時間：2023-06-08 10:56:40
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇財務檔案室要求，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
一、組織領導
成立以章麗琴副局長為組長，縣局各科（室）負責人參加的創建工作領導小組，領導小組下設辦公室，兼辦公室主任、任辦公室副主任，各科（室）兼職檔案管理員為成員。
二、工作目標
2011年12月份完成數字化檔案室創建工作并通過上級部門驗收。
三、工作安排
（一）6月份初完成相應軟硬件設施配置。借鑒市局經驗，結合本局實際情況，完成安裝泰宇工商行政管理檔案管理軟件，該軟件要符合工商OA系統及其他業務軟件的對接和數據的導入。此項工作由網監辦配合辦公室提供信息技術保障。
（二）6月份中旬前完成數字化檔案管理制度的擬制和完善。內容包括：電子文件歸檔制度、檔案安全保密制度、檔案數據網上查詢利用制度、檔案數據管理維護制度、電子檔案鑒定銷毀制度、檔案數據網和信息設備維護制度等。
（三）8月底前完成建立多媒體數據庫。將照片檔案數字化，新建聲頻、視頻檔案，此項工作由網監辦配合辦公室提供操作指導。
（四）9月底前完成第一期紙質檔案掃描約200萬頁。紙質檔案掃描工作分為兩期，共400萬頁，第一期200萬頁明細如下：
（五）12月底前完成第二期紙質檔案掃描約200萬頁。內容包括新增的和存量的企業檔案，其他業務檔案包括行政處罰決定書、市場登記檔案、廣告經營單位檔案、會計年報表、工資發放單、基建前期審批、后期資料及權證等。
四、工作要求
（一）高度重視，相互配合。數字化檔案室的創建工作是一項系統性的工作，各部門負責人要高度重視，密切配合。要嚴格按照相關制度，及時向局綜合檔案室移交相關檔案資料，特別是活動的相關數碼照片、聲頻、視頻資料要及時移交，以確保檔案信息完整齊全、安全有效。
一、對檔案集中統一管理，符合檔案形成規律
一個單位的檔案，就是單位在各項活動中形成的全部檔案的總和。其構成以科技檔案為主體，包括前期工程、計劃統計、往來文書、財務管理、勞動工資和黨、政、工、團等方面檔案，過去人們研究高速公路管理單位檔案，往往是把它理解為技術檔案、文書檔案和財會檔案等幾個部分，而最被重視的是技術檔案，其它在運營管理中形成的檔案往往被忽視。所以習慣上各類檔案分散保管。比如，前期工程的文件由計劃部門管理，設備檔案由設備科保存，財務檔案在財務科管理，沒有將全部單位檔案按整體來管理，而是按檔案自然來源由形成部門管理。從實踐上講，高速公路建設和管理不論是前期工程，工程施工還是進行新技術改造，從項目提出、計劃跑辦到施工的具體實施都是圍繞整個單位的生產、運營而進行的，單位生產建設運營活動的發展不是某一方面因素作用的結果，而是在一定條件下受單位多種因素制約和影響的。因此，檔案信息是多方面的、多層次的，又是互相聯系、呈現出整體特征。就是說，整個單位的各項活動都是為生產服務，形成的檔案也必然應該是一個不可分割的整體，它反映了一個單位生產的過程。這是單位檔案的自然形成規律，如果硬性把他們分成幾塊分別進行管理，就違背了單位檔案形成規律，這種管理是不科學、不實際的。它沒有反映出整個單位真實面貌，不是健全的單位檔案工作。
二、綜合檔案室建設需要解決的問題
綜合檔案室，是國家各機關、事業單位統一保管和管理本單位各種門類檔案的獨立實體。建立綜合檔案室，就是將一個單位里的文書、會計、科技及其它門類、載體檔案集中起來統一保管和管理，并提供利用，為單位服務。
建立綜合檔案室，為單位檔案工作奠定了基礎，而更好地發揮檔案室的作用，使庫內檔案為單位發展服務，才是檔案工作的根本。可是近幾年來，一些單位領導只顧抓經濟效益，檔案意識淡薄，單位檔案工作長期得不到應有的重視，多數單位完整的檔案管理體系如同虛設，只有檔案人員獨立支撐著單位的檔案工作，一些單位檔案人員調動頻繁，人員素質差，檔案工作不能發揮作用，更談不上為單位生產提供服務。有的單位檔案管理混亂，庫房保管條件不符合八防要求，檔案收集工作困難等等。這些問題如不采取必要措施，勢必影響綜合檔案室建設。
1、加大檔案工作的宣傳力度
單位領導對檔案工作的重視程度，是檔案工作好壞的關鍵。檔案部門要采取多種形式和利用現代化設備對檔案工作進行大力宣傳。推廣、介紹一些作用發揮好的單位經驗，利用一切可能的機會多說多講，宣傳檔案法規、宣傳檔案的特點及社會效益，提高單位領導的檔案意識，使其自覺關心和支持檔案工作。
2、檔案部門要加強宏觀管理力度
檔案部門與單位主管機關聯合監督、管理檔案工作是單位檔案工作取得的成功經驗。檔案部門可以配合單位主管部門定期布置、檢查檔案工作；把單位檔案工作納入單位領導的崗位責任制，與獎懲掛鉤，也可以采取現場會，組織單位領導、檔案人員到較好的單位學習觀摩，以借外力推動較差單位的檔案工作。這些方法效果明顯，可大力推廣。
3、開發檔案信息資源，變被動服務為主動服務。
單位綜合檔案室是單位的信息中心，以前被動式的服務方式已遠遠不能適應市場經濟的需要，檔案人員要轉變觀念，變被動型為主動型、開放型服務。主動參與單位生產經營活動，掌握單位各項工作需求，主動把檔案信息送上門，把死檔案變成活信息，為單位的生產、經營、新產品開發獻計獻策，發揮檔案應有的效益。只有這樣檔案工作才能引起領導的重視，被社會認可，提高檔案工作的地位。
4、提高檔案人員的自身素質。
檔案工作做不出成績，起不到單位的助手作用，領導怎能支持、關心檔案工作。這將造成一種惡性循環，使檔案工作處于更加被動局面，因此，必須提高檔案人員的政治素質和業務素質，以適應檔案工作的需要。
檔案工作專業性強，加之檔案內容的變化、知識的更新，更需要檔案人員一是要全面掌握檔案業務技能；二是要有默默無聞的奉獻精神。只有檔案人員的自身素質提高了，檔案工作的發展才有保證。
學校檔案管理工作是全縣檔案管理工作的重要組成部分，也是學校持續性地開展工作，工作不斷上水平上臺階的一項重要工作。我校領導班子高度重視，成立了以學校校長為組長，各分管副校長和工作人員共同參與管理的專門的領導機構。檔案工作通過辦公室牽頭，進行管理和運作，分管年級、團隊、教務、財務、政教、后勤等工作的教師具體地參與檔案工作。對檔案工作實行綜合管理，檔案集中在學校綜合檔案室。年級、教務、財務、后勤、政教、團隊的檔案定時移交到學校檔案室進行統管統用。
我校定期對檔案管理工作的責任人和分管工作的負責人進行培訓，學習《檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《現代化管理制度》等，促使大家對檔案管理工作的標準化、規范化、現代化，明確形成共識，形成合力。
