時間：2022-10-30 19:09:15
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇文書檔案管理，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
近年來，隨著信息化進程的不斷加快，機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作也在漸漸創(chuàng)新，創(chuàng)新后的文書檔案管理工作，不僅優(yōu)化了檔案管理質(zhì)量，而且還能促進機關(guān)事業(yè)單位有序運行。本文分析了文書檔案在信息化背景中存在的管理問題，針對問題探究信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑。
【關(guān)鍵詞】
信息化；文書檔案；管理；創(chuàng)新
文書檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位經(jīng)營管理工作的主要內(nèi)容，做好文書檔案管理工作，有利于優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位整體管理效果。但是，在信息化背景中，文書檔案在實際管理中存在一定問題，進而降低了檔案管理效率，影響了機關(guān)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展。由此可見，本文探究信息化背景中該工作的創(chuàng)新，具有重要性和迫切性。
一、文書檔案在信息化背景中存在的管理問題
（一）管理觀念淡薄。由于文書檔案是機關(guān)事業(yè)單位檔案的基本組成部分，利用信息化技術(shù)管理文書檔案，這不僅會提升檔案管理水平，還會提高檔案管理效率。但是，機關(guān)事業(yè)單位的大部分領(lǐng)導(dǎo)者在淡薄文書檔案管理觀念的引導(dǎo)下，經(jīng)常出現(xiàn)各種工作問題，并且對于發(fā)生的工作問題不能合理解決、高效處理，進而浪費了不必要的工作時間，弱化了檔案管理優(yōu)勢。（二）管理流程復(fù)雜。傳統(tǒng)人員參與文書檔案管理的現(xiàn)象較為常見，工作人員操作先進信息設(shè)備的過程中，由于自身專業(yè)知識不足、設(shè)備操作經(jīng)驗有限，進而造成對信息設(shè)備的掌握不熟練和運用率不高，工作人員只能按照傳統(tǒng)流程進行檔案管理，這不僅延長了管理時間，而且還浪費了信息設(shè)備資源，導(dǎo)致文書檔案管理效率得不到提高，影響了機關(guān)事業(yè)單位管理的整體進程。（三）管理保密性較低。由于電子文本資料分類形式眾多，對多樣性文本資料管理的過程中，存在一定的信息泄露風(fēng)險，進而降低了管理保密性。與紙質(zhì)文書檔案相比，這種類型的檔案存在一定改動可能，并且改動的文書檔案不易被發(fā)現(xiàn)和察覺，這在一定程度上降低了檔案的真實性，如果錯誤檔案信息被用于工作需要，那么工作質(zhì)量也會大大降低，導(dǎo)致后續(xù)工作出現(xiàn)些許問題。
二、信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑
文書檔案工作具有明顯的服務(wù)性，信息化時代中創(chuàng)新工作形式、改變工作手段，有利于縮短工作時間、提高規(guī)定時間內(nèi)的工作效果。（一）強化管理認識。通過加強文書檔案信息化管理認識來開展實際的文書檔案管理工作，即借助信息技術(shù)進行檔案管理，并以先進思想指導(dǎo)檔案管理工作，在發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)文書檔案管理信息化。所以，無論是機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者還是工作人員首先要強化對該項工作的認識，提高對這項工作的重視程度，將其納入機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的一部分，在先進思想的引導(dǎo)下，促進文書檔案管理工作順利進行、有序開展。在強化認識的同時，還應(yīng)適當(dāng)投入文書檔案管理建設(shè)資金，加大先進設(shè)備的引進和使用，以此實現(xiàn)文書檔案管理的合理分類和秩序整理，促進文書檔案向信息化方向發(fā)展。（二）構(gòu)建科學(xué)化管理平臺。之所以要對文書檔案進行科學(xué)管理，主要是為了充分發(fā)揮檔案資源的利用價值，實現(xiàn)檔案信息的全面挖掘。爭取在內(nèi)容上不斷豐富、服務(wù)上不斷優(yōu)化、技術(shù)上持續(xù)提高，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢以及媒體優(yōu)勢，進而提高檔案信息的利用率。因此，機關(guān)事業(yè)單位要構(gòu)建科學(xué)化管理平臺，通過平臺對文書檔案規(guī)范搜集、整理、分析和應(yīng)用，此外還能通過平臺實現(xiàn)文書檔案的在線閱讀、信息整合、信息庫建立、檔案銷毀以及庫房管理等豐富。在文書檔案信息系統(tǒng)方面，要做好三方面工作，分別是檔案加工系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)以及保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)：在結(jié)合文書情況的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案加工設(shè)計，形成完善的加工系統(tǒng)，該系統(tǒng)主要提供信息查詢、文件處理等幫助，以此減輕工作人員的工作任務(wù)，合理分配管理時間。存儲系統(tǒng)：信息化設(shè)備能夠在文書檔案數(shù)據(jù)庫建立中發(fā)揮積極作用，通過數(shù)據(jù)庫將文書檔案妥善存儲。同時，還能實現(xiàn)檔案便捷化檢索。此外，還能確保檔案格式統(tǒng)一化、規(guī)范化，進而發(fā)揮檔案信息利用率。保密系統(tǒng)：專業(yè)人員將精心設(shè)計后的軟件應(yīng)用于文書檔案資料分類管理工作中，同時對其進行相應(yīng)的權(quán)限設(shè)置，確保文書檔案信息的安全性和保密性，在此基礎(chǔ)上進行檔案信息共享和應(yīng)用。（三）成立高素質(zhì)管理隊伍。文書檔案管理者是確保管理工作有序進行的主體，為了實現(xiàn)文書檔案的信息化，有必要成立高素質(zhì)管理隊伍，在這一隊伍的帶動下，提高文書檔案工作的準(zhǔn)確性，促進文書檔案管理工作規(guī)范化進行。與此同時，機關(guān)事業(yè)單位定期對文書檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，聘請專業(yè)教師開展具體的培訓(xùn)工作，使員工在實際檔案管理工作中規(guī)范工作行為、端正工作態(tài)度，提高工作人員對先進設(shè)備的掌握能力和運用能力，提高工作人員對先進設(shè)備的應(yīng)用率。除此之外，有條件的機關(guān)事業(yè)單位還可以為員工提供外出實踐機會，通過實踐借鑒文書檔案管理的經(jīng)驗，提高工作人員自身的工作素質(zhì)和工作能力，開闊工作人員的視野，進而會促使員工在文書檔案管理的過程中不斷積累經(jīng)驗，增強工作責(zé)任感，減少工作失誤。
三、結(jié)論
綜上所述，文書檔案管理工作在信息化背景中，通過強化管理認識、構(gòu)建科學(xué)化管理平臺以及成立高素質(zhì)管理隊伍等措施開展工作內(nèi)容，這不僅能夠提升文書檔案管理的數(shù)字化水平，而且還會提升檔案信息資源使用率，進而優(yōu)化檔案信息管理工作效果。這對于檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。
【參考文獻】
[1]曹建波.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].蘭臺世界,2014(S6):1+4.
[2]林李霞.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(03):154-155.
