時間：2022-08-07 03:32:10
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創(chuàng)造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇人事檔案論文，希望這些內(nèi)容能成為您創(chuàng)作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
論文關鍵詞：“網(wǎng)絡人事檔奚館”的可能性
人事檔案是個人生訊.學習、工作、成長經(jīng)歷的真實記錄。是每個黨政機關或企、事業(yè)單位考察用人的重要依據(jù)。從本質上看，人事檔秦屬于社會信息的一部分。目前人事檔案的管理都是各個單位、各個部門以紙質檔案形式歸口管理。作為社會信息的一部分，其利用率不高，使用范圍也受到很大限制。隨著計算機網(wǎng)絡的不斷延伸和發(fā)展，特別是因特網(wǎng)的迅猛發(fā)展，計算機已走進千家萬戶，網(wǎng)絡象一條條高速公路連接著社會的各個層而，高速的社會信息化象一陣陣和煦春風撲面而來這就為我們在網(wǎng)絡L建立虛擬的“電子檔案館”奠定了基礎。檔案信息上網(wǎng)將使利用檔案的入數(shù)成倍地增長，井人大提高檔案的利用效率。檔案信息進入公共網(wǎng)絡已是大勢所趨。建立“網(wǎng)絡人事檔案館”提供所需人才信息，將使人事管理工作步入一個嶄新的時代。其現(xiàn)實意義主要體現(xiàn)在以下二個方面
1拓寬了人事管理工作的渠道
人事檔案是組織人事部「]在工作生活中形成的，記載和反映個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等情況，以個人為單位集中整理保存起來供備查使用的文件材料。隨著改革開放、社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，人們越來越認識到，人才是最活躍、最有價值的因素，是世界上最寶貴、最有決定意義的資本。一個單位的發(fā)展，引進急需人才，如果只局限在本部門、本單位、本系統(tǒng)這樣狹窄的范圍相空間里，是不行的。人才的需求，要沖破區(qū)域界限，擴大選才的領域，單靠傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法已無法解決。因此，人事檔案作為人才信息資源的重要組成部分，其采用現(xiàn)代化手段大力開發(fā)利用已勢在必行
建立人事檔案網(wǎng)絡，為各級黨政機關、企事業(yè)單位選人、用人提供了綜合分析和決策的依據(jù)。隨著信息時代的發(fā)展，檔案資源管理系統(tǒng)功能的完善與實現(xiàn)很大程度上依賴于先進技術乎段的使用，計算機具有高效、快捷的信息處理功能，能以極快的速度輸入，存貯和輸出信息，能夠進行邏輯推理和判斷而計算機應用與網(wǎng)絡規(guī)模的擴大，為人事管理工作的選人用人，不僅提供基礎和保障，而且為實現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置提供了便捷手段。人事檔案是一個人的個人經(jīng)歷、勞動態(tài)度、思想品德、培訓學習和業(yè)務技能等情況的綜合反映。它有助干組織人事部門根據(jù)每個人的不同特點，提出培養(yǎng)教育和合理使用的建議，做到“因才施教，和“量才錄用”，調(diào)動每個人的積極性。而建立人事檔案網(wǎng)絡信息，既能對已有人才資源進行綜合的定最定性分析和篩選，義能對所需人才進行縱向橫向分析比較和選擇，實現(xiàn)優(yōu)化人才資源配置，達到個體選優(yōu)，群體的整體優(yōu)化組合.在獲取較多的數(shù)據(jù)信息.中，為組織和領導提供完整、詳實的資料信息，作為科學決策的依據(jù)，它是人事管理的好助手。因此，那種被動的、手工式的提供利用方式必將逐步被主動的、現(xiàn)代化的服務方式所代替。
2提高了人事管理工作的效率
建立“網(wǎng)絡人事檔案館”，將會促進人事管理工作高效、迅猛地發(fā)展。人事檔案是證明個人有關事實的憑證。由于人事檔案形成于不同的歷史時期，不僅客觀地記錄了個人以往的情況，而且還保留著真切的歷史標記。因此，它可以為人事管理工作提供可靠的線索和憑證。現(xiàn)代化的網(wǎng)絡管理和信息為人事管理工作提供及時、全而、有效的信息服務，不僅提供數(shù)據(jù)和信息，而且提高了工作質量和速度。若想了解某個人某些方面的情況、有關的信息和資料，只要幾分種就會呈現(xiàn)在我們面前。這就比手工勞動幾夭乃至更長時間才能搜集、整理到的數(shù)據(jù)信息快捷得多。不但節(jié)省了大量的內(nèi)查外調(diào)人力、財力和時間，而且還可以得到全面、詳實、客觀的資料供參考、選擇和利用。因此，“網(wǎng)絡人事檔案館”的建立，不僅加速了人事檔案管理標準化，規(guī)范化、科學化的發(fā)展，而民可以大大提高人事工作的效率
隨著人事制度的改革發(fā)展，干部的聘任、輪崗以及全員雙向選聘、競爭上崗，這些都使干部、職工的動態(tài)管理更加錯綜復雜。人事檔案網(wǎng)絡的使用，不但提高人事管理工作的效率，而且也使一些問題和矛盾解決變得簡單方便。同時也為人才結構的日趨合理，知識的不斷更新，以及人才的終身培訓提供了科學的信息資源，為千部的動態(tài)管理奠定了扎實的基礎。
3為編研工作提供了大量史實
【關鍵詞】醫(yī)院;人事檔案管理:信息管理
1人事檔案管理的現(xiàn)狀
人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經(jīng)濟效益，所以醫(yī)院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。
1.1人事檔案管理制度相對落后隨著人事制度的
不斷改革發(fā)展，人才流動，醫(yī)療衛(wèi)生單位選拔和使用人才的手續(xù)不斷簡化。由于人事檔案管理“終身”制，沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。2000年，我院引進了數(shù)位高級專業(yè)技術人才，在整理人事檔案時，發(fā)現(xiàn)有兩名國外留學博士因缺少原始檔案材料，無法辦理正常調(diào)動、派遣手續(xù)。之后通過人才服務中心辦理了人事，但也不能取得其在國外的人事資料。更由于人事管理制度的不完善(在原單位停薪留職出國留學而扣留了檔案)，他們的原始檔案至今沒有轉到我院，造成人事檔案材料的不完整，給新錄用單位在人事審核、審批工作中帶來不便。
1.2人事檔案管理方式和手段相對落后人事檔案
管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。
2醫(yī)院人事檔案管理的設想
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，分院和經(jīng)濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。
2.1增強對人事檔案管理目的和意義的認識醫(yī)院
人事檔案管理應該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎，轉化醫(yī)院的經(jīng)濟效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。
2.2加強和完善人事檔案管理制度實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源
干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結構調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。
2.3.1建立衛(wèi)生技術人員業(yè)務檔案建立衛(wèi)生技術
人員檔案，對專業(yè)技術人員的管理，特別是在職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。衛(wèi)生技術人員檔案包括:①基礎材料:個人基本情況;學歷、學位證明;繼續(xù)教育及專業(yè)技術進修證明、證書;專業(yè)技術工作總結;參加支邊、支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療、防疫工作。②專業(yè)技術資格任職材料:專業(yè)技術職務任職資格申請表、申報表、考核表和審批表;專業(yè)技術職務資格證書、聘任證書和聘任合同。③衛(wèi)生技術成果材料:著作專題研究報告，學術論文(分級)，專業(yè)技術成果鑒定書，典型病歷、搶救成功的病案、手術分析等。④其它材料:“三基”、“三嚴”考核及醫(yī)德醫(yī)風評價材料;參加專業(yè)學術會議的證書、證明;優(yōu)秀醫(yī)務工作者的材料、證書和獎狀;專業(yè)技術失誤差錯材料。衛(wèi)生技術人員業(yè)務檔案的建立，為專業(yè)技術人員提供了有效的服務，為醫(yī)院管理提供了準確及時的信息。
