時間：2023-09-21 17:35:49
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案整理規(guī)范及要求，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
精準、完整、齊全的人事檔案能夠系統(tǒng)、全面的記載個人品德作風、最高學歷、工資待遇、技術(shù)水平、任職經(jīng)歷及工作表現(xiàn)等進行記錄，是企業(yè)選賢任能、知人善任的重要工具。由于我國現(xiàn)階段進一步深化改革用人制度，所以更要充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用，認真分類、審核、整理人事檔案，對人事檔案真實、完整、安全及精準性進行有效維護，使認識檔案作用得以充分發(fā)揮。
一、整理人事檔案時所存在的主要問題
（一）檔案整理主要為手工操作，使很多現(xiàn)代化技術(shù)得不到應有的開發(fā)。通常人事檔案管理員由組織部門或者人事部管轄，且其人事檔案管理措施也對以往操作方法進行了延續(xù)，他們基本上都是手工操作人事檔案排序、分類、裁剪、編號及裝訂等各道工序。因為人事檔案相關(guān)配備人員缺乏、單位領(lǐng)導重視度不夠等因素，使得各單位很少有精力去科研怎樣通過計算機對人事檔案進行分類、審核與整理，怎樣通過數(shù)據(jù)庫對人才結(jié)構(gòu)進行分析，怎樣構(gòu)建電子檔案以不斷與科技發(fā)展現(xiàn)代化需求相適應。
（二）當前資料與以往資料裝訂規(guī)格不相符。《人事檔案整理細則》中明確指出，干部人事檔案材料和目錄采用國際標準A4紙型（297mm×210mm）。材料左邊應留有2.5cm的裝訂邊。A4紙型的干部人事檔案材料和目錄按照靠左下對齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）8.3cm，下孔距材料底邊5.4cm，孔中心距左邊沿1.2cm，孔直徑為0.5cm。干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單統(tǒng)一采用國際標準A4紙型。以前檔案材料都是規(guī)格為16開的辦公用紙載體，檔案左邊需要預留2.5cm左右的裝訂邊。而目前的檔案材料規(guī)格大多為A4，比如學歷材料、職稱評審材料等。檔案中原有小于或等于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16開的紙張放在一起整齊度無法得到有效保證，而如果對16開的材料進行重新打孔和裱糊，則又會浪費大量的人力，提高時間成本，且影響美觀。
（三）人事檔案整卷裝訂，不易長期保存，且具有較差保密性。雖然檔案整卷裝訂較為美觀、整齊，但是，在對檔案進行查閱時，通常要全卷查閱，對個人隱私的保護極為不利，在材料添加或者復印時，必須全部拆開材料，由此反復拆卸，極易破壞材料，對長期保存極為不利。
二、人事檔案的分類審核整理工作的規(guī)范措施
（一）人事檔案的審核工作是實現(xiàn)檔案規(guī)范管理的重點，在審核過程中工作人員必須要時刻保持細致嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，按照人事檔案管理的相關(guān)流程和注意事項進行檔案的審核，認真檢查檔案的完損工作，對于損害或遺失的篇章進行及時的補交。在審核過程中由于檔案的數(shù)量較多，必須度杜絕錯裝和亂裝事件的發(fā)生，時刻履行自身的工作職責，將別人的工作前途視為工作的重點，培養(yǎng)工作責任感。在審核中還要進行細節(jié)的檢查，查看手續(xù)是否齊全，印章是否清晰等。在審核工作中避免低級錯誤的發(fā)生，不為其他人的工作前途造成困擾，履行好檔案審核人員的工作內(nèi)容。
（二）完整的進行個人檔案的收集工作。個人檔案的內(nèi)容比較復雜，從就學到就業(yè)的過程中都有細致的記錄，在個人檔案收集的過程中就要對各個學習和工作階段進行完整性的工作。在學校就學期間有關(guān)人事檔案人員要依據(jù)檔案內(nèi)容進行收集，學生每學期的成績、在校期間的獎懲、政治面貌和每學期的學結(jié)等。對于社會中的工作人員的檔案收集，要按照相關(guān)單位的工作性質(zhì)進行，例如黨政機關(guān)的要對政治活動和政協(xié)會議等階段性材料進行記錄和管理，對于企業(yè)單位的要進行季度考核表和工作表現(xiàn)等進行檔案收集工作。當然人事檔案的收集工作都有具體的工作內(nèi)容進行指示，只要相關(guān)工作人員能夠循序漸進的進行收集，保持細心的工作態(tài)度即可。
（三）鑒別檔案的真?zhèn)问菣n案審核管理的重要內(nèi)容。檔案是一個人進入社會工作的重要保證之一，為了實現(xiàn)公平競爭，檔案管理的鑒別工作必須深刻落實。在審核過程中注意查看每個時期的工作表現(xiàn)和相關(guān)印章，對不規(guī)范填寫和虛假信息的進行另行放置，查看相關(guān)責任人和手續(xù)是否充分，檔案文件是否缺失和重復，對于異常的檔案文件進行不歸檔處理，做到維護個人檔案的真實可靠性。避免由于個別檔案的虛假造成人事檔案管理機構(gòu)的信任缺失。
（四）在對人事檔案進行整理時應該做到分類準確、審核無誤。在對人事檔案進行分類審核整理時，為保證所整理的檔案資料與規(guī)定要求相符合，一方面應該注意對檔案資料及其內(nèi)容進行收集與鑒別，另一方面在加工整理每一份人事檔案時，要保證檔案的完整性與精美性。首先，確保人事檔案能夠準確分類。建議對檔案資料的類型分為十類：a.履歷材料；b.自傳材料；c.考察、考核、鑒定材料；審計材料；d.學歷學位材料；職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務職稱）材料；反映科研學術(shù)水平的材料；培訓材料。e.政審材料；f.黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料；g.表彰獎勵材料；h.涉法違紀材料；i.工資、待遇材料；招錄、聘用材料；出國（境）材料；人代會、政協(xié)會議，人民團體和群眾團體代表會議，派代表會議形成的材料；j.健康檢查和處理工傷事故材料等其他材料。依照人事檔案材料的這些具體分類要求，對材料排列、分類合理與否進行分析，避免材料出現(xiàn)顛倒混淆、錯裝等情況。
三、結(jié)語
作為人事組織工作的關(guān)鍵組成部分，人事檔案被稱為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)與基礎(chǔ)。所以，在分類、審核、整理人事檔案時，一定要做到細致、完整、精準、真實。作為人事檔案管理人員，在其具體工作中應該將檔案審核融入檔案鑒別與收集、資料整理全過程。認真完成人事檔案的分類審核整理工作對人事檔案的有效利用具有重要意義。
參考文獻：
（一）是對重要性認識不足。檔案管理是一項復雜的默默無聞的工作，導致很多事業(yè)單位對人事檔案管理的重要性認識不足；一部分單位對人事檔案管理在當今社會的實用價值認識不足，認為人事檔案管理工作只是收集文件材料，投入是得不償失的徒勞；部分事業(yè)單位缺乏主動能動性，人事檔案管理應付了事，沒有認真做好人事檔案管理工作。
（二）是事業(yè)單位人事檔案管理手段落后。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作逐步實現(xiàn)了信息化。雖然很多事業(yè)單位也開始使用人事檔案管理系統(tǒng)，但是先進的技術(shù)在人事檔案管理工作中并沒有得到廣泛的使用，很多事業(yè)單位的人事檔案管理工作的管理的方式比較陳舊，仍然以手工管理為主，對現(xiàn)代化的檔案管理工具運用程度不高，導致人事檔案管理的質(zhì)量低，查找檔案的速度慢，使用效率較低。
（三）是事業(yè)單位人事檔案管理力量薄弱。由于事業(yè)單位人員較少，領(lǐng)導對于該項工作重視程度不足，導致人事檔案管理人員往往是兼職的，同時往往是非專業(yè)人員，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學習和專業(yè)的培訓，對檔案的重要性及整理等工作不熟悉，導致無法保證足夠的人員投入，影響了事業(yè)單位人事檔案的質(zhì)量。（四）是缺乏規(guī)范的人事檔案管理制度。人事檔案管理中，缺乏系統(tǒng)的、規(guī)范的、合理的制度，導致有些部門以各種理由推諉拖拉，導致一部分人事檔案不能夠及時被整理歸檔，有的甚至出現(xiàn)丟失問題。
二、完善事業(yè)單位人事檔案的對策
（一）是進一步提高對人事檔案管理重要性的認識。人事檔案管理對于事業(yè)單位來說具有重要意義，各單位要正確認識，將檔案管理作為一項重要工作來做，要定期調(diào)度、分析和檢查檔案工作，加大對單位人事檔案管理在人力、物力、財力的投入，加大人事檔案室的建設(shè)，改善檔案管理的硬件設(shè)施，進一步推動事業(yè)單位人事檔案管理工作規(guī)范化和科學化。
（二）是進一步完善人事檔案管理制度。人事檔案管理制度的建立對于人事檔案的管理工作具有關(guān)鍵作用。各事業(yè)單位要結(jié)合國家及部門的制度，制定適合單位工作實際的制度，并在落實上下功夫，尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對于檔案材料的收集和查詢要明確流程，更好地組織虛假材料進入人事檔案，完善事業(yè)檔案整理工作細則，促進單位人事檔案的整理更加科學和完整。
（三）是加強人事單位信息化建設(shè)。隨著社會對人事檔案需要的不斷增長客觀上要求事業(yè)單位的人事檔案管理部門必須不斷提高效率，能夠精準及時地傳輸人事檔案信息，提高人事檔案管理的時效性。所以，必須不斷加強人事檔案信息化建設(shè)步伐，充分利用計算機、數(shù)碼相機、掃描儀等電子設(shè)備，不斷將人事單位的紙質(zhì)信息變?yōu)閿?shù)據(jù)信息。如果需要，擁有相關(guān)權(quán)限的人員可以通過人事檔案檢索及時查詢到相關(guān)信息，提高效率。
（四）是加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，加大教育和培訓力度。人事檔案的管理工作是一項政策性和業(yè)務性很強的工作，隨著事業(yè)單位改革的不斷推進，人事檔案管理需要政治素質(zhì)高、高素質(zhì)的復合型人才，所以事業(yè)單位必須不斷加強對人事檔案管理人員的教育和培訓，培養(yǎng)一批具有很強實際操作能力的檔案技術(shù)能手，不斷提高檔案管理人員對于檔案專業(yè)知識及計算機應用水平的掌握，才能更好地完成人事檔案管理工作，提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院校 人事檔案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發(fā)展的重要部分，高等職業(yè)院校主要以培養(yǎng)技能性人才為辦學宗旨，以加強內(nèi)涵建設(shè)，深化校企合作、產(chǎn)學結(jié)合為人才培養(yǎng)模式，在這個過程實施中，師資隊伍建設(shè)是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個師資隊伍建設(shè)中充當著最基礎(chǔ)的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規(guī)范不一，下面我就高等職業(yè)院校關(guān)于人事檔案管理工作的有效性機制談幾點自己的建議。
