時間：2022-04-11 20:25:53
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案管理系統(tǒng)，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是一個為適應(yīng)當前各個行業(yè)對人事信息管理的需求而設(shè)計開發(fā)的軟件系統(tǒng)。整個系統(tǒng)有數(shù)據(jù)庫文件和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)兩大部他構(gòu)成。是管理分類人事檔案信息的大本營，而數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是用來為數(shù)據(jù)庫中的各種資料進行各種基本操作和管理。
1 總體結(jié)構(gòu)和主要功能
人事檔案管理系統(tǒng)主要包含職工個人自然情況，工作情況，簡歷，政治情況等各方面信息，內(nèi)容比較龐大復(fù)雜。同時還綜合考慮檔案管理工作的性質(zhì)，總結(jié)歸納出所需實現(xiàn)的功能。主要是為人事檔案進行服務(wù)，對人事的變動、人事資料、以及人事資料的查詢，統(tǒng)計等功能。（1）靈活的數(shù)據(jù)記錄編輯功能，可以隨時對記錄進行增加，修改，更新，刪除，瀏覽等編輯操作。并將查詢方式有機溶入編輯界面，可以實現(xiàn)對某項記錄定位，再進行編輯，修改，更新。（2）多個數(shù)據(jù)庫表的任意組合條件的查詢。便于在實際檔案管理操作中的種種情況，多種條件下的人員情況進行統(tǒng)計查看。（3）具備分級用戶權(quán)限管理設(shè)置，以確保檔案的保密性和安全性。（4）具有分類統(tǒng)計，使用表格顯示的功能，該統(tǒng)計表格可根據(jù)數(shù)據(jù)庫中記錄情況的變化而變化。（5）具有比較友好的人機界面，各種操作可以在直觀的界面上通過人機交互式進行。（6）具有輔助表格管理功能，主要是對“學(xué)歷”表中的字段“學(xué)歷”，“部門表”中的字段“部門”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“職稱”表中的字段“職稱”，進行添加，修改，刪除操作。
2 各模塊功能
2.1 用戶管理
整個人事管理系統(tǒng)由多個功能模塊組成，不同的模塊完成不同的功能，所以可以為不同的職工分配不同的功能，使其具有不同的權(quán)限，完成其權(quán)限所對應(yīng)的功能，從而很好地管理好整個系統(tǒng)。可進行如下的操作。（1）增加：增加一用戶。可輸入新用戶的內(nèi)容，如：用戶名稱，密碼和權(quán)限。所輸入得登錄名一定不能重復(fù)。（2）修改：修改用戶設(shè)置。可修改選中用戶的用戶名，密碼和權(quán)限，每一權(quán)限對應(yīng)系統(tǒng)菜單上的一項功能，可為該用戶選擇任意的權(quán)限。用戶在使用本系統(tǒng)時，要求輸入用戶的。口令，為了安全，用戶需建立一個只有自己才知道的特殊口令。
2.2 輔助表管理
輔助表管理功能是高級管理員及中級管理員擁有的權(quán)限，它的功能是對數(shù)據(jù)庫進行新表的添加。主要是對“學(xué)歷”表中的字段“學(xué)歷”，“部門表”中的字段“部門”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“職稱”表中的字段“職稱”，進行添加，修改，刪除操作。通過它的這個功能可以有效的對本單位人事部門的擴充進行及時的計算機管理。只要管理員進行簡單的數(shù)據(jù)字段添加即可。
檔案編輯中有4個子模塊。他們是檔案卡片、個人簡歷、家庭成員、歷史檔案等功能。這些功能因管理員的權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)利。在這些功能里詳細的記錄了所有單位員工的資料。（1）檔案卡片管理。對全部員工的信息進行瀏覽；添加記錄；對員工的詳細資料進行修改；刪除員工記錄；按編號進行查找，快速查找該員工的詳細資料；按某一字段的內(nèi)容進行篩選，篩選最后的結(jié)果是將和所選內(nèi)容相同的全部找到。（2）個人簡歷管理。該模塊與檔案卡片管理類似，但是在界面設(shè)計上有―些不同，可以對員工個人簡歷進行全局瀏覽。除了瀏覽信息的功能外，還有―些基本操作的功能，快速查找該員工個人簡歷的資料。（3）家庭成員管理。對全部員工的家庭成員信息進行編輯，瀏覽；實現(xiàn)方法同個人簡歷功能實現(xiàn)的方法一樣。（4）歷史檔案管理。對于一些從檔案卡片中刪除的員工信息記錄，需要存下來以供將來進行統(tǒng)計。此模塊的主要功能就是完成對從檔案卡片中刪除的員工信息記錄的保存工作。
2.4 檔案查詢
對檔案卡片的查詢功能，包括唯一條件查詢和模糊條件查詢。該模塊的主要分為兩部分：一是完成選擇要查詢的字段、條件操作符等功能；二是用來顯示用戶進行查詢的完整條件及查詢、退出按鈕。當查詢的條件選擇完畢，點擊確定按鈕，在顯示部分顯示出來后，點擊查詢按鈕才正式完成該模塊的查詢功能。會調(diào)出另外―個窗口來顯示用戶所要查詢符合條件的所有員工的資料。
2.5 檔案統(tǒng)計
2.5.1 綜合統(tǒng)計：綜合統(tǒng)計中將單位內(nèi)所有的人事信息進行全面的統(tǒng)計。該模塊主要是綜合各方面的人數(shù)統(tǒng)計；對各部門的人數(shù)、符合檔案卡片中各字段條件的員工人數(shù)、各年齡段人數(shù)以及工齡段人數(shù)等的統(tǒng)計。并且本查塊提供重新統(tǒng)計功能，方便在一定時間段內(nèi)對各項人數(shù)的進行更新，保持數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的即時性。
（一）有利于醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化
目前，醫(yī)院人事檔案的管理仍然以紙質(zhì)存檔為主，由于檔案室空間有限，加之檔案數(shù)量龐大，導(dǎo)致醫(yī)院檔案的整理、更新工作開展十分不便。而且由于檔案表格填寫內(nèi)容缺乏制度規(guī)范，導(dǎo)致不同醫(yī)院填寫的檔案資料不同，增加了醫(yī)院檔案實施規(guī)范化管理的難度。現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用給醫(yī)院人事檔案管理升級帶來新思路，對于減少檔案占用空間，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化極為有利。
（二）有利于醫(yī)院人力資源的合理配置
人事檔案是記載個人經(jīng)歷、德才水平、品德作風、工作表現(xiàn)、獎懲情況、歷史背景及其經(jīng)歷等的重要文件。大多數(shù)醫(yī)院僅將人事檔案作為人力入職的憑證，忽視了人事檔案在人力資源配置方面的作用。實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的管理信息化，有利于醫(yī)院人力個人檔案信息的動態(tài)更新，有利于醫(yī)院人力資源的合理配置及考評機制的不斷完善。
（三）有助于改善檔案的管理方式
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅占用大量的空間，而且在檔案的歸檔、整理、更新、查閱等方面都存在很大難度，加之紙質(zhì)檔案容易破損，日常維護工作較為繁瑣。實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，不僅可以節(jié)省空間，而且可以大大提高醫(yī)院人事檔案的記錄和檢索效率。只要借助于電腦軟件就可以實現(xiàn)檔案信息的更新和查找，省去了以往重新填寫、謄抄表格的一系列繁瑣程序，改善了醫(yī)院人事檔案的管理方式。
二、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的風險
目前，醫(yī)院人事檔案信息化管理仍處于初級階段，在技術(shù)處理、專業(yè)人員配備等方面還存在一些難題，尤其醫(yī)院人事檔案涉及個人隱私，如何確保醫(yī)院人事檔案在信息化的過程中不受到非法侵害，是醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中的重點和難點。為此，要全面了解醫(yī)院人事檔案信息化管理的各種風險，具體如下：
（一）檔案管理系統(tǒng)的安全風險
醫(yī)院人事檔案信息化管理固然方便快捷，但是檔案管理系統(tǒng)的安全風險不容忽視。由于醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)處于初級階段，尚未開發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)軟件，多是借用現(xiàn)成的系統(tǒng)軟件經(jīng)過改良后進行檔案信息處理，檔案尚未實現(xiàn)全部信息化，先進的加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、防火墻技術(shù)尚未應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)容易受到計算機病毒、惡意軟件、黑客等的襲擊，檔案管理系統(tǒng)一旦癱瘓所造成的損失將是不可估量的，所以，充分認識檔案管理信息化建設(shè)中存在的安全風險，并加以防范乃當務(wù)之急。
（二）檔案信息化管理中的人為風險
有些單位對于檔案管理重視不夠，在人員配置方面不足，經(jīng)常調(diào)用護士充當臨時檔案管理人員。但在檔案信息化管理建設(shè)過程中，任務(wù)繁重，臨時調(diào)用的檔案管理人員由于業(yè)務(wù)水平不高，導(dǎo)致檔案在信息化處理過程中內(nèi)容不完善、遺漏、錯誤的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，影響了檔案信息化管理升級的步伐。另外，一些檔案管理人員，利用職務(wù)之便，在檔案信息化的過程中，進行信息造假，謀取私利，增加了檔案信息化管理中的人為風險。
（三）檔案信息化管理的技術(shù)風險
醫(yī)院人事檔案的信息化管理不是簡單的將紙質(zhì)的人事檔案資料電子化，而是在人事檔案規(guī)范化、標準化、電子化的基礎(chǔ)上，運用先進的數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，建立分層檔案資源中心，進而對數(shù)據(jù)進行相關(guān)分析，為各部門提供有價值的數(shù)據(jù)報告。而現(xiàn)在醫(yī)院人事檔案的信息化管理僅僅處于檔案資料的電子化和簡單統(tǒng)計階段，檔案管理人員在技術(shù)處理方面缺乏經(jīng)驗，甚至不知道如何進行檔案數(shù)據(jù)的信息化處理，在數(shù)據(jù)處理技術(shù)的選擇和應(yīng)用上還存在一定難度，同時也增加了操作風險。
三、應(yīng)對醫(yī)院人事檔案信息化管理風險的有效策略
針對醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)中存在的風險，可采取如下措施：
（一）樹立醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理理念，健全檔案管理系統(tǒng)
醫(yī)院管理人員首先要明確醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性，樹立現(xiàn)代化的管理理念，同時明確醫(yī)院人事檔案管理信息化是醫(yī)改的必經(jīng)之路。其次，投入必要的人力、物力，健全檔案管理系統(tǒng)，引入加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，將檔案管理系統(tǒng)遭受計算機病毒、惡意軟件、黑客等襲擊的可能性降到最低。最后，提高檔案管理人員的安全防范意識，定期進行軟件系統(tǒng)升級及病毒的查殺，提高醫(yī)院人事檔案信息化管理的安全性。
