時間：2023-06-07 09:38:24
開篇：寫作不僅是一種記錄，更是一種創造，它讓我們能夠捕捉那些稍縱即逝的靈感，將它們永久地定格在紙上。下面是小編精心整理的12篇高校數字檔案館建設，希望這些內容能成為您創作過程中的良師益友，陪伴您不斷探索和進步。
關鍵詞：獨立學院；數字檔案；檔案管理
我國獨立學院誕生于90年代末期，其發展迅速，截止至今在全國已有300多所。獨立學院建校較晚，建設檔案工作起步晚，獨立學院既要面臨的是檔案的初見的困難，又在互聯網時代的要求下，進行數字檔案館建設的雙重難題，即是機遇又是挑戰。
1 天津市獨立學院檔案管理與建設的現狀分析
針對天津市的十所獨立學院檔案建設情況進行調查，并對其檔案管理現狀進行了分析。調查結果表明，檔案管理作為一項暫時看不到效益的基礎工作，不被學院領導重視，并且工作基礎薄弱。從調研情況看獨立學院檔案工作存在以下共性問題。
缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學歷史不長，公眾的檔案意識不足。從學院領導到各系、處室等部門對檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨立學院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進行檔案臨時管理，流動性大，不利于檔案的建設與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業出身，同時還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨立學院檔案事業的發展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規范。由于檔案意識薄弱，又沒有制度制約，責任不清，檔案材料不能統一整齊歸檔，有的落在個人手中，有的工作人員覺得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎上變動，為以后檔案的收集帶來了困難。
獨立學院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫房設備還不完善，有的沒有專門的庫房，有的也是一個小庫房，也都沒有購買干濕機器對庫房的干濕度控制，庫房條件相對簡陋。軟件方面，沒有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來不便，檔案自動化管理程度不高。
總體而言，檔案資料是獨立學院在其發展過程中直接形成的原始記錄，是學院發展中最重要的載體之一，是衡量教學質量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學評估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現狀看，獨立學院檔案管理工作現狀總體形勢不容樂觀。
2 構建“互聯網+”時代的檔案館對策
1、建立規章制度，強化管理，提高工作效率
一是獨立學院應該有檔案管理專門部門，強化管理工作。二是根據《高校檔案管理辦法》建立檔案各項規章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實體分類法，以及一系列安全管理、服務借閱等制度，細化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個環節做到依規辦事。
2、加強專兼職檔案人員業務指導與培訓，提高檔案工作人員綜合業務素質
檔案工作者的素質是檔案管理與建設中的關鍵環節。具有一支技術強和穩定的專、兼職檔案管理人員隊伍，在日常工作要加強專、兼職檔案人員業務培訓，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓，每年舉辦檔案員評比活動，組織學院有關方面對各部門檔案的整理情況進行評比，評選檔案工作先進個人，調動工作人員積極性，同時也是展示優秀檔案整理標本，互相促進學習的平臺。
3、加快獨立學院檔案建設
獨立學院檔案數字化建設，是隨著信息化發展，計算機普遍應用，“電子政務”開展，順應時展而產生的。加快數字檔案建設，創新服務方式是獨立學院檔案工作在大數據的生態背景下面臨的機遇和挑戰。檔案數字化建設將分散的以不同形式記載的檔案、地區不同的檔案信息以數字的形式存儲，利用網絡的方式連接，能夠實現檔案信息共享與最大化的利用。
4、創新服務方式，提高服務水平
在互聯網環境下，不少檔案館已經開通微博、微信公眾平臺，利用此平臺提供檔案相關政策解讀、檔案原件展示、檔案服務咨詢、檔案利用等服務，并取得了不錯的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺主要介紹其館藏資源、編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內容，同時也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺使公眾能隨時隨地獲取檔案相關信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務，同時也是對檔案工作起到宣傳作用。
5、基于互聯網發展，構建檔案館APP移動服務
互網絡的廣泛應用和覆蓋，數字技術的快速發展的當下，移動數據終端設備為檔案的服務、利用提供了新的方式，檔案服務應順勢而為，利用“互聯網+”的新形勢，創新服務方式。檔案APP與微信公眾平臺、微博等相比，能夠形成更專業化、專題化的檔案服務體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進行更新維護，但其更具有長遠意義。獨立學院檔案館更應該抓住“互聯網+”的發展機遇，不斷創新檔案服務方式，構建檔案館APP移動服務。
總之，管理者應轉變觀念，創新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數字化、信息化建設的步伐，為獨立學院的持續發展服務，為師生提供高質量快捷的服務。在全國檔案數字化發展的背景下，“互聯網+”是一個發展機遇，獨立學院應緊跟時代步伐，不斷升級檔案館（室），創新檔案服務。
參考文獻
關鍵詞：信息資源；檔案；建設
中圖分類號：G7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-026X（2013）09-0000-01
隨著高等教育的快速發展和網絡信息化的快速推進，傳統檔案管理工作方式已不能滿足信息化時代的要求，越來越多的高校相關檔案將以電子文件出現，但現階段卻沒有對應的系統管理制度，高校檔案工作的數字化、網絡化、標準化和規范化建設迫在眉睫。
1.數字檔案館的概念
“數字檔案館”有廣義和狹義之分。廣義的定義是用指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館的實現與迅速發展和技術密切相關，它是基于現代信息技術的數字手段，進行網絡電子檔案信息資源的分布式連接，利用檔案信息不受時間和空間的限制，大規模，分布式的數字信息系統，實現資源共享。
2.檔案信息化的重要性和數字檔案館的建設的重要性
隨著信息時代的到來，現代科學技術的廣泛使用已經涉及高校管理工作的所有領域，電子信息傳輸，電子文件，各種管理系統，應用程序和檔案數字化建設的需要，使傳統的檔案管理方式已不能適應新形勢。檔案現代化管理和信息技術的建立已經成為檔案工作發展的必然趨勢。隨著近年來招生規模的擴大，高校檔案的數量不斷增加，高校檔案信息和數字檔案館的檔案管理要求的更加規范和標準。網絡技術在數字檔案館的應用已經或正在逐步引入到文件管理，文件鑒定，整理。而科學，規范的電子文件管理流程，檔案信息資源開發的專業化和集成化也逐步體現出對電子檔案管理的重要性。
3.高校數字檔案館建設的必要性
高校檔案的數量不斷增加，存儲空間則沒有變化，數字檔案館的建設是減輕管理壓力的必然趨勢。近年來，隨著高校的擴招，高校檔案數量激增，然而，文件存儲空間并沒有得到相應的擴展。文件數量的激增帶來的不僅僅是存儲的問題，檔案的快速增長不能得到有效的管理和整理。檔案人員往往陷于檔案庫的貨架，倉庫管理，這阻礙了進一步提高高校檔案管理水平。數字檔案館的建設，從長遠的角度來看，可以對檔案工作人員的正常業務過程中解放出來，而且還可以大大減少檔案的占地面積。同時，多媒體教學文件，CAD文件可以有效保護和利用。檔案現代化管理的最終目的是數字檔案信息的收集，整理和利用的發展，滿足人民群眾日益增長的信息需求。因此，數字檔案館的建立是知識經濟時代對檔案管理的迫切需求。
4.高校檔案數字化建設中存在的問題
4.1高校檔案管理意識薄弱
高校檔案數字化建設的認識不夠。許多學院和大學都有專門的機構檔案，開發出了多種檔案法規，但執行不力。特別是對一些領導對本部門檔案工作的重要性認識不足，同時，一些檔案部門的管理人員檔案意識淡薄，備案業務監督不力，指導不足。
4.2 專業人員的缺乏
數字檔案館的理論體系還未形成，目前的高校數字檔案國內學者的研究理論還沒有具體實施，數字檔案館工作人員必須掌握計算機的基本知識和技能。目前，具備這個能力的檔案人才還比較匱乏，這是高校數字檔案館建設面臨的一個重大問題。另一方面高校檔案管理人員承擔的檔案管理職責，其工作水平和業務能力直接影響著學校的檔案和檔案管理水平。檔案管理工作是具有高度專業化的工作，但在現實中，高校檔案管理人員基本上都是身兼數職，更不具備專業的知識和技能，能提高業務水平的培訓不多，檔案專業技術人員數量、業務水平參差不齊，且崗位經常發生變化，導致檔案管理隊伍不穩定。
