工程建設(shè)工作的發(fā)展而不斷更新,因此在落實好水利工程檔案管理工作的四納入,保障檔案信息的全面性及真實性的基礎(chǔ)上,使工程的檔案管理工作與工程的建設(shè)工作保持一致,有利于保障各類信息的及時性,為了達(dá)到上述目標(biāo),需要進(jìn)行一系列的保障措施,具體有以下幾種:①準(zhǔn)備階段的管理要求在項目進(jìn)行籌備時,即應(yīng)該直接提出各類文檔信息材料的收集要求,并做好思想工作。在項目的設(shè)計階段,應(yīng)將相關(guān)設(shè)計圖紙、計劃方案等文件妥善保存;在施工監(jiān)理、招標(biāo)投標(biāo)階段需要將各項要求納入合同條款或者協(xié)議內(nèi)容,包括各項資料的產(chǎn)生、保存、積累、建檔的規(guī)章制度等;②施工階段的管理要求在施工中一般需要對施工進(jìn)度、施工質(zhì)量等進(jìn)行檢測,可以在該過程中加入各項文件材料產(chǎn)生情況的檢查,不僅能夠保障檔案形成的合理性,兩項工作同步進(jìn)行也能提高管理工作的效率;③竣工驗收后的措施項目在施工完畢后,竣工驗收時,也需要將工程檔案的核查編入工作范圍。
2.4 引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)
社會在不斷進(jìn)步,各項科學(xué)技術(shù)也在不斷的更新?lián)Q代,現(xiàn)代水利工程項目的檔案管理也需要適應(yīng)新的社會形勢,達(dá)到使用者的要求而與時俱進(jìn)的利用新型的管理技術(shù)管理各種檔案資料,更加方便于檔案資料的使用,使之能夠快速的發(fā)揮其基本功能。檔案管理部門應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備,如性能優(yōu)越的電腦,檔案管理系統(tǒng)等,并開展各項工作,推行電子文件檔案、縮微檔案、磁介質(zhì)檔案等檔案形式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式,逐步實現(xiàn)檔案管理的電子化、信息化,并能夠更好的開展檔案管理工作的監(jiān)督工作,規(guī)范檔案的產(chǎn)生、收集、整理及分類等工作,并保持上述工作與電子檔案的一致性,提高檔案的全面性及準(zhǔn)確性。
2.5 定期組織人員培訓(xùn)
在引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備的同時,還需要相應(yīng)的提高人員的技能素質(zhì),便于掌握相關(guān)設(shè)備及系統(tǒng)的操作方法,不斷的提高工作效率及質(zhì)量。檔案管理部門應(yīng)定期組織人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)活動,如知識講座、進(jìn)修、外派學(xué)習(xí)等活動。學(xué)習(xí)的內(nèi)容不僅需要涵蓋檔案管理工作的基本理論、計算機(jī)及管理系統(tǒng)的操作技巧、常見問題及注意事項,還需要包括英語學(xué)習(xí)、檔案管理工作的積極及重要性,不斷將管理人員的知識面擴(kuò)寬、完善知識結(jié)構(gòu)閉關(guān)提高其在、思想覺悟,深刻認(rèn)識到自身工作的意義及作用。
3 結(jié)束語
我國現(xiàn)代社會的發(fā)展,國家對于公共建設(shè)事業(yè)的重視程度逐步加深,建設(shè)工程的數(shù)量及規(guī)模都有了較大的提升。水利工程建設(shè)作為其中重要的組成部分,其在建設(shè)的各個階段均會產(chǎn)生的各種形式的信息資料,其即為水利工程的檔案。其作為水利工程建設(shè)、投產(chǎn)使用、今后的管理、日常維護(hù)等活動的重要依據(jù),對于工程質(zhì)量及后期的安全使用有著重要意義,因此進(jìn)行科學(xué)有效的管理措施是十分有必要的。在實際的管理工作中,管理人員需要全面把握工程的各項要素,如性質(zhì)、規(guī)模、人員結(jié)構(gòu)、管理水平、組織形式等,探索出適合實際工程的檔案管理辦法,提高管理水平,保障建設(shè)工程的質(zhì)量、今后的安全使用及日常管理維護(hù),實現(xiàn)更大的經(jīng)濟(jì)效益及社會效益。
參考文獻(xiàn)
[1]張艷鈴.淺析水利工程建設(shè)項目檔案管理[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì).2011,21(10):133-135.