（二）加強醫(yī)院人事檔案管理人員培訓(xùn)，減少檔案管理人為風險
醫(yī)院人事檔案管理信息化的過程中任務(wù)繁重，需要大量的人力支持，但原有的檔案管理人員由于年齡、學(xué)歷等原因，在檔案信息化建設(shè)工作中有些力不從心。因此，可通過開展培訓(xùn)、參加講座、業(yè)余學(xué)習(xí)等方式，積極組織職工學(xué)習(xí)《檔案法》及人事檔案升級工作一系列文件精神等，提高檔案管理人員的信息化管理能力。同時，增強檔案管理人員的職業(yè)責任感，在檔案信息化過程中，務(wù)必保證人事檔案信息的真實性和完整性，有效抵制各種非法利益賄賂，減少檔案管理的人為風險。
關(guān)鍵詞：人事檔案 信息化管理系統(tǒng) 應(yīng)用
人事檔案信息管理系統(tǒng)管理技術(shù)主要包括安全保密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)。人事檔案的信息化管理可以使檔案管理工作具有成本低、壽命長、保密性好、存儲量大、可靠性高、查找方便、檢索迅速等優(yōu)點。這樣不僅對檔案管理效率有了很大的提高，而且還實現(xiàn)了檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。本文主要闡述了人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，并針對應(yīng)用過程存在的問題提出了改進措施。
一、人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用
（一）人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)
人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。只有認真建設(shè)好人事檔案數(shù)據(jù)庫才能進行人事檔案信息化建設(shè)。檔案數(shù)據(jù)庫包括檔案材料的發(fā)文、收文、統(tǒng)計、刪除、復(fù)制、查閱、借用、轉(zhuǎn)出、接收等活動的登記和執(zhí)行。人事檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員可以對檔案數(shù)據(jù)進行日常的備份、維護、管理工作。人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是將業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)管理融合到一個工作平臺，從而從根本上改變了人才信息資源的服務(wù)方式、管理方式、儲存方式。
（二）認真做好人事檔案材料的收集工作
檔案材料的收集工作對于檔案工作是非常重要的，要認真全面地收集需要歸檔的材料。人事檔案室應(yīng)當建立登記、催要、遞交、聯(lián)系制度，并且要認真做好進一步完善工作。將收集到的材料的接收人、送交人、姓名、時間、名稱等項錄入數(shù)據(jù)庫，做到檔案材料的接收工作更加科學(xué)有序、管理規(guī)范。為了避免數(shù)據(jù)的錄入錯誤，在大量錄入數(shù)據(jù)信息時，應(yīng)當由專人進行負責。
（三）人事檔案信息分類數(shù)據(jù)庫的建立
1、建立人事檔案分類數(shù)據(jù)庫的意義
人事檔案分類信息數(shù)據(jù)庫的建立是一項非常重要的基礎(chǔ)工作，也是信息化系統(tǒng)的核心部分，數(shù)據(jù)庫集中了人事、組織部門需要的全部數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫建立好以后，數(shù)據(jù)可以重復(fù)利用，這樣數(shù)據(jù)的利用率得到了提高，減少了數(shù)據(jù)的冗余，避免了重復(fù)數(shù)據(jù)的存儲，是一個功能比較完善，結(jié)構(gòu)更加合理，人才信息可以共享的資源庫。
2、數(shù)字化檔案
對于一些個人檔案中比較重要的紙質(zhì)材料，可以進行數(shù)字化處理形成檔案，這樣就有利于材料的完整保存，便于利用計算機進行查閱。實行數(shù)字化檔案，很少接觸檔案原件的，只是在信息的錄入時會用到原始檔案，這樣對檔案的壽命有延長作用。檔案的利用者和工作人員可以很方便地通過計算機網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進行查閱，但是人事檔案也應(yīng)當注意保密性問題，因此需要對不同分類信息進行相應(yīng)的密級設(shè)置，不同的用戶權(quán)限級別可以查看相應(yīng)的人事檔案信息。
3、電子檔案
近年來，我國已基本全面實施電子政務(wù)，這樣在人事檔案中也就形成了各種各樣的多媒體文件、電子文檔、電子表格等電子檔案。
4、檔案室工作人員編制的一些數(shù)據(jù)
檔案室工作人員編制的一些數(shù)據(jù)，例如終身碼、養(yǎng)老保險、公積金、醫(yī)療保險、年度考核、工資、入黨團、職務(wù)、學(xué)歷、參加工作時間、出生年月、性別、職工姓名等信息。根據(jù)職工的編號錄入人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用該數(shù)據(jù)庫對人事信息的檢索非常方便，為單位的領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策和管理提供了確切、快速的信息。
（四）人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化安全保密技術(shù)
人事檔案信息由于涉及個人一些機密，因此對于安全保密設(shè)計工作要做好。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)當采用數(shù)字簽名機制，保證接受信息的確定性和真實性。為了更好地管理用戶訪問數(shù)據(jù)庫的用戶，可以采用用戶審計和防火墻技術(shù)功能。為了保證信息在傳輸?shù)倪^程中不被修改和竊聽，就需要對信息進行加密處理，從而保證了信息的安全性。
二、人事檔案信息化管理系統(tǒng)的改進
（一） 應(yīng)當實現(xiàn)人事檔案信息的動態(tài)管理
人事檔案信息化管理系統(tǒng)不但要對當前的人事檔案信息進行管理，要對能夠?qū)θ藛T的培訓(xùn)情況、學(xué)歷、工作履歷、職務(wù)變動等數(shù)據(jù)進行動態(tài)管理，使人力資源管理更加科學(xué)有效，使管理的信息由平面向立體轉(zhuǎn)變。
（二）應(yīng)當實現(xiàn)內(nèi)部與外部的數(shù)據(jù)共享，做到數(shù)據(jù)聯(lián)動管理
應(yīng)當通過硬件的支持實現(xiàn)內(nèi)部和外部的數(shù)據(jù)的共享，通過職務(wù)變動管理、職稱變動管理、學(xué)歷變動管理能夠同時將人員檔案卡片的一些個人信息進行自動的更新，做到實時提示，并聯(lián)動到相應(yīng)的卡片中，這樣就有效地避免了重復(fù)維護人員數(shù)據(jù)信息。
（三）實現(xiàn)方便的報表和智能化辦公管理
可以將各種可能用到的統(tǒng)計表格式和各種報表固化到軟件中去，達到一鍵可以生成統(tǒng)計結(jié)果，既增加了數(shù)據(jù)的準確性，同時也對繁瑣的統(tǒng)計過程進行了優(yōu)化，確保了統(tǒng)計靈活快捷，統(tǒng)計結(jié)果可以共享。
人事檔案信息化管理系統(tǒng)不僅是一個很好的工作平臺，而且還是一個方便交流的平臺，從而使人事檔案管理實現(xiàn)了智能化辦公管理。
（四）加強批量數(shù)據(jù)的處理能力
要加強批量數(shù)據(jù)的處理能力，例如對于大量數(shù)據(jù)的備份，大數(shù)據(jù)量的修改工作目前的人事檔案管理系統(tǒng)還不易實現(xiàn)，還存在網(wǎng)絡(luò)速度慢的現(xiàn)象。目前的系統(tǒng)對多斷網(wǎng)、防火墻等問題的解決還不是很方便，對網(wǎng)絡(luò)底層協(xié)議有較大的依賴性。
參考文獻：
[1]袁新華.人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].洛陽師范學(xué)院學(xué)報，2008，27（5）
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；人事檔案；計算機
[DOI]1013939/jcnkizgsc201707180
1 引 言
隨著時代的發(fā)展進步，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)事業(yè)的迅猛發(fā)展，有力推動了我國醫(yī)療事業(yè)的創(chuàng)新與發(fā)展。然而，我國現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理機制過于老舊，與現(xiàn)代化機制相悖，在一定程度上阻礙了我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，因此對于醫(yī)院人事檔案管理的改革刻不容緩。醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)摒棄傳統(tǒng)模式，積極應(yīng)用計算機管理系統(tǒng)，形成一個完善的人事檔案管理系統(tǒng)，這有利于醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)更為便利地進行高效服務(wù)。并使得管理系統(tǒng)儲存的信息內(nèi)容更為廣泛，利用管理系統(tǒng)查找信息更為迅速，信息保密工作更為嚴謹，以此來推動醫(yī)院的人事檔案管理工作的現(xiàn)代化變革。
2 醫(yī)院人事檔案管理在我國發(fā)展的現(xiàn)有狀況
根據(jù)我國現(xiàn)有的醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展狀況可知，我國絕大多數(shù)的醫(yī)院依舊采用傳統(tǒng)的人事檔案管理機制，計算機網(wǎng)絡(luò)下的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)沒有得到大規(guī)模的普及應(yīng)用。
