時間：2023-09-22 17:05:06
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇工程項目檔案管理措施，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：水利；設計檔案；管理
1概述
水利工程項目設計檔案，是水利工程設計單位的核心檔案，是基本建設和生產管理的重要依據和憑證，是水利建設事業中的一項巨大資源。認識并掌握水利工程項目設計檔案的特點，對水利工程項目設計檔案進行科學地管理，主動、多形式、多方位、多層次地向水利部門和有關部門提供利用，是實現檔案自身價值的體現。因此，做好水利工程項目設計檔案管理，具有十分重要的意義。水利工程項目設計檔案的形成過程是多學科、多專業聯合集體創作的過程，能夠真實地反映設計人員的科技思想、科技方法，它的形成是設計單位智力勞動的結晶，其中蘊涵諸多科技配套成果以及多學科、多專業聯合集體創作的智慧，在一定程度上也體現出設計單位集體的設計能力。可見，管理好水利工程項目設計檔案，是發揮工程設計檔案社會使用價值、讓工程設計檔案產生經濟效益的基礎性工作。筆者結合江蘇省太湖水利規劃設計研究院有限公司實際工作，將管理工作與自主創新相結合，進行如下思考。
2水利工程項目設計檔案的特點
水利工程項目設計檔案有文書檔案、工程檔案、會計檔案的共性，但也有水利工程項目獨特的自身屬性。水利工程項目設計不是一般的土建工程項目設計，與土建工程相比較，其除了工程量多，投入資金多，工期時間跨度大之外，還要考慮工作條件的復雜程度，施工難度多大且會受到哪些自然條件制約，有多少社會效益，對環境有多大影響，如果出現事故會產生那些嚴重后果，以及對國民經濟影響程度。可想而知，水利工程項目設計形成的檔案資料是多么重要和寶貴，充分認識水利工程項目設計檔案的特點完全有必要。
（1）復雜性。每個水利工程項目設計檔案的內容都包括計劃立項、勘察、設計全過程中所形成的全部技術文件、設計圖紙和有關工程文件材料。比如：新溝河延伸拓浚工程是《太湖流域水環境綜合治理總體方案》確定的六項調水引流工程之一，也是《太湖流域防洪規劃》確定的流域洪水北排長江重點工程，工程北起長江，沿老河道拓浚至石堰，分成東、西兩支，東支沿著漕河、五牧河拓浚，西支沿著三山港拓浚至京杭運河，利用武進港入太湖。主要工程內容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河橋梁、口門控制建筑物、水系調整及影響處理工程、征地拆遷等。僅這項水利工程內容就如此之多，故伴隨每個工程的進展，將逐步形成繁雜的檔案資料。設計檔案的內容主要是設計過程中的報告、方案、各專業的計算書等文件材料和底圖、藍圖、白圖等圖紙。不僅有設計形成的材料和載體的多樣，同時還有大量的專業計算書等電子文件，這些都是設計過程中形成的，是施工的重要依據，應加以長期保存，作為其他設計和施工工作的重要參考。另外，項目設計周期長、專業多、產生的文件材料種類多、數量大、整編量大等特點充分表現了水利工程項目檔案的復雜性，其給收集、整理、保管、利用帶來的困難和工作量也是不能忽視的。
（2）系統性。每個水利工程項目設計檔案的內容都必須完整、齊全、系統。比如：常州市采菱港樞紐工程，工程包括20m3/s排澇泵站（豎井式灌流泵）一座，共設兩臺機組，單機流量10m3/s，12m凈寬節制閘（升臥式平面鋼閘門）一座。由于在收集檔案資料時，采菱港樞紐防洪、排澇、改善城市水環境檔案資料做到了齊全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召開的常州市運北片防洪控制節點工程—采菱港樞紐工程完工驗收會議上，工程相關資料順利通過驗收專家組查閱，為采菱港樞紐完成全部設計內容、工程施工質量優良、工程完工驗收做出了應有的努力。實踐證明，每個水利工程項目的可行性研究、初步設計、招標設計和施工圖設計四個階段的勘察設計工作，設計文件審查、施工招標、施工、竣工驗收等各階段的服務工作，及相應的勘察設計文件及有關技術資料等，必須是一個齊全完整的系統，具有系統性。
（3）獨立性。每個水利工程項目設計檔案的內容都具有很強的獨立性。比如：太倉市十八港南樞紐工程，其由凈寬28m橡膠壩和20m3/s雙向泵站組成。工程選址于十八港大橋以北的老套閘區段，距瀏河河口約200m，需拆除報廢的老套閘，新建十八港南樞紐工程。在收集整理檔案時，十八港南樞紐清晰地獨立于太倉市城區水環境綜合整治工程之中，為后期工程查檔利用打下了基礎。每個水利工程項目的設計獨立性還表現在其具有專業方面的特點，設計中需要測量、地質、鉆探、規劃、水工、施工、機電、建筑、科研、試驗等許多專業和學科共同承擔完成，形成的檔案體現出較強的專業性。如：設計中需要的工程地質、水文勘察報告，地質圖，勘察記錄，試驗報告、選址報告、重要土巖樣品說明，地形、地貌、建筑物、構筑物的定位、測試記錄等，這些資料均需要外部系統提供。
（4）時序性。每個工程項目設計都有時序。如：走馬塘拓浚延伸江邊樞紐工程位于張家港市七干河入江口門處，江邊樞紐工程是走馬塘與長江交匯口的重要口門控制建筑物，由節制閘、船閘和魚道三部分組成，這些工程都是按時序進行設計完成的。一個較大的、周期性長的水利工程項目設計可分為一期、二期甚至多期，一般水利工程都會有初步設計、招投標、施工圖設計三大階段。各個時序點的工作內容都會有所不同，產生的文件資料也會不一樣，甚至收集歸檔的載體也會千差萬別，故檔案的管理也要體現出時序性的特點。水利工程項目設計有時需要分成多次設計，有的還會出現長達數年時間跨度，周期長、工程設計量大，形成的歸檔材料既多又雜，檔案室要收集歸檔的不僅是紙質資料文件、電子文件，還有樣品實物類的特殊載體材料，最終整理收集材料，成為檔案員需要做的難度最大的工程。要弄清楚水利工程項目設計檔案的特點，找到其中規律性，以形成管理工作的對策，檔案員一定要根據設計工作的實踐，在一線與設計人員溝通，最終實現水利工程項目設計檔案完整、準確、系統的目的。
3水利工程項目設計檔案的管理
面對水利工程項目設計檔案種類復雜、數量大的實際情況，如何搞好檔案的管理，保證其完整、系統、準確、安全，是擺在檔案工作者面前的一項艱巨任務，也是整個工程項目設計不可忽視的一項重要工作。故做好水利工程項目設計檔案的管理工作，規范管理流程就顯得意義重大。
3.1重視檔案的源頭
抓水利工程項目設計檔案源頭就是抓檔案最初的形成。檔案形成的過程必須有一個標準，要明確歸檔要求，要根據本單位的實際，擬定出清晰的可操作的歸檔范圍。要讓每個人都明白，在每個設計項目中，哪些文件材料應該歸檔。水利設計項目檔案資料一般有依據性資料、基礎性資料、設計資料、施工資料、竣工使用資料、財務管理資料等。
（1）依據性資料。主要是設計項目申請報告及批復、可行性報告、設計任務書等；選址意見、定點圖、建設用地規劃許可證、征地批準文件、國家征用土地申請表、征地協議書、拆遷協議書等；工程概算及資金來源資料等，這些資料有的是本單位產生的，也有的則需要外部提供原件。
（2）基礎性資料。主要是工程地質、水文勘察報告，地質圖，勘察記錄，試驗報告、選址報告、重要土巖樣說明等；地形、地貌、建筑物、構筑物的定位、測試記錄等。這些資料專業性較強，在形成時要對載體和格式提出要求。
（3）設計資料。主要是設計任務書、合同、協議；工程設計的全套圖紙；設計計算書、工程預算、說明書；設計評價、鑒定及評審材料，圖紙會審記錄；工程變更聯系單，設計修改通知單，設計鑒定及審批文件等。
（4）施工資料。雖然不是設計單位主要的檔案資料，但設計時作為參考，施工資料在設計單位也經常會出現。主要是工程承發包合同、招標投標文件、施工任務書；施工組織設計、施工執照、施工單位資質證明；開工報告、施工計劃、安全措施等；工程測量定位記錄、建筑物沉降觀察記錄；隱蔽工程驗收記錄（地基、基礎、打樁、鋼筋、結構、水電等記錄）、建材質保書及試驗報告（鋼材、電焊條、水泥、磚、防水材料、電器、管道等）。
（5）招投標資料。主要是設計單位的中標人的業績和資信；勘察總工程師、設計總工程師的經歷；人力資源配備；技術方案和技術創新；質量標準及質量管理措施；技術支持與保障；投標價格和評標價格；財務狀況；組織實施方案及進度安排。
（6）財務管理資料。主要是設計過程中發生的財務憑證、報表、賬簿、其他類會計資料。
3.2保障渠道暢通
要保障收集檔案的渠道暢通，凡是對水利工程項目設計有參考利用價值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍。任何人都不得以任何理由拒絕向檔案室歸檔移交有價值的檔案資料。檔案資料收集應該形成定期送交制度和聯系催要制度。
（1）定期送交制度。形成檔案資料的各科室，應在文件資料辦理完畢后，及時歸檔移交。檔案工作人員要經常了解和掌握形成檔案資料的信息，及時向形成資料的各科室催收應歸檔的資料。收集進檔案室的資料必須是辦理完畢的原始資料（原件），要完整齊全、真實、文字清楚。不符合歸檔要求的檔案資料，應責成檔案材料形成的相關科室按要求完成。載體紙張應統一規格用紙，載體字跡要求用碳素墨水、藍黑、黑色墨水書寫，禁止使用純藍、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。現代化設備形成的材料要求：禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁止像傳真紙熱敏材料類資料歸檔；每個項目設計形成的成套材料必須配齊，以保持文件材料之間的邏輯聯系。
（2）聯系催要制度。根據工程設計進度表，有計劃地對各科室項目及時開展專業跟蹤管理。檔案人員要主動到各科室查詢和了解工程的設計進展情況，摸清各專業檔案材料的形成和變更情況，解決檔案材料形成過程中所出現的問題，及時指導各科室項目做好文件材料的收集和預立卷工作。實行分階段跟蹤管理。檔案人員要保持與各科室項目負責人的聯系，及時掌握工程設計進展情況，按照歸檔工作時間要求，加強催收，實行各科室項目負責人和項目分管人對歸檔清單簽名負責制度，通過實施填寫設計產品文件、資料歸檔清單等一系列手段，最大限度地避免原始資料的散失，保證歸檔文件資料的連續性、完整性和及時歸檔。對歸檔資料的質量實施監控。各科室負責對本科室的歸檔文件、資料進行核查，項目分管人對該項目歸檔的文件、資料進行總審查，確保歸檔文件、資料的完整、準確、系統。檔案人員在接收歸檔資料后，必須及時檢查核實，對不符合歸檔要求的文件資料，迅速退回返工，以保證歸檔資料的質量。
3.3規范整理流程
檔案整理涵蓋了檔案實體整理和檔案內容整理，一方面要對檔案文件內容的真偽進行鑒別，對檔案內容的客觀性進行考證；另一方面還要將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案進行基本的分類、組合、排列、編目。在工作實踐中歸納總結并采用如下工作流程：收集分類案卷組合卷內文件排列案卷編目案卷排列編制案卷目錄。
（1）收集。每年12月由公司檔案室通知各科室做好前階段文件材料的收集工作，檔案室做好接收文件材料的登記匯總工作，對各科室移交文件材料的種類、數量、時間、存在問題進行登記；檔案室依據歸檔范圍，檢查各科室移交的文件材料是否齊全，并辦理交接手續。
（2）分類。根據公司檔案整編規則擬定分類方案，將一個設計項目根據實際情況劃分大類和小類。
