時間：2022-02-25 23:24:35
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇建設檔案管理，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
1 檔案信息化建設現狀
1.1 信息來源分散復雜
檔案資料通常來源較為分散，難免出現各個相關單位或管理部門移交的檔案文件出現重疊的情況，在同一主題下的資料整理出現大量無差異化的信息。因此，對于繁雜冗余的大量檔案資料，進行科學的篩選、管理，合理的對具有重要價值的信息進行選擇、發掘，就成為了一項重要課題。通常情況下，囿于傳統檔案人工處理方式的效率限制，檔案信息的篩選和挖掘過程繁瑣、主觀性強，浪費大量人力物力。
1.2 檔案管理模式陳舊滯后
隨著經濟社會的迅速發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足信息化時代的需要。過去的檔案管理制度對檔案移交、文件信息匯集、資料報送等操作要求周期長、操作滯后，造成檔案信息老化、價值缺失、資料不全甚至無據可查，難以保障當前對檔案信息的現實需要。
近年來，國家大力推進信息化辦公進程，然而在部分檔案管理部門，仍然沿用傳統的手工檔案管理模式。檔案管理軟硬件設施不足，檔案管理流程繁復，造成檔案信息服務效率低下。
1.3 人員心態亟待轉變
在大力推動檔案信息化建設的新形勢下，檔案管理人員的心態亟待轉變。傳統檔案管理工作中，檔案管理單位主動性較低，部分管理人員服務意識差，工作缺乏熱情和責任感，難以在實際工作中樹立正確的工作態度，無法真正積極的投入到工作當中。很多檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，怠于緊跟政策步伐、積極學習新的技能。一些檔案管理人員甚至在工作中逃避責任、消極工作，難以很好的端正服務心態。這些思想上、專業技能上出現的心態問題，影響了檔案信息化建設和檔案管理工作的順利開展。
2 檔案信息化建設的優勢
2.1 提高資源利用率和工作效率
檔案信息化建設是當今形勢的需要，也是檔案管理的必然趨勢。檔案資料涉及的所需信息來源廣泛、文件內容復雜、檔案管理過程復雜繁瑣，建設信息化的檔案管理系統能夠節省大量的人力和物力資源。傳統的檔案收集、整理以及信息服務，都需要人工方式進行處理。在繁雜冗余的檔案文件中，重疊文件、重復資源、需更新信息等等，時刻需要耗費人力進行及時處理，不僅工作量巨大，還極容易出現各種各樣的疏漏或問題。將檔案資料轉化為電子數據，引入自動化辦公流程，建立電子檔案管理機制，能夠彌傳統人工檔案管理方式的缺陷。所有檔案資料錄入至電子檔案管理系統后，直接通過軟件操作進行篩選、整理，檔案管理工作完全可以依靠計算機進行操作，且歸檔清晰明確，整理方便快捷，大大的提高了資源利用率以及檔案管理的工作效率。
2.2 簡化操作環節，有利于服務質量的提升
信息化檔案管理系統有助于簡化傳統檔案信息服務的相關環節，為檔案使用者提供便利，從而提升檔案管理部門的服務質量。傳統的檔案借閱管理操作復雜、過程繁瑣，往往造成檔案使用者的種種不便，影響檔案管理部門的服務質量。在信息化的檔案管理背景下，檔案使用者可以省卻大量中間環節，無須各種手續、證明借閱所需電子檔案，還可以通過網絡檔案管理系統對所需信息進行獲取，極大的縮減了辦事環節。
3 檔案信息化管理方法
3.1 健全檔案管理機制
檔案管理工作機制的健全，是推進檔案管理信息化建設的重中之重，決定著檔案信息化建設的指導方向。首先，要保障檔案管理制度與實際工作運行條例的建立和健全。檔案管理部門應當在建設信息化管理系統的同時，制定相應的電子管理制度，與其他信息化管理條例共同執行，保障檔案管理各個環節的政策落實。同時，檔案管理機構應加強各部門的組織配合，形成部門之間的協調聯動，積極應對電子檔案管理的新形式，主動提出問題、發現問題，共同解決問題。對電子檔案文件應制定新的政策細則，以解決可能出現的各種新情況。最后，有關檔案管理信息化建設方面的績效評估機制應當予以加強，有意識的提高信息化建設方面所占的績效比例，以鼓勵檔案管理信息化建設的積極推進。
3.2 提高管理人員素質
檔案管理信息化建設的推進，意味著對檔案管理人員的專業素質與思想水平要求的提高。檔案管理人員必須認清形勢、擺正心態，夯實檔案管理的專業知識。同時，信息化檔案系統的建立，意味著需要管理人員具備對新設備、新技能掌握。檔案人員應當積極學習相關的軟硬件操作方式，熟練把握新的工作流程；深入鉆研電子檔案管理系統的各種操作和調試，為信息化建設的不斷改革和提高提出建議；對管理制度和相關政策的建立和改革有所了解，將工作細則落實到切實操作中。
加強管理人員的思想教育，提高管理人員在工作中的責任感和服務熱情。?魍車牡蛋腹芾砉ぷ髦校?更加側重于檔案的保管而非檔案信息的服務。隨著檔案管理信息化的建設，在檔案管理工作中的文件資料搜集、整理等工作量減輕，紙質檔案資料的管理轉變為電子檔案資源的系統管理，檔案信息的服務變得更加重要。檔案管理人員應當轉變傳統的被動服務意識，加強自身思想水平的提高，培養主動熱情的服務精神。
3.3 加快數字化建設進程
檔案管理工作的數字化建設是保障檔案信息建設的基礎。只有加快檔案管理的數字化程度，彩能夠實現檔案信息化建設所要求的檔案資源共享和檔案資料電子化。首先，應當提高檔案數字化建設的重視程度，為具體工作的開展制定相應的計劃方案，同時建立相關監督監管制度。其次，對紙質檔案資料的有效錄入和數據上傳效率應有所提升，保障數字化建設進程。同時對相關電子管理系統予以升級優化，在后臺管理和用戶使用上使其更加友好便捷。將紙質檔案的管理與電子檔案管理并重，完善二者結合管理、相互保障的相關機制。最后，在資源共享上加大力度，各檔案管理部分相互配合實施聯動，在嚴格遵守國家相關制度的基礎，共同建立數字化檔案資源與管理系統，為檔案信息化建設做出應有貢獻。
建設項目中的檔案資料是工程的重要資料，項目檔案既記錄著工程建設過程中的史實，又是建設項目竣工后建設單位進行維修及改建等工作的重要依據，對建設項目的管理有很大的作用。為了能夠保證建設項目檔案的系統、完整、準確，促進建設項目管理中的檔案管理規范化，提高建設項目檔案管理水平，我國檔案局制定了《重大建設項目檔案驗收辦法》，大力開展建設項目檔案管理的業務指導與執法檢查活動。在《重大建設項目檔案驗收辦法》中，規定檔案驗收是項目竣工驗收必不可少的一項工作，沒有經過項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的建設項目，不能通過整個建設項目工程的竣工驗收。由于項目檔案驗收對整個建設項目的竣工驗收有著決定性的作用，充分體現了項目檔案管理在整個建設項目管理中的重要性。因此，切實做好建設項目管理中的檔案管理工作，是建設單位不可忽視的課題。
2現階段建設項目管理中的檔案管理現狀
2.1建設項目管理中的檔案管理意識薄弱
現階段，很多建設項目單位的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認識到項目檔案管理工作的重要性。在建設項目管理中，總是存在一種"重建設、輕檔案"的思想，建設單位的領導及管理層都沒有認識到建設項目檔案是整個建設項目管理的重要依據，對建設項目檔案管理缺乏責任感。尤其是在建設項目施工中，因為建設施工的任務比較重、項目較多，所以建設單位的領導層都比較重視工程施工的質量與進度等，往往忽視了建設項目的檔案管理工作，沒有將檔案管理工作落實到位。建設單位通常在建設工程快要完工的時候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項目檔案的準確性與真實性，從而影響到日后建設單位對建設檔案的使用，對建設工程質量不能完全保證。
2.2項目檔案管理的機制不健全，運行機制不完善
在重大建設項目施工建設中，涉及到的工程參建單位會比較多，比如說建設項目的法人、施工、設計等工程參建單位。由于建設單位的項目檔案管理機制不健全，檔案部門雖然制定了一系列檔案管理規章制度，但是存在著形同虛設的現象，在工程建設中沒有形成有效的管理機制，使得建設單位對檔案管理制度的執行力不夠。再加上建設總承包公司對建設項目的檔案管理任務分配不明確，不能夠很好的協調檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網絡，對每個職能部門的職責劃分不明確，部門之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設項目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對建設項目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設工程質量。由于建設項目管理中檔案管理的運行機制不完善，在建設項目開始建設時，建設單位很容易忽視項目檔案的管理工作，從而忽視建設項目各個環節中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過程；還可能導致大部分的資料分散在各個分包單位，在工程竣工時，如果建設單位沒有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設的監督不足，建設單位沒有按照國家的檔案管理規定進行整理，監督不力，致使建設項目施工的檔案資料收集零亂。
2.3建設項目管理中的檔案管理缺乏保障機制