我國現(xiàn)有的醫(yī)院人事檔案工作存在著管理工作人員管理意識不強，準確度不高，工作效率較低及管理人員自身素質(zhì)有待提高等問題。之所以檔案工作人員對于醫(yī)院人事檔案管理工作的管理意識較低，是因為人事檔案管理與醫(yī)院的最為關(guān)鍵的職能――治病救人有直接的區(qū)別，醫(yī)院在治病救人時，患者需要給醫(yī)院付取一定的金錢費用，然而醫(yī)院的人事檔案管理屬于醫(yī)院的內(nèi)部管理機制，不能為醫(yī)院帶來顯而易見的經(jīng)濟效益，有極大一部分管理工作人員對人事檔案管理工作重要性的認識程度較低，嚴重忽視了人事檔案管理工作對提高醫(yī)院醫(yī)療水平的作用，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作人員對自身工作不重視的觀念；之所以對醫(yī)院人事檔案管理工作的記錄內(nèi)容準確度不高，是因為傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理的程序一般是由工作人員手工錄入相關(guān)信息到紙質(zhì)檔案中，并用檔案袋的形式，按照一定的順序存入或調(diào)出檔案室，如此浪費了大量的人力和物力，還有可能發(fā)生不必要的工作失誤，釀成大錯，后果不堪設(shè)想，并且醫(yī)院檔案管理記載的內(nèi)容主要是醫(yī)院工作人員的學(xué)歷、職稱和工資，但是隨著醫(yī)院工作人員職位的變化，工作的調(diào)換，績效考核等有許多信息需要更新?lián)Q代，這就需要醫(yī)院人事檔案管理工作人員再次整理檔案，在這個過程很容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)錯誤，而且還容易丟失或毀壞檔案，從而導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理的準確度不高；另外，醫(yī)院人事檔案管理人員的工作效率不高，是因為傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理都是人工手寫，錄入相關(guān)紙質(zhì)檔案中，需要工作人員依次填寫，耗時耗力，并且在查找檔案時也會浪費很多時間去搜尋所需的檔案信息，從而導(dǎo)致了醫(yī)院人事檔案管理人員的工作效率不高；除此之外，從事醫(yī)院人事檔案管理工作的人員自身的綜合素質(zhì)不高，是因為醫(yī)院對于醫(yī)院的人事檔案管理重視程度不夠，在人員的配備上沒有專門聘用擁有專業(yè)檔案管理能力的人員，并且沒有為工作人員安排在職培訓(xùn)，為在職人員進行專業(yè)知識更新，從而導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理人員擁有較低的自身綜合素質(zhì)。
3 計算機管理系統(tǒng)在醫(yī)院人事檔案管理中的內(nèi)容及應(yīng)用 醫(yī)院利用計算機管理系統(tǒng)進行人事檔案管理的主要內(nèi)容分為三類：第一類是醫(yī)院工作人員的基本信息，例如，醫(yī)院人員的姓名、性別、出生年月、學(xué)歷和現(xiàn)有職稱等信息；第二類是人事檔案的材料目錄，這類內(nèi)容主要是由文字和表格的形式顯現(xiàn)，主要包括醫(yī)院工作人員的個人履歷信息、家庭狀況，例如，有無婚姻、績效考核、政治信息，例如，是否入黨，入黨時間等和先進事跡等材料；第三類是醫(yī)院在職人員的工資賬單和退休人員的養(yǎng)老金賬單，并對歷年醫(yī)院工作人員的工資進行整理。這三類大內(nèi)容由工作人員逐一分別建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫并進行統(tǒng)一科學(xué)的管理。
計算機系管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理中，便利了人事檔案管理工作人員的工作，主要包括檔案的轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入的管理、檔案的檢查閱覽管理以及檔案的目錄和其他相關(guān)材料的管理、檔案內(nèi)部信息的統(tǒng)一管理及檔案信息的查詢管理。其中檔案信息的轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入管理主要是指對于醫(yī)院內(nèi)部工作人員調(diào)職信息進行記錄，并進行分類匯總，只要在查詢頁面中輸入某個時間段，就可以看出在這一階段有調(diào)職的醫(yī)院工作人員，極大地提高了醫(yī)院檔案工作人員的工作效率；檔案信息的檢查閱覽管理主要是指醫(yī)院在進行日常工作時，會需要某個醫(yī)院工作人員的某些檔案信息，因此就需要利用計算機管理系統(tǒng)查閱相關(guān)檔案；檔案的目錄和其他相關(guān)材料的管理主要是指按照某一條件，例如收到材料的時間、材料的名字等建立目錄表，使檔案管理更加便利，對于其他材料的管理，統(tǒng)一納入到一個目錄中進行管理；檔案內(nèi)部信息的統(tǒng)一管理主要是指利用計算機管理系統(tǒng)對醫(yī)院工作人員的檔案信息、工資信息和職務(wù)變動信息等相關(guān)信息進行統(tǒng)一整理，使其與現(xiàn)實相一致；檔案信息的查詢管理主要是指對醫(yī)院工作人員的信息進行統(tǒng)一的錄入管理，方便以后的查詢匯總工作。
4 計算機管理系統(tǒng)對于醫(yī)院人事檔案管理的意義
在我國醫(yī)院人事檔案管理中計算機管理系統(tǒng)發(fā)揮著重要的作用，有力推動了醫(yī)院內(nèi)部管理機制的創(chuàng)新與發(fā)展，在我國醫(yī)院的人事檔案管理中大力推行計算機管理系統(tǒng)有以下三點意義：一是提高了醫(yī)院檔案管理工作人員處理檔案信息的工作效率，工作人員利用計算機管理系統(tǒng)記錄醫(yī)院工作人員的各類檔案信息，摒棄了傳統(tǒng)的手工錄入方式，更便于匯總信息，使以后的信息更新和信息的查詢更加快捷，并且極大減少了檔案管理工作人員的工作量，避免了不必要的勞動力消耗；二是延長了檔案信息的存儲年份，以往傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理使用紙張進行錄入，紙張的保存年限有限，超過一定年份極易損壞，并且字跡也會隨著時間的流逝而模糊，然而計算機管理系統(tǒng)則沒用這個缺陷，它可以將數(shù)據(jù)信息完整準確地保存下來，使醫(yī)院工作人員檔案信息可以長久地保存和利用；三是有利于提高醫(yī)院工作人員檔案信息的利用率，計算機管理系統(tǒng)使醫(yī)院的檔案信息的錄入、查閱、查詢變得簡單，為其他工作提供具有即時性的信息，使相關(guān)工作更傾向于先查詢醫(yī)院工作人員的相關(guān)檔案信息再做處理。
5 結(jié) 論
當今世界，任何一個行業(yè)每時每刻都在不斷地發(fā)展變化，只有順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，走在時代的前沿，才有發(fā)展的機遇。因此，醫(yī)院等醫(yī)療領(lǐng)域應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，摒棄傳統(tǒng)的醫(yī)院人事管理檔案模式，將醫(yī)院的人事管理檔案與計算機管理系統(tǒng)相結(jié)合，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化進程，促進其發(fā)展創(chuàng)新，提高醫(yī)院檔案管理工作的工作效率，從而促進醫(yī)院整體醫(yī)療水平的發(fā)展。
參考文獻：
[1]曹文波試論醫(yī)院人事檔案的計算機管理與應(yīng)用[J].經(jīng)濟師，2014（6）：210-211
而隨著勞動制類別的變化，有的單位人事檔案就分為：干部檔案、大集體工檔案、全民合同制工人檔案、內(nèi)部合同制工人檔案、聘用人員檔案等等。這樣在手工狀態(tài)下查檔非常煩瑣，要想查一個人的檔案往往會反反復(fù)復(fù)查好幾次臺賬，還可能因為重名現(xiàn)象將檔案搞錯。隨著我公司全員勞動制的全面推行，干部和工人身份已經(jīng)不明顯了，分勞動制類別建檔就失去了意義，只是為查檔工作增添了一道障礙而已。
根據(jù)這種情況，我公司在檔案管理類別上進行了創(chuàng)新，將人事檔案管理方式與人事管理模式同步，打破原有的按勞動制類別建檔、存放的限制，按照檔案內(nèi)在檢索方便的要求，不分勞動制類別，統(tǒng)一建檔，只是對一定級別的人員檔案在管理上有特殊的規(guī)定。
這樣，只用一套臺賬，一種分類方式，就能查出所有勞動制類別的人員檔案。老的人事檔案管理軟件獨立于公司人事管理系統(tǒng)，屬單機版靜態(tài)管理，人員一旦變動，工資部門通過遷調(diào)單形式將人員名單提供給檔案部門，檔案部門再將人事檔案轉(zhuǎn)遞到相關(guān)單位或下屬生產(chǎn)礦井。手續(xù)繁雜且信息不及時，經(jīng)常會形成“有人無檔，有檔無人”等現(xiàn)象發(fā)生。
根據(jù)實際情況，我們認為應(yīng)用一套能與人事管理接軌的人事檔案管理軟件，使人員變動同時，檔案狀態(tài)隨之發(fā)生改變，從而提醒檔案員及時處理和轉(zhuǎn)遞，檔案管理員都會根據(jù)人動情況適時轉(zhuǎn)遞人事檔案實物，更新人事檔案管理內(nèi)容，做到與人事管理同步。上面所述的是單機版靜態(tài)管理軟件。
但我認為，傳統(tǒng)的人事檔案軟件有以下不足：
1.它與人事管理分而治之，不能合二為一。它只能靜態(tài)地管理所存的檔案，不能隨著人員變動而及時更新。
2.檔案內(nèi)容過時，不能客觀反映檔案者本人的準確信息。
3.傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案管理對于部分大企業(yè)就更難適應(yīng)。人員調(diào)動多且頻繁，每次檔案轉(zhuǎn)遞都費時費力。
根據(jù)公司具體情況，我公司在原有朗新人事管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，與朗霽公司合作開發(fā)了一套人事檔案管理模塊，它與人員數(shù)據(jù)共同調(diào)用同一個數(shù)據(jù)庫，使人事檔案管理軟件與人事管理系統(tǒng)接軌并同步，由于軟件屬于集團版，能做到基礎(chǔ)工作一次錄入，系統(tǒng)共享，最大限度地避免重復(fù)勞動。如：
（1）它能根據(jù)人事管理信息變動、人員異動等及時提醒檔案人員對集團內(nèi)部檔案進行轉(zhuǎn)遞，對調(diào)離公司人員的檔案及時抽出，另行保管。
（2）集團內(nèi)部檔案目錄全部輸入微機后，當人員在內(nèi)部所屬單位之間流動時，檔案實物轉(zhuǎn)遞的同時，檔案目錄信息也隨之在網(wǎng)上轉(zhuǎn)遞到相應(yīng)單位。
（3）集團總公司還可直接從網(wǎng)上監(jiān)控人事檔案工作具體情況，對員工情況都一目了然，并能及時督導(dǎo)基層檔案員及時建檔、轉(zhuǎn)遞和更新。
（4）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或人員在授權(quán)的情況下可以不用到檔案部門查閱實物檔案，直接通過人事管理軟件和檔案管理軟件查到所查對象的最新動態(tài)和信息等等。
（5）對于檔案中人員信息登記表有的已過時，如果在核實一個人的最新信息時，可以調(diào)閱人事管理系統(tǒng)中的人員信息子集、家庭成員及主要社會關(guān)系子集、學(xué)歷子集、培訓(xùn)子集、工作經(jīng)歷子集、系統(tǒng)中本人照片等信息全面比對、核實。
傳統(tǒng)的人事檔案編號，存在如下問題：
1.用起來繁鎖，工作效率低。
2.重名易混淆。
通過實踐，為更好地管理檔案，提高效率，我公司在人事檔案建檔時不再使用姓氏編號法，而是將人事管理的“人員編號（或工號）”作為檔號。一個集團每一位職工都有一個人員編號（或工號），它在本集團內(nèi)部如同人身份證號一樣將伴隨終生，很多登記表打印時都直接標注人員編號，這樣，我們用人員編號作為檔號則好處多多：
（1）很多材料可以不需查檔號（如工資表、勞動合同書編制時必須填寫人員編號的）就可直接歸入本人檔案，大大節(jié)省了查檔時間；
（2）因公司內(nèi)部檔案裝具統(tǒng)一，編號統(tǒng)一，檔案在集團內(nèi)部轉(zhuǎn)遞時，可直接將人事檔案核對后歸庫，這又大大節(jié)省了建檔、查號、換袋等時間；
（3）對于本集團內(nèi)甲檔案部門的資料已查出檔號并標注，而檔案卻在乙檔案部門保管，資料轉(zhuǎn)遞后，乙檔案部門無需查號可直接裝袋，大大省去了重新查檔號的時間；
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展和國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的建立，我們邁進了一個全新的網(wǎng)絡(luò)時代。為充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的成果，使醫(yī)院檔案工作從傳統(tǒng)工作模式向電子化模式發(fā)展，強化和提高檔案收集、整理、保管和利用等各環(huán)節(jié)的手段和效率，跟上社會信息電子化發(fā)展的步伐，為經(jīng)濟社會各項工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。