4.3安全問題
高校數字檔案館建設的目的是實現檔案信息資源共享，在局域網或廣域網的數字檔案信息的傳輸，安全問題變得尤為重要，傳遞數字化檔案信息的基礎是通信網絡，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前我國互聯網的傳輸速度較慢，用戶的接收設備沒有普及，網絡安全問題尚術解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展。
4.4 工作標準、工作制度的缺乏
規范化，制度化和檔案材料的標準化是 檔案信息化建設的前提和必要條件。信息化背景下的計算機數據處理對高校檔案的建設標準和規范提出了更高的要求。但高校更偏好教學管理軟件的購買，但許多高校都有自己管理的實際情況，所以在實用性等方面存在一些不足，再加上計算機軟件及相關設備的硬件差異，這些問題和差異是影響電子數據標準和共享，并制約著信息交換的范圍，直接影響著檔案信息化建設步伐。
5.如何有效建設高校數字化檔案館
5.1轉變觀念，整合信息資源
檔案工作是一項非常重要的工作，涉及部門多、范圍廣，領導干部和工作人員要高度重視，統一思想，增強檔案意識。在提高認識的基礎上，轉變觀念，以科學發展觀為指導，把檔案工作納入學校的發展規劃。完善學校的管理制度，定期組織學校中層干部學習檔案法規，并通過學校辦公自動化系統，校園網絡等載體，大力宣傳檔案法和檔案工作的重要性。建立統一的檔案管理領導小組，加強對檔案工作的領導，制定本校檔案工作發展目標和每年的年度計劃。學校本身就是一個非常豐富的信息資源，所有部門都有自己的信息系統和網站，每年生產大量的數字文件。這些教學，研究，管理的相關文件，需要進行整合，統一管理。
5.2完善基礎設施建設
完備的基礎設施是數字檔案館建設的先決條件。根據數字檔案館的功能要求，硬件主要包括：計算機網絡設備，文件系統管理軟件，服務器，文件處理設備，存儲設備，數碼設備，照相機，和捕獲設備，光盤記錄設備等。此外，還將建立一個滿足適應檔案信息系統集成平臺和管理和時展需要網絡結構。
5.3解決信息安全問題
針對高校數字檔案館建設中存在的安全問題，我們必須解決以下幾個方面的內容：一是使網絡安全盡快立法，保證網絡信息安全體系；二是檔案的真實性，安全系統的建立，建立一個可靠的備份系統；三是要找到可靠的載體，研發壽命長的電子檔案；四是采用傳統與現代相結合的電子文件檔案管理，確保檔案的真實性。
5.4加強數字化檔案的工作質量檢查
《高等學校檔案管理辦法》的第十四條規定：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度。”網絡平臺和工作規范建立起來以后，高校應根據積極實施管理糾偏。并且基于網絡進行的檢查更為便捷，各個部門根據管理權限只要檢查自己管理的模塊數據庫中的檔案就可，這樣可有效減少收儲遺漏，更便捷的考核二級學院的工作質量。
6.結語
數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。
參考文獻：
[1] 張照余.檔案信息網絡化建設[M].中國檔案出版社.2001：94-99
【關鍵詞】 高校;圖書館;檔案館;數字建設;比較
伴隨著互聯網以及信息技術的不斷發展，我國高校的圖書館以及檔案館的建設也開始步入數字建設軌道。在當前數字建設的大環境之下，傳統的紙質圖書和檔案逐步被更加方便、高效、安全的數字載體代替，作為一種全新的載體形式，數字載體的出現勢必會在未來的信息資源建設以及管理的過程當中起到無可比擬的作用。這也更加凸顯出了信息資源建設以及管理的重要性。不過，由于高校圖書館與高校檔案館在進行數字建設的過程當中存在一定的差異，需要區別對待。本文就以對二者的比較作為探討的內容與方法，希望能夠為二者的數字建設和發展起到參考作用。
一、高校圖書館與高校檔案館在進行數字建設中面臨的問題比較
在高校圖書館與高校檔案館的數字建設過程中，都或多或少的存在著一些問題，如果這些問題不能得到妥善的解決，最終會給數字的建設帶來較大的阻礙。二者在進行數字建設的過程當中勢必會有一些共同的問題，同時也有一些各自需要面對的問題去分別進行解決。
1、二者之間的共同問題
（1）網絡環境問題。所謂的網絡環境，主要指的是在現代通信技術和計算機媒體之間相互結合的基礎之上，而構建起的具有綜合、廣域、高速以及寬帶等特點的數字的電信網絡。在整個的網絡環境當中，高校的圖書以及檔案的館藏已經突破了傳統媒體的局限，并且逐步的延伸到了電子信息資源上來。但是由于網絡信息的資源量極為龐大，因此我們通過網絡進行信息的獲取勢必將會產生諸多的問題，這也是當前我們在進行高校的圖書館和檔案館的數字建設當中迫切需要面對和解決的問題。
（2）信息資源的規范標準問題。當前高校圖書館以及檔案館的數字建設方面還沒有形成較為統一性的標準和規范，這也在一定程度上導致了他們的各自為政。由于缺乏標準和規范的引導和約束，導致形成了一種無章可循的境地。由于各個高校之間在系統和其他方面存在著差異，而且相互之間也不能形成有效的銜接，由此引發了信息資源共建方面的問題，最終導致了大量“信息孤島”的產生。這樣也會給高校圖書館和檔案館在信息資源上的統一管理帶來較大的阻礙。
（3）資金、人才以及技術方面的問題。由于數字建設是未來的大趨勢，而且其本身具有較強的優越性和強大的實用性，因此勢必會被各校領導重視。這一方面為數字建設進程的發展提供了便利，但是整個進程卻并不順利，由于該過程需要循序漸進，在軟件和硬件資源上需要進行持續的投入，再加上人員的培訓，館藏資源的數字建設以及資源的更新等過程都需要充足的人力和物力資源，這與高校的圖書館以及檔案館的人才以及資金的匱乏形成了鮮明的對比，勢必會在很大程度上影響數字建設的進程。
2、二者各自存在的問題
（1）當前的高校圖書館缺乏特色的信息資源庫。所謂的特色，是指與其他事物存在明顯不同并且具有自己獨特的形式以及風格，這是由事物本身賴以生存和發展的特定環境以及具體的因素所決定的，因此具有較強的獨特性。但是由于目前高校圖書館在進行數字建設過程中都是采用統一購入成品數據庫的形式來實現，而且這個過程中一般不會進行統一的規劃以及分工，最終會導致重復建設的問題比較突出。
（2）高校檔案館在數字建設方面相對落后。與高校圖書館的數字建設相比，高校檔案館的數字建設面臨的問題更多。最為明顯的就是，當前高校檔案館還在實行電子檔案以及紙質文檔的“并存制”，這就會在一定程度上導致資源的重復和浪費。在當前的大背景之下，基本上所有的高校都已經實現了數字辦公，這在最大限度上提升了工作的效率。但是某些文件往往在辦完之后又會采用傳統媒介的方式來進行保存。實際上并沒有因為數字媒體的出現而減少了存儲的空間。從而造成了在人力、財力以及物力上的極大浪費。另外由于辦工自動系統以及檔案管理系統之間存在著一些不兼容，這就給電子文檔的歸檔造成了較大的障礙。
二、解決高校圖書館與高校檔案館數字建設中存在問題的不同對策
1、高校圖書館需要加大特色數據庫的數據資源建設
首先，高校圖書館應該對于本校的現有資源進行整合，并且不斷的加大特色數據庫以及數字資源在整個圖書館的館藏當中所占的比例。并且需要將不同形式的、異構的資源進行不斷的整合，對于整個區域當中各個系統的圖書館當中的資源進行不斷的整合。從而達到減少重復的購置以及優化館藏資源配置的目的。其次，要把握數字資源的特設數據庫建設，并且著重的進行數字資源的整合。
2、增強領導的檔案意識，完善檔案管理制度，積極推進高校的檔案數字建設
推進高校檔案館的數字建設，首先要提高高校人員的檔案意識，尤其是要增強高校領導的檔案意識，使他們認識到檔案工作對于高校發展的重要性，使領導和信息部門能夠重視檔案和檔案的數字建設，并積極為檔案的數字建設提供所需的資金和技術的支持。同時，檔案管理人員要虛心向檔案數字建設走在前列的高校學習，樂于交流。汲取人家的成功經驗，結合自己高校的實際情況，逐步推進高校檔案數字建設。其次，要搭建溝通橋梁，銜接各領域的信息交流。并且不斷的進行制度建設，制定一批諸如文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數字檔案鑒定制度、網絡安全管理制度等，從而有效地保障數字檔案建設安全、有序地開展。
三、結語
總之，高校圖書館和高校檔案館信息資源數字建設是一個循序漸進的過程，不能急于求成。需要學校領導及工作人員不斷更新觀念、提高認識，緊跟時展的腳步，積極學習新的計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術，并能夠很好地掌握和應用。根據高校的現實狀況，認識到面臨的困難，并采取相應的對策，逐步實現信息資源的數字建設。
【參考文獻】
Abstract: This article introduces the development of digitized archives in the country, realizes its significance in the western high college. It proves that digitized archives can supply a range of services, which are 24 hours, cross-regional, boundless, automatic and digital. It definitely realizes the feasibility of its use in the western high college. The article introduces the goal, content and technique in digitized archives.