由于建筑施工單位和監理很多時候都是采用比較靈活的用工制度，而項目檔案管理經常會被認為是一項沒有很高技術含量的工作，最后致使專職管理項目檔案的人員越來越少。建設項目工程的檔案資料比較多，而檔案管理人員較少，使得一個檔案管理人員兼職管理檔案較多，人員流動比較頻繁。現階段，很多建設單位沒有將比較重要的工程檔案文件的形成、積累以及整理歸檔納入到相關檔案管理人員的職責范圍，這樣就很很容易造成檔案資料的流散。由此可見，我國的很多建設單位在建設項目管理中的檔案管理缺乏一定的保障機制，建設單位應該對檔案管理工作予以重視。
3加強建設項目檔案管理的具體措施
3.1完善建設項目的檔案管理制度
檔案管理部門應該根據本單位建設項目的實際情況制定一系列可操作的規章制度，對建設項目檔案的收集、移交、整理等管理工作提出具體的要求，從而保證建設項目的檔案管理有效執行。完善建設項目的檔案管理制度，需要由建設項目單位帶頭建立項目檔案管理網絡，從而要求項目的施工單位、設計單位等配備專職檔案管理人員負責項目建設期間的工程檔案資料的收集、整理及歸檔。建設單位還應配備一個專職項目檔案主管人員來負責項目檔案工作，做好整個項目工程檔案管理的統籌與協調工作，明確分配檔案管理部門的職責，將檔案管理工作真正的滲透到項目建設的每一個建設環節。通過建設單位的對項目檔案管理進行統一領導、分級管理，整個項目工程的檔案資料將會完全處于受控的狀態，有利于建設單位對項目檔案的收集、整理及歸檔，確保了項目檔案資料的完整、準備。
3.2提高項目檔案管理意識
在這個信息化時代，及時的信息能夠對增強建設項目管理人員的檔案管理意識。建設單位應該充分的利用報刊、電視等媒體，將與項目工程檔案的有關的重要信息傳播出去，建立一個檔案管理信息化共享平臺，通過法律的手段，對每一個建設單位的職責要明確，利用管理人員與系統的有效結合，從而增強建設單位檔案管理人員的管理意識。現代建設項目工程的檔案管理也需要與當地的經濟發展相適應，建設單位應該加強對項目工程的關注，及時將有關信息化的有關消息反映到建設單位的管理層，管理層應該將這些信息化消息加以提煉，應用到建設項目的檔案管理規定中，從而提高項目工程檔案管理人員的管理水平。
3.3檔案管理部門應當參加建設項目的竣工驗收
對建設項目的工程檔案審閱是工程竣工驗收中的法定內容，檔案管理部門應當參加工程的竣工驗收，能夠讓檔案管理部門充分認識到檔案管理在整個項目建設過程中占有的重要位置，從而引起檔案管理部門對今后檔案管理工作的重視。對于建設項目驗收過程中發現的有關于檔案管理問題，建設單位的檔案管理部門應該要及時的解決。檔案管理部門要對檔案管理堅持高標準、嚴要求，才能夠在一定程度上保證項目檔案的質量。
4結語
1.欠缺信息化的城建檔案管理意識信息化的城建檔案管理指的是通過數字形式來處理城建檔案信息，同時在網絡協助下對其進行集中化管理。現如今，網絡技術和多媒體技術已經被廣泛地應用在城建檔案管理中，并朝著數字化的方向發展，但由于管理人員素質低下、城建檔案管理標準不統一、管理觀念落后等問題導致城建檔案的信息化建設在發展過程中屢屢受挫。
2.表層化地開發信息資源
在對城建檔案信息資源予以開發時，仍舊將目光停留在數字化掃描和目錄錄入方面。假如信息化城建檔案建設的目的只在于將傳統保管形式轉變為數字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的城建檔案建設也就沒有什么實質性的意義了。
3.開發標準不統一
要想使信息化的城建檔案建設得到推廣就必須對開發標準進行統一，如若開發標準不統一，那么數據間的互通和共享也就無法實現了。現如今，在開發信息資源時，由于缺乏統一標準使得系統不能連通。當然，此種現象的產生還與城建檔案信息秘密性有關。
4.安全保密意識弱
通過網絡終端設備便能將存放在網絡設備中的電子城建檔案索取出來。一個終端上面的電子城建檔案可以同時發給不同的網絡終端，這便對一定時間段內須要限制使用或保密的安全問題造成了一定威脅。因而對其采取一定的保密舉措也就顯得意義重大了。但有的城建檔案管理部門的安全管理制度不夠完善，并且對城建檔案秘密性欠缺認定范圍。所以說，在對城建檔案進行信息資源開發時，城建檔案管理部門欠缺安全保密的意識。
二、城建檔案信息化建設的方案
1.信息化管理意識的提升
由于城建檔案管理的信息化意識薄弱，因而要通過各種形式，讓組織管理人員對城建檔案的信息化管理予以重視，使他們能加大對法規和法律的宣傳力度，使他們能增強對城建檔案的管理意識，讓其明白城建檔案文件的歸檔和累積都是他們應該完成的工作，通過對城建檔案進行信息化建設可以打破城建檔案管理中的許多局限，從而更好地為社會提供服務。
2.建設標準規范
城建檔案信息化管理非常重要的一項保障便是管理機制以及管理標準的完善。通過對各種規范和標準加以制定及落實，能讓分工協作以及技術應用有統一的依據，進而確保城建檔案管理各項工作可以聯系起來，同時在城建檔案管理過程中獲取最佳效益。標準化的規范建設內容包括：技術標準、統計標準、城建檔案管理標準等的建設。假如欠缺這些標準，信息資源便不能建立，假如公司各單位不能按照標準化去進行城建檔案的管理，那么就無法實現城建檔案信息網的暢通，同時也不能使資源共享得以實現。
3.建設基礎設施
城建檔案網絡系統的建設以及數字化設備的建設都屬于基礎設施的建設。城建檔案資源共享以及信息交換的前提便是網絡系統，通過構建信息數據庫，使城建檔案能實現信息的共享。各種數碼相機、掃描儀、打印機等共同構成了城建檔案的數字化設備，對這些設備加以利用，可以使城建檔案的一體化管理得以實現。而在這個過程中，城建檔案的信息化管理則為其實現奠定了基礎。
4.建設城建檔案信息資源
通過各種信息技術使城建檔案數字化得以實現，使文檔管理能實現網絡一體化。在網絡的協助下，使城建檔案資源數字化得以完成，作為城建檔案的管理人員須對文件的歸檔和鑒定予以監督，避免出現歸檔不及時、不規范和不完善的情況。作為一項長期工作，城建檔案信息資源的建設是城建檔案信息化建設最為基礎和信息化水平加以衡量的標志，同時也是信息化城建檔案建設成敗至關重要的一環。因而一定要建立統一標準，打破各自為政局面，使資源共享得以實現，讓使用者能夠更方便的獲取城建檔案信息資源，并獲取核心內容。由于城建檔案的信息資源是社會發展和國民經濟重要的戰略資源，利用和開發信息資源就是使案資源能更有效地為社會提供服務。
5.建設應用系統
城建檔案信息的安全、利用、管理、收集等都屬于應用系統建設的內容。在對城建檔案信息進行收集和管理時，會涉及報表處理、事務處理、數據查詢等程序的設計。信息化城建檔案建設的基礎便是確保城建檔案信息的安全，它涉及身份安全、利用安全、存儲安全等內容。身份安全：運用動態口令、身份認證等形式使城建檔案的安全保密得到加強。利用安全：采取防火墻和物理隔斷等對策。存儲安全：應將城建檔案信息存儲在專用服務器上面，并確保其具備自動備份的功能，與此同時還定期對其進行刻錄備份處理。
6.建設人才隊伍
關鍵詞:基層檔案檔案管理信息化建設
隨著現代信息技術的興起和快速發展，在對大量信息進行處理過程中產生了大量電子文件，信息化已經成為基層檔案建設的必然趨勢。但是，當前基層檔案管理信息化建設仍差強人意，存在著制約基層檔案管理信息化建設的諸多因素和問題，唯有有效解決這些問題，才能更好地促進基層檔案管理信息化建設，才能使基層檔案管理信息化建設取得成效。
一、基層檔案管理信息化建設的必要性和重要性分析
1.基層檔案管理信息化建設的必要性分析。基層檔案管理設施和設備條件都比較簡陋，在傳統紙質檔案管理中，容易出現檔案保管不善而損壞的問題。傳統紙質檔案容易受到外部環境的影響，如果溫度或濕度沒有控制好，就可能造成紙質檔案被損壞，而且紙質檔案還存在占用空間較大和不便查閱等諸多問題。但是隨著現代信息技術在檔案管理中的應用，可以把傳統紙質檔案保存方式轉變為數字信息存儲，在很小的空間里就可以存儲海量的檔案信息和數據，確保檔案信息資料的完整性和查閱的便捷性。因此，在基層檔案管理中，推進信息化建設，十分有必要。2.基層檔案管理信息化建設的重要性。在基層單位日常管理中，檔案管理是重要內容和組成部分，檔案記錄了基層單位工作的過程，對于提升基層單位工作的效率和質量都十分重要。但是，由于傳統紙質檔案管理需要耗費基層單位大量人力、物力、財力，檔案查閱和維護都十分不便，從而對檔案管理和檔案利用的效率產生了很大影響。隨著現代信息技術的發展和在檔案管理中的應用，檔案管理信息化建設開始興起和發展。檔案管理信息化的實質就是對傳統的紙質檔案進行信息化處理，以電子檔案的形式提供檔案服務。通過對傳統紙質檔案的信息化處理，對這些檔案信息資源再分類和再整理，從而提高檔案的使用效率。而且檔案信息化處理以后，其存儲也更為高效和安全，直接降低了基層檔案管理的成本，是基層檔案管理水平快速提升、規范管理、高效利用的重要途徑。
二、基層檔案管理信息化建設中存在的問題