一、關(guān)于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個人學習、工作和生活等經(jīng)歷的相關(guān)情況的原始記錄。它準確、真實地呈現(xiàn)了高校教職工德、才、能、績各方面的表現(xiàn),能反映出他們的工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經(jīng)歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優(yōu)劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關(guān)系到學校教學水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養(yǎng)的質(zhì)量水平和長遠發(fā)展戰(zhàn)略的實施。人事檔案管理工作,雖然內(nèi)容比較復雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞與利用等環(huán)節(jié)。在工作對象上,它既要與紙質(zhì)材料打交道,又要服務于教職工；在工作屬性上,它既有主動性,要從學校各個部門收集原始材料,又有被動性,要服務于學校發(fā)展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統(tǒng)性的一面,大部分時間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學習、與時俱進,引入現(xiàn)代化的管理。
二、目前高等職業(yè)院校人事檔案管理工作有效性機制分析
1.學校應重視人事檔案工作。
高等職業(yè)院校的人事檔案工作往往不能引起學校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動力和積極性，平時所做的工作也只是應付一下上級部門的檢查。要么是學校在人員配置上不科學，導致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學校在招生的同時也在引進新的師資隊伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標準進行整理、管理，這就要求學校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項工作中來，但是由于很多學校領(lǐng)導沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業(yè)的檔案管理人員，即使有些學校設(shè)置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業(yè)知識，往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應付上級部門的檢查的工作狀態(tài)。
2.配備專業(yè)的人事檔案工作人員。
部分高等職業(yè)院校因?qū)θ耸聶n案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導致人事檔案管理機構(gòu)人員配備不足，或者沒有專業(yè)的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，不能清楚的了解自己的工作職責，認為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項工作，導致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業(yè)化是導致各高等職業(yè)院校人事檔案工作不規(guī)范，沒起色的一個重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認為應該根據(jù)學校人事檔案管理的實際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應該是具有檔案管理專業(yè)背景的。另外，在平時的工作中加強人事檔案工作的業(yè)務能力提高，安排專業(yè)知識的培訓，隨時補充和更新人事檔案專業(yè)知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務，專業(yè)填寫相關(guān)材料，及時補充進檔材料，規(guī)范用紙規(guī)格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業(yè)知識。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業(yè)他院校的人事檔案種類繁多，內(nèi)容容量大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應目前信息化為主流的工作形態(tài)，因此，在檔案管理方面，也應與時俱進的引進信息化技術(shù)，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時性，也可以增強干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運行。高等職業(yè)院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術(shù)管理方面，大部分學校都還沒有建立建立健全此項制度，大多數(shù)是采取的手工制作目錄，紙質(zhì)存檔保留的這種紙質(zhì)化管理模式。為此，我認為高等職業(yè)院校應重視此項工作對整個師資隊伍建設(shè)的重要意義，積極引進先進的信息化技術(shù)來管理教職工的人事檔案，使得高等職業(yè)院校的人事檔案能夠通過信息化系統(tǒng)進行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進此項工作順應信息化時代的發(fā)展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學校應加強人事檔案工作的宣傳力度，增強教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機構(gòu)應編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進去，分發(fā)給各個部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認識，形成一個全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規(guī)范的填寫材料，適時的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)站及時對人事檔案管理的相關(guān)知識進行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個穩(wěn)定發(fā)展的良好氛圍。
參考文獻：
[1]陳乃鴻.高校檔案管理應用6S管理模式研究[J].科學管理,2015,(19).
【關(guān)鍵詞】人事檔案；歸檔管理；工作
為了指導醫(yī)院進行人事檔案管理，政府部門下發(fā)了《干部檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件，在條例的要求下，醫(yī)院要把人事檔案管理工作認真貫徹落實。同時，在規(guī)劃醫(yī)院的總體發(fā)展目標和醫(yī)院的業(yè)務建設(shè)過程中，也應當將人事檔案管理工作放在重要位置。
一、加強人事檔案歸檔管理工作的重要作用
醫(yī)院工作人員眾多，按照規(guī)定收集、整理、鑒別、分類和歸檔醫(yī)院的人事檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)工作內(nèi)容的一部分。一般而言，醫(yī)院可據(jù)此進行業(yè)務考核和工作調(diào)動。人事檔案中，針對醫(yī)院工作人員真實的歷史工作表現(xiàn)、工作實際等有翔實的記錄。同時，醫(yī)院會根據(jù)歸檔制度，對工作人員的德、能、績、勤、廉方面動態(tài)信息進行補充（具體包括工作任務、論文、論著、成果獎勵等），以保證為考核提供參照。現(xiàn)階段，人事檔案有紙制及電子數(shù)據(jù)兩種。不論以何種形式存檔，其必然需要按照《檔案法》的規(guī)定實施管理。
二、醫(yī)院人事檔案歸檔管理的現(xiàn)狀
現(xiàn)階段，關(guān)于醫(yī)院人事檔案的歸檔管理，遇到了一定的問題，現(xiàn)存的干部人事檔案中，關(guān)于干部綜合能力、素質(zhì)的績效考核材料非常有限。這在某種程度上不利于醫(yī)院實施考核。通常，檔案中的考核材料應該比較完善，包括個人的德、能、勤、績四項的年度考核材料。但由于考核材料的不完整性，使得考核在激勵員工方面發(fā)揮的作用非常小，與預期效果相差甚遠。此外，在醫(yī)院人事檔案中，難以完整地了解個人的績效情況。其中，僅僅存在一個人的某一階段的業(yè)績成果，而不能提供個人量化考核動態(tài)信息。在醫(yī)院人事檔案管理中，對于績效考核形成的材料并沒有得到很好的管理，其整理和歸檔都不同程度地存在問題，以至于開發(fā)和利用不能正常進行。同時，醫(yī)院的人事檔案管理在績效管理方面較為欠缺，主要是因為其缺少科學的管理方法。隨著時代的發(fā)展，人事管理對檔案工作有了更高的要求，在此情菹攏必須更新管理方法。否則，人事工作需求的變化將會打亂檔案管理的秩序。
三、加強人事檔案歸檔管理工作的具體方法
人事檔案管理在人事工作變化的前提下，應從檔案材料收集、歸檔和驗收把關(guān)上加強管理，以確保檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等程序更加規(guī)范。
（一）檔案材料的收集要全面翔實。目前，關(guān)于加強人事檔案的歸檔管理，應注重人員績效方面的材料收集管理。醫(yī)院的主要工作內(nèi)容是臨床工作，按照此工作性質(zhì)，業(yè)務、行政管理等部門分別擁有醫(yī)務人員的績效材料。為了收集材料的全面翔實，應按期驗收績效考核文件材料，并根據(jù)人員的教學、醫(yī)務、護理工作立卷和移交材料，確保二級管理單位上報檔案材料的全面翔實。同時，為了保證人事檔案的歸檔管理工作的全面而規(guī)范，應針對負責課題兼職檔案人員，進行技術(shù)培訓，提高責任心，認真負責地做好課題文件材料的積累、立卷與歸檔工作。
（二）檔案材料整理要各負其責，協(xié)力合作。在績效檔案歸檔工作中，具體有項目收集、鑒別、整理、登記、歸檔、保管、利用等多個環(huán)節(jié)，涉及不同部門。對于這些環(huán)節(jié)的整體運作，應該由各部門各負其責，通力合作。如在課題資料整理中，人事檔案室有自己的職責范圍，課題組也有相應的職責權(quán)限，兩個組織各司其職，將課題各階段形成的文件材料整理完善。另外，對于課題文件材料的積累，應該由醫(yī)務人員負責，人事檔案室和課題組應進行督促、指導。歸檔的績效檔案文件材料也有嚴格的要求，第一，必須是原件；第二，材料必須翔實，且沒有缺處；第三，文字不得出現(xiàn)涂改痕跡；第四，確保承辦單位準確，個人簽字清晰，形成材料的時間有效。
（三）檔案材料的歸檔要嚴格把關(guān)驗收。醫(yī)院檔案管理室應嚴格把關(guān)。以科研課題為例，課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制較為適合。一旦科研項目完成或部分完成，歸檔時間應確定，一般為項目結(jié)題或鑒定后不超過20天，且由課題組負責人整理文件材料。課題形成積累的全部文件材料，應由課題兼職檔案員負責匯總，對于文件材料應進行系統(tǒng)整理、立卷，并按時移交。醫(yī)院綜合檔案室在收到科研項目文件材料后，出具“歸檔證明”給科研主管部門，并完成簽署意見、加蓋檔案室專用章等一系列工作。歸檔過程中，針對三類材料可予以退回，一類是材料不齊全；一類是材料不完整；另一類是對象不明確的。對于退回的應及時進行補辦。此外，為了提高管理水平和工作效率和質(zhì)量，對于醫(yī)院人事檔案管理，應加快推進其信息化建設(shè)進程。
四、結(jié)語
綜上所述，醫(yī)院的人事工作中，離不開人事檔案。醫(yī)院設(shè)置檔案管理室，應提供更規(guī)范的檔案管理服務。為此，醫(yī)院管理者應從服務的角度出發(fā)，加強人事檔案的歸檔管理工作。只有這樣，才能為人事管理提供第一手資料，確保領(lǐng)導在人才選拔和干部任用上有可靠依據(jù)。加強人事檔案的歸檔管理，對于服務工資、職稱等人事管理工作非常有利，應該得到醫(yī)院人事檔案人員的重視。
【參考文獻】
[1]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學，2013.
