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開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇檔案館管理制度，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
[關鍵詞]高校檔案 安全 管理
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）11-0040-01
近幾年以來，由于多數高校檔案館的管理意識淡薄，管理人員的責任心不強以及相關的管理經費投入不到位，導致防范措施不到位等，造成高校檔案實體安全和信息安全方面存在不同的隱患。
一、當前高校檔案管理中存在的問題
（一）設施設備不到位
當前，在我國部分高校中對于檔案館的管理和投入還得不到高度的重視。很多高校的檔案館的設施不到位，如沒有安裝滅火器、空調以及相關的除塵設備，存放書記的檔案柜也是破舊不堪，已經不能承受書籍的重量了。檔案館的防盜設施、防火設施也不完備，存在安全隱患。
（二）檔案安全制度不健全
在高校檔案管理中所有的資料都是紙質品，紙質的產品有其自身的弊端，這些檔案都怕遭受水以及蟲子、粉塵、光線等因素的破壞，為了保證檔案的安全性，應該采取相應的措施進行保護。這樣就需要檔案館建立健全管理制度，要做到每件事情都是有章可循，每個管理都是有制度可依，將責任落實到個人。但是有些高校的檔案管理制度還是存在一些缺陷，沒有建立完整的管理體系，缺乏檢查的力度和有效的制度執行保障。
（三）查閱利用監管不力
由于檔案館的管理人員責任心不強，導致檔案館的檔案出現丟失、破損等現象。有些檔案管理人員的素質不是很高，安全防范意識相對比較淡薄，監管執行力度也不夠，對于破環檔案書籍的行為視而不見，缺乏管理意識，導致檔案的破損。因此檔案室的監管不到位，會帶來一系列的麻煩。
（四）檔案安全意識淡薄
在高校檔案管理工作中也存在著安全意識淡薄、防范意識缺失的問題，有些高校不注重對從事檔案管理人員進行保密教育，導致他們保密觀念淡薄，保密意識欠缺，造成泄密事件時有發生，給國家、學校造成無法挽回的損失。
（五）安全管理措施亟待加強
部分高校檔案館的防護措施不到位，在一些高校的檔案管理缺乏安全監控設施，在學生進行信息輸入的時候，有可能導致數據信息的丟失和泄漏。檔案室的數據管理系統流于形式，起不到任何的防護作用。由于檔案室的疏于管理，多數高校檔案室的數據庫沒有備份以及相關的數據保護措施，檔案館的管理制度也是比較松散。沒有對比較重要的檔案和文件進行備份，如果檔案館出現事故，導致文件被損壞或者檔案館的系統被病毒攻擊，則會導致重要的數據全部丟失，造成的損失是不可估量的。
二、高校檔案管理措施思考
（一）完善檔案管理制度
要根據實際情況制定高校檔案安全工作的長期規劃，積極爭取領導的重視和支持，建立完善的檔案工作制度，聯系實際情況，制定《檔案庫房管理制度》《檔案統計制度》《檔案保管保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》等相關制度。我們不僅要建立管理制度，更主要的是執行和落實相關的管理制度，保證相關的管理制度落到實處，每個責任都要落實到人，在落實責任的同時高校也應該加大檔案館的資金投入，保證檔案館的管理需要的人力、財力，并且安排責任心比較強的管理人員進行檔案工作的管理，不斷改善檔案保管條件和環境，切實保障檔案安全工作的順利開展。
（二）夯實庫房基礎設施建設
檔案庫房是高校檔案安全管理的基礎，檔案庫房建筑設計要按照《檔案館建筑設計規范》的要求，避開洗手間、鍋爐房、配電間、燃氣管道和有放射性物質的地方，避免樓頂和西曬，嚴禁用地下室做檔案庫房。檔案庫房要達到“九防”要求，要配備相應的防盜報警器、溫濕度記錄儀、滅火器、空調機、去濕機、消毒滅菌機、吸塵器、消磁柜等檔案保護設備。還要建立恒溫恒濕、防盜和防火報警、電視監控等檔案庫房安全保護智能化綜合管理系統，做到未雨綢繆，防患于未然。
（三）加強電子檔案及網絡安全保密管理
首先，計算機應當對借出的檔案進行登記并做好標識工作，對于檔案館的計算機系統應該進行的是實時防護，并在計算機的系統中設置防火墻，避免病毒的進入和攻擊，造成數據庫的信息丟失或者損壞。其次，對于比較機密的檔案應該設置專門的存儲系統，嚴禁非法復制、記錄、存儲地名信息。最后，單位應當按照分級保護的要求，建立檔案信息系統設施，設備安全配置和審計制度，嚴格賬戶、口令管理，安裝病毒防護軟件并定期升級。
【參考文獻】
[1]林生.論高校檔案安全保障體系建設[J].合肥工業大學學報（社會科學版），2012（4）.