關鍵詞： 數字化；檔案館；研究開發
Key words: digitization；archives；research & development
中圖分類號：G47 文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2011）01-0291-01
0引言
進入21世紀，高校檔案管理從傳統的管理模式過渡到數字化管理已呈必然趨勢。要建立數字化檔案館,就要從檔案館結構、館藏、現行文件數字化及數據庫、檔案編目檢索統計利用、檔案信息與實時采集等方面著手進行建設。因此，研究與開發數字化檔案館管理系統就成為推進高校檔案館向數字化方向轉變的重要一環。現階段人類正處在一個前所未有的數字化時代，數字符號越來越成為人類信息傳播與交流通用符號，數字化風潮正席卷全球。知識經濟呼喚數字化檔案館早日成為現實，檔案的信息化、現代化也對數字化檔案館提出了迫切要求。無論是從社會發展的目標需要、科技發展的實現可能，還是從建成以后所帶來的巨大的社會效益和經濟效益，我們既應該認識到建設數字化檔案館是一項高投入、高回報、高收益的高科技工程，同時更應認識到建設數字化檔案館也是一項功在當代、利在千秋的偉大事業，是時代使然，大勢所趨，勢在必行。
1數字化檔案館研究開發的目標與內容
數字化檔案館研究開發的目標是一個通過計算機互聯網絡有序處理和集成管理在結構各異的多種信息平臺上產生的、多樣化的電子文件、檔案以及其他信息，確保這些數字信息資源的真實性、完整性和持久有效性，并實現上述信息資源跨庫共享的超大規模、分布式和可擴展的數字信息系統。
主要研究內容如下：
1.1 數字檔案館應具有傳統檔案輔助管理功能。數字檔案館是從傳統檔案館發展而來，因此，數字檔案館必須具有輔助管理傳統檔案的功能，而且這些管理功能在數字檔案館中應得到極大的優化，使管理更為科學、有效。
1.2 集成管理分布式存儲的、具有多樣性和異構性的電子文件。集成（integration）含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。對數字檔案館而言，集成可以分為三個層面，即系統集成、數據集成和服務集成。“系統集成”指的是形成、運行、管理、儲存和輸出電子文件的系統平臺相互之間的集成；“數據集成”指的是多樣性的電子文件（包括源數據）以及其他信息資源在內的集成。
1.3 通過集成管理和建立電子文件實時捕獲和共享機制，消除信息孤島現象，根據特定權限和保密規定有效實現為整個社會提供現行文件服務以及檔案信息資源的共享，并能夠為不同類型的用戶群體提供有效的檔案信息資源服務。
2數字化檔案館的研究方法
數字化檔案館是立足高校檔案的數字化建設，應用最新的數字檔案管理理念。但在信息技術的掌握和應用等兩方面都存在著不少待解決的關鍵問題，主要體現在以下兩個方面：
2.1 復雜的信息環境這種信息環境的復雜性集中體現在電子文件系統的分布式和異構性。需要調研和周密的分析，工作量很大。
2.2 多樣化的管理對象數字檔案館不僅僅是館藏得到數字化以及管理工作實現了信息化的檔案館和檔案館群體；它實質上是一個通過計算機互聯網絡有序處理和集成管理在結構各異的多種信息平臺上產生的、多樣化的電子文件、檔案以及其他信息。
針對需要解決的關鍵問題，擬采取的研究方法是基于現有成熟技術，借鑒以往項目開發經驗，總結、優化并升華開發體系。靈活運用項目管理知識，裁減合適的質量管理方針。技術路線和實驗方案如下：第一，采用B/S的開發模式。加強對網上檔案的身份認證服務、科技論案查詢服務、高校人事查詢服務、實例的開發。第二，通過項目管理和質量管理來控制體系的系統開發。綜合使用UML建模技術、XML技術、PDF等等技術。
基本的設計流程框架如圖1所示。
3存在的技術難點和擬采用的解決途徑
3.1 技術難點
3.1.1 由于檔案信息本身具有其特殊性，需要正確處理好檔案開放與保密關系，在不違反《檔案法》、《保密法》及《著作權法》有關規定的前提下，保證有關檔案信息能及時上網,供網上用戶查詢將是一項艱巨的任務。
3.1.2 由于檔案管理人員本身對項目開發不是很了解，所以他們在需求分析階段對信息的描述可能有所出入。
3.2 擬采用的解決途徑
3.2.1 學習了解《檔案法》、《保密法》及《著作權法》有關規定。
關鍵詞：高校；檔案館；數字化；建設
高校檔案數字化建設是高校檔案工作的重要環節，數字化檔案真實、準確、完整地展現了高校管理工作的整個過程，是高校各項工作記錄、參考、總結的依據。進行科學、規范的檔案數字化建設是非常必要的。高校檔案工作是學校的重要基礎工作，為人才培養、科學研究、學科建設等工作提供保障。隨著高校信息化建設進程的快速推進，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質量和效率。而檔案數字化建設的合理開展，可以在確保高校檔案建設質量的基礎上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數字化建設是當前高校值得深入思考的重要課題。
一、構建數字化檔案館的必要性和緊迫性
高校檔案數字化主要利用計算機和互聯網、局域網等技術，將高校各種載體的檔案資源轉化成數字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網絡信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況發生；相比較傳統檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。在在檔案進行數字化建設之后，是檔案上的內容會被進行掃描和整理，再將數字化的資料進行歸類，通過計算機設備錄入到學校的數據庫中，通過數據庫的方式來對檔案資料進行管理，這樣就能夠在短時間內迅速實現查找和搜索。減少了勞動強度，提高了檔案服務質量，便于檔案無限制存儲，提高了檔案利用率，節約了成本，節省了空間，方便了維護，還能實現安全存儲和資料共享。通過對數字檔案信息的開發、處理、傳遞和廣泛利用，充分發揮數字檔案效用，提高檔案的利用價值。因此，高校檔案部門應該充分發揮高校的優勢，積極創造條件建設數字化檔案館，實時收集各類電子文件及各種有保存價值的數字化檔案材料，同時要在網上、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、信息服務網絡化，最大限度地發揮館藏檔案的作用。
二、高校圖書館檔案數字化建設的原則
（一）效益性。之所以要進行圖書館檔案數字化建設，主要是為了實現便捷、高效的收藏、管理、存儲和利用檔案信息資源。基于此，在進行檔案數字化建設時，效益性原則是必須要堅持的，統籌兼顧，實現圖書館檔案數字化建設的同時，降低檔案數字化建設的成本，最大限度地提升資金的利用效率，并保證在整個圖書館檔案數字化建設過程中，資金具有良好的充足性，最終充分的發揮檔案數字化對高校圖書館，乃至是對高校的重要作用。
（二）一致性。高校圖書館檔案數字化建設是一項長期、龐大、系統的工程，涉及的學科比較廣泛，由于建設周期長，建設中，載體、形式、門類以及數量都具備多樣性及巨大性，需要多個部門及多領域專業技術人才的支持，由此一來，要想實現數字化，就必須保證涉及到的部門及人員協同一致，在統一標準的指引下，完成檔案數字化建設工作。
三、高校圖書館數字化檔案建設的途徑與措施
（一）加大基礎設施投入。高校圖書館在進行檔案信息收集時，依據自身工作專業性、服務性以及學術性的特點，將收集范圍適當的增加，保證信息收集的全面性、多樣性，同時，對于收集完成的信息進行有效的整理和存儲。高校圖書館檔案數字化的建設需要與國家的法律法規相符合，并實現規范化管理，保證分類的科學性，主題標引的準確性。對高校圖書館檔案進行管理時，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學性，保證檔案的完整性、系統性與安全性。