【關(guān)鍵詞】人事檔案；信息化管理；創(chuàng)新；策略
高校對人事檔案的信息化管理，是當今時代人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是辦公自動化系統(tǒng)不可缺少的重要環(huán)節(jié)。隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，按照《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》的要求，各個高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)工作都依據(jù)各自實際情況，取得了一定的進展，但在實施過程當中還存在著一些問題。
一、高校人事檔案的內(nèi)涵及特征
（一）人事檔案的概念。人事檔案是機關(guān)、單位準確記錄和反映一個人成長歷練、學習、工作經(jīng)歷的文件材料，是個人信息的儲備庫，并且能夠給用人單位、組織部門提供人事、勞資、工資、學歷、職稱等方面的原始記錄，為考核每一個人提供最有利依據(jù)。
（二）人事檔案的基本特征。人事檔案具有全面性、現(xiàn)實性、流動性、機密性四個特征。
1.人事檔案的全面性特征。人事檔案是與任何一個社會人的行為極為密切的一種檔案。包括員工的學歷學籍檔案、專業(yè)學習情況、工作履歷表、自傳、年度考核表、職務任免決定、評優(yōu)決定、職稱評聘材料、入團入黨申請書，因此具有全面性特征，它既能如實記錄每個員工的個人信息，又能從側(cè)面概括出員工工作經(jīng)歷及全貌。
2.人事檔案具有現(xiàn)實性特征。人事檔案是由各級人事、組織、勞動各部門，在現(xiàn)職人員和離退休人員為單位建立的，由專門反映員工個人情況的文件材料所組成，人事檔案始終依據(jù)個人崗位職責的現(xiàn)實分工，真實記錄員工在工作、學習過程中所產(chǎn)生的現(xiàn)實狀況，按檔案管理要求和規(guī)范組建個人檔案材料，在用人單位提拔、任免、職稱評定方面及時提供和反映真實顯而易見的情況，凸顯人事檔案的現(xiàn)實性特征。
3.人員檔案兼具流動性的特點。人才市場是流動的，人才也是流動的，人事檔案更具有流動性的特點。如今高校人才流動頻繁，對人事檔案的管理和利用也要順應時代的步伐，按照人事檔案的管理原則，不管人員調(diào)動到何處，檔案一定要同隨調(diào)人員一道，轉(zhuǎn)入到新的主管接收單位，在職人員到規(guī)定退休年齡、或者有去世的人員，檔案的保管部門也會相應發(fā)生變化，因此在保管過程中一定要嚴格按照檔案管理的規(guī)范要求進行整理收集。
4.人事檔案管理內(nèi)容的機密性。人事檔案對于個人和各個單位都十分重要，具有機密性特征。因此對于從事人事檔案工作的人員必須具備高度的責任心，還要恪守檔案的保密制度，對涉及到個人和單位的人事檔案的內(nèi)容，不管在任何場合都要按照檔案保密制度做好保密工作，對于確因工作需要必須查閱人事檔案的，要嚴格按制度規(guī)定審批和登記程序，對查閱事項辦理登記手續(xù)。
二、研究高校人事檔案信息化管理的必要性
高校人事檔案信息化管理是實現(xiàn)檔案科學化管理人才的重要手段。一個學校的人事工作水平的高低直接關(guān)系到是否能夠合理、公平選拔任用人才，通過人事檔案工作對預選人員進行有計劃地篩選、調(diào)配、考核、聘任直至對其委以重任都起著舉足輕重的作用。高度重視高校人事檔案信息化建設(shè)是今后人事檔案工作的重點，信息化建設(shè)既能為高校選用人才提供準確的信息依據(jù)，又為加強高校的教學與科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務。
傳統(tǒng)人事檔案主要以手工操作與紙質(zhì)管理為主，由單位專門人員對所需表格、資料進行手工填報、整理，為今后提供服務利用，隨著現(xiàn)階段檔案信息量的急劇增加，還繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的方法進行管理不僅勞動強度大，而且效率低，還容易造成差錯率的增加。為適應形勢所需，需要運用現(xiàn)代信息技術(shù)方法，創(chuàng)新人事檔案管理工作方法、轉(zhuǎn)變管理理念，提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，及時將原始人事檔案材料通過掃描、刻錄，逐一錄入計算機人事檔案管理系統(tǒng)，并建立相應的個人檔案文件夾、目錄，實行個人人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，對今后的及時查閱提供便利條件，充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，提高檔案的利用率，更好地促進對高校人事檔案的服務利用。
三、人事檔案管理存在的弊端
高校的人事檔案信息管理工作都會大量運用到計算機，但由于目前所建的人事檔案系統(tǒng)還沒有統(tǒng)一規(guī)范的標準，數(shù)據(jù)庫功能各有不同，很難實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。
（一）高校檔案管理采編方法落后。檔案事業(yè)的發(fā)展對原始的檔案信息采編方法是一個較大的沖擊，落后的采編方法并不能適應人事檔案事業(yè)發(fā)展的要求，都需要得到進一步改進。學校領(lǐng)導對人事檔案管理工作重視程度不高，加之從事具體事宜的檔案人員個人業(yè)務素質(zhì)和責任意識都不是很高，因此會造成對檔案信息工作采編整理不規(guī)范和不完整，造成較多的缺陷，不能適應社會對人事檔案的查閱利用。
（二）人事檔案管理領(lǐng)導重視不夠，基礎(chǔ)較為薄弱。大多數(shù)單位的人事檔案工作領(lǐng)導都不夠重視，在此崗位上工作的人員很難做出顯著的成績，領(lǐng)導對此項工作不太重視，對檔案管理工作的投入就會極少，基礎(chǔ)設(shè)施也得不到有效的改善，會直接影響檔案工作人員的工作積極性和檔案管理水平的發(fā)揮。
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【摘要】目前，我國許多高校特別是地方本科高校的人事檔案工作存在諸多問題，影響了其服務功能的正常發(fā)揮。
因此，只有加強檔案工作的領(lǐng)導，提高檔案意識，規(guī)范檔案管理，大膽改革傳統(tǒng)的檔案管理方式，強化服務意識，著力提高檔案管理人員的政治、業(yè)務素質(zhì)，才能使人事檔案工作為學校的穩(wěn)定和發(fā)展服務。
關(guān)鍵詞 高校；人事檔案；服務
高校人事檔案工作，是高校組織人事部門的一項基礎(chǔ)性工作，為學校干部隊伍建設(shè)、教職工職稱評審、崗位聘任等工作服務。一句話，為學校的穩(wěn)定和發(fā)展是高校人事檔案管理工作的出發(fā)點和歸宿。高校是干部尤其是專業(yè)技術(shù)干部密集的地方，人事檔案工作做得好不好，直接影響到學校的穩(wěn)定與發(fā)展。而目前許多高校尤其是剛剛合并升格的地方本科院校，由于種種原因，人事檔案管理工作存在不少問題，如檔案意識不強，領(lǐng)導不夠重視，基礎(chǔ)工作薄弱，管理不夠規(guī)范；管理手段、管理方式落后；管理人員素質(zhì)不高，服務意識不強等等。所有這些嚴重制約和影響了人事檔案工作服務功能的正常發(fā)揮。要想改變這種狀況，充分發(fā)揮學校人事檔案工作的服務功能，筆者認為，必須樹立檔案意識、規(guī)范意識、改革意識及服務意識，改革管理方式，提高檔案管理人員素質(zhì)。
一、牢固樹立檔案意識，切實加強對檔案工作的領(lǐng)導
人事檔案是記錄和反映個人德能勤績等方面情況的，經(jīng)組織認可歸檔保存的個人材料。干部職工的人事檔案材料是否完整、準確與安全，關(guān)系到每一位干部職工的切身利益和政治前途。但由于人事檔案的保密性，使很多人對人事檔案工作不是很了解，不知道什么材料該存檔，什么材料不該存檔，檔案意識比較淡薄。其表現(xiàn)為：很多干部職工不積極配合人事部門，不主動把諸如學歷、學位，資格考試、注冊考試、獲獎材料、繼續(xù)教育證明等個人材料交到人事部門歸檔保存，而當晉升職務、升學考試等急需有關(guān)材料時，才心急火燎地來查找。不少領(lǐng)導甚至分管人事的領(lǐng)導也對檔案工作不夠重視，主要表現(xiàn)為：一是思想上不夠重視。認為現(xiàn)在使用干部主要看工作能力和現(xiàn)實表現(xiàn)，檔案只是拿來參考的材料，用處不大。二是不甚了解人事檔案工作。認為人事檔案工作就是收集材料、整理材料，有檔案管理人員干就行，不需要領(lǐng)導親力親為。
由于不重視檔案工作，在實際工作中就存在如下問題：一是沒有按要求配備檔案管理人員；二是沒有按要求去搞好基礎(chǔ)設(shè)施的配套建設(shè)；三是檔案管理崗位上的人員變動比較大；四是需收集的人事檔案材料比較多，工作人員負擔過重。這些問題既影響了人事檔案管理人員的工作積極性，又制約著人事檔案管理工作水平的提高。
因此，要使高校人事檔案工作更好地為學校的建設(shè)和發(fā)展服務，就必須加大人事檔案工作重要性的宣傳力度，使教職工尤其是領(lǐng)導干部進一步提高對人事檔案工作重要性的認識，牢固樹立檔案意識。從而一方面積極主動地配合組織人事部門工作，把應當歸檔的個人材料遞交組織人事部門。另一方面，學校領(lǐng)導要重視人事檔案工作，在基礎(chǔ)設(shè)施的配套建設(shè)、人員的配備、業(yè)務培訓等方面給予支持，從而從整體上使人事檔案工作水平得到提高。
二、牢固樹立檔案意識，切實抓好人事檔案的基礎(chǔ)工作
許多高校尤其是近年來由專科升格為本科的地方本科高校，人事檔案不夠規(guī)范，具體表現(xiàn)為：一是檔案材料收集不齊全，對人事檔案中必備的材料沒收集全，造成檔案材料流失。二是對檔案材料的鑒別不準確，把一些不應當歸檔的材料或手續(xù)不完備的材料歸入人事檔案中，損害了檔案的真實性。三是整理不及時，對收集來的檔案材料沒及時整理歸檔，使檔案利用起來不方便。四是基礎(chǔ)設(shè)施不達標，檔案保管條件差，影響了檔案的壽命和使用。五是管理制度不到位，管理不規(guī)范。
以上問題的存在，既有客觀原因也有主觀原因，就客觀原因而言，一是新升本的本科高校無一例外地是由幾所學校合并后才升格的，合并前由于隸屬關(guān)系不同，其人事檔案保管分屬于不同的部門，呈多頭管理狀態(tài)。二是合并升格前，從領(lǐng)導到干部職工都忙于迎接升本評估的準備工作，無暇顧及人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)。三是合并升格后，在校教職工人數(shù)成倍增加，而檔案管理人員沒有相應增加，工作量大，任務繁重，人手短缺。從主觀方面來說，人事檔案管理規(guī)范意識淡薄，認識不到位導致工作不到位。
要使人事檔案管理規(guī)范化，首先要樹立規(guī)范意識。要充分認識到維護和保證教職工人事檔案的完整性、準確性與安全性，是人事檔案管理工作的基本任務，它直接關(guān)系到組織部門對干部的評價、培養(yǎng)和使用，涉及到貫徹落實黨的干部路線，關(guān)系到每一位教職工的切身利益和政治前途，不能掉以輕心，容不得半點馬虎。其次，切實抓好基礎(chǔ)工作，努力做到以下四點：
一是建立材料收集制度。人事檔案材料的收集是一項貫穿始終的經(jīng)常性工作，不能單純靠突擊收集，要建立必要的工作制度，使人事檔案材料收集制度化、程序化。二是認真鑒別材料的真?zhèn)魏蛢r值。按《干部人事檔案管理規(guī)范》規(guī)定，對收集來的材料進行審查，本著“取之有據(jù)，棄之有理”的原則，對收集來的材料進行取舍。三是基礎(chǔ)設(shè)施標準化。按檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)要求，設(shè)專用庫房、閱覽室、辦公室，配置鐵質(zhì)檔案柜，配備電腦、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，建立數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)，使人事檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。四是制定工作制度。按人事檔案規(guī)范管理目標制定具體的工作制度，使每項工作有章可循，保證工作正常、有序、規(guī)范地進行。
三、強化改革意識，大膽改革傳統(tǒng)的檔案管理方式