1 目前醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
1.1人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
目前醫(yī)院人事檔案管理仍基本上沿用幾十年人事檔案的基本模式，其偏重靜態(tài)性資料描述、注重歷史性和過去時的記錄、不具公共性和共享性、不能動態(tài)反映個人信用狀況等缺陷。傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端在電子科技日趨發(fā)達的今天，變的難以適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公快速、便捷的要求：第一，查詢效率低，當前的人事檔案中有相當材料如各級表彰、外出進修等檔案多保管在各職能部門，遇到歸檔或查詢問題時，工作量大，勞動強度大。檔案員要經(jīng)常往返于各職能部門和庫房之間，有的人事檔案材料上百頁，為了防止丟失，查閱前后都要核對頁碼、內(nèi)容。第二，檔案安全性難以保證。由于直接對原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對原件的毀壞、涂改，要派專人負責陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒有備份也無從查對，將承擔不必要的損失。第三，歸檔困難。由于資料的變動（增加或更新），如年度考核、醫(yī)德醫(yī)風考核、學(xué)歷變更等以及多卷相關(guān)檔案同時查詢的情況時有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯誤。一旦出現(xiàn)此類問題，就有可能將上千卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。第四，管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對檔案出、入庫記錄和檔案變動的管理系統(tǒng)。
1.2檔案信息電子化管理存在的問題
檔案信息電子化雖然能使檔案部門能夠更好地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和提高工作效率，檔案信息資源得到更充分的利用，但是在認識檔案信息電子化好處的同時，我們也應(yīng)清醒地認識到，檔案部門面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)：
1.2.1原始性及真實性的問題。
電子文件的原始性及真實性的問題集中在以下幾方面：（1）電子文件可以被原樣復(fù)制，也可以被改動后而不留痕跡。（2）電子文件的真實性保證是伴隨其生命始終的不間斷過程。（3）電子文件與載體相分離，使其信息的原始性和內(nèi)容的真實性的衡量標準帶有相對性。隨著側(cè)重點不同、技術(shù)基礎(chǔ)不同，使不同部門對電子文件的真實性認定標準出現(xiàn)了不同的定位情況，從而使對真實性的確認帶有相對性。
1.2.2通用性問題。人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應(yīng)是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復(fù)的。在現(xiàn)代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。由各級各部門開發(fā)的人事信息軟件和人事檔案管理軟件很多，兩類軟件一般都包括了人事信息和檔案管理信息，但側(cè)重點各不相同，信息轉(zhuǎn)換或共享又有困難。 會造成人事信息失實，影響人事工作的正常開展。另一方面，檔案管理系統(tǒng)中的主要數(shù)據(jù)來源于人事檔案，而且一般采用隨時維護的形式，在材料歸檔的同時就要更新信息，具有真實性、權(quán)威性。但由于多數(shù)單位已有了人事信息系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)中的人事信息往往不被重視，利用率低。檔案工作公共服務(wù)平臺建設(shè)需有一個統(tǒng)一的標準，如果各個檔案部門各自為政依照自己的標準建設(shè)平臺，如財務(wù)部門工資軟件與人力資源信息管理軟件不同，不僅浪費大量的資金重復(fù)建設(shè)不兼容的平臺，也為醫(yī)院將來整合各科室檔案信息資源帶來的困難，得不償失，所以盡快由上而下制定一個統(tǒng)一的平臺標準顯得至關(guān)重要。從長遠角度看，如果標準不統(tǒng)一，以后各部門之間進行信息共享或聯(lián)合開發(fā)，就很可能由于數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的差異帶來不兼容的問題。
1.2.3憑證價值問題。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。電子文件本身固有的原始信息的可變性和不穩(wěn)定性及人們對其可靠程度的不信任和矛盾心理，目前難以成為合法的證據(jù)。
2 開展人事檔案的電子化管理工作的必要性
2.1新時期人事工作的迫切需要。進入新世紀以來，運用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時期人事工作，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這是新時期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發(fā)展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應(yīng)用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。
2.2已具備了物質(zhì)條件設(shè)施
現(xiàn)在各大醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)已基本上實現(xiàn)了寬帶化，絕大部分都實現(xiàn)了電腦化辦公。這為實現(xiàn)人事檔案信息電子化管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。而電子檔案的軟件技術(shù)及相關(guān)管理辦法的研究不斷深入，也為人事檔案信息電子化管理提供了技術(shù)上的保障。在現(xiàn)有的設(shè)備基礎(chǔ)上增設(shè)相應(yīng)的檔案存儲、管理軟件、數(shù)據(jù)庫軟件及相應(yīng)的設(shè)備，即可實現(xiàn)電子化檔案管理。
2.3人事信息規(guī)范的需要。在日常管理中，形成了大量的信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的，不僅耗費時間長，重復(fù)勞動多，工作量大，效率低，而且由于手工管理，就不可避免地造成了不同部門之間的信息閉塞，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息系統(tǒng)流程不科學(xué)。要改變這種狀況，就需要用現(xiàn)代化工具管理干部信息，不斷提高信息的規(guī)范程度與利用率。
2.4提高人事檔案管理水平的需要。隨著經(jīng)濟體制和人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理也應(yīng)不斷提高科學(xué)管理水平。這就要求我們?nèi)シe極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經(jīng)濟體制和人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發(fā)揮計算機在檔案管理方面的作用，實現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。
3 進一步規(guī)范人事檔案的電子化管理
3.1人事檔案管理與人事信息管理同步化，是實現(xiàn)人事檔案計算機管理的合理模式，要推動人事檔案的計算機管理，有必要建立人事檔案與人事信息同步化管理的合理模式。在檔案工作與人事信息工作的有機結(jié)合的基礎(chǔ)上，可將檔案管理與人信息這兩類系統(tǒng)合二為一，開發(fā)推廣全國統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動，提高工作效率，又可保證信息的準確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。
3.2強化制度化建設(shè)規(guī)范人事信息管理
因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。加上檔案工作人員計算機水平有限，如不及時進行數(shù)據(jù)備份，一旦發(fā)生問題數(shù)據(jù)難以恢復(fù)，損失很大。同時，計算機管理帶來了信息維護、磁盤等載體的保管保密等一系列的新的問題。如通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程查檔，更要面臨系統(tǒng)安全的巨大挑戰(zhàn)。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應(yīng)用計算機技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問題。規(guī)范操作程序，對保密等相關(guān)問題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據(jù)可依，最大限度地減少管理上的漏洞。
3.3提高檔案管理人員技術(shù)水平
由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫，并在日常工作中及時信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的計算機應(yīng)用水平。
3.4加強電子文件歸檔管理。單位檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保電子文件真實、完整、有效，上級主管單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，及時總結(jié)、推廣經(jīng)驗，引導(dǎo)、規(guī)范機關(guān)電子文件的歸檔工作。同時加強電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案接收的研究，并根據(jù)工作實踐制定電子檔案管理辦法。一些管理軟件運行環(huán)境要求高，要進行適當?shù)耐度搿Ｍ瑫r，檔案工作的高度保密性要求配備專用的電子設(shè)備，并由專人管理。各單位可根據(jù)自己的實際視情而選用合適的信息化管理模式。
一、企業(yè)人事檔案管理工作存在問題
1.企業(yè)人事檔案管理電子信息化程度低。企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容，但仍然有較多企業(yè)采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，很多檔案工作人員對于企業(yè)人事檔案管理電子信息化建設(shè)重視程度不夠，雖然引進了很多先進的技術(shù)設(shè)備，但由于人員對技術(shù)設(shè)備運用不夠靈活，導(dǎo)致先進的數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢沒有發(fā)揮出來，反而增加了企業(yè)人事檔案管理工作人員的工作壓力，同時也影響了企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。