（3）案卷組合。將分類后的資料裝入卷盒。裝盒前一般應去掉文件上原有的易生銹的金屬物；將文件的訂口對齊，并在文件的左上角或左側用不銹鋼釘或線裝訂。裝訂方法應盡量不破壞檔案原貌，以有利于保管利用。
（4）卷內文件排列。按重要程度、時間或類別等對卷內文件進行有序排列。
（5）案卷編目。編件、頁號，填寫卷內文件目錄、備考表，錄入專用的檔案管理系統，形成卷內文件目錄數據庫。
（6）案卷排列。按每個設計項目的保管期限、案卷流水號從小到大排列。
（7）編制案卷目錄，制作檢索工具。錄入專用的檔案管理系統，形成案卷目錄數據庫。打印目錄，裝訂成冊，形成檢索工具。
3.4明確檔案的方向
水利工程項目檔案的收集、編目、檢索、利用、統計全過程，如果能夠融入計算機技術，必將大大加快檔案信息的存儲、處理能力，迅速實現水利設計工程項目檔案管理的自動化，有效地提高檔案人員的工作效率和服務質量，這是今后檔案工作的方向。要充分認識到工程設計是動態的，設計形成的圖紙文件是設計人員用科學技術構思出來的精神產品，其僅僅是對擬建工程的技術上和經濟方面的規劃，而不是實體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現象，如設計變更、設計文件補充、設計文件修改等，都是客觀現象。對于頻繁的設計變更，如果將計算機技術融入后，檔案工作必將進入一個全新境界。比如：太倉市十八港南樞紐工程在2015年2月5日順利通過通水驗收，期間形成的設計圖紙就有480張，檔案有25卷，有的修改、補充，甚至作廢、推倒重來，在應用計算機進行工程設計檔案管理后，檔案人員可以及時了解設計變更情況，避免了對外提供已經作廢的或已經修改過的錯誤圖紙，為工程設計發揮出了重要作用，較好地解決了設計變更資料與工程設計技術文件資料的配套整理，使工程設計檔案做到了準確、完整。
4結語
關鍵詞：石油企業 工程檔案 存在問題 建議措施
前言
工程檔案是建設工程重要的組成部分，是建設工程質量的直接反映，是建設工程質量控制的關鍵環節。因此，做好檔案管理，確保工程項目檔案完整、真實、準確非常重要。以下是我 根據在企業參與工程檔案管理中的一些見解，談一下工程檔案存在的問題以及做好檔案管理的建議：
一、工程項目檔案管理的重要意義
工程項目檔案，是工程建設管理活動中直接形成的對工程項目具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種文件載體的材料。
工程項目檔案是項目全過程、原始真實的記錄，承載了工程建設過程大量的信息，對工程質量評定、工程竣工后的管理，都會很好的利用價值，比如工程建設過程中會產生大量圖紙，如施工圖紙、竣工圖紙等，這些圖紙為日后改建、續建、維修、維護提供重要依據。還有一些隱蔽工程，必須通過圖紙才能維修、維護、改造。如果這些圖紙沒有準確、完好的存檔，則會對以后的工程正常運行及維護造成極大的麻煩。還有工程建設中會用到鋼筋、水泥等原材料，這些原材料、配件的質量好壞直接決定著工程的質量。這些材料在進場前都需要做檢驗、檢測，需要具有政府質量監督檢驗部門出具的檢驗合格報告。這些檢驗報告都需要真實、準確，并且完整地保存在項目檔案中，為以后的監督、審計，甚至是質量事故查證提供依據。因此，工程檔案記載了建設活動的全過程和成果，是提高工程質量的重要手段。另外，工程檔案對防害自然災害的破壞和破壞后的恢復建設都有不可代替的作用，對工程后期的檢測、維修、改建、擴建、拆除和其他工程具有指導和借鑒作用。
二、工程檔案管理中存在的問題
1、檔案管理沒有與項目建設同步進行。工程檔案管理工作由于自身特點，繁瑣復雜，在整個工程項目中屬于非盈利性的，不能產生經濟收益，而工程項目往往任務重，工期緊，項目單位和施工單位往往把精力都放在了工程質量和工程進度上，忽視了對項目檔案的管理，使得檔案管理沒有與工程建設同步進行。到了工程竣工后，為了應付上級的檢查，才開始慌亂的整理檔案資料，這樣就容易出現資料丟失、信息錯誤的現象。
2、檔案收集、整理不齊全。工程檔案是從工程立項到竣工一系列活動中形成的有機聯系的文字和電子材料，這些材料之間是前后銜接、彼此聯系的。尤其是投資大、周期長的項目，參建單位很多，資料錯綜復雜，經常會出現收集不全的情況。如施工資料、合同資料、招投標資料不全，這就為以后的驗收和審計工作造成了很大的困難。
3、檔案質量不符合要求。工程檔案不僅需要齊全，更需要“高質量”。很多時候，檔案管理人員責任心不強，整理檔案時，只求形式上的“全”，而實質上，有很多內容未填寫完整或者填寫錯誤，常見的檔案質量不符合要求的情況有以下幾種：①書寫材料不合格：未按要求使用色素耐久、不易褪色的筆進行書寫，如應使用碳素墨水或藍黑墨水書寫；②紙張質量不合格，不易長期保存；③簽名不完整、不規范，簽字手續不完備；④竣工圖不規范，圖文不清晰未按設計變更修改竣工圖；⑤分類、立卷不規范，裝訂不符合要求等。
三、做好工程檔案管理的建議和措施
工程檔案管理工作的目的就是能更好的服務工程建設的各個方面，而非簡單的應付上級部門的檢查，因此必須將檔案管理規范化、標準化，建立制度，落實責任，與項目建設同步規劃同步進行，以科學的、規范的手段來發揮檔案管理的真實價值。
1、建立、健全工程檔案管理制度。制度中明確規定設計單位、施工單位、監理單位等在工程項目檔案管理過程中各自應承擔的職責，規范項目資料的收集、整理、歸檔的范圍和要求，統一工程檔案資料的標準文本等等。 在工程項目開始之前，召集相關各方，明確參建各方的職責，并下發歸檔范圍、質量要求，驗收的程序等，這樣就為以后檔案的規范管理墊定了基礎。
2、把項目檔案管理工作納入項目建設計劃，納入項目建設管理程序，納入領導和工作人員的崗位職責，使其成為項目建設的一部分，與項目建設同步實施。同時，安排專人負責項目、檔案的收集整理工作，對項目檔案實行跟蹤和動態管理。項目檔案管理要在項目開始之初就做準備，包括列好清單，準備好標準文本等。項目開始后，與項目各方定期召開檔案方面的會議，針對檔案管理存在的問題及時溝通、整改。
3、將檔案管理納入合同管理。用合同來約束建設各方，在簽訂項目設計、施工、監理、設備采購等合同、協議時，設立專門條款，明確項目檔案保證金事宜和有關方面應當提交的項目檔案（包括電子文件）名稱、內容、套數、費用、時間、案卷質量要求，以及整理、審核、歸檔與違約責任。
4、建設單位檔案管理人員應該定期對施工單位、監理單位的檔案管理情況進行檢查、指導。定期檢查檔案的收集是否齊全，檔案質量是否符合要求，如不符合要求，及時整改。項目管理單位在檢查工程進度與施工質量時，應同時檢查項目文件材料的收集、整理情況；在進行工程驗收時，應同時審查、驗收項目文件的歸檔情況。
5、建設單位在支付合同尾款流程中加入檔案管理人員審核的環節，確認建設單位有關部門及檔案管理部門對項目文件審核的簽字、蓋章手續完備后，才能辦理財務結算手續，否則不予支付尾款。
6、嚴格把握竣工檔案的質量，在竣工驗收前進行項目檔案的驗收。工程完工后，建設單位應適時成立檔案驗收小組，對土建、電氣、排水等方面竣工資料質量進行檢查，發現問題及時整改，力求檔案齊全、完整，符合要求。
7、引入考核機制，使參建單位重視項目檔案管理。每一年度都對參建各單位進行分數考核與排名，該考核與排名將直接影響下一年度是否繼續任用，檔案管理將作為重要考核的一項內容，分數比例較高，對參建各單位可以產生很大影響。如果參建各單位能夠將各個環節產生的檔案資料及時、完整、按照要求整理的，在年底考核中，將會有很大的優勢，同時，在下一個項目建設與其他單位同等條件下優先考慮任用。
1爭取領導對項目檔案管理的重視
（1）建立了項目檔案管理機構和管理體制。明確了項目管理層中的檔案負責領導，并把檔案管理工作納入到項目部的議事日程，納入到項目部的計劃管理，納入到各部門工作人員的崗位職責、工作范圍。成立了項目部檔案室，配置了4名專職項目檔案人員，由總承包雙方各派資深檔案人員組成，同時還根據不同階段項目檔案管理的需要，聘請了2~3名臨時檔案員。在工程后期檔案突擊階段，項目部還從各部門抽調人員協助檔案室整理檔案，給予了檔案工作極大支持。此外，在領導關心下，根據國家相關標準配置了標準檔案庫房。（2）建立健全了項目檔案管理制度。根據工程項目統一領導、分級管理的工作原則，建立健全了項目檔案管理制度，完善了檔案管理體系，確保了總承包工程過程中檔案管理工作的全過程控制。項目部一成立，就在熟知并掌握國家、行業關于建設項目檔案工作的有關法規、文件及工作標準的基礎上，針對本工程項目文件形成的特點制定出各項檔案管理制度，如：領導及各崗位責任制、技術（圖紙）資料管理制度、竣工圖編制管理規定、工程管理文件編號辦法、工程竣工檔案整編規定、分包商資料移交管理辦法、電子文件歸檔與電子檔案管理辦法，聲像檔案管理制度、檔案庫房管理及借閱制度等，為規范管理項目檔案提供了制度保障。
2項目檔案管理的“超前介入”
項目檔案貫穿于工程建設的始終，包括從建設項目的立項、審批、招投標、勘測、采購、施工、監理到竣工驗收全過程活動中形成的各類檔案，它形成的周期長、來源廣、內容繁雜。為加強總承包工程項目中對項目文件的控制和管理，避免項目檔案材料的流失，確保項目檔案的完整、準確、系統，檔案管理工作必須“超前介入”到工程總承包項目每階段工作中，特別是前期準備工作中。項目檔案管理的“超前介入”，能夠使檔案人員掌握主動性，了解整個工程項目建設的情況；掌握項目文件產生、流轉的規律；監控項目文件的流向；及早制定有關項目檔案管理的標準、制度；及時對參建單位、項目部各部門文件資料的收集、整理進行指導，從而對保證項目檔案的完整、準確、系統提供保障。項目檔案管理人員剛到馬鞍山總承包項目部時，項目還沒有最后核準，許多部門的人員都沒到達，他們覺得檔案工作介入太早，沒有多少事可做，認為檔案管理工作主要集中在工程后期。在完整經歷了整個工程后，才深刻體會到工程初期項目檔案管理超前介入的重要性，檔案管理的前期介入為今后高質量地向業主移交完整準確的檔案提供了有力保障。要做好項目檔案管理的“超前介入”，首先，要爭取項目領導對項目檔案管理工作的重視，將項目檔案管理納入到項目管理中，及早設立項目檔案機構，及早配置項目檔案人員，及早建立檔案庫房；及早制定項目檔案管理標準并納入項目管理標準體系。其次，要有業務能力較強的檔案專業人員的及時介入。總承包工程項目檔案管理工作是一項以項目管理為中心的專業性和服務性的工作，它既有項目管理的技術基礎工作的特點，又有自身獨立的工作對象、內容及工作方法。由于工程參建單位眾多，涉及面較廣，檔案工作人員不僅肩負著項目文件的收集、保管和利用，還要及時準確地傳遞各單位（業主，監理，設計，施工，設備廠家等）的技術文件，成為文件流轉的樞紐；還要協調各單位的文件管理，及時指導和培訓各參建單位的檔案工作人員。項目檔案負責人在工程前期，要能參與工程項目的開工啟動會，了解工程項目的總體安排和規劃，以便及時收集工程前期文件并做出相應的檔案管理工作計劃；要能參與合同、協議的評議和簽訂，把有關工程檔案資料各項具體要求（歸檔責任，歸檔時間，歸檔份數，檔案編制質量要求等）納入協議條款中，借助合同、協議的約束力爭取檔案管理工作的主動權；要能及時與業主、監理檔案主管充分溝通，了解他們的具體要求，以便提前制定檔案管理細則，統一歸檔要求，統一文件編號辦法，統一工程用各種表格，避免各參建單位檔案管理各行其是。
3項目檔案管理的“全過程控制”