2.3.2實行人事，促進人事檔案的社會化開放式
管理人事是在我國市場經(jīng)濟體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會主義市場經(jīng)濟條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟體系完善相適應、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事有利于促進單位人事管理的社會化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動數(shù)量和質量會逐步增強。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。自1999年起，我院開始逐步實行大中專畢業(yè)生人事，將人事檔案托管給人才服務中心，促進了人才流動，促進了人事檔案規(guī)范化、社會化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡化管理。在線
2.3.3建立以人力資源信息為基礎的醫(yī)院信息管理
系統(tǒng)建立有效的人力資源信息系統(tǒng)是實施醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)的基礎，是實現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化川的根本條件。人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的基礎，是有效服務的生命。人力資源信息的收集就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心，建立計算機網(wǎng)絡分系統(tǒng)，如通過人事信息系統(tǒng)，完善財務工資系統(tǒng)，人事上的工資變動可以直接通過網(wǎng)絡系統(tǒng)傳發(fā)給財務科發(fā)放，醫(yī)療保健系統(tǒng)可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中收益，如院辦、黨辦、工會、計劃生育及后勤、醫(yī)務、科研和教學更能因此得到眾多的信息和幫助。
2.4提高檔案管理人員的素質新形式下要提高檔
案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業(yè)技術水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復合型、協(xié)作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業(yè)精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的具體內(nèi)容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發(fā)計劃和企業(yè)文化建設，充分調(diào)動和發(fā)揮員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性，從而提高工作效率，創(chuàng)造新的工作業(yè)績，為企業(yè)發(fā)展目標做出最大的貢獻。③引人競爭機制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫(yī)院要將檔案人員的培養(yǎng)納人醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，關心他們的職稱晉升和工作業(yè)績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。
2，5加強人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金
投人，引進現(xiàn)代化技術和設備實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監(jiān)控系統(tǒng)。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。
人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應制定了人事檔案管理平衡計分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標的設定，使我們認識到自身工作的價值及業(yè)績。總之，平衡計分卡通過指標分解讓職工參與管理指標的設立，讓員工都了解醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認識到自身工作對醫(yī)院戰(zhàn)略及整體業(yè)績的作用，從而提升醫(yī)院的整體管理水平，增加醫(yī)院的經(jīng)濟效益和社會效益。
【參考文獻】
1.1傳統(tǒng)人事檔案模式比較僵硬
屬于靜態(tài)式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務功能。要求教職工要無條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時卻需要學校領導批示。只有少數(shù)學校領導可以查看，成了領導管理下屬的工具，嚴重制約了人事檔案的服務功能。這就造成很多教職工對檔案不重視，覺得和自己工作學習沒關系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務”功能發(fā)揮出來造成的。
1.2檔案材料單一。
傳統(tǒng)的人事檔案是以記載收錄個人政治面貌為主，家庭出生、社會關系等單一內(nèi)容為主。記載教職工平時工作表現(xiàn)、文化進修程度、心理健康狀況、學生評分高低等方面的材料較少。
2創(chuàng)新人事檔案管理工作的措施
2.1充分認識人事檔案管理工作的重要性
我國自改革開放以來，經(jīng)濟生活水平有了很大的提高。企事業(yè)單位的用人形式也發(fā)生了極大變化，人們就業(yè)的自由度和流動頻率越來越快。越來越多的人由原來的“鐵飯碗，一端一輩子”變?yōu)榭勺杂蛇x擇單位高度自由的社會人。人事檔案的重要性也減弱了，對人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對人事檔案產(chǎn)生錯誤的看法。認為檔案已經(jīng)起不到什么作用了，甚至可有可無的思想。這對人事檔案的發(fā)展及其不利，不能真正發(fā)揮人事檔案價值的實用性，我國教育制度改革不斷深化，使各學校間教師和學生的流動性更強，同時也對人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個人經(jīng)歷，德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是全面衡量一個人是否能勝任此工作的重要依據(jù)。因此我們必須提高對人事檔案的認識。
2.2改變以往的靜態(tài)式人事檔案管理，增強服務意識
學校的人事檔案是記錄學校教師在平時教學、科研、社會活動中形成的完整反映教師個人的勞動成果和智慧及獎懲經(jīng)歷，也反映了學校辦學質量的水平、師資力量，是教師評職稱、考核等重要的依據(jù)。因此學校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務的“人性化”服務理念，并為教職工德、育、體全面發(fā)展提供保障。建立教師成長檔案。為每一位教師編制一份個人成長檔案，檔案資料以學歷程度、所學專業(yè)、教學課程、論文獲獎情況、學生對教師的滿意度、有無研究課題等為內(nèi)容。教師成長目標以鄰近相關學校或本地區(qū)教師發(fā)展水平作為參照物，制定相應的目標管理辦法。例如本校各教師的特長、優(yōu)勢，那些是老師的斷角，那些是本學校大部分教師都欠缺的，并以動態(tài)形式公示。這樣教師對自己的狀況十分清晰，能夠及時糾正自己的失誤和不足，做到早準備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業(yè)技術人才的成長、發(fā)展規(guī)律，滿足學校教職員工的專業(yè)發(fā)展需求。
2.3人事檔案應轉變功能定位，實現(xiàn)“績效化”
傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能順應時代的發(fā)展了，現(xiàn)在很多單位的人事檔案管理還是按以前計劃經(jīng)濟時代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發(fā)展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發(fā)揮不出應有的“績效”作用。現(xiàn)在我國高中以下義務教育階段實行績效工資改革，績效改革涉及教師的崗位工資核定、績效的核算等。而這些改革的依據(jù)很大一部分是來自人事檔案的信息。因此我們在以后的檔案工作中必須突出檔案的“績效”信息功能，更好地發(fā)揮檔案的實用性。
2.4強化檔案服務意識，發(fā)揮檔案功能的多樣性
國家教委6號令明確指出：“學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一”。人事檔案反映了學校教職工和領導的個人的成長歷史和業(yè)績，是選撥人才的重要依據(jù)。所以，管好學校人事檔案對于人力資源開發(fā)起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學校包括社會單位對于人事檔案缺乏理解與重視。認為可有可無，只要有個人專門保管即可。沒有對人事檔案應發(fā)揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開發(fā)利用轉變。人事檔案怎樣才能更好地為學校師生服務需要我們檔案管理者不斷探索和發(fā)現(xiàn)。由傳統(tǒng)的簡單的收集整理，向多元化的開發(fā)利用轉變。人事檔案的開發(fā)主要包括：一是對人事檔案信息來源的發(fā)掘及人事信息的收集、整理。如擴大對教師人事信息的收集范圍，對學校干部增加收集信息種類等。二是對手里的人事檔案信息進行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時效性和利用價值，使得檔案信息在學校教學、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動態(tài)化加工和重組，滿足現(xiàn)代化建設對人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對人事檔案形成信息化、集約化、動態(tài)化管理。
2.5提高人事檔案管理方法，加強人事檔案信息化程度
隨著電腦及網(wǎng)絡的普及，網(wǎng)上教學、網(wǎng)上信息共享成為一種趨勢。信息化已貫穿我們生活的每個角落。我國把人事檔案信息化建設作為戰(zhàn)略重點在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》提了出來。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務和落實情況。人事檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢下，人事檔案信息化必須進快實施，并為教育信息化和檔案信息化服務。人事檔案信息化可實現(xiàn)干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統(tǒng)的庫房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來。提高勞動效率和工作質量。增強了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓，加強業(yè)務技能訓練，提高自己的業(yè)務水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學校、社會單位服務。
2.6健全人事檔案的管理制度
健全的、規(guī)范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據(jù)，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質量的高低直接對學校其他職位的穩(wěn)定產(chǎn)生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項較碎，所以要有一套嚴格的規(guī)章制度來制約，我們?nèi)耸聶n案管理者要依據(jù)《干部檔案工作要求》并根據(jù)本學校人事檔案管理中的實際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學校各項工作的順利開展做貢獻。應明確人事檔案的接收、保管、查閱等細節(jié)，建立電子人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡共享，方便查閱，進一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。
2.7提高人事檔案工作者的業(yè)務素質
一、含義
這種模式是在市場經(jīng)濟條件下建立的一種新模式，與市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。
1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經(jīng)濟的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經(jīng)濟時代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經(jīng)濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
2人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復雜性
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結構的復雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。
3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經(jīng)濟的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經(jīng)常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。
4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經(jīng)濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。
二、特點
1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經(jīng)濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段
市場經(jīng)濟條件下的新模式，與計劃經(jīng)濟時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機構分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網(wǎng)絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規(guī)范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經(jīng)濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質量會逐步增強，在更大范圍內(nèi)實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯(lián)合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內(nèi)容大多是關于其業(yè)績、專長、愛好等經(jīng)歷經(jīng)驗的記載，值得保密的內(nèi)容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后，企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長、經(jīng)理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
三、意義
一、含義
這種模式是在市場經(jīng)濟條件下建立的一種新模式，與市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化程度密切相關，所以它應是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。
1人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性