1.對基層檔案管理信息化建設重視程度不夠。在當今信息社會，信息技術已經滲透到各個行業，成為行業快速發展的助推器，對于檔案管理來說，同樣如此。對于基層檔案管理來說，檔案管理信息化建設是提升管理水平的重要手段和方式，也是未來檔案管理的發展趨勢和方向，理應給基層檔案管理信息化建設以高度重視[1]。但是，受傳統檔案管理思想和意識的影響，基層檔案管理信息化建設重視程度明顯不夠，主要體現在以下幾個方面。首先，基層單位領導和基層單位檔案管理人員對于檔案管理信息化建設的認識不足，在具體檔案管理工作中，仍然還在延續著傳統紙質檔案管理和利用的思維與思想，重視檔案資料的搜集、整理和保管，但是忽視了對檔案的利用[2]。在一些領導的思想意識里，檔案資料的查詢和利用只能是那些有管理權限的人員，其他人員都是“無關人員”，不得接觸檔案資料。其次，檔案管理意識較為淡薄，沒有充分認識到檔案管理工作和檔案管理信息化建設的重要性。眾所周知，基層單位面臨的工作和任務較多，在人員缺少或者其他經濟建設等主要工作任務較重的情況下，認為檔案管理工作可以先放一放；在基層單位資金不足的情況下，錯誤地認為檔案管理信息化建設經費可以先放一放、先緩一緩、先等一等，導致基層單位檔案管理信息化建設的人力、物力、財力得不到有效保障，從而使基層單位檔案管理信息化建設步伐受到了影響。再次，由于基層單位領導對于檔案管理信息化建設的重視程度不夠，從而使基層檔案管理人員的思想受到很大限制，基層檔案管理信息化建設止步不前，一直延續傳統紙質檔案管理的方式和方法。2.基層檔案管理信息化建設水平較低。基層檔案管理信息化建設水平，不僅受制于檔案管理方式方法，同時也受制于基層檔案管理人員素質和能力。第一，在基層檔案管理信息化建設的方式和方法方面，由于基層單位可以用于檔案管理信息化建設的資源較為有限，甚至還存在資金擠占、挪用等問題，從而導致基層單位檔案管理的設備老化、條件簡陋，不具備基層單位檔案管理信息化建設的條件和要求。即使配備了計算機和掃描儀等一些現代信息化機器設備，也可能由于多種因素的影響，導致其實際操作利用率較低的問題。在基層檔案管理人員素質和能力較低的情況下，甚至還存在檔案管理設備儀器擱置不用而自然損壞，繼續沿用傳統紙質檔案管理方式的現象。雖然通過信息化處理手段把紙質檔案轉化為電子檔案信息，但是對其缺乏相應的整理、歸類和保管，從而在管理手段上缺乏系統性和科學性，在檔案資源信息利用過程中，還是依靠傳統檔案管理方式和手段，檔案利用效率較低，很難適應基層檔案管理信息化建設的目標要求。第二，基層單位檔案管理人員的素質和能力有待提升。在基層單位開展的任何一項工作，都直接受制于人員的素質和能力。由于基層單位檔案管理人員大部分都是非專業人員，在上崗之前和日常工作中都很難接受檔案管理的系統性和專業性培訓，從而使其專業技能難以得到有效提升；基層檔案管理人員一般年齡較大，在日常工作中接受新思想、新事物的能力有限，很難有效滿足現代檔案管理的思想和能力要求；“上面千條線，下面一根針”，基層單位面臨的各種任務繁雜，但是人員編制受限，許多單位檔案管理人員基本上都是兼職而非專職，在其他任務和工作緊急情況下，人員被借調和調離情況極為普遍，從而導致基層單位檔案管理人員極為匱乏，對基層單位檔案管理信息化建設工作產生很大的影響。3.基層單位檔案管理信息化建設經費投入不足。基層單位檔案管理信息化建設經費投入不足，這不是個例，而是普遍現象，特別是在硬件投入方面，更是遠遠不能滿足現代檔案信息化建設的需要，對基層檔案管理信息化建設產生直接的制約作用。前文已提及，基層單位面對的工作經費較為有限，每年用于檔案管理的總經費基本上也只有數萬元，真正用于檔案管理信息化建設的費用更是少之又少。而且在這為數不多的檔案管理經費中，還存在經常被擠占和挪用的現象。一些基層單位認為，檔案管理沒有必要設立專門的檔案管理部門、人員編制和經費預算，只需要有個人員在其他工作不忙的情況下，收拾一下檔案材料就行了，檔案資料的搜集、整理、保管和利用工作缺乏系統性和穩定性，甚至一些基層單位更是缺乏基本的檔案資料保管設備，檔案管理信息化建設工作更是無從談起，直接影響到基層檔案管理工作的開展。
三、基層檔案管理信息化建設的推進和提升對策
對于任何一項工作的推進和提升來說，都離不開思想的重視，人力、物力、財力的投入，基層單位檔案管理信息化建設工作同樣如此。針對基層檔案管理信息化建設建設中存在的不足，主要可以從以下三個方面加以推進和提升。1.提升基層檔案管理信息化建設的思想重視程度。第一，要提高基層單位領導對檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作并非是可有可無、可大可小的一項工作，而是在基層單位工作和業務發展中具有重要支持和支撐作用的一項基礎性工作。首先，要通過各種途徑宣傳基層檔案管理工作的重要性，強化領導對于基層檔案管理信息化建設的意識，使其充分認識到信息化建設是基層檔案管理的必然發展趨勢，是提高基層檔案管理水平的主要渠道和途徑，必須要把基層檔案管理信息化建設作為日常一項重要工作[3]。第二，要提升基層檔案管理工作人員的思想重視程度。基層檔案管理人員要在日常檔案管理工作中，重視信息化技術的應用，提升檔案管理信息化水平，特別是要在全面搜集、深度挖掘檔案信息的同時，做好檔案信息的再整理和再分類工作，不僅要保管好檔案，更要利用好檔案，以信息化手段提高基層檔案的利用效率。2.提升基層檔案管理信息化建設人員素質和能力。首先，思想決定行為。因此，基層檔案管理人員必須積極轉變自身的檔案管理思想理念，對傳統基層檔案管理的優良和成熟經驗進行繼承和發揚的同時，還要摒棄基層檔案管理的傳統模式，加強現代信息技術在檔案管理工作中的應用，以此不斷提升基層檔案管理的信息化水平。其次，要不斷提升基層檔案管理的人員素質和能力。在基層檔案管理中，特別是在推進信息化建設的進程中，檔案管理人員的素質和能力始終是主要制約或推動因素，產生著極為重要的作用，必須重視基層檔案管理人員素質和能力的提高。為基層單位配備專業性強和檔案管理經驗豐富的工作人員，對基層檔案管理人員年齡結構、學歷結構、能力結構進行轉變，通過一對一的手把手傳幫帶等方式，督促基層單位檔案管理突破傳統檔案管理思維和模式；加強對基層檔案現有人員的在職培訓，不斷提升基層單位現有檔案管理人員和工作人員的能力素質，使其更好地掌握現代檔案管理的知識，更為熟練地操作計算機等現代化設備，為基層單位檔案管理信息化建設奠定素質和能力基礎[4]。3.基層檔案管理信息化建設的財力投入。首先，要加大對基層檔案管理信息化建設的資金投入。任何一項工作的開展，都離不開充足的資金保障。因此，基層檔案管理信息化建設必須要有相應的資金投入。基層單位在推進檔案管理信息化建設工作的時候，必須嚴格按照現代信息技術的要求，配置專門的檔案管理信息化設施和設備，如掃描儀和計算機，而且還要定期對這些設施設備進行維護保養，從而更好地滿足現代檔案管理信息化建設在硬件方面的需求；基層單位還要為檔案管理信息化建設工作設立專門的工作預算和專項資金，這是基層檔案管理信息化建設推進的前提和保障，而且在日常工作中，不得對此經費進行擠占或挪用，確保資金專款專用，專門用于檔案管理的信息化建設工作；要專門購置相應的檔案管理信息化軟件，根據本單位實際情況和工作需要，引進特有的符合單位實際、滿足檔案管理信息化建設需要的檔案管理系統，便于檔案資料的搜集、整理、存儲和利用。其次，要積極推進基層檔案資源的數字化建設。基層單位檔案管理信息化建設，其本質就是要充分利用現代計算機技術和信息管理技術，對本單位的檔案資源進行系統搜集和利用，從傳統紙質檔案向數字檔案進行轉變，逐步建立多媒體檔案數據庫；重視電子檔案的搜集整理和歸檔工作，而且還要居安思危，做好電子檔案的存儲和備份工作，不斷提升基層檔案信息化管理水平；通過權限設置，限定對本單位電子檔案信息資源的查詢和利用，同時也要做好電子檔案的保密工作，在計算機內設置防火墻安全技術，防止檔案信息資源被破壞和丟失等問題。
參考文獻
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關鍵詞：醫院；檔案管理；信息化建設
0 前言
檔案是重要的本源性信息源。醫院檔案管理是醫院歷史進程中的原始記錄和權威憑證。在信息化建設的大背景下，對醫院檔案管理工作也提出了新的要求，要求醫院檔案管理工作進行信息化建設。近年來，醫院檔案管理工作為適應形勢發展的需要，將醫院檔案信息化建設作為醫院建設的重要組成部分，力圖促進醫院自身管理科學化、規范化工作的開展。如何進行醫院檔案管理信息化建設是諸多醫院關注的焦點。因此，研究優化醫院檔案管理信息化建設的策略具有十分重要的現實意義。鑒于此，筆者對醫院檔案管理信息化建設進行了相關思考。
1 醫院檔案管理信息化建設存在的問題
當前，醫院檔案管理信息化建設的現狀不容樂觀，還存在著一些亟待解決的問題，這些問題主要表現在醫院檔案管理信息化意識不高、醫院檔案管理軟件系統開發慢、醫院檔案管理缺乏統一的標準、醫院檔案管理專業人員的不足四個方面，其具體內容如下：
1.1 醫院檔案管理信息化意識不高
醫院檔案管理信息化意識不高是醫院檔案管理信息化建設存在的問題之一。目前在國內的醫院中，計算機應用已經成為不可缺少的一部分，從簡單的管理信息系統（MIS）、財務系統到完善的醫院信息系統（HIS）、影像存檔和通訊系統（PACS）等都已開始在醫院實施和運行。但由于長期以來，醫院重視醫療而輕視檔案的觀念較為普遍，檔案管理工作仍然沿用傳統的管理模式，檔案信息化建設的緊迫性還沒引起部分醫院的關注，致使醫院檔案管理信息化建設受阻。
1.2 醫院檔案管理軟件系統開發慢
醫院檔案管理軟件系統開發慢在一定程度上制約著醫院檔案管理信息化建設。在醫院檔案管理中，信息化建設的發展速度緩慢，檔案管理軟件的開發速度和水平也略為滯后。從我國計算機應用的現狀看，醫院檔案管理軟件系統開發的速度遠遠低于計算機硬件技術的發展，隨著檔案的快速增長和利用需求的增強，醫院現有的檔案管理軟件系統已不適應形勢發展的需要，因此，開發可兼容性、可擴張性的醫院檔案管理軟件系統對醫院檔案信息化建設尤為重要。
1.3 醫院檔案管理缺乏統一的標準
醫院檔案管理缺乏統一的標準是醫院檔案信息化建設的瓶頸。在醫院檔案信息化建設中，往往缺乏統一的標準對醫院檔案管理進行約束，標準化程度低影響了醫院檔案信息化進程。就目前而言，醫院檔案管理缺乏統一的標準，主要表現在醫院收費系統、統計系統、病歷病案系統等部門的不一致性，由于醫院內部分設各個部門，每個部門的規格不一樣，不同規格的制定加大了醫院檔案管理的難度，使得檔案信息資源無法實現共享。不難看出，在醫院檔案信息化建設中，沒有統一的規范和標準，難以實現檔案信息化管理。
1.4 醫院檔案管理專業人員的不足
醫院檔案管理專業人員的不足也使得醫院檔案管理工作陷入困境。在醫院檔案信息化建設中，醫院檔案管理專業人員嚴重不足，缺乏既懂醫院檔案管理又懂信息化建設的專業人才。從現有的醫院檔案管理人員的知識結構上來看，主要存在兩個方面的問題，一是知識結構單一，在應用計算機網絡技術方面存在著很大的局限性；二是專職的檔案信息管理人員缺乏。現有的醫院檔案管理人員自主創新能力有待加強，多半安于現狀，主觀能動性難以得到發揮。因此，探索優化醫院檔案管理信息化建設的策略勢在必行。