（二）加強網絡化建設。高校圖書館在進行檔案信息化建設時，需要利用信息技術，檔案編目、檢索、統計、借閱等均需要利用此項技術，同時，檔案收集和登記也需要利用信息技術。通過信息技術的利用，實現復雜立卷程序簡單化，利用網絡的優勢，可以將數字化資料傳送給各個部門，各部門依據自身的要求完成檔案管理。在檔案領域中，網絡技術的應用促使數字化技術的應用越來越深入，并且應用效率也越來越高，傳統單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務管理層次也更加深入。
（三）充分開發利用資源。開發與利用是為檔案數字化建設的最終目的，通過檔案數字化資源的開發與利用，促進圖書館及其他各項工作的發展，也因此使得檔案的作用充分發揮。檔案數字化建設中，依據計算機技術建立檔案管理系統，提升了檔案信息的查詢速度，促使使用者隨時隨地利用圖書館檔案信息資源，發揮檔案的服務作用。
（四）加強檔案人才培養。人才是檔案數字化建設的核心，提升檔案管理人員綜合素質、業務能力和數字化技術水平，加強檔案管理人員隊伍建設和人才培養；高校檔案部門要重視打造一支高素質、專業化的人才隊伍。要加強檔案工作人員的理論知識培養，確保他們具備扎實的檔案專業理論知識；同時要注意提高他們計算機技術等數字化檔案處理能力；要定期組織高校中那些具有發展潛力的青年檔案管理人才去積極參加專題講座、學術交流以及業務研討會等盡快提升他們掌握計算機技術的水平和能力
（五）做好檔案數據庫建設。高校檔案管理部門要加大高校檔案數字化與現代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數據的真實性、完整性，真正實現高校檔案數字化管理，發揮高校檔案數字化信息資源的重要價值。n案數據庫包括檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、檔案數據資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲等與數據庫相關的數字資源處理。數字檔案信息加工包括數字檔案信息整理、格式轉換、數字檔案信息錄入、數字檔案信息集成等基本功能。數字信息轉換的主要功能是將經過加工處理的各類非結構化數字信息轉換成能被數據庫管理系統進行處理的結構化數字信息。這個功能主要是由數字檔案管理系統的數字檔案信息導入功能加以實現的。
（七）網絡環境下要重視檔案信息的安全保障。除了形成一套法規標準體系外，還需有相應的技術措施進行自動控制。為了保證密級檔案的安全性，需設置安全密碼，為其上一把放心鎖。對于非開放性檔案根據其性質界定不同密級檔案的查閱人員范圍，設置不同的密碼和訪問權限，普通密級的檔案密碼可提供給有查閱權限的人員，絕密級的檔案可不上網或只在本單位內部的局域網上按查詢權限訪問。為保證網站的正常運行，需安裝殺毒軟件和“ 防火墻” ，以抵御黑客的襲擊。要不斷研究和探索新的安全防護技術，如對“ 元數據”的研究、拷貝與遷移技術的應用等。
參考文獻
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[摘要]企業成熟的RFID技術及設計經驗正日益成為檔案管理工作的重要技術手段，多學科的聯合應用解放了檔案管理員，使其有
>> 社交媒體工具在檔案館服務中的應用可行性與案例分析 關于將云技術應用于檔案管理的探索性研究 信息技術應用于疾控中心檔案管理中的探究評析 信息技術應用于干部檔案管理的思考 檔案管理模式改革應用于醫院的策略分析 組織發展技術應用于企業管理 數字檔案館建設對檔案管理體制的影響分析 德國聯邦檔案館照片檔案的管理 檔案館電子檔案統計臺賬的建立分析 計算機網絡技術應用于圖書檔案資源管理效果分析 智慧檔案館技術系統特征分析 芻議目標管理方法在檔案館管理中的應用 案例教學法應用于財務管理課程中的核心因素分析 云計算技術在檔案館中的應用探討 Web2.0技術在美國國家檔案館中的應用及啟示 云計算技術在數學檔案館建設中的應用 物聯網技術在智慧檔案館建設中的應用 高校數字檔案館的網絡安全管理策略分析 我國檔案館危機管理研究的現狀及對策分析 企業數字檔案館的建立（之六） 常見問題解答 當前所在位置：.
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作者簡介：黃鶴鳴（1955.11-），男，本科，副研究館員，研究方向：檔案學。
【關鍵詞】檔案備份;災難恢復;電子檔案
隨著數字化檔案館的不斷發展，檔案資料的查準率與查全率不斷提高，有效改善了人們的生活工作質量。但是，如果發生檔案數據庫損壞現象，就會帶來嚴重的損失。進行檔案備份就是為了防止由于操作失誤或系統出現問題而造成檔案數據丟失，把全部檔案數據復制到其它的存儲介質上。所以，檔案備份在檔案管理工作中具有非常重要的作用。應用科學合理的備份措施，對檔案資料進行備份，使之成為一個完整的備份系統，在檔案管理工作中將會發揮出舉足輕重的作用。
一、數據備份的策略
（一） 異質備份。“異質”就是指檔案信息的存儲方式出現了改變，也就是說，數據以不同信息形態發生了變換，如紙質轉換成電子、縮微轉換成電子、紙質轉換為縮微。利用異質備份可以建立完善的檔案資源體系，做到有效備份。國家檔案局對電子檔案提出明確要求，必須實行紙質化或縮微膠片形式的備份。
（二） 異地備份。也就是把電子檔案備份到較遠地區的存儲介質方面，保證兩地距離在500公里以上，才可以保證存儲在異地介質上備份的安全，避免受到災難性攻擊。但卻使備份工作面臨較大的困難，由于要實現異地備份，也就是需要通過網絡或人工將檔案數據傳送到異地的介質上。
（三） 云備份。云備份就是把數字資源存儲在網絡中的不同備份節點上，如果某個備份節點出現問題，那么相鄰的節點就會自動替換這一節點，可以有效保證檔案資源的安全。
云備份利用并行的分布加工措施，將不同的檔案資源分別存儲于不同的備份節點上，這樣存儲形式不但可以有效保證檔案材料的安全，而且可以大大提高檔案數據的備份效率。進行云備份要求必須具備高水平的存儲容量、安全性能、可靠性、存儲載體。
云存儲的主要特點就是可以存儲大量的檔案材料、可以得到充分利用、具有較高的安全性、存儲成本低廉，檔案資源可以借此實現自動化管理與備份。
（四） 備份登記制度。只有具備完善的檔案備份制度，才能有效保證檔案資源的安全，可以自動整合檔案資源，可以在新的歷史時期建設高效的檔案安全保障體系。要想真正實現檔案備份登記制度，就要建立完善的檔案數據備份中心。檔案數據備份中心就是發揮網絡存儲技術的作用，在不同操作系統、不同存儲方法間實現集中存儲和備份，利用物理方法將檔案資源集中在一起，利用服務器合并并實現整合等做法，進一步完成整理檔案資料的任務，數據信息才能做到安全與完整。
二、災難恢復
（一） 個別文件恢復。這是方法使用最為普遍，如果個別文件受到損壞，只需在數據庫或目錄中找到這一文件，啟動網絡備份系統的恢復功能，軟件就會自動運行，利用啟動相關程序，達到恢復文件的目的。
（二） 全盤恢復。也叫做系統恢復，也就是服務器發生較大損壞，丟失了全部數據，系統不能再進行使用，利用系統升級或重組可以實現這一功能。
（三） 重定向恢復。也就是把需要備份的文件復制到不同的系統當中，這一操作不同于備份。重定向恢復，不但可以恢復整個操作系統，也可以恢復個別文件。使用這一功能時要全面考慮，對可能出現的情況做到充分估計，要保證系統或文件恢復后與以前相同。
為了防止出現丟失數據的現象，有效應對數據災難問題，要首先制訂災難恢復計劃，還可以在空閑時間內開展災難演練活動，可以使用空白的硬盤或過時的機器演練，有利于熟練掌握災難恢復步驟，同時對恢復生成的各種數據進行檢驗，看是否與以前相同。
三、展望