市場經(jīng)濟的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經(jīng)濟時代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經(jīng)濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位人事檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。
2人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復雜性
人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結構的復雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內(nèi)容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。
3利用者對人事檔案需求的多樣性
市場經(jīng)濟的發(fā)展離不開人才，無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術人才，選拔合格或優(yōu)秀人才，還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè)，都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性，導致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍，不僅組織上需要，而且許多個人也需要，那些與個人生活和切身利益密切相關的人事檔案，經(jīng)常會被組織和個人查閱利用，但它們的要求不完全一樣，呈現(xiàn)出多種多樣的需求。
4人事檔案管理方式和服務方式的開放性
市場經(jīng)濟的建立，減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度，與此同時，信息技術和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展，改變了人事檔案管理和服務方式。可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡化管理和服務方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。
二、特點
1人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經(jīng)濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段
市場經(jīng)濟條件下的新模式，與計劃經(jīng)濟時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機構分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補充。
這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優(yōu)勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規(guī)范化、網(wǎng)絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。
2人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理
由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員、管理人員等，其檔案與一般人事檔案比較而言，具有一定特點，因而在管理模式與方法上也應有所不同。
流動人員一般沒有固定的單位、工作變動較大，與原單位沒什么聯(lián)系，他們的人事檔案由縣級以上政府所屬的人才交流中心管理，這種機構具有社會性、開放性和市場性的特點，適用于社會化、開放式檔案管理模式。但有的人才市場還不規(guī)范，在流動人員人事檔案管理中還存在不少問題，有待進一步改進。
3社會化開放式管理模式預示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢
即將到來的21世紀，是一個更加開放的社會。知識經(jīng)濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質量會逐步增強，在更大范圍內(nèi)實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。
今后我國政府機構改革的幅度和力度將進一步加大，機構龐雜臃腫、人浮于事的現(xiàn)狀將得到整治，精簡機構、合署辦公、聯(lián)合辦學的大口徑管理方式將被采用，每個小單位自行管理人事檔案的模式將被取代。同時，政治體制改革的深化，會使政府對人事管理逐漸淡化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會化開放式管理模式可能成為一種通用的管理模式。
企事業(yè)職工、科研人員及教師等類人事檔案的內(nèi)容大多是關于其業(yè)績、專長、愛好等經(jīng)歷經(jīng)驗的記載，值得保密的內(nèi)容不多；同時，這些人員“干部本位”思想逐漸淡化并趨于消失，政治身份級別看得并不重要，特別是企業(yè)破產(chǎn)、兼并出現(xiàn)之后，企業(yè)干部任用上出現(xiàn)招聘廠長、經(jīng)理，企業(yè)干部自己可自由擇業(yè)，教師和科研人員可轉崗下崗，企事業(yè)單位的干部、職工、科研人員變動日益頻繁，構成逐漸復雜，不可能也不必要嚴格按照干部、職工等級由組織人事部門分開管理，完全可以實行社會化開放式管理模式。
三、意義
在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調(diào)到更適宜于發(fā)揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領導若不同意調(diào)走，其人事檔案和戶口就不能轉走，那么，既便是這個人調(diào)走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統(tǒng)一管理，與戶籍制度、人事制度協(xié)調(diào)運行，那么許多問題都會迎刃而解。可見，在社會主義市場經(jīng)濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。
（一）人事檔案的定義
所謂的人事檔案，指的就是企業(yè)組織或者部門在培養(yǎng)人才時將其的大致經(jīng)歷、思想作風、知識能力水平、以及個人的社會關系等等基本資料進行整理并記錄的文字材料，是對人員進行考察和了解的關鍵依據(jù)。
（二）人事檔案的構成內(nèi)容
人事檔案不僅反映了個人的大致經(jīng)歷，還對其的政治面貌以及獎罰情況做了詳細的記錄，人事檔案的定義表明了它與人力資源以及經(jīng)營管理工作之間的密切聯(lián)系。人事檔案的構成內(nèi)容主要有以下幾方面：第一，個人的基本信息，包括學歷，各項專業(yè)的成績信息、技術職稱等；第二，個人的政治信息，是否入黨或是入團，有無等等；第三，個人的獎罰情況，在學校以及工作單位是否受到過獎賞或是懲罰；還有就是工資福利待遇等情況。這些基本內(nèi)容構成了人事檔案，在進行人事檔案管理的時候，要將個人的信息履歷表交送到人事管理的部門進行考察以及審核，處理完畢后才能進行存檔保管。人事檔案是醫(yī)院工作人員的真實情況的反映，具有非常高的使用價值，因此，要對人事檔案進行開發(fā)，讓人事檔案發(fā)揮它本身的作用。
二．人事檔案在醫(yī)院人力資源以及經(jīng)營管理中的作用
在醫(yī)院的人力資源以及經(jīng)營管理中人事檔案有著不能忽視的作用，人事檔案可以為醫(yī)院選擇工作人員提供可靠的依據(jù)，可以讓醫(yī)院根據(jù)個人的實際情況進行人才的選拔和培訓，為醫(yī)院的發(fā)展增添新的力量。
（一）人事檔案為醫(yī)院人事制度的改革提供了重要的信息
因為人事檔案是個人信息的主要載體，它詳細地記錄了人員的各種信息，因此對它進行開發(fā)可以幫助醫(yī)院發(fā)現(xiàn)高素質的人才，并且有利于醫(yī)院因材施教，針對不同人員的不同情況進行人才的培養(yǎng)。為醫(yī)院的發(fā)展注入新的活力，有利于醫(yī)院的人事制度的改革。
（二）人事檔案為新的工資制度改革提供依據(jù)