項目檔案管理的“全過程控制”，是指對總承包工程的不同時期，不同階段產生的各種有價值的文件材料在承辦、運轉、收集、積累及整理歸檔中始終處于受控范圍，確保檔案的真實、準確、系統完整。其工作內容包括：前期準備，中間檢查，竣工審查驗收。3.1前期準備首先要加強總承包檔案人員自身的業務學習，提高管理水平。總承包專職檔案人員必須熟悉工程設計，施工，管理等方面的基本知識，了解電廠的主要系統，熟練掌握火電企業檔案分類表，通曉工程檔案形成的階段性特點，從而高效率地開展檔案管理工作。其次要要求各參建單位配備專職檔案管理人員，并進行系統的檔案培訓。在熟練掌握檔案管理的國標、行標及總承包項目部制定的檔案管理制度下，統一標準和要求。實行幫監結合，制定出獎罰措施。可以先由總承包檔案管理人員幫助建立一個示范性文本，使其后續文件材料的分類整理有參照標準，達到規范統一。另外，要根據現場條件，建立符合《檔案館建筑設計規范》要求的庫房，并配備相應的設施。如：空調，去濕機，溫濕度計，滅火器材等。訂制適量的各種規格的檔案管理工具和耗材。如：資料柜，檔案盒等。3.2中間檢查在馬鞍山工程項目建設中，同樣存在檔案意識淡薄的現象，認為檔案工作不直接產生經濟效益，而且瑣碎繁雜，在緊張繁忙的工程施工中，大家對工程質量和進度的重視影響到對文件材料的控制管理不能與生產同步；另外，由于各參建單位檔案人員業務素質參差不齊，有的甚至是臨時聘用的未通過檔案上崗培訓的人員，對文件材料的編制要求、分類管理等知之甚少，極易造成文件內容不完整，文件格式不規范，文件編號不統一等現象，為今后檔案整理和驗收留下大量隱患。因此，中間檢查工作占據著極其重要的地位，能及時發現問題，采取糾偏措施。在馬鞍山總承包工程中，檔案“中間檢查”工作的具體措施是：制定對各參建單位檔案工作的指導、監督和檢查的工作計劃。每月定時組織監理專工、技術專工和檔案專工對參建單位技術資料的歸檔整理進行核查。具體來說，根據各標段項目劃分表中的各分項工程、分部工程、單位工程的進展情況進行核對，制作出文件材料中間核查表，及時發現問題并提出整改措施，列出檢查結論（完整率、準確率、預立卷合格率等）；監理專工和技術專工從案卷內容的齊全完整，真實有效上把關，以確保主要施工技術記錄，質量檢驗記錄，出廠證件及檢驗材料等原始產生的文件材料完整有效。檔案專工從案卷質量是否符合檔案管理各項標準上把關，以確保文件為原件，簽署完備，字跡圖表規范等，同時檢查是否按要求正確進行預立卷分類編目等。對檢查后發現的問題以整改通知單的形式下發，并以整改報驗單的形式提出整改措施，以便復查。總之，總承包方檔案管理人員只有經常“走出去”檢查監督各參建單位的檔案管理工作，強化中間檢查，才能保障將來“坐下來”較好地審查驗收各單位的竣工檔案，按時向業主移交，確保高質量通過竣工檔案基建達標和檔案專項驗收。3.3竣工審查驗收隨著工程的推進，項目經過設計、施工、安裝、調試幾個階段，各參建單位分包的各標段的工程都即將竣工或已經竣工，這時對各參建單位的工程檔案進行驗收成為總承包方檔案工作的重點。在馬鞍山總承包工程中，當第二臺機組也順利通過了168h滿負荷試運行并通過業主驗收后，我們依照《火力發電廠基本建設工程啟動及竣工驗收規程》的規定，聯合業主、監理檔案負責專工對各參建單位的工程檔案進行預驗收。首先下發通知，要求各參建單位檔案自檢，并提交自檢報告，再由總承包檔案專工對其重點檔案進行抽查，及時提出整改意見，并限期完成。最后還要檢查整改后的閉合情況，由檔案主管簽字確認，確保各參建單位檔案的順利歸檔和移交。對接收的竣工檔案及自身形成的工程管理文件進行匯總整理，統一分類、編目、編制檢索工具，編制檔案整理情況說明等。在項目正式通過竣工驗收后的三個月內，總承包方應根據《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，編寫項目檔案驗收申報材料，填寫申請項目檔案驗收申請表，按程序向當地檔案主管部門申報，完成建設項目檔案驗收；最后，按總包合同向業主及相關單位辦理檔案移交。移交時應明確檔案的內容、案卷數、圖紙張數等（含電子版）并進行清點，簽字等交接手續。
4項目檔案的“網絡化管理”
馬鞍山電廠擴建工程作為較大的總承包項目，其參建單位多，產生的文件材料數量大，流轉時間要求緊迫，必須要求總承包單位和各參建單位的所有文件材料上網運行，以各單位網站為節點，構建自總承包單位到各參加單位縱向溝通、橫向鏈接的信息網絡體系，開發具備文件瀏覽、查詢、表格填錄、文件編輯、刪除、恢復更替等各項功能的動態管理系統，實現區域信息共享。在該項工程中，我們使用了較先進的工程管理軟件“POWERON”。若通過該項目管理系統與業主要求使用的檔案管理軟件的“無縫連接”，就能了解項目建設全過程的文件形成情況，保證項目文件材料收集的完整、準確、系統，保證電子文件的及時歸檔；同時利用用戶權限管理對文件材料進行預歸檔，開通網絡查詢系統，就能為項目建設提供便利的檔案查詢利用，也能為檔案工作人員節約了大量人力，物力和時間。最后，還能通過對檔案信息資源的整合，提出對今后總承包項目有借鑒的各專題報告、優化設計方案等重要成果。這里最重要也急需解決的一個問題是，如何較好地做好軟件系統之間的“無縫連接”,這受到項目建設時限、項目管理軟件和檔案管理軟件開發時間周期及用戶應用水平等多種因素限制，當這兩個都很優秀的系統軟件的“連接”不夠完善時，往往會使檔案管理工作回到以單機版檔案管理軟件進行輔助管理的簡單方式，失去了在網絡環境下對項目檔案進行管理的巨大優勢。目前，網絡版檔案管理軟件已逐漸取代單機版的檔案管理軟件，使檔案人員可以通過計算機在網絡環境下，在線完成檔案的收集、整理、編目、移交和提供利用，提高檔案管理工作效率。因此，建立一個能將工程管理與檔案管理緊密結合起來的統一工程管理信息平臺，成為總承包工程項目“網絡化管理”的當務之急！
5結語
工程總承包項目檔案管理是工程總承包項目管理的重要內容，做好工程總承包項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統，可以推動總承包項目的順利進行，可以保障總承包單位的合法權益，還可以滿足業主日后生產管理、工程維護和改建、擴建的需要。根據馬鞍山電廠“上大壓小”擴建工程總承包項目檔案管理的實踐經驗，要做好工程總承包項目檔案管理工作，領導對項目檔案工作的重視和支持是前提，項目檔案管理的“超前介入”和“全過程控制”是關鍵，項目檔案的“網絡化管理”是保障。
作者：段鵬翔 陳 單位：中南電力設計院
關鍵詞：醫院；重點工程項目；檔案管理；管理策略
隨著醫院醫療業務的不斷擴大，使醫院重點工程項目檔案的建設與管理成為當務之急的工作。醫院檔案管理人員全面研究當前檔案管理的意義與問題，并對醫院重點工程項目檔案的管理措施進行優化，堅決杜絕一切對檔案管理不利的因素，以提高檔案管理效率。
一、醫院重點工程項目檔案管理的重要性
醫院重點工程項目檔案具有積累時間長、資料數量大、種類多、形成過程復雜、參考價值高等特點，它是醫院重點工程建設的基礎與依據，記錄著醫院重點工程項目的基本信息與重要信息，這些信息可以為醫院的擴建、改建、技術改造和維修等工程服務，對醫院日后相似工程項目的建設也起到參考作用。做好醫院重點工程項目檔案管理工作，對醫院經濟的可持續發展具有十分重要的意義；醫院重點工程項目檔案，反映了工程項目的基本變化與發展，檔案中包含的信息是特殊的、不可再生的重要資源[1]。醫院多是采用先進的工藝設備與周密的管理組織，有效地保存對醫院有價值的各種文字、圖表、聲像等文件，保存項目前期、項目竣工和項目竣工驗收等文件，使工程項目檔案最大限度地保持完整。管理好醫院重點工程項目檔案，可以省去大量查找信息的時間與精力，提高工作效率，并能夠為醫院將來的建設、發展以及地區相關工程項目建設提供參考。因此，在醫院發展過程中，必須重視醫院重點工程項目檔案的管理工作。
二、醫院重點工程項目檔案管理中存在的問題以及原因
第一，重點工程項目檔案收集不全。重點工程項目的檔案，是醫院建設與發展的依據，但是在實際工作中很多工程項目檔案信息收集不全，存在著不同程度的信息缺陷。造成這種情況的原因是多種多樣的，但是最主要的是，醫院管理人員與施工單位等對重點工程項目檔案收集的意識不高，不能對相關信息進行真實地、有效地收集與整理工作，致使檔案信息不全；另外，相關人員對項目檔案收集的方法等不了解，也是造成重點工程項目檔案信息缺陷的重要影響因素。
第二，重點工程項目檔案信息移交不及時。有些醫院在進行重點工程項目建設過程中，與施工單位的聯系不順暢，致使工程竣工很久，也不能及時移交竣工圖，這種現象很可能導致項目檔案信息在報該保管與移交過程中缺失、破損，影響醫院重點工程項目檔案的管理[2]。除了相關單位溝通不暢的原因之外，施工單位缺乏專業的檔案編制人員，使檔案編制的質量與效率下降，影響了醫院重點工程項目檔案的立卷歸檔，同時為醫院檔案管理增加了難度。
第三，檔案信息書寫不規范。重點工程項目檔案必須是真實地記錄項目施工的信息，它是需要永久保存的。因此，在相關檔案編制人員對重點工程項目信息進行書寫、整理、歸檔過程中，一定要注意檔案信息書寫的規范性。但是由于施工單位專業檔案編制人員與醫院專業技術人員的缺乏，出現竣工圖繪制不規范、檔案用復印件代替原件、案卷紙張質量不宜長久保存等情況，不僅影響醫院對重點工程項目檔案管理水平的提高，同時也影響了醫院對檔案信息的利用效率，不利于醫院的可持續發展。
三、提高醫院重點工程項目檔案管理水平的策略
第一，提高醫院管理人員對重點工程項目檔案管理的重視。在重點工程項目檔案管理過程中，大多都會把重點投入到工程的建設中，常會忽視了對相關信息的收集、整理以及對檔案的歸檔工作，造成重點工程項目檔案在管理方面出現問題。因此，醫院要想提高檔案管理水平與檔案的利用水平，就必須重視醫院重點工程項目的管理工作，醫院領導應該以身作則，積極宣傳相關專業知識，使所有參與基建項目的的工作人員都有對資料跟蹤、保管的意識，讓大家深切意識到工程項目的每一點積累都是日后的巨大財富[3]。
第二，加強管理人員專業技能培訓，提高管理人員綜合素質。檔案工作是一項業務性比較強的工作，檔案管理人員的素質，直接影響到檔案管理水平，尤其是醫院重點工程項目檔案的管理，更需要高素質的管理人員。這種素質，不僅是指管理人員的專業素質，同時也是指管理人員的法律素質與道德素質。醫院應該建立制約機制，完善規章制度，向檔案管理人員宣傳相關法律知識，提高管理人員的法律素質，在實際工作中能有章可循、有法可依；為他們創造學習和參加培訓的機會，組織管理人員到其他優秀醫院進行參觀學習，培養出擁有強烈的事業心、高度的責任感和良好的服務意識的優秀的檔案管理隊伍。進而有效地提高檔案管理人員的綜合素質[4]。
第三，完善醫院重點工程項目檔案管理制度，強化責任管理。任何工作的有效開展，都需要有嚴格而完善的管理制度來激勵與制約，這樣才能夠有效提高工作效率，保證工作高質、高效完成。醫院重點工程項目在初始階段，領導小組就要著手對整個工程的檔案資料進行統籌和指導，就要強調檔案編制與工程建設同步進行，把所有與該工和項目有關的資料先編排目錄和編制臨時檔號來整理檔案資料，做到“邊整理、邊歸檔”，達到與工程實際同步，并配備與工程項目相適應的檔案管理網絡，使檔案的收集、整理工作有條不紊。有完善的管理制度支持，就能明確各自崗位職責和要求，確保工程項目檔案工作的有序進行。針對檔案管理的特殊性，也可建立薪酬激勵制度，將檔案管理水平、效率與管理人員的薪酬相連，以激勵管理人員提高對檔案管理的重視；另外，還應該強化檔案管理責任制度，不同的管理崗位設置不同的責任目標，以約束管理人員的行為，使其能夠積極彌補工作不足，提高管理水平，促進醫院檔案的科學化管理。