1、PDCA循環(huán)原理
PDCA循環(huán)是美國管理學(xué)專家戴明提出的著名理論，P(Plan計劃):根據(jù)任務(wù)的目標(biāo)和要求，制定科學(xué)的計劃;D(Do執(zhí)行):進行具體運作，實施計劃;C(Check檢查):對管理的結(jié)果進行系統(tǒng)的總結(jié)和評價:A(Action行動):在結(jié)果評估時總會出現(xiàn)各種問題，必須采取有關(guān)的措施進行改進。在每一次的循環(huán)過程中舊的內(nèi)容都會被新的所替代，逐漸一些問題就得到了解決，管理的水平也逐漸地提高。從實質(zhì)上來說，每一次的循環(huán)，都是處理水平的升華，從而促使整體的水平不斷地在改進中優(yōu)化、升級，從而滿足新的需求。從上面的分析中可以看到，PDCA循環(huán)并不是原地周而復(fù)始的運轉(zhuǎn)，而是螺旋式上升的運轉(zhuǎn)，然后一環(huán)扣一環(huán)，互相制約，互為補充，因此PDCA循環(huán)又稱為質(zhì)量環(huán)。
2、醫(yī)院文書檔案管理的內(nèi)涵
醫(yī)院文書檔案是由醫(yī)院在日常行政往來、管理工作中形成的公文轉(zhuǎn)變而來，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院重大事件、重要活動的原始資料記載，具有參考、憑證作用。對醫(yī)院的進一步發(fā)展具有十分重要的價值。就醫(yī)院本身來說檔案管理構(gòu)成了其存在的基礎(chǔ)，也是醫(yī)院辦公室的基礎(chǔ)文案。包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等一系列銜接有序的行為或過程。隨著醫(yī)院的發(fā)展，文書檔案管理在醫(yī)院管理中的作用日益提升，文書檔案的管理體現(xiàn)了整個醫(yī)院的基礎(chǔ)管理水平。
3、醫(yī)院文書檔案管理中實踐PDCA循環(huán)理論
P———計劃階段:1、就文書檔案管理工作而言，要促使文書檔案能夠從整體上反映出醫(yī)院的實際運行和管理的有關(guān)情況，對于這些文件需要進行妥善的保管。最首要的任務(wù)就是建立起一套規(guī)章制度，從規(guī)章制度上入手，逐漸完善相應(yīng)的體系建設(shè)工作，促使文書檔案管理工作向著正規(guī)化、人性化的方向逐步發(fā)展。2、對于醫(yī)院文書檔案管理過程中來說，涉及的最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)的工作就是對各種文案進行收集并歸檔。在工作中確定文書檔案的歸檔的總體范圍是文書檔案保管的基礎(chǔ)。在實際管理過程中確定文書檔案的歸檔范圍可以有效地促進管理效率的提升，也保障了管理的質(zhì)量。(1)設(shè)定歸檔方針。在文書檔案的管理過程中需要確立一個合理的歸檔方針，歸檔方針的確立必須以文書檔案的自身特征以及形成的方式為基準(zhǔn)點。實踐中各個科室的檔案是不同的，必須形成科學(xué)合理的歸檔方針。在平時還要加強不同科室間的交流，從而不斷對歸檔范圍進行修繕。(2)文書檔案收集。完成第一步的工作以后，就要依據(jù)前面的方針進行文書檔案的收集工作，在收集的過程中管理的人員一定要本著認真、負責(zé)的態(tài)度進行。在收集的過程中一定要將各個科室的資料進行嚴格的分類統(tǒng)計，還要保證資料不能有缺失。(3)合理確定分類。之所以進行文書檔案的分類，就是為了不斷提高工作的質(zhì)量。因此，在進行檔案的分類過程中一定要依據(jù)各個科室的實際情況進行。由于部分科室之間的文書檔案會存在交集，對于這類文書檔案要合理地進行區(qū)分，避免出現(xiàn)混淆現(xiàn)象，從而影響到以后的文書檔案的使用。3、除了完善規(guī)章制度，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，還要逐步制定檔案人員的培訓(xùn)計劃和培養(yǎng)方案，提高檔案管理的專業(yè)技能，使檔案人員的業(yè)務(wù)水平不斷更新，以便跟上檔案發(fā)展的步伐。
4、最后再確定引進專業(yè)設(shè)備計劃，完善現(xiàn)有辦公自動化程序，升級檔案管理系統(tǒng)，逐步提高硬件基礎(chǔ)設(shè)施
D———實施階段:1、醫(yī)院根據(jù)《國家檔案局8號令》、《江蘇省歸檔文件整理規(guī)則》、《江蘇省檔案管理條例》等文件精神，為了保證文書檔案具有一定的安全性，文書檔案管理部門對現(xiàn)有的規(guī)范性文件進行了整理和篩選，逐步制定出了有關(guān)的文件，比如說《檔案室管理制度》、《文書檔案整理制度》、《保密制度》、《檔案借閱制度》，禁止醫(yī)院的文書檔案內(nèi)部局域網(wǎng)與外網(wǎng)連接，確保文書檔案管理系統(tǒng)的可控性、可靠性和安全性，用嚴密、規(guī)范、科學(xué)的制度來確保文書檔案系統(tǒng)的可靠運行。明確相應(yīng)的崗位職責(zé)，并將這些制度納入醫(yī)院《制度匯編》，為程序化操作提供了制度保障和依據(jù)。2、文書檔案業(yè)務(wù)流程是基礎(chǔ)工作，強化檔案工作流程的規(guī)范性、可及性，包括以下三個方面:(1)規(guī)范檔案整理。在實踐過程中，文書檔案管理部門的人員應(yīng)該根據(jù)文書檔案的有關(guān)年限最好本年度的文書整理工作，在整理的過程中要保證文書檔案的完整性，不能出現(xiàn)缺失、遺漏。在整理的過程中也要按照文書檔案的內(nèi)在價值進行合理的分類。(2)檔案及時歸檔。要定期對文書資料歸檔，嚴防丟失。及時整理填充文書檔案，做到文書檔案分類準(zhǔn)確、材料齊全、外觀整齊。(3)檔案銷毀的嚴密性。文書檔案具有一定的價值，對于這類文書檔案超過一定的保存期限后應(yīng)該進行及時的銷毀處理，在實際處理的過程中。管理部門的人員應(yīng)該對需要銷毀的文書檔案進行統(tǒng)計，列出清單，交由有關(guān)部門進行審批，應(yīng)當(dāng)派員進行銷毀過程的規(guī)范性的監(jiān)督，銷毀后在文書檔案目錄上刪除。3、后期的學(xué)習(xí)也是文書檔案工作質(zhì)量不斷提高的重要保障。在管理的過程中首先要確立文書檔案的管理理念，培養(yǎng)具有管理意識的管理人員;過去很多的文書檔案管理人員認為文書檔案管理可有可無，導(dǎo)致文書檔案出現(xiàn)了很多的問題。因此，要逐漸促使管理人員提搞文書檔案管理的重要性認識。對文書檔案管理人員的專業(yè)知識的培訓(xùn)也十分重要，在平時過程中，應(yīng)該多派一些管理人員取先進的單位學(xué)習(xí)和進修。通過進修不但提升自己的能力，還發(fā)現(xiàn)本單位文書檔案管理工作存在的不足。4、有效的硬件保障是實現(xiàn)文書檔案管理的前提。文書檔案的過程中離不開相關(guān)的設(shè)備，在設(shè)備方面一定要和時代相適應(yīng)，能夠滿足日常的文書檔案管理工作的需要。辦公自動化系統(tǒng)是目前文書檔案管理中常用的計算機軟件，沒有引進的醫(yī)院應(yīng)該加快引進的步伐，用自動化來提升文書檔案管理的水平，從而將文書管理工作落到實處。C———檢查階段:在實踐過程中為了避免出現(xiàn)規(guī)章和操作相違背的現(xiàn)象，應(yīng)該進行有效的監(jiān)督和管理，避免不良現(xiàn)象的出現(xiàn)。本文建議在文書檔案管理的過程中可以建立一支專門的文書檔案管理隊伍，這支隊伍可以由醫(yī)院各科室負責(zé)人員和文書檔案管理部門的人員按照一定的比例組成。在制定一系列文書檔案監(jiān)督管理措施與方案的基礎(chǔ)上，積極開展抽查、摸查。對整個文書檔案管理的過程實施監(jiān)督。A———總結(jié)和反饋:總結(jié)和反饋工作是十分重要的，是整個工作是否成功的體現(xiàn)。在文書檔案管理的過程中，需要經(jīng)常組織專門的總結(jié)會議。針對在檢查中出現(xiàn)的問題，進行探討。找出出現(xiàn)這些問題的主要原因，研究如何解決這些問題。從而促使文書檔案管理能夠逐漸向著規(guī)范化邁進。同時，要將沒有解決的問題輸入下一階段研究。在文書檔案管理的過程中，只有遵循PDCA的基本原則，才能促使管理質(zhì)量實現(xiàn)螺旋式的上升。
作者：郭云 單位：鹽城市第一人民醫(yī)院
【關(guān)鍵詞】文書檔案 檔案管理
一、做好文書檔案管理工作的重要性
文書檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。所以，要充分認識到文書檔案管理工作的重要性。特別是在新時期醫(yī)療改革發(fā)展中，管好用好文書檔案，對醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展起著重要的作用。
1.文書檔案具有憑證作用。文書檔案是歷史的真賃實據(jù)，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。文書檔案之所以具有憑證作用，是由其形成的特點和本身的特點所決定的。因為，文書檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀性。所以，文書檔案是令人信服的歷史證據(jù)。醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院歷史原貌的真實反映，其涉及醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理、公共衛(wèi)生等各項工作及活動情況，包含醫(yī)院各項工作活動的原始記錄，各種規(guī)章制度的管理文件，以及上級部門對醫(yī)院各項工作的規(guī)范要求和批復(fù)文件，為醫(yī)院各項日常管理及臨床科研提供必要的依據(jù)。同時，從文書檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了文書檔案是確鑿的真憑實據(jù)。
2.文書檔案具有參考作用。文書檔案是國家檔案的重要組成部分，作為一種歷史記錄，不僅具備憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。在醫(yī)院建設(shè)中醫(yī)院文書檔案的重要作用也突顯出來，如編寫醫(yī)院志史、制度匯編、制作活動展板都離不開醫(yī)院文書檔案的查閱，甚至是某些重要決策也提供了重要參考依據(jù)。這是因為文書檔案不僅真實地記錄和反映了社會實踐活動的濃度，而且，也反映了實踐活動的廣度，為人們認識自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗。
二、當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題
1.對文書管理工作不夠重視，收集不完整。文書檔案工作不易體現(xiàn)其成績，因此使單位領(lǐng)導(dǎo)不大愿意投入更多和關(guān)注，“重醫(yī)療、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書檔案工作，在收集文件資料時往往不太配合和協(xié)作，一些科室覺得自己留檔方便工作，致使文書檔案的收集難以完整，進而影響到文書檔案管理工作的開展。
2.文書檔案管理不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)為檔號不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重等情況。