隨著信息技術的快速發展，數字檔案管理得到了充分利用，在今后相當長的時期內，數字檔案與紙質檔案會同時并存。檔案部門只有做到統籌考慮、認真研究，才有利于完成數據備份工作。如果應用的數據備份策略合理就可收到較好的效果，檔案管理部門需認清自己的實際情況，才能選擇恰當的備份策略。如果需要備份的數據量不大，那么就可以應用安全備份，如果數據在平時需要增減或改動，那么就需應用差量備份或增量備份。
進行完全備份要求需要較長時間或存儲量較大的介質，那么在進行備份時間隔時間最好長些。結合應用完全備份與差量備份的做法，可以做到綜合存儲容量小、容易備份和容易恢復，那么進行數據備份和恢復就能有效提高效率。再有，數據備份軟件也可以得到充分利用，系統也能安全運行，與電子檔案備份系統的設計初衷完全相同。
冷備份就是“離線備份”，在備份過程中，電子檔案服務器不允許用戶使用，這樣可以防止用戶操作過程中更改電子檔案內容而形成數據丟失的現象。暖備份就是“在線備份”，也就是在電子檔案備份過程中用戶可以繼續使用電子檔案，電子檔案可以實現隨時備份，這種操作對備份的技術要求較高，同時系統需擁有較大的內存和網絡資源，要求擁有優質的硬件和網絡支持。
因為工作的原因，有時只能進行在線備份，特別是那些與銀行部門相同的金融機構，需要同時應用冷備份和暖備份。綜合應用本地備份與異地備份，可以不受病毒攻擊，人為或自然原因也不會損壞到數據，綜合應用本地備份與異地備份。本地備份過程中，也就是把電子檔案復制出來，存儲到磁盤陣列，然后把存儲于磁盤陣列中的備份復制到磁盤中。
異地備份，也就是電子檔案服務器通過網絡路由連接到異地的電子檔案備份服務器上，從而將本地電子檔案發送到異地去。異地的遠程備份監控可以對異地備份進行控制并同時觀察備份情況。
為了保證效率和成本均達到平衡，異地的電子檔案備份服務器可以先把電子檔案復制到磁盤陣列中，然后存儲于磁帶或光盤當中。
當前高校的數字檔案備份工作還剛剛開展，存在著大量不易解決的難題，檔案備份工作一定會隨著時代的發展不斷進步與完善。在確定此文件后，應用網絡備份中的恢復功能，軟件可以自動啟動，使相應用存儲媒體運行，達到恢復文件的目的。在經濟和信息技術飛速發展的今天，傳統的檔案館逐漸向數字檔案館轉化，高校也不例外。
數字檔案館將以信息數字化、傳輸網絡化、管理自動化等全新的特點，逐步改寫著檔案工作的地位和作用。對于高校數字檔案館來說，檔案數據的重要性不言而喻，一旦數據資源遭受破壞或丟失，帶來的損失是無形的、不可估量的。因此，選擇數據存儲介質、備份方法，制定備份策略及災難恢復方案，建立可靠的數據備份管理體系，將成為高校檔案工作的重要組成部分。高校數字檔案備份工作在數字檔案管理逐步取代紙質檔案管理的今天，在高校數字檔案與紙質檔案一定時期內的高校校園，有著顯著的必要性。
但高校數字檔案備份工作的開展還面臨著諸多正待解決的問題，高校數字檔案備份工作必將在需求中發展，在發展中相互逐步完善。
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一、會議精神與推動工作緊密結合
統領指導新時期檔案工作、用檔案工作的全面科學發展印證全會精神。認真謀劃“十二五”規劃中的“三個體系”建設的發展思路，使檔案服務工作變被動為主動，變二線為前線，變一把鎖為金鑰匙，變故紙堆為智庫。通過積極發揮檔案的作用來影響領導決策，用檔案管理和利用的“甜頭”和“苦頭”來說服領導，用我們檔案人員的敬業精神和專業素養來感動領導，從而大大提高領導干部的檔案意識。其次，應像經濟、文化和社會其他事業的發展一樣，將領導干部是否重視檔案工作引入具體化、數量化和指標化的管理機制，而不是總停留在一般性的呼吁和單方面的期盼上。這樣，一方面，領導干部在如何加強檔案工作上有了可以參照和提醒的目標要求；另一方面，對此也不斷完善《檔案法》法制，大大提高監督、管理的力度和效果。
二、多視角、多途徑打造檔案文化品牌
創作生產更多無愧于歷史、無愧于時代、無愧于人民的優秀作品，是文化繁榮發展的重要標志。檔案作為人類認識世界和改造世界的歷史記錄，它的形成有其歷史文化背景，與文化緊密相連，既是文化的產物，又是文化的載體，由此產生了文化一種新的表現形式即檔案文化。新時期的檔案應打破封閉模式，擴大開放程度，發揮檔案的文化媒介和文化教育功能，從行政職能逐漸向社會文化職能轉變，滿足社會需求。盡快適應公眾的社會文化需求，著力將檔案館打造建成文化場所。如法國的檔案館也已同博物館、圖書館一樣，被人們視為體驗和感受文化休閑重要場所。在我國，上海市檔案館也嘗試將檔案館建設成文化場所。另外，在拓展檔案工作的社會服務功能；依托公共媒體，拓展檔案文化產品，利用新渠道，促進文化產業發展學習其他文化產業的成功之路，加強與其他文化產業的聯合，由“機密的心臟”變為“歷史的糧倉”。隨著檔案事業和現代科學技術的發展，檔案文化傳播通過打造檔案展覽品牌、檔案文獻精品、檔案紀實經典作品，依托檔案館愛國主義教育基地、檔案網站和大眾媒體，使檔案文化傳播在文化建設中的作用日益凸顯，正在向知識化、影視化、網絡化方面發展。央視的《國寶檔案》等利用了大量檔案資料作為節目內容的經驗教訓，構建屬于中國的文化特色遺產，將檔案和其他文化產業有機地聯合起來，成為走出封閉走向開放的典范。
三、加強檔案人員開發，造就高質量復合型的檔案隊伍
推動社會主義文化大發展大繁榮，隊伍是基礎，人才是關鍵。檔案工作首先在人力資源上下功夫。一方面要加強愛崗敬業的教育，立足崗位，抓好在職檔案人員的培訓，加快知識更新。另一方面，要健全公開招聘引進人才制度，促進檔案工作人員結構的改善。引進人才和保留住現有人才以及加快培養復合型的檔案文化產業經營管理人才并舉，同時，我們還要認識到，檔案管理是一門涉及面廣泛的服務工作，必須有各種知識背景的復合型人才的大量參與才能做好，因此，老黃牛的作風要保持，但更重要的是將檔案事業發展急需要的計算機人才、歷史研究人才、行政管理人才等吸納進來。這樣，才能形成具有較強市場競爭意識的復合型的檔案管理人員隊伍。并進一步加強檔案宣傳隊伍建設，堅持以人為本，關心愛護檔案宣傳人才，從人力資源上保證檔案宣傳工作。
四、加快檔案電子化的步伐，構建現代數字檔案文化。
隨著網絡信息的發展，檔案工作需要與時俱進，盡快轉變工作方式，不斷提高檔案電子數字化的進度，善用計算機網絡等現代設備提高工作效率，加快檔案查閱的速度和效率，以檔案工作的高效率，促進檔案文化創造的發展，使其與和諧社會建設的需求相適應，真正把檔案館（室）建設成為提供檔案信息服務的中心。利用現有的手段，網站、雜志、報欄，積極參與，立足在內容上、方式上、手段上都要有所創新。我們認為，數字檔案館建設最為重要的是不斷各類新信息，包括：①資訊類，②檔案信息介紹類，③文化展示類。為擴大受眾，傳統檔案館展廳的陳列、展覽在數字檔案館展示的，也可以同時在數字檔案館舉辦網上虛擬展覽等。北京市檔案館已將大部分開放的歷史檔案數字信息送上了因特網，供公眾們瀏覽閱讀，就是一個很好的典范。
五、加強檔案編研工作
編研業務應具有時代意識，挖掘檔案信息資源，開發、提煉檔案數字信息產品，出版檔案史料匯編，使“死檔案”變成“活資料”，努力把“檔案館（室）”建成具有特色的“思想庫”。根據社會和公眾需求，圍繞黨和政府的工作中心，結合重大紀念活動、社會熱點問題全方位服務，努力在國家重大事件中展現檔案的獨特作用。同時，隨著信息化項目以及數字檔案館建設的推進，某些項目成果如民生檔案“專題檔案管理信息系統”開發完成后，等需要進行二次開發和升級維護。
1對檔案信息化的認識