一、水利科技檔案的主要性質
水利科技檔案有著獨特的性質，主要體現在一下幾個方面：（1）水利科技檔案種類上的獨立性。由于水利科研工作在工作的整個過程都具有獨立性，研究成果知識在那一段時間有效，具有歷史意義的檔案，所以水里科技檔案的種類具有獨立性。（2）水利科技檔案的規律性。水利科技檔案能夠反映出當時水利研究項目的發展規律，總結水利科研項目的特點，為以后的水利科研活動提供參考資料。（3）具有很強的實用性。水利科技檔案不僅能夠記錄過去水利科研的整個過程，還能夠為以后水利技術的發展提供保證。水利科技檔案記載了水利科研的研究成果，是實踐不斷上升為理論的過程，人們可以在水利科技檔案原有理論基礎之上不斷創新，再通過實踐研究不斷開發新的技術，促進現代水利科技不斷發展。（4）水利科技檔案的內容具有復雜性。隨著社會經濟的不斷發展，水利科技涉及到的學科越來越多，遇到的問題也是多種多樣，具體全面的記錄水利科技的發展過程和相關的重要技術，使得水利科技檔案的內容十分復雜。
二、水利科技檔案在管理上存在的不足
1、沒有完善的管理制度
現在許多的水利科技檔案館都沒有比較完善的管理制度，即使一些水利科技檔案館有相關的管理制度，但是管理水平不高，不能夠真正實現水利科技檔案館的現代化管理。水利科技檔案管理不足，會導致一些檔案由于不能及時存檔而丟失，對水利科技的研究造成很大的影響。同時檔案館的管理人員責任意識不高，工作沒有積極性，導致水利科技檔案的管理質量和效率都很低。水利科技檔案館缺乏對水利科技相關信息的保密制度，導致信息外流，水利科技檔案的安全性降低[2]。
2、水利科技檔案的管理水平低
現代許多的水利單位還是采用過去傳統的人工管理方法，沒有結合先進的科學技術來加強對水利科技的管理，水利科技檔案的目錄建立的不完善，要查找相關的水利科技資料會花費很大的時間，這些都不利于水利科技檔案的管理。
3、收集的水利科技檔案材料不全面
由于水利單位在管理上的不足，在整理水利科技檔案的相關材料時不負責任，沒有把水利項目的整個相關資料記錄下來，導致水利檔案的資料不全，并且缺失了很多關鍵性的技術，從而降低了水利科技檔案的價值。水利科技檔案館的相關資料大多數都不是原始資料，很多都是復件，降低了水利科技檔案館材料的真實性。
三、水利科技檔案現代化管理的相關策略
1、建立完善的水利科技檔案管理制度
完善的管理制度能夠提高水利科技檔案的管理水平，有利于實現水利科技檔案的現代化管理。完善水利科技檔案的管理制度主要加強以下幾個方面建設：（1）建立宣傳機制，增加對水利科技檔案管理的認識。政府要通過新聞、廣播等方式加強水利單位對水利科技檔案管理重要性的認識。水利單位在內部建立水利科技檔案管理的宣傳機制，主要通過開展座談會、交流會以及開展一些關于水利科技檔案管理的活動，來增加水利工作者對水利科技檔案管理的認識。（2）建立檔案管理責任制度。水利科技檔案館要提高管理人員的責任意識，這樣才能夠提高工作效率和工作質量。檔案館的責任制度指的是主管者負總的責任，各級管理者對自己所做的工作負直接的責任。（3）要建立完善的保密管理制度。水利科技檔案中的許多技術對科研人員都有獨立的專利性，加強對水利科技檔案的保密性是對科研人員知識產權的保護。水利科技檔案館要建立嚴格檔案使用程序，以防止關鍵技術的流失。
2、加強對水利科技檔案的鑒定和管理工作
只有真實準確的科技檔案才能夠進行歸檔，這樣才能夠給人們提供準確的資料。水利科技檔案館在科技檔案歸檔之前要做好科技檔案的鑒定工作，有價值的科技檔案進行存檔，沒有價值的科技檔案就舍去。有些科技材料具有有效性，根據科技材料的有效性來決定資料需要存檔的時間，對于已經超過了保管期的水利科技檔案，不可以直接丟棄，需要經過專業鑒定人員的鑒定，確保材料無效后才可以丟棄，如果有些部分還存在保存價值，則只需要保存具有價值的那部分就可以。關于需要保密的科技檔案，要經過嚴格的審查之后，根據相關要求嚴格劃分保密級別，便于水利科技檔案管理人員的管理。
3、利用先進的現代化管理技術
在水利科技的現代化管理中要充分的利用國際上先進的科學技術，改變過去傳統的管理方法。過去傳統的資料管理都是紙質管理，這種管理已經不符合當今時代的發展要求，為此在進行水利科技檔案管理時，要利用計算機設備。將相關的科技資料掃描到計算機上，將紙質版轉換成電子版，在收集水利科技的相關資料時，可以錄像制成視頻，在計算機里存儲也十分方便。利用先進的軟件技術也可以加強對水利科技的保密工作，人們在進行查閱相關資料時，可以非常方便的利用計算機技術找到自己想要的資料。同時還要充分利用網絡信息技術，能夠利用信息網絡及時的收集科技資料，可以提高水利科技資料的收集效率，并且及時的更新水利科技檔案館的數據庫。
為了提高檔案館的社會化服務水平，必須對檔案館的職能進行準確的定位，這樣才能更好的拓展檔案館的社會功能。現代社會中，按照一定的原則進行分工后，不同的組織有著不同的職能，社會分工可以推動社會不斷的進步，而且社會分工也可以提高勞動生產率，可以提高企業的經濟效益。檔案館有著特定的職能，在制定發展目標時，需要對檔案館社會功能進行準確的定位。檔案館是我國重要的服務機構，檔案館的工作人員需要對檔案信息資料進行收集、整理以及保管，只有采取有效的措施，才能提高檔案歸檔的準確性。
檔案是一種原始的記錄資料，檔案館中收集的資料是對不再發生作用的材料，工作人員需要按照一定標準，將這些檔案歸檔在不同的類目下。檔案是一種記憶工具，其在社會中發揮著記憶的功能，在積累檔案的過程中，可以增加社會記憶的豐富性，記憶的完整度越高，則社會化程度也越高。檔案館的社會功能在于對檔案的管理，也在于對于檔案的利用，所以，檔案館中的工作人員應該努力提高檔案的利用價值。檔案館是社會中重要的信息媒介，可以通過宣傳等方式對人進行教育，可以幫助廣大的民眾樹立正確的價值觀，這就是檔案館的重要的社會功能。
二、檔案館社會化服務的含義
檔案館社會化服務是在政府的指導下形成的，檔案館在建立后，由于公眾獲取信息的方式比較被動，通過建立良好的服務模式，可以提高檔案資源的利用率，建立良好的服務體系，可以增加全民閱讀的熱情以及興趣。在傳統的檔案服務模式下，檔案館服務效率比較低，而且社會大眾缺乏互動的興趣，這種模式具有較多的弊端，而且終會被新的服務理念所替代。在現代社會中，圖書館的服務模式越先進，則社會人群的受益面越廣，檔案館的效用價值也越高。檔案館服務體系具有多層次的特點，從管理的角度看，檔案館工作人員應該與用戶建立良好的關系，要建立以用戶為導向的服務模式，要滿足用戶的需求，還要為用戶提供優質的服務，這樣才能提高用戶的滿足度。在制定圖書館管理制度時，一定強調用戶至上的原則，從社會的需求角度，制定發展的戰略目標，還有優化資源配置，建立有效的績效考核制度，使工作人員在工作中更加積極主動，只有對傳統的管理模式進行改革，樹立正確的服務理念，才能實現對檔案館社會化服務與功能的拓展。