3.文書檔案管理人員專業(yè)能力偏低。目前，單位雖然有了穩(wěn)定而發(fā)展的檔案人員，但文書檔案管理隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進入信息化時代以來，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般都只重視醫(yī)療技術(shù)人員的教育培訓(xùn)，卻忽視了對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而有些還是兼職檔案員，缺少專業(yè)的檔案管理知識，嚴重影響到醫(yī)院文書檔案管理水平的提高。
三、新時期做好文書檔案管理工作的對策和措施
1. 加強文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高
文書檔案人員的專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理水平的一個重要因素。因此加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)，讓他們參加各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識，學(xué)習(xí)新技術(shù)，學(xué)習(xí)檔案管理的新方法，更新觀念，使專業(yè)知識得到提高和更新，改變知識老化和知識面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時俱進地搞好文書檔案管理工作。
2.文書規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)
公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動化迅速發(fā)展的今天，這種關(guān)系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時來做。因此文書工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接，做到把文書工作與檔案管理有機地聯(lián)系起來。比如平時對文件的鑒定、分類以及歸檔編號等，在文件形成之初就已經(jīng)確定并做登記，且檔案管理的相關(guān)工作都已經(jīng)完成。這樣不僅減少了工作環(huán)節(jié)，避免了重復(fù)勞動，降低了差錯，同時也保證了文書和檔案的統(tǒng)一及協(xié)調(diào)，提高了辦公效率。
3. 進一步完善文書檔案管理制度
檔案制度的健全與否關(guān)系著文書檔案管理工作的發(fā)展，健全的檔案管理制度是醫(yī)院開展文書檔案管理工作的準(zhǔn)則和保證。既要根據(jù)形勢發(fā)展的需要，對已經(jīng)過時的制度規(guī)范進行修訂，又要盡快制定補充原來欠缺的檔案管理制度。
4.如何做好文書檔案管理積累工作和細節(jié)工作
平時積累是做好文書檔案管理工作的有效途徑。檔案材料的收集工作是文書檔案管理中的重點，是整個文檔整理中最重要的第一環(huán)節(jié)。所以注重平時的收集整理，這對歸檔工作起到事半功倍的效果。另一方面做好細節(jié)工作，主要從訂制度、選好人、詳記錄、分好類、備好案、存好檔、易查閱這幾方面入手，只要從這幾方面把好細節(jié)關(guān)，才能將文書檔案管理工作做好，從而保證文書檔案工作的順利進行。
5. 加快推進文書檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)
應(yīng)用計算機技術(shù)，加快文書檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進程。將計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運用檔案信息資源的處置、保存和管理活動中，提高檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化水平。要從以下三個方面進行工作：①要重視各類紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)的建庫工作，確保數(shù)字檔案格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全可靠、長期管用，為開發(fā)利用檔案信息資源打下堅實基礎(chǔ)；②要在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實現(xiàn)計算機管理，提高自動化水平；③要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，將各類檔案信息納人其中，構(gòu)建醫(yī)院信息中心，進行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為醫(yī)院各部門提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
四、結(jié)論
文書檔案管理工作是衡量單位管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)和重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此需要提高醫(yī)院文書管理工作的地位，切實做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，從根本上切實提高文書檔案的利用率，以符合醫(yī)院文書檔案管理工作實際情況的運行模式，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時期文書檔案管理發(fā)展的需要，促進醫(yī)院和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)建設(shè)又快又好地發(fā)展。
參考文獻：
【關(guān)鍵詞】電子辦公；文書檔案；管理策略
1引言
相比傳統(tǒng)的工作模式，基于電子辦公環(huán)境下的文書檔案管理具有更強的技術(shù)性與適應(yīng)性有點，可以就檔案建設(shè)、管理、開發(fā)、利用等整個流程的各個環(huán)節(jié)來進行優(yōu)化，以通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等作為支持，確保文書檔案內(nèi)容的完整性與安全性，以現(xiàn)代化手段來實現(xiàn)文書檔案信息的數(shù)字化收集、存儲與傳送，為實際生產(chǎn)運營提供可靠支持。
2電子辦公環(huán)境下文書檔案管理現(xiàn)存不足
2.1工作意識未改變
醫(yī)院檔案的特點是量大且專業(yè)性強，對其進行管理，最為重要的一點就是在保證工作效率的同時，保證文書檔案內(nèi)容的完整性與真實性，以及檔案資料的安全性?，F(xiàn)在醫(yī)院文書檔案逐漸落實了電子辦公，相比傳統(tǒng)的手工管理，電子管理效率更高。但是從整體上來講，因為相關(guān)領(lǐng)域起步較晚，與發(fā)達國家相比，我國電子辦公環(huán)境下文書檔案管理意識并不深入，依然存在部分文件采用的為封閉或半封閉的管理方式[1]。在傳統(tǒng)思想意識的限制下，相關(guān)管理技術(shù)更新緩慢，缺乏專業(yè)經(jīng)驗作為支持，進而從根本上對文書檔案管理效果產(chǎn)生了影響。
2.2專業(yè)技術(shù)水平低
文書檔案電子化管理的前提是電子信息技術(shù)的靈活應(yīng)用，面對日益增多的醫(yī)院文書檔案資料，想要保證高效的工作質(zhì)量，務(wù)必要保證所用技術(shù)的較高適應(yīng)性與有效性，能夠?qū)ξ臅鴻n案資料進行全面收集、存儲、分析、管理與應(yīng)用，促進醫(yī)院運營管理工作的進一步發(fā)展。但是對于電子辦公來講，涉及到的技術(shù)以及理論復(fù)雜度較高，管理人員想要在短時間內(nèi)熟練掌握相關(guān)技術(shù)將要面臨較大的困難。并且，基于醫(yī)院工作的特殊性，文書檔案資料必須要保證其真實性與完整性，信息技術(shù)的應(yīng)用效果起到了至關(guān)重要的影響。目前我國相關(guān)技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用上還存在較大的不足，在很大程度上限制了電子辦公的質(zhì)量。
2.3管理標(biāo)準(zhǔn)不完善
針對文書檔案管理工作特點和要求，以滿足實際工作需求為根本，制定具有針對性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，來為整個管理工作的開展提供依據(jù)與支持。雖然我國文書檔案管理相關(guān)流程已經(jīng)比較完善，但是對于應(yīng)用年限較短的電子辦公來講依然缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而導(dǎo)致管理質(zhì)量良莠不齊。文書檔案電子管理標(biāo)準(zhǔn)，需要就書寫、錄入、保存等環(huán)節(jié)進行指導(dǎo)，并對文書檔案資料收集、管理、使用等多個環(huán)節(jié)來制定明確標(biāo)準(zhǔn)，保證管理工作執(zhí)行的科學(xué)性與有效性。
3電子辦公環(huán)境下文書檔案管理優(yōu)化策略
3.1調(diào)整工作理念
為充分利用電子辦公環(huán)境的優(yōu)勢，進一步提高醫(yī)院文書檔案管理綜合效率，首先要做的就是要對傳統(tǒng)工作理念和思想意識進行轉(zhuǎn)變，遵循時展趨勢，樹立信息化、數(shù)字化管理理念[2]。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，信息化時代下的文書檔案管理模式得到了更新，以信息技術(shù)作為支持，以計算機網(wǎng)絡(luò)作為載體，實現(xiàn)文書檔案資料的收集、存儲、管理以及應(yīng)用，在保證檔案資料安全管理的同時，便于后期的調(diào)查應(yīng)用。數(shù)字化管理模式的建立，可以將電子辦公、區(qū)域電子政務(wù)、醫(yī)院信息化建設(shè)等進行融合，在單位內(nèi)部建立一個完整的系統(tǒng)，便于對日常工作產(chǎn)生的文書檔案資料進行收集和整理，為后期的各項工作開展提供保障。
3.2完善規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)
計算機技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)在被廣泛的應(yīng)用到各個領(lǐng)域中，尤其是在醫(yī)院文書檔案管理中的應(yīng)用，能夠推動整個管理工作向科學(xué)化方向發(fā)展。現(xiàn)在文書檔案載體呈現(xiàn)多樣化，與傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案相比靈活性更高，相應(yīng)的傳統(tǒng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)無法滿足實際需求，還需要根據(jù)電子辦公特點和要求，在原有基礎(chǔ)上來對規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行補充完善。應(yīng)對電子檔案建立過程進行嚴格規(guī)范，確定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條件，保證文書檔案資料內(nèi)容以及形式的規(guī)范化，便于后期的管理與應(yīng)用。并且，修訂完善相關(guān)制度，用于配合文書檔案管理工作的持續(xù)化、制度化、規(guī)范化發(fā)展，從根本上來提高工作執(zhí)行的有效性。