2 優化醫院檔案管理信息化建設的策略
為進一步提高醫院檔案管理信息化建設的水平，在了解醫院檔案管理信息化建設存在的問題的基礎上，優化醫院檔案管理信息化建設的策略，可以從以下幾個方面入手，下文將逐一進行分析：
2.1 提高醫院檔案管理信息化意識
提高醫院檔案管理信息化意識是優化醫院檔案管理信息化建設的關鍵。在醫院檔案管理信息化建設中，只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，使醫院檔案管理工作更適合現代化醫院發展的要求。只有領導重視和支持，醫院檔案信息化建設才能完全實現。檔案管理是醫院現代化管理的組成部分，對醫院領導者而言，應充分意識到醫院檔案信息化建設的作用，重視醫院檔案信息化建設工作。在醫院內部要廣泛宣傳醫院檔案信息化建設，使全體醫務工作者了解到醫院檔案管理信息化的重要性，提高醫院檔案管理信息化意識。
2.2 加快醫院檔案管理軟件的開發
加快醫院檔案管理軟件的開發是優化醫院檔案管理信息化建設的重要環節。醫院檔案管理軟件是醫院檔案管理信息化建設的重點和難點，對醫院而言，檔案管理軟件的開發要結合醫院的實際情況進行選擇，根據醫院的基本情況和特點，建立適合醫院檔案管理的系統軟件。一般來說，醫院檔案管理信息化為加快醫院檔案管理軟件的開發，要選用經過國家鑒定的正規軟件，在此基礎上要進行第二次開發，建立適合醫院管理的軟件系統，又可與醫院的行政辦公系統相接，實現文件形成、報送、接收、分類編目、整理等全過程的計算機管理。
2.3 制定醫院檔案管理的規范標準
檔案管理標準化是保證歸檔信息有效利用的關鍵。在醫院檔案管理信息化建設過程中，為使醫院檔案管理信息化建設有章可循，制定統一的醫院檔案管理的規范標準必不可少。實行集中統一檔案管理是制定醫院檔案管理規范標準的有效途徑。對醫院檔案管理工作而言，集中統一檔案管理，有利于醫院檔案工作實行規范化、標準化、科學化管理，以及檔案信息資源的綜合開發利用，便于對外信息聯網，資源共享，因此是檔案管理工作發展的方向和必然趨勢。
2.4 培養醫院檔案管理專業型人才
培養醫院檔案管理專業型人才在醫院檔案管理信息化建設中的作用不容忽視。在醫院檔案管理信息化建設中，培養醫院檔案管理專業型人才，建立一支高素質的檔案隊伍，可以為醫院檔案管理信息化提供智力支持，促進醫院檔案管理信息化建設的持續健康發展。具體說來，培養醫院檔案管理專業型人才，可以通過定期或不定期地開展培訓工作，培養醫院檔案管理人員的專業素質和計算機應用能力。另外，還要制定信息化建設的中長期規劃和短期目標，吸引和培養醫院檔案管理專業型人才，發揮專業型人才的主觀能動性，培養醫院檔案管理人員的創新能力，力求更好地為醫療工作服務。
3 結語
總之，醫院檔案管理信息化建設是一項綜合的系統工程，具有長期性和復雜性。在信息化建設的大背景下，醫院檔案管理工作為發揮信息化建設的優勢功能，應提高醫院檔案管理信息化意識、加快醫院檔案管理軟件的開發、制定醫院檔案管理的規范標準、培養醫院檔案管理專業型人才，不斷探索優化醫院檔案管理信息化建設的策略，只有這樣，才能不斷提高醫院檔案管理信息化水平。
參考文獻
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0 引言
檔案管理是高校的基礎工作，是學校了解學生信息的重要手段，但當前，高校檔案管理的現狀不容樂觀，教師檔案意識淡薄，常出現檔案資料不全的情況，影響了檔案管理的效率以及質量，因此研究檔案管理信息化建設至關重要，能夠有效解決當前高校檔案管理中存在的問題，提高檔案信息資源的利用率。
1 高校檔案管理信息化建設的現狀
高校檔案管理信息化建設十分重要，有助于實現檔案信息資源的共享，提高檔案信息的利用效率，具有重要的意義，但是當前，高校檔案管理信息化建設的現狀不容樂觀，存在較多的問題，影響了高校檔案管理信息化建設的效果，因此，分析高校檔案管理信息化建設存在的問題，了解檔案管理現狀十分重要。高校檔案管理信息化建設中主要存在以下幾方面問題。
1.1 信息化建設配置不足
高校檔案管理信息化建設，需要有著先進設備支撐。但學校的教學任務繁重，事情較多，各部門無法及時提交材料的情況時有發生，不僅易出現疏漏，還會出現檔案資料不齊全，重要材料流失等問題，高校檔案管理先進信息化設備引入不足，從而影響到檔案管理信息化建設，使檔案材料缺乏完整性，檔案信息歸檔的質量較差。
1.2 檔案管理人才缺乏
高效檔案管理信息化建設，需要有著綜合性人才支持，必須熟練掌握信息化技術，才能充分運用信息化技術進行檔案管理。但由于學校教師的工作較多，教學工作，學生思想教育，學生人際關系，學習各種活動等內容都需要教師處理，教師任務較多，對檔案信息管理的關注度不夠，檔案歸檔意識較差，造成檔案利用率不高以及檔案信息資源開發不足等問題，致使高校檔案信息管理水平不高。
1.3 檔案標準化水平不高
通常高校檔案管理需要有著一個標準，也就是一套完整的檔案管理制度，才能確保高校檔案管理的順利進行。但就當前高校檔案管理信息化建設的情況分析，整體的檔案標準化水平不高，特別是在信息化時代下，檔案管理信息化建設未能及時改進檔案管理標準，以及檔案管理制度等，依舊采用傳統的檔案管理方式，進而影響到高校檔案管理效率。
1.4 硬件設施與檔案管理手段較為落后
雖然當前網絡技術發展迅速，但高校檔案信息管理的硬件設施并未達標，極少運用到網絡技術以及計算機技術，處于被動工作的狀態，主動性差，在收集資料時只進行基礎材料收集與保管，服務意識以及主動對檔案資料分析編演的能力較弱，無法充分發揮檔案的價值與作用。由此可見，高校檔案管理信息化建設的現狀不容樂觀，存在較多問題，分析高校檔案管理信息化建設問題具有重要的意義。
2 高校檔案管理信息化建設策略
2.1 加強先進設備的配置
加強先進設備的配置是高校檔案管理信息化建設策略，加強先進設備配置十分重要，能夠加快檔案信息化建設步伐，實現高校檔案信息的資源共享，提高檔案資源的利用率，因此，加強先進設備的配置十分重要，具有重要的意義。加強先進設備的配置需要做到以下幾點，一是購入先進的設施設備，購入計算機設備并安裝相關軟件是提高高校檔案信息管理的硬件設備的有效措施，有助于推進檔案信息化建設的發展，由此可見，購入先進的設施設備十分重要。二是加大檔案信息化建設的資金投入，通過使學校領導意識到檔案管理信息化建設的重要性，加大資金投入，能夠利用資金加強先進設備配置，盡可能地創造有利條件，實現檔案信息化建設，加快檔案的現代化管理進程。因此加強先進設備的配置是高校檔案管理信息化的有效措施。
2.2 加強檔案管理信息化人才建設
加強檔案管理信息化人才建設，提高檔案管理人員的素質，增強檔案管理人員的專業能力具有重要的作用，檔案管理信息化建設已經成為了一種檔案管理趨勢，是比較流行的，有效的檔案管理手段，相應地提高檔案管理人員的專業知識，計算機操作能力，以及檔案管理能力具有重要的意義。加強檔案管理信息化人才建設需要做到以下幾點，一是實施專業知識教育，檔案管理需要具備專業的知識能力，掌握檔案收集，歸檔等相關知識以及技巧，因此，實施專業教育，提高檔案管理者檔案管理能力至關重要。二是加大對檔案管理者的再教育與相關技能培訓的力度，檔案管理信息化的關鍵在于檔案管理者需要掌握網絡技術以及計算機技術等相關基礎技能，而當前檔案管理者普遍缺乏相關技能，對信息技術以及網絡技術不夠了解，無法較好地應用相關技術，阻礙檔案管理信息化建設的發展，因此對檔案管理者實施培訓十分重要，有助于提升檔案管理者的相關技能，推進檔案管理信息化進程。由此可知，加強檔案管理信息化建設具有重要的作用，有助于提高檔案管理者的業務素質與知識水平，擴充知識面，提高綜合素質，加快檔案信息化建設。
2.3 提高檔案標準化水平
提高檔案規范化以及標準化水平是建設檔案管理信息化的有效策略，是檔案管理信息化建設的基礎，因此提高檔案規范化標準化水平具有重要的作用。提高檔案標準化水平需要做到以下幾點，一是統一網上目錄標準，高校檔案資源內容龐雜，形式多樣，查找較為困難，致使檔案的利用率較低，利用者在查找檔案信息資源時效率較差，查找的準確性也較差，因此，統一網上目錄標準，能夠提高查找的準確率與效率，從而提高檔案資源的利用率，不僅能夠使人們在網上輕松地查找檔案信息，還能夠保證檔案管理的規范性。二是建立相關的規章制度，檔案信息具有保密性要求，尤其是高校的檔案管理，因此結合學校具體情況，建立相關的規章制度十分重要，通過系統安全管理制度，機房庫房出入規則，電子文件管理等制度的建立，增強高校檔案管理的規范性，促進檔案管理信息化建設。由此可見，提高檔案管理的規范化標準化水平至關重要。
2.4 搭建檔案信息化建設平臺
檔案管理信息化建設平臺的搭建具有重要的意義，是搞好學校檔案管理工作的先決條件，通過搭建檔案信息化建設平臺能夠強化檔案管理意識，提高師生對檔案工作重要性的認識，因此，搭建檔案信息化建設平臺十分重要，搭建檔案管理信息化建設平臺需要做到以下幾點，一要抓好學校檔案數據庫的建設，檔案信息化系統處于過渡階段，完成過渡的重要步驟在于數據庫建設，因而建設數據庫十分重要，通過數據庫的建設能夠科學地管理檔案信息資源，為檔案資源的查找提供便利，推進檔案信息化的建設。二要按照檔案法規范分類，在檔案信息化平臺建設過程中，將檔案分類規范管理十分重要，因此，按照相關的法律法規，規范分類檔案資源，不僅有助于檔案信息化建設平臺的搭建，還有利于提高檔案工作效率，科學實施檔案管理，保證檔案管理工作有法可依，并在保證檔案管理信息化建設的同時，實現高校檔案的高效管理。因此搭建檔案信息化建設平臺，有助于規范檔案分類，科學管理高校檔案，提高檔案管理工作的工作效率，實現檔案管理的信息化建設，具有重要的作用，是檔案信息化建設的有效策略。