第四 ，嚴把竣工資料驗收關，保證檔案信息的完整性與真實性。醫院重點工程項目管理中存在的幾大問題是文件材料收集欠齊全、復印件不清晰、驗收記錄欠蓋印章、竣工圖章不清和壓線壓字等現象，這嚴重影響著醫院檔案管理水平的提高。因此，醫院檔案管理人員必須在工程項目竣工后，及時與施工單位溝通，嚴格檢查工程竣工材料，尤其是要對竣工圖紙進行重點檢查，對任何字跡不清、資料不全、信息不真實等情況，都要進行詳細的調查、核實以及糾正，最終完善項目檔案信息，由驗收組負責人驗收并簽字，以體現檔案管理的規范性、科學性、重要性，進一步為科學管理水平的提高打下堅實的基礎[5]。
第五，加強檔案管理的監理力度，為檔案管理科學化發展提供保障。醫院檔案管理人員不僅需要對竣工材料進行驗收、審查，還應該在施工過程中，積極與施工單位等多方溝通、協調好關系，及時落實新規定新要求，減少檔案整理重復返工現象的出現。同時也要通過專業的監理單位監督管理施工單位對相關檔案信息的收集、整理、保存工作，力求做到檔案資料的規范化、標準化管理，全面、真實地反映工程項目建設過程的全貌。以最大限度地保證醫院重點工程項目檔案信息的完整性，為醫院檔案管理的高質量高效率提供保證。
結 語：
總而言之，醫院對重點工程項目檔案管理的重視度不斷增強，檔案管理人員的專業素質與道德素質在不斷提高，對重點工程項目檔案的形成、積累、歸檔、整理等工作方式進行有效地改革，使重點工程項目檔案管理適應社會的發展與需要，促進了醫院檔案管理水平的提高。相信，隨著醫院檔案管理水平的不斷提高，醫院重點工程項目的檔案也將發揮其非常重要的作用，將更有力地促進醫院的可持續發展。
參考文獻：
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關鍵詞：基建工程；檔案驗收；內在質量；檔案管理機制
中圖分類號：g275 文獻標識碼：a 文章編號：1009-2374（2014）19-0151-02
基建工程項目檔案是指建設項目在立項、審批、招投標、勘測、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件，包括項目前期文件、施工過程文件、項目竣工文件和項目竣工驗收等基本建設工程全過程形成的記錄和依據。
1 基建工程檔案的驗收的原則
（1）檔案驗收是項目工程檔案的最后關口，只有把好驗收關，才能最終確保工程項目檔案質量。基建工程項目檔案的移交、驗收與評價是項目建設程序中的重要環節，是項目檔案管理與企業檔案管理存在的最大區別。基建工程項目檔案驗收是全面考核項目檔案完整、準確、系統、有效情況，檢驗項目檔案管理是否與項目建設同步的重要手段。按國家檔案局、國家發展和改革委員會2006年聯合的《重大建設項目檔案驗收辦法》的規定，對工程建設竣工資料驗收和管理作出了明確的規定和要求。
（2）檔案驗收的重點在于內在質量，項目檔案的內在質量主要是指項目文件材料的形成及其收集的質量，檔案核心價值的體現全依賴于項目檔案內在質量的優劣。項目檔案的內在質量主要反映在歸檔的文件準確、齊全、系統和成套性；歸檔文件材料用紙質量和規格符合要求；項目文件的書寫材料耐久有效、字跡清晰；竣工圖繪制準確，簽字手續完備，能真實反映項目竣工時的實際情況；案卷分類、組卷合理，卷內文件材料排列有序，質量符合檔案規定的質量要求。
（3）檔案驗收工作是檔案管理的壓軸部分。基建工程項目檔案驗收作為檔案管理的最后一步，對檔案的真實性、可靠性等方面進行驗收，有助于對工程項目中的各種糾紛問題處理提供相應的依據。
2 基建工程檔案驗收過程中存在的問題以及相應的對策
基建工程檔案的驗收對于檔案內容以及管理質量的提升具有十分重要的意義。在進行基建工程檔案驗收的過程中，還存在一些問題。對于這些問題要采取相應的措施進行解決，以提升檔案驗收工作的效率。
（1）在實際的工程建設中，“重建設、輕檔案”的思想在項目建設負責人和工程技術管理人員中普遍存在，影響了項目檔案資料的齊全完整、真實可靠。工程項目的主管部門與檔案管理部門之間溝通、銜接脫節，未能實現同步管理，因此在工程項目竣工驗收的過程中，往往會忽視檔案部門，導致檔案部門的資料收集不夠全面。
針對這個問題，首先完善檔案管理體制建設，推行全過程檔案管理機制。認清項目檔案對建設項目的重要作用，加強對建設檔案工作的組織領導，建立健全管理體制。檔案管理部門應將檔案管理工作關口前移，提前介入，工程開工前，檔案管理部門提前介入檔案管理工作，會同工程項目管理部門做好各參建單位的檔案交底，詳細說明工程項目檔案文件收集、整理、歸檔、移交要求。通過檔案交底增強相關人員的檔案意識，使其了解文件形成應注意的事項、文件歸檔范圍、質量要求和編制要求，配合檔案人員做好收集工作。此外，通過檔案交底，檔案人員與各參建單位建立良好的工作關系和溝通渠道，為工程建設過程中同步管理和監督管理奠定基礎。另外在對參建單位進行檔案交底的同時與其簽訂工程檔案移交協議，明確參建單位的檔案工作要求，并定期組織承包商召開協調會議，解決檔案歸檔過程中存在的問題，制定檔案移交工作計劃，有序推進檔案歸檔工作，避免參建單位在工程竣工后移交不齊全、不及時。
（2）基建工程的檔案管理部門對于工程建設的參與度不夠。在當前的檔案驗收過程中，一個常見的問題就是檔案管理部門在工程建設中的參與度不夠，對于整個基建工程項目缺乏相應的了解，沒有全局性眼光，導致在檔案的驗收時，效率不高。
針對這個問題，檔案管理部門應在實際的工作中加強
項目工程建設中的參與度，檔案部門管理人員以及工作人員要積極地深入到工程建設的現場中，對工程建設過程中的檔案人員制度落實情況、已采取的措施、項目現場文件保管條件、項目文件收集進度及方式的落實情況、項目文件材料整理情況等進行檢查和有效控制，使工程檔案收集整理中常見的問題在檔案文件形成過程中得到有效規避或提前整改，從而提高移交檔案管理部門的檔案質量水平。
（3）檔案管理部門偶爾參與到基建工程的驗收工作時不夠規范。當前有的基建工程檔案管理部門已經意識到參與到基建工程中的重要性，因此加強了工程的參與度，但是在參與的過程中，由于檔案管理人員本身缺乏相應的技術知識，因此在參與的過程中，也沒有起到良好的效果，沒有為檔案驗收工作帶來充分的信息。
針對這個問題，檔案管理部門參與到基建工程的驗收工作中時，首先，檔案管理人員要加強與各方的溝通和協調，保持各種檔案管理工作能夠順利開展。其次，在工程項目竣工驗收的過程中，相關部門、參建單位都要參與到檔案驗收工作中來，檢查工程各階段形成的文件是否真實、可靠、齊全、完整。對于檔案收集過程中存在的問題要進行及時的溝通和處理。最后，還要不斷加強專（兼）職檔案人員培訓，近年來，在檔案管理中，隨著檔案的類型以及內容逐漸變得復雜，如何做好新人員的培訓和業務交接，保證檔案工作質量不滑坡，成為擺在檔案人員面前的共同挑戰。為此，每年應舉辦面向相關部門、各參建單位檔案工作人員的專業培訓，針對檔案管理制度、歸檔范圍、分類標準、保管期限、檔案移交辦法等內容進行詳細講解，確保檔案人員了解制度要求，嚴格按制度要求做好檔案工作。提升檔案人員隊伍的綜合業務素質，從人才基礎上保障工程檔案工作的工作質量與效率。基建工程項目檔案管理，不僅需要專業化的檔案管理人才，也需要綜合性的人才。
3 結語
基建工程項目檔案管理對于工程建設而言具有十分重要的意義，是為工程管理提供各種依據的重要步驟。基建工程的檔案管理是貫穿于工程的所有過程的，從工程開始一直到工程竣工驗收，都要加強檔案管理。工程檔案的驗收是檔案管理的最后步驟，也是為工程提供正確信息的關鍵。在進行檔案驗收的過程中，對于存在的問題要加強處理，提高驗收的效率，保證檔案為企業經營、生產服務。
參考文獻
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［關鍵詞］建設工程檔案；管理的重要性；規范化
1建設工程檔案管理的重要性
建設工程檔案中的資料常常以文字、表格、圖像以及聲音等方式呈現，具有一定的儲存價值。但是隨著工程項目的增多，工程資料也不斷增多。在工程前期包括的資料主要有任務書、上級批示的文件、招標文件、勘察文件、施工合同等。而在實際施工過程中涉及到的資料主要包括施工材料、驗收材料以及關于質量的監督材料等。而在項目竣工之后，還會涉及到竣工圖紙、工程結算材料等。一般情況來講，這些材料都對施工過程進行了詳細介紹，是較為真實、全面的材料內容，對工程的質量有重要影響。就當前社會中各個行業的材料管理來講，檔案管理具有一定的社會屬性，并且在國家的相關部門中已經形成了一定的管理制度。但是無論從企業的方面來講，還是從個人的方面來講，檔案管理的實施都能實現對社會價值的良好呈現，因此在進行檔案管理的過程中，相關工作人員需要給予這方面內容充分重視。
2建設工程檔案管理的規范化措施
2.1充分了解建設工程的實施依據
就當前情況來講，我國就工程在前期的收集、積累、整理等方面制定了比較嚴格的法律和法規要求。例如《檔案法》、《檔案保管工作規定》等，而這些規律規定的制定能夠為工程的順利實施提供重要依據，進而使工程在實施過程中做到有章可循。
2.2建設工程檔案管理工作的程序化
在工程項目實施的過程中，一般會對相關檔案進行統一管理，按照分層的方式實施相應管理，而在具體實施的過程中，主要體現在以下幾方面；首先，實現檔案管理的體系化。在進行檔案管理的過程中，需要在實現集中領導的基礎上，實現管理的網絡化和扁平化。前幾年，在部分單位中對檔案管理的相關機構做出了調整，實現了檔案管理的網絡分層。同時設置了檔案監督小組、管理小組、檢查小組等，實現了對檔案管理職責的詳細劃分。其次，監督單位的檔案管理體系。一般來講，需要工程師對整體過程進行監控，同時也從設備、電氣儀表以及土建等多個方面進行監理，在實際監控過程中，一般運用巡視、平行檢驗以及旁站等形式來完成，并且在此過程中，逐漸形成有系統化的資料。最后，施工單位的管理體系。為了使檔案的完整性與準確性得到保證，施工單位需要設置五個部門和一個工作室，五個部門主要是包括工程部門、物資部門、計劃部門、財務部門以及技術質量部門，一個工作室主要是指檔案室，在工程實施的過程中，這幾個部門需要對工程項目的資料進行監測，進而使資料的準確性得以凸顯。
2.3做好對建設工程檔案管理工作的組織和協調
一般來講，每個建筑工程單位都有自己的檔案管理部門，部門的設置主要是為了實現對項目中涉及到資料的有效管理與運用，并且在實際使用過程中給予專業指導，使工程的實施的各方面得到有效協調，同時促進今后監督以及維護檢查工作的順利實施。因此對于實施建設工程材料管理的工作人員來講，需要多參與和工程相關的例會，使檔案管理中出現的問題能夠得到有效解決。同時需要對檔案的具體狀態進行詳細監管，組織工作人員對施工單位的具體實施情況進行定期檢查。除此之外，還可以加強對現代信息技術的運用，組織相關工作人員在網絡上進行自主學習、組織培訓班或者是讓檔案管理人員到現場進行具體解說。進而使工作人員對涉及到的相關技術，規章制度以及政策法規等有更深入了解，并且能夠實現對相關內容的傳播。在這種狀況下，能夠為各個部門對資料的整理與裝訂提供有效參考，促進資料管理工作效率的提升。