3.3檔案信息共享
相比傳統(tǒng)的管理方式，對文書檔案采用電子辦公的目的之一就是實現(xiàn)信息共享，以電子文書檔案資料為基礎(chǔ)，推動醫(yī)院運營管理工作的高效進行。應(yīng)在原有工作基礎(chǔ)上進行總結(jié)，建立完善的文書檔案電子化網(wǎng)絡(luò)體系，根據(jù)統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)來對文書檔案信息格式進行管理，并且實現(xiàn)軟件程序的一體化[3]。要求各個部門之間應(yīng)保持良好的共享關(guān)系，根據(jù)統(tǒng)一的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在內(nèi)部實現(xiàn)所有資料信息的共享，將信息網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。
3.4完善基礎(chǔ)建設(shè)
很多醫(yī)院文書檔案電子化管理效率低下的主要限制原因就是基礎(chǔ)建設(shè)程度低，還需要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上來不斷進行完善。以局域網(wǎng)文書檔案管理作為基礎(chǔ)，深入完成相關(guān)技術(shù)軟件的基礎(chǔ)建設(shè)，建立完善文書檔案管理信息基礎(chǔ)系統(tǒng)，結(jié)合現(xiàn)有的信息技術(shù)手段來實現(xiàn)管理工作的自動化與數(shù)字化發(fā)展。同時，加強對電子檔案管理與辦公流程、政府部門信息網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，進一步推動信息共享的實現(xiàn)。并且，在日常管理工作中，還需要做好軟件的更新與管理，真正實現(xiàn)高效、快速的檔案管理。
4結(jié)語
電子辦公環(huán)境下，文書檔案信息化管理勢在必行，相比傳統(tǒng)的管理模式，電子化與信息化管理具有更高的效率。面對現(xiàn)存的不足和缺陷，應(yīng)給予實際需求來進行分析，且有的放矢的采取措施進行調(diào)整與優(yōu)化，保證進一步推動文書檔案電子管理工作的發(fā)展。
【參考文獻】
[1]齊曉磊.電子辦公環(huán)境下文書檔案的管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017(21):88.
作為醫(yī)院重要事件與公文活動的資料匯總,文書檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展史,是醫(yī)院實現(xiàn)良性管理的依據(jù)。醫(yī)院文書檔案管理有三大特點。其一是規(guī)范性,文書檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門的公文,醫(yī)院文書檔案管理的重點就是對該類公文進行管理,它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規(guī)定嚴格。其二是服務(wù)性,文書檔案作為醫(yī)院或者部門的決策、參考資料,有著很強的服務(wù)性。只有重視其服務(wù)性,才能進一步優(yōu)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)工作效率以及文書檔案信息化管理,便于患者進行更好的查詢服務(wù)。其三是保密性,由于文書檔案記錄著醫(yī)院內(nèi)部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當(dāng),損害醫(yī)院的形象與聲譽。可信的文書管理工作,是醫(yī)院實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
2醫(yī)院文書檔案管理對策
2.1提高醫(yī)院文書檔案現(xiàn)代化管理意識
醫(yī)院應(yīng)該具有文書檔案的現(xiàn)代化管理意識。從醫(yī)院管理角度來講,重視文書檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起,只有領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識,才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學(xué)管理意識。當(dāng)醫(yī)院對文書管理有了一定程度的重視,才能不斷對文書檔案管理制度進行完善,對相關(guān)的硬件配套進行更新,以嚴格的制度做好文書檔案的規(guī)范管理,進一步深化醫(yī)院的文書檔案管理能力。與此同時,醫(yī)院文書檔案管理主要服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作,在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過程中,醫(yī)院文書檔案管理者必須通過職業(yè)素養(yǎng)提升來熟練運用計算機技術(shù)強化醫(yī)院文書檔案的現(xiàn)代化管理,既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助,又能讓醫(yī)院文書檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書檔案管理者,應(yīng)該具有高度服務(wù)意識,認真收集、整理、管理醫(yī)院文書檔案,加強檔案的匯編與分類工作,讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。
2.2優(yōu)化文書檔案管理工作
在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下,醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進行,在目前形勢下,醫(yī)院文書檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書檔案管理需要通過現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來提高工作效率,以促進文書檔案管理科學(xué)化。故而醫(yī)院應(yīng)該完善文書檔案信息管理系統(tǒng),利用計算機、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容,對文書檔案的全文進行掃描存入,對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索,以節(jié)省醫(yī)院文書檔案管理資源,節(jié)省檢索時間,將檢索中的認為失誤率降低,保證檢索準(zhǔn)確率,優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理效率。并且,針對文書檔案進行實體管理系統(tǒng)完善,保管室內(nèi)安裝溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設(shè)備,做好除塵、防磁等工作,讓文書檔案保管時間更長、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金更新軟硬件設(shè)備,確保文書檔案收集更及時,運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理效率,促進文書檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量
文書檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長期的堅持不懈。規(guī)范、完善的文書檔案管理制度是確保醫(yī)院文書檔案管理工作制度化、規(guī)范化化的重要保證。醫(yī)院需要認真執(zhí)行國家檔案局的管理政策,從自身的實際情況出發(fā),對文書檔案材料的規(guī)范范圍、保管時間進行明確規(guī)定,通過正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限,使醫(yī)院文書檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況,且保管方面、利用有效。對醫(yī)院以往的文書檔案立檔歸卷、檔案開發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責(zé)等進行更為完善的規(guī)定。加強文書檔案管理的工作執(zhí)行力,使文書檔案管理切實為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書檔案管理制度落到實處,院長牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)、檔案管理部門逐級負責(zé),加強文書檔案管理的監(jiān)督考核,如果發(fā)現(xiàn)了問題必須立馬解決,以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。
2.4提高醫(yī)院文書檔案管理者的素質(zhì)
醫(yī)院應(yīng)該可信運用文書檔案實現(xiàn)經(jīng)濟效益提升,提高文書檔案管理效率,而這一切又必須以醫(yī)院文書檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)提升為前提。他們對文書檔案的管理和醫(yī)院的健康發(fā)展有著米奇聯(lián)系,醫(yī)院需要全面加強檔案管理者的職業(yè)素質(zhì),通過講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過現(xiàn)代化的新管理方法來落實文書檔案管理,同時可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來優(yōu)化文書檔案管理效率,使文書檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進行。
3結(jié)語
1 當(dāng)前文書檔案管理的特點
1.1 檔案的形成與文書工作有關(guān)
文書檔案的形成本身就與單位的文書工作聯(lián)系緊密，在單位中的行政內(nèi)容，不僅包括文件收集整理、催收轉(zhuǎn)發(fā)，還有文書轉(zhuǎn)運、立卷歸檔。可以看出，檔案就是文書經(jīng)過一系列管理工作之后形成的，而文書工作也是檔案成形的階段，因此檔案管理就是把文書工作當(dāng)成前期的準(zhǔn)備工作，在此基礎(chǔ)上才能進一步加深對文書材料的利用程度，包括收集、鑒定、統(tǒng)計等途徑。文書管理成效就體現(xiàn)在其內(nèi)容、格式、質(zhì)量上面，這些方面的完整度和齊全性都直接影響到后面的檔案管理，文書是不是被及時全面地收集，并且按時立卷歸檔都體現(xiàn)在了檔案管理的成效上，確保每一環(huán)節(jié)都已經(jīng)落實到位。同時，文書管理部門應(yīng)當(dāng)負責(zé)把日立場工作中單位領(lǐng)導(dǎo)進行行政活動的有價值的資料統(tǒng)一收集、匯總，在分類、整理后及時歸檔。