三、檔案館社會功能的拓展
1、增加檔案的豐富性，使檔案的記憶功能更加全面。檔案館想要發揮社會化服務的功能，需要建立在具有豐富館藏的基礎上，相關人員要收集更多的檔案資料，這樣可以滿足人們對多元化檔案資源的需求。傳統的檔案館中，檔案收集渠道比較單一，這影響了檔案館服務功能的發揮。檔案館只有具有豐富的館藏，才能吸引更多的用戶。現代檔案館獲取資源的渠道越來越廣，而且檔案的種類也在不斷增加，檔案包括人事檔案、病例檔案以及訴訟檔案等等。這也說明當代社會，檔案館與公眾之間的聯系越來越密切，記錄的內容也越來越詳細，說明檔案資料發揮的價值將會越來越大。
2、提高檔案管理的技術水平，擴大檔案館的建設規模。檔案館有著社會化服務的職能，這一服務的內容具有廣泛性，由于我國很多檔案館管理制度比較落后，而且缺乏先進的服務理念，使得檔案館社會化功能很難真正實現。為了改變這一現狀，相關人員必須對傳統的管理機制進行改革，還可以提高檔案管理的技術水平，將過去松散的管理模式進行優化，并制定統一的管理目標，還要不斷的完善社會化管理體系，解決管理的成本，在社會上尋求更多更有效的技術，加強宣傳，實現多方合作，保證檔案管理機制的順利進行。
3、以實現公共服務為運營使命。在檔案館運營的過程中，工作人員要積極聽取用戶的建議，還要最大限度的滿足社會大眾的需求，要增加工作人員公民權意識以及服務意識，要在實現管理職能的基礎上，提高圖書館的服務水平。檔案館是公共服務機構，在實現其管理職能的過程中，應打破政府的壟斷，以最大限度地滿足社會公眾的需求為追求目標。在實際操作中，改變照章辦事的傳統方式，從執行規則到實現既定目標的轉移，減少行政干預，改變爭取領導重視的追求目標，以市場為導向，借助市場力量實現服務目標和方式的變革。
4、改變傳統的組織文化，建立新的心理契約。將行政管理轉變為戰略管理，改變程式化的評估標準，針對不同的社會群體的檔案需求，突出各檔案館服務目標和運行狀況的個性和特色，強化各檔案館管理者的色彩，實行透明的、積極的、個性化的領導方式，解除規制和放權，使管理過程如預算、人事、采購等合理化，以所針對的社會公眾的認可的、符合其愿望的方式設立評估指標，即明確的績效標準與績效評估#項目預算與戰略管理。加強檔案館之間和檔案館內部的競爭，把競爭機制注入到為社會公眾提供服務中去。
一、明確檔案安全防范重點，保證檔案安全保障體系切實有效
檔案安全保障體系建設從宏觀上說是一項龐大的系統工程，涉及基本理論、基礎設施、制度保障、技術支持等諸多方面；從微觀上講貫穿于檔案管理的各個環節，是關系到檔案實體與信息安全的重要保證。具體到每一個檔案館，在建立各自的檔案安全保障體系中，統籌兼顧，重點突出。對照不同類型的檔案安全事故，針對不同的檔案載體、不同的保存狀況、不同的存儲環境等因素，找準安全隱患，明確檔案安全防范重點，制定行之有效的檔案安全保障方案，打造切實可行的檔案安全保障體系。
二、加強檔案館庫建設，為檔案安全打造第一道防線
檔案館庫是檔案安全最重要的保證。但是由于受經濟發展階段所限，多年來，各級政府對檔案館庫建設的投入不足，檔案館庫建設普遍存在以下問題：一是館舍面積嚴重不足。以吉林省為例，全省70個綜合檔案館建筑面積低于1200平方米的有39個，占比65％；庫房面積不足500平方米的有53個，占比88.3％，有的檔案館建筑面積不足百平方米。《檔案法》賦予的檔案接收保管等業務工作無法正常開展。許多符合進館期限的檔案保存在各立檔單位中，造成極大的安全隱患。二是檔案的安全保管得不到保證。很多檔案館建于20世紀80年代末90年代初，距今20年左右，且不是按《檔案館建筑設計規范》修建，多年沒有進行維修，雨季室內漏雨，庫房濕度過高；水暖管道銹蝕，電路老化，存在火災、水災隱患；沒有安全監控系統、自動滅火系統，檔案保管條件較差，檔案的安全保管得不到保證。三是檔案館合結構不合理。很多檔案館為非獨立館舍，與當地黨委、政府或其他單位同樓辦公，館舍結構不符合檔案館建設要求。
近幾年，檔案館舍建設越來越引起重視。很多省份都在預算內安排了館舍建設補助資金，用于檔案館臺的新建擴建和維修改造，取得了一定效果。今年國家啟動了中西部地區縣級檔案館建設工程，安排中央預算內投資補助中西部地區縣級檔案館館合建設。要抓住機遇，積極落實地方配套資金，嚴格按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規范》要求，建設一批滿足未來30～50年需求的堅固、安全、符合檔案保管要求的現代化檔案館，為檔案安全打造第一道防線。
三、加強安全設施建設，保證檔案日常管理的安全運轉
完善的檔案館安全設施是保證檔案安全最有效的防護網。《國家檔案局關于副省級市以上國家檔案館安全技術防范系統建設工作的通知》提出了檔案館安全設施建設的新要求。各級檔案館要結合新館建設，建設完備的檔案館安全設施；現有館舍也要按照《通知》要求，重點建設監控、自動報警、自動滅火系統、溫濕度控制、門禁系統等安全設施建設，實現檔案安全管理的自動化和可控性。
四、建立健全完善的檔案安全工作制度，提高檔案安全管理的軟實力
保證檔案安全既涉及檔案的實體安全又涉及檔案的信息安全，體現在檔案工作的接收、保管、整理、鑒定、利用、數字化等各個環節中。要針對不同的工作環節，細化檔案安全工作制度。加強對制度執行情況的監督檢查力度，確保各項制度落到實處。
要重視建立珍貴檔案保護制度。對館藏珍貴檔案，除建立特藏庫外，對其中極為珍貴的“鎮館之寶”，應借鑒文博部門保存珍貴文物的經驗，如博物院保存的《富春山居圖》等珍品規定每4年才能展出一次。采取單獨裝具特殊保存珍品檔案，對其原件出庫條件、程序及時間間隔等做出明確的規定。
要重視建立瀕危檔案排查制度，盡快對破損檔案采取搶救和保護措施。同時在搶救過程中，選擇適當的方式方法，避免對檔案的二次破壞。