2.4做好對工程結算的控制
對于建設工程單位來講，在簽訂協議和合同時，在前期需要對和工程相關的資料進行搜集與整理，做好變更和移交，并且對這些內容提出明確、具體的要求，同時工程在最終的結算付款時，需要獲得檔案管理部門的認可和簽字，然后進行最終付款。
2.5確保各項措施落到實處
在工程建設的過程中，一般會設置相應的檔案管理部門、相關職能部門以及考核小組等，定時對工程資料進行歸納、整理以及累積，進而將檔案管理的職責更好落到實處，使工程質量有所保證。同時需要實施一定的獎懲制度，使工作人員的工作積極性得到激發。
2.6實現工程建設與檔案管理的協調發展
工程建設一般實施的時間比較長，從實施到竣工需要一個周期，因此在工程建設的過程中，實現有檔案管理的協調發展十分重要。工程項目中檔案的確立應該從工程設立階段就開始，同時在進展過程中需要對工程質量進行詳細監管，對相關文件材料進行詳細檢查。在項目簽訂正式的合同之后，需要實施相應的監理措施，使工程項目中的整體內容納入到監理范圍內，進而實現檔案管理體系的不斷完善，使檔案管理能夠在工程建設中的各個環節得到滲透。
3結束語
總之，在工程建設過程中，檔案管理是進行施工、運行、檢測、維護以及改建等工作實施的有效保證，同時也對整個項目內容進行著記錄，是建設工程中涉及到的核心內容，由此可見，檔案管理的實施程度對資源的管理和利用有重要影響。因此相關單位在進行檔案管理的過程中，需要加強人員素質建設，完善相關管理體系，實現部門之間的充分溝通與交流，使資料的真實性和完整性得到充分體現，進而使工程得以順利進行。
[關鍵詞]大型項目；檔案管理；問題；措施
中圖分類號：G271；TU712.3 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）20-0175-02
一、當前大型建設項目檔案管理存在的問題
大型項目由于趕工期，一般建設單位領導只是在建設、設計及施工監督上下功夫，對于檔案管理方面不夠重視，導致檔案不能及時歸檔。主要體現以下幾個方面：
（一）缺乏有效的檔案管理機制，對工程項目檔案工作重視不夠
不少大型建設項目對檔案管理不夠重視，在驗收時才加大馬力搞突擊應付，使檔案的完整性、準確性、真實性得不到保障。此外，大型建設項目檔案管理機制不完善，一是建設單位與總承包單位及各分包單位之間檔案管理職責不清，造成資料管理混亂，檔案資料重復或者殘缺不全的現象，二是項目建設中檔案管理人員變動頻繁，檔案管理人員缺少責任感，而檔案資料交接制度不健全，造成檔案管理不連續甚至存在檔案無人管理的現象。有些建設單位不按正常的建設程序辦事，前期報建手續辦理不及時，一些按常規該辦的手續普遍存在著遲辦或邊施工邊辦理現象，甚至到竣工時，前期的相關手續還不完備，從而導致了應該形成的文件材料不能及時形成和歸檔，由于大型建設項目時間緊受到上級領導高度重視，有的手續采取綠色通道，導致項目完工，手續還沒辦好，項目綜合驗收未能正常進行，影響工程檔案資料的及時移交。
（二）檔案意識薄弱
由于種種原因，一些工程技術人員檔案法治意識不強，不重視文件材料的收集積累，有的甚至把檔案據為已有，拒不移交，導致檔案嚴重不全。有的建設單位雖然制定了建設項目檔案管理制度，為了盡快發揮經濟效益和社會效益，滿足建設需要，對急用的檔案資料隨用隨拿，檔案管理人員缺乏責任感，對借出的資料未及時催交，造成檔案資料損壞遺失現象較嚴重。同時為確保工程資料的完整，雖然建設單位在與參建單位簽訂合同時將檔案管理責任納入合同中，按照合同價款的一定的比例扣留工程款但參建單位檔案管理意識薄弱，不重視工程建設項目檔案材料的積累和收集，不能按約定移交工程資料，有的敷衍了事加之檔案管理人員疏忽沒有及時發現資料的缺項及漏洞給予簽字使他們順利地拿到了扣留的工程款；還有的承包商認為扣留的資料工程款太少，如果要拿到這筆款需要花費大量的人力、物力、財力干脆對這筆款項放棄，對工程資料不予移交，造成工程資料的缺失，給以后的新建、改建、擴建工程留下隱患。
（三）檔案人員缺失，綜合素質及業務水平不高
不少大型建設項目在建設期間，有些參建單位不配備專職檔案人員，檔案管理人員一般臨時抽調又不固定，這些人沒有經過專業培訓，缺乏工程專業技術知識和檔案專業知識，不能做到科學分類和整理立卷，使得最后移交的檔案資料質量較低，有的工程建設項目檔案進館后，還要重新拆卷返工整理，浪費了人力、物力和財力，另一方面由于檔案人員缺失，項目經理兼任檔案資料管理，他們身兼數職，精力有限，主抓工程建設的質量、安全、進度而忽視工程檔案管理造成建設項目收集、整理與工程建設進度相脫節，歸檔資料內容缺項、漏項、簽章手續不完善，整理不規范，復印件居多，達不到檔案管理的要求等等，這些現象不僅直接影響建設項目的歸檔質量而且導致大型建設項目檔案缺乏真實性，對日后新建、改建、擴建等工程項目的缺少參考價值。
（四）檔案管理經費投入不足，保管條件較差
受大型建設項目建設時間緊，參建單位多，管理復雜， 臨時性等特點的影響，一些大型建設項目參建單位將辦公用房與檔案資料室合二為一，檔案資料堆放在地上；有的部分建設單位認為工程竣工驗收后，檔案資料遲早要移交單位綜合檔案室或者移交專業檔案管理機構保管，沒有必要投入經費去配置檔案資料保管設施；還有一些建設單位因工程資金緊張，不愿拿出足夠的資金改善保管條件，用于檔案資料的安全管理。
二、加強大型建設項目檔案管理措施
大型建設項目是一項系統工程，對本行業、本地區、本單位的社會和經濟發展具有深遠的意義。做好檔案管理不僅是檔案工作者義不容辭的責任，也是全社會賦予的歷史責任。
（一）完善檔案管理機制，重視工程項目檔案管理建設單位在工程建設過程中，根據項目的規模、特點和需要，明確分管領導，合理配置既懂業務又有責任心的檔案管理人員，全程跟蹤建設項目檔案的形成和管理，實現大型建設項目檔案的規范化管理。建設單位應把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎工作來抓，提高全員對工程檔案管理的認識，同時把工程項目檔案管理工作列入工程管理的內容，與工程管理的其他內容同計劃、同管理、同檢查，同考核、同驗收。做到工程檔案資料管理與工程施工進度同步進行，保證建設項目完工，檔案及時歸檔移交。
完善檔案管理規章制度，將檔案管理工作作為一個大型項目列入工程建設規劃控制中，制定與工程建設實際相符的檔案管理實施細則及相關考核措施，做到有據可依，有章可循，明確工程檔案工作中各部門與參建單位的職責。根據國家、地方、行業及企業的有關要求，將建設項目檔案管理納入建設項目管理軌道，在對工程質量、進度、投資組織管理進行考核的同時，對檔案資料管理加以考核，使建設單位、施工單位在工程建設管理中，增強檔案意識，健全各項檔案管理制度，把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到竣工驗收全過程。要明確各部門應收集、整理、立卷、歸檔的范圍，立卷的要求、原則和方法等。對內強調部門立卷制，按誰經辦、誰整理，誰立卷、誰把關，對項目公司內部要求部門員工建立個人文件包，將工作中形成的文件材料進行整理，由部門負責人對需存檔的文件進行把關，并在移交清單上對所移交文件內容的準確性及完整性進行簽字認可后方可移交檔案室存檔。
（二）加強法律法規宣傳，樹立及時歸檔意識
法律法規是規范人們行為的準則，國務院的《建設工程質量管理條例》對工程檔案管理予以高度重視，明確提出建設單位應當嚴格按照國家有關檔案管理的規定，及時收集整理建設項目各環節的文件資料，建立健全建設項目檔案，并在建設工程竣工驗收后及時向建設行政主管部門或者其他有關部門移交建設項目檔案，違反本條例規定，責令改正，并處1萬元以上10萬元以下的罰款。
建設單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，制定相應的考核措施，讓文字上的規定落到實處，做好收集整理、建檔、移交三個環節的工作，保證工程檔案的成套性和科學性。為此，建設單位要大力開展《檔案法》宣傳，提高和增強廣大建設者特別是工程技術人員的檔案意識和法律觀念，讓他們了解檔案也是工程的一部分，理解檔案管理工作的重要性，認識到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責任，要重視文件材料的收集積累，并及時歸檔移交。在項目建設的整個過程中，要求所有參建方都應自覺樹立及時歸檔的意識，不論對自身的歸檔資料還是對提供給他人的歸檔資料，都要在第一時間內完成建檔，移交工作，以防遺忘、丟失、破損，影響工程歸檔工作的質量。同時要求檔案管理人員對借用的資料，嚴格按檔案管理部門借閱規定執行，對即將到期的資料及時催交，同時加大考核力度，使得借閱人員能及時歸還，以保證檔案資料的完整性。另一方面，將檔案管理責任納入合同中，并增加工程款的比例用于檔案資料移交，使得監理、施工、設計等部門能及時將工程檔案資料移交給建設部門，確保工程檔案資料及時歸檔。
（三）加強檔案人員的業務培訓與指導，實施同步跟蹤管理
檔案管理人員綜合素質和業務技能直接影響工程檔案管理科學性。上級檔案管理主管機構要主動與發改委、建委等職能部門加強聯系。開工前，上級檔案主管部門要了解工程地址、規模、工期和建設、施工、監理單位等情況，廣泛宣傳有關建設項目檔案管理的法律、法規，組織培訓相關人員，對檔案管理提出具體要求，并認真執行國家大型建設項目檔案管理登記制度，及時掌握建設項目檔案管理動態情況并加以監管，施工過程中的指導是跟蹤指導的重點，檔案管理機構的專業人員，要加強與建設單位的聯系，經常深入施工現場對工程技術、檔案管理、工程監理人員在工程文件的形成、積累以及施工技術文件等的編制質量適時檢查指導，定期召開檔案管理工作會，指出文件資料形成過程中存在的問題，提出整改意見，確保建設項目檔案規范完整與及時歸檔。竣工驗收前上級檔案管理機構的專業人員在對建設項目檔案資料進行預驗收時，認真檢查建設項目檔案是否完整、準確、系統，案卷質量是否符合規范要求，對于不符合規定要求的要限期整改。提高整理立卷的質量做法是通過工程項目技術交流、技術交底等形式，解決工程檔案工作問題；形成工作會議紀要、檔案工作總結、簡報等文件，以得到有效的溝通和效果；采取檔案工作專家現場演示、業務咨詢等方式對檔案業務工作進行指導；規范檔案整理立卷工作，統一檔案管理標準、操作方法。同時增加檔案管理人員，配置老、中、青專職人員做到傳幫帶作用，使得檔案管理工作一直有人管，以保證資料連續、準確、齊全。
（四）重視檔案管理人才培養，建立激勵考核機制
檔案工作既是一項專業性較強的工作，又是一項需要綜合知識積累的工作。因此，參建單位需建立激勵考核機制，不斷優化檔案管理隊伍素質。要在檔案工作中推行目標化管理，健全激勵機制，充分調動檔案人員的工作積極性。科學制定崗位目標責任制，既考察工作熱情和工作能力，也考核工作業績。大力宣傳檔案戰線上的先進人物和模范事跡。在實際工作中，通過適當的激勵能夠使檔案管理工作人員更為充分地發揮其技術和才能，努力鉆研業務。鼓勵他們終身學習，對獲得職業、執業資格證的加大獎勵力度，轉變檔案管理工作人員的消極思想，保持積極向上的動力，從而保證高效的工作質量。激勵的方式主要有通過外在的福利、晉升、嘉獎等認可獎勵，通過工作人員內在的如責任感、光榮感、成就感的激勵。通過外在的方法激勵，可以顯著提高效果，而內在的激勵雖然需要經過較長的過程逐漸熏陶，但是持久性更強，并且對工作效率的提高也較為顯著。