一、人事檔案管理中存在的問題
人事檔案是人事、組織、勞資等部門從事人事管理活動過程時在培養、選拔和使用人員工作中形成的寶貴歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的發展歷程，真實和客觀地記錄和反映了個人經歷、家庭情況、社會關系以及個人德、能、勤、績、廉等方面的材料。由于多方面因素形成當前人事檔案中普遍存在問題，主要表現在以下幾方面。
1、領導對人事檔案管理的重要性認識不足
領導對人事檔案管理重視不夠，表現在人事檔案管理工作中，有相當一部分領導在認識上存在著一些誤區，認為人事檔案管理工作就是保管的事務性工作，只要不丟失，不泄密，能做好外調、查閱就行了。因此，忽視人事檔案工作的管理，誠然檔案存在的問題也不會解決，其辦公場所、經費、人員沒有保障，檔案工作也就做不好。
管理人員配置不足，管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。然而，由于單位或部門的人事管理人員編制不足，人事檔案管理工作量大，通常人事檔案管理大多數是由人事部門的工作人員兼職去做，屬于非專業人員管理，并且人員變動頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作投入不足，因此，嚴重影響了人事檔案的管理水平。
管理手段也較陳舊，在檔案管理手段上，由于沒有單獨的人事檔案管理軟件，管理人員一直采用手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時整理歸檔，出現檔案資料不完整的情況。調閱檔案時依然采用原始的手工操作方式。
管理人員業務不熟，大多數的檔案管理人員沒有經過專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太熟悉，難以適應人事檔案管理工作。
2、人事檔案保密性不強
根據國家人事檔案管理制度的規定，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”。人事檔案對當事人保密的目的是出于安全需要和方便組織管理，正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，“組織意見”本人是不知道，而使檔案材料的主觀隨意性增大。
3、人事檔案存在弄虛作假
人事檔案的生命在于其真實性，在現有人事檔案管理模式下，“弄虛作假”現象屢屢出現。如高考、職工調動、就業、報考公務員、考研等，個別人通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達到讀書、工作、參軍等目的。或者是為了競聘較高級領導職位，偽造干部履歷、入黨材料和學歷證書等。也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式虛假檔案現象屢屢出現，使檔案管理制度的嚴肅性、真實性、惟一性屢遭挑戰。
4、人事檔案材料不完整
人事檔案內容短缺，材料內容不完整：如履歷表、年度考核表、學歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項目不完整。其原因是檔案管理部門工作人員責任心不強，沒有認真及時收集各部門、科室應該歸檔的檔案材料，導致收集檔案材料不全；有時只是將檔案材料僅作為保存的資料加以收集堆放，沒有及時對材料鑒別歸檔；對檔案材料內容未認真審核，造成內容殘缺不全。
干部職工對人事檔案認識不足。他們在填寫履歷表、年度考核表等表格時，有的人能省則省甚至不填寫，敷衍了事；有的材料如學歷、培訓、職稱等材料留在個人手中，認為自己保管更安全，用起來也更方便，不愿意將材料交給檔案管理部門。
5、管理制度落后于人事制度改革
隨著人事制度改革不斷深入，人才流動日漸頻繁，選拔和使用人才的手續不斷簡化。由于人事檔案管理落后，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。甚至有的單位為了留住人才扣留了檔案，造成人事檔案材料不完整，給招錄單位在人事審核、審批工作時帶來不便。
二、人事檔案管理的信息化是市場經濟發展要求
隨著我國經濟發展、科學技術和文化的進步，傳統的人事檔案管理模式弊端日益顯露。人事信息具有信息量大、管理范圍廣以及易變動等特點，致使人事檔案管理部門要經常更新人事信息，要與人事信息的變動保持同步。然而，傳統人事檔案管理是以紙質版人事檔案為主要管理對象的實體管理模式，使得人事信息的更新相當困難，無法與現代人事信息的變動保持同步。隨著科學技術的發展，人事檔案管理被賦予了更多職責和作用，其管理模式也逐步由傳統的紙質管理變為現代的信息化管理。然而，由于我國人事檔案管理信息化建設仍處于初步階段，存在諸多問題，如領導及人事檔案管理人員信息化建設意識淡薄；人事檔案管理信息化建設投入力度不大，缺乏資金保障；人事檔案管理人員技術基礎薄弱等等，這些因素嚴重阻礙了人事檔案信息化建設和發展進度，影響了人事檔案管理工作價值和功能的發揮，應該引起有關單位或部門領導的高度重視。
三、如何實施人事檔案管理信息化建設
1、提高領導對檔案信息化建設重要性認識
領導要轉變觀念，在思想上重視人事檔案管理信息化建設，要樹立思想決定行動，要認識到轉變觀念是全面推進人事檔案管理信息化建設的關鍵所在。就人事檔案管理信息化建設而言，一方面，只有進一步提高領導對其重要性認識程度，才能進一步加大人事檔案管理信息化建設的扶持力度，有效協調內部組織、人事等部門，發揮其積極性、主動性和創造性，優化人事檔案管理結構，為人事檔案管理信息化建設打下良好的基礎，確保各項工作的順利開展；另一方面，還應加大人事檔案管理信息化建設的宣傳力度，切實提高單位有關人員對人事檔案管理信息化建設的意識，組織有關人員積極參與人事檔案管理信息化建設。此外，還應進一步提高人事檔案管理人員的服務意識，使人事檔案管理工作由單一服務職能轉變為具有較強綜合服務職能的管理。
2、加大人事檔案管理信息化建設的投入
俗話說物質決定意識。實現人事檔案管理信息化既離不開思想基礎，又離不開物質基礎，只有人事檔案管理信息化建設的物質投入，才能確保人事檔案管理信息化建設的最終實現。其中其資金的投入無疑是最為重要的，因此，單位應拓寬資金籌集渠道，為人事檔案管理信息化建設籌集足夠的資金，提高人事檔案管理的科技程度。同時要根據單位自身的實際情況，充分利用各項科研成果，推進人事檔案管理信息領域中新的經濟增長點。此外，單位或部門還應充分挖掘自身內部的科技人才，安排其從事與人事檔案管理信息化建設相關的工作，這樣，既可以加快單位自身人事檔案管理信息化建設的進度，又大大降低了資本投入。
3、培養人事檔案管理信息化建設隊伍
以人為本，培養人事檔案管理信息化建設隊伍，實現人事檔案管理信息化建設的最終落腳點在于人，信息是一種媒介或者輔助工具，因此，應堅持貫徹“以人為本”的原則，建設一支專業的、高素質的人事檔案管理信息化建設隊伍，充分發揮其在人事檔案管理中的價值和功能。樹立單位培養復合型人才意識，定期組織相關專業技術培訓，提高人事檔案管理人員的信息技能。培訓的內容既要突出技術層面的內容，也要突出管理層面的內容；培訓要有實效性，使人事檔案管理人員既懂得管理的相關知識，又精通信息化技術。此外，人事檔案管理人員要不斷提高自身的職業道德和素養，不斷拓寬自己新知識技術視野，豐富自己檔案管理的邏輯思維，進一步提高自身人事檔案管理水平，為人事檔案管理信息化建設的實現貢獻出自己的力量。
4、實現人事檔案信息“三化”
通過實施人事檔案管理信息化建設工程，最終實現的目標是“三化”。即檔案信息數據化、服務利用網絡化以及管理人員專業化。所謂檔案信息數據化，是為了改變傳統以紙質檔案為管理對象的實體管理模式，實現信息查詢以及系統設置的數據化。在現代人事檔案管理過程中，應以原始紙質檔案為依據，將其包含的信息錄入計算機，實現人事檔案的數據化。此外，為了便于查詢，還應對檔案資料規整分類，實現人事檔案信息數據的分類管理。所謂服務利用網絡化，是指借助于計算機網絡這一媒介實現人事檔案管理信息化，為單位內部實現資源共享提供了很好的平臺。管理人員專業化，是人事檔案管理信息化建設的又一發展目標。人事檔案管理的最終實現主體是人，因此，人事檔案管理信息化要求管理人員不僅應掌握最基本的管理知識，還要掌握先進的計算機網絡技術。只有實現檔案信息“三化”，檔案管理信息化才會達到其目的。
[關鍵詞]檔案管理；信息化；現狀；策略
21世紀是一個信息的世紀，隨著互聯網快速發展，各行各業的信息化程度不斷提升，信息化必將成為21世紀的主導現象，影響到行業的各個方面，這對于高校檔案管理來說也不例外，信息化的建設成為當前高校檔案管理建設中重要內容，對高校檔案的管理產生重大影響。對于我國高校來說，應該適應時代的發展，不斷提升自身的信息化水平，要跟上時代的步伐，加快檔案管理建設的腳步。促進高校檔案管理水平的不斷提升。
一、高校檔案管理信息化建設的現狀
我國高校對檔案信息化認識不足，設施建設起步較晚，信息化建設的現狀不容樂觀。
（一）檔案意識淡薄
當前部分高校領導缺乏檔案管理的意識，檔案工作重視程度不夠，沒把檔案信息從資源的角度加以認識，使得高校檔案管理長期停留在建檔、管檔、查檔的水平上，許多有利用價值很高的檔案材料常年廢棄在角落里，忽視了檔案信息資源的開發利用，不能形成把檔案作為一種資源去使用，給高校檔案管理帶來很多負面影響。
（二）人員素質較低