為保障工作的扎實開展，學校認真貫徹落實執行國家檔案法律法規，定期組織我校的領導和檔案人員學習《檔案法》和《河南省檔案條例》及國家有關檔案法規、標準規范。參加縣檔案局的檔案管理工作業務培訓。我校制定了《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案統計制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員崗位責任制》等制度，并將制度上掛到墻，便于直觀地掌握和領會，并嚴格落實。編定了保管期限表，保障了檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、借閱、利用和保密等環節的連接，確保萬無一失。
二、配齊設備，做好充分的物質保障
學校設立專門的檔案室，配齊專門的檔案柜，并將閱覽室與檔案室相分離，注重了防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施的落實。
三、努力提高基礎業務建設，走內涵式發展的道路
我校對所使用的文件材料及時歸檔，歸檔率達到100%。書寫材料和紙張都嚴格按照規定去使用。在交接時應有完備交接手續。經手雙方都要有明確的責任。我校檔案文件完整，并嚴格按要求進行分類。組卷規范、合理，符合標準要求，文件編排有序，卷內文件排列有序，并按照要求進行了編號，卷內文件目錄、備考表填寫規范清晰，卷內文件整齊，無金屬裝訂物。編目規范，排架合理，案卷封面填寫規范、清晰，案卷標題簡明、準確，案卷排列有序。對所有檔案進行安全管理，杜絕出現霉變、褪色、污損、蟲蛀現象。
四、注重檔案的實效性和應用價值
我校檔案管理工作滿足利用者的需要。建立了總目錄、分類目錄，和檢錄的方法程序。搜尋查找極其方便。檔案管理工作人員熟悉所管理范圍檔案及相關的業務，能夠迅速準確地查找到所需要的文件。并能及時根據檔案利用的需求，主動提供檔案信息服務，采取多種措施，保障不耽誤工作。我校檔案注重實效性，對所需求的信息進行搜集后都集中入檔，都是取人之長，補己之短。檔案管理工作，隨著手段的現代化，不斷提高其利用的價值，在工作實踐中，積累了檔案，也能從檔案中發掘力量和財富。
五、取得成績
多年來，我校檔案工作在市、縣檔案局的指導幫助下，取得了一定的成績。連續多年被縣檔案局評為“檔案管理先進單位”。
六、存在的不足
1.現狀
1.1收集難
部門歸檔不夠及時、主動和完整。據調查，農場中能夠主動歸檔且按時按質按量的部門僅為少數；大多數部門都是你催他才交，你要什么他才給你什么，不少部門都要三請四催，個別部門還一拖再拖，甚至不了了之。如此一來，常常影響檔案室正常的組卷、編號的整理工作，甚至拖延整個檔案室工作計劃的完成。
1.2整理繁雜
許多文件材料的形成和部門立卷不夠規范和標準，有些部門甚至不組卷。具體表現為：載體不夠標準統一，紙張規格大小不一，書寫不規范，字跡耐久性差，圖紙疊放不符合要求，組卷混亂或不組卷等。這樣，檔案室的工作人員必須花大量時間和精力于繁瑣的收集、整理等環節中，甚至完全兼任了某些部門的立卷工作。日復一日，年復一年，除了整理還是整理，整個檔案室就是一個整理、加工的車間，忙忙碌碌、零零碎碎，檔案室工作的重心和開發利用檔案的職能也就在這忙碌和瑣碎中逐漸地偏離、淡化了。
2.原因
究其原因主要在于檔案室開展工作時，其監督、指導職能得不到充分發揮，而導致文件材料的形成不規范，部門立卷工作的不到位，不標準等，從而大大增加了自身的工作量，以致沒有精力去發揮其最重要的職能――檔案信息資源的開發利用。具體分析如下：
2.1檔案意識及檔案法制意識薄弱
由于檔案室工作大多長期處于自我封閉的被動狀態，宣傳又少，造成實際上許多人對檔案、檔案法、檔案工作的認識甚淺，對檔案的性質和價值，檔案工作的諸多環節更是知之甚少，所以也就談不上積極和主動，守法和執法了。再加上許多農場的工作重心和領導的主要精力皆集中于農業生產工作中，起間接和輔助作用的檔案工作的地位相應地也就較低，從而其監督、指導職能的發揮也就沒有什么力度，整個檔案室工作既消極又被動。領導不重視，檔案員又消極被動，其他人員就更加不引以為重了。
2.2相關人員檔案知識缺乏，業務生疏
我場許多部門的檔案員都是兼任的，非檔案專業的人員對有關檔案知識和業務在無任何培訓和學習的情況下，是不可能有深入詳細的了解，因此在文件材料的形成和積累，立卷歸檔等具體工作中出現一些不符合檔案工作規范的現象是不可避免的，專、兼職檔案人員的學習和培訓不到位，以及流動頻繁，致使工作更加生疏，根本無法開展監督和指導職能。
2.3檔案工作的有關規章制度不夠健全
檔案人員尤其兼職檔案員的職責不明確，工作考核不合理，都在很大程度上影響和制約了檔案工作的開展。
3.如何改變現狀
簡而言之，就是要加強檔案室的監督、指導職能和主觀能動性。
3.1轉變觀念，提高認識
一方面領導帶頭轉變觀念，真正重視檔案，把檔案工作擺到重要議事日程上來。另一方面檔案員要盡快自我轉變，從自身做起，樹立強烈的檔案意識，增強檔案法制觀念，正確認識并擺正檔案及檔案工作的性質、地位和作用，摒棄被動消極的思想，積極發揮主觀能動性，緊緊圍繞檔案室的兩項主要職能要制訂計劃、決定工作重心，并嚴格執行。
再有要加強宣傳，促進全場干部職工的轉變，多渠道多方式的宣傳檔案法及其實施辦法，檔案工作規范，檔案的性質、地位和作用等，如：我場檔案室編制《檔案法》和《檔案法實施辦法》學習材料，組織全場干部職工學習，編制檔案法試題在教工中開展知識競賽，在《農場信息報》上開辟專欄定期介紹檔案知識，大力宣傳檔案工作的作用意義，從而極大地增強了全場干部職工的檔案意識和檔案法制觀念。
3.2完善規章制度，加大執法力度
建立健全農場檔案的各項規章制度，使檔案工作的開展亦“有法可依、執法必嚴、違法必究”。主要有：建立起由分管領導、各部門負責人、專兼職檔案員等組成的全場檔案管理網絡體系，形成由上而下的嚴密的層層監督機制；健全檔案管理制度包括立卷歸檔制度等；明確檔案人員的崗位職責，尤其是建立兼職檔案員的崗位責任制和考核制度，以保證部門立卷工作的實現。如我場制定了《濃江農場檔案管理實施細則》，詳細規定了檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用各環節的制度和檔案人員崗位職責，從而保證了檔案材料及時、完整、系統地移交到綜合檔案室。
3.3加強隊伍建設，提高工作水平