一、重點水利工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀
1.相關(guān)部門對檔案管理制度重視不足，落實不夠
在水利工程建設(shè)過程中，檔案管理工作往往不會被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設(shè)質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設(shè)之初各參建單位在工程建設(shè)各階段對檔案資料管理應(yīng)承擔(dān)的工作職責(zé)沒有進(jìn)行明確，造成了檔案資料管理職責(zé)不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責(zé)任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設(shè)檔案管理工作無明確的辦事規(guī)程和行動準(zhǔn)則。在實際建設(shè)施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實施為主，側(cè)重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設(shè)周期較長、文件材料交接手續(xù)不到位，檔案驗收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達(dá)到有關(guān)規(guī)定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業(yè)，保管環(huán)境不達(dá)標(biāo)
調(diào)查中的重點水利工程內(nèi)容大多涉及多領(lǐng)域多專業(yè)。工程中的各個單項工程會被分成多個標(biāo)段，標(biāo)段內(nèi)又會分包。參與施工的單位多而雜，素質(zhì)參差不齊。這些施工單位一般重視技術(shù)工作，檔案收集管理意識薄弱，片面的認(rèn)為工程質(zhì)量和按時完工才是主要工作內(nèi)容，對檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位。對于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術(shù)人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時間不長的青年居多，他們經(jīng)驗不足，又沒有經(jīng)過專業(yè)檔案培訓(xùn)，且身兼數(shù)職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動的接受并保存文件資料。再加上工程工期長、臨時機(jī)構(gòu)解散、人員流動性等不確定性因素，還會發(fā)生文件材料遺失、缺項漏項、簽章手續(xù)不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設(shè)工作的情況，還會出現(xiàn)工程面臨竣工驗收時才會想到檔案收集整理工作的現(xiàn)象。于是，為了能順利完成驗收，就會突擊補(bǔ)材料，這樣材料的真實性就無法保證。此外，水利工程項目在施工建設(shè)時都會成立項目部，選址一般都在工程所在地，房屋結(jié)構(gòu)為彩鋼瓦。由于場地和條件的限制，項目部無集中統(tǒng)一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會放在辦公室的鐵皮柜中保存，項目部環(huán)境雜亂，檔案保管的“八防”標(biāo)準(zhǔn)無法達(dá)到。
3.檔案收集整理不規(guī)范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識，導(dǎo)致文件資料收集不及時、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范、分類不準(zhǔn)確、卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規(guī)范。如工程建設(shè)中，各單位只顧及工程數(shù)據(jù)資料的收集，往往不會留存施工建設(shè)場面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊中，并配以詳細(xì)的文字說明有。二是案卷內(nèi)容不完整。工程建設(shè)檔案的形成與收集整理沒有系統(tǒng)的流程，歸檔范圍也沒有嚴(yán)格的界定，再加上工程建設(shè)檔案資料內(nèi)容繁雜，涉及的單位部門較多，受時間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監(jiān)理日志做不到一日一記，出現(xiàn)對應(yīng)不上的情況；工程的監(jiān)理，往往只有監(jiān)理員在工程現(xiàn)場，監(jiān)理總監(jiān)不到位，需監(jiān)理簽字的資料會由他人替簽或集中補(bǔ)簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設(shè)實施過程中，這樣就造成水利工程建設(shè)過程中文件材料收集和整理工作中出現(xiàn)的問題不能及時被檔案行政管理部門發(fā)現(xiàn)，有些因遺漏而未被整理入卷的應(yīng)歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導(dǎo)致水利工程檔案不可逆轉(zhuǎn)的缺失，對今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，作為水利工程建設(shè)主體的地方水務(wù)部門的水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增多。從目前調(diào)查的情況來看，水務(wù)部門及工程參建單位的水利工程建設(shè)檔案管理工作仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。計算機(jī)的運用主要是進(jìn)行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的建議
1.增強(qiáng)檔案意識，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與制度