《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，由國家檔案局于2016年4月1日頒布并印發，綱要確定了檔案事業發展的指導思想和目標：到2020年，實現以信息化為核心的檔案管理現代化，加快檔案管理信息化進程，持續推進數字檔案館建設，全國50％的縣建成數字檔案館或啟動數字檔案館建設項目。檔案信息化已經成為檔案管理研究中的熱門話題，各種檔案管理信息化的方案、建議不斷涌現，研究不斷深入，形成了檔案管理信息化的熱潮，推動著檔案管理中的信息化不斷前進。目前，全國各地主要檔案館和各高校檔案館都已經裝備了計算機、掃描儀、打印機等基本的硬件，同時計算機大都安裝了辦公自動化軟件，基本可以實現文本、數字、圖形、圖像輸入、輸出的信息化；并且隨著國家和城市網絡化的建設，各地主要檔案館和各高校檔案館也都實現了寬帶網絡互通。目前信息化的硬件基本具備，而且隨著計算機技術和通訊技術的快速發展，信息化硬環境建設將不斷完善。但目前檔案管理、利用的信息化工作仍處于較低水平，僅限于檔案館內部文本、數字、圖形、圖像的輸入與輸出，可以說，只是實現了檔案管理技術手段上的變化，檔案管理的主要思路、方法并沒有改變，這是制約我們進一步推動檔案信息化的重要障礙。究其原因，在于我們在檔案信息化過程中，重硬環境建設，包括硬件、軟件和網絡建設，而忽視了檔案信息化的軟環境建設，包括檔案信息化中的觀念更新，管理規范、數據標準、技術規范、相關法律、法規體系建設、人才隊伍建設等。
2檔案信息化的軟環境要求
2．1更新觀念，由管理型向服務型轉變
檔案信息化建設是實現檔案資源社會共享的基礎，檔案信息化的建設，有助于從根本上提高檔案服務質量，強化檔案信息的社會需求，有助于實現檔案的實體模式向信息管理模式的轉變，社會發展到今天，經濟全球化進程加快，科技進步日新月異，檔案管理要針對新形式下產生的新問題積極探索，要解放思想，轉變觀念，充分認識到信息化為檔案事業的發展帶來了前所未有的挑戰和發展機遇，檔案管理理念也正以傳統的物本管理向人本管理轉變，在不斷探索如何利用信息時代的有利條件，充分展現人的創新性和靈活性，促進管理和服務的發展。面對社會的發展被動服務已不能滿足人們的需求，因此，檔案信息化的建設為檔案資源的社會共享提供了條件。
2．2管理和標準規范建設
檔案管理和開發應用的標準規范建設是檔案管理信息化的關鍵和核心，目前我們的檔案管理信息化實踐中，由于沒有相應的數據標準和技術規范，在文件的命名、存儲方式、數據格式、使用的軟件平臺等方面各行其是，不要說利用網絡進行資料自動交換，即使是在大量的計算機文件中尋找特定的檔案資料也成了一件困難的事情。例如，在文字檔案中插入一幅圖像，經常只注意文字存儲的格式，而忽略了插入圖像的格式，這對于查找圖像來源，確定圖像的原始性，就十分不利，而原始性、真實性是檔案的基本屬性；又例如，由于個人使用計算機習慣的不同，基本按個人習慣給文件命名，隨著時間推移和資料的大量積累，尋找文件變得越來越難，這些都是我們在日常工作中經常遇到的問題。因此，檔案信息化管理和標準規范建設必須盡快提到議事日程上來。標準是對一定范圍內的重復性事物和概念所做的統一規定。它以科學、技術和實踐經驗的綜合成果為基礎，以獲得最佳秩序、促進最佳社會效益為目的，經有關方面協商一致，由主管機構批準，以特定形式，作為共同遵守的準則和依據。對于檔案信息化管理來說，所謂標準和規范主要包括管理規范和技術規范兩大部分。管理規范主要包括檔案資料建設和使用中的一些管理規定，如數字檔案相關術語、定義，標準的制訂原則、程序，檔案信息的分類、代碼，檔案原始性保證、利用方式，檔案使用定價、安全性保證等方面的規定和規范。檔案信息化管理和標準規范有一定基礎。我國的“檔案法”，各級相關管理部門和檔案館制訂的各類檔案資料管理規定在相當程度上可以在檔案信息化管理和標準規范中引用，有一部分可能需要修訂，還有一些新的規定和規范需要制訂。技術規范與標準是關于保證管理規范能夠具體落實的各種規范性的技術方法的規定和規范，如信息化檔案館軟硬件基礎設施建設標準、軟件系統工作平臺標準、文件存儲格式、元數據標準、數字水印、加密算法等。技術規范與標準引用國家計算機信息管理相關標準就足夠使用，基本上不需要新制訂，其中一部分標準和規范可能根據實際需要修改，以適應檔案信息的特殊要求。檔案技術規范與標準方面相對困難的是如何理解和落實的問題。由于檔案管理工作者大多計算機水平有限，對于國家計算機信息管理相關標準中的一些術語和技術難點理解上有困難，如果產生畏難情緒，可能影響計算機信息管理相關標準的落實。因此，一方面，檔案管理工作者要不斷提高自己的計算機水平，另一方面，在相關標準引用過程中，加以適當的注解，以方便計算機水平相對較低的使用者使用。
2．3檔案信息人才隊伍建設
根據檔案信息化的不同要求，檔案信息人才隊伍的建設也需要分層次、有序地進行。一般來講，可以把檔案信息化人才分為3個層次。2．3．1檔案信息化建設研究型人才。檔案信息化建設研究型人才。高層次的研究型人員是檔案信息化建設的主要人才，這部分人才是檔案信息化建設的主力軍，完成架構檔案信息化建設的理論和檔案信息化建設的標準，研究新技術、新方法在檔案領域的應用等工作。因次，要充分發揮高等院校師資力量雄厚，在傳統的檔案專業課程設置中增加計算機課程的份量，同時，各專業檔案館要積極創造條件。吸引計算機專業的畢業生到檔案館工作。2．3．2檔案信息化管理人才。檔案信息化建設是一個系統工程，需要一個可行的目標，良好的運行機制，有效的組織和協調，需要掌握信息化建設的現狀、問題及發展方向。因次檔案信息化的實施將帶來檔案管理創新的巨大機遇，將打破原有管理體系和管理模式，檔案信息化管理人才的培養就顯得由為重要。要建立系統的培訓計劃，分層次，對檔案管理人員進行培訓，使我們的檔案管理人員能夠在深厚的檔案學基礎理論下，創新更科學更先進的管理方法，指導檔案信息化工作的有序開展。2．3．3檔案信息化實用操作人才。知識經濟時代對人才的基本要求是知識和能力。檔案信息化建設的本質也是逐步實現檔案保管由實體型向信息開發型轉變，檔案信息化建設過程中對知識與能力的要求在朝著復合型和全方位的方向發展，因此，檔案信息化人才不僅應具有技術性知識和能力，還具有全程化參與的能力。應當看到，當檔案信息化建設到一定階段后，對檔案人員數量的要求將會相對減少，而對人員能力的要求將會不斷提高。檔案信息化實際操作人員要必須懂得現代化管理的基本知識、熟練操作計算機，了解網絡知識，靈活使用檔案管理軟件，熟悉從計算機網絡系統環境控制、電子文件形成到文檔歸檔、編研、提供利用等一系列環節的工作。
總之，檔案管理的信息化已經成為一種趨勢，與其他行業的信息化相比，檔案管理信息化目前正處在起步階段，我們應該借鑒其他行業信息化的經驗教訓，在大力推進硬環境建設的同時，重視軟環境建設，既重視信息化觀念、管理規范和標準，以及人才隊伍建設，使檔案管理的信息化少走一些彎路，以加快檔案管理信息化的步伐。
作者:洪涓 單位:集美大學
［參考文獻］
關鍵詞 高校檔案館建設 定位 檔案資源 檔案服務
中圖分類號：G48 文獻標識碼：A
高校檔案是記錄學校辦學歷史、教育教學管理與精神文化活動的憑證材料的統稱，是高校發展進程和歷史沿革的見證，在確立高校辦學發展方向、提升高校社會影響力以及提升學校的品牌建設等方面具有重要作用。同時，隨著我國民主政治的進一步深入，社會管理法制化和高校管理規范化成為高校適應時展的需要，高校檔案館作為高校發展與管理過程中主要管理活動原始材料的保管與保護機構，在依法治校與治學等學校管理活動發揮著越來越重要的咨詢與決策作用，因此加強高校檔案管理工作建設是推進高校管理工作科學化、法制化和規劃化的必要舉措之一。在檔案室基礎上建立高校檔案館意味著學校對檔案管理工作提出了更高更新的要求，因而新建檔案館在場館建設要求、資源管理范圍、服務模式等均與先前的檔案室比較有較大的擴展與提高，因此對高校新建檔案館建設中的一些問題進行研究與探討對同類院校檔案工作具有重要的指導意義。
基于數字技術、新材料技術、新型防護技術等高新技術的現代科技背景，檔案形態與檔案服務模式均在不斷的發生著變化。數字化檔案、新型檔案載體、新型檔案防護技術等新型檔案技術的出現意味著在檔案館的建設中應注重創新和不斷創新。另外，要建設好高校檔案館，必須有長遠、明確的建設目標定位，因為高校檔案館建設內容和標準與其目標定位密切相關，如庫房建設，資源管理，開發利用等莫不如是。隨著高校去行政化的加強，高校檔案館將不再是學校黨政機關的附屬部門，而是為全校各項工作乃至為全社會服務的科學文化事業機構，與文書檔案室已形成明顯的區別，因此高校檔案館的新建不能簡單理解為場館面積和管理人員職數由小變大的量變過程，而是在目標定位，資源體系建設，檔案綜合開發利用與服務等全方位提升的質變過程。