自我成才。專職檔案員要努力學習專業知識，不斷參加業務培訓，掌握計算機應用能力，提高辦公自動化程度，使用檔案管理軟件進行檔案管理和輔助立卷，爭取更多的時間從事檔案的信息開發，提高自身各方面素質，成為合格乃至出色的檔案工作監督指導員，現代的科學的檔案管理員和信息的開發者。
促人提高。檔案室要通過各種形式和方法努力幫助兼職檔案員提高業務水平。如我場不但實現了兼職檔案員全部接受業務培訓的目標，而且還在《濃江農場檔案工作發展五年規劃》中專門制訂了“加強檔案隊伍建設，對專、兼職檔案員定期進行業務培訓更新知識，加強計算機能力的培訓，造就一支掌握現代化技術的面向新世紀的檔案工作隊伍”的長期培訓規劃。
3.4著重業務指導和監督，充分發揮檔案室在文件形成、積累和立卷歸檔中的作用
（1）以“早”爭主動，超前指導。即在文件材料形成前或中時的指導，盡量使許多問題和錯誤杜絕于萌芽階段，取得事半功倍之功效。如：我場檔案室在每個建筑工程竣工之前，就親自向基建科的內業工作人員詳細交待有關建設檔案的書寫規范、歸檔要求等，這樣既提高了案卷質量，又減少了歸檔后的許多不必要的再勞動。
關鍵詞：檔案；管理；研究
中圖分類號：U673.2 文獻標識碼：A
An Integrated Management Mode of Archives
CHEN Weiguang ， JIN Qinmei
（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）
Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.
Keyword： Archive；Management；Research
1 國內檔案工作發展現狀
在當今全球經濟一體化的發展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產的價值，也是單位資產與產權的法律憑證依據。有效的檔案管理是單位法規遵從的關鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發展服務、能夠創造經濟效益的重要工作。在推行現代企業制度“產權清晰、權責明確、管理科學”的環境下，無論是企業還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認識都在不斷提高，投入也顯著增加。
國家對檔案管理工作的法規建設非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業檔案工作規范》，規定企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一標準。近年來，中船集團公司內的企事業單位檔案工作發展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進了檔案管理系統，實現了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。
2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題
2.1 基本情況
我院自1974年建院至今已經歷了四十多年的發展，其中組織機構也發生多次的變化和調整，但檔案工作基本維持著初創時期的以產品技術檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機構設于科技部門下，主要承擔產品技術檔案管理工作；公文、財務、黨群和勞資檔案，則由相應的職能部門分管。
2.2 存在的主要問題
分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統一的檔案管理制度和考核機制；檔案法規執行力不足。
（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財務和科技檔案方面開展，而在經營、質量體系、基本建設及規劃、信譽證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導致部分檔案從產生、收集到管理均在同一部門內部運行，缺乏監管機制，存在一定的管理風險，特別是在文書檔案、財務檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。
（2）缺乏全院統一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業務歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權限和職責予以明確，因此缺乏監管依據和管理的權威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項工作同計劃、同落實。
（3）長期以來，檔案工作沒有系統地納入院總體發展規劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎設施的建設、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術要求很難達到，不利于檔案的長期保管。
3 檔案綜合管理模式的建設
為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關檔案管理法律、法規的深入研究，結合廣船院實際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設方案：
3.1 檔案工作組織體系建設
建設綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領導機構、專業管理機構的設置和兼職管理員隊伍的建立。同時需要調動全體員工在檔案工作中的積極性，發揮主觀能動性作用。
（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領導任主任，相關部門中層領導和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領導權和決策權。
檔案工作委員會的主要職責包括但不限于：審定本院檔案工作發展規劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關檔案工作的重要事項等。
（2）建立綜合檔案室，對全院科研設計和管理等各項工作中形成的檔案實行統一管理。根據我院機構設置和運行的實際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業務相對成熟的科技檔案室的基礎上，通過對其職能的擴充和硬件條件的適當補充，組建成立我院綜合檔案室，實現全院檔案的綜合管理。