1.2 完整收集檔案資料并保存
在當(dāng)前的大部分單位所開展的文書檔案管理工作，針對的是那些已經(jīng)在存在的事實、人物、文件等，而所謂的管理是借用一些載體來記錄、分類、安放重要的信息內(nèi)容。該項工作的重點就是確保文件在這一環(huán)節(jié)中的完整性、保密性，一定要讓重要的文書檔案在比較安全的地方安置存放，還需要注意所有文書的收集整理工作、編輯目錄、分類成冊等，合理、高效利用這些材料。
1.3 檔案形式多樣、內(nèi)容繁多
我國現(xiàn)有的文書檔案管理方式豐富多樣，文書的內(nèi)容也是非常繁雜，不但清晰記錄著單位開展的各種工作過程，涵蓋了行政、會議、技術(shù)等各方領(lǐng)域，還有主管各單位的上級領(lǐng)導(dǎo)部門簽署的重要秘密文件、照片、視頻、合同、權(quán)責(zé)書等，這里面既包含了紙質(zhì)的文書材料，還包括電子數(shù)據(jù)信息，隨著社會信息化程度越來越高，文書形式也會向多元化發(fā)展。
2 檔案管理工作中存在的問題
2.1 未及時收集文書檔案
通常情況下，單位的文書檔案管理工作都是從收集內(nèi)部工作中用到的重要文書材料開始，但又因為種種因素，導(dǎo)致一些部門未能及時公開相應(yīng)的文件并提交給檔案管理工作人員，給檔案管理工作造成一定的困擾。正是由于這些工作部門之間不能很好地溝通協(xié)調(diào)，無法建立起有機合作關(guān)系，即便檔案管理工作人員為了按時完成任務(wù)，不得不經(jīng)常向其他部門催要文件資料，但由于這些部門確實需要在工作中用到相關(guān)資料，導(dǎo)致管理員只得妥協(xié)等待。拖延的時間長了之后，管理員就容易遺忘哪些文書沒有收集歸檔，或者是文書資料沒有在工作部門中得到妥善存放，甚至已經(jīng)在使用中發(fā)生了遺失，這就是文書管理中非常嚴重的疏漏。
2.2 文書工作和立卷歸檔銜接不當(dāng)
在邏輯角度來看，文書工作和檔案管理之間是相互依存、相互促進的關(guān)系，從文件資料的收集、閱覽、立卷、歸檔來說，檔案管理工作其實就是文書工作在另一種方式上的延伸和拓展。實際工作中，文書和檔案的管理分別是由不同的工作部門來進行的，容易在操作上形成不當(dāng)配合。且文書使用人員缺少及時將文件資料歸檔的意?R，檔案管理工作人員對資料內(nèi)容也不甚了解，兩者之間缺乏協(xié)商和溝通，致使文書檔案管理工作經(jīng)常發(fā)生脫節(jié)現(xiàn)象。另一方面，文件資料在收集處理環(huán)節(jié)中也不夠科學(xué)，沒有規(guī)范化的操作方式，如文件使用的紙張、裝訂、格式、版式等都存在或多或少的問題。何況，在一些文件資料使用量很大的工作部門中，文書人員沒有明確文書歸檔的意義，未妥善收集文件、及時上交，導(dǎo)致很多資料缺失。
2.3 文書檔案沒有妥善保存
隨著社會科技文化的繁榮發(fā)展，相應(yīng)辦公設(shè)備和技術(shù)也在不斷進步，通過自動化方式來完成日常工作越來越普遍，信息網(wǎng)絡(luò)的推廣和使用在極大程度上增加了文書檔案工作的效率，同時，新型電子文檔形式的文書材料的整理、收集、歸措施，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的歸檔工作有很大不同，給檔案統(tǒng)一管理工作造成了一定阻礙。紙質(zhì)的文書不一定有電子版的資料存在，而電腦中的文書也沒有全部打印出來，使得二者沒辦法一起整理成冊并存檔，給以后檔案的調(diào)取、查閱帶來了不便。
3 優(yōu)化文書檔案管理工作的措施
3.1 加強文書資料及時收集工作
文書工作應(yīng)該先在相關(guān)部門中妥善使用，并按照文件編號、標(biāo)題、文種等存放避免在使用中出現(xiàn)遺失。其次，檔案管理人員也必須及時進行文書材料的收集工作，和各部門協(xié)調(diào)溝通，督促他們盡快將重要文書資料歸檔。最后，文書人員應(yīng)該注意保護文件資料的完整性和規(guī)范性，紙張樣式、格式內(nèi)容、文體大小等都必須嚴格按照規(guī)定來執(zhí)行，需要起草、修改、轉(zhuǎn)抄的文件要保證信息安全和書面整潔，收發(fā)相應(yīng)資料要登記，缺少的部分及時找回。
3.2 做好文書工作和檔案管理的銜接
文書是檔案的基石，提高文書質(zhì)量是優(yōu)化檔案管理的關(guān)鍵，加強單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)配合工作能夠起到至關(guān)重要的作用。檔案管理工作人員要多和其他部門人員溝通交流，了解文書使用情況，提醒他們及時歸檔，保證文書完整。此外，檔案管理部門和文書工作部門之間應(yīng)該定期互通信息，掌握對方的最新動態(tài)，提高文書的收集歸檔效率，并將文書價值發(fā)揮出來。
3.3 完善相應(yīng)文書的收集歸檔制度
檔案管理部門在做好紙質(zhì)文件收集歸檔工作的時候，還要加強對電子資料的收集保管。明白電子資料的重要程度不亞于紙質(zhì)文件，建立完善的電子資料管理制度，及時妥善收集、整理相應(yīng)資料，處理好電子材料的格式和大小，并按照一定的關(guān)系和結(jié)構(gòu)分門別類、歸納成冊，方便日后統(tǒng)一管理和查閱使用。
[關(guān)鍵詞]文書檔案；管理；對策
[作者簡介]李道逸，南寧市疾病預(yù)防控制中心主管技師，廣西南寧530011
[中圖分類號]G27 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1672－2728(2008)01－0173－03
文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源發(fā)生地，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。只有樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強有力的保證。
一、文書檔案管理的特點
1、文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體(主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì))記錄下來，并分門別類地存放在檔案室中。這個階段管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上；同時，非常強調(diào)資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產(chǎn)生作用。
2、與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉(zhuǎn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ)；檔案主要來自于文書。文書部門把本單位活動中形成的、具有保存價值的文件材料經(jīng)過整理立卷，定期向檔案部門歸檔。文書檔案的質(zhì)量，如文件的格式、書寫材料的質(zhì)量、能否收集齊全并及時進行歸檔等，對檔案的質(zhì)量和檔案工作都有重大的影響。
3、文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。由于文書檔案包含有單位及上級部門印發(fā)的各類正式“紅頭文件”，各類民主選舉的選民登記和選票，單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責(zé)任書，照片、錄音、錄像，以及各種電子檔案等等，這就形成了文書檔案載體的多樣性。
二、文書檔案管理中存在的問題
1、文書工作與檔案工作銜接方面存在問題。文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書和檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象。如：用紙不達標(biāo)，裝訂不規(guī)范；版記不全，附件不規(guī)范；文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范；原稿不齊全，編號不規(guī)范，等等。
2、人員偏少，并兼顧其他工作。一些單位的辦公室里只有2～3名工作人員，缺乏專職檔案員。于是，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負責(zé)辦公室的收發(fā)文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真?zhèn)尾环置?、收集合力不強勁等方面的問題。另外，一些檔案員對檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現(xiàn)象。正是因為檔案員的素質(zhì)參差不齊，主觀上又對檔案工作缺乏能動力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。
3、領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不夠，存在片面的認識。檔案工作在機關(guān)單位辦公室眾多職能當(dāng)中的地位不高。在一些領(lǐng)導(dǎo)的心目中，檔案工作是說起來重要、做起來卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經(jīng)濟效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時候能夠提供參考就行。
4、檔案員的培訓(xùn)工作仍需加強。一些單位的檔案干部從事檔案管理工作卻沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，對檔案的分類、立卷等一知半解，不得要領(lǐng)，其素質(zhì)與新時期檔案培訓(xùn)工作的要求有一定的差距。一些單位的檔案干部雖然有上崗證，卻很少參加過有關(guān)檔案培訓(xùn)的繼續(xù)教育，對檔案工作有一定的概念和了解后，又沒能及時更新知識，進一步提高檔案管理水平。特別是隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，開展利用微機進行文書檔案管理是發(fā)展的必然趨勢。檔案員重視和加強知識技能培訓(xùn)工作，使檔案管理工作更規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。
5、各部門對檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。單位的歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料，而一些部門為了自己工作的便利，不愿意將一些需要歸檔的文件資料交給檔案員統(tǒng)一保管。一些責(zé)任心較強的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合支持，在做好檔案工作時常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時已晚。
三、提高文書檔案管理工作水平的對策及思考