據(jù)筆者了解，目前高校人事檔案管理方式大多是比較傳統(tǒng)的，大多數(shù)院校的檔案還沒實現(xiàn)數(shù)字化，檔案管理還是以手工為主，收集材料的手段落后，常常因收集材料不及時，造成整理、歸檔不及時，使信息不能及時更新和補充，人事檔案的管理停留在建檔、管檔的層面上；服務方式被動、方向單一，坐等用戶上門來為其服務，只滿足人事工作需要，沒能將人事檔案工作與學校干部隊伍建設(shè)、師資隊伍建設(shè)、學科建設(shè)等工作結(jié)合起來開展，對人事檔案信息資源開發(fā)利用不夠；人事檔案只向組織開放，個人很難看到自己的檔案，不大清楚檔案里有哪些內(nèi)容，因而制約了檔案的利用。當前，我國的干部人事制度改革正在不斷深化，高校也不例外，顯然，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，已難以適應不斷改革深化的人事管理工作的需要，因此，必須強化改革意識，從下面幾個方面改變傳統(tǒng)的管理方式。
一是運用現(xiàn)代化的手段、科學管理。信息技術(shù)的發(fā)展，為人事檔案現(xiàn)代化管理提供了有效的技術(shù)手段，利用計算機在信息處理方面的強大功能，建立和完善干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性，從而提高檔案的利用率。
二是與時俱進，豐富人事檔案的內(nèi)容。一方面建立檔案材料收集的綠色渠道，確保檔案材料收集齊全。另一方面，豐富人事檔案內(nèi)容，把能反映個人教學、科研、繼續(xù)教育情況、道德品質(zhì)、潛在能力等材料增加到檔案中，真實、準確、完整、立體地反映干部職工情況，提高決策工作水平。
三是轉(zhuǎn)變觀念，主動服務。隨著時代的進步和社會的要求，人們利用人事檔案的比例在逐年上升，管理者應改變觀念，提高服務意識，在工作中根據(jù)實際情況，除必須要保密的內(nèi)容外，在教職工職稱評審、進修學習、崗位聘任、工資晉升、辦理退休等事宜時，盡最大努力為單位或個人用足用好檔案材料，使人事檔案工作真正為學校人事工作服務。
四、強化服務意識，不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)
如上所述，加強人事檔案管理的目的，是為了充分利用人事檔案資源，為學校建設(shè)和發(fā)展服務。因而，從某種意義來說，人事檔案工作人員所從事的工作就是服務性工作。而要做好服務工作，必須強化服務意識，不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。當前高校尤其是地方本科高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)不高。主要表現(xiàn)為：有的政治素質(zhì)不高，工作原則性不強；有的缺乏奉獻精神，工作不安心，總想跳槽；有的沒有受過系統(tǒng)或?qū)ｉT的學習培訓，業(yè)務理論知識缺乏，業(yè)務不熟悉或業(yè)務水平不高；有的兼職人員，沒有把主要時間放在檔案管理上；有的服務意識淡薄，對前來查（借）閱檔案的人員，不熱情、不耐煩，臉難看、話難聽。由于素質(zhì)不高，嚴重影響了學校人事檔案管理質(zhì)量，使人事檔案的服務功能沒有得到充分發(fā)揮。
針對上述問題，高校組織人事部門應該采取有效措施，加強對人事檔案管理工作的人才隊伍建設(shè)。一是抓培訓，通過培訓，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務水平，這是提高工作效率和工作質(zhì)量的主要途徑，也是解決矛盾，提高人事檔案服務功能的重要保證。二是從政治上關(guān)心檔案管理人員的培養(yǎng)和成長。三是根據(jù)人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，制定嚴格的工作制度。通過一系列措施，從整體上提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高人事檔案的管理水平。
參考文獻：
[1] 朱玉媛. 現(xiàn)代人事檔案管理[M]. 北京：中國檔案出版社,2002 年.
【關(guān)鍵詞】人事檔案；醫(yī)院；整改措施
【中圖分類號】R741.3【文獻標識碼】A【文章編號】1004-5511（2012）06-0200-01
人事檔案是個人身份、學歷、資歷方面的證據(jù)，是個人思想品德、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)和成長過程的真實寫照。與個人工資待遇、退休等過程緊密結(jié)合，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。醫(yī)院人事檔案為醫(yī)院需要人才提供真實、有效的原始資料和數(shù)據(jù) 。因此，醫(yī)院人事檔案必須保管好，管好、用好人事檔案，對醫(yī)院人才開發(fā)起著重要作用。
當前醫(yī)院人事檔案管理中存在以下不足。
第一， 部分單位領(lǐng)導對人事檔案管理工作不夠重視。這些領(lǐng)導總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務性工作，對人事檔案管理的重要性認識不夠，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯誤意識影響下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現(xiàn)在實際工作中，就會出現(xiàn)檔案工作沒計劃，檔案工作沒安排，與此同時還會出現(xiàn)在場所、經(jīng)費、人員上沒有保障的現(xiàn)象。例如：我單位在組織部組織的檔案達標工作中，院領(lǐng)導既沒有組織人力也沒有強調(diào)檔案整理的重要性，所以導致檔案整理無計劃。
第二，醫(yī)院人事檔案硬件設(shè)施上投入不足。檔案室本來應是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實際工作中，醫(yī)院寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，導致檔案室設(shè)備簡陋。
第三，管理內(nèi)容陳舊。目前的人事檔案材料分為十大類，檔案內(nèi)容單調(diào)陳舊，人事檔案中涉及的業(yè)績、成就、個人能力、誠信、社會保障等材料幾乎沒有，反映不出個人的專長和特點，對選拔、培養(yǎng)、評定作用不大，無法對當事人作出全面評價，無法滿足社會的需求和人事工作的需要。
第四，管理手段落后。醫(yī)院現(xiàn)行的人事檔案缺乏現(xiàn)代化管理。由于經(jīng)濟、人員和其他原因，在醫(yī)院實現(xiàn)計算機管理的為少數(shù)。在經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)(例如廣東、上海等地)，雖然已有人事檔案管理的軟件，但并沒有普及使用，而且很多種版本內(nèi)容標準不統(tǒng)一，使得數(shù)據(jù)無法匯總，軟件之間不能相互兼容，信息資源不能共享。
針對以上不足提出，對醫(yī)院的人事檔案管理提出以下整改措施。
第一，加強檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當做一件大事來抓，高度重視這項工作，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。同時，還應建立與完善適合本部門質(zhì)量考核體系，對工作進行量化與考核。促進檔案管理向標準化、科學化邁進。
第二，加強檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠。建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，加強與相關(guān)部門的溝通，及時追補和不斷補充新的資料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。為醫(yī)院的人才建設(shè)提供有力的保障。
第三，加快檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)。規(guī)范人事檔案的內(nèi)容、分類，對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有明確具體的要求，將側(cè)重點放在反映醫(yī)院員工工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上；檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料：進一步落實人事檔案的相關(guān)管理制度，在查閱、流轉(zhuǎn)等各個工作環(huán)節(jié)中，嚴格按規(guī)章和程序辦理。
第四，建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高科學管理水平。在信息化建設(shè)的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，全方位建立適合水文工作特點、統(tǒng)一開發(fā)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，進而實現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、科學化，與此同時還要在提高人事檔案工作的科學管理水平上下功夫，從而為水文工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。
總之，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展速度的加快，醫(yī)院人事檔案工作的重要性顯得更加突出，做好這項工作，采用科學的理論和方法,遵循人才信息資源工作的發(fā)展規(guī)律,把一個復雜的系統(tǒng)來進行科學管理,是使醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理工作邁向更高水平的有效手段。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃,統(tǒng)一協(xié)調(diào),實現(xiàn)人事檔案管理工作標準化、規(guī)范化, 醫(yī)院人事檔案管理工作必須與時俱進，注重服務性，使得不保密范圍檔案信息資源得以共享。為新時期醫(yī)院人才管理和使用提供更好的服務。
參考文獻
［1］汪紅梅，孟煜.醫(yī)院人事檔案管理的做法［J］.醫(yī)院管理雜志,2006.08。
關(guān)鍵詞：企業(yè)；人事；檔案；管理；規(guī)范；制度
人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是使用和管理人才的重要依據(jù)。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入，人才激勵機制的不斷更新，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。怎樣使人事檔案工作與時俱進，更好的為經(jīng)濟社會服務，已成為擺在檔案管理人員面前的一個重大課題。
一、企業(yè)人事檔案管理中常見問題
（一）人事檔案管理意識薄弱
隨著經(jīng)濟時代的到來，企業(yè)往往以追求利潤作為目標，而人事檔案管理工作并不能帶來直接的經(jīng)濟效益，其利潤很難看到。
a）領(lǐng)導不重視。現(xiàn)在很多企業(yè)領(lǐng)導注重短期的經(jīng)濟效益，認為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現(xiàn)經(jīng)濟效益，大多沒有給檔案管理工作設(shè)置足夠的經(jīng)費、配備先進的檔案管理設(shè)備。
b）檔案管理部門責任意識差。檔案管理部門認為自己所從事的工作對企業(yè)及社會的貢獻較小，對自己的責任性認識。由于領(lǐng)導的不重視，許多民營企業(yè)、中小企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權(quán)威性大大下降。
c）員工檔案意識差。員工對檔案的認識比較模糊，認為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業(yè)不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識的淡化。