社會的不斷發(fā)展，使醫(yī)院的改革工作也在不斷的深入，醫(yī)院的很多工作都得到了改善，有些工作的性質也發(fā)生了變化，醫(yī)院工作人員的工資待遇也得到了改革。醫(yī)院會根據(jù)人事檔案中每一個員工的學歷、職稱崗位、工作年限等等信息進行人員的招聘，并會根據(jù)具體的情況發(fā)放工資。醫(yī)院的人事管理部門，會議人事檔案作為工作實行的標準，嚴格按照醫(yī)院的政策規(guī)定，認真仔細的核對，依據(jù)個人工作的具體情況以及人事檔案的記載信息，給有重大貢獻的人員一定的獎勵，并且相應的提高他們的工資待遇。
（三）人事檔案信息是發(fā)揮人力資源最大能效的基礎
醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革，讓醫(yī)院的發(fā)展既面臨著機遇也充滿著挑戰(zhàn)。人事檔案的管理工作可以對人員的信息有整體的了解，有利于醫(yī)院在現(xiàn)代社會中的發(fā)展。人事檔案可以讓醫(yī)院準確的了解每一個工作人員的工作情況，可以充分的利用人才，能夠順應時展的需求，為醫(yī)院的發(fā)展提供科學的、有效的依據(jù)。
三、對人事檔案信息的開發(fā)和利用
社會經(jīng)濟的發(fā)展對人事檔案的管理工作提出了新的要求，為了使人事檔案更好地服務于醫(yī)院的發(fā)展，就一定要對醫(yī)院的人事檔案進行開發(fā)和利用，要建立一個專業(yè)的高水平的人事檔案管理信息化體系，實現(xiàn)人事檔案信息的大范圍的使用，更好地發(fā)揮它的巨大作用。
（一）更新觀念，以人為本加強人事檔案信息的科學化與規(guī)范化管理
對醫(yī)院來說做好人事檔案的管理工作可以為醫(yī)院的發(fā)展提供高質量的服務和準確的依據(jù)，加強對檔案信息的開發(fā)和使用能夠讓醫(yī)院的人力資源和經(jīng)營管理最大限度的發(fā)揮他們的作用。因此，一定要對醫(yī)院的人事檔案進行科學化、規(guī)范化的開發(fā)，要依據(jù)有關政策法規(guī)以及醫(yī)院管理的要求對人事檔案信息進行開發(fā)，要實事求是，以人為本，完善人事檔案開發(fā)的制度，拓寬人事檔案信息的收集渠道，改變原有的觀念，采用多種方式的收集信息的方式，增加檔案信息量，為醫(yī)院的發(fā)展提供新型的人才。
（二）建立完善并使用好醫(yī)院的人事檔案信息，促進人力資源的合理配置
醫(yī)院要加快建立并健全醫(yī)院的人事檔案管理制度，對人事檔案進行標準化、規(guī)范化、科學化的管理。醫(yī)院的人事檔案管理部門要采用高科技的電子技術，輔助人事檔案的管理工作，建立專門的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，并進行整理分類，讓人事檔案的信息管理工作有規(guī)律可循，更好的為醫(yī)院的人力資源以及經(jīng)營管理提供服務。
（三）對人事檔案信息資源進行綜合分析，為醫(yī)院的人力
資源以及經(jīng)營管理提供優(yōu)質的信息服務醫(yī)院人力資源的使用需求不斷地加大，對人事檔案管理的工作要求也在不斷的提高。有效地人事檔案管理工作可以促進醫(yī)院的發(fā)展，滿足醫(yī)院人力資源使用的要求。在新時期下，醫(yī)院的人事檔案管理部門要建立一個專業(yè)技術水平較高的團隊，對醫(yī)院的人事檔案進行綜合的分析，要不斷地提高人事檔案管理的質量，優(yōu)化人事檔案的管理工作方法，為醫(yī)院的人力資源以及經(jīng)營管理提供高效優(yōu)質的信息服務。
四、結語
1.1傳統(tǒng)的人事檔案管理模式的先天缺陷
首先，相對落后的計算機硬件配置以及相關網(wǎng)絡配置的缺乏，導致人事檔案管理的電子信息化進程步履維艱；其次，對于早期形成的紙質化檔案文件，必須依靠網(wǎng)絡技術及掃描儀等電子設備來完成，檔案的電子信息化管理也離不開網(wǎng)絡技術的支持，但在實際工作中，人事部門很難獲取如此先進的信息技術配置，進一步加大了實現(xiàn)檔案自動化管理的難度。
1.2醫(yī)院對人事檔案管理工作重視不夠
當前，醫(yī)院普遍都存在“重醫(yī)療，輕檔案”的現(xiàn)象。有的醫(yī)院雖然已經(jīng)配置了相關的檔案管理科室及自動化管理設備，但由于沒有一個良好的檔案管理工作氛圍，很多科室仍缺乏對檔案管理的重視，不注重對本科室檔案的日常管理，科室的檔案管理人員未能積極主動地做好檔案管理工作，進而影響到整個醫(yī)院檔案管理工作的開展。醫(yī)院的日常計算機信息開發(fā)與培訓往往只重視培訓醫(yī)療技術人員，卻常常忽視對人事檔案相關業(yè)務開發(fā)及管理人員能力的培訓。
1.3檔案管理人員專業(yè)性不強
許多的醫(yī)院都是人事科或院辦統(tǒng)一負責人事檔案管理工作，檔案管理人員除自身工作外，還兼有很多除檔案管理外的工作，無法全心投入到檔案管理工作中去，另外，受人事檔案管理人員專業(yè)知識的限制，醫(yī)院的人事檔案管理缺乏安全完整且水平很難得到進一步提升。
2加強醫(yī)院人事檔案管理工作的對策
2.1健全和完善人事檔案管理制度，完善人事檔案管理體系
首先要明確醫(yī)院人事檔案管理工作的意義，在充分了解醫(yī)院實際情況的基礎上，充分利用醫(yī)院信息平臺，制定切實可行的管理制度。有針對的制定一套健全的電子信息管理分工方法及完善的檔案工作流程，以明確職責，信息不斷升級、更新，使檔案管理工作有章可循，行之有效。明確考核量化標準，應用計算機管理，醫(yī)院分管領導、人事科長和人事科員都能更加重視起來，這樣才能在制度完善的情況下利用電子信息得到有效的執(zhí)行和實施。
2.2重視人事檔案管理人員培養(yǎng)，注重綜合能力的提高
人才的培養(yǎng)是提高從業(yè)人員整體素質的有效手段，在新醫(yī)改時期下人事檔案管理需要一支具有較強的綜合技術和管理能力的復合型人才隊伍，既要懂得衛(wèi)生管理，又要懂得計算機應用與數(shù)據(jù)維護。加強這方面的能力培養(yǎng)，能夠優(yōu)化人才結構，可以在很大程度上充實和提高整體業(yè)務人員水平，起到示范和帶頭作用。在人事檔案管理工作中，人員素質高低直接影響檔案管理工作的成效，信息系統(tǒng)管理需要相應的高素質人員去操作。因此，要實現(xiàn)人事檔案管理工作的完整性及安全性，則應不間斷提高人事檔案管理隊伍的綜合能力。除了鼓勵檔案管理人員主動學習外，還應組織參加一些有針對性的專業(yè)培訓，提高自身業(yè)務素質，加強自學能力。要培養(yǎng)創(chuàng)新意識，做到解放思想，開拓創(chuàng)新，迎接新事物新挑戰(zhàn)。
2.3加大投入力度，強化人事檔案管理的軟硬件建設
要實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)代化，除了相關制度保障，必要的軟硬件設施建設也是必備條件之一。現(xiàn)代化的人事檔案管理應該是以電子檔案為起點和中心，所以，加強檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)檔案管理各個環(huán)節(jié)的自動化，這是新醫(yī)改時期人事檔案管理的重中之重。而信息化除了計算機，也需要相應的配套軟件，加強局域網(wǎng)建設，引進和開發(fā)相應的檔案管理軟件，建立人力資源管理子系統(tǒng)，其包括人員性質(干部、工人、合同制、勞務派遣等)、學歷、職稱、職務、考勤、績效工資、綜合統(tǒng)計等，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢與維護。真正實現(xiàn)計算機管理，實現(xiàn)人事檔案管理電子化、網(wǎng)絡化。另外，還要重視檔案信息的安全，這也需要相應軟件系統(tǒng)的完備。
2.4做好數(shù)據(jù)及時收集和輸入工作，提高檔案利用價值和效率
然而，學校成人教育檔案的管理并非盡如人意，忽略成人教育檔案管理的現(xiàn)象時有發(fā)生。因此，搞好成人教育檔案管理工作，是需要認真研究探討的課題。
一、成人教育檔案的特點及存在的問題
1、成人教育的三個特點
①社會性強學員多為在職在崗的工作人員,學員數(shù)量多、涉及面廣,層次參差不齊。②教育層次豐富，可以開展專科、本科甚至碩士、博士等學歷教育,也可以根據(jù)崗位的需要進行崗位技能培訓、轉崗培訓、職業(yè)教育、繼續(xù)教育等非學歷教育。③學習方式靈活多變，學員可以選擇函授、夜大、專業(yè)特色自考、專業(yè)證書后大專等不同的學習方式，同時還可以選擇脫產(chǎn)、半脫產(chǎn)、不脫產(chǎn)的學習方式。
2、工作特點決定了成人教育檔案內(nèi)容的龐雜，種類繁多
①有文書檔案,主要包括：教育行政主管部門下發(fā)的有關成人教育工作的政策、法律、法規(guī)等文件；院校下發(fā)的成人教育教學工作、專業(yè)設置、培養(yǎng)計劃、學籍管理以及有關規(guī)章制度等方面的文件；成人教育規(guī)劃、實施計劃、學員管理、時間及經(jīng)費安排、獎懲措施等方面的文件；其他有關文件。②有學籍檔案，包括學員入學登記、學員學籍卡片、學員成績總冊、在校學員名冊、學員學籍變更等材料。③有教學、教務檔案，包括成人教育各專業(yè)教學計劃、教學大綱、教學方法、課程設置要求及安排、學期教學進度表、教材選用、授課教師資歷及授課情況反饋等內(nèi)容。④有招生檔案，包括年度招生工作所涉及的學員報名、考試、錄取、收費等方面的材料、表格，招生對比分析（如實際招收與計劃招收差額對比分析、縱向年度專業(yè)招生對比分析）、招生工作總結等材料。⑤畢業(yè)學員檔案，包括畢業(yè)學員的選題答辯、畢業(yè)總結、學位評定及授予情況材料、畢業(yè)證的發(fā)放、領取簽字等內(nèi)容，還包括畢業(yè)學員專業(yè)工作情況的跟蹤調(diào)查和信息反饋材料等。