目前許多高校檔案人員整體水平還較低，在人才結構、知識結構等方面和先進國家的檔案管理人員相比差距較大，還不能適應信息時代檔案事業的發展需要。既精通檔案業務、又懂計算機技術和相關知識的人才非常匱乏，制約了高校檔案管理信息化的發展。一些高校的檔案管理人員專業不對口，大部分屬于兼職的性質，較低的綜合素質難以勝任高校檔案信息化建設的重任，嚴重地阻礙了高校檔案管理信息化建設的進程，造成一些高校檔案管理信息化建設的滯后。
（三）資金投入不足
制約我國高校檔案管理信息化建設的另一障礙是由于認識不夠造成的資金投入不足，相關的設備和人員配備受到了制約，阻礙了高校檔案信息化建設的發展。在檔案管理信息化建設過程中，需要投入大量的資金，保證人員技術、硬件、設備、軟件系統等方面的配套，同時為了維持這些硬件和軟件的正常運轉，還需投入一定的資金進行日常維護和集中管理。高校檔案管理部門屬于高校行政管理的范疇，學校的經費主要投入到教學、科研等領域，對檔案管理的投入力度有限，造成高校檔案管理經費投入不足，給高校檔案管理信息化建設帶來不利影響。
（四）網絡安全問題
檔案信息管理需要正確處理與知識產權保護的關系，做到合理開放和嚴格保密相結合，這是由于檔案本身的特殊性決定的。高校檔案信息化建設，提升了檔案的利用效率，加強了檔案部門與外部間的聯系，降低了檔案保管與獲取的成本，但也相應帶來了很多信息技術方面的問題，如電腦黑客破壞、電腦病毒、非法訪問等，給檔案的安全造成了較大的威脅。
二、高校檔案管理信息化建設的策略
（一）提高對檔案管理信息化建設重要性的認識
高校檔案管理要樹立“電子檔案”的觀念，必須轉變檔案管理以往只是簡單的收集、借閱、整理模式，在觀念上與信息社會接軌，要摒棄手工操作管理的觀念，樹立通過檔案管理的信息化來實現檔案的自動化管理，認識到檔案信息的價值不僅在于儲藏，其更大的價值在于傳播，通過信息化手段，使檔案的傳播更為便捷，使檔案的價值得到更好的實現，另外，要樹立電子檔案觀念，在當前網絡技術的迅猛發展的背景下，電子檔案由于其成本低、便于儲存和查詢速度快等方面的特點，必將取代紙質檔案，作為高校檔案管理人員，要從行動上跟上文件存儲電子化的腳步，通過信息技術實現高校檔案管理的動態化和便捷性。
（二）培養高質量高素質檔案管理人才
在提高現有檔案管理人員基礎素質的基礎上，高校檔案管理部門要重點提升檔案管理人員的信息技術方面的技能，加強相關網絡技術人員配置，適時進行相關人員的信息化業務方面的培訓，提升檔案管理人員利用信息化設備的技能，根據檔案管理信息化建設需求，通過強大的人才隊伍建設，加速高校檔案管理信息化進程。
（三）加強軟硬件系統和基礎設施的建設
數字化設備和網絡系統是檔案信息傳輸、資源共享的基礎條件，是高校檔案信息化的基礎設施。其核心是計算機網絡，還包括交換機、服務器、存儲器、路由器、數據庫管理系統等。因此，為真正實現高校檔案信息資源共享，必須建立一個全國高校檔案信息化網絡，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制，同時利用網絡技術實現檔案的查找、接收和歸還，實現檔案信息資源最大限度地社會共享，充分發揮檔案信息化的整體效益。
（四）建立檔案管理信息安全保障體系
要順利實施高校檔案管理信息化，必須重視高校檔案信息化建設過程中安全保障問題，通過投入人員和資金完善各類信息資源安全保障體系，不斷提升高校檔案管理系統信息安全防范和處理的能力。在制度上，要建立嚴格的安全制度，對相關管理人員加強安全教育，要通過防范機制杜絕非法操作；在管理上，定期升級、經常維護。在技術上，通過部署硬件防火墻等措施，對檔案信息的安全進行周密的保護。
三、結論
隨著移動互聯網的興起，信息化建設已成為時展的主題，檔案作為重要的信息資料也不例外。當前我們既要高度重視高校檔案信息化建設的重要性，也要充分認識其復雜性和系統性。高校可通過提高檔案管理信息化建設重要性的認識、培養高質量高素質檔案管理人才、加強軟硬件系統和基礎設施的建設、建立檔案管理信息安全保障體系等方法和策略，積極創造條件，采取有力措施推進檔案信息化管理的發展，以適應時展的要求，同時提高檔案的利用效率。
參考文獻：
【關鍵詞】現代醫院；檔案工作；信息技術
前言：從目前來看，很多醫院在檔案信息化建設過程中面臨著信息收集困難、信息化檔案管理意識薄弱、尚未完善信息化制度等問題，影響到了醫院檔案管理信息化建設效果。針對這一種情況，應尋求一些可行性的醫院檔案管理信息化建設途徑，讓醫院各部門之間信息傳遞變得更為流暢，并將原有紙質檔案順利轉成數字化檔案，為醫院領導或相關人員提供有價值的檔案信息，便于他們隨時隨地查詢信息，有較高的檔案信息應用意識。
1信息化建設必然性
夯實檔案管理信息建設工作是必然的，其主要體現于幾個方面。首先，在信息技術和互聯網技術快速發展背景下，醫院開始借助網絡傳遞與功能共享快速存儲化驗、繳費、掛號、處方等信息，在這一背景下，巧用信息技術優化醫院檔案管理工作，更符合社會發展特點，滿足社會進步發展中的客觀要求。其次，這一項工作也是提高醫院整體管理水平的內在要求。即檔案信息化管理模式與傳統醫療管理模式相比，其日漸成熟的管理技術能夠使護理流程、臨床管理、經濟分析等管理內容管理成本變得更為合理。同時，提高工作效率。
2巧用現代化信息技術，夯實醫院檔案管理優化建設
2.1樹立新型理念
為促進醫院發展，在現代化信息技術不斷更新發展背景下，應逐漸轉變傳統醫院檔案管理理念，樹立新的檔案管理思路——信息化設計理念。首先，醫院在檔案管理工作具體實施過程中應明確檔案信息化建設目的一，明確檔案管理信息化建設要堅持為公眾服務，堅持統籌規劃、資源共享、公開透明、及時準確，并以現實檔案館為后盾，完善檔案管理工作網絡，落實信息化建設工作。其次，為了能夠充分發揮現代信息技術在醫院檔案管理工作中的價值與作用，應在設計中突出形式與內容上的特色。比如，在檔案信息網首頁設計上，注意遵從莊重典雅、大方美觀設計原則，并強調檔案架構合理、功能齊全。同時，增設一個電子郵箱，主要用于與用戶之間的交流。再次，在內容設計上，要確保檔案信息豐富，既包括局館概況、館藏介紹內容，又包括業務指導、學會工作、調查評議、檔案利用等方面內容，并增設投訴信箱、領導信箱等等，以便于提高管理水平。
2.2引進先進設備
現代醫院在實際發展期間，為保證檔案管理工作良性進行，應投入大量資金用于硬件、軟件先進設備購置上，進而給用戶提供更為便捷且高效的檔案信息使用平臺，查找、翻閱自己所需檔案資料，提高檔案資料整體利用率。首先，由于紙質檔案保管條件差且容易遺失，因而，在醫院檔案管理信息化建設工作中，應注意優化軟、硬件設施，依靠先進的計算機設備完成具體的檔案管理工作。但是，在先進計算機設備引進過程中，還要借助各種圖形、表格等技術對計算機存儲空間中檔案進行分門別類，便于人們快速查閱到自己所需的檔案信息。其次，除了引進先進計算機設備以外，醫院還要購買檔案袋、檔案夾、檔案標簽等工具，通過優化這些設備順利完成醫院檔案管理工作，強化檔案管理質量[1]。除此之外，在醫院信息化檔案管理工作實施過程中，應嘗試引入一些新的設備。比如，RFID系統等等，RFID系統具有射頻電子標簽、讀寫器、天線幾個組成部分，有編碼、識別、通訊等多種功能，與傳統檔案信息讀取方式相比，其讀取速度要快100倍，更符合檔案管理信息化建設需求。
2.3完善相關機制
為了確保現代信息技術在醫院檔案管理工作中的作用發揮到最大化，建立一個相對完善的檔案管理工作網絡，應注意推進相關信息化機制。首先，在醫院發展中，為了指導醫院檔案管理信息化建設工作的有序進行，應完善檔案信息收集機制，在檔案信息收集機制中明確規定醫院要建立一個相對標準的檔案信息數據庫，把檔案資源以數字化形式存儲起來，并規定好檔案信息資源標準化分類提取模式，鼓勵各個部門按照規定格式提供相關檔案材料[2]。然后，錄入文字資源和圖像資源，編寫索引、目錄，供所有人使用檔案信息。其次，在醫院發展中，應建立起相對完善的醫院檔案信息服務機制，明確檔案管理和查詢網站建設要求，規定檔案信息資料管理中心建設要點，要求各個部門自動上傳和存儲檔案資料，進行歸檔。在醫院檔案信息服務機制具體建設過程中，還應規定信息資源的在線查詢服務功能，允許用戶在操作平臺上進行查詢、搜索、復印、借閱檔案資料，并向用戶提供電子信箱、匯編相應專題等服務，便于用戶能夠快捷的獲取相關信息[3]。醫院檔案管理信息化機制是促進檔案信息資源良性循環的關鍵，應落實好檔案管理信息化機制建設工作。
2.4建立信息化檔案管理系統
信息檔案管理信息系統建設是促進檔案管理工作網絡完善的重要基礎。首先，在系統建設過程中，應完善系統各個組成部分，不管是醫療檔案，亦或是個人檔案等等，確保系統中各個功能模塊完善性，以期滿足檔案管理工作要求。同時，在系統中增設系統賬號申請、系統升級、檔案審核、檔案添加、檔案數據統計等功能[4]。其次，在信息化檔案管理系統設計中，應設計基于B/S技術結構的檔案管理信息系統，便于用戶在信息化檔案管理系統上進行檔案查詢、檔案打印、檔案題錄等操作[5]。同時，B/S結構設計模式允許用戶在任何地方進行服務操作，可在一定程度上提高醫院檔案信息利用率。再次，在信息化檔案管理系統具體建設過程中，需針對查詢功能、檔案管理功能、個人中心、權限審核、系統管理員等系統功能進行測試，繼而確保工作效果[6]。
結論：綜上可知，醫院檔案管理信息化建設影響著醫院整體衛生醫療水平的提升。針對這一種情況，醫院應樹立起良好的檔案管理信息化建設理念，并注意引進先進的設備。同時，根據醫院檔案信息化建設中的具體要求，完善相關的機制，在機制牽引下不斷夯實信息化建設工作。此外，由于信息化檔案管理系統是支撐信息化建設工作的關鍵，所以，應投入一定精力在系統設計上，并注意從安全管理角度出發做好系統維護工作，強化工作效果[7-8]。
參考文獻
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0引言