2.保護意識薄弱。一些企業(yè)檔案管理人員并沒有認識到企業(yè)人事檔案安全的重要性，在開展企業(yè)各種檔案信息以及企業(yè)歸檔資料工作的過程中，歸還后并沒有將檔案進行歸檔，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料找不到和丟失的現(xiàn)象，使企業(yè)發(fā)展中的檔案資料不完整。一些檔案管理人員認為檔案管理工作是一項簡單的工作，主要是對檔案進行歸納收集和整理，并沒有認識到自身工作的重要性。
3.企業(yè)人事檔案管理制度不夠完善。當前很多企業(yè)管理者對于人事檔案管理重視程度不夠，在推進企業(yè)人事檔案管理制度建設(shè)過程中由于缺少系統(tǒng)的頂層設(shè)計，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理制度不夠完善。很多企業(yè)人事檔案管理工作由于缺少相應(yīng)的制度依據(jù)，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案管理工作步履維艱，很多部門對于人事檔案管理工作都缺少橫向的溝通和互動，嚴重影響了企業(yè)人事檔案管理效果，同時也很難發(fā)揮出企業(yè)人事檔案管理的價值和作用。
4.歸檔不及時。一方面，在企業(yè)的檔案管理借閱中，很多檔案以及各種資料、證書等被借閱后沒有按照制度約定時間進行歸還。另一方面，由于借閱的人員不負責任、粗心大意，把相關(guān)資料丟失或損壞，造成沒有及時歸還資料的現(xiàn)象。同時，由于部分檔案管理人員認為不及時歸還檔案對企業(yè)發(fā)展不會造成重大損失，不能保護檔案的完整性，造成企業(yè)檔案管理難度，這也是企業(yè)檔案管理中的難點問題。
5.管理人員綜合素質(zhì)能力不達標。當前部分企業(yè)對于人事檔案管理重視程度不夠，也沒有選派優(yōu)秀的人員從事人事檔案管理工作，特別是很多人事檔案管理人員素質(zhì)和能力與崗位需求不匹配，不僅對企業(yè)人事檔案管理各個環(huán)節(jié)不熟悉，而且還缺少必要的信息素養(yǎng)。因此，在企業(yè)人事檔案管理過程中，由于管理人員綜合素質(zhì)能力不達標，也影響了企業(yè)人事檔案管理工作的順利開展。
二、新時期做好企業(yè)人事檔案管理工作的創(chuàng)新思路
1.加強對全員的宣傳教育。要結(jié)合當前企業(yè)人事檔案管理具體需求，有針對性地對企業(yè)人事檔案管理工作人員開展講座和學(xué)習(xí)培訓(xùn)，特別是要加強橫向的交流和互動，選拔一批優(yōu)秀的人事檔案管理人才到其他企業(yè)進行參觀學(xué)習(xí)，進一步開拓企業(yè)人事檔案管理人員的視野，學(xué)習(xí)其他企業(yè)人事檔案管理的先進經(jīng)驗，讓企業(yè)人事檔案管理工作人員對企業(yè)人事檔案管理的重要性有新的認知。同時，企業(yè)應(yīng)當制定并落實統(tǒng)一標準的檔案管理責任制度，使各個職能部門有據(jù)可依，企業(yè)也應(yīng)積極建設(shè)檔案管理的工作環(huán)境，打造一個屬于企業(yè)自身的檔案館。
2.管理系統(tǒng)和模式創(chuàng)新。先進的信息以及搜索引擎技術(shù)可以有效彌補工作人員的不足，可以更為快捷地搜索檔案信息。實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、信息化操作的人事檔案管理系統(tǒng)，首先要建立起標準、準確、可量的檔案管理制度，在各個細分部門建立信息化、網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)中心，以及提供采集、整理、存貯數(shù)據(jù)支撐的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺，借此實現(xiàn)各職能部門的溝通。其次，根據(jù)管理工作的實際需要與外網(wǎng)合作共享信息資源，在改善和創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理工作的同時，一方面要注重檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量和效率，另一方面也要提高網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的安全性與可操作性。
3.提高工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。為了更好地滿足企業(yè)人事檔案管理需求，必須加強企業(yè)人事檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，既要讓企業(yè)人事檔案管理人員掌握必要的電子化信息技術(shù)，也要讓企業(yè)人事檔案管理人員掌握必要的網(wǎng)絡(luò)化知識，進一步提升企業(yè)人事檔案管理人員的專業(yè)能力和信息化素養(yǎng)。一線工作的檔案管理人員，可以通過專業(yè)的培訓(xùn)以及行業(yè)內(nèi)交流學(xué)習(xí)，進一步優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，讓企業(yè)人事檔案管理人員對當前人事檔案管理的最新知識有全面的了解，確保企業(yè)人事檔案管理人員能夠跟上時展步伐，不斷熟悉和學(xué)習(xí)最新的檔案管理現(xiàn)代化制度，了解較為規(guī)范的現(xiàn)代化管理手段，提高企業(yè)人事檔案管理工作的實用性。
4.建立健全檔案管理制度。要想進一步提升企業(yè)人事檔案管理工作水平，就必須構(gòu)建完善的企業(yè)人事檔案管理制度，加強企業(yè)人事檔案管理制度的落實，確保企業(yè)人事檔案管理工作有制度可以依據(jù)。檔案相關(guān)的管理制度應(yīng)從企業(yè)的實際情況和實際需要出發(fā)，與企業(yè)運作、運營相適應(yīng)，符合企業(yè)的發(fā)展路線以及企業(yè)文化。明確檔案歸檔和相關(guān)流程，確定檔案管理人員的義務(wù)和職責，可以使檔案管理工作更好地開展。
5.加大投入，確保檔案管理工作有效開展。加大企業(yè)人事檔案軟件設(shè)施和硬件設(shè)施方面的投入，依靠較為先進的信息技術(shù)和控制系統(tǒng)來開展檔案管理工作，從而可以有效解決檔案管理工作中的難點問題。企業(yè)檔案管理工作需要大量人力、物力和財力共同支撐，改善檔案管理的環(huán)境，促使企業(yè)檔案管理工作最大限度地發(fā)揮其內(nèi)在價值。
據(jù)調(diào)查，現(xiàn)階段越來越多的企業(yè)逐漸意識到人事檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用，并且也試圖通過完善相關(guān)的制度規(guī)范，提高企業(yè)工作人員的綜合素質(zhì)等方式來提高企業(yè)人事檔案管理工作的績效，但就實際落實情況來看，與預(yù)期還存在一定的差距，存在一些問題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）企業(yè)人事檔案管理環(huán)境差
優(yōu)越的企業(yè)人事檔案管理環(huán)境是確保企業(yè)人事檔案管理工作得以高效開展的前提和基礎(chǔ)。但是就目前情況來看，一些企業(yè)的的檔案管理室條件比較簡陋，缺乏恒溫設(shè)備，檔案被蟲蛀、霉爛的現(xiàn)象時有發(fā)生；其次，一些企業(yè)沒有一個固定的檔案管理室，檔案在來回搬遷的過程中不慎丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生；另外，一些企業(yè)的人事檔案管理環(huán)境不夠安全，檔案丟失、人為篡改的現(xiàn)象依舊存在。
（二）企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高
企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高是現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理工作中存在的又一比較普遍的問題。即一些企業(yè)的人事檔案管理人員的專業(yè)性不夠高，對于什么樣的檔案需要長期保存，檔案如何分類，檔案管理工作的重難點等掌握的不夠清晰，實際管理工作中比較混亂，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，人事檔案管理工作的任務(wù)量逐漸增加，人事檔案管理工作的績效不得而知。另外，一些企業(yè)人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不夠高，受各種利益的誘惑或者其他因素，所以修改檔案的現(xiàn)象依舊存在。
（三）企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度不夠高
處在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，提高企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度顯得尤為重要和必要，但是就目前情況來看，一些企業(yè)，尤其是實力比較小的企業(yè)，人事檔案管理的信息化程度并不高，人事檔案管理工作全靠人工，工作績效不得而知；另外，一些企業(yè)雖然引進了現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，但是并沒有將其落實的實際管理工作中去，信息化系統(tǒng)檢索、監(jiān)督等功能沒有得到切實的發(fā)揮，形式化嚴重。
二、完善企業(yè)人事檔案管理工作的建議
企業(yè)人事檔案管理環(huán)境差/人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高/人事檔案管理工作的信息化程度不夠高等問題的存在確實在很大程度上影響了企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)有價值的發(fā)揮，給企業(yè)其他各項經(jīng)營管理工作埋下了潛在的風險。基于此，筆者結(jié)合自身多年的實踐經(jīng)驗和所掌握的理論知識就如何解決上述問題提出了幾點切實可行的完善建議，具體內(nèi)容如如下所述：
（一）優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理環(huán)境
企業(yè)人事檔案管理環(huán)境的優(yōu)化需要企業(yè)從以下兩方面著手，一方面，企業(yè)的管理層要加強對企業(yè)人事檔案管理工作的重視程度，以身作則，并加強宣傳力度，在企業(yè)內(nèi)部形成人人重視人事檔案管理工作的工作氛圍；另一方面，企業(yè)要設(shè)立獨立的人事檔案管理組織，適當加大對人事檔案管理工作室的投資力度，優(yōu)化人事檔案管理的外部環(huán)境，通過現(xiàn)代化信息設(shè)備的引進等方式增加其安全性，以防止檔案蟲蛀、霉爛、丟失等問題的發(fā)生。
（二）提高企業(yè)人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)