2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設綜合檔案室，把公文、科研、產品、質量、財務、資產、黨群以及實物等檔案納入綜合檔案室統一管理。綜合檔案室檔案業務管理范圍涉及全院的各個業務部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關的法規仍由人事處獨立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。
（3）建立兼職檔案員系統，目的是為了使我院產品設計和管理各項工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實《企業檔案工作規范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時要求。兼職檔案員的主要職責包括：直接參與所在部門或項目的檔案收集和歸檔工作；監督檔案制度的落實；承擔所在部門和項目的歸檔檔案預組卷工作等。
2015年8月完成了部門兼職檔案員的報備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內部培訓工作。
（4）調動全員參與檔案工作，依據國家檔案法賦予每個員工的檔案工作義務和責任，制定相應的措施，在企業內部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實全體員工的檔案工作職責。
本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：
3.2 綜合檔案管理制度體系建設
制度建設是開展綜合檔案管理的基石，我院現有的檔案管理制度是由各個分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關規定》、《文書、檔案管理規則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據，尚未形成統一標準下的、完整的管理制度體系。而現有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現行標準規范不相適應的問題，應按照國家相關法律法規的要求，結合本院的實際情況進行全面的修改和完善。
2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規范》兩份文件，規定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規定了我院各層級檔案工作的責任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎懲措施；《廣船院檔案工作規范》則依據DA/T42-2009《企業檔案工作規范》，并結合我院各項業務開展的實際情況制定，《規范》首先規定了黨群工作、行政、經營管理、生產技術管理、產品、科研、基建、設備、會計、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統計、開發利用等業務流程作出了詳細規定，對文件收集責任部門與檔案管理部門在檔案工作各個環節中所承擔的責任進行了細致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責任等情況的發生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規范》同時對檔案信息化建設、檔案工作設施設備等工作提出了具體要求。
3.3 綜合檔案管理基礎設施建設
在基礎設施建設方面，我院根據綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時對溫濕度控制、安全警報監控等設施進行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。
4 結論
當今，檔案的知識資產和信息資源屬性已逐步被大家認識，質量體系審核時有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發展記錄，沒有了企業的知識資產和信息資源。一個單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發展的需要，目前我院已經按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。
參考文獻
一、對檔案室內各類檔案進行了統計和登記
檔案門類數 量起止時間備 注文書檔案2085卷1970-xx 設備檔案114卷1994-xx 基建檔案48卷1971-xx 科技檔案106卷1994-xx 認證證書16件 財務檔案憑證：1999卷 帳簿：277卷 報表：92卷 其它：52本 已封存：12箱1971-1990 其它資料53盒 停用印章96枚
通過認真仔細整理，發現已存檔案中存在的重號、空號現象，及時做好記錄。
二、整理積壓基建檔案33卷
在檔案局專業人員的指導下，整理多年積壓的基建檔案，并按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。
三、完成已存榮譽檔案的整理
對存放的154個獎牌照片進行了編號及信息登記，并建立目錄，提高了檢索速度。
四、嚴格執行檔案借閱制度，提供利用服務40余次
對查借閱檔案者一律履行借閱、登記手續。
五、圍繞檔案管理規范，加強安全防范意識
加強檔案室管理，認真做好檔案室的安全防范工作。離開檔案室時關門落鎖，關閉電源，注意安全防范工作。
發現的問題：需加強特種載體的規范化管理
關鍵詞：公立醫院 財務檔案 流程管理
公立醫院財務檔案是指在會計核算以及財務管理過程中形成的各種文件及其材料，是對資金運動和經濟業務進行全面記錄的重要資料，是檢查公立醫院財務制度遵守情況的重要憑據。醫院財務檔案包括：醫院會計憑證、會計賬薄、會計報表、工資、保險、獎金等書面形式的財務核算資料以及財務文件。醫院財務檔案一方面滲透在日常財務管理業務中，反映了會計核算過程中控制的有效性；另一方面完整有序的財務檔案也為現今公立醫院財務管理工作的決策和計劃提供了原始依據。
1.財務檔案管理及其現狀