1、提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，轉(zhuǎn)變觀念，提高素質(zhì)。領(lǐng)導(dǎo)重視，是做好檔案工作的前提，檔案干部要積極主動地做好檔案工作的宣傳匯報工作，采取靈活多樣的形式向領(lǐng)導(dǎo)和員工宣傳《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等檔案法律法規(guī)，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)及員工們對檔案工作的認識，努力爭取單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對檔案工作的理解、重視、關(guān)心和支持，力爭使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和全年工作重點中去，加大檔案設(shè)施的投入，不斷向規(guī)范化、現(xiàn)代化、信息化方向邁進。在工作中變被動提供有關(guān)檔案工作資料為主動參與領(lǐng)導(dǎo)決策需要，提高檔案服務(wù)的主觀能動性與前瞻性。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了新的更高的要求，檔案干部要充分發(fā)揮接受新知識、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主觀能動性，堅持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識，掌握和提高應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力成為管理型、技術(shù)型和
復(fù)合型人才，努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù)。
2、搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接。文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好壞直接影響檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎(chǔ)之上的。文書人員要有較強的檔案意識，做好文書材料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件材料的質(zhì)量關(guān)。諸如紙張大小、文體、格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門，嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、譽印、批閱文件材料等等。另外，還得要求文件處理要及時、準(zhǔn)確；收發(fā)文件要及時登記，發(fā)現(xiàn)缺少要及時查找。特別是帳外材料，如領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)外出開會帶回的會議材料等，更應(yīng)注意及時收集，保證文件材料齊全完整。此外，要強化“文書部門立卷”工作?！拔臅块T立卷”是《中華人民共和國檔案法》早已明確的一個基本制度?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》也規(guī)定公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負責(zé)“及時整理(立卷)、歸檔”。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點。只有文書人員有較強的檔案意識，文件材料收集才能齊全、完整、系統(tǒng)，為立卷歸檔工作打下堅實的基礎(chǔ)。
3、加強部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作。文書檔案中的許多利用價值較高的檔案往往來源于各部門。因此，處理好與各部門的關(guān)系，不斷完善檔案的結(jié)構(gòu)與質(zhì)量，是檔案部門的一項重要工作。檔案員必須做到“三勤”(即嘴勤腳勤腦勤。嘴勤，即經(jīng)常主動了解業(yè)務(wù)部門又開展了什么新的工作；腳勤，即要經(jīng)常到業(yè)務(wù)部門走動走動，以獲取有關(guān)信息；腦勤，則要常常根據(jù)本單位的工作實際，思考檔案如何圍繞單位的中心工作，如何做好收集利用服務(wù)工作)。加強與各部門的協(xié)調(diào)與溝通，保證檔案收集信息渠道的通暢。要著重收集能夠揭示一個單位的歷史、現(xiàn)狀和未來發(fā)展，為開展實際工作和科學(xué)研究服務(wù)，具有證據(jù)和情報價值的信息資料，切實發(fā)揮檔案部門在雙文明建設(shè)中的參謀依據(jù)作用。
4、要建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規(guī)范程序辦理公文。這些規(guī)定和程序要盡可能細化，簡捷明確，操作性強。要嚴格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效、無用的文件。不但在公文正式印制前審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范進行復(fù)核，印制后發(fā)送前應(yīng)再次進行復(fù)核。若要修改實質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)按程序復(fù)審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、字體字號、排布規(guī)則、裝訂要求等技術(shù)指標(biāo)上也要嚴格按機關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)把握。要發(fā)揮隨文卡片的控制作用，對“文件處理單”、“發(fā)文稿紙”等卡片的填寫要簡明扼要，合理確定文件的發(fā)文范圍，在控制文件“件數(shù)”的同時，嚴格控制文件的“份數(shù)”，禁止濫抄、濫送。
[關(guān)鍵詞]文書檔案；信息化；管理方法
隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無紙化辦公的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計算機操作，使得文書檔案的存儲方式也發(fā)生了根本性的變化，從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?；文書檔案的歸檔等操作過程均由計算機進行處理。
一、信息化文書檔案管理主要有以下幾點優(yōu)勢
1.辦公效率大幅提高
基于計算機的文書檔案管理按件隨即整理歸檔，減輕了檔案工作者的勞動量，提高了文書檔案管理的效率。另一方面，傳統(tǒng)文書檔案管理中，在歸檔整理后若要對文件進行修改處理，就必須對已整理的文書檔案進行拆卷重做，這就浪費資源和勞動力，而采用計算機進行文書檔案管理根本不會出現(xiàn)該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，且隨時修改顯得方便快捷。文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.資源隨時可供檢索，信息充分共享
基于計算機的文書檔案處理，使紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)變成電子版的文獻信息，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，使得文書檔案資源隨時可供檢索，大大提高了查準(zhǔn)率，這些都是傳統(tǒng)管理方式所無法能及的。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率。
3.電子文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案相比，電子文件的壽命要長得多。紙張在一定的條件下容易受到破壞，如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如光碟，U盤，移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。
二、信息化文書檔案管理存在的問題
1.電子文件保密性受限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。
2. 對檔案綜合管理人員要求高
對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息辦公自動化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
三、信息化文書檔案管理對從業(yè)者的相關(guān)要求
1.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。
電子計算機技術(shù)在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。
2.利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。
紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解不同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。
3.加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)
一、煤炭企業(yè)文書檔案管理流程優(yōu)化的必要性
1.是提高企業(yè)效益的一個重要途徑
企業(yè)文書檔案的管理屬于企業(yè)內(nèi)部管理的一個重要組成部分。其本身對企業(yè)的眾多信息，發(fā)展過程有著詳盡的記錄，對于企業(yè)各個方面也有著細致的了解。因此，文書檔案對于企業(yè)內(nèi)部人員對企業(yè)的了解，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)企業(yè)發(fā)展史做出正確的決策都有著重要的意義。
文書檔案管理本身是一項極其紛繁復(fù)雜的工作，其中涵蓋了大量的數(shù)據(jù)、文獻。若是缺乏良好的管理手段以及正確的管理方法，很容易造成文獻的流失，企業(yè)信息的殘缺，使得企業(yè)本身的內(nèi)部呈現(xiàn)一種缺失的狀態(tài)。而依據(jù)哲學(xué)“內(nèi)因決定事物的發(fā)展變化”的原理來看，若是一個企業(yè)在內(nèi)部信息的管理上呈現(xiàn)一種混亂的話，很容易使得企業(yè)在外部競爭中受挫。
因此，文書檔案管理對于保證企業(yè)效益是有著極其重要的作用的。
2.是完善企業(yè)精神，豐富企業(yè)內(nèi)涵的重要方法
隨著社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，企業(yè)發(fā)展模式也早已脫離了以消耗資源為手段的粗放型發(fā)展?，F(xiàn)今的企業(yè)競爭，多是依靠良好的企業(yè)形象與內(nèi)涵。而對于煤炭企業(yè)，同樣如此，正規(guī)、健康、科學(xué)的企業(yè)形象無疑會使其在國際國內(nèi)競爭中占據(jù)優(yōu)勢。
而文書檔案管理工作，涵蓋了對企業(yè)種種發(fā)展階段、企業(yè)活動、企業(yè)內(nèi)涵的全方面的整理與歸納。這種活動，對于企業(yè)本身樹立形象、豐富自身精神有著重要作用。