3、成人教育檔案在管理中存在的三個問題
①檔案散存、亂存現(xiàn)象嚴重。②檔案內(nèi)容缺失嚴重。由于人員的內(nèi)部調(diào)動、部門的撤并調(diào)整，加上具體經(jīng)辦人員的升遷調(diào)動,檔案內(nèi)容缺失現(xiàn)象普遍存在，一人多專、數(shù)人一專的成人教育檔案缺失尤為嚴重。③檔案管理的模式陳舊，水平低下。仍沿用陳舊的管理方法，管理人員不專業(yè)，內(nèi)容單一，加上硬件條件的不足，查詢和使用方法落后，遠遠不能滿足成人教育發(fā)展的要求。
二、當前形勢下加強成人教育檔案工作的對策
1、抓意識
領導檔案意識淡薄、管理人員管理意識不強。尤其在高等學校，成人教育被許多領導看作“掙錢機器”，認為成人教育只要能為學校掙來錢就是對學校領導工作最大的支持，是對學校發(fā)展最大的貢獻。在這種思想的左右下，許多高等學校的領導根本不重視成人教育檔案的管理，檔案管理意識非常淡漠,比如些高等學校領導只強調(diào)長期保存普高學生考試試卷,而對于成人教育學生考試試卷保存則不予重視,對普高生在校內(nèi)的一切活動都能做詳細的紀錄并加以歸類，而對于成教學生的活動卻不聞不問，很少紀錄。因此，這在一定程度上制約了檔案管理工作的深入開展和有效利用，成為普通高校成人教育檔案管理工作很難適應教育發(fā)展的重要原因領導應該把抓檔案工作列入學校工作的議事日程，在經(jīng)費、庫房、設備、人力等方面給予充分的保證，真正從行政上支持檔案的收集、立檔工作。
2、抓源頭
為了逐步實現(xiàn)成人教育檔案管理工作標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，為今后考核成人教育質量提供可靠依據(jù)，必須從日常工作的點滴做起，注意檔案平時的積累和保管，為日后檔案的利用打下良好的基礎。長期以來，由于諸多原因，在高等學校檔案管理工作中，成人教育檔案管理工作末能得到應有的重視，部分高校在實際工作中忽視成人教育檔案的收集、整理，致使成人教育檔案內(nèi)容不全，質量不高，不能反映成人教育管理工作的全貌，嚴重影響了成人教育檔案的開發(fā)利用。有的學校在成人教育學生電子注冊工作中，由于檔案材料沒有按時立卷歸檔，因此給學生電子注冊工作帶來很多困難，不能按時完成上級交辦的學生電子注冊工作。高等學校必須加大成人教育三級檔案管理工作的力度，從檔案形成部門的源頭抓起，努力營造人人關心、重視學校成人教育檔案管理工作的若氛圍，為日后檔案的管理打下良好的基礎。
3、抓制度
成人教育檔案管理部門要做到文件材料管理有序，合理分類存放，使文件材料來龍去脈清晰，為立卷歸檔工作奠定良好的基礎。要建立成人教育檔案管理的各項規(guī)章制度，建立歸檔范圍，建立各級檔案網(wǎng)絡組織，使成人教育檔案管理有章可循，形成人人負責，層層把關，齊抓共管的良好局面。
4、抓管理
改革傳統(tǒng)管理思維，建立檔案信息服務體系。隨著教育的改革和發(fā)展,高等學校檔案工作重點應從以往收集、整理、保管為主的管理模式轉向以開發(fā)、利用、服務為主，把主要精力放在提高檔案的利用、發(fā)揮檔案材料的價值和效益方面上來。此外，根據(jù)不同部門用戶、不同專業(yè)角度的需求建立完善的檔案信息服務體系是檔案信息社會化的要求，也是提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案價值的可靠保證。檔案信息服務體系是檔案信息社會化的產(chǎn)物，建立檔案信息服務體系的目的是根據(jù)檔案信息服務社會化、市場化的要求,加強信息服務機構的合理分工和協(xié)作，提高檔案信息的傳遞能力和服務水平，滿足用戶多層次、不斷增長的服務需求。
5、抓協(xié)調(diào)
成人教育檔案來源于各基層單位，產(chǎn)生于教學管理、學生行為管理等各項工作之中，成人教育檔案貫穿于學校成人教育管理工作的始終，需要各環(huán)節(jié)工作協(xié)同配合，更好地完成成人教育檔案的管理工作。第一是成人教育學院兼職檔案員與本單位三級兼職檔案員的協(xié)調(diào)配合。要主動爭得三級檔案員的配合和支持，認真指導檢查本單位現(xiàn)行文件的管理和立卷歸檔情況，從檔案形成部門的源頭抓起。第二是與本單位領導之間的協(xié)調(diào)和配合。主動爭得領導的重視和支持，督促領導做好文件材料的積累和歸檔工作。領導用過的文件材料要及時收回，合理保管。第三是與學校檔案部門的協(xié)調(diào)配合。要主動接受學校檔案部門的檢查和指導，配合學校檔案部門的工作，按照學校的統(tǒng)一要求做好本單位的立卷歸檔工作。
6、抓硬件
為了適應現(xiàn)代成人教育檔案資料大容量、繁瑣、復雜的特點，傳統(tǒng)的以手工為主的檔案管理方式與之不相適應，成人教育檔案管理必須應用現(xiàn)代化的信息技術手段進行檔案管理，使檔案的收集、整理、保存和查詢使用電子化、網(wǎng)絡化，實現(xiàn)成人教育檔案的信息化與資源共享。現(xiàn)代化的管理手段，使之不但能準確、系統(tǒng)地查找到所需要的有關檔案資料，而且能做到及時、省時，更好地為成人教育工作服務。
參考資料：
1、張航：《科學高效地管理學籍檔案是提高成人教育質量的重要保證》，《陜西師范大學繼續(xù)教育學報》2004年第21期。
當前許多單位的人事檔案都掛靠在人事部門或者勞動部門上，沒有專門的部門和人員對人事檔案進行統(tǒng)一的保管和整理，更不對人事檔案進行定期更新，而且用人單位對員工的人事檔案也沒有做嚴格的鑒定和檢查，導致人事檔案內(nèi)容虛假，檔案丟失、內(nèi)容混亂的情況屢見不鮮。
二、人事檔案管理問題出現(xiàn)的原因
1.當前人們對人事檔案管理工作缺乏正確的認識
有些人認為人事檔案的存在是“組織上”任用人才或者是政治運動整人的依據(jù)，認為人事檔案的重要性只存在于政治運動中，而在市場經(jīng)濟之中沒有用處。在這種觀念的指導下，對人事檔案資料的整理只注重人員的政治狀況、家庭背景，忽視對個人能力素質、品質道德的歸檔，導致內(nèi)容的不全面；有些人為了給自己的檔案“更好看”而偽造材料，沒有按照規(guī)定嚴格記錄個人情況，導致人事檔案內(nèi)容的不真實。而且人們不重視人事檔案在市場經(jīng)濟之中的地位，也就導致對其處理非常隨便，為某些人弄虛作假提供契機，而這些弄虛作假的行為又加劇人事檔案管理工作的混亂。
2.人事檔案管理人員素質參差不齊
有些人事檔案管理的工作人員沒有接受足夠的培訓，對相關政策規(guī)定了解也不清楚，使之沒有能力做好人事檔案的管理工作。還有就是對管理工作的相關規(guī)定不到位，導致人事檔案管理無章可循，無法可依。企業(yè)單位都不設置專門的部門和人員去整理、保存人事檔案，當人員流動時人事檔案也無法及時調(diào)整，使得人事檔案成為人員流動的絆腳石。
三、人事檔案管理問題的解決方法
1.建立系統(tǒng)的人事檔案管理體制
政府要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》對所有的機關單位、社會團體、企事業(yè)單位進行統(tǒng)一的檔案管理，要在省市縣等不同層級設立專門的人事檔案管理機構，管理所轄區(qū)域內(nèi)的人事檔案整理、保管、更新和流動工作，國家要建設統(tǒng)一的人事檔案信息網(wǎng)絡，對所有的人事檔案進行統(tǒng)一歸檔。系統(tǒng)的人事檔案管理部門和統(tǒng)一的人事檔案信息網(wǎng)絡將為人事檔案管理工作提供保障。
2.創(chuàng)新人事檔案內(nèi)容
我們要根據(jù)社會的發(fā)展不斷充實人事檔案的內(nèi)容。計劃經(jīng)濟時代人事檔案更重視一個人的政治性檔案，在當前市場經(jīng)濟體制下人事檔案要更多地注重一個人的能力素質、品質道德資料的收集和整理。要根據(jù)市場需求和當?shù)厣鐣嶋H重新對人事檔案的收集范圍和收集標準進行評定，要由專門的部門對人事檔案的準確性進行核對校準，尤其是對個人的誠信進行詳細記錄。
3.提高人事檔案管理人員的素質
隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，在各個行業(yè)中的應用也越來越廣泛。在當前人事檔案管理工作中，信息技術的應用有效的提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為人事檔案的利用奠定了良好的基礎。文中分析了人事檔案信息化管理的必要性，同時對人事檔案信息化管理的途徑進行了具體的闡述。