要重視建立檔案館應急預案定期演練制度。目前各級國家檔案館按照《檔案工作突發事件應急處置管理辦法》要求，普遍對各種突發災害和突發事件制定出相應的檔案搶救和保護預案，但是應急預案僅僅停留在紙面上，真正遇到突發事件，應急預案完全不能發揮作用。建立檔案館應急預案定期演練制度的目的就是要提高工作人員的安全意識、風險防范意識和突發事件應對能力，明確責任，建立起檔案館快速應急反應體系。
要重視建立檔案異地異質備份制度。2009年召開的全國檔案館工作會議提出：各級國家檔案館要通過建立異地備份庫等形式對本級重要檔案及電子文件實行異地備份。檔案異地異質備份是維護檔案數字信息安全的重要舉措。在備份地點的選擇上要遵循不在同一地震帶、不同氣候類型、交通便捷等原則。
五、加快檔案數字化進程，保證數字檔案信息的安全
隨著我國信息化的普及，檔案信息化建設迅猛發展，檔案的數字化管理日益普遍。很多檔案館以利用需求為導向，加快檔案數字化進程。檔案數字化已成為保護檔案原件、提高服務能力、提高容災能力的重要手段。2008年北川縣檔案館在地震中倒塌，大量檔案嚴重損毀，2009年德國科隆市歷史檔案館倒塌，包括馬克思、恩格斯著作手稿在內的許多珍貴的檔案資料被埋在廢墟之下，直接導致相當數量的原始檔案無法彌補，用檔案館一位官員的話說：“這次損失的是總計18公里長檔案架上的德國歷史。”這兩次事件，讓我們更加認識到檔案數字化的重要性。
青島市檔案局針對這種狀況，提出了按照“1＋N”模式開展公共檔案館建設的新思路，收到了良好的效果。所謂“1＋N”模式，指國家綜合檔案館以保存檔案的主體館為核心，以N個子檔案館(檔案分館)為補充，構筑區域內檔案館集群，充分發揮檔案局館的監管功能和公共服務能力，實現檔案信息資源的最大化利用服務。
“1＋N”模式的含義
“1”代表檔案館主體，是保存管理利用檔案的核心館，它必須滿足檔案最基本的保管利用要求。
“N”代表子檔案館或者分館，它不以保管檔案為主，而更加體現檔案館的服務功能，如檔案展覽、史料陳列、服務窗口、教育基地等。
“1＋N”檔案館建設模式的核心是有效整合區域內各類檔案信息資源，統籌管理分散在區域內的各類場館，形成檔案館集群，實現檔案信息資源、場地場館資源、設施設備資源共享，充分發揮各種社會資源的作用，實現檔案信息資源的有效監管和利用效益的最大化。
“l＋N”檔案館建設模式的創建，彌補了現有綜合檔案館面積不足、規模小、進出不方便、服務功能不足等現實問題。通過資源的融合，形成優勢疊加，通過非行政化的嫁接，形成了聯動共贏的網絡體系。“1＋N”檔案館建設模式實現了檔案館對散存于社會上的檔案信息資源的有效監管，并通過接收進館豐富了檔案館的館藏信息資源；彰顯了開放的檔案服務理念，全方位提升了檔案館的公共服務能力，豐富了檔案館的服務內容、服務手段和服務場所；促進了綜合檔案館與專題館的深度融合，實現了社會檔案資源的有效整合和資源共享；構成了檔案信息跨機構、跨層級的利用共享新格局。這種全方位覆蓋、多渠道組合、社會影響廣的擋案館建設模式，為檔案館向“五位一體”公共檔案館的轉型奠定了基礎。
“1＋N”模式的管理
“1”指國家綜合檔案館，是各級黨委政府依法設立的，收集保存管理規定范圍內的多種門類檔案的具有文化事業，機構性質的國家機關，接受區域內黨委政府管轄領導。“N”指區域內集中收集管理專門領域、特殊載體形態檔案資料，并向社會展示、宣傳的服務機機構，或者具有一定代表性和鮮明特點的企業、社會團體的檔案展館(室)，或者由檔案部門專門設立的服務、宣傳窗口等。“1＋N”檔案館行政上由政府統一管理，業務上可以設立“1＋N”檔案館聯席會議小組，建立“1＋N”聯席會議制度，定期召開會議，研究“1＋N”檔案館工作。
綜合檔案館與子檔案館二者是整體與局部、主體與客體的關系，通過檔案這條主線構成管理服務、協作共贏的共同體。檔案局按照統一領導、分級管理的原則，著力于綜合檔案館的核心功能建設。對子檔案館建設實行統籌規劃，統一業務監督和指導，包括對子檔案館的分類設置進行規劃，對子檔案館檔案資源(展品)的統一管理、歸檔接收，對子檔案館開展檔案資料征集、整合、利用工作進行業務指導，對子檔案館檔案資源保護進行指導等。各子檔案館則在檔案局的業務監督指導下，自主開展經營管理，最大限度收集檔案資料，發揮窗口的服務作用。
“1＋N”模式的前景
青島市檔案局自2009年在市內各區開展“1＋N”模式檔案館建設，已經收到了初步效果，并展示了良好的發展前景。
市南區檔案館按照“1＋N”模式，利用政府大樓的走廊、社區內的展室，開展了豐富多彩的展覽服務，并協助區文化局共同籌建了老合紀念館。市北區檔案館則充分發揮區域優勢，利用政府開展特色街道、特色展館建設，將青島市紡織博物館、葡萄酒博物館、炮臺山紀念館等場昕，加掛了檔案館分館(史料館)的牌子，開展對口管理。各區檔案館還充分利用政府的對外審批大廳，建立檔案查閱窗口，開展查檔咨詢和查檔服務。
檔案局制定了嚴格的管理流程和辦法，對各個子館和查閱服務窗口進行規范管理。首先，對各子館檔案資源進行逐一登記，確保展品的安全和將來收集進館；其次，建立了若干規范的管理辦法和嚴格的管理制度來確保其正常運行，包括“1＋N”檔案館管理辦法，“1＋N”檔案館陳展協議，史料館實物檔案管理規范，史料館檔案(展品)管理制度，史料館檔案管理系統操作說明等；第三，按照協議議對各子檔案館開展業務監督、指導、服務。包括在檔案館網站開辟“1＋N”宣傳窗口，擴大專題館的對外宣傳，幫助子館逐步實現檔案資源規范化管理，逐步實現展館事項的全程記錄和主動記錄，為子檔案館的改陳和深入發展提供檔案資源等；第四，大力開展檔案信息化建設，努力實現館藏檔案數字化，確保查閱服務窗口可以通過網絡查找數字檔案。
按照“1＋N”模式開展子檔案館建設，彌補了綜合檔案館面積不足，缺少對外服務窗口的功能缺陷；解決了與政府辦公大樓合署辦公，群眾出入不方便的麻煩；有效整合了區域內的檔案資源，將有關單位的檔案展館(室)納入檔案館的總體管理中；大大增加了檔案館教育基地場所和文化史料研究場所，極大豐富了檔案館的服務功能，擴大了檔案宣傳教育的受眾面。
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象
"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?斕呢遜Α?BR>
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸
檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象