公立醫院財務檔案的內容因醫院規模、隸屬關系等具體情況而有所不同，基本上由財會檔案、膳食檔案、基建檔案、工會檔案等組成。歸檔范圍主要分為會計憑證、會計賬簿、財務報表、工資表等其他財務核算的專業資料，以及財務檔案移交清冊、保管和銷毀清冊、電子財務檔案等。從過程看，財務檔案管理分為檔案收集階段、檔案整理立卷階段、保管階段、銷毀階段，不同內容的財務檔案有不同的保管年限。
因財務檔案的信息量大、專業性強、查閱頻繁等特點，所以公立醫院絕大多數采用的是財務部門負責檔案的歸檔和保管工作。醫院的綜合檔案室負責監督和指導工作，由于主觀和客觀環境的限制，這種管理方法對財務檔案的保管質量形成負面影響，給醫院的財務工作造成了障礙。
1.1客觀條件的制約
第一、相關部門及其工作人員對財務檔案的重視程度不夠。在實際交接過程當中工作人員極少數會主動地核對清點財務檔案的數量與目錄等、也很少去關心檔案的整理是否合乎檔案管理規范的要求。第二、醫院檔案庫房的保管條件不符合法律法規要求的環境條件，財務檔案的破損等速度加快，沒過保管期限即發生霉變等情況時有發生。
1.2檔案人員因素分析
檔案管理人員主觀上對保管財務檔案工作重視度不夠，主觀上不愿意學習或者借鑒先進管理經驗以改進檔案管理方法和流程。財務檔案工作人員的工作重心更是放在了歸檔、整理等方面，對財務檔案及日常的案卷維護則相對重視不夠。再者，醫院檔案室基本上能配備專業人員，而財務檔案的管理人員則多為兼職，無法落實精細化管理。特別是在財務資料查閱頻繁的情況下，財務檔案工作存在任由科室內部人員任意翻閱財務檔案的情況，致使財務監督和管理環節存在諸多的漏洞。
1.3具體規章和電子檔案的不完善
公立醫院檔案管理中雖然制訂了相應的財務類檔案管理規章，但切實可行的財務檔案管理細則的具體工作則相對欠缺，相應的檔案流程管理規范則相對更為匱乏。
公立醫院的財務電子檔案基本上未納入檔案管理范圍，財務檔案管理的內容欠缺完整性。目前公立醫院的會計憑證、數據、賬薄等以服務器等存儲介質的電子財務數據沒有相關的制度規章來指導和約束，相關會計專業軟件的配套光盤等資料也均散落于各自分管的財務人員手里而未有效地歸檔整理。
1.4檔案借閱量大，管理困難
因科室內部人員查閱財務資料次數量大、頻繁，借閱工作全部由兼職的檔案管理人員來完成顯然不可能，所以在實際工作中財務人員借閱檔案不加記錄，日后出現責任也難以問責。同時，部分財務人員檔案管理意識薄弱，財務檔案借閱后歸還不及時，財務檔案散落于其他經手人員的情況發生頻繁；甚至連憑證次序錯號入盒、隨意擺放現象也屢提不止，財務檔案的尋回工作困難。
1.5檔案銷毀工作不到位
財務檔案到期未按制度規定及時銷毀，導致已經過了保管期限的財務檔案、資料、文件仍閑置于庫房，占用檔案室空間、耗費醫院人力成本。
同時、到期財務檔案期滿銷毀過程中，尚未了結的會計原始憑證需要單獨抽出并且另行立卷保管直至債權債務結清為止。然而實際工作中則容易出現未抽出單獨立卷的情況，這種現象一經發生，銷毀后則無從查起，責任重大。所以很多公立醫院在財務檔案管理過程中寧愿讓陳年老賬堆積于庫房，也不愿主動配合醫院檔案室開展到期檔案的銷毀工作。
2.財務檔案流程規范
為確保和提高財務檔案案卷的質量，加強財務檔案的生成、整理、裝訂、入庫等各個環節的規范工作尤為重要。醫院可以從整個財務流程中的一系列崗位加強監督工作，從出納、會計、稽核、歸檔等各個崗位把好關，在源頭上加強財務檔案質量的管理工作。
財務檔案管理人員在接收檔案、資料時，對各檔案提供者交來的不全或者不齊的資料一律不予接收，嚴格按照移交清單核對、清點交接的數量，在交接記錄上雙方簽字確認、明確各自責任。同時醫院檔案員可以根據往年的檔案交接記錄，列出往年應入庫的財務檔案類別及其目錄，分別對每年新增或者減少的財務檔案予以說明，這樣在交接時可以做到心中有數。在立卷過程中，憑證盒的備考表書寫規范、保管期限按檔案法的規范填寫、有修改或補充等情況在備考表中予以說明。
目前多數的公立醫院均采用手工登記財務檔案日常借閱事項。對于三級甲等這樣級別的大型公立醫院，醫院財務檔案庫存量大、借閱頻繁、同時財務檔案管理工作仍由會計人員兼職，筆者以為條件允許可以單獨建立醫院財務檔案管理信息系統加以控制和監督。財務檔案信息系統對借出、歸還、已歸還等均留有詳細記載以備核查，有效預防資料丟失現象的發生。同時運用條形碼對檔案的借出與歸還進行日常管理，防止串盒現象的發生。這種財務管理信息化的模式有助于簡化借閱手續，隨時反應出財務檔案的延期歸還情況，并催告借用人及時歸還入庫。
3.提升財務檔案管理水平
3.1轉變觀念、重視檔案管理
財務檔案的安全和保密工作的重要性不言而喻，若有損毀或者缺失將會給醫院帶來難以預計的損失。專設財務檔案管理崗位，挑選掌握財務和檔案雙方面專業知識的人才成為必需，只有這樣才能讓檔案管理工作日趨專業化，精細化。同時對醫院財務檔案的利用手續、借閱細則等加以完善規范，在財務部門內部明確各個崗位職責，協同保衛部門配備防火、防盜、防蟲害等的安全設施，提升醫院財務檔案的安全防范意識和措施。
3.2建立制度約束機制
發揮制度約束機制，充分利用醫院財務檔案管理規范加強內部相互約束的作用。結合公立醫院的實際情況，健全有形的或無形的財務檔案管理制度，細化財務檔案的查閱、利用、復制、移交等流程。保存的財務檔案一般不得外借，如遇特殊情況則須經負責人批準才允許外借。同時，將財務軟件及其生成的電子財務數據納入財務檔案管理的范疇，通過服務器、計算機等存儲介質實行至少雙份備份的機制，有效防止因系統癱瘓或者微機損毀導致的數據丟失，保證財務數據的安全性和可靠性。
3.3加強檔案交接手續工作
加強財務檔案的移交管理工作，在移交過程中檔案管理部門必須清點移交的案卷，保證移交財務檔案的完整性。加強檢查財務檔案質量工作，即檔案是否符合裝訂要求、案卷排序有無錯位斷號現象、移交雙方是否都簽字確認、交接雙方的移交清冊是否都已各自存檔等等。同時，建立定期檢查財務檔案庫房制度，定期檢查財務檔案庫房，對于與檔案無關的文件資料一律不得存放于檔案室并移交相關責任人。
3.4強化財務檔案的銷毀管理
對于已經超過保管期限的財務檔案必須定期進行鑒定，同時作出銷毀或暫存的決定。實際銷毀時，由醫院財務部門和醫院檔案管理部門共同監銷；對于涉及財政票據等檔案資料的，可協同財政等相關部門清點核對后共同監銷，并分別于銷毀清冊上簽字蓋章。制作財務檔案銷毀清冊，歸檔備查，同時向單位負責人書面報告監銷和銷毀情況。對于尚未結清的債權債務憑證單獨抽出立卷后，應當在財務檔案保管清冊和財務檔案銷毀清冊中注明。
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XX年檔案管理工作總結