隨著科學技術的不斷發展，我國企業傳統的檔案管理方法已經越來越不適應社會的發展，為了促進企業檔案管理的發展，提升檔案管理的工作效率，為企業創造更多的經濟效益，企業必須要轉變思路，加快檔案管理信息化進程，推動企業更快、更好地發展。新形勢下，加強企業檔案管理信息化建設是企業進行檔案管理改革的重要內容，也是企業實現可持續發展的必然趨勢。
1 企業檔案管理信息化建設的必要性
1.1 是企業信息化發展的要求
檔案是企業重要的參考資料。當前，隨著辦公自動化的發展和網絡技術的普及，企業在生產經營活動中產生了大量的文件和數據，是企業進行各項生產和經營活動的基礎，為企業提供了重要的參考依據，具有長期的保存價值。
1.2 是現代企業檔案管理發展的需要
社會形勢的不斷發展和網絡技術的革新，促進了各行各業的進步。企業傳統的紙質檔案管理模式已經越來越不適應企業現代化管理的需求，加強企業檔案管理工作對于提升企業的工作效率，實現企業辦公自動化具有重要的現實意義。檔案管理工作是企業日常工作的重要組成部分，因此要加快企業信息化管理，適應市場經濟的需求，滿足企業的發展。隨著各類信息系統在企業中的應用，企業的各類文件逐漸增加，給企業的資料查詢帶來了一定的困擾。為了促進企業檔案資源的利用率，必須要加大檔案信息化建設。另外，由于近年來，網絡技術的發展，信息技術已經滲透到企業發展的方方面面，所以必須要加強對檔案的數字化建設，提升企業檔案管理的軟硬件條件，促進企業檔案管理的現代化發展。
1.3 工作效率及工作成本的需要
加強檔案管理信息化建設，有效地提升了企業的工作效率，節省了企業的工作成本。我國企業傳統的紙質檔案資料在收集的過程中不僅需要大量的人力、物力、財力，在查詢過程中也會耗費大量的時間，因此阻礙了企業的發展。信息技術在企業檔案管理中應用以后，極大地提升了企業的辦事效率，為企業日后資料的查詢也提供了很大的方便。另外，由于企業規模的不斷擴大，檔案的數量也在無形之中增長，這就要求企業擴大檔案儲存室面積和設備，增加檔案管理人員，給企業增加了很多成本支出。信息化在檔案管理中的普及，不僅減少了企業的成本，還方便了工作人員的查詢，實現了資源共享，提升了工作效率。
2 企業檔案管理信息化建設中存在的問題
2.1 檔案管理信息化制度不夠完善
檔案管理信息化制度的完善與否也在一定程度上制約了檔案管理工作的有效進行。長期以來，我國很多企業一直采用的是傳統的檔案管理方法，沒有將現代信息技術與檔案管理相結合，因此在信息技術日益發展的今天就會出現很多問題，使得檔案管理工作無法適應新時代的發展，檔案在企業發展過程中也沒有發揮其最大功效，甚至有些企業只是將檔案管理工作當作一種形式，影響了企業日常管理工作的有效進行。
2.2 檔案管理信息化建設缺乏資金支持
檔案管理信息化建設過程中由于缺乏資金支持，使得檔案管理信息化建設的效率不高。企業進行檔案管理的過程中需要大量的資金和設備作為支持。但是很多企業的檔案信息化建設由于缺少資金，使得信息化建設的步伐緩慢。另外，部分企業雖然也設置了相關的經費進行檔案管理信息化建設，但是這些經費遠遠不能滿足檔案管理信息化建設的要求，因此影響了檔案管理信息化工作的開展。
2.3 檔案管理人員的綜合能力有待加強
要提升企業檔案管理信息化建設的有效性，必須要提升檔案管理人員的綜合素質。這是因為檔案管理人員在檔案信息化建設過程中發揮著非常重要的作用。但是，在企業信息化建設過程中仍然存在一些問題影響了檔案管理信息化建設的效率。比如，檔案管理人員的專業素質不高，使得他們在實際的工作過程中會出現多種問題，如果這些問題得不到及時解決，就會影響檔案管理的效果。此外，由于檔案管理人員對計算機技術掌握不夠扎實，導致在使用辦公軟件的過程中就會出現一些問題，阻礙檔案管理信息化建設的有效進行。因此，企業必須要提升檔案管理人員綜合素質，讓檔案管理人員逐漸學習現代化信息技術，及時掌握一些最新的檔案管理技術，并將其應用到實際工作中來，這樣不僅能夠節省大量的時間，還能夠節約大量的人力和物力，最終還能取得較好的工作效果。
2.4 檔案管理信息化建設的技術缺失
檔案管理信息化建設的過程中，由于技術缺失使得檔案管理的效率得不到很快地提升。這是當前檔案管理信息化建設中面臨的一個非常重要的問題。在企業檔案管理信息化建設過程中，需要的技術比較專業，由于人員和設備配備不到位，導致企業信息化建設工作不能得到有效落實。另外，由于企業信息化建設技術指導和技術管理缺失，導致檔案管理信息化建設沒有完全發揮其作用。因此，我們說檔案管理信息化建設技術和管理缺失，影響了檔案管理信息化建設的進程。
3 加強企業檔案管理信息化建設的對策
3.1 建立完善的信息化檔案管理機制
完善的檔案信息化管理制度對于檔案管理工作效率的提升有著重要作用。為了建立完善的檔案管理信息化制度，可以從以下幾個方面做起：
第一，對原有紙質檔案資源進行妥善保管，另外，還要對一些硬盤中的信息資料進行管理，做好防火、防潮、防磁等工作；第二，要及時對檔案資料進行備份，防止由于計算機損壞帶來的損失；第三，建立健全的檔案管理信息化使用制度，在使用檔案資料的過程中要嚴格按照制度進行，對檔案資料的使用要做好審批和登記工作，使檔案資料保持完整性和安全性，減少由于疏忽帶來的損失。
3.2 加大對檔案管理信息化的資全投入
加大資金投入是企業進行檔案管理信息化的基礎。首先，企業要充分利用政府提供的資金支持，加快檔案管理信息化建設；其次，企業要利用現有的經費進行軟硬件設備的配備，使資金使用達到最大化。
3.3 提升檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員的綜合素質直接決定了檔案管理信息化建設的效率。首先要提升檔案管理人員的責任意識和職業道德觀念；其次，要加強對檔案管理人員信息化建設培訓，提升他們的檔案管理專業知識和實踐能力；再次，加強檔案管理人員計算機專業技能培訓，使其掌握最基本的檔案管理辦公軟件操作技能，保證檔案管理現代化建設的有效進行，進而才能促進企業的健康、穩定發展。
3.4 加強對檔案管理信息化建設的技術指導
企業檔案管理信息化建設的有效進行依賴信息化建設的技術指導。可以從以下方面加強檔案管理信息化建設技術指導：一是明確信息化建設所需技術，只有制定了明確的目標才能有效地指導實際行動；二是聘請相關的技術人員或是專業人員進行技術指導，讓檔案管理人員熟悉相關的軟件設備和硬件設備，這樣才能夠在檔案管理信息化建設中做到游刃有余。
【關鍵詞】檔案；信息化；效率
隨著信息時代的到來，檔案管理信息化建設已經變得越來越重要，以應用多媒體技術為主體的現代化管理技術已經在社會各層次管理系統中得到廣泛應用。檔案管理的信息化建設充分發揮檔案管理人員的主動性、積極性和創造性，對檔案管理的傳統方式進行改革，加快實現其定量化、系統化、智能化、信息化管理。檔案管理現代化具有占用空間小、應用能力強、儲存信息量大、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現在檔案領域，將逐步替代傳統的紙質檔案載體已經成為一種必然趨勢。本文從檔案工作創新，行政人事檔案的重要性、行政檔案服務手段創新、行政檔案拓展服務領域、高校行政檔案管理工作的創新途徑、等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創新與發展。
一、檔案管理工作的現狀及問題
（一）保密性差
目前許企業檔案工作都是由人工來操作的，加上檔案管理部門人員流動性較大，從這個角度上來說，接觸檔案工作的人數就比較多，在日常檔案工作管理中，就會出現許多意外事故，尤其是對于一些保密級的檔案來說，其保密性就得不到有效保障。
（二）成本高、效率低
傳統的基層檔案是以紙質為主，成本高，檔案的維護與查閱非常不方便，檔案整理過程更是工作量大、操作煩瑣、易出錯，同時，紙質檔案容易受到潮濕、蟲蝕及火災等災害的威脅，而且文檔沒有備份，容易造成文檔損失。紙質文檔經常反復的查閱還會讓原件受損或遺失，從而給檔案管理工作帶來一定難度。
二、信息化建設的重要性
隨著現代信息技術的發展，辦公自動化系統開始越來越多得到企業的推廣及使用，檔案信息化建設應運而生。過去使用檔案需要檔案使用者從大量的資料中找尋，工作量極大，找到自己所需非常的不容易。當檔案實現信息化建設后，檔案使用者通過網絡輸入關鍵詞進行檢索就可以從大量的資料中找到自己所要找的資料，同時使用者也不必親自到檔案室尋找，提高了檔案信息遠程化傳輸，極大地提高了管理以及辦公的效率。通過對檔案的信息資源的整理和分類，進而分析與提取來提高檔案管理的質量與效率。信息化檔案是以計算機為載體，以錄像、錄音、多媒體、網絡等多種形式來呈現的電子檔案。電子檔案與傳統檔案管理相比，具有易于保管和修改，查詢便利，可以通過網絡進行傳遞等特點，電子檔案在提高檔案的利用率的同時，降低了檔案的管理成本。
三、檔案信息化建創新性措施
（一）加強信息化建設。
信息化時代檔案管理工作的重點就在于加強信息化建設，檔案管理實現信息化管理的最終目的是實現檔案資源的有效共享，讓檔案的價值得到最大程度的發揮。首先應該利用先進的信息化技術實現檔案管理工作的自動化，例如在檔案分類的時候，為管理軟件進行編程，自動識別不同類型的檔案資源，從而實現對資源分類的高效統計、整理、分析。其次借助互聯網的傳輸通道，實現遠程操作和相互交流的目的。
（二）增強檔案數字化管理水平
信息化建設進一步發展的現階段，檔案管理工作也應該緊跟時展的步伐，強化信息化建設，有效的增強檔案管理工作的重要性，增強其信息化質量以及數字化水平，并且有效的通過信息化技術進而提升檔案管理的整體水平。檔案管理的信息化建設對于檔案工作的工作效率有著直接的影響，是將信息資源科學化利用的有效手段以及有效途徑，所以在檔案的管理過程中要進一步強化檔案的數字化管理水平，將檔案信息進行數字化的保存以及記錄，強化信息檔案的安全管理。
（三）建立信息化檔案管理平臺。