（二）人事檔案材料收集整理不規(guī)范
收集材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，把個人材料歸檔成冊是人事檔案規(guī)范化的基本前提，人事檔案材料有其嚴格的紙張規(guī)格要求和裝訂順序，通過整理使每一份檔案達到完整、真實、精練、實用的目的。但在實際工作中，有些單位在這方面做得非常欠缺，材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有的檔案雖已立卷成冊，但由于材料分類不準確，查閱者不能順利地查到待查內(nèi)容，給檔案利用帶來了諸多不便。隨著人事制度改革的不斷深化，相關(guān)人員的考察、考核、各種培訓、聘任、晉升等歸檔材料的增多，給人事檔案收集提出了新要求。因此，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理、細致鑒別，準確分類歸檔。
（三）人事檔案管理體制較滯后
表現(xiàn)為管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統(tǒng)的三大類管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復浪費極為嚴重。此外，還存在諸多問題：管理觀念仍比較落后；管理理論研究滯后；管理制度存在缺陷，缺乏人文關(guān)懷；缺乏必要的監(jiān)管機制；人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施差，保管條件落后，管理水平較低，仍以手工操作為主，制約發(fā)展；人事檔案的案卷質(zhì)量有待提高，不少機構(gòu)的人事檔案還沒有達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求；管理人員數(shù)量不足，隊伍不穩(wěn)，素質(zhì)參差不齊等。
（四）檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理明顯滯后
當今社會已經(jīng)進入信息化時期，一些發(fā)達國家和地區(qū)，都以電子檔案取代紙質(zhì)檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)人事檔案資源社會共享。而國內(nèi)多數(shù)企業(yè)仍采用落后的手工操作進行管理，即便使用微機，也僅限于單機管理，不能實現(xiàn)檔案的無紙化傳遞和利用。
（五）硬件設(shè)施解決落實差
對人事檔案管理必備的條件解決落實差，有些企業(yè)單位沒有專用檔案室；有的單位因檔案多且檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀；有的管檔單位連必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾都無法購置齊備。
二、企業(yè)人事檔案管理工作的對策與思考
（一）加強檔案管理意識
檔案意識已成為制約企業(yè)人事檔案管理工作的關(guān)鍵，強化相關(guān)領(lǐng)導的檔案意識。加大資金投入、完善檔案管理設(shè)施、定期檢查指導檔案管理工作，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，只有領(lǐng)導加強檔案意識，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認識到自己工作的重要性，樹立責任感，及時、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質(zhì)量。普通員工也要有良好的檔案意識，明白檔案與自身利益息息相關(guān)，自覺遵守檔案管理制度。
（二）規(guī)范人事檔案的材料收集，完善內(nèi)容檔案內(nèi)容
收集材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著人事制度改革、政治經(jīng)濟體制改革的不斷深化，干部制度的考核、考察、技能、學歷、專業(yè)技術(shù)職稱的晉升、職務的任免審批等需要入檔的材料不斷增加，增大了人事檔案收集工作的難度。這就要求必須收集要及時、鑒別要仔細、整理要認真，對于不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續(xù)不完整的材料退回補辦，保證材料完整，手續(xù)完備。樹立起人事檔案的權(quán)威性、準確性和真實性。
完善企業(yè)人事檔案的內(nèi)容，應摒棄傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容單一重復、政治性強、不具有個性化記錄；應有所側(cè)重地收集人事檔案的內(nèi)容材料，既要反映過去，更要說明現(xiàn)在；應遵循“適應社會需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內(nèi)容；應與時俱進，增加能真實反映人才的能力、特長的內(nèi)容，體現(xiàn)個人信用記錄的內(nèi)容。
（三）完善人事檔案管理制度
在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規(guī)章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據(jù)具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業(yè)人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業(yè)人力資源建設(shè)提供更好的服務，為企業(yè)人事檔案管理的信息化奠定基礎(chǔ)。
（四）提高人事檔案管理人員素質(zhì)，強化培訓
做好新形勢下的干部人事檔案管理工作，必須有一支在思想政治、工作作風、業(yè)務能力等方面過得硬的干部人事檔案工作隊伍。首先，要具有較高的思想政治素質(zhì)。檔案工作者往往是默默無聞的“地下工作者”，長年工作在單調(diào)、乏味、枯燥的工作崗位上，收入待遇又低，沒有較高的思想素質(zhì)和政治涵養(yǎng)，耐不住寂寞、守不住清貧的人，很難在檔案工作崗位上工作長久。檔案工作者要淡泊名利，忠于職守，踏實工作，提高為檔案事業(yè)建功的責任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次要具有廣博的科學文化素質(zhì)。檔案工作者要善于學習，要熟悉政治、經(jīng)濟、文化、教育等現(xiàn)代社會科學領(lǐng)域各個方面的知識，要不斷地更新知識內(nèi)容、拓寬知識范圍、改善知識結(jié)構(gòu)，不斷提高語言組織能力、文字表達能力、邏輯思維能力和綜合概括能力。再次要具有精湛的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)。檔案工作者要熟練掌握檔案工作的方法，熟悉檔案工作的各種規(guī)章制度，精通檔案工作的各個方面，能夠靈活運用計算機等現(xiàn)代化設(shè)備和手段管理檔案。
（五）加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)
一是建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案動態(tài)管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將人事檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使員工檔案數(shù)據(jù)化、信息化，在檔案的查詢、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行無紙化操作。同時，檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，不僅能夠全面反映員工的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以紀錄員工工資、職級、學歷、崗位變動等動態(tài)信息，一旦員工基本情況發(fā)生變化時，可以隨時準確地將最新信息錄入微機，保證員工信息的時效性、真實性和準確性。
二是人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。要建立員工人事檔案局域網(wǎng)，在安全保密的基礎(chǔ)上，通過局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)結(jié)，實現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，保證各級領(lǐng)導根據(jù)不同的工作需要，隨時調(diào)閱所需檔案資料，從而提高信息利用的效率。
（六）加強人事檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)
按照相關(guān)條例規(guī)定，檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內(nèi)應設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等設(shè)施（要求：溫度l4℃～24℃，相對溫度45～65%），實行庫房、閱檔室、辦公室三室分開。同時要不斷改進檔案的保管方法和保護技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。據(jù)我了解，只有少數(shù)企業(yè)才能基本達到要求，大部分企業(yè)還需加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度，改善檔案管理的硬件設(shè)施，為提高人事檔案管理工作的質(zhì)量提供保障。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：新形勢 疾控中心 人事檔案管理
中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）12（c）-0162-02
由于我國人民生活水平的提高，對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提出更高的要求，加之疾控中心管理制度的改革及醫(yī)患關(guān)系變化等，疾控中心人事檔案管理工作也受到了一定的影響。當前，人們面臨著新的經(jīng)濟社會和醫(yī)療環(huán)境，因此也必須創(chuàng)新人事檔案管理模式，改變傳統(tǒng)管理模式中不適合時展要求的一部分，使疾控中心的人事檔案管理工作朝著更加健康長遠的方向發(fā)展。
1 疾控中心人事檔案現(xiàn)存問題
1.1 人事檔案管理模式僵化
由于檔案管理工作持續(xù)時間比較久，有著很長的發(fā)展歷史，所以管理模式也逐漸僵化，導致無法滿足用人單位的需求。檔案本應該是一個人終生活動的縮影，可以看到這個人的績效、能力、品德等發(fā)展的潛能[1]。人事檔案管理工作所沿用的依然是計劃經(jīng)濟時期的格局，大多是以靜態(tài)的方式進行管理和描述。當前正處于市場經(jīng)濟時代，檔案需要對一個人的道德和工作情況進行綜合記錄才可以為其以后提供更加全面的參考，但是當前的人事檔案顯然無法滿足這個要求。
1.2 人事檔案可信度不斷降低
人事檔案可信度降低主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，由于監(jiān)督不到位，個別人員在填寫檔案或者補充檔案的過程中出現(xiàn)弄虛作假、不嚴肅認真的態(tài)度，或者在給別人寫評語或者鑒定時有意扭曲事實；第二，檔案從業(yè)人員的素質(zhì)有待提高，不具備甄別檔案材料的能力，對于一些假的職稱、履歷和文憑等辨別不出來，致使這些假的內(nèi)容進入檔案中；第三，檔案在收集、傳遞、利用等環(huán)節(jié)出現(xiàn)變形、缺損、遺失等現(xiàn)象。
1.3 對個人的檔案無知情權(quán)
我國國內(nèi)的人事檔案管理一直采用內(nèi)向型的封閉管理模式，公共檔案更新率比較低，而個人檔案無法被個人所查閱[2]。在實際工作中，經(jīng)常會遇到當事人不知道自己某些情況，在要求查閱檔案的時候不被允許。這種制度與當前透明公開的現(xiàn)代法治精神是不符合的，而且很難對個人進行客觀評價，一些有偏見的東西甚至會給人的一生造成悲劇。