XX年，我局檔案管理工作緊緊圍繞落實“文化興市”戰略，加快推進文化事業和文化產業發展這一目標，不斷夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，有效發揮檔案的功能，檔案工作有了較大的發展，較圓滿完成了工作任務。現將具體情況總結如下：
一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。XX年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。
為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，XX年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
為規范檔案管理，提高檔案管理質量，XX年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
XX年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，XX年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；XX年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》；與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。
五、 積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務
為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。XX年上半年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。 由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
我們在各項工作中形成的檔案，具有保存價值的歷史記錄，是領導決策的依據，是對工作查考的憑證，是獨立的經濟監督活動的載體，也是科學研究和基礎設施、設備建設的可靠資料。因此，檔案管理工作的重要性毋庸置疑。從20xx年年底接手檔案工作的無所適從到現在對檔案管理有一個比較詳盡的認知，很感謝局領導和同事們的支持，以及在實踐工作的開展過程中檔案局的同仁們給予的耐心指導。現就檔案管理情況做一個簡單的總結。
一是明確專職檔案管理人員。
xx縣審計局已成立了檔案工作領導小組，確定辦公室一名工作人員兼任檔案管理員，具體負責文書檔案的收集、歸納、整理、上傳等工作。由于各類審計項目復雜：一是經責審計時間跨度大、范圍廣、一個項目從發出征求意見書到出具審計報告持續幾個月期間包括結論性、證明性、立項性、其他備查文件材料四大類文書資料，資料多且收集困難，因此經責檔案由各項目主審擔任兼職檔案人員，負責整個審計項目的資料收集和整理，資料收集完成后移交給辦公室檔案人員負責編制目錄、統一編號及裝訂成冊。二是一年開展工程審計項目近兩百個，項目非常多，加之局領導高度重視審計檔案工作，今年進行人員調整時安排了一名人員專門負責工程審計檔案資料的整理歸檔。以上舉措，為檔案工作的開展提供了充足的人力保障。
二是健全管理制度，規范管理程序。
根據領導要求，xx縣審計局現階段正進一步健全檔案管理相應的規章制度，從檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、借閱、利用、安全、保密等環節進行規范，以確保各類檔案收集齊全、整理規范、保管有序。
三是強化監督，嚴守規范，加強檔案借閱程序管理。
根據檔案管理和保密法要求，嚴格按照規定程序，做好查閱登記，做到檔案交接有記錄、履行清點有手續，并登記造冊，確保審計檔案和涉密信息的安全。
四是加強檔案室硬件建設。
著力加強檔案管理基礎建設，配備安全防護設施。在檔案室里配置復印機，以方便調閱檔案人員使用，盡量讓審計檔案不出檔案室，更大程度的保障審計檔案的安全，設置翻查閱記事本，詳細記錄外單位來查閱、復印相關檔案的時間、檔案號、單位名稱和查閱人等信息。
xx縣審計局在堅持保密原則的基礎上，牢固樹立檔案工作為一線審計人員服務的理念，檔案管理人員經常了解審計人員對檔案資源的需要，積極主動為一線審計人員提供所需的各種檔案資料。20xx年xx縣審計局內部利用以前年度審計檔案資料多次，為開展現場審計提供了大量可靠的依據，充分發揮了檔案的作用，取得了較好的社會和經濟效益，為財政財務收支審計、領導干部經責審計、工程審計等更多領域提供了科學寶貴的依據。在今后的檔案工作中，我們將繼續努力，將檔案工作做得更好。
[關鍵詞]疾控中心;衛生業務;檔案管理;計算機化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.20.133
[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）20-0-01
疾控中心是政府組建而成，負責國家級疾病防控和公共衛生管理服務的公益性事業單位，其工作始終堅持以人才為根本并將疾控作為中心，在我國的疾病防控、研究中占有重要地位。各級疾控中心每年會產生數量龐大的衛生業務檔案資料，做好這些檔案的管理工作可為我國疾病防控事業的健康和持續發展奠定可靠的基礎。伴隨著信息化進程的逐步推進，將計算機技術應用到疾控中心的衛生業務檔案管理工作中成為重要趨勢。
1 疾控中心衛生業務檔案管理的現狀
疾控中心通常包括病媒防治、衛生檢驗、傳染病預防控制、結核病預防控制、慢性病預防控制、財務室、人事部以及中心辦公室等科室，一般檔案室多設在辦公室當中，并由一名檔案管理員進行管理。一些疾控中心還會在各個科室分派兼職檔案員來配合、協助檔案管理員完成工作。
對于中心檔案室與業務科室而言，兩者因工作出發點存在差異而使得其對檔案管理工作提出了不同要求，業務科室往往希望檔案的歸檔與管理能夠為自身的隨時查閱和開展條系工作提供便利，中心檔案室則主要以確保所歸檔資料同原有資料數據間保持完整性、一致性為工作任務。對此，很多疾控中心為了滿足不同科室的檔案需求，往往將檔案歸檔工作分成兩個部分。一方面，由各個科室對平時的相應資料檔案做出自行收集與管理，根據上級業務部門、檔案室的具體要求建立起各個檔案預立卷;另一方面，檔案室的檔案員在年底時統一把各個科室的預立卷集中起來，并重新建立起正式的檔案目錄，進行集中的歸檔和管理。這一模式雖然能夠在一定程度上滿足業務科室、檔案室雙方的需求，然而檔案的即時調閱卻面臨不便。