"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。由于這些同志缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內部保存，不移交檔案室或檔案館統一保存。特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的匱乏。
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。:
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
按照國家、省檔案局（館）對檔案館安全情況的有關要求，我局認真結合本館實際情況，現將檔案安全情況匯報如下：
一、領導重視，將檔案安全工作擺在第一位。
檔案安全是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。我局十分重視檔案安全工作，專門成立了由局（館）長任組長，副局（館）長為副組長的檔案安全工作領導小組。實行安全領導負責制，將檔案安全工作細化，分解到人，責任到人，落實到人。將檔案安全工作落到實位，保障了檔案安全工作的順利開展。牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。
二、認真落實檔案安全制度的建立及執行，狠抓責任落實。
為確保檔案安全管理工作，我局（館）嚴格按照檔案法律法規要
求，制訂了檔案安全管理制度，包括《檔案庫房管理制度》、《檔案統計制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等相關制度。實行檔案專人保管，專人查閱，集中歸檔的原則。并按照各項規章制度的要求認真落實到人。與消防部門聯合定期對庫房進行安全檢查，確保了檔案庫房的安全；節假日由單位帶班領導負責，落實到人，認真巡查做好記錄；安排專人落實、做好檔案庫房的“十防”和電子、文書等各種檔案的保密工作，定期檢查。另還對已配備設施，如：電腦、空調、除濕機、溫濕度自控制系統、防火防盜報警系統、電源電線等進行了完好檢查，并對案卷的數量、質量、霉變情況進行檢查，落實了檔案管理安全責任制。
三、加大了檔案館基礎設施建設。
我局對檔案保管設施投入大，現配有計算機18臺、復印機2臺、掃描儀1臺、刻錄機1臺、空調機10臺、數碼攝相機1臺、防磁柜4個、消毒柜2個、配置了溫濕度自控系統、防火防盜報警系統。還制做了裱糊桌和裱糊墻框架。并落實了專人負責，真正實現了將電子技術運用到檔案工作，進一步保證了檔案管理的科學化、有序化。
四、嚴格執行檔案工作法律法規，確保檔案安全工作常抓不懈。
在檔案管理工作中，我局（館）始終堅持以檔案法律法規為基礎，嚴格遵照《檔案法》、《湖南省檔案管理條例》的要求，進一步落實檔案安全管理措施。今后將繼續努力，鞏固和發揚過去已取得的成績，積極探索研究新時期檔案安全工作的新情況、新問題，今后在上級主管部門的監督指導下，不斷增強檔案安全管理意識，使檔案安全工作常抓不懈，進一步提高檔案保護和利用水平，為全市檔案管理事業作出新的貢獻。
關鍵詞：聲像檔案；檔案管理；管理工作
Abstract:Theacousticimagefileisreferstothestateinstitution,theSocialorganizationaswellasinisengagedineachkindofactivitytoformhasthepreservedvaluepicture,thenegative,themovie,thephonographrecord,therecordingtape,therecordingtapetothecountryandthesocietyandsoondifferentmaterialisacarrierpersonally,byphantom,soundprimarily,andauxiliarybywritingexplanationhistoricrecord.Theacousticimagefileisaunitfileimportantcomponent.
keyword:Acousticimagefile;Recordsmanagement;Supervisorywork
前言
隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就房山區161個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作刻不容緩。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著"一硬一軟"的現象
"一硬"是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有21個單位沒有聲像設備，占13％，87％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達671臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較"硬"。"一軟"是指聲像設備管理之亂。有101個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占62％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了"硬件硬、軟件軟"的現狀，而且"軟"的方面直接影響了"硬"的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀和兩種誤區
攝影錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著"一強一弱"的現狀。"強"表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是"強"的一面；"弱"表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬"自"。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是"弱"的一面。