1.4 棄檔現(xiàn)象頻繁發(fā)生
隨著檔案數(shù)量不斷增多，不少地方出現(xiàn)了棄檔現(xiàn)象，人才流動速度加快，為了引進高層次、高學歷和高技能的人才，很多地方都開始出臺多樣化的優(yōu)惠政策，甚至有的單位為了消除高素質(zhì)人才的后顧之憂，幫助他們重建檔案，這些都是檔案管理工作過程中切實存在的問題。
2 疾控中心人事檔案管理出現(xiàn)問題的原因
針對疾控中心人事檔案管理工作中存在的問題，導致其產(chǎn)生的原因主要有：第一，未重視檔案的收集和整理工作。不少事業(yè)單位在進行人事檔案管理的過程中只關(guān)注中層和高管的人事檔案，對于普通人的檔案材料很少進行管理，我們不能忽視任何人的檔案，畢竟檔案是記錄其成長的材料更是單位的寶貴財物，人事部門應該按照規(guī)定收集齊全；第二，檔案整理不夠規(guī)范。人事檔案的整理需要耐心和細心，把個人材料歸檔是實現(xiàn)人事檔案規(guī)范化的基本前提，部分單位沒有對入檔材料進行嚴格把關(guān)，也未及時進行檔案的整理歸檔，這就導致不少檔案雖然已經(jīng)入檔，但是沒有嚴格按照相關(guān)要求進行分類處理，為檔案的利用帶來了不少問題。
3 新形勢下做好疾控中心人事檔案管理的措施
近幾年來公共衛(wèi)生事件發(fā)生概率逐漸增加，為了改變這一現(xiàn)狀，國家加大了對疾控工作績效考核的力度，對疾控中心的人事檔案管理提出更加嚴格的要求。疾控中心想要做好其他各項工作，必須要科學有效地進行人事檔案管理，為其他工作的順利開展提供堅實保障。針對疾控中心人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，可以從以下幾個方面出發(fā)進行解決。
3.1 提高人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)
檔案管理工作本就是技術(shù)性要求比較高的一項工作，現(xiàn)在隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化進程的推進，對檔案管理技術(shù)要求更高。其中包含對軟件系統(tǒng)的開發(fā)和應用、網(wǎng)絡(luò)風險防范、維護硬件系統(tǒng)等[3]。這些工作都需要比較專業(yè)的人才。當前我國疾控中心的不少人事檔案管理工作人員的學歷比較低，而且也缺乏必要的檔案管理知識。針對此種情況，疾控中心需要改變傳統(tǒng)的人事檔案管理工作理念，對相關(guān)的人員進行再教育和提供有針對性的培訓。另外還可以在人事檔案管理工作中使用輪崗制度，建立嚴格的考評制度，能者上不能者下。人事檔案管理部門內(nèi)部也可以定期舉辦一些有意義的活動，比如知識競賽活動、辯論賽活動等，通過各種形式的活動使人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)得到進一步提高。人事檔案管理部門還應該完善管理工作的軟硬件條件，為人事檔案管理工作的順利開展提供物質(zhì)保證。
3.2 豐富人事檔案管理模式
人事檔案管理工作的基礎(chǔ)是搜集和整理檔案，因此想要完善人事檔案管理工作制度需要完善搜集和整理檔案制度。此項制度的完善對于人事檔案整體價值的提升意義重大。長時間以來，疾控中心人事檔案的收集工作主要是依靠專門的檔案管理部門，單純地依靠檔案管理部門，效率并不高。所以在新的條件下，疾控中心各個部門都需要選派專門的檔案管理員，或者說每一個疾控中心的行政工作人員需要具備搜集檔案的意識和能力。專門的檔案管理人員最主要的任務是篩選和整理工作。與此同時，人事檔案管理工作也應該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的唯領(lǐng)導是從的觀念，管理流程要嚴格按照制度和規(guī)章。在這個過程中可以將收集和管理檔案的成果納入員工的綜合評價考核體系中，對于那些積極進行檔案搜集工作，要進行適當?shù)莫剟睿⑶壹{入年終考核中，這樣才可以激發(fā)員工參與檔案收集和整理的熱情。
3.3 推進人事檔案管理信息化進程
人事檔案管理過程中所沿用的傳統(tǒng)管理模式更加重視收集整理信息，對于檔案的深度利用還不夠。我們當前所的社會是信息化快速發(fā)展的社會，過去所使用的人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應新的時代條件。疾控中心工作的不斷推進和發(fā)展需要對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行綜合利用。因此，人事檔案管理與現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合也顯得十分有必要。要實現(xiàn)這一目的，需要對人事檔案管理工作進行現(xiàn)代化建設(shè)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展也為人事檔案管理工作提供了發(fā)展平臺和發(fā)展載體。對于疾控中心人事檔案管理工作而言，想要提高工作質(zhì)量和水平就必須要引入計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，添加更多高科技設(shè)備，進而利用計算機建立起專門的檔案信息數(shù)據(jù)庫。硬件設(shè)備按照要求可以考慮和購買相應的專業(yè)軟件。另外，計算機系統(tǒng)需要及時更新?lián)Q代，使檔案管理設(shè)備的維護與購置機制更加完善，這樣疾控中心人事檔案管理在收集相關(guān)信息、提供檔案服務的過程中才可以充分發(fā)揮其積極作用。
4 結(jié)語
當前我國公共醫(yī)療衛(wèi)生事件頻發(fā)，國家對相關(guān)工作加大監(jiān)督力度，這對疾控中心相關(guān)工作提出了更高要求。人事檔案管理工作作為疾控中心諸多工作中的重要組成部分，其順利開展和進行可以為其他工作提供保障，直接關(guān)系到疾控中心發(fā)展全局，所以各疾控中心必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理理念，積極采用現(xiàn)代化的管理手段和管理理念，促進疾控中心人事檔案管理工作的長遠發(fā)展。
參考文獻
[1] 馮雯棋.疾控中心人事檔案管理模式創(chuàng)新途徑探析[J]. 辦公室業(yè)務，2013（1）：65.
內(nèi)容摘要：人事檔案管理作為國有企業(yè)人力資源管理的主要方法，受到了越來越多的重視。然而，我國國有企業(yè)人事檔案管理方面還存在很多不足，需要進一步發(fā)展與完善。本文對此進行了探討。
關(guān)鍵詞：國有企業(yè) 人事檔案管理
國有企業(yè)人事檔案管理存在的問題
國有企業(yè)人事檔案管理制度還比較落后，檔案管理意識不強。國有企業(yè)普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品銷售、樹立企業(yè)形象上，而對檔案基礎(chǔ)工作的投入不夠，甚至片面地認為沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這就導致了國有企業(yè)人事檔案管理工作不健全，缺乏科學性、先進性，利用率低，且仍有很多國有企業(yè)的人事檔案管理還停留在經(jīng)營管理和手工階段，制約著人事檔案功能的發(fā)揮，越來越不能滿足現(xiàn)實工作的需要。
國有企業(yè)人事檔案內(nèi)容陳舊、簡單。目前，有不少國有企業(yè)的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，已不適應新形勢的發(fā)展。檔案記載的個人歷史材料較多，現(xiàn)實材料不全。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，會影響到國企員工的正常晉升與輪換。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料，而反映員工工作業(yè)績的材料卻沒有收集進來，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關(guān)信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內(nèi)容的完整、統(tǒng)一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。隨著我國社會主義人才市場的完善，國有企業(yè)的用人機制更加靈活，短期招聘、勞務用工的情況紛紛出現(xiàn)，國有企業(yè)往往忽視這些人員的檔案材料管理。
國有企業(yè)人事檔案管理不適應新時期的發(fā)展要求。在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息共享的社會中，國有企業(yè)人事檔案的管理手段明顯落后，不適應現(xiàn)代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權(quán)威性，導致人力資源的配置以及未來人力資源的供求缺乏有效依據(jù)。二是有的檔案轉(zhuǎn)遞不及時，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位。有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當成普通郵件寄送，不通過機要交通轉(zhuǎn)遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個人工作的發(fā)展，也不利于國有企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理。
國有企業(yè)人事檔案管理的改革和發(fā)展
（一）對國有企業(yè)人事檔案進行信息化管理
傳統(tǒng)的人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。國有企業(yè)人事檔案部門要努力創(chuàng)造條件，實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化，促進檔案信息的開發(fā)，提高人事檔案的利用價值和工作效率。將國有企業(yè)的職工的檔案信息輸入電腦分類管理，建立人力資源的電子網(wǎng)絡(luò)以及優(yōu)秀人才庫，利用計算機對人事檔案進行信息儲存，對于正式職工、短期聘用人員、勞務人員等分別進行編號并且管理，從而方便查找。
（二）對國有企業(yè)人事檔案進行動態(tài)管理
在人事檔案的收集上要及時、完整；在人事檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”的原則；人事檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；人事檔案的借閱應注意人事檔案的安全；人事檔案的更新應及時、準確、全面，尤其應注意對人事檔案的新內(nèi)容進行及時、主動的補充收集。建立企業(yè)的優(yōu)秀人才庫，對于各類具有專業(yè)技能證書及資質(zhì)的職工，分類錄入到優(yōu)秀人才庫中，這樣使國有企業(yè)在選拔和任用員工的時候，更高效便捷，從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。
（三）電子文件的整理與歸檔工作
做好電子文件的整理歸檔是提供企業(yè)人事檔案管理水平的需要。電子文件的出現(xiàn)，特別是企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)的應用，對企業(yè)檔案工作的影響不僅僅是信息載體的變化，更是一次觀念的轉(zhuǎn)變和管理模式的變革，也是提高企業(yè)檔案管理水平，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息效用的極好機遇。電子文件的運用，將沖破檔案工作與文件處理工作的界限，使文檔一體化管理進程加快。文件從形成到歸檔均可以利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行，大大提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益。