【關鍵詞】
人事檔案 信息化管理 必要性途徑
近年來，信息技術開始在人事檔案管理工作中進行應用，這不僅有效的提升了人事檔案管理現(xiàn)代化的水平，而且為什么各單位人事檔案信息管理提供了可靠的保證。將人事檔案管理技術與信息化技術有效的結合起來，加快推動人事檔案信息化建設，這不僅是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢，而且能夠更好的將人事檔案在人事工作中重要作用發(fā)揮出來，為人事檔案的健康發(fā)展起到積極的促進作用。
1人事檔案信息化管理的必要性
1.1信息化管理有利于人事檔案利用率的提升
人事檔案作為國家和企事業(yè)單位不可或缺的重要工某些人，其是對個人信息的真實記錄，而且與每一個職工的切身利益息息相關。人事檔案還是單位人事部門對個人進行管理的重要憑證，是各項工作開展的基礎。在單位選拔人才及干部隊伍建設中具有非常重要的作用。通過實現(xiàn)人事檔案信息化管理，有利于人事檔案利用率的提升，特別是當前人事檔案使用頻率不斷提高的新形勢下，加快人事檔案信息化管理更具有必要性。
1.2信息化管理有利于人事檔案管理效率的提高
長期以來在檔案工作中一直采用紙質載體進行保管，而且檔案的收集、整理和利用也都是手工的方式，檔案管理人員不僅工作量較大，而且工作效率很難提高。通過將信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用，只需要將個人信息數(shù)據(jù)錄入到計算機系統(tǒng)中就可以反復對其進行查閱和使用，利用計算機管理系統(tǒng)可以自動對檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢，有效的提升了檔案的利用率，同時檔案管理成本也得以降低。
1.3人事檔案信息化管理是必然趨勢
信息化發(fā)展已成為當前社會發(fā)展的必然趨勢，同時從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發(fā)展作為檔案管理改革的總方向。在當前人事檔案管理工作中，充分的利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，更好的運用當代科技新成果和管理新手段，通過對人事檔案各類信息進行編輯、管理、存儲和檢索，提供更準確及方便的人事檔案信息利用，加快推動檔案信息資源共享的步伐。
2人事檔案信息化管理的途徑分析
2.1提高人事檔案管理的信息化意識
在當前社會知識信息進代，人們對信息的需求量不斷增加，在這種情況下，作為檔案管理人員，需要努力提高自身的信息化意識，更好的推動檔案信息化建設。特別是在當前人事檔案管理工作中還存在著手工管理的方式，這就需要加快向數(shù)字管理進行轉變，確保人事檔案接收、傳遞、存儲和利用實現(xiàn)一體化，確保人事檔案信息共享的實現(xiàn)。在當前人事檔案信息化建設過程中，電子檔案作為人事檔案信息和資源建設的重要內(nèi)容，通過加快檔案信息化建設，可以更好的使人事檔案為人事管理工作提供優(yōu)質的服務，利用科學、先進的人事檔案管理模式，從而實現(xiàn)人事檔案管理的高效化，確保人事檔案管理質量的提升。而且在信息化技術在人事檔案管理工作中進行應用時，不僅提高了檔案查閱的效率，而且檔案內(nèi)容也得以更加豐富，實現(xiàn)了人事檔案的無紙化閱檔。
2.2加快人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設
人事檔案信息數(shù)據(jù)庫雖然在信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、及名冊和表格的快速生成方面具有較大的優(yōu)勢，但在正常對人事干部進行提拔及考察時需要對其政歷、組織鑒定和考核材料等內(nèi)容進行查閱，這是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。所以需要進行全文數(shù)據(jù)庫的建設，有效的提高人事檔案利用的效率，通過人事檔案信息數(shù)據(jù)庫雖能進行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、分析，并能快速生成各種名冊和表格，但組織、人事部門在選拔、考察干部時經(jīng)常會查閱其簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容，這些則是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。為深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，全文數(shù)據(jù)庫的建設就顯得尤為重要。建立一個全文數(shù)據(jù)庫，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術先進、功能完善的人事檔案信息服務網(wǎng)絡，以實現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。
2.3加強人事檔案信息動態(tài)化管理
人事檔案的管理不能再拘泥于傳統(tǒng)的統(tǒng)一模式，可以不斷的充實本人的一些個性資源，使檔案材料和信息得以不斷的充實和完善。同時現(xiàn)在人員流動性較大，所以需要加快人事檔案信息的更新速度，使之與人員流轉的速度相協(xié)調(diào)，從而實現(xiàn)人事檔案信息的動態(tài)化管理，完成人事檔案信息的電子檔案的建立，使現(xiàn)代化手段在人事檔案信息動態(tài)化管理過程中得以有效的建立，從而有效的提高人事檔案的使用價值。
2.4加強網(wǎng)絡建設，構建信息平臺
在當前人事檔案管理工作中，需要構建完善的人事檔案網(wǎng)絡管理體系，各單位人事檔案可以通過局域網(wǎng)進行聯(lián)接，確保干部檔案網(wǎng)絡化管理的實現(xiàn)。而且人事檔案網(wǎng)絡管理體系構建以后，有利于提升人事檔案管理效率，為人事檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)起到積極的作用。另外，為了能夠實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，則需要人事管理機構要進行信息中心的設置，做好人事信息化管理的指導和技術支持工作，更好的對人事信息流動渠道進行規(guī)范，履行好人事信息收集和的重要職責。人事信息資料是人事管理工作的重要基礎，當前社會發(fā)展過程中，人員具有較大的流動性，而且人事信息資料量較大，并且呈現(xiàn)動態(tài)的變化，這就需要建立科學的人事信息庫，并將人事信息庫與人事檔案管理有效的結合起來，實現(xiàn)靜態(tài)信息和動態(tài)信息的統(tǒng)一，有效的確保人事檔案利用過程中信息的準確性和實時性，為人事檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎。
3結語
在當前社會和經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，相對于經(jīng)濟和社會的發(fā)展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，為了能夠使人事檔案管理工作更好的與當前社會發(fā)展的需求相適應，則需要加快對人事檔案管理工作的完善和優(yōu)化，加快推動人事檔案信息化建設工作，為人事檔案更好的服務于人事管理工作奠定良好的基礎。
作者：凌玲 單位：黑龍江省哈爾濱水文局
參考文獻：
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當前，人事檔案管理采用的工作體制、實踐模式以及方式方法較為單一，存在內(nèi)容陳舊、手段滯后的問題。隨著現(xiàn)代科學技術的快速更新，尤其是計算機技術在各個領域之中的全面應用，令整體社會向著信息化、現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。以往的人事檔案工作體制無法快速適應社會的快速更新發(fā)展。較多信息快速的拓展以及更新，因而傳統(tǒng)體制無法符合現(xiàn)代人事檔案工作需要，有關配套軟件工具的開發(fā)研究并不完善，進而影響了人事檔案信息化管理的程度。
2人事檔案信息化管理重要意義