二、煤炭企業(yè)文書檔案管理工作中的不足
1.企業(yè)本身沒能引起足夠的重視
不僅在煤炭企業(yè)，在當(dāng)今很多的國內(nèi)企業(yè)都存在著這種現(xiàn)象。這從根本上反映了企業(yè)本身對于檔案管理并未引起足夠的重視，在企業(yè)制度日益科學(xué)化的同時，文書檔案管理依然是一種傳統(tǒng)、老套的制度。甚至在很多企業(yè)，文書管理被視為一種賦閑職業(yè)，管理人員僅僅保持著一種收取文件，存放文件，看護文件的工作，而對于文件的分類，歸納，整理卻常常忽視。
2.文書檔案管理制度不夠健全
企業(yè)文書檔案的作用，在于企業(yè)內(nèi)部人員隨時可以方便調(diào)取，查閱企業(yè)發(fā)展信息。然而文書檔案本身紛繁復(fù)雜，且頗為眾多，而很多煤炭企業(yè)的檔案管理制度都不夠健全，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理手段，不能夠做到定期檢查、監(jiān)督，并且修補缺失文獻，致使對企業(yè)內(nèi)部信息流通造成了不便。
3.管理技術(shù)落后
在煤炭企業(yè)發(fā)展過程中，有眾多視頻資料、音頻資料、電子文檔、實物資料等，對于這些資料的保存，若是仍然依照舊的管理辦法，必然會造成信息的大量流失，也會給信息的再次查閱造成極大的不便。
4.管理人員素質(zhì)較低
現(xiàn)階段，就整體來看，存在著文書檔案管理人才嚴重缺失的現(xiàn)象，而大部分在職的檔案管理人員，大多人員老化，對于電子技術(shù)了解較少，對于文書檔案的管理方法也缺乏正確的認識，給文書檔案管理工作造成了極大的不便，檔案制度的創(chuàng)新也造成了阻礙。
三、優(yōu)化文書檔案管理工作的幾個方法
1.加強宣傳，提高認識
提高文書檔案管理工作的首要措施是企業(yè)內(nèi)部加強宣傳，提高對檔案管理重要性的認識。只有從心里提高了對其重要性的認識，才可能從根本上改善這種狀態(tài)。如企業(yè)內(nèi)部可以定期舉行一些學(xué)習(xí)、辯論活動，學(xué)習(xí)一些檔案管理促進企業(yè)發(fā)展的實例或者介紹一些國外的文書檔案管理的工作，使企業(yè)本身能夠重新對檔案管理工作形成新的認識，提高重視程度。
2.完善檔案管理制度
煤炭企業(yè)在使用科學(xué)的企業(yè)管理制度改造自身的同時，也應(yīng)完善文書檔案的管理制度。如定期進行檢查，保證管理人員對于檔案的定期整理，建立監(jiān)察督促制度，避免一些重要文件因為種種原因沒能及時歸檔，造成流失。
3.積極引進新技術(shù)
積極采用各種新的管理技術(shù)。如將文檔收錄電腦，進行編輯整理，刻盤收藏，同時，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源庫，將文檔進行編輯，歸納，分類，使得企業(yè)內(nèi)部人員可以隨是憑借賬號身份對文檔進行查閱，另一方面，完善企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)電子文檔在線傳遞，提高效率。
4.提高管理人員素質(zhì)
對于管理人員，可以積極吸納檔案管理專業(yè)的高校大學(xué)生，為企業(yè)檔案管理注入新鮮的血液。另一方面，要加強對文檔管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，定期舉行學(xué)習(xí)培訓(xùn)班，使之能夠熟悉檔案管理新技術(shù)，新思想，新方法，從而使檔案管理工作能夠與時俱進。
結(jié)語
【關(guān)鍵詞】文書檔案；信息；電子化
中圖分類號：G275文獻標(biāo)識碼： A
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案。目前國家提出了文書檔案管理的改革文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息滿足需要。
一、文書檔案電子管理的現(xiàn)狀
隨著我國辦公自動化逐步普及，但尚未完全社會化，而檔案電子化管理在我國是隨辦公自動化之后的后起事物，完全實現(xiàn)電子化檔案管理還存在著各種各樣的問題和困難，主要表現(xiàn)在以下方面：
1.1 辦公自動化尚未普及。檔案電子化管理的前提條件是辦公自動化，而辦公自動化雖然已聲勢浩大地推廣，已有相當(dāng)單位的在內(nèi)部實行辦公自動化，但畢竟還未完全普及。而在機關(guān)單位辦公自動化則要求一體化，行政機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)往往與上下級密切聯(lián)系，對上履行職責(zé)任務(wù)，匯報上級下達任務(wù)的完成情況，答復(fù)上級機關(guān)或管理部門的業(yè)務(wù)范圍的問題；對下達任務(wù)和傳達上級指示精神；同級兄弟部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系也相當(dāng)密切。而業(yè)務(wù)信息在很大程度上還需依賴紙質(zhì)文件的相互傳遞，影響了工作效率的提高。
1.2 電子化檔案的利用率不高。雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理當(dāng)成一項緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個過程中的應(yīng)用僅限于文字錄入、編輯和打印，成了名副其實的“高檔打字機”。人們只看到伸手可及的有限的紙質(zhì)文件，而忽略了以電子格式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費，也造成了檔案電子化管理進程緩慢。
1.3電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。
1.4檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，制約了檔案信息電子化的進程。
1.5標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。
1.6文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。
二、關(guān)于做好文書檔案電子化管理的對策
檔案電子化管理必須是在辦公自動化條件下，將如何應(yīng)對日益增多的電子文件進行更科學(xué)、更準(zhǔn)確及時地歸檔并保證其安全性呢？我認為必須把握好幾個環(huán)節(jié)：
2.1文書檔案要從日常管理抓起。電子文件的日常管理一般來說分為兩部分，一部分是電子文件形成過程中的管理，另一部分是電子文件的歸檔處理。劃分出不同的保管期限。同時編制文件索引，供查詢調(diào)閱使用。
2.2建立電子檔案管理制度。為了保證信息資源的安全性，建議由上而下建立起一套電子檔案管理制度是必不可少的，可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負責(zé)、妥善保管，避免因機構(gòu)改革、個人工作崗位調(diào)整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案資料的完整性。
2.3嚴格執(zhí)行電子文檔的安全管理制度，及時進行預(yù)防和保護，消除風(fēng)險。檔案作為一種特殊的文字資料，有的可以完全公開，有的則需要保密。保密文件需加密碼。密碼文件的管理，應(yīng)該做到多把鑰匙開一把鎖，即操機人員的相互制約。就是要通過采用多級權(quán)限和密碼管理，多層結(jié)構(gòu)，加密通訊、防火墻等各種安全控制方法，有效地保證系統(tǒng)的保密性，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。
2.4針對安全性問題，積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，使得文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。再有一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾等。
2.5分散風(fēng)險的措施
在電子信息檔案管理中，有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，即把風(fēng)險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風(fēng)險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風(fēng)險轉(zhuǎn)移的方法實施修正。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。所以為了預(yù)防人為因素而造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。
2.6建設(shè)專職隊伍，提高管理水平。隨著當(dāng)今世界信息爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作。這就要求管理者應(yīng)具有很強的分析能力，對一些專業(yè)性強的檔案要做到精確把握。此外，還根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任 ，保證信息的安全可靠。
3、結(jié) 語
文書檔案電子信息化平臺建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。但也有一定的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險性。針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中實際出現(xiàn)的問題，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風(fēng)險不是主觀的，而是客觀存在的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風(fēng)險的警覺度，把預(yù)防風(fēng)險看做所有工作的重中之重，有效規(guī)避風(fēng)險和降低損失。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進步，實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位文書檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識，把文書檔案管理提升到一個全新的水平。
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關(guān)鍵詞：文書檔案；電子信息；管理
科技進步以及時代的發(fā)展使得信息的傳播速度以及數(shù)量不斷的增大，文書檔案也不斷的增加，因此大容量高速度檔案管理成為了時代的需求。檔案的建立以及管理工作需要更加專業(yè)化的手段。為了實現(xiàn)高效、長久的檔案存儲和管理，為了保證查詢的速度，檔案的管理信息化成為了迫切的需求，并且信息化的檔案管理也能節(jié)省存放空間。因此為提高相關(guān)單位的文書檔案管理整體水平，對穩(wěn)當(dāng)管理進行了信息化改革，用以保證檔案信息更加準(zhǔn)確完整。
1 信息化可以提高效率