（四）加強對國有企業(yè)人事管理人員的培訓
要實現(xiàn)人事檔案的信息化、電子化管理，企業(yè)必須具有高素質(zhì)的檔案管理人才。人事檔案管理信息化、電子化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理者和者的角色轉(zhuǎn)換，要提供人事檔案管理人員的計算機應用能力，用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；人事檔案；措施
人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載個人經(jīng)歷、思想作風、能力、學歷、社會關(guān)系等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。它能為個人求職、單位求才提供動態(tài)、真實、有效的原始資料和數(shù)據(jù)，是重要的人事信息資源。
1. 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀
1.1醫(yī)院人事檔案材料不全，有的人事檔案內(nèi)容失真
材料齊全、內(nèi)容真實，是人事檔案真實性、準確性、完整性的體現(xiàn)。而現(xiàn)在有的檔案材料中，本該齊全的如：履歷表、學歷、職稱、工資表等材料不全，檔案內(nèi)容填寫的也不完整，有的甚至失真，如年齡、生日、畢業(yè)時間、參加工作時間、入黨時間、晉級時間等填寫的隨意性較大。究其原因：一是部分職工對人事檔案的認識不夠，他們認為自己近年來工作沒有太大的變化，填寫時能省則省，履歷表中的簡歷是從參加工作開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系則都沒有。還有一些如學歷、培訓、職稱等材料，一旦落入個人手中，他們就緊緊地放在自己身邊，認為這樣安全，用起來也更方便。二是分管人事的部門沒有將材料及時收集歸檔。一些醫(yī)院分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往身兼數(shù)職，于是只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，既不檢查填寫項目也不核實內(nèi)容的真實性，準確性，導致檔案中個人材料內(nèi)容不全，有的人事檔案內(nèi)容失真。
1.2醫(yī)院人事檔案管理模式封閉、方式單一、內(nèi)容單調(diào)陳舊、信息化程度不高
人事檔案是由單位的組織、人事部門實行全封閉的管理，除供領(lǐng)導或組織使用外，很少有人能看到屬于自己的檔案。現(xiàn)行的人事檔案都使用統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的分類、統(tǒng)一的保管方式進行管理，不能根據(jù)具體的情況分門別類地制定標準來管理。目前的人事檔案材料分為固定的十大類，內(nèi)容單調(diào)陳舊，根本反映不出個人的專長和特點，無法對當事人作出全面評價，無法滿足社會的需求和人事工作的需要。
1.3醫(yī)院人事檔案管理手段落后，信息資源不能共享
現(xiàn)行的人事檔案缺乏現(xiàn)代化管理，雖然現(xiàn)在已經(jīng)有人事檔案管理的軟件，但并沒有普及使用，而且很多版本內(nèi)容標準不統(tǒng)一，使得數(shù)據(jù)無法匯總，軟件之間不能相互兼容，信息資源不能共享。
1.4醫(yī)院檔案資料編撰宣傳少，社會利用率低
保存人事檔案，僅僅是人事檔案管理的手段，而不是目的。編撰檔案宣傳材料，提供給社會閱，使寶貴的檔案資料受益于社會，才是檔案管理的目的。但現(xiàn)在對醫(yī)院檔案資料的應用價值重視不夠，對檔案如何為醫(yī)院的醫(yī)療、科研、管理的目的不明確，人事檔案資料利用領(lǐng)域比較狹小，多數(shù)檔案僅具保存價值，不能很好地為醫(yī)院的醫(yī)、教、研、管服務，不能很好地發(fā)揮檔案信息資源服務于社會。
2 加強醫(yī)院人事檔案管理的措施
2.1領(lǐng)導重視是人事檔案管理的關(guān)鍵
根據(jù)當前實際，領(lǐng)導層首先應當高度重視人事檔案工作，定期對檔案管理進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時給予解決，并建立人事檔案管理達標升級考核機制，實行定量定性考核，分類分級指導，等級升降動態(tài)管理，進一步推進人事檔案規(guī)范化建設(shè)。
2.2加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)
隨著時代的發(fā)展，社會的變化、科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。首先，從事人事檔案工作的人員要具備熟悉人事工作，熟悉檔案工作、能應用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。其次，人事檔案工作是一項真實性、保密性很強的工作，工作人員必須堅持原則，不能隨意篡改、泄露檔案材料。第三、檔案人員要通過自學、業(yè)務培訓、經(jīng)驗交流、參加專家授課輔導或外出參觀學習，從而提高專業(yè)知識和管理水平。
2.3加強檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的真實性、準確性、完整性
首先，要轉(zhuǎn)變思想觀念，從思想上和行動上重視人事檔案的管理工作，認識人事檔案在人事工作中的基礎(chǔ)作用，清楚人事檔案的社會價值。其次，規(guī)范人事檔案的內(nèi)容，分類、檔案用品標準，對人事檔案材料的歸檔范圍、時間要有具體的要求，將側(cè)重點放在反映干部員工要作能力、工作業(yè)績等檔案材料上：檔案管理人員在接收人事檔案材料時要嚴格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都要嚴格要求，拒收不規(guī)范的檔案材料和缺公章、少簽字的材料。第三，建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機制，加強與部門的溝通，及時追補和不斷補充新的材料，力爭檔案資料能夠反映出最新、最全的個人檔案信息。保證檔案材料形成規(guī)范真實、收集齊全、歸檔及時。
2.4建立健全人事檔案工作制度
人事檔案管理是一個動態(tài)過程，在人事檔案材料的收集補充，檔案材料的鑒別，檔案的移交和轉(zhuǎn)遞，檔案的登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的規(guī)章制度，并在實際工作中不斷完善，以保證人事工作的政策性、紀律性，人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整、歸檔材料的真實性和精煉，避免有人無檔，有檔無人的現(xiàn)象發(fā)生。
2.5強化服務意識，提高人事檔案社會利用率
人事檔案管理的最終目的就是使檔案材料得到充分利用。因此，檔案管理人員要強化三個意識。首先，強化檔案利用意識。檔案的管理不僅是收集、整理、保管，更重要的是如何開發(fā)利用，醫(yī)院檔案室應對現(xiàn)有檔案進行歸檔整理，編寫出一些適合利用者查閱的編研材料。其次，強化檔案的開放意識。將編研材料整理成冊編寫出目錄，提高查閱速度，便于閱檔。第三、強化檔案服務意識。將被動服務改為主動服務，隨時了解工作動向，及時掌握有關(guān)需求信息，不斷提高工作效率，使人事檔案的利用率得到提高。
2.6加強人事檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)
一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，另一方面，還要在庫房內(nèi)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。庫房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。
2.7充分利用現(xiàn)代化技術(shù)進行醫(yī)院人事檔案的管理
要不斷完善醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理工作，積極采用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，應用計算機管理軟件，建立科學有效的人事檔案存儲和檢索工具，更有效地實現(xiàn)人事檔案資源的科學配置和利用。這樣，既能保證醫(yī)院在進行人才培養(yǎng)、干部（下轉(zhuǎn)第31頁）（上接第30頁）聘任、職稱晉升等方面實現(xiàn)科學化、公平化管理，做到人盡其才，而且能夠為醫(yī)院進行人事資源整體調(diào)配，充分發(fā)揮人事資源優(yōu)勢，為醫(yī)院快速發(fā)展提供堅實的人力資源支持。
2.8加快現(xiàn)有人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，推進資源共享
傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大、效率低，費時費力。人事檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)信息化后，檔案管理更多地體現(xiàn)自動化，實時化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復利用。在局域網(wǎng)內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，從而使庫房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。
3 結(jié)論
綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理是為醫(yī)院人力資源管理和利用創(chuàng)造條件，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息支持的重要活動，在醫(yī)院人才開發(fā)中起到了“信息庫”的重要作用。因此，在人事檔案管理中，務必做到人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，來增強檔案管理工作活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著進一步的發(fā)展。
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【關(guān)鍵詞】規(guī)范；員工；檔案管理；提升員工素質(zhì)
隨著人力資源的學歷教育與社會培訓的進一步推廣與加強，社會經(jīng)濟的日益多樣化與不斷的發(fā)展，企業(yè)對人力資源的需求也在不斷的增加，企業(yè)員工進一步的增加，為了規(guī)范管理本企業(yè)的員工，促進企業(yè)員工合理分配，建立和規(guī)范企業(yè)員工檔案管理，以提高人力資源的使用效益與合理流動。
一、新員工的檔案管理
（一）學歷教育畢業(yè)后初次參加工作的員工的檔案管理
1、填寫新員工的入職申請表
新聘用員工報到應到人事部門辦理以下手續(xù)：（1）如實填寫《員工登記表》等相關(guān)表格；（2）核對并遞交學歷證書和專業(yè)資格證書的原件及復印件；（3）核對并遞交身份證原件及復印件，當?shù)卣?guī)定的各類就業(yè)證件原件及復印件，各項社會保障的轉(zhuǎn)移手續(xù)；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續(xù)。
2、簽署勞動合同及確定試用時間
新聘用員工報到手續(xù)辦理完畢后，公司與其簽署勞動合同，以正式確認并保證雙方在聘用過程中的權(quán)利和義務。
（1）勞動合同期限為有固定期限勞動合同（期限至少為1年）；（2）勞動合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續(xù)約的，應續(xù)簽勞動合同書。
3、接收從學歷教育學校轉(zhuǎn)來的員工檔案并進行登記管理
（二）從本企業(yè)以外的單位調(diào)入的員工的檔案管理
1、填寫新員工的入職申請表