調查中還發現攝錄人員中存在著兩種思想認識上的誤區。一種是部分人根本就不知道什么是聲像檔案。他們一直誤以為只有上級來文、紅頭文件才是檔案，而他們在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就算完成任務了，不需要歸檔保存；另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，送往報社、電臺的用完就算完了，怎么處理這些聲像檔案屬于個人行為。
事實證明，攝錄人員"弱"的一面影響了"強"的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關棗形成和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是"亡羊補牢"了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是"一盤帶子反復用"，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
4、管理狀況"喜""憂"懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6．8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今?
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（三）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（四）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。主要有：①通過正常移交接收。科室移交檔案室，檔案室移交區檔案館。②重點單位、重點科室重點收集。對本地重點單位、立檔單位重點科室產生聲像檔案比較集中的，要有重點地強化收集，經常溝通及時掌握情況。③重點人物（攝錄人員）直接征集。有一部分攝錄人員除擔當本單位的攝錄任務外，還被指派（或聘請）攝錄本地區的重大活動、重要會議、城市建設、外事活動等。對保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門收集和征集。④廣泛的社會征集。對散存在民間的聲像檔案，運用發公告、發文件、上門實地尋求等形式，采取有償征集、無償捐獻、建立名人全宗、個人代存等方式廣泛征集。
（五）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
關鍵詞:檔案館;人力資源;開發與管理
一、檔案館人力資源管理普遍存在的問題
1.1人力資源管理觀念淡薄，對人力資源管理工作重視不夠:目前，基層檔案館人力資源管理觀念仍然比較淡薄，許多檔案館受計劃經濟體制的影響，一直沿用傳統的人事管理模式，受其制約。在人員的引進上存在很大的隨意性。檔案館經常成為上級領導安排門路人員的收容所。結果，人員素質偏低，工作質量上不去。這也極大地影響了檔案館員的積極性和創造性的發揮。同時，對人力資源管理也缺乏足夠的重視，管理上“重物輕人”認為檔案館的發展是靠資金投入，看重規模、設備和館藏，輕視對人力資源的研究;看重經費投入，輕視人力方面的投入:看重擁有人力，輕視人力的利用。
1.2人力資源管理制度不規范:普遍來看，檔案館極少有人力資源管理的長遠規劃。不太重視對工作人員的崗位培訓，不能正確運用能級對應的管理原則，即根據人的能力，把人才放到相應的崗位上去。普遍存在著能級不分、職級崗位錯位、管理失衡和聘任制有名無實等錯誤現象，缺乏真正意義上的競爭上崗和激勵機制，缺乏規范化的人力資源培養、穩定和業績考核等方面的制度。再加上工資分配上的大鍋飯與分配不公并存，很難調動工作人員的積極性，更談不上創造性的開展工作。
1.3檔案館人才流失較為嚴重:與其他部門相比，檔案館工作時間長，強度大，而福利待遇和地位卻得不到提高，與此同時還一味強調發揚默默奉獻和甘為人梯的精神。在館員的晉升、評職、業務深造等方面，不按個人能力和論資排輩的一些做法也挫傷了許多人的積極性，使他們喪失了對檔案館事業的歸屬感和主動進取的精神。在這樣的“清水衙門”里，檔案館人才的價值與其貢獻是背離的，因此，很多檔案館員選擇了“跳槽”。總之，在目前的檔案館中，一方面是檔案館人力資源缺乏，業務工作得不到應有的發展:另一方面則是，現有的人力資源配置不當，又造成很大的浪費。追根究底，傳統的檔案館人事管理是其癥結。
1.4內外環境的不利影響:從內部看，檔案館人力資源管理落后，封閉保守，致使工作人員和一些領導始終處于一種消極被動的狀態中，知識得不到充分尊重，才能得不到發揮，使其養成安于現狀的惰性，缺乏危機感和競爭意識。從外部環境看，在人們心目中，檔案館工作人員的作用不大，地位不高，形象欠佳，這大大挫傷了檔案館工作人員的積極性。許多專業技術人員對檔案館缺乏認識，對檔案、情報、信息利用意識淡薄。有些領導對檔案館很少問津，也鮮見他們到檔案館了解情況，解決問題，綜合這些來自內外部的不利影響，在某種程度上造成檔案館隊伍士氣不高，思想不穩定，從而影響工作的順利開展。
二、人力資源管理在檔案館實施的必要性
2.1人力資源管理是檔案館留住人才的有效手段——知識經濟和網絡時代的到來使現代檔案館對文獻資源的管理發生了深刻的轉變，從傳統的以手工為主的管理手段轉變到以自動化、數字化、網絡化等現代技術為主。檔案館員作為知識和智力的載體，在檔案館的生存和發展中成為首要因素，高素質、高層次的創新型知識人才和專家成為檔案館發展最重要的資源。因此，發展檔案館事業，必須依靠廣大檔案館員的積極參與和發揮他們的聰明智慧，充分地調動他們的積極性。這就要求檔案館進行合理的人力資源管理，堅持以人為中心，把館員作為檔案館的主體，把人力資源作為檔案館制定發展戰略和發展規劃的依據;關心館員個人的發展，把館員個人的發展和檔案館的發展緊密結合起來，根據館員個人的專長、能力和知識結構，提供相應的工作崗位，為其設計合理的職業生涯規劃，并為館員的學習和教育培訓等提高自身發展的措施提供各種幫助。2.2人力資源管理是檔案館事業持續發展的需要。檔案館的核心崗位，如采訪、編目、咨詢、系統維護等業務部門的工作具有專業性、技術性強的特點，一般都由受過高等教育的專業技術人員來從事。按照人本主義心理學的創始人馬斯洛的需要層次理論，這些技術人員一般都具有較強的成就需求、尊重需求及求知需求。因此，單位領導應該充分重視他們的作用，尊重他們的價值，盡量滿足他們的個性需求，以此激勵他們的積極性，發揮他們的創造性。此外，鑒于檔案館的服務功能和服務模式逐步以簡單的借換轉向信息化、專業化、專門化，圖書館的專業人才、專門人才和知識專家將承擔起圖書館發展規劃的參與者、網絡信息資源的組織者、知識的創造者這些角色。為了使他們適應這些職能要求，勝任這些任務，需要有意識、有計劃的為他們提供繼續教育、職業培訓、在職教育等機會，從而提高自身素質，掌握從事圖書館創新發展的各種技能，使他們成為合格的知識和信息服務的工作者。只有這樣才能促進檔案館事業的持續發展。