對數據資料進行統一的搜集和處理，并建立信息化檔案管理平臺。要將科學技術與檔案管理工作相結合，從檔案管理工作的實際情況出發，堅持循序漸進的原則，做好兩者的協調工作，實現由初級到高級的有效轉變，并成立綜合性檔案管理資料庫和分級化檔案管理資料庫，以此來共同形成信息化檔案管理平臺，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。同時，在創新思維的引導之下，要建立檔案共享平臺，實現各單位資源的有效共享，打破傳統檔案管理工作中時間和空間的限制。
（四）提高檔案管理人才隊伍的素質
進行檔案工作人員的篩選優化。對于檔案管理人員存在的素質不高的問題，首先需要對現有的檔案工作人員進行甄選，剔除檔案管理工作中缺乏工作熱情，工作態度消極，工作技能嚴重不過關和的人員，保證整體檔案管理隊伍的先進性和積極性。
進行科學的檔案工作人員學習管理。檔案室管理人員需要從自身出發，認識到檔案管理人員工作中存在的問題，需要根據檔案室的實際情況，進行細致嚴格的檔案管理人員的工作管理，制定出合理的檔案管理工作的規章制度，明確各部門工作人員的工作內容和職責。同時需要進行定期檔案管理人員的工作技能培訓，對于新行業新領域的進行足夠的培訓學習，同時要求工作人員不斷完善自身的知識結構，即使不能做到所有行業的檔案管理工作都能很好的完成，至少要在一些常見的行業和部分新興行業上做到檔案管理工作技能達標。
四、結束語
當今社會，想要適應新形勢下檔案管理并達成新目標，只能科學并且規范的做好檔案管理的信息化建設。只有具有規范性，堅持與時俱進，不斷更新細化信息化建設工作，才能將檔案管理工作做好。通過自身對檔案管理信息化建設的研究和創新開發，才可以體現檔案管理工作的價值。當今時代，在挑戰中才能發現機遇。故步自封只會停滯不前，我們要抓住機遇，將我國自己的管理優勢和其他國家的優勢相結合，走出具有中國特色的檔案管理信息化建設道路，做到百花齊放，將檔案管理工作達到一個新高度。
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關鍵詞：檔案管理；信息化
檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體保管為重點向以檔案實體這種主要形式向社會提供服務為重點的轉變過程。這是一個長期的發展過程，在這一過程中，要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。
一、檔案管理信息化的意義
信息化建設的程度反映了一個國家、地區、企業及社會經濟發展的綜合實力，也是衡量企業管理水平的重要指標。檔案信息資源作為企業最重要的信息資源之一，是企業信息化建設的重要組成部分。
1.有利于企業提高效率，降低管理成本。通過提高信息資源開發利用效率和擴大信息資源開發利用范圍，使企業能以降低信息成本實現共享管理成本，充分利用成員企業現有的資金、技術、設備、人力及信息資源，節約產品開發費用，降低生產成本，促進企業快速發展。
2.檢索查詢比較方便。檔案管理人員在傳統的檢索方式下，費時費力，檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢等查詢方式中選擇最佳方式，迅速在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。
3.擴大了檔案服務范圍，因為在信息化的管理中，檔案信息可以進行拷貝，總的信息占據的空間較小，而且檔案信息的傳輸比較快，能及時將檔案信息傳遞給需要的人員，為社會了解企業提供了基礎，從而擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高
二、新時期檔案管理信息化的現狀
信息化使企業檔案工作發生了巨大的變化，近年來我國企業檔案信息化建設有了長足的發展，但是仍有巨大的發展空間，企業檔案信息資源的開發利用能力仍有待進一步地加強。
1.信息技術的不斷發展，加速了企業的檔案管理正在從傳統方式向信息化管理方式的轉變，計算機技術的廣泛應用，同時也極大地推動了檔案管理工作的發展，提高了檔案管理工作的質量和效率，使得企業的檔案管理部門都在發生著重大的改變，并通過網絡技術實現信息資源的共享。
2.在市場經濟中，企業檔案信息資源的數量和質量都有了一定程度上提高，信息資源量逐漸增加，開放途徑也越來越多，使得信息資源建設的規模不斷擴大并趨于成熟。
3.檔案管理系統雖然在我國市場經濟中得到了較為廣泛的應用，但仍沒有形成完善的規模和體系，實現不了對檔案的一體化管理。同時，由于對檔案信息化的標準和規范的建設也不夠完善，所以無法從根本上保證企業檔案管理的與時俱進。
4.企業的檔案管理的信息化工作需要綜合素質較高的人才，但在現實中，檔案管理人員對于計算機技術的掌握知識有限，并且操作能力較低，不利于檔案管理信息化的發展。
三、新時期檔案管理信息化建設存在的問題
在信息高速發展的時代，信息化建設已經成為企業生存和發展的必要條件。隨著檔案管理信息化的逐步深入，檔案信息化建設逐漸成為檔案事業發展的戰略性工作，但是在建設和管理的過程中仍然存在著很多的問題，主要表現在以下方面。
1.雙套制問題
盡管檔案管理信息化建設已經大面積展開并取得相當的成就，但是在人們的檔案思維中，依舊是對紙質的檔案心存依賴，認為電子化的檔案不安全，所以在很多單位甚至國家機關對已經頒布的國家標準、行業標準或企業標準中，都規定要電子、紙質形式雙套保存。不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的，信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。
2.企業員工素質有待提高
許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分的檔案管理人員由于沒有及時的接受現代化的培訓以至于技術水平有限，不利于檔案管理信息化的發展。檔案信息化管理需要管理人員既有相當程度的檔案管理能力，還必須有一定的計算機網絡管理能力和信息技術處理能力，這使得檔案管理人員素質成為制約信息化發展的重要因素。
3.標準和規范問題
檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，并且檔案自動化工作尚無統一標準，無法全面實施、推廣統一標準，這些都嚴重制約著檔案信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設的步伐。
4.檔案信息化管理的安全意識較差
檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級文件，因此重視對檔案的管理就至關重要。在網絡環境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網絡環境內大面積傳播，這不僅會造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴重的經濟損失。檔案管理的安全工作是檔案信息化的保證，因此，加強檔案管理所在網絡環境的安全建設就尤為重要。
四、實現企業檔案管理信息化的主要措施
企業檔案管理工作的信息化建設是企業和社會發展的需要，是檔案管理發展的一種趨勢，因此，對企業檔案管理的信息化建設要予以高度的重視，要切實給予人力、財力和物力上的支持，確保企業檔案管理信息化建設得以有效的實施，使其更好的為企業的發展提供服務。針對在建設檔案管理信息化的過程中出現的問題，提出實現檔案管理信息化的四項主要措施。
1.提高對檔案管理信息化的認識。傳統的檔案管理工作處于一個封閉的空間里，管理者的思想觀念和管理工作都處于一個落后的階段，面對這種局面，應重點加強管理者在觀念上的認識。管理者必須意識到，在商品經濟激烈競爭的今天，檔案作為全社會最大的共享信息資源，在經濟決策中起著至關重要的作用。
2.加強人才機制建設。檔案信息化建設是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、辦事細心的工作態度，還要具備扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因此必須重視檔案人才的培養，建立一支適應信息時代的復合型檔案管理隊伍。
3.制定檔案管理信息化標準。檔案信息化標準是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設的整個過程。要統一檔案管理信息化的標準，必須要依托國家行政的力量，打破各個單位各自為政的局面，統一國家政策法規和各種業務規范。
4.健全檔案管理信息化的安全制度。檔案管理信息化的安全管理制度是檔案管理信息化的保護屏障。一方面，在企業檔案管理的建設初期一定要注意紙質檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證企業信息的安全、完整；另一方面，要充分保障網絡信息系統的安全，數據庫的自動備份、網絡系統的病毒防范、嚴格的查閱權限和安全的加密保護功能都是企業需重點關注的問題。
五、總結
隨著信息科技的不斷發展，以及我國經濟的快速進步，檔案管理信息化已成為經濟穩步發展的保障。企業檔案管理信息化建設需要企業各部門之間的相互協調，需要企業高層從思想、戰略、管理、技術等各個角度進行宏觀規劃和微觀操作。企業應該根據自身特點發揮在資本、技術等各方面的優勢，加快檔案管理信息化建設的步伐，進一步提高檔案信息系統的工作效率，為企業的可持續發展提供可靠的信息保障。
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