（1）如實填寫《員工登記表》等相關(guān)表格；（2）核對并遞交學歷證書和專業(yè)資格證書的原件及復印件；（3）核對并遞交身份證原件及復印件，當?shù)卣?guī)定的各類就業(yè)證件原件及復印件，各項社會保障的轉(zhuǎn)移手續(xù)；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續(xù)；（6）與原單位解除勞動關(guān)系的證明文件。
2、簽署勞動合同及確定試用時間
新聘用員工報到手續(xù)辦理完畢后，公司與其簽署勞動合同，以正式確認并保證雙方在聘用過程中的權(quán)利和義務。
（1）勞動合同期限為有固定期限勞動合同（期限至少為1年）；（2）勞動合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續(xù)約的，應續(xù)簽勞動合同書。
3、接收從其他單位轉(zhuǎn)來的員工檔案并進行整理歸類
凡新入公司員工，在辦理進入公司手續(xù)后，由人力資源部對應歸檔的材料做好累積工作，并及時整理裝訂進入員工檔案袋。
二、轉(zhuǎn)正后的員工檔案管理
為規(guī)范公司員工的轉(zhuǎn)正程序，做到既有章可循又保證轉(zhuǎn)正考核流程的良好實施，特規(guī)定：轉(zhuǎn)正員工的人事檔案初級建立必須具備：員工登記表、身份證復印件、學歷證復印件、員工轉(zhuǎn)正申請表、員工轉(zhuǎn)正考核鑒定表、員工轉(zhuǎn)正通知書、勞動合同書。員工必須具備以上檔案內(nèi)容、人事部方可為其建立企業(yè)員工人事檔案，缺以上任何一項者將影響轉(zhuǎn)正。
人事處負責公司人員的轉(zhuǎn)正手續(xù)的辦理、審核并通知財務對轉(zhuǎn)正人員做出薪資待遇標準的調(diào)整。相關(guān)部門負責新入職人員試用期間對其進行在崗培訓及轉(zhuǎn)正人員的初步審核。符合轉(zhuǎn)正條件的員工需提前一周到人事處領(lǐng)取《員工轉(zhuǎn)正申請表》并認真填寫，報于部門負責人審核，部門負責人全面了解試用期內(nèi)員工工作情況及需求，如實評價員工的個人鑒定，指出員工的缺點與不足，并提出改善建議并簽署是否同意轉(zhuǎn)正的意見。轉(zhuǎn)正材料簽批后轉(zhuǎn)人事處，由人事處審核并提交符合規(guī)定的轉(zhuǎn)正人員信息給財務部以調(diào)整員工薪資用。
各種任免、出國、離退休等材料辦理完畢后，各種獎勵、處分材料報批后，入黨、入團材料在批準轉(zhuǎn)正后，由各主管部門及時向檔案管理員移交歸檔。
（一）分類別、分部門進行對檔案進行管理
檔案管理員應對管理檔案及時進行更新、存檔、維護，以確保人事檔案的可追溯性。員工人事檔案由人事部專人負責保管、整理。任何人不得以任何名義私自查閱人事檔案資料。因特殊原因需查閱檔案時，必須經(jīng)人事處及分管領(lǐng)導批準，并登記查閱原因說明，方可查閱。檔案保管員只給其提供與查閱原因相關(guān)部分的檔案內(nèi)容。查閱檔案人對被查閱檔案資料負保密責任。
（二）轉(zhuǎn)遞人事檔案注意做好保密工作
轉(zhuǎn)遞人事檔案時，必須按照規(guī)定格式嚴密包裝，貼牢封條并加蓋密封章，按人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單項目認真進行發(fā)文登記，通過機要交通轉(zhuǎn)遞，并要求經(jīng)辦人簽字。轉(zhuǎn)遞出本公司的檔案，若一個月沒有收到回執(zhí)，經(jīng)辦人要及時查詢，以防丟失。轉(zhuǎn)遞人事檔案材料通知單分為通知單及通知單存根，寄出時用復寫紙?zhí)顚懀盏交貓?zhí)后，將回執(zhí)貼于存根回執(zhí)處，并做相應登記。人事檔案正式轉(zhuǎn)出時，必須在檔案目錄上及時注明寄出時間、地點、單位及經(jīng)辦人。
（三）臨時人員寄存的檔案管理（代管檔案管理）
員工離職時均不允許帶走個人人事檔案，離職員工檔案在離職滿三年后，在與企業(yè)無任何糾紛條件下經(jīng)本人同意后銷毀或寄還本人。
三、加強檔案管理對企業(yè)人才合理管理與流動的好處與作用
（一）有利于企業(yè)內(nèi)部人力資源發(fā)揮效益
企業(yè)人事檔案管理能夠直接反映出企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，企業(yè)的人力資源管理者可以通過對人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業(yè)員工的數(shù)量、年齡、學歷、工齡、專長等基本情況；企業(yè)的人事檔案管理還能夠為企業(yè)的人力資源配備提供重要依據(jù)，通過對企業(yè)人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業(yè)的發(fā)展水平。企業(yè)管理者還可以通過將人事檔案的動態(tài)變化與企業(yè)的發(fā)展狀況結(jié)合一起進行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對企業(yè)的發(fā)展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進；企業(yè)的人事檔案管理還可為企業(yè)的人力資源開發(fā)提供依據(jù)，企業(yè)在發(fā)展過程中，必然需要充足的人力資源來作為保障，單獨依靠大規(guī)模的引進人才不但耗時，還會消耗大量的財力。企業(yè)可以通過現(xiàn)有的人力資源進行深入的開發(fā)，以滿足企業(yè)的發(fā)展需要，而充分利用企業(yè)的人事檔案來選人、用人則是最為合理且有利的方法。
（二）企業(yè)人事檔案管理對企業(yè)的重要性
企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)對人才的基本情況進行了解和掌握的基本依據(jù)。對于企業(yè)而言，把好人才的進出關(guān)、做到人才的選用工作、全面了解員工特長，通常采取的辦法就是通過查閱人事檔案，對人事檔案材料中所記錄的個人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務水平等基本情況進行了解，然后進行用人分析和確定。而在企業(yè)的內(nèi)部考核上，企業(yè)可以通過對員工的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等情況的檔案材料匯總，來作為考核的重要依據(jù)。人事檔案管理可以為企業(yè)制定用人計劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。所以說，企業(yè)認真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠為現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠為企業(yè)的人事數(shù)據(jù)和信息管理提供依據(jù)，進而為企業(yè)的人力資源規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。
（三）企業(yè)人事檔案管理對個人的重要性
對于個人來說，不管是調(diào)動工作、評定職稱、調(diào)整工資，還是入黨或者離職等，所有手續(xù)和證明都會以檔案的形式進行保存，并成為其審核的重要依據(jù)。企業(yè)的人事檔案就是每位員工的歷史實踐證明，并通過職業(yè)生涯進行不斷的補充。近年來，國家的各項改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強人事檔案管理也成為當今企業(yè)管理的重要工作任務。比如國家退休待遇調(diào)整以后，一些具有高級職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進行職稱和工齡材料的確認。這就需要人事檔案來作為依據(jù)。所以說，加強人事檔案管理在現(xiàn)代的企業(yè)人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發(fā)揮重要的作用。
（四）改進檔案管理的傳統(tǒng)模式，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)服務。人力資源檔案管理，必須適應現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，積極擴展管理職能，利用現(xiàn)代計算機技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)，使人力資源檔案管理工作真正適應企業(yè)地發(fā)展需要，為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提供有力的堅強保障。現(xiàn)階段在經(jīng)濟改革浪潮的不斷沖擊下，企業(yè)往往將創(chuàng)造經(jīng)濟效益放在了企業(yè)工作的重點上，而對人事檔案的管理卻重視不足。目前我國大部分企業(yè)的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內(nèi)容不齊全、不真實、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊伍建設(shè)不到位等問題。企業(yè)要想實現(xiàn)人力資源的良性發(fā)展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問題，采取有效措施來加強對人事檔案的管理工作。
1.利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法
充分利用現(xiàn)代化的管理手段為了提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，應該充分利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法，進而實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)化、程序化和規(guī)范化。利用現(xiàn)代的管理設(shè)備，實現(xiàn)信息化管理，使人事檔案管理數(shù)據(jù)能夠通過計算機進行記錄、存儲、查詢、分析。采用先進的存儲設(shè)備的管理軟件，以保證人事檔案數(shù)據(jù)的準確性、完整性和規(guī)范性。積極借鑒先進的管理方法，使人事檔案管理更加科學、合理，保證人事檔案管理與企業(yè)發(fā)展相適應。使現(xiàn)代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應用。
2.健全管理體制，保證人事檔案的真實性
企業(yè)應該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進而完善其管理體制。企業(yè)要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽取人事檔案工作的匯報。制定嚴格的材料鑒別和調(diào)查制度，確保每份資料的真實性；對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應該做好人事檔案的利用和轉(zhuǎn)遞工作，嚴格執(zhí)行工作任務，使企業(yè)的人事檔案管理實現(xiàn)制度化、標準化。
3.加強人事檔案管理隊伍建設(shè)
管理隊伍是企業(yè)發(fā)展的核心力量，檔案管理隊伍的建設(shè)也同樣具有重要的作用。高素質(zhì)的檔案管理隊伍，不但是人事檔案管理自身的需要，也是企業(yè)人事制度改革的重要任務。企業(yè)的人事管理隊伍應該具有過硬的業(yè)務技能和合理的知識結(jié)構(gòu)體系。從大的方面來講，企業(yè)人事檔案管理人員應該不斷學習和了解國家人事制度改革的文件，及時掌握黨的方針政策；從小的方面來講，人事檔案管理人員應該熟悉相關(guān)的人事管理工作業(yè)務，熟練掌握工作流程和現(xiàn)代化的管理技術(shù)，進而保證人事檔案隊伍的整體素質(zhì)。
新時期加強企業(yè)的人事檔案管理，不但是企業(yè)內(nèi)部人事管理的需要，也是企業(yè)謀求長期發(fā)展，提高核心競爭力的需要。加強企業(yè)的人事檔案管理不但要意識到管理中的缺陷，還要正視這種缺陷，并采取積極的措施來克制這種缺陷，進而使人事檔案管理完善化和科學化。
參考文獻：
[1]四川路橋通錦房地產(chǎn)開發(fā)有限公司人力資源管理制度匯編.