（五）添置檔案基礎設施，確保安全管理
檔案基礎設施建設是檔案工作發展的物質條件，檔案人員應主動匯報工程檔案工作情況，及時就當前檔案工作中出現的問題向領導說明配置設備設施的必要性，爭取各級領導的支持。應設置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的設備，提高工程建設檔案工作環境條件，確保檔案安全管理。三、總結
綜上所述，重大建設項目檔案反映工程項目的真實面貌，檔案管理工作是工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現實服務、替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，檔案人員應具有技術精、專業強等綜合技能，同時要具備愛崗敬業、認真踏實的精神，做好檔案管理工作，實現大型建設項目檔案工作的自身價值，為發展企業提供依據。
參考文獻
論文關鍵詞：技術檔案；管理：服務；供電企業
檔案管理是企業管理不可分割的重要組成部分。在供電企業加快實現“一強三優”現代企業的進程中，如何促進檔案管理水平全面提升，實現檔案工作由“事務型”向“參謀型”，由“傳統型”向“開拓型”、由“被動型”向“主動型”的“三個轉變”，是檔案工作者義不容辭的職責。筆者認為，在信息社會化和社會信息化不斷發展的今天，作為供電企業的檔案工作者，首先應該增強檔案為企業中心工作服務的意識，緊緊圍繞企業的需要，各部門的需要和職工的需要，主動開發檔案信息資源，并對檔案信息資源進行綜合加工、深度開發，為企業的科學發展提供經過提煉、深層次高質量的檔案產品，創造檔案信息服務的新形勢，開拓檔案信息服務的新領域，實現檔案信息服務的新目標，歸根結底一句話，就是要把技術檔案管理放在首要的位置上，并以此服務企業的中心工作。
一、技術檔案管理是企業檔案管理的主要業務
檔案最簡單的定義是“直接形成的歷史記錄”。所謂“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，所謂“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、法律性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。
企業檔案的內容性質可以分為行政檔案、人事檔案、技術檔案等等。在以往很長的一個歷史階段，企業檔案管理往往被認為只是單純的人事檔案管理，由此被遮上了一層一般人不便問津的神秘色彩，而所謂的技術檔案僅僅當成了資料管理。改革開放以來，特別是進入市場經濟以來，由于人力資源實行了廣泛流動，企業員工基本上擺脫了人事檔案的束縛，技術檔案越發受到企業的高度重視，并成為企業檔案管理的主要業務。
一般而言，技術檔案是指企業在生產經營活動中形成的，有具體事務的技術文件、圖紙、圖表、照片和原始記錄等等。詳細內容包括任務書、協議書、技術指標、審批文件、研究計劃、方案大綱、技術措施、調查材料、設計資料、試驗和工藝記錄等等。技術檔案一般為內部使用，不公開出版發行，有些有密級限制，因此在參考文獻和檢索工具中極少被引用。
創造最佳的經濟效益，促進企業科學穩定持續發展，是市場經濟條件下企業的中心工作，也就是我們常說的“經濟工作是企業的中心工作”。技術檔案盡管不是企業的核心經濟業務，但是它對于企業的核心經濟業務卻有著不可或缺的促進作用，特別是在市場經濟的大環境中，管好用好檔案，對資源開發的作用尤為明顯。企業的檔案管理工作要想更好地服務于企業的中心工作，就得把技術檔案管理擺在首要的位置上。
筆者在本文中就加強技術檔案管理，服務企業中心工作這一課題，并結合編制供電企業輸變電工程檔案管理導則的實際，做以下闡述。
二、編制供電企業輸變電工程技術檔案管理導則課題的提出和運用的技術手段
近年來，供電系統電力建設尤其是輸變電工程項目日益增多，在供電企業技術檔案管理中占據頭等地位，受到國家相關部門和國家電網公司的高度重視。《國家重大建設項目檔案驗收辦法》、國家電網公司輸變電工程達標投產考核辦法、國家電網公司優質工程評選辦法，都將檔案工作列為工程驗收和評比的重要內容。同時，電網建設、生產運行以及依法維權等工作中對工程項目檔案的需要也日益提高。實現工程項目檔案的規劃化、標準化管理是保證在項目文件的齊全、完整和及時歸檔，提高建設項目檔案管理水平，最大限度地滿足各方面需求的重要途徑，歸根結底還是要實現為企業經濟發展這一中心工作服務的根本目的。
編制電網建設工程技術檔案中包括輸變電工程管理檔案導則，對該導則采取以下三種技術手段。
1.豐富完善工程項目檔案文件的歸檔范圍
一是以電力企業檔案分類表為綱。《電力企業檔案分類表》按工程建設的不同階段，設列了應歸檔文件的類別名稱和部分文件名稱，雖然不完整、不詳細、不全面，但結構上還是較為合理的。收集工程項目文件的歸檔范圍和內容時，以分類表為大綱，充實相關內容，有利于編制工作的有序開展，同時避免大的漏洞。
二是以《國家重大建設項目文件歸檔范圍》為基礎。《國家重大建設項目文件歸檔范圍》是面向全國各行各業各類建設工程的文件歸檔范圍，具有普遍指導意義。編制技術檔案中的輸變電工程管理檔案時，必須以此為依據，充分利用已有的成果，補充電網建設工程技術檔案特有的文件材料，同時，剔除電網建設工程項目中不可能產生的文件類型，使其既具有豐富性、完整性，又具有簡便性、實用性。
三是以建設部管理規定、規范和標準為依據，豐富完善電力建設工程項目文件歸檔范圍。這些文件主要是指《電力建設施工質量驗收及評定標準》、《電力建設工程質量監督檢查典型大綱》、《建設工程監理規范》、《國家電網公司輸變電工程達標投產考核辦法》、《國家電網公司輸變電優質工程評選辦法》等等，依據這些文件全面收集工程建設管理、施工管理、監理、質量監督、驗評等各項活動中形成的各類文件材料，確定工程項目文件的歸檔范圍，豐富歸檔內容。同時在編制過程中吸收檔案業務骨干、工程管理人員、施工技術人員、監理人員、兼職資料員參加，發揮其了解各類管理范圍和標準，了解建設過程及需求的優勢，使歸檔范圍的制定更加符合電網建設工程項目的實際情況。
2.明確類目設置
電力工業企業檔案分類表制定于1991年，由于歷史的局限有些類目設置不科學，很多文件無法判斷其類屬；加上隨著電力建設的發展，形成很多新類型的文件，其無法歸入原來的類目中，在整理建設工程項目文件時給建設、施工、監理等單位兼職檔案員造成很多困擾，影響了工作效率。為解決這些問題，可以在研究電力工業企業檔案分類表的類目設置情況的基礎上，掌握類目設置的思想、原則、方法，根據其按工程的建設階段為主線，結合文種進行類目設置的情況，在不違背分類方案基本原則和分類體系的基礎上，依照檔案分類學的原理，調整不合理的類目設置，增加個別類目，明確新增文件類型的歸類方法，使新的類目設置結構更加科學合理、內容更加完善。
3.確定整理方式
按照尊重文件形成的規律，保持文件內在聯系，保證歸檔文件完整、系統的原則，設計工程項目文件的整理方式，達到便于操作、便于查找利用。如工程項目質量驗評文件，按照工程項目質變過驗評標的結構設置單位工程、分部工程、分項工程、檢驗批的結構層次，設立各層次應歸檔文件名稱，在整理案卷時，按照檢驗批文件、分項工程文件、分部工程文件、單位工程文件的順序依次排列，實現結構層次清晰、排列有序、不漏文件。同時，尊重文件材料的形成規律，保持層次文件之間的有機聯系，保證歸檔文件的完整、系統，從而使操作便利，也有利于歸檔文件分類檢索和查找。
三、供電企業輸變電工程技術檔案管理的突破及其實施效果
1.工程項目文件的歸檔范圍
國家檔案管理部門出臺的相關規范是面對全國各行各業的各類工程檔案的，具有普遍的指導意義。但是，所列文件歸檔范圍不能滿足電力建設工程項目特別是輸變電工程的實際需要。所以我們應該編制從立項審批、前期準備、施工建設、竣工投產到驗收檢查各階段產生的各類應歸檔文件內容和項目文件歸檔范圍，從而解決建設項目產生哪些文件，哪些文件需要歸檔的問題，為項目文件的齊全、完整和系統提供保障。
2.工程項目文件的分類方法
編制電網建設工程項目檔案管理導則，明確所有應歸檔文件的分類號，解決《電力工業企業檔案分類表》中因類目設置不規范造成的分類不統一、不明確的不足，提高電網建設工程項目文件整理的規范化、標準化水平。
3.工程項目文件的整理方法
編制電網建設工程項目檔案管理導則，按照分類號、文件順序號的結構，詳細排列所有電網建設工程項目文件，為整理項目文件提供依據，為項目文件的齊全、完整提供保障，使項目檔案的分類編目更加科學合理，有利于日后的檢索查找，從而提高建設、施工、監理等單位整理項目檔案的效率。
電網建設工程項目檔案管理導則的實施，受到各單位專職檔案員、施工管理人員、監理人員、兼職檔案員的歡迎。導則實施后，項目文件的收集更加齊全、完整，整理更加規范，歸檔更加及時，查找更加方便快捷，為檔案專項驗收、達標投產驗收和創優檢查的順利通過提供了方便條件，為日后的查找利用奠定堅實的基礎。
四、供電企業輸變電工程技術檔案管理的應用范圍及其效益
電網建設工程項目檔案管理導則適用于輸變電工程項目法人單位、建設管理單位、施工單位、監理單位、設計單位、設備制造單位、試驗單位等。
它為企業帶來了直接、間接經濟效益和社會效益：
第一，提高了勞動生產率。電網建設工程項目檔案管理導則的實施，提高了項目文件歸檔的工作效率，以往，一個變電工程項目完成收集整理工作大約需要12人30個工作日，而現在用15個工作日即可完成，勞動生產率提高100%。
關鍵詞：油田社區建設；存在問題；質量管理；檔案管理；解決措施
油田社區建設對于服務油田職工，推動油田各項事業的快速發展具有重要的作用。而在油田社區的建設中，基建項目管理有著舉足輕重的作用，油田社區的基建項目涉及的內容復雜、工期長，這就使得對油田社區基建項目進行管理存在著很強的復雜性。特別是在實際的管理過程中，非常容易出現一些涉及制度規范、建設技術和管理理念等方面的問題，而這些關鍵環節和重要程序一旦出現問題，就會對油田社區基建項目的工程進度和建設質量產生不良的負面影響，所以在實際的基建項目管理中，我們應當采取必要的對策提高油田社區基建項目的管理質量。
1油田社區基建項目管理中存在的問題
油田作為國企在社會發展中扮演著重要的角色，在日常生活中承擔著重要的社會職能，因此，油田都會有社區為職工進行服務，重視和加強油田社區的建設，為油田職工提供一個溫暖舒適的生活空間，創造出一個安居樂業的和諧家園，對于保障和促進油氣產業的發展，具有十分重要的現實意義和深遠的戰略意義。但是，在油田社區的基建項目管理中，卻存在著一些問題和不足，主要有以下三個方面。
1.1 缺乏合理的成本控制手段
基建工程項目由于涉及的因素復雜，因而往往花銷巨大，在油田社區基建工程中，要想進行合理的成本控制主要有以下兩個方面的措施，首先是基建項目在立項過程中和工程項目設計過程中的成本控制，還有就是在基建工程項目施工過程中的成本控制，這一個階段的成本控制主要包括變更成本預算控制和階段性結算的控制。而在油田社區基建項目的管理中，由于油田整體的體制相對于社會主義市場經濟的發展還相對之后，在這兩個方面的管理中往往存在一些由于工作不細致、不認真而導致的這樣或者是那樣的問題，從而造成基建工程項目成本控制的不合理，造成成本的浪費。