2.3人力資源管理有助于檔案館適應時代變化發展的需要知識經濟時代的到來使檔案館面臨著嚴峻的考驗，用戶知識和信息需求向多樣化、個性化、專門化方向發展，致使檔案館一切工作的出發點和歸宿轉變為開展多種形式的知識和信息資源服務，極力滿足用戶的需求。檔案館將真正實行“以用戶為中心”的新型服務理念，一切服務工作都將圍繞用戶的需求主動來開展，能否抓住用戶將決定檔案館的發展命脈。把人力資源管理“以人為中心”的管理理念落實到檔案館的具體工作中，便要求檔案館以用戶為根本，以用戶為中心，研究用戶的知識結構、知識信息的需求動向和他們需求的針對性、特色性，全面了解用戶需求，并對此做出快速積極的反應，實現檔案館的真正價值。
2.4人力資源管理是保證檔案館其它資源得到充分利用的需要，除去人力資源這一首要的能動性要素外，文獻、資金、設備、技術等其他資源特別是知識和信息資源能否得到用戶充分利用、發揮其價值，以及檔案館的整體效益能否得到提高等，最終也都將取決于人力資源的開發與利用程度。有效的實施人力資源管理，能夠促進人力資源和其他資源的充分結合，將極大地提高檔案館知識的利用率，從而產生極大的社會效益。
三、檔案館人力資源管理的有效模式
目前我國檔案館還沒有統一的人力資源管理模式，從國內外現有的檔案館人力資源管理模式來看，大致有以下幾種:
(1)以國家設立的標準準入制度作為人員管理的依據。如檔案館職業資格認證制度等。
(2)突出對專業對口部門服務的資格認證制度。如檔案館學科館員制度等。
(3)各單位自行制訂的符合自身實際的管理制度。如獎懲激勵制度等。
(4)通過行政手段設立相關的檔案館人員編制政策來達到提高館員素質的目的。如定崗定編等。
參考文獻:
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2.李龍燕;檔案館人員優化問題淺議[J].云南檔案，2000(1)
近幾年來，市檔案館的安全防范工作，在市委、市人大、市政府、市政協的正確領導下，在上級主管局的大力支持與指導下，經過局、館同志的共同努力，取得了一定的成績。
一、加強組織領導，建立安全防范機制
檔案資料是無形財富，經濟價值無法估量。為加強檔案資料管理，確保安全，我們主要突出了“五抓”。一抓班子健全。我們及時地成立了以局長任組長，副局長任副組長，各股室負責人為組員的檔案安全防范工作領導小組并明確了聯絡人；二抓目標的細化。針對局、館辦公特點，黨組（支部）一班人除進行明確分工外，還層層簽訂檔案安全防范責任狀；三抓骨干力量的培養，選派6名同志參加消防安全知識培訓；四抓協調配合，加強了與市委辦、政府辦督查室、人大內司委及市消防中隊的密切聯系；五抓計劃及預案出臺，針對檔案館工作實際，我們及時組織人員擬寫并修訂檔案安全防范工作計劃和預案。
二、加強制度建設，確保監督，管理到位
一是修訂與完善檔案管理與保管制度，在原22項制度的基礎上我們又增訂了庫房管理及計算機管理等制度，并將制度打印成冊；二是堅持了節假日值班登記和查借閱檔案登記制度；三是在局、館辦公地開設熱線電話懸掛舉報箱，接受群眾的監督；四是不定期的組織檔案安全檢查，發現問題及時處置；五是嚴格堅持上下班和外來人員查詢登記制度；六是加強了與奧星幼兒園、市文體會議中心和非凡俱樂部的聯系。三年來，我們加強了庫房“九防”措施，檔案館未發生任何安全事故，多次受到市委、市政府和市消防大隊的好評。
三、加強資金籌集，確保庫房經費落實
檔案庫房管理重在基礎設施建設，為改善檔案庫房保管保護條件，我們加大了工作力度。一是積極宣傳，爭取市黨政領導對檔案安全防范工作的重視與支持。3年來，市委、市政府、市人大、市政協領導曾4次聽取檔案情況匯報，2次到檔案館現場辦公解決具體問題，市財政增撥檔案保護經費達110余萬元；二是及時購置檔案保護保管設備，截至10月24日止，已投入經費近80余萬元，用于庫房裝飾，添置檔案密集架、空調、電腦、消毒柜、刻錄機等檔案保護保管設備。
存在的不足：一是檔案庫房未安裝空調設備；二是庫房溫濕度登記不夠正常；三是檔案館無信息化管理制度。
一、聲像檔案管理存在的問題
（一）聲像設備存在著“一硬一軟”的現象
“一硬”是指聲像設備數量多。隨著社會的發展及工作需要，機關、企事業單位的聲像設備有了很大改善。在調查的161個單位中，僅有3個單位沒有聲像設備，僅占2％，98％的單位都有1臺以上的聲像設備，設備總數達971臺（架）。從總體講，聲像設備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設備管理之亂。有27個單位沒有制定聲像設備管理制度或相應的使用要求，占17％，致使有的設備閑置，沒人會用，難以充分發揮作用；有的設備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設備使用人員不明確或頻繁變動，設備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產生及歸檔留下了隱患。
（二）攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀和兩種誤區