人事檔案管理具體面向企業(yè)工作人員、專業(yè)技術員工以及不同類別崗位員工基礎信息進行匯總，進而對形成的有關檔案資料做進一步的整理，并可為企業(yè)單位的人力資源工作提供有用的檔案資料。人事檔案工作實現(xiàn)信息化管理具有重要的意義與作用，倘若在日常管理任務之中采取必要的信息化工作方式、進行持續(xù)的發(fā)展創(chuàng)新，將無疑會令我們更明顯的提升任務質量以及工作效率，對各類工作的順暢進行極為有利。人事檔案管理工作的信息化建設，更新了以往單純的手工錄入以及圖紙化工作方式，由長遠意義來講可有效的縮減人工成本，預防不必要的投入浪費，合理的節(jié)約時間，使工作效率穩(wěn)步提升，并可為人事管理工作提供更人性化的服務。另外，人事檔案信息化管理還對優(yōu)化制度建設、加緊改革創(chuàng)新奠定了堅實的基礎。信息時代，人事工作體制持續(xù)的創(chuàng)新變革，尤其是事業(yè)單位人事工作條例的頒布，為其人事體制的變革以及進一步規(guī)范提供了有效的參考依據(jù)，契合人事管理工作改革的根本需求。人們在信息化的工作模式下可真正由復雜的手工作業(yè)中脫離出來，使其有更多的精力與時間從事其他業(yè)務，勇于創(chuàng)新發(fā)展、刻苦鉆研、掌握更新的技能與知識，進而全面提升業(yè)務水平以及管理技能。
3人事檔案現(xiàn)代信息化管理方式
3.1提升人事檔案工作人員整體素質
人事檔案信息化管理建設針對工作人員的技能水平要求提高到了全新的層次，即需要工作人員體現(xiàn)更高的專業(yè)素質。信息技術快速發(fā)展的時代，人事檔案工作離不開綜合性人才，需要崗位員工掌握豐富的專業(yè)知識，并了解更多的計算機基礎應用技術，通過持續(xù)不斷的學習、積極的參加培訓以及不斷的創(chuàng)新，參照學習的內(nèi)容將計算機技術手段有效的融合到人事檔案工作之中。在熟練應用一些工具軟件的同時，應對人事檔案信息化管理技術做持續(xù)不斷的開拓以及全面創(chuàng)新，進而可真正改進并研究開發(fā)出符合自身單位特征的系統(tǒng)軟件。這樣一來便可快速推動人事檔案工作信息化發(fā)展進程，真正提升實踐工作水平。
3.2做好人事檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設以及維護
人事檔案管理信息化建設牽涉到人事檔案工作的各個層面，是極為系統(tǒng)且繁瑣的任務，針對人事檔案管理工作人員來講，需要錄入的信息量極為龐大，因此對于起初建設打造的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提出了較高標準的要求。為此，應快速創(chuàng)建起標準化的并能夠精準錄入有關信息的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。日常工作之中應快速的補充并做好信息數(shù)據(jù)維護，保證人事檔案工作信息化建設可順暢的開展。
3.3優(yōu)化人事檔案工作體制，強化安全性建設
以往的人事檔案工作體制在較多層面并不適合當前時代快速發(fā)展步伐，為此，工作人員只有積極努力的學習掌握新型人事檔案工作體制，持續(xù)的在現(xiàn)實工作中優(yōu)化并拓展管理體制，方能提升工作體制可用性、適用性，發(fā)揮應有的作用與價值。眾多人事檔案信息資料極為重要，其體現(xiàn)出整體性、客觀性、機密性、嚴肅性以及流動性等特點。當前有關信息化管理安全保障的應對策略較多，然而也包含較多的安全隱患。在現(xiàn)實工作之中，檔案員工由于沒有形成較強的安全防護意識，對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行加密的方式方法不得當，因而導致檔案信息資料不完整、機密信息泄露、重要數(shù)據(jù)丟失的狀況較多，使人事檔案管理工作蒙受了巨大的損失。由此不難看出，人事檔案管理工作的信息化建設對于安全保障工作極為重要，同時對于檔案資料以及計算機系統(tǒng)的存放與應用環(huán)境提出了更高標準的要求，需要工作人員掌握高水平的保密技術手段，同時形成敏銳、機警的洞察意識，科學的應用計算機系統(tǒng)的加密功能，養(yǎng)成定期維護系統(tǒng)以及檢查漏洞的習慣，方能真正營造出安全可靠的人事檔案信息化管理運行環(huán)境，創(chuàng)設明顯的經(jīng)濟效益與社會效益。
4結論
一、云技術及其現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢
“云”是一個比較形象的比喻,我們使用云技術的時候不需要考慮其存儲資源的物理位置、底層基礎架構位置以及虛擬計算等,對于用戶來說它是不相關的,是透明的。用戶如果想享受“云”里面的資源的話,只要通過計算機界面上簡單的“云”服務就可以了。現(xiàn)在看來互聯(lián)網(wǎng)正在朝著分布式服務和分布式計算的方向發(fā)展,少量的服務器和個人的電腦已經(jīng)不能夠完好實現(xiàn)存儲任務和數(shù)據(jù)的計算了,把這些任務通過虛擬網(wǎng)絡計算機來完成已經(jīng)成為了一種潮流。這會促進全球科技的進步,同時也會帶來巨大的商業(yè)契機。傳統(tǒng)意義上的持久存儲主要是把數(shù)據(jù)庫和文件系統(tǒng)結合起來,這使得本地的存儲量上升進而會影響到檢索的效率,其能夠支持分布式的規(guī)模也是比較有限的,因此在現(xiàn)今海量信息資源存儲和高速網(wǎng)絡共享的情況下會逐步被淘汰。云安全方面的技術手段也開始有了發(fā)展。新開發(fā)出的網(wǎng)絡安全產(chǎn)品具備防御、查殺、攔截、保護等功能,各種防護措施整合達到多重防護的目的。同時趨勢科技提出了云安全網(wǎng)絡防護的解決方案,它能夠在wbe的威脅到達計算機或者是網(wǎng)絡以前就經(jīng)由云端計算來對其進行攔截,從而做到安全防護的智能化。
二、高校人事檔案管理中云技術的應用
現(xiàn)代社會經(jīng)濟的快速發(fā)展使得檔案信息的需求量和存儲量都開始快速增加,檔案的內(nèi)涵以及外延都在不斷延伸,要想保證檔案事業(yè)能夠和別的社會事業(yè)共同發(fā)展,滿足社會對不同檔案信息的各種要求,檔案的管理部門就需要不斷對檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化,提高檔案管理中的現(xiàn)代化水平,使用高新的科學技術來對檔案管理工作進行創(chuàng)新。
1.高校人事檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀和面臨的問題
近年來，隨著高等學校擴招、合并等制度的變化，高校的規(guī)模開始壯大，人事檔案的數(shù)量和利用率隨之增加，高校人事檔案管理面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。在數(shù)字檔案建設和發(fā)展過程中，還存在一些問題急需解決。其中比較突出的問題表現(xiàn)在：首先，檔案資源保障能力不足、檔案共享率低、資源重復建設嚴重、安全性受到威脅、檔案開發(fā)利用率低等。第二，高校數(shù)量眾多、地域分散，各高校人事檔案信息資源集成和共享困難，不利于人才流動。第三，數(shù)字檔案信息存儲在各高校的自有服務器上，服務器維護人員安全意識不足，一旦服務器感染病毒或被攻擊而出現(xiàn)故障，則可能造成檔案信息丟失，損失嚴重。第四，海量數(shù)字檔案信息資源尚未得到深入挖掘利用。檔案信息資源的開發(fā)利用已經(jīng)成為檔案應用領域新的研究課題和價值高地。
2.云計算對高校人事檔案管理的意義
首先，降低高校人事檔案管理成本。云計算對用戶的終端配置沒有過高要求，而且提供了超強計算能力和超大容量的存儲空間，為日益增長的高校人事檔案數(shù)據(jù)提供了解決途徑。第二，實現(xiàn)高校人事檔案資源共享。云計算將分布于不同地域，不同高校，不同形式的檔案集成起來，形成高校人事檔案信息!第三，提高高校人事檔案資源存儲安全性。云計算將檔案資源保存在云端服務器，而云端服務器可以位于任意的、互相隔離的位置，通過這種分布式部署技術可以有效防止網(wǎng)絡病毒和黑客的攻擊。云計算通過備份、冗余等技術為數(shù)據(jù)恢復提供了依據(jù)。第四，提高高校人事檔案資源利用率。云計算以服務器集群為支撐，提供超強的計算能力，使用戶能夠完成依靠有限臺設備無法完成的計算任務，為用戶提供諸如數(shù)據(jù)挖掘、知識檢索等服務。
三、高校人事檔案管理云平臺的運作機制
高校人事檔案管理云平臺由分布式部署的軟硬件基礎設施、軟件所需的運行環(huán)境和對外提供服務的應用程序組成。檔案管理云平臺利用虛擬化技術提供給用戶一個統(tǒng)一的訪問界面，用戶通過這個界面友好地訪問系統(tǒng)平臺中的資源，完成自己所需要的服務，而云平臺內(nèi)部的具體計算過程對用戶是透明的。由于具有充足的存儲空間、強大的計算能力和靈活的服務架構的支持，基于云計算技術的高校人事檔案管理平臺不僅具有傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的服務功能還能實現(xiàn)無限量存儲、最大限度資源共享、無間斷工作，為用戶提供更加安全可靠的服務。但是由于云平臺具有開放性和信息集中存放的特征，需要對云平臺中檔案信息安全性相關問題加強研究。具體的安全策略包括身份認證機制和容災體系的建立等，這是需要進一步深入研究的問題。
作者：占俊 單位：景德鎮(zhèn)學院