1.2 基建項目的質量管理存在缺陷
基建建設需要人員進行施工，因而在油田社區基建項目的質量管理中，首先涉及的因素就是人的因素，由于參與油田社區基建工程項目的施工人員質量意識差，趕工程進度的觀念作怪，再加上參與施工人員眾多、成分復雜并且素質參差不齊，在這種情況下，如果質量管理中沒有對他們進行必要的質量培訓和提醒，就必然會導致施工人員的質量意識的下降。第二個缺陷，就是在油田社區基建工程項目的施工中現場管理中及時監控能力較弱，一個突出的表現就是監理工程師的作用往往不能得到充分地發揮，不能在施工現場起到應有的作用。再有一個普遍的缺陷就是制度的缺失，在管理中一些質量監督和控制的制度由于不到位或者不完善，往往會導致油田社區基建工程項目的管理人員和監理人員都不能很好的履行職責，從而出現制度和管理的缺失。所有的這些問題，都會造成油田社區基建工程項目存在質量的缺陷。
1.3 基建項目的檔案管理不完善
油田社區基建項目管理中還存在著一些檔案管理的缺陷，首先表現在檔案管理思路和觀念的滯后，眾所周知，油田社區基建工程項目的施工周期長、涉及流程多、階段性施工多， 這些特征使得基建工程項目內容復雜，從而使得檔案的整體管理制度和科學性還不能滿足基建工程項目建設和發展的需求。
2解Q油田社區基建項目管理中存在問題的對策
2.1 油田社區基建工程項目成本控制措施
首先，油田社區的基建工程建設要滿足于整個油田發展的需要，因此，油田社區應當在立項階段就有針對性的對項目投資進行必要的控制，運用先進的現代計算機技術，通過對油田社區的基建工程項目進行必要的技術分析和項目可行性分析對各種涉及到投資變化的因素進行必要的分析和論證，從而來保證投資決策立項的準確性和必要性，減少不必要的資金浪費。其次，要在基建工程項目的設計中進行必要的控制成本。施工圖紙的設計對于后期的油田社區基建工程項目建設會產生決定性的作用，因此，在油田社區基建工程項目施工圖設計的階段就有必要對圖紙進行全面而專業的審查，防止出現一些技術性的錯誤或者漏洞而導致施工中的成本浪費，進而節約工程項目建設的成本。第三，要規范變更制度的程序，提高基建工程項目管理人員的成本意識，減少工程項目建設中變更的數量和幅度，從而嚴格的控制變更的范圍，進而避免不必要的工程項目建設成本浪費。
2.2 采取必要措施提高基建工程項目的質量管理
首先，要增強對基建工程項目施工人員的管理，人的主觀能動性對于基建工程項目的質量具有重要作用，通過樹立施工人員的質量意識，在工程項目建設的質量管理中要對施工人員進行必要的教育和指導，提高施工人員的質量意識。同時，在油田社區基建工程項目的施工中還要增強與施工單位的溝通，最終奠定從施工人員質量管理和教育上奠定油田社區基建工程項目施工質量和管理質量的基礎。
其次，制定詳細和全面可靠的制度，充分發揮工程監理在基建工程項目建設中的監督作用。要根據基建工程項目的基本狀況選擇合適的監理單位進入工程項目進行監理，這樣就可以使監理人員的基本素質滿足油田社區基建工程項目施工的要求。
再一個方面，就是要對工程建設的材料進行全程監控，因為材料是保證工程質量的重要 基礎，正是因為材料的重要作用，我們應當利用各種有效地手段對材料的采購、運輸以及儲存最終的使用等環節進行全程的監控。
2.3 規范基建工程項目的檔案管理
要想規范的管理檔案，首先就需要根據油田社區的實際特征對油田基建工程項目的檔案進行制度上的構建和改進，從而形成完整的檔案管理制度，有了合理有效的檔案管理制度，就可以有效地提高基建工程項目檔案管理的科學性，從而可以進一步的利用先進和科學的檔案管理方法來提高檔案管理的質量。在工程項目建設中，合同作為基建工程的基礎性文件對于整個項目的檔案管理都會產生重要影響，因而要保證其完整性，并以合同為主線對設計工程建設的相關文件、資料和檔案進行管理，從而有效的提高檔案管理水平。
3 總結
總之，要想提高油田社區整個基建項目的管理質量，就需要針對油田的諸多獨特性特征和油田社區的建設要求，克服存在的問題，通過對整個項目進行全面而合理的管理使油田社區的基建工程在管理中達到完善和科學的層次，從而從根本上提高油田社區基建項目的管理水平和質量。
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建設工程項目檔案管理是工程項目建設的有機組成部分。建設工程項目檔案直接反映了建設工程項目質量，其與工程使用和管理有著十分緊密地聯系，工程的使用和管理始終離不開檔案的支持；建設工程項目檔案不僅對本身工程有著指導利用的作用，而且對其他同類工程的設計建設也有著重要的參考借鑒作用；建設工程項目檔案得到重復多次利用，是建設工程項目檔案活力和價值的體現；建設工程項目檔案管理是建設工程質量控制的重要環節，其重要性更不言而喻。
二、提高建設工程項目檔案管理水平的有效途徑
（一）加強政策宣傳
要做好項目工程檔案管理工作，離不開各單位、各部門的支持和協作。我們在建設工程項目檔案的收集過程中，要注重運用規范、科學的技術手段，通過多方式、多渠道、多層次地宣傳檔案法律法規以及其重要性，積極主動的開展檔案宣傳工作，使廣大工作人員真正認識到做好建設工程項目檔案工作的重要意義，真正了解各自應盡的職責和義務。
（二）提高隊伍素質，增強責任意識
“工欲善其事，必先利其器”，學習能提高個人素質，提升我們的道德素養，進而不斷提高自身解決工作實際問題的能力。無論專、兼職檔案管理人員，都必須要做到：加強檔案工作職業道德建設，自覺樹立愛崗敬業、默默奉獻意識，從思想上真正熱愛檔案工作；加強工作作風建設，努力培養自身舍得吃苦、樂于為基層服務的意識，增強工作的責任感和使命感；樹立終身學習、終身受教的思想觀念，做到培訓與自學相結合，要向領導、向同事學習，學習他們好的工作方法和工作經驗；學習、掌握、精通檔案工作所需要的各項基本技能；加強現代辦公設備的學習，提高熟練運用計算機、網絡等現代技術管理檔案的技能水平，真正成為一崗多能、業務精湛的管理能手，以適應新時期新階段對檔案工作的要求。各級領導和有關業務部門要切實重視檔案管理工作,檔案管理專業部門和人員要進一步明確職責范圍,樹立服務意識，加強業務學習。從自身做起，愛崗敬業，按制度辦事，用規范工作，從源頭上把好檔案質量關。維護檔案的完整性、準確性、規范性、嚴謹性、安全性，提高檔案的可利用性。
（三）加強組織領導，完善制度建設
加強組織領導，堅持工程項目建設與工程檔案管理兩手抓，健全管理網絡。項目建設單位要將設計、施工、建立等各參建單位都納入管理網絡，建立檔案領導小組和檔案工作小組，明確分管領導、責任部門和工作人員，對本系統的檔案管理工作履行監督、檢查和指導的職責。以綜合檔案室為紐帶，開展工程檔案的監督管理和具體業務，從而理順檔案管理機構與各檔案生成單位和部門的管系，明確職責。完善制度建設，建立健全檔案管理以及建設工程項目檔案歸檔等的各項工作制度，將制度細化到每項工作的標準程序中去，確保檔案管理工作有章可循、有法可依，達到規范化管理目標。制定《建設工程項目檔案管理辦法》、《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案工作保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案查閱暫行規定》、《檔案歸檔制度》、《歸檔范圍、分類方案及保管期限表》、《檔案分類編號規定》、《檔案修改補充制度》、《檔案檢索及機房管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案統計制度》、《檔案鑒定與銷毀制度》、《電子檔案管理制度》、《檔案管理考核辦法（暫行）》等一系列規章制度。從檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、借閱、利用、銷毀以及安全保密等工作的各個環節，均建立健全完善的制度及有效的措施，并將制度的落實情況納入檔案工作人員崗位責任制中進行考核，進一步規范、細化檔案管理工作，使依法治檔工作納入法制化的管理軌道。
三、加強建設工程項目檔案管理的新舉措
（一）強化責任考核，加強跟蹤指導
建立檔案目標管理考核機制，把檔案管理工作納入綜合考核范疇。結合競賽、達標、創優、評先等活動，強化考核激勵。在領導意識、人員素質、資金落實、完善制度、收集齊全、整理質量等環節上加大考核力度，不斷增強參建人員的檔案責任意識，推行檔案工作責任制管理。跟蹤指導是檔案部門在收集工程項目檔案時掌握第一手資料的必要條件,也是使竣工資料達到規范化的重要手段。工程檔案產生貫穿于工程項目的招標、投標、施工和竣工的整個過程。檔案部門要根據年度工程進度計劃內容，制定出相應的跟蹤指導計劃,在工程項目施工開始就派專業技術人員進行跟蹤指導,對該項工程竣工檔案交付驗收提出明確要求,切實做到對工程竣工檔案的有效控制。對不按規定執行的單位，工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的單位，及時提出書面整改意見，仍不按時移交的，依照規定給予適當的經濟處罰，嚴重的實行責任追究制。
（二）加強崗位技能培訓，提高人員業務水平
與工程建設相關的設計、監理、承包、施工單位多數人員對工程檔案重要性認識不到位，并且缺乏系統的檔案工作業務技能，因此，加強對這些人員的培訓是十分重要的。具體可以通過多種渠道、采用多種方式，對參建單位的檔案人員進行專業的建設工程項目檔案業務培訓，介紹檔案管理工作相關的法律法規以及各項管理制度，對建設工程項目檔案的收集范圍、整編要求、移交時間和竣工檔案驗收的基本要求進行專業系統的培訓指導。這樣，各參建單位檔案管理人員在增強檔案管理意識的同時，也可以提高檔案管理工作水平，為工程檔案收集齊全、規范整理、安全保管和有效利用發揮了重要的作用。
（三）成立重大工程項目竣工檔案歸檔工作協調小組
建設工程項目檔案的形成貫穿于項目立項、評估、設計到施工、竣工、交付使用全過程,檔案資料的形成、積累、歸檔是一個復雜的過程,其中涉及到若干部門,眾多的環節和許多專業,歸檔范圍包括建設項目前期文件、招投標文件、施工文件、監理文件及竣工驗收文件，要保證施工檔案完整準確及時地歸檔,就應當有一個協調的機制。一個比較大的工程項目,應當成立竣工檔案協調小組,一般應由規劃部門、工程部門、財務部門、檔案部門、設計單位、施工單位、監理等組成,以協調各方面的工作,保證工程項目竣工資料歸檔工作的順利進行。
（四）提高建設工程項目檔案管理信息化水平
關鍵詞:交通工程;技術檔案管理;問題及處理措施
交通工程檔案管理主要指的是從項目建設開始到工程結束整個過程形成的檔案文件都需要進行合理的分類、整理、并歸檔，這樣可以為工程的建設提供相應的數據與參考。項目檔案則主要是包括工程的建設工程設計、工程監理、現場施工等單位形成的基礎施工材料、設計資料、管理文件、以及施工文件等，項目檔案資料的主要目的就是能夠為工程項目提供具有價值的參考和依據。
1新形勢下的軌道交通工程檔案管理的重要性
在交通工程檔案管理的過程當中，檔案作為整個交通工程建設前期、中期以及建設完成得真實記錄，存在一定的意義。工程檔案即是工程，后期進行維修的重要參考依據，也是非常重要的工程研究資料。如果交通工程在后期運行的過程當中存在質量問題，可以借助檔案資料提供的信息明確責任方，由此可見加強交通工程答案管理是非常重要的。因為很多檔案管理的方式比較落后，相應的管理制度并不完善，這樣就導致檔案管理工作的真正作用很難發揮出來。為此必須完善交通工程檔案管理工作，提升檔案管理工作的質量。