企業(yè)人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提高是提高企業(yè)人事檔案管理工作績效的又一重要舉措。所以就需要企業(yè)從以下幾方面著手，一是要鼓勵涉事人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識，不斷提高自身的專業(yè)知識和專業(yè)技能，達到專業(yè)的人干專業(yè)的事的效果；二是要加強對人事檔案管理人員的培養(yǎng)力度，定期組織講座、考試來豐富其專業(yè)知識，并通過請進來，走出去的方式引進更多的專業(yè)能力強，職業(yè)素養(yǎng)高的復(fù)合型人才；三是要完善配套的監(jiān)督機制、獎懲機制，并將其與工作人員的切身利益直接關(guān)聯(lián)，以提高其工作熱情和工作積極性，減少人為因素造成的不必要的失誤和損失。
（三）提高企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度
信息化程度的提高是提高企業(yè)人事檔案管理工作績效的有效工具。這就要求企業(yè)從以下幾方面著手，一是要綜合考慮企業(yè)的實際經(jīng)營能力和資本能力，在遵循實用、科學(xué)、有效原則的基礎(chǔ)上，引進適合企業(yè)特色的人事檔案管理信息系統(tǒng)；二是要落實逐漸推進原則，即信息化人事檔案管理系統(tǒng)價值的發(fā)揮不是一朝一夕就能實現(xiàn)的，需要企業(yè)循序漸進，投入一定的時間和精力，加大對涉事人員計算機知識的培養(yǎng)力度，來確保其應(yīng)有價值的切實發(fā)揮；三是要全面協(xié)調(diào)發(fā)展，即信息化檔案人事管理系統(tǒng)的推進和應(yīng)用必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào) ，與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào) ，與全國信息化工程相協(xié)調(diào)。
電子檔案管理系統(tǒng)已成為目前最流行的一種檔案管理系統(tǒng)，它結(jié)構(gòu)簡單、操作方便，適合各層管理人士使用，受到各級管理層人士的青睞。檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式.ASP是一個Web服務(wù)器端的開發(fā)環(huán)境,它可以產(chǎn)生和運行動態(tài)的、交互的、高性能的應(yīng)用程序。本系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進行了分析與設(shè)計，系統(tǒng)在ASP的開發(fā)環(huán)境下,使用Access數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)了企業(yè)職員檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計、具體功能的實現(xiàn)都嚴格遵循了軟件設(shè)計工程的思想。
關(guān)鍵詞：檔案管理；ASP；Web技術(shù)；管理系統(tǒng)
1引言
作為計算機應(yīng)用的一部分，使用計算機對人事檔案進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優(yōu)點能夠極大地提高人事檔案信息的管理效率。檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或?qū)嵨铮侨祟惖墓餐敻弧n案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學(xué)地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發(fā)展，科技進步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領(lǐng)域的進一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
(1)價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統(tǒng)對于大多數(shù)中小型檔案館來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的中小型檔案館和基層部門推廣。
(2)技術(shù)復(fù)雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發(fā)商的依賴性很大。
(3)片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際工作當中，一般檔案部門在應(yīng)用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。
2檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)分析
2.1系統(tǒng)需求分析
目前為了提高檔案管理的水平，檔案管理員需要對檔案信息的錄入、修改、查詢、刪除、還原的功能一體的管理系統(tǒng)；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實現(xiàn)檔案的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使工作人員對檔案的管理更加容易，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入員工信息要求準確、完全；管理員和員工能夠?qū)︿浫氲幕拘畔㈦S時作更新修改，使管理員能夠得到員工的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權(quán)限和身份級別，而一般用戶不能對信息進行添加、刪除。本系統(tǒng)的目的是為了讓檔案信息管理員通過電子檔案系統(tǒng)快捷、方便的了解企業(yè)的人事信息，和收集最新的人事信息以便公司檔案的存取。
2.1.1用戶身份級別要求
根據(jù)用戶身份的不同從而對系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同，從權(quán)限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶。系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的分配功能。
系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的檔案管理員，是權(quán)限最大的用戶，擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負責對檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。
一般用戶：本系統(tǒng)的一般用戶，能夠?qū)n案信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除檔案信息的權(quán)限。2.1.2系統(tǒng)功能模塊設(shè)置
具體操作：對檔案信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設(shè)置。
檔案信息的錄入：管理員對人事信息的添加
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：檔案管理員可以在檔案庫里新加檔案信息，需按員工實際信息錄入；
檔案信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員在檔案信息發(fā)生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使員工信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的員工信息；
檔案信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的檔案信息，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規(guī)查詢，如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢；
檔案信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退員工檔案信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；
檔案信息的打印：管理員和一般用戶打印錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的員工信息，便可以直接通過Word文檔對員工信息進行打印。為方便管理統(tǒng)計員工信息，也可以通過Word文檔導(dǎo)出查詢出來的某一類型所有員工列表，對其員工列表進行打印。
管理用戶的設(shè)置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權(quán)限的設(shè)置
操作對象：管理員
關(guān)鍵詞：人事檔案管理問題對策
人事檔案是個人工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績成就的重要記錄，是評價公民的重要標準之一，但是我國在人事檔案管理中卻存在著問題，會對公民造成不良影響。
一、我國人事檔案發(fā)展存在的問題
（一）檔案管理權(quán)問題
我國社會不斷發(fā)展，人才流動頻率增加，頻繁的人才流動中人事檔案的管理和轉(zhuǎn)移存在問題，混亂的管理制度難以適應(yīng)當今經(jīng)濟發(fā)展和人才管理需要，由于管理混亂，甚至是出現(xiàn)了“棄檔族”這一群體。目前我國人事檔案的管理存在多頭管理的情況，流動人員的人事檔案存放地點各不相同，失業(yè)管理部門、勞動部門、社保機構(gòu)或是民辦中介機構(gòu)都能夠存放人事檔案，存放分散呈多頭分散管理的狀態(tài)，這使流動人員難以弄清自己的檔案去處無法妥善保管檔案。檔案管理部門雖然很多，但是各個部門存在“踢皮球”的現(xiàn)象，流動人員尋找自己的人事檔案十分困難，各個部門相互推諉，使流動人員在各個部門之間奔波不停。這種管理方式導(dǎo)致人事檔案管理部門設(shè)置存在職能重疊覆蓋的情況，浪費人力物力和財力。多方管理難以設(shè)定專業(yè)化和現(xiàn)代化的統(tǒng)一管理標準，不能對人事管理部門做到有效的監(jiān)督，一些檔案管理部門并不具備檔案管理的條件和能力，在這些部門內(nèi)檔案管理人員專業(yè)能力素養(yǎng)較差，不能對人事檔案進行合理分類和放置使得人事檔案出現(xiàn)丟失損毀的情況。由于實行多方管理制度，會出現(xiàn)職責范圍劃分不清的情況，一些部門中存在多一事不如少一事的消極工作態(tài)度，推脫責任不能為流動人員提供良好的服務(wù)。
（二）檔案管理模式問題
目前我國一些部門仍使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)的管理模式使用封閉式的管理。這種檔案管理模式的應(yīng)用范圍較小，單位的人事檔案管理適合應(yīng)用這種人事檔案管理模式，雖然應(yīng)用范圍小但是卻有利于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對員工的人事檔案進行直接管理，能提高人事檔案的保密性和安全性。我國企事業(yè)單位和黨政機關(guān)多使用這種管理模式，并取得良好的效果。但是隨著社會經(jīng)濟發(fā)展以及戶籍管理制度的改革，這種封閉式的管理模式并不適用當今市場的需要。傳統(tǒng)人事檔案管理模式在當今時代無法實現(xiàn)廣泛應(yīng)用，在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下使用人事檔案較困難，需要使用人事檔案時，辦理手續(xù)繁復(fù)，領(lǐng)導(dǎo)審批下發(fā)許可后才能執(zhí)行。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不利于人員職位的調(diào)動，在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下人力資源的配置和使用將受到阻礙。一些單位擁有人事檔案保管的權(quán)利，當員工離職或使用人事檔案時，有的單位會要求檔案相對人交納一定費用來換取檔案，這對社會人員尋求職業(yè)發(fā)展和個人發(fā)展造成阻礙。