1 高校檔案館的定位與建設目標
一般而言，任何一個機構在建立與建設之時，首先應該確立其機構定位和管理建設目標才能正確規劃與實施。高校檔案館主要為本校領導決策機構、業務管理部門和全校教職員工提供政策依據咨詢與法律文件憑證查詢，因此應充分給予檔案館獨立思考與工作的外部環境，從而保障檔案館出具的任何查詢資料和信息都有精確性和真實性保障。在級別規劃中，新建高校檔案館的機構設置級別不得低于其他業務處室，以減少行政因素對檔案工作的不良影響，使學校決策機構能獲得準確、原始、完整的決策依據資料。作為高校的決策咨詢與服務機構的定位決定了高校在新建檔案館時必須對其建設給予高度重視，一方面高校檔案館的建立需要腳踏實地，因校制宜，不能盲目照搬其他機構或機關檔案館的建設方案和方法，另一方面必須進行合理規劃與仔細研究，不能只是在檔案室基礎上簡單提升，而應在正確認識高校檔案館的屬性、管理與使用功能以及未來檔案館的發展方向和發展理念等的基礎上對檔案館的建設與發展進行合理定位，才能循序漸進， 充分發揮檔案館在學校辦學與管理中的決策咨詢作用。也就是說，高校檔案館的建立與建設必須結合學校實際需要和未來發展需要確立學校檔案館建設的近期和遠期目標。
2 檔案館庫房和資源的建設與管理
檔案館為一個實體性的服務機構，一般都具備一定面積的檔案庫房等建筑設施條件和經過編類的各種紙質、數字以及實物形態的文件或物件等組成的硬件設施與檔案資源。檔案庫房與檔案資源建設屬于檔案館的硬件建設內容，其庫房規模與資源體系情況決定著檔案館資源的價值儲量和開發利用潛力，庫房與資源建設規劃的科學性與合理性對高校檔案館的開發利用潛力和未來發展具有決定意義。因此新建檔案館在建設規劃時應通過實地調研、考察交流以及資料收集等方式了解新時期檔案館場館建設與檔案資源建設內容的新特點和新要求，依據學校實際需要和未來發展需要制定符合本校實際的庫房與檔案資源建設目標。首先，在庫房建設規劃中應主要考慮高校本身實際校情，選擇符合檔案保管要求的建筑位置或樓層作為檔案庫房的建設場地，選址的正確性對檔案物件的保藏以及利用的便利性均有很大的影響，這一點應為學校領導所重視。其次，檔案館資源建設上要緊跟現代各種新型檔案管理技術和管理信息化的最新要求，著力加強檔案管理信息化、數字化和網絡化的規劃與設計，以適應現代社會管理的時代需要。
3 檔案管理與開發利用模式創新
高校檔案館的功能是為學校領導決策層提供精確的政策依據、正確出具校內外需要的各類檔案憑證，為重要的決策服務部門。要使新建檔案館的檔案資源能夠發揮最大的社會價值，為學校管理和學校發展提供準確、及時的檔案查詢服務，創新檔案管理工作模式和提升檔案工作人員業務能力是非常必要的，也是保障檔案利用能力不斷提升的前提條件，否則，再好的庫房和再多的資源只能是一堆廢紙。
基于原有高校檔案室的檔案服務大多基于“接待應對”模式，屬于被動性質的工作心態，可能與高校本身對檔案工作的重視不夠有關，也和檔案從業人員對檔案工作的重要性認識不足有關，因此高校在新建檔案館后應該在檔案服務與管理模式上加強創新研究，結合本校檔案管理現狀，探索研究檔案管理工作新模式，加強檔案館的軟件建設。一般來說應從兩個方面著手，首先是制度建設，科學合理的工作管理制度是管理與服務機構規范化實施管理與服務職能的保障。檔案管理制度中應充分體現檔案服務標準中的“準確、及時、完整”等基本要求，要建立查檔責任制度，從而保證檔案服務工作的可靠性與權威性。其次是要對檔案從業人員的業務能力與職業素養要加大提升與培訓，可以通過人才引進、對流，專業培訓，業務進修等多種途徑和模式逐步提高高校檔案隊伍的專業素養，有計劃、有目的的培養一支專業知識過硬，職業修養高的檔案管理隊伍。
表面上看來，高校檔案工作不是學校管理工作的主流，很容易被單位領導忽視。但是在學校領導決策與咨詢中卻默默扮演著相當重要的作用，檔案服務工作的嚴謹與細致很多時候影響著學校重要決策的效率和決策結果的科學性。高校建立檔案館從一個方面說明學校領導層對檔案管理工作給予了應有的重視和地位，因此高校在新建檔案館的建設規劃中應該充分理解檔案工作在高校管理工作中的地位與責任，在機構定位、建設目標、場館與資源建設、檔案管理制度建設以及服務模式等方面進行深入研究與規劃，使新建檔案館能夠在高校未來各項事業的發展中提供科學準確的檔案情報與管理決策信息。
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關鍵詞：數字化；檔案管理
數字化檔案館主要是利用數字設備、數字技術等，來把經過收集的檔案信息完全數字化、網絡化、信息化的一個智能系統。在該數字化系統之中，有著超大規模、分布式、互操作的文件資源庫，其文件資源庫能夠為各個不同數字化檔案館之間提供所有的檔案，并且還能夠通過該方式來進行檔案的交換。而系統在進行數據收集的過程中，主要是利用把紙張、錄像帶、膠片等各種不同介質上所存在的各項原始數據進行轉換，利用科學技術的方式，使得信息能夠數字化。最后便能夠將數字化之后的檔案資料直接發送到各個網絡之上，達到建立數字化檔案館的目的。下文主要針對數字化檔案館的形成和分類進行了全面詳細的探討。
一、數字化檔案館建設的必要性和緊迫性
1、建設數字化檔案館是時展的需要。我們的時代已經進人了信息時代。計算機、因特網已進入社會生活的方方面面，改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式，檔案工作不可能游離于社會發展之外。從20世紀80年代開始，計算機就開始用于檔案管理，但由于眾多的原因，檔案館使用計算機還只處于部分檔案的檢索、統計等方面，并沒有發揮其應有的作用和價值，更談不上建設數字化檔案。
2、建設數字化檔案館是參與建設國家信息高速公路的具體體現。建設數字化檔案館是社會信息化建設的基礎建設。檔案資源屬于國家信息資源的重要組成部分，館藏信息的數字化和傳遞的網絡化，使得數字化檔案館可以通過計算機網絡實現檔案資源的有效利用和共享，改變目前互聯網上中文信息缺乏的局面。對于弘揚中華文化，搶占因特網上的中文信息基地具有重要的意義。
3、建設數字化檔案館為社會主義物質文明和精神文明建設服務。數字化檔案館以其對信息的加工整理和有序組織，優化館藏結構，最大限度地滿足用戶對檔案信息的需求，為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過各種方式作用于兩個文明建設，最終會成為科教興國的源泉和動力。同時，檔案信息可以說是前人實踐經驗和聰明才智的概括，占有有效的檔案信息對于國民素質的提高將會產生巨大的推動作用。
二、數字化檔案的形成
要進行數字化檔案建設，只有通過以下兩種方式來進行：
（1）館藏檔案數字化所形成的電子信息。
也就是直接把以往館藏中傳統的、實體的照片、錄音、紙張、錄像、膠片等實物上所承載的信息通過數碼設備掃描、加工、圖樣處理、標引、編目、轉化等多種方式來轉變成為聲音、影響、圖片、文字檔案等多種不同的數字化檔案格式。
（2）電子文件網絡化歸檔產生的電子檔案。
電子文件是現代各個行業信息化發展過程中所誕生出來的必然性產物，例如在工程項目、電子政務、科研項目、電子校務等方面的工作過程中，都會應用到大量的數字信息。而對各個方面的信息是整理、篩選、編目、歸檔之后，便會產生出大量的數字化信息檔案，并且這類數字化信息檔案之中包含了音頻、視頻、圖形、圖像、文字、數據等等大量不同格式的數據資源。
而數字化檔案無論是從自身信息的產生、積累、收集、整理、歸檔、管理還是到使用，其整個過程中都保持著較高的連續性。而每一個環節在執行的過程中，也同樣是圍繞著數字檔案的管理思想來進行操作，并且各個不同部分的實現，都要依靠網絡、數據庫、數字加工、圖形壓縮、圖像處理等大量的現代化信息技術來進行處理。而在最終將各方面數據歸檔之后，就需要把電子原文以及目錄等之間的關系進行關聯，以便于后期對其進行查找。