2 衛生業務檔案計算機化管理模式的設計與應用
2.1 計算機化管理模式的設計
從檔案室、業務科室的不同需求出發，在計算機化管理模式的設計中把歸檔的資料目錄分為了“專業業務檔案”“日常檔案”這兩個部分。其中，專業業務檔案主要結合各個科室的具體工作條系安排進行相應的設置，細分為工作報表、檢測數據、宣傳培訓、科研工作、專項工作以及計劃小結等部分，在不同科室頁面的具體設計過程中始終堅持條、塊相互結合的原則。日常檔案主要有科室文檔、會議記錄和收發文等的科室管理、工作依據、個人考核以及計劃總結等。
為減輕計算機操作人員對衛生業務檔案計算機化管理的不適應，并且給后續聯網后共享計檔案資料、資源提供方便，此次設計中摒棄了傳統的數據庫存取方法，而是選用了Web網頁這一方式，其優勢主要體現在：①有利于軟件開發成本的降低，軟件具有較強的移植適應性;② Web網頁給C/S結構管理（Client/Server）帶來了方便，在減輕服務器運行數據負荷的同時降低了運營的成本，通常機器中只要配備了IE瀏覽器便可使用;③作為操作平臺的提供方，Web網頁并不會修改現存數據，可便于迅速歸類資料;④操作難度較低，與自動化辦公軟件的界面類似，Web界面不需要上機者花費過多的時間去進行專門的學習，上手較為輕松。
2.2 計算機化管理模式的應用
在本業務檔案預立卷計算機管理模式推出并試應用后，由于其易操作性以及實用性十分突出，在各個科室普遍得到了良好反映。實際應用中，該模式在一定程度上提高了檔案歸檔工作的即時性、條理性，并且有效保證了檔案的一致性與完整性。相比較傳統管理模式，顯著提升了調閱檔案的方便性。此外還強化了操作人員的規范性，合理滿足了檔案室、各科室的雙重要求，獲得了良好的應用效果。
3 總結與展望
作為一個負責預防控制疾病、出具公正的衛生監測數據的專業性機構，疾控中心所涉及到的專業十分廣泛，這就決定了其衛生業務數據與檔案也非常多且繁雜，具有很強的專業性，在管理中必須確保資料的連續性及完整性。計算機的應用給檔案管理工作的順利開展帶來了良好的輔助作用，進一步促進了衛生業務檔案管理工作的規范化發展。
本次設計的計算機化檔案管理模式在投用后反響良好，有效彌補了傳統管理的不足。但受時間倉促、投入資金不足、計算機專業人才較為缺乏等因素的影響，該管理軟件尚依靠單機操作，并以盤片交換為數據的主要交換方式，數據共享方面還有待進一步完善。在后續的研究工作中應適當加大業務檔案管理方面的資金投入，強化對檔案管理工作人員的計算機知識和技能的培訓，并通過基礎設施的不斷完善來實現計算機化檔案管理模式效用的最大化發揮。
主要參考文獻
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【關鍵詞】中職學校；會計檔案；信息化管理
1中職學校會計檔案信息化管理的必要性
中職學校會計檔案是指各學校在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映學校經濟業務事項的、具有保存價值的文字、數據、圖表等各種形式的會計資料，是重要的史料和證據，是對學校業務進行分析、計劃、決策、監督的重要依據。信息化下的會計檔案不僅包括傳統的紙質檔案，而且還包括用計算機磁盤、硬盤、光盤存儲的會計數據和相應的財務軟件系統。做好會計檔案管理工作，對準確掌握學校某時期的經濟及財務活動有著重要的意義，是學校基礎工作的重要組成部分，同時也是學校進行政策制定、財務規劃、預測經費開支、實行有效管理和科學決策的重要信息來源和參考依據，對學校能否與時俱進、提升管理質量起著一定的影響。隨著中職學校會計電算化的發展及會計信息化的逐步推進，信息化會計活動產生了信息化會計檔案。現在中職學校會計檔案具有信息量大、時效性強、實時更新、查閱頻繁這一新的發展趨勢。這對當前的會計檔案管理方法是一種嚴峻的考驗，隨著國家經濟工作的不斷發展，各種評估需要提供的會計資料、指標數據之間的劃分等越來越多，信息采集工作量日益增大。只有通過運用現代信息技術對會計檔案信息資源進行科學收集、整理、保管和利用，使會計檔案信息化以方便查閱，使中職學校的管理處于領先水平，才能加快推進中職學校職業教育現代化的步伐，走在職業教育的前列。
2中職學校會計檔案信息化管理存在的問題
2.1檔案數量多，查詢不便，管理水平落后
（1）目前很多中職學校的會計檔案管理仍主要停留于紙質檔案管理，會計檔案有的一個月后才裝訂成冊。堆積如山的原始發票憑證，隨時有弄混淆、丟失的風險。每月在打印憑證及裝訂上都要耗去大量的人力物力，查賬時需要先在財務軟件系統中按年份查找到所需的憑證號，再到檔案室調取相關憑證資料并復印，極其不方便，大大影響工作效率。有的中職學校只重視會計業務，輕視會計檔案管理，沒有專職的會計檔案管理人員，未進行過會計檔案知識方面的培訓。學校檔案室里只存放有會計的紙質檔案，信息化形成的電子會計資料檔案未歸檔管理，只由會計人員自行保管。有的檔案室管理只是物存放在檔案室，查詢調閱時沒有嚴格的登記手續。檔案室的硬件設施也未能跟上，相關防蟲害、防潮、防火、防盜措施不全。（2）在中職學校逐漸實現校園信息化建設的情況下，學校的有關學生學籍管理、教育教學資源等信息已基本上實現網絡化管理，學校有關人員都可依據各自的權限在辦公網絡上實時取得資料并實現共享。但會計檔案信息卻依然停滯不前，僅局限在財務科，其他科室人員需要會計資料必須通過財務科查詢了解。財務人員有時要重復提供相關資料，至使騰不出時間和精力去做更多有價值的工作，從而制約了學校信息化建設的發展。（3）電子原始憑證數據采集和轉換無法完成，現有的會計軟件無法對銀行電子回單、電子繳稅單等各種電子原始憑證直接進行采集轉換，割斷了會計信息與原始業務數據之間的聯系。
2.2會計檔案信息數據安全存在問題
在傳統的會計檔案保管中，經濟業務都記錄在紙張上，所有的數據資料都是在會計憑證后附有原始發票及單據。裝訂成冊后并加蓋簽章。紙質原件數據資料如果被修改就會留下痕跡。因此保留下來的會計檔案數據非法修改得到制止。但會計信息化條件下，存儲在計算機中的數據很容易被修改，甚至能不留下任何痕跡，對會計信息檔案復制竊取也更加容易且不易發現。若計算機硬盤突然損壞數據未備份也將很難得以恢復。隨著現代信息技術的發展應用，計算機病毒感染、黑客入侵、間諜軟件等攻擊也對會計信息化檔案的安全造成威脅，數據的損失也將無法估量。
2.3會計檔案管理人員素質有待提高