2存在的問題
2．1軌道交通工程檔案利用效率有待提升
隨著軌道交通網絡建設的不斷擴大，交通工程網絡所涉及到的地域更加廣泛，在對交通工程進行運行與維修養護的時候，需要借助檔案資料來進行相應的工作。此外與交通工程相鄰的新興資產開發也加強了對工程檔案管理工作的依賴性。怎樣才能提高工程技術檔案的利用效率，提升檔案查詢工作的便捷性，變得十分重要。
2．2檔案資料真實性缺失
在交通工程建設的過程當中，很多參與建設的工程單位只注重項目的建設，而忽視了對工程檔案資料的管理，錯誤的認為工程檔案管理資料，只要形式上過得去就可以了，只是為了應付工程檢查，臨時進行檔案資料的編制與記錄。工程施工單位內部存在一些檔案編制人員，這些工作人員對工程施工流程與現場施工的情況缺少一定的了解，所以編制出來的檔案資料缺少相關的根據，與工程實際情況脫節。比如工程測量數據資料在收集的時候不能夠有效的保證資料的準確性，并且資料的編寫過于流程化，工程開工報告附件、工程填筑資料經常出現錯填或者是漏填等問題。
2．3沒有嚴格執行工程建設程序
在工程項目開始建設的時候，需要根據相關的法律法規制定相應的檔案管理程序，并且根據專業的規章制度制定獎懲措施，這樣才可以有效地保證工程技術檔案管理的規范性，真正將答案管理工作落實到實處。但是就目前的情況看，很多時候為了趕進度，而忽視了對工程檔案進行管理，這樣就增加了檔案，后期管理工作的難度。
3問題處理措施
3．1創新管理手段，建設數字檔案室
在交通工程中可以建立數字化的檔案管理室，使交通工程檔案管理變得更加數字化，這樣有利于工程技術檔案的保存，為使用者提供便利。需要從以下幾個方面對檔案管理進行數字化建設:①全面建設交通覆蓋網絡，比如，在軌道工程當中，可以為基地和車站建設專用的內部網絡，并且可以使用數字化的軟件服務器和瀏覽器，這樣可以有效地實現用戶終端的利用方式;②建設交通工程在緊急情況下的應急預案系統，也就是工程技術檔案的綠色檢查通道。數字化檔案管理室應該設置成全天的服務方式，如果遇到突況，可以及時的查閱相關的檔案資料，為搶修工作提供所需要的檔案資料;③數字化檔案軟件后臺需要使用雙機熱備、負載均衡的管理措施，這樣當其中一臺服務器發生故障的時候，可以自動地將業務轉移到另外一臺服務器上，有效的防止在進行檔案查詢的過程中出現故障，此外還可以使用異地備份的方式，為電子化檔案數據進行定期的備份。
3．2轉變工作方式，全面開發利用公路技術檔案
首先，交通工程設計組織施工等方面會涉及到很多大量的基礎性資料，這樣可以對交通工程建設的檔案進行重新的整理，并制定相應的審閱目錄，這樣可以方便檔案管理工作人員進行查閱，有效的促進工程建設的進度和施工質量，充分發揮檔案信息資源的作用。第二，隨著我國經濟的快速發展，交通工程的通行能力不斷提高，加強對交通工程的養護管理工作已經是非常重要的問題，而交通工程普查所得的數據又是交通工程養護管理工作進行的前提與基礎，在每年對道路進行普查的時候，需要把得到的數據進行及時的整理與分析，同時查閱相關的工程技術檔案，對工程現實情況進行有效的對比，編制有關工程路基、路面、橋涵等變化情況的資料，并且制定相關的養護管理目標，有效的保證工程建設的質量。第三，轉變開發利用的方式，變被動為主動，變滯后為超前，檔案管理工作需要時時刻刻的想著如何利用已經保管的檔案為工程建設提供有效的服務，并以此為主要的思想，研發和編織一些具有使用價值的工程檔案管理資料，為工程領導提供一些具有借鑒意義的工程基礎檔案管理資料，為領導的決策提供有效的數據作為支持。
3．3對建筑工程技術檔案管理人員的要求
檔案管理工作人員需要熟練的掌握、領會國家檔案管理的相關法律，加強對檔案管理制度的建立，規范檔案管理工作。在進行檔案管理的過程中需要加強工程各階段信息的獲取、整理、分類、總結與保存。保存主要是為了技術檔案能夠再次使用，充分的體現了檔案的社會性。檔案管理工作人員需要忠于職守，遵守檔案管理工作的相關規章制度，具有一定的專業知識，不斷的完善檔案管理工作的歸檔任務，做好工程技術檔案管理工作的鑒定、分類、管理、借閱、數據的統計。交通工程技術檔案管理工作具有非常強的專業性，要求檔案管理工作人員既需要有一定的檔案管理知識與較強的綜合素質，還需要具有一定的工程建設基礎知識，充分了解工程建設的周期，能夠有效的識別各種專業的工程圖紙、文件。檔案管理工作人員只有不斷的提升自我的專業知識，提高檔案管理工作的水平，才能夠有效的保證檔案管理工作的順利進行。所以，在對交通工程進行設計的過程當中所使用的圖紙、文件具有非常大的信息量，在檔案管理的過程當中，檔案管理人員需要具有一定的服務意識，還需要充分的掌握現代化的管理技術，這就需要檔案管理工作人員在使用計算機技術的同時，能夠充分地運用檔案信息化管理系統，完善檔案信息數據庫，充分發揮計算機管理的優勢，減少人工操作，有效的提升工程技術檔案管理工作的效率。技術檔案工作管理人員還需要具有信息加工處理技術，所以檔案管理工作人員必須加強相關知識的學習，成為具有多種知識結構的復合型人才，這樣可以有效地適應技術檔案管理信息化的發展。
4結論
綜上所述，在加強交通工程技術檔案管理的過程當中，需要不斷的更新檔案管理的理念，勇于探索創新檔案管理的方法，全面、真實地反應交通工程發展的情況與運營成果，科學規范的對工程技術檔案進行管理，保證檔案管理工作能夠與時俱進，只有這樣才能夠適應時代的要求開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理工作可以有效的提升交通工程企業的管理水平，為交通工程企業的發展與進步做出一定的貢獻。
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關鍵詞:公路工程;檔案管理;創新
1公路工程檔案管理的重要意義
1.1為公路建設工作決策提供有力的資料支撐
公路工程建設在竣工驗收后，仍要做長期和持續的工作，在整個過程中，需要做出許多決策部署，而這些決策部署對公路工程建設的發展非常有利。公路工程檔案管理工作是對公路工程建設各個階段信息資料的匯總和收集，并做出有針對性的研究和決策。通過一系列的技術手段和應用措施，進一步保證公路工程的安全可靠。
1.2及時準確發現工程建設各環節發生的問題
公路工程是一個龐大的工程體系，各個環節都非常重要，如發生任何問題都要及時加以解決。在公路工程設計、招投標、施工及竣工等各個環節中，都要加強掌控和監督，避免相關問題的發生。然而，有許多問題都不是浮于表面的，而是要通過各方面的信息整合，對資料長時間的觀察和積累，對一些問題隱患進行分析研究，從中找到潛在的問題或發生問題的真正原因，再制定出科學合理的解決方案和措施，避免問題的擴大化和造成不必要的損失。
1.3進一步提高公路工程管理水平
公路工程管理包括施工工程管理、成本預算管理、安全工作管理等，這些都是公路工程管理的重要組成部分，這些管理工作制度非常嚴格，為了達到管理目標，必須設有責任制度和考核評價等方式來檢驗管理成果。然而，這些管理工作也是連續動態的一個過程，在不同的階段，用不同的考核形式來檢驗管理的效果，這是非常必要的。如果單獨定期對每次考核進行單純的數據信息統計，勢必會造成人力、物力和財力上的浪費。定期的考核制度會略顯僵化，極可能造成準確性無法得到有效保證。為避免這一后果的發生，又不用耗費很多的精力，就得通過檔案管理工作把這些信息收集和積累好，為公路建設隨時提供準確詳實的參考，進一步提升公路工程建設管理水平。
2公路工程建設檔案管理中出現的問題
近些年來，公路管理部門加大了對公路工程管理檔案的建設力度，各種細則和規定不斷出臺或審核通過，使公路工程管理檔案工作質量得到了進一步的加強和提升。然而，從效果上來看，公路工程管理檔案工作仍然存在著一些突出的問題和矛盾。
2.1思想上對公路工程管理檔案工作不重視
一些建設工程單位、施工監理單位及施工驗收審核部門在對公路工程項目建設時，對公路工程檔案的整理、收集及管理不夠重視，主要表現為:在一些施工工程項目的建設過程中，施工單位的領導者只關注工程質量、工程投資建設、工程進度完成情況及安全施工建設方面，并能在工作中建立起一整套的質量安全管理制度和體制，而對工程檔案工作僅是在各種例會時順便提到或強調一下，重視程度還遠遠不夠。在具體落實工程檔案工作時，也只是不在檢查的時候不布置工作，不到竣工時不歸檔，這種思想還比較嚴重。這種現象造成了工程檔案的收集整理不夠及時有效，影響了工程施工檔案的建設和質量的提高。
2.2對工程檔案管理工作支持和投入不到位
在一些工程項目建設管理中，不少單位對于工程管理檔案工作不設置相關的職能部門，甚至不安排專人專項負責，僅使用一些兼職人員，導致檔案整理工作不夠及時或前后不一致等現象和問題的發生。如果沒有建立一整套正規的工程檔案管理體制，工程檔案管理會處于一種少人管理和問津的狀態，這對工程項目建設及工程檔案管理、收集和整理等工作非常不利，其結果必然會影響工程施工的質量建設。
2.3檔案管理人員的工作積極性不高
檔案管理工作是一件日常性的管理工作。從工作性質和任務來看，工程檔案管理工作呈現任務量較多、工作頭緒繁瑣等。因為工程檔案管理工作并不產生任何經濟效益，所以，許多單位盡量壓縮這項工作的開支。對于一些專業技術人員，檔案管理工作意味著工作量大，枯燥乏味，對專業技術水平能力提高沒有幫助，所以，造成專業技術人員兼職檔案管理崗位的積極性和工作熱情不高。
2.4工程檔案管理工作中缺失補辦資料問題時有發生
在工程檔案管理過程中，由于檔案管理的特殊性，一道工序所需要的資料可能有數十張紙的內容。隨著施工工程的開展，所需資料會越來越多，數量種類又多又雜，不少的項目資料并不是跟著工程的進度同步完成的，許多資料是在工程施工完成后進行的，所以，就可能人為地造成資料的缺失或補辦等問題，出現工程數據與實際情況不符等現象。有些工程檔案的建立只是為了工程竣工驗收，并沒有任何的實際價值和意義，更不能作為以后的維修和養護參考依據。
3對公路工程檔案管理的創新設想
在認真研究工程施工建設項目的管理體系后，對于在公路工程檔案管理問題上出現的新問題和新情況合理地摸索出一套既符合公路工程實際，又符合公路工程檔案管理工作現實需求的解決措施及方案，確保運行工程檔案管理工作的規范、系統。
3.1把規范檔案工作納入單位發展規劃
把工程項目各類人員的職責都列入工程建設的計劃之內，把每項公路工程建設的規劃都完整地記錄保存下來，建立健全檔案管理制度，嚴格執行和落實檔案工作程序，設立項目管理部門負責檔案資料的保存及管理工作，把檔案管理列入各項工程建設體系的重要管理內容。
3.2審核規范程序
施工單位要對每項工程的施工檔案進行自檢。單位主管領導和負責人對工程檔案資料的準確性和完整性進行嚴密的審查、審核，并簽署意見，確保檔案資料的真實與完整，并能夠反映工程的全貌。而工程項目的法人必須對檔案管理的全部資料進行嚴格審核把關，發現有不合格的文件資料要及時責令有關部門進行完善和修正，確保承包單位向項目法人單位及時送交完整和系統的檔案信息文件。這些審核把關措施，可保證項目建設中檔案文件的收集及整理工作，促使各個項目建設有序進行，最大限度地避免項目完工后再進行突擊完成所帶來的不便。
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