（三）檔案管理手段問題
我國一些人事檔案管理部門缺乏現(xiàn)代化的管理設(shè)備，檔案管理人員專業(yè)水平較低，素養(yǎng)能力不足，對人事檔案管理工作缺乏責任感。一些人員沒有經(jīng)過專業(yè)技能培訓(xùn)，在計算機上不能靈活運用軟件難以對人事檔案進行管理。人事檔案信息化多年前就已經(jīng)提出，人事檔案信息化是指，在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一部署和規(guī)劃下，所有檔案管理活動都要應(yīng)用信息技術(shù)，并對檔案信息進行科學(xué)合理配置。人事檔案信息化建設(shè)在很多部門內(nèi)已經(jīng)實施，但是由于缺少科學(xué)的理論對信息化管理工作進行指導(dǎo)，信息化管理實施和建設(shè)的過程中仍然存在很多問題。
二、解決對策
（一）確定人事檔案所有權(quán)
人事檔案的所有權(quán)應(yīng)該明確，我國人事檔案的所有權(quán)不屬于個人或單位，而是屬于國家，這是確定人事檔案所有權(quán)的基礎(chǔ)。根據(jù)我國法律規(guī)定，公民死亡后，其檔案最終的歸屬是國家。在我國，政府應(yīng)為人民服務(wù)，但是人事檔案管理制度卻落后于干部人事制度的改革。對于我國來說，無論是企業(yè)員工檔案還是流動人員的檔案，其所有權(quán)都屬于國家。因此，無論是從國家利益角度出發(fā)還是從國家人才戰(zhàn)略角度考慮，人事檔案管理都應(yīng)實行無償服務(wù)。檔案管理的費用應(yīng)該由政府承擔，相關(guān)檔案管理部門要提供無償性的檔案管理服務(wù)，這樣能夠更好的保護人事檔案。
（二）人事檔案管理體制統(tǒng)一
人事檔案管理體制是分散化的多方管理，這種管理體制存在的問題在前文已經(jīng)敘述，因此改革人事檔案管理體制刻不容緩。人事檔案管理應(yīng)建立相對統(tǒng)一的管理制度，各個層級的單位應(yīng)由相對應(yīng)的檔案管理部門進行保管，如縣級機構(gòu)的人事檔案就應(yīng)由縣檔案館保管。職級越大的單位，其管理制度越要做到統(tǒng)一。一些居住地較近，性質(zhì)相似，且人員不多的單位人事檔案也應(yīng)該由檔案館進行統(tǒng)一管理，這樣一來能夠使一些中小企業(yè)員工人事檔案得到妥善保管。統(tǒng)一管理人事檔案的方式能夠有效的防止人員找不到個人檔案情況的發(fā)生。對人員檔案進行統(tǒng)一管理后，無論公民進行怎樣的調(diào)動，其人事檔案所在位置不會發(fā)生變化，當公民需要使用檔案時，可以隨時使用保證了人才的合理流動和配置。
（三）人事檔案信息化建設(shè)的對策
實現(xiàn)人事檔案信息化就要實現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施的完善，人事檔案管理部門應(yīng)加大對信息設(shè)備投入的力度，信息化設(shè)備是實現(xiàn)人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提，在網(wǎng)絡(luò)的支持下應(yīng)用信息設(shè)備實現(xiàn)人事檔案管理信息化的目標。購置硬件設(shè)備后，我國應(yīng)建立規(guī)范科學(xué)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。我國現(xiàn)今的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫分類不明確，完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)能夠增強人事部門的服務(wù)能力。人事檔案部門應(yīng)有專人對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行及時篩選和更新，這樣能夠使數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)保持準確可靠。
三、結(jié)語
人事檔案的管理關(guān)系到公民的工作經(jīng)歷甚至是未來的社會保障，人事檔案關(guān)系到我國公民的切身利益。因此我國人事檔案管理部門應(yīng)該增強自身的責任感，完善部門內(nèi)部的管理機制和管理模式，貫徹人事檔案信息化并將其應(yīng)用于實際工作。通過我國人事檔案相關(guān)政策的出臺以及相關(guān)工作者的努力，我國人事檔案管理工作必定能順利解決當今存在的問題，發(fā)揮人事檔案的作用，為我國人民提供更好的服務(wù)。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞:新時期;機關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化
1機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的不足
人事管理是指為達到管理人員的特定目標進行的一系列管理活動，如在相關(guān)部門范圍內(nèi)對員工進行選拔、培訓(xùn)、晉升、考核、獎懲、評估等。人事管理對政府機關(guān)事業(yè)單位尤為重要，新時代競爭的本質(zhì)是人才的競爭，故其中人事檔案管理在人事管理中有著非常重要的地位。主要問題包括以下三點。
1．1人事檔案管理方式老舊
當前，政府機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作過時，缺乏創(chuàng)新，新時期機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)落后于社會發(fā)展。首先，政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中相關(guān)設(shè)備的升級緩慢，人事檔案信息化進度緩慢。盡管新時期信息技術(shù)已經(jīng)有效地應(yīng)用于政府機關(guān)事業(yè)人事檔案管理中，但是，應(yīng)用的深度和廣度仍需提高，特別是提高在人事數(shù)據(jù)方面的管理技術(shù)仍有必要。在某些單位中，甚至在此時仍采用傳統(tǒng)的人工管理方法，導(dǎo)致信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用不完全，政府機關(guān)人事管理中各種人為因素造成的差錯，對人事數(shù)據(jù)管理的效率有著重要的影響。其次，政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中的管理方法相對落后。目前，一些政府機構(gòu)的人事檔案管理部門仍沿用傳統(tǒng)的管理思想，在一定程度上浪費了大量的人力物力。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式通常書寫在紙上。一旦發(fā)生洪水或火災(zāi)之類的事故，紙張很容易受到破壞。在規(guī)模大的人事管理部門中，其擁有大量的員工，注定其檔案要占用一定的空間來進行保存。人事檔案文件的信息化可以節(jié)省大量文件存儲空間，不易受到外部環(huán)境的影響。盡管一些國內(nèi)機構(gòu)已經(jīng)意識到了創(chuàng)新在人事檔案管理中的重要性，但大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位仍處于起步階段，各個方面都不完善，仍然受到許多因素的影響。最后，政府機關(guān)事業(yè)單位的管理思想還不夠先進，檔案沒有得到充分合理的利用，大大降低了人事檔案的利用效率。人事檔案管理的工作內(nèi)容不夠全面。傳統(tǒng)的人事檔案管理通常只會收集組織中員工的信息，并進行保存和管理。但是，隨著時代的不斷發(fā)展，以前的人事管理的內(nèi)容已不能滿足政府機關(guān)事業(yè)單位和社會對員工信息的獲取和理解的需求，對政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理提出了更高的要求。
1．2人事檔案管理機制不夠先進
完整、合理的檔案管理系統(tǒng)是政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)和保證。從實際發(fā)展情況看，政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案具體管理制度還存在很多問題。特別是，在當前信息時代的發(fā)展背景下，有些單位仍沿用以前的人事檔案管理方法，這種方法既簡單又過時。采取合理的管理機制才能使人事檔案管理長期存在，這使得其發(fā)展到如今必須更換的地步，使得人事檔案的管理無法快速、有效地完成。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和市場競爭的加劇，當前的政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理制度顯然不適合當前的經(jīng)濟體制，各種事業(yè)單位之間的人員頻繁流動已成為突出問題。這些問題的出現(xiàn)催生了其他新問題和新情況，例如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)條款，如何及時解決人事檔案管理工作中遺棄和失效檔案的問題，這也已成為人事檔案管理工作的現(xiàn)階段需要緊急解決的重要問題。
1．3相關(guān)工作人員信息化水平不足
在人事檔案管理對政府機關(guān)事業(yè)單位人事管理的重要性的基礎(chǔ)上，隨著事業(yè)單位的發(fā)展和進步，必須不斷提高政府機關(guān)事業(yè)單位管理人員的個人能力和綜合素質(zhì)。當前，大多數(shù)機構(gòu)都在人事檔案管理中應(yīng)用了信息技術(shù)，并對人事檔案管理的方法，標準和內(nèi)容進行了多方面的改革。如果管理者本身的素質(zhì)和能力不達標或不能適應(yīng)當前業(yè)務(wù)部門的發(fā)展狀況和時代技術(shù)，那么其個人能力勢必對政府機關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生不利影響。另一方面，我國大多數(shù)政府機關(guān)事業(yè)單位人事管理部門的工作人員通常要遵循檔案管理工作的形式，并要經(jīng)過上級的檢查，這會使部門的工作人員精神疲倦。當然，這也與該部門缺乏相關(guān)培訓(xùn)有關(guān)。其次，人事檔案管理部門的工作單調(diào)、結(jié)構(gòu)化程度高，促使工作人員思想固化，對于新方法、新思維一時間心有余而力不足，這使得人事檔案管理部門人員的專業(yè)水平難以處理復(fù)雜的任務(wù)。
2新時期加強機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理策略