攝錄人員在各自單位中直接從事著產生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數量和質量。調查反映出在攝錄人員中存在著“一強一弱”的現狀。“強”表現在所調查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強大、年齡適中、文化程度較高這是“強”的一面；“弱”表現在443人中，專業工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經過專業培訓的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓（攝錄專業）的66人，專科畢業2人，有84％的人都屬“自”。專業工齡短、專業知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。
事實證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強”的一面發揮作用，加上認識上的誤區，造成了聲像檔案管理上的不規范。也就是說，產生聲像檔案的第一關和歸檔不把好關，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補牢”了。
（三）聲像檔案管理混亂，問題復雜
1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理
調查中有75個單位制定了相應的聲像檔案管理制度，占47％，有半數以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態。據調查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。
2、檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔
聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準確。調查發現，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔憂，相當一部分單位都是“一盤帶子反復用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規范，但當檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。
3、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發展不平衡
調查單位中設備、人員、聲像檔案管理都比較規范的有11個單位，占6.8％；而無設備無聲像檔案、有設備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。
4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存
聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格。而調查發現，只有廣播電視局、韓村河村等少數幾個單位設置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發生問題，悔之晚矣！
5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏
區檔案館是全區永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏。基層單位中有近四分之一的照片檔案散存在個人或科室內部，沒有集中統一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。
6、區域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重
眾所周知，每次區里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失；三是有關專業人員檔案意識不強，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。
二、加強聲像檔案管理工作的對策及建議
（一）加強宣傳、提高意識，爭取領導重視
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。
（二）加強管理，制定辦法，狠抓制度落實
要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。區檔案局將與有關部門配合出臺《房山區聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定。永久、長期保存的聲像檔案應定期向區檔案館移交；在此基礎上要狠抓落實。要確保有關法規和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。
（三）加強監督，分類指導，注重業務培訓
針對聲像檔案管理現狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同單位現狀，采取不同方式進行分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。
（四）結合實際，創造條件，力求妥善保管
從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。我們認為結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。
（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道
要實現聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質保障，建立并疏通收集渠道，運用多種形式收集也很重要。結合地區實際，各立檔單位、區檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。
（六）建議檔案主管部門參與全區各類重大活動
針對地區重大活動（重要會議）檔案失控、聲像檔案流失嚴重的現狀及產生的諸多因素，應采取檔案局、館直接參與的辦法，由主辦單位通知檔案局派專人攝影錄像并負責其他各類檔案的收集歸檔工作，以確保全區重大活動產生的檔案（特別是聲像檔案），得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面利用。