會計檔案為會計工作的重要環節，對于具體管理人員的專業性、技術性都有著十分嚴格的要求。長期以來，各中職學校只重視會計業務方面的繼續教育而忽視了與檔案管理、信息化建設相關聯的學習，使得會計人員專業水平素質參差不齊，特別是精通現代信息化技術、又懂得與會計檔案信息化發展需求相結合利用使用的人才更是短缺。
3改進中職學校會計檔案信息化管理的思考
《福建省中等職業教育信息化建設推進計劃（2013-2017年）》的通知中提到，到2017年，全省中等職業學校基本建成資源數字化、學習網絡化、辦公自動化、管理智能化和智慧型數字校園，中等職業教育信息化資源共建共享機制和高效的業務管理機制基本形成，現代信息技術與中等職業教育教學和管理深度融合，中等職業教育領域信息化應用整體水平進入全國先進行列。隨著“互聯網+”、云計算、大數據等信息技術的發展，會計檔案也不例外。這也意味著會計檔案信息化管理是社會發展的需要，將成為中職學校發展的必然要求。
3.1改善會計檔案管理設備設施，實現會計檔案信息化
在國家政策的支持下，各中職學校都不同程度開展了信息化建設，如福建省僑興輕工學校就已基本上實現了校園網絡化的管理模式，學校通過OA辦公系統實現了會計的日常管理工作，如年度各科室預算安排、臨時用款計劃編制審批、出差申請、費用支出報銷、借款單、差旅費報銷等流程。流程報銷時都附有上傳的原始發票單據掃描件實行網絡現場辦公。會計人員和各分管領導可實時對流程進行審核及查詢。在此基礎上，會計在錄入記賬憑證時，在摘要中寫明該交易流水號，這樣就初步實現了電腦查詢原始憑證的功能。在“互聯網+”時代，新信息技術出現日漸普及，隨著越來越多電子原始憑證的出現，應嘗試建立起原始憑證交換平臺，通過配備相適應的現代化檔案管理設備設施及對網絡辦公軟件升級開發，促使網絡辦公系統與財務軟件系統相鏈接，通過網管接口進行常規經濟業務的處理，驅動會計記賬自動讀取資料，完成常規經濟業務的輸入。在財務軟件系統中的記賬憑證編制模塊下嵌入原始憑證掃描上傳功能，就可在財務軟件中實現會計檔案信息實時調閱的功能。同時在學校網絡辦公系統下建立起相適應的會計檔案信息查詢功能模塊，對財務軟件中的數據進行鏈接，構建起會計電子檔案明細賬，實現會計檔案信息化管理。在網絡辦公系統中可設置權限方便各科室相關人員直接進行業務需要查詢，做到個性調用，積極為教育教學、評估、審計等方面提供會計數據分析資料、規劃決策，以提高會計檔案的利用率，滿足不同利用者的需求，實現一定權限下的資源共享，提高會計檔案的資源利用率。
3.2加強保障會計檔案信息化系統的安全性
實現會計檔案信息化管理后，重點要解決會計檔案安全保密措施。為防止數據被篡改及泄密，要建立完善的內部控制制度、電子檔案信息安全保障體系，嚴格權限分級、加強操作系統權限授權管理、密碼與口令卡控制、做好數據存儲備份，對傳輸、存檔的會計信息化檔案進行一定的加密措施。作為存放和處理會計信息化數據的計算機及服務器要有專人管理，除維護外，禁止外人操作財務用電腦。建立起網絡安全制度體系，注意數據庫的加密技術、加強網絡入侵防御系統、硬件設施的安全防范，防止非法入侵。會計檔案管理人員及時對檔案進行歸檔整理、儲存備份。建立起會計電子資料備份管理制度，確保會計檔案資料的安全、完整和財務軟件系統的持續、穩定運行。在此基礎上，也要做好紙質檔案的存檔工作。
3.3培養會計檔案信息化管理人才
開展會計檔案信息化管理，人才是關鍵。會計檔案信息化管理對會計檔案管理人員提出了更高的要求，需要一批懂會計、有檔案管理學知識及計算機網絡技術，又精通計算機操作技能的綜合型人才。為了提升中職學校會計檔案管理水平，可以通過各種途徑加強對初、中、高級會計檔案管理人員的培訓，增加檔案現代化、信息化等理論知識與技能，以提高其綜合業務能力。同時要求會計檔案管理人員在工作中要與時俱進，把所學的新知識應用于工作中，有創新精神地參與工作，不斷提高會計檔案信息化管理工作效率和工作質量。中職學校實施會計檔案信息化管理后，可以大大提高會計檔案的利用率，通過數據網絡平臺實現各個科室之間信息資源共享，提高會計檔案管理質量，為學校管理者進行決策提供必要的參考。
作者:何玉杜 單位:福建省僑興輕工學校
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一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。一是在年初的全市交通工作會議上就把檔案管理工作列入年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。二是相繼成立了由分管領導任組長的檔案工作領導小組，重新組建了局保密工作領導組，并明確辦公室為具體實施執行責任者。為加強對檔案工作的管理，今年8月份，我們重新選配了檔案管理員，將責任心強、業務熟悉的同志調整到辦公室，同時，選派檔案管理員參加了市檔案局組織的業務培訓。
二、制度完善，管理規范
為認真做好檔案管理工作，我們始終以貫徹落實《檔案法》為核心，先后制定和完善了《檔案鑒定銷毀》、《檔案查借閱》、《文書處理》、《檔案材料立卷歸檔》、《檔案保密工作》、《會計檔案管理》、《檔案庫房管理》等制度，并懸掛上墻，從而明確了檔案管理人員崗位職責。
三、加大投入，確保安全
在經費十分緊張的情況下，局領導高度重視檔案室的軟硬件建設，為檔案室配備了計算機，用于檔案管理，在以前配備去濕機、空調、電風扇、防蟲藥的基礎上，今年又購置了滅火器、溫度計，做到檔案室安全保密、溫濕度適宜、清潔衛生、無蟲霉滋生，為今后我局檔案升級打下了良好的基礎。
四、注重質量，完成立卷歸檔
檔案文書的立卷歸檔是檔案管理的主要工作。一是繼續堅持高標準，嚴要求狠抓了檔案的收集、鑒定、整理、立卷、編目、保管和統計工作。二是檔案信息管理現代化程度進一步提高。對2006年的文書檔案案卷目錄，我們已經運用計算機處理，日常的收、發文登記也試行以計算機處理，并力爭將今后的文書檔案年度歸檔、組卷等全部用計算機完成，以適應辦公自動化的需要。2006年我局文書檔案共立卷歸檔份，其中永久份，長期份，短期份。財務檔案卷。此外，我們還對部分干部檔案進行了整理，得到了組織部門的認可。
六、整合資源，強化檔案開發利用。充分利用檔案材料編寫《巢湖志?交通篇》，使各種文書檔案、聲像檔案、實物檔案在編撰史志、落實待遇、案件查處等方面發揮了重要作用。
今年的檔案管理工作雖然取得了一定的成就，但離市檔案局的要求還有很大差距。2006年，我們將繼續以深入學書記"三個代表"的重要思想為指導，堅持以《檔案法》為根本指針，加強學習，把握重點，狠抓落實。
一是進一步加大檔案宣傳力度，增加全局干部職工的檔案意識。