在新時期，為了有效提高政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的有效性，政府機關(guān)事業(yè)單位必須對人事檔案管理機制進行全方位的改革和創(chuàng)新，通過健全科學(xué)的工作形成專業(yè)有效的人事檔案管理系統(tǒng)。新時期，政府機關(guān)事業(yè)單位的實際發(fā)展狀況在與時代技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用以及經(jīng)濟市場的變化結(jié)合下，必將不斷創(chuàng)新和進步。
2．1提高對人事檔案管理的重視度
人事檔案是人們存在于社會環(huán)境中的重要證明，且最初的人事檔案制度改革也強調(diào)了人事檔案的重要性。盡管我國政府機關(guān)人員已經(jīng)初步認識到人事檔案管理的重要性，并且部分員工已充分認識到充分做好檔案管理工作對后續(xù)工作具有積極作用;但是，不管是管理人員還是新進員工，對政府機關(guān)人事管理重要性的認識仍存在一定分歧，特別是對人事檔案的重視程度不夠。工作人員普遍認為，人事檔案管理工作與其他職工無關(guān)，只需要由檔案管理部門獨立完成，從而導(dǎo)致在檔案管理工作中缺少與職工的溝通，很可能造成檔案信息缺失等問題。首先，政府機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)必須加強對人事檔案管理重要性的認識，明確人事檔案管理部門在政府機關(guān)單位重要性。因此必須使人事檔案管理，人事工作和人事招聘之間形成密切的關(guān)系，以突出政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，充分發(fā)揮人事檔案管理的功能。其次，機關(guān)基層工作人員必須明確個人資料管理的重要性，形成對人事檔案管理的科學(xué)合理認識，讓不同部門積極合作，共同發(fā)展個人資料管理。確保政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的運用效果得到改善。
2．2加大資金投入與技術(shù)支持
在新時代，政府機關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展人事檔案管理方面投入的資金也明顯不足。人事檔案管理部門的相關(guān)管理設(shè)備尚未更新，使用的依然是比較舊的設(shè)備，大大降低了工作效率。又如政府機關(guān)事業(yè)單位對電子檔案及其防護軟件的投資、對培訓(xùn)管理人員的投資以及對人事檔案信息設(shè)備的投資不足。增加資金支持是人員檔案信息化的重要組成部分。當然也要對投入的資金進行監(jiān)管，實現(xiàn)資金使用效率最大。另外，現(xiàn)在已經(jīng)進入了資源聯(lián)網(wǎng)和信息化的數(shù)據(jù)時代。信息技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展，提高對人事管理效率和品質(zhì)提高有積極影響的機關(guān)的人事管理的便利性。如果想要完善政府機關(guān)人員檔案管理工作，就必須充分利用計算機技術(shù)，通過人事檔案信息管理系統(tǒng)進行人員檔案信息的保管和檢索。實現(xiàn)人事檔案的電子化、科學(xué)化管理。因此，在我國政府機關(guān)事業(yè)單位進行人事檔案管理時，要提升政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理技術(shù)，引進各種先進的信息和計算機技術(shù)，促進人事檔案管理向信息化和數(shù)字化方向發(fā)展，并建立電子化文件以確保人事文件的安全性和易用性，提高政府機關(guān)事業(yè)單位人事管理的質(zhì)量。借助第三方的專業(yè)能力，建立健全信息化過程外包機制，促進檔案信息化軟件標準化、規(guī)范化、提高檔案共享率、利用率。
2．3加強培養(yǎng)檔案管理人員素養(yǎng)
新時期，政府機關(guān)事業(yè)單位必須積極重視和加強人事檔案管理隊伍的信息化建設(shè)，通過定期的職業(yè)教育培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員在檔案信息管理、互聯(lián)網(wǎng)知識和計算機應(yīng)用水平等方面的能力，還要不時進行經(jīng)驗交流。在專業(yè)知識和素質(zhì)上，增強管理人員在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，計算機技術(shù)和信息安全技術(shù)方面的技能水平，以更好地應(yīng)用和發(fā)揮人事檔案管理信息軟件的優(yōu)勢和功能。人員檔案管理人員的水平和整體素質(zhì)可以通過以下三方面提高:第一，定期在單位內(nèi)開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，邀請具有先進管理理念的講師進行講解，并對管理人員進行單位情況的培訓(xùn)和教育，使工作人員能夠充分了解單位的情況。并與工作實際進行結(jié)合，了解檔案管理中的問題和特點，使員工可以更好地整合單位資源，并根據(jù)機構(gòu)的實際情況進行檔案管理技術(shù)的檢查與考核。第二，政府機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的有效開展離不開專業(yè)人才的支持。在選拔檔案管理人員時，應(yīng)優(yōu)先考慮具有較高管理水平和較強管理思想的職員，并積極招聘和聘用高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。優(yōu)化人事檔案管理團隊的結(jié)構(gòu)，提高管理團隊的整體專業(yè)水平，創(chuàng)建具有豐富信息管理知識，高水平操作技能，較強專業(yè)素質(zhì)的綜合型復(fù)合專業(yè)管理團隊。同時，這也減輕了人才培訓(xùn)的壓力，并促進了直接操作和執(zhí)行能力的提高。第三，政府機關(guān)要結(jié)合實際情況對人事檔案管理人員的實際工作能力進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，在充實人事管理隊伍的同時，要讓管理者在文件管理的各個方面發(fā)揮充分的對應(yīng)能力。包括人事管理、信息收集、整理檔案等，并對其保密能力、交流能力、綜合能力、服務(wù)能力等進行積極培訓(xùn)，以最大程度地減少人事檔案管理中的漏洞和風險。在保證人事檔案管理工作順利有效開展的基礎(chǔ)上，使管理人員具備更全面的素質(zhì)和能力，以適應(yīng)人事檔案管理工作的發(fā)展變化，適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案管理技術(shù)的應(yīng)用需求。
參考文獻
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一、當前干部人事檔案工作中存在的問題
近年來，人力資源和社會保障局黨委及行政部門高度重視干部人事檔案管理工作，把人事檔案管理工作列入重要議事日程，按照《檔案法》和《干部檔案工作條例》等文件規(guī)定及上級部門要求，在集中管理干部人事檔案的部門開展了人事檔案目標管理工作，取得了較好的成效，規(guī)范了干部人事檔案管理工作。但結(jié)合干部、人事工作新形勢及干部人事檔案工作實際，還存在一些問題需要加強建設(shè)力度，進一步健全和完善。
(一)材料缺失
在干部人事檔案的清理核查及使用中發(fā)現(xiàn)，一些本該有的干部履歷表、職務(wù)任免表、年度考核表、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)和工人技術(shù)等級、入團、入黨材料、表彰處分材料、工資變動審批表、招聘錄用審批表、勞動合同等材料不全，散失較多，導(dǎo)致個人檔案材料內(nèi)容不全。
(二)材料手續(xù)不全
在干部人事檔案材料中，有的手續(xù)不全就放入了個人檔案，如應(yīng)該貼照片的地方?jīng)]有貼照片，應(yīng)該簽字的地方?jīng)]有簽字，應(yīng)該蓋章的地方?jīng)]有蓋章。各種材料，如干部履歷表、干部任免表、年度考核表、工資變動審批表、入黨志愿書、畢業(yè)生登記表等都存在這些問題。
(三)材料內(nèi)容失真
內(nèi)容的真實性是干部人事檔案的生命，而很多干部職工在填寫個人信息及材料時，內(nèi)容前后不，在年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷等信息的填寫上隨意性較大，有個別人員“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度也越填越高”，入黨、入團時間也是填寫不詳，甚至有誤。檔案中的考核鑒定材料多數(shù)只有優(yōu)點，沒有不足。
二、更新觀念，加強干部人事檔案管理
(一)開拓思路，規(guī)范管理
干部人事檔案管理工作雖說是一項基礎(chǔ)性的管理工作，同時又是一項服務(wù)性工作，看似簡單，其實不然。人事檔案管理者在日常工作中面對的是大量、繁瑣的檔案收集整理、鑒定、立卷、保管、統(tǒng)計、利用等工作。這就要求人事檔案管理工作者心要細，全身心地投入，樹立“俯首甘為孺子牛”的思想，淡泊名利，樂為人梯，甘為無名英雄。只有有了這種奉獻的理念，才能有良好的心態(tài)，寬大的胸懷，使自己腳踏實地、兢兢業(yè)業(yè)地做好檔案工作。
在做好檔案工作的同時要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系。首先要協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，爭取良好的工作環(huán)境；再次是協(xié)調(diào)好與公文處理部門的關(guān)系，從管理制度化、規(guī)范化和標準化來加強公文處理的統(tǒng)一性；同時要協(xié)調(diào)好學(xué)校各職能部門的關(guān)系，確保歸檔文件的齊全完整。
(二)著力提升檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)設(shè)備
干部人事檔案管理工作至今還大量地停留在以手工作業(yè)管理檔案的水平上，現(xiàn)代化管理設(shè)備的配置遠遠落后于其它行政部門，極大地影響了檔案信息的開發(fā)利用。因此，干部人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)適應(yīng)時展的要求，應(yīng)實現(xiàn)信息化管理，將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。現(xiàn)在雖然配備了計算機等現(xiàn)代設(shè)備，但還只是停留在單檔案目錄管理，至多著錄些檔案的摘要、主題詞，或者僅僅用來打印卡片目錄、案卷目錄和日常文件等；有些管理系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)庫只能供檔案管理人員使用，對于用戶來說仍須檔案管理人員來檢索，這與手工檢索并無區(qū)別，極大地限制了計算機的使用。鑒于此，我們在充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的同時，進步加快由實體檔案管理到電子檔案管理的過渡。檔案部門充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，科學(xué)利用互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)的文檔體化，拓寬利用渠道，將電子文件加工、整理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，使利用者可以在不同的區(qū)間享受到優(yōu)質(zhì)、便捷的信息服務(wù)。
在利用信息網(wǎng)絡(luò)管理檔案的過程中，應(yīng)注意以下幾點：