信息化后的文檔在檢索和使用上更加方便，由于電子計算機強大的處理信息能力，使得工作人員徹底摒棄了傳統(tǒng)的手工操作模式，在工作中，對于文檔的管理更加的齊全完整。傳統(tǒng)的文檔管理中，主要采用的手工抄寫方式，容易出現(xiàn)漏抄、漏寫的現(xiàn)象，并且用筆規(guī)范以及耐久度、字跡的清晰和工整度、檔案統(tǒng)計的準(zhǔn)確性以及分類的明確性都無法保證，不但浪費了諸多的人力物力，還耗費了大量的時間，但是工作效率卻沒有保證。而計算機軟件被應(yīng)用到文檔管理中后，使得文檔在整理分類以及統(tǒng)計、查閱等工作中變得有序高效起來，并且網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用使得文件的傳遞、辦理更加的方便簡潔，計算機在信息管理上所體現(xiàn)出的強大的管理能力不得不予以肯定。信息化系統(tǒng)有效的解決了傳統(tǒng)歸檔以及管理中出現(xiàn)的諸多漏洞，提高了工作效率。且人們在進行電子檔案的管理時能夠按照分類進行歸檔和查閱，縮短了時間、提高了效率。因此相對比傳統(tǒng)的方式，電子信息文書檔案的管理優(yōu)勢更強。
2 易于保存管理
紙質(zhì)材料在保存期限上明顯短于電子文件，由于電子文件載體的科技性更高，在防潮、防蟲等性能上顯然要高于紙質(zhì)載體，且還具有重復(fù)利用的功能。另外電子信息載體的貯存空間較紙質(zhì)材料更大，壽命更長，更加的節(jié)能環(huán)保。電子文件主要貯存在光碟、DVD以及硬盤等設(shè)備上，該類設(shè)備體積小，便于操作，無需大量的空間存放。且不會在高濕度、溫度的環(huán)境下被腐蝕或者出現(xiàn)氧化。因此更加易于保管。
3 電子信息化管理方便資源共享
在傳統(tǒng)的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。這在一定程度上造成了資源的浪費。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)。方便人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。比起傳統(tǒng)的手工傳輸或者是交通工具輔助傳輸，它所起到經(jīng)濟效益是無法估量的。網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用更是擴展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。
4 信息傳輸安全性保證
傳統(tǒng)的檔案傳輸是靠人力，不免會出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時傳輸，而且能夠確保其安全性，不會造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。
文書檔案的信息化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實際應(yīng)用過程中遇到的一些問題，提出以下幾點應(yīng)對方法。
5 保障檔案真實性
人們可以對電子檔案進行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。針對這一情況，我們可在文書檔案傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)中設(shè)置隔離帶。通過這個隔離，文書檔案只能在某一范圍的局部網(wǎng)絡(luò)內(nèi)傳輸，防止文件流向外網(wǎng)。最簡單的方法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。
6 檔案管理人員素質(zhì)的提高
現(xiàn)代文書檔案管理工作不僅僅要求相關(guān)工作人員了解傳統(tǒng)的文書管理相關(guān)理論，同時還要求其懂得電子文檔管理方式，能夠熟練運用計算機、熟識如何傳輸數(shù)據(jù)，因此要求現(xiàn)代管理人員具備專業(yè)的技術(shù)水平以及知識素養(yǎng)。但是，我國目前檔案文書管理工作人員還沒有完全具備上述專業(yè)素質(zhì)，技術(shù)水平還尚且有限，無法適應(yīng)時代的需要。
一、文書檔案工作的原則
1.整體性原則
相較于其他管理工作，文書檔案管理的一個顯著特點就是具有整體性，其工作不是簡單地劃分至辦公室職員和檔案部門，文書檔案數(shù)據(jù)資料的收集過程需要各個職能部門的協(xié)助，經(jīng)過歸類整合后的資料也不是僅僅服務(wù)于哪個部門，而是對整個企事業(yè)單位起指導(dǎo)作用和借鑒意義。
2.規(guī)范性原則
文書檔案管理工作的規(guī)范性主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)兩個層面，其中，文書檔案工作需要嚴格的業(yè)務(wù)流程化管理方式，貫穿于收文管理、發(fā)文管理、文件著錄、案卷著錄、借閱歸還、銷毀、變更、更正等各個環(huán)節(jié)，應(yīng)通過規(guī)范性的操作方式和管理模式為文書檔案查閱者提供便利，便于查閱者在短時間內(nèi)獲取有效信息，提高單位運轉(zhuǎn)效率。
3.保密性原則
由于文書檔案記錄了許多單位內(nèi)部核心技術(shù)，在管理過程中，一定要注意保密行為，對于重要程度不同的文書檔案采用分類歸置，核心文檔應(yīng)妥善保存，管理職責(zé)應(yīng)落實到人，對于重要文書檔案的經(jīng)手人需要進行詳細記錄核實，確保核心資料的安全。
二、文書檔案工作現(xiàn)存問題及檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢
1.目前文書檔案工作的主要問題
（1）單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案工作認知不足
意識是行為的基礎(chǔ)，只有提高單位高層管理人員對于文書檔案工作的重視程度，才能為新型檔案管理系統(tǒng)的建立、文書檔案工作水平的進步掃清障礙。由于傳統(tǒng)檔案觀念的束縛，部分單位領(lǐng)導(dǎo)依舊認為文書檔案工作只是簡單的記錄收集保存，應(yīng)付檢查的一種無關(guān)痛癢的行為，沒有意識到檔案管理對于單位發(fā)展和潛在風(fēng)險預(yù)測的重要意義，進而導(dǎo)致檔案管理人力財力投入較少，嚴重制約了文書檔案工作的進一步發(fā)展。
（2）文書工作與檔案管理脫節(jié)現(xiàn)象
在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案管理既密不可分又有著本質(zhì)的區(qū)別，處理好文書工作與檔案管理的一體化是做好文書檔案管理工作的關(guān)鍵所在。目前實際文書檔案管理過程中，常實行一種分體式的管理體系，這種管理制度相對科學(xué)合理，卻在一定程度上分離了文書工作與檔案管理工作，兩者在銜接上出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象時有發(fā)生。究其根源，是因為部分文書工作人員缺乏檔案意識，在進行信息收集過程中效率低且不能扣住檔案主題，而檔案專業(yè)人員基本不接觸文秘工作，從而造成了兩者脫節(jié)的現(xiàn)象，降低了文書檔案管理質(zhì)量。
（3）文書檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低
由于長期對文書檔案管理工作的不重視，檔案管理人員通常不是專業(yè)人才，在檔案工作以外往往還兼有其它職位，這就導(dǎo)致其自身的責(zé)任感不強，不能將文書檔案工作擺在一個正確的工作位置；此外，有些單位的檔案管理人員雖然具備專業(yè)技能，但由于自身不積極和單位的不重視等原因長期未能接受進一步培訓(xùn)，其管理方法和管理理念極易受陳舊觀念桎梏，很難適應(yīng)新時代的發(fā)展要求，從而不利于文書檔案工作效力的發(fā)揮。
2.運用系統(tǒng)管理文書檔案的優(yōu)勢
（1）大幅度提高工作效率
檔案系統(tǒng)管理文書檔案工作的最大優(yōu)點就在于檔案系統(tǒng)強大的信息處理能力，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理工作人員完全依賴于手工操作，耗時費力，工作效率也比較低，手工操作對于某些數(shù)據(jù)的計算還極易出現(xiàn)錯誤偏差。檔案管理系統(tǒng)為文書檔案材料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)提供便利，文件材料的移交和借閱利用，都變得簡單易行，通過互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，文件材料的轉(zhuǎn)移可以便捷實現(xiàn)，省去了以往的搬運過程，大大提高工作效率。
（2）充分共享檔案信息
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案室與各職能部門難以實現(xiàn)信息共享，大量信息閑置在檔案庫房，不僅給管理和信息查閱帶來諸多不便，還造成了資金和資源的浪費。電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)簡化了信息載體，節(jié)省了存儲空間，并可便捷地與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供局域性網(wǎng)絡(luò)檔案信息的在線移交及借閱，超越了舊管理模式下信息流動的單向性，實現(xiàn)了信息資源的多方共享，極大地提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
三、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于文書檔案工作的可行建議
1.提高檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用意識
單位高層管理應(yīng)加強對現(xiàn)代檔案管理重要作用的認知，主動將現(xiàn)代化手段引入本單位文書檔案管理工作中，加大企業(yè)檔案管理資金投入，結(jié)合單位自身情況和實際需求，配置檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)備和應(yīng)用軟件，為檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)保障。同時，也要注意對檔案管理人員的培訓(xùn)，增強其管理意識和責(zé)任感，提高其檔案管理專業(yè)知識儲備量，還要對其進行現(xiàn)代化信息技術(shù)基礎(chǔ)培訓(xùn)，使其能自覺將現(xiàn)代化手段運用到檔案管理工作中。
2.加強企業(yè)檔案收集整理力度
企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的無形資產(chǎn)，也是在現(xiàn)今激烈的市場競爭中占據(jù)一席之位重要信息保障。要保證企業(yè)檔案信息的充足、有效，就要加大對企業(yè)檔案的收集、整理力度。應(yīng)建立健全檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，對檔案信息收集、歸類整理工作進行規(guī)范，設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式，確保所收集整理的文書檔案信息質(zhì)量，為查閱者提供便利條件。