《中華人民共和國電子簽名法》的與實施，明確了電子簽名具有與手寫簽名或手工蓋章同等的法律效力，電子文件與書面文書一樣也具有了同等法律效力。作為檔案進行歸檔的電子文件與紙質檔案一樣具有憑證性、價值性和知識性。
三、數字化檔案館的信息分類
依據數字化檔案信息內容形成過程中所采取的方式不同和管理的作用不同，可以直接把檔案的內容信息劃分成為以下兩個不同的信息大類：
1、數字化檔案內容信息。
數字化檔案內容的信息對象主要就是檔案文件對象，而這其中還將文件對象區分成為了增量數字化檔案信息、存量數字化檔案信息。增量數字化檔案信息主要是形容其檔案館在接收信息的過程中，本身就是以數字信息的方式來存儲的該類數據，例如磁盤、光盤、硬盤等不同類型的存儲介質來歸檔的之后的大量檔案，而在進行歸檔的過程中，多是通過網絡、系統、數據轉移、數據轉換等多種方式來進行的電子檔案歸檔。這類檔案信息在形成時為檔案館增添了新的檔案內容，通常稱之為增量數字化檔案信息。存量數字化檔案信息是指檔案館接收的以紙質、模擬磁帶、錄像帶或者縮微膠片等為存儲載體的檔案。在檔案管理過程中，為了提高檔案利用率或保護檔案，對這些存儲介質的檔案進行數字化掃描、數字化轉換等加工處理，形成數字形式的聲音、圖形、圖像、多媒體信息等。這類檔案信息的形式主要是對現有館藏檔案進行數字化加工和處理而獲得，通常稱之為存量數字化檔案信息。
2、數字化檔案目錄信息。
數字化檔案目錄信息即以數字形式存儲和管理的檔案目錄，是指在檔案整理和歸檔過程中、在館藏數字化過程中、在庫房管理過程中形成的方便審核、方便調卷、方便檢索、方便實現圖文一體化管理的、以數據庫形式存儲的檔案目錄信息。這些信息是提供檔案利用的基礎性和索引性數據。檔案目錄信息與前兩種數字化檔案信息的最大區別在于：目錄中存儲的內容會隨著檔案業務管理過程而發生變化，如保管期限、密級、存址、轉檔信息等都可能發生變化。
四、結語
綜上所述，現代化的數字化檔案館是將信息化全方位實現的一種新型檔案館，這其中包含了大能夠提供服務的數字化信息和職能化的信息。依據未來的發展來說，數字化檔案館將和信息共享個方面進行緊密的協作，最大限度的保證自身所具有的數字化服務能力。并且，數字化檔案的形成和發展對于未來的信息共享空間的建立來說，起到了極其重要的作用。
參考文獻
[1] 黨景麗. 數字化檔案管理的思考[J]. 甘肅科技. 2011（11）
關鍵詞：高校；電子檔案；信息化建設
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
收錄日期：2012年6月9日
當今世界是一個電子信息發達的時代，電子計算機已成為現代化辦公的主要工具，電子計算機和現代通信技術結合的信息技術產業的迅猛發展，產生了大量電子檔案。所謂電子檔案，是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰，檔案工作者只有對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案的特點及優越性
與傳統檔案相比，電子檔案具有如下特點：
1、文件記錄方式多樣，變化性大。傳統的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發揮出來。但電子檔案的出現改變了信息的承載介質，可將檔案通過計算機方便快捷地進行存儲歸檔。
2、與傳統的紙質檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優點。電子檔案以數字編碼將內容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質內部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內容可以進行壓縮編碼或加密等技術處理，所以即使有相應的設備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內容。
3、電子檔案對元數據和背景信息有很強的依賴性。一方面電子檔案的元數據必須依附在文件信息中，否則將無法恢復電子文件的原貌；另一方面電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網絡上進行，操作者互不見面，體現背景關系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來檔案的有效利用帶來隱患。
二、新時期推進高校檔案信息化建設的主要任務
1、加強電子文件的歸檔和管理。電子文件歸檔和管理是檔案信息化建設的重中之重，是當前迫切需要解決的問題。檔案部門要以國家的《電子文件歸檔與管理規范》為依據，加強檔案網絡建設，實現網絡環境下的電子文件的實時接受、歸檔、管理和利用，確保有價值的電子文件及時、完整、真實、有效地保存在檔案部門，為“電子公文和紙質公文一樣得到科學保管和有效利用”奠定基礎。
2、加快館藏檔案的全文數據庫建設。高校檔案管理要從提高檔案管理現代化水平、方便利用出發，不能僅僅滿足于目錄級的檢索和下載一個表格等，而應當提到新的高度，要適應信息化的需要、現代化管理的需要、提高利用效率的需要，保證查得快、準、全。要在建立科學的檢索體系上下功夫，做好原有館藏檔案文件級目錄數據庫建設工作的同時，加強機讀目錄數據庫的建設，加快實現手工檢索向計算機全文檢索的全面過渡，為檔案利用提供最大方便。作為實施的領導要充分意識到數字信息資源是根本而硬件是手段，要把有限的資金重點用在信息資源的數字化轉換、全文錄入、系統設計等環節上，特別要優先對一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率高的檔案進行數字化加工。
3、要嚴格控制電子檔案的可轉換性，以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。
4、改善檢索功能。檔案檢索是對檔案信息進行系統存儲和根據需要進行查找的工作，它是開展提供利用工作的基本手段，是開發檔案信息資源的必要條件，改善檢索功能主要包括兩個方面：（1）增加新的檢索功能。網絡環境下，對檔案信息資源的各種加工是對檔案檢索功能的一種改善，利用信息技術將檔案著錄與標引完成，在檔案進行檢索時，使檔案信息的查找更加準確與便捷；（2）利用先進的檢索技術。目前普遍利用的先進檢索技術主要有兩個：全文信息檢索技術與多媒體信息檢索技術。
5、盡快建設檔案門戶網站。檔案門戶網站是一張巨大的網，其中可以包含中國各級各類的省級檔案網站，當數字化的檔案信息上傳到網絡上后，檔案開發人員不僅可以通過檔案門戶網站查找檔案，也可以通過這個網站來檔案開發成果。不同地區、不同的檔案開發人員都可以將自己的檔案開發成果上傳到網站，而利用者也可以不分地域、不分時間地利用檔案成果，這不僅簡化了檔案利用的手續，也可以通過點擊率或下載次數，作為檔案成果受公眾的歡迎程度作以評價，加以比較，達到優勝劣汰的效果，以競爭促發展。
6、重視檔案信息化人才隊伍建設。數字檔案館建設是一項高科技項目，要根據建設需要，培養和引進一批人才，構建一支知識結構合理的檔案工作隊伍，確保檔案館建設正常運行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質的同時，要加大培訓力度，加強對他們在應用新技術、新設備、新方法方面的培訓，普及信息技術知識，提高他們掌握和運用現代化技術的技能；其次，要根據檔案館（室）人員具體情況，吸收高素質現代化管理人才，對急需的信息化人才可采用引進或不求所有只求所用的柔性流動方式予以使用，取其所長，開發檔案信息化的項目和產品等。
主要參考文獻：
[1]王萍.關于信息時代的電子檔案管理探討.
